企业文书（共8篇）
企业文书 篇1
企业自备文书示范
企业登记自备文件示范文本使用须知
一、为帮助公司/企业及其股东/投资人制作合乎法律规范的企业登记所需自备文件，江苏省工商行政管理局企业注册分局制作本企业自备文件的示范文本。
二、因企业自备文件无固定格式，故本示范文本仅供参考。公司/企业及其股东/投资人可以自行制作自备文件，但其内容和格式应当符合国家法律、法规和本公司/企业章程的相关规定。
三、对于内容相同的同一种文件，本示范文本仅以某一种类型公司提供文本样式，其他类型公司亦可参照使用。
四、本示范文本仅涉及与公司/企业登记相关的必要事项，不涉及与公司/企业登记不相关的其他企业内部或外部法律关系。因此，公司/企业及其股东/投资人将按照本示范文本制作的自备文件用于公司/企业登记以外的事项所产生的法律后果由公司/企业及其股东/投资人自行承担，与本示范文本的提供者无关。
五、本示范文本中括号内的斜黑体字为说明性文字，非示范文本的内容。[
1、有限公司股东会决议（全体股东签名[盖章]表示同意的）]
公司股东会决议
会议时间： 会议地点： 召集人： 主持人：
应到会股东 方，实际到会股东 方，代表100%股权。全体股东一致通过如下决议：1、2、3、[全体股东盖章（单位股东）或签字（自然人股东）：]
[
2、有限公司股东会决议（非全体股东签名[盖章]表示同意的）]
公司股东会决议
会议时间： 会议地点： 召集人： 主持人：
（非董事会召集、董事长主持[或执行董事召集主持]的，应在此增加一段内容用以说明公司章程规定的在前顺序的会议召集和主持义务人不履行会议召集和主持义务的情况）会议以公司章程规定的方式通知了全体股东。应到会股东 方，实际到会股东 方（其中，股东 委托 出席会议并代为行使表决权）。参会股东共代表 %表决权。会议通过的决议情况：
1、2、会议表决情况：
1、对本次股东会第1项决议内容表决： 代表 %表决权的股东同意； 代表 %表决权的股东不同意； 代表 %表决权的股东弃权。
2、对本次股东会第2项决议内容表决： 代表 %表决权的股东同意； 代表 %表决权的股东不同意； 代表 %表决权的股东弃权。
[到会股东签名（自然人）或盖章（单位）：]
[
3、一人有限公司开业的股东决定]
有限公司股东决定
根据《公司法》及公司章程的规定，公司股东于 年 月 日做出如下决定：
1、决定 担任公司的执行董事，任期 年；
2、决定 担任公司的监事。
（如公司成立董事会、监事会，则应作如下决议：）
1、决定成立公司董事会，决定 等 人为公司董事，任期 年;
2、决定成立公司监事会，决定 等 人为公司监事，任期 年。
[股东签名（自然人）或盖章（单位）：]
[
4、一人有限公司变更的股东决定]
有限公司股东决定
根据《公司法》及公司章程规定，本人于 年 月 日就以下公司事宜作出决定：
1、（1）决定将公司名称变更为（名称变更）；（2）决定将公司住所变更至（经营场所变更）；
（3）决定将公司注册资本（实收资本）从 万元增至 万元，此次增资额为 万元，出资方式为，出资时间为（增加注册资本或实收资本）；
（4）决定将公司注册资本（实收资本）从 万元减至 万元（减少注册资本或实收资本）；
（5）决定增加（或减少）公司经营项目：，变更后，公司经营范围为：（经营范围变更）；
（6）决定将公司营业期限变更为 年（或永久存续）（营业期限变更）；
（7）决定将本人在公司中的 %股权（计 万元出资额）以 万元转让给新股东（股东变更）。
2、相应修改公司章程。
3、决定免去 执行董事职务，重新任命 为执行董事；免去 监事职务，重新任命 为监事（设执行董事、监事的公司执行董事、监事变更）。（或者：）
3、决定免去 董事职务，重新任命 为董事；免去 监事职务，重新任命 为监事（设董事会、监事会的公司董、监事变更）。
[股东签名（自然人）或盖章（单位）：]
[
5、一人有限公司注销的股东决定]
有限公司股东决定
根据《公司法》及公司章程规定，股东于 年 月 日做出如下决定：
因 原因，决定解散 有限公司。自即日起成立公司清算组，由 等 人组成，清算组负责人由 担任。
[股东签名（自然人）或盖章（单位）：]
[
6、一人有限公司确认清算报告的股东决定]
有限公司股东决定
根据《公司法》及公司章程规定，股东于 年 月 日做出如下决定：
确认清算组 年 月 日的清算报告。责成清算组报送登记机关，办理公司注销登记。
[股东签名（自然人）或盖章（单位）：]
[
7、股份公司设立时的股东大会决议]
股份有限公司股东大会决议
会议时间： 会议地点：
召集人： 主持人：
（非董事会召集、董事长主持[或执行董事召集主持]的，应在此增加一段内容用以说明公司章程规定的在前顺序的会议召集和主持义务人不履行会议召集和主持义务的情况）
会议以公司章程规定的方式通知了全体股东。到会股东共 方（其中，股东 委托 出席会议并代为行使表决权）。参会股东共代表 %表决权。会议通过的决议情况：
1、2、会议表决情况：
1、对本次股东会第1项决议内容表决： 代表 %表决权的股东同意； 代表 %表决权的股东不同意； 代表 %表决权的股东弃权。
2、对本次股东会第2项决议内容表决： 代表 %表决权的股东同意； 代表 %表决权的股东不同意； 代表 %表决权的股东弃权。
（会议主持人及出席会议的董事签名：）
[
8、公司董事会决议]
公司董事会决议
时间： 地点：
召集人： 主持人：
（非董事长召集主持的，应在此增加一段内容用以说明公司章程规定的在前顺序的会议召集和主持义务人不履行会议召集和主持义务的情况）
会议已于 年 月 日以公司章程规定的方式通知全体董事。本次会议应到会董事 人,实际到会董事 人（其中董事 委托 出席会议并代为行使表决权[股份有限公司必须委托董事出席]）。会议通过如下决议：
1、免去 董事长职务，重新选举 为董事长。
2、免去 副董事长职务，重新选举 为副董事长。
3、解聘 经理职务，重新聘任 为经理。
董事签名： 同意： 不同意：
弃权：
[
9、公司监事会决议]
公司监事会决议
时间： 地点： 召集人： 主持人：
（非监事会主席召集主持的，应在此增加一段内容用以说明监事会主席不履行会议召集和主持义务的情况）会议已于 年 月 日以公司章程规定的方式通知全体监事。本次会议应到会监事 人,实际到会监事 人（其中，监事 委托 出席会议并代为行使表决权）。会议通过如下决议：
免去 监事会主席职务，重新选举 为监事会主席。
监事签名： 同意： 不同意： 弃权：
[
10、有限公司执行董事聘任经理的决定]
有限公司执行董事决定
根据本公司章程规定，决定聘任 为公司经理。
（执行董事签名：）
年 月 日
[
11、公司减资公告]
公司减资公告
根据 年 月 日股东（大）会决议，公司拟将注册资本从 万元减至 万元，现予以公告。债权人可自公告之日起45日内要求本公司清偿债务或提供担保。
公司 年 月 日
[
12、债务清偿或担保说明]
公司债务清偿或提供担保的说明
根据《公司法》有关规定，本公司于 年 月 日经股东（大）会决议，将公司注册资本从 万元减至 万元。公司已于减资决议作出之日起10日内通知了全体债权人，并于 年 月 日在（报纸名称）上发布了减资公告。
至 年 月 日，公司债务清偿和提供担保情况如下：（或者表述如下：）
至 年 月 日，公司已对债务予以清偿或提供了相应的担保。
（公司盖章：）
（公司法定代表人签名：）
年 月 日
[
13、转让股权通知]
关于拟转让 有限公司股权的通知
(本通知所针对的股东姓名或名称)：
本人拟将本人所持有的 有限公司的 万元人民币股权（占公司注册资本的 %）中的 万元股权（占公司注册资本的 %）以人民币 万元(价格)转让给。如你（单位）不同意转让，请于接此通知之日起 日内按本通知载明的转让价格收购本人拟转让的股权。接到本通知之日起满三十日未答复或者不购买的，视为同意转让。
[拟转让股权的股东签名（自然人）或盖章（单位）：]
年 月 日
[
14、股权转让协议]
股权转让协议
出让方：
受让方：
出让方与受让方经协商一致，达成协议如下：
一、出让方将其持有 公司的股权中的 万元（占公司注册资本的 %）以人民币 万元的价格转让给受让方。
二、受让方于 年 月 日前将股权转让款以现金方式一次性直接交付给出让方。
三、自本协议生效之日起，双方在 公司的股东身份发生置换，即出让方不再享有股东权利不再履行股东义务，受让方开始享有股东权利并履行股东义务。
四、本协议自双方签字（盖章）之日起生效。
[出让方签名（自然人）或盖章（单位）：]
[受让方签名（自然人）或盖章（单位）：
年 月 日
[
15、公司注销公告]
注 销 公 告
公司股东（大）会于 年 月 日决议解散公司，并于同日成立了公司清算组。请公司债权人于本公告发布之日起45日内，向本公司清算组申报债权。
联系人： 联系电话： 地 址： 邮 编：
公司清算组
年 月 日
[
16、清算报告]
公司清算报告
根据《公司法》及公司《章程》的有关规定，公司已于 年 月 日召开股东会决议解散,并于同日成立公司清算组，对公司进行清算。现将公司清算情况报告如下：
一、公司登记情况：
（公司名称、公司类型、法定代表人、住所、注册资本、股东姓名或名称、股东出资额及出资比例等）
二、公司清算组已于清算组成立之日起十日内通知了公司全体债权人，并于 年 月 日在（报刊名称）上发布了公告。
三、具体债权债务清理情况：
1、公司库存资产 万元；
2、公司收回债权 万元；
3、公司偿还债务 万元；
4、公司剩余净资产 万元，其中，货币 万元，实物 万元，其它 万元。
四、根据各股东协商，对公司剩余净资产分配如下：（各股东分配的资产数额及资产形态）
五、至本清算报告出具之日，公司已清算完毕。
（清算组成员签字：）
年 月 日 [
17、公司分立公告] 分立公告
根据 公司股东会决议，公司拟分立为 家公司，公司注销（或继续存续）。原公司的债务由分立后的各家公司共同承担。特此公告。
公司
年 月 日
[
18、公司吸收合并公告]
合并公告
根据×××公司与# # #公司的合并协议，两公司合并，合并方式为：×××公司吸收# # #公司；# # #公司解散注销。# # #公司的资产归×××公司所有，所有债权债务由×××公司承继。请合并各方公司的债权人于本公告发布之日起45日内,向合并各方公司要求清偿债务或提供担保。
特此公告。
×××公司 # # # 公司
年 月 日
[
19、公司新设合并公告] 合并公告
根据×××公司与# # #公司的合并协议，两公司合并，合并方式为：×××公司与# # #公司合并设立新公司；×××公司与# # #公司均解散注销。两公司的资产归新设立的公司所有，所有债权债务由新设立的公司承继。特此公告。
×××公司 # # # 公司 年 月 日
[20、公司新设合并协议]
合 并 协 议 甲方： 乙方：
为了扩大公司规模，提高公司在市场中的竞争能力，经甲、乙双方股东会决议，甲、乙双方合并，达成协议如下：
一、甲、乙双方合并后，新设 有限公司，甲、乙双方均解散注销。
二、甲、乙双方合并后，原甲、乙双方的股东均成为新设立公司的股东。新设立公司的注册资本为 万元（人民币）；各股东出资额及出资比例如下：（由合并双方自行约定）
三、甲、乙双方合并后，原双方的债权、债务全部由新设立的公司承继。
四、本协议一式五份，协议双方各存一份，另三份供公司登记使用。
五、本协议经双方签字盖章生效。
甲方（盖章）： 乙方（盖章）： 代理人签名： 代理人签名： 日期： 日期：
[
21、公司吸收合并协议]
合 并 协 议
甲方： 乙方：
为了扩大公司规模，提高公司在市场中的竞争能力，经甲、乙双方股东会决议，甲、乙双方合并，达成协议如下：
一、甲、乙双方合并，由甲方吸收乙方，乙方解散注销。
二、甲、乙双方合并后，原乙方的股东成为甲方的股东。甲方的注册资本变更为 万元（人民币）；各股东出资额及出资比例如下：（由合并双方自行约定）
三、甲、乙双方合并后，原双方的债权、债务全部由甲方承继。
四、本协议一式五份，协议双方各存一份，另三份供公司登记使用。
五、本协议经双方签字盖章生效。
甲方（盖章）： 乙方（盖章）： 代理人签名： 代理人签名： 日期： 日期：
[
22、分公司负责人任免文件]
关于×××公司××分公司经理（负责人）任免的决定
公司决定，解聘（免去）###的×××有限公司××分公司经理（负责人）职务，聘用（任命）×××为×××有限公司××分公司经理（负责人）。
（公司盖章）年 月 日
[
23、分公司注销决定]
关于×××公司××分公司注销的决定
×××公司决定注销×××公司××分公司。该分公司在经营过程中所发生的债权债务由×××公司承担，分公司设立的银行账户、税务登记、刻制的印章等均由×××公司负责注销、销毁。
（公司盖章）年 月 日
[
24、非公司企业法人/营业单位的法定代表人/负责人任免文件]
关于×××（单位名称）法定代表人/负责人的任免决定
经研究决定任命（聘用）×××为×××（单位名称）的×××（法定代表人/负责人职位名称），同时免去（解聘）×××的×××（法定代表人/负责人职位名称）职务。
[主管部门（出资人）盖章] 年 月 日
[
25、非法人分支机构负责人任免文件]
关于×××（单位名称）负责人的任免决定
经研究决定，免去×××同志×××（单位名称）的×××（职务名称），任命×××同志担任×××（单位名称）×××（职务名称）。
（企业法人盖章）年 月 日
[
26、注销企业法人决定]
关于注销×××（单位名称）的决定
经研究决定：
注销×××（单位名称）。
[主管部门（出资人）盖章] 年 月 日
[
27、非公司制企业法人债务清理完结的证明] 证 明
××工商行政管理局：
根据《中华人民共和国企业法人登记管理条例》及其《施行细则》等有关规定×××（单位名称）的债务已清理完结。特此证明
[主管部门（出资人）盖章] 年 月 日
[
28、非法人分支机构隶属企业法人出具的债权债务清理文件]
×××（单位名称）债权债务清理证明
××工商行政管理局：
×××（单位名称）系本企业出资设立的分支机构，现申请注销。该单位的债权债务已清理完结（[或者：]由本企业接收，并负责清理）。特此证明
（企业法人盖章）年 月 日
[29营业单位主管部门（出资人）出具的债权债务清理文件]
×××（单位名称）债权债务清理证明
××工商行政管理局：
×××（单位名称）系本单位出资设立的营业单位，现申请注销。该单位的债权债务已清理完结（[或者：]由本单位接收，并负责清理）。特此证明
[主管部门（出资人）盖章] 年 月 日
[30、集团成员申请加入集团、承认集团章程的文件]
×××公司关于加入×××集团的申请
×××集团：
经公司股东会研究决定，现申请加入×××集团，承认集团章程，并按集团章程的规定履行应尽义务。特此申请，请予批准。
（公司盖章）年 月 日
[
31、营业执照遗失公告] 公 告
因保管不善, ×××公司（注册号为×××）遗失营业执照正本一本（编号为×××）、副本×本（编号分别为×××、×××）。现公告声明作废。
×××公司 年 月 日
有限公司股东会决议（全体股东签名[盖章]表示同意的）]
公司股东会决议
会议时间： 会议地点： 召集人： 主持人：
应到会股东 方，实际到会股东 方，代表100%股权。全体股东一致通过如下决议：1、2、3、[全体股东盖章（单位股东）或签字（自然人股东）：]
2、有限公司股东会决议（非全体股东签名[盖章]表示同意的）]
公司股东会决议
会议时间： 会议地点：
召集人： 主持人：
（非董事会召集、董事长主持[或执行董事召集主持]的，应在此增加一段内容用以说明公司章程规定的在前顺序的会议召集和主持义务人不履行会议召集和主持义务的情况）
会议以公司章程规定的方式通知了全体股东。应到会股东 方，实际到会股东 方（其中，股东席会议并代为行使表决权）。参会股东共代表 %表决权。会议通过的决议情况：
1、2、会议表决情况：
1、对本次股东会第1项决议内容表决： 代表 %表决权的股东同意； 代表 %表决权的股东不同意； 代表 %表决权的股东弃权。
2、对本次股东会第2项决议内容表决： 代表 %表决权的股东同意； 代表 %表决权的股东不同意； 代表 %表决权的股东弃权。
[到会股东签名（自然人）或盖章（单位）：] 建湖县福鑫电梯配件有限公司
一人有限公司开业的股东决定]
有限公司股东决定
根据《公司法》及公司章程的规定，公司股东于 年 月 日做出如下决定：
1、决定 担任公司的执行董事，任期 年；
2、决定 担任公司的监事。
（如公司成立董事会、监事会，则应作如下决议：）
1、决定成立公司董事会，决定 等 人为公司董事，任期 年;
2、决定成立公司监事会，决定 等 人为公司监事，任期 年。
[股东签名（自然人）或盖章（单位）：]
[
4、一人有限公司变更的股东决定]
有限公司股东决定
委托 出
根据《公司法》及公司章程规定，本人于 年 月 日就以下公司事宜作出决定：
1、（1）决定将公司名称变更为（名称变更）；（2）决定将公司住所变更至（经营场所变更）；
（3）决定将公司注册资本（实收资本）从 万元增至 万元，此次增资额为 万元，出资方式为，出资时间为（增加注册资本或实收资本）；
（4）决定将公司注册资本（实收资本）从 万元减至 万元（减少注册资本或实收资本）；
（5）决定增加（或减少）公司经营项目：，变更后，公司经营范围为：（经营范围变更）；
（6）决定将公司营业期限变更为 年（或永久存续）（营业期限变更）；
（7）决定将本人在公司中的 %股权（计 万元出资额）以 万元转让给新股东（股东变更）。
2、相应修改公司章程。
3、决定免去 执行董事职务，重新任命 为执行董事；免去 监事职务，重新任命 为监事（设执行董事、监事的公司执行董事、监事变更）。（或者：）
3、决定免去 董事职务，重新任命 为董事；免去 监事职务，重新任命 为监事（设董事会、监事会的公司董、监事变更）。
[股东签名（自然人）或盖章（单位）：] [
5、一人有限公司注销的股东决定]
有限公司股东决定
根据《公司法》及公司章程规定，股东于 年 月 日做出如下决定： 因 原因，决定解散 有限公司。自即日起成立公司清算组，由 等 人组成，清算组负责人由 担任。
[股东签名（自然人）或盖章（单位）：] [
6、一人有限公司确认清算报告的股东决定]
有限公司股东决定
根据《公司法》及公司章程规定，股东于 年 月 日做出如下决定：
确认清算组 年 月 日的清算报告。责成清算组报送登记机关，办理公司注销登记。
[股东签名（自然人）或盖章（单位）：]
[
7、股份公司设立时的股东大会决议（会议纪录）]
股份有限公司股东大会决议（会议纪录）
会议时间： 会议地点：
召集人： 主持人：
（非董事会召集、董事长主持[或执行董事召集主持]的，应在此增加一段内容用以说明公司章程规定的在前顺序的会议召集和主持义务人不履行会议召集和主持义务的情况）会议以公司章程规定的方式通知了全体股东。到会股东共 方（其中，股东 委托 出席会议并代为行使表决权）。参会股东共代表 %表决权。会议通过的决议情况：
1、2、会议表决情况：
1、对本次股东会第1项决议内容表决： 代表 %表决权的股东同意； 代表 %表决权的股东不同意； 代表 %表决权的股东弃权。
2、对本次股东会第2项决议内容表决： 代表 %表决权的股东同意； 代表 %表决权的股东不同意； 代表 %表决权的股东弃权。
（会议主持人及出席会议的董事签名：）
[
8、公司董事会决议]
公司董事会决议
时间: 地点: 召集人： 主持人:
（非董事长召集主持的，应在此增加一段内容用以说明公司章程规定的在前顺序的会议召集和主持义务人不履行会议召集和主持义务的情况）
会议已于 年 月 日以公司章程规定的方式通知全体董事。本次会议应到会董事 人,实际到会董事 人（其中董事 委托 出席会议并代为行使表决权[股份有限公司必须委托董事出席]）。会议通过如下决议：
1、免去 董事长职务，重新选举 为董事长。
2、免去 副董事长职务，重新选举 为副董事长。
3、解聘 经理职务，重新聘任 为经理。
董事签名： 同意： 不同意：
弃权：
[
9、公司监事会决议]
公司监事会决议
时间: 地点: 召集人： 主持人:
（非监事会主席召集主持的，应在此增加一段内容用以说明监事会主席不履行会议召集和主持义务的情况）会议已于 年 月 日以公司章程规定的方式通知全体监事。本次会议应到会监事 人,实际到会监事 人（其中，监事 委托 出席会议并代为行使表决权）。会议通过如下决议：
免去 监事会主席职务，重新选举 为监事会主席。
监事签名： 同意： 不同意： 弃权：
[
10、有限公司执行董事聘任经理的决定]
有限公司执行董事决定
根据本公司章程规定，决定聘任 为公司经理。
（执行董事签名：）
年 月 日
[
11、公司减资公告]
公司减资公告
根据 年 月 日股东（大）会决议，公司拟将注册资本从告。债权人可自公告之日起45日内要求本公司清偿债务或提供担保。
万元减至 万元，现予以公 公司
年 月 日
[
12、债务清偿或担保说明]
公司债务清偿或提供担保的说明
根据《公司法》有关规定，本公司于 年 月 日经股东（大）会决议，将公司注册资本从 万元减至 万元。公司已于减资决议作出之日起10日内通知了全体债权人，并于 年 月 日在（报纸名称）上发布了减资公告。
至 年 月 日，公司债务清偿和提供担保情况如下：
（或者表述如下：）
至 年 月 日，公司已对债务予以清偿或提供了相应的担保。
（公司盖章：）
（公司法定代表人签名：）
年 月 日
[
13、转让股权通知]
关于拟转让 有限公司股权的通知(本通知所针对的股东姓名或名称)：
本人拟将本人所持有的 有限公司的 万元人民币股权（占公司注册资本的 %）中的 万元股权（占公司注册资本的 %）以人民币 万元(价格)转让给。如你（单位）不同意转让，请于接此通知之日起 日内按本通知载明的转让价格收购本人拟转让的股权。接到本通知之日起满三十日未答复或者不购买的，视为同意转让。
[拟转让股权的股东签名（自然人）或盖章（单位）：]
年 月 日
[
14、股权转让协议]
股权转让协议
出让方： 受让方：
出让方与受让方经协商一致，达成协议如下：
一、出让方将其持有 公司的股权中的 万元（占公司注册资本的 %）以人民币 万元的价格转让给受让方。
二、受让方于 年 月 日前将股权转让款以现金方式一次性直接交付给出让方。
三、自本协议生效之日起，双方在 公司的股东身份发生置换，即出让方不再享有股东权利不再履行股东义务，受让方开始享有股东权利并履行股东义务。
四、本协议自双方签字（盖章）之日起生效。[出让方签名（自然人）或盖章（单位）：]
[受让方签名（自然人）或盖章（单位）：
年 月 日
[
15、公司注销公告]
注 销 公 告
公司股东（大）会于 年 月 日决议解散公司，并于同日成立了公司清算组。请公司债权人于本公告发布之日起45日内，向本公司清算组申报债权。
联系人： 联系电话： 地 址： 邮 编：
公司清算组
年 月 日
[
16、清算报告] 公司清算报告
根据《公司法》及公司《章程》的有关规定，公司已于 年 月 日召开股东会决议解散,并于同日成立公司清算组，对公司进行清算。现将公司清算情况报告如下：
一、公司登记情况：
（公司名称、公司类型、法定代表人、住所、注册资本、股东姓名或名称、股东出资额及出资比例等）
二、公司清算组已于清算组成立之日起十日内通知了公司全体债权人，并于 年 月 日在（报刊名称）上发布了公告。
三、具体债权债务清理情况：
1、公司库存资产 万元；
2、公司收回债权 万元；
3、公司偿还债务 万元；
4、公司剩余净资产 万元，其中，货币它 万元。
四、根据各股东协商，对公司剩余净资产分配如下：（各股东分配的资产数额及资产形态）
五、至本清算报告出具之日，公司已清算完毕。
（清算组成员签字：）
年 月 日
万元，实物 万元，其
企业文书 篇2
一、强化企业文书档案管理意识
企业档案意识, 是指档案意识和创优意识, 它是社会档案意识的构成部分, 企业档案意识来源于企业员工对档案的认识和对档案的需求。企业档案意识是创一流档案管理工作的思想基础, 它主要包含三个层次:第一层次为企业决策层, 他们为企业档案管理工作提供组织、 物质、 精神支持, 他们对档案工作的方针、政策、管理及支持程度决定着企业档案管理的深度和广度;第二层次为中层领导干部, 他们对文书及企业档案工作有比较深入的了解, 对档案工作的作用和管理手段也比较清楚, 他们是决定文书档案管理的重要力量;第三层次为广大档案管理人员, 他们是档案的主要管理者和维护者, 与其他部门联系最多, 接触频繁, 他们对档案的重要性有较深的体会, 熟悉并掌握着文书档案的管理要求和管理方法、标准, 他们的意识直接决定了企业档案管理的水平和程度。
二、加强企业文书档案管理水平
随着企业的发展, 企业的文书档案管理工作亦应上水平、上档次、上规模, 推动文书档案的管理向现代化方向发展。具体而言, 应做到以下三点。
(一) 规范化管理。
档案工作规范化是实现档案管理现代化的重要环节, 是促进档案事业健康发展的重要保证。然而, 做好文书处理工作则是实现档案工作规范化重要基础。为此, 要从搞好文书工作与档案工作的规范衔接, 加强部门协作, 做好档案收集工作, 建立有效的管理制度和工作程序等方面入手。具体而言, 首先要把好公文的制发关。公文制发是推进档案工作规范化与标准化的基础性前提, 公文是档案的前身, 档案是文件的归宿。因此, 必须强化公文制作, 严格按照公文的写作和制作要求和标准制作、发送公文。其次, 强化档案分类管理, 分门别类, 做到严格执行文书档案归档整理办法, 提高归档质量;最后, 必须结合本单位实际, 充分利用计算机技术, 加强文书档案的管理和归档工作, 并有效形成一套完整的文书档案形成、整理、鉴定、归档、利用、保护等内容的管理办法。
(二) 信息化管理。
随着计算机技术的发展, 计算机技术在企业单位的广泛应用, 对提高档案管理现代化水平起着重要作用。企业档案管理的信息化水平直接决定了企业档案管理信息化建设以及信息化的深度和广度。企业文书档案管理工作者可以利用计算机技术建立完整的信息利用系统, 对档案以图、文、声一体化方式进行归档、整理、编目、存储和传输, 以缩小档案的存储空间。把已有的档案目录数字化, 建成目录查询系统, 并根据档案用户的需要自行选择有关专题、利用计算机编制、打印档案的种索引、专题资料、文摘等, 使资源共享成为可能。通过计算机技术将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来, 实现档案流通全过程自动化管理。通过构建网上档案服务平台, 只要在信息预览允许的条件下, 可以实现集团内部资源随时查阅与利用, 为大家提供有利的条件。
(三) 一体化管理。
所谓文档一体化, 就是根据文件运动周期理论, 把以完成的文件管理和项目档案管理纳入一个统一的系统之内, 按照统一的要求, 建立起密切的联系, 使之相互促进, 协调发展。从文件材料的形成开始, 就按档案管理的要求去做, 以确保以完成文件的案卷质量。文档管理一体化对做好企业文书档案管理起着重要作用, 它使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全, 便于文档超前控制, 提高信息检索效率, 有助于科学决策, 提高行政效率, 有利于人、财、物的合理利用, 是今后文书档案管理发展的趋势。为此, 在现代文书档案管理中要实现电子文件与纸质文件同时归档, 即具有相同内容的纸质档案和电子档案一并保存的双套制做法, 使其相互补充, 共同促进文书档案管理的现代化发展。
三、营造企业文书档案管理良好环境
良好的外部环境是加强企业文书档案管理的重要条件。因此, 企业应依据《档案法》、《档案法实施办法》和企业档案管理的需要, 建立适应的档案工作机构, 档案领导机构依法行使职能, 解决档案工作有关的人、财、物等问题。为此, 企业必须加大对《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规的的宣传贯彻执行力度。企业要经常性地利用橱窗、板报、标语、内部刊物等形式积极宣传《档案法》, 并把《档案法》印成小册子下发到基层各单位、机关科室。通过深入普法, 形成依法治档的氛围, 真正把档案工作置于法律的监督之下, 纳入企业管理和年度计划当中。每年的工作报告都把档案管理工作目标纳入企业发展规划档案工作年度计划中;制定档案管理规章制度, 并进行明确的分工, 形成档案管理工作相关部门职责制和有关人员岗位责任制, 根除“人治”现象, 为企业档案工作健康发展创造良好的外部环境。
摘要：档案管理的现代化是提高档案管理水平的有效途径和发展方向。企业文书档案是企业档案的一个重要组成部分, 因此必须加强企业文书档案管理, 使文书档案管理能够适应不断发展的新趋势。为此, 要从规范化与标准化、信息化和一体化三个方面加强管理。
如何做好企业文书档案工作 篇3
【关键词】企业；文书档案；制度建设；管理现代化；归档
文书档案是企业发展过程中形成的具有保存价值的重文件，对于企业发展具有重要的参考作用。近年来，文书档案工作模式发生了较大的变化，因此需要重视文书档案管理，保证文书档案信息的有效性和及时性，使其能够更好的与企业的发展需求相适应，为企业的发展发挥出重要的作用。
一、争取领导重视是做好文书档案工作的前提
要想取得领导对文书档案的重视，需要文书档案管理人员要努力提高自身的专业素质，热爱本职工作，能够忠于职守，吃苦耐劳，在工作中充分的发挥主观能动性，从而让领导满意，为企业的发展提供优质的服务。同时还要加强文书档案的宣传，进一步增强企业领导的档案意识。在日常工作中，档案人员需要及时向领导汇报文书档案的各项工作，同时做好文书档案服务工作，及时为领导提供档案利用信息，使其意识到文书档案工作的重要性。
二、加强档案制度建设
企业在文书档案工作中，需要进一步建立健全档案规章制度，遵循档案法及企业的实际情况来制定与企业档案工作相适应的规章制度，进一步对档案工作制度进行完善，确保各项制度的有效落实，为文书档案收集、整理和保管等工作制定一系列办法，及时对原始档案进插收集，并理顺归档程序，避免档案资料出现丢失和毁损的问题。
三、重视文书档案资料的收集工作
企业无论是专职档案人员还是兼职档案人人员都需要对档案资料收集工作给予充分的重视，扩大档案收集范围，特别是对于一些重要会议、重大事件、重要研究成果、科研项目等档案资料更要及时进行收集。同时还要增加信息收集渠道，提高资料鉴别能力。在文书档案收集工作中，各部门之间还要加强协作，档案人员要做到嘴勤、脚勤和脑勤，确保档案收集信息渠道的通畅性，侧重于收集能够体现企业发展阶段的资料，从而为企业各项工作的顺利实施提供重要的参考，更好的发挥档案部门在企业经济发展中的重要参谋作用。
四、做好收发文的登记工作
在实际工作中，需要根据收发文件的不同种类来分别进行登记，单独使用一个收文登记本，对于红头文件，在收文时需要对收文日期、收文号、机密等级、来文单位及文件号、标题及数量等进行列明，最后还需要分别交各主管领导进行阅示，对于需要在企业内部进行宣传的文件，需要对承办单位、收件人及归档时间进行详细记录，为全程跟踪提供有效的便利。另外，还需要做好备案登记，备案可以在每季度或是半年做一次，并在年终时将备案表装订成册，使其形成一本档案明细账。
五、实施文档管理现代化
当前文书档案管理中已普遍运用计算机管理，而且文件形成、运行、积累及转换等各个环节都与自动化办公有效的实现了衔接，这就需要文书档案管理人员要有效的掌握现代化管理技术，并与自已的岗位工作有效的结合，确保业务素质的提升。一直以来纸质档案整理工作都较为繁琐，档案人员劳动强度较大，利用计算机技术来对文件进行整理，有效的提高了工作效率，而且计算机检索更为方便快捷，使文件归档工作中人为因素影响较小，实现了整理的真正简化，并进一步深化了检索的目的。
六、遵循归档原则
就企业日常管理来说，其往往要面对不同形式的文档资料，每种文件涉及到的内容也是各不一样的，如：工程文件、财务文件等等，若不及时分类处理则会给企业的文件管理带来很大的困难。因而，对文档资料归档管理则是不可缺少的工作。虽然电子文件与纸质文件有着很多的不同，但二者都是文件，因而归档时可以参照纸质文件的归档范围来确定电子文件归档范围，并根据单位的具体情况和电子文件的特点适当调整归档范围。在归档过程中要遵守相应的原则，以保证文件资料保存其原有的使用价值。一般情况下，归档需要坚持的具体原则主要有：将电子文件归档提前介入到系统中，实现前段控制；在电子文件的归档时保证文件信息保持不变，保证文件信息的真实性；归档时保证电子文件没有缺损，其相关文件也保证齐全；在归档后，要保证电子文件借助必要的工具能够可读以及有效的利用。
七、提高文书档案管理人员的综合素质
文书档案工作的质量与文书档案管理人员的素质具有直接的关系，因此在文书档案管理工作中，还应该全面提高文书档案管理人员的综合素质。所谓的综合素质，主要就是指文书档案管理人员不仅应该具有较强的专业素质，还应该具备积极向上的思想意识，较全面的前瞻意识等。另外，还需要加强对现有的工作人员的继续教育，也就是需要加强对现有文书档案管理人员进行培训，不仅培训档案管理人员的素质，还需要对档案管理人员的其他方面进行培养，像对工作的热情、责任意识等等。文书档案人员还应该不断地进行自我学习，进一步拓宽视野，并且全面了解文书档案管理工作的发展前景，根据文书档案管理工作的发展趋势，努力提高自身的专业素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进文书档案工作，实现单一型向多样复合型转变，不断推进文书档案的规范化、现代化、网络化管理进程。
八、结束语
目前文书档案管理工作加快向科学化和现代化的进程，这不仅有效的提高了文书档案工作的效率和准确性，而且进一步提升了文书档案管理的水平。在这种情况下，文书档案管理人员更需要不断充实自已的专业知识和专业素养，在工作中勇于奉献，提高档案服务意识，在文书档案工作中不断进行创新，从而使档案更好的服务于企业的发展。
参考文献
[1]刘云.大型企业文书档案管理要点分析[J].办公室业务，2013-07-05.
[2]袁艳云.新形势下企业文书档案的管理与发展[J].东方企业文化， 2015-02-23.
企业文书 篇4
邱启松
所谓文书工作即是指从事文字的记录和书写方面的工作人员。广义地讲，是指人类在社会实践中所形成的一切文字材料：狭义地讲，则是指国家党政机关、人民团体、企事业单位和个人在社会实践活动中形成的，为了记录和传递信息、表达意图、处理和联系事务、留备稽考等并具有固定体式的文字材料。
我国文书工作，历史渊源，从西周时期就出现了正式的文书记载。文书和文书工作经历了几千年的发展和改进，形成了现代文书体系。而现代企业的文书工作的主要表现形式即是企业公文的起草、处理及内容的实施等。这里我仅就现代企业公文写作及作用等几个较重要方面作以下阐述。
现代企业公文的特点与重要性
一、现代企业公文特点：
1、目的明确
公文作为人类行使管理职权、联系工作、处理事务的工具，其文字内容必须正确地表达形成者的意愿，代表形成者的思想、观点、规定和要求，使接收者正确了解形成者的意图以及所要办理的事项。因此，目的明确是公文的一个重要特点。
2、针对性强
公文是形成者为解决某方面的问题而制发的，具有很强的针对性，离开了具体的针对事物，公文也就成了废品。
3、表意客观
文书表意客观是指针对其它文学作品、专业文献而言的。而公文的表意必须具体而客观，言简意赅、立场鲜明、赞成什么、号召什么、贬斥什么，必须明确地表示，使公文的接收者一目了然。这样才能达到公文制发者的目的。
4、体式固定
各种公文都有其不同体例式样的固定格式。国务院颁布了各种公文的体式和管理制度。
二、公文的作用
1、联系作用
公文作为人们管理与交往的重要手段，在人们生活中起着纽带和桥梁作用。公文对于互相了解情况和协调有关事务、证明身份、体现权利都发挥着重要作用。
2、传播作用
公文作为联系的工具为信息的流通开辟了一条有效的渠道。
3、督导作用
公文是形成者为了解决某一方面问题，贯彻自己 的意志而特发的。它客观上要求公文的接收者按照公文的要求，迅速落实和查纠某一问题。因此，对于公文接收者有监督执行、指导工作的作用。
4、凭证与参考作用
公文的制发者在使用公文传达自己意图的同时，也就用文字真实而客观地记录下了自己的意图。这是公文向外传达意图的必要条件。所以，公文对后来的工作、生活中可能出现的争执和问题起到核实、对比、仲裁与咨询的作用。
公文工作的组织与行文规则
一、公文工作机构与组织领导
公文工作是机关、企事业单位日常工作的一个重要组成部分，是直接为机关、企事业单位的领导工作和业务工作服务的，是作为企事业单位行使职权、处理工作的一种手段。因此，要设立公文工作的专门机构，这种机构归企事业单位的中心机构负责领导。
二、行文规则
公文作为制发者发给有关部门和人员阅办的文字材料。有其一定的行文制度，必须按文书制度办事。
公文运行可分为两个阶段：一是在制发机关内经过的一系列处理程序。二是向外发出、递送给受文机关。其规则一般如下：
制发机关：拟稿→核稿→签发→编号→卷印→核对→用印→登记封发 受文单位：签收、启封→登记→分发→传阅→拟办→批办→承办→催办→注办→立卷→归档。
企业公文工作人员职业道德与业务修养
一、公文写作人员必须遵守职业道德。其职业道德的核心，就是为企业的各部门提供信息和服务。
1、要有强烈的事业心和责任感。
文书工作具有高度和政策性，又是一项事务性工作。所以其性质决定了从事这项工作的人员要有强烈的事业心和高度的责任感。必须有为领导机关和领导者服务，为基层服务的责任心。
2、要有不怕困难，乐于奉献的精神。
公文写作工作是一项事务性很强的工作，任务较多，对于公文写作人员来说，奉献、苦干是其基本准则。
3、要谦虚谨慎、平等待人。
公文工作的重要性和服务性决定其工作态度。工作人员待人接物、处理问题必须谦虚、谨慎、礼貌待人。其工作中必须四忌：一忌命令口气；二忌急躁情绪、心不在焉；三忌冷言冷语；四忌指手划脚、以势压人。
4、遵守纪律、严守秘密。
公文写作人员处理管理的文件多是涉及企业内部重要文件及商业秘密。因此，遵守纪律、严守秘密对工作者的重要性不言而喻。
5、积极参与，主动负责。
公文写作的服务性和事务性，决定了公文写作者要积极、主动地参与工作，勇于负责。工作上必须有三勤：腿勤、手勤、脑勤。
二、公文写作者的业务修养。
公文工作者除了要有良好的政治素质职业道德，同时还必须有较高的业务能力。只有德才兼备才能出色完成工作任务。
1、具有较高的政治觉悟和政策水平。
公文工作者如没有较高的政治觉悟和政治水平，就 不可能客观地反映情况，不可能有正确的思考方向，也不能从企业的全局利益思考问题，也就不能发挥公文在企业工作中的重要作用。
2、提高专业知识水平。
公文写作者必须对本质工作要有充分的了解，熟悉专业知识技能，以及掌握本企业、本单位机构、组织状况、工作情况及各机构的职权范围，所发的文件才能有的放矢，抓住关键。
3、要具有一定的写作知识。
起草公文是文书日常工作，要熟悉各种文件的格式、结构层次，特别是语言修养方面特别重要。
4、办事能力强，坚守保密制度。
文书写作者要不断学习，自我超载，改善心智模式，提高观察问题、分析问题，综合解决问题水平，使自己办事能力全面提升。保密工作是该项工作的基本要求。
5、要具有敏锐的洞察力与直觉。
公文体现了制发者与制发机关领导的意图与目的。因此，这就要求工作者必须具有敏锐的洞察力，要了解领导的性格情趣、领导风格、工作方式、充分领悟领导的意图，始终保持与领导思想、步调一致。这是由文书工作服务于企业、服务于领导工作决策的性质而决定的。
6、要有广博的科学文化知识，熟练运用现代办公设备，提高工作效率。没有广博的知识和合理知识结构，文书工作者就不可能有出色的工作表现。现代社会是信息至胜时代。公文工作者必须熟练掌握、运用现代办公技术、信息技术，加强自我学习，才能在工作中得心应手，才能有敏捷的思维，也才能提高工作效率，更好地为企业建设、发展、领导决策、职工工作生活服好务。
二00七年十月二十三日
企业文书 篇5
产品文件材料归档范围 E1 计划决策阶段 E1．1 调查研究
E1．1．1 产品开发的请示与上级指示性文件。E1．1．2 项目任务书。
E1．1.3 市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告。
E1．1．4 技术、经济可行性研究报告。E1．2 决策
E1．2．1 发展建议书、技术建议书、计划任务书、技术任务书、设计研制任务书、协议书、委托书、合同、立项申请及批复。
E1．2．2 专题分析报告、专题会议纪要。E1．2．3 研制计划、方案、方案论证报告。E2 设计阶段 E2．1 初步设计
E2．1．1 产品研究，设计计划。E2.1．2 技术经济初步评价。E2．1．3 研究试验大纲、试验报告。E2．2 技术设计
E2．2．1 产品设计标准。
E2．2.2 设计任务书、计算书、计算程序、计算记录、计算报告。
E2.2．3 技术经济分析报告、成本核算情况。E2.2.4 技术攻关。
E2.2．5 特殊元件、外购件、材料表。E2．2．6 技术设计说明书。
E2．2．7 技术关键问题分析和处理报告 E2．3 工作图设计 E2.3．1 文件目录。E2．3．2 产品设计图样。E2．3．3 各种明细表、汇总表。E2．3．4 专题技术请示报告。E2.3.5 标准化初步审查报告。E2．3．6 设计评审报告。E3 试制阶段 E3．1 试制
E3.1.1 试制计划、方案、规程、报告。
E3．1．2 工艺研究报告、工艺总体方案论证报告。E3．1．3 试制工艺流程、工艺标准。E3．1．4 试制工艺文件和工艺装备文件。E3．1．5 工艺评审报告。
E3．1．6 试制运行记录、化验记录。E3.1．7 试制过程纪要。
E3．1．8 原材料与半成品、成品检验方法批准书。E3．1．9 理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式。
E3．1．10 技术标准协议。E3.1.11 试制质量分析报告。
E3．1．12 专题会议记录、纪要、决议及合理化建议。E3．1．13 重大故障分析和排除措施报告。E3．1．14 试制总结报告。E3．2 试验
E3．2．1 试验计划、方案、规程。E3．2．2 试验所需仪器与设备清单。E3．2．3 试验分项目记录。E3.2．4 试验原始数据与材料。E3．2．5 试验分析报告。E3．2．6 试验分项小结。E3．2．7 试验总结报告。E3.3 鉴定
E3.3．1 鉴定申请报告及批复。E3.3．2 试制、试验鉴定大纲。E3．3．3 成套设计文件。E3．3．4 标准化审查报告。E3．3．5 可靠性试验情况报告。
E3．3．6 产品质量和技术经济分析报告。
E3．3．7 技术鉴定材料（申请批复、评价材料、会议纪要）。
E3．3．8 设计定型报告、证书。E3．3．9 试用或试运行报告。E3.3．10 鉴定验收书。E4 生产阶段 E4．1 小批生产
E4．1．1 小批生产方案、计划。
E4．1．2 小批生产工序工程能力分析报告。
E4．1．3 关键件、重要件、关键工序的质量控制及检测报告。
E4．1．4 原料鉴定卡片、配用设计表。
E4．1．5 历次更改与补充的设计及工艺文件和更改通知单。
E4．1．6 小批生产鉴定书。E4．1．7 产品设计评审报告。E4．1．8 产品研制完成报告。E4.1．9 小批生产总结报告。E4．1．10 产品许可证、合格证、使用说明书、装箱单、产品介绍、样本。E4．2 批量生产
E4．2．1 申请正式生产投产报告、批复、通知。E4．2．2 生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范。
E4．2．3 技术标准（国际、国家、部、企、内标）。E4．2.4 企业标准编制说明、审批书及修改、修订的通知。
E4．2．5 生产定型（结构、配方）设计文件。E4．2．6 工艺文件
E4．2．6．1 工艺方案（工艺设计表与设计卡、配方卡）。E4．2．6．2 工艺规程(工艺过程卡、工艺卡、工序卡、调整卡、技术检查卡、毛坯图、工艺守则)。
E4.2．6.3 管理用工艺文件（路线图、明细表、主要材料工艺消耗定额、工时定额汇总表、工艺总结、工艺文件总目录）。
E4．2．7 工艺作业指导书、工艺说明书。
E4.2．8 工艺装备文件、图样（刃具、夹具、量具、模具图）、说明书。
E4．2．9 产品改进与更新建议书、合理化建议、QC成果。E4.2．10 产品质量技术攻关会议记录、纪要和成果。E4．2．11 重大质量事故分析、质量异议处理结果。E4．2．12 各种操作记录、产品检验报告单。E4.2．13 产品特性重要度分级。E4.2．14 技术条件。E4．2．15 明细表、汇总表。
E4．2．16 商标注册材料、产品目录。E5 评优阶段
E5．1 创优规划和措施。E5．2 创优工艺操作规程。E5．3 国内外对比材料
E5．4 上级检、抽结果和理化分析报告。E5．5 主要用户评价。E5．6 创优申请、审批表。E5．7 优质产品评定书。E5．8 获奖奖章、奖状、证书。E6 认证阶段
E6．1 认证申请书、信函。E6．2 跟踪服务材料。
E6．3 认证检测报告、检查报告。E6．4 原材料修改换页说明。E6．5 产品检验报告。E6．6 各类认证证书。
附录F（标准的附录）
科研课题文件材料归档范围 F1 研究准备阶段
F1．1 申报项目的报告、批复、通知。
F1．2 科研规划、调研报告、可行性研究报告、技术咨询材料、课题论证。
F1．3 科学基金、科研课题、经费申请报告及批件。F1．4 任务书、协议书、任务计划书、合同、委托书、会议记录及重要来往文函、课题报告及审批文件。中心课题说明书。
F1.5 科研课题研究计划、长远规划研究方案、上级指示及有关课题的国内外动态、课题计划调整或课题撤销文件。F1．6 实验、试验方案、设计方案、调查考察方案、技术规程。
F2 研究试验阶段
F2．1 试验任务书、试验大纲。
F2．2 实验、试验测试记录、图表、照片、计划执行情况、调整和撤销的报告。
F2．3 试制综合分析报告及总结。F2．4 计算文件。F2．5 计算机软件。F2．6 检验文件。
F2．7 设计文件、图样、技术说明、配方。F2．8 工艺文件。F3 总结鉴定验收阶段
F3．1 课题工作总结（含最终完成、阶段完成或中断）。F3．2 鉴定大纲。
F3．3 技术经济分析报告。
F3．4 鉴定证书、科学技术成果鉴定证书、鉴定会议记录（参加人员名单）鉴定验收结论送审通知、函审原件。标准化审查报告。
F4 成果奖励申报阶段
F4．1 科技成果申报表、登记表、附件。F4．2 科技成果奖励申报及评审材料。F4．3 获奖证书及批文的原件或复制件。F5 推广应用阶段
F5．1 推广应用方案、专利申请书、批准证书（原件、影印件）。
F5．2 技术转让合同、协议书。
F5．3 论文、成果推广应用中形成的技术文件及工作总结、过户定型的鉴定材料。F5．4 国内外同行业评价及用户反馈意见。F5．5 成果宣传报送文件。F6 与各阶段有关的文件 F6．1 专业会议文件。F6．2 标本、样品目录。
F6．3 照片、影片、幻灯片、录音带、录像带、机读文件等。
F7 双等项目材料、登记表、奖励鉴定等材料。F8 出席各级学术会议和发表在各种刊物上的论文、专题报告。
F9 国外考察报告和对外技术交流材料等。
附录G（标准的附录）
基本建设项目文件材料归档范围
G1 项目立项阶段 G1．1 项目申报
G1．1．1 项目建议或项目申请及批复。G1．1.2 可行性研究报告。G1．1．3 可行性论证意见。G1．1．4 项目评估文件。G1.1．5 环境预测、调查报告。G1．1．6 计划任务书及批复。
G1．1．7 与项目有关的会议记录、领导讲话、信函、录音、录像、照片等。G1．1．8 涉外文件材料。G1．2 G1．2．G1．2．G1．2．G1．2．G1．2．G1．2．G1．2．G1．3 G1．3．G1．3．G1．3．G1．3．G1．3．G1．3．G1．3．G1．3． 地质勘探 地质勘探委托书、合同书。2 地质勘探报告。3 钻探点平面配置图。4 地质剖面图。钻孔工程地质综合柱状图。6 水工实验材料。7 工程预算。
工程征地申照 征用土地、批准文件及红线图。2 拆迁、补偿协议书。定点报告、规划方案、建筑方案申批文件。4 建筑设计防火申批文件。5 环境保护三同时申批文件。6 卫生防疫申批文件。7 劳动保护三同时申批文件。通信、人防、供热、防盗申批文件。G1．3．9 建筑工程申请表及请照图 G1．3．10 建筑工程规划许可证。G1．4 招投标文件材料
G1．4．1 招投、投标、决标文件。G1．4．2 工程承发包合同、协议书。G1．5 工程质量监督和监理文件 G1．5．1 建筑工程质量监督委托书。G1．5．2 建筑工程质量监督员通知书。G1.5．3 工程质量目标管理责任书。G1．5．4 准予开工通知书。
G1．5．5 建筑工程监理合同、规划、实施细则。G1．5．6 建设监理工作总结、报表。G1．5．7 项目监理组织及监理人员通知书。G2 项目设计阶段 G2．1 设计合同。G2．2 初步设计。
G2．3 技术设计（扩大初步设计）。G2．4 设计计算书、说明书。G2．5 设计评价、鉴定及审批。G3 项目施工阶段 G3．1 土建工程 G3．1．1 开工报告。G3．1．2 图纸会审、技术交底。
G3．1．3 设计变更记录、工程更改洽商及技术联系核定文件。
G3．1．4 施工组织设计。G3．1．5 施工日志。
G3．1．6 原材料、半成品、成品准用证及出厂质量证明和试（检）验报告
G3．1．6．1 钢筋、型钢合格证及试（检）报告及准用证。G3．1．6．2 水泥合格证及试（检）验报告及准用证。G3．1．6．3 砖合格证及试（检）验报告及准用证。G3．1．6．4 防水材料合格证及试（检）验报告及准用证。G3．1．6．5 焊条（丝）和焊剂合格证。G3．1．6．6 各种构件合格证。G3．1．6．7 砂石试（检）验报告。
G3．1．6．8 外加剂合格证及性能检验文件及准用证。G3．1．6．9 门、窗、防火、保湿、防腐、装饰材料等成品、半成品、原材料准用证、出厂合格证。G3．1．7 施工试验记录 G3．1 ．7．1 土壤试验报告。
G3．1．7．2 砂浆试验报告及配合比通知单。
G3．1．7．3 混凝土试验报告、记录及配合比通知单。G3．1.7．4 焊接试验记录、报告。G3．1．7．5 现场预应力混凝土实验报告、记录 G3．1．8 施工记录 G3．1．8．1 地基处理。G3．1．3．2 地基钎探。G3．1．8．3 桩基施工记录。
G3．1．8．4 结构吊装、预制混凝土、楼板（屋面板）安装记录。
G3．1.8．5 现场预应力施工记录。G3．1.8．6 沉降观测记录。G3．1．8．7 施工测温记录。G3．1．8．8 施工放线测量记录。
G3．1．8．9 烟道、通风道、垃圾道畅通记录。G3．1．8．10 质量事故处理记录。G3．1．9 隐蔽工程验收记录 G3.1．9.1 地基验槽记录。G3．1．9．2 钢筋工程验收记录。G3．1．9．3 防护工程试验记录。G3．1．10 基础及主体结构验收记录。G3．2 建筑采暖卫生与煤气安装工程。
G3．2．1 主要材料、设备、配件、质量合格证、准用证。G3．2.2 管道设备隐蔽工程验收记录。G3．2.3 施工试验记录 G3．2．3．1 强度试验记录。G3．2．3．2 严密性试验记录。G3．2．3．3 灌水试验记录。G3．2．3．4 吹洗试验记录。G3．2．3．5 通水试验记录。G3．2．3．6 调试记录。G3．2．3．7 预拉伸记录。G3．2．3．8 锅炉烘煮记录。G3．2．3．9 设备试运转记录。G3．3 电气安装工程
G3．3．1 电气设备、材料说明书、合格证及产品检验记录、准用证。
G3．3．2 隐蔽工程验收记录（电气配管、电缆及电气接地装置隐蔽工程验收记录）。
G3．3．3 绝缘电阻、接地电阻测试记录。G3．3．4 电气设备安装调整试运转记录。G3．4 通风与空调工程
G3．4.1 通风材料、产品（阀门、衬垫、预制件等）、设备（空气处理、通风、制冷）合格证、说明书、装箱单。G3．4．2 进场检查、验收试验记录。G3．4．3 制冷及冷水系统管道试验记录。G3．4．4 隐蔽工程验收记录。G3．4．5 空调调试记录。G3．5 电梯安装工程
G3．5．1 电梯装箱单、合格证、说明书等随机文件。G3．5．2 设备检查记录。G3．5．3 设计变更。
G3．5．G3．5．G3．5．G3．5．G3．5．G3．5．G3．6 G3．6．G3．6．G3．6．G3.6．G3.6．G3．6．G3．6．G3．6．G3．6．G3．7 4 自检、互检、专检记录及隐蔽工作验收记录。5 绝缘、接地电阻测试记录。6 试运转记录。7 调整试验报告。电梯安装工程竣工验收证书。9 电梯安装工程保修证书。
工程质量检验评定 1 质量保证资料核查表。地基与基础工程质量评（核）定表。3 主体工程质量评（核）定表。4 单位工程质量综合评（核）定表。5 质量保证资料核查表。6 单位工程观感质量评定表。7 单位工程质量综合评定表。8 工程使用维护说明书。9 屋面保修协议书。
工业设备安装工程
G3．7．1 施工合同、协议。G3．7．2 开工、停工、复工报告。
G3．7．3 技术交底、图纸会审、技术核定文件。G3．7．4 工程联系、设计变更单。
G3．7．5 设备装箱单，合格证、说明书等随机文件。G3.7．6 通风设备设施安装工程施工记录。G3.7．7 管道工程施工记录。G3．7．8 电气工程施工调试记录。G3．7．9 容器工程施工记录。
G3．7．10 自动化仪表、安装施工调试记录。G3．7．11 筑炉工程施工记录。G3．7．12 通风工程施工记录。G3．7．13 焊接工程施工检测记录。
G3．7.14 整装（散装）锅炉安装施工记录。G3．7.15 自动化仪表调试记录。G3．7．16 质量事故报告及处理记录。G4 项目竣工验收阶段。G4．1 工程竣工验收申报文件。G4．2 全部竣工图。G4．3 工程决算。
G4．4 工程竣工验收会议文件。G4．5 工程质量评定材料。G4．6 工程竣工验收证明书。G4．7 工程有关的声像材料。G4．8 土地使用权证。G4．9 质量所有权证。
附录H（标准的附录）
设备仪器文件材料归档范围
H1 自制设备。
H1．1 技术任务书、申请立项报告、批复。H1．2 技术调查报告。H1．3 设计研制计划、方案。H1．4 计算书。H1．5 项目预决算。
H1．6 技术攻关记录、成果。H1．7 安装使用说明书。
H1．8 设备仪器安装竣工图纸、调试、试运行记录。安装、总结，验收材料。
H1．9 安全技术操作规程、维护保养制度、设备检修规程。H1．10 重大事故分析及处理报告。H1．11 大修计划、记录等。H1．12 设备仪器报废鉴定书，申请报废鉴定报告，批复及处理结果材料。H2 外购设备仪器。
H2．1 申请外购设备仪器请示、批复。H2．2 调研、考察材料。
H2．3 外购合同、协议与外方谈判洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料。H2．4 设备仪器开箱验收记录。
H2．5 设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书等随机图样及文字材料（原文和译文）。
H2．6 设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收报告等。
H2．7 运行记录及重大事故分析处理报告。H2．8 设备仪器保养和大修计划、记录。H2．9 设备仪器检查记录、设备仪器履历表。H2．10 设备改造记录和总结材料。
企业文书 篇6
文书工作是企业办公室工作的重要组成部分，是一项政治性、服务性、技术性很强的工作。文书工作对及时传达、贯彻党和国家的各项政策法令，互通情况，处理问题，交流经验，传递信息，提高工作效率等都具有十分重要的意义。它对企业实施科学决策，强化各项管理，搞活生产经营，疏通业务关系，增强企业生机和活力等具有重要的地位和作用。一个单位、一个部门文书工作能否搞好，很大程度上取决于文书工作人员素质的高低。本文就提高文书工作人员素质谈一谈粗浅看法。
一、文书工作在企业中的重要地位和作用，从客观上要求提高文书工作人员素质。
第一，文书工作是企业实施有效管理的重要手段之一。企业为了履行自己的职责，除对自己职责范围内的工作进行决策之外，更重要的是实施有效管理。企业无论是了解情况，还是履行职责，都要借助于文书工作这一手段，这是因为文书工作具有以下四个特点：一是及时性。运用文书往来的形式，上传下达。二是指导性。文书是贯彻党的路线、方针、政策及上级有关精神的主要形式，是基层单位和职工必须依据、遵循的，而文件则是文书工作的效果，成绩载体。三是广泛性。做为信息的传递工具，文书具有特定的作用。通过文书往来，宣传党的方针、政策及企业的大政方案，向所属单位部署工作、提出要求等。四是连续性。企业管理是在不断总结经验教训中，逐步得以强化的。有些经验教训，在当时不一定被人们所认识，而是被后来的实践检验，在历史和现实的对照中不断加以认识的。文书是记载这些活动的主要工具，是企业回顾历史，总结经验教训，不断充实和完善管理的重要手段。可见，文书工作是企业实施管理的重要手段。
第二，文书工作是联结、协调企业内外、上下左右关系的桥梁和纽带。企业是社会的细胞，企业的一切活动都不是孤立进行的，而是在上下左右的相互联系、相互作用下展开的。这种相互间的联结、协调主要靠的就是文书工作。一个基层单位取得了经验，形成书面材料加以推广，进行横向交流、互相促进、协调发展；对兄弟单位要协调关系，搞好合作。在企业生产中遇到了困难，向兄弟企业救援；向上级反映情况，请示工作；上级通过文书往来，下发指示，部署工作；企业向地方党组织和政府汇报工作、请求解决某些问题，在所有这些方面文书工作都会起到桥梁和纽带作用。从而推动企业与企业之间、企业与上下级之间、企业与地方党和政府之间、企业内部各部门之间的正常运转，及时得到上级机关的指导，党和政府的热情支持，兄弟单位的无私援助。从这个意义上说，企业的振兴和发展，与做好文书工作是息息相关的。
第三，文书工作直接影响到企业档案管理的质量。企业文书档案主要来源于文书。企业档案是生产经营、管理政务和各种活动的真实记录，是企业持续发展必不可少的信息财富。文书是档案的基础，直接关系到案卷质量，是关系档案管理质量的重要环节。企业档案的齐全完整，不仅体现了文书工作的质量，同时，也为企业工作提供了方便条件。
科学的文书工作是实现企业管理科学化的一项基础性工作。那种认为文书工作人员是“收收发发，打打印印，有个人干就行，干好干坏无所谓”的看法是极其错误的。各种文件、信息、资料常常需要转瞬即到，有时是一纸值千金。由此可见，企业文书工作不单单是收收发发，写写编编，仅仅停留在事务工作方面，它与企业的兴衰也有着极为密切的关系。文书工作的重要地位要求必须提高文书人员的素质。
二、文书工作人员应具备的素质
企业文书工作有两个比较突出的特点：一是复杂性。企业公文种类繁多，专用公文、技术公文、通用公文，使用效率都较高。二是时效性。随着社会信息化程度日益提高，信息流动速度明显加快，在这种环境下，企业文书处理工作必须高速运转，掌握商机。同时，随着企业管理的不断进步，对企业内部各项管理工作的要求也更严、更细、更实。对文书工作人员也提出了更高的要求。现代企业管理中，加强企业文书工作，有着十分重要的现实意义。我认为，做为文书工作人员，应具备以下素质：
一是要具备较高的政治素质和道德修养。文书工作反映企业的基本素质，是一项政治性、思想性、业务性很强的工作，必须要有坚定正确的政治方向。用马列主义、毛泽东思想和邓小平建设有中国特色社会主义理论武装头脑，不断改造自己的人生观、世界观和价值观。在复杂的国际、国内形势面前，保持清醒的头脑，坚定共产主义信念，坚决拥护党中央的正确领导。坚定不移地坚持四项基本原则。要树立全心全意为人民服务的观念。自觉养成全心全意为人民服务的思想作风和工作作风；要热爱本职工作、忠于职守，为领导服务，不好领导的参谋和助手，努力提高工作效率，严谨精细，高质量地提供服务；要遵守纪律，严守秘密；要廉洁自律，无私奉献。
二是要具备较高的文化素质。文书人员经常和文字、文章打交道，所涉及的内容包罗万象，所涉及的领域十分繁杂。例如，各式各样的合同、协定、法律、法规。这就要求文书人员必须有较高的文化素质。作为一名文书人员，不仅要有文学文字上的功夫，还要具备其它学种。诸如历史、地理、政治、经济、法律、企业管理等各方面的知识，这样在工作中才能充分发挥出自身的作用
三是要具备较高的业务素质。在具有较高的政治思想和职业道德素质的同时，还要具有较高的业务素质，才能成为称职的文书工作人员。在不同部门、不同岗位上工作的文书工作人员，对业务素质的要求有所不同，但总的说都应具备专业知识和熟练的业务技能。专业知识包括：基础理论知识，如文书学、公文写作、信息管理、档案管理、文书、信访等相关学科；实际操作知识，熟练和掌握文书工作各个环节的操作程序、操作方法。业务技能包括综合处理能力、文字书写能力、速记能力、校对能力、运用现代化办公设备的能力，特别是在电脑打字机、电子计算机、复印机、传真机等办公自动化设备广泛应用的情况下，熟练地掌握它们的使用方法，不仅可以提高工作效率，而且可以大大提高文书工作的质量。总而言之，文书工作人员要掌握的技能是多方面的。尽管单就某一位文书工作人员来说不可能熟练掌握各种技能，但应当根据本职工作的需要重点掌握一些，以便更好地做好本职工作。
三、提高文书工作人员素质的途径
提高文书工作人员的素质，是做好文书工作的基础和前提，特别是在当前对文书工作要求越来越高的情况下，提高文书工作人员素质更成为各级主管部门和文书工作人员的当务之急。我认为，提高文书工作人员素质应从以下四个方面入手： 一是加强政治素质和道德修养的建设。对文书工作人员的思想政治工作不可放松，要有效利用各种形式。如开办培训班，组织政治学习，针对国际、国内政治经济形势开展讨论活动等。政治素质方面的教育培训需注意两个方面。一是要有针对性，针对文书人员中所普遍存在的问题、思想模糊认识等。二是及时性，发现思想上、价值观上出现不正常苗头，要及时帮助和引导。找出根源，把矛盾迅速化解。道德修养建设方面要注重培养对企业兴衰发展的责任感和主人翁意识。强化事业心教育，对工作中的积极表现给予精神上的鼓励与支持，对消极现象要批评指正。二是加强系统培训。一个企业要发展，就需要加强对干部职工进行技术业务培训，提高干部职工队伍素质。但由于长期以来，文书工作没有得到充分的重视，对文书工作人员的培训也没有真正摆上日程。因此，在名目繁多的各种培训班中，很少有文书工作培训班。许多从事文书工作的同志，都没有受过专门训练，没有系统掌握文书学的专业知识，文书工作人员素质现状和对文书工作的高标准要求存在着严重的不适应。特别是当前办公自动化的要求，必须掌握新的技能，如电子计算机的开发利用，各种先进设备的使用、保养方法等等。因此，加强对现有的文书工作人员进行系统培训显得尤为重要。一方面要鼓励文书工作人员参加函授、业大、电大文书专业的系统学习，接受正规教育。另一方面，要把对文书工作人员的培训，纳入企业干部、职工培训总体规划之中，有计划、有组织地进行培训，力争在短时间内对现有文书工作人员全部轮训一番，并根据工作需要，选送一些人员参加更高层次的专业培训。在搞好技术业务培训的同时，还要搞好政治理论、思想品德教育，使文书工作人员素质得到全面提高。
三是加强业务指导。加强文书工作的业务指导，可以更有针对性地解决文书工作中存在的问题，促进文书工作人员素质的提高。通过文书指导，及时纠正文书工作中存在的问题，使文书工作人员坚持高质量的工作标准。在指导方式上，可采取会议指导，贯彻上级有关要求，使文书工作人员及时把握工作重点；办班指导，主管部门针对共性问题，通过举办培训班、研讨班等加以解决；重点指导，对问题较多的单位和素质较低的个人派专人进行指导、帮教，使其尽快整改；交流指导，通过举办经验交流会，现场观摩会等形式，推广好的单位及做出突出成绩的个人的经验，使文书工作人员学有目标，赶有方向，增强提高素质的紧迫感。
四是加强实践锻炼。没有经过系统教育培训的同志，通过自己不懈的努力、刻苦自学，严格训练，也可以逐步掌握文书工作专业知识，成为胜任本职工作的优秀文书人员。经过系统教育、培训的同志，也需要有一个再实践、再认识的过程，真正做到把理论同实践有机地结合起来。可以说，在实践锻炼是提高文书工作人员素质的重要途径。每一位从事文书工作的同志，都要在实践中，刻苦钻研本职业务，不断提高工作本领，成为过硬的文书工作人员。各单位还应该通过举办文书专业的各种竞赛，调动学习的积极性。比如举办文书管理竞赛、打字竞赛、计算机操作竞赛等等，有利于文书工作人员素质和文书工作水平的提高。
浅谈企业电子文书档案的管理 篇7
1 电子档案的特点
电子档案,是指将具有保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据、管理权限想档案部门提交的过程,是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。作为现代高新科技的衍生产物之一,电子档案较之传统的纸质档案,有许多新的特点。
电子档案的存储方式多样,可以直接刻录为不可擦写的光盘,也可以打印输出以纸质形式归档;电子档案体积小、容量大、占用存储空间小,对保存场地的面积要求不高,但对环境、防磁性等存储条件要求很高;电子档案可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理,易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递,信息共享不受时间和地域的限制;电子档案需要借助信息化设备予以复现,现代化信息技术含量高,要求管理人员具备较高的专业素质。
2 目前企业电子档案管理的存在的问题
2.1 技术手段跟不上发展需求
目前,普通企业的档案管理部门,很难借助现有的技术手段,对电子档案的原始性、真实性、完整性和安全性等问题进行鉴定。
2.1.1 原始性问题
原始性是传统档案的主要特征,是其有别于图书、情报、资料、出版物等其他信息的根本特征。传统档案,尤其是纸质档案,由于档案信息与载体的不可分离性,以及档案载体的唯一性,传统档案的原始性极易判断和确认。然而电子文件、电子档案的信息存储载体具有不固定性,可在一定技术条件下被复制、转存甚至迁移,且档案内容的原貌不受任何影响。因此,电子档案就载体而言,不具有唯一性,其原始性认定缺少公认的判定依据。
2.1.2 真实性问题
电子档案的真实性问题,贯穿其生命周期,档案信息的失真率远高于传统档案。在将纸质档案转化为电子档案的过程中,稍有失误就会导致档案元数据的失实;在电子档案的传递过程中,档案内容可被原样复制,也可通过技术手段被篡改后不留痕迹。目前在普通企业的实际工作中,从电子文件的生成到归档,缺少程序化管理系统,难以实现系统间的直接链接,无法确保电子文件的元数据被完整归档;多数电子档案与其相对应的纸质档案之间,没有建立统一的管理方法;储存电子档案选用的光盘等载体不耐久。上述因素都会影响电子档案的完整性、可靠性,从而影响电子档案的真实性。
2.1.3 完整性问题
电子文件易于携带、传递,使得文件经常处于流动的状态,如不能及时收集,可能会导致信息丢失;电子文件存储方式多样,在复制、重置的过程中,容易造成信息缺损;电子文件的背景信息会伴随文件的处理过程而不断累积,且形式多样、存储分散,极难确保电子文件生命周期的完整性。
2.1.4 安全性问题
电子档案涉及范围迅速扩展,数量也急剧增加,电子数据的易更改性为非法操作提供了便利,特别是计算机网络化的快速发展,“黑客”的攻击、用户操作不当导致计算机病毒入侵,以及用户根据利益需求任意取舍甚至篡改信息,都会损害电子档案的保密和安全。
2.2 机制建设跟不上管理需求
目前,关于企业电子文件归档,以及电子档案管理,国家已经出台了若干规章制度和规范性文件,《国有企业电子档案管理办法》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》等,新的档案管理理论、方法和原则不断涌现,却很少有真正落实到实际工作中的。企业的档案管理部门,对电子档案的管理职责、体制建设、电子档案馆(室)的建设等没有进行系统地分析和思考;档案管理人员,对于电子档案的收集、鉴定与整理,以及后续的存储、保管、利用和处置等工作,仍然停留在理论阶段。机制上的落后,阻碍企业信息化发展,加大了企业的档案管理成本。
3 完善企业电子档案管理的对策
3.1 采用有关技术措施
3.1.1 电子签署
在电子文件的形成阶段,采用签署技术,如光笔签名、数字签名等,对文件进行加密,确保信息在存储或传递过程中的安全性、完整性,对信息发送者进行身份认证,防止交易中发生抵赖现象。
3.1.2 身份验证
人员登录电子档案管理系统时,需要对用户进行身份验证,最常见的方法是,给予每一个合法用户一个ID认证,并设定每个用户的操作权限。用户在进入电子档案管理系统后,根据相对应的权限对电子文件和信息进行访问、修改及处理等操作。
3.1.3 防火墙建设
在机构局域网与外网之间设置障碍,防止外网用户对内网信息资源非法访问,且阻止企业的决策、专利等机要信息通过内网非法输出。防火墙会检测所有通过的数据流,只有符合事先制定的网络安全规定的信息才会被允许通过。加强机构局域网防火墙建设,从源头上保护网上电子文件的原始性、真实性和完整性。
3.1.4 防写措施
当前许多软件都采用设置文件“只读”状态的方式,以限定用户对计算机内电子文件的修改。当电子文件被存储于计算机外的介质时,一般采用只读式光盘(CD-ROM),使用者只能读取光盘上的信息而不能追加、修改或擦除;一次写入式光盘(WORM),使用者可追加但不能擦除原来的信息。上述不可逆式存储方式,可有效防止电子文件被修改,保证电子文件的原始性、真实性和完整性。
3.2 建立有效的电子档案管理信息系统
要实现电子文件的档案化管理,就要建立一个有效的电子档案管理信息系统。而衡量一个电子档案管理信息系统的标准,有以下四点。
3.2.1 实用性
要针对本企业档案特色开发,满足电子档案管理需求,根据本企业文件处理流程来进行档案信息系统软件功能的设计。
3.2.2 安全性
一方面是电子文件本身的真实性,其记录的内容是否真实、可靠;另一方面是对电子文件信息的保护和隔离,建立完善的内部控制制度,防止非授权用户的侵入和信息的泄漏。
3.2.3 开放性
采用开放技术、开放结构和开放借口,使系统能与外界信息进行良好的沟通,尤其是能实现与企业其他系统,如OA、EAM等系统的无缝集成,形成完整的企业信息管理系统,充分发挥信息的共享性和可开发性。
3.2.4 先进性
在注重实用性的基础上,系统开发应尽量立足高起点,采用相对成熟的开发理念、工具和技术,并支持电子信息档案管理系统开发技术的后续发展,使其具有发展潜力,便于升级扩建。
3.3 完善电子档案管理机制
组织档案管理人员进行专业化培训,并由档案管理部门制定适合本企业发展需要的电子档案管理制度、各项机制及管理流程。建立独立的电子档案馆(室),妥善保管电子档案的存储载体,并从防磁性、温控等方面打造档案的环境,确保电子档案能得到妥善管理,确保文件信息不散失、不损毁及不失真。规范档子档案的归档流程。电子档案可以在文件办理结束后随时归档,一方面可以避免文件漏归,确保电子文件的归档率和完整率,另一方面可以避免档案的流失和病毒的损坏。由电子文件的形成部门,通过企业内网将文件传送给档案部门,并使用电子签署技术封签认证;由档案管理人员接收登记,按事由或部门原则给电子文件编制一个唯一的档案号,并设置访问限制级别。
4 结语
随着“互联网+”的持续推进,传统管理模式需要转变。电子文件已经占据日常工作文件传递的重要地位,档案管理部门需要转变观念,加快电子档案管理模式的改变,建立有效的电子文件档案管理信息系统,使得档案管理工作紧跟信息时代发展的脚步,更好地为企业的未来发展服务。
摘要：随着当前无纸化办公的推行,电子文件已成为日常信息传递的主要手段之一。对这些不断发展、日益更新的“新型”档案,进行有效的收集、整理和保存,为今后提供快捷、方便的利用服务,是企业文书档案管理中不可或缺的主要工作。
电力企业文书档案管理原则解析 篇8
关键词：电力企业;文书档案管理;管理原则
我国电力行业对文书档案的管理还在摸索阶段，要想通过文书档案的有效管理促进电力企业的运营，必须清楚管理的基本原则和如何高效的利用这些原则达到管理目的。文章从文书档案的涵义、其对电力企业的意义、管理中应坚持什么原则这三个方面入手，并就档案管理人员如何正确运用此原则进行指导，确保电力企业有效的利用文书档案进行企业管理，希望对电力企业管理者有所帮助。
一、文书档案的涵义
文书档案或管理性档案，是将具有保存与备查价值的原始资料文件有规律的留存下来形成的文件组合，它一般是国家机关、企事业单位、社会团体或其他社会组织等在行政管理等工作活动中形成的文件档案。
二、对电力企业发展的意义
文书档案是企业管理重要的一环，是推动企业运行的重要资源，对于企业发展有着至关重要的作用。而电力企业的文书档案因其特殊的行业性质，使得它在电力企业的作用更加突出，企业可以通过文书档案分析自身的问题、调整企业运营、传达上级决策、准确定位目标、方便职工协调沟通，还在对档案的不断更新中了解企业的发展及吸收更多的经验教训，促进企业更稳更快的前进。
三、对其管理原则的分析
（一）规范化原则
文书档案在概念、管理原则、管理制度、归档标准等要规范化，因为企业众多，如果没有统一的标准，就会让执行者和使用者头痛。其中主要涉及：档案收集、整理、审核、鉴定、统计的标准;专业术语词汇的标准;代码代号标准;编著、收录标准等，这些都要进行详细的规定，而且要求企业规范执行。
规范化就要求档案的建立人员要熟知档案建立的各种制度、知识与原则，严格遵守规定，每一步都进行规范处理，形成较强的职业素养，这样既方便统一管理，又可以让管理者快速的查询到所需的信息，提高企业管理效率。
（二）保密化原则
文书档案除了日常的企业信息外，还有一些涉及企业内部的保密信息，特别是电力企业，对于档案的保密管理更加的重要，这不仅保障了企业的利益，还确保国家能源信息的安全得以维护。根据国家规定，按照机密程度文书可分为绝密、机密、秘密及内部文件4种，而电力企业中绝密和机密文件较少，只包括一定的秘密文件（涉及国家一般秘密）和大量内部文件（仅限内部使用，不必对外公开），所以保密原则一定要严格执行。
而面对日益发达的通讯搜索技术，信息的隐秘性逐渐消失，这对于档案的保密工作带来了考验，这就要求我们的执行人员要认识到保密工作的重要性、增强责任意识，并将责任划分落实到人，对主要涉密人员严格要求，责任与处罚都要明确。当然，要掌握好保密的度，我们的最终目的是使用档案，所以不能因为保密而将档案封闭化，这样就失去了建立档案的目的。
（三）科学化原则
由于现代技术的发展，文书档案的形式也产生了变化，由过去的纸质文件演变为现在的纸质、电子、感光介质（如影片、照片、胶片等）、磁介质（磁带录音与录像、磁盘等）文件，这就要求我们的档案管理也要科学化、现代化，运用信息化网络和技术进行档案的建立、存储、更新、管理、编排、统计，既减轻管理人员工作负担，也方便随时随地快速搜索，无纸化操作还可以节约成本。
科学信息化的管理虽然减少了工作人员录入、编排、统计工作的任务量，但与此同时，对其电脑的操作技能、熟练掌握科学软件、科学管理档案等提出了要求，因此，档案管理人员要不断吸收、更新先进的科学管理知识，学习电脑操作流程;相应的，对于使用者也提出同样的要求，这样才能有效快捷的发挥科技在管理中的作用。
（四）有效利用原则
文书档案对于企业有着多重作用，它记载着企业的重大活动、为企业生产经营提供依据、为职工的宣传教育提供真实素材、为企业领导与管理者提供决策指导，同时它还具有历史性、政治性、行业推动性，是企业一笔非常宝贵的财富，必须将其有效利用，发挥它最大的效用。
有效利用原则就要求档案从业者和使用者都要清楚文书档案建立的目的，了解电力企业文书档案的设置，懂得档案查询的方法和技巧，学会利用合理利用文书档案，上面的三个原则都是为最后一项原则服务的，因为我们建立档案的目的就是供企业管理者使用的。
四、结语
综上所述，文书档案管理的四项基本原则对企业管理有着非常重要的作用。电力企业作为更加特殊的企业，它的管理和发展不仅关系到本行业，还关系到国家的稳定，而我国电力企业的文书档案管理仍处于探索尝试阶段，面临很多问题和困境，但只要以基本原则为基础，不断的完善下去，将它的积极作用发挥出来是指日可待的。
参考文献：
[1]赵文辉.电力企业文书档案管理原则[J].中国电力教育.2013，01（27）：176-177
[2]冯萍.浅谈电力企业文书档案工作的看法[J].中国高新技术企业.2014，09（09）：332-333
[3]洪彬霖.浅议企业文书档案管理的工作原则[J].南方论刊. 2010，01（05）：89-99