文书档案管理的重要性

文书档案管理的重要性（共8篇）

文书档案管理的重要性 篇1

新时期文书档案管理工作的重要性

一、文书档案管理工作的必要性

文书档案是一个企业或者部门的极为重要的文件，这关系到部门的长远发展和日常经营，因此，我们必须要加强对于文书档案管理工作的管理，并且深化研究和总结，不断完善相关的工作，只有不断创新工作方式，革新工作思路，才能够促使各项文书管理工作科学到位，进而协助和组织好各类其他工作，让公司和企业的发展更加科学和合理，从而提高部门的竞争力，并且有效增强工作人员们的工作效率和办事效率。在当今时代下，文书档案管理工作又有了新的时代内涵，这项工作比以往有了更加重要的意义，但是，目前社会上的许多公司和部门并没有做好相关的文书档案管理工作，许多工作内容都落后于时代的发展，而且工作效率十分低下，因此，我们必须要对文书档案管理模式和管理方法进行探讨，从而让各项工作更好地服务于社会。

二、文书档案管理建设中的问题

（一）管理不规范。在目前社会上的很多机构和组织之中，档案管理工作都是一项极其重要的工作，而且是一项基础性的工作，但是，这些部门并没有做好档案的相关工作，档案管理之中存在着一系列不规范的问题，这也是各大社会组织的通病。一般而言，档号、档案标题存在着填写的问题，目录方面也不科学、不规范，相关的档案管理条例和档案管理规章制度也不健全，这些都是导致文书档案管理效率低下，档案内容问题频发的重要原因。除此之外，有很多的单位在档案管理方面的思想没有跟上时代的发展，他们仍然采用传统的文书档案管理模式，因而也就不能做到管理模式的创新和管理方法的创新，最终导致固步自封，失去了工作上的优势，致使整个组织的工作效率低下。

（二）管理手段比较落后。随着科技的发展，人类社会已经步入了信息时代，计算机技术和信息网络技术已经得到了广泛的应用，深入到了人们的日常生活之中，在文书档案管理工作中，我们也应当利用好现代科学技术这个重要助力，为各项资源建立网络化存储档案，从而让我们更加清晰的存入和取出相关信息，另外，通过计算机网络技术，我们还可以让档案的管理变得更加清晰化和条理化，在我国目前的许多部门和机构当中，工作人员都已经采用了计算机检索模式，这种做法大大提高了工作人员们的工作效率。然而，仍然后很多文书管理部门并没有跟上时代的发展，他们没有在文书档案管理工作中引入计算机技术和信息管理技术，档案的管理仍然是以手工检索为主，这就导致了工作量的大大增加，工作效率的低下，而且工作精度不高，长此以往，就会导致组织各项工作的开展与社会脱节，不能够适应当今社会的发展。

（三）管理工作人员的素质比较低下。在文书档案管理工作中，有很多工作人员的工作素质比较低下，他们不但缺乏专业的档案管理能力，而且缺乏基本的职业素养和敬业心，这对于各项工作的开展是极为不利的。为了保障文书档案工作的顺利开展，各个组织需要一批专业素质过硬，能够熟练掌握现代工作技术和信息技术的专业性人才，并且他们需要具备丰富的工作经验和实践能力。然而，在文书档案的管理中，人才队伍的建设并没有达到要求，许多档案管理部门招聘了一些临时工或者兼职人员，造成了文书档案管理的不规范，从而为以后各项工作的开展造成了一系列的麻烦。

三、文书档案管理工作质量的提升策略

文书档案工作对于企业和组织的长远发展具有着极其关键的作用，我们必须要深入研究档案管理工作的质量提升方法，并且多加实践，进行相关的总结，必须要科学合理开展各项工作，让文书档案能够真正发挥其应有的价值，而不仅仅是把他们进行简单收集和堆叠。

（一）健全体制，促进档案管理的有效性。长久以来，文书档案的管理工作一直没有得到有效提高，导致组织的管理出现一系列的差错和混乱，这其中最为主要的原因就是没有健全相关的文书档案管理体制，这就导致各项管理工作变得混乱不堪。因此，我们必须要立足于时代的发展，同时充分考虑企业和组织的内部发展情况，建立起有效的档案管理体制，帮助文书档案管理工作走向正规，例如，我们可以设置出档案责任管理制度、电子档案存储制度和档案定期检查制度等等，与此同时，必须要深化各项制度的落实工作，不能够让制度仅仅沦为一纸空文。

（二）技术创新，促进档案管理的信息化。在传统的档案管理工作中，所涉及到的事情是很复杂的，而且手续繁多，工作人员的工作量十分巨大，这已经不能够适应当今时代快速发展的步伐，因此，我们必须要把档案管理工作与计算机网络技术等现代科学技术进行有机结合，让文书档案的管理工作变的更加具有效率，我们必须要把传统的档案变得更加信息化和电子化，能够录入网络的档案和文书需要尽力落实到网络之中，不但能够实现永久的保存，而且不用担心存取不方便的问题，通过这一系列工作，整个社会组织能够达到高效管理和高效运转。

（三）大力宣传相关的法律法规，从而增强员工们的职业素养。为了提高文书档案管理工作的有效性，我们必须要进行法律法规的宣传工作，从而帮助员工们建立起相关的法律素养，例如，我们可以组织他们学习《中华人民共和国档案法》，从而了解档案法中有关文书档案管理的相关规定，加强他们的法律意识，让他们在日常的工作之中提高自觉性和警惕性。

（四）努力提高档案管理工作人员的业务水平。我们必须要定期对员工们进行培训，提升他们的业务水平和专业能力，而且应当定期组织文书档案管理交流会，让工作人员之间相互交流工作经验和管理经验，进而发现自身的不足，改进工作方法，提高工作效率。

总而言之，文书档案管理工作是一项十分重要的环节，各组织和部门应当加强对于文书档案管理工作的重视程度，并且需要加强对于这方面的实践和探索，从而充分发挥单位文书档案的重要作用，实现单位和组织的现代化发展。

文书档案管理的重要性 篇2

一、运用系统观点, 建立文书档案管理工作的良性循环系统

运用系统观点来考查文书档案工作的基本职能, 可以提高文书档案管理机构的整体效率, 使文书档案管理人员不致于只重视某些与自己有关的特殊职能而忽略了大的目标, 也不至于脱离其他工作单独发展文书档案工作。

文书档案工作是一项系统工程。在这个系统当中, 作为组织的管理者为解决组织或社会上的某些问题, 形成了现行文件, 用于指导本部门或其他部门的工作。而文件过渡到档案, 需要人即档案管理人员进行整理和鉴定, 因此, 在文书档案工作系统中, 文件阶段只是档案发挥其潜在价值的准备阶段。档案需要人和社会的利用, 才能实现其内在的价值, 在此之前文书档案工作人员还需要对其进行分类、检索和编研, 用以为档案利用群体提供服务。而人之所以有利用档案的需求, 则是出于自身和社会的需要。档案使利用者的需求得到满足, 同时也对社会提供了有效的信息支持, 因此, 档案对社会的效用是直接的。

系统原理强调:任何管理系统都是由各个管理要素和管理部门组成的有机整体。因此, 要达到文书档案管理工作的良性循环就要解决好人、档案、社会三者之间的关系。在整体文书档案系统的运作过程中, 每个要素都不是孤立存在, 而是通过要素之间的联系和相互的作用影响而达到完整和谐的效果。在这三者之中, 档案位于人与社会之间, 是人与社会进行沟通的工具。档案部门只有通过对文书档案信息内部联系和价值的深刻认识, 才能找到什么信息是社会和文书档案利用者最想得到的, 这样可以有效地促进文书档案的开发利用。

二、切实采取有效措施, 提高文书档案工作效益

近年来, 在文书档案工作效益方面仍然存在一些问题。首先, 文书档案利用程序烦琐, 文书档案检索工具起不到相应的作用, 文书档案效益逐渐降低。其次, 有用信息面狭小, 导致文书档案部门作为保管有用信息部门的形象在社会和公众眼中受损, 文书档案部门社会效益和经济效益明显降低。最后, 文书档案事业的发展没有得到社会各界的重视。要解决这些问题, 应努力做到:

第一, 简化文书档案利用程序, 完善检索工具, 从程序上寻找效益。要简化文书档案利用程序, 去掉填表、身份验证等非必要环节, 取而代之的是由文书档案工作人员对文书档案利用者进行咨询, 以便快速准确查找到利用者所需要的文书档案。文书档案检索工具的完善是提高文书档案服务效率的手段之一。

第二, 实现文书档案鉴定专家化, 确保有用信息能够发挥作用, 提高文书档案效益的含金量。文书档案鉴定工作是文书档案工作程序中最为重要、难度最大的一项工作, 档案鉴定工作的好坏往往直接关系到文书档案价值的大小, 及其寿命的长短。首先应当认定文书档案鉴定所承担的责任归属, 这需要用制度和合同契约的形式加以确认。其次文书档案鉴定部门应当组成专家组对文书档案进行鉴定, 专家组应当包括来自社会各界的专家, 通过充分考虑到社会各界的需要, 对文书档案的价值进行全面的评估, 最终得出文书档案去留的结论。

第三, 建立网络化服务体系, 提高文书档案利用效益。随着网络化与信息技术的日益普及, 文书档案馆建设走网络化之路可以极大地提高文书档案信息资源开发的效益。凡是能上网的利用者都可以查询自己权限内保管在不同地域和部门的大量文书档案信息, 使文书档案信息利用率明显增加, 既节省时间又节省精力。第四, 建立文书档案管理效益测评体系。管理效益测评是指文书档案管理实施过程结束后, 根据所取得的成绩和效果, 对文书档案管理活动的各项程序进行全面检查、分析、比较、论证和总结, 从中找出规律, 以不断提高管理效益, 实现管理的良性循环。

三、提高文书档案工作人员素质, 深度挖掘其潜力

人既是文书档案价值的创造者, 又是文书档案价值的实现者, 强调人在文书档案工作中的作用, 充分发挥人的潜力, 是人本原理在文书档案工作中的重要内容。从文书档案工作人员自身找突破口, 实现文书档案工作人员的社会化、专业化和全面化, 是理性管理原则在文书档案工作中的体现。

首先, 注重人的社会化因素。应针对文书档案工作人员所从事的不同岗位的内容和特点, 经常搞社会调查, 贴近档案利用的市场主体, 在社会中培训文书档案人员的社会品性, 使他们能够设身处地地为利用者服务, 用既有分工又有合作、注重联系的社会化理念武装工作人员, 调动他们的积极性, 发挥文书档案部门的整体优势, 加速文书档案社会化进程。

其次, 重视人的专业化水平是文书档案工作得以正常运转的基本需要。提高文书档案工作人员的专业素质, 应把能力、知识含量、技能熟练程度作为选拨工作人员的标准。鉴于相当一些文书档案工作者过去学过的文书档案专业知识跟不上社会和文书档案事业的发展趋势, 因此, 应当定期对文书档案工作人员进行专业培训, 随时“充电”。

文书档案管理的重要性 篇3

关键词：文书档案；数字化；管理；必要性

数字化技术在文书档案管理工作中具有十分重要的作用，能够在较大程度上提升档案管理工作的实施效率。所以，根据档案管理工作的主要特点，促进数字化档案管理方式的优化性，解决管理工作中存在的问题，能够保证文书档案管理工作的优化实施。

一、建立文书档案数字化管理模式的必要性

所谓的数字化管理是采用计算机、扫描仪、数码相机等信息设备，对纸张、磁带、胶片、实物等各类介质载体的档案内容进行数字信息转化，使其成为能被计算机识别的数字图像或数字文本的加工处理过程。随着现代科技技术的不断使用，数字化技术得到普遍利用。文书档案的数字化管理工作为现代化发展提供较大改变，对管理水平的提升具有重要意义。主要表现在：在现代化经济水平下，各个领域之间的交流不断增多，利用各种方法能够促进文书档案信息方法的快捷使用，实现信息的共享性。数字化管理方式还是现代化管理工作的主要方式，符合当前的经济发展需要。为了促进文书档案的充分使用，提高管理水平，实现数字化管理能够在较大程度上满足现代化发展需要。同时，利用完善的管理措施，能够促进现代档案管理工作的科学发展。在社会各个领域中，数字化管理方式是当前的新方向，不仅改变了传统的工作方式，促进使用的先进性，为社会发展提供了更大的发展价值。因此，在数字化管理趋势下，将现代技术作为基础，不仅实现了档案信息的安全性，还为文书档案信息的使用提供有效途径。

二、文书档案数字化管理问题

为了提高档案管理水平，需要利用到数字化管理模式。但在使用过程中还存在较多问题。主要是该工作比较复杂，各个文字档案轉变为电子档案期间，需要为其编制合适的路径。其管理问题主要表现在：

1.档案形式多样，在对其整理期间面对较大困难。各个部门的文书档案工作都比较复杂，主要是利用了传统的管理方式，无法符合其发展需求，浪费了大量的使用时间。2.数字化管理工作中存在的软件需要不断更新，文书档案管理工作中存在的设施、软件以及操作系统都需要为数字化管理工作提供保障，这些要素容易对其引起较大影响。特别是文书档案管理与计算机硬件之间存在的不兼容问题，导致档案信息无法读取，无法满足管理要求。3.无法建立安全的文档信息，我国文书档案工作还存在一些安全性，主要是人员素质不高，没有形成安全防范意识。随着现代技术的不断进步和发展，网络黑客不断增加，导致大量信息受到严厉攻击。4.文档信息管理工作人员素质较低，传统管理模式使用下是不需要提高人员综合素质的，但数字化管理模式不同，对管理人员具有较高要求，需要掌握充足的计算机知识以及文档管理知识，所以说，现在的管理人员整体素质较低。

三、提高文书档案数字化管理水平的主要对策

1.数字化平台的构建。在对文书档案进行数字化管理工作中，为了最大程度的提高文书档案数字化管理水平，需要为其构建相关的管理平台，促进网络化建设工作的有效实施。在该平台实施下，能够对文书档案管理工作中的内部环节进行细化，促进文书档案数字化管理方式的优化实施，保证调整工作的合理性，从而为现代化文书档案管理工作的高效实施提供有效基础，为期奠定有利基础。同时，在文书档案数字化管理工作中，各个管理部门一定要加强相互之间的交流和沟通，促进文书档案阅读方式与使用方式的优化实施，保证在整体上提升文书档案数字化管理水平。实现网络化建设工作，保证档案管理部门内部之间的相互交流和沟通，对资源进行优化配置，实现利用的合理性，促进网络信息化系统在使用期间更加完善、更加可靠。在促进文书档案数字化管理工作有效实施基础上，还能促进信息的共享性发展，对数字化技术合理使用，能够对远程传输对信息进行有效传播和检索，保证在整体上提高文书档案数字化管理水平。

2.数字化机制的形成。在文书档案管理工作中，为了在整体上提高文书档案的管理质量，保证数字化管理模式作用的充分发挥，促进价值的有效形成。在工作执行过程中，需要为其建立科学、合理的档案信息管理制度，促进档案资源数字化管理模式使用的优化性。将管理制度作为其中最为主要因素，能够保证文书档案数字化管理工作的顺利发展。同时，对数字化技术合理利用，还能在整体上提升文书档案管理工作的实施水平。在该基础条件下，为了促进文书档案信息化管理模式的优化性，一定要根据文书档案数字化管理工作的实际情况，促进管理对策的形成，这样才能为现代化文书档案管理工作的稳定发展提供有效意见。

3.人员素质的提高。为了提高文书档案管理工作人员的综合素质和岗位能力，促进文书档案数字化管理工作的高效实施。在具体实施过程中，需要根据实际的发展需求，对文书档案管理人员进行定期培训，促进教育方式的形成。这样不仅能为其组建一批高素质、岗位能力较高的人员，打造高水平的文书档案管理队伍，采用多元化的培训工作和教育，还能加强文书档案管理人员的自身素质和岗位能力，保证文书档案数字化管理模式的先进性。同时，在工作中坚持问题的分析原则，对现代化数字技术合理利用，解决文书档案管理工作中存在的问题。在该工作执行下，不仅能提高文书档案数字化管理水平，还能为现代化管理工作提供有效的实施对策。

4.管理平台的规范。在现代化社会发展趋势下，为了提高文书档案管理工作水平，促进有效性的优化实施，保证文书档案管理工作的规范实施，需要促进数字化管理平台的形成。期间，可以将其进行合理分配，将基础数据、工作模块以及实体模块等进行划分，保证文书档案数字化管理工作中的各个环节都能细致化，在实际工作中，不仅能形成文书档案数字化管理模式，还能促进应用价值的充分发挥。

四、结语

文书档案的数字化管理具有一定的复杂性，能够保证文书档案管理工作实施的高效性。在工作执行期间，需要各个人员的相互配合，促进文书档案管理方式的优化性，保证现代化信息技术使用的合理性，使文书档案管理工作在科学化模式运行下，推进档案管理工作的积极进步和发展。

参考文献：

[1] 查荣.建立文书档案数字化管理模式的必要性[J].价值工程，2012，31（23）：217-218.

[2] 顾玉红.建立文书档案数字化管理模式的必要性[J].科技视界，2014（11）：207-207，355.

文书档案管理 篇4

1.文书：有两种含义：一是指作为信息载体的文字材料，二是对从事文书管理工作人员的职务称谓。

文书是指作为信息载体的文字材料，是社会组织和个人在社会实践活动中用来记录、传递信息的书面文字材料，是以文字形式并使用特定文体格式处理各种事务的凭证性工具。

2.档案：是指过去和闲杂的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是指社会组织与个人在其社会活动中所直接形成并具有保存价值的原始记录。

3.公务文书

4.事务文书

5.上行文

6.下行文

二、单项选择题

1.下列选项中不属于文书性质的是（）。

A.现实性 B.特定性 C.信息性 D.凭证性

2.下列选项中不属于文书特点的是（）。

A.作者的特定性 B.格式的规范性 C.文书处理程序的特定性 D.历史性

3.下列选项中不属于档案性质的是（）。

A.原始性 B.历史性 C.凭证性 D.考查性

4.下列选项中不属于档案特点的是（）。

A.原始性 B.价值性 C.系统性 D.考查性

5.下列选项中不属于古代公文的种类是（）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文书档案工作包括的一系列环节和程序不包括下列哪项。（）

A.文书形成 B.整理归档 C.交通 D.鉴定

7.下列选项中不属于公务文书特点的是（）。A.鲜明的政治性 B.很强的历史性 C.法定的权威性 D.格式的规范性

8.知照性公文主要是党政机关向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求的公文，下列选项中不属于此类公文的是（）。

A.决议 B.通知 C.公告 D.通报

9.（）适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

A.公告 B.通知 C.决议 D.函

10.下列选项中对发文字号表述正确的是（）。D A.国办发〔1996〕第2号 B.国办发（1996）02号

C.国办发〔1996〕第02号 D.国办发〔1996〕2号

三、问答题

1.请简述文书工作与档案工作的性质和任务。

2.试述文书与档案人员的基本素养要求。

3.试述公务文书的作用与特点。

4.如何恪守公文行文规则？

5.如何正确选定公文文种？

二、平时作业二

一、填空题

1.文书处理程序，包括文书处理的流程、方法和步骤，是按照公文制发、办理和管理的规律，对文书运转环节的科学合理安排。

2.文书处理流程通常由收文办理、发文办理、办结文件处理和文件运转管理四个方面构成。

3.批办是指机关领导人根据文件内容、拟办意见和部门职责，对来文所提出的批示性意见。

4.传阅的方式包括轮辐式传阅、接力式传阅、专人送达传阅以及阅文式传阅四种。

5.国家档案局2000年12月6日发布了《归档文件整理规则》，是我国机关文书和档案规则改革的一项重要举措，弥补了我国文书、档案工作标准体系中归档文件整理的空白。

6.《归档文件整理规则》将归档文件整理的基本单位确定为“自然件”（或称单份文件）。

7.文书人员在文件办理过程中，应及时对日常形成的、办理完毕的文件进行收集，重点把好的关口是：发文关、收文关、重要会议关、外出会议关、内部材料关、报刊材料关。

8.发文字号是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、、文件顺序号组成。

9.归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

二、多项选择题

1.文书处理程序的基本特征包括（）。

A.程序性 B.历史性 C.连续性 D.规定性 E.时效性

2.文件签收的作用包括（）。ABC

A.确保文件运转安全可靠 B.明确双方的交接责任 C.表明文件的去向和下落

D.明确收文放的职责 E.确保发文方的权益

3.收文登记的方法包括（）。BCD

A.数码登记法 B.总流水号登记法 C.分类流水号登记法

D.口取纸分类登记法 E.数字登记法

4.文书整理归档是以件为单位进行（），并进行装盒、归档，使之有序化的过程，以便于保管、检索和利用。

A.装订 B.分类 C.排列 D.编号 E.编目

5.文书整理归档的原则包括（）。ABCDE A.保证整理归档的文件材料齐全完整

B.遵循文件材料形成的客观规律

C.保持文件之间的有机联系

D.正确区分文件的不同价值

E.整理后的文件要便于保管、检索和利用

6.《文件归档管理规则》提出了（）等方法。ACD A.分类法 B.归纳法 C.机构（问题）分类法

D.复式分类法 E.“自然件”分类法

7.归档文件编号使归档文件再全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作一级查找利用提供条件，编号中的号包括（）等。

A.全宗号 B. C.保管期限 D.件号 E.归档章

三、问答题

1.拟办的要求有哪些？

2.发文审核的具体内容及要求有哪些？

3.文书运转管理的基本原则包括哪些？

4.试述文书整理归档与文书立卷的区别。

5.简述文书整理归档的方法步骤。

平时作业三

一、名词解释

1.档案统计工作：P244

2.档案整理工作： P254

3.档案保管： P271

4.主题法： P283

5.专门档案： P304

6.大事记：P296

二、不定项选择题

1.档案收集工作的主要内容包括（）。ACDE

A.对本机关需要归档档案的接收 B.对其他机关需要归档档案的接收

C.对历史档案的接收 D.对历史档案的征集

E.对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收

2.档案鉴定工作室一项决定档案存毁的工作，包括的内容是（）。ABCD A.制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表

B.具体审核档案材料的保存价值，确定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期满且无继续保存价值的档案予以销毁

D.档案鉴定工作的组织

E.档案统计资料的分析

3.档案室或档案馆对于按制度规定接收的档案，除验收时检查文件整理质量外，还必须根据本室（馆）库房管理的特点和需要，进行全宗及其文件组合的排列、（）的加工等简单的条理化、系统化的工作。B A.数量统计 B.检索目录 C.档案鉴定 D.档案盒 E.题名

4.档案整理工作中的所谓（），在档案整理阶段，由档案管理人员根据档案管理的有关规章制度和相关要求，对归档案卷进行必要的、认真的整理或加工作。D A.统计 B.鉴定 C.收集 D.立卷 E.归档

5.档案库房的类型包括以下（）。

A.综合档案库 B.科技档案房 C.图书资料库 D.基建档案房 E.新型载体档案房

6.档案检索语言的类型包括（）。

A.归纳法 B.馆藏法 C.分类法 D.主题法 E.演绎法

7.按档案检索工具的载体形式分类，包括以下（）。ABCD A.书本式 B.卡片式 C.缩微目录 D.机读目录 E.全宗式

8.（）在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用，是档案工作中最富有活力的一个环节。

A.档案归纳 B.档案鉴定 C.档案提供利用 D.档案搜集 E.档案检索

9.科技档案价值的鉴定因素一般包括以下（）。

A.技术因素 B.功能因素 C.典型因素 D.时间因素 E.人物因素

10.同纸质文档相比，电子档案利用的特点和优点是（）。ABCD A.复用性好 B.服务形式多样化 C.便于传输 D.依赖性强 E.储存性强

三、问答题

1.档案为什么必须以全宗为单位进行整理？

2.请简述档案检索的内容。

3.请简述档案参考资料有哪些特点。

4.请简述人事档案的特点及作用。

5．试述电子文档管理的内容和原则。

6．试述文书与档案计算机辅助管理的特点。

平时作业四

技能测试题

一、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。

1．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的函

2．中央广播电视大学关于××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的复函

3．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作情况的调查报告

4．××省广播电视大学关于请求拨款维修危旧校舍的函

5．××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的复函

提示： 1、2、3组成一卷； 按内容和文种特征组卷；

××省电大与中央电大关于继续进行开放教育试点工作的往来文件4、5组成一卷；

按通讯者、内容和文种特征组卷；

××省电大与××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的往来文件

二、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。

1．某省人民政府就搞好鲅鱼圈总体经济开发工作给××市人民政府的指示

2．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的通知

3．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的请示

4．某省人民政府关于召开全省外事工会会议的批复

5．某省人民政府就鲅鱼圈月亮湾商业区建设问题给××市人民政府的指示

文书档案管理论文 篇5

——对文书整理归档现实意义的若干思考

“归档”，虽然作为档案专业术语，无论是在教科书，还是在档案学词典里，都有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的基层档案工作实践密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。

科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，电子文件波及了档案工作实践，丰富了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”，使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件

取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。

文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。

一、应用办公自动化的文书档案管理的优点

1、办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2、文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查

找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3、电于文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4、提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工

其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

1、电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2、对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、针对在实践应用过程中遇到的一些问题我提出了几点方法。

1、办公自动化系统内、外网隔离

在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之

一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2、提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。

二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。

三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档

案人员的信息源和创新思维。

3、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。

参考文献：

1.邓邵兴，档案管理学，中国人民大学出版社

文书档案管理的重要性 篇6

随着经济的不断发展,文书档案的管理模式也在不断更新。整理和收集文书档案的电子文件,不断推行电子化管理方法,是目前文书档案管理需要解决的主要问题。文书档案的数字化管理模式主要是应用不断发展的数字化技术,比如,数字压缩、文件扫描、影音文件以及视频文件等,通过文字识别技术获得图片文件,并且利用先进的存储管理手段将图片储存于数据库中,有利于对文书档案的及时检索,同时凭借网络技术实现文书档案的数字化管理。基于数字化管理模式的文书档案管理模式可以实现网络共享和文书档案的远程传递,可以建立起及时、快速、精确、全面的数字化档案管理系统,从而能够实现文书档案的智能检索,最终能够提高文书档案的利用率。

1 建立文书档案数字化管理模式的必要性

1.1 文书档案数字化管理是信息交流的基本要求

目前经济正在飞速发展,文书档案的使用需求不断增加,在各部门之间进行文书档案的交流日益频繁,因此,人们需要一种更加便捷、有效的途径获得各类所需要的文书档案,需要文书档案管理部门能够建立一种有效的文书档案数字化管理模式,从而实现部门之间文书档案的信息共享。

目前,数字化技术水平飞速发展,并且在很多领域得到了广泛的应用,所以,文书档案的数字化管理是文书档案信息资源管理的关键。

1.2 文书档案的数字化管理是档案管理现代化的主要模式

随着信息技术的不断深入,文书档案的管理应该紧跟时代前进脚步,不断地进行文书档案的信息化管理模式的创新,极大地提高文书档案的管理效率,转变传统的文书档案管理的模式,因此,文书档案的管理模式应该顺应时代的发展方向,充分地发挥出文书档案信息资源管理的功能。数字化管理模式是文书档案现代化管理的关键方法,是文书档案管理和信息技术、网络技术、多媒体技术等现代化数字技术相结合的产物,在文书档案管理应该得到全面的推广,这样才能真正地促进文书档案信息管理的创新发展,能够有效地满足各部门对文书档案的实际需要。

2 文书档案数字化管理所面临的问题

文书档案的数字化管理模式是提高档案现代化管理水平的主要方式,文书档案数字化管理的模式中,档案管理机构在进行文书档案管理的过程中投入了大量的人力、物力,并且对文书档案进行了非常烦琐的数字化加工处理。数字化加工需要将文书档案通过图片扫描的方式转换为电子文档,并且将电子文档录入到数据库中的某个路径下,文书档案的需求者可以通过相应的路径检索到自己所需要的档案信息。

然而文书档案管理机构在对文书档案进行数字化管理的过程中没有关注文书档案数字化信息的元数据,缺乏对文书档案数字化信息的管理,因此,文书档案数字化管理面临着许多问题需要进一步地解决。

2.1 文书档案的形式多样,整理和储存困难

目前,各部门的文书档案内容比较繁多,形式也多种多样,假如还利用传统的档案管理方法对其进行分门别类地管理,流程会非常复杂,而且管理效果也不够好,同时一些档案管理工作人员需要花费较多的时间对众多的文书档案进行管理,文书档案管理的水平无法达到要求。传统的文书档案管理模式存在着比较大的缺陷,由于文书档案的数量较多而占用较大的空间,如果文书档案的储存环境不佳,可能会导致文书档案的损坏,因此在数字化管理方法上还没有得到进一步的发展。

2.2 文书档案的数字化管理所需要的软件技术发展迅速

文书档案数字化管理的基础保障是文书档案管理的配套设施、管理软件以及操作系统,这些因素是文书档案能够进行灵活录入和检索的前提。

目前,信息技术不断发展,计算机的升级速度惊人,因此,经常出现文书档案的管理软件和计算机硬件之间不兼容的现象,经常产生无法读取文书档案信息的情况,一些情况下,新的软件无法使用,因此,这一方面给文书档案管理提出了新的挑战。

2.3 文档信息的安全性不稳定

在信息化发展的今天,尽管文书档案信息管理具有很好的便利性,但是它的信息安全性还具有很多的问题。在网络环境下,导致文档信息保密性差和安全性低的原因有:首先是文书档案信息管理人对文书档案造成的安全隐患。这是因为管理人员的自身素质较低,没有较强的安全防范意识和保密意识,尤其是在对某些得向公众发布的信息没有进行严格的审查和管理,加之操作人员没有具备相关的计算机安全和网络安全的知识因而对信息的管理操作没有按照规范的程序进行,没有备份好相关的数据资料等。另外,这是因为在现代网络技术、计算机病毒盛行,或者某些黑客们对信息管理系统的蓄意攻击导致文件没有安全的信息保证。这些都使得让现代文献信息的收集管理受到威胁和挑战。

2.4 文档信息管理人员素质亟带提高

在传统的文件管理对工作人员的要求不是很高,只要懂得专业的文件管理技术就可以担任起文件的管理。但随着现代科学技术和文档的信息数字化管理技术的发展,需要文档的信息管理人员与时俱进增强个人的的素质。在具备有一些专业的文档管理知识基础之上,掌握网络信息技术才能够操作某些特殊的系统软件。

3 完善文书档案数字化管理模式的对策

按照当前文档管理模式和运作特点,数字平台搭建工作的重中之重是找到管理模式的稳定过渡和文书档案管理工作获得突破。也就是说要在数字化平台搭建的概念设计期内系统的把所有的工作做出整理。这样一来不仅可以确保文件档案在实体到数字的装换时,信息完整无缺,数据准确,而且还可以控制把转换之中所需要的时间的多少和管理人员的工作成本的高低。因而在比较之下具备更高的收益比。

文档管理的整个工作流程的数字化再造工作应该依据数字化工作模块的定义和完整系统的数据:首先应该注重掌握文书档案办公室文档管理部门的管理服务工作,而且要贴近单位科学管理的工作重心;二是掌握文档管理工作的个性差异,贴近的个性文档的相关特点。

在对文书档案管理数字化平台的工作模块定义时既要保证档案的保存,又要有效地提高使用的便捷与广域的共享,以促进文书档案开发使用。因此在完成对文书档案同一信息整合后,要将文书档案管理平台划分为三个工作模块:基础数据、文书档案数据、实体存储。

(1)基础数据工作模块。在年度计划、年终总结、政策文件、重要报告、统计决策文件等多层次的文书档案单位构成要素,而这种多层次的文书组成,一定会要求在有关文书档案建立中反映立足点和需求点的差异。而目前的文书档案管理除了对相关文件基础数据的记录外,忽视了因文件类型不同而存在着的文书档案的个性化需要。

面对这种“管理粗放、千篇一律”的缺陷,应该重新调整文书档案中的基本信息,除了反映共性特点以外,还应该突出不同的文件类型的差异化特点。所以,基础数据工作模块内部细分为计划基本信息、总结基本信息、报告基本信息、统计决算数据等信息收集项,并且利用树形建模的手段进行差异化信息纪录。

(2)文书档案数据模块。一直以来,对文书档案认识的滞后性导致文书档案管理工作状态总是处于半封闭。这种半封闭状态导致文书档案需要的相关文书档案信息的收集面过于狭窄。如果信息收集面仅限于单一来源,档案信息的时效性、完整性与准确性就受到局限,阻碍文书档案管理的有效利用与持续开发。因此,需引入文书档案数据模块对文书档案数据进行扩展。

文书档案数据模块体现文书档案的个体差异性、岗位侧重性,为今后对文书的信息分析提供有效的原始信息。

该模块内部主要包括年度计划、年度总结、政策文件等信息收集项。

(3)实体存储模块。实体存储模块是指文书档案中传统的纸质归档文件或资料,比如,会议的记录资料、各类机关部分发放的政策文件、单位的计划、年终的总结、决算统计报告等具有归档必要性、作为数据模块实物证明的规范性文件,由专门设置的档案管理工作部门负责管理工作。从表面上来看,和传统的文书档案管理没有较大的区别,然而在实质上是根据传统文书档案在检索、保管分类中所存在的缺陷,结合数据模块的划分,采取的有效措施。

为了能够弥补传统文书档案管理的缺陷,在数字化平台建设过程中,实体存储模块的存放标准单位为单一的文书档案文件。通过各类文书档案的基本信息模块、文书档案管理模块的数据,可以比较方便地查询、阅读出所需要的文书档案内容,按照有关内容就可以迅速地调出相应的、包含完整数据信息、及时更新的文书档案。

4 文书档案管理数字化平台建设的网络化

文书档案数字化工作模块建设的完成,只是针对文书档案管理工作的内部环节解决了问题。提升部门之间的信息共享度,也是文书档案管理数字化建设的一个现实问题。

文书档案的调阅、使用重在工作完成的效率,也就是在比较短的时间内达到文书档案使用的各种要求,文书档案管理部门与其他文书档案的使用部门在信息沟通上的工作效率和快慢属于评估文书档案管理工作提升的一个指标。因此,不仅要完成文书档案工作数字化平台的内部搭建,也应该构建一个网络信息化共享系统,执行网络远程检索、传递。实现文书档案管理与电子校务系统的无缝连接。

摘要：为了能够有效地对文书档案进行管理,本文深入地剖析了数字化管理模式在其中的应用,分析了建立文书档案数字化管理模式的必要性,总结了目前文书档案数字化管理所面临的问题,并提出了完善文书档案数字化管理的对策和建议。

关键词：文书档案,数字化,管理模式

参考文献

[1]王云霞.数字化档案在档案管理工作中的作用及展望[J].陕西档案,2009,(5).[1]王云霞.数字化档案在档案管理工作中的作用及展望[J].陕西档案,2009,(5).

[2]李扬新.论数字化信息开放利用原则的提出及意义[J].档案管理,2007,(3).[2]李扬新.论数字化信息开放利用原则的提出及意义[J].档案管理,2007,(3).

[3]张新芳.文书档案工作如何适应新时代企业文书档案管理的新要求[J].兰台世界,2006,(24).[3]张新芳.文书档案工作如何适应新时代企业文书档案管理的新要求[J].兰台世界,2006,(24).

文书档案工作的思考 篇7

关键词：文书档案资料；档案管理；对策

0 引言

医院文书档案是包括基建项目资料、会议记录、人事调动资料、工作计划、年度总结及病人病历等在内的重要资料，是医院开展各类管理活动的重要历史凭证。文书档案管理作为医院档案管理工作的重要组成部分，担负着医院公文的收集、分类、传递、归档等重要的责任，其管理水平的高低会对于档案资料的完整性和质量都有很大的影响。为了提高医院档案资料的利用率加强文书档案管理，实现文书档案工作的科学化和规范化是必然的。做好医院的文书档案工作不仅能使医院各部门和患者能够及时方便的获取所需信息，还能够促进医院在新时期的和谐持续发展。

1 医院文书档案工作现状及面临的困境

1.1 文书档案管理人员综合素质偏低 随着信息化时代的发展，无论是企业、单位还是各类社会组织，其竞争力的高低归根结底取决于其人才综合素质水平如何。尤其是对于医院文书档案管理工作来说，专业化程度比较高，特别是在竞争日益加剧的知识经济时代，对档案管理人才更是提出了高要求，既要有专业的档案管理专业知识，又要熟练基本的计算机操作等。然而，从目前医院文书档案管理工作队伍来看，这种高素质、高水平、专业的复合型人才还比较缺乏，综合素质普遍偏低，这很不利于医院档案管理工作效率的提高。

1.2 部分单位不能有效地利用医院文书档案 目前，还有部分医院管理人员和相关工作人员缺乏档案意识，对于档案资料的保存和利用认识不到位，常常造成文书档案的毁坏与人力浪费。另外，有些医院由于对文书档案的管理工作不够重视，因此缺乏必要的档案管理部门，或者在档案管理的职责上分配较为混乱，档案存放和管理职责不明确，档案的传递是使用过程中缺乏规范性，甚至有些医疗档案不统一存放于综合档案室进行管理，而是存放于各个科室，很容易造成档案的混乱和丢失，为后期文书档案资料的使用带来障碍，影响医院各类工作的正常开展。

1.3 缺乏硬件设施，信息化程度低 很多医院由于缺乏对文书档案管理工作的重视，而缺乏对档案管理相关硬件设施的建设，导致医院档案室硬件设施达不到相应标准，比如缺少档案存放位置或档案管理条件差等，大大降低了医院文书档案管理工作的效果。并且，目前还有很大一部分医院的文书档案工作仍然为传统手工操作，使文书档案资料不能及时整理归档，更容易造成档案的损坏和丢失，影响档案资料的真实性和完整性。如今，我国大部分医院还没有意识到档案管理信息化建设工作的重要性，缺乏对于信息化建设的人力、物力、财力等各方面的投入，导致文书档案信息资料搜集不全面、更新不及时等问题，最终导致文书档案管理工作的混乱，降低工作效率和文书档案的使用效率。

2 做好医院文书档案管理工作的对策

2.1 提高对医院文书档案工作的重视 首先，医院要想切实提高文书档案工作的效率，档案管理部门就必须取得领导的理解与支持，让领导意识到档案管理工作对于医院现代化建设发展的重要性。档案管理工作人员要多多汇报工作，以此来提高领导的档案意识，使档案工作更好的为领导的决策提供帮助。其次，要不断提高档案工作人员的自我觉悟，选配专业对口、工作认真负责、职业道德良好的员工担任文书档案管理工作人员，要求档案工作人员认真务实，能够自觉学习不断提高综合素质水平与档案管理水平，从而更好地为医院工作服务。然后，医院应该加大资金投入，为文书档案管理工作提供必要的经费和物质保障。比如对档案室进行装修改造，配备铁质档案密集柜、计算机、打印机等现代档案管理需要的硬件设施，进而保证医院文书档案的安全性和保密性。另外，医院档案部门要积极争取各方面支持与协助，最为重要的是要获得其他科室同事的支持，加强他们对档案工作的了解，使他们积极配合文书档案工作的顺利开展。

2.2 提高医院文书档案管理人员的综合素质 新的社会形势对医院文书档案工作人员提出了更高的要求，要切实做好档案管理工作，需要相关工作人员不仅要有丰富的档案管理专业知识，还需要熟悉现代计算机技术，即要具有较高的综合素质。因此，首先医院必须加强对文书档案管理人员的专业培训，也可以通过加强职业教育的方式，丰富其档案管理专业知识，提高档案管理的技能水平和信息素质。其次，医院要建立和完善档案管理工作体制，建立一套规范的、系统的文书档案管理程序，实现医院文书档案的科学化管理，进而方便切实解决档案管理中出现的各类问题。此外，医院档案部门还要积极引进高水平的文书档案管理人才，特别提高对那些掌握现代档案管理专业知识和操作技能的高校档案专业人才的重视，为医院档案现代化建设工作储备人才。

2.3 加强文书档案管理设施建设，实现信息化 基于信息时代大众的要求，医院文书档案管理工作迫切需要进行信息化建设。文书档案信息化建设工作是一项具体的管理工作，需要严格的技术和完备的软硬件设施作为支撑，对医院文书档案资料内容定期进行管理和维护。因此，医院必须加大对文书档案信息化管理的投入力度，配备档案信息资源建设所需的完善的软硬件设施。只有完善了与档案信息资源建设相配套的设备仪器和软件系统，才能为实现档案管理的信息化提供很好的基础保障设施，才能实现科学化、规范化、现代化的档案管理，保证医院文书档案的真实性、完整性和保密性，进而更好的为医院和患者提供优质方便的档案服务，在很大程度上提升医院的工作效率。

3 小結

综上，目前部分医院在文书档案工作方面还存在一些问题，需要医院及各部门提高对文书档案工作的认识，加强档案管理工作必要的软硬件设施建设，最终实现医院文书档案管理工作的信息化。同时，还要不断提高档案工作人员的综合素质，提高文书档案工作的科学性和规范性，使得文书档案更好的为医院各项工作的顺利开展服务。

参考文献：

[1]王勇.浅谈新形势下医院文书档案的管理[J].科技创新导报，2015（06）：176.

[2]朱月恒.医院文书档案的规范化管理措施新论[J].办公室业务，2015（07）：55-56.

文书档案管理论文 篇8

因此，在实际工作中，我们要严格实行文书处理工作的规范化、标准化，尤其是要推动文书档案工作的电子化进程，呈现档案事业不断发展的前景。

【关键词】管理;文书档案

一、文书档案工作的现状

1、到目前为止，许多单位的文秘工作与档案工作还在实行分块管理制度，这种体制从某种程度上是拉大了文秘工作与档案工作的距离。

负责文秘工作的人员档案意识淡薄，只考虑当前的工作，而档案工作人员墨守成规也很少考虑文秘工作，从而二者在衔接过程中出现了诸多不规范的现象，这也直接影响了文书档案的建档质量。

2、在日常的文书档案归档管理中，会出现不同程度的影响文书规范立卷和规范归档的情况。

如归档时出现原稿或修改稿的缺失现象;文件偶用铅笔撰写或标注，不经过复印就直接用原件归档，短期内字迹容易变得模糊不清，影响了档案的质量和存档价值;纸张规格不达标，大小16开纸混用现象较多，文件大小不一致，造成装订中发生掉页、漏页、压字等问题，使档案的美观性和完整性都受到一定影响;文件归档不及时，时有漏归，弃档问题也相对严重，而相近公文重复与立卷组合无序也是一重大问题。

3、在办公过程中，现行的手工文件处理方式已经运行多年，并且也有一套完善的制度和方法，机关工作人员也习惯了这种文件处理模式，从而我们大部分的文书档案工作仍然在沿用传统的档案管理手段与方式。

虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的文书档案信息，难以达到传输的高通量化和网络化。

利用计算机进行文书处理，尤其是实现文书电子化归档还需要一个过程。

二、文书档案工作的改革措施

随着档案改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，而文件和档案数量越来越多，也给保管和提供利用带来了一定的困难。

只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

因此，文书档案管理现代化进程势在必行，我们要加大力度，创造条件改革现行的文书档案管理工作。

(一)争取领导支持

领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。

而要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现，所以要采取积极有效的措施，通过大力宣传，转变领导及办公人员的观念，从而使现代文档工作有一个便捷的信息化平台。

因此，文档人员要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发;要及时为领导提供相关的文件材料，为领导提供档案利用信息，努力做好档案服务工作，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

只有这样，档案信息化管理工作才能得到领导的大力支持，从而给予更多的资金投入，配置与档案管理现代化相适应的软硬件，为文书档案信息化创造条件，使档案信息管理工作顺利进行。

(二)实现文秘工作与档案工作的一体化

文秘人员的头脑中必须要有档案意识，要站在对历史负责高度上来保证档案的质量，来减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，从而使文档工作流程科学化、合理化。

对办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，及时整理归档，从而使文件的立卷工作日常化。

文秘人员要努力克服畏难情绪，积极创造条件，早日实现文秘工作与档案工作的一体化，从而提高文书档案质量。

(三)规范档案的基础工作

在文书档案管理的实际工作中，要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析， 以减少档案管理中的重复度和信息繁冗度，提高档案利用的效率和效果。

在归档工作中，既要掌握重点，分清主次，严把全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，从而提高档案利用价值。

建立好全宗卷的.案卷目录，按照档案管理要求进行科学的分类、整理、编目，对到期的档案及时进行鉴定、销毁。

同时，各单位可以根据自身的具体情况制定总的和分步的计划并逐步实现，使档案管理工作不断完善。

(四)促进档案信息化建设

纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。

而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。

档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，因而要促使档案信息化建设加快发展，在实现了办公自动化的同时，促使文书档案信息化建设迈入一个新的台阶。

将文书档案通过网络融合为一体，实现真正意义上的信息资源共享。

以往利用者必须到档案室才能利用，而网络化建成后，利用者可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览、访问。

将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用服务质量。

而新的文书档案剧增，档案信息化管理迫在眉睫。

各档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。

在管理手段上，要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建设，科学推动电子文件归档工作。

(五)提高档案人员的档案信息化素质

档案管理工作者的知识水平和整体素质直接影响到档案工作的方方面面。

由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。

原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

而文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

建立文书档案管理信息系统是档案的发展需要，是档案管理工作中的一个飞跃。

要努力实现装备技术现代化，积极运用网络等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使文书档案管理手段由旧变新，将文书档案管理从手工劳动中摆脱出来，实现档案管理人员对这些档案资料的自动管理，同时又能满足利用者的自动查询，这样即节省了人力又保护了档案原件。

而电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。

因此，各档案部门、计算机与信息管理部门要各司其职、各扬所长。

参考文献：

[1] 任爱英《用信息化实现文秘工作与档案工作一体化――提高企业文书档案质量的探索与思考》《商情(教育经济研究)》 03期.

[2]闵涛《浅谈文书档案工作》找法网.

[3]程旭《如何推行档案工作规范化标准化》《黑龙江史志》14期 .