医院文书档案信息化

医院文书档案信息化（共10篇）

医院文书档案信息化 篇1

随着我国经济实力的进一步增强, 计算机网络技术被广泛应用于各个领域, 成为人们日常生活中的重要组成部分。在当现阶段形势下, 要积极创新医院文书档案的管理方法, 满足医院实际发展要求, 这是医院需要大力开展的工作。在医院文书档案管理中, 应积极引入网络信息技术, 实现对文书档案的信息化管理, 将档案资料存储在计算机中, 确保其完整。

一、医院文书档案信息化管理的优点

(一) 有利于文书档案的查漏补缺。在医院文书档案管理中, 传统管理方法是对资料进行立卷整理, 容易导致出现资料缺失或收集不全的问题, 所以很多时候要拆卷重新整理, 从而打乱文件的顺序。这样极大增加了管理人员的工作量, 需要重新编排资料、抄写目录和修改文书档案封面, 比较麻烦和复杂。而在医院文书档案管理中应用计算机技术, 可以将正确的修改指令输入到资料系统中, 由系统自动完成修改工作, 从而真正实现医院文书档案修改质量与效率的提升。

(二) 有利于保存珍贵文件资料。以往在整理医院文书档案时, 为了在立卷过程中确保装订的美观, 要开展对资料的修边与切边工作, 若是在此过程中稍有疏忽, 会破坏文件资料的面貌。在实行医院文书档案的信息化管理后, 仅仅需要在计算机设备上扫描文书档案, 在管理时直接使用电子文件即可, 在妥善保存珍贵原始资料的同时, 也让医院信息更加完整和准确。

(三) 有利于快速准确利用档案资料。以往医院在信息管理工作上, 通常会采取手工管理资料的方法, 从而导致大量的物力、人力被浪费, 并且医院文书档案的信息含量也不高, 无法让文档信息资料得到充分利用。但是在利用计算机网络管理文书档案资料以后, 有效提升了信息化程度, 通过电子目录的方法, 对相关资料进行整理与归档, 便于今后快速有效地查询医院文书档案资料。另外, 在应用计算机网络技术以后, 医院各部门、各科室可以更快查找到所需文书档案, 让文书档案资料信息得到了共享, 实现资料利用效率的提升。实行信息化管理, 可以让资料更加直观和形象, 便于今后的检索与查找, 并为文书档案资料提供了安全保障。

二、医院文书档案信息化管理的策略

(一) 创新档案信息化管理模式。在以往医院文书档案信息化管理中, 还有着诸多弊端与不足, 因此要有所创新, 跟上时代发展步伐, 不断优化信息化管理模式。对此, 要加大文书档案信息化管理的交流合作力度, 探索与医院实际情况相符的文书档案信息化管理模式, 将电子信息技术与文书档案充分结合起来, 并运用最新的信息化管理技术。这样才能逐步实现医院文书档案管理工作质量的提升, 为医院各部门、各科室提供准确、完整的档案资料。

(二) 完善档案基础办公设施。医院为更好地创新文书档案信息化管理模式, 医疗基础设施是前提, 医院拥有的医疗基础设备必须完整, 这样才能确保顺利开展文书档案信息化管理工作。此外, 医院管理层要引起重视, 加快建设医院文书档案信息化管理的基础设施, 增加资金投入力度, 及时购进先进的医疗设备和仪器。要加大培训工作, 让医务人员学习先进科技知识, 掌握最新的医疗知识, 在医院管理层的领导下, 加强配合与合作。这样才能有效提升信息化程度, 完成医院文书档案管理工作任务。

(三) 加强信息传输网络化布局建设。在开展医院文书档案信息化管理工作时, 要尽快构建起一个完善的信息网站平台, 并进一步对网络系统进行拓展与完善, 建立完善的文书档案管理的专门网络板块, 这样在查询、审核、分析、归类医院文书档案的过程中, 能够实现工作效率的提升。此外, 还能够进行专业网站的专门化服务工作, 确保医院各项职能能够正常履行, 实现医院文书档案信息量管理质量与水平的提升, 从而更好地开发与利用文书档案资料。

(四) 加快档案管理人才队伍建设。为让医院文书档案管理模式更加先进, 不仅引入先进的设备与仪器, 还要有一批专业的档案管理人才, 这样才能确保医院文书档案管理工作正常开展, 并实现预期的目标。因此, 要定期开展对医务人员的教育培训, 鼓励他们主动进修, 学习最新的信息化管理技术, 积累丰富的理论知识, 并不断提升自己的业务素质与能力。此外, 医院还要通过邀请国内专家, 以做报告、办讲座的形式, 加大医疗知识传播与普及的力度。要严格督促医务人员加强自我学习, 提升自己的综合能力, 并加大考核力度, 确保管理人员的素质与能力能够满足医院文书档案信息化管理工作的要求。

三、结语

总之, 要进一步加强医院文书档案信息化管理, 抓好档案的开发与利用工作, 并统一协调好医院各部门、各科室的工作, 实现可持续发展的目的, 这对于我国医疗卫生事业现代化建设水平的提升有着重要意义。因此, 医院管理层要高度重视先进信息技术的应用, 多措并举、持续用力, 给予更多资金的支持, 创造有利于文书档案信息化管理工作开展的条件, 以此实现医院文书档案信息化建设利用水平的提升。

参考文献

[1]孙琦.浅谈新形势下医院文书档案的管理[J].科技创新导报, 2013 (04) :233.

[2]高金友.探索信息化条件下文书档案管理[J].无线互联科技, 2013 (07) :207-223.

浅谈医院文书档案管理对策 篇2

医院档案管理；信息管理；对策

医院档案记载着医院历史发展的过程，它就像一部历史纪录片反映着医院发展的不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是医院发展历程的见证。随着我国经济的不断发展，电子信息科学的不断进步，医院管理也需要更系统化、程序化、具有科学性地进行管理，档案工作更为突出信息化管理。

1.未使用信息化档案管理中存在的问题

医院工作的中心是医疗。医院管理的重点是如何提高医疗技术水平，改善环境条件，为病人提供优质的服务[1]。因此，在医院管理和建设中，一般不够重视文书档案管理，主要表现在以下几个方面。

1.1档案保存分散:萍乡市第二人民医院建院于1977年，医院文书、基建、科技、电子影像档案等因管理上存在缺陷，各类档案的保管分属在各个职能部门管理，在一个单位内形成多部门管理档案的分散式格局，档案利用率非常低且不易查找。

1.2档案管理制度不健全:有些档案因管理不善，没有建立切实可行的管理制度，造成档案遗失也无法追究责任。

1.3档案查阅费时:因档案只记载盒编目录，无室编目录，查阅档案费时，无形中增加了工作人员很大的工作量。因没运用计算机管理档案，基本上采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、管理统一、利用和开发。

1.4档案专业人员素质参差不齐:因档案的归属部门多，管理人员的调动、未经档案管理培训、档案管理知识面窄等原因，使档案的保管、利用率大大降低。

1.5档案保管形式有限:纸质存档是具有其必要性，无电子目录档案存档，当纸质档案目录遗失，也会使档案失去保管的意义。

2.加强医院档案管理工作的对策

2.1扩大档案室建筑面积:医院领导重视，将原有的文书档案综合室搬至有50m2的办公室，增加档案管理经费，加强了防盗、防火、防潮、防霉、防虫等措施，确保档案的使用寿命。

2.2成立档案管理领导小组:同时安排专职人员管理档案，在医院年度目标管理考核方案中，将档案管理纳入目标考核，使档案管理工作步入日常化、正规化管理。

2.3建立档案制度，规范档案管理:建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键[2]。根据《档案管理法》，我院制定了相应的档案管理制度，每份档案从装订、整理、借阅等都制定了相应的管理制度，使档案的利用、销毁都有章可循。

2.4做到整理档案有序:为使文书档案医院档案归档统一，将文书档案、基建档案、科技档案进行规范化管理，将各职能部门的文书档案全部归纳在办公室综合档案室进行统一管理，并请市档案局工作人员为我院的档案整理进行工作指导，使档案的整理工作更加有序化。

2.5提高档案管理人员素质:随着档案管理手段日益先进，对档案专业人才的素质建设提出愈来愈高的要求，因此医院根据上级相关文件精神，每年派出档案管理人员进行档案管理培训，不断加强了医院档案管理人员的档案管理基础知识，同时更稳固了档案人员了解档案保管的重要性和必要性。

2.6开发档案资源，为医院工作服务:随着档案事业的规模日益扩大，档案数量日益增多，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样，针对我院在查阅档案上存在的差距，为使档案信息化管理，购买使用《文件档案综合管理系统》，该系统分类明确，从档案的收入到存档可以一次输出记录，装订成册，同时也增加了档案的检索方法，查阅电子档案方便、快捷。

实现档案现代化管理，用计算机储存检索医院的各种门类和载体的档案，方便利用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率。同时，通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在医院管理中的地位和作用，促进档案建设。我院通过以上途径，经市档案管理局的评审，档案管理工作取得了省三级证书。因此，各级医院应充分利用计算机管理，实现档案管理的现代化。

参考文献

[1]何志丽.浅谈如何加强医院档案管理工作.内蒙古科技与经济.2009.01

[2]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策.中国医学期刊学会.http://www.yixue68.com/news/class/.2008.01

医院文书档案信息化 篇3

关键词：医院,文书档案,信息化管理,利用

伴随着我国科技水平的不断发展, 计算机技术的不断进步以及互联网技术的发展普及, 信息技术在我国的发展应用也越来越广泛和重要。根据百度百科的定义:信息化是以现代通信、网络、数据库技术为基础, 对所研究对象各要素汇总至数据库, 供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术, 使用该技术后, 可以极大的提高各种行为的效率, 为推动人类社会进步提供极大的技术支持。本文以医院文书档案管理工作为研究对象, 通过明晰医院文书档案信息化管理的各种有利之处, 发现医院文书档案信息化管理和利用工作中存在的各种问题, 探索医院文书档案信息化建设实践的有效途径, 以期更好地实现医院档案信息化管理和利用工作的有效开展。

一、医院文书档案信息化管理和利用的意义

(一) 保障信息保存传递安全及时。

在传统纸质文书档案管理模式下, 医院文书档案的保存和传递都要极大程度地依靠人力、物力, 并受时间、距离、气候、温度等的限制较大, 一旦出现意外, 譬如说人为丢失、火灾、化学污染等意外情况, 都会导致许多宝贵的医学文书档案的丢失和损毁。而在医院文书档案信息化管理模式下, 医院文书档案的保存和传递都演变成为电子文书档案, 其保存更方便、快捷和恒久, 也可以很容易地实现备份、复制和传递、共享, 不再受人力和距离制约, 相比较而言, 信息的传递是更安全和及时的。

(二) 提升办公效率和质量。

在传统纸质文书档案管理模式下, 医院文书档案管理较多地依靠人力管理和手工操作, 耗时较久, 占用空间较多, 手工操作出错率也较大, 文书档案管理工作的效率和质量都不是很理想。在文书档案管理信息化模式下, 医院文书档案管理全部依靠计算机操作, 文书档案的制作、保存、传递、共享都由一台小小的计算机来实现, 办公效率得到显著提高, 出错率小, 即使出错也能及时修改, 工作质量也得到提高。

(三) 实现资源共享和互补。

实现医院文书档案信息化管理, 医院文书档案资源体系将由单一化向体系转变, 不仅可以实现医院内部不同科系的资源共享和互补, 依托互联网信息技术条件, 还能实现医院与医院之间、国内医院与国外医院之间文书档案信息资源的交流共享、互换和互补, 提高文书档案资源的质量、准确度和宽泛度, 提高资源的利用率。

二、实现医院文书档案信息化管理和利用过程中遇到的问题

(一) 管理者对文书档案信息化管理和利用重视程度不足, 执行力不够。当前尽管我国各大医院基本上都是实现了文书档案的信息化管理, 但在对医院文书档案信息化管理工作的理解上, 管理者的重视程度仍有待提高。受传统观念的束缚, 当前大部分管理者仍然存在着认为医院文书档案管理工作不重要、文书档案信息化管理工作太麻烦等错误观念, 没有深刻认识到实现医院文书档案管理信息化这项工作的重要意义, 进而造成在实现文书档案信息化管理和推进医院文书档案资源信息化共享和互补过程中动力不足, 执行力不够, 白白浪费了许多宝贵的医疗文书资源。

(二) 缺乏专业的人才进行系统的文书档案信息化管理工作。由于我国医院文书档案信息化管理工作起步晚、推进慢, 当前在实现我国医院文书档案管理工作信息化过程中主要遭遇两方面的短板, 一是文书档案信息化管理基础设施欠缺, 二是缺乏专业、系统的文书档案信息化管理方面的人才。在这两块短板的制约下, 我国医院文书档案信息化管理工作的落实和推进也就更加吃力和缓慢, 想要真正实现和发挥医院文书档案信息化管理工作的作用也就难上加难。

(三) 文书档案管理质量有待提高。当前医院文书档案管理工作仍然处于较低水准, 仍然是局限于传统的档案保存管理、档案传递等, 与国外高、精、尖的医疗文书档案信息化管理水平相比还存在着较大的差距, 文书档案管理质量相对较一般, 没有实现文书档案的精细化信息化管理, 在文书档案的精准分门别类、分科保存、时间轴横纵向对接、资源共享、交流和互换等方面都还存在较大的进步空间。这一方面是受制于基础设施建设、人才等短板的制约, 另一方面也与管理者重视程度不足, 档案管理信息化工作落实不到位有关。 (下转第73页)

三、实现医院文书档案信息化管理和利用的对策建议

(一) 升华管理者文书档案信息化管理理念, 建立健全文书档案信息化管理制度。伴随着我国各项管理工作的信息化程度的不断提升, 医院文书档案信息化管理工作的发展和推进也具有其历史必然性。医院工作者应当认识和理解医院文书档案管理工作的重要性及其重要意义, 医院文书档案管理工作信息化的历史必然性和重要时代意义, 以及其带来的各种好处, 在重视和严格执行落实医院文书档案信息化管理的各项工作的同时, 也要学会充分享受和利用文书档案信息化管理为工作带来的方便和快捷, 充分利用和共享这些宝贵的医学资源, 提升资源利用率, 发挥资源信息化的最大作用, 更好地为医疗事业服务。

(二) 强化信息化管理基础设施建设, 培养文书档案信息化管理专业化人才。当今时代, 信息化技术迅猛发展, 日新月异, 医院文书档案信息化管理工作也应当与时俱进, 不断发展创新。当前我国在档案信息化建设过程中虽然取得一定的成效, 但还有较大的进步发展空间。弥补医院文书档案信息化建设短板, 要从两方面入手, 一是要不断强化信息化管理基础设施建设, 加大在信息化建设基础设施设备方面的投入, 完善信息化管理基础设施配置。二是要努力培养文书档案信息化管理专业化人才。当前我国在文书档案信息化管理方面的专才还比较欠缺, 要找到既懂医学, 又懂信息技术, 还懂档案管理的专业化人才有一定的难度, 医院及有关部门应加大培养文书档案信息化管理专业化人才的力度, 以不断提高医院文书档案信息化管理的水平。

(三) 多项档案管理措施齐头并进, 确保文书档案信息化管理工作安全可靠。医院文书电子档案作为医院重要的医学信息资源, 其真实性、准确性、安全性、有效性, 和实际的医疗作业息息相关, 因此, 保障医院文书档案信息化管理工作的正常有序、安全可靠运转就显得尤为重要。医院及文书档案信息化工作管理者应当通过采取多项档案管理措施, 例如:文书档案管理电脑专机专用、专人专房保管;严格设定好档案管理防御系统, 建立安全保障体系, 及时做好文书档案备份工作等, 确保文书档案信息化管理工作的安全可靠。

参考文献

[1]段晓爽.浅议红十字会档案管理信息化的发展[J].才智, 2010 (26) .

[2]杨存俊.现代信息化视阈中的医院档案管理研究[J].工会论坛 (山东省工会管理干部学院学报) , 2010 (3) .

[3]陈艳秋.医院档案信息化服务的探讨[J].办公室业务, 2014 (9) .

[4]唐飞云.论医院档案信息化建设与档案管理[J].健康之路, 2014 (3) .

浅谈文书档案的信息化管理 篇4

【关键词】信息化；档案管理；问题应对

随着计算机技术的迅猛发展，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理。

1.文书档案信息化管理的优点

1.1办公效率大幅提高

计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。

1.2文件和文字信息得到充分共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。

1.3电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

1.4提高了文件传递的速度和安全性

在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。

2.文书档案信息化管理存在的问题

2.1电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，而且网上窃密技术不断发展，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2.2对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员提出了更高的要求。实现档案管理信息化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才奇缺，大部分档案人员信息技术水平偏低，尽管单位引进了现代化设备，但不能充分发挥作用，根本谈不上实现档案管理信息化。

3.几点应对方法

文书档案的信息化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实际应用过程中遇到的一些问题，本文提出以下几点应对方法。

3.1信息化系统内、外网隔离

在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

3.2提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明，只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时代发展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度，通过交流，多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。

档案作为人类社会活动历史的伴生物，以其记录信息的原始性和真实性，成为信息家族中的重要一员。应加强档案管理信息化建设，提升档案管理和利用水平，充分发挥档案的信息功能。

【参考文献】

[1]裴承志，奥多.办公自动化与文书档案管理[J].中国冶金教育，2002（2）.

[2]汤颖.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].科技风，2010（24）.

医院文书档案信息化 篇5

一、OA 的作用及其在医院档案管理应用的分析

现今OA系统在医院档案管理中已经被广泛应用, 它已经成为医院提高文书档案管理效率, 加强医院文书档案管理的有效手段。OA系统所带来的不只是办公效率的提升, 同时还促使医院文书档案行政管理的制度化与规范化, 改变了医院档案信息的查看和存储的方式, 极大地促进了医院信息的处理和分析效率的提升。同时它也改变了对于医院档案的管理和行政理念的变革。OA系统的发展与应用, 主要分为3个阶段:首先是以数据信息的处理为中心的文档的处理系统阶段。在这个阶段, 主要强调以数据的处理和计算为主要的任务和能力, 对特定的办公事务进行处理的运用过程, 这个阶段存在于一些行政办公室档案中最初的信息化阶段。其次是以日常档案处理的工作流程和日常文件的信息化处理和办公需求为目标, 进行办公和业务的处理, 对于这种办公过程和业务的处理来说, 是通过系统的协同运行和协同操作来实现办公业务的自动化和规范化处理的过程, 它极大地提高了办公的效率, 降低了办公行政的成本。最后是对于特定文书档案的管理和办公协作系统的应用, 两者的结合, 为文书档案的归档工作提供了信息交流与共享。另一方面, 医院负责文书档案的员工要不断运用各种手段学习潜在的知识, 以避免出现重复的劳动和错误。办公业务越来越多地融入对企业业务知识的管理和使用服务中。

二、OA 办公自动化系统在医院文书档案管理中的应用

对于医院文书档案的管理来说, 是在临床的实践和管理中, 对逐渐形成的具有参考医疗价值的原始资料进行记录保存, 并进行有效的分类管理的过程。医院文书档案记述了医院日常活动中的各种业务工作的内容, 因此文书档案的管理对于医院来说是非常重要的。

医院文书档案OA系统信息化建设是指通过计算机的技术、网络技术和通讯技术等手段, 将不同载体的信息记录到档案及其内容进行信息化数字化的整合, 以形成一个数字化的数据管理和积聚的平台, 并通过互联网的形式进行信息档案的共享, 从而提高医院档案工作的信息化、现代化管理水平。

(一) 数据的信息化采集。应用扫描设备和仪器进行档案的扫描和识别, 把一些文件和档案以数字化的形式和统一规范的格式录入计算机设备, 以利于下一步的处理。

(二) 业务工作流程的信息化应用。通过对医院业务开展过程进行分析, 根据医院的现实业务情况, 应用信息化的技术对文件档案进行集中有效分类, 同时对相应搜索查看的应用进行开发, 对文书档案进行分类鉴定、编目、检索、排序、保存归档等高效地处理分析。为了更好地对文件档案进行管理, 要加强管理流程的建设, 分清员工的权责和工作的标准, 以减少不必要的人为干扰给档案的管理带来的破坏。另一方面, 医院的自动化办公系统要与档案的管理系统做好兼容适配的工作, 以确保文件档案格式的一致性。

(三) 档案信息化检索的应用。在医院的文书档案完成数字化的处理和归档后, 需要在逐渐庞大的数据库中搜索出需要的文件档案, 以方便使用, 因此对于OA系统的应用来说, 还要通过开发一定的检索程序以适配对文件搜索和检索的需要。同时, 还可以通过医院的网络信息系统与互联网的有效连接来实现信息档案的共享和检索。

(四) 档案办公信息化输入的应用。要实现OA系统在医院档案管理中的有效应用, 还需要建立档案数字化输入和存储的方式和机制, 以提升档案管理信息的实效性, 提高数据库的更新速度。首先要把信息化档案的输入纳入医院的日常业务运行过程中, 然后运用OA系统和互联网技术建立集中处理的系统, 进行集中归类和处理, 最后进行归档存储保存。

OA办公自动化系统在医院文书档案信息化管理中的应用, 提高了医院文书档案管理的效率, 提升了医院档案工作的信息化水平。要提升医院档案管理应用的水平和效率, 就要加强档案的管理与OA系统管理之间的融合, 同时加强医院OA系统的管理和维护。

摘要：对于当今的医院管理来说, OA办公自动化系统的引入, 极大地提高了医院文书档案的管理效率, 提升了其信息化管理的水平。本文主要探析OA办公自动化系统在医院文书档案管理中的应用。

关键词：OA办公自动化系统,医院文书档案管理,应用

参考文献

[1]郭丽, 孙作丽.OA系统在医院档案管理中的应用[J].医学信息, 2013 (26) :16.

[2]刘媛媛.OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用[J].西南军区, 2009 (03) :56.

[3]崔菲菲.OA办公系统在医院信息化办公中的应用[J].医疗装备, 2013 (04) :16.

医院文书档案管理研究 篇6

医院文书档案收集的是上级领导及部门的公文、医院的重大事件和活动的最原始的资料其是医院发展的见证, 记录医院每个辉煌的时刻, 证明每个工作人员的工作成绩。医院文书档案中保存着各种重要的资料, 其是构成医院的重要组成部分之一。医院文书档案具有规范性、标准性、服务性以及保密性等特点, 具体表现为:

(一) 规范性

医院文书档案的规范性是表现为各种公文的用纸、书写、书面等方面都要清洁、干净、整洁、工整。对于医院来说, 文书档案非常的重要, 其中含有医院各个科室的工作档案。对于文书档案提出规范进行的要求, 是提高文书档案应用价值最基本的要求, 也是做好医院文书档案管理工作最基本的保障。

(二) 标准性

医院文书档案中包括医院各种重大事件、部门的公文以及工作人员的个人成绩等等信息, 对文书档案进行统一的收集、管理、鉴定、保管等, 促使医院文书档案形成标准化, 这对于提高文书档案的应用价值有很大帮助。只有向医院领导层提供标准的文书档案, 才能有助于提高文书档案的利用。因此, 医院文书档案要保持标准, 规范。

(三) 服务性

在医院开始文书档案工作的目的有两方面, 其一是准确的记录下医院的发展、保存医院重要的资料。其二是为医院领导层决策提供参考资料。医院文书档案并不是医院的摆设, 其最大作用是服务于领导层, 如根据文书档案中相关资料进行编研或统计等工作, 促使文书档案资源得到合理的利用。可以说, 文书档案的构建就服务于医院的, 促进医院发展。因此, 医院文书档案具有较强的服务性。

(四) 保密性

由于医院文书档案中有很重要的公文或资料, 保证文书档案的安全非常的重要。由于当前医院文书档案有两种类型, 即单子文书档案和传统的纸制文书档案。纸制文书档案的保密, 是加强文书档案管理工作。对于电子文书档案的保密是设置保密措施, 如设置密码或加电子锁等等。

二、医院文书档案管理存在的问题

文书档案是医院重要组成部分之一, 有效的管理医院文书档案能够提高文书档案更加的规范、安全、标准。但是, 当下我国很多医院注重医院治疗方面的发展, 忽视文书档案管理工作, 促使其存在多种不足和弊端, 无法有效的监督和控制医院文书档案正规化、标准化进行。

(一) 文书档案意识薄弱

无论是医院领导层还是普通工作人员都缺乏文书档案意识, 认为文书档案仅仅是保存公文、员工个人成绩、医院重大事件资料等所展开的一项工作。未意识到文书档案的重要性, 这大大浪费文书档案资源。医院工作人员的文书档案意识薄弱将直接导致文书档案资源的应用价值无法发挥出来, 是一种严重的资源浪费现象。

(二) 文书档案管理机构不够完善

进行文书档案管理工作的目的是促使文书档案更加规范化、标准化、合理化进行。为了促使文书档案管理工作能够正规的进行, 通常医院都构建文书档案管理机构对管理工作的各方面进行约束, 从而保证医院文书档案管理规范进行。事实上, 我国很多的文书档案管理机构不够完善, 对于文书档案管理各方面工作没有标准的、明确的条款来约束, 如由病案室管理需要管理X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等, 文书档案管理机构没有对病案室管理提出详细的约束条例, 促使病案室管理比较混乱。

(三) 文书档案硬件设施投入低

随着科学技术的不断发展, 各种先进技术应用各行各业中。此种情况下, 文书档案硬件设施却严重缺乏, 主要在于医院对于文书档案硬件投入较低。文书档案硬件设施投入较低表现在多方面, 其中尤为严重的是档案存放空间有限, 这促使越来越多的文书档案无处放置。为了将文书档案都能够放置在档案室中, 管理人员往往将不同类型的文书档案放置在一起, 促使各种文书档案混淆在一起, 严重影响文书档案的收集、利用和开发。可见, 医院文书档案设施投入低, 文书档案管理的很多工作受到限制, 管理水平降低。

(四) 文书档案管理工作人员素质低

由于医院文书档案中包含重要的公文、工作人员重要的个人信息等。开展文书档案管理工作的目的之一是保证医院重要档案不被泄露出去, 避免给医院或者个人带来不不必要的麻烦。文书档案管理的主体是管理人员, 管理人员的素质在一定程度决定文书档案管理工作的质量和水平, 在一定程度上决定档案是否被泄露。目前, 我国大多数医院的文书档案管理人员素质较低, 理论水平不高、文化程度较低, 促使管理人员对文书档案的重要性不够了解, 对于如何有效的管理文书档案比较欠缺, 促使文书档案管理工作质量较差, 工作效率较低, 在一定程度上影响文书档案的合理利用和开发。所以, 文书档案管理人员素质低是导致具体管理工作出现问题的重要因素之一。

三、加强医院文书档案管理的对策

文书档案是医院重要的资源, 为医院领导层决策提供依据, 促使医院发展。为最大限度的提高文书档案的应用价值, 需要不断的优化和完善文书档案管理工作, 促使文书档案更加的正规、标准以及安全, 从而提高文书档案的应用性。因此, 加强医院文书档案管理显得尤为重要。加强医院文书档案管理的对策是:

(一) 明确归档范围

收集归档是医院文书档案管理的基础和核心工作, 而是明确文书档案的归档范围是文书档案收集的前提和保障。明确文书档案的归档范围能够提高管理工作效率和工作质量, 促使文书档案管理更加的方便快捷。重新明确文书档案归档范围主要包括三部分。

1. 确定归档主线。

从文书档案的特点和形成规律出发, 针对医院各个科室的档案进行合理的分析, 确定各个科室具有应用价值的文档, 从而规划各个科室档案的范围。就规划的档案范围与相应的科室进行沟通, 对规划的档案范围进行调整, 从而确定档案范围。

2. 档案的分类。

以往文书档案管理存在重复度和冗余度的现象, 在一定程度上影响文书档案管理工作质量和效率。对档案进行重新的分类, 按照各个科室进行合理的归类, 根据文书档案的重要性规划文书档案的保存年限, 从而将文书档案合理的分类, 避免相似的文档混淆, 影响文书档案的应用。

3. 档案的收集。

以新确定的文书档案的归档范围为标准, 进行档案的收集。档案管理工作人员要严格按照归档范围来收集各科室的文档, 对收集的档案进行检查和统计, 保证文书档案的齐全和完整。

(二) 重视队伍建设

上文中已经提及管理人员是决定文书档案管理水平高低的重要因素之一。医院需要建立一支高素质、高水平、具有知识内涵的文书档案管理队伍, 有效的、规范的、合理的进行各项文书档案管理工作, 提高管理水平。如何建立高素质的、高水准的文书档案管理队伍成为关键的问题。为解决此问题, 医院需要重视档案管理人员的素质培养, 将如何培养管理的人员素质作为医院会议讨论的内容之一, 从而提出具体的培养计划。例如, 医院定期开展的档案管理交流大会, 围绕文书档案管理进行探讨和沟通;开设文书档案管理学习培训班, 给档案管理人员进行专业的培训, 从而提高管理人员的管理能力;对档案管理人员进行文书档案管理理念宣传教育, 转变管理人员的观念, 促使档案管理人员意识到文书档案管理工作的重要性, 从而提高工作质量。

(三) 采用先进的手段

随着我国经济的发展, 科学的进步。在文书档案管理工作中运用先进的科学手段, 能够提高文书档案管理的水平。医院办公自动化系统的推行就打破传统人工管理的模式, 降低人力资源的浪费, 提高管理工作的有效性, 促使文书档案管理自动化发展。应用办公自动化系统进行文书档案管理, 首先是选择合适的医院文书档案管理软件, 应用计算机进行的档案的整理、立卷、编号、检索、存储和查阅, 并将文书档案管理软件与医院自动化办公系统有效的连接, 形成一个系统。其次, 将医院各个科室的档案及时存储在软件中, 应用软件的自动化功能, 能够有准确的将各种档案进行合理的分类, 保证各种类型的档案的合理分化。应用先进的软件系统管理文书档案, 能够大大提高管理工作的质量和效率, 促使管理工作正规化、高效化, 自动化发展。可见, 采用先进的手段能够实现优化和完善文书档案管理工作。

(四) 增强服务意识

档案管理人员应该深入到各职能部门及临床第一线了解医疗、科研、教学工作对档案信息的需求, 根据各类不同需求的特点, 有针对性地为医疗、科研、教学工作提供信息, 使各部门在实践中充分认识到档案对其工作。增强档案管人员的服务意识, 将能够明确文书档案的服务于医院领导层的重要性, 从而推动文书档案管理人员能够全身心的投入到管理工作中, 合理的分类的文书档案, 做好档案的封存。掌握各种档案放置的位置, 为医院领导层提供准确的文书档案等等。促使文书档案管理工作更加规范的进行, 提高文书档案的应用价值。

四、结束语

医院文书档案能够为医院领导层决策提供重要的依据, 促进医院发展。提高文书档案的标准性、规范性、保密性、服务性, 促使文书档案有效的服务于医院。这需要在医院开展文书档案管理工作, 其是以文书档案为中心, 对其进行有效的监督和控制, 能够提高文书档案的应用价值。但是, 文书档案管理工作受文书档案意识薄弱、文书档案管理机构不够完善、文书档案硬件设施投入低、文书档案管理工作人员素质低等因素的影响, 导致的管理水平不断的降低, 无法发挥档案管理的作用。对于此种情况, 需要明确归档范围、重视队伍建设、采用先进的手段、增强服务意识等加强文书档案管理, 从而有效的监督和控制文书档案。

摘要：文书档案是医院重要组成部分之一, 其是医院重要的资源, 合理的应用文书档案能够促进医院的发展。但是, 由于当前医院文书档案管理存在不足和弊端, 导致文书档案的规范性、标准性、保密性、服务性降低, 影响文书档案的应用。对于此种情况, 需要加强文书档案管理工作, 从而有效的控制和监督文书档案。才能提高文书档案的应用价值。本文就从文书档案阐述、文书档案管理存在的问题以及加强文书档案管理的措施三方面详细的分析医院文书档案管理。

关键词：医院,文书档案,管理

参考文献

[1]巩汉红, 吕海燕.医院文书档案管理工作的几点体会[J].中医药管理杂志, 2010 (6) .

[2]张媛.浅析如何做好医院文书档案管理工作[J].经济研究导报, 2012 (19) .

[3]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展, 2008 (01) .

[4]陈家义.医院文书档案管理工作[J].中国医学创新, 2012 (10) .

浅谈医院文书档案建设策略 篇7

一、医院文书档案建设现况

(一) 定义

文书档案通常是由办理完毕的具有保存价值的文件转化而成, 文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中, 为互相联系和处理事务等实际需要, 用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。医院是以医疗活动为重点的机构, 在医疗活动中产生和形成的档案涉及领域宽广、种类繁多、专业性强, 是借鉴和研究医院发展历史经验的重要参考资料。

(二) 现况

根据国家2001年实施《归档文件整理规则》要求, 我院综合档案室于2006年变更文书档案原有的卷宗单位, 参照《规则》, 启用以件为单位进行整理, 增强了档案日常收集利用的便利性和实用性。为加强医院文件资料的收集管理, 维护文书档案的完整性与安全性, 医院还专门制定下发了加强文件资料管理的有关规定, 明确医院各职能科室文书档案的保管期限, 具体可以分为永久定期两种, 其中定期又分为30年、10年, 通过实践, 档案归档率、完整率、准确率明显提高。同时配备有电子OA系统, 实现了档案题名电子录入和查询功能, 确保文书档案有序接收和规范管理, 大大提高归档和查找效率。

(三) 意义

医院只有深入了解所处的内外环境、医疗工作、医院的历史和现存的制度、管理方式和职工思想状况等医院各种活动的档案, 并进行深入细致地研究, 才能科学制定出培育医院文化的政策和方案, 为医院的不断发展提供保障 (2) 。文书档案在建设中必须始终贯彻“以我为主”的方针, 认真鉴定与医疗、教学、科研、党建、精神文明和思想政治等医院自身发展有关的文件资料, 及时收集分类, 确定保管期限, 合理收纳存贮, 才能充分发挥文书档案的文化存储、社会服务、科学研究、宣传教育及政府信息服务等功能, 为医院管理工作提供必要的依据, 增强医院核心竞争力。

二、存在的问题和不足

(一) 档案室空间有限, 档案工作人员少

虽然我院已实现利用密集柜对档案进行科学排架和保存, 节省存放空间, 摆放整齐有序, 防虫防潮防霉。但随着医院业务量的逐年递增, 各类档案数量也大幅增加, 长此以往, 现有的的档案室将无法满足档案的存放需求。现行医院档案管理体制是由笔者作为一名兼职档案管理员负责综合档案室的管理工作, 全院各职能科室配备有一名兼职档案员, 负责定期收集本科室产生的文件和资料, 统一提交综合档案室供整理归档。由于缺少专职档案工作人员, 档案工作者在落实档案日常的收集、整理、归档及利用工作之外, 缺少足够的时间和精力进行档案鉴定、检索工具开发及材料编研等相关工作, 不利于档案事业的长期发展。

(二) 档案收集的完整性不够

综合档案室的档案主要来源于各个部门兼职档案员提交的文件和资料, 但各部门档案员素质良莠不齐, 有的缺乏相应的档案专业知识, 有的未能充分熟悉所在部门的业务工作, 这就无法鉴定区分有价值的文件资料, 收集中可能存在漏收或误收的问题。且部门间的协调配合不够, 缺乏统一的业务档案管理机制, 难以保证档案收集提交的完整性和及时性。

(三) 档案服务观念滞后

文件资料收集整理归档的最终目的是为了实现档案的利用。鉴于工作人员数量不足等客观因素的限制, 现有的档案利用服务仅能被动地满足其他科室需要什么资料就提供什么资料, 坐等上门借阅利用的服务观念滞后, 缺乏主动思考服务的方向与重点, 影响了档案的利用效率。

三、提出文书档案的建设策略

(一) 探索档案保管的社会化外包服务

在市场需求的推动下, 一些经营档案保管的社会化外包服务公司应运而生, 主要负责提供档案运输、接送、整理、消毒、寄存、保管、修裱、缩微、档案数字化、档案管理软件与设备开发技术等一站式服务。目前, 一些大型企业如银行、电力、保险等, 鉴于档案数量多, 存放空间小, 工作人员少等条件限制, 多数乐于选择档案保管的社会化外包服务, 这样的服务可以拓展到文书、科技、专门档案等领域, 利用外包单位的专业库房、安全系统、工作人员等配套设施, 确保档案存放的安全性和长期性, 公司提供的专人运输、接送服务也为日常的档案利用提供更多便捷。

(二) 提高档案工作者的业务素质

档案工作是单位的一项重要的基础工作。涉及门类广、时间跨度大, 相比其他职业, 往往更具枯燥性、复杂性、繁琐性。因此档案工作人员更易产生职业倦怠 (3) 。医院要拓宽培训渠道和沟通机制, 为各部门档案员提供接受培训的条件, 采取请进来与走出去相结合、专家授课与个人自学相结合的方式, 提高培训质量, 提升档案人员业务素质。适时配备专职档案工作人员, 建立统一的业务档案管理和监督机制, 加强部门间的协调配合, 将档案工作纳入业务绩效考核中, 充分引导档案工作者正确认识自我, 认清自我价值, 端正工作态度, 并为其提供成就认可和发展机会。

(三) 转变档案服务观念

文件经收集整理成为档案后的最终目的就是为了利用, 这也是档案价值得以体现的重要途径。如何做好利用工作是档案工作者需要认真思考的问题, 改变传统的被动提供利用服务的思想是关键。应积极地为广大患者查阅档案做好接待工作, 努力查找和扩大档案线索, 为医院工作提供详实、珍贵的资料, 为开展科研、撰写论文、解决医患纠纷、出具病历证明等提供相关原始资料 (4) 。在对外提供档案利用的同时, 还要加强医院档案利用反馈信息的管理, 实现信息资源的共享, 通过优质的服务, 使档案工作成为医院宣传教育息咨询、解除疑难、联系社会的窗口、纽带和桥梁。

四、今后发展思路

1.建立和完善档案管理相关制度, 通过制定规范的归档、保密、保管、利用、借阅、鉴定、销毁及档案室管理等各项制度用于规范文书档案的系列工作。

2.加强档案室整体建设, 发挥好集中管理、统一考核的作用, 配备足够的档案工作者负责及时主动地收集医院不同门类的档案材料, 促进医院档案工作规范化、科学化发展。

3.充分利用计算机信息技术, 努力实现档案管理的办公自动化、信息网络化和科技智能化的发展, 全面推广电子档案的配套应用。鉴于电子档案的形成、传送、保存、归档等管理方法与传统的纸质档案有所不同, 医院应根据档案信息化建设的需要, 加快院内档案管理信息化的软硬件建设, 提高档案管理的信息化、电子化进程, 尤其通过系统搭建以档案为载体的医院战略资源平台 (5) 。

不断思考和探索医院档案现代化管理的道路与方向, 始终坚持立足工作实际, 提出更好更快的档案更新和发展要求是每个档案工作者的应尽职责。不断完善和规范文书档案管理对医院整体档案工作的提升具有重要作用, 也为医院管理工作提供客观重要的历史依据, 有利于进一步实现医院的科学发展。

摘要：档案是“人类的记忆”符号, 是各行各业发展中不可或缺的“记录轨迹”。在医疗卫生行业的发展过程中, 也同样产生各类型的档案, 涵盖医疗、科研、教学及管理等方面, 是直接记录医院成长的重要历史凭证。根据档案的分类, 医院档案具体可以分为文书、科技、会计及专门 (病案) 档案, 其中文书档案是医院档案的重要组成部分。文书档案也叫管理档案, 是各个企业单位以及其他的社会组织在管理行政方面活动中保存其有价值的总体名称①。本文拟就笔者所在医院文书档案的现况、存在的问题以及解决策略等方面进行初步探讨, 对医院文书档案的建设与发展提出新要求和新思路, 发挥文书档案的作用, 更好地为医院大局服务。

关键词：医院,文书档案,建设策略

注释

1俞锦福.浅谈文书档案的特点及趋势[J].办公室业务, 2013, 12, P64–P65.

2吴晓琪.医院档案与医院文化建设[J].江苏卫生事业管理, 2002, 6, P44-P45.

3苏克惠.管理心理学在档案管理中的应用[J].福建档案, 2011, 5, P53.

4关兴.医院档案管理工作之我见[J].黑龙江档案, 2010, 2, P75.

对医院文书档案管理的思考 篇8

1公文管理的规范性

公文管理的规范性是指公文管理是做好文书档案的基础, 文书档案以公文为核心, 以公文质量规范为保障, 因为档案来源于文书, 是文书的归宿, 文书工作的好坏, 不仅直接影响文书质量, 也直接关系到档案的质量, 必须做到以下几点:

(1) 公文纸质量要好, 尺寸规格要统一、规范、标准, 符合国家规定。排版形式为横写横排, 左侧装订。

(2) 检查重点为制发公文是否履行了签发手续, 是否符合审批的权限, 公文标题是否准确, 主送单位和抄送单位是否准确, 落款是否与公文一致, 有无日期等。

(3) 要求公文字迹清楚, 不论是草拟公文, 缮拟公文, 还是做出的各种记录、报表、签字、批注等, 保证字迹鲜明、清晰, 有利于日后长久保管利用。不应使用三色笔 (圆珠笔、红色笔、铅笔) 。

(4) 公文拟制格式要规范, 使用规范的字, 以便日后标准化、现代化检索手段的应用实施。

(5) 对院内自拟公文或相关科室要注意在转递中避免损坏、丢失。

2文书档案的标准性

要求文书档案的收集、管理、鉴定、保管和利用要有统一原则, 有一套紧密相连的流程, 每个流程、每一种载体的科学性、标准性都很强。

(1) ) 文书工作的基本原则是及时、准确、保密、方便, 反对积压和紊乱。立卷归档原则, 归档的文件要以医院形成的文件为主的原则。实际工作中, 在严格执行国家档案局关于《机关档案工作业务规范》及国务院卫生厅《不归档文件销毁办法》的基础上, 要注意四个问题。一是要准确把握文件立卷归档的时效性, 才能予以立卷或归档, 否则, 没有完成的则不能立卷或归档将会给档案管理造成无序。二是要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点, 分清主次, 把住卷宗的入口关, 使不该归档文件不致混入, 同时, 又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中, 要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内, 保持同一问题的完整性, 反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉, 从而在提高档案利用价值的同时, 使立卷归档后所形成的档案完整、有序, 为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。三是明确立卷归档的重点并进行合理的分工立卷。在实际工作中要注意区分文件与资料, 特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面, 具体问题、具体分析, 以减少档案管理中的重复性, 提高档案利用的效率和效果。。四是文书档案保管期限划分为永久、30年、10年, 具有科学性和实践性。定期剔除无保存价值档案, 便于档案的管理、查阅、统计、利用等工作的开展。

(2) 工作流程统一。随着科学技术的不断发展, 在收集、鉴定、保管、利用等工作流程上都需要创新。其一要认真对照档案管理标准, 建立健全归档制度。如《档案管理办法》、《档案分类大纲》、《各类档案保管期限表》等。其二严格遵守各项规章制度, 如《档案人员职责》、《归档文件整理规则》、《档案利用制度》、《档案的鉴定和销毁》等制度。档案工作的各个环节严格把关, 确保分类科学、组卷合理、标题简明、整齐美观, 保证档案案卷内文件材料的完整性和系统化, 使文书档案管理形成制度化。

(3) 要认真学习省档案局《归档文件整理操作必读》, 建立新的案卷目录和统计台帐, 以科学的原则和方法对档案进行收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用。结合医院实际, 拟定相应工作计划, 采取有效措施, 规范档案管理。

3加强责任心和文书档案的保密性

文书档案管理人员的职责就是要维护档案的完整和安全, 增强保密意识, 目前医院文书档案存在着纸质与电子并存的形式, 这给档案的保密工作造成一定的难度。

(1) 注意档案原始性。

纸质文件一旦形成, 原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化, 纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一, 人们可从这些信息上确认文件的原始性

(2) 注重电子档案加密性。

电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责, 有时它只不过制作一个“窗口”, 将必要的信息集中在一起, 并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来, 也可被不同的人拷贝到不同的计算机保存起来。所以, 对电子档案安全利用问题、采用通讯传输的加密处理、不定期更换密匙、等方面控制。

(3) 注重档案人员的道德和法律素质。

要求档案管理人员要树立依法治档意识, 从严要求自己, 具备高度的责任感和使命感。在工作中一丝不苟, 以医院的利益为重, 不该说的不说, 不该看的不看, 杜绝档案在自己手上泄露和遗失, 否则就有可能造成无法弥补的损失。

4充分利用档案信息资源

文书档案的服务性体现在利用、编研和统计工作上。

(1) 利用档案信息资源为医院管理决策和制定规划、计划、工作总结、实施措施等提供了真实可靠的档案信息。

(2) 利用档案信息资源, 为制定医院工作质量评价、医疗、护理、教学、科研、论文、撰写等提供了大量信息资料。配合重点专科、学科带头人选拔、科研课题确立等工作的完成。

(3) 利用档案资源, 为经济责任审计、自查、项目建设和医院财务部门债权债务检查等提供相应的档案资料。

(4) 利用档案资源, 医院重大基建项目中, 为领导决策积极提供有关材料、图纸, 以便顺利完成基建改造任务。

(5) 利用档案资源, 加快数字化进程, 完善管理系统。为已公开的档案信息主动提供网上在线查询服务。

(6) 利用档案资源, 按照医院创建全国、省级及市级精神文明单位的评审、等级医院的评审、专科建设以及基础工程建设评审等要求, 及时准确做好医院档案资料信息的提供工作。

参考文献

[1]李连恒.对中小企业信用信息档案化管理的思考[J].中国档案.2011.8

[2]王亚明.干部人事档案整理方法改革[J].中国档案.2010.4

医院文书档案信息化 篇9

【关键词】办公室文书信息；档案管理；工作效率

办公室文书档案在档案管理工作中占有非常重要的地位，文书档案的收集以及归档等一系列工作同时也是具有较强技术型与服务型的工作。近年来，随着时代不断发展，文书档案在各个企业都得到了肯定和广泛应用。要想让文书档案发挥其最大的作用，就需要相关工作人员努力保证文书档案资料的真实性与完整性，不断提升档案立卷的质量，充分利用当前发达的信息技术，让档案资料为推动企业发展发挥最大效用。

一、企业办公室文书信息与档案管理工作中存在的问题

（—）管理人员档案管理意识缺失

很多档案管理人员对档案管理工作缺乏重视，对档案管理工作存在误解和轻视，认为档案管理工作无关紧要，因此绝大多数的档案管理人员工作积极性不够高。由于档案管理工作没有得到应有的重视，因此档案工作在实际开展的时候一直处于无序的状态，并且档案自身的巨大作用也不能够得到有效发挥，失去了档案管理工作的意义，导致档案管理工作不能够满足企业发展的需要。

（二）管理人员之间的素质差异比较大

随着信息技术在档案管理工作领域中应用的不断普及，档案管理信息化的推进速度不断提升。在这种背景下，档案管理工作人员的个人素质以及业务操作水平会直接影响到档案管理的质量，尤其是当他们之间的素质水平存在较大差异时，会对管理方式的认知以及采用上存在很大分歧，选用不同的管理方式对档案进行管理时会影响档案管理的质量，不利于形成统一的归档形式，影响管理工作的效率。

（三）缺乏整体化的规划

随着电子信息技术的普及和应用，很多企业都已经顺应时代发展的形式，相继建立起了比较规范的电子档案管理系统，在很大程度上提升了档案管理的效率。不过由于这种电子存档系统处在初步试用阶段，管理人员还没有对其完全熟悉，使得在对档案信息的管理过程中存在很多问题，比如缺乏整体性的规划、没有协调运作的模式，这些都会影响工作的顺利进行，给档案管理带来很大不便。

二、提升办公室文书信息与档案工作效率的方法

（一）强化对档案管理的重视程度

要保证管理人员能够对档案管理工作给予足够的重视，因此要做的就是要提升档案管理工作人员对这一工作的认识程度，能够充分认识到档案管理工作所具有的重要意义。为了能够帮助管理人员提升对档案管理工作的认识，还可以做好對档案管理工作重要性的宣传工作，提升单位内部员工对这一工作的整体认知水平，从内心深处重视起来。

（二）加快培养档案管理信息化专门人才

档案管理工作是一项系统、复杂、对专业性要求非常高的工作，要想保证企业办公室档案管理能够适应信息化这种大环境，就需要培养这方面的专业化、复合型的人才。可以通过定期给档案管理人员进行培训和专业知识的教育，提升他们的知识水平和业务能力，适应信息化时代的管理需要。

（三）改善部门机构档案管理设施

要想能够迎合时代的发展需要，实现档案管理工作的现代化发展，还需要建立和健全档案管理设施，因为档案管理现代化本身就是一个非常复杂的系统化工程，它会涉及到计算机信息、网络、信息交互、数据传输等多个领域。所以为了能够实现档案管理工作的信息化，就需要投入大量的资金，增加档案管理设备的投入，并且提升工作人员的档案管理水平。同时要想实现档案管理工作走向信息化还需要购置专门的计算机信息、数码相机、打印复印设备、刻录机等设备并且对这些设备进行电子文档一体化管理。

要做好档案的管理工作，提升管理工作的效率需要做好以下两个方面：第一，要对信息程序进行精心的设计，设计出适合管理档案的具有科学结构的档案信息管理库；第二，要遵守相应的管理原则，具体来说就是在档案管理工作中要做到规范化、数字化。

（四）建立健全档案管理制度，让档案管理走向规范化、制度化

为了保证对档案进行更加科学高效的管理就需要建立新型的档案管理制度，有了科学规范的管理制度才能够保证对档案管理工作的规范化实施。有关的部门要把对档案所需有关信息的收集工作放到重要位置进行对待，确保收集到的信息的准确性、及时性，同时还可以通过利用电子计算机实现对档案的信息规范化管理。

三、结语

综上所述，随着我国信息技术的不断发展，档案管理工作不断受到企业部门的重视，档案的管理工作一直在不断进步。但是档案管理工作仍然处在发展变革的道路上，处在摸索阶段，难免会出现一定的问题，这些问题的出现会严重影响档案资料作用的正常发挥，企业要想能够充分发挥档案资料的作用，就需要针对存在的问题，找出解决的方法，从而提升档案管理工作的效率。

参考文献

[1]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013，（1）.

[2]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013，（23）.

[3]王建伟，高祥国.办公室文书档案管理信息化[J].东方企业文化，2015，（13）.

作者简介：陈铭（1981-），男，河北吴桥人，供职于国网黑龙江省电力有限公司信息通信公司，研究方向：信息文书与档案信息化。

做好医院文书档案的管理工作刍议 篇10

一、医院文书档案管理的特点

1. 公文管理的标准化。

公文制发是推进医院档案工作标准化的基础性前提。公文是档案的前身, 档案由公文转化而来。可以说公文制发得怎样, 不仅决定公文本身的质量, 同时也影响日后档案的质量。因此在公文制发中必须要注意解决标准化问题, 以提高档案实体质量, 为档案工作实施标准化管理打下牢固的工作基础。实施“以我为主”的立卷归档原则是推进医院档案工作标准化的关键环节。实现档案工作标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。

2. 文书档案的规范性。

档案信息工作是一项技术操作性较强的工作, 文书档案的收集、管理、鉴定、保管和利用立足统一原则, 有一套紧密相连的流程, 每个流程、每种载体的科学性、标准性都很强。

(1) 立卷原则统一。“以我为主”的立卷归档原则, 即归档的文件要以医院形成的文件为主的原则。实际工作中, 要注意解决好四个问题。一是要准确把握文件立卷归档的时效性, 完成现行文件阶段任务的, 才能予以立卷或归档, 而没有完成的则不能立卷或归档, 否则将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料, 特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料, 具体问题具体分析, 以减少档案管理中的重复度和信息冗余度, 提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点, 分清主次, 把住卷宗的入口关, 使不该归档文件不致混入, 同时, 又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中, 要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内, 保持同一问题的完整性, 反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉, 从而在提高档案利用价值的同时, 使立卷归档后所形成的档案既完整, 又不庞杂, 为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。四是文书档案保管期限划分为永久、30年、10年, 是适应当前文件材料数量大量增长和需要进行有效处置的要求, 具有科学性和实践性。直接划分具体年限, 可以使到期档案得到更明确的鉴定时间, 把对档案的前期鉴定改为分阶段鉴定, 这样有利于保存齐全, 定期剔除无保存价值档案, 便于档案的管理、查阅、统计、利用等工作的开展。

(2) 工作流程统一。随着科学技术的不断发展, 在收集、鉴定、保管、利用等工作流程上都需要创新。其一要认真对照档案管理标准, 如《档案管理办法》《档案分类大纲》《各类档案保管期限表》, 做好档案整理工作。其二严格遵守各项规章制度, 如《档案人员职责》《归档文件整理规则》《档案利用制度》《档案的鉴定和销毁》等。档案工作的各个环节严格把关, 确保分类科学、组卷合理、标题简明、整齐美观, 保证档案案卷内文件材料的完整性和系统化。

(3) 操作技术统一。档案工作的每一个流程, 每一种载体 (如纸质档案、电子档案) 都具有复杂多样的操作技术。计算机网络准确及时的操作自不待言, 就是一般整理及装订的日常事务, 也具有一定的工作方法和技巧, 方法得当、技术熟练, 就能收到事半功倍之效。

3. 文书档案的保密性。

目前医院文书档案存在着纸质与电子并存的形式, 这给档案的保密工作造成一定的难度。

(1) 注重档案原始性。纸质文件一旦形成, 原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化, 纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一, 人们可从这些信息上确认文件的原始性。而电子文件的内容与形式是相对独立的, 不仅内容易变化, 而且失去了固定的形式, 电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式, 如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化, 人们便难以确认它的原始性。

(2) 注重电子档案加密性。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责, 有时它只不过制作一个“窗口”, 将必要的信息集中在一起, 并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来, 也可被不同的人拷贝到不同的计算机保存起来。所以, 对电子档案安全利用问题、采用通讯传输的加密处理、不定期更换密钥、跟踪监控等方面应予以有效的控制。

4. 文书档案的服务性。

文书档案的服务性体现在利用、编研和统计工作上, 医院文书档案重点是为领导决策和职能科室提供参考服务。

5. 文书档案的多样性。

文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映, 涉及党群管理、行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面, 形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”, 各类民主选举的选民登记和选票, 单位签订的各种合同、协议等等, 这就形成了文书档案载体的多样性。

二、加强医院文书档案管理

1. 医院领导要重视对医院文书档案的管理。

充分认识文书档案也是医院管理工作中的一部分, 是医院历史发展的见证。

2. 加大对文书档案管理的硬件和软件投入。

从人力、物力、财力上保障文书档案管理的质量, 从整理、存放、保存、保密等各个环节加强管理。加大对文书档案整理人员的知识、法律等方面的培训。

3. 加强对文书档案管理的安全性。认真做好登记、查阅、保密等工作, 做好防火、防盗、防虫等管理工作。

认真做好登记、查阅、保密等工作, 做好防火、防盗、防虫等管理工作。

三、文书档案开发和利用

档案资源的开发利用是档案管理的主要目的, 通过档案深层次开发, 提高档案的使用价值, 为医院业务、医院管理及患者服务。同时, 通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益, 提高档案在医院管理中的地位和作用。档案管理人员要树立服务意识, 根据本单位的需要, 编写有关汇编, 建立全引目录、案卷目录, 案卷目录索引及分类索引, 方便利用。

参考文献

①佘霞.对医院文书档案管理的几点认识.

②宋高峰, 宋坤.谈医院办公室文书档案的管理和利用.