档案的现代化管理策略

档案的现代化管理策略（共12篇）

档案的现代化管理策略 篇1

随着社会和经济的不断发展, 档案对于社会的贡献越来越大, 人们对其依附程度和利用也渐渐地加强, 所以对档案进行合理的管理势在必行。但是在实际的工作状态中会出现很多问题, 需要我们想办法去解决。

一、目前档案管理的现状

就目前的形式来看, 企业档案的现代化管理仅仅停留在基本的构建、设备的投入、科技的积蓄以及人才的培育等方面, 所以就我个人的看法, 认为主要存在以下几种问题:

(一) 档案现代化管理的观念不强。

就现在的情况来看, 人们对于“档案”的理念以及它对于社会的作用了解较少, 尤其是对于档案的管理方面, 有些领导人员在加强档案的合理管理方面的认识观念不强, 所以很多单位仍是采取老一套的工作管理方法。

(二) 人才的缺乏。

档案的现代化管理需要大量的高素质人才。但是现在的情况是, 很多企业单位的文秘、档案员只是处于收发、检查的层面, 没有充分的现代化管理知识, 没有很好地掌握实用技术。

(三) 档案管理的技术和设备不够全面。

因为人们对于档案管理的观念不强, 因此在资金投入方面就会大幅度地缩减, 以至于没有能力购买新的设备, 从而造成人才的大量流失, 使得工作方面陷入困境。

(四) 基础工作准备不充分。

现在的档案管理要求在进行档案工作时要具备规范化、标准化, 但是, 很多的企业工作单位的案例质量不高, 没有完备的检测工具, 大部分单位立卷、编目、检测等方面都未达到国家标准, 在操作方面也不符合规范。

二、针对以上问题所采取的相关措施

(一) 改变传统观念, 顺应时代潮流。

改变传统的思想观念, 第一步就是改变档案人员对档案管理的观念, 以便更好地提高人们对于档案管理的意识。当得到了社会和人们的普遍认可, 才可以使档案工作进行得更加顺利, 也在无形中提升了档案工作的地位。当然要想改变全社会的思想观念, 就要从提高档案工作者的自身素质出发, 要求档案工作人员拥有社会观念。因为档案工作人员一直处于几乎全封闭的工作环境中, 这些工作人员有着兢兢业业、艰苦奋斗、淡泊名利以及无私奉献的精神, 可是他们的意识落后、思想传统, 在社会活动、社会协调以及社会交往等方面能力薄弱。

就目前形势来看, 档案部门的力量严重不足。为了解决这个问题, 第一步需要改变传统的档案工作环境, 让档案工作的环境变得多彩些, 为整个社会贡献出力量;第二步要摒除过去的用人制度, 调动工作人员的工作热情, 充分发挥档案的作用, 延伸档案的工作范围, 通过这种方法来扩展档案工作的新世界, 使得档案工作的发展更上一层楼;第三步是强化训练, 加强档案工作者的基本理论知识、理论训练和档案专业训练等方面的培养, 从而使得档案团队变得更加有质量, 充分发挥其作用, 推举出更多优秀的人才, 使这些人不仅要有很好的业务技巧, 还要有一定的创新精神。这种方法具有一定的战略和发展意义。所以通过这种方法可以提高档案工作的观念意识, 拓宽档案工作的服务面。

(二) 增强档案团队的力量, 提升档案工作者的整体素养。

只有具备更高素养的档案团队才可以在档案事业的长河中激流勇进, 勇往直前。因为团队中文化水平各不相同, 团队的内部力量不够稳固。所以要建立一个精通业务、管理规范、风气端正以及服务质量好的档案团队。加入竞争的要素, 实施优胜劣汰、举贤任能、唯才是举的管理机制。档案管理的人才是具有知识和管理的双面人才, 正因为其信息的内容和档案工作的专业技能说明了档案工作是知识性的脑力劳动。现在, 对于档案工作的现代管理方法是运用计算机技术, 也就是所谓的档案计算机管理。计算机的运用主要是利用高速的计算和很强的信息处理能力, 为档案工作者利用先进的科学技术来处理档案工作中的检测问题。正因为要保证电子文件真实反映人们的实际生活, 并且能够很好地保存和使用, 所以要求每个档案工作者学会利用现代的科学技术进行档案管理, 学习有关于档案计算机管理、电子文件的使用以及档案的管理和使用等方面的知识。所以每个档案工作者需要尽快地适应现在的社会, 学会利用现代的科学技术去处理档案工作中的实际问题, 否则很容易被社会所淘汰。因此要求档案人员有现代技术作为支撑, 拥有大量的电子知识, 对于现代办公软件的使用和制作等方面的知识。

(三) 管理中加入现代化的因素。

第一, 要强化领导人员的观念意识, 使得他们愿意投入更多的精力到这方面。每个阶层的领导, 特别是负责档案管理的领导, 要勤于检查, 每年不少于两次安排档案工作部门的工作汇报, 按时听取档案部门的工作情况, 从而更好地发现问题, 解决问题, 以便布置新的任务。对档案部门的工作进行指导, 从实际出发来解决档案部门中的实际问题。第二, 强化硬件设施, 把各个方面的设备变得更加的现代化。现代科学技术在档案管理方面的使用情况还是不够充分, 我们首先要有档案信息共同分享的思想, 然后在进行硬件方面的强化, 进一步完善档案管理水平。还要及时的添加档案办公中所需的设备, 用现代的科学技术来进行档案管理。

(四) 理手工操作与现代化管理的关系, 重视档案管理规范化。

对于档案管理的现代化是一个循序渐进的过程, 不可能一步登天。所以在实现的时候, 就需要手工操作和现代化管理和谐共处。档案管理的基本工作包括建立档案、档案文件的评定、检测和整理等方面的内容, 这个过程还是需要手动操作。所以我们不能以偏概全, 不可以因为现代管理方法的使用, 就抛弃手动操作的使用。所以, 一方面我们要积极的利用现代的科学技术到档案管理中, 另一方面要注重手动操作的使用, 合理的处理手工操作和现代化管理的关系, 使其得到完美的融合。

摘要：档案的管理顺应了现代社会发展的要求, 也是时代进程中必不可少的要素之一, 充分地实现了“以人为本”的理念。利用现代的理念、科技, 方便进行档案管理, 强化工作的效用, 更好地为人造福。

关键词：档案工作,现代化管理,策略

参考文献

[1]张跃民;试论环保档案现代化管理策略[J];2011 (04)

[2]贺燕南;文书档案的现代化管理策略[J];2012 (01)

[3]张立娟;企业档案现代化管理探讨[J];2012 (04)

[4]陈小玲;办公档案现代化管理探析[J];2012 (02)

档案的现代化管理策略 篇2

观念的现代化是现代化档案管理的灵魂。

管理思想的现代化是实现档案管理现代化的重要内容，没有现代化的管理意识，就不能从根本上突破传统档案管理观念的限制，会对档案管理的现代化进程造成不良影响。

因此，在档案管理现代化的建设过程中，管理人员要努力解放思想，大胆地转变观念，不断加强自身的现代化意识，在档案工作在不断探索与创新。

2.2建立健全集中统一的档案管理机制

集中统一管理机制是实现现代化管理的的重要标志，档案管理只有朝着这个方向努力，才能真正实现现代化的管理。

我国目前的档案管理机制普遍处于比较分散的状态，使用起来很不方便，也不便于统一管理，要从根本上解决这一难题，就必须建立健全一个集中统一的管理机制，制定出科学、合理、高效的管理制度，以制度化的管理来保证档案管理技术的规范化与标准化，以及档案管理各种软件、硬件的选择与使用，把原来分散、无序的档案管理集中起来，统一纳入到现代化的档案管理系统中，使档案资源能够得到集中利用和共享。

2.3加强数据库的建设，推动档案管理现代化的步伐

数据库的建设是档案管理现代化的基础工作，也是实现档案管理现代化的根本。

由于档案资源的数量不仅多而且复杂，要把档案资源进行归类、整理并输入到数据库系统中，没有一套科学、合理的策略，是非常耗时耗力的，会严重影响到档案管理的现代化进程。

因此，必须要在原档案管理的基础上，进行分门别类的分级著录：对于内容单一、使用价值比较低的卷宗实行案卷著录;对于涉及内容相同的则实行组合级著录;对于涉及到重要或庞大、复杂内容的卷宗，则实行文件级著录。

这样一来，就可以减少一些不必要的著录环节，提高了数据库建设的速度，节省了大量的财力、人力、物力[2]。

2.4加大现代化人才的培养和引进，提高管理人员的现代化素质。

⑴建立完善的人才引进机制

在现代化的档案管理工作中，人是最主要的因素，管理人员的素质决定了档案管理工作的水平，通过建立完善的人才机制，加强对现代化管理人才的引进，使管理人员的素质不断提高，把各种现代化的科学知识与技术充分运用到档案管理工作中。

⑵加强对现有管理人员的培训，努力提高其综合素质

要通过各种培训策略，使档案人员能够不断吸收、消化各种有用的知识，掌握到更多有用的现代化管理知识和技能，努力培养出具有现代化管理水平的综合型、高层次的档案管理人才。

⑶档案管理人员要提高对自身的要求，以适应现代化的档案管理工作的需要

首先，档案管理人员要不断增强现代化管理意识。

在档案管理现代化的建设与发展过程中，档案管理人员要树立正确的档案管理思想和观念，以适用现代化档案管理的需要，依靠科学的管理理念，在实际工作中善于总结、勇于探索、不断创新，努力提高自身的现代化管理水平。

其次，档案管理人员要掌握各种有用技能，以调整和优化自身的知识结构。

现代化的档案管理工作，需要以多元化的知识结构为基础，因此，档案管理人员必须对知识结构进行优化与调整，不但要掌握系统的档案专业知识，还要还要掌握其他相关的现代化科学技术和管理知识，使自己成为具有多元化知识结构的复合型人才[3]。

2.5建立科学的决策机制，提高决策水平

实现档案管理的现代化，是一项综合性的系统工程，我国目前的档案管理工作正处于改革、发展的重要阶段，任务比较繁重，只有根据自身的实际情况，结合全局性战略发展的需要，从档案管理的需求、管理技术的运用和人力、财力、物力的综合调配等方面，集思广益，并进行综合的分析，避开出现决策的失误，以此来提高档案管理决策工作的科学性。

同时，要根据档案管理现代化建设的需要，制度远期的发展目标和方针政策，对档案管理的现代化进行科学的规划、合理的统筹，并对各种规范、标准等进行严格的审核和实施，从制方面推动决策水平的不断提高。

2.6强化档案管理的服务职能，不断拓宽服务范围

传统的档案管理模式一般只注重档案资源的`收集与管理，而忽略了对档案资源使用对象的服务职能，要实现档案管理的现代化，就必须转变这种被动、不思进取的落后模式，把档案管理的重点放到为个人、企业单位、事业单位提供服务方面来，使档案管理工作更好地为社会经济的发展服务。

3 结论

总而言之，实现档案管理的现代化，已经成为我国现代化建设中不可或缺的重要部分，也是社会主义现代化发展的必经之路，在档案工作中实行科学的现代化管理，不但有利于提高档案管理的工作效率和经济效益，还能在社会主义现代化建设中发挥出更大的作用。

参考文献：

[1] 崔爱荣.档案管理现代化浅析[J].职业时空，(1).

[2] 吴后琼.实现档案管理现代化的策略探讨[J].学理论，(4).

[3] 闰丽.谈实现档案管理工作现代化[J].中小企业管理与科技，(4).

新时期事业单位档案的数字化管理【2】

【摘 要】目前，在信息产业经济的大背景下，通信技术、信息技术等以计算机辅助作业为首的产业技术体系得以不断完善，计算机所具备的强大功能价值及其技术辅助手段已经受到了人们的广泛认可。

所以，对我国的事业单位来说，要想在当前的信息产业时代得以长足且稳定的发展，那么就应当顺应信息时代的发展趋势，满足时代发展的要求，加强自身的数字化管理及信息化建设。

本文结合我国事业单位档案管理工作的目前状况，对新时期事业单位档案的数字化管理进行了简要探析，旨在推动事业单位档案管理效率的进一步提高。

【关键词】新时期;档案管理;事业单位;数字化

档案信息资源是一种事业单位、行政机关、企业等组织机构以及个人在工作、生活中的价值文献历史记录，可以说档案资源是信息含量丰富、价值含量高的一项重要的信息资源。

然而，就事业单位当前的档案管理来说，经常性的存在档案繁冗及积聚量大等理由，并且人员保管意识差、查找搜索效率低。

而随着以计算机、信息产业技术为首的产业化发展，数字化的档案管理模式所具备的价值、功能和作用日趋显现，并且受到了个人及社会组织机构的大力推崇，并且在日常的学习和工作中得以普遍应用。

所以，事业单位应当积极的响应信息时代的号召，结合自身的管理需求，来对数字化的档案管理予以实行且推崇，只有这样才能够使单位的档案管理工作变得更为数字化、现代化和效率化。

一、事业单位档案数字化管理的作用

(一)提高档案利用率。

正是因为以往传统档案基本上均在档案馆以及档案室存放、保管，并且绝大多数的档案载体都是纸张，这将在利用上带来不便。

而数字化档案管理则能够使档案利用者将所查找的档案更加准确、便捷的查找到，而且档案管理数字化的实现，还能够大大的消除空间上和时间上的束缚，以此推动档案利用率的提高。

(二)提高经济效益。

尤为迅速的社会经济发展使得庞大的信息量与滞后的办公方式之间有了尖锐矛盾的形成，过去采取的一直是粗放型的档案管理模式，也就是以办公费用和办公人员的增加来作为将此类理由解决的唯一手段，这便在很大程度上增加了事业单位的管理成本。

而富有现代化气息的档案数字化管理，则将以往纸质载体的档案转变为机读档案，不但使得占地空间得以节省，有效的节约了档案保管费用，并且使得档案的查阅更为迅速、方便，从而防止了资料反复印制所导致的人员浪费、纸张浪费，经济效益也由此得以提高。

(三)提高办公效益。

事业单位档案的数字化管理能够实现档案资料的及时归档，而且可以尽可能快的得以利用。

就人事档案管理而言，因事业单位有着相对较为繁多的管理对象，管理对象的流动性较强，比如员工调动、退休等，要想对这些变动及时准确的进行统计，要想对这些情况动态的加以了解，那么就需要借助于以计算机网络为管理媒介的数字化档案来将当期的情况准确反映出来，并且在查询档案数字化资料上也更加快捷简单。

由于档案信息的超时空流动，事业单位的档案库便由以往的保管文件实体的基地转变为提供信息的制约中心，事业单位的办公效益得以大大提高。

二、新时期事业单位档案数字化管理的强化策略

(一)树立档案数字化管理意识。

事业单位的档案管理人员应当尽快的将档案数字化管理意识树立起来，不断的学习新知识和新技能，转变档案管理理念，创新档案管理手段，摒弃滞后的档案管理模式，并且始终随着时代的进步及信息技术的发展来更新自身的知识体系机构，从而以良好的素质及较强的专业技术能力，高效率的将档案的数字化管理工作做好。

(二)实现文书及归档处理的数字化。

文书工作是事业单位尤为基本的一项工作，文书管理执行的好坏以及文书工作质量的优劣往往会直接影响到档案的整体成果。

所以，为了更好的适应事业单位当期的工作需求，事业单位便难以避开的要对大量的电子文件进行处理，并且发文处理过程还需要通过网络来进行。

所以，事业单位应当让拟稿人员在计算机中输入稿件，然后经过审核、签发、修改、盖章、分发以及归档的过程，来节省文书及归档处理的时间，最大限度的减轻档案管理人员的劳动负荷强度以及工作量。

(三)制定科学的管理体制及体系。

事业单位应当切实的根据具体的数字化档案管理特点，构建及制定出与自身实际管理需求、办公需要相适应的一个档案管理机制，这便需要事业单位充分的确保档案保密机制、档案工作制度、档案使用机制、档案安全机制逐渐的相互联系，以便于将档案一体化建设文章实现。

(四)提高档案信息安全程度。

应当严格的确保事业单位重要档案信息以及重要文件数据的网络使用安全，以此避开影响或者破坏档案信息的使用价值、文件数据的利用价值，促使单位再次将建设档案数字化的进程突破。

因此，事业单位应当在目前的档案数字化模式下，切实的立足于档案管理实际，全方位、多角度的做好重要档案及数据的备份、电脑软件的更新及杀毒、杀毒软件的安装以及后续防火墙的访问设置及维护等诸多工作，以此防止因意外情况的出现所导致的损失。

另外，事业单位还应当想方设法的做好档案文件的保密工作，要对数字化档案管理机制加以实行，确保档案数字化建设能够真正的遵章办事，大幅度的提高档案信息的保密安全程度，从而减少人为破坏文件、意外事件破坏文件的发生几率，最大限度的保证系统、档案及重要文件的使用安全。

三、结语

总而言之，在新时期、新时代的发展背景下，事业单位应当从自身的管理实际出发，尽可能满足网络信息时代的发展需求，持续不断的强化档案数字化建设及档案信息化建设，彻底的摆脱传统纸质档案的管理的工作负荷，提高档案的价值及功能，充分的将档案价值体现出来，推动档案信息职能的转化以及信息采集、管理的实现，推动事业单位档案数字化管理水平的提高。

参考文献

[1] 李坤.当前事业单位档案的数字化管理[J].科技致富向导，(20).

档案的现代化管理策略 篇3

关键词： 现代预防医学；档案管理；创新

中图分类号：R955 文献标识码：C 文章编号：1005-0515（2013）11-161-01

预防医学档案是疾病预防控制工作活动的真实记录， 是预防医学事业发展的基础， 是重要的科技信息资源， 它具有凭证和依据作用。如何实现预防医学档案管理创新， 适应新的挑战和机遇， 需要认真慎重思考。

1.现代预防医学档案的特征

1.1 现代预防医学档案的内容多、范围广。预防医学档案的内容包括疾病防治、卫生监测检验、科研培训、健康教育、突发公共卫生事件处理、重点业务活动等。这些工作有的是长期持久的工作， 有的是阶段性工作， 有的是有固定周期性活动，有的是中断一个时期后又要反复进行的工作。预防医学档案涉及的范围有本系统内的， 有本专业的， 有相关部门的； 从地域上说， 有本辖区的， 有毗邻省区的， 甚至有全国或全球性的。

1.2 现代预防医学档案种类繁多、形式多样。由于预防医学档案记录了各种各样的社会性群体预防活动， 从档案的制成材料和存在形式来看， 就具有多样性。比如， 既有远古时期的甲骨， 又有现代质材的聲像； 既有常见的纸质材料， 又有磁带和光盘； 既有珍贵标本， 又有采集样品， 等等。

1.3 现代预防医学档案形成的周期较长。在与疾病开展抗争的历史长河中， 人类对许多疾病都经历了一个逐渐认识的漫长过程。有些严重危害人类健康的烈性传染病从发生到在全世界范围内消灭的历史周期要长达一百多年。比如， 天花这种疾病已存在一百七十多年了， 消灭天花仅在我国也经历了十年之久。

1.4 现代预防医学档案是特定时间、环境、条件下的历史记录。有些预防医学档案材料形成于当时、当地的现场记录，如疫情档案材料、食物中毒、有害物质造成的环境污染等。将这些长期积累的材料经过再整理、汇编， 即可以成为有利用价值的预防医学档案。

2.现代预防医学档案的作用

2.1 现代预防医学档案是研究预防医学发展规律， 实现卫生监测、监督、预防疾病， 保障人类健康的重要基础和条件之一， 在预防医学研究中具有不可替代的重要作用。

2.2 现代预防医学档案是预防医学试验研究的依据。预防医学是一门继承性、连续性、可传递性很强的学科。它的开拓发展， 需要依靠经验、材料和理论的不断积累与技术的不断进步， 任何一位预防医学科研人员， 都只有在前人已取得成果的基础上， 才能进行新的研究。

2.3 现代预防医学档案是贯彻预防为主的方针， 制定卫生法规与卫生标准决策的有力依据。预防医学档案是人类与疾病抗争过程中的原始凭证和历史见证， 其涉及面广、政策性和社会性很高， 不仅是医疗卫生机构的事， 更是全社会的事。

2.4 现代预防医学档案是预防医学技术资源的储备， 其本身就是科技成果， 储备越雄厚， 起点就越高， 发展就越快。工业污染， 对空气、水分、土壤影响大， 是导致公害性疾病的关键，长期积累下来的工业污染治理档案， 对经常性的卫生防疫监测、监督， 根除公害疾病， 对保护人类健康和环境有着深远意义。预防医学档案蕴含丰富的医疗卫生技术和理论， 通过考察其演变历程和特征， 对推动现代预防医学档案事业的发展将发挥巨大作用。

3.完善现代预防医学档案管理创新的策略

3.1 意识创新

一是领导观念要转变， 提高对档案管理现代化的认识， 加大宣传力度， 学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》、《保密法》等， 增强全员档案意识， 形成一个领导重视、群众关心支持档案工作的氛围。二是预防医学档案具体管理人员必须树立信息观念、时效观念、联合协作观念与竞争观念。档案管理人员应更新观念， 正确认识档案管理工作在疾病预防控制工作中的重要地位和所能发挥的巨大作用。

3.2 综合素质创新

加强预防医学档案管理人员培训， 提高管理水平。档案管理人员业务素质的高低， 直接影响到档案质量和开发利用的效果。应使档案员接受不同层次的业务培训， 培训可以灵活多样， 可以采取脱产、半脱产、业余等形式和自培、代培等渠道学习档案专业知识， 提高档案员的业务素质和工作能力。档案员不仅要有档案管理的意识， 更要具备开发档案信息资源， 使档案转化为社会物质和精神财富， 服务于预防医学的能力。

3.3 内容创新

内容创新包括管理制度、档案信息资源开发等。预防医学是集疾病预防控制、卫生监督检测、健康教育、科研培训于一体的公共卫生体系， 其信息资源是预防医学科技工作者实践业务工作的重要支柱。建立健全档案管理制度是做好档案管理工作的保证， 有利于提高工作效率， 协调卫生防病工作的开展。

3.4 手段创新

实现档案网络化管理是手段创新的主要途径。档案信息利用的网络化， 使众多用户可利用网上终端， 跨时空、跨地域利用档案信息。预防医学档案管理者应汇集纸质、音像、光盘、缩微品、数字化档案等多种档案信息资源， 借助网络与信息技术建立起集档案信息开发、检索、利用等功能于一体的服务系统， 充分发挥网络档案信息的作用与功能， 最大限度地满足读者获取档案信息的要求。预防控制部门应加快网络设施建设， 如建设网站， 把档案管理的工作重心转移到档案信息的深加工和传递上来， 实现档案管理的自动化、网络化、现代化。

3.5 服务创新

档案管理的最终目的就是利用， 编制多种检索工具是提高管理水平和开发利用档案信息的重要手段。首先， 要拓宽收集面， 防止档案材料的流失， 使档案更完整、准确地反映出实际情况， 为档案利用打好基础。其次， 改变长期以来单一的借阅模式， 扩充服务内容， 更新服务手段， 开展多种形式的档案信息开发利用工作。改变以往坐等上门的封闭式服务方式， 积极主动、热情为疾病预防控制工作服务， 直接或间接参与课题组的研究工作， 配合研究任务， 分工收集、整理有关课题的档案资料。再者， 改善综合档案室的硬件环境，加入计算机网络，做到资源共享， 使借阅者不用到档案室就能查阅档案目录， 减少查阅时间， 提高利用效率。

参考文献：

[1]李红红.刍议预防医学档案的特征和作用[J]. 遵义医学院学报， 2002（ 03） ： 301- 302

[2]孟春玲，刘鸣，田勇.预防医学档案管理的现代化[J]. 预防医学情报杂志， 2006（ 05） ： 573- 574

文书档案的现代化管理策略 篇4

随着科学技术的和现代化信息化的高速发展, 建立健全档案管理体制, 提高文书工作者的综合素质, 强化文书人员档案意识, 提高文书工作者的综合素质, 提升档案管理水平是现代档案管理工作的必然趋势。当前。随着计算机和网络技术日新月异的发展和普及应用, 大部分企业的文书档案管理都实现了现代化管理和利用, 取代了部分手工劳动, 减轻了档案管理人员的劳动强度, 同时又提高了工作效率, 使文书档案管理能够适应不断发展的新趋势。本文以建立文书档案现代化管理策略为研究目的, 对创新当前文书档案管理模式提出几点建议。

二、文书档案的现代化管理策略

(一) 建立文书档案现代化管理制度,

保证制度的有效执行。加强文书档案管理制度建设, 对文书档案管理起到有效的制度保证。现代化的文书档案管理制度, 结合档案管理技巧, 能更有效的保护文书档案储存应用。加强文书档案现代化的管理制度建设, 首先要求, 废除以前传统的落后的管理制度, 在遵循国家文书档案管理基本原则之下, 结合本部门的管理体制, 管理方法和组织结构形式, 建立现代化的适合本部分发展要求的文书档案管理制度, 现代化文书档案管理制度的基本特点是灵活性和使用性, 科学性。他有效的改变传统的不合使用的管理制度, 同时输入新的管理形式, 对文书档案的制度结构进行完善, 形成一个严密的管理体系, 为加强文书档案工作提供良好的制度保证。健全文书档案的编修管理规范制度, 在文书档案管理过程中, 有计划分阶段的对文书档案进行查阅和修编, 不完善当前的修编制度, 保证文书档案的有效管理, 定期对现代文书档案管理工作进行考评, 不断补充, 完善, 修正文书档案管理制度, 使之与当前社会实践相互结合, 增强制度的适应用性和保证性。

(二) 按照现代化文书管理规律, 创新现代化文书档案管理工作机制。

文书档案管理资料往往记载多方面的信息, 在企业、事业单位已及高校科研单位等等具有重要的参考作用, 文书档案作为部门档案管理的重要组成部门, 绝对该领域档案管理发展水平状况和发展质量, 影响文书档案在促进档案管理和发展中的价值作用, 遵循文书档案管理发展规律, 创新文书档案管理工作机制, 对提升文书档案管理质量意义重大。加强文书档案管理的自我组织机制, 根据部门发展总体规划和阶段性发展目标, 对文书档案进行整理和宣传, 加强文书档案在部门管理中的重要作用, 加强文书档案领导部门对文书档案管理工作的重视, 为文书档案管理工作质量的提升, 提供有效的保证环境。加强文书档案管理的主动参与机制, 加强文书档案管理工作对部门发展中的重要参考作用, 让文书档案管理成为部门发展的重要组成部分, 主动参与部门发展活动中去, 成为部门其他领域发展不可缺少的重要指导, 促进和补充部门, 文书档案管理工作参与公司发展规划。加强文书档案管理的互动协调管理机制, 加强文书档案管理工作与部门业务之间的链接, 与之形成良好的发展互动。文书档案管理采取“年度—组织机构—保管期限”分类模式, 从过去繁琐的分类、鉴定、整理、装订、装盒、上架、排架等立卷环节简化为按“一事一件”立件整理、不锈钢夹简单装订、计算机直接录入文件级目录等环节, 达到了简化整理、方便检索、快捷服务、简化部门归档工作程序等预期目的。文书档案管理与部门业务管理相互发展, 相互促进, 加强文书档案对部门业务发展的指导, 通过部门业务发展带动文书档案管理工作的发展, 促进文书档案管理工作服务职能和指导功能的发挥。

1. 加强现代化文书档案管理的队伍建设, 满足文书档案现代化管理要求。

现代化的文书档案管理工作, 必须组建现代化的人才工作团队, 满足现代化文书档案管理工作需要。加强文书档案管理工作队伍, 构建完善的人才选拔机制, 严格文书档案选拔机制, 择优录取, 招聘具有先进的管理工作经验和技术的人才, 参与文书档案管理工作;不断提升文书档案管理人才业务员素质和工作技能水平, 部门要定期, 加强对文书档案管理的工作的人员的技能培训, 加强其对现代化管理技术的应用, 完善业务基本技能, 并在发展中不断得到历练和提升, 作为文书档案管理工作人员, 加强对自身业务素质和技能的要求, 自我学习管理方法和技巧, 在工作过程中, 总结经验, 树立不断提升自我技能的观念。坚持终生教育的理念, 不断确定新的学习目标、任务和要求, 主动学习信息技术、现代管理等相关知识, 掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平, 努力成为管理型、技术型和复合型人才, 努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务;部门要建立完善的淘汰和激励机制, 要坚持公共公平的原则, 加强对部门员工的考核, 对工作业绩好的员工, 加强福利、工资、职务等方面的激励, 对工作业绩差的员工, 进行批评, 惩罚, 甚至是直接淘汰。加强对员工职业危机意识培育, 充分挖掘文书档案工作人员的积极性, 提升文书档案管理水平。

2. 加强现代化文书档案管理的信息化建设, 实现管理的规范化。

随着信息技术的发展, 现代化的文书档案档案管理工作必须加强对现代化科学技术的应用, 以促进现代化管理的规范化。文书档案人员要严格按照规范程序办理公文, 结合工作实际, 制定相应的规章制度, 努力实现档案管理、归档统计、文件处理程序、档案保密、档案借阅、档案鉴定及销毁七位一体的管理方式。严格规范化要求, 建立统一标准、统一运行的操作规程。加强文书档案管理的网络科技管理模式, 实现人工管理逐步像自动化管理的转化, 以及实现经验管理向知识管理的转变;加强科技对文书档案管理的支撑, 加强电子网络资源建设, 转化文书档案储存方式和传播方式, 促进知识的有效和快速传播;加强对文书档案管理的硬件和软件技术建设, 实现管理的现代化, 规范化文化档案管理工作, 提高文书档案管理绩效;提升文书档案现代化管理模式, 加强文书档案在全球化网络资源中的整合, 实现文书档案管理资源的共享, 提高资源利用价值;加强现代化文书档案管理的信息化建设, 实现管理的规范化, 是文书档案管理工作的发展趋势。

参考文献

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[2]孙莹莹.论企业文书档案的管理工作[J].今日财富 (金融发展与监管) , 2011 (7) :113-114.

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[9]王从容.当前文书档案管理中的缺失与对策[J].华章, 2011 (24) :269-271.

档案的现代化管理策略 篇5

【摘要】乡镇财政档案体现了乡镇在不同时期的经济发展情况，对当地的经济发展和社会稳定具有关键作用。新时期下，随着科学技术的蓬勃发展，财政档案也要积极实现现代化管理，进而提升管理效率和水平，为单位决策提供服务。本文主要针对乡镇财政档案工作的现代化管理进行分析和阐述，希望给予我国乡镇财政部门以参考和借鉴。

【关键词】乡镇财政档案;现代化管理;存在问题;优化措施

新时期下，信息的功能和价值更加突出，档案作为明确而重要的信息资源，逐渐受到公众和社会的高度重视。乡镇财政档案充分体现了乡镇在不同阶段的经济发展情况，通过对财政档案的分析，可以全面了解乡镇的社会和经济现状，并且为乡镇发展制定经济政策提供数据支撑。但是在信息时代下，以往的档案管理理念、手段和方式难以满足使用的需求，因此，促进财政档案全面实现现代化，是乡镇财政档案管理部门面临的关键问题。

一、当前乡镇财政档案在管理现代化中存在的几点问题

1.领导缺乏重视。当前，一些乡镇领导对档案工作缺乏足够的重视，没有正确认识到档案的价值和意义。同时，由于领导的不重视，导致档案管理在财力、物力以及人力方面的投入不足，对其现代化进程带来一定的影响和制约，降低了管理的效率和质量，也不利于档案功能的.发挥。2.人员素质降低。当前，现有的档案人员普遍年龄较大、数量不足，难以支撑档案工作的全面以及有序开展。同时，在对档案工作缺乏正确认识的前提下，很多档案人员并非档案专业毕业，计算机操作能力较差，对工作效率带来直接影响，管理现代化更是无从谈起。3.硬件水平较低。管理现代化需要以硬件设备作为物力支撑，但是当前在我国乡镇部门中，很多领导不愿意将有限的资金投入到档案工作中，档案管理依然采用传统的手动方式，不仅难以提升管理效率，同时也对案卷质量带来影响。由于缺少资金引进先进设备，计算机以及其他硬件设备的数量难以满足具体需求，硬件水平低已经成为限制管理现代化的关键因素。4.管理制度不健全。管理制度是促进档案各项工作有序开展的基础和前提，但是当前，乡镇财政部门并没有建立以及完善现代化的管理制度，电子档案的真实性和安全性难以获得有效保障。

二、促进乡镇财政档案现代化管理的相关措施分析

1.提升领导的重视程度。档案管理全面实现现代化需要领导的有力支撑，因此，相关部门领导需要提升对档案工作的重视程度，促进各项工作的有序以及全面开展；首先，财政部门要针对档案工作加大宣传教育，让领导认识到财政档案的价值和作用；其次，档案人员要以认真的态度和敬业的精神对待工作，有效提升档案质量，进而为领导决策提供优质服务；最后，档案人员要定期向领导汇报档案工作的成果、困难和进展，进而帮助领导加深对档案工作的认识和了解，利用档案为领导决策出谋划策，解决遇见的困难和问题。2.优化档案人员的能力和素质。当前，由于乡镇工作条件较差，难以吸引到高素质的专业化人才，现有的档案人员计算机能力较差、档案知识匮乏，对档案管理实现现代化带来了一定的影响。因此，相关部门要结合自身具体情况，采取科学的途径优化档案人员的素质和能力。首先，乡镇财政部门要与当地高校加强合作，将现有的人员送到高校中进行代职培训，更新人员的知识体系、提升人员的信息化水平；其次，档案部门要提高人员的入职门槛，提升档案人员的工薪待遇，吸纳社会人才加入到工作团队中；最后，档案部门要加强对档案人员的职业素养和道德修养进行培养，激发对工作积极性和热情，强化其岗位责任感，促使档案人员以更加严谨的态度对待档案工作。3.加大管理资金投入。档案管理实现现代化不仅需要人才的支撑，同时还需要资金的保障，因此，为了促进管理现代化的进程，乡镇财政部门需要加大资金投入力度，进而保证各项管理活动的有序开展。首先，乡镇财政部门要通过专项资金的形式，用于购买和更新现代化管理设备，保证硬件设施可以满足管理现代化的需求；其次，充足的资金可以改善档案人员的待遇，提升其工资标准，帮助其解决生活的困难，而较高的薪酬也可以吸引高素质人才加入到管理团队中；最后，以资金作为保证能够实现各项工作的全面开展。4.建立以及完善现代化管理制度。新时期下，随着档案各项管理工作的全面开展，以往的管理制度明显无法适应时代和工作的需求，因此，财政部门需要结合自身情况，建立以及完善现代化的管理制度。首先，管理制度要严格规范工作流程，做好计算机安保工作，提升电子档案的安全性以及可靠性；其次，在档案的使用和管理过程中，要制定科学而规范的操作流程，防止电子档案出现违规修改和丢失的情况，保证档案的真实性和安全性；最后，要制定合理的档案设备维护制度，定期对硬件设备进行检查和维护，确保硬件设备的正常运行。

三、结语

总而言之，随着我国科学技术的蓬勃发展，以往的档案管理模式和手段已经无法适应行业和时代的需求，因此，实现财政档案现代化管理是必然趋势。而由于我国档案现代化管理起步较晚，在规范和制度方面尚不健全，存在诸多问题，例如人员素质低、硬件设备缺乏以及重视程度不够等，对管理实现现代化带来了一定的制约。针对这种情况，档案部门需要结合自身具体情况，通过各种有效而合理的措施，切实提升其管理能力和水平，发挥档案的价值和作用，为当地经济建设作出贡献。

参考文献：

文书档案的现代化管理探索 篇6

关键词:文字秘书;电子文件档案;管理模式

随着计算机和网络的广泛应用,办公自动化、标准化、网络化渐趋完善,使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文,许多日常工作可以直接在电脑和网络上办结,形成大量的电子文件。从电子文件形成的过程和特点看,电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段,加强电子文件归档工作,对电子文件实行档案化管理成为必然的要求。电子文件档案化管理,就是在传统档案管理经验和形式基础上,结合电子文件自身的特点,采用先进的电脑和网络技术对电子档案实行文件级管理,对本单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理,从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式。它不由文件形成部门或其他非专业部门来管理电子文件,也和传统的档案管理方式有所区别。

一、文书档案现代化管理的必要性

随着当今社会突飞猛进的发展,档案数量逐年增加,增长速度惊人。据我国省、市的不完全统计,1984年底的馆藏档案相当于“文革”前的2.37倍,相当于1979年的1.97倍。据国家档案局1998年底统计,全国各级各类档案馆及地、市级以上机关档案室共保存档案约2.7亿卷。排架长度约6500公里。档案数量不断增加给收藏、保管带来一系列问题,传统的档案管理手段暴露出许多问题,已经远远达不到现代化管理的要求,高速度、高科技的现代管理方式势在必行[1]。

二、健全完善文书工作的管理系统

文书档案的收集、整理、鉴定、检索、保护和统计等环节,既相互连接,又相互制约。做好文书档案工作,为本企业的中心工作服务,是文书档案工作人员的根本任务。做好文书档案管理工作,是为了保证文书档案在中心工作中的作用,即作为机关工作的参谋作用,作为宣传教育的素材,作为历史的凭证,其重要性不言而喻。为了实现文书档案管理由传统方式向现代化管理方式转变,必须健全文书档案管理人员系统,设立专、兼职文书档案管理人员,同时要修改完善文书档案管理制度,删除不适应计算机管理新方式的内容,增加与计算机管理新方式相适应的内容,保证新的制度下各环节的责任、程序和标准。

(一)档案的载体和记录方式的多样化的要求

随着科学技术的发展,档案的记录方式出现了多样化的趋势。越来越多的社会活动记录不再采用传统的纸张形态,而是以缩微型(诸如缩微胶卷、平片等)、声像型(诸如影片、照片、唱片、录音带、录像带等)、机读型(诸如存储在磁性材料、光盘等载体上的计算机可读文件)等新型记录方式而存在,这些新型文件具有体积小、存储量大、声像并茂等特点。新型档案载体文件需要特定的保管条件、保管技术和利用手段,这是传统的档案管理方式所力不胜任的,也是传统的管理手段、方式难以适应的。

(二)档案需求面扩大的要求

近年来,我国在档案需求上已发生了很大变化,主要表现在以下三个方面:首先,需求面扩大。现在的利用者对档案需求发生了很大变化。目的以查证性、参考性、研究性利用并行;利用的人员由少数专家、学者和政工人员扩大为各行各业、各种身份的人员。如果仅靠传统的工作方法和落后的技术装备,要迅速查找出利用者所需要的档案材料,是一件十分困难的事。其次,利用的档案的系统性提高。许多利用者要求系统查阅有关某一专题、某一地区的全部档案。这些档案有时分散在不同全宗甚至不同档案馆内,需要进行跨馆(室)利用。传统的档案管理方法和手段落后,检索工具单一,档案信息的加工、存贮、传递缓慢,一方面使许多档案长期沉睡在库房中,得不到充分开发和利用,另一方面,许多利用者不能及时查找到所需要的资料,这样便造成了资源的极大浪费。

三、文书档案现代化管理的内容

文书档案管理思想与模式要与时俱进。对文书档案的管理是随着时代的发展不断进步的。2006年12月18日,国家档案局颁布了新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。这是国家档案局在1987年12月4日颁布《机关文件材料归档与不归档范围》及《文书档案保管期限表》19年之后,再一次根据形势发展的需要修改了确定我国核心政务信息标准的馆藏规章。规定结合当前文书档案的发展做了一些必要、科学的调整。例如①条款数量的变化。与1987年相比,期限表的条目数量下降很多。这意味着把握保管期限表数量的降低,在实际操作中更容易理解。在历次保管期限表的改变中都体现了这一点。②改革文书档案保管期限的划分方法。将原有的“永久”、“长期”、“短期”修改为“永久”、“定期”。定期中再分为30年、10年、进一步明确了年份,体现了一种进步[2]。③增加了跟实际工作直接有关的新内容。如行政执法、行政审批、产权关系、个人利益等方面的文件材料。同时调整了一些材料的保管期限。如与个人权益有关的档案,这次绝大多数调整为永久保管。体现了档案关系思想的人文主义关怀。

四、文书档案现代化管理的重点

(一)注意确保电子文件的原始有效

电子文件的归档时间与传统档案不同。电子文件可以在文件办理结案后随时归档,由文件形成部门通过网络传送给档案部门,并用数码签名封签认证,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号,设定访问限制级别,以便将来用户查找利用。电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,载体无法固定,某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都使辨别电子文件的原始凭证性变得复杂而困难。因此,电子文件要进行加密保护,以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证地位。为了解决电子文件载体易老化变质影响电子文件的长期可读性问题,档案部门可以将电子文件打印出一份纸质档案以作备份。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。原电子文件数据及载体在完成电子文件归档后,保留时间至少一年[3]。

(二)加强档案载体的保护

文书档案现代化管理后,档案的载体不只是传统的纸张,档案载体范围扩大,包括计算机硬盘、软盘、光盘、优盘等。对档案载体有效保护关系到文书档案的完整性与长期性。一般推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁盘等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。归档载体应做防擦写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放,做到防尘、防变形。存放时应注意远离强磁场,并与有害气体相隔离。

五、提高专职文书档案管理人员的业务素质

实现文书档案管理由传统管理向现代管理过渡,对专职文书档案管理人员的基本要求除了传统管理体制下的要求之外,更要强调业务知识水平,一是要有扎实的信息理论知识和相关知识,二是要熟悉政策法律知识,三是要掌握现代管理技能尤其是电脑应用的基本技能。为此应该从以下几个方面加强队伍建设:一是应选调那些所学专业为文档管理的专业人员;二是对在岗的专业人员定期进行培训,使其在品德、业务、技能等方面适应新形势的要求;三是对文档管理人员进行定期考核。

参考文献:

[1]曹瑞玲.文秘人员素质与文书档案管理刍议[J].工会论坛,2007,13(3):159-160.

[2]陈明友.文书档案实体管理的三层结构序号[J].中国档案,2006,12(9):44-45.

试论环保档案现代化管理策略 篇7

目前, 环保档案工作随着环保事业的发展、科学技术的进步, 出现了前所未有的变化。这些变化为环保档案的现代化管理奠定了基础。首先, 档案的载体不再以传统的纸质为主, 出现了电子文件、多媒体光盘等多种形式的载体。如环保部门内文件的起草、签发、催办等运作过程都是在局域网中完成, 上下级之间的文件来往也从网上接收与上报;环保监测中空气、水、污染源也相继采用在线监测, 所获大量的原始数据直接从通讯线路上传递;环保科研课题也以电子版的形式出现, 其中还包括大型电子监测点位分布图、设计图等电子文件。其次, 国家的发展、社会的进步、人民生活水平的提高、各行业的发展扩大, 对环保档案的需求也越来越高, 不再局限于本机关的利用, 还要满足于政府决策, 满足于相关单位、企业的利用;不再只提供本单位数据, 而是要求系统地查阅某一事项的前因及后果关系, 打破了时间、地域、部门限制。

一、进一步加强法制建设

1.继续制定、补充或修订环保档案管理标准、规范, 完善法规体系。制定《环保档案执法监督检查实施细则》、《环境保护电子档案著录细则》, 补充修订《环保档案分类表》、《环保公文档案主题词简表》等。

2.加强贯彻实施对现有环保档案法规标准的监督指导。建立档案管理责任制, 开展档案执法检查;狠抓“四同步”落实, 实现依法治档。

3.继续深入开展《档案法》宣传教育活动, 提高领导者和广大环保干部的档案意识、法制观念。

二、扎实开展业务建设

1.以提高档案工作规范化、标准化、科学化为重点, 拓展档案收集渠道, 丰富馆 (室) 藏, 优化馆 (室) 藏结构, 搞好档案基础业务建设。积极探索适应环保档案事业发展的管理方法和服务方式;开展电子文档管理方面的研究, 加快立卷改革的步伐, 改进管理方式;配备必要的现代化档案管理设施, 改善档案保管条件, 进一步提高工作效率和质量。

2.加快环保档案现代化管理进程, 提高现代化管理水平。进一步完善档案管理网络, 充分发挥环保档案协作组作用, 增进省际、区际间的沟通与联系, 以典型引路示范, 形成推动力量, 提高环保系统档案管理的整体水平。国家环保总局已将档案现代化管理纳入办公自动化体系, 着手进行文档一体化研究和采用现代信息技术管理档案的研究。各级环保部门也要把档案管理自动化纳入机关办公自动化体系并进入本部门计算机网络系统, 利用现代化技术和设施管理档案。

3.强化档案开发利用, 深层次开发环保档案信息, 为重要环保活动服好务。围绕环境保护中心工作, 及时、有针对性地为领导决策提供有价值的信息。要有超前意识、主动服务意识, 努力开辟服务渠道, 拓展档案工作领域。

4.筹建环保专业档案馆。为适应环保事业发展需要, 建立一个结构合理、馆藏丰富, 能利用现代化手段迅速、准确提供档案信息、资料的环保专业档案馆, 使其作为长期保管环保档案资料的信息中心和环保宣传教育基地, 在维护档案完整与安全、有效为环保事业提供档案服务方面发挥重要作用。

三、加强环保档案干部队伍建设, 形成结构优化、精干高效的干部队伍

1.健全档案机构, 建设一支稳定的档案干部队伍。各级环保部门要加强本部门档案机构建设, 保障档案管理职能到位。机构与人员的配备要以能履行本部门档案工作和对所属单位及本地区环保档案工作监督、指导为原则。省级环保部门要配备专职档案人员, 并保持档案管理干部队伍的相对稳定。

2.全面提高档案干部素质, 建设一支坚决执行党的路线、方针、政策, 精通业务的高素质档案干部队伍。通过各种形式的培训, 对档案专业技术人员实行继续教育, 提高档案干部的综合管理素质和业务工作能力, 拓宽知识面, 树立改革意识, 主动服务意识, 掌握档案业务的工作方法和规律, 提高现代化管理技能和综合管理能力, 培养既有档案专业知识又具有环保专业知识、能运用现代化管理手段的档案干部队伍。

参考文献

[1].黄泽文.环保档案与环境友好型社会的构建.档案时空, 2008.6

档案的现代化管理策略 篇8

随着诸多大型水利工程项目的建设, 水利工程档案被越来越多的水利工作者所重视。工程档案工作是基本建设项目管理工作的重要组成部分, 建立与加强工程档案管理工作, 是项目建设管理工作的需要, 也是国家和水利部的共同要求。水利工程档案工作贯穿于水利工程建设程序的各个环节, 大型水利工程投资大, 工期长, 期间产生的工程技术资料种类繁多、技术性强、保存价值高, 真实的记录了工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段中形成具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。水利工程档案不仅促进了工程建设管理的规范化, 而且还是衡量工程质量的重要依据, 在工程运行期间, 还将为工程的维修、技改、管理提供服务, 更为国家长远的经济建设和水利事业的发展提供多方面的综合性服务。因此, 做好水利工程档案管理工作具有十分重要的意义。

2 水利工程档案管理工作目前存在的主要问题

2.1 对水利工程档案工作的认识不足

工程档案管理工作作为水利工程建设管理工作的一部分, 未能引起足够的重视一般都是重工程建设, 轻档案管理。按照《水利工程建设项目档案管理规定》项目法人对水利工程档案工作负总责, 同时要加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导, 应设立档案室, 落实专职档案人员还应对工程档案管理实行“三纳入”制度同时, 在工程建设过程中, 工程的各有关部门在抓工程建设的同时, 要注意做好工程档案管理工作。目前许多单位对档案管理工作不够重视, 未能正确认识档案管理对工程运行管理的促进作用, 看不到规范的档案管理对工程的验收、维修、使用和水利工程建设科技进步的重要作用, 随之产生的经济效益也是不可估量的。

2.2 档案管理人员不稳定

通过对一些项目法人、监理及施工单位的调查, 因水利工程一般在野外, 工作条件恶劣, 且工期一般都较长, 很多单位本来对档案管理就不够重视, 很少有人能善始善终的做好档案管理工作, 并且档案管理人员流动大, 人员相对不稳定, 造成档案管理工作不连续, 给日后的档案整编、归档、验收工作带来阻力。

2.3 档案管理人员及分管领导对档案管理的理论知识和技能掌握不足

由于对工程档案管理工作重视程度不够, 在项目档案管理上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。许多单位档案管理体制不健全, 规章制度形同虚设, 没有形成有效的管理和监督机制。很多单位对于行业举办的各类档案培训班, 要么不予理睬, 要么派兼职人员参加, 分管领导很少有参加的, 造成对档案管理的理论知识知之甚少, 使得档案管理工作只停留在表面, 无人督促、检查, 不能深入下去。

3 今后档案管理工作的改进措施

3.1 统一认识, 严格执行有关档案管理规定

为做好水利工程档案管理工作, 使其向规范化方向发展, 须统一思想, 严格按照有关文件规定执行。各项水利工程建设要大力学习、宣传、贯彻《档案法》和《水利工程建设项目档案管理规定》等文件精神, 在建设单位、监理单位、施工单位及参加的相关单位宣传工程档案在水利及社会主义现代化建设中的地位和作用, 将档案工作纳入水利工程建设于管理工作中, 明确相关部门、人员的岗位职责, 健全制度, 推动工程档案的收集、整理、归档、保管和利用的规范化的开展, 形成依法治档、依法管档、依法用档的良好局面。

3.2 理清关系, 建立机制是开展水利工程建设档案管理的重要保证

水利工程建设档案管理工作主要牵涉到建设单位、勘察涉及单位、施工单位、监理单位和主管部门或专门档案馆等, 各参与单位要依法按要求相互配合, 理清关系, 共同为水利工程建设档案管理规范化承担义务, 负起责任。建设单位是工程建设的组织着, 是工程建设过程中文件材料的汇总口, 在一项工程建设过程中, 建设单位与勘察设计、施工监理单位以及相关单位之间有明显的“制约”关系, 因此, 工程建设文件材料必须由建设单位汇总、审核整理和保管、报送;施工单位是项目建筑实体的建造者, 是工程施工中技术变更的实施者, 了解施工过程, 熟悉隐蔽和变动部位, 掌握施工原始记录等一手文件资料, 因此, 应负责收集水利工程建设施工、竣工验收文件材料, 并及时移交给建设单位;勘察设计和监理单位完成所承担的建设工程的勘察设计和监理工作中形成的勘察设计、监理等文件资料, 应负责收集该部分的文件资料, 并及时移交给建设单位;各主要参与单位应收集的文件材料各有侧重。建设单位应承担起集中统一管理的职责, 协调好关系, 确保水利工程建设档案收集的准确性、完整性以及整理、归档的规范化。

3.3 应用计算机技术, 加快工程档案建设的现代化、信息化进程

当今社会是一个信息化飞速发展的时代, 计算机作为一种普遍的办公工具, 已经对档案管理工作产生了深刻的影响, 运用计算机建立相应的工程项目文档管理网络系统, 对工程文件进行程序化、科学化、规范化管理, 不但可以快速、有效、自动地存储、修改、查找及处理大量的水利工程档案资料, 而且可以利用计算机文档网络系统进行工程图纸、文件、资料等文档的迅速传递和沟通, 实现资源共享, 更方便快速查阅。

3.4 提高水利工程建设档案管理人员的综合素质

为更好的做好水利工程档案管理工作, 提高水利工程档案管理人员的自身素质, 就显得尤为重要, 既关系到水利工程档案管理的工作的水平, 又决定着整个水利工程建设的成效问题。档案管理人员不仅要学习档案理论, 精通档案业务, 同时, 还要真正做好新时期档案管理工作, 运用现代化办公设施, 实现档案网络化管理。在工作实践中加强学习工程建设知识, 虚心向工程技术人员请教, 了解掌握工程项目的总体规划和安排, 积极介入工程的有关活动, 及时收集工程各个阶段的档案资料, 变被动工作为主动服务, 整理出完整、准确、系统的工程档案, 为水利工程建设贡献一份力量。

摘要：提出当今大型水利工程的档案管理工作的重要性, 对目前档案管理工作中存在的问题, 提出一些具体可行的措施。

档案的现代化管理策略 篇9

一、档案管理原理

档案管理工作需要付出较长的时间和精力,恰恰是由于档案管理工作的长期性和复杂性,才使档案管理工作显得尤为重要。 但是,在档案管理的具体工作中,有不同的情况和不同的档案管理部门,因此在管理时有一定的差异性。此外,档案管理工作的性质决定了档案内容在社会上流动性不强,不能够向社会公众完全公开,多数工作是对内进行。

二、档案管理现代化背景及必要性

档案管理的现代化指的是档案管理是在现有的技术和科技条件下,运用先进的手段,专业的档案管理团队对档案进行管理, 凸显了档案管理现代化的便捷性、智能性和系统性的特点。

档案的现代化管理十分重要,通过现代化管理能够提升档案管理的速度和质量,运用科技手段对档案进行分类和整理,方便有关人员快速查阅。现代社会中,档案和资料的种类不仅仅局限在文字和纸质档案,还有大量的图片、视频和音频档案需要电子计算机进行储存,因此,只有加强对档案现代化管理,才能保证电子档案不被丢失。另外,现代技术手段条件下,对档案管理和保存的技术水平也快速提升,更加体现出档案管理现代化的重要性。

三、档案管理现代化建设重点

档案管理的现代化建设需要进行系统化管理,加强对档案管理的重视程度,并需要相关的管理原则和理论作为支撑,从而更好的为社会和经济发展提供服务。

1、系统化管理

系统管理是档案管理现代化的核心,逐步转变以往分散式的管理方式,建立完善的管理体系对档案进行管理。虽然档案管理各个环节的工作需要分别进行,但在完成工作后需要进行汇总和相互融合,从而提升工作效率,保证工作完整性和连贯性。系统化的档案管理在国家档案管理中十分重要,应当进行系统化建设, 并不断完善和发展。

2、加强管理的重视程度

加强对档案管理的重视程度格外重要,只有从思想上重视档案管理工作,才能够管理好档案。档案管理的目的就是通过对各类档案进行整理和分类,从而为经济社会各方面发展提供理论和政策依据。重视档案管理,对档案进行系统化的控制,能够最大程度的节约人力成本,提升管理效率,为社会服务,为国家发展作出贡献。

3、发挥双向功能

档案管理现代化建设中,档案的用途之一是外向功能,即对外提供政策和理论依据,通过提供文字、影像等资料进行政策的制定。另外,档案还有内向功能,就是对内服务,内向服务相对外向服务进行运转,只有将外向服务和内向服务有机结合,才能够使档案管理工作逐步现代化,发挥应有的作用,为社会更好的服务。

4、遵循管理原理

(1)整分合原理

若想提升档案管理的现代化水平,就应当采用整分合管理原则,将档案管理进行系统化的整合,明确各项工作的内容和职责, 在分别完成各环节档案管理工作后,进行整合。从狭义上讲,档案管理包括档案的搜集、整理、分类、建立档案管理系统、统计、 日常维护等工作。从较大的范围上说,档案管理包括对档案的搜集管理、科研讨论、书籍出版宣传、档案馆建立、档案教育等一系列工作。因此,为了处理繁多的档案管理工作,更加需要整分合管理原理进行指导,合理分工各项工作及相关人员和部门完成各项任务,明确各自分工,及时进行工作汇总和整理,保证整套工作的完整性。

(2)反馈原理

反馈工作在档案管理中十分重要,在对档案进行分类整理后, 需要得到相应的反馈信息,反映档案管理工作是否合理、分类是否明确、档案保管是否完整等内容。同时通过档案对经济社会发展的贡献评价档案管理工作的效率和成果。根据反馈的内容对档案管理工作有针对性的改进和提升,进一步完善档案的内容,提升档案管理者的工作水平和专业素质,得到更多人的认可,为社会发展和政策制定提供更加健全和优质的服务。

(3)动力原理

在档案管理工作中,需要强大的动力支撑档案管理人员进行档案整理工作。档案的现代化管理要求档案管理人员具有较高的专业素质和知识,他们担任着重要的角色,因此应当从思想上认同档案管理工作的重要性,以此作为动力,促进档案管理者积极学习新的档案管理知识和档案保存新技术。目前,档案现代化管理工作的动力主要有精神动力和物质动力两种。第一,精神动力是从思想上对档案管理人员进行鼓励,让档案管理人员意识到档案管理工作和国家发展建设之间的紧密联系和对国家发展起到的巨大推动作用,了解档案管理对国家发展作出的各种贡献, 从而激发档案管理人员工作的积极性。第二,所谓物质动力就是将档案管理工作进行合理的分类和明确的分工,将人们的劳动数量和工资绩效挂钩,从而调动档案管理工作者的积极性和工作动力。

四、结束语

文书档案的现代化管理 篇10

(一) 档案现代化管理的意识薄弱。

由于我国文本档案专业及技术的发展起步较晚, 所以缺乏专业的管理技能。许多高校近年来才开始设置文档管理等相关专业, 从全社会来看, 高校和群众对档案管理的认识较少, 热情程度不够, 缺乏基础的重视意识。这可以从两方面看, 一方面, 文本档案管理人员由于工作枯燥, 相关技术和设备落后, 导致工作缺乏热情, 逐渐产生怠慢意识, 重视程度不够。另一方面, 从社会层面, 由于文本档案管理专业与民众关注的教育医疗等高热度专业行业相关度不高, 民众往往忽视其重要性, 难以产生共鸣。这些都影响着文本档案管理工作的发展革新, 阻碍文本档案的现代化进程。

(二) 档案现代化管理人才水平不高。

随着文本档案管理的重要性日益显著, 必须意识到, 先进的专业人才时进行文本档案现代化管理革新的关键。当前我国的档案管理专业人才的素质普遍较低, 行业内难以找到与国际文档管理体系相适应的高端人才。这种人才缺乏及素质低下的情况可以从政府, 企事业单位等多个行业体现出来。第一, 政府的文本档案管理人员大多年龄较大, 在日常工作中容易用旧的操作习惯进行文档管理, 难以学习新的知识和管理方法, 仅停留在收发整理的阶段, 难有创新。第二, 在企事业单位也存在同样的问题。企业应对社会的发展趋势反映较敏捷, 但是由于资金及技术上的缺乏, 使得企业往往选择继续使用原有的文本档案管理办法, 少有革新, 不利于适应社会的发展需求。

(三) 档案管理设备和技术落后。

由于我国文本档案管理水平整体较为落后, 相应的, 档案管理设备及技术必然存在一定滞后情况。设备技术的落后可能有下列原因导致。一是, 企业或单位管理人员对文本管理事业的重视程度不够, 导致单位没有设立相应的办公室和项目小组, 缺乏系统的管理体系。二是, 中小企业由于资金周转较为困难, 也无力负担高额的文档管理现代化设备的引进和更新, 软硬件设施更都脱离于社会发展实际需要。由于技术和设备的落后, 而文本档案管理本身工作量大, 程序复杂, 使得工作分工更为繁杂, 降低工作效率, 不利于企业的管理革新和系统升级。

二、文书档案现代化管理的措施

(一) 改善文档管理观念。

思维影响行动, 提高文档管理的重视意识, 能有效改善文本档案管理人员的行为规范, 改善当前文档管理的现状。文书档案作为企业信息的重要载体, 记录了重要的发展历程和发展项目甚至机密, 是企业或单位的重要资产。只有改善落后的文档管理观念, 实现思想上的转变, 才能更好地缓和当前文档管理机制和经济发展要求的差距, 更好的适应当前社会发展的步伐, 为生产转型和经济体制改革提供更强大的力量。

(二) 引进文档管理设备, 提高文档管理技术。

技术和设备永远是一个企业或单位能否长远发展的重要衡量指标, 良好的设备和精湛的技术能为企业发展带来新鲜动力。只有提高了文档管理技术等相关硬软件设备, 才能有实力提高文档管理的现代化水平, 为企业的长远发展助力。因为, 一个企业的生产水平和产品质量等都是必须依靠先进的设备有精湛的技术支撑, 有了技术和设备的硬条件, 才有资格在市场的大潮中取得更大的发展空间, 实现企业的现代化管理及变革。

(三) 建立文本档案管理现代化制度。

制度是管理者进行日常管理的依据, 也是成员日常工作和行为规范的准则, 制度是一个企业或单位必不可少的要式条件。只有建立了完善的科学管理制度, 才能为文本档案管理的现代化进程起到实质性的规范和帮助。在建立文档管理现代化制度时, 可以借鉴国内外的优秀经验, 从工作流程、奖励机制、效益保障等方面进行。在工作流程方面, 可以借鉴国内外优秀经验制定标准的工作流程, 严格按照计划进行, 提高工作效率, 减少工作失误;在奖励机制方面, 可以实行奖罚分明的制度, 奖励优秀的创新员工, 并对破坏纪律的员工进行一定的惩罚, 这样有利于增强员工的工作秩序, 提高企业运作效率;在保障效益方面, 应为员工制定合理的保险等, 提高员工的工作安全感和就业荣誉感, 降低学习和创新的风险。

(四) 建设资源共享网站, 实现信息良性互动。

网络作为日常工作和生活的重要平台和途径, 越来越受到社会各界的关注和看好。文本档案的现代化管理已经成为必然趋势, 而网络作为现代社会工作交流的不可或缺平台, 在文档现代化改革中显得尤为重要。企业可以建立自己的网站与外界进行信息交流和互通, 同时建立网络电子档案管理程序, 实现网络和纸质的密切互通。在资源功效网络共建的同时, 应注意企业和用户的信息安全管理。资源共享网站的建立有利于增加企业信息的宣传, 极大的提高工作效率, 有利于在同等条件下创造更大效益。

三、结语

文书档案作为记录信息的载体, 关系到社会团体及公共事业的方方面面, 每个人都是文书档案信息的相关者。社会的发展需要借鉴历史经验, 总结前段功过, 文书档案的重要性不言而喻。为了更好地利用文书档案的使用价值, 应加快文书档案管理体制的建立完善, 提高我国文书档案管理的现代化程度, 切实提高工作效率, 发挥文书档案的应有价值。

参考文献

[1]贺燕南.文书档案的现代化管理策略[J].办公室业务, 2012 (01) .

[2]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报, 2011 (03) .

[3]徐玉琴.对文书档案管理问题的探讨[J].华章, 2011 (03) .

简述档案管理方法的现代化 篇11

关键词：档案管理；信息技术；现代化；方法

改革开放以来，我国市场经济体制的建立和成熟，为档案事业的进步创造了良好的市场条件，也带来了新的发展机遇，同时更是给档案管理工作的开展提出了新要求。在这种时代背景下，作为档案局管理人员如何适应时代发展要求，努力促进档案工作的现代化已成为业界亟待解决的问题。这里我们也有必要对档案管理方法的现代化进行分析和讨论。

一、档案管理现代化概述

档案管理现代化是市场经济时代背景下的档案管理新模式，其工作不仅强调了档案管理工作水平，增加了档案信息存储量，而且促使档案在更多社会领域发挥出巨大作用，且具备很大的现实意义。

1、档案管理方法的现代化内容

档案管理现代化是一个综合性内容，它在具体工作中包含了档案管理方法的现代化、管理组织的现代化、管理理念的现代化以及管理设备的现代化等。在这里我们主要强调管理方法的现代化这一内容，其他几方面暂时不谈。所谓的档案管理方法的现代化主要指的是在档案管理工作中通过引入计算机技术、信息技术等一些先进技术来提高管理工作水平和效率的各种手段；同时，目前人们为了更好的提高档案管理效率还采用了完善管理制度、优化管理措施以及落实管理责任等方式。

2、档案管理方法的现代化优势

在目前档案管理工作中，档案管理工作要同社会主义市场经济体制相结合，从根本上实现为信息化时代发展服务的目标。在档案管理方法的现代化管理工作中，具体优越性表现在以下几点。首先，档案管理工作中，组织与方法的现代化是利用现代科学技术的原理、方法，按照档案管理发展的客观规律，是以现代计划、组织、指挥以及控制等行为协调，合理的使用档案系统中的各项人力、物力、财力，以最小的投入实现最大社会服务功能，从而推动档案企业的进一步发展。其次，档案管理手段的现代化与设备的现代化是在档案管理工作中选择各种先进、科学的辅助设备，如计算机技术、信息技术、多媒体技术以及网络技术等设备，从而实现档案管理的综合化、现代化。总之，档案管理方法的现代化是以适应社会经济发展为基础的，以档案服务为指导，以档案管理组织为依托、以档案管理设备现代化为核心的管理措施，从而让整个档案管理工作更快、更迅速发展目的，并且让其逐渐达到当代世界先进水平。

二、档案管理方法的现代化要点

在当今信息时代背景下，掌握更多的信息资源对于企事业单位的发展而言意义非凡，而档案管理工作的开展重点在于更快、更多、更准确的收集各种信息资源，从而方便人们利用和保管。面对这种档案管理方法目标，在档案管理工作中我们必须要加强档案管理方法的创新，科学解决各种阻碍档案工作的，提高档案工作效率。在档案管理方法的现代化研究中，具体重点如下。

1、档案管理方法现代化的内在要求

1.1、管理方法的市场化

在档案管理方法的现代化工作中，要从充分转变过去计划经济体制下的管理观念，将现代化市场管理机制引入到档案管理工作中，使得档案管理工作从竞争、激励、风险等方面发生改观。在此同时，档案管理工作还需要同信息技术的发展相结合，根据市场来确定档案管理方法的价值，这样就拜托了过去靠财政支持的消极档案管理模式，提高档案管理效率。

1.2.管理的科学化

在档案管理上采取科学的方法，按照管理科学的程序，对经济、技术、科学和管理环节中需要统一协调的事物，制定标准，并按照标准进行统一的活动，以获得最佳秩序和最佳效果。

1.3.技术的自动化

根据我国的经济状况和技术实力，手工操作与自动化在一定时期内将会继续存在。有的环节，即使自动化达到了很高的程度仍然需要手工来做辅助工作，这是由档案管理工作的性质所决定的。

2、档案管理现代化的几点措施方法

2.1 注重科学管理，正确看待档案管理工作。档案管理作为一项信息资源管理工作，对于企业在信息时代中的发展所起到的巨大作用是不可估量的。因此单位领导必须要重视起档案管理工作，加大对档案管理工作的关注力度和精力投入，积极引进高素质专业人才，实施科学管理措施，提高档案管理工作的现代化水平。

2.2 健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。

2.3 强化计算机技术运用，实现档案管理网络化

网络技术与计算机技术的飞速发展，指纹与语音识别技術的广泛应用，密码技术的深化发展，使档案文件安全性得到有效的保障。同时，随着电子文件签署技术的发展与应用，可对档案电子文件资料信息的真伪进行认定与识别，为保障档案管理中电子档案文件的真实可靠性提供了保障。

2.4 现代化人才的培养

档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战，以及高新技术的应用与渗透。在知识经济飞速发展的数字化时代，档案管理工作要把重点放在数字化管理和网络化资源建设上，要培养一批既懂专业知识，又懂信息技术的高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。使之不断吸取新知识、新思想、新方法，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

2.5 实现智能化的管理方法，提升其信息服务功能

随着科学技术的更新，档案信息资源的载体实现了多元化发展，尤其是随着将来的语音识别技术的开发，有助于智能化的档案管理方式的形成。这一档案管理方法的运用，能够使计算机自动接收所有档案信息，并根据计算机设定与编制的程序对档案信息进行自动分类与归档，克服传统手工档案信息收集、整理与归档的缺陷，利于档案资料的价值的展现，从而全面提升档案信息的服务功能。

三、结束语

综上所述，传统的档案管理方法已不能满足信息时代下档案信息利用的要求，我们必须要正确对待档案管理工作，制定科学管理制度，提高档案管理工作的信息化水平。而作为档案管理人员而言，要不断提升自身的科学知识，实现从保管员到知识提供者的角色转变，全面提升档案管理水平，为现代化建设服务

参考文献：

[1] 马晓宏.浅谈如何实现档案管理工作现代化[J].中国电子商务，2012，（20）：101-101.

[2] 孙英.浅析档案管理的现代化发展趋势[J].城市建设理论研究（电子版），2013，（12）.

[3] 郑君艳.实现档案管理现代化建设的对策概述[J].赤子，2012，（7）：149.

论城建档案的现代化管理 篇12

一、要实现档案管理制度的规范化

城建档案管理制度必须是在结合城建档案工作特点和全国城建档案管理规范的基础上, 同时切合城建档案现代化管理的特征而制定出来的。规范制度建设的重点应放在计算机安全法规与标准、相关的电子文件和电子档案管理的标准规范、软硬件基础设施建设技术标准等信息化相关业务规范的制定上面。此外, 还应遵循提前介入、统一标准的原则, 推动城建档案的标准化建设。在档案资料收集的前期, 城建档案部门可以提前介入, 参与工程开发, 实现文件、信息前端控制;在参照城建档案馆提供的标准的基础上, 制定统一的档案资料登记标准, 对各类工程的登记、规划、验收、备案做出明确的规定, 并将其作为行政许可的条件之一纳入规划管理程序中;将建筑工程、市政工程、地下管线工程及相关照片、录像档案的信息著录工作纳入建设单位归档整编要求之中。

二、要实现档案管理手段的现代化

城建档案现代化管理与传统管理最大的区别就是管理工具的不同, 现代化管理手段的合理应用, 大大降低了档案工作的手工劳作强度, 提高了管理效率。

1. 使用扫描仪等设备将现有的文档、图片资料转

化为数字形式的城建档案, 从而为这些信息的快速流转利用创造条件。

2. 进行相关的网络建设。

通过网络建设, 建立规范的城建档案目录, 实现城建档案部门与相关部门的联网, 提高城建档案信息资源的利用效率, 实现资源共享, 使各级城建管理人员及时掌握城建工作及档案管理的基本信息, 进而及时为城市建设活动提供优质、高效的信息服务。

3. 建立信息管理系统。

城建档案应当在办公自动化管理的基础上, 利用信息管理系统, 将业务管理和档案管理有序链接, 实现电子文件从登记、归档、著录的一体化管理。

4. 加强城建档案网站建设。

网站是现代社会信息公开的重要工具, 开设城建档案网, 或将城建档案信息化纳入电子政务系统, 发布到政府部门的网站上, 实现信息资源在互联网上的共享, 能扩大城建档案的服务范围, 使城建档案成为政府政务公开的一部分, 更好地为领导决策、经济建设和社会公众服务。

三、要实现档案服务利用的社会化

现代化管理要求城建档案实现服务的社会化, 即通过现代管理工具的使用, 实现城市规划、建设和管理方面的有价值的文件资料能得到多元化利用, 提高信息资源利用效率, 更好地满足社会公众对城建档案信息的需求。

1. 改进传统的服务模式, 由被动型提供向主动型服务转变。

可开展城建档案资料展览、举办城建档案知识讲座等活动, 让更多的社会公众认识和了解城建档案, 进而利用城建档案。可加强原始信息的深加工, 对城建档案的原始信息进行著录, 系统地建立分门别类的档案数据库, 并对各类档案进行三级著录, 打破传统的分离式三级著录方式, 以建筑工程项目为主线, 采用层次著录法, 保持工程项目、单项工程以及案卷、文件之间的内在联系, 从而实现用户在检索查询时通过工程名称、案卷, 查询到文件级, 并可直观地看到扫描后的文件和图纸原貌, 全面准确地揭示档案的原始信息。还可利用城建声像档案的优势, 将相关联的资料以主题片、照片接片的形式进行加工改进, 从而解决规划、设计人员必须到现场的问题等。

2. 创新服务方式。

城建档案部门要利用现代技术的优越性不断地创新服务方式, 拓宽档案信息的服务范围。通过对特色档案、利用率高的档案进行信息加工, 建立特色档案数据库, 提高查全率和查准率, 实现跨地区查询, 以满足社会各界对城建档案信息的需求;通过建立城建档案部门网站, 实行信息公开化, 为不同的利用者提供综合信息;利用互联网及多媒体技术, 开展城建档案网络教育宣传, 扩大城建档案的影响, 提高城建档案部门的知名度。

四、要实现档案人员队伍的知识化