科技档案的管理

科技档案的管理（精选12篇）

科技档案的管理 篇1

摘要：随着科学技术的发展, 在人们的生产和科技活动中, 将会产生为生产和科技活动本身服务的科技档案与科技资料, 两者都是为企事业单位提供科技情报信息和交流的重要工具。然而, 在新形势下, 对于如何加强科技资料与科技档案的管理仍然是一个国家和企事业单位所面临的问题, 分析科技资料与科技档案的管理, 使科技资料与科技档案在生产和科学活动中产生巨大的经济和社会效益。该文对科技资料及科技档案的管理进行分析探讨, 希望对科技资料及科技档案的管理起到积极的促进作用。

关键词：科技资料,科技档案,管理

所谓科技资料, 是指前人在生产和科学活动中所记载的理论、实验方法、经验总结等, 而科技档案是指该单位中科技人员所记载的科学技术及劳动成果等, 其是一种特殊的科技资料, 该两者都具有能转化为物质生产力的共性, 在一定条件下, 其是可以相互转化的。该文对科技资料及科技档案的管理进行分析探讨。

1 科技档案资料管理的作用分析

众所周知, 科技档案资料是记载人类在改造和征服自然所获得科学技术的劳动成果, 其具有存储和历史鉴证的功能。在现代的科学技术中, 由于科技档案资料是提供科技情报信息交流的重要工具, 对于一个企事业单位的档案资料管理部门来说, 其拥有大量的科技资料、文献、科技档案及产品样本等资料, 在这些科技档案资料中, 不仅可以反映出同行所用的先进的科技成果, 也可以成为企事业单位科技情报交流的重要源泉。因此, 加强科技档案资料的管理是非常重要的。提高科技档案资料管理人员的业务水平, 在收集、整理和检查上, 应提高科技档案资料的管理手段, 从而有针对性地整理出企事业单位生产和科技活动所需要的情报信息[1]。

2 科技档案和科技资料的管理

由于企事业单位拥有大量的科技资料和文献等资料, 在信息时代下, 加强科技档案和科技资料的管理具有十分重要的意义。因此, 在科技资料及科技档案管理中, 应从收集、整理、设备技术、规章制度和服务措施方面入手, 下面对科技资料及科技档案的管理措施进行分析。

2.1 科技资料管理

(1) 资料收集。在科技资料收集中, 可以通过网上订购、现场收集、交换等方式, 根据企事业单位的实际情况收集相关资料, 例如:某检验检疫局通过建立基层单位资料室为本单位检验检疫工作服务, 收集的科技资料主要包括科技图书、技术标准及专业期刊等, 其主要通过科技情报部门、书店及网络查询等途径收集的。该检验检疫局每年通过实施专项资金进行各种期刊杂志、图书的购买, 并采用统一集中订购的方式, 将收集的资料储存于图书资料室。

(2) 科技资料分类。根据科技资料的来源, 可以将科技资料分为科技图书、专利文献、科研技术档案、电子信息产品、科学报告、会议文献及期刊等几类。分析该检验检疫局的图书资料室中各类图书整理, 据资料统计, 该图书资料室有各类图书3万余册, 其中, 各类科技期刊就有100多种, 中外文如:英、俄、德等期刊有50多种, 标准汇编有1万多册。该检验检疫局为了充分发挥馆藏文献的作用, 其将馆藏资料分为了科技图书、期刊、技术标准及网络查询下载资料等几类:第一, 科技图书, 以《中国图书资料分类法》为依据, 采用微型计算机进行分类、编目和排架;第二, 期刊, 分为专业期刊、检索性期刊, 将中外文期刊分开, 过刊和现刊分开, 对于过刊的处理, 按年度装订成册, 并分类存放;第三, 技术标准, 根据使用范围分为国家标准、行业标准、国际标准;第四, 网络技术, 图书资料室配置用于图书编目、资料检索和网络资料查询的微型计算机。

(3) 规章制度和开展咨询服务。为了保证图书资料规范, 建立了图书室管理制度, 同时也开展了咨询服务和馆际互借服务, 帮助科技人员及时查找所需要的资料, 通过办理大型综合图书馆和部分大专院校图书馆等单位的公用借书证, 不仅方便了科技人员图书资料的借阅, 也弥补了该单位图书资料的不足之处。

2.2 科技档案的管理

科技档案是按照本单位归档制度, 记录真实历史信息和劳动成果, 并集中保管的技术文件材料, 具有真实性、专业性、保存性的特点。科技档案具有现实使用价值、历史鉴证和长期工作考察的作用, 因此, 在科技档案管理中, 应注重资料收集、整理、保管和鉴定等方面的管理。分析科学技术研究文件材料档案的立卷范围, 主要包括科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果登记和奖励申报及推广应用等五个阶段, 其中, 在研究实验阶段, 主要包括原始记录、实验报告、技术标准编制、专利申请材料等内容, 在科技档案管理中, 只有确保了科技档案的内容质量和案卷质量, 才能保证科技档案管理到位。

因此, 在科技档案管理中, 应做好档案资料质量管理, 在科研档案立卷归档制度基础上, 第一, 做好归档前控制, 包括准备建档和进档的科技文件, 当科技人员申报科研指标项目和填写计划任务书后, 有科技管理部门对申报的文件进行审查, 注重重要材料的审查, 安排专门人员负责科技文件收集、整理、保存等工作, 以保证归档材料的正确性和完整性;第二, 归档时控制, 在资料档案归档管理注重, 一方面, 采用集体审查的方式对科技文件材料进行审查和鉴定;另一方面, 做好科技文件材料的归档整理, 尤其是科技材料的真伪鉴别、内容质量的鉴别和检查书写是否已符合档案要求, 安排专业的专家鉴定委员会对科技文件材料进行审查和鉴别, 由于科技档案的专业比较广泛, 技术也较复杂, 为了方便技术领导及专业鉴定委员会审查和评价, 也可以采用科技成果查新检索, 以保证科技档案的质量;第三, 反馈控制, 档案管理部门安排专业人员对科技文件档案进行检查和评价, 若发现科技档案有问题, 应及时纠正, 使科技档案更富有成效性。

3 结语

随着生产技术和科学工作的不断发展, 各行各业都实现了大量的科技成果, 为了有效记载该单位科学技术的劳动成果, 做好科技资料和科技档案的保存和管理是非常重要的, 充分利用计算机技术来加强科技档案与科技资料的管理, 做好科技资料与科技档案的收集、整理、保存和归档管理, 使科技资料和科技档案有效转化为物质生产力。

参考文献

[1]孙晶.浅谈加强科技档案管理服务于工程建设的有效途径[J].科技致富向导, 2013 (18) :312.

[2]韩秀丽.加强企业科技档案管理[J].科技致富向导, 2013 (23) :118.

[3]闫宝霞.浅谈信息时代科技档案管理工作[J].黑河学刊, 2013 (2) :175-176.

[4]王毅, 张景娥, 张铁桦, 等.加强农业科技档案管理更好地服务农业科技创新[J].农业科技管理, 2013 (5) :60-63.

科技档案的管理 篇2

科技资料和科技档案管理规定

一、主要内容和适用范围

1、本规定提出了科技图纸（以下简称资料）分级的界限、保管和借阅的管理办法，图纸资料的发放和更改的办法及科技档案（以下简称科档）的归档、保管和借阅管理办法。

适用于技术组绘制编制的资料、外来的技术资料、科技档案和公司购进的各类书刊图册。

2、计算机科技资料的管理，按《设计人员计算机资料存放规则》及《技术组计算机使用人员管理补充规定》执行。

二、资料的分级

技术组的资料按其重要程度分为一般技术资料、重要资料和保密资料三个级别。

1、一般技术资料：含常规产品图册、设计文件、技术规范、修理改制规范、国家标准、行业、企业标准、产品样本、科技图书、照片、试验鉴定资料、3C认证资料、产品材料配件表、投标书、技术管理文件、汽车产品公告资料、工艺文件等。

2、重要资料：含技术组产品底图、国外原文的技术标准及产品样本、出国考察调研资料（包括磁盘、光盘、录相带等）。

3、保密资料：含公司引进技术的图纸、技术文件；国外合作厂家提供的图纸、技术文件；保密协议、专利技术和专利产品图；由客户提供，公司承担保密义务的图纸资料；公司组织测绘的国外产品或结构的图纸；3C证书、国军标及其它认证验收资料。

4、分级标识

一般技术资料无分级标识

重要资料的第一页左上角有“重要”的标识（产品底图除外）

保密资料的第一项左上角有“保密”的标识

三、资料保管

1、所有外来资料必须分类登记，并建有登记目录。外购科技图书其书价应在其收文记录中标出。

2、一般技术资料中的产品图册、图库图册开架存放在各相关设计组，由各组组长和资料管理员共同管理；技术规范、修理改制规范、科技图书及重要资料等集中存放，由资料（图书）管理员负责管理。技术组发放到各相关部门图纸资料由各部门的资料管理员负责管理。

3、保密资料的保管

保密资料设专用资料柜分类存放，并编制资料档案存放索引。

4、图书资料室要做好“五防”工作，即防炎、防潮、防尘、防虫、防盗。对破损的资料要及时进行修补和复制。

四、资料的借阅

1、一般技术资料

（1）技术规范、修理改制规范、产品样本、科技图书、标准汇编等资料，实行借阅登记制度，由借阅人向资料管理员办理借还手续。

（2）产品图册、图库图册实行分承包管理，由各组组长指定责任人，定期对所管理的图册进行整理、清点。本部门外组人员借阅，需与责任人或分管组长借阅，并及时归还，注意将资料按序号大小顺序摆放。资料管理员应协助各组对图册资料进行管理。

（3）执行更改单修改图纸，使用资料时，可不按上述两条办理，但更改结束后，应将资料及时归位。

2、重要资料的借阅

重要资料的借阅同一般资料，向资料保管人办理登记手续。只是重要资料借阅时，资料保管员和借阅人要对借阅资料的完好性、完整性要求更高，并及时归还。

3、保密资料的借阅

保密资料的借阅需经分管副总的批准后，资料保管人按附表1（技术组保密资料借用记录表）办理登记手续。

4、保密资料的借阅人应保守资料的秘密，不得随意摘录、引用、复印、扩散。

5、借阅范围

产品图册、图库图册的借阅方法仅在本部门内实行，原则上不得借出本部门，如外部门借用需向资料保管人办理登记手续。其余的资料，公司管理人员均可按规定借阅。

所有资料如是公司外人员借阅需经分管副总或部门负责人同意。

五、图纸资料的发放和更改

1、产品图纸的发放和更改

（1）产品图纸的发放、更改按公司质量体系程序文件的有关规定执行。

（2）各部门领用的图纸等资料妥善保管，保持图面的清洁、完整，不得任意污损、撕毁。凡蓝（白）图因长期使用图面不清时，可凭旧图到资料室换取新图。由于保管不善而撕毁或遗失，必须补图时，应填写晒图申请单，经有关领导批准后，方可补晒（复）新图。

2、保密级图纸的发放

保密级图纸的发放需经公司总师或主管副总批准，保密级图纸发放时应盖有“保密资料”及“时间”印章，并按附表2（协作单位保密级图纸发放申请表）的规定进行登记发放。

六、科技档案的管理

科技归档资料经整理、分级并履行归档手续后成为科技工作者档案。

1、科技档案归档内容

（1）产品设计文件（含图样、图表、计算资料以及设计、制造、调试、验收、使用所需的技术数据和文字说明的各种技术资料）

（2）有关产品照片、录像带以及计算机软件、软盘等。

（3）因工作关系获得的资料，如：由客户提供或相关厂家、人员提供的样本等资料。

（4）生产、科研和各项管理工作中形成的文件、材料。

（5）因公参观学习、考察和参加会议收集、获得的各项材料（包括样本、文件、技术资料、笔记、书面汇报、照片等）。

2、科档归档要求：

（1）技术人员应做好科技档案的形成、收集、积累、整理、分级和归档工作。

（2）档案资料员应将归档的材料进行必要的加工、整理、立卷编目、做好分类科学、组卷合理，并做好归档统计工作。

（3）归档文件应完整、准确、系统、完好、清晰、签署完整，并且装订牢固，以利长期保存。

（4）归档文件书写、图表应符合标准经要求。

3、科档归档手续：

（1）一般资料归档时，档案资料管理员应及时对归档的科技文件进行分类登记。

（2）重要级以上文件归档，文件经档案资料验收合格后办理移交登记手续。

七、处罚办法

1、资料管理人中应定期检查、整理资料，确保资料完整无损、排放整齐有序，帐物相符。产品图册、技术规范等每月整理一次，产品样本、科技图书、标准汇编每季度整理一次，其它科技资料每年整理1-2次。

2、对于不按本规定执行者，一次违规给予口头警告，二次违规给予书面警告，三次违规者给予30-50元的罚款处罚。

3、凡丢失科技图书的责任者，应按所购书价的3-5倍进行赔偿。

浅论医院科技档案管理的完善 篇3

【关键词】 医院;科技档案;管理方法

【中国分類号】 R69.3【文献标识码】 B【文章编号】 1044-5511（2012）02-0317-01

医院医疗技术的高低、服务质量的好坏，直接关系到人民群众的生命安危，决定着一个医院的生存和发展。从循证医学的角度来看，医院医疗技术的提升与医院科技工作息息相关，档案工作显得尤为重要。医院科技档案是指医院在医药卫生科技活动及防病治病过程中直接形成的具有保存价值的文字、数据、声像、图表、软盘等各种载体，并按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中起来保管的科学技术文件材料^［1］。随着医院的发展，各个部门对科技档案信息资源的需求日益增大，医院科技档案管理应向着规范化管理的轨道健康发展。

1. 医院科技档案管理工作现状

由于医院职能特殊性的限制和不同种类档案载体作用特点的影响，许多重要珍贵文件资料分散在各个部门、各个科室，甚至损坏、散失，给医院科技档案工作带来诸多不利。

1.1 档案种类繁多，数据资料不完整:科研活动的多专业性，决定了科技档案在种类上的多元化和数量、信息量上的庞大。同时，档案载体材料和形式的多样性，如载体材料包括纸质载体、光盘记录载体等。文字材料和实物并存，既有文字材料，又有奖状、奖杯、证书等实物，导致科技档案管理工作量巨大，漫长的科研过程和周期，更加大了科技档案收集工作的难度。因此，就医院目前情况看，档案数据资料的收集困难重重，数据资料遗漏在所难免。

1.2 科研人员科研档案意识淡薄:科研人员科研档案意识淡薄，资料保存不全。部分科研人员只重视科研活动的过程控制和科技成果的鉴定与报奖，忽视科技文件材料的保存和积累，还有部分科研人员认为自己的科研成果放在档案部门不如放在自己身边使用起来方便，不愿上交或不主动上交应当归档的文件材料，从而直接影响到科研档案质量及有效管理。

1.3 科技档案立卷机制缺乏灵活性:有价值的文献得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高，只重视医院文书档案立卷管理，不强调业务部门主动归档，失去了科技档案的完整性，如有些业务科室在某项科研完成后，未经科技档案管理部门处理，就向上级部门呈报，不留底稿不存档，造成归档的文献中只有审批材料。

1.4 兼职人员的服务意识不强: 由于科技档案分散管理，大多是兼职档案员，人员配备随意，流动性大，他们缺乏档案管理专业知识，对科技档案的收集程序含糊不清，其他日常事务又很繁忙，根本没时间好好地整理，所以很难使科技档案工作以出色的工作效果使科技人员信任和理解，管理意识、服务质量和服务水平尚不能满足医院科技工作的需要。

1.5 科技档案开发利用效率不高:长期以来，档案人员仅是一个收集保管的角色，没有主动走向临床一线为科技人员服务，不能更好地发挥科技档案在科技成果推广应用中的参与和桥梁作用。而科技人员也没有意识到科技档案是连接科技、生产活动的一个承前启后的环节，没有保留比较重要的、有价值的部分，更谈不上科学有效地利用。

2. 加强医院科技档案管理的途径

2.1完善制度建设，健全档案管理体系:加强科技档案的管理是医院建设的迫切需要，每一项科技活动从提出任务到最终完成任务，尽管经历着不同的阶段，但各个阶段之间都是相互联系、缺一不可、并构成一个内在联系的统一体。科技活动的这种规律性和严密性，决定了反映和记录这一项科技活动的科技文献材料，是一个独立的有机整体，具有成套性，否则就不能真实地客观地反映一项科技活动的完整面貌。因此，要重视科学技术，要尊重知识、尊重人才、尊重科技成果，各级领导必须增强档案意识，从制度上明确规定科技档案的归档范围和要求。建立符合实际情况的档案管理制度，并加以完善实现动态管理和考核，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保医疗科技档案材料整理的完整性，为医院科技活动服务。

2.2加强宣传力度，提高档案留存意识:要提高科技人员档案意识，在很大程度上取决于档案管理人员的宣传、引导及其工作的成效。可以通过医院网站、院报、宣传窗等形式和渠道，全方位、多层次地大力宣传《档案法》、《档案法实施办法》，使大家明确做好档案工作是法律法规的要求，是医院发展不可缺少的一部分。

2.3 强化人员培训，提升业务素质:档案管理人员应该热爱自己的本职工作，业务要精，责任心要强，在选配档案管理人员时要考虑德才兼备的原则，要懂得档案工作是在为后人，为国家积累财富，要有甘为人梯的精神。在业务上应具备相应的文化、技术和业务素质，不断总结探索医院科技档案管理工作业务发展，推动医院科技档案管理水平的提高。

2.4 加强开发利用，充分发挥档案优势: 科技档案的建档是为了保存医院丰富的科技信息资源，更好地用于医院和各项生活活动中去。如今科技档案已成为省级、市级临床重点专科评审、医院等级评定、评估医院管理水平高低的重要依据之一，如无锡市第四人民医院在迎接江苏省"三甲医院"评定和复评的系列检查活动中，科研教学占其中很重的分量，仅次于医疗、护理。通俗地讲检查的就是查"台帐"、"资料"，其实查的就是档案。此时，完善的科技档案就可以充分地发挥其利用价值。

加强和完善医院科技档案管理工作，对于促进医院科研事业的发展，推动医院整体工作的进步，具有十分重要的意义。提高科研档案的管理水平，做好服务工作，充分利用科技档案资源，更好地满足医院科研事业日益发展的需要，使档案管理逐步走向规范化、科学化、制度化。

参考文献

［1］ 查文章，医院科技档案管理方法探讨，中国实用医药，2008.3：211

科技档案的标准化管理 篇4

关键词：标准化管理,科技档案,开发利用程度

档案工作的标准化、规范化是实现档案管理现代化的基础。随着信息技术、多媒体技术的飞跃发展, 新技术、新材料已大量进入办公室, 特别是计算机的广泛应用, 使档案工作由传统手工操作朝着自动化方向迈进了一大步。由于档案管理中存在着大量重复性概念和事物, 如果没有统一的标准加以规范, 就无法进行科学管理。标准化是档案工作科学管理的重要手段, 各种科学管理制度的形成都应以标准化为基础。

科技档案管理标准化, 是科技档案事业管理的一个重要方面, 也是实现科技档案管理科学化、现代化的重要基础和前提条件。全国科技档案管理的标准化, 就是国家通过制定和实施各项科技档案管理标准, 使科技档案工作有统一的规范, 以便采用现代化科学技术手段, 逐步提高科技档案管理科学化、现代化水平, 为社会主义事业迅速、准确提供科技信息。

1 对科技档案标准化管理的认识

1.1 标准化管理对科技档案的作用

标准化管理是组织现代化生产的重要手段, 是科学管理的重要组成部分。在社会主义建设中, 推行标准化管理是国家的一项重要经济政策, 其目的是在经济、技术、科学及管理等社会活动中, 对重复性事物和概念, 通过制定、发布和实施标准达到统一。以获得最佳秩序和社会效益。科技档案是一切档案中类型最为丰富多样的一种, 其标准化、规范化管理显得尤为复杂和重要。科技档案的标准化管理就是通过对科技档案产生的每一个环节和收集、整理、保存、开发、利用的每一个过程, 制订和执行与本单位管理制度相适应的一系列的工作标准和制度, 从而使得最终形成的科技档案达到规范统一, 使科技档案管理的每个过程从无序到有序。

1.2 科技档案标准化管理的意义

从本质上讲人类一切的科研和生产活动都具有很大的继承性, 人们接受前人成果的主要途径是依赖于前人科技活动成果的记录——科技档案, 从社会看如此, 从一个企业来看也是如此。现代社会的科技档案主要是利用和交流, 因而科技档案标准化管理的意义在于使科技成果更好地被交流和利用。具体表现在:科技档案标准化管理是建立在先进技术、严密分工和广泛协作基础上, 是实现档案工作现代化的前提;是提高科技工作质量和效益, 节约人力、物力的有效措施。

1.3 科技档案标准化管理的内容

科技档案标准化管理是一项复杂的系统工程, 涉及到科技档案形成的每个环节, 与科研生产过程紧密相连;作为科研管理活动的重要内容, 它还与科研管理活动相联系、相统一, 其重点是要与企业科研结合, 制订和严格执行一系列的工作标准。从业务角度来看, 它分为基础标准和业务标准。基础标准包括名词术语标准、专业符号标准、科技文件标准、案卷规格和质量标准及库房、装具标准等;业务建设标准包括归档标准、移交接收标准、鉴定整理标准、保管标准、统计利用标准、著录标引标准和现代化管理标准等。

2 如何做好科技档案的管理

科技档案的管理, 是各单位科技管理工作的一部分, 是一项专业性的业务工作。这项工作不仅直接关系到科技活动和科技管理工作的质量和效率, 而且直接关系到科技档案形成的质量, 因此, 加强科技档案的管理有着重要的意义。由于各单位, 尤其是基层企事业单位专业性质、生产类型、机构设置、任务分工和人员条件等不同, 所以, 对科技档案管理的措施也不尽相同。根据经验, 其管理措施可概括为以下几个方面:

2.1 加强宣传教育, 建立责任保证体系

充分发挥科技人员尤其科技领导干部的作用, 是做好科技档案管理工作的首要条件。为此, 要以《档案法》和有关法规、条例、办法为依据, 联系本单位的工作实际, 采取灵活多样的方式和方法, 宣传科技档案的作用;宣传科技文件材料管理和科技档案的性质和地位, 以及两者之间的密切关系;宣传做好科技档案管理是科技部门和科技人员的本职工作, 并要接受科技档案部门和科技档案人员的监督与指导;宣传和传授科技档案管理的专业知识与技能等等。通过各方面宣传教育, 使广大科技人员提高思想认识, 人人动手, 各方支持, 做好科技档案管理工作。

要做到有效、科学地管理好科技档案, 科技档案管理工作者必须树立正确的宣传意识和服务意识, 主动做好领导及科技人员的参谋助手, 在此基础上, 积极向领导宣传科技档案工作的重要性, 争取领导对科技档案的重视和支持, 这是搞好科技档案工作的可靠保证;其次, 要大力向广大科技人员宣传, 使档案意识潜移默化地植根于科技人员的头脑中, 让他们充分认识到科技档案工作是科研工作的一个有机组成部分, 从而把科技档案工作真正变为广大科技人员的自觉行动;此外, 还应主动做好与科研管理部门的沟通, 树立正确的社会档案意识, 为做好科技档案工作营造一个良好的外部环境。

2.2 抓住薄弱环节, 促进工作全面发展

在科技档案的形成、积累、整理和归档的过程中, 往往存在着某些带有普遍性的薄弱环节。因此, 有目的、有针对性地抓住这些薄弱环节, 对于保证科技文件材料的完整、准确和系统, 具有重要的作用。

按照工作计划和科技档案管理的薄弱环节, 制订一系列科技档案的管理标准, 明确科研人员在档案工作的任务和责任。不仅要有组卷方面的标准, 还要有收集归档方面的标准, 让科技人员明确归档范围和不归档范围。同时, 还要注意科技档案归档手续、查阅利用等工作的标准化、规范化, 这有利于提高科技档案的利用率, 发挥其社会效益和经济效益。

2.3 建立健全制度, 保证正常秩序

科技档案作为科研单位档案管理环节中的重要部分, 建立与此相适应的管理网络和有效运行机制, 建立健全管理制度, 逐步形成科技档案的收集、整理、建档和开发利用的良性循环。在档案管理工作中运用好利益机制和激励机制, 对科技档案收集齐全、及时、准确的有关人员和单位应予表扬。

在实际工作中, 应以研究课题的开题调研、研究过程及验收、鉴定、报奖等重点做好成果档案的归档工作, 在项目验收鉴定时, 科技档案管理部门应进行详细审查, 对没有完整、准确、系统归档的鉴定材料不准验收鉴定;而在申报科技奖励时, 必须有单位科技档案部门签字盖章的材料, 才应归档。通过以上工作, 建立并不断完善科技档案管理工作的各项规章制度, 做到在实际工作中有法可依, 有章可循。

2.4 严格执行标准, 提高案卷质量

不断深化的工作实践证明, 案卷材料是否完整是决定和影响档案价值的因素, 而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响科技档案规范化、标准化管理质量问题中的操作因素。因此, 在推进科技档案规范化、标准化管理进程中, 一方面必须注意宣传《一般要求》, 解决好立卷方法问题, 以有利于科技档案标准化管理的分类和检索;另一方面, 要注意解决好案卷装订质量问题, 以有利于科技档案标准化管理。

科技档案标准化管理是一项十分重要的工作。没有标准化, 就没有现代化。只有从基础入手, 按照“统一规定、规范”的准则、规范和制订统一的科技档案专业名词术语、符号、代码、分类、主题词及标引等标准, 将档案的收集、整理、编目、检索、统计、鉴定、保管与保护等方面的工作纳入标准化管理的轨道, 切实把体系控制、质量目标管理、计算机管理等现代化管理方法都应用于企业科技档案管理之中, 才能使科技档案在标准化管理方面跃上一个新的台阶。

3 档案管理服务创新

3.1 建立档案馆 (室) 网页

随着档案馆 (室) 内部局域网的建立, 档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页, 积极组织上网数据和信息, 使档案管理服务系统联上企事业单位网站, 实现档案信息的网上检索, 为用户提供更好的服务。

目前, 国内许多单位档案馆 (室) 利用互联网开展的网上服务, 已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础, 进一步加快档案信息资源数据库建设, 尤其是电子文件全文数据库建设, 在网站上实现电子文件的实时管理与利用, 实现档案信息资源数字化、数据库化, 档案信息服务利用网络化, 档案管理工作自动化, 档案信息管理法制化。如, 输入目录管理数据库, 在网上公开部分档案目录, 方便查询检索;档案棺 (室) 与宣传部门密切配合, 可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档, 建立数字化视频档案数据库, 以便于宣传和利用。

3.2 建立电子文件 (档案) 数据管理中心

档案馆 (室) 与企事业单位信息管理部门可加强密切配合, 建立“电子文件 (档案) 数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆 (室) , 是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件 (档案) 数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件, 并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务, 实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广, 内容丰富, 利用率高。

3.3 电子文件的自动上传收集

目前在单机上形成的电子文件的收集工作, 已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是, 许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了, 因此, 档案部门可以改变传统工作模式, 在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口, 在第一时间将其收集到, 并在档案馆 (室) 的服务器上归档。

例如:为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文, 档案馆 (室) 自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机, 足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档, 而不需跑到档案馆 (室) , 也不必交任何光盘或软盘。

3.4 开展在线服务

传统的档案利用方式, 如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件, 特别是到档案部门利用档案原件的方式, 在信息化时代里必然要发生变化, 至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境, 使人们更注重信息的时效性, 希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此, 被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的题目, 提供数据库查询、电子信箱等服务方式, 让利用者与档案馆 (室) 利用电子邮件在网上进行快速通讯, 进行信息交流, 回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询, 提供查询和资信服务。

3.5 开展阅览服务

随着改革开放的不断深入, 到档案馆 (室) 查阅党政机关及有关部门制定文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后, 公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要, 希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求, 进一步转变工作职能, 提高工作效率, 密切党和政府与人民群众的联系, 维护广大人民群众的根本利益, 做好现行文件资料的接收工作, 搞好现行文件资料的阅览服务。

参考文献

科技档案管理试卷 篇5

时间:2007-08-06 08:11来源:档案界|http:// 作者:777777 点击:828次

第一部分 选择题

一、单项选择题(本大题共10小题，每小题1分，共10分)在每小题列出的四个选项中只有一个选项是符合题目要求的，请将正确选项前的字母填在题后的括号内。

1.建立和健全更改、补充制度，是由科技档案的____________特点所决定的。（）A、成套性B、多样性C、现实性D、专业性

2.在气象档案构成中，数量最多、价值最大、使用最频繁的是（）A、气象记录档案B、气象业务技术档案C、气象服务档案D、气象业务技术管理档案

3.在各种类型的科技文献中，唯一直接记录和储备原生信息的是（）A、科技资料B、科技情报

C、科技图书D、科技档案

4.科技档案规划的主体部分是（）A、规划目标B、规划项目C、实现规划的步骤D、规划时间

5.机械产品文件主要适用于按____________组织案卷（）A、结构B、子项C、地区D、时间

6.确定归档范围的标准是科技文件的（）A、种类B、保存价值C、形成者D、形式

7.科技档案工作的基础是（）A、利用工作B、整理工作C、收集工作D、保管工作

8.科技档案都能在分类方案中拥有自己的位置，取决于分类的方案的____________性。（）A、准确性B、严整性C、可包容性D、稳定性

9.复制供应属于科技档案____________工作。A、收集B、整理C、鉴定D、提供利用

10.我国第一个专门以企业档案工作整体作为规范内容的法规性文件是（）A、《关于改进档案、资料工作的方案》B、《技术档案室工作暂行通则》C、《科学技术档案工作条例》D、《国营企业档案管理暂行规定》

二、多项选择题(本大题共10小题，每小题2分，共20分)在每小题列出的五个选项中有二至五个选项是符合题目要求的，(责任编辑：admin)

请将选项前的字母填在题后的括号内。多选、少选、错选均无分。

11.我国对科技档案概念的认识，主要经过了____________等阶段。（）A、技术资料B、科技期刊C、科技图书D、科技情报E、科技档案

12.属于自然现象观测档案的有（）A、科研档案B、医药卫生档案C、气象档案D、天文档案E、水文档案

13.基建档案是一个总类，它包括基本建设工程的（）A、科研档案B、规划档案C、设计档案D、施工档案E、竣工档案

14.属于科技专业档案馆的是（）A、综合档案馆B、流域档案馆C、城建档案馆D、企业档案馆E、高校档案馆

15.科技档案行政管理的方式有（）A、政策指导B、经济调节C、检查协助D、典型示范E、舆论引导

16.科技文件鉴别工作的主要内容包括（）A、归档文件完整性的鉴别B、归档文件准确性的鉴别

C、文件属性的鉴别D、科技文件保存价值的鉴别E、归档文件密级的鉴别

17.适合按归档的科技文件有（）A、产品设计文件B、设备文件C、气象观测文件D、水文观测文件E、科技管理性文件

18.对象分类法的典型形式有（）A、型号分类法B、工程项目分类法C、专业分类法D、课题分类法E、地域分类法

19.科技档案销毁的处理包括____________等内容。（）A、调整案卷B、调整排架C、注销D、变更E、组织鉴定工作卷

20.科技档案检索工具具有____________功能。（）A、存贮B、查找C、传递D、交流E、管理第二部分 非选择题

三、填空题（本大题共10小题，每小题1分，共10分）

21.环境保护档案，是环境管理和____________活动的直接记录。

22.管好用好科技档案，是发展____________、提高经济效益的重要条件。

23.科技档案的系统性，要求保持科技档案之间的____________。

24.科技专业档案馆具有____________单位的属性。

25.档案法规体系是以____________为核心，由若干档案行政法规和档案行政规章组成的互相联系与协调的统一体。

26.科技文件归档制度，必须符合本单位科技、生产活动和____________的实际。

27.收集机械产品档案应该抓住____________阶段和产品定型阶段。

28.科技档案鉴定小组一般采取包括有关领导、____________和档案工作者三结合的组织形式。

29.科技档案检索包括科技档案的存贮和科技档案____________。

30.1980年全国科技档案工作会议讨论制定了____________。

四、名词解释（本大题共4小题，每小题3分，共12分）31.科技档案32.科技档案号33.科技档案微观统计工作34.科技档案专题目录

五、简答题（本大题共4小题，每小题6分，共24分）

35.简述科技档案咨询服务的功能特征。

36.简述案卷编目的含义及内容。

37.实施科技档案集中统一管理的优越性有哪些？

38.基层科技档案机构的具体任务有哪些？

六、论述题（本大题共2小题，每小题12分，共24分）

39.试述科技档案的专业性特点及其对科技档案管理的规定作用。

浅谈科技创新档案的管理与利用 篇6

关键词：生产技术 科技档案 创新管理

中图分类号：G27文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）12（a）-0174-01

1 当前我国档案管理现状分析

当前，我国在档案管理上仍然采用传统的纸质档案进行科技技术及劳动成果的管理，受传统管理理念的影响，在科技成果不断涌现的今天，采用传统的以纸质档案为主的管理模式给我国的档案管理带来了严重的挑战。在信息化时代下，电子档案的管理在社会经济发展中的地位就日益凸显，当前，我国普遍使用纸质档案、电子档案，但是，由于许多单位对电子档案的管理不够重视，导致当前的档案管理存在一定的局限性。尤其是在归档管理上，由于档案管理机构科学技术、管理和劳动成果记录的不全面，导致电子档案的管理缺乏科学性、合理性，这严重影响了社会生产力的发展。

2 科技档案管理概述

所谓科技档案管理，是指档案管理部门对自然学科、生产技术及科研劳动成果的收集、整理、保存和归档处理，包括图纸、科学技术、生产材料、照片等材料文件。在档案管理中，随着计算机网络技术的发展，科技档案管理发挥着不可替代的作用，科技档案管理在各个事业单位中起着技术基础工作的作用。虽然档案管理在很早以前就已经被提出，但是，科技档案管理是近几年才出现的。从某种意义上来说，科技档案管理可以被称为现代社会大生产的产物，其在各行各业的科学发展中占据着重要位置。

3 科技创新档案管理

3.1 信息化的科技档案管理

在信息化时代下，为了实现科技档案管理上的创新，应利用现代信息和网络等高科技资源来实现档案资源保存功能的转化，以信息化网络技术为平台，根据各个行业的实际情况来有针对性地做好科技档案资源的处理和管理，尤其是在档案资源收集、整理、传输、保存及服务方式等方面，实现数字化、网络化、系统化的科技档案管理，从而最大程度实现档案资源的信息共享。除此之外，在科技档案管理中，利用信息技术也可以有效解决档案管理中因多次查阅而导致系统出现错误的问题，同时也有利于档案的保存与管理，因此，利用现代信息技术来推动档案的管理，以保证我国的科研成果及科学技术得到有效的记录和保存。

然而，在科技档案信息化管理下，最关键是人才的培养，在档案管理人员人才培养上，应坚持科教兴国的原则，将人才的培养放在档案管理工作的首位。在人才培养方面上，档案管理人员不仅要掌握传统的以纸质档案为主的管理与保存，还需要掌握一些电子文档的处理与保存，同时也需要注重档案管理人员职业创新意识的培养。只有提高了档案管理人员的技术水平，科技档案管理工作才能实施到位，才能促进档案管理事业的可持续发展。因此，在科技档案管理中，档案管理人才的培养是当前我国档案管理面临的重要问题。

3.2 实现创新的科技档案管理服务方式

在档案管理服务方式上，第一，利用现代信息技术建立电力档案数据管理中心，将全部的电子档案集中归于电子档案数据管理中心，通过电子档案数据管理中心进行分类处理，为了方便科技人员查找，可以设置免费性电子文件的查找，这样的服务方式不仅可以为科技人员提供丰富的内容，也可以提高档案资源的利用率，即实现档案资源的信息共享。因此，实现档案管理服务上的创新是促进档案管理事业发展的重要举措。第二，实现在线档案服务方式，分析传统的档案管理，其主要是通过档案管理部门提高服务，一般档案利用在档案管理部门或参加档案展览等领域中，在环境限制条件下，导致档案资源没有得到充分利用。因此，在信息化时代下，由于人们的生活、工作和学习方式都发生了翻天覆地的变化，为了适应社会的发展需求，在档案资源利用上，应不断进行创新，实行在线档案服务方式，这样不仅可以确保信息的真实性和及时性，也可以让人们在第一时间内了解最新的动态信息。因此，摒弃传统的档案利用方式，实行在线服务方式来加强档案资源的利用，从而实现档案资源管理上的创新。

3.3 扩大服务领域

随着信息技术的发展，信息技术在人们生活、工作和学习中发挥着不可替代的作用，而档案管理的主要作用是服务于人。因此，扩大科技档案的服务领域，科技档案管理不仅服务与企业或事业单位，应面向全社会。主要因为在信息社会化中人们对各种信息需求量逐渐加大。由此可知，档案管理在信息社会中的服务主体越来越突出，若仍然采用单一性的档案管理服务方式，则难以满足当前政府机关、各个事业单位及个体的服务需求，所以，扩大科技档案的服务领域是非常有必要的。为了推动科技档案管理事业的发展，在知识经济时代下，为了实现信息化的档案管理，应建立一些档案服务实体，将档案管理落到实处，使档案管理更好的面向社会服务。

另外，在科技档案管理创新上，还应重视科技管理技术的创新，利用现代信息技术加强对档案资源的管理，引进新技术、新设备，利用信息技术建立一个完整的档案管理系统，将所有的资料档案集中统一到系统中，对档案资源进行统一管理，并建立信息共享的网络平台，使人们充分共享档案资源，从而打破传统档案管理资源受限制的局面。

4 结语

在现代信息化时代下，科技档案管理在各行各业中都显得越来越重要，实现科技档案管理的创新，尤其是科技档案管理技术上，应不断进行创新，充分发挥档案管理的功能，实现档案资源共享，进而推动科技档案管理事业的可持续发展。

参考文献

[1]汪志远.浅谈科技查新档案的管理与利用[J].青春岁月，2012（2）：255.

[2]刘凤凰，陈丽羽.浅谈科技档案的开发与利用[J].黄冈师范学院学报，2006 （6）：76-78.

[3]许桂清.知识管理与档案科技创新[J].档案学研究，2007（3）：25-27.

科技档案的信息化管理 篇7

东南广播电视维护中心 (以下简称东维中心) 主要承担东南地区中央广播电视发射台天线、电力系统安装架设维护大修、应急抢修和工程建设任务。东维中心科技档案是技术人员长期在天馈线系统、电力系统大修、应急抢修、设备更新改造等技术业务工作中所形成的第一手、具有保存价值的技术参考资料, 它们是事业发展历程的真实记录。传统科技档案从收集、分类、整理、立卷再到归档都是采用手工管理方式。但是伴随着科技档案数量越来越多, 纸质档案占用库房空间越来越大, 且容易受到周围环境等不利因素影响, 使得纸张受潮、变脆等, 传统档案手工管理方式已不能满足档案管理应用需求。我们通过采用科技档案信息化管理方式, 实现了从手工管理向信息化、规范化管理方式转变, 为技术人员提供准确、详实的统计数据, 为顺利开展各项技术业务工作储备必要的技术信息资源。

2 科技档案的作用和东维中心的基本状况

2.1 科技档案的重要作用

(1) 工程技术档案是开展大修、抢修施工工程查考的依据

在完成历次天馈线、电力系统维护大修、抢修施工任务时, 会产生大量技术图纸与资料, 科技档案管理人员将其分门别类地整理, 形成一套完整、系统、准确的工程技术档案。这些档案是最原始的档案资料, 一旦需要, 缺一不可。技术人员通过查找科技档案, 可提供重要、准确的备料尺寸等信息, 为技术负责人施工决策提供理论参考依据, 保障顺利完成各项大修、抢修工程的维护任务。

(2) 科技档案为提高维护质量提供参考依据

技术人员通过查找档案, 可借鉴以往历次施工工程总结出的宝贵维护经验, 结合实际施工现场情况, 确定施工维护时间和工作计划, 并为下一次周期性维护大修起到很好的指导作用, 使我们在开展技术业务工作时, 不走或少走弯路, 有效缩短维护工期, 促进施工工程质量不断提高。

(3) 科技档案是设备更新改造重要凭证

科技档案在开展科技创新工作中发挥着重要的作用, 比如原有天线施工工具不能满足业务工作需求, 技术人员通过查找科技档案中的相关图纸资料, 掌握了原有施工工具的原理和构造, 并对其进行更新改造, 从而提高了工作效率和安全性能。

2.2 东维中心科技档案管理的基本状况

按照东维中心技术工作性质和工作职能活动, 东维中心科技档案种类主要包括:工程技术档案、设备仪器档案、基本建设档案等。科技档案很大一部分是工程技术人员长期在广播发射台天馈线系统、电力系统等工程项目维护过程中产生的影像、文字、图片等各种载体技术性文件资料, 主要包括施工设计图纸、施工方案、施工前预备会议纪要、竣工验收报告等, 它是工程技术人员长期积累的维护经验总结, 是完成维护任务时各阶段详细、真实的记录;设备仪器档案是为了满足各技术部门维护大修、抢修需要, 配备的工具、仪器、仪表所随机附带的说明书、鉴定书及设备仪器安装、检修测试记录等;基建档案是单位整体规划及基础设施建设中形成的资料, 包括职工宿舍楼和新建办公大楼的总体结构图、给水施工图、给电施工图等。

2.3 传统档案管理方式存在的问题

(1) 传统档案保存介质, 大都以纸质档案为主, 纸质档案存放在档案库房很容易受到周围环境影响, 比如温、湿度等不利因素, 使得档案受潮、霉变, 纸张变脆, 纸张字迹模糊, 直接影响到档案质量。

(2) 传统档案管理是档案管理人员直接对档案实物的管理方式。当借阅人员借阅资料时, 通常是由档案库房比较熟悉的档案管理人员, 依据经验, 凭借手工登记案卷目录、卷内目录, 形成检索条目, 查找到借阅人需要的档案信息, 然后再依据档号从档案库房内取出需要的档案, 这样的查找方法花费时间长, 查找到的档案信息不全面, 工作效率低。

(3) 传统档案在反复查档、借阅过程中, 不可避免存在原件磨损, 影响档案原件的质量和寿命, 甚至还存在在借阅过程中不慎遗失的现象, 这都给档案保管利用工作都带来了极大困扰。

(4) 传统档案管理制约了档案形成的过程, 甚至造成脱节, 有很多档案仍然分布在各个部门, 档案收集、整理过程中容易造成档案归档不及时、不系统、不成套、不准确。

3 档案信息化的实施与优势

3.1 档案信息化的实施

实现档案信息化管理, 必须做好以下几项基础性工作。

3.1.1 档案信息化基础设施建设

要实施单位科技档案信息化, 首先, 需要基础设施支撑才能实现档案信息化, 档案信息化基础设施包括硬件和软件两个方面。

硬件方面就是要配置必要的硬件设备作为档案信息处理设备, 配备高性能、高稳定性计算机及高速、安全、稳定的局域网, 确保在网络环境下计算机能方便对所需档案信息进行录入、查询、检索、统计、利用等。此外, 还需要配备计算机外部设备, 比如扫描仪和打印机等, 配备扫描仪可以使得工程设计图纸以及有关单位签订的维护合同、协议等重要纸质档案, 通过全文扫描到计算机形成电子档案, 方便档案存储与利用;配备打印机是用于打印各类技术报表、资料, 比如打印科技档案案卷目录、卷内目录、备考表等。

软件方面我们采用了东方飞扬档案管理系统软件, 加快了档案管理信息化进程, 该软件的应用, 可对从文件到档案形成全过程的信息进行有效管理。将档案信息录入到档案管理系统数据库中, 一次数据录入, 可多次数据输出利用, 不但提高档案管理工作效率, 而且使得档案管理工作更加规范化、系统化, 并能满足日常技术业务工作中档案查阅利用需求。东方飞扬档案管理系统分为预归档案管理模块、立卷归档模块、档案管理模块、高级管理模块等四个模块, 系统软件结构如图1所示。

(1) 预归档案管理模块

该模块负责对收发文件进行管理, 功能包括对文件进行编号、登记、分发、传借阅、查询、统计等, 以及对各种承办文的传阅单据进行打印。此模块中引入的数据, 是为了参加后续科技档案立卷工作做准备。

(2) 立卷归档模块

该模块负责对具有保存价值的文件进行自动立卷归档, 功能包括档案分类、整理、编目、立卷归档等。档案管理人员先进行立卷选项的设置, 再将预归档库中的数据按一定规则整理编目到指定的案卷库中, 并可以自动生成案卷号、卷内顺序号及档号等。

(3) 档案管理模块

该模块负责档案管理, 功能包括档案录入、查询、检索、利用等功能。在档案案卷级、文件级著录卡片中填写档案相关信息, 即可查询、检索、利用档案信息, 也可自动打印出所著录的档案案卷级、文件级内容。

(4) 高级管理模块

该模块负责档案数据的管理, 功能包括档案数据库整体备份, 数据恢复, 外部系统数据导入、档案管理系统数据导出等。

3.1.2 档案目录信息化

档案目录是记录档案库存内容的有效工具。我们通过应用东方飞扬档案管理系统软件, 建立统一科技档案案卷级、文件级档案模板, 接着录入档案案卷级、文件目录数据库, 通过计算机机读检索档案目录, 各种类型的档案案卷级、文件目录从手工检索向电子检索转变, 很方便通过计算机搜索到需要的档案目录信息, 缩短了技术人员查、借阅档案时间。

3.1.3 档案信息资源建设

配备完善的档案基础设施以及在计算机上实现档案文件目录级检索等, 这并不是真正意义上的信息化, 真正意义上的信息化, 还需要进一步加强档案信息资源建设。档案信息资源主要来源于以下两部分。

(1) 档案信息资源一部分来源于大量电子文档, 它们存在于各个业务系统中, 可以将各个业务系统的数据转入到档案管理系统指定的档案库或文件库, 使之成为电子档案, 比如通过办公OA系统与东方飞扬档案管理系统集成, 通过档案管理系统与办公自动化系统数据归档接口, 将OA系统中的数据转入档案系统数据库中, 使档案在归档时, 即可同步完成电子文件自动立卷、归档、文档挂接等工作, 实现了文件档案一体化管理模式, 极大提高了工作效率。

(2) 档案信息资源另一部分来源于各个技术部门有归档保存价值、重要、利用频繁的纸质档案。首先, 科技档案管理部门需与各技术部门紧密联系、通力合作, 对于重要、有保存价值纸质档案, 需要指定各技术部门专人负责分类收集, 科技档案管理部门再对所有记录、图纸等资料进行归档, 各技术部门在移交科技档案时, 需要履行签字手续;东维中心大修、抢修施工工程档案与各类施工工程测试记录等资料收集归档工作, 要与实际施工工程同步进行, 由工程技术负责人负责该项目技术资料收集、保管, 科技档案管理人员要及时掌握工程项目开工、竣工时间、项目分类等信息, 监督技术资料归档工作;与有关单位签订施工协议合同, 制定施工方案、召开施工预备会议纪要等资料, 应在施工开始之前就做好相关资料收集归档工作, 并订立“没有施工方案归档, 没有领导审批, 不施工”制度, 在施工通过验收竣工后30天内, 科技档案管理部门及时将工程项目各阶段施工详细记录、工程竣工、验收报告等技术资料进行归档。

设备档案的收集归档工作, 主要包括以下几个方面。

(1) 各部门及器材组签订设备订货合同后, 要及时将一份合同原件送到科技档案管理部门归档。

(2) 设备、仪器到货时, 经办人及时通知科技档案管理人员, 在科技档案管理人员到场后, 开箱提取设备随机材料, 将其归档。

(3) 人员外出开会、学习培训带回的各种文件, 科技档案管理人员也要及时督促相关人员及时做好归档工作。

(4) 将收集到的纸质档案通过扫描、拍摄等, 经过数字化处理后, 将纸质档案转换成既可以存储在计算机系统中, 又可以在网络环境中传输的电子档案。

(5) 建立档案全文数据库, 在计算机上实现查询阅读全文信息。

3.1.4 科技档案标准规范

按照国家《档案法》和《无线局科技档案管理暂行规定》要求, 结合单位科技档案管理实际, 制定相应的电子档案管理制度, 比如《科技档案信息系统操作规范》、《档案信息归档制度》等, 真正做到有法可依、有章可寻, 用制度约束做好科技档案管理工作。

除了做好上述工作以外, 科技档案信息安全工作也是档案日常管理中的一项重要工作, 科技档案中有一些涉及到国家机密, 为了保证珍贵档案数据的绝对安全, 避免由于操作不当, 造成数据的丢失或造成失、泄密事件, 要定期将电子文档刻录到光盘进行备份, 以便于重要数据长期保存。光盘上应贴有标签, 标签上应注明编号、名称、密级、保管期限等, 方便日后电子文档查找。

3.1.5 档案信息化管理实践

(1) 档案信息的收集

收集纸质档案可通过扫描仪进行扫描, 使之形成电子文档, 在计算机上创建文件夹, 文件夹名称与即将扫描的文件内容名称要一致, 设置需要扫描的纸质档案原文类型, 设定扫描参数, 点击开始扫描, 扫描的文件将在影视监视视窗中显示, 点击保存到目标文件夹, 按照页码顺序逐一对图像文件命名, 通过Adobe Acrobat Professional软件将多个图像文件合成pdf格式电子文档, 将形成的电子文档用“飞扬综合档案管理系统”存放到“临时归档文件目录”下, 即完成档案信息收集工作。

(2) 文档立卷归档整理

预归档文档可以是一份文件、一张图片或者是文字材料等。在文档归档整理过程中, 科技档案管理人员通过事先设定好文件立卷规则, 设立“档案文件库”与“档案数据库”相对应的立卷归档关系, 将要归档文件确定保管期限, 然后整理到“临时归档文件目录”下, 文件的先后顺序可以进行调整, 再将收集到的文档分门别类地整理入库到指定的“科技档案数据库”中。以工程档案整理为例, 我们只需将“案卷题名、阶段、份数、页数、保管期限、责任者”等相关信息录入, 在数据录入过程中, 为提高文字输入计算机的速度, 有一些经常用到的数据, 比如保管期限设定“永久、短期、不归档”等, 可以在“字段代码维护”中设置好后, 在数据录入过程中进行选择即可, 然后再将扫描制作好的电子版文件关联挂接起来, 在计算机上可以直接显示原文, 这样就实现了文档的立卷归档工作。

(3) 文档检索和管理

调阅档案技术人员需要查找的文件, 我们可以通过“查找”功能, 输入需要检索的关键字, 比如在需要查找的档案文件标题中, 只记得其中含有“通知”关键字, 对其他任何相关信息不是很清楚, 可通过“智能查找”输入关键字进行查找, 也可以依据对这份文件的了解程度, 通过“综合查询”输入“案卷题名、保管期限、成文日期”等字段信息, 然后点击查询, 即可准确、快速地找到需要的这份文件。查找到文件之后, 通过鼠标点击“原文显示”, 还可以直接在计算机上打开这份文件, 查看文件全文信息, 而不需要再到档案室调阅档案, 省去了查找和调阅的繁琐过程, 方便档案的使用。档案归档结束后, 我们还可以按照相应字段条件检索出需要的档案数据, 对有符合该字段条件的档案数据进行打印, 打印成统一格式、字迹工整的科技档案封面、科技案卷目录、科技档案卷内目录、卷内备考表等。

3.2 实现科技档案信息化的优势

文件、技术资料形成和管理逐步从纸质档案转变成电子文档, 在科技档案管理方式上, 科技档案的整理、立卷归档、利用等工作在计算机上直接完成, 实现了电子文档一体化、信息化管理。科技档案管理人员从麻烦的手工查找档案解放出来, 只需要轻轻点击鼠标就可以轻松检索到所需要的档案, 方便、快捷地查看档案信息全文内容, 节省人力, 节约时间, 提高工作效率与质量。传统纸质档案转化成电子档案保存到档案管理软件中, 档案原件不再受损, 保存更长久。科技档案信息化在局域网中的应用, 不再受时间、地域的限制, 技术人员不需到档案库房, 就可方便地查阅到所需的档案资料。

4 结束语

科技档案信息化充分利用档案管理软件及其相关硬件设备, 搭建科技档案信息化平台, 克服了传统档案管理方式带来的弊端, 提高了东维中心科技档案管理水平, 减轻了档案管理人员工作量, 提高了档案查准率和查全率, 为以大修抢修为中心的各项技术业务工作提供快捷、有效的档案信息服务。

摘要：本文介绍了东南广播电视维护中心科技档案的基本状况与作用, 分析了传统档案管理方式存在的问题, 并阐述了档案信息化实施过程的工作实践以及实现科技档案信息化给档案管理工作带来的优势。

关于地质科技档案管理的思考 篇8

一、 地质科技档案管理的隐患

(一) 档案资料彼此的封闭性。为了进一步提升我国的综合国力, 推动现代化社会的进程, 经济建设的脚步正在不断加快, 这就使得地质工作对于地质档案的需求骤然加大。不过, 大部分地质档案中隐含企业甚至是国家的机密文件, 所以在进行管理时, 具有一定的封闭性, 不可随意查阅。其中, 部分单位存有私心, 为给自身谋利而进行档案的封锁, 导致地质科技档案使用价值浪费。

(二) 地质档案管理人才水平差异大。我国的地质档案管理人才储备尚未齐全, 因为起步相对较晚, 所以管理人员的管理水平有限, 实际的管理经验还有所欠缺。丰富的管理经验有利于地质档案的保存。由于管理人员的专业性较差, 资料管理工作的不完善, 经验尚欠的工作人员可能会因为疏漏等问题而造成资料缺失和损坏, 这对于地质档案的封存是极为不利的。由此可见, 地质档案管理人才的水平差异除了与其能力有关, 还与其是否有充足的工作经验有关, 从而导致现在我国的地质档案管理人员的水平差异较大。

(三) 地质档案管理设备的滞后性。管理人员综合素质和能力的欠缺, 使得科技档案管理的意识普遍较低, 在资金分配上存在明显的不合理性, 导致资金投入不足, 无法满足现代化的辅助设备配置。部分单位因为经济能力有限, 还没有设置独立封存档案的场所, 地质科技档案的摆放毫无章法, 不便于日后的使用, 甚至在一些条件较为艰苦的县区单位, 因为储存条件没有达标, 造成地质档案的缺失和损害, 严重时会出现丢失。即便部分单位具备较为专业的设备条件, 却因为人为原因无法让设备达到最佳运行状态, 无法保证档案管理的需要。

(四) 地质档案声像管理的相对滞后。地质科技档案资料不只是传统文字的储存, 还包括声音、图像资料的保存。我国的现代声像地质档案保存的主要问题表现为:设备管理存在欠缺, 声像设备管理无据可依, 无制度可参考。无论是放置还是有效利用都存在不科学性。有关声像档案管理存在管理意识淡薄和欠缺的问题, 部分管理人员因为知识的匮乏, 对声像设备档案的基本概况缺乏准确掌握, 只是注重前期的拍摄和录制, 而忽略了相关档案资料的储存, 造成地质声像档案管理整体观念落后, 管理意识也就相对较弱, 声像档案的管理不规范, 专业人员基本常识的严重匮乏, 导致地勘单位的声像档案资料完整性欠缺, 资料流失异常严重, 管理处于失控状态。

二、 地质科技档案的科学管理

(一) 地质档案管理的逐步完善。地质档案管理制度的确立有利于管理人员更好地对科技档案进行管理, 并对科技档案进行保护。在地质档案的管理过程中, 各勘探单位应该加强地质档案管理的制度建设, 由专业人员负责专业设备的管理工作, 确保科技档案资料的完整和安全, 使之得到最为妥善的保管。地质档案的相关主管部门应该加强单位的管理人员的专业技能培训和技术引导, 提升个人的管理业务水平, 从整体上提升单位的综合管理能力。地质科技档案管理制度要结合实际, 以适应单位发展为前提, 建立相应的管理制度从而对地勘单位的发展形成指引, 促使现代社会的地质档案全面管理工作能够逐渐趋于制度化和规范化, 建立体系完整、管理能力强的地质单位。

(二) 强化建设网络信息技术。信息技术的快速发展为企业制度的优化和改善提供了便利条件, 地质档案管理人员可以借助网络平台, 利用多媒体技术, 对地质档案的声像资料和文字资料等进行统一安全的保管, 防止损坏和丢失, 避免传统地质档案管理方式的缺陷, 将地质档案保存损失后果降到最低, 为大家呈现出多形式的编研档案方式, 确保信息的时效性与及时性。这样才能让用户能够感受到计算机技术带给工作人员的方便快捷, 地质信息能够得到更好运用。基于此, 地勘单位务必要强化建设网络信息技术, 运用多媒体的数字化存储模式和调研方式, 与工作更紧密地结合在一起。

(三) 提升管理人员的整体素质。人才储备是企业乃至国家全面发展的必然条件, 地质档案信息化建设的管理同样需要专业人才的储备和利用。现阶段的地质档案管理, 管理人员自身的专业素质与综合素质直接作用于生产。为提升相关人员的专业素质和综合能力, 应加大相关工作人员的专业理论知识和技术能力培训, 促进地质档案管理的进步, 推动相关事业的快速进步。为了适应信息化时代的到来, 地质档案人员要及时地更新观念的, 紧跟时代发展步伐, 多方了解前沿技术与相关领域的发展动态, 以此逐步提升个人整体素质, 通过所掌握的科学理论来指导新技术的应用, 不断改进和提高地质档案工作管理水平, 进而熟练操作数字技术和多媒体技术, 确保地质科技档案管理的规范的。

(四) 地质档案管理的新模式。管理人员在进行档案管理的过程中, 应该时刻树立创新意识, 走在时代前沿。为了不断提升档案管理的整体水平, 还需要我们深入挖掘地质档案的应用价值, 做好创新工作从而有力地保障地质事业的健康发展。这就要求地勘单位要打破既有的僵化思维, 以科学为基础大胆设想, 以竞争意识来做好现代地质档案管理工作。这就需要我们从专业技术角度、服务功能角度以及相关内容等方面出发, 通过创新来完善服务中心, 实现功能与服务手段的创新。此外, 还需加强国家政府部门的宏观调控, 对地质档案管理体系形成有效的监督, 利用现有政策对管理体系起到很好的引导作用, 有效整合现有资料, 科学创新地质档案资料管理手段。地质相关部门应该主动利用与其他科研部门的团结合作, 取长补短, 去粗取精, 为自身的地质科技档案管理建立强劲的竞争优势, 便于以后的发展。

三、 结语

地质档案管理工作是地质勘探单位和相关部门的重要组成部分, 对单位甚至是国家的地质事业的进步发挥着关键作用, 现代地质档案管理事业的发展方向和发展速度都受到此因素的影响。因此, 地质单位必须要对地质档案资料进行全面性的监管, 督促其不断进行科技创新, 能够在将来的地质勘探事业中提供更好的服务, 为我国地勘事业的发展作出应有的贡献。

摘要：地质档案管理工作的完善与否代表着地质工作成果的社会化利用水平, 对此起着至关重要的作用。地质资料管理人员的主要任务是搜集资料、储存资料, 对地质科技档案进行深度挖掘和再利用, 实现科技档案的应用价值。本文主要是分析了我国当前的地质科技档案现状, 详细阐述了所存问题及对科技档案管理造成的影响。针对部分问题的出现, 提出了有建设性的改善措施和加快地质档案资料标准化和数字化建设的合理化建议。

关键词：地质档案,管理思考,现状

参考文献

[1]姚淑梅, 孙莹, 赵志杰.地勘单位科技档案管理工作之若干问题探讨[J].科技创新导报, 2011 (29) :218.

[2]姚淑梅, 赵志杰, 孙莹.小议加强地勘单位地勘科技档案信息化建设[J].科技创新导报, 2011 (34) :230.

兽医科技档案的管理和应用价值 篇9

一、兽医科技档案的建立和科学管理

每年对形成的动物疫病防制安排、总结、专题材料, 上级主管部门的部署和指令性文件等许多材料。必须按照《国家档案法》和《档案法实施办法》的要求, 按照便于管理, 便于利用的原则, 及时收集、管理, 做好组卷和定期归档, 加强科学管理。

1. 做好日常组卷和定期归档

乌兰察布市是个动物疫病多发地区, 现已查明确认的动物传染病和寄生虫病有100多种, 构成明显侵袭的有20多种。这些疫病的发生和流行不论以任何形式出现和存在, 都给人畜健康带来极大危害, 给工农牧业生产造成巨大损失, 有的还直接关系到外贸出口和国家声誉。各级动物疫病预防控制部门在防控各类疫病中积累了许多宝贵资料, 做好各种资料的收集、整理、组卷和定期归档是非常重要的。

(1) 日常组卷。日常组卷一要便于日常利用, 二要便于保管, 不易造成丢失的原则, 对各类材料按照资料类别, 归类组卷, 建立日常工作案卷, 加强保管。

(2) 兽医科技档案的归档。应遵循科技文件资料形成规律, 保持案卷资料的系统联系和齐全完整。掌握科技资料归档和不归档的范围, 决定取舍。对于有重要价值的科技资料, 要经过系统整理, 专门组卷, 永久保存。

(3) 对于归档的科技文件资料应按照《国家档案法》、《档案法实施办法》、《内蒙古自治区档案条例》的有关条款规定, 分门别类, 组好案卷, 根据案卷内容的重要程度和资料价值划分短期、长期、永久, 分别归档。

2. 兽医科技档案的管理

在兽医科技档案管理上应做好以下几点:

(1) 兽医科技档案要实行统一领导, 分级管理的原则。各级政府要加强领导, 把档案事业的建设, 管理列入重要日程, 做好档案建设, 充实完善档案管理和保护各项设施, 建立健全规章制度, 加强管理, 确保档案安全, 逐步达到保管的规范化、标准化, 实现兽医科技档案管理现代化。

(2) 档案建设与管理除国家和县以上各级政府设立档案行政管理部门, 主管档案工作外, 各机关、团体、企事业单位也应当设立档案室, 固定档案专管人员, 专职管理本单位的档案资料。

(3) 国家机关和企事业单位的工作人员, 对国家规定应当立卷归档的资料, 必须按规定定期向本单位档案管理人员移交, 以便档案管理人员及时立卷归档, 集中管理。按规定应该移交档案馆的档案资料, 应定期交档案馆集中管理。

(4) 档案室门窗要坚固, 最好是防盗门窗, 同时要保持干燥和适当通风。档案资料保存必须用专用档案柜。档案室和档案柜应具备防盗、防火、防潮、防高温、防强光、防鼠虫等基本条件。

(5) 对保存的科技档案资料每隔一定时期要进行全面检查, 防止发霉变质和鼠虫危害, 对于因年久纸张变质、字迹褪色的案卷应进行复制, 并标明复制时间与原案卷同时保存。

(6) 兽医科技档案管理人员的基本条件, 动物疫病防制工作形成的资料种类繁多, 档案管理人员要具备以下条件。一要具备较高水平的兽医专业知识;二要工作必须细心认真负责;三要尊重科学技术, 对待科技档案要有责任感, 要高度重视;四要具备一定分析认定、归纳资料的能力和水平;五是要具备忠于职守, 遵守纪律, 严守机密的良好素质。各项管理制度必须健全, 凡查阅和借用档案资料的必须履行登记手续。对于特殊保密的科技档案, 必须经领导批准, 而且只能在档案室查询, 不准带出, 不准复制, 不准拍照, 防止失密。

二、兽医科技档案的应用价值

兽医科技档案的建立和完善, 对指导动物疫病防制工作十分重要, 利用价值无法估价, 可为无价之宝。随着社会主义市场经济的逐步建立和完善, 世界各国对动物传染病越来越重视, 作为科技重要信息资源和财富的兽医科技档案, 已逐步被广大兽医科技工作者所关注和重视。查询和利用的人们逐渐增加, 兽医科技档案越来越显得更加重要。同时时间和年代越久, 越显得更加珍贵。

1. 从各种动物疫病历年的疫情统计以及流行趋势, 在整体上说他可以为制定动物疫病防制近期、远期规划提供唯一可靠的科学依据。

2. 从每种疫病发生、流行和流行时间、流行范围、流行规律, 可以确定一个地区, 一个时期的防制战略以及相应的防制对策和具体措施。

3. 从资料记载中, 如发病时间、发病动物种类、季节、发生和流行次数、波及范围, 可以准确提供给我们制定防制措施时应采取什么样的措施, 注射免疫季节, 免疫时间, 采取每年连续免疫还是隔年免疫, 并确定免疫的范围以及应免疫的动物种类。

4. 从档案资料记载中, 可以吸取以往成功的经验和失败的教训, 引以为戒。

5. 为科学研究、防制攻关项目设计以及撰写论文等方面提供原始数据和科技信息等大量重要资料。

以上所述可以看出建立一套完整的兽医科技档案的重要性和必要性。根据档案中各种科技资料的记载, 对确立总体防制, 制定相应有效措施, 提高防疫效果, 控制和扑灭疫病, 将产生巨大的经济效益和社会效益。对正确指导兽医工作, 尤其是动物疫病防制工作, 所起到的作用以及产生的效益是无法估价的。

参考文献

[1]乌兰察布盟动物疫病普查资料.

水利科技档案的管理与应用 篇10

水利科技档案不仅是水利科学管理活动和科学技术研究的真实记录, 也是水利科学技术储备的一种形式, 所以, 一定要做好档案管理业务的一系列工作, 包括水利档案的收集、整理、保管等等, 才能更好地为水利建设和经济建设做出贡献。

1 加强现代水利信息化意识提高档案规范管理水平

1.1 建立规章制度和管理网络是做好科技档案的基础

水利科技档案的基础就是建立档案工作的规章制度和管理网络, 俗话说:没有规矩不成方圆, 一定要建立档案工作的约束机制, 并且完善管理制度, 才能提高科技档案规范管理水平。首先要建立一整套科技档案管理体系, 使档案工作真正做到有法可依, 有章可循。 (1) 应该根据国家《档案法》、《水法》、《保密法》、水利部的《科学技术档案管理暂行规定》等有关法规为准绳, 制定相关的规章制度, 对档案工作的各个环节都做出严格的规定, 不管是水利科技档案工作的收集、立档, 还是水利科技档案工作的管理、利用等, 明确各个环节的权利和义务, 一定要保证水利科技档案的真实性、完整性、准确性、安全性。 (2) 规范档案业务管理, 制定切实可行的科技档案分类大纲、整编规范、保管期限, 使档案业务工作井然有序。 (3) 建立科技档案统计台帐, 做到帐实相符;建立查阅、借阅档案利用效果登记表, 做到查阅、借阅有登记、利用效果有记载。

建立好完善的规章制度, 接下来就要建立完善的管理网络, 因为单枪匹马的力量再大也是有限的, 必须依靠网络成员集体的力量, 才能对水利科技档案的完整性有保证。建立完善的管理网络有几个需要遵守的原则: (1) 专职档案员和网员 (兼职档案员) 一定要紧密合作。 (2) 要扩大范围, 每个部门都加入兼职的档案员, 各部门的文件材料要由专人负责。 (3) 建立健全岗位责任制及档案管理制度, 使各个环节的网员都能人尽其才, 明确自己的责任和义务。 (4) 档案管理部门负责对网员归档业务指导和协调管理。

1.2 集中培训和定期检查是提高规范档案管理水平的保证

应该定期的组织专兼职进行集中培训, 因为档案工作有其特殊性, 要求从事这个职业的人员必须要有很高的文化素质和专业水平, 所以, 应该请经验丰富的老师来传授一下经验和方法, 让档案员真正的掌握到各类档案的收集整理、归档方法和对技术、文书、会计档案的整理的方法, 最重要的是学到先进的思想, 使培训人员真正的对档案管理工作有更深刻的理解, 从而提高培训人员在档案管理工作上的业务素质。

要建立完善的档案安全监管网络, 就要建立定期安全检查的制度, 只有档案人员有了这个定期检查的意识, 才能真正的提高档案管理水平。档案安全检查可以从以下几方面做起, (1) 检查档案的原件, 必须保护好档案的原件, 可以封存原件, 也可以将纸制档案数字化等; (2) 检查基础设施建设, 即档案的库房检查等; (3) 检查电子文件, 一定要保护好电子文件; (4) 检查安全备份是否做好; (5) 检查档案开放利用的审核等。把安全督查与制度建设有机结合起来, 提高规范化水平, 切实强化执行力, 把各种可能的安全隐患消灭在萌芽之中。

1.3 档案管理的信息化是提高档案管理的重要手段

现在是信息化社会, 水利科技档案管理的信息化是大势所趋, 档案管理的信息化是提高档案管理的重要手段, 档案管理的信息化不仅体现在对文件的管理上, 也体现在对档案的管理上, 不仅可以利用计算机对文件进行管理, 也可以利用计算机进行档案的收集、整理等, 甚至在对库房的管理上, 也能起到不可忽视的作用。另外, 计算机档案管理可以进行档案的鉴定工作, 因为计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、辨别、查询、筛选等功能。另外计算机档案管理的特点是占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等, 对于水利科技档案的管理是非常大的一个飞跃, 能帮助水利科技档案管理工作提高效率, 电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域, 它们将逐步替代传统的纸质档案载体。

1.4 提高管理人员的专业素质是档案规范管理的重要条件

水利工程档案管理人员不仅要具备档案专业管理知识, 还应具备一定的水利工程专业知识, 只有这样, 才能更细致、合理、更符合工程特点地制定相应的水利工程档案分类表, 有的放矢地要求水利工程专业人员及时归档, 做好水利工程档案工作。为此, 要加强水利工程档案人员的业务培训, 提高他们的档案管理水平, 使水利工程档案实现标准化、规范化的管理有一个切实可行的保障。

2 充分利用水利科技档案为新时期水利建设服务

2.1 健全档案文档材料是提高科技服务的前提

水利工程在建设过程中, 会形成各种各样的文档材料, 有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等, 这些文档材料全面反映了水利工程建设各个阶段的详细情况, 不仅对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护具有重要的利用价值, 其对新建工程的借鉴价值和指导意义更加不容忽视。做好水利工程档案管理工作, 以科学、规范的文字、图表、声像等形式准确记录施工过程中具有保存价值的资料, 逐步实现网络化的档案管理, 为水利工程提供真实丰富的信息资源, 成为水利工程建设及管理中一个不可或缺的重要环节。

2.2 加强档案开发利用是提高服务效果的关键

做好档案资料的收集、归档工作, 积累贮存档案, 最终目的是为了在以后的工程建设和研究中利用档案;而更好地开发利用档案信息, 反过来也会促进档案管理工作。水利工程档案的形成是水利工作者劳动智慧的结晶, 通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源, 而这些资源又通过档案工作者提供给水利工作者利用。对于档案工作者来说, 如果能将档案信息及时提供给业务部门和水利工作者, 使他们亲身体验到档案信息的价值, 就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。随着计算机的广泛应用, 档案管理工作基本实现了计算机管理模式, 档案管理人员应及时将档案资料输入电脑, 随时为业务部门提供更全面的信息资源, 这些档案信息无疑为我们水利事业提供了很大的帮助。当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时, 他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料, 从而保证了工程档案的完整性, 促使档案管理工作走上一个新台阶。

3 结语

随着改革开放的深入发展, 水利科技档案在经济建设中起着越来越重要的作用, 由于水利科技档案工作贯穿于水利科技建设程序的各个阶段, 是衡量水利科技工程质量的重要依据, 因此在实际应用过程中应充分利用新技术, 建立水利科技档案数据库, 提高档案管理水平, 从而更大限度地发挥水利科技档案的重要作用。

摘要：以信息化带动水利现代化是当前档案工作的重要内容, 文章从规范管理水平、突出档案服务两方面着手, 通过加强现代水利信息化意识, 完善档案管理网络, 来提高归档、建档质量等问题。

关键词：水利科技,档案管理,应用

参考文献

[1]周永玲.水利科技档案的管理与应用[J].道客巴巴, 2004 (04) .

[2]张毅.水利工程档案资料管理和应用[J].城市建设理论研究, 2012 (12) .

[3]肖向明.浅谈如何做好水利科技档案的收集工作[J].城市建设理论研究, 2012 (01) .

[4]胡珊珊.浅谈水利工程单位档案管理工作特点[J].中国期刊网, 2012-08-20.

科技档案管理工作探讨 篇11

关键词:科技档案;管理;保密

中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1000-8136(2010)08-0049-02

科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的,对国家和社会具有保存价值的,应当归档保存的科技文件材料,是科学技术档案的简称,是具有保存价值的科技文件材料有条件地归档转化而来的。

1 科技档案的基本形式

1.1 文字科技档案

文字科技档案主要包括有机械工业产品科技档案、科文字科技档案、基建文字科技档案和设备文字科技档案。

1.2图样科技档案

图样科技档案主要有机械制造业基本产品图样、建筑工程图样、其他专业性图样和设备图样。

1.3表格式科技档案

表格式科技档案主要有机械制造业基本产品表格式科技档案、设备仪器表格式科技档案和基建表格式科技档案。

1.4 非纸质载体的科技档案

这类科技档案主要有电子文件材料和声像文件材料两种。

2 科技档案的作用及特点

科技档案具有信息储备、依据凭证、经济效益和情报作用。科技档案具有专业性、种类多样性、成套性和现实性特点。

3 科技档案的分类与管理

3.1科技档案分类

档案管理部门为了有效管理,应该对科技档案进行分类,首先,对库藏的全部档案,按种类划分大类。其次,对每种科技档案进行分类。分类的方法一般有:工程项目分类法、型号分类法、课题分类法、专业分类法、地域分类法和时间分类法。

3.2科技档案的管理

科技档案按项目分类、编排页号、立档项目档案在项目完成通过鉴定验收后在规定时间内归档,某些研究周期较长的项目可分阶段归档案卡、填写卷内目录和备考表,注明密级和进行必要的加工整理。

技术文件材料整理后,以卷、册、袋、盒为保管单位进行保管。文字照片以卷、册为保管单位,图纸以袋为保管单位,影片、光盘以盒为保管单位。凡需归档成果材料,要求鉴定材料、成果照片、合同书、专著、论文3份以上,图纸、图表、照片底片各归档1份。

非项目人员凡需复制科技档案,须经有关领导批准,机绝密的严格把关。档案保管工作必须切实做到安全、不遗失、不泄密。要防潮、防火、防虫、防盗,定期对档案进行安全检查。

科技档案可按规定划分秘密、机密、绝密3种,根据需要设定保管年限,保管期限划分为永久、长期、短期3种,密级档案需单独存放,并加注明显标记以示区分。

4 加强科技档案的保密

档案人员要认真学习和严格执行国家有关安全、保密制度规定,保持高度的警惕性。案卷在保管、借阅、利用过程中做到层层负责、有条不紊、熟练无误、不失密、不泄密。经常检查档案库房内不安全因素,发现问题及时堵塞漏洞,采取补救措施。档案员每天上下班,都要检查库房内的门、窗、箱、柜的安全情况。档案库房除档案员、档案负责人外,任何人不准进入。档案员出差或休假时,由档案室负责人派专人代管,工作调动时,要将全部档案交接清楚,记录备案。

档案人员要保持高度警惕,严守保密纪律,做到不该说的不说,不该记载的不记,严防失泄密。档案人员不得擅自公布、销毁、复印密级档案材料和发文部门规定不准翻印的文件和密码电报。档案管理人员及档案借阅者,严格遵守保密制度,不得向无关人员透露或公布密级档案的内容。

查阅密级档案,必须严格履行签批、登记手续,并经主管部门领导批准,一律在档案室阅览,不得擅自拿走。凡借阅密级档案者,不得对案卷勾划涂抹、随便摘录及拍照,更不得拆借装订好的案卷。

科技档案管理的内涵与规范化管理 篇12

一、科技档案管理的内涵分析

科技档案是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料。科技档案直接反映了各单位的研究成果和发展状况, 因此科技档案管理日渐受到各单位的重视, 各单位、各部门都建立了相应的科技档案管理部门, 逐渐完善了科技档案的搜集整理、存档以及保管的管理流程, 使档案管理的效率和质量大大提升。

但是目前我们的档案管理制度还不是很完善, 特别是科技档案的管理还处在发展的初级阶段, 还有诸多问题和缺陷亟待解决, 因此急需建立合理有效的管理体系来加强档案的管理, 才能使科技档案管理的规范化得到加强, 进而更好的促进科技的发展。

二、科技档案管理存在的问题

(一) 科技档案管理意识薄弱

对科技档案管理的意识关系直接关系到管理工作的成效, 但在实际档案管理工作中, 相关单位和人员对此缺乏足够的认识。许多部门对科技活动的档案仅仅只是保存活动的立项和验收数据, 而对活动过程中的具体步骤数据却未进行记录存档, 使得科技档案记录存档不够全面, 增加了相关单位科研工作的难度 (1) 。

(二) 缺乏健全的科技档案管理制度

健全的科技档案管理制度是加强科技档案规范化管理的重要保证, 但是我们这方面的工作是欠缺的。原有的档案管理制度已经不能适应新的档案管理的需要, 导致档案管理的保密工作难以做到位, 各单位在制定科技档案管理制度的时候也少有相关的制度可依, 进而影响了对科技档案的规范化管理。

(三) 科技档案没有得到有效的利用

科技档案的目的是为需要的单位 (个人) 提供更好的服务, 但是目前我们的科技档案管理还不够规范, 还存在着各种各样的问题。比如说有的单位对科技档案管理机构的设置不合理、档案管理人员不能充分满足档案管理工作的要求等, 都导致科技档案很难得到有效的利用, 进而影响到科研和社会的发展。

(四) 科技档案管理人员的素质有待加强

科技档案管理人员素质的高低关系到管理工作是否能顺利的进行, 但是目前我国科技档案管理人员的素质普遍偏低, 有的员工甚至不能熟练的操作计算机, 使得管理工作的效率大大降低, 有的员缺乏认真的工作态度, 都对科技档案的管理产生了不利的影响, 因此员工的科学素质是有待加强的。

三、加强科技档案规范化管理的措施

(一) 提高科技档案管理意识

加强科技档案管理意识对相关单位科研项目的展开具有重要的作用, 提高科技档案的管理意识可以进一步促进科研项目的展开, 因此需要各相关单位高度重视。将科技档案的规范化管理作为单位的重要工作来处理, 并加强科技档案管理的宣传, 使得单位的每个人都意识到科技档案管理的重要性。另外, 单位要加强对科技档案管理工作的投入, 才能为科技档案管理工作的有序进行提供保障。

(二) 建立健全的科技档案管理制度

科技档案的规范化管理离不开健全的科技档案管理制度, 只有健全的管理制度才能使管理工作顺利的展开 (2) 。因此各单位要根据自身的实际情况制定符合本单位发展需要的科技档案管理制度, 并尽量细化到档案的收集、整理、保管等各方面。还要不断完善奖惩机制, 保证科技档案管理体系的合理性。只有这样, 才能通过健全的管理制度提高科技档案规范化管理的水平, 实现科技档案的价值。

(三) 提升科技档案的利用率

科技档案的规范化管理对于科技发展重要性不言而喻, 它是相关单位科研记录以及成果的反映, 所以应该加强对科技档案的利用, 使之更好的为科技的进步服务。想要提高科技档案的利用率, 各单位就要充分认识到科技档案的价值, 对科技档案进行更全面收集, 更细致的分类, 并加强对档案内容的了解和掌握, 管理人员还要做好档案的标注工作, 从而使需要的人员能更快的获得准确的信息, 提升科技档案的利用率, 最终使科技档案管理工作取得良好成效。

(四) 提高科技档案管理人员的整体专业素质

科技档案管理人员素质的提高对管理工作的高效进行具有十分重要的作用。相比其他的档案, 科技档案涉及的范围更广、技术含量更高, 对管理人员的素质要求也更高 (3) 。因此, 各单位要重点关注科技档案管理人员整体素质的提高。比如说对档案管理人员进行岗前培训、定期组织员工进行科技档案管理知识的学习、完善奖惩机制等, 以使得员工更能胜任其工作, 进而提升科技档案管理的效率。

四、结语

科技档案的有效管理对科技的进步和社会的发展都具有极大的意义, 不断提高对科技档管理的认识, 加强科技档案规范化管理措施的研究, 并将档案管理工作提上管理日程, 才能实现科技档案的价值, 达到促进科技发展、社会进步的目的。

注释

1李卫东.新形势下科技档案管理模式创新研究[J].管理科学, 2014, 2 (8) :45-46.

2秦立燕.提常艳.提高认识积极探索推进档案工作规范化标准化建设[J].黑龙江史志, 2010, 5 (3) :25.