科技档案资料（通用12篇）
科技档案资料 篇1
摘要：随着科学技术的发展, 在人们的生产和科技活动中, 将会产生为生产和科技活动本身服务的科技档案与科技资料, 两者都是为企事业单位提供科技情报信息和交流的重要工具。然而, 在新形势下, 对于如何加强科技资料与科技档案的管理仍然是一个国家和企事业单位所面临的问题, 分析科技资料与科技档案的管理, 使科技资料与科技档案在生产和科学活动中产生巨大的经济和社会效益。该文对科技资料及科技档案的管理进行分析探讨, 希望对科技资料及科技档案的管理起到积极的促进作用。
关键词：科技资料,科技档案,管理
所谓科技资料, 是指前人在生产和科学活动中所记载的理论、实验方法、经验总结等, 而科技档案是指该单位中科技人员所记载的科学技术及劳动成果等, 其是一种特殊的科技资料, 该两者都具有能转化为物质生产力的共性, 在一定条件下, 其是可以相互转化的。该文对科技资料及科技档案的管理进行分析探讨。
1 科技档案资料管理的作用分析
众所周知, 科技档案资料是记载人类在改造和征服自然所获得科学技术的劳动成果, 其具有存储和历史鉴证的功能。在现代的科学技术中, 由于科技档案资料是提供科技情报信息交流的重要工具, 对于一个企事业单位的档案资料管理部门来说, 其拥有大量的科技资料、文献、科技档案及产品样本等资料, 在这些科技档案资料中, 不仅可以反映出同行所用的先进的科技成果, 也可以成为企事业单位科技情报交流的重要源泉。因此, 加强科技档案资料的管理是非常重要的。提高科技档案资料管理人员的业务水平, 在收集、整理和检查上, 应提高科技档案资料的管理手段, 从而有针对性地整理出企事业单位生产和科技活动所需要的情报信息[1]。
2 科技档案和科技资料的管理
由于企事业单位拥有大量的科技资料和文献等资料, 在信息时代下, 加强科技档案和科技资料的管理具有十分重要的意义。因此, 在科技资料及科技档案管理中, 应从收集、整理、设备技术、规章制度和服务措施方面入手, 下面对科技资料及科技档案的管理措施进行分析。
2.1 科技资料管理
(1) 资料收集。在科技资料收集中, 可以通过网上订购、现场收集、交换等方式, 根据企事业单位的实际情况收集相关资料, 例如:某检验检疫局通过建立基层单位资料室为本单位检验检疫工作服务, 收集的科技资料主要包括科技图书、技术标准及专业期刊等, 其主要通过科技情报部门、书店及网络查询等途径收集的。该检验检疫局每年通过实施专项资金进行各种期刊杂志、图书的购买, 并采用统一集中订购的方式, 将收集的资料储存于图书资料室。
(2) 科技资料分类。根据科技资料的来源, 可以将科技资料分为科技图书、专利文献、科研技术档案、电子信息产品、科学报告、会议文献及期刊等几类。分析该检验检疫局的图书资料室中各类图书整理, 据资料统计, 该图书资料室有各类图书3万余册, 其中, 各类科技期刊就有100多种, 中外文如:英、俄、德等期刊有50多种, 标准汇编有1万多册。该检验检疫局为了充分发挥馆藏文献的作用, 其将馆藏资料分为了科技图书、期刊、技术标准及网络查询下载资料等几类:第一, 科技图书, 以《中国图书资料分类法》为依据, 采用微型计算机进行分类、编目和排架;第二, 期刊, 分为专业期刊、检索性期刊, 将中外文期刊分开, 过刊和现刊分开, 对于过刊的处理, 按年度装订成册, 并分类存放;第三, 技术标准, 根据使用范围分为国家标准、行业标准、国际标准;第四, 网络技术, 图书资料室配置用于图书编目、资料检索和网络资料查询的微型计算机。
(3) 规章制度和开展咨询服务。为了保证图书资料规范, 建立了图书室管理制度, 同时也开展了咨询服务和馆际互借服务, 帮助科技人员及时查找所需要的资料, 通过办理大型综合图书馆和部分大专院校图书馆等单位的公用借书证, 不仅方便了科技人员图书资料的借阅, 也弥补了该单位图书资料的不足之处。
2.2 科技档案的管理
科技档案是按照本单位归档制度, 记录真实历史信息和劳动成果, 并集中保管的技术文件材料, 具有真实性、专业性、保存性的特点。科技档案具有现实使用价值、历史鉴证和长期工作考察的作用, 因此, 在科技档案管理中, 应注重资料收集、整理、保管和鉴定等方面的管理。分析科学技术研究文件材料档案的立卷范围, 主要包括科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果登记和奖励申报及推广应用等五个阶段, 其中, 在研究实验阶段, 主要包括原始记录、实验报告、技术标准编制、专利申请材料等内容, 在科技档案管理中, 只有确保了科技档案的内容质量和案卷质量, 才能保证科技档案管理到位。
因此, 在科技档案管理中, 应做好档案资料质量管理, 在科研档案立卷归档制度基础上, 第一, 做好归档前控制, 包括准备建档和进档的科技文件, 当科技人员申报科研指标项目和填写计划任务书后, 有科技管理部门对申报的文件进行审查, 注重重要材料的审查, 安排专门人员负责科技文件收集、整理、保存等工作, 以保证归档材料的正确性和完整性;第二, 归档时控制, 在资料档案归档管理注重, 一方面, 采用集体审查的方式对科技文件材料进行审查和鉴定;另一方面, 做好科技文件材料的归档整理, 尤其是科技材料的真伪鉴别、内容质量的鉴别和检查书写是否已符合档案要求, 安排专业的专家鉴定委员会对科技文件材料进行审查和鉴别, 由于科技档案的专业比较广泛, 技术也较复杂, 为了方便技术领导及专业鉴定委员会审查和评价, 也可以采用科技成果查新检索, 以保证科技档案的质量;第三, 反馈控制, 档案管理部门安排专业人员对科技文件档案进行检查和评价, 若发现科技档案有问题, 应及时纠正, 使科技档案更富有成效性。
3 结语
随着生产技术和科学工作的不断发展, 各行各业都实现了大量的科技成果, 为了有效记载该单位科学技术的劳动成果, 做好科技资料和科技档案的保存和管理是非常重要的, 充分利用计算机技术来加强科技档案与科技资料的管理, 做好科技资料与科技档案的收集、整理、保存和归档管理, 使科技资料和科技档案有效转化为物质生产力。
参考文献
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科技档案资料 篇2
说到档案每个人都应该不会陌生，但说到科技档案就并不是每个人都认识，但不可否认科技档案在档案发展中的地位和所起的作用。
首先我们想要认识什么是科技档案。科技档案就是科学技术档案的简称，是在科学技术活动中形成的具有保存价值的知识形态的历史纪录。科学是人类在长期认识和改造世界的历史过程中所积累起来的认识世界事物的知识体系。技术是指人类根据生产实践经验和应用科学原理而发展成的各种工艺操作方法和技能以及物化的各种生产手段和物质装备。
科技档案具有专业性、种类和类型的多样性、成套性、现实性等特点。而这些特点就说明了科技档案具有这些意义。科技档案可以促使科技档案工作者自觉地学习和掌握有关专业的科技知识，以及必须建立和健全更改、补充制度，以维护科技档案的准确性。
当然，科技档案的形成也具有一定的规律。科技档案是人们在科技生产活动中有意识形成的，但它是从属的，受科技工作的逻辑程序所制约。科技档案是围绕特定的对象形成的，随科技工作的进程形成相应的科技文件，科技工作的逻辑程序决定科档成套性科档是一个不断变化的有机体，科档是有意识形成的。
科技文件形成工作是伴随着科技生产活动的进行，按照一定的程序、原则和方法，编制科技文件的工作。这主要有两个方面的内容：
科技部门和科技人员根据科技生产活动的客观需要，依照图样管理制度、文件编写要求及其他有关规定，进行科技文件的编制、签署、审批、编号、更改、印制、收发、登记等工作。
但科技文件形成工作要值得注意的是：科技文件都是以对象为单位按程序形成的。例如：建设项目的程序依次为决策、设计、施工、竣工验收四大环节，分为项目建议书、可行性研究、设计文件、建设准备、建设实施和竣工验收六个阶段。
科技文件材料的积累指按照一定的要求和方式，将文件材料及时集中的妥善保管起来。科技文件积累工作的基本要求：一是明确职责。二是明确范围，三是确保积累质量，四是完善积累条件。科技文件形成积累的方法和措施分别是以科技、生产程序和有关标准、规范为依据；根据产品开发的类型和建筑工程的性质；抓住薄弱环节和难于形成的科技文件材料；做好三纳入、四参加、四同步，使科技文件材料形成积累制度化。
科技文件整理工作是指将已经形成和积累的科技文件，按照一定的原则和方法加以鉴别，对认为确有必要归档保存的零散文件，进行集中、整理，并组成案卷的工作。
说完了科技档案的整理工作，接下来的当然是科技档案的归档工作了。科技文件归档工作按时按要求把在科技生产活动中形成的有保存价值的科技文件收全，系统整理，移交给档案管理部门的一项工作。这项工作是由科技部门和科技档案部门共同完成的，是科技档案工作的基础。但其中要我们注意的是：科技文件的形成积累由科技部门负责，档案部门负责检查、协助。还有就是特殊情况：周期长，审批等文件，档案部门承担底图的配套、复制和蓝图分发工作。
形成和归档科技档案后，还要对科技档案的价值进行鉴定。科技档案价值鉴定的方法有直接鉴定法，是指在分析、判定科技档案价值时，以项目为基础，以保管期限表为依据，直接审阅科技档案的内容，逐卷地判定科技档案的价值。科技档案价值鉴定的步骤先是个人初步鉴定再是集体审查。然而影响科技档案的价值的因素有很多：技术因素、功能因素、时间因素、典型因素、作者因素、名称因素。
鉴定完科技档案的价值之后，要做得就是日常维护和保管工作了。这些包括了科技档案的排架、检索工具的排检、温湿度监测、库房保洁和库房的安全保卫等工作。
以上所说的科技档案都是经历了千年才逐渐发展成今日的规格的。历史上最早的科技档案科追溯到春秋战国时期。据专家考证。“兆域图”铜版设计图，是迄今我国发现最早的建筑平面图实物，也是世界发现最早的铜质建筑设计图。从档
案角度讲，它是我国最早的科技档案与文书档案为一体的“金文档案”。1978年在平山县中山国出土的“兆域图”是一种非常珍贵的科技与文书档案为一体的“金文档案”。铜版呈长方形，长94厘米，宽49厘米，厚1厘米。铜版正面系中山王陵园平面规划图（属于科技档案）和国王的一段诏书（属于文书档案），图中标明了宫垣及坟茔的位置，建筑名称、大小尺寸。各线条和400多个文字均用金银丝嵌错而成。“兆域图”是研究我国古代量制的重要资料，由图所标尺寸与文字说明推算，当时的一步等于五尺，一尺等于22厘米。“兆域图”上所刻的国王诏书共43字，大意是：国王敕令相邦，按既定的长宽标准营建陵园，若有侵犯王陵者死不敕，不执行王命者罪连子孙。此图版共制两块，一块从葬，一块存于王府。由此证明，在春秋战国时期就已经出现了科技档案。
科技档案页码编制技巧 篇3
关键词：页码;整理;档案
页码编制是科技档案整理的一项基本工作。所谓页码编制，就是给档案材料编制页号。档案材料都是要编制页码的，没有编制页码的材料是不能称之为档案的。页码编制是档案工作人员的基本功，也是档案整理的基本要求。对这一问题进行探讨，无疑是有意义的。
页码编制的意义在于明确了档案材料的数量和次序。一方面可以确定归档材料的数量，即材料的总页数;另一方面表明了档案材料的先后次序。页码使用阿拉伯数字形式的自然数来表示，自然数的顺序就是档案材料的先后次序。反过来讲，没有进行页码编制，我们既不知道材料的数量，也不清楚材料的先后次序，档案管理、利用就无从着手。
1 页码编制原则
页码编制应遵循如下原则。（1）使用阿拉伯数字。不能别出心裁地使用其他数字格式。（2）保持连续。必须从1开始连续编制页码，即页码既不能有重复，也不能间断，必须保持以自然数顺序连续。（3）清晰醒目。保持清晰醒目可以避免与档案内容相混淆。页码不是档案本身的内容，而是出于管理需要附加的信息，应使其与档案内容有明显的区别。（4）位置相对固定。一般在页面的右下角，也可以在其他位置，但是在一册材料之内位置应当统一。如果个别页面没有空白处，应当粘贴在较大的页面上留足空白，再编制页码。（5）最小干预。无论如何，档案整理是一种后期处理工作，应当坚持“最小干预”，否则既是出力不讨好，还有画蛇添足之嫌。
2 “张号”与“页号”
困扰档案工作人员的主要问题是：“张号”与“页号”。梁正民在《关于纸质档案最小计量单位的探讨》中引用相关法规回顾了纸质档案最小计量单位的变化，讨论了“张数”与“页数”的优劣，最后建议使用“页数”作为计量单位。李凤明在《在档案整理中编档案页次号的思考》中回顾了这个问题的历史成因，比较了它们各自的理由，同样建议使用“页次号”。这个问题归根结底就是“正反两面的材料究竟是一个计量单位还是两个计量单位”。从数字化的角度来看，这个问题是无需讨论的，只有采用页次号才不致引起档案实体数量与扫描图像数量的不一致，否则扫描图像多于材料的“张数”，到底是多少张扫描图像，我们无法判定，是否有重复或者遗漏的我们也无从知道。对于科技档案使用“页号”这一称呼和做法是得到认可的。
3 档案封面
引起困扰的另一个问题：档案封面是否要编制页码。档案封面确实不是档案的内容本身，但却包含了档案的诸多重要信息。各单位自行设计的制式的档案封面页面数量也不一样。为保持档案封面的美观，一般不在封面印制页码。在档案材料区分为封面和正文两个部分之后，页码编制可能从正文开始，也可能从封面开始。我们的做法是，封面不印制页码，但要从封面开始计算页码。例如我们的档案封面有两页，档案材料从3开始编制页码，这样档案材料最后一页的页码就是材料的总页数。
4 页码编制技巧
在明确了这些要求之后，我们提出两方面的页码编制技巧。
4.1 明确空白页、无效页、未编制页码三种情况。这三种情况是针对材料中的为数不多的个别页面的，一般也就是一两页，数量不会太多。
空白页是指页面无文字或图表等相关内容，但已经编制页码，或者虽然没有明确标注页码，但事实上已经计入页码的。例如文章的每章的起始页都是奇数页，上一张的末尾就有可能是空白页。空白页一般仅有一页，很少出现两页或者两页以上的连续空白页。对于空白页，处理方法是：明确编制页码，页面加盖“此页空白”印章。
无效页是指页面有文字或图表，但是这些文字或者图表与档案材料内容无关。这种情况大多出现在手稿中，作者是用有文字纸张的背面撰写报告。对于这种情况，无效页加盖“此页无效”印章。
未编制页码是指材料的插入部分。常见的是图片集，图片集与正文没有明确的先后次序，可以移动图片集的位置，放置在材料的最后，并对图片集连续编制页码。不太常见的是为便于翻阅设置的导引页。如果材料内容较多且分为几个部分，一般会加入导引页，还可能使用彩色纸张，这样便于翻阅定位。这些导引页一般不编制页码。一种方法是去除这些导引页，页码自然就连续了。另一种方法是加盖“此页未编制页码”印章，然后在备考表中详细注明，例如“第78至79页之间有3页未编制页码”。
4.2 分段编制页码。档案材料的形式是多样的，比如GF报告、学位论文、图书等都可以是档案材料。这些材料原有的页码与档案要求的页码是不一致的。简单地说，书刊包括四部分：前置部分、正文、插入部分、后置部分。前置部分包括封面、扉页、前言、摘要、目录、图表清单、缩略语清单等，可能会用多种数字格式多次独立编制页码。正文一般用阿拉伯数字从1开始连续编制页码。插入部分，如图片集等，一般不编制页码。后置部分，是指索引、附录等，一般是接续正文编制页码的。如果我们不对整册材料重新进行页码编制的话，可以采取分段编制页码。
可以对材料的前置部分重新编制页码，正文部分的页码保持不变，后置部分接续正文编制页码，插入备份接续后置部分编制页码。然后在备考表中注明。例如材料的页面编制包括两部分，第一部分共25页，第二部分共378页，总计页数303页。
页码编制是一项基础工作，会出现一些比较复杂的情况。要针对具体情况采取可行的办法，不能一味地要求对所有材料都重新编制。特别是一些类似于图书的材料，重新编制使工作量急剧增加。在电子文件建档中，这一问题就变得简单了，我们只要重新设置材料的页码，然后更新材料的目录、索引等，就能使页码完全符合档案的要求。
科技档案资料 篇4
一、高校科技档案与科技协同创新的关系
所谓科技协同创新,是指不同创新主体(产、学、研、金、政、用)基于目标利益,通过创新要素的有机配合与相互作用,在创新互动机制的约束和协调下,通过复杂的非线性相互作用,提高资源利用效率,从而产生单要素无法实现的整体效应的过程,在形式上属于横向协同创新,即指不同产业主体间的协同[1]38。高校在推进科技协同创新过程中,迫切需要利用承载丰富科技信息的科技档案,同时将形成大量的科技档案。科技档案是档案中的一大门类,是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的,对国家和社会具有保存价值的,应当归档保存的科技文件材料[2]11。高校科技档案分为科技成果档案、科技项目档案、科技奖励档案、学术交流档案、科研基建档案和科研设备档案。高校科技档案能加强和完善高校、科研院所、企业、中介机构和政府部门等的科技合作机制,实现科技信息社会化,进而真正融入创新体系的科技活动中具有知识储备、依据凭证、情报价值和桥梁功能。开发高校科技档案资源,能使高校与合作单位科研人员从事科技协同创新活动中摄取大量科技文献、科技数据、科研设备、研发实验基地等各类科技资源,避免重复研究、提高研究效率,进一步提高协同创新能力,从而推动经济社会的科学发展,最终达到1+1>2的突变[3]32。
二、开发高校科技档案对于科技协同创新的作用
1.开发高校科技档案对科技协同创新具有主观能动作用。高校科技档案是高校科研人员在科技活动中逐步形成和积累起来的科技文化财富,它的价值和作用是客观存在的。要使它的价值作用最大限度发挥出来,就迫切需要高校档案工作者的主观能动作用,即要建立健全高校科技档案工作。在整个高校科技档案工作中,开发利用是发挥高校科技档案作用的直接手段。只有主动充分开发利用高校科技档案才能把档案中的资源优势变为社会化的科技信息优势,服务科技协同创新,服务整个社会的经济建设。
2.开发高校科技档案对科技协同创新具有提升效力作用。高校科技档案存在的最终目的就是为高校科研人员进行服务,是整个高校科技信息的源头。由此可见,深化高校科技档案开发利用程度,协助一线高校科研工作者有针对性的借鉴、参考和利用科技档案信息资源促进科技协同创新具有重要作用。为促进科技协同创新,有效利用高校科技档案资源,应当先对其进行细致的研究与分类。只有通过对高校科技档案内容的熟悉、掌握,对高校科技档案所处领域的类别进行正确的处理“,去粗取精,去伪存真”,认真进行鉴别,以不同的主题进行分类,将原来分散、零乱、无序的科技档案材料进行系统化整合,优化科技档案资源,进行深层次加工,才能提升其对科技协同创新的效力,尽可能发挥科技档案在提高社会生产力和综合国力建设中的核心作用。
3.开发高校科技档案对科技协同创新具有强力支撑作用。科技信息流动与共享对于科技协同创新而言具有强力支撑作用。开发高校科技档案,加强科技档案信息多渠道传播,尤其建设科技档案网络服务平台,使服务平台在档案科技信息交流上起到其他媒体不可替代的作用。通过高校科技档案网络服务平台,档案信息由学校研究人员层面扩散到社会大众层面。社会相关行业成员可以通过检索和档案信息的持续流动,获取有价值的高校档案信息,促进隐性信息的传递、吸收与利用,直接铺垫科技协同创新的基础。
4.开发高校科技档案对科技协同创新具有巩固保障作用。高校科技档案由于其原始记录性特点,使其成为提供科技协同创新信息具有保障性的参考资料。在进行科研活动过程中,任何一项创新研究都离不开前人的研究基础,科技档案正是已有科研成果的真实记录,才具有科技协同创新所需科技信息的消息性、客观性和逻辑性。高校科技档案包括数据、图纸、调查统计报告、技术规定、说明书、工艺流程指示、观察记录、实验室条件、实验设备信息等,甚至是失败记录,不论形式和程度如何,都可以为科技协同创新研究工作和开发设计工作提供可靠的文献资料,提供有价值的科技信息,保障性促进科技信息向成果转化的作用,构成高校科技档案的巨大科技价值。
三、开发高校科技档案资源服务科技协同创新
高校科技档案是高校科研人员的智慧成果,是珍贵的科学技术资源,是国家宝贵的历史文化财富。档案的生命力在于不断地开发和利用,才能为社会提供重要的创新知识源泉。据统计,企业部门科技档案被很好地归类,并及时提供知识从而发挥作用的只有12%[4]19。要想高校科技档案为科技协同创新提供更好的服务,只有进一步规范、完善、优化、创新其管理工作,以求大力开发利用其资源,才能适应新时期市场经济的发展要求创造更大的经济效益和社会效益。
1.规范高校科技档案管理,夯实开发科技档案资源的基础。开发高校科技档案资源,服务科技协同创新必须做好高校科技档案管理的规范化基础性工作。首先加强高校科技档案管理工作的领导是开发科技档案资源的基础。高校科技档案的管理工作,不仅仅是档案管理部门一个部门的工作,更取决于高校领导对档案工作的重视程度和各相关业务部门的协调配合默契度。作为高校领导,须在思想上和行动上重视科技档案工作,将科技档案工作纳入高校议事日程、配套相关制度、配备相关软硬件和专职或兼职科技档案管理人员。其次规范高校科技档案收集制度是开发科技档案资源的基础。高校科技档案开发利用的前提和基础在于储备丰富的馆藏资源,在丰富科技档案内容的同时又得确保科技档案资源信息的质量。规范高校科技档案收集制度,明确划分范围与内容,优化科技档案信息,改变少收、多收、乱收的现象,要求做到收集完整、归档及时,保证科技档案开发利用过程中提供者存档时放心,用档者用得方便。最后规范高校科技档案知识产权保护制度是开发科技档案资源的基础。在高校科技档案信息开发和利用的过程中,知识产权保护制度涉及到科技档案形成者、科技档案工作者和科技档案利用者。知识产权保护制度从法律层面正确界定科技成果的知识产权归属对象,能统一协调好高校科技档案信息开发利用与科技档案信息保密二者之间的关系,确保有效开发利用高校科技档案信息。
2.创新管理机制,优化科技档案管理队伍的人才结构。开发高校科技档案资源,服务科技协同创新需要通晓科研管理和科研档案的特殊型双向性人才。高校科技档案管理人员工作涉及面广、科技含量高,科技档案管理人员思想素质、业务素质的高低是决定科技档案开发工作能否发挥作用的重要因素。首先制度化优化高校科技档案管理人员日常服务工作。通过制度建设,要求高校档案科技管理人员树立兢兢业业、无私奉献的敬业精神,引导其充分利用现有科技档案资源,全天候及时提供现场查阅、借阅、电话咨询等服务工作。其次有计划教育培训优化高校科技档案管理人员综合素质。培训学习档案与知识产权法律、法规,使高校科技档案管理工作符合国家的大政方针,确保其不偏离正确方向;培训学习科技档案管理知识、科技管理知识与网络信息技术知识,不断更新高校科技档案管理人员知识结构,优化其综合素质。
3.改变服务方式,促进社会生产力的协同发展。高校科技档案就是高校的科技信息,应当实行被动服务为主动服务的质变,积极开发科技档案信息资源,及时全面地服务于高校与整个社会的科技协同创新活动,把高校科技档案工作与社会发展紧密联系在一起,把高校科技档案资源转化为现实生产力。首先高校科技档案工作人员须明确以经济建设为中心的服务导向,研究市场经济环境与用户需求,即不同单位、不同部门、不同科研人员个体对科技档案的利用层次不同,做好高校科技档案的服务工作。同时,高校科技档案工作人员须从实际出发,研究、熟悉、掌握本校科技档案的时间、数量、种类、载体、机密等级和编目排架状况,以及科技档案的信息内容、利用价值与完整准确程度,有计划、有目的地运用现代化管理设备与计算机检索手段开展编研服务、专题服务、咨询服务等科技档案服务方式。其次积极主动开展形式多样的科技档案宣传服务方式。高校科技档案工作的基本属性就是服务,只有培养主动服务观念,才能形成协同创新理念。高校科技档案工作人员可以积极主动采取印发宣传册等服务方式,定期向社会发布高校科技档案信息,使档案信息传播常态化,提高信息传播速度,进而通过科技协同创新,使高校科技档案资源发挥其应有的价值,服务于社会大众。
伴随国家“科技协同创新计划”的推进,高校之间、高校与科研院所之间以及高校与行业之间的科技合作愈来愈密切,开发高校科技档案资源,使其插上科技的翅膀飞向广阔的世界,让沉寂的科技档案为高校科研实力的增强和社会的经济发展发挥应有的作用。
摘要：论文分析了高校科技档案与科技协同创新的关系,阐述了开发高校科技档案对科技协同创新具有主观能动、提升效力、强力支撑、巩固保障等作用,提出了规范高校科技档案基础工作等措施,努力开发高校科技档案资源,服务科技协同创新。
科技档案资料 篇5
科技档案中科技信息储存与传递的价值
科技档案作为科技情报、科技信息和科技资料的重要来源,在科学研究、经济建设中发挥着极其重要的作用.科技档案是一种潜在的生产力,它能渗透到生产资料和劳动力中转化为直接的生产力,为社会创造价值.在经济建设中,利用科技档案,能取得良好的.社会效益和经济效益.同时,科技挡案也是促进科技信息交流的重要手段.
作 者：李湘春 LI Xiang-chun 作者单位：湖南电视台,湖南,长沙,410003 刊 名：衡阳师范学院学报 英文刊名：JOURNAL OF HENGYANG NORMAL UNIVERSITY 年，卷(期)：2009 30(3) 分类号：G275.3 关键词：科技档案 信息储存 信息传递高校科技档案的管理研究 篇6
关键词：高校科技档案管理
全球高等教育竞争、交流与合作的背景下，学科建设与科研工作作为高等学校建设与发展的全局性和战略性任务而倍受各界的广泛关注。高校科技档案作为一种新型的档案门类，近年来得到了迅速的发展，并且在高校管理与发展中不可替代的重要作用日益凸显。如何进一步研究和掌握高校科技档案的功能与特点，对其实施有效管理，从而更好地实现其价值，已经成为摆在高校科技管理者面前的时代命题。
1 高校科技档案的特点、功能及其有效管理的重要性
科技档案是反映科技、生产实践活动的相关科技文件，是对保存备查的一种直接记述。高校科技档案是高校师生以及科技人员在从事科研技术开发活动中直接形成的，按要求归档的文字、图表、声像等各种物质载体形态的历史记录的综合，具有保存价值。一般来讲，高校科技档案同其他档案在性质上存有区别：其一，它特指高校师生和科研人员是在科技、生产活动中产生的，是一种科技信息及其载体。其二，它是高校科研人员认识自然和改造、利用自然活动的原始记录。其三，它是保存起来以备查考的科研文件，它与一般科研文件的区别在于它履行了相关手续，采取集中保管。
1.1 高校科技档案的特点
1.1.1 具有浓郁的学术性特点。高校教师的科研活动是从事“高深学问”的学术活动，其劳动的目的、对象和手段都极具自身特点。当代高校教师所面对的劳动对象是身心发展渐趋成熟，思想自由，个性张扬且具有一定的专业知识的大学生，劳动产品是社会所需的各类高级专门人才。高校教师的劳动特点决定了高校科技档案具有浓郁的学术性。
1.1.2 具有高深的专业性特点。作为高校科技档案突出的特点之一，专业性集中表现在其形成领域和内容性质两个方面。高校中，任何一项科研或生产活动都是在一定的专业领域范围内进行的，高校科技档案作为这些专业活动的原始记录，具有鲜明的专业性特点，此外，高校科技档案从内容和性质方面来看也具有专业性特征。可以说，高校科技档案这一高深的专业性特点是实现高校对科技档案进行科学有效管理的重要决策依据。
1.1.3 具有鲜明的多样性特点。高校科技档案所记载的科研活动的内容和方式的多样性决定了高校科技档案丰富多样，具有鲜明的多样性特点。
1.1.4 具有较强的成套性特点。高校科技档案的基本特点之一就是以课题（项目）为基本单元成套形成的，一个科研课题的档案材料就是一个有机联系的整体。
1.1.5 具有偏重基础研究的特点。这一特点与高校自身的定位及功能紧密相关。通常情况下，高校科研的实践应用性弱于基础研究性，这也恰恰反映了目前高校在“产、学、研”相结合方面的薄弱所在。作为教育大省的陕西，却还暂时不是经济强省便是例证。
1.2 高校科技档案的功能
高校科技档案同其他科技档案一样，具有四大功能，分别是：知识储备功能，情报功能，依据凭证功能以及促进经济发展功能。
前两个功能比较明显。就依据凭证功能而言，是因为要节约人力、物力、财力，提高产品质量，要想使得科技、生产活动能够有序有效进行，那么就需要完整准确的科技档案作为依据。而它表现在科技档案则是科研成果定型的依据，是项目或课题再研究或恢复研究的依据，这在某些专业技术领域尤为重要。如油田档案对于其生产的依据作用，对于维护、使用、检修工程对象，对于设备使用、维护和管理，对于特殊需要时进行科学决断等等。
至于促进经济发展功能，则是指科学有效的科技档案管理可以在一定程度上降低或者说是节约科研技术开发和生产活动中的活劳动以及物化劳动的消耗，具体表现在：科技档案可以重复使用，这样节约了设计工时，有利于提高经济效益；利用科技档案可以进行科技方面的交流与协作，避免了重复劳动，有利于取得社会经济效益。可见，管理好利用好科技档案，是发展内涵扩大再生产的重要条件，充分发挥科技档案的作用，不仅可以提高经济效益，同时也可为社会创造必要的价值与财富。
1.3 高校科技档案管理的重要性
基于以上认识，我们不难体会到高校科技档案管理工作是高校各项工作的重要组成部分。因此，加强高校科技档案管理具有极为重要的意义，主要表现在以下三点：①高校科技档案能直接反映高校科研活动的原貌与进步，体现整所学校的科研水平。所有的科研活动记录只能在档案中找到最真实、最具体的反映。②高校科技档案为科研强者的更高一步攀登提供基石，为初涉科研的新人提供教材。③科技档案是国家资源，是社会财富。保管好档案、利用好档案是社会赋予科技档案管理人员的神圣责任。
2 目前我省高校科技档案管理工作存在的问题
2.1 重视不够，机构不健全，缺乏必要的人力财力作保障。当前，各高校普遍存在这样一种现象：重视科技图书轻视科技档案，重视科研开发轻视科技档案管理。由于各高校对科技档案管理工作重视度不够，在人员配备上考虑欠周，使得高校的科技档案管理人员多为科研处兼职，他们大多缺乏专业的档案管理知识，系统性的培训参加的也不够，因此对科技档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等方面的概念知之甚少，或只是泛泛了解。加之他们需要承担的其他事务比较多，不可能把全身心的精力投入到科技档案的管理上来，这样势必会对高校的科技档案管理工作造成影响，从而一定程度上制约着高校科技档案管理工作的有效开展。
2.2 缺乏科学规范的科技档案管理制度。目前，国内一些高校的科技档案管理制度并不健全，甚至有些高校还没有建立这一制度，有些高校制度虽然有了，却由于种种原因无法执行。这些现象导致高校的教学、科研部门与科技档案形成部门之间的管理权限不明确，科技档案的相关工作，包括收集、整理和归档处于分散零乱状态，使得目前大多数高校的科技档案无法形成规范化，管理工作缺乏系统性和完整性，无法做到集中化。另外，在高校科技档案管理的工作中，科研与建档这两类工作并没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，从而导致职责分工不明确，缺乏行之有效的制约手段。
2.3 科研人员档案管理意识不强，使得科技档案集中管理难。大多数高校科研人员把主要精力和大量时间都放在了科学研究实践活动上，他们一般都比较重视科研项目、科技成果以及奖励，而轻视科技档案的收集和整理工作，缺乏档案意识。另外，还有一些科研人员只考虑个人荣誉和利益，将本该归档的科研资料当作个人资源占为己有，科技档案主管部门若不主动找他们收集相关档案，他们一般情况下是不愿主动上交的，甚至有的科研人员还以关键技术资料保密为由，拒绝科技档案主管部门收集他们的档案。有些高校的科研人员虽然上交了科技档案，但却无课题来源记录、审批记录以及其他方面的详细资料，只是上交了最终的鉴定材料。这些现象在高校的科技档案管理工作中时有发生，导致一些重要的科研项目形成的科技档案不齐全、不完整，造成一些高校的科技档案管理水平与科研工作不相适应的现状。
2.4 管理条件差，设备落后。目前，各高校对科技档案的现代化管理研究和培训较少，电子化、网络化程度不高，使得科技档案的纸质材料明显多于电子档案。这种现象不仅不利于高校通过网络途径查找和利用科技档案，而且也不利于提高科技档案的查找效率，从而降低了高校科技档案的利用价值，无法满足高校科技档案的日常管理需要。
2.5 对既有科技档案的利用率低。有些高校的科技档案虽更新较勤，分类较细，但研究性不够，不能为高校的发展起到应有的参考作用，有些高校甚至仅仅是为了需要建立科技档案而建立，建立完后很少加以修正和补充，更别说起到参考作用了。在对高校既有科技档案利用情况方面的调查中显示，有一半以上的科技档案利用率情况属于一般水平，查阅较少。究其原因，是由于高校科技档案的建立及管理过于分散，导致互相参照对比、管理研究的困难，最终使得科技档案无法充分利用。
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3 德鲁克的有效管理理论对高校科技档案有效管理的启示与借鉴
3.1 德鲁克有效管理理论概述
3.1.1 基本内容。曾被西方尊称为“现代管理之父”的管理大师彼得·德鲁克，在他1966年出版的《有效的管理者》一书中提出了著名的有效管理理论。其主要内容包括七个方面：管理者必须有效；有效性是可以学会的；管理者必须学会管理自己的时间；管理者必须着眼于贡献；管理者必须重视“长处”；管理者必须集中精力于少数主要的领域；管理者必须做有效的决策。这本书自问世以来便广泛受到各层次管理者的欢迎，曾先后被译成多种语言流传于世界各国。书中所着重阐述的“有效管理理论”不仅在管理界普遍适用，同时也适用于其他各界。当然，对于高校科技档案管理自然也不例外。
3.1.2 基本原则。第一，注重成果。管理重在追求或取得成果，所以说检验管理的标准就要看是否达到了目标，是否完成了任务。第二，把握整体。管理者要把握好全局，着眼于整体，将整体发展理念贯穿于整个管理过程。第三，专注要点。专注要点意在强调在管理的过程中专注少数真正重要的东西，通过培养专注要点的能力和技巧提高管理效率。第四，利用优点。利用优点并非指那些需要重新建立和开发的优点，而是指现有的优点。第五，相互信任。管理者需要在所管理的部门或组织中赢得周围人对他的信任，这样才会使工作氛围更加和谐，工作业绩更加突出。第六，正面思维。管理者应该意识到发现并抓住机会比解决问题更重要，也就是说管理者在平时的管理中要把注意力放在机会上，但并不意味着可以忽视存在的问题。任何一个有效的管理者都能够看清问题和困难，并且不加以回避，积极地寻找解决办法和机会。
3.2 对高校科技档案有效管理的启示与借鉴
吸纳并借鉴德鲁克的有效管理理论的基本理念，结合高校科技档案的特点和功能，笔者认为：一方面，上级管理层要在机构、人力和财力等方面努力克服现存困难，解决具体实施中的问题；另一方面，直接从事科技档案管理者，应在工作理念与方式上重新定位和思考，实现对高校科技档案的科学有效管理。
首先，要坚持管理的创新性。要实现对高校科技档案的有效管理，必须坚持勇于创新，与时俱进。否则，档案管理工作将无法适应日新月异的科研发展。特别要充分利用好现代科技新手段，积极开发新型的系统管理工具。在人才、硬件和环境上不断进行创新。
其次，要注重管理的适用性。虽然并不是我们每个人今后都可以成为优秀的管理大师，但这并不能妨碍我们对管理适用性的学习，尤其在对高校科技档案管理的工作中，管理者更要乐于学习成功的科学有效的管理知识。
其三，要养成良好的思辨性习惯。管理中要养成能够全面、动态地看待科技档案管理有关问题的良好习惯，而不是盲目地急于实施。
其四，要严格把握务实性的基本原则。“务实管理”与“有效管理”在高校科技档案管理中是相辅相成的。我们每个人无论在学习、生活还是在生产、实践中，都需要用“有效性”去弥补生命和时间的不足。然而，我们一方面要看勤奋认真的工作态度，另一方面更要看实实在在的结果。高校的科技档案管理工作亦然，作为高校科技档案的管理者要避免脱离科技档案管理的目的来进行管理。
最后，不要仅仅局限于档案管理者的自我管理，还要注意各种外界因素对科技档案管理产生的多重影响。
参考文献：
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[2]高柏，张颜春.高校科技档案管理的几点思考[J].兰台内外，2013(06).
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科技档案资料 篇7
1957年国务院颁发了《关于改进档案、资料工作的方案》, 为建立和加强科技档案管理提供了第一份标准和指导文件, 其中表述了科技档案是指在科学研究开发中产生的文件材料。1987年国家制发了《国营企业档案管理暂行规定》, 也第一次提出了企业档案的概念。规定指出:企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其中构成主体是科技档案。该规定为我国企业档案的发展提供了参考依据和理论支持。
时代的发展, 经济的转型, 国家的法律政策也在随时代的变化而调整。从科技档案概念的产生到企业档案概念的产生;从孤立的谈科技档案, 到科技档案成为了企业档案的主体, 国家的政策正清晰地告诉我们, 科技档案必将过渡到企业档案中来。
一、“科技档案”到“企业档案”, 意味着档案管理的范围正在逐步扩大
科技档案是科研生产 (发生-发展-终结) 过程中, 记录和反映具有保存价值的各种形式载体的文件材料。原来它是独立的档案类别, 直接受国家的统一掌控。随着社会经济的发展, 国家放宽对企业的管理权。企业可以自由处理内部事务, 包括企业自身的档案管理。科技档案自然也收归企业, 作为企业档案由企业自我管理。所以说, 在新时期企业档案的范围正在逐步扩大和复杂化。
二、“科技档案”到“企业档案”, 意味着档案管理基本原则得到落实
档案的来源原则和全宗原则是档案管理理论的两大基石。档案的来源原则决定了“企业档案”的产生, 因为档案材料来源于企业内部, 所以产生于企业内部的各种档案均归为“企业档案”;“科技档案”的定义则依据于档案材料的内部性质。在计划经济时代, 这种划分有助于国家根据不同的系统特点进行分别指导监督。在社会主义市场经济下, 国家放开了对企业的管理, 企业有了相对自由的决定权, 这就为以来源为原则的档案门类提供了极大的可能性, 同时也符合档案来源原则以及由此形成的档案全宗原则。
随着时代的发展, 对科技档案的研究逐渐深化为对企业档案的理解, 我们应该更加深入地开展理论和实践工作, 使企业档案能够具有更加丰富的涵义, 从而为企业提高管理水平, 实现经济效益产生积极作用。
首先, 企业档案应该为企业发展提供更加有力的信息和凭证支持。1986年全国科技档案工作会议提出了——企业为提高决策水平和经营管理能力, 可建立综合性的档案管理机构, 将科技档案、文书档案等各类型档案统一保管, 为企业生产服务。企业档案是企业在生产建设, 科研活动中形成的第一手材料, 具有真实性、准确性和可依据性, 应该是企业在生产活动中正确决策的主要依据。
其次, 企业档案应该成为企业资产的重要组成部分。企业档案是企业知识的积累。在企业自然科学研究、生产技术和基本建设中所产生的图纸、文件、照片等各类型材料, 都是企业的宝贵财富, 在企业运转中发挥着重要的作用。所以应该按照企业资产管理的要求, 建立完善的企业档案管理系统, 充分发挥企业档案的价值。
最后, 企业档案应进行集中统一管理。具体操作为:1.企业应设立专门档案工作机构和档案工作人员, 将企业内部所产生的各种类型的档案材料统一由档案机构整理保管和提供利用;2.企业档案机构要将各类型档案作为一个整体来管理, 建立统一的档案规章制度和工作规范;3.档案机构要积极开发企业档案的价值, 针对利用率高的档案要及时梳理编研, 全面地为企业各部门各活动所用;四、档案机构要定期举行档案交流活动, 通过知识竞赛, 媒体宣传等方式传播档案的价值, 增强企业员工档案意识, 从而提高档案管理和利用水平。
从“科技档案”到“企业档案”, 我们不仅仅看到名称定义的变化, 更应该看到名称背后社会的发展, 历史的变迁。不断发展的理论研究和实践总结必将不断完善这两个名称的定义。时代促进了两个名称的演变和发展, 也必将促进企业档案工作不断进步, 更好地为企业服务。
摘要：科技档案是在科研生产、基建和经济管理等社会实践中产生的各种材料的总体记录。企业档案是企业在各项活动中形成的有保存查考价值的档案记录。分析“科技档案”和“企业档案”两者关系的演变, 可以帮助我们更好地理解企业档案工作的发展。
关键词：科技档案,企业档案
参考文献
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科技档案资料 篇8
科技档案编研是通过对科技档案的分析、研究、选择,按照一定的题目来进行加工、编排、组合、汇集的工作,编制出各种参考资料或专题著述。科技档案编研是科研管理的重要组成部分,是科研活动的重要环节。依法做好科技档案编研工作是科技档案部门的一项法定义务,也是科技档案管理部门义不容辞的责任。随着我国现代化建设和科学技术的发展,科技档案文献以前所未有的速度大量产生,如何做好科技档案编研工作,提高科技管理水平,不仅是档案管理人员的责任,也是科研管理人员面临的课题。本文以1989年—2011年科技档案编研产出为基础,就科技情报机构科技档案编研现状进行分析研究,找出问题,提出建议。
1 科技档案编研的意义
(1)科技档案编研是开发科技档案信息资源的一种重要手段。
档案工作的最终目的是提供利用,科技档案编研工作是档案部门提供科技档案利用服务的有效方式,也是提高科技档案利用的一个重要途径,是科技档案管理工作从档案实体管理向档案信息管理的转变。
(2)科技档案编研是促进科技档案发展的有效途径。
开展科技档案编研工作是加强档案业务建设的重要一环。积极开展科技档案编研工作,根据科研院所工作需要,将各类无序零散的科技档案信息进行有序、系统提炼整合,创作出具有针对性、完整的专题编研作品,方便利用者查询,是完善档案自身建设的重要环节。
(3)科技档案编研是为科研管理提供及时、准确信息服务的重要方式。
科技档案编研工作在科研管理工作中起着重要的参考和借鉴作用,不仅为领导决策、为科研管理提供借鉴,而且为科研人员提供服务。随着科研人员及管理人员档案意识的增强,他们在工作中查找档案信息的意愿不断增强,这就对档案编研工作者提出了更高的要求。敏锐捕捉本单位工作重点,及时编研出为科研及科研管理服务的科技档案编研材料,将有助于提升科研院所科研管理水平。
2 科技档案编研工作现状
2.1 科技档案编研法规体系初步建立
经过多年的努力,我国科技档案法规体系业已基本形成,它是以《档案法》和《档案实施办法》为核心,以科技档案行政法规和行政规章为主体,包括其他有关科技档案法律规范的一个有机整体。我国的档案法律法规历来重视档案开发利用的制度规范,对档案利用、编研工作做了明确的规定,为档案编研提供了法律保障。《中华人民共和国档案法》第二十三条规定,“各级各类档案馆应配备研究人员,加强对档案的研究整理,有计划地组织编辑出版档案材料,在不同范围内发行。”《科学技术档案工作条例》中第十三条规定,“科技档案部门应当及时地提供科技档案为科研、生产、基建等各项工作服务,并编制必要的检索工具及参考资料。”《科学技术研究档案管理暂行规定》中提出,“各单位的科技档案部门要加强科技档案的信息加工工作。”《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》中第五条提出了开发利用科技档案信息资源的不同情况、条件以及采取的不同形式,就科技档案的开发利用在开架阅览、信息加工提供做了具体的规定。由此可见,我国科技档案编研法规体系已经建立,凸显了科技档案编研在档案资源开发利用中的重要地位。
2.2 科技档案编研的研究工作相对活跃
(1)专著。
科技档案编研学是档案文献编纂学的一个分支科目,同属应用学科。这一分支科目的研究虽起步较晚,但科技档案编研学著作异军突起。1988—2000年期间,科技档案编研著作陆续出版,为科技档案编研工作的开展提供了理论基础。1988年4月,由航空工业部温学志、潘齐靖编著的《科技档案编研学基础》问世,它是为适应科技档案编研工作的需要而编著出版的第一部科技档案编研学著作。1991年8月,由杭州大学徐绍敏编著的《科技档案编篆工作》出版,它是我国第一部由地方高校编著出版的科技档案编篆学著作。1993年3月,由北京联合大学贺真、沈永年、宫晓东等主编的《科技档案编研的原理与方法》出版,它总结了科技档案编研工作的实践经验,揭示了科技档案编研工作的规律,系统阐述了一系列反映我国科技档案编研工作特点的理论与方法。2000年由中国人民大学宫晓东、贺真、张越主编的《科技档案编研》出版,成为全国高等教育自学考试指定教材。
(2)学术论文。
笔者以“科技档案编研”为主题检索万方数据知识服务平台、维普信息资源系统在1989—2011年间发表的相关论文共80篇。如图1所示,发文数量呈震荡上升趋势,2011年达到峰值,但从发文的绝对数量来看,平均每年发文不到4篇。如图2所示,核心期刊发文16篇,占总发文量的20%。如图3所示,1989—1999年间发文量为24篇,核心期刊发文9篇,占总发文量的38%;2000—2011年间发文量56篇,核心期刊发文量为7篇,占总发文量的13%。从发文主题来看,1989—1999年为起步期,发文数量虽少但质量相对较高,同期出版科技档案编研学著作的作者如沈永年、贺真、徐绍敏分别撰文,发文主题大体有以下几类:论述科技档案编研工作的有沈永年的《科技档案编研管窥》;论述科技档案编研合法性、科学性的有贺真的《科技档案编研工作的合法性原则》、《运用现代管理技术和方法提高科技档案编研的科学性》;论述科技档案编研成果的有徐绍敏的《科技档案编研工作层次及其成果类型》。这一时期的论文涉及的理论性较强,编研实践活动欠缺。2000—2011年为发展期,发文数量呈逐年上升趋势,从发文主题上大体有以下几类:论述科技档案如何进行联合编研的有王润莉的《联合编研室科技档案编研工作的发展之路》;论述科技档案编研选题的有陈娴的《略论科技档案编研选题》;论述档案编撰学著作述评的有张关雄的《档案文献编篆学著作(1981—1999)述评》;论述如何提高科技档案编研质量的有慕翠峰的《如何提高基层档案室科技档案编研质量》;论述如何做好科技档案编研工作的有王林的《试论高校科技档案编研工作的发展趋势》。这一时期的论文涉及的范围更加广泛了,但深度不够,总体看,谈科研档案编研理论多,谈编研实践少;重复研究居多,创新研究偏少。
如图4论文作者分布情况所示,企业占38%、科研院所占31%、大学占23%、档案馆占8%。这表明科研院所对科技档案编研研究落后于企业,在科研院所中,未出现以科技情报机构为第一作者身份发表科技档案编研方面的相关论文,这说明科技情报机构在科技档案编研研究方面处于落后状态。
(3)国家社会科学基金资助项目。
笔者从10多年来国家社会科学基金对档案研究资助项目分析得出:1993—2011年期间,国家社会科学基金资助的与档案研究相关项目共计38项,其中涉及档案开发利用方面的项目10项,占总项目的26%,但从研究内容来看,未涉及科技档案编研研究,且从历年指南发布情况来看,均未涉及到科技档案编研。由此可见,科技档案编研研究尚属空白状态,无论是国家级基金立项还是相关人员的研究方向都忽略了这方面的研究。
从以上分析得出,近几年科技档案编研学著作出版缓慢,相关学术论文在质量上略显不足,国家级基金项目缺乏对科技档案编研立项。科技档案编研是图书情报专业的一部分,它的发展离更不开编研实践,那么科技情报机构科技档案编研工作开展得如何呢?
2.3 科技情报机构科技档案编研现状不尽人意
科技档案编研工作是档案全过程管理中的重要环节,目前在科技情报机构内科技档案编研与科技档案管理工作相脱节现象十分普遍,人们对科技档案编研的认识还只停留在每逢本行业本单位重大纪念活动时编辑一些纪念文集或历史资料,如中国科学技术信息研究所在成立40周年之际编辑出版了《中国科学技术信息研究所大事记》,在科技信息事业及建所55周年之际编辑出版了中国科技信息事业55周年(综合卷、行业卷与地方卷)以及中国科技信息事业55周年纪念画册;在建所50周年之际安徽科技情报研究所出版了《祝贺安徽省科技情报所建所50周年》宣传画册。这些编研材料多以时间为主线,记述了我国科技情报机构历史沿革、重要事件以及所取得的成就,从某种意义上说是一种编研成果,但还很局限,且时间跨度较长,不能满足科研管理工作的需要。目前科技情报机构内科技档案编研工作存在问题如下:
(1)科技档案编研未纳入科技档案管理工作职责。科技档案编研是科技档案管理中一项专门的业务工作,长期以来被边缘化。高校档案编研已纳入了科技档案管理职能,2003年高校档案信息化建设高层论坛暨第五次学术研讨会上提出建设服务主导型的数字档案馆,即馆藏数字化、传播档案信息网络化、在线编研系统化等新理念。2008年8月,教育部令第27号《高等学校档案管理办法》第八条明确规定高校档案机构管理职责之一:“编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源。”这一规定成为高等院校落实国家档案编研工作法律法规的具体措施。上海交通大学于1994年率先成立档案编研室,其他高校也纷纷建立了档案编研机构,高校档案编研地位得到不断提升,编研作品层出不穷,档案编研也成为评价高校档案工作优劣的重要指标。相比之下,在科技情报系统,2001年8月,中国科学院国家科学图书馆才开始负责档案馆藏的提供利用工作,建立了档案信息管理系统、检索系统和服务网站,实现了归档管理、综合利用、统计编研、信息发布。而其他的科技情报机构未设立专门的档案编研部门,科技档案编研工作也未纳入科技档案管理职能,无论在法规建设还是在编研成果方面均落后于高等院校。
(2)科技档案编研环节的缺失阻碍了科研管理工作的发展。科技情报机构在运行中从事着大量的科学研究活动,在面向领导的战略性、前瞻性、预测性的信息分析研究过程中承担着国家级、省部级、横向等研究项目,所产生的大量科研文件及科研成果为科技档案的开发利用提供了强大的物质基础。然而这些科研档案分散保存在档案室中,未著有系统性的科技档案编研材料,在科研管理中特别是在组织对外宣传资料为领导提供决策时缺乏准确的依据,常常凭印象去查找松散的科研档案信息,给科研管理造成诸多不便,增加了许多重复劳动,科研管理效率大大受到影响。定期将松散的科研项目档案信息编研成有利用价值的材料,是目前科技情报机构科研管理部门应当亟待解决的问题。
3 加强科技情报机构科技档案编研工作的建议
我国的档案编研工作有着悠久的历史,科技档案编研也有着20多年的发展史,然而科技情报机构的科技档案编研工作还处于分散的、自发的无计划的状态,为此建议:
(1) 完善基层科研档案管理办法。科技档案编研是档案法律规定的基本要求,作为开发利用档案资源的重要形式,科技档案编研工作一直是国家档案法律法规中的重要组成部分,国家行业法规对此作了明确的规定,建立健全机构一级的科技档案编研管理制度,是落实科技档案编研法规具体化的体现。各级科技情报机构应根据国家科研档案开发利用条例,结合自身情况制定修订科技档案管理办法,将科技档案编研的职责以制度的形式确定下来,并制定科技档案编研工作守则及工作程序,使科技档案编研的法规精神体现在各项管理工作之中,形成国家、行业及机构三级科研档案编研工作体系,进一步保证科技档案编研法规化实施。
(2)加强对科技档案编研工作的监督。1980年,国务院批准的《科学技术档案工作条例》再次重申了“科技档案工作必须按专业实行统一管理”。科技界管理层应加强对所属单位科技档案编研工作的监督指导,并纳入档案工作考核体系中,有计划、有组织地开展科技档案编研培训,推动科技情报机构科技档案编研工作的开展。
(3)科技档案编研应纳入科研管理当中。加强科研管理必然要求强化科技档案的管理。科研管理是对科学技术和生产的人、财、物、事进行计划、组织、指挥、控制和协调,科技档案伴随着科技活动产生的一系列信息资源是继续进行科技、生产活动的必要条件,科技档案编研则是以科技档案为主要研究对象,按照客观需要加工整理成的各种编研成品,为领导、科研管理及科研活动服务。因此,科技档案编研是科研管理的重要环节,这一环节必须放在突出位置。科技档案编研应适应信息时代的客观要求,真正满足科研和其他各项管理工作需要。科技情报机构科技档案具有综合性、专业性和成套性及现实性特点,对这些带有自身特色的档案与科学研究和科研管理工作联系紧密,这就需要我们根据科研管理工作需要捕捉热点、切入学术前沿,编研出如本单位承担的《各类国家级科技计划项目研究成果》汇编等材料,及时为科学研究及科研管理提供服务,发挥科技档案信息条件作用。
(4) 加强科技档案编研理论研究。科技档案编研是一门实践性很强的学科,从诞生之日起它的发展更多地体现在其编研作品中,因而我们习惯于从档案编研作品的角度审视科技档案编研的实践活动,但是,如果档案编研工作要想升华,还需理论指导。国家社会科学基金在每年发布立项指南时应考虑增加科技档案编研方面的内容,引导相关人员重视这一学科的研究。科技情报机构研究人员应加强对科技档案编研学这一分支学科的研究,为科技档案编研工作实践提供更多的理论指导。
摘要：阐述科技档案编研的意义,以1989—2011年间科技档案编研产出为基础,就科技情报机构科技档案编研现状进行分析,研究得出:近来科技档案编研学著作出版缓慢;学术论文的质量略显不足;国家级基金项目缺乏对科技档案编研立项的关注及研究;科技情报机构科技档案编研现状不尽人意。针对完善基层科技档案管理办法、加强科技档案编研工作监督及加强科技档案编研实践和理论研究方面提出了积极的建议。
关键词：科技情报,科技档案,编研,现状
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科技档案资料 篇9
科技志是一种专门记载科技发展历史和现状的书籍, 是反映一个地方科技发展历史变迁最全面、最权威的历史资料, 发挥出其他体裁的书籍不可替代的“存史、资政、教化”的功能。当前第二轮科技志修志工作正在深入开展, 除了志书体例、编写方法问题以外, 最主要的问题仍然是资料问题。资料长篇工作直接关系志书的质量, 影响志书的使用价值。要解决资料长篇工作中存在的问题, 首先还是要进一步加强对志书资料工作重要意义的认识, 了解当前资料长篇工作中存在的主要问题, 以及如何做好续志的资料长篇工作。
1 充分认识编写《资料长篇》的重要意义
《资料长篇》就是把已收集齐备的资料, 按照志书确定的篇目排列的汇辑稿;是由原始资料向志书过渡, 便于备存索检的底稿;也是准备册订成志书的初稿。其意义主要有四点:一是原始资料条理化的好形式。编写《资料长篇》就是将已收集齐备的大量资料分类、筛选、鉴别、排列, 就是按照志书确定的篇目对号入座。通过条理化的整理, 成为入志初稿的有用的资料。二是检验志书篇目是否完善的好方法。通过《资料长篇》的编写, 容易发现志书所设篇章节目是否全面, 有否多余, 以便及时补救, 宜分则分, 宜合则合, 做到分合得当, 增减有度。三是修志工作者实践练兵的好机会。这次《科技志》续修工作中的人员大部分都是修志战线的新兵, 通过《资料长篇》的编写, 可以进行试写锻炼, 不断提高编纂水平。四是展示阶段性成果的好载体。《资料长篇》编写出来, 能使编纂工作者看到志书的基本轮廓和雏形, 看到修志的阶段性成果, 进一步增强圆满完成修志任务的必胜信心。
2《资料长篇》收集资料面临的主要困难
这次修志的时间范围为1991—2010年, 这是在改革开放大环境下, 有史以来经济建设和社会事业发展最快的时期, 时间跨度长、社会变革大, 要把这20年间发生在我省科技事业发展变化的资料收集好, 并不容易。
一是组织机构变化大。从外部来看, 1991年以来, 随着我省改革开放的进一步深入, 新建和撤并了许多部门。从单位内部看, 大部分单位对内设机构和处室进行了调整。
二是人员变化大。各单位多次发生干部升迁、调进调出、退职退休等变动, 在职人员中年轻同志多了, 掌握和熟悉全面情况的同志少了。
三是资料分散。有的老单位分出新单位, 也有的是几个单位合并成立一个新单位, 在档案资料的保管和移交上, 管理相对比较混乱。
以上这些情况都增大了收集资料的难度。
3《资料长篇》的资料收集方法
做好收集资料的工作, 是写好志书的基础, 因此在收集资料的工作上要花大力气, 要提高收集资料的水平, 认真做到正确、全面、有的放矢。资料的收集从广义上说, 包括采集、发掘、整理、考证和选择资料。修志人在采集、发掘、整理、考证和选择资料的过程中, 必须努力做到收集资料广, 发掘资料深, 整理资料细, 考证资料严, 采用资料慎。
(1) 收集资料广, 要得法。要根据自己所承担编写章节的资料范围, 通过多渠道、多途径、全方位地广征博采。有时有些资料不是自己所需的, 但其他同志可能需要的, 可一并采集。同时, 在收集资料的过程中, 掌握先普查, 根据所收集资料的形式和来源, 做好普查工作, 编出一个资料目录;后细查, 依据目录作深入细致的查找、收集。先内查, 查本单位的档案室, 就近获得资料;本单位实在找不到, 再外查, 到省档案馆查卷宗或者省图书馆查阅资料, 填补手头资料的不足。先口碑, 迅速抢救活资料, 离退休人员或临近退休的人员知道得多, 能提供不少东西, 必须趁他们健在和还未销毁资料的时候进行挖掘;后文献, 文献资料随时可查, 相对后一点没有关系。先文字资料, 在文字记载不全的情况下, 或者有疑问时, 后查实物, 再进行实地考察。先早期后当前, 当前的资料比较丰富, 知情者也多, 可以放后收集, 可先收集20世纪90年代的资料。
(2) 发掘资料深, 要得当。发掘资料要做到掘地三尺, 尽量一网打尽, 将该跑能跑能收集到资料的地方都要跑到, 深入挖掘资料。在深挖的过程中, 不是一味的深, 不钻牛角尖, 不打横, 即把握一个尺度:得当。这样既能深挖到资料, 又能避免浪费精力、物力和财力。
(3) 整理资料细, 要取舍。大量的资料到手后, 必须加以整理, 即把资料进行最初的分门别类, 收藏积累起来, 为以后篇章的编写准备资料。到资料积累到一定多的时候, 再进行梳理, 经梳理后的资料再细分成小类, 为以后节目的编写准备资料。在决定取舍的时候一定要恰到好处, 服从整体需要, 有时要忍痛割爱, 将好不容易收集到的资料舍弃不用, 去掉那些“各地皆然”的东西, 保存唯我独有、唯我不同、唯我之最的资料, 重点突出主线和主题。然后将梳理好的资料有的按时序装订成册, 有的按专题装订成册, 将每册编好目录, 以便查阅。同时, 通过整理资料还能发现哪些资料还不完备, 需要再有的放矢地去继续采集, 增添一些重要的内容, 充实关键性资料, 拾遗补缺, 做到大事不丢, 要事不漏。
(4) 考证资料严, 要把关。真实可靠是资料的生命, 对收集来的资料一定要多方考证, 直至科学正确。当今方志界著名专家张伯龄先生在《志稿修改与总纂》一书中提出“十二核”, 是极为全面的。一是核背景。背景对人物和事件往往起着影响作用。背景不同, 人物和事件的发展方向就可能是另一种情况。在考证资料时决不可忽视背景资料的核查。二是核史事。所记述的事必须经过一而再再而三的核对, 绝不能存在半点的疏忽, 以确保记述史事的准确性和可靠性。三是核范围。事务和事件的发生、发展, 都会涉及一定的范围 (或规模) , 在范围 (或规模) 记述上夸大或缩小、超越或不及, 都会影响志书资料的可信性。这种范围是多方面的, 有空间范围, 有时间范围, 也有属性范围等等。四是核分寸。分寸是否适当, 关系到对事物和事件的认识和评价是否正确的问题, 也关系到是否有实事求是的态度和作风问题, 分寸把握不当, 也难取得读者的信赖。五是核时间。核时间要核对与大背景相关的时间;核对同一史事各专志记述的时间是否一致;核对史事纪年与公元纪年换算上可能出现的差错;核对农历和公历对应时出现的错误。六是核地点。核地点要注意人物活动的地点和事件发生地点混淆的现象, 核对异地同名的混淆, 核对同一地方不同时期的名称混淆。七是核人物。为了准确地表述人物, 要认真核对同名同姓的人物, 严防张冠李戴。八是核身份。志稿中写到一个人物, 总会介绍他的身份。但人的一生, 身份是变化的, 有的还变化得很快, 或青云直上, 或一落千丈, 什么情况都有。志稿所记, 一定要注意阶段性, 要符合其人其事彼时彼地的实际情况。九是核名称。名称和身份是两回事, 有相同处, 也有不同点。名称适用于人、事、物, 身份只适用于人。对那些用于人外的名称, 要注意核实。十是核数字。数字差错, 是志稿的“常见病”、“多发病”, 相关的数字出现差错, 情况多种多样, 有的是一表之内子数与母数不相符合, 有的精确度取舍不一, 有的统计口径不同造成数字不同, 还有的是笔下之误, 也有的是打印、抄写之误等都要认真核查。十一是核算法。关于数字上的差错, 还有一种是计算方法上的错误。计算方法不正确, 就会出现差错, 因此, 要检查计算方法是否正确。十二是核引文。编修史志, 有一部分资料来源于旧方志或过去的书刊、档案等文献资料, 对于这些资料, 要注意校勘, 以免误用, 引用这些资料的原文, 要忠于原作, 不能随意篡改和主观臆断。对确系差错的要加注括弧注上正确的。
(5) 采用资料慎, 要谨慎。真实可靠的资料方能入志, 确凿的数据方能采用。对那些有异议、数据有出入的、又无法考证的资料绝对不能采用, 以确保志书的质量与价值。
为使科技志成为研究我省科技发展脉络的一本重要的工具书, 修志人员在资料的采集、挖掘、整理、考证、采用的全过程必须广采集、深挖掘、细整理、严考证、慎采用。
4 确保《资料长篇》的编纂质量
质量是志书的生命和价值所在。要使科技志成为精品志书, 首先要保证《资料长篇》的编纂质量, 笔者本着对社会、对历史、对后人高度负责的态度, 特别注重以下“五个第一”:
一是特别注重政治第一, 保证《资料长篇》编纂观点的正确。就是始终坚持辩证唯物主义和历史唯物主义, 始终坚持马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为统领, 如实记述我省科技事业发展的历史和现实, 发挥“存史、资政、教化”三大功能。
二是特别注重专业第一, 保证《资料长篇》编纂类型的正确。着重以机构沿革和全省科技发展作为主线, 秉笔直书, 热情讴歌时代主旋律, 积极反映全省科技工作者在省委省政府的正确领导下, 不断解放思想、开拓创新、提高效能、提升形象, 以创新发展为主线, 锐意进取、攻坚克难, 促进科技事业兴旺发达的新面貌。
三是特别注重文体第一, 保证《资料长篇》编纂体裁的正确。坚持继承“横排门类, 纵述史实”的志书传统, 纵向分层、横向分类、客观公正、明古详今, 按照《编纂大纲》所设的篇、章、节、目, 述、记、图、表。如总述 (或概述) 以述为主, 间有评议, 叙议结合;大事记以编年体和纪事本末体相结合;其他均用记叙文体。开门见山, 直接记事, 只记事实, 不作评论。同时, 志书一律以第三人称书写;竖写要顺时记载, 不能插叙、倒叙;要详略得当, 避免《资料长篇》纂成事无巨细、一一罗列的流水账;要体现特色, 深化记载, 防止写成语焉不详的混水账。
四是特别注重翔实第一, 保证《资料长篇》编纂依据的正确。就是让事实说话, 用史料佐证, 要货真价实。科技志在行文时必须杜绝假话、大话、空话和套话, 做到言之有物, 言必有据。记述时间, 应书写具体的年月日时, 不得使用“去年、今年、本月、最近、目前、以前”等不确切的时间概念。引用引文资料时, 应直接引用原著, 为了便于保持历史资料的原貌和便于查阅、便于修改, 资料的来源必须注明出处。
五是特别注重精品第一, 保证《资料长篇》编纂细节的正确。细节决定质量, 《资料长篇》与志书一样, 行文力求朴实、简洁、准确、流畅;语句连贯, 符合语法规则, 避免行文重复和相同内容的多次出现;注意避免容易混淆的别字、错字, 严格按照图书编校质量差错认定细则, 力求做到用词和表意准确, 语言简练, 行文流畅。特别注重精品第一, 严格细节, 精益求精。
摘要：科技志是专门记载科技发展历史和现状的书籍。我省新一轮的修志工作已经开始, 在修志过程中, 编写资料长篇的意义非常重要, 本文针对《江西科技志》的资料收集方法进行了总结。关键词:科技志;志书编纂;资料长篇;收集方法
关键词：科技志,志书编纂,资料长篇,收集方法
参考文献
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[2]谭卓帆.资料长篇在完善志书篇目中的作用 (节选) [J].广西地方志, 2004, (03) :128-129.
[3]丹阳市史志办公室.咬定目标抓落实务真求实促推进——《丹阳市志》资料征集及资料长篇工作做法[J].江苏地方志, 2008, (02) :20-21.
[4]金雄波.简述志书编纂程序[J].新疆地方志, 2012, (03) :23-25.
科技档案管理初探 篇10
科技档案是科研人员在科技活动中直接形成的, 具有保存价值的文字材料、计算材料、实验数据、图纸图表、照片、录音录像等各种形式和载体的综合。
1科技档案的内容
(1)研究准备阶段 :包括开题报告 、科研任务书 、课题研究方案;
(2) 研究试验阶段 : 包括实验记录 、 实验报告 、 阶段实验总结、实验样品、标本、音像记录、计算公式和数据、图纸、图表等;
(3)总结鉴定验收阶段 :包括研究总结 、技术报告 、成果技术鉴定报告等;
(4)成果奖励申报阶段 :包括成果申报材料 、奖励证书等 ;
(5)成果推广应用阶段 :包括推广应用方案 、技术转让合同 、 用户反馈意见等。
2科技档案管理应遵循的基本原则
(1)集中统一管理是科技档案管理基本原则的核心 。 他的要求是: 建立统一的档案管理机构; 建立统一的科技档案管理制度;建立统一的档案保管中心。
(2)维护科技档案的完整 、准确 、真实 、系统 、安全是科技档案管理的基本要求。 所有档案材料必须是真实的原始记录,文件手稿,必须有设计人员、实验操作人员、检查验收人员、各级负责人员、领导人员的亲笔签字或盖章,正式文件必须盖有相关单位的公章。
(3)实现科技档案的有效利用是科技档案管理工作的根本目的。 科技档案管理不是看堆守摊,不是把科技档案变成毫无用处的一堆废纸。 关键是要把死材料管活,使其成为总结经验,制定计划,解决矛盾,处理纠纷的有效依据。
特别是要为科技工作者提供准确的情报资源。 科学技术的发展本身就是一个由简单到复杂, 由初级到高级的连续不断的发展过程。 一项科研课题所取得的成果,对于从他延伸、扩展、派生出来的新课题, 就是新课题研究的基础和起点。 新课题的研究, 不仅可以继承和发展原课题研究取得的理论成果和技术成果;而且原课题研究中一些失败的经验教训,也可以供新课题研究的借鉴和参考,避免再走弯路,重蹈覆辙。 这些经验教训就记载在科技档案之中。 由此可见,科技档案管理是科技管理工作中不可或缺的一项重要内容。 科技档案管理工作的不断发展和完善,对进一步促进我国科学技术的进步,以科技创新带动社会生产力的发展和国力的强盛都有着积极的作用。
3我国在科技档案管理工作中存在的不足
(1)归档资料不全 ,不能反映课题研究的全貌 .究其原因 ,主要是没有严格贯彻执行国家有关科技档案管理的法规, 没有按相关规程收集应归档的全部材料;有些科研人员,或为了自己查找利用方便;或害怕别人利用自己的科研成果赶上或超过自己; 或担心档案管理部门管理不当造成资料丢失, 因而只上缴次要资料以应付,而拒绝交出主要资料。
(2) 档案管理部门对收集到的资料在分类 、 编目 、 装订 、 立卷、归档等方面不规范,管理混乱,只在上级档案管理部门检查时突击应付一下,因而科研人员查索利用时极不方便。
(3)资金不足 ,库房简陋 ,设备不合要求 ,缺乏防火 、防潮 、防腐、防虫、防鼠、防盗等安全措施。
(4)停留在只管纸质档案 ,看堆守摊的落后状态 ,缺乏电脑等信息化管理手段。
(5)档案管理人员素质不适应科技档案管理工作的需要 ,许多人不仅未接受过档案管理的专业培训, 而且缺乏科技档案管理所必须的现代科技知识和电脑操作技能, 因而只能胜任资料保管员角色,工作缺乏前瞻性。
(6)上述问题归结到一点 ,其根本原因是有些领导干部只重视科研项目和成果的管理,而忽视科技档案的管理和应用。 在财力、物力、人力等方面对科技档案管理工作支持不够,过问不多, 指导不力。
4加强科技档案管理的措施
(1)科研院所的领导干部更新观点 ,开阔视野 ,加强对科技档案管理工作的支持和领导。 领导干部在以主要精力抓好科研项目、进度、成果和经济效益的同时,要分出一部分精力,经常关心和过问科技档案管理工作,了解他们的工作状况,遇到什么困难和问题,对他们的工作成绩给以肯定和鼓舞,切实为他们解决资金、库房、设备等方面遇到的困难,帮他们协调与相关部门的关系,建立健全档案管理制度。
(2)科技档案管理的加强 ,关键在于人力的加强 ,人力的加强关键又在人的素质的提高。 科技档案管理人员的知识结构应该既具有理工科毕业的基础, 又有档案管理的专业知识的复合型人才。 因此在引进人才时,就应该引进具有理工科大学毕业的学历的人才, 然后再送他们到相关院校学习档案管理的专业知识。 切不可满足于只要有人看堆顶岗就行。
(3)与时俱进 ,逐步实现科技档案管理的信息 。 随着科学技术的进步,整个世界都进入了信息化时代。 纸质档案当然是重要的珍贵的历史记录,具有极重要的历史价值。 但是他又有其不容否认的局限性,如不易长期保存,易腐朽损坏,查阅不便等等。 而信息技术就有其公认的优越性, 大量的文献资料都可以储存于小小的磁盘、光盘、U盘之中,易保存、可复制,使用方便。 如果将其与互联网联网,人们就可以坐在电脑前点击查阅,省时省力省去了旅途劳顿。 因此,科技档案管理部门要跟上时代的步伐。 购买信息化管理所必需的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等器材。 档案管理人员应努力学习尽快掌握信息化管理所必要的技能,以适应工作的需要。
我们的科技档案管理工作者一定会在党的十八大精神的指引下,奋发努力,将科技档案管理工作推向一个新的阶段,服务科技事业,服务社会,为建设创新型社会做出自己应有的贡献。
摘要：中共中央总书记、国家主席、中央军委主席习近平最近在中国科学院第十七次院士大会、中国工程院第十二次院士大会上的重要讲话指出:“自主创新是我们攀登世界科技高峰的必由之路。”这就为我国科技发展指明了道路与方向,这是对全国广大科技人员极大鼓励和鞭策。
高校科技档案管理与创新 篇11
关键词:科技档案;归档管理
中图分类号:G647文献标识码:A文章编号:1000-8136(2010)11-0104-02
高校是一个知识密集型组织,对国家的科技创新,国家的建设与发展具有巨大的推动作用。创造一个优良的科技发展环境,提高科技管理水平,是对国家的贡献,对学校发展的贡献。高校科技档案是学校教师、科技工作者长期从事教学、科研工作的劳动成果的记载,也反映了一所高校科研工作情况与科技水平。由于科技资料具有专业性强、来源渠道分散、载体类型多样、形成周期长等特点,使得学校科技档案的管理存在一定的难度,造成归档率低和归档资料的完整性不高。为此,需要从多个方面加强管理。
1 加大宣传力度,提高科技档案的归档意识
高校科技档案的归档率不高,一方面是很多的教师、科研人员档案意识薄弱,没有认识到科技档案对学校发展和国家科技创新的重大影响和深远意义,认为档案可有可无,只注重自己使用方便,不愿意主动将研究成果资料归档。甚至有的研究人员认为,成果是我(或以我为主)研制成功的,技术资料核心部分就应该由我掌握,只为个人利益着想,不愿把科技资料归档。这样就造成了一部分重要的科技资料分散在个人手里,无法保证科技档案的完整性。另一方面是由于科技档案的特点,加之档案管理人员认识不够,在一定程度上造成科技资料难以收集,科技档案收集质量不高。针对科技档案意识薄弱观念落后的问题,一是要多利用兼职档案员的业务学习培训和学校网站,加强对科研档案工作的宣传,加强与科研人员协调和沟通,让科技工作者树立全局观,将自己的科研工作着眼于学校的整体工作中,以开放的心态对待科技档案的使用;二是要积极与领导沟通、宣传,挣得领导的理解与支持,形成领导重视、大家关心、人人参与的良好氛围。三是加强对档案管理人员教育,使之树立具有全局性和前瞻性的思想和观念,主动掌握学校科技工作动态,及时了解国内外科技发展的现状、趋势和国家的科技方针政策。
2 改进管理方式,完善科技档案管理相关制度
目前各个高校都为教师和科研人员提供了良好的学术条件和学术氛围,出台各项鼓励政策,极大地调动了广大教师和科研人员的科技创新积极性,科技创新能力得到极大提高。许多教师利用学校的资源进行学术研究、科技攻关,学校出资进行项目资助和评审,并获得了许多的发明专利和科技成果。如何实现科技成果个人和学校的共享,科技项目资料的及时归档。最基础的工作就是建立和不断完善切实可行的管理制度。
(1)建立规范的科技档案负责人制度。在科技项目立项的同时,确定项目负责人为项目档案的负责人;签订项目合同的同时,明确项目档案负责人的职责,确定目标责任。
(2)坚持科研立项和档案管理的“四同步”,即布置、检查、总结、验收科研工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。即下达项目任务的同时同步下达档案工作要求,检查项目进度的同时同步检查科技材料的收集整理情况,总结项目成果的同时同步总结项目档案工作,在申请验收、鉴定科研成果和评审奖励科研成果的同时同步检查科技档案归档情况。
(3)制定相應的制约手段,利用行政手段进行干预。实践证明,学校在近年的基建、设备档案管理工作中执行了没有档案室签字,校长就不签字,财务就不报销的制度,确保了这两类档案的归档率。科技档案的管理也可采用同样的管理手段,在工作中提高科技档案人员的归案意识,促进科技档案的管理水平,确保科技档案的归档率和归档质量。
3 重视人才培养,提高科技档案管理人员的业务水平
科技档案工作是“对历史负责,为现实服务,替未来着想”,要完成时代赋予科技档案工作的光荣使命,就需要科技档案工作者更好地适应时代,不仅应具备科技档案方面的专业知识,还要有较高的素质,广博的知识,现代信息技术运用能力,信息加工处理能力。然而有相当一部分的高校,由于档案工作不受重视,对档案室的人员配置,不是从工作或岗位需要出发,而是为安置而安排,使得档案室很少有档案管理的专业人员,也没有科研的工作经历,造成了档案管理人员自身素质差,业务能力低,加大了科技档案管理工作的难度。要提高科技档案的管理水平,就要一方面要鼓励和培养管理人员爱岗敬业、积极工作的责任心和开拓创新的精神;另一方面要积极拓展渠道,为他们提供学习业务知识的机会,在促进自身发展的同时,提高科技档案管理的水平。
4 改进管理方式,促进科技档案的管理与服务
科技档案形式各样、品种繁多。不仅仅有纸质档案,还有以电子文档、影音资料、图片资料等形式存在的档案。科技档案管理工作有其重要的特点,一个完整、准确的图纸和数据记录,可以使设计者在原有的基础上避免重复错误和在技术进步上得到快速和有效的提高,使产品得到不断的完善和更新。如何更好地利用现代管理手段,提高档案信息的收集、贮存、加工、传递、开发利用,这就为科技档案的管理与服务提出了更高的要求。
(1)科技档案作为学校的资产,科技档案的管理作为学校管理的重要工作内容。科技档案工作者要用“假如我是利用者”的换位思考提高服务意识,变单一的保管、查档为深入一线基层,了解用户对科技档案的需求,提高科技档案服务的及时性、针对性和实效性。多方面、多角度地为利用者提供方便,把科技档案服务工作提高到新的水平。
(2)随着高新技术的广泛应用,科技档案的保管条件和手段也在发生着改变。科技档案工作人员不再单纯是科技档案的保管员,还应是科技档案信息财富的拥有者和提供者;科技档案管理部门也不再是单纯的收藏部门,还应是科技档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。在科技档案工作管理的手段上,要改变旧的管理方式,努力实现科技档案装备技术现代化,解决手工操作运转速度慢、效率低的问题,积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段,来提高科技档案工作的技术含量和水平。
科技档案作为高校的重要档案之一,其归档在目前来说是高校档案管理的一个难点。如何做好这方面的工作,有许多的问题需要解决。科技档案工作者需要以科学发展观为指导,更新观念、创新手段,提高其在社会和经济建设中的作用。
University Science and Technology File Management and Innovation
Shen Xiaojie,Teng Shisheng
Abstract: The university is the knowledge intensity organization,every year has many achievements in scientific research,how to carry on the filing-up to this achievement material,is a realistic question which the university exists,how to enhance the science and technology file the filing-up rate and the filing-up quality,the author has carried on the elaboration.
科技名人档案分类研究 篇12
“名人档案”即为“人物全宗”, 它通常指“著名政治活动家、科学家、文学艺术家以及其他著名人物, 在其一生活动中形成的全部档案材料”。科技名人系指名人中的科学家, 泛指在科技领域主要是指在科学研究中, 造诣深湛, 学术超拔, 成就卓越在国内外有一定影响的科技界知名人物[1]43。科技名人档案是指反映科技名人一生经历和贡献的具有查考、保存、利用价值的不同载体的各种文字、图表、声像材料和实物的全称, 它记录着著名科学家、学者的学术、教育与社会活动等, 可从不同侧面、不同角度折射出某一时期、某一地区的科技发展历史、社会变迁、现实生活以及科学家成长的经历以及影响因素, 是具有很高的历史价值和学术研究价值的珍贵史料, 也是探索人才成长规律的基础素材。
国内名人档案的研究始于1984年1月南京大学建立的名人“全宗”[2]8, 并迅速在档案界引起共鸣, 但由于名人档案在一定程度上存在“私有”的特点, 所以征集难度较大。2009年12月, 由中国科协牵头的老科学家学术成长资料采集工程的启动, 极大地推动了各高校、研究机构对科技名人档案建设的进程。
迄今为止, 中国还没正式出台科技名人档案的建设规范, 尽管1993年上海医科大学完成《高等院校科技名人档案管理规范》的制定[3]64, 但是该规范并未被使用和推广。因此各名人档案征集单位的工作基本是各自为政, 依据自行制定的名人档案管理办法、管理规范进行名人档案建设。分类是档案管理的基础, 类目的科学性和合理性直接影响档案管理的科学性。本文对科技名人档案的分类进行研究, 旨在提出一个科学、系统的名人档案分类体系, 以推进科技名人档案建设的科学化、规范化和数字化进程。
二、人物全宗分类的相关研究
D.Theodore Mc Allister曾经说过, 对于档案馆或博物馆来讲, 希望尽可能全面地收集某一人物的全宗资料[4]327。既然是全宗, 就决定了名人档案资料可能包罗万象, 类型和载体复杂多样, 因此科学、系统地制定一个科技名人档案类目有着较大的挑战性。目前为止, 对于科技名人档案分类研究的成果并不太多, 利用“ (名人档案+人物档案+人物全宗) and (分类+类目+整理) ”对中国期刊全文数据库、博硕士论文以及会议文献数据库进行检索, 获得涉及人物档案类目的相关研究文章仅有51篇, 其中涉及分类研究的文章更是少之又少, 仅有常奎芳等人的《浅谈名人档案的分类整理》[5]40和叶柱琼的《高校建立著名人物档案类目初探》[6]133两篇, 其中高校建立著名人物档案类目初探一文以人物活动内容 (事由) 为依据将名人档案分为综合类、实物等七大类, 这种分类方法较多借鉴了《高等学校档案分类体系》。而浅谈名人档案的分类整理一文, 则是将事由和出版类型混合在一起进行分类, 将名人档案分为生平、活动等10类。分析51篇研究文献以及各档案馆的名人档案管理规范, 我们发现在名人档案分类中, 共有三种观点, 一种是首先将档案按照载体分为纸质、音像电子载体和实物载体三个一级类目[7]42, 一级类目之下再分若干二级类目。另一种是打破载体形式界线, 均以 (事由) 问题作为分类依据, 例如同样是证书, 无论是纸质证书还是电子证书, 都归入荣誉类, 这种方式比较适合于数字化档案的管理。第三种是将声像档案、照片档案、电子档案、实物档案等单独作为一个大类与纸质资料的一级类目并列[6]133。目前《中国科学院著名人物档案建档规范》、《北京理工大学人物类档案归档管理制度》等均采用第三种分类方式。第三种分类是先考虑保存管理的需求, 再结合事由原则进行分类的, 因此采用的单位较多。
三、科技名人档案类目的设置及档号编制
1. 全宗的划分。
以人物为单位划分全宗。划分全宗就是将产生于同一相对独立活动过程的文件集中在一起, 并使它们与产生于其他过程的文件分开, 以便保持并充分显示档案文件在这种同一活动过程中形成的本质有机联系[8]50。全宗是以一定的社会单位为基础而构成的, 根据全宗的基本理论———来源原则, 我们将不同的科技名人定义为不同的社会单位, 根据每个名人资料进入档案馆的时间顺序给定顺序号, 以避免科技名人姓名重名的现象。一个科技名人就是一个社会单位, 无论这个人物的身分、政治立场如何变化, 只构成一个全宗, 在档案整理和分类时要尊重全宗, 不得拆散。
2. 一级类目设置。
档案的类目又称类名, 是一些在性质上或特征上具有共同属性的档案总称。档案类目规定了一类档案的性质和内容范围, 以便区别于其它的档案。为了资料管理和利用方便, 通常需要按照一定的规则, 对全宗内的资料继续进行一级类目、二级类目, 甚至多级类目的划分。全宗内档案分类的方法很多, 但常用的主要有四种:年度分类法、组织机构分类法、问题分类法、形式分类法[9]。对于人物全宗来讲, 我们可以选择年度、问题、形式中的任何一种方法或任意两种方的组合来进行分类, 即问题、形式、问题—年度、形式—年度等。
对科技人物全宗进行类目划分时, 除了要遵循档案分类的科学性、逻辑性和实用性的基本原则外, 还要遵循科技名人档案形成和本身所固有的规律, 一位科技名人的成才不是一蹴而就的, 从社会学角度来看, 一个科技名人首先是一个处于社会中的人, 他的学术成长, 不仅与求学历程、科研活动是密切相关, 还与家庭环境、社会变迁、社会交往密不可分。因此在全宗内进行类目设置时, 要考虑通过类目能直观反映出科技名人的各种活动或影响其成长的各种因素, 这样有利于研究者系统地研究科技名人成长的因素和规律。
目前的国内研究中名人档案分类中有相当一部分是采用人物活动 (即问题) 为原则的分类方法[2,6]。借鉴已有的研究成果, 围绕科技人物的活动内容和范围, 依据档案的问题分类原则, 我们将科技名人档案分为生平传记 (ZJ) ;创作 (CZ) ;教育教学 (JX) ;科研 (KY) ;公务活动 (HD) ;信件 (XJ) ;亲属材料 (QS) ;评价类 (PJ) (报道、同行学术评价) ;其他 (QT) 九个大类;由于音像 (YX) 、照片 (ZP) 、电子 (DZ) 和实物 (SW) 四种特殊载体的资料保存时需要防磁、避光的特殊环境或特殊的装具, 因此将音像 (YX) ;照片 (ZP) ;电子 (DZ) ;实物 (SW) 四类特殊载体单独作为4个大类与纸质资料的9个一级类目并列, 共构成十三个一级类目, 类名采用汉语拼音首字母作为代码, 以便于记忆和使用。另外, 也可以将档案按照载体分为纸质、音像电子载体和实物载体三个一级类目, 纸质资料根据问题分类下再设置9个二级类目, 音像资料下以载体再划分成录音带、录像带、照片、幻灯片、胶卷、平片和磁盘等9个二级类目。但是我们更倾向于前者。
以科技名人活动为核心的问题分类方式的特点是内容之间的联系紧密, 系统性强, 便于读者进行主题研究。例如, 要研究家庭环境对科技名人的影响可以直接从亲属材料中获取相关佐证资料, 研究影响科技名人成长的关键事件, 可从传记资料中获取。但是以问题分类原则进行分类也存在不同程度的缺点, 这种只管主题不管形式的分类会将各种出版形式不同的资料组在一卷内, 参差不齐, 不利于保存和管理, 同时也给资料的编目造成很大麻烦。众所周知, 不同形式资料, 编目所采用的元数据有很大差异性, 例如手稿要描述书写材料和用具, 而正式出版物则不需要描述书写材料和用具, 而要描述出版信息等等, 因此同一活动内的资料可能涉及多个元数据模板, 使编目工作变得复杂起来。因此从资料保管的有序性和整齐性来看, 可能选用资料形式作为分类依据的分类方法更合适一些。
从资料的保存和管理角度出发, 也可以选择资料形式为分类原则。根据档案资料的形式或特点进行分类, 使保存时整齐划一, 编目更简便。例如, 可以将各类证书汇集为一类, 既包括求学证书、也包括获奖证书以及各种证件类等。按照档案的形式分类我们将科技名人档案分为:传记类 (ZJ) ;证书、证件类 (ZS) ;信件 (XJ) ;著作 (ZZ) ;图纸 (TZ) ;评价 (PJ) ;其他 (QT) ;音像 (YX) ;实物 ( (SW) 九大类。以资料形式为原则的分类方式, 在资料存储和管理上更具优势, 但是各类资料之间的内容缺乏有机联系, 因此需要依靠编目时充分揭示资料的内容特征, 通过主题索引 (主题检索) 建立各类资料之间的有机联系。目前中科院档案馆的著名人物档案采用的就是资料形式分类原则, 它将名人档案分为生平传记、音像、证书、手稿、信件、著作、新闻报道、逝世后形成的材料、其他9大类。中科院档案馆可能考虑到手稿在一定意义上具有文物价值和重要的史料价值, 而单独设置手稿类, 试论高校名人档案的管理[10]46一文等研究文章中也都单独设置手稿类。众所周知, 在档案分类中, 要遵循分类标准同一性、子项互不相容的原则, 各级类目都必须遵循统一的原则, 即不能在不同的类目中采用不同的分类原则。这种单独设置手稿类的方法, 尽管在一定程度上可以凸显某些原始创作的作用和地位, 但是本身违背了分类标准的统一性和子项不相容原则, 实际操作时很容易导致子项相容、类目交叉的问题。例如:书信、生平传记等都可能以手稿形式存在, 因此在分类时, 把书信的手稿归入书信还是手稿需要有一个内涵和外延的界定。如果把所有手稿单独作为一类, 部分书信的手稿则在书信中无法体现, 而且可能导致来信和复信的分离, 割裂了资料内容上的有机联系。因此在科技名人档案中不建议单独设置手稿类目。
3. 档号编制。
为实体档案编制档号的目的是给每一件档案一个唯一的识别号, 以便于存储和查找。一个完整的档号由四部分组成, 第一部分科技名人序号, 第二部分是分类号, 第三部分是案卷号, 第四部分是件号。案卷号是指同类中每一“件”按时间顺序排序后, 依次装入卷宗盒内, 再按顺序给出每一盒的流水号, 这个流水号即为案卷号。案卷号设三位数字, 起始数字为“001”。
在上文中, 我们分别讨论了采用以人物活动为核心的问题分类和以资料形式为核心的档案分类方式, 并讨论了两种分类方式的优点和缺点。在研究全宗划分的问题时, 常常将重点放在“保持有机联系”的问题。从某种程度上讲, 以人物活动为核心的问题分类更有利于将资料内容有机联系在一起, 方便科技史研究者或某一学科领域的科研者有效利用资料进行某一主题的相关研究, 更有利于档案的利用。而针对于实体档案的管理来讲, 以资料形式为核心的分类方式可能会更有利一些, 但是为了方便研究者使用, 必须建立完善电子联合目录, 在联合目录编目中对资料进行细分, 并充分描述资料的内容特征和外表特征, 以便将资料之间的内容有机结合起来, 才能发挥其更大的史料价值。由于科技名人档案资料类型和载体的复杂多样, 一套科学的分类体系制定, 不仅是按照档案的某些理论来进行规定, 重要的是要在实践中进行不断的检验、修改才能逐步达到完善, 本文可谓抛砖引玉, 希望各位档案学的前辈共同来参与和完善这项有意义的工作。
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