科技档案的整理工作

科技档案的整理工作（精选10篇）

科技档案的整理工作 篇1

随着社会进入高科技信息时代, 计算机、网络技术被广泛应用于人们工作、生活的各个领域, 科学研究科技推广、应用工作也相应的发生了大的变革, 工作过程中产生了大量以磁盘、光盘等形式为介质的电子文件, 这些电子文件极大地方便了文件信息传递、数据共享, 在很大的程度上提高了工作的质量和效率。同时, 也使得科技档案由传统的纸质档案逐步向电子文件档案过渡。因此, 如何正确理解科技电子档案的概念、分类和特性, 进一步做好科技电子档案管理工作, 就成了科技档案工作者的全新课题。

一 科技电子档案的概念与分类

当前, 科技系统各级主管部门和生产、科研及技术推广等企事业单位或个人在生产、科研、教学和基本建设等科技活动中, 各种材料上报均由网络申报系统自动生成、自动上报, 各种材料的写作也由传统的手工制作转为计算机操作, 尤其是科研活动中各种纷繁复杂的数据处理、图表绘制也均由各种各样的计算机数据处理软件和绘图软件完成。因此而形成大量以磁盘、光盘等形式为介质的的电子文本、电子图形、电子图表、电子声像、电子程序、电子数据等形态的文件材料, 这些材料经过分类、整理并归档保存, 就形成了科技电子档案。

科技电子档案忠实记录了新时期科研、科技应用活动的全部过程, 是科技档案的重要组成部分, 归纳起来主要可以分为以下几种:科研类档案、技术推广类档案、规划设计或专题调研类档案、仪器设备类档案、国际交流类档案、行政管理档案、基建及其他档案等。随着科技档案数字化发展, 做好电子档案数据的保存、积累与利用, 是今后一个时期科技部门档案工作的一个重点。

二 科技电子档案的特性

随着网络的普及, 国家、部、省各级的科学研究、技术推广活动均采用网上申报系统, 省去了许多繁文缛节。电子文件的优越性就可以明显的表现出来。

1.信息存储的高密度性

科技电子档案以磁盘、光盘等为存贮介质, 存贮信息量大, 减少了纸质档案存放量, 在将来可实现档案库房的“微型化”。

2.正确、高速的检索率

科技电子档案检索依靠计算机操作, 计算机最大的优点是运算速度快, 查询处理大规模和超大规模数据方便, 可满足各种途径的检索要求, 如:分类号、关键词、责任者等等, 而且数据量越大, 越能体现出它的优势。

3.共享性和易复制性

科技电子档案使用计算机和网络, 操作简单, 易于复制和传输, 可同时供许多人使用, 提高了工作效率和档案的利用效率。

4.多媒体集成性

科技电子档案中的文本、图形、图像、声音和视频等多种形式的信息可以通过计算机综合处理, 使文字、声音、图形、图像一体化, 并能对这些信息加以变换、创作和加工, 综合表达科技活动的全过程, 并增加信息表现力, 丰富其显示效果。

同时, 科技电子档案也有其弊端, 如:重要文件资料对操作软件的依赖性将成为电子档案收集的一大难题;适合电子文件载体的物理、化学性质的管要求相对纸质档案高, 长期保存具有一定的困难;安全性较差, 易受病毒等恶意程序的攻击或操作失误而使原始电子文件丢失、改变或剽窃;电子文件便于修改、便于复制的特性, 使其原始性、真实性容易遭到破坏, 最能体现档案原始记录的内容与形式特征不复存在。

三 电子文件档案的整理

目前, 电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带, 为了做好科技电子档案整理工作, 可以按科研科技业务、科研生产设备、声音影像等类别进行分类管理, 然后再按各个具体的科研、教学、推广、生产项目分别整理组盘归档。

1.科技业务档案整理

科技业务档案包括科研类档案、技术推广类档案、规划设计或专题调研类档案。这些业务档案在整理归档时, 要按照各项业务工作的档案管理要求, 在数据信息整理时按档案年份、档案类型、档案保管期限进行组盘输入归档。第一将不同年份、不同保管期限的文件分盘保管, 便于按定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。第二将不同类型档案分盘、同一类型档案集中在同一盘上, 以便查阅利用。为了确保电子文件组盘统一规范, 应由档案部门在接收归档文件时集中组盘, 然后以统一的数据库结构和规范命题建立档案盘内文件目录, 便于计算机对盘内文件查找。没有电子文档而只有纸质文件的档案, 要对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 建立起电子档案, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。处理完毕的电子档案由档案工作者根据档案的重要性, 确定密级和保管期限, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。

2.仪器设备类档案整理

仪器设备类档案主要包括专业设备仪器说明书、图纸资料、照片、鉴定证书及各种设备在使用维修中形成的记录和其他科技文件材料。当前, 科技系统各单位引进技术和购置各种实验、生产设备时, 外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展, 国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计, 而且各单位的总图管理也采用了电子化。所以, 在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3.声音影像电子档案

声像电子文件是指本单位开展的科研、技术推广、规划设计或专题调研等各种重大活动及会议中形成的有保存价值的照片、底片、唱片、录音带、录像带等不同材料的载体, 由专业人员将拍摄的磁带、照片和说明及其它载体直接刻录成光盘, 转交给档案人员存档。科研、技术推广、规划设计或专题调研等专题活动的声像电子文件, 必须与本项活动其他电子文件一同归档, 以方便查阅和利用。

四 科技电子档案的保存

1.为电子文件档案创造良好的环境条件

(1) 保证适宜的温湿度。

电子文件在温度过高或过低条件下, 聚酯底基易膨胀或收缩变形, 光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形, 影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明, 存电子文件的理想温度为16～20℃, 相对湿度为40%±5%。

(2) 防止灰尘影响。

灰尘会对电子文件载体的造成物理损坏、化学损坏和生物损坏, 致使磁盘、磁带、光盘等载体产生污染、划伤、腐蚀、降解及酶和有机酸损毁等损坏现象, 造成记录信息的损毁、消失及数据丢失。所以, 在保存载体时要用专用塑料袋包装、密封, 隔离灰尘。

(3) 防止外来磁场和机械震动的影响。

外来磁场作用于磁性载体, 能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化, 造成信号失落或信噪比降低, 破坏记录信息, 影响读出效果。此外, 强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序, 造成剩磁衰减, 从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响, 如远离强磁场, 将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等, 并避免强烈的机械震动。

(4) 防止紫外线和有害气体的影响。

紫外线能使电子文件载体材料的盘基和带基老化、强度下降, 并能破坏磁性载体的稳定性, 影响磁性记录的读号效果。二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等气体, 能腐蚀、破坏磁性载体和光盘, 致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落, 使电子文件信息丢失。所以在存放磁性载体时, 一定要远离光照, 避免有毒气体。

2.科学管理

(1) 磁盘管理。

①统一使用3.5寸高密盘保存。②把住软磁盘质量关, 高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年, 而低质量软磁盘往往不到一年, 就读不出数据。③加强病毒防范、检测, 确保保存电子文件的磁盘不带病毒, 并将磁盘经常置于保护状态。④对加密盘的管理。对存盘时进行过加密或隐含文件名的电子文件, 应该解密或显现文件后再归档保存。⑤在条件允许时, 及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘, 便于长久保存。

(2) 光盘管理。

规范存放和使用, 光盘的存放应置于盒中直立放置, 避免大量堆叠, 以防光盘翘曲, 在使用过程中应避免磨擦和划痕造成光盘的损伤。

(3) 提高电子文件的技术保护。

保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。

(4) 定期复制。

不管磁盘还是光盘, 定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施, 磁盘每2年, 光盘每5年转储一次, 转储后的载体与原载体同样编号保存。

五 结语

随着信息高速公路的快速发展, 电子文件将更加普及, 电子文件的整理与保存也日显重要。要提高电子文件的保存时间, 需要不断地提高保存技术, 要进一步改进电子文件的载体特性, 从而延长电子文件的寿命。

参考文献

[1]戴慧芳, 李双飞.农业科技电子档案管理初探[J].湖南农业科学, 2009 (3) :113—114.

[2]盛年红.电子文件与电子档案管理的研究[J].机电兵船档案, 2008. (1) :46—47.

民国档案整理工作的内容新维度 篇2

建国五十多年以来，档案工作者在民国档案整理工作中，遵循档案形成的客观规律，依据全宗原则，利用原基础原则，对全国民国档案进行了案卷级整理工作，逐步建立了包括全宗目录、案卷目录、人名目录、地名目录等在内的民国档案目录体系，部分档案馆还逐步建立了馆藏民国档案案卷级机读目录数据库。至此民国档案整理的工作已经走出初级阶段。随着民国档案开放力度增大，原有的民国档案整理成果已难满足现有的民国档案利用需求，对民国档案整理工作需要引进新的维度，即对民国档案信息作进一步开发及采取相关措施确保民国档案实体和信息的安全，这标志着民国档案整理工作步入新的阶段。

一、进一步开发民国档案信息

现有的民国档案整理成果存在的主要问题是：对部分民国档案案卷内容揭示得不够准确、全面，案卷标题有的反映的是案卷内一份或部分文件，而非全部文件内容，有的则是细节性、琐碎的事务却被赋予了一个大概念词语加以描述，有的则正相反，等等。造成这种种情况的原因是多方面的，但和民国档案本身状况有很大关系。有不少民国档案一卷厚达数百页，涉及文件主题、文件责任者较多，给全面概括、准确拟写案卷标题增加了难度，而案卷级机读目录数据库又是在案卷目录的基础上建成的，这种信息揭示的欠准确性在民国档案开放力度加大的今天，危害性愈加明显，它造成民国档案利用工作的误检率增高，应控制使用的文件无法予以控制使用，使民国档案工作处于一种被动状态，从而成为今天迫切需要解决的问题。

笔者认为，鉴于各馆所藏民国档案经过建国后数十年的整理，作为全宗级、案卷级的整理单元已然形成并相对固定，和馆藏目录体系也建立起了一一对应的关系。因此，在解决存在的问题，开展新一轮的整理工作时，我们仍要坚持利用原基础原则，对档案实体的这种既有状况加以接受，在现有基础上进行一种螺旋上升式的整理。不过，这并非说我们仍将沿袭以往的方式开展案卷级整理，简单地将原有案卷标题和案卷内容重新审视一遍，见错纠错，如果这样做效果不会好。因为出错的部分往往卷内内容复杂，不少是属于多主题案卷，要揭示卷内内容，有时也只能采取挂一漏万的方式，即将其中主要的、重要的内容点出，其余则忽略不管，这就使得未被揭示的档案内容成为死信息，很难再被利用。抑或不得不将若干个档案内容的小概念概括上升为一个大概念，而其实这个大概念内涵是大于这若干个小概念内涵之和的，这样做的结果不仅没能准确揭示档案内容，反而淹没了案卷的个性。因此，笔者认为解决方法只能是：对多主题案卷的整理单元加以细化，即进行民国档案文件级（含文件组合级）整理，对民国档案信息作进一步的深入开发。

二、延伸、完善民国档案机读目录数据库信息

民国档案著录标引的行业标准之一《民国档案著录细则》将著录对象区分为文件级和案卷级两种级次。所谓文件级著录单元即是著录对象为单份文件或同一案卷中记述同一事物的多份文件。案卷级著录单元则是著录对象为一卷档案，现有的馆藏民国档案机读目录数据库大多是以案卷级为著录单元进行著录标引的。如典藏民国档案的重要基地——中国第二历史档案馆即是对馆藏140万余卷民国档案进行了案卷级著录标引，全国其他馆情形也大抵相似。客观地说，民国档案机读目录数据库仅有案卷级著录标引是不够的，即使已达尽善尽美但却是单一的检索工具，其功能还是远不抵一组多元立体化的检索工具。因为这样的一组检索工具能彼此弥补支撑，形成相辅相成的局面。

另一方面，从理论上讲，案卷是有密切联系的若干文件的组合体，不少民国档案情形也确实如此。特别是单主题的一卷档案更如此。不过，由于历史上诸多原因，民国档案案卷的情形并不都是这样，一卷档案所反映的主题可能是并列的多个，即多主题，而在进行著录标引时，对一个著录单元的标引，不可能对标引项分类号的数量不加限制，因而其信息的揭示往往有意犹未尽之感，这使我们和力求正确拟写多主题案卷标题时一样，感受到了相似的无奈。因此，对这类多主题案卷应和其文件级整理相呼应，将著录单元按有关主题破解成文件级后再予以标引，使民国档案信息在机读目录数据库中得到延伸和完善，进而形成以案卷和文件级标引相结合的民国档案计算机检索体系。

三、保障民国档案实体安全

档案馆是永久保管档案的基地，亦即档案馆的工作职能便是馆藏档案的保管和开发利用。而要实现这两项职能的前提便是保证档案实体的安全。作为历史档案的民国档案，随着距离产生时间的愈加遥远，其实体遭受损毁的风险日益加大，除了自然的老化破损外，还有随着民国档案开放力度的加大，频繁地因实体提供利用所遭遇的磨损和居心叵测者的偷窃、毁坏。为了阻断民国档案遭遇的这些自然与人为损毁的可能，整理工作就应采取相应步骤以保障民国档案实体安全，具体为：对进行整理的民国档案实体的破损情况进行鉴别，对达到了修裱要求的档案送交相关部门进行修裱，以延续民国档案实体生命。对修裱完成和不需要裱糊的民国档案进行编页，固定卷内文件次序，并运用数字化技术，进行缩微翻拍或扫描及制作光盘，生产出民国档案复制品，以取代原件提供利用，从而避免民国档案实体在使用过程中可能遭受的磨损、被盗或毁坏。

四、开展民国档案的分级与开放鉴定

民国档案情况复杂。数量大，全国有约1400万卷。类型多，不仅有党政机关档案，还有企业档案、社会团体档案、人物档案；不仅有文书档案，还包括大量的科技档案和各类专门档案。它的内容丰富，记载的是民国时期的社会变迁，政治、军事、经济、文化、外交、社会等领域无所不包。这就决定了民国档案的整理工作是一个浩大的系统工程。而档案馆能投入的整理人员、资金却是有限的，从而使两方面形成了极大的反差，这就需要我们对民国档案整理工作科学规划，有序进行，而不是盲目的一头直接扎进整理海洋中，但如何才能做到？笔者认为，应结合民国档案的分级鉴定工作进行，所谓民国档案的分级鉴定即是将民国档案按价值高低分成三个等级，以便对不同等级的民国档案施以不同的整理、保护和开发利用。民国档案的整理应结合分级工作进行，依据档案重要程度次第开展，形成一种全局性的长远规划，这样我们才能科学有序地开展民国档案整理工作。

另一方面，随着民国档案开放力度增大，保障档案信息安全的重要性和迫切性日益凸显出来，将应该向公众开放的民国档案划入控制使用范围是对公众的不公平，反之则是对国家的失职，因此，民国档案的开放鉴定也被提上了议事日程。所谓民国档案的开放鉴定，即是对民国档案中涉及国防、外交、国家安全等国家重大利益的档案予以鉴别，暂缓向社会开放，从而保证民国档案信息的安全。

不过，在传统理念中，档案工作被分作了收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等六大环节，鉴定是和整理并列的两大环节，而并不属于整理范畴，但是，传统的鉴定往往是指确定档案的存毁及保管期限。随着时代的发展，鉴定工作也增添了新的内容，出现了新型鉴定工作，如档案的分级鉴定、档案的开放鉴定等。今天，民国档案大部分属于永久性保存，因此，传统意义上的鉴定，已基本上不再对民国档案适用，而人们虽然对开展新型鉴定工作已达成共识，但各档案馆基本上还未实施，也未就此设立专门的部门，同时，从事民国档案的新型鉴定和整理工作一样，也需要阅读、分析案卷内容，二者具有相似的前期工作，因此由整理部门兼任或牵头是比较合适的。鉴于此，笔者主张，在民国档案整理工作中，要敢于突破传统观念，兼并吸纳鉴定环节，开展民国档案的分级与开放鉴定。

浅论科技档案的收集与整理 篇3

科技档案, 即科学技术档案, 是国家全部档案的重要组成部分, 它伴随着科学技术的产生而产生。随着科学社会化和社会科学化的趋势日趋明显, 科学技术已经渗透到社会的各个领域。因此, 科技档案管理已逐步成为社会管理的重要部分, 发展并成熟起来。

一、科技档案的收集工作

1、科技档案的收集

科技档案是开展科技档案管理的物质基础, 也是科技档案信息资源开发的必要条件。因此, 科技档案的收集在整个科技档案业务管理工作中占有重要的地位, 是一个关键性的工作环节。做好科技档案的收集工作, 单靠科技业务部门的归档移交以及科技档案部门的协助与指导还不够, 还需要档案部门明确其指导思想与要求, 掌握收集工作的途径与方法, 积极、主动地开展科技档案收集工作。

科技档案收集, 就是基层科技档案机构和科技专业档案馆按照一定的规章制度, 通过接收、征集、征购等方式把科技档案集中起来的一项业务活动。其包括:基层科技档案机构的收集;科技专业档案馆的收集。

由于现阶段我国存在着多种形式的所有制, 科技档案收集工作与此相适应, 也有接收、征集、征购三种方式。

2、科技档案的收集的要求

遵守国家的相关法律法规, 集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。任何企事业单位的科技档案都应该由科技档案部门依法进行收集, 实行统一管理, 这是国家全部科技档案实行集中统一管理的基础。

遵循科技档案的自然形成规律。基层科技档案机构的收集, 标志着科技文件在自身运动过程中发生了性质的变化;科技专业档案馆的收集, 标志着科技档案运动进入到一个新的阶段。由于科技档案是伴随着各项科技生产活动有规律地形成的, 这就要求科技档案收集工作必须遵循着科技档案的自然形成规律。

保证科技档案的完整、准确和系统, 也是保证科技档案质量的重要“关口”, 只有完整、准确、系统的科技档案才能发挥应有的作用。

3、基层科技档案机构的收集

3.1科技档案机构的收集渠道

部门归档的成套科技档案这是基层科技档案机构收集科技档案的主渠道;向科技部门或科技人员收集零散科技档案;向本单位人员征集非职务科研成果档案, 单位人员非职务活动形成的科技成果, 原则上大多属于个人, 其形成的科技档案从产权的角度看, 也应归个人所有的;收集外单位转让或移交的科技档案对于企事业单位而言, 科技档案并非都是本单位形成的。因此, 基层科技档案机构在收集科技档案时, 有时会涉及到其他单位。

3.2基层科技档案机构的收集方法

科技档案收集工作的目标, 是完整、准确、及时地集中科技档案。基层科技档案机构围绕这个目标, 再根据不同的收集渠道, 应采用灵活多样的收集方法。

科技人员档案意识的强弱, 对科技档案的收集有着重要的影响。为此, 增强科技人员的档案意识, 是做好科技档案收集工作的一个关键, 无论是成套接收还是零散收集都是如此。要增强科技人员的档案意识, 必须做好思想工作, 特别是要根据人的心理活动规律, 加以疏导和激励。在此过程中, 除了要调动科技人员的积极性之外, 更应当在收集工作中实行严格的监督控制。科技档案进入档案部门之后, 发现不完整、不准确的情况, 通常要进行的补充与纠正。

4、科技专业档案馆的收集

科技专业档案馆是国家保存科技档案的基地, 其宗旨是积累国家的科技资源, 为社会服务。这一宗旨突出了科技专业档案馆收集科技档案的社会性, 也明确了科技专业档案馆与基层科技档案机构在收集对象及其范围方面的不同。它的收集要本着价值原则、专业原则、层次原则和综合原则来进行工作。

二、科技档案的整理

整理, 是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程, 即通过对科技档案的分类与归类, 确定其在科技档案库藏体系中的位置, 并以编号的形式将其固定下来。科技档案整理的内容包括:分类、排架与编号, 其中分类是科技档案整理的核心。

整理工作, 是科技档案业务建设的中心环节。整理是科技档案实行科学管理的基础。科技档案的整理, 其实质就是对科技档案进行有序的组织。前苏联学者列夫涅尔说:“并不是每个系统都是可控的。可控的必要条件是该系统是有组织的。”所以要通过对科技档案形式特征的系统化, 则可以达到对科技档案实体的控制。整理是科技档案查找利用的前提。科技档案是否经过整理, 以及整理得是否科学, 将直接影响到对它的利用。经过科学整理, 科技档案就能够保持内部相互之间的有机联系以及信息的准确揭示, 就易于科技档案工作者了解和熟悉所管理的科技档案, 从而能够准确、迅速地提供利用。

科技档案分类, 就是根据科技档案的内容性质和形成特点, 把一定范内的科技档案划分成不同的类别层次, 从而使库藏全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。为了做好科技档案的分类工作, 每个基层科技档案机构和科技专业档案馆, 都应根据库藏科技档案的实际情况, 编制科学的、切实可行的科技档案分类方案。科技档案分类方案, 是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件。它提供了一个完整的分类体系, 使科技档案的归类能够按部就班地顺利完成。同时, 科技档案分类方案提纲挈领地反映了库藏的全部内容。

我们知道, 一切科技生产活动都具有连续性、继承性的特点, 前一阶段形成的经验 (科技档案) , 往往是后阶段科技和生产活动的凭据。生产技术越复杂, 现代化程度越高, 越离不开科技档案。科技档案管理如果脱离了科技档案工作的实际, 那将是无源之水、无本之木, 所以科技档案管理也要仅仅的跟随实际工作的变化而变化, 与时俱进。

摘要：科技档案是人类认识自然和改造自然过程的原始记录, 科技档案, 即科学技术档案, 是科学技术和社会文明发展到一定历史阶段的必然产物, 是人类社会进步的一个重要标志。本文主要针对科技档案的收集与整理工作进行论述。

关键词：科技档案,收集,整理

参考文献

[1]王实:《新时期认识与加强科技档案工作的探讨》, 《湖南林业科技》, 2004 (02) 。

档案整理工作分析研究 篇4

关键词：档案整理；档案管理；档案全宗；整理原则

档案整理，是通过一系列手段，将收集来的档案科学地组织，使之条理化和系统化。一般情况下，收集来的档案处于相对零乱、无组织状态，加上档案数量日益增加，成分越来越复杂，如果不加以整理，就会给日常管理和实际利用档案带来很大的困难。只有整理好的档案，才能为档案的保管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系，为准确地鉴定档案的价值提供全面、系统的依据。因此，档案整理工作是整个档案管理工作的基础，对其他档案工作环节有着很大的影响。

一、档案整理工作的程序和内容

档案整理工作的基本程序包括以下四个方面：第一方面是档案全宗的组织及排列；第二方面是全宗内档案的分类；第三方面是档案案卷的编立和排列；第四方面是档案案卷目录的编制等。这是档案整理工作的主要步骤，这一系列的工作一般由不同的工作部门和人员分别承担，但这些工作程序并非在任意情况下都完全按顺序一一进行。

对于档案机构来说，在实际工作中，档案整理工作的内容大体上有三种情况：

1.在正规的工作条件下，档案室所接收的文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工，等等。

2.对整理不善的档案进行局部调整。档案馆和档案室对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，要对其中不符合要求的档案进行一定的加工，以提高其整理质量；另外，某些档案材料由于保存的时间较长，其自身和档案整理体系都会发生某些变化，须对其进行调整。

3.零散文件的整理。档案馆（室）有时也接收和征集一些零散的文件，在这种情况下就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、案卷的编立和排列、编定档号，编制案卷目录，等等。

我国档案室、档案馆的整理工作一般属于上述第一种情况，但后面两种情况也经常出现，因此，档案工作人员仍需熟悉和掌握整个档案整理程序。

二、档案整理工作的基本原则

一般情况下，档案整理工作应遵循以下三项原则：

1.档案的整理必须保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系主要体现为文件在其来源、形成时间、内容和形式等方面密不可分的关联。经过整理，将有历史联系的档案组合在一起，能充分体现出档案形成时的历史背景和形成规律，全面反映各种活动的本来面貌，从而发挥档案应有的作用。

2.档案的整理应该充分利用原有基础。第一，应充分重视和利用先前整理的基础，不要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。档案在整理过程中充分利用原有的整理基础，体现了对档案来源的尊重。

3.档案的整理必须便于保管和利用。一般情况下，档案的整理必须在保持文件之间历史联系的基础上，采用更简洁有效的方法使整理的档案便于保管和利用。

三、归档文件的整理原则

归档文件整理，是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。归档文件的整理原则有以下几点：

1.保持文件之间的有机联系。文件之间的有机联系体现了文件的形成规律和特点，要求我们在文件整理过程中尽量保持这种联系，不得人为地任意割裂。《规则》所规定的按照年度、组织机构、问题分类法就是从文件的形成时间、来源、内容来集中相关的归档文件，尊重了文件在时间、来源、内容方面的聯系。此外，《规则》规定归档文件在分类方案的最低一级类目内排列时，按事由结合时间、重要程序等排列，也体现了对同一事由或问题文件集中排列的要求。

2.区分不同价值。区分不同价值是指分析文件的保存价值，划定保管期限，原则上对于不同保管期限的档案文件分别集中，区别对待，体现了档案分级保管的思想。例如：《规则》将保管期限作为归档文件的分类标准之一，充分体现了区分文件不同价值，分别集中文件的管理方式。此外《规则》规定，短期保存的归档文件可以不拆订，允许在最低一级类内直接按文件的形成时间或文号排列。区分不同价值管理归档文件，意味着对价值大、保管期限长的档案文件重点整理和保管，而对于价值小、保管期限短的档案文件可以根据实际情况，采取适当的管理措施。这样，既有利于节约文书人员和档案人员的劳动强度和有限的资源，也有利于提高具有长久保存价值的档案的整理质量，为其创造更好的管理和保管条件。

3.便于保管和利用。档案整理的根本目的，是为了方便其保管和利用。当然，不能孤立地追求保管和利用的方便性，其前提是保持文件之间的有机联系，区分不同的价值。如不少单位完全按文件的形成时间或文号对文件进行排列，编制大流水号，不强调事由原则，利用计算机进行关键词检索。这样确实很省事，能够暂时满足一定的现实利用需要。但若干年以后，当档案文件移交进馆后，这种做法的不足之处就会显现：同一事由的文件被分散，关键词检索并不能保证百分百的查全率和查准率。因此，文书人员和档案人员在整理文件和档案时应尽量保持档案文件之间固有的联系，不宜随意分散文件，割裂这种联系。

浅析档案整理工作的原则 篇5

档案整理工作, 就是按照一定的原则和方法, 把处于相对零乱的档案系统起来, 以便于保管和利用。档案整理工作的内容主要有:区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录。

一、档案整理编排

由于原来档案状况有所不同, 所以整理工作内容也会出现差异。在保管档案的档案馆和档案室, 档案的整理工作基本上按其整理工作内容和范围来划分可以划分成三种基本的类型。

(一) 档案整理中系统的排列及其编目

一般而论, 档案室接收的全部是文书部门和业务部门按照档案归档的基本要求而建立好的档案案卷, 而档案馆在接收档案时都是根据档案入馆的要求而进行整理后进行移交的案卷, 档案整理工作主要是在更大范围内, 根据档案存放和档案保管的客观需要, 对档案全宗和档案相关的案卷进行系统的排列整合, 同时对档案的案卷相关目录进行加工处理。

(二) 局部调整

对于整理入档案馆、档案室保存的档案, 对于那些不符合相关要求, 又不便于档案保管的部分档案, 应当进行文字加工以便于提高档案的质量。对于档案自身或档案整理体系, 则会随着时间的变化而发生相应的变化, 这就需要对档案相关内容进行必要的调整。

(三) 对于档案整理的全过程进行调整

档案馆和档案室有时也可以接收或者收集一些比较零散的文件, 或者当档案馆的馆藏体系遭到外界破坏时, 就必须及时地对档案进行全过程的整理工作。

总而言之, 档案整理工作应当遵循的基本原则是:在原有的整理基础上, 充分利用档案资源, 保持档案文件之间的历史联系, 以便于档案的保管和档案的利用。

二、充分利用原有的档案整理基础

档案是有历史活动的记载, 它不仅记录了一定时期的社会活动, 而且也能够反映出档案整理和保存的状况。整理档案时, 要尊重历史和前人的劳动成果, 充分利用原有的整理基础, 提高整理工作的质量。充分利用原有的整理基础, 应该做到以下几点:

(一) 提高对原来整理工作的认识

对于过去的整理方法, 应该采取实事求是的态度, 对原有基础予以充分的重视, 认真分析研究其利弊, 合理部分, 应该继承保持下来。

(二) 不要轻易打乱档案

只要不是零散的档案文件, 就具有一定的吞吐量基础, 所以应该尽力档案保持原有的整理体系, 通过必要的加工整理或者其他补救措施, 提高整理体系的水平。如果轻易把档案打乱, 返工重整, 费时费力, 并且也很难满足利用档案的需求。

总之, 原整理基础是一定时期档案整理工作水平的反映, 不要轻易全盘否定, 除原来基础太差外, 不要随意改变。

三、尽量保持档案文件之间的历史联系

所谓档案文件之间的历史联系也被称之为“内在联系”或“有机联系”。档案文件虽然是以单件的个体形式陆续产生的, 却是以组合的群体形式存在和运动的, 因此整理档案时, 必须保持文件的固有联系, 才能把文件组成科学的有机体系, 反映历史活动的原貌和文件的系统内容。

(一) 档案来源方面的联系

文件在来源方面的联系主要指文件是以机关及其内部组织机构或一定的个人为单位有机形成的, 不容许随意脱离形成单位。文件之间的历史联系是多方面的, 而来源方面的联系是首要的, 只有在保持文件之间来源方面联系的前提下, 才能更深刻地反映文件形成单位的活动面貌, 体现档案作为历史记录的属性。

(二) 档案时间方面的联系

这方面的联系主要是指形成文件的机关、组织或个人进行工作活动时, 都有一定的过程和阶段性, 从而文件之间具有一定的时间联系。

(三) 档案内容方面的联系

档案文件在内容方面的联系主要指文件是机关、社会组织行使职权过程中形成的, 是在解决一定问题过程中产生的。一件工作、一起案件、一项运动、一次会议形成的文件, 内容上有密切联系, 整理档案时必须考虑到这种密不可分的联系。

(四) 档案形式之间的相关联系

档案文件在形式之间的联系是指文件的形式标志着文件的特定作用, 这些内容在一定程度上反映了档案文件的来源、档案的时间和档案的内容性质, 因此, 文件的形式也构成文件之间一定的联系。文件的形式, 包括内部形式和外部形式两方面。保持文件之间的历史联系, 应从以下两个方面去辩证地看待和处理。

一方面, 要善于找出和保持文件之间最紧密的联系, 并尽量从多方面全面保持联系。文件之间具有错综复杂的多种多样的联系, 其中一些联系反映了文件最密切的联系, 因而应该根据文件情况, 找出和保持文件之间最紧密的联系, 不能只看到文件之间的某种联系, 就随意整理。

另一方面, 不能离开实际整理的文件材料, 简单地确定某种整理方法和评说优劣。应该根据一定的条件, 如不同档案的特点, 形成不同的情况等等, 采取保持文件联系的不同方法。另外, 要从整理工作的各个环节和各个方面, 全面考虑是否保持了文件的联系, 不能只从某一个方面, 孤立地看待是否保持了文件的历史联系, 不要把某种联系理想化和把某种整理方法绝对化。

四、便于保管和利用

在工作人员进行整理档案时, 一定要充分注意利用原有的档案基础, 使档案整理之间保持一定的历史联系, 这样以便于档案的保管和档案利用。但是有时保持文件的联系和便于保管利用又不一致。例如一次会议的文件, 有纸质的, 也有胶片、磁带的;有机密性的, 也有可以公开的;有永久保存的, 也有长期、短期保管的等等。如果单纯强调保持文件之间的历史联系, 全部混同起来进行整理, 显然不便于保管和利用。因此, 当整理档案时, 如果保持档案之中文件的联系和就能免避免发生矛盾, 就不至于机械地运用保持档案文件联系的档案和档案的记录方式、档案的载体材料以及档案的机密程度和保管价值等等来进行整理, 显然对于不同的档案文件, 要根据档案的不同情况进行分别整理, 在恰当的时机进行恰当的组合, 在相应的档案管理范围内保持档案文件能够进行最优化的联系。

科技档案的整理工作 篇6

一、应把史料价值鉴定作为档案整理的重要内容, 使其在整理过程中得到优化

档案价值鉴定是档案整理工作的基本内容, 它在很大程度上决定了档案整理的质量以及馆藏的优化。我馆所藏民国时期军队档案, 是向中国第二历史档案馆移交后的剩余部分, 主要包括1920年到1949年国民党军队、汪伪政府军队形成的文书电报、人员名册、死亡证书、后勤账册、会议记录、资料汇编、假条、借据等, 涉及70余个单位, 约2.2万余卷, 记录了不少鲜为人知的历史事实, 具有重要的史料价值。由于民国时期通信不够发达, 上下级、平行单位之间的日常联系多靠书函沟通, 从而产生了数量繁多、内容庞杂的档案资料。因历史原因, 这些档案资料一直没有进行有效的甄别、整理, 高价值的重要档案与大量无长期保存价值的一般档案混杂在一起, 玉石不分, 案卷质量不高的情况较为突出。加上制成材料和保管条件有限, 纸张老化、字迹褪色、虫蛀霉烂等情况比较严重, 部分档案仅剩片言只语, 无法修复、还原和辨别, 已经丧失了研究利用的价值。因此, 在整理工作中对档案进行价值鉴别并适当地筛选优化, 具有重要的现实意义。

“高龄案卷应当受到尊重”无疑是档案整理的重要原则, 但是, 我们在对待这一原则时, 决不能背离科学求实这一普遍准则。民国时期军队档案的这种状况, 在其他特定历史档案中也会不可避免地存在。在对特定历史档案的整理中, 既要慎之又慎地善待史料, 也应当实事求是地筛选区分。如果对所有材料都不加区分机械地修复、立卷、编号、装订, 不仅造成不必要的人力、物力和财力浪费, 更会影响重要档案的整理和利用。

档案价值鉴定, 通常应在档案实体整理之前进行。但在对特定历史档案的集中整理中, 前期价值鉴定多是针对档案整体或某一类别的档案材料, 很难做到对档案个体逐份鉴定。把个体档案鉴定与整理工作结合进行, 是实际工作中不得不采用的做法。为此, 在整理过程中, 应根据事先确定的原则, 对档案材料进行必要的筛选和区分, 对确实没有利用价值的材料, 应按照规定程序呈报有关部门, 进行妥善处理。只有这样, 才能真正达到优化馆藏、方便利用的目的, 也才真正体现对档案事业高度负责的精神。

二、应把档案整理与档案编研结合起来, 使整理过程成为研究利用过程

档案是描绘历史的重要“原料”, 但如果得不到研究与利用, 最好的“原料”也等于“废料”。从历史上看, 大凡对各种档案文件的收藏、整理和编录都是对历史的编研, 史书的编撰则是档案整理、编录的继续与深化, 整理与编研很难分割。

民国时期军队档案等特定历史档案的数量都比较庞大, 整理和研究任务十分繁重。如果把档案全部整理完毕后再进行研究利用, 既浪费大量时间和人力, 也会对档案造成二次损耗。因此, 很有必要在整理过程中同步开展编研工作, 把档案整理与档案研究结合起来。

1.档案整理人员可带着编研课题去整理。整理人员每天接触各种档案材料, 掌握着丰富的第一手资料, 对档案内容了解最全, 感受最深。尤其是一些档案的“隐性”信息, 如档案材质上的“痕迹”、印记, 从档案目录中很难检索出来, 而整理人员在整理过程中却能很真切感受到。因此, 在浩瀚的档案材料中发掘有价值的信息, 整理人员有着得天独厚的优势和条件。

档案整理人员带着研究课题去整理, 可以随时随地搜集素材, 整理归纳观点, 及时形成成果。因此, 可在整理之初或过程中, 通过对档案的认识和初步分析, 给整理人员确定和分配一些编研课题, 整理人员在工作中发现与课题相关的资料, 及时抄下或记下卷号、份号供日后查找, 这样可有效提高档案查考和编研效率。如民国时期, 中美军事测绘合作档案, 包括国防部测量局的任务、测量范围、测量成果等, 资料较为翔实, 有比较高的研究利用价值, 在整理过程中可以有意识地汇集相关材料, 边整理边研究, 即使暂不能形成成果, 也可为今后深入研究打下基础。此外, 整理人员带着课题去整理, 边整理、边积累、边研究, 可以使整理工作不再机械、乏味, 有利于提高整理工作的效率和质量。

2.档案研究人员应尽可能地参与整理。自汉唐以来, 中国伟大的史学家无不躬身致力于史料的搜集、整理、鉴别、考订。历史证明, 史学研究只有深入到史料之中去, 才能对“第一手资料”产生最直接、最真切的感受, 才能拿出离真实最近、最具感染力的研究成果。在这一点上, 档案研究与史学研究有着相同的规律要求。

档案研究人员可定期参加档案整理工作, 这样既可以深入了解档案素材, 发现有价值的信息, 做好选题, 又可以全面熟悉档案的归类、编目, 便于查找资料, 提高研究效率。同时, 研究工作前移到整理阶段, 从研究利用的角度指导档案整理, 可使整理工作更具针对性, 更有利于日后的服务。

3.应加强整理与研究人员之间的交流合作。档案整理人员与研究人员加强合作, 可充分发挥整理人员熟悉史料信息、研究人员熟悉课题需求等综合优势。在实际工作中, 可定期组织交流活动, 有些重要课题还可以吸纳整理人员参加。据了解, 中国第二历史档案馆在整理民国档案时, 边整理边编研, 编纂出《中华民国职官年表》, 对理清中华民国这一历史时期各个政权从中央到地方的各种机构设置、沿革、官员配备和更迭等提供了翔实的第一手史料, 是研究近现代史不可多得的工具书。这种经验做法, 值得广泛借鉴。

三、用多维视角进行档案整理, 使档案价值得到全面体现与利用

档案是历史的原始记录, 也是文化的重要载体。在信息化社会, 档案管理职能将逐步由注重“实体”管理转向注重对档案内容即知识的管理, 信息分析和知识服务将成为未来档案工作的重点。基于知识管理的档案管理, 要求在整理和研究工作中, 不仅要注重还原历史真实, 还应当全面发掘实体档案所蕴藏的综合信息 (包括人文信息) , 归纳整理成有价值的知识信息向社会提供利用。比如, 在民国时期军队档案中, 有关于军事指挥的“樊主任密电蒋委员长告执行督战任务事”, 关于中美合作的“军令部徐部长致函蒋委员长关于中美合作航测事”, 关于政治经济的“汉奸在香港境内财产的处理办法”, 关于社会治安的“为据报地痞流氓散兵游勇广聚灵宝专营不法行为请严加防范取缔由”, 关于军民生活状态的有官兵薪金账册、雇用民工的价钱收据、人员的家庭经济状况调查、荣誉军人回籍办法, 等等, 还有不少图纸、照片。这些档案文献, 蕴涵着丰富的信息资源, 值得从多个领域、多个角度进行挖掘、整理和研究利用。

干部档案整理工作 篇7

关键词：干部档案,整理,重要性

干部人事档案是在人事管理活动中形成的, 是记述和反映个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力及奖罚等方面的原始记录, 是各级组织和人事部门进行考核、选拔和聘用人才的主要依据。干部人事档案管理主要包括干部人事档案的收集、审核、整理、鉴定、转递、保管、统计和提供利用等方面工作。

一、干部档案整理工作中经常遇到的问题

1.档案材料缺少现象。如:干部履历表、学历学位材料、奖惩材料、考察材料、入党团材料等。2档案材料的手续不齐全。如:考察材料无落款、放入档案中的复印件无印章。3.档案材料内容不规范, 不符合归档要求。如:干部任免审批表填写不全, 信息不完整, 干部履历表无本人签字、无日期等。4.纸张不标准。各部门形成材料的纸张大小不一, 如高校学生登记表, 有的是A4或A3规格的纸。5.裁剪问题。为使档案外观整齐, 在整理中要进行剪切, 切掉字迹事故屡屡发生, 造成无法弥补的损失。6.装订问题。由于材料不标准, 易出现压字。

二、正确整理干部档案的方法及步骤

干部人事档案整理工作要认真执行《干部档案整理工作细则》。整理也是对档案材料的审核过程, 包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤:

(一) 分类。

第一类, 履历材料。包括:干部履历表及各类登记表。整理中可以按照参加工作时间审核, 发现履历表缺少本人签字或日期的要进行补充。第二类, 自传材料。以自传为主的履历或简历表归到本类。第三类, 考察、考核、鉴定材料;审计工作形成的材料。形成的材料要有部门盖章或签字。第四类, 学历学位材料、职业 (任职) 资格考试材料、评 (聘) 专业技术职务 (职称) 材料、反映个人科研学术水平的材料、培训材料。 (1) 对于高中以上学历人员, 材料从高中开始归档;对于低于高中学历的按照实际情况归档。毕业证书、学位证书复印件要加盖组织部门印章。 (2) 在缺失《职业资格考试合格人员登记表》时, 能够确认此职业资格证书真实性的条件下, 可以将“职业资格证书复印件”替代归入本人档案。 (3) 培训材料存两个月以上的学员培训、考核材料。第五类, 政审材料。更改 (认定) 姓名、民族、籍贯、国籍、入党、入团时间、参加工作时间、计算连续工龄审批等材料。第六类, 党、团组织建设工作中形成的材料。如加入中国共产党材料, 要有志愿书、申请书、转正申请书, 发现缺少马上补充。第七类, 表彰奖励及材料, 撤销奖励的有关材料。在归入审批表时, 要将先进事迹附在审批表后, 作为一份材料归档。第八类, 涉纪涉法材料。包括各级部门的处理决定等材料。第九类, 工资、任免、出国 (境) 、会议代表材料。 (1) 工资、待遇材料包括新增人员转正定级审批表, 工资变动表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表, 享受政府特殊津贴的材料, 解决待遇问题的审批材料。 (2) 任免材料包括录 (聘) 用、解聘、干部任免、调动、退 (离) 休审批表等材料。自愿辞职的个人申请、同意辞职决定等材料。提职人员“考察材料”与干部任免审批表作为一份材料归档。 (3) 出国、出境材料归档首次因公出国 (境) 人员审查表, 在国 (境) 外表现情况或鉴定等材料;外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。第十类, 有保存价值的材料。主要包括毕业生就业通知书、劳动合、健康检查和处理工伤事故材料、“死亡证明”材料、“干部人事档案报送、审核工作材料。

(二) 排序。

每类干部档案材料, 都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序。档案材料排序的基本方式:按材料形成时间排序的:适用于干部人事档案材料第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类材料。按材料内容以及材料之间的内在联系排序的:适用于第五类、第六类、第八类。其中第五类、第八类材料的排列顺序为:上级批复、结论或处分决定, 本人对结论或处分决定的意见, 调查报告, 证明材料, 本人检讨或交待材料等, 其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料, 入团志愿书应排在入团的其他材料之前, 入党志愿书应排在入党的其他材料之前, 党员登记表等可按先后依次排序。

每个类别中的档案材料排序后, 要用铅笔在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号, 并在其右下角逐页编写页数。页数的计算方法为, 凡有图文的页面, 每面作为一页, 有封面的材料从封面开始计算。空白纸和托裱用的衬页纸不计页数。复印件和原件应视为一份材料, 统一编写页数。

(三) 编目。

每卷干部人事档案, 必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引, 要认真进行编写。具体要求: (1) 档案材料应按照排列顺序, 逐份逐项地进行编目, 做到目录清楚, 填写准确, 要电子版打印形成。 (2) 每类目录之前要注明材料类号和类别全称。 (3) “材料名称”根据材料标题填写。没有标题或标题不规范的, 应另拟标题, 并在备注栏中简要说明。第五类政审材料要标注与本人的关系, 如:父亲政审材料、弟弟政审材料等。 (4) “材料形成时间”, 一般采用材料落款时间。复制的档案材料, 采用原材料形成时间。“页数”填写材料页数。 (5) “备注”填写需要说明的情况, 包括附有考察材料的干部任免审批表、复制件等情况说明。 (6) 每类目录之后应留出适量的空格, 供补充档案材料时使用。

(四) 技术加工。

对纸张破损、幅面不规则或字迹材料不符合归档要求的档案材料, 应进行技术加工。 (1) 对纸张破损或字迹材料不符合归档要求的档案材料, 应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后, 与原件作为一件, 决不能有了复制件而弃原件。 (2) 幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整、文字、照片不得损坏, 便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料内容, 不要对档案进行过度裁剪。 (3) 对破损、卷角、折皱和幅面过小的材料应进行托裱, 裱糊用的衬纸, 必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要晾干, 不得在阳光下晒和高温烫烤。装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。打眼装订档案材料, 不得压字和损伤材料内容。对表格和横向文字的归档材料, 装订时一律表头或文头朝上, 以便于展开阅读。 (4) 必须拆除归档材料上的金属装订物。每份档案材料在整理时必须保证各自独立, 严禁将许多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

(五) 装订。

每个干部档案材料, 必须装订成卷。档案目录置于卷首, 卷内材料排列顺序与目录相符。将档案的全册材料按编排顺序理齐, 以装订线一边和下边为基准, 按规定尺寸切齐, 达到四面齐, 条件差的应以左边、下边、右边三面齐。做到结实、整齐、不掉页、不压字、不损坏文件、方便阅读。档案卷夹材质应符合档案保护要求, 卷夹背脊应附边签, 用于书写干部的姓名、档案编号等。

参考文献

对档案整理工作的几点认识 篇8

档案的系统整理, 是档案工作的基本内容, 是档案部门的重要业务。做好档案整理工作, 对于档案价值的科学鉴定、档案的妥善管理、档案的统计工作以及档案的有效利用都有积极的意义。因此, 笔者认为档案的工作者必须重视整理工作, 切实做好整理工作。

一、档案整理工作的内容和步骤

档案部门在对一个全宗档案进行整理时, 需要按照一定的步骤, 即一定的顺序来进行。首先, 要了解情况, 拟定方案。这项工作的好坏, 对于实际整理工作有一定的影响, 关键在于立档单位的情况和全宗内档案的情况。其次, 需要按照拟定的方案整理档案, 将全宗内所有的档案分成若干大类, 结合区分档案的所属全宗, 细分和组卷, 草拟案卷标题。按照分类表和组卷的实际情况, 初步排列案卷的顺序, 对原来拟定的分类表, 进行调整和补充。其三, 全面地审查案卷和案卷标题, 确定案卷最后的分类和排列顺序。其四, 按照案卷分类排列的顺序, 编写案卷的顺序号, 并编造案卷的目录。上述的步骤是对于整理一个较大全宗的零散文件而讲的, 是档案整理工作的一般步骤, 但并不是所有的档案整理工作都需要采用上述的步骤, 这就需要工作人员根据情况进行合理的选择。

二、档案整理工作的应用技术

1. 档案的实体整理技术。

档案实体整理的基本含义是利用档案的实体排序, 使档案有序化、条理化, 并且以档案的实体秩序记录档案之间的历史联系。换言之, 档案实体整理技术的对象是档案 (文件) , 它关注的是档案的实体和档案的历史联系两个要素。档案的实体整理技术以档案的实体排序记录档案之间的历史联系, 该技术将档案的实体整理和历史联系的整理紧密地结合在一起。

2. 档案的虚拟整理技术。

现代档案由文件实体集合和历史联系记录两个部分构成, 它们是两个相互独立的实体, 因此, 它们可以具有不同的本质。也就是说, 可将文件实体集合和档案之间历史联系分别进行记录, 以不同的载体承载记录结果, 采用一种不同于实体整理技术的方法来记录档案之间的历史联系。由于这种方法有别于实体整理技术, 脱离了文件实体, 只对档案之间的历史联系进行整理, 所以称之为虚拟整理技术。档案的虚拟整理技术是档案整理工作中产生的一门新技术, 人们认识档案虚拟整理技术是从计算机技术广泛应用于档案管理开始的, 但是这门新技术的产生绝非是因为其使用了计算机的缘故。档案的虚拟整理技术采用了传统档案整理 (档案的实体整理) 所没有采用的原则。虚拟整理技术是一种与档案实体排序无关的, 单纯记录和揭示档案之间历史联系的技术, 它是一套能脱离档案实体排列, 而仅仅使用一套符号及其符号语法逻辑来记录和揭示档案历史联系的技术。

三、几类档案的整理方法

1. 党、政档案的整理。

党政档案整理工作的基本原则是必须保持文件之间的历史联系, 即文件在产生和处理过程中所形成的内部联系。因此, 在整理此类文件的工作中必须保持文件在形成者实践活动中固有的联系, 把文件组成科学的有机体系。整理党政档案的原则有保持文件在来源、时间、内容和形式上的联系, 并且利用辩证的眼光来看待和处理, 不能看到文件就随意整理。

2. 人事档案的整理。

人事档案整理的关键在于将个人资料转化为人事档案, 它是人事档案整理工作的基础。人事档案的整理, 就是对收集起来的个人档案材料, 进行鉴别、分类、编目、技术加工和装订成卷, 并在此基础上, 不断地对档案进行内容的补充。

(1) 鉴别。对收集的材料进行审查, 甄别材料的真伪, 判断材料的保存价值, 确定是否归入档案。例如, 干部人事档案的鉴别, 需要判断材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容;审查材料是否齐全、完整;审查材料是否手续完备;鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其他重要问题, 需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料, 不能归入干部人事档案, 应交有关组织处理;发现档案缺少有关资料, 要及时进行登记、补充并补充说明。

(2) 分类。按照一定的规律将一个人的全部档案材料有条理地分成统一的若干类别。如干部人事档案的正本是由历史地、全面地反映干部情况的材料构成, 其内容的主要分类有:履历材料;自传及属于自传性质的材料;鉴定、考察、考核材料;学历、学位、成绩、培训和专业技术情况的材料;政审材料;加入党团的材料;奖励材料、干部违犯党纪、政纪、国法等材料;干部工资级别登记表、职务工资变动表、干部调资审批表以及和解决待遇的审批材料;其他可以供组织参考的, 具有保存价值的材料等。

(3) 排序和编目。每一类的人事档案材料, 都需要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序, 并在每份材料的右上角编上类号和顺序号, 在其右下角编写页数。每一卷的人事档案都必须有详细的档案目录, 它是查阅档案内容的索引, 因此, 在编写时一定要认真对待。

(4) 技术加工与入库。为了便于档案的装订、保管和利用, 延长档案材料的寿命, 对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料, 应当及时地进行技术加工。技术加工完成后就需要对档案进行装订, 对于每份人事档案都必须装订成卷, 保证装订后的档案目录在首页, 材料的排列顺序与目录相符, 卷面整洁, 装订结实。完成上述要求后, 还需要对档案进行认真细致的检查, 经验收合格后, 方能入库。

3. 审计档案的整理。

审计档案是国家审计机关、内部审计机构和社会审计组织, 在进行审计活动中直接形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录。审计档案不同于一般的文书档案, 审计档案是在审计监督专业工作活动中形成的, 它充分体现了审计活动的特点。审计档案的整理过程是认真鉴别、立卷组合和归档验收。

参考文献

[1].马良生.档案管理概论[M].合肥:安徽人民出版社, 2003

浅谈整理干部人事档案工作经验 篇9

关键词:整理干部档案经验

中图分类号:G275文献标识码:Ａ文章编号:1674-098X(2011)05(a)-0205-01

干部档案是组织人事等有关部门,按照党的干部政策,在培养、选拔和任用干部等工作中,形成的记载干部个人经历、政治思想品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史的、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据,是国家档案的重要组成部分。干部人事档案又是干部个人经历、活动、表现等的记载,是历史、全面地了解识别干部和正确选用干部的基础,是做好干部工作必备条件之一,直接影响到干部工作的效率和质量。干部人事档案设计到个人利益,作为干部人事档案的管理者,应该担负起责任,认真履行好岗位职责。

1 整理干部人事档案的主要措施和效果

为切实搞好人事档案审核整理工作,适应新形势下组织工作和人事人才工作对干部档案的更高需求,全面提升干部人事檔案工作水平,干部人事管理部门应强化各项落实措施,确保各项审核整理工作任务的完成。

1.1 强化组织领导,落实工作措施

单位领导高度重视,成立人事档案审核整理工作领导小组和办公室,从人、财、物等各个方面,全力支持做好人事档案审核整理工作,对档案审核整理工作的人员组成、工作场所、工作职责、工作分工、审核范围、工作进度、工作方法、工作步骤、质量要求、组织领导等进行明确规定,及时配备整理档案所需要的各项材料工具等。

1.2 加强培训指导,责任落实到人

按照人事档案整理审核工作方案安排,要求各单位确定档案工作联络员,该同志不仅作为本次档案审核工作办公室的工作成员,负责本单位的档案工作事宜,还要在今后负责本单位人事档案材料的收集工作。

1.3 抓住审核重点,保证工作质量

人事档案审核整理工作,任务重、涉及问题复杂,对人事档案工作存在的具体问题进行认真梳理,找出审核整理工作重点,根据工作人员特点及其所擅长的方面,进行明确分工,对不同的工作重点提出不同的工作方法和要求,通过采取一系列不同措施,确保了工作质量。

2 干部人事档案整理过程中存在的主要问题

通过干部档案审核整理工作,能够较好地解决干部档案材料不齐、信息不准、整理不规范等问题,有效地提高了干部档案质量,为了进一步提高今后干部档案管理工作水平,我们对以前干部档案管理工作中出现的一些问题进行了总结归纳,主要表现在以下几个方面:

(1)部分归档材料收集、整理不及时,个别材料不完善。如近几年函授学习材料、党团组织材料等收集不及时。

(2)个别历史遗留问题难以完善、解决,主要体现在文革期间高中学历材料缺少,系统外调入人员在调入之前材料短缺等。

(3)由于各高校归档材料要求不一致,无法完全按照中组部下发的“获得各类学历学位人员档案中应有学历学位材料一览表”中的要求完善学历材料。

(4)“三龄一历”确认时难度较大,干部的实际工作时间或出生日期与档案材料中出现的日期不一致,证明材料少,对个别人员的“三龄一历”确认把握不准。

3 做好干部人事档案整理工作采取的措施

3.1 落实人员责任,加强培训指导

在确定人事档案工作联络员的基础上,依据干部档案管理工作的新要求、新规定,加强对档案管理联络人员的培训和指导,不断提高档案管理员和联络员的业务能力。为更快、更好地将新精神、新要求贯彻到实际工作中去,除采取常规培训、指导外,可充分发挥网络作用,以单位内外网站为平台,在网站上刊登档案审核整理工作的有关要求、注意事项、档案管理的经验和做法等,促进有关单位相互交流,为推进人事干部档案管理上台阶、上水平打下良好的基础。

3.2 加大材料收集力度

人事干部档案材料的收集一直是干部档案工作的重点和难点问题。档案材料是否完整标志着档案质量的好坏。采取做好常规工作和创新工作方式相结合的方法,努力做好人事干部档案材料收集工作。一是采取与有关工作同步进行的方法,统一布置、统一收集,做好阶段性材料的收集;二是采取经常收集与定期收集、重点收集与普遍收集相结合的方法,做好常规材料的收集;三是通过定期、不定期地与各单位的档案管理员联系,做好缺漏材料的收集,如年度考核表、职称评聘材料、党团材料、奖惩材料、工资审批表、任免考察材料等。

3.3 严把干部档案进出关

一是档案管理工作人员坚持工作标准,严格工作纪律,严格按制度办事。对档案传(借)阅、转出等严格把关,履行好一系列手续。二是严把材料归档入口关。对档案材料收集、鉴别归档、检查核对、保管保密等工作严格把关,对材料项目不齐的退回重新补办。三是严把档案接收关,并将责任落实到人,确保档案交接无失误。

3.4 建立电子档案,实现数字化管理

建立干部人事档案数据库系统,实施干部人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将干部档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字图片甚至声像资料转变成数据资料,使干部档案数据化、信息化,在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。同时干部基本情况发生变化时,可以随时准确地将最新信息录入微机,保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。

3.5 健全规章制度,做到有章可循

进一步建立健全干部人事档案管理工作制度,规范人事档案工作程序,完善审批手续,严格按规章制度办事,实现干部档案规范化管理。

4 结语

干部档案工作是干部管理工作的重要组成部分,管好干部档案是直接关系到管好干部的重要环节。只要按照科学的依据为指导,坚持科学的、先进的方法,加之过硬的物质条件作后盾,利用现代管理方法和手段,借助现代科学技术进行计算机管理,相信在数字化时代,加强和改进干部档案管理工作,干部人事档案管理就更加的科学化、合理化、有序化,继而就能更好地为干部管理工作和经济建设服务,促进经济和社会的发展。[1]

参考文献

浅谈城建档案整理工作的若干问题 篇10

一、目前城建档案整理中存在的问题

(一) 仍然采用传统的档案管理模式, 工作效率低下。城建档案整理是管理城建档案工作基本原则的重要手段。然而, 由于目前档案室管理人员的业务素质较低, 在城建档案管理过程中仍然采用传统的管理模式。随着社会不断发展, 传统的城建档案管理模式已经不适应新环境发展的需要, 比如说对于计算机的应用水平还比较低, 这样则严重制约着城建档案管理的工作效率;一些不规范的操作流程也严重影响着城建档案管理的质量。由于城建档案管理涉及的单位较多, 城建档案工作的标准也没有统一界定, 这就造成了城建档案在归档的过程中出现了质量和内容不统一的现象, 正是这些现象给档案室增加了压力。

(二) 城建档案管理缺乏科学和系统性, 档案资料利用率低。目前, 在一些城建档案资料管理过程中, 大部分城建档案管理人员对城建档案资料管理的重要性认识不到位, 缺乏科学和系统的管理规定, 从而无法将城建档案管理职责落实到个人, 严重影响了建筑工程项目档案资料、单位资料、分部资料、建筑工程文件、工程准备阶段文件等工作整理的开展。同时, 当前城建档案室工作人员流动性较大, 这样很容易造成城建档案资料归档不清楚, 甚至出现丢失的现象, 严重影响城建档案资料的利用率。

(三) 档案资料管理保密性较低, 影响了档案资源的共享。城建档案主要是在城市规划和建设过程中, 以及相关管理工作开展过程中形成的, 以归档保存文字、图表和声像等各种载体文件管理材料。在当前城建档案管理过程中, 其资料管理形式不固定, 这样便直接降低了城建档案管理的保密性, 容易遭受侵入。同时, 电子档案资料信息被人们恶意改动的可能性比纸质档案资料管理的可能性要大, 从而导致电子信息化城建档案管理人员很难察觉到文书档案管理资料内容的变化现象。同时, 城建档案信息在收集的过程中来源于不同的单位, 这就需要城建档案管理人员分别对信息进行统计, 这样在统计的过程中便会严重影响到城建档案资料的保密性。然而, 如果为了确保城建档案资料信息的保密性, 而不将信息共享出来, 又会在一定程度上影响到城建档案信息的利用效率。

二、完善城建档案整理的策略

(一) 建设城建档案数据库系统, 实现城建档案管理的现代化, 提高城建档案整理效率。现代电子档案与传统的纸质档案相比, 传统的纸质档案管理在存储上、搜索上都较为麻烦, 而城建档案的信息化管理却有着很多优点。因此, 在今后的发展过程中, 城建档案室要以收藏容量大, 高密度, 联机能力强的电子档案介质作为未来收藏的主要方式。电子档案可以说是全新的档案类型, 通过计算机存储之后, 并编程为计算机代码进识别。城建电子档案在网络的支持下可以随时随地的被广大用户借阅。档案网站与数字档案的建设是实现城建档案管理现代的主要体现, 有利于为城市测绘和地质勘查、城市规划、城市建设、工业、民用建筑工程、市政、公用设施工程建设等提供充足的理论依据。尤其是网络信息化技术的不断深入, 城建档案信息网络使用已经出现, 可以利用互联网快捷地进行查询, 有效突破了地域性的限制。城建信息资源要实现共享, 将焦点集中在计算机硬件配置与软件配置上, 让城建档案管理更加现代化。

(二) 制定科学和系统性的档案管理制度, 减少档案管理工作人员流动, 提高档案资料利用率。目前, 在城建档案的管理过程中, 档案管理人员应该充分认识到城建档案管理工作的重要性, 构建科学和系统的管理规定, 将城建档案管理过程中的各项职责落实到个人, 从而有效提高当前城建档案整理的水平。同时, 还应该最大限度减少城建档案管理工作人员的流动, 避免出现城建档案资料归档不清楚的现象, 有效提高城建档案资料的利用率。

(三) 档案收集逐渐走向电子化, 利用管理系统完善个人信息, 确保档案资料的保密性。传统的城建档案收集是个人或集体通过记录的方式, 而未来的城建档案收集方式完全可以利用信息网络。用户通过登录相应的管理系统将城建信息完善, 然后通过网络将城建信息传输到数据库系统中, 数据库系统利用特定的编号方式对每一个档案进行编号, 管理人员完全可以在终端计算机前面对城建档案进行管理, 而这个过程不要面对面, 只要准备一台机器与一个网络。同时, 应该让信息系统统一处理多个单位城建档案信息, 从而确保城建档案管理资料的保密性。

三、结论

在现代城市建设快速发展的背景下, 对城建档案资料的需求也不断增加, 传统的城建档案资料整理方式已经无法适应现代城市建设发展的需要, 严重阻碍了城市建设的发展。因此, 需要加强城建档案信息化建设与管理, 构建科学系统的城建档案整理制度, 创新城建档案整理方法, 以便为城市建设发展提供更多准确的数据资料, 从而推动城市建设更好的发展。

摘要：本文首先分析当前城建档案整理工作中存在的问题, 然后再根据实际情况提出完善城建档案整理工作的对策。

关键词：整理,城建,档案

参考文献

[1]吴和丽.当前城建档案管理存在的主要问题及对策[J].城建档案;2014 (6) :2-2.

[2]李芳.城建档案管理问题及其解决方法[J].商品与质量:房地产研究;2014 (1) :470-471.