档案整理员工作内容

档案整理员工作内容（共12篇）

档案整理员工作内容 篇1

兼职档案员的工作内容及职责

为了加强公司档案的管理，发挥兼职档案员的作用，从而保证档案归档及时、准确并且齐全、完整，特别是二期工程档案，开好头，扎实基础，为工程验收及达标创优做好充分准备。现提出兼职档案员的工作内容及职责权限。

一、工作内容与要求

1、认真学习、执行上级与公司有关档案管理规定，并组织在本部门贯彻、执行，宣传档案工作的重要意义及作用。

2、按照档案工作的归档要求，监督、检查、指导本部门档案的形成、积累工作。

3、负责本部门档案及时向公司档案室移交，做到齐全、完整。

4、保管好本部门档案，并建立档案目录。

5、负责二期工程文件的传阅、流转、送回工作。

6、负责电子档案与照片档案的归档工作，做到纸制档案与电子档案同步完成。

7、及时反映本部门对档案的意见和要求，并做好本部门档案利用。

8、做好档案的保密工作。

9、在工作允许的条件下，协助档案室的工作。

10、加强档案业务学习，提高自身业务水平。

二、责任与权限

1、责任

（1）、对本部门档案收集、保管及齐全、完整负责。（2）、对本部门档案及时归档负责。

（3）、对二期工程传阅、流转文件的安全、不拖、不误负责。（4）、对本部门档案提供利用负责。

2、权限

（1）、有权对本部门档案管理制度执行及档案形成进行检查，对违反者有权批评。

（2）、有权向有关人员索取应归档的档案。

（3）、有权催促阅览文件者，及时将文件送还档案室。（4）、有权检查、监督有关人员对归档档案的整理。（5）、有权对不归档的人员提出经济考核。

档案整理员工作内容 篇2

一、应把史料价值鉴定作为档案整理的重要内容, 使其在整理过程中得到优化

档案价值鉴定是档案整理工作的基本内容, 它在很大程度上决定了档案整理的质量以及馆藏的优化。我馆所藏民国时期军队档案, 是向中国第二历史档案馆移交后的剩余部分, 主要包括1920年到1949年国民党军队、汪伪政府军队形成的文书电报、人员名册、死亡证书、后勤账册、会议记录、资料汇编、假条、借据等, 涉及70余个单位, 约2.2万余卷, 记录了不少鲜为人知的历史事实, 具有重要的史料价值。由于民国时期通信不够发达, 上下级、平行单位之间的日常联系多靠书函沟通, 从而产生了数量繁多、内容庞杂的档案资料。因历史原因, 这些档案资料一直没有进行有效的甄别、整理, 高价值的重要档案与大量无长期保存价值的一般档案混杂在一起, 玉石不分, 案卷质量不高的情况较为突出。加上制成材料和保管条件有限, 纸张老化、字迹褪色、虫蛀霉烂等情况比较严重, 部分档案仅剩片言只语, 无法修复、还原和辨别, 已经丧失了研究利用的价值。因此, 在整理工作中对档案进行价值鉴别并适当地筛选优化, 具有重要的现实意义。

“高龄案卷应当受到尊重”无疑是档案整理的重要原则, 但是, 我们在对待这一原则时, 决不能背离科学求实这一普遍准则。民国时期军队档案的这种状况, 在其他特定历史档案中也会不可避免地存在。在对特定历史档案的整理中, 既要慎之又慎地善待史料, 也应当实事求是地筛选区分。如果对所有材料都不加区分机械地修复、立卷、编号、装订, 不仅造成不必要的人力、物力和财力浪费, 更会影响重要档案的整理和利用。

档案价值鉴定, 通常应在档案实体整理之前进行。但在对特定历史档案的集中整理中, 前期价值鉴定多是针对档案整体或某一类别的档案材料, 很难做到对档案个体逐份鉴定。把个体档案鉴定与整理工作结合进行, 是实际工作中不得不采用的做法。为此, 在整理过程中, 应根据事先确定的原则, 对档案材料进行必要的筛选和区分, 对确实没有利用价值的材料, 应按照规定程序呈报有关部门, 进行妥善处理。只有这样, 才能真正达到优化馆藏、方便利用的目的, 也才真正体现对档案事业高度负责的精神。

二、应把档案整理与档案编研结合起来, 使整理过程成为研究利用过程

档案是描绘历史的重要“原料”, 但如果得不到研究与利用, 最好的“原料”也等于“废料”。从历史上看, 大凡对各种档案文件的收藏、整理和编录都是对历史的编研, 史书的编撰则是档案整理、编录的继续与深化, 整理与编研很难分割。

民国时期军队档案等特定历史档案的数量都比较庞大, 整理和研究任务十分繁重。如果把档案全部整理完毕后再进行研究利用, 既浪费大量时间和人力, 也会对档案造成二次损耗。因此, 很有必要在整理过程中同步开展编研工作, 把档案整理与档案研究结合起来。

1.档案整理人员可带着编研课题去整理。整理人员每天接触各种档案材料, 掌握着丰富的第一手资料, 对档案内容了解最全, 感受最深。尤其是一些档案的“隐性”信息, 如档案材质上的“痕迹”、印记, 从档案目录中很难检索出来, 而整理人员在整理过程中却能很真切感受到。因此, 在浩瀚的档案材料中发掘有价值的信息, 整理人员有着得天独厚的优势和条件。

档案整理人员带着研究课题去整理, 可以随时随地搜集素材, 整理归纳观点, 及时形成成果。因此, 可在整理之初或过程中, 通过对档案的认识和初步分析, 给整理人员确定和分配一些编研课题, 整理人员在工作中发现与课题相关的资料, 及时抄下或记下卷号、份号供日后查找, 这样可有效提高档案查考和编研效率。如民国时期, 中美军事测绘合作档案, 包括国防部测量局的任务、测量范围、测量成果等, 资料较为翔实, 有比较高的研究利用价值, 在整理过程中可以有意识地汇集相关材料, 边整理边研究, 即使暂不能形成成果, 也可为今后深入研究打下基础。此外, 整理人员带着课题去整理, 边整理、边积累、边研究, 可以使整理工作不再机械、乏味, 有利于提高整理工作的效率和质量。

2.档案研究人员应尽可能地参与整理。自汉唐以来, 中国伟大的史学家无不躬身致力于史料的搜集、整理、鉴别、考订。历史证明, 史学研究只有深入到史料之中去, 才能对“第一手资料”产生最直接、最真切的感受, 才能拿出离真实最近、最具感染力的研究成果。在这一点上, 档案研究与史学研究有着相同的规律要求。

档案研究人员可定期参加档案整理工作, 这样既可以深入了解档案素材, 发现有价值的信息, 做好选题, 又可以全面熟悉档案的归类、编目, 便于查找资料, 提高研究效率。同时, 研究工作前移到整理阶段, 从研究利用的角度指导档案整理, 可使整理工作更具针对性, 更有利于日后的服务。

3.应加强整理与研究人员之间的交流合作。档案整理人员与研究人员加强合作, 可充分发挥整理人员熟悉史料信息、研究人员熟悉课题需求等综合优势。在实际工作中, 可定期组织交流活动, 有些重要课题还可以吸纳整理人员参加。据了解, 中国第二历史档案馆在整理民国档案时, 边整理边编研, 编纂出《中华民国职官年表》, 对理清中华民国这一历史时期各个政权从中央到地方的各种机构设置、沿革、官员配备和更迭等提供了翔实的第一手史料, 是研究近现代史不可多得的工具书。这种经验做法, 值得广泛借鉴。

三、用多维视角进行档案整理, 使档案价值得到全面体现与利用

档案是历史的原始记录, 也是文化的重要载体。在信息化社会, 档案管理职能将逐步由注重“实体”管理转向注重对档案内容即知识的管理, 信息分析和知识服务将成为未来档案工作的重点。基于知识管理的档案管理, 要求在整理和研究工作中, 不仅要注重还原历史真实, 还应当全面发掘实体档案所蕴藏的综合信息 (包括人文信息) , 归纳整理成有价值的知识信息向社会提供利用。比如, 在民国时期军队档案中, 有关于军事指挥的“樊主任密电蒋委员长告执行督战任务事”, 关于中美合作的“军令部徐部长致函蒋委员长关于中美合作航测事”, 关于政治经济的“汉奸在香港境内财产的处理办法”, 关于社会治安的“为据报地痞流氓散兵游勇广聚灵宝专营不法行为请严加防范取缔由”, 关于军民生活状态的有官兵薪金账册、雇用民工的价钱收据、人员的家庭经济状况调查、荣誉军人回籍办法, 等等, 还有不少图纸、照片。这些档案文献, 蕴涵着丰富的信息资源, 值得从多个领域、多个角度进行挖掘、整理和研究利用。

民国档案整理工作的内容新维度 篇3

建国五十多年以来，档案工作者在民国档案整理工作中，遵循档案形成的客观规律，依据全宗原则，利用原基础原则，对全国民国档案进行了案卷级整理工作，逐步建立了包括全宗目录、案卷目录、人名目录、地名目录等在内的民国档案目录体系，部分档案馆还逐步建立了馆藏民国档案案卷级机读目录数据库。至此民国档案整理的工作已经走出初级阶段。随着民国档案开放力度增大，原有的民国档案整理成果已难满足现有的民国档案利用需求，对民国档案整理工作需要引进新的维度，即对民国档案信息作进一步开发及采取相关措施确保民国档案实体和信息的安全，这标志着民国档案整理工作步入新的阶段。

一、进一步开发民国档案信息

现有的民国档案整理成果存在的主要问题是：对部分民国档案案卷内容揭示得不够准确、全面，案卷标题有的反映的是案卷内一份或部分文件，而非全部文件内容，有的则是细节性、琐碎的事务却被赋予了一个大概念词语加以描述，有的则正相反，等等。造成这种种情况的原因是多方面的，但和民国档案本身状况有很大关系。有不少民国档案一卷厚达数百页，涉及文件主题、文件责任者较多，给全面概括、准确拟写案卷标题增加了难度，而案卷级机读目录数据库又是在案卷目录的基础上建成的，这种信息揭示的欠准确性在民国档案开放力度加大的今天，危害性愈加明显，它造成民国档案利用工作的误检率增高，应控制使用的文件无法予以控制使用，使民国档案工作处于一种被动状态，从而成为今天迫切需要解决的问题。

笔者认为，鉴于各馆所藏民国档案经过建国后数十年的整理，作为全宗级、案卷级的整理单元已然形成并相对固定，和馆藏目录体系也建立起了一一对应的关系。因此，在解决存在的问题，开展新一轮的整理工作时，我们仍要坚持利用原基础原则，对档案实体的这种既有状况加以接受，在现有基础上进行一种螺旋上升式的整理。不过，这并非说我们仍将沿袭以往的方式开展案卷级整理，简单地将原有案卷标题和案卷内容重新审视一遍，见错纠错，如果这样做效果不会好。因为出错的部分往往卷内内容复杂，不少是属于多主题案卷，要揭示卷内内容，有时也只能采取挂一漏万的方式，即将其中主要的、重要的内容点出，其余则忽略不管，这就使得未被揭示的档案内容成为死信息，很难再被利用。抑或不得不将若干个档案内容的小概念概括上升为一个大概念，而其实这个大概念内涵是大于这若干个小概念内涵之和的，这样做的结果不仅没能准确揭示档案内容，反而淹没了案卷的个性。因此，笔者认为解决方法只能是：对多主题案卷的整理单元加以细化，即进行民国档案文件级（含文件组合级）整理，对民国档案信息作进一步的深入开发。

二、延伸、完善民国档案机读目录数据库信息

民国档案著录标引的行业标准之一《民国档案著录细则》将著录对象区分为文件级和案卷级两种级次。所谓文件级著录单元即是著录对象为单份文件或同一案卷中记述同一事物的多份文件。案卷级著录单元则是著录对象为一卷档案，现有的馆藏民国档案机读目录数据库大多是以案卷级为著录单元进行著录标引的。如典藏民国档案的重要基地——中国第二历史档案馆即是对馆藏140万余卷民国档案进行了案卷级著录标引，全国其他馆情形也大抵相似。客观地说，民国档案机读目录数据库仅有案卷级著录标引是不够的，即使已达尽善尽美但却是单一的检索工具，其功能还是远不抵一组多元立体化的检索工具。因为这样的一组检索工具能彼此弥补支撑，形成相辅相成的局面。

另一方面，从理论上讲，案卷是有密切联系的若干文件的组合体，不少民国档案情形也确实如此。特别是单主题的一卷档案更如此。不过，由于历史上诸多原因，民国档案案卷的情形并不都是这样，一卷档案所反映的主题可能是并列的多个，即多主题，而在进行著录标引时，对一个著录单元的标引，不可能对标引项分类号的数量不加限制，因而其信息的揭示往往有意犹未尽之感，这使我们和力求正确拟写多主题案卷标题时一样，感受到了相似的无奈。因此，对这类多主题案卷应和其文件级整理相呼应，将著录单元按有关主题破解成文件级后再予以标引，使民国档案信息在机读目录数据库中得到延伸和完善，进而形成以案卷和文件级标引相结合的民国档案计算机检索体系。

三、保障民国档案实体安全

档案馆是永久保管档案的基地，亦即档案馆的工作职能便是馆藏档案的保管和开发利用。而要实现这两项职能的前提便是保证档案实体的安全。作为历史档案的民国档案，随着距离产生时间的愈加遥远，其实体遭受损毁的风险日益加大，除了自然的老化破损外，还有随着民国档案开放力度的加大，频繁地因实体提供利用所遭遇的磨损和居心叵测者的偷窃、毁坏。为了阻断民国档案遭遇的这些自然与人为损毁的可能，整理工作就应采取相应步骤以保障民国档案实体安全，具体为：对进行整理的民国档案实体的破损情况进行鉴别，对达到了修裱要求的档案送交相关部门进行修裱，以延续民国档案实体生命。对修裱完成和不需要裱糊的民国档案进行编页，固定卷内文件次序，并运用数字化技术，进行缩微翻拍或扫描及制作光盘，生产出民国档案复制品，以取代原件提供利用，从而避免民国档案实体在使用过程中可能遭受的磨损、被盗或毁坏。

四、开展民国档案的分级与开放鉴定

民国档案情况复杂。数量大，全国有约1400万卷。类型多，不仅有党政机关档案，还有企业档案、社会团体档案、人物档案；不仅有文书档案，还包括大量的科技档案和各类专门档案。它的内容丰富，记载的是民国时期的社会变迁，政治、军事、经济、文化、外交、社会等领域无所不包。这就决定了民国档案的整理工作是一个浩大的系统工程。而档案馆能投入的整理人员、资金却是有限的，从而使两方面形成了极大的反差，这就需要我们对民国档案整理工作科学规划，有序进行，而不是盲目的一头直接扎进整理海洋中，但如何才能做到？笔者认为，应结合民国档案的分级鉴定工作进行，所谓民国档案的分级鉴定即是将民国档案按价值高低分成三个等级，以便对不同等级的民国档案施以不同的整理、保护和开发利用。民国档案的整理应结合分级工作进行，依据档案重要程度次第开展，形成一种全局性的长远规划，这样我们才能科学有序地开展民国档案整理工作。

另一方面，随着民国档案开放力度增大，保障档案信息安全的重要性和迫切性日益凸显出来，将应该向公众开放的民国档案划入控制使用范围是对公众的不公平，反之则是对国家的失职，因此，民国档案的开放鉴定也被提上了议事日程。所谓民国档案的开放鉴定，即是对民国档案中涉及国防、外交、国家安全等国家重大利益的档案予以鉴别，暂缓向社会开放，从而保证民国档案信息的安全。

不过，在传统理念中，档案工作被分作了收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等六大环节，鉴定是和整理并列的两大环节，而并不属于整理范畴，但是，传统的鉴定往往是指确定档案的存毁及保管期限。随着时代的发展，鉴定工作也增添了新的内容，出现了新型鉴定工作，如档案的分级鉴定、档案的开放鉴定等。今天，民国档案大部分属于永久性保存，因此，传统意义上的鉴定，已基本上不再对民国档案适用，而人们虽然对开展新型鉴定工作已达成共识，但各档案馆基本上还未实施，也未就此设立专门的部门，同时，从事民国档案的新型鉴定和整理工作一样，也需要阅读、分析案卷内容，二者具有相似的前期工作，因此由整理部门兼任或牵头是比较合适的。鉴于此，笔者主张，在民国档案整理工作中，要敢于突破传统观念，兼并吸纳鉴定环节，开展民国档案的分级与开放鉴定。

材料员岗位职责材料员工作内容 篇4

二、材料员采购的建筑材料的质量必须依据国家及行业标准，依据图纸、设计及变更的规格型号进行采购。

三、材料员采购进场的材料，必须接受各方监督，同时应配合有关人员做好材料的取样复试工作，对不符合有关标准的材料负责退换。

四、材料员采购建筑材料除必须保证质量外，还需提供符合要求的质保证明和合格证。

预算员工作内容 篇5

具体做法：依据施工图纸、招标文件、招标时期信息价文件，了解项目具体实施方案及施工情况，通过和项目经理沟通讨论并最终完善编制出投标报价文件。预算员要起到一个事前控制的作用。

2、合同签订阶段：（分析合同条款及执行情况）

具体做法：合同签订阶段我们可以分析进度款拨付情况、计价依据、取费形式、材料调差依据的执行情况、最终结算的执行办法等，部分项目优惠下浮比例后，利润的分析情况。给项目在合同签订阶段一些建议或者参考。

3、施工阶段：（参加图纸会审，提供工程量及材料预算价格明细表，完善施工现场签证单及变更，编制施工形象进度产值预算，进行进度预算对审）

具体做法：①仔细阅读施工图纸，发现相关问题，做好问题记录表，参加图纸会审。明确、了解图纸会审纪要内容。

②配合项目其他部门（如施工部、劳务部），每月提前将施工楼层、施工节点、施工构件的工程量明细表提交项目部给予参考，同时将材料预算信息价格明细表提供项目部进行对比参考，预算员及时和项目部分管人员进行协调沟通，对于量和价进行实时对比分析，找出差距及原因，以利于及时办理签证单及变更。同时有利于项目部进行实时调整改进管理办法。此阶段预算员要起到一个事中控制的作用； ③及时协调施工技术员完善施工现场签证单及变更单，然后履行签证盖章手续，签证单完善后及时的进行价格预算工作；

④每月到了报形象进度产值预算的时候预算人员要提前深入实际施工现场，观察施工进度及其所报产值范围及施工变化情况，准确、合理、及时的将项目形象进度产值预算进行申报，同时及时协调进行对审，得出拨付进度款费用，提供进度款费用表格交项目经理，以利要款。

4、竣工结算阶段：（完善签证及变更，收集、整理竣工结算资料，编制完整的竣工结算文件，进行结算对审，参加劳务的结算对审）具体做法：①到了竣工结算阶段首先需要收集结算依据资料，收集完整的竣工图纸、过程中积累的签证及变更（必须是签字盖章的），价格的参考依据及认价等资料。

②编制完整的竣工结算文件，竣工结算是工程的最后计价阶段，其重要性和关键性庸无质疑，预算员要起到一个事后把关的作用。这样要求预算员必须认真、细心的编制结算文件，做到不丢项、漏项、必须做到心中有数，自己怎么套的项目、自己怎么算的工程量、自己的材料调差价格依据必须有一个明确的思路。

③进行结算对审：结算对审工作是是一项繁琐而又必须细致的技术与经济相结合的工作，不仅要有一定的专业技术知识，而且还要有较高的预算业务素质。行业中有一句俗话：干到好、不如算的好、算的好不如对的好，也是极其富有道理的，对于预算这项工作，它是一项技术性、政策性、专业性、综合性很强的一项工作，同一个项目，不同的预算员所结算出的价格是不一样的，这就决定了结算工作的重要性和不唯一性，企业的最终利润就此一锤定音，那么就决定了竣工结算

工作的重重之重，怎么能达到这种效果，要求预算员必须了解实际施工工序及工艺，施工方案，要具备良好的专业知识及业务沟通能力，灵活应对，合理把控。

④对内协助劳务公司进行劳务工程量的分析及劳务结算对审，填写劳务分项工程量结算对审表及结算对审后合价表

材料员的岗位职责材料员工作内容 篇6

积极开展市场调研掌握工程装饰材料市场信息，了解工程材料采购价格;

2、定期进行工程装饰材料的供应商开发、维护、考察、评估工作;

3、在保障工程材料质量前提下降低采购成本，做到采购及时、直达供应，减少周转环节， 降低材料成本;

4、对采购的工程材料进行进场质量验收，检查是否附有相应的质保书或技术指标测试报告并保存资料;

5、做好资源台帐及耗用台帐，按材料类别与财务科目口径统一建立台帐，做好材料进出的登记工作，并及时上报有关报表。

浅析现代林业档案整理工作 篇7

档案是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。真实纪录具有资源作用、凭证作用和查考作用。遵循文件的形成规律, 保持文件之间有机联系, 区分不同价值, 便于保管和利用。在实际操作中就是归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则, 准确把握文件立卷归档的时效性, 明确立卷归档重点, 分清主次。

2 加强学习, 提高水平, 做好整理

档案工作的最终目的是为了利用, 这就要求档案整理工作规范化、制度化、信息化。档案整理工作是将归档文件以件为单位装订、分类、排列、编号、编目、装盒, 使之有序化的过程。

2.1 装订

一般以每份文件为1件, 正文与文件处理单为1件;文件正本与定稿 (发文稿纸) 为1件;正文与附件为1件;原件与复制件作为1件;转发文与被转发文为1件;重要文件的正文与历次修改稿可各为1件;来文与复文 (指请示与批复, 报告与批示, 函与复函) 为1件;报表, 名册, 图册等按其原来的装订方式, 1册 (本) 为1件;会议纪要以1次会议为1件;介绍信存根可以1本为1件;调资表以1次为1件。

对于文件的修整必须去掉金属物, 并对破损的文件加以托裱。

确定装订顺序, 即件内排列:正文在前, 文件处理单在后;正文在前, 定稿在后;正文在前, 发文稿件在后;正文在前, 附件在后;原件在前, 复制件在后;转发文在前, 被转发文在后;来文与复文为一件时, 复文在前, 来文在后。

装订方式和要求:以件为单位装订, 按三孔子一线装订。

2.2 分类

保管期限———年度———机构 (问题) 分类 (三级分类) 。

2.3 排列

遵循“事由原则”, 同一事由的相关文件应集中排列, 不同事由间的归档文件排列, 按事由具有的共同属性分别集中排列。

2.4 编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。归档号包括:

全宗号:档案馆给各立档单位的代号。

年度:填写文件归档年度, 用4位阿拉伯数字表示。

保管期限:永久、30年、10年。

室编件号:按归档文件的排列顺序进行编号。一般都按三级分类方法进行分类的, 所以同一年度, 同一保管期限, 不同机构 (问题) 需要编写从1……开始的流水号。

页数:填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。

盒号:按同一年度同一保管期限编写从1……开始的流水号。

馆编件号:不用填写。

2.5 编目

归档文件的编目应该依据归档文件的分类方案和室编件号顺序编制文件目录, 归档文件应当逐件进行编目, 来文和复文为一件时, 只对复文进行遍目。

2.6 装盒

装盒的具体要求:不同形成年度的归档文件不放入同一档案盒;不同保管期限的归档文件不放入同一档案盒;分机构的情况下, 不同机构形成的归档文件不放入同一档案盒。

3 加强档案信息化建设, 增强档案开发利用

档案实行集中管理后, 木兰围场按照局要求统一装具, 统一培训, 统一方法, 统一标准, 有力地保证了案卷质量。同时对文件借阅、复印等环节都分别进行了登记造册进行控制, 切实做到了规范化管理, 并且为满足档案管理现代化需要, 配备了微机、打印、复印、扫描仪, 购置了科怡档案管理软件, 形成了纸质档案和电子档案并存共用的管理机制。同时, 用科学的检索方式, 强化了管理效果。现在林场的档案存储信息大大满足本单位和外单位查找和利用的需要。尤其利用计算机检索工具后, 大大提高了查阅准确率及查阅速度, 并做到借阅有登记, 利用效果有记录, 归还有手续。

浅谈事业单位档案装订整理工作 篇8

关键词：事业单位 档案 归档整理装订

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（c）-0-01

装订工作是档案整理过程中的一个必要环节，装订的目的主要是便于管理和保护档案。装订之后，既固定了文件页的顺序位置，又使档案整齐美观、利于保管。档案装订是档案整理中的一项工作。档案装订方式对于日后档案的保管、检索利用、复制和鉴定销毁，以及档案信息数字化转换等许多方面都具有一定影响，采用何种档案装订方式，同时决定着工作效率。评述了传统的档案装订方式后，从档案管理现代化需要出发，提出了新的档案装订方法。

1 事业单位档案装订前准备工作

在档案装订前，需要拆除文件材料上原有的容易发生锈蚀的大头针、订书针等金属性物质；对文件材料逐页复查核对，避免漏页、倒置、文字不清晰等现象。对纸张破损或大小不一的文件材料采取必要的补救措施；按照文件右边、下方整齐的要求将需要装订的一组文件洗整齐，用铁夹在右边将文件暂时固定。

2 事业单位档案装订方法

实际工作中往往会采用多种方式装订档案，以“件”为单位装订时，文件的排列按以下顺序：正文在前，定稿在后或正文在前，复印稿在后，针对某一问题韵上级批复在前，原文在后，不论采用何种装订法都要避免在装订时压字的现象，在装订后要进行检查，以“三点一线”装订时，线要紧固，以防止在利用者翻阅档案时发生掉页的现象。目前常用的归档文件装订方法有以下几种：（1）盒装法：主要用于无法进行装订或不宜进行装订的档案材料，如锦旗、印章、证书等，对这类档案采取直接装入档案盒中收藏。（2）机械法：即使用专门的装订机具在文件材料左边1厘米内将文件固定在一起。这是一种通用的装订法，主要用于单份归档文件的装订，对装订5～10页厚度的归档文件效果较好。由于通常所使用的订书钉存在生锈的问题，而且过去是采用案卷级归档，单份文件不采用订书机装订。随着不锈钢文件夹、不锈钢订书针的出现，装订法使用起来方便、省力，且不影响文件的复印、扫描，所以，现在档案装订均已普遍采用此方法。（3）粘贴法：即采用传统的胶水或粘和剂将每页归档文件粘贴起来。凡单件在5页之内比较薄的文件材料，宜采用粘贴法。粘贴时沿文件的装订边刷1～2 mm的胶水粘贴固定。（4）线装法：即将归档的档案固定后在左边装订线内用针式装订机打出孔，然后采用“三孔一线”进行固定。这种方法主要用于10页以上成卷的，不能采用普通装订机装订的档案。（5）缝纫法：对厚度在5页以上的文件，采用缝纫机沿装订线进行缝纫。使用这种方法装订时要注意先把缝纫针脚调至最大，因为密集的针脚很容易导致将纸张扎断。（6）塑钉法：是采用先在归档文件上打孔，然后穿上塑料螺钉进行紧固。用这种方法时还可以采用三种颜色的螺钉分别标识永久、长期、短期的档案。不过，采用这种方法装订也将相应地增加档案的体积和重量，而且塑料钉也存在老化的问题。

3 事业单位档案归档编排装订方法

（1）归档排列：在同一年度内，将归档文件材料区分类别后按不同的保管期限排列。这里，归档文件的排列是指在最低一级类目内，对归档文件的先后次序进行定位排列，每年都按顺序排，以便于查找。如果是同一事由不同作者，按时间先后顺序排列。不同事由，则以事情办理完结时间先后排，将主要职能活动或重要的文件排在前面，对有共同属性的文件，例如所属各部门报送的工作总结等，可按照部门的顺序排。对相互有联系的文件要尽量放在同一个档案盒内排列，对归档过程中需要说明的事项填写在备考表中，主要包括：归档文件的完整性、质量情况、材料调整补充情况、档案检查情况，归档人、检查人、时间以及其他需要说明的问题。（2）编号和标识：档案的分类编号是用汉语拼音字母和阿拉伯数字来指代表示不同类型档案的自然形成规律和相互间的有机联系的工作。（3）选择编目方法：编目采取分号制。党政类文件材料，包括党群类、行政类两大类别的文件材料的保管期限分为永久、30年、10年三级，保管期限应为最低一级类目。在编号时，对不同保管期限的归档文件分别编制流水件号。要求按“年度、类别、保管期限”分类编号。在实际工作中常用的档号编制模式有：①全宗号十年度号十分类号十件号；②全宗号十年度号十分类号十案卷号十件号；③全宗号十年度号十分类号十保管期限十件号；普遍采用的档号结构、模式为：年度号—分类号—案卷号。在以上这三种模式中，可以看出，“全宗号十年度号十分类号十保管期限十件号”的档号模式既能反映出单份文件的形成时间、所属类别、保管期限等因素，有利于将档案管理工作实行有效的衔接。”符合文件形成的自然规律。（4）编页号及编盒号：对归档的文件按照其原有的页数注出页数。不过，也有的省级标准规定既要编件号，也要编页号。以卷为保管单位装订后，在有文字的卷内文件页面右下角从1开始顺序编写页号。以件为保管单位装订的歸档文件材料，则编写在每份文件的右上角所盖的归档章相应的栏目内；盒号是档案包装入库排列上架的顺序号。编号时按照永久、30年、10年的保管期限顺序排列，也可以采用不同的颜色的标签分别标识保管期限，加以区别。永久、30年、10年保管期限的归档文件是要分别编衬流水件号的，30年、10年保管期的归档文件不允许混编一个流水号。（5）计算机存储：对归档文件分类编号后，将每份归档文件标题等特征信息输入计算机，在输入计算机的同时由计算机自动编排产生“件号”。根据“淡化整理、深化检索”的要求，尽可能按照文件级管理办法进行归档整理工作。将文件题名、、文号、责任者、文件形成日期、主题词等档案内容要素充分反映出来，以扩大检索途径，优花检索方式。在输入数据的同时在文件上编写件号。（6）装盒：用统一制作的案卷皮把排列好的文件材料装订起来后，填写卷面，包括：全宗号、目录号、分类号、文书处理号、单位名称、主题名、卷内文件形成起止时间、本卷张数、保管期限及卷号等项目。然后，在备考表中注出：卷内需要说明的情况、立卷人、检查人、日期等，最后打卷内张页号码。根据归档的文件选择好适宜的档案盒，将整理完毕不同类别和保管期限的文件按顺序排列好分别装入相应的档案盒内。

4 结语

档案管理工作能否贯彻落实到位能否被各行文单位所认可，关键在于我们档案工作者自己对档案工作的重视程度和宣传力度。档案工作虽然无法与嫦娥工程相比，却也是一项功在当代，利在千秋的事业，只要人们稍加重视，就可以收到事半功倍的效果[1]。档案事业就一定能取得飞跃的发展，我们的各项工作就一定能够得到贯彻与落实！

参考文献

档案整理员工作内容 篇9

【关键词】邮政企业；档案；收集整理；归档

邮政企业档案收集整理归档是档案工作的一项基础性工作，如何及时、准确、系统、完整地归档，为档案的利用创造条件，以满足邮政企业的需求，笔者结合工作实际谈几点体会。

一、规范公文处理，把好公文形成关、档案入口关

1.公文是档案的前身，是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。公文处理要规范，把文秘工作和档案工作很好地衔接起来，能不断提高企业文书档案管理质量，提高其利用率。公文拟制是公文形成的关键环节，要注意公文的拟稿、核稿、会签、签发、缮校、封发等环节，确保公文质量和文书档案质量。

2.文件的归档工作是文书工作和档案工作结合点，是档案工作流程的起点。归档文件是指邮政企业在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的材料，包括纸质和电子文件材料。邮政企业各部门在公文承办过程中将相关联的文件，如正件与附件、印件与定稿、印件与依据性文件、请示与批复、转发件与原件等成套收集，才能保证归档文件材料齐全、完整，反映问题的全貌。对文件收集应注重细节，对于邮政企业自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，做好档案入库前的各项准备工作。

二、确保邮政企业档案材料完整归档，把好档案收集整理关

1.收集、整理文件材料要齐全。档案的收集工作，是实现邮政企业档案资源建设的基础和前提，它是按制度通过接受和征集，将分散各部门文件材料进行集中保存的工作。档案整理是档案资源建设的重要环节，它所反映的是文件材料形成的来源、内容、时间、形式等方面联系。根据《新疆邮政文件整理实施细则》进行整理，将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目；纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等使之有序化的过程。文书档案的整理要遵循自然形成的规律，保持文件材料之间的有机联系；区分不同的价值，便于保管和利用；符合一体化管理要求，便于计算机管理；保证纸质文件与电子文件协调统一。

2.认真实施好《新疆邮政文件整理实施细则》，采用以件为单位的整理方法，以每份文件为一件，正文、附件为一件；正文在前附件在后。落实《新疆邮政企业档案分类实施细则与保管期限表》的要求，将文件材料进行分类和划分保管期限，按年度分类、机构（问题）分类、保管期限分类等三级分类；按机构分类应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部们形成的归档文件，归入文件主办部门。邮政企业档案分为党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术类（D）、基建建设管理类（E）、设备仪器类（F）、工业产品类（G）、科技技术研究类（H）、会计档案类（J）等九大类。将归档文件的保管期限分为永久、定期（30年、10年）两类。将同一事由文件按文件形成先后顺序排列。归档文件编号以分类方案和排列顺序编写档号。编目依据档号顺序编制归档文件目录。对不符合要求的文件材料进行修整，以件为单位装订，编页纸质归档文件以件为单位编制页码。对装盒归档文件要按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。归档文件整理完毕装盒后，上架排列应与档案文件分类一致，排架应避免频繁倒架。

3.严格执行《档案法》归档要求，邮政企业归档文件材料收集对企业收、发登记的“红头文件”收集要齐全完整，对企业形成的“账外文件”如各类会议记录本、会议纪要、召开会议或举办重大活动材料及大事记，年度工作计划和总结、调研（查）报告、情况汇报、工作简报，统计年报、干部职工花名册，党、团员组织关系介绍信，干部、职工调动通知书、介绍信存根，合同、协议、责任书等对反映邮政企业历史全貌和活动规律的档案，收集整理归档也要齐全完整，防止遗漏和缺失。

4.归档文件材料移交要及时。档案管理人员对邮政企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的文件材料收集要主动及时，特别对一些请示性文件材料的后续答复、上级企业要求报送的相关材料、通知下属企业报送材料汇总以及开展工作检查、验收形成的情况报告、统计等要追踪到位，防止公文处在运转程序或未及时上交，造成文件材料遗失的损失。

三、加强质量监督，把好档案立卷归档关

1.在档案立卷归档过程中加强质量监督。严格按照程序，保质保量将文书档案接收归档。要履行好档案监督指导职责，层层把好档案归档质量关。专职档案人员定期对各部门文件资料，从文件分类、表格填写、签字盖章、文件材料声像资料和电子文件收集归档情况等方面进行全面检查。各部门产生的文件资料必须经过部门负责人审核、检查后才能归档，对存在的问题，限期整改。

2.把好立卷归档关。只有严格按照国家档案局发布2016年6月1日实施的《归档文件整理规则》进行操作，按照科学的方法进行分类、整理、立卷、编目、归档，通过收集、移交、审核、复核等程序，才能形成高质量的文件材料，才能有高质量的档案归档。

四、做好档案收集整理归档的总要求，把好档案思想意识关

1.加大档案法律、法规的宣传和贯彻力度。邮政企业全员要认真学习有关档案法律法规，进一步提高全员档案意识，树立档案法治观念，增强档案工作的紧迫感和责任感，严格落实办文程序和档案《归档文件整理归则》，完善档案各项规章制度，促进档案规范化、标准化建设。真正做到档案归口负责，各方面共同参与，分工明确、各司其职，密切配合、形成合力的机制，促进档案工作协调有序的开展。

2.运用计算机技术提高档案技术管理水平。随着计算机及网络技术的进一步发展，可以集中收集和科学整理邮政企业档案。档案由微机目录式检索为电子内容检索归档。档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实的记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，具有经济效益和社会效益。可以不受空间的限制，保证很高的查全率和查准率。邮政企业档案在为企业工作提供利用服务的同时也客观真实，多方面反映了邮政企业发展的全貌和历史演变过程。

3.提高档案人员的综合素质。从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。以自学为主，培训为辅，强化档案人员责任意识，职业意识。结合邮政企业的职业特色，不断接受新信息、新创意，扩大知识视野，提高鉴别能力，有效地做好档案收集整理归档工作。

五、结论

档案整理员工作内容 篇10

一、档案管理和质量体系的关系

对企业来说, 质量管理贯穿于企业开发、制造、检测和售后服务的每一个环节。而企业档案是企业各种活动的直接记录, 它包括企业的市场营销、技术管理、产品生产、产品开发、人事管理、资产管理和质量管理等各个方面的材料, 并以书面、图纸、磁盘、电子媒体等形式保存下来。在企业进行质量体系评估过程中会产生和查阅大量档案, 因为质量评估活动需要的大量数据都是来自企业档案的长期积累。

二、质量体系评估需把好档案管理的几个关

1. 档案安全关。

安全是质量体系的重要元素之一, 档案管理的安全是企业安全生产的重要组成部分。档案室是防火重点部位, 虽然档案资料看起来没有企业的一些原材料那样可以明确的衡量价值, 但是档案的无形价值更高, 档案室出了事故同样是安全事故。档案室要配备专门的防火负责人, 采取有效措施防止火灾的发生, 保证文件资料的绝对安全。档案室要配备充足的灭火器材, 对器材经常进行检查, 以便于在急需的时候快速使用。管理人员要熟练掌握消防器材的使用方法。档案室要规范用电, 对线路进行经常化检查, 发现问题及时处理。档案室禁止使用任何与档案资料无关的用品, 尤其是一些容易引起火灾的物品。档案室内禁止吸烟, 以及销毁物品。

2. 档案库房环境控制关。

我国处于亚热带和温带地区, 尤其是东部沿海, 降水比较多, 所以说保持库房的相对湿度, 对档案管理是很关键的。研究表明, 档案室库房的空气相对湿度越大, 纸张中含水量越多, 档案就容易生虫、长霉, 以及容易造成字迹扩散。一般情况下可以在档案室放置除湿设备, 降低档案室内湿度, 创造档案保存的最佳环境。一般档案库温度应该控制在14~24℃±2℃, 相对湿度范围45~60%±5%。档案室工作期间可以将温度保持在18~28℃, 相对湿度在40~60%, 在此温度和湿度下不仅仅可以保证在档案室进行拍照、拷贝、校对等活动的进行, 而且可以保证档案的有效保存。

3. 档案质量关。

企业产品的质量管理是企业工作的重中之重, 但对档案的质量管理也不能忽视。加强档案质量管理需要档案管理员的积极参加, 在现代科学管理的基础上进行全过程质量保证体系建设, 保证形成高质量的档案。在档案质量管理中需要全体档案管理员参加, 各部门积极配合, 严格按照有关标准完成资料移交、收集和整理工作, 尤其是对电子文档及时传输、积极归档。在档案质量管理的过程中执行全程控制方针, 从档案的收集、整理、编研到开发利用都需要引入质量管理。防止走过场, 特别是要防止为认证而认证, 质量认证的目的是最终提高组织质量管理水平, 而不仅仅是为了企业形象的宣传。

三、质量评估中档案员配合工作的内容

1. 准备执行相关文件、标准。

档案员在配合进行质量评估外审的过程中, 需要积极配合相关部门准备相关文件。文件的准备包含两部分内容, 一部分是对一般基本资料准备, 也就是平时管理中的资料, 比如各项管理标准等文件, 另外是对特殊资料的准备。档案管理员主要是配合管理者代表, 在管理者代表的提议下准备一些非常规资料。准备资料的标准是按质量手册中职能分配和部门职责的要求进行, 准备资料标准也是以质量管理体系文件为准。在档案员准备资料的过程中, 积极参阅质量管理体系文件, 随时准备调整。对资料进行更改需要有效进行沟通, 对其中有变动的, 积极地提供改进证据, 进行配套使用。

2. 迎审问题回答。

资料需要整合在一起, 分类放置, 电子版文件和记录等应该放在同一个目录中, 以便快速提取给审核员。对属于档案部门的问题, 积极进行解决, 不能推脱, 对存在的问题, 需要勇于承认, 尊重审核员, 平等对话, 不能争吵, 以免引起冲突。对于提出的问题, 由相关人员回答, 无关人员不要回答。在回答中尽量的做到少说、多听、多看和多想。对有争议的问题需要冷静进行思考, 想办法和审核员进行有效沟通。也可以事先准备一些问题, 以便于快速回答。

3. 相关记录表格的提交。

档案员必须提前准备各种表格记录, 比如《温湿度登记记录》、《消防设施检查记录》、《档案查借阅记录》, 这些都是认证时随时要抽检的资料。温湿度管理对库房保持适合档案储存环境具有非常重要的作用, 温湿度记录情况可以反映档案管理中的科技因素, 对温湿度进行记录、整理和规律总结, 也可以有效提高档案管理水平。消防检查记录可以对消防情况进行明确反映, 可以体现出档案管理中对消防工作的重视程度。另外, 档案移交、档案销毁和档案借阅的记录, 可以对档案的来龙去脉有效展示出来。提供档案的各项精准记录, 对质量评估的顺利进行具有良好的推动作用。

参考文献

[1] .牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育, 2010.12

[2] .高金娥.浅谈关于档案管理员素质建设的几点思考[J].科海故事博览, 2010.8

浅谈城建档案整理工作的若干问题 篇11

一、目前城建档案整理中存在的问题

(一) 仍然采用传统的档案管理模式, 工作效率低下。城建档案整理是管理城建档案工作基本原则的重要手段。然而, 由于目前档案室管理人员的业务素质较低, 在城建档案管理过程中仍然采用传统的管理模式。随着社会不断发展, 传统的城建档案管理模式已经不适应新环境发展的需要, 比如说对于计算机的应用水平还比较低, 这样则严重制约着城建档案管理的工作效率;一些不规范的操作流程也严重影响着城建档案管理的质量。由于城建档案管理涉及的单位较多, 城建档案工作的标准也没有统一界定, 这就造成了城建档案在归档的过程中出现了质量和内容不统一的现象, 正是这些现象给档案室增加了压力。

(二) 城建档案管理缺乏科学和系统性, 档案资料利用率低。目前, 在一些城建档案资料管理过程中, 大部分城建档案管理人员对城建档案资料管理的重要性认识不到位, 缺乏科学和系统的管理规定, 从而无法将城建档案管理职责落实到个人, 严重影响了建筑工程项目档案资料、单位资料、分部资料、建筑工程文件、工程准备阶段文件等工作整理的开展。同时, 当前城建档案室工作人员流动性较大, 这样很容易造成城建档案资料归档不清楚, 甚至出现丢失的现象, 严重影响城建档案资料的利用率。

(三) 档案资料管理保密性较低, 影响了档案资源的共享。城建档案主要是在城市规划和建设过程中, 以及相关管理工作开展过程中形成的, 以归档保存文字、图表和声像等各种载体文件管理材料。在当前城建档案管理过程中, 其资料管理形式不固定, 这样便直接降低了城建档案管理的保密性, 容易遭受侵入。同时, 电子档案资料信息被人们恶意改动的可能性比纸质档案资料管理的可能性要大, 从而导致电子信息化城建档案管理人员很难察觉到文书档案管理资料内容的变化现象。同时, 城建档案信息在收集的过程中来源于不同的单位, 这就需要城建档案管理人员分别对信息进行统计, 这样在统计的过程中便会严重影响到城建档案资料的保密性。然而, 如果为了确保城建档案资料信息的保密性, 而不将信息共享出来, 又会在一定程度上影响到城建档案信息的利用效率。

二、完善城建档案整理的策略

(一) 建设城建档案数据库系统, 实现城建档案管理的现代化, 提高城建档案整理效率。现代电子档案与传统的纸质档案相比, 传统的纸质档案管理在存储上、搜索上都较为麻烦, 而城建档案的信息化管理却有着很多优点。因此, 在今后的发展过程中, 城建档案室要以收藏容量大, 高密度, 联机能力强的电子档案介质作为未来收藏的主要方式。电子档案可以说是全新的档案类型, 通过计算机存储之后, 并编程为计算机代码进识别。城建电子档案在网络的支持下可以随时随地的被广大用户借阅。档案网站与数字档案的建设是实现城建档案管理现代的主要体现, 有利于为城市测绘和地质勘查、城市规划、城市建设、工业、民用建筑工程、市政、公用设施工程建设等提供充足的理论依据。尤其是网络信息化技术的不断深入, 城建档案信息网络使用已经出现, 可以利用互联网快捷地进行查询, 有效突破了地域性的限制。城建信息资源要实现共享, 将焦点集中在计算机硬件配置与软件配置上, 让城建档案管理更加现代化。

(二) 制定科学和系统性的档案管理制度, 减少档案管理工作人员流动, 提高档案资料利用率。目前, 在城建档案的管理过程中, 档案管理人员应该充分认识到城建档案管理工作的重要性, 构建科学和系统的管理规定, 将城建档案管理过程中的各项职责落实到个人, 从而有效提高当前城建档案整理的水平。同时, 还应该最大限度减少城建档案管理工作人员的流动, 避免出现城建档案资料归档不清楚的现象, 有效提高城建档案资料的利用率。

(三) 档案收集逐渐走向电子化, 利用管理系统完善个人信息, 确保档案资料的保密性。传统的城建档案收集是个人或集体通过记录的方式, 而未来的城建档案收集方式完全可以利用信息网络。用户通过登录相应的管理系统将城建信息完善, 然后通过网络将城建信息传输到数据库系统中, 数据库系统利用特定的编号方式对每一个档案进行编号, 管理人员完全可以在终端计算机前面对城建档案进行管理, 而这个过程不要面对面, 只要准备一台机器与一个网络。同时, 应该让信息系统统一处理多个单位城建档案信息, 从而确保城建档案管理资料的保密性。

三、结论

在现代城市建设快速发展的背景下, 对城建档案资料的需求也不断增加, 传统的城建档案资料整理方式已经无法适应现代城市建设发展的需要, 严重阻碍了城市建设的发展。因此, 需要加强城建档案信息化建设与管理, 构建科学系统的城建档案整理制度, 创新城建档案整理方法, 以便为城市建设发展提供更多准确的数据资料, 从而推动城市建设更好的发展。

摘要：本文首先分析当前城建档案整理工作中存在的问题, 然后再根据实际情况提出完善城建档案整理工作的对策。

关键词：整理,城建,档案

参考文献

[1]吴和丽.当前城建档案管理存在的主要问题及对策[J].城建档案;2014 (6) :2-2.

[2]李芳.城建档案管理问题及其解决方法[J].商品与质量:房地产研究;2014 (1) :470-471.

档案整理员工作内容 篇12

关键词：民国档案档案数字化数字化前整理

中国第二历史档案馆（以下简称二史馆）正在开展的民国档案数字化项目始于2013年，目标是在五年内完成档案数字化前整理6000万页、数字化加工5000万页的工作。这一庞大系统的档案数字化工程，包括数字化前整理、扫描、缩微、质检、验收等十余个环节。数字化前整理工作是民国档案数字化工程的基础环节，是指以全宗或专题为单元，依据档案整理的基本原则、程序和方法，对已经过初步整理的民国档案进行系统编目，按照卷内文件的历史联系进行秩序排列，并通过编写页码加以固定，以实现档案实体有序化，方便档案数字化加工的过程。[1]本文在对民国档案数字化前整理工作的必要性进行分析的基础上，系统阐述了民国档案数字化前整理工作中应该注意的问题及遵守的原则、方针和方法，以利于民国档案数字化转型工作的更好开展。

一、民国档案数字化前整理工作的必要性

（一）“两步走”方针奠定了民国档案数字化前整理工作的基础并取得一定成效

1950～1960年，二史馆主要创建者王可风等人，针对“档案山”“档案海”和“玉石俱存”“玉石不分”的现实性，与国家社会主义改造和建设对民国档案需要的迫切性，明确提出档案整理“两步走”的方针，即先按全宗进行初步整理，条件具备后再进行第二步“科学化、系统化”的细整。1978年改革开放以后，二史馆尝试按照“科学化、系统化”的要求，并结合馆藏档案实际，采取了切实可行、灵活多变的整理工作模式，先后对国民政府教育部、经济部、北洋政府审计院等全宗档案进行整理。1995年，共计完成档案整理918个全宗，形成档案189万个卷宗。[2]从20世纪90年代中期开始，在以往档案整理的基础上，二史馆陆续启动了“2188袋零散档案”整理工作以及邮电、银行、烟草和财政等档案的数字化前整理工作。2012年底，已完成数字化前整理1800万余页。可以说，“两步走”的档案整理方针，不仅为二史馆民国档案数字化前整理工作奠定了坚实基础，而且丰富了馆藏民国档案的目录数据库，基本满足了社会各界对民国档案信息资源的有效利用。

（二）对二史馆向数字化档案馆转型具有重要意义

随着传统档案馆向数字化档案馆的逐步转型，二史馆也在积极推进民国档案数字化工程。在推进数字化的过程中，二史馆的档案整理工作存在一定问题，主要体现在初整阶段。例如，“一卷多宗”“厚卷”“杂卷”问题亟待解决；馆藏档案近九成卷内文件次序没有固定、未编页码；部分案卷标题与内容不一致；邮票、商标、书稿、字画、照片、实物等特殊档案未作标识等，这些问题制约着档案数字化加工，进而影响到二史馆向数字化档案馆的顺利转型。对于上述问题，究其原因在于：一是既有民国时期各中央机关整理档案时的遗留问题，又有新中国成立后二史馆在不同时期整理档案带来的问题。二是技术上的缺位制约着民国档案的整理工作，使民国档案资源在相当长的时期内处于封闭状态。三是20世纪90年代档案整理理论不断出现，使档案整理工作处于探索阶段。因此，做好当前的民国档案数字化前整理工作，对二史馆向数字化档案馆成功转型具有重要的现实意义。

二、民国档案数字化前整理工作应解决的问题

（一）数字化前整理工作必须标准化

《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。”二史馆的民国档案数字化前整理工作，也同样需要标准化。在民国档案数字化前整理的实践中，二史馆需着重解决以下问题：一是不断认识和了解民国档案的特性和规律。在每一个全宗档案整理结束时，都需要编写整理说明，详细记录档案数字化前整理方法及解决档案整理中所遇到的问题，以期为编制《馆藏全宗级目录》及修订《中国第二历史档案馆指南》积累资料。二是建立工作制度和完善业务标准。例如，总结制定《民国档案数字化前整理规则》、《案卷标题问题及处理办法》、《案卷审查要求》、《馆藏档案卷内文件编制页号实施细则》等业务标准和规范。

（二）整理编目有机结合

民国档案数字化前整理工作还需要将整理编目有机结合，进而借助大数据技术，建立馆藏目录数据库，以便开放利用。该数据库应具有：（1）馆藏各类目录数据的高度整合。集全宗、案卷、文件等信息于一体，实现一站式档案信息检索，是档案调出、归位等实体管理的依据。（2）设有包括档案全文信息检索在内的众多检索入口。利用者可以通过某个检索入口进行初级检索，也可以运用灵活的方式进行提问式等高级检索。（3）利用链接功能。除掌握目录利用情况外，还能知晓利用者的反馈信息。（4）除满足利用者以不同方式查找所需内容外，还可根据需要打印完整的全宗目录、案卷目录、各种专题目录以及原始档案版面。（5）保证数据库内的档案数据都有清晰的利用使用权限。（6）多样化目录形式。随时公布目录的采集与开发信息，满足不同类型、不同行业、不同规模利用者个性化的档案信息需求。

（三）引入档案数字化前整理业务外包

一是加快了整理速度。1998～2008年整理档案600万页，2013年利用外包服务后，数字化前整理数量达1300万页。二是提高了整理质量。引进外包服务后，整理标题差错率低于1‰。三是澄清馆藏档案疑案，摸清了家底。通过数字化前整理的规范化运作，“多宗”“大卷”“缺卷”“漏号”及“抽重”等现象不再存在，统计结果更加清晰。尽管如此，也要从档案法律法规的高度制定规章制度，确保外包公司认真履责，并督促做好外包公司档案安全和信息保密工作。

（四）适时开展文件级著录试点工作

民国档案数字化前整理工作完成或即将完成案卷级目录时，应适时开展文件级著录试点工作。原因在于：一是案卷级目录数据概括性强，难以准确反映文件内容；二是档案中有很多重要信息还藏于案卷中未被开发，只有深入文件级目录才能完整揭示；三是案卷级中有不宜开放的档案，只有揭示到文件级才能区分。具体要注意三个方面的内容：第一，充分利用已有的数字化成果，直接在计算机上对画幅进行操作，切忌再利用档案原件；第二，更新、开发、制作适合文件级著录软件。如灵活编辑画幅、抽取所需关键词等软件；第三，结合以往文件级著录经验，集思广益，制定文件级著录规范。

三、开展民国档案数字化前整理工作应遵循的原则、方针及方法

（一）原则

1.实事求是。客观地说，二史馆的每一全宗档案在整理时，都分别采取了不同的整理方法，甚至是同一个全宗档案也存在着前后整理方法不一致的问题。这些不同的方法适应了各个全宗档案实体的具体实际。新时期，在开展民国档案数字化前整理工作中，应采取实事求是的态度，对历史上民国档案整理方法的合理部分予以继承。

2.尊重原基础。尊重原基础是二史馆民国档案数字化前整理工作的总原则，即充分利用档案原有基础，不改变原有档案的实体状况。以全宗为单位、以案卷为基础，区别对待档案的不同状况，针对档案基础状况良好、一般和较差的不同情况，采取不同的整理方法，做到方便档案数字化和提供利用。

3.就卷整卷。民国档案数字化前整理在尊重全宗档案原基础的前提下，坚持就卷整卷，不再重新进行区分全宗、并宗、破卷等破坏原有档案实体的工作。只对卷内文件次序混乱、案卷标题明显不反映内容、政治性标题等进行相应处理。同时，对霉、破、脆等特殊情况的档案进行标注，提示在数字化加工或修裱中注意。

（二）方针：大部分不动，小部分加工，避免打乱重整

“大部分加工”是指对大部分已按照一定方法进行分类整理，编有案卷目录，可查找利用的全宗档案不予变动。“小部分加工”是指对少部分有严重缺陷和问题，难于管理和查找利用的全宗档案，采取必要的加工整理，避免将所有档案打乱重整。

（三）方法

一是不更改全宗号，案卷号视整理结果决定沿用或新编。保留全宗本号与子号不变，就卷整卷。新编案卷号与原卷号做好对照，以备核查。二是制定不同全宗的不同整理方案。针对各个全宗档案的不同情况，重点解决多宗、厚卷等问题，化宗为卷，重新拟定案卷标题，编拟案卷号。三是排列、固定卷内文件次序，编写页码。四是对同一全宗或案卷内成本成册的重复文件，在案卷目录和卷内备考表注明，提示不予扫描。五是破损、霉变等无法扫描的档案，及时送修补裱。可以扫描尚需修裱的档案，做出标识登记，先扫描后修裱。

注释及参考文献：

[1]中国第二历史档案馆整理编目处.民国档案数字化前整理工作手册[Z].2014：10.