学校档案整理

学校档案整理（共8篇）

学校档案整理 篇1

学校档案整理要点

A级指标——宣传工作

A5.1创设良好的语言文字规范化宣传环境：全市中小学、师范院校设立永久性宣传标语牌

永久性宣传牌、宣传挂图等宣传物品的文字、图片资料 A5.3精心组织每年的“推普周”活动，搞好语言文字规范化的宣传

（1）“推普周”活动

“推普周”活动计划、活动通知、活动开展原始资料（简报、照片影音资料、活动经费支持等）、活动总结、奖状证书等（含09、10、11三年）。

另：（1）“中华诵 中华赞”活动、“规范汉字书写大赛”活动（资料同上）。

（2）学习宣传《国家通用语言文字法》有举措（可通过“国旗下的演讲”形式，有图片音像资料、学习宣传资料等，09、10、11三年）。

B级指标——普及普通话

B3.1主管部门将普及普通话纳入教育教学要求，作为教育督导、检查、评估的内容，措施到位，制度健全，认真检查落实

（1）各区教体局将普及普通话纳入到教育教学要求，各级各类学校有落实此项要求的措施。

（2）普及普通话作为教育督导、检查、评估内容，措施到位，制度健全

①各区教体局有将普及普通话作为教育督导、检查、评估内容的相关文件或制度。

②各区教体局有普及普通话的措施或要求。

③各级各类学校有接受教育督导、检查、评估时的方案、总结、简报等。

④各单位年度语言文字工作计划及总结（09、10、11三年）。内容包括机构、制度建设（将语言文字工作纳入精神文明创建活动和学校建设，有明确要求）；普通话成为校园用语、教学用语、工作用语的要求；关于用字规范化的要求及保障措施、开展活动的情况；关于语言文字工作的学习培训情况，照片影音资料、专项活动经费支持等。

（3）各区教体局对普及普通话工作有检查和改进措施 ①各区教体局对普及普通话工作的检查计划、检查总结、检查记录，对检查中发现的问题提出的改进措施等材料（如检查人员、时间检查表、检查意见、整改通知、整改记录等，含09、10、11三年）。

②各级各类学校存档的区教体局组织的普及普通话检查及反馈资料（含09、10、11三年）。

B3.2各级各类学校将普及普通话作为素质教育、学校管理的内容，要求明确、制度健全、认真检查落实

（一）各级各类学校将普及普通话作为素质教育、学校管理的内容

①各级各类学校有普及普通话的相关要求或规章制度 ②各级各类学校有语言文字领导小组及分工文件及名单。

（二）各级各类学校对普及普通话工作有检查和改进措施

各级各类学校有对本单位普及普通话工作的检查计划、检查总结、检查记录，对检查中发现的问题提出的改进措施等材料（如检查人员、时间检查表、检查意见、整改通知、整改记录、等，含09、10、11三年）。

B3.3普通话成为各级各类学校及幼儿园的教学语言（1）各级各类学校及幼儿园有把普通话作为教学语言的相关要求或规章制度。

（2）体现教师教学语言的听课记录（含09、10、11三年）。

（3）定期举办教职工演讲比赛（含09、10、11三年）。（4）能体现各级各类学校及幼儿园的教职工以普通话作为教学语言的各种材料（含09、10、11三年）。

B3.4普通话成为各级各类学校及幼儿园的校园语言（1）各级各类学校及幼儿园有把普通话作为校园语言的相关要求或规章制度。

（2）校园普通话使用情况的检查记录（含09、10、11三年）。

（3）能体现各级各类学校及幼儿园以普通话作为校园语言的各种材料（含09、10、11三年）。

B3.5对在职教师进行普通话培训，在职教师普通话水平达到规定等级

（1）全体在职教职工参加过培训

在职教职工的普通话培训（语言文字法规、政策和语言文字规范化知识）情况材料。（培训计划总结、培训时间、地点、人数、签到表，图片资料、主讲人、培训内容资料等）。资料能够证明培训率。

（2）全体在职教职工达到规定等级

全体在职教职工的普通话测试情况材料（测试计划、测试名册、等级证书复印件、水平等级登记册、参测率、达标率等）。

B3.6将普通话合格作为对教师进行业务考核和录用教师的一项条件

（1）各区教体局有把普通话合格列入教师业务考核、教师岗位职责、评聘奖惩的规章制度，并有实施措施。

（2）各级各类学校有把普通话合格列入教师业务考核、评聘奖惩的相关要求或规章制度，并有实施措施。B3.7师范专业和其他与口语表达关系密切专业的学生，普通话水平达到规定等级

师范专业学生和与口语表达关系密切的专业的学生普通话水平测试情况材料（测试计划、测试名册、等级证书复印件、水平等级登记册、参测率、达标率等，09、10、11三年）。

B3.8小学、中等学校及普通高校学生能说比较标准的普通话

（1）小学、中等学校及普通高校选取推普员，有纠察普通话使用情况的记录（含09、10、11三年）。

（2）班级推普晚会、校园广播宣传、普通话口语课等（有条件可开展，09、10、11三年）。

（3）能体现小学、中等学校及普通高校学生普通话水平的各种材料（含09、10、11三年）。

C级指标——社会用字管理

C2.1主管部门把用字规范化纳入教育教学要求，作为教育督导、检查、评估的内容，制度健全、认真检查落实

（1）各区教体局将用字规范化纳入到教育教学要求，各级各类学校有落实此项要求的措施。

（2）用字规范化作为教育督导、检查、评估内容，措施到位，制度健全

①各区教体局有将用字规范化作为教育督导、检查、评估内容的相关文件或制度。②各区教体局有推进用字规范化的措施或要求。③各级各类学校有接受教育督导、检查、评估时的方案、总结、简报等（含09、10、11三年）。

（3）各区教体局对用字规范化工作有检查和改进措施 ①各区教体局对用字规范化工作的检查计划、检查总结、检查记录，对检查中发现的问题提出的改进措施等材料（如检查人员、时间检查表、检查意见、整改通知、整改记录等，含09、10、11三年）。

②各级各类学校存档的区教体局组织的用字规范化检查及反馈资料（含09、10、11三年）。

C2.2各级各类学校将用字规范化作为素质教育、学校管理的内容，要求明确，制度健全、严格管理

C2.3名称牌、标志牌、标语（牌）用字符合要求 C2.4公文、校刊（报）、讲义、试卷及其他自办印刷物用字规范

C2.5指示牌、电子屏幕等用字规范

C2.6教师板书及批改作业、书写评语用字符合要求

（一）各级各类学校将用字规范化作为素质教育、学校管理的内容

①各级各类学校有用字规范化的相关要求或规章制度 ②各级各类学校有语言文字领导小组及分工文件及名单。

（二）各级各类学校对用字规范化工作有检查和改进措施

各级各类学校有对本单位用字规范化工作的检查记录，对检查中发现的问题提出的改进措施等材料（如检查通知或会议、会议记录、检查表、检查意见、整改通知、整改记录、整改效果、整改前后的图片等原始资料，09、10、11三年）。

（三）体现教师板书情况的听课记录；定期举办教职工钢笔字（或粉笔字、毛笔字）书法讲座或比赛的资料（含09、10、11三年）。

C2.7学生能认识并正确书写所学规范字

（1）检查本学期学生作业，确保纠正学生不规范字。（2）对学生正确书写识字范围内的规范字有检测举措（含09、10、11三年）。

（3）对小学生、师范生正确书写所学汉字、字形、笔顺有检测举措（含09、10、11三年）。

补充说明：

1.各单位可将除以上资料外的本单位开展的其他语言文字活动的档案按要求分类入档。

2.除迎检档案外，评估组也会对各单位的其他工作档案，如：印发的文件、简报、会议记录、调查统计材料、报告等进行有关用字规范方面的抽查，这些档案都是评估的重要依据。

学校档案整理 篇2

一、学校管理与群团工作

学校管理与群团工作包括:行政工作、党务工作、群团 (工会、教代会、共青团、少先队、学生会) 工作等。体现办学方向的文件材料有学校总体发展的规划、年度工作计划和上年度专题工作总结;校长办公会、校委会、教职工例会等领导干部讨论研究学校教学发展方向, 及贯彻执行过程等形成的文件材料, 学校组织教职员工、党政领导班子学习的会议记录、专题材料、简报等;还有各处、室依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的实施办法、工作细则等。有关办学方向的档案材料, 体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力, 是上级对学校工作进行考核时必查的档案资料, 因而是学校档案工作中的一个重点, 应在学校重大活动结束后, 随时收集, 以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。

二、师资队伍建设及学生教育管理工作

1. 师资队伍建设的文件材料包括:

常规人事管理材料、师德师风活动专题材料、教师晋升职称材料、年度考核材料, 以及教师培训学习提高材料, 学历进修、参加各类继续教育的学习材料, 教师在市、省级及各类刊物上发表的论文等;教师队伍在提高自身素质过程中形成的有特色的教案, 教师指导学生参加各类竞赛活动的文件材料和获奖证书等;教师参加县级以上学科带头人、教学能手、骨干教师、课改新秀及各学科教学赛讲活动材料, 还有教师进行示范课、公开课活动材料等。这些材料体现学校的师资水平和影响力, 是学校对教师进行培养、使用的重要印证资料, 这些材料事关教师的切身利益, 学校档案管理人员应加强这方面文件材料的收集, 并分类整理装订入档, 以便提取利用。

2. 学生教育管理工作包括:

校歌、校徽、校训、校旗和全年的大型活动;教师教学过程、食堂宿舍管理过程的德育渗透材料;政教处工作材料;家长学校活动、国防教育活动、文明校园建设、创建德育示范校活动、文化体育艺术节活动、创建绿色学校活动等专题材料;寒暑假中的社会实践调查材料;研究性学习、读书卡、学生参加正常渠道的各种竞赛活动材料及获奖材料等;学有所成的学子回校活动材料等。这些能反映学校学生教育活动轨迹的材料都应在每个活动结束时及时收集整理入档。

三、学校常规操作管理与设备购置

学校常规操作管理的主要内容有:学校教师根据课标研究教材、编写学案、批改作业、教学检测、反馈学生的知识掌握情况, 对学困生转化工作, 每个教学阶段所做的教学质量分析、成绩统计等。

仪器设备购置是学校科技档案的组成部分, 从设备仪器购置到利用, 一般都要进行造册登记;学校进行基本建设和校舍维修等过程中形成了专门的基本建设档案, 是学校发展的真实写照, 应及时收录入档。

档案整理嘉惠学林 篇3

在清代州县档案中,四川的巴县档案、台湾的淡新档案、顺天府的宝坻档案早已蜚声中外,并被学者频繁引证,也涌现出了诸如黄宗智、包恒、苏成捷、白德瑞、马克·艾力、滋贺秀三、戴炎辉等一批知名学者。当然,中国之大,可供利用的州县档案远不止这些。不过,令人遗憾的是,尽管有国家清史编纂委员会对全国各地档案馆保存的地方档案有过数次的统计,但它们的具体情况至今仍是一个谜,尚待进一步的调查。不仅如此,更令我们感到遗憾的是,与国外学者大量利用地方档案做研究的情况相比,国内学人能系统利用档案的凤毛麟角。原因何在?主要有二:一是整理出版或做数字化处理的太少,要看档案必须得蹲档案馆,而相当多的学人,特别是稍有成就的学者没有时间、没有精力去这样做。二是阅读档案、看微缩胶片不仅费时、费精力,更需要以经济做后盾。复印一件档案低则两三元,多则几十元,这是国内大多数学人,特别是青年学者无法承担的。无奈之下,他们的研究多依赖有限的正史、政书、文集、方志、笔记等传世文献,而这些文献往往对我们要深入研究的对象又语焉不详,也与真实历史保持着一定距离,所以很难有新的学术贡献。

因此,欲使学术有发展,档案的整理与出版乃当务之急,而如今大陆相关出版品少之又少,与人们对档案利用的需求反差极大。值得称道的是,中华书局刊印的《清代南部县衙档案目录》在这方面迈出了可喜的一步。

《清代南部县衙档案》(简称《南部档案》)是近年为国内外所熟知的珍贵地方档案。 二○○三年十月,此档案入选第二批《中国档案文献遗产名录》,次年十二月,被国家列入《清史》纂修工程项目。此档案之所以珍贵,在于:

一、它是目前发现的历时时间最长的清代地方档案。《南部档案》时间起止为一六五六至一九一一年,历时共二百五十六年。而《冕宁档案》、《获鹿档案》、《巴县档案》、《淡新档案》、《宝坻档案》、《紫阳档案》历时时间分别为二百零六年、二百零五年、一百七十六年、一百二十年、九十一年、八十三年,都不及《南部档案》。

二、档案数量在目前发现的清代地方档案中位居第二,仅次于《巴县档案》。《南部档案》的数量为八万四千零一十件,《巴县档案》十一万二千八百四十二件、《宝坻档案》四万一千八百三十九件、《淡新档案》一万九千二百八十一件,而先前为学界所广泛利用的浙江黄岩档案只有七十八件。

三、档案文种齐全,涉及内容广泛。文种包括督抚司道府转发的皇帝制诏、谕旨,臣下呈奏的题本、奏折,督抚司道府督抚司道府的札文、信牌,平级县衙的咨移、函传,本县上报的清册、验折、申文,本县下发的传票、拿票、唤票、告示、通知、晓谕、牒文、契尾、牌签,民间役差的文状、契约等。在内容上,它记录了清朝从入蜀到覆亡二百五十多年间在四川南部县的历史,是清代政治、经济、军事、司法、宗教、教育、科技、文化、卫生、外交等在地方上的缩影。所载区域也不限于南部县,涉及整个四川,甚至除四川以外的其他省、府、州、县。因而,具有极高的档案学、历史学、文献学、文物学、法学价值。

虽然此档案价值甚大,但由于卷帙浩繁,加上档案保存地南充市相对偏远等原因,给当今学者了解其内容、使用其文献造成了极大的困难。有鉴于此,西华师范大学与南充市档案馆通力合作,在国家清史编纂委员会的资助下,自二○○五年起,开始对这批档案进行整理、著录。经过五年的不懈努力,修订出版了这套《清代南部县衙档案目录》。此目录分上、中、下三卷,共四百七十万字。统览全目录,具有以下两大特点:

一是整理科学。此档案最早存于南部县公安局,移交南充市档案馆后,共有过一九六五年春、二十世纪七十年代末、一九八四至一九八六年、二○○五至二○○九年的四次整理。一九六五年春的整理十分粗疏,仅仅做了按册编号的工作。二十世纪七十年代末整理主要工作目标是“成卷编目”,但由于档案浩繁,没有取得实质性的成果。第三次整理的目标是以时为序,按房排列,分盒存放,编写目录。最终编撰出目录二十三本,装盒一千八百七十三盒,清理出档案一万八千零七十卷。此次出版的是第四次整理的成果,整理完全按照一九九四年十月一日公布的《明清档案著录细则》规定的标准进行,具有组织规范、队伍专业、著录科学等特点。

二是编排清晰,利于查询。本目录的编排,原则上以朝代为经,以时间为纬。每一件档案又按档案号、题名、时间、责任者、文种排列。阅读此目录能大致了解档案内容,有利于档案利用者进行归类处理。如“01-00009-01,为严加申禁民间私造贩卖火器鸟枪硝磺事饬南部县,雍正七年六月十一日,保宁府衙,信牌”、“07-00088-01,为大行皇帝承继帝位事宜清汉誊黄事,光绪元年一月二十日,礼部,诏书”,又如“14-00871-02,为立书休妻敬曾氏事,光绪二十三年七月四日,敬桂芳,敬光福,文约”、“21-00414-55,为巡警周武安查拿私放烟贩私存烟土以假作真蒙混谋吞徐希勉事,宣统二年十二月十五日,徐希勉,供状”。其存藏序号、内容提要以及形成时间、主体、文种,皆一目了然。

《南部档案》的出版,化身千百,嘉惠学术,可喜可贺。继目录出版之后,欣闻档案馆拟与西华师范大学再次合作,对档案进行深度开发,我们期待这一天早日到来!

档案员如何整理档案 篇4

档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照

片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的（现10年）文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行。

科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规

范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。

按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

一、档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案的分类和大类设置办法

（一）大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

（二）各类内档案的分类办法

1、文书档案分类有4种方法

（1）保管期限---分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这

种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系（针对本级）的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：

（2）保管期限------问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按分类。再在下按按问题（如综合、政工、业务）分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位（如县农业发展银行）。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期

限下、同一中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

（3）问题-------保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按分类，再在下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司），此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

（4）---保管期限分类法。即先将归档文件按分类，每个下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

2、业务档案按种类----保管期限---分类法。

3、科技档案采用种类--保管期限—分类法。

4、会计类档案分类有2种方法

（1）采用种类--保管期限—分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

（2）---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计，再按形式分为几类（先报表、帐薄再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

5、声像档案一般采用载体形式----保管期限分类法，按载体

形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带；

6、电子档案按照载体形式----保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘；

7、实物档案一般采用载体形式--分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

8、图书资料按照类别---分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。

三、档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制

（一）全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”，标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.（二）目录号编制。填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。

1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）；J代表科技档案；K代表会计档案（报表K1、账本K2、凭证K3)；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表档案实物。

2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的保管期限。

3、目录号编制示例

业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案；Y2 代表长期（或30年）类的业务档案；y3 代表短期（或10年）类的业务档案。

（三）案卷（件）号、页号

1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号（填写在顺序号栏）和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。

2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

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三

十一、文书档案如何整理与编目? 答：文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。在企业一般也可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料列入文书档案的范围。目前，文书档案的整理有两种方法，即按“卷”整理或按“件”整理。按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：（1）分类。分类方法有多种，常用是分类法和问题分类法。分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同的文件分开。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在企业档案工作中我们可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。我们认为文书档案运用――问题分类法来分类是比较符合实际需要的；（2）组卷（即组成案卷）。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一

卷之前，还必须对已归档文件进行最后的全面调整，然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完整；归档的文件是否属于本、本部门的立卷归档范围；每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；（3）卷内文件材料排列（按文件形成的时间先后或重要程序排列）；（4）根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号；（5）编制卷内目录（样式附后）和备考表；（6）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内；（7）拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；（8）案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；（9）编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。

按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有:（1）对归档文件逐件装订固定；（2）对归档文件以“件”为单位进行――保管期限分类（不确定期限的，只按――问题分类即可）；（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”（样式附后），并填写有关栏目的内容；（5）编制归档文件目录（样式附后）；（6）将归档文件按连续件号顺序装盒。三

十二、科技档案如何整理与编目？

答：科技档案是指企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的有保存价值的科技文件材料。科技档案整理，要遵循科技文件材料的形成规律，保持其内在的有机联系，便于保管和利用。

（1）分类 要符合形成档案的企业科技活动的性质与特点，不能简单的一律采用一种分类模式，或机械的搬用别的单位和专业的分类方法。在一个企业内，应有一个综合的分类方案，分类标准要一致，力求简明，不宜层次太多。科技档案的分类方法最基本的有以下几种：①按工程项目分类，主要适用于基建档案。它是将一个单项工程的档案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按产品类型分类，主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内，以各个独立的产品档案为基础，按产品型号逐级分类，便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。这种分类方法也适用于设备档案的分类。③按科研课题分类，主要适合于科学技术研究档案。它是以一个科研课题为基础。④按专业进行分类。它是根据科技档案的内容所反映的不同专业性质划分，主要用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案。

（2）编目 科技档案目录（样式与归档文件目录相同），是以卷、册为对象进行登记编制的，实际上是案卷的名册，其作用是固定科技档案的分类、排列顺序和位置，以便于统计、查找、利用。主要包括科技档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录。科技档案总目录是科技

档案登记总帐，也称流水帐。科技档案的分类目录，是严格按照科技档案分类、排列次序，对案卷进行登记的目录，是直接按照类别查找科技档案，为利用者提供服务的工具。档号主要包括分类号（项目代号）、案卷号。如设备档案中有档案为S.12-11的案卷，其档号含义为：S代表设备档案，12代表该设备代号，11代表该设备形成的所有档案按顺序排列后该案卷所在位置的流水号。

（3）拟写案卷题名 案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代号，针对部分内容，材料名称等。

（4）装订

案卷可采用装订和不装订两种形式。无论采用哪种形式，科技文件材料都要折叠为统一的A4幅面，长期保存的案卷装订时要取掉金属物。案卷不装订时科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序，用件号章固定。

27、会计档案如何整理与编目？

答：会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告（会计报表等）和其他会计核算专业材料，是纪录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。其主要包括：（1）会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证；（2）会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐（银行日期帐、现金日记帐）、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐（公积金、养老金明细帐）；（3）财务报告：月报、季报、年报（包括附表及文字说明）、其他财务报告；（4）其他：银行存款余额调节表、银行对帐单及其他应当保存的会计核算专业资料，还有会计档案的移交清册和销毁清册（此

项也可放在全宗卷内）。

会计部门将当的会计凭证、会计帐簿、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、帐簿、报告等几种主要形成进行分类。通常采用：（1）－－形式――保管期限的分类方法，首先应分开会计，再按形式分为几类（先报表、帐簿再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号；（2）形成――保管期限――分类方法，即把报表、帐簿、凭证分开，再按时间先后排列，历年各编一个案卷流水号。

会计档案经过分类排列、装订和编号，使之位置固定下来，然后登记案卷目录，这就是会计档案的编目。编制会计档案目录（样式附后）工作，一般由会计部门负责完成。当年会计档案在会计终了后，可暂由会计部门保管一年。期满后，应当由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。这里的移交清册一般可以用案卷目录代替。三

十三、照片档案如何整理与编目？

答：照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史纪录。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按――问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号－底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一

组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号，其中参见号为与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等六要素。整理完后，编制照片档案卷内目录（样式附后）使位置固定下来。

近年来，随着数码相机技术的不断发展，有些单位开始使用数码相机进行照片的拍摄，形成数码照片。对于数码照相可以通过光盘刻录进行保存、检索。具体讲就是，先建立一个照片类目文件夹，然后将所摄的保存价值的数码照片按类目保存到计算机，并给每张照片附上文字说明，再刻录成光盘。多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。检索的方法可以通过打开计算机左下角的“开始－搜索－所有文件和文件夹”按钮，输入相关内容，就能快速检索到此照片。三

十四、磁性载体档案如何整理与编目？

答：磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录象带、录音带）为信息载体的文件。磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件一样及时整理。在全宗内，磁性载体档案一般按年代――问题进行分类，录音带、录象带档案的整理以自然盒为一卷，软盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签、注明内容、主要任务，形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容，同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号，并编制磁性载体档案案卷目录（样式附后），归档的磁性载体文

件应由文字形成部门编制归档说明。

三

十五、怎样做好电子文件的归档、保管和利用工作？ 答：电子文件的归档

电子文件的归档管理目前实行“双套制”。即具有永久保存价值的文件或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。应保证电子文件的凭证作用，对只有电子鉴章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。所谓背景信息和元数据分别指：背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上、下文关系以及对其产生影像的历史环境等信息。元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。电子文件归档还应注意收集以下有关文件：

（1）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统。

（2）数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档。

（3）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档，指把电子文件其中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用，因此，档案部门要采取措施，保证电子文件归档的质量要求，大致有如下流程：（1）齐全完整；（2）真实有效；（3）整理、编辑、划分保管期限，整理工作由文件形成部门具体负责，整理方案由档案部门统一决定；（4）统一规定载体形成、质量要求――档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等作出统一规定，各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交，档案部门检察后归档保存；（5）防病毒――推荐应用光盘归档。但无论是光盘还是软盘，都必须是不可引导的非系统盘，以防带入病毒；（6）编制说明――文件形成部门应对光盘归档的电子文件编制归档说明，简要说明磁带、软盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。归档电子文件的保管：（1）载体的物理保护

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17℃－20℃；相对湿度选定范围：35℃－45℃。（2）信息的安全维护

采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。制作备份是指为电子文件制作一份或几份拷贝，将拷贝保留在一个安全的地方，以防原件因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施。它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，两个系统同进执行完全相同的工作，若其中一个系统出现故障，另一系统仍可继续工和，以防止文件信息的丢失。加密技术，如采取网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方阖等防范措施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求。

杀毒主要用杀毒软件，这是一项技术性的工作，应组织专业人员建立起完善有效的防治体系。

安装补丁程序，作以弥补程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破坏。发现程序的安全漏洞，因发现后传播极快，更应及时修正，否则后果难料。

归档电子文件的利用：

利用时应使用拷贝件。归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

提供利用的方法包括提供物资载体拷贝，网络传输和计算机直接提供利用等方法。

广东汉能光伏有限公司工会文件

汉光伏工字【2011】1号

关于开展困难职工调查摸底工作的通知

为了全面准确掌握我司困难职工的基本情况，建立困难职工档案，为做好今后困难职工帮扶慰问工作做好准备，公司工会决定开展困难职工调查摸底工作。现将有关事项通知如下：

一、调查范围

符合条件的员工均可参与申报，比如生活困难、下岗退伍军人、下岗失业职工，家庭

或子女上学导致的生活困难职工等。

二、申报程序

以部门为单位，由部门组织本部门符合条件的职工本人向工会提出申请并填写《困

难职工档案表》以及相应的材料，由工会提出审核意见。

三、困难职工信息应用和意义

1.建立健全困难职工档案，做好职工动态管理； 2.为今后走访慰问帮扶工作做好基本信息准备；

3.深入了解困难职工需求和实施员工人文关怀；

四、申报截止日期

附件：困难职工档案表

二○一一年十二月二十一日

主题词：

汉能光伏有限公司工会委员会

2011年12月21日印发

档案整理顺序-工人 篇5

一、检查档案内容是否齐全并进行分类排序，缺少的材料补齐或登记

第一类：履历材料；（必须有）

职工履历表、工人履历表等（须有照片、本人签名、填表时间和组织印章）。按形成时间顺序编号，最新填制的履历表放在最前。

第二类：自传类材料；（不一定每人都有）

入党申请中的自传、领导报告个人事项等。

第三类：鉴定、考核、考察材料。（不一定每人都有）

考察材料（2010年之前形成的放在三类，之后的放九类）新增加了定期考核材料，考核登记表；

在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料； 援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料； 工作调动、转业等鉴定材料；

后备干部登记表（提拔使用后归档）； 经济责任审计结果报告等材料。

第四类：学历、学位和评聘专业技术职务材料；（必须有）①学历学位材料（必须有）

反映高等教育之前的学历材料： 高中毕业生登记表、中专毕业生登记表；

反映入学环节的材料：普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；

反映学习过程中的材料：学习成绩表；

反映正常毕业的材料：毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明； 反映出国（境）学习的材料：选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料，国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

注意最新变化的材料：学生（学员、学籍）登记表（学生登记表原来在第一类，毕业生鉴定表原在第三类，现集中放到四类）。②职业（任职）资格材料（不一定每人都有）

职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件。教师资格认定申请表等材料。全国注册资产评估师、审计师等。

评（聘）专业技术职称（职务）材料：会计、审计、统计、经济类需考试的存登记表原件和证书复印件，工程、政工类需评审的存申报表、审批表原件，初级、中级、高级都需要（本科以上见习期满直接定助的除外）。

③反映科研学术水平的材料

（不一定每人都有）

当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知，两院院士要在当选后三个月内将登记表归档。遴选博士生导师简况表。博士后工作期满登记表。

被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料。科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料。

创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录（论文注意只收目录）。④培训材料（不一定每人都有）

为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表 考核登记表

结业登记（鉴定）表等材料

第五类：政治历史情况及审查结论（包括甄别、复查结论）材料；（不一定每人都有）

上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料。本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料。撤销原审查结论的材料。各类政审表。

更改（认定）姓名（原来在第一类）、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复。

计算连续工龄审批材料等。三龄两历审批表可放在第五类。

第六类：入团、入党材料（入团志愿书一般应该都有，入党材料不一定每人都有）

①中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料。

②中国共产主义青年团入团志愿书。③加入或退出民主党派的材料。

第六类材料中新增了党员重新登记中民主评议党员的组织意见，删除了原有的入团申请书，团员登记表及离、退团材料，注意收集加入和退出民主党的材料。入党志愿书放在最前。

六类顺序：6-1 入团志愿书 6-2 入党志愿书 6-3 入党申请书 6-4 入党转正申请书

第七类：奖励材料；（不一定每人都有）

局级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批表）、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

第八类：处分决定(包括甄别、复查结论)材料；（不一定每人都有）

处分决定，免于处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；

解除（变更、撤销）处分的材料； 检察院不起诉决定书；

法院刑事判决书、裁定书；

公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

注意组织处理与纪律处分方式及影响期的相关规定，处分要有职工本人签字。

第九类：工资、任免、待遇、通知、出国审批材料；（必须有）

招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。

①工资、待遇材料（1993年之后每年都应有调资表，03、04年除外，05、06年有一次调资即可）

②任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料;辞职、辞退、罢免材料

③出国（境）材料

④党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。

第十类：其它（不一定每人都有）

健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料，只存最新的一份即可。

治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。

职工人事档案报送、审核工作材料：职工人事档案报送单；职工人事档案有关情况说明等材料。新任局管工人档案报送单

其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。

二、编制目录

用EXCEL表编制，16K纸打印装订

三、加工装订

对破损、卷角、折皱和大于或小于规定尺寸的材料，进行裱糊、压平、折叠和裁剪；对档案材料进行包边（加边），并拆除档案材料上的金属物。对这些材料在不损害档案材料的文字内容，保持档案历史原貌的前提下，对其外部形式进行技术性处理的工作。

材料大小为16k（184×260mm），档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔(从孔中心算起)83mm，下孔距材料底边47mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5 mm。

四、核对出生日期、参加工作时间、入党时间、全日制学历和在职学历。

通过查找档案中相应原始材料，核对最新版履历表和系统中“三龄两历”记载是否正确。1.出生日期以档案中最先记载出生日期的材料为准，一般为入团志愿书、高中毕业生登记表、入伍登记表、招工登记表等。

2.参加工作时间核对第九类中的录（聘）用审批（备案）表、应征入伍登记表、招工审批表、职工登记表、毕业生转正定级审批表以及第五类中招生（入伍、招工）政审材料、知青上山下乡证明等。

3.入党时间核对职工档案第六类中《入党志愿书》、《党员登记表》，其他履历材料、任免材料也有入党时间的记载。

4.学历学历材料要齐全（参见第四类材料要求），在职学历需盖有路局人事处备案登记章。

特殊载体档案整理 篇6

第一部分：特殊载体的概述

特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。

1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。

2、磁盘档案：磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。

3、胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。

4、照片档案：

（1）、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。

（2）、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

5、光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。

6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。

第二部分：特殊载体的整理方法 一、传统照片档案整理

（一）照片档案整理依据：2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。

（二）照片档案的分类

照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又分为底片档案和照片档案。

（三）照片档案的作用

1、历史记录的真实见证。

2、维护单位利益的旁证。

3、为其它种类档案提供印证。

4、为新闻报道提供服务。

5、为利用者提供艺术享受。

（四）照片档案存在的问题

收集不全、整理凌乱、装具混乱、对照片里的事由、地点、人物描述不清、说明不全，其中尤其是收集不全的问题特别突出。

（五）照片档案的收集范围：

1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。

2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。

5、其他具有保存价值的照片。

（六）照片档案的收集归档

1、归档时间：随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档。

2、归档要求：照片、说明二者齐全；照片影像相符；注意画面形象；反映同一主题若干张照应选有代表性的照片归档；具有保存价值的照片要定期归。

（七）照片档案的整理原则

应遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管、有利于提供利用的原则。

（八）照片档案整理步骤：照片分类、照片排列、照片编号 照片装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编制照片档案案卷目录。

1、照片分类：照片的分类有两种方法：保管期限-专题-；保管期限--专题。

2、照片排列：按照片拍摄时间先后顺序排列。

3、照片编号：照片编号采取两段式 照片册号——张号

如：14—5表示第14本照片册中的第5张照片

4、照片装册：照片册由297㎜×210㎜大小、纸质的若干芯页和封面、内封、封底组成。照片要按照照片号顺序依次固定在照片册芯页上。

5、编写文字说明：照片的文字说明由总说明和分说明两部分组成。总说明主要包括六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影

者。它是具体反映这组照片的说明。分说明是指每一张照片的说明，其位置在照片册芯页上每一张照片旁边。

① 事由：指照片影像所反映事件、事件的情由；

② 时间：指拍摄时间或事件发生、事物变化所产生的时间； ③ 地点：指被拍摄物所在具体地点；

④ 人物：指照片影像上主要人物的姓名，身份以及在照片中的位置；

⑤ 背景：指对揭示照片影像主题具有衬托作用的背景； ⑥ 摄影者：指照片的拍摄单位和拍摄人；

⑦ 参见号：即与该张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号、案卷号或盒号等。

⑧ 对组联号的特别说明：对反映一个事件或一次活动的，两张以上的照片，需在小卡片左上角编制组联号，组联号依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联号相同。如册内只有一组照片，其他均为散片时，只需对这组照片编号。注意：组联号不宜越册。

6、编制卷内目录

卷内目录是对每张照片编制目录，其要求是：要先编制每组照片的目录（总说明），再在每组照片目录下面编制每张照片的目录（分说明）。包括：照片号、照片题名、拍摄时间、照片所在页号、底片所在卷号页号底片号、备注等栏目。

7、填写照片册内容：包括填写照片册内封面、填写照片册内备考表、填写照片册册脊三方面内容。

8、编制照片档案案卷目录：照片档案案卷目录的项目包括： ① 案卷号：照片册的号码；

② 题名：照片册的案卷标题（总说明汇总）； ③ 起止年月：照片形成的起止时间； ④ 照片张数：照片的数量； ⑤ 保管期限：照片的保管年限；

⑥ 备注：著录各项目中需要解释和补充说明的事项；

二、数码照片（光盘）档案整理

数码照片档案整理的步骤包括：数码照片分类、数码照片排列、数码照片编号、编写文字说明、编制数码照片档案目录、刻录光盘、光盘编号、填写光盘标签、光盘校验、编制光盘目录。

1、数码照片分类：采用保管期限----组的分类方法。此种方法是通过在计算机中建立层级文件夹实现的。尤其值得注意的是每个文件夹都要命名。

2、数码照片排列：

① 建立“数码照片档案文件夹”，在此基础上建立“文件夹”，再在“文件夹”内建立“组文件夹”，按时间排列，最后在“组文件夹”内排列每一张数码照片。

② 数码照片排列：2005-3清源集团争创名牌产品工作会（“组文件夹”内排列每一张数码照片）

③ 数码照片编号：采用三段式进行编号： —组号—顺序号（张号）

组号：指同一内组文件夹的流水号 张号：指组内每张照片的流水号

注意：每组文件夹里的数码照片都从“1”开始编号

④编写文字说明：文件夹的命名、组文件夹内的总说明、每张数码照片的分说明。

⑤ 编制数码照片档案目录：数码照片是以“张”为单位编制目录。在文件夹内建立EXCEL电子表格文件，对一个内各个文件夹的所有数码照片进行统一编目，并以命名。注意：每一个文件夹内都要编制目录。

⑥ 刻录光盘：刻录要求：数码照片应定期刻录成光盘保管。⑦ 光盘编号：全宗号---综合档案室时给的编号；目录号---代表一个特定门类的档案；顺序号---数码照片在存储光盘中按形成编制的流水号（可以多年存放一张光盘，不跨年）。注意：光盘编号标注在数码照片光盘档案登记表中。

⑧ 填写光盘标签

光盘刻录完成后，应填写数码照片档案登记表和数码照片档案元数据登记表。

⑨ 光盘校验

光盘刻录完成后要进行校验，校验内容包括：数码照片文件、著录文件和光盘说明文件。校验是否完整、能否打开、文件数量是否准确等。

⑩ 编制光盘目录

编制光盘目录包括：光盘号（全宗号--目录号--盘号）、光盘题名（单位名称、和数码照片三部分组成）、起止年月、照片张数、刻录日期和备注等。

3、照片档案的保管

照片档案库房（档案室）应符合隔热、防潮、防火、防尘、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物等要求。应使用规范的照片档案装具。底片、照片应保存在能密闭的专门柜架（最好存放防磁柜）中；光盘档案需要定期检查，发现问题及时解决，必要时进行数据迁移。

三、实物归档的整理方法

实物归档的整理就是将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。

（一）整理要求一是归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。二是 每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。

（二）整理方法

1、鉴定。一是 根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。二是对存有真伪疑义的实物应采取必要措施

进行鉴定。三是归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。

2、分类

归档实物应在其全宗—实物类别内，按照或类别——进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。

⑴按分类

将归档实物按形成或获得分类。采用公元纪年标识，如“2006”。

⑵按类别分类

将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。

荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等； 纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；

印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。

3、排列

根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种：

格式①：全宗号—实物—件号。格式②：全宗号—实物——件号。格式③：全宗号—实物—类别——件号。

实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②；实物档案较多的单位可选择格式③。

4、编号

根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。这个归档章完全不跟文书档案一样需要盖印，而是可以跟图书标签一样先用不干胶按这个模式做好，整理时就在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1），再编制归档章项目。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、、类别、件号、参见号。如下图：

(全宗号)S(年 度)(类 别)(件 号)(参 见 号)长×宽=55×16mm 全宗号：同文书档案

实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“S”。：填写实物形成或获得的。类别：荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。件号:归档实物的排列顺序号。

在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。

参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。

5、编制实物档案目录

实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、、类别、参见号、备注。目录用纸A4型

图2: 实物档案归档目录

件号 题名 材质 型制 类别 参见号 备注（文字说明）

?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? 件号：见归档章

题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。

材质：实物的制成材料。

型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm 、类别、参见号：见归档章

备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。

6、编制目录封面

实物档案目录应编制目录封面，并可以将历年的目录装入归档文件目录夹，方便查阅统计。封面可以视需要设置全宗名称、、类别、起止件号等项目。

（三）保管

实物档案应专柜保管。对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。存放实物档案的库房和框架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无

学校档案整理 篇7

一、档案整理环节中存在的问题

档案整理工作, 就是将零乱的和需要进一步条理化的档案, 进行基本的分类、组合、排列和编目, 组成有序的体系。档案通过整理, 才能为档案的保护、统计和检索提供基本的单位和完整的体系, 便于维护档案的完整与安全。但是, 在档案整理过程中, 整理人员由于受到一些外界因素的干扰和影响, 注重速度与数量, 忽视质量和后果, 直接导致在进行组卷、装订、盖章编号、卷盒选择过程中, 档案原件受到致命性破坏与污染。

1. 组卷方法不科学。

组卷是整理工作中比较重要的环节之一, 操作不当很可能对档案原件造成重大毁坏。组卷过程中, 整理人员面对的是载体规格不一、纸张变黄发脆、缺角错页、成堆码放的零散档案, 若不严格遵循档案整理的有关规定, 进行科学地分类、装订、确定其保管期限, 就会影响到档案的寿命。有些档案整理人员存在着多一事不如少一事的惰性思想, 缺乏耐心细致的工作作风, 造成分类不准确、装订压字、档号章倒盖、档号章内容填错, 甚至撕破纸张、页码排序混乱的现象, 这是发生人为损害档案最严重的阶段。

2. 装订方法不规范。

装订在档案整理环节中看似简单, 但装订压字、撕破档案的现象是相当严重的。一是在拆除濒危档案的金属品时, 方式方法不得当, 粗心蛮干而撕裂档案;二是为了赶速度, 图省事, 而采取贯通装订的方法, 大大破坏了纸张的质量;三是装订的针距过密, 对传统的缝纫机不进行改装, 又不及时调整针距, 这种现象对档案纸张破坏性最大。四是不考虑档案纸张厚薄、页数多少, 一律进行装订而造成的压字现象较为严重。

3. 盖章编号不统一。

在档案整理过程中, 档号章加盖位置不当也会造成纸张的污染。一是在加盖档号章时, 档号章用油的多少有很大差别, 印油用多了迅即装卷盒会直接污染档案, 印油用少了字迹会不清楚;二是将档号章加盖在有文字的地方, 既污染了档案, 又影响了利用。三是由于档号章盖错方向而需重新加盖影响了档案的美观;四是填写档号章内容时, 由于书写用力过大而划破档案。

4. 卷盒选择不合适。

卷盒大小的正确选择与保护档案有着极其重要的关系。组卷过程也是考验每个整档人员能力和水平的过程, 在进行档案组卷时, 应考虑到将一组互有联系的档案尽量放在一个或若干个卷盒内, 保证每个卷盒的厚薄适中。但在档案整理过程中, 一些整理人员只考虑某一方面的因素, 不考虑档案数量的多少, 尽量将一组互有联系的档案装在一个卷盒内, 这样必然会造成卷盒过薄和过厚的现象, 而一个卷盒装的过多或过少, 都会导致在管理和调阅过程中的磨损, 造成档案的损坏。

二、档案整理环节中采取的措施与对策

严格地讲, 档案的形成与收集从机关档案室就已经开始, 然后到整理、归档直至鉴定的过程, 是档案的最原始面貌得以展现的过程, 也是档案原貌最易受损的阶段。这个时期会有许多不规范操作和人为损坏的行为给档案原件造成前端致命性的损伤, 如何解决好此阶段和档案在整理环节中存在的诸多问题, 使档案免遭损坏, 我认为应着重从以下几个方面采取相应的保护措施与对策:

1. 组卷方法要科学。

一些综合性的档案馆, 保存的历史档案与零散档案较多, 由于种种历史原因, 上世纪80年代前未对其进行系统整理, 在整理这些纸张破损、字迹扩散、载体大小不一的档案时, 一要轻拿轻放, 坚决杜绝不按规章而违规操作;二要及时复制。防止档案信息永久性丢失;三要整齐划一。对载体大小不一的档案和附表、地图进行规范合理的折叠, 不能随意折叠以免二次损伤。

2. 装订整齐要美观。

对档案进行装订是组卷中一个必不可少的步骤, 装订一定要讲求科学和美观。一是装订前首先要使用起钉器去掉档案上的金属品 (精装和平装等书本式的档案除外) , 并将锈蚀的金属品清理干净后再行进行装订;二是档案要以件为单位装订, 对数量过多、过厚和精装、平装等不便装订在一起的可单独装订, 凡遇到原档案页码混乱、有倒页的问题时应及时给予纠正;三是档案过厚需用线绳装订的, 应尽量利用原孔, 线的粗细要适当, 一般采取3点或4点一线左侧装订, 左侧没有装订位置时, 可在上端装订。需用线装订的档案, 针距控制在0.5CM为宜, 上下留1CM的位置, 切忌上下贯通;四是装订要牢固, 保持档案的原貌, 整齐美观, 不倒页, 不压字, 不损坏档案, 不影响阅读;五是一旦发现破损、纸张老化的档案不宜装订时及时登记, 送裱糊室修裱后归入相应位置, 而对字迹不牢固的档案要进行复制、加固后和原件一同归档。

3. 盖章编号要统一。

通常情况下, 文字图表档案应逐件在左上角加盖档号章、填写档号章内容, 如左上角没位置时, 可加盖在其它适当位置。为防止档号章加盖与填写内容时造成对档案的污染, 一是要做到档号章不宜蘸油过多, 印油过多的话会直接浸染档案;二是加盖档号章前, 先观察一下加盖档号章的位置, 不要将档号章加盖在有文字的地方;三是防止倒盖档号章。经验证明, 将档号章作以标记, 使整理人员能直接辨别档号章的方向而防止倒盖;四是在填写档号章内容时, 要视纸张质量选择合适的铅笔型号, 书写时用力要均匀, 不要因书写用力过大而划破档案;五是整理人员要经常保持良好的卫生习惯, 保持档号章手柄的干净与卫生;六是档号章项目填写结束后, 待印油晾干后再装进卷盒。

4. 卷盒选择要适当。

再述档案整理的本质 篇8

一、档案整理的定义

档案整理应以维护历史原貌为宗旨。档案整理理论是现代档案学理论体系的一个重要组成部分。在档案实践中，零散形成的文件只有经过档案整理的过程，建立起它们之间的历史联系，才能成为真正的档案。档案整理既是一个过程，又是一个体系。

一个成熟的理论体系应当拥有四个层次，即：实践理论、应用理论、基础理论和理论内核.。从档案整理的实践的角度说，档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。从基础理论的角度看，档案整理是利用文件实体及其历史联系的记录来记录历史的过程。这里，有必要说明历史联系的定义。经典档案学认为，历史联系来源于档案与文件之间的一维关系;而现代档案学认为，它来源于社会实践。由于档案的历史联系来源于构成档案的文件之间的历史关系，而文件是来源于社会实践的，文件之间的历史关系也就来源于社会实践，所以檔案之间的历史联系也来源于社会实践。社会实践不是线性的结构，它是多维的。所以档案整理不应该是像经典档案学一样只注重实体整理，而是应该体现其多维性：即进行虚拟整理。

档案整理是构成档案理论内核的元素，是最富实践性的。因此，档案整理是档案理论内核的实践基础。只有从基础理论的角度认清档案整理，才能更好地指导实践工作。

二、档案整理的结构

不同档案物质结构造就了不同的档案整理实践，它们之间是一一对应关系的关系，因此，档案物质结构就成为了区分传统档案整理与现代档案整理的最可靠的标志。

1.档案的来源。档案是在社会活动中直接形成的产物，它来源于社会实践。社会实践活动包括档案实体和档案历史联系两个方面。这就是档案物质实体的双重构成的思想，用公式表示为：档案二文件实体集合+档案历史联系的记录。档案历史联系是存在于档案之间的社会实践之间的关系。因此，档案的整理可以分为档案实体整理和档案的历史联系的信息整理两个方面。

2.档案的实体整理。档案的实体整理是一种在传统纸质档案环境下，通过对文件进行实体排序来揭示文件之间的历史联系，从而记录历史原貌的档案整理方法，它是一维线性的，以维护历史联系为目的。

在传统档案整理的实践中，文件的实体排列是线性的结构，我们只能从档案文件之间多维的历史联系中选择一维来记录历史。传统档案整理的结构是隐含着档案文件之间某种历史联系的“文件实体集合”，这个结构中包含的档案之间的历史联系是一维的。

3.档案的历史联系信息整理。档案的历史联系是存在于档案实体之间相互构成的关系。对文件实体进行排列以记录历史联系的整理方法难以在电子档案时代继续独领风骚，“用计算机全面自动解析隐藏在文件材料之间的历史联系却是根本不可能的。”

实体整理本来是为了最大限度地保持文件之间的历史联系的结构，但在现代档案整理过程中，它却破坏了文件之间的历史联系，因为历史联系是多维的，满足了某一维度的联系就必然破坏了其他维度的联系。由此，利用虚拟排序来记录和物化档案之间历史联系的方法便应运而生。“虚拟整理技术是一种与文件实体排序无关的，单纯记录和揭示档案之间历史联系的技术，它是一套能脱离档案实体排列，而仅仅使用一套符号及其符号语法逻辑来记录和揭示档案历史联

系的技术。这种整理技术操作的对象并不是实体的档案，而是档案之间的历史联系。

“档案历史联系的记录”是档案历史联系的物化结果。在档案实践中，档案的历史联系是来源于对文件之间客观历史关系的认识，而我们只有将所形成的“档案的历史联系”的这种认识加以记录和物化，才可能固化档案之间的这种关系。而一旦档案失掉这种内在的联系，这些文件就将成为历史的碎片，甚至会因此失去它存在的意义。

4.档案的实体与历史联系之间的关系。实体整理技术之所以不能从多个维度去维护和体现档案的历史联系，是因为传统档案整理技术对历史联系的整理是与实体整理同步完成的。也就是说，在实体整理技术中，是通过对档案文件实体的排序来记录档案历史联系的，所以在完成对实体整理的同时，历史联系的整理也随之结束。由于文件实体的唯一性，限制了其排列只能是一个挨着一个的线性排列，这种排列结构决定了其所整理和记录出的历史联系必然也是线性一维的。因此，在采用实体整理技术对档案历史联系进行整理的过程中，档案工作者只能选择更为重要的历史联系要素（即来源联系）作为其整理的依据，按照来源原则对档案进行整理，而不得不放弃历史联系中所包含的其他要素，即使我们已经认识到历史联系是多维的。

档案实体整理是为了建立一个档案实体凭证体系。档案并不像史书那样是“任人雕刻的大理石”，而是一个巨大的凭证链条，它不必在意有伪证，即使是内容不具真实性的档案也具有证伪的作用，具有历史真实性。现代档案整理包含对档案实体的整理和对档案之间历史联系的信息整理两部分。档案是由文件实体集合和档案之间历史联系的记录两种物质构成的，“档案物质实体的双重构成”是现代档案学理论的逻辑起点。

三、档案整理的本质

结构的思想在自然科学和社会科学中被广泛应用，任何事物都有结构，事物的结构决定其本质、属性和功能，所以，通过对结构的研究，能够得到事物的本质。文件直接来源于社会实践，文件之间的历史联系直接地记录到文件的实体排序中，无需档案人员进行加工;而档案的历史联系虽然也来源于社会实践，却并非像文件实体排列一样是线性一维的，它是多维的，需要档案人员进行加工。因此，现代档案整理以档案历史联系的信息整理为核心。

以档案双重物质结构为逻辑起点，可以认识现代档案整理的本质：保证档案历史联系与社会实践之间关系的对称性。在逻辑上，只有当档案整理所获得的历史联系具有了与社会实践之间关系相同的结构时，它才可能最大限度地保持文件之间的历史关系。而传统和现代档案整理之间的本质差别就表现在于：它们所形成的历史联系究竟应该与谁“对称”。如果它的历史联系与文件实体排序具有对称关系，那么形成的档案整理必定是传统档案整理，或原始档案整理;而如果与社会实践之间关系对称，这个档案整理就肯定是现代档案整理。