学校档案利用（共12篇）
学校档案利用 篇1
学校教学档案是在教学实践和教学管理活动过程中直接形成的有价值的历史记录，它在教学、教研工作中有着重要的作用。
学校教学档案的组成和利用特点
在教学实践活动中形成的文件材料，它包括教学大纲、教学参考资料、典型讲义教案等方面的材料，各年级各科考试题和标准答案以及学校在教学活动中形成的录音、录像、幻灯等电化教学手段产生的资料。
在教学管理工作中形成的文件材料，它包括招生工作、学籍管理、学生管理等方面形成的材料。如，招生简章、录取名单、教学计划、课程进度表、教师任课一览表、学生成绩册和高考录取情况等材料。
学校的教学档案是学校档案的重要组成部分，它反映了学校的主要职能活动，对它的利用具有以下特征。
1. 周期性。
学校的中心工作是教学，而教学工作又有它的周期性，于之相适应的教学档案的利用也有周期性，这一周期性在一定阶段比较稳定，因此，教学档案利用在时间上和内容上都较为固定。如，教学计划、学生管理规定及其它反映教学程序的档案，教学管理部门每年都要利用。档案人员应根据这一特点及早准备，及时提供利用。
2. 系统性。
学校培养人才有一个周期，教学质量的高低通过每年的高考就能反映出来，因而学校需要系统分析一定时期的教学和管理情况来总结经验，研究改进措施。学校的这一特点，反映在教学档案利用上，要求提供的教学档案材料应系统、完整、有深度。
3.时效性。
教学档案的形成和利用有很强的时间性，科技作为第一生产力，备受人们重视，教学研究成果作为科技成果的一部分，更新速度加快，周期大大缩短，教学成果如不及时推广应用，很快就被淘汰。因而学校档案部门既要把教学成果作为档案记录保存备查，又要把它视为科技信息及时开发，抓住时机迅速向社会推广应用。
对学校档案开发利用的思考
报道教学档案信息，提供利用线索。学校档案部门应将室藏档案信息目录加以组织。这种组织，一是以广度为主，把不同时期内反映不同工作内容的教学档案信息简要地组织在一起;二是以深度为主，把不同时期内反映同类工作内容的教学档案信息简要加以组织。同时运用多种形式进行报道，印发到全校各科室、教研组，使贮藏在档案室的静态教学信息，成为不断为实际工作部门和教职工所了解的动态教学信息，被广泛利用。
加强教学档案信息开发和加工，提高利用效益。教学档案信息是本源性信息，记载在案卷中的教学档案信息往往是单一的、零碎的，不能完全适应人们利用的需要，限制了教学档案作用的发挥。因此作为档案工作人员，必须对分散在各个案卷中的教学档案信息进行开发和加工，使之系统化和密集化，并形成新的知识产品。
1.按照一定题目，对同一性质的教学档案进行文摘和汇编，如，某段时间学校教学档案汇编、优秀论文摘要等等。以适应各科室各年级教师不同的利用需要。
2. 对原有的教学档案信息实行鉴定、筛选，去粗取精，加以比较概括，编制出更高层次的教学档案信息，如，几份教学档案中对同一问题的记载不同，就应参考有关教学档案信息加以比较和鉴别。编制出准确的教学档案信息。这种对原始教学档案信息的加工和再生产，为工作提供了便利。
3. 正确处理保密与开发利用的关系。教学档案与图书资料不同，有些内容有一定的机密性，因而形成了保密与开发利用的矛盾。这就要求档案工作者树立以利用为主的思想，最大限度地利用教学档案，使之为学校教学工作服务。另外还要根据信息技术的特点，对教学档案进行加工，分别整理出确需保密的关键性材料和反映教学科研成果特色的，要加以传播的介绍性材料，从而开创学校教学档案开发利用的新路子。
作为档案工作人员，应处理好教学档案信息开发和基础工作的关系，使教学档案的信息开发利用更加充分，从而体现教学档案工作的应有价值。
根据学校教学档案的利用特性，进行综合开发利用，符合学校教学档案信息的规律，也是学校教学档案工作向开放型转型的必然，能够更好地推进了学校的全面发展。
学校档案利用 篇2
开放档案的利用按照国家档案局《各级国家档案馆开放档案办法》执行。
一、凡我国大陆公民和组织，持有合法证明（身份证、介绍信、工作证），台、港、澳同胞和华侨持本人回乡证或身份证等有效证件，均可利用我馆开放档案。
二、外国人利用我馆开放档案，应由有关主管机关介绍，经省档案局同意后，方可查阅。
三、利用者可以在著述中引用开放档案，但应注明档案的收藏单位和档号；如需全文公布或汇编出版，应征得本馆同意并签定出版合同。
四、利用本馆开放档案，一般应在本馆指定的阅览室查阅，不准带出馆外。
五、下级机关不得采取任何形式，擅自公布或出版上级机关颁发的档案文件，如需公布和出版，需经上级发文机关或主管机关同意。
六、利用者有保护档案、资料的义务，查阅档案时不准涂改、圈划、污染、拆卷、撕页等，如发生上述情况，应立即停止借阅，并追究责任。
七、借阅者不得擅自摘录、转借档案，如需摘抄、复印等，必须经本馆同意。
八、为确保档案的安全，利用者不得在阅览室内吸烟 1
或进行其他不利于档案安全的活动。
xxxxx档案馆
学校档案利用 篇3
【关键词】档案信息 开发利用 解决方法
【中图分类号】G 【文献标识码】A
【文章编号】0450-9889（2016）05B-0079-02
中职学校档案记载了学校的发展历程，汇集了学校教育教学、科研全部成果，沉淀着学校的传统和风格，涵盖范围广、内容更新快、具有重要的社会价值，应充分加以研究和利用。
一、中职学校档案信息开发利用现状
近年来，在党中央国务院的大力推动下，中职教育围绕国家经济社会发展需求，在服务中深化改革、在贡献中加快发展，取得了历史性成绩。2010年6月，教育部更是联合人力资源社会保障部、财政部启动“国家中等职业教育改革发展示范学校”建设计划，中央财政拟投入100亿元，分三批遴选支持1000所中职学校深化改革，为全国职业教育改革发展发挥引领示范作用。
中职教育的快速发展，必然要求中职学校档案工作与之相适应，要求中职学校档案部门充分开发利用档案信息，更好服务于学校教育教学改革与发展。然而，目前中职学校档案信息开发利用的现状，与中职学校建设对档案信息需求的日益迫切和国家信息化发展的新形势是不相适应的，中职学校档案信息开发利用范围较小，主要服务于以下方面：
一是为毕业生提供证明服务。即为毕业生就业、升学、出国等提供学籍、成绩表等档案材料或开具学习经历档案证明。
二是提供查证服务。即为用人单位提供录用学校毕业生的毕业证查证服务，或为丢失毕业证的毕业生提供毕业生资格审核与证书验印登记表、毕业生名册、学籍表等证明材料，以便毕业生补办毕业证，维护毕业生利益。
三是服务学校改革与发展。即为领导决策、各类评估检查、校史编撰、举办校史展览、职工工资晋升、评定技术职称等提供档案信息资料、图片。
笔者所在学校的档案室，从2001年至2012年档案利用情况看，每年档案利用者不足200人次，仅占全校师生总人数的1%，且其中大部分是毕业生查询学籍档案。2013年，笔者所在学校被确定为首批“国家中等职业教育改革发展示范学校”。为更好服务于学校“国家中等职业教育改革发展示范学校”建设，学校档案室加大了档案信息开发利用力度，建设了学校基础数据库、示范校建设文件汇编等，但近两年档案的利用率仍不足500人次/年。由此可见，目前中职学校档案信息开发利用程度远远不能满足中职学校发展的需要。
二、中职学校档案信息开发利用面临的新形势
档案作为历史的记录、知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。随着社会的不断进步与发展，人们对信息、知识的需求量不断增加，精确度不断提高。人们在利用档案过程中，对档案部门的服务质量要求在不断提高，已不仅仅要求能够提供档案信息，更要求准确、及时地提供档案信息；不仅要求提供单一的档案信息，更要求提供综合的、系统的档案信息；不仅要求在阅览室提供利用，更要求提供网络查询和全文下载服务等。我国的档案管理已从传统的实体管理向档案信息化管理发展。为此，中职学校档案部门必须顺应时代要求，担负起时代赋予的历史使命，立足现实，长远规划，既要在服务上下功夫，更要运用新技术、新手段提高服务利用的水平，这是档案事业适应时代发展的必然选择，是档案事业在新形势下实现健康发展的必由之路。
三、新形势下中职学校档案信息开发利用探究
随着信息技术的快速发展，探索做好档案信息开发利用工作的最佳方式和有效途径，对于服务中职学校的改革发展、服务教学科研等方面有着越来越重要的作用。
（一）加强档案宣传，强化档案意识。档案意识淡薄，对档案工作不重视，是档案信息资源得不到充分开发利用的主要原因。为此，档案部门应采取多种手段，通过发放档案宣传资料、举办档案展览、出版档案宣传板、举办档案知识竞赛、宣传报道档案工作等形式，加大档案宣传力度，强化档案意识。通过宣传教育，让人们更加了解档案部门的馆（室）藏内容、利用方法等，从而有针对性地利用档案。
（二）丰富档案馆（室）藏，扩大开发利用基础。要大力丰富中职学校档案馆（室）藏，增强档案信息贮存量，不断满足中职学校及社会对档案的需求。一是要明确档案收集范围，按照党群、行政、教学、科研、基建、出版、会计、外事、实物、声像等不同范围进行分类。二是强化档案收集，抓好中职学校各类活动文件材料的收集，把好接收关，确保档案原始资料齐全完整。三是注重教学、科研、改革等办学成果方面档案材料的收集，积极宣传学校办学成果，不断扩大学校的社会影响，提升学校知名度。四是加强办学特色方面档案材料收集、突出学校办学特色。
（三）运用信息技术，合理调整档案信息布局。要以发展的眼光，大力推进档案数字化建设，注重数字化档案的收集、整理、编研、利用。一是运用现代信息处理技术，对档案信息进行编目、整序，实现档案图文信息的数字化，建立内容丰富的档案信息数据库。二是建立档案网站、网上档案馆（室），通过网络的远程登录功能，最大范围的扩大档案利用范围，实现中职学校档案信息服务社会化。
（四）大力开发利用馆（室）藏档案信息，提高档案信息利用率
开发利用档案信息要有针对性。档案部门必须及时了解学校及社会需求，紧紧围绕学校发展规划和工作重点确定开发利用主题。
1.主动提供档案信息实地与网络查询服务。
（1）建立功能齐全的档案查阅室、校史陈列室等，主动提供档案实地查询与阅览服务。设置查阅室接待上门查询档案是档案部门开发利用档案信息的基本方法，而且是一条直接可靠的途径和最简单有用的方法。此外，中职学校还应建立校史陈列室，提高档案使用效率。
（2）建立学校档案网站，主动提供网上利用服务。中职学校可依靠学校计算机专业师生的资源优势，建立学校档案网站。通过制作内容丰富的档案信息网站，以及将档案信息管理系统接入学校网站，实现档案信息的网上阅览、检索与利用。
（3）建设资源丰富的档案信息数据库，提供档案信息网络服务。档案信息数据库是档案室网络的信息资源，是档案信息资源共享体系建设的核心。中职学校应根据中职学校特点及实际，先行建立文件目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、大事记数据库、优秀毕业生数据库、教科研成果数据库等。建成的档案信息数据库，通过网络技术接入学校档案网站、局域网、全国学校档案信息网，甚至国际互联网，从而实现档案网络信息服务，最大限度实现档案信息资源共享。
2.加强档案编研，提供多层次档案信息。
档案编研是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著等向社会提供服务的一项工作。它是一种高层次的档案开发利用形式，档案编研无疑在中职学校档案工作中占据重要地位。加强中职学校档案编研，档案工作者必须及时深入了解利用者的档案需求，从中确定编研主题，进行有针对性和实用价值的编研，编制出时效性、特色性、专业性、实用性较强的，适合学校和社会需求的编研成果。
档案工作是功在当代、利在千秋的大事。档案工作者要有超前服务意识，努力提高业务素质，不断开拓创新，充分开发利用档案信息，更好地为学校建设和发展服务。
【参考文献】
[1]邵芸芸，朝辉.中等职业学校档案信息资源开发利用探析[J].山东省农业管理干部学院学报，2012（3）
[2]郝红.论学校档案信息资源开发利用[J].黑龙江史志，2013（16）
[3]唐祖芳.浅谈信息时代档案信息资源的开发利用[J].航空档案，2009（3）
[4]张晓霞.档案信息资源开发利用现状及应对措施[J].山东档案，2011（3）
【作者简介】杨柳红（1978— ），女，广西柳城人，柳州市第一职业技术学校档案管理员、讲师，管理学学士。主要研究方向：学校档案管理。
学校档案利用之我见 篇4
档案利用, 通俗的说, 是利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。而档案利用的过程是档案利用者通过档案部门查找利用档案信息实现档案价值。
下面, 我们来简单谈一下关于档案利用的知识。
(一) 档案利用包括以下的主要内容与条件
主要内容:根据利用者需要及时提供档案、资料供利用者阅览、复制和摘录。基础条件:档案档案信息资源建设;建立档案检索体系;建立相关管理制度;配备相关设施;熟悉馆 (室) 藏档案、资料情况;了解档案利用范围的规定;开展档案与档案工作宣传等。
(二) 档案利用的分类
档案利用的工作可以区分为提供档案利用和利用档案。其中 (1) 提供档案利用是档案管理部门及其人员直接提供档案, 为了解查询问题的利用者提供服务; (2) 利用档案是利用者为了研究和解决问题, 以阅览、复制、摘录等形式使用档案。
(三) 档案利用的要求
这又包括了 (1) 依法开展利用工作。 (2) 主动、及时开展利用工作。 (3) 不断完善档案服务方式和手段。 (4) 掌握本单位近期的重点工作、重大活动, 据此可以开展档案利用。
可以说, 档案利用在近几年来为社会发展、国家建设、人民群众的根本利益做出了重要的贡献。档案利用已经从冷门行业, 逐渐成为现代化建设不可或缺的力量。而且我们党中央也提出档案三大体系建设, 可以看出国家对于档案的重视。要加强学校的管理力度, 最重要的是要加强档案利用的管理力度, 因为在学校的管理中, 档案利用起着非常重要的作用。就学校本身而言, 档案工作正被逐渐的重视起来, 把档案统一集中管理起来, 学校档案的集中统一管理也体现了一所学校的规模、性质、成效, 以及学校领导的治校能力、管理方法。而档案室作为一所学校的心脏, 发挥着带动一切、服务于一切的作用。
文书档案、教师业务档案以及学生学籍档案、设备、基建档案在学校工作中都具有重要作用。
这些集中存放在学校档案室的资料, 都适时适地地为学校领导决策提供着依据, 为教师进行教学改革提供着信息交流, 为学校进一步实行高水平的科学管理发挥着作用。
随着学校办学规模的扩大, 办学的层次和水平的不断提高, 尤其是面临市场经济以及信息社会, 特别是知识经济的大潮以及高新技术的应用, 档案利用都面临这挑战, 而且在过去计划经济基础上的长期经验式管理, 手工操作以及科技含量不高等一系列的体制、模式、理论以及实践方面就有许多不相适应之处, 也严重影响了档案管理的工作进一步的发展, 档案利用的建设作为学校管理必不可少的环节和方面, 它是教育事业发展的基础。因此, 为加大档案的整改力度, 增加档案的投入, 改善档案的设施, 提高档案人员的素质, 档案利用的工作对学校的科学管理和决策起到了良好的作用。我们要求做到的主要是以下两个方面。
二、加大档案案卷的收集和整理工作
这要做到的是嘴勤、腿勤、手勤以及心勤这“四勤”。“嘴勤”也就是谈档案利用的意义、规定和方法;“腿勤”就是要主动送表格以及催要材料, 使各类档案的材料及时上交到档案室;“手勤”就是要及时的整理以及及时的分类;“心勤”就是要勤于用脑, 会想方法, 讲究效率以及保证效率。在收集材料的时候, 正是立足一个“勤”字, 使许多重要的信息资源保留下来;同时在“全”字上下功夫, 只要与工作、与学校、与教职工的切身利益有关的情况都要认真做记录和摘要, 这个除了文字外, 我们还要充分利用了录像、录音以及摄像等手段。
三、提高档案利用管理人员的素质
随着社会的发展, 科学技术的进步, 档案工作的任务、工作环境、服务对象以及管理方式都发生着变化, 现代技术也广泛应用于档案的工作中, 这些无疑需要人去操作以及管理。所以说, 提高档案的工作者素质, 是推动档案事业的关键。作为学校, 一方面要严把人才入口关, 注意引进、招聘一些有专业的技术、技能的人才充实档案队伍;另一方面面对目前档案管理人员的知识老化以及新技术知识贫乏的状况, 学校在注重使用性、拓展知识面、强化因材施教以及提高外语水平等方面, 从而全面的加强档案人员的整体素质。
总而言之, 对于学校的整体管理而言, 档案利用的管理, 尤其是文件资料的的收集整理, 立卷归档排列检索利用等档案管理工作等, 在学校的管理工作中就显得尤为重要。因此, 加强档案利用以及档案管理的工作对于整个学校的管理是非常有必要的!
摘要：所谓的档案利用, 是指档案利用者通过档案利用的工作系统进行查找、利用档案信息, 满足其利用需求的行为过程, 这也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。可以说, 档案利用是档案整个过程中最终环节, 国家政府, 以及档案馆工作人员, 都为档案所作的一切努力, 包括档案安全保护最终目标就是能服务于现代化建设, 服务于国家、服务于人民群众。
关键词：学校,档案利用,重要性
参考文献
[1]姚青.论档案工作在学校管理中的作用.济宁学院学报, 2008年第6期.
档案利用效果 篇5
一、利用日期：二OO三年八月十八日 利用股室：万荣分局药品综合监管股 利用者姓名：苏粉丹
利用案卷或文件题名：运食药监办（2003）2号 利用目的：取得县邮政局检查邮寄药品的配合。利用效果：取得县邮政局的全面支持。
二、利用日期：二OO三年十二月二十七日 利用股室：万荣分局药品综合监管股 利用者姓名：苏粉丹
利用案卷或文件题名：运食药监办（2003）40号 利用目的：通知各医疗机构并告知范本 利用效果：使市局要求得到快速贯彻执行。
三、利用日期：二OO四年六月二十一日 利用股室：万荣分局药品综合监管股 利用者姓名：苏粉丹
利用案卷或文件题名：运食药监安函（2003）22号 利用目的：为查处山西华康药业股份有限公司生产“龙胆泄肝丸”提供政策支持。利用效果：明确了违法行为。
四、利用日期：二OO四年十二月十七日 利用股室：万荣分局药品综合监管股 利用者姓名：苏粉丹
利用案卷或文件题名：运食药监办（2004）44号
利用目的：为加强医疗机构麻醉药品、第一类精神药品的监督管理提供可靠的依据
利用效果：通过查阅运城市药品监督管理局关于医疗机构麻醉药品、第一类精神药管理规定和万荣药品监督管理分局开展医疗机构麻醉药品、第一类精神药品使用管理专项检查工作的通知，为加强医疗机构麻醉药品、第一类精神药品的监督管理提供可靠的依据。
五、利用日期：二OO五年四月十八日 利用股室：万荣分局药品综合监管股 利用者姓名：苏粉丹
利用案卷或文件题名：运食药监稽函（2004）73号、运食药
监稽函（2004）89号
利用目的：通过查档了解案件执法文书的考核标准 利用效果：通过查档了解药品监督行政执法文书考评制度和运城市药品监督稽查工作考核评价办法的通知确定了一般程序的案卷和简易程序的案卷的制作程序。编写了《案件办理流程图》、《错案责任追究制》、《药品稽查工作岗位责任制》等稽查工作制度。
六、利用日期：二OO五年八月十九日 利用股室：万荣分局药品综合监管股 利用者姓名：王春林
利用案卷或文件题名：运食药监办（2005）7号 利用目的：。为做好不良反应监测工作提供可靠的依据 利用效果：。通过查档了解运城市药品监督管理局关于全面开展药品不良反应监测工作的通知，为做好不良反应监测工作提供可靠的依据
七、利用日期：二OO五年十二月二十五日 利用股室：万荣分局食品综合监督股 利用者姓名：王洪普
利用案卷或文件题名：运食安委办（2005）1号、运食安委
办（2005）2号、国食药监察（2004）442号
利用目的：编写2005年食品安全整治工作实施方案 利用效果：通过查档了解运城市食品安全委员会各成员单位主要工作职责，确定了每个单位具体负责的食品整治环节，制定了《2005年万荣县食品安全整治工作实施方案》。
八、利用日期：二OO六年四月五日 利用股室：万荣分局本公司 利用者姓名：王宏珂
利用案卷或文件题名：运食药监办[2004]22号，万政办发
（2006）51号
利用目的：向市局汇报作为“农村两网建设示范县”所做工作。
利用效果：通过查档了解运城食品药品监督管理局关于建立全市农村药品监督网络的意见和国家食品药品监督管理局等五部委关于加强农村药品监督和管理工作的意见，为书写万荣县农村两网建设提供了参考。
九、利用日期：二OO六年六月十三日 利用股室：万荣分局办公室 利用者姓名：付鹏
利用案卷或文件题名：运食药监[2006]16号、运食药监安函
[2006]38号、2006年1月到5月案卷
利用目的：了解2006年上半年开展的主要工作
档案利用 篇6
面对查档群众的困境，档案馆工作人员以充满关爱的热心和耐心，不厌其烦地查找相关证明材料，经过与多方进行沟通协商，找到了解决问题的办法。当工作人员告知马女士可以为其开具证明材料时，她由于心情过于激动，导致血糖不稳而突然晕倒。工作人员立即按照平时的训练，搀扶马女士坐下，询问情况后端未了水和食物，让其食用和休整，并在与其家人取得联系后，才放心地让身体恢复正常的马女士离开。
一直以来，东城区档案馆把满足群众对档案的利用需求当作自己神圣的职责，想群众之所想，急群众之所急，以诚心、热心、耐心、细心周到的服务对待每一位利用者，打造了服务民生的档案利用窗口，为百姓解决了一件又一件生活中的难事。
如何做好学校档案开发利用工作 篇7
一、转变思想观念, 把学校档案开发利用工作纳入重要的日程
过去, 人们由于受传统观念的影响, 在学校档案工作中往往重藏轻用, 重存、重保, 认为只要把学校档案管好不出事就行了, 对学校档案的开发利用一直存有顾虑, 即使开展利用也是你来我去的被动服务, 致使学校档案的作用得不到有效的发挥, 学校档案的价值也无从实现。学校档案人员要改变过去墨守成规的保守思维, 转变重藏轻用的观念, 进一步解放思想, 积极探索档案开发利用工作的新思路、新方法, 主动树立服务意识, 主动开发服务功能, 为推动学校教育教学中心工作不断取得新成绩作出应有贡献。
二、丰富馆室藏内容, 为学校档案开发利用工作夯实基础
要做好学校档案的开发利用, 必须有丰富的馆室藏档案作保障, 如果没有充足的档案可供利用, 开发利用工作将成为无源之水, 无本之木, 这项工作将无法正常有效开展, 因此, 加强收集工作, 不断丰富馆室藏内容对于做好开发利用是十分重要的。我们要扩大视野, 扩大收集范围, 拓宽收集渠道, 保证学校档案收集的齐全完整。除按规定收集学校本身产生的档案外, 还要注意收集以下的档案:知名校友档案, 包括本地区著名的历史人物、先进人物等社会名流材料;优秀学生档案, 收集在校期间获奖事迹材料、照片;历史档案, 对学校发生的重大事件等, 都应以光盘及文字记录并存的形式, 有效地保护历史记忆。通过收集丰富档案内容, 使馆室藏档案的内容从缺乏、单一的“文书和教学档案”向多门类和多种载体形式的综合性档案转移, 从而为更好地开展开发利用工作创造物质基础。
三、应用先进技术, 提高学校档案开发利用工作的水平
信息时代向学校档案人员提出了终身学习的要求, 这也正是学校档案人员提高自身信息素养的根本途径。计算机的使用和网络的发展使信息的收集方式与途径、存贮载体、检索方式与速度等方面发生了重大变化, 并为广泛的信息交流提供了可能。学校档案人员在加强学校档案管理的过程中, 必须创造条件, 尽快应用这些现代化的手段, 尽快实现档案信息化管理, 熟练掌握和利用档案信息管理系统, 从而更有效地开展利用服务工作, 使档案开发利用插上信息化的翅膀, 助力其更好更快地开展。如每所学校建立自己网页, 把学校的发展史、创业史、荣誉史、名人史等各种多类型、多题材、主题鲜明的素材利用网络技术管理, 以丰富的文字、图片创作成师生喜闻乐见的影视专题、宣传片进行传播, 即充分发挥网络传媒的优势, 也为学校的发展树立了良好形象。
四、挖掘服务功能, 深化学校档案资源的开发利用
保管档案的目的, 就是为了更好地提供优质服务。离开了档案的开发利用, 档案也就失去了它的价值。所以, 学校一定要把这项工作当成一项重要工作来抓。要想真正发挥学校档案的服务功能, 首先, 就必须建立完善的档案开发利用工作管理体制及组织机构, 形成档案开发利用工作队伍和网络, 实行学校档案开发利用专人负责, 这是全方位、多渠道、多角度地开发利用学校档案资源的基本条件和组织保证。其次, 应从过去重历史价值转变到重经济价值和社会作用上来, 面向学校的教职员工, 深入到学校各项工作中去, 帮助寻找有价值的参考资料, 从档案中找信息, 从信息中找价值, 从价值中找效益, 实现学校档案信息的效益最大化, 使学校档案能在学校各项工作中发挥越来越重要的作用。
五、提高人员素质, 保证学校档案开发利用工作健康发展
做好学校档案开发利用工作, 离不开高素质的档案开发利用工作人员, 关键在于档案档案开发利用人员综合素质和学识能力。档案开发利用工作人员的思想认识、业务水平和管理能力不能停留在原有水平上, 应努力学习专业知识, 不断提升自己, 不断完善自己。学校领导要注重档案开发利用人员素质的提高, 注重业务能力的培养, 重视对档案开发利用工作人员的继续教育, 定期培训, 经常组织参观学习, 拓宽专业基础知识, 完善知识结构, 培养他们研究问题、分析问题的能力, 以及信息收集、加工、检索、保管、利用的能力。只有这样, 才能使档案开发利用人员更好地胜任开发利用工作, 适应新形势发展的需要。
参考文献
[1] .丁玉芝.开发和提高学校档案的服务功能.青海教育, 2008.Z1
试析学校档案的开发利用路径 篇8
为了推动学校的良好发展, 必须改革教育体制, 并创新管理内容, 继而优化教学内容。当然, 学校为了把握住发展的方向, 必须加强对档案的开发利用, 并对档案进行管理, 从而提高教学和管理质量。对学校中档案进行开发利用, 其实对学校做好信息服务提供了便利条件, 其重要性比较大, 学校只有将档案汇集在一起, 才能对学生、科研、教学等予以有效管理, 继而完善教育的各个环节, 提高教学和管理工作质量。
二、学校档案开发利用过程中存在的问题
(一) 档案储存空间不足。由于档案包含纸质和电子形式, 所以学校在保存档案过程中, 必然需要将档案资料存储在一定的空间内。然而, 长期以来, 学校的档案资料繁多, 需要有充分的空间, 尤其是诸多纸质的档案资料会占据空间较大的档案室, 但一些学校的档案室面积较小, 所以为档案的开发利用带来了诸多不便, 因而部分学校对档案开发利用以及管理的积极性明显降低。学校在开发利用和管理档案过程中, 必须将不同性质的档案加以分类, 分为科技、声像等档案, 而对这些档案的管理却有严格的要求, 需要档案室具备一定条件的设施, 而必然会耗费学校部分资金, 所以降低了学校开发利用档案的积极性。
(二) 档案开发利用意识淡薄。学校在发展过程中, 将大部分精力用于提高教学和管理质量上, 并对现代信息技术予以高度重视, 但对档案的开发利用意识淡薄, 认为档案对学校教学和管理并未起到重要的作用, 所以对档案的开发利用的兴趣不浓厚。在传统的思想下, 档案系统长期处于封闭的状态, 档案资源未能得到高效的开发和利用, 档案的价值没有得以体现, 因而严重地制约了档案利用和档案管理工作的开展。此外, 一些学校认为档案只是具备查阅、调阅的功能, 所以对其加以开发利用的意识不足, 继而限制了档案的开发利用。
三、对学校档案进行合理开发利用的路径
(一) 提高档案管理意识。某学校在发展过程中, 充分意识到档案开发利用的价值, 通过提高档案管理意识, 从而合理开发利用和管理档案。第一, 学校应该转变传统观念, 不断提升档案管理意识, 坚持以服务意识做好档案开发利用和管理工作, 继而做好档案服务工作。第二, 对档案进行有针对性地开发。学校在开展教学、科研等活动过程中, 都会将相关内容加以记录, 所以这些资料都是档案开发的主要对象, 因而档案管理部门一定对教学、学生资料等档案进行合理开发, 从而为学校日后教学和管理等活动的开展提供有利条件。第三, 学校还应该加强档案管理和利用意识, 通过将档案予以完好的保存, 然后查询到有价值的资料对学校的各项活动提供有利保证。
(二) 健全档案存储结构。学校在开发利用档案过程中, 通常会对相关档案进行管理, 所以学校必须加强档案信息资源的建设, 通过健全档案储藏结构, 使得开发的档案资源得以有效管理, 然后对档案加以利用, 进而实现档案的价值。
(三) 运用信息化技术对档案进行管理。学校将档案开发完毕后, 必须体现档案的价值, 通过将档案利用在各个方面, 从而提高学校的办学特色和质量。在利用档案过程中, 学校一定要运用信息化技术, 对档案进行管理, 将档案与信息技术有机结合在一起。
四、结束语
学校在发展过程中, 必须对档案进行合理的开发利用, 因为档案中包含着重要的信息, 其价值为提升教学和管理质量具有巨大的作用。当然, 对学校档案开发完成后, 需要对其加以管理, 然后在教学、科研过程中, 对档案资源予以充分利用, 继而确保学校做好各项服务工作。然而, 在对学校档案进行开发利用过程中, 由于相关人员的素质偏低, 档案信息化管理力度不足。总之, 在多种因素下, 学校档案未能得到高效的开发利用。
参考文献
[1]酆雪娜.新时期学校档案的开发利用[J].兰台世界, 2011 (z1) :98.
[2]何玉辰.学校档案管理及开发利用浅述[J].管理观察, 2012 (21) :115-116.
浅谈学校教学档案的形成和利用 篇9
关键词：学校,教学档案,形成,利用
0 引言
教学档案是教师教学、教学管理、教学研究和学生学习等活动中形成的具有保存价值的音像、照片、文字、图表等不同形式的文件材料的真实记录,因此,教学档案必然带有教学活动的全部印迹。本文试从学校教学档案的形成和利用等角度作以分析和探讨。
1 教学档案的形成
中等学校作为科学文化事业机构,其教学工作具有多层次、多学科、多课程、多环节以及教学、科研互相渗透等方面的特点。教学档案的形成,一般说来应经过两个阶段:
1.1 教学文件材料形成阶段
只要有教学活动,活动中就必然会产生和教学有关的各门类文件材料,这些文件材料就是形成档案的基础。这些文件材料的齐全完整与否会直接影响到档案的齐全完整。因此,正确认识档案形成阶段的重要性,对做好档案收集工作至关重要。这一阶段的关键是:教学活动的内容是否完整地记录下来并被载入某种载体上(如纸张、胶带等等)而形成文件材料,这也是决定教学档案是否完整的最重要的一道关卡。试举例说明:如果教师的讲义不完整或只列几条提纲,虽然实际教学工作做得很好,但教案的不完整,势必会影响到教学档案的不完整,使档案在形成初期就先天不足,其结果不仅会影响到档案的质量,还会给利用者和教学研究带来诸多不便。所以,必须把握好档案形成的源头。
1.2 教学档案的归档阶段
在这一阶段,教学文件材料的形成者是否将材料完整地向档案室移交,档案工作人员是否按教学活动的特性和归档要求做好档案的收集工作将成为归档工作中的关键性问题。少数教学文件材料的形成者由于对档案工作的无知往往会认为某些材料不重要而随意处置,或将其中对自己有用的部分干脆不移交。针对这一现象,应向他们重点宣传个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向本校档案部门移交,集中管理,任何人不得据为己有等有关规定,引导、教育他们按照要求及时向学校综合档案室移交应该归档的文件材料。因教学工作既具有连续性,又具有较强的周期性和阶段性,所以,教学档案较其它档案又有其自身的特点。档案工作人员应根据教学工作的特点,按照学年和归档范围做好档案资料的收集工作,要做到变被动收集为主动收集,不遗漏一份应该归档的文件材料,以确保教学档案的系统和完整,便于查阅利用。
1.3 为保证档案形成工作的质量,还要切实加强档案工作的宣传
通过宣传,切实增强档案工作人员及教师、教学管理人员的档案意识和档案观念。因为这些人员是决定教学档案完整的主要因素,他们的档案意识强不强对教学档案的收集、整理、归档等具体工作都将产生很大的影响。
2 教学档案的利用
开放档案,提供利用是《中华人民共和国档案法》最主要、最基本的精神之一,也是学校档案工作的中心环节和根本目的。我们收集、整理、保管教学档案,在于提供利用。不积极开展档案的利用工作,只是把它锁在铁柜里,成为“死档案”,不仅会影响到档案作用的发挥,最终还会影响到人们为之劳动的积极性。档案的收藏和利用是一种辨证的关系,藏为了用,用促进藏;藏是基础,不是目的。学校的教学档案来源于教学活动,又服务与教学活动。有价值的档案,会给学校带来良好的社会效益和经济效益。这种相辅相成、相互促进会推动教学档案工作的良性循环。因此,档案工作人员应积极开发教学档案资源,主动为教学工作服务。
2.1 熟知学校档案利用的方向
学校教学档案利用的方向归纳起来不外乎管理利用、教学利用、学术利用这三种情况。管理利用和教学利用都是为了解决具体的问题而利用档案,主要与阅档者的目的及行动有关,即在档案中查找可直接用于做出决定的资料,所以实际利用会产生直接效果。而学术利用则是利用档案开展学术研究。近些年来,档案的利用出现了由过去主要是查证性利用教学档案,扩大为查证性、参考性、研究性并行,且以研究性利用档案为主的新趋势。教学档案是教学活动的真实记录,利用教学档案进行学术研究的领域是十分广阔的。利用者利用教学档案信息进行各种科学研究,既要靠教学科研人员本身科学实践,又要继承、借鉴他人的成果,才能取得新的成就。例如,为了研究学校教学质量的提高,我们就可以通过学生的入学成绩———考试成绩———毕业生率———用人单位反馈意见等整个过程或其中的某个环节,用系统论的方法,由此及彼,由表及里,分析研究各个要素之间的关系,进行横向、纵向的比较,就能够对教学工作起到“诊断”和调节作用,就能够了解和掌握学生、班级、系(院)的学习状况,就能够反映出学校总体教学水平的高低、优劣,进而探索出带有规律性的东西,用以指导整个教学活动,培养出更多更好的人才。在学术利用中,还可根据具体问题综合运用科学研究方法,如调查、统计、比较、分析、综合、归纳、演绎以及数学的方法等,这样就会大大提高学术利用工作的效率和质量。此外,控制论、信息论、系统论也都具有很强的方法论功能,都能为学校教学档案的学术利用提供崭新的思路。
2.2 掌握学校档案利用的方式
学校档案利用 篇10
一、学生档案管理的存在的问题及原因
(一) 学生档案管理存在的问题
1.学生的档案归档材料未完全达到真实、完整、规范的要求。从现有情况看, 一般包括以下几方面内容:初中毕业时的简单材料、新生录取通知书、奖惩材料、学生成绩卡、实习鉴定表、人党、人团材料、毕业生体检表、毕业生登记表、就业报到通知书等, 不能全面地反映个人的德、智、体等方面的能力与表现。
2.部分毕业生档案多年积压。很多学生在毕业时, 由于就业方式的多样化, 很多用人单位未对档案的接收提出明确的要求, 学生也就不关心自己档案的归属与保存, 一直放在学校不闻不问, 给管理带来难度的同时也造成了档案的遗失。
(二) 原因分析
1.师生档案管理意识薄弱, 重视力度不够。没有意识到学生档案是学生管理、人才培养及毕业生就业等的大事。一方面, 学生把学生档案视为与己无关, 是管理教师的特定任务, 缺少主动参与个人档案材料收集的意识;另一方面, 作为管理者也通常是在学生毕业时才注重完善归档材料, 没有在日常工作中加以收集、整理与完善。
2.学生档案管理制度不完善。任何一种工作的开展, 相应健全、科学的管理制度是前提, 学生档案工作管理也不例外。目前中职学校在这方面还相对滞后, 一定程度上造成了档案管理责任不清、手段落后、水平较低。
二、解决问题的具体措施与办法。
(一) 完善学生档案管理相关制度
1.在新生入学时, 应对每份学生档案进行仔细检查, 妥善保管。要及时把相关资料发给每位学生, 让学生填写完到原所读学校盖章后交回。学生在填写考生登记表、志愿卡等资料时, 为了避免填写不规范, 应在填写之前, 向学生交代清楚有关填表的注意事项。归档材料须使用钢笔或毛笔填写, 填写内容必须准确、规范。对于收集上的归档材料, 档案管理人员必须认真核查, 出现不合格的, 要让学生重新进行填写。
2.在新生进校时应建立新生人学登记卡, 此登记卡记载学生基本情况 (姓名、性别、年龄、出生年月、身份证号、家庭地址、联系方式、专业、所在系、部、年级、班主任、简历等) 。登记卡由学生亲自填写, 学生科鉴定后盖章, 一式两份。一份人档, 一份存专业组。同时, 录人电脑, 建立学生档案数据库的初始内容。
3.完善学生综合素质测评材料, 此材料用于记录学生在校参加除课堂外的各种活动。如参加各种社会活动、文体活动、竞赛活动、公益事业活动、班级活动、党团活动等。
4.每学期末, 班主任应组织该班学生对其本人在本学期的情况进行小结。班主任把学生综合素质测评材料收集, 对学生进行评定, 尤其是对一些非共性的素质要求, 不宜列人学生测评指标体系中的, 但能反映学生个性的评价, 班主任应用鉴定评语加以补充描述。
5.班主任应把学生的归档材料 (综合素质测评材料、奖励证书、成绩卡等材料) 收齐后交给档案管理人员, 及时地归人档案袋和输入电脑。通过收集、整理, 不断地积累, 学生的档案才一会丰富, 才会有个性化、才能真正反映出学生个体的素质。
6.学生毕业时, 档案管理人员应对每位毕业生的档案进行全面检查, 并认真填写档案传递单, 严格办理有关档案传递的寄送手续。学生档案自带时, 本人须持毕业证签字后方能领取, 并要做好登记, 完善各种手续。对邮寄、发放档案后的各种手续要保存好, 便于以后查找。
(二) 加快学生档案网络化管理的建设
学生档案是宝贵的文化财富, 它对学校的各项工作都起着重要的作用, 也可以反映出学校各个发展时期的面貌。现在各校校园网已建成并投人使用, 此为学生档案的现代化管理创造充分的条件。利用成熟的多媒体技术, 可将档案中的学生信息资料扫描储存至计算机, 日常管理中可用电脑进行学生个人信息的查询、统计、服务等, 用人单位来校考察学生时, 电脑将会及时为其提供或打印准确的个人信息资料, 从而减少了手工查阅档案的繁杂工序, 能大大提高工作效率, 并能更好地利用学生档案。同时利用现代电子技术和通讯设施制作成光盘收藏或专题网页, 通过校园网供用人单位招聘时浏览, 了解学生在校期间的各种表现, 便于扩大学校影响和增加学生就业渠道。把网络应用于学生档案管理, 它不但可以减少信息管理的重复劳动, 提高档案管理工作的效率和水平, 还能及时、准确地反映学生的情况, 加强学生档案管理工作的效率, 提高档案的查阅速度和使用质量。
(三) 充分挖掘档案的利用价值, 为毕业生就业服务
1.学生档案是其自身价值、努力过程、素质水平的一种凭证, 是学校对学生进行科学性、针对性管理的重要依据。学校通过对学生档案管理, 将学生的档案归纳分类, 如家庭状况、学习成绩卡、体检表、奖惩材料、特长、所任学生干部等情况。从中做出尽可能科学、准确、详细的分析与归纳, 分析出总体情况, 使学生管理人员工作中做到情况明了、心中有数、有的放矢, 用人单位能清楚地了解学生在校的思想品德、科学文化、技能、心理素质等方面的情况, 做到知人善任、用贤举能、学生通过填写各种登记表、自我评定等材料时, 能客观地发现自己的长处和不足之处, 只要加以正确的引导, 帮助学生树众汇确的人生观、世界说, 我们的学生就能正确地认识自我, 自觉地规范行为、自我约束、自我调整, 使自己的能力和素质在三年的求学生涯中不断提高, 成为社会实用型的高素质人才。
2.学校毕业生的就业直接关系学生和学生家庭的切身利益, 关系到学校发展、稳定的大局, 关系到学校教育事业的持续健康发展。学生档案记载着毕业生从中学到中职业学习成长的全过程, 是毕业生思想品德、学习成绩、组织协调能力、奖惩情况、专长、家庭和社会关系以及身体健康状况等综合素质记录。毕业生的学习成绩卡能从某一侧面反映出一个学生的兴趣爱好、专业特长、掌握知识的能力;鉴定材料能具体地反映出每个毕业生的主要优点、缺点、特长、水平。奖励材料是学生在校学习期间得到的这样那样奖励, 它能使毕业生在就业过程中, 更具有说服力和竞争力。用人单位通过对学生档案材料进行分析, 可以从中发现学生成长的某些特点和规律, 对于发现人才、识别人才、培养人才和使用人才都有十分重要的意义。在目前毕业生就业实行“双向选择”、“自主择业”的机制下, 就业竞争越来越激烈, 学生档案作为毕业生就业工作的一项重要凭证, 起着难以替代的作用。在毕业生就业过程中, 为用人单位提供了能反映毕业生全面素质的权威性材料, 为用人单位考察、选拔、聘用毕业生提供可靠的依据。学生档案的正确利用, 为毕业生的就业工作提供了重要的依据和许多便利条件。
摘要：学生档案是记录学生成才成长过程全面而客观的重要信息, 是学生素质教育的重要辅助手段和反映素质教育成果的重要材料。学生档案管理存在的问题, 主要体现在学生的档案归档材料未完全达到真实、完整、规范的要求, 部分毕业生档案多年积压等方面。导致问题产生的原因在于师生档案管理意识薄弱, 重视力度不够;学生档案管理制度不完善等方面。应完善学生档案管理相关制度, 加快学生档案网络化管理的建设, 充分挖掘档案的利用价值, 为毕业生就业服务。
如何搞好档案利用服务 篇11
1.1对查找信息包的求全和求准服务。对查找信息的求全和求准服务是指利用者为了达到解决问题的目的而查找相关档案信息。需要尽可能掌握这一问题的全部资料。同时，无论是出于查证还是参考的需要，利用者都希望所获得的档案信息是最具有针对性、是和利用目的最有相关性的，这就是对查找信息的求全求准要求。
1.2对利用速度的求快服务。档案利用者为了能够顺利地解决问题，总是希望尽早地获得他们所需的档案信息，这种在最短的时间内查找到最全面、最准确信息的时效性服务，就是利用者对利用速度的求快服务。
1.3对检索和咨询的求助服务。对于一个大型综合性档案馆而言，即使是档案馆的内部工作人员也不可能完全掌握馆藏档案的全部信息。利用者通常是在对所了解的信息不确切的情况下来档案馆查找自己所需要的档案资料。对于第一次来档案馆的利用者，他们连最基本的利用程序、利用规定都不清楚。因此，他们希望能够在档案馆所提供的检索工具以及工作人员的协助下进行档案利用，这就是档案利用者对检索和咨询的求助服务。
2、档案利用服务的个性特点
通过调查可以发现，目前在档案馆利用档案的主要有以下三种人群，即：以研究为主要目的的学者(以下简称研究者)，以工作查考为主要目的的机构工作人员(以下简称工作查考者)。以及以个人查证为目的的普通市民(以下简称个人查证者)。不同的档案利用群体对档案的利用服务也不同，主要表现为：
2.1查找档案资料的范围不同。就档案的利用目的而言。研究者主要是为了获取可供研究使用的资料，他们利用档案。是希望通过更新颖、更丰富的材料开展更深入地研究。所以档案的凭证价值和情报价值都可能在其中发挥作用。如果在无法获得所需要的某种档案资料的情况下。研究者可能用其他档案资料作为替代品。而工作查考者和个人查证者的主要目的是为了获得解决某一问题所需要的凭证，其中主要是档案的凭证价值在发挥作用，所以他们所需要的档案资料一般情况下没有替代品。
2.2档案检索工具的依赖性不同。研究者有了明确的档案利用目标，或一旦确定档案资料的发掘范围之后。可以通过先进的检索工具，比如计算机检索系统，迅速检索出所需要档案的案卷号。在三种利用人群中。研究者适应和利用各种检索工具的能力最强，工作查考者次之，个人查证者的能力最差。但是工作查考者一般会在机关档案室预先了解档案的具体状况，甚至直接查找到所需要档案的案卷号。个人查证者大多缺乏熟练使用计算机检索系统的技能，对于档案如何管理和使用基本不了解，完全要通过向档案馆工作人员咨询才能获得所需要档案的案卷号。
3、搞好档案利用服务的有效途径
3.1建立完备的档案检索体系。以计算机检索系统为主，以其他各种相关检索工具为辅，信息技术的发展使得建立完备的档案检索体系已经具有现实可行性，而它正是满足利用者服务需求的最有效途径，所谓完备的档案检索体系，不仅包括传统形式的档案馆指南、全宗指南、专题指南、各种卡片目录、书本式目录等等，而且包括高覆盖率的计算机目录检索系统和全文检索系统，以及建立在互联网基础上的远程检索服务。
计算机目录检索系统主要通过建立目录数据库来实现，即将案卷目录、卷内文件目录输入数据库，实现档案目录的自动化管理；而计算机全文检索系统则是将检索和利用合二为一，通过建立全文数据库，将所收集的档案全文进行数字化处理，并把档案全文信息输入数据库，利用者只要通过检索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所有相关档案信息。目前河南石油勘探局档案馆已经在局域网上建立了自己的网站，利用者只需点击鼠标便可以了解到相关档案馆的馆藏情况。将原先书本形式的档案馆指南、全宗指南或专题指南通过网页的形式发布：将档案目录数据库网络相连接，可以进一步满足利用者的档案利用服务需求。通过这一方式延伸档案服务渠道，一方面使得远程利用者可以不受时间和地域的限制，及时获取自己所需要的档案信息：另一方面也可以使潜在的利用者进一步了解档案馆的服务性质、方式和范围，以为其利用时提供方便。
3.2建立完善的咨询服务体系。在完善的咨询服务体系中，应由两方面的工作人员共同负责完成咨询工作，即查档接待室的服务人员和档案专业业务专家。查档接待室服务人员主要负责解答利用者在利用档案时所遇到的各类常规性问题，如帮助初次来馆利用档案的人员办理登记手续：提醒利用者在利用档案过程中应注意哪些事项；帮助利用者就相关档案信息需求建立查档路径：帮助利用者辨析模糊字迹和标记等等。而档案专业业务专家则是帮助利用者了解档案的流传和保存情况，了解档案内容中所涉及到的相关历史背景，以及其他查找档案过程中可能遇到的疑难问题。
学校档案利用 篇12
一、档案工作管理思想的新举措
(一) 学籍档案管理思想观念的转变
当前社会经济飞速的发展, 国防高科技的更新, 各项体制也要更新, 而就需要学校档案管理工作也要更新。改变陈旧而落后的工作方法, 更新思想意识、开拓新理念, 以前新生学生档案卡制、填单制及毕业生的立档、装档、归档、传递及年终的归档等等落后的管理手段。只有适应当前形势和社会发展需要以及学生档案与社会群体单位的对接工作等等。才能以快捷的节奏去适应当今社会、服务于社会, 从而得到社会的认可。
(二) 管理方式的拓新
现今的中职学校的学籍管理在开发上已经有了很大程度的提高, 为了方便于我们中职学校的繁重的学籍档案管理, 我们现已经使用省级开发的中职学生在校学籍管理系统, 这一软件的开发大大加强我们的工作效率。目前, 许多学校都将已经运用计算机将此系统广泛应用于学校档案管理。无论是在日常工作、还是学校档案的管理工作及学校档案相关信息的与外界的交流, 都可以采用现代的微机进行科学化的管理。解决工作中的实际问题, 以便在工作中提高学校学籍档案管理工作效率和档案工作业务管理水平。
二、把档案工作落实到服务实质上
(一) 充分体现档案工作的服务终旨
日常的档案服务于本学校的使用, 那么怎样提高对外界的服务呢?, 档案管理部门要充分利用网络计算机提供最先进的最快捷的服务。实行手工与网络计算机的分工从而更好的利用互联网上信息传递高速度, 高效率的工作作风。
(二) 展现档案工作管理特色
学校档案工作管理手段的创新是实现档案管理创新的前提。运用先进的中等职业学校的档案学籍管理系统软件, 就是为了摆脱手工的慢的工作效率, 节约时间确保档案工作的完成和质量, 不断开发和运用现代网络高科学技术、扫描仪、影印机、录像机等先进科学的技术和手段, 提高日常档案管理工作中质量, 使学校档案管理工作方式由“落后时代”变为“科学技术时代”。
三、中等职业教育学校学籍档案管理系统软件的开发和利用是本着促进档案管理工作的发展为根本立足点
充分利用学校学籍档案这一现代信息软件为中职学校的在校生和毕业生服务, 这是做为一名学校档案管理工作者就尽的的职责和工作任务。因此, 我们必须对此引起极度重视, 关注它的研发和运用, 以全局观点出发, 充分运用那些具有较强的科学性、针对性和可信性, 牢牢掌握第一手的信息资料, 剖析每名毕业生的性格特点和本人特长, 以便将毕业学生推荐给合适的就业单位。那么, 我们应该如何利用学籍档案建立学生实习就业联络网呢?
1.利用在学生入学时的档案, 编写各届的校友通讯录, 如:通讯录、各级医院、企业家、通讯录 (包括国立医院、私立医院) 等, 用于日后查用。
2.临毕业第二学年, 影印出当年的毕业生个人相关信息, 其中内容包括个人志向 (医院企业等) 、专长去向地区等。
3.学校学籍档案办公室与就届毕业生要建立信息网络卡, 毕业生在工作中如调动变化及时将信息反馈给学校。
4.学籍档案室实行跟踪式调查、网络群等许多形式间接与他们保持通讯联系方便掌握毕业生的情况。
5.利用学校搞大型文艺晚会和校庆机会比如:我们去年的校庆时, 就利用联络信息邀请了许多校友参加, 同时也邀请了社会各级医院和企业家参加, 增加了他们与外界交流的机会, 为他们的就业创造了机会。
6.与社会各界建立广泛的友好合作关系, 拓宽各专业的毕业生实习就业的途径。学校档案室全部实现现代化微机录入管理, 将在校所有的学生信息的自然情况录入微机, 供随时查阅。同时, 充分利用互联网找到毕业生所需的信息资源, 通过互联网络把学生推荐出去, 完成了毕业生求职愿望, 从而实现了与互联网挂勾的实质性
四、发挥专职档案管理人员的主人翁作用
(一) 专职档案管理人员树立创新理念
档案管理人员本身的创新理念和能力是改变档案管理工作局面的直接动力。专职档案人员要改变只是单位的的库管员、管理员的想法, 在无怨无悔、乐于奉献的同时, 要树立不怕苦奉献的优良作风, 提高档案工作者在社会中的价值, 把档案工作推向一个新的起点。
(二) 档案管理人员应当拓宽视野、丰富知识