学校档案工作的重要性

学校档案工作的重要性（共12篇）

学校档案工作的重要性 篇1

摘要：学校档案工作是学校各项事业建设重要环节。本文从专业人员素质、档案特殊作用和档案宣传教育等方面谈论学校档案管理的重要性。加强学校档案管理, 对促进学校和谐发展、使学校更好地服务社会具有重要意义。

关键词：学校档案管理,档案工作,重要性

档案管理工作是学校管理工作的一部分, 是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范地管理档案, 是衡量一个教育机构办学成绩与管理水平的重要尺度。学校档案记载着这个学校发展史上的优秀成果, 对研究本学校的办学成绩和科学发展提供了第一手资料, 是进行科学分析, 扬长避短, 制定发展方向的好教材。本校档案室充分发挥其储藏和利用档案的功能和潜力, 为本校的教育教学及各项工作提供了有效的服务。档案工作是必要的, 在学校发展过程中它具有不可磨灭的作用。

一、档案是学校工作查考的依据

档案是过去工作和历史情况的记录, 它可以为学校工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证, 是第一手的参考材料。首先, 它是在社会实践活动中直接形成的, 而非后人编造的, 这就客观地纪录了历史情况, 具有最可靠的凭证。其次, 它保留着真切的历史痕迹, 如有些是当事人的亲笔手稿;有的留有学校领导人或有关人员的亲笔签署或批示;许多文件盖有制发机关或个人的印信;有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的, 这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料, 如合同、契约等制发的目的就是备忘, 其凭证作用就更加强烈、更加明显。

二、档案是宣传教育的生动素材

近年来, 我国档案事业步入了新的历史发展时期, 各级档案部门解放思想, 改革创新, 逐步把工作重点转移到为社会主义物质文明和精神文明建设提供档案的利用服务上来, 通过《中华人民共和国档案法》颁布实施, 我国档案工作重新走上了依法管理的轨道, 档案事业的宏观管理得到全面加强;各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进, 档案在为学校各方面服务中发挥了重要作用。

三、学校档案工作是办好和谐学校的重要基础工作之一

档案管理工作反映学校在各个时期各项工作活动中形成的该归档保存的文件、资料、报表、照片等不同载体的文件材料和上级党政机关制定的需要贯彻执行具有使用价值的文件材料所组成的档案, 是学校工作活动的真实记录, 是各级领导今后进行科学决策和管理的重要信息资源, 具有很高的利用价值。档案机构是学校的历史宝库, 是全校的历史资料和特有的知识、技术等资料的库存地。它服务于学校的各项工作, 同时也是对外服务的窗口, 是社会公信度最高的部门。随着时代的进步, 学校的办学规模迅速扩大, 专业设置、师资队伍、教学条件、学生数量等也迅速增多, 因而产生有保存价值的资料也越来越多, 因此要建立与学校工作相适应的档案机构。

四、专业档案管理人员是档案工作的核心

档案工作是一项业务性很强的工作。档案工作人员不但应该具备必要的政治、思想素质外, 还必须具备较扎实的档案理论基础知识和较系统的档案专业知识, 既要懂得档案学的自身规律, 又要掌握一定的和本专业有关的相关学科知识, 做到勤于学习, 一专多能, 才能满足档案工作发档案工作是一项服务性的工作, 它在教育事业发展起着重要作用。由于档案内容的广泛性, 要想全面地掌握它也绝非易事。因此, 想要在档案事业上取得一定的成绩, 就必须要热爱档案事业, 甘于奉献, 以百折不挠的毅力和献身事业的精神, 努力学习, 加倍工作, 用辛勤劳动去完成档案工作。档案工作人员要具备档案学及相关学科的专业知识。档案工作性质要求, 档案工作者既要有较深的档案专业知识, 又要懂得学校的教学规律、教学管理等, 并对各教学专业的教学情况、专业特点做到心中有数, 才能保证档案材料收集完整、组卷准确。

五、建章立制、规范管理, 使档案工作科学化、制度化、规范化、现代化

要做好学校档案工作, 在解决了思想认识方面的问题后, 重要的工作就是要建立健全档案工作的各项规章制度, 使档案工作有章可循, 在加强档案工作的科学化、制度化、规范化上做文章, 努力实现学校档案管理的现代化。学校档案工作面广、量大、门类较多。文书档案、照片档案、会计档案、科研档案、教学教研档案、学生学籍档案等等, 样样俱全。要做好这些档案的收集、归档、整理、利用工作, 必须要有一系列的规章制度做保障。要明确学校各个部门的责任和任务, 明确各个不同时期档案工作的侧重点, 明确档案材料收集归档的范围, 才能建立起一个档案工作的良好基础。例如:在档案材料的收集上, 明确提出各种材料的归档范围、归档时间和责任领导。收集工作要做到口勤、手勤、腿勤, 尽量把文件材料收集齐全完整;在规范管理上, 收发查阅强调保密, 收集整理强调完整, 组卷归档准确, 整理装订标准等, 这样才能保证档案工作做到更好。从目前来看, 要实现学校档案管理现代化, 首先要使档案工作技术现代化。要利用计算机技术、扫描复制技术等, 提高档案工作的工作效率和质量。其次, 要实现办公自动化, 配合政府“无纸化办公”网络的实现, 尽快完善完备各种条件, 并且解决好办公自动化过程中档案工作将遇到的新问题, 使档案工作适应新形势的需要, 满足学校各方面工作对档案

六、高度重视、加强宣传, 增强学校的整体档案意识

档案工作是学校整体工作的有机组成部分, 学校的每个部门、每个教职工都会直接或间接地与之发生密切的关系。只有具备齐全、完整、准确的档案, 才能使学校领导了解过去、认识现在、预见未来, 从中寻求出学校发展的基本过程和规律, 便于做出切实可行的决策, 促进学校工作的发展。要达到这一目的, 首先必须要领导重视, 把档案工作真正提到议事日程上来, 并且还要在人、财、物等方面解决好档案工作中存在的困难和问题。学校领导要善于利用档案指导学校的教学和科研工作, 支持档案部门积极地做好档案的管理和编研工作。其次是档案工作人员要具有强烈的事业心和责任感, 默默无闻地踏实工作。做到学校工作进展到哪里, 档案工作就延伸到哪里, 主动地适应和有效地服务于各项工作。最后, 加强档案宣传工作的力度, 增强学校的整体档案意识, 使全体教职工都能认识到档案工作的必要性和重要性, 认识到档案工作不但对学校的工作有重要作用, 而且与每个教职工个人的过去和将来都息息相关, 从而关心档案工作, 配合档案工作, 重视对档案材料的积累和保护。鉴于档案的重要性, 作为档案从业者, 我们就要保护好、管理好档案, 要依法行使自己的职责, 定期接收档案, 妥善保管好档案, 为档案的利用创造条件、提供方便, 特别是应做到以下几点: (1) 要维护好历史的真实面貌; (2) 要忠于和热爱档案事业; (3) 要具备全心全意为人民服务的精神; (4) 要有良好的保密习惯; (5) 要树立高度的法制意识和观念。同时更要勇于改革、大胆创新, 以饱满的工作热情、奋发向上的精神, 为发挥档案事业的作用多做贡献。

参考文献

[1]段娟鹃.档案管理工作初探[J].山东档案, 2006.

[2]何银瑞.新形势下改善档案管理工作策略[J].魅力中国, 2009, (3) .

[3]张景华.浅析档案管理工作的现状与对策[J].中国档案, 2004, (11) .

学校档案工作的重要性 篇2

档案保密工作是一项政治性、全局性和战略性的工作。由其是在2010年10月1日起实施《保密法》以来，档案部门与档案工作人员需依照新《保密法》的规定重新审视档案工作中的保密工作。档案保密工作面临新形势、新情况，保密工作如何更好的为档案服务，在保守国家秘密与信息资源的合理利用中寻找契合点，成为档案保密工作中的重中之重。

一、档案保管过程中的保密工作 

（一）档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。

档案库房应按照国家有关规定单独兴建，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。做到库房与办公室、阅览室分开。档案库房应制定严格的库房管理制度，指定专人负责管理，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

（二）绝密档案的管理和保密

绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此绝密档案应与非绝密档案分别 保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

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（三）涉密档案人员的管理与职责

提高涉密档案管理人员的素质，档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。涉密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。确保档案的安全，为档案保密工作提供物质基础。

（四）档案涉密情况的变化

档案在保管过程中，其密级是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数多为降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化，原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了；三是保密时限的变化，已存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

二、档案利用过程中的保密工作

（一）正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。随着经济体制改革与对外开放带来的国际环境改变、社会结构变迁、价值观念冲击与信息普及等无一不对国家的保密工作带来严峻的挑战;同时,政务信息公开、保障公民知情权的呼声也日益高涨。但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用的现象。因此档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

（三）进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

１、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一 项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

２、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位 或者其上级机关应当及时解密。”《中华人民共和国保守国家秘密法》第１６条。这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

学校档案工作的重要性 篇3

一、学校干部人事档案工作现状分析

目前全国范围内进行的干部人事档案审核中发现不少问题，存在干部人事档案存管理不严，造假现象时有发生的严重问题。从目前学校干部档案审核的情况看，也存在着不容忽视的问题：

1.干部人事档案管理不规范，档案材料收集不全。根据《干部人事档案材料收集规定》的规定，凡是反应干部的政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文件都要收集归档，但有些学校反映干部整体面貌的重要档案没有收集归档，造成档案材料的缺陷。如干部提拔任用的考核考察材料、论文发表和获奖、政审中形成的调查报告、审查结论、上级批复、干部的离任审计报告、民主党派的相关材料、获奖材料、任免材料、工资福利材料、办理丧事形成的生平介绍、悼词材料等，没有收集和分类存档。

2.档案管理人员不按规定配备，使干部档案管理工作无法正常开展，档案管理混乱。根据规定，干部人事档案纳入综合档案室管理的单位，干部人事档案要固定专人管理。不需要建立档案机构的单位，必须配备专职或以干部人事档案工作为主的兼职档案工作人员。但目前我市绝大多数学校的综合档案室（除大学外）都没配备有专职档案工作人员。大部分兼职档案工作人员由于身兼多职，根本无法顾及档案工作，不少学校的干部档案多年没有按规定整理，档案管理混乱。

3.学校档案工作人员的业务水平低，影响档案管理水平的提高。据了解，目前我市绝大多数学校的档案管理人员都不是档案专业毕业的，而是其它专业改行的，她们对档案管理知识缺乏系统的学习和培训，业务能力差，管理水平低，直接影响了学校干部档案管理水平的提高。

这些问题的存在，究其原因有档案意识不强、档案工作机制不健全、管理制度落实不到位、档案工作者的培训力度不够等。

二、做好学校干部人事档案管理对学校可持续发展的重要性

1.学校干部人事档案是干部资料管理的核心内容，是推进干部人事制度改革、教师队伍建设的重要参考材料。

2.干部人事档案是维护教职工合法权益的有效凭证。由于干部人事档案收存的材料形成于不同的时间，材料上留有组织公章、个人手迹或印鉴等具有法律效力的标志，因此，干部人事档案能为落实干部政策、调整工资级别、解决生活待遇、认定参加工作时间等有关问题提供重要凭证作用，为学校的和谐校园建设发挥重要作用。

3.学校干部档案是组织人事部门考察任用干部的重要依据，也是学校改革发展的重要前提。做好学校干部人事档案管理，可以为学校领导制定阶段性和长远的发展规划提供参考，为学校领导建立科学的学校管理机制、措施、规章制度提供科学依据。

4.学校干部人事档案是学校加强教师队伍建设和管理的重要手段和措施。学校教育教学改革发展就整体而言，师资队伍的建设和管理是其中最为重要的内容。而干部人事档案记录了全校每位教师的个人简历、专业结构、专业技术考核、进修提高、教学评估、科研授奖等情况，是一套完整地反映每位教师的业务能力、学术水平、工作业绩的历史真实凭证。做好学校干部人事档案管理工作有利于调动每位教师的积极性，从而加快学校教育教学改革的步伐，为教师的可持续发展、学校的可持续发展提供帮助。

三、加强学校干部档案管理的措施和建议

1.增强档案意识，思想认识要到位。学校领导要充分地认识到，干部档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分，是加强学校干部队伍建设的重要参考材料，是选好、管好、用好干部的重要依据，是维护好教职工合法权益的有效凭证。因此必须重视学校干部档案工作。首先人员配备上要落实到位，管理干部档案300人以上的应配备一名专职档案管理员或以干部档案工作为主的兼职档案工作人员，从组织上保证干部档案工作的正常开展。其次经费投入上要纳入学校的发展规划中，档案工作所需的经费应单独立项，列入学校经费的预算范畴，为学校干部人事档案工作的正常开展提供经济保障。

2.完善工作机制，促进日常收集归档工作规范化。干部档案材料的收集是干部人事档案管理工作的重中之重，没有收集，鉴别与整理归档就成了无米之炊，无水之源。因此必须重视干部档案材料的收集工作。要做好这工作，（1）干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门之间要形成协调机制，互相配合，认真做好档案材料移交、接受归档工作。如学校和教育局、劳动人事部门要形成协调机制，互相配合，做好档案材料移交、接受归档工作。（2）建立单位内部档案材料移交机制，做好档案材料移交、接受归档工作。如学校办公室、教务处、科研处之间的档案材料移交制度。 （3）建立材料形成部门送交制度。即档案形成部门要自觉将属于归档的材料送交管档单位存档。如各种各类个人的评先材料、领导干部的民主测评材料等等。这些材料在上级部门审批、认定后应及时送交存档单位存到干部个人的档案中。

3.加强对档案干部队伍的培训，提高管理水平。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。因此，必须加强对学校档案工作人员的业务培训，提高干部档案工作的业务能力和管理水平。提高档案管理人员的素质可以采取如下措施：一是学校可以出台优惠政策鼓励档案管理人员参加各类高校的档案函授班学习，系统学习档案管理专业知识，学习费用参照学校“教师培训管理办法”的有关规定按比例给与报销相应的学习费用。二是学校要鼓励档案管理人员积极参加上级档案部门举办的各级各类档案知识培训班，学习档案管理业务知识。三是学校可以选派档案管理人员到档案管理先进单位或上级档案管理部门进行跟班学习，学习期间的工资及学校的其他福利待遇与在校的其他人员一样。为了鼓励档案管理人员安心学习，学校甚至可以给参加档案学习的人员一定的生活补助费。通过这些措施进一步提高学校档案管理人员的业务水平和管理水。

参考文献：

[1]《干部档案工作条例》.

[2]《干部档案收集归档规定》.

学校档案工作的重要性 篇4

一、学校档案管理工作的现状分析

(一) 学校档案管理人员管理意识模糊。在完整的学校管理结构中, 不仅包括基础的行政款项管理、基础教师和学生管理, 也包括对于基础档案资料的管理, 但是多数学校往往忽略这一点, 并没有充分意识到学校档案对于学校发展的重要意义。多数学校更多地关注基础的教学工作, 却忽略了本质的行政要求和具体工作, 认为档案工作的好坏与否并不影响学校的整体发展, 这就造成了学校档案管理工作不规范、学校档案管理制度不健全、监督机制不标准等现象, 甚至有的规模较小的学校干脆就没有设立相应的综合管理档案室, 形成了学校内整体档案资源匮乏的管理弊病。

(二) 学校档案资料不完整。从学校的档案管理角度来说, 没有树立良好的归档意识, 也就造成了整体学校档案残缺不全的现象, 在基础的学校日常工作中, 相关档案管理人员没有给予档案管理高度的重视, 日常资料不能及时地留存, 只有在面临检查期间, 会进行相关的收集工作, 档案管理整体流于形式。有的学校部分档案会留存在相应的部门人员手中, 没有建立统一的管理, 档案出现归档错误、散失结构、档案丢失等情况, 这对于档案的共享以及继续发展没有任何益处。

(三) 学校档案不够开放, 档案利用率不高。对于学校档案的建设和发展来说, 不是一个闭门造车的过程, 需要相关管理人员及时共享, 并积极利用。但是部分学校的档案管理人员由于自身管理意识的淡漠, 疏于档案管理, 学校档案的整体利用率明显降低, 虽然会完成一些简单的装订整理工作, 却没有专业的搜集和整理。另外, 有部分学校的档案管理人员缺乏专业的管理知识和经验, 没有形成系统化的档案管理, 这就造成整体档案管理形式和结构封闭, 没有形成高效的档案利用效率, 整体档案管理工作失去了应有的实用价值。

二、规范档案管理对学校工作开展的重要性分析

(一) 规范档案管理为学校树立积极向上的形象。随着教育体制改革进程的推进, 学校面临着一定的市场竞争压力, 导致学校不仅要集中力量优化相应的师资力量和硬件管理, 也要提高学校的软文化实力, 要集中针对学校的整体管理工作进行深层次的挖掘。学校档案建立的过程, 是对学校的情况以及教育结构直观的回顾, 是学校建立良好形象以及完整价值体系的过程, 学校只有清晰地意识到这一点, 才能在档案管理过程中健全更加完整有效的管理机制。

(二) 规范档案管理利于学校管理工作开展。在具体的档案记录中, 除了对学校整体行政工作的数据和信息反映, 还会留存整个学校年度教学资料, 关系到整个学校内部的情况, 学校在发展过程中, 只有对档案管理建立标准化的结构模式, 才能有效利用学校档案内记录的相应资料, 形成统一健全的管理体系。另外, 由于档案管理过程中, 包含学校发展的基础材料, 这就对领导建立健全相关指导方针有一定的推动作用, 能直观地体现出学校的各项问题和优势, 学校的相关领导可以针对相应问题提出学校的整体发展规划。并且, 若是在学校的实际管理过程中出现瓶颈问题, 学校的相关领导可以通过学校的基础档案进行根源的追溯, 并充分结合一些过往的经验, 制定相应的解决措施。

(三) 规范档案管理利于学校资质评估。如今是竞争的时代, 教育部门会对各个学校建立有效的评估机制, 以促进学校自身的发展, 在评估项目运行过程中, 无论是基础的组织建构, 还是基本的评估指标, 都会以实际材料为评估基础, 从而对学校的整体管理结构和成果进行汇总。学校档案管理质量的高低, 在进行材料推送的过程中就能清晰地反映出来。档案的内容和基础结构是各项学校资质评估的根本, 只有保证整体档案内容的完整和及时, 才能对整个评估结构产生积极的推动作用, 若是基础资料混乱, 可想而知, 相应的评估结果也不容乐观。

三、规范学校档案管理的有效策略

(一) 培养学校档案管理人员正确的管理观念。在学校的档案管理过程中, 学校要优化升级档案管理系统的科学化, 就要培养相关管理人员的管理意识。首先, 学校可以利用第三方监督人员对基础管理工作进行初步测评, 在评估中选取工作能力优秀且整体责任意识强的管理人员。其次, 学校要定期组织相应的管理培训, 提升整体管理人员的管理意识, 优化先进的管理理念, 并针对相应的培训进行集中的考核, 以实现提高管理人员基础素质的目的。最后, 要建立管理小组, 强化整体管理工作的团队意识, 更加积极发挥相应管理人员的管理优势。

(二) 利用信息化技术归纳、整理学校档案材料。随着数字化技术的不断推进, 学校要从根本上提高整体档案管理与信息化发展的融合, 建立更加实用的信息化档案管理机制。在建立相关信息化档案管理体系时, 学校可以建立独立的数字化管理, 形成档案数据库, 实现电子化的档案资料共享。相关管理人员要集中提升计算机知识和管理能力, 集中做好相应的归档操作, 及时对基础信息进行保管和利用, 并实现资源整合的横向联合, 强化档案信息资源的丰富和扩充。

(三) 开放学校档案, 提高档案利用率。对于学校的发展来说, 档案管理并不是一味地资料收集, 而是要充分利用, 学校的档案管理人员要积极扩充资源共享的途径, 有效利用好相应的学校档案。在实际操作中, 相关管理人员要针对资源利用中的相应问题, 集中解决。

四、结束语

总而言之, 档案管理对于学校的建设来说具有重要的意义, 相关学校的档案管理工作人员要提升自身的管理意识, 不仅要积极梳理学校整体文化发展进程, 也要更加规范化地记录学校各项工作的发展进程, 全面系统地进行整体档案内容的规划和布局, 健全整体档案管理系统, 升级学校的档案管理工作, 为学校的进一步发展提供强有力的管理支持。

参考文献

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[5]杨媛媛, 赵英.着力规范档案管理促幼儿园科学发展[J].现代教育科学 (小学教师) , 2014, 29 (06) :53-54.

学校档案工作的重要性 篇5

作的重要性

随着我国信息技术的发展，企事业单位实施会计电算化后，对会计档案进行信息化管理已经是社会发展的趋势，也是必然要求。建立企事业单位会计档案管理工作的信息化系统，不仅能够减轻财务人员劳动负担，而且能够提高工作效率，加强监督工作的有效性，并且利用计算机管理会计档案系统有着处理迅速、存储量大、查阅方便，可以随时迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。本文针对企事业单位会计电算化实施后，电算化会计档案的特点、职能的定位问题，着重论述了电算化会计档案的管理工作，从而促进会计电算化事业的高效发展。

关键词：会计电算化；会计档案；管理；重要性

一、会计档案的作用

1.会计档案直接影响经济工作

从宏观来说，国家利用各企事业单位、各机关的会计档案反映的数据逐级汇总，可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况，从而制订更适应国家经济建设的计划和决策;从微观来说，各企事业、机关单位利用会计档案提供的原始数据，科学地预测未来，制订最优化的管理方案，以最低的成本获取最大的经济效益。会计档案保护国家利益不受侵犯

改革开放给经济建设带来了生机和活力。但由于原有法律法规还不完善，一些单位和个人利用政策上的漏洞，巧立名目，随意提高开支，铺张浪费，使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来，及时发现问题，阻止****的产生、蔓延，打击经济领域的不法行为，解决经济纠纷，从而确保国家的经济利益。

二、电算化下会计档案管理的内容

电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理，对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检

查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失，通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、电算化下会计档案管理存在的一些问题

1.会计档案载体

电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。会计载体本身性质带来的问题

电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用，《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限，没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度，未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。会计档案管理制度不完善

由于电算化会计档案更易在不知不觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。缺乏必要的计算机维护、网络安全人才

众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的软件设施建设。

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。

四、如何改善电算化下的会计档案管理

1.完善会计软件

最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

完善电算化下会计档案管理各项制度

(1)建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

(2)建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作，按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的着录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。

(3)建立严格的借用手续制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续，外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

(4)建立电算化档案定期备份制度。电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。提高会计部门人员素质，完善人员配置结构

学校档案工作的重要性 篇6

[关键词]档案管理 中等职业学校 综合素质档案

学生综合素质档案内容分为两大类，一类是学生人事档案，一类是素质拓展档案。这两项内容涉及学生在校期间各方面的记录。只有建立内容丰富，结构合理的综合素质档案，才能表现出学生的个性、才能、实力，既能表现出学生的智力水平又能反映出学生的非智力因素。对指导中职学生的成人、成才和劳动就业具有重要意义。

一、建立学生综合素质档案是全面提升学生素质的需要

学生综合素质的内容包括道德品质、各种素养、学习能力、交流与合作、运动与健康、审美与表现等方面。为了对每一名学生负责，让每一位家长放心，使每一个学子健康成长和成才。建立中等职业学校学生综合素质档案，实质上是展示其自身价值、努力过程、素质水平的一种凭证。这种凭证在学生间的“传播”，无疑会激励着学生朝“前”发展，使学生明了自己的发展情况，并不断地了解自己的优势，克服和改进不足之处，使自己的能力和素质在三年的中职学生涯中不断提高。

二、建立学生综合素质档案是学校实施素质教育的需要

素质教育的主要内容是：面向全体学生，全面提高学生的思想品德素质、文化智能素质、劳动技能素质、身心健康素质和艺术审美素质，充分发挥学生特长，发展学生个性，促进学生生动活泼全面和谐发展。建立学生综合素质档案，使学生在他个人档案材料收集整理过程中激活内驱动力，自觉地参加丰富多彩的中专学习与实践，这样就会有效地推行中等职业学校素质教育的实施。此外，详尽、准确、真实的学生综合素质档案也是对学生评价的最原始的依据，使学生工作能在公平、公正中进行。

三、建立学生综合素质档案是用人单位了解毕业生真实情况的需要

中专学校学生综合素质档案的建立，其最终目的除了真实反应学生在学基本情况外，还得为学生向用人单位展示学生的才能服务，而用人单位是如何看中专生的综合素质的：

1．吃苦耐劳，献身敬业。用人单位很反感毕业生动不动就问条件，提要求，他们需要毕业生为他们做贡献、创财富，并不是不考虑你的生活条件、报酬待遇，只是有主有次的问题。

2．知识面廣，适应性强。用人单位越来越重视学生的综合素质，一专多能，要求毕业生努力学好专业基础知识，注意培养自己的特长。

3．外语和计算机成为必备的附加技能。毕业生应该认识到：对外语和计算机的学习，不仅是学校的要求，也是社会的要求，是现代复合性人才的内在要求。

4．良好的心理素质，一定的社会工作经验。很多用人单位看重党员、学生干部、三好学生。用人单位认为这些体现了一种社会责任心，代表了一定的组织领导和协调能力。

由于用人单位与毕业生之间的“见面礼”——推荐表只提供部分成绩数值、学校笼统的鉴定和学生自我介绍等，未能全面反映毕业生的真实情况。意大利著名档案学家埃·卡萨诺瓦在他的《档案学》中明确指出：“档案的保存适合于一个人所生而固有的需要，这种需要虽然为无所者轻视，但是永远不能把它压制下去。”由此可知，中等职业学校学生工作发展的需要是我们建立学生综合素质档案的根本依据。从档案学的角度讲，档案的作用与价值是由满足社会需要的程度决定的。建立学生综合素质档案可以使用人单位能清楚地了解学生在校的思想品德、科学文化、技能、心理素质等方面的情况，做到知人善任，用贤举能。

四、建立学生综合素质档案有助于为人事部门提供人才资源配置的信息和数据

人力资源管理要做到人尽其才，才尽其用，人事相宜，最大限度地发挥人力资源的作用。当前，全国就业政策相当宽松，人才流动非常频繁，中等职业学校毕业生就业方式绝大部分为合同性质。他们的人事档案绝大多数放在政府人事部门进行管理。“任何档案中都承载着一定的信息，档案是一种重要的信息资源。”中专学生的人事档案为人事部门开发人才提供可靠、详实的信息和数据。人事部门可以通过使用中专生的人事档案，能从中探索人才成长的规律，更好地研究社会人才资源配置。现在，由于国内多数企业在招聘中专学生的时候，缺少科学的工作分析和人才测评手段，使得工作职责、任务及岗位对人员的要求不清楚，同时，由于应聘者的应聘资料不能从其知识、技能、能力、个性等方面进行全面整体的展示，使得企业对中专学生在招聘阶段就很难达到个人与岗位的匹配。而把人才招进来后，好多企业又对其实行静态的管理，忽视对现有人才的培训与开发，使个人与岗位的不匹配问题持续存在。所以，建立一份完整、真实、健全的自身综合素质档案，为学生的就业服务，显得尤其重要。

五、建立学生综合素质档案是实现档案自身价值的需要

今天，随着学生档案管理、利用力度的加大，用档案记载来评价毕业生已形成气候。档案的利用，就像一些名作家、编剧、导演。它们从档案资料中寻到创作素材，世界名作《悲惨世界》便是雨果从一份警察局档案中受到启发而创作的。然而，遗憾的是，社会大众在欣赏这些文艺作品并为其赞叹之余，有谁知道作品中某些素材是源自深藏不露的档案库房呢？档案，何时才能是“天下谁人不识君”，那么就必须注重传播机制和传播途径，在最大范围内开放利用档案。所以，我们建立学生综合素质档案，其最终目的了为了充分利用这份档案。

我国著名的档案学家吴宝康教授曾经说过，“档案必须利用，通过利用来充分发挥其作用，为社会服务，并同社会的政治、经济、文化、科学、教育等各方面紧密的联系起来，实现档案的自身价值。”学校可根据学生的基本情况，将学生的个人信息资料储存在计算机中，日常管理中可运用电脑进行学生个人信息的查询、统计、服务等，用人单位来校考察学生时，电脑将会及时为其提供或打印准确的个人信息资料，从而减少了手工查阅档案的繁杂工序，能大大提高工作效率，并能更好地利用学生档案。

参考文献：

［1］中华人民共和国职业教育法.1996年5月15日第八届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议通过，1996年5月15日中华人民共和国主席令第69号公布，自1996年9月1日起施行.

［2］吴宝康.档案学研究中的一些想法［M］.档案学通讯,1996，3.

［3］知识经济需要知识和人才.中国档案，1998，6.

［4］公民道德建设实施纲要.2001－10－24.

［5］中共中央国务院关于进一步加强和改进未成年人思想道德建设的若干意见.2004－2－26.

学校档案工作的重要性 篇7

高校学生档案分为终身档案和临时档案。终身档案是指新生进校时由招办提供的以及学生毕业时由学校寄发到有关部的对学生终身有效的档案。临时档案是指学生在校期间临时建立的档案, 包括学生各种表现情况记载。临时档案的部分内容在学生毕业时将装入学生终身档案。学生终身档案和临时档案是两个不同阶段的档案, 学生临时档案一般包括以下一些内容:新生基本情况登记表, 军训考核表, 大学生各科成绩总表, 综合测评表评优评奖情况登记表, 学生在校期间的政治思想表现及入团、入党材料, 学生受处分或撤销处分的决定以及有关认识、检查等相关材料, 毕业生登记表等。学生毕业时临时档案的有关内容要装入终身档案。

2 学校学生档案管理工作中存在的问题

2.1 高校学生档案管理不够规范化。

在依法办学, 依法治教的大背景下, 高校的教育行为日益走向法制化, 但高校学生档案管理工作却缺乏完善的管理规章制度。部分学校学生档案管理往往成为学校某个行政部门的附属品。学生档案无专人负责一般都是在学生毕业时突击整理, 完成传递任务, 使得学生档案在教育管理着心中只是一堆放几年便转走的“纸张”而已。

2.2 师生档案意识淡薄, 高素质的兼职学生档案管理队伍缺失。

院系教师和管理人员往往重视学生的教育、教学管理和培养, 而忽视学生档案工作, 也没有经过档案管理基础知识的培训, 缺少归档工作指导;因此, 档案意识淡薄, 缺乏档案管理基础知识, 认为高校只是短暂保留学生档案材料, 三五年后又要转出, 平时不注重档案材料收集、整理, 不及时归档, 待到毕业前夕才“临时抱佛脚”, 集中归档, 容易出现档案材料漏、乱、错、假的情况。各院、系和学生擅自拆封考生档案的情况时有发生, 影响了学生档案的完整性。学生缺乏档案意识, 在填写归档材料时不认真、不仔细、不按要求填写, 用圆珠笔填写, 字迹潦草, 用纸随意, 造成档案材料质量不高。

2.3 档案管理制度规范性的缺失。

有的高校没有建立完整、规范的档案管理制度, 学生档案材料不完整、不符合归档要求, 不主动归档, 职责不明确, 致使学生档案迟归、漏归、缺失现象存在。有的虽然建立了制度但并不完善, 有的虽然制度完善, 却没有必要的检查监督, 有制度却没有严格执行, 出现学生档案管理不规范的情况也就在所难免。

3 学校学生档案管理的重要性

3.1 学校学生档案管理对学校的重要性。

学生档案管理工作是一切学生管理工作的基础, 要搞好学生管理, 实现其科学化规范化, 必须先从学生的档案管理入手。在素质教育的大背景下, 现在的学生提倡品学兼优, 则需在德智体美劳各个方面全面发展, 只有既具备良好的思想品质和学习成绩, 也具有健康的体魄和吃苦耐劳的精神, 才能适应整个社会发展的要求, 学校大可利用档案管理来促进校园文化的建设。爱国主义教育, 道德修养及法律讲座等资料, 是学生档案管理中的重要内容, 它的好坏对毕业后的择业将产生一定的影响。这就促使大部分学生自觉参加各种有益活动, 这样寓教于乐, 才能有效地占领校园文化阵地。总之。学生档案管理工作是衡量高校学生管理工作水平的重要标志, 更是学校进行科学化、系统化、规范化管理, 培养合格人才的重要保证。

3.2 学校学生档案管理对学生的重要性。

自新生入学至毕业工作, 每个学生都在不断更新着自己的档案。学生工作处老师辅导员及班主任有对这些档案材料加以收集利用, 并以此推动学生管理工作。充分地利用学生档案, 将在学生的德育教育中起重大作用德育是学校教育中的重中之重, 要使青年学生成为合格的社会主义现代化事业接班人和建设者, 就必须加强对他们的思想政治教育。学生管理工作中的学籍管理主要是智育管理, 它包括学籍卡片和学生表彰、处分等情况的管理。每学年终, 班主任利用学籍卡片对学生进行智育教育, 依据学生不同学期的学习情况, 加以分析比较, 对学习成绩稳定, 进步较快的同学给予表扬, 并让他们传经验、讲方法。而良好的学风则给学生营造了一个良好的学习氛围, 又促进了良好校风和教风的建设, 对整个学生管理工作产生了一个良性循环。

3.3 学校学生档案管理对用人单位的重要性。

为适应社会主义市场经济的需要, 毕业生分配工作也将逐渐走向市场, 学生毕业后实行“双向选择”, 即毕业生可以根据自己的专业特长, 兴趣爱好自主择业, 各用人单位也可根据需要从毕业生中择优录用。那么, 用人单位择优录用的途径又是什么呢?除了面试和笔试外, 最重要的一条途径就是查阅档案。因为一份完整的学生档案能全面地、客观地、真实地反映该生的在校表现, 如思想品德修养, 学习成绩好坏, 身体健康状况以及专业技能水平等。总之, 它将为各用人单位择优录用提供最可靠的依据, 由此看来, 学生档案在毕业生的工作去向中显得尤为重要。

4 加强和改善学校学生档案管理

4.1 加强意识, 建立稳定的干部队伍, 改善工作条件。

高校学生档案管理工作首先要得到学校领导的高度重视, 把档案工作列入学校工作的议事日程, 深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际, 领导带头学, 做贯彻落实《档案法》的带头人, 通过学习与宣传, 使教职工增强档案意识, 形成人人重视档案, 支持档案工作并自觉维护档案工作的新风尚。同时, 要采取一切措施, 建立一支政治思想好、业务素质高的档案干部队伍, 并保证队伍的相对稳定。专职档案干部属专业人员, 按有关规定, 认真做好专业技术职务聘任工作。档案干部中的骨干, 一般不要轻易调动。档案部门的经费应列入学校预算, 统筹解决。为保证学生档案管理工作的顺利进行, 要为档案部门添置必要的设备。档案室的库房建设应列入学校基本建设规划, 逐步改善工作条件, 维护档案的完整与安全。

4.2 建立完善考核评价制度。

学生档案管理工作要制定一系列行之有效的规章制度, 并注意校、院、系相互间的联系。力争管理规范化、系列化。建立定时检查评比制度, 切实抓好平时档案材料的收集考核评价工作。学生档案管理部门应把学生档案建档工作作为对各院、系学生工作好坏的一项评价内容, 促进学生档案工作整体水平的提高。

结束语

总之, 学校学生档案的建立与管理应该与学校教学、管理过程相结合, 应与高等教育的发展相结合, 应与社会要求相结合。在新的形势下, 建立内容丰富, 具有个性的学生档案, 充分发挥学生档案的重要作用成为高校学生档案管理工作的首要目标。

参考文献

[1]杨莉.对高校学生档案管理的思考[J].兰台世界, 2005 (5) .

[2]李进德, 李桂华.浅谈中职学校学生心理档案的管理及应用[J].科技创新报, 2008 (2) .

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[4]彭凌.高校学生档案管理工作存在的问题及对策[J].重庆科技学院学报 (社会科学版) , 2006 (10) .

[5]李玮, 柳叶, 曹虹.加强学生档案管理, 提高学生档案意识[J].兰台世界, 2008 (6) .

[6]李丽, 颜萍.推动和完善我校学分制改革下学籍管理的思考[J].高等理科教育, 2007, (2) .

[7]梁红玉.提高高校学籍管理现代化水平的思考[J].黄河科技大学学报, 2006 (6) .

[8]王丽娜, 王猛.高校学生学籍管理工作的几点思考[J].中国校外教育, 2007 (1) .

[9]魏薇, 齐运锋.实施学分制下学籍管理的问题与思考[J].气象教育与科技, 2007 (1) .

学校档案工作的重要性 篇8

历史研究是通过对特定的时间、地点、发生的历史事件进行分析和综合, 以揭示和总结历史发展的客观规律, 推动社会发展, 可以提供历史研究作为证据的主要是档案史料。史书和地方志是一个政党、一个国家进行政治斗争不可缺少的材料, 编史修志是我们科学文化事业的重要组成部分。而编史修志最可靠的材料也是档案。所以说档案是进行历史研究和编史修志的第一手史料。西汉司马迁的《史记》和东汉班固的《汉书》这两部我国古代的名著, 编修时都大量地利用了档案史料。

档案是历史的真实记录, 这是它的价值所在。它是客观形成的, 是确凿的原始材料和历史证件。“今世赖之以知古, 后世赖之以知今”。有的历史学家指出, 我国的历史著作一向以史料丰富著称, 运用档案史料也最早。在国外, 近百年来历史著作的取材, 也从文学性的回忆录、书札等, 转到了文件性的档案史料, 这是一个进步。现代国外学者, 特别是历史学家对于档案史料的重视和迫切要求, 充分证明了档案史料的重要使用价值。

我国具有悠久的编修史志的传统, 内容之丰富, 卷宗之浩繁为世界各国罕与伦比。据有关学者统计, 我国历史地方志有一万多种, 达十万多卷。我国编史修志之所以发达, 与利用了大量的地方档案史料是分不开的。档案史料是编史修志的重要依据。

我国当代史学者在研究清史过程中, 大量地利用明清档案中的清代录副奏折、朱批奏折等各种史料, 保管明清档案的中国第一历史档案馆正在利用馆藏档案编纂一部大型太平天国档案史料汇编。

档案又是国家进行经济建设、国防建设、外交、文化教育等的重要凭证。我国各级档案部门以及民间数量巨大的档案是我们民族的财富, 档案记载了许许多多的历史事件和社会现象, 内容十分丰富。我国从古到今利用档案建立政权、巩固国防, 进行经济、文化建设的实例不胜枚举。这批档案在建国家、平群雄、安地方、抚百姓以及后来改革制度、治理国家中也起了不小的作用。

我国自古以来就是一个疆域辽阔的多民族国家。明清档案中有大量文书、地图载明我国的领土海疆。解放以来这些档案为我国与友好的邻国划分边界提供了大量可靠的依据。一些帝国主义分子和霸权主义者歪曲历史, 制造谎言妄图侵占我领土和海岛, 但谎言代替不了事实, 我们保存的大量有关档案和图籍是揭露这些谎言和捍卫我国领土的极好材料。

我国进行大规模经济建设中, 如治理黄河、长江、海河等河流历史上最大的洪水流量和最小的枯水量, 成为设计三门峡水库、长江三峡水利枢纽工程的重要依据。在发展农业中也大量利用档案中晴阴录等材料, 从而掌握了近百年来气候变化规律和水旱灾害情况, 为制定我国农业发展规划提供了有益的资料。我国是世界上四大文明古国之一, 文化古迹遍及全国, 成为中外游客观光游览的胜地, 而这些古迹每届修缮和陈列展览, 也都要利用大量历史档案。

档案不仅是国家进行经济、文化建设的可靠依据, 同时还是文学创作的重要素材。许多文学创作的实例表明, 档案史料所反映的史实曾对作品的取材、情节构思起过重要的启迪甚至是凭证作用。中国作家姚雪垠写《李自成》时, 也是阅读了大量的档案材料的。这方面的例子太多了。

2 新时期不仅要做好档案管理工作, 还要利用好档案的作用, 使其发挥最大效益

档案是社会实践活动的真实记录, 同时又是新的社会实践最可靠的凭证和依据。在两个文明建设中档案发生的效用与日俱增。正确地继承前人的经验, 有批判有分析地运用档案材料, 是实事求是地进行工作, 克服教条主义、主观主义和防止思想僵化的较好途径。档案是在生产实践和社会实践中产生的, 它客观地、真实地记载着各阶段的活动, 铭刻着历史上的千秋功过, 保留着真切的历史标记。

在蓬勃发展的现代化建设中, 广泛地利用档案已成为党的工作和社会各方面的迫切需要。党中央为刘少奇同志平反、起草《关于建国以来党的若干历史问题的决议》、编辑《毛泽东选集》、《周恩来选集》等都利用了大量的档案。社会实践产生了档案, 并赋予档案丰富的内容, 这就决定了档案是总结经验、交流技术、落实政策、配合并服务于党的各项工作的重要条件。

档案馆保存的档案内容丰富, 形式多样。档案中记载着各机关工作活动的情况、成果、经验和教训, 为落实政策、平反案件、配备领导班子、交流技术、总结经验等提供了大量可靠的凭证。某市剧团一位编导, 1957年被错划为右派。当时他认为一切全完了, 于是便悄然到内蒙一边远地区隐居, 连亲友也不知道他的去向。1982年人口普查, 解放军才在一个人烟稀少的山区发现了他, 并向他宣传了党的政策, 他这才给原单位发信要求复查他的问题。原单位派人查了几个月毫无结果, 最后找到档案馆, 档案馆提供了他被错划右派的全部材料, 问题解决后, 该人无限感慨地说:“是档案救了我。”

各级领导干部利用档案可以增加知识, 对于顺利完成各项任务也是大有裨益的。历史明君贤相以及有远见有作为的政治家、革命家, 他们从切身体验中赋予档案以“文化财富”、“知识宝藏”、“历史舟车”等崇高美好的名称。在列宁领导的俄国十月革命胜利后和以毛泽东为领导的中国革命胜利前后都采取了接管档案, 保护档案, 统一管理档案的有效措施, 这是十分英明的。最近党中央、国务院对全国档案工作会议的报告作了重要指示:档案是历史的记录, 是党和国家的宝贵财富。档案工作是很重要的专业事业, 是实现社会主义现代化建设, 开展历史研究, 进行各项工作的必要条件, 而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。因此充分的发挥档案的作用, 为两个文明建设服务具有十分重要的意义。

3 目前在档案工作中存在的主要问题有以下几方面

一是库房问题。有的单位档案房简陋、潮湿, 致使档案材料因长期受潮发霉而纸张变质、字迹模糊, 或是档案遭受虫蛀、鼠咬;二是人员问题, 有的单位档案无人管理, 或是只派些老、弱、病、残应付, 这些单位不注意留存档案, 也不想利用档案, “只要机器转, 什么档案不档案”;三是有的由于管理不科学, 致使鱼龙混杂, 玉石不分, 用时查找不到, 使一些“真材”没有“用武之地”, 躺在卷柜“睡大觉”;四是不少人不了解档案在整个社会中的重大作用。

目前我国科学文教战线广大知识分子, 还没有更多的便利条件像到图书馆那样的档案馆去利用档案从事研究, 有的还没有养成利用档案的习惯等。这些问题的存在与我们进入21世纪的今天是不相适应的。因此, 就需要我们积极、耐心地宣传档案的重要性, 争取各级领导的重视, 尽快改变当前档案工作中存在的落后状况, 充分发挥档案在社会主义现代化建设中作用。

同时还要告诫人们轻视或忽视档案作用会给我们的事业带来严重的损失。大同矿务局晋华官矿由于平时对科技档案不重视, 1983年10月在南山延伸井的施工中将积满泥水的97米井筒误认为实体岩层, 以致发生透水事故, 造成两人死亡, 给国家造成180多万元的经济损失。当年的巴黎公社不仅没有管好敌人的档案, 对自己的档案文件也不懂得管好, 不知在情况紧急时作何种处理, 在公社失败和部队撤退时把档案丢失或留给了敌人。于是这些档案便落在了凡尔赛分子的手里, 使成千上万的人牺牲在军事法庭。

浅析文书档案工作的重要性 篇9

一、运用系统观点, 建立文书档案管理工作的良性循环系统

运用系统观点来考查文书档案工作的基本职能, 可以提高文书档案管理机构的整体效率, 使文书档案管理人员不致于只重视某些与自己有关的特殊职能而忽略了大的目标, 也不至于脱离其他工作单独发展文书档案工作。

文书档案工作是一项系统工程。在这个系统当中, 作为组织的管理者为解决组织或社会上的某些问题, 形成了现行文件, 用于指导本部门或其他部门的工作。而文件过渡到档案, 需要人即档案管理人员进行整理和鉴定, 因此, 在文书档案工作系统中, 文件阶段只是档案发挥其潜在价值的准备阶段。档案需要人和社会的利用, 才能实现其内在的价值, 在此之前文书档案工作人员还需要对其进行分类、检索和编研, 用以为档案利用群体提供服务。而人之所以有利用档案的需求, 则是出于自身和社会的需要。档案使利用者的需求得到满足, 同时也对社会提供了有效的信息支持, 因此, 档案对社会的效用是直接的。

系统原理强调:任何管理系统都是由各个管理要素和管理部门组成的有机整体。因此, 要达到文书档案管理工作的良性循环就要解决好人、档案、社会三者之间的关系。在整体文书档案系统的运作过程中, 每个要素都不是孤立存在, 而是通过要素之间的联系和相互的作用影响而达到完整和谐的效果。在这三者之中, 档案位于人与社会之间, 是人与社会进行沟通的工具。档案部门只有通过对文书档案信息内部联系和价值的深刻认识, 才能找到什么信息是社会和文书档案利用者最想得到的, 这样可以有效地促进文书档案的开发利用。

二、切实采取有效措施, 提高文书档案工作效益

近年来, 在文书档案工作效益方面仍然存在一些问题。首先, 文书档案利用程序烦琐, 文书档案检索工具起不到相应的作用, 文书档案效益逐渐降低。其次, 有用信息面狭小, 导致文书档案部门作为保管有用信息部门的形象在社会和公众眼中受损, 文书档案部门社会效益和经济效益明显降低。最后, 文书档案事业的发展没有得到社会各界的重视。要解决这些问题, 应努力做到:

第一, 简化文书档案利用程序, 完善检索工具, 从程序上寻找效益。要简化文书档案利用程序, 去掉填表、身份验证等非必要环节, 取而代之的是由文书档案工作人员对文书档案利用者进行咨询, 以便快速准确查找到利用者所需要的文书档案。文书档案检索工具的完善是提高文书档案服务效率的手段之一。

第二, 实现文书档案鉴定专家化, 确保有用信息能够发挥作用, 提高文书档案效益的含金量。文书档案鉴定工作是文书档案工作程序中最为重要、难度最大的一项工作, 档案鉴定工作的好坏往往直接关系到文书档案价值的大小, 及其寿命的长短。首先应当认定文书档案鉴定所承担的责任归属, 这需要用制度和合同契约的形式加以确认。其次文书档案鉴定部门应当组成专家组对文书档案进行鉴定, 专家组应当包括来自社会各界的专家, 通过充分考虑到社会各界的需要, 对文书档案的价值进行全面的评估, 最终得出文书档案去留的结论。

第三, 建立网络化服务体系, 提高文书档案利用效益。随着网络化与信息技术的日益普及, 文书档案馆建设走网络化之路可以极大地提高文书档案信息资源开发的效益。凡是能上网的利用者都可以查询自己权限内保管在不同地域和部门的大量文书档案信息, 使文书档案信息利用率明显增加, 既节省时间又节省精力。第四, 建立文书档案管理效益测评体系。管理效益测评是指文书档案管理实施过程结束后, 根据所取得的成绩和效果, 对文书档案管理活动的各项程序进行全面检查、分析、比较、论证和总结, 从中找出规律, 以不断提高管理效益, 实现管理的良性循环。

三、提高文书档案工作人员素质, 深度挖掘其潜力

人既是文书档案价值的创造者, 又是文书档案价值的实现者, 强调人在文书档案工作中的作用, 充分发挥人的潜力, 是人本原理在文书档案工作中的重要内容。从文书档案工作人员自身找突破口, 实现文书档案工作人员的社会化、专业化和全面化, 是理性管理原则在文书档案工作中的体现。

首先, 注重人的社会化因素。应针对文书档案工作人员所从事的不同岗位的内容和特点, 经常搞社会调查, 贴近档案利用的市场主体, 在社会中培训文书档案人员的社会品性, 使他们能够设身处地地为利用者服务, 用既有分工又有合作、注重联系的社会化理念武装工作人员, 调动他们的积极性, 发挥文书档案部门的整体优势, 加速文书档案社会化进程。

其次, 重视人的专业化水平是文书档案工作得以正常运转的基本需要。提高文书档案工作人员的专业素质, 应把能力、知识含量、技能熟练程度作为选拨工作人员的标准。鉴于相当一些文书档案工作者过去学过的文书档案专业知识跟不上社会和文书档案事业的发展趋势, 因此, 应当定期对文书档案工作人员进行专业培训, 随时“充电”。

论档案审核工作的重要性 篇10

一、审核是档案发展的重要举措

年龄能改, 学历能改, 工作简历和专业职务等没有不能改的…前不久, 河北省石家庄市团市委原副书记王亚丽档案造假“骗官”案引发了人们对人事档案造假现象的关注。档案造假内容之荒唐、过程之随意, 令人瞠目结舌使档案的真实性、可靠性受到了质疑。

为了全面提高各级的组织人事部门的档案管理水平, 保障档案质量, 中组部从2006年起, 逐步将档案的审核工作拓展到省、市级单位。

档案中, 记录着个人的主要经历, 从学历学籍材料到录 (聘) 用、任免材料, 到劳资待遇材料, 思想品德考察材料到工作能力鉴定材料, 无一不体现着档案的权威性。

随着经济发展, 很多人利益至上, 为了某种利益、某种晋升机会等, 利用干部人事任用上存在的漏洞, 有些干部不是凭自己实干谋求进步, 而是想方设法更改档案取得某方面的优势。改年龄、改学历、改政绩、假政绩。档案里存在各种各样的假立功、受奖, 先进个人、劳动模范、优秀党员等假荣誉称号。

为遏制造假骗官行为发生, 就应该从干部的选拔、任用上去查找原因, 依法依纪追究相关人员的责任, 并针对存在的问题采取切实的措施。建立切实可行的审核机制, 有效杜绝不规范、不完整和虚假材料归档类事情发生。

二、健全落实审核机制

那些修改档案的人为什么能够一路畅通无阻?据知情人士分析, 主要通过以下几种渠道:

1. 某些主要领导指示本级组织部门将档案进行更改如干部年龄、工作经历。

2. 利用朋友或亲属在组织部门管理档案的有利条件, 私自将档案提出, 重新填写;

3. 利用频繁的工作调动机会, 通过在组织部门疏通关系, 借机将档案更改, 以期在今后的提拔中占得先机;

4. 利用人事部门对档案保管不善, 部分干部档案丢失或漏装, 于是定期进行补充登记时借机更改个人材料。

为解决干部档案中虚假材料、信息不准、整理不规范等问题, 特别是认定出生年月、学历 (学位) 、奖励等材料, 要抽调经过培训、责任心较强的专人严格依据上级有关文件政策进行了重新审核认定。

同时, 作为审核人员也必须严格执行干部人事保密工作有关规定, 如出现质量把关不严、材料收集不全、审核定性不准、丢失损毁材料、甚至涂改档案内容的, 进行严肃处理并追究管档单位分管领导和档案管理人员的责任。严禁泄露干部人事档案相关内容, 严禁将档案材料私自带出审核整理室, 严禁将与审核整理工作无关的人员带入审核整理室, 严守各项工作纪律。确保高标准、高质量地完成干部人事内容进行核实, 包括材料份数、有无涂改、有无缺损等。接收档案时, 管档工作人员要对照登记备案表, 认真检查核对, 杜绝出现涂改档案内容和丢失、损毁档案材料等问题的发生。如需要完善、补充材料和纠正档案内容的, 要必须详细记载归入材料名称、份数及纠正的项目。

四、档案审核的几点措施

干部档案审核的重点和难点是材料完整性审核、内容客观性审核、手续完备性审核和整理规范性审核。档案材料是否完整, 是干部档案工作的基础, 是评价干部档案质量的关键。要确保审核准确, 必须掌握最新信息, 根据最新材料进行审核。从现任职务开始倒推职务变动是否都有审批表, 是否有考察材料、工资、年度考核、培训材料等。

对一些关键信息, 如出生日期, 要看档案中最先记载的出生日期并且进行前后比对;参加工作时间, 要看招工表、招录表、工龄认定表、转正定级表和早期履历表、自传中的相关记载;政治面貌和入党时间, 则看入党志愿书和加入民主党派的相关材料;专业技术职务, 依据专业技术评审表;学历学位依据学历学位和审核认定材料;奖惩情况要看奖惩审批表、批复文件等;

档案审核中鉴别真伪尤为重要, 由于材料形成时间不同, 受到氧化作用的影响以及纸张材料的不同, 字迹的颜色深浅都会不同。不同人的笔迹肯定有所不同, 即使同一个人不同时期也会有所不同。此外, 随着社会的发展和形势的变化, 档案材料的格式也会作适当的调整。有些项目没被取消, 有的内容新增设置, 项目编排顺序可能发生变化等。伪造的档案材料可能会采用同一格式, 甚至是已经不再使用的版本。对于没有收集到位的材料, 应通过审核工作补充收集到位。因各种原因, 经多方查找仍然无法收集的, 对其中的“关键材料”要采取措施加以弥补。

学校档案工作的重要性 篇11

关键词：工程；档案；管理；重要性

在工程建设过程中会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护检修记录等。这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，认真做好工程档案管理工作是非常重要的。

一、在建项目档案管理存在的突出问题

1.工程档案不能及时归档

工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交按工程项目管理要求，档案应随工程项目竣工而及时归档，但在实际工作中，由于档案管理人员不能及时整理，领导对工程档案的不够重视往往造成工程档案迟迟不能及时归档。

2.档案资料经常缺失

在建工程项目档案涉及专业面广、数量巨大，从前期到最后的竣工备案移交。任何一个环节疏忽都有可能造成资料丢失，且经过多层环节传递移交，最终到达档案人员手上就已缺乏，特别是对于工程中的一些细节资料，普遍不被人们重视，或因人员的变动所以在实际工作中的遗失几率较高。造成最后工程竣工时档案归档率偏低，档案的严重缺失。

3.归档信息与实际不相符

该类问题主要体现在设计与实际产品的不一致或替代性信息资料方面。一些设计单位不了解设备厂家产品信息，而设备厂家定型产品没能按典型设计生产产品，一些集成厂商只提供设备总装资料，而没能提供单元设备资料或提供的是通用替代性资料。

二、工程档案在工程建设施工阶段的重要性

1.工程档案是建设工程的重要组成部分

在一个工程项目开工前就已有大量的资料形成，这部分与工程建设是不可分的，所以这部分文件材料作为工程档案的一部分而进行归档管理。在前期的工程资料都是十分重要的，比如在前期建筑工程所需要的材料方面，对这些材料的质量把好关是至关重要的，对工程中所需要的材料在进场除了有出厂合格证以外，还要进行相关的检验，通过对材料的各种能进行检测，从而保证材料的质量，这部分检测文件对工程是十分重要的依据。

2.工程档案是建设工程质量的直接反映

工程档案不仅可以直接反映工程的质量，还可以间接的反映隐蔽工程的质量。在工程建设中，有些工程的前一道工序后被后一道工序所掩盖，所以在工程完成后对这部分隐蔽工程的质量我们是无法直观看到的，所以只有通过照片、录像及现场记录等内容即工程档案的记录来对工程质量进行评价，针对这部分隐蔽工程，工程档案的作用是无可替代的。

3.工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节

影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看，建设工程资料员是工程建设中不可缺少的技术人员。要经过专门培训后持证上岗，而且要保证资料员的稳定。从“材料”的因素来看，所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证资料的主体从“机械”的因素来看，机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容：从“方法”的因素来看，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志；从“环境”的因素来看，我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像，反映场地环境的变化；上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内，所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。

4.工程档案管理是促进建设工程质量的重要手段

首先，由项目管理单位把关，在建设工程取得《施工许可证》之前，项目管理单位一定要与施工单位签订《工程竣工档案责任书》，并填写《工程竣工档案责任人登记表》，从一开始就把工程档案的要求、责任告知施工单位，要求他们明确分管领导和专门资料人员，对工程资料终身负责，提高对档案责任意识；其次，对工程档案实行专人负责、全程跟踪、经常性业务指导，发现问题及时整改；第三，是工程竣工前对建设工程档案预验收，预验收合格后方能举行竣工验收会，由质量监督站查验资料备案后，再完整向档案部门移交工程竣工档案，办理移交签证手续。

三、工程档案在工程建设完成后的重要性

1.工程档案是城市建设和管理的重要依据

现代化城市是一个综合的、整体的概念，它包括的内容很广泛很复杂。随着城市现代化进程的加快，各种矛盾也将呈现出来，为了解决诸多的矛盾，城市立体化程度越来越高，地下、地上空间利用率越来越高，除现有的管线外，地下建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多，而对这些工程的维护、管理、改建、扩建单靠人的记忆是不行的。只有以城市建设重点工程档案为依据，才能进行科学的规划、建设和管理，才能克服盲目性，避免浪费和损失。

2.工程档案是城市防灾、挽灾、减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据

工程档案在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料它是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库，是城市建设的一种潜在的生产力。通过对它的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富。

四、结语

建筑工程的档案管理对于城市的建设和城市后续的维护工作有着重要的作用，因此，认真做好建筑工程档案管理工作非常必要。我们应增强各级人员对工程档案重要性的认识，增强专职档案管理员的管理水平和业务水平，将工程档案管理工作纳入到现场质量管理范围中去，保证工程档案的原始性；实行严格的审查监督体制，保证工程档案管理工作的顺利开展；加强档案工作人员的档案业务技能培训，提高档案管理意识。

参考文献：

[1]徐英浩.浅谈施工档案在施工管理中的作用[J].上海煤气，2004，（5）87-88.

地质档案基础工作重要性的认识 篇12

关键词：地质档案,基础工作,重要性,措施

地质档案的收集、管理以及开发和利用是地质档案基础工作的主要内容, 同时地质档案的收集、管理以及开发和利用间相互制约、向依存以及相互促进, 推动了地勘单位档案工作的不断发展。

一、落实地质档案收集

地质档案的收集工作是地勘单位开展档案工作的基础性, 同时也是其他各项档案工作顺利开展的物质基础和前提。因此, 地勘单位在开展地质档案基础工作时, 应当落实地质档案的收集工作。一方面, 地勘单位应当加强地质档案收集的监督和管理, 并保障资金的投入, 建立严格、规范的“内外”地质档案收集体系。“内”地质档案收集体系即是协调地质档案管理内部各个职能部门不断加强地质档案意识, 落实地质档案的收集与及时移交工作, 有效防止地质档案出现流失;“外”地质档案收集体系即是注重地质档案的外部收集工作, 积极、主动地沟通和协调相关主管部门、设计单位和施工单位负责人以及档案管理人员, 确保地质档案收集的准确性、完整性以及系统性。另一方面, 建立完善的地质档案收集机构。完善的地质档案收集机构是地质档案管理收集工作的基础保障。地勘单位在进行档案收集时, 应当明确个部门在地质档案收集和管理中的职能和职责, 同时也应当鼓励地质档案管理人员深入到地质档案的收集工作中, 确保收集的地质档案的质量和准确性。此外, 地勘单位还应当加大档案收集工作的宣传力度。地勘单位应当向相关档案收集人员宣传档案重要性和相关收集技术要求, 同时加强相关档案法律法规的宣传工作, 如《地质资料管理条例》、《地质资料管理条例实施办法》、《档案法》、等法律法规, 确保地质档案收集工作落到实处。

二、完善地质档案管理制度

近年来, 随着我国经济和社会的快速发展, 推动了我国地质档案管理工作的不断发展, 因此, 地勘单位在开展地质档案基础工作时时, 应当结合本单位的实际情况, 建立健全的地质档案管理制度, 并在日常的地质档案管理工作中贯彻执行相关管理制度。一方面, 地勘单位应当不断完善地质档案的使用体系, 确保地质档案最大限度地发挥其作用和功能, 同时也便于对地质档案使用的管理, 确保地质档案的保密性和安全性。另一方面, 地勘单位应当根据相关档案管理的法律法规以及地质档案的规律和特征对本单位已有的相关地质档案进行科学分类, 并确保地质档案的格式统一、字迹工整以及图像清晰, 以便地质档案基础工作的顺利开展。此外, 地勘单位还应当建立完善的地质档案保护制度, 确保地质档案的安全性和保密性, 防治地质档案出现损坏或丢失, 并落实“三化、四无、九防”, 保证地质档案的完整性和安全性。

三、加强地质档案的开发和利用

地质档案点管理工作的最终环节是地质档案的开发与利用, 同时地质档案的开发利用也是地勘单位开展档案管理工作的核心和根本目的, 是地勘单位服务思想的直接体现。地质档案的利用即是在实际工作中通过对地质档案所提供的相关信息进行利用, 帮助本单位或员工有效解决相关实际工作的疑点以及问题, 为本单位带来一定的经济价值, 或是提高本单位员工的工作质量和效率。地勘单位地质档案管理的开发与利用, 不仅是地质档案管理工作的出发点, 同时也是地质档案管理工作的重点。因此, 地勘单位在开展地质档案基层工作时, 应当加强地质档案的开发与利用。一方面, 地勘单位地质档案管理人员应当不断提升自身的专业业务素质, 同时具备较高的服务意识, 不断加强地理档案资料的编目检索、二次加工以及信息化处理, 并积极、主动地开展地质档案信息咨询、推荐工作以及地质档案信息的分析与预测, 主动向地质档案的使用者提供优质、高效的档案服务。另一方面, 地勘单位地质档案管理人员应当熟悉地质档案内容, 同时编制相关地质档案的目录, 必要时可以辅以现代计算机检索方式, 快速准确地位地质档案使用者提供所需的相关地质档案资料, 成分发挥地质档案资料的价值。

四、结束语

地质档案基础工作是地勘单位档案管理的重要组成部分, 同时也是地勘单位进行深入发展以及提升工作质量和效率的主要依据和必要条件。因此, 在开展地质档案基础工作时, 应当落实地质档案收集, 同时完善地质档案管理制度, 并不断加强地质档案的开发和利用, 不断提高地质档案管理工作的效率。

参考文献

[1]马兰.对做好地质档案基础工作重要性的几点认识[J].甘肃科技, 2013, 29 (4) :92-93.

[2]张静元.浅谈提高地质档案管理工作的重要性及方法[J].中国高新技术企业, 2013, (24) :84-85.

[3]隋凌云.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].中国科技博览, 2012, (22) :239-239.