学校档案

学校档案（精选12篇）

学校档案 篇1

我们是一所普通高级中学, 多年来学校综合档案室历经几代档案管理人员的努力已初具规模, 在清档、建档工作方面已作出了显著成绩, 逐步完善了管理制度, 并与1999年晋升为省级档案管理先进单位。但是, 通过到外单位参观学习, 深深感到, 目前在学校档案的整理分类中, 由于各地业务要求不同, 档案工作人员认识水平不一, 在归档范围、分类方案、保存期限、管理形式等方面不够统一, 直接影响了档案基础工作的规模化建设。鉴于此, 必须对中小学校档案进行科学的分类。现综合我校的档案分类方法, 略谈一下对中小学校档案科学分类的看法。

一、对中小学档案分类的设想

由于学校档案是学校在各项工作形成的真实记录, 因此, 学校档案的分类必须根据学校档案的性质、内容、特点以及相互之间的联系进行。本文根据学校档案形成的自身规律以及学校工作的职能和特点把学校档案分为党政工团队、教学业务、总务后勤三大类, 然后再根据每个大类各自的特点进而分别细分为党务工作类、校务工作类、工团队会工作类;教务工作类、教师业务类、学籍类;财会类、校产类、基建类、勤工俭学类。在三个大类中, 每个大类代表学校的一种职能或某一方面工作, 综合起来能全面反映学校以教学管理工作为主的全部内容。其中以主体为核心机构等与主体活动特点相应的分类方法, 沿用原文书档案的立卷原则。以客体为核心的大类 (如总务后勤类的基建工程类) 则根据客体的情况采用工程项目与客体及其活动特点相应的分类方法, 类似于原科技档案的立卷原则。值得注意的是, 教学业务档案作为一个大类从文书档案 (党政工团队会类) 中单列出来, 突出了学校档案工作为教学服务的指导思想。

二、各大类的主要内容

(一) 党政工团队会档案。

由于中小学党政工团队方面的文件材料数量有限, 但这些文件材料又不能截然分开, 因此把它们合在一起, 以利于统一管理。

1、党务工作类:

主要包括党的组织建设、支部工作及学校的政治思想工作三个方面的内容。

(1) 反映党的组织建设状况的文件。包括党员花名册、党员年报表、党组织关系介绍信存根、党内干部任免通知、关于党的组织发展的决定、批复以及本校优秀党员的先进事迹材料、党内处分材料等。

(2) 反映党支部工作情况的文件材料。主要包括支部工作计划、总结、支部 (委) 大会记录、党费收缴存根及党的组织对校务工作所作出的领导、指导性决定、意见和建议、上级党委的文件及党内有保存价值的其它文件材料。

(3) 学校思想政治工作的文件材料。主要包括学校政治思想工作计划、措施、总结, 师生思想反映记录, 支部领导关于思想政治工作的讲话, 政工干部任免, 少先队辅导员的聘请, 班主任任命及班级工作计划、总结, 以及学生的思想性格分析等材料。

2、校务工作类:

主要包括上级来文、本校行政事务工作两个方面。

(1) 上级来文。包括上级常委、政府及教育主管部门发来的对本校工作有指导意义的各种指示、批复、上级有关部门对本校干部的任免、人事处分对本校的表彰、处罚等文件材料。

(2) 校务行政工作方面。包括校务工作记录和会议记录, 学校各项工作计划、总结、决议、报告及校规、校纪和守则, 学校干部任免、机构设置、印章启用等相关的文件材料 (包括名册和统计报表) , 有关教职工的晋级、调薪、聘任、离退和调动材料, 校内先进集体、个人名单事迹, 学校各项中心工作中形成的重要文件材料, 以及反映本校历史沿革, 大事记和反映本校重大活动的剪报、照片、录音、录像带材料。

3、工团队会工作类:

可分为教师工会和团队会两个方面。

(1) 教师工会方面。包括工会组织的各种会议记录、工作记录、会员发展情况、花名册、会费收支情况等文件材料, 及工会参与民主管理学校形成的各种文件、决议、选举结果等。

(2) 团队会工作方面。包括共青团、少先队、学生会三方面的内容。具体包括团、队、会组织发展状况、花名册、干部任免文件、各种会议记录和活动记录及工作奖罚、工作计划、总结及有关典型材料。

(二) 教学业务档案。

教学工作是中小学工作的中心环节, 主要包括教务工作、教师业务、学籍管理三方面的内容。

1、教务工作类:按其来源可分为四个方面。

(1) 上级来文。包括上级教育主管部门下达的教学计划、专业和课程和设置、学校教学大纲及招生、教学质量抽查等方面的指示、规定、计划、方法等文件材料。

(2) 教务处制定的各种教学制度、办法、规定、条例、守则等文件, 教务工作的统计报表、学校教师的课程安排及进程。小学还应包括普及小学教育的基本情况统计、学龄前儿童的登记、统计及普及小学教育的发展规划等。

(3) 教研究 (组) 的工作计划、总结、教研活动记录、分科教学改革计划、教学改革设计及论证、总结、典型情况分析、自编教材、讲义、辅导材料、教改实验教案、上级有关方面对教改实验的检查、验收结果等文件材料。

(4) 各科各类考试、竞赛题卷及参考答案、评分标准及有关考试情况的分析材料。

2、教师业务类:

主要包括教师教学的基本情况登记、教学鉴定、教学成绩登记、教师记录、教师先进事迹材料, 教师教改研究、实验方面的总结、论文;各类报纸、简报登载的教师的教学过程中对学生规律、学习兴趣及性格和性格培养的研究和调查记录;各类教学方法的比较分析等内容。有关教师的人事档案一直单独保存, 故此处从略。

3、学籍类:

主要包括新生花名册、新生登记表、学籍登记表、学生成绩册、学生学籍变更登记、毕业证存根、毕业生登记表, “三好”学生、优秀学生干部表, 学生先进事迹材料, 学生奖惩情况, 身体检查记录以及学生特长、爱好等鉴定材料。

(三) 总务后勤档案。主要包括财会、校产、基建、勤工俭学四方面的内容。

1、财会类:

包括三方面的文件材料。

(1) 财务管理工作的各种文件。

(2) 会计凭证、报表、帐簿等。包括学校经费收支帐、记帐凭证、收据存根、工资报表、银行存款帐、现金支出帐以及财务年度决算、其它经费年报表等。

(3) 财务审计等文件材料。

2、校产类:

主要包括学校仪器设备、图书资料和其它固定资产等方面的内容。

(1) 仪器设备。包括图样、图纸、仪器设备的安装、调试等技术性、凭证性文件材料, 仪器设备的使用、维修记录、设备改进、改装及报废等方面的文件和登记簿册, 以及实验室化学药剂使用情况记录、生物标本登记等。

(2) 图书资料。包括图书需求登记、库存登记、损毁登记和使用统计以及学校接受捐赠图书等方面的文件材料。

(3) 其它固定资产方面。包括桌椅凳床、办公用具、水电设施、体育设施、校办工厂、农场设施、食堂设备等购置、使用和维修记录。

3、基建类:

包括校舍拆迁、新建、维修等方面形成的申请、报告、批准文件、土地征用、搬迁民房补偿、工程概算、预算、决算等文件、基建经费等拨、收支文件、工程承建合同、协议书、基建勘测、设计、施工、竣工的有关资料、图纸、验收鉴定等材料。

4、勤工俭学类:

主要包括学校勤工俭学的计划、总结、活动记录, 典型活动分析, 学校在勤工俭学过程中与社会有关方面往来形成的合同、协议及其履行的记录文件, 学校在勤工俭学中形成的有关技术资料以及勤工俭学的收支、结算、报表等文件材料。

三、该分类方法的特点

1、类别简明, 内容完整。本分类把成份多、内容复杂的学校档案全宗分成三个大类, 使得整个学校档案管理系统化、条理化。同时, 三大类中的每个大类中的每个大类又代表了学校工作的一种职能或一方面工作, 囊括了学校档案工作的全部内容, 体现了类别简明、内容完整、条块清楚的特点。目前在以手工检索为主的情况下, 这种分类方法可以快速、准确地查出所需材料, 提高档案的查全率、查准率, 从而提高利用职权档案的速度。

2、方向明确, 重点突出。本分类一改过去教学档案分散保管、各存自用的管理方法, 并把它从文书档案中分离出来, 单独组卷。这样, 既突出了中小学档案工作为教学服务的工作重点, 又坚持了中小学档案工作为教学工作服务的方向。

3、兼容性大, 局限性小。实际上, 按主体活动特点分类的职能分类与按客体活动特点分类的工作项目分类并不矛盾。从一定意义上讲, 本文的分类也适用于按客体特点分类, 具有兼容性。所以在成份复杂, 既需要按主体特点, 也需要按客体特点分类的全宗内, 将它选作为一层次的分类方法比较适宜 (如总务后勤类) 。因为上位类对下位类具有制约作用, 上位类具有兼容性, 其下位类分类方法的选择余地就大, 不会受到局限。

4、联系紧密, 形成整体。按职能分类的特点就是按问题或按狭义的内容联系类分文件材料, 所以它可以保持学校档案原有的整理体系, 易于使整个学校档案能够按其反映或来源的具体活动过程得到相对集中。这样, 既充分利用了原有基础, 又不再因硬性按档案种类分开而割断其中的有机联系, 可以更好地发挥学校档案的整体效应。

学校档案 篇2

一、非管理人员不得进入档案室，确因其它工作需要，需经有关人员允许方可进入。档案室必须符合档案保管的要求，严禁将烟头、易燃、易爆物品带放档案室，同时不得堆放其它物品。

二、学校各种档案集中管理。档案应分明别类地存放，做到有序、整齐、美观、查找方便。

三、档案室要做到八防（防火、防盗、防虫、防光、防鼠、防高温）。必须配置干湿温度计、灭火器、杀虫药等。一经发现不安全因素，立即报告。

四、坚持经常和定期检查所藏档案的变化情况，做好记载，向领导汇报，采取相应措施处理。

学校档案 篇3

关键词：学校；档案；管理层次

前言

学校的档案是学校成长的历史记录，同时也是对于全校师生工作及学习情况的记载，档案对于学校的管理工作具有不可替代的重大意义。因此，学校领导必须努力加强措施实现对于档案的良好管理，通过档案管理工作以提高学校的整体管理层次。通过分析学校档案管理工作存在的一些问题，谈论了学校加强档案管理工作的相关措施，希望这些措施可以对学校的档案管理工作提供帮助。

一、 学校档案管理工作中存在的问题

（一） 缺乏对档案管理的重视

尽管学校每年都会在档案管理方面投入一定的资金，但由于受传统思想的影响，学校领导并没有认识到档案管理工作的重要性。虽然有专门的档案管理室，但很多工作依然由办公室来完成，对于相关工作人员的要求也不高，缺乏专业的档案管理者，一般都由办公室人员兼任。

（二）档案管理机制不健全

学校的档案管理中还存在管理机制缺乏的情况，很多档案资料都不能及时归档，更没有按照学生类别的不同划分档案，这样一来就导致很多档案资料不能被充分利用，而一旦需要利用档案就需要花费很长时间和大量人力进行查找。这样一来就降低了学校档案管理的作用。

二、 规范学校档案管理的措施

（一） 强化对档案管理的重视

为做好学校档案管理工作，首先要让学校领导重视档案管理工作，了解档案管理对学校工作的作用，尽量为档案管理工作提供一定的资金与人力，并在学校集体会议上宣传与强调档案管理的重要作用，让所有人正确认识学校的档案管理工作。

（二） 提高相关工作人员的素质

档案管理工作是学校一项十分重要的工作，一旦档案管理出现问题，将直接影响到学校各项工作的开展。因此，一定要为档案管理室配备合适的管理人员，经常为档案管理人员进行培训，全面提高管理能力，同时也要注意信息化技术的应用。学校领导也要联系实际情况，调动档案管理人员的工作积极性，让其正确认识自己的工作，这样他们就会在工作中展示自己的能力，创新管理模式。

（三） 构建完善的档案管理机制

为保证学校档案管理工作有序进行，就需要构建完善的档案管理机制，明确档案管理人员的工作责任与工作范畴，将档案管理工作落实到具体人员身上。同时，也要构建完善的绩效考核机制，将学校档案管理人员的工资与工作情况联系在一起，按照档案的用途确定分类，逐步优化档案管理机制。此外，还要重视信息化管理，妥善保管电子档案资料，经常检查电子档案情况，如发现记录缺失立即重新补充记录，更要做好纸质档案资料的通风工作，防止潮湿。

（四）对档案实行集中统一化管理

学校档案的门类及数量代表着一个学校档案信息资源的实力和服务潜能，要提高学校档案室藏的实力，就要增加学校档案门类及数量。资料门类齐全、数量多、内容丰富，就能给学校的管理及发展提供完整的、准确的信息资料，就能更好地適应学校的发展。学校档案必须要集中统一管理。为了做好学校档案管理工作，必须制定出一整套严格的学校档案管理制度，确立学校档案的主导地位，把学校的基建档案、文书档案、教学档案、学籍档案、科技档案、财务档案、声像档案等由档案部门进行，集中统一管理，只有这样学校档案才能满足数量足、门类齐、内容全、质量高的学校信息化要求，才有利于档案部门向学校广大师生员工及社会提供快捷的服务，有利于领导者对学校规划、建设、管理进行正确的决策。

（五）对档案实行动态化管理

学校的发展可谓是日新月异。随着学校建设的迅速发展，学校所保存的原始资料很难满足学校的需要，只有对档案进行动态管理，及时丰富、补充馆藏，跟随学校发展同步，我们才能拥有宝贵的第一手资料，保证档案信息的实效性，更好的、及时的为学校建设提供正确资料。比如：基建档案，随着学校建设的快速发展，学校出现了许多改建、扩建工程，校区的建设越来越多，如果我们不实行动态管理，几年后，我们所保留的原有资料与实地相差太大，这些资料要保证现实的需求，就必须实行动态管理，只有这样，我们才能提供准确的、完整的档案信息，才能更好地服务于学校，服务于广大师生。

结论：

学校的档案管理工作十分重要，这就需要得到学校领导的重视，并联系实际情况提出有效整改对策，只有这样才能解决档案管理工作中存在的问题，真正做好档案管理工作，从而提升学校的管理层次。

参考文献：

[1]曹晓春. 规范学校档案管理工作，提升学校管理层次[J]. 价值工程，2014，07：244-245.

[2]胡秀娟. 提升学校档案管理层次的思考[A]. 山东省档案学会.创新与发展——山东省档案学会第六次会员代表大会暨山东省档案学会第六次档案学术讨论会论文集[C].山东省档案学会：，2015：4.

[3]孟凡蕾. 强化档案意识 提升学校档案管理水平[J]. 黑龙江科技信息，2009，31：227.

学校档案 篇4

关键词：档案管理,档案意识,管理水平

学校管理是一项完善的科学的教育工程, 一般分行政管理、教育教学管理、学生管理、教师管理、总务管理、校园管理、档案管理等几部分。学校档案, 是学校一切工作的综合反映。一所学校, 如果能把自己历年工作实绩的所有资料, 全面系统地划类归档, 建立起规范化的学校档案, 对进一步加强和改善学校管理, 全面贯彻教育方针, 提高教育教学质量, 促进学校“发扬成绩, 纠正错误”, 在扬长补短中不断前进, 有着极其重要的意义。

1 档案管理的内容

1.1 学校行政管理方面:

校史及学校平面图、建筑图纸;上级的文件、通知及有关批复;工作计划、总结及大事记;各种规章制度、会议纪录及有关决定;固定财产登记表、统计报表及财务资料;受各级各部门表彰情况及证件;历年学校领导班子的组成人员及基本情况等。

1.2 教育教学管理方面:

教导处、教研组及团队组织的工作计划、总结;每学期教师任课情况安排表;每学期期终考试、各类学科竞赛及每学年升级、毕业考试试卷、质量分析、成绩统计表、分数册;不同版本的教材、教参;历年所订主要报纸、杂志;图书资料、教学仪器、文体器材、电教设施 (含自制软件) 的登记册;学校和教师在各种报章杂志上发表的论文、经验材料及他人发表的 (含广播、电视) 报道本校事迹的新闻、通讯、经验材料;完整的义务教育档案资料等。

1.3 教师管理方面:

逐年逐学期教职员工的花名册及基本情况登记表;逐月逐日教职员工的考勤原始记载;教师在校级以上 (含校级) 进行示范课、观摩课、教改实验汇报课、新教师转正定级公开课的教案及评教记录、指导意见及结论;教师在县级以上有关会议交流过但未发表过的经验材料;每学期教师的学科教学计划及班主任工作计划;教职员工的年度工作总结及考核评定材料;学历不合格教师的文化、业务进修资料及学历合格教师的继续教育资料;逐学期填写的《教师业务档案》等。

1.4 学生管理方面:

每学年的分年级分班学生花名册及基本情况登记表;学籍登记表;休学、复学、留级的有关证件、存根及失学、死亡原因的情况登记;学生体检登记表;学生奖惩情况登记表;毕业证存根、毕业生合影、毕业生去向等。

1.5 其他方面。

2 学校档案管理的主要作用

2.1 能使学校工作正常化、规范化地开展, 有利于宏观调控教育工作。

学校档案在维护学校的合法权益, 改进管理方式, 探索新的教育教学方法等方面, 都发挥了积极的作用, 使学校管理从随意型、经验型向自觉型、科学型发展。

2.2 有利于将零散材料系统化, 将实践经

验理论化, 为开展教学、科研活动提供大量的经验资料, 并且能把学校自身形象建设的成果传下去。同时, 便于查找和使用有关资料, 便于利用校史及有关实物, 对学生进行校史教育、传统教育、爱国主义教育等。

2.3 能调动教师的工作积极性, 激励教师的竞争意识。

如教师业务档案, 每学期根据各人的工作实绩填写一次, 内容和本人见面, 学校领导、教研组长和本人共同签字方能生效。由于绝大多数教师的上进心、自尊心很强, 这样做对每个教师都是一个有力的鞭策和鼓舞, 增强其事业心和责任感, 对全面贯彻教育方针, 面向全体学生, 全面提高教育教学质量, 都有极大的促进作用。评模、评职称等, 就能避免凭印象、走后门、耍权力。“模范不模范, 翻开档案看”, 按工作实绩排队上, 这些过去的“老大难”就不会再难了。

2.4 对学校教职员工的思想和行为具有约

束和规范作用, 学校档案中记载了多年来形成的整套规章制度, 同时通过记录档案的过程, 还体现出对学校师生心理和群体氛围的强大感应力, 在潜意识中积极影响个人行为。

2.5 能进一步加强和完善学校的科学管理体制。

使每所学校都能从本校的实际出发, 摸索经验, 按照教育教学规律办好自己的学校。教育是一门科学, 有其自身的规律。但这个规律并不是任何人随便都可以掌握的, 只有在工作实践中, 不断总结成功的经验, 吸取失败的教训, 得而不骄。失而不馁, 才能从中找出规律, 指导自己的工作在曲折的道路上不断前进。档案资料为此提供了有利条件, 使学校管理从随意型、经验型向自觉型、科学型发展。

2.6 能增强对学校检查评估的真实性和准确性。

档案, 是督查、评估和指导学校工作的可靠依据。有的学校平时做了许多工作并卓有成效, 但督导检查时, 听汇报成绩不少, 查档案证据不足, 有的已经丢失, 有的一时找不到。而评估“重证据, 不轻信口头汇报”, 积分自然受到影响。有了档案资料, 就是真凭实据, 督查评估就能做到公平合理。

2.7 学校档案信息的开展利用, 也是学校档案管理工作的重要内容。

它包括编制学校档案检索目录, 开展学校档案编研工作, 开展学校档案多种服务。充分利用学校档案信息与各项教育教学活动密切结合, 才能提高教育教学水平, 也才能充分体现学校档案工作的价值。

3 学校档案管理的基本方法

3.1 强化档案管理意识。

首先是领导重视档案建设, 利用档案资料服务学校各项工作, 这是做好档案工作的根本保证。其次是全校教职员工人人树立档案意识, 在日常工作中养成积累资料的良好习惯。

3.2 加强学校档案的基础工作。

其中包括:a.配备管理人员、制订管理制度, 建好、用好档案资料。b.收集整理、分类归档。通常一学期收集整理一次, 归档前要审查鉴别, 决定取舍, 然后系统地分类、分项、分卷归档。c.注意档案资料的连续性、完整性、系统性和价值性。连续性是指跨学年的重要事件, 如教改实验课题, 周期较长, 对每学期、每学年的阶段性实验报告和终结性的成果报告, 都要注意连续性;完整性, 是指本学期、本学年的某件事、某项活动要有头有尾, 善始善终;系统性, 是指分类立卷工作要规范系统;价值性, 是指对收集起来的的资料, 要严肃认真地审查整理, 没有教育价值、科研价值、保存价值和历史价值的不归档。即使归档的资料, 也要标明保存期限。

3.3 深层次开发学校档案的信息资源。

档案工作是一项服务性很强的工作, 档案工作的服务性是通过档案利用来实现的。学校档案工作者不能局限于学校日常事务的记录, 而要深层次开发利用档案信息资源。例如, 借助现代信息技术, 编写各种检索工具, 介绍指南等;利用档案资料进行二次、三次加工而形成专题材料, 把湮没在一般档案中的有用信息发掘出来, 利用档案信息制作展示橱窗版面等, 展示学校教育教学成果, 树立学校自身形象等。只有充分开展利用学校档案信息, 才能充分体现档案工作的价值, 才能实现学校档案潜在的经济效益和社会效益。

3.4 提高档案标准化、规范化水平。

推进档案管理电子化进程。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏, 而是硬件的功能没有充分发挥, 要着眼于提高系统的整体水平, 组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平。并通过网络加以联通。要有重点地抓好数据库建设, 慎重选定技术路线, 推行适应的先进技术, 使经济效益的合理性和技术的先进性相统一, 大大提高自动化系统效率。

总之, 学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分, 我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时, 又做到主动提供服务。使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料, 注重档案的收集质量, 提高档案的利用率, 同时要牢固树立档案意识, 及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究, 找出工作中的不足, 以科学的态度, 不断提升学校档案管理的水平, 把学校档案工作做得更好, 使之发挥出更大的作用。

学校安全档案建设 篇5

学校安全档案建设主要有两个方面：一是归档范围，二是立卷要求。其中，归档范围主要有13个方面：

1、基本情况

2、组织管理

3、安全制度

4、上级来文

5、安全教育

6、应急预案

7、值班记录

8、专项整治

9、事故隐患

10、报送资料

11、安全检查

12、工作会议

13、其它。

一、归档范围

（一）基本情况

1、学校基本情况说明

2、位置图、平面图、重点目标位置分布图

①位置图：图中标明本单位名称、地址、周围相邻的单位与道路名称；缩印、绘画均可。

②平面图：图中标明单位区域内主要建筑物。

③重点目标位置图：图中标明单位内部重点、隐患部位所在的位置。

3、消防器材、设备登记表

4、贵重物品登记表

5、危险物品备案登记表

6、学校机动车辆登记表

7、驾驶人员登记表

8、安全责任事故登记表

9、备案材料（复印件）

①学校法人代码证

②学校建筑安全验收合格证

③学校建筑消防安全验收意见书

④学校食堂卫生合格证及操作人员健康体检证 ⑤学校小卖部营业执照卫及生防疫合格证 ⑥易燃易爆化学危险品储存批准证书

⑦学生饮用水水质检测报告

⑧锅炉检测报告及司炉工证

（二）组织管理

1、组织机构建设：安全工作领导小组及其办公室、安全机构等。

2、安全工作目标责任书：上级与本学校、本学校与相关责任人签订的《学校安全工作目标责任书》。

3、安全工作计划、总结：本安全工作计划、总结。

（三）安全制度

按照《中小学幼儿园安全管理办法》第三章“校内安全管理制度”要求，将本学校安全工作制度按顺序装入。

（四）上级来文

按级别、时间分类装入本各级党委、政府，各级教育行政部门，各相关单位下发到学校的安全工作文件。

（五）安全教育

1、上级要求开展的专项安全教育活动资料。按上级通知、活动方案、过程资料、活动总结的顺序分类组档。

2、学校自行组织开展的安全教育活动资料。

3、学校突发事件应急预案演练情况资料。

4、安全课教师教案。

（六）安全预案

将学校安全工作突发事件总体预案、学校公共卫生突发事件预案、学校考试泄密突发事件预案等各项预案按顺序装入。

（七）值班记录

将学校安全值班记录按节假日及上级要求的其他重要时段顺序组档。

（八）专项整治

1、上级要求开展的专项整治资料。按上级通知、整治方案、过程资料、整改总结的顺序分类组档。

2、学校自行开展的专项整治资料。

（九）事故隐患

分类别按时间先后顺序装入本校安全隐患的排查、整改资料。未能及时整改的必须有整改计划和临时防范措施。

（十）报送资料

按时间先后顺序分类装入学校报送上级的各类安全资料。

（十一）安全检查

将学校安全检查记录按以下顺序组档。

1、学校安全检查纪录表

2、学校安全自查报告

3、上级安全检查反馈意见、整改通知等。

（十二）工作会议

将学校安全工作会议的通知、签到表、材料、讲话、会议纪要等按顺序装入。

（十三）其它

按时间先后顺序分类装入学校开展的目录中未列入且有特色的安全工作资料。

二、组档、立卷要求

（一）组档要求

1、学校安全工作档案按照“一年一卷”的原则组卷。

2、每卷按以上13个方面分类组档。

（二）立卷要求

1、学校安全工作档案要求以县区为单位使用统一的档案盒和档案封面（市直学校自定）。

2、档案盒封面要求统一贴上或打上“学校安全工作档案”标签，横标下要有分档标签。

3、学校安全工作档案要有总目录，各分档要有与档内文件相符的分目录。

4、所有材料一律用A4 纸制作。可用蓝黑、碳素墨水或黑色签字笔书写，也可打印。要求字迹工整、简洁、准确、不得涂改。

论学校档案管理创新 篇6

【关键词】创新；管理；档案；信息化

前言

经济的发展带动了科技的发展，加快了学校的行政改革，学校为了更好的生存下去，更好的发展下去，应该建立一个比较民主、科学的体制。学校的高效运行与档案的科学有效管理有着十分密切的联系。所以学校应该高度重视档案管理的创新。为了便于事业单位的评价，使自身的档案制度更加科学更加规范，进而提高档案管理的效率。

1.档案管理现状

学校的档案管理现状不容乐观，在很大程度上阻碍了学校的发展，而且影响了学校在社会和经济中起的作用。

1.1不平衡的重视程度

学校对档案管理的重视度不高，不同的机构对档案管理的重视程度不同，严重的时候，有些学校完全忽视了学校的档案管理，不能保证档案归档的时间、需要的资金、人力、财力，而且不能起到很好的监督作用。目前来说，有些学校逐步将档案管理作为本单位的工作计划，而且安排了相应的人员去付诸实施，然而在实际工作中，档案管理的机制还是存在很多问题的。

1.2较差的保管条件

由于档案管理刚刚引起相关部门的重视，有的学校的档案管理成了摆放任何东西的储存室，而且档案管理的基础设施不完善，檔案管理基础设施存在很大的漏洞，严重损坏了部分档案。

2.档案管理的创新

2.1健全制度

学校的档案管理制度应该有所完善，所以在建立时应该遵循相应的原则。首先，档案管理的相关制度的建立应该遵循科学性和合理性的原则，建立的制度应该从自身单位的实际情况出发，满足自身单位的档案管理特点，进而更好的进行本单位的档案管理的相关工作。第二，学校档案管理制度应该秉承实用简明的原则，管理制度的建立应该将可操作性作为最终的目标，进而使得档案管理制度能够更好的发挥其规范和指导性的作用。其次，档案管理制度的建立应该能够约束教师也能够约束领导，这种双向的约束性可以较好的发挥档案管理制度的管理性，学校中领导起着引导和榜样的作用，可以促进档案制度的实施。最后，档案管理制度的建立中应该将严肃性作为原则。为了更好的执行档案管理制度，在档案管理的执行中应该将其权威性作为制度的最重要的原则，在制度的施行过程中，应该做到奖罚分明。

2.2加强组织领导

学校要提高对档案管理工作的重视程度，将其纳入议事日程，首先要建立档案管理工作的领导机构，定期对档案管理工作进行检查和指导、督促；其次要结合本单位档案管理工作实际，建立起档案管理达标升级考核机制，对档案工作实行定性、定量考核，可按照分级分类指导的原则，通过等级升降来实施动态管理；同时应参考国家档案建设的有关标准，建立和完善质量管理体系，结合本单位具体情况，研究制定本单位档案各项工作的质量评价标准，并积极组织实施，从而推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。

2.3开展现代化和信息化建设，提高档案利用效率

实现档案管理现代化，是档案服务于学校制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。首先，学校档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存；其三，要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享。

2.4增强档案人员综合素质

档案管理人员必须具备良好的档案管理现代化技术，能够认真的进行档案信息的分析及其研究，进行档案信息服务层次的提升，保证其档案信息服务及其咨询环节的协调。这就需要档案管理人员做好相关的工作，保证其不断的学习，上级档案管理人员要进行相关条件的提供。采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案管理人员必须转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务。

3.结语

学校档案管理 篇7

学校档案是学校直接记述和反映学校活动、保存备查各种学校文件材料的总称。可以说, 学校档案是学校树立自我形象和价值观, 从而树立学校文化的关键。一方面, 学校档案记述了学校树立自我形象和价值观建设的过程, 可以为新时期学校建设提供借鉴和依据;另一方面, 加强对学校的档案管理也是学校自我形象和价值观建设工作的重要组成部分。二者关系非常密切, 并且相互促进。

一、学校档案可作为高中学校自身形象和价值观建设的历史借鉴和参考

高中学校是生产档案的主体, 同时又是高中学校档案发挥效用的主要场所。学校档案产生于学校形成、发展、变化的全过程, 同时又贯穿于学校教育教学工作及其组织、管理的各个方面。学校档案真实地记述和反映了学校教学、管理运行的轨迹, 是学校重要的信息资源。综观学校档案, 可以深刻地理解本学校的特点及其发展的规律。通过分析学校现存档案, 可以全面掌握学校教育教学工作方面的沿革和演变情况, 更好地总结学校建设的得失、成败, 为学校领导提供制定学校自身形象和价值观建设整体方案的依据。学校自身形象和价值观的建设, 必须借助中国传统文化的底蕴, 扎扎实实地从学校档案中总结已有的教育教学工作的经验, 继承学校已有的自身形象和价值观建设的成果。

二、学校档案是学校自身形象和价值观建设的直接依据和载体

学校档案是随着学校教育教学活动发展而形成的, 是第一手的材料, 与学校自身形象和价值观的建设有着密不可分的联系。如学校汇集总结学校光荣发展历史的有关材料、宣传学校优秀教职员工先进事迹材料、期中期末考试后的质量分析、教研组备课组的活动记录、每年的高考升学情况、年底工作总结等, 学校档案记录了学校发展的历史, 为学校自身形象建设提供各种历史依据和线索, 可作为某些自身形象和价值观建设的直接依据。学校档案本身就是一部学校自身形象和价值观建设史。学校档案综合说明了学校的基本面貌和全部活动, 是学校教育教学活动的缩影。首先, 学校档案是以一定的符号系统和一定的载体形式记录了学校教育教学活动以及对未来发展的启示, 汇集了学校现有的一切知识成果, 是学校发展过程的记录。例如, 学校召开的各种工作会议、领导现场指导工作讲话等。其次, 学校档案一经产生便完全脱离人脑而独立存在, 突破时空的限制多次利用并流传下来, 由于学校档案工作者对学校档案的收集和整理, 使学校档案成为展示学校自身形象和传递价值观建设经验的重要手段。再次, 任何精神文明建设都不可能在孤立的封闭状况下进行, 学校之间进行学校自身形象和价值观建设经验交流是学校得以发展的重要条件。

三、学校档案管理本身就是学校自身形象和价值观建设工作的重要组成

学校档案是学校宝贵的财富, 具有科学文化的属性, 因此, 学校档案建设就是一种学校自身形象和价值观建设。学校对档案信息资源的依赖性日益增强, 学校档案在维护学校的合法权益、改进管理方式、探索新的教育教学方法、宣传好人好事等方面, 发挥了积极的作用。学校档案中有很大一部分是记录和保存学校教育教学经验和成果的, 这些档案凝聚了无数教师多年来的辛勤汗水, 反映了学校总体的教学水平, 是学校教职员工的劳动结晶。学校档案包含了学校组织管理经验和教训, 也是学校教职员工在学校自身形象和价值观建设中不可多得的宝贵精神财富。学校档案记录了学校优秀教职员工为学校的发展所作出的贡献和先进事迹, 从而汇集成一种学校精神, 是学校进行自身形象和价值观建设的精神动力。学校档案信息的开发利用, 也是学校档案管理工作中最重要的一项业务工作。它包括编制学校档案检索目录, 开展学校档案编研工作, 开展学校档案等多种服务。开发和利用学校档案信息, 就是为学校自身形象和价值观建设提供学校档案信息服务。充分利用学校档案信息, 与各项教育教学活动密切结合, 才能实现学校档案潜在的经济效益和社会效益, 更好地总结教育教学经验, 提高教育教学水平。

学校档案工作的开展, 必须紧紧围绕学校自身形象和价值观构建进行, 促进学校自身形象和价值观的建设向以下几方面功能发展:一是导向功能, 是指学校自身形象和价值观建设对学校整体和学校每个教职员工的价值取向及行为准则起导向作用。档案中记录了学校优秀的传统、历年来先进教职员工的事迹、每年学校高考升学情况、多年教育教学工作的总结等, 把学校自身形象和价值观建设的成果传下去。二是凝聚功能, 是指当学校自身形象和价值观被学校全体教职员工共同认同之后, 会产生强大的聚合作用, 从各方面把教职员工团结起来, 从而产生一种巨大的向心力和凝聚力, 共同努力做好工作。三是激励功能, 学校自身形象和价值观建设的目的之一就是造就一个尊重人、理解人、关心人、教育人的工作氛围, 使全体教职员工从内心产生一种情绪高昂、发奋进取的动力。四是约束功能, 是指学校对每个教职员工的思想和行为具有约束和规范作用。学校档案中记载了多年来学校形成的一整套规章制度;同时通过记录档案的过程, 还体现出对学校教职员工心理和群体氛围的强大的感应力, 在潜意识中影响着个人行为。

浅析学校档案工作 篇8

领导的重视和支持是做好档案工作、促进档案事业发展的关键。由于领导日常事务繁忙, 不可能把很多精力都放在档案工作上, 因此, 档案人员要主动争取领导的支持, 向领导多宣传档案工作的重要性, 引起领导思想上的重视。使领导从档案利用的实际工作中认识到档案是宝贵的信息资源, 是巨大的财富和无形的固定资产, 从而在经费、人员、设备等方面给予支持。

二、收集工作是学校档案工作的基础

在学校档案管理工作中, 收集工作是档案工作的起点, 是档案业务工作的基础, 也是档案工作尤为重要的环节。档案的收集和保管是提供档案信息、实现有效利用的前提。没有对档案的收集, 就形成不了系统、完整的档案资料。要通过收集把有关部门及领导、个人手中有价值的、不同载体的资料收集起来, 经过整理、立卷、归档后形成具有重要价值的档案信息资源, 最终达到借鉴利用的目的。由于学校的各类档案是各部门在日常工作中产生的文件资料, 档案人员必须在每项工作结束后, 将产生的各种文件材料, 分期分阶段的收集起来, 以确保档案材料的齐全完整, 将收集到的材料经过系统整理, 以备以后查阅和利用。

三、提高档案人员素质是做好档案工作的根本

首先, 档案工作既是辛苦的、默默无闻的, 又是一项专业性很强、服务面很广的工作。这就要求档案人员要有良好的职业道德和端正的工作态度, 要树立服务意识, 坚持原则, 严守秘密, 勤恳敬业, 忠于职守, 甘于清苦, 乐于奉献。

其次, 档案人员还要具备扎实的知识功底和过硬的业务技能。作为一名合格的档案管理工作者, 仅有良好的职业道德是不够的, 还应有较强的业务技能。档案工作者有了扎实的知识功底, 精通业务, 才能从事专业技术档案的分类、编目、保护、修复、控温、消尘、防虫等业务技能和实际操作。

四、依法规范管理是做好档案工作的保证

要做好档案工作必须建立健全各项规章制度。有了切实可行的规章制度, 才能实现现代化、规范化、标准化的档案管理。随着档案事业的不断发展, 《档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案销毁制度》等规章制度都在不断完善, 这些制度涉及到档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、利用、销毁等各个方面, 明确了档案的管理范围、管理原则和管理方法, 使学校的档案管理工作做到有章可循。《档案法》的颁布和实施, 为依法管理档案工作提供了依据。自觉遵守《档案法》, 明确档案工作者的权力、义务和责任, 加强档案法制建设、依法治档, 是做好档案工作的一个重要方面。

五、实现现代化的管理手段是做好档案工作的重要条件

档案管理手段是指档案管理者在管理档案过程中直接使用的设备、方法与途径, 主要指管理工具和管理方法。它包括:

1.保管条件的现代化。 (1) 库房建筑的规格, 标准、式样; (2) 辅助设施的配套、完善程度; (3) 温湿度的监测、控制; (4) 安全设备、措施; (5) 病虫害的防治;其它保管条件的完善, 如防尘、防有害气体、防火、防水。

2.载体材料的现代化。除了传统的纸张外, 逐步采用各种新型材料; (1) 载体材料的多样化。 (2) 载体材料的优质化。提高化学稳定性, 提高抗腐蚀能力, 延长寿命, 降低保管条件。

3.翻拍、复印、彩色扫描、装订手段的机械化。

4.检索手段的自动化。将计算机用于档案管理, 人们可以通过自己的终端设备进行自动化检索, 成倍、十几或几十倍的提高工作效率。对满三十年的档案向社会开放利用, 在阅览室放几台计算机, 让利用者自己操作利用。

5.信息交流网络化。人们通过软件设计、编制各种专用服务程序, 满足不同类型用户的需要, 取代由高水平的管理人员才能够胜任的工作。

6.档案管理标准化、规范化。对档案材料规格、技术要求、档案术语等逐步标准化、规范化。提高互通性、可操作性、可比性。

六、档案的开发利用是做好档案工作的目的

学校档案工作的最终目的, 就是为学校的教育、教学工作提供服务。因此, 整个档案工作的价值是通过档案利用来体现的。在档案的利用工作中, 要求档案工作者必须具有高度的责任心, 要主动热情、服务周到, 给利用者以最满意的服务。同时, 还要做好档案利用中的监督工作。即做好档案利用中的保密工作和安全工作。

摘要：本文结合工作实际, 谈了对学校档案管理工作的认识, 并提出了有针对性的建议。

学校档案 篇9

1. 与时代发展相匹配。

在我国现代化信息技术高速发展的大环境下,教育领域已经充分引入了这项技术,学校不仅已经全面实现了多媒体教学、电化教学、办公自动化等,而且也在积极推进电子档案管理工作。实现电子档案管理在一定程度上能够与现代化教学管理节奏相匹配,更好地满足时代发展要求。

2. 为学校制定正确的发展决策奠定坚实基础。

发展决策是否正确会直接对学校稳健运营造成一定影响,而正确发展决策的制定离不开正确的数据信息。若是一个学校在面对机遇和挑战的时候学校领导能够根据正确的数据信息对现有的发展决策做出适当调整或制定出新的发展决策,那么就能够对学校未来稳健发展起一定的促进作用。在学校信息数据管理中档案管理是重要内容之一,实现档案管理的信息化能够充分实现信息数据快速整合,进而能够为学校领导的正确决策提供信息支撑。

3. 使档案管理效率得到提升。

一个学校在开展日常教学、科研以及管理等工作过程中难免会产生大量的文书档案、教学档案、教务档案以及学籍档案等,其中有相当一部分档案都具有重要的保存价值和使用价值。传统档案管理方式具有一定封闭性,这些档案中的一些重要信息难以被充分发掘,而实现电子档案管理使一些档案变活,档案中的信息能够通过计算机被提取出来,进而使档案管理的效益得到充分发挥,对学校事业和教育事业的发展起着重要的促进作用。

4. 全面实现信息资源共享。

学校传统档案管理方式主要以纸张为载体,相关人员在使用档案时复制和修改的成本都很高,不利于信息资源共享。而实现电子档案管理之后管理载体由纸张变为计算机,相关人员要想使用某一档案时不再需要通过复印、抄录等方式进行使用,只需要被授权后通过网络调取相关信息,使不同地点的人们进行自由交流、信息传递和协同工作,全面实现信息资源共享。

二、学校档案管理工作开展过程中应用电子档案的优势与要求

1. 电子档案管理的优势。

相对于传统档案管理方式来说,电子档案管理不仅具有存储容量大的特点,而且更具便捷性和灵活性。使用电子档案管理系统进行档案信息检索更加智能,而且由于电脑内存大可以大批量存储各类档案资源。同时,学校还可以根据自身实际情况对电子档案管理平台进行修改,使系统更能够满足档案使用需要,促进档案管理工作效率的提高。

2. 电子档案管理的要求。

学校传统档案管理并未对档案管理人员的专业技术水平提出一定要求,因为传统档案是纸质的,档案管理人员只需要具备基本的素质做好分类、日常管理等基本工作就可以了。但是实现电子档案管理之后单纯具备基本素质已经不能满足实际需要,不仅需要具备计算机操作能力,能够熟练运用档案管理软件,而且还需要掌握一些统计、法律等相关知识才能满足电子档案管理要求。

三、学校开展电子档案管理工作过程中存在的几点问题

1. 档案管理理念存在滞后性。

目前,一些学校还没有树立正确的档案管理理念,管理层没有认识到实现电子档案管理的重要性,对此项工作的进展不太关注,没有对如何全面实现电子档案管理提出一定要求,难以提高档案管理人员的工作积极性。同时,一些档案管理人员将电子档案管理工作的侧重点定位在对档案进行分类、整合方面,没有意识到电子档案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性,自身工作主观能动性较差,难以起到推进全面实现电子档案管理的作用[1]。

2. 电子档案管理规章制度有待完善。

现阶段各级学校都在不断完善自身档案管理工作,努力构建一套较为完善的档案管理系统,并制定了相应的电子档案管理制度。但是很多学校现有的电子档案管理制度还不能完全满足实际工作需要,有的学校存在着管理员权限责任不明的情况,一旦出现电子档案丢失、篡改等情况难以落实到个人。还有的学校在电子档案规章制度中没有对一些新增的电子档案类型进行准确定位,对于一些较为特殊的党政活动、教学和科研档案管理较为随意,对电子档案管理效率的提高非常不利。

3. 对电子档案管理的监管力度不够。

一些学校的管理层对自身电子档案管理力度不够,没有实现电子文件的形成、收集、处理、归档等工作过程的全方位监管,主要体现在以下几点:第一,学校没有安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况,监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档。这样一来就会间接导致一些人员不认真开展工作,难以确保电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性,不能使电子档案的价值得以充分发挥;第二,有的学校管理层及时发现了电子档案管理问题,但是由于缺乏相应的惩罚措施,不能够切实改变一些工作态度不端正人员的错误行为,这样也有可能导致电子档案管理工作难以顺利推进[2]。

4. 电子档案管理设施有待进一步优化。

电子档案的特性决定了对它的存储、归档和使用离不开计算机设备和网络技术,要想更好地开展电子档案管理工作必须重视软硬件设备上的优化。但目前我国很多地区的学校在电子档案管理设施上的投入不够,有的虽然已经构建了电子档案管理系统,但是由于现代化信息技术的不断进步,一些系统已经被淘汰不能满足实际工作需要,而学校方面没有安排专业技术人员对系统进行升级和完善,进而使电子档案管理工作效率低下。同时,一些学校没有投入一定资金用于电子档案管理系统的安全防护措施建设,没有安装和升级杀毒软件和防火墙软件,难以保证电子档案在相对安全的环境中存储和使用。还有的学校虽然能够在电子档案管理系统上下功夫,但是硬件设备存在着老化的情况,难以带动系统运行,如果不及时对这些设备进行更新换代,那么电子档案管理工作将会面临着瘫痪的危险。

5. 电子档案管理人员的综合素质有待提高。

在这个现代化信息技术蓬勃发展的大环境下,学校实现电子档案管理对相关工作人员的综合素质提出了更高的要求。但是一些学校的档案管理人员综合素质偏低,不能掌握和运用电子档案管理系统对档案进行录入、分类、处理及归档,严重影响了此项工作效率。同时,学校也没有加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度,致使一些工作人员对于新升级系统的操作方法及档案管理法律知识一无所知,不利于其顺利完成档案管理的任务[3]。

四、对学校开展电子档案管理工作的几点建议

1. 树立正确的电子档案管理理念。

目前,学校应当积极树立正确的档案管理理念,管理层要认识到实现电子档案管理的重要性,加大对此项工作进展情况的关注力度,加强对相关人员档案管理重要性的宣传力度,采取会议等方式落实档案管理精神,明确电子档案管理工作的侧重点,探究合适的电子档案管理模式和方法。同时,学校还应当对自身电子档案管理提出一定要求,督促档案管理人员积极开展工作调动其工作积极性,确保电子档案管理工作顺利开展。

2. 完善电子档案管理相关规章制度。

建立健全电子档案管理机制是解决电子档案管理问题的重要途径。对此,各地区学校应当仔细研读国家相关部门颁发的《全国档案信息化实施纲要》《电子文件归档与管理规范》以及《电子公文归档管理暂行办法》等文件,在此基础上完善自身电子档案管理相关规章制度。首先,学校应当对档案管理人员的权责进行明确,给予相关人员管理员权限,一旦在某一环节出现问题能够责任落实到个人,有效控制和防范电子档案丢失、篡改等情况的发生。同时,学校还应当完善电子档案规章制度中的内容,对一些新增的电子档案类型进行准确定位,使较为特殊的党政活动、教学和科研档案准确归档,进而提高电子档案的管理效率[4]。

3. 加大对电子档案管理的监督力度。

首先,学校应当安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况,监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档,并将其业务进行情况与其绩效相挂钩,提高其工作的主观能动性,确保学校电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性,使电子档案的价值得以充分发挥;其次,学校还应当针对电子档案管理工作制定相应的奖惩措施,对于一些工作完成出色的人员要给予其一定的精神和物质上的奖励,树立典型,对于一些工作拖拉的人员要严惩,从根本上杜绝其工作态度不认真情况的发生,进而提升电子档案的管理效率。

4. 优化电子档案管理设施。

学校应当投入一定资金用于电子档案管理设施的优化。在软件方面,应当专业技术人员定期对电子档案管理系统进行升级和完善,使系统能够紧跟时代发展,间接起到提高电子档案管理工作效率的目的。同时,学校还应当重视自身电子档案管理系统的安全防护措施建设,安装和升级杀毒软件和防火墙软件,保证电子档案能够在相对安全的环境中存储和使用。在硬件方面,学习应当对一些已经老化和淘汰的设备进行清点,根据实际需要购进一些先进的硬件设备,使硬件设备能够与系统相匹配,为学校电子档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。

5. 提高电子档案管理人员的综合素质。

学校应当重视对电子档案管理人员综合素质培养,加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度,邀请专业人士采取讲座或实地指导等多样化方式来提升档案管理人员对于新升级系统功能的认识、运用能力并普及档案管理相关法律知识。同时,学校在档案管理人员的选聘上也应当严格要求,不能只看其学历,更应当通过面试及实习等方式考察其实务能力,尽可能地选择一些业务能力强的人员担任相应职务,为学校电子档案管理工作全面推进提供一定保障。

参考文献

[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案,2012(3).

[2]张辑哲.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[D].中国人民大学出版社,2014.

[3]刘敏.论高职院校电子档案的管理与保护[J].东方企业文化,2013(14).

学校档案的收集整理浅说 篇10

一、学校管理与群团工作

学校管理与群团工作包括:行政工作、党务工作、群团 (工会、教代会、共青团、少先队、学生会) 工作等。体现办学方向的文件材料有学校总体发展的规划、年度工作计划和上年度专题工作总结;校长办公会、校委会、教职工例会等领导干部讨论研究学校教学发展方向, 及贯彻执行过程等形成的文件材料, 学校组织教职员工、党政领导班子学习的会议记录、专题材料、简报等;还有各处、室依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的实施办法、工作细则等。有关办学方向的档案材料, 体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力, 是上级对学校工作进行考核时必查的档案资料, 因而是学校档案工作中的一个重点, 应在学校重大活动结束后, 随时收集, 以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。

二、师资队伍建设及学生教育管理工作

1. 师资队伍建设的文件材料包括:

常规人事管理材料、师德师风活动专题材料、教师晋升职称材料、年度考核材料, 以及教师培训学习提高材料, 学历进修、参加各类继续教育的学习材料, 教师在市、省级及各类刊物上发表的论文等;教师队伍在提高自身素质过程中形成的有特色的教案, 教师指导学生参加各类竞赛活动的文件材料和获奖证书等;教师参加县级以上学科带头人、教学能手、骨干教师、课改新秀及各学科教学赛讲活动材料, 还有教师进行示范课、公开课活动材料等。这些材料体现学校的师资水平和影响力, 是学校对教师进行培养、使用的重要印证资料, 这些材料事关教师的切身利益, 学校档案管理人员应加强这方面文件材料的收集, 并分类整理装订入档, 以便提取利用。

2. 学生教育管理工作包括:

校歌、校徽、校训、校旗和全年的大型活动;教师教学过程、食堂宿舍管理过程的德育渗透材料;政教处工作材料;家长学校活动、国防教育活动、文明校园建设、创建德育示范校活动、文化体育艺术节活动、创建绿色学校活动等专题材料;寒暑假中的社会实践调查材料;研究性学习、读书卡、学生参加正常渠道的各种竞赛活动材料及获奖材料等;学有所成的学子回校活动材料等。这些能反映学校学生教育活动轨迹的材料都应在每个活动结束时及时收集整理入档。

三、学校常规操作管理与设备购置

学校常规操作管理的主要内容有:学校教师根据课标研究教材、编写学案、批改作业、教学检测、反馈学生的知识掌握情况, 对学困生转化工作, 每个教学阶段所做的教学质量分析、成绩统计等。

仪器设备购置是学校科技档案的组成部分, 从设备仪器购置到利用, 一般都要进行造册登记;学校进行基本建设和校舍维修等过程中形成了专门的基本建设档案, 是学校发展的真实写照, 应及时收录入档。

中职学校学生档案管理思考 篇11

1 学生档案管理中存在的问题

1.1 学生档案管理归属不明确，档案保管分散。学生档案材料主要包括：学生入学材料、新生录取花名册、入学登记表、学生各学科成绩、学生奖惩材料等。学校招生就业处掌握着新生录取的基础信息，教务处保存着学生各科成绩，学生处记录着学生奖励、处分等信息。这样就形成了多头管理，使档案的整体性得不到有效发挥。这些部门又缺乏有效的沟通，致使学籍档案不能完整及时归档。有些机构撤销、合并后学生档案交接不及时还会造成档案材料的丢失。比如需永久保存的“新生录取审批表”就是学历认证必备的材料，一旦丢失，就给学历认证带来极大的麻烦。

1.2 学校、学生档案意识不强。学校教师和管理人员常常把学生的教育、教学及管理作为重要任务来抓，认为学生档案管理是软任务和辅助工作，做得好坏对现行工作影响不大。思想上不重视，归档材料不完整，整理不规范。有相当多学生对所填写的档案材料不够重视，比如在填写“出生年月、姓名”等重要信息时不认真、和毕业证信息不符带来不必要麻烦。

1.3 学生档案管理没有相对成熟的档案管理软件系统。学生档案具有归档内容多、量大、存放周期短、流动快的特点，目前还没有一套完整适用、统一规范的管理应用软件，学生档案管理基本上还处于传统的、手工操作管理模式，难以适应现代化职业教育发展需要，也制约了学生档案工作标准化、现代化进程。

1.4 学历认证需求阶段性强，学生扎堆来查阅，工作量大，疲于应付。近几年来，医师资格、护士资格等各种资格证考试报名都需要提供学历认证报告书，往往很多人快到报名期限才慌着查档认证。由于各学校档案室档案工作人员少，忙时一天能接待上百人查阅、复印、开具证明，工作量大。

1.5 满足外地学生的查档需求有一定的难度。学校面对全国招生，各个省市学生基本都有。本地学生在查档时能携带相关证件、证明，外地毕业生往往是急着用，说来就来，没有带齐相关证件。为不耽误学生，不论下班还是放假中，档案人员总能给予办理。更有外地毕业生嫌路程远代价高，大多数找熟人代理。联系不上熟人的靠打电话让档案人员给办理。提供材料、开具证明要非常谨慎，还需问明当年班主任后方能办理，如果清楚当时情况的老师不在，就没法办理。

2 解决以上问题的对策

2.1 必须建立以学校档案部门为主体，各部门配合的学生档案管理体制。学校档案管理部门要积极主动介入学生档案管理中去，学校各职能部门要确定一名兼职档案员，负责管理本部门形成的学生档案，并按规定向学生管理部门移交归档，做到统一归口，最后由学生管理部门向学校档案室移交学生档案，有效解决高校学生档案管理中各自为政的问题。

2.2 科学制定归档范围，保证学籍材料收集齐全完整。学生从入学注册到毕业这一期间形成的材料都要进行科学分类，规范管理，尽量保证材料收集要完整。比如新生入学时，应对照学校录取花名册逐一核对，以防错误。对在校生进行学籍填写方面培训，确保材料书写规范，内容准确，保存长久。制定严密的收集管理制度，明确归档范围和要求。档案部门还应加强和各部门沟通协调，保证学生档案材料完整准确。

2.3 学校应加大人员、资金的投入力度，采用现代化的档案管理软件。随着中职学校在校生逐年递增和毕业生就业制度的完善，学生档案管理工作量显著增加，运用数字化管理系统可随时对学生有关信息进行核实更新，确保信息完整准确并提供快速利用。

2.4 提高档案人员的素养。要树立从事档案工作的光荣感、自豪感、责任感，热爱档案工作，端正服务态度，变被动为主动，要有“送人玫瑰，手留余香”的心态，为利用者提供优质高效的服务。

学校档案管理工作初探 篇12

一、中职学校档案管理工作存在的问题及成因

1. 重视不够, 思想认识不到位。

档案管理是学校管理的基础性工作, 是制定决策的依据。很多同志认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性, 存在“重教学、轻档案”的思想认识, 一部分同志对档案管理的认识较为肤浅, 甚至有人认为档案工作可有可无。有的学校领导对档案工作不重视, 表现为对档案工作不理不问, 或对加强档案管理的重要性认识不足的问题, 上述对档案管理不够重视的思想认识, 导致了工作中档案人员归档意识不强、收集档案证据不足, 造成了许多资料丢失, 或者找不到。

2. 档案管理人员缺乏, 素质较低。

档案管理的专业人员缺乏、业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中职学校无专职档案管理人员, 有的是临时配备的。因此, 既有理论知识, 又有丰富实践经验的档案技术人员实在是凤毛麟角。另外, 一些档案管理人员不是档案专业出身或者不经过培训就上岗, 不具备最基本的档案管理业务素质。档案管理人员业务水平不高, 缺乏系统培训, 尤其是档案保管技术专题的培训。档案管理人员对分类、归档、整理、保管、利用等知识未能很好掌握, 这就很难使档案工作走上规范化。以上问题的存在, 明显制约了档案管理的专业性。

3. 档案资料不够完整, 档案管理方法陈旧落后。

思想上的不重视, 人员素质的低下, 导致档案资料收集不够完整。科室工作人员的档案意识淡薄, 除个别重要文件归档外, 很多基础性文件却随意处理。

目前, 中等职业学校档案工作的管理方法陈旧落后。文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式, 致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用, 而且因管理方式落后, 导致在查阅档案时速度慢、准确率低。同时, 很多中等职业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管, 没有形成主动对档案资料进行分析、编研, 以便有效地提供利用服务的意识, 操作上也都是传统的、低效率的手工方式, 极少运用计算机及网络技术进行管理, 工作上也只是“你查我调”, 还处于一种被动的、消极的状态, 这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。中等职业学校档案不仅是一种历史资料, 更是一种信息资源, 如何更为有效地利用这种资源成为中等职业学校工作发展的关键。

4. 档案立卷工作不规范, 档案载体结构单一。

目前, 档案立卷工作不规范主要表现在:领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐, 没有形成完整的档案利用和管理体系, 比如:教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录入不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐, 整理不规范, 电子文档的挂接不全, 特别是对教学档案的收集、整理、录人、有些学校还未进行整理。这些问题的存在, 极大地影响了档案工作的质量和利用效果。

二、加强中等职业学校档案管理工作的对策

1. 提高认识、加强领导、强化档案管理意识, 建立和完善科学的档案管理机制。

提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识, 是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》, 深入进行档案法律知识的学习和宣传, 使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义, 坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为, 树立“档案就是资源”的理念, 扎扎实实地搞好学校档案工作, 建立起严密并切实可行的档案管理制度, 按《档案法》要求, 规范各类档案的分类、归档要求和管理办法, 使档案工作做到有章可循, 有法可依。其次, 要加强对档案工作的领导, 促使学校档案工作跟上当前新形势下教育教学改革的步伐。再次, 要按上级档案管理部门的要求, 建立综合档案管理机构, 集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员, 负责管理本处室的档案资料, 形成档案工作齐抓共管的局面, 以保证学校的各种资料齐全完整。

2. 加强人员配备, 搞好档案设施建设。

为了不使那些奠基性材料缺失, 学校教学档案要实行统一保存和科学管理, 首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责, 健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保管保密制度, 严格按规章办事。其次, 硬件建设是提高档案工作水平的基础, 同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室, 教学档案按文书类、教学类、学籍类、声像类分别设橱, 配备六防设施, 确保档案材料保管安全, 利用方便, 管理规范。

3. 加强档案化建设, 提高现代化管理水平。

档案化建设是社会化发展不可缺少的组成部分, 也是现代档案工作的基础, 是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化, 即要正确确立中等专业学校档案是重要的资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进, 正确确立中等专业学校档案管理的理念, 制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三, 档案管理中实现技术现代化, 即采用计算机、传真机和检索终端等现代化办公设施, 处理、传递档案资料, 对档案进行数字化管理, 提高档案的服务质量。

4. 加强档案整理和研究。

学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则, 着重本单位形成的文件材料, 上级针对本单位制发的文件材料, 本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料齐全后, 要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。建立健全学校档案, 实行档案管理, 有利于对学校的正确评估, 有利于对教师和学生的全面考核, 有利于查找和使用历史资料, 有利于学校进行科学管理, 有利于提高教育教学质量, 只要努力把学校档案建好、管好、用好, 就一定能把学校办好、办出成绩, 办出特色, 办出水平。