档案信息:档案利用论文

档案信息:档案利用论文（共12篇）

档案信息:档案利用论文 篇1

近年来, 档案数量的急剧暴涨与库房容量相对有限的矛盾一直困扰着档案界, 为了解决这个矛盾, 档案馆加大了鉴定工作的力度, 并且提出了要介入文件管理流程进行前端控制, 以保证在有限的空间内容纳最多、最有价值的档案信息。档案馆对档案信息源的鉴别、选择、收集工作成了一项重要而又艰巨的任务。因此, 必须加强档案信息管理, 注重档案信息传播, 进一步挖掘档案利用价值。

1 加强档案管理的必要性

档案馆馆藏的质量是传播活动的基础, 没有高质量的馆藏就不可能有好的传播效果。我国档案馆馆藏结构不合理是老大难问题, 以这样的馆藏为基础进行的传播活动效果不理想是意料之中的事, 因此, 应当把档案信息源提前到传播者之前, 强调档案馆的“把关人”作用, 严格控制进入档案馆的档案资料的比例及质量, 优化馆藏结构, 为档案信息传播打好基础。档案馆一些中心工作的开展需要馆藏以外的信息, 例如举办展览, 光靠馆藏不够, 必须搜集馆藏以外的信息作为补充。因此, 档案馆深层次上的档案信息传播并不仅仅是将馆内有序化的档案信息传递给受众这样简单, 其真正内涵应是将分散在社会中无序化的、有用的档案信息经过整序、加工之后传递给受众。

2 档案信息传播的主要途径

档案信息传播的渠道包括大众传播渠道和公共组织传播渠道两种, 以公共组织传播渠道为主。一方面, 档案信息受众可以通过报纸、杂志、电台、电视、网络等大众传播媒体所公布的档案信息、档案信息的作用及利用档案的规章制度, 接触、了解、选择档案信息, 清楚档案信息的出处, 了解利用档案信息的规章制度;另一方面, 档案信息受众也可以亲自到档案馆, 运用档案馆所提供的检索工具 (案卷目录、全宗索引、分类目录、主题目录、专题目录等) 查询馆藏内是否有符合自己需求的档案信息, 并将查得的需求信息转换成信息代码, 向档案工作者提出受传需求, 档案工作者据此通过档案阅览、档案外借、制发档案复制件、制发档案证明或咨询服务等形式传播档案信息, 也就是档案馆的利用服务工作。由此可见, 档案馆是整个档案信息数据传播链条中的核心, 它一边连接这档案信息的源头, 一边联系着档案信息的受众。随着档案信息数据的复杂化和多样化, 以及广大受众群体的复杂化以及受众群体需求的多样化, 导致档案信息管理工作也要随着不断的进行调整和更改, 以便于能够与时俱进, 更好的服务于社会。这就要求档案管理人员必须具备一定的业务能力, 并要接受定期的培训, 不断的提升自身的业务水平和职业判断能力。

此外, 在一般传播模式中, 整个传播方向是单向式的, 即受众在整个传播过程中对传播渠道是不具有支配性和选择性的, 是完全被动的。而在档案信息传播模式中, 在传播渠道和受众之间的箭头标志是双向的, 即档案信息受众对传播渠道具有一定的选择性。对于档案信息传播者与受众之间的档案信息传递最终究竟是通过哪一种渠道进行, 不仅传播者有决定作用, 受众也有自己的选择空间, 是由双方共同决定的。

传播渠道的多元性也决定了档案信息受众具有数量众多、构成复杂、分布广泛、分散流动的特点, 因为档案信息传播的信息是为大众提供的, 大众的外延可以涵盖所有的人类社会成员, 任何人都可以接受档案信息传播的内容。从可能性上讲, 在档案信息传播的过程中, 大众即档案信息的受众。但是, 从现实上说, 只有当大众介入档案信息传播过程, 采取某种主动行为, 比如去档案馆阅览室阅览档案、看档案杂志、参加档案工作会议等, 才能成为档案信息传播的受众。因此, 严格地说, 档案信息受众是指档案信息的利用者和接触者。

3 档案利用价值的有效挖掘

长久以来, 我们片面的认为所谓的档案信息主要是记录档案人的一些基本信息和数据, 这些数据和信息的直接受益人为档案的所有人, 档案信息只能用于复制和摘录提取。其实不然, 随着各种新媒体的介入, 当档案信息用于宣传、编制和售卖时, 其潜在的价值就被挖掘出来了, 此时档案的受益人的范围更加广泛起来, 所有的听众、读者以及浏览过档案信息的受众都成为了档案信息的受益人, 这些受益人团体的出现本身就是一种档案利用价值的深入挖掘。

传播活动是由信息的原始人, 将信息以多种形式传递出去, 并且有一定数量的受众的行为。在传递的过程中, 必然会伴随着产生一定的传播效果, 这种效果既可以是积极方面的, 又可以是消极方面的。但是如果受众不能够将传播后的数据反馈给传播人, 这样的传播就是不完整的。因此, 一个完整的传播模式必须建立一个反馈信息机制。笔者在所提出的档案信息传播模式中也把信息反馈作为其中一个基本要素。

信息反馈是档案信息传播后所产生的信息回流, 是检验传播活动效果的重要环节。由于传播渠道与受众的多元性, 档案信息传播的反馈活动同样具有多向性和复杂性, 除了反馈到传播者———档案馆, 还会反馈到传播渠道中的大众传播组织———报纸、杂志、电台等。相对来说, 向大众传播组织的反馈一般是迟滞性的, 而向档案馆反馈则是直接性的, 一般由此构成档案信息传播活动再一次实现的一个螺旋过程, 因此这种反馈具有循环性。

反馈信息是一种传递的信号, 人们可以通过反馈信息的收集来判断档案信息价值的高低, 进而对高价值的档案信息进行继续的传播, 对低价值的档案信息进行纠正或者改变原有的传播方式, 而对于那些反馈信息不是很理想的档案数据, 可以禁止传播。档案馆要建立与外界进行信息沟通的平台, 及时关注外界的档案信息动向, 以便于制定出更好的档案信息管理方案。当然这项工作并不是朝夕之间能够完成的, 需要广大的档案管理人员不断的进行经验的总结和信息数据的分析, 同时要借鉴国内外成功的案例和经验, 不断提升自身对于档案信息管理的敏锐度和外部信息的捕捉能力。

结束语

总之, 档案信息量越来越大, 传统的管理模式已经不能适应档案信息的异地调用和查阅等发展现状, 因此, 有必要采用计算机设备对档案信息进行高效的管理。此外, 应该紧随时代的步伐和社会的变革, 实现档案信息的价值深入挖掘, 让档案信息更好的服务于社会发展和人类的生产生活, 只有这样未来的档案信息管理工作才能找到一条新出路。

摘要：当今社会是一个信息社会, 各种各样的档案信息充斥我们的生活, 因此给档案管理工作带来了一定的难度。为了进一步规范档案管理工作, 笔者从目前档案信息管理工作现状出发, 总结了经验教训, 提出了若干条档案信息管理措施, 希望能够挖掘出档案利用的价值。

关键词：档案信息:档案利用,价值,档案管理

档案信息:档案利用论文 篇2

随着档案管理工作的任务逐渐加大，在对档案信息整理的过程中存在很大的困难，为了保证档案管理工作的安全有效，就要针对性的采取一定的方法加以解决。

档案反馈信息的出现，很好地解决了档案管理部门在工作中存在的问题，通过反馈信息，管理部门可以在第一时间接收到档案的变更内容，但是在接收的过程中，档案管理部门要做的工作就是验证信息的真实与否，以免信息在传输的过程中，发生错漏的现象，这样才能更好地发挥信息反馈的作用，既保证了工作质量，又提高了工作的效率。

2 档案反馈信息存在的问题

2.1 填写登记表不够规范

为了进一步发展档案的反馈信息工作，我国主要的档案馆都相应的开展设了信息登记处，公众可以将对档案服务不满意的地方记录下来，再由工作人员进行回收，但是在这一和过程中，我们缺乏形式有效的管理形式，造成这一环节流于形式，根本没有达到相应的效果。

公众在填写登记表的时候，没有进行认真的考虑，所以在填写的过程中，各项内容都过于简单，很明显能够看得出是为了敷衍了事，这样做的最终后果就是服务者没有收集到有效的信息，也就无法对服务质量进行有效的提高，反馈的工作不到位。

公众因此失去了机会对服务者进行有效的评价。

2.2 忽视了利用效果的反馈收集

多数档案人员没有精力去追踪记录，也不知如何收集。

查档完毕后是档案利用的第一步，至于档案是否真正发挥了作用，取得哪些效果，对受众者的工作起了什么作用，解决了什么问题，或对受众者工作的发展起了什么推动作用等却心中无数。

大多数档案馆(室)的`档案利用工作只局限于档案利用数据的统计，如受众人数、档案卷(册)数等，这些简单的统计数据不能深层次地反映档案利用所获得的直接或间接的社会效益和经济效益。

2.3 不能将档案利用效果反馈到档案部门

一些受众者对信息反馈工作认识不够，认为这是他自己的事，与档案馆(室)无关，不能积极配合，导致反馈信息时有时无，而档案部门也缺乏对受众者信息反馈工作的制约，显得无能为力。

3 收集的手段和方法

在对档案信息进行收集的过程中，必须要通过建立相应的网络系统来完成，随着科学技术的不断发展，在工作中处处都离不开网络技术的运用，档案管理工作也是如此，要通过特定的网络系统，与各部门的信息部门之间建立联系，建立相应的信息交换渠道，以便在发生信息变更时，可以通过特定的网络系统进行反馈，使得档案管理部门在第一时间受到信息，近而实现对档案的更改.

另一种加强的方法就是聘用大量的信息管理人员，在工作的过程中，每个人都有自己的信息交流频道，近而就形成了一个从上之下的信息反馈系统，这样人们也可以在第一时间接收到信息，实现对档案的管理;然后就是必须要建立特定的组织，对接收到的信息进行分析，在确定准确无误后，才能对其进行最终的收集整理工作。

但是在实际的工作中，很多企业还没有专门的负责人员，在信息接收的过程中就会失去灵敏性，所以在整个信息收集的过程中必须要做到以下几点，一是对反馈信息的接收过程，通过与各部门之间进行联系，使其在第一时间为档案管理部门提供反馈信息，可以及时对档案信息进行调整.

二是整理的过程，在档案管理部门接收到信息后，不要直接对档案进行更改，要通过相应的方法，对信息的可靠性进行确认，确保无误后再进行更改，以便档案信息存在不真实的情况.

三就是分析，对整理后的档案信息进行分析，因为档案管理部门就是为企业的发展提供人才支持，所以在分析以后可以更好地为企业的发展服务;四就是传输的过程，在这一过程中要保证的就是及时准确，把反馈的信息内容及时地反馈给相关的部门，告知其进行更改;五是贮藏过程，把接收来的反馈信息进行归纳分类，以免在使用的过程中，存在比必要的麻烦。

看反馈信息是否符合社会的发展，不是看传输设备是否先进，而是看传输的信息是否真实。

这将对企业开展下一步计划具有重要的作用。

4 信息反馈的分析和处理

信息收集不是目的，只是档案部门了解档案信息输出和需求的情、做好档案信息资源开发利用的一种手段，所以档案部门对反馈同来的信息必须进行一番法粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里“的分析和处理。

如何做好分析和处理，笔者认为必须做到以下几点：一要灵敏，就是说档案信息网络中枢对反馈信息必须反映敏锐，及时发现客观实际的发展变化，敏锐、及时地抓住重要信息。

_要止确，就是说要有高效能的分析系统，以过滤和加工感受到各种信息，达到法粗取精、去伪存真”的目的。

三要有力，就是说要把分析了的信息化为指挥中心强有力的行动，以修止原来的信息输出计划，使之更符合客观实际情，获得更大的效益。

另外，做好档案信息反馈的收集工作，还应该建立必要的制度，如档案利用登记工作制度、档案利用效益调查、统计工作、档案信息反馈情沉分析、研究制度、档案信息反馈的理论与学术论证会制度等，要积累档案信息反馈情沉，为定量分析与定性分析提供充分依据。

通过统计与定期分析研究，摸索利用工作规律，做出相应的对策。

档案工作人员要树立信息观念，堵强信息意识，妥加张队伍建设，选用忍怒毅锐，工作勤奋，并有一定文化和政策水平的同志来从事这一工作.开发档案信息资源，是一项复杂的系此工程，没有掌握多方面知识的人才和政治、业务素质过硬的队伍是很难胜任的，我们应该为这个目标而努力奋斗。

结束语

随着档案管理工作的不断发展，在工作的过程中必须要采取有效的措施加以解决，掌握好信息反馈的新方法，加强对反馈信息的辨识，以免在录入档案的过程中发生遗漏或者信息错误的现象。

因此，有效更好地促进社会的发展，在工作的过程中，档案管理部门要加强对反馈信息的运用，以更好地促进档案事业的发展。

参考文献

[1]桂萍.怎样看待档案的文化价值[J].广东档案，(3).

档案信息:档案利用论文 篇3

一、引言

随着现代信息化及网络化进程的不断深入，在全球范围内掀起了以计算机为代表的数字化革命。数字化是指以数字技术为特征，但是并非等同于数字技术，只有将数字技术得到人们的广泛认同及大量的推广应用之后，才能出现广泛的数字化。我们现阶段还处于一个数字化的初级阶段，而这时的档案管理工作就是要将过去的所有纸质档案进行数字化、标准化的处理，为以后的数字化时代做好前期准备。尤其是随着全球信息化、网络化进程的加剧，各国之间的经贸和科技文化方面的交流日益频繁，同时我国的电子商务和电子政务得到了长足的发展，在这些过程中产生了海量的数字化文件。对这些电子文件进行收集、管理具有与传统纸质文档管理完全不同的方式，加快对档案的数字化管理，对档案信息资源进行全面的开发，以最大可能的方式和手段来满足各个用户的需求，实现档案资源的共享一直是档案管理工作者所面临的主要问题。

二、档案资源的数字化

1.档案信息资源的数字化必须稳步推进。档案信息资源的数字化是档案信息建设的一项基础性工作，也是信息时代对档案管理工作的一项必然要求。在档案资源的数字化过程中应该预先定好一个进行档案数字化的目标与计划，然后根据当前的人力、物力及财力等外部条件的综合情况，以优先抢救最有价值的档案为基本原则，分批次的对档案进行数字化处理。在对需要进行数字化的档案进行处理的过程中，档案的选择应该具有典型性与代表性。同时，实施具体的数字化时，要制定一个电子档案标准，对电子档案的格式进行规范。

同时，档案管理人员应该积极的与计算机信息技术部门相协作，共同开发纸质档案的扫描系统、音频和视频档案的转换系统以及档案缩微转换系统，对不同载体的档案提出不同的转换要求，按照不同载体档案数据的转换要求将实物档案经过转换之后进行保存，确保处理之后的文件数据的完整性、准确性及系统性。

2.加强对现有电子文件的归档工作。现有电子文件的归档工作是档案信息化建设的主要内容。当前，各个档案管理部门所采用的软、硬件系统，档案管理类软件的数据库不尽相同，导致各种档案的文件格式多种多样，容易出现相互不兼容、数据不能共享的后果。因此，档案管理部门应该制定一套严格的电子文件归档程序，构建一个统一、高效的电子文件数据收集、转换平台，以更好的满足社会需求。

三、档案信息资源的开发与利用

1.积极构建起一个资源丰富、功能齐全的资源信息数据库。国家档案局所颁发的《全国档案信息化建设实施纲要》中就明确指出应该加强档案信息的建库和入网工作，尤其应该将各地的档案数据库纳入到当地的电子政务及信息港当中去。这明确的给我国新时期数字档案库的建设工作指明了方向。因此，在档案信息资源建设的过程中要充分的发挥出资源的优势作用，将电子档案数据库的建设作为首要的任务加以重点开展。

数据库建设是档案部门网络信息资源及档案信息资源建设的核心部分。在对之进行建设的过程中，应该根据当地的具体情况采取扬长避短的方式，结合国际、国家的相关标准，在一定的时间内集中人力、物力和财力，以电子政务平台作为依托，构建起一个资源丰富、功能齐全的档案综合数据信息库。例如，档案目录数据库、全文数据库以及多媒体数据库等。

2.建立布局科学的数字档案馆。数字档案馆是在数字信息时代进行档案资源信息传递与利用的重要阵地。为了确保档案馆的网络化建设以及档案信息资源的共建、共享，各个档案管理部门应该积极的和当地政府沟通，使之在制定电子政务计划时将数字档案馆的建设纳入到规划当中，进行统筹管理，实现数字档案馆的科学布局。首先，可以以省级档案部门作为核心建立起省级间的数字档案馆网络，这样既能保證省级数字档案馆的建设及省级数字档案馆间信息的交流，同时还能确保省级部门间信息的横向交流；其次，可以在省级数字档案馆网下依照行政区划来逐层建立起下属的数字档案馆网络，采用内部的OA系统进行部门间的集成，实现档案的统一管理及规划。

3.采用档案管理创新，形成档案资源开发利用的内在动力。从本质上来讲，档案管理工作是一项服务性的工作，资源的利用率及利用效果是检验服务工作的主要标准。在档案资源的开发和利用过程中，要在档案管理制度、管理工作人员的服务意识和服务机制以及档案管理人员的支持培训等方面进行创新，以满足档案工作的数字化、信息化及网络化建设的需求，从内部形成资源开发的动力，提高档案的开发和利用效率。

结语

档案信息化建设及信息资源的利用时一项颇为复杂的工作，档案管理工作应该抓住信息化建设的这个机遇，实现档案管理工作的数字化，为深度的利用和开发档案资源提供一个良好的基础。

参考文献：

[1]陈炜.档案信息数字化与档案信息资源开发利用[J].科技进步与对策, 2006（23）.

[2]高雪红.档案信息数字化进程给档案工作带来的问题及探讨[J].机电兵船档案,2010（4）.

企业档案信息化和档案利用探析 篇4

一、企业档案信息化建设的内涵

企业档案信息化建设具有非常深刻的内涵, 可以从四个方面来理解:一是要实现企业档案信息的数字化和网络化。具体地可以理解为编目处理信息化, 档案内容数字化, 查询阅读信息化, 包含了企业传统纸质档案的数字化和电子文件管理等工作;二是要实现企业档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。这应该是对企业文件档案一体化的要求, 就是说要打破文件工作与档案工作的界限, 把企业文件档案看作一个不可分割的文件连续体, 将企业业务活动和档案管理要求嵌入文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的生命周期中, 在文件管理系统中进行统一的设计;三是要实现企业档案信息高度共享。服务企业各项管理、实现档案的价值、实现档案信息安全共享是企业档案管理部门和人员必须面对的重大理论和实践难题;四是要实现企业档案管理模式的变革。随着企业信息化建设进程的加快, 企业档案“实体保管”模式难以为继。面对日益剧增的、动态的电子文件和企业对档案信息的大量、及时的需求, 忠诚的档案“保管员”并不能充分实现现代企业档案管理目标, 企业档案管理者必须停止扮演实体保管员的角色, 而成分数字化档案信息的提供者。企业档案管理职能也应从对档案实体的管理转向注重对档案内容的管理, 并强化开发利用工作, 实现档案信息资源的共享。

企业档案信息提供利用, 是企业档案信息化建设的核心任务, 是企业档案信息化建设取得实效的关键, 也是企业档案管理的最终目的。档案信息资源开发利用的程度是衡量企业档案信息化水平的一个重要标志。

二、企业档案提供的主要内容

企业档案提供利用的主要内容有:

一) 、编制必要的检索工具, 便于存取。检索工具包括案卷目录、全引目录等一般性检索目录, 还可以编制企业内部发文的文号目录、上级文件目录等专题目录。检索工具编制得不准确、条目录入得不详细以及整理文档信息时分类体系不准确都可能会导致有的库内文档信息利用时查找不到。

二) 、制定必要的利用制度, 确保安全。企业档案不同于其他信息资源, 开放利用必须经过严格的审查。比如在今天的市场经济条件下, 企业出于商业利益考虑经常会给技术档案资料加密保管, 执行借阅审批制度。企业档案管理部门要对档案信息的提供利用加强管理, 通过严格的规章制度, 有效的监督措施, 配以相应的技术手段, 达到确保企业档案信息安全的目的。企业档案管理部门在实际工作中要将规章制度和要求程序化、可操作化。要实现企业档案的安全利用, 相比较利用方式、内容上的创新, 利用时规范化显得更为重要。

三) 、开展必要的编研工作, 实现增值。企业档案资料的整编、深层次加工是深化企业档案利用的重要手段和途径, 是既传统又现代的开展档案服务的方法。企业档案编研工作的主要内容和方式包括编写档案文摘、组织沿革、大事记、年鉴、以表格或图示方式表现的档案数据汇编、以各种专业图样或专业符号为主体的技术图册以及专题档案汇编等。通过编研将企业档案信息进行整合, 实现信息的增值。据有关部门统计, 档案数据的重复利用率为36%~84%, 企业档案管理人员要做个有心人, 大胆立项, 与企业其他部门和技术人员协作, 将利用率高的档案资料进行整编, 做出有价值的档案编研成果, 满足企业的现实需求, 积累深化服务的经验。

四) 、进行必要的信息关注, 促进发展。企业档案是企业生产、经营活动的真实的历史记录, 随着企业各项生产、经营、管理活动的开展, 会产生大量的新的档案信息。企业档案管理部门和人员应随时关注企业网站、企业重点部门的活动, 及时发现信息的产生, 适时开展指导、监督。企业档案管理工作, 不仅包括档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用, 还包括对企业文件形成、积累、整理和归档的监督、协助和控制。企业档案的利用也不仅仅是对留存历史档案资料的整编, 还包括企业现行信息资源的管理。作为企业档案管理人员, 要明确“档案信息是为谁服务的?”、了解“企业现在在做什么事情?”、“领导需要什么样的信息?”、“技术人员需要什么样的信息?”。只有这样才能提供有效的档案利用, 实现对企业的服务, 为企业的发展助力。

档案信息:档案利用论文 篇5

[关键词]健康；档案；信息

随着经济发展和社会进步，健康的概念更为宽泛，它已涉及到人口、经济、社会稳定与发展等诸多方面。特别是而为把这一资源尽快而有效地输送给广大人民群众，使每个人都能掌握健康的主动权“人人享有卫生保健”，使整个社会营造有利于健康教育工作的发展。随着社会的进步，人们健康意识的加强及医院现代化管理的不断发展，健康档案管理已经成为我们管理的重要组成部分。

一、健康档案是管理居民健康的宝贵资料和重要工具

（一）健康教育档案是传播健康教育工作成果的载体

加强健康教育档案工作能把握新医改实施的重大机遇，巩固创建卫生的成果，加强健康教育与促进规范化管理，加强对重点场所、重点人群形成健康观念和行为的针对性干预，全面推动健康教育和健康促进的理念创新与模式创新。同时，健康教育档案呈现出针对性强、形式多样化和信息化等新的时代特点，也为实施健康评估奠定基础，同时又为科学的评价提供量化指标。所以，我们应该理顺管理机制，完善管理制度，健全岗位职责，不断加强健康教育档案的开发和利用。

（二）健康教育档案是档案的重要组成部分

健康教育档案是健康教育档案的重要组成部分，是近年来逐步建立完善的新的档案体系。它反映了医务人员利用人际传播方式，定期对辖区内居民普及健康知识，举办专题知识讲座，矫正不良卫生行为与习惯，帮助其建立文明、健康生活方式，提高群众健康素质，提高生命质量的教学内容、方法与过程，创建丰富多彩的健康教育与促进活动。它是以保护和促进社区居民健康为目的它蕴含着十分丰富的健康知识，有益于人民群众。只有这样，才能更有利于利用者全方位的做群众的健康工作。

（三）健康教育档案对档案工作起到巨大的指导作用

健康教育档案是近年来逐步建立完善的新的档案体系，它是医院开展健康教育工作成果的载体和储存形式，是真实反映医院科研技术、达标建设的原始记录。随着社会的发展和生活水平的提高，人们在追求更高的物质享受的同时，对自身健康状况的关注程度日益加深。不同形式、不同内容的健康体检、健康咨询受到人们的青睐。建立了个人健康档案，并积极开展了健康教育与健康指导。如何利用健康档案，充分发挥健康档案在健康教育和健康促进中的作用。由此可见，档案不仅表达了上级精神和我们以往工作的意图，而且还对这些精神和意图的贯彻实施提供了明证，它不仅如实地记录了健康教育工作的进程，还总结积累下大量工作经验和教训，这对发扬成绩、吸取教训、改进工作起到了巨大的指导作用

二、努力做好健康教育档案信息资源开发利用

（一）编制好档案检索工具

知识经济社会条件下卫生科技档案的重要性日益明显。科学开发和利用卫生科技档案，必须理顺档案信息资源利用与开发的关系，拓展开发途径，深化社会功能，加强信息反馈分析，遵循市场规律，革新管理手段。长期以来，在以疾病防控为中心的管理中，档案工作由不被重视、缺乏科学规范的管理，到近年来通过开展档案目标管理的评审，使档案管理逐步走向规范化、制度化、科学化和现代化，成为疾病防控中心管理工作的一个重要组成部分。因此，我们平时在整理档案时，一定要认真编制好卷内目录、全引目录、案卷目录，为档案信息的开发利用提供方便。

（二）建立档案信息数据库

档案信息是疾病防控中心发展不可缺少的，随着自动化设备的提高以及中心建设规模的扩大，中心有关的各种数据的创建、引进以及应用，都离不开一个完善的数据库。因此，创建先进的档案数据库是中心建设优先要考虑的。随着现代计算机技术和网络技术的高速发展，档案信息化、网络化正成发展趋势，也是低碳经济时代的必然要求。由于疾控中心自身特点，每天产生大量的档案信息，如病历档案、处方档案、各种影像资料及其他的各种管理文件。如何将现代信息处理技术、网络技术与档案管理相结合，加快档案信息化、网络化建设，实现档案管理现代化，是新形势下疾控中心所要面对的新任务。

（三）开展档案信息编研工作

档案文献汇集是根据一定的需要，按照确定的题目，收集并选择具有参考价值的档案文献，依据一定的体例和要求进行加工编排，成为彼此间具有内在联系的一个有机集合体。由于健康档案是指个人在日常生活中形成的连续的健康信息的记录。内容包括平时的健康体检信息、日常门诊及治疗信息、住院及家庭病床诊疗信息等。包括基建项目介绍、科技成果简介、数据汇编、文件汇编、组织沿革、专题概要、全宗介绍、年鉴、论文集、卫生志及传染病疫情分析等。因此，积极开展档案信息编研工作，不断提高案卷质量，对形成的档案材料要按照医药卫生档案分类方案进行基础的分类、组合、排列和编目，组成有序体系便于提供利用，确保检索数据高效和准确。

三、结束语

随着社会的发展和生活水平的提高，人们在追求更高的物质享受的同时，对自身健康状况的关注程度日益加深。通过科学、规范的健康档案，我们可以提高自我保健意识，并把自我保健的方法转化为自我控制、自我管理能力。因此，如何利用健康档案，充分发挥健康档案在健康教育和健康促进中的作用，还需要我们不断的积极探索。

[做好健康教育档案信息资源开发利用]

档案信息资源开发利用对策 篇6

然而长期以来，由于受传统档案管理“重藏轻用”管理体制的影响以及对档案开发利用重视程度和投入力度的制约，我国档案信息资源开发利用仍大多以借阅、复制、实物陈列、展览等传统服务方式为主，缺乏对档案信息资源深层次的开发利用，影响了档案信息资源价值的有效发挥。在网络快速发展和政务公开背景下的今天，大力开发利用档案信息资源越来越引起业界普遍关注和更加广泛的认同，已成为各级档案机构的一项重要任务。

一是要增强档案服务意识，创新档案服务机制

服务是档案工作的生命线，档案部门应突出服务这个主题，进一步强化服务意识，创新档案服务机制，不断提高服务能力。在服务态度上，应主动、热情、细致、周到，善于与用户沟通和联系，了解用户的心理和需求，学会换位思考，把利用者的事当作自己的事来办。在服务时机上，应紧跟形势和政策，与时俱进，及时提供群众需要的档案信息。在服务方式上，实行自助查询、来信来电查询、网络查询等多种形式，为档案利用者尽可能提供多种渠道的档案查阅利用服务。

二是要丰富馆藏档案信息资源，完善档案信息资源结构

馆藏建设是档案事业发展的永恒的主题，没有丰富、优质的馆藏资源，档案信息资源开发利用犹如“无源之水，无本之木”。首先，要完善覆盖人民群众的档案资源体系，对于关系民生、民情等广大人民群众切身利益的档案信息资源应优先收集整理和开发利用，真正地将档案信息资源用之于民、惠之于民。其次，采取多种形式对档案信息资源进行共享，树立“大档案”意识，开展档案机构之间的相互协作，运用网络进行档案信息资源整合，实现更大范围的档案信息资源共享。最后，在不影响国家收集档案范围相关规定的情况下，根据日常需求情况和未来利用趋势对档案机构的接收范围进行相应的调整和补充，为向广大人民群众和社会各界提供高质、高效的利用服务奠定坚固的基础。

三是要建立档案信息资源的数据库，实现档案查询方式现代化

通过广泛采用现代化的技术手段来建立档案信息资源数据库，将档案馆馆藏的纸质档案、缩微胶片档案、视频音频档案等不同载体的档案通过数字扫描、光学影像、音频视频转换等技术手段转化成为数字信息并建立不同的档案信息资源数据库。在建设档案信息资源数据库的过程中，要注重突出“特色”二字，档案馆的信息资源建设要全面体现地区和文化特色，为本地区的政治建设、经济建设、生态文明建设、文化建设和社会建设做出一定的贡献。因此，每个档案馆要根据自身的地方特色、历史特色、时代特色、馆藏特色、民族特色、文化特色、专业特色等，建立起具有地方特色的档案信息资源数据库。另外，建立档案信息资源数据库，突破了传统手工检索管理模式，实现了对档案信息资源进行计算机检索和查阅，使得档案信息服务利用更加方便、快捷、高效。

四是要改善档案人员知识结构，提高档案人才综合素质

人才是档案信息资源开发利用的关键，要使档案工作人才队伍充分满足档案信息资源开发利用的需求，一要通过岗位培训、讲座、讨论以及在职教育等多种形式来提高现有的档案工作人员在科学文化、数据库、计算机网络等方面的知识和技能，不断地改善档案工作者的知识结构；二要引进计算机、网络技术等方面的人才，对他们进行档案业务培训，着重负责网络信息资源开发、网络安全、数据库建设等技术支撑方面的工作，使档案工作者的知识结构得到平衡和不断更新完善，满足新时期网络时代档案信息资源开发利用工作的要求，确保档案事业能够与时俱进地发展。

如何开发利用档案信息 篇7

现代社会经济的发展为信息的生成、传递、存储和积累提供了用武之地, 以计算机为核心的现代信息技术又为信息的广泛应用提供了前所未有的技术基础和条件。因此, 进入现代社会以来, 各种形态的信息以指数形式增长并迅速积累起来。与此同时, 人类自身的认识也随着社会经济的发展而不断深化, 价值观在不断演变, 信息资源日益成为争夺的焦点。来源于档案方面的信息能消除人们不确定性的, 反映已经发生的各种食物运动状态、方式及其规律的征象或知识。包括:档案载体信息;档案信息内容;档案目录、索引、指南、论述、述评等档案再生信息。依托于载体但又不包括载体的知识内容。档案信息属于文献信息的范畴。对档案信息进行加工、整理并将蕴藏于档案中的有价值的、适应于社会发展需要的各种知识、信息挖掘出来, 最大限度地为广大利用者所利用, 以提高档案信息利用效率的一种信息整合和传递过程。开发对象是馆藏档案中的隐含信息;开发任务是对静态的档案信息进行加工、处理和相应的信息输出, 直接满足利用者的需要;开发性质表现为一种高层次的智力劳动过程;档案信息资源开发系统的整体功能是缩短档案信息的传递时间, 广泛、迅速、准确地将档案信息传递给利用者, 从而最大限度地发挥档案信息的经济效益和社会效益。

2 开发档案信息的重要性和思路

档案是一种重要的信息资源, 其在人类认识和改造自然与社会的过程中起着不可代替的作用。在这个信息爆炸的时代, 档案作为信息已成为社会向前飞速发展的知识资源。档案信息资源的开发和利用, 成为经济建设和改革开放过程中不可或缺的步骤。它有利于推进科技不断进步, 促进生产力和社会经济的发展, 有利于进一步扩大对外开放, 并具有保驾作用。档案信息资源的开发利用, 能促进经济建设的发展, 取得明显的经济效益和社会效益。如何开发现有档案信息资源成为我国档案工作面临的重要任务。

档案信息资源建设与资源开发并举, 在建设中保障开发。目前我国档案信息资源建设中有三个方面的问题对开发利用构成障碍;结构性缺陷、数字化程度低、可检索性差。档案开放与资源开发并举, 在开放中促进开发。

第一, 传统开发方式与现代化开发方式相结合。编辑档案汇编、加工编写大亊记和专题摘要, 举办档案展览与网上展览、专题数据库、个性化查询服务系统。

第二, 公益性开发与商业开发相结合。档案所具有的知识价值、科技文化价值和艺术价值, 以及在开发过程中附加劳动所形成的附加价值。

第三, 独立开发与合作开发相结合。合作开发在开发主体上是指跨机构, 在开发对象上则是跨库、跨地区和跨资源, 以最大限度地满足各方面利用者的多元化需求。跨库、跨地区、跨资源是指突破现有资源保管状态的开发, 这里所说的跨资源是指对不同中来信息资源如档案、图书、资料、专业数据等进行联合开发, 这是一种需求导向的开发方式。

3 档案信息资源开发方法

档案信息开发的过程实质上是档案信息组织过程, 其结果是将蕴含在档案中的信息内容揭示出来, 并使之有序化、系统化, 以便查找和利用。正确地运用开发方法, 实施一定的开发措施是实现这一结果的前提和基础。要做好档案信息的开发利用工作, 必须放弃落后的传统观念, 明确档案开发利用工作的重要性。为此, 笔者认为应从以下几个方面加强提高和完善。

第一, 勇于创新, 积极拓展档案工作领域, 不断探索新途径和新方法。

第二, 增强优化档案的种类和结构的意识, 拓宽收集渠道.不仅要接收文书档案, 还要把反映本地区, 自然、社会、历史以及经济建设内的档案资料及时接收进来, 特别是对突出经济建设内容档案的接收, 改变数量少、结构单一、载体单一、内容单一和利用价值不高的局面, 真正建立起信息资源的优势, 成为社会各方面利用史料的中心。

第三, 不断完善档案利用的方式方法, 改进服务水平。通过举办档案展览, 公布开放档案目录, 搞信息需求调查预测, 编制出多样化的检索工具, 形成一个全方位、高效益的检索系统。档案工作者应积极主动地向社会提供档案信息, 想社会利用者所想, 应社会利用者所需, 自发主动, 做好各种档案信息的咨询服务工作。

第四, 强化社会的档案意识, 档案工作者要有开放意识、参与意识、超前服务意识。

开发档案信息所要实现的目标, 就是为经济建设和社会发展更好地提供服务。因此, 作为一名档案工作者, 思想认识必须明确, 工作方法上则要使自己的工作贴近经济建设, 面向社会进步。在服务中求发展, 在发展中进一步提供服务, 从而体现档案信息资源的开发利用的效果和效益。

参考文献

[1]虞亚梅.知识经济时代档案信息资源的管理与应用[J].档案学通讯, 2002, l.

[2]李阳生.未来档案开发利用趋势的预测分析[J].档案学通讯, 2002, 2.

档案信息:档案利用论文 篇8

一、档案保管

现行情况下, 按照存储介质的区别, 档案保存大致分为纸质保存和电子保存两种方式。

1. 纸质类档案的保存。

纸质类档案宜以化性稳定之聚酯类胶膜保护袋或去酸材质之卷夹或保护盒存放。应采取防光、防热、防潮、防虫及防菌等措施, 避免档案受光害、氧化或水解, 以及虫害、霉菌侵蚀。声像档案中照片的保存, 宜存放于保护套 (袋) 或底片夹内, 再置入去酸保护盒中。微缩片、正片或负片保护盒应水平置放, 避免阳光直射。照片档案应设置专用储存柜, 录影 (音) 带类档案入库前, 应将防误抹孔关闭, 再置于储存柜中。避免邻近电器用品或远离带有磁场的场所。

2. 电子档案的保存。

由于归档电子文件以脱机方式保存, 在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体, 比磁盘有良好的抗干扰能力, 有利于归档电子文件的长期保存, 因此, 提倡档案部门配备光盘刻录仪, 将归档电子文件转储到光盘上。

若为软磁盘, 其保护措施主要有:统一软盘的规格, 使用3.5寸高密盘保存;把住软磁盘质量关, 高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年, 而低质量软磁盘往往不到1年, 就读不出数据;规范保管条件, 在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里, 环境空气相对湿度控制在40%-50%, 温度控制在14-24℃;加强病毒防范, 进行病毒检测, 确保保存电子文件的磁盘不带病毒, 并将磁盘经常置于保护状态;对加密盘的管理, 这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存;在条件允许时, 及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘, 便于长久保存。

若为光盘, 其保护措施主要有:规范排放和使用, 使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤;保持良好的温度、湿度环境, 温度宜控制在14-24℃, 相对湿度40%-65%;注意避光。

不论软盘还是光盘, 都要定期复制, 磁盘每2年复制一次, 光盘每5年转储一次, 转储后的载体与原载体应同样编号保存。

二、档案保密

在档案工作中, 把档案按照规范和要求完整地保存下来, 才能做好档案保管过程中的保密工作。档案的保密着重于以下几个方面:

1. 档案库房管理中的保密工作。

档案库房管理是档案保密的重点。首先要实现档案库房、阅览室、办公室三分开。档案库房不得存放与档案无关物品, 非档案管理人员不得擅自进入档案库房。落实国家关于档案库房管理的“九防”要求, 提高档案库房的保卫和保密工作质量, 认真做好保管、使用、防火、防盗、防潮、防爆及保密工作, 对要害部位认真按安全保卫保密要求落实人防、物防、技防措施, 防范于未然。档案库房的科学管理, 是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2. 档案的管理和保密。

建立各要害岗位保密安全责任制。开展经常性安全保卫保密检查, 针对存在隐患及时整改不留后患。涉密档案要有明显的保密标识, 按保密规定进行保管和提供档案利用, 避免档案失密或泄密事故。

加强计算机系统的保密安全管理。对涉密与非保密计算机予以明确区分, 涉密机必须完全与局域网脱离连接, 并禁止上因特网以防泄密。采取身份认证、存储传输加密、配置防视频泄密干扰器等措施加强保密防范。严格遵守保密纪律和有关规章制度, 自觉做好保密工作。在计算机网络上传递信息, 必须明件明传, 明问明答;密件密传, 密问密答, 严禁明密混用。凡秘密数据的传输和存贮均应采取相应的保密措施;录有文件的软盘信息要妥善保管, 严防丢失。

提高档案管理人员的素质。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识, 不仅要有严谨的工作作风, 经手的事情件件手续清楚, 而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。

加强绝密档案的日常管理。借阅档案资料要注意保护和保密, 不得擅自复印、拍照, 更不得涂改或在档案上做任何标记, 必须保证档案的整洁, 不得丢失泄密, 如发现丢失泄密现象, 应按保密规定立即向安全保卫部门或保密机构报告, 并采取相应防范措施。个人不得保存秘密文件, 阅办完毕后应及时清退。定期进行库存档案的清理核对工作, 做到账、档、卡相符, 对破损或载体变质的档案要进行修补和复制, 保证档案的完整。对秘密档案资料应严加管理, 严格传递、借阅手续。如需借阅须经领导批准, 并在档案阅览室内查阅, 不准带出档案室, 不准摘抄, 不得擅自扩大利用范围, 以确保档案的安全。对已经破损的档案, 要及时抢救。不丢, 就是使档案绝对安全, 不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃, 不仅保证档案实体安全, 也要保证档案内容的安全。不散, 就是要求档案的保管相对集中, 不致因档案的分散保管而使档案管理不便, 甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱, 就是要求档案保管工作有条不紊, 档案排架整齐规范, 有规可循, 有目可查。

3. 正确处理好档案保密与利用的关系。

在传统的保密观念影响下, 档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。大批档案得不到充分的利用, 甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁, 变成一文不值的废纸, 造成信息浪费, 档案管理人员的价值也难以在利用效果中体现出来。档案部门应改变传统的观念, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是为了利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给国家及企业的安全和利益造成危害。对档案工作来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

4. 做好档案的解密和开放前的基础工作。

保密档案是有等级的, 其划分等级是根据《保密法》规定, 划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级, 就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施, 最大限度地提供利用。但是秘密不是一成不变的, 一旦秘密保管期限届满, 便失去了它的保密价值, 为此我们就不能按原有的保密文件管理, 而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。

要认真做好档案开放前的基础工作。首先, 提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础, 进行系统整理, 达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。其次, 建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。再次, 编制检索工具:一是基础性检索工具, 如《开放档案目录》;二是骨干性检索工具, 如《开放档案卡片目录》;三是文字叙述性检索工具, 如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等, 使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主, 以基础性检索工具为辅, 以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系, 实现检索途径的多元化。最后, 准备好副本。对珍贵、重要的档案, 应采取抄录、复印、照相等形式进行复制, 搞好档案副本。

总之, 档案管理人员一定要按照《档案法》和《保密法》的要求做好档案的保管和保密工作, 确保档案的完整性与安全性, 是我们每一位档案管理人员的应尽责任。

摘要：档案管理人员的责任就是要维护档案的完整与安全, 这既是档案保管工作的基本任务, 也是档案保管工作的目的。做好档案工作, 一是要把档案保管好, 二是要做好档案保密工作, 按保密规定进行保存和提供利用。档案管理人员要持之以恒, 防止档案的损坏, 确保档案的安全。

档案信息:档案利用论文 篇9

我们都知道:档案信息资源开发利用,就是以利用者为服务对象,以馆(室)藏档案为服务手段,采取多种形式和方法,开发和直接提供档案为党和国家各项事业服务。这里需强调的是:“档案信息资源开发利用”和“利用档案”概念不同。“档案信息资源开发利用”是档案馆(室)为满足利用者的需要,向利用者提供档案,为利用者服务;“利用档案”是利用者为研究和解决各种问题到档案馆(室)使用档案。档案信息资源的开发利用工作的基本内容是:介绍和报道馆(室)藏档案的内容和成分,通过各种形式为利用者提供档案和档案信息。档案信息资源的开发利用工作的开展,对档案工作有检验、推动、宣传和可持续发展的作用,是档案工作好坏的风向标。

首先,档案信息资源的开发利用,是社会衡量档案部门工作好坏的主要标志之一。利用工作直接与社会发生关系,向各界提供档案,是档案工作联系社会的一个窗口,能否“快、准、全”地为利用者提供所需档案,充分发挥档案的作用,必然影响到社会各方面对档案工作评价的好坏;影响到档案部门在本单位的形象;影响到档案人员基础工作的扎实程度。因此,这就要求我们档案工作人员熟悉馆(室)藏内容、成分和数量,以及存放的位置,熟悉档案分类和整理状况及其利用价值,对重点和珍贵档案尤其要了如指掌,以提高利用的工作效率。了解需要,就是要做好利用工作的预测工作,了解不同时期、不同方面对档案的不同需要能否“快、准、全”地向利用者提供所需要的档案,充分发挥馆(室)藏档案的作用,这是对提供利用的档案人员的一个基本要求。

其次,档案信息资源的开发利用工作的开展,必然向其它业务工作提出相应的要求。需要不断丰富馆(室)藏,提高整理、鉴定、保管工作的质量,编制各种检索工具,这必然促进各环节工作的开展。如我们在平时提供利用过程中,发现我集团公司设计院的利用者通常提供他们本单位惯用的一个顺序编号,可这个编号在我们以前的检索工具上并没有体现出来,我们发现:如果能在常用的检索工具中加上这一内容,就能又快又准确地提供利用。我们及时发现了工作中这一不足之处,并在进行数字化录入这一环节上,把这一编号及时加到检索工具“备注”一栏内,极大地缩短了向利用者提供档案的时间,促进和推动了我们档案的基础工作;又如:在我们平时提供利用的工作过程中,发现档案分类这一环节对档案提供利用工作起着重要作用。档案的分类必须准确,否则就会造成在提供利用时重复检索、拖延时间的现象;再如“立小卷”对提供利用也非常必要,这种立卷方法针对性强,能大大地缩短调档时间,这样就避免了在众多案卷中进行检索的麻烦,对利用者做到了“快、准、全”地提供所需档案。

第三,做好档案信息资源开发利用工作,是对档案工作最有效的宣传。通过提供档案发挥作用,能够使人们进一步认识档案的价值和档案工作的重要性,扩大在社会上的影响。如:我单位曾立项一个科研项目《口泉沟洪灾隐患》,就是利用我们档案部门50年的地质资料(地形图),通过换算坐标,经过深加工,提出了口泉沟存在的洪灾隐患,给有关部门提出了预案和决策的依据,受到了领导表扬,使得我们档案部门得到领导及各部门的重视和支持,给档案工作的发展创造了良好的条件。

总之,档案信息资源的开发利用工作,是一项系统工程,是一项功在当代、利在千秋的伟大事业。因此,做为兰台人,要在实践中,勤奋学习、善于总结,使档案工作更好地为本单位的生产、经营服务。做好档案的开发利用工作,是对档案部门和人员的基本要求,是档案工作的一个重要环节。我们要加大档案信息资源的开发利用,服务好社会。

摘要：建立和发展档案事业的最终目的,就是档案信息资源的开发利用。档案信息资源的开发利用是社会衡量档案部门工作好坏的标志之一;是对档案工作各环节的促进和推动;是对档案工作在社会上最有效的宣传。因此,应加大档案信息资源的开发利用,是档案工作永恒的主题,是档案工作不可或缺的重要环节。

档案信息资源开发利用策略 篇10

1 提高认识, 统筹规划

档案信息化同样十分庞大并且复杂, 需要对馆内藏书进行充分整理和排查, 并包含了材料的类型, 馆藏内容, 以及馆藏数量都必须明确掌握。依据馆藏现在的状况, 应当充分进行内容的规划, 并包含了相关的硬件设备的采购和处理。档案数字化也需要漫长的时间来实现, 这个过程不求一次成型, 也不大能实现, 因此, 要从长远方面来完成, 确保扫描设备的相互配套, 并具备强大的坚硬度和延展性能, 档案数字化需要掌握某个重点, 并分层次开展工作, 对于重点部分和容易使用的内容首先实现数字化, 进而给更多人造福。

2 档案信息数字化必须注意的问题

2.1 对资源有所选择

纸质档案已经经过了大量的时间, 所以有丰富的内容储备, 因此没有差别地展开数字化几乎不能实现, 也是浪费时间的, 所以, 怎样选择馆藏内容是要有原则的, 某些不利于数字化或不必要数字化, 而哪一些有数字化的潜力。真实工作时, 有意义的, 使用度高的, 有纪念价值的, 有特别含义的往往作为优先选择。并且, 这类信息需要有很高的使用价值, 能够转化为实际效益。

2.2 做好数字化时扫描参数的优化设置

扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响, 其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰, 其相应的扫描时间和存储空间就要增加;分辨率参数选得低, 扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑, 包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。

2.3 做好档案数字化的全程控制

数字化过程需要通过质量检查这一关, 形成强大的控制能力, 而质量检查本身包含了下列内容。

2.4 数字化前的档案整理检查

若想要进行数字化, 其原件不可损伤和丢失, 必须有实际的使用和保存价值, 而如果原件本身曲折或脏污, 需要适当清理, 不影响内容观看。

2.5 数字化后的数据质量、图像质量检查

扫描下来的内容和原件要保持一致, 在内容, 字迹, 角度, 颜色, 明亮程度上都要差一不二。扫描过程不可丢失内容, 并要保证扫描的正确和完整, 如果图像出现晃动和失真应重新扫描, 使用的材料要以大量和准确为好。

2.6 数据联接检查

通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接形成一一对应。

3 进行档案信息资源的有效开发

档案信息的存放以及使用都包含了对计算机的管理和应用, 内容的采集和开发也都依赖它们才能形成。数字图书馆已经有一段时间的历史。在网上搜索“数字图书馆”出现了几十页的网站信息, 比较著名的有中国数字图书馆、超星数字图书馆, 以及像上海数字图书馆这样的地方性数字图书馆。

都是根据实体内容, 将其进行扫描和录入, 形成电子形式, 然后储存在网络空间内, 将被更多的人所关注和利用, 但二者也有不同之处, 图书需要版权许可, 而档案关注原件的可靠性和保密, 这是二者主要的不同。因此, 两种网络系统通过少量的调整, 是可以完成相互转化, 变成另一个系统的。从细节上来讲, 数字图书馆里的文章一般都是电子版, 就是将书稿全部数字化出来上传到网络, 而档案的处理方式不大一样, 由于其原始性需要得到关注, 而数字化会让材料的真实度和可信感明显下降, 而如果单单用数字化的内容作为证据和决策依据, 是有一定风险的。

4 加大投入, 实现档案现代化

确保档案数字化, 需要政府对其加大财力和物力的投入, 找到与信息化能够像配合的基础装备, 以提升档案的工作环境, 提升库房的容量, 摆设防潮持久的支撑器具, 以提升内容含量。

5 改革档案信息服务方式

信息时代, 传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源, 创新档案信息服务方式, 为经济和社会发展服务。一是计算机管理服务。这种服务在一些档案部门已基本实现了, 如档案馆管理系统、小型档案馆室管理系统等都已应用和推广。目前市场上各种档案计算机管理系统很多, 国家档案部门应制定统一的标准和规范, 避免重复开发, 并规范市场管理;二是缩微技术服务。目前不少地方档案馆通过缩微设备, 对一些珍贵的档案保护, 取得了一定的成效;一些大型国有企业在科技档案图纸的管理过程中缩微技术运用颇多, 节约人力和馆库空间;三是光盘存贮服务。由于光盘具有存贮容量大、处理速度快的特点, 可广泛用国防于档案信息全文检索、编目和参考查询服务;四是现代通讯网络服务。充分利用现代通讯技术, 如通讯卫星、邮电信息网络寺, 将档案信息发布出去, 使利用者在不同地域、不同时空利用档案;五是公共信息网络服务。档案信息部门充分利用地区公用信息网、国家公用信息网和国际公用信息网进行服务;六是视听传播服务。运用电视网、电影、广播、录音、录像等制作档案信息, 并向公众发布。

6 培养人才, 提高档案队伍素质

信息化时代, 一切竞争, 最终都反映在人才的竞争上。知识经济时代的档案工作需要大量“专”与“博”相结合的“通才”。这种专是跨学科的“多专”, 而不是过去的“专一”;这种博是随现代化科技发展的“动态广博”, 而不是过去传统不变的“知识广博”。这样的人才有着更强的适应性和更好的稳定性, 才能适应解决复杂性、综合性和跨学科的档案工作问题的需要。因此, 档案部门必须加大人才培养力度, 为提高档案人员工作素质创造良好环境。

一个是档案工作开展培训工作的时候需要调研作为支撑, 根据设计的内涵, 把培训知识和实际工作需要紧密结合, 把培训和实际需求关系摆正, 第二, 培训需要合理而科学的计划, 重视教学工作的内涵层次, 把学习, 讨论, 实践, 充分联合。第三, 档案人员, 各个专业要相互沟通学习, 相互提供机会, 使知识的内容得到扩大, 选择最优势的经验, 使用先进的手段, 使自身获得知识量提升, 第四, 要提高计算机内容的学习, 和图书馆之间需要增强联系, 对网络沟通知识进行沟通运用, 重视处理信息, 提升技能培养, 并加强档案管理内容的实现。

7 加强档案法制建设

因为档案也有产权问题, 需要得到法律保护, 如果想完成科学的档案运用, 就必须注意对产权问题的注意和保护, 这给档案的选择和使用造成困难。信息时代需要通过法律和信息两个方面来构件一个网络化的社会, 但理论不如实际, 往往在技术上的落后使得安全问题频发, 所以, 档案管理工作需要法律依据的支持。

摘要：档案信息资源是一种很重要的资源, 如何将档案信息价值开发出来, 发挥其在经济社会中应有的作用, 是我们每一位档案工作者思考和探究的问题。本文从如何做好统筹, 档案信息数字化必须注意的问题, 怎样开展信息档案充分利用, 改变当前的信息传递, 服务的形式, 并提升人员储备能力, 加强法律内容的约束, 推动现代化, 展开论述。

关键词：档案信息,开发利用,策略,探究

参考文献

[1]史淑琴.对远程教育学籍档案网络化管理的探索[J].山西广播电视大学学报, 2009, (2) .[1]史淑琴.对远程教育学籍档案网络化管理的探索[J].山西广播电视大学学报, 2009, (2) .

[2]李国庆.档案馆档案的价值取向.中国档案2001, (1) .[2]李国庆.档案馆档案的价值取向.中国档案2001, (1) .

浅谈房产档案信息的利用 篇11

一、形成健全完善的房产档案信息利用制度

房地产档案是权利人和房产之间权利关系的原始凭证，具有极强的法律证据价值，客观上要求形成严格规范的工作制度来保证档案信息利用的合法、严谨、真实、准确。

完善档案利用法规体系。房产档案的利用工作不同于其他类型档案信息的利用，不仅涉及到档案信息的利用，还涉及到个人信息的保护，因此要形成一套完善的法规体系作为制度建设的基础。房地产档案管理部门要根据《物权法》、《房屋权属登记信息查询暂行办法》、《房地产登记技术规程》等法律规定，保护好房屋产权人的个人信息和所有权信息，只公开房屋的基本信息。同时，还要依据《档案法》、《档案管理条例》等档案工作法规形成具有行业特色的档案利用法规体系。具体来说，要明确房地产档案的开放范围、公众的利用方法和手段、必要的审批手续等内容，确保档案工作人员在开展利用服务过程中有法可依，全面满足档案利用者的信息需求。

规范利用工作的流程。规章制度的关键在于落实，在房地产档案的利用过程中，要有明确严格的工作程序，防止发生作假、出假证明的现象发生，从根本上堵塞管理漏洞。一般来说，在利用中要经过专人调档、手工填写、经办签字、印鉴归口、领导审核的基本程序。在工作过程中，涉及到的表格、单据等要执行统一的标准格式，由指定的保密印刷厂制作，为了确保严肃性，还必须设存根和流水号，做好相关登记，确保有据可查。随着信息技术的普遍使用，这些工作部分实现电子化，工作效率得到进一步提升。

完善利用安全设施。房地产档案的利用需求往往都与经济利益有关，因此在利用过程中要确保档案信息作用发挥的同时，保证档案的安全。要提供专用的场地进行查阅，为确保档案的安全应该安装摄像头等监控设施，防止利用者在利用过程中发生破坏行为。配备利用设施，包括复印机、打印机、桌椅等，营造良好的利用氛围，防止涂改、损毁档案原件的情况发生。在提供原件利用时，要指派专人调阅，陪同查阅。对司法、纪检等部门办案必须调阅限制利用的档案，应经上级主管部门审批同意方可调阅。

二、实现房产档案信息管理现代化

档案管理工作的各个环节以便于利用为目标，同样房产档案管理工作的开展也是以便于利用为目标。实现管理手段的现代化，势必促进房产档案高效便捷地开展。

加快标准化数据库的建设。标准化数据库建设是实现房产档案管理现代化的基础。档案部门要重点建设房产档案全文数据库和目录数据库，为实现房产档案数字化管理提供基础，同时也可以推进以房产信息为基础的二次信息加工工作的开展，为利用工作的开展奠定坚实的基础。在数据库建设过程中，要注意与其他部门协同，整合原有的房产登记交易、商品房预售合同备案、房产地理信息系统，建立统一的住房信息平台和统一的房屋登记模式。标准化是数据库建设的基本要求。通过对元数据的规范，可以确保不同地域、不同部门形成的数据库实现关联，为全国联网提供基础。

加快信息系统的建设。信息系统以数据库为基础，同时通过功能整合实现数据库作用的最大化。具体到房产信息系统来说，就是要通过数据中心、共享平台及网络服务建设，使城市规划的宏观信息、基础地理信息与房地产相关的产权信息、交易信息、金融信息、税务信息、土地信息等建立起直接关联，实现共享数据。档案管理部门要积极参与信息系统的研发，将档案信息利用功能作为系统信息输出模块来进行开发，坚持以人为本的设计理念，摸清在政府信息公开化、物权意识不断加强的社会背景下房产档案信息利用的规律，确保系统功能的健全和效用的最大化。

加快信息加工系统的建设。档案部门在满足公众对房产信息需求的同时，还要立足自身信息资源优势，开展房产档案信息的加工，定期公布交易信息统计情况，组织力量进行数据分析，形成针对房地产市场的信息汇编和分析报告，满足政府对房地产市场宏观调控的信息需求，为政府进行调控提供正确严谨的信息支持，确保房地产市场健康有序发展。

三、建设一支高素质的档案工作人员队伍

房产档案是具有很强专业性的档案。在房产档案的利用过程中，不仅涉及档案学相关知识，还涉及法律、测绘、建筑等多种学科，客观上要求档案工作者必须具有复合型知识结构。

首先，档案工作者要具有较强的职业敏感。近年来，一方面国家和地方不断加大对房地产市场的调控，出台了一系列政策；另一方面，伴随着城镇化发展的加快，房地产市场发展依然迅猛。在这种背景下，房产档案在经济和社会生活中的重要性不断凸显。档案工作人员必须了解和掌握这些政策，掌握房产档案利用的趋势和规律，特别是对敏感的拆迁等工作有涉及的档案，做好预想预测，对现有管理系统进行调整完善，确保利用工作的开展既符合法规政策，又满足公众信息需求。

其次，档案工作者要主动改变服务理念。走出房产档案被动利用的传统，在充分了解社会需求的基础上，主动提供优质高效的服务平台，创造出更多的社会和经济效益。借助互联网拓宽档案利用的渠道，向公众介绍房地产市场的发展情况和房地产政策法规，公布查询利用程序和收费标准。伴随着房产档案信息系统功能的完善，逐步提供数字化信息服务，使用户可以通过房产档案管理系统自主查阅所需信息，档案的利用过程不再受时间、空间的限制，减少对档案实物的利用破坏。

再次，档案工作者要具有合理的知识结构。档案工作人员要自觉打破工作界限，主动与产权、交易、测绘等业务科室保持业务联系，加强对相关知识、政策等的了解，确保在利用过程中给予利用者正确的帮助和引导。对档案工作人员知识结构的调整，一方面要发挥“内力”，加强业务培训工作，不断提高其工作能力和综合素质；另一方面，要借助“外力”，引进高素质的人才充实档案工作队伍，为房地产档案工作注入新的活力，实现房地产档案工作的可持续发展。

参考文献：

1.陈红霞.对房产檔案利用的思考.城建档案.2011.10

2.田菊萍.提升房地产交易档案社会化服务水平的现实途径.经济师.2012.7

提高档案信息利用效率研究 篇12

在信息社会, 信息无处不在, 信息已成为社会发展的主要动力。随着科学技术的飞速发展, 社会各方面对信息的需求量越来越大, 对信息质量的要求也越来越高。档案信息作为社会信息系统的基础之一, 是经济建设和社会发展的重要资源。档案管理工作关系到人类社会生活的每一个方面, 与人类社会发展同步, 在经济发展, 科技进步, 精神文明建设中发挥着重要的作用。但是在此之前很长的一段时间, 档案被冠以神秘的色彩, 档案的机密性被放大。受传统思想的束缚, 档案信息没有能够得到充分的利用。档案信息的利用程度可以体现它的价值, 所以如何提高档案信息的利用效率已成为现在档案信息管理中需要解决的问题。档案信息的利用效率的提高, 应当从相关工作人员的思想观念, 工作态度, 技术引导等多个方面来综合解决。

2. 档案应用效率现况分析与改进对策

档案利用效率, 是指被利用档案和库存档案, 档案有效能量和档案原有数量, 档案利用服务单位劳动量与档案利用服务劳动事件的比值。档案利用效率的高低直接决定了该档案的价值。但是长期以来, 档案管理中存在诸多的问题。首先, 档案管理领导对档案的重视程度不够, 仅仅将档案管理工作视为对档案的保密和对档案的保护, 对档案的利用工作没有给予相当的关注。重档案的收藏, 轻档案的利用, 有时为了保护档案或者保密, 拒绝向外界提供档案信息;其次, 档案管理工作人员的素质不够高, 不思求变, 没有利用最先进的技术来对档案进行管理和应用, 人浮于事;第三, 对档案资料的重要性宣传不够。不论是企事业技术档案, 还是机关档案, 大多数档案的使用没有充分发挥, 大多用户没有去档案馆找寻有价值档案的概念;第四, 档案管理的软硬件开发程度不够, 虽然部分企业已经实现了档案办公的自动化, 但是由于工作人员技术水平不高, 软件的管理不到位, 使得档案的利用效率没能够得到提升, 尤其是直接关系着档案利用效率的检索功能, 与传统的检索没有太大的区别, 没有真正发挥档案管理信息化的优势。

针对以上四点档案应用效率低下的原因, 提出以下几点解决对策。

(1) 积极做好宣传工作, 强调档案利用的重要性, 普遍树立利用档案来做好工作的意识。档案工作的重要性不仅要让领导知道, 还要让相关工作人员懂得, 并且还要让广大干部群众都意识到, 使人们都普遍认识到档案利用的重要性。

(2) 加大投入, 尽快实现档案工作办公自动化。随着时间的推移, 业务量的增大, 档案的整理需要耗费巨大的人力和物力, 因此提高档案办公的自动化, 是提高档案使用效率的一个有效途径。

(3) 加强档案工作队伍的思想教育, 提高他们搞好档案信息服务的主动性。档案工作的服务性主要集中在档案材料的提供利用上面, 档案工作人员应该充分的预测档案的利用侧重点, 做好充分的准备, 主动地及时地向档案需求者提供完整的信息系统服务。

(4) 加强档案工作者的自身素质, 提高相关的专业水平, 并且将档案管理人员向工作专业化和细分化发展, 这样可以有效的提高档案管理的效率, 有效的提高档案的应用效率。

(5) 提高档案管理信息化, 利用现有的数字整合技术来将档案管理, 档案应用实行数字化, 智能化, 自动化, 切实地利用最先进的技术手段来提高档案应用的效率。

3. 提高档案信息使用效率的具体方法

档案管理工作效率的提高是需要先进的技术和科学的管理作为支持的, 只有做到技术上面的标准化, 才可以提高统一管理的效率;只有做到人员工作的规范化, 档案利用的高效性才可以达到。因此只有采用规范化和标准化, 才可以真正的提高档案的使用效率。针对提高档案利用效率的以上几个方面, 着重讨论档案管理人员的工作细分和如何提高档案的检索效率。

(1) 提高档案管理者工作细化和相关的专业水平

档案工作者是连接档案和使用者之间的纽带, 档案工作者的素质直接影响了档案信息的利用效率。传统的档案工作者工作在半封闭的档案馆中, 由于长期形成的思维定势造成了该项工作的工作效率低下, 职务细分不明, 没能够发挥各个职务的特点。提高档案信息的应用效率, 需要对档案工作者进行规范化管理。

档案工作者按照工作职能不同应该分为以下三种:系统管理员、业务操作员和查询浏览客户员。其职责主要是系统安全管理、数据维护以及系统的对外服务调查。系统管理员主要进行系统的安全管理工作, 通过维护系统的软硬件维护, 来保证整个系统安全稳定的工作。系统管理员工作内容包括:设置用户权限, 适时的对重要信息进行备份, 搜集其他业务员反馈的信息来整理数据库, 以此来达到提高档案信息检索效率的目的。简而言之, 他保障了整个档案信息系统稳定安全的工作。业务操作员主要是进行前期档案信息的录入工作, 他们承担着将原始信息高效, 准确, 无误的录入档案信息库中, 并且要求对相关的错误进行修正, 该工作需要工作人员具备极强的责任心, 认真的工作态度。业务操作员保障了档案信息的准确性, 并承担了日常实际原始档案的维护工作。查询浏览用户员是联系着用户和信息录入的一个纽带, 他们及时的将有效的信息反馈给档案工作者, 通过分析用户对档案信息的需求, 来对数据库结构进行相应的调整, 来提高常用和重要档案的检索效率。通过档案管理的检索搜索, 提高档案应用的效率。该工作紧密的联系了档案信息和用户, 是提高档案信息利用效率的关键。

提高档案管理的使用效率, 需要将档案管理者按照以上不同的工作职能来进行细分, 高效的管理信息系统需要高效的管理人才去用专业的知识和专业的技能来操控, 认真的工作态度, 与时俱进的科学发展观, 极强的责任心是做好档案信息化管理工作必备的条件。

(2) 提高档案检索效率的研究

在档案管理中, 如何提高档案管理的效率是一个至关重要的问题, 其中提高档案信息的检索效率是提高管理效率的一个重要方面。虽然在推行档案信息化的过程中, 相关的档案信息的检索能力有所加强, 但是由于各个档案馆自己架设服务器, 没有实现档案资源的共享。即使档案信息共享, 由于数据库类型不同, 导致相关的工作人员查找档案时, 需要在不同的数据库间查找。由于没有统一的检索词标准, 档案的查找工作变得繁琐和困难。基于以上问题, 借鉴数字资源管理整合的相关原理, 提出了改进档案检索模式, 提高检索效率的方法。

通过以上分析, 具体的解决方案如下:

1) 采用统一的网络, 协议和接口。各个档案馆的服务器之间进行互联, 并且互联时采用统一标准的网络, 协议, 接口。一方面采用相同的网络协议和接口, 可以更加有利的实现网络信息的互传, 避免了不同网络信息之间的转化和不同网络协议之间的转化, 避免了许多不必要的时间和资源的浪费, 而且有利于以后进行资源的整合和扩展。另外一方面, 由于档案保密性这一要求, 一旦采用统一的网络协议和网络接口, 可以方便的统一升级, 随时抵御外来非法侵入。统一采用特定的网络协议和网络接口, 添加特定的网关和防火墙, 通过档案信息系统中特有的身份识别和安全密钥等技术防止非法入侵者进入。

2) 跨馆资源整合, 采用一站式界面。对档案数据库进行多服务器的整合, 采用一站式的统一界面, 并且使用统一的提问检索方式, 多个异构数据库进行一站式跨库交叉检索, 按一定的顺序要求显示检索结果, 并且排除重复的检索结果, 提高用户检索效率和检索方便性。由于采用统一的标准, 统一的界面, 避免了进入多个服务器进行检索的麻烦, 资源的极大整合, 提高了资源的利用效率。

3) 采用特定信息算法来提高档案信息检索效率。利用相关的信息-摘要算法来提高档案检索的效率。通过借鉴网络检索相关的算法, 来创造结合自身的算法结构。该种算法结构必须符合安全性, 灵活性, 和稳定性等档案检索的自身的特点。

4) 统一检索格式和检索关键词。各个数据库之间, 采用统一的分门别类的检索格式, 该种检索格式采用根据档案的门类, 属性, 特点, 时间, 等一系列交叉检索的方式, 来进行数据库的编排, 实现档案检索的多维实现。检索方式的多维性极大地方便了信息检索, 并且经过统一检索词的设置, 可以很方便地跨馆进行档案查询, 极大地提高了档案检索的效率。

总之, 通过借鉴数字资源整合技术和现代网络技术, 可以有效的提高档案信息检索的效率。

4. 结论

档案利用效率的提高是衡量档案信息价值的重要参考。提高档案信息的利用效率需要改变传统的思维方式, 不断的加强对这方面的重视。提高档案信息利用效率是一项长期的系统的工程, 一方面要提高管理人才的的技术水平, 提高档案管理工作的细分化, 另一方面就要从技术方面不断提高检索效率。总之, 用发展的方法来解决不断出现的问题, 不断把握机遇, 增强信心, 努力奋斗, 采取有效的措施, 档案使用效率就会不断地提高。

参考文献

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