财务档案信息化管理论文

财务档案信息化管理论文（共12篇）

财务档案信息化管理论文 篇1

一、高校财务档案信息化管理内涵和特征

（一）高校财务档案信息化管理内涵

高校财务档案是在高校教学、科研、行政管理及后勤服务等事业进展中，形成的有保存价值的经济业务资料，包括日常会计核算和其他财务业务中积累形成的各类会计凭证、会计账簿、财务报告、财务软件和数据库等纸质资料及电子数据资料。

高校财务档案信息化管理是指财务部门运用现代网络和信息技术等手段，收集上述纸质档案及电子资料，并进行相关数据和信息处理，实现财务档案的电子化和网络化管理。财务档案的信息化管理是对传统纸质档案管理模式的改革和创新，能够给为需要者提供更好的档案查询与借阅服务。

（二）高校财务档案信息化管理特征

1. 存储载体多样性，高度依赖存储条件和环境。

与传统的财务档案管理相比，财务档案的信息化管理使档案存储内容和形式都得到扩展，存储方式和类型变得多样化，新增加了计算机硬盘、磁介质、光盘等新型存储介质。新的存储形式提高了财务档案管理的工作效率，但对存储条件和环境有较强的依赖性，须在特定的计算机软件、硬件系统环境中形成与利用，且这些新型载体，受自身的质量、存放环境、使用期限等因素的影响较大。

2. 财务档案数据易破坏性。

财务档案的易破坏性主要表现在：一是存储在硬盘、磁介质、光盘等新载体中的电子数据很容易被人为破坏，比如被素质不高的管理人员或另有所图的查阅人篡改、破坏财务电子信息，使财务档案信息失真。二是自然破坏，由于新型载体本身材质容易发生老化，使得存储在新型载体上的财务档案会受到不同程度的破坏。正因为此，国家档案局的相关规定中明确指出，电子档案至少要一式两套，一套封存，一套提供查询借阅使用。

3. 财务档案管理的专业性。

高校的经济业务主要包括以下内容：一是维持学校正常教学、科研活动的各类支出；二是维持日常行政管理、后勤服务的支出；三是针对学生的各项补助、减免性支出；四是上级财政拨款和学校的其他各项收入等。随着高校教育事业的发展，这些经济业务所产生的财务档案日益复杂，并具有较强的专业性特点，必须由财务部门的专业人员收集、整理、装订、造册归档，并根据各高校档案管理制度的要求在财务部门管理保存1至2年后进行移交。

二、高校财务档案信息化管理的必要性

（一）高校发展的必然要求

随着高校整体信息化建设的加快，财务信息化系统的推广与运用，传统的财务档案管理模式已经不能适应高校对档案信息的要求。同时，近年来高校教育事业不断发展壮大，所产生的财务档案越来越多，各部门或人员对财务档案的查询、借调需求也越来越大，给高校财务档案的管理工作带来很大压力。因此，进行财务档案管理的改革和创新，实现财务档案的信息化管理势在必行。

（二）信息化管理的先进性要求

传统纸质档案的保存，需要较多的管理人员和大量的存储空间，流程繁琐、要求较高，花费大量的人力与物力成本，且借阅档案手续复杂，极为不便。进行财务档案的信息化管理后，电子财务档案具有明显的先进性，比如有专门的财务档案信息数据库进行保存，既节约了大量的人力物力，又增强了财务档案信息的安全性和完整性；还可以随时进行档案的网络查询和电子资料借阅，提供更加快速准确的财务档案信息，极大地提升了财务档案管理水平。

三、高校财务档案信息化管理存在的问题

（一）领导不够重视,基础建设不到位

部分高校领导人对财务档案管理工作不够重视，仅以实现财务查账作为档案管理的工作目标，忽视了财务档案信息化管理的重要性，导致对财务档案信息化建设资金投入不足，基础设施建设得不到经费保障。财务档案信息化基础设施建设包括硬件建设和网络平台建设，如计算机、复印机、扫描仪、存储器、服务器、电子档案管理软件、数据库管理系统、网络安全系统等等，基础性设施建设的好坏，直接影响财务档案信息化管理水平。

（二）财务档案管理人员业务水平低

高校的财务档案管理人员，一般由财务人员兼任，非档案管理专业出身，本身对档案管理,尤其是档案的信息化管理相关知识了解较少，加上缺乏财务档案管理相关业务培训和指导，从而导致高校财务档案管理人员业务水平普遍不高。在实际工作中，财务部门的档案管理员，往往根据以前的经验来处理财务档案，简单而粗放，忽视或回避财务档案的信息化管理。财务部门中既熟悉财务工作，又掌握档案信息化管理的综合型人才十分匮乏。

（三）财务档案信息化管理制度不完善

由于我国高校财务档案信息化建设起步较晚，在实际工作中，很多高校的财务档案信息化相关制度还不够健全，给财务档案信息化管理工作带来不少问题和隐患。如何改进财务档案信息化归档流程、明确归档范围、规范档案网络查询,防范财务档案信息安全风险等等，这些问题都需要相关制度来保障，亟待财务人员进行不断改进和探索创新。

（四）财务档案利用率偏低

通过对财务档案历史数据的深入分析，能够对学校的经济活动进行全面了解，便于对学校未来发展做科学合理的统筹规划。各类财务审计工作、工资及科研经费信息查询等都需要大量查阅财务档案，但由于高校财务部门的档案管理人员不多，业务水平不高，对财务档案往往只重视前期的管理工作，缺乏进一步开发和利用档案的意识。不论是实物档案，还是电子档案，一旦归档完毕，就只注重档案的保管和移交工作，不愿意主动提高服务能力，对档案信息进行开发与利用。

四、提高财务档案信息化管理水平的对策

（一）转变观念，加强基础设施建设

首先，高校领导要转变传统的档案管理理念，充分认识财务档案的信息化管理的重要性，大胆进行创新和改革，积极推进财务档案的信息化建设。其次，加大对财务档案信息化建设的资金投入力度，及时添加或更新硬件设备；根据高校财务工作和财务档案管理的特点和要求，科学选择财务软件和财务档案管理软件。只有完善的基础设施建设，才能有效促进财务档案信息化工作健康、有效地进行。

（二）成立档案管理工作组，强化相关人员业务培训

高校财务档案档案管理人员业务水平的高低，对财务档案的信息化管理工作的成效尤为关键，高校财务部门要重视并积极培养相关专业人才。首先，财务部门要成立档案管理工作小组，建立部门档案管理体系。在部门内部安排一级专职档案管理员，负责全处财务档案的信息化管理；在各科室安排二级兼职档案管理员，负责本科室财务档案收集、整理、立卷和归档，专职和兼职档案管理员分工明确，各司其职。其次，注重对财务档案管理人员的档案业务培训，特别是信息化技术培训，使之能够熟悉财务档案信息化工作的基本常识和技能，尽快适应财务档案的信息化建设和管理工作。

（三）建立健全财务档案信息化管理制度

为加强高校财务档案管理，保证财务档案的真实、完整、安全，应由财务部门牵头，相关部门配合，根据本校财务档案工作的特点和要求，建立健全相关管理制度，做到有章可循、规范管理。比如，财务档案的信息化建设使财务档案处于开放的网络环境中，必须要建立起相应的档案安全管理制度、数据备份制度。通过相关制度建设，强化领导人责任意识，明确档案管理人员的职责权限，促进财务档案管理工作有序开展。

（四）进一步做好财务档案的开发与利用

高校财务档案的信息化建设，为财务档案的开发和利用提供了有利条件。高校财务管理部门,要充分发挥信息化管理优势,建立专门的财务档案查询网站,通过授权管理,为学校相关部门和人员提供网上查询和下载相关财务档案信息的服务；开通财务档案信息的网络咨询服务,收集广大师生对财务档案信息的需求,进行财务资料专题归档,并及时解决档案查询中反馈的各类问题。通过各种信息化管理手段,既让财务档案得到充分有效的利用,又极大提高了财务档案服务水平和管理能力。

参考文献

[1]侯贤祥.新形势下我国高校财务档案信息化建设的思考.会计之友,2011(7)

[2]陈小红.信息技术环境下高校财务档案管理刍议.湖北民族学院学报(哲学社会科学版),2012(6)

[3]李科.浅谈当前企业档案管理工作的问题和对策.青春岁月,2013(6)

财务档案信息化管理论文 篇2

一、会计档案的立卷、归卷制度

公司所属会计人员必须对本单位的各种会计凭证、帐簿、报表、计划、预算合同等会计资料定期收集，审查核对，整理立卷，编制目录，装订成册，并指定专人保管，防止丢失、损坏。

二、会计档案的调阅制度

调阅会计档案，要严格办理手续，本单位人员调阅会计档案，要经过会计主管人员同意;外单位人员调阅要有正式介绍信，经会计主管人员和单位领导批准，并详细登记调阅档案名称、日期、调阅人姓名、工作单位、调阅理由和归还日期。调阅人员一般不得将会计档案携带外出，需要复制应征得单位同意。

三、会计档案的销毁制度

会计档案的保管期一般为，对保管期满的会计档案，按照<档案法>的规定由财会部门和档案部门共同鉴定，报经批准后进行处理。对需要销毁的会计档案，要填写“会计档案销毁清册”，销毁时由单位领导指定档案部门和财会部门共同派员监销，并在销毁清册上签名盖章，“会计档案销毁清册”要长期保存。

四、会计档案的交接制度

1、会计人员工作调动或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办理交接手续的，不得离职。离职前，必须将本人经管的会计工作在规定期限内全部交接清楚，接替人员应认真接管移交工作，并继续办理移交未了事项。移交后，如发现原经管的会计业务有违反财务制度和法律规定等问题，由原移交人负责。

财务档案信息化管理论文 篇3

关键词：财务档案；管理；财务管理；规范；问题

财务档案管理对于企事业单位的发展具有非常重要的信息提供的作用。现代是属于信息化的时代，一切信息的整合利用都有助于企事业单位的发展。财务档案可以完整、长久的保存下来，可以为以后的工作所需，也可以帮助企事业单位规范化发展。

一、财务档案管理存在的问题

在企事业单位中，很多管理阶层都忽略了对财务档案的管理，管理意识薄弱，无法正确的认识财务档案管理的重要性。每个企事业单位的财务信息都是很繁琐，信息量很大的，因此，保存起来是一项工作任务很重的工作，但是，由于每个单位负责管理财务的人员有限，加上财务档案的整理归类是一项繁琐的工作，因此，工作人员会忽视。造成对档案管理的意识较为薄弱，对档案对于企事业单位发展的重要性认识不足，导致有些档案可能被损坏或丢失。

其次，企事业单位的财务管理人员的个人专业水平以及自身修养不高。由于财务档案管理与会计共组相联系，因此，多数企事业单位的财务档案管理工作是由一些会计来负责的，会计缺乏专业知识，自身的业务水平也不高，对于档案的管理较为模糊，并不能够做到归类整理，只是大概范围的整理。这样容易导致对财务档案资料查找不方便，资料整理容易分类错乱。

最后，财务档案管理不规范，设施不完善。企事业单位对于财务档案管理没有形成一个专门的管理机构，由专门的档案管理人员有序的管理，而是对财务档案管理者方面工作处理的较为随意，对财务档案管理没有形成专业管理人员装订、整理、归类、查询。目前，企事业单位的财务管理属于整理的属于会计管理，归类的属于其他办公室人员管理，查询的可能是另一个部门的，这样就容易形成分散化、不规范化，在查找的时候较为麻烦。财务管理设施的不完善，财务管理的不规范化，以及无专门机构，造成财务档案管理工作的整体质量和效果都大大降低。

二、规范财务档案管理的方法简析

（一）提高对财务档案管理的认识

企事业单位想要很好的提高对财务档案管理的水平，首先需要提高单位管理阶层对财务档案管理的重视性，提高他们对档案管理的认识，了解其对单位发展的重要作用。管理阶层人员应该积极完善单位对财务档案的网络管理，这样可以有效方便的寻找有用信息。除了建立规范的管理网络，管理层还应该制定规范、有效的规章制度，将财务管理工作纳入单位重要工作环节，明确分配好每一个档案管理工作人员的职责，从而提高财务档案管理的有效性。

（二）提高财务档案管理人员的自身素质和修养

企事业单位的财务档案管理的工作人员一般都是非专业的管理人员，提高管理层对财务档案管理的认识是提高档案管理水平的第一步，其次还需要提高管理人员的自身素质和修养。企事业单位在招聘一些档案管理人员时，需要考虑其专业知识水平、自身素质修养，档案管理人员在不断丰富自身专业素质的同时，还得不断提高自身修养，提高自身工作能力，能够更好的管理好财务档案。单位还应该定期的对这些档案管理工作人员进行多途径的培训，采取多形式的方式对管理人员进行专业知识上的提升，提高管理人员的实际工作水平和自身能力，提高他们对自身工作的保密管理，端正工作作风和工作态度。

（三）设置专业机构，管理财务档案

企事业单位设置专门的管理机构，让专业管理人士对财务档案进行管理。对专业的财务档案机构制定有效的规章制度，使得档案管理能够更加规范化，将对财务档案管理纳入部门的工作考核中，实行目标制，通过将对财务档案管理的成果与自身的总体工作成果相结合，用这种方式来实行奖罚制，利用这种奖惩机制来提高管理人员的工作积极性，促进管理人员不断的提高自我工作水平，提升自我修养，规范财务档案管理机构的有效性发展。提高财务档案管理的工作的积极性。

（四）建立专门的库房，保管好档案信息

财务档案信息对于企事业单位的发展具有决定性的影响，在企事业单位的发展过程中也是必不可少的有效利用资源。由于每个企事业单位的财务管理档案都非常的珍贵和重要性，因此，单位应该建立专门的库房，保管好档案信息，以便档案遗漏、缺失、损坏等问题出现。企事业单位的财务档案信息是永久性可利用资源，是单位发展的重要信息资源，因此，在保管方面要做到防潮、防湿、防盗、防霉等等方面的问题，并且对库房的管理采取严格的规章制度，规范化管理，不可让别人随意进出。保证财务档案管理的完好保存，可以做到档案资料随时为其使用外单位所利用。

（五）加强财务档案信息化处理

现当代属于信息化社会，互联网快速发展，信息管理开始依附于互联网。企事业单位的财务档案信息较多，数据较为混乱，分类不同，寻找起来相对麻烦。因此，财务档案管理应该利用互联网，将财务档案信息化处理，这样可以便于管理人员对财务档案的有效归类和管理，节省时间，节约人力资源。便于加快财务档案管理的数据库建设，形成专业化建设，形成资源共享，网络之间相互传递，服务更加便捷化。

三、结语

随着时代的发展，国家和企事业单位的经济开始快速发展，经济的发展为企事业单位带来了更多的机遇，也带来了更大的挑战。优化财务档案管理的管理方式，大力培养专业知识丰富，自身工作能力较高的专业档案管理人员，提高整体财务档案管理水平，有助于提高企事业单位及其他个本门的有效发展。尽快实行财务档案信息传递的网络化，使用的便捷化，以及服务的更加现代化。

参考文献：

[1]房洁.高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法[J].山东省青年管理干部学院学报，2006（3）.

[2]曹晶.规范财务档案管理，提高财务管理水平[J].吉林省经济管理干部学院学报，2010，05.

高校财务档案信息化管理研究 篇4

关键词：高校,财务档案,信息化

高校财务档案是高校在会计核算过程中形成的具有一定保存价值的财务文件, 是高校制定财务预算的重要数据源, 是反映高校经济业务发展情况的信息源, 是高校维护正常财务工作秩序的法律依据。随着教育事业的不断发展, 高校财务工作也已逐渐由满足单一的报销、记账、结算, 转向为以预算、计划、控制、分析、决策为主的统筹管理型财务体系。如何利用现代化管理方式, 加快档案信息化建设进程, 发挥财务档案作用, 是本文探讨的主要目的。

一、提高管理水平、加快财务档案信息化建设进程势在必行

(一) 高校财务档案内容。高校档案按十大分类, 可分为党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十个一级类目。其中, 财务会计档案是高校档案门类的重要部分, 有其特殊的重要地位。高校财务档案主要包括凭证、账簿、工资、报表、校园一卡通、预算决算分析、纳税申报、财会类相关文件资料等。其记载反映的内容是学校财务计划、经营、收支、管理等系列经济事务, 是学校经济活动的主要历史载体, 更是反映学校整体建设、教学科研过程中经济事务的重要载体。

(二) 高校财务档案信息化建设主要内容。高校财务档案信息化建设是指在原有纸质财务档案管理的基础上, 结合财务专业知识及数字化新型技术, 以纸质档案为载体, 对档案内容进行数字化处理, 以达到存储、输入输出、管理、统筹、利用、研究等全方位档案数字化。财务档案通过数字化处理, 不仅能更好地适应高校财务档案管理工作的开展需求, 更能提升高校财务档案管理工作水平。

二、加快信息化建设进程、发挥财务档案作用策略

(一) 软、硬件设备完备。做好财务档案信息化建设, 软硬件基础设施必须完备。由于财务档案具有其特殊性, 所以进行财务档案信息化管理的软硬件设备必须具备保密性, 它不仅决定了档案信息化建设的水平和价值, 更是保证学校正常发展的必要条件。硬件设施包括计算机、存储器、服务器、路由器、交换机、数据库管理系统、安全系统等。档案信息化设施包括网络平台与硬件平台。软件建设包括系统软件和应用软件, 系统软件是用计算机本身的逻辑功能, 方便操作者管理和使用计算机系统中各项资源的程序, 包括计算机监控管理程序、调试程序、语言、数据库管理程序、存储与安全管理、操作系统等。系统软件是信息化建设成功的关键。在档案信息化基础设施中, 更好地使硬件设施与软件设施形成平衡, 是财务档案信息化建设工作稳步、高效地向前推进的重要环节。

存储财务档案的库房, 应安装电子监控, 保证馆内设施防火、防潮、防盗、防虫、防尘、防光、防霉等“七防”, 保证财务档案存储条件。

(二) 完善制度制约, 严格执行工作流程。建立完善的管理制度是开展一切工作的前提, 工作中以制度为守则, 严格执行管理程序, 才能保证工作顺利有序开展。档案数字化管理, 也应有完善的制度制约, 财务管理部门和档案管理部门应在相关职能部门的支持下, 以实际情况为基本点, 本着分组建设、分层建设、分类建设的基本政策, 对政策的执行、人员的制约, 制定出行之有效的档案制度, 如《高校财务档案工作人员职责》《高校财务档案保管制度》《财务档案移交制度》《财务档案销毁制度》《财务档案保密制度》《财务档案数字化管理规定》等, 进一步规范财务档案收集、整理、归档、保管、利用等各项制度制约, 为档案数字化建设打好基础。

在工作流程上, 力求清晰明了、符合实际。严格按照制定好的财务档案管理各环节的时间、程序要求来推进工作的顺利开展, 按统一分类标准, 统一管理要求的原则, 及时整理、移交档案, 做好数字化管理。

(三) 提高认识, 加强领导。做好高校财务档案信息化建设, 离不开学校领导的高度重视。学校领导应重视财务档案信息化管理工作的重要性与必要性, 将财务档案管理工作纳入到学校总体工作中, 积极构建、完善财务档案管理体系, 根据学校实际情况进行资金投入及专业人员配备, 大力宣传财务档案信息化建设成果, 使学校上下了解对财务档案管理工作的重要意义。

(四) 做好安全防范。在高校财务档案信息化进程中, 做好安全防范, 是保证财务档案信息化建设的关键。在网络运行中, 要运用有效手段, 防范各类计算机病毒、网上黑客的入侵和干扰。

在全球信息化进程日趋完善的今天, 财务档案信息化建设已成为高校管理工作的必然方向。为了适应新形势下的发展, 高校财务管理部门应不断提高管理水平, 使财务档案能够更好地为高校发展服务, 增强高校发展的原动力。

参考文献

[1]侯贤祥.新形势下我国高校财务档案信息化建设的思考[J].会计之友, 2011 (7下) .

[2]皋霜枫.高校财务会计档案管理探析[J].当代经济, 2011 (4上) .

会计档案管理财务管理制度 篇5

会计档案管理财务管理制度1

第一条 财务报告是财务状况和经营成果的总结性文件,包括财务报表和财务情况说明书。每年年终公司按期将财务报表及年审查账报告一起报董事会。

第二条 按公司的规定,公司应上报的报表有下列几种:资产负债表、管理费用表、财务状况变动表、损益表、营业费用表、投资收益表、固定资产及累计折旧表、营业外收支情况表、利润及利润分配表、应交税金明细表、存货结存表、财务状况比率分析表等,各报表上报前财务部应认真逐级复核,减少差错,确保各类报表的正确性。

第三条 综合反映评价本企业财务状况的指标体系包括:“流动比率”、“速动比率”、“应收账款周转率”、“存货周转率”、“资产负债率”、“费用率”、“销售利润率”、“资本金利润表”、“营业收入利税表”、“利息偿还倍数”等。

第四条 按照企业行业的特点,将所有的会计档案按其重要性分为三类,分别存档、保管。

1. 会计报表、财务程序软件、会计账簿、“物料、材料收发结存明细账”、“会计人员交接单”、财务计划、“会计师事务所年审、验资报告”、“账户余额表”等为第一类;

2. 借款、装修、订货合同,经济合同分析资料,工资资料、成本报表、材料价目表以及下发文件,、月度财务数据备份等为第二类;

3.产品还原表、日报表、验收单、领用单、各类账单、转拨单、工作底稿等为第三类。

第五条 企业财务部设两个兼职档案员分管本部门各类档案。各业务部门应归档的资料平时自行管理备查,到年终列出清单,统一交兼职档案员保管,其余属自行保管的资料应按月份整理,于次月初登记、造册。各档案应分类装订成册、存放有序、方便查找,并应严格执行安全保密制度。

会计档案管理财务管理制度2

1、医院会计档案的管理应接受卫生主管部门的指导和检查。

2、医院每月、每年形成的会计核算资料必须经过严格的审核、整理,按程序编号订装成册、归档管理。

3、各种财务会计档案保管期限届满需要销毁时,应按国家规定执行。销毁时由本单位档案部门会同财务科共同鉴定、编制造册,并报请上级主管部门批准方可进行。

4、财务人员调离和离职必须办理移交手续。

5、借阅财务会计档案必须履行审批、登记、注销手续。

6、对会计业务的重要核算资料要设专柜严密管理。其他会计档案管理事项按会计制度规定执行。

会计档案管理财务管理制度3

一、酒店财务会计档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料;

二、会计经理每年对酒店财务会计档案按种类、分装订成册,并在封面上记载档案内容、时间、页数、编号予以归档;

三、财务会计档案须按国家《会计档案管理制度》的规定时间进行保管。

四、财务会计档案未经总经办批准不得外借,内部借阅须经财务总监批准并办理相关借阅登记手续。

五、财务部的管理人员因工作变动,需办理档案移交手续,监交人、移交人和接收人须在移交清单(册)上签认。

六、财务会计档案保管期满需销毁时,会计经理须提交书面销毁意见及需销毁的会计档案清册,经财务总监审核,呈报总经办批准后执行。销毁时,由会计经理与总经办指定人员共同销毁,并在销毁清册上签名及加盖公章。

会计档案管理财务管理制度4

第1条会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料,它是记录和反映各单位经济业务的重要史料和证据,具体包括:

1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。

2、会计账簿类:总账、日记账、明细表、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。

3、财务报告类:月度、季度、财务报告,包括会计报表、附表附注、财务分析及统计报表和其他财务报告。

4、其他类:银行余额调节表、银行对账单、往来对账确认表、验收回单、销售合同、采购合同、外来文件、外发文件、内部文件、会计档案保管清单、会计档案移交清单、会计档案销毁清单。

第2条会计档案保管期限分为永久、定期二种,定期保管期限分为3年、5年、、25年,共5类。各类档案的对应保管期限阅附件。

会计档案的保管期限,从会计终了后的第一天算起。

会计档案保管期限必须按照国家的规定执行,凡与国家的规定有冲突的,视同自动作废。

第3条采用电子计算机进行核算的单位,应当按照相关规定和要求打印凭证、账簿,并按本制度进行管理。

第4条各办事处因撤销、解散或其他原因而终止的.,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当上交财务部。

第5条会计档案应按以下内容进行归类和编号:

1、凭证:大类编号为a。

凭证设置要结合企业实际,可按岗位对应设置,可分为:现金凭证,编号1001-1***;银行凭证,编号20xx-2***;销售凭证,编号3001-3***;采购凭证,编号4001-4***;转账凭证,编号5001-5***。可依实际情况分得更细。

2、账簿:大类编号为b。

账簿编号应当按照科目的次序进行连续编号:总账账簿编号为01;现金账簿为02;银行账簿编号为03;以此类推。

3、财务报告:大类编号为c。

财务报告分为会计报表、财务分析和成本报表。1月会计报表编号为101。2月会计报表编号为102,以此类推;1月财务分析编号为201,2月财务分析编号为202,以此类推;1月成本报表编号为301,2月成本报表编号为302,以此类推。

4、应收账款往来确认:大类编号为d。

应收账款往来确认编号按照月份进行连续编号:1月有一本编号为101;2月没有对账确认,没有编号;3月有两本编号为302-303;四月有三本编号为404-406;以此类推。

5、应付账款往来确认:大类编号为e。

应付账款往来确认编号按照月份进行连续编号:1月有一本编号为101;2月没有对账确认,没有编号;3月有三本编号为302-304;四月有两本编号为405-406;以此类推。

6、验收回单:大类编号为f。

验收回单编号按照月份进行连续编号:1月有五本编号为1001-1005;2月有10本编号为20xx-2022;3月有八本编号为3016-3023;以此类推。

7、销售合同:大类编号为g。

销售合同编号按照签订时间顺序进行连续编号:20xx年1月3日签订第一份合同,编号为-01;20xx年2月5日签订第二份合同,编号为-02;以此类推。

8、采购合同:大类编号为h。

采购合同编号按照签订时间顺序进行连续编号:20xx年1月6日签订第一份合同,编号为-01;20xx年2月1日签订第二份合同,编号为-02;以此类推。

9、其他合同:大类编号为i。

其他合同编号按照签订时间顺序进行连续编号:20xx年1月6日签订第一份合同,编号为-01;20xx年2月1日签订第二份合同,编号为-02;以此类推。其他合同主要包括基建合同、租赁合同等。

10、银行对账单:大类编号为j。

银行对账单编号按照月份进行连续编号:1月有三张编号为1001-1003;2月有八张编号为20xx-2022;3月有六张编号为3012-3017;以此类推。

每月银行对账单上必须有一张银行余额调节表。

11、外来文件:大类编号为k。

外来文件编号可按时间顺序并结合分类进行连续编号,如-1(分类)-01。非重要的外来文件可以不存档。

12、外发文件:大类编号为l。

外发文件编号可按发生时间顺序进行连续编号,如-01。

13、财务制度:大类编号为m。

财务制度编号可按发生时间顺序进行连续编号,如-01。

14、财务通知:大类编号为n。

财务通知编号可按发生时间顺序进行连续编号,如-01。

15、审批文件:大类编号为

审批文件编号可按发生时间顺序进行连续编号,如-01。主要包括经营活动审批文件。一般来讲,涉及与会计账务处理有关的审批文件都要将原件放入凭证里,再复印一份存档,以便于查阅和再复印之用。

16、工作报告:大类编号为p。

工作报告编号按照发生时间顺序分两种进行独立编号:一种是向上级汇报的报告,编号为-1(向上级汇报)-01;另一种是下级或同级送财务部的报告,编号为-2(向财务部汇报)-01。

17、内部文件:大类编号为q。

内部文件编号可按时间顺序进行编号,如-01。主要包括内部部门之间的通知、知会书等与会计账务处理无关的重要性文件。

18、管理清单:大类编号为r。

管理清单编号按照时间顺序进行编号,如-01。主要包括档案管理目录汇总清单、档案移交清单、档案销毁清单、档案借出登记清单、岗位档案责任管理清单等。

会计档案管理财务管理制度5

第一条 会计档案管理根据国家档案管理的有关规定,结合具体实际,建立会计档案管理制度。

第二条 财务管理部负责会计档案的整理、组卷、归档工作。平时逐月做好记帐凭证、报表的装订工作并加盖有关人员的印章。按照档案标准要求,终了后,在次年三月以前做好报表、帐簿的立卷、装订工作,按报表、帐簿、凭证顺序排列,编好案卷号,抄写案卷目录一式三份,一份会计部门保存,一份存入档案箱,一份随同档案移交档案室保管。

第三条 会计档案由财务管理部保存一年后,移交档案室保管,移交时,双方在移交清单上签字,明确责任。

第四条 会计人员和档案管理人员调动工作,必须办好移接交手续后才能离职。

第五条 会计档案应做到科学管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,确保档案资料的完整、安全。

第六条 非财务人员查阅档案,须经财务部及档案管理人员同意;财务部人员查阅,须经档案管理人员同意;外单位查阅应凭该单位介绍信,经档案主管部门领导批准方可查阅。查阅档案应办理必要的登记手续。会计档案不得外借,特殊情况须经总经理批准可提供复印件。

第七条 会计档案保管到期,由档案室提出销毁意见,会同会计部门审查鉴定,编制会计档案销毁清册,由公司总经理签署意见。同时将需永久保存的有关凭证抽出组成永久案卷保管。

财务档案信息化管理论文 篇6

关键词：高校；会计档案；管理策略

一、财务档案管理概述

财务档案管理是对高校一切经济活动的记录，记录信息要保证准确性、完整性、连续性和真实性。通过查阅财务档案，可以详细了解高校的个性经济指标和财务状况，可以对高校经济从整体上进行分析和把握，为高校各项决策的制订提供参考。财务档案管理是一项综合性的工作，具体包括会计报表、会计凭证、工资结算、报表分析等多项内容。随着网络技术和电子计算机的发展，高校逐步建立了网上会计档案系统，通過网络形成电子会计档案，可以更方便地查阅各项财政信息。

二、财务档案管理存在的问题

1.思想观念陈旧，管理意识淡薄

随着信息时代的到来和信息技术的发展，高校财务档案管理应该顺势而为不断创新，与时代同步。但是，现实的情况是人们普遍忽视高校财务档案管理的重要性，缺乏对高校档案信息化建设必要性的充分认识，甚至有的人认为财务档案管理无足轻重，只是简单的资料整理工作，做好做坏都无关大局。当前，大部分高校档案管理意识淡薄，观念落后，档案管理依然仅是简单的整理、建档、存储，未发掘档案信息资源的利用价值，很多珍贵的资料都被尘封，不能充分发挥其作用，导致资源的浪费。

2.财务档案管理制度存在缺陷

有的高校没有建立相应的管理制度，主要表现在原始凭证填写内容有误、会计核算没有严格按照规定进行等，造成会计档案填写、保管问题多发，却没有相应的制度作为管理依据。财务档案管理制度的缺陷，往往会导致财务材料不能如实记录和反映高校的真实经济信息，严重者会对高校的经济安全造成威胁。

3.档案未能得到开发利用，销毁比较困难

与普通的档案相比，会计档案的专业性比较突出，需要专业的人员进行整理和保存，便于以后工作需要时查阅。但是由于人员素质较低，管理制度不健全，档案管理的工作仅限于对各种数据的整理，基本上不能得到开发利用，造成档案的机制不能完全体现出来。档案的销毁工作也是档案管理的重要内容，可以实现对高校有关数据材料的保密。但是在财务档案管理中，档案的销毁却没有引起档案人员的重视，造成大量的档案材料堆积，销毁工作的任务不断加大。

三、加强财务档案管理的策略

1.加强档案管理工作人员的队伍建设

保证高校档案管理信息化快速发展必然要有一支具备较高素质和较高专业能力的档案管理工作人员队伍，所以进一步改革高校档案管理信息化建设工作，首先要加强档案管理工作人员的队伍建设。可以通过对在职档案管理人员进行深化培训来直接培养，引进一批专业的高端档案管理人才作为人才储备，定期考核强化档案管理人员的技能从而促使其管理技能水平不断提升等方式来强化档案管理人员的综合素质和能力，推动档案管理信息化进程的快速发展。

2.加快制订档案管理信息化建设的标准和制度

“无规矩不成方圆”，加快制订高校档案管理信息化建设的相关标准与规章制度，有利于保障高校档案管理信息化建设进程的顺利开展，同时有利于规范档案信息化管理流程，确保档案信息的安全性和准确性，提高档案管理的成效性。档案信息化建设工作的首要任务就是要实现高校档案信息化建设工作的标准化，保证各项档案信息管理有章可依，有制度可循，制订与高校档案管理实际情况相适合的信息化建设管理制度，可以更加快捷地推动高校档案信息化建设进程健康全面地发展。

3.实现财务档案的数字化建设

传统的会计档案管理工作，单纯依靠人工来完成，工作效率比较低下，工作中出现的疏忽和失误也比较多，电子计算机技术在档案管理中的使用，有利于实现档案管理的数字化建设，可以促进管理工作迈向一个新台阶。高校要充分利用网络技术和电子计算机，通过培训让档案人员掌握一定的网络知识和操作技术，建立网上会计档案资料平台，实现档案管理的数字化建设。

四、结语

高校财务档案管理信息化虽然已经成为一种必然趋势，但并不是一蹴而就的，它是一项长期的、系统性的工程，需要观念、技术、人力、财力等各方面的配合才能完成。档案管理信息化是信息化的又一次大发展，高校必须迎接此次挑战，最大限度发挥档案的作用。

参考文献：

[1]王文芳.人力资源和社会保障部门档案管理工作的实践与认识[J].办公室业务，2014（12）.

高校财务档案管理信息化探讨 篇7

一、高校财务档案管理信息化的重要性

随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高, 迫切需要改进财务档案管理手段和提高管理效能。建设电子财务档案, 实现财务档案的网络化管理, 是适应现代化管理的需要, 是搞好高校财务档案管理的必然选择[2]。

1. 现代高校财务档案的新特点。

信息量大、时效性强、实时更新、查阅频繁这一新的发展趋势, 对当前的财务档案管理手段和方法提出了严峻挑战。随着国家财政经济工作的不断发展, 财务法规、标准的变化越来越频繁, 甚至某些科目的经费标准一年内进行几次调整, 各种指标、标准, 每年都在变化;各种会计账簿、报表、决算每年都有不同的内容, 并且要求既要反映当年度经费活动情况, 又要反映上年、下年或若干年的经费活动情况;各种标准划分越来越细, 项目越来越杂, 信息采集的工作量日益增大。这些都给高校财务档案管理工作增加了难度。各行业部门为解决此类问题, 都编有年度《财务文件汇编》等资料, 但是这些资料往往缺乏全面性、连续性和时效性, 一些标准很快过时得不到及时刷新, 重新整理出版的周期长, 计划赶不上变化, 消耗大量人力和财力, 有很多问题还是难以彻底解决。

2. 电子财务档案的优越性。

电子财务档案是指存贮于磁盘、光碟等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案, 《财务文件汇编》等, 电子财务档案具有无可比拟的优点, 能够较好地适应高校财务档案的发展需求。主要特点是:电子财务档案易于修正、拷贝和重置, 便于纠错、携带和传递;电子财务档案的存贮形式多样, 既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中, 也可以打印输出到纸质材料中;电子财务档案便于计算、分析, 快捷获得所需结果。电子财务档案上网, 通过计算机操作和网络交流, 不仅可以满足日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要, 达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的, 节约了办公成本, 避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损, 还有利于专业管理, 便于档案资源的统一整合, 极大地提高了工作效率和工作质量。

二、高校财务档案管理信息化的几项重要工作

信息化建设内容包括网络系统、数据库系统、标准化系统、安全系统、信息规模、信息服务等[3], 要围绕核心着重做好以下工作:

1. 及时挖掘、整理和采集动态数据, 建好数据库。

档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础, 其他的一切工作都是建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体, 实现档案管理的信息化, 必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源, 是数据存储、管理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上, 建立高校财务档案数据库, 数据库一经建立, 立即着手数据的录入, 将本单位的财务档案资料都录入计算机。可以按高校财务档案的内容分类建库, 如按教学、科研、管理与建设等, 建立几个主要基本数据库。

2. 加强财务档案信息网络建设, 提高档案使用效率。

档案的最大价值在于利用, 档案管理信息化有助于档案信息的充分利用。建立完善的财务档案信息网络, 一方面可以将本单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库, 减少档案人员的重复录入工作, 保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务, 也可以通过电子邮件等方式开展财务档案信息咨询。总之, 网络财务档案的在线管理和使用功能, 可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差, 实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越, 整合财力资源、人力资源, 提高财务档案管理能力和质量。

3. 搞好财务档案管理辅助决策系统建设, 科学管理使用档案。

财务档案信息通过采集整理和网络传输, 最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高, 仅凭有关人员的经验来处理问题还不够, 必须依赖于先进的智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础, 以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段, 建立决策支持系统, 对一个问题提出多种方案, 对方案进行比较、分析和优化, 做到定量与定性分析相结合, 最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量, 更好地为目前繁重的高校工作任务服务。

三、加强高校财务档案管理信息化的具体措施

1. 高校财务档案管理组织上要加强领导。

首先从思想上要提高对这项工作的认识和重视程度, 尤其是要加强有关领导的重视和推动。领导是财务档案管理信息化的真正推动者, 其信息化意识的高低决定了信息化建设的力度、进度和深度。领导者要树立科学的管理观念, 摆脱传统思维的束缚, 认识和理解计算机和网络技术应用于财务档案工作的重要价值, 在资金、设备、人才等方面予以充分投入, 把财务档案管理信息化纳入工作计划和考核范围。

2. 高校财务档案管理建设上要规范化。

档案信息化的总体规划是档案信息化建设的关键, 要积极将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容纳入建设规划, 探索利用统一的网络平台整合档案信息资源, 是实现信息资源共享的有效途径[4]。同时, 根据高校自身规模, 明确专 (兼) 职人员负责有关文书工作, 处理好文件的收集、整理、鉴定、保管、编研、归档, 并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记工作, 建立和完善财务档案管理网络。

3. 高校财务档案管理机制上要制度化。

只有健全、系统的档案管理制度和管理体系, 才能从根本上加强档案软环境建设, 做到日常的财务档案管理活动有章可循, 如综合性的规章制度、立卷归档、档案保管制度, 档案保密、保卫制度, 开放档案的利用制度, 未开放档案的利用制度, 档案专 (兼职) 人员的岗位责任制等[5]。

4. 加快硬件建设, 统筹强化基础设施。基础设施条件是档

案信息化工作不可缺少的基本前提, 是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础, 其核心是档案信息网络化, 它是档案信息传输、交换和资源共享的前提。因而, 在建设初期, 就应该有财务部门和档案部门人员共同协商, 从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路, 统筹考虑多方需要, 避免系统运行过程中出现空缺或重叠, 提高效率。在财务软件方面, 为便于软件升级, 保证不同开发商提供的软件能够相互兼容, 必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和连续性。实行信息化之后, 还应做好防火墙系统, 严防电子档案内容遭到破坏或灭失。存贮在硬盘上的财务数据必须单独建立备份, 由专门管理员负责。

5. 加强软件建设, 促进管理人员职业化。

财务档案管理工作要不断适应发展的需要, 提高管理人员素质是关键。首先要挑选文化素质高、工作能力强的人员负责档案管理工作, 财务档案人员必须掌握计算机、数据库、网络以及微缩、音像、光盘刻录等知识和技术, 以满足信息化建设工作的需要;其次对档案人员要加强财务档案管理的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训, 提高他们掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能, 使其具有时代意识, 其中包括信息意识、市场意识、现代化意识、法制意识[6]。同时, 也要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍, 使其了解其中的客观规律, 更好地为高校财务档案管理信息化提供技术支持。

目前, 随着电子计算机技术、网络技术的不断发展, 档案管理信息系统已经在各高校广泛应用。加强和完善信息化财会档案管理, 已成为摆在高校财务部门面前的一项重要课题, 我们相信, 随着信息化事业的不断发展, 遇到的难题必将会得到逐一破解。

摘要：信息化建设已经成为我国社会主义现代化建设的重要组成部分, 高校作为人才成长和培养的重要场地, 财务档案管理方面必须探索出一条信息化建设之路。如何建好、管好、用好电子财务档案, 提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率, 也就成为当前高校财务部门的一项重要课题。

关键词：财务档案,信息化,管理

参考文献

[1]卢红.稳步推进高校档案信息化建设[J].济南职业学院学报, 2008 (1) :95-96

[2]郭静, 王晗等.谈高校基建档案的建设与管理[J].兰台世界, 2008 (3) :23-24

[3]王敏.浅析高校档案信息化建设的内容及模式[J].机电兵船档案, 2007 (5) :55-56

[4]韩瑛.浅析高校档案信息化建设[J].中共山西省委党校学报, 2005 (2) :70-71

[5]王国强.浅谈高校财务档案的管理[J].锦州医学院学报, 1999 (5) :F004

企业财务档案管理信息化建设概述 篇8

一、企业财务档案管理信息化的必要性

所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的过程。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策。加强财务档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时代发展的必然,是财务档案管理的必然发展趋势。在企业信息化建设的过程中,财务保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要财务档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设财务档案管理信息化系统,实现财务档案的网络化管理,是做好企业财务档案管理的科学选择。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。

二、财务档案管理信息化易出现的特点

(一)较之传统的财务档案,电算化后财务档案存储的范围和领域扩大了。

(二)传统的财务档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的财务档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

(三)电子财务档案便于计算、分析,能够快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,还能达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,极大地提高了工作效率和工作质量。

正如上文所述,财务管理档案信息化有很多优点,但也存在不足。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备纸质档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理。因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

三、企业财务档案管理信息化的内容

(一)搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据。纸质的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。在财务档案数字化的基础上,必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档案都录入计算机。

(二)搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率。建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方而也可以实行联机公共目录查询、通过电子邮件等方式开展财务档案信息咨询。总之,网络财务档案的在线管理和使用,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理从静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理的能力和质量。

(三)搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用财务档案。财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。决策支持系统的建立要以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段。使系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。

(四)提高财务档案管理人员的信息化素质。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。加强财务档案人员的继续教育,企业应着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。

综上所述,在以网络和信息技术为主的信息化时代,只有做好数据挖掘和整理、做好财务档案信息网络建设、做好财务档案管理决策系统建设、提高人员信息化素质,才能更好地为经济发展提供优质高效的服务。

参考文献

[1].张艳红.财务档案管理信息化建设的思考.中国市场,2011.26

[2] .曹晶.高校财务档案信息化探讨.现代营销,2010.10

[3] .王晔.谈对现代会计档案管理的分析.China’s Foreign Trade,2011.4

浅谈医院财务档案管理信息化建设 篇9

一、财务档案信息化管理的重要性

医院财务档案管理工作是医院财务工作的一个重要组成部分, 财务档案管理是否规范, 查找是否便利, 对财务档案管理有着重要影响。在医院信息化建设的迅速发展中, 建立医院财务电子化档案, 提高医院财务档案管理的质量, 整合医院财务档案资源, 充分发挥财务档案资源的利用价值。信息化的财务档案管理对医院的财务管理工作的发展有着积极的作用。如今财务档案信息更新查阅越来越频繁, 各种标准划分越来越细, 项目也越来越复杂, 这都给财务档案的管理工作增加了难度。以往的财务档案缺乏全面性和时效性, 而且会消耗大量的人力和财力, 医院财务档案管理信息化的建设有利于改善这些缺点, 增加了工作效率。在《全国档案事业发展“十一五”规划》中也明确提出档案部门应该积极做好档案工作信息化的建设, 医院财务档案工作管理信息化成为时代发展的必然要求。

二、财务档案信息化管理中存在的问题

(一) 领导对财务档案信息化重视程度不够

目前在许多医院的领导层中, 普遍对财务档案管理工作重视不够。他们认为财务部门只是医院的辅助科室, 是为一线科室服务的部门, 而将主要精力和财力向临床一线部门和医技科室倾斜, 简化财务制度的某些流程, 导致财务档案制度的很多细节没有落实, 同时对原始凭证的整理重视不够, 导致财务档案内容缺乏完整性, 如有差错也无从查对。因此只有领导给予充分重视, 有关管理人员齐心协力, 才能得以顺利进行。

(二) 财务档案的收集、整理、利用工作重视不够

目前大多数医院都实行了会计电算化, 但是人们对纸质会计档案的重视程度远远大于电算化会计档案。归档的档案仍然只是传统的纸质档案, 而电子化会计档案的管理没有相应的制度规定。有些单位虽然将会计软件进行了升级, 但原有的会计软件及资料却未能及时进行整理归档。随着时间的推移, 会计档案的完整性、安全性就得不到保证。

(三) 财务档案保存不规范

医院的财务档案资料有些存放在财务科, 有些虽然存放在单独的档案室里, 但基础设施落后, 存放条件无法达到档案保管的防水、防虫、防火、防潮、防盗、防尘、防霉、防光的“八防”要求, 不能保证财务档案保管存放的安全性。

(四) 财务档案分类不科学

有些医院虽然财务档案资料齐全, 保存也完好, 但因为没有科学的分类, 存放无序现象时有发生。在没有信息化的财务档案检索工具的条件下, 查找所需要的资料极为不便, 大大降低了查找财务档案的工作效率。

(五) 档案人员的业务素质有待提高

在医院现有的财务人员中, 懂得用现代化技术手段收集整理财务档案的人员很少, 懂得把纸质财务档案转化为电子财务档案的人员就更少了。财务人员也没有进行系统有效的培训, 从而造成财务档案管理人员前瞻意识不强。医院在财务档案信息化管理中, 财务档案管理人员缺少档案管理应有的专业知识, 导致财务档案管理工作整体水平不高。

三、加强医院财务档案信息化管理的对策

(一) 医院领导应重视财务档案信息化的管理

财务档案管理工作在具体实施中需要得到医院领导的高度重视和大力支持, 充分认识计算机和网络技术对财务档案管理的重要性。在信息化建设中, 加强组织领导, 对资金、人才、设施给予充分而有效的保障, 将财务档案信息化建设纳入到工作计划当中。

(二) 完善财务档案信息化管理配套制度

医院应建立健全一系列切实可行的财务档案信息化管理制度。财务档案安全性是医院财务档案信息化进程中最为重要的内容之一, 只有安全问题得到有效的保障, 才能更好地进行档案资源的利用。比如对数据库系统的监控制度、重要数据的备份制度、财务档案保管制度、财务档案保密制度、财务档案人员岗位责任制、财务档案移交及销毁制度等。只有健全了财务档案的管理制度和管理体系, 才能做到日常的财务档案管理工作有章可循。

(三) 改善财务档案存放环境, 保证财务档案的安全、完整

对于接受入库的磁性介质财务档案应存放在特制的软件盒中, 且需存放在特制的防磁档案柜, 而存放信息化财务档案的库房环境, 要保持适宜的温度、湿度等, 以达到财务档案保管的要求。对磁性介质的数据每年一次数据库备份, 且实行双备份并异地存放。对于纸质的会计档案应存放在防虫、防潮、防火、防盗的环境中, 改善原有落后的基础设施。只有将财务档案存放在适宜的环境下, 才能保证档案的完整性和安全性。

(四) 提高财务档案管理人员的业务素质

财务档案信息化管理要求财务档案管理人员不仅有系统的财务专业知识和档案管理相关知识的会计人员担任, 并保持相对稳定。医院必须通过有效的途径和方式, 对财务档案管理人员进行业务技能培训, 提高财务档案管理人员的实际操作能力, 从而能够更好地快速适应技术发展所带来的新要求, 全面推行财务档案信息化管理建设。

(五) 提高财务档案管理的使用效率

为了更好的利用财务档案, 建立完整的财务档案显得尤为重要。将医院原有的纸质财务档案全面地进行数字化转换, 全部录入数据库之后, 利用财务档案信息化的检索工具, 能够更加快捷方便地进行整理和查阅。档案管理人员在管理档案工作中的强度可以得到有效缓解, 而且对于档案信息的完整度也得到有效的增强, 全面有效地提升财务档案管理的质量和效率。

综上所述, 医院财务档案信息化管理, 既保证了财务档案资料的及时、准确、完整, 又提高了档案管理的工作效率, 同时大大方便了查找保管期内财务档案资料。因此做好医院财务档案信息化管理这项工作, 有利于充分发挥新型财务档案管理的强大功能, 更好的全面推进医院财务档案管理信息化工作进程。

摘要：随着我国经济的不断发展, 信息技术的不断提高, 人们对信息系统建设的要求也越来越高。财务档案信息化管理成为医院信息化建设的重要部分, 在建设发展过程中存在很多亟需解决的问题。本文针对医院财务档案信息化管理建设存在的问题, 结合工作中的实际情况, 进行全面分析, 并提出相应的对策, 使医院财务档案信息化管理在应用上不断完善、不断更新、不断充实。

关键词：医院,财务档案管理,信息化建设

参考文献

[1]傅玲.浅论大型医院财务档案信息化管理常见问题及其对策[J].企业家天地 (下旬刊) , 2011 (10) .

[2]王曦明.浅谈财务档案信息化管理[J].环球市场信息导报, 2012 (8) .

[3]刘艳.浅谈财务档案管理信息化建设[J].新财经 (理论版) , 2012 (12) .

[4]莫振琳.高校财务档案管理信息化建设探讨[J].中国管理信息化, 2012 (14) .

[5]楼淑君.档案管理实务[M].重庆:重庆大学出版社, 2010:82-88.

财务档案信息化管理论文 篇10

随着我国社会经济体制和教育改革的不断深化和发展, 中职学校财务档案出现了许多新的特点, 比如信息量增大、时效性增强、标准变动频繁、内容更新迅速、查阅服务的数量和类型增多等。同时, 各种财务会计账簿和报表的内容每年都处于变动之中, 新的内容和项目不断出现。对于中职学校财务档案的查询、检索和利用, 也呈现出日益增多的趋势。上述现象都给中职学校的财务档案管理工作带来了新的挑战, 也对当前中职学校财务档案管理工作提出了新的要求。因此, 从短期看, 实行中职学校财务档案信息化管理是应对新变化和适应新环境的有效措施;从长期看, 其可有效降低轻中职学校财务档案管理工作的难度, 节省人力、财力资源, 提高档案管理的工作效率、质量和服务水平, 从而全面提高中职学校财务档案管理的现代化水平。

2 财务档案管理信息化建设的内容

2.1 财务档案的数字化建设

财务档案数字化建设是指对重要的财务信息资源文件原件, 采用电子扫描仪、光盘刻录机、数码相机、数字档案资源格式转化器等现代化的信息采集技术和设备, 将纸质的财务数据文件有效转换成数字化财务档案资源的过程。数字化财务档案信息资源是指在硬磁盘、软磁盘、激光光盘、闪存盘和网络硬盘等各种数字化介质中存储的财务档案数据资料。与传统意义上的纸质财务档案载体相比, 数字化财务档案具有明显的优势, 具体有以下4点: (1) 便于管理。数字化财务档案便于复制或修改, 便于纠正错误的数据、信息。 (2) 便于存储。数字化财务档案的存档形式丰富多样, 既可以方便地打印至纸质材料上, 也可以存储在硬盘、软盘、光盘和网盘等数字化存储介质中。 (3) 便于传送。数字化财务档案便于携带和远程传送, 不仅传送的数量多, 而且速度极快。 (4) 便于利用。数字化财务档案便于计算、统计和分析, 可快速查询财务档案的相关信息。因此, 数字化财务档案不仅能够更好地满足中职学校财务档案管理工作的发展需求, 还能提高中职学校财务档案管理工作的水平和质量。

2.2 财务档案信息化数据库建设

在中职学校财务档案信息化建设的过程中, 各种类型的数据库建设是重点环节之一。随着中职学校财务工作的日趋复杂, 中职学校财务档案的内容和类别更加多样化。中职学校财务档案的内容一般包括财务核算凭据类档案, 比如工资、奖金、津贴和扣税发放表等;银行业务类档案, 比如银行对账单、银行存款余额调节表等;财务收支票据类档案, 比如各种费用的收据、助学金和奖学金发放清册、国家贷款发放清册、行政事业单位往来款项的票据、服务业统一收费的收据、上级部门给予中职学校的各项财政费用的收据、中职学校的教学和教科研经费开支、中职学校行政和后勤部门的办公支出等, 以及中职学校财务档案管理中形成的保管、移交和销毁登录的清册。这些财务档案可较为完整地反映中职学校的经济活动和财务状况, 它们构成了中职学校财务收支的主线。根据这些中职学校财务档案的内容和类别, 在财务档案数据库的建设过程中, 可有针对性地建设相关内容的财务档案数据库。比如在中职学校的财务管理中, 可建设会计档案管理数据库、财务报告档案管理数据库、财务档案销毁管理数据库、外来资金管理档案数据库、对外业务往来财务档案管理数据库、资金结算档案管理数据库、工资管理档案数据库;在学生管理中, 可建设学生收费管理档案数据库、学生贷款奖、助学金管理数据库;在后勤管理中, 可建设后勤收费管理档案数据库、工程建设财务管理档案数据库、固定资产折旧管理档案数据库;在教学科研方面, 可建设教学资金管理档案数据库、科研资金管理档案数据库。此外, 还可建设中职学校校长专项资金管理档案数据库等。

2.3 财务档案信息化安全性建设

中职学校财务档案信息化建设中的安全性建设是非常重要的内容, 这是因为任何先进的科学技术都是一把“双刃剑”, 它在大幅度地更新、改进原有技术的同时, 也必然会带来新的问题。正是因为新问题的不断出现和产生, 才得以推动科学技术的不断发展和进步, 中职学校财务档案信息化建设也是如此。在中职学校财务档案安全性建设中, 除了实施政策性、思想性、制度性等安全防范措施外, 还应实行技术性防范措施。具体措施包括以下7种: (1) 确保中职学校财务档案信息资源存储载体的安全性。主要包括财务档案信息资源存储的介质安全、网络安全等。 (2) 确保中职学校财务档案信息资源内容的原始性。主要包括采用数字签署技术, 比如证书式数字签名和手写式数字签名。 (3) 采用加密技术。比如在档案信息资源的远程传送过程中, 可采用双密钥码加密。 (4) 采用档案数据防改写技术。比如将档案文件设置为只读状态, 并在计算机外存储器中采用只读型光盘。 (5) 采用备份技术。比如将财务档案信息资源的内容通过复制、输出和打印, 形成纸质备份档案后保存。 (6) 确保中职学校财务档案信息资源计算机管理系统的安全性。应采用身份验证技术, 给每位合法用户一个由字母、数字或特定符号组成的通行证, 它可代表该用户的身份验证信息。 (7) 采用防火墙技术。

2.4 财务档案信息化服务性建设

中职学校财务档案管理信息化建设是管理手段上的变化, 而档案管理的最终目的是服务于社会。因此, 如果能有效地挖掘和开发财务档案中的有用信息, 分析中职学校在教学、科研、管理、经济发展、办学方向和财务运行中的一些特点, 并发现其中存在的问题, 则可提出有针对性的解决对策, 进而为办学决策提供服务, 为学校的长久可持续发展提供服务, 为教学和科研提供服务, 为行政管理和后勤管理提供服务。

中职学校财务档案信息资源具体的服务内容有以下4方面: (1) 为用户提供个人财务信息查询服务。比如可为本校师生、员工提供服务, 使他们通过互联网络查询和了解与自己有关的工资发放明细、个人所得税缴纳额、奖金发放状况、各种补贴发放状况及其他所需的财务信息。 (2) 为用户提供财务档案信息资源的线索型检索服务。比如可为用户提供财务档案信息资源的远程公共目录查询、远程题录、摘要内容检索和光盘等特定载体类型档案资源的远程检索服务。 (3) 为用户提供中职学校财务档案信息资源的下载服务。比如可为用户提供可公开利用的中职学校财务档案信息资源的全文或原文下载、获取、打印或远程传送等服务。 (4) 利用多种网络工具为用户提供服务。比如可利用电子邮件、网络电话、网络硬盘和文档分享资源网站等工具, 提供有关中职学校财务档案信息资源的服务。

3 结束语

中职学校财务档案信息化管理对学校的教育、科研、财务和行政管理等工作均起到了很强的现实作用。为了强化中职学校财务档案信息化管理, 中职学校需要加快财务档案信息化建设的步伐, 从档案数字化、数据库建设、安全性建设和服务性建设等方面着手, 实现高效利用档案资源、节约档案管理成本的目的, 从而带动中职学校财务工作全面提升。

摘要：中职学校实施财务档案信息化管理适应了信息时代和社会发展的趋势, 但在发展过程中仍存在一些问题。因此, 通过分析、研究中职学校财务档案信息化管理的内容, 提出了有针对性的规划方案, 仅供参考。

关键词：财务档案,信息化建设,中职学校,数字化建设

参考文献

[1]张萍.学校财务档案信息化管理之我见[J].内江科技, 2014 (01) .

农机站财务档案管理工作要点分析 篇11

关键词：农机站；财务档案管理；工作要点

随着我国农业机械化的发展，农业技术推广站与安全监理站的建设体制也在不断的完善，农机站在职务和责任上也担负着推动我们农业机械化全面发展的重要使命。我国近年来，农业机械站的增多，有必要把农业机械站财务档案管理工作这一新研究课题进行系统化研究，对加强我国农业机械管理、农业机械推广及安全监理相关流动资金管理以及农业机械作业成本核算管理都有非常重要的研究意义。

1 我国农业机械站的发展现状我国农业机械站的发展现状

建国以后，我国对农业的现代化发展制定的明确的发展方向，发展科教兴农、农业机械化成为我国农业发展的新课题。80年代初期，我国农业机械推广和业务监理还处在发展初期，在管理制度以及人员分配上仍十分薄弱，近几年来，农机站在建设数量以及专业是技术人员上都在成倍的增加，由过去的单一技术推广扩大到技术、物资、信息咨询、企业协同发展、技术培训以及经营服务等方面，办公场所在不断的扩大，活动阵地也伸展到农业生产的各个领域。运营范围的扩大，相应的经济收入也在不断的提高，站内的固定资产和流动资金也初具规模，已经形成具有特定性质的经济实体。农机站的良好发展势头便会相应的需要系统的财务管理制度来维持。但是，由于现在发展变化速度较快，财务管理在体制上仍存在与之不相适应的现象。农机站财务管理人员的专业素质仍然有待提高、管理制度在科学规范上需要进步的完善，少数单位财产管理资金运用上仍然存在问题。加强浓机站的财务档案管理水平，对推动我国农业的健康发展，振兴农业技术推广事业都有重要的地位作用。实践证明，加强财务管理水平，可以从水平、效益上提高农机站的建设质量，不断的增强其经济运作能力，反过来作用与各项生产活动，从而加速新技术、新知识的推广，推动我国农业现代化的发展。

2 农机站财务档案管理工作要点

2.1 运作信息档案管理

财务档案管理信息记录包括对农机站日常工作预算、财务状况、收入与支出、财务管理制度、经济核算信息、农业机械周边费用、流动资产分配分案等，档案的记录对加强国有资产管理、防止资金的流失、完善控制与监督有着重要的信息参考、管理、方案制定与修改指导价值。其中对农业机械的财务信息管理尤为重要，也是农业站体制财务管理的主要服务目的，其包含以下几个方面：

2.1.1 农业机械的ID化财务档案信息管理

ID化管理指的对农业机械根据其不同的设备种类和设备型号进行分类具体化档案归类管理。每一单一机械以及型号设置单独的ID数据库，分别记录机械的价值变化、具体使用单位、机械运行情况以及维修信息等。价值变化的记录，应当包括机械的采购信息、机械使用产生的价值损耗以及价值的恢复（维修）。实用参数变动对比记录方式，对机械的具体使用日期、使用的单位信息、机械操作负责人统一录入。对设备的修理的具体日期，产生的费用以及修理次数都详细的归档在机械ID信息库中，并定期的根据跟踪信息及时更新，反映出机械的最新使用状况，以合理的分配经济预算并计算经济投入所对应的价值变化。档案信息应做好备份，一份为固定资产明细由会计保管，一份为随机更新资料库，由具体负责人进行信息的跟踪和更新。

2.1.2 机械保养信息档案管理

机械保养是保征机械完整和延长使用年限的必要措施。 保养工作虽然是机务人员的职责，但是，财会人员应当进行必要的监督。按照机务操作规程，定期考核机务人具的保养记录信息，一方面可以促进机械保养工作，另一方面，通过了解机械保养中的原材料和工时的消耗，有利于促进人力和物力的节约。

3 预算财务档案管理

单位预算档案管理是指对农技推广站根据事业发展计划和任务编制的年度财务收支计划进行统一档案管理。要根据当地政府、上级业务主管部门的要求和本站肩负的新技术试验、示范、培训、推广以及技术承包、经营服务等工作任务的需要，编制单位预算。财政补助额度一经确定，单位预算规模则由单位根据资金来源、事业发展和工作任务的需要自行确定， 并自求预算平衡。预算档案管理对于整合分析农机站的资金投入分配，协助上级单位和农机站本身的整体规划提供了指导分析价值，从而保障农机站能够长期良性的运营。

4 资产档案管理

资产档案管理是指对乡镇农技推广站占有或者使用的能以货币计量的经济资源进行信息数据库统一管理，其中包括各种财产、债权和其他权利信息。资产包括流动资产、固定资产、无形资产和对外投资等。单位应当根据国家和地方有关规定精神，建立健全现金、存款、存货等流动资产的内部管理制度，并对各种款项及存货进行定期和不定期的清查盘点， 保证账实相符。农机站占有和使用的房屋和建筑物、专用设备、一般设备、图书等固定资产要计价建账，登记注册，明确权属， 加强管理，应当定期和不定期地对固定资产清查盘点，借助计算信息管理软件，建立信息可检索和分析数据库，监督资产的流入与流出。

参考文献

论医院的财务档案信息化建设 篇12

1 财务档案管理信息化建设的特点

1.1 财务档案管理信息化建设的优点

1.1.1 加强信息整合,促进信息共享

随着医院经济状况的不断好转,医院财务管理越来越细致化和规范化,如何有效记录和查阅财务管理信息是决定档案管理系统工作效率的重要评判指标。传统的纸质财务档案记录方式因为记录要求的不同采取分别记录的方式,虽然具有一定的真实性和稳定性,但是无法实现高效共享,也不能根据财务档案数据的特点进行自动分类和管理,更加无法满足高效化和自动化的发展要求。信息化财务档案可以充分利用自己的技术优势自动对财务档案的各类电子信息进行归类和总结,同时利用数字技术的输入、编程、输出等手段提高对财务档案的分类效率和管理水平。另外,利用信息化财务管理系统,相关管理人员可以随时查阅医院财务的实际运行情况,进而可以充分利用医院的人力资源,提升资源的利用水平。另外信息化管理系统也为医院的财政管理提供了一种高效的共享机制,促进了医院各部门之间的有机结合,增强了医院的整体凝聚力,提升了医院的工作效率。

1.1.2 提高财务档案的利用效率

传统的财务档案管理普遍使用人工方式,要耗费大量的人力、物力和财力,给医院的实际运行和管理带来巨大困难。将信息化管理模式引入到医院财务管理中,可以建立起基于信息化系统的财务档案数据库和相应的检索目录,这样当需要查阅或是复制某一段时间内的财务明细档案记录时仅通过检索目录输入相应的检索关键词就可以快速浏览相应的信息,必要时还可以在系统上下载下来,避免人工翻阅纸质档案带来的不便和手工抄录带来的人为因素影响,最大限度上保证数据信息的完整性和正确性。另外,信息化管理系统还可以提供多字段结合的数字检索方法,极大地提高了信息检索的效率,促进了医院的高效发展。

1.1.3 提高财务档案保管的安全性

财务管理掌管着医院的经济命脉,财务档案中包含大量的涉及资金去向、资金储备情况等的敏感信息,这就对医院财务档案的安全建设提出了更高要求,医院财务档案的信息化建设是提升档案保存安全性的有力保证。传统的纸质化档案由于材质不宜长时间保存,因而一些时间比较久远的财务档案难免会出现破损、损坏、丢失以及字迹不清的情况,不利于医院的长久发展。而信息化财务档案的建设可以充分利用数字技术的优势,档案的建立、保存、传输、修改、查阅等相关过程都可以在信息化系统中进行,降低了纸质档案各类中间环节带来的风险。同时信息化系统的建设还可以为财务管理人员设置专属的账号和密码,通过设置访问权限阻止院外人员和非财务管理人员访问财务管理网站,整体上提高医院管理系统的便捷性与安全性。

1.2 财务档案信息化建设的缺点

1.2.1 档案管理信息的真实性和原始性无法得到保证

虽然财务档案管理的信息化建设可以充分利用计算机网络技术进行财务档案的自动化管理,但是在相关电子档案的建立过程中需要专业的财务人员手工输入相关财务数据,再由系统自动将电子档案进行存档。而人工操作难免会产生一定的人为错误,信息的真实性和原始性都难以保证,给后续的财务管理带来极大困难。另外,也不排除财务管理信息被他人恶意篡改而导致的信息失真情况。

1.2.2 财务信息的安全性与保密性难以保证

信息化财务管理系统是建立在计算机网络技术上的,而随着计算机技术的不断发展,黑客技术也相应得到提升,且任何系统都难免或多或少的存在一定漏洞,财务系统始终是网络黑客攻击的对象。在资源共享的同时要保证财务转移信息的安全性与保密性,因此,医院财务管理部门应该设置相应的访问权限保证财务信息的安全性,完善相关信息的保护制度,并对全体工作人员加强网络信息安全意识和保密意识,从制度上和技术上保证财务管理信息的安全性。

2 目前我国财务档案管理中存在的主要问题

2.1 缺乏有效的医院财务档案管理制度

目前,我国医院财务管理系统中存在的首要问题就是缺乏完善的财务档案管理制度。由于医院是一种以服务社会为主要目的的事业型单位,医院的工作重点往往放在治病救人和服务大众上,相关领导对财务管理工作没有引起足够重视,普遍认为财务科只是医院的辅助性部门,将主要精力和资金都放在临床一线和治病救人上,简化财务管理流程,某些财务管理的细节不能落到实处,导致资金在收支中出现问题,成为阻碍医院正常发展的最大因素。另外,医院财务管理人员不注重对相关票据的保存,导致出现问题时没有有效凭证作为参考依据,这助长了监守自盗行为的发生。医院领导只有提起对财务管理的高度重视,才能在根本上解决财务档案管理中存在的主要问题,医院各项工作才能顺利进行。

2.2 医院财务档案管理方式落后

从财务档案管理的工作性质分析来看,财务档案需要由专业的人员来进行分类整理,且对工作人员的保密意识以及工作能力都提出了更高要求。但从现实情况来看,多数医院办公用房极其紧张,财务管理部门大多数与其他管理部门共用一个办公室,无法提供专门的空间来存放财务档案的资料和信息。加之财务管理工作人员编制严重不足,很多情况下都需要其他部门的人员共同参与财务档案的收集、整理和存放工作,而其他部门人员的专业性不强,工作中容易出现技术或人为错误,在增加档案管理纰漏的同时也降低了档案管理的工作效率。

2.3 财务档案的保存不规范

医院内的财务档案作为财务管理中的关键文件,掌握着医院的经济命脉,包含事关医院资金来源、流向以及资金储备情况等关键信息,在保存中应注重防虫、防蛀、防潮、防火、防盗等。虽然大多数医院的财务档案有些存在放在档案科,有些存放在专门的档案室内,但总体上来讲无法达到所要求的条件,有些年代较为久远的财务档案信息难免会出现破损、丢失、损坏等情况,且对相应的档案室的管理较为松懈。

2.4 医院财务档案管理人员业务能力不足

由于上级领导的不重视以及财务档案管理制度存在一定漏洞等原因,财务档案管理工作通常是由其他财务人员兼任,而这些人员缺乏相应的信息化管理技术与经验,无法对现有的档案信息进行合理分类,更缺少将纸质档案转化成数字档案的能力与技术,这是我国医院中普遍存在的问题。医院也无法对财务档案管理员提供有效培训,从而造成档案管理人员信息化办公意识不强,缺乏应有的基本知识,无法应对信息化背景下的财务档案管理工作,成为阻碍医院整体发展的一大因素。

3 提升医院财务档案管理信息化水平的建议

3.1 提高对财务档案管理信息化认识

医院领导作为医院行政管理事务的直接决策者,首先要提升自身的数字化办公意识,在充分认识信息化系统技术优势的基础上,不断革新理念,将建设重点放在改革开放的新形势和新问题上来,通过建立医院财务改革制度同档案管理之间的关系,不断强化档案管理的现代化、信息化和自动化建设理念,将财务档案的信息化建设作为医院的重点建设目标,最终实现医院档案管理的现代化建设。同时,院长与相关财务管理部门的领导应加大对信息化建设的投入力度,并通过举办座谈会、宣讲会等活动,定期举行课程培训课程加强医院管理者对财务档案的信息化建设优点的认识,强化档案管理者的现代化意识和相应的工作技能,为全面提升医院财务档案管理水平奠定良好基础。

3.2 完善配套的信息化档案管理体制

良好的工作效率需要以完善的管理制度为前提,在医院财务档案管理工作中也是如此。财务管理系统的安全性建设是医院管理中的重要内容之一,只有保证档案管理的安全性,才能更好地实现档案资源利用,继而为医院的各项管理工作提供更强大的支持。如数据库的监控制度、重要数据的备份制度、财务档案的存入制度、财务档案的保密制度、财务档案管理人员的岗位责任制度等都是信息化建设中的重要内容,因此,财务管理者应注重从这些方面入手,着手建设一套基于档案管理的信息化建设制度,并落实责任终身制和相应的处罚机制,为财务档案信息化建设保驾护航。

3.3 改善档案的存储环境,保证财务档案安全、完整

信息化档案的存储设备一般为磁盘或硬盘,对存放环境有其特殊要求,如对周围的磁场、湿度、温度等都有严格限制,因为存放环境不符合要求,很有可能导致其内部的磁性结构发生变化而失去效用,这与传统纸质档案有根本区别。因此,在实际存放保管中首先要对档案的保存环境要求有一个明确的了解,尽量保持适宜的温度、湿度等。同时,对于磁盘类的档案信息,应该每年备份一次,且实行双备份并异地存放,这样当一份备份文件被损坏时,不会彻底失去参考数据。另外,对于传统的纸质化档案,存放时应该注意防虫、防潮、防水、防火等,改善原有的落后的存储基础设备,尽量避免损坏的事情发生。

3.4 提升档案管理工作者的业务水平

财务档案管理工作的性质决定了档案管理者不仅需要具备一定的财务管理知识,还应该具有相应的档案管理经验,在数字化和信息化日益发展的今天,财务档案管理者的业务素养和数字化设备的运用水平直接关系着数字化系统的工作效率,因此,有必要提升档案管理员的专业素质。首先,医院应该提高财务档案管理人员的招聘门槛,对招聘环节进行严格把关,杜绝徇私舞弊的情况发生。其次,对现有的档案管理人员定期进行业务培训,邀请本行业的精英人士或是专家来本院召开座谈会或是工作研讨会,向档案管理人员介绍世界上先进的技术和工作经验,并要求参训人员及时做好总结工作,切实提升自身的信息化工作意识和工作能力。

4 结语

医院财务档案的信息化管理不仅保证了财务信息管理及时、有效进行,更提升了财务档案在保存和管理中的安全性和完整性,因而对促进医院的整体发展具有特殊意义。本文针对医院财务档案管理中存在的主要问题进行重点探究,指出应该从提升管理者的信息化办公意识、完善相应的信息化管理制度、改善档案保存环境以及提升档案管理人员的业务素质等方面进行努力,希望对我国医疗事业的整体发展具有一定的指导意义。

参考文献

[1]施静.浅谈医院财务档案管理信息化建设[J].办公室业务,2013(11):195-196.

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[5]莫冬华.试论医院档案管理信息化建设[J].大众文艺,2012(19):293-294.