高职院校档案信息化论文

高职院校档案信息化论文（精选12篇）

高职院校档案信息化论文 篇1

众所周知, 档案是高职院校在教学、科研、管理及其他各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录, 是学校发展历史的缩影和真实写照, 也是衡量一所学校管理水平高低的主要指标之一, 其价值越来越被社会所认同, 其服务领域也由原来的学校内部逐步扩展到社会诸多领域。

一、高职院校档案信息化建设的必要性

1. 高等学校管理制度改革的要求。

近年来, 全国高校加快现代化大学管理制度的改革步伐, 合并、整合、升格, 建立特色大学、综合大学, 是我国高校体制改革发展的趋势。这也对办学思想、办学方向、办学定位、办学模式等涉及职业院校建设、改革和发展的根本性战略问题提出了明确要求, 对档案信息资源的开发利用提出了新的要求。如果还沿袭传统的档案管理方式, 势必会滞后于高校工作的发展。

2. 高职院校自身的发展要求。

高职院校主要为社会培养高技能实用型人才, 在我国现行教育中发挥着不可替代的作用。随着与企业的接触越来越广泛、直接, 其教学模式已由过去的封闭式转变为当前的开放扩容式, 如校企结合、厂校结合和直接推广利用教研成果等, 要把在校生的学习、生活及参与科研实践情况等信息提供给用人单位和企业, 这些都要求高职院校加快档案信息化建设。

3. 教学本身的要求。

如今, 学生上课学习的内容拓宽了, 要求也提高了, 学生学习不仅仅是查阅大量的纸质档案文件, 更要求学校提供各种形式的专题服务。例如, 学生选老师时不仅要查询所选老师的论文专著, 还要查询该老师参与科研项目以及学术报告的视频等, 这就要求高职院校要把教职工的教学档案信息及时提供给学生。

4. 档案自身发展的要求。

过去, 纸质档案一直是信息传递的主要媒体和媒介。随着计算机网络的出现和应用, 电子文件急剧增长, 新型载体日新月异, 使高校档案管理工作正经历着前所未有的变革。随着高职院校自身改革的不断深化, 出现了许许多多的新事物、新问题以及管理上的新动向、新内容、新模式。档案信息利用主体越来越多, 对档案管理的要求也越来越高。面对这些变化, 传统的档案管理模式已不能满足人们对档案信息的利用需求。只有实现信息化管理, 才能满足现代档案的要求, 真正实现档案的海量存储, 避免出现档案文件管理中的漏洞, 确保档案的信息安全、实体安全和利用的快捷、方便, 满足社会、企业、教职工、学生对档案信息的最大化需求。因此, 可以说, 从档案自身的发展趋势看, 档案信息化建设不是档案部门愿不愿意做, 而是必须要做的工作。

二、高职院校档案信息化建设中存在的问题

由于高职院校绝大多数是由过去的中等职业学校升格而成, 档案室 (馆) 规模小, 起步晚, 投入少, 技术设备落后, 信息资源建设状况不良, 存在许多问题。

1. 大多数高职院校领导对档案信息化建设的重要性、紧迫性认识不够。

由于高职院校的特殊性, 其领导成员大都是学校的教学科研骨干和学科带头人, 他们把主要精力放在了业务上, 对档案工作很少过问, 致使档案管理工作仅仅停留在建档层面上。

2. 开发和利用的方式落后。

当前, 虽然部分高职院校对原有档案实行计算机管理, 初步实现了电子文件的统一归档, 但均未对档案进行系统化处理, 而且缺乏统一的操作规范和管理标准, 造成了一些宝贵资源的散失。

3. 档案管理人员业务素质普遍较低。

一是对新领域的档案工作、档案信息化以及一些新的业务问题, 心中无策, 出现“本领恐慌”。二是一些长期从事档案工作的人员习惯用老办法应对一切, 出现“岗位疲劳”。

4. 档案资料搜集困难。

目前, 大多数高职院校的档案管理体制依然沿袭传统、分散的管理模式。各门类档案大多散放在综合档案室、宣传部、人事处、招生就业办、教务处等部门。加之一些部门领导的档案法律意识淡薄, 认为向他们索要资料是在给他们找麻烦, 致使档案搜集工作得不到应有的理解和支持, 直接影响了高职院校档案建设的信息化、规范化。

三、高职院校档案信息化建设的建议

1. 加强高职院校领导的档案信息化意识。高职院校的领导要站在学校改革与发展的高度, 增强法律意识, 不断更新管理理念, 加大投入, 拨出专项经费, 建立现代化的档案室 (馆) , 从而使档案真正成为重要的信息资源, 充分发挥档案的信息化作用, 为学校的可持续发展创造条件。

2. 加强领导, 健全组织。档案信息化建设应实行主要领导负责制, 按照谁主管谁负责的原则, 层层落实。成立由主要领导亲自挂帅、各科室和相关部门领导为成员的领导小组, 把档案信息化建设纳入目标管理, 对其进行定期督察、评定, 全面推进档案信息化建设工作。

3. 建立一套科学、合理的档案工作管理制度。加强管理, 明确提供档案材料各部门的责任和义务。特别是要加强对电子文件的归档管理, 确保应归尽归。并且建立电子文件中心, 对电子文件及时进行备份和转换, 实施有效的管理和利用。

4. 加强档案管理人员队伍建设。首先, 要使档案管理人员更新服务理念, 走出封闭、半封闭的圈子, 树立竞争与参与意识, 为学校的教学、科研工作保驾护航。其次, 不断提高档案管理人员的业务技能。信息时代要求档案人员必须是适应现代化需要的复合型人才, 既要掌握信息理论与信息知识, 又能熟练运用数字化技术与信息存储技术。第三, 重视提高档案管理人员的学历层次, 优化年龄结构。不断补充年轻档案管理人员来充实队伍, 定期进行专业培训, 这是档案信息化建设的时代要求、当务之急。

5. 充分利用校园网这一信息平台, 把档案软件管理系统接入学校的校园网, 实现档案查询和检索的自动化。

6. 提高教学质量。高职院校与其他高校的不同之处在于其专业设置, 注重高技能和应用型人才的培养, 服务于地方经济发展。鉴于此, 各高职院校应加快建设本校的重点专业、特色专业及精品课程的实训基地, 加强教师教学档案建设, 突出高职院校的馆藏特色。

7. 实行归档双轨制。文档一体化是档案信息化建设的前提, 这就要求高职院校把档案信息化纳入办公自动化的总格局中, 与办公自动化融为一体。

8. 形成特色信息服务。高职院校应有选择地对馆藏档案进行全文数字化, 将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息;在信息服务的内容和形式上做文章, 以自己的特色信息服务满足社会需求, 使自己的信息具备“唯一性”, 为利用者提供优质、高效的服务。

综上, 档案信息化建设是一项复杂而艰巨的系统工程, 需要档案工作人员和相关部门共同努力。高职院校档案信息化建设不仅有助于提高教学质量和管理效率, 还对维护学校权益, 促进学校发展等起着不可替代的作用。因此, 各高职院校要进一步加强领导, 提高认识, 加大投入, 创建高质量的档案管理模式, 加快档案信息化建设进程。

高职院校档案信息化论文 篇2

教学档案是指学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料总和。科学、系统、规范的教学档案既是高校教学规律的基本要求，也是衡量学校教学质量和管理重要标志。因此，对教学档案实体分类进行必要的修订,以适应档案管理现代化的需要。

一、教学档案分类标准

1、遵循教学工作的规律：高等职业教育办学的明显特点和培养目标,就是培养技能型、应用型人才,由此决定了它的一切必须按教学规律办学,教学档案同样应遵循和反映教学规律。

2.教学档案的特点：教学档案不同于其它类型的档案，它具有很强的专业性和多样性的特点。这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂的实践活动，它记录这一实践活动的教学档案内容和载体也是十分庞杂的、形式也是多样的。它不仅除了纸制的教学计划、教学大纲、教材等外，还有录音、幻灯片、课件等记录材料。每个学校在专业设置、课程设置、教学内容、方法等方面各有各的不同之处，它的教学与教学管理活动是一种专业性极强的活动，其书面及其他形式也表现出不同学科教学活动与教学管理的专业性。

二、教学档案分类

教学档案的框架,设计为九个一级条目，各条目之间既相对独立，又有联系，每个一级条目下面，设有二级条目若干个，有的二级条目下面还设有三级条目若干。按学，由院、系、教研室三级分别按电子文件和纸质文件的不同载体进行收集、整理和归档。

具体分类如下表：

第一级第二级第三级——教学档案的主要方面与具体内容

教学工作综合类总体工作上级文件，本校教育（教学）工作中、长期发展规划、学年（期）教学工作计划、目标任务与考核、教学工作总结、奖励、教学工作会议组织方案、筹备情况、会议文件、会议资料、教学工作水平评估方案、实施意见、落实情况

教学改革类教学改革上级文件、教改信息、本校教学改革方案、教改课题立项、结项、教改成果、成果鉴定、获奖、推广应用等

教学基本建设类学科建设上级文件，本校学科建设发展规划，我校设置的工学、文学、教育学、医学、法学、经济学、管理学、农学、理学等各个学科、学院，以及德育、体育、艺术教育等业务管理部门的有关文件、请示与批复、机构设置、组织名单、重点学科、学科带头人、学科骨干的引进与培养、学术梯队建设、学科建设成就等

专业建设上级文件，本校专业建设与发展规划、专业教学计划、改革方案、专业设置（变更）的请示与批复，各专业特别是重点（特色）专业的建设发展情况

课程建设上级文件、本校课程建设规划、制度、课程教学基本要求、教学大纲、试题库、省级和本校（院）优质课建设、课程建设奖励情况

教材建设上级文件、本校教材建设规划（计划）与实施情况

实验室建设上级文件、本校实验室建设与发展规划、实验室建设与改造、重点实验室建设、校企（所）合作建设的实验室情况

实习基地建设上级文件、本校实习基地建设规划、合作协议、合作情况、社会调查报告

教育信息化建设上级文件、本校教育信息化建设规划、投资情况、设备更新情况；教育技术培训、多媒体教学、网上教学、电子教务、网上办公、人员培训等

师资队伍建设上级文件、本校师资队伍建设规划、师资培养、进修、引进、奖励等；学校职称评审委员会机构设置及其工作情况

教学管理队伍建设上级文件、教学管理机构的设置与调整、教学管理人员培训、进修、考核

教学管理类教学计划管理上级文件、本校规章、校历、教学计划、教学执行计划教学任务的安排与统计、课程教学进度表、课程表、考试安排表

教学秩序管理上级文件、本校制度、教学巡视与检查记录、教学日志、考勤表、学生记分册、教学活动场所的分配与管理 教学质量管理上级文件、本校规章、教学督导、听课记录、学生评教、教师评教、教师评学；教学研究、教学观摩、考试管理（试题及答案、试卷分析、成绩统计与分析）；英语四六级考试、计算机等级考试成绩和其它社会认证的职业资格考试成绩

师资管理上级文件、本校制度、教师名单、教师分类信息、教研室组织建设与活动；教学任务的安排与统计、教师酬金（津贴）管理、教师服务

教材与教学资料管理上级文件、本校规章、征订教材目录、自编（合著）教材、讲义；普通教材、电子教材、辅助教材、教学参考书、实验指导、实习指导；教学资料、习题集、优质教案、优秀毕业论文（设计）集、作业（作品）集

实践教学管理上级文件、本校规章、实践教学环节（实验、生产实习、社会调查、课程设计、毕业实习、毕业设计、毕业论文）的组织与管理、实验与实习记录、实验教学设备登记、财产帐目、实验教学评估

招生类招生工作上级文件、本校规章、招生计划（含申请增加计划）、招生简章（广告）；录取新生名单（含首录、补录、特殊录取等）、新生入学档案、新生入学调查

毕业生类毕业生工作上级文件、本校规章、毕业生资格审查记录、就业协议书、派遣名单、学历学位证书管理、就业安置情况、毕业生调查、毕业生意见、校友会

学籍管理类学生注册

分类信息

管理办法上级文件、本校规章、每学期注册学生名册、学生基本信息分类统计；学籍卡、学籍索引表、学业成绩、操行鉴定、奖惩记录、撤消处分记录；学籍变动情况[升留级、转系（专业）、辍学、休学、退学、复学、参军]奖学金、助学金、贷学金、勤工俭学的文件、实施办法及学生名单；各类第二课堂培训、面向社会培训的学生（学员）名单

课外教育类科技、文化、艺术、体育、卫生、法制、外语、计算机等多种课外教育上级文件、本校规章、工作计划（方案）、工作总结；学生素质教育、各类课外教育、校庆、节日（纪念）活动、讲座、学术报告的详细记录（文字、图片、音像）、奖励（含上级、校外和本校奖励的集体奖、个人奖的文件、奖状、证书、奖杯、奖旗等）

体育运动会

活动通知、组织名单（含组委会、运动员、裁判员、工作人员）、竞赛规程、秩序册、开（闭）幕式记录（文字、图片、音像）、竞赛过程、竞赛成绩（含破纪录）、颁奖等

根据高职高专院校人才培养工作的要求，科学地构建教学档案的分类，形成教学档案管理的长效机制，极大地提升了高职高专院校教学档案的水平。

参考文献：

[1]国家教委《高等学校档案工作规范》[z]（1993）

高职院校档案信息化论文 篇3

关键词：高职院校 人事档案管理 信息化

1 概述

高职院校是为我国培养专业技能人才的摇篮，对于我国社会经济发展有着重要的基础性意义。随着现代社会的不断发展，人才需求也不断提高，高职院校的招生规模以及管理规模都在不断的扩大当中。与此同时，伴随着高职院校相关制度改革的推进，人事档案管理工作面临着更大的挑战。人事档案管理工作作为高校管理工作中的重要一部分，是对于高校教职工自身能力、业绩、经历、品质等各方面内容进行记录的文件材料。下文对于高职院校人事档案管理信息化的重要性以及相关对策进行了分析。

2 高职院校人事档案管理信息化的重要性

现阶段，信息化是高职院校人事档案管理工作发展的必然趋势。现代社会科学技术不断进步，信息网络技术的应用，为人类社会的发展带来了巨大的动力。信息资源是现代社会的重要资源，档案也是信息资源战略中的重要内容之一。档案信息化是我国信息化建设的重要组成部分，也是推进档案管理工作管理水平的提高的重要措施。档案信息化是利用信息技术对档案信息进行重新开发、整理、利用与收集，并且实现档案信息的数字化。与此同时，我国相关档案管理信息化建设的规定也对于档案管理信息化建设提出了明确的发展目标。

档案管理信息化也是现代社会高职院校人事管理工作发展与相关制度改革的必要前提。高职院校的管理工作不断复杂化，人事管理工作的压力增加，人员流动量较大，相关新聘任制度的推行，为人事档案管理工作提出了很多新的要求。人事档案利用率的不断提高，使得传统档案管理工作已经不能适应新的档案信息使用需求，采用信息技术进行档案管理，提高档案管理工作效率是人事档案管理信息化建设的重要目的之一。

3 高职院校人事档案管理信息化的相关对策

3.1 提高对档案管理信息化的认识 在信息化建设的过程中，相关管理人员要加强档案管理工作信息化建设重要性的宣传，并且通过合理的教育培训，提高各级工作人员对于档案管理工作的配合程度。在人事档案管理制度的制定上，要保证管理制度的规范化、制度化、信息化与科学化。在档案管理工作上，管理者要将人事档案管理信息化作为日常管理工作的内容来对待，并且将其作为高职院校发展的重要战略性内容。在相关硬件投入以及人员配备上，要保证信息化建设工作具有良好的开展环境，保证后续工作顺利的开展。

3.2 实现档案管理规范化 人事档案管理工作是一项严谨的工作，在开展工作过程中必须要保证管理工作的规范化，实现科学化的管理。在管理制度的建设上，要保证针对信息化建设有相配套的规范标准。在档案管理工作中，严格执行相关规范标准，提高档案信息的质量。针对于档案信息的内容要不断的细化，并保证人事档案的全面性，从不同角度来对于在岗人员进行综合的反映，突出档案信息的客观性，真正的形成科学、全面、准确、客观的材料。另外，人事档案管理工作要与实际情况相结合，保证档案更新的及时性，提高人事档案的应用价值。

3.3 完善档案管理信息系统 档案管理信息化由以往的手动管理转变为现阶段的计算机管理，人事档案管理工作的实效性得到了大幅度的提高。在档案管理过程中，要建设全面的信息管理系统，通过计算机管理、查询、存储、更改等一体化的操作，来有效保证人事档案数据的科学管理。通过档案数据库的建设，实现人事档案管理工作的动态化，有效的落实档案管理信息系统的应用目的。另外，档案管理信息系统的实现，同时使得网上档案管理工作成为了可能。网上信息管理可以更好的对人事档案资源进行共享，通过对相关权限的分配，保证了档案管理工作有条不紊的进行，优化了档案管理工作的流程，减少了档案管理工作的开展成本。

3.4 加强信息管理人员的素质建设 档案管理工作开展的过程中，相关从业人员的自身素质水平直接决定了档案信息管理工作的质量。在人事档案信息化建设的过程中，要注重对相关人员的专业能力培养，并且保证从业人员的职业道德和爱岗敬业精神。信息化的档案管理工作，需要相关人员具有计算机技术和网络技术。在开展人员培训的过程中，要通过定期举办专业技能培训，培养具有档案管理知识与信息技术知识的综合人才，以适应知识结构不断更新、信息处理能力不断提高、知识面不断拓宽的人事档案工作环境的新要求。

4 结束语

人事档案真实的反映了教职工的成长过程，并且是对教职工素质评定的重要材料，也是新时期高校用人的重要参考依据，是人力资源管理工作中不可获取的一部分内容。信息化是现代社会发展的重要趋势，信息化技术的深入应用，使得人事档案管理工作的效率得到了大幅度的提升，并且很好的改善了传统人事档案管理工作中的种种弊端。

参考文献：

[1]王晓晶.探讨高职院校人事档案的信息化管理[J].内蒙古农业大学学报（社会科学版），2011（03）：192-193.

[2]李源波.浅谈高职院校编外聘用人员人事档案的管理[J].科技资讯，2010（32）：231.

[3]周桂芳.高职院校后勤档案中存在的主要问题与对策[J].山东商业职业技术学院学报，2011（04）：93-94.

高职院校档案信息化管理探析 篇4

1 高职高专档案信息化管理的紧迫性、重要性和必要性

1.1 重要性

高职高专档案的管理是近十来年的事情。作为一种新的载体形式, 高职高专档案还不被人们重视, 档案管理者对其的认识和理解还很不够。现实存在的状况是:文件形成和管理的程序不健全, 管理形式不统一, 相关的法规、制度、标准不配套, 给高职高专档案的管理带来了许多困惑。“高职高专档案管理是档案现代化的基础。高职高专档案将成为今后人类的主要记忆工具”。因此, 重视和加强对高职高专档案的管理, 不断探讨和完善对高职高专档案管理的方法, 对有效地管理和利用电子档案具有积极的意义。但是, 目前对高职高专档案的管理相对滞后, 世界上尚无成熟的技术。我们目前能够做的, 就是利用现有的技术条件和管理手段, 把高职高专档案纳入文件归档管理的范畴, 尽可能地保存好应该归档保存的高职高专档案。其实, 就是保存历史, 不给历史留下遗憾。

1.2 必要性

高职高专档案自身发展的必然要求高职高专档案信息化建设叫做高职高专档案信息化管理, 通过储存、加工、检索和传输干部高职高专工作中产生的各项信息对电子计算机和信息网络技术的利用, 其核心内容是为干部高职高专档案工作提供高效的和实时的服务。与传统的高职高专档案管理工作相比, 区别十分明显:工作效率低, 误差大, 准确率低是以手工操作为主要手段的传统档案管理的特点。目前, 社会活动记录不再仅仅局限于传统的纸质状态, 高职高专档案的管理受到信息技术和市场经济的影响, 传统的高职高专档案工作受到了极大的冲击, 出现了一些如多媒体、微缩型等新的记录方式和载体。科技迅速发展的今天, 发展的需要已经不能与传统的高职高专档案管理模式相适应, 于是, 在高职高专档案管理的传统模式上出现了与人员管理与档案管理的严重脱节, 甚至出现了高职高专档案流失和高职高专档案失控等现象。如果实行高职高专档案信息化管理, 就可以将现代经济发展的要求和传统的档案管理工作理论以及信息技术的运用有机的结合起来, 实现真正意义上的档案信息共享、管理规范、收集齐全的内在要求。

2 高职高专档案管理存在主要的问题

2.1 思想认识不到位

由于传统观念就导致了人们对高职高专档案的作用功能在认识上还存在一定的误区从而影响着人们的思想对将其作为一种社会资源开发利用认识不够, 认为高职高专档案是领导和高职高专部门调资、提干、晋升等方面的凭证, 所以导致现代化信息技术运用得不到应用和重视高职高专档案在工作中受到很大制约。

2.2 档案分类效率低、不准确

由于受到人力、物力、财力以及各种旧观念的制约, 传统档案管理主要工作手段是依靠手工操作来进行高职高专档案管理主要提供纸质档案信息, 一方面在建立档案检索工具时, 耗时耗力地进行人工操作, 另一方面在利用时, 仍然要通过人工找寻和人工操作对档案原件进行调阅, 档案的查全、查准率很低而且劳动量大, 手续繁琐, 效率不高。

根据中组部1990年修订的《干部档案工作条例》, 对干部档案进行了10类划分, 但一些地方或单位没有按《条例》中所规定的内容予以分类, 致使档案整理和利用极为不便。

2.3 软硬件配套滞后和人员配备不足

高职高专档案信息化建设过程中不可或缺的基本条件和基础是软专业人才和硬件基础设施。现代化的办公要求与原有的操作平台相矛盾档案信息系统软硬件设备落后且软件陈旧, 与人力资源发展及现代化管理工作不相适应;既懂计算机管理、业务知识还要精通法律法规的复合型人才往往被单位忽视。这种传统管理模式下的设备配套滞后、专职人员缺乏等问题延缓了高职高专档案信息化建设推进的进程, 高职高专档案走向信息化管理的需要已不能适应。由此, 对实现高职高专档案现代化管理有着决定性影响。

2.4 信息安全建设未引起重视

在主观上往往忽视了对档案信息的管理和网页内容的审查, 档案部门档案的安全意识与保密意识不强;缺乏计算机及网络安全知识和安全意识操作不规范数据不及时备份等。在客观上成为信息系统安全的最大隐患主要表现在黑客肆意横行电脑病毒泛滥, 档案信息安全和保密工作受到了严重威胁。

3 档案信息化建设的具体对策

3.1 基于校园网的高职高专档案管理

建立校园文件管理平台, 通过OA等网上办公系统, 把高职高专档案归档管理纳入电子校务全局高度来开展。通过建立校内电子文档格式转换、可读性验证等技术规范, 保证高职高专档案归档时的质量。

3.2 高职高专档案归档的前端控制

前端控制是保证归档文件真实性、原始性的重要方法。

文件最初形成的状态即所谓的“前端”, “前端”控制是指对高职高专档案的管理要从文件运转的全过程着眼进行通盘规划, 在高职高专档案的形成阶段就要鉴定其档案价值在文件形成和维护阶段进行监督, 根据需要加上归档标识, 以防文件被修改或删除。这是一种旨在提高管理效率的科学理念”。在高职高专档案更多地出现在我们的日常工作中, 并日益成为各项业务活动之必需时, “强调档案部门或人员实行文件的前端控制有着特别重要的意义。因为高职高专档案具有‘载体无形化’特征, 假如档案部门或人员不及时予以有效控制, 文件可能就会‘转瞬即逝’, 造成档案馆根本得不到档案而出现馆藏枯竭的严重后果”。对高职高专档案进行前端控制, 就是提前介入文件生命周期, 防止高职高专档案在运行的环节中遭到损坏, 同时维护文件的安全, “最大限度地提高工作效率, 实现真正意义上的文档一体化管理”。由于高职高专档案管理需要较高的计算机专业技术, 目前, 各级各类学校档案部门受人员素质、设备条件限制, 大多难以独立胜任高职高专档案的前端控制工作, 在这种情况下, 可以与学校网络管理部门协同进行技术把关, 或及时统一进行高职高专档案的相关控制管理工作。有条件的档案馆, 应配备相关的专业技术人员, 增强管理力量。

3.3 建立高职高专档案形成过程的责任链

关注责任链信息。这里所说的责任链, 是指在高职高专档案形成和归档过程中环环相扣的工作关系。为保证高职高专档案归档后形成真实、完整、有效的数字档案, 应通过在各部门确定高职高专档案信息员的形式, 对各职能部门现行业务系统实行责任管理, 有效跟踪和控制高职高专档案的制作归档。电子信息完整性保证。应当把高职高专档案归档管理纳入学校网络管理或办公自动化统筹管理的范畴。每年对高职高专档案也要作出相应的归档要求。对应归档的文件进行信息筛选、维护, 保证归档的高职高专档案归档的真实、完整。归档质量验证。即保证高职高专档案的可用或可读性。在高职高专档案归档的过程中, 做好流转和交接的控制, 包括:文件的内容、结构背景信息有无缺损;相互联系的文件数量是否齐全;高职高专档案是否可在权限范围内使用等。

4 结语

随着信息化的发展和高职高专档案内容的逐渐丰富, 高职高专档案的管理工作越加受到人们的重视, 高职高专档案管理部门应该把握这一历史机遇, 促进资源的充分利用, 更好的发挥人才信息资源的价值。

参考文献

浅谈高职院校的档案管理 篇5

1、加强宣传、提高档案意识

部分科研人员不愿意配合档案管理部门的工作，不能及时将科研成果进行归档，一些职能部门也不愿意将材料送交档案部门，造成很多珍贵的档案材料积压或者丢失，导致高职档案管理工作进展缓慢。部门师生也认识不到档案的重要性，甚至不知道档案室的具体位置。鉴于此，高职要加大对档案重要性的宣传，提高高职领导、师生的档案利用意识，一方面高职可以利用学校网站、校园广播、校报等方式加大宣传力度，在广大师生中间普及档案知识，改变人们对档案工作的神秘感和陌生感。另一方面，档案室要积极组织多种形式的讲座和培训，让广大的师生学会如何利用档案、如何查询档案资料，充分发挥高职档案的价值。

2、推进高职档案管理的现代化

信息化时代，高职档案管理工作的顺利开展需要现代化的档案管理设备和工具，在部分高职，由于对档案管理工作的.不重视，导致档案管理部门的设备严重不足或者老化，计算机、扫描仪、刻录机、服务器等都十分短缺，高职档案工作的效率大打折扣。为此，高职要加强计算机技术在档案管理中的应用，加快档案信息资源的数字化、网络化进程，从档案资源的产生到归档都进行计算机操作，实现档案管理的信息一体化，实现一次输入、反复利用的效率，大大提高工作效率，也让档案管理人员从繁琐的工作中解脱出来，进行更深度的档案产品开发，以适应知识经济的需要。同时，为方便利用传输和联网，可以将馆藏一些纸质档案转换为电子文件，以机读目录、卡片。通过建立档案信息数据库，充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能，这是档案管理现代化的基础工作。另外，档案管理工作要充分发挥网络的优势，将有价值的档案信息公布在网上，提高档案服务的广泛性，同时也是带动档案收集、整理等工作的有效方法。

3、培养合格的高职档案人才队伍

高职档案管理工作的顺利开展离不开一支高素质的人才队伍。为适应知识时代对档案管理工作的要求，高职要加大对档案管理人员的开发和培训力度。一是通过继续教育来解决档案管理人员知识老化的问题。随着知识经济的兴起和计算机技术的发展，高职档案管理人员存在严重的专业性不强、知识面窄的问题，通过培训可以让档案工作人员学习先进的档案管理前沿知识，了解高职档案管理的最新理念，掌握档案管理的先进操作技能，这样才能胜任当前对档案工作的要求。培训方式可以多种多样，可以请一些专家来进行定期培训，提高档案人员素质。也可以组织档案人员参加一些档案工作的学术交流活动，提高自己的业务能力。也可以选拔优秀的档案工作人员到高职进行一段时间的专业学习，更新老化的知识，回来后可以起到帮传带的作用，让更多的档案工作人员从中受益。为了提高工作人员参加培训的积极性，高职可以将继续教育与职称进行挂钩，鼓励档案工作人员通过多种方式来提高自己的档案服务意识和能力。

4、促进档案信息资源共享

高职档案信息具有一定的潜在价值，只要善于开发和利用，就会最大化的提高高职档案利用的效率，实现高职工作的应有价值。广大的高职师生是高职档案工作的主要服务对象，为了提高档案资源开发的针对性，档案管理人员要充分调研用户对档案的需求，加强与科研部门、教务部门以及其他职能部门的沟通，从而确定档案资源的开发的主题和内容。在档案资源开发的前期，档案管理部门要充分发挥网络的作用，加强各种信息的收集和整理，不断丰富档案资源数据库，为后续的档案资源开发提供基础。同时，在信息化社会，高职师生对档案信息资源的需求不断增加，单个高职档案室的信息资源产品难以满足用户的实际需要，因此高职应该加强对其他高职和科研院所之间的联系，联合其他高职进行档案资源产品的开发，不仅弥补了高职档案管理部门人力不足的难题，也实现了资源共享，提高了编研质量。另外，高职档案管理部门也可以采取与校内外科研部门、经济部门等跨系统的横向联合方式，来共同进行档案信息编研开发，使开发出来的产品更具针对性、时效性。

5、拓展服务方式，提高服务主动性

高职档案管理工作的重点是提高发挥档案的价值，提高档案服务的质量。因此，高职档案馆必须转变服务观念，将工作重点由传统的整理转向档案信息的重组和创新，将档案中大量固化、凝结状态的信息，据用户和市场需求，按专题重组和创新，为用户提供综述、报告、发展展望等知识重组类服务，变被动的、低档次的、知识备查服务，为积极主动的、高层次的、超前的知识配送服务，使档案馆现藏档案信息的潜能得到充分发挥。这是档案馆适应时代要求，开展信息服务的基础和前提。当然，在提供信息为社会服务时，要注意运用前瞻性思维方式，科学地预测市场需求，为社会开发档案信息，使开发出来的产品具有超前性、针对性，以满足用户的需求。

二、结语

高职院校档案信息化论文 篇6

关键词：信息时代；数字化；高职院校；档案管理

中图分类号：G712 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2014）24-326-01

计算机技术的高度发展与普及，标志着我国的信息化时代已经到来，在这样形势下，高职档案管理系统的网络化设计与实现，也被相关人士所重视，档案作为一项重要的信息承载体，是学校管理与发展的重要依据和资料。所以建立网络化、信息化的档案管理平台，是非常必要的。下面我们从几方面进行分析信息数字化对档案管理影响，通过进行分析与探索，希望能够为高职档案管理方面提供一些帮助和建议。

一、信息数字化中档案管理的优势影响

进行档案管理信息系统网络化设计的过程中，要立足我国目前计算机技术发展的形势，在全面考察和总结之后方可进行。虽然我国在计算机技术方面的发展与国外相起步较晚，但是近些年来的发展不容忽视，在高职档案管理方面的应用也有了巨大进步，传统纸化档案管理与时代的发展已经无法适应。其优势有几点如下：

1、满足高职档案管理发展需要。如今，市场竞争下迫切需要大量实用性人才，职业教育也不段迎合了市场需要，有关部门也非常重视职业教育，所以加强人才培养的同时也要做好档案管理工作。信息数字化的运用符合了这一发展要求，实现了对大批人才管理，降低了高职院校档案管理的难度。在高职院校充分运用信息技术进行管理档案的同时也增强了学生信息管理水平，提高了就业几率。

2、提高了学生管理需求。作为高职院校，学生管理也是一项非常重要的工作，学生的档案录入也非常复杂，做好学生档案管理工作，对学校的教学和管理都非常重要。首先，学生档案信息化管理有利于专业建设。社会的发展对人才的需求量也不同，而且数量也不断增加，信息化档案管理使档案归类更加科学、方便、具体。为专业建设提供了良好参考。其次，信息数字化的档案管理也提高了教学评估水平。档案的建立可以清晰的看的和分析出学生的特点，清晰而又快速的达到了评估目的。也体现了一个学校或专业的教学水平。所以，在衡量高校现代化程度的时候，要充分把信息数字化档案管理作为参考。这也促使高职院校办学能力需要更加完善与发展。

3、为了能够有效提高档案管理的效率和质量，必然要进行网络化设计，信息数字化的档案管理信息系统，能够对于档案管理的发展具有划时代的巨大意义。这样就区别于传统的档案管理里面注重收集和保管的特点，没有进行资源开发与研究利用，使得有效的资源浪费。导致利用率不足。在传统影响下，通过对信息数字化档案的建设，也认清这一点的严重性。通过有效的进行档案利用和服务，可以在很大程度上帮助学生提高成绩。对他们的继续教育有非常重要的帮助。

二、信息数字化中档案管理的不利影响

如果高职院校的档案管理方式较为传统，在高节奏的现代化经营中，弊端也会日益浮现，为了能够更好的完成档案管理工作，为学校未来的发展提供必要的依据和资料，我们要充分了解信息数字化中档案管理的不利影响，

1、设备上的问题造成了大量设备的浪费。由于一些高职院校档案部门本身即缺乏对信息数字化的档案管理模式的理解，也不懂得该怎样利用先进的技术和设备，所以当那些有用的设备被引进之后，不能进行有效地利用，只能闲置在档案室里。

2、人员上的问题信息数字化下的高职院校档案管理对工作人员提出了各项要求。在这样的情况下，很多原先的档案管理人员便不再适应档案管理工作的需要，因此，管理人员上的变动是一个重大的问题。同时造成了档案管理安全上的隐患。

三、在信息数字化影响下的高职院校档案管理措施

综上，信息化建设是新时期高职院校档案管理工作的客观需求，已成为高职院校档案管理必然趋势。学院应改善档案管理及加快档案信息化建设进程。在档案管理方式上，要充分利用网络技术，推进档案手动检索向自动化检索转变，提高档案管理质量，充分发挥档案在高职教育及管理中的特殊作用以提高档案管理成效，同时在制度建立、设备组建、人员培训等方面也需要进一步加强管理。提高信息数字化档案管理实效性。

总之。在高职院校进行档案管理工作是复杂的，在档案管理前要充分分析高职院校档案管理影响，进而通过在信息数字化档案管理实践中不断提高管理水平。使档案信息真正的为高职院校发展而服务。

参考文献：

[1] 秦美峰.基于网络信息背景的高职院校档案管理工作的新思考[J].职教通讯，2013（05）

[2] 于 淼.浅析高职院校档案信息化建设[J].辽宁师专学报（社会科学版），2011（04）

高职院校档案信息化建设初探 篇7

一、高职院校档案信息化重要意义

(一) 可以增加档案信息存储量。

近年来高职院校规模和业务不断壮大, 形成的档案数量和门类也在迅速增多, 纸质档案在存储过程中占用大量的库房空间, 必须定期销毁, 造成了信息的流失。电子文件可同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息, 在很小的空间保存大量的信息, 大大增加存储量。

(二) 有利于档案利用和保护纸质档案。

纸质档案是原始的证据材料, 具有极高的客观性, 保护好纸质档案非常重要。随着高职教育事业的发展, 对档案的利用率也大大增加, 反复查阅和复印, 势必造成纸质档案的磨损。档案信息化管理后, 利用者仅需一台联网的电脑即可进入本院档案管理系统查找相关的档案信息, 不仅使档案利用工作变得简便、快捷, 而且查阅者不接触纸质档案, 减少了磨损, 延长了纸质档案的寿命。

(三) 有利于档案利用的时效性。

由于短时间内大量案卷需要处理, 在著录、分类、组卷、编目、编号、排架等复杂的工序中难免失误, 造成在以后查询、检索工作中出现信息出错的情况, 影响查阅效率。而档案信息化管理系统具有输入、输出、修改、插入、检索、查询、打印、统计等功能, 利用省时省力。

二、高职院校档案信息化建设存在的问题

(一) 档案信息化管理平台功能不够完善。

高职院校要实现档案信息化, 首先必须要有与档案管理系统兼容和衔接的办公自动化系统, 才能完成电子文件归档, 由于高职院校大都建校时间短, 经费紧张, 办公设施相对落后, 办公自动化系统与档案管理系统等软硬件设施还不健全, 影响了档案信息化建设的开展。

(二) 部门人员电子档案归档意识薄弱, 不注重对电子文件的收集、积累。

相对于纸质文件, 电子文件起步较晚, 大多数人对电子文件的存放、归档不够重视, 认为只有纸质文件才是文件, 电子文件不是文件, 致使各业务部门在职能活动中产生的电子文件存放载体随意, 谁起草谁保管, 没有统一管理和脱机存放, 造成了文件的丢失和新文件覆盖旧文件的现象。

(三) 电子文件归档制度不健全。

没有统一的管理标准, 使电子档案游离于档案管理之外, 各自为政, 各管一方。特别是在办公自动化的前提下, 既没有电子文件与纸质文件同步归档制度, 也没电子文件归档办法, 一旦管理不善或者软硬件设备出现故障, 电子文件就会丢失损毁, 造成不可弥补的损失。

三、高职院校档案信息化建设应该做好的几项工作

(一) 做好宣传工作, 是档案管理信息化的前提。

大多数师生对档案这个概念还只是一种模糊认识, 对档案的信息化更是知之甚少。因此, 高职院校档案室首先要做好电子文档归档意义、归档办法、归档范围的宣传工作, 提高广大师生的档案意识。

(二) 建立标准化的档案管理软件系统是档案信息化的基础。

电子文件的信息非人工识别性、系统依赖性、信息与载体可分离性决定了他的管理模式、方法、技术不同于纸质载体文件的管理, 因此, 高职院校办公自动化系统要与档案管理系统有效衔接, 才能保证电子文件归档的完整、真实。标准化的档案管理软件系统不仅要符合国家档案管理标准规范, 而且还要对高职院校各门类档案信息和档案实体进行辅助管理, 同时建立灵活的网络管理数据库, 完成电子档案的存储与检索, 做到档案统计、借阅、鉴定、销毁的自动化管理。

(三) 建立高素质复合型档案管理队伍是信息化的关键。

高职院校档案信息化建设必须要有一批档案业务强、计算机应用熟练的专兼职管理人员队伍, 不仅要具备扎实的档案学基础理论知识, 熟练掌握档案的收集、分类、整理、组卷、编目、编号、著录、利用的全过程, 同时还应具备一定的计算机网络技能, 才能熟练运用档案管理系统软件建立各门类档案的目录数据库、全文数据库, 才能保证著录质量和档案的自动化管理和信息化建设。因此, 高职院校档案部门要定期对归档部门兼职档案员进行档案学基础理论知识和信息化管理知识的培训, 使档案工作者逐步成为档案业务知识全面, 计算机网络技术娴熟的复合型人才。

(四) 制定电子文件管理制度是档案信息化的保证。

高职院校在工作中形成的文本文件、图形文件、音像文件、数据库文件等电子档案的收集、归档必须依靠制度约束, 才能保证齐全完整。因此, 高职院校档案部门要经常深入各归档部门, 听取对电子文件形成与归档的意见, 并依据《电子文件归档与管理规范》和《高等学校电子文件归档管理办法》, 制定出适合本校的电子文档管理办法, 保证归档电子文件的准确、齐全、完整和安全。

摘要：本文具体阐述了高职院校档案信息化的重要意义, 分析了网络条件下高职院校档案管理存在的问题及做好高职院校档案信息化建设的措施。

关键词：高职院校,档案信息化

参考文献

[1]冯志丹.浅谈高职院校人事档案管理信息化[J].黑龙江史志, 2015 (13) :96.

高职院校档案信息化建设刍议 篇8

所谓档案管理信息化, 就是以计算机数据库及互联网为主体, 把文字、视频、声音、图像等资料信息存贮在磁盘、光盘、录像带等载体中, 通过计算机的网络和终端等方式实现档案信息资源的有效利用以及共享, 从而为使用者提供更为便捷、快速、生动、丰富及到位的档案信息服务。而高职院校档案信息化, 就是立足高职院校的优势和特点, 运用科学先进的管理理念及信息技术, 以现代化科技信息基础设施为支撑点, 以档案信息资源为管理核心, 从而实现档案信息资源的高效开发、充分利用和共享为目标的智能化管理过程。

高职院校档案信息化是高校“数字化校园”建设的重要组成部分, 是利用科学信息技术工具获得、处理、传输和应用档案资源, 提高档案管理效益与效率, 实现资源共享, 逐步实现档案资源数字化、信息服务网络化、电子文档管理规范化的重要途径。其最终目标就是实现高职院校馆藏信息资源数字化和立体化, 从以档案实体保管和利用为重点, 转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心, 从而使高职院校档案工作进一步规范化、数字化、网络化和社会化。

二、高职院校档案信息化建设中存在的问题探究

1. 在思想认识上存在重视不够的问题

从思想认识方面对档案管理信息化的认识较为肤浅, “重教学, 轻档案”的误识还大有市场, 不能正确认识档案工作在高职院校建设中的重要性和必要性, 意识不到档案工作对高职事业的促进作用, 总认为高职院校档案管理不用像普通高等学校那样严格, 甚至有个别人认为档案工作可有可无, 把工作重点只放在招生就业上。

2. 在管理方式方法上存在陈旧落后的问题

目前, 高职院校大多由中等职业学校整合发展而来, 由于历史的原因其对档案工作的管理方式方法上显得陈旧落后。特别是文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目, 只是把档案资料收集来了, 存在档案室了, 致使档案管理工作人员不能对某些有价值的档案资料进行开发利用, 而且因管理方式落后, 导致在利用率上不高。

3. 在档案信息化基础设施上存在配置不高的问题

档案信息化基础设施建设主要包括硬件设施和软件设施两方面。硬件设施方面, 主要是档案设备, 如有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器、读卡器、摄影摄像器材及其他必备的设施设备。在软件方面, 主要包括档案信息处理系统, 档案信息数据库, 以及相关软件开发运用和处理程序等。目前, 高职院校档案机构信息化基础设施建设参差不齐, 硬的不硬, 软的更软, 有的学校所谓的信息化建设就是仅仅是摆设几台电脑, 以为这样就信息化了。

4. 在档案人员的综合素质、信息化知识素养和专业技能方面存在水平不高的问题

某些高职院校档案人员属于“照顾”岗位, 等同于后勤部门, 因而工作人员大多年纪较大, 学历较低, 科学文化知识有限, 缺乏专业的档案管理知识和基本的信息化知识和微机应用知识, 导致他们难以适应高职院校档案管理的信息化建设。

5. 存在高职院校的档案资源开发和利用率滞后的问题

在实践中发现, 一些高职院校的档案部门在研究和开发档案信息资源方面与对档案资源的需求方面存在着严重不对称状况。一是在档案工作的日常管理中, 档案整理与被动地提供咨询、查询等占其业务的绝大部分, 而在档案数据库的开发以及档案网站建设方面的工作偏少或者没有;二是档案大多数是反映各部门工作的文书档案, 而能反应学校办学趋势、学科特点、师资力量、管理建设、自身优势等内容的影像、图文及信息化档案涉猎较少;三是部分重组后的院校, 档案不能集中统一管理, 档案的开发和利用工作往往被忽视。

三、高职院校档案信息化建设的对策探寻

1. 加强领导, 统一思想认识问题。

高职院校档案信息化建设需要领导层的重视。只有领导重视了, 档案信息化建设才能开展下去。如果领导不重视, 主管业务的领导知识又不能及时更新, 档案信息化就没有一个明确的引路人和明白人, 档案管理现代化、科技化和信息化就成为了一句空话。因此, 高职院校档案信息化建设作为高等学校管理的重要内容, 要自上而下突破, 从领导突破, 统一思想认识。

2. 加强人才管理, 引进和培养现代化管理人才

任何工作, 人才是关键。一是从人员结构上改变档案管理队伍素质, 选择能够适应新的工作需要, 知识基础相对深厚的人才。二是要大力加强全员培训工作, 提高档案工作人员的综合素质, 使他们有机会学习并掌握计算机基本网络技术、信息技术等相关学科知识, 以便主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化, 真正成为一名管理者。

3. 加大资金投入, 确保软硬件及时到位

兵马未动, 粮草先行。资金投入是确保高职院校档案机构能否配置档案信息化所需要的硬件和软件设施的重要条件。学校财政等相关职能部门应加大对档案工作一般经费的预算, 力争将档案信息化建设项目列入学校专项建设经费, 尤其是列入学校信息化建设总体规划中, 以获得更多资金支持。同时档案工作部门也应妥善高效地使用来之不易的经费, 在选购信息化相关设备时尽量把钱花在刀刃上, 让有限的资金得到最大价值的利用和体现。

4. 推进档案信息化, 制定出台相关标准规范

推进档案信息化, 机制是关键, 档案信息化相关标准规范的制定是加快推进档案信息化建设工作的基础与前提, 是档案信息化建设能否顺利进行并发挥其功能的必备条件。高职院校必须根据国家业已出台的相关标准, 结合自身实际情况, 制定出适合自身发展需要的各种规章制度和信息化标准, 根据自身学校特点对各类电子文档的形成、归档和电子档案信息资源管理利用等方面进行规范管理, 并负责指导实施。要严格制定出相应的条例规章, 要具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强, 从而形成有效的约束机制, 使所有工作人员都感到档案工作责任重大, 要自觉履行职责, 遵守制度, 把本职工作做好。

5. 发挥好服务职能, 提高档案资源利用率

档案的终极价值是利用。高职院校在档案信息化过程中应该转变思想, 积极向每位用户提供主动的档案服务, 特别是在档案的开发利用上应借助现代的计算机管理系统来分析用户的需求, 评估利用的结果, 为档案信息资源的开发和利用提供目标支持和需求导向。也可探讨建立高职院校数字档案数据库, 将数字档案集中存储于一个共享的数据库中, 各高职院校的档案机构之间可以互通有无, 通过权限分配来共享使用数据库中的信息。也可建立高职院校档案信息联盟网站, 通过网络平台为档案用户提供在线的档案利用服务。

摘要：随着信息化突飞猛进的发展, 高职院校传统的管理模式己不能适应和满足现代化发展的需要, 开展高职院校档案信息化建设势在必行, 成为必由之路。

关键词：档案信息化,内涵,问题,出路

参考文献

[1]杨剑, 梁娟.安徽大学管理学院.科技档案, 2009, (4) .

[2]李爱军.档案信息化的现状及对策分析[J].铜陵学院学报, 2006.

[3]黄培.档案信息化有多远[J].中国管理信息化 (会计版) , 2007.

高职院校人事档案管理信息化 篇9

1 高职院校人事档案信息化管理的重要性

1.1 人事档案管理信息化是档案管理发展的方向

当今社会,以计算机为基础的信息技术在社会各个领域高速发展,为时代带来了一场深刻变革,电脑网络正以惊人的速度深入到社会的各个角落,信息技术和相关设施的大量普及使得信息化进程成为当今社会发展各个领域的主流。而档案原生具有可信息化的基础,人事档案实现信息化是时代发展的需要。人事档案信息化是指用科技手段和信息技术对人事档案材料资源实施基于现代电子信息环境下的管理和利用。人事档案管理的信息化改造是细致复杂而系统的工程,也是改造优化现有档案系统、资料转化和整理的过程。2002 年国家档案局中央档案馆印发的《全国档案信息化建设实施纲要》里面提出我国档案管理工作的任务中,重要的一项就是信息化建设。因此人事档案管理实现信息化是当前高职院校管理工作的重要任务,是当今社会信息化潮流的必然趋势。

1.2 高职院校人事制度改革和发展要求档案管理信息化

随着院校规模不断扩大,人员越来越多,人事制度管理也越来越复杂,高职院校人事制度改革是院校发展的必然要求,是在新的环境中生存和发展并更好地满足人事制度优化改良的重要策略。档案管理信息化是高职院校人事制度改革的重要项目之一,随着高职院校管理制度改革的推进和当前社会环境信息化潮流的要求,传统模式人事档案管理越来越无法适应现实要求,材料信息数量越来越多,种类越来越复杂,档案提取和操作日益频繁,传统模式对人事档案的管理已无法满足现实环境提出的相应要求,因此,要以信息化技术对人事档案管理进行改造和建设,把档案管理信息化融入到人事制度改革中去才能适应当前的客观现实对人事档案管理工作的需要。

1.3 实现人事档案自身价值需要高职院校人事档案管理信息化

高职院校人事档案管理工作的根本价值在于档案能否具备一个高效准确合理的利用基础,人事档案记录了大量的人事信息,是单位人事调整、个人办理相关手续的重要依据,信息服务的准确性和高效性是人事档案管理工作的两项基本原则。另外人事档案也是人才开发工作重要的人事材料基础,人事档案作为人才信息的资料库记录了大量人才相关的重要信息资源,可为开发和利用人才资源提供信息上的支持与保障。人事档案管理工作从针对客体上分为实体和信息化两部分,实体档案针对客体是档案的原始凭证、纸质文件,这种形式所特有的唯一性、真实性和法律凭证作用是其他形式所不可替代的,不过实体档案管理工作操作复杂,利用手续繁琐,检索麻烦、管理效率十分有限。人事档案信息化管理相对实体档案具有高效便利的特点,可极大提高档案工作管理的效率,简化档案利用的复杂程序,充分发挥人事档案的功能,更大实现档案价值。

2 高职院校人事档案管理实施信息化的措施

2.1 加强对人事档案工作的重要性认识

人事档案管理虽然具有很强的重要性和不可替代性,但档案管理是一项系统和长期的工作,对档案管理工作的重视或忽略都难以在短期内显现出其效果或危害。因此,提高对档案管理的工作重视,加大关注档案管理的重要性,必要性认识,提高教育单位内部有关人员的档案意识,提高上级领导和教育单位各部门对人事档案工作的支持和配合十分关键。要实现人事档案管理工作的准确性、高效性、信息化,硬件建设是必不可少的前提,而人事档案管理工作的重要性获得领导重视是关键。要进行相关制度的改革,设备的购置,人员的调整,无一不需要上级部门逐一进行审批,学院领导对人事档案工作的认识如果不够会造成档案建设上重大困难,因此要把档案管理重要性作为学院整体工作重要性的必要组成部分,在人事档案制度和信息化改进的相关要求上予以必要支持;组织人事部门的领导更要对档案重要性给予必要重视,要将人事档案工作纳入本部门重要议事日程,把档案工作的规划布置,研究考核与本部门其他工作同期开展,定期研究检查、布署、指导人事档案工作。

2.2 建立制度基础,规范档案管理

为增强高职院校人事档案工作管理质量,提高档案工作效率,规范档案工作流程,科学化的档案管理非常重要。要本着合理性和科学性原则建立一套完整的档案管理规章制度。规章制度是管理工作正常进行的依据,是档案管理具体实施的标准,合理科学的一整套人事档案管理规章制度是实现管理规范化、科学化的重要保障。提供资料的相关部门要对档案管理目标实施全面细致地考察,从不同角度、多个侧面真实准确地考察所有档案人员的相关材料,重视对当事人工作能力,性格特点、业务水平的记录,保障形成材料的真实性、准确性、客观性和全面性。

2.3 建立完备的高职院校人事档案数据库系统

当今快节奏高速发展的时代环境要求人事档案管理工作也要具备与之适应的工作效率,迅速有效地实现信息交流和档案数据更新。为跟上时代步伐,高职院校人事档案管理的工作重点应由实体管理向信息化管理转变;而信息化管理很多方面依赖于计算机技术和信息技术在档案管理上的应用,因此建立人事档案数据库系统是这一切的基础。数据库系统的建立可实施人事档案信息汇总和动态管理,方便快捷地更新人事档案数据,使人事档案查阅,比对,传输上更为迅速准确。人事档案数据库要建立在中组部《信息结构体系》的基础上,循序渐进,分层次、分步骤、分阶段、有序地进行。数据采集是人事档案管理工作最基础的一项内容,采集工作一定要以组织人事部门审核的年龄、工龄、党龄和学历学位为依据,保证人事档案数据库内信息的准确性、完整性、真实性。

2.4 实施人事档案网络化管理

高职院校人事档案数据库的建立和档案管理的信息化转换,使档案信息的利用效率大大提高。为实现信息资源共享,加强档案信息的交流与传递,在局域网内实现高职院校人事档案的管理和人事数据交流必不可少。实现人事档案管理的网络化信息化交流和共享体系,保障信息安全是前提,在网络信息管理中要重点做好管理权和使用权的问题,要进行密码和多重验证来核对管理者身份。要以多种方法对数据库采取安全防护和安全性监督。防止非法人员利用网络盗取和损坏档案信息;同时保密性也是人事档案数据管理的重要原则。针对人事部门内部要合理设置操作者和管理用户的系统权限,避免不必要的授权和重复授权,对于管理权限的分配要做到责任和权限对等,避免出现越权管理和权限失效现象。人事档案数据可通过网络实现数据共享,避免了人事档案操作程序上的反复录入,提高档案管理工作效率。网络化的档案服务还可实现全天候24 小时在线,随时需要都可实时查询档案数据,方便各种工作情况的要求。人事档案管理的网络化还可在需要人事信息资料汇总和统计分析时实现快速高效的实时统计,这对决策和组织人事工作而言是极为有利的信息支持。实现高职院校人事档案网络化管理需要运用相应的电子设备和信息技术,遵循《干部人事档案原件管理系统》的相关原则,把相应人事数据严格对照档案原件逐步输入电脑,建立人事档案电子数据库。人事档案实现网络化以后档案的管理汇总、统计利用、查阅、变更都能够实现无纸化操作,大大提高了档案工作的效率和管理的科学性和先进性。

3 结语

为迎接信息时代的到来,高职院校人事档案管理要积极引入信息化、网络化、电子办公的先进理念,运用科技手段改进档案管理制度。加快高职院校人事档案改革的推进,努力挖掘人事档案信息资源,实现人事档案资源的合理化利用。使人事档案成为高职院校管理制度改进、人力资源开发以及提升综合实力的有力支持。

摘要：高职院校管理工作中,人事档案管理工作相对其他一切管理工作而言,是重要的基础工作。当前形势下,信息化是高职院校发展中必须要面对的问题。当今社会是一个信息化的社会,几乎在所有领域,信息化已成为现代及今后发展的潮流,为顺应时代要求,人事档案工作进行信息化管理势在必行。建立网络化管理体系和人事档案数据库系统,培养专业的高素质信息化档案管理人才队伍是进行人事档案管理信息化的关键所在。

高职院校档案信息化论文 篇10

一、高职院校会计档案信息化管理的必要性

信息时代, 高职院校会计档案的信息量与日俱增, 用户对信息的需求量也不断增加, 查阅的时效性不断增强, 原有的会计档案管理方式受到了严峻的挑战, 会计档案管理效能和手段迫切需要提高和变革。实现会计档案的电子化和信息化管理, 是搞好高职院校会计档案管理的必然选择。

随着国家经济的日新月异, 财会法规、经费标准、指标也在频繁变化, 每年的会计决算、报表和账簿的内容也不尽相同, 所反映的经费活动情况也很是复杂, 标准的划分上也趋向细、杂, 比如高职院校的教职员工工资标准、等级、补助项目越来越多, 这就需要对信息进行详细的采集, 仅这项工作就要付出极大的工作量, 其管理难度也随之增加。在会计档案的查阅上, 很多高职院校虽然汇编了很多资料, 但这些资料存在连续性、全面性和时效性的弊端, 虽然耗费了大量的财力物力人力, 但往往因为不能得到及时刷新而被淘汰。

会计档案的电子化和信息化管理优点很多, 但也存在着不足。例如, 查询数据必须在自身所在的网络系统中查询, 对系统存在依赖, 需要特定环境的支持才可以, 还存在易毁坏、原始痕迹难存的缺点。所以实现会计档案信息化, 也不能丢弃纸质会计档案, 要实行电子和纸质档案并存的归档方式。

二、目前高职院校会计档案信息化管理中存在的弊端

1. 会计人员对会计档案信息化管理认识存在片面性, 不理解其真正内涵

目前, 大多数的会计人员把会计档案信息化管理看成只是管理软件的安装, 片面的认为信息化管理工作量可以减轻。根本不理解信息化管理的真正内涵, 甚至信息化建设包括哪些内容也不太清楚, 会计档案的信息化建设不仅需要大量的人力、物力和财力的支持, 还要从高职院校的实际出发, 由IT技术人员实施系统的设计、开发工作, 这并非与会计人员无关, 在实际软件设计开发时, 必须遵循会计档案工作者所从事的具体业务需求和应用目的, 而这些必须由档案工作者来参与提供。同时, 管理系统的数据录入、资料查询、日常管理和维护等工作都离不开会计档案的管理者。那种认为会计档案信息化管理是IT技术人员的事, 与会计人员无关是极端错误的。

2. 会计档案目录存储简单机械, 不能满足利用者的需求

多数人认为会计档案信息化管理就是简单的存储会计档案目录。会计档案目录是对会计档案信息的简要描述, 描述内容越是具体详细, 利用者查询就越是方便, 翻阅实体档案的机会就越少。然而在实际工作中, 简单的目录还是不能满足利用者的需求, 多数的利用者仍然需要查阅实体档案。所以, 会计档案的信息化管理仅靠机械存储目录是不够的, 还应投入更多的财、物和人力, 实施对会计实体档案的数字化, 实现全文上网, 全面检索, 共享资源。

3. 缺乏高技能人才, 阻碍会计档案管理信息化的进程

多数高职院校会计档案的利用率极低, 不受重视, 管理者大多都安于现状, 不求进取, 各学校也没有相应的培训措施, 导致了管理人员知识结构单一, 专业技能低下。由于待遇低, 好多的高技能人才也不甘心从事该行业。然而会计档案的信息化管理需要高技能人才, 这给会计档案管理者提出了新的挑战, 亟待提高会计档案管理者的职业技能和知识, 促进会计档案信息化的进程。

三、高职院校会计档案信息化管理的思路探析

1. 完善基础设施建设, 提升会计档案信息化管理效率

要进行会计档案信息化建设, 离不开软硬件基础设施。无论是信息技术的应用, 还是信息资源的开发利用, 都要依托软硬件支持下的档案信息网络平台。正因为这个平台的存在, 才使档案资源信息得以传递、查询和共享。开发和设计会计档案管理软件时, 应该沟通好会计和档案部门, 综合考虑各方所需, 站在服务角度拿出设计思路, 以防设计完成的软件系统出现重复功能而不理想, 浪费时间, 不利于效率的提高。对于存放在硬盘上的会计档案, 应定期采取相应的安全保密措施, 制定电子签单、安全日志、电子文件签入/签出等制度, 实施会计档案管理责任制, 以此避免档案被篡改, 出现问题时使用过档案的人便于追溯查询, 确保会计档案的安全。

2. 转变思想, 提高认识, 重视会计档案信息化管理

高职院校上到领导下到职工都应转变思想, 提高认识, 重视会计档案的信息化管理。当前, 大多数的高职院校虽然已经实行了会计电算化, 但会计档案管理仍然停留在手工的水平上, 装订、整理等既费时又费力, 经济效益难见起色。因此, 应认真研究管理者的心理, 转变思想, 加强重视会计档案的信息化管理, 主动学习, 提高自身素质, 实现会计档案信息化管理。总之, 加强会计档案管理与计算机技术的融合, 利用计算机来管理和控制会计档案信息数据, 服务学校的经济管理和决策, 高效率的满足不同利用者的需求。实现会计档案管理的信息化。

3. 加强学习, 提高会计档案管理人员的技能素质

会计档案管理信息化的不断发展、优化和完善, 档案人员的技能素质在其中起着决定作用。要进行会计档案信息化建设, 就必须增加具有计算机信息技术的专业人才, 逐步改变管理人员知识结构单一的现状, 满足现代化管理需要。鼓励会计档案管理人员参加继续教育, 采取分期、分批、分层次和根据业务需要进行培训的方式, 来提高会计档案管理人员掌握和运用信息技术的技能。另外, 还要建立考评奖励机制, 及时表彰信息管理能力强、工作成绩好的单位和个人。为了使计算机信息化技术人员提供更好的技术支持和服务, 应帮助他们及时了解有关会计档案知识和服务目的要求情况。

参考文献

[1].王金翠.关于会计档案管理工作的几点认识.莱阳农学院学报 (社会科学版) , 2009.

[2].江巧.浅谈实行会计电算化后的会计档案管理.山东农机, 2010.

[3].李金宝, 胡正红.会计电算化工作中存在的问题与对策.机械管理开发, 2010.

如何做好高职院校教学档案工作 篇11

教学档案的建设不仅是档案工作部门、档案工作人员的事，而且是学校和各相关单位的各级领导与广大师生的共同职责。不能把它作为一项可有可无、边缘化的工作。如果将教学档案工作作为教学评估的指标之一，对其进行考核、评估，将有利于档案工作发挥积极作用，更能有效地促进高校教学档案的建设。

2、建立健全教学档案建设的良好机制。首先要科学界定教学档案的归档范围与保管期限。教学档案建设，包括每一份教学文件的形成积累、收集整理、立卷归档和保存等环节的工作。由于每一份教学文件的价值和价值的时效不一样，这成为确定教学档案归档范围和保管期限的主要依据。教学实践改革及各种教学活动的持续开展，使形成的教学档案内容和数量经常变化，也会引起对不同教学档案利用需求的变化。但现有的《高校教学档案归档范围与保管期限》，因形成于多年前，与今天高职院校的建设发展和教学工作的实际需要不相适应。一些有长久保存价值的教学档案没有纳入归档范围内，有必要根据实际情况进行修改完善，使各种有长久保存利用价值的教学档案都纳入归档范围，实行集中归档保存。其次要切实坚持文件材料形成部门、课题组立卷制度。各形成单位负责教学文件材料的形成积累、收集整理、立卷归档工作以及部分教学档案的保存利用。档案工作部门对归档单位档案工作进行督促管理与业务指导及负责归档范围内的教学档案统一保存、开发利用。同时，由于教学档案类别、数量多，由多个单位分别形成处理或多个单位共同形成处理，因此应对各单位负责收集整理、立卷归档和保存的教学档案以制度的形式予以明确，进一步强化各自的具体职责，防止和避免实际工作中缺位或错位现象出现，确保各类教学档案完整齐全、来源清楚、去向明白、保存安全、利用方便。

高职院校档案管理信息化运用分析 篇12

高职院校在近年来因教育教学改革需要、招生就业工作的日益繁杂,档案文件日益增多,档案的分类也更为精细化。作为档案员,处理如此繁杂的档案文件将费时费力。为此,加大信息化技术在档案工作中的运用,无疑能够提升高职院校档案分类、管理的效率。

2 各类信息化软件在档案管理中的运用

目前,各高职院校多基于不同的软件平台开发适合自身使用的档案管理系统,之所以称为管理系统,是因为它有登录界面,有菜单,并且具备了增、删、改、查功能。其中最为广泛应用的软件为Excel、Visual Basic、Access、SQL Server、ORACLE、Myeclipse及LabV IEW等。

2.1 Excel软件在档案管理中的运用

Excel办公软件是最为常见和使用最普遍的软件之一,Excel在档案管理上最大的优点是制作档案管理目录,然后根据内容查找档案编号及页码。

多数高职院校在使用中多采用以下步骤建立数据库,具体过程如下:

(1)先建立一个空表,表内按照各档案文件分小表。(2)建一个文件包,包内再设置多个文件包(以各档案文件命名)。(3)完成第1步操作后,登记文件,并将文件标题,时间等基本信息填好。再使用超链接将此文件与存放在文件包中的文件对应。

由于Excel软件具有易学、易制作和便于管理等特点,为此得到了高职院校广泛运用。然而,检索条件过于单一及分类不便等问题是Excel软件在档案管理中的软肋。

2.2 VB+Access在档案管理中的运用

Visual Basic是一种由微软公司开发的模块化的、结构化的、面向对象的、包含协助开发环境的事件驱动为机制的可视化程序设计语言。VB拥有快速应用程序开发(RAD)系统和图形用户界面(GUI),可以轻易地使用DAO、ADO链接数据库,快捷创建Active X控件。

VB+Access档案管理系统结合VB软件能开展个性化设计及Access软件便于管理的优点而设计。该管理系统主要完成系统用户管理、档案信息录入及维护管理、档案分类管理、档案信息管理以及档案信息查询等。使用VB+Access作为数据库,可使档案管理系统更智能化,此外设计界面也更美观、精巧。

2.3 VB+SQL Server在档案管理中的运用

Microsoft SQL Server是一个全面的数据库平台,使用集成的商业智能(BI)工具提供了企业级的数据管理。VB+SQL Server对于开展档案联网录入、查询、管理具有较大优势。运用该技术所创建的档案管理系统基于档案文件信息进行管理,同时掌握档案文件的简单信息,将有效降低档案管理人员的工作负担。结合VB和SQL Server实现了档案管理、档案文件分类查询等功能。通过该管理系统,实现档案信息管理的电子化,真正为档案管理人员提供一个电子平台。

2.4 ORACLE在档案管理中的运用

Oracle Database是甲骨文公司的一款关系数据库管理系统。Oracle Database是在数据库领域一直处在领先地位的产品。该数据库系统是目前世界上流行的关系数据库管理系统,具有良好的可移植性、使用方便等特点。此外,该数据库是一种高效率、可靠性好的、适应高吞吐量的数据库解决方案。

当前,在一些档案数据繁杂、录入信息量大的高职院校档案部门中,会采用联合WINDOWS NT网络及VB开发工具进行的档案管理系统。对于一些对档案管理工作要求更细致的场合,还会在WEB服务器上用IN-TRANET方式,开发档案管理网络系统,该系统模仿WINDOWS的资源管理器风格,使用查询生成器,从而使整个档案管理网络系统的窗体风格保持一致。

2.5 Myeclipse在档案管理中的运用

Myeclipse,是基于Eclipse开发的功能强大的企业级集成开发环境。该系统提供了对UML、Ajax、扩展数据库以及各种应用服务器的集成支持。

采用Myeclipse开发环境,结合高职院校档案信息录入及维护管理、档案分类管理、档案信息管理的需求分析,能开发出功能强大的档案管理系统。该档案管理系统具有操作简便、灵活、实用、界面友好等特点。一般涵盖如下功能:可实现对档案资料进行有效的修改、录入、删除,根据文档编号或文件名对符合条件的档案文件进行编辑以及根据文档编号或文件名对符合条件的档案资料进行删除,根据文档编号或文件名查询符合条件的档案资料,同时具有打印查询结果等功能。

2.6 LabV IEW在档案管理中的运用

LabV IEW是一种程序开发环境,由美国国家仪器(NI)公司研制开发,该开发环境类似于C和BASIC开发环境。NI为LabV IEW用户提供了一个专门和数据库链接的工具包:Database Connectivity。安装好工具包后,Database Connectivity工具包的VI将会在函数选板的附加工具包列中出现。

从已有资料可见,已有高职院校利用LabV IEW的Register变量和分离链地址法实现了HashT able的档案信息存储功能,并有效开展档案信息的快速搜索和树形文档组织结构的便利搜索。通过LabV IEW8.x提供的类控制VI的访问权限,可保护在设计档案管理系统中不正确参数调用。采用LabV IEW平台,结合NI的Database工具包设计的档案管理系统,能方便实现对档案文件的添加、删除和修改功能。

使用NI所提供的数据库工具包Database Connectivity只能操作数据库,但是无法创建数据库,因此需要借助第三方数据库管理系统,如Access等来创建数据库,但由于LabVIEW软件有着很强的兼容性,档案管理人员还可以很方便地将已编号的档案管理系统嵌入到Access中使用。

3 结论

已有较多高职院校在档案管理中采用Excel、Visual Basic、Access、SQL Server、ORACLE、Myeclipse及LabV IEW等平台开发了档案管理系统。各开发平台有着不同的特点,采用信息化技术在档案工作中的运用,无疑能够提升高职院校档案分类、管理的效率。

摘要：由于档案管理工作量大、繁杂,采用信息化技术在档案工作中的运用,无疑能够提升高职院校档案分类、管理的效率。目前,已有较多高职院校在档案管理中采用Excel、Visual Basic、Access、SQL Server、ORACLE、Myeclipse及Lab VIEW等平台开发了档案管理系统。文章介绍已有系统的不同特点,并分析了如何根据各自档案管理工作的需要选择不同的开发平台。

关键词：档案管理,信息化,高职院校

参考文献

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