高职院校系部档案管理

高职院校系部档案管理（共9篇）

高职院校系部档案管理 篇1

摘要：教学乃立校之本, 而教学管理则是高职院校管理工作中的重中之重。本文结合教学管理工作的特点, 对教学管理工作的重要性, 教学管理人员的多重身份, 以及如何提高教学管理人员的综合能力三个方面进行了针对性探讨, 以期帮助教学管理人员更好地开展工作。

关键词：高职院校,教学管理,教学秘书

随着高职教育的迅速发展, 如何提高教学质量, 培养出符合国家教育方针要求、满足国内外市场需求的高技能应用型人才, 是高职院校面临的首要课题。教学乃立校之本, 而教学管理又是高职院校管理工作中的重中之重。教学管理中基层管理者和执行者作为教学管理人员, 其工作水平直接影响高职院校的教学质量。

一、充分认识教学管理工作的重要性

教学管理是对教学工作进行计划、组织、实施、检查、总结的活动, 其目的在于保证教学正常、有序、高效地进行, 保证教学质量, 确保教学目标的实现。

温家宝在接见“第五届高等教育国家级教学成果奖获奖”代表时发表讲话:“中国的教育当前面临三大任务:第一是普及义务教育, 第二是发展职业教育, 第三是提高高等教育质量。提高高等教育质量靠什么?关键靠教师, 靠教师自身素质的提高。”而素质再好的教师也是要生存于学校这个大环境中, 特别是在高职院校中, 良好的教学管理过程, 可使得教师能够充分发挥出他们的高质量教学水平且不断挖掘出他们无限潜在的能力。所以, 教学管理水平直接影响学校培养人才的质量和素质。教学管理人员在教学活动中是直接的组织者与管理者, 组织与管理水平的高低直接影响到一个学校教学水平的高低。所以, 高职院校不仅要拥有一支优秀的高素质教师队伍, 而且有一支优秀的高素质教学管理团队, 这样才能保证有效提高教学质量。

二、正确定位教学管理人员的多重身份

目前, 高职院校普遍借鉴综合型大学, 开始学习并逐渐实行校、系二级管理体制。教学管理工作重心下移, 系部成为主力军。系部主任就是本系教学管理工作的最高管理者。教学秘书是系部主任教学管理工作的助手, 即间接教学管理者。如何有效管理好教学工作, 充当系部主任教学管理工作的左右手, 这对教学秘书提出了很高的要求。因此, 教学秘书必须理清工作思路, 客观定位工作角色。

1. 管理者———以教为本。

教学秘书是教学管理者, 其工作主要以一个学期为有效周期, 周而复始循环。

(1) 日常教学管理。一切日常教学管理工作都以教学活动为中心进行, 即师生的教与学行为产生, 教学管理活动开始运作。在教务处总体调控下, 教学秘书及时落实各项教学任务, 保证教学工作正常运转。在运转周期中, 教学秘书需协助系主任进行常规教学管理活动, 如专业教学计划与教学大纲的制定与修订, 教学任务安排与工作量统计, 期中教学质量检查, 教材选用与征订, 办理任课教师的调课、停课、代课手续等。

(2) 考务管理。考试是检查教学质量的重要手段。由于高职院校的特色是培养高技能人才, 课程具有很强的实践性与操作性, 因此无论理论考试还是实践操作, 都需要教学秘书以系为单位有序开展考务工作。目的是有效省去中间环节, 前后有序, 集中统一, 避免时间上的战线拉长和试卷种类的繁多混乱。良好的考务管理, 既能减少教师的工作量, 又能提高工作效率。另外, 国家英语、计算机、职业资格等各级各类考试也是考务管理的重点工作, 包括了组织报名、安排考场、配备监考人员等。专人专项管理, 工作量再大, 也能快捷高效完成。

(3) 科研管理。科学研究是高校三大基本职能之一。教师的科研能力直接影响着教师是否将教学与科研有效结合, 并进一步提高教学质量和学术水平。教学是科研的基础, 科研是教学的发展提高。高职院校的科学研究不仅能提高职业教育教学质量, 而且能增强服务地方经济和社会发展能力。有效的科研管理将教学与科研的各个环节结合统一起来, 通过科研探索高等职业教育教学规律, 研究高素质技能型人才培养新模式, 促进专业建设和课程建设, 提高教师的教育教学水平。

(4) 档案管理。各类教学档案的集合是衡量一个教师教学质量的重要指标, 为教务处监控系部教学管理质量提供依据, 为系部领导决策教学管理方案提供参考方向, 为教师提供学习借鉴材料。实行质量体系管理, 记录整个教学活动, 既能促进管理又能提高教学质量。

一切的教学管理活动均有时效性, 即时间控制。各个教学工作环节环环相扣、紧密相连, 任一环节延时或失误, 环节之间就无法有效衔接, 教学活动也就会因此混乱。因此教学秘书高效细致的工作, 是保证教学正常运行的基础, 对高职教育教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用。

2. 服务者———以人为本。

科学发展观以人为本的核心思想内涵明确了无论进行何种活动均离不开人的活动, 那么高职院校的教学管理活动也无一例外地遵循科学发展观。在高职院校系部管理中, 教学秘书的工作本质就是以教学活动为中心, 为教学服务。一切与教学活动有关的人、事均是服务对象, 即为领导、教师和学生服务, 充分体现了“以人为本”。三者之间相互联系又有本质区别。系领导平时工作繁忙, 很多教学细节上的工作, 均由教学秘书提醒或实际操作完成。在教务与教学管理中存在大量的数据。完整、准确的数据在一定程度上可以反映出系部教学管理工作的现状。对这些数据进行分析 (如教师工作量数分析、学生成绩分析、教学评估分析等) 既能衡量教学管理工作质量, 又能为领导在管理工作中提供决策依据。对于教师与学生, 教学秘书及时宣传学院各类通知与政策, 提供教学管理中教与学活动的相关信息;教师对教学资源, 以及学生对教师授课的所有建议与意见, 经过收集、整理, 上报院系, 以备各级领导采取有效的措施和相应的对策, 解决实际问题。可以说教学秘书的服务对象多, 服务层面广, 工作难度大, 但只要具有“以人为本”的服务思想, 教学秘书就有顺利开展工作的良好基础, 服务质量自然也高。

3. 沟通协调者———充要条件。

管理与服务两者之间既有区别, 又密切联系、相互促进, 是辨证的统一。服务工作做得好, 有利于加强管理, 而科学有效的管理本身就是很好的服务。在高职院校教学管理中, 要正确处理好管理和服务的关系, 关键是良好的沟通与协调。

(1) 沟通。系主任平时工作繁忙, 教师教学科研工作任务繁重, 两者之间接触不多;而教务处与师生之间又有一定“距离”, 管理者与被管理者之间信息传递与交流的任务, 主要由教学秘书完成。教学秘书将学院、教务处等上级教学管理部门的相关文件 (包括教学任务落实, 调、听课通知, 教学检查评估通知, 学生选课通知, 英语四、六级考试通知, 补考、重修考试通知等) , 完整传达给系部各教研室、教师以及学生, 使得教学工作能够井然有序地进行。很多时候, 教学设施等资源经常是系系共享。只要沟通到位, 就能实现教学资源的有效配置和教学效应的最佳发挥。

(2) 协调。必要的协调能力也是教学管理人员必须具备的能力之一。从教学管理的内容来看, 工作范围几乎涉及系部工作的各个方面, 许多工作又都需要其他部门的人或物配合完成。总之, 教学管理工作人员是连接院系之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带, 具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。在教学管理过程中, 学校各职能部门与系部、系部与系部之间必然会出现各种各样的不协调。善于调解教学管理中的各种矛盾, 对促进学院各方面关系的和谐与合作起到关键性作用, 并且有助于防止管理矛盾扩大造成人力损耗, 导致管理效益下降, 等等。

三、不断提高教学管理人员的综合能力

1. 学习能力与知识获取能力。

当今社会, 再学习是个人发展的重要手段之一, 要求个人必须具备很强的学习能力。教学管理人员要适应现代化教学管理的要求, 以教学管理工作促进教学管理研究, 以教学管理研究带动教学管理工作, 通过再学习提高专业能力。

(1) 专业知识。加强教学管理人员专业知识和业务能力培训。专业知识即为教育与教学管理的全部理论与实践, 要求熟识高等教育学和心理学、高等教育法规、高校管理学;了解和掌握教育教学管理的一般规律。通过现代教育管理观念、学院管理制度和岗位职责的培训, 使教学管理人员熟练掌握教学管理各个环节及岗位职责、工作程序和工作方法, 规范各项管理行为, 从而确保提高各项工作的质量、效率和水平。

(2) 信息化管理能力。随着现代科学技术的迅猛发展和网络应用的普及完善, 信息化管理已成为实现科学管理的重要手段。通过计算机网络、办公自动化和教务管理系统等相关应用软件的培训, 可提高教学管理人员科学管理能力。在教学管理过程中, 运用现代信息技术和计算机网络技术对教学管理过程和结果进行数据统计、分析, 整合成朝着促进教学目标发展方向的信息资料, 为领导进行专业发展决策提供基本依据。对教学管理信息进行发布、存储和交换, 以及实现信息迅速传递, 确保信息沟通上的准确性、实时性, 从而提高管理效率和管理水平, 也为广大师生提供快捷优质的服务, 实现管理手段的现代化。

(3) 文字和口头表达能力。整理后信息通常以书面文字和口头转述这两种形式呈现于服务对象。良好的文字与口头表达能力, 能够使教学活动高效运作, 特别是教学秘书, 必须熟悉秘书专业相关知识, 如应用文写作知识、档案保管知识、会议组织知识等。

提高专业化水平是实施教学管理的重要保障, 教学管理人员管理素质的提高是提高管理质量的关键。教学管理人员只有不断提高综合素质, 提高教育管理水平和服务水平, 加快知识的更新, 才能更好地完成教学管理工作。

2. 主动与创新。

教学管理人员平时工作繁杂, 系统培训机会较少, 工作相对被动, 缺乏主动性与创新性。学校要重视增强管理工作上的计划性、主动性和预见性, 不断加强对教学管理人员专业知识的培训, 提高其信息化管理能力;加强研究, 增强规范性, 提高其科学管理水平。教学管理人员也要善于归纳总结, 重视文档建设, 增强创新意识, 只有树立创新教育理念和管理理念, 才能改进管理手段和工作方法, 不断加强科研能力, 掌握教育教学动态, 分析教育教学质量, 并提出改进办法。

3. 心态平衡, 自我调节。

教学管理工作枯燥繁杂, 教学管理人员必须有一丝不苟的工作态度, 勇于奉献的精神, 融入教学管理工作, 熟悉掌握教学管理工作中的每一个细节, 养成始终保持冷静的习惯, 不断提高和发展自身的综合素质。教学管理过程具有强制性, 教学管理人员必须严格按章办事, 强调原则性, 对事对人均一视同仁, 当然, 工作上难免会碰到委屈或遭他人误解, 调整心态很关键。平时须加强个人修养, 放松心情, 遇事冷静, 认真分析, 细心处理, 不断提高个人适应环境能力, 强化心理承受能力, 学会宽宏大度, 做到凡事心中有数, 培养良好的心理素质。

教学管理工作在高职院校管理工作中极其关键, 工作质量直接影响到立校之本———教学质量。要提高教学质量, 就要加强教学管理, 规范管理过程, 充分调动师生之间教与学的积极性和融洽性, 促进教风与学风的建设。系部教学管理工作对提高整体教学质量起到了积极的作用, 这就要求教学秘书把握教学管理中各项目标的主脉, 按照教学管理规律制定详尽的符合管理客观规律的规章制度和计划;并在理论上不断更新教育教学管理理念、教学服务意识;在教学管理实践过程中, 不断提高自身综合素质和管理水平, 高效管理, 以适应现代化高职院校发展的需要。

参考文献

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高职院校系部教学秘书的能力培养 篇2

关键词：教学管理；教学秘书；能力培养

中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：2095-4115（2014）09-258-1

由于系部对本系的专业设置、教学计划、教学管理、学生管理等方面有一定的独立自主权，因此系部教学秘书发挥着“上情、下达、协调、服务”的功能，教学组织联系协调量大且面广的特点。这就需要对教学秘书进行准确的角色定位，使其在工作中扮演好自己的角色，在学院发展中发挥好重要的作用。具体有以下几个方面：

一、系教学秘书的工作要求

（一）确保系教学秩序健康运行

系教学秘书既是系内日常教学工作运行的具体实施者，同时又是系领导的得力助手。一名合格的系教学秘书，就要做到“上情下达、下情上报”对上要直接为教务处、系领导负责，对下要为广大师生服务，横向还要和其他职能部门、各系部进行沟通。由于系领导除行政工作外还要承担教学、科研工作，在这种情况下，教学秘书应当协助系主任搞好系内日常教学运行和管理工作。要在系主任的领导下组织完成具体教学工作的实施和开展，及时了解掌握教学工作情况及教学计划实施情况，组织教师观摩教学、听课、学生课堂评价，收集教学反馈信息等。并根据收集到的信息，适时提出建议和协助提出改进事宜。对院系布置的教学工作要做好跟踪，督促相关人员完成。同时，秘书还要做到非常熟悉系部整体师资情况，及时掌握教学动态，客观、全面地采集教学方面的反馈信息，向系领导及时汇报，也可提出教学改革及修改教学计划的措施及意见，为正确决策提供可靠依据，为教学秩序有条不紊运行提供保障等。

（二）促进教学秩序、教学质量不断提高

系教学秘书应当是管理者与服务者的双重角色，在繁杂的日常教学事务中，针对反映出来的问题，提出改进和提升意见给以提升，更应该注重教学信息的采集，既要采集外国外校信息，包括专业信息，教学管理信息、使用现代管理手段等全面信息，又要思考研究如何为我所用，以保证教学秩序、教学质量的持续提升。

二、加强系教学秘书能力培养的探讨

（一）领导重视，合理选聘人员

学校及有关职能部门领导应重视教学秘书的选拔和培养工作。应该选聘具有本科以上学历，事业心、责任心强，有一定组织协调能力，严于律己，能为人师表的优秀同志充实系教学秘书岗位。

（二）适时开展业务学习培训

对教学秘书进行在岗培训和继续教育，让他们系统地学习有关高等教育管理课程，如教育管理学、教育心理学、教育哲学、高等教育学等课程，进行理论武装。此外，还要学习计算机的运用与操作技能，尤其是对教务管理系统软件的培训学习是当务之急，这是教务管理尽快现代化、正规化的基础；还要经常组织教学秘书开展教学管理工作经验交流活动，对教学管理中出现的典型案例进行研讨，以提高管理水平；组织教学秘书到其他院校参观学习，借鉴其好的经验，开阔他们的工作视野，提高工作效率。这种学习培训不仅学院组织，更重要的是个人要抓紧时间开展自学，系统学习，向管理专业化迈进。

（三）教学秘书自身能力的提升

1.打好知识基础提升综合能力

教学秘书应将所掌握的文化知识转化为以下方面的实际能力：

（1）语言文字能力

秘书要替领导起草各类文件材料，又要经常与人交流，因此必须具备较强的语言文字能力，要做到“笔能成文，言能明义”，语言表达应清楚明白、言简意赅、生动活泼。

（2）协调沟通技能

要善于与各方面沟通，对内，协调与领导、师生的关系；对外，协调与上级职能部门、兄弟院系、合作单位等的关系。秘书要懂得社交礼仪，具备协调能力，营造出和谐融洽的工作环境。

（3）信息化能力

具有熟练的计算机操作能力及信息处理能力。能快捷、准确、有效地处理信息、利用信息，能够对管理活动中的信息进行收集，加工，整理，开发，对现有信息资源进行综合、延伸和拓展，对大量原始信息进行分析、取合和评价。能够把信息化技术应用到管理工作中，提高质量、效率和水平。

（4）执行能力

执行能力高低在一定意义上取决于对领导决策的理解和感悟，教学秘书要准确领会领导意图，必要时要勇于负责，善于处理自己职责范围内的事务，遇到紧急情况和意外事件，能迅速拿出应对策略。

2.理论结合实际，提升综合工作水平

系部教学秘书不仅要认真学习教育学、心理学、管理学、档案学等方面的知识与相关技能，更重要的是在日常工作中给以有效应用，应用知识及时发现问题，找准问题的性质、危害、进一步发展的后果，并能较完善处理问题。能够结合实际情况与有关方面及时做好沟通协调工作。还能用所学理论结合公办院校系（院）教学秘书的管理模式和方法，在工作中探索适合独立学院系教学秘书的教学管理模式和管理方式，使之能够及时准确快速地为学院与系高效工作；为教师、学生及其他相关部门搭好桥梁，使各项工作联系沟通畅通无阻，使反映和暴露的问题及时处理，结果及时传达到相关单位个人；为教职员工、学生服务到位，不断提高服务质量和服务范围，只有这样系日常教学工作才能有条不紊进行，独立学院系教学秘书工作水平才能得到不断提升。

总之，系部教学秘书要适应时代要求，结合独立学院实际，利用先进的管理理念，科学的工作方法，不断提高自身能力，使自身工作能够切实为系教学管理提供优质高效的服务，从而促进学院教学管理水平和学生培养质量的持续全面提升。

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高职院校系部档案管理 篇3

管理信息系统 (Management Information Systems简称MIS) 是用系统思想建立起来的, 以电子计算机为基本信息处理手段, 以现代通信设备为基本传输工具, 并能为管理决策提供信息服务的人机系统。即管理信息系统是一个由人和计算机等组成的, 能收集、传输、存储、加工、维护和使用管理信息的系统。管理信息系统由四大部分组成, 即信息源、信息处理器、信息用户和信息管理者。通过管理信息系统, 能够实现资源共享, 减少管理人员的工作量, 提高工作效率, 实现信息的快速收集和整理, 更加规范教学工作的各项管理等。正因为管理信息系统具有很强的优势, 被各行业广泛应用。

作为管理的一部分的高校教学管理, 要适应时代的发展, 必须运用信息技术, 改变传统的教学管理模式, 建立教学管理信息系统。所谓教学管理信息系统, 是针对解决教学管理这一实际应用问题的管理信息系统。教学管理信息系统主要包括学籍管理、教务管理、教师管理、教材管理、实验管理、财务管理等功能。

(二) 目前各系部采用的信息系统

目前在高职院校中, 小型的教学信息, 管理软件得到广泛应用, 主要包括学籍管理、考务管理、教材管理、实验管理等。但是这些软件部属于教学管理信息系统的某一局部应用, 开发时期、使用要求、技术应用水平都不均衡。根据各信息系统的技术实现方式, 可以将现有的教学管理信息系统划分为四种不同模式:一是单机管理系统。这种系统只能单机运行, 功能单一, 软件简单, 主要是进行学生学籍和成绩的单方面管理, 有些甚至只能在DOS环境下运行。系统功能落后, 软件性能差, 数据不统一, 容错性、兼容性差, 无法适应大批量数据处理的需要, 已成为阻碍教学管理现代化的瓶颈。二是局域网管理系统。在教学管理各部门之间, 通过集线器, 将若干台计算机联网, 组成了一个内部的计算机网络, 实现初步的数据交换和共享, 对本部门的信息管理起到了一定的作用。但由于网络规模过小, 网络技术水平较低, 同时各个部门的内部网络无法联接, 不能互相交换数据, 难以真正实现资源共享, 无法组建全校性的教学管理信息系。三是基于校园网的教学管理信息系统, 这个系统根据各部门的使用要求和应用目的, 强化了教学管理信息系统的功能, 适应了各部门的使用要求, 起到了数据交流、资源共享的作用。但由于带宽窄, 信息传送速度慢, 系统功能较弱, 仍不能满足现代教学管理的需要。四是基于Internet的教学管理信息系统, 该系统是在校园网的基础上, 充分利用了www技术, 扩大了信息服务的范围, 可在任意一个能与lnternet联接的地方, 根据用户的权限, 实现有效的访问, 为教学管理信息系统的应用提供了广阔的前景。

学院现有一套正方公司的正方现代教学管理信息系统, 主要用于学院的教学管理, 包括教学任务管理, 授课任务管理, 排课及课表管理, 考务管理, 学生选课管理, 考试成绩录入, 学生信息查询, 学生成绩查询, 教学评价管理, 通知发布, 教学大纲管理, 教师信息查询, 教室管理等。该系统只在校园网内部使用, 功能局限于教学教务管理, 对学籍管理、教师管理、实验管理、教材管理和财务管理等均未涉及。而学院财务管理采用了用友公司的财务管理系统, 主要用于财务结算。在招生部门有一套学籍管理系统, 主要用于高考招生录取和学生的学籍管理。这三套系统互不兼容, 互不共享资源, 导致学校出现设备浪费, 资源闭塞, 重复录入数据, 数据收集缓慢, 甚至出现数据不统一, 给管理带来极大压困难。

尽管学院现有三套管理信息系统, 但都只提供学校级别的管理。而学院的主要教学部门是各个系部, 真正从事教学管理的部门却无法通过教学管理信息系统进行教学管理。各系部只能通过传统的手工方式, 按照学院规定的各种格式的表格或者文档, 填报数据, 再由学院专人负责录入管理系统中。这既增加了工作量、降低了管理效率, 又浪费资源。

2008年, 教育部对高校人才培养工作水平评估的要求已经从原来注重高校教学资源现状转变为注重高校教学及管理的发展变化, 今后的评估统一使用高效评估数据平台, 通过数据平台收集信息, 观察变化, 分析趋势。目前我校没有一套能够与教育部的高校评估数据平台相一致的管理信息系统, 每一个数据都必须先通过学院的管理信息系统将数据打印出来, 在按照其规定的格式编制成相应的表格, 在手工录入, 最后上报。这种数据收集方式已经违背了现代信息化的宗旨, 已成为阻碍教学管理现代化的瓶颈。

(三) 建设系部的教学管理信息系统得可行性

1. 促进专业教学。

教学管理信息系统可以作为实验系统提供给系部电子商务专业进行课程教学和实验。从下达教学计划, 安排课程授课, 到编排课程表, 来讲解电子教务系统的原理和流程, 掌握专业技能。利用前台界面, 讲解网站设计和网页制作技术;通过后台管理, 讲解数据库的原理、应用和高级语言的编程;通过计算机和网络设备的搭建, 讲解硬件和网络基础知识;通过系统维护, 讲解系统的管理和维护等。该系统也能够为会计专业提供模拟财会实验, 为物流等专业提供物流配送等课程实验。

2. 提供教师利用教学管理信息系统实现教学管理。

教师通过教学管理信息系统, 发布各种教学资源, 提供学生课堂或课后学习, 同时利用教学管理信息系统指导学生进行模拟操作, 提供师生交流互动。教师还能够通过该系统与学院的各管理信息系统进行连接, 利用系部管理系统的对应权限, 实现对学院级各管理系统的操作, 包括授课任务查询、学生信息查询、考试成绩录入、考务查询、教学评价评审、通知文件下载、教学工作量统计、工资查询等, 使原本只有学院管理人员才能够操作的管理信息系统, 操作权限下放到教师, 由教师自行通过该系统实现教学管理, 而不再是通过传统手工方式填表上报, 变被动接受为主动管理。

3. 实现资源共享, 提高利用率。

通过系部教学管理信息系统, 将学院各自独立的三套管理信息系统进行连接, 将原来需要分别录入的数据一次性统一录入, 即降低了工作量又保证了数据的统一性。同时还能减少学院的设备开销, 提高资源使用率。而学院三套独立的管理信息系统, 也能够利用系部管理信息系统的连接, 间接调用数据, 实现资源共享。

4. 提高工作效率。

原来学院的管理数据均由教师按照学院规定的格式手工填报, 再上交学院各管理部门, 由专人负责录入系统, 工作量大, 工作效率低下。利用系部管理信息系统后, 将直接由教师通过系部教学管理信息系统录入数据, 并直接传入学院相关的管理信息系统, 不再需要手工填报, 降低了教师和管理人员的工作量, 提高了工作效率。

5. 扩大应用范围。

该系部教学管理信息系统除了提供日常的教学管理, 实现与学院各管理信息系统的连接共享外, 还能够按照教育部高校人才培养工作水平评估数据平台的数据和格式要求, 调用相应的数据, 直接转换输入, 不再需要手工填报, 还能保证数据的真实、完整和可靠, 使得学院、系部和教育部的数据之间实现自动收集、动态管理。

综合以上五点, 本人认为建立系部教学管理信息系统是有效、可行的。

(四) 管理信息系统建设要点

1. 系统接口

首先是系统接口, 学院的各管理信息系统需要从系部管理信息系统中读取数据, 而往教育部高校人才培养工作水平评估数据平台写入数据, 考虑到二个方向的读写权限不同, 我们采用中间式数据接口。中间式接口方式中, 系部管理系统将其他各管理系统所需的信息生成中间文件或中间数据表, 各管理系统直接读取中间文件或中间表中的信息, 再写入数据库中。

2. 系统结构

系部教学管理信息系统的总体结构框架见图2。其主要功能是实现对系部各项工作的管理, 每项管理均具有添加、删除、查询、输出、打印等具体数据管理功能, 协助系领导及时掌握各项情况、高效率处理日常事务、向学院各部门准确提供所需数据、合理规划系部发展, 提高管理的科学性和行政效率。

(1) 教师管理:主要包括教师基本信息、人员进出情况、职称职务岗位变动情况、任职兼职情况、各类奖惩情况、考核增资情况、学习进修实践情况、获取岗位津贴情况、参加党团组织情况、家庭情况等。

(2) 学生管理:主要包括学生基本情况、招生就业工作、日常管理工作、团总支工作、思想政治工作、身体健康登记等。

(3) 教学管理:主要包括教学管理组织系统、教学质量管理、教学运行管理、教学评估、考试管理、学籍管理、专业建设和课程建设、教材建设与管理、实践教学与教学基础设施建设、授课任务管理、成绩管理, 学生班级管理等。

(4) 教室管理:主要包括教室课表查询、教室设备情况、教室借用等。

(5) 行政管理:主要包括系部日常事物管理、会议通知、文件传达、档案管理、信息管理、网站管理、专业管理、人事管理、教学考核等。

(6) 财务管理:主要包括年度预结算、人员经费、教学经费、行政经费、学生经费、科研经费、其它经费的收支情况。

(7) 专业管理:主要包括专业建设、实验室申报、实验室建设、实习实训、学生工作、教材建设、专业方向管理等。

(8) ) 党团管理:主要包括党建工作、团建工作、纪检工作、文明创建等。

(9) 实验管理:主要包括实验室建设、制度规范、实验登记、设备管理、实验室课表查询、实习资料下载、实习指导等。

(10) 资产管理:主要包括设备采购、耗品审核和购置、日常管理、资产转移和贵重仪器管理等。

(11) 科研管理:主要包括科研项目、科技服务、论文发表、专利申请、著作编著、教材编写和学术交流等。

3. 系统开发工具

开发工具与数据库管理系统选择, 目前在我国主要使用window操作系统, 常见的数据库应用系统前台开发工具和环境有:Power Builder、Delphi、C++Builder和Visual Basic等, 数据库管理系统主要有Access、Visual Fox Pro、Oracle、SQL Server等, 这些开发工具和数据库管理系统都各有千秋。Visual Basic是一种强大的开发工具, 可以 (下转第66页) (上接第80页) 方便的访问数据库, MS SQL是常见的数据库系统, Access是一种关系型数据库管理系统, 兼容国际标准组织 (ISO) 颁布的SQL一92数据库标准, 它功能强大、使用方便, 考虑到系部管理系统属于小型管理系统, 采用Visual Basic作为开发工具, SQL Server作为数据库管理系统, 利用Access实现前台访问, 通过校园网络连接。

(五) 结论

本文阐述了系部的教学管理信息系统, 该系统的总体结构和功能适应告知院校对系部管理的要求, 适合系部自身管理和发展的需求, 本系统的推广应用有助于提高我院多重管理信息系统模式下系部管理的科学性、可操作性和管理效率, 同时也有利于实现对教育部告知高专人才培养工作水平评估数据平台的数据采集, 保证数据的真实性和可靠性。

参考文献

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高职院校系部档案管理 篇4

【关键词】二本院校；业务档案；系部教师；建设；管理

高校教师是我国高等教育事业发展的主体，而高校教师业务档案是高校教师在开展教学、科研、管理、育人、服务等各项工作中积累的文字信息、图片资料和影音资料，客观真实的反映了教师的教学水平、学术水平，科研能力等。为学习开展教育研究、教学评估等提供了依据。目前二本院校的系部教师业务档案建设与管理还不够完善，本文将论述系部教师业务档案建设与管理的内容与价值，分析目前的建设与管理现况，提出对应的改善措施。

1.二本院校系部教师业务档案建设与管理的内容与价值

1.1教师业务档案建设与管理的内容

系部教师业务档案，是指教师所在系部，在进行教师队伍建设过程中建立的记载教师个人档案、教学成绩、科研资料及其它与教学或科研相关的资料。教师业务档案是以教师为中心建立的完整业务档案，是学校用来识别、评价教师队伍的理论依据。系部教师业务档案主要有以下几类：个人基本情况材料，包括简历、各种证书等；各类教学材料，包括教学计划、大纲、课件、论文等；教学改革材料，包括教学改革的立项资料、结题材料、课题论文等；科研材料，包括立项申请、结题报告，科研论文、创造发明等；奖惩材料，包括各类教学和科研方面的奖励、教学事故登记等。

1.2教师业务档案建设与管理的价值

系部教师的业务档案在日常的教学管理工作中有着非常显著的作用。通过对教师业务档案的整理和分析，能够反映出二本院校师资队伍的实际情况，为学校管理者在进行师资队伍规划、学科建设、专业发展等重大学校发展问题决策时，提供更加科学、准确的决策依据。还能够依据教师业务档案建立学校人才库，将现有师资队伍进行纵向发展计划和横向比较，依据教师的学科学历结构，年龄结构性别结构、职称结构、科研成果等制定合理的师资队伍调整规划。

2.二本院校系部教师业务档案建设与管理存在的問题

2.1缺乏规范的教师业务档案管理制度

由于我国现行的各类高校管理条例和制度中没有明确规定高校教师业务档案的内容和分类，各个高校根据自身需求进行管理，没有细致的流程和制度进行精细化管理。目前二本院校系部教师业务档案存在需要什么就收集什么的现象，资料收集以后也没有进行专业的归档和整理，导致大部分业务档案内容残缺，缺乏更新。而且管理机构也不够明确，学校的各个职能部门都有参与，学校人事部门、教务部门、科研部门都收集自身相关的业务档案，造成资料分散在各基层单位，缺乏统一的编研和统计分析。而且内容不够完善，分类不够清晰，分散保存和重复保存现象严重。档案的真实性和有效性较低。

2.2档案管理人员缺乏专业知识，管理设施简陋

二本院校系部教师业务档案的建设和管理是一项重要的基础工作，需要有专业的档案管理知识和完善的基础管理设施。但是由于学校没有重视起系部教师业务档案的建设与管理工作，在工作要求、人员配置、资金投入等方面都有所欠缺。首先缺乏明确的工作目标，对教师业务档案管理工作没有指定业务目标，而档案管理又是一项工作范围广、时间跨度长、内容繁琐枯燥的工作，容易使管理人员倦怠。其次人员配置不足，教师业务档案管理人员要么是相关基层单位或职能部门人员进行兼职管理，要么是缺乏档案管理知识的非专业人员，导致教师业务档案管理工作缺乏科学的管理模式，工作延续性较差。最后是资金投入不足，没有符合档案存放标准的设施与环境。教师业务档案大部分处于散乱管理和堆存管理，随着档案文件的增多，档案遗失、损坏的现象越来越严重。

2.3对教师业务档案重视收集缺乏使用

二本院校建立系部教师业务档案的目的是为教学和管理工作提供帮助。但是目前绝大部分二本院校的系部教师业务档案只重视资料的收集和保存，而忽视了资料的开发和利用。业务资料档案收集以后，单纯进行立卷保管，被动提供查阅服务。而没有对档案进行编研，开发利用文件档案中蕴含的价值，使得教师业务档案的建设与管理失去意义。

3.二本院校系部教师业务档案建设与管理的改善措施

3.1建立明确规范的教师业务档案管理制度

要想做好教师业务档案的建设与管理工作，就要建立并完善教师业务档案的管理制度，让教师业务档案走上规范化、标准化、流程化的路线。首先明确定义教师业务档案的内容与范围，保证档案文件归档时的全面与完整。确定归档的时间和归档的标准，成立专门的教师业务档案管理部门。对存在于各职能部门的教师业务档案进行整合管理，使其系统化。注重业务档案资料的更新与共享，建立业务教师业务档案的查阅和借用制度。还要适时开展教师业务档案的展览、公布等活动，主动服务于学校的各项教学管理工作，使其成为“活”资料，而不是“死”档案。

3.2加强系部教师业务档案管理人员的培训，完善基础设施建设

二本院校系部教师的业务档案要设立专业的管理人员，负责对教师业务档案进行管理、分类、审核以及编研工作。对业务档案管理人员进行培训和培养，让他们掌握科学的档案管理模式，具备使用计算机和网络等信息化技术进行档案的管理、共享能力。并且设立相关的考核制度，设立明确的工作目标，提高他们工作效率和责任心。还要加大对教师业务档案建设与管理的资金投入，建设专业的档案资料存放环境，配置相应的设备，使档案存放条件达到“防盗、防火、防潮、防虫、防高温、防强光”的档案存储要求。

3.3开展系部教师业务档案的编研、开发和利用

系部教师业务档案中蕴藏的价值要通过编研、统计等措施进行发掘。首先，要将档案进行系统的加工和整理，将其中具备实用性和规律性的结论归纳起来，把有价值的资料汇编成册，提高利用和查询效率。其次，还要对业务档案中关于师资力量部分的资料进行统计分析，将不同学科、学历、专业等方面的师资力量进行分析，直观的展示学校目前师资队伍建设情况，为学校领导进行师资队伍建设规划提供科学、准确的数据支持。再次，还要把教师业务档案中关于科研、教学、教育改革等方面的资料进行整理研究。分析学校目前各学科教学、科研项目进展情况，对学校在学科调整、科研立项投入等方面提供理论依据。最后，开发并使用教师业务档案管理的信息化共享系统。这里说的信息化共享系统，并非单纯的将原始进行电子化，那样和纸质档案一样只是存储的信息，要开发便于访问、管理、编研的档案信息共享系统，可以让管理者和教师不受地点和时间的限制，随时查询或管理业务档案，实现系部教师业务档案的数字化管理和网络查阅功能。

4.结语

二本院校系部教师业务档案的管理有着巨大的价值，我们要以专业、科学的角度看待教师业务档案的建设工作。只有科学、高效、规范的管理教师业务档案，才能充分发挥教师业务档案在二本院校教学、科研、管理中的支持、佐证和参考作用。 [科]

【参考文献】

[1]吴勤敏，王奕.高职院校教师业务档案管理中的问题及对策[J].苏州教育学院学报，2013（01）.

[2]练红珍.论高校教师业务档案的内容与价值[J].陕西档案，2011（02）.

高职院校系部档案管理 篇5

一、转变观念是前提

观念是行动的先导, 是创新的前提。系部只有对推行院系二级教学管理的重要意义有了充分的认识, 在实施过程中才会有更强的主动性和自觉性。实施二级教学管理后, 系部由以前的接受指令行事变为相对自主地开展工作, 这对系部的统筹兼顾、综合协调和“弹钢琴”等方面的能力是个全新的挑战。由于高职院校大多都是由中专升格而来, 不少系部管理人员的思维方式和行为习惯还停留在原有模式, 他们的管理观念还跟不上二级教学管理的要求, 习惯于事必躬亲和微观管理, 忙于应付各项日常事务性工作, 影响了他们用发展的眼光考虑系部的长远规划、总体设计、对上联系、向外发展等问题。因此, 系部要积极转变管理观念, 为有效实施院系二级教学管理奠定思想基础。

高职院校以服务为宗旨, 以就业为导向, 面向生产、建设、管理和服务一线的各种职业岗位, 培养德智体美全面发展的高素质技能型专门人才, 专业是高职院校联系社会的重要纽带, 学院一级不可能代替系部一级在专业设置、专业发展方面的专门性和权威性。在有些院校中, 学院包揽一切管理事务, 系部只是被动地接受命令, 因而缺乏应有的办学活力, 呈现出僵化态势。只有全面推行院系二级教学管理, 才能真正体现高职教育的管理特性。因此, 院系二级管理是传统教育向现代教育转型的产物, 是高职院校贯彻落实《高等教育法》、《职业教育法》和《规划纲要》的需要, 是进一步解放思想, 转变观念, 根据事业发展需要和教学管理体制改革的必然选择, 是改革管理模式, 提高工作效率, 使教学管理重心下移, 实现系部自我管理、自我约束和自我发展的必然要求。

二、明确职责是基础

教学管理主要包括教学计划管理、教学运行管理、教学质量管理与评价, 以及学科、专业、课程、教材、师资、实验室、实践教学基地、教学管理制度等教学基本建设的管理, 其专业技术性强, 操作难度大, 见效周期长, 创新要求高, 只有通过建立院系二级教学管理模式, 明确院系二级各自的教学管理职责, 分工合作, 协调促进, 才能有力地促进教学管理效益和人才培养水平不断提升。

1. 院级教学管理职责

院系二级教学管理中的“学院”一级, 其主体主要包括学院领导、教学职能部门负责人和相关管理人员。其中学院领导 (学院教学工作决策中心) 负责全院人才培养目标总体设计、教学资源筹集和分配、综合分析学院的各项教学管理信息、协调各成员的活动等工作。具体包括:提出学院办学指导思想、办学理念和创新发展思路;制定学院教育事业中长期发展规划;制定学院年度工作要点, 研究和解决教学工作中的重大问题;推动校企合作教育和产学研合作;通过政策引导、制度机制保障、经费支持和一些技术手段来协调各职能部门和教学部门的活动。教务处作为学院教学管理的主要职能部门, 是院长和主管教学副院长的参谋和助手。其主要职能有:为学院领导和上级教育 (学) 管理职能部门提供教学情况汇报, 提出改革和改进教学工作的方案和意见, 提出符合学校发展的专业设置和专业调整意见, 协助院长和主管教学工作副院长对教学工作进行计划、管理、督导和服务。教学工作委员会主要通过师资、专业、课程、教材等专门委员会对教学工作起宏观指导、决策论证和咨询作用。学院教学督导室则代表学院对教学工作进行监督、指导、参谋、沟通和评价。

2. 系级教学管理职责

院系二级教学管理中的“系部”一级, 其主体主要包括:系领导、本系所属各专业负责人、各教研室负责人、教学秘书、教务员、教师和学生信息员等。

系部作为高职院校教学管理的基层单位, 是学院教学工作计划的具体操作者和执行者, 负责系级教学运行管理的全面工作, 具体组织实施专业建设规划和专业教学计划, 履行教学管理、教师管理和学生管理职责。系级管理者对系部的发展承担主要责任, 享有相对独立的经费管理权、教学管理权、人事管理权、业务发展权和学生管理权等。系部的主要教学管理职责是:制定本系专业发展规划和师资队伍发展规划;制定合理的专业培养目标和人才培养方案;制定本系教学改革规划和实施办法, 组织教师开展教学内容、课程体系、教学方法、教学手段等改革;具体实施校企合作教育和产学研合作;加强校内外实践基地建设, 组织好本系学生的实验、实训和实习教学工作;加强日常教学管理, 努力提高人才培养的质量和水平。

总之, 在二级管理模式下, 系部已成为相对独立的教学实体, 教学管理的重心应放在系一级。

三、健全制度是关键

教学管理制度是实施教学管理的基本依据, 当前绝大多数高职院校已建立了一套较为完善的、基本符合高职教育规律的教学管理制度, 如:学院人才培养目标定位、教学改革方案、教学质量规程、课堂教学规范、教学计划、教学管理水平评估办法、教学信息反馈制度、教学督导制度、学期初中末教学检查制度、专题教学调查研究工作制度、新生素质调查和毕业生跟踪调查制度、校企合作教育规定、产学研合作规程、实训实习基地建设办法、教学事故处理条例、专业设置条例、教研室工作条例、考试管理条例、学生学籍管理细则、教师管理条例、学生管理条例和教材管理条例等。对此, 系部在积极落实的同时, 应根据本单位专业类别、教师类型和学生实际, 在遵循学院各项制度基本原则的基础上, 对相关制度进行补充、完善和细化, 关键在于体现高职特色和专业特点, 使其更具有针对性和操作性。

教学管理工作是一个多种因素相关的复杂的系统工程, 为使其发挥高效能, 必须建立相应的激励和约束机制。一方面激励教师在教学活动中加强人才培养质量意识, 另一方面激励学生自觉学习, 不断提高各种能力, 促进学风建设。为此, 第一, 要建立完善系部教学工作评价奖惩办法, 通过对教学工作及教学管理进行监控和评价, 奖励先进, 鞭策后进, 广泛调动全系教师搞好教学工作的积极性。第二, 加强对教师教学工作的综合考核, 把考核结果与教师的学习培训、进修深造、职务职称晋升、工资津贴晋级等相挂钩。第三, 要加强教学法规建设, 严肃查处教学事故和违纪行为。第四, 系部领导应对教学管理机制本身加以制约, 必须加强教学管理人员的教育与管理, 明确其职能、责任和权限, 定期检查考核, 奖优罚劣。

四、优化队伍是保障

1. 加强教学管理团队建设

由于教学管理是一项专业技术性很强的工作, 对管理人员的素质要求相当高。因此, 系部教学管理人员的能力水平在很大程度上决定着教学管理的效果。只有一支对高职教育教学规律有较深刻理解、有专业特长、有客观公正态度、有高度责任感和调查研究能力的管理团队, 才能真正形成健全高效的管理力量, 教学管理也才能真正落到实处, 取得成效。教学管理团队建设主要包括系部领导班子建设和一般管理人员队伍建设。对于一般管理人员, 可通过进修、培训和在实践中学习提高等方式进行。而对于系部教学管理的核心骨干, 必须通过“内培外引”的方式, 尽可能聘请那些既懂管理又懂专业、既严格要求又具备人文情怀的精英担任。这样才能尽快树立系部的管理权威和学术权威, 在此基础上不断形成富有特色的系部文化, 达到更高层次上的文化管理。

2. 加强专任教师团队建设

提高系部教学管理的有效性还必须有高素质的教师队伍作保障。系部教师队伍建设应分层次、有重点。首先, 要重点加强以专业带头人为核心、有行业企业现场专家参与的专业课程团队建设, 使他们具有较高的高职教育认识能力、专业发展方向把握能力、课程开发能力、组织协调能力、教研教改能力、学术研究尤其是应用技术开发能力, 能引领本专业的建设和发展。其次, 要大力加强以双师素质教师为主体的骨干教师团队建设。通过校企合作、产学研结合等形式, 选派中青年骨干教师到企业生产一线顶岗锻炼, 参与企业技术开发;从企业中聘请专业人才和能工巧匠担任兼职教师, 建立动态优化的兼师库, 保证生产中的新知识、新技术、新工艺能及时反映在专业教学中。

总之, 高职院校要有效实施院系二级教学管理, 应不断提高系部教学管理能力和水平, 不断增强系一级在教学管理中的主体地位。同时, 院系两级主体应在实施过程中不断积累经验, 并有应对新情况的心理准备与技术准备, 从而在实践中不断总结, 在总结中不断提升, 在管理规范逐步健全、运作能力不断提高、管理机制逐步完善的基础上, 向优质高效的目标迈进。

参考文献

[1]张炳生, 姚致远.论高校两级管理体制的完善[J].中国高教研究, 2006, (9) :7.

[2]俞吉兴, 谢国珍.高职院系二级教学工作管理模式构建[J].职教论坛, 2006, (4) :18.

[3]李卫芬.高职教学质量管理的控制与管理[J].中国职业技术教育, 2002:18.

高职院校系部档案管理 篇6

一、高职院校系部文化的内涵和特点

系部文化作为校园文化的重要组成部分, 是指系部成员根据学校文化建设的总体要求, 结合系部性质和专业特色所创造的物质财富和精神财富, 它是系部师生共同遵循的价值标准、基本信念和行为规范。

系部文化作为校园文化的一个重要组成部分, 同样可以分为三个层面, 即物质文化层、制度文化层和精神文化层。其中物质文化层包括系部实训楼和教室、宿舍内的环境布置、系部图书资料库、系部宣传栏的建设、公共区内名人名言的张贴及师生的仪表等:制度文化层, 包括日常管理制度及各种考核、奖励、竞赛、评比制度等;精神文化层是系部文化的核心, 也是一系部文化区别于其他系部文化文化的根本标志, 主要指系部文化中占主导地位的群体价值观, 包括系部建设的理念、系部目标、系部道德、系部舆论、人际关系及系风等。

“校园文化以其内容的丰富性和开放性、主体的广泛性和形式的多样性已成为当今大学教育的一个重要手段。它能对人们的思想观念、精神状态、道德水准以及人们的世界观、人生观、价值观产生影响;能对全体员工的思想行为产生激励、诱导和规范的作用。”系部文化是校园文化范畴下体现系部综合实力和核心竞争力的重要组成部分, 是系部对外展示形象、提升品牌, 对内凝聚人心、振奋精神、构建共同价值观的重要载体, 和校园文化一样, 将对系部师生起到教育导向、渗透熏陶、管理规范、筛选激励作用。

高职教育兼有高等教育和职业教育的特点, 因此, 高职院校的系部文化除了应该具有普通高校校园文化的一般特点外, 更应具备体现高职特色的文化特性, 包括:职业性—高职教育必须突出对学生职业意识、职业素养的培养, 重视对学生的职业道德教育;激励性—这是由高职学生的生源特点决定的, 职校学生在高中时普遍处于中等甚至偏下的水平, 学生的学习习惯差、缺乏自信是一个突出问题。因此, 系部文化建设应该以积极心理学理论为指导, 体现更多的人文关怀;专业性指高职教育要建设具有行业属性和职业特点的专业文化, 应该在各专业建设与相关行业理念衔接的专业文化基础上, 建设具有高职特色的校园文化、系部文化。

二、高职院校系部文化建设的实施策略

1.以积极心理学理论为指导, 营造充满激励和人文关怀的系部文化氛围

长期以来, 高职学生常常被贴上“高考失败者的无奈选择”、“学习基础和学习心理不佳”等标签, 他们需要重新认识自我, 找回自信。因此, 以积极心理学的视角看待高职学生, 并在这一理论的指导下营造充满激励、积极向上的系部文化氛围, 对塑造高职学生形象、提高高职教育质量, 具有其他方式不可替代的意义, 具体可从以下几方面努力:

(1) 培养学生的积极人格特质。积极心理学有24种人格特质, 包括:对世界的好奇和兴趣, 爱学习, 创造性, 判断力、批判性思维和开放性思想, 个人、社会和情感性智力, 大局观, 勇敢, 坚持性、勤奋, 正直、诚恳、真实, 慈祥、慷慨、公正、平等, 领导的职责、权利和义务, 自我控制和自我调节, 审慎、小心、考虑周到, 适度和谦虚, 对优秀和美丽的敬畏和欣赏, 感激, 乐观, 精神追求, 信念和信仰, 仁慈、风趣、幽默、热情, 热心。受某些社会观念的影响, 我们的家庭教育和学校教育相对重视学生的与智慧的形成相联系的爱学习, 对世界的好奇与兴趣、创新性等积极人格品质, 而忽视了其他的积极人格特质, 而对于高职学生来说, 即使是在教育中受重视的爱学习、好奇、兴趣、创造性、判断力等积极人格特质, 也没有得到较好的发展, 这也是导致高职学生漠视学习、学业不良的原因之一。因此, 在系部文化建设过程中, 要注重对学生积极人格特质的培养:系部的环境布置要与积极心理学所倡导的理念息息相关;可开展形式多样的校园文化活动, 让学生酣畅地抒发青春的激情, 自豪地展现自身的优点和特长, 和谐地发展人际关系;推进职业教育课程改革, 变学科逻辑课程为工作逻辑过程, 让学生感到有能力接纳课程内容;变传统的评价为发展性评价;提供义务服务于社会的机会, 让学生体会到被人需要的快乐。

(2) 在传统的思想教育中赋予积极心理学内容, 引导学生积极地认识过去、面对现在。传统的高职院校的思想教育与一般普通高校并无多大差别, 往往忽视了高职学生思想和心理的独特性。应该说高职学生在以往的学习过程中, 因为学习成绩的原因, 他们的自尊和自信或多或少地遭受过打击, 他们选择高职院校, 内心多少有些无奈和不甘, 当这样的经历成为让自己体验到更多的是挫败感的回忆时, 必定会对他们当下的生活和学习产生负面影响。心理学研究认为, 使人们难过和痛苦的, 不是事件本身, 而是对事件的不正确解释和评价, 事情本身无所谓好坏, 但当人们赋予它自己的偏好、欲望和评价时, 便有可能产生各种无谓的烦恼和困扰, 如果某个人有正确的观念, 就可能愉快地生活。因此, 应该引导高职学生积极地面对过去:过去的就让它过去, 不管过去怎样, 都走过来了, 能走过来就是胜利。积极心理学倡导人们对事件要作出积极的解释, 并努力从中获得积极的意义, 任何事情都有积极和消极的一面, 就看当事人更关注其中的哪一面。因此, 在系部文化建设的过程中, 要将积极心理学的理念融入到传统的思想教育中去, 引导学生正确地评价过去, 积极地把握现在。

2.加强与企业文化的对接与融合, 凸现系部文化的职业性内涵特色

高等职业技术教育的培养目标是培养为生产、建设、管理等一线需要的高等技术实用性人才。高职院校必须立足于社会对人才的需求, 以企业的需求作为办学的目的, 面向就业市场, 面向生产一线培养人才。学生在什么样的氛围下学习与成长, 如何完成从学生到企业员工的角色转变, 这些都要求校园文化与企业文化相对接与融合, 把优秀的企业文化吸收进校园文化乃至系部文化, 这应成为高职院校文化最重要的特色。

首先, 各系要确立企业化的价值标准。把为企业服务看成是高职院校的最大价值取向, 各专业应该根据不同企业的要求, 建立起各自的专业文化, 把企业所崇尚的创新意识、竞争意识、质量观念、效率观念、服务至上理念及创业、敬业精神渗透到各系的系风、班风、学风、教风中去。各系要认识到, 培养出来的学生, 是否受用人单位欢迎, 是衡量办学质量的一个重要标准。

其次, 各系要积极开展各种以提高学生职业素养为目的的活动。高职院校开展的活动应有实践性、创造性和职业性特点, 以活动为载体, 搭建校园文化与企业文化交流的平台。

第三, 各系在制定各项教育教学管理制度时要向现代企业学习和借鉴。首先要建立一套完整严格的管理制度, 形成严格高效的管理体系, 并要比普通高校更注重过程的严格管理, 以此来增强学生对学校纪律的认同感, 养成严谨的学习生活习惯;教学计划、教学大纲等的制定要体现职业刚玩儿特点, 把相应行业、企业需要的不同素质要求贯彻于各专业的教育教学环节中;可以聘请企业领导兼任系主任或专业指导委员会主任。

三、确立职业本位意识, 体现系部文化的专业性特点

高职教育要建设具有行业属性和职业特点的专业文化, 所谓专业文化, 目前还没有一个明确的概念, 有人尝试着将其界定为:在特定时期内专业本身所具有的价值观念、知识和能力体系及从事专业教学与研究的全体成员特有的精神风貌和行为规范的总和。高职院校只有在各专业建设与相关行业 (或职业) 理念衔接的专业文化的基础上, 才有可能建设真正具有高职特色的校园文化、系部文化。为此, 可以从以下几方面努力:

1.关注行业发展, 培养学生正确的专业理念。每个专业都应有自己独特的专业理念。专业理念是专业文化的核心, 是专业内部全体成员信奉并为之努力的价值理念, 是为达到培养相应职业合格人才的目标而形成的专业发展的思想观念。拥有专业理念是加强专业建设的重要基础, 但要提炼出有价值的专业理念并不是一件容易的事。因为, 不同的人看同一个专业可以从不同的层面和不同的角度来看。同时, 每个专业都是指向一个或多个职业岗位的, 社会经济的发展会对各个行业提出更多更高的要求。因此, 专业的发展也会受社会经济发展的影响, 我们对专业发展的认识也将不断地变化和完善。要提炼出各专业的理念, 必须要密切关注行业的发展趋势, 这样才能使专业理念具有一定的高度和前瞻性, 从而引领专业建设, 提高人才培养的质量。

2.创设职业情境, 培养学生良好的职业素养。建设职业本位的专业文化, 还应注重职业情境的创建。对于学校来说, 创建职业情境的主要途径就是通过模拟来进行, 在校内实验室和实训场所按照企业的要求进行布置。

3.加强实习实训, 强化学生的职业规范。良好的职业规范是一个职业人必须具备的素质, 高职院校的专业设置都明确指向一个或多个职业岗位, 职业学校的学生从某种意义上说就是准职业人。因此, 如何尽量缩小准职业人与职业人之间的差距, 使学生毕业后尽快地完成准职业人到职业人的角色转变, 这是专业文化建设的一个重要内容。而从现实状况来看, 专业教学中的职业规范教育没有得到充分体现, 这可能与目前仍然占重要地位的分科课程的设置有关, 职业规范要么不适宜地放在专业课程中, 要么放在《职业道德修养》之类较为笼统的人文类课程中, 从而使得职业规范的针对性不够强, 削弱了职业与相应专业的关联性。

要加强对学生职业规范的培养, 比较有效的途径应该是让学生在实习实训的过程中获得感性的认识和切身的体会。因此, 在专业教学过程中要尽可能多地带学生到企业进行见习、教学实习和顶岗实习, 不仅如此, 专业教师也应定期到企业学习、培训和顶岗工作。

参考文献

[1]张宜松, 李先明, 龚卫.高职院校系部文化建设探析[J].2007, (3) .

[2]李宁.高职校园文化和企业文化的对接与融合研究[J].2008, (1) .

[3]卢德生.独立学院校园文化建设探微[J].2006, (2) .

[4]朱发仁, 傅新民.高职院校职业本位的专业文化建设初探.2007, (4) .

[5]李占文.高职院校专业文化建设探析.2006, (8) .

高职院校系部档案管理 篇7

近年来, 随着我国高校扩招后毕业生人数的不断增加, 以及社会对毕业生学历层次要求的提高, 高职院校学生的就业压力越来越大。党的十八大明确提出, 努力实现就业更加充分, 推动实现更高质量的就业, 做好以高校毕业生为重点的青年就业工作。各级部门对高校毕业生就业工作的重视也提高到了前所未有的程度, 各个院校就业工作都是学院从宏观和全局的层面进行指导和调控, 而就业工作的具体操作与实施主要由各基层系部承担。因此, 系部必须结合学生实际, 积极实践与探索, 切实提高就业工作的针对性和实效性。下面就湖北交通职业技术学院道路与桥梁工程系 (以下简称道桥系) 积极开展就业工作, 坚持以就业为导向, 坚持以提高就业率和就业质量为核心, 坚持以市场培育、市场开发为重点, 全面提升服务质量和服务水平, 着力提高毕业生的就业竞争力, 进一步完善道桥系毕业生就业工作机制, 提高就业工作的针对性与实效性进行有益探索。

1 多元化的组织机构与良好的毕业生就业工作机制是就业工作顺利开展的根本保障

从实际出发, 解放思想, 转变观念, 根据新形势、新要求来构建多元化的组织机构, 规范和完善各项制度, 形成科学合理、高效便捷的工作模式和运行机制。

1.1 实施就业“系领导一把手”工程, 推行就业工作全员化, 构建多元化就业工作机构

建立以系主任为一把手, 总支书记、就业专职干事、教研室主任、辅导员、实习老师等组成的就业小组为执行团队, 以系团委和班团干部等学生组织为主要依托的多元化的组织机构。制定有效的教职工自觉参与就业工作的激励机制, 将就业工作纳入教师年终综合考核体系, 形成了一个就业工作人人关心、人人参与的良好就业工作局面。同时, 系就业组织机构还依托学院就业指导中心, 将招聘单位和部分校内外专业人员纳入到系就业引导和学生培养过程中来, 形成了一个院系、系内系外的良性循环的多元化就业工作机构。

1.2 坚持“巩固、深化、提高、发展”方针, 创新工作模式和运行机制

道桥系制定了就业领导小组管理模式、就业管理流程、就业工作考核办法、就业指导工作例会制度、顶岗实习联系制度等67个就业相关规章制度, 并汇编成《道路与桥梁工程系毕业生就业工作实施细则》, 为就业工作的顺利开展提供有力的组织保证。该细则通过试用, 具有很好的适用性。

2 以就业为导向, 以学生职业能力培养为着力点, 实现素质提升与岗位需求相对接, 全面提升学生的就业竞争力

毕业生就业工作的成功, 最根本取决于毕业生的基本素质的培养效果及社会认可的程度。道桥系本着培养学生“敬业、精业、诚信”三品质, 实现“学生、社会、政府”三满意的宗旨, 以学生职业能力培养为着力点, 实现素质提升与岗位需求相对接, 全面提升学生的就业竞争力。

2.1 教研教改实现新突破

人才培养模式及教学模式实现新突破:按行业企业对人才的需求, 确定人才培养目标与培养规格, 形成“三结合与路随行”的工学结合人才培养模式, 即教学内容与施工过程相结合、教学安排与施工季节相结合、顶岗实习与企业需求、学生就业相结合, 公路建设到哪里, 实训基地就建设到哪里。与中交第二航务工程局携手, 推广“二航班”订单培养模式, 与中铁十一局、湖北路桥有限公司等企业合作共建“工地流动学校”, 形成有特色的校企共育培养模式。

课程体系及特色教材建设实现新突破:依据“工作任务分析→行动领域归纳→学习领域转换”的路径, 设计出专业课程体系。到目前为止, 道桥系已完成各专业的课程体系重构;依托人才培养模式改革和课程改革, 积极开展工学结合特色教材建设, 以工学结合为切入点, 参照职业岗位群任职要求, 与行业企业、同类院校合作开发架构合理、开放共享的网络教学资源。通过以上教研教改的实现, 充分实现了学生学习与工作的有效对接。有效提高了教学质量, 提高了学生质量。

2.2 建立“双证书”认证体系

建立“双证书”认证体系, 将职业资格证书考核工作纳入教学计划中, 将相关的职业素质标准和职业技术标准融入课程标准和课程内容, 实现人才培养与职业技术标准及企业用人标准高度一致, 促进课程与职业资格证书在教学内涵上的统一。近几年, 每届毕业生参加监理工程师培训, 中级职业技能鉴定人数节节高涨, 毕业生双证率高达96.76%, 为学生就业打下良好的基础。

2.3 构建“品牌社团”体系, 凸显素能教育

学生社团是高校学生课外提高素质能力的主要渠道。道桥系应对社会需求, 结合教育特点, 创建了工程测量协会、实验检测协会、工程造价协会、计算机应用协会、礼仪队、影视表演团、体育社、书影社等为代表的20余个学生品牌社团。该体系具有“与专业教学相结合, 与提高素能相结合, 与社会需求相结合”的实践特色。例如, 通过专业型社团组织, 强化学生专业技能, 通过开展专业知识讲座、知识竞赛、技能大赛、校企互动、社会实践活动等内容, 一是有效架起了校企合作的桥梁, 二是了解行业、专业、自己的就业岗位;三是促进了学生实践能力和技能的提高。

2.4 创新顶岗实习的管理制度与考核办法

校外顶岗实习具有工作点多、涉及面广、人员分散、联络困难、流动性大等特点, 为了帮助学生尽快适应学校跟踪管理和实习岗位的要求, 确保校外实习学生的安全稳定, 帮助学生顺利毕业和就业, 每年5月定为顶岗实习“专题教育月”。教育内容包括:顶岗实习教学管理规定、《学生顶岗实习教育宣传100问》、顶岗实习专题动员大会、教育讲座、“三生教育”主题班会、寄发《告家长书》、建立学生顶岗实习期间跟踪教育管理网络等;为了做到学生顶岗实习的“有序、不脱钩、不脱线”, 道桥系建立了“六级管理网络信息链”, 即“学生个体 (家长) -小组长-班长-实习老师及辅导员-系实习专岗-系领导小组”, 通过电话、QQ群、飞信等方式, 保证信息沟通的时效性和畅通性, 及时掌握学生的顶岗实习情况, 便于教学及学生日常管理、就业指导;同时, 创建了顶岗实习“四管制”即“学院主管、企业监管、学生自管、家长协管”的学生顶岗实习过程监控管理体系。通过深化与企业的合作, 建立了完善的校内考核与企业考核相结合的学生实训质量评价体系, 实行“校企双元化”, 即质量监控和评价“双控”、“双评”。实践表明, 上述这些做法, 收效显著, 很受学生、家长及企业欢迎。

3 提高毕业生就业指导和服务水平, 实现就业指导专业化、全程化、信息化

3.1 在健全就业指导机构的同时, 加强就业指导队伍建设

在健全就业指导机构, 落实工作人员职责的同时, 还需要注重就业指导队伍的整体业务素质建设, 具体做法是: (1) 提高指导人员的认识与责任感; (2) 组织学习相关就业工作文件与规定; (3) 定期召开就业工作研讨会, 互相交流工作经验; (4) 聘请就业指导专家进行点拨, 传授经验; (5) 选派人员参加学院外派培训; (6) 鼓励大家积极参与道桥系就业工作课题研究, 让大家深入就业工作各环节; (7) 汇编《道桥系就业工作实施细则》, 旨在给就业工作人员以指导。实践表明, 通过努力, 就业工作人员的整体素质达到了较高的专业化水平。

3.2 围绕总体目标, 加强就业工作全程化指导

就业指导总体目标是:帮助学生稳固专业思想、端正学习态度、正确评价自我;帮助学生了解就业形势和政策;帮助学生树立正确的就业观、择业观;帮助学生掌握求职技巧。具体做法如下:就业指导教育贯穿学生的整个高职教育三年, 在新生入学期间, 我们通过对行业介绍、专业介绍, 并分析近两年的就业形势, 对学生进行强有力的专业思想教育, 增强学生学习信心, 明确自己的目标和方向;学生在校两年学习期间, 通过就业指导课、主题班会、校园网、系部巡礼、校报专栏、专题讲座培训、团队活动等多种形式、多种渠道在不同的层面上广泛开展就业指导工作, 为毕业生求职积累更多更丰富的经验, 为学生提供细致有针对性的指导。重点引导学生做好职业生涯策划与在校学习规划, 注意全面发展, 锻炼学生的综合素质, 提高自身的就业竞争力, 完成系统的就业指导教育;在学生进入大三阶段, 让学生牢固树立实习如就业的观念, 并学会正确评价自我, 准确定位, 确立“先就业、后择业、再创业”的就业理念。

3.3 以人为本, 做好毕业生的个性就业指导工作

为了将学生就业指导工作做得更细致深入, 进一步加强对特殊学生的就业指导工作, 即对学困生、贫困生、心理问题学生及优等生的就业指导工作。在对待这四类学生的就业指导上, 采取分类教育指导的形式开展, 对学困生, 端正他们的学习态度, 加强操作技能训练, 通过过硬的实操能力赢得用人单位的青睐。对贫困生, 除在日常的学习生活给予相应的补助之外, 鼓励他们自强自立、学好扎实本领, 优先推荐就业单位。对待心理有问题的学生, 一对一进行相应的心理疏导, 鼓励他们坚强的面对现实、面对人生, 积极愉快地融入工作中。在对优等生的就业指导方面, 重点调整他们的就业心态、自我定位准确、正确择业, 在实习及就业工作中, 脚踏实地的做事, 稳步提高自己的工作能力, 为立足社会打下坚实基础。

3.4 全面提升就业工作服务质量和信息化水平

通过互联网建立就业信息交互平台。辅导员组织学生建立了QQ群、飞信、电话等信息共享服务链, 充分利用网络对学生进行教育, 及时公布用人单位需求信息, 掌握每个毕业生的求职动态、意向和签约结果。

4 拓展实习实训基地, 巩固和发展就业市场, 建立就业“绿色通道”

4.1 拓展校外实习实训基地, 将毕业生实习与就业相结合

按照“公路建设到哪里, 实习实训基地就建设到哪里”的建设理念, 目前已与近40家企业建立了稳固的实训基地;在顶岗实习的时间安排上, 与用人单位签订的协议时间也进行了调整, 从原来签订的顶岗协议结束时间每年6月份调整到了每年4月份, 这样可以敦促用人单位和学生尽早的签订就业合同或协议, 也避免了就业招聘与实习单位不放人的矛盾。再者, 有利于将实习实训市场顺利转变成就业市场。

4.2 巩固和拓展就业市场, 建立就业“绿色通道”

在2007年《道桥系就业工作研究课题》中提出了拓宽就业渠道的“115计划”, 即每年在10个以上较大规模的企业单位建立稳固的实习、就业基地, 通过5年的努力与50家用人单位保持长期密切合作的用人关系, 建立了150家以上的就业市场, 最终每年为我校提供1500人以上稳定的就业岗位。计划制定后, 通过“走出去, 引进来”、发挥校友优势, 到目前, 毕业生的就业市场发展到近200家, 这些企业每年能提供1500人以上的就业岗位, 其中与80多家用人单位保持长期密切合作的用人关系。就业市场形成了以本省为主、外省为辅、面向全国就业的格局, 建立了一个以大型企业为示范, 大中型企业为依托, 小型企业为补充的就业基地网络, 圆满完成了“115计划”, 为毕业生的充分就业和有效择业开辟了就业“绿色通道”。

毕业生就业工作是一项系统工程, 基层系部在开展就业工作时, 要以系部的发展及专业的实际情况为基础, 以生为本, 积极探索针对性强、实效性高的工作方法, 才能更好地开创就业工作新局面。

摘要：随着我国高校毕业生人数的不断增加, 就业形势日益严峻。高职院校学生面对的就业竞争压力也逐渐增加, 面临着很多的问题和考验。本文以湖北交通职业技术学院道路与桥梁工程系就业工作的实践为切入点, 就高职院校基层系部积极开展就业工作, 提高就业工作的针对性与实效性进行探索, 希望能够与兄弟院校进行交流, 以资共勉。

关键词：高职院校,基层系部,就业工作,针对性与实效性,探索

参考文献

[1]肖绍俊, 梁正翰.立足地方校企联动, 创新机制特色发展[J].就业, 2013 (01) .

[2]付晨.高职大专学生就业工作实践与思考[J].专题研讨, 2012 (01) .

[3]毛玲玲, 魏昕.依托行业订单培养以特色专业打造就业渠道[J].职业教育, 2012 (26) .

高职院校系部档案管理 篇8

同时, 随着高职院校院系二级管理模式的深入实施, 系部已成为学校管理和学生教育的主体, 作为在学校总体目标、原则指导下, 拥有足够权力和利益、充满活力、相对独立的办学实体, 系部在加强专业建设、推进课程改革、实现校企合作等诸多方面发挥了积极作用。相应的, 构建好系部文化建设成为系部建设面临的一个新课题。当前, 在教育部的高度重视下, “校企合作、工学结合、产学合作”等方面已取得成效, 在此同时引入优秀的、具有行业特色的企业文化和企业管理理念来促进系部文化建设和学生日常管理规范便具有十分重要的意义。

一、高职院校文化建设的现状及系部文化特点

当前, 各高职院校已经高度重视校园文化建设的重要意义。教育部下发的《关于开展高等职业院校人才培养工作评估方案》及浙江省教育厅《浙江省高等职业院校人才培养工作评估实施细则 (试行) 》等有关文件也明确指出了要注重校园文化品牌建设, 不断引进先进、科学的学生管理办法, 这就要求高职院积极开展适合本院发展的校园内涵建设和文化建设。而系部文化建设是校园文化建设的重要组成部分, 是实行院系二级管理模式下发挥系部主体作用的重要途径。系部文化是指各系部根据学校文化建设的总体要求, 结合系部自身的性质和专业特色所创造的物质财富和精神财富, 是系部师生共同遵循的价值标准、基本信念和行为规范, 既具有校园文化的共有特性, 还具有其自身的特性。从理论上可以将它分为三个部分, 即专业文化、管理文化及活动文化;也可分为物质文化、制度文化和精神文化三大块。根据高职学生的教育特点和专业实践训练方式要求, 高职院校系部文化建设主要是通过与企业文化融合, 凸显其职业性的特点, 引导学生树立职业服务本位意识, 从而体现出专业性特点。

二、企业文化的特点及内涵

随着世界经济一体化和改革开放的进一步深化, 企业间日益激烈的竞争愈演愈烈, 而企业文化的建设和发展是提升企业核心竞争力和凝聚力的关键因素。企业之间的竞争逐步演变为企业文化的竞争。实践证明, 各行业中发展强劲、做大做强的企业必然拥有适应行业需求的优秀企业文化。大力建设和发展企业文化, 尤其是先进的企业文化, 不但是社会主义市场经济发展的需要, 而且是企业自身发展的需要。

企业文化是企业内部共同遵守的文化传统和不断革新的行为方式, 体现为企业价值观、经营理念和行为规范。企业文化具有共性, 即企业文化建设的出发点是给企业提供实现其目标的土壤, 不同的企业处于不同的内部与外部环境中, 企业文化具有个性, 其特点各部也不相同。因此, 企业文化建设只有基本的原则和基本的方法, 而没有统一的模式。企业文化的内容十分丰富, 但从其本质特征来说有别于其他文化企业文化的基本特征主要包括独特性、创新性、传承性和地域性。企业文化是企业员工对企业的价值认同和管理理念的认同, 是用文化理念去指导企业员工加强自我控制能力, 增强工作热情, 提高创造价值的效率和工作积极性。

三、引入优秀企业行业文化对于构建系部文化的积极意义

为了全面建设高职院校文化, 形成具有特色的系部文化, 我们不仅要完善物质文化基础建设, 而且要着力推动精神文化建设, 正确认识并吸收行业企业文化的管理理念和职业教育精髓, 使之与系部文化建设相融合将成为必然的手段。下面我就高职院校培养目标及系部文化特点两方面进行深入分析引入企业文化构建系部文化的重要意义。

(一) 引入企业文化有助于推动高职院校学生职业化教育。

高职教育是以人为本的教育, 要突出其职业训练和技能培养, 培养成技能型人才, 并辅以职业素养和职业道德教育, 从而推动高职学生的职业化、专业化教育。

(二) 引入企业文化有利于形成具有行业职业属性和地方特点的系部文化。

一方面高职院校为当地经济发展和建设培养人才, 另一方面当地的区域经济发展和文化也影响了校园文化。因此, 只有发展适合各行业 (或职业) 属性和地方特点的专业文化建设, 才能构建优秀的系部文化。

(三) 引入企业文化有助于顺利实现高职人才培养目标, 直接有力地促进高职学生就业。

引入优秀企业文化可以帮助高职院校弄清各专业对口企业对人才需求的规格、质量, 以确定人才培养的定位和方向。将企业文化和校园文化有机地结合, 有助于引导学生树立良好的职业道德素养, 较早接受企业管理理念的熏陶, 提高自己的动手实践能力和技术水平, 尽早完成职业生涯规划, 促进个人就业发展。

(四) 引入企业文化有助于促进高职院校内涵建设。

高职院校校园文化建设是促进内涵建设的一个重要方面, 而内涵式发展的核心内容就是培养全面发展, 面向社会企业建设、制造、管理一线的高技能人才, 将适合高职院校发展的企业文化融入校园文化将不断深化职业教育, 推进高职院校内涵式发展。

因为高职院校的培养主体是学生, 要面向企业、服务企业, 不断适应企业的要求, 所以, 高职院校文化不仅仅要有普通高等教育文化的优秀元素, 还要吸收和融入企业文化的优秀元素。同时, 在高等职业院校文化建设的过程中, 我们也要对企业文化进行过滤和筛选, 不断汲取有利于自身发展的企业文化精华, 并内化提炼为自己独特的文化内涵, 使高等职业院校系部文化具有实践性、服务性和专业职业性, 为学生今后更好地融入社会企业打下良好的基础。

参考文献

[1]张宜松, 李先明, 龚卫.高职院校系部文化建设探析.重庆广播电视大学学报, 2007, 第19卷

[2]付海龙.引入企业文化, 顺利实现高职人才培养目标, 十堰职业技术学院学报, 第21卷, (3) .

高职院校系部档案管理 篇9

1低碳背景下高职系部教学档案创新管理的必要性

评估前, 学院也有系部教学档案管理制度, 但是系部日常教学工作涉及的系部基本信息、教师业务信息、重点专业建设信息等纸质材料及电子档案由于相关人员档案意识淡薄或其他种种原因或有遗漏或有缺失。评估期, 系部档案管理工作得到了高度重视。2009年, 系部制定和下发了加强教学档案规范化建设和管理文件, 将教学档案管理列入年度工作计划, 明确具体责任人负责日常教学档案资料的收集、分类、立卷和归档, 要求纸质文件与数字化资料同步归档。系教秘专门配备了计算机及移动硬盘等硬件设备并参加了省档案专业班进修。评估工作促进了系部教学档案工作的有序开展。但是, 随着档案管理措施的逐一落实, 随着系部各种资料的提交, 归档中资源和能源的高耗问题开始突出, 此问题的滞后解决也同时导致了档案管理工作的繁杂及不必要重复。其中纸质文件与数字化资料的同步归档在很多方面造成了不必要的浪费。历年高职学生的毕业论文要求纸质材料两份和电子文档同时上交就是典型。自2009年评估后, 连续两届学生的毕业论文已经占据了一定的储存空间。以每份论文平均10页纸张计数, 每个学生将打印20页上交。高职高专五年一度的评估往往仅抽查后连续三年的部分纸质资料。学生毕业论文成绩的评定完全可以通过电子文档给出结果。这种即费纸张油墨又需要空间及专门人员管理的付出实在有逆于低碳发展的时代大潮。此外, 专业课教师每年需要上交的课程标准、教案等也多有重叠。还有传统管理在查询及检索环节尚存不足。众所周知, 低碳经济是以低能耗、低污染、低排放 (三低) 为基础的经济模式[2], 低碳发展则是以三低为基础协调经济发展和碳减排目标之间的矛盾冲突。低碳理念一经提出就在全国各行各业得到了广泛共识。虽然, 高等院校在如火如荼的低碳背景下进行了低碳教育的广泛研究及实践。但是关于高校系部教学档案低碳管理的研究还未见文献报道, 此形势下, 对高职系部教学档案创新管理进行探讨不仅可以促进档案管理工作的低碳发展, 同时将填补我国高等教育教学档案管理领域低碳研究范畴的空白。

2低碳背景下高职系部教学档案创新管理的重要举措

2.1明确系部教学档案各种资源类别及存储方式

教学档案涉及系部日常教学活动过程有保存价值的各种记录。只有从整体的角度明确所有这些资源的类别、性质及用途才可以恰当的选择存储方式, 避免人力及物质资源的高耗费。什么文件需要永久和长期保存, 什么文件仅需要短期保存?特殊时期如评估期哪些文件需要纸质, 哪些仅仅需要电子文档存储?如果系部所有类别资源都能够有一个长期的永久性的规划, 系部档案的低碳管理将卓有成效。

2.2建立系部教学档案数据库及创新检索方式

目前, 系部教学档案的查询及检索还没有完全实现网络及统一管理。每次有需要查询时, 还要按照传统的翻阅卷宗及编号查询。此种检索, 不仅复杂和浪费时间, 而且随着查询次数的增多, 必然会导致某些卷宗的损耗。随着计算机及互联网技术的普及, 很多资源可以在网上实现共享。高职系部教学档案管理要在数据库创建及检索方式上实现突破。现在, 系部教学与管理早已经实现网络化办公。教师及相关人员通过上网可以查阅各种信息并共享教学资源。创建系部教学档案数据库, 系部相关人员可以通过网络输入密码查询所需材料的存储状况, 共享电子文档可以通过身份确认进行下载。纸质文档可以由查询者网上检索到相应的立卷编号有的放矢的进行查找。如学院其他职能部门需要, 也可以通过网络身份确认后直接查找。建立必要系部档案管理Q群等快速便捷的网络联系平台以方便特殊时期信息的快速传递。如果系部教学档案数据库及检索方式真的实现了创新管理, 无疑是对档案管理事业低碳发展的又一有力支持。

2.3建立和完善系部教学档案监督管理体系

虽然高职系部教学档案管理工作在周期性评估的大环境下得到了快速发展。但是, 影响系部教学档案管理的诸多限制性因素依然不能彻底消除。其中人情腐化可能会威胁原始档案的真实性、访问用户法律意识淡薄可能会埋下非法利用网络技术的安全隐患、管理人员业务不精可能会导致管理工作的滞后和混乱;原始材料提交者档案意识不强可能会导致的保存价值缩水等问题不能不引起重视。杜绝上述问题的最佳途径是建立创新管理机制从根源上消除其不良影响。最行之有效的创新管理方法就是建立和完善监督管理体系。首先要成立专门的领导机构, 其次要制定监督管理细则, 然后要按照规章制度每学期分若干阶段进行宣传教育和监督抽查。详细监督管理机制的创新必将会促进相关人员专业素养、业务水平及档案意识的提高, 从而为系部教学档案的低碳发展奠定良好基础。

3低碳背景下高职系部教学档案创新管理面临的挑战

低碳发展是新兴事物, 以低碳理论为指导进行高职系部教学档案的创新管理还需要专门的研究。目前, 在高职各系、部、院及学校教学、学生管理部门、各教研室都有领导分管教学档案工作, 并配备了相应的兼职档案人员负责本部门的教学档案材料的收集、整理、立卷及归档工作。虽然系部教学档案管理各项工作已经落实到专门的责任人, 但是除系教学秘书是档案管理专业人员外, 多数责任人都是不同专业的专职教师。所有相关人员要经过专门的业务培训才能满足系部教学档案低碳发展及创新管理的需要。这是低碳背景下高职系部教学档案创新管理面临的最大挑战。此外, 由于素质参差, 全面提高高职全校范围内相关人员的档案意识也不是一件易事。

低碳发展是人类社会继农业文明、工业文明之后的又一次重大进步。在未来的经济建设和社会发展过程中, 低碳发展必将与很多行业的节约建设密不可分。低碳发展应用到高等教育领域同样会具有促进资源和能源的低消耗、低排放和低污染的重要作用。高职系部教学档案管理还有很多的低碳发展空间。作为高等教育的重要组成部分, 高职有责任和义务在系部教学档案管理的各个环节将低碳理念贯彻始终。

参考文献

[1]郭洪莉.高校教学评估与系部教学档案建设[J].黑龙江档案, 2011, (1) :73.