高职院校档案管理模式论文

高职院校档案管理模式论文（共12篇）

高职院校档案管理模式论文 篇1

高职院校的教学档案是职业教育系统特有的, 在高校档案群中独具特色且占有相当重要的地位。对教学档案实施科学管理既是职业院校积极响应学习实践科学发展观的客观要求, 又是衡量学校建设与发展状况、衡量学校“教”与“学”的质量、水平和绩效的重要依据。同时, 重视和强化教学档案的科学管理工作也是教学管理规范化的必然要求。

从现有的教学档案管理模式来看, 有的院校尤其是一些新成立或新合并升格的院校甚至不收集、不管理教学档案, 任其散落在各位形成者手中。档案部门重“藏”轻“用”, 重“保管”轻“开发”, 重“党政”轻“教学”等现象十分严重。多采用人工为主、机器为辅的人机并存管理模式。但这种情况多发生在档案管理人员年龄老化、专业知识相对薄弱、掌握现代信息技术相对欠缺的单位。

随着各高职院校的迅猛发展, 高新技术的不断引入, 各高职院校的信息化建设步伐加快。有的职业院校的教学档案工作做得比较出色, 将档案管理软件与办公网或Internet进行有效链接, 除档案主管部门的档案工作人员可以随时进行档案管理外, 在其授权允许的范围内, 各教学口的教学档案分管人员可以随时随地利用网络技术和计算机技术管理相关的教学档案, 然后向档案主管部门提出申请, 进行提供利用。这类院校在笔者所调查的职业院校中少之又少 (仅占5%) , 多分布在建校历史较长、学校各项规章制度比较健全、管理手段和管理措施完善的职业院校。

一、教学档案管理模式现状剖析

从当前各高职院校教学档案管理工作现状来看, 各高职院校的教学档案管理水平高低不一、管理质量良莠共存、管理效果参差不齐。之所以会出现这种局面, 我认为存在着以下几方面的原因:

1. 档案管理意识缺失。

(1) 部分主管领导档案意识不强。对教学档案的重要性认识不到位或者说有失偏颇, 甚至有时会敷衍了事, 没有把档案作为一项重要的、基础性的工作来抓。 (2) 部分档案工作人员档案意识出现偏移。高职院校的档案队伍构成比较复杂, 笔者通过访谈和调查发现, 受各种因素影响, 有的档案工作人员本身并未对档案工作形成正确的认识, 相当一部分人抱着“得过且过”、“凑和着过”或者仅仅把档案工作当作今后工作的一块跳板的思想。 (3) 档案形成者教学档案意识薄弱。教师与学生是教学档案的两大直接形成个体。但由于个体本身的差异, 给教学档案的收集和管理造成了很大的干扰。有的教师认为是自己的教学成果, 不想上交;有的教师嫌麻烦, 在授课过程中形成的档案材料未能及时形成, 事后又不及时整理补充;有的教师从思想上并未重视档案工作, 认为其档案材料可归可不归。这样就势必造成教学档案材料的缺失和流失, 严重影响了教学档案管理的质与量。

2. 教学档案管理工作基础薄弱。

(1) 有的高职院校尤其是由几个小院校合并而成的高职院校, 合并前, 各校的教学档案管理体制、管理方式各不相同;合并后, 不知道要执行哪种管理体制和管理方式, 甚至一度有不归档和漏归档现象发生。 (2) 高职院校规模小, 经费有限。在有限经费的限制下, 学校对档案工作的投入更显得微乎其微, 失去必要的物质基础和经济支撑, 要想使教学档案管理工作蓬勃发展可算是难上加难。 (3) 档案的经济效益和社会效益具有隐形性和时间性。教学档案不可能在较短时间内产生巨大的能量, 增加经济效益或社会效益。这也就导致了一种怪现象的产生, 即教学档案中绝大部分档案材料 (如教学计划、新增专业调研分析、教学考试分析等) , 随着时间的推移真正变成了“故纸堆”, 无人用, 无人爱用, 无人想到要去利用。这就又逐渐产生一种误导:教学档案是无用的。从而“无用”与“不用”造成恶性循环, 如此往复下来, 教学档案的管理工作仅仅维持在实体整理初级阶段, 档案工作越发被动和落后。

3. 缺乏有效的教学档案管理手段。

(1) 缺乏行之有效的档案管理制度, 依法治档力度差。各高职院校在实际工作中执法力度差, 对档案管理工作中的纰漏和不足没有相应的惩处措施, 规章制度等同于一纸空文, 不能起到任何约束作用和告诫功能。档案归属权不明晰, 工作开展相对好一些的院校会明确档案工作隶属于校办、院办, 有的则仅仅是由个别职能部门代为履行档案管理职能。责、权不清, 在实际工作中难免会有相互推诿、相互等待和攀比等问题产生。 (2) 教学档案管理软、硬件条件相对落后。硬件上, 档案部门的硬件环境和硬件设备配备问题突出。软件上, 一方面表现为档案专业人员的缺乏, 有相当一部分为半路转行的非档案专业人员从事教学档案管理工作;另一方面, 有相当部分高职院校 (调查中占86%) 未使用档案系统管理软件或使用的是单机版档案系统管理软件。计算机档案管理系统功能实现的目标和运行机制定位在对档案本身的案卷级和文件级的目录编制、统计和检索等基础性工作上, 而缺乏系统综合开发和综合处理能力。

二、高职院校教学档案管理模式的未来之路

1. 统一思想, 坚持统一领导、分集管理的原则, 实行统分结合模式。

各院校可据实际情况, 在法律、法规范围之内, 采取灵活多变的管理方式。如我校实行教学档案分级管理模式, 在校档案馆统一领导的情况下, 各院系设档案分管部门, 对教学档案实行校、院 (系) 二级管理, 视文件性质按学年或年度归档。当原件按相关规定移交入馆后, 院系可留复印件以备查考利用。

同时, 实行“预立卷”制度, 从高职院校发展趋势来看, 教学档案必将越来越丰富, 院系首先对教学档案进行预处理, 进行人工预立卷, 率先录入档案管理系统软件。这个过程须在学校规定的归档时间之前完成, 具体处理时间由院系自行掌握。既可以是实时的, 也可以是定时、定期的, 既可以是有一份就归一份, 也可以是批量完成的。然后由校档案管理部门检查各院系预立卷的质量, 指出问题与不足, 改正后再允许实体档案进馆归档。这样一方面规范教学档案管理程序;另一方面优化教学档案内容, 避免重复立卷或立卷有纰漏, 同时大大缩减工作时间, 能够保质保量及时完成归档工作。实践证明, “预立卷”是学校档案管理行之有效的办法, 适用于各级各类高职院校的教学档案管理工作。

2. 尊重教学档案实体, 注重教学档案信息内容开发的管理模式。

离开档案实体, 档案工作就成了无源之水和无本之木, 因此我们必须重视档案实体的收集和管理工作。但同时, 我们也应清楚地看到, 伴随着高职教育快速发展而日益增多的教学档案实体与教学档案信息内容的开发有限性成为越来越突出的矛盾。档案的管理不应停留于对这些材料的收集、整理、归档与保存上, 还要注意对这些档案信息进行再生产和再加工。这种再加工、再生产, 并不是泛泛的, 简单的编制检索工具, 而是有目的的、有重点的、有规划的开发原始资料, 从而形成系统的、规范的、科学的成品和半成品。目前, 绝大部分高职院校仍处于教学档案管理的初级阶段———注重档案实体管理阶段, 而对教学档案信息内容的开发工作进展缓慢甚至处于停滞不前的状态。因此, 在今后的工作中, 一方面, 各高职院校要积极开展档案实体管理工作;另一方面, 应该把档案信息内容的开发工作提到议事日程上来, 转移工作重心, 从而最大限度地发挥档案价值。

3. 以人为本, 以服务为主导的知识管理模式。

管理是手段, 利用是目的, 服务是宗旨, 在科学发展观的指导下, 各高职院校档案部门应积极调整工作思路, 改进档案的管理模式, 使管理视角从信息管理向知识管理逐渐转变, 使档案承载信息由静态信息向动态信息转变。如高职院校强调工学结合, 这是高职院校特有的办学模式和教学模式, 那么在此教与学的过程中形成的档案会成为各高职院校的特色教学档案。对特色档案进行开发编研, 例如对例年的同一工种教学测试进行汇总分析, 对例年此工种毕业生去向进行分析, 将此两种分析结果关联起来, 可对学校的招生、教学、就业做出预测、判断, 一方面对社会学生报考时选择专业是一种导向;另一方面又扩大了学校的影响力和号召力。再如, 可公开的教学档案不单单要为学校提供服务, 更应面向行业、面向区域、面向社会提供服务。一方面可以在互相交流中取长补短, 弥补教与学两环节中实践操作上的不足之处;另一方面也可将先进的理念、理论知识传播于行业、区域或社会, 从而使教学档案的价值得以实现和提升。

参考文献

[1]任淑纯.努力探索高校档案管理的新模式[J].兰台世界, 2005 (7) .

[2]陈芳.关于做好高校教学档案管理工作的思考[J].文教资料, 2008 (11) .

[3]范建萍, 陈重阳.高校教学档案的特点及管理改革[J].太原理工大学学报, 2004 (1) .

[4]刘雅玲.图书馆从信息管理转向知识管理[J].现代情报, 2008 (12) .

高职院校档案管理模式论文 篇2

［关键词］高职院校；档案；规范化；管理；思考

高职院校档案是其档案公众资源的有效保藏，是科研、教学、管理、学工、决策、其他活动等各个方面以各种形式，如文字、图片、图表、影像资料的历史记录，是现代社会档案价值的历史认同，直接影响高校建设的规范化程度。不断提升高职档案规范化管理水平，既是高校发展原始累积，又是高校发展的智慧和创造性劳动凝结。

一、高职院校档案规范化管理的重要意义

高职院校档案规范化管理水平是检验其建设水平高低的有效标准，也是衡量院校层次的重要标志，是其先进制度和管理水平的重要体现。档案规范化管理已引起全国很多高职院校足够重视，细化翔实、完善具体的档案资料是现代高校建设发展的历史再现，是高校校园文化发展的积淀，也是评估高校发展水平的重要依据和载体，更是发挥高校社会服务功能的一个基点，具有很高的科学性、社会性和服务性，具有非常重要的现实意义。

二、当前高职院校档案管理规范化所面临的问题

（一）领导对档案规范化管理意识不强许多高职都是中专校升格的，一些领导干部档案意识不强，档案工作迟滞于学校其他工作，档案规范化管理远远跟不上社会和院校的高速发展步伐，而经费投入少，设施陈旧，现代化技术设备几乎没有等，都是影响档案管理规范化的客观因素。（二）高职院校档案部门制度不合理一些高职院校档案制度不健全，归属机构混乱，没有系统化，工作由各系部专兼职人员完成。由上至下的分层管理模式，对完成归档任务的下级部门人员的奖惩收效甚微，不能有效激发其积极性，消极怠工等都制约着档案规范化管理的进程。（三）人员岗位不稳定高职院校档案管理人员基本上都是身兼多职，事情繁杂，任务繁重，既要承担其他工作，又要承担部门的档案管理工作。因此，能有效管理收集每年的档案材料就非常不易，何谈规范化管理，有时人员调换频繁，缺少培训和交流学习，工作人员业务素质低，稳定性差，责任心不强，直接影响收集工作的落实。（四）硬件设备落后高职院校经费主要用于软硬件建设，档案规范化方面没有形成统一的`认识和指导方针，院系部门都有自己的管理方式，没有统筹性和计划性，档案室只是简单的由面积不大的教室改造，设施非常落后简陋，连防渍、防虫、防火、防腐、防有害生物等基础设施都不全，何谈现代化电子信息设备和一些现代档案管理的必需品，更谈不上档案管理规范化和现代化。（五）管理模式呆板和利用率低下档案管理模式还是以前的纸质打包、捆绑上架等，模式呆板、手段低下且形式单一，远远跟不上时代的发展步伐，与现代社会各种新生事物显得极不协调，特别是没有很好地应用网络技术，档案利用率非常低下。

三、高职院校档案规范化管理若干建议

（一）提高档案管理规范化意识档案规范化管理程度的好坏跟领导层档案管理意识有绝对关系，领导意识决定档案管理的好坏，领导重视才能引起部门重视和全校员工意识加强，才能有正确的档案制度和决策，高水平、高质量的档案管理是院校意识的具体体现。从发展眼光出发，管理层应该跳出传统思维，在资金、人力、物力等方面加大投入，与时俱进，开拓创新，员工应该紧跟学校意志，夯实档案管理基础，使院校档案管理规范化上一台阶。（二）狠抓规范化综合管理水平院校可依据国家法律法规和相关政策，结合本校实际情况，制定适合自己的档案规范化管理制度和标准，将部门档案纳入院校统一管理之下，加快学习现代化档案管理技术，使档案管理从单一纸质向多种形式载体提升，提高院校档案管理水平。（三）提高档案管理人员水平院校可设立专门的档案管理人员，不再兼职其他工作，专心做好档案规范化管理工作，完善和细化档案资料，提升档案管理层次。学校加大档案管理人员培训力度，使之所学知识适应现代化档案规范化管理的要求，能完全胜任现代档案规范化管理工作。（四）推进档案管理信息化充分认识到档案管理信息化建设的重要性，加大资金注入，全面开展高校档案信息资源库建设和系统建设，加强档案管理规范化网络建设，与时俱进，创新发展。（五）增强师生档案意识高职院校应根据需求针对学生开设一些档案知识讲座，拓宽档案意识渠道，加强档案宣传力度，增强师生档案意识，彻底改变档案管理观念，增设档案志愿者岗位，让有志于档案管理的师生志愿加入档案管理队伍，增强服务意识，拓宽档案服务领域，转化档案管理服务知识经济的观念，档案规范化管理始终跟随知识经济的发展，档案就到哪，尽早实现档案发展的现代化。

参考文献：

［1］陆凤丽.高职院校档案管理规范化之我见［J］.东方企业文化，20xx（10）．

［2］洪芙蓉.浅谈高职院校档案管理存在的问题与对策［J］.今日南国（理论创新版），20xx（8）．

［3］秦华，杨小清．高职院校档案管理工作的问题探析［J］.内江科技，20xx（9）．

浅谈高职院校档案管理 篇3

高职院校；档案管理；原因；措施

高职院校挡案管理是学校各项管理工作中的一个薄弱环节，必须加强。现在愈来愈多的人认识到这一点。高职院校档案是学校发展过程中积淀下来的各种历史资料，通过它我们可以了解学校的昨天，从而对学校的过去有一个确切的认识。学校的发展每天都有新的变化，一天天过去，我们的学校究竟干了什么？留下记忆的东西只有档案。我们可以通过它把学校过去所走过的历程进行还原。

档案的价值可以从很多方面体现。比如在学校搞教学评估时，就需要很多教学、科研等方面的档案资料；学校进行楼堂馆所维修时，就需要查看基建档案中的设计图纸；学校搞校庆时，就需进行校史展览等。如果我们没有相关资料，就无法满足相关方面的需要。尽管学校的档案部门在收集档案时，还不能确定哪些是有价值的，哪些是没有价值的。很多档案的价值在未来使用时才能显现出来。如连战访问北京大学时，北大以他的母亲在北大上学的档案资料复印件作为礼品送给他，这份礼品就显得弥足珍贵。由于年代久远，这种档案资料能保存下来实属不易，而这份档案资料在这时才充分体现它的价值。所以对于未来来说，什么档案有价值，什么档案没有价值，很难说。学校档案部门应在力所能及的范围内，加大收集档案资料的数量，提高收集档案资料的质量，使档案资料符合未来需要。

从以上分析可以看出，档案管理是高职院校一项有意义、非常重要的工作。那么为什么它会成为学校管理工作中的薄弱环节呢？究其原因，有以下几点：

档案作用发挥的迟滞性导致学校领导不重视，是使档案管理成为学校管理薄弱环节的根本原因。长期以来，学校档案以藏为主，藏而不用，使学校收集上来的档案资料，越藏越多，占地方，费人力，花钱多，所收集的档案资料到底有什么用，从当下说还看不出来。学校领导一般都是现实主义者，对在任期内出不了政绩，也暂时不起什么作用的档案管理，很容易产生轻视思想。由于领导不重视，这项工作就很难做好。

资金投入、设备购置少。这也是导致档案管理力量薄弱的一个原因。由于领导不重视，在档案管理方面学校拨给的经费少，使之添置的设备不多。由于力量不足，所以学校有很多该收集上来的档案资料没有收集上来，影响学校档案管理工作的有效开展。

从事档案管理人员素质不高，也是制约高职院校档案管理工作发展的一个原因。由于档案管理被看作是一项不重要的工作，所以学校在人员安排上多是兼职，或是专职从事这项工作，也是学历比较低，缺乏做好档案管理工作的知识和专业技能。

没有很好地运用现代计算机技术提高档案管理的科技水平，也是档案管理工作发展缓漫的一个原因。学校应该是高科技手段运用的前沿阵地，为什么在档案管理方面计算机技术的运用反而落后呢？主要是学校重教学、行政、科研的管理而轻视档案管理造成的。

总之，高职院校把档案管理放在一个无足轻重的地位，若有若无。如何改变这种现状，笔者认为可以采取以下措施，解决问题：

领导要转变思想观念。学校领导要认真学习档案管理的专业知识，明确档案管理工作的重要性，要以对党和人民高度负责精神，坚持以邓小平理论、“三个代表”和科学发展观为指针，从战略的高度去审视档案管理，不能急功近利。要认识到档案管理是学校发展的百年大计，非一朝一日之功，是学校各项管理工作的重要一环，不能轻视，要给予高度重视，并把它纳入到学校重要工作的议事议程，当成头等大事来抓。要具有古玩收藏家的眼光，能够认识到我们今天所收藏的挡案资料在未来所具有的价值，不亚于古玩收藏家手中的古董、珠宝的价值。只有领导给以档案管理工作高度重视和支持，档案管理工作才能真正抓好。

要加大档案管理的经费投入，为学校档案管理添置新设备，实现网络化管理创造条件。新时期高职院校发展迅速，所形成的档案资料越来越多，没有足够的档案馆舍建设，设备更新，是不能够适应高职院校快速发展要求的。在此方面学校要舍得花钱，建设档案馆（室），购买计算机、摄像机、照相机、编辑剪裁设备、防盗设施等，对学校档案管理工作给以足够的财力支持。

要着眼于提高档案管理人员的素质。学校应高度重视档案管理工作，要选拔任用档案专业毕业的专职人员从事这项工作。如果安排的是非专业人员，就要加强对他们的培训，通过培训让他们掌握档案管理知识和计算机知识，使他们成为既懂得档案管理又懂得计算机技术应用的复合型人材。这样才能为高职院校发展配备一支素质高、责任心强、业务精、技术过硬的档案管理人员队伍，为学校档案管理未来发展注入强大的生命力。从根本上说，档案管理人员的素质高低决定了学校档案管理水平的高低，这是关键。学校要搞好档案管理工作，就要从提高档案管理人员的素质抓起。

加强计算机网络化建设，建立电子档案，注意档案的合理存储和有效开发利用。现代科技的发展为档案管理提供新的技术手段，计算机技术为档案管理网络化建设创造条件。大量的档案资料可以存放在计算机里，可以节省大量的物理存放空间，便于查阅和利用，也便于进行国内校际间、与国外友好学校间等的对外开放交流。当然要注意信息安全问题，对于保密的档案信息不能对外开放。在这方面档案管理人员要具有档案信息安全责任意识，防止和杜绝学校的商业机密对外泄漏，损害学校的利益。对重要的档案信息要进行加密处理，防止遭到黑客攻击，也要进行备份存放，防止遭到病毒入侵而使重要数据丢失。总之，必要的防范是理所应当的，不可或缺，一旦出了问题，后悔晚矣。对于重要的学校档案信息，属于机密级的，如果确实需要对外交流的，也必须经过学校主要领导的同意才能进行，否则不能将信息泄漏出去。如果没有经过主要领导同意，档案管理人员私自将重要的档案机密泄漏给他人，属于严重失职行为，学校应依校规给予处分，甚至交司法机关追究其刑事责任。

应拓宽档案管理的视野，加大档案管理工作的力度。档案管理牵涉到学校的方方面面，孰重孰轻，档案管理人员应做到心中有数。笔者认为在以下几方面应注意拓宽工作思路：

校史的收集与整理。校史记录了学校产生和发展的大概脉络（包括产生的背景和时间、重要人物、重大事件等），这份档案资料可以在每年新生入校时反复加以利用，把它与学校发展现状同台展出，让新生对学校发展历史和现状都有所了解，这样新生对学校的了解才比较全面和深刻，才能知到学校发展到今天确实不易，它倾注了学校先辈们大量心血和聪明才智，也确实能感受道学校今天发生的巨大变化，从而为学校的发展感到自豪，为学校未来产生美好憧景，更为自己成为这所学校的新生感到骄傲，由此更加珍惜在校的大好时光，更加努力地学习，以报答母校对自己的培养和教育。这时才能体现校史档案的价值。

档案部门应加大对毕业之后学生的信息收集。毕业生通过学校教育走向社会，经过自身努力打拼取得事业成功。档案部门可以从中找出若干典型进行信息收集，将他们的成功故事的完整信息留档保存。他们的成功说明学校教育的成功，应认真加以总结和分析，去发现我们教学的可取之处，以便在今后的教学工作中发扬光大。也可以把这方面的档案资料在新生入校时进行展览，让他们了解学校过去培养出来的优秀人才的事迹，从中受到教育，从中受到鼓舞，以明确今后的学习方向，激发他们的学习积极性，使他们将来毕业走向社会也能取得成功，产生一种成功效应。档案部门做好这项工作可以说是功德无量的。

浅析高职院校档案管理 篇4

一、加强高职院校档案管理的意义

随着高职教育进程的不断推进, 加强高职院校档案管理的规范化和现代化发展, 适应高职教育的高速发展已成为档案工作者迫切需要解决的重要问题。

加强高职院校档案管理的规范化和现代化建设有利于提高档案资源的利用, 通过档案管理软件的规范化和现代化管理, 可以合理地使用人力、财力和物力, 用最小的投入实现最大的服务功能, 同时还能实现信息资源的共享, 极大地提高档案管理人员的工作效率与质量。

加强高职院校档案管理的规范化和现代化管理, 有利于提高档案工作人员的档案管理水平, 增强服务意识, 让档案工作与时俱进, 从而更好的为社会服务。

加强高职院校档案管理的规范化与现代化建设, 有利于实行档案的标准化工作程序和方法, 保证档案管理工作的收集、整理、鉴定、著录和保管等每个工作环节都按照一定的程序和科学的方法进行工作, 从而提高档案管理的基础工作水平。

加强高职院校档案管理的规范化与现代化建设, 有利于实行档案综合管理, 从而提高档案工作的整体水平, 让档案综合管理工作达到人无我有、人有我优、人优我新的水平。

二、高职院校档案管理中存在的问题

近年来, 全国各高职院校虽然加强了对档案管理工作的改革, 也取得了一定成绩, 但仍然存在一些问题, 这些因素制约了档案工作的发展。

(一) 高职院校领导对档案管理工作不够重视。

不管是普通高等院校, 还是高职院校, 都存在一个普遍问题, 校领导的档案意识较为薄弱, 没有将档案工作纳入学校管理工作的一部分, 认为档案工作就是整理材料, 没有意识到档案管理工作对学校的建设和发展有着重要的意义。由于领导对档案工作的重视程度不够, 导致部分档案工作人员也认为自己的工作无关紧要, 致使档案工作无法全面、科学地开展。

(二) 高职院校档案工作人员业务水平不高。

随着国家队高职院校的重视, 各高职院校在教学和学科建设方面投入了大量的人力、财力、物力, 重视教师的专业水平, 而档案管理人员多是其他岗位转来的管理人员, 其档案管理的专业知识相对匮乏, 因而导致其不知道如何对档案进行规范化工作, 最终让档案工作在工作质量、工作效率以及档案资源的利用方面不能尽如人意, 让档案的作用不能得到充分利用, 造成档案资源的浪费。

(三) 高职院校的档案管理方法和手段现代化水平不高。

档案工作的数字化是未来发展的必然趋势, 但目前仍然还有很多高职院校在档案管理方面采用原始的记录方式记录学校档案, 以手工操作为主, 工作效率低, 准确性差。检索材料, 档案以手工填写的纸质档案为主。档案信息记录的方式和手段滞后降低了档案管理的工作效率, 导致档案材料不能及时归档整理, 从而影响档案的查询与利用。

三、解决高职院校档案管理方面问题的对策

(一) 加强领导对档案管理工作的重视。

针对上述部分领导对档案管理工作的重视程度不高, 导致档案工作相对于学校整体发展滞后的问题。可以成立档案管理领导小组, 实施档案工作岗位责任制, 将工作分配给领导小组各成员, 让他们各司其职, 从而让领导干部融入档案管理工作中, 体会到档案工作的重要性, 给予档案工作经费等方面的保证, 确保档案工作有条不紊地开展。

(二) 建立稳定的档案管理队伍, 提高档案工作人员的专业水平。

只有建立和配备高素质、稳定的档案管理队伍, 才能做好高职院校档案工作。档案工作人员要树立良好的职业道德, 加强专业学习, 提高职业素养, 加强业务技能培训及交流, 提高自身的综合能力。同时, 档案人员不仅要有专业的档案知识, 还要适应时代的发展, 了解现代化信息技术, 从而实现档案的现代化管理, 最大限度地提高档案资源的利用。

(三) 促进高职院校档案的信息化管理。

首先配备档案信息化管理的硬件, 比如电脑、扫描仪、照相机等。其次, 建立有特色的档案管理数据库, 在档案管理信息化的基础上, 实现档案管理的网络化。最后, 实现档案的数字化管理, 实现纸质档案与电子档案同步归档, 提高档案查询与利用的效率。

档案管理工作是高职院校的一项基础工作, 实现高职院校档案管理工作的规范化和现代化, 需要得到各级领导的高度重视, 同时还需要加强档案队伍建设和档案工作人员专业培养, 加大对档案现代化管理的投入, 才能推动档案管理工作良性化发展, 从而发挥档案资源服务于利用, 推动高职院校更好更快的发展。

参考文献

[1]胡杰军.高职院校认识档案管理存在的问题[J].十堰职业技术学院学报, 2009 (22) .

高职院校档案管理模式论文 篇5

一、高职院校的档案管理在知识管理中构建知识仓库

在知识管理中，构建知识仓库是一个非常有效的工作模式。比如，在建立健全各类档案材料的过程中，在对档案资料的收集、整理、积累和录入等环节正是知识的获取、整理和保存的过程，也就是构建知识仓库的过程。在这个过程中各类档案资料的新增与变更，即是知识管理中的更新与重组;在对档案信息经过不间断地更新和重组，将有价值的资源进行整理、归纳和提升，这些有价值的档案资源在被查阅和利用的过程中，会直接促进高职院校各项工作的发展，其作用和价值是不可估量的。为了构建高水准的知识仓库，人的创新精神和集体的智慧需要不断地加强，如果在知识采集和更新的过程中任何一个环节出现小小的差错，都会给档案管理带来不可估量的损失。因而在构建现代化知识仓库的过程中，既需要有严谨科学的管理制度做保障，更需要在各级档案部门中营造一个团结协作、科学有序的工作氛围，唯如此，才能承担起构建知识仓库的重任。

二、高职院校的档案管理在知识管理中强化传递知识

在知识管理的过程中，其中知识管理活动包涵了以下几个内容：识别知识、产生(新)知识、存储知识、传递知识和应用知识。其中传递知识是档案管理领域里最有价值的工作环节。据考证，目前全国大多数高职院校虽然有局域网，但是，运用局域网传递知识实现档案信息共享方面还有许多工作要做。比如大量有价值的纸质档案如何迅速转化为电子信息档案?各种不同级别的档案如何做到适度保密而又能良性传递?这都是档案管理中急待解决的课题。事实上，构建知识仓库只是档案工作的基础工程，而促进知识的传递才是档案工作的根本命脉，实践证明一个档案部门只有加速知识的传递，才能使本院校各部门获取工作的最大效益。

三、高职院校的档案管理在知识管理中转化知识形态

在现实生活中，知识一般被划分为显性知识和隐性知识。显性知识是指存在于各类文献中的可识别的信息，比如图书、情报、档案等。其中档案管理是属于显性知识的范畴。而隐性知识，一般指的是经验或观点，它属于看不到、摸不着的知识资源，人们可以通过组织学习交流，从而把隐性知识转化为显性知识，促进知识的更新与发展。此外，促进隐性知识向显性知识的转化还表现在如何使传统的纸质知识管理逐步过渡到电子知识管理的状态。伴随信息技术的发展，各项管理工作已从单纯的手写办公到现在的电脑网络无纸化办公，尤其在现代的知识管理数据库中，除了Excel电子表格，还出现了各种管理软件。实践证明：电子文档的建立已成为当今档案管理的主要载体和手段，它不仅便于传递，而且容易识别与读取，是档案信息管理的基本形式。

四、高职院校的档案管理在知识管理中追求知识应用的价值

高职院校档案管理模式论文 篇6

【关键词】新建高职院校；档案管理；问题探讨

【中图分类号】 G717 【文献标识码】 A 【文章编号】1671-1270（2012）02-0041-02

进入21世纪，随着我国教育体制改革的深入进行，国家调整改革方向，大力发展职业教育。为完善高等教育结构、整合教育资源，优化人才配置，先后合并，重组升格了一千多所高职院校，极大地促进了职教改革。新建高职院校，教学质量和办学效益明显提高，在当今社会经济发展、文明进步中发挥了重要作用。院校组合升格，学校档案管理工作也经历了整合、理顺，规范和重建等各个工作环节，走上健康发展的道路，但在这个过程中，也暴露了许多问题和隐患，不容忽视。

一、存在问题

（一）档案安全存在隐患

新建职业院校，在合并、重组过程中，事务繁杂，百废待兴，在校区搬迁、机构调整、人员变动、规章重建、工作理顺等一系列工作进程中，档案工作稍有疏忽，就会出现管理混乱，设施、原件受损、材料丢失等情况，存在严重的安全隐患。我省某高等职业院校就因学生录取档案的被盗而被社会不法分子钻了空子，利用档案材料所记录的信息，大肆诈骗学生钱财，在社会上造成不良的影响，使学生名誉受损和安全受到威胁。

（二）制度规范，尚未理顺

新建高等院校的成员学校，大都来自各个不同行业，不同学科，不同层次的中职学校。这些学校原隶属于各系统的部、委、办、局等政府部门，由于不同的历史原因，其档案管理的规章制度不尽相同，管理模式和管理方法亦“五花八门”，致使学院组建之后相当一段时期，存在着管理混乱，手段落后，效率低下，提供信息失真等问题，在一定程度上影响了学校各项工作的正常开展。

（三）管理队伍参差不齐

由于新建高职院校前身的各中专学校没有设置专职档案管理职数，档案管理人员是兼职兼管或临时抽调，且构成人员复杂，岗位变动频繁，少有专职人员，更缺乏专业人才，加之缺乏专业知识培训，致使管理队伍专业水平参差不齐，整体素质不高，对档案的收集、归档、整理、保管、利用没有统一的标准，认为只要保管好利用时能找到就可以了。这一问题的存在，严重阻碍了档案管理工作的高效运转。

（四）档案建设未成体系

学校档案的特点有别于政府行政部门，这在于其只能是以教学科研为主，由于传统观念的束缚，长期以来，高校档案管理重点大多放在文书档案上，而对学校的教学、科研、管理等方面档案的建档，归档，管理，利用重视不够，即使有也是有“档”也少“案”，是应付一时检查的“权宜之举”，缺乏系统、全面的管理，使得资料遗散，管理不善，造成资源的浪费。

（五）档案服务作用有限

由于观念陈旧，档案管理的信息化，规范化，制度化，组织化、科学化建设不够，学校档案工作长期处于封闭、半封闭的状态，在高职院校建设发展和面向社会提供服务支持方面未能发挥应有的作用。

二、症结分析

（一）重视不够，责任不明

高职院校合并重组初期，因机构不健全，人员变动大，加之权责不明，监管不力，措施不当，常常造成工作失误，人员失职，给单位和社会都会带来恶劣影响。其根本原因就是领导和部门对档案工作重视不够。

（二）制度不全，规范不力

新建院校关注机构设置，人员调配，而制度建设大多跟不上，规范管理更是无从谈起。有法难依，无章可循，是造成档案管理工作混乱的原因之二。

（三）队伍建设，明显滞后

专业人员不足，配置不全，队伍不稳，人员老化，弱化，综合素质偏低，是新建高职院校档案管理工作运转不力成效不高的原因之三。

（四）观念陈旧，手段老化

观念陈旧，使许多人档案意识淡薄，认识不足，造成工作失误，而手段老化又阻碍档案管理的科学化，系统化，信息化建设的步伐，影响档案管理服务水平的提高。

三、建议

（一）高度重视新建高职院校档案管理工作

高职院校档案是记述学校教育科研、改革的原始凭证资料，维护着历史的真实面貌，也反映出我国职教事业发展的伟大进程。其管理水平，服务质量如何，事关职教改革成败。学校建设发展稳定，还关系到当地的社会经济发展，精神文明建设，必须从对历史负责的高度看待档案建设。重视档案工作，要强化意识、统一思想、健全机构、明确职责、理顺关系，健全制度，整理清交工作，尤其要做好合并组建时期的档案监管以防不测事故发生。

（二）加强制度建设，为档案管理提供保障

一是“学法”，要认真学习贯彻国家档案法及有关法律法规，并做好宣传引导工作，提高认识，统一思想，理顺工作思路。

二是“建制”，要依据国家档案法有关规定，结合高职院校实际，系统全面地制定本学院档案管理的有关条例、制度、规章及工作细则，进一步理顺工作关系和各环节程序，为档案管理提供科学高效的运行模式和管理办法。

三是要“统规”，根据上级精神，结合“达标”评建要求，明确规定的各项指标及要求，统一规定各个工作环节，使之有章可循，有法可依。

四是“明责”，要在制定制度、规章的基础上，针对岗位制定相应的职责，并拟订落实措施，实行岗职挂钩，责权一致，奖罚分明，强化执行力度，确保管理到位。

（三）加强队伍建设，为档案管理夯实基础

管理人员是档案工作中最关键的因素，加强队伍建设要从如下几个方面进行：

一是明确机构、编制、配备专职人员，建设高水准专业管理队伍。

二是建立激励机制，稳定队伍，健全档案管理人员的业务，提高职称晋升的体制，调动其积极性。

三是提高人员素质，采用“请进来走出去”的方式，有计划地加强人员的专业培训，提高业务水平和综合能力，全力打造一支政治性强，业务精，作风好的高素质档案管理专业队伍，夯实学院档案管理工作基础。

（四）更新观念，创新机制，提高服务水平

一是要以系统的、全面的、发展的观点看待学校档案工作，把它作为学院重要的一项基础工作抓好抓实，抓出成效。

二是要结合“达标”验收要求，评建结合，重在建设，创新机制。全面抓好学校档案工作的“五个建设”，使之迈上新的台阶。

三是要适应时代发展，社会需求，学院建设要求，进一步提升管理水平和服务质量，为学院的发展，人才的培养发挥更大作用。

总之，在新的历史时期，我们一定要重视高职学院的档案管理工作，以对国家，对未来、对社会高度负责的态度，全面抓好该项工作，使之为社会稳定，教育发展，民族振兴，做出更大的贡献。

高职院校档案管理工作探析 篇7

一、存在的问题及原因

(一) 档案意识不强。长期以来, 大家认为高校的主要工作是教学、科研, 高职院校档案工作无足轻重, 加上高职院校档案自身的保密性、利用滞后性等特点, 高职院校的师生员工普遍对档案工作是高职院校重点基础性工作缺乏足够的了解和认识, 档案意识不强。目前随着高职教育的快速发展, 有的高职学院在校人数已达到万人以上。按照《高职院校档案管理办法》和有关文件规定应该设立档案馆, 或是独立的管理机构。但从目前现状来看大部分的高职学院都没有设立档案馆, 甚至没有设立专门的档案管理机构。致使高职院校档案管理工作不得力, 院内各部门也常有立卷归档不及时, 造成档案材料积压, 甚至丢失。现在的高职院校都是由原来中专学校升格成立的, 一些教学方面的教科研档案收集相对较少, 教学管理部门也缺乏向档案机构移交的主动性、积极性。有的教学部门认为档案存放在本部门利用方便。加之学校档案管理机构监督指导不力, 这样普遍造成学校档案资源建设没有从源头上把好关, 做到应收尽收, 应有尽有。这些问题都使得高职院校档案工作长期处于地位不高、责任不轻、难度不小的境地。

(二) 硬件条件不足。我国大部分高职院校都是由中专学校通过合并、升格成立的, 一些旧的管理体制和管理模式严重制约了高职院校的发展。由于近几年我国高等教育的快速发展, 高职院校招生人数不断增加, 规模不断扩大, 教育经费投入也在逐年增长。目前很多高职院校都在进行新校区建设, 经费紧张, 资金缺口大, 对高职院校档案基础建设投入不够, 加上原来中专学校时, 档案的基础硬件设施差, 不能满足当前高职院校档案管理的要求。

(三) 档案管理模式陈旧。随着信息技术的迅速发展, 高职院校档案工作的内涵和外延都发生了深刻的变化, 传统的静态的档案信息方式正在向现代的动态的信息资源方式转化, 这就要求高职院校档案管理工作必须与时俱进, 创新管理模式更好地服务于高职院校的各项工作。但是目前对于大部分的高职院校档案管理来说, 仍然沿续着传统的手工检索、人工管理模式, 高职院校档案从收集到整理、立卷、归档大部分工作环境需要通过手工操作来完成, 即使配备了计算机也是简单地输入输出, 没有建立现代化的计算机管理信息系统, 造成档案管理人员的工作量大, 工作效率低, 准确性差, 影响高职院校档案价值的充分发挥。另外, 教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》 (第27号令) 第十六条规定高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件和电子文件材料的自然形成规律, 对文件材料系统整理组卷, 编制页号或件号、制作卷内目录交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交。但这项制度在高职院校执行不力, 很多职能部门到年终对本部门形成的档案材料不按照要求整理移交, 而是档案管理机构催要什么材料, 就给什么材料, 甚至有的部门档案意识不强, 存在为了方便本部门利用长时间不移交的现象。尽管专职档案人员跑断了腿, 说破了嘴, 一些归档部门就是置之不理。这样很大程度导致学校档案管理机构收集的档案资料不齐全不完整。

(四) 档案的服务功能单一。目前, 高职院校档案服务利用主要是为各级领导决策、机关各部门工作参考服务, 功能相对单一, 在服务于教学、育人、管理等方面的作用未能充分发挥。一直以来, 我们对高职院校档案服务功能的认识存在误区, 即重视高职院校档案为历史服务的功能而轻视高职院校档案为现实服务的功能, 也就是重视高职院校档案为学院积累史料, 提供历史经验, 传承历史文明方面的功能, 而忽视高职院校档案对行政、教学、学生、后勤管理的辅助功能。譬如, 高职院校档案机构可以利用档案资源举办校史展、名师教学成果展、校园文化展、陈列建设档案网站等多种形式, 充分发挥服务校园文化建设和大学生思想教育的功能。

(五) 档案管理人员素质偏低。随着现代信息技术的广泛应用, 档案管理工作面临许多新的课题, 档案人员也遇到了前所未有的挑战。他们不仅要具有扎实的档案管理理论业务知识还要具备现代信息技术的操作能力, 要能熟练地运用计算机进行电子档案信息的维护和管理, 同时还应具备一定的处理水平和法律知识, 从而为高职院校档案管理实现现代化提供强有力的智力支持。目前高职院校档案管理人员业务素质能力还没能达到工作要求, 既懂计算机技术、通信技术又精通档案业务的复合型人才缺乏的现象较为突出。

二、解决问题的对策

(一) 加大宣传力度, 多途径强化档案意识。加强对高职院校档案管理工作重要性的认识。高职院校档案工作是办好高等学校重要的基础性工作, 学校强化档案意识。一是强化高校领导层的档案意识, 只有领导重视了档案工作, 认识到档案工作对学校发展的重要性, 档案意识才会影响辐射到广大教职工。领导的档案意识强才会将档案工作列入议事日程, 才会支持帮助解决档案工作中存在的问题和困难, 采取切实措施, 确保资金投入充足, 设备配置到位, 人员配备齐全。二是重视宣传, 强化师生员工的档案意识。广大师生员工是高职院校档案的直接形成者, 他们的档案意识如何直接影响着高职院校档案能否齐全完整。高职院校要重视档案宣传, 要充分利用校报、校园网、橱窗、举办业务培训等多种形式, 广泛深入地开展《档案法》、《档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等相关法律法规的学习与宣传教育活动。普及广大师生员工的档案知识, 了解高职院校档案的利用价值, 形成人人关心档案, 人人支持档案工作的良好氛围。

(二) 争取领导支持, 加强硬件设施建设。高职院校档案人员要多向领导汇报, 多提建议, 争取得到领导重视和支持, 特别是目前高职学院都在进行新校区建设, 学校的办学条件也在改善, 档案人员要抓住机遇, 争取在新校区建设规划中, 领导能把档案的基础硬件建设纳入学校的整体发展规划, 为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。库房面积应该预留一定的发展存储空间。应当设立专门库房存放涉密档案;应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等设施存放声像、电子等特殊载体档案;要争取设立专项经费为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施, 加快数字档案馆 (室) 建设, 保障档案信息化建设与学校数字校园建设同步进行。

(三) 树立科学理念, 推进档案管理工作不断发展。观念创新是推进高职院校档案管理工作的前提, 要树立“以人为本”的档案管理观念, 一切工作都应该围绕高职院校档案工作如何服务而开展, 特别是教师队伍、教学水平的提高和学生整体素质的提升。高职院校应该建立健全档案管理网络, 应当成立由院长为主任委员, 分管院领导为副主任委员, 相关职能部门负责人为成员的学校档案工作委员会, 作为全校档案工作组织协调和咨询机构, 并设立专门的档案管理机构, 配备齐专职档案管理人员, 学校各部门要配备兼职档案员对本部门档案进行管理, 收集整理和归档。随着校园数字化建设的加快, 高职院校数字化校园的建设已是当务之急, 进一步推进高职院校档案信息数字化、网络化是时代发展的要求。目前大多数高职院校馆藏档案的数字化还只停留在案卷级, 文件级目录上, 已不能满足高职院校档案工作的发展, 高职院校应大力推进馆 (室) 藏档案的数字化工作。高职学院的档案管理要由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。高职院校档案工作人员要借助现代计算机技术及网络通讯技术, 对文字、声音、图像等各种形式的信息进行统一处理, 存储实现同一事物的多种形式的表现, 从而改变传统的档案信息利用只能着眼纸张文字材料的单一表现方式, 将更加丰富多彩的编排形式呈现给读者。同时, 加强高职院校档案馆 (室) 信息网络建设, 在校园网上建立档案信息主页做好网络化服务, 让“死档案”变成“活资源”, 为利用者提供丰富鲜活的档案信息, 用户可以不受地域限制, 通过网络方便地获得这些信息。这种高职院校档案信息网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化存储管理和查询集成在一起, 能使这些信息得到最大限度的利用, 从而改变过去信息量少、传播速度慢、覆盖面窄、信息利用局限于资料发放围墙之内的不利状况。

(四) 改进服务机制, 不断提高档案服务工作水平。高职院校的档案管理目的是为学校发展服务的, 所以档案管理人员一定要紧紧抓住“利用”这一重要环节, 改变过去“重管轻用”、“重量轻质”的陈旧观念, 改被动服务向主动服务转变。积极参与学校重大活动, 为其提供高职院校档案做好信息服务。服务校园文化建设, 充分利用档案室的文化资源优势, 发挥其在校园文化建设中的教育功能。如收集有关本校的荣誉档案、实物档案、声像档案等, 整合开发有关资料, 开展专题展, 增强学生的爱校意识和荣誉感。服务学生就业和教师职称评聘。高职院校档案管理要以人为本, 重视学校民生档案的建设。因为这些档案关系到师生的切身利益。拓展教职工档案的归档范围。应注重教职工在考核、招聘、录用、调动、劳动合同、奖惩、工资待遇、干部任免、专业技术、诚信等方面的材料收集, 构成具有本人特色的职工档案体系, 以作为工资调增、工作变动、招聘录用以及办理各种保险时的凭证和依据。可以通过学生档案中的招生录取大表、学生学籍、学生社会实践档案、学生诚信教育档案、学生获奖荣誉档案等来丰富学生档案内容, 一方面促进大学生在校期间综合素质的培养, 另一方面以档案为载体, 全面展现出大学生的能力素质水平, 架起学校———学生———社会之间的桥梁, 为学生顺利就业提供服务。

(五) 提高档案工作者政治和业务素质。现代科技的不断进步和高职院校教育事业的迅猛发展, 对高职院校档案管理工作提出了新的更高的要求。学校要选拔政治素质较好, 热爱本职工作, 忠于职守, 既有高度的工作责任心、良好的职业道德、扎实细致的工作态度, 又有耐得住寂寞、乐于奉献的工作精神的同志充实到高职院校档案管理队伍中去, 以提高高职院校档案管理水平。

参考文献

[1] .《高等学校档案管理办法》解读[M].高等教育出版社, 2010.09

[2] .屠明华.高职院校档案工作的现状与对策[J].机械职业教育, 2008.05

[3] .杨丹.高职院校档案管理工作的几点思考[J].商丘职业技术学院学报, 2008.04

[4] .石建梅.高职院校档案工作的提升与发展[J].南通纺织职业技术学院学报, 2007.04

[5] .秦华.高职院校档案管理工作的问题探析[J].内江科技, 2007.09

谈高职院校教务档案管理 篇8

关键词：教学档案,高职院校,优化措施,探索实践

0 引言

随着我校的办学规模不断扩大, 教学资料和教学档案也日益丰富, 高职院校的教学档案管理是学校教务工作的重要组成部分, 在整个教学活动中也扮演着重要的角色。关系到学校可持续发展, 也是学校评估中重要的一环。

1 目前高职院校在教学档案管理中存在的问题

1.1 资料收集存在问题, 重视程度不够

目前有些高职院校安排了专人来处理教学档案, 而绝大部分高职院校是由教务管理人员来处理教学档案, 这就造成很多的教务管理人员在思想上对档案工作不够重视, 资料收集不齐全, 并没有意识到教学档案的重要性, 它是可以提高教学质量, 而且还能改进教学手段, 是教学改革和教学研究不可或缺的依据, 如果意识到这点, 工作起来会更加积极, 也会更有责任心, 不会敷衍了事。各院系也要充分认识到教学档案管理的重要性, 每个学期及时进行收集归档, 统一管理, 及时对档案管理人员进行培训和业务指导, 强化他们的管理水平。

1.2 缺乏先进的档案管理技术和手段

目前, 很多的高职院校仍采用传统的方式方法, 从收集和积累, 到分类和整理, 最后装订成册, 但随着教学文件不断增加, 如果按以前的传统方式去管理, 就会出现问题, 需要大量的打印纸、文件袋、文件档案柜等, 还要增加一定的人员, 耗费很大的成本, 效率低, 难以适应现代教学改革和教育事业发展的需要。所以实行档案的数字化, 信息化, 这非常有必要, 可以让传统的档案管理查询不畅, 共享程度低的问题得到很好的解决, 当前电子文件仅作为资料保存的形式, 电子文档信息化管理代替人工管理模式还没有得到充分的认识, 还没有引起足够的重视, 也没有得到相应的人力和财力的支持。

1.3 教学档案利用不足

管理人员只注意了档案的收集与整理, 忽视了档案的开发和利用, 忽视了档案的学习与借鉴功能, 降低了档案的二次开发利用率。当老师需要查询相关的教学资料的时候, 做教研教改和精品课程的时候, 还需要自行到档案管理室去逐本查询, 不仅查询率低, 而且花费相当长的时间, 这样教学档案在为学校、教师、学生以及为社会服务等方面发挥的作用不是很明显, 利用程度不高。无法为教研教改工作提供全面, 准确的信息。

1.4 职责不明, 缺乏高素质人员

二级学院的教务档案管理工作一般是由教学秘书来负责, 这样造成教学秘书不明确档案工作的职责, 教学秘书平时工作繁忙, 压力大, 地位不高, 流动频繁, 人员不稳定, 这样就导致了档案管理连续性出现问题, 给教学档案的管理带来影响。而且当前的档案管理对工作人员的综合素质, 学识都提出了较高要求, 还要对高职院校的历史和现状有了解, 熟悉先进的管理知识和技能, 有较强的服务意识, 要达到以上的几点不容易。

2 规范和提升高职院校教学档案管理的有效措施

2.1 建立健全教学档案管理制度

各部门领导要重视和关心档案管理工作, 加强档案意识的宣传和教育, 让档案管理人员和教职工从思想上充分认识到教学档案管理对教研教改和学校评估有十分重要的作用和影响。建立合理、科学可行的管理制度, 落实教学档案管理的责任人, 做到有章可循, 有据可依, 在工作中照章办事。这样, 可以保证档案的完整性、规范性、连续性。具体在实行中可由学校的教务处牵头, 配置设备和场地, 给予管理人员全方面的支持, 而且建立激励机制, 对有做的好的人员, 进行表彰和奖励, 提高他们的积极性。而且上一级档案管理部门还要对管理工作定期进行监督、检查。这样教学档案工作才能更好的进行。

2.2 教学档案管理实现科学化和现代化提高利用率

教学档案管理要采用先进的管理手段和方法。我们可以进行教学档案的信息化管理, 提升软件和硬件, 例如添加扫描仪, 升级计算机硬件配置等。提高档案管理人员的工作效率, 教学档案分门别类保存, 这样便于检索和操作, 有利于形成体系, 进行科学科学管理。还要利用学校的网络, 安装档案管理软件, 进行网络检索, 这样可以全方面, 多层次, 多角度的去提升教学档案的利用率, 实现高度共享, 也方便了师生去查询资料。

2.3 加强人员培训提高管理和服务意识

建立规章条例, 对档案管理人员定期进行岗位培训, 可以多进行外出学习, 跟别的院校的档案管理人员多进行交流, 系统的学习档案的收集、整理、鉴定、分类、统计保存等档案管理知识和技术。使档案管理更加规范化。作为管理人员还要提升自身的素质修养, 不能把这个工作当成是个负担, 主动加强学习, 要在思想上将“被动”变成“主动”。要严格把关, 认真仔细的去审查老师上交的资料, 履行档案管理人员的职责, 积极主动为师生服务。

2.4 确保教学档案的完整和准确

在教学档案归档之前, 我们要有目的和有计划性的选择和收集, 收集工作要预先布置, 有个预判, 确保教务档案的完整和质量。合理分类, 例如把叫教学会议记录, 教学期中, 期末检查等归于一类, 把教师的教学大纲、单元设计、整体设计、课件、考勤和科目成绩等归一类, 把学生的学籍档案、课表, 教材资料, 成绩单, 学生评教等归于一类, 教学档案管理人员可以严格按照《教育档案分类表》进行分类, 这样便于查找, 工作起来也更加的有条理和方便。

3 结论

高职院校档案管理工作是高职院校教学管理工作的重要组成部分, 这是一项时间长, 跨度大, 涉及面广的工作, 这项工作中学校领导要高度的重视。只有这样才能更好的开展工作, 而作为一名教学档案管理人员, 也要认识到工作的重要性, 积极主动的去提高自己, 认真地做好教学档案管理工作, 为教学和评估服务。

参考文献

[1]黄静.论加强高职教务档案管理[J].管理观察, 2010, 5.

[2]杨洁.规范高职院校教学档案管理的探索与实践[J].山西财经大学学报, 2007, 4.

[3]宋玲雅.高职院校教务电子档案管理之我见[J].南京工业职业技术学院学报, 2006, 9.

高职院校档案信息化管理探析 篇9

1 高职高专档案信息化管理的紧迫性、重要性和必要性

1.1 重要性

高职高专档案的管理是近十来年的事情。作为一种新的载体形式, 高职高专档案还不被人们重视, 档案管理者对其的认识和理解还很不够。现实存在的状况是:文件形成和管理的程序不健全, 管理形式不统一, 相关的法规、制度、标准不配套, 给高职高专档案的管理带来了许多困惑。“高职高专档案管理是档案现代化的基础。高职高专档案将成为今后人类的主要记忆工具”。因此, 重视和加强对高职高专档案的管理, 不断探讨和完善对高职高专档案管理的方法, 对有效地管理和利用电子档案具有积极的意义。但是, 目前对高职高专档案的管理相对滞后, 世界上尚无成熟的技术。我们目前能够做的, 就是利用现有的技术条件和管理手段, 把高职高专档案纳入文件归档管理的范畴, 尽可能地保存好应该归档保存的高职高专档案。其实, 就是保存历史, 不给历史留下遗憾。

1.2 必要性

高职高专档案自身发展的必然要求高职高专档案信息化建设叫做高职高专档案信息化管理, 通过储存、加工、检索和传输干部高职高专工作中产生的各项信息对电子计算机和信息网络技术的利用, 其核心内容是为干部高职高专档案工作提供高效的和实时的服务。与传统的高职高专档案管理工作相比, 区别十分明显:工作效率低, 误差大, 准确率低是以手工操作为主要手段的传统档案管理的特点。目前, 社会活动记录不再仅仅局限于传统的纸质状态, 高职高专档案的管理受到信息技术和市场经济的影响, 传统的高职高专档案工作受到了极大的冲击, 出现了一些如多媒体、微缩型等新的记录方式和载体。科技迅速发展的今天, 发展的需要已经不能与传统的高职高专档案管理模式相适应, 于是, 在高职高专档案管理的传统模式上出现了与人员管理与档案管理的严重脱节, 甚至出现了高职高专档案流失和高职高专档案失控等现象。如果实行高职高专档案信息化管理, 就可以将现代经济发展的要求和传统的档案管理工作理论以及信息技术的运用有机的结合起来, 实现真正意义上的档案信息共享、管理规范、收集齐全的内在要求。

2 高职高专档案管理存在主要的问题

2.1 思想认识不到位

由于传统观念就导致了人们对高职高专档案的作用功能在认识上还存在一定的误区从而影响着人们的思想对将其作为一种社会资源开发利用认识不够, 认为高职高专档案是领导和高职高专部门调资、提干、晋升等方面的凭证, 所以导致现代化信息技术运用得不到应用和重视高职高专档案在工作中受到很大制约。

2.2 档案分类效率低、不准确

由于受到人力、物力、财力以及各种旧观念的制约, 传统档案管理主要工作手段是依靠手工操作来进行高职高专档案管理主要提供纸质档案信息, 一方面在建立档案检索工具时, 耗时耗力地进行人工操作, 另一方面在利用时, 仍然要通过人工找寻和人工操作对档案原件进行调阅, 档案的查全、查准率很低而且劳动量大, 手续繁琐, 效率不高。

根据中组部1990年修订的《干部档案工作条例》, 对干部档案进行了10类划分, 但一些地方或单位没有按《条例》中所规定的内容予以分类, 致使档案整理和利用极为不便。

2.3 软硬件配套滞后和人员配备不足

高职高专档案信息化建设过程中不可或缺的基本条件和基础是软专业人才和硬件基础设施。现代化的办公要求与原有的操作平台相矛盾档案信息系统软硬件设备落后且软件陈旧, 与人力资源发展及现代化管理工作不相适应;既懂计算机管理、业务知识还要精通法律法规的复合型人才往往被单位忽视。这种传统管理模式下的设备配套滞后、专职人员缺乏等问题延缓了高职高专档案信息化建设推进的进程, 高职高专档案走向信息化管理的需要已不能适应。由此, 对实现高职高专档案现代化管理有着决定性影响。

2.4 信息安全建设未引起重视

在主观上往往忽视了对档案信息的管理和网页内容的审查, 档案部门档案的安全意识与保密意识不强;缺乏计算机及网络安全知识和安全意识操作不规范数据不及时备份等。在客观上成为信息系统安全的最大隐患主要表现在黑客肆意横行电脑病毒泛滥, 档案信息安全和保密工作受到了严重威胁。

3 档案信息化建设的具体对策

3.1 基于校园网的高职高专档案管理

建立校园文件管理平台, 通过OA等网上办公系统, 把高职高专档案归档管理纳入电子校务全局高度来开展。通过建立校内电子文档格式转换、可读性验证等技术规范, 保证高职高专档案归档时的质量。

3.2 高职高专档案归档的前端控制

前端控制是保证归档文件真实性、原始性的重要方法。

文件最初形成的状态即所谓的“前端”, “前端”控制是指对高职高专档案的管理要从文件运转的全过程着眼进行通盘规划, 在高职高专档案的形成阶段就要鉴定其档案价值在文件形成和维护阶段进行监督, 根据需要加上归档标识, 以防文件被修改或删除。这是一种旨在提高管理效率的科学理念”。在高职高专档案更多地出现在我们的日常工作中, 并日益成为各项业务活动之必需时, “强调档案部门或人员实行文件的前端控制有着特别重要的意义。因为高职高专档案具有‘载体无形化’特征, 假如档案部门或人员不及时予以有效控制, 文件可能就会‘转瞬即逝’, 造成档案馆根本得不到档案而出现馆藏枯竭的严重后果”。对高职高专档案进行前端控制, 就是提前介入文件生命周期, 防止高职高专档案在运行的环节中遭到损坏, 同时维护文件的安全, “最大限度地提高工作效率, 实现真正意义上的文档一体化管理”。由于高职高专档案管理需要较高的计算机专业技术, 目前, 各级各类学校档案部门受人员素质、设备条件限制, 大多难以独立胜任高职高专档案的前端控制工作, 在这种情况下, 可以与学校网络管理部门协同进行技术把关, 或及时统一进行高职高专档案的相关控制管理工作。有条件的档案馆, 应配备相关的专业技术人员, 增强管理力量。

3.3 建立高职高专档案形成过程的责任链

关注责任链信息。这里所说的责任链, 是指在高职高专档案形成和归档过程中环环相扣的工作关系。为保证高职高专档案归档后形成真实、完整、有效的数字档案, 应通过在各部门确定高职高专档案信息员的形式, 对各职能部门现行业务系统实行责任管理, 有效跟踪和控制高职高专档案的制作归档。电子信息完整性保证。应当把高职高专档案归档管理纳入学校网络管理或办公自动化统筹管理的范畴。每年对高职高专档案也要作出相应的归档要求。对应归档的文件进行信息筛选、维护, 保证归档的高职高专档案归档的真实、完整。归档质量验证。即保证高职高专档案的可用或可读性。在高职高专档案归档的过程中, 做好流转和交接的控制, 包括:文件的内容、结构背景信息有无缺损;相互联系的文件数量是否齐全;高职高专档案是否可在权限范围内使用等。

4 结语

随着信息化的发展和高职高专档案内容的逐渐丰富, 高职高专档案的管理工作越加受到人们的重视, 高职高专档案管理部门应该把握这一历史机遇, 促进资源的充分利用, 更好的发挥人才信息资源的价值。

参考文献

高职院校档案管理模式论文 篇10

一、电子档案自身所具有的优势

(一)有利于工作效率的提升。在高职院校中档案管理员通过应用电子档案在电脑上进行管理,有效地提升了在档案管理过程中的工作效率。在以往的档案管理中,校内管理员要对学生的个人信息进行抄写,并且对于学生信息归档时要用文字记录的形式进行统计和储存。这样的档案管理方式既消耗了大量的人力和时间,又不能保证所记录的档案内容是否准确。因此,档案管理员在运用信息技术进行档案管理时,取代了人工手写的形式,只需要在网上把学生档案里文字资料进行录入,在电脑里进行保存,就能够使档案管理更具安全性,提升档案管理的可信度。同时,电子档案的形式使管理工作变得简单、轻松,促使档案管理员的工作效率有所提升。

(二)提升了档案管理质量。在以往的传统档案管理方式上都是采用纸质档案进行保存,因此对于档案保存的环境和温度又要有一定的限制,如果档案存储的环境过于潮湿、温度过高都会导致纸质档案在质量上出现不同程度的破损或损坏。不仅如此,传统档案管理工作中因为用纸张进行记录,高职院校中学生数量增多,导致记录学生信息时对纸张的需求量增多,给高职院校中档案管理增加了大量成本。在应用电子档案的形式进行管理时,在管理形式上发生了很大的变化,可以不用再考虑自然环境给档案管理所带来的威胁,有效地节约资源,使档案可以在一个长期稳定、安全的条件下进行储存。

二、电子档案应用在高职院校的管理工作中的实施策略

(一)加强对电子档案在具体操作时的监督机制。高职院校中的档案管理员在完成对学生电子档案的建立后,要定时对电子档案进行监督查看,对档案信息中所出现的异常现象要及时地解决。同时,高职院校要加强对于档案管理的监督工作,档案管理员要严格遵守电子档案的操作流程,对学生信息进行整理、鉴别和归档。例如:档案工作者在实际建立电子档案时,要对每一份学生档案文件编制一个唯一的分类号、档案编号和相对应的文件夹,这样管理员在工作需要中查找某一个学生的档案时,只要在电子档案中输入文件分类号或者档案编号就能够准确地查找,同时也便于管理。这样的做法能够使管理工作者在实际工作中把出现的状况减少到最低,对高职院校中档案管理工作起到实质的帮助。另外管理人员在建立电子档案的存储格式上要统一,以防止档案格式不兼容的情况。

(二)加强档案管理人员队伍建设。高职院校在选用管理人员进行电子档案管理时,在看中管理者自身的工作能力的同时,对于其思想道德品质要格外重视,要定期对电子档案管理人员进行思想道德理论学习和电子操作技能上的培训工作,让这些管理者在掌握较高的电子管理技能外,又能够拥有一个良好的品信操守,防止有些档案管理者为了自身利益,把学生的档案信息进行外泄,给学校管理制度和学生自身的安全带来威胁。

(三)加强档案储存和网络安全性监管。管理员在建立电子档案的同时,首先要确认电脑设备是否处于安全状态,要定期对电脑设备进行更新、升级,以防止电脑因系统版本过低而影响档案管理工作;档案管理者在建立电子档案的时候要做好备份工作,防止在建立过程中出现断电的现象使档案丢失;学校要对建立档案的电脑安装电子防火墙装置,对于电子档案的防护起到很好的作用。同时,学校要定期对校内计算机进行防护和安全检查,防止病毒和黑客的入侵来损坏电子档案所存储的信息。

(四)重视电子档案的重要作用。高职院校的领导者要充分重视运用电子档案进行管理的重要意义。因此,在档案管理上面,领导者要积极引导档案管理者转变传统观念,提高对于档案管理的创新认识。同时,领导者要做好利用信息技术管理档案的宣传工作,对于以往纸质管理档案的模式要进行更替,不断创新和完善电子档案的归档工作,切实提高档案管理者在实际工作中的工作效率。

三、结论

电子档案应用于高职院校的档案管理工作上面足见成效,使管理人员在进行档案管理和查找方面更为实用、便捷,极大地提高了档案管理者的工作效率。伴随着档案管理技术不断地发展,电子档案管理在应用方式上还有待创新、完善,将它独有的技术优势在管理工作中发挥到最大。

摘要：我国高职院校中利用电子档案建立档案管理已经成为档案管理工作中的重要部分。因此,本文主要从电子档案自身的优势以及应用到高职院校档案管理工作中的策略展开研究。

关键词：电子档案,高职院校档案管理,应用策略

参考文献

[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案,2012(3).

[2]浅谈电子档案在高校档案管理中应用的利弊,开封教育学院学报,2009(03).

高职院校档案管理模式论文 篇11

关键词：高职院校；学生档案资料；管理

对于高职院校而言，学生档案资料管理作为学生管理后援和基础，是学生管理的重要组成部分，目前古旧的资料管理方式已经不适合新时期的需要。因此，本文提出学生学籍、档案的管理新思路，提高学生档案资料管理的新方法，并探讨了数据安全方面的问题。

一、学生档案管理的新思路

高职院校学生的档案分为原始档案和在校档案，原始档案为新生入学时由招办提供的，以及学生毕业时由学校寄发到有关部门的对学生终身有效的档案；在校档案是指学生在校期间临时建立的档案，包括学生各种表现情况的记录。高职院校对原始档案的管理主要是保存。学生入学后，原始档案基本上就处于封存保管状态。所以，档案的管理主要在于对在校档案的管理。

1.重视学生学籍、档案的管理工作。学生档案资料的管理出现这样那样的问题，主要是思想上不够重视。我们应该将学生档案管理作为学校的一项基础性的工作常抓不懈。同时，加强管理，在布置、检查和总结学生管理工作的同时，布置、总结和检查学生档案工作。另外，学校要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题。对于人员问题，在有条件的情况下尽量安排专人进行档案管理，而不是兼职管理。对于经费和设备问题，学生管理部门最好能设置档案管理专项经费，在硬件上要做好准备。

2.规范学生档案资料的收集管理和整理流程。如文字材料书写要规范，表格格式要统一，字迹要工整，进入档案的材料一律使用黑色签字笔书写等；要用原件而不是复印件进行存档；学年操行评语要根据学生实际，尽量能表现出学生的特点；学生档案的管理应有一个指定的部门进行统一管理，并指定专人负责。在整理档案过程中，要将档案袋内有关材料名称按照时间顺序填写到档案袋封面的目录上，以便于查看；要及时收集、整理档案，将档案目录电子化保存，以便于查找、归类。

3.做好毕业班学生档案的管理、转递等工作。毕业班学生的档案转递工作是一项十分艰巨的任务，要求在较短时间内将毕业班的档案整理、密封，传递到用人单位、人才交流中心、人事局等，时间短而且工作量大，涉及面广，因此要设置合理的传递方式和周密的传递环节，严格传递手续，防止毕业生档案出现丢失的情况。

二、注重方法，提高效率

要克服上述学生资料管理的缺点，档案资料电子化势在必行。档案资料管理的电子化并不是指全部采用电子资料，纸质的档案资料在相当长的一段时期内还不会被淘汰，而是将一些关键信息进行电子化，方便保存、查阅和检索。

近年来，教育部实行了高等教育学历证书的电子注册制度，实现了在线查阅档案信息。这就给了我们学生档案资料管理人员灵感：学生档案资料管理也可以此为参照，实施网络化管理。学校可以利用网络技术将学生的档案资料制成电子版，建立档案信息数据库，实现档案信息存储的电子化和检索的网络化。这样既能够节省大量的人力资源，提高工作效率，又能够方便学生档案的查阅，提高档案的利用率。

三、注重资料的安全性

据调查，目前90%以上的高职院校使用普通办公电脑来管理学生电子档案资料，而这些电脑大多没有设置资料备份，而且除了保存学生档案资料，还承担了许多别的任务，有些电脑连接着互联网，却没有正确安装杀毒软件。也就是说，万一这些资料被误删或者由于病毒而数据丢失，将没有任何办法进行恢复。所以，笔者提出做好学生电子档案资料数据安全的一些建议。

1.重视资料的安全性，加大硬件投入。要让学校各部门知道数据安全的重要性，必要时加大资金投入。保存学生电子档案资料的计算机最好采用商用电脑，商用电脑采用优质硬件，使用寿命长、稳定性好、不易死机。

2.做好数据备份。将学生电子档案资料定期备份，最大限度地保证数据安全。

3.利用网络存储。建立学生信息网络管理系统，例如学生学籍网络管理系统、学生资助网络管理系统。这样，学生电子档案资料保存在网络服务器上，即云端，同时在本地也做好备份，安全性进一步得到了提高。

总之，随着时代以及信息技术的发展，管理学生档案的方法必定会推陈出新，我们需要跟上时代的步伐，与时俱进，关注新技术、新方法，更好地完成学生档案资料的管理。

高职院校人事档案管理信息化 篇12

1 高职院校人事档案信息化管理的重要性

1.1 人事档案管理信息化是档案管理发展的方向

当今社会,以计算机为基础的信息技术在社会各个领域高速发展,为时代带来了一场深刻变革,电脑网络正以惊人的速度深入到社会的各个角落,信息技术和相关设施的大量普及使得信息化进程成为当今社会发展各个领域的主流。而档案原生具有可信息化的基础,人事档案实现信息化是时代发展的需要。人事档案信息化是指用科技手段和信息技术对人事档案材料资源实施基于现代电子信息环境下的管理和利用。人事档案管理的信息化改造是细致复杂而系统的工程,也是改造优化现有档案系统、资料转化和整理的过程。2002 年国家档案局中央档案馆印发的《全国档案信息化建设实施纲要》里面提出我国档案管理工作的任务中,重要的一项就是信息化建设。因此人事档案管理实现信息化是当前高职院校管理工作的重要任务,是当今社会信息化潮流的必然趋势。

1.2 高职院校人事制度改革和发展要求档案管理信息化

随着院校规模不断扩大,人员越来越多,人事制度管理也越来越复杂,高职院校人事制度改革是院校发展的必然要求,是在新的环境中生存和发展并更好地满足人事制度优化改良的重要策略。档案管理信息化是高职院校人事制度改革的重要项目之一,随着高职院校管理制度改革的推进和当前社会环境信息化潮流的要求,传统模式人事档案管理越来越无法适应现实要求,材料信息数量越来越多,种类越来越复杂,档案提取和操作日益频繁,传统模式对人事档案的管理已无法满足现实环境提出的相应要求,因此,要以信息化技术对人事档案管理进行改造和建设,把档案管理信息化融入到人事制度改革中去才能适应当前的客观现实对人事档案管理工作的需要。

1.3 实现人事档案自身价值需要高职院校人事档案管理信息化

高职院校人事档案管理工作的根本价值在于档案能否具备一个高效准确合理的利用基础,人事档案记录了大量的人事信息,是单位人事调整、个人办理相关手续的重要依据,信息服务的准确性和高效性是人事档案管理工作的两项基本原则。另外人事档案也是人才开发工作重要的人事材料基础,人事档案作为人才信息的资料库记录了大量人才相关的重要信息资源,可为开发和利用人才资源提供信息上的支持与保障。人事档案管理工作从针对客体上分为实体和信息化两部分,实体档案针对客体是档案的原始凭证、纸质文件,这种形式所特有的唯一性、真实性和法律凭证作用是其他形式所不可替代的,不过实体档案管理工作操作复杂,利用手续繁琐,检索麻烦、管理效率十分有限。人事档案信息化管理相对实体档案具有高效便利的特点,可极大提高档案工作管理的效率,简化档案利用的复杂程序,充分发挥人事档案的功能,更大实现档案价值。

2 高职院校人事档案管理实施信息化的措施

2.1 加强对人事档案工作的重要性认识

人事档案管理虽然具有很强的重要性和不可替代性,但档案管理是一项系统和长期的工作,对档案管理工作的重视或忽略都难以在短期内显现出其效果或危害。因此,提高对档案管理的工作重视,加大关注档案管理的重要性,必要性认识,提高教育单位内部有关人员的档案意识,提高上级领导和教育单位各部门对人事档案工作的支持和配合十分关键。要实现人事档案管理工作的准确性、高效性、信息化,硬件建设是必不可少的前提,而人事档案管理工作的重要性获得领导重视是关键。要进行相关制度的改革,设备的购置,人员的调整,无一不需要上级部门逐一进行审批,学院领导对人事档案工作的认识如果不够会造成档案建设上重大困难,因此要把档案管理重要性作为学院整体工作重要性的必要组成部分,在人事档案制度和信息化改进的相关要求上予以必要支持;组织人事部门的领导更要对档案重要性给予必要重视,要将人事档案工作纳入本部门重要议事日程,把档案工作的规划布置,研究考核与本部门其他工作同期开展,定期研究检查、布署、指导人事档案工作。

2.2 建立制度基础,规范档案管理

为增强高职院校人事档案工作管理质量,提高档案工作效率,规范档案工作流程,科学化的档案管理非常重要。要本着合理性和科学性原则建立一套完整的档案管理规章制度。规章制度是管理工作正常进行的依据,是档案管理具体实施的标准,合理科学的一整套人事档案管理规章制度是实现管理规范化、科学化的重要保障。提供资料的相关部门要对档案管理目标实施全面细致地考察,从不同角度、多个侧面真实准确地考察所有档案人员的相关材料,重视对当事人工作能力,性格特点、业务水平的记录,保障形成材料的真实性、准确性、客观性和全面性。

2.3 建立完备的高职院校人事档案数据库系统

当今快节奏高速发展的时代环境要求人事档案管理工作也要具备与之适应的工作效率,迅速有效地实现信息交流和档案数据更新。为跟上时代步伐,高职院校人事档案管理的工作重点应由实体管理向信息化管理转变;而信息化管理很多方面依赖于计算机技术和信息技术在档案管理上的应用,因此建立人事档案数据库系统是这一切的基础。数据库系统的建立可实施人事档案信息汇总和动态管理,方便快捷地更新人事档案数据,使人事档案查阅,比对,传输上更为迅速准确。人事档案数据库要建立在中组部《信息结构体系》的基础上,循序渐进,分层次、分步骤、分阶段、有序地进行。数据采集是人事档案管理工作最基础的一项内容,采集工作一定要以组织人事部门审核的年龄、工龄、党龄和学历学位为依据,保证人事档案数据库内信息的准确性、完整性、真实性。

2.4 实施人事档案网络化管理

高职院校人事档案数据库的建立和档案管理的信息化转换,使档案信息的利用效率大大提高。为实现信息资源共享,加强档案信息的交流与传递,在局域网内实现高职院校人事档案的管理和人事数据交流必不可少。实现人事档案管理的网络化信息化交流和共享体系,保障信息安全是前提,在网络信息管理中要重点做好管理权和使用权的问题,要进行密码和多重验证来核对管理者身份。要以多种方法对数据库采取安全防护和安全性监督。防止非法人员利用网络盗取和损坏档案信息;同时保密性也是人事档案数据管理的重要原则。针对人事部门内部要合理设置操作者和管理用户的系统权限,避免不必要的授权和重复授权,对于管理权限的分配要做到责任和权限对等,避免出现越权管理和权限失效现象。人事档案数据可通过网络实现数据共享,避免了人事档案操作程序上的反复录入,提高档案管理工作效率。网络化的档案服务还可实现全天候24 小时在线,随时需要都可实时查询档案数据,方便各种工作情况的要求。人事档案管理的网络化还可在需要人事信息资料汇总和统计分析时实现快速高效的实时统计,这对决策和组织人事工作而言是极为有利的信息支持。实现高职院校人事档案网络化管理需要运用相应的电子设备和信息技术,遵循《干部人事档案原件管理系统》的相关原则,把相应人事数据严格对照档案原件逐步输入电脑,建立人事档案电子数据库。人事档案实现网络化以后档案的管理汇总、统计利用、查阅、变更都能够实现无纸化操作,大大提高了档案工作的效率和管理的科学性和先进性。

3 结语

为迎接信息时代的到来,高职院校人事档案管理要积极引入信息化、网络化、电子办公的先进理念,运用科技手段改进档案管理制度。加快高职院校人事档案改革的推进,努力挖掘人事档案信息资源,实现人事档案资源的合理化利用。使人事档案成为高职院校管理制度改进、人力资源开发以及提升综合实力的有力支持。

摘要：高职院校管理工作中,人事档案管理工作相对其他一切管理工作而言,是重要的基础工作。当前形势下,信息化是高职院校发展中必须要面对的问题。当今社会是一个信息化的社会,几乎在所有领域,信息化已成为现代及今后发展的潮流,为顺应时代要求,人事档案工作进行信息化管理势在必行。建立网络化管理体系和人事档案数据库系统,培养专业的高素质信息化档案管理人才队伍是进行人事档案管理信息化的关键所在。