档案信息开放论文

档案信息开放论文（共12篇）

档案信息开放论文 篇1

档案信息资源开放与开发利用, 直接关系到档案馆开展信息服务方式的选择与档案信息化建设的优劣成败。适时开展档案信息资源开放与开发利用研究, 对于加大档案信息资源开发的力度, 更好地履行档案工作为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务、为社会公众服务的职能具有重要意义。

一、档案信息资源开发与开放理论辨析

新时期档案信息资源开发不仅包括开发工作本身, 还包括档案信息资源开发与档案信息资源建设、档案基础工作、档案开放工作、档案利用工作、档案信息化建设、档案社会化服务的关系, 研究它们之间的内在联系, 从而解决档案信息资源开发的基础、条件、手段、目的等问题, 以便进一步加强档案信息资源开发工作。

档案信息资源开放就是将一般可以公开的和保密期满的档案信息资源, 解除“封闭”, 向社会开放, 允许档案用户在履行简便的手续后, 即可通过一定的方式, 进行开发利用。

二、档案信息资源开发与开放策略的制定

(一) 在建设中开发和开放

1、科学调整资源结构, 加强资源整合力度。

如何进行结构调整, 实现档案信息资源配置的科学化, 从而适应新时期的档案信息资源开发, 主要进行两方面的工作:

(1) 调整档案信息资源结构。档案信息结构包括档案资源种类与成分的状况, 所以调整档案信息资源的结构应从两方面入手: (1) 增加种类。新时期, 为适应社会发展的需求, 档案工作者应把注意力和收集的重点迅速转移到反映社会全面生活的档案材料上来, 改变目前档案信息资源的种类和成分单一的状况。注意收集经济建设、科学研究、对外贸易 (包括倾销与反倾销、索赔与反索赔、补贴与反补贴等活动) 、证券、保险、电子商务、网上交易、知识产权、商业信息保密、产品检验检疫等工作中所产生的档案以及“三资”企业、民营企业、资产重组企业、境外企业、破产企业、私人家族所形成的档案; (2) 增加成分。在收集档案时, 既要收集党政机关的档案, 也要收集事业及基层单位的档案;既要收集国有企业的档案, 也要收集民营企业的档案;既要收集公务档案, 也要收集私人及家族档案;既要收集行政管理的档案, 也要收集经济建设、科学研究的档案。

(2) 加强档案信息资源整合力度。档案信息资源整合就是指档案信息的整理与组合, 如何加强档案信息资源整合力度, 就是从两方面着手:一是新时期对档案信息资源的整理, 包括档案的基础性整理, 即通过系统化和编目工作, 保持档案在来源、时间、内容和形式上的固有联系;档案的研究性整理, 即通过编纂加工, 去伪存真, 去粗取精, 由表及里, 使信息价值得到升值, 从而在资政、育人、存史等方面发挥独到的作用;二是新时期对档案信息资源的组合, 是指根据整合的目标, 采取法律、行政、技术、舆论等方面的措施, 使国家档案资源在结构上趋于合理, 在配置上趋于优化。调整档案信息资源的种类和成分, 保证各级国家综合档案馆的馆藏优势, 使各级国家综合档案馆在本区域形成1+1大于2的整体优势 (服务能力) , 以及档案事业对于区域综合竞争力的贡献率 (即围绕中心、服务大局的成效) 持续提高。

2、加快数字化进程。

针对目前档案信息资源数字化程度较低、档案网站信息匮乏的现状, 加快档案信息的数字化建设、丰富网上信息内容是档案信息资源开发的一个重要方面。

(1) 目录信息数字化。档案信息数字化, 必须以目录信息数字化为前提, 其实质就是建立档案目录数据库。做好该项工作的关键是严格规范档案信息的著录标引及其机读目录数据的录入工作, 科学选定档案目录数据库结构。

(2) 档案全文数字化。档案全文数字化的技术实现分两种情况:如归档文件本身就是某种文本或图像格式的电子文件, 只需将这类数据按规定转换成规范格式, 然后按一定的组织方式存入档案全文库, 建立全文检索系统;如归档的文件是传统载体的文字或图像, 这类文件在转化为数字化文件时可选择以扫描图像方式存储、以文本方式存储和以文本连接扫描图像方式存储三种模式。

(3) 数字化档案的采集。进行数字化档案的采集时, 不仅要对档案信息的全文信息内容进行采集, 还要对数字化档案的相关信息, 如档案的元数据 (电子文件的软硬件信息等) 、背景信息 (电子文件产生的背景) 、相关日志 (电子档案产生的时间) 等都一并进行采集, 并实施前端控制。

3、改善检索功能。

档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作, 它是开展提供利用工作的基本手段, 是开发档案信息资源的必要条件, 改善检索功能主要包括两个方面: (1) 增加新的检索功能。网络环境下, 对档案信息资源的各种加工是对档案检索功能的一种改善, 利用信息技术将档案著录与标引完成, 在档案进行检索时, 使档案信息的查找更加准确与便捷; (2) 利用先进的检索技术。目前普遍利用的先进检索技术主要有两个:全文信息检索技术与多媒体信息检索技术。

4、尽快建设档案门户网站。

档案门户网站是一张巨大的网, 其中可以包含中国各级各类的省级档案网站, 当数字化的档案信息上传到网络上后, 档案开发人员不仅可以通过档案门户网站查找档案, 也可以通过这个网站来发布档案开发成果。不同地区、不同的档案开发人员都可以将自己的档案开发成果上传到网站, 而利用者也可以不分地域、不分时间地利用档案成果, 这不仅简化了档案利用的手续, 也可以通过点击率或下载次数, 作为档案成果受公众的欢迎程度作以评价, 加以比较, 达到优胜劣汰的效果, 以竞争促发展。

(二) 以开放促开发

1、制定可操作的开放规则。

国家通过法律法规对开放档案的程度及方法做出了规定, 但有些不大具体, 对于细节问题还应深入探讨, 全面制定规章和细则。

制定操作性强的档案开放规则。首先, 应因档案的不同类型制定不同的档案开放年限, 公文、经济、技术、军事的档案开放年限就不应该一概而论;其次, 虽然在制定档案开放限度时, 会因密级的不同而不同, 应及时对限制开放的档案进行鉴定;再次, 应该根据社会当前的发展形势、社会的热门趋势来确定档案的开放年限;最后, 就是指规则的详细程度, 对于开放规则也要像法律一样, 依不同情形制定出不同的实施办法, 对每一类型的档案都要分得很清楚, 并且要制定不同级别的档案工作人员审查不同级别的档案, 将责任落实到人头。

2、对开放档案进行深层次开发。

对已开放的档案进行深层次开发, 主要有两个途径: (1) 挖掘开放档案的新价值。档案信息在对社会各行业开放的同时, 也参与了各行业的社会活动, 必然会推动该行业和社会产生新的价值, 档案管理人员就应该积极将其挖掘出来, 从而也体现了档案管理的社会价值的升华; (2) 扩大开放档案的信息功能。由于传统观念的影响, 现行文件的提供对象一直局限于文件的形成者。改革开放以后, 社会的民主化意识提高, 人们对公共信息的需求进一步扩大。现行文件中包含着与人们生活息息相关的法律法规、方针政策、房产经济、养老保险等公共信息, 它必须向社会开放, 而档案部门应该把这项工作作为档案信息开发工作的新内容加以重视, 并承担起这项工作。

3、积极稳妥地进行网上传播。

网络作为现今社会传递信息最为快捷的方式之一, 逐渐被运用到档案信息的传递中来。但从目前来看, 网络在档案信息传播中的运用, 并不如传播其他信息那样普遍。在新时期, 对档案信息传播要求快速、便宜, 以适应社会的快速发展节奏, 促进档案信息资源开发的快速进行, 因此保证档案信息网上传播的快速及安全, 是急需解决的问题。

(三) 多种开发方式相结合。

档案的开发方式, 是进行档案开放和深入开发档案信息的保证。开发的方式如何, 直接影响到档案开发人员的开发结果和利用者的利用率。

1、传统方式与现代方式结合。

对于传统的、可以很方便或是易于数字化的档案, 其中包括近现代形成的一些档案, 例如以纸质、胶片、音像、磁带、光盘为载体的档案, 可以依据相应的转化方法与转化格式, 将其转化为PDF等电脑可以识别的模式, 在这种模式下将档案进行现代化的档案信息开发、传输, 最终能够上载到网络、或储存到数据库里提供利用。而对于一些年代较久远不可以运用现代开发方式对其进行开发的档案, 如体积较大的实物档案、一些年代较久远的宣纸载体的档案等, 提供利用的方式只能是进行实物展览等。因此, 传统档案的开发模式将在相当长的一段时间内与现代档案开发方式并存, 以互补的方式存在。

2、公益性方式与商业性方式结合。

档案信息是社会的公共记录, 社会公众对档案具有很强的公共需求, 并且提供公共服务是档案部门的义务, 因此档案信息的开发应主要以公益性开发为主。在进行公益性开发的同时, 还要进行商业性开发。因为档案所具有的知识价值、科技价值、文化价值、艺术价值以及在开发过程中附加劳动所形成的附加价值, 使得一部分档案信息资源具有可欣赏性、可研究性、可收藏性、可增值性, 从而形成了一定的市场和商业价值。

3、独立方式与合作方式结合。

在目前, 档案信息资源的开发方式多以独立的方式进行开发, 独立的开发方式是指各个档案部门对档案的开发只局限于对于本档案馆或本档案室的档案进行开发。这种开发方式有利也有弊, 有利的一面是指档案开发人员对本档案馆的档案已经非常熟悉, 对本馆的档案特色相对来说也很了解, 开发时可以有针对性、系统性地对档案进行开发。而有弊的一面就是指档案开发的局限性, 这种独立的开发方式限定了档案开发人员的思维模式, 提起开发就想到要依据本馆档案的特点而开发, 久而久之思想僵化;并且由于本馆 (室) 档案数量的有限、结构内容的相对单一, 使档案的开发成果不具有全面性与完整性, 这种割裂式、各自为战的开发方式必然导致档案信息开发成果有缺陷。因此, 档案的开发要以独立开发与合作开发方式相结合进行开发。

(四) 以利用促进开发。

提供利用与信息开发工作虽然工作任务与内容不同, 主动性不同, 但活动宗旨是一致的, 都是为了发挥档案的作用, 实现档案的使用价值, 为社会创造财富。

1、以开发保障利用。

档案管理部门进行档案信息开发工作时, 会根据社会需要, 采用专业方法和现代技术, 从所收藏的档案中发掘有用的信息材料, 进行选择编目或制成档案加工品, 主动为社会各界及用户个人提供信息服务。良好的开发, 必定会带来更好的利用。 (1) 开发成果要适应时代要求, 保持与社会所关注的热点问题的同步性。当社会出现一个新动向, 或者是政府发布了一个新文件新公告等其他类似情况, 或可以吸引公众或政府眼球的事件, 那么档案的开发就要跟随这些事件的发生而开展; (2) 开发要保障利用的易得与畅通。档案信息开发出来并不是让它束之高阁, 而是要将档案开发成果在社会上公布与流通, 所以就要通过各种传播手段, 各种可以让利用者最容易得到档案信息开发成果的手段, 将开发成果传递到利用者手中。在新时期, 网络已经延伸到各个角落, 那么在网上传播开发成果是最为高效的, 也更能保障档案信息开发成果的利用。

2、开发时充分考虑利用者的需求。

在开发的最初, 档案的开发人员必定要根据利用者的需求来确定开发的范围及开发程度。如果利用者对此问题十分关注, 那么开发成果就要更为详细与周全, 开发所用的资料也要更为充分, 如果利用者对开发的内容不是很认可与热心, 那就要考虑这个开发的范围、程度与所用的时间, 甚至应该考虑还应不应该继续下去。

在开发的过程中, 社会也是在发展的利用者的需求也是在变化的, 因此在开发中, 要时刻保持与利用者的联系, 并将开发的进度反映给利用者, 调查利用者对所开发的内容是不是依旧关注, 还需要做哪些改进, 以便使开发更贴近利用者的需求。而开发成果与公众见面后, 也要对反馈信息加以收集, 建立专门的反馈信息处理机构, 了解这项开发的优点与缺点, 以便在下次开发中达到更好的效果, 以利用来促进开发。

三、结束语

把档案信息资源开发与开放工作纳入国家信息化建设体系, 以档案信息资源管理为基础, 以档案信息资源高度共享为目标, 是加快推进档案信息资源开发与开放步伐、促进档案事业在新时期的持续快速健康协调发展、为全社会提供优质服务的必由之路。

摘要：本文通过引入档案信息资源开发与开放理论, 有针对性地提出促进档案信息资源开发与开放的策略。

关键词：档案,信息资源,开发,开放

参考文献

[1]扈妍珺.档案信息化环境下对档案信息资源的开发利用.科教文汇 (中旬刊) , 2009.2.

[2]刘颖, 马莉苹.刍议档案信息资源开发.兰台内外, 2009.3.

[3]周应萍.信息化建设中信息资源开发利用的策略研究.现代情报, 2009.8.

档案信息开放论文 篇2

根据《中华人民共和国档案法》、《各级国家档案馆开放档案办法》，县档案馆对馆库保管的1951—1981年形成的期满三十年的档案进行了鉴定、编目、整理，档案开放鉴定报告。此次鉴定开放档案共61个全宗1031卷，已开放档案738 卷，控制使用的档案293卷。开放的主要内容有党的方针、政策;上级机关领导及县领导视察、指导、检查工作的指示、讲话;县党委、人民政府、工、青、妇群众组织及县直机关单位部门召开的会议文件材料;有关区域变化、征用土地、划分地界等文件材料;关于成立、合并、撤销机构、更改名称、启用印信及组织精减、人员编制等文件材料;各机关单位制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料;干部任免、调配、培训、干部职工花名册、统计报表等文件材料;职工录用、转正、定级、调资、离退休、干部奖励等文件材料;财政、医疗卫生、文化教育、工商企业、农业牧业生产、林业、水利、气象等有关文件材料。

通过此次开放鉴定工作，我们认为拟开放的档案符合《中华人民共和国档案法》和《各级国家档案馆开放档案的办法》中关于向社会开放档案的原则和条件，现可以向社会各界开放。

以上报告妥否，请批示。

二0一一年十一月十二日

为慎重决策，确保质量，在进行开放档案鉴定工作过程当中，应组织开放鉴定人员和科室初审、复审小组对开放鉴定的档案逐件讨论复审，对难以把握的档案内容，提交局务会终审、做出最后的决策的形式，鉴定材料《档案开放鉴定报告》。避免了因个人不同判断而造成不同的开放鉴定结果。

从事开放档案鉴定工作人员的能力和水平决定着开放档案的质量。从朝阳区档案馆几年来的实践来看，可以由一至两名具有馆员及其以上职称、熟知档案法规、具有较丰富机关、社会等知识的人员作为开放档案鉴定初审人员，将开放鉴定工作作为常规工作列入工作计划予以安排。成立由具有副研究馆员职称、熟知档案法规、具有丰富知识的人员。以及主管科长、副局馆长五人以上组成开放档案鉴定复审小组，发挥集体智慧、在初审后、终审前，对拟开放档案逐件进行详细复审，可以确保开放档案的质量。

三、实施的具体步骤、程序

1、制订工作计划。包括确定开放鉴定档案(形成满30年、或拟提前开放的)的全宗、所属、数量，开放鉴定工作完成的时间、人员分工等内容。

2、建立初审数据库。内容包括开放档案的序号、档号、全宗名称、案卷题名和卷内文件题名、形成时间、件数、保管期限、开放与否、不开放的原因和依据、涉密档案的密级。由初审人员边初审，边录入。

3、初审。在科长的组织下，初审人员通过阅读档案原文，逐卷逐件对拟开放档案进行初审。进行此步骤需要注意的是，由于八十年代以前的文件形成不规范。有的文件的标题不能完全反映文件的内容，初审人员绝对不能仅通过卷内文件目录就确定档案文件是否开放。同时。对保密期满的原涉密档案，履行解密手续。

4、初审总结。初审完毕后，工作人员要总结说明开放档案鉴定初审的情况，拟开放、不开放档案的内容、数量和所占比例等内容。

5、复审。初审完毕后，交复审小组成员对初审结果进行逐件复审。通过召开复审小组会讨论、形成复审意见。

6、局务会终审。开放鉴定人员向局务会汇报初审情况、复审小组的意见。经过局务会讨论，形成终审意见。

7、开放鉴定结果修订。根据局务会终审决定，对开放档案鉴定的结果进行修改。

8、形成终审报告、填写终审表。说明开放档案鉴定的情况，拟开放、不开放档案的内容、数量和所占比例等内容，鉴定审查的详细情况。初审、复审人员和局(馆)长在终审表格上履行签字手续。

档案信息开放论文 篇3

一、要牢固树立档案管理信息化工作的服务意识

档案是人类历史与知识的重要积累，是国家基础性信息资源的重要组成部分。档案信息资源的开发利用具有明显的服务型特征，在此基础上，档案工作人员要牢记服务理念，通过多渠道宣传档案管理工作，多举措创造条件，充分体现档案信息资源的潜在价值。同时，在档案开发利用过程中将面临许多的新问题、新情况，要以工作方式和服务模式的创新推进职能转变、观念转变、运行机制转变和管理服务方式的转变，充分提高档案资源的利用率。

二、要增强对档案信息化开发利用重要性的认识

档案是人类历史与知识的重要积累，档案信息化是国家信息化的重要组成部分，也是推动档案事业发展的火车头，加快传统纸质载体档存信息资源的数字化进程，是新形势下档案工作者肩负的时代重任与神圣职责。作为企业，抓住档案信息化就是抓住了加快档案事业发展的战略契机。要真正把档案资源信息化建设作为公共财富加以开发利用，树立全新的档案资源信息化理念，有与时俱进、开拓创新的管理思路，加大经费投入，大力推动档案资源信息化建设。档案管理模式必须向网络化、计算机化方向发展，通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储及其他存储模式等先进手段，对数字档案进行集中统一管理。

三、要加快档案管理信息化建设

档案存在的根本意义在于供人查阅，以获取想要的信息，档案存储数量将直接决定档案利用价值的高低。档案管理虚拟化可以通过网络互联和馆际互借来增加馆藏，丰富档案资源，这就在技术层面为无限扩充档案数量提供了可能。因此，随着人们对信息检索需求的不断提高，档案资料的信息数字化是先决条件。所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子设备将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，其共同的特点是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有进行有效的技術处理，使原始面貌得以还原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。

四、要建设综合型的档案管理队伍

信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都将实现电子化，档案管理人员的工作从繁重的手工劳动中解脱了出来，但工作量和工作性质也发生了根本性转变，这就要求创建一支高素质的档案信息化管理人才队伍， 通过对档案管理人才进行档案管理技术、信息技术的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，此外，要对当前档案人员的培训进行变革，要以信息化档案工作实际为核心，从时代和行业的发展角度出发，以丰富的课程、科学的格局、专业性的教学来提升信息化档案工作人员的能力与素质。同时还可以引进档案信息化管理水平高的人才，以此满足企业档案信息化管理的要求。

五、要建立规范的档案管理机制

档案信息资源开发与利用过程中，要按照实事求是的原则，从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度，档案管理部门应该根据《档案信息化管理办法》的要求，制定适应企业档案信息化建设的管理制度。一是健全和完善档案管理信息化业务流程和技术规范，逐一细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，着重关注电子文件和电子档案的安全保障，确保电子档案的安全性与完整性。三要统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。

档案信息开放论文 篇4

1.1 信息时代的必然要求

信息时代的迅速发展, 人们对获取知识和学习知识有了新的要求;同时, 学习的速度也在逐渐加快, 这就要求提供上要更多的信息, 而信息资源的公开与共享在信息时代尤为重要, 是社会民众获得更多知情权的重要方法。在这种情况下, 高校档案资源的开放和共享是必不可少的, 对高校档案信息资源进行合理的调整分配, 让广大社会民众都能获取到自己想要的信息。

1.2 社会发展和高校进步的共同要求

在经济全球化的时代, 虽然文化差异越来越小, 但是来自全球信息化的挑战和竞争却越来越大。高校想要在这样的环境下寻找适合自己的发展道路, 就必须顺应时代。而开放和共享高校档案资源就是一项重要的措施。高校档案资源从原有的单一封闭的模式改变成综合开放的模式, 可以充分发挥其应有的作用, 促进高校的发展。

2 实现高校档案资源开放和共享的局限因素

2.1 高校档案资源信息化建设基础薄弱

高校档案资源开放和共享具有一定的操作局限性。首先, 高校档案资源是以纸质信息为主。但在信息时代, 纸质信息已不能满足人们的需求, 究其原因是不仅读者在借还流程中要耗费一定的时间, 而且工作人员在人工维护上也占据大量精力。这样带来的结果就是高校档案资源信息开放与共享实施起来有一定的困难, 怎样利用信息时代的科学手段与高科技设施让高校档案信息化建设完善起来是值得深入研究的。

2.2 高校档案资源信息化建设隐患多

随着教育的发展, 许多高校都进行了生源的扩招, 学校扩招带来的就是学区的增加, 这样无形中给高校的档案资源信息建设增加了压力。要实现高校档案资源的开放和共享, 最重要的是实现高校档案资源的信息化建设。目前, 许多高校的档案资源信息不能统一规划, 馆与部门之间没有联系, 资源较分散, 不能有效调控, 甚至重复建设, 大量耗费资源, 这样不仅为统一、科学、有效的进行高校档案资源信息化建设留下隐患, 也不利于信息时代的高校档案资源开放和共享。

2.3 高校档案资源信息服务手段落后

虽然大部分高校已经配备计算机等先进设备, 个别高校已经形成了高效的借还服务体系。但这样的情况仅存在于个别学校, 大部分学校在服务上还是利用人工来操作, 自动化办公的程度并不高。大部分高校公开自己的档案管理系统信息查阅权限有限, 无形中为高校档案资源的开放和共享增加了一定难度。

3 实现高校档案资源开放和共享的有效途径

3.1 更新服务观念

档案资源一直是国家和人民的文化财富, 而高校档案资源就是其中的一部分, 只有真正实现高校的档案资源的开放和共享, 才是社会民众最大知情权的体现。部分高校认为, 高校档案资源是属于自己学校的私有物品, 只有特定的人群, 如本校师生才能借阅, 这种思想就要发生转变。再次, 实现高校档案资源的开放和共享必然是受社会实践活动的影响, 要求高校在服务方式上要进行优化, 健全相关制度, 真正实现高校档案资源的开放和共享。

3.2 用数字与网络化的技术保障

信息时代, 数字化和网络化未来在各领域中都被逐渐运用, 而高校档案资源开放和共享工作, 运用高科技的数字化和网络化的技术手段是必不可少的。不难发现, 传统的档案管理工作有着一定的局限性, 如大部分高校都是重藏轻用, 大大限制了现代档案管理的发展。如果采用数字化和网络化的技术手段来实时高校档案资源的管理工作, 一方面, 可利用数字化和网络化手段让更多人看到珍贵的档案原件, 避免重要文书损坏的情况;另一方面, 减轻了档案工作者的负担。运用这样的科学手段, 不仅读者和工作人员对档案资源的查找更加方便, 还打破了借还的时间与空间限制。

3.3 确保档案资源信息安全性

高校档案资源开放和共享的实施也存在一定的风险, 即资源信息的安全性。开放和共享就代表着社会民众都有权利去查阅高校档案资源, 档案资源的安全性尤为重要。首先, 要对数字档案的网络安全进行有效维护, 网络中时刻有安全隐患, 这就要求涉及到保密性的档案资源不得共享 (或设置一定的权限与安全保障手段) 。其次, 要增加档案管理人员的从业水平, 档案管理人员直接接触这些档案资源信息, 一方面要让他们快速熟悉信息化的档案管理工作;另一方面, 加强他们对知识产权的认识, 在最大程度上确保高校档案资源的安全性。

摘要：目前, 我国教育事业发展迅速发展, 社会民众对高校的学校动态、学生就业等事项非常关注。虽然高校资源是一种非独占的资源, 但社会民众缺少有效的信息获取渠道, 因此, 有必要将高校档案资源共享。互联网的普及让高校档案资源的开放和共享成为了可能, 但怎样科学合理地进行高校档案资源开放和共享是需要深入研究的。

关键词：高校,档案资源,开放,共享

参考文献

档案信息开放论文 篇5

摘 要：医疗大数据的发展趋势决定了医院档案数据的公开共享是大势所趋，而这一过程前途光明，道路曲折。

关键字：大数据；数据开放与共享；医院档案管理；医疗大数据；隐私安全等

今天，人类社会已经正式进入了大数据时代。在人类活动的每时每刻，都在产生着海量的数据。在此之中，经过整理提取，归入档案管理的那部分数据则是重中之重、核心的核心，是数据金山中含金量最高的那一类。

自从上世纪80年代开始，互联网在美国普及，人类开始拥有了保存数据的新方式------网络服务器，这时候的数据，除了电子化，还有了一个重要的新特点：在线。这意味着数据24小时可得，其复制、传播、整合更加方便，相同的一份数据，可以在不同的服务器上快速流转、多维度地重复使用，不同的数据则可以根据不同的要求加以相互整合、产生新效用，数据的价值越来越凸显，但其保存成本、分享成本却越来越低，下降到边际成本几乎为零的地步。在线数据的这些特点，最终引发了公共领域的“数据开放”运动。

所谓数据开放，就是让数据自由流动，彻底分享数据的所有权。

更重要的是，随着大数据时代的到来，所有数据都将像传统的“人、财、物”一样，成为重要的生产资料和创新资源，其开放程度和被有效利用的程度，将最终决定一个组织的发展动力、一个社会创新的活力。

笔者在省级公立三甲医院工作多年，已深深地体会到档案数据管理技术的进步对于医院运营水平的促进作用，同时更为深刻地意识到，现代医疗企业产生的海量数据，一旦能有效地开放共享，将会极大地造福社会与全体人群。然而，在相关技术瓶颈正被加速度突破的同时，我们也发现，在伦理、制度和利益博弈层面，医院档案数据的开放共享存在着难以想象的阻力，机遇与挑战都是空前的。

一般来说，医院档案管理分为综合档案与专业档案两大部分。综合档案管理的范畴为文书档案、人事档案、科技档案、会计档案、设备档案、基建档案和部分实物档案、音像档案等，这基本属于医院内部管理领域。其中包含大量的企业内部管理数据，通过对它的共享与挖掘可以迅速优化医院内部管理的效率与提升运营效益。比较特殊的是医疗专业档案部分：医疗文书档案、放射影像档案、病理切片档案、各种检查音像图文档案等等，都由各个专业科室分别管理，其中蕴含着海量的珍贵的医学诊疗数据，内外部共享的前景与意义是极其巨大的。

由于人类的生老病死这几个重要节点几乎都在医院发生，所以说现代医疗机构是最接近全部人群的大数据平台并不过分，而这一平台上产生的医疗数据的真实性和全覆盖性是远远高于其他商业企业的，可以说它与户籍和社保机构一起构成了现代人贯穿一生的最基础数据的铁三角。它所形成的海量数据一旦能充分地被大数据技术所挖掘与分析，必然可以形成如下几个理想的结果：

1.准确预测流行病学趋势，对社会人群做到“上医治未病”，同时能有效及时地控制几乎所有的流行疾病的蔓延。

2.形成覆盖所有病种的预防与治疗等方面的综合信息共享平台，从根本上提高每一所医疗机??的服务质量与效率，最大限度地缩小地区间医疗软资源分配不均的差距，最终使得每一个人终身受益。

3.真正意义上建立覆盖每个公民一生的健康档案，对全体人民的生存健康与生活质量的根本改善自始至终起到积极的指导作用。

4.与社会保险机构结合，能进一步科学规范社会医疗保险机构的高效运作，提高社会保险对于真正需要的人群的精准救助。

5.对于整个社会的医学科技水平的加速发展起到极大的促进作用。

6.其他衍生的社会政治与经济作用。

当然，要达到这种理想化的状态，过程漫长，还需要克服以下几个巨大的现实障碍：

第一，数据开放与共享方面的立法还几乎处于空白阶段。对于各行各业各种档案信息的分级分类定义还十分混淆，尤其在医疗数据方面，涉及到社会伦理问题、个人隐私保护、数据信息的所有权归属、医院与医生的知识产权界定等方面都尚不清晰，在数据共享应用过程中极易引起个人与医院之间或者医院与医院之间的各种维权纠纷，也容易形成某种严重的信息安全问题。

第二，没有顶层设计这“一定之规”的状态下，数据生成过程中的各类主体，始终处于激烈的利益博弈状态，使得数据的开放和自由流动阻碍重重。这种情况不仅仅发生在我国，即使在完整严谨的数据文化早已深入人心的美国，同样遇到医疗数据公开难产甚至夭折的例子：1999年，美国医学研究院（IOM）号召建立一个全国医疗事故的公开数据库，即以医院为单位，向大众全面公开每一起医疗事故的数据明细。美国医学研究院认为，正是因为不公开，医疗事故才居高不下，如果有一个公开的体系，大众的监督将会转化为激励，全国的医疗事故将减少一半以上。虽说这一提议得到了时任总统克林顿的支持，然而到了立法层面，以医院为中心的各种利益团体立即形成了泾渭分明的两大阵营：病人、公益组织、政府官员、律师团体以及个别医院为中心的团体支持这样的信息公开；另一个阵营则以美国医药协会、美国医院协会和保险公司为主，他们虽然肯定这种数据公开的价值，但明确反对以医院为单位的公开方法，在所有的反对声中，尤以保险公司为甚，因为公开的数据可能成为诉讼中的证据，导致高额的索赔，但这对律师来说，却是个利好消息，因此律师协会大力支持。

这种对立在立法层面造成了久拖不决的僵局。全国性的医疗事故公开系统，直到今天，美国也没有建立起来。

第三，数据的分级管理、有序共享标准和强有力的网络安全保护机制亟待建立。所谓“没有网络化就没有现代化，没有网络安全就没有国家安全”，数据实时共享的巨大价值与空前的安全隐患是硬币的两面，永远共生共存。哪种档案信息在何时、以何种程度予以开放上线，数据挖掘工具能够在多大程度上提取和利用线上数据信息，假如遇到恶意的网络攻击、信息泄露和对数据的不当使用，如何予以预防和补救等等涉及到数据安全的标准与流程无法确立的话，所谓数据公开也就永远只是水中月、镜中花。

第四，全行业对于医院档案管理现代化、信息化、公开化进程背后所蕴藏的巨大数据价值的认识远远不足，所以尚未制定统一的标准使之规范化，以利于形成实时的、准确的、海量的，便于机器计算挖掘的数据元，进而在行业内部建立统一的大数据外部共享平台。

虽然现状与笔者的设想尚相距甚远，但是社会技术的进步、人类自身的需求、其他行业初步有效的尝试，已经将这一趋势清晰地展现在我们的面前。我国已经陆续开始在各地的社区医院建立居民健康档案，这就是全民医疗健康大数据的基础，三甲医院的档案数据管理从现在开始就要以服务于数据开放和共享为最终目的，进行标准化、电子化和网络化建设。

参考文献

[1]【数据之巅】（徐子沛 著）；

[2]【数字时代的文件与档案管理】（赵屹 著）

档案信息开放论文 篇6

关键词：政府信息公开档案开放档案审查工作

自《中华人民共和国政府信息公开条例》实施以来，随着政府信息公开工作的开展及其社会影响力的逐渐扩大，加快档案开放范围与进程的呼声日渐高涨。除了呼吁加快相关法律法规的修订以外，如何在理念和操作等层面上，实现上述两项工作的有效衔接，正成为档案界讨论的热点。

一、政府信息公开环境下档案开放工作中存在的主要问题

（一）档案开放工作的法律依据及标准的可操作性不强

1.对档案开放范围及时限等内容作出相关规定的主要法律依据有《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及《各级国家档案馆开放档案办法》等法律法规。在实践操作中，上述法律法规存在解释随意性较大的问题。其中，《中华人民共和国档案法》第十九条、《中华人民共和国档案法实施办法》第二十条和《各级国家档案馆开放档案办法》第二条，均将提前开放档案的范围限定为经济、科学、技术、文化等类，时限则分别为“少于30年”“随时”和“可提前”（具体条款从略）。相较而言，《中华人民共和国政府信息公开条例》更为直接和具体，该条例除了规定“须依法主动公开”“应重点主动公开”和“可由民众申请获取”三类政府信息公开的范围以外，其第九条至第十二条分别较为详细地列出了“涉及公民、法人或者其他组织切身利益”“需要社会公众广泛知晓或者参与的”“须依法主动公开”的政府信息，以及“行政法规、规章和规范性文件”等各级政府及其部门“应重点主动公开”的内容。

2.目前，档案开放审查工作确定档案是否可以向社会开放依据的主要标准是《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，其第七条规定：“各级国家档案馆保存的中华人民共和国成立前形成的历史档案，中华人民共和国成立后形成满30年的已解密的档案和未定密级的其他档案，凡涉及下列内容的应当控制使用”，但其所列举的涉及我党和国家重大问题、重大政治事件尚未作出结论的；涉及国内行政区域之间的边界问题，对社会开放后可能激发边界纠纷、影响社会稳定和人民团结的、涉及准确记载风俗民情，对社会开放后可能资敌军事、经济战略，或损害民族形象等20类档案，在表述上都较为笼统。特别是其中“涉及公民隐私的，对社会开放会损害公民声誉和权益的档案”应当限制使用这一规定，在实际工作中，工作人员即使在查阅《现代汉语词典》中对“个人隐私”的解释后，仍无法准确界定哪些档案信息是属于公民个人隐私的。

（二）档案开放工作的主体有待进一步拓展

在档案开放工作的主体上，我国档案开放工作只能由各级国家档案馆针对已移交进馆的档案开展，而保存大量政府信息和档案资源的机关档案室的地位却一再被忽视，并没有被赋予开展档案开放工作的职责。在政府信息公开环境下，一方面，各单位承担着政府信息是否可以向社会公开的判定工作，机关档案室还承担着向社会提供档案利用的工作。事实上，无论是政府信息是否公开的判定，还是档案信息是否可以向社会提供利用的判定，其工作性质已经属于或部分属于档案开放审查工作的范畴，档案开放工作的义务主体实际上已延伸至各单位，特别是机关档案室。另一方面，档案形成单位更熟悉本单位的情况，更了解政府信息或档案的内容，在判定档案是否开放方面更具有权威性。因此，有必要在法律法规中赋予机关档案室档案开放义务主体的地位，并对其法定权限、工作职责与内容作出明确的规定。

（三）档案开放审查与档案利用工作客体单位存在偏差

国外较早按件为单位进行开放审查，而国内的审开放审查普遍按卷为单位进行。虽然档案开放从属于档案利用工作，但是档案开放审查工作的客体实际上与档案利用环节中的客体单位存在较大差异。换句话说，档案开放鉴定工作是按卷或件为基本单位开展的，而档案利用工作则多按件或文件内的部分信息为基本单位进行的。以地市级国家综合档案馆利用最多的婚姻登记、用工、知青档案为例，除少数情况以外，基本上仅利用与利用者相关的一份或数份档案信息，而非某卷或某件档案的全部。例如：婚姻登记档案仅需提供婚姻登记审批表、登记人双方单位介绍信，婚姻登记档案中的体检证明、户口本、身份证等其他信息页无需提供。对于用工、知青档案来说，利用者仅需涉及本人的相关信息，而该信息仅为一批次用工或插队档案中的某一页或某一条。而在归档立卷时，则大多是将一个单位一批招工人员名册或一个乡一批的插队人员名册组成一份文件。由此可见，目前按卷或件为单位进行档案开放审查工作，其审查的档案单位大于档案利用中利用者所需的档案信息需求单位，其结果必然导致部分档案信息被“无辜”置于控制使用的范围之外。

二、政府信息公开环境下档案开放工作的几点建议

针对上述问题，笔者建议，档案开放工作应确立“依法开展、以人为本、分期审查、注重低龄、工作融合”的指导思想，积极适应新形势，面对新问题，在法律法规许可的范围内最大限度地满足社会档案信息需求，进一步挖掘档案价值，发挥档案功能。具体如下：

（一）修订完善档案开放工作的法律依据与标准

1.修订完善相关法律法规和工作标准。以“公开为原则，不公开为例外”的立法思想和基本原则为指导，将《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》和《中华人民共和国政府信息公开条例》等涉及档案开放工作的相关法律法规有机结合，由省级档案行政管理部门制定适合本地区档案开放工作需求的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的规定》的实施细则。在此基础上，参考《中华人民共和国政府信息公开条例》以及《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称8号令），尽可能详细地列出各类区分控制使用和开放（含提前开放）的标准。同时，对各标准作出详细解释并配以适当范例，以便增强档案开放审查工作的实操性。

2.实行档案开放审查标准备案制。由档案形成单位依据相关法律法规，结合本地区、本系统职能、工作性质和特点，制定与本地区、本系统实际相符的档案开放标准。可以借鉴8号令实施的成功经验和做法，由档案形成单位或其主管部门制定完善、详尽的本地区、本系统档案开放审查标准，并报同级档案行政管理部门备案。各档案馆在汇总上述单位审查标准的基础上，制定完善本档案馆馆藏档案的开放审查标准。

（二）明确档案开放工作的主体地位，实施档案开放分阶段审查

如前所述，机关档案室在提供档案利用方面比国家档案馆更有优势和说服力，与其要求国家档案馆在档案室移交档案后花大力气对档案进行开放鉴定，不如直接赋予机关档案室开放档案提供社会利用的权限，即进一步规范档案开放的义务主体，赋予档案室档案开放义务主体的地位，并对其法定权限、工作职责与内容作出详细、明确的规定。

同时，笔者建议档案开放审查工作可以分为三个阶段开展：第一阶段为档案形成过渡期的开放审查，即政府信息尚未归档，属于归入机关档案室集中保管前的阶段。该文件的政府信息公开属性由政府信息公开承办人员完成，政府信息公开承办人员经审查确定某份文件属于主动公开的性质，实际上赋予了该份文件在归档后属于应向社会开放的属性，也就是完成了该份文件归档后开放与否的审查工作。第二阶段为档案室室藏期的开放审查，即文件材料归档后尚未向档案馆移交，在机关档案室保存的阶段。较具代表性的是地方各区县的人力资源和社会保障局以及民政局婚姻登记处，上述单位保管的用工档案和婚姻登记档案，由于直接涉及公众切身利益，其利用相当频繁。从这个角度而言，机关档案室工作人员对是否提供利用的判定实际上也就是对档案开放与否的审查，理应将其列入档案开放层级之中。第三阶段为档案馆藏期的开放审查，即为正在开展的档案馆对馆藏档案的开放审查，包括馆藏档案“封闭期”已满的正常开放和提前开放两项工作。

（三）做好开放审查与提供利用的有效衔接

一是优化档案开放审查方式。缩小档案开放审查客体（对象）单元，实行按件甚至以文件记载信息为单元开展档案开放审查工作，这样可以从工作方法上杜绝传统审查方法因某份文件或某份文件中记载的部分信息内容需控制使用，而最终导致案卷或文件整体不能向社会开放现象的发生。二是强化档案开放审查技术手段。借鉴国外档案部门及我国外交部档案馆所采用图像遮盖法等技术手段，遮盖文件中不适合开放的部分信息，在保证遮盖部分信息安全的情况下，开放该份文件供利用者使用，以满足社会公众对档案的需求。

*本文为北京市档案局项目“政府信息公开环境下档案开放工作研究”（项目编号：2010-12）的阶段性研究成果之一。

参考文献：

[1]舒任颖.中外档案开放利用中的法律问题之比较研究[D].湘潭大学，2007.

[2]谭建月.档案开放范围的法律规定与实际操作的偏差研究[D].浙江大学，2009年.

[3]孙娇.实施开放档案鉴定工作细节研究[J].民营科技，2011（3）：111-112.

[4]匡定发，吴文革.论政府信息公开与档案开放的共性与差异[J].档案学通讯，2009（3）：22-25.

档案信息开放论文 篇7

1. 档案信息资源开放利用的含义。

对于档案开放利用的含义, 可以从两个方面理解:第一, 档案开放。对于“档案开放”的含义, 人们有不同的理解和看法, 因此也就造成在处理相关事务时有不同的做法。明确档案开放的科学含义, 是正确处理档案开放、利用问题的基础。有一种观点认为:“档案开放, 是指将各级国家档案馆保存的可以公开的保密期满的档案, 解除封闭, 向社会公开, 供社会利用。”[1]216第二, 档案利用。档案利用有广义和狭义之分, 广义的档案利用指档案保管部门的提供利用工作和利用者的档案利用活动。狭义的档案利用是指利用者的档案利用活动。本文是从狭义的概念来比较研究中外档案利用中的异同。所谓档案利用, 在《档案法实施办法》中是指对档案的阅览、复制和摘录。这是从利用者具体的档案利用方式来定义的。另一种解释是:档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息, 满足其利用需求的行为过程, 也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。

2. 档案开放利用的意义。

首先, 档案开放利用是档案工作发展的需要。档案的开放利用是档案工作的目的, 也是档案工作前进的动力。其次, 档案开放利用是活跃经济发展的催化剂。随着我国加入世贸组织, 经济体制由计划经济向社会主义市场经济转变, 社会对政府行政管理过程中产生或获得的资料、数据等信息的需求日益增多, 作为政府信息重要组成部分的档案, 其可发挥的经济作用不容忽视。再次, 档案开放利用是政府信息公开的要求。我国政府正由管理型模式向服务型模式转变, 在这种情形下研究档案开放利用, 有利于政府信息的合理利用, 还有助于提升社会档案意识和公众知情权意识。

二、中外档案信息资源开放利用的人文环境比较

人文环境内容中的思想观念、制度文化、社会心理、风俗习惯等都或多或少地影响着档案信息资源的开放和利用, 因此, 可以通过比较中外档案信息资源开放的人文环境差异, 借鉴国外经验, 来提高我国档案信息资源的利用率。

1. 中国档案信息资源开放利用的人文环境概况。

受传统“秘而不宣”的档案保管思想的影响, 我国档案开放利用没有一个良好的人文环境。下面从人文环境的内容对我国的人文环境概况做简单的介绍。第一, 思想观念。从档案的保管机构出发, 我国的档案工作者不重视档案的开放利用, 将档案工作的使命定义为保管档案, 这一思想本身就制约了档案信息的开放。从档案的利用者来讲, 公民普遍认为档案信息内容与自己无关, 缺乏利用档案的意识。第二, 制度文化。从我国现有的有关档案开放利用的法律制度来看, 只是笼统地规定了档案保管期限永久、30年、10年, 而在具体的操作过程中, 档案的开放并不严格按照保管期限来执行, 档案机构随便延长档案保管期限的现象普遍存在。我国没有关于档案开放利用的明确法律制度, 只有地方性的或机构性的制度。由此可见, 我国档案开放利用立法也是不够健全的。第三, 社会心理。在我国, 公众对于档案的认识并不深刻, 并不了解档案是记录历史的原始记录, 甚至有的公众不知道什么是档案。我国公众对档案的不了解导致社会没有形成利用档案的意识, 没有营造利用档案的氛围, 更不用说能够出现利用档案的社会心理了。第四, 风俗习惯。档案开放利用率低, 与我国古代档案作为政治统治工具的历史息息相关。古代档案的作用导致了档案工作的性质, 即保管档案并保证其内容不泄露。几千年来, 我国档案工作仍然摆脱不了这样的保管习惯。另外, 档案的神秘性, 导致了普通老百姓对其敬而远之的态度。如今, 虽然我们处于信息公开的大环境中, 但是档案的神秘面纱仍然没有被公众揭开。

2. 外国档案开放利用的人文环境概况。

第一, 思想观念。15、16世纪, 欧洲文艺复兴运动伴随着历史评论的出现而兴起和发展, 欧洲历史学家对原始文献产生了浓厚的兴趣, 从而不断地去叩击档案馆的神秘大门。国外档案的开放与民主思想有密切的联系。法国大革命胜利后, 为了巩固新生的资产阶级政权和维护公民的权利, 在1790年颁布的《国家档案馆条例》中首次宣布了开放档案的规定。虽然外国的档案开放利用之初也是为统治者服务的, 但是其接受档案开放的思想要早, 而且伴随着思想解放运动, 其对档案开放利用的活动也较频繁。由此可见, 外国档案开放利用的思想不仅出现得早而且渗透较深。第二, 制度文化。“需要知晓”是美国档案开放利用工作始终坚持的原则, 普通百姓只要提出合理的要求, 在不妨碍公众利益的前提下, 就可以查询档案。与中国档案开放利用不同的是, 美国档案开放利用的出发点是公众的利用需求。在英国, 各个公共档案馆是把向公众开放档案作为执行国家法律来对待的。在法国和意大利等国家, 档案的开放利用率也较高, 凡开放档案无论对国内还是国外都开放 (涉及国家安全、个人隐私档案控制) , 利用者填写利用单, 写明利用目的, 即可查阅档案。第三, 社会心理。外国档案开放利用长久的历史, 使其档案利用意识十分强烈。“绝大多数美国人认为, 档案如不积极地予以利用, 就失去了存在的意义与活力———利用档案解决各自工作、学习和生活中的问题已成为众多美国公民的自觉行动。”[2]18较之中国公众对于档案的陌生, 外国公众在利用档案的过程中体现了更多的主动性。第四, 风俗习惯。在国外如档案机构不满足利用者的合理需求时, 利用者可以对其进行诉讼。当公众不满意档案机构对档案开放利用的一些做法时, 公众甚至会举行游行活动以获得合法权利。公众档案意识的高低, 一定程度上也影响着档案开放利用工作的进度。美国的《信息自由法》甚至提出公众利用档案不受其形成时间的限制, 即使是保管在机关档案室的档案, 公众也有权利用。

3. 外国档案开放利用对我国的借鉴意义。

第一, 思想观念。外国档案开放利用工作对我国的借鉴意义可以从两个角度来论述。一是档案工作角度。首先应改变对档案工作的认识, 档案工作不仅应对档案实体进行保管, 还应认识到档案只有开放利用才能实现其价值, 应增强档案工作的使命感。二是档案利用者。应增强公众的档案利用意识, 宣传档案价值, 提高公众对档案的认识。第二, 制度文化。在法律制度方面首先应该借鉴外国档案开放利用的立法工作, 如美国有专门关于档案解密降密的法律制度, 这样不仅有利于规范档案工作, 还从制度上保障了档案开放利用的顺利进行。在制定法律制度时, 侧重点也应加以改变, 如我国重视的是档案内容的保密, 而外国档案工作者重视的是档案利用者利用需求的满足。社会环境的区域性、继承性、独立性等特点, 决定了档案开放利用社会环境的改善不是一蹴而就的。当然, 对于外国的先进经验, 我们也绝不提倡“拿来主义”, 我们应该结合我国档案工作的特点, 以及我国经济发展的现状, 提出切实可行的措施推动我国档案信息资源的开放利用。它的改善不仅需要我国经济发展建设的支持也需要档案工作者的不懈努力。作为一名档案工作者, 我们应该坚定信念, 做好为改善我国档案开放利用社会环境作贡献的准备。

摘要：本文通过对中外档案信息资源开放利用的人文环境进行对比, 深刻剖析制约我国档案信息资源开放利用的原因, 从而吸取国外先进经验, 促进档案信息资源作用的发挥。

关键词：中外档案信息资源,档案开放利用,人文环境比较

参考文献

[1]潘玉民.档案法学基础[M].辽宁:辽宁大学出版社, 2002.

档案信息开放论文 篇8

数字化信息的爆炸式发展不仅为传统的档案和它们的信息提供者,而且为政府、商业等其他组织提出了一项严峻的挑战。这些组织发现或者将发现,由于数字化信息容易丢失或者破坏,他们需要承担通常与传统档案相关的信息保存功能[1]。OAIS参考模型的一个主要目的是使更广泛地理解长期保存和访问信息变得容易,可帮助试图保存信息的组织达到其保存目标。为避免简单的“位贮存”功能混乱,参考模型定义一个开放式档案信息系统(OAIS),该系统执行长期的信息保存和访问功能[2]。

2 OAIS功能模型

2.1 OAIS功能实体

OAIS在图1中被分成6个功能实体和相关接口,只显示主要的信息流动。连结实体的线确定信息通道,通过信息通道,信息流入两个方向。连接管理和保存设计的线仅为降低图表混乱而用虚线。

在图1中每个实体提供的任务被简要描述如下。

2.1.1 读取

该实体为:从生产者(或者从管理控制下的内部元件)接受提交信息包,并为档案内的贮存和管理内容做准备提供服务和功能[3]。读取功能包括接受SIP(提交信息包),在SIP上进行质量保证,产生遵循档案数据格式化和标准的档案信息包(AIP),从档案数据库内包含的AIP中抽出描述信息,并且协调对档案存储和数据管理的更新。

2.1.2 档案存储

该实体为AIP的贮存、维护和恢复提供服务和功能。档案存储功能包括读取得到AIP并且给永久存储器添加它们,管理存储层,更新储存档案所有权的媒介,执行日常和特别错误检查,提供灾难恢复能力,并且提供AIP访问履行命令。

2.1.3 数据管理

该实体对组装、维修并且访问描述信息提供服务和功能,此描述信息用于识别和证明过去管理档案的档案所有权和管理的数据。数据管理功能包括管理档案数据库功能,执行数据库更新(安装新的描述信息或者档案管理数据),执行在数据库管理数据上的查询,并且产生结果报告。

2.1.4 管理

该实体对档案系统的全面运转提供服务和功能。管理功能包括请求并且与生产者谈判提交协议,审核提交以保证它们满足档案标准,并且保持系统硬件和软件的构造管理。它也提供系统工程功能以监控和改进档案操作,并且一般来讲,可报告和迁移/更新档案内容。它也负责建立和维持档案标准和政策,提供用户支持,并且使存储符合要求。

2.1.5 保存设计

该实体为监控OAIS环境提供服务和功能,并且提供建议以保证:即使最初的计算环境过时,OAIS中存储的信息仍可访问长期指定的用户社区[4]。保存设计功能包括评价档案内容,定时介绍档案信息更新以转移目前档案所有权,为档案标准和政策发展提供建议,并且监控技术环境和指定社区的服务要求以及知识库中的变化。保存设计也设计IP模板和提供设计帮助,并且具体提交时使这些模板专用于SIP和AIP的回顾。保存设计也用于发展详细的迁移计划和软件原型,而且测试计划可使管理迁移目标的实施成为可能。

2.1.6 访问

该实体提供在确定OAIS中存储信息的存在、描述、定位过程中支持用户的服务和功能,并且允许用户请求和得到信息产品[5]。访问功能包括收到请求与用户进行信息交流,对特别保护的信息申请控制访问,协调对成功完成请求的实行,产生响应(传播信息包、结果确定和报告)并且把响应传给用户。

除以上所述的实体之外,还假定其它有各种各样的公共服务是被认可的。这些服务可被认为是用这个模型来形成另一个功能实体。

2.2 OAIS数据流程图

在OAIS功能实体内,数据项之间的流动在这部分用图表示。图2显示更重要的数据流。为了避免该数据流的复杂化,一般背景行为的管理数据流被单独给出一个管理背景图解--图3。与共同服务相关的数据流在被说明的功能里是暗示的,因此不被显示。

图2 OAIS数据流程图

图3管理背景图表(参见右栏)

参考文献

[1]李敏.浅谈开放的档案信息系统(OAIS)[J].兰台世界,2007(16):20-21.

[2]Kuriyama M.The OAlS reference model andpreservation metadata[J].Journal of InformationScience and Technology Association,2006,54(9)

[3]Luisa M,Calanag,Tabata K,Sugimoto S.Linkingpreservation metadata and collection managementpolicies[J].Collection building,2006,23(2):56-63.

[4]Lavoie B F.The open archival information systemreference model:Introductory Guide[EB/OL].http://www.dpconline.org/docs/lavoie_0AIS.pdf

档案信息开放论文 篇9

一、数字化档案开放利用中个人信息权的含义

数字化档案开放利用中的个人信息权是指信息主体依法对以数字化形式存在的网络档案信息所享有的支配、控制并排除他人侵害的权利。个人信息权作为一种兼具人身属性和财产属性的权利, 具有如下权能, 可以帮助信息主体实现个人信息的社会价值和经济价值。 (1) 个人信息的自决权能。该权能是指信息主体直接控制和支配个人信息, 自行决定自己对个人信息的存储、传播、使用和处理, 并排除他人干涉的权利。该权能体现的是信息主体同不特定多数人之间的法律关系, 是个人信息权的核心价值。 (2) 个人信息的管理权能。该权能是指信息主体对他人或他人的行为进行管理, 从而实现对个人信息的控制。该权能区别于自决权能中信息主体对信息直接控制和支配的状态, 是指向他人或他人的行为, 多表现为要求告知、保密、查询、更正、封锁或删除等管理行为。 (3) 个人信息的许可权能。该权能是指信息主体有许可或授权他人在一定范围内、以特定的方式、为特定的目的而使用自己个人信息的权利。该权能是个人信息处分权的重要体现。 (4) 个人信息的禁止权能。该权能是指信息主体对他人在自己信息上所为或不为的行为加以禁止的权利。该权能为他人的行为划定了边界以维护个人信息的安全。

二、数字化档案开放利用中个人信息权保护面临的难题

1. 数字化档案开放利用中侵权主体的难以识别性。

数字化档案具有内容信息与其依存载体的可剥离性, 可以经过复制、修改、处理后再被重新载入新的载体。在剥离过程中, 会有众多的档案管理者和利用者参与其中, 可能会造成对他人个人信息权的侵犯, 而且由于网络媒介的开放性、参与主体的广泛性、信息剥离的无痕性以及信息传播的迅捷性, 往往造成个人信息权受到侵犯后其被侵权主体难以识别。

2. 数字化档案开放利用中侵权行为的隐蔽性和难控性。

数字化档案信息在载体上的实际运行情况、存储模式、表达形式、信号转换等都是由系统自动实现的, 而非人工所能了解和人眼所能看见的。因此, 数字化档案信息的管理者或是利用者对于他人个人信息的非法收集、传播、篡改、利用等侵权行为往往是相当隐蔽和难以控制的。

3. 数字化档案开放利用中侵权责任认定的复杂性。

数字化档案信息在开放利用中常常发生如下一些问题, 如由于档案管理者操作错误、木马和黑客入侵、系统运行缺陷等因素而导致档案信息的丢失和篡改等。这些行为是否构成对个人信息权的侵犯以及这些行为的归责原则、责任认定等问题往往因为涉及复杂的网络技术问题和法律适用问题而难以得到有效的界定, 从而造成侵权责任认定的复杂性。

三、数字化档案开放利用中个人信息权的法律保护机制

1. 完善数字化档案开放利用中个人信息权保护的法律规范。

我国应当尽快对个人信息权进行单独立法, 并不断完善档案工作中对个人信息权保护的相关法律法规。这些法律规范应当明确个人信息保护的基本原则;明确个人信息保护对象的主体范围;明确个人信息保护的应用范围, 指明个人信息在何种范围内、何种情况下、何种程度上受到法律的保护;规范各种侵犯个人信息权的行为, 明确何种收集、传播、处理、利用个人信息的行为构成对个人信息权的侵害;明确各种侵犯个人信息权的行为所应承担的法律责任等。

2. 确定数字化档案开放利用中个人信息权保护的基本原则。

档案部门一方面需要制定出有利于数字化档案开放利用和满足公民知情权的档案开放利用原则;另一方面需要制定出在档案开放利用中可以最大限度地保护个人信息安全, 防止个人信息受到非法侵害的个人信息安全保护原则。借鉴国外个人信息权保护的有益经验, 并结合我国个人信息权保护的实际情况, 数字化档案开放利用中个人信息权的保护应当遵从目的明确原则、知情同意原则、限制利用原则、信息品质原则、信息安全原则、信息公开原则、保存时限原则等。

3. 明确数字化档案开放利用中个人信息权保护的法律责任。

对于数字化档案开放利用中侵犯个人信息权的行为应当明确法律责任, 在责任形式上, 主要有刑事责任、行政责任和民事责任。对于侵权主体在归责原则上, 需要区分不同的侵权主体, 目前主流的观点认为应当将侵权主体区分为国家机关和非国家机关, 对于国家机关的侵权行为适用于非过错责任原则, 在司法救济上适用于行政救济方式;对于非国家机关的侵权行为适用于过错责任原则, 在司法救济上适用于民事救济方式。

4. 健全与数字化档案信息开放利用中个人信息权保护相适应的配套制度。

(1) 建立行业自律制度。在数字化档案的开放利用中对个人信息权侵犯的最大隐患在于档案管理者缺乏必要的道德自律, 管理机制松散。因此, 有必要建立行业自律制度以规制档案管理者的行为, 切实保障个人信息的安全。 (2) 强化政府监管制度。在数字化档案信息的开放利用中政府有必要设立专门的个人信息权保护机构, 加强对数字化档案保管部门在收集、保管和开放档案资料过程中的规范性。同时, 还要加强网络监管, 合理使用网络监控技术, 加强对网络经营者和网络使用者的监督管理。 (3) 完善信息保护制度。应不断提高数据加密技术、身份识别技术、信息确认技术、访问控制技术、数据管理技术、信息隔离技术等保障手段, 建立相应的信息安全制度以确保个人信息的安全

参考文献

[1].刁胜先.论个人信息权的权利结构[J].北京理工大学学报, 2011.6

档案信息开放论文 篇10

随着社会的发展进步,干部人事档案资源的巨大价值日益为人们所认知,若继续沿用原始的管理档案的模式,已经不能适应当今社会发展要求,新的“开放式”管理模式成为一种必然。干部人事档案“开放式”管理模式,是在“保密”制度深入每个与干部人事档案工作有关人的思想中,变成工作中的自觉后,再“开放式”进行档案管理的一种模式。因此,在开放档案为有关部门提供干部信息的同时,应当正确处理好干部人事档案“开放式”管理与干部信息保密机制之间的关系,即协调好“开放式”管理的“柔性”与“保密”制度的“刚性”与之间的关系。

1 干部人事档案“开放式”管理与干部信息保密机制之间的辩证关系

干部档案是组织人事等有关部门,按照党的干部政策,在培养、选拔和任用干部等工作中,形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。干部人事档案具有现实查考价值和历史凭证价值,由此决定了它的“开放式”管理与信息保密之间的冲突。现实查考价值意味着有关部门有利用档案的需求,档案有向相关部门开放的责任;历史凭证价值,就是干部人事档案能够历史地、全面地体现、了解干部,可以作为正确选拔、使用干部的重要依据性材料。

干部人事档案“开放式”管理与干部信息保密机制之间是辨证的矛盾关系。一方面,干部档案向有关部门开放,并非无限制的、无条件的。具体来说,因工作需要需查、借阅干部档案时,应按照规定办理相关审批手续,不得擅自拍摄复制档案内容。另一方面,干部信息保密,并非是说干部档案即为“死”档案,档案本身仍存在着某种潜在的价值需求,即相关部门确实需要有关干部信息时,它作为一种资源应当拿来利用。正是由于干部信息的保密机制,更加证明了干部档案具有重要的价值特性,在一定的范围内也更有“开放式”管理的必要性。由此,对于干部信息资源,既要重视其载体的保管、保护、保密,更要重视其所含信息的开发利用,以实现信息资源充分利用。干部人事档案的作用是其他信息资源无法替代的,利用干部人事档案是组织人事工作的客观需要,具有极强的现实性。保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责,在严格做好干部信息保密工作的同时,切实完善工作职能,才能使干部人事档案得到充分合理的利用。

2 正确处理干部人事档案“开放式”管理与干部信息保密机制之间的矛盾冲突

干部人事档案“开放式”管理与干部信息保密机制之间的冲突存在于干部人事档案工作的始终,因此在实际工作中,我们必须以辩证的观点去审视、处理“开放”与“保密”之间的关系。在利用干部信息时,不能随意扩大保密范围,禁止对不符合规定查、借阅档案的单位“开绿灯”。因为无限制的利用会给党和国家、单位以及干部个人的安全和利益造成危害。同时也不能“因噎废食”,不能为了保密而将档案“束之高阁”,甚至是拒绝提供利用,人为地造成档案价值的凝固和流失。保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值。在档案管理工作中,坚持“开放”和“保密”结合的指导思想,正确处理开放管理和信息保密的关系,既要积极防范失密现象又为工作提供便利,即把好保密关,又疏通公开、交流的渠道。

2.1 合理利用中坚持保密原则

在档案的利用方面,我们严格按照国家有关法律、法规,在一定范围内向相关部门提供有价值的干部信息,充分发挥干部档案的潜在价值。同时重视档案的安全保密,在保证国家利益、集体利益和干部个人合法权益不受侵害的情况下提供档案的利用。档案管理人员在提供档案利用服务时,坚持既要积极热情,又要坚持保密原则。对于需查、借阅干部人事档案材料的,严格把关,按照有关规定办理利用手续,对不该查、借阅的材料或不属查、借阅范围的单位都坚决不予提供,避免造成失密和损失。

2.2 注重提高档案管理人员素质

一是政治纪律性的增强。每个档案管理人员要认真学习、贯彻《档案法》、《保密法》等相关法律、法规,提高档案意识和保密意识,自觉执行国家的法律法规,维护国家、集体和个人合法权益。二是业务能力的提升。定期组织档案管理人员进行业务培训,将各单位管档人员分批次集中培训,采取以干代训,干训结合的方法,提升业务能力,提高档案管理水平。三是创新能力的提高。在做好档案管理基础性工作的同时,积极探索新的档案管理工作模式,不一味拘泥于老套路。例如,针对“虚假学历”问题进行深入调研后,建立“学历公示制度”,一定程度上杜绝了虚假学历的发生。通过“公示学历”,确保了干部信息的准确性,为信息保密打下坚实的基础,从而正确处理了档案“开放式”管理与信息保密之间的关系。

2.3 加强监管,完善监督机制

在做好档案的开放式管理与保密制度的同时,应积极建立健全相关机制,完善《干部人事档案工作八项管理制度》,进一步规范了干部人事档案查(借)阅、收集零散材料、档案材料鉴别归档、档案材料的送交等工作流程,以严格的标准、严密的监管、严肃的纪律,规范档案管理,努力使档案信息资源得到最大利用,体现其价值的最大化。同时维护国家、集体、个人的合法权益不受侵害,使档案在利用中延续生命,促进干部人事档案工作发挥更大作用。凡发现有违反干部信息保密机制等法律法规的要果断依法处理,从而达到档案“开放式”管理和信息保密互为保障的辩证统一。

3 在新形势下进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的保密性,无视其保密的范围,是不对的;但假如缺乏保密观念,对干部人事档案无视其秘密性,无限地扩大开放利用范围,也是错误的。因此,在为有关部门开放档案为之所利用的同时,应当做好相应的保密工作。

3.1 做好档案的审查工作

形成“开放式”管理模式,就要处理好“开放”与“防泄密”“防涂改”“防造假”“防遗失”等之间的关系,那么干部信息利用前的审查工作就显得至关重要。审查工作是档案“开放式”管理的前提条件,也是“开放式”管理档案的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放和控制使用范围。现阶段,在做好档案利用前的审查工作方面,应分为三个工作步骤。首先档案管理员对需要利用档案的单位进行审核,严格审查利用档案的理由及查(借)阅内容。凡能在其他渠道查询的干部信息,一般不提供原始干部档案查(借)阅。其次档案管理员对干部人事档案进行审查,具体包括:核实档案目录与档案材料内容是否一致,档案材料的份数,档案内容等等,并复印档案中主要材料,包括《干部履历表》、《三龄审核结论表》、《公务员登记表》等等进行备份,以此作为依据资料,便于档案借阅后归档审核。第三,在档案材料借阅归还后,管档人员需对借出档案进行审核,并对照相关复印材料核实档案的真实性与完整性。

3.2 干部人事档案中的非保密信息提供个人利用

干部人事档案“开放式”管理,并非无条件、无限制的向任何人开放。“开放”是在干部信息准确的基础上,对某些不涉密的信息进行“开放”。目前,我国的干部人事档案提供利用仅仅面向组织,任何个人都不能查阅自己的人事档案。干部人事档案对每个人来讲还是神秘的,大家不知道自己的档案里究竟有什么。在我们的实际工作中也经常碰到当事人对自己的某些情况记忆模糊,要求查阅自己档案的事例。但是按照干部人事档案的利用制度,本人是绝对不允许查阅自己的档案的。然而,这种利用制度与公开、透明的现代法治精神不相符合,干部人事档案工作应当以人为本,对于只要不属于保密范围的信息,个人应享有对自己档案的知情权。干部本人可以通过单位方面,经过严格的审查手续查阅非涉密信息,例如:干部的“三龄”情况、干部本人获奖情况等等,当然对于这些信息个人只有知情权而没有修改权。将这些非保密信息通过正确的渠道和方式向个人提供利用,可以增强个人的档案意识,有利于加强对干部人事档案工作的监督,使干部人事档案更好地为公众服务。

3.3 加强干部档案电子信息的安全保密工作

随着社会的发展,科技的进步,一些不法之徒也想尽办法、利用种种手段窃取干部信息。我们在按照法律法规的要求,严格保密制度的同时,不断丰富保密方式方法。河北省委组织部研发的《组织干部管理信息系统》软件,对促进档案管理现代化建设,规范档案管理软件的开发、推广、应用,逐步实现计算机软件标准化奠定了基础,同时通过系统备份功能、“加密狗”的使用等等功能,增强了干部档案信息的保密性,为档案管理工作提供多方保障。在此基础上,档案管理人员要不断加强计算机网络保密业务的学习,特别是对计算机信息系统的保密工作要进行深入的研究和探索,不断探索高科技时代保密工作的新路子,提高我们的保密水平。同时积极探索建立健全信息保密制度,形成上网信息的保密检查制度,实现在充分利用电子文件的过程中加强保密工作,在加强保密工作的过程中促进电子文件利用的新档案工作格局。

在保密机制下,做好干部人事档案“开放式”管理工作,能使干部人事档案更好地“开放式”服务于人才选拔、人才流动的过程,进一步发挥它的现实凭证和历史查考价值。随着干部人事档案“开放式”管理的日益完善以及干部信息保密制度的深入人心,正确处理好“开放”与“保密”的关系,将有助于干部人事档案工作更上一个新台阶。

参考文献

[1]邓绍兴,和宝荣.档案管理学[M].中国人民大学出版社,1989.

档案信息开放论文 篇11

改革开放以来，各级国家综合档案馆工作水平的不断提升有力地推动了我国档案事业的快速发展。截至2007年底，全国共有各级综合档案馆3161个，占我国各级各类档案馆①总数的79.3%；共保存档案2.3亿卷(件、册)，占各级各类档案馆馆藏总量的92%；2007年档案利用量为1244.9万卷件次，占各级各类档案馆全年档案利用总量的80%②。可见，国家综合档案馆是我国档案事业的主体，是国家档案资源管理与提供利用服务的主力军。

一、综合档案馆的档案开放情况

首先，档案开放范围不断扩大。

20世纪80年代初，随着全党工作重心向经济建设的转移，为更好满足机关工作查考、史学界历史研究及国际文化交流的需要，中央确定了开放历史档案的方针。1985年国家档案局又决定扩大档案开放的范围——从“历史档案”扩大到“自形成之日起满30年的档案”；1987年《中华人民共和国档案法》颁布后，这一政策成了法律条文。90年代，随着改革开放的不断深入，社会公众对档案利用需求从历史档案逐渐向近现代以及当代档案转移,为此，各级综合档案馆根据1991年国家档案局发布的《各级国家档案馆开放档案办法》的规定，进一步开放了新中国建国前各个历史时期的档案，同时还加大了建国后档案的开放力度，使档案开放范围逐步从历史档案扩大到近现代国家政治、经济、科技、文化和宗教等各个领域。

近年来，一些省市地方政府相继出台了政府信息公开的规章，国务院也于2007年4月5日颁布了《政府信息公开条例》并已于2008年5月1日正式实施。这些行政法规规章的实施对综合档案馆开放档案起到了积极的推动作用。这是因为政府信息包括历史信息和现行信息，而政府的历史信息主要保存于各级国家档案馆，因而各地综合档案馆在开放档案时除要遵守档案、保密和知识产权等方面的法律法规外，还要依据政府信息公开法规中的有关规定，进一步扩大档案开放的范围。③

随着档案开放政策的实施，综合档案馆开放档案的范围逐步拓宽，从开放各朝各代的历史档案逐渐延伸到建国后各个时期的档案，从政治领域不断深入到经济、科技、文化以及社会公共事业领域，从党政机关的管理档案扩展到涉及人民群众利益的民生档案。档案开放范围的不断扩大，意味着可利用档案的范围更宽广、信息更丰富，有助于更好地满足各级各类社会组织以及广大人民群众的档案信息需求。

其次，档案开放方式更加多样。

20世纪八九十年代，我国各级综合档案馆主要通过设立档案阅览室，出版发行报纸、刊物、图书、档案史料全文或者摘录汇编、档案馆指南，开放档案目录，举办档案展览等形式公开档案。新世纪以来，政府网站的建设催生了各级综合档案馆网站的创建，于是档案网站正逐步成为开放档案的一种重要形式。例如在档案网站上公开档案馆案卷级、文件级开放档案的目录，提供开放档案的全文查阅，举办有声有色的网上档案展览等。国家档案局网站从2009年1月1日起推出了系列专题视频“共和国脚步——1949年档案”，一周一专题，全年共52个专题，每个专题围绕一个重大事件公布若干份文件、照片、录音、录像、报刊资料等，图文声像并茂，真实生动，得到了社会的极大关注。

综合档案馆从开放档案目录到开放档案全文信息，从提供开放档案的原件到提供开放档案的二次、三次文献，从开放档案的馆内查阅到馆外远程网络查阅，从利用平面媒体向利用多媒体公布开放档案，档案开放方式不断丰富，并正在形成多层次多形式的格局，为利用者自主查询、获取、使用、传播已开放的档案信息提供了便利。

第三，档案开放数量不断增长。

20世纪80年代，为适应开放档案的要求，各级档案馆采取各种措施对馆藏档案进行调查分析,熟悉馆藏内容与成分,开展馆藏档案整理,编制各种检索工具。以编研工作为例,1984年全国各档案馆编辑的各种专题档案史料和丛编就达500多种30多亿字,④不少档案史料还公开出版发行。也正是这一阶段大量开放档案，推动了80年代档案利用高峰期的形成。90年代档案开放数量继续增加，1991年全国各级综合档案馆档案开放数量达到2094.3万卷件。以1991年为基点，1992年～2000年各级综合档案馆开放档案数量分别增长了-3.6%、2.2%、17.2%、33.2%、40.3%、57.8%、69.8%、81.8%、94.4%。2000年以来，随着我国政治民主、政务公开建设的不断深入，尤其是政府信息公开制度的实施，进一步推动了综合档案馆开放档案的步伐。2001年我国各级综合档案馆档案开放数量达到4129.7万卷件，将近1991年档案开放量的两倍。以2001年为基点，2002年～2007年全国综合档案馆档案开放数量分别增长了4%、11.8%、17.9%、24.3%、39.1%、42.3%，呈逐年上升趋势。

综合档案馆档案开放数量的增长，使更多古老的、珍贵的、重要的档案文献可以向社会公众提供利用服务，这不仅仅是一项档案业务数量的增长，而且也是当前我国加强民主政治建设与推行公开、公正、透明行政的政治理念在档案工作中的具体体现，是依法治国、尊重维护公民信息权利的一项重要举措。

二、综合档案馆的档案利用情况

首先，馆藏档案利用主体走向多元化。

改革开放以前，我国各级档案馆主要服务于党政机关及其工作人员，为其工作查考提供利用；而改革开放以来，除了党政机关及其工作人员，其他社会组织、学术研究者、公民个人等利用者也纷纷加入到档案利用的队伍中来。利用者群体不断壮大，大体可分为三类：一是编史修志的利用者。1987年各级各类档案馆提供档案利用服务达23380328卷件次，其中有15569800卷件次是为编史修志提供的，占利用总量的66.6%。二是开展科学研究的利用者，利用大量档案资料撰写学术论文或著书立说。新世纪以来，随着我国教育、文化与科学研究等领域的不断发展，学术研究者对档案文献的利用需求也在不断增加。2002年，全国综合档案馆为学术研究提供档案利用249429卷件次，2007年则达到767850卷件次，5年时间增长了207.8%。三是个人利用者不断增加。为平反“文革”中造成的冤假错案、解决下乡知青返城和其他历史遗留问题、维护个人合法权益、管理与处理自身事务，个人利用者走进了档案馆。2000年以来，随着政务公开的不断推进，社会公众知情权意识的不断增强，以维护自身权利、个人利益为目的而到档案馆查阅招工、知青、婚姻、占地、房产、个人任免等档案的个人利用者不断增加。以北京市档案馆为例，2003年以前，社会组织利用者数量远远高于个人利用者数量。2003年，社会组织和个人利用档案分别为50.6%和49.4%，二者大体持平。2004年以后，个人利用者开始超过社会组织利用者。2004年至2006年，个人利用者利用档案人次占利用总量的比例分别是62.3%、73.6%和66.3%。⑤

其次，提供利用的档案内容日益广泛。

改革开放以前，各级综合档案馆主要是为党政机关提供政治、经济、军事、科技、文化、司法、人事等各方面档案，旨在为决策者提供解决各种问题的依据、思路和方法。20世纪80年代，档案利用的内容主要集中在建国前各历史时期及建国初期的历史档案文献；90年代，综合档案馆不断探索档案社会化服务的途径，注重提供经济、科研、技术改造等方面的档案；2000年以来，围绕实现党和政府提出的加快推进以改善民生为重点的社会建设的战略目标，综合档案馆以社会服务为导向，切实落实“科学发展观”、“和谐社会”、“以人为本”、“服务民生”等理念，大胆创新服务方式，主动整合开发档案资源，积极提供与人民群众切身利益密切相关（如婚姻、公证、房地产、城市拆迁、招工、独生子女、社会保障、医疗、失业保险、户籍、个人任免、出国等等）内容的档案。2007年10月，国家档案局局长杨冬权在中国共产党第十七次全国代表大会的分组讨论会上明确提出要在全国档案系统实现“两个转变”，建立“两个体系”⑥。2008年12月在全国档案局长馆长会议上杨冬权局长又强调指出全国档案系统要继续充分利用各种网络平台，上传更多档案内容，或发布各种利用指南，加快建立和完善方便人民群众的档案资源体系与档案利用体系，丰富档案利用服务的内容。

第三，档案利用方式更趋便捷。

20世纪80年代，我国大多数综合档案馆主要以手工检索、提供档案实体服务为主的利用模式提供档案的利用服务。由于受档案实体管理、档案目录卡片检索等因素的制约，利用行为难以摆脱“档案馆”这个物理环境。80年代末中央和地方党政机关推行的办公自动化工程以及90年代末政府实施的上网工程推动了综合档案馆的信息化工作。当前，各级综合档案馆基于网络平台积极探索档案数据库的数据采集、在线阅读、异地查询和档案传递等在线服务，如一些综合档案馆网站开始推出“馆藏介绍”、“查档指南”、“档案目录检索”、“档案全文检索阅览”、“档案网上展览”、“档案编研网上公布与出版”、“珍档荟萃”、“预约调卷”、“档案网上咨询”等服务项目。长春市档案馆把与民众生活有关档案的信息化放到了优先位置，其网上运行的数据库包含了350万条目录数据，其中有150万条目录数据、20万页档案全文供利用者在互联网上查阅。这些档案虽然只占其馆藏总量的10%，但其利用却占到总利用量的90%。⑦

档案利用方式不断出新，越来越多样化。利用者既可到档案馆查阅感受其浓郁的文化氛围，也可在办公室、家庭或其他任何地点的任何时间利用档案网站获取所需的档案信息，还可借助其他方式如电话、传真、电子邮件等查阅利用档案。这样有利于利用者根据自身特点选择更丰富的、更人性化的、更高效的档案信息服务方式。

第四，档案利用数量呈波浪式增长。

改革开放以来，我国各级综合档案馆馆藏档案利用数量经历了“增长—降低—增长”三个阶段的变化。

1983年～1987年，为编史修志、解决“文革”中各种历史问题及开展学术研究等，大量组织与个人利用者涌入档案馆查找利用档案资料。1983年综合档案馆利用档案总量为662.7万卷件次，1987年达到2337.1万卷件次，4年时间档案利用量增长了252.7%，1987年也成为改革开放以来综合档案馆档案利用的一个高峰。

1988年～1998年，由于地方编史修志工作陆续完成，“文革”中各种历史遗留问题基本解决，档案利用者从1987年的利用高峰点开始逐年下降。至1998年，档案利用总量降为446.5万卷件次，比1987年下降了80.9%。

1999年～2007年，各级综合档案馆围绕党和政府的中心工作，不断改善馆藏结构，扩大档案开放范围，加强民生档案的整理和提供利用，较好地满足了利用者的需求，档案利用数量也逐步回升。1999年各级综合档案馆档案利用数量为508.5万卷件次，2003年、2005年、2007年档案利用数量在1999年的基础上分别增长了18.5%、70.7%、144.8%。2002年各级综合档案馆档案利用达到1465454人次，2003年、2005年、2007年档案利用人次在2002年基础上分别增长了15.6%、48.6%、120.9%。可见，这一阶段综合档案馆的提供利用工作富有成效。

综上所述，改革开放以来，我国综合档案馆档案利用服务的对象更加广泛，档案利用与开放的内容不断扩展，数量不断增长，方式也更加多样。但是，在信息时代的宏大背景下，我们应当以更加开阔的视野和清醒的头脑正视工作中的不足和潜在的问题。例如开放率偏低问题，1991年～2007年各级综合档案馆馆藏档案年均开放率仅为27.9%，与国外一些公共档案开放与利用程度比较高的国家相比（欧美多数国家档案开放率已达到或超过60%，美国档案开放率达90%以上，俄罗斯档案开放率大约在80%～90%之间⑧）我国档案开放率还相对较低。此外，馆藏档案资源结构多样化发展问题、期满档案开放的及时性等问题均需给予高度重视和尽快解决，以最大限度地满足利用者不断提高的档案利用要求，从而推动综合档案馆档案开放与利用工作的进一步发展。

注释：

①“档案馆”包括综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆、企业档案馆、文化事业单位档案馆、科技事业单位档案馆。

②文中各种数据来源于国家档案局网站、国家统计局网站、中国档案资讯网，或者根据这些网站提供的有关数据资料计算得出。后文不再注释。

③马素萍：《论档案馆开放档案的原则》，《档案学通讯》，2005年第2期。

④中国档案学会档案馆学术委员会：《论档案馆开放档案》，《档案学研究》，1989年第3期。

⑤⑦傅华：《档案服务范围越来越广》，《中国档案报》，2008年11月26日。

⑥“两个转变”、“两个体系”是指转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系；转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，像重视机关团体利用那样重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系。落脚点是建立覆盖人民群众的档案资源体系和建立方便人民群众的档案利用体系。

⑧黄项飞：《档案馆走向开放》，《北京档案》，2005年第5期。

小议档案开放 篇12

一、提升档案开放意识

《档案法》颁布以后, 大大提高了民众的档案意识普。尤其是那些涉及档案开放的法律法规, 很大程度上缩短了档案机构同社会各界的距离。我们的档案工作是以提供利用为中心的。应该实施一切必要措施, 把档案管活, 让档案最大程度的带动经济发展、促进科学研究。最大程度的带来档案的经济和社会效益, 最大程度的带动社会主义两个文明建设。

档案开放, 即将能够开放的档案, 以及保密时限已经满了的档案, 都解除封闭, 向社会开放。目前, 省内外许多档案管理机构, 已经把历史档案向社会公开。目前, 本地区出现很多民众电话咨询和上门询问的现象, 足以证明民众迫切希望从档案中获取所需要的信息和历史资料。然而, 这是一项极其复杂的任务。由于条件所限, 我们现已对满三十年的现行档案进行了鉴定, 配备了公开索引, 尽量以最快的速度面向社会公开, 最大程度的为两个文明建设服务。

二、为档案公开做好准备工作

档案公开是落实《档案法》的主要构成部分, 也是档案馆由封闭、半封闭向公开社会转变的象征。然而, 怎样实现积极稳妥, 又最大程度的实现这一, 做好开放前的一切是非常重要的。像区分公开与不公开的范围;对开放档案进行鉴定报批;面对极其重要的档案进行必要的复制, 装订和编制检索工具……另外, 还必须提供必要的设备和确定公开档案阅览场所等。

第一, 要实现公开档案的基础准备。增强案卷的内在质量, 标号清晰, 排列明确。科学划分的前提上, 健全档号, 同时需要编制好检索工具。

第二, 是实现公开档案的审查准备。通常第一步是档案馆工作人员对准备开放的档案进行初审, 第二步是具有很好政策水平和业务能力的人员, 开展逐一复审;然后申请相关部门和专家学者开展终审。综合分析完毕, 决定与批准档案开放范围。

第三, 是做好公开档案的服务准备。档案公开是为了更好的实现档案的功能, 将那些隐现的社会和经济价值, 体现为社会和经济效益, 这一切的最大要求是服务。实现服务是档案开放的最终目标。所以, 务必应该提前做好准备工作, 使公开的档案切实实现应有的作用。

三、最大程度实现开放效果

档案向社会开放, 符合我国现代化建设对档案管理提出的新要求, 而且也是档案工作进步的重大壮举。有利于打破封闭、半封闭档案管理。所以, 在档案开放过程中一定要经历一个由封闭到开放的过程。

为了使得检错便捷, 最大程度的实用公开档案, 真正达到为社会服务, 诸多档案相关机构在开放方式上实施了很多可行性比较强的方案:

展览陈列式:将图片资料和题词类档案归纳整理好, 提供给需要者灵活多样的公开方式。

目录开放式:将能够明确可以公开的档案的检索工具对外公开。利用者可利用这些检索工具, 了解到所需的档案内容, 再根据检索标识检出所需档案。主要包括书目录和卡片目录两个类型。有的对相对比较重要的、需要公开的档案实施了“内容摘要式”和“编纂出版式”, 分类提供给需要的人员。

档案开放的数量, 直接关系到开放效果。一次开放太少, 不能满足需要者的愿望, 但公开过多, 不能实现公开时间和质量。应该实现开放的档案内容百花齐放、百家争鸣, 种类繁多、满足需求, 这样才是实现了成功的效果。

四、加大开放管理力度

档案开放工作使得我们必须解决那些影响档案完整和安全保存的因素, 想尽一起办法做好公开档案原件的保护工作。因为面向全社会公开, 档案保管环境改变了, 保管条件相对降低了;接触档案的人多而又杂。在利用档案时, 有人沟摸涂画、肆意篡改。污损、褶皱、拆分等现象必然出现。可不归档:没有参考价值和事务性质及临时性的;没有经过领导批复的材料修改稿、铅印文件的校对内容;没有保留价值的信函和普通咨询、建议、群众来信等;本部门负责人答复其他机构的材料 (指领导兼别部门职务的) ;来自社会生活各个部分收集来的文件;参加非主管机构召开会议文件不需贯彻执行的, 重要的可以保留) ;上级主管部门的任免、奖罚的非本单位人员。除归档外那些剩余下无保存价值的文书文件要归档保存, 呈送领导审批后才能销毁, 绝对不能出售, 要依据相关条理交给造纸厂或文件销毁站处理。