档案信息安全档案的分类

档案信息安全档案的分类（精选9篇）

档案信息安全档案的分类 篇1

一、按字母排列的分类法

在这种分类法中，每一通讯人的名字立一个案卷，案卷严格按照字母顺序排列。姓的第一个字母是指示该案卷在档案柜中存放位置最初步的索引，如果要决定该卷的准确位置，姓氏第一个字母以后的字母是决定的因素。例如，CoffinThomas应该排在 Cryton Philip之后。

数量较少的、无须—一分别立卷的文件资料归放在一起组成杂类卷，这类案卷也可以用字母表中的字母来标分，每一杂类卷的封面上应写有该卷内装放的文件资料的目录。

1、按主题分类

文件的主题有时会取代作者成为归档的依据，最重要的主题名称作为归档的首要因素，次要的主题作为第二个因素，依次类推。最基本的分类导片标示出各类文件的主要标题，这些标题都是与单位的某项业务相关的，如：广告、运输、独家代理商、购置、管理等等。很多单位都有一定数量的文件资料适合按主题分类，这些主题通常是有关该业务部的总的管理以及该业务部与其分部、代理商、贸易联系单位的关系等等。各主题之间的排列可以根据字母排列顺序进行。按主题分类立档的优点是所有有关资料都集中存放，可以迅速、简便地查阅。

2、按地区分类

在按地区分类法中，档案是按其产生的省、市、地、县等分类的，其基本原理与按主题分类的基本原理是相同的，只是在该法中，文件是按国名、省份、城市等名称的字母顺序排列的。这样可以使有关地区的所有文件集中存放，然后再按其他问题分别立卷。运输和出口业务部门、计划部门和销售部门最适合用这种方法保存文件。

二、按数字分类

案卷以数码排列，每一份文件给定一个数码。用索引卡或索引条可以查出某一数码所代表的名字。所有索引卡按所标名字的字母顺序排列，集中放在索引卡抽屉里。当需要查找某份文件时，先从索引卡抽屉中相应的字头下找出与文件相关的信息，从而得知该案卷的数码，然后可以在适当的档案柜中找到标有该数码的案卷。

1、按十进位制数码编排分类

这是数字法的一种，经常与按专题分类相结合。用于图书分类的杜威十进位制数码法就是这种分类的一个很好的例子。操作起来比较简单，主要专题分别用某个整数表示。

当该系统中需要新增立案卷时，通常把它归入已立档的某一项目，插在适当的位置，然后编上小数。这样就可以不需要对已经建立的系统进行大的修改和变动。

使用十进位制数字排列法立卷，能较容易地根据文件上所编的案卷号得知该信件所属域和该案卷在档案柜中的位置。

2、按日期排列分类、这种方法操作十分简单，文件是按照用数字表示的文件日期的先后顺序立卷的。按日期排列的方法虽然不作为一种基本系统来使用，但它一般是排列案卷内文件顺序的标准方法。

三、字母法和数字法的比较

1、字母顺序排列法的优点

1.按公司、专题或地理位置分类存放文件是一种方便实用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。

1.材料费用较低。

2、字母顺序排列法的缺点

1.查找常用名字时可能会遇到困难。

2.当需要查找某一专题案卷时案卷位置难以确定。

3.需要扩充时不容易估算所需要的空间。

3、数字排列法的优点

1.标有数码的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，当文件用毕归档时，放错位置的可能性较小。

2.标上数码的文件方便查询。

2.由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以无限扩充;建立起的相应索引卡片或索引条可以兼作其他用途。

4、数字排列法的缺点

1.必须建立相应的索引卡片或索引条，而且通过索引卡查找案卷会占用一部分时间。

2.该系统的建立和保持比较费钱、费时。

3.如果数码标错会造成文件和案卷放错位置的严重后果。

四、字母法和数字法的综合运用

按字母顺序排列和按数字排列对档案进行分类各有其优点和缺点，我们可以把这两种方法结合起来运用。

在字母顺序排列法中套编上数字索引，用数字分别表示每一个字母或字母的一部分，在立卷时，每个案卷再分别编号。例如：假定A用回来表示，在该组中有5个案卷，那么第四个案卷的编号就是1/4。在这种方法中，案卷是按字母顺序排列的，数字编号只起辅助作用，只作为查文编号以供通讯时引用。

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1.在转移之前计划好新的档案。

2.如果全部档案都要转移，文件抽屉里只留下导引卡，要为新的档案提前准备好文件夹，文件夹的标签上使用与以前文件夹不同的颜色标明日期和主题。

3.如果留下文件夹和导引卡，要准备一套文件夹装转移抽屉里的材料，在这些文件夹上贴上与原来的档案相同的标签并提前作好转移准备。

4.如果有足够的空间，可以让准备转移的档案在办公室里再放几个星期，直到新的档案中积累了足够的参考资料。

5.确保贮藏室有足够的空间和适合的环境存放旧档案。

6.为避免影响正常的办公室工作，要在制定转移计划的几个小时之内完成整个转移过程，这时不妨多找几个人来帮忙，分工合作，既高效又保持工作质量。

7.在所有转移文件或盒子上贴上标签，写明档案的内容、日期等内容以便认读时方便省时。

8.把转移的档案或盒子捆紧，并在运送过程中确保安全。

一、电子档案的优点

1、操作方便

形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。

2、传递快捷、实现资源共享

一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络

终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。

3、存储空间小

无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾，例如：一张光盘容量可达600MB-4 000MB，可存 35万张打印纸上的文字信息或 10万页图形信息。而且，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言，相比之下纸质文件的笨重就显而易见了。

4、具有多种表现形式

随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形。声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。

5、复制时不容易丢失信息

纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问 题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。所以 完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。

一、控制纸质档案的使用

档案柜一般都上锁，秘书不在时，要锁住档案柜以保护纸质文件。到档案室取送资料时，要有专人负责。

把资料从档案室中取出时，在原来放资料的地方做一个标记，可以记录借出日期、材料名称、借者姓名及归还日期等。

二、控制缩微品档案的使用

缩微品档案的载体和信息是合二为一的，对缩微品信息安全的控制，实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此，要保证缩微品档案的信息安全，必须注意：

(1)将存放有缩微品档案的柜子上锁，以防丢失或外人的随便使用。

(2)不能将缩微品原件外借，以防损坏或丢失。

(3)缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。

(4)存取胶片时戴上手套，或者拿取胶片的两边，避免造成污染、擦痕或留下指纹等。

(5)阅览室最好装有空调设备，保证室内有适当的温度和湿度。

三、控制电子档案的使用

秘书使用的计算机很可能不是一人“独占”，如果是这样，别的使用者就可能会看见他不希望别人看见的资料，甚至被另存盘或打印出来。他们就更容易把它带出办公室了;如果他发了一封电子邮件，这封邮件的内容可能会被发到电子信箱或者告示板上，和他使用同一系统的人都能看到这些信息。因此，电子档案让人没有安全感，容易被人非法使用。

1、必须采取各种措施控制电子档案的使用

1.请上司规定清楚哪些人可以打开这个电子档案。

2.、如果计算机离一些无关的人很近，就要采取一些适当的安全措施：

(1)使用密码，没有密码将无法检索文件;

(2)锁住计算机，这样其他任何人都打不开;

(3)锁上装有软盘的盒子或箱子。

3.如果一些同事有权借用这个秘书的电子档案，他要把原件留在自己身边，拷贝一个副本给他们。当然，拷贝是一件非常方便的事，所以绝对不能把非常机密的材料拿出办公室，非上司有特殊的明确说明。

4.保存一份流外(外借)档案，在上面记录借出日期、材料内容、借者姓名和归还日期等。

5.如果使用了别人的计算机或者软盘在别的计算机上使用过，在把它们拿到自己机器上使用之前，一定要先查毒、杀毒。给自己的计算机装上防病毒软件，并注意及时更新，因此病毒更新换代的速度也是十分迅速的。

6.不同的软盘要存放在专门设计的盒子、圆盘或其他箱子里，这些盒子或箱子最好有盖，这样可以使软盘保持干净并不受损害。

7.不要触摸磁盘的表面，要防尘、防油渍以及其他残留物，因为这些污染物都会抹掉软盘上的资料。磁盘还要远离磁场。

8.光盘也需要有干净、安全的环境来保护。软盘的保护措施也可用于保护光盘。

档案信息安全档案的分类 篇2

一、档案分类

1. 档案实体分类, 亦称为保管分类或排架分类, 档案实体分类

是实实在在地对每一份档案文件划分或组成保管单位, 使档案文件从无序到有序, 固定其排放位置, 即对档案的分类排架与分类整理。档案实体分类包括三个层次。

(1) 国家档案全宗的分类。这是对国家全部档案进行的最高层次的分类, 是按照档案的若干重要属性 (形成机关的级别属性、历史时期属性、专业部门属性、档案制成材料属性等) , 从几个主要方面将国家档案总的分成若干基本的部类。这种分类是全国各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。例如, 我国按照档案的历史时期属性建立有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中央档案馆;按照档案形成机关的级别属性建立有中央级和地方级的档案馆;按照档案的专业部门属性建立有专业部门档案馆;按照档案制成材料的特殊性质建立有照片档案馆、电影资料馆等。

(2) 档案馆馆藏档案的分类。这是对一个档案馆全部档案的分类, 一般以全宗作为分类的基本单位。根据每个档案馆馆藏全宗情况不同, 可按全宗所属的历史时期、部门系统或其他系统进行分类。这种分类对档案馆档案的分库管理和档案排架的合理化起指导和组织作用。例如, 我国各地方综合性档案馆, 首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前档案和建国后档案;建国后档案又按部门系统划分为工交系统全宗群、农林水利系统全宗群等。

(3) 全宗内档案的分类。这是对一个全宗的全部档案的分类, 一般是按组织机构、时间、形式、问题等特征进行分类。例如, 一个机关的全部档案可以按组织机构分为办公室、组织部、宣传部等若干类;一个企业的全部档案可以按照职能分为行政管理类、业务管理类、基本建设类、会计类等。

2. 档案信息分类, 亦称为条目分类、目录分类或检索分类, 档

案信息分类是将每一份档案文件或每一个保管单位乃至所含的信息内容, 著录成条目, 然后再对条目进行分类, 即对档案的分类编目与分类检索。为了建立统一的档案检索系统, 我国于1987年出版了《中国档案分类法》, 并附有《档案分类标引规则》、《〈中国档案分类法〉类目细分规则》, 作为全国通用的档案分类标准。以《中国档案分类法》为例, 它的第一级类目是按照政治、文化、经济的顺序分为A中国共产党党务、B国家政务总类、C政法、D军事、E外交、F政协、民主党派、群众团体, G文化、教育、卫生、体育, H科学研究、J计划、经济管理, K财政、金融, L贸易、旅游, M农业、林业、水利, N工业、P交通、Q邮电、R城乡建设、建筑业, S环境保护、土地管理, T海洋、气象、地震、测绘, U标准、计量、专利, 共十九大类。在政治上, 它概括了国家的全部职能;在文化上, 它与人类知识分类是一致的, 反映了一切知识门类;在经济上, 它反映了经济的各个领域。

二、档案实体分类与档案信息分类的相同点

1. 分类对象相同。

实体分类和信息分类都是以档案为对象。实体分类是对一件件档案划分类别, 信息分类是对档案文件或案卷著录成的条目划分类别, 它虽然不是直接对档案文件的分类, 但条目是相应文件或案卷的缩影, 所以, 信息分类对象也是档案。

2. 分类目标相同。

实体分类与信息分类, 都是为了揭示档案的内容和成分, 将其系统地组织起来, 实现对档案的科学管理和合理利用。

3. 两种分类都包括划分和归类等工作, 一般应遵循逻辑原则。

三、档案实体分类与档案信息分类的区别

1. 分类范围不同。

实体分类只限在一馆所藏的档案范围内进行, 其中档案的分类整理, 大都限于一个全宗之内。而信息分类, 一般都超越全宗甚至档案馆、档案室的界限, 在更大的范围内进行。为了全面开发档案信息资源, 充分发挥档案的作用, 实现档案资源共享, 可以在全国或一定地区内, 进行统一编目, 组织目录中心。我国从20世纪80年代开始, 在国家档案局的统一规划和组织下, 以中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆为主分别筹建了革命历史, 明、清和民国档案资料目录中心。

2. 分类标准不同。

实体分类主要是遵循档案的形成规律, 维护档案之间的有机联系, 用历史的方法来划分和集中档案。这种分类采取的是来源原则, 即作为一个机构、组织或个人在职能活动中积累起来的全部种类的文件, 应当作为一个单独的整体集中保存, 不同来源的档案不能混合, 以档案的来源作为分类的主要依据和标准。整理档案中采用的全宗原则, 将一个全宗的档案看作一个有机整体;全宗内档案以年度、组织机构等客观存在为标准进行分类;保持文件之间历史联系的立卷原则等, 都主要是根据档案的形成规律和特点来确定的, 多年来的实践充分证明, 这些原则和方法对于档案实体的分类是科学的、适用的。信息分类以档案内容记述和反映的国家机构、社会组织的职能分工为主要分类标准, 我国目前正在使用的档案信息分类标准是国家档案局编写出版的《中国档案分类法》, 它是一部具有中国特色的分类法, 从我国档案信息资源构成的实际出发, 分类法能够容纳各个历史时期、各项社会实践活动所形成的各类档案。

3. 实施阶段和具体做法不同。

实体分类在整理阶段完成, 属于整理工作的内容, 其具体做法是:现行机关在拟制立卷类目时首先要选择本机关采用的分类方法, 确定分类方案, 然后在类目下确定案卷的条款, 立好的案卷应根据分类方案的层次和顺序进行排架, 并据此编制案卷目录。机关档案移交给档案馆后, 档案馆对档案实体的分类主要表现为根据立档单位的情况区分全宗、编制全宗号以及进行全宗排列。至此, 每一件档案便有了完整、固定的档号和最终的排架位置;信息分类是在编目阶段完成的, 属于检索工作的内容, 其具体做法是:对一份文件、一个案卷通过分析题名、审读正文等方法将其主题及其诸因素分析出来后, 根据《中国档案分类法》准确判断类别, 按照分类规则进行标引, 然后对其进行系统排列, 如给予分类号等, 将其编制成分类目录。

4. 作用不同。

档案实体分类使档案文件从初始的凌乱状态有序化为合理科学、层次分明的单线排列, 是档案整理工作中的重要环节, 全宗内的档案只有经过分类, 才能进行立卷、排列和编目, 档案实体分类对于现行机关平时的立卷归档和档案馆 (室) 的案卷整理排列、编目和上架, 都有着现实意义。档案信息分类是对档案信息进行分类并使信息有序化, 方便用户对档案的检索利用, 满足社会各方面对档案信息资料的需求和利用。

档案实体分类和档案信息分类既有同一性, 又有差异性, 两法应该并存, 各展所长。

参考文献

[1]陈智为等.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 2008.

[2]中国档案分类法编委会.档案分类文集[M].北京:档案出版社, 1990.

档案信息安全档案的分类 篇3

关键词数字档案馆档案利用信息安全

中图分类号:TP393.08文献标识码:A

1 数字档案馆档案在利用的过程中出现的信息安全问题

在我国,据公安部的资料利用计算机网络进行的各类违法行为在中国以每年30%的速度递增,黑客的攻击方法近千种,公安部官员估计目前已发现的黑客攻击案约占总数的15%,多数事件由于没有造成严重危害或商家不愿透露而未被曝光。网络信息的安全问题已成为21世纪的世界性问题。因此,在档案信息数字化的今天,信息安全问题也成为了人们讨论的焦点。

2 数字档案馆档案在利用的过程中信息安全问题的根源

2.1人为因素

人为因素是指由于人的行为而导致档案信息的真实性和完整性遭到破环,从而威胁数字化档案的信息安全。分为两大类:(1)无意的破坏。档案工作人员会由于自己无意识的行为造成数字化档案信息的泄漏。(2)恶意的攻击。恶意攻击是源于各种原因蓄意利用系统的漏洞或者恶意的病毒代码来获得某些数字档案信息以达到某种利益或者目的。

2.2非人为因素

非人为因素是指非人为造成的数字档案信息的损坏或者破坏,从而使数字档案的信息安全受到威胁。比如地震等自然灾害和突如其来的设备故障等。

2.3技术方面的因素

2.3.1从操作系统发展角度看:

(1)多用户操作系统的主要目标是为用户提供基于主机的多用户分时管理、计费、资源共享,系统安全技术特别是安全内核技术并没有得到充分的考虑;(2)网络在基于团体间相互信任原则的基础上进行互联,重点在于资源共享的快速灵活,安全问题几乎没有考虑;(3)各种大型计算机和服务器是以系统管理员为核心的管理体制,形成了一个巨大的安全隐患,一旦他人窃取到系统管理员身份后,后果不堪设想;(4)单用户操作系统在设计中,重点在于个人事务处理,没有考虑任何安全性的要求。

2.3.2从网络协议设计的角度来看

利用TCP/IP技术开发的形形色色的服务软件,使得通信和信息共享极为方便。但是互联网技术最初是由美国军方在内部环境中开发出来的,在框架体系上基本未考虑网络环境的不可信任问题。

2.3.3从软件设计技术的角度来看

由于软件设计理论的发展、软件开发行业特点、软件测试技术所限,因而出现了一些重要软件厂商频频发布补丁程序来应急弥补漏洞的现象。

2.3.4信息系统规划与建设的根源

大多数信息系统在规划和建设中,对其中的安全隐患重视不够。就信息系统安全而言,缺乏整体安全的框架方面的考虑,并且对信息流的管理也缺乏正常的秩序作为基础。

2.4 管理方面的根源

信息安全有一句至理名言就是“七分管理,三分技术”,大部分原因是出在管理上。

(1)缺乏严格的管理制度

数字档案馆要建立健全管理制度和法律法规的配套制定。

(2)缺乏必要的网络安全技术

有资料报道,目前数字档案馆中很多人包括系统使用者,甚至系统管理员,安全意识薄弱。

(3)领导缺乏对网络安全的重视度

有很多数字档案馆领导对网络安全的重视度不够,简单地认为系统是一定不会出现问题的,而忽略了安全保障的投资。

3 提高数字档案馆档案在利用过程中的信息安全的对策

3.1网络技术方面

3.1.1物理隔离

网络有内网和外网之分。接入外网的计算机与单位内网要实行严格的物理隔离,外网与内网在连接和系统配置管理方面要严格按照预先制定的管理制度执行。

3.1.2数据加密技术和身份认证技术

数据加密技术是实现数字档案信息保密性的一种主动的、开放性的防范手段。身份认证是为了防止非授权用户和有权用户在调用信息资源时的违规操作,它是网络安全中最重要的一道防线。

3.1.3防火墙和入侵检测技术

档案机房计算机上一定要安装防火墙和入侵检测系统。防火墙实际上是计算机硬件和软件的组合,保护私有网络资源免遭网络使用者的擅用或者入侵。入侵检测系统就好像网络上的巡逻队,发现问题及时报警及时采取措施。

3.1.4病毒防范技术

反病毒措施包括病毒的预防、病毒的检测和病毒的清除。目前国内的反病毒软件像瑞星、江民,国外软件如卡巴斯基、诺顿等都能够很好的运用到病毒防范上。

3.1.5档案信息备份

维护数字化档案信息安全还有一项必要的措施就是建立合理可靠的备份和恢复机制。美国的911事件凸显了信息备份的重要性。此次事件之后,各行业都提高了对信息备份的制度的重视。

3.1.6系统审计

系统审计是指记录用户使用计算机网络系统进行所有活动的过程,它是提供安全性的重要工具。

3.2人员管理方面

3.2.1第三方访问

外部第三方如档案查询人员、计算机系统服务人员进入组织内部访问时必须遵守一定的规定,违反规定的人员一定要严惩。

3.2.2优化档案管理人员的结构组成

优化档案管理人员的结构也是提高数字化档案信息安全的必要措施。档案管理人员的结构组成应该老、中、青年人按比例组合,以防止队伍年龄老化而跟无法适应时代技术的进步而使档案管理队伍失去稳定性。所以,要提高数字档案馆的数字档案的信息安全性必须招贤纳士,引进一批技术知识过硬的年轻人才,同时还要加强中、老年干部的管理力度。

3.2.3提高档案管理人员整体素质,做好突发事件的防范措施

档案工作人员要结合专业技术工作需要,增强依法治档的观念,提高保密意识。同时,加强全员网络安全知识的宣传教育,做到安全教育经常化,防护知识普及化。只有管理人员自觉遵守网络安全的各项规章制度,密切配合,形成合力,网络和信息安全才能有保障。同时要做好对自然灾害、人为因素等突发事件的应急措施。

3.3建立健全各种规章制度

3.3.1加强数字化档案馆的的管理制度

数字档案馆只有制定合理的管理措施和规范,才能真正的保护数字信息的安全。比如对档案管理人员的考核制度、对数字化档案的机密分类、机房的出入控制等,此外还要制定严格的操作规程,根据职责分离和多人负责的原则,各负其责,不能超越自己的管辖范围,权责明确,且要严格遵守操作的规程和程序。

3.3.2创建良好的载体保护环境

数字档案的存储载体包括磁盘、光盘、磁带等。这些载体的存储信息的能力随着时间的进展而下降。其中磁带至多20年,光盘也只有30年左右。所以在这种情况下,我们更要注重这些载体的制作材料,伪劣材料制成的信息载体对档案的传输、保存和利用的危害十分严重。因此要不断完善市场规范,严厉打击贩卖劣质光盘、软盘、磁盘的厂商,为数字化档案载体提供一个良好的市场环境。

档案信息安全的几点思考论文 篇4

一、档案信息化背景下档案信息安全的重要性与必要性

(一)档案资源的特殊性决定了档案信息安全的必要性。档案是人类社会实践活动中的历史记录，承载着“记录历史、传承文明、服务现实”的重要作用，与其它普通信息截然不同的是，有相当数量的档案信息涉及国家机密，关系国家安全，其中包含着国家政治、经济、科技、军事、文化等方面的敏感、机密信息，一旦这些信息外露流失或者被非法利用，都将为对国家、社会带来不可估量的危害与损失。因此，任何时期都必须档案信息安全工作。

(二)信息化时代的信息安全现状决定了档案信息安全的重要性。信息与网络技术的发展对人类文明可谓是一把“双刃剑”，对社会发展带来极大方便的同时，也由于数字网络环境的不安全、不稳定，带来了较大的安全隐患。在一定程度上，网络的共享性、开放性决定了其脆弱性，数据丢失、病毒侵害、载体霉变、传送失密、有意破坏、人为损害等，都对档案信息安全带来了十分严峻的挑战。由于档案信息以一种虚拟形态担负着重要的作用，因此，其真实性、完整性都受到了严重威胁，这就对电子档案信息安全保障工作提出了非常迫切的.要求。

二、档案信息安全的基本要求

(一)真实性。对电子档案的内容、结构、背景等信息进行鉴定后，确定其与形成时的原始状况相一致。

(二)完整性。档案信息在存储或传输过程中保持不被偶尔或者蓄意删除、修改、伪造、乱序、重放、插入等破坏和丢失。其中，包括电子文件个体的完整性;电子文件各个要素完备不缺;围绕某项职能或活动形成的所有电子文件的数量齐全、关系清晰，相互之间能够按照原生次序有机联系为一个整体。

(三)可用性。电子文件具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

(四)保密性。档案信息在存储和利用过程中只为合理授权的用户所用，而不能泄露给非授权用户。

(五)可控性。档案信息始终处于受控状态，对其流转过程进行严格的前端控制和过程跟踪，从而确保访问档案信息的主体、内容、方式和过程的合理性。

(六)可追溯性。档案信息的流转过程中，确保参与者的身份及其交互行为的不可否认性，均无法隐匿曾经发送或接收过档案信息的行为，从而促使档案信息的发送、利用等具备可追溯性与可信度。

三、提高档案信息安全的原则与措施

(一)原则

1.坚持预防为主、防治结合的原则：尤其要事前分析各种安全风险，建立预警、保护、检测、反应、恢复的安全保障机制，主动发现和及时消除安全隐患，有效保障档案信息安全，将各种安全危险拒之门外。

2.坚持管理与技术并重的原则：网络环境下“防火墙决定一切”的观点曾经十分流行，其实档案信息安全并非是单纯的技术问题，同时还要做好档案信息安全的管理，建立健全安全保障管理体系。

3.坚持内部防护与外部防护并存的原则：一般情况下，档案信息安全往往格外重视病毒入侵、hacker进攻等外部因素，对于“祸起萧墙”的内部因素却容易成为“真空地带”。因此，在通过各种措施加强外部防护的同时，档案管理部门要进一步加强内部防护，健全制度、明确责任、完善措施，重视内部安全。

(二)措施与建议

1.管理层面：一方面要加强宏观管理，档案信息安全是一项技术性、专业性、综合性很强的工作，必须建立健全组织机构、组织协调机制等，加强档案信息安全的宏观管理;另一方面要完善规章制度，建立包括安全审查制度、备份恢复制度、应急处理制度等在内的管理制度体系。

2.技术层面：一是要设立防火墙，防火墙是内部网络和外部网络之间的第一道屏障，可以组织来自外部的攻击，过滤掉不安全的服务请求和非法用户的进入。二是要加强入侵检测，对计算机网络和系统关键点的信息进行手机、分析和处理，监控可疑链接和非法闯入，并做出反应提醒档案工作人员。三是要强化信息加密，档案部门可以根据档案信息密级的不同采用不同的密匙进行加密。四是要防护病毒。设置网络防病毒软件控制中心，定期检查、更新病毒库，峰值网络hacker等对档案信息造成损害。五是设立加强访问控制，利用对用户进行身份验证的方式，使得特定用户可以通过和发放时进行防卫和利用电子档案信息，并有效预防无关人员和非法人员对电子档案信息的接触、利用，切实提高安全性。

档案信息安全档案的分类 篇5

赖秀琴

摘要：随着数字档案的广泛应用，档案信息安全问题日益突出。如何做好信息时代企业档案信息的安全显得非常重要。本文从提高档案管理人员的素质、加强控制档案的利用、保证网络安全、建立健全档案安全管理的制度四个方面阐述了这个问题。

关键词：企业档案信息安全

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成包括了文书档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案等方面的档案。企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。档案管理人员应该为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。

随着数字档案的诞生，档案信息载体的多样化和电子文件、档案数量的迅速增长，特别是数字档案理论与实践的不断发展，档案信息安全问题日益突出。档案信息安全是确保档案信息内容在生成、存贮、处理、传输和利用过程中，保持其原始性、真实性、完整性、可靠性和长期可读性（可用性），以及确保档案信息记录方式和记录载体不受任何损坏的策略和过程。

笔者所在的企业，是一家A+H股上市公司。它对企业档案的安全性有着特殊的要求。档案能够最大限度地满足企业对信息在时间、数量、质量上的需求，使企业在瞬息万变的竞争社会，准确、及时地抓住商机，谋求发展。因此只有做好档案信息的安全，才能有效保护企业的利益，增强企业的竞争力，促进企业的生存与发展。本文从以下四个方面阐述了如何做好企业档案信息的安全。

一、加强控制档案的利用

随着数字档案的到来，档案的存在形式包括了纸质档案和电子档案。在工作中形成的文件材料不管我们以何种形式保存，我们首先要保证档案的信息安全。

1、控制纸质档案的使用

首先提高档案安全防范意识。档案人员经手的事情要有头有尾，手续清楚，防止“无形”信息的泄露。档案柜一般要上锁；档案在库房外未被使用时，不允许长时间放在桌子上，应及时收好；档案不准擅自带离档案室。其次是确定档案的使用权限。明确规定哪些人可以接触纸质档案。但不管利用者是谁，都应该只有档案人员才能进档案室去拿资料；未经允许利用者不准私自抄录、复印等。最后应建立健全的借阅制度。本单位人员借阅时，应记录好借出时间、资料名称、利用目的、借阅人签名等；外单位人借阅时，应出具单位的介绍信，再由相关领导审批后方可借阅。

2、控制电子档案的使用

因电子档案都存在于数字档案管理系统里，因此控制电子档案就因控制数字档案系统的使用。必须采取各种措施控制数字档案系统的使用。笔者所在的企业使用的是数字档案信息管理系统，规定哪些人可以登录系统，并为其设置登陆密码；登录后只能查询到文件题名，具体内容应由档案管理人员审批后才能看；并设置好借阅期限，及时跟踪催还；查阅的文件内容格式应保存为PDF格式，不能被随便复制；档案管理人员应设置好档案的密级程度（秘密、绝密、公开等）。给登录系统的计算机装上防毒软件，并注重及时更新，因为病毒更新换代的速度也是很快的。有些电子档案保存在软盘、磁盘里的，要使软盘保持干净并不受损害。要让磁盘远离磁场、防尘、防油渍等。

二、保证网络安全

网络安全问题是档案信息资源网络化的一个巨大障碍，也是普遍存在的一个现象。主要体现为：存在着各种物理安全问题，如因自然灾害或人为原因对计算机硬件设施造成损害；来自内部或外部的非法访问，尤其是黑客的入侵不仅能盗取、修改信息，而且可以导致网络部分或全部瘫痪；防不胜防的计算机病毒侵害；普遍缺乏基本的备份系统，一旦发生问题难以及时恢复等。因此，要实现档案信息资源的网络化，就必须消除不安全因素。

消除不安全因素，首先要坚持防管并举，建设档案信息网络安全保密系统，确保网络安全连接和信息安全传输，确保档案信息、数据库安全；其次要建设档案信息灾害恢复备份系统。

为应付突发事件，要建立档案信息资源灾害恢复备份系统，提供可靠的系统备份、应用备份、数据备份和系统恢复能力，保证档案网络工作不间断地运行；再次，要加强档案信息系统的安全技术防范管理，档案室应按照入侵报警、电视监控、防盗屏障、周界报警等设备设施，确保档案及档案网络设备设施的安全；此外，要及时做好网站的维护和更新工作，定期对计算机、对网站进行检查维护，适时更新防病毒软件等。

本公司现有的档案系统安全措施体现在经过了以下三道通道：

1、档案系统第一道经过了VPN系统公司引进了VPN技术，VPN的英文全称是“Virtual PrivateNetwork”，中文译为虚拟专用网，VPN是建立在现有物理网络之上，是一种快速建立广域联接的互联和访问工具，也是一种强化网络安全和管理的工具。主要采用隧道技术、加解密技术、密钥管理技术和使用者与设备身份认证技术，来防范黑客的入侵。

2、第二道经过防火墙，只开通了档案系统必要的端口防火墙的英文名为

“FireWall”，它是目前一种最重要的网络防护设备。从专业角度讲，防火墙是位于两个(或多个)网络间，实施网络之间访问控制的一组组件集合。防火墙对流经它的网络通信进行扫描，这样能够过滤掉一些攻击，以免其在目标计算机上被执行。在防火墙上只开放了档案系统使用的端口。而且它还能禁止特定端口的流出通信，封锁特洛伊木马。最后，它可以禁止来自特殊站点的访问，从而防止来自不明入侵者的所有通信。

主要表现为：

（1）防火墙是网络安全的屏障；

（2）防火墙可以强化网络安全策略；

（3）对网络存取和访问进行监控审计；

（4）防止内部信息的外泄。

3、第三道就是服务器自身安装的防病毒软件防止浏览器、操作系统以及应用程序受到各种病毒的威胁。

三、建立健全档案安全管理的制度

威胁档案安全的因素来自各个层面和各个领域，因此需要构建一个全面的制度体系，也即国家、地方和档案部门从三个不同的层面建立健全档案安全法律法规体系。当前档案安全管理的条款分布在《保密法》、《国家安全法》、《档案法》等中间，并没有专门的档案安全管理制度，需要建立一套档案安全管理制度，明确规定安全管理职责、管理要求、管理目标、管理内容等根据档案工作各环节需要，制定相关制度。

笔者所在的企业就制定了以下制度：文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施；利用制度应明确提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求；保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任档案保管制度应包括保管工作原则、各门类档案保管条件，特殊载体档案保管方式，档案进、出库房要求，对受损档案的处置原则和要求；档案管理系统操作制度应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求；库房管理制度应明确库房管理员职责、库房管理要求，进出库房要求等。因此构建一套系统、透明的档案安全管理制度，能为档案的安全管理的实施提供保障作用。

四、提高档案管理人员的素质

档案信息的安全与否，档案人员的安全意识是个关键。并且档案工作是一项服务性的工作，因此档案安全管理必须高度重视人的因素，加强档案管理人员的安全意识。作为一名档案管理人员，不仅要有严谨的工作作风，还要通过学习等形式提高档案安全管理人员各方面的素质。避免因操作失误而造成数据丢失或删除，避免因安全保密意识和法律意识造成信息的泄露。面对时代的挑战，档案人员除了具备扎实的档案基础理论知识之外，还应具备相关的现代管理技术，这是时代对人才的要求。只有档案人员具备广博的知识和过硬的技术本领，才能保证档案信息的安全性。

随着社会的发展和技术的进步，影响档案信息安全的因素越来越多、越来越复杂。如何做好信息时代企业档案的安全工作是一项长期而复杂的工作，它涉及意识、管理、技术、制度、人员等各个方面。因此做好企业档案信息的安全不

仅需要档案管理人员坚持不懈的努力，也需要整个企业、甚至是全社会的关注和支持。

参考文献：

[1]宫晓东.主编.企业档案管理学[M].高等教育出版社.1999年

安全生产信息及档案管理台账 篇6

l、配备一名安全生产信息管理员和档案管理员，并保持相对稳定。，2、建立健全安全生产信息网络，按规定定期收集、统计、报送、报告发布各类安全生产信息。从事安全生产文书资料 与档案管理工作。

3、及时报告重大危险源和重大安全事故隐患，重伤以上安全事故或直接经济在3万元以上至10万元以下，新发现重大危险源和重太安全事故隐患，及其监管整改措施必须在48小时内报告区安监局；一次死亡1-2人的安全事故或经济损失10万元以上50万元以下的，在24小时内报告区安监局，一次死亡3-9人或事故造成经济损失50万元以上必级立即报告市安监局。

4、安全信息统计员应将安全生产工作的计划、工作简报、工作总结、专项整治方案、典型材料及时报送市安监局。

5、对迟报、谎报、漏报、瞒报安全生产信息的给予主要领导和责任人员批评教育或党纪政纪处分，直到追究刑事责任。

6、建立安全生产监管台帐，包括生产经营单位基本情况台帐，安全生产条件台帐，安全隐患监管台帐，重大危险源监管台帐，特种作业人员监管台帐，安全生产信息台帐等。

7、按文书资料与档案的标准化管理要求，将各级文件及时进行收文登记，将办事处和办事处安委会下发文件进行发文登记。做好各类资料的归类登记和传阅回收工作。

档案信息化的信息安全问题刍议 篇7

关键词：档案信息化,信息安全,档案利用

档案信息是社会信息的原生信息源。随着计算机和网络技术的广泛应用, 人类社会进入了信息化时代, 人们对信息的获取和传递方式发生了革命性变革, 它改变着社会生产、生活的方方面面, 也成为实现国家现代化的通途。信息化时代的到来, 对档案信息的收集、管理和开发、利用提出了划时代的要求, 档案管理工作由此面临着严峻的挑战, 同时也赢得了跨越式发展的历史性机遇。档案信息化是在档案管理中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行开发、管理和提供利用等服务, 主要包括档案资源数字化和网络化、档案信息管理和利用提供的一体化、档案信息的高度共享等。档案信息化是当今世界档案管理的大趋势, 是档案能较大发挥信息功能以推动社会发展和变革的必然之事。《全国档案信息化建设实施纲要》规定了我国近期档案信息化工作的发展目标, 而《国家信息化发展战略 (2006年~2020年) 》的审议通过, 为档案信息化提供了有力保障。目前, 档案信息化正给传统的档案工作注入新的生机与活力, 但同时也不可避免地带来了若干问题, 而最重要的就是档案信息的安全问题。

1 档案信息化面临的信息安全问题。

档案信息安全问题是档案信息化建设中面临的最重要的问题。归纳起来这些问题主要表现在以下几个方面。

1.1 档案信息安全保障技术更新迟缓。

安全保障技术是一种在对抗中发展的以防为主的技术, 这种技术随着危害信息安全的不利因素的发展而发展, 在某种意义上说具有一定的被动性和滞后性, 但能满足绝大多数网络安全保障需要, 除非我们所保护的档案信息是危害性不利因素的初次危害对象。目前在档案信息化中存在的问题是这些有效的信息安全保障技术得不到较好的普及应用或者既使得到了应用也得不到及时的更新, 究其原因主要是:1.1.1档案管理者信息安全保障意识淡薄, 有麻痹思想存在, 主观上有轻视安全保障技术的倾向;1.1.2受档案管理者信息安全保障知识限制, 已有的信息安全保障措施不能较好地发挥应有的安全保障作用;1.1.3受经费等的客观条件限制, 档案信息化中所采用的信息安全保障措施落后或无法及时更新, 不能较好满足保障信息安全的需要。

1.2 档案信息安全相关法规急待完善。

我国法制建设起步晚、进展慢, 许多领域存在法律盲区。档案领域即是法律盲区之一, 除《档案法》外尚无其它法律颁布实施。《档案法》颁布早于档案信息化建设, 未能对档案信息化建设相关问题加以约束, 使档案信息安全缺乏法律保障、出了问题无法可依, 更谈不上执法必严、违法必究的法律效应。出了信息安全问题, 既无法追究信息窃取者的法律责任, 也无法追究档案管理者的管理责任。因此, 档案部门必需根据档案工作实际情况, 尽快呼吁有关部门建立档案信息安全法律保障体系, 以此加强对档案管理者的责任约束及对档案信息窃取者的法律威慑。

1.3 档案管理者素质有待提高。

用现代信息技术管理档案与传统管理方法相比差别较大, 传统档案管理方法中的档案信息保密技术在信息化条件下已经力不从心;档案管理人员的传统保密意识已经不能适应档案信息化管理需求。在档案管理信息化条件下, 要求档案管理者具有较高的信息安全意识、全新的信息安全理念, 掌握扎实的信息安全技术。然而, 档案管理人员队伍相对于档案管理手段变更来说较稳定, 档案管理者信息安全意识的提高速度及知识更新程度也远远落后于档案信息化速度。在这种情况下, 如果没有补充信息安全管理专业人员, 档案管理者队伍的整体水平将很难在短时间内获得实质性的提高, 自然也就无法满足档案信息化中保障档案信息安全的需要。

2 加强档案信息安全的策略

确保档案信息化建设中档案信息安全是摆在全体档案工作者面前的崭新课题, 档案信息安全得不到保障, 档案信息化的优势将难以发挥。针对上述存在的档案信息安全问题, 参照档案信息化中档案工作者的实际经验, 笔者认为应从以下几个方面加强档案信息安全:

2.1 尽快提高档案管理队伍整体素质。

保护档案信息安全是一场摸不着、看不到的、没有硝烟的战争, 在这场战争中参战者的素质决定了战争的胜负。档案管理者信息安全保护意识的强弱及掌握信息安全保护技术的熟练程度决定了档案信息的安全程度。在实现了档案管理信息化的单位, 档案工作者应尽快转变传统的保密观念, 及时更新思维方式, 积极主动地接受培训、学习并掌握最新的信息保密措施。在条件许可的情况下, 可以考虑引进信息安全保护方面的专业人员以快速提高档案管理队伍的整体水平。档案信息化的内容不仅包括实现信息化的硬件建设, 还应该包括信息化条件下档案管理队伍建设。

2.2 采用更新尖端的安全保障策略。

如前所述, 信息安全保障技术在大多数情况下要落后于危害技术的发展, 但这些危害技术并不一定首先应用于档案信息领域。因此, 如果能够采用最新的信息安全保障措施, 并对这些措施及时更新就完全可能抵御不安全技术的危害。问题的关键仍是要有高素质的档案管理队伍、要有领导者的高度重视以及足够的经费支持。

2.3 加强法制建设、尽快立法保障。

档案信息安全单纯依靠档案管理部门自身的努力是不够的, 还需要有相关法律、规章制度的约束。因此, 档案信息安全与其它社会问题一样, 是一个复杂的综合性较强的问题, 各个环节必需紧密衔接才能发挥作用。立法在保障档案信息安全性中的作用是不言而喻的, 缺乏法律支持的信息安全保障是纸上谈兵。我国已将信息安全列入国家信息化发展战略, 辽宁省早在1998年既通过了《辽宁省计算机信息系统安全管理条例》, 这些都将在档案信息安全保障中发挥重要作用, 但随着新问题的出现还需要更完善的、更专业的法律、法规出台。档案信息化在很大程度上要做到依法数字化, 做到“有法可依, 有法必依, 执法必严, 违法必究”, 对人为泄密行为进行法律责任追究。

2.4 确保网络环境中档案信息利用的安全。

档案信息化下的档案利用, 就是采用网络技术, 为利用档案的人们提供档案信息的查阅使用。要想实现档案信息资源完全意义上的共享, 就应该实现档案信息的数字化和数字化档案信息的网络化, 因为数字化档案信息只有实现了网络化, 才能高效、广泛地发挥其应有的价值。但是档案信息与图书、资料等一般意义上的信息不同, 有相当一部分档案信息是有机密性或者要控制利用范围的, 所以在把数字化的档案信息上网时必须考虑共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题, 确保网络环境中档案信息的安全。档案信息逻辑形态和物理形态的安全主要是病毒、黑客问题和载体损毁问题。在数字化工作中, 要解决这类安全问题, 就要加强技术研究, 积极采用新技术, 如采用加密与数字签名技术、数字水印技术等等。

档案工作者的信息安全素质浅析 篇8

【关键词】档案工作者；信息安全；素质

档案信息安全是现今档案管理工作的生命线，研究档案管理者的素质，有利于拓宽档案管理保护领域、发展档案管理学的理论研究；完善档案信息安全管理体系。促进档案信息化建设和档案管理事业的健康、有序、可持续发展具有重要意义。

一、信息安全素质

信息安全素质是指社会成员在信息安全领域所具备的基本信息素质。对于信息社会环境中的档案管理工作者，信息安全素质更是集中于在网络环境中管理电子文件的信息安全的意识、能力。

二、档案管理工作者信息安全素质现状

（一）信息化管理意识欠缺

当今社会，科学技术发展的日新月异，特别是计算机，网络技术在档案领域的广泛应用，使的档案管理的方法和手段也随之发生了根本性的改变，从传统的纸质档案管理向纸质档案及电子档案管理并重的新模式迈进，并向网络化管理方向发展，思想观念的陈旧使部分档案工作者满足于传统的档案管理方式，即使装备了现代信息设备，也仅仅将其视为对传统工作方式的补充。有些人对档案信息化的认识仍然停留在较低的层次，没有将电子文件看作我国重要的战略信息资源，尚未意识到档案信息网络安全的重要性、紧迫性。对具体到自身工作环境中应当怎样预防、发现和应对网络信息安全风险往往无所适从，信息化管理的意识相对比较缓慢。

（二）信息化管理专业基础知识相对薄弱

信息技术的日新月异，已经掌握的技能方法如果不及时更新就会很快就会过时。档案工作者不是信息技术专业人员，信息安全意识的缺乏使他们虽然意识到自身信息安全技能的不足，但由于缺乏强制性的提升专业水平的制度要求和定期的培训机制，使他们的信息安全能力与实际工作要求的差距越来越大。对于老的档案管理者虽然掌握了档案管理知识，但是缺乏信息技术能力，不少掌握信息技术的年轻档案工作者有的虽然掌握信息技术，但是又缺乏档案管理知识，而有的年轻的档案管理者由于在待遇、职称、前景等问题上的偏差认识而主动改行从事其他工作，使得整体信息技术水平偏低的档案部门更加缺乏掌握信息技术的人才。

（三）信息化管理制度不健全

目前，我国还未全面实施档案工作者从业资格制度等准入制度，因此缺乏对新进的档案工作者的计算机能力、信息安全素质等方面的限制。这使得各级档案部门在选拔培养档案干部时只能由主管机关、主管领导来掌握调入人员的各项素质要求，而缺乏明确的专业指向性。对于己经从事档案工作时间较长的老同志，他们的年龄、专业和其他原因造成其自身现代信息技术能力比较欠缺，相对来将他们的信息安全素质的不足就更加明显。同时档案工作者技术职级晋升的各项考试中，缺乏有关信息安全技能方面的考核内容，因此部分人事管理部门缺乏提高和激发档案工作者自身信息安全素质的主动性的激励機制。

三、提高档案工作者信息安全素质的对策

（一）加强档案管理者对工作的责任感

随着信息化时代的到来，新领域、新门类、新载体档案不断涌现，给档案工作者在素质上提出了更高的要求，同时，我们深刻认识到档案管理工作历来是一项重要的基础性工作，档案工作的责任感即档案工作者要认识到档案事业发展的必要性，要把工作的着力点转向未来，深化服务意识，树立以服务促管理，以管理完善服务的观念，充分发挥档案管理的综合功能，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，大胆探索，努力实践，使档案管理工作真正成为促进经济发展和社会全面进步的重要保证。

（二）加强档案管理专业技能培训

对全体档案工作者进行信息安全素质教育。无论是新入的人员或是已经从业多年的老档案管理者都应根据掌握的档案管理知识的不同进行相关培训。其次，档案工作者的工作岗位、职责和承担的任务不相同，进行培训时应当对档案工作者区别对待，从培训的时间、内容、考核等多方面体现出培训差异。

档案工作者在掌握了信息安全技术后，应当明确自己承担的社会责任和义务，遵守国家的相关法律法规，自觉抵制违法行为，尊重他人的知识产权和个人隐私，合理地使用信息安全技术，提高信息档案管理质量。

（三）完善档案信息管理制度

目前，我国虽已颁布了一些涉及信息安全的标准和规定，但这些标准和规定都还处于探索阶段，其中直接与档案工作者信息安全素质要求相关的内容几乎没有，这使得对实际问题的解决缺乏针对性和规范性，从根本上无法改变我国档案工作者信息安全素质的现状，因此首先应该建立健全档案信息安全的标准和规定，完善档案管理工作者的准入制度，结合我国档案管理工作的实际情况，选拔综合信息素质水平较高的人员进入档案管理队伍，其次，将信息素质考核纳入到档案工作者专业技术职务调整的政策规定中.将信息安全素质方面的内容加入到各级职称考试当中，用以引导和督促档案工作者积极主动地学习档案信息管理的相关内容。同时，根据实际情况，以岗位不同的工作内容为依据，在法规制度的具体管理实施中应充分考虑到岗位的差异，细化具体操作，以便于具体实施。

四、结语

随着社会信息化程度的不断提高，依托于计算机网络的电子文件越来越成为国家重要的战略信息资源。档案工作者的信息安全素质直接关系着电子文件的安全，并影响到国家的信息安全。当前档案工作者面临着许多新的课题，不断改进档案管理方法，提高现代化管理水平，不断强化提高档案工作者自身的信息安全素质，使档案工作者能够在信息化社会中有效地履行自己的历史责任，实现档案管理的安全化，科学化，现代化，使档案管理步伐适应不断发展的经济社会的需要。

参考文献

[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011，（01）.

人事档案的分类审核 篇9

因此，档案分类审核整理工作的完整实施有着重要的意义，关系着每个社会人在社会中的存在状态，有利于国家的管理。

本文针对人事档案管理中的常见问题进行了具体的分析，并提出了几点建议。

关键词：人事档案;审核整理;问题;解决措施

精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、最高学历、工资待遇、技术水平、任职经历及工作表现等进行记录，是企业选贤任能、知人善任的重要工具。

由于我国现阶段进一步深化改革用人制度，所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用，认真分类、审核、整理人事档案，对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护，使认识档案作用得以充分发挥。

一、整理人事档案时所存在的主要问题

(一)档案整理主要为手工操作，使很多现代化技术得不到应有的开发。

通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖，且其人事档案管理措施也对以往操作方法进行了延续，他们基本上都是手工操作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。

因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素，使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理，怎样通过数据库对人才结构进行分析，怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应。

(二)当前资料与以往资料装订规格不相符。

《人事档案整理细则》中明确指出，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型(297mm×210mm)。

材料左边应留有2.5cm的装订边。

A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔(从孔中心算起)8.3cm，下孔距材料底边5.4cm，孔中心距左边沿1.2cm，孔直径为0.5cm。

干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。

以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体，档案左边需要预留2.5cm左右的装订边。

而目前的档案材料规格大多为A4，比如学历材料、职称评审材料等。

档案中原有小于或等于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证，而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊，则又会浪费大量的人力，提高时间成本，且影响美观。

(三)人事档案整卷装订，不易长期保存，且具有较差保密性。

虽然档案整卷装订较为美观、整齐，但是，在对档案进行查阅时，通常要全卷查阅，对个人隐私的保护极为不利，在材料添加或者复印时，必须全部拆开材料，由此反复拆卸，极易破坏材料，对长期保存极为不利。

二、人事档案的分类审核整理工作的规范措施

(一)人事档案的审核工作是实现档案规范管理的重点，在审核过程中工作人员必须要时刻保持细致严谨的工作作风，按照人事档案管理的相关流程和注意事项进行档案的审核，认真检查档案的完损工作，对于损害或遗失的篇章进行及时的补交。

在审核过程中由于档案的数量较多，必须度杜绝错装和乱装事件的发生，时刻履行自身的工作职责，将别人的工作前途视为工作的重点，培养工作责任感。

在审核中还要进行细节的检查，查看手续是否齐全，印章是否清晰等。

在审核工作中避免低级错误的发生，不为其他人的工作前途造成困扰，履行好档案审核人员的工作内容。

(二)完整的进行个人档案的收集工作。

个人档案的内容比较复杂，从就学到就业的过程中都有细致的记录，在个人档案收集的过程中就要对各个学习和工作阶段进行完整性的工作。

在学校就学期间有关人事档案人员要依据档案内容进行收集，学生每学期的成绩、在校期间的奖惩、政治面貌和每学期的学习总结等。

对于社会中的工作人员的档案收集，要按照相关单位的工作性质进行，例如党政机关的要对政治活动和政协会议等阶段性材料进行记录和管理，对于企业单位的要进行季度考核表和工作表现等进行档案收集工作。

当然人事档案的收集工作都有具体的工作内容进行指示，只要相关工作人员能够循序渐进的进行收集，保持细心的工作态度即可。

(三)鉴别档案的真伪是档案审核管理的重要内容。

档案是一个人进入社会工作的重要保证之一，为了实现公平竞争，档案管理的鉴别工作必须深刻落实。

在审核过程中注意查看每个时期的工作表现和相关印章，对不规范填写和虚假信息的进行另行放置，查看相关责任人和手续是否充分，档案文件是否缺失和重复，对于异常的档案文件进行不归档处理，做到维护个人档案的真实可靠性。

避免由于个别档案的虚假造成人事档案管理机构的信任缺失。

(四)在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误。

在对人事档案进行分类审核整理时，为保证所整理的档案资料与规定要求相符合，一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别，另一方面在加工整理每一份人事档案时，要保证档案的完整性与精美性。

首先，确保人事档案能够准确分类。

建议对档案资料的类型分为十类：a.履历材料;b.自传材料;c.考察、考核、鉴定材料;审计材料;d.学历学位材料;职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务职称)材料;反映科研学术水平的材料;培训材料。

e.政审材料;f.党、团组织建设工作中形成的材料;g.表彰奖励材料;h.涉法违纪材料;i.工资、待遇材料;招录、聘用材料;出国(境)材料;人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料;j.健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。

依照人事档案材料的这些具体分类要求，对材料排列、分类合理与否进行分析，避免材料出现颠倒混淆、错装等情况。

三、结语

作为人事组织工作的关键组成部分，人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。

所以，在分类、审核、整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。

作为人事档案管理人员，在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。

认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。

参考文献：

[1] 董雪雁.浅析人事档案的分类审核整理[J].现代经济信息， (09).

[2] 丁敏. 刍议人事档案的分类审核整理[J].科技创新导报， 2014(09).

人事档案材料的收集与整理【2】

人事档案材料的收集与整理是做好人事档案管理工作的前提和基础，材料收集是否及时、准确、全面、规范，整理是否合乎标准，直接关系到人事档案的价值，决定着能否为组织人事部门提供高质量服务，更好地起到凭证与参考作用。

笔者作为事业单位一名从事人事档案管理十余年的档案工作者，谨在此谈一谈实践中的工作体会。

一、档案材料收集整理工作现状

近年，随着各级领导的重视和人事档案达标升级活动的推进，人事档案管理水平有了很大提高。

但由于某些原因，有的单位在人事档案材料收集与整理方面尚存在一些问题：

1、档案意识淡漠 人事档案一般由组织人事部门保管，档案材料的收集、鉴别、整理、归档由人事干部负责完成。

人事档案主要为组织人事部门服务，一般干部职工接触不到自己的档案，这种特殊性、距离感影响了个人对档案的关注程度，很多人不知道人事档案的归档范围和归档要求，也不重视对个人档案的充实，将工作中形成的诸如培训、资格考试、奖励、科研等材料长期个人存放，而不交由人事档案管理部门存档，造成档案不能全面反映个人综合素质，给组织考察了解干部带来偏差。

而人事干部由于工作的繁忙，对档案材料的收集、归档工作重视不足的状况也在一定范围内存在。

2、材料缺失严重 由于部分同志档案意识的淡漠，使得一些属于归档范围的有价值的材料不能及时被收集，久而久之，造成人事档案材料的遗失和破损。

而档案管理者一般由人事干部兼职，有的人员交替较频繁，本职工作的忙碌和业务素质的缺乏都影响了对档案材料收集的全面性。

职工个人不知、不交，管档单位不催、不收，导致一些档案材料始终与卷宗“无缘”。

3、档案整理欠规范 对档案材料进行加工、整理、装订，是档案管理人员的基本功之一，但有的单位管档人员队伍不稳定、交接不及时、素质不过硬、业务不熟练，影响了档案的整理水平，出现纸张大小不标准、分类不准确、装订不整齐等问题;有的卷宗零散材料长期不予装订，很容易丢失;有的材料装错卷盒，张冠李戴;有的切割不准确，材料部分内容被剪裁，损失无法弥补。

二、加强人事档案收集整理工作的对策

1、加大宣传力度，增强职工的档案意识

人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体职工切身利益密切相关的工作，收齐、管好、用活人事档案具有重要意义。

加大档案知识宣传力度，普遍增强职工的档案意识，是做好人事档案工作的保障。

我们可通过会议、培训、座谈等方式，随时将档案知识渗透到职工意识中，主动把与大家切身利益相关的档案知识送到他们手中，如继续教育学历的适时取得可提高工资待遇、年度考核表与晋升职称的密切关系，各类资格证书有利于组织考察提拔干部，招工、入伍等参加工作材料与个人社保利益的息息相关等等，使他们在无形中接受档案，知道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和协助做好人事档案工作的自觉性。

2、加强档案材料收集力度，保证档案的完整性

收集人事档案材料是人事档案工作的基础。

为使档案材料收集归档工作达到真实、全面、及时、规范的要求，应建立健全相关规章制度，以制度的形式保障工作落实到位。

如可建立兼职档案员制度，选派专人作为各部门的兼职档案员，将材料的收集任务分解到各部门、落实到责任人;同时保持人员的稳定，人事档案部门定期对其进行有关档案知识的培训，有利于单位及时准确收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面材料。

档案管理部门也要变被动接收为主动出击，对定期形成的如年度考核表、奖励、职称、工资等材料及时督促材料形成部门按时保质上交，同时了解掌握职工动态，不失时机地主动收集有价值的属归档范围内的材料。

3、加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案整理水平

材料收集完备后，档案管理部门将对材料进行一系列的鉴别、分类、排序、加工、归档工作。

档案管理人员必须掌握过硬的基本功，熟练进行档案整理工作。

首先要对材料进行审核，看材料是否属于归档范围，是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备;然后将审核完毕的材料进行技术加工，对不规范纸张适当进行折叠、剪裁、托裱等，制成整齐划一的16k纸张，按照《干部档案工作条例》相关规定进行分类、排序，使用《组织干部管理信息系统》软件进行信息录入并打印档案目录;最后将条理清晰、整理规范的档案材料打孔、装订、归档，完成对一卷人事档案的阶段性整理。

以后陆续收集的档案材料也要严格按照流程补充入档案卷宗。

档案的整理过程比较繁琐，需要档案工作者以耐心、细致的工作态度，学习档案知识、掌握专业技能才能做好。

单位应选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有一定学历的共产党员从事人事档案管理工作，并注意对他们的教育和培养，不断提高政治素质和业务素质。

档案管理人员尽量保持稳定，如遇岗位交替，一定要提前做好交接工作，杜绝档案管理出现“真空地带”的危险状况。