档案信息资源的流失

档案信息资源的流失（精选9篇）

档案信息资源的流失 篇1

誚田丽丽

档案蕴涵着政治、经济、科学、技术、文化、宗教等极其丰富的知识和信息, 有着极为重要的利用价值。但是, 档案产生于不同的组织、单位和个人, 具有形成的分散性特点, 影响着人们对档案的高效利用。如何对分散的档案信息进行有效整合、集成, 形成便于开发、易于共享的社会资源, 是档案部门长期关注、努力解决的重大课题。而在档案信息资源整合工作的过程中, 必然会对档案工作产生多方面的影响。

一、传统档案工作将受到极大挑战

众所周知, 传统档案工作主要包括收集、整理、著录、索引、编目、鉴定、保管、利用等诸多环节。但档案信息资源整合将会给这些传统工作带来巨大的挑战。一方面, 大量电子文件的产生要求其基础工作有别于传统档案工作, 探索出一条适合现代文件载体的管理方式已成当务之急;另一方面, 多媒体、现代化的设备对档案信息资源的保密提出了更高的要求。在传统的利用方式下, 档案保密工作较为简易, 而档案资源整合中的保密却因电子检索、翻拍、网络、数字化等面临着巨大的挑战。这不仅要求我们从思想上重视这一问题, 还要从技术层面上解决这些问题。

二、档案行政管理部门的权限可能扩大

在我国, 文件和档案管理工作基本上处于分立的状态, 分属于两个不同的部门主管。档案机构和人员除负责对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督外, 几乎不参与其他文件管理环节。档案行政管理部门也无权对文件管理过程进行指导。在对档案信息资源进行集成管理的过程中, 改革和调整了国家档案信息资源的归属和流向, 对多头保管、分散保管的档案信息资源进行集中统一管理, 强化了档案行政管理部门在档案行政管理工作中的主体地位。档案行政管理部门的行政执法权将得到加强, 行政执法的范围将扩大, 不仅停留在档案的安全方面, 还包括档案的开放利用等方面的行政执法。档案行政管理部门权限的扩大突出表现在对文件的管理上, 传统的文件档案两个体制、两套系统的管理模式可能改变, 改由档案行政管理部门统一行使文件和档案的管理权利, 档案行政管理部门将有权对文件和档案资源进行有效的管理和整合。

三、综合档案馆将成为一个行政区域内的文件档案信息中心

整合后的档案馆是一个信息量丰富、载体手段齐全的综合性档案馆。馆藏的内容除档案信息之外, 还包括处于不同运动阶段的文件和政府信息;馆藏的档案除传统的纸质实体档案外, 还有大量的电子文件和数字化档案信息资源。档案馆从过去那种独立、封闭的状态转变为地域的乃至全国的信息系统的一个节点, 并建立自己的馆藏检索系统和具有自身馆藏特色的信息库。档案馆将成为区域或区际电子文件中心, 成为一个行政区域内档案信息资源的数据监控与交换中心, 成为其他行政区域数据备份中心。可以说, 综合性档案馆是一个行政区域内档案信息资源总基地, 通过通讯技术、网络技术, 将档案信息提供给网络上的任何用户, 实现真正意义上的档案信息资源共享。

四、档案馆将具有很强的信息开发和服务功能

首先, 信息开发功能。对档案信息资源进行整合, 就是要加强档案信息之间的有机联系, 更加全面、深入地反映档案信息内容, 变分散为集中, 变无序为有序, 整合的过程就是一次档案信息开发的过程。不但开发方式呈现多样性 (如专题性开发、特色性开发、预测性开发、创新性开发等) , 而且利用手段也呈现多样化, 既有传统的文件档案利用方式, 也有各种数据库的利用方式, 更有利用网络实现的超媒体利用方式。其次, 信息服务功能。所谓信息服务, 是指除了能为用户提供所需信息之外, 还能为用户提供信息导航、信息指引等服务, 解决用户因自身检索知识的欠缺而不能正确、准确获取信息的问题。完全意义上的信息服务就是要开展信息导航和指引服务, 帮助用户准确查找相关信息或给予关于信息查找的意见和建议, 提高公众搜寻、判断和获取信息的能力。

五、区际型电子文件中心成为趋势

电子文件中心是在电子政务和信息公开的背景下, 为科学保管电子文件和更好地提供利用而形成的电子文件保管中心。目前我国电子文件中心的共享层面还较窄, 一是电子文件中心的信息资源配置不齐全, 不少地区档案部门建立的电子文件中心只能算是电子版现行文件的利用中心, 这与电子文件中心的定位相去甚远, 电子文件中心保存的应是类型多样的电子文件;二是电子文件中心管理范围较窄, 只涉及到对部门内部文件、档案的管理, 对跨部门、跨地区的文件、档案没有进行整合与管理;三是我国当前电子政务建设仍处于各自为政、发展不平衡的状态之下, 导致信息孤岛的形成, 给信息共享带来难度。为消除电子文件中心之间的信息孤岛, 扩大电子文件的共享层面, 区际型电子文件中心的建立将成为趋势。区际型电子文件中心将把两个独立的电子文件中心连接起来, 整合档案信息资源, 打破部门、区域之间的信息壁垒, 实现电子文件纵向、横向之间的互联互通, 消除信息孤岛, 实现信息交换与共享, 是跨部门、跨地区、跨区域的电子文件信息整合的结果。这种区际型电子文件中心的建立, 不仅可以积聚各政府机关不同功能的电子信息, 形成了一个大的政府信息资源库, 促进政府信息资源跨地区的交流与共享, 实现政府电子文件控制与管理标准化, 还可以通过使用搜索引擎检索政府电子文件并加以归类, 更有助于对这些政府信息资源的挖掘、开放和提供利用, 更大程度上推动了我国电子文件安全管理和文件信息的开放服务。

六、档案工作者的素质将得到极大提高

一直以来, 档案工作者文化水平低、专业知识弱的现象在很大程度上是存在的。随着档案信息资源整合的推进, 大量现代化的设备应用于档案工作的领域中, 缺少专业知识再也无法胜任这项工作了。同时, 在档案信息资源管理与利用方面的软件开发也急需大量复合型人才来从事这项工作。所以, 以现代化、自动化为标志的档案信息资源整合将迅速地造就一大批知识复合型人才, 档案工作者的素质将得到极大提高。

档案信息资源的流失 篇2

摘要

企业档案是企业信息源的核心，现代企业的经济循环极大程度依赖企业信息资源的开发利用。企业要高效获取和综合利用各种信息资源，以有效满足企业当前和未来的信息需求，企业档案信息资源开发是企业信息资源管理的核心。

关键词

企业档案

信息资源

信息化

一、企业档案是是企业信息源的核心

企业在生产经营等一系列经济活动中，需要各种各样的信息。根据信息的来源大致可分为：企业内部信息资源，包括人才资源、财务、销售、设备、新产品开发、日常生产、广告及企业会议记录等信息；企业外部信息资源，包括政府各部门文件、客户、市场竞争对手及图书资料等信息。其中，人才资源、财务、销售、设备、新产品开发、企业会议记录、政府各部门文件属于企业档案范畴。由此可见，企业信息源的主体是企业档案，企业档案是以科学技术档案为主体,生产经营档案为重点,其中包括方案统计、经营销售、物资供给、财务管理、人事档案、教育卫生和党、政、工等方面的档案,是同企业人、财、物具有同等地位和意义的一项管理财富,它的储藏实际上已成为企业技术储藏的一种形式,其丰富程度常常是企业技术潜力的大小和开展后劲的一种标志。国外企业家都把自己的档案资料看作企业存在和开展的财富。

二、开发企业档案信息资源存在的阻碍

〔1〕档案观念依然落后，档案价值未被充分认识

现在，仍有大局部企业员工，甚至不少企业中高级管理人员，档案意识薄弱，档案观念落后。他们对档案的认识仍停留在“档案就是历史记录〞，“档案就是保密材料〞，“档案只要被保管好、不丧失就行了〞，“档案就是写在纸上的书面材料〞的层面上，而没有充分意识到作为企业重要的信息资源、知识资源，除了记录历史、收藏秘密外，档案还具有效劳于企业现实的重要价值。除了纸质档案之外，电子档案是企业档案的新成员，数字化平台是企业档案信息管理和效劳的新舞台。

〔2〕企业档案信息资源分散，无法提供系统效劳

随着企业规模不断扩大或企业合并，涌现了许多大型公司或集团公司。这些公司或集团公的下属机构或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集团公司档案机构移交档案。特别是一些企业的分公司，由于产权关系不明，或者由于驻地分工不愿向总部档案机构移交档案。自20世纪80

年代以来，人们一直在倡导图书情报档案一体化管理，但至今仍没有取得实质性进展。即便一些企业将图书情报机构和档案机构合并，成立信息中心，但也只是停留在机构合并的层次上，并没有真正地将图书、情报、档案这些信息资源进行有效整合，提供系统的、综合的、集成的信息效劳。

〔3〕企业领导意识淡薄,对档案工作不够重视。

企业领导应有的重视,是档案工作好坏的关键一环。有些企业领导就忽略了企业档案对企业经济开展有着重要性的认识,有的企业档案机构被撤销,档案工作无分管领导，档案人员被削减或一岗多职,或把机构改革优化下来的干部硬性安排在档案部门,人员更换频繁,使档案人员处于新手上岗的局面。还有一些档案人员耐不住寂寞和冷落,想方设法下海、跳槽或从事第二职业,这些都导致了档案部门的档案人员业务素质下降,根底管理出现严重滑坡现象。不少企业原有的档案库房条件不符合“

八防〞要求,升过级、达过标的企业,很长时间档案工作没有开展,等等。

〔4〕企业形成的文件材料收集难。

档案工作的最终目的是“

收、管、用〞

。收集文件材料是一项重要的根底工作,可以说是档案工作的源泉。只有收集到齐全完整的文字材料,才可能有丰富的档案内容,也才能充分发挥档案工作的效劳作用。个别企业建厂多年,开展到今天,也有些规模,可案卷数量少得可怜,根本不能反映企业的历史面貌和开展情况,更谈不上案卷的标准标准化。通过调查分析这一问题,应该归档却收集不上来的材料领导手中有、业务部门有、做具体工作的个人手中有。文件材料收集不齐全,严重影响了档案工作效劳作用的发挥。如此薄弱的档案意识,档案工作的地位不能提升到相应的位置,形成一种恶性循环,影响了档案工作的开展。

〔5〕档案管理人员业务素质偏低。

企业档案工作几年来开展缓慢,档案人员专业知识、业务素质偏低也是一个制约因素。从基层调查局部企业档案人员的根本情况来看,企业中档案人员的文化素质、年龄结构、业务水平,很难适应新形势下企业档案工作的需要。企业档案人员更换频繁,同样是制约企业档案工作的因素,为什么文化业务素质不高的同志任档案人员而还时常更换呢主要是企业领导头脑中有一种思想上的认识偏差,认为做档案工作量小、要求低,不需要太高素质的工作人员,认为差不多就可以了。

〔6〕档案工作转身慢,信息效劳跟不上。

在市场经济改革中,许多新鲜事物不断出现。有些地方根据企业开展的需要,对企业进行重组转制,鼓励二次创业。在这种活动中,迫切需要企业一些原始性的文件材料。在这种需要档案工作大显身手的时候,许多企业的档案室由于前面的诸多原因,不能迅速提供出准确无误、充分的档案证明,造成许多不应该的遗憾。如此种种,在新的形势下,企业档案工作转身慢、主动效劳差,还停留在“

守摊〞的水平上,早已不能满足企业在市场竞争中的需要。

四、如何做好企业档案信息资源开发

随着信息化时代的到来,人们对信息的获取和传递方式发生了革命性的变化,对档案信息的收集、管理和开发利用提出了划时代的要求。档案信息的收集、存贮、处理和传递将以“

数字化〞、“

网络化〞为主,如馆藏档案的数字化、电子文档管理的一体化、档案信息提供利用的网络化等。因此,强调档案管理的多方面、多角度和综合性、信息化,是现代档案工作的新特点,是对传统的档案信息管理思想、管理目标和管理方式的重大突破。信息化是当今世界经济及社会开展的主题,它已渗透到社会各个领域,改变和影响着社会的方方面面。企业办公自动化、资源配置联动化、产品销售信息化等管理体系的建立,已成为现代企业参与市场竞争的关键条件。企业档案作为企业内部运行中不可或缺的珍贵资源,对企业的生产和开展起着不可估量的作用,只有加快企业档案的信息化建设,才能及时高效地向企业管理者及相关人员传递企业所需要的信息,才能使企业在竞争中立于不败之地。档案管理包含两方面的含义,即档案实体管理和档案信息管理。企业档案管理人员要充分认识到在保管好档案实体的同时,努力开发档案信息资源的重要意义。

要做好企业档案信息资源开发，首先要在传统档案工作根底上做到四个创新：

〔1〕档案工作的观念创新

树立档案是信息资源的观念。随着企业生产经营活动的日渐扩大，网上交易、电子商务、远程交流、涉外经济技术合作等一系列活动中产生了大量的、新型的、不同载体的档案。这些档案是流动和传播中不断增值的知识，是企业经营管理活动中生成的重要的信息资源。因此，企业必须将档案信息列入企业整体信息化进程中，将档案作为企业开展的重要资源，充分发挥其作用。树立档案信息管理创新的观念。知识经济是以科技为导向，要在竞争中培育自身的核心竞争力赢得优势，既要靠整体战略的实施和物质资源的整合，也要靠最新的信息、最新的知识和知识人才的相对优势，谁最先掌握了第一手信息，谁就会在竞争中取胜。所以，档案信息资源的储藏和利用状况直接影响企业资源的配置和工作效率，影响到企业整体开展水平。树立档案信息资源的新效劳观念。档案信息资源作为企业信息化建设的重要组成局部，它要效劳于企业整体创新开展，就必须打破封闭状态，改变以往的工作方式，为企业谋求开展提供开放式、全方位的效劳。

〔2〕档案工作业务的创新

面对知识经济和国际化趋势，企业间的交流与合作已成为主流，档案工作内容和创新必须以此为向导不断开展。首先应加大档案信息资源的采集，扩展信息资源的范围，增加信息资源的储藏，特别是加大对有关企业资本运营、科学管理、企业开展定位等信息的收集管理。其次，要优化档案资源的结构。一方面继续增加企业现实业务开展需要的信息；另一方面从开展和战略的角度，重新审视室藏结构和质量，增加高层次档案信息含量，丰富档案的载体形式。另外，要加强档案的整理、鉴定，保证档案信息资源的优化，制定合理的归档范围和保管期限，以确保档案室藏的精炼和优化。在档案鉴定的根底上，对永久保存的纸质档案采取必要的保护措施；对可以通过计算机建立的档案，利用逻辑组合方法设立“虚拟卷〞。

〔3〕档案工作的管理创新

企业传统的档案管理是一种封闭式管理体制，室藏资源主要局限于本企业特定的经营范围内，效劳的对象也主要是领导和各职能部门。随着企业走向市场，企业经营开展对信息资源的依赖性越来越大，未来的档案部门应成为开放的企业信息效劳咨询机构。所以，企业档案工作必须进入企业信息管理系统，扩大信息交流渠道，发挥档案信息资源网的辐射作用，使档案真正成为企业信息效劳系统的重要组成局部。企业档案管理创新要求在观念和体制创新的根底上对档案管理全程进行创新。一要增强整体思维，注意档案利用效益的整体性、长效性。摆正档案利用的眼前利益与长远利益的关系，追求档案信息资源开发的规模效应。二要注意开发与企业开展密切相关的编研课题，使档案编研工作贴近企业经营工作的实际。三要利用现代技术手段加强对档案信息资源的管理和保护，如编目、检索、统计、借阅等等工作可利用计算机完成。四要根据企业档案信息管理工作开展的需要，对现有档案管理制度进行补充完善，将档案信息资源管理纳入企业管理体系。

〔4〕档案工作的技术创新

技术创新是企业档案信息工作创新的根本手段。企业档案信息管理要改变原有的手工操作方法和分割的组织体系，就要大力引入现代科技手段，建立档案信息中心，实现档案信息收集、整理、鉴定、保存、检索、利用和传播的自动化和网络化。实现文档一体化，实现各种门类档案的自动化管理。借助多媒体技术，对企业档案进行存储、加工，使档案信息资源到达图、文、声一体化传输效劳，使重要的历史资料得以长久保护和有效修复，也为未来档案信息资源进一步转换利用创造条件。借助档案信息数据库、档案信息资源网络，通过网络的辐射作用实现企业档案管理的整体效应和规模效应，实现全员档案信息资源共享，促进档案信息管理的标准化、标准化和现代化。

此外，企业领导必须提高认识,重视档案资源的开发利用工作。企业领导必须认识到开发档案资源是企业科学决策及管理的需要,投入必要的设施,培养专业人才,在实现办公自动化的同时,逐步进行档案信息化建设,以提升档案信息的利用率。

鼓励档案工作者积极参与企业的决策活动,使其在充分了解企业工程进展及经营情况的同时,深挖馆藏内容,有目的、有方案地收集社会信息,对馆藏及各种信息分析处理,撰写调研报告,为企业领导的决策提供切实可靠的情报。

总之,企业必须充分利用先进的科学技术和科学的管理方法,坚持档案管理和开发利用并重的原那么,有效地存贮档案,并建立信息资源数据库,围绕企业的经营管理目标不断开发利用信息资源,实现信息资源价值最大化,为企业提供切实可靠的管理决策依据,从而使企业获取有效信息,实现持续稳定开展。

参考文献:

［1］徐鸿.论我国档案管理工作的知识管理走向——从“后保管模式〞谈起［J］.档案学研究，2004，(06)

.［2］王显来.企业档案工作是企业信息资源管理的核心［J］.兰台世界，2007，(23)

［3］王淑云.企业档案信息资源开发的前提条件［J］.兰台世界，2005，(08)

［4］［J］.山西档案，2005，〔S1〕

［5］张秋印.转型期企业档案工作的困境与出路［J］.档案天地，2005，(01)

［6］吴荣耀.企业档案管理工作是企业管理的重要内容［J］.浙江档案，1989，(09)

档案信息资源的流失 篇3

关键词：档案信息化,传播学,信息传播

信息化自20世纪中叶兴起, 经过几十年的发展, 已经深深地改变了人们的工作和生活方式, 社会信息化便是这一发展的最好体现。档案信息化是适应社会信息化发展的必然选择, 是在档案行政管理部门的统一规划和组织下, 在档案管理活动中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行处置、管理和提供利用。

一、信息传播与档案信息化的内涵简析

根据传播学原理, 人类社会的信息传播具有明显的过程性和系统性。过程性是指传播具有动态性、序列性和结构性。系统性是把传播看成一个由相互联系、相互作用的各个部分 (或过程) 构成并执行特定功能的有机整体。它的运行受其内、外部结构的制约, 而且与环境保持着互动的关系。因此, 信息传播过程主要由六个方面的要素组成:信息、传播者、传播媒介、受众、传播效果分析、信息反馈。在信息传播过程中, 每个要素都发挥各自不同的功能和作用, 相互之间保持着紧密的联系, 并共同构成一个完整的信息传播的全过程。档案信息化的相关理论与实践活动本质就是传播学基础知识、理论在档案信息化工作中的实际应用。所以说, 运用传播学的相关知识和理论对档案信息资源建设进行分析、研究, 具有理论和技术上的可行性和实际的借鉴意义。与信息传播过程相对应, 在档案信息化建设过程中也涉及六方面的建设内容:数字化的档案信息、档案馆、档案信息存储和利用媒介、档案利用者、利用效果分析、用户反馈。这六方面共同构成了档案信息化建设的全部内容, 并相互联系。

二、档案资源利用的新途径——档案信息传播服务

档案信息传播服务就是档案管理机构把可开放利用的档案信息资源, 通过有效的传播媒介来满足社会公众利用需求的档案服务工作。

1. 信息——档案资源的信息化建设。

在档案信息传播的过程中, 信息就是经过数字化处理的档案信息。它是档案信息资源建设的主体对象, 也是档案信息资源利用的对象。所以, 在档案信息资源建设中, 档案信息的质与量是决定档案信息最终能否满足社会利用需求的关键, 必须重视档案信息化建设过程中的信息资源建设。档案馆馆藏的档案种类繁多, 内容广泛, 在档案信息资源建设中, 对馆藏档案必须有所选择, 在做好文书档案、科研档案的基础上, 适当加强对民生档案、民族和地方特色档案资源的开发力度, 构筑馆藏档案的特色化。传统馆藏档案数量大、种类繁多, 全部数字化既不现实, 也不具有经济效益, 应根据科学、高效和有效利用的原则进行选择性的数字化处理, 建立既能体现馆藏特色, 又能有效满足社会利用需求的档案信息数据库。对于电子文件, 要有从源头上做好数字化工作的观念并制定具体措施, 建立规范的制度和工作程序, 实行电子文件的全过程管理与监控, 既保证有价值的电子文件能及时、完整归档, 又保证电子文件内容的真实、可靠。档案信息化建设要整体规划、分层进行, 先建立档案的案卷级目录数据库、文件级目录数据库, 再建设档案全文数据库。数据库建设要以国际、国家标准为依据, 集中人力、物力、财力, 建成标准化、通用性好的档案文件条目数据库、档案全文数据库、多媒体数据库[1]。

2. 传播者——档案馆。

在档案信息化建设和信息化服务过程中, 各级国家档案馆是档案信息化建设的主要力量, 也是档案资源的提供者和发布者, 在档案信息化建设中具有举足轻重的作用。能否发挥档案信息资源传播、利用的“把关人”[2]作用事关档案信息化建设的全局。作为“党和国家的科学文化事业机构”、“永久保存档案的基地”、“科学研究和各方面利用档案史料的中心”, 首先把好进馆档案资源的质量关。中国经济网2008年5月5日的一篇题为《造假无处不在——英国国家档案馆查出伪造文件》的新闻报道称:自诩为历史学家的马丁·艾伦引用英国国家档案馆的资料写作, 众多引用资料与历史事实相悖。英国国家档案馆对相关资料展开调查后, 正式承认, 档案馆所存12份文档中出现人为嵌入的29份伪造文件。所以, 作为把关人的档案馆在接收档案以及对传统馆藏档案资源进行数字化处理时, 必须严格按照档案移交接收的程序办事, 把好“入口关”, 杜绝不规范、不完整、虚假乃至伪造档案进入档案馆。其次, 各级档案馆应摒弃传统的被动服务模式, 在国家法律政策允许的范围内, 主动出击, 对馆藏资源进行研究和开发利用, 为利用者提供真实、可靠的档案信息, 把好档案信息资源利用的“出口关”。

3. 传播媒介——档案信息存储和利用媒介。

传播学理论认为, 传播媒介就是信息传递的载体、渠道、中介物、工具或技术手段, 它在人类传播中起着重要的作用。加拿大学者麦克卢汉提出了三个著名的观点[2]:“媒介即信息”、“媒介:人的延伸”和“热媒介与冷媒介”。这三个观点, 分别从媒介在社会发展中的地位和作用、媒介对人类感觉中枢的影响、信息传输的清晰度与接受者接受信息的难易度方面描述了媒介在信息传播方面的重要作用。搞档案信息化建设, 充分满足人们的档案利用需求离不开各种媒介的参与和作用发挥。一方面, 以应用为主导, 结合单位实际情况, 采用技术成熟、安全可靠又适度超前的软硬件设备。在软硬件设施、设备的选取上, 不盲目追求高、精、尖。这既浪费信息化建设的有限资金, 也不符合档案工作现阶段的发展需要;应选择能满足信息化有效需求、安全可靠, 符合档案工作今后发展需要的设施、设备即可。另一方面, 综合运用各种传播媒介, 提供多种多样的信息化服务。如果说信息是物质过程的思想内容, 符号是表达信息的外显形式, 那么媒介就是负载符号的物质实体。随着信息技术的不断发展, 互联网等新的媒介不断产生。新媒介使人的感觉借此得到了延伸, 为文献信息的聚焦与提供利用、信息共享提供了技术保障。实践表明, 档案中蕴涵的历史知识不是没有用户, 而是缺乏具有足够吸引力的传播方式。在网络环境下开展档案利用工作, 通过网络编辑技术将档案的原貌展现在利用者面前, 集文字、声音、影像等多种形式于一体, 大大增强了档案的可读性与可查性, 更容易获得广泛的用户[3]。

4. 受众——档案利用者。

他们是档案工作之所以存在、发展的原因和意义之所在, 更是信息化建设的终极利用者、检验者。我国档案利用工作长期处于“以我为主”的局面, 用什么样的方式, 提供什么样的档案信息, 档案管理部门和信息发布者完全说了算, 利用者只能接受, 其意愿并未得到充分考虑和体现, 这是传播学中的“子弹论”或“皮下注射论”在档案利用工作中的真实写照, 这与档案工作的根本属性——服务性相背离。毕竟, 在档案工作中, 是否满足利用者的需求才是档案工作绩效考核的唯一标准。

5. 传播效果分析——利用效果分析。

传播效果分析对档案信息化建设无疑具有借鉴和指导意义。档案资源信息化传播中, 效果是传播活动的出发点和归宿。效果问题是整个传播活动的中心, 并贯穿于信息化传播活动的全过程。设定效果的实现需要大量敬业爱岗的高素质、高技能的档案工作者参与, 需要安全、通畅的信息传输利用通道, 需要完全数字化的、高信息含量的、真实可靠的档案资源, 需要档案用户实现跨地域、跨时空利用的服务环境。所有这一切协调运作的结果, 就是满意的档案信息传播效果的获得。不能因为有了信息化的设施、设备, 就认为信息化建设大功告成, 也不能认为有了信息技术的大量运用, 档案信息化建设就是水到渠成的事情。只有各方面工作都达到了信息化的要求, 都实现了信息化的目标, 信息化才具有实际意义。

6. 信息反馈——用户反馈。

档案信息化工作若想获得理想的效果, 还需要建立一种信息反馈机制。分析建设者、档案信息技术人员、档案利用者反馈的信息, 使档案工作者掌握档案信息化建设、管理、利用的规律性, 如“什么样的档案信息及传播方式才是用户喜爱的, 档案信息开发的广度、深度应如何进行才能取得最佳效果等”[3], 以便更加科学合理地进行档案信息化工作的深层次建设。信息反馈机制的缺失, 是档案信息资源开发利用工作长期落后、停滞不前, 档案工作难以有效发展的内在症结。

档案信息化作为档案事业发展的改革与契机, 理应有所创新, 只有冲破传统档案资源建设的固有模式、思维的束缚, 革新传统档案利用落后、闭塞的观念和服务模式, 建立起档案信息化建设的新思维、新模式, 档案信息化建设才能取得真正的成功。

参考文献

[1]刘艳.档案信息化建设意义、要求及路径[J].山东社会科学, 2008 (9) .

[2]郭庆光.传播学教程[M].人大出版社, 1999.

档案信息资源的流失 篇4

高校科技档案信息资源的开发与利用

作者：程 铷

来源：《教育与职业·理论版》2009年第21期

[摘要]高校科技档案包含丰富的信息资源,高效开发高校科技档案信息资源对于高校的教学和科研工作具有重要的意义。文章分析了高校科技档案的内容和特点,认为高校的科技档案开发与利用工作必须转变观念、注重实效、完善制度、利用现代技术手段、加强人员培训和创新档案工作体制。

[关键词]高校科技档案信息资源教学科研

[作者简介]程铷(1969-),女,江西南昌人,江西科技师范学院科研处,讲师,主要从事高校科研档案研究。(江西南昌330013)

[课题项目]本文系2005年江西省教改立项课题“高校科技档案信息资源在高校教育管理中的运用研究”的研究成果之一。(项目批准号:赣教高字[2005]95号)

[中图分类号]G647[文献标识码]A[文章编号]1004-3985(2009)32-0148-02

高校科技档案是记述和反映高校的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的,具有保存价值,并且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保存起来的技术文件材料。高校的基本任务就是教学和科研,科研工作是高校的重要内容,在高校的科研工作中形成了大量具有非常高的研究和应用价值的档案资源,这些科技档案由于系统和完整地记录了高校科研的全过程,对于社会经济发展具有重要的价值。

一、高校科技档案的内容

高校科技档案记载着高校科研工作的全部过程和完整成果,具有非常重要的价值。从内容上看,高校科技档案应该包括科研、教学、管理、设备、产品、出版和基本建设等类档案资料。

1.高校的广大教职工在科研和教学工业中所形成的科技资料。其中,既包含科研和教学工作完成后所形成的成果资料,也包含科研和教学工作过程中所形成的程序性的材料。从形式上看,包括科研成果、论文、著作、专题调研报告、科研计划任务书、方案认证报告、技术图表及有关成果性技术文书材料(技术鉴定、专题研究工作总结、奖励证书等)。

2.高校的广大教职工在科研和教学工作中所依据的设备、车辆、船舶、仪器、仪表的档案材料。科研设备是一种重要的生产手段,有些是单位根据本身生产工艺或科研、实验的需要设计、研制的自制设备,有些是从国内外市场上购买的设备。从形式上来讲,设备档案包括设备购

置文件、设备图册、说明书、设备安装规格、设备安装记录、总结报告、运行记录、使用分析表、设备改造记录等。

3.高校建设工作中所形成的科技文件材料。从形式上看,基建档案包括工程档案,含项目认证、审批、协议、合同、委托设计单位编制的工程设计文件、施工单位编制并移交的工程竣工文件、工程使用和管理等过程中形成的文件;包括工程设计档案,含设计依据文件、设计原始资料、技术设计文件、施工图设计文件;还包括工程施工文件,如施工准备工作文件、施工文件和施工验收总结文件。

二、高校科技档案的特点

教学和科研工作是高校的两大中心任务。作为科研工作的过程和成果的重要记录,高校科技档案在整个高校的档案工作中占有非常重要的地位,也体现出有别于其他档案资料的鲜明特色,对于高校的教学和科研工作具有重要意义。

1.专业性。专业性是高校科技档案的最突出的特点之一。首先是因为高校的教学工作和科研工作具有强烈而鲜明的专业性特点。广大高校师生是以学科专业作为归属分别组织日常的工作和学习,教学和科研工作具有十分明确的学科专业分工,都是在一定的专业分工范围内开展的。科技档案作为科技活动的记录和伴生物,都毫无例外地形成于特定的专业技术领域,是相应专业技术活动的记录和产物。其次,高校科技档案的内容具有鲜明的专业性特征。高校科技档案的内容是由它所反映的科技、生产活动的具体专业领域决定的,在某专业领域的科技、生产活动中形成的科技档案,就必然集中地反映本专业的科技内容及相关的科技方法和手段。

2.原始性。高校科技档案是高校教师和学生在教学和科研工作中所形成的原始记录,它的产生具有确定的时间,是高校教学和科研工作的真实反映,具有非常显著的原创性特点。高校科技档案最真实、准确、完整地反映了专业学科工作的过程、发展、成果,能够非常真实地反映出一个学校的教学和科研水平,是学校日常工作的最客观的原始记录。

3.多样性。高校科技档案的种类最为繁多,类型最为复杂,形式最为多元。高校科技档案的类型是由它所记载的社会实践活动的内容和方式决定的。科技档案记录了教学和科研活动,专业多样,手段复杂。所以要求必须以文件材料类型的多样性来适应科技内宅和手段的多样性,使科技档案材料管理工作与之相适应。

4.可开发性。高校科技档案反映高校教学和科研的全过程,是对于高校日常工作的最真实客观的记录。同时由于科研工作的性质,高校的科技档案具有十分重要的利用价值,能为科学研究工作提供丰富而专业的信息资源,使得高校科技档案的价值能够被挖掘。通过利用科技档案,能够对广大师生的科研起着认证、参考、启迪的作用。

三、高校科技档案的利用

高校科技档案是高校科技文献工作的一项重要内容,高校科技档案所蕴涵的技术信息价值对于高校的教学和科研工作的开展具有重要的意义,必须努力采取各种手段,利用各种方式,注重高校科技档案信息资源的开发,加强高校科技档案的利用,服务于高校的教学和科研工作。

1.转变观念,注重档案利用价值。大学是我国知识与成果创新的重要基地,高校的科技档案是高校科技研究的最为原始的、最为完整的资料。长期以来,高校的档案管理者只把档案管理工作当做文献流程的最后一项程序,当做科学研究的“扫尾工程”,只局限于档案的保管工作。在档案管理过程中,过于强调档案的机密属性,很少注重档案材料中蕴涵的鲜活的知识信息资源,未能充分发挥档案信息的重要作用。

在新的时代,高校档案管理部门必须切实转变观念,去除“就档案论档案”“看门守摊,等人查档”的片面思维,转变档案管理工作是“为保管而保管,重保管轻利用”的观点,在正确处理好档案的开放与控制、经济效益与社会效益的前提下,努力树立主动服务的观点,充分利用各种手段加强档案的展示,充分发挥档案信息的重要价值,并通过积极地改革,努力把档案管理由“死”变“活”,由“静”变“动”,由“被动查询”变“主动服务”,努力发挥档案的各种价值,提高档案服务工作效率。

2.注重实效,树立档案服务意识。首先,应树立主动积极服务意识。档案管理部门必须认识到档案管理工作是一项服务性工作,必须努力为学校的教学、科研服务。档案管理部门必须努力开发档案的信息资源,档案工作人员应该使自己成为信息财富的拥有者和提供者。其次,必须努力树立开放意识。档案工作人员必须改变“坐等上门”的现状,增强与学校相关部门的联系,主动参与研究学校教学和科研工作的要求和规律,有效传递档案信息。再次,必须努力树立协作意识。档案管理人员应增强参与意识,扩大接触面,根据各个时期学校各方面工作的重点,确定档案信息开发的重点,切实参与到学校的建设中去。

3.完善制度,保证档案服务质量。高校档案管理工作必须严格按照《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》和《普通高校学校档案管理办法》的有关规定,结合高校工作的自身要求,努力健全科技档案管理的各种规章制度,对科技档案的收集、保管等业务工作都做到有法可依,实现档案工作的规范、标准和高效。

高校档案管理部门必须努力建立并完善科技档案的收集制度,确保分散在各单位的档案文件能完整地移交到档案部门;建立并完善科技档案的保管制度,确保高质量的档案的库房管理,档案流动过程的各环节的安全防护和档案的专门技术处理工作等标准高效;建立并完善档案的整理工作制度,确保档案的分类、组合、排列和编目工作的标准化,为档案的高效利用建立基础;建立并完善档案的编目与检索、编辑与研究等规章制度,提高档案服务的技能,提高档案服务的质量。

4.利用技术,提高档案服务效率。随着网络技术、通信技术、高密存贮技术和计算机技术等为代表的信息技术的快速发展和广泛应用,档案管理工作实现了质的突破,使用效率获得极大的提高。同时空调和自动温湿控制系统等设备的广泛利用,也使档案保管水平得到改善和提高。

我国大部分高校已经实现了无纸化的网络化信息化管理,并已经建立了相对完善的校园网管理系统。在新技术主导下,高校科技档案工作也将逐步实现信息化管理。高校科技档案管理工作开始出现办公自动化系统、管理信息系统,建立了各种规模的数据库。在新的管理系统中,传统档案能够逐步实现电子化,成为电子档案,传统的文件归档、整理、编目、检索工作也日益实现了计算机自动化操作。在新的技术的支持下,现档案利用服务大幅度提升。利用计算机系统,管理者能实现档案信息发布网络化、档案借阅自动化,实现档案库房管理的智能化,实现异地查询、信息共享、借阅服务和编研工作,实现档案信息综合管理和利用。

5.加强培训,提高档案人员素质。高校科技档案的管理,离不开档案工作员的努力,人员的素质高低决定档案管理工作的质量优劣。高校科技档案管理人员不仅要有深厚的档案专业及相关专业的理论与实践知识,而且需要具备熟练操作现代化设备的技能。在信息技术快速发展的今天,高效的档案工作又对档案管理人员的学习能力、知识结构、创新意识提出了新的要求,必须大力提高档案管理人员的素质。

高校科技档案管理部门,应该一方面通过人才的引进,来改变高校档案管理部门的人才素质结构,特别要引进档案信息资源开发和信息技术人员。另一方面可通过继续教育的形式提高档案管理人员的素质,扩充档案管理人员的新知识、新技术,培养档案管理人员的创新意识、协作精神、沟通能力,使档案管理人员具备良好的政治素养和专业素养。

6.创新机制,提升服务水平。高校科技档案是一种重要的科技资源,是高校科研和教学工作最原始的最完整的反映。高校科技档案的管理者应努力采取各种手段,创新工作内容、工作方式、服务手段,努力挖掘、整理、加工档案中蕴涵的科技信息,主动提供给学校和社会,加速科技成果转化,为社会创造更多的社会效益和经济效益。

高校档案管理部门应努力完善传统服务工作,开拓特色服务;改变服务方式,实行网上服务和主动服务,变档案信息的滞后为超前服务;加强档案信息的宣传报告,通过内部或公开出版物、新闻报道等形式,发挥档案信息资源的作用;开展代查代检、代复制、文献传递等服务方式,高效服务学校师生;做好成果的深层次信息加工,发掘信息成果;充分利用现代信息技术,提供高效服务;适当采取有偿服务,为档案管理积累资金;适当进入市场,积极参与科研成果的转让。

[参考文献]

档案信息资源开发的基本思路 篇5

一、档案信息资源建设与开发并举

档案信息资源开发必须以充足的资源积累为基础, 夯实档案信息资源开发的基础应当成为首要目标。针对档案信息资源建设中存在的问题开展工作:一方面要大力丰富馆藏内容、完善馆藏结构。目前, 馆藏档案信息资源结构不合理的状况长期未能得到很好的解决, 反映社会经济、文化以及社会公众生活方面的内容欠缺, 影响到全面完整地反映社会生活真实面貌的程度, 导致档案利用者因需求得不到满足而渐渐地失去利用档案的意向和兴趣;另一方面要切实提高馆藏档案的数字化程度。档案信息资源开发不仅要求做到内容丰富、结构合理, 还要求能够方便查询、快速检索。档案信息资源有实体存在和数字化存在两种形态, 在现代信息技术快速发展的环境下, 数字化形式的档案信息资源已成为信息传递、利用的主要形式。要结合社会需求与网络环境的实际, 通过数字化转换等方式, 提高馆藏档案的数字化程度, 完善档案资源数据库建设, 以更好地适应现代信息技术条件下档案信息资源开发与利用的实际要求, 并要有针对性地完善馆藏档案信息资源的检索手段。同时, 还要努力改变长期以来对档案检索重视不够的问题。当下的档案信息资源利用普遍存在着检索入口少、检索功能差的现象, 检索功能简单、质量不高、易用性差, 绝大多数不支持布尔逻辑检索、二次检索和全文检索, 难以使档案利用者获得满意的效果。因而, 要完善档案信息资源利用的检索功能, 为社会利用者提供丰富的档案信息资源开发“产品”和适用档案信息资源利用的渠道, 使档案信息资源开发与利用服务更好地“衔接”为有机的整体, 发挥更大的效能。

二、传统开发方式与现代化开发方式并重

档案信息资源开发与服务的受益群体巨大, 需求目的不一, 利用渠道多样, 单一的档案信息资源开发方式难以解决上述问题。受档案自身某些特殊属性的影响, 既要方便利用者简便快捷地获取所需档案信息, 又要保证档案信息的真实性, 要求必须多渠道、多方式地开发馆藏档案信息资源, 只有这样, 才有可能解决实际存在的问题。长期以来, 档案管理机构一直延续着传统的档案信息资源开发方法, 如编辑档案汇编、加工编写大事记、撰写专题摘要、举办档案展览等可提供定向、定题档案信息资源开发与利用服务等方式, 收到了较好的效果。但也应注意到, 适应网络环境的发展与档案信息化建设的需要, 必须在坚持传统档案信息资源开发方法的同时, 积极应用现代化档案信息资源开发方法, 推出类型多样的档案信息数字资源、网络资源产品, 使档案信息资源开发成果网络化传播与服务功能得以实现, 扩大档案信息资源的社会影响力与辐射力, 满足社会多领域、广视角、全方位的利用需求。

三、公益性开发与商业性开发相结合

公益性开发和商业开发的主要区别在于谁来支付开发成本和是否获取经济收益。公益性开发应该是档案信息资源开发的主要形式。馆藏档案信息资源主要来源于各类机关在公务活动中形成的公共记录, 提供档案信息资源利用服务是开展公共服务的重要内容, 也是提高政府运行效率、推进社会主义民主、保障公民知情权、弘扬民族文化的需要。因此, 必须始终不移地坚持公益性开发。同时, 也应适度地采取一些商业性开发, 发挥馆藏档案信息资源的知识价值、文化价值与艺术价值优势, 增加档案信息资源开发过程中的劳动附加价。在某些情况下, 档案信息资源的公共价值和商业价值并不是截然分开、非此即彼的。针对一些具体的项目, 完全可以尝试公益性开发和商业性开发的适度结合, 寻求社会力量的投入, 区分不同情况, 形成无偿服务与有偿提供相结合的档案信息资源开发思路。如利用或依托馆藏档案信息资源的特性, 通过制作高品位的历史文化纪念品、形成适用对路的档案信息资源专题数据库等, 使部分档案信息资源开发产品具有可欣赏、可研究、可收藏、可增值的特性, 从而获得一定的经济收益, 满足一定的市场需求。

四、独立开发与合作开发相结合

档案信息资源的流失 篇6

信息时代的来临对我们得档案信息管理工作提出了要求, 迫切的要求我们真正的实现对档案资源的充分开发与利用, 使之对社会的发展做出更大的贡献。而达到这个目标的根本途径就是走信息化资源整合之路。目前, 档案信息资源整合是档案信息化建设工作的核心, 这也是当前各单位电子政务发展的客观要求。

一、信息时代下的档案信息资源整合的内涵

档案信息资源整合是根据一定的需求, 将各个独立的档案资源、体系结构及其互动关系进行融合、重组, 从而达到一种可以实现资源共享、互惠互动的有机整体, 它作为一种档案信息资源优化的存在状态, 对于档案的信息化管理具有重要的意义。档案信息管理资源整合是实现不同地区, 不同档案科室之间资源共享的前提与保障, 也是开发档案信息资源的一种现代化途径。信息化又赋予了档案信息资源整合的新的发展内涵, 使档案信息资源整合进入了一个全新的发展高度, 也为档案信息资源整合释放了潜能。所以, 在当前的信息时代下, 我们要兼顾档案信息资源整合与现代化的信息方式, 比如网络、智能机器等工具, 建立统一的信息交换与共享平台, 着对于传统的分散的档案信息管理方式进行现代化的改造, 实现优化组合与无缝连接, 从而实现档案in系自愿整合的优化配置。

二、信息时代下档案信息资源整合存在的问题

信息时代下, 档案信息资源整合不仅是档案信息化建设的重要核心战略, 也是档案信息资源实现合理开发和充分利用的一条必然选择之路。但是, 就目前我国现有的情况来看, 档案信息资源整合由于历史和实践等多重原因还存在着诸多的问题与障碍而表现得步履维艰。

1、档案信息的安全无法得到有效的保障。

信息时代下的档案信息资源整合是在智能化、网络化的基础上法杖而来的, 开放的网络犹如一个没有任何安全措施的自由市场, 大量的档案信息资源因为要时时刻刻的暴露的外部环境下而受到多个方面的安全威胁, 比如:计算机病毒、计算机黑客、有盗取行为的间谍活动以及有意破坏以及摧毁智能化设备的信息处理能力和相应的硬件设施。这些问题都给我们的档案信息资源整合的安全性带来了严峻的挑战。

2、档案信息资源整合的相关标准比较复杂。

信息时代下档案信息资整合的目的就要使全国范围内的档案馆以及各个地区的档案服务机构进行连接, 并有机的组合为一个整体, 构建一个基于现代化信息智能设备下的一体化档案信息资源管理系统。档案信息管理系统实质上是一个信息资源整合与共享的平台, 或者一个用户间相互分享的信息工作体系, 它强调的是各个用户通过网络进行连接结盟, 分工合作, 同一相关技术标准, 以同一种界面和功能面向所有的用户提供相应的信息共享服务。为了实现讲各地的数字档案信息资源进行共享与整合的要求, 就必须要求我们有一个兼容性良好的硬件环境, 同时还要规范相应的软件措施, 比如:统一的文件格式、索引标准、描述标准以及相关的全文数据库标准等等。然后对于我们整个工程来说, 相关的标准更是丰富多样, 也更为的复杂。

三、档案信息资源整合的实施策略

信息时代下的档案信息资源整合是一个庞大的系统工程, 它涉及到社会的方方面面, 它的实现是一个长期的过程, 需要我们在实施过程中一点一滴的积累, 循序渐进, 切勿急功近利, 否则会带来不可估量的损失。

1、注重技术保障的支撑

现代信息技术的进步是信息时代下档案信息资源整合实现的前提, 也是实现档案信息资源整合良心运作的一个基本保障, 如果离开高度发达的现代信息技术, 那么更高层次的信息资源整合将成为空中楼阁, 无从谈起。为此, 我们要进一步的提高研究力度, 加快吸收、创新信息技术, 未信息资源整合的进步提供一个必要的技术保障。目前来看, 档案信息资源整合涉及到的相关技术难点包括: (1) 数据存储与压缩技术; (2) 数据分类、索引和检索技术; (3) 友好的用户界面问题; (4) 系统集成技术; (5) 安全技术。这些技术是实现档案信息资源整合的重要支撑。

2、要循序渐渐、分步实施

档案信息资源整合的一个最终的目的是要实现资源的共享, 最大程度开发档案信息资源。在网络环境下, 统一的标准是资源共享的最核心的保障因素, 因此, 合作与规划是信息化建设的基本方略, 各自为政、盲目建设只会造成大量的“信息孤岛”, 极不利于高层次档案信息资源共享的实现。而就我国目前的情况来看, 由于多方的原因, 区域之间的档案信息化建设大都是在封闭状态下进行的, 忽略了相互之间的协调与合作, 已经出现了系统类型多样、信息标准不一等诸多的问题, 为下步的互联互通埋下了隐患, 某些档案部门可能要为此付出沉重的代价。因此, 在后期的建设中, 应该把统筹规划作为我国档案信息化建设和档案信息资源整合的重点。相关领导机构和管理组织要统观全局, 结合电子政务建设的要求, 参考图书、情报等相近行业的做法, 尽快出台我国档案信息化建设和档案信息资源整合的近期规划, 加强对各级档案馆信息化工作的宏观管理, 从而使我国档案信息化建设和档案信息资源整合工作有计划、有步骤地开展起来, 实现可持续性发展。

四、总结

当前, 由于历史和现实的原因, 目前条件下, 档案信息资源的整合还面临着一系列的问题和障碍, 这就要求档案部门认清形势, 合理规划, 在理论与实践两个领域不断探索, 不断总结, 从而使档案信息资源的整合工程顺利地实施, 并步入良性发展的轨道。

参考文献

[1]饶圆:《档案信息资源开发利用研究》, 安徽大学, 2005 (05) 。

发挥档案信息资源作用的思考 篇7

关键词：档案,信息,资源,作用,思考

目前, 作为一种资源的档案信息被社会开发和利用, 档案信息在当今已成为共识以及重点中心话题。在这个新的信息时代, 服务和谐社会已成为档案工作的一个中心课题, 这不仅仅是当今发展趋势的要求, 也是档案信息事业发展的必然需求。如今的档案信息资源还处在初级发展的阶段, 人们还没有更加深入地发掘到档案信息所存在的价值意义。

一、档案信息开发和利用的必要性

目前, 档案信息的价值在开发以及利用之前都是潜在的, 由此可见, 档案信息具有隐蔽性的特点, 现如今的档案信息离成为真正的信息资源还是有一段距离的。

随着社会主义市场经济体制的建立, 社会各领域都有着翻天覆地的变化, 为了经济建设的日益发展, 大力加强开发及利用档案信息是必然的要求。

如今的社会信息公开如同一个外扩的朋友圈, 越扩越大, 不仅是为了实现人民知情权, 也是在维护社会的安定。因此, 社会信息的公开促进了对档案信息的需求。

想要建设先进文化, 充分开发及利用档案信息资源是必不可少的。加强档案信息的开发和利用, 不仅仅可以为先进的文化建设提供极为重要的条件, 也使得文化资源得以传承下去, 更是建设“服务型政府”的需要。

二、开发和利用信息档案资源的意义

档案提供利用, 也有着“档案利用工作”“档案提供利用”之称, 是档案部门直接提供档案, 是为利用者服务的一项工作。

档案馆是负责收集、保管档案的机构。主要负责接收、征集、管理档案和开展档案利用等工作。档案馆在促进社会生产发展中起到十分重要的作用, 尽管档案馆不直接从事创造与发明, 但是它与从事创造性的科学研究工作一样, 有着十分重要的意义。由此可见, 开发和利用信息档案资源对科学研究服务有着重要的意义, 从而促进科技的进步和发展。档案信息作为信息资源的一种, 它在与其他资源相结合的时候可发挥至关重要的作用。从另一个方面理解就是, 信息档案通过档案馆的开发工作, 使得档案信息通过利用, 从而为许多有需求的用户带来更大更好的价值, 在这整个过程中, 档案信息的价值也得到了充分的体现。

我国在不断建设先进文化, 通过对信息档案的充分开发和利用, 不仅仅可以使文化资源得以长久传承下去, 还可以为新时代的先进文化提供重要条件。因此, 充分利用开发信息档案, 十分符合当前建设先进文化的方向。

信息档案的开发与利用与政务公开密切相关。想要很好地实现档案信息资源共享, 公民能够真正了解公务信息, 真正实现民主, 必须要充分开发和利用信息档案。由此可见, 充分开发和利用信息档案, 十分符合社会主义的发展规律。

三、开发和利用档案信息资源存在的问题

目前, 档案信息的建设正在快速发展, 同时也在不断深入。各级的档案部门都十分重视这一问题。档案信息化目前存在着一个比较薄弱的问题, 它相对于信息化基础设施建设来说是比较落后的, 这在某种程度上造成了许多的缺失现象。从这总体现象来看, 当前开发利用档案信息存在着以下几个问题:信息档案的开发和利用服务观念较为落后, 社会对档案信息的认识仍然存在着许多不足之处;多数档案信息工作者对这份工作提不起兴趣, 以及自身素质多少存在着一些问题;标准的档案信息体制尚未健全, 利用率低下;档案信息管理体制存在着明显不足。

四、开发和利用档案信息的对策

合理开发和利用档案信息资源, 是每一个国家在文明程度上的重要标志。这不仅仅是对档案信息资源的开发利用从而实现其价值, 更是当前档案信息在科学发展中的内在要求。若想提高档案信息开发和利用的效率, 加强信息档案资源信息化建设是必须要做的;对档案信息工作的观念需要有创新, 同时也要提高档案工作者的素质;在档案信息的开发和利用中, 必须做好保密工作;对档案信息进行全面系统化地丰富馆藏。

五、总结

档案信息在当今是必不可少的, 它不仅服务着社会和人民, 还服务着国家政府。只有合理开发和利用档案信息, 并且完善其体制, 发现更多其中的价值, 那国家才能发展更快, 更富强。

参考文献

[1]辛英姿.开发利用档案信息资源的新途径[J].内蒙古科技与经济, 2004 (15) .

[2]王秀生, 刘虎.档案信息资源建设--档案信息化建设的基础工作和核心任务[J].山东档案, 2004 (04) .

[3]李小敏.档案信息资源的开发和利用琐谈[J].江西电力职业技术学院学报, 2004 (02) .

[4]徐莺.浅谈开发利用档案信息资源应注意的几个问题[J].胜利油田师范专科学校学报, 2004 (01) .

[5]张蕊兰.要重视发挥档案信息资源的作用[J].档案, 2004 (01) .

数字档案信息资源的开发利用 篇8

一、数字档案信息资源开发利用的内涵

数字档案信息资源的开发利用是在对数字档案信息研究的基础上,按一定的需求或主题将数字档案承载的相关信息集中、加工成各种形式的数字档案信息产品,有效地向社会各方面提供优化、系统的数字档案信息的一项档案业务环节。

一是信息的线索与途径,形成数字档案信息检索体系,尽快引导利用者对馆(室)藏数字档案信息认识、了解、熟悉,使数字档案信息迅速而广泛地得到利用。二是以协助利用者利用数字档案信息为目的的开发利用工作,即由数字档案存贮部门根据对社会需求的预测,对数字档案信息通过筛选、综合、归纳和提炼,进行若干次加工,加工成文化产品、科技产品,包括政治的、法律的、经济的等方面的知识信息产品,为社会各方面的利用个体或群体提供系统、优质的数字档案信息产品,以节省利用者查找、鉴别,数字档案信息的时间,最大限度地提高数字档案信息的利用效益。三是以参与利用者的信息研究为目的的数字档案信息的开发利用工作,即针对利用需求,同利用者根据共同研究开发利用数字档案信息,分析加工数字档案信息,提供数字档案信息的综合研究成果,为利用者的决策、科技攻关、市场谋划、经济统筹、指导生产提供第一信息支持、服务于利用对象,使数字档案信息的持有者既是提供者同时又是利用者。这三层的第一层是不可或缺的基础性开发利用工作要求,有很强的导向性,后两层是“活化”数字档案信息,向社会各方面提供实用而系统的信息产品,使数字档案信息由静态转变为动态信息,将电子档案信息潜在价值变为直接和现实的、社会的、经济的、生态的和技术的等效益。是档案开发利用由低到高渐进发展的过程,也是实现数字档案工作目标推动数字档案工作深入发展的动力,具有广阔的前景和拓展挖掘的潜力。

二、数字档案信息资源开发利用的现状

数字档案信息资源的开发利用从总体上看还处于刚刚起步阶段,尽管有纸质档案信息开发利用的理论与实践可以借鉴,但直接用于数字档案信息资源的开发利用的理论尚未形成。在有关数字档案的规章制度中,虽然也规定了要开发利用数字档案信息,但多为原则要求,对开发利用的形式、方法、成品的具体规定很少。有些数字档案管理者借鉴纸质档案信息开发利用中的经验,将纸质的文件目录等线索性检索工具存入计算机,并将数字档案信息按利用者所需,下载至光盘,提供给用户使用,虽不失为简单开发,但实为原件提供。要说钻研与数字档案信息开发利用相适应的业务,扩展计算机软件的开发利用功能,加工研制创新数字档案信息产品,系统规模而有针对性的地提供数字档案信息则处于摸索阶段。数字档案信息开发利用理论的滞后,规范制度的欠缺,形式途径的匮乏,方式方法的呆板,与目前先进的电子信息技术矛盾突出,如何改变这种状态,有效发挥数字档案信息功能,是我们面临的挑战。

三、实现数字档案信息资源开发利用的前提

既要方便查阅利用,又要保证安全,是数字档案信息资源开发利用的基本原则,要做到这一点,必须从两方面入手:

(一)建立数字档案数据库和数字档案管理系统。与传统纸质档案相比,数字档案的优势在于快速便捷地检索和利用。这靠人工是无法实现的,只有借助计算机等现代化设备和科学设计的管理系统、齐全完备的档案数据库才能实现。数据库至少应建立两个:档案目录数据库和档案文献数据库。这两个数据库相互联系互为一体,数字档案数据库其实只是档案的数据仓库,其管理调用离不开目录数据库。计算机系统通过检索目录数据库判断确定所要查询档案的地址和代码后,再按检索到的地址到档案文献数据库调出相应的档案文献原文。要实现数字档案管理现代化,这两个数据库应统筹规划、同时建设。

(二)建立新的“利用规则”。与纸质文件档案相比,数字档案利用中最突出的问题是信息安全。一方面,数字信息的易变性使利用活动中潜藏着对信息原始性的威胁;另一方面,随着网络的普及,电子文件的利用窗口将从档案阅览室分散到四面八方的计算机屏幕上,使以往许多行之有效的控制手段变得无能为力,所以必须重新思考,建立专门的数字档案利用制度。

1.建立多套备份制度。电子档案应制作三套,一套封存,一套提供利用,一套异地保存。封存的那套一般只用于与拷贝件的对照校验,不能对外提供利用,以保证电子文件的原始性。对外提供利用的电子文件应为只读件文件。

2.对需要控制使用的电子文件用密码技术、用户身份证技术等方法进行加密管理。档案工作人员无法面对身在各处的利用者,对其利用权限的管理只能靠计算机系统鉴别和控制。我们的计算机系统应尽可能地使用先进的技术加强对用户权限的管理,确保档案信息的安全。

3.采取相应的措施,保证提供利用时光盘不受损坏。提供利用时数字档案不可随意复制和传播,要规定严格的查阅程序,不得超越权限利用。注意保密档案不得上互联网络,只可在内部使用。

四、数字档案信息资源开发利用的要求

第一,数字档案信息资源开发利用工作,应以数字档案信息为开发主体,但同时也应吸收相关图书、资料、情报等方面的信息,及时补充有关信息,以保证数字档案信息产品的实用性、延续性和动态性。

第二,数字档案信息资源开发利用,应以加工、研究为基本手段,由现代化技术进行智能控制,加工与研究要互为作用、互为基础、相互促进。

第三,数字档案信息资源开发利用应主动满足社会各方面的需要,面向社会,服务领导决策,贴近群众生活,应用现代通信网络技术,向个体或群体提供信息支持。

第四,数字档案信息资源开发利用应以加工研制创新科技含量高的知识型电子档案信息产品为标志,通过智力生产,将电子档案信息加工研制为不同载体形式的档案信息成品。

第五,数字档案信息资源开发利用要坚持开放并兼顾保守国家机密和保护知识产权和个人隐私,加工研制的电子档案信息产品时,应将有关国家机密、知识产权或隐私部分的内容分离出去、避开或隐去,把可开放的数字档案信息资源加工成新的产品及时输向社会,发挥应有的作用。

五、数字档案信息资源开发利用方法

(一)汇编。根据选定的主题,直接对馆(室)藏范围的数字档案信息进行鉴定、筛选、组织,在忠于事实、保持原文原貌的前提下制成产品,如《劳动保障文件汇编》《职务任免文件汇编》。

(二)浓缩辑录。按某一需求选题,定向“浓缩”过滤相关的数字档案信息,组成的产品,是只针对某一定向选题的需要的辑录,择要下载,忠于原文中某个方面的本意。

(三)撰述。对数字档案信息研究的基础上,由数字档案信息开发人员根据选题需要,运用不同的表述形式重新撰写的具有一定创新性价值的产品。它脱离原文,忠于事实,但高于原文。如专题研究报告、学术评述、专业史料等。

(四)转化。一种是将不同载体的档案信息有选择地运用现代化技术设备转化为数字档案信息产品;一种是将研制的电子档案信息产品转化为其他载体;一种是对图书、史料等动态的信息收集,录入至数字档案信息产品,为我所用。

六、数字档案信息资源开发利用应注意的问题

第一,数字档案未经批准任何单位或个人不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。

第二,数字档案可在办公自动化系统的终端上查阅,但查阅人员只能查阅本人权限之内的数字档案,如需查阅超越权限的数字档案,需经有关部门同意,并遵守保密规定。

第三,已批准为“使用权限保护的”数字档案,要在目录、载体上标识。档案部门应严格执行电子档案的“使用权限保护”和密钥管理规定。

第四,联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。如上网传送,只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后,方能提供利用。

浅析档案信息资源的合理开发 篇9

积极完善人事档案的现代化管理, 作为试点先后采用了两个版本的国家质检总局开发的干部人事信息系统, 引进江苏省委组织部研制的人事档案管理系统进行档案管理。目前所有人员均拥有一份“电子档案”。同时坚持做好信息库的日常维护, 定期修改、录入人员信息变化情况, 确保人员信息的实时更新和准确无误, 使人事档案工作实现了信息化管理。着力加强人事档案的基础性管理为了提高人事档案工作的科学化水平, 提高人事档案内在质量, 经常组织档案管理、整理人员学习干部人事档案管理的有关规定和文件, 邀请专家给予指导, 对出现的疑难问题, 主动向地方组织部门请教。在平时工作中对照国家质检总局《检验检疫系统干部人事档案目标管理检查验收细则》的要求, 围绕“全、细、好、严”四个字, 重点做好档案的收集、整理、装订和归档, 取得明显成效。

二、档案信息资源开发利用存在的问题与成因

尽管开发档案信息资源的重要性得到了普遍认可, 但我国目前在档案信息资源开发利用方面仍然存在着不可忽视的问题, 主要表现在:

1.基础工作薄弱, 影响了档案信息资源的质量。 (1) 档案馆服务功能不完善。档案现代化管理水平低, 服务设施设备简陋, 保管条件恶劣, 加上主动宣传不够, 社会认知程度不高, 档案馆自然难以成为社会利用档案资料的中心。 (2) 馆藏档案结构单一。据有关资料介绍, 现在许多档案馆馆藏结构单调, 门类不全, 文书档案所占比例偏大, 科技、专业、声像档案所占比例偏小;建国后建立的档案占大多数, 历史档案数量较少。这样的馆藏结构, 使档案内容相对贫乏, 对利用者缺乏吸引力, 开发利用的范围变窄。 (3) 档案特色不明显。与当前中心任务相关的科学技术、经济建设方面的档案资料欠缺, 反映地方历史、文化、风土人情的档案资料稀少, 致使服务缺乏针对性。 (4) 案卷质量不高。长期以来, 档案利用服务以提供原件为主, 本身就损坏了档案。档案库房达不到“九防”标准, 档案受潮霉变、虫蛀损坏等现象在所难免, 严重威胁着档案资料的安全。

2.利用工作水平低下, 制约了档案信息资源价值的发挥。 (1) 提供利用方式单调。现有的服务方式落后, 提供档案信息的手段被动, 按时开馆、等客上门等陈旧的利用方法, 限制了利用者接触并获取利用档案信息的时间和空间, 挫伤了利用者主动利用档案信息的积极性。 (2) 档案利用率下降。有些档案馆对馆藏档案资料宣传不够, 人们不了解档案馆究竟保存了哪些方面的档案, 致使相当一部分接收的档案至今无人问津, 其结果必然导致档案馆门庭冷落, 档案资源闲置浪费, 当然也就创造不出更多更好的效益。

三、档案信息资源的合理开发

鉴于档案信息资源开发利用面临的种种困难, 我们不能怨天尤人, 更不能坐以待毙, 而要正视现实, 积极进取, 采取有力措施, 彻底加以解决。

(一) 更新思想观念, 确立档案信息资源开发利用工作的地位。

档案信息资源开发利用是档案工作的最终目的, 是档案工作其他环节的落脚点。

(二) 加强基础建设, 努力提高档案管理水平。

一要抓馆库建设。档案馆基础设施的建设和配置, 是档案安全保管和有效利用的物质基础。各级档案部门要加强对档案信息资源开发利用工作的组织协调、统筹规划和监督管理, 制定档案信息资源开发利用的计划, 争取将其纳入各级地方政府信息化规划之中。进一步推进档案资源建设, 提高对档案基础业务建设重要性和紧迫性的认识, 不断丰富馆藏, 优化结构, 更好地为党和政府的中心工作服务, 为人民群众服务。

(三) 建立档案信息资源利用制度, 健全档案信息资源服务体系。

为提高档案信息资源利用率, 应适时建立档案信息利用制度。档案部门要加强档案接收和征集工作, 扩大档案的接收范围和征集门类, 力争建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源服务体系。

(四) 搞好档案宣传工作, 为档案信息资源开发利用创造良好的社会环境。