政府档案信息资源管理（共12篇）
政府档案信息资源管理 篇1
摘要：以信息技术为先导的经济信息化、社会信息化等变革, 改变了以往传统的信息资源管理, 引发了一场管理革命, 使得政府档案的管理日趋信息化, 本文从政府档案信息资源管理的发展历程来逐一介绍。
关键词：政府档案,信息化,电子政务,信息资源管理
随着计算机技术、通信技术和互联网技术的飞速发展，信息化、数字化离人们的生活越来越近。在向信息社会迈进的过程中, 随着政府职能的日益扩大, 政府已经成为最重要的信息主体, 同时也是最重要的信息管理主体, 因此，我们有必要对政府档案信息资源管理进行深入的了解，以便更好地开发利用。
一、政府档案信息资源管理的初始阶段
政府档案信息资源管理的历史可以追溯到国家的产生。自国家政权建立的那天起, 在进行各种行政管理活动的过程中, 需要发布政令和采集各种信息, 因而就产生了与之相适应的政令信息的发布、传达、管理、沟通、协调系统, 会产生各种各样的文字记录, 这些文字记录就是政府的档案信息资源。如国家在征税收费、制定和实施法律、移民和就业以及退伍军人安置等过程中，都会产生各种各样的文字记录和档案资料，以及对未来所做的安排和打算等都需要记载。早期的记录主要以纸张为载体，如图书、图纸、文件、图片等。直到近代之前，由于政府职能比较单一且一直未有实质上的变化，记录的管理未成为政府面临的一个严重问题。然而，从近代后期开始，由于政府职能的迅速扩大，特别是政府建立社会基础公共设施、运输系统、医疗保健和社会救济抚恤等社会服务机构，为公民提供各种公共服务时出现了大量的文字记录，于是政府记录呈现爆炸式的增长，磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等各种新型介质开始出现，成为保存记录的主要载体。政府职能的扩展导致了政府档案的大量增加。到近代社会后期, 档案管理逐渐成为政府部门的繁重负担。政府部门各种档案的快速增长在二战后的美国表现得尤为突出。为了对政府档案信息资源进行更为系统和有效的控制, 降低政府档案信息资源管理的成本, 提高政府工作效率, 美国政府成立了专门机构, 制定了专门的规章制度, 这些措施不仅促进了政府档案信息资源管理的发展, 而且也是政府档案信息资源管理立法和制定政策的开端。
美国是目前世界上信息立法较早、较为完备的国家, 制定了一系列的信息法规。为了政府档案的管理，从19世纪末到20世纪80年代初, 美国国会先后成立了8个专业委员会负责对联邦政府的档案管理情况进行调研并提出具体措施。国会还制定了许多法律以规范和指导联邦档案处理活动, 如1889年的《一般记录处理法》 (General Records Disposal Act) , 1942年的《联邦报告法》 (Federal Reports Act) , 1943年的《记录处置法》（Records Disposal Act) 授权国家档案馆在记录调查结束后制定处置计划。
美国政府档案信息资源管理的发展基本上是一个立法主导的过程, 其相关法律制度十分健全。对于政府部门出现的任何档案信息资源管理的问题和障碍, 美国政府都寻求通过法律或政策的途径而不是通过命令的方式加以解决。政府信息资源管理的主要法律法规有三个:一是关于信息获取和发布的《信息自由法》 (Freedom of Information Act, 即FOIA) 。二是关于信息收集的《文书工作削减法》 (Paperwork Reduction Act of 1980) 。三是关于协调政府各机构信息活动的管理与预算局的A-130号通告 (Circular No.A-130) 、《政府信息资源管理政策》 (The Management of Federal Information Resources) 。这些法律政策的制定，对政府档案信息资源的整理、分类、汇总、保管等一系列的程序作了有效的规定，为以后政府档案信息资源管理的进一步发展奠定了基础。
二、政府档案信息资源管理的信息化阶段
信息化是指社会经济的发展从以物质与能量为经济结构的重心，向以信息与知识为经济结构的重心转变的过程。信息化的发展使经济有史以来第一次可以建立在一种不仅可以自生，而且可以再生的重要资源———“信息”之上。通过信息网络来组织社会生产力乃至直接从中产生出增值的价值，已经成为信息作为一种新的生产力的主要特征。在向信息社会迈进的过程中, 政府将起到十分重要的作用。这是因为随着政府职能和权力的扩大, 它已经成为最为重要的信息主体, 同时也是最重要的信息管理主体。对于处于信息化进程中的各国政府而言, 如何把政府档案信息资源进行有效的管理也就显得甚为必要。
政府档案资源信息化，也就是指为了适应信息时代的到来，运用信息技术、通信技术、网络技术以及办公自动化技术等现代信息手段，对传统政府档案管理进行改造，从而大大提高政府档案管理的有效性，满足社会以及公众对政府公共管理和公共服务的期望和促进社会经济的发展。20世纪七八十年代，政府信息化主要指办公自动化；80年代后，管理信息系统又成为人们关注的焦点。政府信息化的过程包括各级政府机构采用信息技术改造业务流程，采用电子信息装备辅助业务处理，将政府信息规范化、数据化以及在政府形态上信息化等，这对档案的保管与利用都起到了积极的作用。
三、基于电子政务的政府档案信息资源管理
1. 电子政务的概念。
90年代后, 随着国际互联网技术的发展及其在政府管理中的应用, 又有了电子政府和电子政务的概念。电子政务的基本内涵至少包括以下几个方面: (1) 电子政务的主体包括政府、企事业单位、市民、政府公务员、社会中介组织等, 其中政府是核心主体。 (2) 电子政务的实现手段就是把信息网络技术运用到政府的全部职能之中, 具有虚拟化和“无纸化”的特征。 (3) 电子政务的实施过程是通过政府之间、政府与企事业单位、政府与公众在互联网上的互动完成的, 具有网络化、互动性和开放性的特征。 (4) 电子政务的目标是通过提高政务活动的透明度和非政府主体的参与度实现更加有效的政府管理, 为社会提供更好的公共服务, 具有低成本、高效率的特征。 (5) 电子政务的实质是把工业化时代的政府形态, 改造为适应虚拟化的、全球性的、以知识为基础的数字经济的政府结构和运行方式, 同时也适应社会的根本转变。
2. 电子政务环境下的政府档案信息资源管理。
政府的档案信息资源管理主要是与政府有关的计划、预算、组织、指导、培训和控制活动记录的管理。随着计算机网络系统在政府工作中的广泛应用, 导致了信息载体发生了革命性的变化, 传统纸质文献在政府中所占的比重越来越小, 而电子信息则占越来越重要的地位, 电子档案也随之逐渐增多。因此, 加强对电子档案信息资源的管理已经上升到政府信息工作的重点。据统计, 目前各级政府部门大约集聚了全社会信息资源总量的百分之八十, 这些信息还常常比一般的信息资源更有价值, 质量和可信度也较高。因此, 如何加强管理、综合开发利用这些资源, 已经成为各级政府工作的当务之急。但是我国政府的信息资源管理水平比较低, 这将会影响档案的有效开发与利用。因此, 我们必须做好以下几项基本工作。第一, 我们要做好信息资源管理的领导、规划和检查工作。在推进电子政务发展的过程中, 政府部门应设立专门的档案机构, 负责政府档案信息化管理工作。第二, 要抓紧档案信息化建设。档案信息化建设是我国电子政务建设的重要组成部分, 要以网络的途径提供数字化的档案利用服务, 必须加快档案信息网络建设, 通过党政网与政府各部门的办公自动化系统相连接, 实现信息资源的网上传递和共建共享;对收集的现行公开文件进行整理、编目、实现网上政务信息的检索和查询;同时要制定数字化的现行公开文件接收的规范标准。第三, 要处理好提供利用与保密的关系。原则上讲, 对已办理完毕的现行文件, 哪些应公开, 哪些不应公开, 在什么时间公开, 都应遵循相应的标准。第四, 要加强政府档案部门从事现行公开文件利用服务的专业人员的队伍建设。数字化的现行公开文件利用服务中心的建设和管理需要一批既懂得文件管理的基本理论与方法, 又掌握一定的信息技术, 同时熟悉《档案法》、《档案法实施办法》、《保密法》及其他有关政策法规的专业人才。因此, 要建立一支素质优良、知识结构合理、技术精湛、经验丰富并且有敬业精神的人才队伍。
总之, 政府档案信息资源的管理也应与时俱进, 不断进行服务机制创新，拓展服务领域, 改革服务方式, 为经济建设和社会发展服务。政府档案部门要抓住机遇, 适应社会发展的需要, 以用户需求为导向, 创造性地开展现行公开文件利用服务工作, 努力为建设我国的社会主义物质文明、精神文明和政治文明作出更大的贡献。
政府档案信息资源管理 篇2
2008政府信息公开工作报告
本年报根据《成都市人民政府办公厅关于做好2008政府信息公开工作报告编制和公开工作的通知》（成办函„ 2009 ‟54号）文件精神编制。本年报由概述、主动公开政府信息情况、依申请公开政府信息情况、因政府信息公开申请行政复议、提起行政诉讼情况、政府信息公开机构人员及经费情况、政府信息公开工作存在的主要问题及改进措施、说明与附表组成。本年报中所列数据的统计期限自2008年1月1日起至2008年12月31日止。本年报的电子版可在邛崃市公众信息网档案局网站（http://）。
一、概述
政府信息公开工作是邛崃市贯彻实施《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称“《条例》”）和全面落实四川省人民政府办公厅印发关于全面落实《中华人民共和国政府信息公开条例》的实施意见（川办函„ 2007 ‟241 号）的重要工作。一年来主要开展了以下几个方面的工作：
1、精心组织安排。为推进政府信息公开工作顺利开展，本单位及时成立了以局长为组长的信息公开领导机构和工作机构，并明确并指定工作人员具体负责信息公开工作。此外，－1－
配备了政府公开信息上网的各种设备，实现了专机专用。对本单位按照公开条例需要公开的内容，下达到各科室，并要求各科室根据条例的规定，逐条整理、上报。在信息发布审核上，由分管领导签字后进行发布上网，严格按程序要求进行。
2、根据《政府信息公开条例》规定，本单位主要采取网上公开和指定地点公开两种公开形式。利用邛崃市政府门户网站，开设档案局网页，按公开目录设臵机构职能、政策法规文件、业务工作和工作动态等5个目录，遵循全面、准确、公开、便民原则，及时对本单位各类政府信息进行梳理，将政府信息分为主动公开、依申请公开、不予公开三类，在职责范围内及时主动公开相关信息。在办公地点设意见建议箱和服务咨询室。
3、完善各项规章制度，建立了信息发布保密审查、责任追究制度，认真执行信息发布保密审查机制，严格要求信息公开工作人员发布信息时需经相关部门保密审查后方能发布，对因工作人员失职，造成泄密事件，追究其责任。截止目前，本单位无泄密事件发生。
二、主动公开政府信息情况
（一）公开内容
本单位2008 共主动公开政府信息120条。在主动公开的信息中，机构职能类的信息12条；政策法规类的信息26条；工作动态信息92条。
重点公开以下内容：
从机构信息、法规公文、政府决策、工作信息、行政执法、人事信息、财政信息、承诺事项及其他信息共9类进行了公开，如公开了政府机关的管理职能及其调整、变动情况方面的信
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息，包括政府机关管理职能、内设机构和直属单位、主要领导人简历、人事任免等信息。
（二）公开形式 1．公共查阅点
2008我局（馆）接待公众查阅政府公开信息965余人次、借阅文件685件（次）。
2．门户网站
在市信息办搭建的邛崃市公众信息网门户网站，邛崃市档案局网站内公开信息。
三、无依申请公开政府信息情况。
四、无因政府信息公开申请行政复议、提起行政诉讼的情况。
五、政府信息公开机构人员及经费情况
（一）工作人员情况
2008我局从事政府信息公开工作的兼职人员为2人。建立了政府信息公开工作领导小组。
（二）经费情况
2008年，增设专门电脑做信息公开工作查阅及复印费用等，共投入2万余元。
六、政府信息公开工作存在的主要问题及改进措施 本单位信息公开面对社会宣传力度不够，今后还要利用多种媒体和宣传渠道发布公开信息，提高群众对本单位有关信息的知晓率，更好的服务于社会。由于信息公开是一项全新的工作，现在本单位的工作机制方面还不够完善，导致信息指标
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统计不及时，发布信息量少等问题。下一步要制定一套适应本单位的信息管理制度，进一步明确责任，保障信息通畅。
七、需要说明的事项与附表
附表
邛崃市档案局
二OO九年三月三十日
政府信息公开，档案馆怎么办 篇3
沧海倪代川汉中茂跃归吉官易涛罗明书吴翠英桑榆晚丁从建亓晓华郭厚芳常冠林石克王春华张奇明王毅张文利
沧海2008年5月1日开始实施的《中华人民共和国政府信息公开条例》(以下简称《条例》)第十六条规定：“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。”国家档案局颁布实施的《市、县级国家综合档案馆测评细则》(以下简称《细则》)的100分中，与“信息公开”有关的指标就占了11分，其中配备了相应的信息公开场所所需的设施、设备计2分；设立党委、政府信息公开场所并能满足实际需要计3分：建立电子文件中心计1分；制定公开信息送交办法计2分；同级党委、政府的工作部门及时向档案馆送交主动公开的信息计3分(可按比例得分)。政府信息公开，档案馆怎么办?
倪代川：政府信息公开已是大势所趋，尤其是《条例》的颁布实施使档案馆责无旁贷，至于说“政府信息公开。档案馆怎么办?”在我看来，档案馆必须主动面对政府信息公开的现实和自身的责任，首先要做的是按照《条例》的要求，做好全面的基础工作，最起码要配备基本的公开目录、公开工具(尤其是计算机、打印机、阅读设备等)和专业人员。其次，我们要有深层次的认识，透过现象看本质，切实地分析这一新任务对我们档案馆自身有哪些方面的影响，从而做到真正的“准备充分，有的放矢”，就是要客观、全面、深入分析政府信息公开对于档案馆工作的基本机遇。最后，作为档案馆，必须要更新观念。提高自身的主动服务意识、责任意识、法律意识。政府信息公开不是对社会和公民的恩赐，是政府应当履行的责任所在，是公民知情权的基本要求。档案馆作为党和政府的重要机构，其本身肩负着履行责任的重托，此次契机应当积极把握。
汉中：档案馆中收藏的档案大部分是政府的历史信息，也应是政务信息公开的重要内容，严格按照《档案法》要求全面开放30年前的档案才是档案馆应尽的职责。而当前大部分档案馆所进行的所谓政务信息公开的工作，是以现行文件为主，而让大部分应该向社会公开的档案沉睡库房，这不仅不应该提倡，而且应该给予纠正。档案馆应将应开放档案的开放和开发成绩作为政务信息公开的工作重点，并纳入其绩效考核指标。如果在应开放档案全部开放之后，仍有一定的精力和能力，再去考虑现行文件的管理和公开的工作，离开了这个前提，档案馆是没理由参与现行文件的公开工作的。
茂跃：非常赞同任教授的看法。据介绍，在《条例》起草过程中，曾有部门建议增加有关何时形成的信息可以公开的规定，但起草专家都不赞同，最后出台的《条例》并没有在公开范围上对当前信息与历史信息做出区分。也就是说，无论什么时候形成的政府信息都应当公开，除非保密法律法规另有规定。现在有的人可能以为政府信息公开与档案馆保存的档案无关。因为《条例》规定政府信息(包括文件)在归档前可以公开，而《档案法》规定国家档案馆的档案原则上应保存30年才能公开。这样岂不是令人费解?这可能与我们的不恰当理解有关。既然现行文件能公开，成为档案后依然能够公开，档案开放期限为30年，并不是说所有的档案都必须满30年才能开放。当然，《条例》是国务院制定的行政法规，而档案工作的根本大法《档案法》则是人大常委会通过的法律，《档案法》是上位法，《条例》是下位法，下位法不能和上位法相冲突。我们相信，《条例》终将会上升为法律，《档案法》也将进行修改，这些问题肯定会得到圆满解决的。
归吉官：档案馆积极投身到政府信息公开热潮中，却遭到法律的质疑。对此，有很多人把问题归咎于法律的缺陷。不可否认，《条例》与《档案法》在衔接上确实存在不合理与矛盾之处；但是就针对政府信息公开而言，档案部门完全没有必要冒着越权违法的危险参与现行文件公开服务，完全可以在现行文件公开与档案开放之间找到平衡点，达到依法参与政府信息公开的目的。
易涛：我认为档案馆参与政府信息公开是职能拓展而不是不务正业，虽然《条例》与《档案法》在这个问题上还没有很好的对接，但是并没有影响到档案馆参与这个事情的法律基础问题，档案机构参与政府信息公开业务更多的是提供一个可以信靠的公共平台，而这个平台地位是《条例》认可并赋予的。
罗明书：《条例》和《档案法》的具体条款虽然规定并不完全一致，但在实际运用中并不存在相互排斥的抵触状况。《条例》中有三种公开方式，即主动公开、依申请公开和免予公开。主动公开的信息，现实部分是行政机关应该投放到“政府信息查阅场所”的，历史部分是档案馆依法开放档案投入设在自己门下的“政府信息查阅场所”的：依申请公开，可以依据《条例》第十三条和《档案法》第二十条获取现实和历史的政府信息，而且在实际上《条例》当前可以作为公众利用未开放档案的“有关规定”而加以直接引用：免予公开，这在《条例》和《档案法》中更无甚相左之处。因此，完全可以利用一个场所做好两件事情，将政府行政机关提供的现实信息与档案开放公布历史信息并举，互为补充，互为借力。
茂跃：我的看法是，如果机关档案室能够承担信息公开的部分任务，或者说能够成为政府信息公开的查阅点的话，档案馆就没有参与的必要。以前曾有人提出现行机关档案也应当开放，但由于诸多原因，机关档案室还是难以做到这一点。《条例》将档案馆确定为政府信息公开场所，档案部门有没有争取，不得而知，但此前档案部门轰轰烈烈进行的拓展档案馆职能建立现行文件服务中心的举措，肯定是起到了很大的作用的。既然有了这样的基础，将档案馆确定为政府信息公开的场所，就是水到渠成的事。现在再讨论档案馆是否应该参与现行文件工作已经没有多大的意义，我们应当正视现实，处理好档案馆的正常业务工作与现行文件提供利用工作的关系。
吴翠英：测评国家综合档案馆是创建文明城的一项标准，测评本身就是对当地档案事业的测评。因此，加大党委、政府对档案工作支持度的分值，便于提高对档案工作的重视、支持力度。信息公开工作开展了，人不足可以申请编制，经费不足可以申请经费，购置设施设备，队伍扩大了，档案馆库建好了，才能更好的完成自己分内的工作。我认为档案馆应该抓住这个契机，加快发展壮大档案队伍，为干好本职工作奠定基础。
汉中：现代社会应是讲规则的社会，每个社会组织都有自己的社会职能和工作范围。商店不能超范围经营，工厂不能任意改变生产产品，警察也不能越界维持治安……档案馆为什么就能做《档案法》规定范围之外的事呢?档案馆开放档案既是《档案法》的规定，也是政务信息公开的一个重要组成部分。而就因为现行文件的管理工作会带来诸多的好处，便能舍自己的本职工作而不顾，去越界
经营?这是向百姓作秀、向政府邀宠的一种投机行为，对档案事业的发展有百害而无一利。
桑榆晚：我认为国家的各级各类档案承担现行文件公开的任务是非常必要的。其一，根据我对我们地区省局和3个区局的调查，这项工作开展以后，档案馆的庭院开始热闹了，到档案馆前来利用的人(包括利用档案和利用公开现行文件)平均提高了5到10倍，这一点是非常重要的，它是普及和提升社会档案意识的一个重要举措。只有全社会的档案意识达到一定的程度以后，真正意义上的公共档案馆才具有社会基础，否则的话，它永远是空中楼阁，其次，被公开的现行文件固然相关的发文机关都有，但是多一条途径查找，对公众来讲是一件好事。就像某一本图书，好多图书馆中都有，主要就是为了方便利用。值得说明的是，有相当比例的现行文件的利用者，不仅仅是查阅，它还需要复印，或其他的针对所查阅的现行文件的服务，这些就不是网上可以解决的。现行文件的利用者也不是每个人都有条件和能力上网查阅的。再次，这项工作档案馆做起来比图书馆更具有优势，毕竟我们的工作天天与文件打交道，而图书馆主要是图书和资料。
汉中：现在档案馆开展现行文件的管理工作，表面上可带来一些物质利益和社会声望，但这都不是因为档案工作所带来的。大家的兴趣仍然不在档案上，以不务正业来代替本身的社会职责，只会让人加深对档案的漠视和轻视，加深社会的偏见，无异于饮鸩止渴。档案馆的工作对象就是档案而不应是其它。
桑榆晚：社会组织承担的社会分工总是随着社会的发展而发展的。国家需要现行文件的公开和利用，那么这项工作总要有人来做，而且要做好。以此推理，要么重新建立一个机构来做，要么放到国家和社会认为比较适合的单位的来做，在国家不可能重新建立新的机构来承担这项工作以前，由档案馆来承担最为合适。档案馆承担现行文件的利用并不意味着档案馆就必须以牺牲档案管理的主体职能为代价。另外，任何法律都要随着社会的发展而变化，《档案法》也是如此。
茂跃：在《条例》发布以前，档案学界曾探讨过档案馆承担政府现行文件公开工作是否合理是否有依据的问题，应当说的确没有理论和法律依据。但《条例》发布以后，再讨论这一问题就没有多大必要。当然，《条例》虽规定了档案馆是政府信息查阅场所，但能否真正起到应有的作用，档案馆是没有把握的。《条例》规定了政府信息公开的方式有政府公报、政府网站、新闻发布会以及报刊、广播、电视等便于公众知晓的方式，但政府网站必将成为政府信息公开的最主要方式。因此，尽管档案馆被确定为政府信息的公开场所之一，但我们必须明确：档案馆始终不可能成为政府信息公开的主角，档案馆千万不要将兼职当成了主业，以致本末倒置。
丁从建：根据《条例》规定档案馆作为法定的政府信息公开场所之一已是不争的事实。不论是作为主业也罢，还是作为兼职也罢，现在摆在档案馆面前的是要想方设法做好政府信息公开查阅工作，档案馆要想在新一轮竞争中赢得发展机遇和树立新形象，就必须取得突破性进展，去主动承接政府信息公开工作在本馆落地生根和发挥巨大效益，而不能单纯地把政府信息公开工作当作是档案馆的一项业务工作去等闲视之：尤其要主动向当地政府汇报和加强与当地各部门的工作沟通、协调，解决好阵地建设、人员编制以及设施设备和必需的工作经费，落实好各部门主动按时向档案馆送交公开信息的问题；还要积极搞好工作人员教育培训工作。
亓晓华：政府信息公开对档案馆工作提出了更高要求，具体来说主要有三：一是要求档案馆必须做到文件收集齐全、及时整理归档；二是要求档案馆必须加快信息化进程，逐步实现网上受理政府信息申请和网上公开政府信息：三是要求档案馆工作人员必须加强自身学习，全面提高政策水平，熟悉政府机构动作，
郭厚芳：我认为档案馆参与政府信息公开的姿态应该是积极的、主动的。档案馆作为传统的公共信息资源和政府信息资源管理机构，应该在这一领域继续发挥自己的优势，明确定位，转化角色，真正巩固自身公共信息资源管理主体的地位。
常冠林：政府信息公开，相对于档案馆的储存量来说。只是其中的一部分。因为档案馆储存的不仅仅是公开的信息，还有其他“信息”，而且有些信息，不是能查到就行了，必须有复印件作证明，那么，档案馆就必须把这些“信息”提前储存，不然就无法“复印”了，相对于政府信息的公开，档案馆也必须做出创新的建设性的措施，才能跟上时代的步伐。
石克：我认为档案馆已经具备提供服务的能力，因为档案馆以前也提供利用，都具有提供服务的场所，国家指定档案馆作为政务信息公开的场所，也就是在强迫档案馆转变服务方向，由为政府机关服务向为社会大众服务。《细则》中信息公开方面的分值比重之大可能也在有意引导各级档案部门向这一方面转变，档案馆应该牵头同各个政府机关部门做好协调，明确各方面的职责。特别需要指出的是，档案馆要降低社会公众查询政务信息的门槛，将社会公众比较关注的热门信息进行汇集、编写成册，主动出击，确保社会公众对政务信息公开的需要。
王春华：政府信息公开，档案馆首先要最大限度地开发利用现有的信息资源，将政府信息及时公开。但作为县级档案馆，政府信息公开太难了，主要原因有二：一是公民缺乏意识，不知道档案馆可以提供利用政府信息：二是档案馆没有政府信息资源可以公开。
张奇明：政府信息公开的最大障碍与阻力还是基层政府与各级部门，档案部门夹在其中，是两头不讨好。《条例》颁布至今，有多少基层档案部门真正开展起来了。在区、县档案局馆，现有的人力、物力、财力就是想开展好档案工作都是捉襟见肘，强于应付，苦苦支撑，都安心做维持会的会长。
归吉官：档案馆作为政府信息公开的场所，是由政府委托档案馆为其行使信息公开职能，与其说是为社会公众服务，还不如说是为政府服务。随着社会对政府信息公开关注度的升温，政府要求档案馆承担这项工作，实质上是政府在向档案馆转嫁危机。档案馆夹在政府与社会公众之间，左右为难。一方面，政府没有给予档案馆足够的政策支持和制度保障，导致档案馆出现经费不足、软硬件设施跟不上、信息收集难等问题；另一方面，社会公众迫切希望政府信息的公开，然而档案馆所能提供的政府信息远远不能满足社会公众的需求。
王毅：当前政务信息公开趋势不断加强，各个机关好像都想占据有利的信息高地，如果一个档案内容可以公开的话，当档案馆把可以公开的信息发布出来的时候，各个机关档案部门已经将这些信息发布出去了，那档案馆要做的只是重复的工作而已，信息的重合造成了信息利用的重复性，这样就削弱了档案馆的作用，这样档案馆在政务信息公开大潮中只是一个傀儡而已，回归了传统档案馆的作用。所以要做好政务信息公开中的信息公布权的问题。
石克：我认为各个单位当然有权对自己单位形成的政务信息进行公开，但是仅限于自己单位的政务信息：而档案馆进行的政务信息公开是公开所有单位的信息，不仅限于一个单位，从利用这角度来说，档案馆提供的公开的政务信息更加全面、更有利于利用者利用!我认为这是档案馆作用的向前延伸，并不是削弱。
吴翠英：档案馆作为信息查阅场所，在信息公开中只是多种渠道之一，起到综合、补充的作用。既不能视为傀儡，也不能把自己视为主要承担者，在这一工作中档案馆应该找准位置，不退缩、不越位、不推诿，积极准备，发挥好信息公开场所的作用。
张文利：要想真正提高档案馆提供政府信息服务的能力，必定还是要从政府角度提高可行性，政府支持不够，硬件、软件已跟不上社会进步的步伐，档案馆可通过国家推进政府信息公开的相关文件强化政府对此项业务内容的投资力度。同时，档案馆应及时搜集有关政府部门政务信息更新的有关内容，如不能及时跟进更新一阶段的政府信息，那么政府信息公开也就失去了其原有的价值。
政府档案信息资源管理 篇4
一、整合网络档案信息资源有利于提高政府信息公开质量
(一) 政府信息公开的资源保障。
《政府信息公开条例》第十六条第三款规定:“行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息”, 这就为国家档案馆能够及时接收现行政府信息提供了法规和制度上的保障。
(二) 有效解决政府信息资源分散性与用户信息需求综合性的矛盾。
公众对政府信息的需求表现为内容的综合性和实用性, 获取的方便性和快速性, 而这与目前政府信息的分散分布存在着客观的矛盾。网络档案信息资源整合的“核心就在于充分地运用网络技术、计算机技术术等等先先进进的的信信息息技技术术与与手手段段来来解解决决长长期期困困挠挠档档案案界界的的档档案案信信息息资资源源分分散散性性、、孤孤立立性性、、封封闭闭性性与与社社会会对对档档案案信信息息资资源源需需求求的的多多样样性性、、综综合合性性、、递递增增性性之之间间的的矛矛盾盾””, , 其其目目的的在在于于解解决决因因系系统统间间不不能能兼兼容容而引起的现实信息社会中的“信息孤岛”问题。通过采用先进的管理方法和技术手段, 对分散的、孤立的网络档案信息资源进行筛选、分类、组织、整合, 使原本相对独立和分散在政府网站和档案网站的政府信息转化成横向联通、纵向贯通的有机整体, 从而实现用户“在任何时刻, 从任何地点, 都可以获取任何取向的信息”的目标, 并且在任何一个界面和检索入口就能检索到同一主题的完整信息。
(三) 提高了政府信息资源的利用效率, 实现最大程度的信息资源共享。
通过对网络档案信息资源进行统一的采集、统一的加工和维护, 能够降低原本由各部门各机构分散采集、重复建设的成本, 减少由于数据不一致带来的管理漏洞, 简化了信息处理的流程, 加快了信息传播的速度, 提高了信息资源的利用率。而整合后的网络档案信息资源具有相同的组织结构和组织功能, 能够提供统一的用户界面和共同的检索方法, 更便于数据的更新和扩充, 数字政府信息资源的协调化、集成化体系能够最大程度上消除“信息孤岛”现象, 实现政府信息资源共享。
二、政府信息公开对网络档案信息资源整合的特定要求
(一) 异源异构资源的统一检索。
不同来源的政府信息格式不同、支持系统不同, 异构系统中资源的统一检索问题是整合首先要解决的问题。从技术的角度, 网络档案信息资源管理系统既包括硬件的基础设施建设, 也包括软件的开发、运用和维护, 通过系统平台可以实现异源异构信息资源的分布式采集、集成化化管管理理、、层层次次化化组组织织、、主主题题化化存存储储。。
(二) 以民生档案和专题信息为重点的数据整合。
网络档案信息资源的整合, 其基础是对数据的整合, 只有数据整合好了, 系统的整合才有源泉。从近年来的个人查档情况来看, 公众利用档案的热点主要集中在与市民生活密切相关的劳动和社会保障、房屋产权、就业就学、独生子女、婚姻状况等相关政策的查询及证明等关系百姓民生的各个方面。但是我国目前档案馆的大部分馆藏成分为政府机关的政务档案, 民生档案没有作为一种专门的档案类别予以收集。而且民生档案本身内容涉及面广, 来源分散, 其中一部分夹杂在政务档案中, 另外很大一部分被保存在基层单位, 给广大民众查阅民生档案带来了不便。因此, 优先进行民生档案整理、编目和数字化工作, 加快馆藏民生档案整理、审查及开放步伐, 建立民生档案综合数据库, 是政府信息公开的必然要求。
(三) 以档案馆为主体的管理整合。
档案部门、政府部门职能分割、缺乏统一领导是造成信息孤岛和信息重复建设的直接原因。因此, 网络档案信息资源整合涉及到纵向的档案行政管理部门之间和横向的政府各部门之间的协调和配合, 管理是技术手段发挥效用的助推器, 依靠管理, 对组织结构及其内在联系进行重构, 是档案资源整合与共享工程成败的关键。
政府信息公开在一定程度上促使档案信息服务“前移”, 为信息资源共享奠定了一定的基础。消除信息孤岛, 弥合信息鸿沟, 实现信息资源共享, 更是政府信息公开背景下网络信息资源整合应该追寻的基本目标。在协调好政府部门与档案部门关系的基础上, 在处理好信息开放与保密的前提下, 或许, “开放存取”的理念会为我们探索信息资源整合共享提供更高的立意和更优的模式。
参考文献
①蒋冠.网络环境下档案信息资源整合研究[D].湘潭大学, 2005.
政府档案信息资源管理 篇5
第一条
为进一步规范政府投资建设项目审计档案（以下简称“投资审计档案”）管理，维护投资审计档案的完整与安全，保证投资审计档案的质量，发挥投资审计档案的作用，根据中华人民共和国审计署、国家档案局《审计机关审计档案管理规定》和《安徽省档案管理办法》的规定，结合本省实际，制定本办法。
第二条本办法所指政府投资审计项目为审计机关对外正式出具审计结果的政府投资审计项目。
本办法所称审计文件材料，是指审计机关和审计人员对政府投资建设项目进行清单控制价审计、跟踪审计、价款结算审计和工程竣工决算审计中直接形成的有价值的各种文字、图表等纸质和电子数据资料。
第三条
投资审计档案归档工作实行审计组长负责制。审计组长确定立卷责任人，并和审计组成员对全部审计文件材料按立卷方法和规则进行归类整理和编目，经业务部门负责人审核、档案人员检查后，按照有关规定进行编目和装订，由审计业务部门向本机关档案机构或者专职（兼职）档案人员办理移交手续。
第四条 投资审计档案立卷应当符合归档要求。遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间有机联系，便于利用。做到案卷封面整洁、书写规范，卷内文件排列有序、组装严密。
第五条
投资审计档案的归档采用按项目立卷、按单元排列的方法。审计文件材料按审计项目立卷，不同审计项目不得合并立卷。一个审计项目可依据材料的多少立一个卷或多个卷，多卷项目在分卷时应当尽量防止割断卷内文件材料的联系性，不得把不同项目的文件材料合并为一个卷。
第六条
投资审计档案卷内文件材料按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列。
（一）第一单元
结论性文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的整体性、重要程度排列。
1．审计报告及审批单、送达回证。
2．审议、审定审计报告、审计决定等结论类文书的业务会议和办公会会议记录、纪要。
3.审计决定书、审计建议书、移送处理书、审计处罚决定书。
4．审计报告（审议稿）。5．审理机构审理意见书。
6．审计报告（送审稿）及审核流程表。7.审计业务部门复核意见书。
8.审计组审核意见书。
9.审计报告（征求意见书）及送达回证。10.审计报告（征求意见书）审核流程表。
11.被审计单位对审计报告（征求意见稿）的书面反馈意见。
12.投资审计项目协审单位（专家团队）复审报告、初审报告。
13.审计组审计（现场）业务讨论记录。
（二）第二单元
证明性文件材料，按照审计工作底稿及所附审计证据与审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列。
1.被审计（调查）单位承诺书（送审资料清单及回证）。
2.审计工作底稿汇总表。
3.审计工作底稿及对应的审计取证单、审计证据材料。（注：应有工程基本情况工作底稿、审计评价及结果工作底稿、报告内反应的每条问题都应编制工作底稿，并且要有相关原始和计算方面材料等。）
（三）第三单元
立项性文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。
1.调查了解记录。2.审计实施方案。
3.审计通知书及审批单、送达回证。
（四）第四单元
其他备查文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。
1.被审计单位整改情况（被审计单位执行与落实审计报告等情况的回函，被审计单位实施审计整改形成的文件、制度、会议决定等文书资料，整改后的成效类证明资料，实施跟踪审计或后续审计收集的整改情况等）。2.审计过程中产生的不属于前三类的其他文件材料。清单控制价审计、跟踪审计、价款结算审计和工程竣工决算审计的参考立卷内容详见附件1—4。
第七条
在整理投资审计档案时，形成的电子文档、图纸、相关光盘软件资料等应集中保存；形成的数据包一并归档。
第八条
投资审计档案卷内每份或每组文件的排列规则：
（一）正件在前，附件在后。
（二）定稿在前，修改稿在后（重要文件的历次修改稿，依倒序排列）。
（三）批复在前，请示在后。
（四）批示在前，报告在后。
（五）重要文件在前，次要文件在后。
（六）汇总性文件在前，基础性和原始性文件在后。第九条
投资审计档案的保管期限统一划定为永久保管。
第十条
审计文件材料应当在该审计项目终结后及时归档，最迟不得迟于次年4月底。
第十一条
政府投资建设项目审计案卷的编目和装订要求参照审计署2013年制定的《审计署审计文件材料立卷归档操作规程》第八、九条执行。
第十二条 投资审计档案按本办法归档后纳入审计项目质量检查和考评范围。第十三条
投资审计档案应当按照国家有关规定配置具有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫功能的专用、坚固的审计档案库房，配备必要的设施和设备。
第十四条
审计机关应当加强投资审计档案信息化管理，采用计算机等现代化管理技术编制适用的检索工具和参考材料，积极开展审计档案的利用工作。
第十五条
借阅投资审计档案，仅限定在审计机关内部。审计机关以外的单位有特殊情况需要查阅、复制审计档案或者要求出具审计档案证明的，须经审计档案所属审计机关分管领导审批，重大审计事项的档案须经审计机关主要领导审批。
第十六条
对审计机关工作人员损毁、丢失、出卖、转卖、擅自提供政府投资建设项目审计档案的，由任免机关或者监察机关依法对直接责任人员和负有责任的领导人员给予行政处分；涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。档案行政管理部门可以对相关责任单位依法给予行政处罚。
第十七条
本规定由安徽省审计厅固定资产投资审计处负责解释。
第十八条
本办法自发文之日起实行。
二0一五年七月
附件1
清单控制价审计档案参考立卷内容
（一）第一单元
结论类文件材料。采用逆审计程序并结合文件材料的整体性、重要程度排列。
1．上级机关（领导）对该审计项目的批示（或批示情况说明）。
2．预算审计结果及送达回证。3.审理、复核意见书。
4.协审机构审计报告（初审结果）。
（二）第二单元
证明类文件材料。按照审计工作底稿及所附审计证据与审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列。
1．被审计单位承诺书。2.审计工作底稿汇总表。
3．工程造价审计调整事项汇总表。4．审计会议记录。
5． 送审工程预算书（封面、编制说明、造价汇总表）
（三）第三单元
立项类文件材料。按照文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。
1．被审计单位的审计申请函。
2．上级领导交办项目的交办单或批示。
（四）第四单元
备查类文件材料。按照文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。
1．审计过程中形成的重要审计情况等信息。
2.重要审计资料
(1)招标文件(商务标要求主要内容）(2)概算批复(3)立项批复
3．审计项目分配过程资料。4.该项目的委托合同、协议。
5．其他与该项目联系紧密且不属于结论类、证明类、立项类的文件材料。
附件2
跟踪审计档案参考立卷内容
（一）第一单元
结论类文件材料。采用逆审计程序并结合文件材料的整体性、重要程度排列。
1．上级机关（领导）对该审计项目的批示（或批示情况说明）。
2．跟踪审计报告及送达回证。
3．审议、审定跟踪审计报告、审计决定等结论类文书的业务会议和局长办公会会议记录、纪要。
4.审计决定书、审计建议书、移送处理书、审计处罚决定书及移送受理、反馈查处结果等材料。
5．跟踪审计报告（审议稿）。6．审理机构审理意见书。
7．跟踪审计报告（送审稿）及审核流程表。8.审计业务部门复核意见书。
9.审计组审核意见书。
10.跟踪审计报告（征求意见书）及送达回证。11.跟踪审计报告（征求意见书）审核流程表。12.被审计单位对跟踪审计报告（征求意见稿）的书面
反馈意见。13．对被审计单位反馈意见采纳情况的说明。14．跟踪审计报告征求意见书（含征求意见稿）。15．协审机构跟踪审计报告（初审结果）。16．审计移送处理书（含移送附件）及送达回证。17．跟踪审计意见单（按建设项目跟踪审计意见单台帐顺序排列）及送达回证。
18．对结论类文件材料的重要管理事项记录。
（二）第二单元
证明类文件材料。按照审计工作底稿及所附审计证据与审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列。
1．被审计单位承诺书。2.审计工作底稿汇总表。3工程基本情况的审计工作底稿。4工程审计结果情况工作底稿（定案表）.5送审价与审定价对比明细表 6材料差价审计明细表 7工程量计算书
8现场勘查记录工作底稿
9合同完成情况和设计变更与签证情况的审计工作底稿 10．审计移送问题的审计工作底稿及相应的审计证据。
11．有关举报问题的核实材料。
12．跟踪审计台帐。
13．相关会议记录、会议纪要。
14．对证明类文件材料的重要管理事项记录。
（三）第三单元
立项类文件材料。按照文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。
1．对本项目的调查了解记录。
2．审计实施方案。
3．调整审计实施方案。
4．审计通知书及送达回证。
5．上级机关的指令性文件或授权审计通知书。
6．上级领导交办项目的交办单或批示。
7．对立项类文件材料的重要管理事项记录。
（四）第四单元
备查类文件材料。按照文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。
1．审计过程中形成的重要审计情况等信息。
2．重要审计资料
(1)建设项目跟踪审计信息表(2)建设项目基建程序执行情况表(3)建设项目招投标情况审计表
(4)建设项目管理制度建立执行情况审计表(5)建设项目前期审批资料 3．审计项目分配过程资料。4.该项目的委托合同、协议。
5．其他与该项目联系紧密且不属于结论类、证明类、立项类的文件材料。
附件3
价款结算审计档案参考立卷内容
（一）第一单元
结论类文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的整体性、重要程度排列。
1．上级机关（领导）对该审计项目的批示（或批示情况说明）。
2．审计报告及送达回证。
3．审议、审定审计报告、审计决定等结论类文书的业务会议和局长办公会会议记录、纪要。
4.审计决定书、审计建议书、移送处理书、审计处罚决定书及移送受理、反馈查处结果等材料。
5．审计报告（审议稿）。6．审理机构审理意见书。
7．审计报告（送审稿）及审核流程表。8.审计业务部门复核意见书。
9.审计组审核意见书。
10.审计报告（征求意见书）及送达回证。11.审计报告（征求意见书）审核流程表。
12.被审计单位对审计报告（征求意见稿）的书面反馈
意见。
13．对被审计单位反馈意见采纳情况的说明。
14．审计报告征求意见书（含征求意见稿）。15．协审机构审计报告（初审结果）。
16．审计移送处理书（含移送附件）及送达回证。
17．对结论类文件材料的重要管理事项记录。
（二）第二单元
证明类文件材料。按照审计工作底稿及所附审计证据与审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列。
1．被审计单位承诺书。2.审计工作底稿汇总表。3工程基本情况的审计工作底稿。4工程审计结果情况工作底稿（定案表）.5送审价与审定价对比明细表 6审价材料差价明细表 7工程量计算书
8现场勘查记录工作底稿
9合同完成情况和设计变更与签证情况的审计工作底稿
10．审计移送问题的审计工作底稿及相应的审计证据。
11．有关举报问题的核实材料。
12．对证明类文件材料的重要管理事项记录（例如，讨论审计中的具体问题）。
（三）第三单元
立项类文件材料。按照文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。
1．对本项目的调查了解记录。
2．审计实施方案。
3．调整审计实施方案。
4．审计通知书及送达回证。
5．上级机关的指令性文件或授权审计通知书。
6．上级领导交办项目的交办单或批示。
7．对立项类文件材料的重要管理事项记录。
（四）第四单元
备查类文件材料。按照文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。
1．审计过程中形成的重要审计情况等信息。
2．重要审计资料(1)招标文件资料
(2)送审工程结算书（封面、编制说明、造价汇总表）(3)工程经济技术签证单(4)设计变更、工程变更文件(5)工程洽商纪要(6)竣工验收报告
(7)施工合同、补充合同及协议(8)中标通知书
(9)建设项目规划、立项、土地、概算等批复(10)工程图纸编号
3．审计项目分配过程资料。4.该项目的委托合同、协议。5．被审计单位的整改及相关材料。
6．其他与该项目联系紧密且不属于结论类、证明类、立项类的文件材料。
附件4
工程竣工决算审计档案立卷内容
（一）第一单元
结论类文件材料。采用逆审计程序并结合文件材料的整体性、重要程度排列。
1．上级机关（领导）对该审计项目的批示（或批示情况说明）。
2．审计报告及送达回证。
3．审议、审定审计报告、审计决定等结论类文书的业务会议和局长办公会会议记录、纪要。
4.审计决定书、审计建议书、移送处理书、审计处罚决定书及移送受理、反馈查处结果等材料。
5．审计报告（审议稿）。6．审理机构审理意见书。
7．审计报告（送审稿）及审核流程表。8.审计业务部门复核意见书。
9.审计组审核意见书。
10.审计报告（征求意见书）及送达回证。11.审计报告（征求意见书）审核流程表。
12.被审计单位对审计报告（征求意见稿）的书面反馈
意见。
13．对被审计单位反馈意见采纳情况的说明。
14．审计报告征求意见书（含征求意见稿）。
15．协审机构审计报告（初审结果）。
16．审计移送处理书（含移送附件）及送达回证。
17．对结论类文件材料的重要管理事项记录。
（二）第二单元
证明类文件材料。按照审计工作底稿及所附审计证据与审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列。
1．被审计单位承诺书。2.审计工作底稿汇总表。3工程基本情况的审计工作底稿。4.工程管理审计工作底稿。5．竣工财务决算报表。
6．工程财务，按照财务收支审计要求取证并编制审计工作底稿归档。
7.涉及价款结算，参照价款结算要求归档。
8．审计移送问题的审计工作底稿及相应的审计证据。
9．有关举报问题的核实材料。
10．对证明类文件材料的重要管理事项记录（例如，讨论审计中的具体问题）。
（三）第三单元
立项类文件材料。按照文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。
1．对本项目的调查了解记录。
2．审计实施方案。
3．调整审计实施方案。
4．审计通知书及送达回证。
5．上级机关的指令性文件或授权审计通知书。
6．上级领导交办项目的交办单或批示。
7．对立项类文件材料的重要管理事项记录。
（四）第四单元
备查类文件材料。按照文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。
1．审计过程中形成的重要审计情况等信息。
2．重要审计资料(1)招标文件资料
(2)送审工程结算书（封面、编制说明、造价汇总表）(3)工程经济技术签证单(4)设计变更、工程变更文件(5)工程洽商纪要(6)竣工验收报告
(7)施工合同、补充合同及协议（通用条款除外）(8)中标通知书
(9)建设项目规划、立项、土地、概算等批复（10）工程图纸编号（11）财务管理资料 3．审计项目分配过程资料。4.该项目的委托合同、协议。
政府档案信息资源管理 篇6
摘要：政府信息查阅中心是国家综合档案馆“五位一体”的功能之一，其建设发展与中国民主政治建设与大数据时代背景密切相关。目前中国绝大多数国家综合档案馆政府信息查阅中心实际提供的公开信息比《中华人民共和国政府信息公开条例》要求的范围窄，且实地查阅利用率较低，很多工作人员认为其属于边缘功能。针对上述问题，作者提出必须在档案部门就新形势下政府信息查阅中心建议之重要意义达成共识，从满足用户需求的角度出发，尽量拓宽政府信息的接收范围，发挥综合档案馆馆藏与信息管理体制优势，打造相对具有独特优势的一站式公共信息资料中心，充分挖掘实体馆和互联网各自优势，创新信息提供方式。
关键词：国家综合档案馆政府信息查阅中心档案馆建设
2000年以来，中国国家综合档案馆开始了向公共档案馆转型的历史性进程，并实现了从“三位一体”到“四位一体”、“五位一体”功能定位的跨越。[1]2008年实施的《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称《条例》）在法规层面正式将提供政府信息利用服务确定为国家综合档案馆的法定职能。另一方面，围绕满足新型功能定位需要的、新一轮全国范围内的各级国家综合档案馆建设（含新建、改建、扩建）大潮也自2000年以来拉开序幕，并逐渐由沿海、东部等地向内陆、中西部推进。[2]因此，我们有必要以新一轮建设大潮为契机，总结分析国家综合档案馆政府信息查阅中心的建设现状与问题，并在此基础上探索符合新时期发展的建设新思路。
一、国家综合档案馆政府信息查阅中心建设的现状
为了解国家综合档案馆政府信息查阅中心的建设情况，除查阅文献、流量网站以外，课题组于2013年7月至2014年11月赴京、津、沪、浙、苏、皖、鲁、辽、粤、桂等地国家综合档案馆开展了实地调研。
（一）各级国家综合档案馆都于2008年前后挂牌建立了政府信息查阅中心
尽管挂牌的名称并不完全统一，如中央档案馆挂牌的名称是“政府公开信息查阅中心”，北京市挂牌的名称是“政府信息公开查阅中心”，上海市挂牌的名称是“政府公开信息查阅服务中心”、吉林省挂牌的名称是“政府公开信息查阅利用中心”，但全国各级国家综合档案馆都在《条例》正式实施的2008年前后相继在原已公开现行文件服务中心的基础上，建立了政府信息查阅中心，并围绕政府信息收集、整理和提供利用三大环节建立了基本的工作制度，配备了相应的场地、基础设施设备和工作人员。
（二）一般都提供纸质和电子版双套政府信息查阅服务
目前各级国家综合档案馆政府信息查阅中心都提供纸质版和电子版双套政府信息查阅服务，其纸质版政府信息的收集主要通过政府部门报送，但电子版的收集方式大致有三种：一是由政府部门同纸质版政府信息一起报送过来的，如山东省档案馆；二是从政府在外网上开通的政府信息公开网站下载并导入档案馆自身开发的政府信息资源数据库中，如青岛市档案馆；三是档案馆提供的电子版阅览服务其实就是为利用者提供上网设备，让其浏览政府在外网上开通的政府信息公开网站，如北京市档案馆。
（三）各级国家综合档案馆的政府信息查阅中心的设置大多相对独立
鉴于档案与政府信息两者在工作对象、尤其是在保密和安全要求上的不同，大多数国家综合档案馆的政府信息查阅中心都设置在相对独立的空间中，与档案信息的查阅利用区域有明显地界限区分，其信息收集、整理和提供利用等工作也都自成体系。
二、国家综合档案馆政府信息查阅中心建设面临的主要问题
（一）国家综合档案馆实际提供的公开信息比《条例》要求的范围窄
《条例》第十、十一、十二条列举了十余类涉及民众切身利益、各级人民政府应当主动公开的政府信息具体内容。调研发现，国家综合档案馆政府信息查阅中心提供的政府信息，是由同级政府及组成部门根据自身制定的“政府信息公开目录”移交的，其所涉范围往往小于《条例》的规定；有的地方甚至利用《档案法》、《档案法实施办法》与《条例》的矛盾冲突之处，将本应公开的政府信息提前归档，并以此为由，拒绝公开。另外，从时间上看，大多数国家综合档案馆政府信息查阅中心提供的公开信息都在2008年及以后。
（二）实体馆查阅利用率自2008年后锐减，目前很多地方场地设备闲置
国家综合档案馆政府信息查阅中心实地查阅人数在2008年《条例》正式实施后开始锐减。很多调研对象甚至不愿提供具体的统计数字，只说“人数很少”。另外，浙江省2011年的调研数据也同样说明了这个问题：有45%的档案馆未开展利用人次的统计，利用人次在10人以下的占25%。[3]
实体馆的查阅利用率较低，其重要原因之一与上述问题密切相关：即其提供的信息比《条例》要求的范围窄，不能最大限度地满足公众查阅利用需求；其重要原因之二就是《条例》正式实施后，综合档案馆自2000年以来因职能创新[4]而获得的政府现行文件利用服务提供方面的相对“垄断”地位不复存在，且与《条例》规定的其他几类主体，如图书馆，政府门户网站等相比，综合档案馆政府信息查阅中心目前提供的服务不仅没有竞争优势，甚或还处于弱势地位。这种弱势地位既体现在综合档案馆相对较低的公众知晓度上，也与其服务提供时间仅限于工作日有关。
（三）通过档案信息网发挥政府信息查阅中心功能的比例相对较低
截至2014年5月31日，在31个省级国家综合档案馆中，有7个不提供相关服务（其中1个尚未建立档案信息网），约占整个调查对象总数的22%；有9个提供链接跳转至政府开通的政府信息公开网页，占比为30%；有9个提供的是已公开现行文件公开服务；仅有6个提供政府信息公开服务。如果将提供已公开现行文件的公开服务等同于提供政府信息的公开服务，那么在31个省级单位中，国家综合档案馆通过档案信息网络发挥政府信息查阅中心基本功能的仅占48%。
（四）政府信息查阅中心的地位不受重视，很多工作人员认为是边缘功能endprint
调研发现，很多国家综合档案馆的工作人员认为，档案馆的本职是保存和管理档案并提供利用服务，提供政府信息只是附带的，何况目前查阅利用率低，更说明该工作目前没有太大的社会需求。
三、推进国家综合档案馆政府信息查阅中心建设的建议
（一）在档案部门就新形势下政府信息查阅中心建议之重要意义达成共识
在档案部门内部统一认识：由于档案与政府信息之间存在的密切关系，国家综合档案馆是最重要的政府信息储存中心，建设政府信息查阅中心既是现行法律法规即《条例》赋予的法定职能，也是中国民主政治建设、大数据时代经济社会发展对其向公共档案馆转型及创新发展提出的必然要求。[5]
（二）从满足用户需求的角度出发，尽量拓宽政府信息的接收范围
以《条例》规定为依据，以公众普遍关注的民生、环保、政府预决算、税收、城市建设等内容为重点，逐步促使各行政机关将应主动公开的政府信息全部移送进馆，并将接收政府公开信息的年限，由2008年逐渐向前延伸。[6]
（三）打造相对具有独特优势的一站式公共信息资料中心
从信息时效性划分，政府信息包括政府现行信息和历史信息。与图书馆、行政服务大厅相比，国家综合档案馆的独特优势在于其丰富的馆藏档案资源及专业化的信息管理体制，这些馆藏档案不仅包括根据《条例》应公开的政府历史信息，还包括其他应向公众开放的从各个方面反映时代变迁的社会历史信息。因此，可以在做好保密审查工作的基础上，充分发挥国家综合档案馆的独特信息资源优势，对政府信息和开放档案两者进行资源整合，运用大数据思维推进管理创新，提供深层次、高质量的公共信息产品，打造一站式公共信息资料中心。
（四）充分挖掘实体馆和互联网的各自优势，创新信息提供方式
在信息技术日益普及的今天，互联网因其方便快捷、不受时空限制，已成为公众获取信息的首选方式。[7]国家综合档案馆政府信息查阅中心建设须重视和加强网络应用的开发，提供便捷的多移动终端搜索、下载和在线阅览、个性化公共信息管理帮助、订阅和推送等服务。另一方面，实体馆在提供纸质版文件资料阅览、数字信息终端设施设备、信息技术支持、开放亲民的公共信息文化场所等服务方面则具有互联网不可替代的优势。
*本文为北京市档案局项目（编号：2013-01）“国家综合档案馆建设研究”的阶段性研究成果之一，该项目为以北京市档案局（馆）为依托单位的北京市校外人才培养基地建设项目（2012）。
参考文献：
[1][2]杨冬权.[N/OL].[2009-12-30]全国档案局长馆长会议上的讲话.http：//jda.cq.gov.cn/xwzx/ldjh/ 21726.htm.
[3]郭啸笑.国家档案馆政府信息公开服务效果评价研究[D].浙江：浙江大学，2012.
[4]杨霞.国家档案馆政府信息公开服务：困局与应变[J].档案学研究，2014，（1）：54-58.
[5]国家档案局办公室中共中央办公厅国务院办公厅印发关于加强和改进新形势下档案工作的意见[[N/ OL].中国档案报.[2014-5-5].http：//www.zgdazxw.com. cn/news/2014-05/05/content_45061.htm.
[6]马忠魁.北京市国家档案馆政府主动公开信息接收和查阅工作面临的主要问题及对策[J].北京档案，2013，（9）：18-20.
政府档案信息资源管理 篇7
关键词：政府信息公开,档案信息资源,积极作用,开发策略
2008年5月1日正式施行的《中华人民共和国政府信息公开条例》 (以下简称《条例》) 对政府信息公开的责任主体、公开范围、公开方式等作出了明确界定。作为政府信息重要构成内容的档案信息, 以其凭证性、唯一性、可靠性、权威性等特点, 成为政府信息公开的重要方面, 为各级政府部门切实履行职能、实现政务公开提供了支持与保障。笔者就政府信息公开背景下档案信息资源的开发问题谈点自己的看法。
一、政府信息公开与档案信息资源开发的关系
尽管档案信息和政府信息之间具有相互独立的特征———隶属于不同的职责管理机构、适用于不同的法律约束范畴, 但二者之间却具有千丝万缕的联系, 即都是同一事物在价值形态变化过程中的实际体现, 共同作用于社会发展的各个领域。政府信息传递的主要方式是文件, 而具有一定参考价值的、现时使用完毕或办理完毕的文件经过科学的分类、立卷、归档、确定密级、排列后形成的相互关联的有机整体则转化为档案信息资源。更确切地说, 档案信息是各级政府机构在履行自身职责过程中形成的政务信息的“实体留存”状态。所以说, 档案信息和政府信息是同一事物在不同价值阶段的反映形式。当然, 并不是所有的政府信息都可能成为档案信息资源, 也不是所有的档案信息资源都归属于政府信息。事实上, 各级政府职能部门所掌握的与经济、社会管理和公共服务相关, 同时又对国家和社会有保存价值的文件及相关材料, 既是档案信息又是政府信息。从某种程度上说, 政府信息是档案信息的一个重要来源, 而档案信息资源开发则构成了政府信息公开工作的重要内容。
二、政府信息公开背景下档案信息资源开发的积极作用
1. 有利于缩短公开时限, 提高档案的现实利用价值。
《条例》中关于“行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息”的规定, 大大缩短了部分档案信息面向社会公开的时限, 不仅有利于改变档案信息自身存在的分散性、内向性等因素, 使其及时地实现内向性的部门利用转为社会性的共享利用, 载体与信息存在形式也由分散转为集中, 使其被激活而成为动态形式, 还有利于档案社会价值由以历史研究为主转向以现实利用为主, 更好地满足社会公众的档案信息需求。
2. 有利于丰富档案馆藏, 促进档案信息资源整合。
《条例》要求各级政府机构的各个职能部门应将需要主动公开的政府信息及时报送到当地的同级档案馆。这不仅能有效地打破政府部门存在的信息垄断, 还有利于拓展档案馆的社会服务领域范围, 丰富和完善档案馆藏结构, 促进包括档案信息在内的所有信息资源整合工作的深入开展, 尽快地实现社会信息资源的共享, 为档案信息资源开发提供更为广阔的发展平台。
3. 建立档案信息数据库, 有利于实现档案信息资源共享。
档案信息资源得到整合及共享的有效途径就是在全国建立各级档案信息数据库。而实施政府信息公开后, 政府的组织与领导恰好能调动社会各方面力量协助做好公开前归档文件的数据库导入工作, 各级档案部门还可以借助政府公开信息数据库实现合作开发, 真正实现档案信息资源共享。
4. 有利于实现档案的社会价值, 提高公民的档案意识。
政府信息公开扩大了档案信息的利用价值, 档案信息在社会中得到普遍应用, 越来越多的公民关注和利用与自己切身利益相关的档案信息, 使全社会对档案信息有一个全新的认识。
三、政府信息公开背景下档案信息资源开发的基本策略
1. 在技术应用上, 积极开展档案信息资源数据库建设。
建立档案信息资源数据库是档案信息资源开发的核心, 是为政府信息公开服务的基础。因为政府和公众所关心和查询的是档案所包含的信息, 而非档案实体本身, 这就需要将曾经处于分散、异构、封闭状态的一个个信息孤岛整合成一个统一的档案信息资源数据库, 来负责政府信息的收集、存储和传播利用。此外, 由于政府公开的信息是不断变化的, 在此基础上建立的数据库也应是动态的、不断更新的, 只有这样, 档案信息数据库才能为政府决策和公众提供客观的、实时的信息。所以, 要加强数据库的日常维护, 以保证数据库的安全运作。
2. 在业务建设上, 进一步提升档案信息开放水平。
《条例》实施后, 各级政府职能部门必须及时向各级档案馆提供需要主动公开的政府信息。这就要求档案信息管理部门必须做到文件收集齐全、及时整理归档, 以防止因信息的缺失而影响公众利用, 进而阻碍政府信息公开工作的有序进行。加紧做好档案信息的分类、编目、著录、检索等基础工作, 并提前介入到现行文件的管理利用过程之中, 即实行“前端控制”。对部分重要的档案信息资源进行分析性、预测性、建议性的高层次信息加工, 促进信息资源的增值开发, 发挥其最大效益。同时, 改变传统的服务模式, 建立以用户满意度为中心的集档案资料目录信息的收集、存储、查询、利用及信息发布于一体的现代化、多功能的现行公开文件利用服务中心, 这种全方位、全天候、全程式的新型服务模式, 可以满足公众多领域、多层次、多样式的信息需求。
3. 在管理手段上, 完善信息公开与服务的制度体系。
首先, 必须建立和完善公开查阅服务制度。对内要进一步明确相关职能部门的工作职责, 调整内部管理流程, 建立相互协作的服务工作机制;对外要加强与政府及其他相关部门的联系, 及时地了解最新的工作动态, 反馈公开查阅服务中的新情况、新问题, 积极配合政府信息公开工作。同时, 应建立和完善政务公开信息送交的内容、载体、数量、时限、渠道、形式、格式、手续和监督检查等制度。
4. 在法律规范上, 及时补充、调整、完善法规政策。
《条例》颁布后, 《档案法》及相关法律法规中有关档案信息开放的规定与《条例》的规定存在着不同程度的不适用性。因此, 为了贯彻执行《条例》, 服务于政府信息公开工作, 有必要对档案法规体系进行必要的补充、调整及完善。此外, 在政府信息公开背景下, 档案信息公开与档案保密之间的关系界定也不易准确把握, 也就更需要在补充、调整、完善相关档案法规时充分考虑到与《条例》有关规定内容的协调, 完善《档案法》中对国家档案中涉及的个人信息限制开放问题的有关规定, 合理有效地协调档案信息开放与个人权利之间的利益关系。同时, 有针对性地规定可提前开放档案信息的划定范围与依据, 并对档案馆作为政府信息查阅场所作出相应的规定, 实现档案馆主动向社会提供带有“即时”性特点的、已公开的各类政府信息, 形成档案信息开放和政府信息公开紧密结合的整体服务效应。
参考文献
[1].吴增仁.马秋影.政府信息公开对档案工作的挑战及档案管理部门的对策.北京档案, 2004.4
[2].朱健.浅议档案部门在政府信息公开中的地位及作用.档案与建设, 2006.9
政府采购档案管理的信息化建设 篇8
关键词：政府采购,档案管理,信息技术
信息技术的发展为政府采购档案管理的现代化提供了科技保障和完备的资源。政府采购档案的信息化建设可以实现采购档案信息的数字化、档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化、档案信息的网络化。因此, 在信息时代中, 加快政府采购档案管理的信息化建设是完善采购档案工作的重要内容。
一、政府采购档案管理信息化建设的必要性
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势, 在档案管理活动中全面应用现代化信息技术, 对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务。加速实现档案管理现代化的进程, 是以计算机技术为核心的现代信息处理。
政府采购档案的管理工作是政府加强采购监督管理、强化内部管理和规范采购行为的一项非常重要的基础工作。随着改革的不断深化、法制的不断完善, 对政府采购的要求也越来越高, 改革落后的管理体制, 实行跨地区、跨行业、跨部门的联合采购, 形成了规模的集中采购。而政府采购档案传统的管理模式很难适应政府采购工作的快速发展, 采购档案利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。因此开展档案信息化, 进行适当的组织机构调整、业务流程重新定义、管理方法逐步改变、档案数据重新整合是非常必要的, 也是迫在眉睫的一项工作。不仅仅是档案管理现代化发展的客观要求, 有利于促进计算机信息处理与档案信息管理的结合, 同时也适应了社会信息化的要求。
二、政府采购档案信息化建设的现状分析
(一) 安全保障有待提高。档案可以说是政府集中采购机构部门的不动产, 是宝贵的智力资源, 一旦进行档案信息化建设, 如果没有足够的安全意识和相关保障, 往往会造成采购档案信息的丢失和泄密, 给政府采购部门甚至国家带来巨大的损失。信息技术为政府采购档案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法, 档案检索可以根据权限自行检索, 从而大大提高了采购档案工作的地位和作用, 但也给档案管理带来了一定的安全隐患, 因为信息技术的应用往往会造成档案信息的保密性和准确度等问题。保存在电脑上的电子档案文件, 极易被网络黑客或者病毒修改、盗窃、销毁, 使其凭证作用及安全性受到影响。同时, 政府采购部门的电子档案保存中由于更新版本的不兼容性和不可识读性, 存储材料及载体的易损毁问题, 有时会导致采购档案信息资源的丢失。
(二) 管理人员的信息技术水平较低。信息时代的档案管理工作人员如何适应形势需要成为一个摆在政府采购部门面前迫需解决的重要问题。档案管理者要具备一定的档案管理专业知识和信息技术素质, 要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性, 掌握电子档案信息的收集、管理, 提高使用信息技术进行档案管理的水平。然而档案人员的计算机数据录入知识虽已普及, 但是在运用网络、管理软件的使用操作以及数据库知识的掌握程度还有待加强。很多政府采购档案管理者的数据库管理和网络管理等基本技能还有待提高, 一些政府采购档案管理的工作人员还存在着知识结构老化, 服务技能单一的情况, 这种落后的技能、经验很难适应信息技术应用的要求。
(三) 档案信息化建设不够规范。我国政府采购档案信息化建设还处于起步阶段, 很多具体的操作还不够规范。缺乏统一的各级政府采购档案管理中心, 各个集中采购机构的采购档案信息系统和网络建设形式不一, 规范性、开发性、服务性、共享性较差, 不能适应采购档案信息资源共享的要求。有的机构将信息化仅仅用于采购档案的录入, 利用的效率很低, 造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。而且各自使用的档案管理软件相互之间缺乏通用性, 影响了采购档案信息的纵向沟通, 难以通过电脑完成信息的互调和共享。
三、政府采购档案管理信息化建设的完善对策
(一) 加强档案管理的信息化意识。在加快政府采购档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中, 档案管理人员的现代化意识、信息化意识、计算机管理档案意识是至关重要的。政府采购档案管理应该对原有的档案学科体系进行充实和完善, 以先进的计算机技术、网络技术为依托的现代档案管理理论实现信息化的档案管理体系, 充分利用现有的信息管理和办公自动化系统, 引进信息技术的成果。政府采购档案管理人员要充分意识到档案管理知识结构的变革, 积极开发档案信息资源, 把上下各个层次和各部门办公自动化等都纳入统一的档案信息化系统管理之中, 实行集中统一管理, 发挥信息技术的优势, 保证档案管理工作顺畅, 促进档案管理工作水平的提高。
(二) 提高档案信息化的安全保障。在信息化建设过程中, 政府集中采购机构部门必须制定针对性强、操作性好的档案信息安全保密规定, 确保档案信息安全、完整, 充分应用信息安全保密技术, 解决好档案信息的保密和存储备份问题, 从根本上保障系统的安全。而且对于采购档案的信息网络应安装防火墙、防病毒软件和入侵检测系统, 并针对主机内核采取加固防护措施。在具体工作过程中要实行级别控制, 对用户的访问权限进行级别确认, 按不同的级别进行不同采购档案的信息查阅, 从而防止未受权者进行违规操作。此外, 还要重视和加强采购部门工作人员的安全防护意识教育, 严格遵守档案信息网络建设的各项规章制度。
(三) 提高管理人员的信息技术水平。在实现政府采购档案管理信息化建设的过程中, 管理人员信息技术水平的高低是档案信息化的关键所在。档案管理人员的信息化技术水平是实现采购档案先进管理的组织保证。要优化政府采购档案就需要培养造就一大批既懂档案理论基础知识、又有较高专业素质和现代信息技术的复合型人才。政府部门要努力建设一支网络与服务的高素质人才队伍, 既能掌握信息理论与信息知识, 又能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、网络通讯技术及多媒体技术。政府集中采购机构部门可以通过在职学习、脱产培训和外出进修等各种方式, 对采购档案管理人员进行计算机操作技术和政府采购业务知识的再教育, 要求这些管理人员能在工作中充分调动和运用专业知识和信息技术手段, 并且不断地更新知识, 提高业务能力, 对采购档案信息实施科学管理与有效的开发利用。
(四) 实现档案的规范化管理。要适应知识经济发展要求, 加快采购档案信息化管理就必须实现档案工作规范化。计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的, 对于杂乱无章没有系统整理的档案, 即便运用信息技术, 也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。采购档案业务要规范, 档案管理标准要统一, 努力建立健全一个完善的适应信息技术的行业标准, 并且在日常的档案管理工作中得以真正实施。同时, 针对目前电子文件与纸质文件“双套制”保存问题, 集中采购机构部门要在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”, 把电子文件和纸质文件以文本方式和影象方式共存, 制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度。
四、结语
随着改革开放和社会主义市场经济的深入发展, 政府采购档案管理必须适应新时期的形势和任务, 档案管理工作者要充分采用信息技术来管理政府采购档案, 使这项管理工作能和计算机网络业同步开展, 推进政府采购档案管理信息化进程。
参考文献
[1]乔子良, 银海.档案信息化建设的实践[J].档案与社会, 2003 (2) :54-56.
[2]王玉芳.档案管理改革趋势探讨[J].山东教育学院学报, 2005 (2) :25-27.
政府档案信息资源管理 篇9
关键词：政府,档案,安全管理,角色,措施
近年来, 我国计算机互联网技术取得了巨大发展, 据《中国互联网络发展状况统计报告》, 截至2013年12月, 中国的网民规模已达6.18亿, 互联网普及率为45.8%, 较2012年底提升3.7个百分点, 显示我国逐步进入信息化时代。互联网计算机技术的发展和普及, 以及其在数据的存储、传输、加工、处理等方面有着得天独厚的优势, 档案管理网络化成为当前的重要趋势。然而由于计算机互联网环境下, 互联网技术的开放性、动态性等固有特点和新兴领域管理制度和规范的缺位, 档案信息安全管理问题层出不断。因此解决网络环境下档案信息管理的安全工作是档案管理现代化的重要前提。而在构建档案信息安全管理所需要的多元主体中, 政府扮演着不可替代的重要角色, 需要在正确定位的基础上, 采取有效措施, 才能充分发挥和有效利用政府在档案安全管理中的作用, 促进档案信息安全管理。
一、网络环境下政府参与档案安全管理的必要性和重要性
政府作为网络环境下档案安全管理的重要参与角色, 占据着不可替代的地位。其重要的地位是由于当前形势和政府固有特点决定的。主要有以下几个方面:
1. 解决网络化环境下档案信息安全管理的问题迫在眉睫。
在网络化环境下, 档案信息安全管理的问题迫在眉睫, 主要表现以下几个方面:一是档案信息管理具有开放性、可加工性、动态性、模仿性、匿名信等特征, 使得档案管理信息极易被人们篡改、泄露、假冒和其他非法利用等等, 与此有关的产权纠纷、公平正义等道德沦丧和犯罪行为有逐步增加的趋势;二是我国互联网技术发展的先天不足与软件硬件的发展局限, 使其极易因受到病毒等的攻击或者事先软件中内置的漏洞及逻辑炸弹而为档案信息安全管理埋下重大安全隐患。三是互联网技术的发展使得人类的活动空间得以扩展, 而在这一拓展的新空间内, 虽然到目前为止已经设置了一些运行制度和规则, 但是在运行的制度和规则上仍然存在很多不健全或者缺位的地方。四是档案管理具有巨大公益性的事业, 在盈利上具有不足, 使其在财力上陷入一定的困境, 无法改建或者重置老化设施、引入与开发先进的设备和社会优秀的人力资源。四是档案管理方面的人才培养模式和人才引入模式上存在不足, 缺乏现代化的人力资源开发机制。五是档案信息管理的社会服务性越来越强, 与人们的日常生活越来越密切相关, 需要对其进一步的开发, 因而需要面对档案信息开发与管理的安全问题。[1]7如上所述的诸多不足之处使得档案信息安全管理问题层出不穷, 档案信息安全管理的安全问题亟待解决。
2. 现代政府职能的要求和职能转变的需要。
网络环境是随着科技发展而拓展的人类活动空间, 在这个新拓展的活动空间里, 政府的活动范围也要有相应的延伸, 建立相应的活动规则与运作制度, 履行政府维护社会秩序, 促进社会发展, 提供公共服务的天职。因而档案管理网络化相关的安全事务, 政府部门也必须参与, 履行应履之职。加之, 在我国, 目前政府职能逐步转化, 发展方向趋向于服务型政府, 而档案管理社会服务职能越来越强化, 带有很强的社会公益性, 如科研、祖籍查找、政府信息公开等等。因而政府职能转变中也需要积极参与档案信息安全管理事务。
3. 网络化下政府在促进档案安全管理上具有明显优势。
一是其影响力具有很强的辐射性与穿透力, 既能够从宏观层面对档案信息安全管理事业造成影响, 对多元主体进行统筹;也能够从微观层面上造成影响, 深入到社会的各个层面;二是档案管理事业具有很强的公益性, 而具有较差的盈利性, 政府通过财政资金的投入和政策的引导能够保证档案信息管理社会服务具有公益性的同时, 又能保证档案信息安全管理具有充足的资金供应和成为吸引优秀人才的职业, 为档案信息安全管理所需设备更新, 软件开发和人力管理提供物质基础, 这是其他主体无法与政府相媲美的;三是网络化下的档案信息管理除了靠道德力量让活动主体自觉遵守规范外, 更多的需要建立健全的体制和法律规范作为保障。对于这一点, 需要一种强制力植入网络化档案信息管理工作中去, 而国家强制力天然地就成为这一种最佳的力量。
二、政府参与档案网络化下安全管理的角色界定
首先, 表现为制度的构造者和维护者。政府需要对网络环境中的运行制度和规则进行设置, 同时维护这些制度和规则的神圣性与权威性, 对违反运行制度的予以相应的处理。其次, 是统筹者。一方面政府能够通过制定相关制度和政策, 统筹档案管理机构, 档案管理人员, 软件开发主体, 档案管理人员培养主体等参与到档案管理中, 充分发挥各自有利于档案信息安全管理工作开展的作用。另一方面, 政府需要协调各个地区及各个地区的不同主体, 共同构建一体化的安全保护系统。再次, 政府是融资主体。虽然档案管理自身有一定的营利性, 而且随着档案管理的社会服务职能的增强, 经济开发价值增高, 盈利机制更加完善, 但是档案管理社会服务化更多的具有公益性, 而网络化下, 所需要的设备更新、人才引进、软件开发、基础设施构建等需要的庞大资金, 仅仅靠档案管理机构筹集其所需资金, 仍然存在很大的缺口。政府在网络化环境下的档案信息管理中不仅可以吸纳社会闲余资金, 同时可以通过财政直接融资, 保持其资金的持续供应, 资金链的持续性与稳定性。最后还是硬件和软件设施的建设者。国家安全网络环境需要健全的基础设施、完善的软件管理监督机制、高素质的管理人员, 而这些都需要国家直接参与建设, 特别是在我国跨地区的、全国性的设施构建, 以及需要长期投入、收益间隔期长的科教事业和大型的软件开发工程。
三、网络化环境下政府有效参与并促进档案安全管理的措施
1. 建立网络环境下完善的安全管理制度, 构建日常化的管理机制。
目前我国网络科技发展迅速, 网络普及率逐年迅速提高, 从2010年到2013年约提升了近10个百分点。然而在我国网络信息迅速普及的今天, 制度建设上一方面虽然建立了《信息网络传播权保护条例》、《互联网信息服务管理办法》和《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》等多部法律及文件, 然而我国相关法律制度仍然不健全;另一方面我国缺乏网络管理的日常管理机制, 无法对相关网络虚假信息、信息篡改等相关知识产权问题做到及时发现, 及早解决。因而政府需要从这两个方面着手, 在加强宏观立法时, 建立日常化的管理机制, 促进档案安全管理有一个安全可靠的网络环境。
2. 政府主导下, 多元主体共建的系统化安全保护体系。
网络环境下, 档案信息安全管理应该建立以政府为主导、多元主体共建的安全保护体系, 防止亦或是减少安全隐患造成的损失。主要有以下几个方面:一是政府配合下, 档案信息安全管理研究者从技术手段寻求安全保障, 加大对安全技术手段方面的研究, 如节点加密、端点加密和链路加密等多种加密方法对数据加密的研究, 监听扫描、诱捕诱捕反击、网络端口与节点的控制的研究与突破等等;二是公开性与保密性并重, 实现档案信息与不同用户之间不同程度的隔离。政府划定档案信息的保密级别, 开放对象, 依据对不同客户的审查情况, 决定档案信息对其的开放级别、保证信息开放性的同时, 寻求安全性。比如会员制度下的会员实行不同的等级, 每一等级的会员所能够阅览的内容级别不一样等等。三是制定好相应的应急预案。一旦发生了特殊情况, 迅速启动预案, 从而防止或者减少损失, 重新恢复服务。[2]1四是由政府牵头, 建立集中的档案社会服务网络中心, 从而恰到好处解决档案信息无边界安全保护的难点。而且, 也能够很好地实现对档案信息的统一管理, 建立专门的信息传输通道, 如VPN虚拟专用网络等。五是赋予网络运营商一定的权限和责任, 完善网络运营商责任体系, 防止网络运营商为有些不法分子提供流量和平台等等。通过这些方面, 建立信息安保系统, 打造高性能高可靠的网络安全一体化防护体系[3]63。
3.“人才———硬件———软件”三要素的有效开发。
网络化环境下档案安全管理密切涉及的人、硬件和软件三大要素, 政府要有效促进信息安全管理, 需要政府在这三个方面上努力, 改善我国档案安全管理的困境。 (1) 重视人力资源的培养与开发。在当前, 特别是网络化下, 一方面档案管理对人才的要求越来越高, 而实际人才培养模式却无法很好地满足这种要求, 据悉, 到2009年, 高学历人才仅仅4%, 目前高素质人才也低于10%;[4]36另一方面人力资源的开发上存在不足, 缺少适时专业的培训、绩效考核等制度。因而必须改变传统的档案专业人才培养模式, 实行政府主导下学校与档案管理机构的联合办学模式, 形成一种系统开发、层次鲜明、重点突出的人才培养机制, 保证培养人才具备符合要求的理论功底和操作技能。 (2) 加大融资力度, 重置或者改建硬件。由于档案管理机构的自主盈利无法满足其自身的运作成本, 长期以来, 我国众多档案管理机构在基础设施上呈现出信息与电力传输线路、计算机硬件设备、应急设备等出现老化或者更新滞后的现象。因而, 政府一方面要加大财政资金的拨付, 同时要调动社会资金, 开发档案管理的经济价值, 从而保证档案管理有充裕资金让相关的老化设备及时得到改建或者重置, 滞后设备能够及时得到更新, 有效防止因为硬件设施给档案安全管理带来的安全隐患。 (3) 规范软件市场, 加大软件的开发与适当引入。网络环境下档案信息安全管理的问题很大一部分来自于软件本身, 主要表现在软件开发水平与软件市场的规范上, 如:开发软件水平滞后, 缺乏自主开发软件;软件容错率不高;软件被内设了某些漏洞;“黑市盗版软件”的存在;盈利性非法破译软件的大量存在;抵御病毒等攻击性能差等等。而政府正好与这些方面需要巨大的财力和强制力相契合, 也拥有这些方面的职责。政府一方面要采取相关政策规范软件市场, 坚决打击非法软件, 抑制传播病毒等行为。另一方面, 加大软件开发, 保证软件自主研发水平。同时, 在引入外来软件时, 对软件也要进行认真检测, 防止软件自身存在问题或者内置漏洞而造成不必要的安全问题。
参考文献
[1]赵英莹.政府信息公开环境下档案开放制度研究探索 (J) .兰台世界, 2011 (12) .
[2]黄香玲, 蔡娜, 吴博文.重大突发事件档案在政府应急管理中的应用 (J) .兰台世界, 2014 (2) .
[3]易斌, 张海帆.谈图书馆的网络安全问题 (J) .现代情报, 2004 (10) .
政府档案信息资源管理 篇10
地方政府档案信息化工作需要在地方政府电子政务建设的整体框架内, 以档案信息网络化建设为基础, 以档案资源信息化建设为核心, 以深化信息资源开发利用为目标, 加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程, 为加快电子政务发展和提高政府行政效率服务。
一、地方政府一体化档案信息管理体系的总体目标和主要任务
根据《全国档案信息化建设实施纲要》、《国家档案局中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》的要求, 为了进一步推进档案事业为政务公开服务、为地方经济建设和社会发展服务, 结合地方政府电子政务建设的实际需要, 地方政府一体化档案信息管理体系建设的总体目标是:按照地方政府电子政务建设的总体规划和总体布局, 推动电子政务应用中公文处理和档案管理的规范化和一体化, 规划建设与地方政府电子政务体系相互配套的数字档案馆, 并大力推动三大档案中心的建设 (三大中心是指具有公文存储和档案保管作用的数据备份中心、具有数据交换功能的电子文件综合服务中心、具有政务信息资源核心作用的档案信息资源中心) , 为地方政府的电子政务建设提供基础支撑服务。
以总体目标为指引, 地方政府一体化档案信息管理体系的主要任务包括以下几项内容:
1.以地方政府档案信息门户为平台, 建立面向政府机构、企事业单位、公众的地方政府档案网站群, 建设“在线现行文件利用中心”, 实现上级档案管理部门、地方政府档案局 (馆) 、地方政府各委办局档案室、下级档案管理单位的四级联动机制。
2.政务信息资源体系建设是地方电子政务建设的重点。应将电子文件综合服务中心和档案信息资源中心的建设, 纳入地方政府政务信息资源体系的一体化规划和建设中。同时, 地方政府中各委办局的档案馆, 应从本单位的具体业务出发, 建立为本单位业务系统服务的电子文件综合服务中心和已公开现行文件综合服务中心, 并依托地方政府电子政务公共平台的数据交换服务, 实现在线采集、接收和利用、归档电子文件。
3.在地方政府的档案馆中建设地方政府数据备份中心, 并与地方政府的电子政务公共平台、各委办局的电子政务、业务系统实现数据交换和共享, 以便安全地保存各类档案资料。
4.建成以地方政府数字档案馆为核心的数字档案馆网络体系, 加强数字档案资源建设, 推动馆藏档案的数字化工作, 加快档案信息的在线利用与服务。
二、地方政府一体化档案信息管理体系的建设重点和实施步骤
1.加快地方政府档案信息化的基础设施建设。积极提高和普及地方政府各级各类档案馆 (室) 计算机和网络技术的应用程度, 实施文档一体化和馆 (室) 一体化管理模式。同时, 进一步提高档案管理软件的技术和应用水平, 认真贯彻落实《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894-2002) 、《电子公文归档管理暂行办法》 (国家档案局第6号令) 和《档案管理软件功能要求暂行规定》 (国家档案局, 2001年6月) 等, 推广应用符合电子文件归档管理业务规范、档案管理软件基本要求和档案信息化建设规范标准的档案管理软件, 为基于地方政府电子政务公共平台的档案信息交换、档案信息资源共享创造条件。同时, 将地方政府的政务外网延伸到各档案馆。
2.加强地方政府档案馆馆藏资源信息化建设。加强地方政府档案馆馆藏资源信息化建设, 主要包含四方面的内容:首先, 加强档案目录资源体系的建设。其次, 积极推进馆藏档案数字化建设进程。档案的数字化建设应以当前的现实需要和未来的发展需求为基本前提, 采取分阶段、分步骤的方式, 对珍贵、重要、易损和利用率高的历史档案和现行公开文件, 进行数字化保存和转化工作。第三, 在对档案资料进行数字化的基础上, 建设档案馆的综合多媒体数据库系统。第四, 以地方政府的一体化电子政务公共平台为基础, 发挥档案馆接收和管理档案的优势, 加快电子文件综合服务中心建设, 使之成为电子政务数据流转的节点和归宿地, 及时接收和保存电子政务系统产生的各类电子文件和电子档案, 为电子政务系统的正常运行提供支持和服务。
3.加快地方政府各委办局、地方团体和企事业单位的档案资源信息化建设, 主要包含以下几方面内容:第一, 各委办局、团体和企事业单位应根据档案管理基本要求, 在档案行政管理部门的统一规划下, 制定出充分反映本单位完整职能特征的《电子文件归档范围及保管规范》, 以其为基础, 指导文件形成部门对所产生的电子文件进行采集、积累、鉴定、著录、归档, 保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效地得到收集, 并实现向档案馆移交。第二, 各委办局、团体和企事业单位在向档案馆移交档案时, 必须同时移交实体文件和电子文件。第三, 各委办局、团体和企事业单位要加强自身档案馆 (室) 的建设。第四, 积极推进各委办局、团体和企事业单位档案管理与本单位电子政务系统建设的同步发展, 在电子政务系统中加载符合档案管理要求的文档一体化管理模块, 实现电子文件的自动采集和存储。
4.加强数字档案馆建设。加强数字档案馆建设, 主要包含以下几部分内容:第一, 地方政府电子政务建设过程中, 必须配套建立相应的数字档案馆, 以确保电子政务应用系统中运行的各种电子文件和电子数据能够安全、完整地得以集中存储, 并为政务公开提供长效服务。数字档案馆的主要功能包括采集、保存、利用、管理和宣传。第二, 数字档案馆的建设内容包括: (1) 通过建立数据备份中心和电子文件综合服务中心, 实现电子政务系统中电子文件的永久保存; (2) 通过地方政府电子政务公共平台的多种服务渠道 (门户网站、综合呼叫中心、短信服务等) , 提供现行文件和档案信息的利用服务; (3) 通过多种方法和手段, 建立档案信息资源中心, 成为地方政府政务信息公开的基础。
5.加快推进地方政府档案信息化的法规建设和标准化建设。第一, 制定地方政府电子文件归档与管理、档案信息公开与上网安全、档案网站建设与管理等方面的规范, 推动相关行政规章的制定和完善。第二, 完善档案信息化标准、规范体系建设。集中力量研究和制定有关电子文件元数据、电子文件归档与管理、档案信息采集和整理、现行文件利用、档案信息公开、档案信息安全管理、数字档案馆建设、档案网站建设与管理的一批急需的档案信息化标准、规范。第三, 切实加强对各类标准规范的贯彻落实。要认真贯彻国家标准《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《纸质档案数字化技术规范》和国家档案局颁发的《电子公文归档管理暂行办法》, 确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。
6.加强地方政府档案信息安全保障体系建设。第一, 地方政府应组织建立档案信息安全保障体系框架, 逐步完善档案信息安全管理体制。地方政府各级档案部门要加强对计算机档案管理系统的管理, 确保档案数据库安全;加强对电子文件归档工作的监督和指导, 保证归档电子文件的真实、完整和有效;档案部门的内部局域网必须切实与一切外网实行物理隔离, 加强身份认证和密钥管理, 使用网络行为控制系统, 确保档案信息网络传输的安全。第二, 地方政府各级档案部门在开发利用档案信息资源和网络建设工作中, 要提高信息安全意识, 加强上网信息的审查与管理, 防止失密、泄密事件的发生。各档案部门在参与地方政府电子政务建设过程中, 要严格遵守电子政务的要求和相关安全保密制度, 非公开的档案信息一律不得上外网, 上网的档案目录和全文信息必须经过严格的划控和鉴定;在因特网上提供已公开档案目录查询服务的, 必须采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施, 确保档案信息和系统安全。
三、地方政府一体化档案信息管理体系的保障措施
1.提高档案工作服务电子政务建设的水平和能力。档案部门应积极参与地方政府的电子政务建设, 以便档案工作更好地为电子政务建设服务。
2.保障档案工作的财政投入。地方政府一体化档案信息管理体系的建设, 应按照《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》, 切实将数字档案馆和三大中心的建设列入地方政府国民经济和社会发展规划以及财政预算, 保证必需的财政资金投入。
3.加强人员培训, 提高人员素质。积极开展档案信息化和电子政务知识培训, 提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。
4.加强科学化、规范化管理。应加强对重大问题的科学研究, 严格执行相关业务规章和技术规范。地方政府一体化档案信息管理体系的建设, 应按照国家档案局制定发布的各项技术标准开展档案数字化、电子文件归档、数据库建设和档案网站管理等工作, 确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享, 把档案信息资源开发利用工作纳入科学化、规范化轨道。
5.档案信息化建设要有计划按步骤进行, 避免盲目性, 杜绝重复建设。
6.加强档案信息安全保障工作, 正确处理新形势下档案公开与保密的关系, 建立健全档案数字化、网站运行、数据库管理等各项工作规章制度。
参考文献
[1]叶晗.论转型期的档案信息资源管理模式[J].档案学通讯, 2007 (3) .
[2]姚磊.试论电子政务环境下电子文件中心的结构、原则和角色[J].图书情报知识, 2007 (3) .
[3]蒋冠, 何振.我国电子政务环境下的档案资源的整合与共享[J].档案学通讯, 2004 (6) .
政府档案信息资源管理 篇11
关键词：政府信息公开档案利用档案工作
自2008年5月1日，《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称“条例”）施行至今，随着宣传力度的加大，公众法律意识的增强，各级国家档案馆应对政府信息利用问题逐渐增多，特别是已移交进馆政府信息（以下简称已进馆政府信息）的利用问题越来越受到利用者的关注，其反映出来的困惑也逐渐成为各级国家档案馆馆藏档案利用的难点。
一、已进馆政府信息的含义
笔者通过比较与已进馆政府信息相近的概念，通过分析它们之间的联系与区别，以便更好地理解已进馆政府信息的含义。
（一）已进馆政府信息与政府信息的关系
根据“条例”第二条规定：“政府信息，是指行政机关在履行职责过程中制作或者获取的，以一定形式记录、保存的信息。”通过该规定可以看到，政府信息的形成者来源仅为行政机关，形成过程是履行行政职责，形成方式是以一定形式记录、保存，主体是信息。而已进馆政府信息则是指行政机关按照相关档案移交规定，将需要移交并已经移交进各级国家档案馆的政府信息。也就是说，已进馆政府信息是政府信息的一部分，只是其保存地点从行政机关转为各级国家档案馆。
（二）已进馆政府信息与馆藏档案的关系
根据《中华人民共和国档案法》第一章第二条中对档案定义的说明可以看到，馆藏档案的形成者来源较为宽泛，只要符合档案的形成者来源是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人，形成过程是从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动，形成方式是直接形成，主体是历史记录的就可以视为馆藏档案。而已进馆政府信息则是行政机关在履行职责过程中办理完毕的、具有一定查考利用价值的、并按照一定的规律保存起来的、已经移交进馆的历史记录。也就是说，如果形成者来源为非行政机关（比如社会组织及个人等）形成的信息，就不属于政府信息范畴，更不属于已进馆政府信息。因此，已进馆政府信息是馆藏档案的一部分，它与馆藏档案之间存在从属关系，在提供利用的过程中，应通过区分政府信息的形成者来源来对二者进行判定。
（三）已进馆政府信息与政府公开查阅场所内政府信息的关系
根据“条例”第十六条规定，作为政府公开查阅场所的各级人民政府、行政机关、国家档案馆、公共图书馆内保存的政府信息是指已经主动公开的政府信息，包括已进馆以及因移交时限未到或不属于移交进馆范围等原因，而尚未移交进馆的、已经主动公开的政府信息，它并不包括尚未公开或需要依申请公开的政府信息。而已进馆政府信息则已经进入馆藏档案的范畴，包括已进馆的主动公开及尚未公开、需要依申请公开的政府信息。因此，已进馆主动公开政府信息与政府信息公开查阅场所内政府信息是相同的。
二、已进馆政府信息利用现状及存在问题
（一）已进馆政府信息的利用现状
自“条例”公布实施以来，随着政府信息公开工作成效的凸显，社会公众对查阅利用政府信息需求日益强烈，特别是有关拆迁补偿、征用土地等方面与公众切身利益相关的政府信息的需求最为突出，同时依申请公开政府信息以及对已进馆政府信息的利用需求也逐年增加。《2015年北京市政府信息公开工作年度报告》统计数据显示：全市依申请公开政府信息总数为32271件。其中，答复“属于已主动公开范围”的678件，占总数的2.19%；“告知通过其他途径办理”的119件，占总数的0.38%；“不属于本行政机关公开”的1972件，占总数的6.38%。而对已进馆政府信息的利用，基本属于“告知通过其他途径办理”。例如：往往会以“您申请公开的政府信息已经移交**档案馆，建议您咨询**档案馆，按照有关档案管理的法律、行政法规和国家有关规定办理档案利用事宜”为具体解释告知利用者。还有部分档案馆则以“不属于本行政机关公开”为由，拒绝利用者依申请公开、利用已进馆行政机关（非档案局馆的其他行政机关）制作、产生的政府信息，以规避提供已进馆政府信息利用的风险。另外，个别区档案馆甚至将已进馆政府信息如何提供利用上报区长办公会确定。
（二）已进馆政府信息利用存在的问题
目前，已进馆政府信息利用存在法律法规不完善、利用程序不明确、多部门推诿等问题。对于已进馆政府信息，特别是尚未公开、依申请公开的政府信息的利用，大部分档案馆均以《中华人民共和国档案法》第十九条“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放”规定，按照馆藏未开放档案的利用方式办理。具体来说，利用者须持档案形成单位开具的同意查阅利用的介绍信及本人身份证件准予利用。而利用者往往由于拿不到档案形成单位的介绍信，从而陷入在档案形成单位、政府信息公开主管部门、档案馆之间往返奔波，却依然无法利用所需已进馆政府信息的困境。
三、改善已进馆政府信息利用服务的措施建议
（一）各级政府、档案部门等相关机构应尽快出台已进馆政府信息利用细则，规范利用要求
各级人民政府应当主动协调政府信息公开工作主管部门、各级国家档案馆等档案部门以及相关机构尽快出台已进馆政府信息利用细则。加强各机构之间的沟通与联系，采取政府部门内部多协调的方式开展相关工作，结合各级国家档案馆馆藏档案以及政府信息的利用办法，协调统一，尽快修订完善有关已进馆政府信息利用工作的法律法规，制定出台依据性合理且可操作性较强的实施细则，做到已进馆政府信息利用工作“有据可考、有法可依”，切实解决已进馆政府信息的利用问题。
（二）根据不同情况，明确利用程序
如果已进馆政府信息属于已开放档案，则利用者持本人身份证即可利用；若已进馆政府信息属于未开放档案，在现阶段尚未有可操作性较强的相关档案法律法规可依循的前提下，参照依申请公开政府信息工作流程，按照下列方式办理。
1.如果利用者依申请利用已进馆政府信息的“首站接待部门”（指利用者第一次被接待查阅利用已进馆政府信息的部门）为政府信息公开办公室，则实行“一室领头、多头协作”的工作模式。由政府信息公开办公室统一开具对公介绍信，到相应国家档案馆提调所需政府信息，并与保管该政府信息的国家档案馆、该政府信息形成行政机关以及各级领导协商确定，是否对利用者公开该份政府信息。可公开的，采取哪种利用形式（阅览、摘抄、全文复印、拍照等）准其利用；不可公开的，具体原因是什么，并在相应公开告知书中加以注明，由政府信息公开办公室统一负责对利用者做出最终解释与办理结案。
2.利用者依申请利用已进馆政府信息的“首站接待部门”为各级国家档案馆，则各级国家档案馆可按照馆藏未开放档案利用工作规定办理，实行“依申请利用审批”的工作模式。根据《中华人民共和国档案法》第二十条“利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定”以及《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意”的相关规定，可将“利用档案馆未开放档案审批”作为“依申请利用”的审批事项，由利用者填写“申请表”，各级国家档案馆根据申请表内申请事项，确定填写“受理决定书”，向依申请利用已进馆未开放档案的形成单位制发“征求意见行政审批单”，并要求形成单位在审批单中注明是否同意利用者利用其申请档案文件。同意的，则注明具体利用方式（如全文复印、节选复印、部分摘抄、阅览等）；不同意的，则注明原因与法律依据。特殊情况也可向有关的档案行政管理部门（如上级档案行政管理部门）制发征求意见行政审批单。综合上述征求意见单位的审批回复后，各级国家档案馆按照工作流程逐级填写“决定审批表”，向利用者制发“准予行政审批决定书”，确认是否同意利用者利用其申请已进馆未开放档案。
（三）协调各级国家档案馆以及相关行政机关，共同开展2008年以前产生政府信息的主动公开审批、清理工作
对已经移交进馆的所有政府信息要按件、全面地进行公开审查。建议协调政府信息移交单位与各级国家档案馆共同参与审查工作，采取从后往前的方式，逐年推进，尽快地将新中国成立后至2008年“条例”出台前的、所有行政机关移交进馆的政府信息全部完成主动公开审查。经审查可主动公开的，即时公开。此项工作甚至可以延伸为不仅仅是移交进馆的2008年以前形成的政府信息主动公开审查，还是对所有行政机关2008年以前形成的政府信息进行主动公开审查、清理，从而不仅解决无论保存在行政机关还是各级国家档案馆的政府信息利用问题，而且能够从源头上较好地避免多部门推诿现象的出现。
参考文献：
[1]《中华人民共和国政府信息公开条例》[EB/OL].[2007- 04- 24].http：//www.gov.cn/xxgk/pub/govpublic/ tiaoli.html.
[2]《中华人民共和国档案法》[EB/OL].[2011-12-15].http：//www.gl.gov.cn/News/ArticleDetail.aspx？articleid=274064.
政府信息公开化与档案信息社会化 篇12
所谓档案信息社会化是指公共档案机构普遍为社会与公众认可，积累与保护档案成为一种自觉，公布档案成为一种义务，尊重与主动利用档案成为习惯，网络成为获取档案信息的主要渠道。
公共档案机构是指公共档案馆。公共档案馆不同于我们现在的综合档案馆，这一点武汉大学信息管理学院刘家真教授在其《实现档案馆向公共档案馆的转化》一文中指出：“解读‘公共档案馆’，公共档案馆的‘公共’二字，对于档案馆而言具有以下含义：再次确立了档案的属性———公共产品公共档案馆的‘公共’二字，再次确立了档案的属性为公共产品，是有利于科学文化发展的精神公共产品。”[1]“公共档案馆名称的确立，标志着档案馆不再是以收藏政府文件为主，而应针对公共部门形成的有长期保存价值的文件，它包括政府文件，也包括公共企业或公益企业的文件，还包括非政府公共机构的文件，档案馆馆藏结构由此必然会发生改变。由于公共部门的职能，使得其产生的文件更加贴近公众需求。”[1]“创立公共档案馆并非仅仅是名称的变换，而是确立了档案馆的服务对象是面向广大的社会公众，社会公众包括个人、企业、科研机构与政府部门等，而不再是主要为政府决策服务。可见，其名称的变换不仅是与国际档案工作接轨，而是更加强调档案工作面向社会公众的服务性。”[1]而这种档案馆的“公共”性，必须普遍为社会与公众认可。档案工作发展成为一项社会公共事业得到国家承认和社会公认，其发展被列入国家和地方的经济与社会发展计划。
档案的积累与保护不再仅仅是档案机构的关注重点。社会各行各业普遍建立档案工作，个人、家庭的档案也履行社会统一的规范，不断涌现的各种新型档案信息载体及时纳入档案管理，社会中的各种机构（法人）与个人已经将积累与保护档案变为一种自觉行动。公共档案机构公布档案不再是一种权力，而是其必须履行的义务。档案信息不仅供形成档案的单位或个人自用，而且多形式、多渠道、有效地向社会提供档案信息，包括向公民开放某些档案。社会的档案意识逐渐形成，特别是档案观念在有文化的公民中间普及。尊重与主动利用档案成为习惯。
网络成为获取档案信息的主要渠道。上述几项必须有一个实现的平台，信息技术与互联网技术的发展为档案信息社会化提供了一个方便、快捷的途径，同时这一平台也成为衡量档案信息社会化的重要标志。
二、《信息公开条例》颁布实施对档案信息社会化的积极作用
《中华人民共和国政府信息公开条例》已经在2007年1月17日国务院第165次常务会议通过，自2008年5月1日起施行。《政府信息公开条例》的制定，对实现科学执政、民主执政、依法执政，推进社会主义民主和法制，完善社会主义市场经济体制，对形成行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效的行政管理体制，具有十分重要的意义，对推动档案信息社会化同样具有积极的作用。
“政府信息公开和档案开放是目前我国信息化战略实施进程中的必然选择和重要组成部分，也是具有行政管理和社会服务职能的机构必须向社会提供的两种信息服务。”[2]从一定意义上讲，政府信息公开与档案开放从政治基础上统一于民主社会的形成，透明政府的构建和人民参政议政的需要；从法律基础上统一于公民知情权、信息权的享有；在实践工作上统一于政府文件及其档案信息的公开、利用和传播。尽管两者在中国提出和发展的背景存在差异，在具体实施过程中的执行主体、公开客体和服务方式上存在交集，但信息的同源性和服务对象的同一性使得政府信息公开和档案开放在现阶段具有共同的实现途径和工作重点，即扩大文件或档案形式的政府信息利用范围和渠道，保障公众对政府信息的方便获取。而“这种扩大开放和利用的思路将逐渐破除传统的‘过度保密’思想，将社会的信息获取和自由利用意识扩展到政府信息以外的关系到国计民生的其他信息领域”[2]。
“政府信息公开和档案开放的客观联系呼唤着两者实践的协调发展，而制度的同步完善则是指导实践的必要保障。”[2]政府信息公开的推进需要得到档案开放工作的配合和支持，才能真正实现政府信息服务的“文档连接”；信息公开实践和立法为档案开放制度的调整和设计提供了政通人和的良好社会政策环境，成为开放破除“制度坚冰”的外部动力。同时，综合性档案馆为贯彻信息公开的国家政策，满足人民信息需求而主动承担的现行文件开放服务则从档案界内部触及了档案开放制度的变革，实现了“信息公开”环境下开放制度的创新。
原本封闭神秘的“政府信息”大门的敞开激发了公众对“档案化”后政府历史信息的获取需求，鼓励了社会对形成于“政府”之外的档案信息的利用，迫使档案开放必须回应社会需求，应对环境压力。现行文件作为政府信息权威稳定的载体，其公开利用对档案开放制度具有强大的冲击力。现行文件已开放，从理论上讲“归档”或“移交”后承载相同信息的档案也就无法封闭了。政府有关经济调节、市场监督、社会管理、公共服务等职能活动的文件在现行阶段已开放，具有相同性质的历史档案的“泄密”风险也就自然下降。“档案部门积极主动争取现行文件服务，本职范围内的档案开放工作如果不及时跟上，则会造成同一服务主体工作理念上的矛盾和错位。档案学界和实践部门满怀热情地研究开展现行文件服务的理论基础和法律依据，档案开放制度如果不及时检视和适时调整，会导致学理和法理上难以自圆其说。”[2]
三、档案部门在档案信息社会化进程中的定位与作用
档案信息化是社会发展的必然要求，档案部门理应积极推进，明确自己在这一进程中的定位，发挥应有的作用。
1. 实施档案信息社会化的主体。
就我国目前的档案信息源来讲，各级国家综合档案馆与国家专业档案馆所拥有的档案信息，占我国档案信息的绝大多数，是现有档案信息的主体。就我国的档案管理体制而言，是局（履行档案行政管理职能）馆（履行档案保管与提供利用职能）合一，从这个意义上讲，各级档案管理部门就是实施档案信息社会化的主体。
2. 实施档案信息社会化的示范。
实施档案信息社会化是一个过程，而且是一个缓慢的渐进过程。在这个过程中，现有的档案部门（主要是各级国家综合档案馆）还担当着为其他档案机构做示范、做表率的责任。
3. 各种社会档案信息交流的平台。
档案信息社会化必须借助一定的公共交流平台与渠道。在当前的环境下，各级档案部门有义务充分利用已有的资源，为各种社会档案信息的交流提供方便。这种方便主要包括实体档案的寄存、电子档案备份保管、开放档案与档案目录信息共享等等。
4. 培养档案意识、提高档案知识水平、推广档案技术的学校。
档案信息社会化的实现，是建立在全社会档案意识的普遍提高，档案收集、整理、管理与利用等专业知识的普及，档案管理技术的普遍应用基础之上的。因此，档案管理部门在整个档案信息社会化的进程中，不应该成为培养档案意识、提高档案知识水平、推广档案技术的学校。在做好物化的“硬件”工作的同时，努力做好培养教育的“软件”工作。
5. 控制档案信息的枢纽。
档案信息社会化是档案信息在全社会的有序化流动与交流，绝不是随心所欲的自由主义。因此，档案部门必须在积极推动档案信息社会化的同时，适时制定与不断完善相关的法律法规和行政规章，以保障档案信息在社会生活中有序的流动与使用。同时，对全社会档案信息的交流与利用进行监管，维护档案信息提供者与档案信息利用者双方的合法权益。
摘要：档案部门在档案信息社会化进程中应该是实施档案信息社会化的主体、实施档案信息社会化的示范、各种社会档案信息交流的平台, 培养档案意识、提高档案知识水平、推广档案技术的学校、控制档案信息的枢纽。
关键词：信息公开,档案,档案信息,社会化
参考文献
[1]刘家真.实现档案馆向公共档案馆的转化[J].档案学研究, 2007 (1) .