电子信息档案管理

电子信息档案管理（共12篇）

电子信息档案管理 篇1

0 引言

电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录, 电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同, 档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。

1 电子档案的优越性

1.1 直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度, 提高了工作时

效在知识经济时代的当下, 现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段, 而且提供了信息利用的快速途径, 免除了立卷归档、检索查找的困难, 减轻了工作人员的劳动强度, 提高了归档质量和检索速度, 而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后, 就可把按“卷”立卷归档, 改为按“件”整理归档。由于实现随机管档, 就可将过去的集中立卷, 改为平时随时整理立卷。这样, 集中的工作量, 就变为分散的工作量, 提高了立卷管理水平, 从而达到档案管理工作及时归档的目的, 便于检索利用。

1.2 微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时, 补漏增缺, 就得拆卷重做。

改为微机网络管理, 文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺, 使文档不形成存积, 这时, 只需按一下键盘, 修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力, 可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。

1.3 微机管理更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利用。

利用者只是利用卷中的一份文件, 却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用, 利用者就无法接触其他无关的文件, 从而达到了文件保密的要求。

1.4 微机管理有利于提高档案管理工作的质量档案工作的根本目的在于利用。

而要提供可利用的档案, 就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷, 立卷人根据自己的理解来进行操作, 其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一, 这必然影响到案卷质量水准, 从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时, 归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间, 致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地, 这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用, 也是被动式的。文书档案管理进行微机管理, 档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来, 可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来, 从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率, 使文书档案的管理、在提供利用服务时, 能够发挥出更好的时效价值。

2 电子档案的整理、开发和利用

2.1 电子档案的整理。

在电子文件转化为电子档案后, 由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合, 可以任意组成各种案卷。因此, “案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化, 取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架, 或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份, 同时对光盘进行编目、排架等。

2.2 电子档案的开发利用管理。

电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便, 更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体, 便于共享数据资源, 因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台, 同时在档案管理单位所在地建立数据库, 本地数据直接上机存取, 既节约了经费, 又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时, 又要互相进行数据通信, 所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题, 设计的目标既要满足当前的应用需要, 又要满足可预见未来的应用需要, 既具有良好性能, 又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源, 为避免出现系统对数据资源的破坏, 应用系统必须能定期对数据进行备份, 以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中, 安全性保护非常重要, 并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法, 即使用权鉴别, 也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等, 对存取控制权的鉴别, 档案本身的保密程度不同, 开放程序也不同, 应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制, 对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度, 确定提供利用载体的方法, 使用者按照使用权限使用载体拷贝, 由计算机确认是否合法, 并按期回收, 同时通过网络传输电子档案, 互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流, 同一份材料可以同时为多人利用, 也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律, 探求新的方式与途径, 加强计算机软硬平台建设, 满足用户需求, 最大限度开发利用电子档案, 与此同时, 还要注意确保档案资源安全利用。

3 规范电子档案管理的几项措施

3.1 加强电子档案归档制度建设各档案管理单位应根据电子

档案管理规范, 并结合本单位实际情况, 制定一套切实可行的电子档案管理制度, 规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节, 做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任;归档时机应适合本单位工作实际;归档电子文件的责任签署应明确;注意电子文件的动态管理问题。

3.2 从电子文件的源头抓电子档案的质量为进一步加强电子

信息的管理, 对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备, 建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。

3.2.1 档案室设立图纸与文件集中处理系统, 对审查完毕的电子文件进行统一收集, 按要求形成纸质文件。

3.2.2 设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴, 以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。

3.2.3 电子信息由档案部门集中积累, 并在项目阶段结束时, 在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。

3.2.4 为便于操作和管理, 建议进一步规范电子文件形成所使

用的软件平台, 因工作需要必须使用特殊软件的, 有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。

3.3 要严把电子信息归档关, 做好电子信息动态管理一是在电

子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收, 除有关归档责任签署之外, 还必须发挥电子档案专家咨询组的作用, 有针对性地进行检查, 及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理, 使归档的电子信息跟踪科研生产变化, 也即做好电子档案的更改补充工作, 实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。

4 结语

电子档案是信息时代的产物, 是现代档案管理工作中不可回避的。因此, 还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题, 并加以解决, 以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。

摘要：随着计算机技术在各个领域的广泛应用, 在各种社会实践活动中必然要产生大量的电子档案, 电子档案是信息社会发展的产物, 加强对电子档案管理的研究, 是目前档案工作者的一项紧迫任务。

关键词：档案管理,电子档案,优越性,开发和利用,规范措施

参考文献

[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006 (15) .

[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案2008 (9) .

[3]赵晏.《浅谈加强电子档案管理》[J].商业文化 (学术版) 2009 (12) .

[4]夏利宏.《新形势下电子档案管理存在的问题及对策》[J].新西部 (下半月) 2009 (8) .

电子信息档案管理 篇2

摘要：随着人类进人信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术的应用与发展，由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大，一个数字化地球正日益展现在我们面前。人类社会信息的生成，也由单一的传统环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡。由此，新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，并向人类杜会提出了新的挑战。电子文件，作为一种数字化信息，从其产生、处理、传递至整理、保管、利用等各个方面都向档案界提出了一系列新的课题。

关键词：信息时代电子档案管理工作

现今是一个信息发达的社会，计算机已成为人们现代化办公的主要工具，特别是计算机与现代通信技术的结合使用，产生了大量电子档案。所谓电子档案就是指在实际工作中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的一种电磁记录，电子档案的发展、形成、存储和管理与传统的档案做法不同，这为档案管理带来了新的工作方式挑战，档案工作者只有深刻的认识才能做好档案信息化的管理工作。

一、电子文件档案管理。

电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。

（1）电子文件的内容易于改动和操作。由于存在信息

与载体的“可分离性”，人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化，因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。因此，我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构，比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴，插入表格、图形或音频，对图像文件进行调色处理，对音频文件重新压缩，对数据库文件动态更新，对多种类型的信息进行集成处理等等，这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成，并且通常可以逆转。

(2)电子文件的存储载体极易改变。一方面，磁电介质和光电介质的性能不稳定，其物理寿命(保证存储数据不丢失的时间)远不如纸张，在氧化作用或物化环境的影响下，很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面。技术的发展使存储设备不断更新换代，新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性，为保证电子文件信息的长期有效，必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体，这种存储载体的升级，也可能带来信息的失真。

(3)电子文件的生成环境不断变化。随着技术的发展，电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级，硬件环境的系统配置及其性能不断提高，新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。由于电子文件对生成环境具有依赖性，将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务，而在技术环境的迁移过程中，将不可避免地发生信息的损失、变异现象。

A电子文件内容具有集散性。一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成，这些内容要索可以源自不同的系统(如:OA系统、MIS系统、GLS系统等)、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置。

B电子文件具有与环境的关联性。对电子文件而言，生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要。孤立保存的电子文件，会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存，因此，描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分。C多种媒体的集成性。多种媒体集成是电子文件不容争议的重要特点。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体，从而在文件展现过程中图文并茂，具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能。

二、电子文件档案管理策略。

1、对电子文件管理流程加以优化。

相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业

等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。

2、以电子文件管理软件为中心实施管理。

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。

三、加强网络时代档案管理创新体系建设的具体措施。

1、加强领导重视，理顺管理体制，是做好网络时代档案管理工作的前提。

档案是各项活动的真实记录，没有这个记录，就会忘掉自己的历史，就会失去历史这面镜子和继续前进的根基。在网络时代的今天，信息作为一种资源，越来越被人们所重视，而档案资料作为信息资源之一，它的价值也越来越被社会所接受。因此，作为领导要充分认识档案管理工作的重要性，从档案馆地、组织机构、人员配备、制度保障、办公设备、网络技术等各方面予以支持。只有领导认识到位，重视网络时代的档案管理工作，档案管理工作才能得以协调发展。在领导重视的同时，作为档案管理工作者要认识到档案

管理是一项科学化系统化的工程，要认识随着现代科学技术的飞速发展，传统的档案管理模式已经不可能适应社会发展的要求，要改变和创新观念，接受和认可网络化管理，要树立主动服务的意识，深入理解档案网络化，建立健全指挥灵活的信息网络，让档案管理工作与其它工作同步进行。

2、建设一支专业性的档案人才队伍，是做好网络时代档案管理工作的基础。

原来的档案馆（室）由即将退休或退休的返聘人员，每天为档案使用者“拿钥匙开开门”即可，工作人员存在年龄老化、知识不足、管理落后等诸多问题。而在网络环境下，计算机已经进入千家万户，人们不再满足传统的纸质档案的查阅和检索，网络化管理成为档案管理的发展趋势。因此，建设一支专业化、年轻化、复合型人才的档案人才管理队伍尤为重要。

3、人事档案信息的安全管理。

信息技术为档案的管理利用提供了高效、快捷的手段，但也给档案管理带来了安全隐患。因此在人事档案管理中对各种信息的密级要进行严格界定，对数据库的数据使用权限进行系统的分类加密。人事信息管理采取安全验证的加密措施，并设立严格的分层次用户权限，具体包括：（１）用户分类，即不同类型的用户授予不同的数据管理权限。对允许登录的用户，每人分配一个电子密钥，确认身份后才能登录。

（２）数据分类，对每一类信息设置不同的密级，分权限级别对用户开放。若要查看的档案不在该用户的权限范围内，必须通过申请审批流程，由档案管理人员审批。（３）审核功能，通过“系统日志”全程监视各级用户对数据库的活动，记录下每个用户的每次操作情况。

电子信息档案管理 篇3

[关键词]信息技术；电子商务；企业信息管理；信息系统

随着电子商务的快速发展以及企业对网络的普及，企业的信息管理系统呈现出了越来越多的信息，企业的内部信息也逐渐向着网络化的方向发展。通过电子商务的应用，企业信息管理更加有效。电子商务对企业信息管理具有很大的影响，主要表现在：对企业信息管理理念、信息战略的影响，对物流配送的影响，对信息组织与处理的影响。本文也是从这三个方面进行重点分析.。

一、电子商务与管理信息系统

管理信息系统（简称MIS）是一个能进行信息收集、传输、存储、加工、维护和使用的，是随着局域网技术的发展，在企业内部形成的、可以在一个部门或几个部门之间实现信息共享的人机系统。近半个世纪以来，随着科学技术的不断发展，企业MIS系统不仅广泛地应用了信息技术，还深入地融入了数学方法、现代管理理论和系统方法，其内容与作用在深度与广度上都有了很大的拓展。电子商务系统即企业网上营销系统，它是随着Internet技术在商务领域的发展而发展起来的、以企业数据信息作为支撑的电子营销系统。

信息是现代化企业管理的重要资源，对它的有效利用程度是企业管理水平的重要标志之一。我国当前运行的企业管理系统大部分侧重于企业内部各个应用信息的收集、存储、加工、使用，由于信息系统建设缺乏统一规划，企业的计算机管理信息系统成为一个个孤立的信息孤岛，数据和应用集成困难，不能相互交流和共享信息，更不能应用数据挖掘等商业智能技术，无法充分发挥出管理信息系统在电子商务领域的作用.。

电子商务是企业信息化建设的目的，是企业管理信息系统的延伸和发展，反过来企业信息化是电子商务的基础和前提。也就是说，管理信息系统是企业内部的信息系统，电子商务是企业外部的信息系统，内部与外部信息系统的结合才构成现代企业完整的信息系统。

电子商务进程中的企业管理信息系统不仅要集成企业内部资源信息和应用电子商务Internet提供的企业环境信息，而且更重要的是建立在企业电子商务平台上的企业产品、资源、服务经营管理系统，使企业管理信息系统的重点由内部管理转化为外部经营。基于电子商务平台的企业管理信息系统是企业工作分配和业务分配的基础，对优化企业的管理和运行机制、提高企业整体业务水平起极大的推动作用。电子商务管理信息系统在Internet平台上运行，可以不受地域和空间限制，不间断地发布交易信息并获取交易信息。利用电子商务系统的大容量、高速度收集用户的消费习惯、趋向等信息，挖掘潜在需求，和宣传广告配合，创造引导新需求；调节企业经营和宣传，利用反馈信息重组电子商务系统各应用的设计

二、对企业信息管理理念、信息战略的影响

对企业信息管理理念、信息战略的影响传统的企业信息管理理念是：围绕着物流，组织一个有效的信息系统，使得关于计划和控制物流的信息流顺畅而迅速地流动，从而产生效益。信息管理的目标是要达到信息资源的一致性、统一性，在企业内部交流信息，使企业能够及时和有效地利用信息资源。电子商务技术的发展，加速了信息在空间和时间上的传播。技术发展打破了原有的信息平衡，企业的外部信息将成为企业信息的主流。互联网公司的诞生就是一个极好的例证；直销模式的兴起也证明了将企业作为一个“信息过滤系统”，将比原有的现代企业系统更能有效地实现需求分析，达到顾客满意。企业信息管理理念发生了变化：信息管理不再仅仅是为“物流”服务，而更多的是为信息本身。未来的企业将是为管理信息而存在，为管理信息而发展。

三、对物流配送的影响

随着信息技术的快速发展，国外、国内各种商业物流配送中心利用信息技术提升管理水平的企业已经越来越多。例如目前采用较多的信息管理技术包括产品识别条码（BC）、企业资源规划系统（ERP）、管理信息系统（MIS）、电子数据交换系统（EDI）、地理信息系统（GIS）、自动分拣系统（ASS）、全球定位系统（GPS）、仓库管理系统（WMS）等.。

目前电子商务的物流信息系统化发展趋势是物流与采购一体化。通过开发并营运大型B2B电子商务信息平台，集成各项信息技术，提供完善的商品展示和电子交易功能；通过综合物流配送系统、仓库管理系统、交易结算系统，标准认证体系，提供完善的物流配送服务、仓库管理服务、资金交易结算服务、认证服务、金融和信息服务，建立大型完善的物流与采购一体化信息平台，是物流业与商贸业未来的发展趋势。

四、对信息组织与处理的影响

企业信息管理是离不开数据库的，数据库是信息管理的核心，企业大量的信息都需要数据库进行存储和应用。其实分散的信息根本起不到什么作用，集中的信息才能成为企业的有用资源。现代企业的发展对分散式和集中式的信息组织和处理方式提出了更高的要求。在电子商务的时代，企业信息组织和处理的主导方式已经变为分布式的信息组织和处理方式。信息组织和处理的关键将是如何组织和处理好企业的外部信息和位于不同地理位置的同一企业不同部分之间的信息。对于这种信息的组织和处理，分布式的信息组织和处理方式是最优的选择.。

五、结语

随着现代科学技术的发展，电子商务的未来充满希望，如何利用好电子商务为企业带来更大的营收；如何把企业管理信息系统与电子商务更好的结合起来，获取更大的收益，是我们在以后的日子里需要加倍重视的课题。相信随着信息化越来越普及，电子商务与企业管理信息系统必将走向更加美好的明天！

参考文献：

[1] 高维. 电子商务网上支付安全技术研究[J].电脑知识与技术，2008，（11） .

[2] 向阳，吴美香，杨德礼. 电子商务的发展对组织信息管理的影响[J].管理科学， 2004， （03） .

[3] 郑絮.企业电子商务信息生态系统构建模式与策略研究[D]. 吉林大学，2009，（08）.

[4] 黄涛，孙晓玲. 现代企业中的信息管理[J].情报科学， 2006，（12） .

[5] 邱霞. 我国企业供应链物流管理信息集成与信息共享研究[D].江西财经大学， 2004 .

电子档案信息安全管理浅析 篇4

一、电子档案的特点

(一) 电子档案信息与载体的相分离性。

电子档案可以在不同的计算机之间传递, 也可以在不同载体之间互相传递、复制, 并且还存在着在传递和复制过程中被改动而不易被察觉的可能。此外, 还可以对电子文件的内容进行拆分、组合, 信息的写入、删改可任意定位。这些都直接影响到电子文件的真实性和可靠性。

(二) 电子档案信息的易更改性。

由于电子档案信息可以不依赖特定的载体而存在, 能在传输或转存过程中方便地被改动和复制, 且不留下任何痕迹。一方面危及了电子档案信息的真实性, 不能像纸质文件那样去判断其是否为原件, 使人们感到把握其内容原貌的困难;另一方面容易造成电子档案信息的泄露, 甚至被篡改盗用, 造成不良的社会影响。

(三) 电子档案非实体归档的可能性。

电子档案从形成到运作等各种处理, 全部是在计算机中并可以在不移动载体的情况下进行的, 也就是说, 不论电子档案实际存在什么位置, 都可以做到在不改变其物理贮存位置的情况下进行逻辑归档, 即使人们认为是“集中”保存的电子文件, 实际上可能分布在计算机或网络的各个角落, 一旦计算机或网络被毁坏或遭到黑客入侵, 电子档案有可能消失或被毁坏。

(四) 电子档案载体不稳定且寿命短。

电子档案相对于纸质文件而言, 对环境温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高。电子文件很容易被有意或无意损坏, 如存贮在磁带、磁盘或光盘等载体上的电子文件, 在保管时一旦受到外界干扰或者存贮环境不宜, 就会导致电子文件损坏。此外, 它的存贮介质寿命很有限, 一般不超过20年。

二、电子档案信息安全性的内涵

电子档案信息的安全性包括:1.机密性:使非合法授权者不得使用;2.真实性:可确定电子档案来源的合法性;3.完整性:确保电子档案没有被有意或无意地篡改。为了满足这3个安全要求, 需要为电子档案的管理设计一个较为完整的安全系统。电子文件档案的管理过程完全是通过计算机来完成的, 在计算机网络的各个节点上进行档案数据的自由归档和档案资源的共享, 实现电子档案的信息公开, 就必须建立计算机网络系统。然而, 电子档案在网络环境中传播和存储的过程中, 每个步骤都可能存在安全漏洞, 极易受到黑客攻击, 造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果, 从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。

三、电子档案信息安全管理应采取的措施

(一) 采集背景信息和元数据。

在形成电子档案的同时, 采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据, 作为检验电子档案信息的原始性、真实性、完整性和有效性的依据。

(二) 签署技术。

在电子档案上进行签署的技术主要有两种:一种是光笔签名;另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名, 屏幕是显示出来的“笔迹”。

(三) 消息认证。

电子文件的使用者, 非常关心他所使用的电子档案信息在存储或传输过程中是否“完好如初”, 是否被人篡改或替换过, 消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。

(四) 身份验证。

最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”, 代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成, 只有用户本人和计算机系统知道。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其他系统网络之间设置障碍, 防止其他系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问, 也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界, 它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统, 监测所有通过防火墙的数据流, 凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过, 不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯, 实现网络的安全, 保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有:数据包过滤、应用网关和代理服务等。

(五) 防写措施。

目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下, 用户只能从电子计算机上读取信息, 而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中, 只读式光盘只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息;一次写入式光盘可供使用者一次写入多次读取, 可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件, 保持电子文件的原始性、真实性。

参考文献

[1] .李小红.对电子档案保护工作的新思考[J].城建档案, 2007.11

[2] .李青.朱丹.纸质档案与电子档案的比较研究[J].晋图学刊, 2005.03

档案信息电子化的作用 篇5

摘 要：电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，提高了档案信息的时效性，改变了信息加工工作受经费限制的局面，并可使档案信息顺利地与最新技术接轨，

所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。电子文件对档案业务管理工作的影响是深远的。

在信息电子化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息化建设的发展就是档案信息化的推进，档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：

1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆(室)对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。

2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的.时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，往往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。出版手工编研信息成果需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”，

4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

鉴于人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：

1、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2、解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

3、使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

浅谈档案信息电子化 篇6

1.为什么要实现档案信息电子化

1.1档案信息电子化是社会发展的必然选择

档案信息电子化不是一种孤立的现象，它是社会主义现代化逐步实现的档案管理系统和档案管理制度的全面进步，是通过培养人，最终为实现社会主义现代化服务。档案信息电子化是社会现代化的重要组成部分。要实现党和政府提出的实现现代化的宏伟目标，关键是要全面提高档案工作人员的整体素质，实施科教兴档，加大人才资源的开发，促使档案信息电子化与我国社会主义现代化建设事业协调同步发展。

1.2档案信息电子化是自身发展的必然趋势

随着我国经济快速、协调、健康发展，综合国力迅速增加，办公自动化、无纸化的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。在为信息检索者提供信息的时候，档案工作者可以利用计算机对档案信息进行“去粗取精，去伪存真”，使得机读形式的档案信息更具有系统性、真实性、有价值性，才能更好的发挥档案信息的作用。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

2.档案信息电子化的优势

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。它相对于传统的纸质档案具有以下四个优点：

（1）电子档案信息可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。

（2）利用现代化科学技术这个生产力，使档案信息通过电子网络传递实现信息资源共享。使电子档案信息的利用不再受时间和距离的影响。

（3）保存电子档案信息所需要的空间比纸质档案小，可以节省空间。

（4）适应了党案管理改革的需要，可以调动人的积极因素，提高工作效率和管理水平，使档案管理工作更加科学化、规范化。

除此之外实现档案信息电子化还具有可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数档案馆（室）对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

3.目前档案信息电子化面临的问题

虽然实现档案信息电子化是大势所趋，但目前还面临着一些急需解决的问题：

（1）没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，这制约了档案信息电子化的进程。

（2）标准化、规范化工作有待提高。档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

（3）档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

（4）档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。在引进现代化设备的同时也要管理人员素质的提高，才能真正实现档案信息电子化。

4.档案信息电子化建设的几点建议

要提高档案工作的整体水平，必须建立一个以档案科教为先导，以档案科研、教育创新为动力，以人才建设为基础，以现代化管理为手段，以档案档案信息电子化为突破口，以提高质量、提高效率为重点的完整系统，档案信息电子化建设是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多环节配套的复杂工程。下面就推进档案信息电子化建设谈几点粗浅看法：

4.1实现电子化首先要做好电子文件的收集归档工作

做好电子文件的收集归档工作，是实现档案信息电子化建设的重要前提和步骤。要做好电子文件的归档管理工作，首先要对应当归档的电子文件进行全面、系统地调查和了解并进行收集归档，然后还应采取相应的管理手段和技术措施以保证归档文件的真实、完整和有效。如果不采取有效措施做好电子文件的收集归档工作，就很容易使这些电子文件丢失或失真。做好电子文件的收集归档工作，不仅为电子化建设提供丰富的档案信息资源，而且还可以减少档案信息数字化的重复劳动。

4.2推进电子化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息电子化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是电子化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息电子化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案信息电子化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

4.3要充分重视、重点抓好数据库建设

目前档案信息电子化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。当前若能把综合数据库建立起来，将使电子化系统效率大大提高一步。

4.4电子化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息电子化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

4.5推进电子化的同时还要注意档案信息的安全

保证档案信息的安全也是档案工作的一项重要内容，所以要求系统在设计之初就应充分考虑到系统的安全应急措施、数据的异地备份等硬备份管理策略。同时要在网络的基础建设、系统升级、人文策略、系统权限等方面加强安全管理，保证档案电子数据的真实性、稳定性。

4.6推进档案信息电子化的关键是人才

电子档案信息安全管理研究 篇7

1 电子档案安全管理的现状

电子档案本身在我国还属于新兴事物,虽然从二十世纪九十年代已经有了电子档案的概念,但是其真正被应用还是近十年的事情,因此我国对于电子档案管理的经验有限,对电子档案安全性的认识也不足够。电子档案想要被彻底的利用和推广甚至最终替代传统的纸质档案就必须在安全性方面得到更好的保障。而我国显然对于这一点的认识不是很充足。目前我国的档案法里对于电子档案的相关法条还不够明确且对于在日常工作中保障电子档案的安全性措施也十分模糊,并没有形成一个系统的、完整性的电子档案安全管理体系。

2 电子档案安全管理中出现的问题

电子档案的安全管理是一个档案管理人员必须注重的问题,对于电子档案的安全性保障尽管已经有了的进步和改善,但是这些改善和进步还不够,首先是对于电子档案的安全性保障的重要性的认识并不足够,需知电子档案的安全性会直接涉及到一个单位或一个社会组织的核心利益,特别是在一些高技术性的行业,档案信息中记载着许多需要保密的内容一旦发生泄露会直接对档案管理地位造成正面的冲击,导致档案管理单位发生不必要的经济损失。因此做好电子档案安全管理工作是十分必要的,而目前电子档案安全管理工作当中还存在着一些问题,这些问题的出现直接影响到了电子档案的安全性下面笔者就来分析一下这些影响电子档案安全性的问题。

2.1 电子档案的存储安全性受到挑战。

电子档案是以计算机为载体而产生的一种新型档案,电子档案的内容被计算机存储在自身的硬盘或特定的移动硬盘中,这样的存储方式虽然便捷且占地面积小,不受空气湿度和其他环境因素影响,减少了虫蛀等风险的发生,但是其同样存在着一个致命的问题,那就是计算机的硬盘很容易被计算机病毒侵扰造成其内部存储的数据丢失,并且硬盘本身不具备很好的防震、防尘功能导致计算机硬盘容易发生机械性损坏,无论是哪方面的损坏都会造成其存储的资料丢失,从而造成重要的档案资料丢失和损坏。

2.2 电子档案受电脑病毒的威胁。

电子档案的利用甚至存储有时都离不开网络的辅助,而在如今这个网络发达的年代,网络也成为了各种电脑病毒侵入计算机系统的最大可能方式。对于计算机而言,计算机病毒分为很多种,其中有单纯损坏计算机系统的病毒也有特洛伊木马病毒,在网络环境下最容易出现的还是木马病毒,木马病毒可以在计算机使用者毫不知情的情况下侵入计算机当中窃取计算机内的隐私文件,只要计算机连接在网络中,木马病毒就能将其所需的资料全部窃取,并且还可以记录计算机内的各种软件密码。对于电子档案而言木马病毒能够很轻松的将其所需要的文件篡改或复制,从而造成档案的真实性、权威性出现问题。

3 安全技术措施

电子档案的形成、整理、存储和使用整个过程都是以光盘、磁盘、硬件设备等为载体的,其中一个环节出现差错就会导致电子档案的不完整性。首先就载体本身而言都是用新型材料制成的,材料质量的高低直接影响着档案信息的传输和存储,所以在选取电子档案载体材料时要对其理化性能、规范程度、耐久性等做详细的研究,使电子档案载体的使用寿命延长。其次电子档案的防护设备要有严格的要求,防护设备应具有防光、防热、防水、防电、防磁、防病毒等特性,抵制外界的干扰。再次要加强电子档案的网络系统,设置终端设备和机读设备,创造良好的上网环境。下面就讲述了具体技术措施:

3.1 保护电子档案载体理化性能的技术措施。

电子档案的保存环境可设置一个温湿度的调节和控制,一般情况电子档案的保存温度为14℃-24℃,温差不超过5℃,因为过高的温度会使档案的材料变脆,容易老化,不利于保存;而湿度一般在40%-60%之间,湿度过高载体材料容易变形。此外载体存放时要远离辐射和磁场,避免强光直射。

3.2 确保原始电子档案的完整性。

保存电子档案常用的三种方法是:(1)把与之相关的应用系统和软件一起保存,存放在同一位置,使其以原来的格式显示;(2)为电子档案制作原始的电子图像,并保存下来;(3)保存电子档案时要留有纸质档案文件,以便永久保存。

3.3 电子档案的内容要能被人理解。

通常档案内容较抽象,难以全部理解领会,为了使人们对此的理解更深刻、更透彻,在保存档案时就有必要添加相应的备注和说明,常用的备注信息有:档案名称、元数据、逻辑结构、存储位置等。

3.4 电子档案尤其是其载体要进行定期的检验、维护或拷贝。

对电子档案的检测、维护和拷贝等过程要有明确的详细记录,避免引起不必要的纠纷。目前该方面的检测技术还是相当可观的,主要有以下几种技术:

3.4.1 电子档案签署技术,主要是为了证实档案信息的真实性。

签署技术通常是数字签名,有证书式和手写式两种,前者的技术原理是:电子档案的发出者在发文件时对文件进行加密,随后便会以字母或数字串的形式同文件一起发出,接收文件者运用指定的方法进行解码,最后做验证签名。

3.4.2 电子档案的加密技术,使档案内容不被公开。

电子档案在传输的过程中会用双密钥码对文件加密,一个是公开的加密密钥,一个是保密的解密密钥,这样收发方就会用各自的密钥进行文件传输。由于加密同解密的密钥不一样,除收发方之外的第三方就不会解密截获的文件,对电子档案的传输起到了很好地保护作用。

结束语

电子档案的安全工作涉及到电子档案的发展和普及问题,并且也涉及到单位的核心利益。是档案管理人员必须重视且谨慎对待的问题,我们应当多方面抓好电子档案的安全管理工作从而确保电子档案的安全性和可靠性。

摘要：随着我国网络化的日益发达,人们生活的方方面面都在进行着改变,人们对于网络的未来以及数据信息的依赖程度也在不断攀升,在这样的情况下作为与我们生活密切相关的档案事业也在进行着不断的改变,这种改变是为了适应社会的需要将原本传统的纸质档案转化为如今更为先进的电子档案。电子档案的出现使得身处网络化社会的我们感受到了许多方便之处,但是在方便之余其电子档案的安全性也一直饱受非议,成为了社会关注的焦点之一。

关键词：电子档案,信息安全,管理,研究

参考文献

[1]吕晓燕.浅谈如何做好档案保密管理和利用工作[J].黑龙江史志,2014,23(17).

人事档案电子信息化管理 篇8

几乎现在大多数企业中的人事档案都是采用电子信息化管理方式。这种管理方式能够符合当前时代的特征,使得档案管理工作能够科学、规范、有秩序地进行,从而提高整个企业的工作效率。但是目前我国的档案信息化管理还未全面成熟,还有很大的上升空间。因此,人事档案部门要加大对电子信息技术研究的力度,使它能够与档案管理工作更加融洽,相互发展,逐渐改变传统管理方式带来的滞后性。

1 人事档案传统管理方式带来的问题

1.1 档案的收集范围过于狭隘

人事部门的主要工作就是单位内部人员的档案材料,可是现在社会上出现一种现象。他们对单位领导以及高层干部的资料收集非常齐全,但是对于一些地位比较普通的职员资料的处理非常马虎,有些甚至连最基本的一些信息都没有收集全,更不用说一些组织鉴定、考评资料等等。在招聘人员的时候,对档案资料的收集也不严格,除了一些与身份相关的信息外,其余的一些信息几乎没有收集。

1.2 档案资料信息更新较慢

人事档案在人事调动的时候起到一个非常重要的作用。它具有很强的动态性。当事人需要随时对自己的档案资料进行更新补充,保持最新的信息资料。但是在现实生活中,要想实现信息不断更新是相当困难的事情。一般人事档案中的资料包含着毕业情况、入团入党情况等等,这都是一些过去的资料,但对于工作后,它并不能反映出当事人最新的工作状况以及一些奖惩情况。由于资料的收集程度比较困难,通常相关的人事工作者都需要较长一段时间才会对资料进行更新,这更是体现出了信息补充以及更新的时间滞后性。

1.3 档案资料内容可靠性不高

人事档案是以真实情况为基本前提的,如果失去了真实性,那么它也就失去了存在的意义。一份错误的人事档案资料很可能会造成严重的后果,甚至有时会毁了一个人的一生。但是社会上还是有许多人事部门并没有认识到事情的严重性,对档案资料的审查力度相当宽松,有些造假资料也就被蒙混过关,这是对自己更是对他人不负责任的表现。在一定程度上影响了社会的公平性,如:学历的谎报、退休时间的核定、社会福利的发放等等。

2 对人事档案进行信息化管理的必要性的探索

2.1 建立档案电子信息数据库,扩大收集范围

建立一套健全的档案信息数据库,能够很好地扩大信息收集范围。在要求单位人员填写档案资料时,要将一些有用的信息设置为必填项目,尽量保证信息的完整性。不仅要求单位领导及高层要完整填写,对于小职员也要一视同仁,只有这样才能建立起完整的信息数据库,有利于日后的人事档案的管理。除了一些毕业证书、学位证书等证明资料的收集,人事部的工作人员还要对职员的各个方面资料有一定的了解,并归集成档案保存好。

2.2 完善电子信息化系统,提高信息更新速度

随着人口的不断增加,人事档案的管理越来越困难。要想对它进行有条不紊的管理,实行信息化管理是必须要走的途径。在这个信息化时代里,速度就是它最大的特点。人事档案管理工作只有借助计算机网络手段才能跟得上时代的脚步。对于一些大型企业来说,如果还是运用传统的档案管理方式,那么所要浪费的财力物力非常之大,得到的效果也不如预期。因此,只有不断地完善电子信息化系统,定期地对单位内全体成员的档案信息进行统计并更新,保存在数据库中,这样才能实现对信息的及时更新。

2.3 加强审查力度,提高资料的准确性

将电子信息技术融入档案管理中,可以提高工作的准确性以及高效性。与传统方式相比,它可以利用现代电子技术的先进性对所填资料的内容进行一个快速的审查,运用互联网上的信息数据库对一些有疑虑、不确定的信息进行多次的考察、审核,从而得出最准确的信息资料。并且它工作的科学规范原则在审查力度上,也显得更加严格,在不同程度上体现了公平性,使得档案资料变得更加可靠。所以,人事档案管理走向信息化管理是一个时代发展的趋势,能够推动它的长远发展。

3 结语

由于我国人口众多的特点,人事档案管理工作就显得愈发重要。目前,它还正处于从传统向现代过渡的一个初级阶段,需要一些时间进行改革。因此,为了推进走向信息化管理,人事部的相关工作人员需要对电子信息技术有进一步的了解,将其更好地运用到档案管理工作中去,从而使它能够与时俱进。

摘要：人事档案对于每个人来说就像是身份证一样,能够证明他们的身份。它也是人力资源对人才进行分配的主要依据。我国人口众多,人事档案的管理工作相比于其他国家更是复杂。近年来,随着电子信息技术的逐渐发展,相关工作者为了简化工作量,尝试着将电子技术带入人事档案管理工作中。这项大胆的尝试取得了显著的效果,与传统档案管理方式相比,有很大的进步,当然还需要进一步地进行分析和探索。

关键词：人事档案,电子化,信息化,管理

参考文献

[1]张跃民.企业人事档案电子信息化管理[J].中国商贸,2015(2):21-22.

[2]顿怡梦.浅析人事档案电子信息化管理[J/OL].城市建设理论研究:电子版,2015(21).

关于信息时代电子档案管理初探 篇9

电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录, 电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同, 档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。

1 电子档案的优越性

1.1 直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度

提高了工作时效在知识经济时代的当下, 现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段, 而且提供了信息利用的快速途径, 免除了立卷归档、检索查找的困难, 减轻了工作人员的劳动强度, 提高了归档质量和检索速度, 而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后, 就可把按“卷”立卷归档, 改为按“件”整理归档。由于实现随机管档, 就可将过去的集中立卷, 改为平时随时整理立卷。这样, 集中的工作量, 就变为分散的工作量, 提高了立卷管理水平, 从而达到档案管理工作及时归档的目的, 便于检索利用。

1.2 微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺

传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时, 补漏增缺, 就得拆卷重做。改为微机网络管理, 文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺, 使文档不形成存积, 这时, 只需按一下键盘, 修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力, 可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。

1.3 微机管理更有利于文档的保密

过去查阅档案时是整卷提供利用, 利用者只是利用卷中的一份文件, 却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用, 利用者就无法接触其他无关的文件, 从而达到了文件保密的要求。

1.4 微机管理有利于提高档案管理工作的质量

档案工作的根本目的在于利用, 而要提供可利用的档案, 就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷, 立卷人根据自己的理解来进行操作, 其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一, 这必然影响到案卷质量水准, 从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时, 归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间, 致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地, 这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用, 也是被动式的。文书档案管理进行微机管理, 档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来, 可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来, 从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率, 使文书档案的管理、在提供利用服务时, 能够发挥出更好的时效价值。

2 电子档案的整理、开发和利用

2.1 电子档案的整理

在电子文件转化为电子档案后, 由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合, 可以任意组成各种案卷。因此, “案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化, 取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架, 或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份, 同时对光盘进行编目、排架等。

2.2 电子档案的开发利用管理

电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便, 更具实用性。 (1) 开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体, 便于共享数据资源, 因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台, 同时在档案管理单位所在地建立数据库, 本地数据直接上机存取, 既节约了经费, 又方便了各单位互访数据。 (2) 硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时, 又要互相进行数据通信, 所以硬件必须具备相应的需求条件。 (3) 数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题, 设计的目标既要满足当前的应用需要, 又要满足可预见未来的应用需要, 既具有良好性能, 又易于修改和扩充。 (4) 应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。 (5) 数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源, 为避免出现系统对数据资源的破坏, 应用系统必须能定期对数据进行备份, 以便于数据信息被破坏后的恢复。 (6) 数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中, 安全性保护非常重要, 并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法, 即使用权鉴别, 也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等, 对存取控制权的鉴别, 档案本身的保密程度不同, 开放程序也不同, 应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制, 对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度, 确定提供利用载体的方法, 使用者按照使用权限使用载体拷贝, 由计算机确认是否合法, 并按期回收, 同时通过网络传输电子档案, 互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流, 同一份材料可以同时为多人利用, 也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律, 探求新的方式与途径, 加强计算机软硬平台建设, 满足用户需求, 最大限度开发利用电子档案, 与此同时, 还要注意确保档案资源安全利用。

3 规范电子档案管理的几项措施

3.1 加强电子档案归档制度建设各档案管理单位应根据电子档案管理规范

并结合本单位实际情况, 制定一套切实可行的电子档案管理制度, 规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节, 做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任;归档时机应适合本单位工作实际;归档电子文件的责任签署应明确;注意电子文件的动态管理问题。

3.2 从电子文件的源头抓电子档案的质量为进一步加强电子信息的管理

对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备, 建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。

3.2.1 档案室设立图纸与文件集中处理系统, 对审查完毕的电子文件进行统一收集, 按要求形成纸质文件。

3.2.2 设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴, 以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。

3.2.3 电子信息由档案部门集中积累, 并在项目阶段结束时, 在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。

3.2.4 为便于操作和管理, 建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台, 因工作需要必须使用特殊软件的, 有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。

3.3 要严把电子信息归档关

做好电子信息动态管理一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收, 除有关归档责任签署之外, 还必须发挥电子档案专家咨询组的作用, 有针对性地进行检查, 及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理, 使归档的电子信息跟踪科研生产变化, 也即做好电子档案的更改补充工作, 实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。

4 结 语

电子档案是信息时代的产物, 是现代档案管理工作中不可回避的。因此, 还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题, 并加以解决, 以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。

摘要：随着计算机技术在各个领域的广泛应用, 在各种社会实践活动中必然要产生大量的电子档案, 电子档案是信息社会发展的产物, 加强对电子档案管理的研究, 是目前档案工作者的一项紧迫任务。

关键词：档案管理,电子档案优越性,开发和利用,规范措施

参考文献

[1]唐雪妍.浅谈电子档案的管理[J].兰台世界.2006, (15)

[2]张文亮.关于电子档案管理的思考[J].云南档案2008, (9)

[3]赵晏.浅谈加强电子档案管理[J].商业文化 (学术版) 2009, (12)

信息时代的电子档案管理探讨 篇10

当今世界是一个电子信息发达的时代, 电子计算机已成为现代化办公的主要工具, 电子计算机和现代通信技术的结合的信息技术产业的迅猛发展, 产生了大量电子档案。所谓电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录, 电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同, 这给档案管理带来了一次革命性的挑战, 档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。基于此, 笔者对如何做好电子档案管理工作进行了如下探讨。

2 电子档案的特点及优越性

2.1 与传统档案相比, 电子档案具有如下特点

(1) 文件记录方式多样, 变化性大。

传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作, 工作效率较低, 而且受传统归档方法的限制, 查阅检索较为不便, 难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质, 可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。

(2) 与传统的纸质档案相比, 电子档案信息具有非直读性的优点。

电子档案以数字编码将内容记录在载体上, 如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性, 无法直观看到;光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外, 电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理, 所以即使有相应的设备, 如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。

(3) 电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。

一方面电子档案的元数据必须依附在文件信息中, 否则将无法恢复电子文件的原貌;另一方面, 电子档案的前身是电子文件, 其传送往往是在网络上进行, 操作者互不见面, 体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小, 而是常常被存放在其他地方, 如果事先不提供或补充这部分背景信息, 将会给将来的档案的有效利用带来隐患。

2.2 基于电子档案的特点, 电子档案具有独特的优越性

(1) 电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度, 提高了工作效率。

在信息化高速发展的今天, 现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径, 这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难, 减轻了他们的劳动强度, 在提高归档质量和检索速度的同时, 也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

(2) 电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。

传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时, 补漏增缺, 需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后, 文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺, 文档也不易形成存积。可见, 微机管理省时省力, 给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。

(3) 档案管理的电子化更利于文档的保密。

在传统的纸质档案时代, 查阅档案时通常是整卷提供利用, 尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件, 但却能够看到整卷档案内容, 显然, 这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用, 这样查阅者就无法接触其他无关的文件, 从而保证了文件的保密性。

(4) 电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量。

档案工作的根本目的在于查阅和使用, 但要提供可供查阅和使用的档案, 就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的, 即由立卷人根据自己的理解来进行操作, 显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性, 立卷标准很难做到完全统一, 这必然影响到案卷质量水准, 从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但若文书档案管理进行微机管理, 即成为电子化档案后, 档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来, 从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来, 这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率, 从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

3 做好电子档案管理的措施

3.1 要完善体制, 建立统一的电子文件管理标准

首先, 应实行文件管理与档案管理统一领导和规划, 使二者同步发展;其次, 要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责, 确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行;再次, 要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准;最后, 档案部门在接收电子文件时, 要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

3.2 要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在, 也可以互相转换, 包括文件的字体、签名、印章等, 通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致, 这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此, 但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式, 或对部分电子文件加密, 从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点, 使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易, 而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下, 如果未做备份, 数据一旦被修改, 原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此, 档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档, 确保今后的利用准确。

3.3 应做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别, 进行利用权限的认定, 并依此向利用系统注册登录。其次, 要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求, 对其利用权限进行确认后, 再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝, 应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三, 要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容, 应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控, 并自动生成相关记录, 以作为日后查证的依据。

3.4 应优化专业结构, 建立一批新时代的档案管理人员队伍

在电子文件日益发展的今天, 培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急, 档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面, 要多渠道引进专业的技术和管理人员, 尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面, 要对现有的档案人员进行专业培训, 特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展, 对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求, 档案工作的现代化, 不仅取决于工作人员原有的知识水平, 更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此, 档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状, 建立一支具有较高素质、结构合理, 适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

4 结语

电子档案管理工作就是要推动档案信息化建设, 把收集的档案数字化。在当代信息化迅速发展的今天, 在加强电子档案管理工作时, 要根据电子档案自身的特点, 不仅要注重硬件建设, 充分利用计算机技术和网络技术, 更要注重软件建设, 建立健全电子文件及电子资料管理制度, 提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质, 不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样, 才能顺应时代的发展, 准确、快速地向社会提供有利的信息资源, 最终做到既能节约开发资源, 又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。

参考文献

[1]王彦.关于信息时代电子档案管理初探[J].农业与技术, 2010, (5) :153-154.

[2]石桂华.浅析信息时代电子档案管理[J].行政管理, 2011, (6) :150-151.

[2]李爽.信息时代电子档案管理应采取的对策[J].兰台纵横, 2011, (5) :45-46.

[4]银燕.信息时代电子档案的特点及安全防范[J].文化艺术, 2009, (3) :74-75.

电子信息档案管理 篇11

【关键词】企业信息集成；信息数据；电子文档

在企业信息集成系统中，永平铜矿档案馆使用清华企业档案管理系统软件，根据永平铜矿档案馆的实际情况，设置了：档案查询子系统、服务器设置工具、光盘制作子系统、借阅管理子系统、权限设置子系统、收集整编子系统、数据录入子系统、数据维护子系统、数据转换子系统、统计报表子系统、系统设置子系统、销毁管理子系统。我们档案工作者将发现企业档案发生了巨大变化。

档案载体的转变。

首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。

其次是企业档案的分类变化。原有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。此外，在企业档案接收和保管上也有所改变。以往的企业档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收作为对其企业档案的监督、指导和接收就显得有些滞后了。

随着办公自动化的普及，如果不对随时大量产生的电子文件加以管理，势必带来以下风险：

（1）导致系统瘫痪或导致任何人均可无控制地存取信息而使系统变得不安全。

（2）大规模的、无系统的、随时可能产生的违法破坏的风险增加。

（3）使有价值的公文与档案丢失。

（4）安全措施遭到破坏的风险增加。

（5）造成文件被非法变更与删除，从而使数据丢失。

（6）给社会带来麻烦。

（7）造成不必要的延迟与公务处理故障。

（8）造成不必要的在量人力、物力、财力的浪费。

在传统档案管理理论指导下，人们只能将电子文件再转换为纸质文件，然后按纸质文件管理方式加以整理、归档和保存。目前的这种电子文件管理方法不但没有减少管理人员的工作量，反而增加了负担，在某种程度上，还制约了加快档案现代化管理的步伐。

被转化为纸质文件后的电子文件被人们存入光盘中，放入档案柜内加以保存，而很少再去利用，由此造成数据丢失与资源浪费。有人甚至将这类电子文件当成书写数据库的工具，依工作需要随时对原数据加以修改、补充，致使原文件被弄得面目全非。例如，人事部门每年的职工基本情况数据统计都在上一年度的文件上修改，这既是因为单机容量有限，也因为图个工作方便。再有，机要打字员因打印文件数量太多，不再统统存盘，或保存一段时间后便以删除。既然档案部门未规定电子文件归档，这样做也无不妥，反正已有一份纸质文件归档了。由此，造成大量电子文件损毁。

由此可见，对电子文件的产生不加管理或以传统文件管理方式来对电子文件进行管理会带来许多不良后果，如使文件无法充分地满足本部门责任要求与其他部门要求；产生的文件被破坏或当需要它们时找不到；当文件有多个版本存在时，无法对真实可靠的版本进行识别与检索；产生的数据无法资源共享等。

以纸质为主体的传统档案的管理方法与技术，是经过长期实践、不断丰富才成为一门科学的。但电子文件与传统文件各有其特点，在许多地方是完全不同的，因而在管理方法上如果照搬纸质文件管理方法，就会造成电子文件的文件价值、利用价值的损失。

传统档案可以不管文件的形成、承办过程的具体情况，只要对具有长期保存价值的文件，在它完成文件阶段使命后，对其进行收集、整理、归档、保管就行。但电子文件的归档，档案人员必须在文件的设计与形成阶段就要进行指导，承办过程中档案人员要参与对其管理并进行监督，否则将无收集、整理、归档可言。

在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。的确，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本企业的《电子文件管理办法》，提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。例如在计算机辅助设计过程中，要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息，要在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。

企业档案工作者必须在专业人员的指导下，学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。

此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。

为企业活动提供利用档案信息亦发生了转变。掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求。重要的是要在企业信息集成系统中及时掌握企业的产品信息及开发过程。一切以企业生产建设为中心，找准档案工作为企业服务的切入点。做到把正确的信息，在正确的时间，以正确的方式，传递给正确的对象。

电子信息档案管理 篇12

一、应用信息技术管理电子档案存在的风险问题

1. 电子档案数据的完整性问题。

传统的纸质档案管理中, 一次处理上的失误或者笔误, 所造成的后果影响范围会比较小, 而且容易进行补救。而利用信息技术对电子档案进行管理是对文件进行批量处理的, 一次处理的文件量是非常大的, 一次操作上的失误就可能造成很严重的后果。另外, 电子文件是属于开放状态的, 更新不及时, 也会让信息出现丢失的情况。电子文件在结构上是比较复杂的, 而且储存的方式也很多元化, 在不同的方式转换中容易因为外界因素的影响导致信息丢失或被破坏。

2. 电子档案储存的安全性问题。

医院保存的电子档案大部分是属于重要的文书材料, 如今很多储存设备具有高速读写的速度, 如果被盗取了, 受侵害的程度是非常大的。其次, 因为信息化手段所使用的都是统一的字体与标识, 丧失了手写汉字的特点, 这样也不利于对真假进行鉴别, 导致被侵害的文件不易被察觉。另外, 网络传输的风险性也很大, 在传输的过程中存在被修改、被恶意破坏、被盗用等风险。因此电子档案储存的安全性问题是不可忽视的。

3. 电子档案管理的长期可读性问题。

电子档案的信息存储在不同的载体上, 信息的读取与储存需要指定的设备, 这样会导致信息对软硬件的依赖。当前信息技术等发展非常快, 计算机影响的更新速度也非常快, 若是在兼容性方面出现了问题, 也有几率会让信息丢失, 直接将电子档案的使用寿命缩短。

4. 电子档案管理人员的综合素质问题。

应用办公自动化对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理, 绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的, 也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。如果引进了现代化的设备, 却不能得到充分的利用, 那么就谈不上档案管理信息化。

二、信息技术在电子档案管理中的具体应用

1. 提升设备的安全性, 确保电子档案的安全性。

前面提到电子档案在网络传输过程中存在一定的安全风险性, 因此, 要重视这个环节, 要针对性地加强档案储存设备的安全性, 方法可以是:对相关软硬件进行检查、更新、升级、维修, 要定期对相关设施与网络服务期进行检测、维护与清理, 要以此为职责设立网络安全监督员, 定期对存档的电子文件, 特别是重要的电子文件进行备份与更新, 还要加强身份验证、数字签名、网络防火墙等等, 利用这些手段来提升设备的安全性, 最大限度地保障电子档案在传输、储存、运用操作的过程中的保密性、发展性、持续性、安全性。同时, 应用办公自动化技术进行电子档案管理时, 必须遵照相关的要求, 在使用的过程中不能擅自修改与下载, 最大限度地防止电子文件被其他用户进行非法使用或者随意修改, 进一步提高其安全性。

2. 完善相关规章制度, 对电子档案操作流程进行规范。

首先, 在利用信息技术对具体的电子档案进行管理的过程中, 要以实际情况为出发点, 对相关制度进行科学完善, 如电子文件保密制度、归档制度、用户身份确认制度等等, 从而最大限度地保障电子档案管理中的安全程度。最后, 在实际的工作过程中, 应该构建一个相对规范的电子档案管理制度与操作标准, 需要将各个部门的储存格式、处理手段进行统一, 对保管、使用、收集等各个环节的标准进行完善与规范, 最大限度地防止在转换过程中又或者兼容性的问题导致电子文件被破坏, 杜绝在实际操作过程中出现漏洞, 同时更要保障电子文件制作与检索过程中与电子档案管理及时同步。

3. 利用信息技术分步推进, 实现电子档案信息管理。

要坚持从实际出发, 在医院推出总体规划条件下, 制定出符合要求的分期方案。然后, 重视所有电子档案管理必须重视的环节, 就是特殊性与安全性, 从而构建系统平台, 制定规范的管理模式。最后, 需要对电子档案数据进行积累, 在这个过程中, 我们要长期坚持, 要知道这不是一朝一夕就能完成的工作。因此, 只能从实际出发, 根据医院现有的资源, 加以充分利用, 来对阶段性的目标进行明确。基于目前医院电子档案管理信息化的现状来分析, 必须要分步推进, 实现电子档案信息化管理。最后需要加强这方面技能与思想方面的培训, 从而拥有正确的电子档案信息服务意识。

4. 强化技能培训, 提升电子档案管理人员的综合素质。

医院要着力组建或打造一支专业化的电子档案管理队伍, 在选配相关管理人员时, 要选择作风正派、责任心强、政治上可靠的, 真正能够在实践工作中坚持原则和立场, 能够快速适应信息技术发展要求的专业管理工作人员担任单位的电子档案管理工作。同时, 还需要侧重于对电子档案管理人员的专业化培训, 定期组织培训业务知识, 努力提高工作人员的管理知识, 熟练掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术, 知道如何把电子档案管好。要做好新时期的电子档案管理工作, 必须努力学习、熟悉现代信息技术, 以更好地做好医院电子档案管理工作。

参考文献

[1].陈文珊.简述档案管理与办公自动化的融合[J].信息与电脑 (理论版) , 2012.1