电子型档案信息

电子型档案信息（共11篇）

电子型档案信息 篇1

在网络技术不断发展的今天, 现代化电子型档案信息以及虚拟档案馆等严重的冲击到了传统的文本信息以及档案馆。在未来电子信息是否会替代文本型的档案信息, 笔者认为是否定的, 主要是由于两者之间具有相互依赖相互促进一级相辅相成的关系。有鉴于此, 本文对传统文本型档案信息与现代化电子型档案信息的互补性进行了分析和介绍。

一、档案信息的特点

档案信息的历史沉淀非常厚重, 其有效的将人类历史发展中存在的文化保留了下来。档案文化赖以建立的基石就是数千年来形成的文本型档案, 档案馆室属于传统的文本型档案信息服务的主要基地。其通过对案卷内的各种文本文件的利用从而将各种服务提供给人们, 其更关注档案文献的建设, 然而却较为局限的服务范围以及较为保守的服务方式, 其保存的档案具有文本文件的性质, 所以具备较高的原始性。电子型档案信息服务的基础则是网络数据以及电子计算机, 其主要通过终端、网络以及计算机的方式将服务提供给用户, 其对数据库和网络的完善更加关注, 而且具备不受时空限制的特点, 能够十分快捷和广泛的进行传播, 然而其缺点就是缺乏权威性以及保密性。

二、在快捷性以及广泛性方面具有互补性

文本型档案信息尽管对物质载体的建设比较注重, 然而由于原始资料是其保存文献的主要特征, 同时其也是第一手材料, 因此文本型大信息的建设是电子型档案信息建设的基础性工作, 在文本档案的基础之上, 采用数字化的处理方式可以有效地对文本档案内容进行加工。所以电子型档案信息如果与文本型档案信息相脱离就会变成无本之末, 与此同时, 由于文本型的档案文献可以使信息的原始性得到充分的保持, 因此数字化信息在这一方面是永远无法取代的, 而且相对于数字化信息而言, 文本型档案具有更加丰富的内容。全部采用数字化的方式对人类浩如烟海的档案信息进行处理具有很小的可能性。所以在文本档案信息中数字化的档案信息只属于一部分。然而相对于数字信息而言, 文本档案信息在信息传播的覆盖范围以及速度方面具有明显较差的特点, 数字化信息由于网络技术的发展开始不受时空的限制, 而且还能够有效地防止出现重复建设文本档案资源的情况, 因此极大地促进了文本档案资源建设的效率[1]。

三、电子型档案信息的开放性与本文档案的权威性和保密性形成互补

尽管通过对信息技术以及网络技术的借助, 电子型档案信息能够实现快速以及广泛的传播, 然而其通常都只是属于目录信息及开发信息的性质, 其价值比较低, 而且具有较差的权威性和保密性。由于具备信息的原始性, 因此文本档案信息具有非常高的保密性和可靠性, 并且具备信息的权威性。而且文本档案信息在很大程度上属于被限制利用的范围, 比如人们要对某一事物或某一事情进行考察, 只有将该事物的文本档案的原始记录或者原始的文本档案找到, 那么其才具有权威性, 就算借着网络能够提供准确的信息, 也不能够将其作为凭证, 而且也不具备法律方面的权威性。

要辩证的看待档案信息的开放性与保密性, 不管是开放性也好, 还是保密性也好, 两者都具备对立和统一的关系, 不能够误认为开放的就不具备价值, 保密的就不会开放。在对档案资源进行保存的时候, 必须要以法律法规的规定最终将档案上网的等级确定下来, 比如一级保密的档案就不能够在网上出现, 二级保密的档案可以在内部网中出现, 三级保密的档案就可以出现在因特网上;同时还要致力于网络保密功能建设的不断加强, 可以采用油价转让的方式对有些保密档案信息进行处理, 这样除了能够保证档案资源能够实现共享之外, 同时还可以充分的保证其具备较高的保密性[2]。

四、电子型档案信息社会价值与文本型档案信息的审美价值和历史价值具有互补性

文本型档案的原貌一般都具有非常高的文化价值和历史价值, 其所具备的这些价值正是电子档案不能够比拟的。人类对过去文明进行寻找的重要依据和线索就是文本型档案的原貌信, 而历史考古能够得以顺利进行也正是由于这些文本的记载, 人类历史的连续性也能够在这些版本的记载当中全面的展示出来。因此只有保持其原装原貌的档案信息才具备较高的历史价值, 如果采用数字化的形式对其进行转化和处理反而使其丧失了最为主要的特色, 因此现在不管是国内还是国外很多大机构都采用传统的文本文件的方式对现在产生的重要电子档案进行保存。尤其是古代学者的线装原貌具有非常高的文化价值和历史价值, 在这些方面都是数字化信息永远不可能比拟的[3]。

与此同时, 文本型档案的审美价值也往往比较高, 在对古代学者和文人的留下来的线装手稿或者其他形式的档案信息进行鉴赏的时候, 就能够从中感受到一种典雅以及古朴的风貌, 而在磁盘和光盘中根本无法体会到自然的美感。这是因为传统文本型档案具备的非常丰富的载体信息、自然美和原始美, 因此人们能够通过对其物质外壳的利用, 对其所属时代人类的生活以及社会形态等进行积极的探索, 数字化档案则永远不能够具备这种返璞归真的美以及自然的美。电子型档案信息的服务的社会功能以及社会范围是其主要的价值表现, 但是与文本型档案比起来, 其在审美价值和历史价值层面存在这非常大的差距。

五、结语

现代电子型档案信息以及传统的文本型档案信息都具备各自的优点和缺点, 两者之间存在的互补性则能够将档案事业发展的趋势很好的体现出来。文本型大信息的建设是电子型档案信息建设的基础性工作, 在文本档案的基础之上, 采用数字化的处理方式可以有效地对文本档案内容进行加工;电子型档案信息的开放性与文本型档案的权威性和保密性形成互补;电子型档案信息社会价值与文本型档案信息的审美价值和历史价值具有互补性。因此两者具有相互支持以及共同发展的关系。

参考文献

[1]来丽英.浅谈立卷改革中建立档案目录数据库的几个问题[J].浙江档案, 2004, (1) :18.

[2]蒙海理.电子文件对档案工作的影响及与纸质文件的共存[J].西昌学院学报 (人文社会科学版) , 2004, (1) :56-58.

[3]金鑫.电子文件对传统档案管理工作的影响与对策[J].盐城师范学院学报 (人文社会科学版) , 2012, (1) :135-136.

电子型档案信息 篇2

[关键词]电子档案；信息安全；保障体系

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1672-5158（2013）06-0437-02

1 引言

信息时代把“电子档案”这一新生事物推至我们面前。基于不同的认识背景和知识结构，人们对它的理解和认识有所差别。“电子档案”从社会意义上可以归纳为是将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术手段，再运用分级存储管理技术将图片和索引字段存储于光盘库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“电子档案”。档案的安全保管和有效利用，是档案工作最基本的两项任务。

2 影响电子档案信息安全的因素

在电子档案的归档、管理和服务利用等过程中，影响电子档案安全的因素主要来自四个层面：

2.1 网络软件因素

网络因素主要指系统外部非法用户和不安全数据包侵犯窃取秘密与篡改破坏档案信息。这是计算机网络所面临的最大威胁，也称黑客行为。它们又可以分为以下两种：一种是主动攻击，即以各种方式有选择地破坏数据的原始性和完整性；另一类是被动攻击，它是在不影响网络正常工作的情况下，进行截获、删除、窃取、破译以获得重要机密信息。这两种攻击均可对计算机网络造成极大的危害，并导致信息的机密数据的泄漏。

2.2 硬件数据因素

硬件因素主要指网络运行系统的物理设备问题，如：主机硬件系统本身的安全漏洞，路由交换设备的不稳定，或硬件设备的意外损坏造成的系统瘫痪等；

数据因素主要指设计系统存储档案的数据安全问题，如数据版本与格式转换，存储介质的老化失效，自然灾害造成的数据丢失和损坏等。

2.3 应用管理因素

主要指档案管理信息系统在实际应用操作过程中存在的安全问题。管理是保护电子档案信息安全的主要手段，而责任不明、管理混乱、安全管理制度不健全及缺乏可操作性等都可能引起管理安全的风险。据调查，在已有的网络安全攻击事件中，约70%是来自内部网络的侵犯。如：档案管理信息系统的用户管理层次的不规范性；操作人员安全配置不当，用户安全意识不强，口令选择不慎，用户将自己的帐号随意转借他人或与别人共享造成档案信息泄密、原始信息被篡改等。这些都是因为管理不善而造成电子档案信息不安全的因素。

2.4 突发性因素

非人为因素是指不是由于人的直接行为引起的电子档案信息真实与完整的损失、档案信息的破坏，如设备故障和失效、自然社会灾害和意外灾祸等，也叫突发性灾害，主要指不可抗拒的自然灾害，如：雷击、火灾、地震、水灾、飓风以及其他不可预测的突发事件等。针对影响电子档案信息网络安全的种种危险因素，在电子档案信息资源的系统安全管理中采取相应的预防措施即安全技术防护至为重要。

3 电子档案信息安全保障体系的建设

电子档案信息的安全包括网络、系统安全；信息安全；物理安全等方面，要有可靠的技术措施和完善的管理制度来保证各方面的安全。因此，安全管理机制建设创新要有实招：

3.1 组建信息安全管理机构

机构级可以在本单位现有的顶层如信息安全与保密委员会下设电子档案工作小组，在建立了机构时必须同时制定职责、运作机制等相关制度，使保密机构真正起到决策、监督作用。

3.2 电子档案信息安全体系建设

电子档案的安全与保密除通过软硬件保障外，制度的保障更加重要，因此必须制定相关的规章制度，主要有以下几项：

3.2.1 建立安全管理制度

管理制度是保证电子信息安全的重要措施。维护电子信息的安全除了技术手段外，更重要的是要加强对信息的管理，制定合理而严密的管理措施和规范，才能真正保护电子信息的真实、可靠和完整。因此，为保证电子档案信息的安全，必须制定以下各项规章制度：文档管理制、人员安全管理制度、应用系统运营安全管理制度、系统运行环境制度。

3.2.2 建立网络管理制度

计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。原因很多，主要有设备老化，安全技术方法逐渐泄露，管理日渐松懈，攻击者经验的积累等。与此相反，电子文件和电子档案的价值却随着时间积累而增加，对系统安全的要求越来越高。因此，为长时间保证安全，必须结合本单位的实际，建立配套的、切实可行的网络管理制度。

3.2.3 建立全过程的电子文件管理制度

电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间要经过很多环节，哪一个环节出了问题都会影响电子文件的真实可靠性。因此建立全过程的管理制度，明确各环节的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成之后，要及时收集积累，以防分散状态下发生信息丢失；电子文件归档时，要严格检查相关文件是否收集齐全，负责就会给将来利用带来困难和麻烦；迁移时，要认真检查是否发生信息丢失。任何环节的疏忽，都对电子信息的真实性与可靠性造成危害。

3.2.4 建立电子文件管理记录系统

为加强对电子文件的管理，保证电子文件的法律证据性而建立。记录系统内容：

（1）对于收集积累阶段在网络系统上传输的电子文件，可通过网络系统自动记录有关信息；

（2）文件在现行期的重要处理环节，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发；

（3）文件在半现行期和非现行期的管理、利用等；

（4）对于按存储载体方式进行收集、积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。

（5）文件存储位置的改变、数据转换的记录；

3.3 电子档案信息安全与保密日常监督与检查

电子档案的安全与保密还必须通过日常的监督与检查来得到保证，设备的日常维护，制度的贯彻与落实等等都必须落实到日常的工作中，一是检查人员的安全防护意识；二是检查各项规章制度的执行情况；三是检查机器设备和网络运行情况；四是检查网上数据的流动情况。因此电子档案必须制定安全与保密制度，明确检查周期、检查项目与检查方法，对出现问题要有归零跟踪，对违反纪律的员工有惩罚。

3.4 加强网络安全管理的人文策略

加强对电子文件制作和管理人员的业务学习和技术培训。在电子文件的安全管理过程中，仅靠制度是不够的，一方面必须加强组织对涉及电子文件人员的业务学习和技术培训。通过组织业务学习和技术培训等途径，尽快使他们掌握信息管理自动化的知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。另一方面要加强人才队伍的建设。人才队伍的建设贯彻以管理型人才为基础，以复合型人才为重点的指导思想。根据电子档案业务工作的划分，所需人才的类型有：档案采集、处理与数据加工人才；信息技术及计算机系统和网络设计与开发人才；档案信息分析、研究与咨询人才；电子档案理论与方法研究人才；电子档案系统运营与服务的管理人才。对人才队伍业务素质的要求是具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应电子档案的建设和正常运行的需要。

结束语

总之，电子档案信息安全保障体系应是一个包含法制标准、基础设施、组织管理、安全技术、灾难恢复机制的多层次、全方位的系统，该系统以法制标准为重要手段，以安全基础设施为基础，在整体安全策略和安全组织管理之下，采用国内外先进成熟的安全技术，制订统一的备份恢复策略，建立完备的综合防范机制，以保障电子档案信息安全、可靠、有序、高效地运行，确保电子档案信息资源的高安全性、高可靠性和高可用性。同时，积极促进档案整体信息化应用水平的全面提高，为信息化建设保驾护航。

参考文献

[1]赵晖：电子档案信息安全管理面临的问题和挑战，《城建档案》2013（1）

[2]王玉杰；苏卫东：档案信息化与档案信息安全保障体系建设，《机电兵船档案》2012（8）

档案信息电子化 篇3

关键词：档案信息电子化,现状,优越性

随着信息技术的飞速发展, 电子技术几乎已经渗透到了各行各业, 给档案管理也带来翻天覆地的变化。为了克服传统档案管理的不足和适应社会信息化发展, 档案信息电子化应运而生。档案信息电子化是利用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工利用的一个过程, 可以使其转化为可供利用的软件形式的二次文献信息。它可以对各个单位产生的载体档案实施系统和全面的管理, 缩短了二次文献信息的加工时间, 拓宽档案服务范围, 使档案信息顺利地与最新技术接轨, 并可以为领导者决策提供可靠的咨询根据, 为单位的各项活动和社会提供快捷、优质的资料查询服务, 有利用单位档案为社会创造总效益与经济效益。

一、档案信息电子化的现状

(一) 档案软件普遍缺乏通用性

各档案部门所使用的电脑型号不一, 规格各异, 并且他们各自开发的软件之间无法互相利用, 不能实现互调, 所以不能通过计算机完成信息管理的工作, 从而无法快捷便利地出版信息编辑成果, 这严重的制约了档案信息电子化的进程。

(二) 不能共享网络建设和档案信息系统

我国到目前为止还没有建立一个能实现数据交换的机读目录档案系统, 网络建设和档案信息系统实现形式不一, 各行其是, 而且其共享性、规范性、开发性、服务性较差, 无法满足实现档案信息资源共享的要求。

(三) 电子档案的归档制度还不完善

各阶层档案管理单位应按照电子档案管理规范, 同时结合本单位的实际情况, 制定出一套切实可行的电子档案管理制度, 用于规范电子文件的形成、利用和保存等流程的管理以及明确归档责任、检查鉴定等一系列工作的环节, 做到有章可循、有据可依。但从目前看, 许多单位的档案部门还没有制定出一套完善、严密的电子档案制度, 无法为档案信息电子化管理工作的实现, 提供切实可行的保障。

(四) 档案的标准化、规范化工作还亟需提高

为了顺利推进档案电子化的建设, 必须两手都要抓, 即同时抓好档案标准化、规范化, 把握好两者的辩证关系。但是我国现有的档案业务基础比较差, 案卷的质量也不高, 尤其是各类档案的著录细则相容性很差, 专业系统软件的移植性不强;档案电子化工作还没有界定统一的标准, 很多工作仅仅只是注重某一个馆或某个专业系统, 无法推进档案电子化的统一推广和全面实施, 这些都阻碍了档案信息电子化的进展;最后, 由于程序的标准和档案的技术没有考虑到计算机的信息处理特点和发展角度, 使现在越来越多的载体归档文件资料, 无法完全适应现行的分类方法、档案整理和著录标准及有关规定。

(五) 档案信息管理专业人员的技术水平还有待提高

要实现档案信息电子化, 首先离不开高素质的人才。管理人员的技术水平和知识层次是实现档案信息电子化的前提和关建。但是目前, 我国档案部门多数工作人员的专业技能水平普遍偏低, 进一步说就是目前我国还缺乏大量档案、信息处理的复合型人才。尽管引进了现代化、高科技的设备, 但是由于复合型人才的稀缺, 现代化设备仍不能得到充分的利用, 严重阻碍档案信息电子化的进程。

(六) 保存和甄别电子文件的技术有待解决

以磁性和光学材料为载体的电子文件, 因为它的信息读出是无接触的, 所以不存在磨损, 且它记录在载体上的信息被密封在塑料保护层内, 不易受到外界的破坏, 从理论上讲可以获得长期的保存。但是, 目前由于电子文件形成的时间偏短, 缺乏实际贮存的验证, 所以, 电子文件中的原始信息的长期保存问题仍是有待档案管理者进行深入研究和探讨的重要课题。其次, 在办公自动化系统中, 电子文件的起草、修改、印发都在计算机上进行, 使得最能体现档案原始记录性的内容跟形式特征不复存在。没有草稿和印稿的区别, 也没有正本和副本的差异。如何甄别电子文件的原始记录性和凭证作用成为了电子文件能否作为档案的基础。

二、档案信息电子化的发展趋势

自改革开放以来, 中国的科学技术发展迅猛, 特别是进入21世纪以来, 计算机网络技术的发展更是日新月异, 网络已经将社会的各个行业紧密的联系在一起, 电子文件因具有传递速度快、易于复制和修改等特征, 已经成为了人们沟通思想、进行业务往来的重要媒介。而电子文件、办公自动化等这些科技型事物的出现, 导致档案的产生、保存和利用方式发生了变革性的变化, 如文件的起草、修改、归档等过程都在计算机上进行完成的, 这样形成的档案就会以机读的形式存在, 但是, 这些电子档案的利用方式与纸质档案的利用方式截然不同。这些变化预示着档案工作人员将会面对更多以磁盘和光盘为载体的电子档案, 同时还需要使这些机读形式的档案信息具有系统性、真实性和有价值性, 来广大信息检索者需求。由此看来, 档案信息电子化是档案工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

(一) 可以节省档案室的空间

现有档案室的大量文史资料体积大, 占地空间广。而信息电子化存储密度大, 占地少, 可以大大的节省档案室的空间, 还便于人们查阅。

(二) 便于进行检索、摘录和加工

档案工作者可直接利用机读形式的档案, 完成信息加工, 缩短二次文献信息的时间, 以便于快速、便捷地出版二次文献, 提高档案的时效性。还可将信息成果多份复制, 送至领导及各个部门, 拓宽档案的服务范围, 从而实现资源共享。

(三) 有利于遗漏文件的补漏、增缺和产品信息档案的更新

产品信息档案可以很方便的随着实物的变化进行变更, 同时在成果改造中, 又能以初始产品的电子档案为基础, 进行设计和修改, 避免了传统档案管理遇到补漏增缺, 就得拆卷重做, 从而可节省大量的劳动和经费。

(四) 有益于保护文档的机密性

过去查阅档案是利用整卷文件。使用者只是利用整卷中的一份文件, 却能够看到整卷档案中的全部内容, 这违背了文档管理规范的保密要求。而电子化管理可以将其改为单份文件以供使用者查阅、利用, 使用者就无法接触到其他无关的文件, 从而满足了文件保密的要求。

(五) 减轻了档案管理人员的劳动强度, 提高了工作人员的效率

在信息化时代的今天, 现代网络系统不仅为归档提供了便利的管理手段和信息利用的快捷途径, 而且可通过网络进行信息传输, 实现超时空利用。不但克服了立卷归档不便, 材料不全面, 借阅查找麻烦和在人员调动过程中流转速度慢, 流转的周期长的缺陷, 而且还有效地避免了信息的重复登记, 从而减轻了工作人员的劳动强度。

(六) 便于充分利用现代办公室设备

目前, 大多数单位的档案室对办公室电子设备的应用过于单一, 开发的功能还不全面, 甚至有的仅局限于文件的贮存和档案著录, 这种低效率的利用率造成了人、财、物和时间的极大浪费。而档案信息电子化则可以通过计算机强大的检索、分析、汇总、统计等自动化功能, 快速的查阅人事档案, 自动分析所生成的数据, 使办公室的现代化设备得到充分利用。

四、总结

档案信息电子化是档案工作适应社会发展的必然趋势, 它大大的提高了档案人员的工作效率, 有利于档案的开发和利用, 降低档案的保管成本。但由于档案信息电子化系统是一项需要充分运用各种学科知识, 各部门协作, 多专业配合, 多环节配套的系统工程。但是档案信息电子化在中国尚处于起步阶段, 档案工作领域还有许多技术和政策问题亟需进一步探索和解决。因此, 这就要求我们档案工作者真正履行好档案管理工作的根本职责和档案工作者的职业使命, 去不断地实践与探索, 以便于更加熟练地掌握它, 运用它, 从而促进档案管理工作不断完善起来, 推进档案事业的健康发展, 加快档案信息电子化建设, 实现档案工作各环节的电子化, 以促进档案工作的现代化。

参考文献

[1]马灵君.档案信息电子化管理探讨[J].办公室业务, 2012 (14) :107-108.

[2]陈奇星.试论电子文件时代的档案管理[J].科技情报开发与经济, 2006, 16 (18) :96-97.

论述信息时代电子文件的档案管理 篇4

摘要：随着人类进人信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术的应用与发展，由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大，一个数字化地球正日益展现在我们面前。人类社会信息的生成，也由单一的传统环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡。由此，新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，并向人类杜会提出了新的挑战。电子文件，作为一种数字化信息，从其产生、处理、传递至整理、保管、利用等各个方面都向档案界提出了一系列新的课题。

关键词：信息时代电子档案管理工作

现今是一个信息发达的社会，计算机已成为人们现代化办公的主要工具，特别是计算机与现代通信技术的结合使用，产生了大量电子档案。所谓电子档案就是指在实际工作中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的一种电磁记录，电子档案的发展、形成、存储和管理与传统的档案做法不同，这为档案管理带来了新的工作方式挑战，档案工作者只有深刻的认识才能做好档案信息化的管理工作。

一、电子文件档案管理。

电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。

（1）电子文件的内容易于改动和操作。由于存在信息

与载体的“可分离性”，人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化，因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。因此，我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构，比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴，插入表格、图形或音频，对图像文件进行调色处理，对音频文件重新压缩，对数据库文件动态更新，对多种类型的信息进行集成处理等等，这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成，并且通常可以逆转。

(2)电子文件的存储载体极易改变。一方面，磁电介质和光电介质的性能不稳定，其物理寿命(保证存储数据不丢失的时间)远不如纸张，在氧化作用或物化环境的影响下，很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面。技术的发展使存储设备不断更新换代，新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性，为保证电子文件信息的长期有效，必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体，这种存储载体的升级，也可能带来信息的失真。

(3)电子文件的生成环境不断变化。随着技术的发展，电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级，硬件环境的系统配置及其性能不断提高，新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。由于电子文件对生成环境具有依赖性，将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务，而在技术环境的迁移过程中，将不可避免地发生信息的损失、变异现象。

A电子文件内容具有集散性。一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成，这些内容要索可以源自不同的系统(如:OA系统、MIS系统、GLS系统等)、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置。

B电子文件具有与环境的关联性。对电子文件而言，生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要。孤立保存的电子文件，会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存，因此，描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分。C多种媒体的集成性。多种媒体集成是电子文件不容争议的重要特点。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体，从而在文件展现过程中图文并茂，具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能。

二、电子文件档案管理策略。

1、对电子文件管理流程加以优化。

相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业

等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。

2、以电子文件管理软件为中心实施管理。

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。

三、加强网络时代档案管理创新体系建设的具体措施。

1、加强领导重视，理顺管理体制，是做好网络时代档案管理工作的前提。

档案是各项活动的真实记录，没有这个记录，就会忘掉自己的历史，就会失去历史这面镜子和继续前进的根基。在网络时代的今天，信息作为一种资源，越来越被人们所重视，而档案资料作为信息资源之一，它的价值也越来越被社会所接受。因此，作为领导要充分认识档案管理工作的重要性，从档案馆地、组织机构、人员配备、制度保障、办公设备、网络技术等各方面予以支持。只有领导认识到位，重视网络时代的档案管理工作，档案管理工作才能得以协调发展。在领导重视的同时，作为档案管理工作者要认识到档案

管理是一项科学化系统化的工程，要认识随着现代科学技术的飞速发展，传统的档案管理模式已经不可能适应社会发展的要求，要改变和创新观念，接受和认可网络化管理，要树立主动服务的意识，深入理解档案网络化，建立健全指挥灵活的信息网络，让档案管理工作与其它工作同步进行。

2、建设一支专业性的档案人才队伍，是做好网络时代档案管理工作的基础。

原来的档案馆（室）由即将退休或退休的返聘人员，每天为档案使用者“拿钥匙开开门”即可，工作人员存在年龄老化、知识不足、管理落后等诸多问题。而在网络环境下，计算机已经进入千家万户，人们不再满足传统的纸质档案的查阅和检索，网络化管理成为档案管理的发展趋势。因此，建设一支专业化、年轻化、复合型人才的档案人才管理队伍尤为重要。

3、人事档案信息的安全管理。

信息技术为档案的管理利用提供了高效、快捷的手段，但也给档案管理带来了安全隐患。因此在人事档案管理中对各种信息的密级要进行严格界定，对数据库的数据使用权限进行系统的分类加密。人事信息管理采取安全验证的加密措施，并设立严格的分层次用户权限，具体包括：（１）用户分类，即不同类型的用户授予不同的数据管理权限。对允许登录的用户，每人分配一个电子密钥，确认身份后才能登录。

（２）数据分类，对每一类信息设置不同的密级，分权限级别对用户开放。若要查看的档案不在该用户的权限范围内，必须通过申请审批流程，由档案管理人员审批。（３）审核功能，通过“系统日志”全程监视各级用户对数据库的活动，记录下每个用户的每次操作情况。

电子型档案信息 篇5

信息技术在档案管理中的广泛应用，一方面提高了档案工作的效率，扩大了档案的社会影响力；另一方面也对档案工作提出了新的要求，例如存储介质的不稳定、技术过时、黑客入侵、电脑病毒破坏等都使得电子档案信息的安全保护面临着前所未有的挑战。

在2002年国家档案局颁发的《全国档案信息化建设实施纲要》和近期各省市的“十一五档案信息化建设纲要”中都提出了“档案信息安全保障体系建设”，但仍缺乏深入、系统的探讨。电子档案信息的安全管理是一个过程，而不是一个产品，我们不能期望通过一个安全产品就能把所有的安全问题都解决。对各档案管理系统来说，解决电子档案信息安全的首要问题就是要识别自身信息系统所面临的风险，包括这些风险可能带来的安全威胁与影响的程度，然后进行最充分的分析与评价。只有采用科学有效的模型和方法进行全面的安全评价，才能真正掌握内部信息系统的整体安全状况，分析各种存在的威胁，以便针对高风险的威胁采取有效的安全措施，提高整体安全水平，逐步建成坚固的电子档案信息安全管理体系。

二、电子档案信息安全评价指标体系的组成

电子档案信息系统是一个复杂的系统工程，既有硬件，又有软件，既有外部影响，又有内部因素，而且许多方面是相互制约的。因此，必须有一个规范的、统一的、客观的标准。根据国内外的电子档案信息安全评估标准，国家对电子档案信息和网络信息系统安全性的基本要求，结合电子档案管理和网络管理经验，综合考虑影响电子档案信息安全的各种因素，建立电子档案信息安全评价指标体系。该体系主要包括五个大项二十个小项的评价指标。

1、物理安全评价指标

物理安全是指存储档案信息的库房、计算机设备及管理人员工作场所内外的环境条件必须满足档案信息安全、计算机设备和管理人员的要求。对于各种灾害、故障要采取充分的预防措施，万一发生灾害或故障，应能采取应急措施，将损失降到最低。物理安全包括环境安全、设备安全和载体安全三个方面。

(1)环境安全：主要指存储档案信息的库房、计算机机房周围环境是否符合管理要求和是否具备抵抗自然灾害的能力，如库房是否建在电力、水源充足，自然环境清洁，通讯、交通运输方便的地方；有无防火、防水措施；有无监控系统；有无防雷措施等。

(2)设备安全：主要是指对电子档案信息系统设备的安全保护，包括设备的防盗、防毁、防电磁信息辐射泄漏、防止线路截获、抗电磁干扰及电源保护等。

(3)载体安全：保证设备安全的同时，也要保证载体安全，要对载体采取物理上的防盗、防毁、防霉等措施。

2、管理安全评价指标

安全管理在电子档案信息安全保障中起着规范和制约的作用，科学的管理理念加上严格的管理制度才能最终保证电子档案信息的安全。电子档案信息的管理安全评价指标具体包括：

(1)专门的档案信息安全组织机构和专职的档案信息安全管理人员：档案信息安全组织机构的成立与档案信息安全管理人员的任命必须有相关单位的正式文件。

(2)规章制度：包括有无健全的电子档案信息安全管理规章制度；档案信息安全人员的配备、调离是否有严格的管理制度；设备与数据管理制度是否完备；是否有登记建档制度；是否有完整的电子档案信息安全培训计划和培训制度；各类人员的安全职责是否明确，能否保障电子档案信息的安全管理。

(3)是否有紧急事故处理预案：为减少电子档案信息系统故障的影响，尽快恢复系统，应制定故障的应急措施和恢复规程以及自然灾害发生时的应急预案，制成手册，以备及时恢复系统运行。

3、网络安全评价指标

越来越多的电子档案在网络上传输，而网络作为一种构建在开放性技术协议基础上的信息流通渠道，它的防卫能力和抗攻击能力较弱，可能会遭受到病毒、黑客的袭击。为了保证电子档案的安全必须保证其传输的媒介——网络的安全，网络安全评价指标包括以下几个方面：

(1)是否有计算机病毒防范措施

(2)是否有防黑客入侵设施：主要是设置防火墙和入侵检测等设施。

(3)是否有访问控制措施：访问控制是指控制访问网络信息系统的用户，当用户之间建立链接时，为了防止非法链接或被欺骗，就可实施身份确认，以确保只有合法身份的用户才能与之建立链接。

(4)是否有审计与监控：审计与监控是指应使用网络监控设备或实时入侵检测设备，以便对进出各级局域网的常见操作进行实时检查、监控、报警和阻断，从而防止针对网络的攻击与犯罪行为。

4、信息安全评价指标

在网络能够正常运行的基础上，我们要保证在系统中传输、存贮的电子档案信息是安全的，不被截取、篡改或盗用。

(1)是否采取加密措施：档案的本质属性是原始记录性，而计算机和网络的不稳定性使得电子档案信息的这一特性难以保证，而且有些电子档案信息有密级限制，不能公开在网络上传输，所以电子档案信息在网络传输时必须通过加密来保证其安全。

(2)是否有数据完整性鉴别技术：网络上的传输使得电子档案信息的完整性无法保证，黑客的攻击可以改变信息包内部的内容，所以应采取有效的措施来进行完整性控制，这对于电子档案信息来说至关重要。

(3)是否确保信息数据库的安全：一个组织最核心的信息通常以数据库的形式保存和使用，保证数据库安全对于电子档案信息来说有重要的作用。

(4)是否有信息防泄漏措施：信息防泄漏包括信息审计系统和密级控制两方面。信息审计系统能实时对进出内部网络的信息进行内容审计，以防止或追查可能的泄密行为；另外，可以根据信息保密级别的高低划分公开范围，并对用户划分访问权限，进行分组管理。

(5)是否有防抵赖技术：防抵赖技术确保用户不能否认自己所做的行为，同时提供公证的手段来解决可能出现的争议，它包括对数据源和目的地双方的证明，常用方法是数字签名。

5、系统安全评价指标

这里的系统安全是指计算机整个运行体系的安全。在计算机上处理信息时，硬件、软件出现故障或误操作、突然断电等都会使正在处理的信息丢失，造成无法弥补的损失。所以我们需要采取一系列措施保证系统的稳定，确保信息的安全。计算机系统安全评价指标有：

(1)是否有系统操作日志：系统操作日志详细记录了系统的操作状况，以便事后分析和追查系统损坏的原因，为系统提供进一步的安全保障。

(2)是否进行系统安全检测：运用系统安全检测工具对计算机和网络进行安全检测，可及时发现系统中存在的漏洞或恶意的攻击，进而采取有效的补救措施和安全策略，达到增强网络安全性的目的。

(3)是否有操作系统防破坏措施：操作系统集中管理系统的资源，是计算机系统赖以正常运转的中枢，它的安全性将直接影响到整个计算机系统的安全。操作系统应当建立某些相对的鉴别标准，保护操作系统本身在内的各个用户，阻止有害功能的运行。

(4)是否进行系统信息备份：日常备份制度是系统备份方案的具体实施细则，应严格按照制度进行日常备份，否则将无法达到备份方案的目标。

(5)是否有灾难恢复系统：当系统因人为或自然因素受到破坏时，我们应保证能够尽快地恢复正常工作，把损失控制在最小范围内。

三、电子档案信息安全评价指标体系权重确定方法

用若干个指标进行综合评价时，其对评价对象的作用，从评价目的来看，并不是同等重要的。指标越重要，权的数值就越大；反之，数值小则可以说明其重要程度相对较低。

合理地确定和适当地调整指标权重，体现了系统评价指标中各因素之间的轻重有度、主次有别，更能增加评价因素的可比性。在安全评价中，具体确定权重的方法很多，如德尔菲法、主成分分析法、层次分析法、环比法等。其中，层次分析法比较适用于电子档案信息安全的评价。

层次分析法的核心是对决策对象进行评价和选择，并对它们进行优劣排序，从而为决策者提供定量形式的决策依据。它充分利用人的分析、判断和综合能力，适用于结构较为复杂、决策准则较多且不易量化的决策问题。它将定性分析和定量分析相结合，具有高度的简明性、有效性、可靠性和广泛的适用性。而电子档案信息安全指标体系因素多、主观性强且决策结果难以直接准确计量，因而可以用层次分析法来确定指标体系的权重。层次分析法的基本步骤是：

1、将复杂问题概念化，找出研究对象所涉及的主要因素；2、分析各因素的关联、隶属关系，构建有序的阶梯层次结构模型；3、对同一层次的各因素根据上一层次中某一准则的相对重要性进行两两比较，建立判断矩阵；4、由判断矩阵计算被比较因素对上一层准则的相对权重，并进行一致性检验；5、计算各层次相对于系统总目标的合成权重，进行层次总排序。

四、电子档案信息安全评价指标体系综合评价方法

综合评价是指对被评价对象进行客观、公正、合理的全局性、整体性评价。可以用作综合评价的数学方法很多，但是每种方法考虑问题的侧重点各有不同。鉴于所选择的方法不同，有可能导致评价结果的不同，因而在进行多目标综合评价时，应具体问题具体分析。根据被评价对象本身的特性，在遵循客观性、可操作性和有效性原则的基础上选择合适的评价方法。在信息安全领域，目前存在的综合评价方法有信息系统安全风险的属性评估方法、模糊综合评价方法、基于灰色理论的评价方法、基于粗糙集理论的评价方法等。对于这些方法，目前还没有评论认为哪一种方法更适用于信息安全领域的综合评价。鉴于此种情况，本指标体系采用模糊综合评价方法。

模糊综合评价就是以模糊数学为基础，应用模糊关系合成的原理，将一些边界不清、不易定量的因素定量化，进行综合评价的一种方法。从评价对象来看，用模糊综合评价方法来评价信息安全系统是可行的。首先，对于信息的安全管理而言，“安全”与“危险”之间没有明显的分界线，即安全与危险之间存在着一种中间过渡的状态，这种中间状态具有亦此亦彼的性质，也就是通常所说的模糊性。因此在安全的刻画与描述上大多采用自然语言来表达，而自然语言最大的特点是它的模糊性。另外，电子档案信息安全评价中，对一些评价要素的评价是具有模糊性的。如组织管理中的评价很难量化，一般只能用“好”、“一般”、“差”等等级概念来描述，具有较强的模糊性。而且一些评价要素受外界环境的影响较大，具有不确定性，如网络攻击、安全设施失效、人为失误等偶然性较大，难以准确评价。对于这些模糊的、不确定性的问题通常采用模糊数学来研究。模糊综合评价方法就是在对多种因素影响的事物或现象进行总的评价过程中涉及到模糊因素或模糊概念的一种评估方式，它通过运用模糊集合中隶属度和隶属度函数的理论来刻画这种模糊性，以达到定量精确的目的。

总之，模糊综合评价方法是一种适用于在信息安全管理方面进行系统评价的可行方法，其基本步骤为⑦：

1、确定评价集。评价集是以评判者对被评价对象可能做出的各种总的评判结果为元素组成的集合，例如我们可以对电子档案信息安全评价采用五个等级的评语集合(很好，好，较好，一般，差)。

2、建立因素集。因素集是以影响评判对象的各种因素为元素组成的集合，在本文的电子档案信息安全评价体系中，主因素层的因素集有物理安全、管理安全、网络安全、信息安全和系统安全五个指标，其下层又有各自的影响因素集，由各自的具体影响指标组成。

3、建立权重集。由于各评价要素在评价中的重要程度不同，因而必须对各要素按其重要程度给出不同的权重，权重集通过层次分析法确定。

4、进行单因素评价，建立单因素模糊评价矩阵。即确定评价因素集中每一个因素指标在评语集中的隶属度。

电子型档案信息 篇6

1 传统纸质档案与电子信息档案的相同点和差异探究

1.1 传统纸质档案与电子信息档案的相同点

自我国档案行业发展初始都是采用传统的纸质档案, 载体是纸张, 但是纸张受诸多因素的影响在使用的过程中存在诸多弊端, 主要影响的外在因素是潮湿、高温等等都会影响纸张的保存效果, 纸质档案保存时间过久就会字迹模糊以及纸张发霉等等, 保存的信息和资料等容易受到损失。电子信息档案的保管办法是采用硬盘和磁带、光盘等等, 潮湿和高温同样会对电子信息档案造成不同程度的损坏, 且光盘、磁带、光盘等资料出现丢失的情况。由此可见传统纸质档案和电子信息档案都容易出现资料丢失的情况, 因此, 无论采取什么样的档案管理办法都应该选择十分适合的保管环境, 切实保证资料的安全, 此外还可以借助其他相关手段做好资料的备份。

1.2 传统纸质档案与电子信息档案两者的差异

1.2.1 传统纸质档案与电子信息档案在载体方面的差异

传统的纸质档案的载体是各种类型的纸张, 资料信息与资料信息所在的具体实物纸张是不能够分离的;电子信息档案的载体是硬板、磁带、光盘等等, 这种管理办法是以数据的形式进行储存, 资料信息与资料信息所在的具体实物是可以分离的, 具体可以通过复制或转存两种方式来实现。

1.2.2 传统纸质档案与电子信息档案在档案保管方面存在差异

传统纸质档案与电子心理档案在档案保管方面存在明显差异:传统的纸质档案无论是温度还是湿度都提出了比较高的标准和要求, 防潮防火作为安全方面的重中之重, 例如保管材料的库房墙壁应该采用防潮效果比较明显的建筑材料, 用来记录信息、资料的工具应该采用寿命相对较长的纸张和挥发性较低的墨水, 此外还需要主要安全防火;电子信息档案主要依靠与计算机设备和电力技术, 对资料的保管同样应该做好防潮、防盗以及防静电等等方面, 此外数据传送过程中应该保管控制, 例如建立安全的服务器、设置访问权限以及数据加密等等相关措施以防止数据资料的流失。

2 传统纸质档案与电子信息档案能够互补共存的必然性分析

传统的纸质档案因自身具有无法替代和比较方便鉴定的优点, 使档案信息管理的安全性和稳定性较强, 此外, 纸质档案管理的法律效力较强, 其具有的权威性是各个结构的比较认可的, 在这方面, 电子档案远远达不到纸质档案的水平, 因此, 我国应继续加强传统电子档案的管理和保护水平, 切实保证纸质档案的安全性。

电子档案的优势在于其复制和传输是比较方便的, 电子档案资料的开放性较强, 同时电子信息档案方便筛选, 很多工作和任务都可以通过电脑操作完成, 极大的方便了档案管理人员, 节约时间。而在信息调用方面, 纸质档案受空间低于的影响调用比较繁琐复杂, 而电子信息档案能够摆脱传统空间与地域的控制, 不仅节省了工作时间和成本, 还提高了相关工作人员的工作效率。因此, 未来档案管理发展趋势将会向着电子信息档案管理方向发展。

传统纸质档案与电子信息档案各有各自的优缺点, 在实际的工作中, 档案管理人员需要扬长避短, 将两者进行合理地搭配, 找到一个互补共存的档案管理办法, 使档案管理工作更加高效。

3 传统档案与电子档案如何实现互补共存

3.1 做好传统档案与信息档案的转化工作

在传统纸质档案与电子信息档案之间, 两者是可以进行互相转化的。电子信息档案可以通过打印成纸张的方式, 快速的转化为纸质档案, 从而提高档案的简单直观性, 使档案达到不同的利用效果;同样的, 纸质档案也可以通过扫描或计算机输入的方式, 快速地转化为电子信息档案, 从而提高档案工作的高效性。所以说传统档案与电子档案两者之间是可以互相转化的, 我们可以利用这种方式来做好资料的备份, 为两者的共存选择一个合适的临界点。

3.2 培养全面的档案管理人才

传统档案与电子档案的共存是必然的, 在这一大的发展方向下, 也要求有一批紧跟时代发展步伐, 专业的全面型的档案管理人才。现阶段, 我国档案相关工作人员想要适应档案事业与信息技术的发展, 就必须积极的学习新的知识结构, 引进学习消化新的信息技术。在熟练掌握传统档案管理方法的同时, 也能熟练掌握电脑知识及相关存储设备的使用, 具备全面的管理水平, 担负起将传统档案与电子档案完美结合的重任。

3.3 对电子档案运行过程科学控制

电子档案的运行都是通过电子技术、计算机设备来实现的, 而电子信息在其根本上有其所固有的无痕删改与可复制的特点, 所以电子档案的安全管理方面变得非常重要。因此, 要加强相关工作人员的安全意识, 加大所有相关计算机设备的安全管理力度, 设立一套对电子档案运行全过程的记录监管制度, 从信息的收集开始, 到信息的传递、转换, 一直到存储, 都要对其进行记录, 从而在开放性的电子档案管理中, 保证信息的完整与原始性, 从而保障电子档案管理的稳定与正常运行。

3.4 现代档案实行双套制

想要达到传统档案与电子档案的共存, 必须有一个比较完善的档案管理方案。传统档案与电子档案在收集的方式、时间以及其保护、利用、储存等方面都不相同;同时, 传统档案与电子档案之间是可以互相转换的, 所以我们必须建立两套相互联系又互相独立的管理方式, 两种档案分别利用、分别运行、分别存储, 所以在管理时一定要使两者之间可以联系, 要建立两个方式之间的通道, 使二者能通过一方很快找到另一方。

4 结论

综上所述, 随着我国科学技术水平的进步, 人们对生活、工作的要求也不断提高。电子信息技术被广泛应用到各个行业, 极大的方便了人类生产和生活。自我国档案发展以来, 一直是以纸质档案管理办法占据主要地位, 但是随着电子信息技术的应用, 传统纸质档案管理逐渐向电子信息管理过度, 但是传统纸质档案因其自身优势依然是我国档案管理的重要组成部分。但是传统纸质档案电子信息档案二者之间, 各有利弊, 应将二者互补共存, 实现档案管理的最大优势, 促进我国档案管理的长远发展。

参考文献

[1]赵晖.城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析[J].城建档案, 2012 (7) .

[2]李晔.浅议电子文档与传统档案保护技术上的异同[J].科技纵横, 2010 (9) .

档案信息电子化问题研究 篇7

一、档案信息电子化的现状

1. 档案软件没有信息管理功能, 缺乏通用性。

档案部门使用的计算机型号不一, 规格各异, 各自独立开发的软件不能兼容, 目前国内还没有研制出一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。由于不能实现系统互调, 就给档案信息管理电子化带来极大的不便, 不能快捷地进行档案信息的检索和编研工作, 在一定程度上制约了档案信息电子化的进程。

2. 在我国至今还没有建立一个能够进行数据交换的机读目录档案系统。

档案信息系统和部门网络建设格局各行其是, 层次不一, 规范性、开发性、服务性、共享性较差, 不能适应档案信息资源共享的要求。

3. 档案信息管理标准化、规范化工作有待提高。

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 馆藏档案业务基础差, 案卷质量不高, 特别是各类档案的著录细则相容性不强, 系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准, 这也制约了档案信息电子化的顺利开展。

4. 有些单位的档案技术标准、组织程序缺乏电子管理的前瞻性。

随着社会的发展, 越来越多的归档文件以磁盘、光盘等电子介质形式出现, 而在有些单位和部门传统纸质档案管理的模式还根深蒂固, 原有的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应档案信息电子化工作的需要。

5. 档案管理人员的业务素质有待提高。

要实现档案信息电子化, 管理人员需要具备较高的知识层次和过硬的技术水平。从目前看, 许多单位的档案部门缺乏档案信息处理的复合型人才, 大部分档案人员电子技术利用水平偏低, 甚至有现代文盲现象。因此, 为加快档案信息化建设而引进的现代化设备不能有效发挥作用, 更谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

自动化、无纸化办公的出现, 使档案的生成方式也发生了根本性的变化, 诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络系统中进行, 这样档案的前身必须以机读文件为主要形态, 那么档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的电子档案。档案利用者所关注的是信息的内容和便捷的档案利用形式, 这些信息可能来自不同的机读形式的档案中, 把这些档案信息综合系统地整理分类是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息, 必须有一个去粗取精、去伪存真的过程。只有机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性, 档案利用者才能获得更为完善的服务。

面对社会的飞速发展和大众档案意识的增强, 我国档案行政主管部门提出了新形势下档案保管和利用两个体系的建设。要达到档案工作的要求, 全体档案工作者要肩负起档案为社会文化大发展大繁荣的重任, 积极探索新形势下档案信息管理的新模式, 充分利用现代科技成果, 加快档案信息电子化进程, 为社会主义现代化建设做出应有的贡献。

三、档案信息电子化的优越性

所谓档案信息电子化, 就是以馆藏档案资料 (纸质或机读形式的) 为主要物质对象, 用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工, 使之转化成为电脑软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其巨大的优越性在于:

1. 可充分利用和发挥现有技术设备的潜能, 提高档案利用率。

目前, 大多数基层档案部门对计算机的应用单一, 开发功能简单, 有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存, 利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费, 使现代化设备不能尽其用。

2. 缩短二次文献信息的加工时间, 提高档案信息的时效性。

手工信息加工工作模式是:选题—选材—编辑—出版, 这条“慢工出细活”的工作方式, 即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长, 造成信息有失时效, 严重影响了档案信息的应用价值。实现档案信息电子化, 编者可直接利用机读形式的档案, 利用电脑的功能完成信息加工工作程序, 快捷地出版二次文献。

3. 可一次投入, 多次产出, 从而改变信息加工工作受经费限制的局面。

手工编研信息成果出版需要较多的经费, 但目前乃至今后一个相当长的时期内, 档案部门拿出较多的经费进行信息编辑是不现实的, 依靠自身解决也不是件容易的事。解决不好, 档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4. 信息成果可多份拷贝, 扩大了社会影响, 拓宽了服务范围。

档案原件的唯一性, 极大地限制了档案的利用范围, 档案信息的电子化, 使得档案的利用手续变得简便, 可同时提供多人服务, 同时档案的电子化所产生的强大检索功能, 进一步拓展了档案利用空间, 为最大限度地拓宽服务范围提供了可能, 档案部门的服务职能增强, 其地位自然也就得到了提高。

5. 档案信息电子化, 可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段, 但档案事业要注意这方面发展动向, 超前拿出对策, 使档案工作适应这一客观形势的变化和要求, 为将来档案工作纳入“信息高速公路”打下基础。

6. 档案信息的电子化, 为档案管理的安全提供了基本保障。

档案资源承载着记录历史、传承文明的重任。档案原件的唯一性使得其弥足珍贵, 档案的保管和利用必然会给档案原件本身带来安全隐患。档案信息的电子化, 能极大地减少这种人为的损害, 确保档案原件的安全。

档案信息电子化现状分析 篇8

经渗透到了社会活动的各个方面, 正在逐步改变着社会活动的运行方式。档案是现代经济和社会发展的宝贵信息资源, 开发这些宝贵的档案信息资源, 并使之电子化, 从而实现资源共享, 是新世纪档案事业发展的目标, 是事关全局发展的重大战略。

所谓档案信息电子化, 是指以馆 (室) 藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象, 用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工, 使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。

一、档案信息电子化的必要性

1. 档案信息电子化可充分利用和发挥现有微机的潜能, 提高其利用率。

2. 档案信息电子化可缩短二次文献的加工时间, 提高档案信息的时效性。

3. 档案信息电子化, 可一次投入, 多次产出, 可改变信息加工工作受经费限制的局面。

4. 档案信息电子化, 可将信息成果多份拷贝, 及时

送给领导及各个部门, 扩大其社会影响, 拓宽其服务范围, 提高档案部门的地位和作用。

5. 档案信息电子化, 可使档案信息与最新技术接轨。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现, 使档案的生成方式发生了很大变化, 诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行, 这样, 档案的前身必然以机读文件为主要形态, 档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。广大信息检索者关心的是信息的内容, 这些信息可能来自不同的机读形式的档案中, 把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。

三、档案信息电子化的现状

1. 档案软件还没有信息管理功能, 缺乏通用性。

档案部门使用的计算机型号不一, 规格各异, 各自开发的软件不能互用, 由于不能互调, 就不能利用电脑完成信息管理工作, 不能快捷地出版信息编辑成果, 这制约了档案信息电子化的进程。

2. 档案信息系统和网络建设还不能实现共享。我

国至今还没有建立一个能达到数据交换的机读目录档案系统, 档案信息系统和网络建设形式各行其是, 层次不一, 规范性、开发性、服务性、共享性较差, 不能适应档案信息资源共享的要求。

3. 档案管理标准化、规范化工作有待提高。

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 我国现有的馆 (室) 藏档案业务基础差, 案卷质量不高, 特别是各类档案的著录细则相容性不强, 系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准, 这也制约了档案信息工作电子化。

4. 档案的技术标准、组织工作程序标准没有从计算机的信息处理技术特点和发展考虑。

现在, 越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 而现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应这种归档文件的处理方法。

5. 档案信息管理人员的素质有待提高。

管理人员的知识层次和技术水平是实现档案信息电子化的前提和关建。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 甚至有现代文盲现象。

四、档案信息电子化应注意解决的问题

1. 电子文件的保存问题。

由于电子文件形成的时间短, 缺乏实际储存的验证, 所以, 电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的问题。

2. 电子文件的甄别问题。

电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题, 这个问题的关键是区别电子文件的真伪, 区别电子文件的原件与复制件。笔者认为, 电子文件制发单位可在机内输入隐形条码, 使之与伪造或复制件相区别。当网上用户使用任何一份文件时, 他只知道该文件内容, 而无法知道该文件条码。同样, 只有具备隐形条码的电子文件才是原件, 才能作为凭证或依据使用。

3. 电子文件的鉴定问题。

电子档案信息安全的技术维护 篇9

一、电子档案的特征

1.电子档案对设备及技术具有依赖性

电子档案从生成、传输到存储都是通过电子计算机来实现的, 离开电子计算机软硬件平台, 电子档案将无法被识读, 更不用说被处理、传输和利用。因此, 电子档案在运行过程中必须有相应的软硬件支持。

2.电子档案载体具有不稳定性

电子档案大多存储在硬磁盘、软磁盘、磁带、光盘等几种主要介质上, 这些介质与纸张相比, 稳定性较差, 在常温环境里易发生结构变化, 而且对磁场和有害气体、灰尘等也相当敏感。载体结构稍有变化, 存储在其中的信息便会丢失或无法读出。载体的不稳定性对电子档案保管提出了更高的要求。

3.电子档案信息与载体的可分离性

电子档案内容的存储位置不是固定的, 而是可以变化的, 可以从一个载体转换到另一个载体上, 其内容不发生任何变化, 也可以进行多次的复制、备份。对于长期保存的电子档案, 需要定期进行复制、转换载体, 以防信息损失。电子档案没有固定的载体, 这种信息与载体分离的特性, 使电子档案保管和使用的难度增加。

4.电子档案具有复制传递的高保真性

电子档案从一个载体复制到另一个载体, 实际上是计算机内部进行数字信号的传输处理。这种处理与通常的纸质文件复制或缩微胶片的拷贝有根本的区别。制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使职责, 有时它只不过制作一个“窗口”, 将必要的信息集中在一起, 并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多电子计算机上显示出来, 也可被不同的“收文者”拷贝到自己的计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点, 由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别, 甚至无法区别其中哪个是“原件”, 哪个是“复印件”。

5.电子档案信息的易更改性

电子档案在起草阶段或做其他处理时的突出优点就是改动很方便, 并且不留下任何痕迹。此外, 电子档案内容与载体的可分离性, 也造成了电子档案在被传递或更换到其他载体时, 存在着被改动而不被察觉的可能性。计算机的存储器、磁带、磁盘、可擦写光盘等存储载体的可重写性, 计算机存储器的随机读写功能, 以及电子档案与载体的分离, 使得电子档案信息内容的删除和修改更方便, 这也给电子档案的真实性鉴定和保密管理增加了难度。

二、电子档案存在的主要隐患

1.载体的不稳定性问题

电子档案信息存储介质的物理寿命 (保证存储的数据不丢失的时间) 远远比不上纸质档案资料, 即使是寿命较长的光盘也不过20～30年 (保管条件好的话可以延长) 。材料的氧化和变质、磁场的影响等很容易破坏甚至抹去电子档案信息介质上存储的数据。而且存储介质不能受到碰撞, 受潮或阳光的暴晒, 这些都对存储条件提出了很高的要求。一般情况下, 电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上, 所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境, 规范保管条件, 诸如温湿度的控制, 存放载体的柜、架及库房应达到有关标准的要求, 载体应直立排放, 并满足避光、防尘、防变形的要求, 远离强磁场和有害气体等。此外, 存储介质的不断更新换代, 更加速了电子档案信息的不稳定性。从早期的8寸软盘, 5寸软盘, 3寸软盘, 到现在的光盘, 将来还可能出现全信息存储器、光学只读存储器和磁介质存储器, 存储介质在不断更新, 接口的形式也在不断变化, 如果不及时保存档案信息, 就有可能使信息无法导出, 彻底失去信息。

2.网络安全问题

一是网络本身的不安全性。网络是一个开放式系统, 许多应用系统处于不设防状态, 具有极大的风险性和危险性。TCP/IP协议的开放性导致了它在安全性上的漏洞。计算机网络分布的广域性、密集信息资源的共享性、通信信道的公用性等, 都为信息被窃取、盗用、非法增删改及各种扰乱破坏造成极为方便且难以控制的可乘之机。同时, 网络系统又过于复杂, 缺陷太多, 使网络化档案信息不安全。随着网络化的发展及电子档案信息对网络环境的依赖, 安全问题更为突出。网络系统随时有可能遭到计算机病毒、黑客的攻击, 造成系统被破坏或者被非法使用, 信息数据泄露和丢失, 致使电子档案信息残缺不全、面目全非甚至不复存在。

二是网络环境下电子档案信息的利用安全问题。首先是电子文档的安全。在各种安全漏洞造成的损失中, 有30%～40%是由电子文件泄露造成的。电子文件的不安全因素主要包括人为因素:即非法访问、非授权访问、篡改、伪造等。其次是电子文档本身也存在着缺陷。比如一些失去利用价值的电子文件因无人管理而成为影响档案用户利用的垃圾, 造成网络堵塞等。

3.知识产权问题

对于电子档案资料而言, 无论是将正式出版的文档转化为电子形式在网上发布还是将公开的档案资料在网上公布, 都涉及知识产权问题。根据法律规定, 未经作品的版权所有者同意, 任何人不得以任何方式使用他人的作品。而电子档案资料网上传输就常常引起的未经授权的复制, 从网上下载的电子档案资料只要经过解码将其转换成另一种格式, 就可以在网上传播。因此, 知识产权保护是电子档案资料发展必须解决的问题。

三、保护电子档案的技术措施

1.确保电子档案信息载体的安全

首先, 要选用优质电子档案信息载体。磁带、磁盘、光盘的质量直接影响其使用和贮藏寿命, 所以应采用质量好、性能优的磁带、磁盘、光盘来存贮档案信息。其次, 要创造适宜的保存环境。温湿度是影响电子档案信息载体使用和保存寿命的重要因素。因此, 电子档案信息载体库房可由恒温恒湿机和空调机控制温湿度。根据有关规定, 电子档案信息载体的贮藏环境的温度为15℃～20℃, 相对湿度为40%～50%。使用环境最佳的适宜温度为15℃～25℃, 相对湿度为40%～60%。再次, 要防止光线和有害气体的危害。对电子档案信息载体危害最大的是紫外线。因此, 要严格控制强光的射入, 不让其受到强光直射。对有害气体, 主要是空气中的酸性气体在一定的条件下, 会造成电子档案信息载体的损坏和信息的丢失。而灰尘不仅会划伤和污染电子档案信息载体, 而且含有化学成分的灰尘会使载体受到一定程度的腐蚀。同时当含有细菌的灰尘落在电子档案信息载体上后, 不仅会使其中的数据丢失, 还会污染驱动器读写磁头, 甚至会殃及其他载体。基于以上原因, 要严格做好防尘工作, 尽可能创造良好的贮藏环境。最后, 要防止外来磁场的入侵。磁带、软盘、硬盘皆是一种磁性载体, 对磁场非常敏感。据此, 在保存和使用磁性载体的过程中一定要远离强磁场, 并要有相应的防磁、测磁设备, 使磁性载体的贮存和使用都不受磁场的干扰。如使用软磁物质 (软铁、镍铁合金等) 特殊材料制作存放磁性载体的专用柜子, 它可以屏蔽磁场。对于特别重要的电子档案信息的存放区还要设置测磁设备, 对隐蔽的磁场进行监测。

2.保证电子档案内容逻辑上的准确性

电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的, 它必须依赖计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的形式。对于电子档案来讲, 这是一个较为复杂的过程。目前, 可以采用的办法有三种:

(1) 在电子文件归档时, 把一般性的电子文件转换成各种平台都能适应的文本文件格式, 消除由于技术演变所带来的影响。这样可以使更多人通过更多的途径检索、阅读电子信息档案。

(2) 将电子档案建立在通用的、开放的数据库平台上, 便于实现数据的共享。

(3) 采用或开发对应的转换软件, 使电子档案始终保持同新技术的兼容性。使信息得以保留和延续。

3.提高网络信息安全的技术保障

电子档案不同于纸质载体形成的文档, 其信息安全性更应受到人们的重视。目前, 用于维护电子档案真实性、安全性的技术主要有以下几种, 即加密技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火墙等。我们可以借鉴国外的管理经验, 根据网络安全问题上的经验和教训, 制定更加切合实际的电子档案管理办法。主要措施和手段有:

(1) 加密签署。加密的目的是确保不宜公开的电子文档、数据库的非公开性。作为保证电子文档、数据库机密性的主要措施, 它可由多种加密算法来实施, 如密码算法和公钥密码算法。如将两者结合使用, 效果更佳。签署技术则可以确保电子文档的真实性和进行身份验证, 以确认其内容是否被篡改或伪造, 一般包括证书式和手写式数字签名两种方式。

(2) 访问控制。其主要任务是保证电子文档中的信息不被非法访问和非法使用。可以通过入网访问控制、用户注册, 规定哪些用户能够登陆服务器, 并获取网络资源;控制用户所能访问的目录、子目录、文件和其他资源, 并限定用户对这些资源所能进行的操作, 以防电子文档被拷贝、篡改和打印。

(3) 漏洞扫描技术。就是自动检测远端或本地主机安全脆弱点的技术, 对重要计算机信息系统进行检查, 发现其中被黑客利用的漏洞。漏洞扫描技术分为被动式和主动式两种策略。被动式策略是基于主机的检测, 而主动式策略是基于网络的检测。

(4) 防火墙。是阻止网络黑客访问某个网络的屏障。通过在网络边界上建立相应的网络通信监控系统, 达到保障网络安全的目的。

电子信息化的医院人事档案管理 篇10

关键词:医院;人事档案管理;信息化

中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 06-0000-01

Hospital Personnel File Management of Electronic Informatizaon

Li Kejia,Wang Li

(First Hospital of Handan City,Handan056002,China)

Abstract:The personnel management is an important basis for the selection of personnel use and management.As global economic integration and the expansion of network information,personnel file management information technology has become an inevitable trend of the times.This paper discussed the role of hospital personnel records management and analyzed the personnel file management information.

Keywords:Hospital;Personnel file management;Informatizaon

实现人事档案信息化、数字化就是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段。提高人事档案信息的管理与利用水平,可以更好地发挥档案信息资源作用,为医院领导班子准确提供各类人才信息和用人依据,把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来。

一、医院人事档案管理的作用

医院人事档案是医院档案的重要组成部分,反映了医护人员的专业能力、思想品德、科研水平和工作业绩等方面的情况,是开发人力资源的资源库。只有在管理好人事档案,才能加强医院人事档案管理,促进医院人力资源管理工作。通过档案,可以了解过去,总结经验,为科学管理提供重要的依据。将查阅档案材料与实际考察的业务水平、个人素质、思想言行、历史情况等原始材料有机结合起来。考察其德能勤绩等情况,准确地了解个人的情况,为人力资源的正确选拔和使用起到了参考作用。

二、电子信息化人事档案管理优点

(一)提高了管理工作效率

加强医院人事档案信息化建设,是医疗事业管理及办公规范化、标准化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理,使人事档案管理从电子人事档案的生成、采集、验证、归档、入数据库到电子人事档案的利用等工作流程全部是通过自动化工作平台完成[1],使人事档案管理工作由传统的人工化向自动化、智能化转变,这样大大减轻档案工作人员的重复劳动,节省大量人力和时间,以进行事业单位档案信息资源的开发工作,提高档案的现代化管理水平,人事档案的管理和利用方式这种质的改变是信息化的需要,也是我国社会主义现代化的需要。

(二)利于材料的完整保存

通过建立以现有人事档案管理人员为主,多科室协作的电子文档归档制度,实现依靠现有医院中心人事档案室纸质档案立卷工作,利用电子信息建立管理医院人事档案

电子信息化人事档案管理,最大的优点就是有利于材料的完整保存,除了在信息输入时需要用档案原件外,很少再接触原件,延长了档案的寿命。而且可以在需要的时候进行上级部门的调用而实现长时期的保存完整。

(三)提高检索速度和准确性

实现医院人事档案管理的微机化,网络化,以档案的原始材料为依据,运用信息维护系统,将人事档案的信息录入微机,建立完整、准确的医院人事档案信息通用数据库。将信息数据库进行分类,尽力争取人事档案的数据化。通过数据库建设可以进行人员信息的查询、统计、整理、分析等,实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换,实现资源共享[2]。同时,计算机的运算速度快,存储信息量大、计算精度高,可以及时给决策人员提供准确、全面,快速的人事资料和有关数据。从而使数字化管理系统有足够的信息基础可以实现高效、精确的检索,多种检索方式的综合查询既适合于各种复杂条件的精确查询,也可以满足各种模糊查询。

(四)满足医院的人力资源需求

在医院,影响人力资源需求的因素主要来自医院内部,有效的人事档案管理对分析医院内人力资源状况是否适应医院的改革与发展的要求有积极的作用。医院人事科以利于医院人才队伍建设为立足点,做好人事档案管理和人事档案信息的综合分析,为了适应新时期档案管理工作的要求,不断提高对人力资源的开发与管理水平,必须建立人事档案管理信息系统,实现个人基本信息的微机检索,不断扩大人事档案信息的内涵[3],以确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人尽其才,才尽其用,进而为医院可持续发展奠定坚实的基础。

三、小结

在社会信息化大潮滚滚到来之际,大力开发利用档案信息资源己经非常现实的提上了各级档案部门的议事日程。加强档案信息资源的开发利用迫在眉睫。努力创造条件让现有的工作人员在实践中学习,通过在职培训的办法,使在职人员补上欠缺的现代科学知识和管理科学知识。要加强健全与完善医院人事档案信息管理系统,全面推进档案现代化,促进档案事业健康发展。选用一套科学的、合理的软件系统。强化领导的现代化意识,加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理,加强学习,建立一支高素质人事档案管理队伍,也要重视人事档案信息系统的维护。

参考文献:

[1]欧阳洁慧.实现科研档案信息化,提高管理与服务水平[J].广东公安科技,2007,3:35

[2]谭善梅.发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用[J].中国病案,2008,9,1:26-27

[3]李芝.人事档案信息化管理之我见[J].科技创新导报,2009,14:161

确保电子档案信息安全的举措 篇11

一、确保电子档案传输过程的信息安全

对于档案部门来说, 电子档案的传输主要发生在电子文件的收集和电子档案的利用这二个环节。

(一) 确保收集环节的安全管理。

如果电子文件的传输通过局域网进行, 那么我们可以通过在自动办公系统中对除文件管理员外的所有用户进行限制, 赋予这些用户对定稿的电子文件:“只读”的权限。一旦定稿的电子文件需要修改, 只能由文件管理员根据相关负责人的签字来进行, 并在电子文件的备注栏上进行说明。这种修改电子文件的流程可以集成在办公系统上, 并在系统的数据库中记录下修改的痕迹。如果对信息安全有更高的要求, 在修改电子文件的审批环节中, 可以借助“数字签名”技术来进行强化。

(二) 确保利用环节的安全管理。

由于电子档案只是通过网络利用, 没涉及到“凭证”, 只是一般的查阅, 强调的是真实性, 因此只在于保证电子档案的数据源不被篡改。当利用发生在以本单位为范围的局域网环境下时, 通过“身份认证”, 按用户的级别控制利用范围, 用户只允许用“只读”形式调阅, 相关的数据源也配置为“只读”, 以防由于误操作、有意删改等造成文件信息的改变。对于存放电子档案的数据库服务器, 要配置相应的“安全审计”记录各种超越范围的试探、企图和各用户使用情况, 以便及时发现问题。这种操作方法安全的问题由后台管理员来负责, 对于利用者来说是透明的, 相当方便, 易于接受。当电子档案的利用通过互联网网站实现时, 网站上的电子档案是公开的, 关键是要保证网站数据库的数据安全, 防止篡改, 利用现有的计算机技术, 可以保证电子档案的信息安全。

二、确保电子档案整理过程的信息安全

(一) 完善科学的归档制度。

归档时应对电子文件进行全面、认真的检查, 在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠;归档的电子文件是否为最终稿本;CAD电子文件是否反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本;电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致;软件产品的源程序与文本是否一致等。为了使人们能够完全理解一份电子档案, 归档时要同时保存“元数据”和“背景信息”, “元数据”说明电子文件的内容、结构和上下文关系。“背景信息”是关于电子文件业务和行政背景方面的数据, 有助于说明文件的真实性, 并能帮助文件使用者理解文件的内容。在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态, 有无病毒, 读出信息的准确性等。

(二) 确保电子档案内容逻辑上的准确。

电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的, 在以后的利用中, 必须依赖于计算机软硬件平台将电子档案的内容, 还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。因此, 对于一些必须以原始形成的格式进行还原显示的较为特殊的电子档案, 要保存电子档案相关支持软件, 即在保存电子档案的同时, 将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存, 并与电子档案存储在一起, 利用时按本来的面目显示。

(三) 归档时选择统一的主流技术保存格式。

电子档案来自各个方面, 往往是在不同的计算机系统上形成的, 且在内容的格式编排上也不尽一致, 这种在技术和形式上的差异, 必然导致在以后还原时, 所采用的技术与方法的不同。所以, 归档时要全面了解电子档案的使用技术, 在考虑连续性的前提下, 选择一种主流技术进行统一。

三、确保电子档案保管过程中的信息安全

(一) 保证电子档案载体物理上的安全。

电子档案以脱机方式存储在磁、光介质上。因此, 要建立一个适合于磁、光介质保存的环境, 如温湿度的控制, 存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求, 载体应直立排放, 并满足避光、防尘、防变形的要求, 远离强磁场和有害气体等。

(二) 定期做好电子档案载体的检测与维护工作。

电子档案载体, 特别是磁性载体, 极易受到保存环境的影响。因此, 对保存的电子档案载体, 必须按照有关规定进行定期检测和拷贝, 以确保电子档案信息的可靠性。对于电子档案的检测与维护, 必须进行严格管理, 因为任何一次误操作, 都可能使保存的电子档案遭到人为损害, 甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护档案, 对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录, 避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

(三) 做好电子档案软件的升级、更新等工作。

电子档案在形成时所依赖的计算机软硬件技术, 随着科技进步必然会被新的技术所替代、淘汰, 但是新旧技术间绝不是两个互不相交的断层, 从计算机技术的发展历史来看, 旧到新是一个渐变过程, 新版本通常与其最相近的旧版本向下兼容。因此, 当发现电子档案所依存的软件技术变化时, 要将新的软件以及电子档案转换说明保存下来存档。当软硬件平台发生较大变化时, 就有必要对电子档案实行整理或格式转换。

参考文献

[1] .黄桂玲.刍议确保电子档案信息安全的综合策略[J].机电兵船档案, 2009.5