档案管理信息电子化

档案管理信息电子化（精选12篇）

档案管理信息电子化 篇1

文书档案是档案工作的重要组成部分, 它记载社会发展的历史过程, 客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展, 如何提高文书档案管理水平, 及时、准确、系统、完整地提供档案信息, 以满足各方面的需求, 适应日趋发展的新形势, 这是文书档案工作的新课题, 从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用信息电子化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。

一、应用信息电子化的文书档案管理的优点

1. 办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中, 工作人员过多地依赖于手工操作, 要求收集完整、齐全, 避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用, 字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误, 结果又费时, 又费力。在应用了计算机软件处理后, 使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递, 都变得简单易行。

2. 文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中, 企事业单位由于不能做到信息共享, 使得大量信息闲置在文件柜中, 不仅造成资金和资源的浪费, 还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后, 档案管理由案卷级深入到文件级, 由单途径管理发展为体系管理, 由对档案外部特征 (目录) 管理到内、外部特征 (目录和内容) 合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展, 实现档案信息与载体分离利用, 可与其他信息系统建立共联, 提供信息的横向与纵向、历史与现实记录, 从而极大地提高档案利用工作的质量和效率, 可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理, 可以保证很高的查全率和查准率, 可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台, 了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3. 电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 纤维素在一定的条件下容易受到破坏:如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下, 可发生水解和氧化反应, 在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同, 随着电子技术日新月异, 贮存、读取电子文件的设备日趋成熟, 我们可以根据不同的需要, 选择不同的电子载体, 如VCD、DVD光碟, 小容量的闪存U盘, 大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷, 易于传递, 且贮存时间长, 受外部环境影响小, 不易损坏, 具有很强的稳定性。

4. 提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中, 办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生, 文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时, 文件还可能因为其他原因造成丢失或延误, 给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便, 在应用计算机网络技术下, 直接通过网络进行传递, 大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题

1. 电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化, 而且失去了固定的形式, 使得文件保密性变弱。电子文件易于修改, 而且改动后可以不留任何痕迹, 虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改, 但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多, 从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹, 人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出, 无法从字迹上分辨其原始性, 而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名, 也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验, 随着网上窃密技术的不断完善, 进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2. 对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理, 绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化, 首先要有现代化的人, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作水平, 从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用, 就谈不上档案信息电子化了。

三、几点应对方法

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊, 就其对现代档案工作的贡献来说, 利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题, 笔者提几点方法。

1. 信息化系统内、外网隔离

在内部信息化网络和外网之间, 设置物理隔离, 以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址, 然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制, 无论何种类型防火墙, 从总体上看, 都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。

2. 提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫, 不断改善硬环境, 提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上, 档案人员才能通过对这些设备 (施) 的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主, 培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制, 保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径, 要对本单位的档案人员建立学习激励机制, 把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度, 要不断扩大自己的交际面。通过交流, 多学习兄弟单位和科 (室) 利用档案资源进行转化、知识创新的经验, 运用网络、现代通讯等高科技手段, 不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

四、结束语

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊, 就其对现代档案工作的贡献来说, 利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时, 更要时刻注意维护系统信息的安全。

摘要：文书档案是档案工作的重要组成部分, 它记载社会发展的历史过程, 客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。本文探讨了文书档案管理信息电子化应用的优点和存在的问题及应对方法。

关键词：文书档案,信息电子化应用,存在问题,应对方法

参考文献

[1]徐莉:浅谈文书档案的计算机管理[J].平顶山师专学报, 2001, 5

[2]裴承志奥多:办公自动化与文书档案管理[J].中国冶金教育, 2002, 2

[3]杨勇刘晶:关于文书档案一体化的若干认识[J].大学图书情报学刊, 2003, 3

[4]周晖蓉.文书档案管理的办公自动化应用[J].内肛科技, 2006, (3)

档案管理信息电子化 篇2

随着市场经济的发展，工程项目建设也愈来愈得到深入发展，如何加强工程设计档案资料管理是提高工程质量的一项重要的工作。档案是设计企业档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，工程设计单位既有与一般生产经营单位的共性，又有应用科学研究、技术开发单位的特性，是以智力劳动为主，多学科、多专业的知识技术密集型的软件产业部门。其生产的设计产品是设计人员运用基础资料、先进技术、科研成果实践经验进行集体创作的综合技术成果，表现为技术文件、技术图纸等。从工程建设的全过程看，设计产品是为工程建设和技术改造服务而创作的中间产品，是编制建设计划、设备材料定货加工、现场施工、建造安装、生产准备、竣工验收等诸项工作的依据条件，同时也是设计单位数量最大、价值最高、使用频繁的资源储备即工程设计档案。工程设计档案直接记录了设计人员的科技思想、科技方法和科技配套成果，真实地反映了设计实践活动的历史过程，除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特点。充分认识和掌握它的各种特点及其管理要求，对加强工程设计档案工作并充分发挥其作用十分重要。现就工程设计档案信息电子化管理及主要特点，谈谈个人的体会。

一、工程设计档案信息电子化的现状

1.在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录工程档案系统，工程设计档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

2.工程设计档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

3.工程设计档案信息管理人员的素质有待提高。实现工程档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、工程设计档案信息电子化管理的益处

1.工程设计档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

2.工程设计档案涉及面广，贯穿于工程全过程，档案的信息化可便于工程的管理、设计、技术人员和施工人员对整个工程项目的情况的了解，因此做好工程设计档案管理的信息化不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。工程设计档案的信息化可从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面提供准确、可靠的数据。

三、工程设计档案的特点

工程设计档案的主要特点为①成套性②形成的阶段性③内容的专业性④修改、补充的多变性⑤经济效益的社会性。

浅析信息时代农机电子档案管理 篇3

关键词：信息时代；农机电子档案；管理工作

1.电子档案的定义及内涵

2002年，国家质量监督检验检疫总局发布的《电子文件归档与管理规范》将电子文档定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。由此可见，笔者认为，电子档案是指人们在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、以代码形式记录于计算机盘片、磁盘和光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

2.农机电子档案管理的必要性

2.1有利于建立和完善农机档案内容

近年来，随着农业机械化的迅速发展，农机新机具、新技术广泛应用，农机服务领域不断拓展，农机结构不断优化，高性能、大中型农机具所占比重不断提高。而由此产生的各类农机档案资料的数量越来越多，范围也越来越广，这就要求我们农机档案部门必须改变传统的服务方式，做到将农机档案建档与“三农”工作同步进行。因此，笔者认为，我们档案工作者要立足于“科教兴农”，丰富农机档案信息内容，积极搜集、整理、保管和利用好农机档案。

2.2有利于健全农机服务机制

通过利用计算机网络技术，给农机档案信息资源提供最佳的技术手段和实现途径，将采集、加工整理的农机档案信息通过各级农机信息网络系统及时有效地进行传播，向农民推广先进的农业机械化技术和科学观念，发挥农机档案真正的社会效益。并通过网络将那些先富裕起来的一部分农机专业户的成功经验进行及时有效的宣传，这样既为农民致富提供智力支持，同时也可提升农机档案服务“三农”的水平，让农机档案成为新农村建设工作的有力支撑。

2.3有利于减轻档案管理人员的劳动强度

农机档案主要是对拖拉机及拖拉机驾驶员和其他农业机械建立电子台账，实行信息化管理。原有的档案，需要档案人员手工填写每一台拖拉机的型号、产地、发动机号、车架号、出厂日期等内容，并填写每一位拖拉机驾驶员的姓名、地址、身份证号、电话号码及邮政编码等内容。如果有的拖拉机用户要求变更发动机号、车架号或发生拖拉机过户时，还需要去档案室从众多的拖拉机档案中寻找某一位拖拉机驾驶员的档案，进行重新修改。由于档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来了管理上的困扰，工作量大~t_q-作效率低。而建立农机电子档案后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。档案数据只需一次录入就可以多次利用。碰到拖拉机变更或过户手续时，只需通过计算机变更和保存即可。数据录入后，还可以方便地打印出书面的变更或过户资料，对档案库中的信息进行统计时，对新增和转出的机械、人员及时注册和注销，保证数据详实、准确。还可将其用报表形式打印出来，在档案管理内部进行数据共享，这样可以有效地减轻档案管理人员的劳动强度。

2.4有利于农机资料的检索查询

传统的检索方式，需要档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中去查找，既费时又费力。而对农机档案管理信息化后，档案管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。利用计算机检索档案，将极大地提高档案的查找速度，有效提高查全率，节约利用者查阅档案的时间，提高服务质量。特别是对拖拉机及驾驶员档案进行电子入册后，对每一位农机驾驶员和每一台拖拉机的照片用扫描仪进行扫描后，碰到农机逃逸事故时，便于警察通过计算机辨认，这样既减轻了档案管理人员的工作负担又有利于迅速破案。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。

3.农机电子档案管理中应注意的问题

3.1保证电子档案的原始性、真实性、完整性，提高农机电子档案的可靠性

无论农机电子档案的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须加强电子文件的归档管理。对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作采用技术方法，使产生后的电子档案能够准确地表现为其原来生成、发送或者接收的内容，保护电子文件的原始信息。并根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的农机档案(如：纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换，加强对电子文件的积累、鉴定、著录、归档等工作的管理，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类档案信息真实、完整、可靠。

3.2确保农机电子档案文件的安全性

由于电子档案存储载体材料的自身特点，决定了电子档案容易受温度、湿度、光、空气污染、灰尘、有害生物以及磁场和机械振动等外部环境的影响。为确保农机电子档案的安全性，笔者认为，档案部门必须建立适合磁光介质保存的环境，保证电子档案载体的安全。对所保存的农机电子档案载体，档案管理人员必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。同时将数字信息文件设置为“只读状态”，因为在这种情况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其作任何修改，可以有效地防止用户更改电子文件，从而达到保护其原始性和真实性的目的。另外，互联网的开放性，使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体也形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统的瘫痪。因此，档案管理人员要及时安装杀毒软件、设置防火墙，并及时对其进行升级处理，以保护网上电子档案的原始性、真实性。

3.3重视和加强对档案管理人员的培养

档案信息电子化 篇4

关键词：档案信息电子化,现状,优越性

随着信息技术的飞速发展, 电子技术几乎已经渗透到了各行各业, 给档案管理也带来翻天覆地的变化。为了克服传统档案管理的不足和适应社会信息化发展, 档案信息电子化应运而生。档案信息电子化是利用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工利用的一个过程, 可以使其转化为可供利用的软件形式的二次文献信息。它可以对各个单位产生的载体档案实施系统和全面的管理, 缩短了二次文献信息的加工时间, 拓宽档案服务范围, 使档案信息顺利地与最新技术接轨, 并可以为领导者决策提供可靠的咨询根据, 为单位的各项活动和社会提供快捷、优质的资料查询服务, 有利用单位档案为社会创造总效益与经济效益。

一、档案信息电子化的现状

(一) 档案软件普遍缺乏通用性

各档案部门所使用的电脑型号不一, 规格各异, 并且他们各自开发的软件之间无法互相利用, 不能实现互调, 所以不能通过计算机完成信息管理的工作, 从而无法快捷便利地出版信息编辑成果, 这严重的制约了档案信息电子化的进程。

(二) 不能共享网络建设和档案信息系统

我国到目前为止还没有建立一个能实现数据交换的机读目录档案系统, 网络建设和档案信息系统实现形式不一, 各行其是, 而且其共享性、规范性、开发性、服务性较差, 无法满足实现档案信息资源共享的要求。

(三) 电子档案的归档制度还不完善

各阶层档案管理单位应按照电子档案管理规范, 同时结合本单位的实际情况, 制定出一套切实可行的电子档案管理制度, 用于规范电子文件的形成、利用和保存等流程的管理以及明确归档责任、检查鉴定等一系列工作的环节, 做到有章可循、有据可依。但从目前看, 许多单位的档案部门还没有制定出一套完善、严密的电子档案制度, 无法为档案信息电子化管理工作的实现, 提供切实可行的保障。

(四) 档案的标准化、规范化工作还亟需提高

为了顺利推进档案电子化的建设, 必须两手都要抓, 即同时抓好档案标准化、规范化, 把握好两者的辩证关系。但是我国现有的档案业务基础比较差, 案卷的质量也不高, 尤其是各类档案的著录细则相容性很差, 专业系统软件的移植性不强;档案电子化工作还没有界定统一的标准, 很多工作仅仅只是注重某一个馆或某个专业系统, 无法推进档案电子化的统一推广和全面实施, 这些都阻碍了档案信息电子化的进展;最后, 由于程序的标准和档案的技术没有考虑到计算机的信息处理特点和发展角度, 使现在越来越多的载体归档文件资料, 无法完全适应现行的分类方法、档案整理和著录标准及有关规定。

(五) 档案信息管理专业人员的技术水平还有待提高

要实现档案信息电子化, 首先离不开高素质的人才。管理人员的技术水平和知识层次是实现档案信息电子化的前提和关建。但是目前, 我国档案部门多数工作人员的专业技能水平普遍偏低, 进一步说就是目前我国还缺乏大量档案、信息处理的复合型人才。尽管引进了现代化、高科技的设备, 但是由于复合型人才的稀缺, 现代化设备仍不能得到充分的利用, 严重阻碍档案信息电子化的进程。

(六) 保存和甄别电子文件的技术有待解决

以磁性和光学材料为载体的电子文件, 因为它的信息读出是无接触的, 所以不存在磨损, 且它记录在载体上的信息被密封在塑料保护层内, 不易受到外界的破坏, 从理论上讲可以获得长期的保存。但是, 目前由于电子文件形成的时间偏短, 缺乏实际贮存的验证, 所以, 电子文件中的原始信息的长期保存问题仍是有待档案管理者进行深入研究和探讨的重要课题。其次, 在办公自动化系统中, 电子文件的起草、修改、印发都在计算机上进行, 使得最能体现档案原始记录性的内容跟形式特征不复存在。没有草稿和印稿的区别, 也没有正本和副本的差异。如何甄别电子文件的原始记录性和凭证作用成为了电子文件能否作为档案的基础。

二、档案信息电子化的发展趋势

自改革开放以来, 中国的科学技术发展迅猛, 特别是进入21世纪以来, 计算机网络技术的发展更是日新月异, 网络已经将社会的各个行业紧密的联系在一起, 电子文件因具有传递速度快、易于复制和修改等特征, 已经成为了人们沟通思想、进行业务往来的重要媒介。而电子文件、办公自动化等这些科技型事物的出现, 导致档案的产生、保存和利用方式发生了变革性的变化, 如文件的起草、修改、归档等过程都在计算机上进行完成的, 这样形成的档案就会以机读的形式存在, 但是, 这些电子档案的利用方式与纸质档案的利用方式截然不同。这些变化预示着档案工作人员将会面对更多以磁盘和光盘为载体的电子档案, 同时还需要使这些机读形式的档案信息具有系统性、真实性和有价值性, 来广大信息检索者需求。由此看来, 档案信息电子化是档案工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

(一) 可以节省档案室的空间

现有档案室的大量文史资料体积大, 占地空间广。而信息电子化存储密度大, 占地少, 可以大大的节省档案室的空间, 还便于人们查阅。

(二) 便于进行检索、摘录和加工

档案工作者可直接利用机读形式的档案, 完成信息加工, 缩短二次文献信息的时间, 以便于快速、便捷地出版二次文献, 提高档案的时效性。还可将信息成果多份复制, 送至领导及各个部门, 拓宽档案的服务范围, 从而实现资源共享。

(三) 有利于遗漏文件的补漏、增缺和产品信息档案的更新

产品信息档案可以很方便的随着实物的变化进行变更, 同时在成果改造中, 又能以初始产品的电子档案为基础, 进行设计和修改, 避免了传统档案管理遇到补漏增缺, 就得拆卷重做, 从而可节省大量的劳动和经费。

(四) 有益于保护文档的机密性

过去查阅档案是利用整卷文件。使用者只是利用整卷中的一份文件, 却能够看到整卷档案中的全部内容, 这违背了文档管理规范的保密要求。而电子化管理可以将其改为单份文件以供使用者查阅、利用, 使用者就无法接触到其他无关的文件, 从而满足了文件保密的要求。

(五) 减轻了档案管理人员的劳动强度, 提高了工作人员的效率

在信息化时代的今天, 现代网络系统不仅为归档提供了便利的管理手段和信息利用的快捷途径, 而且可通过网络进行信息传输, 实现超时空利用。不但克服了立卷归档不便, 材料不全面, 借阅查找麻烦和在人员调动过程中流转速度慢, 流转的周期长的缺陷, 而且还有效地避免了信息的重复登记, 从而减轻了工作人员的劳动强度。

(六) 便于充分利用现代办公室设备

目前, 大多数单位的档案室对办公室电子设备的应用过于单一, 开发的功能还不全面, 甚至有的仅局限于文件的贮存和档案著录, 这种低效率的利用率造成了人、财、物和时间的极大浪费。而档案信息电子化则可以通过计算机强大的检索、分析、汇总、统计等自动化功能, 快速的查阅人事档案, 自动分析所生成的数据, 使办公室的现代化设备得到充分利用。

四、总结

档案信息电子化是档案工作适应社会发展的必然趋势, 它大大的提高了档案人员的工作效率, 有利于档案的开发和利用, 降低档案的保管成本。但由于档案信息电子化系统是一项需要充分运用各种学科知识, 各部门协作, 多专业配合, 多环节配套的系统工程。但是档案信息电子化在中国尚处于起步阶段, 档案工作领域还有许多技术和政策问题亟需进一步探索和解决。因此, 这就要求我们档案工作者真正履行好档案管理工作的根本职责和档案工作者的职业使命, 去不断地实践与探索, 以便于更加熟练地掌握它, 运用它, 从而促进档案管理工作不断完善起来, 推进档案事业的健康发展, 加快档案信息电子化建设, 实现档案工作各环节的电子化, 以促进档案工作的现代化。

参考文献

[1]马灵君.档案信息电子化管理探讨[J].办公室业务, 2012 (14) :107-108.

[2]陈奇星.试论电子文件时代的档案管理[J].科技情报开发与经济, 2006, 16 (18) :96-97.

论述信息时代电子文件的档案管理 篇5

摘要：随着人类进人信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术的应用与发展，由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大，一个数字化地球正日益展现在我们面前。人类社会信息的生成，也由单一的传统环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡。由此，新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，并向人类杜会提出了新的挑战。电子文件，作为一种数字化信息，从其产生、处理、传递至整理、保管、利用等各个方面都向档案界提出了一系列新的课题。

关键词：信息时代电子档案管理工作

现今是一个信息发达的社会，计算机已成为人们现代化办公的主要工具，特别是计算机与现代通信技术的结合使用，产生了大量电子档案。所谓电子档案就是指在实际工作中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的一种电磁记录，电子档案的发展、形成、存储和管理与传统的档案做法不同，这为档案管理带来了新的工作方式挑战，档案工作者只有深刻的认识才能做好档案信息化的管理工作。

一、电子文件档案管理。

电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。

（1）电子文件的内容易于改动和操作。由于存在信息

与载体的“可分离性”，人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化，因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。因此，我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构，比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴，插入表格、图形或音频，对图像文件进行调色处理，对音频文件重新压缩，对数据库文件动态更新，对多种类型的信息进行集成处理等等，这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成，并且通常可以逆转。

(2)电子文件的存储载体极易改变。一方面，磁电介质和光电介质的性能不稳定，其物理寿命(保证存储数据不丢失的时间)远不如纸张，在氧化作用或物化环境的影响下，很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面。技术的发展使存储设备不断更新换代，新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性，为保证电子文件信息的长期有效，必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体，这种存储载体的升级，也可能带来信息的失真。

(3)电子文件的生成环境不断变化。随着技术的发展，电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级，硬件环境的系统配置及其性能不断提高，新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。由于电子文件对生成环境具有依赖性，将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务，而在技术环境的迁移过程中，将不可避免地发生信息的损失、变异现象。

A电子文件内容具有集散性。一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成，这些内容要索可以源自不同的系统(如:OA系统、MIS系统、GLS系统等)、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置。

B电子文件具有与环境的关联性。对电子文件而言，生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要。孤立保存的电子文件，会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存，因此，描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分。C多种媒体的集成性。多种媒体集成是电子文件不容争议的重要特点。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体，从而在文件展现过程中图文并茂，具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能。

二、电子文件档案管理策略。

1、对电子文件管理流程加以优化。

相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业

等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。

2、以电子文件管理软件为中心实施管理。

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。

三、加强网络时代档案管理创新体系建设的具体措施。

1、加强领导重视，理顺管理体制，是做好网络时代档案管理工作的前提。

档案是各项活动的真实记录，没有这个记录，就会忘掉自己的历史，就会失去历史这面镜子和继续前进的根基。在网络时代的今天，信息作为一种资源，越来越被人们所重视，而档案资料作为信息资源之一，它的价值也越来越被社会所接受。因此，作为领导要充分认识档案管理工作的重要性，从档案馆地、组织机构、人员配备、制度保障、办公设备、网络技术等各方面予以支持。只有领导认识到位，重视网络时代的档案管理工作，档案管理工作才能得以协调发展。在领导重视的同时，作为档案管理工作者要认识到档案

管理是一项科学化系统化的工程，要认识随着现代科学技术的飞速发展，传统的档案管理模式已经不可能适应社会发展的要求，要改变和创新观念，接受和认可网络化管理，要树立主动服务的意识，深入理解档案网络化，建立健全指挥灵活的信息网络，让档案管理工作与其它工作同步进行。

2、建设一支专业性的档案人才队伍，是做好网络时代档案管理工作的基础。

原来的档案馆（室）由即将退休或退休的返聘人员，每天为档案使用者“拿钥匙开开门”即可，工作人员存在年龄老化、知识不足、管理落后等诸多问题。而在网络环境下，计算机已经进入千家万户，人们不再满足传统的纸质档案的查阅和检索，网络化管理成为档案管理的发展趋势。因此，建设一支专业化、年轻化、复合型人才的档案人才管理队伍尤为重要。

3、人事档案信息的安全管理。

信息技术为档案的管理利用提供了高效、快捷的手段，但也给档案管理带来了安全隐患。因此在人事档案管理中对各种信息的密级要进行严格界定，对数据库的数据使用权限进行系统的分类加密。人事信息管理采取安全验证的加密措施，并设立严格的分层次用户权限，具体包括：（１）用户分类，即不同类型的用户授予不同的数据管理权限。对允许登录的用户，每人分配一个电子密钥，确认身份后才能登录。

（２）数据分类，对每一类信息设置不同的密级，分权限级别对用户开放。若要查看的档案不在该用户的权限范围内，必须通过申请审批流程，由档案管理人员审批。（３）审核功能，通过“系统日志”全程监视各级用户对数据库的活动，记录下每个用户的每次操作情况。

档案管理信息电子化 篇6

[关键词]信息技术；电子商务；企业信息管理；信息系统

随着电子商务的快速发展以及企业对网络的普及，企业的信息管理系统呈现出了越来越多的信息，企业的内部信息也逐渐向着网络化的方向发展。通过电子商务的应用，企业信息管理更加有效。电子商务对企业信息管理具有很大的影响，主要表现在：对企业信息管理理念、信息战略的影响，对物流配送的影响，对信息组织与处理的影响。本文也是从这三个方面进行重点分析.。

一、电子商务与管理信息系统

管理信息系统（简称MIS）是一个能进行信息收集、传输、存储、加工、维护和使用的，是随着局域网技术的发展，在企业内部形成的、可以在一个部门或几个部门之间实现信息共享的人机系统。近半个世纪以来，随着科学技术的不断发展，企业MIS系统不仅广泛地应用了信息技术，还深入地融入了数学方法、现代管理理论和系统方法，其内容与作用在深度与广度上都有了很大的拓展。电子商务系统即企业网上营销系统，它是随着Internet技术在商务领域的发展而发展起来的、以企业数据信息作为支撑的电子营销系统。

信息是现代化企业管理的重要资源，对它的有效利用程度是企业管理水平的重要标志之一。我国当前运行的企业管理系统大部分侧重于企业内部各个应用信息的收集、存储、加工、使用，由于信息系统建设缺乏统一规划，企业的计算机管理信息系统成为一个个孤立的信息孤岛，数据和应用集成困难，不能相互交流和共享信息，更不能应用数据挖掘等商业智能技术，无法充分发挥出管理信息系统在电子商务领域的作用.。

电子商务是企业信息化建设的目的，是企业管理信息系统的延伸和发展，反过来企业信息化是电子商务的基础和前提。也就是说，管理信息系统是企业内部的信息系统，电子商务是企业外部的信息系统，内部与外部信息系统的结合才构成现代企业完整的信息系统。

电子商务进程中的企业管理信息系统不仅要集成企业内部资源信息和应用电子商务Internet提供的企业环境信息，而且更重要的是建立在企业电子商务平台上的企业产品、资源、服务经营管理系统，使企业管理信息系统的重点由内部管理转化为外部经营。基于电子商务平台的企业管理信息系统是企业工作分配和业务分配的基础，对优化企业的管理和运行机制、提高企业整体业务水平起极大的推动作用。电子商务管理信息系统在Internet平台上运行，可以不受地域和空间限制，不间断地发布交易信息并获取交易信息。利用电子商务系统的大容量、高速度收集用户的消费习惯、趋向等信息，挖掘潜在需求，和宣传广告配合，创造引导新需求；调节企业经营和宣传，利用反馈信息重组电子商务系统各应用的设计

二、对企业信息管理理念、信息战略的影响

对企业信息管理理念、信息战略的影响传统的企业信息管理理念是：围绕着物流，组织一个有效的信息系统，使得关于计划和控制物流的信息流顺畅而迅速地流动，从而产生效益。信息管理的目标是要达到信息资源的一致性、统一性，在企业内部交流信息，使企业能够及时和有效地利用信息资源。电子商务技术的发展，加速了信息在空间和时间上的传播。技术发展打破了原有的信息平衡，企业的外部信息将成为企业信息的主流。互联网公司的诞生就是一个极好的例证；直销模式的兴起也证明了将企业作为一个“信息过滤系统”，将比原有的现代企业系统更能有效地实现需求分析，达到顾客满意。企业信息管理理念发生了变化：信息管理不再仅仅是为“物流”服务，而更多的是为信息本身。未来的企业将是为管理信息而存在，为管理信息而发展。

三、对物流配送的影响

随着信息技术的快速发展，国外、国内各种商业物流配送中心利用信息技术提升管理水平的企业已经越来越多。例如目前采用较多的信息管理技术包括产品识别条码（BC）、企业资源规划系统（ERP）、管理信息系统（MIS）、电子数据交换系统（EDI）、地理信息系统（GIS）、自动分拣系统（ASS）、全球定位系统（GPS）、仓库管理系统（WMS）等.。

目前电子商务的物流信息系统化发展趋势是物流与采购一体化。通过开发并营运大型B2B电子商务信息平台，集成各项信息技术，提供完善的商品展示和电子交易功能；通过综合物流配送系统、仓库管理系统、交易结算系统，标准认证体系，提供完善的物流配送服务、仓库管理服务、资金交易结算服务、认证服务、金融和信息服务，建立大型完善的物流与采购一体化信息平台，是物流业与商贸业未来的发展趋势。

四、对信息组织与处理的影响

企业信息管理是离不开数据库的，数据库是信息管理的核心，企业大量的信息都需要数据库进行存储和应用。其实分散的信息根本起不到什么作用，集中的信息才能成为企业的有用资源。现代企业的发展对分散式和集中式的信息组织和处理方式提出了更高的要求。在电子商务的时代，企业信息组织和处理的主导方式已经变为分布式的信息组织和处理方式。信息组织和处理的关键将是如何组织和处理好企业的外部信息和位于不同地理位置的同一企业不同部分之间的信息。对于这种信息的组织和处理，分布式的信息组织和处理方式是最优的选择.。

五、结语

随着现代科学技术的发展，电子商务的未来充满希望，如何利用好电子商务为企业带来更大的营收；如何把企业管理信息系统与电子商务更好的结合起来，获取更大的收益，是我们在以后的日子里需要加倍重视的课题。相信随着信息化越来越普及，电子商务与企业管理信息系统必将走向更加美好的明天！

参考文献：

[1] 高维. 电子商务网上支付安全技术研究[J].电脑知识与技术，2008，（11） .

[2] 向阳，吴美香，杨德礼. 电子商务的发展对组织信息管理的影响[J].管理科学， 2004， （03） .

[3] 郑絮.企业电子商务信息生态系统构建模式与策略研究[D]. 吉林大学，2009，（08）.

[4] 黄涛，孙晓玲. 现代企业中的信息管理[J].情报科学， 2006，（12） .

[5] 邱霞. 我国企业供应链物流管理信息集成与信息共享研究[D].江西财经大学， 2004 .

档案管理信息电子化 篇7

一、文书档案管理信息的电子化的优点

首先, 使用方便, 便于检索, 办公效率大大提高。电子档案使用光盘、磁盘作为载体, 将信息存储在上面。计算机的运算速度极高, 具有强大的信息处理能力, 这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整, 出现漏抄, 字迹不工整等问题, 节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候, 按照资料的分类进行收集、统计和查阅, 时间大大缩短。因此, 电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式, 最明显的就是方便, 检索效率高。

第二, 信息易于保管。与纸质载体相比, 电子档案使用高科技材料制成, 不仅能够防止虫蛀、防潮, 而且可以重复使用, 节能、环保、使用寿命长, 解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案但它最大的有点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小, 操作简单, 不需要占用大量的人财物力。所以, 它的特点是存储时间长, 不易受损, 节省资源, 稳定性好, 易于保管。

第三, 电子传输, 实现资源的共享。在传统的手工操作中, 各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享, 大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展, 方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流, 利用电子网络传输资源。电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递, 适应现代社会快节奏的工作特点。第四, 提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力, 不免会出现在传输过程中资料的丢失, 并且通过邮递极高费时费力, 安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题, 不仅保证文书档案的及时传输, 而且能够确保其安全性, 不会造成档案的延误或者丢失现象。

二、文书档案管理信息的电子化的缺点

首先, 档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性, 人们可以对电子档案进行反复的输入和修改, 并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式, 人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性, 并且电子档案没有印章和亲笔签名, 相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

其次, 网络化的发展, 电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生, 网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容, 病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失, 假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

第三, 文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机, 懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平, 但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限, 不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。

第四, 电子文件兼容问题。随着信息化得普及, 电子文件的问题凸显, 其中电子文件不兼容的现象尤为明显, 电脑软件开发的通用性差, 不同的系统生成的不同的电子文件, 他们之间不能识别, 或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换, 这些问题丞待解决。

三、改革措施和解决办法探讨

针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题, 笔者提出以下举措。第一, 针对安全性问题, 在文书档案传输的网络中设置隔离带。通过这个隔离, 文书档案只能在某一范围的局部网络内传输, 带防止文件流向外网。最简单的方法是设置隔离的路由器, 路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址, 这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法, 对网络数据进行过滤, 检测不安全的攻击行为。第二, 针对人员素质低的现象, 要加强工作人员的教育培训。通过在工作中的培训, 让管理人员及时掌握最新的电子化管理方法。同时, 提法他们的综合文化水平, 比如外语水平、计算机操作水平等。

参考文献

[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案, 2011 (01) .

[2]骞丽萍.文书档案管理办公自动化[J].经营管理者, 2010 (19) .

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[4]冼汉聪.文书档案管理的办公自动化应用[J].商情 (教育经济研究) , 2008 (06)

[5]赵思媛.浅谈文书档案计算机管理的利弊[J].沿海企业与科技, 2010 (12)

档案管理信息电子化 篇8

一、档案管理信息电子化的优势

(一) 查阅手段的简单化

借助信息技术和网络通讯技术, 用户可以随时随地对电子档案的数据库进行访问, 并对数据库系统中的信息进行检索和查阅, 大大简化了档案信息查询与管理的程序, 提高了信息检索的效率。

(二) 档案管理的便利化

随着信息技术和办公自动化的发展, 档案信息的存储, 可以通过数字库系统来实现, 且档案信息的存储可以集图、文、声于一体, 实现多媒体信息的快速存储。同时, 档案管理人员可以通过信息技术手段对各种档案信息进行复制、剪切、黏贴等操作, 并且可以通过远程技术手段对档案信息进行远程管理, 大大提高了信息处理与管理的效率。

(三) 有助于档案信息的传递和保密

在传统的档案管理模式下, 在对档案信息进行查阅时, 工作人员很容易看到整卷的内容, 且在通采用邮政等传统传输手段时, 又很容易发生档案丢失的问题。在信息技术环境下, 查阅人只需要在数据库中按照文件编号进行档案的查找就可以了, 而且网络传递的安全性也大大提高, 这对档案信息的保密工作是非常有利的。

(四) 有助于档案信息的存储和共享

与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的耐久性、环境适应性更强, 而且可以根据信息存储的需要, 对不同的电子载体进行选择, 如光盘、U盘、移动硬盘等, 而且读取比较方便, 具有较强的稳定。同时, 正是由于存、取的方便性, 可以快速实现电子档案的共享, 有助于档案资源价值的充分发挥。

二、目前档案管理信息电子化过程中存在的主要问题

(一) 安全问题

档案信息的安全管理一直都是档案管理中的核心环节, 在档案管理的信息化建设中同样也不能忽视。然而很多单位在制定档案系统的信息框架时, 并没有及时建立起电子档案的安全屏障, 忽视了档案信息的安全管理, 没有安排专人对档案系统的安全问题进行管理。同时, 很多单位没有及时应用最新的网络安全技术和系统安全技术, 导致档案信息系统的硬件和软件上存在诸多漏洞, 为不法分子提供了可乘之机, 在很大程度上对电子档案的完整性、准确性和保密性产生了威胁。

(二) 标准问题

为了便于档案信息的检索和使用, 在电子档案系统的构建初期, 通常需要考虑信息管理标准和信息技术标准, 而我国的电子档案系统的建设起步较晚, 档案管理信息的标准化程度处于相对较低的水平, 虽然相关部门也出台了相关的标准和规范, 但是推广程度和应用程度还不够深入。

(三) 综合利用问题

为了充分发挥电子档案的价值, 提高电子档案的利用程度, 需要在电子档案的建设中加强对电子信息的整合与集成, 并与档案管理的传统手段进行有效衔接, 这样才能根据社会公众对档案信息的需求, 提高电子档案的服务范围和服务质量, 更好地服务于社会经济的发展。

(四) 法制建设问题

档案立法是一项长期的系统工程, 尤其是随着档案管理信息电子化趋势的不断加强, 需要对以《档案法》为核心的法律法规体系进行进一步的调整和完善。由于档案管理的法律依据不够全面, 经常出现电子档案信息没有及时更新或者电子档案泄密等问题而找不到相应的处理依据的现象。对此, 相关部门必须尽快完善相应的法律法规体系, 为档案管理的信息化建设与发展提供法制保障, 严厉打击各种网络犯罪, 确保电子档案信息的安全。

三、档案管理信息电子化建设的有效对策

(一) 加强对档案管理信息化的重视力度

档案管理的信息化建设需要引起单位领导的高度重视, 只有单位领导认识到了档案管理信息化建设的重要作用和意义, 才能不断增加相关投入, 建设一支高素质的档案管理队伍, 在大力推进信息化建设的同时, 使档案信息电子化更好地满足单位内部的实际工作需要, 实现更好的发展。

(二) 做好安全建设与管理工作

在档案管理的信息化建设过程中, 安全问题始终是最核心的部分, 这主要包括网络安全、密码安全、信息安全、计算机安全等, 这就要求 (下转第143页) (上接第141页) 档案管理部门一方面要加强网络建设与监管, 降低网络被攻击的可能性, 另一方面要在部门内部加强培训和学习, 不断增强档案管理人员安全意识、法律意识和责任意识。此外, 要对用户的访问权限实施分门别类的管理, 对不同的网络用户赋予不同的访问权限, 这样才能有效降低档案管理系统的网络风险, 确保档案管理系统的正常运行。

(三) 建立健全电子档案管理制度

为了有效提高档案管理部门工作的规范性和有效性, 推进档案管理信息电子化进程的有序开展, 相关部门一定要制定规范的电子档案管理制度, 要求全体档案管理人员要严格遵守电子档案管理的相关制度和规范, 做到电子文件及信息处理的规范化、标准化和科学化, 确保电子档案管理的安全、科学、合理、有效。

(四) 增强档案管理信息化建设的整体性和标准性

电子档案信息系统的建设是一项系统、复杂的工作, 会涉及到很多部门和人员, 档案管理信息化建设的成功与否在很大程度上取决于电子档案系统建设的整体性。对此, 在信息系统的设计、开发与建设过程中, 设计人员一定要多加强同用户之间的沟通与协调, 做好系统内部各个模块之间的衔接工作, 避免相互脱节问题的发生, 增强档案管理信息系统开发的有效性和实用性。同时, 为了有效提高电子档案信息系统在管理与使用环节的效率, 在信息化建设过程中要严格遵守国家的相关标准和规范, 尽量使用标准化的信息管理软件。

四、结语

总之, 档案管理信息电子化是档案管理发展的必然趋势, 但档案管理的信息化建设是一项长期、系统、复杂的工作, 不仅需要档案管理人员的积极参与, 还需要单位内部其他人员的积极配合。同时, 档案管理人员要重视档案管理部门在信息化建设过程中存在的问题, 并及时采取有针对性的加强措施, 加快档案管理部门的信息化程度, 更好地适应社会经济的发展需要。

摘要：随着计算机技术和电子信息技术的不断发展, 档案管理信息电子化已经成为档案事业发展的必然趋势, 电子文件以及电子档案将成为档案管理人员的主要工作对象。本文在分析档案管理信息电子化优势的基础上, 提出了当前档案管理信息电子化进程中遇到的主要问题, 并就加强档案管理信息化建设的有效对策进行研究, 希望对提高档案管理的信息化建设水平能够有所借鉴和帮助。

关键词：档案管理,电子文件,信息技术,电子化

参考文献

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[3]张荣珠, 高峰.浅谈档案信息自动化系统的建设[J].黑龙江史志, 2010 (11) .

[4]王永华, 王呈伟.档案信息自动化系统管理若干问题的思考[J].黑龙江交通科技, 2007 (06) .

[5]王新华.关于档案信息自动化系统管理若干问题的思考[J].经营管理者, 2010 (04) .

档案信息电子化问题研究 篇9

1.档案软件没有信息管理功能, 缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一, 规格各异, 各自开发的软件不能互用, 并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统, 由于不能互调, 就不能利用电脑完成信息管理工作, 不能快捷地出版信息编辑成果, 这制约了档案信息电子化的进程。

2.在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统, 档案信息系统和网络建设形式各行其是, 层次不一, 规范性、开发性、服务性、共享性较差, 不能适应档案信息资源共享的要求。

3.标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 馆室藏档案业务基础差, 案卷质量不高, 特别是各类档案的著录细则相容性不强, 系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准, 这也制约了档案信息工作电子化。

4.档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑, 越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5.档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化, 首先要有现代化的人, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用, 就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现, 使档案的生成方式发生很大变化, 诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行, 这样档案的前身必须以机读文件为主要形态, 那么档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容, 这些信息可能来自不同的机读形式的档案中, 把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息, 必须有一个“去粗取精, 去伪存真”的过程, 使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性, 用户才能获得更为完善的服务。由此看来, 档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化, 就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象, 用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工, 使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有:

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能, 提高利用率。目前, 大多数基层档案馆室对计算机的应用单一, 开发功能简单, 有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存, 利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。

2.缩短二次文献信息的加工时间, 提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是:选题—选材—编辑—出版, 这条“慢工出细活”的工作方式, 即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长, 造成信息失效, 严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化, 编者可直接利用机读形式的档案, 利用电脑的功能完成信息加工工作程序, 快捷地出版二次文献。

3.档案信息电子化, 可一次投入, 多次产出, 可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费, 但目前乃至今后一个相当长的时期内, 企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的, 依靠自身解决也不是件容易的事, 解决不好, 档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4.档案信息电子化, 信息成果可多份拷贝, 将拷贝成果送到领导及各个部门, 就扩大了社会影响, 拓宽了服务范围, 档案部门的地位自然也就得到了提高。

档案信息电子化现状分析 篇10

经渗透到了社会活动的各个方面, 正在逐步改变着社会活动的运行方式。档案是现代经济和社会发展的宝贵信息资源, 开发这些宝贵的档案信息资源, 并使之电子化, 从而实现资源共享, 是新世纪档案事业发展的目标, 是事关全局发展的重大战略。

所谓档案信息电子化, 是指以馆 (室) 藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象, 用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工, 使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。

一、档案信息电子化的必要性

1. 档案信息电子化可充分利用和发挥现有微机的潜能, 提高其利用率。

2. 档案信息电子化可缩短二次文献的加工时间, 提高档案信息的时效性。

3. 档案信息电子化, 可一次投入, 多次产出, 可改变信息加工工作受经费限制的局面。

4. 档案信息电子化, 可将信息成果多份拷贝, 及时

送给领导及各个部门, 扩大其社会影响, 拓宽其服务范围, 提高档案部门的地位和作用。

5. 档案信息电子化, 可使档案信息与最新技术接轨。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现, 使档案的生成方式发生了很大变化, 诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行, 这样, 档案的前身必然以机读文件为主要形态, 档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。广大信息检索者关心的是信息的内容, 这些信息可能来自不同的机读形式的档案中, 把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。

三、档案信息电子化的现状

1. 档案软件还没有信息管理功能, 缺乏通用性。

档案部门使用的计算机型号不一, 规格各异, 各自开发的软件不能互用, 由于不能互调, 就不能利用电脑完成信息管理工作, 不能快捷地出版信息编辑成果, 这制约了档案信息电子化的进程。

2. 档案信息系统和网络建设还不能实现共享。我

国至今还没有建立一个能达到数据交换的机读目录档案系统, 档案信息系统和网络建设形式各行其是, 层次不一, 规范性、开发性、服务性、共享性较差, 不能适应档案信息资源共享的要求。

3. 档案管理标准化、规范化工作有待提高。

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 我国现有的馆 (室) 藏档案业务基础差, 案卷质量不高, 特别是各类档案的著录细则相容性不强, 系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准, 这也制约了档案信息工作电子化。

4. 档案的技术标准、组织工作程序标准没有从计算机的信息处理技术特点和发展考虑。

现在, 越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 而现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应这种归档文件的处理方法。

5. 档案信息管理人员的素质有待提高。

管理人员的知识层次和技术水平是实现档案信息电子化的前提和关建。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 甚至有现代文盲现象。

四、档案信息电子化应注意解决的问题

1. 电子文件的保存问题。

由于电子文件形成的时间短, 缺乏实际储存的验证, 所以, 电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的问题。

2. 电子文件的甄别问题。

电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题, 这个问题的关键是区别电子文件的真伪, 区别电子文件的原件与复制件。笔者认为, 电子文件制发单位可在机内输入隐形条码, 使之与伪造或复制件相区别。当网上用户使用任何一份文件时, 他只知道该文件内容, 而无法知道该文件条码。同样, 只有具备隐形条码的电子文件才是原件, 才能作为凭证或依据使用。

3. 电子文件的鉴定问题。

档案管理信息电子化 篇11

【关键词】档案管理；信息；应用技术

一、电子档案的特点及优越性

1.电子档案的特点

（一）电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同時，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

（二）电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的，即由立卷人根据自己的理解来进行操作，显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性，立卷标准很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。

（三）电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。

（四）档案管理的电子化更利于文档保密。在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。

二、应用技术

1.应做好电子档案使用中的控制与管理

（一）进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。

（二）做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。

（三）加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

2.建立一批新时代的档案管理人员队伍

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。

（一）多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。

（二）对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。

3.建立统一的电子文件管理标准

（一）实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展。

（二）将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行.

（三）制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

4.严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。

三、总结

浅论档案信息电子化 篇12

所谓档案信息电子化, 就是以馆藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象, 用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工, 使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。

1. 档案软件缺乏通用性。

档案部门各自开发的软件不能互用, 各行其是, 层次不一, 并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统, 规范性、开发性、服务性、共享性较差, 由于不能互调, 不能适应档案信息资源共享的要求, 这制约了档案信息电子化建设的进程。

2. 标准化、规范化工作有待提高。

档案信息电子化建设的前提是基础工作的规范化和标准化;但由于历史原因, 馆藏档案业务基础差, 案卷质量不高, 特别是各类档案的著录细则相容性不强, 系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准, 这也制约了档案信息电子化建设。

3. 档案信息管理人员的素质有待提高。

实现档案信息电子化, 首先要有现代化的人, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺。尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用, 就谈不上档案信息电子化了。

(二) 电子文档对档案业务管理工作的影响

电子文档是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较, 电子文件有以下几个特点:不再是直观的纸质文件, 而要借助现代办公设备才能阅读、使用;可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;可随时共享, 不再受时间和距离的影响;保存要求与纸质档案不同, 它对保存场地的面积要求不高。

1. 电子档案管理是一个新生事物, 从事电子档案管理的

人员必须具备档案管理的基础知识和计算机信息技术等多方面的技能, 因此, 我们应注重档案管理人员档案知识的灌输和计算机技能的培训, 只有具备一定的档案管理知识, 才能真正认识哪些是档案, 而哪些是不需要归档的, 入库后的档案该如何编号排列, 如何做好档案材料的修复和保存等。只有具备一定的计算机操作技能, 才能真正做好电子档案的扫描、缩放、管理等工作。

2. 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象, 而应用

计算机后, 电子文件取代了以往的文字材料, 它是由拟稿者直接写在磁盘上, 并在磁盘上进行修改, 一经形成后, 马上存贮到办公信息数据中, 由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践, 已总结出一套工作流程及方法、原则, 如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点, 也是文书工作和档案工作的结合点, 文件形成后, 由文书部门收集立卷后, 交档案部门管理, 一般一年归档一次。而电子文件随时产生, 随时更改, 存贮在计算机磁盘或光盘中。因此, 它对计算机有很强的依赖性。如果归档, 必须以磁盘或光盘的形式移交, 归档范围也不能只是“办理完毕, 具有保存价值”的文件, 还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

3. 实现电子档案管理首先需要一套专门的管理软件, 将

档案材料录入管理系统中, 形成一个数据库, 档案的查询、借阅等情况就可以在系统中自动生成了。安装好管理软件后, 我们应及时修补管理软件的安全漏洞, 对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级, 搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上, 要进一步完善纸质文件和相关电子设备的保管设施和环境, 控制和保持室内的温湿度, 同时强化防磁设施的完善和维护工作。

4. 由于电子文件信息与载体的可分离性, 档案实体分类

也可能将被概念分类整理所取代, 因为实体分类的结果只能体现一种属性联系, 这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要, 但在当今电子文件的环境中, 文件的形式特征和内容特征均发生了变化, 电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序, 不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要, 利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

5. 由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可

读性, 其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化, 原有的档案价值理论分析范围也将扩大, 要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论, 文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限, 而电子文件一方面由于制作方便, 将产生比以往更多的文件, 另一方面由于用户的需要, 信息和数据不断地修改和补充, 因此很难划定固定的保管期限, 况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此, 其鉴定、管理方法亦无定论。此外, 由于电子文件信息载体的特殊性, 其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

6. 实行电子档案管理虽然一定程度的减少了档案员的工

作压力, 但并不意味着档案管理人力资源的投入就可以减少了, 电子档案管理在查阅、借阅方面为我们提供了很大便利, 同时也要求我们将书面归档材料即原始记录更完备的保存, 因为电子档案随时面临着数据流失或遭病毒破坏的危险, 一旦电子档案永久的丢失, 就需要我们的书面材料了, 而书面归档材料的整理和管理是一个费时费力的纯手工过程, 同样需要我们档案管理人员全心、细致的投入。

(三) 档案信息电子化的益处

1. 可充分利用和发挥现有微机的潜能, 提高利用率。

目前, 大多数基层档案馆对计算机的应用单一, 开发功能简单, 有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存, 利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费, 使现代化设备不能尽其用。

2. 缩短二次文献信息的加工时间, 提高档案信息的时效性。

手工信息加工工作模式是:选题—选材—编辑—出版, 这条“慢工出细活”的工作方式, 即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长, 造成信息失效, 严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化, 编者可直接利用机读形式的档案, 利用电脑的功能完成信息加工工作程序, 快捷地出版二次文献。

3. 档案信息电子化, 信息成果可多份拷贝, 将拷贝成果

送到领导及各个部门, 就扩大了社会影响, 拓宽了服务范围, 档案部门的地位自然也就得到了提高。

4. 档案信息电子化, 可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

(四) 电子文档对档案学理论的影响

1. 对档案本质属性的影响:

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上, 另一方面表现在档案的形式上, 如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等, 都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性, 才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息, 而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中, 电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行, 它便于修改、便于复制的特性, 使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本, 没有草稿与印稿的区别, 也没有正本与副本的差异, 甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件, 这样文件是档案的前身, 档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等等, 便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键, 也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

2. 对档案来源原则的影响:

来源原则包括两个方面:从外部来看是尊重全宗, 从内部来看是尊重原始顺序。目前, 随着大量电子文件的产生, 后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源, 从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题, 才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中, 不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生, 人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此, 要确定档案的来源, 不可仅局限于寻找一个恰切的定义, 或仅要求完整地保护全宗与文件系列, 按照原始顺序进行整理等, 而必须正确说明档案的原始联系, 了解在整个生命周期中文件组合的变化, 应随着客观实际的变化, 丰富和发展来源原则。

(五) 结语

办公自动化、无纸化等事物的出现, 使档案的生成方式发生很大变化, 诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行, 这样档案的前身必须以机读文件为主要形态, 那么档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容, 这些信息可能来自不同的机读形式的档案中, 把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息, 必须有一个“去粗取精, 去伪存真”的过程, 使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性, 用户才能获得更为完善的服务。由此看来, 档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

摘要：办公自动化、无纸化等事物的出现, 使档案的生成方式发生很大变化, 文章介绍了档案信息电子化的现状, 分析了电子文档对档案业务管理工作以及档案学理论的影响。

关键词：档案信息电子化,电子文档,档案管理,档案学

参考文献

[1]赵铬忠.档案整理方法[M].北京:档案出版社, 1983.

[2]嘉庆, 张明福.档案管理[M].北京:档案出版社, 1991.