当代高校电子档案管理

当代高校电子档案管理（共12篇）

当代高校电子档案管理 篇1

一、关于数字化技术支持下的管理体系

1. 关于“数字化”技术。

对于所谓“数字化”, 一般可以理解为是将信息转变为数据, 而这些数据的表达、传递和交互式流动等行为的发生, 都是以数据被数字量化和以数字排列组合为前提的。所以, “数字化”首先代表一种对原有信息的新的表达方式。不同的信息可以转化为不同形式的关于数字的代码, 进而以这种代码的存储、编排、提取、识别、传递和交换等行为替代原有的信息存储、排列、检索和交换的方式。或者, 世界万事万物包括文字、图像和声音在内的一切信息都可以通过某种函数以最单纯的数字“0”和“1”的排列组合去表示, “0”和“1”组成的不同字符串可以与不同的信息形成对应关系, 通过计算机等多媒体软件、硬件的处理实现对各类不同事物和行为的描述。所以“数字化”代表一种结果或者方式。“数字化”是现代软件、硬件技术的基本构成原理, 也是智能控制技术的基础。另外, 当模拟信号被数字信号进一步取代之后, 信号处理又存在编码、解码、压缩、加密、纠错、扫描和格式转换等多个技术环节。信息的“数字化”, 其众多的处理设备也逐渐发展为一种以计算机为技术主导和核心的全球范围的电子技术和相关产品的革命。

2.“数字化”管理体系及其特点。

“数字化”管理既包括信息的存储、编排、提取、识别、传递和交换等, 同时也包括被“数字化”的信息的收集整理、保管维护、鉴定统计和提供检索、利用等活动。或者说, 信息的“数字化”所形成的主要就是电子文档, “数字化”管理也就突出地表现为对电子文档的管理。而对于信息的“数字化”管理所逐渐形成的体系也有自身运行的规则、方式、方法、原则和制度等作为保证, 该体系之特点具体表现为。

(1) 电子文档在制作形成的过程中, 根据其各种不同的用途, 其编排、整理的方式均有所不同, 预先必须依据一定的“标准”对其进行审视、检测才能保证其正常检索、提取和使用, 或者允许其在规定的权限内被方便地操作。

(2) 原有的纸质文档的传递和使用只能同时在有限的范围内进行, 而完成一次传递和使用的时间也是较长的。现代电子文档的传递和使用一般是借助于计算机和网络技术进行的, 可以实现在“秒”及更小单位以下进行的资源共享, 这种信息传递、使用的方式也大大改观了原有受时间、空间制约的落后方式。但同时也带来了新的技术问题, 如何传递才能将电子文档快捷地传送到预定地点, 如何传递才能不被其他人截获而顺利将电子文档送达接收人的手中, 以及电子文档在传递前后的保真问题, 电子文档使用过程当中的保密、备份、转送等环节的处理。虽然在“建设节约型社会”的倡议下, 纸质文档在一定程度上正在逐步被电子文档所取代, 但电子文档本身也不是怎样拖拉都可以, 要适合于传递和使用的技术、设备, 适合于传递和使用的制度和规则。

(3) 随着时代的发展和社会的进步, 纸质文档已经越来越不能满足实际的需要了, 其存储空间的有限性和保存的难度相对较大等, 为其发展带来了空前的不适应。但是电子文档代替纸质文档之后, 电子文档的发展也并非一帆风顺。实际的需求越来越多, 如一定程度上和条件下对于电子文档的质量及所承载信息量的无限追求, 对于现有存储方式和资源使用技术等都提出了更高的要求, 从“K、M”到“G或T”甚至更高级别仍不能满足某些电子文档的存储和使用要求。另外, 此种情况下, 文档本身的保存和维护也是存在一定困难的, 根据其安全需求级别、人群指向等, 使用什么样的管理方式和相应的技术都是需要斟酌的。

二、当代考试电子档案的管理问题

1. 考试电子档案的管理过程。

(1) 考试电子档案的策划阶段:第一, 考试题目及考试要求的拟定。试卷在拟定阶段就必须保证其电子版原件和复制版本仅在测试者的范围内传阅, 而不能让被测试者得知。参与出题的人员提供足够的题量供筛选, 最终选定的具体题目要严格保密, 最终选题人的通信、外出及其他人身自由权等, 视其考试类型和级别等予以相应的或较为严格或较为宽松的限制。一般限制的时间从考试准备阶段开始到考试结束时而终止, 也有视其情况而有不同安排的。第二, 考试电子文档内容的基本要求。考试电子文档所涉及的内容应该严格与考试的要求相符合, 能达到考试本身对符合并进入应试者范围的人员以某种标准进行检验的基本目的。如考试本身是达标型的, 就应该视应考者的能力大小, 选择适合的题目和题量, 最终考试成绩达到某个分值可视为及格, 达到某个分值可视为优秀, 未达到某个分值可视其为不及格。有的考试则是以选拔人才为目的的, 考试内容就必须有相应的调整, 以考试成绩达到某个分值作为录取标准, 或者以应试者对电子文档内容的某些识别、调整或感受作为主要的选拔标准。第三, 考试题目及考试类型要适合于电子文档的试卷形式。一些科目适合于以电子文档的形式进行考试, 如考试的内容完全以文字的形式出现, 或者一些考试甚至不需要应试者以任何的文字参与就可以正常进行。而有的科目的考查则不适合以电子文档的形式进行, 如绘画的内容多要涉及对应试者的手绘或材质驾驭能力的测试, 电子文档只适合于对其进行一些理论性的考试。第四, 考试电子文档的保存要做好严格的保密工作, 考试电子文档的具体内容及其相关数据的知情人要限定在一定的人员范围内, 制定严格的制度以保证在考试前及考试进行过程当中其答案内容不泄露, 同时也要保证在该考试及其相关工作最终完成之前, 考试电子文档的任何已经成型而无更改要求的具体内容保持精确无误、不被人为篡改或丢失。一般来说, 考试电子文档要经过加密处理, 几个管理员分别同时持有密钥的不同部分, 只有几个管理员同时在场时才可对该考试电子文档进行成功解密和提取。

(2) 考试电子档案的形成和使用阶段:第一, 组织参加测试者在指定的时间到达一定的场所, 宣布考试电子文档内容的测试时间段、相关考试规则等, 在该场所实际环境、测试时间和其他条件等允许的前提下, 对准备测试人员进行电子文档内容的测试。第二, 使用适当的设备向参加测试者展示电子文档, 要求在规定的时间段内以文字的形式完成对电子文档空缺内容的补充, 或以点击的形式对文档内容进行必要的选择。这是电子文档开始使用的阶段, 在使用的全过程当中, 被测试者的行为要接受测试者的监督, 任何与考试规则不符的行为将受到相应的处罚。第三, 测试者按照一定的次序和规则将被测试者手中的电子文档回收, 回收的过程须多人在场并接受正常监督, 所回收的电子文档的保存要严格履行保密程序, 在考试后直到对其使用仍未结束之前, 保证考试电子文档不被恶意删改或丢失。考试电子文档的存储设备必须是正常运转的和具有相应级别保密性能的, 经过存储或再次提取的过程, 文档本身的完整性、安全性及正常使用不受任何影响。第四, 考试电子文档回收之后, 经过建档、整理和分类处理, 保证在阅卷过程前被回收电子文档无删改和歪曲, 可以客观真实地反映被测试者的水平, 保证各个被测试者之间成绩的公正、公平。经过阅卷过程的考试电子文档仍然要进行严格的保密处理, 以备在必要时对试卷进行的复查核实工作的公正和有效。第五, 在测试者和几个管理员共同监督确认有效的情况下, 由专人负责进行被测试者成绩的登记和汇总工作, 此时对原考试电子文档的提取和归档工作的过程的保密性和准确性均需认真监管。

(3) 考试电子档案的公示或查询阶段:第一, 现阶段的考试电子档案一般包括两个主要部分: (1) 试题电子文档; (2) 考试成绩电子档案及查询系统。一般在此阶段, 对试题电子文档要进行归档和保存处理, 在经过监督复查核实或被测试者的查找复合工作后, 试题电子文档将被封存或保密管理, 在一些情况下也进行试卷的考核标准、相关规则、精神的网络公示等。第二, 考试成绩电子档案。考试成绩电子档案一般是以数据库的形式出现的, 其具体内容包括有:被测试者姓名、性别、考试编号、报考类别及其科目、各科成绩等信息。第三, 成绩查询系统设置及使用。

2. 考试电子档案的优势所在。

第一, 考试电子档案信息将采用虚拟形式, 其实体不是固定在某一载体之上, 考试档案的存储将不再受到具体的存储场所的限制, 档案资源可以同时分布于不同的地点, 或者可以实现不同地点、时间内对同一场馆的考试电子档案资源进行灵活调取, 为大大提升考试电子档案信息的使用效率创造了基础条件。第二, 考试电子档案的操作手段也将是多样化的, 可以通过将档案信息数字化为某种数据, 通过互联网或局域网传递, 通过多媒体技术对其进行提取、维护、加工等, 与此同时, 文本、图片、音频或者视频等多种电子文档形式也将出现在考试电子档案当中, 无论管理者还是使用者都可以根据实际的需求灵活安排考试电子档案的各个环节及其细节。第三, 考试电子档案的时效性将进一步被增强, 档案的制作形成、完成对其管理、每一次使用等“周期”也都将被尽可能地缩短。考试电子档案形成之前, 档案本身的管理或者使用都是需要耗费相当大的人力、物力和财力的, 而且极易于出现错误, 并且一旦出现错误对档案资料的纠错工作也必然是一项浩大工程。而考试电子档案由于新技术的采用, 较之传统其提取、整理、修改等环节都是非常方便且高效的。第四, 考试电子档案的管理及其使用的成本较之以前降低了, 风险也降低了。传统的考试档案多数是“纸质的”, 必须依靠手工录入或打印、复印、传真等, 或者通过邮寄、再装订等每年所耗费的资源都是十分惊人的, 而考试档案被数字化之后, 不仅带来了很多的便利, 而且省去了许多不必要环节的同时大量节约了管理和使用的成本, 真是一本万利。第五, 考试档案的形成、管理等环节都可以按照统一的标准去完成, 有效地避免了人为因素所造成的诸多讹误, 无形当中为考试档案的管理和资源共享等创造了便利。第六, 考试档案信息最终是为社会各部门或相关用户服务的, 将其数字化也为使用环节创造了更为开放的、更为人性化的交流平台。

所以, “数字化”技术在当代考试当中的应用, 代替了原有的纸质档案, 完全由数据构成的电子文档其管理工作可以包括电子文档的策划、形成以及相关数据库内容的存储、维护、提取等活动, 也包括所涉及的相关设备、技术、管理及使用等因素的程序规划、监督、安全措施等环节, 不管管理还是使用都是十分便利快捷的, 是一种利大于弊的档案形式改革。

参考文献

[1]高金宇, 唐明瑶.档案管理实务[M].科学出版社, 2010.

[2]徐磊.网页制作与网站建设技术大全[M].清华大学出版社, 2008.

[3]肖秋惠.档案管理概论[M].武汉大学出版社, 2009.

[4]方婷.档案科研工作概论[M].郑州大学出版社.2011.

当代高校电子档案管理 篇2

【关键词】高校 电子档案 档案管理

中华人民共和国教育部、国家档案局第27 号令明确规定：“高等学校校档案( 简称高校档案) 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的， 对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

”同时还明确规定” 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。

尤其是在近几年的高校评估工作中，对各种档案材料，包括教学的、学生工作的、人事工作的、图书管理工作方面的档案材料等等的检查工作一直被作为客观评价学校发展的重要环节。

由此可见档案管理应当是高校管理的重要组成部分。

很长一段时间高校档案主要是以纸质档案的形式存在，随着信息技术的发展电子档案逐渐成为档案中的重要形式。

一、电子档案的概念和特点

所谓电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。

目前电子档案所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。

电子档案归档主要使用磁带和光盘。

与纸质档案相比，电子档案具有以下特性：①电子档案的非人工识读性。

②信息存储的高密度性。

③载体与信息之间的可分离性。

④多种信息媒体的集成性。

⑤系统依赖性。

电子档案的这些特性使得对它的管理方法和观念有别于传统的纸质档案管理。

随着高等教育事业的蓬勃发展和网络信息化的普遍和发展，传统的教学档案管理模式已经无法跟上现代化发展的形势，如何搞好高校电子档案管理工作已经成为当前高校档案管理工作的难点和重点。

当代高校电子档案管理 篇3

摘要：高校日常管理是高校管理的一个重要课题，日常管理工作贯穿于每个学生每一天的生活中，如果学生的日常管理没有管理好，那么将会影响正常的教学等活动。随着信息技术的兴起，在我国高校日常管理中应用当代信息技術，将为我们省去很多不必要的繁琐环节，直接与学生、班主任建立有效的沟通机制，对高校日常管理起到了促进作用。

关键词：日常管理；当代信息技术；沟通；促进作用

高等学校日常管理在学校的日常管理中有着重要作用，是一切其他教育教学，实习活动的保障。它的范围比较广，如学生的考勤、学生宿舍的检查、放假前和返校时对全院学生假期动向进行统计、对违反校规校纪的学生做相应的批评教育、学生开学典礼及毕业典礼的筹划和准备、勤工助学学生的安排及工资发放、学生证的办理及注册等等。这些工作，比较琐碎，但是必不可少，也同样重要，高校日常管理可以使学生形成规矩、易于他们形成正确的世界观、人生观、价值观、养成良好的习惯、对学生的成长有积极的作用。

刚步入大学的大学生会觉得不适应，大学班主任不会每天与学生见面，督促学生学习，因此从学院层面及班级层面要做好学生的日常管理工作。学院与各班级之间、班主任与班委、班级其他同学之间，要建立良好的沟通机制。

一、建立有效的信息网

为了更好的进行有效沟通，更好的进行学生日常管理工作，应建立有效的信息沟通网络，可将信息网分为三个层次

1.学院学工办与班主任之间的信息网。班主任对各班学生情况都比较了解，学校及学院需要下发通知，可直接通知班主任，再由班主任通知班委及学生，这样有利于消息的传递。

2.班主任与班委、普通同学的信息网。班主任需要对班委及普通同学的学习、生活、工作、感情等信息做到全面掌握，因此应建立此信息网，更有利于班主任直接对班级进行管理，做好日常管理。

3.班委与普通同学的信息网。班委需要对班级同学进行日常管理，因此应建立班委与普通同学的信息网。

二、当代信息技术在高校学生日常管理中的应用

1.开通系（院）、班级公共邮箱。各个学院建立班主任公共邮箱，将近期一些需要办理的事情、相应的表格等发送到该邮箱；建立全院公共邮箱，全院的学生均可登录此邮箱，查看相关的信件；各个班级可建立公共邮箱，发送一些班级日常管理的邮件，如班费的使用、团日活动的材料及安排、班会主题等。

2.飞信、QQ等工具的使用。飞信是一款与手机相关联的软件，可通过电脑上的飞信客户端向移动用户发送免费的即时消息，即使手机出于关机状态，只要飞信在登录，就可收到消息，因此可以通过此方式，通知班主任开会的地点、近期需完成的工作（贫困生的认定）等等，也可以直接通知班级负责人具体事宜。飞信可选择群租发送消息，也可选择指定的联系人，也可选择定时发送消息，方便快捷，免去了给班主任、班级负责人打电话的麻烦，要求收到短信的人务必发短信告知，如若仍没有回复，则连同没有加入飞信的用户一并电话通知。同时可将邮箱作为飞信通讯的备案，每次飞信通知之后，可将具体的信息，再详细的发送到系（院）公共邮箱、班主任邮箱，由班主任转发到各个班级邮箱。

QQ是当代社会人们普遍使用的一种聊天工具，可以建立全校学生日常管理工作交流群，各学院负责日常管理的老师可以加入此群，讨论在学生日常管理工作中存在的问题及对策，互相交流经验。同时学校学生处、就业处也可加入到这个群，学校层面的消息可以通过此群来传达，各个学院收到消息后，回复收到，这样也节省了打电话的时间和金钱，也便于日常管理的进行。

各个班级可以建立QQ群，方便班主任及班委通知事情，也可在群公告里面写下通知，一般能用手机上网的同学，也可以接受群消息的通知，通知学生，严禁在群里发送一些无关的图片，据了解，现在每个班级都有群，但是部分有电脑的同学，发送大量的无用图片，而现在大部分同学没有电脑，用手机上网的同学，每个月的流量有限，为了防止流量无故流失，他们选择拒绝接受群消息，因此，务必通知学生养成良好习惯，不要在班级群里发送一些无用的言语及图片，此群只为通知事物及班级信息沟通使用。

3.建立班级的BLOG。博客是比较流行的一种网上日记，每个班级可以建立一个BLOG，每个同学都有权限登录，可以记录一天中的感动、学习的体会、办活动的体会等，这样每个同学都可以发表自己的想法，其他同学可给予评论，给予鼓励与支持，班主任也可以随时了解班级同学的思想，学习状态等，也能使班主任发现班级不良的倾向，并及时予以处理解决。

4.院公共网站的完善。完善学院的公共网站，里面可包含学院活动展示、学院的公示及比赛等重要通知或安排、招聘信息等，学生每次登录学院网站，可以看到具体的安排。

5.建立全院学生信息档案。全院学生建立电子学生库，包括班级学生的个人及家庭成员的基本信息、受奖励处分及资助情况、担任职务、学习情况、是否需要特殊关爱等信息，需要哪个学生的信息档案，一点击即可实现，能了解到这个学生各个方面的情况。

三、结语

通过当代信息技术在高校日常管理中的应用，使高校日常管理这些琐碎复杂的事情也变得有条理，学院工作人员与班主任、班委；班主任与班委、同学之间的关系更加清晰，便于院里及班主任对班级日常工作的展开，通过各种信息技术的互相补充及加强，学院精神及待办事项可以及时准确传达给老师、班级负责人、学生，更有利于加强高校的日常管理，从而保证教育教学活动的正常进行。

当代高校档案管理信息化建设研究 篇4

关键词：档案管理,信息化,高校

信息化社会,高校要建设成为适应时代发展的有竞争力的大学,不仅要加强教学、科研水平,学校的管理也要跟上信息化社会的步伐。随着高校办学规模不断扩大,档案管理工作量进一步提升,高校档案管理信息化势在必行。这不仅切合国家档案局对于档案安全体系建设的要求,又利于档案原件的保管和利用,更凭借信息化平台新颖的表现形式,赋予了高校档案管理工作更宽、更活、更新的发展空间。信息化档案管理对于提高高校综合竞争力,具有重要意义。

一、档案信息化对于档案管理人员的影响

1. 提高档案管理人员工作效率。

不同于学校档案管理人员依靠手工整编材料、管理档案、人力检索供学校各个二级单位查询的传统方式,信息化的高校档案管理是通过数字设备和计算机网络组成的数字化平台对档案进行管理,实现了档案管理的自动化、实时化、网络化。具体表现为:利用复印机、扫描仪、数码照相机、打印机、刻录机、声像档案柜等数字化设备对各类型的档案进行处理、加工,使之转化为可以多次利用的数字资源;通过信息化管理平台,不论是文书档案还是其他实物档案不仅可以打印出相关的收发文单据、汇总表,也可以方便地打印出档案的背脊、封面,案卷目录、文件目录等;当需要统计信息并形成报表时,只需在计算机上操作就可以快速完成工作;而且,学校各个部门间按照部门权限可以查阅数字化档案库中的信息。通过这种方式,无论是档案管理人员还是学校其他部门的工作效率都会有大幅度提升。

2. 避免档案管理人员违规操作。

在档案管理过程中,信息化平台的使用将对档案管理人员起到约束作用,做到档案管理的规范、准确,避免人为因素造成档案材料的损失。例如:在接受档案文件过程中,信息系统会自动审核档案材料是否完整,如果不完整或者内容不准确,系统会拒绝录入档案信息,直至档案材料齐全,这样就避免了档案管理人员在工作过程中把关不严或者收取好处,导致档案材料不全;在收集档案材料归档时,信息系统会要求管理人员逐一档案确认,以防止档案材料的缺失、遗漏或者因个人原因涂改档案内容,违反档案管理规定;在档案使用过程中,由于信息系统权限的限制将杜绝因个人收取好处使档案材料信息泄露的情况发生;在档案转出时可以根据系统记录将档案完整齐全转出,避免了人为因素造成档案丢失或遗漏,造成无法弥补的损失。档案管理实现信息化后,信息化系统将负责档案的查借阅管理,操作方便,防止出现人情或者收取个人好处致使档案材料超期借阅、违规借阅的现象,同时信息系统还可以自动生成到期未还档案记录,并提示档案管理人员在系统规定的时间内对未还的借阅者进行有效的催还。

3. 档案管理人员检索查询更为方便。

档案管理信息化对比传统的检索方式的优势是不言而喻的。信息化系统、数字设备的应用,由计算机代替了人工,一改过去费时费力的人力查找,使档案工作在空间和时间上都较过去更为方便。同时,信息系统充分体现出计算机工作效率高的优势,使用者提供模糊查询、组合查询、分类查询等多种档案检索方式,确保在档案库中检索出需要的完备档案信息。校园网的全面覆盖,使学校内部不同单位的档案管理人员在任何时间都可以在办公室依据档案管理权限从网上自行查询档案信息,实现了真正意义上的校园办公自动化。

二、对于档案管理部门自身的意义

1. 提高档案部门的专业和信息技术水平。

在学校档案管理部门实施信息化管理后,其直接的效益是带来工作效率的提高,间接效益就是将档案部门的管理员从繁重的手工劳动中解脱出来。档案管理员不再是人们眼中没有技术含量的“打字员”和“材料保管员”,他们可以投入更多的精力从事档案学和档案编研等研究工作,真正体现档案管理工作的专业价值和自身价值。不仅如此,数字化和信息化是高校管理的发展趋势,这也促使档案管理部门人员不仅要在自身专业水平方面提高,而且要与校园信息化发展相协调,加强自身信息技术和计算机技术的学习,适应高校信息化发展的环境。

2. 转变档案管理部门工作职能。

传统的档案工作以“保管”为主。档案管理信息化以后,高校的各类档案包括文书档案、科技档案、人事档案等可以在网络上方便浏览,为领导决策和科研部门研究提供优质服务。档案管理单位的职能不再是过去单一的档案保管,而转变为信息服务同档案管理的复合职能。因此,信息化的档案管理部门是学校内部的一个重要信息中心,能够发挥重要作用。

(1)有效地为高校发展提供决策服务。高校办学规模的不断扩大,带来了学校机构增加、教师队伍扩大、教学体制改革和科研规模扩大等一系列动态信息增长态势。这些正是高校发展的真实体现,同时也是学校决策层规划学校未来发展的重要依据。只有信息全面和准确,决策层才能作出准确的判断。档案管理人员要培养良好的信息素养,提高各类信息的筛选、提炼能力,与其他职能部门密切合作,配合学校党委、校长办公室的工作。在实事求是的基础上,档案管理人员“去粗取精、去伪存真、去轻取重”,对客观信息进行全面的总结、梳理、整合,将学校的各部门的实际情况和学校基层的发展动态及时、全面地提供给学校决策层,便于全面把握现状,作出正确决策。

(2)有效地为高校科研服务。科研作为高校一项重要社会责任,是衡量高校水平重要指标。创建良好的高校科研氛围和环境,可以提高高校竞争力,推动高校科研机制不断发展。而且,高校科技档案是高校进行科技信息传递、交流必不可少的工具,也是引领高校科研工作进一步深化的条件。档案管理信息化,为高校科技档案服务机制创新提供坚实的基础。不仅如此,档案管理信息化在提高科技人员工作效率的同时,更便于科技人员对于档案信息的二次利用和开发,有助于完善学校科研体系,对于打造优势专业具有重要意义。

每一所大学,从成立、建设、发展到今天的成就都有其自身发展的历程。档案,作为历史活动最真实和原始的记录,能够描绘出高校的发展经过。高校档案信息能体现出高校自身的文化底蕴,是大学建校的文化基础。建立高校档案信息化管理平台,创建电子档案,不仅可以形成高校的电子信息资源中心,也加快了国内高校与国际档案管理接轨的步伐。档案信息化可以提高高校决策层对档案的重视程度和利用效率,能为学校未来发展提供有效借鉴,还可以传播学校文化,提高学校知名度,对高校未来发展起到重要作用。

参考文献

[1]赵渊.高校档案工作者如何有效服务领导决策[J].兰台世界,2007(5).

[2]阴子芬.城建档案信息化建设[J].城建档案,2009(12).

当代高校电子档案管理 篇5

一、电子校务对高校行政管理发展的意义

(一)电子校务建设对高校行政管理内部发展有着重要作用

电子高校建设是直接指向高校管理自身，是通过先进的信息技术手段，改革传统高校行政管理手段和方式。因此，实施高校管理信息化，就会导致高校行政管理职能的转变，使高校行政管理职能变得简单，随着我国高校各方面不断的发展，电子校务对高校行政管理职能的影响会越来越明显。随着高校行政管理职能的变化，电子校务的发展也会影响高校行政组织结构的设置，使高校行政机构设置简化从而达到在机构设置上的管理出新。电子校务的发展会节约大量的财力、物力和人力，减少高校管理的成本，提高高校行政管理效率。

(二)电子校务对高校行政管理发展产生积极的社会意义

电子校务和高校信息化建设的目的是实现高校管理与师生员工之间的交流，为师生员工提供良好的服务。通过发展电子校务和高校行政管理出新，可以增强高校管理的透明度以及实现师生员工的知情权。通过校务公开，以便于教师和行政管理人员对高校管理的参与和监督。另外，由于电子校务对高校行政管理发展的积极作用，可以在高校与师生之间实现信息的及时交流，有利于缓解矛盾，消除误解，促进高校稳定。

(三)电子校务建设对提高高校综合竞争能力有着重要意义

加强高校信息化和电子校务建设，又是参与高校之间竞争的需要，也只有实现高校行政管理的信息化，才能快速提高高校综合竞争能力。通过电子校务建设，可以实现在高校行政管理领域的跨越式发展，大力加速高校信息化过程，从而提高高校的综合竞争力。

二、电子校务对高校行政管理发展的思考

(一)电子校务推动高校行政管理职能的发展

高校行政职能的发展，是高校行政管理发展的重要方面。随着知识经济社会的发展和我国高校规模的扩大，对高校行政管理职能的发展和转变提出了新的要求。高校行政管理职能包括管制职能、服务职能和发展职能，为了实现高校行政职能的转变，实施电子校务是重要途径。电子校务能促进高校行政职能转变和发展，具体表现在以下三方面：第一，电子校务促使高校行政管理职能由管制为主转变为服务为主。高校行政管理职能的更新和转变是高校行政管理职能是适应环境变化的一种方式。“服务型”学校行政管理体系是指高校行政管理部门或管理者平等地对待教师和学生，爱护、尊重和关心师生;行政管理工作过程中做到公正、透明和公开，最终达到节约办公成本、提高办公质量和效率、简化程序的目的;建立与社区、学生、教师、家长之间的反馈和合作机制;体现大学精神，重视教职员工对高校管理与决策的参与，为教师营造和谐的科研环境和学生的学习环境，促使学生心身健康全面的发展，使高校充分发挥人才培养、科学研究和社会服务功能。电子校务的建立是使管制变为服务的必然，电子校务的特点就是服务师生，方便师生。高校应以建设电子校务为契机，不断的完善自身的服务职能。较高服务水平的高校应有以下特征：师生在学校行政部门办事，可以轻松的得到办事结果;师生通过电子校务系统不费太多精力方便地获取信息;师生应获得学校行政部门的全程服务;师生不需进入学校行政部门，即可以通过网上办公等。第二，电子校务促使高校行政管理职能公开化。随着电子校务的发展，高校行政管理职能越来越网络化，可以逐步实现网络办公，即把高校行政管理职能搬到网络上。高校行政职能的网络化，不仅使高校行政职能公开化，而且相应地精简了高校行政职能。在旧的行政管理体制下，一般用纸质办公，大量的业务工作需要领导批示。在这种情况下，领导批示的内容可能意思不明确或不清楚，就导致制定政策的透明度低下。同时办事效率低下和规范性差，出错的`可能性比较大。而电子校务使得工作业务流程清晰，通过网上办公分清业务工作的责任人和明确了各行政管理部门的职责，减少了行政部门之间的矛盾，避免了各部门之间有功必争，有过必推的现象。第三，电子校务促使高校行政环境发展。因为在网络信息环境下的行政管理中把多媒体技术、通信技术和计算机技术结合起来，从而为行政效能的提高提供技术基础。高校管理的社会环境和技术环境的变化，就会要求高校行政职能的变化，特别是高校行政管理职能发展方面。

(二)电子校务激发高校行政决策科学化

电子校务有利于提高高校的行政决策科学性。高校行政决策是高校行政工作人员在处理学校行政事务时，为了达到预订的目标，根据一定情况和条件，运用科学的理论和方法，系统地分析主客观条件，在掌握大量有关信息的基础上，对所要解决的问题或处理的事务，做出决定。行政管理活动有行政领导、协调、沟通、控制、决策等功能，但是，在这些功能中，行政决策是最重要的，主导性的一项功能。高校行政决策是学校行政活动的先导，一切行政管理过程和行政行为都离不开行政决策。行政决策的正确与否，直接关系到行政管理目标能否实现;行政决策水平如何，会影响到行政管理工作是否有生机和活力。“决策科学化”是一个有着明确内涵的概念，它要求决策过程必须建立在制度的基础上，经过科学的程序，广泛发扬民主，大量收集信息，充分研究论证，采用集体决策的方式，利用现代化的技术手段，把静态的典型研究与动态的系统分析结合起来，把定性分析与定量分析结合起来，以期最大限度地提高决策精度[4]。最初，高校行政决策是经验决策，高校管理者是根据个人或具体的思想水平、生活经验和工作能力等方面做出的决定。经验是只对过去的事务的认识和理解，不宜用于解决新情况和新问题，已不适应高校发展的要求。因此，在进行高校行政决策活动时必须运用科学的决策方法。在信息高速发展的时代，电子校务系统促使高校行政领导者做出科学决策，能提供有价值和高质量的信息。传统的办公通过人工纸质完成，容易出错，规范性差，透明度低，还存在重复劳动，从而造成部门之间和上下级之间不能实现信息的共享和集成，难以协调和沟通，不能为高校领导者的科学决策提供可靠的证据。而电子校务减少了中间环节，使信息传递迅速、简单，节省了大量的跑腿时间，使得行政办公人员能集中精力，紧密围绕事件本身开展信息收集工作，为决策者及时提供准确详实的信息，有利于决策者在第一时间做出最正确的判断。特别是在对重大问题做出决定前在网上公布或公示，让广大教职员工和学生广泛参与讨论，经过反复充分酝酿，最后做出相对科学的决策。同时，电子校务对信息进行综合和加工，去伪存真，当高校制定政策和履行职能时，会上传和启用相关信息数据，使高校行政管理者正确行动、科学判断和理性决策，全面为师生服务。

(三)电子校务推动高校行政组织结构设置规范化

电子校务建设促使高校行政组织结构设置更加规范化。电子校务的发展使传统高校行政组织结构和运行机制模式发生巨大的变化，从而影响着组织行为。传统的高校行政组织结构模式是学校自上而下划分管理幅度和管理层次，以至于部分管理者只能掌握少量的信息。这种组织结构，管理层次和管理幅度成反比例关系，即管理幅度宽，则管理层次少，反之亦然。传统高校管理层级之间是自上而下的金字塔结构，其内部是不自主的，相对封闭的，信息的传递和交流可能失真。电子高校区别于传统高校，它运用现代通信和信息技术，基于网络构建一种新的信息传播和交流模式，从而形成矩阵式组织结构。在传统的直线职能制基础上，根据产品或任务的要求，横向上设立若干个产品或任务部门，项目部门通过抽调职能部门的资源，以项目组的形式，完成特定任务的组织结构形式，由于职能部门与项目部门构成了纵横交错的类似矩阵的形式，因此这样的组织结构称为矩阵式组织结构。这种组织结构便于信息横向传递和交流，改变了单一的信息传递方式，实现了多形式、多层次和全方位的管理模式以及信息资源共享。学校发布的信息不仅从上向下传递，还在同一层级的行政管理和工作人员之间传递。这样，高层管理者以及不同层级不同部门的工作人员都能及时获得信息。在传统高校向电子高校转变中，需充分运用通信技术和网络技术，在网络建立一个虚实结合、功能强大、安全可靠和容量大的电子校务管理信息系统，让师生及社会了解学校机构设置、职能和办事流程。随着高校电子校务系统的建设和完善，学校通过网络与师生进行互动，听取师生的意见和建议，不断地调整高校的行政行为，促进高校的行政效率。电子校务的建立对高校组织结构规范化表现在：促使行政组织结构的调整。它打破传统高校的分层结构和集中管理，减少了高校管理层次，改善臃肿的组织结构，实现高校行政管理从金字塔结构模式向矩阵式组织结构发展，提高了学校各部门之间的信息沟通速度和工作效率。

三、结语

高校电子党务档案管理浅析 篇6

1.1 档案管理媒介的转变。在大数据时代背景下，档案管理工作面临的数据量有了巨大增长，由此引发了档案管理媒介的转变。以往文件在起草、发行、归档过程中均采取纸质形式，档案管理也以纸质形式运作。随着无纸化办公的普及，部分文件材料开始采用电子形式下发，因而电子档案管理成为档案管理工作中越来越重要的形式。

1.2 对档案整理工作的要求加强。大数据时代下各类信息基数大且类别庞杂，电子档案管理不能再仅仅满足于档案的按时归档。在这样新的背景下，电子档案整理工作的重要性不断凸显。如何对大量电子档案进行严格筛选，进而系统化分类是档案整理工作面临的新要求。只有完成了以上要求，才能够保证电子档案为使用者提供丰富而又有价值的信息。

2 高校电子党务档案管理的不足之处

2.1 电子党务档案管理制度建设滞后。对于电子党务档案管理的重要性认识不足直接体现在制度建设滞后上。部分高校沿用传统方式进行电子党务档案管理，造成了诸多不便。在入档过程中，忽视新媒介、新形式的特点，满足于档案输入；在档案管理过程中，存在诸多制度空白，造成管理工作的随意性加大，甚至导致电子党务档案的丢失；在档案使用中，形式受到传统思路限制，难以满足新时期党务工作的要求。

2.2 档案管理者的综合水平有待提高。在人员使用上，对于电子党务档案管理的重要性认识不足体现在电子党务档案管理者适应大数据时代特点的水平较差。部分高校满足于原有的档案整理工作，不能积极对党务档案管理者进行电子档案管理培训。同时，笔者发现，部分高校的档案管理人员多是临近退休的后勤人员或聘用的在校学生兼职人员，这些档案工作者缺乏电子党务档案管理经验，造成了部分高校电子党务档案管理工作效率难以有效提升。

2.3 党务档案的信息化程度较差。部分高校的党务档案电子化、信息化进程缓慢，仍旧满足于以往的模式。这样的情况就造成了在档案使用中花费大量时间和精力进行档案查找。再加上纸质党务档案使用的流程较为繁琐，造成了党务档案使用的效率十分低下，不能满足当下党务档案使用的要求。

2.4 电子党务档案更新不及时。大数据背景下，电子党务档案发挥其效用的一个重要前提就在于电子党务档案的及时更新。电子党务档案更新不及时会造成党务工作开展出现重复等偏差，此外，学生党员档案信息的更新不及时会造成学生党员的诸多不便，影响高校电子党务档案管理工作的校内声誉。

2.5 电子党务档案不完整。高校党务档案是对高校党务工作开展的真实记录，是高校党员信息留存的基础，高校党务档案的完整性对高校、校职工及学生党员都有极为重要的意义。由于部分高校对于电子党务档案的管理意识不强，造成了高校党务工作开展内容的遗失，影响了党务工作开展的历史延续性。

3 提升高校电子党务档案管理水平的建议

3.1 开展电子党务档案管理宣传活动。通过建立党务档案网站、微信公众号、微博等多种方式，对电子党务档案的服务内容、运作流程进行宣传。宣传的过程是一个让更多人了解的过程，借此让高校电子党务档案管理工作的重要性深入人心，引起多方面重视。

3.2 电子党务档案管理软硬件升级。在大数据时代背景下，进行电子党务档案管理的软硬件升级是适应时代要求的物质前提。硬件升级主要体现在管理媒介的更新换代，配备现代数据设备进行档案管理。硬件升级伴随着的是软件的更新。具体表现在新型电子档案管理软件的应用及档案管理者的综合水平培训。

3.3 重视电子党务档案资源的开发。大数据时代背景下，档案数据中蕴含着海量的资源，这些资源的开发整理将极大地促进高校党务工作进一步提升。应当“立足馆藏档案资源，对档案按专题或类别进行深层次加工和提炼，挖掘档案信息价值，借助各种多媒体技术开展档案编研，开辟专题展览栏目，提升档案的教育功能”。

当代高校电子档案管理 篇7

一、企业管理与高校管理差异分析

(一) 服务对象的差异。

企业的服务对象是消费者, 通过提供产品和服务, 实现企业经营目标。消费者往往不仅注重提供产品与服务的过程, 而且注重服务结果, 他们有充分的选择余地, 经过比较产品与服务质量后, 有选择性地购买优质产品;而高校主要以提供教育服务为主, 往往教育者与受教育者的信息不对称, 而且受教育者无法随意选择学校与教师, 二者之间是不平等的关系, 因此最终选择权在学校。学生在校学习期间, 需要通过一段时间的学习过程, 才能明确某门课程是否与自己的学习愿望相符, 教师是否是自己喜欢的类型。因此, 在高校中, 提供服务的过程比结果更重要, 注重强调教师提供服务的过程, 认真备课、讲课, 做好课后辅导工作, 实行以情感人、以理服人等服务方法。

(二) 管理环境的差异。

企业为了可持续发展, 一切生产与服务都离不开环境的保障作用。但是, 企业环境中常带有控制与强制的成分, 缺乏民主的氛围, 以制度控制员工、以奖金鼓励员工, 有时候这些制度甚至会降低员工工作的主动性与积极性, 不能人尽其才, 造成人才流失惨重。这些现象在高校管理中都应尽量避免。同时我们也应当认识到, 由于高校与企业管理的环境不同, 学术文化氛围必然有所区别。作为高校, 育人环境应当与教育目标相适应, 良好的教学和学习环境可以满足师生心理需求、提高教学效果。有关师生的管理方面, 不能完全依赖控制与打压政策。为了培养更多创新性人才, 给学术研究创造提供更多发展空间, 畅所欲言的学术空间将成为师生共同期待的工作环境。

(三) 管理目标的差异。

从人类发展的历程来看, 人类为了生存与发展, 必须经历三大基本单元:生产、生活、教育。它们作为人类生活的根本元素, 对人类发展具有重要意义, 如果人们离开基本要素, 将面临灭亡。而企业与高校, 恰好处于不同的元素中, 即生产和教育。首先, 二者经营目标不同, 企业是以盈利为目标的组织;而高校是非营利组织, 主要发展目标在于为社会发展输送人才;其次, 二者发挥的效益不同。企业注重经济效益, 教育注重社会效益;再次, 二者评价方法也不同。企业绩效管理以量化评估为主, 如销售的产品数量、质量级别、利润多少等, 但是高校作为教育的特殊领域, 有很多东西无法用指标来衡量, 如教师的教学水平、学生能力水平、师尊师德、管理者的领导力等。因此, 应该区别对待各种不同事物, 而不得盲目追求科学管理, 或者设置不合理的非科学性目标。现在虽然量化考核趋向于科学, 但是也要考虑实际情况, 例如与学校利益或者员工个人利益密切相关的事项, 如果一味量化处理, 那么人们可能为了减少损失而不惜造假, 显然与管理考核目标背道而驰。

二、高校管理中应用企业管理理念的必要性

在高效管理中纳入企业管理思想与管理办法, 并非是随意的、盲目的, 而应该是以高校管理实际情况为出发点, 要充分考虑适用性、必要性原则, 才能确保企业管理思想与管理办法切实发挥作用, 提高高校管理效率。

(一) 改革高校传统管理弊端。

随着时代的发展与进步, 高校必然面临各种各样的新问题, 传统的高等教育内部管理办法有的已经不能适应社会发展的需求, 这就要求高校必须寻求一条适应自己管理的发展之路, 引入其他行业或者组织的成功管理技巧。但是, 高校在应用企业管理办法解决问题过程中, 必须考虑到管理的针对性, 切忌“病急乱投医”。只有引进的管理办法与高校实际问题相适应, 才能真正发挥其“正能量”。

(二) 为高校管理注入活力。

在现代社会发展中, 高校引进先进管理办法的源头在于企业, 然后再扩展到具体的部门和组织中, 通过横向流动, 提高高校管理水平。某种先进的管理方法和理念, 在企业各部门应用一段时间后, 基本适应企业发展, 然后再传播到其他领域中, 高等教育就包括其中。当前, 一些高等教育研究者已经着手准备将企业管理思想与管理办法纳入到高校发展中, 无论实验的结果成功与否, 在引入初期都应为提升高校管理活力发挥一定积极作用。

(三) 激发高校管理积极性。

在高校管理中引入企业管理理念与管理办法, 需要一定的勇气与见解, 同时离不开各种资源的投入。作为高校, 具有强烈的愿望引入成功企业的发展经验, 期待通过某一先进的管理办法切实解决高校发展面临的新矛盾、新问题, 这些思想方法无需大力推销, 而是高校自觉付出努力, 以此保障管理办法的成功。但是在实践过程中, 高校管理也可能面临上级压力、外部竞争等因素。而高校引入企业管理办法, 努力意愿如果不强烈, 可能对预期管理效果的实现产生影响。

(四) 提高高校解决问题的能力。

高校引入先进的企业管理理念与管理办法, 应选择具有适用效力的策略。首先, 应深入理解企业管理的内涵, 选择与高校发展相适应的内容;其次, 实现资源的优化配置, 合理应用已有资源。此处所指资源包括具体理解并实施企业管理办法的工作人员, 同时也包括机构建设、财力资源、人员调配等。以运用企业管理的特殊魅力, 提高高校解决问题的能力。

三、企业管理理念在高校管理中的实践

(一) 后勤管理中纳入企业管理理念。

后勤作为高校发展的根本保障部门, 加快后勤管理制度改革, 是高校管理实现企业管理目标的标杆。一直以来, 人们往往片面地认为高校管理的企业化管理改革就是后勤制度的改革。实际上, 后勤概念具有广义与狭义之分。一方面广义的后勤除了后勤管理部门之外, 还包括学生宿舍、卫生院、食堂等部门, 以及教学辅助部门等;另一方面狭义的后勤则不包含具体的办公系统。以香港的高校办公系统为例, 虽然在学校一级设置办公室, 但是没有办公室主任, 所有办公室业务由专职秘书人员负责, 通过合理设计岗位职责, 确保办公系统的高速运转, 减少繁琐的程序, 提高办公效率, 确保高校一切工作与活动的顺利开展。

在后勤制度改革中, 最主要目标就是实现企业化管理, 应该让后勤部门真正成为适应市场经济发展的自负盈亏部门, 进而激发其管理积极性。但也应认识到, 由于大多高校的后勤制度改革被限制在校门以外, 社会化程度普遍不高, 因此难以实现经济效益目标;而一些高校食堂面向社会化, 在懂经营、会管理的人才领导下, 为师生提供良好服务, 为学校发展提供基础保障。

(二) 以激励手段促进科研成果转化。

在高等院校发展过程中, 科研逐渐成为核心任务。但是随着市场竞争的日益加剧, 有关高校在科研管理、资金筹措、科研与教学的关系、科研成果使用等问题上, 产生了新矛盾, 是高校管理的难点之一。从西方国家的科研发展来看, 学术职业的薪酬落后于私人部门, 且传统的学术性方式已逐渐落后, 与高校发展严重不符。一些教师不仅要从事日常教学工作、开展科研探讨, 同时也要在市场化环境中吸纳外来资金、提供对外咨询服务。但是在我国部分地区, 教师提供咨询服务, 实行社会兼职的压力非常大。另外, 在我国由于工业部门普遍不关注基础性学术研究, 传统以学术研究为主的高校科研活动可能逐渐走向实用性、盈利性发展方向。

可见, 在市场经济发展大背景下, 高校科研工作必须引入先进的企业管理理念, 如果仍按照传统的科研预算方式投入经费投资, 可能出现两种情况:一方面由于经费不足, 制约科研成果的产生与转化;另一方面由于科研经费过多, 产生铺张浪费现象。另外, 在高校科研管理中, 经常出现虎头蛇尾现象。审批项目时充满激情, 可是到了成果结项的时候, 却只剩一个“拖”字, 降低了科研经费使用效率。由于一些高校习惯于将教师发表论文的数量作为考核科研成果水平与成绩的主要依据, 忽略横向课题研究的重要性, 不仅影响高校科研经费的来源, 也减少了可转化科研成果的数量。同时, 理工学生比例低于人文学生, 这也是影响科研管理观念转变的原因之一, 需在管理中引起重视。

(三) 树立品牌发展意识。

随着市场竞争的优胜劣汰发展趋势日益加大, 品牌的地位日益凸显。以当前企业发展状况来看, 著名品牌将成为企业竞争武器之一。因此, 品牌战略引入高校管理, 具有一定现实意义。品牌的创造是一项庞大、复杂的工程, 而高校未来的发展必然离不开品牌竞争优势。可以试想一下, 为什么顶尖高中毕业生愿意考入北京大学、清华大学, 而名牌高校的毕业生又为何更容易找到工作?而且名牌高校争取科研项目也更加容易, 这都与其品牌优势密不可分。当市场经济发展到某一阶段, 就如同消费者购买商品一样, 学生、社会、用人单位等更加关注高校品牌影响力。企业将更愿意接纳名牌高校毕业生以便开展科学研究, 比如我国著名企业华为股份有限公司, 每年从名牌高校中招收大量毕业生, 这些高素质的学生为华为的建设和发展提供了强有力的发展保障。因此, 对于高校发展来说, 应积极借鉴企业的品牌战略, 创造与自身发展相匹配的品牌工程, 具有非常重要的现实意义。

(四) 营造良好的文化管理环境。

高校运用企业管理理念开展工作, 文化建设不容忽视。应该将高校的文化理念作为支撑高校发展的精神保障。高校作为开展教育的特殊场所, 本身就是高素质文化的集合体, 具有独特的人文信息魅力, 如果失去了校园文化建设就等于失去了发展的灵魂。但也应认识到, 高校文化建设与企业文化建设有所不同, 高校管理不能采取自上而下的管理办法, 应当加大宣传的力量。具体可从以下几个方面展开工作:首先, 进行企业管理理念的培训。对于高校管理来说, 有些人根本没有接触过企业管理, 只有组织开展相关学习, 才能不断提高企业管理的重视程度, 提高思想认识;其次, 在高校管理中形成共同信念, 形成凝聚力, 尤其在高校较为松散的组织结构中, 应加强各院系、各部门、各岗位之间的沟通与联系, 加强配合, 协调开展工作;再次, 可以在高校中引入CIS (企业形象识别系统) , 全面阐释高校校风、校训、学风、教风, 并印制宣传册, 作为校本课程的一部分, 使高校品牌形象深入人心, 提高高校的品牌知名度和美誉度, 提升高校发展竞争力。

参考文献

[1]周三多等.战略管理思想史[M].上海:复旦大学出版社, 2003.

[2]朱朝阳.激励规划在企业和高校管理中的适用性及应对措施[J].现代企业文化, 2010.6.

浅谈当代高校办公室管理工作 篇8

一、时间要会“巧”管理

研究表明, 办公室中平均每8分钟就会被打扰一次, 所以分清轻重缓急就显得特别重要。具体而言, 办公室工作可划分为常规、非常规两大类, 往往重要而不紧急的事情都存在于常规工作中。比如学期初要列计划、学期末写总结, 试卷存档、每月的交通、计生登记的工作, 这些常规工作可以列成表格, 总结出规范的处理程序, 在比较空闲的时间内提前完成。特别是象年底总结之类, 要注意在日常工作中及时积累素材。

对于非常规工作, 又分为可预见和不可预见的。可预见的包括每天及时查看校内通知, 如人事处、财务办、保卫办、计生部门等的通知, 在规定时间内及时处理。而对于不能预见的, 如师生突然来访、票据报账等, 要在第一时间内反应。因为立刻着手处理, 会省去重新了解情况的时间, 也防止因日久而遗忘, 然后及时反馈办理结果。

办公室的资料繁多, 如果不注意及时清理归置, 就容易忘记。比如票据、档案资料、印章凭证、电脑备份等等, 在办公过后及时收归固定位置, 不仅办公环境井井有条, 也有助于理清思路, 节约查找的时间。

善于进行时间盘点。“一日之计在于晨, 一年之计在于春”, 在学期的开头做好计划, 在每天清晨做好一天的计划, 最好用四种颜色的笔逐一标注重要而不紧急、重要而紧急、紧急不重要、不紧急不重要的事情, 并在每日工作结束、期末的时候加以盘点, 这样也会提高时间利用的效率。

二、服务要有“巧”理念

高校办公室要做到“三个服务”, 即是为领导服务、为教师服务和为学生服务。

办公室工作人员和领导在行政上是上下级关系, 必须服从;在工作上是主辅关系, 要当好助手;在生活中, 是同志关系, 要对领导给予关心。在为领导服务的过程中, 应该设身处地为领导着想, 积极主动为领导分担, 而不是等着吩咐, 亦步亦趋。在实际工作中一方面要做到严谨踏实, 件件有交代, 件件有落实, 另一方面要善于提前服务, 领导的工作常要作出超前决策, 因此要站在学校发展的制高点, 尽可能延伸视野, 力争向前探索。

对于师生和外部人员而言, 不管办公室工作人员地位是高是低, 都代表了学院的形象, 对他们要热情招待, 对任何一件经办的工作, 要在严谨认真的前提下快事快办, 不让到办公室办理工作的同志在我这受到冷落, 不让学院的形象在我这受到影响。

总之, 办公室人员要培养和坚持求真务实、反应迅速的良好作风。对能办的事情, 要热心办、赶快办、认真办;对可办可不办的事情, 也要努力办;对不能办理的事情, 要做好细致的解释工作, 让师生谅解。在实际工作中, 紧紧围绕中心工作, 积极开展调查研究, 及时了解和掌握各方面的情况, 体察师生所愿所想、所忧所虑, 以人为本, 以学生为本, 当好领导的参谋和助手, 当好广大师生的贴心人。

三、沟通要有“巧”艺术

办公室的工作需要多方的通力配合, 因此, 要抱着“先交朋友再办事”的观念, 和同事们保持良好的关系。可以通过发现共同的爱好、培养共同的兴趣来扩大和同事的交集, 比如都喜欢品茶、逛街、唱歌、打网球等等……在这些非正式场合相聚, 可以发现同事更日常的一面, 也更容易成为朋友, 从而培养精诚合作的办公室团队精神。

与领导的沟通要谨记举止恭敬, 言语谨慎。举止恭敬, 比如非直属领导吩咐你做事, 都要先请示直接领导;出去办事要跟领导打声招呼;领导交代的事情办完了及时回复等等。言语谨慎, 不仅是工作机密, 还包括个人隐私。比如昨天某领导喝多了, 某领导忘记带钥匙急得团团转……这些生活细节, 因为我们离领导比较近, 看到的机会比较多, 但切不可津津乐道, 更不能添油加醋, 要自觉维护领导形象。如果有事情拿捏不准, 需请示领导, 此时最好请示直接分派此项任务的领导, 否则, 直属领导、分管领导和直接分配任务的领导在意见上可能有分歧, 反而难办。

四、创新要有“巧”想法

创新是一个民族进步的灵魂, 是一个国家兴旺发达的动力, 也是一种工作方法。做任何工作都要强调求实创新, 与时俱进, 要想做好新形势下高校办公室管理工作, 具体说来, 主要要实现学识素质和业务素质的提升。

如何提升高校办公人员的素质?首先是学习, 办公室工作人员除了具备秘书知识外, 还要了解本院各学科的相关知识, 另外还要掌握时事政治、经济、管理、心理、礼仪、决策科学、档案管理、高等教育、校史院情、计算机网络等知识。这些知识能有效增强办公室人员的工作能力, 也会提升办公室人员的气质修养, 从而为学院的思想境界和精神风貌加分。

提升办公室工作人员素质最有效的办法是自学。高校办公室工作为我们自觉追求知识提供了很多便利, 比如我们能接触大量的新知识和新信息, 办公室工作联系广, 接触人员多, 渠道广;办公室人员在领导边工作, 近水楼台先得月……高校办公室人员要充分利用这些条件, 为高校的全面发展添砖加瓦。

提升办公人员的学识素质, 这只是培养创新思维的第一步, 更重要的是提升业务能力素质。办公室的工作地位和性质决定了它具有服从性和服务性等特点。同一件事情, 不同的人去办, 效果不同, 结果也不尽一样, 这就是主动性、创造性在起作用。随着办公室工作的内涵不断丰富, 外延不断扩大, 新事物和新问题不断涌现, 以往的习惯做法、工作经验和程序规范已经不能完全适应形势发展的需要。这就要求办公室人员适应新的形势, 解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新, 在观念、思路上有所更新, 在方法、措施上有所创新, 不断探求解决问题的新途径和新方法。第一, 独立思考能力。在做一件事情之前, 先想好最佳路径。实践是创新的源泉, 在做完一项工作之后, 总结一下有什么地方可以再改进, 给常规工作设立一定的规章制度, 实现制度化管理。第二是自主创新能力, 要善于借鉴国内外先进的管理理念和管理技术, 善于结合自己的工作责职和学院的发展目标提出新的措施和办法, 具有克服困难为实现工作目标努力进取的自主创新能力。

结语

“千针万线巧安排”, 高校办公室的工作千头万绪, 如何合理安排时间, 有条不紊地处理好工作, 最需要一个“巧”字, 巧于进行时间管理, 巧于与人沟通, 巧于开拓创新, 因为大部分工作都是细碎的, 所以需要的是心思的精巧, 而不是大刀阔斧地勇于改革。真正的创新就是在99%模仿的基础上加上1%的创造。如果每个人在工作中都能从从细微处提升效率, 那高校行政的高效运转就指日可待了。

摘要：随着高校管理体制改革的深化、权力不断下放到学院, 高校基层学院办公室所承担的任务也随院系职能的延伸而不断变化, 只有千针万线巧安排, 才能在时间利用、服务沟通、工作思路上进一步优化, 才能充分体现其在高等学校管理系统中的重要地位和“窗口”职能。

关键词：高校管理,办公室,效率,创新

参考文献

[1]杨歌.对新时期高校基层学院办公室工作的思考.科教导刊, 2010, (6) (上) .

[2]屈跃能.高校教学院系行政秘书工作的探讨.高等函授学报 (哲学社会科学版) , 2010, 23 (4) :4.

[3]王眉.博学.慎思.明辨.笃行——浅析如何提高高校办公室人员工作水平.管理, 2010, (09) (上旬刊) .

当代高校电子档案管理 篇9

图书馆是收集、整理、保存、传播和利用书刊资料及网络信息资源的机构, 一方面为学校的教学、科研和人才培养提供服务, 另一方面也可以为当地社区、地区和社会提供各方面的服务。图书馆的工作水平和服务质量, 很大程度上取决于图书馆管理员队伍的整体素质。列宁曾经说过:“图书管理员是图书馆工作的灵魂”, 所以, 高校图书管理员就是高校图书馆事业的灵魂, 是沟通读者与信息的良好桥梁。作为一所高校综合实力的具体体现之一的图书馆, 其重要性不言而喻。一座图书馆, 如何才能更好地发挥其作用, 从某种程度上来说, 就取决于图书管理员的能力与素质。学校图书管理员是直接或间接地对学生进行教育的工作者, 必须具备较高的素质才能胜任此项工作。

二、图书管理员应该具备的素质

(一) 基本素质

1. 良好的道德素质。

图书馆要做到全心全意服务读者, 首要的是管理员要用道德伦理规范自己的思想行为。事实上, 任何工作的开展都是以良好的道德素质为前提条件的。对图书管理员而言, 良好的道德素质应该体现在热爱图书馆事业, 热爱读者, 千方百计为读者提供优质服务, 这也是图书管理员基本的职业要求[1]。高校教育性质的特点, 决定了高校图书馆管理员的职业道德是在教育教学的基础上, 根据图书馆的工作性质和工作目标, 做到为读者服务, 为教学和科研服务, 在平凡的工作岗位上, 做出不平凡的业绩。

2. 良好的沟通技巧和人际交往能力。

图书管理员的工作就是积极主动地为读者提供服务, 认真研究读者心理, 急读者所急, 想读者所想, 这就需要和读者进行有效的沟通, 以了解其各种需求。也就是说, 图书管理员应具有良好的沟通技巧, 从而准确地了解读者需要什么, 并努力为读者创造良好的阅读气氛与环境。实际上, 这也是一个人际交往与沟通的过程。因此, 图书管理员应具备良好的人际交往能力, 即一定的社交能力和语言表达能力。

3. 良好的身体素质。

图书馆的工作, 无论是采编部、阅览室还是流通部的工作都很辛苦, 既是单调而烦琐的体力劳动, 又是需要专业知识的脑力劳动。特别对于“985”高校, 图书馆学生图书借阅量大, 尤其是每个学期开学初期, 学生集中大量还书, 需要及时地顺架、倒架、上架, 工作量很大, 而且都是些既需要细心也需要消耗体力的工作。另外, 在日常工作中, 发现图书、报刊订本乱架、散装、破损书、磁条或条型码脱落等要及时整理和修补。这都是需要实实在在的身体条件和精力来完成的, 无时无刻不在考验着图书管理员的能力。

(二) 职业素质

1. 以人为本, 服务至上。

以人为本就是以读者为本。以人为本, 全心全意为读者服务的思想观念是图书管理员工作的根本宗旨和出发点[2]。无论是在传统的手工时代, 还是在现代化的网络信息时代, 图书馆都是围绕着服务读者这一主题进行的。图书馆应树立读者至上的服务理念, 以方便读者为出发点, 以满足读者需求为己任, 尊重读者、理解读者、关心读者, 主动热情为读者服务。

2. 甘于奉献。

图书管理员从事的工作繁杂而单调, 一些工作人员会觉得比较无聊, 而且相对于教学科研第一线的老师来说, 图书管理员从事的是服务工作和幕后工作, 既无名又无利, 有时难免会产生社会地位低下、不受学校重视的感觉, 因此缺乏工作动力和工作热情。但是这个工作又必不可少, 因此图书管理员在工作中应具备奉献意识, 这样才能在工作中得到动力, 在工作中找到乐趣, 从而热爱这个工作。尤其图书的流通部门, 更是精神文明的窗口, 图书馆员职业态度的好坏, 直接影响读者对图书馆的印象。一个具有崇高的职业素养, 良好的精神风貌和服务态度的图书管理员会对学生起到潜移默化的影响作用。

3. 与时俱进, 不断创新, 不断完善自我。

创新是一个民族进步的助推器, 是一个国家兴旺发达的永恒动力, 也是图书管理事业持续发展的重要力量。随着时代的发展, 知识的更新换代不断加快, 相应地, 图书馆的工作流程和服务方式也在发生着改变。因此, 图书管理员不能墨守成规, 要开拓思想, 不断创新, 要向书本学习, 也要向实践学习, 主动钻研新知识, 勇于探索新方法, 不断进取, 使自己成为新型的复合型图书管理人才, 更好地为读者服务。

(三) 专业素质

1. 丰富的文化知识。

众所周知, 图书馆有着丰富的藏书资源, 古今中外无所不包, 各门学科无所不有。图书管理人员应具有丰富的文化知识, 要对各门学科的知识有较广泛的了解。良好的文化素质是学好专业知识和其他学科知识的前提条件。特别是“985”高校图书馆, 图书管理人员要孜孜不倦地学习, 不仅要接受图书情报等专业知识的训练, 还应有丰富的计算机和外语知识。因为21世纪的图书馆是“馆务内容信息化, 馆藏文献多媒体化, 资源共享网络化, 管理手段电子化”的现代馆, 各语种、各类型的文献信息大量出现, 图书馆员既要进一步巩固已掌握的专业知识, 熟悉计算机和网络通信在图书馆中的应用, 还要具备丰富的外语知识。

2. 广博的专业知识。

随着高校图书馆的发展, 对图书管理员提出了较高的专业素质要求。高校图书馆, 服务对象文化层次较高, 既有普通高校老师和学生, 也有专家学者, 甚至还有当地社会的各层次的读者, 读者对图书馆的需求和期望较高。图书馆的各种馆藏很多, 种类也繁多, 馆员进行分类管理应首先有丰富的专业知识进行辅助。一名优秀的图书管理员应该精通现代图书专业, 达到岗位要求, 了解岗位业务, 熟悉本馆使用的分类方法和藏书位置, 能够做到根据读者的不同需要, 准确快速地向读者介绍和推荐图书。

3. 现代信息技术技能。

计算机网络在图书馆的应用, 改变了传统图书馆的工作内容与服务模式。以后不管什么类型的图书馆, 图书管理员都将通过计算机去实现对图书馆的管理。在这个信息爆炸的时代, 现代图书管理员只有熟练掌握计算机的基本操作技能, 充分利用互联网, 精通数据库, 才能更好地为现代图书馆网络化、数字化作出贡献。

三、现实生活中存在的问题

1.职业满足感突出。职业满足容易导致职业停滞不前, 图书管理员的职业停滞问题相当严重。以大学毕业馆员的职业发展为例, 一般情况下, 大学毕业生一年后就可转为助理员, 4~6年后就可晋升为馆员, 如果工作业绩、研究能力和人际关系方面不出现大的问题, 大约35~40岁就可以晋升为副研究馆员, 而研究馆员则对多数图书馆员来说就可望而不可及了[3]。因此, 图书管理员容易出现职业满足感而不思进取。

2.缺乏专业性的知识。由于各种现实的原因, 科班出身的图书管理员几乎算得上凤毛麟角, 很多管理员都是从别的岗位和行业调动而来的, 缺乏专业知识, 对工作缺乏热情, 按部就班, 因循守旧的思想状态导致管理员鲜有主动服务的意识, 只是停留在机械地保管藏书或者替读者取书的被动、消极状态。

3.缺少工作的动力。对于年长一些的图书管理员而言, 图书馆在某种意义上来说似乎成了舒适的“养老院”。他们认为图书馆的工作简单机械, 无须更多的知识和技能;而少数专业出身的年轻管理员, 则认为图书馆的工作单调枯燥, 难以创新, 因此不安于现状, 无心钻研业务, 或者太安于现状, 不思进取。

四、改善提高的方法

1.加强继续学习, 提高业务水平。利用现今的网络化时代的特征, 多进行自我的继续教育学习, 合理地利用好自己的时间, 注意各项素质的培养, 可通过函授、自学、进修等众多方式来补充自己的专业知识。在工作中努力查找不足, 加强学习培训, 做到干什么学什么, 缺什么补什么, 进一步提高文化素养和理论水平, 掌握更多更为先进的图书管理技术。

2.开发人力资源。根据每个从业人员的专业、学历、技能等, 为个人设计合理的发展道路, 提供相应的学习、培训、锻炼的机会, 尽可能发挥每一位从业人员的潜能, 使之在经济利益方面不能得到的东西, 在自我实现方面得到一定的满足与补偿。留住现有人才, 从而保障图书馆有一个稳定且具有活力的人才队伍。另外, 引进高素质的图书专业人才。现代知识日新月异, 特别是图书资料的数字化、网络化和知识的国际化, 图书馆所需的人才仅对现有人才继续教育与培训是不够的。因此必须不断注入新生力量, 引进经过了系统学习的图书管理专业人才, 如学习外语、图书情报、信息管理等专业的大学生。图书馆要进行文献系统的分析、程序设计和文献资源管理等工作, 没有经过系统的学习, 图书管理员是很难胜任现代数字图书馆的管理工作的。

3.树立以读者为本的服务理念。图书馆的服务群体为广大的读者, 管理员在重视藏书的同时, 更要重视读者, 要把读者放在第一位。图书管理员应平时加强心理学、管理学和公共关系学等方面的学习, 主动改进服务方法, 深入研究读者的心理, 语言表达要科学、规范、准确, 态度要热情、真诚, 多倾听读者的各项意见, 想读者之所想, 急读者之所急, 切勿认为读者来借书是有求于我, 而漠视或冷淡对待。相反, 管理员应该重视读者需求, 把读者放在心中, 以热情和真诚感染读者。

4.建立激励机制, 严格考核制度。建立公平合理的分配制度, 公开公正的奖惩制度。通过“奖勤罚懒”, 按业绩、按劳动量、按创造性来合理分配, 将考核结果与职称评定挂钩, 与任职、升降挂钩, 逐渐创造出有效竞争机制, 使大家在公平竞争的环境中, 各尽所能, 充分发挥积极性和创造性。

总之, 现代信息时代对图书管理员的综合素质提出了更高的要求, 图书管理员必须端正思想、转变观念、更新知识、提供技能, 才能以精湛的业务技能和丰富经验来适应日新月异的图书馆事业的发展需要, 成为信息时代图书管理的复合型人才。

参考文献

[1]马卓燕.浅谈新世纪高校图书管理员的职业素养[J].教育理论与实践, 2010, 30 (2) :48-49.

[2]张金俊.现代高校图书管理员必备的基本素质[J].山西教育 (教学) , 2014, (2) :64.

谈高校电子档案管理 篇10

一目前高校电子档案管理创新的形势

1高校电子档案管理工作的创新路径

电子信息的到来, 高校电子档案工作也进入了一个新时代。档案管理工作发生了翻天覆地的变化, 本文对新时期教学改革的条件下, 高校电子档案工作的新举措作一论述, 供广大档案工作者参考。

过去做教学分类、科研分类、设备、资料、统计分析、干部培养、对学生创新精神和实践能力的操作分类、姓名、学号索引卡片, 其它检查都是设有登记簿, 全是手工操作。现在绝大多数都采用电脑来登记、分类, 各教研室、办公室、服务部门都设有电脑, 这些部门分工将“档案首页”分别按要求认真地、一项不漏地输入电脑, 职工、教师、学生在使用这些资料的时候, 通过电脑即能调出想用的索引卡片和其它登记项目, 统计部门也能调出符合上级部门统一要求的各种统计报表。这是反映学校教学、科研、管理水平的标志。而作为学校档案室主体的管理人员又是建设、使用、管理好档案室的基本队伍。而档案管理人员的政治水平、业务技术素质与管理能力的高低都直接影响着档案室的建设和管理水平、电子设备的使用效果、教学质量的提高和科研工作的进程等。因此解决电子档案管理中的问题, 如何改革与创新是当务之急。高校电子档案管理是学校对教学、科研管理、资料存档、信息交流和干部培养等学校发展中极为重要的环节, 这样既节省了纸质档案的占用空间, 又为全体教职员工提供方便。

2高校电子档案管理中存在的问题

由于高校电子档案事业还是一个新兴事业, 没有一个现成的公式或模版套用, 各个学校的情况也有很大差异。电子档案因其磁盘、磁带、光盘等具有存量大、占有空间小、传输快捷、查阅方便等多方面的优势, 节省了纸张和用于信息存储的空间, 而受到全社会的普遍重视, 应用的领域也越来越广泛。进入电子信息时代, 并且随着网络技术、信息技术的不断改善, 但针对于电子档案管理的保密性机制还不够健全。电子档案的真实性、可靠性难以保证。电子文件信息易被复制、删除、修改等并通过网络进行远距离输出。政策支持力度赶不上事业发展的速度, 电子档案管理体系还不够健全, 要深化创新改革, 转变观念, 解决好资源分散, 使用不科学、不合理的问题, 建立资源共享平台, 实现最大效能为教学和科研服务。发展与创新的思想观念还不够到位, 队伍建设和人才培养力度和速度还需要进一步加大, 真正切实认识到人才尤其高水平人才是提升高校核心竞争力的关键, 加强高水平人才引进力度, 加大人才培养力度, 着力加强人才队伍建设, 为学校发展提供强有力的智力支持和人才保障。

二高校电子档案管理需要解决的关键性问题

1高校电子档案管理需要营造一个好的环境

电子档案管理技术在高校的发展, 技术上采取相应措施保障电子档案的原始性与真实性, 充分剖析高校改革发展面临的机遇和挑战, 高起点定位, 与时俱进的确定新的奋斗目标、战略重点, 强化工作措施, 很大程度上决定于高校主管校领导对电子档案管理技术的认识水平。真正把高校电子档案管理工作纳入学校中心工作, 从部门工作实际出发, 解放思想、开拓创新、认真学习新知识、新技术, 研究新环境、新问题, 牢牢把握新时期电子档案的主导权, 要充分发挥传统档案和新时期电子档案工作的积极作用, 引导大家养成良好的电子化使用习惯。

2高校电子档案管理工作需要健全管理体制

对于电子档案管理技术的迅猛发展, 高校电子档案技术管理体制存在着明显的滞后和不协调关系, 还要逐步完善建立电子文件与电子档案管理方面的规章制度, 使广大高校档案工作者在工作中有所遵循。全面规划与开发全校电子档案管理技术资源, 要充分利用电子档案网络平台, 整合档案资源, 开展档案的电子利用, 使电化教育、网络技术、计算机技术各自发挥好优势, 建设学校电子档案管理中心与教学科研网络技术中心, 进一步加强服务于全校教职员工的工作力度。协同创新, 快速成长, 共同提高电子档案目标管理改革水平。

3建设高校电子档案管理工作人才队伍

高校把人才队伍建设作为首要战略支点, 人才是立校之本, 是第一位的资源。学校取得的成功得益于人才的支撑, 学校存在的差距也在于人才的差距, 全校上下要调动一切积极因素, 从国内外引进教学、科研、管理等方面的人才, 要树立科学的人才观, 在学校积极营造尊重劳动、尊重知识、尊重人才、尊重创造的环境和氛围。火车跑的快, 全靠车头带。同时, 要加大对现有人才的培养, 增强服务意识, 为人才的培养创造条件, 打好平台, 不断提高办学质量和水平。要想成就一番事业, 一定要熟悉电子档案管理技术业务, 有事业心、有领导才能, 要达到团结协作, 有前瞻性和超前意识。更需要一支具有承前启后、富有创新精神的人才队伍。要精心培育, 在人才、资金等方面优先配置资源。能带领档案管理人员走在高校档案管理改革的前列, 更好的服务学校。

4高校电子档案管理技术的创新

创新是一个民族的灵魂, 是一个国家兴旺发达的不竭动力.也是各项事业永葆生机的源泉。江泽民同志“三个代表”的重要思想里用马克思主义的立场、观点和方法, 针对我们党面临的许多重大理论和实际问题, 进行了一系列具有创造性的新思路、新论断和新观点, 体现了马克思主义的活的灵魂, 凝聚着马克思主义的创新精神。

档案工作是不断发展的, 使电子档案管理技术工作发展迅猛, 光靠工作热情和干劲还不行, 必须要有一个活的灵魂创新。创新是根据客观实践的发展要求, 也是对电子档案管理创新的认识高度, 其自身所具备的管理素养和技术能力。因此, 从思想意识观念、技术设备等各方面要领先, 所以成果和成绩才能领先, 加强对学校资源交流平台的参与和利用, 促进电子档案管理水平的提升, 为营造创新高校电子信息技术和领头人物的培育, 就要具备这种活的灵魂才能对电子档案信息管理技术的发展和创新起着重要作用。

5高校电子档案管理要有一支精明强干的专兼职队伍

高校电子档案管理工作一定要从全局上去谋划, 在谋划基础上, 制定科学的规划, 最终结果要体现在结构的优化上。人才工作涉及方方面面, 学校着眼开拓创新发展的理念, 以科学发展观和科学人才观为指导, 制定切实可行的电子档案管理技术人才培养规划, 有计划的引进有远见卓识和决策能力的领军人物, 有电子档案管理知识与经验的管理人才, 有对电子档案信息技术业务创新能力的技术型管理人才。第一位的就是配置好人才资源, 调整好人才结构, 形成从领军人物到核心团队的合理梯队, 具有团结、务实、干事, 相互学习, 共同提高, 今后还要做得越来越好、好上加好, 保证学校电子档案信息技术专业能够不断做强做大。

6高校电子档案管理工作要形成一个良好的运行机制

建立良性运行机制。学校启动, 自己发展, 完善制度建设, 是提高电子档案管理科学化水平的关键和保证。强化电子信息转化意识, 要根据工作需要, 规范地、系统地、科学地整理出相关内容。用创新的思路、创新的举措推动电子档案管理工作, 充分发挥各方面的优势, 形成促进人才发展的整体合力。要加强对专业人才工作的宣传, 形成关心专业人才工作、支持人才发展的良好氛围。

三科学规划, 优化管理

1高校电子档案管理要科学规划、优化结构

从管理来看, 要建设学校电子信息档案管理中心委员会, 关键是提高管理水平, 要制定长远规划和目标, 这必须要有高水平的管理团队和一批高水平的管理人才。但是, 从现状看, 我们的管理人才很匮乏, 而且青黄不接, 没有形成合理的梯次结构。档案管理人员对电子档案管理的主要环节要照章管理, 加大对档案事业的投入, 学校给予一定的资金与政策扶持, 逐步改善办公条件及库房的建设力度、增加档案业务人员培训、保护、征集、开发利用等方面的工作经费。更要合理配置资源、规范技术管理、提高服务质量。并纳入学校管理运行程序, 有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行, 从而切实把学校电子档案管理纳入制度化轨道。

2电子档案管理技术工作的最佳体制

要将电子档案管理纳入学校业务管理程序, 纳入学校各业务部门、职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。建立一个综合性的电子档案管理技术中心, 将统筹全校档案专业技术管理工作。在布置、检查、总结、验收各项工作的同时, 把电子档案管理技术设备优先配置, 将档案信息资源建设与信息资源开发利用工作结合起来, 与网络办公室建设结合起来, 使其发挥更大的效益。

电子档案管理事业的成败关键是人才。培养专业带头人, 培养专兼职管理人员的业务素质与文化素养, 从不同的学术观点、学术思想、业务工作能力中相互学习, 在比较思考中不断提升自身的素质与能力, 具备开阔的胸怀和心态, 更加具有创新的理念。因此, 一定要把高校电子档案技术工作的事情做好, 坚持以人为本, 更新观念, 树立崇高理想, 全面提高管理人员素养和业务能力, 以敢为人先的开拓精神、全力以赴的实干精神和艰苦奋斗的创业精神, 明确任务, 开拓创新, 锐意进取, 扎实做好这项工作, 为学校各项事业又好又快发展做出积极贡献。

参考文献

[1]江晓玲.电子档案管理的现状及存在问题的对策[J].西南民族大学学报 (人文社科版) , 2003, 24 (10) :487-488.

[2]宋慧蓉.加强电子档案管理的几点措施[J].档案管理, 2003 (1) :39.

[3]王丽丽.如何做好高校电子档案工作[J].档案管理, 2008 (6) :84.

当代高校电子档案管理 篇11

1 院系建立教师业务电子档案的重要意义

大学是以院系为基本教学单位形成的教育机构，教师以学科和专业团队的方式分布在每个院系。教师从步入教学岗位开始，直至调离或退休，在其持续不断的业务活动中产生的原始材料数量大、种类多，分散在院系集中管理，有利于定期补充更新，方便基层管理人员与教师及时沟通，服务其成长发展。

1.1 为学校科学发展提供重要依据。分布在院系的教师业务电子档案是反映教师教学水平的真实记录，通过教师业务档案可以全面地了解教师的基本情况、发展历程、政治思想水平和业务素质，较为准确地掌握教师队伍建设的基本现状，为校领导制定全校的发展规划、制定师资队伍建设方案提供重要的决策依据；同时也为有关部门制定人才引进计划、招生就业计划以及教学科研的具体安排等提供重要佐证。

1.2 为学科及专业建设提供翔实的材料支撑。随着高等教育事业的迅速发展，高等院校在重点学科申报、精品共享课程和教学团队建设等项目申报中经常以专业教师的科研、教学等成果、社会服务等材料作为支撑材料；同时，教师本人在科研项目申报及各类优秀人才评审时都要提供相应的支撑材料，如何能够准确快速地填写有关项目申报书，并在最短时间内整理好有关材料，在很大程度上取决于教师业务档案日常的建设水平，这就对教师业务档案建设提出了较高的要求。

1.3 是完善高校人才信息资源的重要方式。从主观上看，教师业务档案是教师个人劳动成果和智慧的结晶，反映了教师个人的业务能力、学术水平、思想状况和工作成绩；从客观上看，教师业务档案是学校人才科研信息库，反映了学校师资素质、队伍结构和办学实力。建立健全院系教师业务档案有利于学校全面准确地了解教师队伍的优势和不足，预测师资队伍的未来发展和变化趋势，建设结构合理、业务精湛的师资队伍，有效培养和引进学校发展提升所需优秀人才，实现学科发展与人才资源的最佳匹配。

1.4 是学校充实人事档案、构建育人环境的有效措施。建立和健全院系教师业务档案不仅可以丰富人事档案的内容，弥补人事档案程式化描述较多、记录单一的不足，又可以全程记录教师个人业务发展的轨迹，展现个人特长，为合理使用人才提供信息依据。完整的教师业务档案能够真实全面地反映教师的工作状况和科研成绩，使教师的年度考核及评优评先有据可查，能够促进各项激励机制更加规范化、制度化。同时，可以培养教师的竞争意识，激励教师不断进取，以优异的教学成果教育影响学生，为社会培养和输送更多的高素质人才，而学生又能以教师博学多才为榜样，激发自身追求真理、刻苦学习的积极性，从而有利于营造育人环境，促进教育事业和谐发展。

1.5 为教师职称评审和职务聘任提供可靠依据。高校教师专业技术职务的评聘是对其教学能力的重要肯定。教师申报职称所需要的课时数、教学成绩、科研成果、奖励情况、年度考核结果等材料，相关职能部门都要通过业务档案来提供翔实内容，以确保材料的真实性和准确性。另外，教师业务档案也为职能部门在选人用人上提供真实、全面的参考依据。因此，加强教师业务档案的建设，鼓励教师以精深的业绩充实业务档案，对调动教师工作积极性、促进其发展都具有重要意义。

2 院系建立教师业务电子档案的主要内容

根据高校教师的工作实际，其业务档案一般包括个人基本情况、政治思想素质、专业知识水平、教育教学业绩、科研成果和参加进修培训、考核评估等六个方面的基本内容，具体分为以下四个模块。

2.1 个人基本信息

2.1.1 个人信息主要包括基本资料、学历资料和职业资料。基本资料是记录教师的姓名、性别、年龄、政治面貌、民族、籍贯、健康及婚姻状况等信息；学历资料是记录教师的最高学历、学位、专业特长、毕业学校以及熟悉的语种等；职业资料记录教师所在学校的部门、工作及来校时间、编制类别、技术职称、职称等级及评聘时间、党政职务、任职时间、岗位类别等级等。

2.1.2 工作经历指教师的工作部门、工作时间、行政职务、证明人等。

2.1.3 学习简历记录教师的学习时间、学校、专业及学位。

2.2 个人档案

主要包括所获荣誉和学术兼职。荣誉主要记录教师获奖年月、荣誉称号、评奖单位；学术兼职记录教师参加学术团体的时间、名称、团体级别、兼任职务。

2.3 业绩档案

主要记录教师教学和科研的基本信息，包括论文、科研项目、专利情况、出版专著、教学工作、硕博培养和成果奖励情况。

2.3.1 论文情况记录教师发表论文名称、排名、期刊名称、期刊类别、发表时间。

2.3.2 科研项目主要记载项目名称编号、项目性质、来源与类型、本人排名、立项年月。

2.3.3 专利情况主要记录专利名称与专利号、专利类别、授权时间、专利权人、第一设计人、本人排名。

2.3.4 出版专著记录著作名称及类别、书号、出版社、出版时间、第一作者、总人数、本人排名。

2.3.5 教学工作模块记录课程或实践名称、计划课时、班级及人数、课程性质、开设年度。

2.3.6 硕博培养记录研究生类别、导师姓名、专业方向、毕业论文题目等。

2.3.7 成果奖励主要记录成果名称及编号、获奖日期、获奖等级、奖励类别、颁奖单位、本人排名。

2.4 晋升与考核

记录教师的职称、职务、职级的变化，年度考核情况等。

以院系建立教师业务电子档案后，其本人可以用户名和密码进入系统，管理自己的个人信息和业绩档案，添加、删除、浏览自己的相关内容；院系管理人员负责院教师业绩档案和个人档案的审核和对照，学生和其他公众用户可以通过系统浏览教师个人主页，起到学习借鉴和激励作用。

3 院系建立教师业务电子档案的思考

通过建立教师业务电子档案，极大地丰富了教师的档案内容，利用计算机技术对各种资源进行分类、组合，提高了档案管理、使用的质量和速度，简化了手工操作的麻烦和不必要的重复劳动。

3.1 要明确分类标准，制定科学的分类方法。由于教师活动的多样性和教师本人对档案保存可靠性的疑虑，会给档案收集和管理增加难度；教师新学历学位的获得、论文论著的发表出版、科研成果的评选、各种荣誉证书的产生等材料随时都能产生，增加了纸质档案收集的工作量。为确保教师业务电子档案的规范性，应严格按照国家档案管理标准，结合高校教师情况，制定科学详细的分类方法，明确收集范围。根据电子档案要求的基本内容集中归档，集中存放， 集中管理。

3.2 院系先行，学校跟进。构建完备的教师业务电子档案是一项系统的、长期的工程，由于教师业务电子档案涉及面广、初期工作量大等会成为制约其使用和推广的一个瓶颈。因此，要做好以下两点，一是院系可首先在骨干教师和学术带头人中试行，通过探索规范后逐步推广到全体教师；二是学校层面要及时跟进，可在部分院系进行试点，取得经验后在全校范围内推广。

3.3 要服务于教师的发展和成长。一般情况下，档案以纸质、电子两种形式呈现。教师的档案资料的整理不能只局限在复印资料上，而是精心设计新颖别致的档案内容。要以建立的纸质档案为基础，逐步建立教师业务电子档案。院系要结合学科专业发展方向制定教师专业成长发展规划，促使教师依据规划拟定自身的发展目标，达到推进工作、实现双赢的效果。

3.4 要有明确的思路和原则。首先，要做到“双方重视”、“双联互动”。一是系领导要重视，要指定专人负责协调专业教师的电子业务档案材料的收集；二是教师重视，教师是业务档案的产生者，也是重要的受益者。因此，院系与教师要经常保持“双联互动”，特别是全体教师要从实际行动上重视和支持教师业务电子档案的建设，养成定期提交及更新本人相关信息的习惯，对新的科研项目、论文、证书应尽快提供纸质材料，保证电子数据与纸质材料的对等。其次，要做到“三个到位”：一是制度到位，具体落实。树立责任意识和服务意识，统一规划，制定具体工作方案。二是人员到位，即保证有业务熟练的专人负责，在教师少的情况下，可纳入系教学秘书的职责范围。三是设备到位，即保证有专业的系统管理软件和数据存储设备，以保证档案的完整性和延续性。

3.5 实行“双份法”收集，保证档案的完整性。为使教师业务电子档案的动态管理更具有操作性和可行性，在实际工作中建议实行“双份法”收集，即一方面要分时分段适时收集教师在教学、科研及日常管理活动中所形成的纸质材料，将平时收集、年终收集、追踪收集、横向收集有机结合；另一方面要“随生随采”及时收集、拷贝与纸质材料相对应的电子文件，保证教师业务档案的完整性，从而实现同步收集“双份”材料，形成人人遵照执行的制度。

当代高校电子档案管理 篇12

1 从企业的人本管理到图书馆管理的人本理念

1.1 以企业为对象典型的人本管理理念

正如人本管理这一理念把人视为企业中最宝贵的资源进行开发和充分利用, 新的、先进的管理思想和理念往往是在企业管理中产生的。企业人本管理思想是以人为中心的人力资源管理思想, 它把人作为企业最重要的资源, 以人的能力、特长、兴趣、心理状况等综合情况来科学地安排最合适的工作, 并且在工作中充分地考虑到员工的成长和价值, 使用科学的管理方法, 通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设, 使员工能够在工作中充分地调动和发挥人的积极性、主动性和创造性, 从而提高工作效率、增加工作业绩, 为达成企业发展目标做出最大的贡献。

1.2 图书馆管理人本理念的内涵

同企业一样, 图书馆馆员也是图书馆管理中最活跃的因素、最重要的资源, 但是, 高校图书馆不以盈利为目的;而且, 高校图书馆工作最大的特点是为高校师生直接提供服务。因而, 对于图书馆管理来说, 需要从两个方面来理解和运用人本理念。一方面是对图书馆馆员进行人本管理。在这一点上, 图书馆的人本管理与上面所述的企业人本管理理念基本相同, 但是, 其直接目标不同, 前者的直接目标是为读者提供最高可能水平的服务, 后者的直接目标是盈利。另一方面要以读者为本。需要指出的是, 在某种意义上可以把读者看作是图书馆的“顾客”, 但是, 图书馆作为高校教育整体中的重要部分, 与以在校学生为主体的读者是“一家人”, 图书馆的读者与普通意义上的顾客有着本质上的区别 (在此不做赘述) 。所以, 应该把读者看作是图书馆必不可少的一部分, 否则, 图书馆管理是不完整的, 甚至会失去“以读者为中心”这一根本方向。这两者在图书馆管理的人本理念中缺一不可, 以读者为本即满足读者对图书馆的需求, 是图书馆在高校教育中的使命, 对馆员进行人本管理是图书馆管理使命实现的途径。这就要求图书馆管理工作坚持以科学发展观为指导, 必须结合图书馆工作实际, 把人本理念贯彻到图书馆管理和具体的工作中去。

2 当代高校图书馆对馆员角色的定位及能力素质要求

如果说人本理念是当代高校图书馆管理的内在要求和必然趋势, 那么对馆员进行角色定位及能力素质要求的分析则是对馆员实行人本管理的基础依据。

2.1 当代高校图书馆馆员角色的定位

一系列先进的计算机技术、网络化技术应用到图书馆中, 对图书馆的自身发展也提出新的要求。在信息数字化的新形势下, 图书馆的服务职能已不仅仅局限于文献借阅和封闭在藏书楼内, 而是在充分享受现代技术所带来的各种资源方便。图书馆已转换成为一个全新概念的、多功能的现代信息中心, 提供联合化的信息服务。而且, 高校图书馆读者服务对象是多层次的, 他们查找文献的类型是多方面的, 需要提供的情报检索和文献信息服务的内容也是多种多样的。他们提出的问题不仅专业性强, 而且有相当的广度和深度。以上种种因素决定了图书馆员的服务已经不仅仅是简单的借还, 服务工作已由单一、被动, 转向了开放、多方位和主动, 因而, 馆员不再是传统意义上的、价值不太高的图书馆员, 他们既是图书馆员, 又是知识经济的参与者, 而要让自己真正担当起信息专家、信息向导、信息管理者、信息顾问、系统专家等角色。总之, 当代高校图书馆馆员应该使自己从“图书保管员”变成“信息领航员”和“信息工程师”。

2.2 当代图书馆对馆员能力素质的要求

一旦图书馆对读者不友好、不便利, 无法提供读者正常需要的服务, 或者提供打折扣的服务时, 图书馆在读者心中的低位或者重要程度就会下降, 图书馆的功能就得到限制, 从而间接地影响大学生这一主要阅读群体地学习的兴趣和热情, 间接影响高校教育质量和科研工作。而且, 如果馆员业务素质的提高跟不上图书馆发展的脚步, 馆员的业务素质就相对的下降。高校图书馆要充分发挥其职能, 更好地为读者服务, 做好各项工作, 馆员必须具有诸多的能力素质。

2.2.1 基础业务技能素质

业务技能素质包括计算机技能、图书情报技能、外语技能和相关专业知识等。第一, 计算机技能。计算机已成为图书馆为读者进行信息服务的最基本工具, 图书馆员不仅要学会计算机编目、标引、数据库建立、光盘检索、联机检索, 还要熟悉相关的软件, 指引读者方便快捷地找到所需信息。第二, 图书情报专业技能。图书情报专业是建立在图书馆学、信息情报学、分类学、目录学、计算机科学等多学科理论基础之上的, 图书馆员只有具备和精通这些学科的理论知识, 才能适应现代化图书馆的需要。第三, 外语技能。随着我国各个高校与海外高校、教育及出版等机构交流的日益频繁, 高校图书馆在大量的引进外文图书和资料, 外语技能尤其是英语技能已成为馆员必备的业务技能, 并能熟练编译报道文献资料, 以准确地为国际信息交流服务, 准确无误地引进在相关领域内优秀的外文图书, 使图书馆更好地服务于读者, 更好地服务于高校的科研工作。第四, 相关学科知识。当代高校图书馆馆员除了具备图书馆专业知识外, 还要有较全面的、系统的文化、理论、科学技术知识和相关学科知识, 掌握各学科的相互交叉与渗透情况, 扩展自己专业知识的广度和深度, 进而增强和提高有关信息的搜集、处理、综合评价和准确提供信息服务的业务能力。

2.2.2 综合信息能力素质

信息能力素质建立在业务技能素质的基础上, 是指人们在获取、分析、利用信息的能力, 具有较强的信息应用能力及其评价、鉴定能力和较娴熟的应用信息处理图书馆工作实际问题的能力。具有较高信息素质的图书馆员对网络信息应有识别能力, 有选择地筛选、加工适用于读者的信息, 成为读者使用信息资源的导航员。因此, 要求馆员充分利用计算机管理和运作纸质资源, 充分发挥发现信息、筛选信息、阐释信息的能动性, 根据相对固定的服务对象需求的特征, 对互联网信息资源进行搜集、评估、储存、加工, 开发新型图书产品, 加强与读者的沟通交流, 围绕读者的具体需求, 提为服务对象提供电子与纸质相结合的专题性服务和咨询服务。

2.2.3创新能力素质

当代的高校图书馆员必须具有开拓进取、敢于创新的精神, 在工作中要勤奋思考、善动脑筋、有所创新、勇于开拓, 适应信息用户需求的信息服务新方式, 努力掌握信息服务的新方式, 新知识, 新技能, 勇于探索有利于高校图书馆事业发展的新理论、新机制、新领域, 成为具有新观念、掌握新技术、能够运用创造性思维、与时俱进、不断取得新业绩的创新型人才。

3 对图书馆馆员的人本管理途径

3.1 加强馆员的思想政治和职业道德素质教育

思想决定行动。程焕文先生曾将图书馆的精神总结为爱国、爱馆、爱书、爱人。要通过多种形式的思想政治和职业道德素质教育, 使图书馆员从思想观念上充分认识到图书馆工作的重要性, 认真学习和掌握党的路线、方针、政策, 以优秀人物为榜样, 对读者富有耐心和爱心, 对工作富有责任心, 发扬奉献精神, 忠诚图书馆事业, 增强责任感和使命感, 全心全意为读者服务。

3.2 建立健全合理的管理机制

长期以来, 图书馆管理机制上存在着许多不良因素。如职工岗位长期固定不变;人员缺乏合理的流动和竞争;职称、职务晋升存在着人为因素或论资排辈等等。这些现象的存在, 影响着馆员的积极性, 由此导致馆员队伍业务素质下降或相对下降, 工作效率低下, 工作态度冷淡, 也造成人才资源的极大浪费, 对图书馆的各个方面的发展形成了严重的制约和阻碍。因此, 建立健全合理的用人机制、育人机制、竞争机制、流动机制、决策机制, 对图书馆馆员来说, 是最好的以人为本管理的具体体现, 而且, 摒弃传统图书馆管理体制中不合理的部分是进行其他管理改善和变革的基础。

3.3 实行人性化管理, 激发馆员的主观能动性

以人为本的管理思想不能只局限在图书馆馆员的“奉献”精神上, 要对馆员实行人性化管理。人性化管理是人本管理的重要内容。第一, 管理者要树立服务意识。为馆员着想, 从馆员利益出发, 关心馆员的思想、学习、工作和生活, 在各方面为他们提供可靠的保障。第二, 要充分信任馆员, 尊重他们的人格、人品, 相信他们对工作的责任心和工作能力, 要公平、公正地对待每一位馆员, 尊重馆员的劳动。第三, 要针对不同馆员的个体差异, 调动每个馆员的积极性, 尽量做到人尽其才, 才尽其用, 用其所长, 避其所短, 充分发挥他们的潜能。第四, 要以人为本地制订科学的规章制度和合理的工作计划, 提供具有吸引力的、有利于个人成长的发展空间, 为他们创造个性发展的空间, 鼓励和帮助他们实现合理的工作目标和人生价值, 进一步提高馆员的综合素质和创新能力。第五, 实行民主化管理, 让馆员参与管理, 在制定目标和计划时, 应广泛征求馆员的意见, 使决策取得广大馆员的认可, 充分激发他们的主人翁意识。

3.4 完善与学科馆员制度相结合的培训制度

“学科馆员”制度即馆员专业化制度, 要求有针对性地对学科专业文献信息进行收集整理、分析研究, 主动为各学科读者提供高水平、深层次服务。这种对知识信息深层次的主动性的开发利用, 对于高校学科建设和教学科研工作无疑起到了强有力的推动和文献保障作用。而培训则是提高馆员各项技能最常用、最有效的方式。在这里强调的是与学科馆员制度相结合的培训制度, 培训应有侧重、有计划、有步骤、分层次, 根据不同岗位需求和个人所学专业的不同, 进行不同的培训。要给馆员提供学习的机会和条件, 通过岗位培训、短期培训、考察学习、脱产进修等措施, 让他们不断提高工作适应能力、创造能力和业务水平, 以不断地迎接新知识的挑战。

3.5 引导馆员更新学习观念

学习型组织的理念席卷全球每个角落, 要引导馆员树立终身教育理念。参加继续教育是终身教育的必然要求。只有持续参加继续教育, 才能使人的价值观念、文化知识、生存能力等适应社会变化的节奏, 不断提升学习能力, 增强自身素质, 提高工作能力。而且, 图书馆员除了要具有图书馆专业知识、相关学科知识及现代化信息技术外, 还要具备创新意识和社会实践能力, 包括观察力、思考力、判断力、想象力、人际沟通能力、组织协调能力等。因此, 要引导馆员树立多元学习理念, 使更多的图书馆员一专多能, 学以致用, 成为多面手。

4 图书馆环境和文化管理中的人本理念

图书馆管理除了需要对人进行管理, 还包括对环境即有形的物的管理和对无形的图书馆文化的管理。环境和文化的管理更能直接体现图书馆管理中的人本理念。从环境角度来说, 图书馆既是馆员的工作场所又是读者的学习场所, 其环境氛围也直接影响着馆员的工作情绪和读者的阅读心理与阅读行为。一个明快、清新、幽雅、整洁的阅读环境可以陶冶人、净化人、感染人, 使管者和读者都能感到心情舒畅, 产生一种美的享受, 从而达到心理上的愉悦和满足, 一方面可以增进馆员的工作热情, 改善馆员的工作态度, 另一方面间接增进读者的读书效果。

而且, 图书馆环境就必须要体现图书馆的文化内涵和人文精神, 这一点对于大学生而言尤为重要。一方面, 图书馆是大学生最重要的活动场所之一, 其文化是校园文化的重要组成部分, 另一方面, 大学生正处在世界观、人生观和价值观形成的关键时期, 图书馆作为第二课堂在高校教育中起的重要作用可想而知。除了为读者提供图书馆各种应有的服务外, 图书馆还应充分利用各种便利条件, 通过多种方式和形式不失时机地对大学生进行潜移默化的引导和教育, 陶冶学生的情操, 鼓舞学生奋进, 体现对大学生的人文关怀。比如墙壁上的名言警句, 伟人画像, 丰富多彩的图书馆文化活动和知识讲座, 让大学生参与图书馆管理等等。

5 结语

人本理念在当代高校图书馆管理中有着十分重要的现实意义、实践意义和战略意义, 它不是也不能成为一句空洞的口号, 其贯彻和实施是一项实际具体的工程, 要把握其内涵, 既要重视馆员的人本管理, 注重馆员的开发以及馆员的需求和发展, 实现和增强图书馆各项功能, 实现图书馆的可持续发展, 又要把各项工作统一到“以读者为本”这个中心上来, 涉及到图书馆管理理念、管理体制以及图书馆环境和文化等各个方面。

摘要：在当代高校图书馆管理中实施人本理念是图书馆发展的内在要求和必然趋势, 把握图书馆管理人本理念的内涵, 一方面要借鉴企业管理中人本管理的内涵;另一方面又要结合图书馆的性质和使命, 通过图书馆管理体制和机制的变革为人本管理创造基础条件, 既要重视馆员的人本管理, 注重馆员的开发以及馆员的需求和发展, 注重图书馆的环境文化建设, 全面实现和增强图书馆各项功能, 又要把各项工作统一到“以读者为本”这个中心上来。

关键词：当代高校,图书馆管理,馆员,人本理念

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