高校电子文件管理研究

高校电子文件管理研究（精选9篇）

高校电子文件管理研究 篇1

如今, 随着信息技术的飞速发展, 档案数字化工作是一项非常复杂的系统工程。正在如火如荼地建设中的高校数字化校园为电子档案的归档管理提供了很好的平台, 发达城市的高校在这方面做得很好, 但是在大多数不发达城市的高校中, 仍然有许多问题需要研究和解决。作者主要针对不发达地区的高校在电子档案管理中取得的初步成果和面临的问题进行阐述并提出一些建议。

一、高校电子文件管理取得的成果

1. 对电子文件的保管, 许多高校的档案管理部门都具备一定的管理设备。

当前电子文件保管大部分还是以硬盘和光盘为主。对于在保管中库房的温度、湿度的稳定, 库房具有防火、防尘、防水等性能, 电子文件的装具的洁净无尘、具有防磁的性能, 这些条件都得到不同程度的满足。

2. 电子文件在利用方面, 许多高校的档案管理部门能按照用户需求提供多种检索方式。

绝大多数可以实现目录级的检索, 部分可以实现全文检索。利用者可按照问题的关键词对电子文件进行查找, 实现了电子文件的自由检索, 提高了电子文件资源的使用效率。

二、高校电子文件管理面临的几点问题

随着办公自动化、信息网络化、文档一体化的深入发展, 形成了许多有价值的电子档案, 电子文件种类多, 格式复杂, 缺乏统一标准。现在主要存在的几点问题是:

1. 档案管理人员对电子文件归档的意识薄弱。

许多档案管理人员仍然采用传统的手工整理档案。他们认为传统的纸质档案不可取代, 是其档案工作的中心, 对于电子文件只保存于电脑上, 可有可无。在新时期, 持有这样想法落后于时代, 缺乏档案信息化建设的紧迫感。

2. 部分高校没有建设一套完整的办公自动化系统。

其各二级单位没有把电子文件正式纳入本部门档案的归档范围, 从而无法实施对电子文件归档和管理。许多文件不是在办公自动化系统中进行起草、修改、审核、发文, 就导致部门对电子文件的保存不完整。很多部门工作人员都是保留的自己起草文件的初稿。甚至一旦形成红头的纸质文件, 很多工作人员就没有保留起草的电子文件。这样就导致了以后档案数字化工作的难度。

3. 电子文件在形成过程中要借助计算机的各种硬件和软件环

境, 这些硬件和软件环境没有统一的标准, 从而电子文件也很复杂, 格式种类繁多。比如在图像电子文件方面, 现在的图像软件有成百上千种, 各种软件都有自己支持的图像格式, 这就导致了图像档案格式也是种类繁多, 例如现在的JPG、BMP、TIFF、GIF等等。而各种数据库所形成的数据格式、支持的数据类型也是不一样的。这些情况就导致了电子档案归档的难度加大, 归档成本提高, 归档后利用率降低。

4. 电子文件管理人员队伍业务素质较低。

目前许多高校业务部门, 其兼职档案人员在档案管理方面的专业技能都比较差, 很多档案管理人员对档案业务不熟悉, 无法对电子文件进行鉴定、收集、整理归档、保管。在日常的工作中发现一些工作人员随意地删除、修改一些有价值的电子文件, 另外不注意电脑病毒, 造成了许多有价值的档案文件资料的丢失。

三、对高校电子文件管理的几点思考

1. 强化领导的重视。

目前档案信息化建设更需要领导在思想上重视和在物资、财政方面给予支持。在管理过程中, 建立完善的考核奖惩制度, 表彰奖励那些在学校档案管理 (特别是电子文件管理) 中做出突出成绩的个人或集体进行, 责罚那些因档案管理不善给学校带来损失的工作人员, 只有奖惩分明才能够充分调动档案管理人员的积极性和主动性。同时及时提供办公自动化设备 (比如计算机、复印机、磁盘等) 并随时更新和维护。加大电子档案管理人员的继续教育的力度。这样才能提高电子文件管理的水平。

2. 加强档案信息化标准和规范建设。

认真按照《中华人民共和国档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《高校档案实体分类法和分类方案》, 结合本校的实际情况制定出本校的文件归档细则、电子文件管理办法、电子文件利用制度等法规制度。使电子文件的管理逐步走上规范化道路。目前电子文件管理主要注重归档整理、保管、利用等几个流程。在归档方式方面, 一是可以通过学校的数字化校园系统, 将电子公文归档到档案馆的信息管理系统中, 可以实现实时电子公文归档, 实行文档一体化管理;二是采取电子文件与纸质文件同步归档。纸质文件的重要的元数据 (比如标题、内容、签署) 与对应的电子文件要保持一致。三是对归档的电子文件应进行分类、整理, 并拷贝至持久性的载体上 (比如光盘、磁盘等) , 并一式三套:一套封存保管, 一套异地保管, 一套提供利用。

3. 注重电子文件的安全。

首先, 完善保密制度, 电子档案的特点是容易改动和复制, 因此在利用时要高度重视其安全性。按照保密程序和制度提供利用涉密的电子文件。其次, 加强计算机病毒的检测和防治, 要随时更新杀毒软件并对于保管的电子档案要进行杀毒处理。再次, 是采取更多的计算机安全技术措施, 比如身份验证、防火墙技术、防写处理技术、密匙技术等。

4. 提高档案管理人员的综合素质。

在专业技能方面, 学校可通过选送档案人员去继续教育、参观学习等方式提高档案人员现代化的档案管理知识, 不断提高他们的业务技能。同时对新调入的管理人员和各部门的兼职档案人员进行岗位培训, 切实做到在电子文件管理的整个过程中实现集中统一管理。只有建设好一支熟悉档案现代化管理知识的队伍, 才能做好电子文件的管理。

结束语

档案信息化建设对于高校档案馆来说是一个新的机遇和挑战, 电子文件归档管理是信息化建设的重点之一。随着高校教育事业的不断发展, 档案数量日益增多与管理资源有限、档案利用多样化与管理手段单一化等方面的矛盾是无法避免的。因此, 在新时期, 我们档案管理人员必须转变服务观念, 利用现代化的档案管理知识和技能, 让各种档案信息资源为高校的教育事业发展服务, 为社会服务。

摘要：随着档案信息化建设的迅速开展, 全国发达地区的高校在这方面做出了许多成果, 一些不发达地区的高校在这方面还很落后。本文主要是探讨不发达地区高校在电子档案管理方面取得部分成果和面临的一些问题。

关键词：高校,电子档案,信息化

参考文献

[1]邓绍兴, 陈智为.《档案管理学》中国人民大学出版社, 2006年3月.

[2]蔡灶林, 吴久华.高校电子档案的基本类型、功效和管理方法.机电兵船档案, 2005 (5) .

[3]《电子公文归档管理暂行办法》 (国家档案局令第6号) .

[4]陈海英.论信息化时代的高校电子档案管理.兰台世界, 2006 (5) .

高校电子文件管理研究 篇2

关键词：协同理念电子文件管理策略

北京市建设数字城市的全面展开，档案信息化建设的进一步升级，对电子文件的利用提出了新的要求。然而传统的电子文件管理无法全面便捷地提供所需信息，笔者建议探索建立新型电子文件管理合作机制和合作模式，特别是基于协同理念的电子文件管理应是未来电子文件管理发展的必然趋势。

一、电子文件管理的现状

目前，电子文件的管理是按照传统纸质文件从形成到销毁或永久保存的管理流程进行分工的，归档之前由文件形成部门负责管理，归档之后由档案部门进行管理。笔者认为目前电子文件的这种管理模式存在五大弊端，一是由于电子文件管理涵盖电子文件从形成、保管、销毁或长期保存的整个生命周期，其产生、保管和保存历经文件形成部门、文件保管部门、档案部门等不同机构。目前的这种管理模式在一定程度上破坏了文件生命周期连续的运动过程，破坏了文件运动的连续性。二是在电子文件形成和保管过程中，由于电子文件的可操作性和易变性，其内容及状态很容易被改变，为电子文件的真实性和安全性带来了风险。三是电子文件对软硬件系统的依赖性较强，软硬件系统的升级或更换直接影响电子文件的可读性和利用率，使电子文件的稳定性受到了影响。四是目前的电子文件管理存在各种电子公文管理系统，且标准不统一。大多是按照传统模式分别开发公文系统与档案管理系统，实行简单对接，电子公文系统与档案管理系统并不兼容，这为电子文件长期保存带来了较大的挑战。五是电子文件管理的各个环节相互独立，缺乏协同合作，缺乏制度保障和监督机制。例如，电子文件形成过程中，文件形成部门往往从业务角度出发，很少在文件形成阶段考虑未来的长期保存问题，这对电子文件长期保存和利用带来了较大的挑战。

因此，要保证电子文件的真实性、完整性和可靠性，仅仅依靠档案部门是行不通的，需要电子文件各个运动环节的规范操作与协同合作，这样将减少或消除电子文件管理过程中的各种风险，促进电子文件管理工作的全程优化，切实提高电子文件的管理水平。

二、协同理念及其在电子文件管理中的必要性分析

协同理论是20世纪60年代末期，由联邦德国斯图加特大学教授、著名物理学家哈肯提出的，他认为协同理念的战略可以把公司多元化的业务联系起来，从而使公司可以更充分地利用现有优势开拓新的发展空间。具体来说，协同是指协调两个或两个以上的不同资源或个体，使它们一致地完成某一目标的过程或能力。协同不仅包括人与人之间的协作，也包括不同系统之间、不同数据资源之间、不同部门之间等的协作。协同理念并不是各个子系统的简单相加，它的实质在于各个子系统的相互协调，相互调配所产生的整体效应。在电子文件管理的过程中，发展基于协同理念的管理方式是提高其管理水平的必然要求。

（一）发展基于协同理念的电子文件管理是文件管理的内在要求

通过文件生命周期理论可知，文件和档案之间存在着密切的联系，从文件产生到档案管理是一个连续统一、前后衔接的过程，文件在形成、流转及归档的各环节应由相关部门和责任人来维护其秩序，各产生和流转部门的合作程度将直接影响文件的管理水平。电子文件与传统文件同样有着从产生到销毁或永久保存的完整运动过程。因此，以生命周期理论为指导思想，发展基于协同理念的电子文件管理是文件管理的内在要求。

（二）基于协同理念的电子文件管理是电子文件利用的发展需求

随着数字城市建设进程的加快，电子文件的数量呈现爆炸式增长，电子文件的格式也呈现出多样化，以往电子文件管理中各部门“各自为政、各司其职”的工作模式已经不能满足电子文件利用的发展需求。电子文件从前端的文件形成到后端的档案管理，这个流程中的文件形成部门、信息技术部门和档案部门相对独立，对电子文件的要求和管理标准不统一，分别开发的公文系统与档案管理系统两者并不兼容，系统在运转过程中赋予各部门的管理范围和权限不同，这些都为电子文件的利用带来了不便。只有构建有效的协同机制，实现各部门之间的无缝衔接，确保电子文件管理流程的顺畅，推动部门间信息的沟通和相互协作，才能更好地满足电子文件利用的发展需求。

（三）基于协同理念的电子文件管理将有效提高工作效率和电子文件的管理水平

电子文件的形成、流转、归档、移交、保管、利用的过程中涉及部门较多，存在相互影响、相互合作的关系。发展基于协同理念的电子文件管理，可以弥补档案部门在文件管理过程中前端控制的不足，加强各环节的配合，减少重复劳动，有效提高工作效率和管理水平，而这对推进电子文件的科学管理具有重要的意义。

三、电子文件协同管理策略

就电子文件管理而言，协同就是要突破电子文件管理模式的机制壁垒，打破各部门间的分散封闭，对电子文件形成部门、文件管理部门、档案管理部门、信息部门、绩效考核部门等不同环节、不同阶段进行时间、空间和功能结构等方面的整合，使其能够实现协同管理和资源的整合共享，形成共同管理和利用统一资源的协调工作机制，进而产生“1+1>2”的整体协同效应。

（一）建立健全部门领导协商机制

推动电子文件管理的协同工作，首先要建立健全部门领导协商机制，特别是建立保障经常性沟通机制。通过交流，各部门可以对电子文件的管理交换想法和意见，了解彼此的立场和诉求，提高电子文件管理相关决策的效率。保持经常性的信息交流，可以解决管理过程中遇到的障碍、问题，也可能发现有待协同解决的新问题。还可以收集各部门之间的信息资源、意见建议，及时解决电子文件协同管理过程中的问题。

（二）形成部门合作共建机制

从电子文件形成的初始阶段到档案管理阶段，各部门之间密切联系又相互作用，建立并形成协调顺畅的部门合作共建机制可以理顺电子文件形成和管理相关部门之间的关系，明确各自的职责，加强部门间的合作和沟通。首先对电子文件形成部门来说，需要接受档案部门有关电子文件的指导、监督和检查，按照规定形成及流转电子文件，制定并落实本部门电子文件的管理职责。其次对档案部门来说，负责指导、监督和检查各电子文件形成部门有关电子文件的形成和归档工作，按照有关规定做好具有永久保存价值的电子文件的接收、保管和提供利用工作，并协助绩效考核部门制定电子文件管理的考核办法。再次是信息技术部门，需要根据各部门的工作内容和要求，为文件形成部门及档案部门提供技术保障和技术支持。最后是绩效考核部门，需要负责对电子文件形成部门、档案部门、信息技术部门进行电子文件管理的绩效考核。

（三）建立信息资源共享机制

基于协同理念的电子文件管理要嵌入对文件全程管理的理念，注重对电子文件生命周期内各个阶段管理要素的统筹兼顾，将档案管理的要求转变为系统功能需求，建立信息资源的共享和系统的整合。信息化建设的电子文件管理，涉及办公自动化系统、项目管理、财务管理、科研管理、图书管理、档案管理等不同信息系统的参与。这些信息系统之间都是相对独立的信息孤岛，实现协同管理，就要使这些信息资源得以共享，遵循协同的管理理念，实现各系统信息资源的整合，建立“大平台”的观念。首先要协同开发各管理系统，对所有管理系统资源体系进行科学的架构，使管理系统的信息资源关联度和融合度更高，信息交换和共享的便捷性更强。其次要通过协同整合，将不同结构、不同设计、不同内容的信息资源进行融合，提供更多的服务内容，避免重复建设造成资源浪费，提高电子文件管理的效率。

（四）建立电子文件协同管理制度

实现基于协同理念的电子文件管理，还要在管理制度及标准规范层面予以保障，相关的法规和制度将使电子文件管理的各方职责明确化。一要制定并完善科学、合理、严密的电子文件管理制度，以维护电子文件的真实性和安全性。二要规范电子文件的形成、保存、移交、鉴定、保管、利用等管理流程，包括细化流程的具体内容以及具体的管理要求。三要根据国家现行的电子文件管理办法制定电子文件管理的元数据标准、文件格式标准等技术标准，保证电子文件管理的质量。四要明确电子文件形成和管理各部门的权责，建立评估与反馈机制保障协同管理的效果，要对相关部门的不合作行为采取有效的监管措施，使电子文件的协同管理落到实处。

（五）建立电子文件协同管理的保障机制

要保障协同管理的有效性，就要建立量化的电子文件管理考核指标体系，将跨部门协同工作人员的协同状况纳入考核体系。首先对相关部门和工作人员的工作目标、工作权利和工作职责进行细化，建立电子文件管理岗位责任制，并在此基础上建立绩效考核制度。定期对各部门电子文件管理情况展开绩效考核，并将考核纳入相关工作人员年度考核指标体系，使考核结果与薪资收入或职位晋升相挂钩。同时针对不合作部门制定有效的监管措施，以提高协同管理的能力和水平，增强协同管理的效能，真正实现协同效应。

参考文献：

高校电子文件归档管理刍议 篇3

一、明确高校电子文件的归档范围

要管理好高校电子档案, 电子文件的收集是第一位的。电子文件首先是文件, 具有文件的属性, 它与纸质文件内容相同, 只是载体不同、表现形式不同, 因此, 在制定电子文件的归档范围时可以参照纸质档案来进行。同时在制定归档范围时, 还应广泛征求学校各二级院、系、部的意见, 并结合电子文件自身的特点, 将反映高校所属各院系和部门的主要职能活动, 并具有查考、利用价值的电子文件纳入归档范围。主要包括在教学管理、科研活动、党群行政工作中形成的各种文本文件和图像文件;利用计算机辅助设计、辅助制造、检测、仿真实验等技术形成的数据文件、图形文件、CAD文件等;以数据文件保存的各种科研成果、学生学籍管理信息等数据文件;通过网络传递的上级文件;具有保存价值的多媒体文件和超文本文件, 如教师运用多媒体技术制作的课件等。

二、高校电子文件归档应注意的问题

1. 标准问题。

首先, 要明确电子文件归档各阶段的规定、标准, 如收集、整理、鉴定等环节的规定、标准;其次, 准确说明它的软硬件环境;第三, 归档电子文件格式应为工业标准, 在标准的用户界面下操作, 支持不同的平台, 与现有的设备兼容, 能以标准的数据库语言与数据库相连, 或者确定统一的标准在内部的电子计算机网络上使用, 以实现良好的转换状态。

2. 方法问题。

一是确定保管期限。将应归档的电子文件最终版本确定保管期限, 录入在磁、光记录介质上, 脱机后可存放在另处。二是压缩归档。采用数据压缩工具, 对计算机网络上应归档的电子文件, 经过一段时间积累后进行压缩操作, 录入到磁、光记录介质上。三是备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作, 就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上。

三、做好高校电子文件归档工作的措施

1. 推进高校档案工作的信息化建设, 保证电子文件信息的完整性、真实性、安全性和可利用性。

首先是要抓好信息平台的建设。档案管理系统能够实现与学校的办公自动化系统和各职能部门的办公自动化系统的衔接, 是完成电子文件归档的重要途径。但是, 在没有达到这种要求的情况下, 应尽快地解决档案管理系统与学校的办公自动化系统在数据传输技术上的衔接问题, 同时, 也要解决学校的档案管理系统与大的职能部门中小局域网办公自动化系统数据的传输衔接问题。

2. 加强电子档案软、硬件设施管理。

各高校要积极开辟电子档案存储的新途径, 为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备, 对应归档的电子文件、数据资料应采用通用格式的光盘存储。要及时修补影响管理软件安全的漏洞, 对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级, 确定好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上, 要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境, 注意避光、防尘、防变形, 远离磁场和有害气体。有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施, 确保电子档案信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定。

3. 制定电子文件管理制度, 加强对电子文件的全程管理。

高等学校在各职能部门的活动中生成的电子文件类型繁多, 有文本文件、图形文件、图像文件、数据库文件等, 将如此复杂、数量众多的电子文件收集、归档, 必须靠制度约束, 才能使其成为与纸质文件归档相同的制度, 变成归档人的自觉行动。运用规范结合本部门工作中的实际情况, 制定本学校的电子文件归档管理办法, 以电子文件生成、运转、积累、收集、归档、鉴定、整理、保管、利用等一系列科学、合理、严密的管理制度, 从每一个环节堵塞信息丢失、失真的漏洞。结合实际, 规定本校电子文件的归档范围, 使档案人员明确任务。

4. 加大高校档案开发利用力度。

高校档案的收集、保管的最终目的是为了迅速获取信息加以利用。高校档案工作的服务特性是其赖以生存和发展的基础。在服务中求效益, 做好档案的提供利用, 使档案资料发挥社会效益和经济效益, 才能促进高校档案工作不断发展。高校档案部门有大量的信息资源, 根据本学校的实际情况, 选择那些需求价值高的资料, 挖掘其内涵, 编撰专题索引、大事记、组织沿革等, 提高对高校档案的开发利用水平。高校档案部门还可以通过互联网、校园网和档案馆网页等渠道, 实现档案管理自动化信息的及时更新和信息资源共享, 提高信息的利用率, 使校领导及院、系、处领导随时能查阅和掌握高校工作情况, 提高服务效率。

5. 提高高校档案工作者的素质。

高校电子文件管理研究 篇4

安小米在2006年第5期《山西档案》上撰文，采用典型案例研究方法，分析了澳、英、美国家档案馆电子文件管理的理论、方法与对策、电子文件管理规划及其实施途径和保障机制，提出了几点值得我国借鉴和学习的经验。三国国家档案馆电子文件管理的宗旨均是保证电子文件的真实性，电子文件长久保存和公众利用，但在实现途径上三种模式各有特点。

澳大利亚电子文件管理模式的特点是文件连续体模式和事务活动分析法，电子文件管理被看成普通的文件管理和政府管理活动的证据永久性管理，强调基于证据的政府治理和过程管理而非文件管理，文件不论保存在何处。

英国电子文件管理模式的特点是文件连续体模式和法律影响分析法，将电子文件看成是电子政府管理的一部分，强调电子政府法律框架等变化给文件和档案管理带来的变革及其挑战，将电子文件管理看成电子政府数字解决方案的有机组成，文件集中保存。

美国电子文件管理模式的特点是文件生命管理模式和技术影响分析法，重点强调通过建立满足文件功能要求的文件管理系统来实现电子文件的集中保管。

作者指出了值得我国借鉴和学习的四个经验：1、为什么要实施电子文件管理被视为建立基于证据的电子政府治理与责任的核心内容，被纳入政府绩效检查与审计的内容与依据（澳大利亚）、电子特使（英国）的使命和电子政府的动议（美国）。2、电子文件管理管什么的战略目标被列入政府数字解决方案和信息资源与资产的服务内容，纳入事务活动的战略规划及其管理过程。3、如何实施电子文件管理战略规划包含宏观、中观和微观三个层次，这三个层次均纳入了政府事务活动及其信息管理的政策、制度与规范体系建设之中，具有持久性、连贯性、一致性和互操作性特点，不是孤立的和自闭的文件管理和档案管理政策、制度与规范制定。4、宏观层政策制定的目标是建立跨越部门的文件全生命管理集成化战略视角和责任；中观层制度制定的目标是建立跨越系统的电子文件管理集成化运行机制和适宜的环境（恰当的系统设施、好的信息建构、用户教育、专家知识）；微观层规范制定的目标是建立真实性电子文件长久保存的集成化战术解决方案及其实施所需的操作规范和工具。

档案工作信息化应澄清几种认识

2006年第10期《兰台世界》理论版刊登高永青、张晓霞的文章，澄清了档案工作信息化过程中的几种错误认识。

一：档案工作信息化不是网络＋计算机。事实上，数字化、网络化等技术因素仅仅是一种重要的催化剂，目的是使档案工作有机会实现前所未有的跨越发展，即档案信息化建设的本质是人文的。所有数字化、网络化技术的应用都围绕以人为中心、满足用户需求而加以选择、建设和发展，档案工作将由原有被动、直接、实物交互式服务转向主动、虚拟、互动式的用户服务。另外，即便从档案工作信息化技术角度来看，也不能认为用计算机处理档案信息就是档案工作信息化。

二：档案工作信息化不是对传统档案学理论的颠覆。电子文件的出现、计算机与远程通讯手段的结合、关系数据库的普遍使用以及超国界网络的出现，使得不同机构使用共同的数据资源和共同参与形成一批数据成为日益增多的事实，直接挑战来源原则、全宗原则。但是，所有的挑战和冲击都是非颠覆性的。来源原则同样适用于电子文件，只要在电子文件生成、管理和利用的全过程中始终忠实记录和保留元数据，就能够客观地展现和保持文件形成的历史原貌。同样，文件生命周期理论也仍然是电子文件时代档案学的支柱理论，电子文件的出现并未根本改变文件的本质属性和运动过程，而只是电子文件运动过程的整体性和连续性更加突出。

三：档案工作信息化不是档案工作现代化。档案工作信息化实现了档案工作技术与设备的现代化，是档案工作现代化的物质基础，是档案工作现代化的基本标志。

四：档案工作信息化不是加大档案工作的工作量。在当前档案工作信息化的实践中，各级各地档案部门都实行纸质文件和电子文件并存的“双套制”只是个过程，随着信息通信技术的发展和完善，信息通信技术必将极大方便档案工作者的工作，更大可能地发挥档案的自身价值，在人类记忆的存储（档案管理）中发挥更加卓绝的作用。

运用行政合同加强对重点

建设项目档案工作的监管

《中国档案》2006年第9期杨润珍、傅电仁撰文指出，行政合同具有行政性和契约性相融合的特点，使它可以弥补档案行政管理权威弱的缺陷，解决重点建设项目档案管理复杂的问题，从而弥补档案法律法规的不足。

1、行政合同的订立。档案行政管理部门平时要加强与项目计划管理部门的联系，及时掌握工程立项情况。工程立项后要准备好该项目行政合同的蓝本，筹建开始后力争尽快订立合同。

2、行政合同的内容。（1）建设单位的责任与义务：要明确规定建设单位作为项目建设的法人代表，除做好本身档案的收集、整理、移交职责外，还要对勘测设计、施工、监理等单位档案工作进行监督、指导，要将档案的形成、收集、整理、移交纳入与勘测设计、施工、监理等单位签订的工程建设合同中，纳入有关人员的岗位责任制。建设单位要按照有关规定及时向有关国家档案馆移交档案。建设单位违反档案法规，档案行政管理部门可责令限期整改，并按有关规定给予相应的经济处罚。（2）档案行政管理部门的责任与义务：档案行政管理部门在依法加强档案管理的业务指导与监督的同时，应无偿提供技术咨询服务，指导工程档案人员制定文件材料的立卷归档细则，举办由有关工程技术人员参加的培训班，明确文件材料积累的顺序和范围等。合同还可约定，档案行政管理部门业务指导不力或工作失误，造成档案质量不符要求或受损的，建设单位可追究档案行政管理部门的失职责任，必要时给予赔偿，以增强建设单位签署合同的积极性。

另外，行政合同签订后，档案行政管理部门的执法人员和业务指导人员要根据合同规定，认真行使自己的权力，履行应尽职责。同时要督促建设单位履行合同。同时，应建立行政合同纠纷调解机制。

女人十种不良就医习惯

1、忽视健康。大多数女性在思想上认为健康对自己比较重要，而真正的健康行动，尤其是在无病时的健康投资寥寥无几，甚至没有健康投资的概念。在健康方面的“投资”最多是生病时的医疗费用。况且在很多时候，即使有点小毛病也很少去医院就医，所以在这方面的主动支出是比较少的。

2、拒绝体检 。大多数人女性只参加单位组织的定期体检，而主动去医院做体检者很少。也有部分女士认为自己没有什么疾病，用不着做体检。而那些平时小病小恙不断，或有某种家庭病史者，担心一旦在体检中查出什么问题，自己心里难以承受的也不在少数。

3、不遵医嘱 。在此问题上，绝大多数的女性都承认自己有时“不太听医生的话”，不按时复诊、不按医生的嘱咐服药和接受治疗。而有少数女士认为自己“对疾病高度敏感”，只要医生告诉有“问题”，就会隔三岔五往医生处跑，即使医生明确告知没必要，有时自己也会把医生搞得“很紧张”。

4、就诊过迟。这是女士们的“通病”之一。不少女士生病时总会认为“问题”不大，随便吃点药或拖一拖就会好，但更多时候是越拖越麻烦，直到感觉“再拖就要出事”才会去医院。

5、自作主张。许多女士在就医时图方便到私人诊所、不去正规医疗机构求治。这种情况多是女士们自认为是“小毛病”，随便到小诊所打个吊瓶或到药店买点药就能解决问题时发生的。

6、过分紧张。这种情况多发生在“老病号”或空闲时间较多的女士身上。出于谨慎和对自己健康的过度关心，每每有病时，她们就会跑了这家医院再到那家医院，而且故意不带病历等资料，然后看看医生们说的是否一致。或者拿甲医生的话向乙医生、丙医生甚至丁医生“求证”，这样跑来跑去，不仅容易贻误治疗，也容易误导医生而导致诊断错误。

7、扎堆看病。这种情况下属于不尊重医生的劳动，侵犯其他病人的隐私权。一些女士就诊时喜欢站在医生旁边，观察医生是怎么给别人看病的，不但给医生带来干扰，而且无形中侵犯了其他病人的隐私权。

8、“粉饰”病情。有些女性往往在就诊时涂脂抹粉，影响医生的正常“视诊”。爱美是女人的天性，即使在就诊时也要把自己收拾得漂漂亮亮，孰不知脸上涂脂抹粉后，反倒会起到掩盖病情的反作用。

9、误会医生。有些女性对疾病治愈的期望值过高，并因此而产生“医疗纠纷”。受医学发展水平所限，目前并非所有的疾病都能治愈。同时由于个体的差异，药物的副作用、手术的并发症在医学上也不可避免。但有的女士“康复”心切，对医生和医院提出一些不切实际的要求，一旦达不到目的就“不依不饶”。

10、放弃权利。不能正确使用属于自己的“知情权”。发生医疗纠纷或不可避免的并发症时，不按正常程序申述，或者因对病情“不知情”而不能很好地维护自己的权益。

高校电子文件管理研究 篇5

一、电子文件档案化管理的优势

(一) 电子档案存储量大, 形式多样

电子档案的载体虽小, 但存储量却很大。同时, 电子档案储存的信息具有多样性。信息化时代的一个重要特征就是不再单纯的以文字作为处理对象, 而可以将文字、图形、图像、声音、影像等多媒体信息综合处理。电子档案一改纸质档案只能存储文字的局限性, 它可以存储丰富多彩的多媒体信息资源, 使得档案信息更加丰富, 也更接近现实。

(二) 电子文档归档快速便捷, 准确完整

电子文件可以在文件办理结束后随时归档, 或在某一时间周期定期统一归档。随时归档符合电子文件自身的形成特点, 快速便捷, 可有效防止电子档案的流失和病毒的破坏, 并可以避免文件漏归, 保证了电子文件的归档率和完整率。

(三) 便于归档整理和检索查阅

电子文件归档后即为电子档案, 其管理方式与传统档案不同, 因为电子文件可以方便地实现文件级管理, 所以, 档案部门在接收到电子文件的同时, 就可以马上给每份文件编制唯一的文件号和相应的分类号和档案号, 同时根据上下级行文之间的联系, 再标出相关的文件号, 在归档的同时即可进行电子档案的主题词标引、著录。技术条件允许时, 还可以方便地编制多角度、全方位的检索工具, 便于检索查询电子档案信息。用户查阅时, 只需给出文件分类号或主题词, 即可以检索出相应的文件及附件, 从而大大减轻了档案工作人员的劳动强度。

二、电子文件档案化管理的弊端

(一) 电子档案的原始性难确定

电子档案不再是直观的纸质档案, 它是在办公自动化系统下由电子形式生成、由实态变为虚态的一种新型档案。对每个文本来说, 没有草稿与印件的区别, 也没有正本与副本的差异, 一经形成便存储在办公信息数据区, 由档案人员、技术人员等用户共享这些信息资源。不同的档案用户可以根据自己不同的需求, 通过计算机系统多角度地对电子文件重新进行自由分类、组合、整序, 电子档案的原始性难以确定。

(二) 电子档案的完整性难维护

电子文件的载体材料是磁质物质和光盘, 具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点, 一旦保存不好, 会影响信息再现, 而且它们极易受到外界磁场的影响而导致退磁、消磁。因此, 电子档案载体的保存寿命要比纸质档案载体短5~15年。

(三) 电子档案的长期可读性难实现

电子档案的内容是以数字形式存储于各种载体上的, 但由于电子档案形成单位的不同习惯, 所应用软件、媒体不同, 对同一项目所形成的电子档案格式都不尽相同。电子档案在以后的利用, 必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。而不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案, 在电子档案利用时对信息的交换、显示会造成很大困难, 甚至导致电子档案打不开或无法显示而失去可读性。

三、电子文件档案化管理的对策

(一) 加大投入, 改变思路, 实现档案工作现代化

要保证档案工作现代化的实现, 主管部门一定要转变思路, 给予档案管理工作足够的重视, 投入必要的财力, 配置与档案信息化相适应的基础设施, 改善档案工作软硬件环境, 增加库房面积, 配置档案装具。

(二) 解决好电子文件的保存问题

由于电子文件是新生事物, 产生的时间短, 目前还缺乏实际存储效果的验证。对于需要长久保存的电子文件, 应定期进行复制, 防止信息丢失。在电子文件长久性留存问题尚未彻底解决之前, 电子档案可与纸质档案并存。待电子档案存储技术进一步改进之后, 对那些参考作用大、情报价值高的档案, 可采取以磁、光介质归档为主, 纸质载体归档为辅的做法;对那些凭证价值较高的档案, 可采取以纸载体归档为主, 磁、光介质归档为辅的做法。这样不但能提高档案管理工作效率, 优化馆藏, 也能减少库存档案的体积, 缓解库房紧张状况。

(三) 做好归档电子文件的技术处理工作

档案工作者为保护电子文件的原始性, 可通过技术处理, 将已归档的电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写、不可更改的文件。对于电子文件真伪的甄别问题, 笔者认为电子文件制发单位可在机内输入隐形条码, 使之与伪造或复制件相区别。当网上用户使用任何一份文件时, 只知道该文件内容, 而无法知道该文件的条码, 同样, 只有具备隐形条码的电子文件才是原件, 才能作为凭证或依据使用。档案部门应当将电子文件的隐形条码与电子文件一同归档, 以维护电子文件的权威性, 并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。

参考文献

[1] .刘新喻.电子文件档案化管理的影响及对策[J].青海师范大学学报, 2009.1

区域性高校电子文件中心建设研究 篇6

一、高校电子文件管理工作现状

据调查, 河南省高校2002年“档案部门计算机装备率为90%, 产生的电子文件数量在10个GB左右, 建有档案数据库的只占8.7%, 有3%的单位保存有电子文件, 类型只有文本型, 数量仅有数百MB。”[1]到2007年, “档案部门计算机装备率已经达到100%, 电子文件数量已经超过100个GB, 建有档案数据库的已经占到27%, 有36.6%的单位保存有电子文件, 类型已发展到文本、电子表格、数据库、图形、图像、音频、视频等多种, 数量也超过了数千MB。”[2]随着办公自动化的普及与教育信息化的快速推进, 各级各类高校每年都产生着大量各种类型的电子文件, 并不断增加, 而归档保存的则相对较少。此外, 归档不全、存在安全隐患、保管条件不完善、利用效率低等, 都是高校电子文件管理工作中存在的问题。面对上述情况与问题, 做好电子文件收集、保存、管理、利用工作, 特别是保证电子文件安全、长期、有效地提供利用, 已成为高校档案管理部门的重要工作之一。

二、高校档案机构与电子文件中心

在现行高校管理体制下, 高校的档案管理机构由两种形式、两个层次、两类人员组成。两种形式是指独立的档案馆与隶属于学校行政办公室的档案室。两个层次是指学校与院、系、部。两类人员是指专职档案员与兼职档案员。

过去由于高校自身规模差别较大和高校档案馆设立标准较高的双重影响, 大多数高校没有建立档案馆, 高校档案机构以档案室居多。河南省2002年高校“建有档案馆的比例不到10%”[1], 2007年也“不到20%”[2]。在设有档案馆的高校中, 空间上分散在不同校区的院、系、部中, 有的还设有档案室;而在没有设立档案馆的高校中, 其院、系、部无论空间上是否分散一般都没有设立档案室。在人员配置上, 档案馆工作人员可达到十名左右, 校级档案室一般只有一至三名工作人员;各院、系、部档案室多为兼职档案员。

在高校招生规模不断扩大的情况下, 目前这种机构设置与人员配备情况, 使得许多高校档案工作仅仅应付常规的纸质档案接收、整理、保管与利用已经显得捉襟见肘, 根本无暇顾及电子文件的接收与管理。这也是目前高校电子文件产生量大, 而归档保存量小的原因之一。同时, 对电子文件安全隐患认识不够、缺乏统一指导、缺乏资金保障和技术支持, 也是制约电子文件管理工作有效开展的主要因素。在此情况下, 建设电子文件中心应该是实现电子文件安全和持续有效利用的根本途径之一。

虽然建设电子文件中心是对电子文件实施专门管理, 解决电子文件安全和持续有效利用的有效途径之一, 但鉴于人力物力财力的限制, 大部分高校尚无力建立单独的电子文件中心, 而对所有电子文件都能进行异地备份的就更少。据此我们认为, 由高校主管部门或地方档案行政管理部门牵头, 通过加强高校间的沟通和协作, 建设区域性高校电子文件中心, 按照规范格式对电子文件进行异地备份, 是一项切实可行的措施。

三、设立区域性电子文件中心的必要性

早在上世纪80年代, 国外就设有电子文件中心。这种电子文件中心分为政府机构所属的电子文件中心与商业化电子文件中心两种模式。政府机构所属的电子文件中心是原承担政府机构文件保管职能的文件中心同时承担电子文件保管利用职能, 实际上是对同一内容不同载体文件的保管。商业化电子文件中心则是电子文件产生者将产生的电子文件交给专门的商业化数据公司, 由商业化数据公司负责进行备份管理。商业化电子文件中心备份是目前信息产业中最普遍的外包业务之一。

在我国, 最早关注与研究电子文件中心的是档案界。从“中国知网”检索的结果看, 国内最早开始研究电子文件中心的论文, 是刘家真教授1997年发表在《档案管理》上的“美国国家档案馆的电子文件中心”一文。之后相当长的时间里没有人关注、研究这个问题, 直到2004年, 有关电子文件中心的研究才开始引起档案界的重视, 2007年达到高潮。2004年至2009年刊发的这一方面的论文共70篇, 其中仅2007年就刊发38篇。

电子文件的管理问题已经引起了档案行政管理高层的关注。2007、2008、2009年度, 国家档案局连续三年将这一问题列入了当年国家档案局科研项目指南。国家及各省档案行政管理部门的领导在不同场合强调:“要在国家综合档案馆建立政府电子文件中心, 各级党委、政府各部门 (单位) 在向信息中心报送电子政府信息的同时, 一并向国家综合档案馆报送一份电子政府信息, 以确保国家综合档案馆档案资料的收集齐全和应对各种突发自然灾害。”地方各级国家综合档案馆已经开始并建立了一定数量的电子文件中心。高校对这一问题还没有引起足够的重视, 多数高校并没有建立自己的电子文件中心。由于高校档案管理是“校自为战”, 与当地国家综合档案馆没有业务关系, 高校之间也没有真正意义上的馆际交流。这种状况更加大了电子文件保存的风险。

因此, 开展建立高校区域性电子文件中心研究与实践是十分必要的。

四、建立区域性电子文件中心的意义

首先, 我国高校电子档案管理当前处于各自为政的局面, 学术界关于建立高校区域性电子文件中心研究的资料与数据很少。开展建立高校区域性电子文件中心的研究与实践, 能够为当前国内高校电子文件管理理论研究提供第一手资料;能够让教育主管部门和档案管理部门真正了解我国高校电子文件管理的现状, 为加强电子文件的管理和利用, 为在电子档案管理方面开展校际合作、校企合作创造条件。

其次, 从目前了解到的情况看, 开展高校电子文件管理工作必然要求有一定的技术条件。在比较全面地了解我国高校电子文件管理现状后制定出规范措施, 适用性将更强, 运用起来能减少高校电子文件管理过程中的转贮、迁移所产生的花费, 减少由于技术或操作流程方面存在的问题所造成的浪费, 虽然产生的经济价值是隐性的, 但它是值得的。

再次, 高校电子文件管理的安全隐患是客观存在的, 建设区域性电子文件中心符合高校的实际和需求。如果条件允许, 应在全国范围内推广应用;如果条件不太具备, 可以先在本省范围内进行推广应用, 省际之间也可以借鉴与参考。

参考文献

[1]吴雁平, 于红英.河南省部分高校电子文件归档管理情况的调查[J].档案管理, 2005 (3) .

高校电子文件管理研究 篇7

随着计算机技术广泛地应用于机关、事业单位管理工作的各个领域, 这些先进的自动化技术正逐步改变和丰富了各单位传统的工作方法、手段和管理模式, 但同时也给工作人员带来了新的课题———电子文件的管理。随着办公自动化程度不断提高, 电子文件也随之大量产生, 电子文件管理就显得越来越重要和迫切。

二、现状分析

1、文件繁多, 存储无序

针对我校计算机实验室来说, 实验教学中心办公室共4名管理人员, 各司其职, 又互相交叉。这4名办公人员每人一台电脑, 电脑上存放着众多与实验中心相关的电子文件, 假如工作人员A需要在工作人员B的电脑上查找相关文件, 而工作人员B不在场的情况下, 工作人员A就很可能查找不到该文件。原因就在于A人员不知道B人员将文件存放在什么地方, 也不知道文件的名称是什么, 这样就给工作带来了不必要的麻烦。

2、电子文件安全性没有保障

电子文件虽然具有查阅利用方便快捷、存储空间小等突出优点, 但也带来一定的不安全因素。诸如电子文件对软硬件设备的依赖、易更改、数据丢失、病毒侵害等。另外, 如果另一个工作人员要对某一文件进行修改, 但是他修改过之后并没有另存为, 而是直接点击了保存, 过后又想查阅最初的版本, 可最初的版本已经被覆盖了, 这样就需要该文件的创建者来回想文件的原始内容, 这也是不安全因素之一。这些不安全因素都给电子文件的安全保管和长期保存带来很多问题。

3、缺乏对电子文件管理重要性的认识

虽然电子文件的增加、修改、删除非常简便、快捷, 而且一般都不留痕迹, 极大地提高了文件编辑的效率和质量, 使编辑后的文件整齐美观, 但也给篡改、破坏文件的行为提供了极大的方便, 并由于修改不留痕迹而使电子文件的原始性很难鉴别。造成该问题的原因就是工作人员缺乏对电子文件管理重要性的认识。

三、解决方案

1、理清工作思路, 对电子文件分类

电子文件的分类和纸质文件一样, 是将具有保存价值的电子文件, 按照其自然联系组合成文件的组合体。传统文件分类体现在文件的实体排列上, 而电子文件的分类则反映在计算机输出界面的逻辑排列上。

工作人员可以先将本部门的工作思路理顺, 然后根据本部门的工作内容设置不同的文件夹, 用来分类存放需要归档保存的电子文件。文件夹或文件中的文件可以按照名称、类型、大小、修改日期、自动排列等方式排列。如果按名称排列则是按起始汉字的汉语拼音字母顺序排列。如果分类中刻意讲究一种排列方式, 则可在汉字前面加序号或英文字母, 如我校计算机实验室的工作可分为实验教学、日常管理、设备管理和实验室建设四大类, 可以分别在汉字前加上数字1、2、3、4进行排列, 如图1所示。分类可以通过调整文件夹而调整。也可以通过增加或删除文件夹而增加或删除文件类。

2、规范电子文件命名

电子文件制作完毕后需要对保存的稿本命名, 以便今后打开使用。规范电子文件的命名是规范电子文件管理的主要基础工作, 随意命名会给管理带来不必要的麻烦。

首先, 规范电子文件命名的要求: (1) 唯一。如果有两个电子文件重名, 在数据库调用该文件时就会发生混乱。因此, 在同一文件夹中的电子文件不允许重名。如果重名, 则后存盘的电子文件将前存盘文件覆盖。 (2) 直观。直观的命名能够简要地概括文件的内容, 是查找文件的重要线索, 也便于调用。 (3) 简洁。命名不宜过长, 过长难以辨认, 且计算机软件自动会拒绝。 (4) 参照。命名要便于与同样内容的纸质文件建立相互参照关系, 以便实行纸质、电子“双套制”管理模式。

其次, 规范电子文件命名方法:用“文件标题 +.扩展名”命名。这种命名的最大优点是直观, 能通过命名知道文件的大概内容。如“关于2013-2014 (一) 学期提交实验教学准备申请表的通知.doc”。但是该方法不能完全避免重复命名, 万一出现重名, 可在文件标题后加“1”、“2”等序号, 或者是加上创建者的姓名加以区分。

3、建立电子文件目录

管理电子文件的目的是利用, 为了从海量电子文件中查找到利用者所需要的文件, 必须借助文件的特征信息, 又称著录信息。著录是电子文件管理的重要基础工作, 它是对文件的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程, 而编目工作就是以目录的形式将著录信息记录下来。

电子文件的编目在没有专用的管理软件可供使用时, 可采用EXCEL表格进行编目。目录可以是电子文件和纸质文件一体化管理, 即“双轨制”管理的目录, 它将著录项一分为二, 反映了文件的三种状态:如只标纸质文件登记日期, 则表示该文件为纸质文件;如只标电子文件登记日期, 则表示该文件为电子文件;如同时标纸质和电子文件登记日期, 则表示该文件为电子和纸质载体双套保存, 如图2所示。这种方法简单易行, 一方面可以避免电子和纸质文件分别登记的繁琐, 同时又可以确保电子文件和纸质文件的互联。

4、在目录上挂接电子文件

当利用者在查询到所需要的电子文件目录时, 往往需要立即查阅文件的内容。此时, 如果将有关的文件直接挂接在该目录条目上, 就可以给利用者带来很大方便。我们是使用EXCEL中的“超级链接”制作的电子文件目录 (具体方法在此不作展开介绍) , 如果链接成功, 该单元格中的文字就会出现下划线, 如图3所示。此时, 只要点击该标题, 立即就能打开所链接的电子文件, 关闭电子文件又可回到目录页面上来。此方法可链接各种格式的电子文件, 包括声音、照片、视频文件等, 只要计算机已经安装了视频播放器, 点击超链接后可立即播放, 使用十分简便。

四、结束语

文件管理是一项细致的、重复的繁琐工作, 没有固定的和一劳永逸的管理模式, 更不能死搬硬套, 只有结合自身实际, 求真务实, 建立健全规章制度, 畅通信息来源渠道, 及时检索查新, 跟踪响应, 确保实验室文件管理准确、及时、有效, 以保障实验室管理体系持续改进。

摘要：文件是高校计算机实验室各项管理和技术活动的依据, 管好、用好电子文件, 对于发挥计算机优势、开发信息资源、提高工作效率和质量、确保信息安全以及方便我们的日常工作和生活都有着重要的现实意义。该文章对高校计算机实验室的文件管理的现状进行了详细分析, 对文件管理方案进行了探讨, 能够极大的提高实验室工作人员的工作效率。

关键词：实验室,文件,管理

参考文献

[1]电子文件归档与管理规范[S]. (GB/T18894-2002) .

[2]洪海, 夏敏.谈实验室文件管理[J].江苏现代计量, 2012.2.

电子文件归档与电子档案管理研究 篇8

1 电子文件归档的定义及分类

电子计算机发展越快, 电子档案应用就越普及, 因而所产生的电子文件就越多, 并且它们在现行图书、文件、情报等信息资源的总量中所占比例就会越来越大。对于电子文件的定义, 国际档案理事会和一些西方发达国家的表述都不尽相同。

但可以总的归纳为:电子文件是指能被计算机系统识别、处理, 按一定格式以代码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上, 依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。西方发达国家对电子档案没有确切的说法, 他们只强调具有保存价值的电子文件要保存。考虑我国的具体情况, 已被国家标准所采用的定义为:它是具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数以及其它相关的数据。

按电子文件产生的工作领域, 可将电子文件分为两种:一种是记录人们在办理公务, 处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件;另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件。将电子文件归档后也就形成了所谓的电子档案。电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的, 信息的编码和解码过程都由计算机完成, 利用时须借助计算机设备转换成原有的文字或图象彤态, 因此电子档案也被称为“数字式档案”。

2 电子档案的管理模式

国际上关于电子档案管理有多种设想, 众说纷纭。我们不妨将它归纳为三种形式:

2.1 分布管理模式

这是美国档案与博物杂志的编辑, 比尔曼提出虚拟档案的设想。他提出“现在以保管为基础的实态档案库作为虚拟档案的联结点, 虚拟档案还包括那些不存在档案馆, 却在档案馆控制之下的文件。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法办理, 而是用控制有关文件信息及其利用方法来确保它们的存在、处置和利用”。美国国家档案馆未采纳虚拟档案管理模式, 而澳大利亚国家档案馆却用这种管理模式。

2.2 集中管理模式

要求电子文件形式单位, 按照电子文件归档要求, 将归档的电子文件上交档案馆保存。

2.3 分布与集中相结合的管理模式

发挥两个积极性, 大量的电子文件及需要短期保存的电子档案, 由形成单位按档案馆提出的要求保存, 并接受档案馆的监督、检查、审计, 将重要的、长期保存的电子档案上交档案馆集中保存。我国应采取集中管理模式与分布或分布与集中相结合的管理模式。

3 我国电子文件归档与电子档案管理的现状

我国从20世纪90年代中期开始集中力量研究电子文件问题, 国家档案局成立了专门的课题组, 形成了电子文件归档及电子档案管理办法初稿和CAD电子文件光盘存储归档与档案管理办法的试行稿。部分省市也相继颁发了电子公文管理办法、电子邮件传输格式和电子文件归档管理等有关规定, 这标志着我国电子文件管理已进入规范化管理阶段。但仍存在一些普遍性问题:

3.1 在电子文件与电子档案的认识上不统一

有的学者认为, 文件与档案是同一事物的不同表述, 电子文件与电子档案管理应在文件而不是档案上面。有的档案部门由于传统上对文件与档案的严格区别, 而使得从一开始就突出了档案而不是文件, 因而, 在对待电子文件看法上, 便自然地关联到“电子档案”而受到档案原始凭证屙眭的束缚, 陷入了困境。

3.2 标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑, 越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

3.3 档案信息管理人员的素质有待提高

实现电子归档和做好档案管理, 首先要有掌握现代办公技术的人员, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用。档案管理部门需积极地学习新知识, 提高自身业务素质, 做好电子档案的管理工作。

4 做好电子文件归档和电子档案管理的技术支持

由于储存电子文件信息的载体是磁盘、磁带、光盘等, 这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差, 往往因为保存不善会造成破碎、形变或其他物理或化学的损坏, 即使不造成损坏, 随着时间的推移, 其存储的信息也会出问题。所以电子归档与电子档案管理要用先进技术做好原始性维护:

4.1 加密技术。

加密技术是在电子通信系统中采用了“双密钥码”的方法。发出文件者, 可以有一个密码, 接收文件者也有自己的密码, 加密和解密使用不同密钥, 那别人就难以介入了。

4.2 消息认证。

使用消息认证技术, 使用者发方和收方共同制定某一段落, 对电子文件进行加密运算以得到这份电子文件的“认证字”。将电子文件和认证字一同发送出去。

4.3 签署技术。

目前防伪的签署技术主要有两种:光笔签名和数字签名。光笔签名就是使用者利用一种专门技术, 在专用板上签名, 类似手写输入方式。数字签名是一种由字母、数字串组成的。发方利用自己未公开的密钥对发出的电子文件进行加密处理, 生成一个“数字签名”, 与电子文件一并发出。

4.4 身份验证。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”, 代表该用户身份。只有用户本人和其所用的电子计算机系统才知道。

4.5 防火墙。一种控制访问的技术。在网络上系统之间设置障碍, 防止非法用户的介入。防止电脑及黑客的侵袭。

4.6 防写措施。目前许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。只能读取信息, 不能修改, 或只能修改自己输入的信息。

参考文献

[1]翁东东, 王晓方, 饶文英.电子文件归档与电子档案管理[J].兰台世界, 2005 (12) .

[2]吕筱芬.探论电子档案管理[J].浙江档案, 2001 (10) .

[3]王民祖, 司霞.浅谈电子文件归档与电子档案管理和应用[J].山东档案, 2008 (5) .

[4]王苑华.电子文件归档和电子档案管理的技术与方法[J].档案学研究, 2002 (1) .

电子文件档案管理问题对策研究 篇9

一、电子文件定义及其特点

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。

与纸质文件相比，电子文件有以下几个特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用;电子文件可以直接由计算机等现代办公设备处理和传递;电子文件的利用是可共享的，不再受时间和距离的影响;电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案管理工作的影响

（一）对档案载体的影响

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存储到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

（二）对档案归类的影响

由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

（三）对档案保存价值的影响

由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证，因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

（四）对档案本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容，另一方面表现在档案的形式，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其他信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间也很难划定界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来的概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子、文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

三、加强电子文件档案管理的对策

（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对大量电子文件的接收、处置，乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（二）解决好电子文件的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

（三）使档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其他基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，这样就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社, 2001.

[2]董永昌, 何嘉荪.电子文件与档案管理[M].北京:百家出版社, 2001.