机关电子文件归档

机关电子文件归档（精选12篇）

机关电子文件归档 篇1

机关单位在积极贯彻落《归档文件整理规则》中, 文件归档工作取得了明显成效, 已步入了规范化和标准化的轨道。但由于一些单位和部门存在档案意识淡薄、文件归档质量差等不容忽视的问题, 如果不能很好的加以解决, 会影响机关档案工作的整体水平, 还将涉及到档案馆接收档案的质量, 给利用工作带来诸多不便。

一、机关落实归档文件整理规则的意义

1、有利于机关档案业务建设的开展。

过去, 由于立卷工作过于繁琐、复杂, 工作量大, 效率低。《规则》的颁布实施, 满足了机关简化手工劳动的要求, 在保证归档文件整理工作质量的同时, 减少了人力占用, 缩短了工作时间, 提高了工作效率, 其方法简便, 也更容易被机关文档人员理解和掌握, 为机关档案工作以自身改革来适应新的形势打下了良好的基础。过去立卷工作需要裁边、打孔等操作, 直接破坏了档案原貌, 其弊端更不待言, 《规则》推行以“件”为保管单位, 从根本上克服了一些弊端, 通过简化归档文件整理工作, 对整理和利用之间的矛盾进行了调整, 引导机关档案人员将注意力更多地投向深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等。

2、为档案馆业务建设奠定了基础。

便于档案馆控制档案进馆质量, 由于机关档案室整理工作不合规范或鉴定工作中保管期限划分不准确, 移交进馆前就须返工重整。过去立卷条件下, 往往一卷中只有一份或几份文件存在上述情况, 就不得不拆卷重整, 再重新装订。这样不但费事费力, 还会给档案本身带来不必要的磨损。以件为保管单位, 即使需要再加工, 也不存在拆卷问题, 直接按件剔除或补充即可。过去强调案卷的整齐美观, 档案人员往往组成比较厚的卷, 不易复印或缩微, 限制了利用方式的多样化, 给利用者和档案馆的利用服务人员带来不便。推行文件级整理则可以很好地解决这个问题, 为馆藏档案向社会利用铺平了道路。在缓解档案馆库房压力, 提高检索的效率以及查全率、查准率, 为各级档案馆强化基础建设, 更好地完成收集、保管、利用职能服务。

3、有利于实现档案现代化。

为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路;促进了机关文档一体化管理的实现;为设计合理的电子文件整理方法打下了基础。

二、机关文件归档工作中的问题

1、工作人员不熟悉业务。

目前, 由于文秘人员业务素质不高, 档案管理人员未能全面系统的学习档案知识, 难免在文件的形式、格式和文件归档中造成失误。工作人员不了解本单位的职能及业务工作流程, 因而很难正确、合理的界定本机单位文件价值, 缺少适合本单位特点的文书档案保管期限表, 即使有也类目较粗放, 操作容易失误。

2、文件材料不齐全完整。

一些单位不注重平时文件的收集, 业务材料分散在部门办理人员手中, 声像、电子文件材料未列入收集范围, 只注重收发文登记过的红头文件的收集, 忽略了帐外文件的收集, 各类统计年报、业务报表等材料收集不全。

3、文件质量不符合要求。

一些单位文件材料质量差, 纸张易破损, 大小规格不统一, 文件的字迹不清, 复印等不耐久的字迹材料时有出现, 如把这些复印件归档, 则由于字迹材料的耐久性及制成材料本身的差异等原因, 就会给归档工作带来许多不便, 因此复印件是不适合作为档案进行长期保存的。在归档的文件材料中, 有的只有原稿而缺少定稿, 有的却只有定稿, 在永久卷中有的只有请示, 没有批复, 文件应归年度不清楚等问题。

4、文件材料不按期归档。

有少数单位的个别人将文件材料据为己有, 存在文件材料不归档或不按期归档行为。产生这种现象的原因主要是某些部门某些人为了自己使用方便。

三、提高机关文件归档质量的建议

机关文件材料归档是档案工作中的基础性工作, 应加强对文件归档整理工作的指导, 解决好归档工作中所需的人财物等问题, 切实做好年度各种文件材料的归档工作。

1、提高认识, 增强做好文件归档工作的自觉性。

文件是档案的前身, 档案是文件的归宿。文件材料形成过程和归档的质量, 直接影响档案的寿命, 还关系到档案的鉴定、整理、检索、保管、利用等各环节, 也制约档案管理标准化建设的进程。因此, 机关档案工作的领导要结合文件材归档工作, 认真学习和贯彻档案法规, 提高档案法制意识, 加强对文件材料归档工作的组织领导, 切实解决好归档中文件材料收集难和必要人员、经费等问题, 按时保质保量地完成文件归档工作。

2、健全制度, 发挥文书部门的作用。

文书工作各环节要纳入机关工作目标化管理, 建立一套行之有效的制约手段和措施。明确职责, 制定监督制度, 层层把关, 发现问题及时纠正。要制定出相应的考评方案, 与业务考评、职称评聘挂钩, 奖罚严明, 使归档工作共同管理、持之以恒。

3、稳定队伍, 提高工作人员业务素质。

要保持文书、档案工作人员的相对稳定, 经常性地进行业务培训, 明确文件体式, 切实关心他们的自身利益, 努力解决他们的后顾之忧。文书、档案人员要树立正确的人生观、价值观, 有良好的职业道德, 严格执行档案工作各项规章制度和业务建设规范, 围绕“及时、完整、统一”的要求, 做好文件材料的收集及管理工作, 完善归档内容, 制定本单位的文件材料归档范围和保管期限表, 了解有关科室文件收集、归档及工作动态规律, 争得收集工作的主动权, 以便及时将有关科室形成的文件材料归档, 统一管理, 确保档案种类、内容真实完整。

4、强化指导, 发挥档案行政管理的监督职能。

档案行政管理部门的业务监督指导是提高机关文件归档质量的有效途径, 要加强区域内档案工作监督, 档案工作应纳入本地年度政府综合目标管理考核之列, 得到当地党委政府的重视与支持, 强化宏观监督指导。要全面推行标准化、规范化建设, 制定出本地区统一的文件归档标准、检查验收办法及制约措施, 并要坚持经常化和制度化。档案教育、培训要根据实际状况, 结合工作中普遍存在的具体问题进行, 注重理论与实践相结合, 缺什么补什么, 从提高全员的档案业务理论水平、业务技术能力出发, 达到教育培训的目的。

机关电子文件归档 篇2

乡镇档案是指乡镇党委、政府、人大主席团、社会团体（以下简称乡镇机关）、企业事业单位在工作、业务活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

乡镇机关文件材料归档范围见下表：

乡镇机关文件材料整理方法

乡镇机关文件材料处理部门根据往年文件材料的多少，设立当年文件材料类目卷宗；将处理完毕的文件材料及时归入有关类目卷宗。

一般性文件材料分党委、政府、人大主席团、工青妇四大类目各类目中按上级来文和本级文书分设卷宗；然后按文件材料内容联系和数量多少分设若干卷宗。

专题（业）性活动形成的文件材料、人民来信及案件材料等单独设立类目卷宗。

年末或适当的时候，对卷宗内文件材料按其内容联系、数量多少结合其他特征进行调整。剔除无需保存的；区分上级来文与本级文件材料；适当区分文件价值，分别组成案卷。

卷内文件按内容联系、时间先后、作者次序等排列、编写张号、卷内目录。

按照卷内文件材料的作者、内容以及名称等，编写案卷标题，装订案卷。

基层电子文件的归档管理 篇3

一、选择好电子文件归档方式和途径

归档移交可采用两种途径：１、利用计算机信息管理网络，开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，并认可几种通用性较强的文本、图像、视频电子文件格式，如ＸＭＬ、ＲＴＦ、ＴＸＴ、ＪＰＥＧ、ＭＰＥＧ等等。２、由计算机与信息管理部门负责归档。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责规划、统筹本单位信息管理工作，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件信息的汇集点，再由他们负责，将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件统一归档，效果会更好。

需要指出的是，无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件应一律存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、强化技能培训，实现相关部门职能的集中统一

由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像档案工作人员经过多年实践，掌握了相关的立卷归档业务知识，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，应建立一支以档案工作人员和各单位计算机与信息管理人员为一体的电子文件归档队伍。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的档案工作人员不能完全适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方结合的方法。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定归档文件价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，可完全保证电子文件归档质量。

三、正确认识“双套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、存储价值高的档案，采取以、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆（室）藏结构，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎验证，在万无一失的情况下实行。以确保电子档案的完好保存。

电子文件归档工作浅析 篇4

一、电子文件的归档

电子文件是20世纪90年代初才使用的一个词汇, 国外最早提出这一概念的文献是1988年美国纽约州档案馆出版的一本题为《纽约州政府管理和保护电子文件战略规划》的报告。电子文件是指以数字代码形态存在, 通过电子计算机系统进行信息记录、传输、存储和利用的文件。无论是纸质文件还是电子文件, 归档都是十分重要的环节, 在传统的纸质文件时代, 归档通常在文件处理程序完毕后进行, 而电子文件因其形成规律的特殊性, 归档工作会前移到电子文件生成之时。由于电子文件自身的技术特性、载体形式的多样性以及计算机管理的特殊要求, 决定了电子文件的归档工作要比纸质文件的归档工作更为复杂。

(一) 文书电子文件归档:

电子文件以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管, 便于定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。

(二) 科技电子文件归档:

1.基建档案。对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。2.设备档案。应该附上电子文件内容说明和注意事项。

(三) 会计电子文件归档:

1.工资单。应附有纸质的每月工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等, 同时还应附移交清单, 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。2.账簿。光盘归档时必须启用账簿交接表, 填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、审核、记账等人员签名, 以增强真实性和凭证作用。

二、归档电子文件的保护

光盘的保护是当前归档电子文件载体保护的重点, 必须制定保护措施, 定期将归档电子文件转储到光盘上。 (一) 光盘的保护:1.规范排放和使用。光盘应置于盒中直立放置, 避免大量堆叠, 在使用过程中应避免摩擦和划痕。2.保持良好的温湿度环境。温度宜控制在14~24℃, 相对湿度40%~65%。3.注意避光。定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施, 光盘每5年转储一次。 (二) 电脑中的电子文件的保护:对电脑中电子文档要谨慎保管, 定期进行查毒, 必要时可设定密码锁或登录密码, 保证电子文件的安全性。

三、电子文件原始性的认定与维护

档案在法律上的凭证作用基于它的原始性, 而对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在: (一) 电子文件易于修改, 而且改动后可以不留任何痕迹。 (二) 电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。 (三) 电子计算机软硬件技术的不断更新换代使电子文件往往需要以自身结构、格式的改变为代价。 (四) 电子文件可以采用不同的方式输出。 (五) 电子文件可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出。 (六) 目前电子文件的签署还无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。电子文件原始性的技术维护措施:主要有加密、签署、消息认证、身份验证、设防火墙、防写措施等技术。这些技术对于维护电子文件的真实可靠性都有很好的效果。

四、电子文件归档的发展趋势

电子文件归档应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。三个部门相互协作、扬长避短, 发挥各自的优势, 共同推进电子文件归档工作。目前, 电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 归档内容形成“两套制”, 即纸介质与光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。在光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前, 它与纸质档案将并存很长时间, 从长远看, 在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后, 可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案, 采取以光介质归档为主, 纸介质归档为辅的做法, 而对那些凭证价值较高的档案, 则采取以纸介质归档为主, 光介质归档为辅的做法。这样, 不但能够提高档案管理工作效率, 优化馆藏, 也能减少档案的体积, 缓解库房紧张的状况。

综上所述, 电子文件归档管理工作是一项艰巨而长期的任务。只有深刻认识电子档案管理的重要性, 做好电子文件的归档管理工作, 深入开展开发档案信息资源, 才能在社会发展中发挥档案信息的更大作用。

参考文献

[1] .丁海斌.赵淑梅.电子文件管理基础[M].北京:中国档案出版社, 2007

[2] .邓影.电子文件归档中存在的问题及治理对策[J].福建电脑, 2008.11

[3] .徐义全.电子文件归档与电子文件管理概述[J].北京档案, 2001.1

电子文件与归档 篇5

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

5.2鉴定

5.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

5.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。

如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

5.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

5.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

5.5 归档

5.5.1电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被人操作数据、检测数据等技术因素。

将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

5.5.2物理归档。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

电子文件归档范围与保管期限研究 篇6

关键词：电子文件 归档范围 保管期限

一、背景

随着信息技术的快速发展和政务信息化建设的不断深入，机关、团体、企事业单位和其他组织在公务活动中形成了大量具有保存价值的电子文件。日前，国家在《电子文件管理暂行办法》中明确要求电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的基本原则。电子文件的归档工作是电子文件从办理周期到后生命周期的关键过渡环节，做好电子文件归档工作是实现电子文件全生命周期管理的重要任务。一方面，电子文件较之传统载体文件，内容更加广泛，数量更多，由于电子文件与传统载体文件在存放方面相比具有占用库房环境小、保存空间拓展容易的优势，使得各单位在进行电子文件归档的过程中极易产生“有文必档”的现象，造成极大量的数据存储。但另一个不可忽略的问题是大量电子文件在长期保存过程中所产生的存储载体压力。要知道，不管是磁盘阵列还是磁带库、光盘，在不断扩容的过程中所产生的经费压力是不容小视的，对于一个单位来说电子文件的存储空间压力和传统载体文件的存放空间压力同样是需要考虑的重要问题。因此，电子文件在归档时既要避免“有文必档”，又要确保“应归尽归”，同时必须根据电子文件的特质，适当扩大电子文件的归档范围，其保管期限也可以适度放宽。此外，根据国家档案局8号令第十条的要求，在确定电子文件的归档范围时除文件正本外还要考虑元数据等。

二、必要性

笔者认为对电子文件的归档管理，有必要在参照传统载体文件归档范围及其保管期限的基础上，做专门的研究并制订出符合电子文件特质的且更为专业的《电子文件归档范围和保管期限表》。可以说，电子文件的归档范围及其保管期限研究是我国目前电子文件管理领域中的一个较为重要的课题，国家和省级档案行政管理部门有必要就电子文件归档范围和保管期限表的编制提出指导性的意见，解决当前普遍使用传统载体文件归档范围和保管期限界定电子文件的问题。北京市档案局根据当前电子文件管理形势和国家有关要求，已经正式启动了《北京市电子文件归档范围与保管期限表编制指南》的研究工作，通过对全市电子文件管理现状的深入摸底，科学研究符合电子文件特点的归档范围，明确保管期限，力争1至2年内出台《北京市电子文件归档范围和保管期限表编制指南》。

三、归档范围与保管期限的原则

（一）原生性原则

在归档范围内的电子文件必须具备原生性，确保其为唯一原件，载体具有唯一性、内容具有原始性、真实性和完整性。以下几种形式的电子文件不属于归档范畴，但可以作为档案的副本进行收集，为档案的利用提供便利。

1．传统载体文件的数字化副本；

2．具有凭证效力的其他载体类型的文件，电子文件仅为起草的稿件时，如某份电子文件起草后打印为纸质版本并用印，该份电子文件不在归档范围内。

（二）一体化原则

电子文件的归档范围和保管期限不应局限于文书类档案，可同时包括各单位的业务档案，既包括文档类的文件，也包括音像、照片、设计图纸、多媒体等各类文件。

（三）特有性原型

鉴于电子文件与其他传统载体文件具有差异的同时，文件内容具有一定的共通性，归档范围和保管期限中应只界定电子文件所特有的部分，共通的部分执行诸如文书类文件材料归档范围和保管期限等有关规定。在归档范围方面，电子文件可能包括但不限于以下几种特质。

1．生成环境：可能包括OA系统、业务系统、邮件系统、文档交换系统等不同的信息系统；

2．稿本类别：考虑到电子文件在其长期保存过程中的数次迁移过程中可能丢失在原件中的修改痕迹，需要对归档的稿本作出特别要求，如重要文件应保留历次经主要领导或部门修改的版本，一般文件仅保留定稿等；

3．组成方式：电子文件较传统载体文件组成方式更为复杂，电子文件在归档过程中应同时归档其元数据和不同版本的稿本等。

（四）归档范围适度放宽原则

电子文件归档范围要比传统载体文件的归档范围更宽泛。可以说，在纸质文件归档时，遇到的可归可不归，但对今后工作具有一定查考价值的一类文件，在电子文件归档时，应进行归档。比如，纸质文件归档强调结论性和总结性的材料而忽略过程性、具体性材料，但在电子文件归档时则可以同时归档，以记录很多工作的发展情况。

（五）保管期限适度延长原则

由于电子文件的特性，决定了它所具有海量存贮、快速查找等优势，方便了档案的保管和利用。所以，在电子档案的保管期限上较传统载体档案可以适当延长。可以采取的方法是：

1．在归档时，同一类内容的电子文件保管期限可以与传统载体文件一致，也可以适当延长，但不能缩短；

2．在保管期限的划分上，电子文件总体上可以划分为两大类，即进馆与不进馆两大类，在不进馆一类按保存年限划分若干档次，比如10年、30年和50年。

（六）产生者归档原则

为避免档案管理系统中包含大量同份文件，产生难以辨别最终稿本的问题，电子文件应以谁产生、谁归档为原则，且遵从立卷改革的有关要求，一般不对来文进行归档，但当来文办理过程中产生了重要的承办信息，应予以归档。

四、电子文件归档范围和保管期限的主要内容

（一）遵循国家档案局8号令

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经非常完善，在制订电子文件归档范围和保管期限的过程中需要注意内容上不与8号令重复，只编写具有电子文件特质的部分即可，将国家档案局8号令作为重要的引用文件直接引入电子文件归档范围和保管期限，遵循其中全部符合电子文件归档要求的内容。

（二）归档范围涵盖的信息系统类型

需要深入调研本地区档案移交单位的信息系统建设情况，这部分并非是要接收信息系统本身，而是要研究都有哪些信息系统中的数据需要纳入到电子文件接收范围，比如部分单位使用独立的专业系统处理重要的业务工作，部分单位经常使用邮件系统传递部门间工作的商洽函，部分单位为便于工作文件或研究文件的共享建设了文档交流平台等。因此，归档范围不应仅包含存储于办公自动化系统（OA系统）中的文件，对其他各类系统，均应接收其存储的重要的、应归档的电子文件，包括但不限于各类业务系统、邮件系统、文件交流平台等。

（三）归档范围涵盖的文件类型

电子文件的归档范围不应只包括文书类文件，由于电子文件的存储特性，完全可以在接收工作开展之初就将文书类、科技类和其他业务活动开展过程中产生的各种专业档案类型一并考虑，这就需要专门调研本地区各立档单位的档案产生条件，做到不遗漏的同时，也不能盲目扩充，在对档案价值科学分析的基础上，确定好电子文件归档范围中应包括的各种文件类型。

（四）归档范围和保管期限的主体部分

可以参照国家档案局8号令的编写方式，在不与8号令冲突的基础上，根据电子文件的特性，重点研究在电子文件接收过程中应扩大的范围是哪些。如机关在制订法规政策性文件过程中形成的，对最终文件的形成具有一定描述意义、能够表达文件的制订历程的过程文件等。如单位内部各处室在洽商业务的过程中形成的具有一定查考意义的工作文件等。利用电子文件存储便捷的特点，都可以列入归档范围。而对于保管期限，同样由于存储和维护的便捷，可以相应延长。

（五）归档的元数据项

元数据采集是电子文件在归档过程中与传统载体档案最大的不同，也是最为重要的一个环节，科学的设计元数据采集项并完整收集对保障电子档案在长期保存过程中的真实、完整、可用和安全具有重要意义。因此，电子文件应归档的元数据项是归档范围中不可缺少的一个重要内容。针对不同类型的电子文件，所需要采集的元数据项是不同的，如文本格式、图像格式、声像格式和图纸、多媒体等各类专业格式。这些都要分别研究和确定，研究工作要建立在对本地区各立档单位所存在的文件格式深入调研的基础上。对于一些地区已经发布过元数据标准的，可以在归档范围中直接采标。

浅谈电子文件归档工作 篇7

关键词：电子文件,归档工作,归档

一、电子文件定义及其特点

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件比较, 电子文件有以下几个特点:

1、不再是直观的纸质文件, 它需要借助现代办公设备才能阅读利用。

2、可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。

3、电子文件的利用是可共享的, 不再受时间和距离的影响。

4、保存条件和环境要求与纸质档

案不同, 它对保存场地的面积要求不高, 而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件归档工作的难点

1、电子文件形成过程对档案本质属性的影响。

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上, 另一方面表现在档案的形式上, 如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等, 都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性, 才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息, 而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中, 电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行, 它便于修改、便于复制的特性, 使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本, 没有草稿与印稿的区别, 也没有正本与副本的差异, 甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等, 便成为档案界的一系列新课题。

2、与纸质文件相比, 电子文件归

档所涉及的问题更加广泛, 受制约因素多, 仅靠档案部门独家很难完成, 电子文件归档工作涉及到电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门。电子文件形成部门熟悉各项管理业务, 了解电子文件的自然形成规律和历史联系, 是承担归档工作的主要责任者, 在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法, 又了解全局情况, 可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位, 又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门, 在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门如何相互渗透, 扬长避短, 发挥各自的优势, 在电子文件归档中集成一体, 也是当前亟待解决的问题。

3、与纸质文件相比电子文件归档

是一项更为艰苦细致且难度较大的工作。大多数电子文件形成者或囿于传统观念, 误认为电子文件不是文件而忽视其归档, 或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性, 使其必须借助计算机编目归档, 这对不熟悉操作技术的立卷人来说, 不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟, 容易产生畏难情绪。

三、档案界所应采取的对策

1、做好归档电子文件的技术处理工作, 实施电子文件管理战略。

新型文件材料的归档势在必行, 这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域, 对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导, 保护电子文件的原始信息, 了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说, 通过采取技术处理, 将已归档的电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写的不可更改的文件, 从而识别和保护电子文件的原始结构, 保证电子文件的可靠性, 使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2、解决好电子文件的保存问题。

以化学磁性材料为载体的电子文件, 从理论上讲能够长期保存, 因为它的信息读出是无接触式的, 不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内, 不怕外界磁场的影响, 不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是, 由于电子文件形成的时间短, 缺乏实际贮存的验证, 所以, 电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前, 对于长久保存的电子文件, 需要定期进行复制, 以防止信息损失。

3、使档案管理向立体化方向发展。

以前的档案管理是呈直线状态的, 随着人们对利用服务工作的重视, 使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况, 随着电子文件的介入, 档案种类在增加, 其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此, 在原有平面结构基础上, 又增加了一项档案信息载体内容, 就构成三维空间, 形成了立体化的管理结构。

4、档案人员知识结构的变革迫在眉睫。

电子文件归档与电子档案管理研究 篇8

1 电子文件归档的定义及分类

电子计算机发展越快, 电子档案应用就越普及, 因而所产生的电子文件就越多, 并且它们在现行图书、文件、情报等信息资源的总量中所占比例就会越来越大。对于电子文件的定义, 国际档案理事会和一些西方发达国家的表述都不尽相同。

但可以总的归纳为:电子文件是指能被计算机系统识别、处理, 按一定格式以代码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上, 依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。西方发达国家对电子档案没有确切的说法, 他们只强调具有保存价值的电子文件要保存。考虑我国的具体情况, 已被国家标准所采用的定义为:它是具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数以及其它相关的数据。

按电子文件产生的工作领域, 可将电子文件分为两种:一种是记录人们在办理公务, 处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件;另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件。将电子文件归档后也就形成了所谓的电子档案。电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的, 信息的编码和解码过程都由计算机完成, 利用时须借助计算机设备转换成原有的文字或图象彤态, 因此电子档案也被称为“数字式档案”。

2 电子档案的管理模式

国际上关于电子档案管理有多种设想, 众说纷纭。我们不妨将它归纳为三种形式:

2.1 分布管理模式

这是美国档案与博物杂志的编辑, 比尔曼提出虚拟档案的设想。他提出“现在以保管为基础的实态档案库作为虚拟档案的联结点, 虚拟档案还包括那些不存在档案馆, 却在档案馆控制之下的文件。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法办理, 而是用控制有关文件信息及其利用方法来确保它们的存在、处置和利用”。美国国家档案馆未采纳虚拟档案管理模式, 而澳大利亚国家档案馆却用这种管理模式。

2.2 集中管理模式

要求电子文件形式单位, 按照电子文件归档要求, 将归档的电子文件上交档案馆保存。

2.3 分布与集中相结合的管理模式

发挥两个积极性, 大量的电子文件及需要短期保存的电子档案, 由形成单位按档案馆提出的要求保存, 并接受档案馆的监督、检查、审计, 将重要的、长期保存的电子档案上交档案馆集中保存。我国应采取集中管理模式与分布或分布与集中相结合的管理模式。

3 我国电子文件归档与电子档案管理的现状

我国从20世纪90年代中期开始集中力量研究电子文件问题, 国家档案局成立了专门的课题组, 形成了电子文件归档及电子档案管理办法初稿和CAD电子文件光盘存储归档与档案管理办法的试行稿。部分省市也相继颁发了电子公文管理办法、电子邮件传输格式和电子文件归档管理等有关规定, 这标志着我国电子文件管理已进入规范化管理阶段。但仍存在一些普遍性问题:

3.1 在电子文件与电子档案的认识上不统一

有的学者认为, 文件与档案是同一事物的不同表述, 电子文件与电子档案管理应在文件而不是档案上面。有的档案部门由于传统上对文件与档案的严格区别, 而使得从一开始就突出了档案而不是文件, 因而, 在对待电子文件看法上, 便自然地关联到“电子档案”而受到档案原始凭证屙眭的束缚, 陷入了困境。

3.2 标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑, 越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

3.3 档案信息管理人员的素质有待提高

实现电子归档和做好档案管理, 首先要有掌握现代办公技术的人员, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用。档案管理部门需积极地学习新知识, 提高自身业务素质, 做好电子档案的管理工作。

4 做好电子文件归档和电子档案管理的技术支持

由于储存电子文件信息的载体是磁盘、磁带、光盘等, 这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差, 往往因为保存不善会造成破碎、形变或其他物理或化学的损坏, 即使不造成损坏, 随着时间的推移, 其存储的信息也会出问题。所以电子归档与电子档案管理要用先进技术做好原始性维护:

4.1 加密技术。

加密技术是在电子通信系统中采用了“双密钥码”的方法。发出文件者, 可以有一个密码, 接收文件者也有自己的密码, 加密和解密使用不同密钥, 那别人就难以介入了。

4.2 消息认证。

使用消息认证技术, 使用者发方和收方共同制定某一段落, 对电子文件进行加密运算以得到这份电子文件的“认证字”。将电子文件和认证字一同发送出去。

4.3 签署技术。

目前防伪的签署技术主要有两种:光笔签名和数字签名。光笔签名就是使用者利用一种专门技术, 在专用板上签名, 类似手写输入方式。数字签名是一种由字母、数字串组成的。发方利用自己未公开的密钥对发出的电子文件进行加密处理, 生成一个“数字签名”, 与电子文件一并发出。

4.4 身份验证。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”, 代表该用户身份。只有用户本人和其所用的电子计算机系统才知道。

4.5 防火墙。一种控制访问的技术。在网络上系统之间设置障碍, 防止非法用户的介入。防止电脑及黑客的侵袭。

4.6 防写措施。目前许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。只能读取信息, 不能修改, 或只能修改自己输入的信息。

参考文献

[1]翁东东, 王晓方, 饶文英.电子文件归档与电子档案管理[J].兰台世界, 2005 (12) .

[2]吕筱芬.探论电子档案管理[J].浙江档案, 2001 (10) .

[3]王民祖, 司霞.浅谈电子文件归档与电子档案管理和应用[J].山东档案, 2008 (5) .

[4]王苑华.电子文件归档和电子档案管理的技术与方法[J].档案学研究, 2002 (1) .

确保电子文件归档质量的措施 篇9

1. 明确归档范围。

这是保证电子文件归档质量的关键。笔者认为, 应主要按照国家档案局《机关文件材料归档与不归档的范围》, 结合单位本身的业务范围执行, 具体包括各种文字材料、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件等。在实际工作中, 应具体问题具体分析和处理。如对草稿文件, 由于不具备正式文件的功能, 所以一般情况下可不保留, 但是, 如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时, 或者从保留文件重要修改过程的信息考虑, 则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的电子文件, 则应及时收集和整理, 并与其相应的纸质文件之间建立标识关系, 尤其是对无纸化系统生成的电子文件, 应当有更严格的措施。必要时, 应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品, 以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

2. 制定归档标准。

国家档案局于2003年7月22日以6号令的形式颁布了《电子公文归档管理暂行办法》, 对电子公文管理的相关问题作出了原则规定, 该《暂行办法》自2003年9月1日起正式施行, 从而为电子文档管理工作提供了法规依据。电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件, 不仅外形上不同, 在处理方法、管理内容上也相差甚远, 所以必须根据电子文件的特殊性来制定相应的管理标准。如电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全以及专利维护等各项标准的制定, 可以参照文书档案的某些做法, 但又不能照搬。归档标准的制定决不是档案部门一家的事, 应该联合技术部门和使用部门等共同协商制定。如电子文件在形成、积累、归档、保管过程中, 应及时登记设备环境、相关数据等, 以保证电子文件的归档质量;生成电子文件与专用软件必须一同归档;对已经归档的电子文件的管理, 应有严格的制度和有效的技术措施, 以确保信息的原始性、真实性和完整性等。

3. 确定归档方式。

电子文件的归档方式有逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上, 将电子文件的物理地址存放在由档案部门控制的服务器中, 电子文件能供相关部门有效利用和处理。该方法适用于具有稳定、可靠的网络环境和严密安全管理措施的单位。物理归档是指经过计算机处理的电子文件通过拷贝或刻录卸载到载体上, 向档案部门移交实行脱机保管的过程。该方法便于电子文件的长期保存。

4. 完善归档方法。

一是对收进和发出的电子文件建立登记簿, 加强对电子文件的前期控制, 防止从网络渠道流通的电子文件散失, 便于追根溯源;二是采取定期与不定期相结合的方法对个人产生的与工作相关的电子文件进行收集、登记、备份;三是及时对即将更新或已更新的操作环境及数据进行登记和保存。四是将最终版本的电子文件存入磁、光载体介质上, 也可压缩归档, 采用数据压缩工具对电子文件进行压缩, 然后刻入磁、光介质上。一般在局域网或其他网络下采用备份系统归档, 将要归档的电子文件在网上进行备份操作, 就可将归档的电子文件存放在磁、光介质上。归档的电子文件格式尽可能使用通用标准, 归档后还应进行一致性的测试。

5. 明确归档时间及份数。

电子文件的归档时间一般有年度归档、阶段归档等, 可视具体情况而定。因涉及到电子文件的技术环境条件, 存贮介质的质量、寿命等问题, 归档时间一般以不超过2~3个月为宜。一般拷贝二套, 保存一套, 借阅一套。即使在网上进行, 也要保存一套。必要时应保存两套, 其中一套异地保存。这样可以提高安全性和可靠性。

6. 与纸质文件同步归档。

鉴于目前电子文件的法律效力尚不明确, 电子文件本身也存在技术缺陷, 所以单独使用并不安全。因此, 目前采用电子文件与纸质文件同步归档的“双轨制”:一方面着手建立和运用计算机网络环境下的具有许多特征的电子文件;另一方面还要继续保管实体档案, 同时逐步建立数据副本, 实现档案信息资源在现代社会信息平台上的运转。这样既可解决归档文件的凭证依据问题, 又可解决归档文件的提供利用和资源共享问题, 以达互补之目的。

参考文献

[1].朱桂兰.张琦.浅议纸质文件与电子文件归档方法的融合发展问题.中小企业管理与科技, 2011.6

[2].瞿钧.电子文件归档及管理系统.中国技术, 2011.2

小议电子文件收集归档及使用 篇10

关键词：电子文件,收集,归档,使用

随着电子计算机及网络应用的普及深化, 电子文件的收集与积累也在逐步发展中, 日益受到人们的重视。从目前情况看, 电子文件的完整保留, 妥善保护等方面存在很多问题:草稿性电子文件的“自生自灭”状态, 辅助性电子文件的无人管理状态, 正式电子文件往往只进行了逻辑归档, 有些电子文件的存贮载体不安全, 信息记录格式不标准, 电子文件生成的设备环境数据, 缺少登记, 一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施。鉴于以上列举的种种问题, 做好电子文件的收集、积累、整理、鉴定等工作不容小视。

1 电子文件的特点

电子文件在世界范围内也是新生事物, 国际上对电子档案的管理, 也是非常重视。电子文件是在电子计算机中产生和处理, 其信息形态是数字化的。在电子计算机多媒体技术的支持下, 电子文件还可包括声音、影像等多种形式, 对设备及标准具有依赖性, 电子文件载体具有非直读性, 文件信息与载体可以分离;在起草阶段或做其他处理时的突出优点就是增、删、改特别方便, 但是随着网络化的发展, 网络安全问题日益突出。

2 电子文件的收集和积累

按照国家有关公文的收集范围规定收集电子文件, 对于起辅助作用或正式作用的电子文件, 应及时收集与整理, 并与其纸质文件之间建立标识关系;尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件, 更应有严格的措施。

电子文件的积累, 可分为两种类型:一种是在电子计算机网络系统上, 记录系统应设计自动记录的功能, 可以记载电子文件的产生、修改、删除、责任者、入数据库时间等。另一种是用载体传递的电子文件, 要按规定进行登记, 并存有备份, 以免出现差错。电子文件的积累应由形成部门集中管理, 不得由个人分散保管。

3 电子文件的鉴定

电子文件归档时的鉴定工作, 主要是指鉴别它的档案价值, 确定其保管期限, 并据此删除已积累但无保存价值的电子文件, 并予以销毁。鉴定通过两个阶段进行:第一阶段是在归档前, 第二阶段是在电子档案管理过程中进行的, 其主要任务是对已到保管期限的电子档案重新审查鉴定, 把失去保存价值的电子档案剔除销毁。

4 电子文件的整理与归档

按照一定的原则和方法, 将电子文件分门别类组成电子档案, 包括两个层次:一是对分类、排序的组织;二是对建立数据库的组织。电子文件的分类, 排序是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合, 使电子文件存储格式处于一致有序状态。建立数据库的主要工作内容有:对电子文件进行分类和编号。电子文件分类编号后, 要建立检索文件, 检索文件是对电子文件进行快速访问的有效工具。电子文件的整理是检索电子文件, 提供有效利用的前提。

电子文件归档, 是将应归档的电子文件, 经过整理确定档案属性后, 从电子计算机存储器或其网络存储器上, 拷贝或刻录到可移动的磁、光等记录介质上, 以便长期保存的过程。不同环境产生的电子文件其归档的方法是不同的, 如果是电子计算机网络系统, 按要求转数据库或记有归档的标识即可完成归档任务;但以载体传递归档的电子文件, 就必须做一些辅助和认证工作, 要与相关的纸质文件综合归档。

电子文件的归档范围, 按现行公文、科技等文件的有关归档范围执行, 尽量列出阶段的、系统的、权威的电子文件组合, 保证电子文件的完整性。电子文件归档一般在年度或任务完成后, 一般不超过2~3个月为宜, 一般拷贝三套。两套异地保存, 另一套提供借阅。电子文件归档一般采用以下方法:

(1) 将应归档的电子文件最终版本存入磁光记录介质上。

(2) 压缩归档。

(3) 备份系统归档。

一般是在电子计算机网络环境下采用, 将文件在网上进行一次备份操作。

5 电子档案的保存与利用

电子档案不同于纸质档案, 决定其保存与维护的复杂性, 要依据磁、光记录介质的特性进行保存与维护, 确保电子档案的安全可靠, 使电子档案能永久地处于可理解、可准确提供利用的状态, 如:保存电子档案的相关支持软件, 保存与其内容相关的信息。

电子档案利用方式方法与纸质档案有明显不同, 在许多情况下, 人们可不必将电子档案汇集在集中化的库房里就可以进行利用和管理, 也可通过通信线路完成异地利用工作;但这必须建立在电子档案所依赖的技术上, 必须满足必要的先决条件和采取一定的相应措施才能够实现。

5.1 利用前的数据准备

为保证其在利用中得以准确恢复并易懂, 有必要进行电子档案基础数据的准备和识别文库的建立等。

5.2 利用的方法

一般有三种方法:即提供物质载体的拷贝, 通信传输, 由电脑直接提供利用。

5.3 利用中的安全措施

一是不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式;二是依据其内容的密级层次进行管理;三是采用通信传输或直接利用等方式时, 必须对内容进行加密处理;四是要对利用的全过程进行有效的跟踪监控;五是要避免由于错误操作所带来的不可挽回的损失。

5.4 利用统计

利用统计是利用系统中不可缺少的环节, 其过程是对电子档案信息的流传、利用及管理工作等进行量化分析, 并以此拓展利用的途径, 调整我们的工作方式, 提高电子档案的利用水平。

参考文献

[1]孙淑扬.档案计算机管理教程[M].北京:中国人民大学出版社.[1]孙淑扬.档案计算机管理教程[M].北京:中国人民大学出版社.

机关电子文件归档 篇11

主题词:电子 文件 档案 管理

电子文件是指人们在社会活动中形成的以计算机盘片如磁盘、光盘等化学磁性材料为载体的文字材料;它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。随着社会的发展,电子文件的大量出现,使档案文件载体更加丰富多彩。电子文件从形成时问看,速度快,效率高。不论是起草文件、定稿成件,还是传递反馈各种信息、材料都采用电脑打字或网上传输,而且随机修改、删除更加方便,效率明显提高。同时办公自动化的普及、档案文件的载体形式向多样化发展。

在信息化社会中,一方面形成的电子档案越来越多,范围越来越广,电子文件已成为记载人类活动的重要组成部分;另一方面,由于人们对电子文件的历史价值以及鉴定其所有者等的认识不同,对电子文件在分类、归属及储存上还有诸多问题。就目前看,在档案工作领域,即在相当长的一个历史阶段,电子文件和纸质文件在归档问题上将会长期并存,形成电子文件、纸质文件的同时归档即“双轨制”。那么,电子文件归档为什么既要收集电子文件还要收集归档与其相应的纸质档案呢?我认为有以下两方面因素。

一、电子文件归档存在的缺点

(一)电子文件的原始性不易确认

对于纸质文件来说,人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性,纸质文件原始性体现为内容和形式的统一,对于任何一项形式上的变化,人们都有理由对它的原始性进行怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的,不仅内容易于变化,而且失去了固定的形式,因此,对电子文件原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面:

1、电子文件易于修改,而且改动后不留任何痕迹,使人难以区分新旧文件。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改动,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。

2、电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责,有时它只不过制作一个“窗口”,将必要的信息集中在一起,并在需要的时候对其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来,也可被不同的“收文者”拷贝到他的计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别,无法区别其中哪个是“原件”,哪个是“复印件”。

3、电子计算机软硬件技术的不断更新换代,迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的;必须通过计算机才能识读。一旦技术过时,则载体上的信息就无法读出。一般说来,大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限。因此,技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。

4、电子文件不再具有固定的存储载体,根据利用需要,人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件,还需要定期进行复制,转换载体,以防信息损失。电子文件没有了固定的载体,也就无法通过载体来判定电子文件的原始性。

5、电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性。

6、纸质档案的载体和记录本的信息是结为一体的,保住了纸质文件的形体,以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言,信息与载体是可分离的,电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃,甚至被销毁的危险。此外,电子文件信息保护方面还面临一种隐形杀手一电脑病毒。它是一种程序,它通过修改其它程序,并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。

7、目前;电子文件的签署技术还不普及,我们还不能为每一份电子文件盖章或亲自签名,因此,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。

(二)电子文件的合法性不易确认

纸质文件的内容、介质、结构和上下文关系或者是固定在载体上直接呈现于人们眼前,或者是通过实体整理加以维护体现,一目了然。因此,传统纸质档案具有的凭证性、合法性、原始性在法律上的效力是无可置疑的。而电子文件容易被修改、复制,致使电子文件的合法性受到法律界的质疑。因此,从目前看,电子文件的许多技术特点迫使人们不得不与纸质文件联系起来,使两者优缺点互补。

(三)电子文件载体保护的脆弱性。

数字化信息载体虽然存储量大;体积小,但保存时间不如经过处理的纸质文件和缩微胶片长。新型档案载体光盘保持期为15-20年,最长不超过30年。若保管不妥,将使电子文件保存寿命缩短及性能不稳定,并会出现档案失真等诸多问题。如保护方面不当,温度湿度、外界的磁场、震动、强烈地磨擦或撞击等机械作用,以及瞬问的强烈照射等,能使电子文件的记录数据、图像等荡然无存。因此,确立电子文件归档的“双轨制”尤显重要。

(四)电子文件应用的不兼容性

首先,单位、行业不同,甚至同一机构的不同部门往往安装不同的软件系统,软件彼此不兼容所导致的信息交流也有阻滞或不畅。随着社会活动越来越复杂,机构协作、信息传递越来越频繁,这个矛盾就会变得益发明显。因此,电子文件的应用存在有一定的局限性。

二、“双轨制”在实际工作中的应用

(一)“双轨制”存在的意义。

办公自动化的实现所产生的电子文件在某些方面是代替不了纸质文件的。当前以机代笔已成为现实,人们直接用计算机起草文件,在计算机上修改稿件。这是办公自动化带来的快捷。但它又恰恰显露出其自身的弱点。我们都知道文件的产生过程,一般要经过起草、修改、签发。它真实地记录并确切地反映了形成的原意,是确凿地原始记录和历史凭证。同时,保存文件的草稿、定稿,可以帮助我们了解和研究文件的修改、形成、内容变化和生效的过程。特别是对于那些领导人在文件内容上所做的重要修改或在审阅时签署的重要批示批注等珍贵的手迹。电子文件就无法体现了,即使将这些文件拷贝下来,也只是复制件。因此,我们不能顾此失彼,在电子文件归档时,必须相应地接收纸质文件。

(二)“双轨制”在实际应用中具有完整、快捷性

电子文件同纸质文件共存,它们可各发挥优长,互避弱点,而赋予纸质文件档案最终的凭证作用。同时,还可以真正形成齐全的档案信息库,最大限度地实现信息之问的关联,保证档案信息的完整性。保存计算机产生电子文件档案数据库,同时将与之有密切联系的纸质或其他载体形式的文件通过扫描录入的方式使其进入计算机,变成相应的电子文件。也就建立了相应的完整的专题专门档案库。如一个单位举行了大型庆典活动的档案资料,有电子文稿、纸质文件、照片、录音、录像带,其内容无疑具有密切的联系,但是由于这些档案的制成材料不同,保存的方式和要求不尽一致,不能在相同的条件下保存。所以,这些不同载体的文件归档后,只能是各自放在各自的档案库房或档案柜内,在查询时要找到该事件的全部档案资料必须到多个库房和档案柜里去寻找。如果把这些不同载体的档案用计算机转化为电子文件,与电子文件档案一起存入同一张软盘之中,在查询时就可以方便快捷地查到,同时可以最大限度地保持文件之问的客观联系。

推动电子文件归档工作的探索 篇12

一、电子文件定义及归档流程

所谓的电子文件, 是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子信件、电子报表、电子文书、电子图纸等。电子文件归档流程应包括收集电子文件、鉴定文件、填写归档处理单、给予档案标识、预归档、调整电子文件、检测归档电子文件和正式归档8个环节。

二、电子文件与传统纸质文件归档差异

1. 分类整理方式不同。

电子文件可以通过计算机系统进行有效的、迅速的、多角度的重新整序, 不需要像纸质文件那样的分类整理。电子文件的归档可以根据不同的用户的需要, 利用办公自动化系统进行自由组合分类。

2. 可更改性不同。

传统纸质文件档案不能随时更改, 即便更改可以看出更改痕迹;而电子文件可以随时产生, 随时更改, 存贮在计算机磁盘或光盘中, 且看不出更改的痕迹, 它对计计算算机机有有很很强强的的依依赖赖性性。。

3.保存价值与保管期限的界定不同。

由于电子文件的保存价值取决于其自身的价值和可读性, 其鉴定的内容、方法及标准都会发生变化。根据传统的纸质档案价值鉴定理论, 纸质文件可以根据其凭证价值和参考价值来确定保管期限, 而电子文件可以根据需要, 对信息进行补充、修改, 很难划定固定的保管期限。

4.保管方式与检索方法不同。

由于电子文件信息载体的特殊性, 电子文件的保管标准、方法、检索以及对外利用等方面也与纸质文件存在许多差别。电子文件是通过磁盘、光盘等来保存信息的, 检索的时候启动相关检索或者搜索软件, 而纸质文件是通过卷宗的方式保管, 检索是通过卷宗目录或者代码等信息来查询搜索的。

三、电子归档管理需解决的主要问题

1.电子文件归档管理需解决的理论操作性问题。

(1) 确定电子文件的归档范围。由于电子文件的本身特点, 电子文件的归档范围应该包括电子文件数字信息数据归档和相应的程序类文件。为了保证电子文件的真实有效, 数据类文件归档时应采集定稿和草稿, 使归档的数据信息能够反映每一个环节的情况。程序类文件归档应该包括操作系统、用户应用系统与语言处理系统等相关系统的归档。 (2) 选择电子文件的归档载体。电子文件归档选择的载体的主要依据以下几个方面:尽量选择有发展前途的、有国际或者国家标准的载体, 其使用的软硬件存在多个供应渠道;归档载体内在的性能稳定, 方便保存与保护;能够检测出电子文件归档载体的质变现象, 以便能在载体质变前将文件复制到新的可靠载体上。 (3) 选择电子文件的归档方式和归档时机。选择电子文件的归档方式:电子文件形成部门向档案部门的移交可以分为脱机介质移交和网络移交两种方式。选择电子文件的归档时机:确定电子文件的归档时机, 应该根据电子文件本身的特点以及各相关部门协调来着手, 有些采取在网上即时移交。有些选择脱机拷贝归档, 在一个阶段之后的一段时间内集中进行归档。

2.电子文件归档管理需解决的实践安全性问题。

(1) 归档电子文件的可读性问题。由于不同单位使用不同的系统, 系统彼此不兼容可能导致信息交流不通畅。为了达到永久保存和准确转换的目的, 在电子文件归档时, 把属于一般性的电子文件转换成各种平台上都能适应的文本文件格式, 建立统一的通用开放的硬件及操作系统平台, 始终保持电子文件的可读性, 保持信息数据交流的通畅。 (2) 归档电子文件的原始性、真实性问题。对纸质文件来说, 内容的原始性与形式的原始性是相统一的。而对电子文件的原始性应该有着新的定义, 一份电子文件, 只要它的内容是当时的原作者撰写、制作出来的或经过机关人员修改审查, 在归档后未作过改动, 我们就承认它的原始性。

四、推动电子文件归档工作的建议

1.做好电子文件归档的技术处理工作。

电子文件的归档势在必行, 档案工作人员必须深入了解文件信息重组的来龙去脉, 保护电子文件的原始信息。也就是说, 通过采取技术处理, 将已归档的电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不可更改的文件, 保证电子文件的可靠性。或者在电子文件上签署可靠的电子签名, 确保电子签名文件的原始性。

2.解决好电子文件归档的保存问题。

以化学磁性材料为载体的电子文件, 它是无接触式读取信息的, 不存在磨损, 从理论上来说能长期保存。但其形成的时间短, 还没有得到实际储存的验证, 所以, 电子文件归档中原始信息的长期保存问题仍然有待深入研究与探讨。目前, 需要定期复制需要长久保存的电子文件, 以防止信息损失。

3.改善档案工作人员的知识结构。

信息技术和档案事业的发展, 需要档案工作人员适应并采取积极措施抓好知识更新, 使自己拥有的知识结构能够适应信息技术发展的需要。因此, 档案工作人员要通过系统的业务学习和技术培训, 尽快地掌握基本相关知识与技能, 担负起推动电子文件归档工作的重任。

4.整合相关部门的职能。

开展电子文件归档需要业务管理部门的承办人、数据录入员、信息管理与计算机技术人员等各部门的人员。各部门需要将电子文件归档的工作纳入到立卷归档制度中来, 并列入数据信息管理的工作程序中来, 在进行信息管理工作的同时, 进行电子文件的归档。电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门等三部门的职能应该扬长避短, 相互渗透, 发挥各自的长处, 在电子文件归档中集成一体, 共同保证电子文件的归档工作的顺利进行及其安全性。

5.采取电子文件与纸质文件相结合的“双轨制”归档方式。

由于电子文件载体和信息技术的不稳定性、易修改性, 为确保数据安全, 有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档。目前为止, 电子文件及纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 即纸质文件和电子文件一起归档。其归档时使用的编目方法和存贮装具不同。档案部门在每一卷纸质文件档案的卷内目录“备注”栏中标明相应电子文件的编码及储存地址, 与此同时, 在电子文件归档目录“备注”栏中应该标明相应纸质文件的档案号, 便于对照查询。

摘要：本文阐述了电子文件的定义及电子文件归档的流程, 分析了电子文件归档与传统纸质文件归档的区别, 讨论了电子文件归档管理需解决的两大主要问题, 提出了推动电子文件归档工作的几点建议。

关键词：电子文件,归档,探索

参考文献

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③李力钢.建立电子文件归档系统探析[J].兰台世界, 2007, 03.

④杨艳, 邓飞其.试论电子文件归档管理系统的总体建设[J].科学管理, 2008, 04.