电子文件（共8篇）
电子文件 篇1
电子文件与纸质文件的鉴定之比较
随着计算机的普及以及知识经济时代的迅速发展,电子文件已经成为目前社会上数量最大的文件种类,对其进行收集、鉴定、归档、整理已经是档案界目前工作的主要任务内容。电子文件的鉴定与纸质文件鉴定相比,在时间、程序、内容、方法、鉴定人员等方面上都有很多的不同之处。
电子文件鉴定工作，包括真伪鉴定，开放鉴定，密级鉴定，价值鉴定等。电子文件鉴定的概念是价值鉴定，即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期限已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。电子文件的鉴定比纸质文件的鉴定更具复杂性和难度。
一.鉴定的时间
“纸质文件的鉴定时间一般都是在文件形成之前，由于电子文件中的“微观数据”有时候并不是独立存在的。在动态数据库中，最新的数据覆盖刚过时的数据，分散的数据不断地汇入结论性的数据中。因此，为了保证电子文件的原始性，鉴定工作被提前到文件管理系统后设计阶段，鉴定在时间上的变化要求档案工作者介入文件的管理。”①
二．鉴定的程序
由于电子文件的特殊性，电子文件的鉴定程序也与传统文件有所不同。“纸质文件和电子文件具有不同的文件运动生命周期，鉴定工作也分别处于运动生命周期的不同阶段。”② 纸质文件鉴定程序，初次鉴定是文件在文书处理程序完毕后立卷归档时进行的，以确认其是否有保存价值；档案室对保管期满的档案进行第二次鉴定，以决定其是否继续保存；第三次鉴定是档案需移交给档案馆时进行的，以确定是否进馆；第四次鉴定是档案对长期保管的档案进行期满鉴定。纸质文件的鉴定是针对文件实体进行的文件内容价值的评估。电子文件的初次鉴定不可能像纸质文件那样等到文书处理程序完毕之后再进行，也就是在编制信息系统软件时，就把有关鉴定的标准和程序编入到系统软件之中，由计算机自动对电子文件进行鉴定。电子文件的第二次鉴定在形成阶段进行的，电子文件在这一阶段进行网络归档脱机保存到介质载体上，有档案部门对保存于介质载体上的电子文件进行鉴定。这次鉴定既包括了内容鉴定，也包括了电子文件的技术鉴定。电子文件的第三、四次鉴定主要是维护阶段进行，档案部门肩负起了对电子文件进行维护的职责。
三．鉴定的内容
档案文件的鉴定，包括真伪与价值两方面。由于纸质文件的物理载体相对稳定，信息与载体是紧密结合难以分离的。即使要使其分离，也难免不留痕迹。因此，其真伪的鉴定与保护是件轻而易举的事，故而纸质文件鉴定一般不包括真伪鉴定而专指价值鉴定。而电子文件的鉴定则不同，由于电子文件信息的易变性和信息与载体之间易分离的特性，使得对电子文件原始性的鉴定显得格外重要。电子文件信息是编码信息，需要通过机器的还原才能为人所识读，电子文件的价值不再像纸质文件那样可以直接为利用者获取，而是需要借助于计算机软硬件系统这个中介。电子文件的鉴定，包括文件的内容鉴定和技术鉴定。内容鉴定和传统纸质文件的鉴定基本相似，就是采用“直接鉴定法“对电子文件的信息进行鉴定，确定电子文件的保管期限。技术鉴定主要包括电子文件的完整性，真实性，可读性，无病毒鉴定，介质状况检测。与纸质文件不同，电子文件的完整性可以分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。
电子文件的双重鉴定，“法国档案学者哈罗尔德·瑙格勒（HaroldNaugler）1984年在其研究报告《机读文件的鉴定》中深入分析电子文件鉴定与传统文件的差异，首次明确提出并系统阐述了电子文件双重鉴定的思想。他认为“机读文件的鉴定包括文件所含信息的鉴定（内容鉴定）和文件技术状况的鉴定（技术分析）”。这一思想在实践上为电子文件的鉴定
工作提供了一条新的思路，在理论上为鉴定电子文件的保存价值建立了两个支点——内容的有用性和技术状况，从而引起了各国档案研究人员和实际工作人员极大的关注，这在文件鉴定理论的发展史上是很有创见的。
毫无疑问，和纸质文件一样，对电子文件的内容需要加以鉴定，以便从难以数计的文件河流中“淘出”经得起历史考验的真正具有价值的“金子”。随着我们对电子文件了解的增多，逐渐发现在电子文件中“淘金、’比纸质文件还困难，还重要，原因在于电子文件的量更大，流向和分布更为复杂。电子文件“制成材料”的物理性能比纸质文件材料要脆弱得多，电子文件中的信息也比纸质文件要易变、易失得多，这就意味着电子文件的有用性对于支持其存在的技术状况的依赖性要大得多，良好的技术状况是电子文件真实、可靠、完整、可读的基础。纸质文件鉴定中把鉴定的思想和原则转化成明确、具体的保管期限表的作法在电子文件的鉴定中依然必要，这可以给文件管理人员提供一个清晰的，易于执行的标准。纸质文件的保管期限表对于从内容上鉴定电子文件具有一定的参考价值，但由于电子文件的种类、成分和形成、积累过程有诸多特点，一些文件的价值还会随着信息技术的发展而有所改变，因此不能简单地套用原有的保管期限表，我国应该在积累经验的基础上为电子文件编制专用的保管期限表，用以体现文件内容和信息技术对保管期限的双重要求。”③
电子文件价值鉴定的内容比传统文件鉴定扩大了许多,增加了对电子文件所依赖的技术状态的鉴定,形成双重鉴定:既有对文件所含信息的鉴定,又有对文件技术状况的鉴定,而且技术鉴定比对文件所含信息的鉴定更重要。
四.鉴定的方法
纸质文件多采用直接鉴定法，即要求鉴定人员逐件逐张地审查文件，根据其内容所记载和反映的重要性判断其价值的大小。再分析档案来源和形成实践、文件名称和稿本、文件的有效性和外形特点。如果电子文件继续沿用纸质文件的鉴定方法，通过直接阅读文件内容，决定其保管期限，其工作量是文件管理人员难以承受的。其结果可以导致越来越多的电子文件因来不及鉴定而流失或积压。这样的鉴定方法显然不适用于电子文件的鉴定，尤其初次鉴定。与纸质文件相比，电子文件具有多变性和转瞬即逝以及载体的脆弱性等特点，因此，电子文件鉴定应采用一种高效的鉴定方法。
“1989年以来加拿大国家档案馆开始实行“新宏观鉴定接收战略”，采取了一种“职能结构研究模式”，将档案的鉴定方法于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架中，而不是于以内容为基础的历史文献框架之中。荷兰国家档案馆也采取了类似的鉴定方法，即根据文件在政府活动和任务中的作用来鉴定其情报价值，各机构首先应分析对其履行使命和完成任务至关重要的活动，通过挑选和鉴定出来的信息必须反映活动的价值。”④
宏观鉴定理论是件伴随信息技术在现代社会广泛而深入地渗透应运而生的。它反映了信息社会机构和文档的特点，阐明了电子文件的来源是动态的、虚拟的、多元的。在电子环境中，虚拟机构在网上大量涌现。与纸质文件产生的机构不同。在机构的职能和内部结构不断变动且难于辨别的情况下，继续用传统的理论方法鉴定电子文件的价值显得十分困难。
职能鉴定法是宏观的、以职能为基础的鉴定方法。职能鉴定法依据电子文件形成过程、机构职能活动、文件的本质联系，其思路较内容鉴定法是宏观的。因此，职能鉴定法从总体上判断机构形成有价值文件的能力，而不是直接对文件加以处理。
我国在电子文件的保管、整理方面仍采用输出纸质拷贝，在纸质文件保存系统内管理的方式，即电子文件的“双套制”管理都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同，这种不同随着电子文件和纸质文件的互动发展，最终将使电子文件的管理经验和信息技术逐渐丰满完善，“两套制是文件介质转换时期不可避免的一种现象，可以预见，这种模式将持续相当一个时期。随着技术的成熟、法律的完备和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子文件，纸质文件的数字化应有所选择”⑤，并逐步取代纸质文件。
五.鉴定的人员
主持鉴定工作人员的组成、及所处的立场、出发点、价值取向等，很大程度上影响着档案鉴定工作的前进方向。“我国的纸质文件鉴定分三步走。第一步立卷前鉴定，鉴定人员由文书或业务部门人员组成，他们确切了解自己的需要，对文件的第一价值能做出较为准确的判断，而对文件的第二价值（即对形成者以外的文件价值）则关注得很少，这种做法可能产生的后果是有相当历史价值、值得永久保存的文件还未进入档案人员的视线，就被判处死刑，进了废纸堆。第二步鉴定工作主要由机关或企业的档案室工作人员承担，对立卷归档时确定的保管期限进行检查并适当调整，经鉴定无继续保存价值的剔出销毁。档案馆人员也要实行超前控制，介入档案室鉴定工作，进行业务指导。第三步鉴定工作由档案馆人员主持，主要对进馆档案保存期限不当的进行调整以至销毁。由此可见，在我国，对文件的生死处置发生在立卷前鉴定，掌握生杀大权的实际是机关或企业的文书或业务部门人员，后两次有档案人员参与的鉴定在一定程度上只起到修正作用，这种鉴定方法对全面考量文件价值的弊端不言而喻。” ⑥（注：《电子文件与纸质文件的鉴定工作比较》 四川大学信息与档案管理系研究生班王萍）
经过电子文件与纸质文件鉴定的比较，分析两者异同，各取其长，从而推动电子文件和纸质文件鉴定工作的发展，为档案的鉴定工作提供宝贵经验。
注释：
①江苏常州信息职业技术学院 孙文靖《电子文件与纸质文件鉴定的不同之处》）
②四川大学信息与档案管理系研究生班 王萍《电子文件与纸质文件的鉴定工作比较》 ③中国人民大学档案学院 冯惠玲《拥有新记忆——电子文件管理研究》摘要之三 ④特里·库克 1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响 《第十三届国际档案大会报告集》
⑤汤小佳《建立电子文件与纸质档案两套制的必要性》《兰台世界》2001年第6期 ⑥四川大学信息与档案管理系研究生班 王萍《电子文件与纸质文件的鉴定工作比较》
电子文件 篇2
关键词：电子文件,可信管理,审计认证
电子文件本质上是档案,只是载体形式不同于传统档案,因此其本质属性必然也是原始记录性。从电子文件内容上看,是形成者在社会活动中直接形成的,原始地记录和反映着形成者从事某一社会实践活动的实际内容与客观过程;从电子文件形式看,是其形成者当时当事使用的原始文件的直接转化物,原样地保留着形成者当时的工作痕迹以及当时的照片、录音录像等,是形成者的原稿、原作、原声、原貌。因此,电子文件同传统档案一样,都是历史活动的最真实可信的原始记录,是后人查考历史事实的最确凿可靠的原始凭证。
从电子文件出现直到现在,虽然其研究取得了很多进展,得到了社会的广泛认可,然而还有许多档案人员甚至包括一些档案专家在内对电子文件依然不认可。问题的根本在于电子文件的真实性是否得到了保障,档案管理人员是否能提供电子文件真实的充足证明。
一、可信电子文件
可信的电子文件是指真实性、完整性与长期可用性得到确认的电子文件[1]。这里使用了“确认”一词,而非常见的“保障”。二者的区别在于“确认”不仅表明电子文件真实性得到了保障,还能对其真实性提供证明,从而满足社会对电子文件真实性要求的主观认知,电子文件是可信的,也就具有了法律效力。因此,可信电子文件是真实性、完整性、长期可用性得到保障并能进行真实性证明的电子文件。
二、电子文件可信管理工作内容
1. 档案管理工作的本质。根据档案的本质属性———原始记录性,可以明确档案管理的本质是保障其真实性、完整性,维护其长期可用性,档案管理的所有作用工作都应该围绕这个“保障”、“维护”来开展。只有真实性得到了保障,长期可用性才有意义。离开了真实性,长期可用性就是无源之水、无本之木。因此,档案管理的首要任务是保障档案的真实性并证明其真实性,其次是维护其完整性与长期可用性。
首先对传统档案管理进行简单分析。传统档案管理工作主要内容大体为八项:收集、鉴定、整理、保管、检索、提供利用、统计、编研。这八项内容从理论上划分为两个基本方面:即档案实体管理与档案信息内容的开发利用[2]。
这两大方面主要考虑的是档案的完整、齐全与可用性,基本没有涉及档案的真实性问题。内容信息的开发利用自不必说,实体管理依然没有考虑档案的真实属性问题。如收集工作主要是保证归档和进馆档案的齐全完整,维护全宗和全宗群的相对完整性。保管工作是指对已经整理好并排架入库存放的档案进行日常维护,一是维护档案实体的管理秩序,使档案在库房存放与使用时始终有序;二是保护档案实体不受损害,尽量延长档案实体的“自然寿命”。前者实际上是为了下次的查找利用方便,后者则是为了档案的长期可用。鉴定工作是指对档案价值的鉴定判别,以此来决定档案的存毁。
整理工作基本任务是建立档案实体的管理秩序,使档案实体有序化、条理化,最终目的是方便查找、方便利用,整理中的逻辑方法或历史方法均指的是如何实施实体档案有序化管理,即库房中档案的排列问题,实质上是档案分类方案的确定问题。可以说,整理工作关注的是实体的排列,而非档案信息的真实性问题。实际上,由于信息与载体的分离以及计算机强大的处理能力,电子文件可以同时有多个分类方案,当然,历史方法的分类方案应是最基本的方案,但完全可以同时具有逻辑方法的分类方案。从这个意义上,电子文件实体排列的重要性急剧降低,也就是说,其整理工作主要是制定分类方案。
从以上分析可以看出,传统档案工作关注档案的完整性与可用性,但基本没有考虑档案的最本质属性——真实性。这应该不是档案学者的疏忽。由于载体与信息不可分离的特性造成了纸质档案真实性不言自明。很可能正是这种不言自明、所见即所得的明显感觉, 使得档案学者没有考虑纸质档案的真实性管理问题,纸质档案管理工作也就忽略了真实性保障与真实性证明方面。但由于在档案工作没有做到真实性保障与真实性证明的同时,社会却依然认可了纸质档案的真实性,这种忽略并没有影响纸质档案的法律效力。因此传统档案管理可以不涉及真实性保障与证明工作,从管理理论到实践几乎都没有这方面的思考与行动。但电子文件呢?信息与载体分离的电子文件其管理工作是否还可以不考虑真实性问题呢?电子文件管理还按照传统档案管理的工作内容来进行就能满足需求吗?答案是否定的。
2.电子文件可信管理。
(1)电子文件管理的常规性工作。电子文件的本质是档案,必然遵循档案管理的规律。其工作也应该包含档案管理的八项内容,但有一定的变化。
收集,同纸质档案收集工作一样,其基本任务是将电子文件集中到档案机构中。不一样的是,后者除了收集电子文件本身,还要收集其元数据,这些元数据对以后的长期保存有着重要作用。考虑到电子文件对软硬件的依赖性,常用“捕获”一词来替代“收集”,以表明元数据收集、实时归档等方面的主动性与必要性。该项工作对电子文件全程管理具有重要意义,也是本课题重点分析的内容之一。
整理工作的重心不再是实体的排列上架,而是多种分类方案的制定与相关元数据的补充,并将这多种分类方案固化在管理系统中。
与传统档案保管工作极为重视载体不同,电子文件保管工作则将实体与信息本身均作为其管理对象,即不仅对载体进行保管、保护,更重要的是对信息内容进行保管、保护。实际上由于载体的容灾备份与可以在其寿命终结前将信息迁移到新的载体上,载体保管的重要性在电子文件长期保存中急剧降低。
鉴定工作除了对电子文件价值进行鉴定判别外,还需要实施技术鉴定,即“双重鉴定”。对于检索工作而言,最重要的是进行著录、标引工作。需要注意的是,该工作需对元数据与传统档案著录项进行区别、区分。
(2)电子文件可信管理必须包含的两个内容。除了传统档案工作的八环节外,电子文件管理还应包括两方面的工作:一是保障电子文件的自然属性——真实性、完整性与长期可用性,二是证明其真实性。相对于纸质档案管理工作而言,这两方面工作是全新的,也是至为关键的。
1对电子文件实施全生命周期管理。电子文件从生成开始,除了文件属性,还具有自己特有的文件类型、格式、生成环境等技术属性;在流转过程中,可能还会有数字签名、电子签章、流转的流程记录等;转化为档案后,可能还有保存位置、存储介质等属性;在长期保存过程中,还会有格式迁移、介质迁移等。这些因素都会对电子文件的真实性、完整性与长期可用性产生影响,必须用全生命周期管理来解决这三性的保障问题。
前述常规工作实际上就是全生命周期管理中的工作环节与工作内容。除了这些常规工作,至少还应有文件捕获、格式管理、元数据管理(非著录工作)、跟踪审计等和可信保障密切相关的工作。可信的收集与归档、可信OAIS电子文件库、可信保存流程等是电子文件生命周期管理中的关键环节与关键问题。
2对电子文件管理实施审计认证。前述分析,电子文件具有法律效力,要证明其真实性,就要对电子文件的真实性进行确认,常见方法是对电子文件管理过程进行审计跟踪,施加数字签名、水印、电子签章等技术手段,进行认证。电子文件管理依赖于软硬件系统,数字签名、水印、电子签章以及审计跟踪的信息也全部保存在电子文件管理系统中,为了确保这些信息能够产生并能被正确保存,电子文件管理系统就必须满足相应标准。证明系统满足管理标准, 首先需要有认证机构(可以是政府机构,最好是中立的第三方)对系统进行认证。如果使用了未经认证的系统,很有可能满足不了对电子文件的审计跟踪,这种系统产生与保管的电子文件其真实性就难以得到证明。只有满足了认证的系统,才可以实现对电子文件真实性的管理保障。
档案管理中需要档案管理人员大量的智力劳动,因此电子文件管理系统需要人机交互,不能完全自动运行。人机交互的程度、不同档案人员的操作能力不同,系统运行的结果存在不一样的可能。因此,满足认证的系统是电子文件真实性的必要条件,但不是充分条件,还需要对电子文件管理过程进行认证,也就是对电子文件管理系统运行进行认证。
最后一个认证是保管机构的文件保管能力认证,包括管理人员的职业能力、规章制度、软硬件条件、管理规范、运行维护等的投入资金等等。只有经过认证的机构才有资质、有能力管理电子文件。
电子文件 篇3
关键词：纸质文件；电子文件；归档管理
电子文件的出现，对档案管理工作提出了新的挑战。电子文件对档案工作产生多种影响，应通过实施电子文件管理战略解决好电子文件的保存问题，使档案管理向立体化方向发展。同时，建立电子文件归档制度以及选择适合的归档方式，以推动电子文件归档工作的科学化和规范化。
一、电子文件难以归档的原因
与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作。主要原因是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档。这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。笔者认为，在规划电子文件归档工作时，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实。应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，深入到现行文件工作领域，摸清信息产生的源头，并对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作一步步进行改革。这样，才会促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理工作程序，建立归档制度。
二、归档电子文件的整理
归档电子文件的分类与机关、企事业单位档案综合管理分类方案的类目相同。分类可根据具体情况选用到一级类目、二级类目、三级类目。归档电子文件以件为单位整理。同一全宗内的电子文件在大类类目下按照年度一保管期限一机构（问题）或保管期限一年度一机构（问题）等进行分类。归档电子文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。归档电子文件编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补“0”或在捕获前将设备设置为“0001”的原文件名流水号。归档电子文件夹编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补“0”。归档电子文件光盘编号：由档案大类类目号、属类（项目）类目号、电子文件类别代码、光盘序号、套别组成。即在分类方案的最低一级类目后加上电子文件类别代码。
其形式以及填写方法如下：
把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至一次性只读光盘上，存储二种以上类目或类别的电子文件时应将所包含的类目编号或类别都写上。
文本文件：用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等；
图像文件：用扫描仪、数码设备等获得的图像文件；
图形文件：用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件；
影像文件：用视频设备获得的视频文件；
声音文件：用音频设备获得的声音文件；
三、纸质、电子档案双重管理的优点
（一）提高工作效率
按《规则》整理文件的方法，是以计算机管理档案为轴心运转的，计算机强大的检索功能，使我们的调卷速度、效率可以大幅度提高。文件材料整理、归档、保管的目的是便于查找，为各部门提供利用，为企业生产经营服务。在时间就是金钱，时间就是效率的今天，提高档案调卷速度、效率，就是为企业生产、企业各方面的建设赢得宝贵的时间。所以，大大提高工作效率是《规则》的最大优点。
（二）实现网络管理
按《规则》进行管理，充分地发挥了计算机管理档案的优势。实现纸质文件和电子文件双重管理，也就是说任何一份纸质文件的标题下都附有相对应的电子文件，任何一个部门，只要向档案室发送档案借阅申请，档案管理员就可以把电子文件通过网络发送到需求者手中，避免了反复使用对纸质档案造成的无形损伤，保证了档案原件的安全，同时方便了各业务部门，提高了档案利用效率。档案实现网络管理，并不是说网络中的任何一个成员都可以随心所欲的调出档案室档案库里的任何一份电子文件，在档案网络管理系统中，不同的部门被授予了不同的权限，对于档案室，被授予了一项特殊的权力，可以通过电脑查看到各个部门到期应归档而没归档的电子文件，档案管理人员可以让这部分电子文件强行归档；保证了应归档文件的及时归档。网络授予档案室的权限是特殊的、多向性的，它让档案管理员能及时了解公司各部门档案归档情况，督促各部门档案及时归档。对于其他的部门，不可能查看到档案室电子档案库里的任何一份电子文件，除非他向档案室发出的申请被批准，他向档案室借的这份文件仅限于他本人的电脑阅览，其他电脑是根本无法看到的。档案管理网络授予各部门的权限是单向性的，这保证了档案借阅过程中的保密性。
（三）便于做档案专题和档案统计
档案专题和档案统计工作是档案管理不可缺少的工作环节。档案专题可以是职称认定、机构设置、重大决定事项、干部职务任免等多个专题；文书档案统计台账、科技档案统计台账、会计档案统计台账、档案利用情况统计台账，都是档案工作人员必须花大量时间、大量精力去做的工作。用计算机管理档案，计算机强大的检索功能可以在几分钟内完成所有专题的检索工作，各类档案的保管、利用情况，计算机会自动统计，也就是说，几年甚至几十年以来，档案工作人员必须花费大量的时间、精力才能完成的工作，利用电脑，有可能在几分钟之内就完成了。
（四）简化工作环节
在《规则》发布实施以前，传统的档案整理程序是：分类、组卷、卷内文件排列、装订档案、拟定案卷标题、编文件页号、抄写卷内目录、填写案卷封面、上档号、案卷号、抄写案卷目录。按《规则》整理档案的程序是以件为单位的文件装订、分类、排列、编号、编目、装盒、上架。从环节上，按《规则》来整理文件就比传统的方法省去了填写案卷封面、抄写案卷目录等环节。
（五）便于保管、利用
比起传统的以“卷”为管理单位组卷的管理方式，按《规则》的要求，以“件”为单位整理、保管的档案管理方式.有便于保管、利用的优点。以“件”为单位整理的文件，每件文件的右上角必须加盖件号章，件号章的内容包括室编著件号、年度、全宗号、馆编件号、保管期限、机构（问题）。对于企业档案室，室编件号、年度、保管期限、机构（问题）等四项是必须填写的项目，它是辨识其在档案库房位置的四个主要特征，所以，一份被借出的文件，我们根据其件号章的内容，就可以难确的判断出它所存放的位置。按“件”整理档案，比按“卷”整理档案便于保密。如果借阅者确实需借用档案原件，以“卷”为单位保管的档案，提供给档案借用者的档案原件是一卷，它包括借用者需要的那份文件，但大部分是借用者不需要的文件。这就产生了借一份文件却把大量文件带出档案室的现象，不利于保密。以“件”为单位管理档案，从根本上解决了这个问题。每个文件都是单独保管，档案室只对借用者（部门）提供他们需要的单份文件就可以了。如果，借用者需要的是复印件，以“件”为单位进行保管也比传统的以“卷”为单位进行保管复印起来方便得多。
四、结束语
《归档文件整理规则》的发布，是档案管理工作一次重大改革，是告别传统的档案管理方式的一次创新，它对进一步提高档案管理工作效率起到了决定性的作用，随着档案利用效率的提高，档案在企业生产经营过程中的重要地位、重要作用将越来越被人们所认识。按《规则》以“件”为单位整理档案、电子档案保管纳入企业档案管理范畴、档案管理现代化，对档案工作者提出了更高的要求。时代的发展要求档案工作者对档案这项默默无闻的“兰台”事业要有无私的奉献精神、认真细致的工作态度、能大能小的工作能力和业务技术，能大，就是能熟练地运用现代化设备进行档案管理，能熟练地运用现代化管理网络对各业务部门提供优质、快速的服务；能小，就是即使是编一个流水号，也能事无巨细，认真对待，做到最好。
参考文献：
[1]朱正健.电子文件与纸质文件的同步归档管理[J].兰台世界，2005（01）.
[2]易碧荣.电子文件的归档管理和有效利用[J].档案学研究，2004（04）.
电子文件归档与电子档案管理办法 篇4
第一章 总则
第一条 为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。
第二条 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
第四条 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
第五条 明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。
第六条 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
第七条 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
第八条 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并 1
归档。
第九条 基本术语解释
（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存
储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
（三）电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信
息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。
（五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息
和元数据等无缺损。
（六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利
用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
（七）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。
（八）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格
式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。
第二章 电子文件的收集与积累
第十条 各部门在主要职能活动中产生的电子文件，凡是属于归
档范围和有参考价值的均应收集归档。
第十一条 收集积累的电子文件类型，即收集范围。
（一）电子文件稿本
电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。
（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子
文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时
需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。
（2）正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作
完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。
主要收集积累正式版本的电子文件。
（二）电子文件信息类型
要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。
1、文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格
文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以Word、Excel、RTF、TXT为通用格式。
2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图
像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收
集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
4、影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
6、超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。
7、数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。
8、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。
对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。
第十二条收集积累要求
（一）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件
应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
（二）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
（三）对产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质件保留。
第十三条 收集、积累方法
（一）及时按照要求制作电子文件备份。
（二）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
（三）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
（四）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
第四章 电子文件的归档
第十四条 电子文件归档范围
电子文件的归档范围参照公司制定的文书档案归档范围。此外，还应将各部门形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等电子文件收集积累归档。
第十五条 电子文件归档
（一）各部门电子文件承办人将定稿的正式电子文件向档案管理
部门归档时，应填写《归档电子文件表》，与电子文件同移交给档案管理部门归档。
（二）对存储在载体（磁带、光盘）的电子文档向档案管理部门存档时，应在载体上标注文件的内容、类别、日期等。
（三）特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应存储相应的查看软件。
第十六条 电子文件的鉴定
（一）电子文件的鉴定工作，包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级等。各部门要对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施。
（二）电子文件检验合格的分别由移交部门和接收部门填写《归档电子文件表》，双方签字，登记表一式两份，一份由电子文件形成部门保管，一份由交档案管理部门保管。
第五章 电子档案的保管
第十七条 归档电子文件移交到档案部门后，要及时进行备份。档案部门要对归档的电子文件制作至少两份，一套保管，一套用于查阅。
第十八条 档案部门对接收入的电子档案要定期进行检查，发现问题及时采取恢复、补救措施。
电子文件 篇5
为适应档案管理的需要，确保各种文件的安全性、可靠性和保密性，按照国家档案局及区档案局电子档案工作要求，结合我文化委工作的实际情况，制定本办法。
一、归档范围
电子文档归档范围参照纸质文件的归档范围，并应包括相应的背景信息和元数据。具体包括：
1、在计算机中产生和处理的文书文件、报表数据。
2、在计算机中产生和处理的各种文件、图像、声像等。
3、信息及计算机程序类文件，包括软件任务开发书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书、软件文件、原程序、编写说明、测试报告、修改记录、安装使用说明书等。
二、分工与负责
电子文件的形成、积累、鉴定归档及电子档案的保管必须实行全过程管理，并由各科室专人负责。
1、电子文件的形成科室负责电子文件的收集、积累、鉴定和整理工作，并对电子档案的管理工作提供协助和支持。
2、计算机管理员负责对电子档案的技术环境、相关 软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等提供技术服务。
3、档案管理部门负责电子档案的保管、保密、借阅、统计工作。
三、归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档及电子文件内容相同的纸质文件在次年2月底完成并移交综合档案室实行集中统一管理。
四、归档要求
1、归档前应由文件形成科室对电子文件的原始性、有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见，如文件形成科室采用某些技术方法保证电子文件的有效性、完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案室。
2、具有保存价值的电子文件，必须生成纸质文件，进行归档时，电子文件与纸质文件之间建立准确、可靠的标识关系，一并归档。
3、将带有归档标识的电子文件集中，制成数据库，拷贝到耐久性载体，一式两份。对于加密电子文件，应解密后完成上述工作。
4、软磁盘不可作为归档电子文件长期的载体。
5、存储电子文件的载体应贴标签，标签内容包括编 号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。
6、电子文件的机读目录、相关软件、说明等一并归档，并附归档电子文件登记表。
7、原电子文件数据库载体在完成电子文件归档后保留一年。
五、收集与整理
1、在电子文件收集、积累过程中，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。在电子文件的运行中，采取签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等保证电子文件信息的准确性、原始性。
2、建立电子档案库的数据备份制度。必须随时备份、存储于能够脱机保存的载体上，或通过计算机网络将电子文件转储到受档案部门控制的存储器上。
3、对脱机保存的电子档案，按照保管期限、归档部门进行组盘、并建立盘内文件目录。
4、对电子档案载体的著录内容包括载体类型、盘号、保管期限、归档部门、备注等。载体类型：磁盘、磁带、光盘
光盘：按不同的载体类型分别编制流水号。保管期限：记录该载体内电子文件的保管期限 归档部门：记录归档部门名称
5、对电子档案文件的著录内容包括：文号、责任者、文件题名、文件日期、归档日期、相关文号、保管期限、主题词、密级、盒号、文件页数、借阅范围、归档号、文件来源、备注等。对文件的著录项目可从电子文件的形成、运转中继承，由档案部门给定保管期限，并由计算机自动生成件号。
六、鉴定与销毁
（一）对电子文件的鉴定：归档前，电子文件的形成部门在档案部门的协助下，对归档的电子文件的内容进行鉴定。具体包括：
1、对电子文件的原始性、真实性的鉴定：确定归档电子文件是否形成时的或通过审批更改的、有效的电子文件是否是组成完成的系统的档案文件。
2、确定电子文件的价值和保存期限。并依此删除已收集积累但无保存价值的电子文件予以销毁。
3、在鉴定工作的同时，对电子文件、记录载体及计算机软硬件平台进行检测。
（二）对电子文件档案的鉴定：内容包括对已有保管期限的电子档案重新审查、鉴定，把丢失保存价值的电子档案剔除销毁。
（三）电子档案的销毁，应参照纸质档案的规定和程序执行。非保密电子档案可进行逻辑删除；属于机密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同 储存载体一起销毁，并在网络中彻底清除。
七、质检与移交
1、对电子档案质量检验：档案部门在接收电子文件时，应检验每个文件能否被正常读取、打开或运行时，有无被感染计算机病毒；内容是否完整，是否与归档移交清单一致。
2、对电子文件载体的检验：为保证电子档案检验工作的进行，档案部门应配备相应的处理设备。电子档案存储载体每两年要机读抽验一次，不少于归档总数40%的载体均应接受检验。
3、电子档案的移交：归档电子文件经档案部门检查合格后，在电子档案入库移交登记表上签字。档案入库移交登记表一式两份，由文件形成部门、档案部门分别保存。纸质文件一同归档。
八、保管、统计与利用
1、电子档案的载体的保管应采用专门的保护设备，直立存放在避光、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17—20度，相对湿度控制在35%—46%。并由专人负责定期检查、复制。
2、电子档案统计：按对电子档案的归档、保管、利用情况、销毁情况进行统计。并生成电子档案统计表。
涉密电子文件保密管理制度 篇6
一、涉密电子文件是指在计算机系统中生成、存储、处理的机密、秘密和内部的文件、图纸、程序、数据、声像资料等。
二、电子文件的密级按其所属项目的最高密级界定，其生成者应按密级界定要求标定其密级，并将文件存储在相应的目录下。
三、各用户需在本人的计算机系统中创建“机密级文件”、“秘密级文件”、“内部文件”三个目录，将系统中的电子文件分别存储在相应的目录中。
四、电子文件要有密级标识，电子文件的密级标识不能与文件的正文分离，一般标注于正文前面。
五、电子文件必须定期、完整、真实、准确地存储到不可更改的介质上，并集中保存，然后从计算机上彻底删除。
六、各涉密科室自用信息资料由本单位管理员定期做好备份，备份介质必须标明备份日期、备份内容以及相应密级，严格控制知悉此备份的人数，做好登记后进保密柜保存。
七、各科室要对备份电子文件进行规范的登记管理。每周做增量备份，每月做全量备份；备份可采用磁盘、光盘、移动硬盘、U盘等存储介质。
八、涉密文件和资料的备份应严加控制。未经许可严禁私自复制、转储和借阅。对存储涉密信息的磁介质应当根据有关规定确定密级及保密期限，并视同纸制文件，分密级管理，严格借阅、使用、保管及销毁制度。
浅析电子文件管理 篇7
计算机技术广泛的应用正在逐步改变、丰富各单位传统的工作方法、工作手段和工作模式, 同时也给档案工作者带来了新的课题——电子文件管理。随着档案管理对计算机的普遍使用, 电子文件管理逐步成为档案管理工作关注和研究的热点, 电子文件档案将成为继纸质档案出现在人类档案管理史中的一个里程碑, 分析档案管理中电子文件管理存在的问题并探索完善档案电子文件管理措施意义重大。
二、电子文件管理中存在的问题
(一) 电子文件收集困难
收集难是从事电子文件收集工作人员的共识。随着办公自动化的发展, 电子文件悄悄地来到我们身边。它承载着人类历史, 而且由于它的特殊性, 人们对它还未形成和纸质文件一样的感性认识, 因而对电子文件收集未引起足够重视。在数量上, 各单位的电子文件生成量远远大于归档的数量, 好多形成的重要电子文件没有以任何方式留存, 大量的电子文件处于流失状态。不少档案部门的电子文件管理才刚刚起步, 尚未完全步入正轨, 电子文件管理方面无规章制度可供遵循。很多单位电子文件管理尚未提上议事日程, 工作中形成的电子邮件、数据库、网页文件、多媒体文件分散在各个部门甚至个人手中, 电子文件严重流失, 造成电子文件的损坏、泄密或丢失, 给电子文件的收集带来被动。
(二) 归档范围比较单一
许多档案部门平时比较注重电子公务文书的归档, 进行了党政公文和部分业务部门电子文件管理, 其它如会计电算化形成的电子文件就不能及时归档。会计部门实行电算化后, 电算化形成的电子文件并没有得到很好的管理, 而是存放在财务部门。不光会计部门, 业务部门的图表、数据库、科研实验数据表等散落在个人手中, 不利于电子文件的保管利用。有的没能及时将这些电子文件转存到软盘或光盘, 而是储存在硬盘上, 而这些文件常因病毒感染而被破坏或因硬盘空间已满被删除, 造成电子文件丢失。归档范围的单一, 难以实现对电子文件全面、有效地集中统一管理。
(三) 归档方法不够恰当
大多数单位没有电子文件保管期限表, 仍按照纸质档案保管期限表执行。归档操作甚至沿用纸质档案定期移交, 要么只是系统自动转存, 没有适应电子文件归档的规范、方法。由于电子文件有生成分散, 便于操作特性, 使得仍沿用纸质档案的归档时间、归档方法和归档流程是极其不恰当的。在这种状态下, 即使电子文件完成了归档管理, 也很难保证电子文件的完整性和有效性。还有对电子文件管理认知理念不正确, 目前, 大多数人认为电子文件不可代替纸质文件独立行使文件职能, 好多部门不能保证生成电子文件的真实性、可靠性。可以想象, 在未明确电子文件地位或没有保证电子文件真实性、可靠性措施的情况下, 对电子文件进行管理, 带有很大的盲目性, 这种盲目性导致无法真正推进和实施合理科学的电子文件归档管理。
(四) 办公系统功能有待完善
档案管理软件与会计电算化及办公自动化软件没有形成有机结合, 如档案管理软件与公文信息网不兼容, 档案管理软件与会计电算化软件不衔接等等, 影响了电子文件的接收, 文件的质量等简单管理, 加大了电子文件的管理难度。保证电子文件的长期可读性是电子文件管理的最终目的, 但是, 现阶段大部分单位没有任何措施和系统来保证电子文件的长期可读性。电子文件的长期可读性是档案利用的保障, 是未来电子文件资源的整合和深度开发利用的基础。目前我国没有出台电子文件管理系统功能标准, 也没有功能齐全的电子文件管理系统。虽然某些电子管理系统声称具有归档、备份、长期保管的功能, 但实际情况并非如此。这种系统不是真正意义上的电子文件管理系统, 只能算作是文件的集中发布平台。
(五) 人员素质不适应新形势
首先, 有些部门领导对档案管理的认识还限于纸质文档管理范畴, 未认识到电子文件管理的重要性和特殊性, 导致档案管理人员在电子文件管理工作中, 遇到权限窄, 资金使用阻碍等问题。其次, 档案管理人员缺乏这方面的技能培训。本身电子文件管理就是档案管理中一个新生事物, 一种新的归档方法、规范、标准, 整个行业没有统一的标准、规范, 在实际工作中操作起来难免会有困难, 档案人员积极性和创造性不高, 电子技术知识方面的匮乏, 尤其怕在这项工作中出现错误, 带来一些损失, 档案管理人员就会得过且过, 能躲就躲。
三、完善电子文件管理的具体措施
为了加强电子文件管理, 笔者建议采取如下措施:一是档案主管部门建立电子文件管理的规章制度和管理办法, 采取“强制性”措施要求各单位、部门必须执行管理办法中的各项条款。二是单位档案部门应建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件的收集原则、收集范围、分类编号办法, 正确划分保管期限、保管和利用方式等规定, 做到集中统一管理, 使电子文件与纸质档案有机地结合, 有利于电子文件管理者科学管理。三是大力宣传科学管理电子文件, 不断提高人们对电子文件的正确认识, 使人们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要按时归档和注意保存。四是完善办公系统功能, 实现办公系统自动化和智能化, 为日后电子文件共享、利用打下基础。五是加强培训, 提高档案管理人员管理电子文件的素质。作为一名档案管理人员, 笔者强烈感到电子文件管理方面知识的欠缺, 希望上级档案主管部门多组织培训, 研制开发真正适应我国电子文件管理系统软件, 完善档案管理人员的档案现代化管理技能, 以推进档案工作现代化和信息化建设的历程。
摘要：随着计算机技术的发展, 电子文件管理逐步成为档案管理工作关注和研究的热点, 电子文件档案将成为继纸质档案出现在人类档案管理史中的一个里程碑, 文章围绕档案电子文件管理分析了其现状并提出了完善档案电子文件管理的具体措施。
关键词：电子文件,现状,健全
参考文献
电子文件证据取证研究 篇8
关键词：电子文件证据取证审查检验
由于电子文件证据自身具有不同于传统证据的许多特点，所以保证电子文件证据的真实性就成为确认其证据价值的关键，为此对电子文件的制作过程，存储、传递的可靠性，信息完整性的保护，数据是否有伪造和被篡改，应结合计算机数据分析报告和专家的鉴定结论进行审查，并结合其他证据相互印证。如果电子文件证据与其他证据相一致且并无相反的其他证据，共同指向同一事实，就可以认定其效力。电子文件证据本身和取证过程的许多有别于传统证据和取证方法的特点，使电子文件证据取证问题倍受人们关注。综合各方面，电子文件证据取证涵义可概括为：将计算机调查和分析技术应用于对潜在的、有法律效力的证据的确认与获取，取证包括了对以磁介质编码信息方式存储的电子文件证据的保护、确认、提取和归档。
一、电子文件证据的取证原则及步骤
为便于电子文件证据的搜集，我国从2000年9月25日起施行的互联网信息服务管理办法已经规定：“从事新闻、出版以及电子公告等服务项目的互联网信息服务提供者，应当记录提供的信息内容及其发布时间、互联网地址或者域名；互联网接人服务提供者应当记录上网用户的上网时间、用户帐号、互联网地址或者域名、主叫电话号码等信息。”记录备份的保存时间为60日，并在国家有关机关依法查询时，予以提供，违者将受行政处罚。这为警方侦查办案提供了很好的线索和证据。关于电子文件证据的收集方法，并没有固定模式，根据电子文件证据的不同，可以采取不同的方式。如需要收集当事人的电子邮件，仅仅对对方提供的自己计算机留存和下载的电子邮件进行收集是不够的，通常还应该向电子邮件服务器提供商收集证据，电子邮件服务器如实记录了电子邮件的内容以及收发和提取时间。
电子文件证据取证的主要原则可概括为以下几点：首先，尽早搜集证据，并保证其没有受到任何破坏；其次，必须保证证据连续性，即在证据被正式提交给法庭时，必须能够说明在证据从最初的获取状态到在法庭上出现状态之间的任何变化，当然最好是没有任何变化；最后，整个检查、取证过程必须是受到监督的，也就是说，由原告委派的专家所作的所有调查取证工作，都应该受到由其他方委派的专家的监督。
在保证以上基本原则的情况下，电子文件证据的取证工作一般按照下面步骤进行：
第一，在取证检查中，保护目标计算机系统，避免发生任何的改变、伤害、数据破坏或病毒感染；第二，搜索目标系统中的所有文件。包括现存的正常文件，已经被删除但仍存在于磁盘上(即还没有被新文件覆盖)的文件，隐藏文件，受到密码保护的文件和加密文件；第三，全部(或尽可能)恢复发现的已删除文件；第四，最大程度地显示操作系统或应用程序使用的隐藏文件、临时文件和交换文件的内容；第五，如果可能并且如果法律允许，访问被保护或加密文件的内容；第六，分析在磁盤的特殊区域中发现的所有相关数据。特殊区域至少包括两类：一类是所谓的未分配磁盘空间——虽然目前没有被使用，但可能包含有先前的数据残留；另一类是文件中的“slack”空间——如果文件的长度不是簇长度的整数倍，那么分配给文件的最后一簇中，会有未被当前文件使用的剩余空间，其中可能包含了先前文件遗留下来的信息，可能是有用的证据；第七，打印对目标计算机系统的全面分析结果，然后给出分析结论：系统的整体情况，发现的文件结构、数据和作者的信息，对信息的任何隐藏、删除、保护、加密企图，以及在调查中发现的其他的相关信息；第八，给出必需的专家证明。
上面提到的电子文件证据取证原则及步骤都是基于一种静态的视点，即事件发生后对目标系统的静态分析。随着计算机犯罪技术手段的提高，这种静态的视点已经无法满足要求，发展趋势是将电子文件证据取证结合到入侵检测等网络安全工具和网络体系结构中，进行动态取证。整个取证过程将更加系统并具有智能性，也将更加灵活多样。
二、电子文件证据取证的主要技术
常用的电子文件证据获取技术主要包括：对计算机系统和文件的安全获取技术，避免对原始介质进行任何破坏和干扰；对数据和软件的安全搜集技术；对磁盘或其他存储介质的安全无损伤备份技术；对已删除文件的恢复、重建技术；对磁盘空间、未分配空间和自由空间中所含信息的发掘技术；对交换文件、缓存文件、临时文件中包含信息的复原技术；计算机在某一特定时刻活动内存中数据的搜集技术；网络流动数据的获取技术等等。数据复原技术是其中非常关键的取证技术之一。大多数计算机系统都有自动生成备份数据和恢复数据、剩余数据的功能，有些重要的数据库安全系统还会为数据库准备专门的备份。这些系统一般是由专门的设备、专门的操作管理组成，较难篡改。因此，当发生计算机犯罪，其中有关证据已经被修改、破坏时，可以通过对自动备份数据和已经被处理过的数据证据进行比较、恢复，获取定案所需证据。
三、保护已得到电子文件证据的主要措施
1.对所有的介质进行写保护和病毒检查。得到了所需要的影像拷贝、备份磁带、光盘和其他介质的证据，必须保证得到的每一个介质的完整性。这需要两个关键性的步骤，即写保护和病毒检查。写保护可以防止介质被添加数据。这种措施可以保证你在利用收集证据工作时，证据不会被删改。因此在你使用证据之前一定要对它们进行写保护。同样，病毒检查也可以防止证据被改写并且也是你必须对所拥有证据进行的处理。而使用最新的查毒软件是尤其必要的。如果发现病毒，就应该全部记录信息然后立即通知该介质的制造者。不要擅自对该介质进行清理，否则会改变原有的证据。
2.保留监视链。监视链能从最初的证据追踪到当庭提供的证据。对电子文件证据而言，监视链是至关重要的，因为以电子方式存储的证据修改起来相对容易，证明这条锁链是电子文件证据鉴别过程中的重要工具。保留电子文件证据链至少需要证实以下内容：任何信息未被添加或更改；已制作了完整的拷贝；复制过程可靠；所有的介质都是安全的。
四、电子文件证据的审查
与其他所有证据一样，电子文件证据必须经过查证属实，才能作为认定事实的依据。怎样判断一项电子文件证据的效力?联合国《电子商务示范法》第9条第2款规定“对于数据电文为形式的信息，应给予应有的证据力。在评估一项数据电文的证据力时，应考虑到生成、存储或传递该数据电文的办法的可靠性，用以鉴别发端人的办法，以及任何其他相关因素。”就是说当某项电子文件证据自形成后直到取证止，如果它在储存、传输等各阶段均保持了数据和信息的原始状态，没有任何人为的或自然的因素影响、破坏，则该电子文件证据是合法有效的。基
于这一原则，对电子文件证据的审查必须体现以下基本原则：
1.审查电子文件证据的收集、提取是否合乎电子形式要求。提取电子文件证据的主体须具备电子专业素质要求，应借助于电子设备，提取要及时且能够证明电子文件证据未被删除或更改，所提取的电子文件证据能够借助一定的设备被读取。
2.审查电子文件证据是否能够归入七种传统证据类型。不能归人传统证据类型，则不能作为法定证据。
3.审查电子证据是否具有相关性、客观性、合法性。电子文件证据相关性要求其须与案件的某一事实有着某种联系、能够证明案件的真实情况，起到证据作用，否则就没有证据价值，也不能称为证据。审查电子文件证据的相关性应考虑以下两个方面，首先要审查电子文件证据与案件事实有无客观联系，其次审查电子文件证据与案件事实联系的方式、性质、联系的紧密程度和確定程度。对电子文件证据客观性审查的主要目的是对证据的真实性，即是否符合案件的实际情况进行审查，以确定该证据是否被篡改过，是否具有证据的能力。首先审查电子文件证据的来源，其次审查电子文件证据的收集、传送和保存的方法，最后是审查电子证据的内容。看看证据是否真实可靠，有无剪裁、拼凑伪造、篡改等。对电子证据合法性的审查，系指可采用的证据必须是符合法律规定的根据或材料。应从两个方面审查证据是否合法，首先审查取得电子文件证据的主体是否合法，其次审查电子文件证据的收集、提取、保存是否符合法定程序和方式。
五、电子文件证据的检验
由于电子文件证据自身的性质和特点，在案件的侦查和诉讼活动中作为证据使用时，必须首先通过检验查明其内容形式是否具有真实性。一般说来电子文件证据检验的目的在于：认定作为证据使用的电子文件是否自生成后直到侦查取证时止，在储存、传输等各个阶段均保持了数据和信息的原始状态，没有遭到破坏。目前，电子文件证据检验的主要方法有：
1.利用专门的电子仪器、设备通过运行特定的程序对电子文件证据的形成过程进行检查及验证。首先要对电子文件证据形成和存储的技术设备的质量和性能进行检查，看其质量是否合乎证据的客观要求，其性能是否方便证据的封存、提取；然后对电子文件证据的技术形成过程进行技术检验，看其作为电子文件证据的数据和信息储存于各种介质中时所运用的技术是否过关。通常应该聘请精通计算机技术和网络技术的专家进行指导。
2.利用技术设备对电子文件证据所反映的内容真伪进行鉴别。作为电子文件的证据的数据以电信号代码形式储存于计算机各级存储介质中，在输出的文件资料中数据和信息多以不可直接读取的形式出现，必须用相应的电子设备和技术方法方可被反映、被感知，所以，必须经过专门电子技术人员的检验鉴定，才能成为证据。
3.利用证据间的逻辑关系来判明电子文件证据的原始性与真实性。结合整个案情进行综合分析，运用多种或多个证据之间存在的逻辑关系，进行推理判断：作为电子文件证据的信息和数据，与其他证据之间是否一致，与案件发生的时间、地点、原因、结果等有无联系与矛盾，从而认定电子文件证据的原始性和内容形式的真实性。