电子文件管理利用（通用12篇）
电子文件管理利用 篇1
一、电子文件的特点
(一) 共享性
电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输, 使异地利用成为可能。它不仅消除了书籍、文件数量对利用者人数的限制, 而且消除了利用者与信息的距离, 让信息的传播和使用变得更为方便和普及。同时使用者可以对电子文件进行分类、统计、汇总、打印或复制, 将这些信息转换成自己需要的形式, 以满足使用者的各种需要。
(二) 开放性
随着电子技术的飞速发展, 电子文件存储所需要的空间越来越小, 让携带和存储都变得更加方便和快捷。这给用户留有极大的自主空间, 可以轻松地自行修改数据库, 可以用界面设计器自行设计界面等等。这使得电子文件相对于纸质文件来说变得更加难以保密, 具有更大的开放性。
(三) 依赖性
就像纸质文件需要依赖纸张才能得以成立一样, 电子文件同样需要依附于一定的媒介才能存在, 而电子文件的媒介就是人们在社会活动中经常会使用到的计算机、磁盘和光盘等化学磁性材料, 是一种以数字代码形式存在的观念型非直读型信息, 它必须完全依靠存储介质和相关的计算机软硬件系统才具有生命力。 (1)
(四) 多样性
电子文件的种类多种多样, 就目前而言大致可以分为文本文件、图形文件、表格文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、程序文件、数据文件等等一些类型, 极大地丰富了文件保存的方式。运用多媒体技术可以把包括图片、文字、声音等加以有机的立体组合, 增加了文件保存内容的信息含量, 能真是地再现现实生活中的场景实现了文件功能的革命性变化。
二、电子文件管理与利用的原则
针对电子文件管理的特点, 在电子文件管理的过程中主要需要注意的原则是广泛原则、便利原则、安全原则、经济原则等等。
三、电子文件管理与利用中存在问题
(一) 难以长期保存
由于电子文件对媒介的依赖性, 使得电子文件的长期储存成为一件比较困难的事情。电子文件的存储媒介多数为计算机、磁盘、光盘等, 对环境的温度、湿度和防磁性等等条件的要求很高。保存电子文件的环境要求与纸质文件不同, 纸质文件即使损伤部分还可以保存大部分, 而电子文件如果达不到特定的存储要求, 很容易造成载体损伤而导致文件的完全丢失。另外, 由于技术的更新换代也可能导致电子文件出现无法读出的问题, 这使得很多老旧的珍贵资料本身保存的很完整, 却因为失去了转换载体而失去了使用价值。这种时候, 技术更新所带来的问题往往比媒介损伤的危害来得更加严重。 (2)
(二) 存在安全隐患
电子文件存储所需要的空间越来越小, 让携带和存储都变得更加方便和快捷, 这让电子文件的安全问题存在很大的隐患。个人作品在网络上的随意复制和转载、影音图像文件的恶意上传和转发、机密文件的内容被公开等等。这使得电子文件的在利用过程中常常涉及到很多权益方面的问题, 比如私密文件内容中涉及的隐私权、引发使用者的信息权纠纷、侵犯档案文件的公布权等等, 而其中最突出的问题就是电子文件利用中所涉及的隐私权。 (3) 这类问题小的会引发民事纠纷, 动摇人际关系中的信任, 使得人与人之间相处变得敏感和困难;大的会导致管理失控, 危害企业对信息资源的控制能力, 或者证据效力无法保障, 损害各项工作的合法性。更为严重的, 会诱发国际问题, 使得民族财产流失严重, 危及国家历史和民族记忆的延续, 甚而威胁党和国家的安全与利益, 削弱政府的服务能力。
(三) 原始记录数据容易遭到破坏
文件的本质属性是原始记录性, 这种原始记录性一方面表现在文件的内容上, 另一方面表现在文件的形式上, 如, 当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等, 都表现出真实的原始性。也正是文件的原始记录性, 才使得文件具有法律凭证的作用。但是在电子文件的原始性却很难得到体现。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定已经成为文件界的新课题。
(四) 相关法律不够完善
目前, 越来越多电子文件引发的纠纷问题已经成为一个亟待解决的课题, 引起了国家的高度重视。虽然已经有相关的一些法律和政策出台, 但是电子技术的飞速发展也还是近几十年的问题, 很多方面都不够健全和完善。这一点必然导致电子文件安全保障问题方面相关经验的极度匮乏, 因此现有制定的一些法律和法规还极不成熟, 使得其中必然出现许多漏洞, 被不法分子钻空子。
(五) 电子文件管理专业人才匮乏
虽然电脑已经走进了平民百姓家, 现在家家户户都在享受着高科技所带来的便捷, 但是电子文件管理专业对于绝大多数人来说还是一个很新鲜的名词, 或许字面意思很好理解, 但是对于其中具体涉及的东西确实概念模糊。因此选择这个专业的学生是少之又少。没有量的累积就没有质的飞跃, 拥有过硬专业知识和丰富管理经验的电子文件管理专业人才必然就更加少。以此同时, 新兴专业本身底子薄弱, 之前的专业知识都是一片空白, 根本没有前人留下的经验可供借鉴和参考, 所有的知识都得靠现有人员的总结和创新, 学科的发展就会走得很辛苦, 也就制约了电子文件管理专业人才的发展。
四、针对电子文件管理与利用问题的对策
(一) 安全存储电子文件
安全地存储文件主要有两种方法, 一种是光盘保存, 一种是采用“双套制”, 保存电子文件的同时备份内容相同的纸质文件。众所周知, 对于重要的需要长期保存的文件, 一般禁用软磁盘作为电子文件存储的载体, 在条件允许时, 都会及时将软磁盘更换为光盘进行长期保存。光盘与磁盘相比, 光盘表面覆盖有保护层, 使用的是非接触式记录和信息读取方式, 不存在读取磨损, 所以盘片不易损坏, 因此使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。尽管它的标准不够完善, 但随着技术的发展, 相信在不久的将来, 光盘的技术会发展得更加完善。纸质文件便于长期永久保存, 而利用较不方便;电子文件便于利用, 但难于永久保存。鉴于这种局面, 两种载体文件会在一定时期内长期并存。普遍做法是, 即在保存电子文件的同时, 把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。两种载体文件并存特别要注意两种文件的一致性, 在电子文件著录、编号、签署、更改、更新时更应注意保证电子文件与纸质文件对应相符。
(二) 研发更好更有效的保密技术
从1970年开始, 先后有20多个国家作出了控制使用署名信息数据的规定, 要求对于行政文件中的署名数据在文件的目的达到后将数据销毁或除去姓名。但是这与保存社会记忆的要求背道而驰, 于是, 一些国家允许移交给档案馆的电子文件免于销毁或隐去姓名, 在档案法规定的年限中不向公民开放。 (4) 由此可见, 只是简单地对文件进行加密是得不偿失的做法。在这样的环境下, 当务之急就是研发更加好用更加有效的保密技术, 让知识可以最大化地共享以造福全人类的同时, 又能使文件权益所有者的权益不受到侵犯。
(三) 加强对原始记录数据的保存管理
在对原始记录数据的保存管理方面, 目前普遍的做法是使用“只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件, 确认其内容信息的原始性。归档前电子文件内容的原始性由归档人负责, 归档后的原始性由文件室负责, 为了分清责任, 最理想的办法是双方在不可更改的载体上签字, 而这种光盘的同一处刻录轨迹只能写入一次, 这就是“只写一次式光盘加背书”。也可以只读光盘、电子签名、数字水印、隐形条码、数字时间印章法等来确认电子文件内容信息的原始性。
(四) 完善相关的法律和机制
对电子文件管理相关法律和机制的制定, 中国人民大学档案学院的安小米、张宁、叶晗、杜雅楠等人在《国外电子文件管理机制及借鉴研究》一文中给出了很好的意见和建议 (具体参照 (二) 相关法律、法规、政策和标准中电子文件管理机制的特点一节) (5) 。将文件利用纳入国家法律体系以成立一个电子文件使用时可以参照的标准和体系, 同时成立相关的部门对其进行监督和监管, 是保护电子文件所有者隐私和权益以及尊严的主要办法。
(五) 加大对电子文件管理专业人才的培养力度
要做好电子文件管理专业人才的培养, 首先要从源头上抓起。在各个高校开设相关专业, 并加大招生力度, 吸引更多的人来报考电子文件管理专业是一个值得尝试的办法。其次, 加大现有培训力度, 采取走出去和引进来的双向方式, 开展电子计算机知识、数字信息技术的强化培训, 尽快解决电子档案管理人才紧缺的现状。同时多从国外引进先进的管理办法和经验也是刻不容缓的事情, 只有各个国家之间相互交流经验相互学习, 才能使电子文件管理得到质的飞跃。
注释
1檀民.电子文件的特点[J].科技档案 (探索与实践版) , 2008, 2.
2李盛红.试论电子文件管理存在的问题及对策[J].水利规划与设计 (科研与管理版) , 2004, 4.
3冯惠玲.电子文件利用的障碍与对策[J].档案学通讯, 1998, 5.
4冯惠玲.电子文件利用的障碍与对策[J].档案学通讯, 1998, 5.
5安小米, 张宁, 叶晗, 杜雅楠.国外电子文件管理机制及借鉴研究[J].档案学研究, 2008, 2.
电子文件管理利用 篇2
办公自动化、标准化、网络化日趋完善，政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，随着办公自动化和“无纸化办公”的普及，传统的纸质文件将逐渐被电子文件所替代，电子文件大量涌现。
然而电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。
面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
浅析电子文件的管理 篇3
关键词：电子文件；证据效力；管理
中图分类号：C94文献标识码：E文章编号：1006－0510(2008)12049－02
一、困难之一：电子文件应归属于何种证据形式?
电子文件要产生证据效力的首要条件是符合法定的证据形式，我国诉讼法列举了7种法定证据形式，每一种均有特定的内涵或本质特征，如书证是指以文字、符号、图画等所表达的思想内容来证明案件事实的书面文件或其他物品，物证是指以本身所具有的物质特征、存在方式证明诉讼案件真实情况的物品和物质痕迹。视听资料是指以连续、动态的声音或画面来证明案件事实的资料。
对于纸质文件来说，归属于何种证据形式显而易见。当以其包含的思想内容来证明案件事实时，该文件就是书证，如果是公务文书，则为公文性书证。当以其存在处所、外部特征作证明，则为物证。如一份单据，从其书写的字迹特征可以证实单据是准涂改，同时，从单据所写的内容可以查出贪污财务的数额，则该单据既是物证又是书证。
电子文件归属于何种证据形式，我国立法界、司法界与法学界尚未达成一致意见。比较典型的有4种：书证说，视听资料说，独立证据说，传统证据的演变说。
法学界对电子文件证据形式的争议，正反映了电子文件自身的复杂性与多样性。尽管如此，电子文件并不因此就丧失了自身的证据资格，学界的争议并不能阻碍司法实践的进程，因此机构对电子文件的管理切不可掉以轻心。文件、档案工作者应当突破传统的文件种类，将电子公文、电子合同、电子邮件、网页等机构在业务活动中生成的重要电子记录统统纳入到电子文件管理的视野中，它们均有可能在诉讼法庭上占据一席之地。我们期盼着法律界人士给电子文件的证据形式一个明确的说法，使有关机构可以根据不同种类证据的诉讼要求对电子文件加以妥善的保管。
二、困难之二：根据原件、原物优先规则，电子文件还有“原件”吗?
我国对证据的证据能力规定了原件、原物优先规则，即对于实物证据(即以实物形态为其表现形式的证据)，应当优先提交原件、原物。我国《民事诉讼法》第68条规定：“书证应当提交原件。物证应当提交原物。提交原件或者原物确有困难的，可以提交复制品、照片、副本、节录本。”与此相类似，在英、美法系国家，对证据的可采性制定了最佳证据规则，规定文字、录音或照片等的原始材料作为证据有优先权。
传统的“原件”是指信息首次固定其上的媒介物。它强调文件载体的原始性。这是因为传统载体形式的文件信息内容固着于载体上，载体的原始性确保了其信息内容的真实性，提交原件作证具有较高的可信度。然而电子文件的信息内容与载体的关系并不十分紧密，电子文件的信息内容可以存贮于计算机的cpu、内部存储器、外部存储器等多种存贮介质上，而且原始信息是二进制编码，无法直接被人识读，只有通过计算机屏幕或是打印机等方式输出才能被人识读，而这种电子文件的输出形式显然不是传统的“原件”。因此，按照传统的原件概念理解，电子文件在作证时不可能提交“原件”。将构成其证据能力的障碍之一。
各国都在努力探索电子文件在原件问题上的解决之道，从国际上和国外有关法律法规看，典型的做法有以下3种：对“原件”的扩大解释，功能等同法，置换“原件”法。
“原件”不仅是法学中一个重要的概念，也是档案学界经常提到的一个词。我们常说，档案区别于图书、情报资料的独有特性是原始记录性，很多档案往往只有一份，因此档案注重原本、原稿和孤本。然而在电子时代，电子文件突破了传统的“原件”概念，“原件”不再只有一份，文件、档案工作者保管“档案孤本”的自豪感不复存在，要立足于电子时代，体现自身的价值，应如何拓展职业职能呢?
当然，作为电子时代记忆的保管者，不可推卸的责任之一仍是确保“记忆”的原始性。从上述各国立法对“原件”的要求看，一般只要满足电子文件信息内容的完整性和可读性即可，加拿大提出的“电子记录系统的完整性”，也是为了确保“信息内容的完整性”。这为我国立法提供了很好的借鉴，法律上“原件”的要求必将为我们鉴定电子文件提供一个标准。此外，突破传统“原件”概念和借鉴加拿大的做法，对于那些具有短期保存价值的纸质档案的数字化图像，只要它能够准确地反映纸质档案内容，至少在诉讼时效期满(一般两年)后，完全可以将档案原件销毁，这样既可以减轻文件、档案工作者“双套制”保管的负担，节约库房空间，又可以大大促进档案的开发利用。这一点迫切需要得到我国立法的队可。
三、困难之三：根据非法证据排除规则，哪些情况下的电子文件是非法的?
非法证据排除规则即指不具有合法性的证据不得作为定案根据，主要是规范证据收集主体的行为和程序：《行政诉讼法》第三十三条规定，被告不得自行向原告和证人收集证据。《刑事诉讼法》第四十三条规定，严禁刑讯逼供和以威胁、引诱、欺骗以及其他非法的方法收集证据。
因电子文件的无形性、系统依赖性和信息共享性，使其在证据的收集上比传统的证据形式复杂得多，有学者认为，电子证据有以下4种情形应予以排除：一是通过窃录方式获得的，不予采纳；二是通过非法搜查、扣押方式获得的，情节严重的不予采纳；三是通过非核证程序得来的，在电子商务纠纷案件中不予采纳：四是通过非法软件得来的，在民事诉讼中一般不予采纳。可以看出，第一、二种情况，与传统证据形式的“非法排除”情况相同，后两种则是针对电子文件特定的生成方式而提出的，归根到底是由于后两种情况生成的电子证据不可靠。
传统的证据排除规则与文件、档案工作者的关系不大，然而电子文件是否合法，很大程度上取决于其生成方式，这与我们的职责密切相关。如果上述学者的观点将来被立法采纳，那么为防止电子文件在作证时被“非法排除”，电子文件的生成系统、管理系统均应符合一定的软件测评标准，取得软件评审合格证书，以确保是核证程序得来的电子文件。我国已出台了《档案管理软件测评标准》，却未出台《OA软件测评标准》和《电子文件管理系统软件测评标准》，这将不利于对电子文件作证时的合法性审查；系统还应达到一定的安全级别，采取各种安全防范措施。防止系统被非法入侵和电子文件被恶意修改。此外，从维护电子文件形成机构的利益出发，应制定电子文件的分级别利用制度。对不同秘密级别的电子文件设置不同的利用权限，以防公、检、法机关在收集电子证据时泄露了本单位的机密信息。
四、困难之四：电子文件的真实性应如何审查?
证据的真实性是决定其证明力大小的关键因素。纸质文件往往通过鉴定纸张上的字体、字迹、印章等判断其真伪，并有一
套专门的物证技术。这套物证技术在电子文件面前只有望“比特”兴叹了。如何审查电子文件的真实性呢?
从国际上对电子文件证明力评估因素的法律规定看，往往将电子文件的真实性分解为完整性要求和可靠性要求。
1、电子文件的完整性。包括两层含义：电子文件信息内容的完整性和电子文件所依赖的计算机系统的完整性。
2、电子文件的可靠性。主要包括：电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性、识别电子文件发端人办法的可靠性等。
电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性，主要审查电子文件是否是在正常的活动中按常规程序自动生成，或者是否在严格的控制下按照操作规程、采用可靠的操作方法进行的人工录入；传递、接收电子文件时所用的技术手段或方法是否科学、可靠，电子文件在传递的过程中是否采取了安全加密措施、是否未被非法截获；存贮电子文件的方法是否科学、存贮介质是否可靠，存贮电子文件的第三方是否公正、独立。所存贮的电子文件是否未被非法接触；收集电子文件作证的过程是否遵守了法律的有关规定等。
值得注意的是这里的真实性与档案学所讲的真实性概念不完全相同。前者是“法律真实”，即法官对电子证据是否符合案件事实的内心确信；后者是指“真实的历史记录”，即反映档案(包括电子文件)真实的形成过程和形成者的意图。正因为如此，以档案作为证据，可以增强法官的内心确信，使“法律真实”更加靠近客观事实，这也是法学追求的目标：在我国对证据的证明力规定了“效力优先”规则，其中有关于历史档案等的证明力一般高于其他书证、视听资料和证人证高的规定；这反映了我国司法界对历史档案具有较高的可信度；档案作证时的优势地位与我国档案部门的权威性和可靠的档案管理办法是分不开的。然而对电子文件的归档管理，我国还处于摸索阶段，档案部门要保持自身在电子时代权威性的地位，就必须加紧对电子文件管理的研究，通过出台一系列标准、制度来加强对电子文件的归档管理。
怎样确保电子文件的完整性、司靠性和可读性。以满足司法对电子文件真实性的审查，提高电子文件的证明力是电子文件管理中的重要课题。其中一个重要的措施是元数据管理，因为它已被法学界认可，是构成电子文件证据的一个重要组成部分。所谓元数据就是描述电子文件内容、结构、背景信息及对其管理的数据。如通过捕获结构元数据，可以了解电子文件的数据结构、软硬件环境等技术信息，以确保电子文件的可读性；通过捕获背景信息元数据，可以了解形成电子文件的业务活动信息，以确保电子文件是在正常的业务活动中记录和存贮的；通过捕获管理元数据，可以了解电子文件从生成、传递、存贮整个过程的管理状态，以确保对电子文件构成一个可靠的保管锁链。由于大部分元数据都是系统自动捕获的，因此是值得信赖的。
电子文件管理利用 篇4
关键词：电子文件,归档,管理
近几年随着国家加大对西部地区的投资力度, 西部各省的项目急骤增加。就我院近几年的项目进行比较, 2003年我院项目总数在300项左右, 现在每年项目在600项左右。与往年相比项目数量超了一倍。随之, 根据各行业的要求不同, 项目交付形式也发生了变化。更多的项目业主要求以电子文档的形式交付资料。这样在技术档案的管理中除了纸质档案的归档外, 还要求保存电子档案。纸质档案管理由于具有长期的管理经验, 而且, 具有成熟的管理办法, 在归档管理中不存在问题。电子档案的管理由于是新出现的一类档案形式, 如何管理?如何保存?是对档案工作者提出的一个新课题。我就此谈谈自己在我院的电子档案管理的一些认识和体会。
一、电子文件归档管理的几点对策
把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好, 并得到长期保存, 使人类活动真实历史记录在电子时代得以继续, 是所有档案工作者应尽的职责。如何提高电子文件归档管理水平, 我认为从以下几个方面入手:
(一) 提高认识, 重视电子文件的归档工作。
过去从事的档案管理是以纸质档案为主, 电子文件与纸质文件一样, 同样涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题, 与纸质文件具有同等作用。各级领导应把电子文件的归档提上议事日程, 重视、强化电子文件的归档管理。要提高人们对电子文件归档管理的意识。档案人员要加强对这方面专业知识的学习, 与有关技术人员和形成电子文件的部门加强联系, 提前介入, 按照归档的要求, 开展业务指导和协调, 协助制定有关制度, 保证电子文件的归档质量。
(二) 加强电子文件的收集积累工作。
电子文件的收集是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案, 其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件, 由于不具备正式文件的功能, 所以一般情况下可不保留。但是, 如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时, 或者从保留文件重要修改过程的信息来考虑, 则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件, 则应及时收集和整理, 并与其相应的纸质文件之间建立标识关系, 尤其是对无纸化系统生成的电子文件应该有更严格的措施。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或制成缩微品, 以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
(三) 突破难点, 实现纸质档案和电子档案“并轨”运行。
要加强电子文件归档管理的科研工作, 尽快解决电子文件和纸质文件“双轨制”保管问题, 可以设想在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”, 即将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共同存储在一张光盘上, 然后利用软件与数据库索引将二者结合起来, 以实现电子文件自动管理和检索。
(四) 加强电子文件安全防护工作。
首先, 要抓好信息存储载体制成材料问题, 严把电子文件制成材料质量关, 提高电子文件载体的保存寿命, 为电子文件的长期保存打下基础。二是保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。三是要保证计算机网络系统运行安全, 可设立查录限制使用文件权限和文件属性等, 这在一定范围内对服务器文件与数据提供保护。四是做好数据库备份工作, 保证信息安全。五是预防病毒, 防止网络系统遭受侵害。
(五) 加快电子文件管理人员的培养。
从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技能。因此, 培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来, 如熟悉电子计算机软硬件技术或数字信息技术, 接受过档案管理教育的专业人才, 此类人才经过短期专业培训就基本能够满足电子档案管理工作的需要。二是加大现有培训力度, 采取走出去和引进来的双向方式, 开展电子计算机知识、数字信息技术的强化培训, 尽快解决电子档案管理人才紧缺的现状。
二、电子文件的利用
档案的真正价值在于利用, 档案信息化的实现将为档案信息的充分利用提供有利的条件。
(一) 加强档案信息化建设, 为方便快捷服务创造条件。
1. 建立电子档案的管理制度, 实现电子档案标准化。
按照国家档案局制定的《电子文件归档与电子档案管理办法》统一管理, 以便使各类文件管理系统都能和档案管理系统通过接口紧密衔接进来, 以便将来电子目录进入档案部门后实现数据共享。
2. 在档案网络化条件下, 查询档案信息、利用档案内容的手段发生了根本变化。
利用者要运用信息技术手段和新的管理办法来实现有效的服务。
(二) 逐步实现档案信息网络化, 达到资源共享。
电子文件管理讲稿修改版 篇5
论
★课程的性质、目的和任务 性质：必修的重要专业课程。
目的和任务：通过本课程的学习，使学生了解电子文件和电子文件管理的一般理论，引导学生以完整的“电子文件观” 来理解、思考和把握电子文件及其管理问题，学会用对比的方法来分析和掌握电子文件与传统纸质文件的不同特点，以及与二者相适应的管理理论和管理模式，最终使学生达到系统地掌握电子文件管理的基本理论和实践方法。 ★教学方式、课程考核方法
教学方式： 讲授、案例、讨论
考核方式：闭卷考试
总学时数：64
学分：4 成绩评定：
总评成绩构成：平时考核（30）％；结课考核（70）％
平时成绩构成：考勤考纪（10）分；作业（15）分；课堂提问（5）分
★教材及参考资料 建议教材：
《电子文件管理基础教程》丁海斌、卞昭玲主编，辽宁大学出版社，2011.9 参考资料： 1．《电子文件管理教程》，冯惠玲主编，中国人民大学出版社，2001年版 2．《电子文件管理理论与实践》，刘家真主编，科学出版社，2003年版 3．《拯救数字信息—数据安全存储与读取策略研究》，刘家真等著，科学出版社，2004年版 4．《电子文件管理学》，金波、丁华东编著，上海大学出版社，2010年版 5．《电子证据―当代机构文件管理战略》，戴维•比尔曼著，中国人大出版社，2000年版
一、档案技术工具的演进
档案技术工具，主要包括档案物质载体工具、档案信息记录符号工具、档案信息传播工具等。
档案物质载体工具：
甲骨、青铜、竹木简、纸张、胶片、磁盘、光盘等
档案信息记录符号工具：口口相传、图画、文字、数码
档案信息传播工具：网络、书籍等
（一）无技术工具时代暨无档案时代
口语时代：口头语言所创造的“语义世界”是非固化的，它的记录与传播方式是从人体到人体。这种记录与传播方式具有即时性、狭窄性、不准确性。同样也没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。
示现时代：信息管理与传播的无物质工具时代，是指人们面对面传递信息时代，也就是人类的无档案时代。示现时代使用的信息媒介是示现媒介，示现媒介主要指人类的口语，也包括表情、动作、眼神等非语言符号（即身体语言），它们是由人体的感观或器官本身来执行功能的媒介系统，没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。
（二）单一再现技术工具时代
单一再现技术工具时代的信息记录与传播工具包括文字、印刷、摄影及相关载体等。其基本特点如下：
其所采用的基本档案载体的单一性比较强。
记录手段也具有单一性。 在这一类系统中，信息记录与信息接收所面对的是单一层次的技术工具，其操作模式是：人→工具→人。
文件与档案产生于人类野蛮时代向文明时代过渡阶段，必须具备以下三个条件：
随着农业种植技术的产生，人类逐渐从食不饱腹到产生剩余产品，使人们有时间从事单纯的为获取食物进行的生产活动之外的其他活动，特别是精神的知识的保存与生产活动。
人类必须发明通用性、形式化的信息表现技术——书面记录符号，如地图、文字等。
人类必须掌握简单的文献载体加工技术，如纸草、甲骨等。
1.手抄时期的档案工作
(1)概况：
在文字产生之后、印刷术产生之前（公元前3000年至约公元1045年），档案文献记录经历了一个手抄时期。手抄档案效率低、规模小、成本高。
(2)粗载体阶段是手抄时代的主体阶段
其特点：
第一，由于工艺技术水平有限，档案所使用的载体只是经过初步加工的自然物，如甲骨、纸草、简牍、金石等。
第二，由于手抄档案效率低，当时的文档工作机构相对比较庞大。
第三，文件、档案的产生、保管和利用的范围很窄，主要局限于王室范围内。
第四，这一时期开始有了专门的档案库房和初级的档案管理。
第五，手抄时期，档案作为原始文献始终占据书面信息记录的主导地位。
(3)手抄时代档案文献的主导地位主要表现在：
首先，文件和档案的产生有利于人们对知识和经验的积累，对文明发展起到了重要的基础作用。
其次，作为一种书面传播工具，文件和档案对社会发展起着重要的知识传播作用。
2.印刷时代的档案工作
(1)概况：
印刷术发明之后，人类掌握了对文献型信息进行批量生产的能力。纸张和印刷术的广泛使用，使档案工作产生一些新特点： 促进了档案数量的增长。
促使人们具有了专业的档案架阁库的概念。 促使人们对档案分类属性和管理方法的研究。 促使人们建立专门的专业教育系统。
(2)印刷时代档案文献的地位：
首先，档案传播知识主角的地位逐渐让位于图书。
纸张特别是印刷术发明之后，由于图书、杂志等出版物在数量上可大量重复，所承载的知识体系较完整、综合，其作用尤其是传播知识、宣传教育等方面的作用逐渐突出。
其次，在纸张时代，档案扮演的社会角色主要是社会记忆、国家与社会管理工具的角色。
总之，印刷术发明之后，档案的凭证价值是其价值的主要方面，其情报（参考）价值是次要方面。
（三）迭加技术工具时代
迭加技术工具时代，亦称机器时代，这些机器包括电信、电话、唱片、电影、广播、电视、计算机网络系统等等。在微观意义上，机器时代主要指计算机时代。其基本特点：
1.信息记录与传播依赖于机器。
2.在绘画、文字、声像等记录工具之上，又有了迭加工具数字，且数字化实现了传统工具的集合－－多媒体。
3.载体可以有多种选择，可以是磁性载体，也可以是光学性载体。
迭加技术给档案和档案工作带来的变化：
1.档案自身存在形态发生根本性变化。纸质档案时代，档案是半虚拟化的。电子档案时代，数字化、电子化使档案存在形态完全虚拟化－－符号与载体都是虚拟化的。
2.档案管理实现了从物理管理为主向逻辑管理为主的转变。
3.文档一体化与数字档案资源全球化。
4.档案工作由边缘回到核心。
二、信息技术的发展对档案工作的影响
1、计算机在档案管理中的广泛应用，改变着人们管理档案的方式和手段。
2、为档案工作提供了新的管理对象------电子文件
3、对档案学理论提出新的挑战
（1）一些基本概念失去了传统的内涵
（2）档案学的一些基本理论和原则需要重新认识
（3）电子文件的管理理论、方法和管理体制需要全面建立
（4）随着电子文件与档案理论研究的深入，档案学者提出了一些新的理论观点。
三、创建电子文件管理学的必要性和可行性
（一）建立电子文件管理学的必要性
1、是档案学专业人才培养的时代要求
2、保护电子记忆，是档案工作的历史使命
3、是档案学理论和学科建设的内在需要
（二）建立电子文件管理学的可行性
1、有大量的电子文件管理研究文献和较为成熟的理论为基础
2、有我国电子文件管理实践的支持
3、可以借鉴国际上相关的管理理论、经验和方法
四、电子文件管理学的研究对象和任务
（一）电子文件管理学的研究对象
电子文件和电子文件管理
（二）电子文件管理学研究的任务
在研究电子文件的形成、特点和价值的基础上，依据和利用现代信息技术环境，总结电子文件管理工作实践经验，探索电子文件管理规律，建立电子文件管理的基本理论和基本方法，建构电子文件管理学理论体系，指导电子文件管理工作实践，从而保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性，最大限度地发挥电子文件的作用。
五、电子文件管理学的学科性质
1、电子文件管理学是档案学的一门分支学科
2、电子文件管理学是一门综合性学科
3、电子文件管理学属于应用学科，具有较强的实践性
六、电子文件管理学的研究方法
1、马克思主义唯物辩证法是电子文件管理学研究的方法论准则
2、继承与创新相结合的方法
3、吸收、借鉴科学研究的一般方法
4、引进移植的方法 思考与练习题：
1.名词：档案技术工具
2.论述档案技术工具的演进及其对档案工作的影响
3.分析档案载体演变的历史过程 第一章 电子文件概述
第一节 电子文件的形成
*
一、无纸时代的历史必然性 *
1、“无纸时代”的概念 *
2、“无纸时代”到来的必然性依据
*
3、“无纸时代”到来是一个过程，并需要有一个 判断标准
* 无纸时代：是指在我们的现实工作与生活中，纸张已不再是我们的书写工具，取而代之的是计算机、网络、磁载体和光载体等基本工具。* 历史上记录方式的变革大约经历了四个阶段： * 第一阶段：原始材料的直接利用阶段。* 第二阶段：原始材料的粗加工阶段。* 第三阶段：纸质文件阶段。* 第四阶段：电子文件阶段。*
二、电子文件的发展历程
* 电子文件发展要经历四个阶段： * 第一阶段：过程阶段。
* 第二阶段：辅助性电子文件阶段。* 第三阶段：电子文件阶段。* 第四阶段：无纸阶段。*
三、电子文件生成途径
* 目前，电子文件的生成途径主要有两种：直接生成和模数转换。直接生成的电子文件称为原生性电子文件，经过模数转换生成的电子文件称为再生性电子文件。*
（一）直接生成
* 是指文件初次形成即直接在各种数字技术环境中以数字形态产生，或通过各种数字技术设备直接对各种事物的特征、声音和图像等多媒体信息接收、采集而成。*
1、办公自动化 * 办公自动化（Office Automation,简称OA）是指对办公信息进行自动操作（如文字处理、文档管理）的数据处理系统。它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人—机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。
OA在我国自20世纪70年代开始发展，到20世纪90年代中期大致经历了三个阶段：
第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；以单机为主、以实现个人事务处理为目的。
第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；
第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。* 一般OA系统的基本模块 *（1）工作流处理
*
利用计算机技术将手工作业程序计算机化，包括系统设备、工作流程设计、工作流监控。生成的电子文件包括在设计、维护、监控过程中的各类记录。*（2）收文管理
* 包括收文登记、拟办、图像及文本自动传阅、分发批办、接收清退、检索利用等。生成的电子文件包括所收文件、登记信息、拟办批办意见、传阅信息、利用登记等。
*（3）发文管理
（4）办件管理*
（5）会议管理
（6）视频会议 *（7）领导办公
（8）公共信息栏*
（9）电子论坛
（10）电子邮件 *（11）自动传真
（12）个人事务处理*（13）文档管理
（14）系统配置 *（15）个人工作台
（16）人事档案管理 *
案例1
案例2 *(2)数码相机
Digital Camera(DC)，是一种利用电子传感器把光学影像转换成电子数据的照相机。• 数码相机广泛应用于各个领域：印刷业、医疗卫生、建筑监理、保险备案、军事侦察、广告、日常生活等
*(3)集成制造系统（CIMS）—— Computer integrated manufacturing system * CIMS是通过计算机硬软件。并综合运用现代管理技术、制造技术、信息技术、自动化技术、系统工程技术。将企业生产全部过程中有关的人、技术、经营管理三要素及其信息与物流有机集成并优化运行的复杂的大系统。
其核心内容主要由三部分组成：计算机辅助设计、制造与产品数据管理（CAD/CAM/PDM）
* CAD(Computer Aided Design): * 利用计算机及其图形设备帮助设计人员进行设计工作。在工程和产品设计中，计算机可以帮助设计人员担负计算、信息存储和制图等项工作。* CAM(computer Aided Manufacturing）：
*（计算机辅助制造)的核心是计算机数值控制（简称数控），是将计算机应用于制造生产过程的过程或系统。
* PDM（Product Data Management）产品数据管理
* PDM是一门用来管理所有与产品相关信息（包括零件信息、配置、文档、CAD文件、结构、权限信息等）和所有与产品相关过程（包括过程定义和管理）的技术。*(4)遥感技术
* 遥感是指非接触的，远距离的探测技术。一般指运用传感器/遥感器对物体的电磁波的辐射、反射特性的探测，并根据其特性对物体的性质、特征和状态进行分析的理论、方法和应用的科学技术。
* 遥感技术广泛用于军事侦察、导弹预警、军事测绘、海洋监 视、气象观测和互剂侦检等。在民用方面,遥感技术广泛用于地球资源普查、植被分类、土地利用规划、农作物病虫害和作物产量调查、环境污染监测、海洋研制、地震监测等方面。
*（5）地理信息系统（Geographic Information System, 简称 GIS）
*
地理信息系统广泛应用于资源调查、环境评估、灾害预测、国土管理、城市规划、邮电通讯、交通运输、军事公安、水利电力、公共设施管理、农林牧业、统计、商业金融等几乎所有领域。
*(6)卫星系统
* 人造卫星通常指环绕地球飞行的无人航天器。“九五”以来，我国先后成功发射气象卫星、通信广播卫星、资源卫星、“北斗”导航卫星等多种类型的卫星。*(二)模数转换
* 模数转换是指将模拟信息转换成数字信息，以便计算机处理的过程。
* 模拟信号指用连续变化的物理量表示的信息。其信号的幅度、频率或相位随时间做连续变化，如传统广播电视的声音或图像信号。
*
数字信号是人为地抽象出来的在时间上不连续的信号，如一系列断续变化的电压脉冲、光脉冲等。
* 进行模数转换需要利用一定的输入设备和技术，主要包括：
*
1、键盘
2、笔绘版
3、手写字
4、语音输入和声控
5、扫描仪
6、条码技术
*
四、电子文件来源途径
*
（一）电子政务【中国电子政务网：http://
作业：通过搜索引擎查找几个电子商务网站，并从中选择一个，分析它在进行商务活动中可能产生的电子文件及其类型。第三节
电子文件的特点和作用 *
一、电子文件的特点
*
（一）信息的非人工直接识读性 *
1.人与信息之间关系发展的三个阶段
第一阶段，口口相传
第二阶段，人—信息工具—人
第三阶段，人—工具—工具之工具—人
★2.科学地客观得认识“非人工直接识读性”
思考： 一份数字文件的读者是程序。——杰夫•罗森伯格 *
（二）对计算机系统的依赖性 * 依赖的两层含义：
一是文件管理活动必须借助于计算机系统才能实现。这是电子文件永恒的特点。
二是计算机系统的不兼容问题。这一问题随着电子计算机技术的发展将逐渐得到解决。* 电子文件的系统依赖性在近期有碍于它的使用和发展，但从发展的眼光看，是实现自动化管理的必要条件，是电子文件先进性的表现之一。*
（三）信息与特定记录载体之间的可分离性
* 信息不再具有固定的物理位置，也不再对特定记录载体“从一而终”，可以根据需要随时扩展、缩小或改变存储空间，在不同存储介质之间转换。*
（四）信息存储的高密度性
电子文件信息的存储密度大大高于以往各种信息存储介质。而且，随着计算机技术的不断进步，电子介质的存储密度还在以难以想象的高速度继续加大。把一个档案馆的全部档案、一个机关的去文件放在一张光盘里，已不再是神话。*
（五）多种信息媒体的集成性
* 电子文件是多媒体的，是立体的，是一种全方位的记忆和再现，实现了文件功能的革命性变化。
* “多媒体即是本质上互动的媒体”。用户可以与计算机上的“多媒体文件”发生互动，有了更大的参与性和选择性。这无疑是电子文件在表现功能和输出功能两个方面实现了巨大的飞跃。
*
（六）文件形成与更改的可操作性 *
1.“随心所欲”的文件制作与利用 *
2.可变性可能带来的负面影响
电子文件的可操作性有时会表现为可变性。这种可变性会使人们对电子文件的真实性产生怀疑，怀疑它具有某种与文件和档案属性不符的特点。在办公自动化系统中，这种可变性往往被设定的固定程序所预防，一般不易发生。*
讨论：信息与载体的可分离性
*
传统纸质文件时代，文件信息也可以通过手抄或复制等方式，使其脱离原载体，进行信息转移、传播，这是否也属于信息与载体的可分离性？ *
讨论：电子文件的虚拟性
《汉语大词典》中“虚拟”的含义主要是“虚构”、“设想”； “非物质的”、“非实体的”
陈志良：广义的虚拟是指规则文明或符号文明，是人类对各种规则的合成、选择及其演化。
狭义的虚拟是指当代的数字化的表达方式和构成方式、实践方式和创造方式。
*
二、电子文件的作用
*
（一）可以改变办公方式、提高办公效率*
（二）有利于文档一体化的实现 *(三)可以充分发挥信息资源共享的优势*(四)电子文件能集成多元化信息 * 第四节
电子文件的形成规律和生命周期 *
一、电子文件形成规律
* 指电子文件从制作到生成的过程中所表现出来的种种内在规律性。作为电子文件管理方法的一句，电子文件形成规律的研究具有十分重要的意义。* 1.电子文件的形成与业务活动的开展同步进行 * 2.电子文件的形成依赖于系统 * 3.电子文件信息形成与存储分散化 * 4.数据类型与文件格式多样化 * 5.电子文件信息生成的动态性 *
二、电子文件生命周期
*
（一）国际档案理事会对电子文件生命周期阶段的划分 *
概念阶段*
产生阶段*
维护阶段 *
（二）何嘉荪对电子文件运动阶段的阐释
* 第一阶段：文件的孕育形成阶段* 第二阶段：文件的现实使用阶段
* 第三阶段：文件的暂时保存阶段* 第四阶段：文件的保存阶段或历史阶段
（三）佛兰克•厄普沃德的“循环周期论”
* “往复运动于生成到处置的连续体中的一个过程”。*
三、文件连续体理论
* 20世纪80年代，澳大利亚档案学者提出的一种新型文件管理理论或概念模型 阅读资料：
1.文件连续体理论的借鉴与反思，吴品才，档案学通讯，2009（6）
2.文件生命周期理论与文件连续体理论关系研究述评，朱慧钰，北京档案，2006（1）* 第五节
电子文件的原始性与法律证据性 *
一、电子文件的原始性 *
（一）传统文件的原始性
*
（二）电子文件原始性认定的困难 *
（三）重新界定“原始性”
*
（四）国外对电子文件原始性（或原件）问题的确认方法
阅读资料：电子文件原始性的认定与维护 : http:///view.asp?id=865 讨论：电子文件是否具有法律证据性 *
二、电子文件的法律证据性 * ＠电子文件的法律证据效力
* 法律证据效力：指一种证据它是否具有证据价值，是否被法律认可，以及它在作为法律证据使用时证明力度的大小等一系列的问题。* 1.电子文件法律证据价值 *
体现：（1）电子文件具有凭证作用*
（2）电子文件具有人可读形式 *
（3）电子文件具有多种信息媒体集成性 * 2.电子文件的证据能力
* 证据能力：又称证据的可采性，是指证据资料在法律上允许其作为证据的资格。*（1）世界各国关于电子文件证据能力的规定 * ①证据规则模式
* 一般不具体规定哪种形式的证据资料可以为法律所接受，而是靠确立一系列的证据规则来确定证据的可采性。* A：传闻证据排除规则
* 英美法系国家所确立的一项证据规则，是指传闻证据不具有证据可采性，在法院审判中不能作为证据使用
* B：最佳证据规则 * 英美法系国家的一条重要证据规则，指只有文书的原件才能作为证明文件内容的证据被采纳。
* ②自由证据模式
* 大陆法系国家通常不对证据的可采性问题做硬性规定，而是允许自由提出所有与案件有关的证据材料，而不论其表现形式如何。* ③证据清单模式
* 一般是开立一份关于可接受的证据的清单,如果某一证据材料可划归为证据清单中的某类证据，它就具有证据能力。
（2）我国法律关于电子文件证据能力的规定
散见于三大诉讼法之中
（3）国际组织关于电子文件证据能力的规定
国际商会、联合国国际贸易法委员会 *
3.电子文件的证明力
*（1）电子文件具有证明力的基本条件
* A.电子文件必须具备证据客观性* B.电子文件必须具备证据关联性 * C.电子文件必须具备证据合法性 *(2)保证电子文件证明力的基本措施
* A.保证所输入数据的来源及将文件转换成机读格式的过程是真实的。* B.保证电子文件形成、管理的系统具有可靠性 * C.应将文件的毁坏、非故意或恶意修改文件的事故，控制到最小程度，并提供发现机制。* D.电子文件必须保留背景文件。
* E.保证电子文件证据的收集程序符合法律规定 * ＠电子文件管理与版权保护
*
（一）电子文件管理中的版权认定与保护 *
1、电子文件管理中的版权认定
* 版权又称著作权：是指作者及其他版权人对文学、艺术、科学作品依法享有的各项专有权利。版权认定包括三方面内容：
* A：客体认定：认定哪些电子文件受版权保护 * B：主体认定：认定谁拥有这些电子文件版权 * C：权利内容认定：认定版权人具体享有哪些权利 *（1）电子文件作品的认定 * 实质要件：
* ①作品的独创性：指作品由作者独立构思而成的，作品表现形式或内容完全不是或者基本上不是同他人的作品相同，即不是抄袭、剽窃、篡改他人的作品。* ②具有固定性和可复制性
* ③具有合法性：内容合法 * 形式要件
* ①表现形式： 传统作品的数字化形式；
新型的电子作品 * ②时间形式： 著作人身权的保护期*
著作财产权的保护期 *（2）电子作品版权权属的认定 * ①版权主体的种类：* 创作作品的公民* 法人和非法人组织 * ②特殊电子作品版权归属：* 职务电子作品* 电子数据库作品* 计算机软件 *（3）电子作品版权权利内容的认定
* ①发表权:决定作品是否公之于众的权利。
* ②署名权：表明作者身份，在作品上署名的权利 * ③复制权：以印刷、复印、拓印、录音、录像、翻录、翻拍等方式将作品制作一份或多份的权利
* ④信息网络传播权：以有线或无线方式向公众提供作品，使公众可以在其个人选定的时间和地点获得作品的权利。
* ⑤摄制权：以摄制电影或者类似摄制电影的方法将作品固定在载体上的权利。*
2、电子文件管理中的版权保护 *（1）对他人版权的保护
* A：直接与版权人签订著作权许可使用合同 * B：通过版权集体管理组织获得权利许可 *（2）对自己版权的保护
* A：对作品采取技术保护措施* B：在电子作品中加入版权管理信息 * C：依法提起诉讼，维护自身合法权益
*
（二）网络环境下电子文件管理涉及的版权问题 *
1、网页内容的版权问题 *
2、网络链接的版权问题
* 1）链接的分类* 2）链接的版权问题 * ＠电子文件管理与隐私权保护 *
（一）个人资料与隐私权法律保护
* 隐私权：是指个人信息不被非法获悉和公开、个人生活不受外界非法侵扰、个人私事的决定不受干涉的一项独立的人格权。
* 个人资料：国外法律中使用的一个法律术语。是公民个人隐私信息主要的外在表现形式。
*
（二）电子文件管理中侵犯公民隐私权的行为 *
1、不合理的收集个人资料
*
2、对个人资料不合理的利用 *
3、对个人资料质量的侵害
*
4、对个人资料安全的侵害 *
（三）电子文件管理中公民隐私权的保护 *
1、个人资料收集行为的依据
*
2、个人资料收集的过程 *
3、个人资料的持有
*
4、个人资料的披露和公开 双语教学词汇
* OA 办公自动化*
CAD 计算机辅助设计*
CAM计算机辅助制造
* E-Government 电子政府
E-GOV
电子政务
Electronic records 电子文件
*
Digital text 数字文本* Digital graphic 数字图形
Digital image 数字影像
Digital voice 数字语音
*Digital video 数字视频 * Life cycle of electronic records 电子文件生命周期
The Records Continuum 文件连续体 思考与练习题：
名词：电子文件
文件连续体理论
电子文件生命周期
系统依赖性 电子文件法律证据效力
电子文件的证据能力
电子文件的证明力 1.分析电子文件的生成途径和来源途径。2.你认为哪些技术环境可以生成电子文件？ 3.为什么要对电子文件进行不同的分类？ 4.如何理解“无纸时代”？
5.简述电子文件的发展历程
6.什么是电子文？如何理解电子文件的基本特征？ 7.如何理解电子文件是由内容、结构和背景信息组成的？结合具体类型电子文件进行分析？ 8.你对电子文件的哪种特点感受最深？请结合个人实际谈一谈。
9.结合电子文件管理中所遇到的问题，谈谈对文件连续体理论的认识。10.如何保证电子文件的证明力? 第二章 电子文件管理 第一节电子文件管理内容
一、电子文件管理的基本内容
（一）电子文件的微观管理
电子文件的微观管理指文件和档案管理人员以电子文件为客体对象，运用一定的技术、方法对其加以组织和控制，形成有序、系统的电子文件信息资源，维护电子文件信息的真实性、完整性、有效性，并向社会提供利用服务。
电子文件的微观管理的环节与传统文件、档案的不同： 1.顺序上的不同 2.内容和形式的不同 3.技术上的不同
（二）电子文件的宏观管理
指文件和档案的行政与业务管理部门以电子文件管理为客体对象，运用法律法规、制度办法、规划标准等对电子文件管理工作中的组织和人员加以指导和控制，并提供相应的技术和条件支持，以形成有效地运作机制和管理机制，使电子文件微观管理工作规范化和制度化，确保电子文件完整保存的历史责任得以实现。 1.电子文件宏观管理原则
1）应纳入国家档案事业管理体系之中 2）要有超前性和预见性
3）应兼及电子文件和电子档案两个阶段，贯彻文档一体化原则 2.电子文件管理规划
是指以可靠的文件档案管理理论及其实践经验为基础，运用专业管理、行政管理和财务管理等相关管理方法与手段，制定电子文件管理目标、任务和实施方案，保证电子文件管理质量，提高电子文件管理效率，为电子文件形成者、用户和社会提供服务。包括国家层面至机构层面不同层次的规划
1）戴维∙比尔曼的电子文件管理规划思想 管理目标——为机构的职能活动提供证据 战略重点——应用系统 实施策略——系统管理
管理对象——文件内容和背景信息 工作方法——文件著录 智力投资——人员培训 倡导电子文件文化
2）我国电子文件管理规划
我国至今未制定一部完整的、单项的电子文件管理规划，但在许多政策性、计划性文件中，充分考虑到对电子文件管理的发展和规划问题。
如2006年颁布的《档案事业发展“十一五”规划》其中之一是：进一步加强档案信息化建设，促进档案信息资源共享。 3.电子文件管理的法制化建设 1）必要性
是档案工作法制建设的需要
是新技术条件下电子文件管理工作理论与实践发展的需要 是档案工作现代化管理、档案事业进一步发展的需要 2）我国电子文件管理法制建设存在的问题 电子文件法律地位迟迟不能确立
电子文件宏观管理不够，工作体系不明确 人员经费和技术条件的限制
二、电子文件管理流程
（一）电子文件管理环节总况 新增环节：
1.参与电子文件的形成
2.建立电子文件信息数据库 3.电子文件长期保存
（一）电子文件管理流程的变化 1.时间上的变化——提前和延长 2.内容上的变化——复杂化、集成化 3.顺序上的变化——有串行向并行发展 阅读资料：刘越男《电子文件管理流程的变化及其引发的思考》，《中国档案》，2002（9），41－44页
（三）电子文件管理“业务流程重组” 阅读资料：
1.王晓坤等《试论电子文件管理流程的变化及重组》，《山东档案》，2004（1） 2.周毅《信息技术运用与文件管理流程的重组》，《档案学通讯》，2001（1）第二节 电子文件管理的指导思想和原则
一、电子文件管理的指导思想
（一）辩证唯物主义是电子文件管理的根本指导思想
（二）电子文件与传统文件管理共存与互动的思想
（三）注意防止两种倾向
二、电子文件管理的目标
管理目标是确定管理原则、管理方法和管理行为的基础，电子文件管理与纸质文件管理的目标有许多共同之处，由于电子文件自身的特点，其管理有一些特定的取向。
（一）电子文件的真实性
是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。
文件的真实性表现：
1.文件在产生过程中的真实，即某一份文件客观反映和真实记录了机构业务活动。
2.文件在产生之后的真实，表现为在整个生命周期里未被更改，仍然保持其在产生时的本来面貌
真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反映历史面貌，得以作为社会记忆长久保存的前提。
保证电子文件真实性困难的原因：
一是电子文件信息的易更改性；
二是电子文件信息的软硬件依赖性 阅读资料：【加】露西安娜∙杜兰蒂《如何长期保证电子文件的真实性？》中国档案，2000（3）
（二）电子文件的完整性
是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等没有缺损。
电子文件的完整性包括两方面的含义：
一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；（对一般文件管理的要求）
二是每一份电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等没有缺损。（对电子文件的特殊要求）
电子文件构成要素
载体
medium 承载信息、具有实体形态的介质 内容
content 文件记载的信息。
物理和智能格式physical form & intellectual form 物理格式指决定文件外观及存储状况的一组属性。
智力格式指表示文件生成活动、文件编制及管理背景的所有属性 活动
action 签发文件的活动等，即以文件为手段，创建、维护、改变、结束某项工作的行为。人员
persons 利用文件开展工作的人或团体
档案链 archival bond 同一业务活动所形成的所有文件之间的联系 背景
context 文件产生的司法、行政、业务活动以及技术环境等
（三）电子文件的有效性
是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可读性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
有效性保障的目的是使文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、技术迁移、设备更新等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并加以利用。（可读性）
思考：造成电子文件不可识读的原因？
（四）促进工作效率的提高
电子文件是在各种社会活动中产生的，其基本职能是支持各种职能活动的开展。因此电子文件管理应以提高工作效率为目标。
（五）方便查询和利用
查询和利用的过程是实现电子文件信息价值的过程。
具体目标：
1.广泛，即拓宽利用范围
2.高质，对相关内容深度整理和挖掘
3.及时，在第一时间实时提供利用
4.合理，保护信息安全
三、电子文件管理的基本原则
为了在复杂多样的电子文件生成、运行环境中选择和实施有效的管理，全面实现其管理目标，必须遵循一定的管理原则。
（一）全程管理原则
根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理与监控。
电子文件全程管理的深刻涵义：
1.是一种全面的管理 2.是一种系统的管理 3.是一种过程管理
（二）前端控制原则
指针对电子文件的管理，从文件形成之时甚至形成之前（即电子文件管理系统设计阶段）一直到归档整个过程给予全盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。
其内涵包括两个方面：
1.整体规划
2.业务环节提前
前端控制原则是现代文件、档案管理理念的重要内容，其必要性主要体现在以下两个方面：
第一，前端控制是确保电子文件真实可靠、完整完全、长期可读的有效策略。
第二，前端控制是优化管理功能，高管理效率的科学理念。
（三）动态管理原则
是指对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证管理目标的实现。
第三节 电子文件的管理模式
一、机构内部电子文件管理模式
由于职能领域、电子文件种类和内容的差异，不同机构电子文件的具体管理模式不尽相同。 应注意的问题：
1.对电子文件实行统一管理
《电子文件归档与管理规范》规定：文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
2.实行文件档案一体化管理
电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电子文件生命周期全部管理活动的电子文件管理系统。
二、档案馆电子文件的管理模式
1.分布式保管模式
是指政府机构以及各种社会组织产生的电子文件不集中在各级档案馆保存，而采取分布式管理方法，将其保存在产生这些文件的机构内，由档案馆对电子文件信息加以控制，并对其保管加以指导。
实践这种方案的国家有澳大利亚、德国、俄罗斯等。
2.集中式保管模式
是指将具有永久价值的电子文件传送到档案馆集中保存，即对电子文件实体和信息实行双重控制。
实践这种方案的国家有美国、英国、瑞士、法国等一些国家。
实行集中保管是基于以下方面考虑：
1.电子文件生成机关不具有保管电子文件的法律责任，容易造成电子文件的损毁。 2.从文件生命周期理论来说，电子文件理应由档案馆集中管理。
3.从组织机构和人员的稳定性来说，形成机关分别管理会影响到档案管理长期政策的制定。
三、国家电子文件管理体制
集中统一的档案管理体制。就是全国档案工作实行统一领导、分级管理的体制。其具体内容主要包括三个方面：
1.国家电子文件与电子档案也应该按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理。
注意以下三方面的问题：
（1）电子文件与电子档案“由谁来管”的问题。
（2）电子文件与电子档案“怎样集中”保管的问题。
（3）文档一体化的问题。
2.全国电子档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理。
所谓统一管理，是指国家档案行政管理机关主管全国电子文件与电子档案工作，对全国档案电子文件与电子档案工作实施全面规划和统筹安排，制定统一的法规和业务标准，提出统一的方针政策，进行业务指导和监督。
所谓分级管理，指县级以上各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的电子文件与电子档案工作，可按照国家有关电子文件与电子档案工作的统一规定和要求，结合本地区的情况，制定本地区的电子文件与电子档案工作规划、制度和办法，并对本地区内机关、团体、企业、事业单位和其他组织的电子文件与电子档案工作实行指导和监督。
所谓分专业管理，是指中央各专业主管机关在国家档案行政管理机关的知道下，针对本专业系统的特点，制定本专业系统电子文件与电子档案工作的规划、制度和办法，对本系统的电子文件与电子档案工作进行指导和监督，保证国家有关电子文件与电子档案工作的方针政策在本专业系统的贯彻和执行。
3.对党政电子文件工作实行统一管理。
四、机构内部电子文件的管理体制
（一）机构内部电子文件管理的组织体制
由于电子文件产生时间较短，目前社会上对“电子文件保管者”问题还没有形成统一的明确的认识和规定。目前，在电子文件保管者问题上有三种情况：由文件形成部门保管；由计算机站、信息中心等专业技术机构保管；由档案部门保管。
（二）机构内部电子文档管理的技术机制
从技术形态上看，目前在基层单位存在着单机管理与网络管理两种基本形态。阅读资料：
1.后保管模式的理论与实践，赵彦昌，湖北档案，2007（7）
2.档案学的想象力——评特里·库克的后保管模式，汤黎华，山西档案，2011（1）阅读资料：刘宏伟：《“双套制”与“双轨制”对电子文件管理的影响》档案管理2011（5）
第四节
电子文件管理现状
一、电子文件工作在我国发展的现状
（一）大部分单位进入电子文件工作的第一、第二阶段
现阶段实行双套制的机关的做法：
1、归档纸质文件，电子文件由形成者自行处置。
2、将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件获得“档案”身份，电子文件则成为“资料”。
3、将两种文件双双归档，形成两种介质和两种档案。
双套制的成因大体有两种情况：
一是将生成的电子文件转换成纸质文件，用以“生效”、“凭证”，履行文件功能有仅仅是用于保存。
二是为现有的一些纸质档案制作数字化副本，主要目的在于改进利用和完善保护。
讨论：电子文件双套制与双轨制的关系
（二）少数行业进入第三阶段
我国有些行业，如金融、对外贸易、税务等，已经部分地进入了电子文件工作发展的第三阶段。由于国内相关的部门与行业为了与其接轨，在电子文件工作上，发展步伐快于其他行业。
二、档案界等的努力与进展 1.国外的工作与进展 2.国内的工作与进展
三、目前电子文件工作发展中存在的主要问题 1.思想意识与知识准备 2.法规与制度建设 3.管理模式的转化 4.技术问题
5.亟需解决的一些具体业务问题 第五节 电子文件管理系统
一、电子文件管理系统的含义
宏观层次的电子文件管理系统（Electronic Records Keeping System），是以保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的技术设备、管理、法律、标准、人员等所有相关因素组成的信息系统; 中观层次的电子文件管理系统是指与电子文件管理相关的计算机软、硬件系统；
微观层次的电子文件管理系统是电子文件管理系统的软件系统,它由一组软件程序组成,共同对机构产生的电子文件进行管理。
二、开发电子文件管理系统的必要性
1.电子文件管理系统是电子文件的生存环境。
2.良好的电子文件管理系统能够确保机构职能活动的顺利开展，并提供机构职能活动的证据。
3.电子文件管理系统是具有行政有效性和法律证据性文件的“聚集地”，在为机构提供业务活动的证据过程中发挥着至关重要的作用。
三、电子文件管理系统的特点
1.系统中的电子文件具有行政有效性和法律证据性
2.系统中的电子文件由文件内容、背景信息和结构等构成 3.是执行业务活动的辅助系统 4.种类繁多
5.具有独特的技术思路
四、电子文件管理系统的功能需求
基本功能：
1.综合管理文件 2.系统配置 3.实时收集 4.实时鉴定5.记录和维护元数据 6.日志管理
7.工作流程管理 8.互联网文件发布和访问互联网 9.多样化检索 10.多样化提供利用 11.数据迁移和转载
拓展功能：
1.知识收集功能
2.深度挖掘信息内容功能
3.主动提供利用功能
五、电子文件管理系统的开发过程
1.现制调查阶段 2.用户需求调查阶段 3.系统分析阶段 4.系统设计阶段
5.程序设计阶段 6.系统测试与新系统转换阶段 7.系统运行维护、评价阶段 电子文件管理系统示例——中百网络办公自动化系统 阅读资料：
1.于丽娟《电子文件管理通用需求——MoReq》档案学通讯，2003（6）
2.英国国家档案馆.电子文件管理系统功能需求规范（Public Record Office:Functional Requirement for Electronic Records Management Systems）.http:///structure/xxgk/zbf
2.新疆昌吉州政府发文查阅系统http:///structure/xxgk/zfw
作业: 查阅国内外电子文件网络检索系统的情况并给与分析。
双语教学词汇
检索
retrieval 检索工具
finding aid 著录
description
思考与练习题
名词：电子文件著录
电子文件标引
电子文件检索
1.著录为何能够维护电子文件的真实性和完整性？
2.元数据在电子文件著录中的作用
3.电子文件著录的特点
4.电子文件检索与档案计算机辅助管理中的检索自动化的关系
5.请分析如何评价电子文件网络检索系统。
6.试述电子文件检索的特点。
7.试述电子文件的著录项目主要有哪些？
8.请分析电子文件检索系统应满足哪些功能要求？
第六章
电子文件的保护
• 第一节 电子文件保护概述 •
一、电子文件保护的内容
（一）电子文件内容信息的保护 •
（二）电子文件物理载体的保护 •
二、电子文件护的特点
• 1.电子文件的保护贯穿于电子文件整个生命周期• 2.电子的保护技术要求高，难度大 • 3.结构的复杂性影响电子文件的真实性、完整性、有效性
• 4.电子文件的内容信息安全是其保护的重要内容• 5.电子文件保护的成本增加 • 第二节 电子文件内容信息保护 •
一、影响电子文件信息安全的因素
（一）内在因素
1.电子文件的不稳定性
一是电子文件信息与特定载体的可分离性
二是电子文件信息的易操作性
2.电子文件系统的依赖性 •
（二）外在因素
1.自然灾害和意外灾祸
3.管理疏漏
2.技术障碍：黑客攻击、计算机病毒、设备故障和失效、计算机操作平台漏洞
案例：美国Ontrack数据恢复公司一项数据丢失原因调查 数据丢失的主要原因与后果 故障种类 故障原因 后果 电源故障 临时断电、电源电压波动 分区表丢失；数据丢失；可能损坏硬件 硬件故障 硬盘划伤，磁盘变形；硬盘电路部分的元器件损坏；盘体内磁头松动或脱落；磁介质损毁；芯片和主板故障、存储器故障等 找不到硬盘；读写错误与数据丢失 网络故障 连接机器设备的线缆受到干扰或物理损伤；网络服务器接口发生故障；网络布线设计不正确 文件损坏；操作阻塞、数据丢失；网络障碍与数据错误 软件故障 感染病毒、误格式化或误分区、误操作；磁盘逻辑锁（是DOS启动时的一个错误造成的）分区表被误删除或被破坏；磁盘误格式化、文件被删除；文件不明原因丢失；文件打不开、乱码与读取错误 系统故障 电路损坏、控制器损坏与系统崩溃 刚读过的数据找不到；电脑停止工作；内存中数据丢失 逻辑问题 软件错误、数据文件错误、容量错误、软件被更改及系统错误 文件错误、损坏、产生错误数据；产生错误信息；造成数据错误；数据被破坏 人为因素 意外事故、管理员出错或蓄意破坏 数据丢失或被破坏 灾祸 雷电、水和火灾、风暴、工业事故、恐怖活动 存储介质、软硬件彻底损毁
二、电子文件内容信息保护的技术措施 •
（一）密码技术 • 加密技术：简单地说就是利用各种技术手段把数据变成乱码传送，到达目的地之后使用对应技术进行还原。
• 在科学领域，保持信息安全的技术称为密码术；破解密文的技术称为密码分析。• 对称加密技术和非对称加密技术
• 1.对称加密技术：也称私钥技术，使用单个密钥对数据进行加密或解密，计算量小、加密效率高。
• 加密传输过程：双方协商共有密钥、妥善保管—发方加密后传送—接收方用共有密钥解密，得到明文。
• 2.非对称加密技术：也叫公钥技术，1976年美国学者提出的，允许在不安全的媒体上通信双方交换信息。这种技术两个密钥即公开密钥和私有密钥，二者搭配使用才能完成加密和解密的全过程。
（二）防火墙技术
• 防火墙：是指设置在被保护网络（内联子网和局域网）与公共网络（如因特网）或其他网络之间，并位于被保护网络边界的，对进出被保护网络信息实施“通过/阻断/丢弃”控制的硬件、软件部件或系统。
• 主要有：网络级防火墙
应用级防火墙
监测型防火墙 •
（三）数字签名技术
对于接收的电子文件要验证信息的真实性、完整性，以确定文件的制作者和法律价值。• 数字签名技术：数字签名是一种用一组字符串来代替书写签名或印章，起到与书写签名或印章的同等法律效用的安全技术，实质上是公钥加密算法的一种。•
（四）计算机病毒防治技术
计算机病毒的特征：
攻击性
传染性
隐蔽性 • 计算机病毒的防治措施：
• 1.树立“预防为主,防治结合”的观念。
• 2.管理上制定严格的规章制度，贯彻防毒原则 • 3.要灵活运用各种软硬件技术，确定查杀方案
（五）入侵检测技术 • 入侵检测是指“通过对行为、安全日志或审计数据或其它网络上可以获得的信息进行操作，检测到对系统的闯入或闯入的企图”。• 常见的漏洞：
• 1.设计上的缺陷
2.操作系统的漏洞
3.软件的错误、缺陷和漏洞 • 4.数据库的安全漏洞 5.用户的管理漏洞 •
（六）长期可存取技术 •
（七）信息备份技术
• 备份，简单说，就是保留一套后备系统。这套后备系统或者是与现有系统一模一样，或者是能够替代现有系统的功能。备份是一种数据安全策略。• 1.备份应注意的问题
⑴备份≠拷贝。管理也是备份的重要组成部分，因此，备份＝拷贝＋管理。
⑵硬件备份≠数据备份。硬件备份不能从根本上保证数据安全，只有数据备份才能为我们提供百分之百的数据保护，所以，备份＝数据备份。
⑶备份≠数据文件的备份。最有效的备份是用一种容量大的设备对数个网络系统进行备份，无论系统遭到什么程度的破坏，都可以很方便的将原来的系统恢复起来，所以，备份＝网络系统备份。• 2.备份的类型
备份类型分为三类：
硬件级在机备份、软件级脱机备份和人工级手工备份.• 3.备份的方式
• 1）全备份（full backup）:用一盘磁带对整个系统进行包括系统和数据的完全备份。• 优点：很直观，容易被人理解。
• 缺点： ①每天都对系统进行完全备份，备份数据有大量的内容重复 •
②需要备份的数据量大，备份所需时间较长 • 2）增量备份(incremental backup)：
• 每次备份的数据只是相当于上一次备份后增加的和修改过的数据。• 优点：没有重复的备份数据，节省磁盘空间，缩短了备份时间。• 缺点：当灾难发生时，恢复数据比较麻烦 • 3）差备份(differential backup): • 每次备份的数据是相对于上一次全备份之后新增加的和修改过的数据。管理员先在星期一进行一次系统全备份，然后接下来的几天里，再将当天所有与星期一不同的数据备份到磁带上。
• 差备份无需每天都做系统全备份，备份所需时间短，节省磁盘空间，灾难恢复方便，即管理员只需系统全备份磁带和发生灾难前一天的备份磁带。• 正常备份、增量备份和差异备份的区别
• A.正常备份用于复制所有选定的文件，并且在备份后标记每个文件（换言之，清除存档属性）。也就是说，正常备份是复制所有要备份的文件，并且在备份后清除所有文档的“存档”属性，这样在下次备份时，软件会认为这些文件都还没有被备份。
• B.增量备份则是，仅备份自上次正常或增量备份以来创建或更改的文件，并且将这些文件标记为已经备份。举例来说，当你第一次进行正常备份后，所有文档的“存档”属性被清除，而在你新建或修改这些文件后，文件重新被加上“存档”属性，增量备份就是备份这些文件，并且在备份后将这些文件的“存档”属性清除，以保证下次不再备份这些文件。•
C.差异备份用于复制自上次正常或增量备份以来所创建或更改的文件。它不将文件标记为已经备份（换句话说，没有清除存档属性）。这就是说，正常或增量备份去掉了文件的“存档”属性，在新文件创建或旧文件被修改后，文件重新被加上了“存档”属性，差异备份就是备份这类文件。在备份完毕后，差异备份并不会清除这类文件的“存档”属性，这样的话，在下次运行差异备份的时候，只要在此期间上次差异备份的文件没有被更改，则它们还会包含在备份集中，将被再次备份。
• 存档属性
• 文件系统给每个文件设立一个标志记录文件是否需要备份（或者说存档），正规的备份程序都会使用这个属性。一个文件被建立或修改时操作系统设置文件的存档属性，表明文件需要备份，备份程序备份过文件后清除存档属性（一般是普通备份和增量备份），表明文件已经备份。这个属性用户是可以操作的，不过最好还是留给备份程序去处理。• 不同备份类型可以存在一定组合 • 完全备份和差异备份 • 在星期一进行完全备份，在星期二至星期五进行差异备份。如果在星期五数据被破坏了，则你只需要还原星期一完全的备份和星期四的差异备份。这种策略备份数据需要较多的时间，但还原数据使用较少的时间。• 完全备份和增量备份 • 在星期一进行完全备份，在星期二至星期五进行增量备份。如果在星期五数据被破坏了，则你需要还原星期一正常的备份和从星期二至星期五的所有增量备份。这种策略备份数据需要较少的时间，但还原数据使用较多的时间。• 4.几个可行的实用备份方案
• 1)远程集中式备份方案（硬盘异地镜像）
系统管理员将磁带机连接在总部中心备份服务器上，通过网络将总部及地方数据备份到这些磁带机上。
• 优点：备份和灾难恢复工作由中心系统管理员完成，减少地方人员介入，降低人为错误发生概率，提高备份数据可靠性。
• 缺点：网络系统数据量庞大，网络带宽出现瓶颈，易出现噪音干扰或意外传输中断，磁带设备要求大容量和高速传输率，投入较大。• 2)本地网络备份方案
• 系统管理员将磁带机连接在本地备份服务器上，只对本地网络数据进行系统备份。• 优点：只对本地服务器进行备份，对网络本身性能要求不是太高，数据量大小与磁带机存储容量相适应，节省设备投资，降低总体成本。
• 要求：管理员对备份操作很熟悉，还需进行科学化、制度化管理，以防人为错误发生和磁带管理混乱。
• 3)网络备份自动化解决方案 • 是一种理想的备份方案，能够提供无人值守的自动化备份，无需网络管理员进行任何干涉。其包括三个主要组成部分：
• 良好的备份策略• 自动化存储设备• 优秀的备份管理软件 • 5.电子文件备份策略选择
• 1)不常用的文件——优质磁带机 • 磁带机是将数据以线性方式存储，必须倒带才能找到要读取的数据，数据传输速度较慢，不适于实时读文件；但磁带经久耐用，技术寿命长久，价格较低，成为归档文件进行备份的最佳选择。
• 2)日益膨胀的数据库——CD-ROM光盘镜像服务
• 用户在网上既可以共享数据库又不占用大量服务器的存储空间 • 3)既要进行实时读取又要保证安全的数据——RAID磁盘阵列
• RAID（廉价磁盘冗余阵列）将服务器上所有的可用磁盘空间组织成一个超级磁盘，使用户以快速、准确和安全的方式来读写磁盘数据。
• 廉价磁盘冗余(RAID)是一个驱动器阵列，作为一个单驱动器使用。数据通过一种“分拆”技术均匀地写在每一个驱动器上，分拆技术把数据分别放在两个或多个驱动器上。数据分拆可在位级或扇区级进行，一个扇区是一个磁盘数据块。分拆提高了吞吐量并且提供了一种冗余的形式，可以保证磁盘阵列中一个磁盘出现故障时不影响系统正常工作，这是通过把分散的数据编码到一个称为奇偶驱动器的备份驱动器来实现的。•
三、电子文件内容信息保护的管理措施 •
（一）加强安全意识和保密意识 •
（二）建立健全电子文件管理制度
（三）完善电子文件信息安全的法律法规体系
第三节
电子文件的物理载体保护 •
一、电子文件载体的种类 •
（一）磁性载体
• 1.软磁盘 2.硬磁盘
3.磁带 •
（二）光学载体
• 1.只读型光盘
2.一次写入型光盘
3.可擦写型光盘 •
（三）闪存盘
• 1.启动型闪存盘
2.无驱型闪盘
3.加密型闪盘 • 4.随身数据管理型闪盘
5.特定功能型闪盘
二、电子文件载体的选择
（一）载体选择的原则
1.存储介质选用的衡量因素
• 1】存储数据的类别
2】数据拟保存的时间长短 • 3】本部门所管理的信息量大小
4】存储数据的成本
5】综合性考虑
2.电子文件存储介质选择原则：
• 1】数据的不可更改性
2】存储介质保全数据能力强
• 3】存储介质的技术寿命
4】有稳定的市场支持 5】应使用离线存储介质
3.电子文件载体的选择依据：
⑴尽量选择有国际和国家标准的载体；
⑵选择有发展前途的，其使用的软件应有多个供应渠道;
⑶载体内在性能稳定，耐久性得到公认； • ⑷能较方便地进行保护;• ⑸载体及其记录所必备的软硬件，价格便宜并为用户所能接受；
• ⑹能较容易地检测出载体的质变现象，以便在载体变化之前将文档复制到新的载体上。•
（二）几种存储方式的比较 •
二、电子文件载体保护 • 1.控制适宜的温湿度
• 温湿度变化导致的物理变化和水解反应可能引起磁性载体黏合层脱落。长期放置在高温下，会使磁性载体和光盘变形；长期处于低温中，会使电子文件载体变脆易裂；相对湿度过大，会使磁性载体记录的信息丢失甚至材料变质，永远失去使用价值；相对湿度过低。磁性载体和光盘都容易产生静电，吸附更多的灰尘，使读出错误率增加。• 根据《磁性载体档案管理与保护规范》规定，温度在15 ℃-27℃、相对湿度40%-60%范围内选定一组值，推荐最佳保管温度为18 ℃，相对湿度为40%，选定之后，在24小时内温度变化不得超过3 ℃，相对湿度变化不得超过5%.另外，磁性载体文件使用场所的温度、湿度与库房温度、湿度的相差范围分别为±3 ℃、± 5%，否则应该在使用前，将磁性载体在使用环境中平衡3天以上。• 2.防止灰尘
• 灰尘的影响对电子文件载体危害极大，可以造成电子文件载体的物理损伤、化学损伤和生物损伤。灰尘污染或划伤磁盘、磁带、光盘表面，会造成其物理损伤，引起记录信息的损失；灰尘中所含的化学成分，会不同程度的引起磁盘、磁带、光盘的腐蚀、降解等化学作用而毁坏；灰尘落到电子文件上，在一定条件下霉菌就会滋长，霉菌分泌的有机酸和酶会损坏磁性和光盘，载体发霉后，不仅会使数据丢失，而且会污染驱动器读写磁头，甚至传染给其它载体。
• 做好防尘工作，保持环境卫生。要创造减少空气中含灰尘量的条件，保证机器清洁；不能用手直接接触光盘的信息部，使用后应放在盘盒中储存，不应随处存放。• 3.防止外来的磁场
• 外来磁场作用于磁性载体上，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。当强磁场与磁记录距离很近时，就会改变其磁道的磁化方向，破坏磁粉按录入的信号排列，改变原有磁记录的状态，从而导致信息丢失。• 在电子文件保存和使用中，一定要远离强磁场，确保不受磁场的破坏。按规定，磁性载体与磁场源（永久磁铁、马达、变压器等）之间的距离不得少于76mm；可使用软磁物质（软铁、镍铁合金等）制成箱柜，对磁场进行屏蔽；在存有重要电子文件的库区设置测磁设备，以检测隐蔽的磁场。• 4.防止机械震动
• 机械磨损和强烈的震动可以对电子文件产生破坏。磁盘、磁带在驱动器内高速运行，长期使用会使他们摩擦损伤，使记录信息丢失。在保存和传递过程中，也会因摩擦、划伤、弯折等现象而引起磁记录和光盘记录的信息损坏；强烈的震动，会影响磁性载体材料中的磁物质内部磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，破坏已记录信号。
• 做好减震防冲工作。硬盘驱动器应平放固定，防止发生震动、硬盘驱动器读写操作时，不要移动或碰撞工作台，以免磁头划伤盘片，造成盘片上的读写错误。• 5.防止光线和有害气体 • 有害气体和光线（特别是紫外线）对电子文件载体危害极大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等，具有酸性和氧化性，在一定条件下，可沉积和吸附在其载体表面，分解出酸性化合物等有害物质，腐蚀、破坏载体，致使盘基、带基老化变质，磁粉脱落，还可能产生各种色斑，造成文件信息丢失。紫外线能与电子文件制成材料发生氧化反应，使磁盘、磁带、光盘的盘基、带基老化，脆性增大，强度下降；同时，紫外线的能量可以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁记录信息的读写效果。• 因此，要严防强光的影响，不让室外光线直接照射在磁带、磁盘上。• 6.加强日常管理和维护
• 1】存放：磁带、光盘等载体要垂直放置，以防变形和重物挤压，不能用手直接触摸载体；严禁用橡皮筋、绳子、曲别针来固定载体，以免造成介质损坏和变形。
• 2】做好整理工作：磁盘上标签写好后贴上，不能用硬笔在盘上直接书写、修改，防止划伤。要定期对磁带进行倒带，缓解磁带的卷绕张力，防复印效应，也能避免磁带发霉。• 3】加强清洁维护：不得随意擦拭或清洗盘片，如果出现发霉现象，要用干净的药棉蘸高纯度的酒精擦洗，然后放置在清洁的环境中让酒精挥发干燥后在使用。• 复印效应是磁带记录的一种特有现象。是指录制好信号的磁带缠绕在一起时，某一层的信号场强感应到相邻层上，从而引起回声效应，导致磁带在信息回放过程中出现回声和串杂波干扰等现象。• 双语教学词汇
• 备份 backup 保管 custody
副本
counterpart 正本
principal edition • 草稿
rough draft
仿真
emulation
迁移
migration • 思考与练习题
• 1．阐述电子文件的信息保护和物理保护。• 2．简述电子文件保护的特点。
• 3．浅述危害电子文件信息安全的因素及其处理措施。
4.电子文件信息保护的核心技术有哪些？
5.电子文件载体的选择依据
6.结合实际谈谈电子文件备份策略的选择。第七章 电子文件的利用 第一节 电子文件利用概述
一、电子文件利用的含义
电子文件的利用：采用多种有效的方式、方法，将电子文件的信息以适当的方式及时、准确地提供给最终用户，满足用户的利用需求。
二、电子文件利用的特点
良好的共享性
良好的复用性
良好交互性
超地域限制性
超时间限制性
三、电子文件利用系统的构成要素
电子文件利用系统是指将电子文件利用的各种要素结合在一起，所形成的有机整体。 构成电子文件利用系统的要素有：法律法规要素、信息要素、检索系统要素、用户要素、利用安全防范要素。
（一）法律法规要素（保障要素）
1.对电子文件信息而言 2.对电子文件用户而言 3.对电子文件的利用行为而言
（二）信息要素（核心、基本要素） 1.电子文件信息的质量 2.电子文件信息的数量
1）信息的总量 2）信息的完整性
（三）检索系统要素（技术要素）
1.电子文件的著录标引 2.电子文件的检索
（四）用户要素（智力要素）
1.用户的利用需求 2.用户的利用行为
（五）安全防范要素（保障要素）
1.计算机及计算机网络安全 2.保密安全 第二节 电子文件利用的方式
一、电子文件的非在线利用
非在线利用的具体方法：
1.集中阅览：指开辟阅览室，供利用者直接查阅利用电子文件。
就机构而言，适用于文件和用户较多、用房条件较好、计算机设备较多的机构，如档案馆、大型政府部门等。
就文件资源而言，适合那些尚未上网或不方便、不适宜、不必要上网的材料，如限制使用的机密性材料、某些CD-ROM等。
2.提供电子文件拷贝：档案部门向利用者提供记录在特定载体上的电子文件。
一般情况下，使用大型计算机设备的利用者，以提供磁带或硬磁盘为宜；一般的微型计算机使用者，如果电子文件数量较小且用于一般用途，可用U盘或软盘，若是大批量的电子文件，可用只读光盘或一次写光盘。
拷贝时应注意：
（1）应将电子文件转换成通用的、标准的存储格式 （2）根据利用者的需要进行复制
（3）尽量为利用者提供无法进行复制的电子文件拷贝件
3.缩微阅读：是利用COM（Computer Output Microfilm）技术将转化为直读信息的电子文件内容记录在感光胶片上，形成拷贝件后再利用缩微阅读机进行阅览。
二、电子文件的在线利用
1.计算机网上阅览 2.网上复制 3.网上咨询 第三节 电子文件利用的管理
一、建立新的“利用规则”
（一）建立多套备份制度
（二）采用适当的控制技术
A、在整个利用系统功能的使用上，要进行使用权限的认定。
B、在电子文件存储载体的使用上，要确定其使用控制程度。
C、建立的规章制度应注意有效性与可行性。
（三）限制利用方式，确保电子文件安全
（四）最大限度地发挥电子文件的优越性。
二、电子文件利用的管理
（一）使用权限审核
（二）提供利用拷贝的回收
（三）利用中的安全措施
1.采用合理的利用方式，不能无原则地向所有利用者提供全部的利用方式。
2.依据电子文件内容的密级层次，进行有效地管理。
3.采用通讯传输或直接利用时，必须对信息内容加密处理。
4.对利用的过程进行跟踪监控，并进行相关的记录。
5.利用系统应有较强的容错能力，避免误操作带来的不可挽回损失。
三、电子文件的利用统计
电子文件的利用统计：就是通过采集电子文件利用工作过程中的各种数据并进行量化分析，客观准确科学地提示电子文档利用工作中的特点和规律从而指导电子文件利用工作，提高电子文件利用工作水平。
四、电子文件利用中的障碍
心理问题
技术问题
资金问题
法律问题
资源问题 第四节 电子文件信息的开发利用与编研
全国档案信息资源开发利用试点工作由国家档案局和国务院信息化工作办公室于2006年9月共同启动（为期1年），包括省以上档案馆、中央国家机关和中央企业档案部门（宝钢、中石化及西安飞机工业公司）在内的16个单位作为试点。对传统载体档案数字化、政务信息资源管理、已公开现行文件利用、企业档案信息资源开发利用、公共文献基础数据库建设和档案信息资源社会化服务进行探索。
一、电子文件开发的基本内容
开发利用工作的基本任务：就是解决文件形成无序和利用有序的矛盾。
电子文件的开发与利用：就是揭示在社会活动中形成的电子文件信息的各种使用价值，并通过各种科学有效的方法，使之有效地为社会提供利用开发的过程。 电子文件开发：就是对电子文件信息有序化组织和加工的过程，目的在于为最终用户提供更合理的信息结构、更多样化的信息产品。 电子文件的开发与利用的关系：
二者相互衔接、相互促进，是电子文件开发利用活动过程不可分割的两个方面，开发工作是利用服务的基础和前提条件，利用服务是开发的后续性工作，其成效体现着开发工作的成果。
电子文件本身是一次信息，开发的成果是有序化的一次信息、二次信息和三次信息，形成 有序化的一次信息主要工作是分类；形成二次信息的主要工作包括著录、标引、编制检索工具等；形成三次信息主要工作是编研。 分类是文件信息组织的重要内容。
电子文件的分类分为实体分类和信息分类。
实体分类：对保存文件的脱机介质分类，如果介质数量少，一般按介质的不同简单分类即可;如果介质较多，可以结合文件的内容、时间进行细致的分类。
信息分类：对电子文件信息的逻辑分类，这种分类与其存储位置无关。信息分类角度有多个，包括职能活动、时间、形成部门、文种、数据格式、保管期限。
二、电子文件信息开发的方式
1.自行开发，面向最终用户直接提供服务
即机构和各类档案馆直接为最终用户提供信息产品和服务的方式，具体服务项目把包括建设检索系统，提供各种检索服务。
2.自行加工信息产品，提供给中间服务商
该种方式可以增加电子文件信息资源传播的途径，扩大大影响力。 3.与其它部门合作开发电子文件信息资源
合作对象包括Web站点，数据库生产者，图书、音像出版社
三、电子文件开发的原则
（一）系统合法原则
（二）创造性原则
（三）存真原则
（四）实用效益原则
四、档案馆电子文件开发工作的程序
1、确定电子文件研究开发成品选题和选型
2、对开发产品的素材进行选择与核实
3、对电子文件进行形式加工
4、编制电子文件产品
5、对电子文件产品进行校核与审定
6、推广交流电子文件产品
五、电子文件开发的类型
1.按电子文件产品的作用、性质与范围分类
简介型：简略报道和简要介绍某项活动的基本情况和某项事务的扼要概况的信息产品。如产品介绍、科研成果简介。
资料型：以电子文件的原始信息为基础，满足利用者直接进行分析、研究、参考、借鉴需求的信息产品。如医疗事故处置汇集。
综合型：较全面反映某一学科领域，某个专业或某一单位活动面貌的信息产品。如劳动保障制度汇编。
专题型：集中反映特定课题或特定科技生产活动的信息产品。如ⅹⅹ述评
系列型：由若干具有内在联系的独立的信息产品，组成的共同反映更广泛主题或对象信息产品。
2.按不同的服务目的和对象分类
政策法规型：十一届三中全会以来政策汇编、农田基本建设规划选编
管理型：某厂基础数据汇编
技术型： ⅹⅹ技术要览 产品型： 某产品零部件手册、设备使用手册 市场型：产品营销指南、市场动态分析
史料型：年鉴、史料
文化型： ⅹⅹ专题片、城市老照片选集
六、电子文件的编研
电子文件的编研：指根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。 电子文件编研的特点：
1.编研时间大大缩短 2.编研成品内容更为丰富 3.编研成品的形式更为多样化
4.编研成品的传播更为方便快捷5.编研工作者的组成更为复杂6.注意知识产权的保护 第五节 电子文件用户教育
电子文件用户教育：或称电子文件用户培训，指档案机构开展的培养用户（包括现实用户与潜在用户）的档案信息意识，提高用户利用电子文件能力的教育。 具体指档案机构有计划、有安排地向用户传授电子文件的知识，帮助用户熟悉电子文件信息资源的分布与利用线索，改进用户利用电子文件的方式和方法，提高电子文件开发与利用效率的一系列活动。
一、电子文件用户教育的意义
1、从电子文件信息资源角度看
2、从电子文件用户角度看
3、从档案机构角度看
二、电子文件用户教育的原则
1、系统性原则
2、普及性原则
3、针对性原则
4、灵活性原则
三、电子文件用户教育的内容
1、用户意识的培养
1）培养电子文件用户的信息意识 2）培养电子文件用户的法律意识
3）培养电子文件用户知识产权保护的意识
2、用户能力的提高
1）提高电子文件用户认识电子文件信息资源分布的能力 2）提高电子文件用户检索电子文件的能力
3）提高电子文件用户识别与选择电子文件的能力
思考与练习题
名词：电子文件的利用
电子文件的编研
电子文件的开发
电子文件的利用统计
电子文件用户教育 1.简述电子文件利用的方式。2.谈一谈电子文件利用的特点。3.谈一谈电子文件利用工作的原则。4.简述电子文件利用工作中的障碍。
5.阐述电子文件编研与传统文件编研的不同。6.结合实际分析电子文件信息开发的方式有哪些？ 7.阐述电子文件的开发与利用的关系。8.简述电子文件用户教育的原则。9.简述电子文件用户教育的内容。
10.试分析如何做好电子文件的利用管理。11.简述档案馆电子文件开发工作的程序。
第八章
数字档案馆
第一节
数字档案馆概述
一、数字档案馆的概念
（一）数字档案馆概念的起源
（二）数字档案馆的定义
关于数字档案馆的概念，目前还存在多种不同的看法，归纳起来主要有两种：
一是认为数字档案馆是一种实体概念、机构概念，是一种新的档案馆形态。即依赖数字化技术，对传统档案馆馆藏文字、声音、图像等进行数字化，并对这些数字化档案信息进行存储、传输和处理，在网络化环境中被本地和远程用户存取的一种新型档案馆。
二是认为数字档案馆是一种技术模式，是一个数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境它可以将分散于不同载体、不同地理位置的信息资源通过网络相互连接，向用户提供方便快捷的在线服务。•
（三）数字档案馆的特征
1.档案馆管理高度自动化
2.档案信息资源数字化
3.档案信息标准化
4.档案信息传输网络化
5.以用户为中心的在线服务模式
6.综合使用诸多高新技术 •
二、数字档案馆的主要功能
三、数字档案馆与传统档案馆的比较 •
（一）区别
• 1.从以档案馆为中心到以用户为中心
• 2.从以档案文献实体为中心到以数字化档案信息为中心 • 3.从以“拥有”为中心到以“存取”为中心 •
（二）数字档案馆对传统档案馆的影响
1.馆藏的影响•
2.技术服务的影响•
3.人员的影响 • 数字档案馆与传统档案馆主要业务活动比较：
◆馆藏与管理
◆编目
◆标引
◆目录
◆利用服务
◆统计
◆鉴定
由此可见主要变化有：
1、馆藏内涵的变化
2、技术服务的变化
3、员工角色的变化
数字档案馆与传统档案馆最大的区别是技术层面上的。
四、数字档案馆与数字图书馆的比较
（一）数字档案馆与数字图书馆的共同点
1.建设目标上具有相似性
2.工作原理上具有相同性
3.采用技术上具有相关性
（二）数字档案馆与数字图书馆的不同点
1.信息资源方面
2.服务方面
3.应用技术方面
4.管理方式方面
5.建设成本方面
6.信息安全与保密方面 第二节
数字档案馆的建设
一、数字档案馆的构建与运作
（一）数字档案馆构建与运作的相关要素
1.人才是关键
数字档案馆建设应由以下几类人才构成：
◆管理人才
◆档案馆工作人员
◆技术人才
◆法律人才
2.技术是基础
相关技术可归为五类：
◆内容的创建与获取
◆存储和管理
◆检索
◆内容发布
◆安全控制
3.标准是命脉
◆字符内部编码标准。
◆数据格式标准。
◆信息输出格式标准。
◆数据交换标准和网络通信协议标准。
4.制度是保障
包含：国家的宏观调控
档案管理规范
法律保障
（二）数字档案馆建设遇到的问题
第一，基础理论研究方面。
第二，数字信息资源建设方面。第三，技术标准方面。
第四，法律法规方面。
第五，人才建设方面
第六，与外界协作方面
（三）数字档案馆馆藏建设
第一，通过“介质接收”（物理接收）和“在线接收”（逻辑接收）将分散在各机构的电子文件集中起来。
第二，通过网络将不同机构的文件信息系统连接起来。
第三，通过网络连接不同的数字档案馆数字化馆藏。
第四，将本馆传统档案信息数字化。
• 1.馆藏珍贵档案数字化；•
2.具有长远使用价值的档案数字化； • 3.有经济、科技、文化价值的档案数字化；• 4.具有地方特色的档案数字化； • 5.利用率高、需求大的档案数字化；•
6.开放的档案数字化。
第三节
我国数字档案馆简介 •
一、我国数字档案馆建设现状 •
二、数字档案馆建设实例
• 作业：分析数字档案馆与传统档案馆的关系。
思考与练习题
名词：数字档案馆
1.简述数字档案馆的特征。2.阐述数字档案馆的主要功能有哪些？
3.谈谈数字档案馆与传统档案馆的比较。4.结合实际谈谈数字档案馆对传统档案馆的影响。5.结合实际谈谈数字档案馆与数字图书馆的比较。
6.简述数字档案馆构建与运作的相关要素。
7.简述如何丰富数字档案馆馆藏？ 8.结合实际谈目前应选择哪些传统档案进行数字化？ 9.结合实际分析数字档案馆建设中会遇到哪些问题？ 第九章
电子邮件管理 第一节 电子邮件概述
一、电子邮件的概念
指借助于电子计算机生成、处理，通过电子邮件系统经由网络传递的电子信息。
二、电子邮件的应用特性
1.便捷性 2.经济性 3.可靠性 4.广泛性 电子邮件与普通邮件、电话的性能比较：
三、电子邮件的种类
（一）根据邮件生成领域划分
1.公务邮件：在公务活动中制发或收到的电子邮件。包括政务邮件和商务邮件等。 2.私人邮件：在私人活动中形成或收到的电子邮件。
（二）根据邮件内容划分（以公务活动为例）
1.业务性邮件：如发布业务规章的邮件 2.事务性邮件：如发送打扫卫生的通知
（三）根据编码形式划分
1.文本邮件 2.图形邮件3.图像邮件4.声音邮件
5.影像邮件
6.多媒体邮件
四、电子邮件的功能
1.电子邮件是承载信息的电子媒介
2.电子邮件是传递信息的数字化手段
发挥第一作用时，电子邮件被视为电子信息；发挥第二作用时，电子邮件实际上是指电子邮件系统。 第二节 电子邮件在公务活动中的应用
一、应用范畴
1.快速传递电子文件和其他公务信息
2.高效处理电子文件和其他公务信息
包括起草编辑文件；发送文件；收文显示；读取、检索文件信息；恢复转发文件信息；退文说明；对文件实施有效管理
二、工作原理
电子邮件的工作过程遵循客户-服务器模式。每份电子邮件的发送都要涉及到发送方与接收方，发送方构成客户端，而接收方构成服务器。
三、电子邮件的使用方法
（一）设置电子邮件账号：
1.设置名称2.设置电子邮件地址 3.设置邮件服务器 4.设置帐号和密码
（二）发送邮件
电子邮件的结构主要包括：页眉、信体、附件三部分。
⑴ 打开新邮件窗口
⑵ 选择发送邮件的帐号
⑶ 选择发送邮件的格式
⑷ 对邮件进行检查
⑸ 进行数字签名
（三）接收邮件
在默认情况下，启动0utlook Express时会自动和邮件服务器连接并检查服务器上是否有发送给用户的新邮件。如果有新邮件，会自动接收新邮件，并在窗口底部的状态栏上显示“接收新邮件”。新邮件接收完成后，状态栏上会显示用户有几封新邮件。
（四）安全电子邮件
使用Outlook Express中的安全电子邮件，需要数字标识。数字标识(即数字证书)提供了一种在Internet上验证身份的方式。这里所说的数字标识即公开密钥PK和秘密密钥SK。
数字标识允许规定的人的电子邮件签名，真正的收件人可确保该邮件来源并没有受损，如果来源不正确，或者中途被人截获、篡改，数字证书就会提示错误。数字标识的另一个作用是其他人发送给数字证书持有者加密邮件。
（五）邮件规则
用户可以在Outlook Express中使用规则，从而将接收到的邮件自动分类并放入不同的文件夹中，或者以 彩色突出显示特定的邮件、自动回复或转发特定的邮件等。 第三节 电子公务邮件的性质和特点
一、电子公务邮件的性质
1.从内容角度看，具有行政有效性 2.从工作方式看，具有传递性 3.从技术途径和工作状态看，具有流动性
二、电子公务邮件的特点
1.集机构活动的工具与证据为一身
2.正式文件与非正式文件共存 3.公务文件与私人文件交织 第四节 电子公务邮件的管理
一、电子公务邮件管理的难点
1.使用量急剧增长，文件管理面临“电子邮件文山”
2.电子公务邮件的“身份”难以准确鉴别3.电子公务邮件中的秘密或隐私的保护面临困扰 4.电子公务邮件的安全性令人担忧 5.电子公务邮件的可靠性与真实性莫衷一是
二、电子公务邮件管理要则
（一）社会环境中的管理准则
1.建立健全法律法规 2.完善标准体系 3.遵循网络规范
（二）机构环境中的管理规则
1.机构必须履行管理电子公务邮件的职责
2.机构必须明确电子公务邮件管理的职责划分 3.机构必须承担培训工作人员的职责
（三）电子公务邮件系统的内部环境管理原则
1.电子公务邮件系统的生成、捕获过程控制 2.电子公务邮件传递过程控制 3.电子公务邮件的处置过程控制 4.电子公务邮件系统的开发、设计过程控制 双语教学词汇
数字签名
digital signature 公用密钥 public key 私密密钥
privacy key 思考与练习题
1.简述电子邮件的种类。2.数字标识的申请和使用。3.简述电子公务邮件管理要则。第十章 电子文件管理实践 第一节 电子文件管理理论与方法探索
一、国外电子文件管理理论与方法的探索 @1965年，伦敦 第九次国际档案圆桌会议 @1968年，第六届马德里国际档案大会 @1971年，第十三次国际档案圆桌会议 @1988年，第十一届巴黎国际档案大会
@1992年，国际档案理事会成立电子文件委员会
二、国内电子文件管理理论与方法的探索 @20世纪80年代初 @1989年，《档案管理学》增设“机读档案”一章
@1996年，电子文件归档与电子档案管理研究领导小组 @1996年，第十三届北京国际档案大会 第二节 国内电子文件管理实践
我国第一次发表有关电子文件的文章是《档案学通讯》1988年第1期《电子文件管理——即将来临的文件管理革命》。20多年来我国电子文件管理的实践探索与理论研究虽然一直成为档案学界的热点，且高潮迭起，成果丰硕，然而电子文件管理始终难题相伴，困境烦扰。 我国20多年来电子文件管理的实践探索与理论研究大致可分为四个阶段：
一、1988～1996年——电子文件开始产生和电子文件管理起步的阶段
1994年，中国作为第71个国家级网加入Internet，随后中国政府实施了“金桥”、“金卡”、“金关”等信息网络工程。
1996年9月在北京召开第十三届国际档案大会。
1996年国家档案局成立了电子文件归档与档案管理研究领导小组。从此拉开了中国电子文件管理的实践探索与理论研究序幕。
这一时期在理论上对电子文件的研究刚刚处于起步阶段，关于电子文件管理的研究文章还是比较少，约有20篇相关论文。对电子文件认识还比较模糊，研究的内容主要是围绕电子文件给实际工作带来的影响以及由电子文件引起的理论困惑和电子文档系统设计进行探索，主要借鉴美国和新加坡等国的经验。相关的研究人员除了档案界外，还有图书馆、计算机等领域的人员。 因此，对电子文件管理的探讨主要来源于实际工作所面临的问题与困惑。虽然起步很晚，但档案界已经意识到我们在电子文件管理的实践探索与理论研究方面和发达国家的差距，有了奋起直追的决心。
二、1997～2005年——电子文件管理的发展阶段
从1999年起，国家档案局开始将电子文件的归档管理作为工作重点。
2000年，王刚同志提出了全国档案信息化建设任务的要求，随后国家档案局组织有关部门对档案信息化建设开展研究，提出了全面推进档案信息化建设战略部署，全国档案信息化工作全面启动。
2002年，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，开通了国家档案局网站，并在深圳召开了数字档案馆建设现场演示会，全国档案信息化建设进入全面推进阶段。 2005年4月1日实施的《中华人民共和国电子签名法》 2005年10月在杭州召开的“数字档案馆国际研讨会” 这一时期关于电子文件管理的理论研究升温很快，发表的论文不少。通过对中国期刊网上的搜索，发现从1997~2005年发表有关电子文件的文章1384篇，其中2002~2005年处于爆发期，有917篇，可见这一时期中国档案研究者对电子文件的理论研究开始重视。 这一时期虽然对电子文件管理的实践探索与理论研究都取得了令人瞩目的成绩，但电子文件管理在实践上和理论上都暴露出了不少问题。同时也说明我国电子文件管理的理论研究还不够成熟和深入，滞后于实体管理，有待进一步发展
三、2006年以来——电子文件管理的日趋理性化阶段
“十一五”期间，我国组织或参与的国际档案前沿学术交流活动频繁，涉及档案信息化方面的内容日趋广泛和深入。
2009年6月和2010年4月，中国人民大学先后组织了“电子文件管理国家战略”和“电子文件国际前沿管理成果”国际学术研讨会。
2004年以来安徽、江苏、广西等地已经开展了电子文件中心的建设，开始了中观层次统一管理的步伐。
2007年中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志指出：“„„面对新形势新任务，国家档案局要求有关部门深入研究，全面规划，积极推动电子文件管理规范化、法制化进程，努力建立有中国特色的电子文件管理体系„„”王刚同志的重要批示标志着我国电子文件管理研究将开始由机构层面向国家层面的转变。
2009年底，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发电子文件管理暂行办法，作为中央的规范性文件，该办法兼具政策与法规的双重属性，首次在中央文件中确立了电子文件全程管理原则，并从信息化、档案、保密等多个业务角度对电子文件管理过程予以规范，是中国电子文件管理国家战略迈入起步阶段的标志性事件。
这一时期档案界顶级学者们关于电子文件管理的研究最大特点是关注电子文件实践并进行理性思考，为我国电子文件管理国家战略的实施积极出谋划策做出了重大贡献。 第三节
国外电子文件管理实践
一、依附于纸质文件管理的起步阶段（1945年——1989年）
（一）历史背景
20世纪40～50年代，计算机技术在档案部门开始应用
50年代末，美国档案部门最早开始尝试应用计算机技术管理档案。60年代，电子文件这一新的文件类型开始在政府内产生。
20世纪70年代，电子文件管理者，首先将有关的档案原理和传统方法应用到新类型文件领域。
1988年美国国家档案与文件管理局建立了电子文件中心。
（二）主要工作和特点 1.理论成就
（1）来源原则的质疑和重新重视（2）后保管模式 2.档案、图书、情报一体化管理
二、与纸质文件管理并重的确立阶段（1990年——1999年）
（一）历史背景
电子文件管理的确立阶段为20世纪的最后10年。其标志是电子文件和电子文件时代下，各国电子文件长久存取和数字信息保护策略的明确。 20世纪90年代以来，“电子文件时代”成为国际档案界普遍接受的一个概念，标志就是“电子文件”取代了“机读文件”并得到广泛采用。
（二）主要工作和特点
1.理论成就——电子文件生命周期理论 2.国际档案信息一体化网络形成及发展
（1）美国档案信息一体化网络（2）加拿大档案信息一体化网络 （3）英国档案信息一体化网络（4）欧盟档案信息一体化网络 3.电子文件长期保存的实施
三、电子文件管理国家战略发展阶段（2000年以来）
（一）历史背景
2005年出版的《电子文件管理工作手册》中明确提出要“从战略角度影响电子文件管理实践”
澳大利亚、英国、丹麦等国家也先后将电子文件管理作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容，纳入国家电子政务建设之中，并开展了电子文件管理战略研究项目
（二）主要工作和特点
1.理论成就：文件生命周期理论在电子文件时代的补充——文件连续体理论的提出 2.电子文件管理机构 第四节 电子文件管理的国际合作
一、国际档案大会对电子文件管理的关注
二、国际档案理事会对电子文件管理的规划
三、国际档案界电子文件管理合作项目——Inter PARES国际研究项目 思考与练习题：
1.研读我国早期的电子文件管理的理论著作，比较今天的相关论述，体会理论的更新与发展？ 2.为什么我国电子文件管理国家战略的制定与实施迫在眉睫？ 3.比较美国和澳大利亚的电子文件管理。4.试述国外电子文件管理各阶段的理论成就。
企业电子文件管理走向研究 篇6
关键词：企业电子文件成本效益管理走向
1、以往电子文件的管理研究是以占有资源的无限性为前提的。它并不做成本效益评估，或者很少虑及投出产出问题，而成本效益却是企业的立身之本，是企业赖以生存的根基。譬如。为解决电子文件的长期可读问题，有人提出保存电子文件相关环境，把电子文件及相关的软、硬件环境一并保存。若此，则需培训专门的技术人员。同时。如果保存下来的过时的硬件系统出现了故障。还得考虑保存更多的软硬件备份。依照现在计算机软硬件更新的速度，恐怕没有一个企业愿意经受这样的折腾。更经受不起这样的折腾。所以。企业电子文件沿着以上思路进行管理是行不通的。那么，企业电子文件的管理应该走向何方呢?答案很简单，与企业同呼吸、共命运，以企业效益的提高为旨归。以企业电子文件管理成本降低和管理效率的提高为核心，立足于有限的资源，更多的从企业需求的角度出发，才不会招致“我本将心向明月。奈何明月照沟渠”的尴尬。
追求经济效益的最大化是企业最显性的特征，企业电子文件管理的内部驱动力是企业对效益的追求，企业的决策者注重实效性。不可能空为形式不计投入，他们要看到实实在在的效果和价值，同时还要比较成本投入。计划经济体制下企业文件档案工作效益观念不强。强调设立专门的管理机构，要求按数量定编专职人员。现代企业尤其是民企十分强调经济效益，企业文件的管理关键是看能否与现代企业制度相适应。以管理模式为例。主要看文件管理层次是否与企业规模形态相适应、管理手段是否与企业技术形态相适应、信息资源建设是否与企业需求相适应、管理观念是否与企业竞争相适应等。信息革命的到来并不意味着所有工作的电子化，也不意味着所有文件都必须以数字化形式保存和利用。以设计工作为例，当重复利用原有图纸时，将这些图纸扫描进计算机再矢量化的成本远比直接套用大。
然而，笔者通过实践调查发现，国企的电子文件管理还萦绕着浓重的行政干预味道。盲目靠近而缺乏最根本的效益观念。在很大程度上。电子文件管理系统被迫捧成了一项面子工程，被当成时髦在追求：或被标榜为“企业信息化的标志或窗口”，或被装点成企业文化的“门面”。但是。其效益评估往往表象化，只要企业老总不亲历系统。其管理永远就停滞在当初的水平。相反，很少可以看到真正有个性(或称针对性)并发挥效益的管理系统。同时，软件厂商不讲良心，以五六块钱的成本，打着技术合法的旗帜，唯利是图地追求技术革新，不断诱导国企采用最新的技术。而丧失灵魂(效益)的国企与之里应外合，以便在合作的过程中瓜分一点资源，使得档案这个行当染上一层铜臭。相反，一些正在成长壮大的民企，由于实际的困难，却没有得到相应的职业关怀。当然，随着社会主义市场经济不断地成熟和完善，在市场中摸爬滚打，国企学会计算成本效益只是时间的问题。
而民企作为自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的法人实体和市场竞争主体，它的一切管理活动的开展都必须以增效为目的，以盈利为原则，这样就很容易走向另一个极端：认为电子文件管理是纯粹的赔本买卖，是一种负担，有意识地弱化甚至漠视电子文件管理工作，吝于在信息资源管理系统上有所投入，观望徘徊于企业信息化门口之外，而无视电子文件不可替代的传输和传播价值：与传统纸质文件相比，电子文件具有操作方便、传递快捷、占用物理空间小、存储信息量大、表现形式多样、应用能力强、检索迅速、查找方便、便于远程传递和信息共享、工作效率的提高等等诸多优点。其共享性、复用性、交互性、多样性等是传统手工管理所无法比拟的。显然，排斥这样一个高效的管理工具是极不明智的。
2、只要把上文列举的电子文件诸多的优点同档案的性质和特点细细比较，我们就可以发现电子文件更像是一个与档案无太大关联的事物。从根本上讲，作为一种管理方式，电子文件所追求的是管理效率的提高和管理目标的实现。虽然电子文件也有保存的功能，但相对于传输、传递和效率而言，不过是一种连带功能。这种由现代技术所伴生的管理方式，与传统的管理手段相比，其真正的优势可能在于“传递——传输”而不是存储。其生命力和价值在于运动、传输和传递以提高管理效率。因此，我们真的没-有必要非得把电子文件档案化了才甘心，那样可能会使电子文件的可爱之处尽皆丧失。其成本也是企业的“不能承受之重”(前文已有分析)。笔者坚信企业电子文件管理不应当也不可能因袭旧有的档案管理的思路和方法，而应该根据企业的需求进行管理，甚至应该遵循“因企制宜”的管理原则，与企业的发展要求相吻合或同步，以实现高效管理为直接目标。笔者对于企业电子文件管理走向的预期，可以从以下几个层面阐释之：
首先，为了实现企业对利润最大化目标的追求。企业无疑可以采取多种策略，仅从电子文件管理的角度来看，企业无疑可以有内置或外包两种选择，企业完全可以根据自身的实际情况和需要作出决策。集中资源强化核心竞争力已成为现代企业面对激烈竞争必须作出的反应，文档管理此类工作可以由企业自己承担，当然也可以“外包”出去。这种社会分工的细化，可以降低管理成本，提高管理水平和管理效益，使企业从低附加值的日常事务性文档管理中解放出来。把时间、精力和资源集中起来致力于具有高附加值的战略环节。这是企业资源整合、提高核心竞争力、追求最大效益的必然趋势。管理大师彼德·德鲁克就曾预言：“在10-15年之内，任何企业中仅作后台支持而不创造营业额的工作都应该外包出去，任何不提供向高级发展的机会的活动、业务也应该采用外包的形式。”
其次，如果选择内置。那么企业就应该充分利用电子文件的优点。根据企业的实际实施个性化管理。这里有两层涵义：其一。档案是人类为了克服大脑记忆局限并作为诚信的控制依据和契约关系的载体而诞生的。是人类对于信用控制所选择的理想模型。是人类对凭证信息的合目的控制的一种方式，人们的初衷在于借助它的结构形式所赋予的“作为控制方式的社会工具价值”的功能。显然，电子文件还没有资格承担这项职能。譬如。假设台湾马上回归，两岸发表的统一宣言及其相关文件绝对不会只是以电
子版的形式保存在宣称已经可以保证电子文件真实性、完整性和长期可读性的电子文件管理系统中，相反，会有宣纸版甚至是金石版保存下来。所以。在文件介质转换时期，纸质文件以其成本低、风险低、稳定可控优点可以主要执行控制功能，而电子文件以其传播迅速便捷、在线方式灵活的强大传递功能主要强调的是效率效果。从而使管理变得更加快捷。企业电子文件管理系统与信息管理和信息价值的发挥更为密切。可能更多地与动态、运用联系在一起，而不是一个备存的系统。故而。将两者结合起来。扬长避短，才能最大限度地为企业效益的提高服务。
其二。双套制确实起到了双保险的作用。但是它同时也引发了很多问题：日益紧张的库房压力并未因新型载体的出现而得到缓解，纸质文件与电子文件两套并行增加了档案工作人员的劳动量，处心积虑地为两者建立对应关系，在无形中耗费了资源，使得档案人员很难挤出时间去主动开发利用档案信息资源。这就要求企业根据自身的需要对双套制进行优化。对本企业电子文件实施个性化的管理：建立企业文件分级、分层、分类管理体系，使双套制与档案保管期限结合而变得合理而简便。对于那些凭证价值不大的文件，已实现计算机辅助生产的CAD文件等可以实行“无纸收藏”，对于需要重点保存的电子文件。方可将其固化。载体转移而制成硬拷贝归档。而那些企业不再使用的、没有凭证价值却有历史文化价值的文档，企业不可能投入过多的资金去保护，可以先外包出去以降低保管成本。但其长久保存问题则需要政府、社会和企业共同努力去解决。如果企业习惯了政府机关在电子文件管理中“有文必档”“档必双套”“销而不毁”等不计成本效益的管理思路。那么，其电子文件管理距“六无状态”一定不会太远了。
再次，如果双套并行的管理策略依然效益不高的话，那么企业管理决策者就可以考虑管理职能的整合了。电子文件工作一般都是多方协作进行的。其基本特点是需要多个部门的密切配合——主管领导、计算机技术部门、科技部门以及档案部门等。协作式的管理。导致了工作任务分散化，使得每一个形成、处理、存储和利用电子文件的人员或部门都有管理电子文件的职责。在效益较低的情况下，对文件工作流程、职责进行调整和再设计，文档工作可以延续下去，但是可以考虑将其与科研、生产、办公管理、图情管理等活动进行整合。以优化结构。提高效益。
电子文件管理利用 篇7
一、文书档案电子文件归档管理工作
我厂采用专业的档案管理系统, 与办公自动化系统OA做无缝链接, 达到文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化, 实现文书工作和档案工作的信息共享和规范衔接。
由于我厂文书人员和档案人员分块管理, 在一定程度上拉大了文书工作和档案工作的距离。如果文书人员档案意识淡薄, 或者档案人员很少考虑文书工作, 则容易在衔接过程中会出现脱节。
为了保证归档电子文件的质量, 特别要强化文档全过程管理, 无论文书工作还是档案工作, 每个环节中的每个工作人员都要确立质量第一的观念, 明确认识各自的岗位质量责任, 这是全过程管理的前提。我厂制定严格的质量标准, 全体档案人员和文书处理人员认真学习《中华人民共和国档案法》《国家行政机关公文格式》《国家行政机关公文处理办法》等法律法规, 熟练掌握并贯彻执行, 归档前对各部门文书进行集中培训, 下发文件, 规定归档时间、内容、要求、把容易发生的问题消灭在萌芽状态, 完善组织机构, 建立一支高素质的、相对稳定的文书和档案工作队伍, 保证每一份电子公文在形成之始, 就纳入到全过程管理, 构建起电子文件形成与积累——电子文件归档——电子文件整理——电子文件提供利用的流程控制和管理模式。
为了确保归档的电子文件符合归档要求, 制订了电子文件的归档制度, 档案人员认真执行《电子公文归档管理暂行办法》, 归档时对电子文件进行全面、认真的检查, 在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠;相应的机读文件目录、附件、其他说明是否一同归档;归档的电子文件是否为最终稿, 电子文件与相应的纸质文件内容及附件是否一致等。文书处理人员在协同办公系统把办理结束的公文点击办毕归档, 直接归入档案管理系统中文书档案收集整编库中, 档案人员就可以随时进行文件的整理、归档, 并要求文书处理人员定期进行文件的整理, 把办毕归档的文件打印一份纸质文件连同文件移交清册交给档案人员, 及时对号入座, 使文件的归档工作日常化, 做到了文件随到随归, 将档案人员从庞杂的年终一次性整理中解放出来, 有更多的精力从事更多具有建设性的档案管理和编研等深层次工作。
二、电子文件档案的安全保护工作
现在, 我厂档案管理基本上都实现了自动化管理, 建立了完整的档案信息数据库, 各级领导、部室管理人员及生产技术人员随时可以通过本地机进行文件、图纸的在线查借阅。我们在感受着计算机给工作带来方便的同时, 也面临着许多新的问题, 特别是数据安全的问题, 在实现自动化管理的档案室, 数据是其赖以生存和发展的基础。数据的损坏和丢失以致无法恢复, 会给档案的可持续发展造成重大打击。因此, 档案人员结合实际采取切实可行的有效措施保障数据安全, 是我们工作的重中之重。
首先要保证计算机硬件系统和软件系统的稳定, 选择性能好、运行稳定的HP品牌设备以保障硬件系统安全;软件系统我们采用品牌操作系统和清华紫光档案管理系统, 同时在系统中进行安全设置, 尽量不要让搞破坏的访问者进入, 设置了多级权限和密码管理;其次人员的责任意识特别是安全意识是非常重要的, 如数据备份, 一些工作人员对数据备份感到麻烦, 而且存在着一些侥幸心理, 认为计算机不容易出现故障, 多一次少一次备份都无所谓, 甚至干脆不做备份。但一旦发生意外, 数据丢失甚至无法恢复, 后果将不堪设想, 所以档案人员一定要有责任意识和安全意识, 平时做好数据备份工作。我厂电子档案管理系统已运行近十年, 这期间档案人员录入了大量的文件目录及扫描挂接电子文件, 我们考虑了多种方式保障电子档案的安全:一是购置DVD刻录机刻录光盘存储备份, 购买了防磁柜用于存放光盘, 对光盘定期进行转储, 转储后的光盘与原光盘同样编号保存。发现载体或信息有损伤时, 及时采取维护措施, 进行修复或拷贝;二是坚持每天下班前对本地机数据进行备份, 对异地移动硬盘不定期进行备份, 并根据输机情况进行光盘刻录。我们定期对所备份的数据进行检查, 包括现有数据和原有数据对比大小、备份文件的时间是不是最新的、文件是否齐全等, 而且要对备份数据进行数据恢复试验, 要求所有的数据都可随时用于恢复, 不能用于恢复的数据是无效的;三是我们制定了一套切实可行的档案管理制度, 人员定岗、职责分明, 如档案服务器统一放到信息中心机房由专业人员来管理维护, 每天做好数据备份, 专业人员对服务器运行情况经常检查, 发现问题及时解决, 外来人员不准进入, 如服务器发生问题则列入经济责任制考核, 另外阅档室和办公室分开, 我们为查档的生产技术人员专门准备了一台计算机进行查询检索, 这样就避免了闲杂人员登陆档案管理系统, 防止人为破坏数据, 保证了计算机数据的安全, 保证系统的正常运行。
三、电子文件档案的提供利用
电子文件的利用活动也要加强管理。电子文件入库载体不得外借, 只能以拷贝形式提供利用。对电子文件的利用者进行利用权限控制, 防止无关人员对电子文件系统的非法访问, 防止利用过程中的泄密和损伤。建立多种文书档案专题检索目录, 便于文件查找;网上联机借阅, 实现查阅文件调用电子文档, 纸质文档只作凭证之用, 既有效保护了实体文档, 又提高了利用效率。充分利用电子档案编制了《组织机构沿革》《管理制度汇编》《人事任免文件汇编》《职称评定文件汇编》《科技成果汇编》等编研材料, 同时利用现有信息资源进行深层次开发, 不断分析用户的需求, 准确提供适时信息, 通过开展在线服务, 通过网页提供数据库查询、电子文件浏览方式, 让利用者快速检索到所需的内容, 从而建立了一个形式统一、内容稳定、功能齐全的检索体系, 以满足不同层次、不同需求、不同人员利用档案的要求。快捷方便的网上查询使工作效率大大提高, 减少了复印量, 降低了管理成本, 每年立卷的时间大大减少, 把档案人员从繁琐的手工劳动中解脱出来, 可以有更多的时间搞好档案编研, 为企业的生产经营管理提供更优质的、深层次的服务。
参考文献
[1]黄振东.一体管理规范对接——对现代文秘工作与档案工作接轨的思考, 秘书, 2007.5
电子文件管理利用 篇8
关键词：大数据技术,电子文件,开发利用,研究
前言
在全球信息化的发展趋势下, 随着国家间政治与文化交流的日益密切, 产生了海量的数字化电子文件, 如何对这些虚拟化的电子文件进行收集与管理, 已经成为国家发展的重要课题。电子文件的开发与利用, 就是在社会活动中对电子文件信息的使用价值进行挖掘, 从而有效地加快社会发展的进程。
1 大数据技术与电子文件开发利用模式的概述
1.1 大数据技术概述
大数据是互联网信息技术发展的产物, 也是信息时代发展的必然结果。在大数据时代下, 数据规模越来越大, 数据容量也随之增大, 数据增长速度逐渐加快, 现阶段大数据以及其相关处理技术逐渐被应用于各个行业领域, 并创造出了巨大的社会经济价值, 推动了经济领域以及科技领域的发展, 拓宽了数据获取方式, 为现代化企业的发展带来了一系列机遇与挑战。大数据技术具有快速性、多样性与规模性的特点[1]。
1.2 电子文件开发利用模式概述
电子文件是在信息化发展趋势下产生的数字化电子文件, 具有利用方式多样化、依赖方式复杂化的特点, 因此为了加强对电子文件的开发与利用, 就应当制定一定的开发模式与管理模式。由于电子文件是基于计算机信息技术存在的虚拟文件, 从信息安全性的角度考虑, 应当加强对信息载体的利用, 并加强电子文件的安全保密措施。电子文件开发与利用需要从信息的准确性、快捷性与完整性入手, 从而提供优质的信息服务。
2 电子文件开发利用原则
2.1 数据创造性原则
所谓电子文件开发利用的创造性原则, 就是在传统实体文件数据处理的基础上, 对传统实体文件数据处理技术难以解决的问题或没有完全解决的问题进行开发与利用, 电子文件开发利用的创造性原则在很大程度上体现了其先进性与新颖性。随着大数据时代的到来, 现阶段电子文件数量极其庞大且更新速率极快, 这就需要大数据技术通过对海量电子文件的洞察分析, 深入挖掘电子文件的内在价值。通过对电子文件数据信息进行筛选与分析, 可以将有关信息整合起来, 统一分析电子文件数据间的内部联系, 从而将分散性的电子文件数据有序化。
2.2 数据时效性原则
所谓电子文件开发利用的实效性原则, 就是在处理电子文件数据的过程中应根据社会发展的实际需要, 以及电子文件数据的实际内涵, 对电子文件数据的深层价值进行挖掘, 有针对性地对电子文件数据进行开发与利用, 从而拓宽电子文件交流的形式, 构建动态性的电子文件数据分析机制, 提高电子文件的先进性与实效性。
2.3 数据合法性原则
所谓电子文件开发利用的合法性原则, 就是在电子文件数据处理过程中应结合实际的利用需求对电子文件数据进行筛选与审核, 强化电子文件数据间的逻辑性关系, 通过合法性的系统加工提升电子文件的信息价值, 从而方便用户的利用。在电子文件数据的开发与研究过程中必须遵守国家相应的法律法规, 以法律法规为指导, 合理调节电子文件数据间的处理关系, 从而保证电子文件开发利用模式的可靠性[2]。
2.4 数据完整型原则
所谓电子文件开发利用的数据完整性原则, 指的是在电子文件数据产生之刻起, 应本着实事就是的客观性原则保持数据的完整真实不变, 避免对数据进行修改或破坏, 从而确保电子文件数据的真实性与可靠性。电子文件数据应当应用于正确的用途上, 而非无限制地使用, 从而在电子文件数据产生、转换到维护的整个生命周期内保证电子文件数据的完整性。电子文件数据若失去了自身的完整性, 也就失去了其使用价值。
3 大数据技术在电子文件开发利用工作中的应用
如图1所示, 基于大数据技术开展的电子文件开发利用模式与传统实体文件数据的处理流程相似, 主要以海量电子文件为数据基础, 构建电子文件数据洞查分析服务, 应用大数据相关技术对海量电子文件进行洞查分析, 从而形成电子文件数据分析模型, 为用户提供电子文件利用。
3.1 电子文件数据获取阶段
电子文件数据是大数据技术在电子文件开发利用工作中要处理的对象, 电子文件数据的开发利用应该从数据分析入手, 利用数据关联、聚合分类、语义网等大数据相关技术对种类繁多的海量信息数据进行处理, 因此电子文件数据本身的质量影响着电子文件数据洞察分析服务的质量, 对分析结果存在着很大的影响。在处理海量电子文件的过程中, 存在着“数据量过大时可以忽视数据的质量”的思想误区, 这就导致对电子文件数据的把关不严格, 使得错误的数据进入大数据系统。尽管少量的错误数据对大数据整体分析结果影响较小, 然而约束机制的不合理则会为大数据分析处理工作埋下安全隐患。在电子文件数据获取阶段, 并不是说数据越多越好, 而应当保证电子文件数据的翔实准确, 对特定的应用数据需要包含有用的信息, 应该尽可能地排除影响洞察分析工作的无关数据与错误数据。
3.2 电子文件数据分析阶段
对海量文件的洞察分析是大数据技术在电子文件开发利用工作应用的关键环节, 电子文件数据分析阶段主要通过对大数据文件的筛选与审核, 选取特定的电子文件数据进行分析, 并将其转化为有价值的分析结果, 从而发挥电子文件分析职能。现阶段电子文件数据数量较大且较为庞杂, 而相关电子文件开发管理人员缺乏相应的大数据知识, 难以有效地从海量电子文件数据中提取有价值的分析结果[3]。随着数据更新速度不断加快, 海量的非结构化电子文件数据难以得到有效分析, 面对这一问题, 应当将大数据技术应用于电子文件数据的分析阶段, 通过一系列的相关运算挖掘电子文件数据内部的相关性, 利用大数据技术对现阶段集合的ERP、营销、生产、基建、调度、协同办公、科技、经法、大规划、安监、电力交易、电子商务等12类业务系统进行数据整合, 并从中提取电子文件核心数据, 对数据的发展走向进行预测。基于大数据技术的电子文件数据分析, 与传统数据报表不同, 这种数据分析并不是静态的, 而是通过动态性的更新显示未来发展的走向, 从而把握事物发展的规律。
3.3 电子文件数据显示阶段
电子文件数据显示阶段主要是通过现代化信息手段将洞察分析后的数据进行展示, 一般通过统一搜索、文库应用、专题应用、电子文件挖掘服务等将数据已可见形式或可读形式输出, 从而为用户提供电子文件利用, 方便用户获取相关数据信息。与传统数据报表的结构化数据不同, 基于大数据技术开展的电子文件数据显示可以采用数据值、数据表以及各种统计图形对数据进行展示, 大数据技术突破了传统的数据结构性的限制, 灵活化地表现出复杂的电子文件数据。利用如图2所示的计算机信息技术的图像处理以及图形学的可视计算技术可以将抽象的数据转换为直观的图像与表格, 从而将复杂的信息简单化, 提高了用户分析结果的便捷性。
3.4 电子文件数据共享利用
电子文件数据的显示阶段可以打破原有专业领域的束缚, 通过数据可视化提高与其他业务系统的契合度, 其他业务系统也可以通过现代化数据技术对直观化的电子文件数据进行检索利用。对于电子文件数据的共享利用, 可以通过Web Service建立统一性的电子文件整合平台, 从而建立各个业务系统间电子文件数据共享交换通道, 将不同职能部门间的电子文件系统有机地结合起来。组成电子文件数据共享平台的一系列服务、中间件以及Web Service接口是实现电子文件数据共享利用的关系, 其核心组件主要是流程整合引擎以及数据交换处理模块, 从而满足了用户获取相关数据信息便捷性的需求。
4 结论
总而言之, 随着大数据时代的到来, 大数据技术虽然为电子文件开发与利用工作的发展带来了机遇, 但也带来了一系列技术难题。现阶段基于大数据技术的电子文件开发利用工作仍然存在着一系列的问题, 由于大数据技术的研究尚处于起步阶段, 整体技术发展水平仍然有限。因此电子文件管理人员应当在实际管理工作中不断总结经验, 为大数据技术增添相应的实践基础, 从而推动电子文件开发利用模式的革新。
参考文献
[1]吴震.数据挖掘技术在电子文件管理中的应用研究[D].广西民族大学, 2011.
[2]廖颖.国内外电子文件管理模式比较研究[D].上海大学, 2014.
电子文件管理利用 篇9
1. 电子文件概念是理解电子文件特点的前提。
被大家公认的“电子文件”定义是“以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件”。那么，它为什么是理解电子文件特点的前提呢？首先，“电子文件”它别于“文件”，是一种特殊的文件，自然具有独特的“个性”。它是依赖计算机系统并以代码形式出现，因此它具有对计算机的依赖性和非人工识读性；它纪录于磁带、磁盘、光盘之上，因此就具有载体的多样性、信息存储的高密度性；它在系统中存取又在通信网络上传输，因此它就出现了信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性。不难看出：在电子文件的概念中，隐藏着电子文件的特点，即对计算机的依赖性、非人工识读性、载体的多样性、信息存储的高密度性、信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性等。因此，电子文件概念是理解电子文件特点的前提。由于，电子文件有其独到的个性，因此在实践管理中，电子文件的特性决定着电子文件管理的一切活动，如电子文件管理的理论研究、电子文件管理的原则确立、电子文件管理技术的研制、电子文件的保管方式等，都是根据电子文件的特性实施的。按照逻辑推理，电子文件决定电子文件的特性，电子文件特性决定着电子文件管理，因此电子文件决定着电子文件管理，那么不难理解，电子文件的概念是电子文件管理的基础。
2. 电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。
无论何种管理，都是以理论做指导，只有正确的理论指引，才能获得科学的管理。电子文件决定着电子文件管理，电子文件概念是电子文件管理的基础，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。
早在中国首届档案学博士论坛会上，为了奠定电子文件科学管理的理论基础，多位知名档案学者首先对电子文件的概念进行了比较性的探讨和深入研究，最有代表性的是陈子丹先生还为电子文件的内涵归纳出了“三条基本要素”。随后，在此基础上，多位档案专家依据电子文件的特性，阐述了电子文件管理的理论观点。黄霄羽女士指出“来源原则”仍然是当今电子文件时代档案专业的基本原则，特别强调：新来源观是透过电子文件的本质和特性，采用更加概念化、抽象化的来源，是更加适应电子文件的新特点、新挑战的来源原则。张宁教授也通过“文件连续体模型”，全面展示了“电子文件连续体理论”。她也特别指出：“电子文件连续体理论”是根据电子文件的种种特性指出、完善的，同时变得更加全面和科学[1]。美国档案专家瓦洛在《档案思想的自由贸易》和《美国档案工作者》中说：由于电子文件的到来，档案管理事业将完全被重新塑造、重新接受。国际档案理事会在《电子文件管理指南》中，也花大笔墨阐述了，将重新认定“电子文件生命周期理论”，并同时提出了电子文件管理的“前端控制”理论[2]。可以看出：电子文件管理理论的提出，都是根据电子文件的特性而来的，而电子文件的特性是由电子文件的概念决定的，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。
3. 电子文件概念是电子文件管理原则确立的基础。
由于电子文件被赋予了许多比纸质文件所独有的“个性”，随之而来的就是种种新的管理思想和理念，只有这样，才能避免管理中的失误，有效保证电子文件的真实性、原始性和可靠性。为了达到新的管理标准所提出的要求，在管理中确立了许多电子文件的管理原则：（1）真实性保障原则，是依据电子文件易改性从而保证电子文件的真实性的原则。即归档后的电子文件中的元数据、背景信息和认证信息与电子文件形成时保持一致的原则。（2）完整性保障原则，是依据电子文件信息、载体与环境的不稳定性，从而保证电子文件的完整性的原则。包括电子文件整体的完整性和电子文件个体的完整性。（3）可读性保障原则，是指保证电子文件原始性、识读性的原则。即电子文件经过存储到迁移的整个过程后，仍可以识读并仍可以保证内容的原始性，也是依据电子文件的非识读性、可操作性而定的原则。（4）强制性原则，依据电子文件的不稳定性和可操作性，对于有价值的电子文件进行强制性收集的原则。（5）实时性原则，是依据电子文件的依赖性、集成性的特点，对电子文件做到“随时生成，随时存盘”的原则。可见，从制定“原则”的设想到“原则”的内容确立，都是因电子文件的特性而来，又因电子文件的特性而去，因此电子文件的特性决定着电子文件管理原则的内容，电子文件的概念是电子文件管理原则确立的基础。
4. 电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。
在电子文件管理中，电子文件是否“安全”是电子文件管理过程的核心问题，而电子文件的“真实性”是决定电子文件是否“安全”的关键因素，而这种关键因素是由电子文件本身的特性：不稳定性、信息与载体的分离性和多媒体信息的集成性等决定的。美国档案专家戴·比尔曼先生也曾指出：要想证明电子文件的真实性，就必须保证文件在整个操作过程中未经改动。而“易改性”恰恰是电子文件的特性之一，因此防止电子文件“被改动”、防止电子文件所带来的“不真实性”的特点，是解决电子文件“安全”问题的关键。而维护这种“真实性”靠的是管理技术，因此电子文件的特性是电子文件管理技术研制的关键。寻根问底，也就是说，电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。
为了保证电子文件的真实性，不少档案研究专家，研究出了维护电子文件真实性的管理技术，有“前端控制技术”、“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”等。前端控制技术是对电子文件管理系统的“设计阶段”所实施的有效控制，把电子文件全程管理理念的所有要求，提前设计在管理系统之中，是基于电子文件的易改性和信息与载体的分离性而提出的解决电子文件“不安定”的技术。可以看出，从技术的设计理念到技术的内容和操控，电子文件概念是基础。“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”也都是为了维护电子文件信息的安全，保证电子文件的原始性、真实性、凭证作用而研制的。那么，设计者为什么都会如此“担心”？也都是因为电子文件独有的特性，时刻会带来“非原始性”的、无凭证作用的电子档案所引起的。为了突出电子文件的概念在技术研究中的地位，露西亚娜杜兰蒂女士在介绍她主持的inter PARES项目，所涉及的四个研究领域时，把电子文件真实性保存的“概念需求”放到了第一位，这也说明“概念”对研究的重要性。在介绍她的成果时，还突出强调：保证电子文件的真实性的最佳方法，就是从电子文件的外部入手，“外部之手”言外之意就告诉我们，电子文件的特性是固有的，是不能改变的，应按照电子文件的特点和形成规律进行研究和设计。她随后又特别强调自己的观点：严格控制文件的形成和管理程序，对整个过程进行严格控制，不采取全程管理的眼光，就不可能管理电子文件。这番话又一次说明，电子文件的特性对电子文件管理的重要性，可见电子文件概念是保证电子文件真实性的关键，是电子文件管理技术研制的基础。
5. 电子文件的概念决定着电子文件保管方式的选择。
目前，电子文件归档后的保管方式有以下几种：多重双套制存储、信息备份和数据迁移。其中，多重双套制存储方式，包括电子和纸质双套制、电子双套制、本地和异地双套制、多重双套制存储。电子和纸质双套制：即鉴于电子文件信息与载体的不稳定性、电子文件的易改性，在电子文件管理技术还不太成熟的条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件，采取电子与纸质版本双套并存的保管形式，以达到利用时相互参照。电子双套制：为了避免电子文件信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息的可操作性等特点，确保电子档案的凭证价值而制作的两套电子档案。本地和异地双套制：异地保存是档案管理部门利用电子文件的高密度性而对电子档案实行的跨省份区域的备份制度，即在两个不同省份的档案管理部门，相互建立电子档案备份中心，从而保证纸质档案损坏时，异地电子档案的完整性。信息备份：是为了确保电子文件信息安全而采取的重要措施，是归档电子文件的脱机备份，从而保证在网络黑客和病毒入侵时，电子文件信息的原始性。数据迁移：是为了适应信息技术不断发展的需要，使电子档案在新的设备环境中继续保持“识读性”而采取的数据导入过程。从这些电子文件的保管方式的内容来看，保管方式的选择，都是根据电子文件的特性进行确定的，因此电子文件的特性决定电子文件保管方式的选择，究其根源：电子文件的概念决定着电子文件的保管方式。
总之，电子文件的概念在电子文件管理中，所起的作用不胜枚举，电子文件的管理理念，更是千差万别、多种多样，笔者的观点，旨在给那些对电子文件管理还感到迷惑不解、无从下手的人们一些帮助，起到抛砖引玉的作用。
摘要：电子文件独特的个性所带来的新的管理方式, 使得目前信息技术知识还未被完全掌握, 信息化水平还未达到理想标准。笔者认为, 对电子文件概念的理解与掌握, 是搞好电子文件管理的基础。
关键词：电子文件,概念,管理,基础
参考文献
[1]石玉, 李肖军.电子文件前端控制理论浅析[J].档案, 2009 (5) .
浅析电子文件管理 篇10
计算机技术广泛的应用正在逐步改变、丰富各单位传统的工作方法、工作手段和工作模式, 同时也给档案工作者带来了新的课题——电子文件管理。随着档案管理对计算机的普遍使用, 电子文件管理逐步成为档案管理工作关注和研究的热点, 电子文件档案将成为继纸质档案出现在人类档案管理史中的一个里程碑, 分析档案管理中电子文件管理存在的问题并探索完善档案电子文件管理措施意义重大。
二、电子文件管理中存在的问题
(一) 电子文件收集困难
收集难是从事电子文件收集工作人员的共识。随着办公自动化的发展, 电子文件悄悄地来到我们身边。它承载着人类历史, 而且由于它的特殊性, 人们对它还未形成和纸质文件一样的感性认识, 因而对电子文件收集未引起足够重视。在数量上, 各单位的电子文件生成量远远大于归档的数量, 好多形成的重要电子文件没有以任何方式留存, 大量的电子文件处于流失状态。不少档案部门的电子文件管理才刚刚起步, 尚未完全步入正轨, 电子文件管理方面无规章制度可供遵循。很多单位电子文件管理尚未提上议事日程, 工作中形成的电子邮件、数据库、网页文件、多媒体文件分散在各个部门甚至个人手中, 电子文件严重流失, 造成电子文件的损坏、泄密或丢失, 给电子文件的收集带来被动。
(二) 归档范围比较单一
许多档案部门平时比较注重电子公务文书的归档, 进行了党政公文和部分业务部门电子文件管理, 其它如会计电算化形成的电子文件就不能及时归档。会计部门实行电算化后, 电算化形成的电子文件并没有得到很好的管理, 而是存放在财务部门。不光会计部门, 业务部门的图表、数据库、科研实验数据表等散落在个人手中, 不利于电子文件的保管利用。有的没能及时将这些电子文件转存到软盘或光盘, 而是储存在硬盘上, 而这些文件常因病毒感染而被破坏或因硬盘空间已满被删除, 造成电子文件丢失。归档范围的单一, 难以实现对电子文件全面、有效地集中统一管理。
(三) 归档方法不够恰当
大多数单位没有电子文件保管期限表, 仍按照纸质档案保管期限表执行。归档操作甚至沿用纸质档案定期移交, 要么只是系统自动转存, 没有适应电子文件归档的规范、方法。由于电子文件有生成分散, 便于操作特性, 使得仍沿用纸质档案的归档时间、归档方法和归档流程是极其不恰当的。在这种状态下, 即使电子文件完成了归档管理, 也很难保证电子文件的完整性和有效性。还有对电子文件管理认知理念不正确, 目前, 大多数人认为电子文件不可代替纸质文件独立行使文件职能, 好多部门不能保证生成电子文件的真实性、可靠性。可以想象, 在未明确电子文件地位或没有保证电子文件真实性、可靠性措施的情况下, 对电子文件进行管理, 带有很大的盲目性, 这种盲目性导致无法真正推进和实施合理科学的电子文件归档管理。
(四) 办公系统功能有待完善
档案管理软件与会计电算化及办公自动化软件没有形成有机结合, 如档案管理软件与公文信息网不兼容, 档案管理软件与会计电算化软件不衔接等等, 影响了电子文件的接收, 文件的质量等简单管理, 加大了电子文件的管理难度。保证电子文件的长期可读性是电子文件管理的最终目的, 但是, 现阶段大部分单位没有任何措施和系统来保证电子文件的长期可读性。电子文件的长期可读性是档案利用的保障, 是未来电子文件资源的整合和深度开发利用的基础。目前我国没有出台电子文件管理系统功能标准, 也没有功能齐全的电子文件管理系统。虽然某些电子管理系统声称具有归档、备份、长期保管的功能, 但实际情况并非如此。这种系统不是真正意义上的电子文件管理系统, 只能算作是文件的集中发布平台。
(五) 人员素质不适应新形势
首先, 有些部门领导对档案管理的认识还限于纸质文档管理范畴, 未认识到电子文件管理的重要性和特殊性, 导致档案管理人员在电子文件管理工作中, 遇到权限窄, 资金使用阻碍等问题。其次, 档案管理人员缺乏这方面的技能培训。本身电子文件管理就是档案管理中一个新生事物, 一种新的归档方法、规范、标准, 整个行业没有统一的标准、规范, 在实际工作中操作起来难免会有困难, 档案人员积极性和创造性不高, 电子技术知识方面的匮乏, 尤其怕在这项工作中出现错误, 带来一些损失, 档案管理人员就会得过且过, 能躲就躲。
三、完善电子文件管理的具体措施
为了加强电子文件管理, 笔者建议采取如下措施:一是档案主管部门建立电子文件管理的规章制度和管理办法, 采取“强制性”措施要求各单位、部门必须执行管理办法中的各项条款。二是单位档案部门应建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件的收集原则、收集范围、分类编号办法, 正确划分保管期限、保管和利用方式等规定, 做到集中统一管理, 使电子文件与纸质档案有机地结合, 有利于电子文件管理者科学管理。三是大力宣传科学管理电子文件, 不断提高人们对电子文件的正确认识, 使人们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要按时归档和注意保存。四是完善办公系统功能, 实现办公系统自动化和智能化, 为日后电子文件共享、利用打下基础。五是加强培训, 提高档案管理人员管理电子文件的素质。作为一名档案管理人员, 笔者强烈感到电子文件管理方面知识的欠缺, 希望上级档案主管部门多组织培训, 研制开发真正适应我国电子文件管理系统软件, 完善档案管理人员的档案现代化管理技能, 以推进档案工作现代化和信息化建设的历程。
摘要：随着计算机技术的发展, 电子文件管理逐步成为档案管理工作关注和研究的热点, 电子文件档案将成为继纸质档案出现在人类档案管理史中的一个里程碑, 文章围绕档案电子文件管理分析了其现状并提出了完善档案电子文件管理的具体措施。
关键词：电子文件,现状,健全
参考文献
浅析电子文件的管理与规范 篇11
摘要：电子文件已经以其无可争议的生命力，成为人类社会记录信息、传达信息、存储信息的重要工具，电子文件在办公领域和档案管理乃至整个社会生活中占据了一席之地，由于信息技术的飞速发展和广泛应用，更有成为未来社会文件主导形态的潜力和趋势。
关键词：电子文件;管理规范;文件归档
一、电子文件的概念
电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。这个概念表明电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是以数字信息为特征的文件。
归档是将具有档案价值的电子文件由生成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。
二、电子文件的归档范围
电子文件的归档范围主要包括：（1）在行使本机构职能以及行政管理、经营管理、生产技术管理、科学研究等活动中形成的各种文本文件;（2）利用计算机辅助设计、检测等技术形成的具有查考利用价值的数据文件、图形文件等;（3）本机构制作的各种数据文件，如合同管理信息系统形成的数据库、财会数据库、图纸设计图形库等;（4）对于软件研发人员而言，在其研究开发活动中形成的程序文件，如由本单位自行研发的PDPMIS系统。（5）为保证电子文件的长期可读性而收集的各种支持软件。（6）以上各种电子文件的整理、著录和鉴定信息，这些信息可能存在与电子文件管理系统中，与文件相联系;也可能以纸质形式存在。（7）相关的纸质文件及其他载体类型的文件。
三、电子文件归档工作存在的问题
第一、思想观念滞后，组织协调不到位，收集难度加大。有的职能部门领导的观念还没有转变过来，认为电子文件在一定程度上应归本部门所有，不应成为更广范围内共同的财富。再有，对于归档电子文件数量较多单位，认为对目录的输入和把电子文件导入数据库太烦琐，存在少交或者不交情况，在当今现代化办公环境下，产生的电子文件数量与日剧增，范围遍及各业务部门，产生的形式更加多样化，对这些文件收集齐全、完整也相当不易，还要把相应的支持软件进行熟练掌握就更加难了。
第二、归档内容不齐全。我们现在归档的电子文件主要是本单位在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、科学研究、基本建设等工作形成的，主要是纯文本文件，比较单一，在提供利用和管理上的问题都不是很突出，但相对于我们在各项活动中产生的电子文件而言是太不齐全了，尤其是在技术领域产生的设计图纸，研发软件、各专业应用软件产生的数据库、图形库，配套说明信息等都收集不齐全甚至是空白这无疑给资源共享的开展带来诸多困难。
第三，应用软件的使用各行其是，缺少兼容性。目前在单位使用的软件就有：合同管理信息系统、财会管理信息系统、OA办公自动化系统、档案信息管理系统、即将实施的QHSE信息系统等软件有十来个之多，这些软件都是从各自的业务工作角度出发研发的，对本专业以外的工作均不适用，而且软件之间不兼容，作为档案工作来说，要想把本单位的各项工作中形成的记录都归到一个软件中来是相当困难的，甚至是不可能的。但如果放任各行其是，无疑给管理和利用带来不便。以本单位来说，合同管理信息系统对平时工作所有签订的合同，软件中描述的都特别清楚，而且检索速度很快。但是在档案管理系统中对此软件不兼容，根本不能调用其中的数据，形成“两张皮”的现象。
第四，归档人员对电子文件的保护意识不强。每年到归档时间，好多电子文件都不知去向，归档文件仍分散保存在业务人员手里，而业务人员手中的电子文件，有的已删掉，有的已更改，变成当年的文件版本，往年的已不复存在，还得重新输入，增加了工作负担。
第五，对电子文件的事前控制力度不够。目前我们只是在归档时对应归的电子文件进行询问，并要求相关部门完成归档工作。这不利于电子文件的齐全完整，给归档工作带来很大困难，有时出现缺项，造成无法弥补的损失。
四、整改措施
制定严格的归档制度。归档制度包括归档时间、归档范围、归档要求三方面。我们要严格把控归档时间，防止时间过长，归档的电子文件越不齐全、越不完整。产生的归档范围内的电子文件必须全部归档，不能有遗漏现象，也不能以没有产生为由不归，致使应归电子文件游离于档案馆（室）之外。归档要求就是对归档电子文件的整理要求，对电子的存储形式、存储地址、和纸质档案的对应程度都应按有关文件执行，使其达到规范化、标准化的目标。
加速文档一体化进程。文档一体化就是将现在分开的文书工作和档案工作更紧密地结合，实现从文件到档案的无缝交接，目前，这项工作已取得了一定的进展，我们现用的OA办公自动化系统，为这项工作的开展提供了依托，日常工作中，文书人员利用此系统对所产生的电子文件进行管理，到归档时，利用归档功能模块进行转换即可。这即避免了电子文件的遗失，又能保证归档工作的及时到位。
加强超前控制力度。要想对电子文件进行超前控制，就要对电子文件的产生信息有一个充分的掌控，如果不知道产生多少、产生什么电子文件，那么就没有掌控的对象。加强与各兼职资料员的联系，及时对电子文件进行鉴定，对归档的电子文件提前保存到预设的地址。
加强软件的兼容力度。各部门之间应该加强沟通，达到协调一致，争取让专业软件都能和档案管理软件相互调用，或能借助某种工具把专业软件中的数据库导入档案管理软件中来，为利用提供一个统一的平台。
浅析电子文件与电子档案管理 篇12
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
1.1 对设备的依赖性与不可识别性
电子文件不能直观阅读, 必须依赖于电子计算机系统, 其信息才能识别利用。而纸质文件比较直观, 即使著录和整理质量不高, 也能翻找到。
1.2 信息与载体相分离
传统的纸质文件的内容与其所依附的纸质载体不可分离, 文件的原始性是高于文件的载体和信息形式的原始性之中, 给人们的原始记录更为深刻。而电子文件没有固定的物理位置, 由于其信息与载体相分离性, 信息的物理结构与逻辑结构的差异性、可变性及相对独立性, 己决定了电子文件不再存在“原件”概念的事实。人们可以通过拷贝, 轻而易举地制作与原件完全一样的复制件, 也可以对原件上的签名、印章进行修改。修改前后难以分清, 不像纸质文件那样, 修改后会留下痕迹, 容易被察觉。因此, 电子文件的原始凭证性正受到严峻的挑战。
1.3 存储内容不稳定性
电子文件相对于纸质文件而言, 对环境的温湿度、防磁性、抗破坏性、抗病毒等条件要求很高。电子载体, 特别是软磁盘比较脆弱, 易受损失或信息丢失, 电子信息不稳定, 易受计算机病毒的攻击, 或因操作不当, 管理不善以及各种技术原因, 造成文件的破坏、失真、泄密。纸质文件的稳定性大大高于磁盘、磁带等的稳定性能。
1.4 信息的共享性
电子文件能高速输入, 信息可远距离网上传递, 高密度大容量存储, 它不受时间和空间的限制, 可以多个用户同时访问一个文件, 实现真正意义的信息共享。所以电子文件保密方面存在缺陷, 很容易泄密。
1.5 肉眼不可识别性
纸质文件或照片文件等都是具有实实在物质性的字迹材料, 经手写、机器印制、化学显定影等手段把文字符号、图形、自然景观等与实实在在的物质的纸、胶片等结合齐一起, 是看得见, 摸得着的。而电子文件则不同, 它是借助现代高科技, 把文字、符号、图形和自然景观等信息先转换成二进制的数字信息, 是以电子或光子形式存在的。
2 电子文件的保管维护:
2.1 保证电子档案整体的安全
由于电子档案基本上是以脱机方式存储在磁、光介质上的, 所以, 要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。比如环境温湿度控制、存放载体的柜、架及库房应达到有关标准要求;载体应直接排放, 并满足避光、防尘、防变形的保存条件等。
2.2 保证电子档案内容的准确
电子档案必须依赖于计算机软、硬件平台对其内容加以转换, 还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式来进行显示。由于电子文件在不同的电子计算机系统上形成, 且在内容格式的编排上也不尽一致, 这种技术与形式上的差异, 必然导致在以后的转换与还原时, 所采用的技术与方法上的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术, 到了其保管阶段往往已经过时了。因此, 除了对电子档案本身进行很好的保存外, 还必须对其所依赖的技术及数据结构的相关定义参数等加以保存。但技术在不断更新, 这样不仅给档案部门带来了很多负担和不便之处, 还会随着时间的推移使这个“包袱”越来越重。所以, 必须采用积极的办法, 使保存的电子档案适应新的技术, 以达到永久保存和准确转换与还原的目的。
2.3 保证电子档案的可理解性
为了让人们能够完全理解一份电子档案, 就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括:相关的档案文件系列名称、存储位置及相互关系;在档案内容中所引用的其它末被存储的参考资料出处;在自然语言中不常用的词语解释等。这些信息, 应在文件的形成或维护阶段通过著录完成, 并将这些信息变成相关文件系列加以保存, 以便在利用中查考。
3 电子档案的利用管理
3.1 电子文件的分类与甄别
我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同, 其分类原则与方法也应当有所区别。
在一台没有联网的几个部门共用的计算机中, 我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门简称相互区别, 或以文件录入者的姓名或代码区别。而内部网络中的计算机文件, 就应当按行业、地区或系统相区别, 然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调, 也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。
3.2 电子档案的利用
电子文件系统是电子信息系统中的一种, 它应该满足保存文件的各种特殊需要, 这些需要包括文件的产生、跟踪、检索, 把其作为活动凭证安全存储, 保护那些具有持续价值的档案能够不断提供利用。
电子档案提供利用方式多样化使得加强电子档案的利用管理更加重要。规范电子档案利用与管理, 应建立与各个环节相对应的措施、办法、章程、规范, 并在工作中严格执行、有效监督。电子档案的利用, 将是我们遇到的新问题, 做好这方面的工作, 不仅可以更准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务, 满足用户的需求, 也可以及时发现利用系统的弱点与不足, 调整和改进工作方法或技术措施, 达到既能使档案信息最大限度地利用, 又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。
4 档案工作者要积极应对电子文件管理的挑战
4.1 加强档案法规的宣传力度, 提高人们对电子文件的认识, 让他们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要注意保存, 按时归档。
4.2 建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件收
集的范围、收集的原则、分类编号办法、保管、利用等规定, 使电子档案管理工作做到有章可循。
4.3 结合本单位实际情况, 使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来, 真正做到文档一体化管理。
4.4 加强学习, 提高档案人员的素质。
要通过各种方式对档案人员进行业务及现代化知识培训, 使他们在掌握好本专业的同时, 掌握计算机知识, 熟练操作技能, 积极参与档案管理软件的开发工作, 培养出复合型的档案管理人员, 切实做好规范电子文件归档管理工作, 以适应现代化管理的需要。
摘要：现阶段, 各部门产生出大量的电子公文、电子图像、电子表格、电子邮件和多媒体等电子文件。为了规范电子文件归档与管理工作, 保障电子的真实性、完整性、有效性和安全性, 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国签名法》、《电子文件归档与管理规范》等, 现结合电子文件及其管理办法的实际, 谈一些自己的看法。
关键词：电子文件,电子档案,规范管理
参考文献
[1]丁华东, 张斌.电子文件研究的框架[J].兰台世界, 1994, 8.
[2]孙芳芳.关于档案工作者进行电子文件和自动化技术培训的需求评估 (续) [J].浙江档案, 1995, 12.
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