电子文件管理系统需求

2024-07-27

电子文件管理系统需求（精选12篇）

电子文件管理系统需求篇1

电子文件管理系统是办公自动化系统与档案管理信息系统合而为一的计算机管理软件。这种系统是针对某一个或若干个机构的电子文件,从电子文件的生成开始,到电子文件的运转处理,到一部分电子文件转化成为电子档案,到电子档案的管理与提供利用,到对电子档案进行迁移或销毁为止,能够(通过网络)对文件的整个生命周期进行相应控制与有效管理的计算机自动化管理软件系统。这个系统能够自动记录电子文件的元数据和各种背景信息,能够对电子文件和电子档案进行管理与提供利用,能够保证电子文件与电子档案的行政有效性和法律证据性,同时也能够汇入纸质档案等的管理信息并对其进行管理。

这是一项相当复杂的系统工程,意味着扩大档案管理范围,颠覆传统管理理念,电子文件带来的挑战要求档案管理工作进行彻底转变,不是渐进式的量变,而是根本性的质变。我单位当前实行的双套制归档策略只是渐近进程中的一种过渡性手段,这项措施实行的时间越长,越不利于电子文件管理工作的与时俱进。

一、系统在电子文件管理方面存在的问题

在办公自动化快速发展的同时,电子文件管理工作却相对滞后,表现在系统建设时没有统筹考虑电子文件的归档和管理,不具备电子文件管理功能,导致电子文件管理不能和系统建设同步发展。例如,单位在系统建设时虽然考虑了电子文件管理,但由于需求不够完整、规范,想到什么提什么,重文件流转环节,轻归档与管理环节,缺乏对电子文件生命周期整个过程的全面监控,致使电子文件管理达不到规范、科学的要求,电子文件真实、完整、有效性不能得到充分保证。

未真正实现OA环境中的文件档案一体化管理,大多停留在按传统管理模式分别开发OA和档案管理系统、实行简单对接的层面,档案管理系统大多只是系统末端的独立模块,缺少前端控制。电子文件管理流程设计不合理,系统开发缺乏合理定位,未提出全面、针对的一体化管理软件的功能需求,无法将档案管理需求有机的嵌入前端等等。

OA系统是实现单位内部各级部门之间以及内外部之间办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的信息系统。OA系统的设计开发不仅要考虑文件流转,还要考虑文件归档与管理,要做到统筹规划,统一研发。编制电子文件管理功能需求时,只有既注重电子文件环节,又注重其归档与管理的需求,OA系统才能符合文件处理全过程的要求,才能使电子文件更加完整规范。

二、从档案管理者角度提出功能需求

电子文件管理中的前端控制是指档案管理工作提前介入电子文件的形成,运行和归档管理,建立标准统一、密切相关、互为保证、相对独立的运行模式和保障体系,以维护电子文件的原始性,真实性的一种管理活动。前端控制是实现电子文件全程管理的重要保障,这一原则在纸质及其他载体文件、档案管理中是有效的,在电子文件管理中更加重要。

为有效地管理电子文件与电子档案,必须实施前端控制,即尽可能把文件在电子文件生命周期各个阶段的管理需求融入文件管理系统设计当中。前端控制模式尤其强调:将电子档案的管理需求提前至电子文件形成之际,乃至生成之前的设计阶段。

档案部门在提出功能需求时会面临一些困难。一是对提出电子文件管理需求比较茫然,不知从什么角度入手。二是提出的需求只考虑了电子文件归档后档案管理的需要,而没有综合考虑对电子文件的前端控制。三是提出需求时犹疑不定,经常有较大的改动,而且使用较多的档案专业术语,导致信息管理部门和开发人员不能正确理解档案部门的意图。

档案部门向信息部门和开发人员提出需求时应把握两点:

第一,功能需求的描述要从档案管理者的角度出发,而非软件设计人员的角度。电子文件管理要在电子文件生命周期内展开,即在电子文件生命周期的设计、形成和使用维护三个阶段都要对电子文件形成控制。因此,功能需求要考虑到电子文件的形成、积累、归档、保存、利用和维护各个环节,而不仅仅是对档案管理子系统的描述,要实现对电子文件——电子档案的全过程监控。同时,还要通过功能需求方案,使设计人员能够充分理解档案部门的要求。这是档案部门编制功能需求的根本出发点。

第二,功能需求的描述要以提出规范管理的要求为主,尽可能不把主要精力放在技术开发层面。OA系统建设的技术已经相当成熟,只要用户提出需求,作为市场开发主体——软件公司一般都可以从技术层面上予以实现。因此,档案部门的主要任务是完整全面地提出电子文件管理方面的需求,诸如电子文件管理方法、管理要求等都要考虑周全,尽可能多地体现在功能需求方案之中,使有关部门充分了解档案部门要求,通过技术手段予以实现,至于系统设计方案和实现途径乃至具体节点的描述等,应当由专业公司负责完成。

三、功能需求的基本内容

元数据和背景信息。电子文件的读取依赖于它生成时的元数据和背景信息。在功能需求方案中,档案部门应当对必需的元数据和背景信息项提出归档要求,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等元数据;描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等背景信息。

各方职责和管理权限。要通过明确电子文件生成和流转部门的职责,赋予档案部门具备浏览电子文件形成、运转、发布、归档全过程的权限,以实现对电子文件形成、运转、归档全过程的监控。

电子文件积累与归档。要围绕电子文件的真实、完整、有效性,对电子文件积累、归档方面提出具体要求,以及确定电子文件的积累、归档工作流程等内容。

电子档案在线利用与数据迁移。在线利用主要是对电子档案的检索与查询、查阅申请与审核、全文浏览与下载等各利用环节提出功能需求。数据迁移是强调当系统设备更新或系统扩充时应及时对电子档案进行迁移操作。

四、结论

档案部门提出功能需求的最终目的是对OA系统中形成的电子文件归档和电子档案管理实现全过程监督、控制。实现OA系统中文件管理与档案管理的无缝衔接,从而为机构行使职能、开展业务提供最佳信息通道和活动凭证,营造现代化高效的办公平台和完备的核心信息资源库。

参考文献

[1]王健等译.电子办公环境中文件管理原则与功能要求(中英双语)[M].北京:中国人民大学出版社,2012.

[2]王健.电子时代机构核心信息资源管理:OA环境中的文件、档案一体化管理战略[M].北京:中国档案出版社,2002.

[3]冯惠玲等.电子文件管理国家战略[M].北京:中国人民大学出版社,2011.

[4]冯惠玲,张辑喆.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2006.

[5]王健.文书学[M].北京:中国人民大学出版社,2015.

电子文件管理系统需求篇2

办公自动化、标准化、网络化日趋完善，政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，随着办公自动化和“无纸化办公”的普及，传统的纸质文件将逐渐被电子文件所替代，电子文件大量涌现。

然而电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。

面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。

电子文件管理系统需求篇3

1、电改配套文件出炉，加强电力需求管理。

2、 “华龙一号”示范项目获发改委审核通过。

近期，《国家发展改革委、财政部关于完善电力应急机制做好电力需求侧管理城市综合试点工作的通知》发布，电改后第二个配套文件出炉。

本次文件鼓励用户按照《电力需求侧管理平台建设技术规范（试行）》要求，实现用电在线监测并接入国家平台；对于已安装建筑分项计量或能源管理系统（EMS）等具备用电在线监测功能的用户，鼓励通过必要的数据接口接入国家平台。

对于接入国家平台并主动参与需求响应的用户，原则上不再采取拉闸限电措施。总的来看，文件加强了电力需求侧管理平台建设，为更广泛的需求侧管理奠定基础。

此外，文件表示，6月底前，将通过手机APP等方式向试点地区的用户提供其准实时用电数据，以便吸引用户参与需求响应。能源互联网渗透到个人，“毛细血管”网络搭建，关注用户侧需求，关注个人用能需求。

推荐国电南瑞、积成电子、正泰电器、阳光电源、四方股份、金智科技、许继电气、中恒电气、新联电子、智光电气、泰豪科技等。

核电方面，“华龙一号”首个示范项目——福建福清核电站二期工程已经于四月初获得国家发改委的审核通过，并上报国务院，目前正在等待国务院的核准。在核安全局方面，福清核电站二期工程也正进入最后的审核阶段，即将召开专家委员会。预计最快四月底，该项目将浇下首罐混凝土。

电子文件管理系统需求篇4

1.一体化原则。对办公自动化系统中产生的电子文件要实施从文件到档案的一体化管理, 从文件的生成阶段就要对其质量进行监控, 对文件转化到档案的整个过程进行全面控制和综合管理。2.完整性原则。要全面考虑电子文件的形成、收集、积累、鉴定与归档, 电子档案管理与利用以及系统维护的需要, 使电子文件形成与归档、电子档案保管与利用以及维护等各个环节所需要的管理功能在系统中得到完整体现。3.实用性原则。编制功能需求是为了规范本单位办公自动化系统中的电子文件管理, 因此, 要充分调研办公自动化系统开发情况和实际工作需要, 使提出的需求易于实现, 具体实用。4.规范性原则。编制功能需求时要严格依据国家相关标准和规范文件, 如公文的收、发环节要依据国务院2000年修订的《国家行政机关公文处理办法》, 公文的归档与管理要依据国家质量监督检验检疫总局2002年发布的国家标准《电子文件归档与管理规范》、国家档案局2003年发布的《电子公文归档管理暂行办法》等。

电子文件管理讲稿修改版篇5

论

 ★课程的性质、目的和任务  性质：必修的重要专业课程。

 目的和任务：通过本课程的学习，使学生了解电子文件和电子文件管理的一般理论，引导学生以完整的“电子文件观” 来理解、思考和把握电子文件及其管理问题，学会用对比的方法来分析和掌握电子文件与传统纸质文件的不同特点，以及与二者相适应的管理理论和管理模式，最终使学生达到系统地掌握电子文件管理的基本理论和实践方法。 ★教学方式、课程考核方法

 教学方式：讲授、案例、讨论

 考核方式：闭卷考试

总学时数：64

学分：4  成绩评定：

 总评成绩构成：平时考核（30）％；结课考核（70）％

平时成绩构成：考勤考纪（10）分；作业（15）分；课堂提问（5）分

★教材及参考资料  建议教材：

 《电子文件管理基础教程》丁海斌、卞昭玲主编，辽宁大学出版社，2011.9  参考资料：  1．《电子文件管理教程》，冯惠玲主编，中国人民大学出版社，2001年版  2．《电子文件管理理论与实践》，刘家真主编，科学出版社，2003年版  3．《拯救数字信息—数据安全存储与读取策略研究》，刘家真等著，科学出版社，2004年版  4．《电子文件管理学》，金波、丁华东编著，上海大学出版社，2010年版  5．《电子证据―当代机构文件管理战略》，戴维•比尔曼著，中国人大出版社，2000年版



一、档案技术工具的演进



档案技术工具，主要包括档案物质载体工具、档案信息记录符号工具、档案信息传播工具等。

档案物质载体工具：

甲骨、青铜、竹木简、纸张、胶片、磁盘、光盘等

档案信息记录符号工具：口口相传、图画、文字、数码

档案信息传播工具：网络、书籍等 

（一）无技术工具时代暨无档案时代

口语时代：口头语言所创造的“语义世界”是非固化的，它的记录与传播方式是从人体到人体。这种记录与传播方式具有即时性、狭窄性、不准确性。同样也没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。

示现时代：信息管理与传播的无物质工具时代，是指人们面对面传递信息时代，也就是人类的无档案时代。示现时代使用的信息媒介是示现媒介，示现媒介主要指人类的口语，也包括表情、动作、眼神等非语言符号（即身体语言），它们是由人体的感观或器官本身来执行功能的媒介系统，没有任何物质工具参与信息的存储与传递过程。

（二）单一再现技术工具时代



单一再现技术工具时代的信息记录与传播工具包括文字、印刷、摄影及相关载体等。其基本特点如下：

其所采用的基本档案载体的单一性比较强。

记录手段也具有单一性。 在这一类系统中，信息记录与信息接收所面对的是单一层次的技术工具，其操作模式是：人→工具→人。

文件与档案产生于人类野蛮时代向文明时代过渡阶段，必须具备以下三个条件：

随着农业种植技术的产生，人类逐渐从食不饱腹到产生剩余产品，使人们有时间从事单纯的为获取食物进行的生产活动之外的其他活动，特别是精神的知识的保存与生产活动。

人类必须发明通用性、形式化的信息表现技术——书面记录符号，如地图、文字等。

人类必须掌握简单的文献载体加工技术，如纸草、甲骨等。

1.手抄时期的档案工作

(1)概况：

在文字产生之后、印刷术产生之前（公元前3000年至约公元1045年），档案文献记录经历了一个手抄时期。手抄档案效率低、规模小、成本高。

(2)粗载体阶段是手抄时代的主体阶段

其特点：

第一，由于工艺技术水平有限，档案所使用的载体只是经过初步加工的自然物，如甲骨、纸草、简牍、金石等。

第二，由于手抄档案效率低，当时的文档工作机构相对比较庞大。

第三，文件、档案的产生、保管和利用的范围很窄，主要局限于王室范围内。

第四，这一时期开始有了专门的档案库房和初级的档案管理。

第五，手抄时期，档案作为原始文献始终占据书面信息记录的主导地位。

(3)手抄时代档案文献的主导地位主要表现在：

首先，文件和档案的产生有利于人们对知识和经验的积累，对文明发展起到了重要的基础作用。

其次，作为一种书面传播工具，文件和档案对社会发展起着重要的知识传播作用。

2.印刷时代的档案工作

(1)概况：

印刷术发明之后，人类掌握了对文献型信息进行批量生产的能力。纸张和印刷术的广泛使用，使档案工作产生一些新特点：  促进了档案数量的增长。

 促使人们具有了专业的档案架阁库的概念。 促使人们对档案分类属性和管理方法的研究。 促使人们建立专门的专业教育系统。

(2)印刷时代档案文献的地位：

首先，档案传播知识主角的地位逐渐让位于图书。

纸张特别是印刷术发明之后，由于图书、杂志等出版物在数量上可大量重复，所承载的知识体系较完整、综合，其作用尤其是传播知识、宣传教育等方面的作用逐渐突出。

其次，在纸张时代，档案扮演的社会角色主要是社会记忆、国家与社会管理工具的角色。

总之，印刷术发明之后，档案的凭证价值是其价值的主要方面，其情报（参考）价值是次要方面。



（三）迭加技术工具时代



迭加技术工具时代，亦称机器时代，这些机器包括电信、电话、唱片、电影、广播、电视、计算机网络系统等等。在微观意义上，机器时代主要指计算机时代。其基本特点：

1.信息记录与传播依赖于机器。

2.在绘画、文字、声像等记录工具之上，又有了迭加工具数字，且数字化实现了传统工具的集合－－多媒体。

3.载体可以有多种选择，可以是磁性载体，也可以是光学性载体。

迭加技术给档案和档案工作带来的变化：

1.档案自身存在形态发生根本性变化。纸质档案时代，档案是半虚拟化的。电子档案时代，数字化、电子化使档案存在形态完全虚拟化－－符号与载体都是虚拟化的。

2.档案管理实现了从物理管理为主向逻辑管理为主的转变。

3.文档一体化与数字档案资源全球化。

4.档案工作由边缘回到核心。

二、信息技术的发展对档案工作的影响

1、计算机在档案管理中的广泛应用，改变着人们管理档案的方式和手段。

2、为档案工作提供了新的管理对象------电子文件

3、对档案学理论提出新的挑战

（1）一些基本概念失去了传统的内涵

（2）档案学的一些基本理论和原则需要重新认识

（3）电子文件的管理理论、方法和管理体制需要全面建立

（4）随着电子文件与档案理论研究的深入，档案学者提出了一些新的理论观点。

三、创建电子文件管理学的必要性和可行性

（一）建立电子文件管理学的必要性

1、是档案学专业人才培养的时代要求

2、保护电子记忆，是档案工作的历史使命

3、是档案学理论和学科建设的内在需要

（二）建立电子文件管理学的可行性

1、有大量的电子文件管理研究文献和较为成熟的理论为基础

2、有我国电子文件管理实践的支持

3、可以借鉴国际上相关的管理理论、经验和方法

四、电子文件管理学的研究对象和任务

（一）电子文件管理学的研究对象

电子文件和电子文件管理

（二）电子文件管理学研究的任务

在研究电子文件的形成、特点和价值的基础上，依据和利用现代信息技术环境，总结电子文件管理工作实践经验，探索电子文件管理规律，建立电子文件管理的基本理论和基本方法，建构电子文件管理学理论体系，指导电子文件管理工作实践，从而保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性，最大限度地发挥电子文件的作用。

五、电子文件管理学的学科性质

1、电子文件管理学是档案学的一门分支学科

2、电子文件管理学是一门综合性学科

3、电子文件管理学属于应用学科，具有较强的实践性

六、电子文件管理学的研究方法

1、马克思主义唯物辩证法是电子文件管理学研究的方法论准则

2、继承与创新相结合的方法

3、吸收、借鉴科学研究的一般方法

4、引进移植的方法  思考与练习题：

1.名词：档案技术工具

2.论述档案技术工具的演进及其对档案工作的影响

3.分析档案载体演变的历史过程第一章电子文件概述

第一节电子文件的形成

一、无纸时代的历史必然性 *

1、“无纸时代”的概念 *

2、“无纸时代”到来的必然性依据

3、“无纸时代”到来是一个过程，并需要有一个判断标准

* 无纸时代：是指在我们的现实工作与生活中，纸张已不再是我们的书写工具，取而代之的是计算机、网络、磁载体和光载体等基本工具。* 历史上记录方式的变革大约经历了四个阶段： * 第一阶段：原始材料的直接利用阶段。* 第二阶段：原始材料的粗加工阶段。* 第三阶段：纸质文件阶段。* 第四阶段：电子文件阶段。*

二、电子文件的发展历程

* 电子文件发展要经历四个阶段： * 第一阶段：过程阶段。

* 第二阶段：辅助性电子文件阶段。* 第三阶段：电子文件阶段。* 第四阶段：无纸阶段。*

三、电子文件生成途径

* 目前，电子文件的生成途径主要有两种：直接生成和模数转换。直接生成的电子文件称为原生性电子文件，经过模数转换生成的电子文件称为再生性电子文件。*

（一）直接生成

* 是指文件初次形成即直接在各种数字技术环境中以数字形态产生，或通过各种数字技术设备直接对各种事物的特征、声音和图像等多媒体信息接收、采集而成。*

1、办公自动化 * 办公自动化（Office Automation,简称OA）是指对办公信息进行自动操作（如文字处理、文档管理）的数据处理系统。它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人—机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。

OA在我国自20世纪70年代开始发展，到20世纪90年代中期大致经历了三个阶段：

第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；以单机为主、以实现个人事务处理为目的。

第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；

第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。* 一般OA系统的基本模块 *（1）工作流处理

利用计算机技术将手工作业程序计算机化，包括系统设备、工作流程设计、工作流监控。生成的电子文件包括在设计、维护、监控过程中的各类记录。*（2）收文管理

* 包括收文登记、拟办、图像及文本自动传阅、分发批办、接收清退、检索利用等。生成的电子文件包括所收文件、登记信息、拟办批办意见、传阅信息、利用登记等。

*（3）发文管理

（4）办件管理*

（5）会议管理

（6）视频会议 *（7）领导办公

（8）公共信息栏*

（9）电子论坛

（10）电子邮件 *（11）自动传真

（12）个人事务处理*（13）文档管理

（14）系统配置 *（15）个人工作台

（16）人事档案管理 *

案例1

案例2 *(2)数码相机

Digital Camera(DC)，是一种利用电子传感器把光学影像转换成电子数据的照相机。• 数码相机广泛应用于各个领域：印刷业、医疗卫生、建筑监理、保险备案、军事侦察、广告、日常生活等

*(3)集成制造系统（CIMS）—— Computer integrated manufacturing system * CIMS是通过计算机硬软件。并综合运用现代管理技术、制造技术、信息技术、自动化技术、系统工程技术。将企业生产全部过程中有关的人、技术、经营管理三要素及其信息与物流有机集成并优化运行的复杂的大系统。

其核心内容主要由三部分组成：计算机辅助设计、制造与产品数据管理（CAD/CAM/PDM）

* CAD(Computer Aided Design): * 利用计算机及其图形设备帮助设计人员进行设计工作。在工程和产品设计中，计算机可以帮助设计人员担负计算、信息存储和制图等项工作。* CAM(computer Aided Manufacturing）：

*（计算机辅助制造)的核心是计算机数值控制（简称数控），是将计算机应用于制造生产过程的过程或系统。

* PDM（Product Data Management）产品数据管理

* PDM是一门用来管理所有与产品相关信息（包括零件信息、配置、文档、CAD文件、结构、权限信息等）和所有与产品相关过程（包括过程定义和管理）的技术。*(4)遥感技术

* 遥感是指非接触的，远距离的探测技术。一般指运用传感器/遥感器对物体的电磁波的辐射、反射特性的探测，并根据其特性对物体的性质、特征和状态进行分析的理论、方法和应用的科学技术。

* 遥感技术广泛用于军事侦察、导弹预警、军事测绘、海洋监视、气象观测和互剂侦检等。在民用方面,遥感技术广泛用于地球资源普查、植被分类、土地利用规划、农作物病虫害和作物产量调查、环境污染监测、海洋研制、地震监测等方面。

*（5）地理信息系统（Geographic Information System, 简称 GIS）

地理信息系统广泛应用于资源调查、环境评估、灾害预测、国土管理、城市规划、邮电通讯、交通运输、军事公安、水利电力、公共设施管理、农林牧业、统计、商业金融等几乎所有领域。

*(6)卫星系统

* 人造卫星通常指环绕地球飞行的无人航天器。“九五”以来，我国先后成功发射气象卫星、通信广播卫星、资源卫星、“北斗”导航卫星等多种类型的卫星。*(二)模数转换

* 模数转换是指将模拟信息转换成数字信息，以便计算机处理的过程。

* 模拟信号指用连续变化的物理量表示的信息。其信号的幅度、频率或相位随时间做连续变化，如传统广播电视的声音或图像信号。

数字信号是人为地抽象出来的在时间上不连续的信号，如一系列断续变化的电压脉冲、光脉冲等。

* 进行模数转换需要利用一定的输入设备和技术，主要包括：

1、键盘

2、笔绘版

3、手写字

4、语音输入和声控

5、扫描仪

6、条码技术

四、电子文件来源途径

（一）电子政务【中国电子政务网：http://

作业：通过搜索引擎查找几个电子商务网站，并从中选择一个，分析它在进行商务活动中可能产生的电子文件及其类型。第三节

电子文件的特点和作用 *

一、电子文件的特点

（一）信息的非人工直接识读性 *

1.人与信息之间关系发展的三个阶段

第一阶段，口口相传

第二阶段，人—信息工具—人

第三阶段，人—工具—工具之工具—人

★2.科学地客观得认识“非人工直接识读性”

思考：一份数字文件的读者是程序。——杰夫•罗森伯格 *

（二）对计算机系统的依赖性 * 依赖的两层含义：

一是文件管理活动必须借助于计算机系统才能实现。这是电子文件永恒的特点。

二是计算机系统的不兼容问题。这一问题随着电子计算机技术的发展将逐渐得到解决。* 电子文件的系统依赖性在近期有碍于它的使用和发展，但从发展的眼光看，是实现自动化管理的必要条件，是电子文件先进性的表现之一。*

（三）信息与特定记录载体之间的可分离性

* 信息不再具有固定的物理位置，也不再对特定记录载体“从一而终”，可以根据需要随时扩展、缩小或改变存储空间，在不同存储介质之间转换。*

（四）信息存储的高密度性

电子文件信息的存储密度大大高于以往各种信息存储介质。而且，随着计算机技术的不断进步，电子介质的存储密度还在以难以想象的高速度继续加大。把一个档案馆的全部档案、一个机关的去文件放在一张光盘里，已不再是神话。*

（五）多种信息媒体的集成性

* 电子文件是多媒体的，是立体的，是一种全方位的记忆和再现，实现了文件功能的革命性变化。

* “多媒体即是本质上互动的媒体”。用户可以与计算机上的“多媒体文件”发生互动，有了更大的参与性和选择性。这无疑是电子文件在表现功能和输出功能两个方面实现了巨大的飞跃。

（六）文件形成与更改的可操作性 *

1.“随心所欲”的文件制作与利用 *

2.可变性可能带来的负面影响

电子文件的可操作性有时会表现为可变性。这种可变性会使人们对电子文件的真实性产生怀疑，怀疑它具有某种与文件和档案属性不符的特点。在办公自动化系统中，这种可变性往往被设定的固定程序所预防，一般不易发生。*

讨论：信息与载体的可分离性

传统纸质文件时代，文件信息也可以通过手抄或复制等方式，使其脱离原载体，进行信息转移、传播，这是否也属于信息与载体的可分离性？ *

讨论：电子文件的虚拟性

《汉语大词典》中“虚拟”的含义主要是“虚构”、“设想”； “非物质的”、“非实体的”

陈志良：广义的虚拟是指规则文明或符号文明，是人类对各种规则的合成、选择及其演化。

狭义的虚拟是指当代的数字化的表达方式和构成方式、实践方式和创造方式。

二、电子文件的作用

（一）可以改变办公方式、提高办公效率*

（二）有利于文档一体化的实现 *(三)可以充分发挥信息资源共享的优势*(四)电子文件能集成多元化信息 * 第四节

电子文件的形成规律和生命周期 *

一、电子文件形成规律

* 指电子文件从制作到生成的过程中所表现出来的种种内在规律性。作为电子文件管理方法的一句，电子文件形成规律的研究具有十分重要的意义。* 1.电子文件的形成与业务活动的开展同步进行 * 2.电子文件的形成依赖于系统 * 3.电子文件信息形成与存储分散化 * 4.数据类型与文件格式多样化 * 5.电子文件信息生成的动态性 *

二、电子文件生命周期

（一）国际档案理事会对电子文件生命周期阶段的划分 *

概念阶段*

产生阶段*

维护阶段 *

（二）何嘉荪对电子文件运动阶段的阐释

* 第一阶段：文件的孕育形成阶段* 第二阶段：文件的现实使用阶段

* 第三阶段：文件的暂时保存阶段* 第四阶段：文件的保存阶段或历史阶段

（三）佛兰克•厄普沃德的“循环周期论”

* “往复运动于生成到处置的连续体中的一个过程”。*

三、文件连续体理论

* 20世纪80年代，澳大利亚档案学者提出的一种新型文件管理理论或概念模型阅读资料：

1.文件连续体理论的借鉴与反思，吴品才，档案学通讯，2009（6）

2.文件生命周期理论与文件连续体理论关系研究述评，朱慧钰，北京档案，2006（1）* 第五节

电子文件的原始性与法律证据性 *

一、电子文件的原始性 *

（一）传统文件的原始性

（二）电子文件原始性认定的困难 *

（三）重新界定“原始性”

（四）国外对电子文件原始性（或原件）问题的确认方法

阅读资料：电子文件原始性的认定与维护 : http:///view.asp?id=865 讨论：电子文件是否具有法律证据性 *

二、电子文件的法律证据性 * ＠电子文件的法律证据效力

* 法律证据效力：指一种证据它是否具有证据价值，是否被法律认可，以及它在作为法律证据使用时证明力度的大小等一系列的问题。* 1.电子文件法律证据价值 *

体现：（1）电子文件具有凭证作用*

（2）电子文件具有人可读形式 *

（3）电子文件具有多种信息媒体集成性 * 2.电子文件的证据能力

* 证据能力：又称证据的可采性，是指证据资料在法律上允许其作为证据的资格。*（1）世界各国关于电子文件证据能力的规定 * ①证据规则模式

* 一般不具体规定哪种形式的证据资料可以为法律所接受，而是靠确立一系列的证据规则来确定证据的可采性。* A：传闻证据排除规则

* 英美法系国家所确立的一项证据规则，是指传闻证据不具有证据可采性，在法院审判中不能作为证据使用

* B：最佳证据规则 * 英美法系国家的一条重要证据规则，指只有文书的原件才能作为证明文件内容的证据被采纳。

* ②自由证据模式

* 大陆法系国家通常不对证据的可采性问题做硬性规定，而是允许自由提出所有与案件有关的证据材料，而不论其表现形式如何。* ③证据清单模式

* 一般是开立一份关于可接受的证据的清单,如果某一证据材料可划归为证据清单中的某类证据，它就具有证据能力。

（2）我国法律关于电子文件证据能力的规定

散见于三大诉讼法之中

（3）国际组织关于电子文件证据能力的规定

国际商会、联合国国际贸易法委员会 *

3.电子文件的证明力

*（1）电子文件具有证明力的基本条件

* A.电子文件必须具备证据客观性* B.电子文件必须具备证据关联性 * C.电子文件必须具备证据合法性 *(2)保证电子文件证明力的基本措施

* A.保证所输入数据的来源及将文件转换成机读格式的过程是真实的。* B.保证电子文件形成、管理的系统具有可靠性 * C.应将文件的毁坏、非故意或恶意修改文件的事故，控制到最小程度，并提供发现机制。* D.电子文件必须保留背景文件。

* E.保证电子文件证据的收集程序符合法律规定 * ＠电子文件管理与版权保护

（一）电子文件管理中的版权认定与保护 *

1、电子文件管理中的版权认定

* 版权又称著作权：是指作者及其他版权人对文学、艺术、科学作品依法享有的各项专有权利。版权认定包括三方面内容：

* A：客体认定：认定哪些电子文件受版权保护 * B：主体认定：认定谁拥有这些电子文件版权 * C：权利内容认定：认定版权人具体享有哪些权利 *（1）电子文件作品的认定 * 实质要件：

* ①作品的独创性：指作品由作者独立构思而成的，作品表现形式或内容完全不是或者基本上不是同他人的作品相同，即不是抄袭、剽窃、篡改他人的作品。* ②具有固定性和可复制性

* ③具有合法性：内容合法 * 形式要件

* ①表现形式：传统作品的数字化形式；

新型的电子作品 * ②时间形式：著作人身权的保护期*

著作财产权的保护期 *（2）电子作品版权权属的认定 * ①版权主体的种类：* 创作作品的公民* 法人和非法人组织 * ②特殊电子作品版权归属：* 职务电子作品* 电子数据库作品* 计算机软件 *（3）电子作品版权权利内容的认定

* ①发表权:决定作品是否公之于众的权利。

* ②署名权：表明作者身份，在作品上署名的权利 * ③复制权：以印刷、复印、拓印、录音、录像、翻录、翻拍等方式将作品制作一份或多份的权利

* ④信息网络传播权：以有线或无线方式向公众提供作品，使公众可以在其个人选定的时间和地点获得作品的权利。

* ⑤摄制权：以摄制电影或者类似摄制电影的方法将作品固定在载体上的权利。*

2、电子文件管理中的版权保护 *（1）对他人版权的保护

* A：直接与版权人签订著作权许可使用合同 * B：通过版权集体管理组织获得权利许可 *（2）对自己版权的保护

* A：对作品采取技术保护措施* B：在电子作品中加入版权管理信息 * C：依法提起诉讼，维护自身合法权益

（二）网络环境下电子文件管理涉及的版权问题 *

1、网页内容的版权问题 *

2、网络链接的版权问题

* 1）链接的分类* 2）链接的版权问题 * ＠电子文件管理与隐私权保护 *

（一）个人资料与隐私权法律保护

* 隐私权：是指个人信息不被非法获悉和公开、个人生活不受外界非法侵扰、个人私事的决定不受干涉的一项独立的人格权。

* 个人资料：国外法律中使用的一个法律术语。是公民个人隐私信息主要的外在表现形式。

（二）电子文件管理中侵犯公民隐私权的行为 *

1、不合理的收集个人资料

2、对个人资料不合理的利用 *

3、对个人资料质量的侵害

4、对个人资料安全的侵害 *

（三）电子文件管理中公民隐私权的保护 *

1、个人资料收集行为的依据

2、个人资料收集的过程 *

3、个人资料的持有

4、个人资料的披露和公开双语教学词汇

* OA 办公自动化*

CAD 计算机辅助设计*

CAM计算机辅助制造

* E-Government 电子政府

E-GOV

电子政务

Electronic records 电子文件

Digital text 数字文本* Digital graphic 数字图形

Digital image 数字影像

Digital voice 数字语音

*Digital video 数字视频 * Life cycle of electronic records 电子文件生命周期

The Records Continuum 文件连续体思考与练习题：

名词：电子文件

文件连续体理论

电子文件生命周期

系统依赖性电子文件法律证据效力

电子文件的证据能力

电子文件的证明力 1.分析电子文件的生成途径和来源途径。2.你认为哪些技术环境可以生成电子文件？ 3.为什么要对电子文件进行不同的分类？ 4.如何理解“无纸时代”？

5.简述电子文件的发展历程

6.什么是电子文？如何理解电子文件的基本特征？ 7.如何理解电子文件是由内容、结构和背景信息组成的？结合具体类型电子文件进行分析？ 8.你对电子文件的哪种特点感受最深？请结合个人实际谈一谈。

9.结合电子文件管理中所遇到的问题，谈谈对文件连续体理论的认识。10.如何保证电子文件的证明力?  第二章 电子文件管理  第一节电子文件管理内容 

一、电子文件管理的基本内容 

（一）电子文件的微观管理



电子文件的微观管理指文件和档案管理人员以电子文件为客体对象，运用一定的技术、方法对其加以组织和控制，形成有序、系统的电子文件信息资源，维护电子文件信息的真实性、完整性、有效性，并向社会提供利用服务。

 电子文件的微观管理的环节与传统文件、档案的不同：  1.顺序上的不同 2.内容和形式的不同 3.技术上的不同 

（二）电子文件的宏观管理



指文件和档案的行政与业务管理部门以电子文件管理为客体对象，运用法律法规、制度办法、规划标准等对电子文件管理工作中的组织和人员加以指导和控制，并提供相应的技术和条件支持，以形成有效地运作机制和管理机制，使电子文件微观管理工作规范化和制度化，确保电子文件完整保存的历史责任得以实现。 1.电子文件宏观管理原则

 1）应纳入国家档案事业管理体系之中  2）要有超前性和预见性

 3）应兼及电子文件和电子档案两个阶段，贯彻文档一体化原则  2.电子文件管理规划

 是指以可靠的文件档案管理理论及其实践经验为基础，运用专业管理、行政管理和财务管理等相关管理方法与手段，制定电子文件管理目标、任务和实施方案，保证电子文件管理质量，提高电子文件管理效率，为电子文件形成者、用户和社会提供服务。包括国家层面至机构层面不同层次的规划

 1）戴维∙比尔曼的电子文件管理规划思想  管理目标——为机构的职能活动提供证据  战略重点——应用系统  实施策略——系统管理

 管理对象——文件内容和背景信息  工作方法——文件著录  智力投资——人员培训  倡导电子文件文化

 2）我国电子文件管理规划

 我国至今未制定一部完整的、单项的电子文件管理规划，但在许多政策性、计划性文件中，充分考虑到对电子文件管理的发展和规划问题。

 如2006年颁布的《档案事业发展“十一五”规划》其中之一是：进一步加强档案信息化建设，促进档案信息资源共享。 3.电子文件管理的法制化建设  1）必要性

 是档案工作法制建设的需要

 是新技术条件下电子文件管理工作理论与实践发展的需要  是档案工作现代化管理、档案事业进一步发展的需要  2）我国电子文件管理法制建设存在的问题  电子文件法律地位迟迟不能确立

 电子文件宏观管理不够，工作体系不明确  人员经费和技术条件的限制 

二、电子文件管理流程



（一）电子文件管理环节总况  新增环节：

 1.参与电子文件的形成

 2.建立电子文件信息数据库  3.电子文件长期保存



（一）电子文件管理流程的变化  1.时间上的变化——提前和延长  2.内容上的变化——复杂化、集成化  3.顺序上的变化——有串行向并行发展  阅读资料：刘越男《电子文件管理流程的变化及其引发的思考》，《中国档案》，2002（9），41－44页



（三）电子文件管理“业务流程重组”  阅读资料：

 1.王晓坤等《试论电子文件管理流程的变化及重组》，《山东档案》，2004（1） 2.周毅《信息技术运用与文件管理流程的重组》，《档案学通讯》，2001（1）第二节电子文件管理的指导思想和原则 

一、电子文件管理的指导思想



（一）辩证唯物主义是电子文件管理的根本指导思想 

（二）电子文件与传统文件管理共存与互动的思想 

（三）注意防止两种倾向 

二、电子文件管理的目标



管理目标是确定管理原则、管理方法和管理行为的基础，电子文件管理与纸质文件管理的目标有许多共同之处，由于电子文件自身的特点，其管理有一些特定的取向。

（一）电子文件的真实性

是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。



文件的真实性表现：



1.文件在产生过程中的真实，即某一份文件客观反映和真实记录了机构业务活动。

2.文件在产生之后的真实，表现为在整个生命周期里未被更改，仍然保持其在产生时的本来面貌



真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反映历史面貌，得以作为社会记忆长久保存的前提。



保证电子文件真实性困难的原因： 

一是电子文件信息的易更改性； 

二是电子文件信息的软硬件依赖性阅读资料：【加】露西安娜∙杜兰蒂《如何长期保证电子文件的真实性？》中国档案，2000（3）

（二）电子文件的完整性

是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等没有缺损。

电子文件的完整性包括两方面的含义：

一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；（对一般文件管理的要求）

二是每一份电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等没有缺损。（对电子文件的特殊要求）

 电子文件构成要素

载体

medium 承载信息、具有实体形态的介质内容

content 文件记载的信息。

物理和智能格式physical form & intellectual form 物理格式指决定文件外观及存储状况的一组属性。

智力格式指表示文件生成活动、文件编制及管理背景的所有属性活动

action 签发文件的活动等，即以文件为手段，创建、维护、改变、结束某项工作的行为。人员

persons 利用文件开展工作的人或团体

档案链 archival bond 同一业务活动所形成的所有文件之间的联系背景

context 文件产生的司法、行政、业务活动以及技术环境等

（三）电子文件的有效性

是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可读性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

有效性保障的目的是使文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、技术迁移、设备更新等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并加以利用。（可读性）

思考：造成电子文件不可识读的原因？

（四）促进工作效率的提高

电子文件是在各种社会活动中产生的，其基本职能是支持各种职能活动的开展。因此电子文件管理应以提高工作效率为目标。

（五）方便查询和利用

查询和利用的过程是实现电子文件信息价值的过程。

具体目标：

1.广泛，即拓宽利用范围

2.高质，对相关内容深度整理和挖掘

3.及时，在第一时间实时提供利用

4.合理，保护信息安全



三、电子文件管理的基本原则



为了在复杂多样的电子文件生成、运行环境中选择和实施有效的管理，全面实现其管理目标，必须遵循一定的管理原则。

（一）全程管理原则

根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理与监控。

电子文件全程管理的深刻涵义：



1.是一种全面的管理 2.是一种系统的管理 3.是一种过程管理

（二）前端控制原则

指针对电子文件的管理，从文件形成之时甚至形成之前（即电子文件管理系统设计阶段）一直到归档整个过程给予全盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。

其内涵包括两个方面：

1.整体规划

2.业务环节提前

前端控制原则是现代文件、档案管理理念的重要内容，其必要性主要体现在以下两个方面：

第一，前端控制是确保电子文件真实可靠、完整完全、长期可读的有效策略。

第二，前端控制是优化管理功能，高管理效率的科学理念。

（三）动态管理原则

是指对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证管理目标的实现。

 第三节 电子文件的管理模式 

一、机构内部电子文件管理模式 

由于职能领域、电子文件种类和内容的差异，不同机构电子文件的具体管理模式不尽相同。 应注意的问题：

1.对电子文件实行统一管理

《电子文件归档与管理规范》规定：文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

2.实行文件档案一体化管理

电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电子文件生命周期全部管理活动的电子文件管理系统。



二、档案馆电子文件的管理模式 

1.分布式保管模式



是指政府机构以及各种社会组织产生的电子文件不集中在各级档案馆保存，而采取分布式管理方法，将其保存在产生这些文件的机构内，由档案馆对电子文件信息加以控制，并对其保管加以指导。



实践这种方案的国家有澳大利亚、德国、俄罗斯等。

2.集中式保管模式



是指将具有永久价值的电子文件传送到档案馆集中保存，即对电子文件实体和信息实行双重控制。

实践这种方案的国家有美国、英国、瑞士、法国等一些国家。

实行集中保管是基于以下方面考虑：

 1.电子文件生成机关不具有保管电子文件的法律责任，容易造成电子文件的损毁。 2.从文件生命周期理论来说，电子文件理应由档案馆集中管理。

 3.从组织机构和人员的稳定性来说，形成机关分别管理会影响到档案管理长期政策的制定。

三、国家电子文件管理体制



集中统一的档案管理体制。就是全国档案工作实行统一领导、分级管理的体制。其具体内容主要包括三个方面：

1.国家电子文件与电子档案也应该按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理。



注意以下三方面的问题：

（1）电子文件与电子档案“由谁来管”的问题。

（2）电子文件与电子档案“怎样集中”保管的问题。

（3）文档一体化的问题。

2.全国电子档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理。



所谓统一管理，是指国家档案行政管理机关主管全国电子文件与电子档案工作，对全国档案电子文件与电子档案工作实施全面规划和统筹安排，制定统一的法规和业务标准，提出统一的方针政策，进行业务指导和监督。

所谓分级管理，指县级以上各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的电子文件与电子档案工作，可按照国家有关电子文件与电子档案工作的统一规定和要求，结合本地区的情况，制定本地区的电子文件与电子档案工作规划、制度和办法，并对本地区内机关、团体、企业、事业单位和其他组织的电子文件与电子档案工作实行指导和监督。

所谓分专业管理，是指中央各专业主管机关在国家档案行政管理机关的知道下，针对本专业系统的特点，制定本专业系统电子文件与电子档案工作的规划、制度和办法，对本系统的电子文件与电子档案工作进行指导和监督，保证国家有关电子文件与电子档案工作的方针政策在本专业系统的贯彻和执行。

3.对党政电子文件工作实行统一管理。



四、机构内部电子文件的管理体制



（一）机构内部电子文件管理的组织体制

由于电子文件产生时间较短，目前社会上对“电子文件保管者”问题还没有形成统一的明确的认识和规定。目前，在电子文件保管者问题上有三种情况：由文件形成部门保管；由计算机站、信息中心等专业技术机构保管；由档案部门保管。

（二）机构内部电子文档管理的技术机制

 从技术形态上看，目前在基层单位存在着单机管理与网络管理两种基本形态。阅读资料：

1.后保管模式的理论与实践，赵彦昌，湖北档案，2007（7）

2.档案学的想象力——评特里·库克的后保管模式，汤黎华，山西档案，2011（1）阅读资料：刘宏伟：《“双套制”与“双轨制”对电子文件管理的影响》档案管理2011（5）

 第四节

电子文件管理现状

一、电子文件工作在我国发展的现状



（一）大部分单位进入电子文件工作的第一、第二阶段

现阶段实行双套制的机关的做法：

1、归档纸质文件，电子文件由形成者自行处置。

2、将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件获得“档案”身份，电子文件则成为“资料”。

3、将两种文件双双归档，形成两种介质和两种档案。

双套制的成因大体有两种情况：

一是将生成的电子文件转换成纸质文件，用以“生效”、“凭证”，履行文件功能有仅仅是用于保存。

二是为现有的一些纸质档案制作数字化副本，主要目的在于改进利用和完善保护。

讨论：电子文件双套制与双轨制的关系

（二）少数行业进入第三阶段



我国有些行业，如金融、对外贸易、税务等，已经部分地进入了电子文件工作发展的第三阶段。由于国内相关的部门与行业为了与其接轨，在电子文件工作上，发展步伐快于其他行业。

二、档案界等的努力与进展  1.国外的工作与进展  2.国内的工作与进展 

三、目前电子文件工作发展中存在的主要问题  1.思想意识与知识准备 2.法规与制度建设  3.管理模式的转化  4.技术问题

5.亟需解决的一些具体业务问题  第五节 电子文件管理系统 

一、电子文件管理系统的含义



宏观层次的电子文件管理系统（Electronic Records Keeping System），是以保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的技术设备、管理、法律、标准、人员等所有相关因素组成的信息系统; 中观层次的电子文件管理系统是指与电子文件管理相关的计算机软、硬件系统；

微观层次的电子文件管理系统是电子文件管理系统的软件系统,它由一组软件程序组成,共同对机构产生的电子文件进行管理。

二、开发电子文件管理系统的必要性

 1.电子文件管理系统是电子文件的生存环境。

 2.良好的电子文件管理系统能够确保机构职能活动的顺利开展，并提供机构职能活动的证据。

 3.电子文件管理系统是具有行政有效性和法律证据性文件的“聚集地”，在为机构提供业务活动的证据过程中发挥着至关重要的作用。

三、电子文件管理系统的特点

 1.系统中的电子文件具有行政有效性和法律证据性

 2.系统中的电子文件由文件内容、背景信息和结构等构成  3.是执行业务活动的辅助系统  4.种类繁多

 5.具有独特的技术思路



四、电子文件管理系统的功能需求

基本功能：

 1.综合管理文件 2.系统配置 3.实时收集 4.实时鉴定5.记录和维护元数据 6.日志管理

7.工作流程管理 8.互联网文件发布和访问互联网  9.多样化检索 10.多样化提供利用 11.数据迁移和转载

拓展功能：

1.知识收集功能

2.深度挖掘信息内容功能

3.主动提供利用功能 

五、电子文件管理系统的开发过程

 1.现制调查阶段 2.用户需求调查阶段 3.系统分析阶段 4.系统设计阶段

 5.程序设计阶段  6.系统测试与新系统转换阶段 7.系统运行维护、评价阶段  电子文件管理系统示例——中百网络办公自动化系统阅读资料：

1.于丽娟《电子文件管理通用需求——MoReq》档案学通讯，2003（6）

2.英国国家档案馆.电子文件管理系统功能需求规范（Public Record Office:Functional Requirement for Electronic Records Management Systems）.http:///structure/xxgk/zbf

2.新疆昌吉州政府发文查阅系统http:///structure/xxgk/zfw

作业: 查阅国内外电子文件网络检索系统的情况并给与分析。

双语教学词汇

 检索

retrieval  检索工具

finding aid 著录

description

思考与练习题

名词：电子文件著录

电子文件标引

电子文件检索

1.著录为何能够维护电子文件的真实性和完整性？

2.元数据在电子文件著录中的作用

3.电子文件著录的特点

4.电子文件检索与档案计算机辅助管理中的检索自动化的关系

5.请分析如何评价电子文件网络检索系统。

6.试述电子文件检索的特点。

7.试述电子文件的著录项目主要有哪些？

8.请分析电子文件检索系统应满足哪些功能要求？

第六章

电子文件的保护

• 第一节电子文件保护概述 •

一、电子文件保护的内容

（一）电子文件内容信息的保护 •

（二）电子文件物理载体的保护 •

二、电子文件护的特点

• 1.电子文件的保护贯穿于电子文件整个生命周期• 2.电子的保护技术要求高，难度大 • 3.结构的复杂性影响电子文件的真实性、完整性、有效性

• 4.电子文件的内容信息安全是其保护的重要内容• 5.电子文件保护的成本增加 • 第二节电子文件内容信息保护 •

一、影响电子文件信息安全的因素

（一）内在因素

1.电子文件的不稳定性

一是电子文件信息与特定载体的可分离性

二是电子文件信息的易操作性

2.电子文件系统的依赖性 •

（二）外在因素

1.自然灾害和意外灾祸

3.管理疏漏

2.技术障碍：黑客攻击、计算机病毒、设备故障和失效、计算机操作平台漏洞

案例：美国Ontrack数据恢复公司一项数据丢失原因调查数据丢失的主要原因与后果故障种类故障原因后果电源故障临时断电、电源电压波动分区表丢失；数据丢失；可能损坏硬件硬件故障硬盘划伤，磁盘变形；硬盘电路部分的元器件损坏；盘体内磁头松动或脱落；磁介质损毁；芯片和主板故障、存储器故障等找不到硬盘；读写错误与数据丢失网络故障连接机器设备的线缆受到干扰或物理损伤；网络服务器接口发生故障；网络布线设计不正确文件损坏；操作阻塞、数据丢失；网络障碍与数据错误软件故障感染病毒、误格式化或误分区、误操作；磁盘逻辑锁（是DOS启动时的一个错误造成的）分区表被误删除或被破坏；磁盘误格式化、文件被删除；文件不明原因丢失；文件打不开、乱码与读取错误系统故障电路损坏、控制器损坏与系统崩溃刚读过的数据找不到；电脑停止工作；内存中数据丢失逻辑问题软件错误、数据文件错误、容量错误、软件被更改及系统错误文件错误、损坏、产生错误数据；产生错误信息；造成数据错误；数据被破坏人为因素意外事故、管理员出错或蓄意破坏数据丢失或被破坏灾祸雷电、水和火灾、风暴、工业事故、恐怖活动存储介质、软硬件彻底损毁

二、电子文件内容信息保护的技术措施 •

（一）密码技术 • 加密技术：简单地说就是利用各种技术手段把数据变成乱码传送，到达目的地之后使用对应技术进行还原。

• 在科学领域，保持信息安全的技术称为密码术；破解密文的技术称为密码分析。• 对称加密技术和非对称加密技术

• 1.对称加密技术：也称私钥技术，使用单个密钥对数据进行加密或解密，计算量小、加密效率高。

• 加密传输过程：双方协商共有密钥、妥善保管—发方加密后传送—接收方用共有密钥解密，得到明文。

• 2.非对称加密技术：也叫公钥技术，1976年美国学者提出的，允许在不安全的媒体上通信双方交换信息。这种技术两个密钥即公开密钥和私有密钥，二者搭配使用才能完成加密和解密的全过程。

（二）防火墙技术

• 防火墙：是指设置在被保护网络（内联子网和局域网）与公共网络（如因特网）或其他网络之间，并位于被保护网络边界的，对进出被保护网络信息实施“通过/阻断/丢弃”控制的硬件、软件部件或系统。

• 主要有：网络级防火墙

应用级防火墙

监测型防火墙 •

（三）数字签名技术

对于接收的电子文件要验证信息的真实性、完整性，以确定文件的制作者和法律价值。• 数字签名技术：数字签名是一种用一组字符串来代替书写签名或印章，起到与书写签名或印章的同等法律效用的安全技术，实质上是公钥加密算法的一种。•

（四）计算机病毒防治技术

计算机病毒的特征：

攻击性

传染性

隐蔽性 • 计算机病毒的防治措施：

• 1.树立“预防为主,防治结合”的观念。

• 2.管理上制定严格的规章制度，贯彻防毒原则 • 3.要灵活运用各种软硬件技术，确定查杀方案

（五）入侵检测技术 • 入侵检测是指“通过对行为、安全日志或审计数据或其它网络上可以获得的信息进行操作，检测到对系统的闯入或闯入的企图”。• 常见的漏洞：

• 1.设计上的缺陷

2.操作系统的漏洞

3.软件的错误、缺陷和漏洞 • 4.数据库的安全漏洞 5.用户的管理漏洞 •

（六）长期可存取技术 •

（七）信息备份技术

• 备份，简单说，就是保留一套后备系统。这套后备系统或者是与现有系统一模一样，或者是能够替代现有系统的功能。备份是一种数据安全策略。• 1.备份应注意的问题

⑴备份≠拷贝。管理也是备份的重要组成部分，因此，备份＝拷贝＋管理。

⑵硬件备份≠数据备份。硬件备份不能从根本上保证数据安全，只有数据备份才能为我们提供百分之百的数据保护，所以，备份＝数据备份。

⑶备份≠数据文件的备份。最有效的备份是用一种容量大的设备对数个网络系统进行备份，无论系统遭到什么程度的破坏，都可以很方便的将原来的系统恢复起来，所以，备份＝网络系统备份。• 2.备份的类型

备份类型分为三类：

硬件级在机备份、软件级脱机备份和人工级手工备份.• 3.备份的方式

• 1）全备份（full backup）:用一盘磁带对整个系统进行包括系统和数据的完全备份。• 优点：很直观，容易被人理解。

• 缺点： ①每天都对系统进行完全备份，备份数据有大量的内容重复 •

②需要备份的数据量大，备份所需时间较长 • 2）增量备份(incremental backup)：

• 每次备份的数据只是相当于上一次备份后增加的和修改过的数据。• 优点：没有重复的备份数据，节省磁盘空间，缩短了备份时间。• 缺点：当灾难发生时，恢复数据比较麻烦 • 3）差备份(differential backup): • 每次备份的数据是相对于上一次全备份之后新增加的和修改过的数据。管理员先在星期一进行一次系统全备份，然后接下来的几天里，再将当天所有与星期一不同的数据备份到磁带上。

• 差备份无需每天都做系统全备份，备份所需时间短，节省磁盘空间，灾难恢复方便，即管理员只需系统全备份磁带和发生灾难前一天的备份磁带。• 正常备份、增量备份和差异备份的区别

• A.正常备份用于复制所有选定的文件，并且在备份后标记每个文件（换言之，清除存档属性）。也就是说，正常备份是复制所有要备份的文件，并且在备份后清除所有文档的“存档”属性，这样在下次备份时，软件会认为这些文件都还没有被备份。

• B.增量备份则是，仅备份自上次正常或增量备份以来创建或更改的文件，并且将这些文件标记为已经备份。举例来说，当你第一次进行正常备份后，所有文档的“存档”属性被清除，而在你新建或修改这些文件后，文件重新被加上“存档”属性，增量备份就是备份这些文件，并且在备份后将这些文件的“存档”属性清除，以保证下次不再备份这些文件。•

C.差异备份用于复制自上次正常或增量备份以来所创建或更改的文件。它不将文件标记为已经备份（换句话说，没有清除存档属性）。这就是说，正常或增量备份去掉了文件的“存档”属性，在新文件创建或旧文件被修改后，文件重新被加上了“存档”属性，差异备份就是备份这类文件。在备份完毕后，差异备份并不会清除这类文件的“存档”属性，这样的话，在下次运行差异备份的时候，只要在此期间上次差异备份的文件没有被更改，则它们还会包含在备份集中，将被再次备份。

• 存档属性

• 文件系统给每个文件设立一个标志记录文件是否需要备份（或者说存档），正规的备份程序都会使用这个属性。一个文件被建立或修改时操作系统设置文件的存档属性，表明文件需要备份，备份程序备份过文件后清除存档属性（一般是普通备份和增量备份），表明文件已经备份。这个属性用户是可以操作的，不过最好还是留给备份程序去处理。• 不同备份类型可以存在一定组合 • 完全备份和差异备份 • 在星期一进行完全备份，在星期二至星期五进行差异备份。如果在星期五数据被破坏了，则你只需要还原星期一完全的备份和星期四的差异备份。这种策略备份数据需要较多的时间，但还原数据使用较少的时间。• 完全备份和增量备份 • 在星期一进行完全备份，在星期二至星期五进行增量备份。如果在星期五数据被破坏了，则你需要还原星期一正常的备份和从星期二至星期五的所有增量备份。这种策略备份数据需要较少的时间，但还原数据使用较多的时间。• 4.几个可行的实用备份方案

• 1)远程集中式备份方案（硬盘异地镜像）

系统管理员将磁带机连接在总部中心备份服务器上，通过网络将总部及地方数据备份到这些磁带机上。

• 优点：备份和灾难恢复工作由中心系统管理员完成，减少地方人员介入，降低人为错误发生概率，提高备份数据可靠性。

• 缺点：网络系统数据量庞大，网络带宽出现瓶颈，易出现噪音干扰或意外传输中断，磁带设备要求大容量和高速传输率，投入较大。• 2)本地网络备份方案

• 系统管理员将磁带机连接在本地备份服务器上，只对本地网络数据进行系统备份。• 优点：只对本地服务器进行备份，对网络本身性能要求不是太高，数据量大小与磁带机存储容量相适应，节省设备投资，降低总体成本。

• 要求：管理员对备份操作很熟悉，还需进行科学化、制度化管理，以防人为错误发生和磁带管理混乱。

• 3)网络备份自动化解决方案 • 是一种理想的备份方案，能够提供无人值守的自动化备份，无需网络管理员进行任何干涉。其包括三个主要组成部分：

• 良好的备份策略• 自动化存储设备• 优秀的备份管理软件 • 5.电子文件备份策略选择

• 1)不常用的文件——优质磁带机 • 磁带机是将数据以线性方式存储，必须倒带才能找到要读取的数据，数据传输速度较慢，不适于实时读文件；但磁带经久耐用，技术寿命长久，价格较低，成为归档文件进行备份的最佳选择。

• 2)日益膨胀的数据库——CD-ROM光盘镜像服务

• 用户在网上既可以共享数据库又不占用大量服务器的存储空间 • 3)既要进行实时读取又要保证安全的数据——RAID磁盘阵列

• RAID（廉价磁盘冗余阵列）将服务器上所有的可用磁盘空间组织成一个超级磁盘，使用户以快速、准确和安全的方式来读写磁盘数据。

• 廉价磁盘冗余(RAID)是一个驱动器阵列，作为一个单驱动器使用。数据通过一种“分拆”技术均匀地写在每一个驱动器上，分拆技术把数据分别放在两个或多个驱动器上。数据分拆可在位级或扇区级进行，一个扇区是一个磁盘数据块。分拆提高了吞吐量并且提供了一种冗余的形式，可以保证磁盘阵列中一个磁盘出现故障时不影响系统正常工作，这是通过把分散的数据编码到一个称为奇偶驱动器的备份驱动器来实现的。•

三、电子文件内容信息保护的管理措施 •

（一）加强安全意识和保密意识 •

（二）建立健全电子文件管理制度

（三）完善电子文件信息安全的法律法规体系

第三节

电子文件的物理载体保护 •

一、电子文件载体的种类 •

（一）磁性载体

• 1.软磁盘 2.硬磁盘

3.磁带 •

（二）光学载体

• 1.只读型光盘

2.一次写入型光盘

3.可擦写型光盘 •

（三）闪存盘

• 1.启动型闪存盘

2.无驱型闪盘

3.加密型闪盘 • 4.随身数据管理型闪盘

5.特定功能型闪盘

二、电子文件载体的选择

（一）载体选择的原则

1.存储介质选用的衡量因素

• 1】存储数据的类别

2】数据拟保存的时间长短 • 3】本部门所管理的信息量大小

4】存储数据的成本

5】综合性考虑

2.电子文件存储介质选择原则：

• 1】数据的不可更改性

2】存储介质保全数据能力强

• 3】存储介质的技术寿命

4】有稳定的市场支持 5】应使用离线存储介质

3.电子文件载体的选择依据：

⑴尽量选择有国际和国家标准的载体；

⑵选择有发展前途的，其使用的软件应有多个供应渠道;

⑶载体内在性能稳定，耐久性得到公认； • ⑷能较方便地进行保护;• ⑸载体及其记录所必备的软硬件，价格便宜并为用户所能接受；

• ⑹能较容易地检测出载体的质变现象，以便在载体变化之前将文档复制到新的载体上。•

（二）几种存储方式的比较 •

二、电子文件载体保护 • 1.控制适宜的温湿度

• 温湿度变化导致的物理变化和水解反应可能引起磁性载体黏合层脱落。长期放置在高温下，会使磁性载体和光盘变形；长期处于低温中，会使电子文件载体变脆易裂；相对湿度过大，会使磁性载体记录的信息丢失甚至材料变质，永远失去使用价值；相对湿度过低。磁性载体和光盘都容易产生静电，吸附更多的灰尘，使读出错误率增加。• 根据《磁性载体档案管理与保护规范》规定，温度在15 ℃-27℃、相对湿度40%-60%范围内选定一组值，推荐最佳保管温度为18 ℃，相对湿度为40%，选定之后，在24小时内温度变化不得超过3 ℃，相对湿度变化不得超过5%.另外，磁性载体文件使用场所的温度、湿度与库房温度、湿度的相差范围分别为±3 ℃、± 5%，否则应该在使用前，将磁性载体在使用环境中平衡3天以上。• 2.防止灰尘

• 灰尘的影响对电子文件载体危害极大，可以造成电子文件载体的物理损伤、化学损伤和生物损伤。灰尘污染或划伤磁盘、磁带、光盘表面，会造成其物理损伤，引起记录信息的损失；灰尘中所含的化学成分，会不同程度的引起磁盘、磁带、光盘的腐蚀、降解等化学作用而毁坏；灰尘落到电子文件上，在一定条件下霉菌就会滋长，霉菌分泌的有机酸和酶会损坏磁性和光盘，载体发霉后，不仅会使数据丢失，而且会污染驱动器读写磁头，甚至传染给其它载体。

• 做好防尘工作，保持环境卫生。要创造减少空气中含灰尘量的条件，保证机器清洁；不能用手直接接触光盘的信息部，使用后应放在盘盒中储存，不应随处存放。• 3.防止外来的磁场

• 外来磁场作用于磁性载体上，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。当强磁场与磁记录距离很近时，就会改变其磁道的磁化方向，破坏磁粉按录入的信号排列，改变原有磁记录的状态，从而导致信息丢失。• 在电子文件保存和使用中，一定要远离强磁场，确保不受磁场的破坏。按规定，磁性载体与磁场源（永久磁铁、马达、变压器等）之间的距离不得少于76mm；可使用软磁物质（软铁、镍铁合金等）制成箱柜，对磁场进行屏蔽；在存有重要电子文件的库区设置测磁设备，以检测隐蔽的磁场。• 4.防止机械震动

• 机械磨损和强烈的震动可以对电子文件产生破坏。磁盘、磁带在驱动器内高速运行，长期使用会使他们摩擦损伤，使记录信息丢失。在保存和传递过程中，也会因摩擦、划伤、弯折等现象而引起磁记录和光盘记录的信息损坏；强烈的震动，会影响磁性载体材料中的磁物质内部磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，破坏已记录信号。

• 做好减震防冲工作。硬盘驱动器应平放固定，防止发生震动、硬盘驱动器读写操作时，不要移动或碰撞工作台，以免磁头划伤盘片，造成盘片上的读写错误。• 5.防止光线和有害气体 • 有害气体和光线（特别是紫外线）对电子文件载体危害极大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等，具有酸性和氧化性，在一定条件下，可沉积和吸附在其载体表面，分解出酸性化合物等有害物质，腐蚀、破坏载体，致使盘基、带基老化变质，磁粉脱落，还可能产生各种色斑，造成文件信息丢失。紫外线能与电子文件制成材料发生氧化反应，使磁盘、磁带、光盘的盘基、带基老化，脆性增大，强度下降；同时，紫外线的能量可以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁记录信息的读写效果。• 因此，要严防强光的影响，不让室外光线直接照射在磁带、磁盘上。• 6.加强日常管理和维护

• 1】存放：磁带、光盘等载体要垂直放置，以防变形和重物挤压，不能用手直接触摸载体；严禁用橡皮筋、绳子、曲别针来固定载体，以免造成介质损坏和变形。

• 2】做好整理工作：磁盘上标签写好后贴上，不能用硬笔在盘上直接书写、修改，防止划伤。要定期对磁带进行倒带，缓解磁带的卷绕张力，防复印效应，也能避免磁带发霉。• 3】加强清洁维护：不得随意擦拭或清洗盘片，如果出现发霉现象，要用干净的药棉蘸高纯度的酒精擦洗，然后放置在清洁的环境中让酒精挥发干燥后在使用。• 复印效应是磁带记录的一种特有现象。是指录制好信号的磁带缠绕在一起时，某一层的信号场强感应到相邻层上，从而引起回声效应，导致磁带在信息回放过程中出现回声和串杂波干扰等现象。• 双语教学词汇

• 备份 backup 保管 custody

副本

counterpart 正本

principal edition • 草稿

rough draft

仿真

emulation

迁移

migration • 思考与练习题

• 1．阐述电子文件的信息保护和物理保护。• 2．简述电子文件保护的特点。

• 3．浅述危害电子文件信息安全的因素及其处理措施。

4.电子文件信息保护的核心技术有哪些？

5.电子文件载体的选择依据

6.结合实际谈谈电子文件备份策略的选择。第七章电子文件的利用  第一节 电子文件利用概述 

一、电子文件利用的含义

 电子文件的利用：采用多种有效的方式、方法，将电子文件的信息以适当的方式及时、准确地提供给最终用户，满足用户的利用需求。

二、电子文件利用的特点

良好的共享性

良好的复用性

良好交互性

超地域限制性

超时间限制性

三、电子文件利用系统的构成要素

 电子文件利用系统是指将电子文件利用的各种要素结合在一起，所形成的有机整体。 构成电子文件利用系统的要素有：法律法规要素、信息要素、检索系统要素、用户要素、利用安全防范要素。



（一）法律法规要素（保障要素）

 1.对电子文件信息而言 2.对电子文件用户而言 3.对电子文件的利用行为而言 

（二）信息要素（核心、基本要素） 1.电子文件信息的质量  2.电子文件信息的数量

 1）信息的总量 2）信息的完整性 

（三）检索系统要素（技术要素）

 1.电子文件的著录标引 2.电子文件的检索 

（四）用户要素（智力要素）

 1.用户的利用需求 2.用户的利用行为 

（五）安全防范要素（保障要素）

 1.计算机及计算机网络安全 2.保密安全   第二节  电子文件利用的方式

一、电子文件的非在线利用

非在线利用的具体方法：

 1.集中阅览：指开辟阅览室，供利用者直接查阅利用电子文件。

 就机构而言，适用于文件和用户较多、用房条件较好、计算机设备较多的机构，如档案馆、大型政府部门等。

 就文件资源而言，适合那些尚未上网或不方便、不适宜、不必要上网的材料，如限制使用的机密性材料、某些CD-ROM等。

 2.提供电子文件拷贝：档案部门向利用者提供记录在特定载体上的电子文件。

 一般情况下，使用大型计算机设备的利用者，以提供磁带或硬磁盘为宜；一般的微型计算机使用者，如果电子文件数量较小且用于一般用途，可用U盘或软盘，若是大批量的电子文件，可用只读光盘或一次写光盘。

 拷贝时应注意：

（1）应将电子文件转换成通用的、标准的存储格式 （2）根据利用者的需要进行复制

（3）尽量为利用者提供无法进行复制的电子文件拷贝件

 3.缩微阅读：是利用COM（Computer Output Microfilm）技术将转化为直读信息的电子文件内容记录在感光胶片上，形成拷贝件后再利用缩微阅读机进行阅览。

二、电子文件的在线利用

 1.计算机网上阅览 2.网上复制 3.网上咨询  第三节 电子文件利用的管理

一、建立新的“利用规则”

（一）建立多套备份制度

（二）采用适当的控制技术

A、在整个利用系统功能的使用上，要进行使用权限的认定。

B、在电子文件存储载体的使用上，要确定其使用控制程度。

C、建立的规章制度应注意有效性与可行性。

（三）限制利用方式，确保电子文件安全

（四）最大限度地发挥电子文件的优越性。

二、电子文件利用的管理 

（一）使用权限审核



（二）提供利用拷贝的回收 

（三）利用中的安全措施

1.采用合理的利用方式，不能无原则地向所有利用者提供全部的利用方式。

2.依据电子文件内容的密级层次，进行有效地管理。

3.采用通讯传输或直接利用时，必须对信息内容加密处理。

4.对利用的过程进行跟踪监控，并进行相关的记录。

5.利用系统应有较强的容错能力，避免误操作带来的不可挽回损失。

三、电子文件的利用统计

电子文件的利用统计：就是通过采集电子文件利用工作过程中的各种数据并进行量化分析，客观准确科学地提示电子文档利用工作中的特点和规律从而指导电子文件利用工作，提高电子文件利用工作水平。

四、电子文件利用中的障碍

心理问题

技术问题

资金问题

法律问题

资源问题第四节  电子文件信息的开发利用与编研

 全国档案信息资源开发利用试点工作由国家档案局和国务院信息化工作办公室于2006年9月共同启动（为期1年），包括省以上档案馆、中央国家机关和中央企业档案部门（宝钢、中石化及西安飞机工业公司）在内的16个单位作为试点。对传统载体档案数字化、政务信息资源管理、已公开现行文件利用、企业档案信息资源开发利用、公共文献基础数据库建设和档案信息资源社会化服务进行探索。

一、电子文件开发的基本内容

 开发利用工作的基本任务：就是解决文件形成无序和利用有序的矛盾。

 电子文件的开发与利用：就是揭示在社会活动中形成的电子文件信息的各种使用价值，并通过各种科学有效的方法，使之有效地为社会提供利用开发的过程。 电子文件开发：就是对电子文件信息有序化组织和加工的过程，目的在于为最终用户提供更合理的信息结构、更多样化的信息产品。 电子文件的开发与利用的关系：

 二者相互衔接、相互促进，是电子文件开发利用活动过程不可分割的两个方面，开发工作是利用服务的基础和前提条件，利用服务是开发的后续性工作，其成效体现着开发工作的成果。

 电子文件本身是一次信息，开发的成果是有序化的一次信息、二次信息和三次信息，形成有序化的一次信息主要工作是分类；形成二次信息的主要工作包括著录、标引、编制检索工具等；形成三次信息主要工作是编研。 分类是文件信息组织的重要内容。

 电子文件的分类分为实体分类和信息分类。

 实体分类：对保存文件的脱机介质分类，如果介质数量少，一般按介质的不同简单分类即可;如果介质较多，可以结合文件的内容、时间进行细致的分类。

 信息分类：对电子文件信息的逻辑分类，这种分类与其存储位置无关。信息分类角度有多个，包括职能活动、时间、形成部门、文种、数据格式、保管期限。

二、电子文件信息开发的方式

 1.自行开发，面向最终用户直接提供服务

即机构和各类档案馆直接为最终用户提供信息产品和服务的方式，具体服务项目把包括建设检索系统，提供各种检索服务。

 2.自行加工信息产品，提供给中间服务商

该种方式可以增加电子文件信息资源传播的途径，扩大大影响力。 3.与其它部门合作开发电子文件信息资源

合作对象包括Web站点，数据库生产者，图书、音像出版社 

三、电子文件开发的原则 

（一）系统合法原则

（二）创造性原则

（三）存真原则

（四）实用效益原则 

四、档案馆电子文件开发工作的程序



1、确定电子文件研究开发成品选题和选型

2、对开发产品的素材进行选择与核实 

3、对电子文件进行形式加工

4、编制电子文件产品



5、对电子文件产品进行校核与审定

6、推广交流电子文件产品 

五、电子文件开发的类型

 1.按电子文件产品的作用、性质与范围分类

 简介型：简略报道和简要介绍某项活动的基本情况和某项事务的扼要概况的信息产品。如产品介绍、科研成果简介。

 资料型：以电子文件的原始信息为基础，满足利用者直接进行分析、研究、参考、借鉴需求的信息产品。如医疗事故处置汇集。

 综合型：较全面反映某一学科领域，某个专业或某一单位活动面貌的信息产品。如劳动保障制度汇编。

 专题型：集中反映特定课题或特定科技生产活动的信息产品。如ⅹⅹ述评

 系列型：由若干具有内在联系的独立的信息产品，组成的共同反映更广泛主题或对象信息产品。

 2.按不同的服务目的和对象分类

 政策法规型：十一届三中全会以来政策汇编、农田基本建设规划选编

 管理型：某厂基础数据汇编

 技术型： ⅹⅹ技术要览  产品型：某产品零部件手册、设备使用手册  市场型：产品营销指南、市场动态分析

 史料型：年鉴、史料

 文化型： ⅹⅹ专题片、城市老照片选集 

六、电子文件的编研

 电子文件的编研：指根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。 电子文件编研的特点：

 1.编研时间大大缩短 2.编研成品内容更为丰富 3.编研成品的形式更为多样化

 4.编研成品的传播更为方便快捷5.编研工作者的组成更为复杂6.注意知识产权的保护  第五节 电子文件用户教育

 电子文件用户教育：或称电子文件用户培训，指档案机构开展的培养用户（包括现实用户与潜在用户）的档案信息意识，提高用户利用电子文件能力的教育。 具体指档案机构有计划、有安排地向用户传授电子文件的知识，帮助用户熟悉电子文件信息资源的分布与利用线索，改进用户利用电子文件的方式和方法，提高电子文件开发与利用效率的一系列活动。



一、电子文件用户教育的意义 

1、从电子文件信息资源角度看 

2、从电子文件用户角度看 

3、从档案机构角度看



二、电子文件用户教育的原则



1、系统性原则

2、普及性原则 

3、针对性原则

4、灵活性原则 

三、电子文件用户教育的内容 

1、用户意识的培养

 1）培养电子文件用户的信息意识  2）培养电子文件用户的法律意识

 3）培养电子文件用户知识产权保护的意识 

2、用户能力的提高

 1）提高电子文件用户认识电子文件信息资源分布的能力  2）提高电子文件用户检索电子文件的能力

 3）提高电子文件用户识别与选择电子文件的能力

思考与练习题

名词：电子文件的利用

电子文件的编研

电子文件的开发

电子文件的利用统计

电子文件用户教育 1.简述电子文件利用的方式。2.谈一谈电子文件利用的特点。3.谈一谈电子文件利用工作的原则。4.简述电子文件利用工作中的障碍。

5.阐述电子文件编研与传统文件编研的不同。6.结合实际分析电子文件信息开发的方式有哪些？ 7.阐述电子文件的开发与利用的关系。8.简述电子文件用户教育的原则。9.简述电子文件用户教育的内容。

10.试分析如何做好电子文件的利用管理。11.简述档案馆电子文件开发工作的程序。

第八章

数字档案馆

第一节

数字档案馆概述

一、数字档案馆的概念

（一）数字档案馆概念的起源

（二）数字档案馆的定义

关于数字档案馆的概念，目前还存在多种不同的看法，归纳起来主要有两种：

一是认为数字档案馆是一种实体概念、机构概念，是一种新的档案馆形态。即依赖数字化技术，对传统档案馆馆藏文字、声音、图像等进行数字化，并对这些数字化档案信息进行存储、传输和处理，在网络化环境中被本地和远程用户存取的一种新型档案馆。

二是认为数字档案馆是一种技术模式，是一个数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境它可以将分散于不同载体、不同地理位置的信息资源通过网络相互连接，向用户提供方便快捷的在线服务。•

（三）数字档案馆的特征

1.档案馆管理高度自动化

2.档案信息资源数字化

3.档案信息标准化

4.档案信息传输网络化

5.以用户为中心的在线服务模式

6.综合使用诸多高新技术 •

二、数字档案馆的主要功能

三、数字档案馆与传统档案馆的比较 •

（一）区别

• 1.从以档案馆为中心到以用户为中心

• 2.从以档案文献实体为中心到以数字化档案信息为中心 • 3.从以“拥有”为中心到以“存取”为中心 •

（二）数字档案馆对传统档案馆的影响

1.馆藏的影响•

2.技术服务的影响•

3.人员的影响 • 数字档案馆与传统档案馆主要业务活动比较：

◆馆藏与管理

◆编目

◆标引

◆目录

◆利用服务

◆统计

◆鉴定

由此可见主要变化有：

1、馆藏内涵的变化

2、技术服务的变化

3、员工角色的变化

数字档案馆与传统档案馆最大的区别是技术层面上的。

四、数字档案馆与数字图书馆的比较

（一）数字档案馆与数字图书馆的共同点

1.建设目标上具有相似性

2.工作原理上具有相同性

3.采用技术上具有相关性

（二）数字档案馆与数字图书馆的不同点

1.信息资源方面

2.服务方面

3.应用技术方面

4.管理方式方面

5.建设成本方面

6.信息安全与保密方面第二节

数字档案馆的建设

一、数字档案馆的构建与运作

（一）数字档案馆构建与运作的相关要素

1.人才是关键

数字档案馆建设应由以下几类人才构成：

◆管理人才

◆档案馆工作人员

◆技术人才

◆法律人才

2.技术是基础

基层电子文件的归档管理篇6

一、选择好电子文件归档方式和途径

归档移交可采用两种途径：１、利用计算机信息管理网络，开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，并认可几种通用性较强的文本、图像、视频电子文件格式，如ＸＭＬ、ＲＴＦ、ＴＸＴ、ＪＰＥＧ、ＭＰＥＧ等等。２、由计算机与信息管理部门负责归档。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责规划、统筹本单位信息管理工作，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件信息的汇集点，再由他们负责，将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件统一归档，效果会更好。

需要指出的是，无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件应一律存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、强化技能培训，实现相关部门职能的集中统一

由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像档案工作人员经过多年实践，掌握了相关的立卷归档业务知识，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，应建立一支以档案工作人员和各单位计算机与信息管理人员为一体的电子文件归档队伍。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的档案工作人员不能完全适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方结合的方法。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定归档文件价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，可完全保证电子文件归档质量。

三、正确认识“双套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、存储价值高的档案，采取以、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆（室）藏结构，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎验证，在万无一失的情况下实行。以确保电子档案的完好保存。

电子文件管理系统需求篇7

1. 电子文件概念是理解电子文件特点的前提。

被大家公认的“电子文件”定义是“以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件”。那么，它为什么是理解电子文件特点的前提呢？首先，“电子文件”它别于“文件”，是一种特殊的文件，自然具有独特的“个性”。它是依赖计算机系统并以代码形式出现，因此它具有对计算机的依赖性和非人工识读性；它纪录于磁带、磁盘、光盘之上，因此就具有载体的多样性、信息存储的高密度性；它在系统中存取又在通信网络上传输，因此它就出现了信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性。不难看出：在电子文件的概念中，隐藏着电子文件的特点，即对计算机的依赖性、非人工识读性、载体的多样性、信息存储的高密度性、信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性等。因此，电子文件概念是理解电子文件特点的前提。由于，电子文件有其独到的个性，因此在实践管理中，电子文件的特性决定着电子文件管理的一切活动，如电子文件管理的理论研究、电子文件管理的原则确立、电子文件管理技术的研制、电子文件的保管方式等，都是根据电子文件的特性实施的。按照逻辑推理，电子文件决定电子文件的特性，电子文件特性决定着电子文件管理，因此电子文件决定着电子文件管理，那么不难理解，电子文件的概念是电子文件管理的基础。

2. 电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

无论何种管理，都是以理论做指导，只有正确的理论指引，才能获得科学的管理。电子文件决定着电子文件管理，电子文件概念是电子文件管理的基础，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

早在中国首届档案学博士论坛会上，为了奠定电子文件科学管理的理论基础，多位知名档案学者首先对电子文件的概念进行了比较性的探讨和深入研究，最有代表性的是陈子丹先生还为电子文件的内涵归纳出了“三条基本要素”。随后，在此基础上，多位档案专家依据电子文件的特性，阐述了电子文件管理的理论观点。黄霄羽女士指出“来源原则”仍然是当今电子文件时代档案专业的基本原则，特别强调：新来源观是透过电子文件的本质和特性，采用更加概念化、抽象化的来源，是更加适应电子文件的新特点、新挑战的来源原则。张宁教授也通过“文件连续体模型”，全面展示了“电子文件连续体理论”。她也特别指出：“电子文件连续体理论”是根据电子文件的种种特性指出、完善的，同时变得更加全面和科学[1]。美国档案专家瓦洛在《档案思想的自由贸易》和《美国档案工作者》中说：由于电子文件的到来，档案管理事业将完全被重新塑造、重新接受。国际档案理事会在《电子文件管理指南》中，也花大笔墨阐述了，将重新认定“电子文件生命周期理论”，并同时提出了电子文件管理的“前端控制”理论[2]。可以看出：电子文件管理理论的提出，都是根据电子文件的特性而来的，而电子文件的特性是由电子文件的概念决定的，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

3. 电子文件概念是电子文件管理原则确立的基础。

由于电子文件被赋予了许多比纸质文件所独有的“个性”，随之而来的就是种种新的管理思想和理念，只有这样，才能避免管理中的失误，有效保证电子文件的真实性、原始性和可靠性。为了达到新的管理标准所提出的要求，在管理中确立了许多电子文件的管理原则：（1）真实性保障原则，是依据电子文件易改性从而保证电子文件的真实性的原则。即归档后的电子文件中的元数据、背景信息和认证信息与电子文件形成时保持一致的原则。（2）完整性保障原则，是依据电子文件信息、载体与环境的不稳定性，从而保证电子文件的完整性的原则。包括电子文件整体的完整性和电子文件个体的完整性。（3）可读性保障原则，是指保证电子文件原始性、识读性的原则。即电子文件经过存储到迁移的整个过程后，仍可以识读并仍可以保证内容的原始性，也是依据电子文件的非识读性、可操作性而定的原则。（4）强制性原则，依据电子文件的不稳定性和可操作性，对于有价值的电子文件进行强制性收集的原则。（5）实时性原则，是依据电子文件的依赖性、集成性的特点，对电子文件做到“随时生成，随时存盘”的原则。可见，从制定“原则”的设想到“原则”的内容确立，都是因电子文件的特性而来，又因电子文件的特性而去，因此电子文件的特性决定着电子文件管理原则的内容，电子文件的概念是电子文件管理原则确立的基础。

4. 电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。

在电子文件管理中，电子文件是否“安全”是电子文件管理过程的核心问题，而电子文件的“真实性”是决定电子文件是否“安全”的关键因素，而这种关键因素是由电子文件本身的特性：不稳定性、信息与载体的分离性和多媒体信息的集成性等决定的。美国档案专家戴·比尔曼先生也曾指出：要想证明电子文件的真实性，就必须保证文件在整个操作过程中未经改动。而“易改性”恰恰是电子文件的特性之一，因此防止电子文件“被改动”、防止电子文件所带来的“不真实性”的特点，是解决电子文件“安全”问题的关键。而维护这种“真实性”靠的是管理技术，因此电子文件的特性是电子文件管理技术研制的关键。寻根问底，也就是说，电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。

为了保证电子文件的真实性，不少档案研究专家，研究出了维护电子文件真实性的管理技术，有“前端控制技术”、“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”等。前端控制技术是对电子文件管理系统的“设计阶段”所实施的有效控制，把电子文件全程管理理念的所有要求，提前设计在管理系统之中，是基于电子文件的易改性和信息与载体的分离性而提出的解决电子文件“不安定”的技术。可以看出，从技术的设计理念到技术的内容和操控，电子文件概念是基础。“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”也都是为了维护电子文件信息的安全，保证电子文件的原始性、真实性、凭证作用而研制的。那么，设计者为什么都会如此“担心”？也都是因为电子文件独有的特性，时刻会带来“非原始性”的、无凭证作用的电子档案所引起的。为了突出电子文件的概念在技术研究中的地位，露西亚娜杜兰蒂女士在介绍她主持的inter PARES项目，所涉及的四个研究领域时，把电子文件真实性保存的“概念需求”放到了第一位，这也说明“概念”对研究的重要性。在介绍她的成果时，还突出强调：保证电子文件的真实性的最佳方法，就是从电子文件的外部入手，“外部之手”言外之意就告诉我们，电子文件的特性是固有的，是不能改变的，应按照电子文件的特点和形成规律进行研究和设计。她随后又特别强调自己的观点：严格控制文件的形成和管理程序，对整个过程进行严格控制，不采取全程管理的眼光，就不可能管理电子文件。这番话又一次说明，电子文件的特性对电子文件管理的重要性，可见电子文件概念是保证电子文件真实性的关键，是电子文件管理技术研制的基础。

5. 电子文件的概念决定着电子文件保管方式的选择。

目前，电子文件归档后的保管方式有以下几种：多重双套制存储、信息备份和数据迁移。其中，多重双套制存储方式，包括电子和纸质双套制、电子双套制、本地和异地双套制、多重双套制存储。电子和纸质双套制：即鉴于电子文件信息与载体的不稳定性、电子文件的易改性，在电子文件管理技术还不太成熟的条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件，采取电子与纸质版本双套并存的保管形式，以达到利用时相互参照。电子双套制：为了避免电子文件信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息的可操作性等特点，确保电子档案的凭证价值而制作的两套电子档案。本地和异地双套制：异地保存是档案管理部门利用电子文件的高密度性而对电子档案实行的跨省份区域的备份制度，即在两个不同省份的档案管理部门，相互建立电子档案备份中心，从而保证纸质档案损坏时，异地电子档案的完整性。信息备份：是为了确保电子文件信息安全而采取的重要措施，是归档电子文件的脱机备份，从而保证在网络黑客和病毒入侵时，电子文件信息的原始性。数据迁移：是为了适应信息技术不断发展的需要，使电子档案在新的设备环境中继续保持“识读性”而采取的数据导入过程。从这些电子文件的保管方式的内容来看，保管方式的选择，都是根据电子文件的特性进行确定的，因此电子文件的特性决定电子文件保管方式的选择，究其根源：电子文件的概念决定着电子文件的保管方式。

总之，电子文件的概念在电子文件管理中，所起的作用不胜枚举，电子文件的管理理念，更是千差万别、多种多样，笔者的观点，旨在给那些对电子文件管理还感到迷惑不解、无从下手的人们一些帮助，起到抛砖引玉的作用。

摘要：电子文件独特的个性所带来的新的管理方式, 使得目前信息技术知识还未被完全掌握, 信息化水平还未达到理想标准。笔者认为, 对电子文件概念的理解与掌握, 是搞好电子文件管理的基础。

关键词：电子文件,概念,管理,基础

参考文献

[1]石玉, 李肖军.电子文件前端控制理论浅析[J].档案, 2009 (5) .

浅析电子文件管理篇8

计算机技术广泛的应用正在逐步改变、丰富各单位传统的工作方法、工作手段和工作模式, 同时也给档案工作者带来了新的课题——电子文件管理。随着档案管理对计算机的普遍使用, 电子文件管理逐步成为档案管理工作关注和研究的热点, 电子文件档案将成为继纸质档案出现在人类档案管理史中的一个里程碑, 分析档案管理中电子文件管理存在的问题并探索完善档案电子文件管理措施意义重大。

二、电子文件管理中存在的问题

(一) 电子文件收集困难

收集难是从事电子文件收集工作人员的共识。随着办公自动化的发展, 电子文件悄悄地来到我们身边。它承载着人类历史, 而且由于它的特殊性, 人们对它还未形成和纸质文件一样的感性认识, 因而对电子文件收集未引起足够重视。在数量上, 各单位的电子文件生成量远远大于归档的数量, 好多形成的重要电子文件没有以任何方式留存, 大量的电子文件处于流失状态。不少档案部门的电子文件管理才刚刚起步, 尚未完全步入正轨, 电子文件管理方面无规章制度可供遵循。很多单位电子文件管理尚未提上议事日程, 工作中形成的电子邮件、数据库、网页文件、多媒体文件分散在各个部门甚至个人手中, 电子文件严重流失, 造成电子文件的损坏、泄密或丢失, 给电子文件的收集带来被动。

(二) 归档范围比较单一

许多档案部门平时比较注重电子公务文书的归档, 进行了党政公文和部分业务部门电子文件管理, 其它如会计电算化形成的电子文件就不能及时归档。会计部门实行电算化后, 电算化形成的电子文件并没有得到很好的管理, 而是存放在财务部门。不光会计部门, 业务部门的图表、数据库、科研实验数据表等散落在个人手中, 不利于电子文件的保管利用。有的没能及时将这些电子文件转存到软盘或光盘, 而是储存在硬盘上, 而这些文件常因病毒感染而被破坏或因硬盘空间已满被删除, 造成电子文件丢失。归档范围的单一, 难以实现对电子文件全面、有效地集中统一管理。

(三) 归档方法不够恰当

大多数单位没有电子文件保管期限表, 仍按照纸质档案保管期限表执行。归档操作甚至沿用纸质档案定期移交, 要么只是系统自动转存, 没有适应电子文件归档的规范、方法。由于电子文件有生成分散, 便于操作特性, 使得仍沿用纸质档案的归档时间、归档方法和归档流程是极其不恰当的。在这种状态下, 即使电子文件完成了归档管理, 也很难保证电子文件的完整性和有效性。还有对电子文件管理认知理念不正确, 目前, 大多数人认为电子文件不可代替纸质文件独立行使文件职能, 好多部门不能保证生成电子文件的真实性、可靠性。可以想象, 在未明确电子文件地位或没有保证电子文件真实性、可靠性措施的情况下, 对电子文件进行管理, 带有很大的盲目性, 这种盲目性导致无法真正推进和实施合理科学的电子文件归档管理。

(四) 办公系统功能有待完善

档案管理软件与会计电算化及办公自动化软件没有形成有机结合, 如档案管理软件与公文信息网不兼容, 档案管理软件与会计电算化软件不衔接等等, 影响了电子文件的接收, 文件的质量等简单管理, 加大了电子文件的管理难度。保证电子文件的长期可读性是电子文件管理的最终目的, 但是, 现阶段大部分单位没有任何措施和系统来保证电子文件的长期可读性。电子文件的长期可读性是档案利用的保障, 是未来电子文件资源的整合和深度开发利用的基础。目前我国没有出台电子文件管理系统功能标准, 也没有功能齐全的电子文件管理系统。虽然某些电子管理系统声称具有归档、备份、长期保管的功能, 但实际情况并非如此。这种系统不是真正意义上的电子文件管理系统, 只能算作是文件的集中发布平台。

(五) 人员素质不适应新形势

首先, 有些部门领导对档案管理的认识还限于纸质文档管理范畴, 未认识到电子文件管理的重要性和特殊性, 导致档案管理人员在电子文件管理工作中, 遇到权限窄, 资金使用阻碍等问题。其次, 档案管理人员缺乏这方面的技能培训。本身电子文件管理就是档案管理中一个新生事物, 一种新的归档方法、规范、标准, 整个行业没有统一的标准、规范, 在实际工作中操作起来难免会有困难, 档案人员积极性和创造性不高, 电子技术知识方面的匮乏, 尤其怕在这项工作中出现错误, 带来一些损失, 档案管理人员就会得过且过, 能躲就躲。

三、完善电子文件管理的具体措施

为了加强电子文件管理, 笔者建议采取如下措施:一是档案主管部门建立电子文件管理的规章制度和管理办法, 采取“强制性”措施要求各单位、部门必须执行管理办法中的各项条款。二是单位档案部门应建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件的收集原则、收集范围、分类编号办法, 正确划分保管期限、保管和利用方式等规定, 做到集中统一管理, 使电子文件与纸质档案有机地结合, 有利于电子文件管理者科学管理。三是大力宣传科学管理电子文件, 不断提高人们对电子文件的正确认识, 使人们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要按时归档和注意保存。四是完善办公系统功能, 实现办公系统自动化和智能化, 为日后电子文件共享、利用打下基础。五是加强培训, 提高档案管理人员管理电子文件的素质。作为一名档案管理人员, 笔者强烈感到电子文件管理方面知识的欠缺, 希望上级档案主管部门多组织培训, 研制开发真正适应我国电子文件管理系统软件, 完善档案管理人员的档案现代化管理技能, 以推进档案工作现代化和信息化建设的历程。

摘要：随着计算机技术的发展, 电子文件管理逐步成为档案管理工作关注和研究的热点, 电子文件档案将成为继纸质档案出现在人类档案管理史中的一个里程碑, 文章围绕档案电子文件管理分析了其现状并提出了完善档案电子文件管理的具体措施。

关键词：电子文件,现状,健全

参考文献

浅析电子文件与电子档案管理篇9

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

1.1 对设备的依赖性与不可识别性

电子文件不能直观阅读, 必须依赖于电子计算机系统, 其信息才能识别利用。而纸质文件比较直观, 即使著录和整理质量不高, 也能翻找到。

1.2 信息与载体相分离

传统的纸质文件的内容与其所依附的纸质载体不可分离, 文件的原始性是高于文件的载体和信息形式的原始性之中, 给人们的原始记录更为深刻。而电子文件没有固定的物理位置, 由于其信息与载体相分离性, 信息的物理结构与逻辑结构的差异性、可变性及相对独立性, 己决定了电子文件不再存在“原件”概念的事实。人们可以通过拷贝, 轻而易举地制作与原件完全一样的复制件, 也可以对原件上的签名、印章进行修改。修改前后难以分清, 不像纸质文件那样, 修改后会留下痕迹, 容易被察觉。因此, 电子文件的原始凭证性正受到严峻的挑战。

1.3 存储内容不稳定性

电子文件相对于纸质文件而言, 对环境的温湿度、防磁性、抗破坏性、抗病毒等条件要求很高。电子载体, 特别是软磁盘比较脆弱, 易受损失或信息丢失, 电子信息不稳定, 易受计算机病毒的攻击, 或因操作不当, 管理不善以及各种技术原因, 造成文件的破坏、失真、泄密。纸质文件的稳定性大大高于磁盘、磁带等的稳定性能。

1.4 信息的共享性

电子文件能高速输入, 信息可远距离网上传递, 高密度大容量存储, 它不受时间和空间的限制, 可以多个用户同时访问一个文件, 实现真正意义的信息共享。所以电子文件保密方面存在缺陷, 很容易泄密。

1.5 肉眼不可识别性

纸质文件或照片文件等都是具有实实在物质性的字迹材料, 经手写、机器印制、化学显定影等手段把文字符号、图形、自然景观等与实实在在的物质的纸、胶片等结合齐一起, 是看得见, 摸得着的。而电子文件则不同, 它是借助现代高科技, 把文字、符号、图形和自然景观等信息先转换成二进制的数字信息, 是以电子或光子形式存在的。

2 电子文件的保管维护:

2.1 保证电子档案整体的安全

由于电子档案基本上是以脱机方式存储在磁、光介质上的, 所以, 要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。比如环境温湿度控制、存放载体的柜、架及库房应达到有关标准要求;载体应直接排放, 并满足避光、防尘、防变形的保存条件等。

2.2 保证电子档案内容的准确

电子档案必须依赖于计算机软、硬件平台对其内容加以转换, 还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式来进行显示。由于电子文件在不同的电子计算机系统上形成, 且在内容格式的编排上也不尽一致, 这种技术与形式上的差异, 必然导致在以后的转换与还原时, 所采用的技术与方法上的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术, 到了其保管阶段往往已经过时了。因此, 除了对电子档案本身进行很好的保存外, 还必须对其所依赖的技术及数据结构的相关定义参数等加以保存。但技术在不断更新, 这样不仅给档案部门带来了很多负担和不便之处, 还会随着时间的推移使这个“包袱”越来越重。所以, 必须采用积极的办法, 使保存的电子档案适应新的技术, 以达到永久保存和准确转换与还原的目的。

2.3 保证电子档案的可理解性

为了让人们能够完全理解一份电子档案, 就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括:相关的档案文件系列名称、存储位置及相互关系;在档案内容中所引用的其它末被存储的参考资料出处;在自然语言中不常用的词语解释等。这些信息, 应在文件的形成或维护阶段通过著录完成, 并将这些信息变成相关文件系列加以保存, 以便在利用中查考。

3 电子档案的利用管理

3.1 电子文件的分类与甄别

我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同, 其分类原则与方法也应当有所区别。

在一台没有联网的几个部门共用的计算机中, 我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门简称相互区别, 或以文件录入者的姓名或代码区别。而内部网络中的计算机文件, 就应当按行业、地区或系统相区别, 然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调, 也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

3.2 电子档案的利用

电子文件系统是电子信息系统中的一种, 它应该满足保存文件的各种特殊需要, 这些需要包括文件的产生、跟踪、检索, 把其作为活动凭证安全存储, 保护那些具有持续价值的档案能够不断提供利用。

电子档案提供利用方式多样化使得加强电子档案的利用管理更加重要。规范电子档案利用与管理, 应建立与各个环节相对应的措施、办法、章程、规范, 并在工作中严格执行、有效监督。电子档案的利用, 将是我们遇到的新问题, 做好这方面的工作, 不仅可以更准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务, 满足用户的需求, 也可以及时发现利用系统的弱点与不足, 调整和改进工作方法或技术措施, 达到既能使档案信息最大限度地利用, 又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

4 档案工作者要积极应对电子文件管理的挑战

4.1 加强档案法规的宣传力度, 提高人们对电子文件的认识, 让他们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要注意保存, 按时归档。

4.2 建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件收

集的范围、收集的原则、分类编号办法、保管、利用等规定, 使电子档案管理工作做到有章可循。

4.3 结合本单位实际情况, 使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来, 真正做到文档一体化管理。

4.4 加强学习, 提高档案人员的素质。

要通过各种方式对档案人员进行业务及现代化知识培训, 使他们在掌握好本专业的同时, 掌握计算机知识, 熟练操作技能, 积极参与档案管理软件的开发工作, 培养出复合型的档案管理人员, 切实做好规范电子文件归档管理工作, 以适应现代化管理的需要。

摘要：现阶段, 各部门产生出大量的电子公文、电子图像、电子表格、电子邮件和多媒体等电子文件。为了规范电子文件归档与管理工作, 保障电子的真实性、完整性、有效性和安全性, 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国签名法》、《电子文件归档与管理规范》等, 现结合电子文件及其管理办法的实际, 谈一些自己的看法。

关键词：电子文件,电子档案,规范管理

参考文献

[1]丁华东, 张斌.电子文件研究的框架[J].兰台世界, 1994, 8.

[2]孙芳芳.关于档案工作者进行电子文件和自动化技术培训的需求评估 (续) [J].浙江档案, 1995, 12.

电子文件与电子档案管理初探篇10

一、对电子文件的基本认识

1、电子文件的含义

电子文件是指在数字化环境中生成, 并通过数码形式存储在光盘、磁盘、磁带等载体上, 依靠数字设备进行阅读和处理, 同时还能够在网络上进行传输的文件。

2、电子文件的种类

电子文件有多种形式, 按照载体划分主要有光盘文件、硬盘文件、软盘文件、以及磁带文件等;按照形态划分主要有文本文件、表格文件、图形文件、声音文件、以及影像文件等;按照功能划分主要有草稿文件、辅助文件、以及正式文件等。

3、电子文件的特征

与传统纸质文件相比, 电子文件主要有以下方面的特征:1) 信息的数字化形态和非人工识读性;2) 对数字设备具有依赖性;3) 信息和载体之间具有可分离性:4) 信息具有可变性、易控性、以及易丢失性;5) 信息储存具有高密度性;6) 动态性和虚拟文件性;7) 信息具有共享性和不安全性;8) 信息的载体和技术具有不稳定性等。

二、电子文件与电子档案管理中存在的问题

1、电子文件的保护意识淡薄

由于档案管理部门和文件生成部门属于不同的部门, 部门间的相互交流和合作机会较少, 对彼此的工作缺乏一定的了解, 因此往往会出现一系列的问题。比如一些部门的信息资料只保留了纸质文件, 电子文件信息不全, 无法做到纸质档案和电子档案的配套管理。从根本上说, 这种现象的发生主要是由于工作人员对于电子文件的保护意识淡薄, 且文件保护制度不健全造成的。

2、电子文件的归档程序不健全

很多单位和企业, 在生成电子文件时, 专业的档案管理人员无法参与意见, 或者是由于档案管理人员专业知识匮乏而无力参与意见, 从而使电子文件从生成直到存档都出现不少的问题。比如, 对于电子文件的管理工作不严格, 存在人为删改的风险;一些电子文件的存储分散, 不能实现集中保管;不能实现与纸质文件的配套管理, 文件管理存在漏洞;以及缺乏由于计算机故障造成电子文件丢失的应急措施等。

3、对电子文件草稿保存不善

随着计算机的普及和广泛应用, 几乎所有的企事业单位都利用计算机来起草文件, 但是一旦打印出纸质文件后往往会忽略对电子文件的妥善保存, 使之被新起草的电子文件逐渐覆盖, 直至删除。一旦以后再需要此类的文件, 就只能重新起草, 造成了资源的浪费, 加大了工作人员的工作量, 同时也影响了工作效率, 不利于企业各项工作的快速开展。

4、电子文件管理制度和法规不完善

与电子文件管理相关的制度和法规还很不完善, 电子档案还无法确立其自身的法律地位, 这就造成大多数人缺乏电子文件意识, 对电子档案的重视程度不够, 电子档案资料不全面, 给使用者带来了不小的麻烦, 无法充分实现电子档案的自身价值。

三、加强电子档案管理的措施

1、健全和完善电子档案管理体系

计算机技术具有较强的存储与传输功能, 随着计算机技术的广泛应用, 在档案管理中电子文件和电子档案的数量大量增加, 成为档案管理工作的新方向。但是由于缺乏健全的电子档案管理体系, 致使电子文件流失现象严重, 给电子档案管理工作带来较大的困难。因此, 必须要健全和完善电子档案管理体系, 对电子档案管理部门实行定期检查, 确保归档文件的完整。

2、提高电子档案管理人员素质

电子档案管理人员的素质与电子档案管理工作质量密切相关, 因此提高管理人员素质成为强化电子档案管理的一项重要措施。首先, 要提高档案人员的政治素质, 增强责任心和责任感, 树立良好的职业道德观念, 在工作中做到诚实守信。其次, 要提高档案管理人员的业务素质, 使他们具有较为丰富的档案管理专业知识, 并对法律、经济、外语等知识有一定程度的了解, 此外还要熟练掌握计算机信息技术。同时, 档案管理人员要树立服务理念, 增强服务意识, 从而树立正确的工作态度, 提高工作质量和工作效率。

3、对归档电子文件进行技术处理

电子文件具有易更改性, 因此电子信息的准确性面临较大的风险, 这就需要在归档时对电子文件进行进行技术处理, 更改为只读性文件, 避免一些人为了不法利益而更改档案信息。同时, 对于一些机密的电子文件在进行传输和利用时, 要进行加密处理, 定期更换电子文件密钥。并且要做好安全防护, 防止病毒入侵电脑使档案信息泄露或丢失。

4、实现电子档案的服务化

档案存在的目的就是方便人们的使用, 因此电子档案也要致力于为使用者提供更好的服务, 实现自身的价值。在实现电子档案服务化时, 要着重注意以下两个方面:1) 要遵循国家相关规定, 对于公开级档案能够面向社会开放, 而限制级档案必要要限制在一定范围, 仅对部分人员公开, 其他人员在查阅时要持有组织介绍信。2) 档案利用方式要根据使用者的实际情况来定, 决不能无条件的向所有使用者提供全部的利用方式。

四、总结

电子文件与电子档案作为新生事物, 适应了时代和社会的发展潮流, 改变了传统的档案管理模式, 具有较为广阔的发展前景。但是, 任何事物都具有正反两个方面, 电子档案在带来巨大便利的同时也存在一定的风险, 因此需要档案管理部门和管理人员加强认识, 促进档案管理工作的更好发展。

摘要：经济的快速发展和科学技术的不断进步, 使社会面貌发生了巨大变化, 深刻改变了人们的生活方式和生活习惯, 影响了人们的思维方式。特别是计算机信息技术的发展使我们步入了信息化时代, 缩短了人与人之间的时间和空间距离, 使人们的生产和生活更加便捷, 得到越来越广泛的应用。随着电子文件的产生和发展, 电子档案管理逐渐成为档案管理的新趋势。本文主要从对电子文件的基本认识、电子文件与档案管理中存在的问题、以及加强电子档案管理的措施等方面来进行探讨。

关键词：电子文件,电子档案,问题,措施

参考文献

[1]吕红春:《浅析电子文件档案化管理》, 《济南职业学院学报》, 2006 (03) 。

[2]蒋艾云、牛传东:《新形势下做好档案管理工作的几点思考》, 《泰安教育学院学报岱宗学刊》, 2008 (02) 。

电子文件的归档与管理探析篇11

关键词：电子文件归档管理

电子档案与以往传统的档案记录在意义上相同，都是为了能够对人们的社会活动进行真实的记录。但是电子档案比之传统的纸质文档记录更具优势，由于其在记录时能够保持着文件的原始和可靠性以及完整性，这些是文件管理最为重视的几个特性。现如今，电子文件的归档与管理对于各个行业来说都十分的重要，只有做好这两个方面的工作，才能够科学的进行档案工作。因此，本文主要对电子文件的归档与管理进行探析。

1 对电子文件的归档进行科学的分析

电子文件的归档主要分为两种形式，一是逻辑归档，二是物理归档。这两种归档形式都有其优势。但是电子文件的归档具有系统化的工作性质，因此，需要进行这方面工作的相关人员在工作态度上必须要细心和严谨。

1.1 在电子文件的收集中要将工作做好

电子文件的归档分为前期、中期和后期，在前期的工作中，最为重要的工作就是做好文件的收集，只有将文件收集工作做好，才能够充分的发挥出电子文件的作用及其利用价值，并且有用的信息必须在收集的范围之内。首先，收集时要先将重要的文件保留底案，若是要修改文件，需要将原文保留后再进行修改，这样累积多个版本号后，一起将草稿和定稿进行归档。其次，要充分的利用计算机的辅助设计技术，以及相关的检测和仿真实验技术，这样才能够保证数据文件具有价值性。例如，在进行电子文件的归档时，要结合图形文件和模型文件，以及数据库文件等，利用相关的计算机技术将这些文件进行合理的统一，形成一份科学有效的电子文件。再次，各类数据文件在内容上都有所不同，需要和机关制作各类的命令文件，例如一些难度较高的计算、控制和管理程序。这些命令文件一般都是相关的机关部门，结合自身的实际需要来进行编制的，但是还有一小部分难度较高的程序就需要依靠购进的方式，已具备命令文件的归档室是不需要再进行一次归档操作的。最后，不仅是文件需要进行归档，设备运行操作系统也需要进行归档。若是在档案室中，已经具有了完善的操作系统，那么就不需要再进行一次归档工作。此外，在归档工作中，除开电子文件，还有一些纸质文件也要进行合理的归档，这些文件主要包括相关的计算机硬件说明文件和产生电子文件过程中可能会出现的纸质文件。

1.2 对电子文件的归档要求，要不断的完善

由于电子文件的归档，要求要归档的电子文件具备完整性、真实性和有效性，所以有价值的电子文件和相关的支持软件都要进行统一的保存，在定稿时若是出现图形文件变化，也要将不同版本间同时进行归档保存。并且对电子文件的有效性进行确认需要相关的机关既有相应的技术条件，这样才能够在进行电子文件签署时利用相关技进行最后的确认。其次，要求电子文件的归档在载体形式和质量的要求上具有统一性，这样才能够保证相关的工作人员在进行电子文件归档时，保证文件的载体规格和形式，以及质量进行统一的集中标识，从而形成数据集，在拷贝两套同一形式的电子文件后，运用异地保存的模式来加强电子文件的耐久性。最后，要将归纳后的电子文件进行登记，这样才方便最后的全面检验，检查电子文件中是否有病毒的存在，以及相关的文件载体具体情况完整性等等。

1.3 对电子档案的鉴定工作，要不断的加强

电子档案的鉴定工作包括三个当面，其一是鉴定的对象，其二是鉴定的目的，其三是鉴定的内容。电子档案的鉴定主要要体现电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性，只有将这三个特性充分的体现，才能够发挥出电子档案的真正的价值。因此，电子档案在鉴定时需要三个步骤：①在归档之前要先确定归档文件后，再划分保管的期限；②在归档时，要先对归档的文件进行鉴定后才能接受归档文件到档案室内；③归档文件具有保管期，有些是永久保存，有些是暂时性保存文件，这些短期保存的文件要在失效前再一次进行鉴定，在确定没有保存价值后才能够做出相应的处理措施。

2 如何加强电子文件档案管理的有效性

2.1 保证电子档案保管工作的效率

電子档案在存储时，具有一些特质，这些特质主要是存储介质中具备的，其一是性能稳定，其二是检索方便，其三是显示还原性好。若是存储不在硬盘内，而是在软磁盘内，不能将其作为长期的电子档案保存载体。并且，电子档案在管理时也必须在合适的环境中，具有一定的条件，首先是库房的温度和湿度，只有保持这两个储存库的稳定，才能够实现科学的电子档案管理；其次，电子档案储存的库房必须保持通风，也要保证环境的整洁，确保没有腐蚀性的气体流通，从而保证电子档案的完整性；再次，储存电子档案的地面不能打蜡，也不需要铺地毯，避免滑到损坏电子档案；最后，装电子档案的器具要保持清洁没有灰尘，保证电子档案不受损。同时，在对电子档案进行统一的归档时，要进行分库保管，也要注意不能让电子档案出现划痕或者触摸等情况，在存放时也要注意不能横放，要直立存放，此外，也要杜绝非法软件的使用，避免电子文档交叉病毒感染。

2.2 对电子档案的检测工作和维护工作，要做到不断加强

电子档案的载体介质在稳定性的体现上还不够完备，因此，储存电子档案的硬盘内的磁信息会随着时间的增加而出现衰减情况，可能会出现信息都是或是在读出时，出现错误。因此，相关的工作人员要对电子档案进行定期和不定期的检测和维护，这样才能够在结合电子档案的特点的同时考虑到存放的环境以及设备技术问题，从而制定出更加完善的技术方案，提出相关的维护措施，增加电子档案的检测工作和维护工作的有效性。

2.3 在利用电子档案的过程中，需要注意的问题

工作人员利用电子档案时，要提高意识保护电子档案的信息安全。在电子档案的利用中，对系统的依赖性较强，并且具有重复利用的特性，也便于需要的人员传输，这些特性虽然方便了人们操作，但是却很难做到有效的控制，所以对档案进行管理的工作人员，必须具备良好的心态以及严谨的工作态度，这样才能够在面对突发状况时用最有利的方式来对电子档案的运用进行限制，防止信息的泄露和失真，规避病毒入侵的现象产生。同时也要完善利用制度，严格控制使用的权限和资格审查。

3 结语

本文主要对电子文件的归档与管理进行探析，找出其中可能存在的问题，并提出一些有效的解决措施，从而完善电子档案的相关管理机制，促进我国档案信息化的创新发展。

参考文献：

[1]魏晓萍.高校档案管理与电子文件归档的要点[J].文教资料，2011，04，15.

[2]邹婧雅.地方电子档案立法研究[J].湖北档案， 2014，05，20

[3]徐新萍.浅析医保电子文件归档及其电子档案管理[J].才智，2012，12，05.

[4]郑红丽.浅谈电子文件的归档与电子档案的保管利用[J].城建档案，2013，03，15.

电子文件管理问题浅析篇12

1. 实现各职能部门的分工协作

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作, 信息化的实现不是档案馆 (室) 某一部门的工作, 也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的, 它需要所有相关部门及人员的积极参与和配合。因此, 电子文件所引起的档案管理模式的变革, 要求我们对文件管理贯彻“全程管理”和“前端控制”原则, 实现文件管理、档案管理和机构管理之间的整合互动, 打破职能部门障碍, 从全流程角度设计管理任务。比如, 与纸质文件相比, 电子文件归档所涉及的问题更加广泛, 制约因素也更多, 仅靠档案管理者很难完成, 应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门了解电子文件的自然形成规律和历史联系, 是承担归档工作的主要责任者;档案部门既掌握归档的原则、方法, 又了解全局情况, 可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门, 在电子文档归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个职能部门的职能应相互渗透, 扬长避短, 集成一体, 共同形成高质量的电子文档。

2. 建立档案管理系统

要建立适应信息化要求的具有数据分析和决策支持功能的档案管理系统, 确保档案部门对各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制、传递以及提供便利的网上服务。单位开发或购买的档案信息管理系统应具有兼容多种文件存储格式, 支持实时浏览、网络检索功能, 能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入输出及格式转换的控制和管理功能, 满足电子文件办公业务、电子档案管理、信息发布利用的需要, 完成对电子文件整个生命周期的过程控制。电子文件办公业务系统以政务办公为模型, 将电子文件的形成与办理阶段管理起来, 贯彻电子文件从源头抓起的思想。电子档案管理系统包含两部分内容, 一是机关电子档案管理;二是各级各类档案馆电子档案管理, 将电子文件的归档和移交管理起来, 抓住了电子文件管理的中间环节。信息发布利用也包含两部分内容, 一是机关电子文件的发布利用;二是各级各类档案馆电子文件的发布利用, 完成电子文件后期的保管利用工作。

3. 完善电子文件归档途径

纸质档案的载体较为稳定安全, 而电子文件的载体稳定性差、易损坏, 因此, 归档方式的选择至关重要。笔者认为, 简便而安全的方式是采用网络移交归档, 并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:一是借助计算机信息管理网, 开通电子文件归档专递网线。随着单位计算机信息管理网的建立与发展, 越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选, 反映了职能活动的概况, 上网前又按照信息管理部门的统一要求进行文件格式的转换, 在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性, 是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件, 应由电子文件形成部门编目整理, 也利用网络技术向档案部门传输, 可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线, 建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后, 要对归档的电子文件提出格式要求, 但不能是唯一性的, 应认可几种通用性较强的文件类型, 如:DBF、DOC、TXT、EXE等。二是选择电子文件信息的汇集点, 由计算机与信息管理部门负责归档。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作, 是开发集中统一型信息系统的牵头部门, 成为电子文件信息的汇集点, 又具有一定的技术设备及人才条件。由其负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档, 应是最佳归档途径。这些数据进行集中汇总处理后, 通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新, 过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求, 进行鉴定, 编目整理, 通过网络传输, 移交给档案部门保存, 或直接存入光盘定期归档。

4. 做好电子文件保存工作

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