电子文件的真实性保护（精选7篇）
电子文件的真实性保护 篇1
摘要：随着信息技术的不断发展, 使得电子文件的产生日益增多, 电子文件的大量出现, 对传统档案管理理论带来很大的冲击, 同时也促使档案管理模式的相应改变, 展开了档案工作者、档案学者对电子文件管理模式的研究。
关键词：电子文件,真实性,保护
电子文件固有的、“天生”的缺陷, 以磁盘或光盘等作为介质的电子档案, 虽然具有体积小、信息量大、检索迅捷等优势, 但其缺陷也很明显。它不能有效防止数据在传输过程中泄露;电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征, 一旦被篡改, 将无法识别。非人工识读性使得人们难以把握、测度和有效的管理电子文件, 电子文件对计算机软硬件设备的依赖性也使人们在管理电子文件时不得不依赖于计算机软硬件设备的可靠性, 从而降低了以往人们对文件真实性和完整性的控制程度。信息的易更改性及其可转载性引发出电子文件变异失真乃至全部损毁的风险, “消灭”了人们一向珍视的“原件”的概念, 削弱了原始性和证据价值, 严重影响档案的凭证作用, 这也是电子档案无法拥有其法律效力的主要原因。存储载体的不稳定性和更新换代导致的难以读取等问题使电子文件的长期可读取和有效利用受到了影响。在信息技术不断发展中, 计算机病毒的出现, 使得电子文件受到很大的威胁, 病毒潜伏在计算机和电子文件载体上, 一旦时机成熟爆发, 不但能使电子文件信息丢失, 还可能损坏电脑硬件。
那么如何最大程度的保证电子文件真实性和可靠性。
目前, 技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制技术、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中, “数字时间印章法”是当前最新的方法, 该法可用来确保电子文件的真实性和可靠性, 若归档的电子文件被删除或修改, 该文件生成时在网上登记的时间也是无法改变的, 从而保证了电子文件的真实性。具体的技术措施包括:
1 防病毒技术
档案部门一方面要充分利用并不断完善网络操作系统和档案管理信息系统本身具有的安全管理功能, 加强访问控制的力度, 防止非法用户进入内部网络系统;另一方面要利用防病毒技术维护电子文件信息的安全。防治病毒应当以“防”为主, 在档案信息系统或电子文件载体未染毒之前就采取有效措施, 阻止病毒进行恶意破坏;一旦确认系统或载体已染毒, 则采取补救措施彻底将其清除。档案管理信息系统一般采用C/S模式, 客户端和服务器都可能遭受病毒侵害, 因此, 必须同时从客户工作站和服务器两个方面采取杀毒防毒措施。工作站数量多且分散, 不易管理, 往往是病毒入侵的主要途径, 应当重点设防, 可将功能简单的工作站设置成无盘工作站, 并安装防病毒卡或芯片;服务器方面, 应减少超级用户的设置数量, 将系统程序设置为只读属性, 对其所在的目录不授予修改权和管理权, 安装基于服务器的防病毒软件并及时升级, 以防止被病毒感染。
2 签署技术
用来确保电子文件的真实性和进行身份验证, 以此确认其内容是否被篡改或是否为伪造。电子文件的签署技术一般包括证书式数字签名和手写式数字签名。证书式数字签名的原理是, 发文方利用自己的不公开的密钥对发出文件进行加密处理, 生成一个字母数字串, 与文件一起发出, 同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收文方用发文方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验。手写式数字签名, 是将专门的软件模块嵌入文字处理软件中, 作者使用光笔在计算机屏幕上签名, 或使用一种压敏笔在手写输入板上签名, 显示出来的“笔迹”如同在纸质文件上的亲笔签名一样, 这种“笔迹”是作者以外的人很难模仿出来的。
3 信息加密
其目的是确保电子文件内容的非公开性, 也是保证电子文档机密性的唯一方法。信息加密过程是由多种多样的加密算法来实施的, 而在传输过程中通常采用“双密钥码”进行加密。网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥:一个是可以公开的加密密钥, 一个是严格保密的解密密钥, 发文方使用收文方的公开密钥发文, 收文方只用自己知道的解密密钥解密。这样任何人都可以利用公开密钥向收文方发文, 而只有收文方才能获得这些加密的文件。由于加密和解密使用不同的密钥, 因此第三者很难从中破解原文的内容, 从而确保传输中电子文件的安全。
4 防写措施
防写技术是通过技术手段将处于静态的档案文件的内容信息固定下来, 阻断对其内容信息进行增删、修改的途径, 主要是针对内容不再修改、以备归档的电子文件所采取的安全维护技术。防写技术可以从两个方面得以实现, 一是将运行于各类档案文件管理系统内的电子文件属性设置成“只读”状态, 权限级别不符的操作者只能对其进行读取而无法进行更改, 进而实现系统内“防写”;二是选择CD-R光盘、WROM光盘等一次性写入的载体作为电子文件信息的存储载体, 无论操作者拥有何种权限级别, 都无法对存储于这种载体中的信息进行更改, 以实现脱机保存的“防写”。
5 信息备份
信息备份是保证电子文件信息真实性的最重要的辅助措施。为保证文件不会遭到毁灭性损失, 电子文件必须制作备份保存, 可采用光盘或磁盘作为文件备份的存储载体, 备份应定期进行。随着电子文件的应用日益普遍, 面对环境的安全威胁和容量的急剧增长, 对信息备份的要求也越来越高, 已经不是简单的拷贝, 而需要综合考虑备份设备、技术和制定科学可行的备份制度。
6 访问控制
访问控制是网络环境下电子文件信息安全防范和保护的主要措施和手段, 它的主要任务是保证电子文件不被非法访问和非法使用。具体措施有:
6.1 入网访问控制。它控制哪些用户能够登录到服务器并获取相关资源, 控制准许用户访问的时间和准许他们在哪个网站入网。
6.2 权限控制。它控制用户允许访问哪些资源, 执行哪些操作等, 最主要是控制电子文件的拷贝和篡改。
6.3 防火墙。
它是在某个机构的网络和外界风格之间设置障碍, 阻止对本机构信息资源的非法访问, 也可以阻止机要信息、专利信息从该机构的网络上非法输出。防火墙好像是网络上的一道关卡, 它可以控制进、出两个方向的通信。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界, 它通过网络通信监控系统监测所有通过防火墙的数据流, 凡符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过, 不符合的就拒之墙外, 使被保护网络的信息和结构不受侵犯。
相信在科技日益发展的将来, 会有更精确的技术、更完善的法律、更严格的管理来确保电子文件的真实性。
电子文件的真实性保护 篇2
【关键词】纸质档案； 电子文件； 保护技术差异
【中图分类号】R169.1【文献标识码】B【文章编号】1004-4949（2012）09-0015-02
电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。
1载体寿命的差异
1.1纸质档案的耐久性： 纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
1.2电子文件载体材料的易变性： 电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为５～１５年。
2环境条件影响的差异
2.1温湿度影响的差异： 不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为１４℃～２４℃，相对湿度为４５％～６０％，而保存电子文件的理想温度为１６℃～２０℃，相对湿度为４０％±５％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。
2.2灰尘影响的差异： 灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成"档案砖"、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成"档案砖"、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。
2.3外来磁场和机械震动影响的差异： 磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。
2.4光线和有害气体影响的差异： 光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线（特别是紫外线）对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。
3技术寿命的差异
3.1纸质文件： 纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。
3.2电子文件： 电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。
4信息保护的差异
4.1纸质档案的保护： 纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张"延年益寿"，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。
4.2电子文件的保护： 对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。
5小结
电子文件真实性的界定与保障 篇3
一、真实性概念剖析
在明确研究目的与当前的现状后, 需要对真实性的概念做出界定和明确, 本文将从国内外专家学者对真实性概念的定义中进行剖析, 发现真实性具体所指为何。
1. 国外对真实性的定义。
在此选取Inte r P ARES项目组、国际化标准组织和国际档案理事会中对真实性的定义为研究对象, 三种定义代表了三个角度:电子文件研究的角度;国际标准制定的角度和档案研究的角度。而且这三个机构的研究成果有一定的代表性而且在全球范围内有一定影响力。
(1) Inter PARES的研究。Inter PARES项目研究了科学、政府和艺术三个领域中的电子文件管理工作, 从其第二阶段的报告中不难看出, 在三个不同领域的实际工作中, 对真实性的理解存在很大差异, 不难看出这主要是由于其工作性质和重点不同。在政府领域, 由于文件的行政价值非常重要, 所以文件的责任者对文件的影响是至关重要的, 而且在此领域通常情况下会默认在可控的操作程序下文件的真实性是存在的;在艺术领域, 文件主要是记录艺术家所创作的艺术作品, 所以文件的真实性和作品的作者关系密切, 其真实性主要是靠艺术家的认可来确定的;在科学领域, 真实性关系到数据的准确性和可用性, 所以通过各种元数据来保证文件的来源是可靠的。
(2) 国际标准化组织 (ISO) 中的定义。在ISO15498-1中对真实性的定义是“真实的文件能: (1) 证明文件中的内容是真实的; (2) 确认文件的生成者或发送者; (3) 确认文件生成或发送的时间。为了确保真实性, 组织机构应当实施并记录控制文件生成、接收、传输、维护和处置过程的策略和程序, 以保证能够确定文件的生成者, 且文件生成者有权执行这些操作的权利, 保证文件受到保护不被非法修改、删除、使用和隐藏”。在ISO15489中提到“文件管理者需要知晓文件作为法律证据使用的挑战。如果文件法庭上的文件被提出质疑:经过篡改、不完整、系统功能不完善或系统顾展, 那么将会降低文件的法律效力, 甚至使其失去法律效力。因此文件管理者需要准备好有效证据以证明在系统运行的整个过程当中, 组织机构符合法律、政策和程序的要求。应当能够证明所用的系统在业务工作中被正常操作。系统的监视和跟踪文件应当能够提供这些证据”。从ISO15489标准的陈述中, 可以看出国家标准化组织对电子文件的真实性十分重视, 而维护真实性的目的主要是为了维护文件的法律效力, 并且提到了需要通过对文件生成系统的控制和文件生成者和访问者的权限控制的方法来证明电子文件的真实性, 保护文件的法律效力。
(3) 国际档案理事会 (ICA) 的研究。国际档案理事会关于电子文件的真实性报告中提出:和传统的纸质环境相比较而言电子环境中存在更多威胁文件真实性的因素, 保护文件真实性的方法也更加复杂。如:文件存储介质的转换就存在很复杂的问题。文件处理方式的复杂性也对保护真实性的措施提出了更多的挑战。其文件处理是一个循环的过程。而且认识到电子文件和传统的纸质文件大不相同, 电子文件根本就没有“实体”的概念, 其必须要依靠信息技术“重新生成”才能够被阅读或者传输。而传统的文件, 一旦被生成就处于相对比较稳定的状态, 只有很少的你会参与文件生成、传输、保存的过程。电子文件信息容易发生变化, 需要很多专业人员来操作系统。因此处理电子文件比传统的纸质文件的技术性要强很多。对于真实性的保存方法, 提出了档案管理员在处理、保存和使用档案文件的过程中, 应当保护文件的真实性。应当能够确保文件的档案价值, 包括电子文件和多媒体文件在鉴定、组织和描述的过程中不受到破坏。
(4) 概念分析。上述三种不同的定义从三个角度分析了电子文件的真实性, 也给我们带来了不同的启发:首先, 必须要承认在不同领域中, 领域对数据和文件的要求不同, 其文件的真实性定义自然是不同的。因此如果要提出一个适用于各行各业的概念含义就一定要考虑到不同领域的特点。其次, 电子文件的真实性对其本身的证据价值至关重要, 而法律效力是对真实性的最高要求, 在日常生活中无论是国家政府机关还是企事业单位在处理电子文件时都应当意识到文件潜在的法律作用。最后, 电子文件的真实性不再仅仅是文件本身的问题, 而是涉及对文件生成、处理、传输系统的维护与完善, 对生成、使用、维护文件的工作人员的控制与约束。
2. 国内对真实性的定义。我国对电子文件真实性定义的研究,
主要从知名学者和国家有关管理办法这两个方面进行分析。
(1) 学者的定义。 (1) 冯惠玲教授在《电子文件管理教程》一书中将电子文件的真实性定义为:“文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变, 与形成时的原始状态一致。”[1] (2) 刘家真教授在《电子文件管理导论》中认为:“真实文件是指其出处可靠的文件。”[2] (3) 薛匡勇博士认为:“所谓真实性是指一个记录或文献可以作为证据或凭证, 并且可以定形式表现出来。”[3]
显然, 冯惠玲教授和刘家真教授的定义更关注文件的来源, 这种观点与传统的纸质文件的真实性概念比较接近, 而薛匡勇博士是从文件的证据价值的角度出发来谈论电子文件的真实性, 然而文件如果可以作为证据或凭证就意味着其必须具备真实性。
(2) 管理规范中的定义。 (1) 《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894-2002) 中指出:“真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后, 确认其与形成时的原始状况一致。” (2) 在国家档案局的《电子文件管理条例 (征求意见稿) 》中将真实性定义为:“电子文件由当事人或当值设备第一时间形成, 符合形成者的意图, 所反映的形成者、发送者身份属实, 形成和发送时间符合实际”。
和学者的定义相比较而言, 《电子文件归档管理规范》在注重文件的内容的原始性的同时, 也考虑到了文件的背景信息和文件的结构。而《电子文件管理条例 (征求意见稿) 》中的定义和IS O15489中的定义极为相似。
二、真实性与准确性、完整性和可靠性间的关系
为了进一步明确真实性的含义, 接下来将讨论电子文件真实性与其他性质之间的关系。
我们所研究的大多为那些具有档案价值和法律效力或行政效力的文件, 对于这些文件而言, 可以概括地说, 文件的完整性是文件真实性的基础, 而文件的真实性是准确性和可靠性的基础, 换句话说, 完整的文件未必是真实的, 但不完整的文件一定是不真实的, 同样真实的文件一定是可靠的, 而可靠的文件却不都是真实的。这四者间的具体关系是: (1) 可靠性和准确性针对的是文件的内容。而真实性和完整性针对与整个文件而言, 即文件的内容信息, 结构信息和背景信息。 (2) 可靠性和准确性是由文件的生成者决定, 受到生成系统以及保存状态的影响。而文件生成的那一刻到文件的生命终结, 整个过程中都含有文件真实性和可靠性的决定性因素。 (3) 真实性影响可靠性和准确性。如果文件的真实性遭到破坏, 这就意味无法证明文件的内容信息与生成时的状态完全一致, 那么此时无论文件内容是否遭到破坏, 谈论可靠性和准确性已经都没有意义了。 (4) 可靠性是真实性的基础。只有在保证了文件的内容信息、结构信息和背景信息等元素完备的情况下, 才能够通过这些元素证明文件的真实性。
因此可以说真实性是对电子文件最为全面的描述, 他涉及了文件的内容信息、结构信息和背景信息。真实性和完整性是对从电子文件的构成和文件中的内容两个方面来对电子文件进行描述的, 可以说完整性是真实性的基础, 而可靠性和准确性是用来描述文件内容的, 它们关注的是文件内容与现实符合的程度, 保证文件的来源和文件内容的真实可靠, 而真实性强调的文件从生成后未发生过改变, 可以说文件真实性是文件可靠性和准确性的基础, 因为如果不能保证文件的真实性, 也就是文件的内容经过了篡改、删除等操作, 那么可靠性和准确性也就不可能存在了。
三、电子文件真实性报站难点及措施
1. 真实性保障的难点所在。
目前尚无统一的标准或有效的管理办法制定出有效的电子文件保障措施, 而且就目前对电子文件管理和保存的情况来看, 很难使电子文件具有法律效力, 这主要是因为电子文件的真实性得不到有效的保障与鉴定。通过对真实性概念和对影响真实性的因素进行剖析, 不难看出目前对真实性的维护存在以下两个难点:
(1) 不易证明电子文件的真实性。证明电子文件的真实性是维护电子文件真实性的目的和动力, 如果尽力所保证的真实性最终得不到承认, 那么对真实性的保障也就失去了意义, 而目前所存在的最大的问题, 就是很难证明电子文件的真实性, 在法律上只有“原件”才具有法律效力, 然而电子文件已经没有了原件的概念。怎样的文件才叫做具有真实性的文件, 是当前需要明确的问题。
(2) 没有统一的保障措施。现在各个点位和地区都在摸着石头过河探索保障真实性的方法, 没有统一可靠的方法来保障电子文件的真实性, 这也是目前存在的一个主要问题。
而存在上述问题的原因主要有以下两点: (1) 对电子文件真实性理解的问题, 一方面是对真实性理解的不同, 在各个领域对真实性的理解存在不同, 不同国家对真实性的理解也是存在差异的, 而这种差异所得到的结果就是相互之间对电子文件真实性的不认可, 而这种不认可是对真实性保障工作的否定, 另一方面是对真实性的理解不够透彻。 (2) 电子文件易修改的特性, 实际上是所有问题的症结所在, 而且由于是在磁介质、光介质上对文件进行修改, 这种修改如果不通过特殊的技术进行控制, 实际上是很难被发现的, 即便是通过软件控制发现文件被修改过, 但是也很难判断具体哪些信息被修改过。
2. 三方认证措施的提出。
针对上述的难点和原因, 既然目前没有统一的可靠的保障真实性的方法, 也不易证明文件的真实性, 那么可以换一个角度考虑问题, 可以通过统一的真实性认证标准来约束真实性保障的方法, 可以通过权威机构对各个阶段影响电子文件真实性的因素进行认证, 从而来证明文件真实性的存在, 那么三方认证将成为一种发展方向。三方认证的内容主要包括: (1) 认证生成文件系统的完整性与可靠性。 (2) 认证数据传输过程的安全性。 (3) 认证文件移交到档案部门的文件的真实性。 (4) 认证永久保存文件的真实性。 (5) 认证永久保存策略的可靠性。
具有三方认证资格的机构需要具有以下条件: (1) 与文件生成机构和使用机构无关。 (2) 熟悉电子文件真实性鉴定与保障的知识、标准等, 并获得资格认证。 (3) 其出具的证明具有权威性。这样才能有效地证明电子文件的真实性。
3. 对技术的展望。
从根本上来讲是当今的信息技术孕育出了电子文件, 所以电子文件真实性的问题和计算机技术也是不可分的。信息技术正在飞速的发展, 这可能会为电子文件真实性保障工作带来更多的挑战, 当然也可能会给解决问题带来新的途径与方法。相信在未来通过技术的控制, 使得电子文件在具备现有特点的同时, 又能够方便有效地防止信息被非法篡改, 还能够使信息保持长期的可读性。
摘要：本文在分析目前电子文件真实性保障存在的难点的基础之上, 提出了三方认证的措施, 旨在通过与电子文件生成者和使用者无关的第三方, 对文件生成阶段、档案室保存阶段和永久保存阶段中与文件真实性相关的因素和保障措施进行鉴定与认证, 从而据此证明电子文件的真实性。
关键词：电子文件,真实性,保障措施
参考文献
[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].中国人民大学出版社, 2001.
[2]刘家真.电子文件管理导论[M].武汉大学出版社, 1999
电子文件的真实性保护 篇4
从以上定义可见:电子文件是依赖计算机等电子设备生成和处理的;电子文件是文件的一种类型,与其他形式的文件有着除了生成和存储形式外的共同点,这是将电子文件和由电子设备产生的其他数字信息区分开来的重要特点;电子文件是一种对信息的记录。这其中关于记录的理解主要有两个:一个是单纯的作为对于原来事件过程的记录,另一个是同时具有执行和记录的功能。而这里的执行,是指电子文件作为业务活动开展中的一种凭执,在某一既定的范围内分发或传递,业务活动需要按照电子文件内容的规定开展。所以,电子文件记载了某项业务活动的开展实施过程或者决定、决策的内容。
档案之所以有凭证价值,是由其形成过程及其结果的内容和形式特点决定的。档案客观地记录了历史情况,并且保留着真实的历史标记,是能够令人信服的历史证据。凭证价值是电子文件的基本价值,真实的电子文件是一定具有凭证价值的,而之所以要保持电子文件真实性的原因之一也是为了发挥电子文件的凭证价值。
从文件的双重价值论的角度来看,谢伦伯格早在20 世纪50 年代就已经把公共文件的价值分为第一价值和第二价值,谢伦伯格在其所作的《现代档案———原则与技术》一书中说:“成为公共档案的文件有两种类型的价值:对原机构的原始价值,对其他机构和非政府使用者的从属价值。”十二章中有“公共文件有两种价值,即证据性价值和情报性价值”,并且还指出了证据性价值和情报性价值的含义,“我这里所说的‘证据性’价值,不是我所指的是由被证明事物即文件产生机构的组织和职能的重要性所决定的价值”“,‘情报’价值通常被称为研究价值,即公共文件由于含有对各种研究工作有用的情报资料而固有的价值”。如果单就凭证价值而言,笔者认为,原机关的原始价值即由于电子文件对某项业务活动的过程或者决策等内容的记载,被称为电子文件的“业务凭证价值”[2]。而对于其他利用者或者其他机关的价值,如涉及法律行为,从法律上而言全部诉讼活动实际上都是围绕证据的搜集和运用进行,证据是法官在司法裁判中认定过去发生事实存在的重要依据。法律规定衡量一份文件是否可以当做证据被法庭接受,需要考虑证据可采性问题,可称为电子文件的“法律凭证价值”。档案是历史研究者眼里的第一手史料,具有历史记忆价值“,文件与档案的区别在于档案作为证据被保存,纸质文件的留存意味着文件进入档案管理系统,电子文件的留存意味着电子文件由业务系统转入文件管理系统,以保证其长期的真实性和可检索性”[3],这就是档案的“历史凭证价值”。
电子文件的真实性应该如何保持则是电子文件是否具有凭证价值的关键。而真实性的概念是随着电子文件的进入而产生的“,在某种意义上赋予了电子文件在缺少‘原件’的情况下仍然有成为文件档案的可能性”[4]。
从业务凭证价值的角度来看,电子文件真实性的判定要结合形成行为的效力要件加以判断,一份电子文件具备业务凭证价值的认定条件包括:电子文件的生成者必须合法;电子文件的格式、内容及著录信息必须完整、准确;电子文件的程序规范、流程合理;电子文件的管理科学、严密,并配有相应的规章制度[5]。
从法律凭证价值来看,《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第77条规定了人民法院就数个证据对同一事实的证明力,可以依照下列原则认定:国家机关、社会团体依职权制作的公文书证的证明力一般大于其他书证;物证、档案、鉴定结论、勘验笔录或经过公证、登记的书证的证明力一般大于其他证据;原始证据的证明力一般大于传来证据;直接证据的证明力一般大于间接证据;利益相关人的证言的证明力一般小于其他证人证言。从以上可以看出,档案作为证据一般而言其证明力是高于其他证据的,而电子文件作为档案的一种其证明力也是高于其他文件的。然而,由于受到电子文件本身的一些限制,比如电子文件易于篡改、电子文件的鉴定难以实现等等,这就要求,电子文件在作为法律凭证的时候,真实而且合法。真实性不等同于合法性,有的电子文件是真实的但是可能不合法,比如由于来源等问题,导致其真实但不合法也是不能作为法律凭证的。并且,从法律方面而言,为使电子档案信息更具利用实效性,就必须要在保障电子文件凭证价值的基础上,使电子档案信息的凭证价值向法律意义上的证据价值转换[6]。这就要求电子文件具备法律凭证价值的认定条件包括:电子文件的生成者必须合法;电子文件的接受渠道必须合法;电子文件的内容信息、格式和著录信息必须完整;电子文件的管理系统必须规范。
从历史凭证价值来看“,原始记录性”是档案的本质特性之一,是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质规定性所在[7]。档案与其他信息资源的最大的区别正是其原始记录性,历史研究者通常会去档案馆寻找最真实的第一手的史料。也正是因为档案的这一特性,而档案馆也被认为是真实的、值得信任的地方。而电子文件真实性的两个基本方面:即电子文件的形成过程的可靠的,以及电子文件内容、背景和结构信息的真实性。这两个方面,与纸质档案的形成、办理、传递与归档是没有差异的。如同电子证据并没有创制新的证明机制一样,电子文件也没有更多的真实性证明机制[8]。故结合实际需要,可以在电子文件元数据的基础上设置一定的规则,从“元数据”中筛选出一个直接影响电子档案凭证性效力的集合[9]。再通过其他一些授权的方式使得寻找这些电子文件的人员可以查阅相关的真实的电子文件。电子文件真实性认定应具备以下条件:电子文件保存质量必须达到一定标准;电子文件的保管人员必须能具有相当的鉴定知识和专业素质;电子文件的保存内容应当是尽量完整的;电子文件的管理制度和电子文件的保管体系要科学。
综上,如果一份电子文件能作为凭证,其真实性应当是最基本的特征,而电子文件的真实性应当从以下几个方面来保证:一是控制电子文件的来源,保证其来源的真实性。保障来源的真实性应当从来源的单位,接收和传递人员以及电子文件的移交系统来保证和维护。二是控制电子文件的质量。电子文件的质量包括电子文件的归档范围和电子文件因技术因素和管理因素造成的真实性问题。三是电子文件的保存应当是完整的。从证据的本质属性而言,应当具备合法性、关联性和客观性。而电子文件如果作为证据,其完整性是具备合法性、关联性和客观性的前提,而这个完整性则是贯穿整个电子文件生命周期的一项重要工作。四是电子文件的保管人员必须具备一定的专业素质,电子文件保管人员的素质决定电子文件的生命过程。五是电子文件的管理制度和管理系统的科学也是保障电子文件的真实性的关键。由于电子文件的特殊性,电子文件真实性和纸质档案真实性的鉴定不同,电子文件真实性的鉴定主要依赖对内容的真实性的判定,而电子文件的相对较易改动和改动的痕迹不易发觉造成电子文件的真实性的判别有很大困难。这就要求我们的电子文件管理制度要更科学和严谨,并且电子文件的管理系统更加科学,使得电子文件在形成和移交之后无法进行改变,从而保障电子文件的真实性。由于真实性和合法性之间的差异,管理制度和管理系统还要能够有效保障电子文件的真实性和合法性的统一。
摘要：基于文件的双重价值理论,文件的凭证价值是其第二价值的重要组成部分,文件的凭证价值得以实现的重要要求之一就是其真实性能够保证。本文从电子文件的业务凭证价值、法律凭证价值和历史凭证价值角度,探讨如何保证电子文件的真实性。
电子文件的真实性保护 篇5
一、文书档案电子文件归档管理工作
我厂采用专业的档案管理系统, 与办公自动化系统OA做无缝链接, 达到文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化, 实现文书工作和档案工作的信息共享和规范衔接。
由于我厂文书人员和档案人员分块管理, 在一定程度上拉大了文书工作和档案工作的距离。如果文书人员档案意识淡薄, 或者档案人员很少考虑文书工作, 则容易在衔接过程中会出现脱节。
为了保证归档电子文件的质量, 特别要强化文档全过程管理, 无论文书工作还是档案工作, 每个环节中的每个工作人员都要确立质量第一的观念, 明确认识各自的岗位质量责任, 这是全过程管理的前提。我厂制定严格的质量标准, 全体档案人员和文书处理人员认真学习《中华人民共和国档案法》《国家行政机关公文格式》《国家行政机关公文处理办法》等法律法规, 熟练掌握并贯彻执行, 归档前对各部门文书进行集中培训, 下发文件, 规定归档时间、内容、要求、把容易发生的问题消灭在萌芽状态, 完善组织机构, 建立一支高素质的、相对稳定的文书和档案工作队伍, 保证每一份电子公文在形成之始, 就纳入到全过程管理, 构建起电子文件形成与积累——电子文件归档——电子文件整理——电子文件提供利用的流程控制和管理模式。
为了确保归档的电子文件符合归档要求, 制订了电子文件的归档制度, 档案人员认真执行《电子公文归档管理暂行办法》, 归档时对电子文件进行全面、认真的检查, 在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠;相应的机读文件目录、附件、其他说明是否一同归档;归档的电子文件是否为最终稿, 电子文件与相应的纸质文件内容及附件是否一致等。文书处理人员在协同办公系统把办理结束的公文点击办毕归档, 直接归入档案管理系统中文书档案收集整编库中, 档案人员就可以随时进行文件的整理、归档, 并要求文书处理人员定期进行文件的整理, 把办毕归档的文件打印一份纸质文件连同文件移交清册交给档案人员, 及时对号入座, 使文件的归档工作日常化, 做到了文件随到随归, 将档案人员从庞杂的年终一次性整理中解放出来, 有更多的精力从事更多具有建设性的档案管理和编研等深层次工作。
二、电子文件档案的安全保护工作
现在, 我厂档案管理基本上都实现了自动化管理, 建立了完整的档案信息数据库, 各级领导、部室管理人员及生产技术人员随时可以通过本地机进行文件、图纸的在线查借阅。我们在感受着计算机给工作带来方便的同时, 也面临着许多新的问题, 特别是数据安全的问题, 在实现自动化管理的档案室, 数据是其赖以生存和发展的基础。数据的损坏和丢失以致无法恢复, 会给档案的可持续发展造成重大打击。因此, 档案人员结合实际采取切实可行的有效措施保障数据安全, 是我们工作的重中之重。
首先要保证计算机硬件系统和软件系统的稳定, 选择性能好、运行稳定的HP品牌设备以保障硬件系统安全;软件系统我们采用品牌操作系统和清华紫光档案管理系统, 同时在系统中进行安全设置, 尽量不要让搞破坏的访问者进入, 设置了多级权限和密码管理;其次人员的责任意识特别是安全意识是非常重要的, 如数据备份, 一些工作人员对数据备份感到麻烦, 而且存在着一些侥幸心理, 认为计算机不容易出现故障, 多一次少一次备份都无所谓, 甚至干脆不做备份。但一旦发生意外, 数据丢失甚至无法恢复, 后果将不堪设想, 所以档案人员一定要有责任意识和安全意识, 平时做好数据备份工作。我厂电子档案管理系统已运行近十年, 这期间档案人员录入了大量的文件目录及扫描挂接电子文件, 我们考虑了多种方式保障电子档案的安全:一是购置DVD刻录机刻录光盘存储备份, 购买了防磁柜用于存放光盘, 对光盘定期进行转储, 转储后的光盘与原光盘同样编号保存。发现载体或信息有损伤时, 及时采取维护措施, 进行修复或拷贝;二是坚持每天下班前对本地机数据进行备份, 对异地移动硬盘不定期进行备份, 并根据输机情况进行光盘刻录。我们定期对所备份的数据进行检查, 包括现有数据和原有数据对比大小、备份文件的时间是不是最新的、文件是否齐全等, 而且要对备份数据进行数据恢复试验, 要求所有的数据都可随时用于恢复, 不能用于恢复的数据是无效的;三是我们制定了一套切实可行的档案管理制度, 人员定岗、职责分明, 如档案服务器统一放到信息中心机房由专业人员来管理维护, 每天做好数据备份, 专业人员对服务器运行情况经常检查, 发现问题及时解决, 外来人员不准进入, 如服务器发生问题则列入经济责任制考核, 另外阅档室和办公室分开, 我们为查档的生产技术人员专门准备了一台计算机进行查询检索, 这样就避免了闲杂人员登陆档案管理系统, 防止人为破坏数据, 保证了计算机数据的安全, 保证系统的正常运行。
三、电子文件档案的提供利用
电子文件的利用活动也要加强管理。电子文件入库载体不得外借, 只能以拷贝形式提供利用。对电子文件的利用者进行利用权限控制, 防止无关人员对电子文件系统的非法访问, 防止利用过程中的泄密和损伤。建立多种文书档案专题检索目录, 便于文件查找;网上联机借阅, 实现查阅文件调用电子文档, 纸质文档只作凭证之用, 既有效保护了实体文档, 又提高了利用效率。充分利用电子档案编制了《组织机构沿革》《管理制度汇编》《人事任免文件汇编》《职称评定文件汇编》《科技成果汇编》等编研材料, 同时利用现有信息资源进行深层次开发, 不断分析用户的需求, 准确提供适时信息, 通过开展在线服务, 通过网页提供数据库查询、电子文件浏览方式, 让利用者快速检索到所需的内容, 从而建立了一个形式统一、内容稳定、功能齐全的检索体系, 以满足不同层次、不同需求、不同人员利用档案的要求。快捷方便的网上查询使工作效率大大提高, 减少了复印量, 降低了管理成本, 每年立卷的时间大大减少, 把档案人员从繁琐的手工劳动中解脱出来, 可以有更多的时间搞好档案编研, 为企业的生产经营管理提供更优质的、深层次的服务。
参考文献
[1]黄振东.一体管理规范对接——对现代文秘工作与档案工作接轨的思考, 秘书, 2007.5
电子文件的真实性保护 篇6
纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 尽管纤维素在一定的条件, 如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等作用下, 可发生水解和氧化反应, 但只要我们在档案保护过程中, 注意排除发生两大化学反应所需要的条件, 就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用, 它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点, 直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素, 它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的, 它呈圆盘状, 由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要短得多, 一般仅为5~15年。
2 环境条件影响的差异
2.1 温湿度影响的差异。
不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言, 高温高湿, 可促进纸张发生水解-氧化反应, 加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响, 也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下, 聚酯底基易膨胀或收缩变形, 光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形, 影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明, 保存纸质档案的标准温度为14℃~24℃, 相对湿度为45%~60%, 而保存电子文件的理想温度为16℃~20℃, 相对湿度为40%±5%, 可见, 温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。
2.2 灰尘影响的差异。
灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面, 造成记录信息的损毁;化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏, 造成记录信息消失;生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者, 也是霉菌的培养基、繁殖地, 霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘, 使数据丢失。综上所述, 灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言, 即使灰尘已经对其产生实质性的损害, 如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等, 也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害, 载体上所记录的信息可能会局部丢失, 在计算机系统上便无法读出原始信息, 使电子文件失去保存价值。因此, 防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义, 在电子文件形成和使用过程中, 要采取严密的防灰尘措施。
2.3 外来磁场和机械震动影响的差异。
磁场和机械震动对纸质档案无任何影响, 而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体, 能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化, 造成信号失落或信噪比降低, 破坏记录信息, 影响读出效果。此外, 强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序, 造成剩磁衰减, 从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响, 如远离强磁场, 将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等, 并避免强烈的机械震动。
2.4 光线和有害气体影响的差异。
光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应, 导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性, 在一定条件下, 腐蚀、破坏磁性载体和光盘, 致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落, 使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应, 使盘基带基老化, 强度下降。同时, 紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性, 导致信号衰减, 影响磁性记录信息的读写效果。
3 技术寿命的差异
纸质文件一旦形成, 其制成材料———纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起, 它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关, 更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的, 必须通过计算机才能识读。一旦技术过时, 则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面, 一是技术革新, 使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因, 使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来, 大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限, 也就是说, 技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此, 对于电子文件中数字化信息的长期存取而言, 技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时, 欧美国家在理论上提出三种解决办法:将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中;在纸与缩微胶片上制作拷贝;将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法, 因为随着需要保存的电子文件数量的增大, 这三种方法都将花费大量的人力物力。
4 信息保护的差异
纸质档案保护工作的目标是使档案的载体———纸张“延年益寿”, 因为载体和记录的信息是结为一体的, 保住了纸质文件的形体, 以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言, 信息与载体是可分离的, 电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃, 甚至被销毁的危险。此外, 电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手———电脑病毒。电脑病毒是一种程序, 它通过修改其它程序, 并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此, 如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。
目前, 保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中, 数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理, 使其成为难于识读的数据;数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志, 如印签、花纹等, 隐藏于电子文件中, 电子文件如被拷贝时, 这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害, 若归档的电子文件被修改、删除, 该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而, 保护电子文件信息的技术只能是相对的, 因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。
摘要：纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下, 可发生水解和氧化反应, 但只要我们在档案保护过程中方法得当就可以保证档案的使用期限。针对电子文件与纸质档案在保护技术上的差异进行了分析。
电子文件的真实性保护 篇7
一、载体寿命的差别
(一) 纸质档案的载体寿命一般是由印刷纸中的纤维素性质决定
尽管纤维素在不适宜的温度等条件下, 容易发生水解与氧化反应, 使纸张的字迹不清楚。但如果档案管理人员在档案管理过程中采取相应的措施来隔离促使纤维素发生化学反应所需的条件, 就能在很大程度上降低纸质档案受损的可能性, 进而提升纸质档案的使用寿命。
(二) 而电子文件的寿命则取决于其载体材料的特性
其载体材料一般含有磁性物质或光学物质。然而, 构成磁盘支持体的聚酯底基极其容易与磁粉脱离, 易吸附尘埃, 还具有变形后不易复原等弊端。同时, 载体中的粘和剂也具有易脱落、易霉变、易磨损和热胀冷缩等缺点, 使载体中记录的信息无法正常输出。此外, 磁粉中存在的磁性氧化物颗粒, 其剩磁感应强度极易受外来磁场的影响从而导致消磁。最后, 由于光盘中含有的化合物具有不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应等性质, 造成电子档案无法被长期保存。由于电子文件的载体材料具有上述特性, 电子文件的保存寿命比纸质档案的寿命要短。
二、档案保护的技术差别
(一) 由于纸质档案的信息不依赖于原有的技术手段
所以它的寿命受新技术发展的影响程度较小, 主要与介质因素和环境条件有关。纸质档案的保护主要是在防霉、防蛀以及防潮等。只要保护工作做到及时到位了, 纸质档案的长期保存就能获得保证。
(二) 电子文件从生成
传输到保存都是在计算机上完成的, 对计算机系统有很强的依赖性, 一旦其离开原设备的技术环境, 容易导致信息无法被读出。而电子产品的更新、升级之快令人难以想象, 使IT技术的发展对档案资料的存储期限也产生了重要影响。一旦技术过时, 载体上的信息就需要迅速转移, 这样容易造成档案信息的丢失。一般来说, 大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的原设备的技术期限, 换句话说, 在技术不断创新的今天, 技术过时对电子档案信息的长期存取造成的危害更令人堪忧。
三、档案保护时限的差异
纸质档案是属于阶段性保护, 一般是从档案入库以后才开始采取相应的保护措施。而电子档案在其刚生成时就要充分注意电子档案的各项安全技术、管理标准和制度等的问题, 除了要保护电子档案的载体之外, 更需要注意它的可识读性和完整性, 防止电子文件在生成、传输和归档过程中被破坏, 即各项保护应该贯穿其整个生命周期。
四、环境条件影响的差异
(一) 氧化性和酸性气体影响的差异
纸张在有有害气体的环境中, 容易发生氧化和水解反应, 而这些化学反应会导致纤维素被氧化降解, 从而影响纸张的耐久性。对电子档案而言, 在一定条件下, 具有氧化性和酸性的氯气、二氧化氮和硫化氢等气体容易侵蚀和损坏光盘和磁性载体, 导致原有存储盘的盘基老化、化学成分变质和磁性物质脱落, 造成部分信息无法被读取。另外, 磁性的稳定性容易遭到紫外线能量的破坏, 致使信号衰弱, 从而影响信息的存储与输出质量。
(二) 温度和湿度影响的差别
纸张和电子文件均受不适宜的温度与湿度的影响, 但是两者受温湿度影响的程度和方式存在较大的差异。对纸张而言, 高温高湿会促进纸张发生化学反应, 降低纸张强度, 使字迹模糊, 导致纸质档案的保存寿命被缩短。然而, 磁性物质和存储光盘。首先, 聚酯底基和光盘载体中的铝、塑料和多碳材料在温度过高或过低的情况下极其容易发生收缩变形, 从而影响了激光束的精确定位与数据的传输。其次, 连接底基和磁粉的粘和剂, 在温度过大的条件下会长霉水解, 使磁性载体材料变质, 直接影响信息再现。但是如果环境湿度过低, 在信息输入时片基容易产生静电, 吸附空气中的尘埃而损坏磁性载体。所以应该把电子档案与纸质档案保存在适宜的温度和湿度的环境中。
(三) 灰尘影响的差别
灰尘对纸质档案的影响较小, 即便灰尘已经对纸张产生了实质性的损害, 档案工作人员还可以通过运用先进的修复手段来修复已遭到灰尘破坏的信息, 确保了纸质档案信息的完整性。灰尘对电子文件载体的损坏力度却很大, 因为灰尘中所含的化学成分和霉菌的分泌物会腐蚀和降解电子档案的磁性载体和光盘, 导致部分数据丢失, 使原始的记录信息无法在计算机上读出, 严重的破坏了电子档案的储存价值。此外, 灰尘对电子文件的载体造成的损坏具有不可复原性, 所以在电子档案的保存期间, 档案管理人员应该严格控制灰尘量。
(四) 磁场影响的差别
纸质档案不受磁场影响, 但是电子文件的磁性涂层容易受到外界磁场的干扰而发生消磁或磁化, 从而影响其记录信息的输出。因为电子文件的载体材料是磁性物质或者磁性光盘, 磁性物质中的磁感应强度是记录和再现信息的决定性因素, 但是其极容易受到外来磁场的干扰。而外界磁场主要是以磁化磁性涂层的剩磁强度的方式, 致使信噪比降低或信号失落, 从而破坏电子文件的读取效果。
五、信息保护的差别
纸质档案保护工作的目的是延长纸张的使用年限, 由于纸质文件的载体和记录的信息具是不可分离性, 这就意味着只要保护好了档案的载体, 以文字方式记录的信息就能够完整的保存下来。但是相对电子文件来说, 因为其载体与信息结合方式的特殊性, 信息的非永久性和可修改性使电子文件的信息时刻面临着被删除、篡改, 甚至被遗失的危险。另外, 电脑病毒也是构成了影响和危胁电子文件信息保护的关键问题。电脑病毒是一种具有破坏性、传染性以及自我复制能力的的计算机程序, 它可通过编制或非授权插入计算机程序或数据文件中, 修改其它程序, 导致电子档案被破坏的面目全非, 从而影响了信息的真实性和完整性。
目前, 主要是通过漏洞扫描技术、防火墙技术、存取权限控制、入侵检测技术和数据加密法等技术途径, 来防止电子文件的信息被修改、盗窃、删除。这些技术手段在一定程度上确保了电子文件信息的原始记录性和真实性。然而, 由于电子文件的加密和解密技术都在不断地发展, 所以保护电子文件信息的技术只能是相对的。
六、总结
随着新材料、新技术被逐渐地应用于档案的载体, 这些新型载体档案的保护问题和管理方法也日益显露出它的重要性和紧迫性。为了完善电子档案的管理, 保护电子档案的安全以及充分发挥电子档案的优势, 档案管理人员必须充分认识到电子档案和纸质档案在保护技术上的本质区别, 以使电子档案能够获得更加广泛的应用。
参考文献
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[4]孙丽丽.知识管理对档案工作的影响分析[J].办公室业务, 2012 (15) :185-186.