电子文件档案目录（通用10篇）
电子文件档案目录 篇1
归档工程文件简明目录 初验文件
一、准备阶段文件
1、可行性研究报告及附件、审批意见
2、发改委的立项、批复
3、项目建议书及审批文件
4、建设用地批准书（国有土地出让合同、成交确认书）
5、国有土地使用证包括宗地图（复印件）
6、拆迁许可证、协议、方案
7、建设项目选址意见书
8、建设用地规划许可证、规划用地红线图
9、规划设计条件审批表
10、关于建筑设计方案的批复（复印件）
11、建设工程规划许可证及附件
12、施工图设计文件审查报告、备案单、审查合格书、审查备案登记表、（土建、节能）、抗震设防专项审查监管表
12、消防设计审核意见
13、白蚁合同
14、建设项目环境影响报告及批复
15、建设工程施工许可证
16、中标通知书
17、勘察、设计、施工、委托监理合同
18、勘察、设计、施工、监理、房地产开发单位资质证书（复印件）
19、建设工程质量监督书、施工安全生产监督申报书
20、建设、施工管理机构、监理机构及负责人名单
21、岩土工程勘察报告、岩土工程勘察设计文件审查报告
二、监理文件
1、监理规划及实施细则
2、开工审批表、开工报告
3、监理月报
4、质量事故报告及处理意见
5、不合格项目通知
6、工程延期报告及审批
7、工程竣工监理工作总结
8、质量评估报告
三、施工文件
（一）建筑与结构
1、工程概况、2、工程项目施工管理人员名单
3、施工现场质量管理检查记录
4、施工组织设计（方案）审批表
5、竣工报告
6、图纸会审、洽商记录
7、设计变更记录
8、技术核定单、9、工程定位高程测量记录、复核记录
10、基槽开挖测量记录
11、原材料合格证书和复试报告、汇总表：A钢材；B水泥；C砖（砌块）；D外加剂；E装饰材料 ；F防水材料；G砂、石；H预制构件、预搅拌混凝土。
12、施工试验报告、检测报告：A砼试块；B砂浆试块；C钢筋焊接及焊条（剂）合格证；D土壤。
13、隐蔽工程检查记录
14、施工记录：A桩基施工；B地基验槽；C地基处理；D地基钎探（附图）；E人工挖孔灌注桩施工验收；F机械成孔灌注桩施工检查；G砼工程施工记录;H通风（烟）道、垃圾道检查；I预应力筋张拉;J钢、木结构施工。
15、地基基础、主体、结构检验
16、桩基检测报告
17、屋面（地面）淋水、蓄水试验记录
18、垂直度、标高、全高测量记录
19、沉降观测记录
20、工程质量事故调查处理资料
21、分项工程质量验收记录
22、分部（子分部）工程质量验收记录
23、工程质量控制强制性条文检查记录
（二）给排水与采暖
1、图纸会审、设计变更、洽商记录、技术核定单、2、材料、配件合格证及检验报告：A管材及配件；B绝热材料；C卫生洁具；D锅炉及压力容器；E仪表；F安全阀、减压阀。
3、管道、设备强度、严密性试验记录及功能检验：A灌（满）水；B强度严密性；C通水；D吹（冲）洗（脱脂）；E通球；F阀门。G消防、燃气管道压力
4、隐蔽验收记录
5、施工记录
6、分项工程质量验收记录
7、分部（子分部）工程质量验收记录
8、工程质量控制强制性条文检查记录
（三）建筑电气
1、图纸会审、设计变更、洽商记录、技术核定单、2、材料、配件合格证及检验报告、安装技术文件：A配电柜（箱）、控制柜；B电动机、电加热器、低压开关；C照明灯具、开关、插座、风扇；D电线、电缆；E导管、电缆桥架和线槽；F镀锌制品、钢制灯柱、砼电杆。
3、设备调试记录及功能检验：A电气设备安全检查及试运行；B照明通电；C大型灯具牢固性试验。
4、接地、绝缘电阻测试记录
5、隐蔽验收记录
6、施工记录
8、分项工程质量验收记录
9、分部（子分部）工程质量验收记录
10、工程质量控制强制性条文检查记录
（四）建筑节能
1、工程概况
2、施工组织（方案）报审表
3、节能工程专项施工方案
4、建筑节能施工示范样板确认记录（墙体、门窗、屋面）
5节能分部工程质量控制资料核查记录
6、原材料（设备）合格证、试验报告汇总表：墙体、屋面、门窗材料合格证及复验报告
7、外墙节能构造钻芯检验报告、外窗气密性现场实体检测报告
8、隐蔽验收记录
9、检验批、分项工程质量验收记录 10建筑节能分部工程质量验收记录
11、建筑节能验收报告
（五）住宅工程质量分套验收表
（附表一、二、三、四、五）
四、竣工图
（一）、专业竣工图
1、建筑竣工图
2、结构竣工图
3、给排水竣工图
4、暖通竣工图
5、电气安装竣工图
6、人防竣工图
（二）综合竣工图
1、装饰装修工程竣工图
2、总平面布置图（包括建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）
3、室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图
4、电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图
复验文件
五、竣工验收文件
1、工程概况表
2、工程竣工总结
3、单位工程质量竣工验收记录
4、单位工程质量控制资料核查记录
5、单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录
6、单位工程观感质量检查记录
7、工程竣工验收报告
8、竣工验收通知单、验收组人员名单、验收方案、验收条件检查情况、竣工验收会议签到表
9、工程勘察质量检查报告（合格书）
10、工程设计质量检查报告（合格书）
11、工程施工质量检查报告（合格书）
12、施工安全生产监督报告
13、公安消防、环保验收认可文件
14、建筑工程室内环境质量检测报告
15、防雷装置竣工验收检测检验报告
16、建设工程竣工规划核实合格意见单
11、竣工验收备案表
12、工程质量保修书
13、住宅质量保证书及住宅使用说明书
14、工程照片、光盘、录像等（工程前原貌、基础工程、隐蔽工程、主体工程、屋面工程、质量事故、竣工后原貌等部分为必备内容）
注：归档文件应是原件。已注明收复印件的，应加盖保存原件单位公章并注明原件存放处。
电子文件档案目录 篇2
一、档案整理问题与VBA
在档案整理、保管和移交过程中, 需要制作各种检索工具, 除案卷目录、卷内目录外, 还要生成总目录、文件目录等。如果档案部门拥有成熟的档案管理软件或者档案系统, 通过该类软件的功能、或者通过数据库导出等方式能够快速获得我们所需要的各种目录。然而, 很多档案部门目前并不具备这些条件, 在实际档案工作过程中, 若能善用excel的VBA技术, 也能快速实现这一目的, 大大减轻档案人员的劳动强度。
在档案整理过程中, 卷内目录 (图1) 输入项与文件目录 (图2) 输入项相近, 但又不完全相同, 使用传统的CTRL+C、CTRL+V的剪刀手操作, 在案卷数量较少、时间允许的情况下可以接受, 一旦进行大批量项目归档、整理时, 往往要耗费大量的人力。如果为此而专门购置一套档案管理软件, 则似乎有小题大做之嫌。本文介绍一种基于excel的VBA编程方式, 实现文件目录的自动生成, 实现档案部门购置相应档案管理软件的成本节约。
二、设计思路
对比两张表, 卷内目录表头包括序号、文件编号、责任者、文件标题、形成时间、备注等信息;文件目录表头包括序号 (大流水号) , 所在案卷号、卷内顺序号 (即卷内目录的序号) 、责任者、文件标题、形成时间、备注等信息。从卷内目录向文件目录操作时, 需要手工拷贝卷内目录的序号列及责任者至备注等表头信息, 同时利用VBA程序添加所在案卷号及大流水号 (图3) 。
多张表操作时, 还需在文件目录的表中手工定位粘贴位置, 因此, 在使用VBA进行设计的时候, 约定卷内目录在excel中的排序按顺序排序, 会有事半功倍的效果。以下是VBA程序编写思路 (图4) 。
三、问题解决
在VBA编写过程中, 最主要的工作是测定案卷数量、卷内目录长度以及当前需要粘贴的位置。在VBA设计中, 测定案卷数量由“Sheets.Count”语句实现, 测定案卷目录长度及定位功能均由“.End (xl Up) .Row”功能实现。
关键代码及其说明:
激活当前需要编辑的sheet表, 防止未在文件目录的sheet表操作引起数据混乱。
I=Sheets.Count
Sheets (I) .Activate
测定及复制需要copy的区域。
Kj=Sheets (Ki) .[a65536].End (xl Up) .Row'测定卷内目录长度
Tarr=Sheets (Ki) .Range ("a3:f"&Kj)
粘贴到到当前sheet表中, 对于不同的区域分两次复制粘贴。
利用表格特性, 最后输入大流水号。画线使用的关键语句。
画线使用的关键语句。
.Borders (xl Edge Top) .Line Style=xl Continuous'线型
.Borders (xl Edge Top) .Weight=xl Thin'粗细
.Borders (xl Edge Top) .Color Index=xl Automatic'颜色
.Borders (xl Edge Top) .Tint And Shade=0'间距
最后再添加一些便捷的功能选项, 添加inputbox, 输入项目档案, 使案卷档号自动生成, 使用.name属性, 自动批量重命名sheets表, 使电子目录更趋于统一和美观。
四、应用效果
根据实际使用效果, 对于1个包含10个案卷的档案要由卷内目录转化为文件目录, 至少需进行20次的复制、20次的粘贴、1次编号、若干次的切换sheet表, 及最后边框表格等近百次的操作, 再加上规范表格名称等细节操作, 整个过程细琐且繁杂, 工作量较大;若使用VBA程序进行转化, 仅需一次点击即可实现文件目录的快速生成, 同时大大降低了人工转换的错误率, 提高了档案整理的工作效率和质量。
五、结语
从本例中的几个步骤来看, VBA特别适用于轻量级数据处理过程。我们仅仅使用VBA编写了一段简单的代码, 来解决原本需要繁杂的人工干预部分, 其余则交给excel本身去处理。这种方式基本无需人工干预, 即使是一个无任何档案管理经验的人也可胜任, 从而将档案管理人员从繁杂、机械、重复的劳动中解放出来, 将更多的精力投入到档案的考证和编研工作中。利用VBA程序来定制档案工作中的Office平台, 能大大提高档案工作的工作效率和工作质量, 提升档案工作自动化、信息化的应用层次, 在实际工作中得到了广泛的应用, 并取得了良好的效果。
摘要：office广泛应用于日常的工作当中, 通过VBA的应用, 极大的扩展该办公应用套件的应用范围和效率, 通过简单的应用实例探讨在档案工作中的应用, 解决实际问题。
关键词：VBA,档案整理
参考文献
[1]浦玉祥, 那勇.Excel VBA高效办公案例大全[M].北京:中国铁道出版社, 2009.
[2]宋翔, 李洪亮.Excel2007VBA从入门到精通[M].北京:机械工业出版社, 2009.
[3]恒盛杰咨询.Excel公司数据管理与分析[M].北京:中国青年出版社, 2006.
[4]王建发李树彬黄朝阳.Excel2010操作与技巧[M].北京:电子工业出版社, 2012.
浅析电子文件与电子档案的管理 篇3
关键词：电子文件 电子档案 管理
中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2012）001-055-02
随着信息技术快速发展，电子文件与电子档案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件有着很大区别，对电子文件归档后产生的电子档案管理也有很大影响，因此有必要对电子文件真实与完整性进行分析。以下将结合笔者工作经验来阐述电子文件真实与完整风险管理。
1 电子文件及电子档案
1.1 电子文件与电子档案
电子文件（Electronic Records）是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。①
1.2 电子文件对档案管理的影响
文件归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘形式移交，归档范围也不能只是办理完毕具有保存价值的文件，还应包括该文件读取软件甚至操作系统。
2 电子文件真实与完整风险
电子文件管理中最致命的问题、最根本的风险就是真实性、完整性受到破坏，这是需要管理者动用一切办法加以防范的，以下是真实性与完整性这两种主要风险。
2.1 电子文件的真实风险
电子文件若真实性受损，就无法客观地反映原始事实，也就会失去利用价值。目前，这样的实例很多，比如，加拿大调查委员会对加拿大在索马里的驻军情况举行了听证会。调查委员会要求查看国防行动中心一个数据库中文件运行记录。在查看该文件运行记录时，委员会发现了许多异常情况，如空白信件、漏号或重号等。调查委员会认为这些记录不可靠，不能用于当时进行调查，也不能向未来研究人员提供利用。电子文件不真实具体表现包括：(1)文件是伪造的，即用户身份不真实；(2)无法证明电子文件未经改动，即无法排除文件不真实的可能性。主要原因在于系统没有生成、获取文件的背景信息。
2.2 电子文件的完整风险
电子文件完整性风险主要表现在应该归档保存的电子文件数量残缺不全或是文件构成要素不完整。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全文件留给后人是支离破碎的社会记忆，会对电子文件利用带来很大障碍，也会严重影响电子文件应有价值。在电子环境下，介质脆弱，技术过时以及系统特性都会影响电子文件完整性。
3 影响电子文件真实与完整风险的因素分析
一般说来，影响 电子文件真实与完整风险主要有：(1)管理风险电子文件在形成、传输、接收、处理、保管、管理、利用等各个阶段，都与机构管理密不可分。管理机制不完善，或由于人的主观性、难以规范性和不确定性，都可能会威胁到文件的真实与完整。例如由于文件管理知识缺乏，可能使文件重要构成要素和文件系列没有保存齐全；操作失误；主观或无意的内容或形式改变；网络攻击或电子欺诈行为对文件造成的非法变更与摧毁；人为因素引起保管环境恶变而对电子文件载体产生破坏；管理规范缺乏和人为疏忽造成数据缺乏备份、备份媒体选择不当和没有异地备份等；以及本章第一节中探讨影响电子文件真实与完整的其他人为因素等，都是由于管理不当导致的风险。(2)信息技术风险电子文件形成和存在依赖于信息技术和设备，信息技术的不稳定也会使电子文件真实与完整面临风险。基础设施风险。基础设施包括硬件、系统软件、网络及机房等。缺乏信息技术基础设施应具有的基本条件，如硬件软件性能欠缺稳定性、安全性、容错性、可靠性与可维护性等，都会对电子文件真实与完整构成威胁；系统空间容量不足；备份过程、数据传输过程欠缺安全保护措施及准确性；系统功能对电子文件真实完整性需求的满足程度不够；机房的交流电源、备用电源设施及安全保护措施不当等等，都有可能导致电子文件信息变更与丢失。数据管理风险。电子文件数据本身具有极大不稳定性，这与电子文件内容与载体可分离性、载体不固定性以及技术寿命有限等因素相关。为保证文件内容持久可读，必须对电子文件定期迁移。在迁移过程中，文件信息有丢失和受损的风险。许多部门由于忽视了数据的不稳定性，未对其采取相应保护措施，由此造成的损失无法弥补。(3)固有风险在对电子文件管理中，总会有一些不可抗拒因素导致文件真实完整性受损。由这些不可抗因素引起的风险，称为固有风险。例如不可抵抗的自然灾害(如火灾、水灾、地震等)与意外灾祸(如失窃、鼠灾等)，恶劣环境(如强光、不适宜的温湿度、灰尘、磁场等)带来的影响等，都会导致文件损毁。电子文件整个生命周期各阶段(形成、传输、捕获、存储、处理、保存与利用等等)中，任何一个环节出现问题，都可能严重影响电子文件的真实与完整。
4 电子文件真实与完整的风险管理策略
4.1 对电子文件管理流程加以优化
文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。相比手工管理流程，电子文件管理流程内容，以及组成流程各项管理活动开展时间、承担者相互关系都有变化。在内容上，有些管理活动需要增加，如确定文件存储格式、确定文件存储位置等；有些管理活动被简化，如实体整理、分发；另外一些则变得复杂，如鉴定工作中增加了技术鉴定内容，录入范围扩大等。在电子文件管理活动开展时间上，有些活动提前，如归档、鉴定、分类、录入等提前到文件形成阶段就开始；与此同时，著录、鉴定等延伸到整个文件生命周期。
在电子文件档案工作管理人员中，除了档案人员、文件形成者之外，信息技术人员、计算机系统人员成为电子文件管理队伍新成员。信息技术人员负责技术鉴定、迁移、备份等技术管理工作；如果设计和使用得当，文件系统可以完成和参与许多公务性、重复性的工作任务，如文件分发、鉴定、归档、录入、跟踪、统计等，使之自动化。在文件管理之间相互关系上，手工条件基本上是依次开展、顺序衔接、相互独立管理，而在电子环境中则逐渐变得同时开展、相互交叉、部分内容合成，从而使得电子文件管理流程具备并行化、非线性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自动记录到录入数据库中，从而导致录入同其他文件管理的集成。各单位应综合考察业务、技术、制度、标准、人员、文化等多个要素，通过合并、削减、前置、并行、自动化等手段，优化设计电子文件管理流程，并将电子文件管理流程的优化纳入机构业务流程整体优化之中。
4.2 以电子文件管理软件为中心实施管理
电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。承担电子文件管理功能的系统-主要由两部分组成：形成电子文件业务系统和独立电子文件管理系统。业务系统负责生成合格的电子文件并将之交付给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责适时获取、采集电子文件并保证其长期真实、完整、可读、可用。这两个系统之间应该有数据接口，以保障数据顺畅、无损传递。当然，有些业务系统包括功能相对齐备的文件、档案管理模块，不过一般只能管理本系统产生的电子文件，而专业的电子文件管理系统则能综合管理多种电子文件。近年来电子文件管理软件的功能需求一直是国际关注热点，对于文件系统开发的参与也被档案部门看作是解决电子文件管理难题一条重要措施。独立的电子文件管理系统应该具备一般功能包括获取(归档)、分类、鉴定与处置、录入(数据管理)、存储与保护、检索与利用、安全与存取权限控制、日志、审计、报表设计及制作等。
4.3 采用基于职能的管理方法
职能是机构对于社会承担的主要职责，它包括完成一定目标的多项工作。有时多个部门联合执行某项职能，有时不同部门在职能中交叉。机构承担的职能相对稳定，而组织结构和部门设置则相对灵活多变。文件是机构履行职能记录，职能类别是判断文件类别的依据，职能重要程度是决定文件重要程度的依据，按照职能分类体系组织文件，可以充分反映文件的来源联系，说明其来龙去脉。职能分类法、职能鉴定法以及以职能为基础组织文件信息提供利用，是档案管理中极富特色的专业方法，为多个国家所采纳，并被国际标准IS015489确认，在电子文件管理中也应该采用这些管理方法。职能分析也是电子文件管理系统设计过程所必须开展的工作内容。以上要点的阐述都是在方法层面上展开的。管理好电子文件，仅有科学方法是不够的，还要构建覆盖观念、制度、组织、方法、手段在内的全面管理体系。
5 结论
因此，我们必须在对电子文件管理流程加以优化、以电子文件管理软件为中心实施管理、采用基于职能的管理方法等思想指导下，积极、慎重地应用较为先进与成熟的信息技术手段，监视电子文件生命周期全过程，抑制风险因子，通过监控、记录和审计与电子文件有关的一切活动，防止其不被修改、替代或破坏。同时，对电子文件生命周期每一阶段、每一环节，都要建立相应管理措施加以防范和制约，形成一个不间断的连续管理系统，以确保电子文件真实与完整。
注释：
① 出自国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)[S].
参考文献：
[1] 丁栋轩,刘海平.文书档案管理基础[M].科学普及出版社,2007.
[2] 陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学[M].中国人民大学出版社,2008.
[3] 陈国云.档案信息建设的风险管理[J].档案管理,2008(1).
档案目录电子档制作步骤 篇4
1.在档案整理相应村的文件夹下建立所要整理的自然村文
件夹。
2.打开“档案目录模板”，另存在刚才新建的“自然村”文件夹
下，取名为“某某自然村档案目录模板”。
3.打开已审批文件夹中所要整理的某某自然村文件夹，把已
审批好的缴费人员与不缴费人员信息复制到上面的档案目录模板中。
4.打开乡镇上报人员文件夹，找到要整理的某某自然村文件
夹，复制参保登记表中的身份证号，导入到上面的档案目录模板。
5.把上面档案目录模板中出现的数据复制到一个新Excel文
件中（选择性粘贴——数值），另存在新建的自然村文件夹下，取名为“某某自然村档案目录”，然后调整该文件样式和档案目录文件样式相同。
6.校对上面的档案目录文件，校对内容包括缴费档次为700
元和900元两个档次及缴费人数、不缴费人数、特殊群体等内容。
电子文件归档与电子档案管理办法 篇5
第一章 总则
第一条 为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。
第二条 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
第四条 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
第五条 明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。
第六条 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
第七条 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
第八条 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并 1
归档。
第九条 基本术语解释
（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存
储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
（三）电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信
息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。
（五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息
和元数据等无缺损。
（六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利
用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
（七）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。
（八）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格
式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。
第二章 电子文件的收集与积累
第十条 各部门在主要职能活动中产生的电子文件，凡是属于归
档范围和有参考价值的均应收集归档。
第十一条 收集积累的电子文件类型，即收集范围。
（一）电子文件稿本
电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。
（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子
文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时
需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。
（2）正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作
完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。
主要收集积累正式版本的电子文件。
（二）电子文件信息类型
要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。
1、文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格
文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以Word、Excel、RTF、TXT为通用格式。
2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图
像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收
集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
4、影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
6、超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。
7、数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。
8、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。
对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。
第十二条收集积累要求
（一）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件
应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
（二）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
（三）对产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质件保留。
第十三条 收集、积累方法
（一）及时按照要求制作电子文件备份。
（二）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
（三）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
（四）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
第四章 电子文件的归档
第十四条 电子文件归档范围
电子文件的归档范围参照公司制定的文书档案归档范围。此外，还应将各部门形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等电子文件收集积累归档。
第十五条 电子文件归档
（一）各部门电子文件承办人将定稿的正式电子文件向档案管理
部门归档时，应填写《归档电子文件表》，与电子文件同移交给档案管理部门归档。
（二）对存储在载体（磁带、光盘）的电子文档向档案管理部门存档时，应在载体上标注文件的内容、类别、日期等。
（三）特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应存储相应的查看软件。
第十六条 电子文件的鉴定
（一）电子文件的鉴定工作，包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级等。各部门要对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施。
（二）电子文件检验合格的分别由移交部门和接收部门填写《归档电子文件表》，双方签字，登记表一式两份，一份由电子文件形成部门保管，一份由交档案管理部门保管。
第五章 电子档案的保管
第十七条 归档电子文件移交到档案部门后，要及时进行备份。档案部门要对归档的电子文件制作至少两份，一套保管，一套用于查阅。
第十八条 档案部门对接收入的电子档案要定期进行检查，发现问题及时采取恢复、补救措施。
电子文件档案目录 篇6
与纸质文件相比 电子 文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对 计算 机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪;笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其 规律 ，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。一、电子文件归档方式和途径的选择?纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会 影响 文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用 网络 移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与 发展 ，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的.归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的 内容 而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。
电子文件档案管理探索 篇7
一、电子文件的特性
1. 非人工识读性。
非人工识读是指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直接阅读理解的, 必须借助于特定的工具来识别。因此, 将这一特征称为“非直读性”。
2. 生成环境依赖性。非人工识读性使得电子文件的生成、处理、阅读、使用必须依靠计算机软、硬件工具来实现。
3. 信息与载体的可分离性。
综合各种论述, 我们认为信息与载体的可分离性是电子文件相对于传统纸质文件的一个重要而显著的特点。
4. 易变性。
电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。 (1) 电子文件的内容易于改动和操作。由于存在信息与载体的“可分离性”, 人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化, 因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。因此, 我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构, 比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴, 插入表格、图形或音频, 对图像文件进行调色处理, 对音频文件重新压缩, 对数据库文件动态更新, 对多种类型的信息进行集成处理等等, 这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成, 并且通常可以逆转。 (2) 电子文件的存储载体极易改变。一方面, 磁电介质和光电介质的性能不稳定, 其物理寿命 (保证存储数据不丢失的时间) 远不如纸张, 在氧化作用或物化环境的影响下, 很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面。技术的发展使存储设备不断更新换代, 新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性, 为保证电子文件信息的长期有效, 必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体, 这种存储载体的升级, 也可能带来信息的失真。 (3) 电子文件的生成环境不断变化。随着技术的发展, 电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级, 硬件环境的系统配置及其性能不断提高, 新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。由于电子文件对生成环境具有依赖性, 将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务, 而在技术环境的迁移过程中, 将不可避免地发生信息的损失、变异现象。
5. 结构复杂性。
相比传统形态的文件, 电子文件的结构复杂性主要表现在: (1) 电子文件个体存在纵向结构。从“内容信息”到作为信息记录方式的“数字代码序列”, 再到固化数字代码序列的“存储载体”, 电子文件呈现出纵向层结构, 各个层面之间的“映射”有着复杂的规则, 通过专门的软件来实现。而对纸质文件而言, 内容与载体通过书写或刻印融合于一休, 成为不可分割、不易变化的整体, 结构清晰单一。 (2) 电子文件内容具有集散性。一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成, 这些内容要索可以源自不同的系统 (如:OA系统、MIS系统、GLS系统等) 、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置。 (3) 电子文件具有与环境的关联性。对电子文件而言, 生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要。孤立保存的电子文件, 会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存, 因此, 描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分。
6. 多种媒体的集成性。
多种媒体集成是电子文件不容争议的重要特点。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体, 从而在文件展现过程中图文并茂, 具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能。
二、电子文件档案管理策略
1. 对电子文件管理流程加以优化
相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟, 而应根据电子文件技术特点, 利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势, 构建更为科学高效新流程, 具体落实全程管理和前端控制。
2. 以电子文件管理软件为中心实施管理
电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统, 而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中, 管理系统 (主要是软件) 处于中心位置, 没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者, 是电子文件管理活动重要的承担者, 是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。
三、结束语
电子文件以其全新的形式和要求进入了文件、档案管理领域, 对电子档案管理工作人员提出了更新更高的要求。电子档案管理工作要赶上时代步伐, 适应电子档案管理现代化和办公自动化的时代需要, 为社会提供更好更有效的服务。
摘要：近年来, 电子文件的归档管理受到了空前重视, 但由于受观念、技术和法律等各种原因的影响, 情况并不理想。业内人士开展的相关调查显示, 在基层单位游离于档案管理视线之外的电子文件仍占绝大多数, 电子文件的归档管理情况不容乐观。
关键词：电子文件,档案管理
参考文献
[1]丁海斌编著.《电子文件与电子档案管理》.辽宁大学出版社, 2000[1]丁海斌编著.《电子文件与电子档案管理》.辽宁大学出版社, 2000
[2]丁海滨.《电子文件管理基础》.中国档案出版社, 2007.3[2]丁海滨.《电子文件管理基础》.中国档案出版社, 2007.3
电子文件档案目录 篇8
关键词:涉密电子文件 管理机制 保密 访问控制
企业涉密档案是企业的核心信息，涉及到企业的商业利益，关系到企业未来的经济发展。随着信息时代的到来, 公众信息公开意识的增强，如何在开放环境下加强涉密档案管理，值得我们深入思考和进一步研究。
一、宣贯档案保密制度,深化涉密档案管理理念
以高技术防范手段和严密的监督制约措施保护涉密档案管理工作的各个环节,完善各项规章制度是做好涉密档案管理工作的基础保障。首先根据《保密法》、《档案法》，并结合油田企业生产经营情况,制定了严密而简明、易于操作的保密管理细则,如《档案保密工作要点》、《涉密档案归档制度》、《涉密档案利用制度》等。对不同涉密载体(计算机、光盘、U盘等介质)的档案分门别类地制定规章制度,采取不同的管理措施,办理对应的登记审批手续,必须在规定时间内使用和归还,不得随便摘抄、复印、复制，更不能遗失。
企业涉密电子档案管理人员具有特殊的地位和身份，具有知密早、知密多、知密深的特点，为此，他们对保守企业秘密负有更为重大的责任。因此,我们单位以《中华人民共和国保守国家秘密法》为主要内容，以各类泄密案例、保密教育片为教材，持续推进保密法律法规普及教育。并要求全员签订保密责任书，定期检查每一个工作环节,保证涉密电子文件都在规章制度内运行。
二、对涉密计算机和涉密存储介质进行细致管理，保证电子档案的安全
档案管理者必须一手抓技术,一手抓管理,保证技术上多种手段设防,管理上多种措施并用，不断提高保密技术水平和应对危险的防范能力。具体应注意：（1）涉及国家秘密和油田核心商业秘密的计算机和存储介质必须专用，专人管理，严格实行物理隔离，严禁连接油田局域网和互联网。（2）涉密计算机信息系统要建立在线监管和审计认证系统，严格控制涉密计算机联网。（3）涉密计算机要设置开机密码并定期更改，计算机处理多种密级的信息时要按照最高密级进行防护，至少三个月更新一次。（4）涉密计算机不准使用盗版软件和来历不明的软件，防止因病毒和恶意程序造成失密。（5）使用存有涉密信息的存储介质时要严格采取使用登记措施，严禁在非涉密计算机上交互使用。（6）使用专门的涉密计算机信息系统检查工具，查看涉密计算机是否连接互联网，查看联网的计算机是否存储涉密的信息，并用专门的文件粉碎器彻底销毁废弃文件，确保涉密文件安全。
三、在利用计算机实现档案信息资源共享中，要保证企业档案机密的安全
1.使用用户权限的控制。电子档案提供利用涉及的人员有：档案载体的保管人员，数据系统的管理人员，利用者及维护操作员等，由于他们各自的工作性质和责任不同，因而使用权限也大不相同，必须对其进行审核。控制用户权限的方法主要有以下四种：一是将涉密电子文件存放到指定的網络区域内,该网络区域只对有使用权限的用户开放。二是通过系统管理员的配置,根据每个用户的身份,在网络层上设置允许其访问服务器或终端的IP地址。三是根据每个用户的工作性质、职务等级等条件,通过数据列表方式,对每个用户使用涉密电子文件的权限进行限定。四是对涉密电子文件本身进行加密处理,将密码分配给具有权限的用户。
2.利用中的安全保密措施。在电子档案利用中，应特别注意以下几点：一是提供利用的方式，应根据利用者的情况选择对应的方式，不能无原则地随意提供。一般情况下，严格执行涉密档案复制、转借、转让等监护制度。因工作需要复印时，必须有档案人员监护；二是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换；三是建立完善的日志系统,对涉密电子文件的传输流程进行详细的记录，适时掌握涉密电子文件的流转信息,视情况及时进行调整,实施必要管控。
资质审核文件目录 篇9
9、技术负责人职称证（建筑工程专业中级及以上）
10、无行贿犯罪证明（招标公告发布日期之后）
11、无拖欠农民工工资证明（至招标公告发布之日无拖欠农民工工资）
12、近三年同类工程业绩（附合同协议书及竣工报告复印件）
13、近三年经审计的财务报告
14、无质量安全事故证明
15、正在施工和新承接的项目情况表（应附合同协议书复印件）
电子文件档案目录 篇10
关键词：电子文件；档案馆；ERA；OAIS；API
Abstract：From 2005 to 2012， National Archives and Records Administration（NARA） carried out the construction of Electronic Records Archives（ERA）. ERA is the implementation of OAIS model， to make electronic records reliable and permanently readable， to provide humanized and shared use patterns； However， the building of ERA took too much time and money. China needs to learn from the lessons， enhance trust of electronic records， build archives by cooperation， integrated manage electronic records and develop and utilize electronic fully.
Key words： Electronic Records； Archives； ERA； OAIS； API
1 美国电子文件档案馆简述
1970年，第一批电子文件移交至美国国家档案与文件署（National Archives and Records Administration，NARA），NARA开始了对电子文件的管理。随后，电子文件数量爆炸式增长、类型与种类繁多，使得NARA在电子文件管理方面面临着巨大挑战。为应对挑战，NARA启动了“美国电子文件档案馆（Electronic Records Archives，ERA）”项目。
1.1 ERA建设目的。ERA是以实现联邦机构能够线上执行文件移交过程的数字档案馆项目。“ERA的职能不只是为管理NARA电子文件，还管理文件生命周期和其他事项，如支持文件处置和对联邦文件的接收。同时，ERA不只是保管数据，ERA是在法律和法规框架下提供了一个数字档案馆，支持发生在NARA与客户群体之间的任何业务流程，并通过联机公共检索平台（Online Public Access）为公众提供原本无结构化的电子文件。”[1]
1.2 ERA建设过程。2005年9月，NARA与洛克希德·马丁（Lockheed Martin）公司签订了一份3亿美元的合同建设ERA，开始了长达数年的合作。
2007年8月，洛克希德·马丁公司向NARA提交了初始操作能力（Initial Operating Capability，IOC）展望计划，预测2008年可以运营ERA三大功能区，即创建和提交文件保管期限表、请求移交电子文件、移交电子文件。
2007年9月、2007年11月、2008年6月，NARA分别测试并通过了ERA的三大功能区。
2008年6月，ERA基础系统（ERA Base）发布，该系统具备了ERA的基本操作功能。
2011年9月，ERA系统全部上线。
2012年，基本上达到了全部操作能力（Full Operating Capability，FOC）水平，NARA宣布ERA基本完成。
1.3 ERA发展趋势。目前，ERA在以下五个方面进行改进，完善系统功能：
第一，提高电子文件利用率。
第二，使电子文件提交过程更加流程化、可靠和灵活。
第三，提高NARA工作人员使用检查工具水平。
第四，增强ERA系统元数据捕捉、存储和更新能力。
第五，改进ERA系统架构，以实现更具扩展性、持续性和高性价比的电子文件存储和管理服务。[2]
2 美国电子文件档案馆的特点
2.1 ERA参考架构设计：参考开放档案信息系统模型。ERA的参考架构是对开放档案信息系统 （Open Archival Information System，OAIS） 模型的具体应用，为国际参考OAIS模型进行的数字档案馆项目提供了范例。
ERA参考了OAIS模型，使整个系统不仅包括信息收集、存储等信息工作流程，还包括了外部环境、信息生产者及利用者与信息工作流程的互动，囊括了与信息保存、获取相关的所有主要实体和活动，从宏观上保证数字档案馆系统的合理性。同时，ERA对OAIS模型的应用，成功打破了数字档案馆对传统档案馆模仿的误区，工作内容不再局限于馆藏数字化或者改进利用方式，而是构建了一种“全新”的档案馆。再者，OAIS模型本身就是一个旨在为基于长期保存目的的信息系统建立一个参考模型和基本概念框架，ERA对OAIS模型的应用使其在战略上和实际操作中都体现了一种长期保存的理念。
根据2016年最新报告，ERA项目组肯定了利用OAIS模型的正确性，认为基于OAIS模型的参考架构实现了可信任数字化保管。[3]
2.2 电子文件管理方式：保障电子文件真实可靠、永久可读。
在美国，任何一份文件自生成之日起，就会伴随着一张文件处置表，即SF258。ERA用TR代替了原来针对纸质文件的SF258。TR如SF258一样保证电子文件形成时其过程记录信息也同时形成。同时，典型的TR包括6个选项卡：基本信息、移交详细信息、联系信息、签名信息、相关资产以及附件信息，每个选项卡又包括十几项，通过这种对文件的细致描述保证电子文件真实性，实现对移交文件最大化的控制。
如前文所述， ERA采用了ISO发布的OAIS模型，该系统强调档案信息系统独立于具体的应用技术，即档案信息可以依赖多种技术，但不是唯一一种技术，任何软硬件成分都是可以更换的，以维护信息系统中数字信息的长期保护和可存取。同时，ERA倡导了以组合为基础的持续目标保存方案。持续目标保存方案要求将文件的内容、背景信息、结构信息和外形特征等元数据提取出来，嵌入到一个正式的模型当中。“模型用XML定义说明，外形特征用XSSL语言加以界定。然后，使用模型中的元数据包裹文件，将其转化为独立于任何特定技术之外的中性格式。”[4]这种转化保障了电子文件永久可读。
2.3 ERA的利用方式：人性化、分享与开放。这里提到的ERA利用方式，不仅指利用电子文件的群体，还指利用ERA进行电子文件移交的群体。针对两类利用群体，ERA适时调整提供利用方式，满足用户需求。
2.3.1 指南、网上视频指导移交工作。NARA日益重视电子文件管理指南、工具的研制，如“NARA2014-04：永久保存文件移交的格式指南修订版（2014.01-2017.01）”，[5] “利用ERA对联邦文件常规移交指南”。[6]同时，ERA提供网上培训，文件生成者可以观看视频，了解ERA功能和基础导航，并在一个模拟界面进行试操作。这些措施从动态、发展观点出发，对文件管理权限、管理方式作出了调整，顺应了电子文件管理的特性和需求。
2.3.2 分享、开放的public API。应用程序界面（Application Program Interface，API）是分享、标准、去中心化、开放、模块化的Web 2.0时代带来的一大创新应用，它不仅给使用者带来价值，还可让站点提供的服务拥有更大的用户群和服务访问量。ERA 除了提供联机公共检索平台之外，还率先创建了公众API（public API）。首先，该平台提供了数量可观的元数据，包括了档案描述性元数据、权威性文件的元数据、公众创建的元数据（标签、转录）、公众账号信息等，除去那些具有隐私性质的文件信息，NARA档案馆藏的元数据都可以在这个平台上获取。其次，用户可以轻松创建账户，参与到利用、再利用、创建数据的过程中，这种参与还包括为自己喜欢的文件信息添加标签。最后，“API使得一方面业务商能够利用及控制属于运营商的一个相对封闭的网络设备环境及其他资源，另一方面业务独立于这些设备而在多厂商设备环境中自由地移植”。[7]这种兼容性满足了不同设备的用户群体。
3 ERA存在的问题
根据美国政府问责署2010年报告，ERA项目严重拖延交付时间且花费巨大。2011年9月本为预期完成时间，然而，只有65%的系统工程结束，且ERA项目的花费已经从1.93亿美元飙升到4.33亿美元。[8]在参议员托马斯·卡珀（Thomas Carper）和众议员威廉·克莱拉齐（William Lacy Clay）起草的2010报告中，认为这些都是因为NARA较少使用“挣值管理”（earned value management，以下简称为EVM）。报告指出，NARA仅仅完全完成了一个有效EVM系统所拥有11个最佳实践项目的两项，部分完成了7项，有2项完全失败。NARA没有及时确认潜在成本并作出计划，因此没有及时纠正问题来避免项目延期和花费剧增。
4 ERA对我国电子文件管理的启示
ERA存在的两大问题也将成为我国电子文件数字档案馆建设的挑战，我们应制定详细战略规划，将财产管理、风险控制一系列问题考虑周全。同时，ERA给我国电子文件管理以下启示：
4.1 增强对电子文件的信任度。虽然人们对电子文件与电子档案的发展趋势有着比较一致的认识，但在现实做法上存在着相当大的分歧，普遍存在疑虑和怀疑、犹豫与徘徊。首先，我国没有专门的证据法，而《中华人民共和国电子签名法》第三条又排除了涉及人身关系、不动产权益转让、公用事业服务和其他电子文件的法律效力，《电子文件管理暂行办法》也没有明确规定法律效力。其次，在实际工作中，我国相当多数的政府机关以“双轨制”或“双套制”为长期管理形式或目标管理形式，形成“双轨制”或“双套制”依赖。然而，电子文件时代的到来，使档案工作者面临的不仅是保管实体在载体材料上的变化，更重要的是文件从形成、运作到利用等过程中产生的根本性变化所带来的挑战。事物是不断发展的，档案管理活动也是，只有依据业务需求和事物发展规律，动态性、发展性调整工作方式，才能体现工作的价值。我国在电子文件管理过程中，应增强对电子文件的信任度，确认电子文件接收的法律效力，推动电子文件鉴定思路研究，大力推动电子文件利用工作，找到处理深度与平面、整体与碎片、中心与边缘、时间与空间的平衡点。
4.2 数字档案馆建设需要加强合作。数字档案馆建设涉及通信、计算机网络、数据库、信息安全等诸多领域，是一项复杂的大型系统工程。ERA在构建蓝图之时已经认识到多方合作的重要性。为了电子文件保存的真实性问题，ERA与InterPARES项目合作，从真实性上定义了电子文件保存的需求，还检查了与电子文件保存相关的技术问题并建立了一个正式的电子文件保存模型。为提供电子文件保存强大的软硬件平台，“IBM 、Sun、Dell等服务商为其运营环境提供支持，EMC以及Net App公司提供存储支持，日立公司提供内容归档平台”。[9]社会非营利机构如在线计算机图书中心为如何解决因特网资源机制等问题提供了意见，其与美国国会图书馆合作，相互促进机构的研究进度和发展规划，建立起了更紧密的合作关系，推动了全国数字化保管系统的研究。
与ERA建设工作相比，我国数字档案馆建设具有很强的独立性，除去软硬件公司的支持，数字档案馆建设多在档案系统内独立开发，很少与其他政府机构、大学合作，没有充分利用现有资源。我国档案部门应立足长远，关注IT界新产品，为我国数字档案馆建设打下技术基础；汲取图书馆、大学中新思想、新思路，聘请专家为数字档案馆谋布局；建立行政网络与行业协会的跨体系合作，通过定期联席会议，共同承担研究项目等形式，扩大与行业学会、协会、协作组的合作，实现优势互补。
4.3 对电子文件进行集成管理。ERA系统建设的方方面面体现了集成管理思想。由前文可知，ERA的职能不只是为管理电子文件，还管理文件的整个生命周期和其他事项。同时，ERA系统强调资源的整合，首先是综合应用各种不同的方式、手段和工具，包括借鉴InterPARES、OAIS模型等设计系统标准、模式，引进美国高校最新的技术和理论，与美国国会图书馆协同设定规划；其次，将外部环境和文件生成者和利用者都置于ERA参考架构中，全方位考虑各方利益，最大限度地放大系统功能。这种集成管理的管理理念渗透在ERA建设的方方面面，也是我国电子文件管理的借鉴之处。
“‘集成管理是一种将电子文件管理集成于电子文件生命连续体之中的全程管理。”[10]在 ISO档案文件管理分技术委员会（ISO/TC46/SC11）召开的第十六次年会中，40 多位代表修订草案时特别提及了文件管理要贯穿文件整个生命周期、嵌入机构职能及业务流程之中的集成管理思想。这种理念在国际电子文件研究项目中已不断得到肯定，如 InterPARES项目。“集成管理”要求我国文档工作者了解和熟悉机构的主要职能及业务工作流程，对流程中各个节点产生的电子文件的情况有预期把握，能从保证文件的真实性、完整性、可用性等角度干预电子文件管理系统设计。同时，我国在电子文件档案馆建设中需要强调资源的整合，将各方资源和优势结合起来，实现优势互补，效用共享。
4.4 充分开发利用电子文件。如前文所述，ERA提供了人性化、分享与开放的利用方式，为我国树立了榜样。我国应充分开发利用电子文件，以开发利用方式和模式创新为动力，结合网络、Web2.0 工具、媒体平台和手机等工具，开发相应的电子文件“产品”，构建一种政府与其他机构合作、公益性和商业性目的兼具、多利用方式的全新模式；以用户需求为导向，充分考虑到用户检索水平、检索习惯等，为用户提供人性化的利用服务；以技术为保障，开展核心技术攻关，包括“文件格式转换技术、电子文件迁移技术、电子文件封装技术、数字权限保护技术、电子文件防改写技术、电子文件元数据捕获技术和电子文件分布式检索技术”。[11]
参考文献：
[1]About the ERA System[EB/OL]. [2016-01-10]. http：//www.archives.gov/era/about/.
[2]ERA Status and Accomplishments[EB/OL].（2013-09-30）.[2016-01-10]. http：//www.archives.gov/era/about/status-accomplishments.html
[3]The electronic records archives system and trusted repositories
[EB/OL]. （2016-01-11）.[2016-01-11] http：//www.archives.gov/records-mgmt/era/.
[4]江涛. 美国电子文件档案馆（ERA）对我国电子文件保存的借鉴意义[J].浙江档案，2006（5）：60～61.
[5]NARA Bulletin2014-04[EB/OL].（2014.02.25）.[2015-01-10]. http：//www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-04.html.
[6]Electronic Records Archives Agency User Manual[EB/OL]. [2015-01-10]. http：//www.archives.gov/records-mgmt/era/user-account-guide.pdf.
[7]冠宙，洪钧.开放API：下一代网络的灵魂（上）[J].电子质量，2002（03）：92～93.
[8]More Problems for NARA's ERA[J]. Information Management 2011 May；45（3）：17.
[9]肖秋会，沈茜.美国电子文件档案馆项目（ERA）进展[J].信息资源管理学报，2012，2（2）：91～96.
[10]杨安莲.聚焦电子文件管理前沿——国际电子文件管理研究热点及启示[J].档案学通讯，2008（6）：60～64.
[11]冯惠玲，刘越男，等.电子文件管理国家战略[M].北京：中国人民大学出版社，2011：108～119.
作者单位：何芮，中国人民大学信息资源管理学院；
刘晓菲，中航技进出口有限责任公司