电子文件管理系统设计

电子文件管理系统设计（精选12篇）

电子文件管理系统设计 篇1

构建电子文件管理标准体系是我国档案管理国家战略的重要组成部分。自1996 年国家档案局先后成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组和电子档案管理研究课题组后,先后出台了近20 个与电子文件相关的国家标准和档案行业标准,基本形成了电子文件管理标准体系,为电子文件的管理提供了更加明确的依据。电子文件管理系统在电子文件管理中具有不可替代的重要地位,电子文件管理的各项研究及其成果,最终将落实到以软件为核心的解决方案上,很多管理方法、规范标准都将最终具体落实到软件系统的设计中,而且某种方法和规范是否具有软件实施的可行性甚至会成为衡量它是否具有发展潜力的主要标准[1]18。因此,电子文件管理标准体系的建设离不开电子文件管理系统的标准化建设,脱离开电子文件管理系统的电子文件管理是不可想象的。

一、电子文件管理系统标准化现状

1.国外研究现状。从国际上看,电子文件管理系统标准化工作开展时间早,研究成果丰富。1997年以来相继颁布了许多电子文件管理软件功能需求标准或报告,这些标准或报告在档案管理领域产生了积极影响,其中,最著名的两个:一是,美国国防部的DOD5015.2-STD《电子文件管理软件设计评价标准》(Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software)[2]74;二是,欧盟的《电子文件管理通用需求》(Model Requirements for the Management of Electronic Records,Mo Req)[3]30。(1)DOD5015.2-STD标准是美国国防部1997年颁布,其后于2002年及2007年两次修订。标准详细规定了电子文件管理系统的功能需求,包括160多项强制功能需求,43项可选功能需求以及涉密文件管理需求等,主要适用于美国国防系统或政府机构。另外,美国国防部下属的JITC为该标准开展了软件测试及认证工作,规定电子文件管理系统必须经过测试,并获得认证证书。(2)Mo Req功能需求报告是2001年由英国康维尔管理咨询集团(Cornwell Management Consultant plc)在10个国家的13名专家的领导和支持下制订,其需求条款几乎涉及文档管理的各个方面,不仅适用于电子文件管理,也适用于纸质文件、多种载体混合的案卷管理。报告给出了通用元数据集,各项需求达到390多项,包括功能需求、性能需求、元数据需求等。与其他标准相比,Mo Req具有更好的通用性和开放性,能够兼容不同文化传统,不同档案理论框架和不同档案管理体制。

2.国内研究现状。(1)国内电子文件管理系统标准化工作起步时间晚,电子文件管理系统的标准化明显落后于电子文件管理标准体系建设,严重制约了档案行业的发展。1999 年我国出台了《档案管理软件功能要求暂行规定》,简单说明了档案管理软件的基本功能和要求,此后,十几年时间内连续出台了十几个电子文件管理标准,逐步形成了电子文件管理标准体系,但是电子文件管理系统标准化工作却迟迟没有进展。直到2011 年的《电子文件通用元数据规范》以及2012 年的《GB/T29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求》标准的相继颁布,电子文件管理系统标准化工作才步入正轨。《电子文件通用元数据规范》详细描述了电子文件的元数据需求,《GB/T29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求》则借鉴和吸收国外标准,详细规定了电子文件管理系统的基本功能和可选功能,明确规定了电子文件管理系统的功能要求与性能要求。(2)现有的档案管理软件标准不一、各自为政,大部分仅限于目录级层面,电子文件管理功能不完善。我国各级各类档案馆目前使用的档案管理软件的设计时间大部分都早于2012 标准出台的时间,在功能需求及数据库方面都不能符合现有标准。能够支持电子文件管理的档案管理软件屈指可数,即使具备电子文件管理功能由于没有标准可依据而各自为政。笔者选取山东省60 所有代表性的重点高校进行了统计分析,其中44 所本科类院校有9.1%的高校没有档案管理软件,16 所专科院校中有18.8%的高校没有档案管理软件,即使在已经拥有档案管理软件的高校中,只有山东大学自主开发的档案管理软件能够较好地支持电子文件管理,其他高校都表示目前的管理软件不能满足他们的需求,档案管理水平仅限于目录级层面,在电子文件管理方面的功能不完善甚至是没有,迫切期望国家或社会能够开发出标准化的电子文件管理系统。

二、电子文件管理系统标准化设计构思

电子文件管理系统的标准化设计必然以电子文件管理系统标准为主要设计依据。笔者认为电子文件管理系统应在完全依据《GB/T29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求》标准基础上,参照其他电子文件相关国家标准及规范,从以下方面进行标准化设计。

1.功能需求设计标准化。《GB/T29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求》明确规定了电子文件管理系统的基本功能和可选功能。(1)基本功能是电子文件管理系统必须具备的核心功能,标准化的电子文件管理系统必须完全满足该标准规定的基本功能,在此基础上,根据不同类别或机构可选择不同的可选功能。电子文件管理系统的基本功能包括文件配置管理、文件业务管理、安全管理以及系统管理。文件配置管理包括文件分类管理、保管期限与处置表管理、元数据管理以及文件类型管理。管理系统支持对文件类别、保管期限与处置表、元数据以及文件类型等进行配置和管理。文件业务管理是对电子文件生命周期的各个阶段进行管理,包括电子文件的捕获登记、分类组织、鉴定处理、统计管理、存储保管以及检索利用等。电子文件管理系统能够自动批量捕获电子文件元数据,分类管理电子文件,能以自动触发方式处置电子文件,支持可靠的存储方式。系统应提供功能完整的统计报表和检索利用功能,可对各类管理对象统计分析,打印统计报表,在保证电子文件真实性、完整性以及可理解性基础上,提供友好的检索界面,满足不同用户需求。安全管理及系统管理则要求电子管理系统能提供完整统一的安全访问机制,对重要行为进行审计跟踪,在确保文件可用的同时不泄露敏感信息,同时对系统运行的各方面进行监控并做出报告。(2)电子文件管理系统可选功能包括数字化文件管理、多载体文件管理、离线利用功能、接口管理、工作流机制管理以及性能指标管理等。针对我国目前档案“双轨制”的现状,纸质档案与电子档案并存必将长期存在,因此标准化的电子文件管理系统既要适用电子文件管理也要适用于多种载体文件管理,标准规定的数字化文件的管理和多载体文件管理虽然是可选功能,但电子文件管理系统都应设计实现,同时还要满足《DA/T31-2005 纸质档案数字化技术规范》标准所规定的要求。

2.电子文件数据库设计标准化。数据库是电子文件管理系统的核心,数据库的标准化设计同样是电子文件管理系统标准化设计的核心。(1) 数据库的设计既要符合数据库范式标准,又要符合《DA/T46-2009 文书类电子文件元数据方案》以及《电子文件通用元数据规范》两个标准规定的元数据要求。数据库著录项必须包括标准所规定的元数据必选需求,又包括业务流程活动中产生的元数据以及管理日志。数据库的设计应支持文件类别分层管理和维护,并且不能限制分类方案的层级数。数据库支持对保管期限与处置表、元数据以及文件类型等灵活配置和维护。(2)为确保电子文件的长期可读、数据交换和共享等目的,电子文件管理系统应在数据转存后,进行格式转换及封装。《DA/T48 2009 基于XML的电子文件封装规范》标准基于XML技术进行电子文件封装,目的是利用标准的、与软硬件无关的XML语言将电子文件与其元数据按照规范结构封装在一个数据包中,以维护电子文件与其元数据的完整性,并保障两者间的可靠联系,实现电子文件的自包含、自描述和自证明。XML(可扩展标记语言)提供的是半结构化数据的松散树型结构,与电子文件管理系统的关系数据库的兼容与匹配是必须考虑的问题。针对这种异构数据库,应采用数据库中间件技术实现系统与数据库的匹配,应用程序不与数据库直接关联,而是把数据的各种处理交给数据库中间件来完成。数据库中间件可利用XML的平台无关性等优点,设计一个集成中间件,在XML与关系数据库之间形成相互映射规则,完成数据的集成和共享。

3.注重检索利用功能。电子文件管理的目的是让利用者能在业务活动中及时地获取所需的信息,这就需要电子文件管理系统进一步完善利用机制,既能满足应答式服务,又能主动提供提示性信息服务。随着海量电子文件存档,档案信息的数量将会变得极为庞大,必然会形成跨区域、跨部门的超大容量异构数据库。电子文件管理系统必然会面对大量的用户群和大量的瞬时并发数据库查询检索,因此查询和检索效率将是一个极其关键的问题。这就要求管理系统能够提供个性化的、交互式的服务,如个性化信息推送服务,智能代理式主动搜索等服务。

随着电子文件管理体系的逐渐完善,标准化电子文件管理系统必然亟待出台。标准化的电子文件管理系统不但能够解决各自为政、标准不一的现状,而且能够鉴别相关电子文件管理标准的可行性及其发展潜力,促进电子管理标准体系的不断完善。

摘要：针对电子文件管理系统的标准化明显落后于电子文件管理标准体系建设的现状,指出电子文件管理系统的标准化设计必然以电子文件管理系统标准为主要设计依据。

关键词：电子文件,管理系统,标准

电子文件管理系统设计 篇2

【教学内容】

苏科版小学信息技术上册《第29课

文件大管家》。【课时安排】

1课时。【教学目标】

1.掌握新建文件夹、复制/移动文件（文件夹）的基本操作。2.认识常用的文件类型，能按文件类型、大小等方式查看文件。

3.认识分类管理文件的意义，学会按文件类型等方式分类整理文件，养成良好的计算机文件管理习惯。

4.了解回收站的基本概念，掌握回收站的基本操作，学会删除文件（文件夹），养成不随意删除文件（文件夹）的道德规范。【教学重点】

学会删除文件（文件夹），能按文件类型等方式分类整理文件。【教学难点】

能按文件类型等方式分类整理文件。【教学准备】

教学课件，待整理的电子书包文件夹及相关文件（发至学生机），共享教师机“电子书包”文件夹。【教学过程】

一、创设情境，引入新课

师：今天老师给大家带来了一位新朋友。（多媒体展示小邋遢动画和问好声）师：小邋遢经常在电脑王国遨游，可是他有一个坏习惯，总是将自己的文件一股脑放在电子书包里。（多媒体展示小邋遢的“电子书包”文件夹）你们觉得他的怎么样？

师：可不是吗，前几天他写的一篇“我的一家”的文章也放进了“电子书包”里，昨天他在“电子书包”里寻找“我的一家”这个文件，费了好长时间才找到。你们也来找找看！（学生打开桌面上的“电子书包”文件夹，寻找“我的一家”文件。）

师：你是怎么找到的？感觉方便吗？

师：小邋遢将各种各样的文件统统放在“电子书包”里，看得我们眼都花了。如果文件再多一些，找起来可就更麻烦了。你们有没有办法解决这个问题？

师：（根据学生回答，相机引入课题）今天这节课，老师就和大家一起帮小邋遢整理电子书包。（板书课题《整理电子书包——文件大管家》）

二、以旧引新，掌握操作 1.文件来排队——查看文件类型（1）文件排排队

师：（教师边屏幕广播凌乱的“电子书包”，边提问）小邋遢电子书包里的文件这么乱，有你认识的类型的文件吗？你是怎么知道的？在电脑里，每个文件前面都有一个图形标志，就像商标一样，我们叫它“图标”。一般来说，图标相同的文件类型也相同。可是，现在相同类型的文件他们不站在一起，怎样才能让它们听话按类型“排好队”？

（根据学生回答，随机应变，可请学生上台演示，可教师示范）师：要快速地将相同类型的文件排好队，我们可以单击“查看”菜单，指向“排列图标”后单击“类型”，文件夹中的文件就乖乖地排好了。我们也可以在文件夹的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中指向“排列图标”，再单击“类型”。（教师利用屏幕广播功能边讲解边操作，结束后出示操作步骤）师：除了按“类型”排列图标，还可以按什么方式让文件排队？（学生自主探究后，师生共同小结）信心的同学已经注意到了，你们再去查看一下，同桌相互说一说。

（2）进一步认识文件类型

师：小邋遢搜集的文件类型真不少！现在我们就可以一目了然了，大家看，有哪些类型？（教师指名回答）

2.文件新家——新建文件夹

师：我们要替小邋遢给不同类型的文件安上新家，将它们分类管理，该怎么办呢？

师：需要建立哪些文件夹？（师生讨论：按照文件类型新建文件夹。）师：如何新建名为“文字”的文件夹？请一位同学上来演示。（学生边演示边介绍，结束后师生小结新建文件夹的方法。）师：让我们一起为小邋遢的文件建几个新家吧。教师出示：

任务一：文件新家——新建文件夹

在“电子书包”文件夹中新建“文字”、“图片”、“网页”、“音乐”四个文件夹。

今天老师还给大家请来了一位公正的“裁判”，当大家完成这一任务后就可以打开桌面上的“文件整理，自主检测”软件，单击“检测文件夹”，检测一下完成得怎样，大家比一比，看谁做得又对又好。

学生操作，教师巡视，检测后，如有问题旁边的同学相互帮助。3.文件搬家——移动文件

师：小邋遢的电子书包被我们分成了四个“小家”，怎样才能将这些文件搬进它们各自的新家呢？（学生根据教师要求演示：将文档类型的文件移动到“文字”文件夹，学生边演示，教师边指导。）师生小结移动文件的方法：选中要移动的文件，单击鼠标左键不放，将文件拖动到目标文件夹上松开鼠标即可。

这样一个一个的拖，觉得麻烦吗？有没有一个更快的方法呢？如果要同时移动多个文件，我们也可以先将它们全部选中再移动。（教师示范选中多个文件的方法）

教师出示：

任务二：文件搬家——移动文件

将“电子书包”文件夹中的文件按类型分别移动到“文字”、“图片”、“网页”、“音乐”四个文件夹中。

移动文件后，打开桌面上“文件整理，自主检测”软件，单击“检测文件”，查看是否做对。

我们再来比一比，看看哪个同学做得又快又正确，同学们，加油哟！学生操作，屏幕监看学生操作，教师巡视，结束后同座相互检查。4.走进“回收站”——删除垃圾文件

师：刚才同学们通过新建文件夹，并按照文件类型将文件分别移动到了相应的文件夹中，小邋遢的电子书包变得整整齐齐，井然有序。小邋遢还真邋遢，在他的电子书包里放了一些没用的文件，白白浪费了电脑空间。比如，在“文字”文件夹中，“2007年班级新闻”这个文件不想要了怎么办？

师：怎样才能删除没用的文件？（教师演示或学生演示删除文件的方法）师：删除文件是一项危险的操作，稍有不慎就会删除有用的文件或者他人的文件。同学们需要特别慎重。不过，电脑为我们留了一手，除了刚才的对话框要求我们确认是否删除文件外，被我们删除的文件（文件夹）只是暂时放在“回收站”中，当我们误删文件（文件夹）时，我们可以让它们“复活”。（教师演示恢复文件（文件夹））如果这些文件我们确实不想要了，我们就可以将它们彻底删除。（教师演示彻底删除一个文件和清空“回收站”的操作）师：电脑真是我们的好朋友，它可以让我们方便地删除或恢复文件。下面就请同学们来当一位小小清洁工。

教师出示：

任务三：小小清洁工——删除文件

1.删除“电子书包/文字”文件夹中的“老日记”文件，并在“回收站”中将其恢复到原来位置。

2.将“电子书包/图片”文件夹中的“老照片”文件彻底删除。学生操作，屏幕监看学生操作，教师巡视，结束后同座相互检查。教师提醒：如果我们确认文件不需要，可以在“回收站”中将它们彻底清除，但是，清空“回收站”后，文件就很难恢复了，同学们不要随意删除文件（文件夹），否则有可能会让电脑不能正常工作。另外，未得到他人许可，不得删除别人的文件。

三、实践操作，巩固新知

师：小邋遢在大家的帮助下，“电子书包”更加整洁有序了。不过，老师还有些问题想考考大家。这些问题都藏在桌面上的“探究乐园”文件夹中。

教师指导学生打开桌面上的“探究乐园”文件夹，先查看要完成的探究任务，再自主探究。

1.文件来排队

将“电子书包/图片”文件夹中的文件按“大小”进行排列。2.图片进相册

打开“电子书包/图片”文件夹，根据图片内容建立相应的文件夹，并将文件分别移动到对应的文件夹中。

学生操作，屏幕监看学生操作，教师巡视，结束后同座相互检查。

四、共同总结，拓展延伸 1.师生共同总结 师：今天这节课，小邋遢非常开心，在大家的帮助下小邋遢的电子书包井然有序，找起文件来非常方便。你们是怎么帮助小邋遢的？

2.课堂拓展延伸

电子文件管理的“双套制” 篇3

【关键词】电子文件；双套制；归档

一、“双套制”概念阐述

“双套制”的概念由来已久，到了电子文件管理时代，为弥补电子文件真实性、长久保存等缺陷，在文件归档环节中特别强调“双套制”归档。

首先，纸质环境中的“双套制”是基于档案的安全和利用的方便，要求归档文件一套按规定移交进档案馆，另一套由文件生成机构自己保存，即同样载体、异地实行备份；再后来，“双套制”归档是指保存一套纸质文件的同时，又以缩微胶片等形式予以保存另一套，即不同载体、本地或异地实行备份。到了电子环境中，“双套制”是专业针对归档保存状态而言，亦称为“双套归档”。即对同一份文件，在归档保存其纸质版本的同时，又保存一份电子版本，使两者共同处于存储和可利用的状态。

相对“双套制”还有一个“双轨制”的概念，“双轨制”是针对文件的运行处理阶段而言的，纸质文件和电子文件同步随业务流程运转，在文件进入运转程序时就形成了电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。在现行期结束后，“双轨制”便导致了“双套”归档。“双轨制”包含了“双套制”，初步实现了对电子文件的全程管理，电子文件也是“原始文本”，参与相关的事务处理，如果管理过程完善，可以形成全面的元数据，也就产生了完整意义上的包括内容、结构、背景信息的电子文件。

双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝，也可以是对纸质文件进行数字化。对于传统环境下纸质文件的数字化归档情形不在本文讨论范围之内。

二、实行“双套制”的原因

电子文件和纸质文件相互依存，两者优势互补、劣势互抵，是实行“双套制”归档的根本原因：

1.电子文件较之纸质文件的优势

相对纸质文件利用方面的种种不便和限制，电子文件具有操作的方便性，利用的高效、便捷、灵活和共享性，信息存储密度大、空间小。恰恰满足了社会对文件、档案信息的利用需求上涨，对信息的系统性、时效性要求提高的趋势，为利用者提供了纸质文件所不能及的便利，由此，电子文件的优势更加突出，使其日益普及并得到广泛认可。

2.电子文件天生固有的缺陷

这也是限制电子文件目前作为唯一的归档文件形式的可行性的根本原因。

首先，安全性：电子文件的软硬件技术设备依赖性强，设备更新换代导致的信息难以读取风险大；存储载体脆弱，稳定性和耐久性不足；信息传输过程中容易泄露。而纸质文件则因为纸张与字迹的结合，有较强的稳定性，保存时间相对也较长，安全可靠性强。

另外，法律凭证性：电子文件由于其内容和载体的可分离性，易更改，易复制，对信息的真实性和原始性构成极大威胁。如北京市档案馆对电子文件的分类管理办法中规定：当前所有OA系统中产生的电子文件只能当作传统载体的数字副本，因为电子文件还不具有足够的法律要素，对电子文件的真实性认证缺少约定，电子文件的安全性可以由技术由系统来保证，但真实性的保证和认同却不是一时能够解决的。虽然我国法律中并不排除电子文件的证据资格即可采性，但是其证明力却有待加强并通过相关制度进行完善，加上法律上对电子证据的归类不明，也导致其无法作为直接证据来使用。而纸质的内容和形式集于一身，不可分离，原始记录性强，被广泛认为是一种真实可靠的法律证据。并且法律规定：书证完全可以单独作为认定案件事实的证据，所以纸质文件的归档保存还是人们的一颗“定心丸”。

虽然从理论上，信息加密技术、签署技术、防火墙、身份认证、元数据等技术性措施可以在一定程度上弥补电子文件易更改的缺陷，但要从根本上避免电子文件易删改且不留痕迹是极其困难的。

3.目前的档案管理现状

现阶段，关于电子文件的管理，体制尚未理顺、配套机制还未形成、法律法规有待建立健全、计算机应用水平亟待提高，以及文化背景和利用习惯的根深蒂固等等诸方面，都限制着电子文件独立存在、全部取代纸质文件，出于对文件证据性的要求和长久可读的考虑，将电子文件转换成纸质版本，将延续相当一段时间。

三、“双套制”的评价

任何事物都有两面性，处于得失之间，“双套制”归档在解决已存在问题的同时也带来了新的问题。

优点是“双套制”归档融合了纸质文件和电子文件两者的优势，既可以发挥文件的高效存取检索利用功能，又可以保障档案的凭证价值和永久保存的需要。这也是文件介质转换时不可避免的现象，“双套制”中纸质副本存在的根本目的一方面是为了保证电子文件的真实性，以保证其查考凭证的法律效力，另一方面是档案记忆长久保存的保障。

缺点是“双套制”又带来了不可忽视的经济成本问题，制作成本、保管成本、人力、物力和财力，再加上电子文件高技术要求性的保管条件，使得电子文件带来的便利和迅捷等优点，在双套制庞大的纸质副本的保管成本面前大打折扣。

电子文件进行纸质备份花费的人力、物力和财力，与确保电子文件信息真实地、长久地流传下去，这两种价值，究竟哪一种更大、更值得我们追求呢？笔者认为，作为档案工作者，我们有责任、有理由为国家和社会记忆的长久流传服务。

四、“双套制”的完善和发展趋势

在现阶段，我国的电子文件管理实行“双套制”管理有其客观必然性，我们关注的焦点也应该从应否实行“双套制”转移到如何有效做好“双套制”的层面上来：

1.根据国家相应的标准规定，制定本单位档案双套制管理措施，完善电子文件归档程序和管理方法。

2.当前为了节约成本，最紧要的是精简双套制打印范围。

《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）规定：具有永久保存价值的文本及图形电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》第7条规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互连。”可见，关于双套制的范围为具有永久或长期保存价值的电子文件。具体到实施过程中，具有永久长期保管期限的电子文件要实行双套归档，短期的则可以量力而行。此外，各单位还可以根据其工作职能、文件保密与否、成本效益、文件属性、业务特点和利用需求等实际情况，来确定电子文件的双套制适用范围。

3.“双套制”实施过程中特别强调纸质文件和电子文件的“一一对应”。如根据北京市档案馆的规定，现阶段要切实落实“双套制”，过去强调纸质文件要进行数字化，而现在要强调电子文件形成纸质副本。

从全球来看，电子文件管理的发展历程可以归结为三个阶段：主要依存于纸质文件的电子文件管理阶段，纸质文件和电子文件“齐头并进”，脱离纸质文件上升为独立的电子文件管理系统

纵观世界各国，唯有中国仍然在全面推行“双轨制”和“双套制”模式管理电子文件。而美国、英国、德国、法国、澳大利亚、加拿大、新加坡、日本和韩国等均逐步推进或已经实现了“单轨制”与“单套制”模式，不仅与其技术成熟有关，更重要的是，在法律上认定电子文件证据的证明效力。

例如，美国国家档案与文件署对联邦政府机构档案的接收已完全实现电子化，对于相同内容的文件只接收电子文件。法律上通过扩大文件内涵，认定不管形式如何都可以作为证据，结合非歧视原则、最佳证据原则和传闻例外规则规定了电子文件的证据可采性和证明力。

加拿大国家图书与档案馆只接收电子文件进馆。加拿大的《统一电子证据法》规定电子文件系统也是电子证据的一部分，系统的真实性可以替代文件的真实性，只要生成系统是真实可靠的，电子文件即可作为证据被采纳。

历史上每一种新的记录形式产生之后，都与此前存在的记录形式有一个共存共用的阶段，逐渐取而代之。目前，纸质文件和电子文件不宜相互取代，应有机结合扬长避短，协调发展。电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间。

但是，共存的态势将持续地处于变化之中，主要表现在双方的数量、功能方面。大的趋向是纸质文件与电子文件的此消彼长，从以纸质文件为主到基本对称再到以电子文件为主。随着理论和实践的发展完善，技术系统开发的成熟突破、相关法律的健全完备和用户的成熟，待到电子文件的局限得到根本克服、法律地位得到完全确认，纸质要逐渐向电子过渡。

参考文献

[1]王亚敏.档案“双套制”与电子文件管理探析[J].宁波工程学院学报,2009(2).

[2]季永喜.关于数字化时代档案“双套制”问题的思考[J].山东档案,2007(1).

[3]宋煦东,王阿陶.文件双套制管理之“双套制鉴定”[J].档案与建设,2006(7)

[4]李京琴.数字化时代档案双套制问题[J].机电兵船档案,2006(4).

[5]王健.电子时代“双套制”归档的新内涵[J].中国档案,2004(12).

[6]赵雪,华灿丽.电子政务系统中文件双套制保管的适用范围[J].北京档案,2004(9).

[7]冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案,2003(12).

[8]江涛.美国电子文件档案馆(ERA)对我国电子文件保存的借鉴意义[J].兰台世界,

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[9]国家档案局科研所邱晓威.《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》(6号令)讲解.

[10]加拿大《统一电子证据法》.美国《联邦证据规则》《统一电子证据规则》.

作者简介：庞萍（1988—），中国人民大学信息资源管理学院硕士，中国海洋大学图书馆助理馆员。

体系文件电子化系统的设计与实现 篇4

关键词：体系文件,电子化,系统分析,系统设计,J2EE

1 体系文件电子化系统设计要求及功能分析

1.1 文件管理现状

建立一套文件管理系统, 落实文件审查、核准作业, 严格管制文件发行与变更流程, 是公司品质控制系统的基础。以往企业都是利用纸张的作业方式来存放、管理、审批、发布公司重要的程序文件及作业指导书等, 这种作业方式必然存在许多的缺点。

1.1.1 缺乏有效的文件管理手段

对于发放的文件, 无法掌握此文件是否经有权限人之手转给没有权限的人阅读, 文管中心也无法确定公司到底有多少复印本在全公司流通。

1.1.2 版本无法做到一致性

每次发行新修订文件版本前, 无法确定是否将旧版本全部回收, 造成企业内有些人依照新版文件执行, 有些人却依然只看到旧版文件, 造成作业程序的不协调。

1.1.3 文件查阅困难

纸上作业, 如果对新手而言, 要查询一份文件必须从头一行一行查起, 浪费许多时间, 而且也无法掌握部门内哪些文件在哪些人手上, 造成重复复印的浪费。

1.1.4 各版本历史文件保留、整理不易

各版本文件, 由于数量日益增多, 如何有效管理及储存也是一个重要的课题。

1.1.5 申请人无法通盘了解各类文件审核程序

各类型文件有各类型不同的审批流程及权限, 申请人无法及时了解审批状况, 造成审批时间的大量浪费, 也无法追踪文件的审批进度。

1.1.6 机密文件的外漏问题

纸质版本文件大家都可以复印, 这样就无法有效管制机密文件流向竞争对手的现象, 对公司造成重大损失。

1.1.7 文件的安全性无法保障

在传统的文件共享手段中, 用户可以随意修改、打印、甚至删除体系文件, 核心文件资源离开组织, 对企业造成巨大冲击。基于以上原因, 设计和开发体系文件电子化系统非常必要, 也迫在眉睫。

1.2 系统功能分析

信息系统是一种信息量庞大, 具有实时、连续、高速处理能力的综合办公系统。它需要把现代化的信息技术与办公业务和信息管理相结合, 通过对信息录入、交流、处理和发放的优化设计, 为业务管理决策的科学化提供支持。体系文件电子化系统中的关键功能模块如下:

1.2.1 文件管理

对审批后的文件进行添加、修改、废弃操作和版本控制。在文件管理过程中, 需要按照规范确定文件的编号。文件编号的定义和规范是文件有效定位管理和利用的基础, 企业可以参考图1对文件进行编号。

1.2.2 文件维护

文件锁定:允许系统管理员锁定某些文件, 使其他用户不能执行对这些文件的覆盖、获取操作。

文件标注:允许系统管理员对某些文件进行标注。

文件口令:允许系统管理员对某些文件设置访问口令, 甚至根据不同口令对某文件具有不同的操作权限。

文件备份:如果错误覆盖了某个文件, 系统使用备份机制恢复原来的版本。

1.2.3 文件版本控制

通过对文件的授权管理, 确定体系文件可以查阅、看条目、下载、打印的用户, 从而实现对文件的控制。

创建更改申请:由文档创建人员或内审员对文档提出更改申请, 申请内容包括文档的更改原因、文档更改前内容以及文档更改后内容等信息。

提交审批:将文档更改申请表提交审批, 审批流程继承创建新文档时的流程, 可由创建人员根据具体情况指定审批人, 也可直接提交给简要表定义中的指定审批人。

申请表审批:审批人员对文档的更改申请表进行同意或拒绝的操作, 可加上注释信息, 并且系统自动将邮件发送到下一审批人进行审批, 直至审批完成。

创建新版本:当审批人员同意更改要求后, 由提出人员在原来的版本上进行版本的修改, 这时将产生一个新版文档, 存入活动文档中, 旧版文档仍在发布文档中, 保证文档版本的统一性。

新版本审批:审批人员对新版文档进行同意或拒绝的操作, 可加上注释信息, 并且系统自动将邮件发送到下一审批人进行审批, 直至审批完成。

新版本发布:对审批完毕后的新版文档进行新版发布, 在发布前指定分发人员进行文档的电子分发, 记录分发情况;新版文档进行发布, 系统自动记录文档发布人、批准人以及文档发布时间。

旧文档仍将保存, 新版本成为有效文档放入已发布文档中。

1.2.4 文件检索

为了达到系统的高效运行, 系统应提供多种、多方位检索查询文件功能。分析体系文件的数据信息结构, 可以以两种方式提供对系统文件数据的检索利用。

(1) 文件目录检索方式。文件目录检索是对文件条目数据的检索方式。包括模糊检索和高级检索。模糊检索可以对条目数据的关键字段进行检索。高级检索是一种通用、高效的查询功能, 可以根据不同的查询字段, 提供多种查询方式, 可支持等于、不等于、小于、小于等于、大于、大于等于、属于范围、不属于范围、包含、不包含等数十种查询方式。

(2) 全文检索方式。全文检索是对目录检索方式的一种补充, 目录检索是针对于条目信息进行各种方式的检索, 而全文检索是针对电子文档的内容进行检索。

2 系统架构和设计

2.1 基于J2EE的系统支撑平台

J2EE核心是一组技术规范与指南, 其中所包含的各类组件、服务架构及技术层次, 均有共同的标准及规格, 让各种依循J2EE架构的不同平台之间存在良好的兼容性, 解决过去企业后端使用的信息产品彼此之间无法兼容、企业内部或外部难以互通的窘境。

Struts 2, 目前广泛使用的MVC框架, 把界面的实现分成Model (M) 、View (V) 、Controller (C) 三部分, 能够把界面的显示和逻辑控制解耦。

Spring, 一个轻量级的应用服务管理中间件。应用Spring在系统中为逻辑分离的服务解耦, 同时使服务的声明和实现完全分开。

Hibernate:一个流行的对象———关系映射框架, 提供对象和数据库存储之间的转换, 方便程序编写, 并且方便连接各种不同的数据库, 实现系统对底层数据库的透明支持。

2.2 系统体系架构

软件系统在设计上采用三层结构, 开发中使用SOA (面向服务) 的方式。由于采用了数据层—中间层—应用层三层架构 (计算模式) , 用户应用层被独立分离开来, 这样不仅减轻了客户端的负担, 而且当机构改组、人员调动和系统升级时都非常方便。Web应用服务器提供标准浏览器接口, 用户端可采用微软的MS IE/Netscape等工具完成电子文件的传输。对于适应复杂的系统应用以及Internet的迅猛发展, 这种技术模式无疑是最合适的。

数据层:由于采用了对象-关系映射框架Hibernate, 数据存储可以采用当前任意主流数据库。这些数据库应该可以存储包括文本、图形、声像等各种数据资料, 支持数据备份、恢复, 以及提供和其它类型数据库的访问接口。

中间层:主要为后台服务系统, 实现文件的综合管理工作流程控制、工作流程的柔性定义、项目进展监控等。通过应用系统支持Web信息的发布, 负责数据库数据的接收与发送, 实现系统的安全控制。

应用层:应用层为应用客户端Web浏览器提供数据支撑。用户可以通过浏览器进行收发电子邮件、数据传输、信息发布等一系列操作。以全Web方式运行后台支持系统、工作流系统, 管理工作流程。

3 结语

体系文件电子化管理是对体系文件的产生、发展和控制进行管理的整个过程, 规范化的体系文件管理系统能够规范企业的管理行为, 提高企业管理水平, 是企业健康快速发展的有效保障。

参考文献

[1]罗秀梅.电子档案管理的现状及存在问题的对策[J].黑龙江史志, 2009 (10) .

[2]凌照, 戴旸.我国政府电子文件管理的问题与出路[J].浙江档案, 2011 (9) .

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[5]沃尔斯.Spring in Action:第2版 (中文版) [M].毕庆红, 译.北京:人民邮电出版社, 2008.

电子文件档案管理 篇5

在先进的技术及管理方式下，电子文件大量涌现。

本文从电子文件档案化管理的含义、特点入手，重点分析电子文件档案化管理的要点。

★ 电子文件档案管理

★ 档案管理年度工作总结

★ 档案管理工作总结

★ 档案管理规定

★ 档案管理检查汇报材料

★ 人事档案管理新模式探讨

★ 学校档案管理年度工作计划

★ 档案管理下半年工作计划

★ 档案管理年度工作计划怎么写

电子文件管理系统设计 篇6

在电子文件应用的过程中，信息管理工作的重要性逐渐突显出来，并且被广泛应用在各领域中。然而，在电子技术与计算机技术应用的过程中，现代设备与技术相互融合，构成新型档案管理模式，通常被称之为电子档案管理。而电子档案管理的实践应用同样发挥着关键性的作用，标志着电子信息管理迈入全新阶段。

电子文件与电子档案概述

电子文件。所谓的电子文件就是被应用在计算机当中，同样可以在多种介质中保存，可以突破时间的限制识别并处理，而且在使用与传输方面都具有明显的优势。

电子文件的信息使用和修改十分灵活。在使用电子文件的过程中，需要由Pc机终端作为基础，而用户则可以利用存储介质完成传输，对计算机进行应用，修改并处理信息的具体内容。实际操作相对简单且修改与备份也十分方便。

电子文件的信息处理依赖性相对较强。因为电子文件信息是通过计算机产生，所以，对于信息载体依赖程度较高。而这同样也是电子信息不稳定的因素之一，如果信息载体异常吗，那么文件的信息也同样会发生改变，导致丢失亦或是保存失败。这与纸质文件相比，是一种十分明显的劣势。

电子档案。对电子档案的管理具体指的就是信息文件保存和使用管理，绝大多数重要的电子信息文件都依赖于计算机存储技术以及传输技术等多种方式。这与传统档案管理相比较而言，优势十分明显。

电子档案使用便利且能够提高工作效率。在对电子档案进行应用的过程中，只要对计算机应用就可以读取并处理保存信息内容。另外，在存储电子文件信息方面，可以通过音频亦或是视频等形式完成。由此可见，电子档案的存储形式具有多样化的特点，且有效性明显。与此同时，在使用电子信息方面也更加便利，可以利用计算机网络等多种资源实现共享，进而读取并下载所需要的数据信息。

电子档案的应用能够节省数据信息存储的空间。在信息量不断增加的背景下，所需要保存的内容也更多，所以，对于空间提出了更高的要求。如果是存储纸质档案，则会占用极大的物理空间，且对档案的使用产生了不必要的麻烦。但是，对电子档案进行应用则能够节省大量的物理空间，使得电子档案管理与使用效率全面提升。

电子文件与电子档案的管理问题

电子档案信息不稳定。因信息的载体具有多样性和不稳定性的特征，所以，存储电子文件的载体寿命也补偿。即便选择使用了稳定性能的光盘，如果在温度与湿度等因素的影响下都会导致其错存储的信息数据损坏亦或是丢失。除此之外，在电子技术快速发展的背景下，计算机设备与软件的更新速度也逐渐加快，由不同软件与设备所组成的电子档案载体，在兼容性以及互换性方面都很难进行把握。为此，如果电子档案的保存时间较长，那么将存在难以读取的情况。

信息安全保密问题。因为电子档案的内容独立，而且更改便利，所以，实际存储的信息内容很容易被随意修改亦或是窃取，对档案部门的电子档案认定带来了不利的影响。与此同时，网絡的出现为电子档案管理工作带来了极大的便利，但同样存在较高的风险。如果计算机出现病毒或者是有黑客攻击，那么则会对电子档案或者是信息内容带来严重的破坏与影响。

电子文件的处理软件标准尚未统一。在新时期背景下，科技发展速度极快，而所开发的处理电子文件的软件种类也很多，始终没有统一的标准。由于不同企业的电子文件软件来源不统一，所以，经常会出现不兼容的问题，严重危害了电子档案的统一性管理。

电子档案管理的人才不充足。电子档案的出现标志着信息技术被应用在档案管理工作中，所以，档案管理工作人员必须要具备专业知识与能力，同样也必须要具备灵活操作电子档案信息系统的能力。除此之外，档案管理工作人员的职业道德与品质同样要符合标准要求。但是，当前档案管理工作人员的年龄相对较大，且随计算机与多媒体技术的应用不灵活，难以满足电子档案管理工作的需求。

全面完善电子文件与电子档案管理工作的策略

严格管理电子档案存储载体。应积极创建专门档案馆，根据标准要求配备湿度计与温度计等相关设备，确保环境的稳定性。与此同时，还应当针对档案馆内部的电子档案进行定期检查。除此之外，要积极引进并合理运用计算机设备以及软件，在确保技术兼容与通用的情况下，全面提升电子档案的存储载体可读性能。

积极采取安全措施。为了确保电子文件与电子档案的安全性，可以通过数字签名亦或是访问控制等多种方式对电子档案访问的权限予以控制。另外，通过加密信息的方式可以保证电子档案不被公开。基于此，对电子档案的只读属性进行设置，确保电子档案具有真实性与原始性的特征。

培养档案管理工作人员专业能力。在电子档案形成并应用以来，对传统档案管理工作造成了严重的冲击，同样也使得档案管理的知识结构随之调整。在这种情况下，对管理工作人员提高了要求，所以，必须要积极组织专业培训，组建高计算机水平且精通档案业务专业知识的档案管理团队，促进电子文件与电子档案管理工作的全面开展。

电子文件管理系统设计 篇7

关键词：电子文件,归档,管理

近几年随着国家加大对西部地区的投资力度, 西部各省的项目急骤增加。就我院近几年的项目进行比较, 2003年我院项目总数在300项左右, 现在每年项目在600项左右。与往年相比项目数量超了一倍。随之, 根据各行业的要求不同, 项目交付形式也发生了变化。更多的项目业主要求以电子文档的形式交付资料。这样在技术档案的管理中除了纸质档案的归档外, 还要求保存电子档案。纸质档案管理由于具有长期的管理经验, 而且, 具有成熟的管理办法, 在归档管理中不存在问题。电子档案的管理由于是新出现的一类档案形式, 如何管理?如何保存?是对档案工作者提出的一个新课题。我就此谈谈自己在我院的电子档案管理的一些认识和体会。

一、电子文件归档管理的几点对策

把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好, 并得到长期保存, 使人类活动真实历史记录在电子时代得以继续, 是所有档案工作者应尽的职责。如何提高电子文件归档管理水平, 我认为从以下几个方面入手:

(一) 提高认识, 重视电子文件的归档工作。

过去从事的档案管理是以纸质档案为主, 电子文件与纸质文件一样, 同样涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题, 与纸质文件具有同等作用。各级领导应把电子文件的归档提上议事日程, 重视、强化电子文件的归档管理。要提高人们对电子文件归档管理的意识。档案人员要加强对这方面专业知识的学习, 与有关技术人员和形成电子文件的部门加强联系, 提前介入, 按照归档的要求, 开展业务指导和协调, 协助制定有关制度, 保证电子文件的归档质量。

(二) 加强电子文件的收集积累工作。

电子文件的收集是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案, 其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件, 由于不具备正式文件的功能, 所以一般情况下可不保留。但是, 如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时, 或者从保留文件重要修改过程的信息来考虑, 则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件, 则应及时收集和整理, 并与其相应的纸质文件之间建立标识关系, 尤其是对无纸化系统生成的电子文件应该有更严格的措施。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或制成缩微品, 以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

(三) 突破难点, 实现纸质档案和电子档案“并轨”运行。

要加强电子文件归档管理的科研工作, 尽快解决电子文件和纸质文件“双轨制”保管问题, 可以设想在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”, 即将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共同存储在一张光盘上, 然后利用软件与数据库索引将二者结合起来, 以实现电子文件自动管理和检索。

(四) 加强电子文件安全防护工作。

首先, 要抓好信息存储载体制成材料问题, 严把电子文件制成材料质量关, 提高电子文件载体的保存寿命, 为电子文件的长期保存打下基础。二是保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。三是要保证计算机网络系统运行安全, 可设立查录限制使用文件权限和文件属性等, 这在一定范围内对服务器文件与数据提供保护。四是做好数据库备份工作, 保证信息安全。五是预防病毒, 防止网络系统遭受侵害。

(五) 加快电子文件管理人员的培养。

从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技能。因此, 培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来, 如熟悉电子计算机软硬件技术或数字信息技术, 接受过档案管理教育的专业人才, 此类人才经过短期专业培训就基本能够满足电子档案管理工作的需要。二是加大现有培训力度, 采取走出去和引进来的双向方式, 开展电子计算机知识、数字信息技术的强化培训, 尽快解决电子档案管理人才紧缺的现状。

二、电子文件的利用

档案的真正价值在于利用, 档案信息化的实现将为档案信息的充分利用提供有利的条件。

(一) 加强档案信息化建设, 为方便快捷服务创造条件。

1. 建立电子档案的管理制度, 实现电子档案标准化。

按照国家档案局制定的《电子文件归档与电子档案管理办法》统一管理, 以便使各类文件管理系统都能和档案管理系统通过接口紧密衔接进来, 以便将来电子目录进入档案部门后实现数据共享。

2. 在档案网络化条件下, 查询档案信息、利用档案内容的手段发生了根本变化。

利用者要运用信息技术手段和新的管理办法来实现有效的服务。

(二) 逐步实现档案信息网络化, 达到资源共享。

可信电子文件与电子文件可信管理 篇8

关键词：电子文件,可信管理,审计认证

电子文件本质上是档案,只是载体形式不同于传统档案,因此其本质属性必然也是原始记录性。从电子文件内容上看,是形成者在社会活动中直接形成的,原始地记录和反映着形成者从事某一社会实践活动的实际内容与客观过程;从电子文件形式看,是其形成者当时当事使用的原始文件的直接转化物,原样地保留着形成者当时的工作痕迹以及当时的照片、录音录像等,是形成者的原稿、原作、原声、原貌。因此,电子文件同传统档案一样,都是历史活动的最真实可信的原始记录,是后人查考历史事实的最确凿可靠的原始凭证。

从电子文件出现直到现在,虽然其研究取得了很多进展,得到了社会的广泛认可,然而还有许多档案人员甚至包括一些档案专家在内对电子文件依然不认可。问题的根本在于电子文件的真实性是否得到了保障,档案管理人员是否能提供电子文件真实的充足证明。

一、可信电子文件

可信的电子文件是指真实性、完整性与长期可用性得到确认的电子文件[1]。这里使用了“确认”一词,而非常见的“保障”。二者的区别在于“确认”不仅表明电子文件真实性得到了保障,还能对其真实性提供证明,从而满足社会对电子文件真实性要求的主观认知,电子文件是可信的,也就具有了法律效力。因此,可信电子文件是真实性、完整性、长期可用性得到保障并能进行真实性证明的电子文件。

二、电子文件可信管理工作内容

1. 档案管理工作的本质。根据档案的本质属性———原始记录性,可以明确档案管理的本质是保障其真实性、完整性,维护其长期可用性,档案管理的所有作用工作都应该围绕这个“保障”、“维护”来开展。只有真实性得到了保障,长期可用性才有意义。离开了真实性,长期可用性就是无源之水、无本之木。因此,档案管理的首要任务是保障档案的真实性并证明其真实性,其次是维护其完整性与长期可用性。

首先对传统档案管理进行简单分析。传统档案管理工作主要内容大体为八项:收集、鉴定、整理、保管、检索、提供利用、统计、编研。这八项内容从理论上划分为两个基本方面:即档案实体管理与档案信息内容的开发利用[2]。

这两大方面主要考虑的是档案的完整、齐全与可用性,基本没有涉及档案的真实性问题。内容信息的开发利用自不必说,实体管理依然没有考虑档案的真实属性问题。如收集工作主要是保证归档和进馆档案的齐全完整,维护全宗和全宗群的相对完整性。保管工作是指对已经整理好并排架入库存放的档案进行日常维护,一是维护档案实体的管理秩序,使档案在库房存放与使用时始终有序;二是保护档案实体不受损害,尽量延长档案实体的“自然寿命”。前者实际上是为了下次的查找利用方便,后者则是为了档案的长期可用。鉴定工作是指对档案价值的鉴定判别,以此来决定档案的存毁。

整理工作基本任务是建立档案实体的管理秩序,使档案实体有序化、条理化,最终目的是方便查找、方便利用,整理中的逻辑方法或历史方法均指的是如何实施实体档案有序化管理,即库房中档案的排列问题,实质上是档案分类方案的确定问题。可以说,整理工作关注的是实体的排列,而非档案信息的真实性问题。实际上,由于信息与载体的分离以及计算机强大的处理能力,电子文件可以同时有多个分类方案,当然,历史方法的分类方案应是最基本的方案,但完全可以同时具有逻辑方法的分类方案。从这个意义上,电子文件实体排列的重要性急剧降低,也就是说,其整理工作主要是制定分类方案。

从以上分析可以看出,传统档案工作关注档案的完整性与可用性,但基本没有考虑档案的最本质属性——真实性。这应该不是档案学者的疏忽。由于载体与信息不可分离的特性造成了纸质档案真实性不言自明。很可能正是这种不言自明、所见即所得的明显感觉, 使得档案学者没有考虑纸质档案的真实性管理问题,纸质档案管理工作也就忽略了真实性保障与真实性证明方面。但由于在档案工作没有做到真实性保障与真实性证明的同时,社会却依然认可了纸质档案的真实性,这种忽略并没有影响纸质档案的法律效力。因此传统档案管理可以不涉及真实性保障与证明工作,从管理理论到实践几乎都没有这方面的思考与行动。但电子文件呢?信息与载体分离的电子文件其管理工作是否还可以不考虑真实性问题呢?电子文件管理还按照传统档案管理的工作内容来进行就能满足需求吗?答案是否定的。

2.电子文件可信管理。

(1)电子文件管理的常规性工作。电子文件的本质是档案,必然遵循档案管理的规律。其工作也应该包含档案管理的八项内容,但有一定的变化。

收集,同纸质档案收集工作一样,其基本任务是将电子文件集中到档案机构中。不一样的是,后者除了收集电子文件本身,还要收集其元数据,这些元数据对以后的长期保存有着重要作用。考虑到电子文件对软硬件的依赖性,常用“捕获”一词来替代“收集”,以表明元数据收集、实时归档等方面的主动性与必要性。该项工作对电子文件全程管理具有重要意义,也是本课题重点分析的内容之一。

整理工作的重心不再是实体的排列上架,而是多种分类方案的制定与相关元数据的补充,并将这多种分类方案固化在管理系统中。

与传统档案保管工作极为重视载体不同,电子文件保管工作则将实体与信息本身均作为其管理对象,即不仅对载体进行保管、保护,更重要的是对信息内容进行保管、保护。实际上由于载体的容灾备份与可以在其寿命终结前将信息迁移到新的载体上,载体保管的重要性在电子文件长期保存中急剧降低。

鉴定工作除了对电子文件价值进行鉴定判别外,还需要实施技术鉴定,即“双重鉴定”。对于检索工作而言,最重要的是进行著录、标引工作。需要注意的是,该工作需对元数据与传统档案著录项进行区别、区分。

(2)电子文件可信管理必须包含的两个内容。除了传统档案工作的八环节外,电子文件管理还应包括两方面的工作:一是保障电子文件的自然属性——真实性、完整性与长期可用性,二是证明其真实性。相对于纸质档案管理工作而言,这两方面工作是全新的,也是至为关键的。

1对电子文件实施全生命周期管理。电子文件从生成开始,除了文件属性,还具有自己特有的文件类型、格式、生成环境等技术属性;在流转过程中,可能还会有数字签名、电子签章、流转的流程记录等;转化为档案后,可能还有保存位置、存储介质等属性;在长期保存过程中,还会有格式迁移、介质迁移等。这些因素都会对电子文件的真实性、完整性与长期可用性产生影响,必须用全生命周期管理来解决这三性的保障问题。

前述常规工作实际上就是全生命周期管理中的工作环节与工作内容。除了这些常规工作,至少还应有文件捕获、格式管理、元数据管理(非著录工作)、跟踪审计等和可信保障密切相关的工作。可信的收集与归档、可信OAIS电子文件库、可信保存流程等是电子文件生命周期管理中的关键环节与关键问题。

2对电子文件管理实施审计认证。前述分析,电子文件具有法律效力,要证明其真实性,就要对电子文件的真实性进行确认,常见方法是对电子文件管理过程进行审计跟踪,施加数字签名、水印、电子签章等技术手段,进行认证。电子文件管理依赖于软硬件系统,数字签名、水印、电子签章以及审计跟踪的信息也全部保存在电子文件管理系统中,为了确保这些信息能够产生并能被正确保存,电子文件管理系统就必须满足相应标准。证明系统满足管理标准, 首先需要有认证机构(可以是政府机构,最好是中立的第三方)对系统进行认证。如果使用了未经认证的系统,很有可能满足不了对电子文件的审计跟踪,这种系统产生与保管的电子文件其真实性就难以得到证明。只有满足了认证的系统,才可以实现对电子文件真实性的管理保障。

档案管理中需要档案管理人员大量的智力劳动,因此电子文件管理系统需要人机交互,不能完全自动运行。人机交互的程度、不同档案人员的操作能力不同,系统运行的结果存在不一样的可能。因此,满足认证的系统是电子文件真实性的必要条件,但不是充分条件,还需要对电子文件管理过程进行认证,也就是对电子文件管理系统运行进行认证。

最后一个认证是保管机构的文件保管能力认证,包括管理人员的职业能力、规章制度、软硬件条件、管理规范、运行维护等的投入资金等等。只有经过认证的机构才有资质、有能力管理电子文件。

议电子化评价的文件框架设计 篇9

1.1 教学系统设计

教学系统设计 (Instructional System Design, 简称ISD) 也称作教学设计 (Instructional Design, 简称ID) 是以传播理论、学习理论和教学理论为基础, 运用系统论的观点和方法, 分析教学中的问题和需求从而找出最佳解决方案的一种理论和方法。

教学系统设计具有以下特征:

1) 教学系统设计的研究对象是不同层次的学与教的系统。这一系统中包括了促进学生学习的内容、条件、资源、方法、活动等。创设教与学系统的根本目的是帮助学习者达到预期的目标。

2) 教学系统设计的研究方法是应用系统方法研究、探索教与学系统中各个要素之间及要素与整体之间的本质联系, 并在设计中综合考虑和协调它们的关系, 使各要素有机结合起来以完成教学系统的功能。

3) 教学系统设计的目的是将传播理论、学习理论和教学理论等基础理论, 系统地应用于解决教学实际问题, 形成经过验证、能实现预期功能的教与学系统。

1.2 已有电子评价工具

1.2.1 电子学档 (ELP)

电子学档 (E-Learning Portfolio) , 简称ELP, 是指在信息技术环境下, 学习者运用信息技术手段和方法表现和展示学习者在学习过程中有关学习目的、学习活动、学习成果、学习业绩、学习付出、学业进步及关于学习过程和学习结果进行反思的一个集合体。电子学档是由学习者本人或教师、学伴、助学者等的协助下完成, 档案的内容和标准的选择必须体现学习者的参与。电子学档也展示了学生自行选择的作品经验和范例、学业付出的努力, 电子学档能够为学习者提供自己学习的记录, 因此在设计时能自由地表现学习者的个性和创造力。

电子学档的特点有: (1) 电子化的表达形式。 (2) 自主性创造活动。 (3) 创新性思维构思。 (4) 开放性传播。 (5) 自激励与他激励。 (6) 过程性评估。

1.2.2 电子绩效支持系统 (EPSS)

电子绩效支持系统 (Electronic Performance Support System) , 简称EPSS, 是简瑞 (Gloria Gery) 在1991年提出来的。他给EPSS下了这样的定义:“一个整合的电子环境, 每个员工都可以利用、并很容易地访问, 提供与工作相关的信息、软件、向导、建议、支持、数据、图像、工具以及评估和监督系统的即时、个性化的在线访问, 允许员工在最少量的支持和他人干扰下获得工作绩效。”在此之后, EPSS受到很多领域包括人力资源和职业训练领域的高度重视, 并且得到了迅速的发展。

电子绩效支持系统是一种集成化的信息系统。一个比较完善的电子绩效支持系统通常由信息库、专家系统、交互性训练系统、在线帮助系统、效能工具、应用软件、监测系统等部分构成, 集成在一个统一的用户界面中。

电子绩效支持系统具有以下特点: (1) 以学习者为中心。电子绩效支持系统提供给每个学员具体的信息, 学习者可以自主学习、自主探索, 走出了传统培训过程中学员所处的被动地位。 (2) 以绩效为中心。电子绩效支持系统的一切都是为了在最短的时间内以最少的人员介入达到高水平的工作绩效。 (3) 资源经验共享。电子绩效支持系统是一个开放式的系统, 凡是与这个系统有关的人员都可以十分方便地获取信息资料以及别人的经验等等, 也可以将自己的经验信息发送到系统, 与别人共享。

2 电子化文件的框架设计

2.1 要素分析

在我们进行设计前, 必须要进行要素分析, 教学设计中我们认为教学的要素有学习者、目标、策略、评价四要素, 在电子文件框架中除了以上四要素外, 还包括教学过程中使用的教材、媒体、教学方法、教学过程、学习过程以及学习产品等等。在教学过程中, 教师和学生同时在不断的表达自己也不断的维持着整个教学活动, 这使得各个教学要素在相互作用之中产生了联系, 因此, 在实际设计工作中, 要从教学系统的整体功能出发使各要素之间相辅相成, 产生整体效应。

如在教师的数据里可以设置教案、教学进度、课件、教学活动设计、素材、拓展知识、教学日志、评价等数据子文件, 在学生的数据文件里可以设置学生身份信息、活动记录、评价信息、电子作品等数据子文件, 在每一级子文件下我们还可根据需要设置下一级子文件。

2.2 框架结构

框架结构设计是把教学过程中的各要素组织好、安排好, 形成一个整体的东西, 是对教学实施在时间和空间上的具体设计, 对教学过程的组织和管理、使用和控制, 是数据文件总体设计的关键。数据文件的结构一般我们采用树状的结构, 在设计数据框架时我们可以使用嵌套结构, 就像我们在程序设计中使用嵌套语句一样, 即树状结构里面嵌套一个或多个树状结构。如图1用概念图表示的电子文件夹框架。

在使用数据收集时, 教师可以依据自己的数据是共享还是封闭的来设置数据的权限密码, 或者依据教学进度给部分数据设置权限密码, 学生也可以根据自己数据的开放程度设置权限密码。教师和学生、小组还可以根据需求添加和删除文件或子文件。

3 电子文件夹建立应遵循的原则

3.1 自主性原则

学习是一种自主性、能动性、独立性不断生成和发展的过程, 是一种发自内在的精神解放运动。在建立电子文件时, 我们应该遵循学习的自主性, 培养学生自主学习和终生学习的能力。以学生为主体, 教师为主导, 让学生多参与, 只要让学生体验到了学习就是一种快乐, 才能适应于信息时代教育教学的需要, 才更有普遍意义的价值。

3.2 动态性原则

学生的学习过程和学生的学习水平是动态的, 并不是固定不变的。学生的动态性发展应作为建立电子的基本状态前提, 是学生基于过去的改进、基于现在的展望和基于未来的全面融合。根据发展性目标, 以学生发展为本, 关注学生知识的获得、能力的培养、素养的形成, 对学生素质发展的进程进行评价解释, 使学生在不断发展的评价过程中, 认识自我、提高自我, 使之不断积累、发展, 优化自身素质结构, 用发展性思想对待学生成长中的问题。强调学生的自我意识, 把评价作为连续的、贯穿全过程的自身发展的要求, 来培养学生的自我评价能力。

3.3 激励性原则

激励是激发人的动机和兴趣。在学习过程中, 它起到调节学生的学习态度和状态的作用, 认识到自身的价值, 以此来激励学生的求知欲和成就感, 从而培养学生的自尊心和自信心, 增强学生的创造动机和创造热情, 使学生能不断地追求新知, 积极进取, 勇于创新。教师要积极寻找学生的成功和进步, 并及时给予鼓励;对学生的不足之处, 要采取宽容态度;要尊重并激励学生的创新精神;要创造机会使学生能经常体验成功, 使学生认识到自己的创造潜能;要根据学生不同而采取不同的激励方法和手段, 激发学生学习的动力。

3.4 可行性原则

所谓可行性, 就是指问题的研究具有现实可能性。在设计电子文件时要进行硬件和软件的需求分析, 根据现有条件和具体情况采取不同的方式。如在上传文件时, 条件好的学校就可以选择先进的软件进行, 而条件不许可的学校, 则可选择局域网上传。另外, 我们还要考虑经济性, 不能一味的追求先进的设备, 造成付出大代价而收益小。

4 电子文件建立需注意的问题

4.1 电子文件的形式化

让所有的学生使用同一个已经设计好的文件, 学生只需要在规定的时间收集某些信息或填写信息即可。如果每个学生的文件在内容和形式上完全一样, 那就把本来生动活泼的评价活动变得单调乏味, 对学生就会失去吸引力, 也不能很好的照顾和体现学生的个体差异, 另外也不利于学生在评价过程中主体性的发挥。

4.2 电子文件的目的不明确

如果建立文件的目的和任务不明确, 不利于学生形成完整的知识体系和建立完善的电子化评价系统, 也就失去了电子化评价的作用与效果。因此, 在建立文件是应围绕三维目标, 即培养学生的知识与技能, 记录学生的学习过程和改进学生的学习方法, 培养情感态度和建立科学的价值观。我们在采用电子化评价时应建立目的明确的电子文件夹, 让学生在探索知识的过程中形成能力, 在积极的情感体验中树立正确的态度和价值观。

4.3 电子文件为收集而收集

一是数量的问题, 即我们不能简单地以增加文件夹里内容的数量而建立文件夹。古人云:“不积跬步, 无以致千里, 不积小流, 无以成江河。”就是做事要脚踏实地, 一步一个脚印, 不畏艰难, 不怕曲折, 坚韧不拔地干下去, 才能最终达到目的。我们在建立电子文件时, 也应该不能只追求其数量, 应将“数量”和“质量”结合起来统一考虑, 使我们的学习在积累中进行, 摆脱学习的数量化, 走向学习的质量化。

一是质量的问题, 也可以说是内容方面的问题。要对文件中所收集的学生作品、学习过程记录、评价记录等而有用的信息进行合理的分析与解释, 给学生提高针对性的发展和改进建议。

总之, 在建立电子文件时, 我们必须让学生通过对收集的材料进行自我反思, 发现自己的优势与不足, 把学习评价与学习过程内在地统一起来, 让学生在评价过程中获得成长。

摘要：电子化评价方法在推广和使用时, 它的灵活性给我们带来了不少的问题, 我们对电子文件的建立应让学生通过对收集的材料进行自我反思, 发现自己的优势与不足, 把学习评价与学习过程内在地统一起来, 让学生在评价过程中获得成长。该文在此基础上探讨了电子化评价的设计依据及其框架。

关键词：电子化,评价,框架,设计

参考文献

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[4]张翠女.建立学习档案袋, 对学生进行过程性评价[J].科学教育, 2007 (6) .

浅析电子文件管理 篇10

计算机技术广泛的应用正在逐步改变、丰富各单位传统的工作方法、工作手段和工作模式, 同时也给档案工作者带来了新的课题——电子文件管理。随着档案管理对计算机的普遍使用, 电子文件管理逐步成为档案管理工作关注和研究的热点, 电子文件档案将成为继纸质档案出现在人类档案管理史中的一个里程碑, 分析档案管理中电子文件管理存在的问题并探索完善档案电子文件管理措施意义重大。

二、电子文件管理中存在的问题

(一) 电子文件收集困难

收集难是从事电子文件收集工作人员的共识。随着办公自动化的发展, 电子文件悄悄地来到我们身边。它承载着人类历史, 而且由于它的特殊性, 人们对它还未形成和纸质文件一样的感性认识, 因而对电子文件收集未引起足够重视。在数量上, 各单位的电子文件生成量远远大于归档的数量, 好多形成的重要电子文件没有以任何方式留存, 大量的电子文件处于流失状态。不少档案部门的电子文件管理才刚刚起步, 尚未完全步入正轨, 电子文件管理方面无规章制度可供遵循。很多单位电子文件管理尚未提上议事日程, 工作中形成的电子邮件、数据库、网页文件、多媒体文件分散在各个部门甚至个人手中, 电子文件严重流失, 造成电子文件的损坏、泄密或丢失, 给电子文件的收集带来被动。

(二) 归档范围比较单一

许多档案部门平时比较注重电子公务文书的归档, 进行了党政公文和部分业务部门电子文件管理, 其它如会计电算化形成的电子文件就不能及时归档。会计部门实行电算化后, 电算化形成的电子文件并没有得到很好的管理, 而是存放在财务部门。不光会计部门, 业务部门的图表、数据库、科研实验数据表等散落在个人手中, 不利于电子文件的保管利用。有的没能及时将这些电子文件转存到软盘或光盘, 而是储存在硬盘上, 而这些文件常因病毒感染而被破坏或因硬盘空间已满被删除, 造成电子文件丢失。归档范围的单一, 难以实现对电子文件全面、有效地集中统一管理。

(三) 归档方法不够恰当

大多数单位没有电子文件保管期限表, 仍按照纸质档案保管期限表执行。归档操作甚至沿用纸质档案定期移交, 要么只是系统自动转存, 没有适应电子文件归档的规范、方法。由于电子文件有生成分散, 便于操作特性, 使得仍沿用纸质档案的归档时间、归档方法和归档流程是极其不恰当的。在这种状态下, 即使电子文件完成了归档管理, 也很难保证电子文件的完整性和有效性。还有对电子文件管理认知理念不正确, 目前, 大多数人认为电子文件不可代替纸质文件独立行使文件职能, 好多部门不能保证生成电子文件的真实性、可靠性。可以想象, 在未明确电子文件地位或没有保证电子文件真实性、可靠性措施的情况下, 对电子文件进行管理, 带有很大的盲目性, 这种盲目性导致无法真正推进和实施合理科学的电子文件归档管理。

(四) 办公系统功能有待完善

档案管理软件与会计电算化及办公自动化软件没有形成有机结合, 如档案管理软件与公文信息网不兼容, 档案管理软件与会计电算化软件不衔接等等, 影响了电子文件的接收, 文件的质量等简单管理, 加大了电子文件的管理难度。保证电子文件的长期可读性是电子文件管理的最终目的, 但是, 现阶段大部分单位没有任何措施和系统来保证电子文件的长期可读性。电子文件的长期可读性是档案利用的保障, 是未来电子文件资源的整合和深度开发利用的基础。目前我国没有出台电子文件管理系统功能标准, 也没有功能齐全的电子文件管理系统。虽然某些电子管理系统声称具有归档、备份、长期保管的功能, 但实际情况并非如此。这种系统不是真正意义上的电子文件管理系统, 只能算作是文件的集中发布平台。

(五) 人员素质不适应新形势

首先, 有些部门领导对档案管理的认识还限于纸质文档管理范畴, 未认识到电子文件管理的重要性和特殊性, 导致档案管理人员在电子文件管理工作中, 遇到权限窄, 资金使用阻碍等问题。其次, 档案管理人员缺乏这方面的技能培训。本身电子文件管理就是档案管理中一个新生事物, 一种新的归档方法、规范、标准, 整个行业没有统一的标准、规范, 在实际工作中操作起来难免会有困难, 档案人员积极性和创造性不高, 电子技术知识方面的匮乏, 尤其怕在这项工作中出现错误, 带来一些损失, 档案管理人员就会得过且过, 能躲就躲。

三、完善电子文件管理的具体措施

为了加强电子文件管理, 笔者建议采取如下措施:一是档案主管部门建立电子文件管理的规章制度和管理办法, 采取“强制性”措施要求各单位、部门必须执行管理办法中的各项条款。二是单位档案部门应建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件的收集原则、收集范围、分类编号办法, 正确划分保管期限、保管和利用方式等规定, 做到集中统一管理, 使电子文件与纸质档案有机地结合, 有利于电子文件管理者科学管理。三是大力宣传科学管理电子文件, 不断提高人们对电子文件的正确认识, 使人们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要按时归档和注意保存。四是完善办公系统功能, 实现办公系统自动化和智能化, 为日后电子文件共享、利用打下基础。五是加强培训, 提高档案管理人员管理电子文件的素质。作为一名档案管理人员, 笔者强烈感到电子文件管理方面知识的欠缺, 希望上级档案主管部门多组织培训, 研制开发真正适应我国电子文件管理系统软件, 完善档案管理人员的档案现代化管理技能, 以推进档案工作现代化和信息化建设的历程。

摘要：随着计算机技术的发展, 电子文件管理逐步成为档案管理工作关注和研究的热点, 电子文件档案将成为继纸质档案出现在人类档案管理史中的一个里程碑, 文章围绕档案电子文件管理分析了其现状并提出了完善档案电子文件管理的具体措施。

关键词：电子文件,现状,健全

参考文献

浅析电子文件的管理与规范 篇11

摘要：电子文件已经以其无可争议的生命力，成为人类社会记录信息、传达信息、存储信息的重要工具，电子文件在办公领域和档案管理乃至整个社会生活中占据了一席之地，由于信息技术的飞速发展和广泛应用，更有成为未来社会文件主导形态的潜力和趋势。

关键词：电子文件;管理规范;文件归档

一、电子文件的概念

电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。这个概念表明电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是以数字信息为特征的文件。

归档是将具有档案价值的电子文件由生成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。

二、电子文件的归档范围

电子文件的归档范围主要包括：（1）在行使本机构职能以及行政管理、经营管理、生产技术管理、科学研究等活动中形成的各种文本文件;（2）利用计算机辅助设计、检测等技术形成的具有查考利用价值的数据文件、图形文件等;（3）本机构制作的各种数据文件，如合同管理信息系统形成的数据库、财会数据库、图纸设计图形库等;（4）对于软件研发人员而言，在其研究开发活动中形成的程序文件，如由本单位自行研发的PDPMIS系统。（5）为保证电子文件的长期可读性而收集的各种支持软件。（6）以上各种电子文件的整理、著录和鉴定信息，这些信息可能存在与电子文件管理系统中，与文件相联系;也可能以纸质形式存在。（7）相关的纸质文件及其他载体类型的文件。

三、电子文件归档工作存在的问题

第一、思想观念滞后，组织协调不到位，收集难度加大。有的职能部门领导的观念还没有转变过来，认为电子文件在一定程度上应归本部门所有，不应成为更广范围内共同的财富。再有，对于归档电子文件数量较多单位，认为对目录的输入和把电子文件导入数据库太烦琐，存在少交或者不交情况，在当今现代化办公环境下，产生的电子文件数量与日剧增，范围遍及各业务部门，产生的形式更加多样化，对这些文件收集齐全、完整也相当不易，还要把相应的支持软件进行熟练掌握就更加难了。

第二、归档内容不齐全。我们现在归档的电子文件主要是本单位在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、科学研究、基本建设等工作形成的，主要是纯文本文件，比较单一，在提供利用和管理上的问题都不是很突出，但相对于我们在各项活动中产生的电子文件而言是太不齐全了，尤其是在技术领域产生的设计图纸，研发软件、各专业应用软件产生的数据库、图形库，配套说明信息等都收集不齐全甚至是空白这无疑给资源共享的开展带来诸多困难。

第三，应用软件的使用各行其是，缺少兼容性。目前在单位使用的软件就有：合同管理信息系统、财会管理信息系统、OA办公自动化系统、档案信息管理系统、即将实施的QHSE信息系统等软件有十来个之多，这些软件都是从各自的业务工作角度出发研发的，对本专业以外的工作均不适用，而且软件之间不兼容，作为档案工作来说，要想把本单位的各项工作中形成的记录都归到一个软件中来是相当困难的，甚至是不可能的。但如果放任各行其是，无疑给管理和利用带来不便。以本单位来说，合同管理信息系统对平时工作所有签订的合同，软件中描述的都特别清楚，而且检索速度很快。但是在档案管理系统中对此软件不兼容，根本不能调用其中的数据，形成“两张皮”的现象。

第四，归档人员对电子文件的保护意识不强。每年到归档时间，好多电子文件都不知去向，归档文件仍分散保存在业务人员手里，而业务人员手中的电子文件，有的已删掉，有的已更改，变成当年的文件版本，往年的已不复存在，还得重新输入，增加了工作负担。

第五，对电子文件的事前控制力度不够。目前我们只是在归档时对应归的电子文件进行询问，并要求相关部门完成归档工作。这不利于电子文件的齐全完整，给归档工作带来很大困难，有时出现缺项，造成无法弥补的损失。

四、整改措施

制定严格的归档制度。归档制度包括归档时间、归档范围、归档要求三方面。我们要严格把控归档时间，防止时间过长，归档的电子文件越不齐全、越不完整。产生的归档范围内的电子文件必须全部归档，不能有遗漏现象，也不能以没有产生为由不归，致使应归电子文件游离于档案馆（室）之外。归档要求就是对归档电子文件的整理要求，对电子的存储形式、存储地址、和纸质档案的对应程度都应按有关文件执行，使其达到规范化、标准化的目标。

加速文档一体化进程。文档一体化就是将现在分开的文书工作和档案工作更紧密地结合，实现从文件到档案的无缝交接，目前，这项工作已取得了一定的进展，我们现用的OA办公自动化系统，为这项工作的开展提供了依托，日常工作中，文书人员利用此系统对所产生的电子文件进行管理，到归档时，利用归档功能模块进行转换即可。这即避免了电子文件的遗失，又能保证归档工作的及时到位。

加强超前控制力度。要想对电子文件进行超前控制，就要对电子文件的产生信息有一个充分的掌控，如果不知道产生多少、产生什么电子文件，那么就没有掌控的对象。加强与各兼职资料员的联系，及时对电子文件进行鉴定，对归档的电子文件提前保存到预设的地址。

加强软件的兼容力度。各部门之间应该加强沟通，达到协调一致，争取让专业软件都能和档案管理软件相互调用，或能借助某种工具把专业软件中的数据库导入档案管理软件中来，为利用提供一个统一的平台。

浅析电子文件与电子档案管理 篇12

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

1.1 对设备的依赖性与不可识别性

电子文件不能直观阅读, 必须依赖于电子计算机系统, 其信息才能识别利用。而纸质文件比较直观, 即使著录和整理质量不高, 也能翻找到。

1.2 信息与载体相分离

传统的纸质文件的内容与其所依附的纸质载体不可分离, 文件的原始性是高于文件的载体和信息形式的原始性之中, 给人们的原始记录更为深刻。而电子文件没有固定的物理位置, 由于其信息与载体相分离性, 信息的物理结构与逻辑结构的差异性、可变性及相对独立性, 己决定了电子文件不再存在“原件”概念的事实。人们可以通过拷贝, 轻而易举地制作与原件完全一样的复制件, 也可以对原件上的签名、印章进行修改。修改前后难以分清, 不像纸质文件那样, 修改后会留下痕迹, 容易被察觉。因此, 电子文件的原始凭证性正受到严峻的挑战。

1.3 存储内容不稳定性

电子文件相对于纸质文件而言, 对环境的温湿度、防磁性、抗破坏性、抗病毒等条件要求很高。电子载体, 特别是软磁盘比较脆弱, 易受损失或信息丢失, 电子信息不稳定, 易受计算机病毒的攻击, 或因操作不当, 管理不善以及各种技术原因, 造成文件的破坏、失真、泄密。纸质文件的稳定性大大高于磁盘、磁带等的稳定性能。

1.4 信息的共享性

电子文件能高速输入, 信息可远距离网上传递, 高密度大容量存储, 它不受时间和空间的限制, 可以多个用户同时访问一个文件, 实现真正意义的信息共享。所以电子文件保密方面存在缺陷, 很容易泄密。

1.5 肉眼不可识别性

纸质文件或照片文件等都是具有实实在物质性的字迹材料, 经手写、机器印制、化学显定影等手段把文字符号、图形、自然景观等与实实在在的物质的纸、胶片等结合齐一起, 是看得见, 摸得着的。而电子文件则不同, 它是借助现代高科技, 把文字、符号、图形和自然景观等信息先转换成二进制的数字信息, 是以电子或光子形式存在的。

2 电子文件的保管维护:

2.1 保证电子档案整体的安全

由于电子档案基本上是以脱机方式存储在磁、光介质上的, 所以, 要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。比如环境温湿度控制、存放载体的柜、架及库房应达到有关标准要求;载体应直接排放, 并满足避光、防尘、防变形的保存条件等。

2.2 保证电子档案内容的准确

电子档案必须依赖于计算机软、硬件平台对其内容加以转换, 还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式来进行显示。由于电子文件在不同的电子计算机系统上形成, 且在内容格式的编排上也不尽一致, 这种技术与形式上的差异, 必然导致在以后的转换与还原时, 所采用的技术与方法上的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术, 到了其保管阶段往往已经过时了。因此, 除了对电子档案本身进行很好的保存外, 还必须对其所依赖的技术及数据结构的相关定义参数等加以保存。但技术在不断更新, 这样不仅给档案部门带来了很多负担和不便之处, 还会随着时间的推移使这个“包袱”越来越重。所以, 必须采用积极的办法, 使保存的电子档案适应新的技术, 以达到永久保存和准确转换与还原的目的。

2.3 保证电子档案的可理解性

为了让人们能够完全理解一份电子档案, 就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括:相关的档案文件系列名称、存储位置及相互关系;在档案内容中所引用的其它末被存储的参考资料出处;在自然语言中不常用的词语解释等。这些信息, 应在文件的形成或维护阶段通过著录完成, 并将这些信息变成相关文件系列加以保存, 以便在利用中查考。

3 电子档案的利用管理

3.1 电子文件的分类与甄别

我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同, 其分类原则与方法也应当有所区别。

在一台没有联网的几个部门共用的计算机中, 我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门简称相互区别, 或以文件录入者的姓名或代码区别。而内部网络中的计算机文件, 就应当按行业、地区或系统相区别, 然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调, 也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

3.2 电子档案的利用

电子文件系统是电子信息系统中的一种, 它应该满足保存文件的各种特殊需要, 这些需要包括文件的产生、跟踪、检索, 把其作为活动凭证安全存储, 保护那些具有持续价值的档案能够不断提供利用。

电子档案提供利用方式多样化使得加强电子档案的利用管理更加重要。规范电子档案利用与管理, 应建立与各个环节相对应的措施、办法、章程、规范, 并在工作中严格执行、有效监督。电子档案的利用, 将是我们遇到的新问题, 做好这方面的工作, 不仅可以更准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务, 满足用户的需求, 也可以及时发现利用系统的弱点与不足, 调整和改进工作方法或技术措施, 达到既能使档案信息最大限度地利用, 又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

4 档案工作者要积极应对电子文件管理的挑战

4.1 加强档案法规的宣传力度, 提高人们对电子文件的认识, 让他们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要注意保存, 按时归档。

4.2 建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件收

集的范围、收集的原则、分类编号办法、保管、利用等规定, 使电子档案管理工作做到有章可循。

4.3 结合本单位实际情况, 使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来, 真正做到文档一体化管理。

4.4 加强学习, 提高档案人员的素质。

要通过各种方式对档案人员进行业务及现代化知识培训, 使他们在掌握好本专业的同时, 掌握计算机知识, 熟练操作技能, 积极参与档案管理软件的开发工作, 培养出复合型的档案管理人员, 切实做好规范电子文件归档管理工作, 以适应现代化管理的需要。

摘要：现阶段, 各部门产生出大量的电子公文、电子图像、电子表格、电子邮件和多媒体等电子文件。为了规范电子文件归档与管理工作, 保障电子的真实性、完整性、有效性和安全性, 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国签名法》、《电子文件归档与管理规范》等, 现结合电子文件及其管理办法的实际, 谈一些自己的看法。

关键词：电子文件,电子档案,规范管理

参考文献

[1]丁华东, 张斌.电子文件研究的框架[J].兰台世界, 1994, 8.

[2]孙芳芳.关于档案工作者进行电子文件和自动化技术培训的需求评估 (续) [J].浙江档案, 1995, 12.