电子文件的管理

电子文件的管理（通用12篇）

电子文件的管理 篇1

电子文件独特的个性所带来的新的管理方式，使得目前信息技术知识还未被完全掌握，信息化水平还未达到理想标准。笔者认为，对电子文件概念的理解与掌握，是搞好电子文件管理的基础。

1. 电子文件概念是理解电子文件特点的前提。

被大家公认的“电子文件”定义是“以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件”。那么，它为什么是理解电子文件特点的前提呢？首先，“电子文件”它别于“文件”，是一种特殊的文件，自然具有独特的“个性”。它是依赖计算机系统并以代码形式出现，因此它具有对计算机的依赖性和非人工识读性；它纪录于磁带、磁盘、光盘之上，因此就具有载体的多样性、信息存储的高密度性；它在系统中存取又在通信网络上传输，因此它就出现了信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性。不难看出：在电子文件的概念中，隐藏着电子文件的特点，即对计算机的依赖性、非人工识读性、载体的多样性、信息存储的高密度性、信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性等。因此，电子文件概念是理解电子文件特点的前提。由于，电子文件有其独到的个性，因此在实践管理中，电子文件的特性决定着电子文件管理的一切活动，如电子文件管理的理论研究、电子文件管理的原则确立、电子文件管理技术的研制、电子文件的保管方式等，都是根据电子文件的特性实施的。按照逻辑推理，电子文件决定电子文件的特性，电子文件特性决定着电子文件管理，因此电子文件决定着电子文件管理，那么不难理解，电子文件的概念是电子文件管理的基础。

2. 电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

无论何种管理，都是以理论做指导，只有正确的理论指引，才能获得科学的管理。电子文件决定着电子文件管理，电子文件概念是电子文件管理的基础，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

早在中国首届档案学博士论坛会上，为了奠定电子文件科学管理的理论基础，多位知名档案学者首先对电子文件的概念进行了比较性的探讨和深入研究，最有代表性的是陈子丹先生还为电子文件的内涵归纳出了“三条基本要素”。随后，在此基础上，多位档案专家依据电子文件的特性，阐述了电子文件管理的理论观点。黄霄羽女士指出“来源原则”仍然是当今电子文件时代档案专业的基本原则，特别强调：新来源观是透过电子文件的本质和特性，采用更加概念化、抽象化的来源，是更加适应电子文件的新特点、新挑战的来源原则。张宁教授也通过“文件连续体模型”，全面展示了“电子文件连续体理论”。她也特别指出：“电子文件连续体理论”是根据电子文件的种种特性指出、完善的，同时变得更加全面和科学[1]。美国档案专家瓦洛在《档案思想的自由贸易》和《美国档案工作者》中说：由于电子文件的到来，档案管理事业将完全被重新塑造、重新接受。国际档案理事会在《电子文件管理指南》中，也花大笔墨阐述了，将重新认定“电子文件生命周期理论”，并同时提出了电子文件管理的“前端控制”理论[2]。可以看出：电子文件管理理论的提出，都是根据电子文件的特性而来的，而电子文件的特性是由电子文件的概念决定的，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

3. 电子文件概念是电子文件管理原则确立的基础。

由于电子文件被赋予了许多比纸质文件所独有的“个性”，随之而来的就是种种新的管理思想和理念，只有这样，才能避免管理中的失误，有效保证电子文件的真实性、原始性和可靠性。为了达到新的管理标准所提出的要求，在管理中确立了许多电子文件的管理原则：（1）真实性保障原则，是依据电子文件易改性从而保证电子文件的真实性的原则。即归档后的电子文件中的元数据、背景信息和认证信息与电子文件形成时保持一致的原则。（2）完整性保障原则，是依据电子文件信息、载体与环境的不稳定性，从而保证电子文件的完整性的原则。包括电子文件整体的完整性和电子文件个体的完整性。（3）可读性保障原则，是指保证电子文件原始性、识读性的原则。即电子文件经过存储到迁移的整个过程后，仍可以识读并仍可以保证内容的原始性，也是依据电子文件的非识读性、可操作性而定的原则。（4）强制性原则，依据电子文件的不稳定性和可操作性，对于有价值的电子文件进行强制性收集的原则。（5）实时性原则，是依据电子文件的依赖性、集成性的特点，对电子文件做到“随时生成，随时存盘”的原则。可见，从制定“原则”的设想到“原则”的内容确立，都是因电子文件的特性而来，又因电子文件的特性而去，因此电子文件的特性决定着电子文件管理原则的内容，电子文件的概念是电子文件管理原则确立的基础。

4. 电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。

在电子文件管理中，电子文件是否“安全”是电子文件管理过程的核心问题，而电子文件的“真实性”是决定电子文件是否“安全”的关键因素，而这种关键因素是由电子文件本身的特性：不稳定性、信息与载体的分离性和多媒体信息的集成性等决定的。美国档案专家戴·比尔曼先生也曾指出：要想证明电子文件的真实性，就必须保证文件在整个操作过程中未经改动。而“易改性”恰恰是电子文件的特性之一，因此防止电子文件“被改动”、防止电子文件所带来的“不真实性”的特点，是解决电子文件“安全”问题的关键。而维护这种“真实性”靠的是管理技术，因此电子文件的特性是电子文件管理技术研制的关键。寻根问底，也就是说，电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。

为了保证电子文件的真实性，不少档案研究专家，研究出了维护电子文件真实性的管理技术，有“前端控制技术”、“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”等。前端控制技术是对电子文件管理系统的“设计阶段”所实施的有效控制，把电子文件全程管理理念的所有要求，提前设计在管理系统之中，是基于电子文件的易改性和信息与载体的分离性而提出的解决电子文件“不安定”的技术。可以看出，从技术的设计理念到技术的内容和操控，电子文件概念是基础。“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”也都是为了维护电子文件信息的安全，保证电子文件的原始性、真实性、凭证作用而研制的。那么，设计者为什么都会如此“担心”？也都是因为电子文件独有的特性，时刻会带来“非原始性”的、无凭证作用的电子档案所引起的。为了突出电子文件的概念在技术研究中的地位，露西亚娜杜兰蒂女士在介绍她主持的inter PARES项目，所涉及的四个研究领域时，把电子文件真实性保存的“概念需求”放到了第一位，这也说明“概念”对研究的重要性。在介绍她的成果时，还突出强调：保证电子文件的真实性的最佳方法，就是从电子文件的外部入手，“外部之手”言外之意就告诉我们，电子文件的特性是固有的，是不能改变的，应按照电子文件的特点和形成规律进行研究和设计。她随后又特别强调自己的观点：严格控制文件的形成和管理程序，对整个过程进行严格控制，不采取全程管理的眼光，就不可能管理电子文件。这番话又一次说明，电子文件的特性对电子文件管理的重要性，可见电子文件概念是保证电子文件真实性的关键，是电子文件管理技术研制的基础。

5. 电子文件的概念决定着电子文件保管方式的选择。

目前，电子文件归档后的保管方式有以下几种：多重双套制存储、信息备份和数据迁移。其中，多重双套制存储方式，包括电子和纸质双套制、电子双套制、本地和异地双套制、多重双套制存储。电子和纸质双套制：即鉴于电子文件信息与载体的不稳定性、电子文件的易改性，在电子文件管理技术还不太成熟的条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件，采取电子与纸质版本双套并存的保管形式，以达到利用时相互参照。电子双套制：为了避免电子文件信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息的可操作性等特点，确保电子档案的凭证价值而制作的两套电子档案。本地和异地双套制：异地保存是档案管理部门利用电子文件的高密度性而对电子档案实行的跨省份区域的备份制度，即在两个不同省份的档案管理部门，相互建立电子档案备份中心，从而保证纸质档案损坏时，异地电子档案的完整性。信息备份：是为了确保电子文件信息安全而采取的重要措施，是归档电子文件的脱机备份，从而保证在网络黑客和病毒入侵时，电子文件信息的原始性。数据迁移：是为了适应信息技术不断发展的需要，使电子档案在新的设备环境中继续保持“识读性”而采取的数据导入过程。从这些电子文件的保管方式的内容来看，保管方式的选择，都是根据电子文件的特性进行确定的，因此电子文件的特性决定电子文件保管方式的选择，究其根源：电子文件的概念决定着电子文件的保管方式。

总之，电子文件的概念在电子文件管理中，所起的作用不胜枚举，电子文件的管理理念，更是千差万别、多种多样，笔者的观点，旨在给那些对电子文件管理还感到迷惑不解、无从下手的人们一些帮助，起到抛砖引玉的作用。

摘要：电子文件独特的个性所带来的新的管理方式, 使得目前信息技术知识还未被完全掌握, 信息化水平还未达到理想标准。笔者认为, 对电子文件概念的理解与掌握, 是搞好电子文件管理的基础。

关键词：电子文件,概念,管理,基础

参考文献

[1]石玉, 李肖军.电子文件前端控制理论浅析[J].档案, 2009 (5) .

[2]崔海莉.高校OA系统形成电子文件归档程式初探[J].档案, 2010 (1) .

电子文件的管理 篇2

摘要：本文从电子文件档案管理的特点，与传统档案管理的区别，对档案业务管理工作的影响，管理现状，应采取的对策等方面谈了对电子文件档案的管理。

关键词：电子文件 档案 管理

近几年信息技术不断飞速，推进了信息化建设的步伐!着计算机的普及、办公自动化、标准化、网络化。渐趋完善和办无纸代的出现，当代高等院校、行政机关事业单位使用办公动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，使去以纸质格式的文书档案逐步依托计算机形成电子格式的件和数据资料，对通过网络计算机等先进技术产生的各类电文件信息的分类、整理、编目、流转、归档、存储、进馆、利用就为了电子文件档案信息化管理的重中之重“电子文件在计算机和网络环境中形成，并借助办公自动管理系统进行阅读、利用、处理、传递，进行自动化网络化理，使电子档案信息管理更高效、更快捷”

一、电子文件档案管理特点

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储与磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读处理，并可在网络上传送的文件。电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，对电子档案实行文件级的管理。对单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实准确、快捷的档案服务信息。

二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

第一，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别.以便将来用户查找利用。

第二，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证电子文件的法律凭证地位。

第三,电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。

第四,电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时,可以编制多角度、全方位的检索工具、方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度

第五，电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

二、电子文件对档案业务管理工作的影晌

(一)传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而

电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是”办理完毕，具有保存价值.，的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。(二)由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。(三)由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件档案管理的现状

(一)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。(二)在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。(三)标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。(四)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信

息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档”文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。(五)档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

四、对电子文件档案应采取的对策

(一)做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深人到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为”只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与

纸质文件一样发挥社会效用。(二)解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深人研

究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要

定期进行复制，以防止信息损失。

(三)使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介人，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

医院电子文件的归档管理 篇3

关键词：医院电子文件存储载体归档管理

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。【2】本文主要通过论述医院电子文件管理存在的问题，进而总结出如何对电子文件进行归档保存。

1医院电子文件的内涵

1.1医院电子文件的来源

一般来说，医院电子文件主要来源于两个方面：一是各职能科室自身创建的；二是由医院办公室发的文件。而办公室下发的电子文件一般是在部门间的业务交流、上下级机关的工作交流中产生、采集的。各职能科室自身创建的电子文件一经生成，便由文件创建者直接采集下来。而办公室发送的电子文件，各职能科室根据与自身科室的相关程度决定是否要进行收集存储。

1.2医院电子文件归档的注意事项

医院需要进行归档的电子文件的形式包括：文本、图像图形、视频、音频、影像等各种可以电子形式存在的重要资料；具体通常指：本单位报上级审批的规范性文件，单位日常工作形成的重要文件，下级报送的报告、请示等以及答复下级的批复、函件，同级单位转发的文件和多个同级部门会签的文件以及本单位答复同级单位的函件等。同时，职能科室应根据自身工作性质与内容的不同分别制定电子文件归档范围。

由于不同系统产生的电子文件，在整理过程中会遇到文件格式不兼容或被重新编排等问题，这种格式的转换可能无法读取文档内容，因此在归档时应使用存储载体能够识别的格式，保证存储的电子文件的可读性。【3】

2、医院电子文件归档存在的问题

2.1电子文件的真实性问题

电子文件的特殊性和技术性使其具有易修改的特征，很容易伪造。而由于科学技术等方面的限制，目前，我国还没有较好的手段来保护电子文件的真实性。

2.2相关的法律法规不完善

由于我国电子文件研究起步晚，这方面的法律法规还较缺少，目前只是制定了一些电子文件管理的暂行规定，还没有成型的法律。对于大多数医院工作者来说，医院的日常工作已经忙得不可开交，如果电子文件的管理没有法律制度上的约束，很难做到规范化管理。

2.3缺乏专业的管理人才

电子文件的存档工作，不但要求工作人员必须具备档案管理的专业知识，而且汁算机操作技能要过关。从目前情况看，省内大型医院缺乏专业技术人才，尤其是缺乏同时具有档案管理和计算机操作的复合型人才。

此外，由于我国电子文件归档研究起步晚，很多工作人员对档案电子化的意识不强，还没有从传统观念转变过来，误认为电子文件不是文件而忽视其存档或收集，或是由于电子档案必须在计算机上登记编写，无形增加工作量而不愿承担此项工作；而医院工作人员的主要任务是开展医疗服务，对于不熟悉或是根本不会计算机操作的管理者来说，容易产生畏难情绪，不接受新生事物，从而也不会督促下属重视电子文件的管理，也不会组织工作人员参加电子文件管理的学习培训，这就给电子文件的存档工作带来了影响。

2.4存贮载体不安全

在实际操作过程中，人们选择存储载体往往具有随意性。如果将电子文件直接存储在硬盘存储器上，不便于脱机管理，一旦出现系统故障或病毒感染，容易造成数据丢失；若以软磁盘为存储载体，由于软磁盘容易毁损，其可靠性和保管期限都存在较大问题；光盘存储介质又存在格式标准的问题。另一方面，存储载体放置的环境也不规范，没有统一放到规范化的环境中。以上这些问题都给电子文件存储载体的安全和电子文件的读取与利用带来隐患。

3、医院电子文件归档管理的措施

3.1完善电子文件归档制度，培养专业化人才队伍

医院电子文件来源广泛，将纷繁复杂的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，制定相关的规章制度督促工作人员执行，如制定电子文件登记表（见附表1），并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核相关工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。【4】此外，建立一支管理电子文件的专业人才也至关重要。开展电子文件归档也以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。可以利用各种形式，加大电子档案工作的宣传力度。加快完成由传统管理理念向现代管理理念的转变，增强医院工作人员对电子文件的归档意识，认清电子文件的特点及工作中出现的问题，积极采取有效措施，如：在每个科室安排一个特定的工作人员负责电子文件的收集归档及督促工作，确保归档材料与数据的安全，进而不断提高电子文件管理人员的素质，力争在较短时间内，把电子文件管理人员的能力提高到一个新水平，建立一支高素质的人才队伍，切实保障电子文件归档工作的顺利开展与深入进行。

3.2对电子文件进行分类归档

医院电子文件来源广泛，年份久远，要进行归档首先要把这些繁杂的电子档案进行分类。首先是科室内部文件，对于内部电子文件可以年度、内容、保管期限进行组盘。可以将不同年代、内容、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命，将同一工作人员的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案保管人员在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件，主要是通过医院办公室处理，扫描成影像文件通过OA系统进入医院内部网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，对于这类电子文件，各科室要制定电子文件收文登记本，登记本内容应包括收文时间、文件名称、负责人签字等，科室专门人员负责收文，每天定期进行网上收文，并记录在收文登记本上。电子文件的归档工作由各科室掌握，处理完毕的文件由负责人员根据文件的重要性，确定密级和保管期限，进行归档，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

3.3医院应采用电子文件与纸质文件并存的管理方式

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。【5】鉴于电子文存储载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性也有必要将重要的电子文件制成后拷贝存档，以确保数据安全。档案部门应在每一盒纸质档案备考表和归档文件目录“备注”栏中注明相应的电子文件编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”栏中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。目前对于磁、电子文件耐久留存的问题尚未得以很好地解决，因此，电子档案与纸质档案并存的模式还将维持很长时间。【6】从长远看，一旦电子档案存储介质的技术条件得到进一步进，就可使档案存储介质的技术条件得到进一步改进，因此，医院应该尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、电介质归档为主，纸介质归档为辅的做法。而对那些凭证价较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、电子介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高医院电子文件管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。

3.4加强存储载体的安全管理

载体作为医院电子文件存在的介质，有着不可忽视的分量。目前，医院电子文件存储载体主要有磁带、软磁盘、硬盘、只读光盘、一次写入光盘、可擦写光盘、U盘以及新兴的磁盘阵列等等，多种多样而功能各异，因此，如何加强存储载体的安全管理变成一个重要且很具现实意义的问题。对于存储载体的保护首先要注意载体内部的安全性保护，如配置防病毒卡和查杀病毒系统并要不断升级；设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等等。要注意环境的温湿度和清洁条件，要加强对温度控制，采取防潮措施。同时加强存储载体存放环境的保护也同样重要，要保持环境卫生，减少空气中含尘量，周围减少震动冲击，防止磁场影响，注意防静电。此外，还应该注意对存储载体的定期更换，注意存储载体的有效期，定期对电子文件进行拷贝。如光盘在正常的保存环境中，每隔 10年 ～15年复制一次；在正常保存条件下，软盘(磁带)可每 1O年复制一次。

伴随电子文件的诞生，其管理自然提上日程。本文正是从医院电子文件归档管理存在的问题如手，从多个方面探讨了电子文件的管理方法，虽然有众多文献研究了电子文件的管理方法，但由于电子文件具有分类多样性和易于修改等特征，使得目前仍没有统一的管理标准。随着电子信息技术的快速发展，具有独特格式和功能的电子文件不断涌现，同时，数据的加密解密技术也日新月异，这都给电子文件的管理带来严重挑战。因此，建立一套完整的电子文件分类和管理标准显得尤其重要，【7】这也是档案界当前急需解决的问题之一。

【参考文献】

【1】刘芸,李天资. 医院电子文档案应用与管理策略[A]学理论,2009(2):184.

【2】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)

【3】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)

【4】安小米,张宁,叶晗,杜雅楠.国外电子文件管理相制及借鉴研究[J],2008(2):58.

【5】石光,李芳花.医院电子文件管理问题的思考[J].中外医疗,2008,(33):90.

【6】杨薇,大型医院电子文件的管理与利用[J].江苏卫生事业管理,2006(6).

【7张晋川,大型医院电子档案管理探析[J].医学信息,2009(10).

可信电子文件与电子文件可信管理 篇4

关键词：电子文件,可信管理,审计认证

电子文件本质上是档案,只是载体形式不同于传统档案,因此其本质属性必然也是原始记录性。从电子文件内容上看,是形成者在社会活动中直接形成的,原始地记录和反映着形成者从事某一社会实践活动的实际内容与客观过程;从电子文件形式看,是其形成者当时当事使用的原始文件的直接转化物,原样地保留着形成者当时的工作痕迹以及当时的照片、录音录像等,是形成者的原稿、原作、原声、原貌。因此,电子文件同传统档案一样,都是历史活动的最真实可信的原始记录,是后人查考历史事实的最确凿可靠的原始凭证。

从电子文件出现直到现在,虽然其研究取得了很多进展,得到了社会的广泛认可,然而还有许多档案人员甚至包括一些档案专家在内对电子文件依然不认可。问题的根本在于电子文件的真实性是否得到了保障,档案管理人员是否能提供电子文件真实的充足证明。

一、可信电子文件

可信的电子文件是指真实性、完整性与长期可用性得到确认的电子文件[1]。这里使用了“确认”一词,而非常见的“保障”。二者的区别在于“确认”不仅表明电子文件真实性得到了保障,还能对其真实性提供证明,从而满足社会对电子文件真实性要求的主观认知,电子文件是可信的,也就具有了法律效力。因此,可信电子文件是真实性、完整性、长期可用性得到保障并能进行真实性证明的电子文件。

二、电子文件可信管理工作内容

1. 档案管理工作的本质。根据档案的本质属性———原始记录性,可以明确档案管理的本质是保障其真实性、完整性,维护其长期可用性,档案管理的所有作用工作都应该围绕这个“保障”、“维护”来开展。只有真实性得到了保障,长期可用性才有意义。离开了真实性,长期可用性就是无源之水、无本之木。因此,档案管理的首要任务是保障档案的真实性并证明其真实性,其次是维护其完整性与长期可用性。

首先对传统档案管理进行简单分析。传统档案管理工作主要内容大体为八项:收集、鉴定、整理、保管、检索、提供利用、统计、编研。这八项内容从理论上划分为两个基本方面:即档案实体管理与档案信息内容的开发利用[2]。

这两大方面主要考虑的是档案的完整、齐全与可用性,基本没有涉及档案的真实性问题。内容信息的开发利用自不必说,实体管理依然没有考虑档案的真实属性问题。如收集工作主要是保证归档和进馆档案的齐全完整,维护全宗和全宗群的相对完整性。保管工作是指对已经整理好并排架入库存放的档案进行日常维护,一是维护档案实体的管理秩序,使档案在库房存放与使用时始终有序;二是保护档案实体不受损害,尽量延长档案实体的“自然寿命”。前者实际上是为了下次的查找利用方便,后者则是为了档案的长期可用。鉴定工作是指对档案价值的鉴定判别,以此来决定档案的存毁。

整理工作基本任务是建立档案实体的管理秩序,使档案实体有序化、条理化,最终目的是方便查找、方便利用,整理中的逻辑方法或历史方法均指的是如何实施实体档案有序化管理,即库房中档案的排列问题,实质上是档案分类方案的确定问题。可以说,整理工作关注的是实体的排列,而非档案信息的真实性问题。实际上,由于信息与载体的分离以及计算机强大的处理能力,电子文件可以同时有多个分类方案,当然,历史方法的分类方案应是最基本的方案,但完全可以同时具有逻辑方法的分类方案。从这个意义上,电子文件实体排列的重要性急剧降低,也就是说,其整理工作主要是制定分类方案。

从以上分析可以看出,传统档案工作关注档案的完整性与可用性,但基本没有考虑档案的最本质属性——真实性。这应该不是档案学者的疏忽。由于载体与信息不可分离的特性造成了纸质档案真实性不言自明。很可能正是这种不言自明、所见即所得的明显感觉, 使得档案学者没有考虑纸质档案的真实性管理问题,纸质档案管理工作也就忽略了真实性保障与真实性证明方面。但由于在档案工作没有做到真实性保障与真实性证明的同时,社会却依然认可了纸质档案的真实性,这种忽略并没有影响纸质档案的法律效力。因此传统档案管理可以不涉及真实性保障与证明工作,从管理理论到实践几乎都没有这方面的思考与行动。但电子文件呢?信息与载体分离的电子文件其管理工作是否还可以不考虑真实性问题呢?电子文件管理还按照传统档案管理的工作内容来进行就能满足需求吗?答案是否定的。

2.电子文件可信管理。

(1)电子文件管理的常规性工作。电子文件的本质是档案,必然遵循档案管理的规律。其工作也应该包含档案管理的八项内容,但有一定的变化。

收集,同纸质档案收集工作一样,其基本任务是将电子文件集中到档案机构中。不一样的是,后者除了收集电子文件本身,还要收集其元数据,这些元数据对以后的长期保存有着重要作用。考虑到电子文件对软硬件的依赖性,常用“捕获”一词来替代“收集”,以表明元数据收集、实时归档等方面的主动性与必要性。该项工作对电子文件全程管理具有重要意义,也是本课题重点分析的内容之一。

整理工作的重心不再是实体的排列上架,而是多种分类方案的制定与相关元数据的补充,并将这多种分类方案固化在管理系统中。

与传统档案保管工作极为重视载体不同,电子文件保管工作则将实体与信息本身均作为其管理对象,即不仅对载体进行保管、保护,更重要的是对信息内容进行保管、保护。实际上由于载体的容灾备份与可以在其寿命终结前将信息迁移到新的载体上,载体保管的重要性在电子文件长期保存中急剧降低。

鉴定工作除了对电子文件价值进行鉴定判别外,还需要实施技术鉴定,即“双重鉴定”。对于检索工作而言,最重要的是进行著录、标引工作。需要注意的是,该工作需对元数据与传统档案著录项进行区别、区分。

(2)电子文件可信管理必须包含的两个内容。除了传统档案工作的八环节外,电子文件管理还应包括两方面的工作:一是保障电子文件的自然属性——真实性、完整性与长期可用性,二是证明其真实性。相对于纸质档案管理工作而言,这两方面工作是全新的,也是至为关键的。

1对电子文件实施全生命周期管理。电子文件从生成开始,除了文件属性,还具有自己特有的文件类型、格式、生成环境等技术属性;在流转过程中,可能还会有数字签名、电子签章、流转的流程记录等;转化为档案后,可能还有保存位置、存储介质等属性;在长期保存过程中,还会有格式迁移、介质迁移等。这些因素都会对电子文件的真实性、完整性与长期可用性产生影响,必须用全生命周期管理来解决这三性的保障问题。

前述常规工作实际上就是全生命周期管理中的工作环节与工作内容。除了这些常规工作,至少还应有文件捕获、格式管理、元数据管理(非著录工作)、跟踪审计等和可信保障密切相关的工作。可信的收集与归档、可信OAIS电子文件库、可信保存流程等是电子文件生命周期管理中的关键环节与关键问题。

2对电子文件管理实施审计认证。前述分析,电子文件具有法律效力,要证明其真实性,就要对电子文件的真实性进行确认,常见方法是对电子文件管理过程进行审计跟踪,施加数字签名、水印、电子签章等技术手段,进行认证。电子文件管理依赖于软硬件系统,数字签名、水印、电子签章以及审计跟踪的信息也全部保存在电子文件管理系统中,为了确保这些信息能够产生并能被正确保存,电子文件管理系统就必须满足相应标准。证明系统满足管理标准, 首先需要有认证机构(可以是政府机构,最好是中立的第三方)对系统进行认证。如果使用了未经认证的系统,很有可能满足不了对电子文件的审计跟踪,这种系统产生与保管的电子文件其真实性就难以得到证明。只有满足了认证的系统,才可以实现对电子文件真实性的管理保障。

档案管理中需要档案管理人员大量的智力劳动,因此电子文件管理系统需要人机交互,不能完全自动运行。人机交互的程度、不同档案人员的操作能力不同,系统运行的结果存在不一样的可能。因此,满足认证的系统是电子文件真实性的必要条件,但不是充分条件,还需要对电子文件管理过程进行认证,也就是对电子文件管理系统运行进行认证。

最后一个认证是保管机构的文件保管能力认证,包括管理人员的职业能力、规章制度、软硬件条件、管理规范、运行维护等的投入资金等等。只有经过认证的机构才有资质、有能力管理电子文件。

电子文件归档与电子档案管理规范 篇5

2007-01-15 09:28范围

本标准规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。

本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。2 引用标准（略）定义

本标准采用下列定义。

3.1 电子文件 Electronic Records

能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。

3.2 电子档案 Electronic Archives

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据

3.3 逻辑归档 Logical Filing

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

3.4 物理归档 Physical Filing

指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。总则

4.1 电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。

4.2 电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。

4.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.4 档案部门应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。

4.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

4.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4.7 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。电子文件的收集与积累

5.1 收集范围

电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。

5.2 收集积累要求

5.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保

留。当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

5.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。

5.2.3 在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。

5.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。

5.2.5 用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

5.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。

5.2.7 用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

5.2.8 用音频设备获得的文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

5.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数准确、数据完整。

5.2.10 通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。

5.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

5.3 收集、积累方法

5.3.1 及时接照要求制作电子文件备份。

5.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。见附录A

5.3.3 电子文件登记表应与电子文件同时保存。

5.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,并附有纸张打印件。

5.3.5 电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件。

5.3.6 电子文件类别代码：T—文本文件;I—图像文件:G一图形文件;V一影像文件;A一声音文件;M一多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。6 电子文件的整理

6.1 电子文件的整理,应按、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。

6.2 电子文件应填写电子文件登记表，参照《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

6.3 归档电子文件应以盘为单位填写登记表首页，以份为单位填写续页，见附录B。电子文件的归档

应定期把符合归档条件的电子文件信息向档案部门移交，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。

7.1 归档范围

电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。

7.2 归档时间

逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

7.3 检测

在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

7.4 归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件鉴定的有关规定执行,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

7.4.1 有效性和完整性鉴定

归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

7.4.2 保管期限的划分

电子文件保管期限的划分,参照国家关于文件保管期限的有关规定执行。

7.5 归档要求

7.5.1 电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行，将管理权从网络上移交档案部门。其归档工作，除存储格式和位置不变外，其它均应参照国家文件归档的有关规定执行。

7.5.2 把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性的载体上,一式三套，一套封存保存,一套供查阅使用。第三套异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

7.5.3 本标准推荐采用的载体,按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作归档电子文件长期保存的载体。

7.5.4 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁写操作的状态。

7.5.5 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附归档电子文件登记表。

7.5.6 需要长期保存的电子文件；应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上,如果采用专用软件,应将软件及相关数据存在同一载体上。

7.5.7 原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门保留时间至少1年。

7.5.8 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。电子档案的移交与保管

电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管。

8.1 检验

8.1.1 档案保管部门应配备满足对电子文件进行读取处理的设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。

8.1.2 检验项目

8.1.2.1 载体有无划痕，是否清洁。

8.1.2.2 有无病毒。

8.1.2.3 核实电子档案的完整性、有效性和审核手续。

8.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

8.1.3 将检验结果填入电子档案接收检验登记表，见附录C。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。

8.2 移交手续

验收合格后，档案保管部门应填写电子档案接收检验登记表，见附录C，并签字盖章。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。

8.3 保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

8.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。

8.3.2 环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35℃-45℃。

8.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

8.4 有效性保证

8.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门与电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

8.4.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

8.4.3 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

8.4.4 定期检验结果应填入 电子档案管理登记表，见附录D。

8.5 利用

8.5.1 电子档案的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。

8.5.2 利用时使用拷贝件。

8.5.3 利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

8.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

8.6 电子档案的鉴定销毁

8.6.1 电子档案的销毁鉴定，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。

8.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

8.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

8.7 统计

对高校电子文件管理的探讨 篇6

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理。并可在通信网络上传送的文件。它主要有以下几个特点：

1．1电子文件只有通过计算机特定的程序解码才能正确识读。

1．2电子文件必须借助于计算机系统进行，

1．3电子文件信息易更改，真实性在认定上存在着困难。

1．4电子文件信息的可转载性会直接影响它的可靠性、完整性和真实性。

1．5存放电子文件载体的不稳定性，为电子文件的管理带来一定困难。

2电子文件的管理现状和存在的问题

电子文件和纸质文件相比，在管理上有很大的差异，尽管国家档案局出台了一系列关于档案信息化和电子文件管理的规定和标准，但是具体操作时候，仍有这样和那样的问题，集中表现如下：

2．1电子文件的数量猛增，据悉，许多重要的电子文件还处于无人监管的状态。

2．2归档问题还亟待解决，具体操作起来，还是有一定的困难，大家还是无从下手。

2．3办公自动化和档案工作脱节，归档问题还没有被纳入学校总体规划之中。

3电子文件归档的管理方法

3．1建立健全电子文件归档管理办法。为了不使电子文件大量流失，使高校电子文件及时归档，高校档案部门应根据有关规定，结合各高校的实际情况，建立与本单位相适应的档案信息化实施纲要、电子文件管理办法。对学校产生的电子文件实施全程管理，从制度上保证电子文件的归档管理。

3．2加大档案经费投入，吸纳计算机专业人才。为了实现档案管理的现代化，管理好电子文件，档案部门必然需要大量的经费投入。首先，档案部门需要开发和购买相关的档案管理软件。来管理电子文件；其次，收集电子档案需要必备的存储设备，如硬盘、光盘等；再次。收集电子档案的最终目的还是要提供利用，就需要建立档案部门局域网，建立档案信息网站，添置必要的设备，等等。同时引进计算机方面的专业人才，加强档案工作管理力度，使档案工作与现代化的信息技术有机地结合起来。

3．3做好电子文件的收集、归档及整理。要管理好电子档案，电子文件的收集是第一位的，首先就要制定好电子文件的归档范围。电子文件首先是文件。它具有文件的属性，它与纸质文件内容相同，只是载体不同、表现形式不同，因此在制定电子文件的归档范围时完全可以参照纸质档案的来进行。同时在制定归档范围时，还应广泛征求各级单位的意见。根据具体情况来制定。对高校来说一般归档范围应主要包括以下内容：

文本类文件，主要包括党政管理类、教学类、科研类、出版物类纸质档案归档范围中形成的电子文件。

数据库类及相关程序类，主要是学校各类职工、学生信息数据库，仪器设备、科研成果、资产管理、基建预决算、出版书目、学报、校报、校友信息等各类数据库，以及档案建立的各类档案数据库，等等。

多媒体类文件，主要是学校各类活动的录像、录音等，学校教学部门的多媒体软件，学校的各类多媒体演示系统，等等。

网页类文件及图形图片文件，包括学校校园网上的各种网页文件，数码照片、CAD图形文件，等等。

在电子文件的归档范围确定后，在采集的时候，一定要严格地甄别，确保有保存价值的电子文件成为电子档案。

4电子文件的保存和利用

4．1由于电子文件载体具有不稳定性，电子文件的保存对档案部门来说是一项长期而艰巨的任务。目前电子文件的载体基本上是光盘和磁介质。光盘常用的是VCD光盘和DVD光盘两种介质，磁介质目前用得最多的主要是软磁盘和硬磁盘。为了电子档案的长久保存，我们在选择光盘时一定要选用质地最好的，在光盘的存放上，要注意光盘的存放环境和方式，要避光、防潮、防磁、防有害气体和立式存放，另外，由于磁、光介质有易损坏的特点，电子档案将会与纸质档案长时间并存，所以档案部门在收集电子文件的同时，一定要收集一份同电子文件内容相同的纸质档案，以确保档案的有效完整。

4．2电子文件的利用。目前，档案部门为用户提供利用的方式主要有三种：提供拷贝，档案部门在提供利用的电子文件时，应将电子文件转换为通用的电子文件格式，方便利用者，通信传输，即通过网络传输电子文件，可使利用者不用到档案部门来，节省了利用者的时间，提高了工作效率。直接利用，利用者利用档案部门的网络直接查询，可以使多个利用者同时利用同一份档案，提高了档案的利用率。

电子文件可信管理的内容 篇7

1.对电子文件实施全生命周期管理。电子文件从生成开始, 除了文件属性, 还具有自己特有的文件类型、格式、生成环境等技术属性;在流转过程中, 可能还会有数字签名、电子签章、流转的流程记录等;转化为档案后, 可能还有保存位置#存储介质等属性;在长期保存过程中, 还会有格式迁移、介质迁移等。这些因素都会对电子文件的真实性、完整性与长期可用性产生影响, 必须用全生命周期管理来解决这三性的保障问题。2.对电子文件管理实施审计认证。电子文件具有法律效力, 要证明其真实性, 就要对电子文件的真实性进行确认, 常见方法是对电子文件管理过程进行审计跟踪, 施加数字签名、水印、电子签章等技术手段, 进行认证。电子文件管理依赖于软硬件系统, 数字签名、水印、电子签章以及审计跟踪的信息也全部保存在电子文件管理系统中, 为了确保这些信息能够产生并能被正确保存, 电子文件管理系统就必须满足相应标准。证明系统满足管理标准, 首先需要有认证机构 (可以是政府机构, 最好是中立的第三方) 对系统进行认证。只有满足了认证的系统, 才可以实现对电子文件真实性的管理保障。

加强电子文件管理的思考 篇8

关键词：电子文件,管理

电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中, 通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。由于电子文件操作方便、传递快捷、存储空间小, 具有传统文件无可比拟的优势, 成为改革、发展和增效的宝贵资源, 同时电子文件管理中也产生了新的问题。

一、电子文件管理存在的问题

2011年, 一份来自中国人民大学“电子文件管理机制研究”课题研究小组的调查报告, 首次曝光中国电子文件管理的“记忆黑洞”。在49家中央和国家机关及其直属企事业单位中, 18.4%的单位没有留存任何电子文件, 79.6%的机构没有采取任何措施留存数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等。除此之外, 一些单纯依靠物理载体保存下来的电子文件, 由于软硬件不配套, 同样面临着无法读取的记忆损失。调查显示, 中国1982年第三次全国人口普查中99%的原始数据已经丢失;1990年北京亚运会的部分电子文件无法读取;22%的中央机关存在读不出来的电子文件。说明电子文件给我们生活和工作带来便利的同时, 本身也存在着不完善和缺陷, 给用户的使用带来不安全因素, 具体影响有以下三种情况:

1. 电子文件所需的存储体的耐久性问题。

信息与载体的可分离性使电子文档信息随时面临着被纂改、盗窃, 甚至被销毁的危险, 在传输的过程中会造成信息泄露。目前一些单位因读取设备不能兼容, 已经无法识读几年前生成的电子文件;一些单位由于缺少完善的文件后台管理, 造成电子文件丢失、损毁并无法恢复。

2. 机关档案人员尚未充分认识

到电子文件前端控件原则的重要性和必然性。不少机构尚未将电子文件视为“正式文件”, 更没有作为重要的信息资源看待, 其法律效力尚未得到认可。

3. 对电子政务系统中“文件”的范围没有全面的界定。

不注意鉴别文本文件之外的图形、图像、多媒体、超文本等复杂或复合信息中的“文件”性质和“档案”价值。各级政府也缺乏对电子文件和档案管理进行统一协调的体制和机制。

二、对电子文件管理的建议

目前我国电子文件管理还处于起步阶段, 面临电子文件缺失、基础研究不足, 体制制度不成型, 标准、技术、方法储备严重不足, 软硬件环境不具备等诸多局限。在国家电子文件管理工作规划实施的这五年, 究竟怎么管理?管理到什么程度?从何入手?成为摆在我们面前的一系列难题。笔者认为应从以下几方面入手:

1. 理顺管理体制, 实行一体化管理。

理顺电子环境中文件、档案管理体制, 实行一体化、专业化管理, 明确文件、档案管理人员和机构的职责, 赋予他们相应的管理权限。促进机构业务流程、文件流程及归档流程的管理集成, 以现代管理思想和理念指导机关业务流程和文件档案管理流程的科学重组, 提高业务工作效率和文件管理水平, 减少疏漏、重复和摩擦。促进地区和国家电子政务系统互联中档案馆的准确定位。促成信息主管、业务人员、文件、档案管理人员和系统开发技术人员的深度交流与合作, 为电子政务系统提出周全、科学的文档管理功能需求方案, 并付诸技术实现。

2. 对电子文件的全程管理。

对电子文件的全过程管理, 应以电子文件生命周期理论为基础, 加强产生电子文件的“前端控制”, 并进行电子文件的“过程管理”, 这是保障电子文件真实性、完整性和有效性的关键。“前端控制”必须延伸到文件管理系统的设计研制之中, “过程管理”必须严格控制各个阶段操作者的权限, 并做到操作留痕, 确保电子文件的真实可靠性。长期以来我国文件管理划分为两个阶段, 由不同主体负责, 归档前是各级党委、政府办公厅负责管理, 归档后是档案系统负责管理。进入电子文件时代, 一个明显的区别是:对全程管理的要求大大提高, 全程性特别表现在要将后端的管理要求叠加到前端。如果将电子文件理解为一个生命周期的产物, 刚出生时, 它在文件形成者那里, 后来暂存在一个地方, 最后永久保存在另一个地方, 分三个时段的生命周期。但是, 最后永久保存的要求, 须在文件“出生”时就开始实施, 否则, 后阶段的补救将力所不及。

3. 认真做好电子文件的收集、积累、归档工作。

凡在工作活动中形成的, 有保存价值的各种形式的电子文件, 均属收集归档范围, 包括原始数据和背景信息。收集的电子文件一般要采用通用电子文件格式。专用软件产生的电子文件原则上转换成通用型电子文件, 如不能转换, 收集时应同专用软件一并收集。逻辑归档适时进行, 物理归档可按纸质档案的规定定期完成, 并把带有归档标志的电子文件集中, 拷贝至耐久性好的载体上, 如只读光盘、一次写光盘等, 封存保管、提供查阅利用、异地保管三种方式必须兼而并行。

4. 建立健全电子文件法规、法律, 完善电子文件管理标准规范。

电子文件管理的建立, 需要依托体制完善与制度建设实现。制度建设包括法律法规、政策、标准、规章制度等方面的建立与完善。一是将电子文件管理纳入政府公共管理法规体系, 保证国家对电子文件的控制;通过事务活动法规体系的制订, 保证电子文件的真实、完整;通过信息利用法规体系的建设, 保证电子文件服务的实现。将社会化和法制化纳入电子文件管理机制。二是实施管理规范化与协作化。通过计划、指导和引导等不同方式, 全社会广泛采纳或引用统一的电子文件管理标准和规范, 推广应用文件管理最佳实践模式;电子文件管理的各要素与各部分相互协作, 机构全员参与和全过程参与电子文件管理, 从而实现管理活动规范化的目标。三是实施管理集成化。将电子文件管理要求纳入电子文件系统, 为电子政务与电子商务提供保证电子文件真实性及其长久保存的技术解决方案和支持。电子文件管理主要在遵从国家法律法规、政策、标准的前提下, 通过制订规章制度来协调电子文件管理要素, 控制电子文件管理进程, 确保电子文件真实、完整、安全、可用。

5. 对电子文件信息安全管理进行评估。

电子文件信息安全管理涉及的范围广、内容复杂。政府各级机构在制定自身电子文件信息安全管理方针和管理规范时要保证质量, 对电子文件信息安全管理做出评估, 建立一个科学、合理、有效的评估体系, 以此来保证电子文件信息安全的目标实现, 最终确保各级机构业务活动正常开展。评估在电子文件信息安全管理中占有重要地位。管理本身是一个过程, 是一个需要不断完善提高的动态过程。在电子文件信息安全管理过程中为达到不断纠错、不断改进, 必须进行有效的评估。通过对电子文件信息安全管理不同阶段、不同任务的评估, 及早发现存在的问题, 以便决策者、管理者和具体操作者能够对管理进程始终保持清醒认识, 及时了解掌握电子文件信息安全管理的重要决策、规划在具体实施中是否能够与现实情况相吻合, 是否能够起到预期的效果等。例如:对研制使用的电子文件管理系统的功能进行评估, 检验其能否从技术上真正确保电子文件信息安全;对机构的规章制度以及其具体执行情况进行评估, 检验其科学性合理性;对机构人员进行素质评估, 检验其适应电子文件信息安全管理的能力。

6. OA文档一体化管理。

作为中石化上游的企业之一的河南油田, 随着油田电子文件资料大幅度增加, 其来源和载体种类多样化, 管理方式和手段也有新的变化, 油田建立了档案管理系统, 实现了电子文件和档案目录数据库结构统一, 改变以往数据库格式不兼容问题。2010年9月开始, 河南油田积极配合中石化办公厅档案信息化扩大试点项目的推广, 建立了中石化档案管理系统, 依托OA办公自动化系统, 使电子文件经过起草、传阅、审核、会签等过程流转完毕自动进入中石化档案管理系统完成电子文件收集、整理、归档, 实现无纸化办公。在此基础上与ERP管理系统、浪潮财务系统、工程项目管理系统、再建项目文档管理系统、多媒体采集在线播放系统对接, 经过技术和业务的互联对接, 实现了河南油田文件档案一体化管理。

未来五年, 是中国从纸质文件管理转换到电子文件管理的重要时期, 五年是这场历史性转变中的一瞬。电子文件的管理, 可能要经过一代人甚至几代人的探索, 我们相信, 随着信息化建设步伐的加快, 我国电子文件管理将进入一个新的发展阶段。

参考文献

[1]冯惠玲, 王健.电子政务建设中的文件管理风险探析.

[2]瞭望新闻周刊.

[3]傅荣校, 章燕华.电子文件管理机制研究[J].档案学通讯, 2011, 04.

[4]张健, 电子文件信息安全管理评估体系研究J].档案学通讯, 2011, 04.

浅析电子文件的管理成本 篇9

对于传统的纸质文件, 其管理对象主要是文件实体, 因其文件载体与信息的统一性, 使得只要保管好文件实体, 就能保证文件的原始性和完整性。与传统纸质文件相比, 电子文件的管理具有相关因素增多, 各因素之间相关度增高, 变量增多, 目标复杂化, 技术含量更高、更新、更快等特点, 从而对管理活动提出了更高的要求。而且电子文件一产生, 便与计算机系统的软、硬件有了不可分割的联系, 电子文件的这种系统依赖性大大增加了其管理成本。那么, 电子文件的管理成本有着怎样的构成?其相互之间又有怎样的关系呢?

一、电子文件管理成本的构成

从经济学的角度来说, 这里所讨论的成本与财务会计中的成本概念是不同的, 它通常是指厂商为从事生产所投入的全部要素的机会成本。对于电子文件管理部门来说, 其所投入的成本很难从会计账目中全部反映出来, 比如电子文件管理平台的开发及后期维护的有关费用、管理部门人员所投入的智力资源以及在管理过程中的调研和咨询服务等。在经济学中, 从企业所使用的生产要素的本质属性上看, 企业的生产成本可以分为显成本和隐成本。显成本即财务上的会计成本, 意指厂商在要素市场上购买或租用其所需的生产要素的实际支出, 包括工薪、原材料、保险等方面的费用;隐成本是指应支付给厂商自有的且被用于生产过程中的那些生产要素, 但实际上没有支付的报酬, 如厂商自有的房产、资金等。在本文中, 笔者认为一般电子文件的管理成本主要分为实体成本和技术成本。这里的实体成本相当于显成本, 技术成本相当于隐成本。

1. 实体成本。

目前, 我国对电子文件的保管实行“双套制”, 即电子文件在系统中生成后, 还需打印一份纸质件保管。不能实现无纸化办公的原因是多方面的, 首先, 相比于欧美国家健全、成熟的网络体系, 我国的网络安全存在一定的隐患;其次, 随着科技的发展, 电子文件在系统中的长久保存面临可读隐患;最后, 这与我国相关档案管理人员“唯纸质档案才可靠”的意识也是分不开的。然而, 这种管理方式, 已经增加了管理电子文件的成本。从表面上看, 如不考虑它带来的便捷、现代化等积极作用, 管理电子文件, 我们不仅加大了对其技术支撑的投入, 而且管理纸质文件的成本也一点没减少。除了一般管理部门都应该承担的税收, 各种物业管理费等, 电子文件管理部门还因自身业务特质产生了一些管理成本。首先, 因电子文件自身数字特点, 我们需购置承载其信息的载体设备, 目前主要有磁性载体和光学载体, 以及运行载体的计算机软硬件设备;其次, 因电子文件的系统依赖性、信息与特定载体的可分离性、信息的可修改性等, 我们需对现有人员进行相关知识的培训或引进一批优秀的技术人员, 以确保电子文件的真实性和可读性, 由此也大大增加了人力投入成本。而且相应的一些传统的业务活动管理成本也相应增长, 比如电子文件的鉴定工作, 不仅需要鉴定其内容, 还要对其进行技术状况鉴定;再次, 电子文件的形成及运作紧密依附于网络, 由此而引起的网络传输费用也不容小觑;最后, 随着信息技术的快速更新换代, 电子文件管理平台并非电子文件的长期保存之地, 因此建立长期保管环境也必将引起一系列的保管费用。

2. 技术成本。

这里的技术成本主要是指技术人员本身拥有的技术应用于电子文件管理中产生的价值。这些技术在电子文件管理平台的建立与维护、电子文件信息数据库的建立、电子文件的鉴定活动以及长期保管技术实现等管理活动中有所体现。之所以将其归为隐成本是从电子文件管理部门的角度来考虑, 表面上并没有为这些活动支付费用, 而且将人员的技术用于此处, 管理部门就不能将其应用于他处以获取价值, 这也就是所谓的机会成本。

二、电子文件管理成本之间的关系

显然, 电子文件的管理成本之间是相互依存, 相互影响的。而且, 管理成本的产生与电子文件生命周期有一定程度的对应关系。何嘉荪教授在其主编的《电子文件与档案管理》一书中, 对电子文件生命周期进行了系统的研究, 指出:“我国学者陈兆祦和阿根廷国立科尔多瓦大学档案学院的曼努埃尔·巴斯克斯教授分别提出可以将整个文件运动过程分为四个阶段。第一阶段, 文件的设计、制作形成阶段;第二阶段, 文件的现实使用阶段;第三阶段, 文件的暂时保存阶段;第四阶段, 文件的永久保存或历史阶段。”[2]32笔者据此来分析电子文件管理成本, 并揭示其相互关系。

在电子文件设计形成阶段, 其管理成本主要是计算机软硬件设备的购置和人员的薪资, 两者共同实现电子文件管理系统的开发和电子文件的形成。若在组织信息化的过程中, 人员的知识背景或相关实际操作技能跟不上, 组织需对相关人员进行培训, 由此需投入一笔培训费用。电子文件管理系统是电子文件的生存环境, 电子文件的形成和各种处理都是在电子计算机软硬件平台支持下完成的, 从文件的制作、处理, 以及归档后的全部管理活动都必须借助计算机系统才能实现。离开计算机软硬件平台, 电子文件既看不见也摸不着, 当然其形成和管理活动便无从谈起了, 因此, 建立电子文件管理系统十分必要。同时, 遵循全程管理的原则, 管理人员此时需制订电子文件的保管格式标准以及电子文件保管的相关要求。电子文件管理系统建立后, 相关业务人员将借此进行电子文件的收集和初步鉴定工作。

在电子文件的现实使用阶段, 这一阶段是电子文件正式生效后投入使用, 开始文件为完成其内容规定的任务或达到形成目的而发挥作用的阶段。为便于文件的交流, 此时还需建立电子文件信息数据库, 从而更好地实现信息共享。此时的电子文件在通信网络上流通频繁, 将产生一定的网络流通费用。

在电子文件的暂时保存阶段, 其内容所规定的任务已完成, 现行性已随之消失, 文件更多地体现第二价值。此时需要人员对电子文件进行鉴定, 不仅包括对电子文件内容信息的鉴定, 还需对其技术状况进行鉴定。此时的技术鉴定主要是对电子文件的完整性鉴定, 与传统文件的完整性不同的是, 除了文件形成者将实际的内容写到文件里面之外, 系统还会自动地加上一些信息, 如网络传输过程中当地时间、作者的身份等。其鉴定方法主要是建立电子文件信息记录制度。鉴定完成后, 一些仍有保存价值的文件继续保存在电子文件管理系统或其他过渡性保管机构, 如文件中心, 若保存在文件中心等过渡性机构则需支付一定的寄存费。此阶段主要涉及鉴定技术成本, 以及短期保存实体费用。

在电子文件的保存阶段, 此时的电子文件已集中到各级各类档案馆, 可用来向整个社会提供利用服务。此阶段历时较长, 需考虑技术的更新换代导致文件的可读性等问题, 因此, 此阶段的鉴定工作, 主要鉴定文件的真实性、可读性及载体状况。面对电子文件相应设备与技术更新, 一般采取以下几种策略: (1) 再生性技术保护。即将过时载体上的信息适时地转移到其他载体上, 比如纸张或缩微胶卷, 不再使用计算机软硬件读出。此方法的优点在于成本较低, 经济适用。其缺点是有些信息无法硬拷贝, 如声音信息和多媒体信息等; (2) 仿真。即制造一种能运行过时软硬件的软件, 是对过时软硬件的一种模仿。但在实际运用中, 仿真的兼容性并不可靠, 其自身的稳定性也不能得到保证; (3) 迁移。迁移是将数字信息从一种技术环境转移到另一种技术环境。此方法也较经济, 但是仍面临电子文件的完整性和可读性问题[3]134。以上三种方法都将增加管理成本, 目前数字信息长期保管主要采取的是第三种方法, 此方法涉及载体的保管及定期鉴定等成本。拿载体保管成本来说, 包括磁性或光学等特殊载体保管库房的建立、控制库内适宜保管条件等相关费用。

从电子文件生命周期来看, 其管理成本在各个阶段都有所体现, 而且每个阶段都涉及实体成本与技术成本, 因而电子文件管理的实体成本与技术成本之间是相互渗透、相互作用的。电子文件管理人员利用购买来的设备成本, 结合自身消耗的技术成本, 获取一定的报酬, 实现对电子文件的有效管理。

三、对电子文件管理成本的几点建议

从以上对电子文件管理成本的分析中, 我们可以发现, 相比于传统纸质文件, 电子文件管理成本确实大大增加了。从经济学的角度看, 商家的目标是追求利润最大化, 这就意味着必须压缩成本。对于电子文件管理部门, 虽不必过于强调追求利润, 但是在现实管理活动中, 适当地控制或减少成本还是应该考虑的, 尤其是在电子文件数量快速增长的今天, 这已成为有关部门必须面对的问题。从控制或减少管理成本的角度, 笔者提出以下几点建议。

1. 既然电子文件管理成本比传统文件的高出许多, 那么是否有必要进行纸质文件的数字化处理?

笔者认为, 就一般档案而言, 在做这类转换之前, 应该做一个成本———效益评估, 若成本巨大而在不久的将来收效甚微, 且纸质文件保存条件基本无缺陷, 那么确实不必多此一举。当然对于某些特殊档案, 如孤本、利用率很高的档案, 做这样的处理还是有必要的。

2. 建立电子文件管理系统对电子文件的管理十分必要, 需要指出的是, 投资开发信息系统的成本与风险都很大。

美国佛罗里达州的电子文件管理政策中提到:企业在开发电子文件管理系统时, 需要预先做成本与效益的评估, 确保建立电子文件管理系统是有效的。它还指出, 若是管理纸质档案的成本比用电子文件管理系统管理电子文件的成本低, 那么就不应开发电子文件管理系统[4]。

3. 电子文件在长期保管阶段的管理成本较大, 因此, 在进入电

子文件生命周期的第四个阶段之前, 对于是否需要进行长期保管, 也需进行一个成本———效益评估。虽说目前电子文件的存储空间足够大, 但是文件的及时销毁, 对于文件的科学管理仍十分重要。一般销毁电子文件采用物理销毁的方式, 如压碎、撕毁等。因此若文件无特别价值, 在是否需长期保存鉴定时应当机立断, 控制长期保存文件的数量。如美国的文件鉴定工作要求长期保存的文件只占总文件的5%。

4. 管理电子文件的最终目的在于提供利用, 这也是评估电子文件管理成本是否有效的重要途径。

因此, 在考虑电子文件管理成本时应充分考虑日后的提供利用工作。在日常管理活动中, 适当减少或控制成本是以提供经济高效的利用服务为前提, 同时又是以其为最终目标的。因此, 寻找二者的最佳平衡, 是当今的电子文件管理需要认真权衡的问题。

摘要：随着电子文件的广泛应用, 对其管理成本的研究已变得十分必要。本文简要阐述了电子文件管理成本的构成、电子文件管理成本之间的关系并就电子文件的管理成本提出了几点建议, 以期引起相关学者的进一步探讨。

关键词：电子文件,管理成本,建议

参考文献

[1]张宁.我国电子文件管理现状与思考[J].档案学通讯, 2008 (6) .

[2]金波, 丁华东.电子文件管理学[M].上海:上海大学出版社, 2007.

[3]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社, 2001.

浅谈电子政务及电子文件的管理 篇10

由于电子政务是网络时代的产物, 网络技术、计算机技术、现代通讯技术等高新技术共同编制出一张笼罩全球、具有超强功能的网络, 将人类“网罗”进一个前所未有的数字化世界。在这样一个所谓的“赛博空间”, 谁都得换一种方式思维、换一种方法工作。网络时代赋予档案工作更新的内涵和空前的发展机遇, 档案工作者的管理对象从有形实体扩展至虚拟空间, 因此, 管理方式也必将从传统模式转换为网络模式。

要求档案工作者要深刻理解电子政务中“虚拟现实”的内涵。“虚拟文件”并不是“来无影去无踪”的管理对象, “虚拟环境”也不是“虚无缥缈”的空间。电子文件应当与传统的纸质文件具有相同的本质, 都是社会记忆的载体, 只不过在载体形式上有着根本的区别。可以说电子文件是数字化的“物质载体”, 它的管理也一定有规可循。不要因为我们用肉眼看不到它, 或者现在还没有掌握它的规律, 就困惑, 就茫然。

事实上, 电子文件的产生与过去的甲骨、竹简、钟鼎和纸质文件在其本身功能和管理目标上, 都是有相同之处的。只不过前者是文件记载的信息与其载体是依附在一起的, 并且是看得见摸得着的。而后者是信息与载体可以分离, 并需要机器设备才能解读。现代的高科技把有形变成了无形, 把现实变成了虚幻, 这是科技进步的结果。正如科学家约翰·皮林 (Jean Perrin) 所说的“科学是以简单的无形代替复杂的有形”。

我们要正确认识电子文件的电子证据问题。过去之所以人们对纸质文件坚信不疑, 其根本原因是人们对所谓“原件”坚信不疑。长期以来, 在许多人的意识中, “原件”是一经生成, 无论是载体还是附着其上的信息内容及各种标记都是未曾改变的原始的文件。原始性使得文件在现行工作中具有特殊的凭证、依据作用, 最可靠、最具权威性, 是公认的法律证据。

然而, 电子文件已不再有“原件”的概念。这是因为:电子文件必须要机器来识读, 致使“眼见为实”失效。电子文件增删容易且不留痕迹, “原价”状态很难保留。电子文件可脱机保存在其它磁盘、光盘等载体上, 或发送到网络上, “原件”已不具备实际意义。由于系统不断升级, 读取设备不断更新, 即使保存原件也是徒劳的;网络平台上电子文件的生成与传输实际上是数码的逻辑组合, 可以说电子文件在产生一开始和传输过程中, 本来就不是什么原件。如电子邮件的传输就是先将信息拆散打包经由不同的路径传送, 然后在另一端重组整合。因此, 实体文件的“原件”概念, 事实上载电子文件中是不存在的。

但是, 这不等于说电子文件不具备原始性。对电子文件而言, 重要的不是它的原件形态, 而是对复制件内容原始性的认证。这就是认识电子文件证据性的出发点, 也是电子文件管理保护的切入点。显然, 对电子文件的制作过程、生效程序和管理方法进行有效的规范是非常必要的。

目前, 虽然也有了通过对产生电子文件的计算机做出规定、通过认证信息提供者与记录制作者的可靠性等方法判定电子文件的证据价值, 但这毕竟是一种“头疼医头, 脚疼医脚”的谨慎临时应对措施。电子政务要想从根本上解决这一问题, 需要围绕电子文件的生命周期建立起一整套法律法规。

借助以上的认识, 电子政务中电子文件的管理就要彻底改变过去传统档案管理中滞后的文件管理观念和方法。变“过去时”为“将来时”, 把电子文件的管理延伸到电子文件产生前, 即所谓的“前端控制”。其核心内容就是在电子文件产生之前, 档案工作者就要对系统建设提出建议。

同时, 通过立法授权档案部门监督指导有关单位按法定标准生成和传输电子文件。这样就使系统在电子文件产生时, 甚至在文件产生之前就对电子文件进行归档范围的划定、文件价值的鉴定、信息保护形式的选择以及其他有助于认证电子文件凭证性的背景材料等有关记录。目前全球档案界已就电子档案“前端控制”观点达成了相当广泛的共识, 并且正在结合各国不同国情和文化背景制定相应的实施策略。

电子文件的基本含义及管理原则 篇11

电子文件是什么?用计算机起草的文件草稿、修改稿都是电子文件吗?是否都需要归档保存?《电子文件归档与管理规范》中对电子文件的界定是：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。由此我们可以得知：只要是在计算机中产生、运转的文件都是电子文件，用数码相机拍摄的照片、数码摄像机拍摄的视频、录音笔录制的音频、扫描仪扫描后的图像等也都是电子文件。但是，这些电子文件是否需要归档保存，就要看它是否具有凭证作用和参考利用价值。

电子文件并不仅仅是我们通过计算机等设备所看到的那份信息，还要包括对其生成、运转的环境信息的记录，产生、修改的过程等信息的记录、修改内容及操作者的记录等。因为每—份电子文件在生成、运转的过程中都会依赖一定的硬件设备和软件环境，并且同时在其生成的设备(如计算机、数码相机等)中留下相关的参数和痕迹，这些就是元数据和背景信息。例如，我们在计算机中点击某份文件的属性，会看到“常规”中显示：文件类型、打开方式、位置、大小、占用空间、创建时间、修改时间、访问时间等，这些内容就是该文件的一部分元数据和背景信息。所谓元数据，是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。而背景信息是指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。它们忠实地记录了电子文件生成和存在的环境及产生和运转的全过程，和电子文件信息是密不可分的一个整体，对于保证电子文件的真实、完整、有效有着重要的意义，日后在电子文件归档时，元数据和背景信息也是不可或缺的一部分。

在管理电子文件时要遵循“确保电子文件的真实、完整、安全、有效，并对电子文件实行全过程管理，确保电子文件归档的质量”这一原则。

电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。即不论电子文件是由业务部门管理，还是由档案人员管理，它的内容和相应的元数据、背景信息都要与刚办结时完全一致，内容上没有被非法修改，形式上也没有发生改变。真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反映历史面貌，得以作为工作记录、社会记忆长久保存的前提。

电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。电子文件的完整性涉及：完整地收集、归档记录社会活动真实面貌所产生的全部电子文件；完整地收集每一份电子文件内容全部信息及相关元数据、背景信息。

电子文件的安全性是指电子文件所依赖的系统的安全，运转过程的安全，以及自身数据安全。电子文件安全方面的主要问题有三点，一是电子文件在被起草或修改时很方便，且不留痕迹，这种易更改性为非法操作提供了便利；二是电子文件赖以生存的网络环境容易发生事故，如被黑客侵袭，这直接威胁了电子文件的安全；三是网络中对操作者身份认定的技术方法尚未彻底解决，使对电子文件合法操作者的权限控制变得十分困难。这些问题都直接影响了电子文件的安全保存，需要防范和解决。

电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。有效性是电子文件存在和保存的基础，若保存的电子文件无法还原输出，不能被识别和读取，文件中的信息便成为了“死信息”，无论电子文件信息的价值有多大，都失去了其存在的意义。

浅谈电子文件的归档管理 篇12

一、电子文件的收集与积累

1. 电子文件收集积累的重要性。

电子文件是由二进制数字编码组成, 二进制数字编码的变换会导致电子文件内容的改变。电子文件的形成到电子文件的归档有一段时间间隔, 在这一段时间内, 电子文件有被更改的可能, 而且不留一点痕迹。电子文件收集积累贯穿于公文处理和科技工作的整个过程, 档案工作者必须了解掌握电子文件的形成规律和过程, 依据有关规定和标准进行工作, 不仅要保证电子文件的真实性, 还要维护它的系统性、完整性, 防止存有信息内容的载体丢失、损坏, 为归档打下良好的基础。

2. 电子文件的收集积累范围应按照国家有关规定执行。

需要注意的是, 电子文件特性和表现的功能不同于纸质文件, 如对于草稿文件, 由于不具备正式文件的功能, 一般可以不保留, 但从保留电子文件的重要修改过程考虑, 当纸质文件有全文信息自动检索要求时, 则应对其进行收集。对于起辅助作用或正式作用的电子文件, 则应及时收集积累, 并与其相应的纸质文件建立标识关系。尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件, 应当有更严格的措施。必要时, 应在收集积累过程中, 制成硬拷贝或缩微品, 以免系统发生意外造成文件丢失。对不同信息类型的电子文件, 由于其技术特性不同, 存储载体和记录信息的标准、压缩算法也不同, 应分别采取措施保证其完整性。

3. 电子文件收集积累的方法。

电子文件的收集积累往往是在网络系统上进行, 由于记录系统有自动记录的功能, 可用于记载电子文件的形式、修改、删除、责任者、入数据库时间等。用载体传递的电子文件, 要按规定进行登记、签署, 对于更改处, 要填写改单, 按更改审批手续进行, 并存有备份件, 防止出现差错。电子文件的收集积累应集中管理, 逐步建立积累数据库, 不得由个人分散保管。

二、电子文件的整理与归档

1. 电子文件的整理。

电子文件整理包括两个层次:一是对分类、排序的组织。就是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合, 使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。著录标引在整理工作中占有重要地位, 其质量好坏将直接影响未来电子档案的保管和利用。在整理过程中, 可能会遇到文件格式重新编排和重新组合的情况。这种格式转换有可能损伤数据, 损害电子文件的真实性。但随着技术的发展, 不断解决这一格式转换问题, 并保证电子文件的真实性、完整性, 是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。二是组织建立数据库。电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的, 经过对电子文件的科学整理构成有序的虚拟状态。通过检索, 可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来。数据库是存取电子文件的“虚拟文件库”。无论在任何条件下, 都要拷贝一套保存, 并对其软硬件环境作出说明, 必要时可输出纸质文件保存。

2. 电子文件的归档。

电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件, 确定档案属性后, 从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。对电子文件归档的要求是真实、完整, 达到档案的功能价值;准确说明配套的软、硬件环境;归档电子文件格式应尽可能的通用、标准。不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的, 如果是网络, 可按要求转到档案数据库;如果是载体传递归档, 就要做一些辅助和认证工作, 要与纸质文件结合归档。归档工作尚应注意以下内容:电子文件名称 (包括正名和扩展名) 、路径名和盘号;技术环境条件, 即编制该电子文件的软硬件名称、型号、系列和版本等;相关文件档号, 即与文件内容相同的其他载体文件的档号;归档部门, 即归档的处 (科) 室;归档日期, 即文件移交档案部门的日期;备注, 记录必要的有关说明;归档份数, 一般拷贝二套, 保存一套, 借阅一套。必要时, 应再保存一套置于异地。

三、电子文件的鉴定

电子文件的归档鉴定工作是指鉴别档案的价值, 确定其保管期限, 并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件, 这是保证归档电子文件准确、完整、系统, 确定档案属性的工作。电子文件的鉴定内容主要体现在两个方面:一是归档电子文件的原始性、准确性、完整性;二是确定电子文件的价值和保管期限。