电子文件数据库（精选12篇）
电子文件数据库 篇1
摘要：随着互联网信息技术的发展与进步, 近年来自媒体、物联网以及云计算技术得到了广泛的运用, 数据的重要性愈发凸显, 大数据时代已经到来。大数据技术的进步对我国电子文件开发利用模式的创新也提供了新的途径。本文从大数据技术与电子文件利用模式的概述入手, 对大数据技术在电子文件开发工作中的应用进行了探讨。
关键词：大数据技术,电子文件,开发利用,研究
前言
在全球信息化的发展趋势下, 随着国家间政治与文化交流的日益密切, 产生了海量的数字化电子文件, 如何对这些虚拟化的电子文件进行收集与管理, 已经成为国家发展的重要课题。电子文件的开发与利用, 就是在社会活动中对电子文件信息的使用价值进行挖掘, 从而有效地加快社会发展的进程。
1 大数据技术与电子文件开发利用模式的概述
1.1 大数据技术概述
大数据是互联网信息技术发展的产物, 也是信息时代发展的必然结果。在大数据时代下, 数据规模越来越大, 数据容量也随之增大, 数据增长速度逐渐加快, 现阶段大数据以及其相关处理技术逐渐被应用于各个行业领域, 并创造出了巨大的社会经济价值, 推动了经济领域以及科技领域的发展, 拓宽了数据获取方式, 为现代化企业的发展带来了一系列机遇与挑战。大数据技术具有快速性、多样性与规模性的特点[1]。
1.2 电子文件开发利用模式概述
电子文件是在信息化发展趋势下产生的数字化电子文件, 具有利用方式多样化、依赖方式复杂化的特点, 因此为了加强对电子文件的开发与利用, 就应当制定一定的开发模式与管理模式。由于电子文件是基于计算机信息技术存在的虚拟文件, 从信息安全性的角度考虑, 应当加强对信息载体的利用, 并加强电子文件的安全保密措施。电子文件开发与利用需要从信息的准确性、快捷性与完整性入手, 从而提供优质的信息服务。
2 电子文件开发利用原则
2.1 数据创造性原则
所谓电子文件开发利用的创造性原则, 就是在传统实体文件数据处理的基础上, 对传统实体文件数据处理技术难以解决的问题或没有完全解决的问题进行开发与利用, 电子文件开发利用的创造性原则在很大程度上体现了其先进性与新颖性。随着大数据时代的到来, 现阶段电子文件数量极其庞大且更新速率极快, 这就需要大数据技术通过对海量电子文件的洞察分析, 深入挖掘电子文件的内在价值。通过对电子文件数据信息进行筛选与分析, 可以将有关信息整合起来, 统一分析电子文件数据间的内部联系, 从而将分散性的电子文件数据有序化。
2.2 数据时效性原则
所谓电子文件开发利用的实效性原则, 就是在处理电子文件数据的过程中应根据社会发展的实际需要, 以及电子文件数据的实际内涵, 对电子文件数据的深层价值进行挖掘, 有针对性地对电子文件数据进行开发与利用, 从而拓宽电子文件交流的形式, 构建动态性的电子文件数据分析机制, 提高电子文件的先进性与实效性。
2.3 数据合法性原则
所谓电子文件开发利用的合法性原则, 就是在电子文件数据处理过程中应结合实际的利用需求对电子文件数据进行筛选与审核, 强化电子文件数据间的逻辑性关系, 通过合法性的系统加工提升电子文件的信息价值, 从而方便用户的利用。在电子文件数据的开发与研究过程中必须遵守国家相应的法律法规, 以法律法规为指导, 合理调节电子文件数据间的处理关系, 从而保证电子文件开发利用模式的可靠性[2]。
2.4 数据完整型原则
所谓电子文件开发利用的数据完整性原则, 指的是在电子文件数据产生之刻起, 应本着实事就是的客观性原则保持数据的完整真实不变, 避免对数据进行修改或破坏, 从而确保电子文件数据的真实性与可靠性。电子文件数据应当应用于正确的用途上, 而非无限制地使用, 从而在电子文件数据产生、转换到维护的整个生命周期内保证电子文件数据的完整性。电子文件数据若失去了自身的完整性, 也就失去了其使用价值。
3 大数据技术在电子文件开发利用工作中的应用
如图1所示, 基于大数据技术开展的电子文件开发利用模式与传统实体文件数据的处理流程相似, 主要以海量电子文件为数据基础, 构建电子文件数据洞查分析服务, 应用大数据相关技术对海量电子文件进行洞查分析, 从而形成电子文件数据分析模型, 为用户提供电子文件利用。
3.1 电子文件数据获取阶段
电子文件数据是大数据技术在电子文件开发利用工作中要处理的对象, 电子文件数据的开发利用应该从数据分析入手, 利用数据关联、聚合分类、语义网等大数据相关技术对种类繁多的海量信息数据进行处理, 因此电子文件数据本身的质量影响着电子文件数据洞察分析服务的质量, 对分析结果存在着很大的影响。在处理海量电子文件的过程中, 存在着“数据量过大时可以忽视数据的质量”的思想误区, 这就导致对电子文件数据的把关不严格, 使得错误的数据进入大数据系统。尽管少量的错误数据对大数据整体分析结果影响较小, 然而约束机制的不合理则会为大数据分析处理工作埋下安全隐患。在电子文件数据获取阶段, 并不是说数据越多越好, 而应当保证电子文件数据的翔实准确, 对特定的应用数据需要包含有用的信息, 应该尽可能地排除影响洞察分析工作的无关数据与错误数据。
3.2 电子文件数据分析阶段
对海量文件的洞察分析是大数据技术在电子文件开发利用工作应用的关键环节, 电子文件数据分析阶段主要通过对大数据文件的筛选与审核, 选取特定的电子文件数据进行分析, 并将其转化为有价值的分析结果, 从而发挥电子文件分析职能。现阶段电子文件数据数量较大且较为庞杂, 而相关电子文件开发管理人员缺乏相应的大数据知识, 难以有效地从海量电子文件数据中提取有价值的分析结果[3]。随着数据更新速度不断加快, 海量的非结构化电子文件数据难以得到有效分析, 面对这一问题, 应当将大数据技术应用于电子文件数据的分析阶段, 通过一系列的相关运算挖掘电子文件数据内部的相关性, 利用大数据技术对现阶段集合的ERP、营销、生产、基建、调度、协同办公、科技、经法、大规划、安监、电力交易、电子商务等12类业务系统进行数据整合, 并从中提取电子文件核心数据, 对数据的发展走向进行预测。基于大数据技术的电子文件数据分析, 与传统数据报表不同, 这种数据分析并不是静态的, 而是通过动态性的更新显示未来发展的走向, 从而把握事物发展的规律。
3.3 电子文件数据显示阶段
电子文件数据显示阶段主要是通过现代化信息手段将洞察分析后的数据进行展示, 一般通过统一搜索、文库应用、专题应用、电子文件挖掘服务等将数据已可见形式或可读形式输出, 从而为用户提供电子文件利用, 方便用户获取相关数据信息。与传统数据报表的结构化数据不同, 基于大数据技术开展的电子文件数据显示可以采用数据值、数据表以及各种统计图形对数据进行展示, 大数据技术突破了传统的数据结构性的限制, 灵活化地表现出复杂的电子文件数据。利用如图2所示的计算机信息技术的图像处理以及图形学的可视计算技术可以将抽象的数据转换为直观的图像与表格, 从而将复杂的信息简单化, 提高了用户分析结果的便捷性。
3.4 电子文件数据共享利用
电子文件数据的显示阶段可以打破原有专业领域的束缚, 通过数据可视化提高与其他业务系统的契合度, 其他业务系统也可以通过现代化数据技术对直观化的电子文件数据进行检索利用。对于电子文件数据的共享利用, 可以通过Web Service建立统一性的电子文件整合平台, 从而建立各个业务系统间电子文件数据共享交换通道, 将不同职能部门间的电子文件系统有机地结合起来。组成电子文件数据共享平台的一系列服务、中间件以及Web Service接口是实现电子文件数据共享利用的关系, 其核心组件主要是流程整合引擎以及数据交换处理模块, 从而满足了用户获取相关数据信息便捷性的需求。
4 结论
总而言之, 随着大数据时代的到来, 大数据技术虽然为电子文件开发与利用工作的发展带来了机遇, 但也带来了一系列技术难题。现阶段基于大数据技术的电子文件开发利用工作仍然存在着一系列的问题, 由于大数据技术的研究尚处于起步阶段, 整体技术发展水平仍然有限。因此电子文件管理人员应当在实际管理工作中不断总结经验, 为大数据技术增添相应的实践基础, 从而推动电子文件开发利用模式的革新。
参考文献
[1]吴震.数据挖掘技术在电子文件管理中的应用研究[D].广西民族大学, 2011.
[2]廖颖.国内外电子文件管理模式比较研究[D].上海大学, 2014.
[3]赵丹阳.数字环境下科技文献信息开发利用与服务模式研究[D].吉林大学, 2012.
电子文件数据库 篇2
1、仔细阅读招标文件所包含项目预算与项目报价盈余性、准入条件符合性、评分细则利弊性、样品技术规格偏离性等关键条款。
2、投标文件的编制必须按照招标文件要求格式进行。杜绝未按招标文件格式要求而被废标事件发生。
3、要认真核对招标文件准入条件所必需携带的原(复)资质证明材料完备性，杜绝未按招标文件原(复)资质证明材料要求而被废标事件发生。
4、要充分理解并创造利用满足评分细则被加分有利条件，杜绝被扣分。
5、要及时安排样品筹集并满足于招标文件所述各项技术要求，龙其是细节要求，杜绝由于样品未按招标文件要求被废标事件发生。
6、认真读懂招标文件对开标一章节程序、要求，充分满足招标文件对开标一章节所要求，认真核查投标文件正(付)本数量及投标文件的包装、密封、盖章/签名等正确执行到位，杜绝由于投标文件数量、包装、密封、盖章/签名未按招标文件要求而被废标事件发生。
7、电子文件完成后应必须认真核对电子版本应用符合性检索环节，杜绝超招标文件电子文件电子版本被废标事件发生。
8、全面理解招标文件情况下，做好项目分析表，将相应部分写好，并送到每一个负责人手中，以便投标的顺利开展。同时注重付款方式的要求
9、编写投标文件时，注意投标文件格式清晰，有目录，针对评分方式中的任何一点（尤其是售后服务及技术参数检测报告等要求）要重点注意并编制到投标文件中。
10、投标文件中证照一定要齐全，注意证照有效期限，不要过期。（注意投标需携带原件事项，并理清原件包装，确保原件整齐带走，完好回来）
11、投标样衣及时整理好，符合招标文件要求。(同时整理好样衣归库）（样衣一定要确认完整，包括标志标牌等，招标文件上的行业标准等等，必须完全符合招标文件的要求）
浅析电子文件与电子档案的管理 篇3
关键词：电子文件 电子档案 管理
中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2012）001-055-02
随着信息技术快速发展，电子文件与电子档案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件有着很大区别，对电子文件归档后产生的电子档案管理也有很大影响，因此有必要对电子文件真实与完整性进行分析。以下将结合笔者工作经验来阐述电子文件真实与完整风险管理。
1 电子文件及电子档案
1.1 电子文件与电子档案
电子文件（Electronic Records）是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。①
1.2 电子文件对档案管理的影响
文件归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘形式移交，归档范围也不能只是办理完毕具有保存价值的文件，还应包括该文件读取软件甚至操作系统。
2 电子文件真实与完整风险
电子文件管理中最致命的问题、最根本的风险就是真实性、完整性受到破坏，这是需要管理者动用一切办法加以防范的，以下是真实性与完整性这两种主要风险。
2.1 电子文件的真实风险
电子文件若真实性受损，就无法客观地反映原始事实，也就会失去利用价值。目前，这样的实例很多，比如，加拿大调查委员会对加拿大在索马里的驻军情况举行了听证会。调查委员会要求查看国防行动中心一个数据库中文件运行记录。在查看该文件运行记录时，委员会发现了许多异常情况，如空白信件、漏号或重号等。调查委员会认为这些记录不可靠，不能用于当时进行调查，也不能向未来研究人员提供利用。电子文件不真实具体表现包括：(1)文件是伪造的，即用户身份不真实；(2)无法证明电子文件未经改动，即无法排除文件不真实的可能性。主要原因在于系统没有生成、获取文件的背景信息。
2.2 电子文件的完整风险
电子文件完整性风险主要表现在应该归档保存的电子文件数量残缺不全或是文件构成要素不完整。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全文件留给后人是支离破碎的社会记忆，会对电子文件利用带来很大障碍，也会严重影响电子文件应有价值。在电子环境下，介质脆弱，技术过时以及系统特性都会影响电子文件完整性。
3 影响电子文件真实与完整风险的因素分析
一般说来，影响 电子文件真实与完整风险主要有：(1)管理风险电子文件在形成、传输、接收、处理、保管、管理、利用等各个阶段，都与机构管理密不可分。管理机制不完善，或由于人的主观性、难以规范性和不确定性，都可能会威胁到文件的真实与完整。例如由于文件管理知识缺乏，可能使文件重要构成要素和文件系列没有保存齐全；操作失误；主观或无意的内容或形式改变；网络攻击或电子欺诈行为对文件造成的非法变更与摧毁；人为因素引起保管环境恶变而对电子文件载体产生破坏；管理规范缺乏和人为疏忽造成数据缺乏备份、备份媒体选择不当和没有异地备份等；以及本章第一节中探讨影响电子文件真实与完整的其他人为因素等，都是由于管理不当导致的风险。(2)信息技术风险电子文件形成和存在依赖于信息技术和设备，信息技术的不稳定也会使电子文件真实与完整面临风险。基础设施风险。基础设施包括硬件、系统软件、网络及机房等。缺乏信息技术基础设施应具有的基本条件，如硬件软件性能欠缺稳定性、安全性、容错性、可靠性与可维护性等，都会对电子文件真实与完整构成威胁；系统空间容量不足；备份过程、数据传输过程欠缺安全保护措施及准确性；系统功能对电子文件真实完整性需求的满足程度不够；机房的交流电源、备用电源设施及安全保护措施不当等等，都有可能导致电子文件信息变更与丢失。数据管理风险。电子文件数据本身具有极大不稳定性，这与电子文件内容与载体可分离性、载体不固定性以及技术寿命有限等因素相关。为保证文件内容持久可读，必须对电子文件定期迁移。在迁移过程中，文件信息有丢失和受损的风险。许多部门由于忽视了数据的不稳定性，未对其采取相应保护措施，由此造成的损失无法弥补。(3)固有风险在对电子文件管理中，总会有一些不可抗拒因素导致文件真实完整性受损。由这些不可抗因素引起的风险，称为固有风险。例如不可抵抗的自然灾害(如火灾、水灾、地震等)与意外灾祸(如失窃、鼠灾等)，恶劣环境(如强光、不适宜的温湿度、灰尘、磁场等)带来的影响等，都会导致文件损毁。电子文件整个生命周期各阶段(形成、传输、捕获、存储、处理、保存与利用等等)中，任何一个环节出现问题，都可能严重影响电子文件的真实与完整。
4 电子文件真实与完整的风险管理策略
4.1 对电子文件管理流程加以优化
文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。相比手工管理流程，电子文件管理流程内容，以及组成流程各项管理活动开展时间、承担者相互关系都有变化。在内容上，有些管理活动需要增加，如确定文件存储格式、确定文件存储位置等；有些管理活动被简化，如实体整理、分发；另外一些则变得复杂，如鉴定工作中增加了技术鉴定内容，录入范围扩大等。在电子文件管理活动开展时间上，有些活动提前，如归档、鉴定、分类、录入等提前到文件形成阶段就开始；与此同时，著录、鉴定等延伸到整个文件生命周期。
在电子文件档案工作管理人员中，除了档案人员、文件形成者之外，信息技术人员、计算机系统人员成为电子文件管理队伍新成员。信息技术人员负责技术鉴定、迁移、备份等技术管理工作；如果设计和使用得当，文件系统可以完成和参与许多公务性、重复性的工作任务，如文件分发、鉴定、归档、录入、跟踪、统计等，使之自动化。在文件管理之间相互关系上，手工条件基本上是依次开展、顺序衔接、相互独立管理，而在电子环境中则逐渐变得同时开展、相互交叉、部分内容合成，从而使得电子文件管理流程具备并行化、非线性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自动记录到录入数据库中，从而导致录入同其他文件管理的集成。各单位应综合考察业务、技术、制度、标准、人员、文化等多个要素，通过合并、削减、前置、并行、自动化等手段，优化设计电子文件管理流程，并将电子文件管理流程的优化纳入机构业务流程整体优化之中。
4.2 以电子文件管理软件为中心实施管理
电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。承担电子文件管理功能的系统-主要由两部分组成：形成电子文件业务系统和独立电子文件管理系统。业务系统负责生成合格的电子文件并将之交付给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责适时获取、采集电子文件并保证其长期真实、完整、可读、可用。这两个系统之间应该有数据接口，以保障数据顺畅、无损传递。当然，有些业务系统包括功能相对齐备的文件、档案管理模块，不过一般只能管理本系统产生的电子文件，而专业的电子文件管理系统则能综合管理多种电子文件。近年来电子文件管理软件的功能需求一直是国际关注热点，对于文件系统开发的参与也被档案部门看作是解决电子文件管理难题一条重要措施。独立的电子文件管理系统应该具备一般功能包括获取(归档)、分类、鉴定与处置、录入(数据管理)、存储与保护、检索与利用、安全与存取权限控制、日志、审计、报表设计及制作等。
4.3 采用基于职能的管理方法
职能是机构对于社会承担的主要职责，它包括完成一定目标的多项工作。有时多个部门联合执行某项职能，有时不同部门在职能中交叉。机构承担的职能相对稳定，而组织结构和部门设置则相对灵活多变。文件是机构履行职能记录，职能类别是判断文件类别的依据，职能重要程度是决定文件重要程度的依据，按照职能分类体系组织文件，可以充分反映文件的来源联系，说明其来龙去脉。职能分类法、职能鉴定法以及以职能为基础组织文件信息提供利用，是档案管理中极富特色的专业方法，为多个国家所采纳，并被国际标准IS015489确认，在电子文件管理中也应该采用这些管理方法。职能分析也是电子文件管理系统设计过程所必须开展的工作内容。以上要点的阐述都是在方法层面上展开的。管理好电子文件，仅有科学方法是不够的，还要构建覆盖观念、制度、组织、方法、手段在内的全面管理体系。
5 结论
因此，我们必须在对电子文件管理流程加以优化、以电子文件管理软件为中心实施管理、采用基于职能的管理方法等思想指导下，积极、慎重地应用较为先进与成熟的信息技术手段，监视电子文件生命周期全过程，抑制风险因子，通过监控、记录和审计与电子文件有关的一切活动，防止其不被修改、替代或破坏。同时，对电子文件生命周期每一阶段、每一环节，都要建立相应管理措施加以防范和制约，形成一个不间断的连续管理系统，以确保电子文件真实与完整。
注释：
① 出自国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)[S].
参考文献：
[1] 丁栋轩,刘海平.文书档案管理基础[M].科学普及出版社,2007.
[2] 陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学[M].中国人民大学出版社,2008.
[3] 陈国云.档案信息建设的风险管理[J].档案管理,2008(1).
电子文件数据库 篇4
电子束曝光是20世纪60年代从扫描电子显微镜技术基础上发展起来的一种新的光刻技术。高能量的电子束具有波长短和易控制的特点,有利于在计算机控制下产生高分辨率的图形。自70年代以后,该技术在半导体集成电路制造业方面得到了广泛的应用和发展[1,2]。实用化电子束曝光系统是电工所研制的一种新型电子束曝光系统,该系统具有纳米级曝光分辨率,可进行图形拼接和套刻,既可用于制作精密实验掩模板,也可在工件上直接曝光。
电子束曝光数据格式文件EDF(Exposure Data Format)文件是电工所针对实用化电子束曝光系统设计而成的一种曝光图形文件。它可被图形发生器直接读取,经数模转换后控制电子束进行扫描曝光,刻画出所需图形[3]。EDF文件的获取可通过控制软件系统的数据格式转换功能由通用图形数据格式(CIF或GDSII格式)转换而成[4],但转换环节的存在降低了图形传输曝光的效率,不便于操作。而且作为实用化电子束曝光系统的配套软件,仅仅实现数据格式转换,不能满足用户需求,用户根据实际情况往往需要直接生成曝光数据格式文件。因此开发实现直接创建EDF文件的功能模块是保证实用化电子束曝光系统正常工作的前提。本文利用VC++6.0开发环境实现了直接创建EDF文件的功能,减少了数据格式转换环节,提高了效率,更便于进行曝光实验,达到了软件实用化的目的。
1EDF文件格式
EDF文件采用二进制方式存储,由ID、TX和LB三类节点分别描述文件的信息[4]。ID节点包含图形文件的基本信息,由文件名、改动日期、版本号等组成,位于文件头部,作为该文件的识别信息。LB节点为可选节点,用来存储图形的压缩模式所使用的图块定义,若选择压缩模式则此节点存在,否则不存在。TX节点定义了各个主场内的图形,包含主场坐标和具体图形的属性信息,包括图形的类型标志、曝光剂量因数、图层属性、层开关信息和坐标信息。图形类型标志决定了图形发生器扫描图形时所采用的扫描方式,设置曝光剂量因数可为不同区域不同大小图形分配不同的曝光剂量,从而修正曝光时的邻近效应[5],图层属性和层开关信息的设置保证了电子束曝光中的多层图形套刻的实现,坐标信息决定了曝光图形的位置。
EDF文件包含的基本图形有折线、矩形、X梯形、Y梯形和椭圆(圆),各图形属性信息保存在TX节点中,表1所示为TX节点的内容,表中只给出了矩形和椭圆的保存格式,其它图形类型类似。创建EDF文件主要是绘制TX节点中包含的基本图形,以及设置图形属性,并实现对文件的保存。
2具体实现方法
2.1版图图形绘制
利用MFC的设备环境类绘制图形,基类为CDC类,包含了绘图需要的所有成员函数[6]。每类基本图形对应一个类,如矩形对应的类为CDrawRect。其中鼠标左键按下的响应函数OnLButtonDown()实现图形的初始创建,包括创建图形起始点以及设置图形属性初始值,并将创建的图形保存到图形链表m_ObjectList中;鼠标移动响应函数OnMouseMove()实现鼠标移动时图形的擦除和绘制;鼠标左键抬起的响应函数OnLButtonUp()实现图形的最终绘制。
2.2图形属性设置
图形的属性设置是创建EDF文件最关键的环节,因为图形属性表征了EDF文件作为电子束曝光数据格式文件的主要特点。每类基本图形有相应的“属性对话框”,图1所示为矩形的属性对话框,包括图层属性、曝光剂量因数和位置坐标。
图层属性表征了图形在整个版图中所属的图层位置,图层的选择通过组合框ComboBox控件实现[7,8]。ListControl控件构成的“图层”对话框(图2(c)所示)显示所有图层及所对应的颜色,便于用户查看图形的分布情况。“图层”对话框的另一重要作用是决定是否显示某图层,从而确定该层图形的层开关信息。若显示则图形的层开关信息m_bLayer为1,否则为0。传输EDF文件时,图形发生器只接受m_bLayer为1的图形信息,进而控制电子束对其进行扫描曝光,从而实现了对不同层图形分别曝光的功能,可进行多层图形的套刻。图2(a)和图2(b)分别表示了Layer 1被选中与未被选中时图形的显示情况。
设置图形曝光剂量属性时,需要根据实际情况为不同图形赋合适的值,以减少邻近效应。需注意的是此值为曝光剂量因子,乘以基准曝光剂量才是图形曝光时真正的曝光剂量,基准曝光剂量默认为100。
图形坐标通过属性对话框设置,通过设置图形坐标用户可以任意调整图形位置及大小,以创建满足要求的版图图形。图形绘制界面有比例尺,便于用户观察编辑图形。
2.3结构体引用
针对大部分曝光版图图形含有大量重复结构的特点,设计了结构体引用,此方法可实现高效准确地绘制图形,且设计的结构体可被多次引用,大大减少了版图绘制的工作量。
实现方法为首先绘制组成曝光图形的基本图块作为结构体,将其保存到视图链表FigViewList中。引用结构体时根据结构体的名称确定所引用的图形链表,将此图形链表中的图形根据“结构引用”参数设置对话框(图3所示)所设置的行列、间距、缩放比例等要求赋给另一新建的图形链表,并将新建图形链表保存到视图链表FigViewList中,这样就实现了结构体的引用。图4所示即为根据此设置参数实现的结构体引用实例。
2.4文件保存
为了便于用户对文件进行管理,具有相同结构体或有相互联系的EDF文件保存在同一工程文件中,打开一个工程文件即可查看或编辑所含的EDF文件,并能清楚了解结构体的引用情况。图5所示为打开的工程文件,一级目录表示所含的EDF文件,次级目录表示该EDF文件所引用的结构体。此设计便于用户操作,体现了软件的友好性与实用性。
EDF文件的具体保存分为ID、LB和TX节点来进行。保存ID节点时按照文件格式要求顺序写入节点标志符“ID”、文件名、改动日期、版本号等基本信息。LB节点的内容为标志符“LB”、压缩模式图块定义、图块编号、组成图块的图形,最后是结束标志。TX节点是保存曝光图形重要信息的部分,与实际曝光有很大关系,所保存的内容如表1所示。保存TX节点时首先写入标志符“TX”;然后遍历图形链表m_ObjectList读出链表中的图形,根据图形的名称m_cName属性判断图形类型,保存每个图形的具体信息。具体保存过程流程由图6所示。
3EDF文件曝光实验结果
创建EDF文件的程序集成在控制软件系统中,利用此软件可创建用户所需版图图形,并配合电子束曝光系统其他部件实现对图形的曝光。曝光时首先设置曝光参数并对曝光场进行校正,然后驱动工件台移动到合适位置,最后打开所要曝光的EDF文件,将其传输给图形发生器,由图形发生器控制电子束对图形进行扫描曝光。图7、图8所示为利用本控制软件在电工所研制的纳米级电子束曝光系统上所做的曝光实验。图7所示图形在绘制时利用了结构体引用,且设置的每个图形的曝光剂量不同,以便根据实验结果选取合适的曝光剂量。图8所示为套刻实验结果,图形共分两层,横向上部图形与纵向右部图形位于同一层,横向下部图形与纵向左部图形位于另一层,利用EDF文件具有层开关信息的特点可以进行分层曝光,实现套刻。
4结束语
本文所介绍的利用VC++6.0实现的电子束曝光文件的绘制与保存,便于用户创建版图文件,与图形发生器控制软件的其他功能相互配合,可以高效地实现图形的曝光,并可实现曝光时的场拼接和多层图形的套刻。本数据格式应用于电工所自主研发的图形发生器上,进行曝光实验取得了很好的效果。
参考文献
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[3]刘伟,方光荣,顾文琪.纳米级电子束曝光机用图形发生器[J].微细加工技术,2005(1):1-5.
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[5]刘明,陈宝钦,张建宏,等.电子束曝光中的邻近效应修正技术[J].微细加工技术,2000(1):16-20.
[6]John E Swanke.Visual C++MFC Programming by Example.机械工业出版社,1999.
[7]张宏林,朱静,李玉国,等.Visual C++6.0程序设计与开发技术大全.人民邮电出版社,2004.
电子文件与归档 篇5
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
5.2鉴定
5.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
5.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。
如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
5.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
5.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
5.5 归档
5.5.1电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被人操作数据、检测数据等技术因素。
将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。
5.5.2物理归档。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
电子文件的归档范围 篇6
从电子文件的内容上看，其归档范围可以参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定来确定，各单位一般应将反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。
国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定主要指《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号，2006年12月制发）。之后，北京市档案局根据此规定，结合北京市的实际情况，制发了《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》（京档发〔2007〕11号）（以下简称实施细则）。《实施细则》是目前北京市各单位制定电子文件归档范围的一个重要依据。
电子文件的归档范围并不等同于纸质文件的归档范围，而是远远大于文书档案的归档范围。从电子文件的内容上看，它涵盖了本单位工作的各个领域。凡是反映本单位主要职能，记载了本单位承办的主要工作，具有保存和利用价值的电子文件均应纳入归档范围；从电子文件的形式上看，它是多种多样的，各种门类和载体的档案都会产生相应的电子文件。例如，在会计核算工作中，如果使用了电算化管理软件，就会形成会计核算电子文件；使用数码相机、数码摄像机拍摄，会形成图像文件和影像文件……所以，电子文件包含了文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型。
文本文件指用文字处理技术形成的文件，例如用word、wps等软件形成的各种公文都是文本文件；图像文件既包括纸质文件在数字化处理后得到的扫描图像文件，也包括数码照片采集来的图像文件；图形文件指用计算机辅助设计或绘图等软件获得的电子文件，如使用CAD制图软件形成的CAD图纸；影像文件指用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，如数码摄像机拍摄的图像等；声音文件指用音频设备获得的声音文件，如录音笔等数字录音设备录制的声音；数据库文件指对业务系统中生成的数据进行采集和保存的数据库。
在确定电子文件归档范围时，应特别注意五种类型电子文件的归档工作。一是记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质文件扫描获得的图像文件；二是本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的数据库文件；三是本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；四是本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件；五是与电子文件相对应的元数据和背景信息。
这五种类型的电子文件具体包含的内容有：
一是图像和影像文件。数码照片、音视频文件经常会由拍摄部门自行留存，凡是记录本单位主要职能活动、重要工作成果、重要人物的数码照片、音视频文件材料，都应该归档。如：领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动，本单位组织或参加的重要外事活动，本单位召开的各种会议、举办的各种活动，本单位考察、调研，记录本单位重大事件、重大事故、驻地变化、基建工程等的数码照片、音视频文件均应纳入归档范围。
二是数据库文件，具体包括内部管理数据库和政务信息数据库。内部管理数据库主要包括内部机构、人员管理、会计电算化等反映了本单位内部管理的重要数据库文件。政务信息数据库主要包括人口、法人、空间与自然资源、宏观经济与社会发展等基础信息数据库文件；各机关依据职能对社会事务、公共事务进行监督、管理形成的业务应用系统、信息管理系统的数据库文件，如经济、科技、教育、司法、卫生、社会保障、城市规划管理等基础数据库文件；为领导决策、为公民服务提供的各类信息的公共服务数据库文件；对本地区、本系统、本行业开展的综合统计工作形成的数据库文件。
三是电子邮件。确定其归档范围时要考虑电子邮件内容的重要程度，体现了工作的处理过程，反映了与上下级单位或其他不相隶属单位洽商工作、签署协议等内容的电子邮件应该归档，只是用于沟通信息的电子邮件则不需要归档。
四是软件。《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发〔2004〕14号）明确要求：“对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。”所以，当电子文件是在通用软件环境中形成时，就不用将相关软件归档，而在专业系统中形成的电子文件，在相关软件更新后应将旧版软件及时归档。例如，各单位普遍使用的Microsoft Office Word、WPS文字等软件现阶段在北京市属于通用软件，就不需归档。
五是元数据和背景信息。它们反映了电子文件产生的环境及其形成、运转的全过程，对于保证电子文件的真实、完整、有效有着重要的意义。根据现阶段的研究成果，有19项元数据和背景信息项是必须采集和记录的，即：硬件环境，软件环境，记录字符、图形、音频、视频文件格式，文件类别，载体编号，载体型号，载体类型，文件归档号（全宗号、目录号、案卷号或文件号等），主题或题名，文件形成部门，文件形成时间，收文时间，责任者，主送者，抄送者，密级，保管期限，填表人，审核人。其中硬件环境包括主机、网络服务器型号和制造厂商等，软件环境包括操作系统，数据库系统和相关软件等。这19项元数据和背景信息分别记录了电子文件赖以生存的环境，电子文件自身的特征、形成过程，电子文件归档后对其归档载体的管理、信息管理的方式和管理人员，包含了电子文件从产生到归档到脱机保存全过程的信息，能够基本满足系统发生变化时电子文件恢复、数据迁移的需要，是每个单位在电子文件归档时必须考虑的基本项、必备项。
确定归档范围之后还要明确电子文件的保管期限。各单位可以依据国家档案局有关文件保管期限的规定，按照电子文件的保存和利用价值划分电子文件的保管期限。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，可以将电子文件的保管期限划分为永久和定期，定期可分为30年和10年。
思考題：
1、电子文件的归档范围等同于纸质文件的归档范围吗？
2、一个单位用于系统数据备份的数据库文件需要归档吗？
电子文件数据库 篇7
1. 电子文件概念是理解电子文件特点的前提。
被大家公认的“电子文件”定义是“以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件”。那么，它为什么是理解电子文件特点的前提呢？首先，“电子文件”它别于“文件”，是一种特殊的文件，自然具有独特的“个性”。它是依赖计算机系统并以代码形式出现，因此它具有对计算机的依赖性和非人工识读性；它纪录于磁带、磁盘、光盘之上，因此就具有载体的多样性、信息存储的高密度性；它在系统中存取又在通信网络上传输，因此它就出现了信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性。不难看出：在电子文件的概念中，隐藏着电子文件的特点，即对计算机的依赖性、非人工识读性、载体的多样性、信息存储的高密度性、信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性等。因此，电子文件概念是理解电子文件特点的前提。由于，电子文件有其独到的个性，因此在实践管理中，电子文件的特性决定着电子文件管理的一切活动，如电子文件管理的理论研究、电子文件管理的原则确立、电子文件管理技术的研制、电子文件的保管方式等，都是根据电子文件的特性实施的。按照逻辑推理，电子文件决定电子文件的特性，电子文件特性决定着电子文件管理，因此电子文件决定着电子文件管理，那么不难理解，电子文件的概念是电子文件管理的基础。
2. 电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。
无论何种管理，都是以理论做指导，只有正确的理论指引，才能获得科学的管理。电子文件决定着电子文件管理，电子文件概念是电子文件管理的基础，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。
早在中国首届档案学博士论坛会上，为了奠定电子文件科学管理的理论基础，多位知名档案学者首先对电子文件的概念进行了比较性的探讨和深入研究，最有代表性的是陈子丹先生还为电子文件的内涵归纳出了“三条基本要素”。随后，在此基础上，多位档案专家依据电子文件的特性，阐述了电子文件管理的理论观点。黄霄羽女士指出“来源原则”仍然是当今电子文件时代档案专业的基本原则，特别强调：新来源观是透过电子文件的本质和特性，采用更加概念化、抽象化的来源，是更加适应电子文件的新特点、新挑战的来源原则。张宁教授也通过“文件连续体模型”，全面展示了“电子文件连续体理论”。她也特别指出：“电子文件连续体理论”是根据电子文件的种种特性指出、完善的，同时变得更加全面和科学[1]。美国档案专家瓦洛在《档案思想的自由贸易》和《美国档案工作者》中说：由于电子文件的到来，档案管理事业将完全被重新塑造、重新接受。国际档案理事会在《电子文件管理指南》中，也花大笔墨阐述了，将重新认定“电子文件生命周期理论”，并同时提出了电子文件管理的“前端控制”理论[2]。可以看出：电子文件管理理论的提出，都是根据电子文件的特性而来的，而电子文件的特性是由电子文件的概念决定的，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。
3. 电子文件概念是电子文件管理原则确立的基础。
由于电子文件被赋予了许多比纸质文件所独有的“个性”，随之而来的就是种种新的管理思想和理念，只有这样，才能避免管理中的失误，有效保证电子文件的真实性、原始性和可靠性。为了达到新的管理标准所提出的要求，在管理中确立了许多电子文件的管理原则：（1）真实性保障原则，是依据电子文件易改性从而保证电子文件的真实性的原则。即归档后的电子文件中的元数据、背景信息和认证信息与电子文件形成时保持一致的原则。（2）完整性保障原则，是依据电子文件信息、载体与环境的不稳定性，从而保证电子文件的完整性的原则。包括电子文件整体的完整性和电子文件个体的完整性。（3）可读性保障原则，是指保证电子文件原始性、识读性的原则。即电子文件经过存储到迁移的整个过程后，仍可以识读并仍可以保证内容的原始性，也是依据电子文件的非识读性、可操作性而定的原则。（4）强制性原则，依据电子文件的不稳定性和可操作性，对于有价值的电子文件进行强制性收集的原则。（5）实时性原则，是依据电子文件的依赖性、集成性的特点，对电子文件做到“随时生成，随时存盘”的原则。可见，从制定“原则”的设想到“原则”的内容确立，都是因电子文件的特性而来，又因电子文件的特性而去，因此电子文件的特性决定着电子文件管理原则的内容，电子文件的概念是电子文件管理原则确立的基础。
4. 电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。
在电子文件管理中，电子文件是否“安全”是电子文件管理过程的核心问题，而电子文件的“真实性”是决定电子文件是否“安全”的关键因素，而这种关键因素是由电子文件本身的特性：不稳定性、信息与载体的分离性和多媒体信息的集成性等决定的。美国档案专家戴·比尔曼先生也曾指出：要想证明电子文件的真实性，就必须保证文件在整个操作过程中未经改动。而“易改性”恰恰是电子文件的特性之一，因此防止电子文件“被改动”、防止电子文件所带来的“不真实性”的特点，是解决电子文件“安全”问题的关键。而维护这种“真实性”靠的是管理技术，因此电子文件的特性是电子文件管理技术研制的关键。寻根问底，也就是说，电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。
为了保证电子文件的真实性，不少档案研究专家，研究出了维护电子文件真实性的管理技术，有“前端控制技术”、“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”等。前端控制技术是对电子文件管理系统的“设计阶段”所实施的有效控制，把电子文件全程管理理念的所有要求，提前设计在管理系统之中，是基于电子文件的易改性和信息与载体的分离性而提出的解决电子文件“不安定”的技术。可以看出，从技术的设计理念到技术的内容和操控，电子文件概念是基础。“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”也都是为了维护电子文件信息的安全，保证电子文件的原始性、真实性、凭证作用而研制的。那么，设计者为什么都会如此“担心”？也都是因为电子文件独有的特性，时刻会带来“非原始性”的、无凭证作用的电子档案所引起的。为了突出电子文件的概念在技术研究中的地位，露西亚娜杜兰蒂女士在介绍她主持的inter PARES项目，所涉及的四个研究领域时，把电子文件真实性保存的“概念需求”放到了第一位，这也说明“概念”对研究的重要性。在介绍她的成果时，还突出强调：保证电子文件的真实性的最佳方法，就是从电子文件的外部入手，“外部之手”言外之意就告诉我们，电子文件的特性是固有的，是不能改变的，应按照电子文件的特点和形成规律进行研究和设计。她随后又特别强调自己的观点：严格控制文件的形成和管理程序，对整个过程进行严格控制，不采取全程管理的眼光，就不可能管理电子文件。这番话又一次说明，电子文件的特性对电子文件管理的重要性，可见电子文件概念是保证电子文件真实性的关键，是电子文件管理技术研制的基础。
5. 电子文件的概念决定着电子文件保管方式的选择。
目前，电子文件归档后的保管方式有以下几种：多重双套制存储、信息备份和数据迁移。其中，多重双套制存储方式，包括电子和纸质双套制、电子双套制、本地和异地双套制、多重双套制存储。电子和纸质双套制：即鉴于电子文件信息与载体的不稳定性、电子文件的易改性，在电子文件管理技术还不太成熟的条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件，采取电子与纸质版本双套并存的保管形式，以达到利用时相互参照。电子双套制：为了避免电子文件信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息的可操作性等特点，确保电子档案的凭证价值而制作的两套电子档案。本地和异地双套制：异地保存是档案管理部门利用电子文件的高密度性而对电子档案实行的跨省份区域的备份制度，即在两个不同省份的档案管理部门，相互建立电子档案备份中心，从而保证纸质档案损坏时，异地电子档案的完整性。信息备份：是为了确保电子文件信息安全而采取的重要措施，是归档电子文件的脱机备份，从而保证在网络黑客和病毒入侵时，电子文件信息的原始性。数据迁移：是为了适应信息技术不断发展的需要，使电子档案在新的设备环境中继续保持“识读性”而采取的数据导入过程。从这些电子文件的保管方式的内容来看，保管方式的选择，都是根据电子文件的特性进行确定的，因此电子文件的特性决定电子文件保管方式的选择，究其根源：电子文件的概念决定着电子文件的保管方式。
总之，电子文件的概念在电子文件管理中，所起的作用不胜枚举，电子文件的管理理念，更是千差万别、多种多样，笔者的观点，旨在给那些对电子文件管理还感到迷惑不解、无从下手的人们一些帮助，起到抛砖引玉的作用。
摘要：电子文件独特的个性所带来的新的管理方式, 使得目前信息技术知识还未被完全掌握, 信息化水平还未达到理想标准。笔者认为, 对电子文件概念的理解与掌握, 是搞好电子文件管理的基础。
关键词：电子文件,概念,管理,基础
参考文献
[1]石玉, 李肖军.电子文件前端控制理论浅析[J].档案, 2009 (5) .
电子文件数据库 篇8
关键词：ASP.net,文件上传,数据库存储与文件系统存储比较
目前, 公司中文件的上传到服务器和文件浏览是日常的工作, 因而对于公司来说, 文件上传系统是信息传达的重要部分。在实现此功能的基础上, 上传的文件是保存在数据库中还是保存在文件系统中, 是编程人员总会遇到的问题。下面就关于这两方面进行比较。
对于上传的文件保存到数据库中就是在服务器中先创建数据库文件, 然后将上传的文件以二进制数据形式保存到数据库中对应的二进制的字段中;而将上传的文件保存到文件系统是以文件的形式将上传文件保存到服务器对应的文件夹中。下面就两种方法比较异同点。
1 两种方法中的相同点
在两种方法中, 都要使用fileupload控件, 该控件是表示一个HTML文件输入, 负责接收上传的文件。其控件代码如下:
两种方法都要使用数据库, 建立数据库文件。用数据库系统保存上传的文件, 其中的数据库是用来保存上传的文件名及文件内容;用文件系统保存上传的文件, 其中的数据库是用来保存文件名和文件保存的路径。
2 两种方法的不同点
上传的方法不同。将文件上传到服务器的文件系统中, 是直接使用fileupload控件的Save As (filepath as string, filename asstring) 方法, 把已上传的文件保存在filename所指定的系统文件夹中, 其代码如下:
将文件保存到数据库中, 使用的是fileupload控件的File Bytes的属性, 其类型是byte () , 它是字节数组, 包含fileupload控件中上传文件的二进制内容, 具体的操作是将文件的二进制数据保存到数据库记录对应的字段中。其代码如下 (编程代码1) :
数据库中保存的内容不同。文件上传到服务器的文件系统中, 后台数据库保存的内容为文件名称和文件保存的路径。
编写程序如下:
文件上传到数据库系统中, 后台数据库保存的内容为文件名称和文件内容的二进制数据。其编程参照编程代码1.
建立数据库的结构不同。文件上传到服务器的文件系统中, 后台数据库表files定义如下:
文件上传到数据库中, 后台数据库表filecontent的定义如下:
用户浏览 (获取) 文件的途径不同。文件存储在文件系统中, 由于文件的路径是存放在数据库中, 因而, 将数据库中的路径字段值取出, 做为浏览文件的超级链接地址, IIS即可将指定路径的文件显示在用户端的浏览器中, 其代码如下:
文件存储在数据库中, 用户要浏览文件, 必须将保存在数据库中的二进制文件读取出, 显示在用户端的浏览器中, 这就需要编写专门的文件下载程序, 因为IIS不能自动从数据库中读取文件。其代码如下:
runat="server"/>, 其中链接地址采用调用参数传递的方法, 将数据库中对应记录的id号作为传递参数, 并编写HTTP处理器程序File Handler.ashx, 将超级链接中的参数ID指向的记录的文件内容字段值, 以二进制数据的格式回写到浏览器中。其中调用HTTP处理器程序File Handler.ashx, 其代码如下:
3 两种方法的性能方面的比较
3.1 事物支持。
ACID原则, 是数据库系统提出的原则, 即为事务的原子性、一致性、独立性及持久性。
事务的原子性是指一个事务要么全部执行, 要么不执行.也就是说一个事务不可能只执行了一半就停止了;事务的一致性是指事务的运行并不改变数据库中数据的一致性;事务的独立性是指两个以上的事务不会出现交错执行的状态;事务的持久性是指事务运行成功以后, 就系统的更新是永久的, 不会无缘无故的回滚。
将文件上传到文件系统, 由于这个事物是分为两个步骤执行, 第一步是将文件上传到服务器的文件系统中, 第二步是将文件名称和上传的路经写到数据库文件中。对于这两个步骤, 要求必须同时完成, 要么就都不完成。但是在实际中, 文件保存在文件系统中, 可能因为外界的因素, 两个步骤只完成了其中的一个, 因而导致文件保存的位置与数据库中的超链接字段内容不符的情况, 对于事物支持来说, 这种上传文件的方式不具备。
将文件上传到数据库中, 这个事物是唯一的、完整的一个操作, 上传的方法就是将文件直接写到数据库中, 不出现分离、交错、更新等问题, 因而数据库系统支持ACID原则。
即要维护原子性、一致性、独立性和持久性, 那么需要将文件保存在服务器的数据库中更优。
3.2 参照完整性以避免破坏文件链接
参照完整性是两部分数据之间的关系状态。这里指的是文件和文件链接地址之间的参照完整性。实施参照完整性是使用数据库存储文件而不用文件系统存储的最为充足的理由。数据库存储文件, 链接地址是将数据库中文件名对应记录的id号作为传递参数, 并编写HTTP处理器程序File Handler.ashx, 将超级链接中的参数ID指向的记录的二进制文件内容字段值以二进制数据的格式回写到浏览器中。其文件名和文件内容是保存在数据库中的同一个记录中, 对于数据库进行查询将同时获取到两部分内容;而将文件存储到文件系统中, 文件是保存在文件系统中, 而地址保存在数据库中, 如果其中一项单独发生变化, 则直接会破坏文件的链接。
3.3 安全性比较
文件保存在文件系统中, 从安全的方面考虑, 要对文件系统的安全性进行设置, 可以使用文件系统文件权限保护文件;文件保存在数据库中, 安全性方面是要从数据库方面进行设置, 可以使用数据库用户、角色和权限限制对数据库的访问。如果配置得当, 两者旗鼓相当。
但是, 人们对于文件系统已经较熟悉, 文件的检索、移动、复制、删除已经成为习惯, 如果获取了对文件系统的访问权, 很容易获取到文件;相对而言, 如果对数据库SQL不熟悉, 对于移动文件和检索几乎是不可能的。同时, 数据库中保存文件的内容是以二进制形式保存的, 对于文件的读取、修改等操作, 需要读取、编辑、保存文件内容到硬盘中, 这必须用编程方法来完成。其操作相对复杂了很多。因而, 数据库存储文件在安全性方面更好一些。
3.4 性能上比较
文件系统是用来优化文件和检索的。因而在文件的存储和检索方面, 文件系统做的比数据库更好些。
数据库是为相对小的记录, 而不是大文件来优化的。SQL存储是把记录存储在数据库页面的结构中, 它的大小约为8KB, 然而大部分文件都大于8KB, SQL把文件拆分成8KB文件块, 这样文件就存储于多个页面中, 这样, 文件的检索会增加性能的开销;同时, SQL对于文件的输出遵循TDS协议, 它的文件传递能力不如文件系统优良;对于大文件 (200MB左右) , 如果同时访问的用户太多, 意味中同时打开数据库的连接增多, 其性能会降低。
但是, 在日常的工作中, 上传的工作文件, 其一般文件就为几十KB, 文件较小, 且不太频繁的文件访问, 其性能差异就会不大。
3.5 数据备份和复制
数据库的备份和复制是可以自动进行的。在这方面数据库系统存储文件会更好些。
3.6 数据库性能的比较
文件系统保存的仅仅是文件的路径, 其占用资源较小;而数据库系统保存的是文件本身, 其每条记录的大小将会随着上传文件的大小而定, 占用资源较大。对于数据库的查询等各类操作, 要求硬件资源和系统开销较高。
3.7 编程的复杂度
因为IIS不能直接读取数据库中的文件, 因而在数据库中存储文件中, 对于文件的读取, 要单独编写代码, 会比直接存储到文件系统要编些更多的代码。
以上就是对两个系统存储文件的比较。个人认为, 对于日常工作中, 上传的文件是基于文字性的文件, 同时浏览连接的不是很频繁, 数据库存储文件还是优于文件系统。具体采取哪一种方法, 可根据实际情况具体分析优劣而定。
参考文献
电子文件与电子档案管理初探 篇9
一、对电子文件的基本认识
1、电子文件的含义
电子文件是指在数字化环境中生成, 并通过数码形式存储在光盘、磁盘、磁带等载体上, 依靠数字设备进行阅读和处理, 同时还能够在网络上进行传输的文件。
2、电子文件的种类
电子文件有多种形式, 按照载体划分主要有光盘文件、硬盘文件、软盘文件、以及磁带文件等;按照形态划分主要有文本文件、表格文件、图形文件、声音文件、以及影像文件等;按照功能划分主要有草稿文件、辅助文件、以及正式文件等。
3、电子文件的特征
与传统纸质文件相比, 电子文件主要有以下方面的特征:1) 信息的数字化形态和非人工识读性;2) 对数字设备具有依赖性;3) 信息和载体之间具有可分离性:4) 信息具有可变性、易控性、以及易丢失性;5) 信息储存具有高密度性;6) 动态性和虚拟文件性;7) 信息具有共享性和不安全性;8) 信息的载体和技术具有不稳定性等。
二、电子文件与电子档案管理中存在的问题
1、电子文件的保护意识淡薄
由于档案管理部门和文件生成部门属于不同的部门, 部门间的相互交流和合作机会较少, 对彼此的工作缺乏一定的了解, 因此往往会出现一系列的问题。比如一些部门的信息资料只保留了纸质文件, 电子文件信息不全, 无法做到纸质档案和电子档案的配套管理。从根本上说, 这种现象的发生主要是由于工作人员对于电子文件的保护意识淡薄, 且文件保护制度不健全造成的。
2、电子文件的归档程序不健全
很多单位和企业, 在生成电子文件时, 专业的档案管理人员无法参与意见, 或者是由于档案管理人员专业知识匮乏而无力参与意见, 从而使电子文件从生成直到存档都出现不少的问题。比如, 对于电子文件的管理工作不严格, 存在人为删改的风险;一些电子文件的存储分散, 不能实现集中保管;不能实现与纸质文件的配套管理, 文件管理存在漏洞;以及缺乏由于计算机故障造成电子文件丢失的应急措施等。
3、对电子文件草稿保存不善
随着计算机的普及和广泛应用, 几乎所有的企事业单位都利用计算机来起草文件, 但是一旦打印出纸质文件后往往会忽略对电子文件的妥善保存, 使之被新起草的电子文件逐渐覆盖, 直至删除。一旦以后再需要此类的文件, 就只能重新起草, 造成了资源的浪费, 加大了工作人员的工作量, 同时也影响了工作效率, 不利于企业各项工作的快速开展。
4、电子文件管理制度和法规不完善
与电子文件管理相关的制度和法规还很不完善, 电子档案还无法确立其自身的法律地位, 这就造成大多数人缺乏电子文件意识, 对电子档案的重视程度不够, 电子档案资料不全面, 给使用者带来了不小的麻烦, 无法充分实现电子档案的自身价值。
三、加强电子档案管理的措施
1、健全和完善电子档案管理体系
计算机技术具有较强的存储与传输功能, 随着计算机技术的广泛应用, 在档案管理中电子文件和电子档案的数量大量增加, 成为档案管理工作的新方向。但是由于缺乏健全的电子档案管理体系, 致使电子文件流失现象严重, 给电子档案管理工作带来较大的困难。因此, 必须要健全和完善电子档案管理体系, 对电子档案管理部门实行定期检查, 确保归档文件的完整。
2、提高电子档案管理人员素质
电子档案管理人员的素质与电子档案管理工作质量密切相关, 因此提高管理人员素质成为强化电子档案管理的一项重要措施。首先, 要提高档案人员的政治素质, 增强责任心和责任感, 树立良好的职业道德观念, 在工作中做到诚实守信。其次, 要提高档案管理人员的业务素质, 使他们具有较为丰富的档案管理专业知识, 并对法律、经济、外语等知识有一定程度的了解, 此外还要熟练掌握计算机信息技术。同时, 档案管理人员要树立服务理念, 增强服务意识, 从而树立正确的工作态度, 提高工作质量和工作效率。
3、对归档电子文件进行技术处理
电子文件具有易更改性, 因此电子信息的准确性面临较大的风险, 这就需要在归档时对电子文件进行进行技术处理, 更改为只读性文件, 避免一些人为了不法利益而更改档案信息。同时, 对于一些机密的电子文件在进行传输和利用时, 要进行加密处理, 定期更换电子文件密钥。并且要做好安全防护, 防止病毒入侵电脑使档案信息泄露或丢失。
4、实现电子档案的服务化
档案存在的目的就是方便人们的使用, 因此电子档案也要致力于为使用者提供更好的服务, 实现自身的价值。在实现电子档案服务化时, 要着重注意以下两个方面:1) 要遵循国家相关规定, 对于公开级档案能够面向社会开放, 而限制级档案必要要限制在一定范围, 仅对部分人员公开, 其他人员在查阅时要持有组织介绍信。2) 档案利用方式要根据使用者的实际情况来定, 决不能无条件的向所有使用者提供全部的利用方式。
四、总结
电子文件与电子档案作为新生事物, 适应了时代和社会的发展潮流, 改变了传统的档案管理模式, 具有较为广阔的发展前景。但是, 任何事物都具有正反两个方面, 电子档案在带来巨大便利的同时也存在一定的风险, 因此需要档案管理部门和管理人员加强认识, 促进档案管理工作的更好发展。
摘要：经济的快速发展和科学技术的不断进步, 使社会面貌发生了巨大变化, 深刻改变了人们的生活方式和生活习惯, 影响了人们的思维方式。特别是计算机信息技术的发展使我们步入了信息化时代, 缩短了人与人之间的时间和空间距离, 使人们的生产和生活更加便捷, 得到越来越广泛的应用。随着电子文件的产生和发展, 电子档案管理逐渐成为档案管理的新趋势。本文主要从对电子文件的基本认识、电子文件与档案管理中存在的问题、以及加强电子档案管理的措施等方面来进行探讨。
关键词：电子文件,电子档案,问题,措施
参考文献
[1]吕红春:《浅析电子文件档案化管理》, 《济南职业学院学报》, 2006 (03) 。
[2]蒋艾云、牛传东:《新形势下做好档案管理工作的几点思考》, 《泰安教育学院学报岱宗学刊》, 2008 (02) 。
浅析电子文件管理 篇10
计算机技术广泛的应用正在逐步改变、丰富各单位传统的工作方法、工作手段和工作模式, 同时也给档案工作者带来了新的课题——电子文件管理。随着档案管理对计算机的普遍使用, 电子文件管理逐步成为档案管理工作关注和研究的热点, 电子文件档案将成为继纸质档案出现在人类档案管理史中的一个里程碑, 分析档案管理中电子文件管理存在的问题并探索完善档案电子文件管理措施意义重大。
二、电子文件管理中存在的问题
(一) 电子文件收集困难
收集难是从事电子文件收集工作人员的共识。随着办公自动化的发展, 电子文件悄悄地来到我们身边。它承载着人类历史, 而且由于它的特殊性, 人们对它还未形成和纸质文件一样的感性认识, 因而对电子文件收集未引起足够重视。在数量上, 各单位的电子文件生成量远远大于归档的数量, 好多形成的重要电子文件没有以任何方式留存, 大量的电子文件处于流失状态。不少档案部门的电子文件管理才刚刚起步, 尚未完全步入正轨, 电子文件管理方面无规章制度可供遵循。很多单位电子文件管理尚未提上议事日程, 工作中形成的电子邮件、数据库、网页文件、多媒体文件分散在各个部门甚至个人手中, 电子文件严重流失, 造成电子文件的损坏、泄密或丢失, 给电子文件的收集带来被动。
(二) 归档范围比较单一
许多档案部门平时比较注重电子公务文书的归档, 进行了党政公文和部分业务部门电子文件管理, 其它如会计电算化形成的电子文件就不能及时归档。会计部门实行电算化后, 电算化形成的电子文件并没有得到很好的管理, 而是存放在财务部门。不光会计部门, 业务部门的图表、数据库、科研实验数据表等散落在个人手中, 不利于电子文件的保管利用。有的没能及时将这些电子文件转存到软盘或光盘, 而是储存在硬盘上, 而这些文件常因病毒感染而被破坏或因硬盘空间已满被删除, 造成电子文件丢失。归档范围的单一, 难以实现对电子文件全面、有效地集中统一管理。
(三) 归档方法不够恰当
大多数单位没有电子文件保管期限表, 仍按照纸质档案保管期限表执行。归档操作甚至沿用纸质档案定期移交, 要么只是系统自动转存, 没有适应电子文件归档的规范、方法。由于电子文件有生成分散, 便于操作特性, 使得仍沿用纸质档案的归档时间、归档方法和归档流程是极其不恰当的。在这种状态下, 即使电子文件完成了归档管理, 也很难保证电子文件的完整性和有效性。还有对电子文件管理认知理念不正确, 目前, 大多数人认为电子文件不可代替纸质文件独立行使文件职能, 好多部门不能保证生成电子文件的真实性、可靠性。可以想象, 在未明确电子文件地位或没有保证电子文件真实性、可靠性措施的情况下, 对电子文件进行管理, 带有很大的盲目性, 这种盲目性导致无法真正推进和实施合理科学的电子文件归档管理。
(四) 办公系统功能有待完善
档案管理软件与会计电算化及办公自动化软件没有形成有机结合, 如档案管理软件与公文信息网不兼容, 档案管理软件与会计电算化软件不衔接等等, 影响了电子文件的接收, 文件的质量等简单管理, 加大了电子文件的管理难度。保证电子文件的长期可读性是电子文件管理的最终目的, 但是, 现阶段大部分单位没有任何措施和系统来保证电子文件的长期可读性。电子文件的长期可读性是档案利用的保障, 是未来电子文件资源的整合和深度开发利用的基础。目前我国没有出台电子文件管理系统功能标准, 也没有功能齐全的电子文件管理系统。虽然某些电子管理系统声称具有归档、备份、长期保管的功能, 但实际情况并非如此。这种系统不是真正意义上的电子文件管理系统, 只能算作是文件的集中发布平台。
(五) 人员素质不适应新形势
首先, 有些部门领导对档案管理的认识还限于纸质文档管理范畴, 未认识到电子文件管理的重要性和特殊性, 导致档案管理人员在电子文件管理工作中, 遇到权限窄, 资金使用阻碍等问题。其次, 档案管理人员缺乏这方面的技能培训。本身电子文件管理就是档案管理中一个新生事物, 一种新的归档方法、规范、标准, 整个行业没有统一的标准、规范, 在实际工作中操作起来难免会有困难, 档案人员积极性和创造性不高, 电子技术知识方面的匮乏, 尤其怕在这项工作中出现错误, 带来一些损失, 档案管理人员就会得过且过, 能躲就躲。
三、完善电子文件管理的具体措施
为了加强电子文件管理, 笔者建议采取如下措施:一是档案主管部门建立电子文件管理的规章制度和管理办法, 采取“强制性”措施要求各单位、部门必须执行管理办法中的各项条款。二是单位档案部门应建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件的收集原则、收集范围、分类编号办法, 正确划分保管期限、保管和利用方式等规定, 做到集中统一管理, 使电子文件与纸质档案有机地结合, 有利于电子文件管理者科学管理。三是大力宣传科学管理电子文件, 不断提高人们对电子文件的正确认识, 使人们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要按时归档和注意保存。四是完善办公系统功能, 实现办公系统自动化和智能化, 为日后电子文件共享、利用打下基础。五是加强培训, 提高档案管理人员管理电子文件的素质。作为一名档案管理人员, 笔者强烈感到电子文件管理方面知识的欠缺, 希望上级档案主管部门多组织培训, 研制开发真正适应我国电子文件管理系统软件, 完善档案管理人员的档案现代化管理技能, 以推进档案工作现代化和信息化建设的历程。
摘要：随着计算机技术的发展, 电子文件管理逐步成为档案管理工作关注和研究的热点, 电子文件档案将成为继纸质档案出现在人类档案管理史中的一个里程碑, 文章围绕档案电子文件管理分析了其现状并提出了完善档案电子文件管理的具体措施。
关键词：电子文件,现状,健全
参考文献
减少电子文件丢失量 篇11
所谓电子文件，其实指的就是公司在生产、经营、管理等各项公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输，并存储在个人办公计算机上的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。那么电子文件丢失量指的就是电子文件因设备、环境、人员等各种因素遗失或损坏，且不能从公司信息内、外网及相关业务应用系统中找回的数量。
一、现状分析
2015年3月，小组为掌握公司当前电子文件丢失的具体情况，针对公司机关及各部门班组的重要岗位设计了调查问卷，从电子文件的丢失量、丢失类型、丢失原因等多个角度展开了详细的调研，并对回收的数据进行了统计、分析和处理，调查问卷的具体格式内容如下：
1.1 电子文件丢失情况
首先就2014年8月至2015年1月的电子文件丢失量进行了统计。结果显示，公司各部门都发生过电子文件丢失，各个月份电子文件丢失量从52个至152个不等，丢失量不稳定。平均电子文件丢失量为119个/月。
1.2电子文件丢失类型
根据问卷调查结果，并按照业务系统导出历史文件、应用程序日志文件、技术管理文件、个人信息文件和其他文件五个丢失的文件类型进行了分类统计。统计后发现，各丢失类型在电子文件的丢失量中占的比例不尽相同，技术管理文件的丢失量为90个/月，数量上占绝大多数，丢失情况最严重，占总丢失量的75.6%，是影响电子文件丢失量的主要问题。
根据活动目标公式：
活动目标=现有水平（电子文件丢失量）-潜力（电子文件丢失量×主要问题所占的累计百分比×预计可解决主要问题的百分率）
故若能将技术管理文件丢失量下降80%，则可以得到：活动目标=119-119×75.6%×80% =47个/月，且2014年10月电子文件丢失量曾达到过52个/月，故课题组认为将目标值设定在47个/月是切实可行的。
二、方法及实现
2.1“云存储”硬件环境搭建
课题组于2015年8月开始收集相关资料和意见，利用退役的磁盘陈列等存储介质，根据 “云存储”的物理架构和逻辑架构，利用已退役的信息主机设备的存储介质，整理出2TB的磁盘硬件存储空间，将磁盘存储介质的网络口与“局大楼13F”接入交换机相连，以此为接入点，并入公司信息通信网络，后硬件连接示意图，如图1所示。
2.2“云存储”软件需求分析
课题组成员仔细查阅了当前已有的云存储管理平台，进行了功能、性能的综合比较，选择了具有影响力的联想云存储平台进行了合作，并针对电力企业的实际需求进行了个性化定制。
通过对云存储平台的整体测试，发现联想的云存储平台在部门划分、部门共享以方面十分方便，但在文件在线互动编辑方面相对功能较弱，因而提出了如下的设计改进思路：
易用性。云存储平台面向全部科室及一线班组，考虑到用户水平参差不齐，因而改进的设计应特别注意易用性，最好以简单的客户端程序或虚拟盘符的形式体现，简单易学。
互动性。新的存储系统应能方便的进行技术管理文件共享和归档，重点解决传统存储方式存在的大文件共享困难等问题。
课题组成员与联想技术开发人员一道，对提出的个性化要求进行了整合，并对整个的软件功能架构进行划分和调整，并对整体功能进行了梳理，确立了整体框架。
2.3“云存储”桌面个人终端接入
步骤一：升级安全策略
本次“云存储”采用网络存储的方式，故保证技术管理文件在网络中的安全性就成了一个至关重要的工作。因而，在实施过程中采用了AES-256算法等高强度加密和严格的权限管理。对FTP、Samba等以明文进行文件管理的网络共享方式，进行了安全方面有针对性的改进。
使用 128、192 或 256 位密钥，并且用 128 位数据块分组对数据进行加密和解密，极大程度上提高了技术管理文件网络共享存储的安全性和可靠性。
步骤二：桌面客户端接入
根据软件整体架构，完成桌面客户端软件编写和测试，经公司运检部审批通过，向公司的相关岗位进行推广，指定管理员进行存储空间和权限管理，对试运行期间发现的问题和不足进行反馈。
“云存储”可以十分便捷地对个人和公共存储界面进行访问。菜单栏上有一系列的上传、下载、分享、新建等按钮，方便用户对相关文件进行一键式操作。
2.4设置同步和备份
步骤一：备份准备
在“云存储”桌面客户端上和计算机本机上各新建一个文件夹，分别命名为“云端文件夹”和“本地文件夹”（可自定义），将需要备份的技术管理文件放置在计算机本机上的“本地文件夹”中。
步骤二：同步绑定
打开“云存储”桌面客户端进行同步绑定，将桌面客户端上和计算机本机上的“云端文件夹”和“本地文件夹”两者进行关联，互作备份使用，其设置界面如下：
同时还可以按需求对备份的方式进行选择。“双向同步”为“云存储”与计算机的实时文件同步；“单向上传”为“云存储”向计算机取数据；“单向下载”为计算机向“云存储”取数据；其举例如下：
步骤三：备份设置
绑定完成后，在“本地同步”界面中还可对“云端文件夹”进行设置。可以对备份的时间进行选择，也可以就指定技术管理文件类型，如word、Excel、PowerPoint等，其中的一种或几种格式进行定向备份。
计算机终端用户通过合理的使用“云存储”进行网络定期备份，有效的避免了因计算机本地存储介质故障造成的办公重要文件丢失。
2.5班组部门技术管理文件实时共享
“云存储”为个人提供16GB的存储空间，同时根据公司组织机构图，为各个部门班组提供了32G的共享存储空间，方便员工之间的技术管理文件交流、交互，形成技术管理资源共享存储。
在共享平台上，可以存放员工学习培训资料、专业要求标准、安全工作规范、归档案例资料等技术管理文件。优化了公共文件存储机制，使新员工可以快速适应岗位，也可以让老员工进一步温故知新，提升素质素养，形成开放、共享、互通的工作氛围。
2.6 技术管理文件在线互动修改
用户可以在“云存储”平台上，对班组专业基础台账进行实时更新修改，解决技术管理文件本地存储时可能出现的“人人都有帐，帐同数不同”尴尬问题，并对技术管理文件修改的历史版本及其相应的编辑人和编辑时间进行记录，保障技术管理文件的可追溯性。
同时考虑到技术管理文件维护可能需要多位成员共同完成，“云存储”为多人次的协同文件处理提供了平台。
在文件处理中如果遇到困难，可以附上相应的文字说明，将文件链接分享给某个人或某几个人一起协作处理，且可以对链接文件进行相应的访问权限、保护密码和有效期等安全设置，提高技术管理文件的安全性，增强办公信息的互动性，提升办公的智能化水平。
三、结果及其分析
2015年9月至2015年10月课题组检查了实施后的效果，对电子文件丢失量进行了回访调查，结果如下：
表1 电子文件丢失量调查表
制表人：韦方正 制表日期：2015年10月30日
由调查结果统计可以发现，2015年9月电子文件丢失量为16个/月，2015年10月电子文件丢失量为14个/月。平均电子文件丢失量为15个/月，电子文件丢失情况大有好转。
若按照电子文件的丢失的类型进行了统计，可以发现技术管理文件丢失量为0个/月，有效地解决了公司电子文件丢失量大的主要问题，达到了47个/月的既定目标，对比之前的119个/月，有了明显的减少。
经济效益：
2015年9月至2015年10月，公司IT服务管理系统中关于存储介质损坏造成电子文件丢失的月工单数量从原先的9条下降为0条，显著减少了信息运维专业工作量。
存储介质损坏造成的数据恢复需寻求专业机构的帮助，数据恢复费用约为4000元/次，费用高、耗时久且存在信息泄露的风险。通过本次课题活动，不仅节约了不菲的维修费，更确保了企业信息安全。
无形成果：
1、安全效益
本次课题成果填补了公司在电子文件存储方面的管理空白，将原本零散存储在个人计算机的电子文件集中起来，汇聚成了公司电子文件的“保险库”，大大提升了数据安全性和可靠性。在“大数据”背景下，数据就是财富的概念已深入人心，企业中长期以来积累的班组管理、技术资料等办公数据也是我们企业生产经营和持续生产发展的重要财富
2、精细化管理
实现的电子文件共享存储、在线修改等功能为提高了办公效率、提升了精细化管理水平，为班组管理、学习培训等方面提供了有力的技术支持，增强了企业学习氛围。
四、结束语
电子文件利弊谈 篇12
关键词：正面看电子文件,反面看电子文件
电子文件是伴随着计算机及网络技术产生的不同于纸质文件的一种新文件类型, 它的结构相对于传统纸质文件具有不同的涵义和特性, 也决定了两者在本质和功能上的不同。电子文件的生存环境是计算机世界, 所以它首先是一种计算机环境意义下文件, 结构也就具有计算机文件的结构特征;电子文件的属概念是“文件”, 所以它又从属于传统档案文件, 其结构应具有传统档案文件的结构特征。
从正面看电子文件
从正面看电子文件就是评价它的进步性, 而电子文件的进步可以从其依托的科技本身反映出来。
电子文件的产生, 是计算机技术与通信技术在办公和管理领域的运用。电子文件的科技进步性体现为两方面:一方面是数字化生存, 另一方面是网络化传递。
第一, 电子文件的数字化, 使文件的记录方式发生了根本性的变革。一方面它改变了信息的承载介质, 使实物媒体, 包括纸张、胶片、录像带及其他介质, 像这些媒体的计算机存储形式, 例如磁盘、光盘等加快转移。从这种意义上说, 电子文件数字化的结果, 可以逐渐实现无纸办公, 改善办公环境。另一方面, 数字化大大提高信息处理的质量和速度, 实现了生产和管理效率的双翼齐飞。
第二, 电子文件可以被高速检索。计算机最显著的优点就是具有高速的运算能力和强大的逻辑判断能力, 借助于这种优势, 在计算机支持的信息系统中, 能迅速、多方位地检索到所需要的信息。
第三, 电子文件信息可以借助通信网络进行远距离的传递和交流。进入20世纪90年代以来, 通信网络的发展日新月异, 尤其是从1995年Intenet的国际商业化以来, 一个崭新的世界——网络世界形成了, 电子信息传递交流的阻碍和屏障几乎完全被撤除, 电子文件发挥着传统文件和手工劳动所不能比拟的优势和功能。
第四, 更有利于发挥电子文件的信息资源共享。信息资源较之于材料和能量资源的优越之处, 就是能够实行共享而不损害其本身的完整性。但信息内容必须依附于某种载体而传递和利用, 而电子文件的信息内容可以从其原来的载体上游离出来, 根据利用者的需要, 进行多种形式的显示、输出, 并与其他形式的载体相结合, 从而充分发挥信息资源共享的优势。
第五, 电子文件能集成多元化信息。在机读系统中, 电子文件可以运用多媒体技术, 做到图、文、声并茂, 三维立体显示, 真实地再现当时的活动情况, 并随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介。
第六, 有助于组建国家综合信息系统。衡量一个国家信息产业发展程度的一项重要指标就是这个国家所组建的信息系统的完善程度与综合程度。组建国家综合信息系统的思想源于1950年联合国教科文组织提出的“国家信息系统”思想, 完善的国家信息系统, 也有赖于档案信息系统的建立和完善。现代科技的发展, 尤其是计算机和网络通信技术的广泛运用和综合运用, 使得国家信息系统的建立、完善和综合变成可能。
从反面看电子文件
从反面看电子文件, 评判它的挑战性。这种挑战性源于电子文件伴随高科技生而俱来的不足之处。具体表现在以下几个方面:
第一方面, 电子文件难以确认其原始性与真实性。传统文件原始性与真实性确定的标准有两个方面。一方面是通过内容与原始载体的结合来确认;另一方面是通过文件的固定结构与格式来确认。而在电子文件中, 这两方面都失去了意义。首先, 电子文件内容与载体经常发生结合形式的变化, 但其拷贝后的复制件与原件完全一致;另外, 随着计算机软硬件系统的更新换代, 必须将原文件在新的软件中转换格式, 以保证其可读性。这样一来, “原件”的概念变得难以定义。其次, 从电子文件的物质结构上看, 其并非一目了然, 通常也不被用户所完全了解。因此, 电子文件的物质结构显然不能像传统文件那样, 成为文件原始性、真实性的重要标准了。就发挥作用而言, 电子文件更适合于建立一种逻辑结构。
第二方面, 电子文件已很难像纸质文件那样能够体现其形成过程。纸质文件由于内容与载体的密切结合, 文件的制作、形成过程完全可以通过保存载体的方法反映出来。而电子文件的制作过程已经不再以实物化形式固定下来, 除非同一文件使用不同文件名称, 否则当我们在编辑文件时, 只要确认新文件对旧文件的“overwrite”, 就意味着电子文件制作过程的一切痕迹, 包括草稿或修正稿, 统统
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被消灭了。这种过程一旦被消灭, 就永无恢复的可能。因而, 某一种思想、观点, 一项政策、计划, 一件法案动态形成的过程在传统文件状态下能够轻而易举、清晰地反映出来, 但在电子文件状态下显得困难, 而且非常容易被忽视。
第三方面, 电子文件信息容易失真, 而且由于没有“原本”或“原本”无法读出, 其失真程度难以核对。造成电子文件内容失真甚至破坏的原因有以下几点:
第一点, 由于电子文件的载体和读写技术的不稳定性造成信息失真。一般说来, 磁盘的寿命是3-5年, 光盘也不过30年左右, 载体材料的氧化和变质、磁场的影响、读写时的机械磨损 (尤以磁盘为甚) , 很容易破坏甚至抹去电子文件上存储的信息。另外, 读写机器系统的更新换代, 要求人们将电子文件不断转移到新型存储介质, 比如磁盘有由8英寸、到5.25英寸、到3.5英寸的变化, 记录有单面单密度、双面单密度、双面双密度到高密度之发展, 介质有磁鼓、磁带、磁盘、光盘之分。存储介质的老化及转移, 电子文件的读写格式由旧到新等, 种种原因引起信息的丢失、失真、变异都是不可避免的。
第二点, 由于病毒的影响。大部分计算机病毒是破坏性的, 比如著名的DIR2病毒, 就是修改com和exe文件的根目录和子目录中的文件, 而且它的出现, 彻底打破了防病毒卡公司的“信仰”, 也击碎了所有用户欲依赖于防病毒卡以保障系统安全的美梦。从目前看, 计算机软、硬件每更新一次, 病毒也更新一次。因此, 病毒对于计算机及其电子文件的影响, 可以说是如蛆附骨、如影随形, 是计算机用户永远挥洒不去的阴霾。
第三点, 人为破坏所致。人为破坏对电子文件信息造成损害的途径也有内外之分。内部途径是在编辑软件中设置“逻辑炸弹”, 导致系统运行时参数变化而改变信息的准确性, 外部途径是“黑客”攻击计算机系统, 修改甚至毁坏信息, 而导致电子文件内容失真。
第四方面, 电子文件的证据性难以保障。从各国目前对于电子文件的态度看, 事实也是如此。比如法院愿意接收以传统信息处理方法与技术产生的文件, 如书写、打印、照相复制与缩微胶片等, 而对新技术 (如数字图像技术、电子文献交换) 产生和复制的文件, 若要成为证据, 要受到更多的审查, 因为缺乏这类标准及这类技术的有效使用方法。为解决这一问题, 各国对证据性价值或内在价值 (指文件原件所特有的某种物质材料特征能够带来的价值) 的电子文件, 普遍做法是采用“双套制”, 即在保持电子文件的同时, 把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件。比如在美国, 虽然电子文件已被列入联邦档案法, 成为“官方档案”, 但联邦区级法院仍然申明, 只有打印出来的电子文件, 具有证据价值, 否则无法确认。在英国
编辑邮箱:chuangxingl@126.com
也遇到同样的问题, 据英国公共档案馆调查表明, 为了保证文件的法律问题, 有85%的政府部门仍然要求用纸张拷贝保存全部或部分文件。
第五方面, 结构和形式虚拟的文件常常会被忽视保管而无法反映文件的内容。前几年我国有些档案学者在谈论电子文件时, 认为“电子文件把我们带进了一个‘虚拟文件’和‘虚拟档案’时代”, 应该说这种观点是言过其实了。电子文件并不等于虚拟文件。虚拟文件 (Virtual file) 是存在的, 但它主要是关系数据库文件或Hypertext文件、表、多媒体系统。电子文件“虚拟”性质实际上由两方面因素决定的:一是合成文件的逻辑表达式, 二是“动态”数据单元。比如数据库文件, 它往往是调用动态数据库中存储的数据单元以逻辑关系组合在一起。如在一个用户遍布不同地区的分散型数据库中制作的文件, 其中的表册可能摘自甲地数据库, 正文来自乙地数据库, 而图形选自丙地数据库;来自同一数据库的一份企业员工名册文件, 可以用不同的操作命令来制作, 即可以用姓氏拼音字母排序, 也可以根据年龄、工资、职称排序。数据库文件之所以有“动态”特征, 则主要是因为数据库的数据单元往往被输入的新数据所代替, 如股票、债券、期货、贸易、天气预报、交通、金融等数据库, 都是动态变化的, 对于这些变值或增值业务活动中形成的电子文件的保存, 自然成了一个必须解决的问题, 也是一个确实令人感到棘手的问题。当然, 解决问题的方法是有的:一是可以对每一次变动都记录下来并将各种可能出现的组合都加以保存;二是通过建立元数据, 建立健全容错和纠错的辅助系统及运行记录系统加以解决。
结论
老子在二千多年前就说过的“祸兮福所倚, 福兮祸所伏”, 全然可以概括伴随电子文件而来的正反两方面效应。我们现在评价电子文件, 忘记其正面效应或忘记其反面效应都可能导致产生不正常的情绪。总之, 电子文件及其依托的智能机器系统, 远远超过了传统文件及手动系统, 为此人们才致力发展、完善它们。在某些情况下, 它们会极大地有利于人类, 在某些情况下却又会有害于人类;在某些情况下又可以对某些领域、某些人有利, 对另一些领域和人不利, 这取决于创造和使用它们的主体的认识水平、技能操作水平和价值观念。因此, 在我们大力发展高科技、促进技术革命的同时, 不可忽视自身观念和方法的改革, 只有这样, 我们才能尽量让技术革命造福人类自身。