电子文件档案化管理

电子文件档案化管理（共10篇）

电子文件档案化管理 篇1

随着电子信息技术的迅猛发展, 已经渗透到了社会活动的所有方面, 人们对办公自动化的要求也越来越高, 促使档案电子化成为潮流。电子档案不可能完全取代传统的纸质档案, 但它为人们提供了纸质档案无法比拟的便利。电子档案就是将档案的内容记录在计算机能够阅读的介质上, 包括数字的、图形的及文本的各种信息, 并且可通过计算机将这些信息进行传输和处理的文件。

一、电子文件的特点

电子文件有以下几个特点:1) 电子档案可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。2) 电子档案不再是直观的纸质文件, 它需要借助档案管理系统才能阅读利用。3) 电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同, 它对保存场地的面积要求不高, 而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。4) 电子档案的利用是可共享的, 也不再受时间和距离的影响。

二、电子文件档案化管理

电子文件档案化管理, 就是采用先进的计算机和局域网, 对电子档案实行文件级的管理, 对本部门、本单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理, 从而实现高效快捷的电子档案管理模式。档案部门通过电子政务系统、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各部门产生的电子文件信息进行集中统一的管理, 并保管、存储, 电子文件形成部门以定期或不定期的方式, 把日常产生的电子档案通过电子政务传递给档案部门, 由档案部门进行整理、编目, 分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里, 并做多个备份, 避免自然因素损坏。发挥档案部门的管理和技术优势, 相对集中地保存和管理电子文件, 为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间, 为利用者提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

三、电子文件档案化管理区别于传统档案管理的五方面

第一, 电子文件的归档时间。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档, 或在某一时间统一归档, 由文件形成部门通过档案管理系统传送给档案部门, 由档案工作人员接收, 按部门原则给出档案归档号, 以便将来用户查找利用。这样随时归档, 一方面可以避免文件漏归, 保证归档率和完整率, 另一方面也符合电子文件自身的特点, 快速便捷, 还可以避免档案的流失和病毒的破坏。传统的档案管理模式是, 档案由文书处理部门立卷, 档案业务部门接收, 文件一年一归档。

第二, 电子文件的归档方式。电子文件由于采用电子编码技术, 可以编辑修改而不留痕迹, 载体无法固定, 某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改, 这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此, 电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护, 保证文件在传输、处理过程中不会出现错误, 以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性, 保证电子文件的法律凭证地位。

第三, 电子文件的保管方式。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展, 都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后加以备份, 但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合, 档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换, 以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案, 以便将来计算机技术发展后, 仍能读取以前存储的档案, 保证信息资源方便利用。

第四, 电子文件的分类、编目等管理方式。因为电子文件的特殊性, 可以达到文件一级的管理, 所以, 档案部门在接收到文件同时, 可以马上给每份文件编制一个唯一的归档号, 按机构以一份文件为一件存放。利用者只须给出文件编号或关键词, 即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件, 从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

第五, 电子文件的查询利用方式。只有符合一定条件, 利用者装上档案管利软件就可以通过远程登录等方式, 经确认身份并确定查阅权限获得许可后, 才可以查询有关的电子档案信息, 并要进行借阅登记和缴纳查询费用。电子文件档案化管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义。档案部门在积极参与电子文件档案化管理的同时, 应和技术部门、法律界和文件形成部门等各行各业人士密切配合, 增强他们的档案管理、档案法制意识, 共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理, 加强电子文件的档案管理工作, 以确保电子文件档案化管理工作顺利开展, 为电子文件档案信息资源共享做出应有的贡献。

四、档案电子化管理的几点建议

(一) 建立电子档案管理制度

建议由上至下建立统一的电子档案管理制度, 统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容, 定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管, 避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散, 确保历史档案资料的完整。

(二) 建立电子档案应用共享平台

建立电子档案应用共享平台, 在内部局域网服务器上开辟专区, 以科室为单位分业务类别建立档案目录, 目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台按级次设置查访权限, 以供机关各科室自行查询所需资料, 避免各岗位人员的相互打扰, 消除影响资源共享的其他因素, 促进整体工作效率的全面提高。

(三) 积极培养电子档案管理技术人员

一是要吸纳专业人才充实干部队伍, 如计算机专业人才, 对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入, 对与档案管理工作有关人员, 进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训, 使他们掌握电子档案管理的基本知识技能, 解决电子档案管理人才缺乏的现状。

(四) 及时做好硬件设备的更新维护

由于, 计算机不断地更新换代, 对所有的电子档案来讲, 它在形成时所依赖的技术, 往往是已经过时的, 这是科技进步所带来的必然结果。因此, 电子档案也要不断地“迁移”、“复制”, 以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时, 还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存, 或采用其它方法和技术加以转换, 防止新技术不能处理旧问题情况的发生。

五、结语

随着信息化时代步伐的加快, 档案工作也必然要进入数字化发展阶段, 以数字化采集技术为手段, 以档案业务管理系统为依托, 档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案电子化管理, 就要提高认识, 增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感, 借鉴正确的文件管理的方式和方法, 全面提高电子档案管理的质量和效果。

摘要：作者根据多年工作经验对电子档案管理的相关问题进行了分析。

关键词：档案化,电子文件,制度,共享平台,管理

浅析电子文件与电子档案的管理 篇2

关键词：电子文件 电子档案 管理

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2012）001-055-02

随着信息技术快速发展，电子文件与电子档案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件有着很大区别，对电子文件归档后产生的电子档案管理也有很大影响，因此有必要对电子文件真实与完整性进行分析。以下将结合笔者工作经验来阐述电子文件真实与完整风险管理。

1 电子文件及电子档案

1.1 电子文件与电子档案

电子文件（Electronic Records）是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。①

1.2 电子文件对档案管理的影响

文件归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘形式移交，归档范围也不能只是办理完毕具有保存价值的文件，还应包括该文件读取软件甚至操作系统。

2 电子文件真实与完整风险

电子文件管理中最致命的问题、最根本的风险就是真实性、完整性受到破坏，这是需要管理者动用一切办法加以防范的，以下是真实性与完整性这两种主要风险。

2.1 电子文件的真实风险

电子文件若真实性受损，就无法客观地反映原始事实，也就会失去利用价值。目前，这样的实例很多，比如，加拿大调查委员会对加拿大在索马里的驻军情况举行了听证会。调查委员会要求查看国防行动中心一个数据库中文件运行记录。在查看该文件运行记录时，委员会发现了许多异常情况，如空白信件、漏号或重号等。调查委员会认为这些记录不可靠，不能用于当时进行调查，也不能向未来研究人员提供利用。电子文件不真实具体表现包括：(1)文件是伪造的，即用户身份不真实；(2)无法证明电子文件未经改动，即无法排除文件不真实的可能性。主要原因在于系统没有生成、获取文件的背景信息。

2.2 电子文件的完整风险

电子文件完整性风险主要表现在应该归档保存的电子文件数量残缺不全或是文件构成要素不完整。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全文件留给后人是支离破碎的社会记忆，会对电子文件利用带来很大障碍，也会严重影响电子文件应有价值。在电子环境下，介质脆弱，技术过时以及系统特性都会影响电子文件完整性。

3 影响电子文件真实与完整风险的因素分析

一般说来，影响 电子文件真实与完整风险主要有：(1)管理风险电子文件在形成、传输、接收、处理、保管、管理、利用等各个阶段，都与机构管理密不可分。管理机制不完善，或由于人的主观性、难以规范性和不确定性，都可能会威胁到文件的真实与完整。例如由于文件管理知识缺乏，可能使文件重要构成要素和文件系列没有保存齐全；操作失误；主观或无意的内容或形式改变；网络攻击或电子欺诈行为对文件造成的非法变更与摧毁；人为因素引起保管环境恶变而对电子文件载体产生破坏；管理规范缺乏和人为疏忽造成数据缺乏备份、备份媒体选择不当和没有异地备份等；以及本章第一节中探讨影响电子文件真实与完整的其他人为因素等，都是由于管理不当导致的风险。(2)信息技术风险电子文件形成和存在依赖于信息技术和设备，信息技术的不稳定也会使电子文件真实与完整面临风险。基础设施风险。基础设施包括硬件、系统软件、网络及机房等。缺乏信息技术基础设施应具有的基本条件，如硬件软件性能欠缺稳定性、安全性、容错性、可靠性与可维护性等，都会对电子文件真实与完整构成威胁；系统空间容量不足；备份过程、数据传输过程欠缺安全保护措施及准确性；系统功能对电子文件真实完整性需求的满足程度不够；机房的交流电源、备用电源设施及安全保护措施不当等等，都有可能导致电子文件信息变更与丢失。数据管理风险。电子文件数据本身具有极大不稳定性，这与电子文件内容与载体可分离性、载体不固定性以及技术寿命有限等因素相关。为保证文件内容持久可读，必须对电子文件定期迁移。在迁移过程中，文件信息有丢失和受损的风险。许多部门由于忽视了数据的不稳定性，未对其采取相应保护措施，由此造成的损失无法弥补。(3)固有风险在对电子文件管理中，总会有一些不可抗拒因素导致文件真实完整性受损。由这些不可抗因素引起的风险，称为固有风险。例如不可抵抗的自然灾害(如火灾、水灾、地震等)与意外灾祸(如失窃、鼠灾等)，恶劣环境(如强光、不适宜的温湿度、灰尘、磁场等)带来的影响等，都会导致文件损毁。电子文件整个生命周期各阶段(形成、传输、捕获、存储、处理、保存与利用等等)中，任何一个环节出现问题，都可能严重影响电子文件的真实与完整。

4 电子文件真实与完整的风险管理策略

4.1 对电子文件管理流程加以优化

文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。相比手工管理流程，电子文件管理流程内容，以及组成流程各项管理活动开展时间、承担者相互关系都有变化。在内容上，有些管理活动需要增加，如确定文件存储格式、确定文件存储位置等；有些管理活动被简化，如实体整理、分发；另外一些则变得复杂，如鉴定工作中增加了技术鉴定内容，录入范围扩大等。在电子文件管理活动开展时间上，有些活动提前，如归档、鉴定、分类、录入等提前到文件形成阶段就开始；与此同时，著录、鉴定等延伸到整个文件生命周期。

在电子文件档案工作管理人员中，除了档案人员、文件形成者之外，信息技术人员、计算机系统人员成为电子文件管理队伍新成员。信息技术人员负责技术鉴定、迁移、备份等技术管理工作；如果设计和使用得当，文件系统可以完成和参与许多公务性、重复性的工作任务，如文件分发、鉴定、归档、录入、跟踪、统计等，使之自动化。在文件管理之间相互关系上，手工条件基本上是依次开展、顺序衔接、相互独立管理，而在电子环境中则逐渐变得同时开展、相互交叉、部分内容合成，从而使得电子文件管理流程具备并行化、非线性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自动记录到录入数据库中，从而导致录入同其他文件管理的集成。各单位应综合考察业务、技术、制度、标准、人员、文化等多个要素，通过合并、削减、前置、并行、自动化等手段，优化设计电子文件管理流程，并将电子文件管理流程的优化纳入机构业务流程整体优化之中。

4.2 以电子文件管理软件为中心实施管理

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。承担电子文件管理功能的系统-主要由两部分组成：形成电子文件业务系统和独立电子文件管理系统。业务系统负责生成合格的电子文件并将之交付给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责适时获取、采集电子文件并保证其长期真实、完整、可读、可用。这两个系统之间应该有数据接口，以保障数据顺畅、无损传递。当然，有些业务系统包括功能相对齐备的文件、档案管理模块，不过一般只能管理本系统产生的电子文件，而专业的电子文件管理系统则能综合管理多种电子文件。近年来电子文件管理软件的功能需求一直是国际关注热点，对于文件系统开发的参与也被档案部门看作是解决电子文件管理难题一条重要措施。独立的电子文件管理系统应该具备一般功能包括获取(归档)、分类、鉴定与处置、录入(数据管理)、存储与保护、检索与利用、安全与存取权限控制、日志、审计、报表设计及制作等。

4.3 采用基于职能的管理方法

职能是机构对于社会承担的主要职责，它包括完成一定目标的多项工作。有时多个部门联合执行某项职能，有时不同部门在职能中交叉。机构承担的职能相对稳定，而组织结构和部门设置则相对灵活多变。文件是机构履行职能记录，职能类别是判断文件类别的依据，职能重要程度是决定文件重要程度的依据，按照职能分类体系组织文件，可以充分反映文件的来源联系，说明其来龙去脉。职能分类法、职能鉴定法以及以职能为基础组织文件信息提供利用，是档案管理中极富特色的专业方法，为多个国家所采纳，并被国际标准IS015489确认，在电子文件管理中也应该采用这些管理方法。职能分析也是电子文件管理系统设计过程所必须开展的工作内容。以上要点的阐述都是在方法层面上展开的。管理好电子文件，仅有科学方法是不够的，还要构建覆盖观念、制度、组织、方法、手段在内的全面管理体系。

5 结论

因此，我们必须在对电子文件管理流程加以优化、以电子文件管理软件为中心实施管理、采用基于职能的管理方法等思想指导下，积极、慎重地应用较为先进与成熟的信息技术手段，监视电子文件生命周期全过程，抑制风险因子，通过监控、记录和审计与电子文件有关的一切活动，防止其不被修改、替代或破坏。同时，对电子文件生命周期每一阶段、每一环节，都要建立相应管理措施加以防范和制约，形成一个不间断的连续管理系统，以确保电子文件真实与完整。

注释：

① 出自国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)[S].

参考文献：

[1] 丁栋轩,刘海平.文书档案管理基础[M].科学普及出版社,2007.

[2] 陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学[M].中国人民大学出版社,2008.

[3] 陈国云.档案信息建设的风险管理[J].档案管理,2008(1).

电子文件档案化管理 篇3

一、电子文件档案化管理的优势

(一) 电子档案存储量大, 形式多样

电子档案的载体虽小, 但存储量却很大。同时, 电子档案储存的信息具有多样性。信息化时代的一个重要特征就是不再单纯的以文字作为处理对象, 而可以将文字、图形、图像、声音、影像等多媒体信息综合处理。电子档案一改纸质档案只能存储文字的局限性, 它可以存储丰富多彩的多媒体信息资源, 使得档案信息更加丰富, 也更接近现实。

(二) 电子文档归档快速便捷, 准确完整

电子文件可以在文件办理结束后随时归档, 或在某一时间周期定期统一归档。随时归档符合电子文件自身的形成特点, 快速便捷, 可有效防止电子档案的流失和病毒的破坏, 并可以避免文件漏归, 保证了电子文件的归档率和完整率。

(三) 便于归档整理和检索查阅

电子文件归档后即为电子档案, 其管理方式与传统档案不同, 因为电子文件可以方便地实现文件级管理, 所以, 档案部门在接收到电子文件的同时, 就可以马上给每份文件编制唯一的文件号和相应的分类号和档案号, 同时根据上下级行文之间的联系, 再标出相关的文件号, 在归档的同时即可进行电子档案的主题词标引、著录。技术条件允许时, 还可以方便地编制多角度、全方位的检索工具, 便于检索查询电子档案信息。用户查阅时, 只需给出文件分类号或主题词, 即可以检索出相应的文件及附件, 从而大大减轻了档案工作人员的劳动强度。

二、电子文件档案化管理的弊端

(一) 电子档案的原始性难确定

电子档案不再是直观的纸质档案, 它是在办公自动化系统下由电子形式生成、由实态变为虚态的一种新型档案。对每个文本来说, 没有草稿与印件的区别, 也没有正本与副本的差异, 一经形成便存储在办公信息数据区, 由档案人员、技术人员等用户共享这些信息资源。不同的档案用户可以根据自己不同的需求, 通过计算机系统多角度地对电子文件重新进行自由分类、组合、整序, 电子档案的原始性难以确定。

(二) 电子档案的完整性难维护

电子文件的载体材料是磁质物质和光盘, 具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点, 一旦保存不好, 会影响信息再现, 而且它们极易受到外界磁场的影响而导致退磁、消磁。因此, 电子档案载体的保存寿命要比纸质档案载体短5~15年。

(三) 电子档案的长期可读性难实现

电子档案的内容是以数字形式存储于各种载体上的, 但由于电子档案形成单位的不同习惯, 所应用软件、媒体不同, 对同一项目所形成的电子档案格式都不尽相同。电子档案在以后的利用, 必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。而不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案, 在电子档案利用时对信息的交换、显示会造成很大困难, 甚至导致电子档案打不开或无法显示而失去可读性。

三、电子文件档案化管理的对策

(一) 加大投入, 改变思路, 实现档案工作现代化

要保证档案工作现代化的实现, 主管部门一定要转变思路, 给予档案管理工作足够的重视, 投入必要的财力, 配置与档案信息化相适应的基础设施, 改善档案工作软硬件环境, 增加库房面积, 配置档案装具。

(二) 解决好电子文件的保存问题

由于电子文件是新生事物, 产生的时间短, 目前还缺乏实际存储效果的验证。对于需要长久保存的电子文件, 应定期进行复制, 防止信息丢失。在电子文件长久性留存问题尚未彻底解决之前, 电子档案可与纸质档案并存。待电子档案存储技术进一步改进之后, 对那些参考作用大、情报价值高的档案, 可采取以磁、光介质归档为主, 纸质载体归档为辅的做法;对那些凭证价值较高的档案, 可采取以纸载体归档为主, 磁、光介质归档为辅的做法。这样不但能提高档案管理工作效率, 优化馆藏, 也能减少库存档案的体积, 缓解库房紧张状况。

(三) 做好归档电子文件的技术处理工作

档案工作者为保护电子文件的原始性, 可通过技术处理, 将已归档的电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写、不可更改的文件。对于电子文件真伪的甄别问题, 笔者认为电子文件制发单位可在机内输入隐形条码, 使之与伪造或复制件相区别。当网上用户使用任何一份文件时, 只知道该文件内容, 而无法知道该文件的条码, 同样, 只有具备隐形条码的电子文件才是原件, 才能作为凭证或依据使用。档案部门应当将电子文件的隐形条码与电子文件一同归档, 以维护电子文件的权威性, 并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。

参考文献

[1] .刘新喻.电子文件档案化管理的影响及对策[J].青海师范大学学报, 2009.1

电子文件归档与电子档案管理办法 篇4

第一章 总则

第一条 为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。

第二条 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

第四条 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

第五条 明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。

第六条 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

第七条 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第八条 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并 1

归档。

第九条 基本术语解释

（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存

储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（三）电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信

息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

（五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息

和元数据等无缺损。

（六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利

用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

（七）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。

（八）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格

式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。

第二章 电子文件的收集与积累

第十条 各部门在主要职能活动中产生的电子文件，凡是属于归

档范围和有参考价值的均应收集归档。

第十一条 收集积累的电子文件类型，即收集范围。

（一）电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子

文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时

需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

（2）正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作

完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。

主要收集积累正式版本的电子文件。

（二）电子文件信息类型

要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。

1、文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格

文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以Word、Excel、RTF、TXT为通用格式。

2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图

像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收

集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4、影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6、超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7、数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

8、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。

第十二条收集积累要求

（一）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件

应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

（二）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

（三）对产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质件保留。

第十三条 收集、积累方法

（一）及时按照要求制作电子文件备份。

（二）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

（三）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

（四）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

第四章 电子文件的归档

第十四条 电子文件归档范围

电子文件的归档范围参照公司制定的文书档案归档范围。此外，还应将各部门形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等电子文件收集积累归档。

第十五条 电子文件归档

（一）各部门电子文件承办人将定稿的正式电子文件向档案管理

部门归档时，应填写《归档电子文件表》，与电子文件同移交给档案管理部门归档。

（二）对存储在载体（磁带、光盘）的电子文档向档案管理部门存档时，应在载体上标注文件的内容、类别、日期等。

（三）特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应存储相应的查看软件。

第十六条 电子文件的鉴定

（一）电子文件的鉴定工作，包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级等。各部门要对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施。

（二）电子文件检验合格的分别由移交部门和接收部门填写《归档电子文件表》，双方签字，登记表一式两份，一份由电子文件形成部门保管，一份由交档案管理部门保管。

第五章 电子档案的保管

第十七条 归档电子文件移交到档案部门后，要及时进行备份。档案部门要对归档的电子文件制作至少两份，一套保管，一套用于查阅。

第十八条 档案部门对接收入的电子档案要定期进行检查，发现问题及时采取恢复、补救措施。

电子文件档案化管理 篇5

关键词:涉密电子文件 管理机制 保密 访问控制

企业涉密档案是企业的核心信息，涉及到企业的商业利益，关系到企业未来的经济发展。随着信息时代的到来, 公众信息公开意识的增强，如何在开放环境下加强涉密档案管理，值得我们深入思考和进一步研究。

一、宣贯档案保密制度,深化涉密档案管理理念

以高技术防范手段和严密的监督制约措施保护涉密档案管理工作的各个环节,完善各项规章制度是做好涉密档案管理工作的基础保障。首先根据《保密法》、《档案法》，并结合油田企业生产经营情况,制定了严密而简明、易于操作的保密管理细则,如《档案保密工作要点》、《涉密档案归档制度》、《涉密档案利用制度》等。对不同涉密载体(计算机、光盘、U盘等介质)的档案分门别类地制定规章制度,采取不同的管理措施,办理对应的登记审批手续,必须在规定时间内使用和归还,不得随便摘抄、复印、复制，更不能遗失。

企业涉密电子档案管理人员具有特殊的地位和身份，具有知密早、知密多、知密深的特点，为此，他们对保守企业秘密负有更为重大的责任。因此,我们单位以《中华人民共和国保守国家秘密法》为主要内容，以各类泄密案例、保密教育片为教材，持续推进保密法律法规普及教育。并要求全员签订保密责任书，定期检查每一个工作环节,保证涉密电子文件都在规章制度内运行。

二、对涉密计算机和涉密存储介质进行细致管理，保证电子档案的安全

档案管理者必须一手抓技术,一手抓管理,保证技术上多种手段设防,管理上多种措施并用，不断提高保密技术水平和应对危险的防范能力。具体应注意：（1）涉及国家秘密和油田核心商业秘密的计算机和存储介质必须专用，专人管理，严格实行物理隔离，严禁连接油田局域网和互联网。（2）涉密计算机信息系统要建立在线监管和审计认证系统，严格控制涉密计算机联网。（3）涉密计算机要设置开机密码并定期更改，计算机处理多种密级的信息时要按照最高密级进行防护，至少三个月更新一次。（4）涉密计算机不准使用盗版软件和来历不明的软件，防止因病毒和恶意程序造成失密。（5）使用存有涉密信息的存储介质时要严格采取使用登记措施，严禁在非涉密计算机上交互使用。（6）使用专门的涉密计算机信息系统检查工具，查看涉密计算机是否连接互联网，查看联网的计算机是否存储涉密的信息，并用专门的文件粉碎器彻底销毁废弃文件，确保涉密文件安全。

三、在利用计算机实现档案信息资源共享中，要保证企业档案机密的安全

1.使用用户权限的控制。电子档案提供利用涉及的人员有：档案载体的保管人员，数据系统的管理人员，利用者及维护操作员等，由于他们各自的工作性质和责任不同，因而使用权限也大不相同，必须对其进行审核。控制用户权限的方法主要有以下四种：一是将涉密电子文件存放到指定的網络区域内,该网络区域只对有使用权限的用户开放。二是通过系统管理员的配置,根据每个用户的身份,在网络层上设置允许其访问服务器或终端的IP地址。三是根据每个用户的工作性质、职务等级等条件,通过数据列表方式,对每个用户使用涉密电子文件的权限进行限定。四是对涉密电子文件本身进行加密处理,将密码分配给具有权限的用户。

2.利用中的安全保密措施。在电子档案利用中，应特别注意以下几点：一是提供利用的方式，应根据利用者的情况选择对应的方式，不能无原则地随意提供。一般情况下，严格执行涉密档案复制、转借、转让等监护制度。因工作需要复印时，必须有档案人员监护；二是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换；三是建立完善的日志系统,对涉密电子文件的传输流程进行详细的记录，适时掌握涉密电子文件的流转信息,视情况及时进行调整,实施必要管控。

电子文件档案化的实质解析 篇6

实质之一:确立科学管理意识的过程

在传统档案管理中, 只要文件的原件归档并按标准进行整理, 文件的内容、结构和背景信息等也一并归档, 实现档案化, 文件的真实性和证据价值等利用价值也就有了保证。对电子文件而言, 由于其自身的特点决定了其真实性不可能依靠载体的原始性来确保和证明, 因而其“归档管理”不能代替“档案化管理”, 否则, 归档以前文件的真实性将无法保证。对于电子文件来说, 必须根据档案化的要求, 建立元数据模型, 从一开始就进行档案化管理。

1.正确认识电子文件的特点。树立档案化观念, 首先要正确认识电子文件的特点。电子文件具备许多特点, 但对电子文件的档案价值威胁最大的因素是其信息的易变性特点。其主要原因有三:第一, 计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删十分方便, 而且被增删修改后, 没有明显痕迹, 因此有可能造成动态文档中的数据不断被自动更新或修改;第二, 电子文件载体性能的不稳定性, 有可能造成文件中信息的改变;第三, 电子文件迁移到新的技术环境的过程中有可能造成信息丢失、变异。上述因素给电子文件管理带来重重困难。最根本的困难则是难以确认电子文件的原始性。由于电子文件的信息易变, “原件”的概念变得难以定义, 如何认定电子文件的原始性成为电子文件能否转化为档案的关键。在原始性无法认定的情况下, 其证据性也难以保障。失去原始属性的电子文件, 就不能转化为档案。必须保持一种清醒的意识:保证电子文件原始属性, 就是保证其档案价值。而最有效的途径就是利用元数据来解决电子信息“易变性”的问题, 实现电子文件的档案化。对电子文件特点的正确认识会帮助我们建立清醒的档案化管理意识。

2.确立科学的管理理念。档案化是通过确立科学的管理理念和管理方式实现的。基于对电子文件易变性特点的认识, 档案部门必须改变传统的档案管理模式, 如定期接收、归档管理等, 在文件的孕育和形成阶段即进行干预, 实现“档案化管理”。电子文件的档案化管理包括形成、捕获、保管和提供利用四个阶段。要保证文件的真实性、完整性、可靠性, 关键是前两个阶段。文件形成过程中的档案化管理, 是除了创制和完善文件内容, 由计算机自动记录电子文档的特征和结构之外, 更重要的是记录电子文件的背景信息, 尤其是来源信息。“捕获”过程中的档案化管理就是在文件形成 (或收到) 的同时, 由系统实时完整捕获文件自身及其元数据;“捕获”的同时, 继续关注背景信息和电子文档信息的记录。实质上, “档案化管理”主要指电子文件的前期管理, 即电子文件归档之前的管理, 也就是通常所说的“前端控制”, 这需要我们必须建立科学的档案管理理念。当然“档案化管理”也包括文件归档之后的管理, 但这是我们已有的管理理念, 归档之后的文件必然要进行“档案化管理”, 确切地说是“档案管理”。

“档案化管理”理念还有另外一层含义, 即无论文件的运动形式如何、运动阶段如何、价值类型如何, 要将其作为档案而不仅仅是文件对待。这里传达的是一种全方位的档案管理理念, 强调的是文件的保存价值, 不影响将文件作为档案进行管理。换句话说, 任何一份在业务活动中形成的文件, 都要对其进行档案管理。这在电子时代是可能的, 它可以最大限度地保证电子信息的完整、安全。另外, 档案化管理理念的形成, 需要有良好的社会环境, 需要社会各方面的支持和努力, 包括政策、技术、法律等方面的支持和努力, 不是靠档案部门单打独斗能实现的。

实质之二:寻求科学管理途径的过程

电子文件档案化, 必须以统一的管理规范为指导, 《电子文件原数据标准》就是目前正在制定当中的管理规范。该《标准》从元数据标准模型设计、元数据标准核心元素定义、著录实例三个方面全面描述的电子文件运动过程中产生的所有元数据。这些数据是描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程并可为计算机及其网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。通过元数据的记录, 可以保证电子文件的科学管理。

1.确保并证明电子文件的真实性和凭证价值。在元数据中将电子文件的内容特征和文件形成、处理和利用的过程忠实地记录下来, 保证电子文件内容的原始性, 从而证明其真实性和完整性;在元数据中把电子文件形成时的环境和背景信息记录下来, 有助于证明电子文件的价值, 尤其是证据价值。

2.有助于电子文件的保护与长期保存, 使其具有长久有效性。在元数据中有关于电子文件的格式、制作、转换方式、技术环境等信息的详尽描述, 便于电子文件的转换与迁移, 达到长期保护、保存的作用, 使之长期可读、可理解, 具有长久有效性。

3.有效地管理电子文件。元数据中对文件的管理信息, 不但是文件著录标引的工具, 也是文件鉴别认证、鉴定、保护等其他环节的工具。

浅析电子文件与电子档案管理 篇7

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

1.1 对设备的依赖性与不可识别性

电子文件不能直观阅读, 必须依赖于电子计算机系统, 其信息才能识别利用。而纸质文件比较直观, 即使著录和整理质量不高, 也能翻找到。

1.2 信息与载体相分离

传统的纸质文件的内容与其所依附的纸质载体不可分离, 文件的原始性是高于文件的载体和信息形式的原始性之中, 给人们的原始记录更为深刻。而电子文件没有固定的物理位置, 由于其信息与载体相分离性, 信息的物理结构与逻辑结构的差异性、可变性及相对独立性, 己决定了电子文件不再存在“原件”概念的事实。人们可以通过拷贝, 轻而易举地制作与原件完全一样的复制件, 也可以对原件上的签名、印章进行修改。修改前后难以分清, 不像纸质文件那样, 修改后会留下痕迹, 容易被察觉。因此, 电子文件的原始凭证性正受到严峻的挑战。

1.3 存储内容不稳定性

电子文件相对于纸质文件而言, 对环境的温湿度、防磁性、抗破坏性、抗病毒等条件要求很高。电子载体, 特别是软磁盘比较脆弱, 易受损失或信息丢失, 电子信息不稳定, 易受计算机病毒的攻击, 或因操作不当, 管理不善以及各种技术原因, 造成文件的破坏、失真、泄密。纸质文件的稳定性大大高于磁盘、磁带等的稳定性能。

1.4 信息的共享性

电子文件能高速输入, 信息可远距离网上传递, 高密度大容量存储, 它不受时间和空间的限制, 可以多个用户同时访问一个文件, 实现真正意义的信息共享。所以电子文件保密方面存在缺陷, 很容易泄密。

1.5 肉眼不可识别性

纸质文件或照片文件等都是具有实实在物质性的字迹材料, 经手写、机器印制、化学显定影等手段把文字符号、图形、自然景观等与实实在在的物质的纸、胶片等结合齐一起, 是看得见, 摸得着的。而电子文件则不同, 它是借助现代高科技, 把文字、符号、图形和自然景观等信息先转换成二进制的数字信息, 是以电子或光子形式存在的。

2 电子文件的保管维护:

2.1 保证电子档案整体的安全

由于电子档案基本上是以脱机方式存储在磁、光介质上的, 所以, 要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。比如环境温湿度控制、存放载体的柜、架及库房应达到有关标准要求;载体应直接排放, 并满足避光、防尘、防变形的保存条件等。

2.2 保证电子档案内容的准确

电子档案必须依赖于计算机软、硬件平台对其内容加以转换, 还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式来进行显示。由于电子文件在不同的电子计算机系统上形成, 且在内容格式的编排上也不尽一致, 这种技术与形式上的差异, 必然导致在以后的转换与还原时, 所采用的技术与方法上的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术, 到了其保管阶段往往已经过时了。因此, 除了对电子档案本身进行很好的保存外, 还必须对其所依赖的技术及数据结构的相关定义参数等加以保存。但技术在不断更新, 这样不仅给档案部门带来了很多负担和不便之处, 还会随着时间的推移使这个“包袱”越来越重。所以, 必须采用积极的办法, 使保存的电子档案适应新的技术, 以达到永久保存和准确转换与还原的目的。

2.3 保证电子档案的可理解性

为了让人们能够完全理解一份电子档案, 就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括:相关的档案文件系列名称、存储位置及相互关系;在档案内容中所引用的其它末被存储的参考资料出处;在自然语言中不常用的词语解释等。这些信息, 应在文件的形成或维护阶段通过著录完成, 并将这些信息变成相关文件系列加以保存, 以便在利用中查考。

3 电子档案的利用管理

3.1 电子文件的分类与甄别

我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同, 其分类原则与方法也应当有所区别。

在一台没有联网的几个部门共用的计算机中, 我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门简称相互区别, 或以文件录入者的姓名或代码区别。而内部网络中的计算机文件, 就应当按行业、地区或系统相区别, 然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调, 也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

3.2 电子档案的利用

电子文件系统是电子信息系统中的一种, 它应该满足保存文件的各种特殊需要, 这些需要包括文件的产生、跟踪、检索, 把其作为活动凭证安全存储, 保护那些具有持续价值的档案能够不断提供利用。

电子档案提供利用方式多样化使得加强电子档案的利用管理更加重要。规范电子档案利用与管理, 应建立与各个环节相对应的措施、办法、章程、规范, 并在工作中严格执行、有效监督。电子档案的利用, 将是我们遇到的新问题, 做好这方面的工作, 不仅可以更准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务, 满足用户的需求, 也可以及时发现利用系统的弱点与不足, 调整和改进工作方法或技术措施, 达到既能使档案信息最大限度地利用, 又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

4 档案工作者要积极应对电子文件管理的挑战

4.1 加强档案法规的宣传力度, 提高人们对电子文件的认识, 让他们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要注意保存, 按时归档。

4.2 建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件收

集的范围、收集的原则、分类编号办法、保管、利用等规定, 使电子档案管理工作做到有章可循。

4.3 结合本单位实际情况, 使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来, 真正做到文档一体化管理。

4.4 加强学习, 提高档案人员的素质。

要通过各种方式对档案人员进行业务及现代化知识培训, 使他们在掌握好本专业的同时, 掌握计算机知识, 熟练操作技能, 积极参与档案管理软件的开发工作, 培养出复合型的档案管理人员, 切实做好规范电子文件归档管理工作, 以适应现代化管理的需要。

摘要：现阶段, 各部门产生出大量的电子公文、电子图像、电子表格、电子邮件和多媒体等电子文件。为了规范电子文件归档与管理工作, 保障电子的真实性、完整性、有效性和安全性, 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国签名法》、《电子文件归档与管理规范》等, 现结合电子文件及其管理办法的实际, 谈一些自己的看法。

关键词：电子文件,电子档案,规范管理

参考文献

[1]丁华东, 张斌.电子文件研究的框架[J].兰台世界, 1994, 8.

[2]孙芳芳.关于档案工作者进行电子文件和自动化技术培训的需求评估 (续) [J].浙江档案, 1995, 12.

电子文件档案管理探索 篇8

一、电子文件的特性

1. 非人工识读性。

非人工识读是指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直接阅读理解的, 必须借助于特定的工具来识别。因此, 将这一特征称为“非直读性”。

2. 生成环境依赖性。非人工识读性使得电子文件的生成、处理、阅读、使用必须依靠计算机软、硬件工具来实现。

3. 信息与载体的可分离性。

综合各种论述, 我们认为信息与载体的可分离性是电子文件相对于传统纸质文件的一个重要而显著的特点。

4. 易变性。

电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。 (1) 电子文件的内容易于改动和操作。由于存在信息与载体的“可分离性”, 人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化, 因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。因此, 我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构, 比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴, 插入表格、图形或音频, 对图像文件进行调色处理, 对音频文件重新压缩, 对数据库文件动态更新, 对多种类型的信息进行集成处理等等, 这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成, 并且通常可以逆转。 (2) 电子文件的存储载体极易改变。一方面, 磁电介质和光电介质的性能不稳定, 其物理寿命 (保证存储数据不丢失的时间) 远不如纸张, 在氧化作用或物化环境的影响下, 很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面。技术的发展使存储设备不断更新换代, 新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性, 为保证电子文件信息的长期有效, 必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体, 这种存储载体的升级, 也可能带来信息的失真。 (3) 电子文件的生成环境不断变化。随着技术的发展, 电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级, 硬件环境的系统配置及其性能不断提高, 新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。由于电子文件对生成环境具有依赖性, 将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务, 而在技术环境的迁移过程中, 将不可避免地发生信息的损失、变异现象。

5. 结构复杂性。

相比传统形态的文件, 电子文件的结构复杂性主要表现在: (1) 电子文件个体存在纵向结构。从“内容信息”到作为信息记录方式的“数字代码序列”, 再到固化数字代码序列的“存储载体”, 电子文件呈现出纵向层结构, 各个层面之间的“映射”有着复杂的规则, 通过专门的软件来实现。而对纸质文件而言, 内容与载体通过书写或刻印融合于一休, 成为不可分割、不易变化的整体, 结构清晰单一。 (2) 电子文件内容具有集散性。一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成, 这些内容要索可以源自不同的系统 (如:OA系统、MIS系统、GLS系统等) 、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置。 (3) 电子文件具有与环境的关联性。对电子文件而言, 生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要。孤立保存的电子文件, 会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存, 因此, 描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分。

6. 多种媒体的集成性。

多种媒体集成是电子文件不容争议的重要特点。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体, 从而在文件展现过程中图文并茂, 具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能。

二、电子文件档案管理策略

1. 对电子文件管理流程加以优化

相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟, 而应根据电子文件技术特点, 利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势, 构建更为科学高效新流程, 具体落实全程管理和前端控制。

2. 以电子文件管理软件为中心实施管理

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统, 而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中, 管理系统 (主要是软件) 处于中心位置, 没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者, 是电子文件管理活动重要的承担者, 是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。

三、结束语

电子文件以其全新的形式和要求进入了文件、档案管理领域, 对电子档案管理工作人员提出了更新更高的要求。电子档案管理工作要赶上时代步伐, 适应电子档案管理现代化和办公自动化的时代需要, 为社会提供更好更有效的服务。

摘要：近年来, 电子文件的归档管理受到了空前重视, 但由于受观念、技术和法律等各种原因的影响, 情况并不理想。业内人士开展的相关调查显示, 在基层单位游离于档案管理视线之外的电子文件仍占绝大多数, 电子文件的归档管理情况不容乐观。

关键词：电子文件,档案管理

参考文献

[1]丁海斌编著.《电子文件与电子档案管理》.辽宁大学出版社, 2000[1]丁海斌编著.《电子文件与电子档案管理》.辽宁大学出版社, 2000

[2]丁海滨.《电子文件管理基础》.中国档案出版社, 2007.3[2]丁海滨.《电子文件管理基础》.中国档案出版社, 2007.3

谈电子文件档案管理 篇9

一、电子文件档案概述及特点

各国权威机构对电子文件档案均有明确的定义。美国联邦管理法规中对其的解释是:“包括数字的、图形的以及文本的信息, 它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上, 并且符合文件的定义。”《美国联邦文件管理术语手册》将电子文件档案解释为:“其存储形式是只能由计算机处理的文件, 也叫机读文件和自动化数字处理文件”。2002年国家质监总局发布的《电子文件归档与管理规范》将电子文件档案定义为“在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。”可以得出, 电子文件档案是以数字编码形式记录于磁盘、磁带、光盘等多种存储载体, 依赖计算机系统处理, 并可在通信网络上传输的文件。

电子文件档案依托于计算机的软、硬件系统。文件档案的接收、制作、处理、归档、检查等全部管理操作都必须通过计算机系统才能完成。电子文件档案在计算机系统中是按照数字编码的形式进行存储的, 并且一般的管理操作也基于数字编码来实现, 只有通过特有解码程序才能识别。在计算机系统基础上的信息管理能够很容易进行增删查改, 在信息数据不断增加的情况下, 适合文件档案的动态维护。综合以上, 电子文件档案主要具有以下几方面特点:

一是高效快捷。信息化的普及使得文件档案能够依托信息习惯进行方便、快捷、高效的管理。相比人工档案管理而言, 避免了检索查找、立卷归档等困难因素, 使得工作人员可以从繁重冗余的体力劳动中解脱出来, 极大地提高了档案信息检索的速度、档案信息的归档质量。文件档案通过信息化、网络化管理后, 能够实现按“件”归档, 改进了按“卷”归档的局面;通过随机管档, 能够实现平时整理立卷, 改进了集中立卷、顺序管档的局面。这些改进将集中的工作量转变为分散的工作量, 提高了归档效率, 实现了电子文件档案管理的高效快捷。

二是归档便捷。电子文件档案具有灵活的存储方式, 其存储位置包括磁盘、光盘、云存储等环境, 根据管理的需求而产生改变。其存储信息能够通过通信网络在不同的终端之间、不同的网络间相互传递, 也可以在不同的载体之间相互复制, 在不同的管理软件之间进行交互, 而电子文件档案的内容不会发生变化。传统的归档方法较为复杂, 当文件立卷遇到归档文件缺失时, 需要进行补漏增缺, 唯一的方式就得拆卷重新归档, 开销非常大。而通过计算机系统管理电子文件档案, 仅通过数据库的事务操作即可补漏增缺, 管理省时省力, 能够大大减少工作人员管理档案的工作量。

三是质量提升。文件档案管理并不仅仅是将档案信息进行保存, 做归档处理, 其本质目的在于二次开发和利用, 通过数据查询分析、数据挖掘等方式, 提取相关信息, 分析潜在数据。通过计算机管理电子文件档案后, 档案人员就可以把时间和精力放在档案编研上, 提升文件档案的质量和水平, 并有精力进行二次数据信息开发, 从而提高文件档案利用的效率, 能够发挥出时效价值, 更好提供服务。

二、电子文件档案管理面临的主要问题

电子文件档案在管理过程中也面临着一些问题:

一是信息技术发展过快, 电子文件档案保管面临难度加大。如果仅对电子文件档案中的文字进行管理, 标准化程度较高, 管理内容较为单一, 应用环境较为简单, 采取一定的安全管理等级, 并定期进行电子文件档案信息的备份, 长久保管并不十分困难。但是, 随着多媒体技术的发展, 在实际工作中, 电子文件档案就成了多种媒体信息的混合体, 各种格式、各种类型的影像、图像、声音资源使得电子文件档案的存储结构、技术环境、管理方式更加复杂。电子文件档案的格式并无统一的标准, 主要采用流行和广泛使用的应用程序中标准的电子文件格式:超文本标记语言 (HTML) 、可移植文档格式 (PDF) 、Word文档 (DOC) 、ASCII文本文件 (TXT) 、微软读书阅读器 (LIT) , 等等。而在电子文件档案管理中具体使用哪种格式依赖于应用程序、欲解决的问题、使用习惯和使用传统等因素。同时, 各单位各部门的信息化发展水平不一, 应用失衡, 信息化软硬件基础设施建设参差不齐, 即使同一政府部门, 从机关到基层没有统一的管理规范, 标准不能统一, 电子文档管理系统可能版本问题而导致接口不同, 无法在整个系统内部互联互通, 而在软硬件系统更新后可能导致电子文件档案信息的完整性受到破坏。

二是电子文件档案的原始性、可靠性容易被破坏。文件档案的传统载体是纸质材料, 其原始性不仅能够通过内容、纸张大小、纸张材质等形式展现出来, 而且可以通过字体、字迹、印迹、褶皱等方面对其原始性进行判断。而电子文件档案是“实态”的纸质形式到“虚态”的电子形式的转变, 判断电子文件档案的真实性、完整性、原始性和可靠性的技术难度较大。电子文件档案出错的概率远远高于纸质的传统文件档案, 单位内部管理的疏忽或恶意行为, 导致电子文件档案删改、复制或篡改, 内容难以识别。被篡改后的电子文件档案不会出现任何痕迹, 一旦出错就很难进行正确性的恢复。同时, 伴随着处理信息量的不断增大, 电子文件档案的内容更趋庞大、复杂, 背景信息、相关内容不断累加, 软件缺乏健壮性、硬件支持不足、管理疏忽等因素可能导致电子文件档案的可靠性很难保障。

三是电子文件档案信息安全问题。随着电信网、广播电视网、互联网在向宽带通信网、数字电视网、下一代互联网三网不断融合, 各种资源在网络空间漫天传播, 电子文件档案以办公自动化和信息网络为基础, 其传播不仅仅限于互联网络空间, 在传播过程中很可能遭受第三方攻击, 篡改、窃取甚至替换传输的电子文件档案内容, 破坏其原始信息。钓鱼网站、网络病毒、木马的威胁可能导致接入网络的设备受到感染, 病毒很可能在内网中渗透并感染其他终端, 导致内网中保存电子文件档案受到破坏。同时, 一些在网络中传输的档案信息可能在传输中被窃听、截取, 这些档案信息被不法分子获得后将严重威胁单位的建设和发展。

三、电子文件档案管理相关问题解决对策

面对上述电子文件档案管理过程中存在的问题, 可采取有以下对策:

(一) 采取技术措施, 保证电子文件档案的原始性、真实性、完整性、安全性。

一是进行身份验证、消息认证或数字签名。电子文件档案仅授权关键维护人员使用, 为了防止其他无关人员进入电子文件档案系统, 防止对电子文件档案中的数据信息进行访问、修改、复制, 进入文件档案管理系统时, 用户必须通过身份验证, 通过指纹识别或密码形式通过电子文件档案系统的系统验证, 合法身份才能登录系统;二是收集电子文件档案的元数据。元数据是形成电子文件档案的基础, 在形成电子文件档案的同时, 保存电子文件档案相关的内容、背景、结构等元数据, 一旦电子文件档案的某些信息被破坏, 这些数据将作为校验电子文件档案原始性、真实性、完整性和安全性的基础依据。

(二) 为电子文件档案系统部署网络监测和防火墙。

电子文档在网络中传输, 满足一定的协议, 具有特定的传输格式, 开放不同的端口。为保证电子文件档案的安全性, 可通过访问控制技术, 在内外网之间设置障碍, 防止外网的终端对内部信息系统进行非法访问。在网络边界部署入侵检测系统、防火墙、IP保密机等网络监控、验证设备, 检测内外网之间的访问流量, 设定网络安全检测规则, 对外网禁止开放特定的访问端口, 凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过, 阻止电子档案信息从网络上非法输出, 从而使被保护系统的电子文件档案不受侵犯。

(三) 设计开发功能强大的电子文件档案管理系统。

电子文件档案管理系统不同于相关电子档案辅助管理软件, 其能够有效集成多种类型的电子文件档案, 系统软件接口支持打印机、扫描仪、投影仪、传真机等各种多媒体设备及接口, 集成了电子文件档案的接收、保管、鉴定、验证使用等各项功能。电子文件档案管理系统不仅具有一般的管理功能, 而且还需具备实体档案管同等的存储能力、管理职能。因此, 配备功能强大的电子文件档案管理系统是对电子文件档案进行统筹管理, 保障档案管理有机运行, 可持续性发展的先决条件。

(四) 及时对电子文件档案进行归档。

各类信息归档是电子文件档案管理的基础。在电子文件档案管理运作中, 系统能够自动进行容错校验、更新联动等工作, 但人机交互的工作也必不可少, 信息管理员还需要对档案信息进行定期例行的检查、鉴定、验收和签署, 并有针对性地处理, 及时发现并解决存在的问题。对于一些系统无法自动处理的档案信息, 应在第一时间及时归档, 随时变更、补充, 保持电子文件档案动态有序的管理。

总之, 电子文件档案是信息化条件下经济社会发展进步的产物, 其发展水平还处于不断完善、不断规范的阶段。对该领域的深入研究能够及时发掘管理中存在的不足, 针对问题研究行之有效的对策, 改进电子文件档案的基础设施建设, 改进技术措施, 提高管理的规范性, 使档案资源得到安全、可靠的保护, 使电子文件档案准确、快速、安全、稳定地得到利用, 进一步提升单位的管理水平。

参考文献

[1]Electronic Document Management, Pros and Cons, Gartner Group, 1996.9.

[2]美国联邦文件管理术语手册.1993.

[3]电子文件归档与管理规范.GB/T18894-2002.

高校档案的电子文件管理分析 篇10

关键词：电子文件,档案管理,高校

随着我国各界人士对高校教育的重视程度不断上升,高校学生数量越来越庞大,对学生信息管理的工作也变得越来越困难。我国科学技术在不断发展,信息化已经成为当前社会发展的主流趋势,它是指各种活动和行业利用信息技术促进生产的过程。电子文件就是一种在信息技术发展下的产物,是和传统纸质文件有很大区别的一种文件形式,对高校档案电子文件的管理可以提高管理的效率,对学生档案进行更系统科学的管理,有效地高了整体管理水平。

一、对高校档案电子文件管理的必要性

(一)提高了高校档案管理的质量和效率

随着信息量不断增加,高校档案管理工作越来越繁杂,传统的档案管理面对繁重的管理工作其弊端也显示了出来。由于档案管理的工作量大,在纸质档案管理中,管理员每天都要机械性的做重复的动作,而且单从一项档案管理的步骤来看,从编制目录到整理完毕,需要进行十多项管理程序,这些无疑使管理员的工作增加了压力。而对电子档案文件的管理把档案管理员的工作简单化,从而提高了档案管理的效率。

(二)有利于档案管理、保护和利用

高校档案的电子文件管理,减少了繁杂的工作量,让高校教师可以投入更多的时间对学生的生活以及学习进行管理,因此档案管理的科学性更高,有利于人们更好的使用档案资源。传统纸质档案管理中的档案是对纸质材料进行管理,在翻阅时容易破坏档案,不利于档案保存。而高校档案的电子文件管理,方便查阅,且安全性高,也有利于保护其档案不被损坏。

(三)适应现代化档案管理的进程

随着信息技术的不断发展,很多档案都通过网络进行管理,现代化的纸质档案管理正朝着一体化的方向发展。通过在网络上建立档案管理系统,将档案的信息录入电脑,人们在需要时只需要检索就能够获取自己需要的档案资料,方便了档案管理。电子档案管理规则比传统的更加简单、易懂,管理者不用耗费更多的时间学习怎么管理,而是在实践中逐步掌握了档案管理。以往基层档案管理员的电动较频繁,因此对新的管理者的管理带来了较大的麻烦。电子档案管理需要管理者掌握较高的信息化管理技术,简化了以往管理的复杂程序,从而让管理者很快就接受管理工作。

二、高校如何加强对档案的电子文件管理

随着信息化技术的不断发展,各大高校都建立了自己的校园网络,使得网络信息资源可以充分被同学以及教师使用,可以提高了高校整体工作效率与工作水平,高校该如何提高对档案电子文件的管理成了所有高校管理者需要考虑的问题。

(一)建立档案电子文件管理制度

高校对档案电子文件管理首先就是要建立档案电子文件管理制度,把电子文件的收集管理工作纳入到日常管理工作中来,对于电子文档的形成、收集、整理以及归档工作都要有明确的规定,要有专门的管理工作人员严格按照归档的要求进行收集和整理,将归档后的文件交给档案部门,保证电子文件的完整和正确性,在整个管理工作中应该保证文件的安全有效。在对电子档案的管理工作中,档案部门应该建立严格的归档流程,并且实行物理归档与逻辑归档相结合的方法来共同运行。逻辑归档就是指在不改变计算机网络中的存储方式和位置将需要的电子文件的管理权移交给档案部门的过程,物理归档就是把电子文件刻制成光盘或者转化为纸质的文件交给档案部门。

当对网上形成的电子文件进行归档的时候,电子文件的实体应该归档在档案部门,这是为了保证电子文档的安全性和完整性,交接的形式可以通过网络来捕获采集然后归档到档案部门的服务器,也可以用储存载体,最后再实施物理归档。

(二)采取现代化的信息管理技术,对电子文件档案进行归档

在对电子文件的管理中运用现代化的管理技术可以保证电子文件的真实性以及原始性。电子文件本事就是信息化背景下的产物,它的数据储存以及传输的过程中只有采取相应的信息安全技术才能保证文件的安全性,防止泄密,同时也可以有效防止非法访问或者随意改动等。所以对文件管理时一定要设置访问权,这是最基本的,只有正确的用户名称以及密码才能进行访问,同时也可以运用身份验证等技术来对访问者的身份进行验证,保障电子文件的安全有效,做好保密工作。除此之外,市场上还出现了一些例如防火墙技术以及加密技术等可以保障电子文件的安全可靠。电子档案文件管理就是为了使管理工作可以更加科学有效。而做好电子文档的归档工作就是一个重点工作,只有这样才能对种类多样数量众多的电子文件进行有效的管理。对高校电子文件归档可以根据文件的特点来划分,例如教师科研活动、学生档案管理以及行政工作等来进行分类。

(三)将档案信息化纳入到学校信息化系统中进行统一管理

档案电子文件的管理与传统的纸质档案管理不同,可以有效提高管理效率以及管理水平,但同时对于档案管理工作者的素质要求也更高。电子档案管理要求管理人员一定要具备熟悉计算机技术,尤其是网络安全技术以及数据处理技术。但是在高校档案部门的工作人员大多仅仅具备档案专业知识,同时又精通计算机知识以及信息处理技术的复合型人才是非常有限的,为了解决这一问题,可以将学员档案的信息化建设纳入到学员的信息建设中来进行统一管理,这样就可以充分利用学院的专业计算机人才。当档案部门提出档案管理要求时,计算机技术人员来组织实施,把档案管理的理念和学校校园网建设统一规划,使电子档案网络化管理可以更加有效的实施。

(四)对电子文件进行前端控制

文件的生命周期是指文件从形成到永久保存或者最终销毁的一个过程,我们可以根据文件价值的不同运用不同的文件管理方法对文件进行控制,电子文件的管理可以参照文件的生命周期。对档案电子文件的管理就是要充分利用计算机以及网络技术,对文件的管理工作进行统筹规划,使整个管理更加系统化和规范化,优化管理。电子文件的设计、形成以及保存是管理工作中最关键的工作,将档案文件管理工作的需求嵌入软件,在形成文件的时候举要考虑其一档案工作的联系和是否有长期保存的需要,在档案工作之前就要介入电子文件的运作和管理。所以档案部门应该对部门的档案管理工作者进行严格的培训,在对电子文件的形成、管理等过程中药及时登记,使电子文件归档的质量得到保障,实现文档一体化。

对高校档案电子文件的管理,有效地解决了传统纸质档案管理繁难的状况,提高了档案管理者的工作效率。在档案管理中,要注重科学管理档案,保证档案管理的时效性、准确性和完整性。由于电子文件是信息化背景下的产物,因此管理者要不断加强自身的素质,提高计算机技术以及信息管理技术,完善管理方法。

参考文献

[1]王燕.电子文件对高校档案管理模式的变革与思考[J].北京建筑工程学院学报,2014,20(06):63-64.

[2]徐晓华.档素工作中的电子文件管理浅析[J].邢台学院学报,2013,26(02):45-46.

[3]粟竹英,雷志萍.高校电子档案的管理特点与要求[J].黑河学刊,2014,11(172):56-57.