医院文件档案

医院文件档案（共9篇）

医院文件档案 篇1

摘要：随着社会的发展, 经济水平、科技水平的不断提高, 电子档案逐渐应用到人们的工作之中。电子文件作为信息时代的产物无疑对传统档案工作造成了不小的影响。文章就电子文件在医院档案管理中的影响进行了比较深层的探析。

关键词：电子文件,医院档案管理,影响

电子文件指的就是人们利用电脑来传输、处理、操作数据, 按照一定的格式记录数据, 最终把数据以代码的形式进行组合, 形成数字的、文本的、图文的信息进行传递的方式。由于其操作具有一定的技术性, 应用于医院的档案管理中有利也有弊, 医院传统纸质档案管理也面临了挑战与机遇并存的境地。

一、电子文件的特点

电子文件与传统的纸质文件相比有以下几种特点:第一, 电子文件显示的信息不够直观, 必须要依靠现代化的办公手段的辅助才能获得信息。第二, 医院可以安装统一的办公系统辅助电子文件进行信息查询, 并对信息进行快速处理。第三, 电子文件在信息的存储上具有一定的优势, 它不同于纸质文件对环境的温度、湿度要求很高, 电子文件存储时间长, 没有特殊的环境要求, 不易损坏。

二、电子文件对医院档案管理工作的影响

(一) 电子文件给医院档案管理工作带来了机遇。电子文件的应用, 无疑在很大程度的上提高了医院的工作效率, 也加快了医院档案管理工作的现代化进程, 传统形式的档案管理以病例本为单位, 每个病人有自己的病例记录, 内容类型混乱, 整理繁琐, 信息应用主要依靠手工操作, 速度慢, 效率也低。电子文件将医院的各类信息进行整合处理, 形成一条条信息线索, 在医院实际的应用中可以方便快捷的对信息进行检索。对于信息的存储, 电子文件具备内容与载体分离的性质, 文件数据以单元的形式进行分类存储, 以便于以后的信息编辑、检索与传递。由于电子文件依靠的载体是计算机, 所以其传播速度也相当快, 传播过程中也不易损坏总体来讲电子文件的应用在很大程度上提高了医院档案管理工作的效率, 同时也促进了医院档案管理工作的现代化进程。

(二) 降低了医院档案管理工作的成本。与传统的纸质档案管理相比, 电子文件管理很大程度上降低了医院档案管理的支出。电子档案主要依靠计算机进行操作, 传播, 存储的序列码, 对于信息的管理主要是依靠文档一体化的框架, 通过计算机的信息监控系统对信息进行自动化的一系列处理, 最终对信息进行磁带、光盘、磁盘形式的存储, 最后进行统一保管, 这样的档案管理形式不仅避免了信息的重复整理, 还省去了很多人力、物力等方面的资源。

(三) 提高了档案的检索速度, 实现了资源共享。随着网络技术在工作中的应用, 办公的自动化进程也逐步实现, 传统医院办公模式中的审核、签发等许多过程都可以通过计算机与互联网进行作业, 使得医院的档案管理工作逐步走向无纸化。整个数字化的办公系统让医院工作者可以在任何时间任何地点以网络为依靠进行工作, 这不仅方便了医院处理一些紧急情况, 也使得医院的信息资源得到共享。

三、电子文件在医院档案管理工作中的发展对策

(一) 与时俱进, 使新手段更好的融入到实践中。电子文件作为当今社会现代化发展的必然产物, 被应用到医院的档案管理中更是必然。在应用传统技术的同时不断融入新技术、新手段, 创新医院档案管理模式, 提高工作效率。

(二) 谨慎工作, 加强医院档案的安全管理。信息技术在方便大众的同时, 对信息的私密性也造成了一定的影响, 程序或者系统的突然故障会造成严重的损失, 因此, 医院要加强档案管理安全忧患意识, 规范管理制度, 设立专人管理, 形成多方位、多角度的安全保障措施;文件保存也要进行数据的加密以及备份, 首先要对文件进行事先的备份处理以及镜像处理防止文件的丢失, 其次要对文件进行加密, 以防止文件的篡改、非法利用或者蓄意破坏等, 最后运用杀毒软件进行定期杀毒。这些措施都可以大大提高医院档案管理工作的安全性。

(三) 提高医院档案管理工作者的素质。针对新时代信息化产物, 必须要配备一些具有时代素质的技术型管理人才, 对于经验值低的年轻工作者, 医院应进行专业培训, 形成医院电子档案管理的专项人才。对于年长的档案管理人员要充分利用业余时间进行专员专讯, 工作手段更新的同时工作人员素质也要随之更新, 这样才能更好的实现医院档案管理工作的现代化。

四、结论

现如今的社会wifi网络随处可见, 工作中也离不开计算机, 医院作为国家重点单位实现档案管理的现代化更是刻不容缓, 医院在创新形势下要抓住这个机遇, 形成医院电子档案管理的新模式, 在此基础上不断发展, 不断更新, 使电子档案随着时代的发展而进步。提高医院工作效率, 更好的服务人民。

参考文献

[1]王新立.浅析医院档案管理电子文件的应用[J].中国卫生标准管理, 2014 (6) .

[2]李鑫.浅谈档案管理中电子文件的应用流程——以医院为例[J].中国集体经济, 2011 (18) .

医院文件档案 篇2

为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。

2.范围

公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

3.内容

3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息;培训记录;标准化系统评价报告;事故调查报告;检查、整改记录;职业卫生检查与监护记录;安全生产会议记录;安全活动记录;法定检测记录;关键设备设施档案;应急演习信息;承包商和供应商信息;维护和校验记录;技术图纸;人员资格证;安全评价报告等。

3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。

3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

3.10外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的.要译出标题后归档。

3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

3.12归档范围及保管期限

3.13归档时间：

(1)管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。

(2)凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

(3)外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

(4)工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

(5)每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。

(6)电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

(7)荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。

(8)声像档案在每次活动结束后整理归档。

(9)相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议)，在会议结束后归档。

(10)外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

(11)变更、修改、补充的文件材料随进归档。

(12)公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

(13)公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

3.14档案查(借)阅制度

档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

(1)凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

(2)本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

(3)借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

(4)外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。

(5)凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

3.15档案的保密制度

(1)凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

(2)非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。

(3)全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

(4)凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

(5)查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

(6)档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

(7)定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

3.16行政部管理制度

(1)档案存入检查：

1)档案出入行政部要清点、登记。

2)定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

(2)行政部管理：

1)行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。

2)档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

3)行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。

4)避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

5)行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

8)行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

9)做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

10)建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

3.17档案鉴定、销毁制度

(1)根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

(2)保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

(3)从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

(4)档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

(5)销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。

3.18档案工作人员岗位职责

(1)认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

(2)负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

(3)积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

(4)做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

(5)严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

医院文件档案 篇3

一、“档案”是否产生于“文件”

文件与档案的关系在档案界里普遍认可的较经典的表述是:“文件是档案的前身, 档案是文件的归宿;文件是档案的基础, 档案是文件的精华;文件是档案的细胞, 档案是文件的组合。”[1]7从这简明扼要的概括可分析得出, 在档案界人们普遍认同档案产生于文件。当然在不同的国家, 不同的学者对于这个观点必定存在争议。比如, 意大利等拉丁语系国家所用的术语概念, 其特点是将所有的文件都称为“档案”, 但因运动阶段不同又将其分别称为“现行档案”、“暂存档案”和“历史档案”等。他们普遍认为文件与档案同为一物, 并无产生先后之别。而德国等日耳曼语系国家所用的概念, 其中, 只有运动至最后阶段交档案馆永久保存的文件, 才被称为“档案”。同时, 同一国家的不同学者也会有不同的观点。如刘东斌先生所撰《档案本质属性新论》 (《档案管理》2001年第3期) 在“档案与文件关系的新认识”这一节中写道:“实际上档案不是由文件转化的, 文件也不是档案的前身, 而档案形成在前, 文件形成在后, 文件只是档案的复制件, 档案与文件的关系是复制与被复制的关系。”[2]12如此观点, 可谓让人读来有耳目一新之感, 但笔者不敢苟同。

二、文件转化为档案需要一定条件

事实上, 不是所有的文件都可最终转化为档案。文件要转化为档案有三个条件的要求:“ (1) 现时使用完毕或办理完毕的文件, 才能归档; (2) 对日后实际工作和科研具有一定查考利用价值的文件才有必要作为归档保存; (3) 按照一定规律集中保存起来的文件才能最终成为档案。”[3]4也就是说, 档案是由文件有条件地转化而来, 档案和文件之间是既有联系又是有区别的。

从文件生命周期理论的角度可能更易于理解文件与档案的关系是可转化关系。文件生命周期理论是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论, 主要研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程。它对文件和档案的运动过程及其规律进行了科学抽象和相对客观的描述。

文件生命周期理论强调, 文件的整体运动过程具有阶段性特征。引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化。美国著名档案学者谢伦伯格阐述的“双重价值”即我们通常所说的文件的第一价值和第二价值, 便是对文件价值形态变化的很好诠释。一般而言, 我们都认为当文件实现其第二价值时, 才将其称为档案, 它需要经过一个价值形态的变化过程。

三、在文件与档案的定义之下分析二者的关系

文件与档案的关系究竟是怎样的?名位学者的表述仁者见仁, 智者见智。争论较多的观点有: (1) “文件”与“档案”是同一事物, 不同概念; (2) “文件”与“档案”是处于不同阶段的同一事物; (3) “文件”与“档案”是两种不同性质的事物。当然, 还有观点略微偏颇的“文件是档案的复制件”等。

在文件与档案关系这一问题上, 我们对文件与档案的定义是如何界定的, 文件与档案的关系便会产生很大的不同。

1.“文件”与“档案”的定义。

在中国《档案学词典》里, “文件”这一定义有广义与狭义之分, 其表述分别为:“广义指组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料;狭义仅指法定机关、团体、企事业单位等形成的具有完整式和处理程序的公文。”[4]20中国《档案学词典》对“档案”这一概念的描述为:“国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。”[4]20

2. 讨论因不同概念产生不同的对应关系。

(1) 狭义“文件”与狭义“档案”的对应关系。由于文件与档案有广、狭义之分, 那么我们在分析文件与档案的关系时, 就不能简单地将其描述为交叉关系或包含关系等, 而应从其定义上做准确界定, 然后对其关系表述进行具体分析。从狭义的“文件”与“档案”的定义进行分析。狭义的“文件”这一定义其落脚点着眼于公文。也就是说, 它的主要记录方式必须是文字;其形成主体为法定的机关事业单位;多产生于公务性活动之中;程式性特点非常明显, 强调文件的行政及法律效用。所以说, 狭义的“文件”也一般称之为公文或文书。狭义的“档案”我们通常所指仅是文书档案, 主要看重其是否具有历史保存价值。由此可见, 狭义的“文件”与“档案”间的关系谓之同一事物间的相互转化关系便不再费解。 (2) 广义“文件”与广义“档案”对应关系。对广义的“文件”与“档案”概念分别进行分析。广义的“文件”这一概念把落脚点放在记录信息的一切材料上。也就是说, 它不再拘泥于是否是纸质的载体形式;着重强调文件的信息属性及价值属性, 对于形成主体及产生范围并不限定;其主要特点是非程式性。可见, 广义的“文件”与广义的“档案”之间也存在着转化关系, 也属同一事物在特定阶段的可相互转化关系。 (3) 如果文件与档案的概念不是广义对广义, 狭义对狭义, 那么便会很容易得出这样的结论:当我们把着眼点放在广义的“文件”概念与狭义的“档案”概念上, 便会得到文件与档案间的关系是文件包含档案。当我们把视角放在狭义的“文件”与广义的“档案”定义上时, 便会得到文件与档案间的关系是交叉关系。无论是包含关系还是交叉关系都不是对文件与档案关系的正确界定。只有当我们探讨的对象是界定在相对应的同一定义下时, 我们才能够得出相对正确的结论。

四、在广义的文件定义下看两者间的关系

虽然对文件与档案这些概念, 不同的国家都是根据本国国情所界定出的含义, 但我们考虑问题时有必要站在国际立场上去探讨, 这样才能使我国的学术观点与国际接轨。

1997年国际档案理事会对“文件”一词的定义:“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息, 该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构所构成, 而不管其形式和载体如何。”[5]29对于文件的广义定义, 世界各国都是普遍接受并予以承认的。否则, 文件生命周期理论也不会受到诸多国家的推崇。通过文件生命周期理论我们很容易得到共识:文件在现行使命结束后, 具有社会价值的那部分再经过鉴定、整理、归档, 从而最终可成为档案。

文件是档案的前身, 就如同一个人要经历孩童、少年、青年、中年、老年一样, 档案成了文件的最终归宿之一。文件与档案始终是同一个事物, 只是由于自身价值形态的变化, 文件的价值才开始由第一价值向第二价值转化, 而文件在发挥第二价值时, 它的保管场所、作用及称谓也随之发生变化, 我们通常将其称为“档案”, 以示区别。

当然, 档案对文件的继承是条件性的继承。在政府信息公开的时代背景下, 为什么“现行文件阅览中心”大多会选择设在档案馆内?笔者认为, 主要是由于开放对象的同源性, 才使得档案部门具备了成功组建“现行文件阅览中心”的优势, 可以承担现行文件的开放任务。这从一个侧面反映出, 文件与档案关系甚密, 同为一物。在广义的文件定义之下, 我们来探讨文件与档案的定义, 便不难理解档案与文件之间的关系是同一事物在特定条件下的转化关系。

档案这门学科本就是一门应用型的交叉学科。这就决定了在实际工作中必然会遇到牵涉多门学科的现象。对于同一事物它可作为档案保管于档案馆, 亦可作为文物保存于博物馆。同一事物它既已作为公文, 公之于众, 又将要作为档案尘封保存。然而, 这些不过是实际工作中的特殊现象, 我们理应求同存异。

我们应该从文件整个运动进程来判定文件与档案之间的关系, 从而得出客观、正确的结论:档案是由文件转化而来的;档案不过是广义文件在不同运动阶段上价值形态变化的表现形式。

参考文献

[1]黄霄羽.系统思维考察下文件与档案的关系[J].浙江档案, 2000 (10) .

[2]焦振, 樊小伟.再论档案与文件的关系——同刘东斌先生商榷[J].档案管理, 2004 (5) .

[3]齐桂秋, 李玉滨.关于文件与档案关系的再认识[J].兰台内外, 2008 (2) .

[4]杨雯, 张北建, 于梅.文件与档案关系再探析[J].档案学研究, 2004 (5) .

电子文件档案化管理 篇4

摘要：本文从电子文件档案管理的特点，与传统档案管理的区别，对档案业务管理工作的影响，管理现状，应采取的对策等方面谈了对电子文件档案的管理。

关键词：电子文件 档案 管理

近几年信息技术不断飞速，推进了信息化建设的步伐!着计算机的普及、办公自动化、标准化、网络化。渐趋完善和办无纸代的出现，当代高等院校、行政机关事业单位使用办公动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，使去以纸质格式的文书档案逐步依托计算机形成电子格式的件和数据资料，对通过网络计算机等先进技术产生的各类电文件信息的分类、整理、编目、流转、归档、存储、进馆、利用就为了电子文件档案信息化管理的重中之重“电子文件在计算机和网络环境中形成，并借助办公自动管理系统进行阅读、利用、处理、传递，进行自动化网络化理，使电子档案信息管理更高效、更快捷”

一、电子文件档案管理特点

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储与磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读处理，并可在网络上传送的文件。电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，对电子档案实行文件级的管理。对单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实准确、快捷的档案服务信息。

二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

第一，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别.以便将来用户查找利用。

第二，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证电子文件的法律凭证地位。

第三,电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。

第四,电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时,可以编制多角度、全方位的检索工具、方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度

第五，电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

二、电子文件对档案业务管理工作的影晌

(一)传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而

电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是”办理完毕，具有保存价值.，的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。(二)由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。(三)由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件档案管理的现状

(一)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。(二)在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。(三)标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。(四)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信

息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档”文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。(五)档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

四、对电子文件档案应采取的对策

(一)做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深人到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为”只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与

纸质文件一样发挥社会效用。(二)解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深人研

究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要

定期进行复制，以防止信息损失。

(三)使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介人，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

电子文件档案管理探索 篇5

一、电子文件的特性

1. 非人工识读性。

非人工识读是指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直接阅读理解的, 必须借助于特定的工具来识别。因此, 将这一特征称为“非直读性”。

2. 生成环境依赖性。非人工识读性使得电子文件的生成、处理、阅读、使用必须依靠计算机软、硬件工具来实现。

3. 信息与载体的可分离性。

综合各种论述, 我们认为信息与载体的可分离性是电子文件相对于传统纸质文件的一个重要而显著的特点。

4. 易变性。

电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。 (1) 电子文件的内容易于改动和操作。由于存在信息与载体的“可分离性”, 人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化, 因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。因此, 我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构, 比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴, 插入表格、图形或音频, 对图像文件进行调色处理, 对音频文件重新压缩, 对数据库文件动态更新, 对多种类型的信息进行集成处理等等, 这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成, 并且通常可以逆转。 (2) 电子文件的存储载体极易改变。一方面, 磁电介质和光电介质的性能不稳定, 其物理寿命 (保证存储数据不丢失的时间) 远不如纸张, 在氧化作用或物化环境的影响下, 很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面。技术的发展使存储设备不断更新换代, 新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性, 为保证电子文件信息的长期有效, 必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体, 这种存储载体的升级, 也可能带来信息的失真。 (3) 电子文件的生成环境不断变化。随着技术的发展, 电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级, 硬件环境的系统配置及其性能不断提高, 新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。由于电子文件对生成环境具有依赖性, 将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务, 而在技术环境的迁移过程中, 将不可避免地发生信息的损失、变异现象。

5. 结构复杂性。

相比传统形态的文件, 电子文件的结构复杂性主要表现在: (1) 电子文件个体存在纵向结构。从“内容信息”到作为信息记录方式的“数字代码序列”, 再到固化数字代码序列的“存储载体”, 电子文件呈现出纵向层结构, 各个层面之间的“映射”有着复杂的规则, 通过专门的软件来实现。而对纸质文件而言, 内容与载体通过书写或刻印融合于一休, 成为不可分割、不易变化的整体, 结构清晰单一。 (2) 电子文件内容具有集散性。一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成, 这些内容要索可以源自不同的系统 (如:OA系统、MIS系统、GLS系统等) 、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置。 (3) 电子文件具有与环境的关联性。对电子文件而言, 生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要。孤立保存的电子文件, 会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存, 因此, 描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分。

6. 多种媒体的集成性。

多种媒体集成是电子文件不容争议的重要特点。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体, 从而在文件展现过程中图文并茂, 具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能。

二、电子文件档案管理策略

1. 对电子文件管理流程加以优化

相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟, 而应根据电子文件技术特点, 利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势, 构建更为科学高效新流程, 具体落实全程管理和前端控制。

2. 以电子文件管理软件为中心实施管理

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统, 而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中, 管理系统 (主要是软件) 处于中心位置, 没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者, 是电子文件管理活动重要的承担者, 是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。

三、结束语

电子文件以其全新的形式和要求进入了文件、档案管理领域, 对电子档案管理工作人员提出了更新更高的要求。电子档案管理工作要赶上时代步伐, 适应电子档案管理现代化和办公自动化的时代需要, 为社会提供更好更有效的服务。

摘要：近年来, 电子文件的归档管理受到了空前重视, 但由于受观念、技术和法律等各种原因的影响, 情况并不理想。业内人士开展的相关调查显示, 在基层单位游离于档案管理视线之外的电子文件仍占绝大多数, 电子文件的归档管理情况不容乐观。

关键词：电子文件,档案管理

参考文献

[1]丁海斌编著.《电子文件与电子档案管理》.辽宁大学出版社, 2000[1]丁海斌编著.《电子文件与电子档案管理》.辽宁大学出版社, 2000

[2]丁海滨.《电子文件管理基础》.中国档案出版社, 2007.3[2]丁海滨.《电子文件管理基础》.中国档案出版社, 2007.3

谈电子文件档案管理 篇6

一、电子文件档案概述及特点

各国权威机构对电子文件档案均有明确的定义。美国联邦管理法规中对其的解释是:“包括数字的、图形的以及文本的信息, 它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上, 并且符合文件的定义。”《美国联邦文件管理术语手册》将电子文件档案解释为:“其存储形式是只能由计算机处理的文件, 也叫机读文件和自动化数字处理文件”。2002年国家质监总局发布的《电子文件归档与管理规范》将电子文件档案定义为“在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。”可以得出, 电子文件档案是以数字编码形式记录于磁盘、磁带、光盘等多种存储载体, 依赖计算机系统处理, 并可在通信网络上传输的文件。

电子文件档案依托于计算机的软、硬件系统。文件档案的接收、制作、处理、归档、检查等全部管理操作都必须通过计算机系统才能完成。电子文件档案在计算机系统中是按照数字编码的形式进行存储的, 并且一般的管理操作也基于数字编码来实现, 只有通过特有解码程序才能识别。在计算机系统基础上的信息管理能够很容易进行增删查改, 在信息数据不断增加的情况下, 适合文件档案的动态维护。综合以上, 电子文件档案主要具有以下几方面特点:

一是高效快捷。信息化的普及使得文件档案能够依托信息习惯进行方便、快捷、高效的管理。相比人工档案管理而言, 避免了检索查找、立卷归档等困难因素, 使得工作人员可以从繁重冗余的体力劳动中解脱出来, 极大地提高了档案信息检索的速度、档案信息的归档质量。文件档案通过信息化、网络化管理后, 能够实现按“件”归档, 改进了按“卷”归档的局面;通过随机管档, 能够实现平时整理立卷, 改进了集中立卷、顺序管档的局面。这些改进将集中的工作量转变为分散的工作量, 提高了归档效率, 实现了电子文件档案管理的高效快捷。

二是归档便捷。电子文件档案具有灵活的存储方式, 其存储位置包括磁盘、光盘、云存储等环境, 根据管理的需求而产生改变。其存储信息能够通过通信网络在不同的终端之间、不同的网络间相互传递, 也可以在不同的载体之间相互复制, 在不同的管理软件之间进行交互, 而电子文件档案的内容不会发生变化。传统的归档方法较为复杂, 当文件立卷遇到归档文件缺失时, 需要进行补漏增缺, 唯一的方式就得拆卷重新归档, 开销非常大。而通过计算机系统管理电子文件档案, 仅通过数据库的事务操作即可补漏增缺, 管理省时省力, 能够大大减少工作人员管理档案的工作量。

三是质量提升。文件档案管理并不仅仅是将档案信息进行保存, 做归档处理, 其本质目的在于二次开发和利用, 通过数据查询分析、数据挖掘等方式, 提取相关信息, 分析潜在数据。通过计算机管理电子文件档案后, 档案人员就可以把时间和精力放在档案编研上, 提升文件档案的质量和水平, 并有精力进行二次数据信息开发, 从而提高文件档案利用的效率, 能够发挥出时效价值, 更好提供服务。

二、电子文件档案管理面临的主要问题

电子文件档案在管理过程中也面临着一些问题:

一是信息技术发展过快, 电子文件档案保管面临难度加大。如果仅对电子文件档案中的文字进行管理, 标准化程度较高, 管理内容较为单一, 应用环境较为简单, 采取一定的安全管理等级, 并定期进行电子文件档案信息的备份, 长久保管并不十分困难。但是, 随着多媒体技术的发展, 在实际工作中, 电子文件档案就成了多种媒体信息的混合体, 各种格式、各种类型的影像、图像、声音资源使得电子文件档案的存储结构、技术环境、管理方式更加复杂。电子文件档案的格式并无统一的标准, 主要采用流行和广泛使用的应用程序中标准的电子文件格式:超文本标记语言 (HTML) 、可移植文档格式 (PDF) 、Word文档 (DOC) 、ASCII文本文件 (TXT) 、微软读书阅读器 (LIT) , 等等。而在电子文件档案管理中具体使用哪种格式依赖于应用程序、欲解决的问题、使用习惯和使用传统等因素。同时, 各单位各部门的信息化发展水平不一, 应用失衡, 信息化软硬件基础设施建设参差不齐, 即使同一政府部门, 从机关到基层没有统一的管理规范, 标准不能统一, 电子文档管理系统可能版本问题而导致接口不同, 无法在整个系统内部互联互通, 而在软硬件系统更新后可能导致电子文件档案信息的完整性受到破坏。

二是电子文件档案的原始性、可靠性容易被破坏。文件档案的传统载体是纸质材料, 其原始性不仅能够通过内容、纸张大小、纸张材质等形式展现出来, 而且可以通过字体、字迹、印迹、褶皱等方面对其原始性进行判断。而电子文件档案是“实态”的纸质形式到“虚态”的电子形式的转变, 判断电子文件档案的真实性、完整性、原始性和可靠性的技术难度较大。电子文件档案出错的概率远远高于纸质的传统文件档案, 单位内部管理的疏忽或恶意行为, 导致电子文件档案删改、复制或篡改, 内容难以识别。被篡改后的电子文件档案不会出现任何痕迹, 一旦出错就很难进行正确性的恢复。同时, 伴随着处理信息量的不断增大, 电子文件档案的内容更趋庞大、复杂, 背景信息、相关内容不断累加, 软件缺乏健壮性、硬件支持不足、管理疏忽等因素可能导致电子文件档案的可靠性很难保障。

三是电子文件档案信息安全问题。随着电信网、广播电视网、互联网在向宽带通信网、数字电视网、下一代互联网三网不断融合, 各种资源在网络空间漫天传播, 电子文件档案以办公自动化和信息网络为基础, 其传播不仅仅限于互联网络空间, 在传播过程中很可能遭受第三方攻击, 篡改、窃取甚至替换传输的电子文件档案内容, 破坏其原始信息。钓鱼网站、网络病毒、木马的威胁可能导致接入网络的设备受到感染, 病毒很可能在内网中渗透并感染其他终端, 导致内网中保存电子文件档案受到破坏。同时, 一些在网络中传输的档案信息可能在传输中被窃听、截取, 这些档案信息被不法分子获得后将严重威胁单位的建设和发展。

三、电子文件档案管理相关问题解决对策

面对上述电子文件档案管理过程中存在的问题, 可采取有以下对策:

(一) 采取技术措施, 保证电子文件档案的原始性、真实性、完整性、安全性。

一是进行身份验证、消息认证或数字签名。电子文件档案仅授权关键维护人员使用, 为了防止其他无关人员进入电子文件档案系统, 防止对电子文件档案中的数据信息进行访问、修改、复制, 进入文件档案管理系统时, 用户必须通过身份验证, 通过指纹识别或密码形式通过电子文件档案系统的系统验证, 合法身份才能登录系统;二是收集电子文件档案的元数据。元数据是形成电子文件档案的基础, 在形成电子文件档案的同时, 保存电子文件档案相关的内容、背景、结构等元数据, 一旦电子文件档案的某些信息被破坏, 这些数据将作为校验电子文件档案原始性、真实性、完整性和安全性的基础依据。

(二) 为电子文件档案系统部署网络监测和防火墙。

电子文档在网络中传输, 满足一定的协议, 具有特定的传输格式, 开放不同的端口。为保证电子文件档案的安全性, 可通过访问控制技术, 在内外网之间设置障碍, 防止外网的终端对内部信息系统进行非法访问。在网络边界部署入侵检测系统、防火墙、IP保密机等网络监控、验证设备, 检测内外网之间的访问流量, 设定网络安全检测规则, 对外网禁止开放特定的访问端口, 凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过, 阻止电子档案信息从网络上非法输出, 从而使被保护系统的电子文件档案不受侵犯。

(三) 设计开发功能强大的电子文件档案管理系统。

电子文件档案管理系统不同于相关电子档案辅助管理软件, 其能够有效集成多种类型的电子文件档案, 系统软件接口支持打印机、扫描仪、投影仪、传真机等各种多媒体设备及接口, 集成了电子文件档案的接收、保管、鉴定、验证使用等各项功能。电子文件档案管理系统不仅具有一般的管理功能, 而且还需具备实体档案管同等的存储能力、管理职能。因此, 配备功能强大的电子文件档案管理系统是对电子文件档案进行统筹管理, 保障档案管理有机运行, 可持续性发展的先决条件。

(四) 及时对电子文件档案进行归档。

各类信息归档是电子文件档案管理的基础。在电子文件档案管理运作中, 系统能够自动进行容错校验、更新联动等工作, 但人机交互的工作也必不可少, 信息管理员还需要对档案信息进行定期例行的检查、鉴定、验收和签署, 并有针对性地处理, 及时发现并解决存在的问题。对于一些系统无法自动处理的档案信息, 应在第一时间及时归档, 随时变更、补充, 保持电子文件档案动态有序的管理。

总之, 电子文件档案是信息化条件下经济社会发展进步的产物, 其发展水平还处于不断完善、不断规范的阶段。对该领域的深入研究能够及时发掘管理中存在的不足, 针对问题研究行之有效的对策, 改进电子文件档案的基础设施建设, 改进技术措施, 提高管理的规范性, 使档案资源得到安全、可靠的保护, 使电子文件档案准确、快速、安全、稳定地得到利用, 进一步提升单位的管理水平。

参考文献

[1]Electronic Document Management, Pros and Cons, Gartner Group, 1996.9.

[2]美国联邦文件管理术语手册.1993.

[3]电子文件归档与管理规范.GB/T18894-2002.

文件信息与档案信息的研究 篇7

1.1物质层次

文件信息的物质层次在文件信息的有机结构中处于第一层次, 它是文件信息的物质外壳, 由载体和信息显现材料组成。载体是指各种载录信息的物质材料。信息显现材料是指附着在载体之上以显示信息内容的物质材料。文件的物质层次是文件的基础构成, 它是使文件的表现层次和价值层次得以存在的物质前提, 但对文件性质以及文件自身的功能不具有决定性影响。

1.2表现层次

文件信息的表现层次在文件信息的有机结构中处于第二层次, 它是指文件信息内容的表现方式。早期, 文件信息主要以图形、文字、符号为其内容的表现形式, 随着历史的进步, 表现方式也愈来愈丰富, 出现了声音、影象等形式。

1.3价值层次

文件信息的价值层次在文件信息的有机结构中处于第三层次, 它是指凝聚在文件上的使文件得以产生独特效用的价值因素。这种价值因素就是载录在文件信息载体上的信息内容。

2文件信息向档案信息转化前后的价值分析

2.1文件信息的现行价值

文件信息是人们为参与一定社会活动而制作的信息交流工具。文件信息在社会活动中的运动程序是:制作者将自己对某一社会活动的意志借助于一定的工具物化载录到文件载体上即信息凝结过程, 文件接受者运用文件进行某种活动即信息运用过程。文件信息在这整个程序中经历的全部时空范围, 称为文件现实运行领域。文件信息在现实运行领域中呈现的价值形态, 称为文件信息的现行价值。文件信息的现行价值具有二重性, 即文件信息对于制作者来说具有工具功能, 对于受文者来说具有依据功能。

首先工具功能, 工具功能是指文件制作者借以控制人流、物流, 达到参与某项社会活动的目的。制作文件本身不是制作者的最终目的, 而是为了达到最终目的而采取的一种手段, 是自身自然表意能力的延长。因此, 文件信息是被制作者当作工具来使用的。制作者希望文件经过传递渠道, 可以在人的自然表意能力难以达到的空间和时间里, 明确而又系统地传递某一社会活动的意志, 从而对社会活动产生作用。

其次依据功能, 依据功能指文件是其接受者处理工作活动的依据或参考。由于文件信息体现了制作者的意图, 并表现出制发者与接受者双方在活动中的相互关系和地位, 因而使文件接受者执行管理意志或进行活动时, 可以反复研究、对比、核实, 使动作更加精神并消除“口说无凭”之虑, 克服由于“事无凭证”而带来的多种障碍。

2.2文件信息的潜在价值

首先, 文件信息具有社会性, 并且这种社会性为信息交流的产生提供了基础。人们利用文件信息参与社会活动, 因而文件所载录的信息不是来自自然界的各类自然资源, 而是来自社会领域的智能信息, 具有社会性。同时, 由于每一项社会活动在其进行的过程中必然要同其它社会活动发生各种关系, 因此, 通过分析凝固在已失去现行效用的文件上的信息, 可以了解已结束的社会活动所涉及的各种社会关系, 从而更有效地开展现实社会活动, 以达到信息交流的目的。

其次, 文件信息具有本源性, 并且这种本源性使得信息交流在全社会信息交流中获得独特的地位。文件载录的信息直接根源于一定的社会活动, 它们自然地积淀在文件载体之上, 事后未经修改加工, 具有本源性。也正是借助于文件信息的本源性特点, 使得人们可以进行广泛的信息交流, 并直观地了了解已结束的社会活动的历史面貌。

最后, 文件信息具有稳定性, 并且这种稳定性也保证了信息交流的正常进行。产生于一定社会活动的智能信息被固定在物质载体上, 因而它们不是转瞬即逝的信息, 而是固态信息, 在一定时间范围内具有相对稳定性。信息被固着在载体之后, 不仅是自己得到了相对稳定, 而且使信息交流可以超越时空限制来进行。

3文件信息向档案信息转化的过程

企业电子文件档案管理初探 篇8

一、电子文件和电子档案的异同

日常生活中接触到的电子文件常用的有.doc格式和.xls格式, 代替以往的纸质文件。一个文件的最终定稿可能需要在word文件上进行多次修改, 人们往往会保留最后一个最终稿件。对之前的初稿或者修改稿更多的会置于零落的位置, 甚至会被删除。电子文件广义上的理解是一个文档以文件的形式存在于企业的电脑设备上, 或者流传于内部或外部的电子邮箱等网络系统上。电子文件的存在意义主要在于帮助企业维持基本的日常工作, 提高企业的管理和运转速度, 确保信息的有效运转。

电子档案相比电子文件首先在一定程度上多了保密性与机要性的特点。建立电子档案的电子文件排除了电子文件储存的随意性, 在一定的管理原则上将文件以固定的形式储存于网络系统上, 在确保文件的可靠性和真实性后为电子文件建立储存库, 电子档案由此而来。另外一些特别是涉及到人事和财务的电子文件档案管理, 与普通的电子文件存档相比, 特别需要做好文件的加密工作, 电子档案有其便捷的部分, 同时也承担一定的风险。因此, 电子文件档案管理根据其自有的特点与传统文件在管理上有很大不同。

二、企业电子文件档案管理的现状

当下, 随着电子文件的营运, 电子文件档案管理也随着出现。但现前的电子档案管理还存在着很大的缺陷。主要体现在几个方面:首先, 企业电子文件的存在显得尤为随意, 特别是一旦超过电子文件的时效, 文件就会随意的停留在某些计算机的硬盘或者某些职能者的邮箱, 缺少对电子文件进行归类和整理并有序的对其进行归档。从最初稿到最终稿的电子档文件很少会有工作人员对其整理, 并加以区分存档, 档案人员也缺少对这整体文件的归属。大多数企业档案管理员会对最终文件进行存档, 也只是简单的存在移动硬盘等设备, 以简单的文件夹分类进行储存。

其次, 电子文件档案整体缺少有序的逻辑管理系统。很多企业在面对电子文件存档的问题都处于消极的围观态度。因为, 大部分企业在实行无纸化办公的同时, 还伴有纸质文件的辅助。档案管理人员更多的偏重于对纸质文件的归类和存档, 电子文件档案处于边缘化状态。对纸质档案的管理有系统的分类, 而电子文件档案缺乏有序有规模的管理系统。

再者, 电子文件档案的管理和储存在时间上受到一定的制约。电子文件的存档依赖电子设备, 而电子设备的更新太快。特别是电子储存设备, 电子文件格式等在短短十年内就已经将老的设备淘汰掉。十年前的电子硬盘相对现在的电脑来后说, 很多都无法读取, 电子档案文件的保存就受到很大影响。且电子储存设备包括像电脑硬盘, 移动盘等设备都有使用寿限, 且寿限都不太长久, 这也给电子档案的管理带来了一定的影响。

除此外, 企业电子文件档案还有一个致命的问题, 电子设备容易受到病毒入侵, 黑客攻击, 这样在电子档案的保密性上就存在很大的安全隐患。特别是涉及到企业的安全保密文件, 以黑客病毒侵入的企业泄密事件经常发生正反应了电子文件档案管理在这一方面的缺陷。

三、做好企业电子文件档案管理的几点建议

面对企业电子文件档案的现状和所面临的问题, 在管理上有以下几点建议:

1. 培养电子文件档案专业管理人才。

人才是企业管理的核心, 人才也在档案管理的核心。电子文件档案管理人才不仅需要专业的档案管理知识, 同时还需要熟练掌握电子设备及应用知识。电子文件档案管理在系统性上与原始的文本纸质档案有一致性, 但是在实际操作上却是完全不同的两种模式。电子文件的系统开发特别是文件的传输部分包括打字录入, 图片扫描录入等, 但文件的电子格式却有多中, 特别是电子文件一旦入档, 需要以固定的文件格式保存, 即无法无法随意更改的只读文件格式保存等。所以电子档案管理人才的培养是档案管理的关键, 全面型人才的培养是电子档案管理是否完善的前提。

2. 建立和完善电子文件档案保密系统。

电子档案与文本档案都涉及到文件的保密性, 传统的纸质文件的保密系统可以在实际场所设置更高的安保系统。电子档案系统在电子信息网络下, 面临的安保隐患主要来源与网络黑客, 病毒木马等。在信息社会下, 电子防盗系统是维护正常电子秩序的关键, 电子档案系统的安保更需要有绝对的防御安全。

3. 完善电子档案管理系统, 包括录入系统、查询系统以及展出系统。

建立完整的电子录入系统, 特别是对最终的存档文件的保存系统如何区分和定义, 企业的日常工作中涉及到行政、财务人事等各方面的文件信息确定最终版来入档, 在存档时做好归类分配, 为查询系统做好有效依据。电子展出系统是在对可以公开的文件档案做一个电子的展出, 为信息所需人员做展列, 同时也为宣传企业的管理及文化系统做保障。档案展出系统包括有声的音频和无声的图片及文字信息, 必须回避企业的保密信息等。

4. 建立有效的电子文件档案法律法规。

当前电子网络系统的法律法规处于完善阶段, 网络黑客等犯罪活动经常发生, 有效恰当的法律法规是保障电子文件档案的积极因素。特别是在《档案法》中应增添对电子文件档案管理的规则。

企业电子文件涉及到很多商业机密, 秘密性文件档案的存档与管理与商业的竞争关系有很大影响, 所以对电子文件档案法律法规的建立与完善非常关键。

摘要：面对数字化、信息化的全面深入, 企业办公系统和档案系统已然全面接触到电子文件和电子档案。随着无纸化办公的深入实践, 对电子文件与电子档案的储存、分类、管理显得有为紧要和关切。相对纸质文件的档案管理, 本文对电子文件档案管理提出了几点建议。

关键词：电子文件,档案管理,系统

参考文献

[1]兰家友, 李文剑.电子文件档案管理存在的问题及对策分析[J].大家, 2014 (3) .

电子文件对档案管理的影响 篇9

顾名思义, 电子文件就是“电子”加“文件”, 或者说是“数字化”和“文件”两个概念的交集。“文件”是电子文件的功能属性, “数字化”是电子文件的技术属性。

我国国家档案局2002年发布的国家标准《电子文件归档与管理规范》将电子文件定义为:“在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。”

二、电子文件的特点

1、信息存储的密集性

当今社会信息猛增、知识爆炸, 客观上要求计算机存储海量化。以当前流行的计算机存储器为例:硬磁盘容量一般可达几百G (1G约等于1000M, 1M约等于1百万字节, 2字节组成1个汉字字符) 。VCD光盘容量达650M, 与VCD尺寸相同的DVD光盘容量可达4.7G, 而HDVD光盘的容量则可达普通DVD光盘的3倍。因此, 如今将一个政府大楼的信息浓缩在一个手提包或衣兜里在技术上已经轻而易举。数据存储的密集化一方面给信息的携带、保管和传递带来极大的方便, 同时也给大批量信息的损毁、丢失、盗窃和泄密提供了可能。

2、信息结构的二重性

电子文件信息的物理结构和逻辑结构可相分离。所谓物理结构是指信息在载体上的实际存放位置;所谓逻辑结构是指信息按一定的顺序和格式的排列组合。如一篇WORD文件, 其完整的显示页面是逻辑结构, 而其存储位置即物理结构是分散的。这一特点一方面使电子文件可以被灵活地排版编辑、排序组合, 以保持文件或其内容之间的各种联系。另一方面也带来管理的复杂性, 如为了让文件保持特定的排版格式, 必须保存特定的工具软件或有关辅助文件, 否则电子文件就会失去原来的面貌, 甚至根本无法打开或识别。

3、信息处理的快捷性

随着计算机运算速度的提高。现代计算机足以让你在检索百万条文件目录数据库时, 做到一索即得, 立等可取。宽带网络技术可通过卫星、光缆等介质, 使你迅速获取地球任何地点的信息, 极大地提高了信息处理效率和共享程度。但是如果我们操作不当或受到恶意攻击, 信息的毁灭或泄密也将不知不觉地在瞬间发生。

4、信息利用的共享性

纸质文件的利用受到传输条件的限制, 效率很低。电子文件一旦进入网络, 如果不加控制, 可以迅速传输到任何网上终端。这样彻底消除了信息传播的空间障碍, 真正做到天涯若比邻。然而, 由于网络是一个开放的平台, 容易受到黑客的攻击、病毒的侵袭、非法的入侵, 从而使电子文件的安全问题非常突出。

5、文件类型的复杂性

电子文件可从多种角度分类, 其类别较纸质文件要复杂得多。这使它一方面能反映出千姿百态、图、文、声、景并茂的现实世界, 产生强烈的感官效应。但是另一方面, 也给管理带来大量难题。

三、电子文件对档案业务管理工作的影响

1、传统的档案工作以纸质文件材

料为工作对象, 而应用计算机后, 电子文件取代了以往的文字材料, 它是由拟稿者直接写在磁盘上, 并在磁盘上进行修改, 一经形成后, 马上存贮到办公信息数据中, 由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践, 已总结出一套工作流程及方法、原则, 如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点, 也是文书工作和档案工作的结合点, 文件形成后, 由文书部门收集立卷后, 交档案部门管理, 一般一年归档一次。而电子文件随时产生, 随时更改, 存贮在计算机磁盘或光盘中。因此, 它对计算机有很强的依赖性。

如果归档, 必须以磁盘或光盘的形式移交, 归档范围也不能只是“办理完毕, 具有保存价值”的文件, 还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

2、由于电子文件信息与载体的可

分离性, 档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代, 因为实体分类的结果只能体现一种属性联系, 这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要, 但在当今电子文件的环境中, 文件的形式特征和内容特征均发生了变化, 电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序, 不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要, 利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

3、由于电子文件的保存价值同时