医院科研档案的管理

医院科研档案的管理（通用10篇）

医院科研档案的管理 篇1

现代社会发展尤其是计算机信息技术发展, 已经深深影响人类工作、生活的方方面面。在医院, 随着信息技术的迅速发展, 医院信息化程度成为医院现代化程度的重要标志。医院科研档案信息化管理是医院信息化组成部分之一, 也必然要从传统的纸质管理逐步走向信息化管理。随着管理技术和手段的变化, 也带来了医院科研档案管理方方面面的改变。本文将探讨如何创新医院科研档案管理, 推动医院科研档案发展。

传统的医院科研档案管理具有以下特点:1.以纸质存档为主。2.管理人员成分比较复杂, 总体学历水平偏低, 综合能力较弱。3.传统档案管理理念上以被动服务为主, 档案人员服务意识不够, 从事档案工作的积极性不够。4.传统的档案管理基本没有相应的考评机制。

然而随着医学科研的发展、信息技术的发展, 科研人员对档案的需求越来越大, 因此客观上要求医院改革创新, 创新医学科研档案的管理模式, 才能满足医院科研人员对科研档案的需求, 主要应从以下几个方面进行:

一、科研档案归档管理方式创新

在科研档案归档管理方面实行创新。传统的科研档案归档管理在课题结题或者快结束的时候统一归档。这种归档的方式容易造成档案收集不完整, 容易存在档案丢失现象。我们拟采取年度归档和结题集中归档相结合的方式。以年度为单位, 要求课题负责人按年度提交该年度收集和产生的各类科研档案资料, 年度归档其实就是年度整理材料, 实现连续性和完整性;年度整理、年度归档有利于防止资料丢失;有利于科研工作顺利完成;有利于培养科研人员档案意识;有利于统一指导、便于执行。同时结合课题结题归档。课题快结题的时候再将结题材料补充到档案中。年度归档和结题集中归档有利于档案的完整性和课题档案归档的及时性。另一方面通过创新档案管理也能够很好监督科研过程管理。通过年度收集档案, 发现科研人员课题执行情况、进度, 存在困难等, 及时和科研人员沟通, 共同努力解决研究过程中存在的问题, 促进科研工作的顺利开展。

二、引进现代信息技术

随着信息技术的迅速发展, 传统的以纸质存档的方式已不能满足科研人员对科研档案的需求了, 现代社会迅速发展, 医学科研人员既存在临床压力, 也存在科研压力, 他们需要更高效率的工作。因此引进现代信息技术尤为重要。引进现代信息技术, 建设现代档案信息管理系统, 将档案管理系统纳入整个医院医疗、科研管理系统中, 为医院领导决策提供服务。建立现代科研档案管理信息系统要充分结合医院的实际, 结合科研人员的需求, 为他们提供全方位的服务;如运用计算机网络信息技术、互联网技术传播速度更快的特点, 阅读相关系列研究可以给科研人员信息和提示, 掌握前期研究基础等对科研人员非常重要。因此档案信息系统模块的开发和利用应建立以医院科研人员为导向的档案管理系统和信息系统。

医院档案信息系统设计要兼具有兼容性和扩展性。兼容性就是能与医院其他信息子系统要能兼容互通, 扩展性是指随着科研档案内容丰富以及科研人员对科研档案需求日益多元化, 科研信息系统能在原有功能的基础上进一步扩展, 更好地服务临床科研人员的档案需求。此外在建立科研档案信息系统的过程中应注意科研人员档案信息利用和保密的关系, 做好不同人群的权限设置, 以更好协调档案开放利用和保密的关系。

三、科研档案管理理念和内容创新

科研档案管理最难的是管理理念的更新。由于传统大锅饭思想, 传统的档案管理是一种被动的管理:以等科研人员上门提需求为主, 在档案管理工作上也不创新, 对科研档案资源基本也没有考虑怎么更好地开发利用;比如如何更好地服务科研人员, 提高医学科研产出缺乏思考。现代信息技术发展、科研人员科研档案需求扩大以及领导层对科研档案的日益重视客观上要求档案管理人员要创新档案管理理念。观念上需更新:即为传统的被动服务走向主动服务, 走向临床科研人员, 了解科研人员的档案需求;根据科研人员档案需求, 不断调整和完善科研档案信息系统;此外根据不同科研人员的档案需求可以制作专题科研档案、为科研人员开展档案定制服务, 实现档案需求个体化服务的目标;正如医院要思考如何改善患者的就医体验一样, 医院科研档案管理要发展, 同样也要考虑科研人员的档案利用体验, 建立以服务科研人员为中心的档案管理思想和理念, 建立需求清单制度和档案利用反馈制度, 建立大数据互联网平台;通过查阅档案获得启发, 通过互联网数据平台直接查阅国内外相关重要文献, 为科研人员提供一站式服务。通过创新理念, 创新工作方法以满足科研人员档案需求, 推动医学科研档案发展, 促进医学科学发展和成果产出。档案管理人员要进一步丰富档案管理内容, 从课题项目负责人申报、立项开始, 监督执行情况、验收结题、成果申报情况进行全程跟踪和指导。要求课题负责人指定课题组一名成员负责档案的收集和整理;专人负责;理顺课题组与档案管理人员的关系;树立超前管理和全程管理思想。

四、建立科研档案管理人员考评机制

传统的科研档案管理没有评价机制, 干多干少和干好干坏一个样。科研档案管理人员对于如何更好提高科研档案服务和利用, 更好地发挥档案的作用也缺乏思考。档案管理人员对自身价值认识不足, 对档案管理工作缺乏兴趣, 积极性和主动性都不高, 科研档案管理人员的主体地位没有体现;然而这一状况随着医学技术和信息技术的发展, 科学研究进步, 医院的进步都要求科研档案管理人员也要相应的改变才能更好地适应社会的发展变化;要建立合理的科研档案管理人员的考评机制和绩效机制。通过科学考评, 促进和完善他们的工作。对于档案管理人员的考评, 应该由医院行政层面和科研人员两个层面进行。科研人员对科研档案的利用满意度、对档案人员的档案服务意识更为了解, 他们的评价会促进档案管理人员做出改进。

创新医院科研档案管理模式已经成为现代医院科研档案管理发展的必由之路。为了更好地实现这一革新需要采取一些保障措施。主要措施如下:

1.职能部门统一协调和联动:医院科研档案管理要实现创新, 需职能部门统一协调和联动。例如要实现档案管理考评机制创新, 需医院人事部门、信息部门和科研管理部门统一协调, 制定相应的考评方案才能顺利进行;医院科研档案管理技术创新、信息系统引进以及整合信息系统资源同样需要信息、科研等多部门协调合作。因此医院科研档案管理创新工作开展需要多职能部门协作。

2.档案管理人员培训:要提高科研档案管理水平, 实现科研档案信息化管理, 为科研人员提供更好的科研档案服务工作, 科研档案管理人员的素质很重要。因此医院应该加强科研档案人员的培训工作, 如计算机信息技术培训、沟通和交流能力培训、科研档案业务培训等。通过培训提高他们的综合素质, 以更好地满足科研档案管理创新需要。

3.经费保障:科研档案管理创新需要经费投入。如引进科研档案管理信息系统;建立科研档案管理评价机制、创新科研档案管理服务理念等都需要一定的经费投入。经费保障是科研档案管理变革顺利进行的保障。

4.医院领导重视:医院领导的重视是科研档案管理创新变革的重要基础。只有领导重视科研档案管理创新, 认识到档案管理创新的重要性, 才会推动这项工作的开展。也只有医院领导重视, 才会投入更多经费, 用于医院科研档案管理创新建设, 才会推动行政职能部门联动, 以更好地实现科研档案管理的创新和变革。

总而言之, 科研档案管理创新需要管理人员理念创新, 需要引进档案管理信息系统, 需要建立合理的档案管理人员考评机制;医院科研档案管理创新需要领导重视, 需要多部门联动, 要求提高档案人员的综合素质, 才能推动医院档案管理创新的实现。

参考文献

[1]汤镜秋, 吴杭文.创新管理理念, 实行科研档案年度归档[J].浙江档案, 2008 (2) :45-46.

[2]曹剑峰, 丁琳, 苏晓英.医院科研档案电子化管理探讨[J].医院管理论坛, 2013 (9) :63-64.

[3]张敏玲.医院科研档案管理创新的思考[J].才智, 2015 (16) :365.

[4]姜丽莉, 袁艳明.如何做好科研档案管理创新工作[J].兰台世界, 2013 (8) :77.

高校科研档案的有效管理 篇2

伴随着高等教育的发展，高校已经成为了科学研究主要场地。高校的科研档案在一定程度上是对高校的整体水平进行反映，做好高校的科研档案管理工作意义重大，可有效促进经济社会、教育事业的协调发展。目前高校在实施科研档案管理工作中，存在了各种问题，需要不断对高校的科研管理工作进行完善。

科研档案管理工作存在问题

思想不重视，档案资料收集不完整。对高校的科研档案管理思想不重视是存在的一个重要问题，许多科研档案未经过规范化整理，造成卷内文件不齐全、组卷混乱且分类不清，难以进行集中统一管理，导致系统性、完整性缺失。许多高校科研管理人员对日常档案管理只走形式，认为科研档案的管理是档案部门的工作，造成管理工作无法落实到位，出现资源缺失损坏频发现象，对科研工作人员产生心理影响。

机构不健全，管理人员的业务素质不达标。部分高校具有相对独立的科研档案管理部门，但是存在管理不统一的问题。此外，部门档案管理人员尚未接受专业的入职培训和专业管理培训，有的管理人员身兼多职，而且他们还要完成自己单位部门的工作，并不能全心完成科研档案管理工作，造成管理工作的影响。

因部分科研人员个人因素造成科研档案管理完整性和及时性缺失。部分科研人员存在一些人为自己拿着科研档案更方便的思想，以核心技术资料需报名为借口，结束科研工作之后并为及时将档案上交。加上高校的科研工作本身就存在了内部竞争性质，一些人出于自身利益思想，私自保存科研工作中的部分资料，造成科研资料共享困难，归档不及时，影响了高校科研工作中数据信息资料的完整性及归档管理的及时性。

硬件条件设备差，部分高校缺乏必要设备。部分高校的档案馆舍的条件较差，且缺乏相应的档案管理设备设施，科研档案多为纸质材料，很少有电子档案，难以通过网络对档案信息资料进行查找和利用，在一定程度上降低了科研档案的使用价值，无法满足科研档案的管理需求。

高校科研档案工作宣传力度薄弱。由于我国的部分高校档案管理部门无条件对院校的各职能管理部门、科研机构培训，加上并未实施针对性的学术报告及宣传工作，造成科研人员在档案管理方面管理意识薄弱，且相应的管理能力缺失，科研档案的管理人员并不十分明确需要及时归档的科研档案信息，造成收集的材料并不完善。

高校科研档案有效管理的应对措施

提升管理意识，增强管理价值。高校的科研当那管理人员需要充分依靠法律武器，通过法律实现档案的有效管理，并结合多种形式对科研档案的法制进行宣传，提升科研档案的管理意识。档案管理人员需要打破因循守旧传统思想，实现开拓创新管理，不断实现自身形象的提升，并将科研档案管理工作在高校的管理中影响力和地位进一步提升。高校的科研档案管理人员还要与档案管理工作实践相结合，可定期召开一些科研的哪敢工作例会、多参加与科研项目相关的会议等，以积极主动的态度投入科研档案管理工作中，及時在管理工作中融入相关的规定要求和管理的方针政策，将科研档案管理作用充分发挥出来，提升科研档案管理水平。

实施规范管理，责任落实到人。定制出合理的规范制度，将责任充分落实到人，实行责任制。对人员的错误思想进行改正，确保档案管理工作责任目标明确、控制有力度、管理有依据，进而推动科研档案管理工作的开展。科研管理部门在科研档案归档方面需具备专业的知识进而技能技巧，保证每个环节都能做好科研档案的积累，使资料更加真实、准确、完整。尽力人员培训制度，实行统一的集中管理，对各岗位职责进行明确，并采用完善的考核制度，保证赏罚分明，可充分调动档案人员积极性。

创新管理理念，以便树立科研人员的档案意识。未能明确科研档案管理最终目的的情况下，会造成教育领导阶层及档案管理人员缺乏档案现代化管理意识。高校的科研档案管理工作开展的最终稿目的是要实现对高校、社会的服务，为高校教学工作的开展服务，提升教学质量，为社会培养更优异的人才。必须打破传统的观念，认识到高校科研档案管理工作开展的重要性，提升科研人员档案意识。

加大资金投入，改善硬件设施。高校的科研档案管理还能促进科研成果的转化，使其尽快转化为生产力，发挥更大的社会、经济效益。高校应把科研档案管理工作作为发展规划的内容之一，尽力和高校的办学规模相适应的科研档案管理机制，对科研工作的项目资金和设备应落实到位。

加强宣传力度。广泛、深入、持久进行科研档案法规的宣传，结果多种形式加强宣传力度，医生各级人员的档案法制意识，使其充分认识到科研档案管理工作开展的意义，以及对高校的科研工作产生的重要作用，从根本上支持、参与科研档案管理工作的有效开展。使科研人员明确科研档案资料的形成、积累、以及立卷归档的重要性，增强他们的责任感，从思想上重视科研档案管理工作，自觉履行义务和职责。

浅谈医院科研档案的管理 篇3

科学技术研究档案 (简称科研档案) , 科研档案是指在科学技术研究过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科学技术研究活动的真实记录, 是科学技术储备的一种形式, 是一项重要的信息资源, 是国家的宝贵财富, 必须实行集中统一管理, 确保完整、准确、系统、安全, 以利开发利用。科研档案工作是科研管理的重要组成部分, 是科研活动的重要环节, 各级科技管理部门和有关单位应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。由于医学科学研究涉及面广, 包括内容多, 加强医院科研档案管理, 注重科研档案收集, 充分发挥其蕴藏价值, 是医院科研管理不可忽视的重要环节。怎样使科研档案管理更加规范化、科学化、制度化, 现结合工作实际, 从以下几个方面简述如何加强医院的科研档案的管理。

1 转变管理思路, 明确科研档案的重要性

科研活动是保证并不断提高医疗质量和培养人才的一项重要手段。任何科技成果的取得, 都是研究成果的积累;任何一项科技成果要转化为生产力, 都必须有完整的科研档案为依据。在医学科研档案管理中如何确保科研档案的完整、准确、系统、安全, 以利于开发信息, 为科研管理和科研活动服务, 是一个很重要的问题。研究基础越高, 形成档案后被人们利用的可能性就越大, 因此, 科研档案管理不仅可以提供医学科研活动所需要的信息资源, 并且能对成果转化、技术交流有一定的指导作用, 而且在医学科研成果产业化、市场化方面可以创造价值和实现科研价值的转移。搞好医学科研档案的管理工作首先要转变管理观念, 转变着重研究、轻管理的思想, 要使全院上下都了解管理科研档案的意义和重要性。只有这样才能更好的进行科研档案的管理工作。

收集整理和利用是科研档案管理的中心工作。收集是科研档案管理工作的基础和前提;利用则是其他工作的目的与向导, 是整个科研档案科学管理的归宿。做好收集工作就是对医院科学技术的更好储备;而为科研活动提供更好的利用服务, 则可以使科研活动避免或少走弯路, 提高科研效率和科研成果的价值。

2 制定和健全医院科研档案管理制度, 实现有效管理

根据国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》第五章规定:“各单位都要按照集中统一管理档案的基本原则, 根据科技档案必须完整、准确、系统、安全和有效利用的要求, 建立健全科技档案工作, 建立必要的规章制度, 实行科学管理”。可见, 建立和健全科研档案管理制度, 实行集中统一管理是实现医院科研档案有效管理和规范管理的基本要求和根本保证, 也是档案工作发展的必然趋势。建立健全医院科研档案管理的规章制度, 包括文件材料的归档范围、保管期限、档案的接收、整理、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁等制度, 并对科研档案实行统一管理, 明确医院科研管理部门及档案管理部门在档案管理中的责任。科研档案对科研申报有借鉴作用, 能为科研工作及决策者提供重要的信息依据, 因此要明确科研人员和档案管理部门各自的职责, 建立健全档案工作制度, 推行档案工作标准化、规范化管理。重要的是科研管理部门应按国家有关规定切实地把科研档案管理纳入科研管理制度之中, 与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。科研工作和建档工作实行“四同步”管理:下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

3 注重关键技术资料的完整性和连续性, 严把归档关

关键技术资料主要是指科研项目的核心成果, 是在科研过程中解决技术难点或关键技术所形成和积累的科技思想、研究方法及科技经验等材料。关键技术资料是医院科研档案中的精华, 它对促进医疗科研水平的提高起着至关重要的作用。不同的研究课题其形成的关键技术材料的特征、名称、载体类型不同, 而且有些还与一般技术材料交织在一起, 如图纸、照片、文字等。这部分材料数量虽不多, 但其技术性、保密性强, 在归档时又很容易被忽略, 收集起来较困难。因此, 在收集科研资料时要认真进行分类和鉴别, 严格审查每一项科研项目的归档材料, 确保科研档案规范完整性。此外, 还要积极向医务工作者宣传《档案法》及科研档案管理的有关规定, 不断提高他们的档案意识和法制观念, 以确保关键技术材料的完整、系统和准确。

4 提高档案和科技管理人员的素质, 主动高效地为临床科研服务

高素质的档案和科技管理人员, 是医院科研档案管理的主力军。做一个高素质、知识面宽广、视野开阔的档案和科技管理人员, 必须具有相应的理论知识与管理理念;应具有信息意识、创新意识和参与意识。现代医院科研档案数量多, 内容复杂, 载体和记录方式呈多样化趋势, 因此, 医院科研档案部门要改进档案存储和检索方式, 利用计算机和网络等先进技术, 提高科研档案的管理水平, 充分利用科研档案资源, 更好地满足医院科研事业日益发展的需要。

5 参与课题全过程管理, 确保科研档案质量

为保证医院科研档案内在质量的真实性, 实现科研课题研究全过程的档案管理, 确保科研档案的质量, 根据我院科研档案工作的特点, 在遵照医疗科研档案规范管理原则基础上, 从以下几方面确保科研档案的质量。

5.1 立项指导

针对科研人员对档案收集程序不熟悉, 在科研立项时, 根据科研设计的内容, 将科研项目的归档内容和要求通过Email或书面告知给项目的课题负责人 , 并对其进行指导, 收集该项目所形成的各种文件材料, 纸质与电子版材料一同送交科研处档案管理人员归档保存, 并作为检查课题进展的依据。

5.2 设立专卷

将一项科研课题在开题准备阶段所产生的大量文件材料, 由该课题组负责人立卷, 以确保课题准备阶段应有的文件材料的形成与积累。

5.3 确立科研课题负责人归档制度

实行由科研课题负责人主持立卷、归档责任制。从课题启动, 课题负责人应对科研活动过程中形成的科技文件材料进行收集与整理后送交科研处, 档案管理人员做到随时收集, 随时整理, 编号登记, 入袋保管, 防止丢失。

5.4 严把论文质量关

在论文外投前, 作者须先到科研处核查刊物是否为正式出版物;开具论文外投推荐信、医院科研处盖章, 论文外投完成;论文发表后, 作者将论文原件及复印件, 送交科研处归档, 将完整的论文材料进行整理、编号入袋保管。

5.5 中期检查

在科研项目开展过程中, 科研处档案员要及时了解和掌握科研项目进展的动态, 针对开展项目的每一阶段应形成的原始材料进行检查, 发现问题及时纠正, 确保研究活动中原始材料形成的真实性和准确性。

5.6 参与验收

在科研课题结题验收前, 项目负责人要将该项目的全部文件材料送科研处审核, 档案员应检查研究实施的原始资料、实验记载形成及管理情况、验收研究材料形成的质量, 档案不符合要求的科研项目不予结题验收。

6 经验与体会

几年来, 通过对医院科研档案资料的集中统一管理, 做到了为医院领导决策服务, 为各科室医疗、科研工作服务。同时, 也大大提高了医院各部门对医学科研档案的信任度, 形成领导重视、科研人员重视、档案管理人员重视的档案管理新局面。使医院科研人员的科研档案交的放心, 用的可心。从而使科研档案资料归档及时完整, 形成了医院科研档案的集中统一管理和有效利用的良性循环。

总之, 医学科研档案管理的目的是为了更好地管理和开发利用科研档案为科研管理和科研活动服务, 提高临床医疗水平, 提升医院整体素质。因此, 要把创新作为提高科研档案管理的切入点, 用新的理念、新的方法去强化内部管理, 提高科学管理机制, 开发利用科研档案信息, 更加有效地为医学科学发展服务

参考文献

[1]国家科委、国家档案局.科学技术研究档案管理暂行规定:1987-03-20[B].

[2]李海燕, 吴志华.充分发挥科技档案在科研管理中的作用 (J) .中华医院管理杂志, 1999, 15 (2) :69-71.

[3]孙玉安, 侯桂珍, 曲文, 等.部分综合性医院档案管理的现状分析与对策 (J) .中国医院管理, 1998, 19 (8) :38-39.

[4]周桂华, 李德兴, 王苏.关于科研院所档案管理框架的探索 (J) .中国档案, 2003, (7) :29-30.

[5]孙小虹, 项滨.医院科研档案管理创新的思考 (J) .中国医院, 2007, 11 (2) :62-64.

医院科研档案的管理 篇4

关键词：科研档案管理体系系统管理

近年来，科研经费和科研项目的快速增加，使得科研成果转化和科技平台申报成效显著。在这个过程中，科研档案管理工作虽然获得了一定程度的发展，但是仍然存在“重收集、轻利用”、开发利用率低等问题。鉴于此，本文就高校科研档案管理面临的挑战，在借鉴系统管理分析的基础上，提出从制度规范体系、过程管理体系以及信息资源管理体系三个方面，对高校科研档案管理体系进行系统管理。其中，所涉科研档案主要是指在科研活动中形成的大量具有归档保存价值的文字、图表、数据、照片、声像等各种形式载体的文件材料。

一、高校科研档案管理面临的挑战

（一）缺乏规范化和标准化的科研档案管理制度

科学技术研究活动中产生的数字档案尤为宝贵，需要制定相应的标准与规范来保护和利用重要的档案资源。[1]然而，目前科研和科技领域针对档案管理的法规和规范主要有1987年原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》、1992年国家档案局批准实施的《科学技术研究课题档案管理规范》以及2008年国家档案局修订的《科学技术档案案卷构成的一般要求》等，这些制度制定的时间相对较早，难以适应信息技术发展带来的诸如数字档案管理、保存和利用方面的挑战。同时，大多数高校并没有制定专门的科研档案管理规范，对科研档案的管理通常依据上述通用性行政规范文件，这些文件大多只是一般性规定，缺乏明确、可操作性的具体规定，难以实现对科研档案的有效管理。

（二）未能构建科学合理的管理过程体系

高校科研文件的管理仍然处于被动的管理状态，一是科研项目和科研档案管理截然分开，不能在科研活动各阶段同步提出归档的要求。同时，基于科研项目长期性和成套性的特点，在科研项目结束之后开展的科研档案收集和整理工作模式，造成很多过程性材料难以收集。二是只重视收集整理，而忽视开发利用的管理模式，难以建立和形成科研档案管理整体流程的有效控制机制。三是没有对归档范围做出明确要求，即使有相关要求，其执行力度也相对较弱。四是在档案数字化的趋势下，高校电子文件仍然实行纸质和电子双轨制管理，导致大量重复劳动。并且由于二者在管理标准上存在不一致性，使得其难以实现电子科研档案形成、保管与利用的有效管理体系。

（三）缺乏有效的信息资源管理体系

科研档案管理的核心功能在于从归档的科研档案材料中，开发出有效信息资源并提供利用。当前高校科研档案管理难以发挥其利用功能，主要原因在于深层次的信息化建设严重不足。虽然大多数高校已经开始着手信息化科研档案建设工作，但是缺乏深层次的信息加工，尚停留在开发科研档案检索工具体系的初级加工阶段，亟须开展更深层次的信息资源高级加工工作，即“根据科研档案信息内容的联系，以内容主题为线索进行整合、改编或浓缩，对特定科研档案信息进行详细介绍或深入分析”。[2]

二、高校科研档案管理的系统管理分析

高校科研档案管理“无统一管理机构、无统一管理法规和无统一管理标准规定”[3]的现状，导致我国高校科研档案管理不能受到足够重视，开发和利用情况也不尽如人意。针对这种情况，笔者建议借助系统管理的方法来实现对科研档案的有效管理，即借助系统理论对管理体系进行分析，达到优化高校科研档案管理的目的。

（一）高校科研档案管理应符合系统有序性要求

系统管理理论是管理学科的重要理论。在系统理论看来，管理中的每一个基本要素都不是孤立的，它既有自身内在的系统，又与其他系统发生联系。[4]它强调系统是由若干相互依存、相互作用的要素构成的具有一定功能和性质的统一整体。对于科研档案管理工作来说，就是科研档案管理系统各项要素之间要具有有序性。换句话说，科研档案管理系统要符合有序性的要求，科研档案系统之间的各个构成要素之间必须保持一定的有机联系，即科研档案管理系统的各项要素需要围绕系统目标，按照资源的收集、整理和保管，开发和利用的顺序，实现有序的排列组合，以便为后续工作创造条件。

（二）高校科研档案管理应符合系统整体性要求

高校科研档案管理应符合系统整体性要求，这就要求高校科研档案工作在实践中应注意以下几点：一是紧密关注高校科研活动的发展规律，对科研档案信息提供分析、归纳和加工。二是遵循逻辑学的规律对各种档案文件加以分类、著录和标引，以提高科研档案利用服务的质量。三是根据实际利用需求，设计符合心理学原理的科研档案提供服务利用的方式。四是关注国家政策法规对管理工作提出的保密及知识产权保护的要求。在科研档案的提供利用服务中，按照相关法律规定的科研档案的开放范围和保密范围，保证科研档案的完整和安全；在提供具有知识产权性质的科研档案信息利用时，要特别注意知识产权专属权利的保护，以免引起侵权纠纷或造成经济损失。

三、高校科研档案管理体系的系统构建与控制

（一）制度规范体系的构建与控制

首先，在国家立法层面，有关部门要适应科研档案数字化的发展趋势，按照数字化、电子化科研档案的管理需求，修订相应的档案管理标准与规范。其次，在学校制度规范层面，要根据学校科研项目实际情况，按照学校科研项目档案管理现实需求，修订专门的档案管理标准与规范，细化和标准化业务规范与技术标准，在完善通用管理规范的同时，区分不同科研计划项目，并制定与其相符合的档案管理标准与规范。对于涉及国家、学校保密技术和高新科技的项目，做好档案的保管与信息的长期保存和共享工作。

（二）管理过程体系的构建与控制

科研档案管理的过程体系主要是按照“四同步”的要求，对科研项目的立项、执行、结项以及推广应用各个阶段形成的有用性资料进行收集整理并提供开发利用。一是科研档案管理部门要在科研活动各阶段同步归档，既要注意科研项目在立项、研究、评估、验收、鉴定、登记和评审等生命周期中各个阶段的文件都能得到及时保存和有效管理，更要注重成果推广应用阶段相关科研文件的管理，确保过程性材料收集完整。二是要意识到科研档案的收集和整理的最终目的是从归档的科研档案中提取有效的科研项目信息资源，因此开发利用时，既要强调学校科研活动中所产生的科研项目、科研经费、科研成果及奖励、学术交流等宏观数据的收集、分析及挖掘，又要关注科研实践全过程中实验数据、技术资料、研究报告等核心资源的收集和整理，以便推动高校科研活动的进一步发展。三是明确规定科研档案归档范围，建立档案反馈机制。针对不同类型的科研项目，详细规定其归档范围。同时，根据学校科研工作者利用科研档案信息的具体要求和侧重点，建立各种类型和多个层面的档案信息反馈机制。科研档案利用需求在很大程度上决定了归档的范围。建立档案反馈机制为改进和完善科研档案管理利用的整合功能提供保证。[5]四是顺应电子化、网络化的时代特征和科研活动的实际需求，构建动态发展的电子文件管理体系，一方面做好库藏纸质档案的信息化工作，另一方面根据国家初步建成的电子档案标准体系，规范科研电子档案的生成、使用和维护。

（三）信息资源管理体系的构建与控制

由于科研活动的创造性和知识密集型特征，科研档案管理活动中的信息资源管理体系构建是确保科研信息资源和科研活动中产生的大量知识资产能够得到有效管理和利用，推动科研活动持续创新的关键因素。一是按照学科体系、专业领域分门别类地建立各类专题、全文数据库，为利用者提供便于查询的信息资源系统。二是适应开发利用途径多元化、信息化的发展趋势，以用户需求为依据，选择典型专题，综合整理相关科研信息内容，加以研究分析，形成可供利用的专业性综述材料。同时，利用信息化技术建立相关信息之间的关联，提供高效服务利用。三是信息资源体系构建中要强调知识产权意识和保密意识。创新性的科研活动产生大量新知识、新技术，形成专利权、商标权、著作权等知识产权。知识产权信息是科研档案信息的重要组成部分，可以采取一定的技术控制措施，实现提供利用与知识产权保护、信息安全二者之间的平衡。

*本文为2015年北京工商大学科研管理研究与改革项目“学校科研档案开发和利用新体系构建研究”（项目编号：KYGL2015-15）的阶段性成果。

注释及参考文献：

[1]王新才.国家科技计划项目档案管理标准规范建设思考[J].档案学通讯， 2013（2）：86-87.

[2]王传宇，张斌.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2009：248.

[3]安小米.面向知识管理的国家科研项目集成化文件管理体系构建研究：背景、框架及模型[J].山西档案，2008（3）：16.

[4]闻霖.系统管理理论[J].经营与管理，1993（2）：40.

医院科研档案管理创新的思考 篇5

科研档案管理工作主要是在科研工作中逐渐形成的,其主要是保存有价值的科学文件资料,并且反映的是医学科研档案管理的真实记录,是医院科研中重要的信息资源。在医院科研档案管理工作中,需要确保档案管理工作的科学性、专业性以及规范性等。随着医学的不断发展,科研活动随之增加,并且在科研活动产生的科研文件资料逐渐增加,因此,急需要对医院科研档案管理进行优化,以便更好的满足医院科研活动需求[1]。

1. 创新档案管理机制

医院科研档案管理的创新,首先需要从其管理机制方面进行创新,以便让档案管理工作更加充满活力,并能够为科研项目提供更加丰富和完善的资料和信息,以便提高医院的科研档案工作的发展能力。对其管理机制进行创新,需要对其管理观念进行转变,以便提高相关工作人员的档案管理意识。不仅需要认识到科研档案管理的重要性,还需要对科研档案管理的科学性和专业性进行分析研究,以便为医学科研活动提供更多的、有效的信息资料,从而促进科研成果朝着产业化以及市场化方向发展。同时,还可以有效的提高医院的医疗水平,对其医院的整体素质进行提升。因此,需要将科研档案管理工作归入到日程议事上来。另外,需要建立完善的科研管理体制,其中需要构建完善的档案管理系统,可以由院长、档案管理委员会以及档案管理机构等分层负责,运用行政手段以及各种方法和途径对档案进行集中管理,并且强化档案管理的体制[2]。

2. 创新管理模式

在医院中,科研档案是科研管理中的重要部分,其不仅可以为科研成果的管理、推广、转让等提供重要的条件和物质基础,而且可以为科研活动的决策以及计划等提供相关的依据。每项科研成果可以通过科研档案来体现,当每项科研结束之后,需要一套完整的、系统的以及准确的科研档案对其进行记录,并且还需要科研人员认真做好科研文件的形成、积累以及归档等工作。并且需要根据相关规定将科研成果纳入科研管理制度当中,在档案管理模式的创新当中,科研管理部门需要与档案管理部门进行深入的交流和沟通,相互协作,根据医院科研工作的实际情况进行分析研究,对其管理方法进行有效的创新和优化。首先,需要提前介入到档案管理工作中来。针对每一项新的科研课题需要立即建立档案追踪袋,要求课题严格按照相关要求做好记录和收集、归档工作,并且定期检查,确保工作无误。其次,需要对课题的负责人采取立卷归档责任制。针对每一个项目,需要确定专业的档案负责人员对其科研资料和信息进行收集和管理。再次,在科研成果进行验收的时候,需要由科研管理部门以及档案管理部门等相关人员加入,并且对归档的科研文件进行现场验收。另外,针对没有提供完整的、准确的以及系统的科研资料的项目,不得给予鉴定,不得进行验收,并且档案管理部门不得进行建档证明。同时,医院科研档案管理部门可以建立适当的激励机制,确保档案管理人员将积极性充分投入到档案管理工作中来,以便提高档案管理的效率和质量[3]。

3. 创新开发利用模式

研档案的收集、管理以及技术的支持等均是为了档案信息资源的开发利用,通过不断的创新,以便提高档案信息资源的利用效率,以便为医院科研事业的发展提供更优质的服务。在对档案资源管理开发利用模式进行创新的时候,主要是从两个方面来分析的,其一,是利用数字化的平台进行创新。可以在传统的文件查阅以及复印功能之外,还可以将科研档案的首页中有关医学科研档案归档的说明内容导入计算机内,并建立形式多样化的档案管理数据库,例如,科研项目基本情况数据库、以及研究论文数据库等。通过计算机进行排序、检索,以便提供更多查询方式,方便用户检索查询。另外,还可以使用医院内部的局域网,建立档案信息资源管理的网页,以便实现远程检索和查询的功能。其二,是利用各种方式进行创新。通过充分利用上述的各种数据库对科研档案进行加工处理,编辑各种形式的参考资料,例如专项简介、研究论文题录汇编等。总之,需要对医院科研档案管理进行开发利用,以便有效的为科研项目提供服务。

总结

在医院科研档案管理工作中,需要对当今社会发展需求进行分析研究,通过对现代的信息技术分析,以便在科研档案管理工作中有效的借鉴先进的科学技术,以便对档案管理机制进行创新和优化,从而提高医院档案管理工作的质量和水平,为医院科研项目的研究提供丰富的信息资料,并充分发挥出其应有的价值。

参考文献

[1]孙小虹,项滨.医院科研档案管理创新的思考[J].中国医院,2009,14(02):215-216.

[2]陈凌,孔令华.医院科研档案特点及管理[J].山东档案,2011,21(04):15-16.

医院科研档案管理的现状及对策 篇6

1科研档案管理重要性

1.1基础和先决条件

在科学研究中,医院科研的信息源和情报源是医院科研档案。 这些信息源和情报源能为后续科研提供参考,避免后续医学科学研究的重复和物质与精神的浪费。能让工作者在科研成果基础上进一步革故鼎新。

1.2医院科研档案是进行科学技术交流的重要工具

在科学研究中,各个领域间的交流尤为重要。而医院科研档案是交流的载体,只有建立在实践和研究基础上论断才有说服力。因此,医院科研档案是进行科学技术交流的重要工具。

1.3科技成果转化为生产力动力

只有将科学研究转化为社会生产力,才能在社会发展中起到推动社会发展的作用。因此,在医院管理中,要加强科研档案管理。

2医院档案管理存在的“四个”不足

2.1档案数据资料归档处理不够科学和详实

医院科研档案有其自身特点,如专业性强、专题突出、连续性紧密、载体形式多样、数量巨大、档案学科综合性高,且与此协调的项目繁多等。这是医院档案的特点,也是其难处。再加上在档案收集过程中其他因素,造成对归档处理不细致。医院档案归档不详实重点体现在以下几点。一是在分类上模糊和混乱。二是对医院档案资料保存随意,造成系统资料不完整。三是医院档案资料欠缺,存在许多空白。

2.2管理制度有待完善

医院档案管理制度缺乏科学和完整性。其根本原因在于科研管理部门没有将科研档案工作真正归入科研管理日程中。在医院档案管理中,由于制度不完善,缺少检查和监督手段,使档案管理责任感丢失,造成科研档案在归档时不全面、不具体。

2.3科研工作人员对档案认识不足

在医院档案管理中,科研工作人员对档案认识不足,对探究中的数据不够重视,造成医院档案原始资源丢失和不完整。其只关注科研成果申报方面的材料,而缺乏对申报资料的归档和收集的关注。此外,还有部分科研人员由于业务素质低下,不熟悉归档范围, 造成档案数据不完整。

2.4管理技术呈现滞后状态

在医院档案管理中,积极运用信息处理技术进行管理,是社会发展的一大趋势,能有效提升医院档案管理效率。但是,目前,医院档案管理技术落后,仍使用传统档案管理方法,造成档案资料不完整,信息混乱,严重阻碍医院档案管理进程。

3医院科研档案管理对策

3.1强化科研人员的档案意识,积极提升档案管理人员的管理素质

首先,加强对科研人员的培训,提高档案管理人员的管理素质,提高档案管理效率;其次,加大对档案管理的宣传力度,使其充分认识到科研档案的重要性,积极调动档案管理人员的管理积极性。

3.2建立健全档案管理制度

建立健全档案管理制度,可以从以下几方面入手:一是组建档案管理网络系统,由院长带头负责档案管理网络,在医院中形成一种从上到下的管理机制;二是建立健全医院档案人员岗位职责制度,使档案管理部门和科研人员明确各自的职责,此外,还要建立档案借阅制度、档案统计制度、档案鉴定制度、档案保密制度及对档案管理的具体奖惩制度等,增强档案管理的规范性。

3.3用现代化科学技术提升管理水平

随着科学技术水平不断提高,医院档案管理应积极运用现代化科学技术提升档案管理水平。尤其要充分利用计算机技术、网络, 将档案进行合理分类,便于档案资源的检索、阅读,真正实现医院档案资源共享。为用现代科学技术提升管理水平,要在档案硬件设施上加大投入。

摘要：加强科研档案管理工作是医院管理的重要组成部分,是对医院科研工作发展的记录。在医院科研档案管理过程中,完善科研档案管理,其目的在于促使医学研究工作的创新和传承,进一步提高医院医学研究水平。但是,在实际医院科研档案管理过程中,还存在档案数据资料归档处理不科学、不详实,管理制度不完善,科研工作人员对档案认识不足,管理技术滞后等问题。因此,医院要提高科研人员的档案意识,提升档案管理人员管理素质,用现代科学技术提升管理水平,建立健全档案管理制度,以保证档案管理工作顺利开展。

关键词：医院,科研档案,管理

参考文献

[1]陈洋华.医院科研档案管理的现状及对策分析[J].临床合理用药杂志,2010(15):127-128.

[2]陈立新,潘景之.医院科研档案管理的现状及应对策略[J].科学与管理,2010(6):72-73.

医院科研档案的管理 篇7

关键词：医学科研,档案,管理

科研档案是指在科研活动过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的科技文件材料, 是科学技术研究活动的真实记录, 它对协助医院科研工作、促进科技发展具有重要的意义.而科研档案的充分收集, 是提高医院科研管理水平的重要载体和依据保证, 笔者就医院科研档案的重要性及存在的问题, 并如何对医学科研档案进行规范化管理进行了探讨。

1 医院科研档案管理的重要性

医学科研档案是医疗, 科研, 教学研究过程一系列活动的原始记录, 它包含着大量的科研成果、高新技术与科研专利等科技信息, 是一种宝贵的信息资源, 同时也是科学研究的基础和条件。在开展新的科研课题前, 档案可以协助科研人员进行相关文献调研工作, 了解以前或同期某项研究的情况, 以避免重复性科研工作。同时它也是科学技术有力的交流工具。一套完整规范的医学科研档案不仅可以为研究者提供目前该领域科研进展的状况, 同时又是科研管理规范化、科学化与信息化的重要标志之一。因此医院必须重视收集, 整理和利用好这些医学科研档案, 使医院科研档案的管理更加规范化, 科学化, 系统化。

2 医院科研档案管理存在的问题

2.1 科研档案收集和归档不详实

医学科研项目通常针对性强、课题研究周期长、跨度大。研究项目按研究内容的区别为各个专题, 例如, 针对某类疾病进行病因探索、治疗方法和预防措施的科研以及某类药物或化学物质对人体的损害等机制性研究。随着现代科技的发展, 医学科学研究越来越注重多学科交叉和多专业的融合。因此, 课题研究过程中的原始数据积累显得越来越重要。举例而言, 某科研项目在制定完技术路线后, 某些病例信息归档进入分析系统, 某些信息需要等全部实验调查数据收集齐全后才能进行系统分析, 最后得到新的治疗方法或者改进传统治疗方法。在此过程中, 原始数据只有在结题后进行。因此, 此种研究过程仅注重科研结果的归档和总结, 忽略了中间过程的科研材料的归档、整理, 导致原始科研材料收集不完备, 细节不详实。

2.2 医院科研管理制度不完善

要实现医院科研工作的规范化、科学化管理, 首先要建立与健全必要的科研管理制度。然而许多医院未建立完善的规章制度来保证科研档案的完整性, 在制定科研计划时, 科研管理部门并未真正将科研档案工作纳入科研管理之中。同时医院管理制度不健全, 缺乏有效的监督和检查手段, 档案管理人员缺乏工作积极性不高, 归档责任感较差, 从而使科研档案归档材料缺失, 归档率也较低[1]。

2.3 科研人员科研档案意识淡薄

一是科研工作的人员只重视科研研究结果, 而对研究过程中原始数据与文件资料的收集与积累往往忽略。造成了研究原始数据的不完整或丢失。二是部分科研人员对档案工作人员不信任或或认为科研资料是自己的心血, 应该归自己所有, 对科研核心内容资料选择性地移交档案部门[2]。以上两方面均可导致科研成果档案的缺失。

3 医院科研档案管理对策的探讨

3.1 建立完善的医院档案管理制度

建立和完善医院科研档案管理制度, 实行合理可行的科研管理制度是实现医院科研档案规范高效管理的基本要求和保证, 也是档案管理科学的必然发展趋势。具体从以下几方面入手:首先对医院档案的收集、整理、分类、保存、借阅、统计、保密、鉴定、销毁、移交等流程规范化管理, 明确科研管理部门、科研人员和档案管理部门各自的职责, 健全有效的检查和监督手段, 制定档案人员岗位责任制。其次制订《科研档案归档管理制度》, 明确归档业务范围, 并在范围内让科研管理人员予以重视, 各协作部门密切配合。同时应在工作中要大力宣传《档案法》和《档案法实施办法》, 宣传医学科研档案存档的意义和作用。使一线科研人员意识到及时将研究资料归档是自己的责任和义务。明确医院的综合档案室、相关科研管理部门在档案管理中的责任, 自上而下系统地形成科研档案管理网络。

3.2 强化相关人员档案意识, 提高档案管理人员综合素质

医院应对科研人员进行系统的相关档案培训, 增强他们的档案意识, 做到在日常工作中对科研档案资料的自觉积累, 提高档案的完整率和归档率。同时医院应积极提高档案管理人员的思想和业务素质, 组织学习有关档案管理政策法规, 提高档案管理人员职业道德修养, 树立良好的工作心态, 增强工作责任心和使命感。并定期进行专门培训, 参观或经验交流等方式提高管理人员的业务知识和业务能力[3,4], 使之成为高素质, 高效率的优秀人才, 以来进一步提高科研档案管理的质量。

3.3 运用现代化技术, 使科研档案更好为临床科研服务

目前, 许多医院科研档案数量较多, 内容复杂, 因此档案部门可利用计算机或网络等先进技术, 提高科研档案的管理水平与档案利用率, 使它更好地为医院科研事业服务[5]。同时, 根据使用者的需求和科研档案信息的特点, 科学合理设计和选择提供服务的方式, 方法, 编制多种检索工具, 满足不同的检索需求。

参考文献

[1]胡佳周, 刘瑾.医学科研档案管理的探讨[J].医学信息, 2007, 20 (10) :1785-1788.

[2]刘燕清.医学科研档案管理存在的问题与对策[J].现代医院, 2005, 5 (1) :74-75.

[3]陈洋华.医院科研档案管理的现状及对策分析[J].临床合理用药杂志, 2010, 3 (15) :127-128.

[4]徐水珠, 姚登福, 倪启超, 等.医院科研档案管理[J].解放军医院管理杂志, 2008, 15 (4) :345.

医院科研档案的管理 篇8

1 医院科研档案管理的重要性

1.1 医院科研档案是科学研究的基础和条件

科研档案是最可靠的情报源和信息源。在开展新的科研课题前, 科研人员可以通过档案了解过去和同期国内外某项研究的情况, 从而避免重复的科研工作, 在前人基础上不断推陈出新。因此, 科研档案是科学研究必不可少的工具。

1.2 科研档案是进行科学技术交流的有力工具

科学的进步离不开各学科、各领域、同行之间的交流。在科学领域的角逐中, 竞争与合作并存。随着科学技术交流的日益密切, 各项大课题往往需要几个领域之间的通力合作, 科研档案是科学研究和实践的真实记录和反映, 因此, 它必然成为科学技术交流的有力工具。

1.3 科研档案是科技成果转化为生产力的依据[2]

科学技术、科技成果必须转化为生产力, 才能推动社会的发展。在科技成果产业化的过程中, 只有利用好已有的科研档案, 由理论到实践, 用理论指导实践, 才能使科技成果顺利地转化为生产力。

因此, 医院必须重视科研档案形成过程中材料收集、整理、编排、保存与利用的环节工作, 使科研档案的管理更加科学化、规范化、系统化。

2 医院科研档案管理存在的问题

2.1 医院科研档案数据资料收集归档不够详实

医院科研档案有以下5个特点: (1) 专题突出, 成套性强; (2) 学科突出, 专业性强; (3) 档案形成的周期长, 连续性强; (4) 档案载体形式多, 数量大; (5) 协作项目多, 档案的学科综合性强[3]。在科研档案收集归档的过程中, 由于各种原因, 常导致归档的资料不够详实。主要表现为: (1) 科研档案分类不清晰, 资料混乱; (2) 科研资料不系统, 缺乏详尽的资料, 资料保存不完整, 随意性强; (3) 科研档案资料不完整, 许多档案资料空白。文书档案、会计档案多;医疗文书档案、科研档案少[4]。许多科研档案资料欠缺, 科研档案管理的范畴模糊, 难以保证课题或成果等研究过程产生和形成有机联系的、系统成套的各种文件材料的收集, 严重影响科研档案的质量。收集不全是科研档案管理中存在的最主要问题, 影响了整个科研档案管理工作的有效开展。

2.2 医院科研档案管理制度不够完善

很多医院的科研档案管理缺乏完善的制度。科研管理部门在制订科研计划时, 并未真正地把科研档案工作纳入科研管理之中, 无完善的、切实可行的规章制度来保证科研档案的完整性, 对哪些材料应归档、什么时候收集整理、各种补救措施等问题都无统一的制度规定, 从而对科研档案管理工作造成严重的失误。管理制度不健全, 缺乏有效的监督和检查手段, 以致档案管理人员缺乏积极主动的精神和归档的责任感, 不能很好地指导和协助科研人员做好科研文件形成、积累、整理和归档工作, 导致科研档案归档材料不够齐全详实, 完整率和归档率低[5]。

2.3 医院科研人员档案意识不强

一些从事医学科研工作的人员, 不注重在研究过程中对数据、文件资料的收集与积累, 造成了原始记录的不完整或丢失。有些只关心研究成果的申报工作, 而不去对申报过程中所用到的文件材料及时整理、归档, 导致科研成果档案缺失或不完整[6]。部分医学科研人员由于对档案部门不信任或其他原因, 不愿将自己的科研档案资料完整地移交档案部门[7]。医学科研档案的形成所经历的时间长, 科研人员档案意识不强, 容易导致科研资料的丢失, 更严重的是可能导致某些研究出现脱节的情况。许多科研工作者不熟悉文件材料的归档范围, 在科研资料归档时, 常常出现内容缺少的现象。这些都是由于医院科研人员的档案意识不强, 不清楚科研资料归档的重要性所致。

2.4 医院科研档案管理技术落后

计算机技术、网络技术、数据库技术和信息处理技术的发展, 给医院科研档案管理带来了巨大机遇[8]。在科研档案管理中实现计算机管理, 利用计算机对档案材料进行收集、整理, 已经成为科研档案管理现代化的重要途径和手段。但就目前情况来看, 这种管理模式尚未被广泛推行。许多医院的科研档案管理还基本上是手工操作, 并未真正实现计算机管理[9]。原因主要有2方面: (1) 许多档案管理人员并非计算机专业出身, 不完全熟悉各种管理软件的运用; (2) 软件的开发人员并非十分熟悉档案工作, 管理软件操作的可行性制约着新的管理模式的开展。所以, 目前很多医院基本停留在手工收集、检索, 不利于档案的收集、开发与利用。

2.5 医院科研档案不能被充分开发利用

医学科研档案专业性强, 包含了大量的新疗法、新药、新器械等信息。这些信息在科研决策、医疗诊治、临床教学等方面具有积极的参考指导作用。但在科研管理上还存在着重收集、轻利用的现象[9]。一项课题完成归档后, 档案部门就只停留在传统的管理和查阅上, 并未开设方便快捷的检索渠道, 科研档案的作用也就无法显现出来。在信息资源开发利用上, 科研管理部门和档案管理部门在人力、物力及财力方面的投入尚欠缺, 且在安全管理问题上存在一定的缺陷。

3 医院科研档案管理对策的探索

3.1 强化医院科研人员的档案意识, 提高档案管理人员的素质

医院相关职能部门应对科研人员进行档案意识的培训, 加强档案宣传工作, 增强科研人员的档案意识, 务必使其认识到科研档案在科学研究上的重要性, 调动其积极性, 使其从思想上重视科研档案工作, 并在日常的管理中自觉积累科研档案资料, 从而减轻档案管理工作人员的工作量, 提高档案的完整率、归档率。在档案的宣传工作中, 可以依据《档案法》以及相关的档案法规对科研人员进行培训, 用法律法规指导科研人员的归档工作[10]。同时, 综合档案室应将科技档案各进展阶段必须归档材料制成表格发送到各课题组负责人手中, 使课题组负责人在项目准备阶段对该课题必须归档的全部内容有所了解, 有意识地收集归档材料, 协同管理科研档案。

档案管理人员思想素质和业务素质的高低决定了科研档案管理质量的好坏, 医院应积极提高档案管理人员的素质。在职业道德修养上可通过组织学习档案管理的有关政策法规, 端正其工作态度, 增强工作责任心。在业务素质上可通过定期或不定期的专门培训、参观、经验交流等方式提高档案管理人员的业务知识、业务能力、外语水平, 尤其是要熟悉操作计算机的自动化办公, 把科研档案管理人员培养成为高素质、高效率的优秀人才, 以更好地适应档案管理现代化、规范化的时代需要。

3.2 建立完善的医院档案管理制度

建立完善的医院档案管理制度, 可以从以下几个方面着手: (1) 建立完善的科学管理体制, 构建由院长-档案管理委员会-档案管理机构-兼职档案员组成的档案管理网络系统, 形成自上而下的档案管理机制, 运用行政手段和方法对档案实行集中统一管理, 强化集中式的管理体制[8]。 (2) 明确科研管理部门、科研人员和档案管理部门各自的职责, 健全有效的检查和监督手段, 制定档案人员岗位责任制、档案管理标准和档案的借阅、鉴定、保密、统计等各项规章制度, 制定档案收集的奖惩制度, 使档案管理工作走上制度化、规范化、标准化的轨迹, 促进科研档案管理水平的不断提高。 (3) 制定《科研档案归档制度》[11], 明确归档范围, 让科研人员充分了解科研档案的归档范围, 并能在科研活动中予以高度重视, 密切配合, 把材料归档作为科学研究的一部分, 切实做好科研档案归档工作。

3.3 提高医院科研档案管理技术, 加快档案管理现代化进程

档案管理现代化, 是以科学管理为基础, 应用现代科学技术理论、方法、手段来处理档案管理工作中的问题, 实现档案管理规范化、科学化和自动化, 实现资源共享, 便于检索和利用[8]。医院应加大对档案硬件设施的投入, 改革科研档案工作活动中原有落后的管理手段与技术, 利用计算机、网络等方式实现科研档案资料的收集、归档、整理, 提高科研档案管理的质量和效率, 方便科研档案的检索, 达到资源共享, 为多途径、多方位、多层面的立体开发创造条件。档案部门应根据电子时代科研档案形成的特点, 加强对不同载体科研档案的积累、著录、标引、归档等工作的监督指导, 保证归档的文件完整与安全。

3.4 加强医院科研档案的开发利用

档案的收集、保管以及所有技术支持都是为了档案信息资源的开发利用。利用创新是提高医学科研档案信息资源为科研服务、为医疗事业发展服务的重要手段, 也是科研档案管理的目的。利用创新主要有2个方面[8]: (1) 利用平台的创新。除了传统的文件查阅、复印外, 档案人员可将科研项目档案首页的医学科学研究档案归档目录内容逐项输入计算机, 建立形式多样、内容丰富的档案数据库, 借助计算机进行排序、索引、检索, 提供形式多样的查询方式, 满足不同的检索需求。医院内部可通过局域网构建档案信息管理网页, 实现远程检索、浏览、下载和传输。 (2) 利用方式的创新。利用上述数据库对科研档案信息进行加工提炼, 编辑各种形式的参考资料, 如科研项目基本情况汇编、研究论文题录或汇编、专题项目简介、科研成果汇总等, 为科研决策提供参考;根据科研档案的内在价值, 编研医学科技发展的趋势和研究动态, 为项目查新服务;利用科研成果资料, 制作多媒体演示系统, 为教学服务;举办成果介绍会、展览会, 推广新技术、新方法, 指导临床工作和促成成果技术转让;制作多媒体或网页, 宣传科研新成果, 树立良好的社会形象, 提升医院竞争实力等。在提供检索性、介绍性、汇编性档案参考材料的基础上, 开发系统性、综合性、专题性的科研档案信息材料, 提高档案利用效率, 发挥档案在科研活动中的作用。

医院科研档案的管理 篇9

1 加强科研单位会计档案管理的必要性

科研单位会计工作具有较强的专业性。科研项目种类和内容繁多，财务需要按项目类别分别核算，因此形成的档案资料数量也较多。目前，科研单位的资金来源主要包括财政拨款、科学技术成果转让收入、贷款及合作引入资金等四类。其中财政拨款包括科学事业费、科技三项费用、拨入专项资金、自然科学基金、科研基本建设资金等，财政拨款仍然是各科研单位的主要资金来源。但是随着科技体制改革的不断深化，科学研究面临着重大转变。科研单位将面向经济建设、面向市场自主经营，成为独立自主的科研经营实体，科学技术成果转化收入将成为科研单位的最主要的资金来源，科研工作逐步实现经费自给。会计档案可以真实记录科研项目或试制产品成本，据此准确定位成果转让价格，反映科研经济效果，创造更好的经济效益。因此，科学管理与利用科研单位会计档案，对推动和促进科学事业发展具有不可估量的重要作用。

2 科研单位会计档案管理存在的问题

2.1 归档资料不完整，管理不善

2.2 會计档案保管不规范

2.3 会计档案工作存在重保管、轻利用

3 加强科研单位会计档案管理与利用的建议

3.1 提高对会计档案管理重要性的认识

加强宣传，帮助、引导单位领导与广大科技人员，正确认识会计档案资源的重要价值，将会计档案管理作为一项重要任务常抓不懈。

3.2 完善会计档案管理的组织机构，引进和培养高层次的信息资源管理人才

3.3 建立和完善会计档案管理机制，促进会计档案管理的规范化、科学化

医院科研档案管理问题探讨 篇10

一、医院科研档案管理现状和存在的问题

规范化管理医院科研档案, 是提高医疗科研水平的必要条件, 是可靠的信息源, 是开展医疗、教学、科研工作的重要依据。但往往医院在医教研工作考核、验收、评比中, 多数把病历档案的质量和内涵建设作为重点, 科研档案的管理放的较轻, 造成医院对各类科研课题档案管理工作不重视, 没能认识到科研档案资料的重要性。更有甚者, 科研人员将科研成果认定为个人所有, 使得科研课题完成后的资料如专利证书、获奖证书等材料不愿上交存档, 造成收集的科研档案不完整, 直接影响科研档案的内在质量。

医院科研档案管理工作因为不能直接创造经济效益, 所以大多医院对其重视不够, 造成医院职能部门档案管理各自为政, 如财务档案、基建档案、科研档案、人事档案等档案室林立, 对档案未能统一、集中进行管理, 未建立医院综合档案室来强化管理。医院很多科研档案资料是由科研管理部门自行收集与管理, 但只把科研课题档案作为一份纸质材料来保管, 未能发挥档案应有的价值。

目前医院大部分科研档案管理人员都是做兼职保管, 很多只是负责一些纸质科研档案的存放, 根本没有规范的对科研档案进行实际意义上的管理, 更无法做好开发利用工作。另外, 负责科研档案管理的人员一部分没有受过档案管理专业培训, 对科研档案管理缺乏系统、整体的认识, 在很大程度上影响了医院科研档案的收集、整理、开发和信息资源的利用。种种原因造成了科研档案资料收集不齐全, 管理缺乏规范性, 质量偏低, 不能很好的为科研人员提供服务。

二、科研档案管理的建议

完整的、高质量的科研档案才能为医院科研工作者提供可靠的研究依据, 必须严格按照档案工作规范和工作制度进行科研档案的收集、整理、分类、编目、归档和利用。完善和修订档案管理制度, 明确科研档案的归档范围、归档时间、归档要求和程序等细节, 建立合理可行的归档流程。

提高领导层对科研档案管理工作的重视程度, 将个人科研档案归档与个人绩效考核挂钩, 督促科研课题立卷归档。做好科研档案管理的年度预算或成立基金, 专项专款管理, 保证档案管理工作的建设与落实。

提高档案软硬件建设, 购买配套的计算机、扫描仪、复制等系统工具及装订制作工具等现代设备, 利用网络化、现代化得科技手段对科研档案进行扫描、光盘存储管理和价值挖掘, 高效管理和利用, 实现研究资源共享, 使科研档案管理更加系统和规范, 实现研究档案的现代化管理。

现今档案管理信息化速度发展之快, 进一步提高科研档案管理人员对档案管理工作的认识, 通过科普、培训、网络等形式对他们进行档案法律法规相关工作规定的宣传教育, 充分提高档案管理人员对做好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务的认识, 不仅要求管理人员具备高度的工作责任感和良好的职业道德, 细心的工作态度和乐于奉献的精神, 还必须具有扎实的医学基础和计算机辅助管理软件的熟练使用。

基于互联网的发展和应用设备的现代化, 档案种类和载体的多样化, 管理模式要不断改革。传统的业务知识与工作方法, 已不能适应新形势下研究档案管理工作的发展, 所以必须对档案管理人员加强继续教育, 才能完成档案管理现代化的任务, 为提高效率创造条件。把档案材料的收集工作纳入档案管理人员的责任制, 加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核, 做到奖罚分明。建立一个档案管理组织的领导体系, 加强对档案工作的领导、检查和考核, 不断提高档案管理工作水平。

同时, 要加强科研人员科研项目材料的归档引导和培训, 把属于科研档案范畴的资料全面收集到库, 做到滴水不漏。建立监督科研人员归档及时性的机制, 下达计划任务的同时, 要提出文件材料的归档要求;同时掌握文件材料形成情况, 评审鉴定成果同时验收鉴定材料的完整、准确、系统情况。

三、结语

医院科研档案管理不是简单的材料组合, 而是系统地、完整地、准确地反映医院档案科研究活动的整个过程, 科研档案管理对医院科研工作的开展、诊疗、临床教学、疾病分析等方面具有积极的参考与指导作用。而且还为科研人员职称评定、绩效考核及科研成果的转化及奖惩提供必需的印证, 还有利于医院管理者对研究命题决策提供参照, 掌握科研工作的开展情况等, 所以要重视提高科研档案的管理。

参考文献

[1]杨桂湘.加强医疗科研档案管理措施分析[J].黑龙江档案, 2013 (2) .