高校科研档案管理工作

高校科研档案管理工作（精选12篇）

高校科研档案管理工作 篇1

科研在高校发展中占据着重要的地位，是检验高校发展成效、学科建设、学术实力、师资水平的重要指标之一。随着高校科研工作的迅速发展、科研渠道的不断拓宽以及科研立项的范围、内容越来越广泛和深入，科研档案的规范化管理水平也应提高层次。

一、强化档案意识

首先，学校领导要予高度重视，充分认识科研档案在高校学科建设中的地位和作用，对科研档案工作每年进行定期检查、定期总结。其次，学术带头人及相关科研人员应主动配合科研档案工作，在收集、整理、归档科研档案材料时，提供切实有效的信息，并给予积极主动的帮助和支持。对国家规定的应该立卷归档的材料，必须定期向本单位档案部门移交，进行集中管理，任何个人不得据为己有。再次，科研档案管理人员要从思想上重视档案工作，把科研材料归档看成是自己的义务，对每项科研成果材料的收集、整理和归档都要严肃认真，去伪存真，实事求是，这样才能充分保证科研档案的真实性和可靠性。

二、明确收集范围

这是做好高校科研档案工作的前提。科研档案是在科学研究和实践中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、音像、证书等各种形式的载体，其核心构成有综合科研文书材料、研究开发课题材料。综合类科研材料包括上级有关科研工作文件;科研处在职能活动中直接形成的行政管理文件(包括科技部门工作计划、总结、规章制度、报告、请示和批复规划、设计、统计报表会议记录);科研项目计划;科研成果管理文件材料(包括科研项目执行情况、申报奖项材料及获奖材料、科研成果汇编等);上级下达科研经费及本校科研经费文件材料;申报基金及有关批复;学院科研统计材料;科研奖励文件材料;重大学术活动文件材料;学科建设、基地建设、科研机构建设材料;科研工作其他方面的文件材料。研究开发课题材料包括下达课题的任务书或通知;课题申请报告、论证材料、结题材料;课题研究设计材料、合同、协议书;计划执行情况、计划调整或撤销报告;课题资金和预、决算材料研究开发课题有关实验、测试、调查、考察的各种原始记录;项目设计的文字说明和图纸;研究工作阶段小结、中期报告;与研究配套的照片、录音带、录像带、幻灯片等;研究报告、研制报告;论专著;专家评审意见、鉴定证书;推广应用意见、课题工作总结;科研成果奖励申报与审批材料;科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件;专利申请书、证书原件或影印件;成果被引用或投产后反馈意见等。当然，并非一切文件材料都有保存价值，不能“有文必档”，但收集必须做到齐全、完整，这是收集工作的基本要求。

三、加强制度建设

制度是科研档案工作走向规范化、科学化的保证。高校档案部门应依据《档案法》、《高等学校档案管理办法》并结合本校的实际，制定相应的“科研档案管理办法”，并在“科研档案管理细则”中明确指出归档范围、归案时间、归档要求，并确保内容的详实和数据可靠。特别是重点课题项目，项目负责人和管理部门要各负其责，实行课题组归档责任制，承担项目的单位或个人按照科研工作程序，确保科研准备阶段的立项材料、研究实验阶段的材料、研究验收阶段材料的完整。为确保项目材料的完整，科研管理部门应建章立制，加强项目的跟踪管理，做好中期检查工作。

四、提升人员素质

高校科研工作发展的新特点要求其必须以开放、准确、高效、现代化的高校科研档案管理方式作为支撑。面对新形势、新特点、新需求，高校科研档案管理应尝试大胆改革，通过加强基础设施建设、信息化建设、资源建设、队伍建设等方面，加速其现代化进程，不断拓展自己的生存和发展空间。而这必须以高素质的科研档案管理人员作为实施者。在科研档案管理人员自身素质提升方面：一是增强高校科研档案管理人员的创新意识。高校的科研档案管理人员应树立服务意识，以正确处理好开放与控制、经济效益与社会效益为前提的高等院校科研档案信息服务工作。要以创新的意识研究当前高校科研档案管理工作的新特点、新规律以及高校科研工作对高校科研档案管理工作的新需求，对自己所从事的工作进行思想创新、制度创新和技术创新。要克服传统封闭的工作意识，转变观念，强化服务意识，要转变档案管理的“就档案论档案”、“看门守摊，等人查档”的片面思想，要把科研档案用活、用足、用好。强化创新观念，转变工作重点，更新管理手段，推进高校科研档案管理工作的现代化进程。二是提高高校科研档案管理人员的业务素质。随着现代科学技术的发展以及各类边缘学科、综合学科和交叉学科的兴起，高校科研工作在研究方向和研究领域上发生了很大的变化。高校科研工作的广泛性和多元性也要求现代高校科研档案管理人员要具有较为广博深厚的知识基础，不断地拓展知识领域。此外，高校科研档案管理工作人员必须系统地学习有关档案学的理论知识，熟悉高校科研档案管理工作中各个业务环节的基本技能，了解整个业务工作的流程及各项业务之间的有机联系，精通本职工作。

高校科研档案管理工作 篇2

2.根据国家有关柯案工作的方针、政策和法规，制定科研档案工作管理制度。

3.督促、指导、协助科技人员做好科研文件材料的形成、积累、整理、归档工作,检査验收研究课题档案是否完整、准确、系统。

4.负责科研档案的接收、分类整理、装订、编目、保管、组织鉴定、统计、利用等业务工作。

5.积极组织开发科研档案信息资源，充分发挥其作用。

高校科研档案管理的现实思考 篇3

1 高校科研档案的作用及意义

开展科学研究是高校的三大职能之一，作为真实记录科研活动过程的科研档案，对高校开展科研管理具有重要作用和意义。

首先，科研档案是开展科学研究的基础与前提。高校科研档案是记录科研人员研究成果与历史史实的原始资料，是最可靠的情报源和信息源。任何科技进步均是在前人研究成果基础之上进行的继承和借鉴，高校搞科研亦是如此，通过科研档案了解过去和同期国内外对某课题的研究情况，从而进行创新和发展，因此，科研档案是高校科研工作的重要基础。

其次，科研档案是提高教学质量的重要保证。培养德才兼备并适应社会发展需要的专门性人才是高校的重要任务，作为教师，不仅自身要及时掌握了解所教专业的最新前沿动向，还要不断更新教材，通过利用科研档案，将科研中取得的新技术、新经验充实到教科书中，传授给学生，从而提高教学质量。

最后，科研档案是检验科研工作质量、评价科研成果、考核科研人员、衡量科研管理水平的重要条件和依据。高校科研档案记录了高校教师、科研部门在科研实践和管理过程中，形成的各类具有保存价值的原始文字、图表及声像材料。一所高校科研工作开展得如何，从科研经费、人员投入、科研成果的产出等各方面予以体现，而这些均可从科研档案中找到依据，从而做出公正客观的评价。同时，科研档案也是科研人员辛勤劳动的结晶，为教师及科研人员的职称评定、考核、奖励起到了真凭实据的作用。

2 高校科研档案管理中存在的问题

2.1 制度不健全，权责划分不清，造成档案收集不齐全。《科学技术档案管理暂行规定》中明确指出，科研档案是科研管理的重要组成部分，必须在单位科研管理工作中予以体现。然而，现实中，似乎只要沾上“档案”二字，工作就应划归档案部门。虽然，档案部门按照相关规定制定了科研档案管理办法，但缺少科研管理部门的配合约束，使得科研档案从开始便出现断链。科研管理部门作为归档单位，往往收到什么材料就归什么材料，只相当于扮演了一个“二传手”，不仅对档案材料中出现的问题，不能做出解释，无形中，还增加了归档工作的返工率，并且，长期的传统粗放做法使得他们认为，档案材料的鉴定、整理均是档案人员的事情，只要将材料送达即可，给档案部门增加了很大工作量。档案部门与科研管理部门是平级职能部门，缺少必要的沟通，“隔行”造成了档案人员对科研项目管理及内容的认识不足，许多重要材料未能及时归档，造成科研档案材料收集不齐全。

2.2 科研档案分类不适应新情况，档案整理不规范。随着高校科研工作的快速发展，老的科研档案管理模式已不适应现实需要。首先，体现在科研档案的分类上。过去，在计划经济体制下，科研项目种类少，来源相对单一，分类简单，归档范围不明确，除了科研管理综合类（KY11）外，即按科研项目（KY12）进行组卷。随着时间的推移，相继出现诸多科研类材料，如横向科研项目、科技奖励成果、学生科研项目、学术会议、行业标准、国家标准、学术论文著作，等等，没有明确可归入的类别，便鱼龙混杂归入一类。其次，体现在科研材料的整理不规范。因为前期的分类不明确，给科研档案材料的整理带来一定麻烦，如奖励证书、专利证书、各类标准、学术著作等是按卷整理还是按件整理？大小不一、材质不同如何装盒？

2.3 科研档案查询服务不灵活，资源利用匮乏。长期以来，科研档案的利用一直较为谨慎，主要是因为牵扯到保密和个人知识产权问题。作为科研项目，它的价值不仅是一个发明、创新，还可以创造经济效益。档案部门在管理科研档案时不愿承担责任，而将审批权全部推向科研管理部门。有时，科研管理部门一时没人，而利用者又急用，使个人查询极为不便。

正是因为科研档案的敏感问题，档案部门没有建立开放科研档案目录，从而造成科研档案信息资源长期被压制在档案馆内，而不能很好地发挥作用。

2.4 上级指导部门没有针对性地对科研档案进行专项检查。虽然，每年，上级档案部门组织了各项检查，但很少有针对高校档案内容的专项检查，尤其是高校科研类档案检查从未触及。通过对科研档案的检查，可以促进科研档案管理工作，及时发现问题、解决问题，并引起学校领导对科研档案工作的进一步重视。

3 解决对策

3.1 建立新的科研档案管理体制，完善科研管理网络，做到分工明确，责任到人。第一，为了利于科研档案的科学化管理，应从管理体制上进行改革，科研管理部门应为科研档案的主要负责部门，档案部门为辅助管理部门，即具体操作上，由科研管理部门利用行政管理职能完成科研材料的归档，档案部门则主要行使档案业务的指导、监督、检查和保管、利用工作。

第二，科研管理部门要与档案管理部门进行深入沟通，建立一套规范、可操作性强的科研档案管理制度，明确分工和职责，共同做好科研档案的各项管理工作。第三，通过全校各部门设立的科研秘书，形成科研档案管理网络。对科研秘书的职责中，要强调做好本部门科研档案的归档检查工作，同时，档案部门要定期对科研秘书进行档案业务培训和指导。第四，建立科研档案的收集行政制约制度。通过科研管理部门、人事部门与档案管理部门的联合，在涉及教职工切身利益的相关环节进行行政制度约束，进一步确保科研档案的收集齐全。如教职工的职称评定材料由档案部门审核盖章，年底科研工作量的报送材料由档案部门进行审核验收，凡未在档案目录登记之列的，均可将材料收集归档。同时，为了保证课题项目的每个环节材料齐全，可由科研部门按比例抽取课题科研经费作为档案材料归档保证金。

3.2 建立科学的分类标准，细划归档范围，规范操作流程，严把档案整理标准。科学研究类档案在我国没有统一的分类标准，作为高等院校的科研档案分类，主要是参照《高校档案实体分类办法》、《高等学校档案管理规范》两个规定，但其也只是对高校科研档案的分类作了一个泛泛的基本要求。

为了适应现实科研发展的需要，如想较全面地收集齐全各类科研档案材料，必须对原来的科研档案分类进行细划，如“KY12”为纵向科研项目，“KY13”为横向科研项目，“KY14”为奖励证书，“KY15”为论文、论著，“KY16”为专利证书，“KY17”为学生科研项目等，根据需要，可再分三级目录。归档范围上，可针对学校产生的科研项目种类，按类别划分归档范围，使立卷人能更好地把握归档内容，确保档案材料的齐全。整理上，在参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《高等学校档案管理规范》的基础之上，可采取卷件结合的整理方式，科研课题项目以卷整理，科研管理类文件材料以件整理，奖励证书参照实物档案管理，按件保管；专利证书、行业标准、学术论著等按件整理保管。一个科研项目以结题、鉴定时间为档案归入年度，后期的成果、获奖材料按相应年度划入相关类目下。

做好归档流程的设计和规范化工作很必要，科研管理部门为科研档案的主要归档单位，而各课题项目组为具体立卷人，只有设计一套具体可行的归档流程，既保证归档管理工作的规范化，又通过实现科研管理行政职能的约束力，确保档案材料的收集完整。

3.3 建立科学系统的科研档案信息数据库。为适应现代信息化管理的需要，无论是科研管理部门还是档案管理部门，科研档案电子信息资源对其而言都十分重要。二者可以通过信息对接处理，完善科研档案数据库，实现双赢作用。

科研管理部门利用科研管理软件在行使工作职能的过程中，建立了大量的科研管理档案数据库，通过与档案管理部门的管理系统对接，一方面，实现了科研管理中的电子文件信息的归档，并完成了科研项目的网络归档工作。档案管理部门则通过对纸质科研档案的扫描录入处理，建立馆藏科研档案资源信息数据库，与前期科研管理部门的信息数据通过二合一对接，形成一个大科研档案数据库，从而保证了科研档案数字化信息的完整性。大信息库的建立，方便了科研管理部门的工作，从而实现互惠互利的良好效果。

3.4 确保科研档案安全的情况下，提高科研档案的服务利用方式。《高等学校档案部门业务建设规范》11.3中指出：“已建馆的学校，对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密可需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放。”该条也应适用于科研档案。可以组织相关人员对学校馆藏科研档案进行认真鉴定，建立开放科研档案目录，以方便更多的人来使用查询科研档案。

因科研档案的自身特殊性，科研档案的查借阅上要求较为严格，可根据实际情况，对科研档案查询利用审批的权限上进行详细划分，分等级进行。如本校教职工查询翻阅已开放科研档案，档案馆人员即有权限办理；如需查阅复印没有密级的一般未公开档案材料，可与课题负责人联系，征得同意后办理。作为科研档案一般是不应外借的，如特别需要，则需经科技部门领导审批。同时，为方便利用者查询，在服务方式上，可采用较为先进的电子信息审批方式，通过网络、电话或短信等形式，实现审批权，免去查询利用者的来回奔波。

（作者单位：河南工业大学档案馆 来稿日期：2011-11-22）

高校科研档案管理工作研究 篇4

一、高校科研档案及其对高校科研的作用

档案是指人类社会各种组织与成员通过有意识的创造性劳动而逐步形成、积累并保存下来的有价值的文字、音像等原始记录。高校科研档案指高校科研部门、科研人员在科研实践和管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表及声像材料。它真实记录了高校科研的进程, 是一种知识储备, 同时又是一种信息资源和潜在的生产力。

高校科研工作是一项创造性劳动, 而科研档案完整的记录了一项科研活动的所有环节, 科研档案给当前研究人员提供足够的背景资料和信息储备, 使之准确掌握所在领域的研究动态, 从而确定切实可行的科研目标, 同时, 系统信息化的科研档案管理系统, 能起到辅助、促进科研进程的作用。

二、目前高校科研档案管理工作现状

高校科研档案本身具有理论科技含量和专业领域性, 而且具有数量大、周期长、形式多的特点, 加上目前各高校科研活动发展迅速, 目前各高校的科研档案管理工作现状已经不太适应高校科研档案管理工作的新需求。

1高校科研人员缺乏建立科研档案意识。一是高校科研业务主管部门和科研档案管理部门责权利不清, 管理权限混乱。二是高校科研管理部门和人员对科研文件材料归档工作认识不高, 科研档案管理工作缺乏相应的制度保障。造成科研情报资料的归档处于失控状态, 科研档案的收集、管理、检查、利用及监督没有系统的机制约束;二是多数科研人员重视科研项目的申请、立项、科研实践及科研成果的发表与奖励, 轻视科研档案资料的积累、归档及共享。

2高校科研档案管理手段与方法不足。科研档案的收集、整理、归类立卷、编目等工作目前基本靠人工, 档案管理人员素质不全面, 从而造成目前科研档案技术含量低、科研档案管理工作效率低、科研档案信息资源共享开发低等状况。

3高校科研档案文件归档材料质量不高, 开发利用程度低下。当前突出表现在科研档案的原始性、完整性、准确性和系统性差。其原因一是科研管理及科研档案管理各环节之间缺乏有效统筹, 成果的申请、立项、科研实践活动及成果、奖励等过程中, 科研文件材料的原始件意识不强, 从而造成科研档案中多数以复印件代替原始件的现象。二是科研人员普遍轻视科研档案的社会效益, 影响科研档案的开发利用。三是科研档案管理机制陈旧, 网络信息化程度不高。

三、加强高校科研档案管理工作的措施

1普及强化科研档案观念。科研档案实行集中管理是高校科研健康发展的保证和趋势, 因此, 一方面各级科研管理和业务部门及科研人员要增强档案法制意识, 充分认识科研档案管理工作的重要性, 另一方面, 通过建立健全系统的科研档案管理制度, 明确理顺科研管理部门、科研人员及科研档案管理部门的责权利, 确保档案管理部门、科研人员和科研管理部门之间沟通渠道畅通。完善细化和严格执行档案管理规定。

2规范高校科研档案管理程序。要对科研管理档案的收集、整理、保管、移借、利用、鉴定、销毁等档案管理各环节作出可操作的规定。一是在科研项目申报立项之初, 以书面形式告知科研人员其所承担的科研项目应收集的科研档案文件材料范围, 涵盖科研实践的五环节: (1) 科研准备阶段:项目申请书、科研立项审批文、课题设计内容、协议书 (合同) 、经费预算、课题变更情况报告书等; (2) 科研实施阶段:各种资料及研究原始记录、实验报告、计划进展报告书、调研报告、阶段成果、中期检查报告、图纸、声像资料、专利申请材料等; (3) 总结鉴定验收阶段:结题报告书、论文专著、调研报告、技术鉴定材料、参研人员、科研投、经费决算等; (4) 成果登记和奖励申报阶段:成果登记、奖励申报及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料; (5) 推广应用阶段:推介方案, 转让及技术合作合同、推广反馈效益。二是在具体工作程序上, 科研管理部门、科研人员和科研档案管理部门要协调管理:主要是在项目结项和成果奖励阶段, 项科研项目完成后, 在申请结题和奖励之前, 科研人员应首先将该项目的科研档案按规定整理规范, 由高校档案管理部门验收, 出具档案验收专用章后, 方可进入经费决算、成果结项及奖励申报, 对科研档案文件资料不齐全者, 一律不予结项或奖励。

小学教育科研档案管理制度 篇5

为促进教育科研档案工作规范化、科学化、制度化，不断提高学校管理水平，使教育科研档案更好地为教师服务，为提高教育质量服务，根据《中华人民共和国档案法》和我校教育科研档案工作实际，特制订本制度。

一、立卷归档学校、区、市、省、全国级教育科研立项课题均要立卷归档。各级的立项课题结题二个月后由学校教科室负责人将所有材料（立项文件、课题申报表、实施方案、实验报告或结题论文，以及调查材料等）立为一卷。

二、装订成册档案按文件内容进行分类并装订成册，标题简明确切，书写整齐，编好明码。

三、分类存放按明码顺序分类存放，摆放整齐，存放处有防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防鼠等设施。

四、保管期限省、国家级立项课题保管期限为永久，区、市级立项课题保管期限为长期，学校立项课题保管期限为短期。

高校科研档案管理工作 篇6

1.教学科研档案管理人员存在不稳定性，没有足够的专业知识

因为各种因素的限制，很多高校的教学科研档案管理的人员并非经过严格招聘而来，大多数都没能接受档案管理的正规教育，不具备相应的档案管理理论与实际操作技能。部分高校的二级学院也没能配备具有专业素质的教学科研档案管理人员，基本上都是由教务、教学管理人员兼任教学科研档案管理一职，正是因为身兼数职，才给教学科研档案带来了更多不利。

2.缺少资金投入，各种硬件设施不足

档案信息化管理是档案管理必然的趋势，但要想实现档案信息化管理需要大量的资金来购入各种先进的设备，例如各种安全系数较高、性能比较稳定的大容量存储设备、网络设备、软件平台等等。这些先进的设备都需要很多的资金。然而很多高校的档案管理的资金来源都主要是依靠财政预算和上级的补助，但是那有限的资金却很难满足教学科研档案管理信息化的要求，正是因为如此，硬件设施无法跟上地方高校档案信息化管理的要求，使得高校档案信息化管理受到了严重的制约。

3.档案的信息输出能力较弱

高校的教学科研档案管理部门要将开发的教学科研档案信息通过不同的传播形式，积极的传递给广大师生。而目前我国大部分的高校教学科研档案管理部门的信息输出能力还很弱，因此，高校的教学科研档案信息输出不能够完全适应高校师生对教学科研档案信息的需求。虽然部分高校将教学科研档案的部分内容信息在校园网上进行公布，但这具有一定的局限性和特殊性，无法满足广大师生对教学科研档案信息的需求。因此，我们高校的教学科研档案管理部门以及工作人员应该自觉地改善服务模式，努力提升自身的业务水平，力争让所有需要教学科研档案信息的师生都能够“高兴而来，满意而归”。

4.靠政策、少创新,重管理、轻服务等落后观念顽固存在,转变观念仍是管理工作中的重点之一

许多高校对教学科研档案管理工作的内涵和重要性认识不足,在管理上还受到了传统观念的影响，忽视教学科研档案管理的现代化、高效化和智能化,在教学科研档案管理上着眼局部,缺乏整体的规划,工作的积极性和创新性发挥不够,在管理观念上依然习惯于传统的管理观念、理论和方法,“等、靠”思想十分严重。这些认识上的不足,导致教学科研档案管理处于相对被动、滞后的状态。同时,重管理、轻服务的思想根深蒂固。

二、改善高校教学科研档案管理的对策

1.创新管理理念，树立全员档案意识，打破传统思想观念

之所以档案管理人员与教育领导阶层会缺乏足够的档案现代化管理意识，是因为他们没能明确教学科研档案管理的最终目的。做好高校教学科研档案管理工作，其最终目的是为了能够实现“信息服务学校、服务社会”，让这些档案有效的为学校教学服务，提高高校的教学质量，培养出更加优质的人才。同时还必须要打破传统的观念，清晰的认识到做好高校教学科研档案管理工作对档案事业发展的重要性。不能够仅仅从经济利益角度进行衡量，而应该从多个方面进行衡量。

2.尽量拓展资金来源

各种财政预算可以作为教学科研档案档案信息化管理的主要资金来源，但却不应该成为唯一来源，档案部门应该要尽量的拓展资金的来源，积极的为教学科研档案管理配置各种能够适应时代发展的软、硬件设施，加快教学科研档案信息化管理的进程，促进高校教学科研档案信息化管理的实现。档案部门应该积极的将教学科研档案信息化管理工作纳入到地方信息化或电子政务建设规划中，以便于能获得更多的资金支持，为信息化管理提供保证。同时还可以积极的提供资金的利用效率。例如与当地的电信部门合作，获得相应的网络优惠支持等，与当地有关的IT企业合作，减少软件平台开发资金。

3.创新管理制度，完善教学科研档案管理规范化

随着我国高校教育改革的推进，创新的教育理念促进了我国高校在办学方式、学科领域建设等方面都呈现出多元化的发展态势，同时也促使了高校教学科研档案的种类呈现出复杂化、多样化趋势，为了能够让高校的教学科研档案能够发挥其应用价值，就需要对高校的教学科研档案管理机构及教学管理部门进行一个明确的、科学的界定与分工。因此，必须使管理制度创新走在实际工作的前面，来指导和约束管理行为。各高校要依据国家颁发的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》要求，制定合理、完善、适合本校特点的教学科研档案管理规章制度。将全校教学科研档案分为学校、教务处、二级学院，并规定相应的管理范围。做到分工明确，克服和防止工作的随意性和盲目性，形成一套职责明确、程序严谨、落实有力、运转灵活的工作机制，使教学科研档案管理做到“三纳入”、“四同步”。要制定明确的教学科研档案目标管理标准，积极开展档案管理业务培训，加强二级学院的教学科研档案管理体系的完善，不断总结经验，加大规范化建设力度，实现教学科研档案管理的科学化和规范化，只有这样才能使档案管理工作步入规范化的轨道。以此来充分发挥高校教学科研档案在高校教学研究、教育管理、教学活动等各项工作中的作用，以此来提高我国高校的教学科研档案的科学管理水平和质量。同时完善的教学科研档案建设工作能够帮助我们树立全局的观念，具备超前的工作意识。

4.利用信息化管理手段，实现教学科研档案的现代化管理

随着时代的发展，纸质教学科研档案逐渐成为数字化，而互联网的普及使得教学科研档案开展网络服务已成为可能。高校应加大教学科研档案现代化设备的投入，积极的将计算机技术应用于教学科研档案的管理，并建立教学科研档案管理信息化服务网络，通过信息网络手段实现对教学科研档案管理服务升级，充分利用校园网等各种网络平台，积极推进教学科研档案信息资源共享。

5.加强档案管理人才培养，提高档案服务意识

教学科研档案管理人员的业务素质直接关系到教学科研档案工作的质量，因此，要加强对教学科研档案管理人员的岗位培训和继续教育，拓展档案人员的思维、知识面，在深入了解教学科研管理工作的基础上，不断提高教学科研档案业务管理水平。此外，还要认真做好教学科研档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，使他们具有对数字化档案资料进行计算机处理的能力，成为既具备教学科研档案管理能力，又能熟练使用现代化技术的复合型人才，使档案服务做到以人为本，由被动变主动，为广大师生提供不同形式、不同内容的服务，更好地满足师生员工对教学科研档案的利用需求。

6.建立教学科研档案服务信息反馈机制

教学科研档案服务信息反馈机制的家里，能够及时，有效的掌握各种教学科研档案需求信息，能够有效的促进教学科研档案的开发利用。这种机制包括了检索工具的实用性，编研成功是否能广泛而准确的进行教学科研档案作用的传播，教学科研档案方面的规则制度是否合适，服务态度是否需要更改等等。反馈而来的信息一般都拥有很强的针对性和适用性，也比较具体，高校能够根据这些反馈而来的信息，逐渐改变服务机制，建立一套完善的管理机制，让教学科研档案的价值得到进一步的发挥。

7.坚持管理和利用并重

高校教学科研档案的管理和利用相辅相成的，管理是利用的基础，利用是管理的延伸。教学科研档案记载了长期以来高校办学指导思想、教学条件和利用情况，以及教学效果等等各种不断变更的信息，是一种真实的再现。这为后期高校的教学工作提供了很好的参考依据，参照和借鉴以前的教学科研材料能够有效的找出现在教学中存在的问题，并及时进行改进，从而不断提升教学质量。高校要利用各种先进的档案管理技术和先进的管理理念，有效的提升高校教学科研档案的利用广度和深度，对于一些不宜公开的教学科研档案，可以实行限制型的利用方式，让这些教学科研档案也能够在一定的程度上呈现出应有的价值。

论高校科研档案的优化管理 篇7

关键词：制度建设,集中管理,部门立卷,开发利用

0 引言

科研工作是高校的基础工作和重点环节, 是学校办学特色的重要体现, 更是学校实力的重要标志。现在许多高校都走向科研型大学发展道路, 都把教学和科研工作列为学校重点工作, 科研档案的重要性就越来越突出。高校科研部门和科研人员在理论研究、技术实践和教学工作中形成的具有保存价值的文字、图表、电子文件及声像载体材料都属于高校科研档案。科研档案在教学评估、学位点申报工作中发挥了越来越大的作用。但在实际工作中, 科研档案的收集和整理一直处于被动的状态, 收集不齐全、归档不完整的情况很普遍, 所以高校一定要完善优化科研档案的管理工作, 为学校的教学工作和科研工作服务。

1 科研档案工作中存在的问题

1.1 科研档案收集不齐全, 归档不完整

科研档案是高校在理论研究和技术创新方面的历史记录, 是学校发展辛路历程的真实体现, 是教职工考核、职称评审的重要依据。无论是学校的研究部门或教职工个人在工作中形成的科研档案都是属于学校所有, 应当由学校档案部门集中统一管理。但是在实际工作中, 许多学校的科研档案并未完全实现统一管理, 科研部门上交的材料也不全面, 完整率较低。许多高校每年的科研成果很多, 但是整理完善并且组卷归档的却寥寥无几, 大部分档案部门只收集了一些论文、专著、科研成果汇总表等材料。造成这种局面的原因是多方面的, 一方面是档案部门对科研档案的归属权宣传力度不够, 另一方面科研部门及工作人员的档案意识不强, 也有的科研人员不愿意上交科研材料, 致使许多科研资料留存于部门或个人手中, 无法实现集中统一管理。

1.2 归档管理制度不完善, 可操作性差

在制度建设方面, 高校档案部门都是根据《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》制定了相关规定, 但档案部门对科研工作的具体的程序和流程还不是十分地熟悉, 所以制定的科研档案管理办法也无法具体细化。同时档案部门也没有权限明确科研部门的职责, 而科研部门工作重点都在项目经费申报和科研成果评奖上, 所以档案部门和科研部门在工作协调上存在很大的困难。档案部门被轻视的情况特别普遍, 往往都是科研项目结束后, 科研部门觉得材料没什么用了, 或者没地方放了, 才想起来交给档案部门, 档案部门在这种身处弱势的情况下只好交什么收什么。所以许多制度形同虚设, 一些科研档案处于无序存放状态。

1.3 科研档案数字化程度低, 开发利用有限

高校档案数字化工作已经处于建设发展阶段, 许多学校的档案数字化建设也取得了一定的成绩。但是数字化的重心普遍都放在了文书档案上, 科技类档案的信息化建设步伐还未能跟得上。科研档案的数字化基本上处于待建状态, 先进快捷管理手段的缺失也影响了科研档案管理工作的进一步发展。有价值的科研档案未能归档, 归档的科研材料有没有充分投入利用, 形成了一堆无用档、死档, 许多科研材料没有充分得到利用, 实在是一种极大地浪费。

2 优化科研档案管理的措施

2.1 健全管理制度, 实现集中统一管理

为了整合科研材料, 提高学校的科研水平, 就必须集中统一管理好各种科研档案资料。科研档案是重要的信息资源, 是学校宝贵的知识财富。《档案法》的第十条第一款规定, “对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交, 集中管理, 任何个人不得据为己有”。集中统一管理是做好科研档案工作的基础。

为了加强集中统一管理, 档案部门应积极和科研部门沟通, 建立健全科研档案收集归档制度和监督管理机制, 在科研工作中要把科研档案归档工作纳入到科研计划中, 明确职责范围, 在计划管理、项目管理、成果管理方面与档案归档工作紧密结合起来。档案管理部门在科研工作中要做好四个方面的工作:一是项目立项之初就及时布置科研文件材料的收集工作, 提出归档要求;二是在项目进行中, 检查科研文件材料形成积累情况;三是验收、鉴定科研成果时要求同步上交科研档案材料;四是上报评审科技成果与档案部门出具归档情况证明同步。同时加大科研档案归档工作的宣传力度, 提高科研部门工作人员的业务素质, 强化科研工作者的档案意识, 提高科研工作人员对档案的重视程度, 增强收集整理档案的主动性和积极性, 实现科研档案的集中统一管理。在日常工作中, 档案管理部门还要开展科研档案的征集工作, 收集散落于个人或部门的科研材料, 不断丰富馆藏。

2.2 明确归档范围, 细化工作规范

为了更好地收集科研档案, 就要明确科研档案的归档范围。理论研究和科研实践活动过程中形成的文件材料, 对学校和社会当前和长远具有重要的参考价值和凭证作用。归档的科研文件材料能准确反映科研项目和课题管理活动的全过程, 材料正确、数据准确、系统完整。由于科学研究的专业很多, 所以归档的科研文件材料也要遵循不同学科、专业的形成规律, 保持其有机联系, 兼顾各类科研文件材料的不同特点, 整理成完整系统的档案。

档案部门在收集科研材料时要突出归档的主要内容和工作重点。具体到一个科研项目和课题, 归档的主要内容包括开题报告和论证报告等科研准备阶段材料、试验原始数据和设计图纸等研究实验阶段的材料、研究报告和论文专著等总结鉴定阶段文件材料、科研成果登记和申报奖励阶段文件材料、合同协议书等推广应用阶段文件材料。归档的重点是本校承担的科研项目各个阶段形成的不同载体文件材料, 特别是研究实验阶段形成的、作为研究结果依据的原始材料。归档范围的细化是做好科研档案工作的前提。在此基础上, 档案部门可以有序地开展科研档案的收集工作, 工作更加有的放矢, 避免了材料的遗漏, 确保科档案的完整齐全。

2.3 实行部门立卷, 化解专业难题

科研档案具有一定的专业性, 所以要在科研档案形成的源头部门做好收集整理工作。部门立卷是档案收集工作的重要环节, 也是做好科研档案工作的关键。教育部27号令《高等学校档案管理办法》中第十六条也对专业性较强的科研档案立卷做出了规定:“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。”

科研档案实行部门立卷是指学校科研部门要有一位负责人分管档案工作, 并配备相应的兼职档案人员, 负责科研文件材料的收集、归档工作。在材料形成后, 在科研部门的业务指导下具体完成科研档案的收集整理和装订工作, 最后由科研部门汇总编目移交档案部门。

课题组立卷是指一个课题结束后, 由该课题组负责人主持立卷, 从研究成员中收集文件材料, 将积累形成的全部文件材料按要求整理成卷。按照科研材料形成的先后顺序, 保持前后联系、方便查询的原则, 根据不同学科专业的特点, 将科研文件材料进行系统整理, 将立项资料、开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报、获奖材料、科研经费核算材料按顺序排放, 保证材料的有序性、完整性。

科研档案实行科研部门和课题组立卷制度, 是由科研档案的专业特点和形成过程决定的, 也是做好科研档案管理工作的关键。从科研档案的内容来看, 项目从立项、研究、结项到获奖的全过程都有较强的专业特点。科研工作涉及的专业非常多, 内容复杂, 范围广泛, 既有自然科学课题又有社会科学课题, 按照项目经费来源可分为校外科研项目和校内科研项目, 校外科研项目又可分为纵向科研项目和横向科研项目两种, 其中纵向科研项目分为国家级项目、省部级项目、市级项目三类等等。所以科研部门在整理文件材料时需要进行细致分类和严谨整理, 如果直接归档到档案馆, 在科研档案的整理上就会产生许多专业技术难题, 给档案工作人员带来许多无法克服的困难。部门立卷制度可以在收集、整理、立卷环节上有效确保科研材料的准确性、系统性和完整性, 在后期的借阅利用中, 由于遵循了科研工作的规律, 便于借阅使用。

2.4 推进数字化建设, 加大科研档案开发利用

档案的根本价值在于利用, 科研档案的价值更加体现在技术转化和成果利用上。档案管理部门要积极推进数字化建设, 对科研档案中科技信息进行整理发掘, 提供给需求者利用, 实现高校科技档案资源的社会效益和经济效益, 最大限度地发挥档案的根本价值。科研档案是高校从事科学技术研究和理论探索活动所形成的真实记录, 不仅反映最终结果, 同时还反映活动进程, 是科研工作者积累经验、提高科研水平的重要参考文献。因为科研工作本身就是一项在继承中创新的创造性工作, 科研工作在进行立项时的可行性论证, 需要查考已形成的科研成果和当时的学科研究动态, 掌握和了解国内外新成果, 从而确立研究课题和方向。档案数字化建设可以方便快捷地提供学校已经形成的科研成果材料、研究的数量和方向, 避免低层次重复研究, 开阔教师的学术视野, 确立新的研究方向, 从而提高科学研究的高度和深度, 激发出创造性的科研成果。

为促进科研档案的有效利用, 档案部门可以采取多种方式积极开发, 多渠道提供利用。一是档案馆可以根据学校科研工作需要, 选择学校重点研究课题, 主动介绍相关的库存科研档案材料, 进行跟踪服务。二是了解与学校有关的专业研究动态, 积极为科研工作提供前瞻性服务。通过专业学习, 档案工作人员按照专业类别编写制作不同的科研档案目录, 编写科研档案的内容摘要, 提供给科研部门使用。三是要加强科研专利的管理, 保护科技成果所有权。四是积极开展档案编研工作, 根据科研档案情况编写各种形式的参考资料。如编写科研档案文摘、科研论文汇遍、科技成果综述等专题材料, 为利用者服务。在科研档案的利用中, 还可以采取数据挖掘技术、网络技术、群件技术做好科研成果汇编, 充分提高科研档案利用率。同时档案管理部门要记录科研档案利用后取得的社会经济效益, 加大宣传力度。在档案数字化的过程中, 不断提高科研档案的信息化程度, 逐步实现网络检索, 实现科研档案管理工作的现代化。

3 结语

档案管理工作是一项基础工作, 档案管理部门要通过科研档案的优化管理, 发挥科研档案的价值, 促进学校教学工作和科研工作结合, 提高学校科研水平和教学水平, 提高自主创新的能力, 全面提升高校办学水平。

参考文献

[1]吴品才.论科技档案开发利用的特殊性[J].档案学通讯, 2014 (1) .

[2]傅荣校.档案管理现代化[M].杭州:浙江大学出版社, 2002.

[3]张卫东, 张帅, 刘梦莹.科技档案资源集成化服务研究[J].档案学通讯, 2012 (11) .

高校科研档案管理工作 篇8

一、明确高校科研档案收集的范围

科研档案的核心构成有综合科研文书材料、研究开发课题材料。综合类科研材料:包括上级有关科研工作文件;科研处在职能活动中直接形成的行政管理文件;科研项目计划;科研成果管理文件材料;上级下达科研经费及本校科研经费文件材料;申报基金及有关批复;学院科研统计材料;科研奖励文件材料;重大学术活动文件材料;学科建设、基地建设、科研机构建设材料;科研工作其他方面的文件材料。研究开发课题材料:包括下达课题的任务书或通知;课题申请报告、论证材料、结题材料;课题研究设计材料、合同、协议书;计划执行情况、计划调整或撤销报告;课题资金和预、决算材料研究开发课题有关实验、测试、调查、考察的各种原始记录;项目设计的文字说明和图纸;研究工作阶段小结、中期报告;与研究配套的照片、录音带、录相、幻灯片等;研究报告、研制报告;论文专著;专家评审意见, 鉴定证书;推广应用意见, 课题工作总结;科研成果奖励申报与审批材料;科研成果获奖材料原件或影印件;专利申请书、证书原件或影印件;成果被引用或投产后反馈意见等。当然, 并非一切文件材料都有保存价值, 不能“有文必档”。但收集必须做到齐全、完整, 这是收集工作的基本要求。

二、构建科研归档管理的基本模式

构建“科研管理部门—课题项目—档案服务部门”的管理网络, 指定专职档案人员完成具体档案的归档工作, 如当每个科研项目结束时, 首先由科研管理部门对课题项目组的档案进行检查验收, 并在一定期限内统一向档案部门移交。这种管理模式可以充分发挥行政效能, 有利于提高科研档案收集归档力度, 保证归档的及时有效与齐全完整。科研单位所有科研项目从申请课题、经费审批、下达计划任务书到科研计划进度检查、科研项目鉴定验收、上报登记评审科研成果等, 都要在科研管理部门的监督之下进行, 科研管理部门不仅要与科研项目活动诸环节紧密相联, 对研究进展也要直接了解。在订立课题合同时, 就可以加入关于档案归档的条款, 并在经费下拨、项目进度检查等阶段, 有效地进行档案归档的监控制约。

三、加强科研档案信息化建设

(一) 保护知识产权是科研档案信息化建设的重要支撑。一是加强法律体制建设。目前出台的《专利法》、《档案法》、《计算机软件保护条例》等虽然有所制约, 但还不能完全解决问题。相关法律的缺失势必会影响档案利用服务的广度与深度, 因此必须尽快健全相关的法规体系。同时, 科研档案管理部门要切实把加强知识产权保护纳入本单位的档案管理工作当中并形成相应的制度, 加强专利等知识产权资料的收集、整理、归档与保密工作。二是加强技术防范。在如今的科技时代, 即使是侵权行为也具有很高的技术含量, 技术的落后和网络的不安全性, 会使著作权人的权益无法得到保障。因此, 必须对保护对象进行技术武装, 提供先进的技术支持, 有效地防止盗版和非法复制。

(二) 系统安全是科研档案信息化建设的保障。系统运行的安全问题是互联网安全的共性问题, 它的威胁主要来自黑客、病毒以及系统本身的故障, 以上原因会造成科研信息的破坏和数据丢失。面对这些威胁, 要有充分的认识和相应的防范措施。在系统建设过程中, 着重考虑在信息基础平台中建立支持对信息的存储与传输的技术等相应的安全保密措施。系统的信息安全标准体现在链路安全、网络安全和信息安全等三个层面。对网络的运行安全, 综合运用防护工具 (如防火墙、操作系统身份认证、加密等手段) 的同时, 利用检测工具 (如漏洞评估、入侵检测等系统) 了解和评估系统的安全状态, 及时响应和调整使系统符合“安全”和“风险最低”的要求。只要制定严密的措施, 并在前期严格控制上网信息范围, 就可避免成为黑客攻击的目标, 同时要建立备份与容灾系统的备份工作, 以便在紧急情况下保证系统正常运转和信息的完整。

四、实现专职科研档案管理人员培训的制度化和常规化

高校科研档案管理工作 篇9

一、高校科研档案管理的基本现状

1. 对科研档案的重要性认识不足。

制约科研档案工作发展的原因是对科研档案的重要性认识不足。一是有些人没有认识到科研档案管理在整个科研工作中占有举足轻重的作用, 而是把档案管理理解为繁琐的行政事务, 缺乏对档案管理深层次的研究。二是片面强调科学实验工作的重要性, 而忽视科研档案工作的基础性作用, 缺乏促进科研档案工作发展的政策性导向, 从而导致了对科研档案工作的投入不足、重视不够。

2. 档案管理制度不够完善。

目前, 高校的科研档案管理是参照《档案法》、《高等学校档案管理办法》以及《科学技术研究档案管理暂行规定》进行的, 缺乏具体的管理办法和实施细则。虽然在《科学技术研究档案管理暂行规定》中提出了科研工作和建档工作的一些要求, 但具体操作起来有很大的难度。如规定档案部门必须参加重大科研项目鉴定、评审工作, 归档不完整、不齐全的项目材料, 档案部门有权拒绝出具证明, 科研管理部门将不予组织鉴定。但是, 一方面参加鉴定的档案人员的专业知识有限;另一方面当前学校重视的是课题项目的申报、评比, 追求的是科研项目数量以及科研经费的增加, 要求全校各部门一切工作要为此服务, 档案部门极少能因归档的不完整而影响课题的申报鉴定评比, 这就导致高校科研档案管理工作难以顺利进行。

3. 管理模式和方法不能适应发展的需要。

知识经济时代的一个重要特征就是知识的信息化。网络环境下以电子化为表现形式的科研档案不断增多, 档案信息程登录。而传统的科研档案以纸质案卷为主, 形成周期长, 加工难度大, 成本高, 而且查阅不方便。这种管理方式不能适应飞速发展的高校科研工作对科研档案的利用需求, 极大地制约了科研档案资源的开发利用。

二、高校科研档案管理工作的应对策略

1. 增强科研档案管理意识。

科研档案管理人员要从思想上高度重视档案管理工作, 勇于开拓, 不断创新, 全面提高自身业务水平。同时, 认真学习科研档案工作法令、法规, 把它作为开展科研档案管理的有力保障和重要依据。要善于依法治档, 坚持做好广泛、深入、持久的法规宣传工作, 让广大师生了解科研档案管理工作的重要性和必要性, 让他们从根本上理解、支持科研档案的归档工作, 从而使科研档案工作得以顺利开展, 并提高档案工作在学校工作中的地位和影响力。科研档案管理人员还要善于结合工作实际, 如参加科研项目会议、深入课题组指导立卷归档工作等, 积极主动地把科研档案工作融入到科研活动中去, 把科研档案管理工作的方针、政策、规定、要求与高校科研管理工作有机地结合起来, 充分发挥科研档案管理的重要作用, 切实促进科研管理水平的有效提高。

2. 完善科研档案管理制度。

高校科研档案管理部门应加强对《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规的学习, 及时掌握和研究新形势下科技档案业务指导的新特点、新方法, 找准切入点, 科学高效地指导好科研档案管理工作。不断加强管理, 制定切实可行的管理制度、措施, 依靠行政干预, 做到科研档案管理工作有章可循。管理人员还要转变思想观念, 变被动地接受任务为主动地开展工作, 协助、指导研究人员做好科研文件材料的形成、积累和归档等工作, 避免因管理不力而造成科研档案管理的混乱。

3. 增强科研档案管理成效。

高校校园网络化建设为科研档案的管理提供了便利条件, 也是档案能够充分发挥其提供信息资源职能的前提保证。近年来, 科研档案数量不断增加, 原来的手工操作管理已不能适应当前高校科研发展的要求, 因此, 把计算机、复印机、多媒体等先进技术和设备运用到科研档案的收集、整理工作中, 既便于查阅也便于管理。网络化的管理弥补了手工操作的诸多不足, 省时省力, 既提高了科研档案信息资源的利用率, 也提高了科研档案的管理效率。

科研档案在高校管理中的作用 篇10

一、科研档案在高校管理中的地位

1、科研档案具有凭证作用, 维护科技成果的合法权益。

科研档案的重要作用在于它是对科研人员进行科研、生产活动的直接记录和实际有效反映。真实有效地记录了科研活动的过程及成果, 记载了科研人员的科技思想、科技方法和科技经验。

2、科研档案可以促进广泛的科技交流。

科研档案作为一种科技信息, 在科研工作中占有非常重要的位置。科学技术的发展, 是由低级向高级发展的过程, 特别是现代科学技术的难度越来越大, 渗透性越来越强, 相邻领域或学科之间相互渗透、相互推动, 共同发展的趋势日益明显。这就要求科学技术工作要进行广泛的社会协作和科技信息的及时传递, 因此科技档案成为传递、交流科技信息和信息推广的一种重要手段。

二、科研档案在高校管理中的作用

1、科研档案是高校科研工作的基础。

科研档案是最可靠的情报源和信息源, 没有科研档案就谈不上科学研究, 在科学技术研究过程中没有继承和借鉴, 人类就不可能延续科学技术文化。高校搞科研, 同样必须借鉴前人和今人所取得的科研成果, 并在此基础上有所创新和发展, 而这离不开利用档案。当今时代, 科学技术发展日新月异, 科技人员需通过档案了解过去和同期国内外对某项课题的研究情况。1962年国务院批准的国家档案局的报告中提到:技术档案不仅具有很大的现实意义, 而且具有很大的历史意义, 不但我们今天可以重复使用, 而且还应该保留下来供长远的参考和研究。

2、科研档案是加强科研管理的重要手段。

科研档案是衡量高校科研管理水平高低的尺度之一。建立科研档案的工作必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围内。科研档案形成的过程, 就是每个科研课题技术材料形成、积累、整理、归档的过程。在这一过程中, 科研管理人员不仅要管课题申报、经费、成果鉴定, 还要对科技人员提出归档具体要求, 在选题、方案论证、实验记录、课题总结、开鉴定会、成果上报、评审、授奖、推广应用等环节加强材料的收集。这些环节中每一步骤形成的材料要完整的归档, 才能保证管理工作的顺利进行, 而完整、准确、系统的科研档案是实现这一转化的前提。

3、科研档案是申报成果奖的工具。

为了促进科技事业的发展, 国家和省市各级政府每年均组织科研成果评奖活动, 规定上报成果时必须有档案室验收合格证明, 作为该成果的可靠凭证。申请专利时, 科研档案就是发明创造的凭据。随着技术市场的开放, 科研档案作为信息和成果的载体, 已经带有商品性质。企事业单位之间的有偿技术转让, 就是通过科研档案 (复制品) 实现的。离开了档案或档案不完整, 就会影响科研水平的评定和科研成果的推广应用, 以致造成不应有的经济损失。如果发生专利、成果、版权等纠纷时, 科研档案的原始记录、数据、学术论文、专著原稿, 还能起到法律凭证作用。

4、科研档案是提高教学质量的重要保证。

高校担负着培养德才兼备的高级专门人才的任务。实施高等教育的过程, 实质上是对在校学生进行高能智力的开发, 这就需要用最新最好的教科书, 科研档案为教师编写教材提供了大量素材。学校是教学中心, 又是科研中心, 通过教学与科研的紧密结合, 不断把科研中取得的新论点、新技术、新经验充实到教科书中去, 传授给学生, 造就高质量的人才。研究生毕业论文档案, 也是科研档案的组成部分, 它真实地反映了导师和研究生的学术水平和学术成果。而对高校而言, 反映了该校教学质量。因此, 研究生的毕业论文档案也是检查研究生培养质量的依据之一。

5、科研档案是科研评估、科技人员考核、晋升的重要依据。

科研档案是反映高校科研管理和科研活动成果的历史面貌, 是直接记录的原始材料, 而不是事后随意编写和收集复制的间接第二手材料。对科研工作进行评估, 都要凭借档案作依据, 才能客观全面地估价。科研经费、人员的投入、科研成果的产出, 管理水平的高低、档案就是无声的证明, 最客观公正的存在于科研活动中。假如在科研工作中不注意积累或归档不完整, 评估时要做出符合实际的评价就显得十分困难。科研档案在记载科研成果的同时, 反映了科技人员的辛勤劳动, 为他们晋升职称, 考核表彰和奖励起到真凭实据的作用。

综上所述, 科研档案具有相当重要的使用价值, 是科研管理工作中的重要组成部分, 我们必须管好科研档案。广大的档案工作者要在工作中坚持原则, 提高自身素质, 以高度负责的精神, 维护档案的真实性, 保证档案的齐全和完整。

参考文献

[1]科研档案在高校中的地位作用和管理.南京医科大学学报, 1995.15.2.

高职院校科研档案管理工作初探 篇11

一、科研档案管理工作存在的问题

（一）成果性、总结性材料多，原始性材料少

一套完整的科研文件材料，应该是对该项目的全过程的真实、全面的记录，它包括主题准备、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报以及推广应用五个阶段所形成的材料。从历年的科研归档的材料来看，成果性、总结性、鉴定性及获奖证书或奖状材料较多，而在研究实验阶段形成各种载体的原始记录如技术报告、实验记录、数据分析、设计文件、图纸等重要的原始性材料却很少。许多珍贵的原始材料遗失或者仍保留在个人手中，严重影响了科研档案的系统性和完整性。

（二）一般性材料多，关键性技术材料少

能反映和评定一项科研成果水平的核心材料是关键性技术材料。它是科研人员在科研过程中解决技术难题，进行技术创新的宝贵资料。这些技术材料体现了该项科研成果的新思想、新概念和新方法，它的归档保存和利用价值远远高出一般性材料。但在归档的材料中，一般性材料多，关键性技术材料少，严重影响了科研档案的开发和利用。

（三）纸质材料多，其他载体的材料少

目前，描述一种物理现象和记录各种信息的载体，除了纸质外，还有软（磁）盘、磁带、光盘、照片、录像带等。然而，在归档材料中，纸质材料多，其他载体的材料少。加强其他形式载体材料的收集，是新时期形势发展的需要，也是档案工作者义不容辞的责任。

（四）复印材料多，原始材料少

科研档案材料中复印件过多，会使科研档案名存实亡。复印材料一是保存期短，二是可以给造假者提供可乘之机。我国《科学技术研究档案管理暂行规定》中明确规定，“归档的科研材料必须是原件，根据需要可复制若干份。”但是，在目前学院每年收集的结题资料中，不少科研人员以复印件应付结题的现象时有发生。

二、科研档案管理工作存在问题的原因分析

（一） 个别科研人员思想保守，科研成果据为己有，严重影响科研档案的系统性、完整性

《档案法》第十条规定，“对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”但是，当前个别科研人员由于种种原因，不履行对上述科研档案材料的归档义务。有些科研人员不了解归档资料的搜集整理，结题时，为应付结题检查，只拼凑了一些一般性材料，而重要数据、重要的试验过程等有价值的材料却遗漏了，由此影响了归档材料的系统性，大大降低了科研档案的整体学术价值和利用价值。

（二）科研人员对归档文件的安全问题、使用问题存有疑虑

长期以来，一些科研人员误认为成果档案归档后就等于向世人公开，自己就失去了技术优势，把成果“给”了别人。加上确实存在个别人钻科研档案管理工作的空子，抄袭和剽窃他人成果，导致科研人员对归档心有疑虑，不愿将原始的、关键性的材料移交档案部门。再加上有些同志怕将来评职称、报成果、评奖等麻烦，不愿将科研成果移交档案室。

（三）宣传不够，多数科研人员及科研管理人员不了解科研档案的收集范围

大部分项目负责人不了解自己在结题时须向档案管理部门提供哪些资料；高职院校兼职档案员居多，而且是“半路出家”，接受过系统培训的不多。可想而知，收集的项目资料不完整、不系统、不规范也在情理之中。科研文件材料的归档范围主要包括：①科研项目计划、开题报告、课题调研论证材料及项目审批材料；②课题研究计划、设计、任务书、合同、协议及计划的执行、调整或撤销报告；③课题投资、预算决算及经费、基金的申报和管理；④科研实验、测试、观测、考察的原始记录；⑤设计的文字说明、图纸及数据处理材料；⑥研究、研制报告、论文专著、工艺技术报告；⑦专家评审意见、鉴定会材料、鉴定证书；⑧推广应用意见、课题工作总结；⑨配套的照片、底片录音、录像幻灯、影片增拷贝；⑩科研成果登记表、报告表及专利申请书、专利证书；科研成果奖励的申报、审批材料及获奖材料；科研成果转让合同、协议及推广应用方案及实施情况；生产定型鉴定材料、投产后的反馈意见。

三、改进高职院校科研档案管理的对策

（一）加强档案法律法规宣传，提高科研人员的档案意识

要做到科研档案的完整性、系统性、规范性，仅靠档案人员单方面的努力是难以完成的，它需要科研人员的理解、支持和配合。要做到这一点，关键是要提高科研人员对档案工作的重要性、必要性和严肃性的认识，增强科研人员的档案意识。要向科研人员广泛深入地宣传《档案法》，组织他们学习一些有针对性的法律条文，提高科研人员的档案意识，使其主动配合档案管理工作。

（二）加强科研人员的职业道德教育

要加强对科研人员职业道德教育，使他们树立一切为公的思想，把奉献精神作为一种道德追求，克服利己主义，正确处理学校、集体和个人之间的关系，自觉承担对他人、对学校的职责和义务。

（三）加强科研档案保密工作

科研档案是科研活动的产物和真实记录，为了科研成果发明人的权益，一定要注意做好科研档案保密工作，在借阅时限定使用范围，严格遵守保密法规，该保密的不能内外不分，不该保密的也不能借故保密而影响利用。对于一些有产权的材料，更要保护其产权不受侵犯。

（四）严格执行科研材料归档有关规定

国家科委、国家档案局在1987年制定的《科学技术研究管理暂行规定》对科研档案的归档作了明确要求，严格执行这些规定和要求，是保证科研文件材料归档的完整性的关键。笔者认为，高职院校应完善以下制度：

1.实行由科研课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制。每项科研项目（包括中断或取得负结果的项目）完成或某部分结束后，对所形成的科研文件材料加以系统整理，经审查验收后归档。

2.科研文件材料应在科研项目完成后及时归档，研究周期长的项目，可分阶段归档。

3.凡归档的科研文件材料，要做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，装订整洁，禁用字迹不牢固的书写工具。

4.凡重点科研项目鉴定、验收，其档案应由学院的档案部门审查验收，未经档案部门验收的科研项目，学校不宜结题。

（五）加强对科研材料归档工作的监督与指导

1.档案部门要取得单位领导及主管部门支持，定期检查或抽查立卷归档工作，利用各种形式公布项目材料归档进度情况，表扬与批评并用。要做好业务指导，举办培训班和专题研讨会，提高兼职档案员的业务水平。

2.材料收集与科研任务要同步管理。为了做好科研档案归档工作，兼职档案员应从立项开始就准备立档，登记在案，并跟踪任务过程，分阶段督促课题负责人收集、整理材料，保证归档材料数量和质量。

3.做好材料的鉴别工作。按照规定，实行档案文件材料形成部门，即课题组负责立卷归档制，由课题负责人鉴别和验收科研档案文件材料，要收集有价值的材料归档，要剔除和鉴别伪材料。

高校科研档案管理工作 篇12

随着我国高校建设由外延发展转向内涵提升, 作为高校重要基础工作的档案管理工作, 在高校管理中发挥着越来越重要的作用。为了进一步规范和加强高校档案工作, 促进高校档案工作可持续发展, 2008年8月20日, 教育部、国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》, 并于2008年9月1日起施行。科研档案管理是高校档案管理的重要组成部分。27号令第十五条中明确规定了高校科研档案管理按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》执行。这是新形势下高校科研档案管理工作重要的制度保障和法规依据。如何适应新形势的发展, 加强高校科研档案管理工作, 成为摆在高校科研档案管理工作者面前的重要课题。

一、建立健全科学的科研档案管理体系

要使科研档案工作顺利开展, 首先必须坚持广泛、深入、持久的档案法规宣传, 使广大师生了解科研档案工作的重要性和必要性, 从根本上理解、支持科研档案工作。同时, 加大管理力度, 制定管理制度和管理办法以及相应的制约手段, 依靠行政干预, 做到有章可循。如在成果报奖和职称评审中, 申报者必须认真履行档案管理部门的规定, 提供的论文和科研项目必须是存档成果, 否则不予以受理和认定;在项目管理中可实行结题报销前, 由档案部门出具存档证明后再予以报销等措施, 以促使科研人员对科研档案工作的重视, 自觉存档, 从而保证科研资料的安全归档。此外, 在高校科研档案的管理过程中, 每年度进行一次考核、评比, 对科研档案搞得好的课题负责人, 对在工作中取得显著成绩的科研档案人员要给予表彰和奖励;凡因档案管理混乱而影响科研进程和造成知识产权损失的要追究责任。对科研档案质量未达到要求的必须限期改进。

二、积极运用现代化管理手段

高校校园网络化的建设和使用, 为科研档案的管理提供了便利条件, 也是档案能够充分发挥其信息资源提供职能的前提保证。近年来, 科研档案数量在不断增加, 原来的手工操作管理已远远不能适应当前高校科研发展的要求, 因此, 把计算机、光盘、复印机、多媒体等先进技术和设备运用到科研档案的收集、管理工作中, 并利用网络传输, 将有关科研文献、数据、图纸等科研档案信息联机上网, 既便于查阅也便于管理。可见, 网络化管理弥补了手工操作的许多不足, 省时省力, 既提高了科研档案信息资源的利用率, 也提高了科研档案的管理效率。

三、实行高校科研与建档工作的“四同步”管理

高校科研档案是广大教职工在科研活动中辛勤耕耘的智慧结晶, 在收集管理中实行“四同步”管理, 确定课题负责人主持立卷归档责任制度, 以体现知识产权保护管理。所谓“四同步”是指:下达计划任务与提出科研文件、材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成的情况同步;验收、鉴定科研成果与验收鉴定课题档案材料同步;上报登记和评审奖励科研成果与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。课题负责人负责科研文件材料的形成、积累、立卷, 建议保管期限、密级的确定, 填写科研档案简介等, 体现出他们在档案归档中的主动权。科研档案管理部门要根据高校科研文件材料的归档范围, 规范科研档案的收集归档工作流程, 并且要提前介入、超前控制, 确保科研档案完整、准确、系统和安全。“四同步”管理是较为理想的管理模式, 需要学校有完善的制度和各部门的全力配合, 还要依靠广大科研工作者的支持。

四、做好科研档案的知识产权保护工作

科研档案管理中的知识产权保护已成为各国促进和保障科技进步、经济增长和社会发展的一项重要工作。随着各国关税壁垒的逐步拆除和世界统一市场的逐步形成, 知识产权制度更加受到各国的重视。因此, 档案部门尤其是高校科研档案管理人员应增强知识产权保护意识, 树立以人为本、以科技成果为核心的管理思想, 做好科研档案的知识产权保护工作。首先, 知识产权管理制度的建立可以保证真实、完整、全面地记录所有知识产权的获取、维持、转让等社会活动过程, 便于合理利用及科学管理知识成果。其次, 由于档案部门与形成档案及利用档案部门间没有直接的经济利益, 以及档案工作自身的特点决定了档案的法律约束性、保密性及凭证性是值得信任的, 所以, 对知识产权活动记载过程的文件进行归档保存, 也是对知识产权的一种保护措施。再次, 对知识产权科研档案集中统一管理后, 便于建立一种正常的知识产权的应用秩序, 以利于科学技术的推广利用。最后, 科研人员享有这些科研档案的优先权, 其他人或外单位需要借阅时, 必须经主管领导批准, 项目负责人审核, 在不属于侵犯知识产权和科研秘密的情况下, 才能借出, 未经批准, 不准复制、拍照, 更不允许修改、剪裁、撕毁, 应该保护原有的完整性, 并负责保密, 以保护科研资源和知识产权不流失和侵犯。

五、提高科研档案管理人员的基本素质

档案管理作为一门科学, 对从事这门科学的人员有着严格的要求。做好科研档案的管理的一个重要方面, 就是不断提升管理者的素养。科研档案管理人员不仅要有端正的工作态度, 高度的责任感, 更要具备较高的科研管理和档案管理知识。定期组织业务知识和计算机网络化培训, 帮助管理人员提高认识, 提升水平, 明确责任。因此, 档案部门应加强档案管理人员的业务培训, 要确定继续教育和终身教育的理念, 从科研档案工作的实际出发, 不断提高高校科研档案管理者的素质, 使其加强《档案法》、《档案法规实施办法》等法规的学习, 及时研究和掌握新形势下科技档案业务的新特点、新方法, 找准切入点, 科学、高效地做好科研档案管理工作。