科研档案的信息化管理

科研档案的信息化管理（共12篇）

科研档案的信息化管理 篇1

摘要：随着信息技术的快速发展, 科研院所人力资源管理工作也逐步采用科学化、现代化的管理方式。但目前科研院所人事档案信息种类繁多, 数量大, 管理方式落后, 工作效率较低。因此, 实现高效、科学的科研院所人事档案管理信息化, 是科研院所人力资源管理现代化的重要途径。文章阐述了科研院所人事档案管理存在的问题、人事档案管理信息化的重要意义、人事档案管理系统主要功能分析、加强科研院所人事档案管理信息化等内容。

关键词：科研院所,人事档案管理,信息化

1 引言

人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证。人事部门对个人进行业务管理和评价是以人事档案为基础, 人事部门对各单位进行考察和考核干部选拔人才, 办理招聘录用、人员调动、岗位聘用变动、退休等人事工作也是以人事档案作为重要依据。人事档案管理作为科研院所人力资源管理的基础工作, 其是考察了解个人人力资本提升过程的首要工具, 是用人单位鉴别人才、选其之长、为己所用的重要手段。

人事档案信息化管理是指应用计算机技术把传统纸件的人事档案的信息资源进行分类、提取、分析、加工的数据化管理。加强科研院所人事档案管理对提高人事工作的效率和质量、加强人才队伍建设具有重要意义, 有利于科研院所决策层快速、科学、合理配置人力资源, 充分发挥人力资源管理的优势和潜力, 更好的服务于科研院所人才队伍建设和经济社会建设。

2 科研院所人事档案管理存在的问题

近年来, 一些科研院所在推进人事档案管理的网络化、信息化方面做了大量工作, 取得了长足进展。据调查研究, 目前大多数科研院所人事档案管理还存在以下三个方面问题:

2.1 人事档案案卷质量不高

有些人事档案管理人员认为, 只要守好档案, 不泄密, 应付人事考核查阅档案和调动档案就可以了。人事档案的收集、鉴定、整理、归档、查阅、更新等环节相对滞后, 致使应该归档的没有及时归档, 不能真实、完整地反映一个人的历史全貌。

2.2 人事档案管理效率低

传统的行政式档案分类方法随着时代的发展, 已不能满足现代人力资源管理的需求。人事档案管理处于经验管理和手工管理阶段, 管理手段落后, 费时、费力、效率低。有些单位只重视领导干部的归档工作, 忽视了普通专业技术人员的档案材料;有些档案编目不规范, 临时需要时从原始人事档案中查找困难。

3 实现科研院所人事档案信息化管理的重要意义

3.1 社会网络信息化发展的必然要求

随着信息技术和网络技术的广泛应用, 网络化和信息化已经成为现代工作和生活的必需品, 科研院所人事档案管理应适应时代发展要求, 运用当代先进的科学技术知识与科技手段对人事档案信息进行归档、储存、建立档案信息数据库, 实现由传统的实物性管理转变为信息化管理, 以提高科研院所人事档案管理的效率。

3.2 解决单位现有人事档案管理不足的需要

传统人事档案管理服务效率比较低, 程序繁琐, 获得的信息往往不够全面, 工作量大。科研院所人事档案信息化管理, 满足用户需要查阅个人档案信息, 可以通过计算机、手机终端查询人事数据、报表, 大大提高了人事档案服务的质量和工作效率。

3.3 科研院所加快发展的现实需求

人事档案信息化管理通过创建不同类型人事信息数据库, 如人员基本情况数据库、专业技术职务情况数据库、工资情况数据库等, 科研院所可以快速、准确地掌握本单位人员的各种信息, 如单位整体岗位聘用变动预测、学科专业人才岗位分布、个人专业技术职务资格申报年限、退休人员预测等信息, 充分发挥人才资源是科研院所发展的战略性资源优势作用。

4 科研院所人事档案管理系统框架

一个多层结构的人力资源系统, 分为数据库服务层、应用服务层和客户端三层, 客户端直接采用浏览器通过Internet/Intranet进行工作。采用这种方式的好处是:流程专业, 客户端设置和升级方便, 支持大量客户端同时访问。根据人事档案管理信息系统的基本需求, 管理信息系统功能主要划分为人事档案信息的录改与统计、人事档案信息的认证与查询、系统的维护与管理等三大方面。

5 科研院所人事档案管理系统主要功能分析

(1) 系统维护子系统。提供权限管理 (包括功能权限、人员权限、字段权限和报表权限) 、代码维护 (设置要在系统中维护的代码, 包括单级代码和多级代码) 、系统设置 (实现系统运行的基础设置和运行情况查看) 等功能。

(2) 人员管理子系统。建立人员信息档案, 管理各类人员基本信息和变动信息, 实现人员信息方便快捷的统计和查询, 完成各类人员管理台帐。

(3) 合同管理子系统。完成劳动合同、岗位聘用合同的签订、续订、变更、违约、终止、解除等管理功能。

(4) 薪资管理子系统。完成各类人员工资的工资套维护、工资变动管理、计算、发放、银行报盘及相关工资统计台帐。

(5) 保险福利子系统。险种维护、险种项目和计算公式的维护, 负责计算、生成、缴纳单位员工各类保险, 包括医疗保险、养老保险、工伤保险、生育保险和住房公积金等。

(6) 岗位规划子系统。建立科研院所单位岗位体系, 建立岗位任职条件和职责条件, 生成岗位说明书。

(7) 招聘管理子系统。完成单位的招聘活动的管理。包括:部门的招聘需求申请, 人事部门进行招聘计划的制定, 招聘岗位的发布 (提供员工自助) , 外部招聘活动 (及人才库) 管理、内部招聘活动管理, 以及招聘活动/计划的评估等。

(8) 绩效考核子系统。提供了科研院所上级对下级、同级考核、员工自评、同级互评等的考核模式。

(9) 培训管理子系统。提供了对科研院所内部员工培训体系的管理。

(10) 综合查询子系统。快速浏览部门、人员的相关信息, 进行快速统计, 执行自定义报表。

6 如何加强科研院所人事档案信息化管理

6.1 确保人事档案材料的真实性和有效性

电子档案从根本上来说是一种计算机数据。建立人事电子档案时, 要进行文档扫描、加工、处理, 首先就要确保人事档案信息来源本身的真实性和有效性。如果对电子档案存在异议, 可以通过核对纸质人事档案来验证, 确保电子档案的权威性和真实性。根据纸质人事档案制作成电子档案, 通过信息化管理系统, 根据不同人员设置不同查阅、查询、统计的访问权限。

6.2 加强人事档案信息化数据的安全性和保密性

电子档案的建立、使用、管理, 享受着现代计算机和网络技术带来的方便、快捷、高效的好处, 同时也存在着程序漏洞、黑客入侵等计算机安全风险。一是做好安全、保密防范措施, 在技术手段和制度管理上下功夫, 做好系统维护与升级, 降低崩溃风险;二是做好相应级别备份机制, 定期备份, 预防数据丢失, 同时采取多种存储介质保存档案数据;三是明确数据公开范围, 严格设定修改、访问权限, 做到既适度公开又有一定保密性, 预防重要信息数据外传和非正常更改。在一些特殊人事档案如涉密、人员调查、举报材料上不适宜扩范围, 应该严格设置权访问, 以保护当事人的正当个人隐私不受侵犯。

6.3 增强人事档案管理人员的责任感和使命感

人事档案信息化管理的关键在于档案管理的工作人员业务素质, 培养一支信息技术专业化的人才队伍。要完善人事档案管理工作细则, 使人事档案案卷的整理、归集更科学、全面、完整, 为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。他们必须是在思想上作风优良, 能不唯上、不唯书, 实事求是的组织工作干部。他们同时还必须是在业务上理论知识扎实, 能鉴别人事档案的真伪性、全面性、时效性、重复性, 进行正确的分门别类。人事档案管理在人事管理在人才专业队伍建设中起着重要的作用, 人事档案管理人员责任重大, 使命光荣, 胜任这一工作应该是具备较强的文字处理能力、综合分析能力, 既有人事档案管理业务知识又有信息技术知识和优良品德的复合型人才。

7 结语

人事档案信息化管理汇集了现代先进的人力资源管理理念, 以信息技术实现对科研院所人力资源信息的高度集成化管理, 使人事档案成为适度开放、科学透明的信息交互平台, 为科研院所使用的人力资源管理提供科学可行的解决方案。其核心作用在于将科研院所人力资源工作者从传统繁杂的日常事务中解放出来, 将更多时间和精力用于人力资源职能管理和管理决策, 以提高科研院所人力资源管理的科学化、信息化、现代化, 加快科学技术研究事业发展。

参考文献

[1]薛匡勇.论档案馆的未来发展[J].档案学通讯, 2004 (3) .

[2]杨公之.档案信息化建设实务[M].北京:中国档案出版社, 2003.

[3]刘英, 杜清玲.加强人事档案信息化管理保障人事档案知情权[J]兰台世界, 2010 (1) :57-58.

科研档案的信息化管理 篇2

为使学院科研工作稳步、快速、有序地发展，规范科研工作的管理，充分利用科研信息和科研资源，进一步形成学院以教学为中心，教学、科研相互促进的良好机制，特制定如下暂行办法。

一、建档的主要目的（一）科研成果建档是高校档案工作的重要组成部分，是实施产、学、研三结合的重要工作内容。对科研档案进行规范化管理是提高教学科研整体水平、完善科研管理工作的必要条件。

（二）分时段、分类别、系统收集我院教职员工科研成果，并进行统计分析，为学院及上级领导机关准确、有效地提供相关信息作好基础工作。

（三）对科研成果的全面收集、系统整理、归档保存、建立调档、提档、保密等管理条例，是有效、充分利用科研资源，实施科研成果转化的有力措施。

二、科研档案管理原则

（一）我院科研档案实施院、分院二级建档，由科研处统一管理。

（二）凡分院（部）建档的材料均需上报一份给科研处。科研处负责全院科研档案的收集、整理、分析。各分院（部）负责本分院（部）的科研成果建档管理工作。

（三）科研成果以保存原始材料为主，至少应有成果的复印件。

（四）应尽量分时间、分类别、分对象按照本单位的特点设立建档项目，做到完整不漏，分类清晰、简明易查。

（五）考虑到档案的变化情况，要实行静、动结合的档案管理模式，年内要动态地不断修改充实原有档案，年终都要综合整理核查一次后归档静态保存，任何修改都要履行严格审批手续后方可进行。

（六）科研档案管理应遵循保密原则。凡属保密的科研成果必须履行严格的审批手续方可调阅或借阅，原则上禁止外借。

三、科研档案归档范围

凡具有指导性、理论性、学术性、技术性、应用性、科普性、检索性的文、理、工、艺等领域的文章、论文、有学术价值的自编教材和实验报告、专利及教学科研成果的系统资料均属重点归档范围，具体作如下分类：

（一）科研文书档案

1．上级机关有关科研工作文件、通知。

2．本院（分院、部）科研管理条例、制度、办法。

3．本院（分院、部）科研工作文件、工作计划、总结。

4．本院（分院、部）科研成果的统计分析资料。

5．科研项目的申请及批复。

6．科研成果的评审结果和获奖情况登记。

7．科研学术活动审批存单。

8．科研项目、学术活动、财务核算清单。

9．本校教职员工在各类学术组织任职情况。

（二）科研信息档案

1．国内外相关专业的科研动态。

2．国内外高校管理及教育研究动态。

3．高等职业教育专业设置、课程改革、学科建设、产学研结合动态。

4．全国职业本科院校系列学术交流活动动态。

（三）科研成果档案

1．有一定学术价值的自编教材、实验指导教材和实验报告的原稿或印制品。

2．已出版的著、译作或主要部分的复印件。

3．国内外各类报刊上发表的论文、文章的复印件（包括刊物封面、目录、英文目录、正文、英文摘要、封底）。

4．在省级以上各类学术会议上发表的论文复印件。

5．获省级奖励多媒体课件。

6．各类相关科研的省市级以上的奖励证书奖品原件或复制品、照片

7．专利证书、编文证书复印件。

8．科研成果转让协定书复印件、成果利用或推广的使用资料。

四、归档要求和程序

（一）归档材料由个人或项目组负责人收集提供，材料必须真实可靠，最好提供原始资料。

（二）归档资料纸质要优良，字迹要清晰，严禁用铅笔、圆珠笔、复写纸书写，纸张规格统一为16开（或A4）书写纸。

（三）归档材料必须一年进行一次系统整理，按卷、册、袋、盒组成保管单元系列，并贴上封面标识，由有关人员撰写好归档序言或归档说明。

（四）一般成果归档一份，重要的使用频繁的归档两份。

（五）学院科研归档材料由科研处第一负责人审核后归档；分院（部）科研材料由分院（部）主任审核后归档。

（六）档案要妥善保管，防止泄密和遗失。

五、档案管理与交接

（一）档案不仅仅是为了保存，更重要的是为了利用，要充分发挥科研档案的应用功能，档案工作者应尽量满足、方便利用者的需要。

（二）档案主要为校内教师和职工服务，一般不对外。

（三）调档或借阅要经过主管部门领导批准后办理调档或借阅手续，并在规定时间内迅速退还，不得拖延。

（四）不论何种原因造成泄密、遗失事实，要追究有关人员责任并给予必要处理。

（五）院、分院（部）两级要指派行政领导和具体工作人员负责档案管理工作。主管领导或工作人员变动时，必须履行交接手续，并将交接双方签字的交接手续存档备查。

科研档案的信息化管理 篇3

[关键词]科研档案；信息化建设；档案系统；查询；服务

随着科学技术的快速发展，为了能够更好的推动科研事业的健康发展，我们需要加快科研档案管理信息化建设的进程。充分的利用现代信息和网络技术，加快技术改革和了全亲，确保社会生产效率的提升，使科学档案更好于社会主义现代化建设。

一、科研档案信息化建设的必要性

（一）社会和经济发展的必然选择

当前全球经济一体化的格局已经呈现出来，经济发展和社会的进步都离不开信息的支持，档案作为信息资源的重要组成内容，其在推动社会和经济发展过程中发挥着非常重要的作用。科研档案是在科研活动过程中形成的最真实的记录，对各行各来的发展都具有极为重要的意义，所以需要加快推动科研档案信息化建设，加快促进档案信息资源的开发、利用，实现科研档案信息资源的共享，这不仅有利于更好的推动各行各业的发展进程，而且也是當前社会和经济发展的必然选择。

（二）档案管理事业发展的必然趋势

档案作为社会实践活动中形成的最真实记录，在当前我国现代化建设过程中发挥着非常重要的作用，在当前经济发展过程中具有举足轻重的地位。在当前信息时代，对档案事业的发展提出了更高的要求，特别是面对当前信息流动速度越来越快的新形势下，需要加快推动科研档案的信息化建设。这样不仅能够有效的改变人才这就给的档案工作模式，同时还能够有效的对档案工作方法和手段进行调整，确保科研档案管理工作能够与社会发展进程相一致。同时在科学档案信息化实现后，档案从业人员档案管理观念也会随之发生改变，这对于科研档案管理体制的构建和完善都会起到积极的促进作用。

（三）提高工作效率，节约资源的必然要求

长期以来我国科研档案管理工作中，都是利用人工来实现对档案材料的收集、整理、保存和利用，在整个过程中需要消耗大量的人力、物力和财力，而且工作效率较低，与当前社会的发展及工人们节奏的生活越来越不适应。在这种情况下，通过加强科研档案信息化建设，利用计算机技术和网络技术来实现对档案资料的收集、整理、加工和保管，不仅档案利用效率得到较好的保障，而且也有利于加快档案信息更快的转化为实际生产力，实现资源的节约和优化配置。

二、科研档案信息化建设的重要策略

（一）建立健全科研档案制度

科研档案管理要想实现科学化和规范化的发展，离不开健全的科学档案管理制度，同时为了能够更好的使科研档案在科研工作中发挥其重要作用，还需要将科研档案管理、科研计划管理、课题管理和成果管理有效的结合起来，使各项管理工作能够协调发展。同时还要加快对科研档案资源的补充和丰富，及时收集和整理一些具有重要参考价值的科研资料，严格把关，从而从数量上、质量上和结构上要对档案进行全面优化。充分发挥计算机技术和网络技术在科研档案管理工作中的重要意义，确保信息收集、整理、搜索和利用的效率和准确性，确保科研档案管理水平的提升。

（二）实现电子文件的标准化管理，提供完善的查询系统

首先，在科研活动及管理活动过程中，要实现电子文件的规范化和标准化管理，为科研活动和管理活动提供全程优质服务。建立与科技计划项目及管理业务流程集成的全文件生命期动态管理机制，保证为科研活动提供真实、可靠、完整的数据信息，并实现保密范围外的档案资源的高度共享。其次，要建立科学全面的查询系统和检索体系，提供多角度、全方位、快精准的档案信息，最大限度满足科研人员及管理人员对信息查询的需求。

（三）保证档案信息的保密性和共享性

首先，对于一些涉及国家机密和科研成果发明人权益的档案信息，要按照科研档案的密级，严格限制不同密级的阅读范围，保证国家机密安全，维护知识产权。另外，在网路档案信息中要防止盗版或非法传播等侵权行为出现，在保密范围外的档案资源中要注明科研成果的知识产权权属，对站点内容的合理使用做出规定。其次，对于不涉及国家机密和知识产权的信息，要通过网络实现共享，使不同地域、不同行业、不同身份的人都能分享档案信息资源。对于一些具备极大参考价值的资料，也可以通过设置权限，实行付费查档，在线销售。

（四）扩大服务范围，丰富服务内容

科研档案管理应扩大服务范围，丰富服务内容，实现以知识形态和观念形态而存在的科研成果转化为直接的社会生产力，提高科研档案管理工作的社会效益和经济效益。使科研档案管理由封闭、被动、单一的服务层次，向开放、主动、全面的层次靠拢，保证档案资料的正确性、完整性和系统性，为更多的人提供更好的服务。在全面了解和分析馆藏资源内容及利用者的利用需求的基础上，编制多种专题汇编资料，建立科研档案信息资源库，为科研管理部门决策、科研成果推广应用等提供主动服务，并与社会开展信息交流，积极拓展技术市场服务。

三、结束语

在当前信息化环境下，社会和经济快速发展过程中对科研档案的需求不断提升，所以在科研档案管理工作中，为了能够更好的科技的进步和经济的发展相适应，则需要加快推动科研档案信息化建设的进程，努力提升科研档案管理工作的全面性、灵活性和广泛性，确保科研档案管理工作更加科学和规模，使其在当前社会主义现代化建设过程中更好的发挥出自身的价值。

参考文献

[1]张静，叶六奇.论科研档案管理规范构建的宗旨——基于三个现有规范的分析[J].档案学通讯，2010-07-18.

[2]何战.重视和完善科研档案管理制度——以广西哲学社会科学科研档案管理现状为例[J].学术论坛，2013-10-10.

科研档案的信息化管理 篇4

换言之, 科研档案的管理重点不再停留在收集、整理、借阅、保存等事务性工作上, 科研档案管理人员也不再仅仅要求具有一定的档案专业知识即可, 还应具备一定的信息素养与综合能力尤其是研发能力, 即档案管理人员必须是有一定档案专业基础的专家化、研究型管理人才。钱学森同志曾指出:“现代图书馆、档案馆、情报单位的工作人员应当是信息专家或信息工程师, 是信息系统的建设者, 也是信息使用的向导者和顾问”。

一、科研档案管理人员存在的问题

1. 工作定位不高。

目前, 高校科研档案管理人员只注重档案的事务性工作, 仍停留在重藏轻用的阶段, 基本上只发挥了档案的凭证作用。馆际之间不寻求共享、共用, 资料能及时归档就万事大吉, 忽略档案深层次的编研加工、分析评价、应用推广, 某种程度上阻碍了档案的社会效应、经济效应发挥。

2. 人员能力不强。

科研档案管理人员能力参差不齐, 编研再加工能力较弱, 工作开展力度不够, 缺乏创造性。而且从业人员结构不稳定, 缺乏业务领军人物, 不能最大限度的挖掘科研档案所蕴含的技术能量, 某种程度上影响了成果转化的进程。

3. 激励机制不全。

许多学校对档案工作人员缺乏完整的激励机制, 形成管理人员安于现状, 工作态度消极被动。学校也不重视档案管理人员的再培训、业内交流等人才培养工作, 造成管理人员自我封闭, 不与时俱进, 不与社会接轨。

二、高校科研档案管理人员工作定位

1. 高校科研档案管理人员是科研档案信息资源的建造者和维护者。

科研档案管理人员的首要任务是保证档案的及时、全面归档, 这是管理的基础、起点。由于一个科研项目的完成历时较长 (2至3年) 、涉及范围广、参与人员多, 造成科研档案材料形成周期长、档案内容复杂, 再加上项目的进展过程中档案材料会发生一定的客观变化, 使最终的归档工作往往产生这样那样的问题。为避免问题发生, 高校科研档案管理应把科研档案的建档工作与科研工作过程紧密结合起来, 走研究工作、管理工作、建档工作三者协调发展之路。确定项目负责人的主持、立卷、归档责任为项目研究工作之一, 确定科研管理工作包含审定档案的建档进程, 确定档案管理人员对科研项目进行过程跟踪, 事前介入、事中参与、事后督促, 提高项目资料的归档质量和效率, 保障科研档案的准确、完整、系统。

2. 高校科研管理人员是档案信息产品的设计者、生产者。

信息化时代要求档案管理人员必须具备一定的信息素养与信息综合能力, “信息素养是指对信息的加工整理、分析、评价、管理、表达与交流的能力”。建立科研档案目录中心, 编辑各类档案文献索引、专题目录、技术产品类型图谱等。档案管理人员还应具备一定的研发能力, 对档案信息有针对性的开发与加工。利用科研档案实体, 在不违背知识产权法律法规情况下, 就某一专题进行系统的深层次加工, 用新的体例、新的语言汇编成相对集中、系统的专题档案资料, 把静态的档案动态化, 在一定范围内供科研参考, 科研档案信息的编研加工为科技能量的再开发利用、成果的及时转化提供不可或缺的保证。

3. 高校科研管理人员是档案信息资源与用户之间的桥梁与纽带。

信息技术的迅速发展正改变着档案管理的工作模式, 档案管理者利用现代化工具进行档案信息的组织、存储、检索、分析、传递, 实现科研档案信息数字化, 在不违反保密法的前提下实现馆际之间网络化管理, 提高档案信息的传输能力, 实现档案资源共享。科研档案管理人员应积极参与社会技术市场和信息市场活动, 促进高校与社会的信息沟通与技术交流, 对档案中科研成果涉及的先进技术、新发现、工艺方法等以目录、简介、文摘等形式, 定期或不定期的向社会相关部门、相关企业进行交流报道、介绍共享, 扩大服务范围与服务群体。并配合高校科研管理部门为技术转让、咨询、专利转化等提供必要的档案材料, 及时为信息资源与用户架起桥梁, 更好的推动科技成果转化。

三、实现高校科研档案管理队伍新定位的对策

完善科研档案管理人才培养机制是高校科研档案管理工作的当务之急。

1. 引进高素质档案人才。

档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、质量和水平。所以要引进高素质人才, 为档案管理工作注入新鲜活力。在美国, 一般要具有档案历史学、图书信息学硕士学位才有资格申请成为档案工作者。其档案工作不仅能进行案卷整理和提供利用, 也能从事编研工作。其对新鲜事物的接受能力较强, 也富有创造性。

2. 提高在职员工的能力水平。

尽可能为在职管理人员创造“走出去”的学习、培训、交流机会, 督促他们定期进行业务学习, 掌握档案现代化、信息化管理技能;把专家“请进门”, 通过专题讲座、校际学术交流等形式拓展管理人员工作思维、提高编研能力;选拔业务骨干组建研究小组, 带动档案的编研深加工。

3. 建立行之有效的奖惩机制。

档案管理人员在职称评聘、绩效发放等方面要享有与教学、科研等人员同等的待遇。同时, 在档案馆内部建立奖惩制度, 加大考核力度, 对挖掘信息资源能力强、研究成果显著的人员予以重奖, 充分调动科研档案管理人员的工作积极性。

高校科研档案管理工作的科学化、信息化、社会化发展, 要求高校科研档案管理人员重新找准工作定位, 提高档案深加工能力, 提升信息深层服务水平, 为高校科研档案最大限度开发利用及科技成果及时转化做出应有贡献。

摘要：社会的信息化发展对高校科研档案提出了新要求, 这决定了高校科研档案管理人员应该有着新的定位。提升档案管理人员的管理加工能力, 实现服务水平的深层次提高, 让高校科研档案资源得到最大限度的开发利用, 促进科技成果及时转化。

关键词：信息时代,档案管理人员,定位

参考文献

[1]员宁敏.中美企业档案工作制比较[J].档案学研究, 2008 (1) .

科研档案的信息化管理 篇5

科学技术研究档案暂行管理办法

第一章 总则

第一条:为了加强我院科学技术档案(下称科研档案)管理,充分发挥科研档案为科教服务,为经济建设服务的作用,根据国家教委、国家档案局国档发[1987]6号关于《科学技术档案管理暂行规定》结合本院实际情况制定本办法。

第二条：科研档案是指在科学技术研究过程中形成具有保存价值的文字、图表、数据、照片、音像等各种形式，载体的文件材料。

第三条：科研档案是科学技术研究活动过程的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一种重要的信息资源，必须统一集中管理，确保完整、系统、安全，以利开发利用。

第四条：科研档案管理是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节；科研管理部门和档案管理部门要把科研档案工作与科研计划管理、课题管理、成果管理紧密结合起来。科研工作和科研档案建立实行“四同步”管理，即：下达计划任务与提供科研文件材料的归档案要求同步；检查计划进度与检查科研材料形成情况要求同步；验收鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料要同步；上报登记和评审奖励科研成果以及科研人员晋职考核与档案部门出具专题归档案情况证明材料要同步。

第二章 科研文件材料的形成和归档

第五条：科研文件材料实行科研课题负责人主持立卷归档责任制，由课题负责人指定专人管理，每项科研项目完成或阶段完成后（包含中止或负结果的项目），对所形成的科研文件材料进行系统整理，经课题负责人审查签字后归档。

第六条：科研管理部门应把科研档案工作作为对课题组和科研人员进行考核的内容之一。

第七条：科研文件材料归档范围主要包含以下方面：

1.科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同书等。2.研究试验阶段：各项试验原始记录、计算材料、实验报告、专利申请有关材料设计图纸、工艺文件、重要往来技术文件以及小结等。

3.科研结束阶段：课题工作总结、研究报告、论文、专著、查新证明、效益证明等。4.课题验收、鉴定阶段;课题验收、鉴定申请报告及批复、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。

5.成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益与社会效益证明材料以及生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。

6.同时含以上各阶段形成的录像等电子文件。第八条：科研文件材料归档要求

1.科研文件材料应在科研项目完成（或阶段完成）后及时归档（包括中止项目或负结果项目）研究周期长的项目可分阶段归档。申请科技奖励的项目应在请奖之前归档，不请奖项目应在课题结束后二个月内归档。

2.凡归档的科研文件都应签署完备,制作材料精良、格式统一、字迹工整、图样清晰、严禁用不牢固的书写工具书写归档材料（原始记录可用铅笔书写）。

3.由几个单位协作的科研项目，由主持单位保留一套完整档案，协作单位保存自己承担任务的有关部份，并将这部份的文件材料复制一份送交主持单位保存，如确系涉及协作单位或该单位科持人员合法权益的，应在课题协议书或委托书中明确科研文件材料的归属，协作单位应将档案目录提供主持单位。

第九条：科研课题提交验收，鉴定或申请成果报奖前要由档案部门和科管部门人员对该课题科研文件材料进行检查、验收。对科研材料不完整、不符合归档要求或未归档的项目，科研管理部门不予受理成果鉴定、验收或报奖申请事宜。对上报已获奖励或正在上报的科研成果如检查档案不符合要求、档案部门有权建议有关部门推迟或撤销该项成果的奖励。

第三章 科研档案的管理与检查

第十条：档案管理部门要做好档案标准化、规范化工作，严格按照科研档案管理的有关规定、条例对所接收的档案进行认真登记、分类、编目，并妥善保管，逐步实现科研档案现代化的管理。

第十一条：档案部门对接收保管的科研档案要认真妥善管理，要有防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物和防污染等的安全措施，定期检查科研档案的保管情况，对有破损的档案应及时组织人员进行修补或复制。

第十二条：档案管理部门对接收的科研档案要按有关规定划分保管期限和密级。学院成立由有关处室、部门和档案人员组成的鉴定小组，定期对所保存的科研档案进行鉴定，报据保管期限，提出鉴定销毁意见，需要销毁的档案材料必须编造清册，经分管领导审批后销毁并指定专人监销。

第十三条：建立、完善科研档案移交、利用、保密、统计等管理制度，校内机构合并、撤销、临时机构终止工作时，必须向院档案室移交档案，承担科研工作的人员退休或调离时，必须事先做好有关科研文件材料的移交手续。

第十四条：院分管领导组织档案管理部门和科研管理部门要对科研档案进行定期检查，其内容为：

1.科研档案建立与科研工作四同步情况； 2.完成的科研项目科研材料归档情况； 3.科研档案管理制度建立与执行情况； 4.科研档案集中管理的保管情况； 5.科研档案的开发利用情况。

第十五条：对档案工作做好的档案管理人员要给予表彰或奖励，如因管理混乱、造成严重损失的要追究有关人员的责任，对工作严重失职，违反规定，泄密等造成学院损失者，视情节轻重要予于处理。

第四章 科研档案的开发利用

第十六条：院档案管理部门要大力开发科研档案信息资源，面向单位、部门领导、教科研人员，为学院建设、科研开发服务。

第十七条：院档案管理部门人员要做好科研档案信息的加工工作，编制必要的检索工具，编撰目录，文摘等史料，改进服务方式，搞好咨询服务工作。第十八条：科研档案管理人员基本任务和职责是：

1.贯彻国家有关科研档案工作的方针政策和法规，并根据此制定本单位科技档案的有关规章制度。

2.参于本院的科研计划管理，及时提出对科研档案的管理要求。

3.指导、监督、检查和协助本院在研课题组有关人员，做好科研文件形成、积累和立卷归档工作；检查、验收科研项目和上报评奖成果的档案是否准确、完整、系统。

4.负责本单位科研档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计等项业务工作。5.搞好科研档案的借阅服务工作，积极开发本单位档案信息资源，充分发挥其作用。6.按照有关规定做好档案移交工作。

7.遵守国家有关科技保密规定，保证科技密级及档案安全，维护本单位教、科人员的知识产权。

8.承办领导交办的其他有关科技档案的工作事宜。

第五章 附则

第十九条：本暂行规定自公布之日起实施。

第二十条：本暂行规定若与学院档案管理规定有抵触之处，按学院档案管理办法执行。

第二十一条：本暂行规定由实训中心负责解释。

浅析科研档案管理工作的创新 篇6

[关键词]科研档案；管理；创新；服务理念；服务手段；服务方式

在科研工作中离不开科研档案信息资源的支持，科研档案不仅能够起到有效的原始凭证作用，而且还能够为领导决策提供重要的依据。在科研过程中需要以大量的档案文献信息作为前提，档案工作人员需要提供科研活动所需要的各种档案文献资料，确保科研课题的顺利完成。这就需要科研档案管理人员需要具有较强的档案分类和整理能力，能够对档案资料进行快速检索。所以需要加快科研档案管理模式的创新，使档案能够更好的发挥其自身的价值，使其在社会发展过程中起到重要的作用。

一、创新服务理念

近年来，我国各基础科研部门在档案管理工作上加快了改革的力度，而且取得了一定的成效，但服务观念和服务技能还存在许多不如意的地方。首先，在很多地方科研机构档案管理工作中，还存在着重藏轻用的观念，档案利用率较低，导致丰富的档案资料无法有效的发挥其重要作用。其次，档案服务存在较强的被动性，缺乏主动服务意识，觉得档案管理工作就是对档案资料进行收藏和保存，意识不到服务工作的重要性。最后，在档案管理工作中，并没有从用户的需求出发，而是按照自己的主观认识来对用户的服务进行支配和限制，这使档案作用的发挥受到了较大的影响。在当前科研档案管理工作中，需要加快转变档案管理理论，进一步对档案服务工作进行创新。树立服务第一的观念，利用以人为本的服务宗旨来提升档案服务的意识，在思想上要具有主动服务的意识，提高服务的质量，从主动服务意识加快向参与式服务意识转变。通过开放式的管理观念来加快推动开发、查询、鉴定科研课题及推广科研成果中来，使科研档案资料成为科学研究的重要依据。

二、创新服务手段

随着科学技术的快速发展，计算机技术、通讯技术及网络技术等各种新技术开始在档案管理工作中进行应用，这为档案服务手段的改变提供了良好的条件。在当前信息化环境下，科研档案部门需要充分的利用数字化技术手段来加快科研档案信息化建设工作，努力提高科研档案服务的质量。

首先，通过科研档案管理信息化建設可以有效的提高科研档案管理效率科研档案在形成过程中会涉及到较多的内容，而且存档案后需要反复被查询，还需要做好日常的维护工作。而且在档案长时间的存储及使用过程中，档案文件的重要程度及质量等者附发生一定的变化。这些工作都需要在管理工作中进行重点关注。单纯的依靠手工来进行这些细致及复杂的工作需要浪费大量的人力、物力和财务，而且工作效率低下，也无法满足科研人员对档案的服务性需求。通过信息化建设，有效的提高档案管理的信息化水平，不仅能够提高档案管理效率，而且能够使档案人员从繁重的工作中解放出来，这对于推动档案管理高效化及标准化具有极其重要的意义。

其次，科研单位档案管理的信息化建设有助于提升管理质量在人工模式下进行档案查阅，不仅工作效率较低，而且所查询内容并不一定能够满足科研人员的需求，往往还需要重新进行查阅，这就会导致档案在频繁使用和查阅过程中出现损耗，甚至丢失、破坏的情况。另外，部分科研档案具有较高的保密性，这就对档案管理人员自身的责任感和责任意识提出了较高的要求。利用信息化来对科研档案进行管理，不仅档案借阅更具有针对性，而且能够有效的减少档案的损耗及泄密情况的发生，有效的提高了档案管理工作的质量。

三、创新服务方式

首先，提供专题资料服务，提高科研档案利用率。科研档案必须适应新形势，发挥科研档案信息的功能作用，方便科研人员查询利用。

一方面，按照科研档案工作规范，加强科研档案收集整理工作，将科研活动中成果鉴定材料、课题的原始记录、科研报告和技术文件等收集齐全，将馆藏科研档案信息，借助数字网络平台，及时提供给相关部门和广大科研工作者；同时，积极开展跟踪服务，即长期进行跟踪参与，将有关档案信息资料，定期提供给相应专业科研人员，同时定期收集反馈信息，有针对性地为科研人员提供有关档案信息资料。专题资料服务要紧跟科研工作，保证重点项目顺利进行。

其次，发挥网络平台作用，拓宽科研档案服务渠道。网络化的建设和使用，为科研档案的管理提供了便利条件，也是科研档案能够充分发挥其提供信息资源职能的前提保证。通过利用数字网络平台，逐步完善多种检索工具，最大限度地揭示科研档案信息资源，更好地服务于科研工作，最大限度地拓宽科研档案利用服务渠道。科研档案管理工作者要抓住契机，彻底摆脱长期沿袭的手工管理的方法，利用网络传输，将有关科研文献、数据、图纸等科研档案信息联机上网，提高科研档案信息资源的利用率和管理效率。

再次，加强档案编研工作，扩展档案利用服务功能。科研档案作为一种客观实体，它的作用需要通过一定的科学工作方法来管理、开发才能发挥出来。科研院所科研档案管理部门应以开展科研档案编研为工作的落脚点，进一步拓展科研档案利用服务的功能。档案工作者可根据客观实际需要，利用科研档案实体，在不违背知识产权法律法规的前提下，就某一专题进行系统的较深层次的加工，用新的体例、新的语言汇编成相对集中、系统的信息资料，把静态的档案汇编成动态的活信息，供给全体科研工作者参考。

最后，建立档案反馈机制，完善科研档案管理利用的整合功能。科研工作者对开发利用价值的意见或建议，是对科研档案开发利用的科学性的反馈信息。这些反馈信息内容一般比较具体，且更有针对性和适用性。可以根据这些反馈信息，对开发利用中的具体措施或方法进行调查分析，逐步建立一套完备的管理机制，以促进档案资源管理利用整合功能进一步改进和完善，使科研档案的利用价值进一步发挥。

四、结束语

科研院所通过科研档案管理的创新，可以有效的为科研工作提供有效的服务，使科研档案的价值更好的体现出来。通过规范化对科研档案进行管理，强化科研档案信息化建设工作，努力提高科研档案管理人员自身的素质，可能为科研档案管理的创新奠定良好的基础，而且对推动科研档案管理现代化和标准化的实现具有极其重要的意义。

参考文献

[1]秦占霞.如何有效创新科研档案管理工作[J].办公室业务，2012-12-05.

[2]张建萍.谈新形势下科研档案管理工作的创新[J].玻璃，2013-04-25.

科研档案的信息化管理 篇7

一、科研档案管理信息化建设的必要性

1、社会和经济发展的必然选择

随着全球经济和社会一体化进程的加快, 信息成为影响经济发展、社会进步、企业生存最重要的因素之一。加快科研档案管理的信息化建设, 对于进一步促进资源的开发、利用、保存和传递, 实现档案信息资源的共享, 意义重大。是社会和经济发展的必然选择。

2、档案管理事业发展的必然趋势

档案管理作为一门基础性事业, 在我国社会主义现代化建设中发挥着十分重要的作用, 有着举足轻重的地位。加强科研档案管理信息化建设, 是档案管理事业本身发展的必然趋势。面对全球资讯大爆炸的新形势, 科研档案管理必须要改变传统的工作模式, 调整档案工作的方法、手段和结构, 使科研档案管理工作与社会的整体发展相适应。与此同时, 科研档案管理信息化, 也有利于相关从业人员树立新的档案管理理念, 从根本上促进新的科研档案管理体制的建立和完善。

3、提高工作效率, 节约资源的必然要求

传统科研档案管理工作, 主要是利用人工对档案实体进行收集、整理、保存和利用的过程, 需要消耗的人力、物力较大, 且工作进程缓慢, 已经无法适应人们越来越快的生活和工作节奏, 更跟不上经济飞速发展的步伐。科研档案管理信息化, 大大提高了档案的储存量, 提高了档案信息的利用效率和频率, 促进档案信息转化为实际生产力, 有利于节约自然资源、人力资源和社会资源。

二、科研档案管理信息化建设的发展策略

要推动科研档案管理信息化建设, 可以从以下几个方面入手:

1、建立健全科研档案制度

要通过建立健全科研档案制度, 促进科研档案管理走科学化、规范化的道路。

首先, 将科研档案管理与科研计划管理、课题管理和成果管理紧密结合起来, 使科研档案在科研工作中发挥实用, 也促进在科研工作中的科研建档, 使二者相互渗透, 协调发展。

其次, 要不断丰富科研档案资源。针对一些对经济发展、科技进步、文化建设有参考价值的档案, 要做到及时收集、科学整理, 严格把关, 使档案从数量上、质量上和结构上得到全面优化。

最后, 充分发挥计算机管理系统的作用, 提高收集信息、整理信息和搜索、利用信息的效率和准确率, 实现科研档案的自动化处理。

2、实现电子文件的标准化管理提供完善的查询系统

首先, 在科研活动及管理活动过程中, 要实现电子文件的规范化和标准化管理, 为科研活动和管理活动提供全程优质服务。建立与科技计划项目及管理业务流程集成的全文件生命期动态管理机制, 保证为科研活动提供真实、可靠、完整的数据信息, 并实现保密范围外的档案资源的高度共享。

其次, 要建立科学全面的查询系统和检索体系, 提供多角度、全方位、快精准的档案信息, 最大限度满足科研人员及管理人员对信息查询的需求。

3、保证档案信息的保密性和共享性

首先, 对于一些涉及国家机密和科研成果发明人权益的档案信息, 要按照科研档案的密级, 严格限制不同密级的阅读范围, 保证国家机密安全, 维护知识产权。另外, 在网路档案信息中要防止盗版或非法传播等侵权行为出现, 在保密范围外的档案资源中要注明科研成果的知识产权权属, 对站点内容的合理使用做出规定。

其次, 对于不涉及国家机密和知识产权的信息, 要通过网络实现共享, 使不同地域、不同行业、不同身份的人都能分享档案信息资源。对于一些具备极大参考价值的资料, 也可以通过设置权限, 实行付费查档, 在线销售。

4、扩大服务范围, 丰富服务内容

科研档案管理应扩大服务范围, 丰富服务内容, 实现以知识形态和观念形态而存在的科研成果转化为直接的社会生产力, 提高科研档案管理工作的社会效益和经济效益。使科研档案管理由封闭、被动、单一的服务层次, 向开放、主动、全面的层次靠拢, 保证档案资料的正确性、完整性和系统性, 为更多的人提供更好的服务。在全面了解和分析馆藏资源内容及利用者的利用需求的基础上, 编制多种专题汇编资料, 建立科研档案信息资源库, 为科研管理部门决策、科研成果推广应用等提供主动服务, 并与社会开展信息交流, 积极拓展技术市场服务。

结束语:

总之, 在科研档案用户的需求越来越多元化的今天, 传统的科研档案管理模式已经无法满足用户的需求, 更加无法适应科技进步、经济发展的速度。我们必须要加强科研档案管理信息化建设, 提高科研档案管理的正确性、全面性、灵活性和广泛性, 实现对科研档案管理的科学管理和开发利用, 实现其经济效益和社会效益。

摘要：随着经济全球化的发展和计算机技术的广泛应用, 我们已经进入到了信息时代。加快科研档案管理的信息化建设, 为科研队伍提供全面、实时、准确的科研信息, 并实现档案信息资源的共享, 是当前科研档案管理工作的重点。

关键词：科研档案管理,信息化,必要,发展策略

参考文献

[1]张青:《网络环境下的科技档案管理工作研究》, 《科技创新导报》, 2009 (35) 。

[2]陆萍、王上琦:《浅议企业档案信息化建设》, 贵州省档案局、贵州省档案学会“纪念贵州省档案馆成立50周年”学术交流会论文集, 2010年。

[3]李原:《创奇科技档案管理系统V2.0在环境检测技术档案管理中的实践》, 《内蒙古环境科学》, 2008 (3) 。

[4]安小米:《中外科研档案管理的现状比较及借鉴》, 《中国档案》, 2007 (8) 。

科研档案的信息化管理 篇8

一、农业科研档案管理的现状及存在问题

(一) 农业科研档案管理水平低, 档案收集保存不全

大部分农业科研单位都没有完整地收集到应保存的科研档案, 这一方面是科研人员普遍存在科研档案意识淡薄的现象, 没有认识到科研档案工作的重要性, 有些科研人员还将自己科研成果视为个人私有财产, 许多珍贵资料, 如获奖证书、专利证书论著等材料不愿上交或推迟上交;另一方面是科研管理人员素质不高, 档案意识不强, 缺少档案管理的专业知识, 对应该归档的档案不清楚, 档案归类不明等现象, 使一些科研档案没有及时收档。

(二) 档案收集重视结果型档案, 忽视了基础数据的收集和管理

农业科研档案的形成不同于一般文件档案, 由于研究对象是农作物, 所以它具有收集周期长、形成时间分散、收集范围广和成果性强等特点。很多科研单位在档案管理中重视的是最终形成的论文, 成果和专利等形式的档案和资料, 却没有将农作物大田中观测的数据, 实验中的记录数据作为应该归档的档案, 导致这一部分重要档案随着人员的流动而流失。

(三) 农业科研档案管理落后, 档案利用率低

农业科研档案大部分还是以纸质的形式归档, 纸质资源收上来之后, 一旦归档往往就被束之高阁、无人问津。导致一方面是档案束之高阁, 一方面是科研人员查不到相关资源, 导致了科研实验和工作的重复, 也导致了资源和时间的浪费。档案管理重收集, 轻利用导致无法发挥科技档案为后续科研人员参考和提供有价值信息的作用, 也严重阻碍了科技创新力的发挥。

(四) 忽视科研档案的安全性

科研档案的管理自从网络化以后就面临安全性等新问题。随着社会的电子化和信息化的发展, 科研档案溶入电子化的潮流, 大家习惯用网络传递信息, 将一部分科研资料在网上利用邮箱发送, QQ上传, 转发或直接传到网盘, 导致有些保密性资料泄漏, 或者被国外的媒体所转载等等。

二、提高农业科研档案管理的几点建议

(一) 普及档案教育, 将档案收集和管理纳入绩效管理

各单位领导应充分意识到档案工作的重要性, 高度重视农业科研档案的教育和管理, 将档案收集和管理工作纳入绩效考核中来。一是要加强和普及档案知识的培训和宣传, 教育科研人员作为一线的档案收集的人员, 要重视档案的收集和管理, 明白档案的重要意义, 主动加入档案工作中来, 他们能否按时并完整地提交科研档案, 是加强档案管理的第一步。二是要加强科研管理人员在档案等相关业务上的学习和培训, 科研档案管理人员要充分认识档案管理工作的重大意义和所承担的重任, 及时督促科研人员归档。此外, 最关键的是要将档案收集和管理纳入科研人员和管理人员的绩效管理中来, 档案收集和管理作为科研管理的重要方面, 也应是绩效考核的一个必不可少的因素, 科研单位要制订和完善科研档案管理的办法, 并将这个办法的执行与绩效考核挂钩, 使科研人员和管理人员依照办法执行, 并严格遵守相关规定, 这样才能保证档案收集的数量和质量。

(二) 重视对农业科研活动过程中基础数据信息的收集和归档

农业科研活动是一项长期性的探索过程, 这个过程是非常珍贵的, 有些农作物的研究要花科研人员几年或几十年的过程才能探索和弄清楚某一方面的问题, 正因为作物的周期性太长, 从事这一方面的科研人员也许一辈子都无法重复同一个实验, 因此, 这种科研人员的探索的过程是一笔珍贵的财富, 应将科研探索活动中记录的数据和信息作为一项重要的档案来记载和归档。国家近几年已经充分意识到这个问题的存在, 并在国家层面上支持了一些基础数据收集和上传的工作, 作为一个科研单位, 也要与时俱进, 充分认识到这些数据的重要性, 高度重视这类档案主要是实验记录本形式存在的科研档案的收集和整理, 将这些珍贵的资料保存起来, 给后续科研人员参考和利用。

(三) 加强档案的信息化管理, 提高科研档案的利用率

利用现代技术和高科技手段规范科研档案管理, 要在做好保密工作和保护好知识产权的前提下, 有步骤、分批次、循序渐进地推进科研档案目录数字化、全文电子化, 建立科研档案管理电子通道, 实现资料和信息的网络传输、接收与筛选, 不仅可以提高档案管理的工作效率, 还可以提高农业科研档案的管理水平。科研档案利用率低是普遍存在的问题, 主要方面是科研档案很多是纸质形式保存, 保存下来后, 除了档案管理员和以前使用过的科研人员外, 别的科研人员根本就不知道有这个资料可以查阅, 这是造成档案利用率低的主要原因。因此要改革现有的情况, 将档案分成纸质档案和电子档案同时保存。没有电子档的资料, 档案管理人员应通过扫描等方式进行档案电子化管理, 使每一份档案都同时具有纸质和电子版本两种形式。做好纸质和电子档案的分类和归档, 对非保密性的文档归档后要及时在本单位公布归档目录, 条件好的单位应建立档案管理系统, 在单位内部方便科研人员及时查询和参考。

(四) 重视农业科研档案的安全性问题

随着现代办公信息化、网络化和无纸办公的要求, 必然会带来农业科研档案管理的安全性问题。大家在不知不觉中使用网络的同时, 常常也会导致信息的外泄。因此一定要做好档案安全和保密知识的培训和宣传, 树立安全性的意识, 提高档案的安全防范意识, 从思想上来抓档案的安全性问题。一方面要防止网络中的不安全因素, 防止网络黑客攻击和严密防控电脑病毒, 所有资料都要做好备份存储工作;另一方面, 加强科研人员教育和培训, 让科研人员明白哪些资料是应该保密的, 对保密性资源, 在传送过程中不能使用网络形式传递, 应该放在专门的保密电脑中, 使用光盘的方式邮寄。此外, 科研人员在查阅科研档案时要严格按档案管理的规定使用资料, 一般只在单位内部使用, 并且不外传相关资料。

农业科研档案的管理是一门专业性很强的工作, 也是全体科研人员共同努力的结果, 作为一种直接记录科研工作者从事科技活动的最直接的原始信息材料, 这是一笔珍贵的资料, 不仅可以为科技信息资源的开发和利用提供重要的资料和信息, 而且对科技成果的开发推广、转让以及进一步的研究具有重大意义。我们要通过做好档案管理工作, 提高档案使用效率, 通过对科研档案信息资源的寻觅、存储、揭示、分析、归纳综合加工和深化, 来挖掘档案中的信息和资源, 最大限度地开发科研档案信息资源, 充分发挥其潜在价值, 为后期的科研活动提供参考, 同时避免重复研究, 提高科技创新力, 加快科技成果转化。

参考文献

[1]梅盈洁, 等.加强农业科研档案管理提高农业科研管理水平[J].农业科技管理, 2011 (02) .

[2]毕保良, 等.浅议高校科研档案管理的问题及对策[J].农业科技管理, 2010 (06) .

[3]丁余微.A大学B学院科研管理现状与对策研究[D].吉林大学, 2013.

浅议科研单位档案的信息化工作 篇9

一、档案管理信息化工作的现状

水产项目档案是指项目从其立项到竣工等各个建设阶段直接产生的具有重要价值的各种原始的文件材料, 如:建设项目规划立项的各种报审批复文件、项目的可行性研宄分析报告、项目的设计文件和设计图、项目建设的施工过程记录、竣工验收报告等。其内容表现形式多种多样, 主要有文字、数据、图纸、相片、录像、图表等。但是, 在项目建设过程中, 由于缺乏规范化的档案管理制度, 以及在档案管理方面不愿意投入太多的资源, 缺少对项目档案潜在价值的认识, 直接影响了项目经济效益及社会效益的发挥。

1. 缺乏档案信息化管理的先进理念

许多人看来, 现今的电子存档比起传统意义上的普通纸质存档, 没有直观的感觉。这些人觉得只要是传统的纸质档案还完好, 它们的档案管理就不会出现差错, 这就让管理人士对于信息技能的使用缺少主动性。另外, 因为电子档案在管理的过程中比较复杂, 需要很长的时间不能有好的效果呈现, 而且还要有一定的专业知识来支撑, 这就让档案管理人士对于电子档案的管理失去了信心, 当然也就不主动承担电子档案的管理工作了, 从而没有对电子档案重要性树立比较清晰的认识。

2. 项目档案收集归档不及时

项目档案管理不同于企事业单位档案管理, 绝大部分形成于建设施工过程, 使其管理工作从文件材料的收集到整理成标准形式的档案的这段过程中, 都具有太多的不定性因素。有些小型项目大多是施工要求急、建设周期短、形成的文件材料数量不多, 不易引起各参建单位的足够重视;大型项目建设工期长, 参与建设的单位多, 形成的文件材料涉及范围广、专业多, 内容繁杂, 稍有疏忽就可能遗漏。再加上建设施工人员组成复杂、临时机构解散, 都是致使文件材料的遗失重要因素。目前, 大多数参建单位都是在水利工程建设的后期才开始着手文件材料的收集和整理工作, 忽视文件材料的及时收集, 从而导致了文件的遗失, 造成复印件多、原件少, 原始资料严重缺失等现象。

3. 档案信息化管理的社会化服务效率低下

根据笔者从事水产科研工作的经历, 在科研项目管理过程中形成的各种历史记录和文件信息, 包括相关的政策法规, 其中大量的档案信息, 没有经过进一步的电子化、数学化信息处理, 相关的有用信息在为政务决策、向公众和社会服务上效率低下, 面临所谓的“信息庞大、知识贫乏”问题。

4. 档案管理标准化有待进一步增强

档案管理标准化即是对基本工作的规范化、准确化、流程化。目前的标准体系内容缺乏系统性、配套性, 导致科研成果的档案管理工作流于形式, 科研成果信息分散孤立, 采集数据的内容、质量良莠不齐, 一定程度上形成了资源的浪费。需要从网络信息技能特征上, 思考档案管理的技能准则、组织工作流程标准。

二、关于档案管理信息化建设的几点建议

针对以上所举科研单位档案信息化建设中存在的问题症结, 就如何提高科研档案信息化水平, 结合实际谈以下建议:

1. 树立信息化建设的迫切理念

档案工作的具体人员要认清档案信息化的重要性, 积极使现代技术和信息技术运用于档案管理之中, 要创新开展档案管理工作, 不断充实提高自身综合素养, 不能仅仅满足于一般的保存管理, 要成为档案信息专家, 由传统的档案保管转变了档案信息管理运用。要将科研过程中的文件收集整理, 并实现电子信息化, 保证科研项目产生的电子文件真实、完整、安全地保管, 并使之运用于社会化服务。

2. 要建立起档案信息的目标责任制管理体制

在科研项目中形成的档案, 是科研活动过程及结果的综合体现, 必然在人与人之间、部门之间建立联系或互动机制, 科研活动从立项、审批、实施、验收的各个环节, 其中任何一个节点的活动都产生大量的资料信息, 各类信息系统之间的信息共享和有效传递是实现档案工作信息化的关键。各参建单位要依照国家有关项目工程档案管理的相关法律法规、规章制度以及相关行业标准, 制定符合项目建设以及自身情况的项目档案管理工作制度。因为项目的个性以及各参建单位在项目建设过程中发挥的作用不同, 因根据自身的特点, 建立符合自己单位的文件材料的收集整理制度, 文件材料的利用管理制度, 档案管理人员的岗位责任制度以及工程竣工档案验收实施细则和工程档案管理实施办法等档案管理的规章制度, 以此来规范项目建设过程中文件材料的管理工作, 使项目档案从形成、收集、整理、保管等阶段均有明确规定和相应的制约措施, 使项目档案管理有章可循。做到无论是在项目建设各阶段还是各参建单位内部, 都能从制度上保证文件材料的收集和管理工作, 使项目档案管理工作规范化、标准化、系统化, 实现信息形成、信息采集、信息传递、信息处理实时监控, 达到各类信息共享和各项工作标准化、规范化。

3. 统筹建设科研项目档案信息化体系

浅谈科研档案信息资源的深度开发 篇10

关键词：科研档案,信息资源开发,数据化,网络化,商品化

科研档案是在科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像、实物等各种形式载体的文件材料。它蕴藏了大量价值含量高的科研信息,比如某个项目的研发思路、核心技术、结论报告等等,对科研、企业生产等具有其它信息无可替代的作用,是科技档案中最具有开发利用价值的档案种类之一。在信息高度发达的时代,谁掌握了科研档案信息,谁就掌握了宝贵的知识资源,在竞争中就能占有主动权,因此对于科研档案信息资源的深度开发显得格外重要。

一、科研档案信息用户的需求特征分析

科研档案信息的用户主要是高校的科研人员和科研型企业等,属于专业型的用户。他们所需求的档案专业性、全面性较强,因而他们在查询利用档案信息时具有以下特点:

(一)方便性。

心理学的一项研究表明:对于两份内容相近价值有别的材料,人们普遍有愿意取用方便的其质量稍差的材料而不愿想办法取用不方便有较大价值的那份材料的趋向。可见,在查找科研档案信息时,用户最希望的是以最方便的方式获得。在网络环境下,用户可以摆脱时空的束缚,随时随地足不出户地查找利用信息,与到实体档案部门查询资料相比,用户更青睐于利用互联网方便快捷地查询信息。

(二)高效性。

当今社会,是一个高效、快节奏的社会,竞争的压力越来越大,人们的时间观念也是与日俱增,不管是科学研究还是企业产品的研发,都面领着强大的竞争压力,甚至有时候竞争取胜的关键因素就是时间,因此科研档案信息用户在查找信息时更希望能够高效、快速地得到所需的信息。

(三)新颖性。

科研人员在进行科学研究时不仅仅需要掌握过去的大量的科研资料,他们也希望更加迅速及时的查询到最新的科研信息,了解最新的科研动态,某一专业或领域的最新理论或研究方法。

二、科研档案信息资源开发利用的现状

(一)信息不公开,无处可找。

虽然网络上的信息浩如烟海,但是当我们在网上数据库(如中国知网、万方数据库等)或者搜索引擎(360、百度等)查询资料时,得到的大多是一些重复的、信息含金量较低的文献,信息用户对于科研档案信息强烈的需求无法得到满足。此外,许多科技档案部门实际上还没有实现科研档案信息资源全文数据库网上检索查询,即使有也大多仅限于局域网,这些现实存在的价值高的专业性资料,根本就没有对大众公开,有的甚至不愿意向他人提供本部门的科研档案信息。也许是因为科研档案信息具有“私密”特性等原因,它们大多只是服务本部门,外界的科研人员虽然可以利用互联网但却进不了专业网,因此许多现实存在的科研档案信息,用户想用却找不到,也不知道在哪里找,怎样找。总的来说,信息不公开是制约信息利用的一大重要阻碍。

(二)开发深度不够,缺乏针对性、实用性。

目前,我国科研档案信息开发仍处于初级阶段,基本上只是对纸质档案进行编研开发,内容简单,大多是事件、数据等地简单罗列,而且开发的速度较缓慢,不能满足信息用户对于科研档案信息高效性、新颖性的需求,此外,缺乏对用户的需求调研,所以编研产品缺乏针对性、实用性,对科研档案信息的深层次挖掘严重不足。

(三)领导不够重视,缺乏必要的资金、设备、人员的配置。

领导一般认为科研档案不能直接产生经济效益,所以对于科研档案信息资源的开发就显得不够重视,认为只要把科研档案保管好就可以了,对于科研档案信息资源开发的资金投入就少之又少。其次,开发信息的软硬件设备较为落后,没有紧跟时代的需要,应用最新的信息技术来开发档案信息,此外,管理人员的素质较低,信息意识不强,计算机应用能力不强,开发能力较弱。所以大多的科研档案信息无法满足信息用户网上检索的需求,而且开发出的信息产品质量较低。

因此,本文立足于信息用户的需求特征针对科研档案信息资源开发利用的现状,提出一种解决策略,希望能够帮助信息用户解决查找科研档案信息的困境。

三、科研档案信息资源深度开发的方式

本文所指的科研档案信息资源深度开发是指:基于商品化的模式,利用互联网、数据库、大数据技术、云计算、云存储、数据采集加工处理技术等先进的信息技术对科研档案中的知识、信息内容进行加工整理。

(一)数据化开发。

互联网时代,尤其是以社交网络、电子商务与移动通信把人类带入了庞大、复杂的信息时代。数据正成为巨大的经济资产,成为新世纪的矿产与资源,能够为国家、企业带来新的发展模式和投资机会等。

“大数剧”发展的障碍,在于数据的可获取性,而科技档案部门在这方面拥有得天独厚的优势,它们拥有大量的科研信息。我们可以建立以科研档案信息资源为基础,计算机网络为平台的数据化开发模式。所谓的数据化,通常是将均匀、连续的数字信息结构化和颗粒化,形成标准化的、开放的、非线性的、通用的数据对象,并基于不同形态与类别的数据对象,实现相关的应用和开展相关的活动的过程。数据化是对数字化的的拓展与推进。我们可以应用计算机将科研档案信息进行数据化的加工处理,在利用先进的数据分析工具的基础上发现隐藏在数据下的规律,进而指导科研、生产活动,充分实现科研档案信息资源的信息价值和经济价值。此外,还应注意,数据的价值就像漂浮在海洋中的冰山,我们不能被只看到冰山的一角的假象所迷惑,要充分发挥数据的作用。比如,将已经被数据化的科研档案信息资源进行再利用、数据集整合、数据重组等等。

(二)网络化开发。

据中国互联网络信息中心(CNNIC)最新发布的报告显示,截至2013年6月底,我国网民规模达到5.91亿。可见,人们对于网络的依赖性与日俱增。现在,网络基本上覆盖了社会的方方面面,人们可以随时随地利用网络获取信息,解决工作、学习、科研、生活中遇到的难题,所以,信息用户也更倾向于利用网络高效、快速地检索所需的科研信息。所以,为了满足信息用户对于科研档案信息的需求,科研档案信息资源的开发方式也应顺应网络的趋势,加强信息资源的网络化开发,科技档案信息网络化是指建立档案信息网站,以网站为基地,收集和管理网络中的电子文件并对传统档案进行数据化的处理加工,然后通过网站提供信息服务。在这里的数据化的开发与网络化开发在内容上会有部分交叉,因为网络化的开发是需要以科研档案信息的数据化为基础,二者存在一定的关联。

1. 以多种形式开发科研档案的信息资源。

将科研档案进行数字化的处理,进而利用计算机对科技档案的信息进行开发,以电子图册、音频、视屏、文本、图示、数据化的分析结果等形式通过网站提供给网络信息用户。

2. 提供个性化科研档案信息服务。

利用网页动态生成技术、过程跟踪技术、数据推送技术等先进技术,了解用户的基本信息和经常性涉猎信息的领域、浏览习惯、心理倾向以及某一时期的需求热点等,为信息用户提供个性化的信息服务,如:分类定制服务(档案用户可以按照自己的喜好,自己设定信息的资源类型、表现形式、系统服务功能等)、信息集成服务(通过同一网络系统服务平台或者手机APP,提供多样和多元化的个性化服务)、信息推送服务(主要有频道式推送和邮件式推送推送),从而有效地吸引档案信息用户,满足科研档案信息用户全面的、高效的、更高层次的信息需求,提高用户的满意度。

(三)商业化开发。

《开发利用科技档案信息资源暂行办法》第四条规定:“各有关部门应面向科研、设计、生产和管理,面向引进技术的消化吸收及我国产品、技术的出口;积极参与技术市场和信息市场”。这项规定为科研档案信息资源商品化的开发提供了政策上的保障和指导。马克思主义的价值理论告诉我们,商品应具有使用价值和价值。一方面,科研档案信息包含了大量有价值的原生态的信息,能够为科研、生产、管理、决策甚至创造性活动提供必要的参考依据,因而科研档案信息具有使用价值。另一方面,信息逐渐成为高校、企业在科研活动、产品研发等中重要的信息资源,成为在激烈的市场竞争中取胜的关键因素。而档案是生产实践等活动的原始记录,因其客观性、原始性、价值性等特点,受到高校和企业的青睐。因此,科研档案信息存在广泛的市场需求,具备进入市场进行交换的条件。所以科研档案信息满足马克思主义价值论的要求,能够成为商品。此外,商品化的开发带来的效益能够调动工作人员的积极性,得到领导者的重视,也能吸引有兴趣的企业的合作与支持,从而使科研档案的信息资源得到深层次的挖掘和开发。

科研档案信息资源的商品化开发的方式有:

1. 中介商的方式。

2005年国家档案局根据《2006-2020年国家信息化发展战略》“鼓励企业、个人和其他各种类型的社会组织参与信息资源的公益性开发”的要求,出台了《中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》,提出要积极利用社会力量和市场手段,对已公布的档案信息内容进行研究和开发,努力提高档案信息资源开发利用的深度。对于科研档案信息资源的开发,我们可以采用中介商参与的方式进行商品化的开发,将其作为公益性开发的补充。中介商是指位于科技档案部门与信息利用者二者之间的中介,比如专门从事信息服务的企业。科技档案部门提供经过数据化整理开发的科研档案信息,由中介商向信息用户宣传与发布,通过网络平台建立一个专用的数据库面向科研档案信息用户进行销售,中介商从中收取一定的佣金。中介商在销售领域具有自己专业的优势,它们在客户群体、宣传、销售渠道等方面得天独厚,科技档案部门与企业合作,不仅可以弥补自身在宣传营销方面的不足,提高科研档案信息的利用率,还有助于解决信息用户查找科研档案信息时无处可查,查而不得的难题。从而实现科技档案部门、信息用户、中介商三者共赢的局面。

2. 科技档案部门直销的方式。

科技档案部门直销,就是指科技档案部门对于本部门开发的科研档案信息直接向信息用户销售的一种方式,可以作为一种补充的商品化模式。如果科技档案部门在人员、物力、财力等方面资源充足,可以自产自营,独自进行科研档案信息的开发与销售活动,这样的一种模式更有助于调动档案管理人员的工作积极性,提高该部门的在组织中的地位和价值。

四、结论

本文立足于信息用户的需求特征,分析科研档案信息资源开发利用中存在的问题,提出科技档案信息资源深度开发的思路,以数据化为基础,商业化的模式为开发方向,利用网络作为技术平台,向用户提供信息服务。希望能够为科技档案部门在科研档案信息资源的开发方式上提供一些参考建议,促进科研档案的信息价值的充分实现,发挥其在科学研究和企业生产中的作用,帮助信息用户解决在信息查询中遇到的难题。

参考文献

[1]岳素芳.论科研档案管理和开发利用中的知识产权保护[J].档案人语,2011(11).

[2]数字化和数据化-技术启迪智慧-新浪博客.http://blog.sina.com.cn/s/blog_e06cf1a60101g3nx.html.

技工学校教学科研档案的管理 篇11

教学科研档案是学校在长期的教育教学、科学研究等工作中形成的，通过保存以备查用的文件材料。它包括学校教学管理、校园网建设、招生就业、学籍管理、课堂教学与教学实践、科学研究等方面的文字材料和声像资料。

教学科研档案是学校教学科研工作的真实记录和经验总结，是教学科研工作的重要组成部分，更是学校档案中最具特色、最能体现学校办学水平的历史记载。

二、教学科研档案管理的现状

目前，技工院校教学科研档案从收集到利用的全过程存在不少问题和困难。

1.教学科研档案的收集阻力大

有的老师认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的，理应由自己保管，一交给学校档案室，那不是把自己的成果充公了吗？有的教师唯恐材料经档案部门立卷、归档后，把自己整理的系统的材料分散在不同的案卷，造成利用不畅、使用不便等问题。这种对教学管理工作的认识不足和抵触情绪，使教学科研档案的收集始终处于被动地位，移交什么就接收什么，不移交也不主动搜集。应归档的珍贵的教学实践和科研材料依然散落在个人手中，使教学、科研档案难以发挥应有的作用。

2.教学科研部门与档案管理部门的沟通协调不够

就教学、科研部门而言，其主要工作是教学管理及学术研究，而档案收集、管理应由档案部门负责，且部门立卷难推行，故而对材料收集、归档态度冷漠。就档案管理部门而言，档案管理人员通常只在库房做日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性工作，很少深入教学、科研部门，未有效宣传档案管理的重要性。

3.认识有偏颇，管理不到位

有些单位对档案工作重视不够，认为档案管理是一个很清闲的活，不需要技能，也不需要培训。有些单位把档案岗位作为照顾老弱病残的专用岗位，无论其是否胜任档案工作。有些单位频繁更换档案员，档案人员队伍不稳定，素质参差不齐。有些单位很少指导档案工作，也很少检查、考核。有些单位对档案保管设备配备、档案工作人员的待遇落实缺少关心。在这些情况下，学校教学科研档案工作几乎是放任自流，全凭档案员的责任心，何谈档案的完整、系统、准确！

4.开发档案信息滞后，利用效果不明显

教科研档案的宗旨是为教育教学服务、为师生服务、为社会服务，但许多技工学校的教科研档案利用率不高。究其原因有二，一是档案员身兼数职，无力开展信息开发、档案编研工作；二是档案员对教育教学管理工作陌生，对档案业务也知之甚少，通过培训才能勉强上岗，水平基本处在手工操作阶段，编研能力有限。

三、构建科学规范的教科研档案管理机制

如何规范、科学地做好教学科研档案的收集、立卷、整理、保管和使用工作？结合多年从事学校档案管理的经验，笔者认为可以从以下几方面着手。

1.转变观念，责成专人管理网络，是做好教学科研档案工作的基础

学校要切实重视教学科研档案工作，大力宣传教学科研档案管理的重要性，达成“归档是为了更好地服务于教育教学工作、服务于广大师生、服务于社会，统一保管有利于保护档案的齐全、完整、系统、安全，为利用者提供全面信息”的共识。

学校要建立一个完整的工作网络，贯穿综合档案室、教务处、教研室、教研组和课题组，指定专人负责相关档案的收集、归档。此外，根据学校实际，制订教学、科研档案的归档范围和保管期限表，及时印发给学校教学科研部门，召集相关人员进行业务培训，并定期到教学科研部门了解、检查教学档案的收集情况，使档案部门成为学校教学、科研工作的信息咨询部门。

2.提高档案管理工作者的综合素质，是做好教学科研档案工作的关键

随着科学技术和信息产业的飞速发展，现代化手段越来越多地应用于档案工作。特别是数字信息、电子文件等新生事物的出现，以及文档一体化管理手段的应用，对档案员提出了更高的要求，让有些档案员措手不及。

档案工作者要充分认识形势的严峻性，主动加强业务学习，更新知识结构，拓宽知识面，提高职业道德修养，提高教学科研档案的质量和管理水平，提高编研水平。学校要制定培训计划，有针对性地提高档案员的业务水平，引导其掌握更多的理论知识和现代管理技能，使学校的档案管理逐步走向科学化、现代化。

3.规范档案管理目标和管理制度，是做好教学科研档案工作的重点

技工院校以市档案局、市教育局《广州市中小学档案管理工作规范》为依据，制定明确的教学科研档案的目标管理标准，建立一套适用于本校的教学科研档案管理制度。此外，制定目标管理标准考核制度，明确各专、兼职档案人员的岗位职责，把档案工作纳入考核，奖惩分明，奖优罚劣。

4.注重收集、规范归档程序，是做好教学科研档案工作的核心

科研材料呈乱扔乱放、杂乱无章的状态，根本就没有案卷，更没有检索工具，要查找一份档案，就如大海捞针，造成了要用时找不到、不用时又嫌碍事的状况。由此可见，及时归档、科学组卷是多么重要。

档案工作的每一环节都非常重要，但最重要的要数收集这一环节，如果收集工作做不好，其他的整理、鉴定、保管、利用等一系列工作将是无本之木、无源之水。档案员要高度重视收集工作，主动参与教学科研管理工作，从文件形成即开始介入，督促有关部门和相关人员随办随归。在文件材料收集齐全后，档案员要以保持材料的系统性和有机联系为原则，科学分类，合理组卷，确保案卷完整、准确、美观，便于查找。

5.注重教学科研档案信息资源的开发和利用，是做好教学科研档案工作的根本

档案的生命在于它的实用性，收集档案的目的在于利用。因此，要切实提高教学科研档案的利用效果。一是教学科研档案的开发要突出学校特色。档案人员在档案的收集、整理、利用和档案开发中应总结典型经验和教学科研的特色与亮点。二是教学科研档案应着重对教师业务竞赛、学生升学情况、学生学科竞赛进行数据统计分析，编制基础数字汇集；着重对教师优秀教学讲稿、学生优秀作文、教学论文进行专题收集，汇编成集；着重将历年试题分析、教学经验编制成教学参考资料。三是在科学分类、合理组卷的基础上，科学编制各种检索工具，从而提高服务质量。

科学规范的教学科研档案，不仅为学校的改革和发展提供理论支持，也为深化教育教学改革、强化内部管理提供参考资料，为完善学校管理体制奠定基础。而学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容，我们应以优化教学科研档案管理为突破，完善技工学校档案管理工作，为提高教学质量、提升教育品质、创学校品牌做出积极的贡献。

科研档案的信息化管理 篇12

农业科研档案是整个农业科研工作的重要组成部分之一, 而且非常详细记录了农业科研工作者在科研行为中的资料与信息, 是农业科学技术研究活动中所进行的一系列的最真实、最原始的记录与历史资料凭证, 是科学技术储备的一种形式, 是科技创新与科技成果转化的一项重要的信息资源。

1农业科研档案信息资源对农业科研工作的意义

农业科研档案是农业科技工作者的经验结晶, 主要包括农、林、牧、副、渔方面科学研究中从课题立项、总结、汇报、申报、进程、结题到成果鉴定等形成的各种档案材料, 反映了当前农业科技动态与发展规律, 属于是重要的农业科研、生产信息资源, 具有特殊的和不可再生特点, 可以说农业科研档案是科研活动环境下形成的非常有科技价值与保存价值的多类型的文字、图表声像和载体材料的总称。据有关资料统计显示, 我国在重大农业科研成果方面的项目多达2万多, 而且有的还处在世界的领先地位, 但是这些成果并没有集中在一起, 而是分散在我国的各个地方, 而且属于不断组织区域, 没能发挥好它的集成效应, 使得资源的浪费现象十分严重, 因此需要构建农业科研档案信息化资源。首先可以提高整个部门的工作效率, 让农业档案管理员可以从繁重的手工劳动中解脱出来。其次实现档案工作的信息化可以提高整个部门的技术水平, 科技人员能够在计算机上查阅所需档案资料, 提高了资料的收集效率, 也才能把信息转化为现实生产力。最后档案的快速收集工作, 可以提高农业科研档案管理的效率。

2农业科研档案信息资源开发和利用中表现出的问题

2.1档案信息资源开发不足, 利用的手段落后

农业科研档案信息资源离不开先进的软硬件环境的支持, 虽然随着数字化、网络化技术程度的深入提高, 档案部门也购置了计算机, 建立了文件数据库和档案查询数据库, 在资源开发过程中依然停留在利用计算机进行简单的编写, 由于起步较晚, 信息采集更多还在依赖人工操作, 基本上在原地踏步, 远远没有实现服务手段自动化与网络化的过程。同时对于当前发生的最新档案信息会因为种种原因没有收入馆藏, 尤其是经鉴定的科技成果档案也没有及时的跟进信息采集, 传递信息的落后, 检索工具没有做好, 根本不能满足当前用户对信息的需求, 造成农业科研成果不利于推广与利用。

2.2相关人员对农业科技档案的信息价值意识淡漠

农业科研档案信息资源受到历史发展原因的影响, 没有得到很好的收集, 造成信息资源利用效率差, 使得相关工作人员对这方面不够重视, 加上经费不足等客观原因, 以及农业科技档案人员在农业专业知识、网络、计算机、英语和管理学等都欠缺, 造成档案工作人员的信息意识淡漠, 思想观念老化, 观念陈旧, 抱残守缺, 知识结构无法跟上, 编研材料内容单一, 编研材料档次低, 存在着重文书、轻科技的现象, 没有开拓与创新精神, 严重的影响了科技档案信息资源的利用。

3提高农业科研档案信息资源的开发和运用

3.1加大对农业科研档案信息资源开发方法, 提高利用效率

农业科研档案信息资源建设关键还是要加大投入开发, 把无序信息加工成各种类型的信息产品提供给广大用户。应用各种高新技术为农业科研档案利用与发展提供全面的技术支持。同时引进资金加快更新改造的速度, 以增配软、硬件设施等基础性资源。亦如建立网上电子档案馆或虚拟档案馆, 以利用互联网, 让人们在家里就能查看农业科研档案信息资源, 下载科普小知识, 使得档案信息资源跨地区、跨行业、甚至跨国界的“流动”起来, 通过多种形式向社会公布, 利用互联网平台这块阵地, 解决农业科研档案信息资源闭塞不流通的现象。

3.2更新观念, 提高农业科研档案人员的综合素质