档案信息化管理转型（精选9篇）
档案信息化管理转型 篇1
随着大众的信息意识不断提升,利用信息的手段多样化,社会服务活动如何更为有效地开展起来成为了亟需解决的问题。档案信息作为信息资源的重要组成部分之一,其是具有原始记录性的特征,发挥着维系社会时空性与联系性统一的作用,要使得档案信息能够为社会公众更全面、更系统地服务,就需要打破传统的“实体管理”模式,转型为“信息管理”模式,要以综合档案馆为主,内部管理机构为辅,整合社会的档案信息,覆盖不同系统、不同行业的档案管理机构的信息,构建一个全社会档案信息的数据库,成为信息资源的汇集中心。要实现这一目标,就需要档案管理部门不断创新技术手段和服务方式,寻求转变。这对推进档案管理工作和档案事业发展具有重要的意义。
1.社会信息化视角下档案管理转型的阐述。档案管理要想打破传统的管理模式,逐步实现全社会的档案信息汇集,构建大信息模式,为社会大众提供更为全面的服务,就要了解社会信息化视角下档案管理的内涵。社会信息化视角下的档案管理转型是指将全社会范围内的各领域、各行业的信息资源集合起来。但从当前情况来看,我国的档案信息资源分布较为分散,信息之间相互隔离,形成了信息的孤岛。依据有关规定,档案管理机构只接受所属的一级机构的档案和有代表性的二、三级机构档案,还有许多档案无法进馆,使得一些资源难以被利用,信息覆盖范围有所受限。基于社会信息化的档案管理转型要以大众对信息的需求为导向,辅以现代信息技术手段,集合整个社会的信息资源,实现档案信息的全覆盖,构建数字化的档案信息服务平台,逐步实现各类社会档案信息的“类聚”,为大众提供更为全面的档案信息服务,构建科学化、规范化、合理化的管理模式和利用方式[1]。基于社会信息化的档案管理具有其特性,其并不是采取简单的信息管理追求信息的高效利用,却忽视了对档案实体的管理。社会信息化的档案管理首先要各部门发挥其管理职能,以此为基础运用网络搭建互动、沟通的平台,改变传统的服务模式,不断挖掘大众的需求,拓宽服务渠道,建立分布式数据库,满足大众对档案信息的需求,开展个性化的信息服务。
社会信息化的档案管理转型是对实体和信息的双重关注。传统的档案管理模式只是侧重于如何保存、管理实体原件,难以发挥信息的真正效用,忽视了档案信息的时效性。人们要利用档案信息主要途径是选择到当地的图书馆进行查阅,但一份档案在同一时间和地点只能提供给一人进行查阅,受到时空的限制,信息服务渠道模式单一化,利用范围覆盖面较窄。社会信息化的档案管理转型改变了原有的工作方式,使得这些问题迎刃而解,特别对当前大众所需求的医疗类、教育类档案信息,运用网络技术手段有效地实现信息化、数字化,使得一份档案信息通过信息技术供多人查阅,并还可通过电子邮件、门户网站等方式为异地用户服务,真正做到跨时空的无缝连接模式,充分发挥档案信息的时效性。
社会信息化的档案管理转型开拓了档案管理的多项功能,极大地延长了档案管理的生命周期,发挥其在社会活动中的作用。档案管理必须要运用全面的眼光审视,打破原有历史模式的约束,使得档案资源不仅在该地域范围内发挥其价值,甚至成为一个国家或整个社会的记忆链条[2]。
2.社会信息化视角下档案管理转型的原则。目前,档案管理转型涉及实体档案的保存和数字信息的存储,还包括相关法律法规的制定,网络环境和技术安全等。因此,要遵循管理转型的原则,来构建科学、合理、有效的措施,才能促使档案信息事业的发展,提高信息技术的水平,保障档案实体和信息的安全。一是要遵循技术应用与资源整合协调的原则。档案信息整合信息技术主要包括信息数字化技术、网络化服务技术和信息安全技术。社会信息化视角下,各个档案馆和档案管理机构运用信息技术把分散的信息类聚起来。省市级档案管理机构要进行统一的规划管理,依据统一的标准建设,逐渐形成一个档案信息群,构建为社会大众服务的互赢共利机制。二是要遵循择优分类与循序渐进并重的原则。档案管理转型过程中,要将实体档案数字化,并对数字信息按照开放时限、保密程度等标准进行择优分类,要把大众需求多、符合开放条件的档案先行数字化。同时,要确保档案信息的安全性。依据档案信息开放标准,分别划分为开放档案、限制利用档案、未开放档案三个层次,大众不能直接操作档案信息数据库,有专业人士进行值守。档案管理转型过程中,还要确保档案信息的完整性,保持档案信息的历史联系性,依据情况调整收集和管理原则,使得档案信息能够真实地反映历史原貌。三是要遵循重点突出与典型发展统一的原则。档案管理转型过程中,对于一些信息化技术水平较高的地区,可设立档案管理转型的典范,积极推进转型,发挥档案管理部门的作用,整合区域内的信息,设立各级档案馆和管理机构的局域网,实现信息的共享。要建立门户网站,通过门户网站向大众发布各类开放的档案信息,使得信息实现跨领域、跨行业的互补。通过设立档案微博、档案微信等渠道与社会大众进行互动,掌握大众对信息的需求趋势,通过反馈结果来完善档案信息网络的建设。档案管理转型应借鉴这些典范地区的经验,将转型工作扩展至多个地区,不断提升档案管理的水平,发挥档案管理在社会经济生活中的影响力。
3.社会信息化视角下档案管理转型的内容。社会信息化的档案管理转型要经历一个漫长的过程,需要投入一定的人力和物力,使得档案工作可持续的发展。社会信息化视角下的档案管理转型是动态化的过程,随着信息技术的发展、用户需求的转变要不断进行调整。因此,档案管理转型基本内容主要是依托数字化技术和网络技术实现对档案信息的有效整合,不仅要兼顾实体、注重信息的整合和检索,还要逐步分步骤构建区域性和全国性的档案信息服务中心。
首先,要实现档案的数字化转换。要拓展现代网络信息的服务渠道,就要充分发挥数字档案功能,打破时空限制。档案信息的数字化是指运用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等,把纸质文件、声像文件等转换成为归档保存电子档案,构建成了有序结构的档案数字信息库。档案信息数字化的内容包括目录信息数字化和全文信息的数字化两个部分。一是目录信息的数字化,这是档案信息数字化转换的前提。建立有序的目录信息,有利于档案管理和分类,还方便了大众查阅和检索,为档案管理的转型奠定了基础。二是全文信息的数字化,档案管理部门运用扫描技术把卷宗内容转化为影像信息,再用文字识别技术把影像转为文本格式存在计算机当中。之后,要依据信息内容和大众的需求情况,进行分类和整理,来确定档案信息是提供馆内查询或网上检索,能够有重点、分阶段地进行档案数字化工作。
第二,要完善档案信息网络化的服务渠道。档案信息服务要以互联网为媒介,建立所在区域内的档案馆局域网络。设立档案门户网站,以所在区域的省市级档案馆为中心,整合该地域的档案信息资源,实现馆际资源的共享“,一站式”的服务。大众可通过登录门户网站,点击相关链接,查询所需要的档案信息。这种管理模式不仅拓宽了服务渠道,还确保了档案信息的真实性和可靠性。同时,档案管理部门还可以建立档案微博或者档案微信,发布开放档案信息,与社会大众进行互动式交流,积极询问、了解大众对信息的需求,制定一系列的信息专题,整合档案信息资源进行发布[3]。
第三,要完善数字档案的社会功能和管理功能。档案馆要建立数字化的档案馆,并充分发挥其社会和管理功能。数字化的档案馆社会功能主要是突出其社会服务性,要通过网络获取更多的有效信息,并将纸质档案信息转化为数字信息,保存大量的电子文件和数字档案丰富馆藏。数字化的档案馆管理功能主要侧重于合理整合、科学集成不同类别、不同区域、不同领域的档案信息,并运用信息技术供大众所使用。数字化的档案馆要鉴定和整理已形成的电子文件和档案信息,还要制定相关的业务标准,比如制定元数据标准。同时要注意确保数字档案的安全性,维护数据库系统的安全,对档案信息进行加密与备份。
第四,要树立档案馆的服务意识。我国档案管理机构主要包括机关和企事业单位内设的档案机构或档案馆以及一些专门档案馆和非公立机构的内设机构,这些机构主要是为本机构服务,所保存的档案带有专业性、保密性。随着我国政府信息公开制度的实施,信息公开的范围包括政府文件以及大众需求量较大的民生类档案信息。但目前,档案管理机构因政策性等原因,一直采取“事不关己高高挂起”的态度,以服务好政务机构为主。因此,档案馆要积极转变服务意识,不仅服务好政府机构,还有面向社会大众,不断根据大众需求整合和开发档案信息。
第五,要构建区域性的档案检索与利用服务中心。一般区域内的省市级档案馆要设置一个信息检索与利用服务中心,包括对实体档案和数字档案的检索、利用。信息服务中心的服务对象主要是该区域内的用户。档案馆要先建立区域内各种档案机构的档案目录数据库和档案全文数据库。这种模式的运行,大众就能运用计算机检索到所需的开放信息,或找到实体档案所在位置,进行阅览、复印,减少了再去档案室或其他档案机构查找的环节。信息服务中心是以该区域的数字档案馆和门户网站为依托,向大众提供远程服务。信息服务中心包括对区域内各个档案机构的介绍,使得大众能够了解该区域内档案机构的情况。同时,要在信息服务中心的门户网站上设置一键式检索服务,依据档案信息的来源、类别等设置,用户通过输入关键字就可检索到信息。
社会信息化视角下档案管理转型是一个动态的、持续的过程。档案管理的转型不仅需要国家对档案信息化建设的扶持,出台相关的法律法规、政策来提升档案工作的地位,还需要档案管理部门、档案研究人员等相关各界要充分认识到信息化给档案管理带来的挑战与机遇,认识到当前实施档案管理转型是必然趋势,大力推动档案管理的转型,不断探索档案管理转型的新路径,推进我国档案事业的繁荣发展。
摘要：本文基于社会信息化的视角,探索档案管理已从传统的“实体管理”转型为“信息管理”模式,并依据社会环境、档案管理工作特点,提出了档案如何转型的具体策略。
关键词：社会信息化,档案管理,转型
档案信息化管理转型 篇2
摘要：档案信息化是随着科学技术进步、社会发展，逐步形成的一种新的管理模式，档案管理要跟随时代变化而革新、与时俱进，这样才能更好地适应信息时代的需求，实现档案信息管理的归档、管理、提供服务和收集的效率，满足当前人们对档案信息的要求[1]。本文就档案信息化建设与档案管理的策略进行细致的探讨，内容如下。
关键词：档案信息化、管理、建设
1、档案信息化建设含义
档案信息化建设就是借助或者依托现代化的手段，例如：网络、信息技术、计算机等，在档案的管理中，根据国家相关的档案行政管理部门的要求和相关的信息社会要求，对信息进行管理、搜集、保存的一种管理模式，以档案工作为依托、档案管理学最新理论为指导、以档案资源为对象的管理模式[2]。档案信息的管理主要是依据数字化信息的技术管理方式，实现网络共享，资源共享，最终达到一体化数字管理。
2、档案管理现状
2.1在档案信息化建设中缺乏足够的重视
在非专业档案管理机构中，普遍对档案管理工作不够重视，这些机构中档案管理部门由于不是主要业务部门，因此在人员配备、档案管理设施设备上都多多少少存在“老弱病残”的现象，主要领导对于档案管理标准不够了解，导致机构内部档案管理部门“积贫积弱”，档案管理标准化较差，更别谈档案信息化建设和管理。这也导致了机构内部档案管理人员业务素质不高、工作积极性不佳的现状。另一方面，由于档案管理工作的特性，档案工作管理人员容易养成墨守成规的工作习惯，遵循于陈旧的管理系统，缺乏时代性的创新，如果让他们重新再接受别的工作形式，在短时间内他们身体和心理上都接受不了，甚至会出现抵触，不愿意轻易改变的情况[3]，如此形成了机构内部档案管理工作的不良循环，使档案管理工作大大落后于信息时代的要求。
2.2对档案信息化的管理标准不明确
在有关档案信息化的管理过程中，还没有齐全、完整、有效的管理制度和有关部门的管理系统。国家档案局对于各单位的档案管理工作，大多数只是发挥业务指导作用，对非直属单位的档案管理工作人员和主要领导的考核、考评并不具有话语权，因此对于相关管理制度和相关的管理系统只是起建议性的作用，并不具备相关行政强制力，对此各行业、各部门档案信息的管理水平参差不齐，标准各不相同，加之各行业、各单位对于档案工作服务于本单位中心工作各有各的要求和标准。因此对于档案信息化的管理实行统一标准也具有较大困难。
2.3档案管理工作人员的素质不高
现今，各单位档案管理人员素质参差不齐，多数人员业务水平较低，主要表现：一是，从其他岗位上调到档案管理工作岗位，半路出家，对档案工作的理解和管理理念存在先天不足，需要长期的工作磨合才能提高档案管理工作业务技能和档案管理理念的共鸣。二是，工作责任心不强，由于大部分单位对于档案工作不够重视，直接反映在档案工作管理岗位的人员上，基本是“老弱病残”，甚至将档案室作为职业生涯的最后一站。这类人员一是没有精力学习，“心有余而力不足”，更别谈档案信息化建设、管理工作;三是，纯粹抱着“做一天和尚敲一天钟”的心态，根本不想学习，只要不犯原则性错误就行。这种现状，不但降低了单位中心工作的效率，也给他人在事务办理上造成了很多的不便[4]。
3、档案信息化建设过程中存在的一些问题
3.1分散性
档案信息化建设过程中信息重叠现象屡见不鲜，主要原因是因为各单位、部门在档案信息化建设中无法实现信息的联网互通、数据共享，各个部门的信息资源无法互通，就容易造成拥有相同主题信息这样的后果。
3.2异构性
很多部门在接到档案信息后，在数据往资料库转移的过程中导致信息出现了异构，从而导致了很多数据档案信息的来源差异，导致了不同的数据结构，也致使一些文件属性差异，有些甚至出现了特殊的文件形式，从而导致了复杂的信息结构，也增加了人工处理档案信息的困难，浪费了本来就有限的人力物力，也对信息数据库造成了很大的存储压力，增加了维护的负担。
3.3具有滞后性
利用现代先进的电子技术手段建设档案的信息化，这是对原有的实体化的档案信息资料进行数字化的转变，这样可以快速地通过查找计算机目录的形式在计算机上显示出相关度资料信息和想要查找的存储内容。但是档案信息化建设不应该单单体现在先进的技术上，更应该体现在是否具有完善的管理体制上，以及对于档案工作录入的人员是否具有责任心等方面上，现如今，没有及时有效的归档的现象仍然存在着，导致很多资料信息化的缺失，大大降低了人们对档案信息化的信心和效率。
3.4混淆信息化和数字化的概念
有人认为从网上下载的信息就是将档案数字化后的信息，也有人将电子文件和办公手段的自动化认为是档案信息化的建设。从概念上来说档案的信息化是一个趋势，一个目标，或者是一种发展的方向[5]。数字化的档案管理是一种档案信息发展到一定程度后的一种新的信息化的档案管理形式，因此，应该明确不同的概念和其中存在的区别，在具体的档案信息化建设中避免公式化以及操作的简单化。目前，我们只是进行档案信息化的建设，实际上本质还远未达到数字化的发展阶段，档案管理数字化是档案信息化的最终目标
3.5安全性
现阶段许多的档案管理机构和个人对档案的信息化后的安全意识存在不足，防范措施不够完善，不能够认识到信息安全问题带来的后果，只是片面地认为只要建立安全的防护系统就能无后顾之忧。对风险认识不够，不能够及时地更新安全的防范措施。
4、构建档案信息化的策略分析
4.1构建完善水平高的信息化档案系统
想要构建起完整的数字化平台，首先要建立完整的数字化系统，并在此基础上，构建公众服务平台以及内部档案系统，充分利用现今的网络技术，设立符合要求且满足实际需求的宣傳和服务窗口，进而对信息资料进行管理，加强实际应用，达到凸显其作用价值的目的。此外，还要强化信息自身的可靠性与安全性。
4.2充分发挥多部门协作的作用
在对电子文档进行处理、管理过程中，一般来说，原始档案产生部门对相应的.电子信息资源较为熟悉，可以实现对其初步有效整合、管理。电力档案形成以后，档案管理部门一定要按照其内容来完成分类、归档、鉴别等工作，从而对其中有价值的文件进行充分利用，最终实现文档信息化的目的。通过多部门之间的协作，可以提高档案信息化的价值水平。
4.3对电子档案进行处理
电子档案文件建立以后，相关的工作人员要对形成好的电子信息进行审核、鉴别，等确定其中的价值后，将文件设置成只读性，确保文件不可以随意更改，保证文件的原始性和符合性。
5、档案信息化建设的好处
5.1节约成本
档案信息化建设将有利于单位或部门节约资源，避免不必要的浪费。在档案信息化建设之前，档案信息的管理需要档案人员花很多的时间和纸张对档案资料进行撰写，人为地整理撰写档案信息难免会出现漏记和漏写的情况，对于资料的查找更是需要大量的时间，这样做也大量浪费了物力和人力。信息化建设后可以快速地查询到所需的资料，在保存上不易缺损和丢失，也相对简单。
5.2提高工作效率
现代化技术的发展被看作一个将纸质信息档案到信息化的一个过渡过程，现代化的技术能够高效提高对信息查询的效率，还可以节约人工成本，运用现代化的技术对信息处理后只需要很少的人就能完成这份工作，也大大提高了工作人员的效率。
6、档案管理信息化建设的策略
6.1逐步完善档案信息化管理的设施
档案信息化建设的首要条件就是要求基础设施要完善，如果没有这样的基本条件，档案信息化的建设就无从谈起，没有实实在在的意义。所以建立现代的信息化档案管理系统就需要基本的基础设施，其中最为主要的设施就是计算机，其次就是相应的辅助设备，例如：打印机、复印机、扫描仪等设备。在设备条件满足后我们还需要有一套完整的、可靠的系统可以快速地对档案进行录入和查询，也需要可靠的管理系统对档案进行分类管理。
6.2将档案信息化与传统方式并重
档案的信息化建设很重要，但是传统的档案保管方式也不能被我们无情地抛弃，不能全盘否定过去的档案管理方式，比如，现如今的房地产有关的资料文件作为房产拥有者的一个证明文件，就需要纸质文件的长期保存。还有一些原始的纸质档案比电子档案具有更高的学术或历史价值。
6.3提高档案信息化建设的安全性
信息时代，人们生活越来越信息化，随之而来的关于信息泄漏的问题也屡见不鲜，我们应该在现代化信息建设的基础上进一步加强和提高档案信息化建设后的安全性和可靠性。不少不法分子利用一些技术和网络上的漏洞，对档案信息管理系统进行攻击，这造成了档案信息的损坏和流失。很多档案信息在没有备份的情况下，导致出现流失的、破损的文件的情况，这就很难对原有文件进行修复和还原，所以，档案管理部门应该对信息管理的系统进行完善和升级，确保管理档案信息系统的安全性和可靠性。
6.4增强管理档案工作人员自身素质
首先要提高档案工作人员的工作水平，熟悉对电子文档和自动化系统的操作，有一些很有价值的书面材料，时间长了后就容易出现破损和陈旧，很多纸质上存在的资料就看不清楚，这就需要管理人员具有一定的专业素质，对纸质资料进行妥善的保管保存[6]。其次，主管领导对档案工作的高度重视。领导的重视是做好工作的重要条件，对于人员配备、硬件设施完善都具有十分重要的作用，同时也能提高档案管理工作人员的工作积极性，从根本上突破档案信息化建设和管理的瓶颈。最后，关于工作人员的敬业精神。这就需要定期对工作人员展开责任教育，使其感受到强烈的自身约束力和使命感，也要执行强有力的管理措施对工作人员形成约束力，保证档案信息的安全。
6.5强化档案信息化建设水平
在对资料以及信息进行接收以及处理时，需要严格按照数据信息的类型及其方式上的差异，充分利用计算机等相关手段来将其转化成数字化，同时根据信息数据的实际情况，做好专门的鉴定、分类以及归档，进行甄别，确保其在保存过程中的完整性、可使用性、真实性和有效性。同时还要制定相应的管理办法，用来加强档案信息化管理的规范，制定相应的制度，严格遵循制度的执行和实施，这样做可以更好地加强档案信息化建设应有的效率和成效。
6.6实现档案信息资源的共享，改变原有的档案管理模式
为进一步对档案信息化管理上的效率和作用的提高，我们必须改变相关工作人员对于档案管理理念的转变，提高档案管理者的态度，加强主动服务意识和反应能力。管理工作人员将信息及时进行整理，确保信息的时效性和真实性，做到信息共享，主动提供档案信息内容，为人们和社会提供有价值的信息。在档案信息化管理过程中，要进一步加强对电子软件和信息内容的检索，确保档案信息的有效性、规范性、安全性、使用性。
6.7坚持质量第一
第一，在有关档案信息化的转移和归类的过程中，工作人员必须做到每一步所做的都能够达到一个高水准，不能因为时间上的限制或者其他的一些托词，导致了质量上的下降。
第二，档案工作人员要提高对自身的要求，加快自己对档案信息建设的知识更新，保证对于档案信息的使用者可以享受到更好的服务、更快捷的服务体验。
第三，档案信息化的建设是国家档案工作的重点和发展方向，所有地区、所有单位都必须要参与进来，在这过程中，我们還需要下列两点并重：1.信息资源的整理与调整的职能并重;2.拓展建设与安全防范并重;软件与硬件并重。
本文所阐述和研究的现代化信息档案管理模式，突出了档案信息化建设的重要作用，和现代化的档案管理系统无法超越的优越性。在此基础上，提出了建设档案信息化的存在的问题，以及建设档案信息化的一些步骤，这些意见为建设现代化的档案管理系统提供了较好的参考建议。
参考文献：
[1]褚志臣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息，(13)：250.
[2]马小荣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2017(8)：84.
[3]齐宏佳.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].办公室业务，2017(6)：132.
[4]刘爽.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息，2017(8)：143.
[5]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，(5)：58.
档案信息化管理转型 篇3
一、信息技术是保证转型的必然要求
新形势下,时代生活的快节奏,社会生产、生活中的新事物井喷般地溢流,新文化形态多元化的因素,多方位、多层次、立体性地影响着现行的干部队伍建设和人才成长发展趋势,其与干部队伍建设和人才档案管理有着联动影响的效应。因而,传统档案管理模式已不能适应干部人事管理需要。所以,利用信息化技术手段,寓之于干部人事档案管理工作中,实现管理模式的转型,是服务干部队伍建设加强、服务干部成长进步的必然性要求。而问题是,有的组织人事机构和领导同志,对此还尚未认识到转型的必然性、迫切性,认为:这只是档案部门和分管人员的职内工作,与其无关,或者是关系不大;这一管理工作只是服务性、配合性的工作,晚些、迟点儿无碍大局。甚至有的组织人事部门的领导也认为这不是主要工作,起码不是中心工作。岂不知,转型直接影响着对干部队伍建设的决策,对干部考察、培训、选拔、使用的直接关系。也正是因此,引起一些分管这些工作的领导同志和工作人员自怨自艾,信心弱化,工作消极,从而影响了转型的迫切感和主动积极性。所以,领导同志和组织人事部门,必须抓紧进行这一转型工作的针对性教育,提高这项工作的责任认识。如此,方能上下一致,积极、认真、努力、自觉地开展这一工作,保证转型尽快实现。
二、不断开发、研究是保证转型的前提条件
计算机信息化技术发展迅速,竞争激烈,无论机型,还是硬件、软件产品的开发,都是以小时计算的。而与其相应的各个范畴的专业性信息化管理要求,也必须与这一趋势相适应,干部人事档案管理的信息化亦然。那么,就必须以有针对性地、及时地进行硬、软件升级开发为支撑,保证信息检索的快捷性,信息储存的大容量性,信息分析的丰富性、准确性,从而达到应用的有效性、便利性实现。这即是研究开发的意义。例如:第一,保证搜索引擎对信息收集与传播快捷及时,使信息、数据录入只需一次,便可在所规定单位群体中共享,为不同的需求者提供多种查询手段;可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳方式,在档案库检索出最有针对性的信息。第二,保证多种个性的共享性、基础的、群类的信息资料参照对比手段,通过疏理筛选,增强信息使用所针对的有效性实现。第三,保证信息共享于研究成果应用的质量,便利于领导同志、干部人事部门及时准确地把握相关信息应用,从而为决策及实施提供准确、正确、科学的依据参考。第四,保证业内与社会交流的效果。如;与手机微博、微信沟通,使信息收集、交流手段、研究的共性成果与个性经验等扩展效应实现,提高同类职能部门及社会群体的共享效应性。
三、数据库建设是转型的核心
档案的标准化是信息资源质量的衡定性保证。如,档案的整理标准、统计标准、服务标准、技术标准等,是工作效率和质量的衡量尺度。而数据库是依托先进信息技术对资料进行管理和方便使用的作用性概念。因此,数据库信息外延的完整性和信息内涵的准确性,是转型内涵内容及其应用针对性对于转型效能性的核心。由此看来,对数据库软件的研究开发是转型的关键。对软件研究开发,既要注意社会共性信息收集传播需要,更要注意对本单位干部队伍建设及其人才职能培养、发挥的针对性。目前的档案管理,多是局限于以知识服务的技术核心为技术引擎。工欲善其事必先利其器,而转型后的服务引擎,需要有资源与学术搜索引擎,资源及服务推荐引擎,知识服务特定群体的针对性引擎,尤其是本单位干部人事智能及知识、技能需求的预测引擎,多维度信息资源获取、组织、分析及决策引擎等,需高层设计,统筹策划,分类实施。总之,要有多层次、多角度、多类型数据技术,支撑档案资料管理的数据库资料引擎开发,这是转型的核心意义。倘若数据库引擎所支撑资源的技术不能保证数据库对新时代干部人事工作的需要,数据库就是个不完整、不系统、不科学的残缺性仓库。因而,数据库软件的开发必须是针对干部人事队伍建设发展、不断开发的动态性工程。因此,信息库的资源配置,要统筹规划、科学分析,有计划、有步骤地布局,确保档案资源信息既按国家相关标准,也有干部人事管理标准,更有单位职能类型标准,达到格式统一,数据规范,便于使用,便于共享。
四、不断完善制度建设,是保证转型规范的坚实基础
无规矩不能成方圆。毛泽东说:“路线确定以后,干部是决定的因素。”习近平同志说:“要把腐败关在制度的笼子里。”这些话具有泛指的意义。信息社会的复杂性影响着社会人格世界观、价值观的复杂性。其对干部人事工作影响的复杂性,不可能不影响到档案管理。即,随着改革开放的深入,知识爆炸、技术创新日新月异,文化多元性价值观,生产方式、生活方式的多样性,尤其是西方文化的侵入,党内腐败现象的严峻挑战等因素,无不对社会不同群体,尤其是对党、政、军等行政人员的世界观、价值观有着不可能不影响的因素性。而互联网的全球开放性、传播快速性、广泛性、信息的渗透性等,无不广泛、深刻地造成社会影响。而互联网传播信息的快捷性、广阔性,是双刃剑,尤其对党、政、军中的公务人员、科技人员、经济人员、技术人员、文化人员等,由于其身份、职责、技能的公民特性,对于政治人格的共性要求,相对于普通大众群体,则有着更高的要求。所以,自觉严格地遵守和执行党纪、法律、法规、法令制度原则,是保证我们利用信息技术管理干部人事档案转型的生命基础。基础牢不可摧,干部人事档案管理大厦才能坚固挺拔。因此,要建立和不断完善以下制度予以保证。
第一,制定政治思想、党性修养教育制度。要保证定期对从事干部人事档案管理专职人员进行党的路线、方针、政策,政府法律、法规、法令,互联网使用规定,信息收集发布规定等培训,经常地组织档案管理专职人员认真学习教育,保持其党性纯洁,以人格操守的坚定政治立场和伦理道德的高标准保证职业操守。
第二,要恪守党的保密守则制度。对《保密守则》保证经常学习,高度自觉地严格执行。
第三,制定定期升级计算机软件制度,凡是涉密的各类信息资料,都要不断更新防火墙以堵塞失密、泄密漏洞,做到守职履责天衣无缝。
第四,制定网络安全监督制度。目前,相当一部分组织、人事部门的档案管理没有建立,或者是没有完善的管理专职人员监督制度。这一制度对专职管理员来说,不仅是必要的,而且是必须的。因为专职人员所掌握的信息资料,关系着组织对于干部队伍建设和干部的考察、培养、任免、使用的决策信息资源。其资料的政治、经济、军事、文化价值,体现在干部队伍建设和干部职责的不同职能机构和干部职责之中。信息库的资料,尤其是党政军高级机关领导同志,以及普通人员的档案材料,事关党和国家、军队的机密和干部安全,信息资料一旦泄密或失误,被盗窃出卖等,与专职管理人员有着直接的联系,一旦失误,所造成的国家和干部人身安全损失不可挽回。所以,要实行组织监督、领导监督、纪律监督、群众监督的制度,以保证机制程序。从对专职人员的政治素质、技术能力、作风行为、道德修养等环节上进行多方位的监督,从监督制度中规范制约专职档案管理人员的思想行为方式,提高他们的自律自觉性,从而保证信息安全万无一失。
五、配备统一的管理设施设备是实现转型的必备条件
随着档案件存放数量、保管条件、利用效率、管理人员素质的要求性发展不断提高,设施设备的承载功能性是不可缺失的。因此,必须实现档案管理专业性硬件、软件支持的计算机配置全覆盖。以计算机的专业性、多位性、保密性、规范性功能发挥,保证信息采集、整合、研究、发布的储存、检索效率和质量。系统性的标准规范化管理实现,才能达到专业科学性的管理目标实现。只有实现统一型号、统一规格、统一标准的专业性计算机硬、软件统一标准实施,才能保证档案管理系统的科学实现(例如:档案自动编目和检索,档案自动全文存储与检索,档案业务管理,计算机辅助立卷,档案自动引标,以及文档一体化管理等的实现);才能使档案部门所面临着的库房沉重压力以及档案自身老化、人为损坏、自然灾害等难题得以破解;最重要的是档案存储载体,比如,磁盘存储系统和光盘存储系统,就可以有效地解决储存难的问题。
统一计算机配置后,机型更换,硬、软件的不断开发升级是关键环节。因为,档案管理手段是与干部人事管理工作随着形势发展相联系而变化的动态过程。尽管计算机的更新换代与档案管理人员没有直接关系,但是,由于档案资料的不断增量,与计算机承载功能的适应性,就给管理人员带来知识技术的适应性要求。所以,对资料软件的不断开发升级,是档案管理人员的直接责任。对此,管理人员必须及时跟踪,及时发现,及时调整,否则,尽管计算机已经换代升级,但可能由于软件滞后致使管理作用仍然滞后。
六、专业人才队伍建设是实现转型的根本
建设复合型的专业人才队伍,强化管理人员的信息化意识和业务知识技能,是实现转型的根本要素。信息时代干部队伍建设和人才成长的主客观条件要素多样复杂,要求档案管理必须与其适应。因为,计算机技术的专业性所体现的应用专业性,是与之相应的。不同信息范畴的专业性特性和特征,需要专业人员的专业操作技能去实现。这就给干部人事档案管理人员的综合性专业素质提出了相应的高标准。比如,信息时代的自动登记、辅助立卷、归档著录、检索、网络传递和安全利用保证等,都是计算机实现的,这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范程序,而且要掌握计算机系统和网络安全防护的知识和技术。这就要求在人才队伍建设中把专业知识技术培训作为根本性的内容来保证。根据干部人才档案管理者的专业性质要求,培训内容和方法应有以下几点:
第一,政治培训是第一位的。档案管理人员的政治素质标准,应与党政人事干部同等具备。因为,其工作性质和职责特征,有着为干部队伍建设和人才培养使用提供决策资料、具有参谋作用的意义。因而,他们所承受的责任要求,必须要把政治素质作为档案管理者的根本要素进行培养,这是培训的第一要义。
第二,党政机关要和相关专业技术机构有机地结合起来,有计划地举办培训班。党政干部培训内容要涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识和技术内容。因为他们所提供的信息资料与档案管理的资源品质有着直接关联。
第三,档案管理部门要联系相关部门创造培训的必要条件,以便引导管理专职人员及时了解档案管理的发展趋势和科技手段在档案工作中的相应性应用的综合性素质提高,同时也有利于拓宽档案资料获取的渠道。
第四,要以养成性的教育原则,教育档案管理人员热爱本职,立足本职,强化自我学习意识,不断提高政治业务素质,以适应管理形势发展速度和技能需要的实现。
第五,要建立专业人才的考核标准。按照干部人才档案管理的适应性原则,制定《考核标准细则》。按照细则规定的内容标准,定期不定期地举办不同层次、不同类型的培训班。培训结束后,档案管理部门要作出考核评价结论,并报干部人事机关存档备案,作为其晋升、岗位转换、技术职务技术级别升级的参考,以保证对档案管理者工作积极性的激励和使用的公正性。
第六,必须强调,要加强转型的组织领导。分管组织人事工作的领导同志和职能部门,要及时亲自过问,排上工作日程,检查督促,以提高干部人事档案管理信息化。加强对机制转型条件下干部队伍建设重要性和迫切性的认识,保证工作落实到位。
参考文献
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档案信息化管理转型 篇4
【关键词】档案信息化建设；档案管理；内容；问题；对策
档案信息化建设是现代化档案管理工作的重要内容和形式，也是顺应时代发展的一种现代化管理方式。传统的档案管理工作由于文本资料整理复杂，受到年限、环境等影响，容易造成丢失，严重影响档案资源的有效利用。积极开展档案信息化建设，能够及时加强档案信息资源的归档整理，便于进行分类查找，从而更好地加以利用。受到技术等方面的制约，档案信息化建设在推进过程中整体进度较慢，效果也差强人意，需要引起高度重视。加强新形势下档案信息化建设和档案管理思考研究，对不断提升档案管理质量和档案资源最大化利用水平具有重要的推动意义。
一、档案信息化建设基本内容概述
档案信息化建设，是指对档案资源进行信息化管理和利用的一种新方式。档案信息化建设是一项系统工程，包含的内容较多，主要分为档案信息资源建设、档案基础设施建设、档案标准化建设三个方面的`内容。档案资源建设，主要是对档案信息整理归档形式和内容等做出的要求。档案基础设施建设，主要是开展档案信息化软件和硬件设施配置，从而更好地提高档案信息资源开发利用效率，实现高度共享。档案标准化建设，主要是对档案信息化建设提出的一些具体要求和规范，从而更好的便于电子档案规范化管理。
二、档案信息化建设方面存在的问题分析
1、对档案信息化建设重要性认识不到位，缺乏科学全面的认知。档案信息化建设，是对传统档案管理方式的一种创新，是新形势下顺应时代发展的一项重要应用技术，长期受到思维、环境等影响，档案管理人员对信息化建设重要程度认识不到位，对信息化建设基本认识缺乏全面的了解，没有认识到开展档案信息化建设的优势，从而影响了档案信息化工作的有序开展。
2、对档案信息化建设资源利用方面存在错误的认识。档案信息化建设最终目的是为了加强档案信息的利用，提高档案管理规范化水平，将有价值的资料进行分类整理，运用电子化的形式进行保存，从而提高保存的规范性，更好地帮助应用。但是目前在档案信息化建设方面往往比较注重档案资料的管理和保存，对档案资料如何进行深度应用等方面缺乏积极探索，从而影响了档案信息资源的有效利用，难以体现档案信息化建设的实质意义。
三、加强档案信息化建设和档案管理具体方法探析
为了进一步提高档案信息化建设水平，更好地发挥好档案应有的价值，建议从以下几个方面进行积极探索：
1、加强档案电子资料管理。在对基础文本资料进行整理的基础上，要提高对电子文件管理重要性认识，充分利用计算机网络技术和软件，对档案文件进行电子化管理，运用电子文件的形式进行存储，分类整理，从而便于集中管理和应用。在具体开展过程中，要建立专门的服务管理部门开展档案信息化建设，加强技术资源配置，同时要加强对电子文件处理管理，对电子档案保存形式，接收方式，处理和格式等制定明确统一的规范，在保存方面要结合不同的档案资料的重要程度设置具体的权限和保存周期，对于需要长期保存的重要资料还要做好备份管理，从而避免出现丢失或者损坏等情形。
2、加强网络档案建设。要建立相关的档案网站，发挥好网站平台的优势，设置内部服务系统和公众服务平台，加强后台建设和管理，从而确保档案信息化建设运转正常，同时，不断加强新设备的引进和硬件设施配置，定期进行升级维护等，从而确保网络档案实现快速传输、交换、应用和共享，提高网络档案科学化、安全化管理水平。
3、加强培训，提高档案管理人员综合素质。要积极选拔优秀的专业人员从事档案管理工作，同时要加强专业技能培训，对专业基础知识、业务素质、计算机网络知识、软件知识和职业道德等方面的知识进行全面培训，严格执行职业上岗制度，定期进行考核评价，从而提高综合素质和服务水平。还要不断提高档案管理人员的薪资待遇，改变边缘化格局，从而提高全员对档案管理工作的重视程度，积极配合开展做好档案信息化建设工作，提高档案利用效能。总之，档案信息化建设涉及到多个方面，需要结合档案管理工作具体要求，在做好基础规范工作的前提下进行科学规划、有序推进、严格监督，才能更好地提高档案信息化建设成效，进而有效发挥档案资源的价值，更好地推动经济社会不断向前发展。
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档案管理转型研究 篇5
档案信息在信息资源中占有重要地位, 主要记录着大量的原始信息, 有利于维系社会时空性与联系性, 档案信息要想为人民大众提供更全面更系统的服务, 则需转变服务模式, 逐步淘汰传统意义上的“实体管理”, 而成为“信息管理”模式, 主要依靠综合档案馆与内部管理机构, 全面收集社会档案信息, 以及存在于不同系统不同行业的档案管理信息, 逐步建设完成一个相对完善的档案信息数据库, 将大量的档案信息集中于此。
要想达到这一目标, 则要求档案管理部门应用最新技术手段和实现服务模式的创新, 有利于全面推进档案管理工作与档案事业发展。
一、社会信息化视角下档案管理转型的阐述
档案管理要想淘汰传统管理模式, 将全社会的档案信息集中在一起, 创建大信息时代, 从而实现更加全面更加优质的服务, 就需掌握社会信息化模式下的档案管理内涵, 基于社会信息化视角下的档案管理转型就是把存在于全社会不同领域、不同行业的信息集中在一起。但依据当前的实际情况来分析, 我国的档案信息资源分布较广, 不同信息缺乏必要的联系, 出现了信息孤岛。我国规定, 档案管理部门只负责管理一级部门的档案和有代表意义的二、三级部门档案, 导致大量的档案信息不能进入档案馆, 造成了信息资源浪费的现象, 信息不能实现全覆盖。在社会信息化要求下实现档案管理的转型则需依据大众对信息的需求, 应用当前信息技术手段, 将存在于全社会的信息资源集中在一起, 达到档案信息的全覆盖, 创建应用数字化的档案信息服务, 分不同阶段将大量的社会档案信息集中在一起, 从而将更全面更优质的档案信息服务提供给人民, 逐步形成科学化、规范化、合理化的管理模式。应用信息化手段实现档案管理有着一定的特点, 并不是通过信息管理来使信息发挥更大的作用, 没有认识到档案实体的作用。实现社会信息化档案管理, 要认真落实不同部门的管理职能, 依靠网络技术建立互动性强、广泛交流的平台, 逐步淘汰传统意义的服务模式, 顺应大众需求, 开展更为广泛的服务, 建立分布式数据库, 积极收集大众的档案信息需求, 提供个性化服务。
二、社会信息化视角下档案管理转型的内容
在社会信息化发展下实现档案管理模式的转变是一个长期任务, 要求耗费一定的人力物力, 档案工作才能顺利开展。基于社会信息化的档案管理模式的转变是一个不断发展的过程, 在信息技术的不断发展中, 用户的需求也出现了千差万别的变化。所以, 实现档案管理模式的转变主要依靠数字化技术与网络技术, 有效集中档案信息, 不但要集中、处理、加工大量的信息, 而且还需进一步创建全国性的档案信息服务中心。
(一) 要实现档案的数字化转换。要想进一步开拓现代网络信息服务渠道, 则需大力应用数字档案, 不受时空限制。档案信息数字化就是利用数字化技术、数据压缩技术、高速扫描技术, 将纸质文件、音像文件等转变为电子档案, 形成档案数字信息库。档案信息数字化主要内容涉及目录信息与全文信息的数字化。一是目录信息数字化, 这在档案信息数字化转换中发挥着重要作用。只有具备有序的目录信息, 才能做到科学管理档案与分类, 有利于大众在应用档案时准确及时找到档案。有利于推动档案管理的转型。二是全文信息的数字化, 档案管理部门发挥扫描技术的作用, 转变卷宗内容为影像信息, 利用文字识别技术转变影像的格式存储在计算机当中。然后, 再根据不同大众的需求, 对其进行分类和整理, 大众可以在馆内查询也可以在网上检索, 从而实现有步骤有重点地开展档案数字化工作。
(二) 要完善档案信息网络化的服务渠道。档案信息服务应该依靠互联网, 建立本地区的档案局域网。进一步设立档案门户网站, 明确所在省份的省级档案馆为中心, 集中当地档案信息资源, 达到资源共享, 提供“一站式”服务。大众在利用信息时可以登陆门户网站, 点击相关链接, 从而找到自己需要的信息。这种管理模式不但有利于提供更加广泛的服务, 而且保证将真实安全的信息提供给大众。再有, 档案管理部门还可以利用档案微博与微信, 将掌握的档案信息及时公布给民众, 实现与民众的合理交流, 掌握民众的档案信息需求状况, 从而确定信息专题, 将经过处理的档案信息公之于众。
(三) 要完善数字档案的社会功能和管理功能。档案馆要建立数字化的档案馆, 并充分发挥其社会和管理功能。数字化的档案馆社会功能主要是突出其社会服务性, 要通过网络获取更多的有效信息, 并将纸质档案信息转化为数字信息, 保存大量的电子文件和数字档案丰富馆藏。数字化的档案馆管理功能主要侧重于合理整合、科学集成不同类别、不同区域、不同领域的档案信息, 并运用信息技术供大众所使用。数字化的档案馆要鉴定和整理已形成的电子文件和档案信息, 还要制定相关的业务标准, 比如制定元数据标准。同时要注意确保数字档案的安全性, 维护数据库系统的安全, 对档案信息进行加密与备份。
(四) 要构建区域性的档案检索与利用服务中心。一般区域内的省市级档案馆要设置一个信息检索与利用服务中心, 包括对实体档案和数字档案的检索、利用, 信息服务中心的服务对象主要是该区域内的用户。档案馆要先建立区域内各种档案机构的档案目录数据库和档案全文数据库。这种模式的运行, 大众就能运用计算机检索到所需的开放信息, 或找到实体档案所在位置, 进行阅览、复印, 减少了再去档案室或其他档案机构查找的环节。
信息服务中心是以该区域的数字档案馆和门户网站为依托, 向大众提供远程服务。信息服务中心包括对区域内各个档案机构的介绍, 使得大众能够了解该区域内档案机构的情况。同时, 要在信息服务中心的门户网站上设置一键式检索服务, 依据档案信息的来源、类别等设置, 用户通过输入关键字就可检索到信息。
总之, 社会信息化视角下档案管理转型是一个动态的、持续的过程。档案管理的转型不仅需要国家对档案信息化建设的扶持, 出台相关的法律法规、政策来提升档案工作的地位, 还需要档案管理部门、档案研究人员等相关各界要充分认识到信息化给档案管理带来的挑战与机遇, 认识到当前实施档案管理转型是必然趋势, 大力推动档案管理的转型, 不断探索档案管理转型的新路径, 推进我国档案事业的繁荣发展。
摘要：随着社会信息化的快速发展, 档案管理当前已经实现了管理模式的转变, 而成为信息管理模式, 结合社会环境、档案管理工作特点, 本文提出了档案管理应该如何实现转型。
关键词：社会信息化,档案管理,转型
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土地档案管理模式转型 篇6
1 土地档案管理的重要性
直至今日, 土地档案已经存在很长一段时间, 土地档案的记载根据历史时期进行划分, 从而将不同时期的管理水平进行详细划分, 对其进行分析可以看出, 土地档案在管理方面即有不足又有优势, 通过对比分析可以为未来国土资源的开发以及利用提供有效的参考依据, 更大程度上提高管理水平。所以, 土地档案资源为国土资源的未来可持续发展道路提供了非常宝贵的参考价值。
对土地档案进行储存和应用的时候, 往往离不开土地档案的管理, 整合并开发土地档案资源在很大程度上提高了国土资源的利用率, 为国土资源利用提供了有效的信息服务, 同时, 档案资源也离不开土地档案的有效管理。对土地档案进行管理有利于土地资源的合理开发以及有效利用, 同时还具备了一整套完善的评价体系, 对土地资源的建设以及优化效果非常明显。
2 土地档案管理模式转型的必然性
现如今, 社会的发展越来越快, 信息化时代的到来, 为高新技术的发展提供了有效的准备途径, 由此产生了电子文件, 它作为土地档案的信息来源不仅迎合了社会的发展, 同时也为土地档案的管理工作提供了便捷, 信息化电子档案管理模式正在获得不断的发展。此外, 即使电子档案管理的发展异常迅速, 然而, 其与传统的纸质档案管理这两种模式仍会在很长一段时期内保持共存的状态。
所谓的纸质档案即为国家对国土资源进行管理的时候往往会形成许多具有储存意义的管理方案或途径, 通过文字以及图表等形式对其进行记载, 我们称之为土地纸质档案;所谓的电子档案即为通过计算机系统的有效识别以及处理, 那些具有储存意义的管理方案或途径会以某种规定的格式储存于计算机硬盘或者光盘当中, 同时还能够在网络上进行有效的传递, 最终以电子文件的形式进行归档, 从而形成档案, 我们称这样的档案为土地电子档案。
然而, 电子档案同纸质档案之间还存在很大的差异性, 前者虽然便于利用, 但是却很难对其进行永久的保存, 后者虽然便于永久保存, 却在利用的过程中会出现很多不便, 它们既相对统一, 同时又相互独立。土地档案信息电子化资源的形成主要是以传统土地纸质档案作为基础, 国家在对国土资源进行开发以及利用的时候, 通过对其进行有效的管理从而形成了土地档案信息资源, 作为真实的历史记录是不可能自动的以电子化形式存储于网络当中的, 部分信息资源除外, 只有当活动的参与者以电子文档的形式提供信息时, 信息资源往往会自动电子化进入网络。一般情况下, 信息资源档案需要通过传统的纸质档案进行收集、整理以及后期加工, 从而转录信息资源档案为电子档案。除此之外, 电子档案形成之后同样需要传统的纸质档案进行相关的信息管理, 从而构建完善的电子档案信息数据库。为了确保土地电子档案信息的可靠性、真实性和原始性以及电子档案的长久保存性, 传统的纸质档案必不可少。
信息化时代的到来使得国土资源不断向政务、商务办公普及以及应用等方面不断发展, 此外, 土地文件档案的数量也在持续增加, 电子档案与传统的纸质档案这两种管理模式仍会在未来很长一段时期内保持共存状态, 怎样才能以更加科学的态度构建出一整套标准的管理体系对土地档案进行合理管理已经成为了国家重点研究方向。作为国土信息资源管理的根本保障, 土地档案管理体系不仅为国土资源信息提供了一个绝佳的使用环境, 同时还为相关管理人员提供了一个通用语言, 在对土地档案管理体系进行制定的时候遵从一定原则、战略以及流程, 这也是文件管理系统当中一个主要的功能要求, 从而有效降低了管理成本以及风险。
尤其在窗口服务上, 是体现土地档案资料管理的重要标志, 因此服务窗口对档案资料管理情况的好坏是体现土地档案管理的重要因素。档案管理模式转型也正是体现服务窗口升级的必要途径。
3 转型面临的主要问题与解决途径
3.1 加强基础设施建设, 完善信息化数据资料
随着信息化时代的到来, 社会发生了翻天覆地的变化, 土地档案管理模式同样也面临着转型时期, 各级国土部门应当积极参与到土地档案管理信息化基础设施的基层建设中来。进入二十一世纪之后, 国家以及各级地方政府不同程度的増加了对于土地档案管理信息化的建设投资, 土地管理信息系统的构建同样也有了不错的相关进展。然而实际情况却并不是很理想, 比如, 在经济相对落后的内蒙古地区, 因为信息化系统的建设时间相对较晚, 导致了该地区的基础设施建设相对于其他发达地区而言还较为薄弱, 土地档案管理信息化建设体系存在严重的不足, 再加上仪器等相关设备的配备严重短缺, 即使土地档案网络信息化获得了有效的构建, 也很难运用到实际的工作当中。在当前经济社会快速发展的大背景下, 现代化信息网络技术的发展异常迅速, 其在土地档案管理过程中充当着至关重要的角色, 所以, 现代化信息网络技术的充分利用能够很好的与土地档案管理工作及其相关特点进行很好的融合, 同时还与国家的相关标准以及规范保持了有效的结合, 有利于国家以及地方政府部门在结合实际发展状况的前提下制定出一整套完善的土地档案管理信息系统, 从而扩大局域网的发展。由于当前信息化数据库尚不能很好的满足大众对于信息的需求, 因此, 政府对于现代化信息网络技术的有效加强以及信息化基础设施的建设, 不仅能够在一定程度上克服土地档案资源共享观念淡薄的难题, 同时还有效的排除了自我实体所存在的一些弊端。现代化信息网络技术的加强以及信息化基础设施的构建同样离不开相应法律法规的支持, 政府在对电子文件进行归档的时候, 应当确保传统介质档案数字化, 在对数字化档案进行保管、传递以及利用的时候还要确保其能够有序化的进行, 同时也离不开标准化以及规范化, 这样做大大排除了重复建设、互不兼容以及各自为政等一系列不良现象的出现。
3.2 增强土地档案管理社会服务意识与安全意识
土地档案的社会意识在很大程度上决定着档案的利用工作能否顺利进行, 它同样也是土地档案价值得以实现的根本保障。现如今的状况来看, 土地档案的社会意识依然薄弱, 这就要求政府机关单位在土地档案工作方面持续不断的加大宣传力度。国家以及地方土地档案管理有关部门需要不断树立其良好的外部形象、公开透明度, 土地档案的开放应当更加的合理、适度, 土地档案管理有关部门还应当受到整个社会对其工作的有效监督。此外, 伴随着信息化时代的到来以及一系列新技术的出现和新设备的应用, 使得土地档案的管理模式和技术手段已经有了翻天覆地的变革, 面对当前时期的不同要求, 某些传统的思想理念以及做法已经得不到很好的适应, 一系列问题接连不断的暴露出来。因此, 我们不仅需要改变以往的传统服务理念, 同时还要不断完善全新的工作思路, 并以此树立起我们的主动服务理念以及服务意识。
目前, 信息技术的发展越来越快, 传统的手工服务模式已经无法满足当今社会的发展需求。国家以及地方土地档案相关部门应当将土地档案信息公开透明化, 以此来激发社会公众对土地档案信息的需求意识, 主动向社会提供服务。国家以及地方土地档案管理相关部门不能自我封闭, 应确保信息化水平同社会的发展保持有效的平衡, 从而加快当前经济社会的可持续发展, 同时提高政府自身的管理水平以及服务水平。
伴随信息化时代土地档案管理模式的转型, 相比传统档案来看, 电子档案为了加大其档案管理的开发以及利用, 其信息通常会在局域网、政务网或互联网上进行频繁的传播, 这就在一定程度上加大了电子档案的安全隐患, 因此, 土地档案信息资源在网络传播过程中的各种安全保障工作需要得到不断的重视, 可以通过可行的建立数据备份、限制使用范围以及数据加密等技术手段来维持信息的安全性。
3.3 创建培养复合型管理团队
在对土地档案进行利用的时候, 一定要确保其服务性、管理性以及专业性。由于土地档案相关文件多数具有很强的专业性, 因此, 缺乏专业知识就无法根据用户所提供的相关需求进行信息的准确查找。此外, 土地档案管理人员还应当熟知其内部的相关管理业务, 包括相关的管理标准、政策以及规定规范等, 通过相应合理的程序以及手续为用户服务。目前, 土地档案所涉及的服务领域不断扩大, 在当今社会快速发展的今天, 作为土地建设的原始记录, 土地档案急需一个优秀的从接收到编研, 再从管理到提供利用的人才队伍。
3.4 增强各窗口服务群众的意识
在服务的时候, 窗口是直接面向群众的一个重要因素, 窗口接待的服务意识直接关系着土地档案资料管理的质量, 在调取资料的时候, 如何服务是体现土地档案资料管理的重要环节。因此有必要增强窗口服务群众的意识, 定期对工作人员进行培训, 这样就能更好的体现出窗口服务的质量。
4 结语
综上所述, 在信息化时代高速发展的今天, 土地档案管理模式正面临着前所未有的转型阶段, 在这一阶段不仅具有机遇, 同时也面临着严峻的挑战, 这就要求我们敢于及时抓住机遇, 克服阻挡在我们面前的各种困难, 不断提升自身创新能力, 由此方可以实现土地档案管理以及利用的持续完善, 以便于土地档案管理工作能够更好地服务于整个社会的发展, 从而确保国土资源的可持续发展, 为国土资源的合理利用奠定良好的基础。
参考文献
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档案管理范式的转型与社会变迁 篇7
所谓的“范式”是指人们看待一件事物的方法, 它包括整个社会成员看待这件事情理念的集合。档案是一种原始记录形成的方式, 它记录着人们生产、生活的具体情况和流程, 它具有唯一性、复制性与保管性的特点。档案管理有什么作用, 这就要从不同历史时期档案管理的构建谈起:
(一) 管用关系的构建
谈到档案, 人们通常会将它理解为“文书”, 在明代以前人们以册、典、策、中等词句来形容它。它主要记录人们生产和生活的流程。直到清朝前期, 人们还将木刻的记录用皮绳悬挂在壁边, 它被称为档。这些档既有原始文件, 也有抄录的复件。到了清朝入关以后, 随着经济水平的提高, 人们逐渐习惯用纸作文件记录, 人们将纸分类为“卷”录入专门的木格子中。人们调用文件通常会在书案边查阅, 日后, 人们将档与案联系在一起。用这个词说明档案的管用与管理。档案的目的就是做好记录供人们查阅。人们对档案的管用意识一直延续到计划经济时代, 随着市场经济的发展, 人们发展经济的途径变得更有针对性、客户群体逐渐细化、管理方法更加精细化, 人们要完善自己的目标, 就需要研究大量的原始资料。市场经济的发展使人们有意识的、主动的利用档案资料, 此时档案已经不能再仅仅的被动记录各种事件, 而是要有针对性的记录人们需要的事件。
(二) 动力来源的构建
传统的档案记录方法, 是拟定需要记录的范围, 人们依照时间的顺序与事件发生的顺序一件一件记录下历史发生的事件, 并将档案文件归类管理。以这种方法建立档案, 档案建立的被动性很强, 档案管理的工作范围主要以记录、分类、保管为主。而市场经济的建立, 使人们不仅要求能调用档案文件, 还要求只要自己提交需要搜索的范围, 立刻就能得到需要的全部档案资料, 同时人们要求档案以直观的方法展现出自己需要的内容, 同时人们要求档案文件的保管必须能满足即时调阅、异地调阅、分权限调阅的要求。人们的需求改变就要求档案管理的方法改变。
(三) 接受群体的构建
过去, 通常是相关的管理人员由于日常事务的需求会向档案管理人员要求调阅档案, 而随着人们对档案需求的改变, 更多群体都会要求调阅档案资料。比如公关人员要拟订出合理的公关策略会要求调阅档案资料;相关的决策人员为了提出具有可行性的战略记划会调用档案资料;甚至部分群体为了自我提升, 要求了解以往的历史也提出调阅档案资料的需求。由于受众群体扩大, 以往粗放的档案管理方式也不再能满足人们的需求, 人们要求用一种全新的管理方式既能满足人们的调用需求, 又能满足部分档案资料严格保密化。
二、社会变迁推动档案管理范式的需求变化
(一) 资料原始性的需求
由于社会的变迁, 人们会有涉繁调用调案的需求, 同时, 由于科学技术的发展, 未来电子档案会形成档案存储的主流方式。电子档案有着极易修改的特点, 这就要求档案管理的范式加强记录的原始性。它要用一种科学的方式使档案文件能抵御外来信息的干扰, 在必要时能以最原始的面貌出现在人们面前。
(二) 资料服务性的需求
传统的档案管理的范式, 是将档案视为资料, 档案管理人员只需要做好档案收集工作, 将之分门别类予以保存即完成管理的要求。然而社会的变迁赋予档案更多研究的价值, 被动性的完成资料收集、管理、保存工作已经不再能满足社会的需求。这就要求档案管理人员要以全新的视角看待档案管理工作, 他们必须要让档案的分类更科学、内容更直观、索引更准确。这种思维方式成为档案管理的新范式。
(三) 资料共享性的需求
信息技术改变人们的思维观点, 人们从信息中可以提取自己的需求, 人们可以思考信息中传递中的内容。档案中的内容就是一种重要的信息。在信息社会里, 人们要求能快速阅读到自己需要的信息、要求能远程得到自己需要的信息、能将信息中的内容提取后迅速发布。档案信息化带来的结果就是人们要求档案能够网络化、共享化, 这种需求也成为档案管理的重要范式。
三、社会变迁带来的档案管理范式的转型化
(一) 档案管理重心化
传统的档案管理范式认为档案管理是一件不重要的事情, 它仅仅只是人们需要时给人们提供查阅的资料, 这种范式使档案管理一直呈边缘化的方式发展, 它不能成为一个单位的重心。而社会的变迁使人们的决策、判断、处理都要围绕档案展开, 那么边缘化的管理模式已经不再适合人们的需求。社会的变迁会将档案管理提到一个至关重要的位置, 它会成为一个单位事务展开的重心, 未来, 被边缘化的“档案室”将被提为为“档案寄存中心”、“档案管理中心”等位置, 它预示着档案管理的范式将转型为重心化。
(二) 档案制度科学化
传统的档案管理中, 由于人们不够重视档案管理的工作, 因此它的制度一直存在种种问题。比如由于制度不够建全, 档案人员在收集档案时会出现不主动收集档案资料的现象;在档案保存中档案人员由于种种原因可能会损坏原始的档案资料;在档案交接过程中由于制度不建全, 会出现档案损坏或缺失却无法追究责任的问题。社会变迁要求档案管理要拟订出一套管理的制度, 它要保证档案在收集、保管、中转的环节都能保持原始的样貌, 然后通过先进的管理得到更好的保存。
(三) 档案方式先进化
过去的档案价值主要成为历史资料, 人们很少频繁的调用档案。而社会的变迁使人们不仅需要频繁的调阅档案资料, 而且要求能随时随地立刻调阅到自己需要的资料。这就要求档案管理的方式改变传统管理的方法, 而要以全新的方法管理。比如未来传统的档案将会更多使用电子档案的方式, 档案以数据库的方式保存, 以分级的方式管理。人们如果需要调阅档案问题, 只需要在网络中查询要调阅的档案, 只要自己的权限达到查阅的等级, 人们立刻可以阅读或下载该份资料。社会的变迁会越来越要求人们以先进化的形式管理档案。
四、总结
档案管理的范式与社会的变迁有重要的关系, 社会变迁使档案管理的构建内容出现质的变化, 社会变迁也决定档案管理范式的需求。社会变迁要求以一种全新的思维使档案管理形成新的范式。
摘要：档案管理的范式与社会的变迁有重要的关系, 社会变迁使档案管理的构建内容出现质的变化, 社会变迁也决定档案管理范式的需求。社会变迁要求以一种全新的思维使档案管理形成新的范式。
关键词：档案管理,社会变迁,范式
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档案信息化管理转型 篇8
一、社会转型对传统人事档案管理提出的挑战
1. 人事档案管理理念———“知情参与”挑战“神秘保守”。
多年来, 人事档案一直披着一层神秘的面纱, 非档案工作人员一般看不到档案的面貌、内容。在管理上, 也遵循相对比较保守的理念, 强调“安全保密”。笔者认为, 这样的管理理念在过去无可厚非, 但若将其放在当下社会转型的视域中观察, 即可发现其与现实环境的严重脱节。当前, 社会各界对人事档案知情权的诉求高涨。在学者张培的调查中, 有77.3%的调查对象认为人事档案没有神秘性;其中又有70.5%的调查对象认为当事人应该有查阅、借用人事档案的权利[2]83。在全社会强调“公民权利”、“公民参与”的条件下, 我们依然更多地强调人事档案的机密性, 保守地管理人事档案, 不仅是对人事档案社会服务作用的忽视, 更是对有关部门所提“档案服务社会化”理念的现实讽刺。
2. 人事档案管理原则———“人员流动”挑战“档随人走”。
我国传统的人事档案管理, 始终秉承“档随人走”的基本原则。诚然, 在相当长的一段时期内, 这一原则确实有效推动了人事工作的顺利开展。但近年来, “档随人走”不但没有体现出明显的优势, 反而在一定程度上制约了人力资源配置的优化。在社会转型期内, 一方面, 非公经济的快速发展和国家行政管理体制改革的深入, 产生了大规模的人员流动;另一方面, 许多企业、组织目前在招聘、晋升员工时, 也不再依据其人事档案的履历描述, 而是通过现代人才测评出发进行选拔。上述两点, 不仅使得传统人事档案管理“档随人走”原则的实现成本越来越高, 难度越来越大, 而且掣肘许多优秀人才的自由流动, 并直接导致了目前规模性的弃档现象。
3. 人事档案管理主体———“政府职能转变”挑战“组织部门主导”。
依照《干部档案工作条例》等规章制度的规定, 我国人事档案的管理主体是各级组织人事、劳动主管部门。笔者认为, 在当前的社会条件下, 将全社会的人事档案都由组织人事和劳动主管部门管理不合时宜。首先, 各级政府的职能转变已经逐渐由“家长型”走向“服务型”, 对“人事关系”的管理较以前也大大放松。其次, 社会各界对于有关管理主体的规定也早已“视而不见”。各类不具备法定人事档案管理资格的单位实际保管人事档案的情况比比皆是。即使是不保管人事档案的单位, 也往往保存着相当数量的“人事材料”。这些“人事材料”虽然没有法定效力, 但在内容上与人事档案并无太大区别, 其利用率也较组织人事部门保管的人事档案高得多。因此, 由组织人事部门严格控制人事档案管理权, 刻意强调人事档案政治属性的管理模式就显得相对落后和低效。
4. 人事档案包括内容———“全面考评”挑战“内容局限”。
在社会转型过程中, 无论是现代企业人力资源管理, 还是机关干部人事制度, 都愈发依赖于对人才的科学测评。而以考察人事档案为主要内容的履历测评, 又是人才测评的先导和基础。目前, 人事档案材料内容的收集范围还比较窄, 以干部人事材料为例, 主要包括履历材料;自传材料;鉴定、考核、考察材料;学历和评聘专业技术职称材料;政治历史情况的审查材料;参加中国共产党、共青团及民主党派的材料以及其他可供组织上参考的材料等。显然, 这些材料远不能满足当前各类组织对人才全面考评、深度考核的要求, 特别是个人业绩、信用情况等材料均未纳入收集范围。如何在社会转型条件下破除人事档案内容的局限性, 是对当前人事档案管理改革的核心诉求之一。
二、社会转型条件下人事档案管理改革的基本出路
1. 方法原则———循序渐进, 自下而上。
目前, 从国家层面实施的有关人事档案管理改革的措施还比较缺乏, 指导人事档案管理的法定规章制度仍然是上世纪90年代颁布的《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》和《流动人员人事档案管理暂行规定》。在这种条件下, 想通过一两部“法规”的颁布或一两次“学习”的推动就完成大范围人事档案管理的改革, 既不科学也不可能。渐进性的社会转型是我国社会转型的基本特点。在人事档案管理改革中, 我们也应当充分认识到当下人事档案工作的复杂性和社会转型的条件性, 努力规避变革带来的负面效应, 采用循序渐进的改革原则。
此外, 在新一轮人事档案管理改革中, 自下而上应当是主要方法之一。一方面, 经济快速发展, 带来的是社会分工的细化, 是各类型组织实际需求的显著不同, 各个单位的人事档案管理都必须在紧密围绕自身的需要的基础上进行。另一方面, 在实际工作中, 许多单位都已经建立确立了符合本单位需要的人事档案管理制度, 这也为自下而上的改革方法提供了社会基础。政府在整个过程中应当扮演指导、监督的角色, 通过出台一系列标准、规范与建议, 设立宏观标准, 并引导各个组织对人事档案的规范化管理, 切忌“管得过宽、管得过死”。
2. 改革内容。
(1) 革新管理理念———强调相对人的知情权与参与权。理念的革新, 是人事档案改革顺利开展的基础。各级人事档案主管部门要充分认识到保障公民知情权的重要意义, 强调相对人的知情权与参与权, 协助广大群众进一步消除对人事档案的神秘感。首先, 在知情权方面, 满足人事档案相对人一定的查阅权, 并赋予其在档案发生变化 (如增减、更改、损毁) 时被告知的权利。其次, 在参与权方面, 允许相对人在一定条件下对自己人事档案的错误进行修正, 同时允许相对人建议管理部门向档案中增添与自己个人经历有密切联系的材料, 保持人事档案的相对原真。最后, 明确上述两种权利的例外情况, 明确在何种条件下可以不满足相对人的权利以及在这一条件下, 各个利益相关方的责任、义务和相应的救济方法。 (2) 改革管理原则———组织人事部门适当让渡建档权。各级组织人事部门, 应当从满足这些需求的角度出发, 以优化宏观人力资源优化配置为落脚点, 弱化对“档随人走”的诉求, 将人事档案对人才流动的制约作用降到最低。组织人事部门应当适度放弃人事档案的建档权。除政府部门外, 其余各类组织、单位的人事档案皆由用人单位自行管理, 或由第三方 (如中介机构) 完成。组织人事部门和档案部门在这一过程中只起指导和监督的作用。如此, 不仅能够有效地避免人才对于人事关系的依附性, 符合当前人员大规模流动的社会现实与社会需求, 还有利于保障人事档案内容的全面性和针对性, 便于用档单位对人事档案的利用。当然, 部分舍弃“档随人走”原则产生的问题也是明显的, 采用何种策略应对各种人档分离的情况以及采取何种方法更为有效地管理流动人员档案, 答案尚不明确。 (3) 变革管理主体———根据不同类别界定管档资格。要根据不同类型的档案严格界定人事档案管理资格。对各国家机关产生的干部人事档案, 继续按照干部管理权限实行分级管理。在国家机关之外, 组织人事部门应当顺应中央对于政府职能转变的改革思想, 更好地发挥公民和社会组织在社会公共事务管理中的作用, 彻底舍弃落后的“单位人”管理观念和以人事档案制约人事关系的管理方法, 部分放弃人事档案的管理权。对由事业或国有企业改制成为民营企业的单位, 凡职工需保留干部身份的, 档案一律交人才服务中心管理, 不需要的, 视为普通人事档案管理。其余各类企业、组织, 无论其资质如何, 其人事档案都应当全面实行社会化管理[3]27, 可委托各劳动力市场、专业档案管理机构或其他社会中介机构管理, 并由档案部门会同组织人事部门, 定期对档案管理工作进行检查、指导。 (4) 丰富档案内容———围绕测评需求形成实用材料。现有人事档案大量记载的是陈旧、静态的一些经历性资料, 不能真实客观地反映最新的素质能力信息。因此, 必须针对不同对象和需要, 进一步充实档案材料。对各级机关干部, 要及时将他们的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况、考核考察材料收入档案。对一般专业技术和管理人员, 要收集他们的学术和技术推广成果材料、企业经营者利税材料等。对流动人员, 要收集那些能据此判断一个人素质优劣的材料, 如个人业绩、信用记录、素质能力等方面的材料。与此同时, 充分考虑实际利用的需求, 将人事档案内容进行横纵两个方向的分级。横向上, 将人事档案内容分为基本信息、健康信息、业绩信息等;纵向上, 按照使用频率分为可查阅常用材料、可查阅非常用材料和禁止查阅材料等, 将人事档案与人事材料相融合, 便于实际利用。
参考文献
[1]王英玮.专门档案管理[M].北京:中国人民大学出版社, 2010.
[2]张培.模糊的存在:在校研究生人事档案意识[J].档案学通讯, 2004 (6) .
档案信息化管理转型 篇9
一、职业类高校转型升级过程中档案管理面临的问题
目前, 我国现有高等职业技术教育学校2500所, 每年接受高等职业技术教育的学生约800万人。面对这样一个群体, 特别是面对职业技术教育的转型升级, 高等职业类院校的档案不仅要主动适应转型的要求, 还要把档案管理工作作为真实记录学校开展活动、客观反映校方基本职能的重要环节, 特别是要把档案管理作为一项基础资源, 为学校的教育工作、教学活动、建设管理、科学研究、教育督导及综合评估等服务。
1. 合并办学对职业类高校档案管理带来的影响。
现有职业高校, 多数是由中等职业学校升级或多所学校合并办学而形成。职业类高校合并组建后, 机构设置、人员分工、学科组合发生重大变化, 加之院系重新整合、学区布局分散, 原有的档案管理格局, 随之也发生了本质变化, 一些档案资料需要重新整理, 一些管理人员面临重新调整, 新型档案网络建设工作, 需要更加科学的管理和技术。但现实情况是, 合并组建后的职业类高校, 校区增多, 学区分散, 人员流动性很大, 这些对档案管理实现统一集中带来挑战, 使档案管理实现现代化, 在机构设置、人员调配、信息沟通、资源共享等方面面临许多亟待解决的问题, 这些实际问题, 造成档案管理工作与学校整体管理系统严重脱节, 也违背了国家对学校档案管理的相关要求。
2. 管理意识淡薄对职业类院校档案管理的影响。
长期以来, 职业类院校的档案管理, 上至学校领导下至一线教师, 普遍存在档案管理可有可无的思想意识。在相当一部分学校中, 档案工作不容易得到领导的足够重视, 甚至有时常常被忽略。这些因素造成学校对信息资源的开发不足, 对档案的利用率不高。加之当前许多职业学校档案管理的经费难以到位甚至根本就没有, 使得档案管理设备得不到配备或更新, 档案管理的现代化和信息化更是无从谈起, 面临着许许多多的困难, 势必造成职业类学校档案管理意识淡薄、方法落后、手段滞后。
3. 专业人才缺失对对职业类院校档案管理的影响。
人才队伍是档案管理的核心。专业管理人员是档案部门的重要资源, 在档案工作中学历低, 待遇低, 人员层次参差不齐是普遍现象。对档案管理人员的不重视人, 对档案管理人员的专业培养不系统, 专业知识不牢固, 既无技术又无学历的管理者大有人在, 至于更高层次的具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才更是十分匮乏。从现有人员队伍情况看, 普遍存在档案管理现代化意识不够强, 缺少相关的基本知识, 缺乏现代化操作技能, 致使档案管理工作, 一直停留在传统意义上的建档、看档、管档的水平上。职业类院校合并组建后, 机构设置、人员分工、学科组合发生重大变化, 院系重新整合, 带来原有的管理人员要么岗位变动, 要么另谋他业, 要么在编不在岗, 使得档案管理工作基本处于无人监管状态, 档案管理队伍也面临解散的可能。同时, 随着校区增多、学科增加, 人员的流动越来越大, 档案管理难以实现统一和集中管理, 使档案管理在机构设置、人员调配、信息沟通、资源共享等方面面临许多亟待解决的问题。
4. 档案载体与资料体系不全对职业类高校档案管理的影响。
档案信息载体结构单一、资料体系不够完整, 是职业类高校档案管理的普遍现象。在一些学校, 文件立卷还是手工作业, 文件归档后管理人员还要对其进行调整和编目, 进行再次加工。这种手工作业, 工作量大, 效率低下, 耗费时间长, 大大限制了档案的处理速度。再者, 一些教学人员认为, 教案、讲义等资料是自己的教学成果, 属于私有财产, 如果经过档案部门整理归档, 就成了学校公有财产, 所以对教学档案归档不予配合。现在的宁夏广播电视大学 (宁夏职业技术学院) 是由原宁夏重工厅机械技工学校、宁夏职工技术学院和宁夏广播电视大学等五所职业类学校合并而成。合校过程中, 一些员工有抵触情绪, 工作状态很不稳定, 致使档案管理工作程序无法正常进行, 大大增加了资料收集、整理、建档工作难度, 曾发生了档案丢失、损毁现象。同时, 给档案立卷文书的收集与整理、编目与编撰、归档与存放等带来了很大影响。有的甚至在办公室搬迁、部门调整中, 将许多档案资料任意堆放, 或者当作废品材料随意处理, 致使不少具有保存价值的档案资料, 该保留的未保留、该移交的没移交、应归档的没归档, 大大影响了档案的准确性和完整性。
二、职业类高校转型期档案管理规范化的基本对策
职业类高等学校的档案管理是一个系统化、长期化的过程, 在这一过程中要求各校档案管理机构必须建立和完善规章制度, 完善档案管理体制, 加强档案管理队伍建设, 努力提升管理水平。广大从事职业类高校档案管理的人员, 要主动适应档案管理现代化的新要求, 学习掌握档案现代化管理技能, 努力实现档案管理工作为社会主义现代化建设服务, 为学校的建设和发展服务, 为国家职业技能人才的培养服务。
1. 建立健全规章制度, 为档案规范管理提供保障。
建立健全档案管理相关规章制度, 为职业类高校档案工作实现管理现代化创造基本条件。高职院校要实现档案的规范化管理, 就必须严格遵守和贯彻执行教育部、国家档案局2008年颁布的《高等学校档案管理办法》, 根据职业类高校自身实际情况, 制定和完善高校档案管理工作制度。在具体管理中, 不仅要有管理制度, 还要有馆室建设制度, 不仅要有日常工作制度还要有档案查阅制度, 针对各校区距离分散等实际情况, 还要制定相应的报送制度, 要求各部门专人负责报送各部门档案资料。在制度约束下, 促使职业类高校档案管理工作逐步实现制度化、规范化和有序化。同时, 职业类高校的档案管理要在坚持“依法治档, 依法护档, 依法用档”基础上, 提升管理部门和管理人员的责任意识、安全意识、守法意识, 确保档案真实性、权威性。档案管理的终极目的, 并非为了管理而管理, 而是为了更好地利用档案资料而管理。要在严格的管理制度约束下, 做到建立制度不动摇, 执行制度不放松, 履行制度不走样, 才能使职业类高校档案管理有章可循、有法可依, 才能使档案管理真正实现规范化、科学化、现代化。
2. 加强档案队伍建设, 提升管理人员素质。
档案工作的基本主体是人, 职业类高校档案管理要跟上时代发展步伐, 当务之急是建设一支对档案事业忠诚、业务素质优良的档案工作者队伍, 为档案管理尽快适应社会发展要求提供人才保障。在队伍建设时, 要注重人员在年龄层次、专业知识、业务水平等方面的合理性, 使档案管理队伍真正发挥整体效应;同时, 要大力推进档案网络化建设, 积极发挥相关部门兼职领导和兼职档案员的作用, 构筑校区档案工作网, 加强专职档案管理人员的业务培训, 真正发挥档案管理为学校服务的功能和作用。
3. 借助现代化管理工具, 实现档案现代化管理。
现代化档案管理的最终目标, 是为建设中国特色社会主义服务。档案管理必须借助现代化管理工具, 不断提高档案的管理效率和利用效率。职业类高校档案管理在推进现代化建设中, 要将过去合校前的几个或多个全宗变更为一个全宗, 在高校合并过程中, 以前各个学校的档案统一接收至新的档案室要重新进行手工整理排序, 在整理中, 可跳过此环节, 对接收的档案直接进行数字化处理, 不再对其进行重新地手工梳理, 直接利用计算机对数字化的档案资料进行重新排序。在具体操作过程中, 可根据档案重要程度、价值大小、利用率高低和开放程度, 分清轻重缓急, 逐步进行数字化处理。档案资料通过计算机数字化处理后, 可以快速检索、更清晰地显示档案主题内容和特征, 而且还减少几个全宗合并为一个全宗时的著录条目等手工劳动, 节约人力、财力与时间, 大大提高了库存档案管理的现代化程度。
三、不断提高职业类高校档案管理的现代化水平
纸质档案向数字格式的转变, 档案信息实现数字化, 有利于更好地保护档案资料的完整性。职业类高校档案信息具有特殊的保密性, 档案管理信息网络建设, 必须考虑制定档案信息上网的政策法规, 确保档案资源开发利用和共享不泄密, 设计开发先进软件, 使相关软件易于维护、性能安全。
1. 积极探索现代化档案管理新模式。
高校在构建网上档案管理工作时, 要积极探索适应社会发展的现代化档案管理新模式, 推动档案工作向数字化、网络化迈进。要力求使档案查询系统能够为用户提供现代化的、快捷的、便利的、信息全面的、高效的服务。对于纸质档案, 进行全文数字化处理, 转化为数字档案信息, 其他载体的档案, 也要进行数字化的登记和管理, 建成门类齐全、多个用户共享的全文数字档案库和多媒体数字档案库。创新利用网络信息技术, 为学校教师学生和社会提供优质服务。
2. 加强制度建设, 做到科学管理。
高校档案管理要以《档案法》等为基础, 细化档案工作在各环节运行的标准和方法。目前, 职业类高校档案主要划分为党群行政、教学科研、基础设施、财务等几大类。在科学推进档案信息化建设中, 首先要对档案资料进行扫描, 与档案管理网络系统链接, 构筑起“档案信息服务港”, 努力实现高校档案网上查询、借阅和信息共享。利用扫描仪、微缩等科技手段, 对档案信息整理、编目, 将其处理成数字信息, 真正开展网上服务。结合学校工作需要, 开发适合学校特色、专业特点的档案管理软件, 促使档案管理工作迈上一个新台阶。
3. 把档案管理与校园文明建设相结合。
在高校档案管理现代化建设中, 要注重把学校档案馆的珍贵资料, 以师生和社会容易接受的形式进行处理和保存, 这样才能发挥档案的现代作用, 使学校师生员工更好更全面地了解学校文化历史, 并以此为基础, 进行总结和创新, 建设新的校园文化。在信息时代, 档案网站、数字档案馆等, 是高校对外传播校园文化、建设精神文明的重要载体。高校档案馆建设, 要做好管理现代化与校园文化建设相结合的文章, 要更新观念, 敢于创新, 大力推进科学化管理档案建设进程。
4. 构建合理的档案服务体系。
当前, 职业类高校改革发展的任务十分艰巨, 构建科学规范的档案管理与服务体系显得尤为重要。高校档案馆除了对校方档案信息进行整理、加工、汇编, 还要收集与本校教学及专业相近的有关科研院所的信息资源, 进行加工处理, 构建结构合理、品种齐全的档案信息库, 向广大师生员工和社会开放, 进一步提升档案的服务能力。高校档案管理部门应加强沟通, 共享档案资源, 在制定和实施档案服务体系的过程中力求达到档案业务、技术标准方面协调一致, 便于开展学术交流和合作。
参考文献
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