高校档案管理信息化

高校档案管理信息化（通用11篇）

高校档案管理信息化 篇1

高校财务档案是指高校各级机构及下属单位干部职工在教学活动、科研活动、教学管理以及学校建设与发展方面直接形成的具有保存价值的各种财务支出和收入材料。借助现代化的设备和手段, 目前高校财务档案管理基本上应用电子计算机处理和储存, 形成电子财务档案, 其信息传递速度较快, 档案管理和利用的效率也越来越高。加快档案信息化建设, 顺应时代和社会发展, 是提高高校档案管理和档案服务水平的必由之路[1]。

一、高校财务档案管理信息化的重要性

随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高, 迫切需要改进财务档案管理手段和提高管理效能。建设电子财务档案, 实现财务档案的网络化管理, 是适应现代化管理的需要, 是搞好高校财务档案管理的必然选择[2]。

1. 现代高校财务档案的新特点。

信息量大、时效性强、实时更新、查阅频繁这一新的发展趋势, 对当前的财务档案管理手段和方法提出了严峻挑战。随着国家财政经济工作的不断发展, 财务法规、标准的变化越来越频繁, 甚至某些科目的经费标准一年内进行几次调整, 各种指标、标准, 每年都在变化;各种会计账簿、报表、决算每年都有不同的内容, 并且要求既要反映当年度经费活动情况, 又要反映上年、下年或若干年的经费活动情况;各种标准划分越来越细, 项目越来越杂, 信息采集的工作量日益增大。这些都给高校财务档案管理工作增加了难度。各行业部门为解决此类问题, 都编有年度《财务文件汇编》等资料, 但是这些资料往往缺乏全面性、连续性和时效性, 一些标准很快过时得不到及时刷新, 重新整理出版的周期长, 计划赶不上变化, 消耗大量人力和财力, 有很多问题还是难以彻底解决。

2. 电子财务档案的优越性。

电子财务档案是指存贮于磁盘、光碟等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案, 《财务文件汇编》等, 电子财务档案具有无可比拟的优点, 能够较好地适应高校财务档案的发展需求。主要特点是:电子财务档案易于修正、拷贝和重置, 便于纠错、携带和传递;电子财务档案的存贮形式多样, 既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中, 也可以打印输出到纸质材料中;电子财务档案便于计算、分析, 快捷获得所需结果。电子财务档案上网, 通过计算机操作和网络交流, 不仅可以满足日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要, 达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的, 节约了办公成本, 避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损, 还有利于专业管理, 便于档案资源的统一整合, 极大地提高了工作效率和工作质量。

二、高校财务档案管理信息化的几项重要工作

信息化建设内容包括网络系统、数据库系统、标准化系统、安全系统、信息规模、信息服务等[3], 要围绕核心着重做好以下工作:

1. 及时挖掘、整理和采集动态数据, 建好数据库。

档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础, 其他的一切工作都是建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体, 实现档案管理的信息化, 必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源, 是数据存储、管理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上, 建立高校财务档案数据库, 数据库一经建立, 立即着手数据的录入, 将本单位的财务档案资料都录入计算机。可以按高校财务档案的内容分类建库, 如按教学、科研、管理与建设等, 建立几个主要基本数据库。

2. 加强财务档案信息网络建设, 提高档案使用效率。

档案的最大价值在于利用, 档案管理信息化有助于档案信息的充分利用。建立完善的财务档案信息网络, 一方面可以将本单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库, 减少档案人员的重复录入工作, 保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务, 也可以通过电子邮件等方式开展财务档案信息咨询。总之, 网络财务档案的在线管理和使用功能, 可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差, 实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越, 整合财力资源、人力资源, 提高财务档案管理能力和质量。

3. 搞好财务档案管理辅助决策系统建设, 科学管理使用档案。

财务档案信息通过采集整理和网络传输, 最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高, 仅凭有关人员的经验来处理问题还不够, 必须依赖于先进的智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础, 以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段, 建立决策支持系统, 对一个问题提出多种方案, 对方案进行比较、分析和优化, 做到定量与定性分析相结合, 最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量, 更好地为目前繁重的高校工作任务服务。

三、加强高校财务档案管理信息化的具体措施

1. 高校财务档案管理组织上要加强领导。

首先从思想上要提高对这项工作的认识和重视程度, 尤其是要加强有关领导的重视和推动。领导是财务档案管理信息化的真正推动者, 其信息化意识的高低决定了信息化建设的力度、进度和深度。领导者要树立科学的管理观念, 摆脱传统思维的束缚, 认识和理解计算机和网络技术应用于财务档案工作的重要价值, 在资金、设备、人才等方面予以充分投入, 把财务档案管理信息化纳入工作计划和考核范围。

2. 高校财务档案管理建设上要规范化。

档案信息化的总体规划是档案信息化建设的关键, 要积极将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容纳入建设规划, 探索利用统一的网络平台整合档案信息资源, 是实现信息资源共享的有效途径[4]。同时, 根据高校自身规模, 明确专 (兼) 职人员负责有关文书工作, 处理好文件的收集、整理、鉴定、保管、编研、归档, 并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记工作, 建立和完善财务档案管理网络。

3. 高校财务档案管理机制上要制度化。

只有健全、系统的档案管理制度和管理体系, 才能从根本上加强档案软环境建设, 做到日常的财务档案管理活动有章可循, 如综合性的规章制度、立卷归档、档案保管制度, 档案保密、保卫制度, 开放档案的利用制度, 未开放档案的利用制度, 档案专 (兼职) 人员的岗位责任制等[5]。

4. 加快硬件建设, 统筹强化基础设施。基础设施条件是档

案信息化工作不可缺少的基本前提, 是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础, 其核心是档案信息网络化, 它是档案信息传输、交换和资源共享的前提。因而, 在建设初期, 就应该有财务部门和档案部门人员共同协商, 从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路, 统筹考虑多方需要, 避免系统运行过程中出现空缺或重叠, 提高效率。在财务软件方面, 为便于软件升级, 保证不同开发商提供的软件能够相互兼容, 必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和连续性。实行信息化之后, 还应做好防火墙系统, 严防电子档案内容遭到破坏或灭失。存贮在硬盘上的财务数据必须单独建立备份, 由专门管理员负责。

5. 加强软件建设, 促进管理人员职业化。

财务档案管理工作要不断适应发展的需要, 提高管理人员素质是关键。首先要挑选文化素质高、工作能力强的人员负责档案管理工作, 财务档案人员必须掌握计算机、数据库、网络以及微缩、音像、光盘刻录等知识和技术, 以满足信息化建设工作的需要;其次对档案人员要加强财务档案管理的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训, 提高他们掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能, 使其具有时代意识, 其中包括信息意识、市场意识、现代化意识、法制意识[6]。同时, 也要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍, 使其了解其中的客观规律, 更好地为高校财务档案管理信息化提供技术支持。

目前, 随着电子计算机技术、网络技术的不断发展, 档案管理信息系统已经在各高校广泛应用。加强和完善信息化财会档案管理, 已成为摆在高校财务部门面前的一项重要课题, 我们相信, 随着信息化事业的不断发展, 遇到的难题必将会得到逐一破解。

摘要：信息化建设已经成为我国社会主义现代化建设的重要组成部分, 高校作为人才成长和培养的重要场地, 财务档案管理方面必须探索出一条信息化建设之路。如何建好、管好、用好电子财务档案, 提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率, 也就成为当前高校财务部门的一项重要课题。

关键词：财务档案,信息化,管理

参考文献

[1]卢红.稳步推进高校档案信息化建设[J].济南职业学院学报, 2008 (1) :95-96

[2]郭静, 王晗等.谈高校基建档案的建设与管理[J].兰台世界, 2008 (3) :23-24

[3]王敏.浅析高校档案信息化建设的内容及模式[J].机电兵船档案, 2007 (5) :55-56

[4]韩瑛.浅析高校档案信息化建设[J].中共山西省委党校学报, 2005 (2) :70-71

[5]王国强.浅谈高校财务档案的管理[J].锦州医学院学报, 1999 (5) :F004

[6]房洁.浅谈高校财务档案管理[J].山东省青年管理干部学院学报, 2006 (3) :164-165

浅谈高校档案信息化管理 篇2

一、档案信息化的内涵及档案信息化建设的必要性

1.档案信息化的内涵。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。

2.档案信息化建设的必要性。档案信息是信息资源的重要组成部分。档案信息是人们社会实践的真实记录，是认识和把握客观规律的重要依据，是重要的凭证和依据，也是一种特殊的信息产品。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好客观环境。档案管理改革是信息化建设的必然要求。在信息时代，信息消费将成为加快社会信息化进程的原动力，这是时代赋予社会信息部门的使命。

二、目前高校档案管理的普遍状况

1.高校档案管理存在的问题。高校档案的管理和利用不同于以往各类学校档案的管理，他是以信息化为依托的，以分享资源为目标的，以提高教学服务质量为要求的档案管理。作为教学的第一手资料的高校档案，自然就是高校教学当中的重中之重，但是它的功能往往是被忽视的。目前大多数高校仍然是用传统的方式来管理自己的档案，仅仅是储存保管，并没有将它们的信息服务功能开发出来。其中最为重要的一点就是档案的信息化程度偏低。特别是在教学档案的信息化管理当中，经常将涉及多专业的档案没有进行整体的信息化规划，经常出现收存的档案不能够积极地被开发和利用而被束之高阁，就使其会失去档案自身的价值。

2.在档案信息化管理中的机遇和挑战。随着近年来经济技术的发展，档案的生成方式发生了很大的变化。更多的档案是在电子计算机中生成并储存的。在高校档案的管理中，如何使得机读形式的档案更具有系统性、价值性、让广大师生获得更为完善的服务，是目前高校档案信息化趋势当中我们应当面临的机遇和挑战之一。其次是档案在信息化过程当中必须面临的安全化的问题。在高校档案管理信息化系统开发的时候，必然会面临着巨大的安全挑战。在开发当中必须将各种类别的系统和资料加以整合，这样来说就必须利用新的思路去进行开发和创新。但是在网络当中存在的缺陷有很多，加上没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能就面临着巨大大挑战。

三、促进高校档案管理信息化程度，提高档案利用效率

1.促进档案信息化管理应当遵循的原则。规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

2.逐步建立高校档案管理信息化系统。要实现高校档案信息化管理，总的来说就是在实现档案信息的数字化和网络化的基础之上，实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化和快捷化程度，从而将有用的信息高效的分享出来，方便广大师生对于各种资源的利用。

3.以人为本，通过提高档案工作者的素质来提高档案管理信息化水平。档案工作人员在高校档案信息化改革当中具有举足轻重的地位。他们的创新精神，管理理念影响着整个高校档案管理的效率和特点。现阶段很多高等院校缺少专门的档案管理人员，管理水平较低。我们应当充分重视高校档案管理科的创建，积极引进新的技术和理念，培养高素质的档案管理工作者，加快档案技术人员队伍的建设。

四、档案管理信息化的对策

1.建立健全制度体系。档案信息化的前提是加大对档案管理工作的软硬件建设投入，规范运行管理制度，制定统一的、标准的规范体系。完善安全保障机制。档案信息化建设依托电子网络平台，安全风险防范必须放在重要的位置。要加强安全保障机制建设，提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁，可以采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。

2.深化人才队伍建设。在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。

总之，在当今网络信息化环境下，高校档案工作人员要积极面对档案信息化带来的挑战，更新观念，积极主动地学习信息技术、现代管理等相关知识，熟练掌握计算机、网络技术的能力和水平，在工作中不断实践和创新，进一步推进高校档案信息化，充分开发利用档案信息资源，更好地为高校、为社会服务。

高校档案管理信息化建设探析 篇3

长期沿用的纸质归档信息管理方式, 已经无法适应现代化信息发展节奏。靠传统人工操作对档案信息资料进行搜集、归纳、整理, 不仅耗时量大, 而且浪费大量的人力、财力和物力, 调阅和查找相关档案, 特别是时间已久的信息资料, 既不方便也不快捷, 严重影响信息工作效率。加之纸质资料保存困难, 保存时间有限, 很容易造成信息资料的损失, 阻碍信息工作的持续性发展。因此, 高校档案管理工作必须紧跟着时代步伐, 大力开展档案信息化建设, 通过现代信息技术, 将高校大量信息电子化、数字化, 进行系统收集、整理、储存, 确保信息使用高效准确。

二、工作思路与措施

(一) 根除思想错源, 摒弃陈旧观念。

工作是否开展顺利与人的思想根源有很大关系。顺利推行高校档案管理工作的信息化建设, 必须加强管理者的思想培训, 让其摒弃陈旧观念, 提高该项工作重要性认识, 强化信息科技意识。摒弃传统管理观念, 充分认识高校开展档案管理信息化、电子化建设的迫切性, 从思想观念上认识到高校信息科学、高效、规范管理对高校发展的历史意义。

(二) 强业务重素质, 着力人才合格。

要真正将高校档案管理工作信息化建设落到实处, 就必须规范档案管理工作人员业务培训, 提高工作人员工作素养及综合素质, 包括:思想品质、职业道德、创新精神、信息专业技能、业务水平等等。培训要有计划性、针对性, 能紧跟现代信息技术发展的脚步, 能很好地掌握现代信息技术的新知识、新技能, 特别是要能熟练使用计算机对档案信息进行综合处理。

(三) 注入鲜活资金, 夯实配套设施。

传统的档案信息管理, 以纸质档案为主, 收集、整理、保管任务繁重, 长期放置易于氧化, 不利于档案的长期保存、更新、传递。而现代化的信息技术设备, 既可以大容量处理档案信息、信息快速数字化、“软化”保存长久化, 又能够减轻管理人员工作负担、又可以大大提高工作效率;其档案处理的快速性、实效性、系统性、完整性是过去传统档案管理无法比拟的。因此, 要切实开展高校档案信息建设工作, 就必须注入鲜活保证资金, 购置配套设备设施, 发挥软硬件的科技功能, 将高校档案信息化建设工作真正落到实处。

(四) 强制度重法纪, 强化安全保障。

健全档案管理信息化建设工作, 管理层必须予以制度保障。高校档案信息涉及高校很多方面的信息资料, 如, 教育教学、科研成果、发明创造等等, 很多具有很大实用价值, 对于高校的校级管理、学校发展、科技创新等具有指导意义和参考借鉴价值, 有的还涉及国家机密, 对于国家经济建设、文化发展、科技进步都能提供技术支持。因此, 必须要非常重视高校档案信息管理的安全保密性, 建立和健全相关档案保密制度、信息安全奖惩制度、档案信息安全管理规定等。同时, 将信息安全上升到法律的高度, 从上至下树立法纪意识, 随时予以检查监督, 确保高校档案信息资料安全。

(五) 讲团结重协作, 机制标准统一。

在高校档案信息管理工作中, 一些学校的管理机制还不够完善, 管理的标准还不够统一, 存在各部门“各自为政”的现象, 协作联动能力较差, 无法形成统一协调机制, 学校很难统一调配使用。特别对于信息技术使用规范、业务技术标准、软硬件的选用、技术配置等方面, 缺乏有效统一的监管, 使得信息化建设工作分散无序, 难以达到科学规范的要求。因此, 在高校档案管理信息化建设工作中, 学校必须形成统一指挥的管理机制, 各部门齐心协力、协调配合, 制定统一标准, 实现各部门档案信息管理无缝对接, 保证高校档案管理科学化、合理化。

(六) 重人才自主研, 打造个性品牌。

现代科技发展日新月异, 信息科技软件也不断更新换代, 高校档案管理的信息化设备设施, 软件、硬件, 也在不断新老更替, 特别是标准化的先进管理软件。而高校享有科技人才优势, 完全可以发挥人力资源特长, 人尽其才物尽其用, 确定科研课题, 自主研发用于信息化建设的科学技术, 设计符合自校信息化建设实际的个性化管理套路, 如, 储存介质的扩容、软件的更新、系统的升级等。这样既可以可以节约大量经费, 又可以促进人才资源发展, 走出自己科技创新之路。

参考文献

[1]罗贤春, 姚明.价值体系研究视角变迁下的公共图书馆价值[J].中国图书馆学报, 2014 (03) .

高校管理信息化建设论文 篇4

一、目前高校管理信息化存在的主要问题

尽管我国高等教育信息化推行起步较晚，但建设发展速度非常迅速。在高校各级领导高度重视校园信息化建设与专项人才的培养，专门成立信息化管理领导小组，积极地开展数字化校园网建设，并出台了一系列相关制度、措施，有力地推动了高校信息化管理的健康有序发展。但在建设与发展的同时，也发现各高校管理信息化中还存在着不少问题，正影响或阻碍管理综合效率的发挥，有必要进行认真地研究剖析并加以改进，主要表现在以下几个方面。

1.1对管理信息化认识不到位

管理信息化是教学上水平、管理上台阶、科研上档次的切实有效手段;是为学校师生提供获取更多资源;是协调工作、理顺管理机制的有效途径。然而，很多高校在信息化校园的建设中相对忽视了在信息化平台下管理效能的提高，没有从提高综合管理水平及工作效率高度去认识。

1.2在管理信息化建设重视硬件忽视软件

不少高校领导更重视信息化设备与硬件投入，硬件投入后都是学校的固定资产，看得见摸得着，便于日常管护;而很多软件一次性投入大，且不是实物，后续还有很多维护升级费用，在固定资产清查中也会带来诸多不便，结果造成硬件设备相应的软件跟不上，导致配置的硬件无法发挥应有的作用，设备使用效率不高、使用效果不佳，甚至无法使用。

1.3部分管理者的信息技术水平和能力有待提高

高校行政管理队伍人数众多，且人员结构多元化，尽管各高校开展了一些信息技术管理的专项培训，但管理信息化水平整体不高，且管理者本身业务繁忙，主要表现为管理者缺乏主动把握管理信息化的意识、热情及能力。在管理信息化的建设初期，很多基础数据库的建立会在一定程度增加部分人员的工作量，在还没有完全体会到管理信息化带来的便利就遇到较大阻力。

1.4各高校各部门之间的信息共享水平很低，信息孤岛现象比较重

很多高校开始引入管理信息化时，缺少统一的管理和规划。高校的信息化建设需要顶层设计，各部门、单位在选择及开发信息系统时要整体的思考，某些方面可借鉴企业的管理模式及标准化管理体系，随着信息化建设的持续推进，高校必须解决的就是系统与资源整合效率问题。

二、提高高校管理信息化水平的对策

2.1提高管理人员的信息素养

信息素养是处在信息时代社会中每个人都必须具备的对信息的把控意识与掌控能力，但这种素养不是自发形成或一蹴而就的，而是在社会环境的影响和教育的引导下逐步形成的。高校管理人员信息素养的提升，需要根据管理人员的岗位特点，有针对性地加强信息化管理能力的训练，尤其要加强信息评价、信息处理和信息应用能力的.训练。要把信息素养作为高校管理相关岗位的聘任重要条件。

2.2建立和完善信息化系统

通过建立和完善信息化系统可以对大量的基础信息进行分析和处理从而准确快捷地找出所需要的信息，信息化系统还可以对这些所需要的信息进行统计、分析与预判。以苏州大学后勤处为例，在学校固定资产管理中，运用了“江苏省属高校国有资产管理系统”，在资产管理中包括了资产申请、审批、建档、保管与维护、报废处置等全过程实施信息化管理，并实现了多元的信息共享，大大节约了管理成本，提高办事效率。此外，苏大后勤处专门成立了信息管理科，构建了部门信息平台，负责对学校后勤所统筹管辖的相关信息数据进行收集、分析、汇总，并依托这一平台紧密联系了各科室、各岗位之间的日常管理工作，使得信息资源共享达到最大化，以此来提高工作效率和效益，为部门的管理起到了快捷、规范、科学的指导作用。

2.3更新和完善管理制度

管理信息化是在信息化技术条件下建立的新型管理模式，因此同样需要一整套匹配的管理制度来保证管理信息化安全有效地运行。由于管理信息化极大颠覆了原有工作模式与工作流程，其配套的管理制度也需要根据新的特点进行优化调整。高校在推行管理信息化初期必须制定一整套相应的管理制度，这些制度既包括对有关程序的流程、权限与保密制度，才能保证信息化管理尽快发挥最大的作用。

三、结语

管理信息化不仅是技术的变革，更是思维模式和工作方式的创新。高校积极推行管理信息化是由传统管理模式向现在管理模式的历史性跨越，它将积极推进管理理念的变革，有效利用信息资源，提高高校管理水平，促进高校效率与效益的综合提升。

高校学生档案信息化管理的思考 篇5

【关键词】学生档案；信息化管理；档案信息化

档案，作为个人经历的信息载体，在当今社会已越来越受到人们的重视。而大学是个人档案形成的最重要时期之一，高校学生档案记载着大学生在校期间学习、表现、能力等信息，是反映学生在校期间学习状况、日常表现、思想动态等情况的最重要资料，是学生综合素质的体现，是大学生毕业之后用人单位审核的重要参考和组织选拔、任用、考核的重要依据。因此，在新形势下，提高高校学生档案管理的水平，促进学生档案管理的现代化发展，实现高效、便捷的管理模式，对于高校教育体制改革和就业制度改革来说都有着十分重要的意义。

一、基础设施建设存在的问题

目前我国高校学生档案管理的基本现状目前，我国大部分高校学生档案管理基本上处在传统、原始、手工操作且以纸质档案为主的管理模式中。 电子档案归档及档案数字化在一些高校还是空白，在有些高校也只是刚刚起步。具体表现为：

（一）学生档案管理方式落后，电子化进程缓慢。随着我国高等教育向大众化教育的转型，高校扩招导致学生人数骤增，给高校学生档案管理工作带来了很大的难度。高校学生档案具有归档内容多、量大、存放周期短、流动快的特点。目前很多高校还停留在原有落后的手工纸质操作管理模式， 难以适应现代化高等教育迅猛发展的需要， 要想解决这些问题单靠简单地增加工作人员是不现实的，必须借助现代化的工具管理学生档案，才能使学生档案管理规范化、科学化、系统化。

（二）专业人员匮乏，档案的现代化信息管理技术有待提高。面对校园网络建设和信息社会的飞速发展，高校学生档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才。但目前高校学生档案管理人员的素质能达到上述要求的还为数不多，学生档案管理人员多为兼职，兼职学生档案管理人员由于接受专门的学生档案管理的培训较少，他们一般缺乏档案管理的基本理论与技能、现代化管理的技术与方法、档案管理的政策法规和业务规范等全面的档案管理知识，进而难以实现学生档案的科学化管理。档案管理只是满足于装进袋子，锁进柜子，只停留在你查我调的单一阶段。这种传统的工作方式耗时长、工作量大、工作效率低下、管理成本极高，不适应学生档案管理便捷的要求。随着高校学生数量的增长，这就要求学生档案管理工作实现现代化、网络化、数字化。但目前电子化的进程只是在一些重点高校启动使用，大部分高校电子化进程进展还很缓慢。

二、学生档案信息化管理的对策

针对目前高校在学生档案信息化管理中存在的问题，我们可以一一的对其进行解决，以满足学生档案信息化时代的管理需要。

（一）从思想根源着手，提高高校学生档案管理者的认识。人的认识的提高，是实现档案信息化管理的前提条件。档案信息化管理，从某种意义上说，是一种先进理念对传统理念的代替。要提高学生档案管理信息化的认识，增强技术能力，改变与学生档案信息自动化处理和管理不相适应的传统工作手段与方法，要提高学生档案管理部门和学生档案管理人员（尤其是档案部门领导）在新形势下对学生档案管理信息化的认识，尽量对学生档案管理信息化进行足够的资金投入。实现学生档案管理信息化，要解决思想认识问题。一方面要正确认识学生档案工作在当今高校档案管理工作中的地位和作用，明确其服务方向；另一方面，要正确认识采用现代技术设备的重要性与艰巨性。务必使档案管理人员对学生档案管理产生科学性的认识。在此基础上加强档案管理知识的学习和普及，从理论上提高个人水平，理论升华运用到实践当中去。

（二）不断提高档案管理人员的技术水平，加强学生档案管理的网络互联技术。仅仅依靠传统档案管理技术实现信息时代下的学生档案的管理工作显然是不合时宜的。因此，学生档案管理部门一方面要引进计算机人才，另一方面要加快在学生档案管理人员中的计算机知识培训，尽快使计算机文化成为每个档案管理工作者必须具备的基本职业技能。不仅要提高档案管理人员的技术水平，加强计算机人才的引进。还要逐步在管理人员的专业水平不断提高的基础上，加强学生档案管理的网络交互性。真正实现学生档案的共享。应该充分利用校园网，使学生工作管理的各个部门之间形成一个有机整体，不再通过传统的方式进行档案交流，这样可以使学生档案的收集、存储、检索、传输、发布变得更加快捷、完整，而且还可以提高学生工作管理部门对学生档案管理工作的效率。

（三）完善数据库建设，加快实现学生档案信息化步伐。完善学生档案数据库建设，加强文件目录数据库建设，形成全宗目录数据库，进而建立学生档案专门目录的数据库；学生档案的数字化工作必须要建设全文信息数据库，利用数据库技术，通过对学生档案信息基础数据库进行整合，同时应根据各高校学生档案管理的特色与实际情况，使学生档案信息数据库资源不断完善。逐步提高其服务能力。另外，所有的数据库应用都是从应用程序内部产生的。相应地，几乎所有的用户与数据库之间的交互都是通过应用程序间接发生的。因此，必须完善学生档案数据库建设，只有这样才能使学生档案管理应用程序有完善的数据依据。

高校学生档案管理信息化对高校学生档案今后的发展起到了积极的作用。因此，应把高校学生档案信息化发展作为高校信息化发展的重要组成部分，高校学生档案信息化成为高校各学生管理行政部门收集、存储、检索、发布、传输档案信息最全、最好的载体。

参考文献：

[1]龙军.高校学生管理信息化建设初探[J].新闻天地（论文版）. 2009（Z1）

[2]肖连勤.高校学生档案管理工作创新[J].黑龙江教育（高教研究与评估）. 2010（03）

高校档案管理信息化发展探讨 篇6

档案是组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录。目前, 许多高校档案管理工作存在数量多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一等问题。解决这些问题的最好办法是实现档案管理的信息化。

1 高校档案管理信息化的可行性分析

1.1 现状分析

大多数高校档案部门的管理水平还停留在纸介质的基础上, 缺乏统一的网络化协调机构, 资源共享观念淡薄, 高校档案人员队伍整体素质仍普遍较低, 从业的非专业人员多, 上述诸多因素已成为限制高校档案管理发展的瓶颈。普遍存在着信息化服务层次低, 网络资料、档案文献报道、专题提供、资源共享等深层次服务还没有形成。随着高校基础设施建设的加强, 设施设备条件进一步完善, 校园网的普遍建立, 使学校的教学科研有了突飞猛进的发展, 也为高校档案管理工作提供了很好的平台。然而, 高校档案管理部门的发展现状已无法满足学校发展需要, 在高校档案管理中, 计算机网络的共享性优势没有得到很好的发挥, 高校档案信息并没有提供网络信息服务, 也没有建立能让读者进行交流的网络平台。

1.2 信息化管理是高校档案工作改革和发展的有效途径

高校档案资源是我们国家信息资源的重要组成部分。如何在信息社会适应高校改革的需要, 大力做好档案综合开发利用工作, 发挥档案在教学、科研、教育改革工作中的作用, 是高校档案工作的根本目的和中心任务。在信息时代传统的管理方法必然被以计算机为基础的现代管理手段所替代, 利用计算机管理档案, 通过网络进行信传递, 不单单是为了取代手工操作, 更主要的是用现代化管理手段改造传统的管理体制, 其目的是通过计算机及互联网进行收集、整理、编目、检索等, 实行科学管理, 提供有效服务, 充分开发和利用档案信息, 最大限度地发挥档案资源的作用, 即做到服务现代化、管理信息化, 从而适应档案管理信息化建设和高校档案事业发展的需要。

1.3 实现高校档案管理信息化的手段

档案管理工作信息化的前提是建立起资源数据库, 尽快形成数据规模, 使计算机检索系统实用化, 把馆藏档案信息开发出来, 使服务水平和服务能力得到提高。在信息系统管理中, 要注重档案信息的输入和输出的建设, 这是信息化管理的重要手段, 也是衡量信息化程度的标准, 通过计算机管理对档案信息进行浓缩、集中、概括和综合, 同时保证档案信息的本质。经过现代化手段的整合, 高校档案就不至于在库中只局限于简单的查阅, 而会在学校不断发展中提供其快捷方便的使用价值。

2 专业人才队伍的建设, 是实现高校档案管理信息化的保障

在高校档案管理实现信息化的过程中, 档案工作者是信息资源与用户之间的桥梁与纽带, 是高知识含量信息产品的设计者、生产者和操作者, 档案工作人员自身素质的高低是决定档案工作效益、业务质量、管理水平和服务质量高低的关键。

2.1 档案工作者具有过硬的专业知识和技能, 是档案信息化管理的前提

信息时代的变革和挑战, 要求档案工作者在思想观念、工作方法等方面必须与之相适应, 这就对其信息行为能力与思维方式也提出了新的更高的要求。目前高校档案从业者多为非专业人员, 主要还停留在对档案资源的登记、保管, 只是为部分人提供阅览、简单的咨询和导读等外部层次上。近年来, 省市级高校档案管理部门也提出了高校档案目标化管理理念, 推出了一些操作流程在各高校中加以推广, 学校也根据流程对下属单位的档案管理人员进行了培训, 由于培训与被培训者都是照本宣科, 对上述工作的认识有限, 所以效果平平。在实际工作中档案管理者的信息意识、信息知识与能力是目前高校档案管理队伍急需解决的问题。

2.2 专业化档案管理队伍的建立, 是档案信息化管理的需要

高校档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识, 还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术, 比如文史知识、社会学、情报学、统计学、心理学、传播学, 计算机软件的运用等, 具备这些综合的知识才能对档案信息化管理在认识深度上、工作的目的性上和具体操作上更加得心应手。由此可见, 专业化队伍的建设, 是档案管理工作信息化发展的重要环节。这需要各级领导重视, 加强专业人才的引进, 为高校档案信息化管理做好人力上的贮备。

2.3 建立高效的信息化工作体系, 是档案信息化管理的保障

首先要建立新的管理模式, 摒除条块分割, 形成层层负责, 职责分明, 齐抓共管的档案工作机制, 保证档案工作任务的全面落实。做到档案的收集、整理、保管与开发利用并举, 克服重保管、轻利用现象。二要重视抓好档案源头和提前收集工作, 在此基础上, 抓网站建设, 为档案信息的资源共享创造条件。三要建立高校档案信息网络建设协调机构, 制定一系列有实际约束力的规范和标准, 改革当前条块分割、各自为政的局面, 建立一个统一的高校档案网络, 真正实现高校档案信息资源共享。高校档案网站是展示高校档案自身形象和为用户服务的平台, 利用校园网建立档案信息网站, 为学生、教职工进行定向、定题的交互信息咨询, 拓展其的服务功能, 提高档案服务质量, 为学校提供丰富的信息资源和优质的服务。

3 开发和利用电子档案是加快高校档案管理信息化步伐的必由之路

高校档案的信息化管理必然要产生大量的电子档案, 加强对电子档案管理的研究, 是目前高校档案工作者的一项紧迫任务。

3.1 建立高校电子档案管理的可行性

电子档案直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度, 提高了工作时效。微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺, 有利于文档的保密, 有利于提高档案管理工作的质量。

高校档案管理微机化有着特殊的优势, 可以依托学校高科技的环境, 建立适合自己学校发展的档案管理平台, 更好的体现档案管理的服务功能, 从而切实解决高校档案管理人员少, 存档资料门类复杂等实际问题。

3.2 高校电子档案的整理、开发和利用

电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录, 电子档案是信息社会发展的产物。高校档案的信息化管理必然要产生大量的电子档案, 加强对电子档案管理的研究, 是目前高校档案工作者的一项紧迫任务。

3.2.1 高校电子档案的整理。

在电子文件转化为电子档案后, 由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合, 可以任意组成各种案卷。因此, “案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化, 取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架, 或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份, 同时对光盘进行编目、排架等。

3.2.2 高校电子档案的开发利用管理。

电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便, 更具实用性。因此要做好以下几个环节的工作, 一是开发平台的选择;二是硬件要求;三是数据库模式设计;四是应用程序设计;五是数据的备份及故障恢复;六是数据库的安全性保护。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律, 探求新的方式与途径, 加强计算机软硬平台建设, 满足用户需求, 最大限度开发利用电子档案, 与此同时, 还要注意确保档案资源安全利用。

高校电子档案的建立有着它的特殊性, 首先以上几个环节的工作必须切合高校档案管理的实际需要, 借助高校内的办公网络这个平台, 制定一套切实可行的电子档案管理制度, 规范电子文件形成积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节, 做到有章可循。

参考文献

[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006 (15) .

[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案.2008 (9) .

[3]郭志敏.档案管理信息系统建设应注意的几个问题[J].山东档案.2003, (19) .

浅谈高校档案信息化管理 篇7

1. 加大资金投入, 优化档案管理信息化所需的设施。

高校应设立专门的档案信息建设科研经费, 为高校网络信息化建设提供资金保障。学校的档案管理人员应做好对档案馆舍、设备所需的预算, 争取将网络信息化档案建设加入学校的专项科研项目, 资金的使用方面, 首先对一些陈旧的不能适应信息化发展的设备要及时更新, 保证信息资源的快速传输。其次, 有条件的选择一些性能强、效率高的信息化设备配备。尽快实现档案管理信息系统与OA办公系统的对接、档案管理信息专属服务器、档案信息传输的明文加密等。

2. 提高网络信息安全意识, 建立专门的档案信息安全系统。

资源的共享是信息化发展的重要标志, 档案的信息化建设也应加强资源的实时共享。但由于档案资源不同于网络的其他共享资源, 它对信息的安全性提出了更高的要求。高校的档案信息涉及的内容比较广泛, 各个院级的单位机密、个人隐私等需要专门的加密, 同时加密密码应严格保管, 院级档案管理分机构档案的信息查询必须经过校级部门的批准, 这就需要高校建立专门的档案信息安全系统, 档案信息安全系统应分级、分权限操作, 同时具备独有的安全密码协议。在信息安全方面, 还应加强服务器杀毒软件、防火墙、网络安全检测、用户身份认证等方面的建设, 提高档案建设的安全意识。

3. 加大高校档案人员的业务能力培训, 提高对网络信息化知识的掌握程度。

首先, 高校档案人员的业务能力培训是建立在传统的知识掌握基础上的, 合格的档案人员必须熟练掌握档案的分类整理理论、鉴定理论、利用理论和编目检索理论, 在此基础上, 加强对信息化知识的掌握。忽略了前者, 只是盲目地追求网络知识的学习, 是很难提高档案信息化建设的能力的。

4. 建立高校档案信息化建设制度。

档案管理的信息化建设对信息的传递便捷、实时共享、安全传输、永久保存提出了更高的要求, 这就需要一套专门的高校档案信息化建设规章制度。规章制度的建设应加强校级、院级人员的配备, 各部门在校级规章制度的前提下建立自己的分规章制度。规章制度的建设应着重从档案人员的管理、档案信息系统的使用、档案信息的发布查询等几个方面展开, 提高档案信息化建设的步伐。

5. 加强校际之间的交流学习。

信息的发展要求更多的交流学习, 档案信息化建设更是如此。各个高校在建立自己的数字档案馆以后, 更应注重加强校际之间的交流合作, 扬长避短, 借鉴别的高校成熟的档案信息化建设思路, 更好的为本校档案信息化建设服务, 缩短校际间的差距。

参考文献

[1] .过奂颖.李剑华.高校档案管理信息化建设的现状及对策[J].黑龙江科技信息, 2009.31

[2] .周丽.高校档案管理的信息化建设[J].东方企业文化, 2012.21

高校财务档案信息化管理探讨 篇8

（一）高校财务档案信息化管理内涵

高校财务档案是在高校教学、科研、行政管理及后勤服务等事业进展中，形成的有保存价值的经济业务资料，包括日常会计核算和其他财务业务中积累形成的各类会计凭证、会计账簿、财务报告、财务软件和数据库等纸质资料及电子数据资料。

高校财务档案信息化管理是指财务部门运用现代网络和信息技术等手段，收集上述纸质档案及电子资料，并进行相关数据和信息处理，实现财务档案的电子化和网络化管理。财务档案的信息化管理是对传统纸质档案管理模式的改革和创新，能够给为需要者提供更好的档案查询与借阅服务。

（二）高校财务档案信息化管理特征

1. 存储载体多样性，高度依赖存储条件和环境。

与传统的财务档案管理相比，财务档案的信息化管理使档案存储内容和形式都得到扩展，存储方式和类型变得多样化，新增加了计算机硬盘、磁介质、光盘等新型存储介质。新的存储形式提高了财务档案管理的工作效率，但对存储条件和环境有较强的依赖性，须在特定的计算机软件、硬件系统环境中形成与利用，且这些新型载体，受自身的质量、存放环境、使用期限等因素的影响较大。

2. 财务档案数据易破坏性。

财务档案的易破坏性主要表现在：一是存储在硬盘、磁介质、光盘等新载体中的电子数据很容易被人为破坏，比如被素质不高的管理人员或另有所图的查阅人篡改、破坏财务电子信息，使财务档案信息失真。二是自然破坏，由于新型载体本身材质容易发生老化，使得存储在新型载体上的财务档案会受到不同程度的破坏。正因为此，国家档案局的相关规定中明确指出，电子档案至少要一式两套，一套封存，一套提供查询借阅使用。

3. 财务档案管理的专业性。

高校的经济业务主要包括以下内容：一是维持学校正常教学、科研活动的各类支出；二是维持日常行政管理、后勤服务的支出；三是针对学生的各项补助、减免性支出；四是上级财政拨款和学校的其他各项收入等。随着高校教育事业的发展，这些经济业务所产生的财务档案日益复杂，并具有较强的专业性特点，必须由财务部门的专业人员收集、整理、装订、造册归档，并根据各高校档案管理制度的要求在财务部门管理保存1至2年后进行移交。

二、高校财务档案信息化管理的必要性

（一）高校发展的必然要求

随着高校整体信息化建设的加快，财务信息化系统的推广与运用，传统的财务档案管理模式已经不能适应高校对档案信息的要求。同时，近年来高校教育事业不断发展壮大，所产生的财务档案越来越多，各部门或人员对财务档案的查询、借调需求也越来越大，给高校财务档案的管理工作带来很大压力。因此，进行财务档案管理的改革和创新，实现财务档案的信息化管理势在必行。

（二）信息化管理的先进性要求

传统纸质档案的保存，需要较多的管理人员和大量的存储空间，流程繁琐、要求较高，花费大量的人力与物力成本，且借阅档案手续复杂，极为不便。进行财务档案的信息化管理后，电子财务档案具有明显的先进性，比如有专门的财务档案信息数据库进行保存，既节约了大量的人力物力，又增强了财务档案信息的安全性和完整性；还可以随时进行档案的网络查询和电子资料借阅，提供更加快速准确的财务档案信息，极大地提升了财务档案管理水平。

三、高校财务档案信息化管理存在的问题

（一）领导不够重视,基础建设不到位

部分高校领导人对财务档案管理工作不够重视，仅以实现财务查账作为档案管理的工作目标，忽视了财务档案信息化管理的重要性，导致对财务档案信息化建设资金投入不足，基础设施建设得不到经费保障。财务档案信息化基础设施建设包括硬件建设和网络平台建设，如计算机、复印机、扫描仪、存储器、服务器、电子档案管理软件、数据库管理系统、网络安全系统等等，基础性设施建设的好坏，直接影响财务档案信息化管理水平。

（二）财务档案管理人员业务水平低

高校的财务档案管理人员，一般由财务人员兼任，非档案管理专业出身，本身对档案管理,尤其是档案的信息化管理相关知识了解较少，加上缺乏财务档案管理相关业务培训和指导，从而导致高校财务档案管理人员业务水平普遍不高。在实际工作中，财务部门的档案管理员，往往根据以前的经验来处理财务档案，简单而粗放，忽视或回避财务档案的信息化管理。财务部门中既熟悉财务工作，又掌握档案信息化管理的综合型人才十分匮乏。

（三）财务档案信息化管理制度不完善

由于我国高校财务档案信息化建设起步较晚，在实际工作中，很多高校的财务档案信息化相关制度还不够健全，给财务档案信息化管理工作带来不少问题和隐患。如何改进财务档案信息化归档流程、明确归档范围、规范档案网络查询,防范财务档案信息安全风险等等，这些问题都需要相关制度来保障，亟待财务人员进行不断改进和探索创新。

（四）财务档案利用率偏低

通过对财务档案历史数据的深入分析，能够对学校的经济活动进行全面了解，便于对学校未来发展做科学合理的统筹规划。各类财务审计工作、工资及科研经费信息查询等都需要大量查阅财务档案，但由于高校财务部门的档案管理人员不多，业务水平不高，对财务档案往往只重视前期的管理工作，缺乏进一步开发和利用档案的意识。不论是实物档案，还是电子档案，一旦归档完毕，就只注重档案的保管和移交工作，不愿意主动提高服务能力，对档案信息进行开发与利用。

四、提高财务档案信息化管理水平的对策

（一）转变观念，加强基础设施建设

首先，高校领导要转变传统的档案管理理念，充分认识财务档案的信息化管理的重要性，大胆进行创新和改革，积极推进财务档案的信息化建设。其次，加大对财务档案信息化建设的资金投入力度，及时添加或更新硬件设备；根据高校财务工作和财务档案管理的特点和要求，科学选择财务软件和财务档案管理软件。只有完善的基础设施建设，才能有效促进财务档案信息化工作健康、有效地进行。

（二）成立档案管理工作组，强化相关人员业务培训

高校财务档案档案管理人员业务水平的高低，对财务档案的信息化管理工作的成效尤为关键，高校财务部门要重视并积极培养相关专业人才。首先，财务部门要成立档案管理工作小组，建立部门档案管理体系。在部门内部安排一级专职档案管理员，负责全处财务档案的信息化管理；在各科室安排二级兼职档案管理员，负责本科室财务档案收集、整理、立卷和归档，专职和兼职档案管理员分工明确，各司其职。其次，注重对财务档案管理人员的档案业务培训，特别是信息化技术培训，使之能够熟悉财务档案信息化工作的基本常识和技能，尽快适应财务档案的信息化建设和管理工作。

（三）建立健全财务档案信息化管理制度

为加强高校财务档案管理，保证财务档案的真实、完整、安全，应由财务部门牵头，相关部门配合，根据本校财务档案工作的特点和要求，建立健全相关管理制度，做到有章可循、规范管理。比如，财务档案的信息化建设使财务档案处于开放的网络环境中，必须要建立起相应的档案安全管理制度、数据备份制度。通过相关制度建设，强化领导人责任意识，明确档案管理人员的职责权限，促进财务档案管理工作有序开展。

（四）进一步做好财务档案的开发与利用

高校财务档案的信息化建设，为财务档案的开发和利用提供了有利条件。高校财务管理部门,要充分发挥信息化管理优势,建立专门的财务档案查询网站,通过授权管理,为学校相关部门和人员提供网上查询和下载相关财务档案信息的服务；开通财务档案信息的网络咨询服务,收集广大师生对财务档案信息的需求,进行财务资料专题归档,并及时解决档案查询中反馈的各类问题。通过各种信息化管理手段,既让财务档案得到充分有效的利用,又极大提高了财务档案服务水平和管理能力。

参考文献

[1]侯贤祥.新形势下我国高校财务档案信息化建设的思考.会计之友,2011(7)

[2]陈小红.信息技术环境下高校财务档案管理刍议.湖北民族学院学报(哲学社会科学版),2012(6)

高校财务档案信息化管理研究 篇9

关键词：高校,财务档案,信息化

高校财务档案是高校在会计核算过程中形成的具有一定保存价值的财务文件, 是高校制定财务预算的重要数据源, 是反映高校经济业务发展情况的信息源, 是高校维护正常财务工作秩序的法律依据。随着教育事业的不断发展, 高校财务工作也已逐渐由满足单一的报销、记账、结算, 转向为以预算、计划、控制、分析、决策为主的统筹管理型财务体系。如何利用现代化管理方式, 加快档案信息化建设进程, 发挥财务档案作用, 是本文探讨的主要目的。

一、提高管理水平、加快财务档案信息化建设进程势在必行

(一) 高校财务档案内容。高校档案按十大分类, 可分为党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十个一级类目。其中, 财务会计档案是高校档案门类的重要部分, 有其特殊的重要地位。高校财务档案主要包括凭证、账簿、工资、报表、校园一卡通、预算决算分析、纳税申报、财会类相关文件资料等。其记载反映的内容是学校财务计划、经营、收支、管理等系列经济事务, 是学校经济活动的主要历史载体, 更是反映学校整体建设、教学科研过程中经济事务的重要载体。

(二) 高校财务档案信息化建设主要内容。高校财务档案信息化建设是指在原有纸质财务档案管理的基础上, 结合财务专业知识及数字化新型技术, 以纸质档案为载体, 对档案内容进行数字化处理, 以达到存储、输入输出、管理、统筹、利用、研究等全方位档案数字化。财务档案通过数字化处理, 不仅能更好地适应高校财务档案管理工作的开展需求, 更能提升高校财务档案管理工作水平。

二、加快信息化建设进程、发挥财务档案作用策略

(一) 软、硬件设备完备。做好财务档案信息化建设, 软硬件基础设施必须完备。由于财务档案具有其特殊性, 所以进行财务档案信息化管理的软硬件设备必须具备保密性, 它不仅决定了档案信息化建设的水平和价值, 更是保证学校正常发展的必要条件。硬件设施包括计算机、存储器、服务器、路由器、交换机、数据库管理系统、安全系统等。档案信息化设施包括网络平台与硬件平台。软件建设包括系统软件和应用软件, 系统软件是用计算机本身的逻辑功能, 方便操作者管理和使用计算机系统中各项资源的程序, 包括计算机监控管理程序、调试程序、语言、数据库管理程序、存储与安全管理、操作系统等。系统软件是信息化建设成功的关键。在档案信息化基础设施中, 更好地使硬件设施与软件设施形成平衡, 是财务档案信息化建设工作稳步、高效地向前推进的重要环节。

存储财务档案的库房, 应安装电子监控, 保证馆内设施防火、防潮、防盗、防虫、防尘、防光、防霉等“七防”, 保证财务档案存储条件。

(二) 完善制度制约, 严格执行工作流程。建立完善的管理制度是开展一切工作的前提, 工作中以制度为守则, 严格执行管理程序, 才能保证工作顺利有序开展。档案数字化管理, 也应有完善的制度制约, 财务管理部门和档案管理部门应在相关职能部门的支持下, 以实际情况为基本点, 本着分组建设、分层建设、分类建设的基本政策, 对政策的执行、人员的制约, 制定出行之有效的档案制度, 如《高校财务档案工作人员职责》《高校财务档案保管制度》《财务档案移交制度》《财务档案销毁制度》《财务档案保密制度》《财务档案数字化管理规定》等, 进一步规范财务档案收集、整理、归档、保管、利用等各项制度制约, 为档案数字化建设打好基础。

在工作流程上, 力求清晰明了、符合实际。严格按照制定好的财务档案管理各环节的时间、程序要求来推进工作的顺利开展, 按统一分类标准, 统一管理要求的原则, 及时整理、移交档案, 做好数字化管理。

(三) 提高认识, 加强领导。做好高校财务档案信息化建设, 离不开学校领导的高度重视。学校领导应重视财务档案信息化管理工作的重要性与必要性, 将财务档案管理工作纳入到学校总体工作中, 积极构建、完善财务档案管理体系, 根据学校实际情况进行资金投入及专业人员配备, 大力宣传财务档案信息化建设成果, 使学校上下了解对财务档案管理工作的重要意义。

(四) 做好安全防范。在高校财务档案信息化进程中, 做好安全防范, 是保证财务档案信息化建设的关键。在网络运行中, 要运用有效手段, 防范各类计算机病毒、网上黑客的入侵和干扰。

在全球信息化进程日趋完善的今天, 财务档案信息化建设已成为高校管理工作的必然方向。为了适应新形势下的发展, 高校财务管理部门应不断提高管理水平, 使财务档案能够更好地为高校发展服务, 增强高校发展的原动力。

参考文献

[1]侯贤祥.新形势下我国高校财务档案信息化建设的思考[J].会计之友, 2011 (7下) .

[2]皋霜枫.高校财务会计档案管理探析[J].当代经济, 2011 (4上) .

高校档案管理信息化 篇10

关键词：高校；人事档案管理；信息化建设；必要性

随着时代的进步、科技的发展，信息化管理已成为当今世界发展的大趋势，对各行各业的发展起着举足轻重的影响。档案作为原生的信息资源，档案信息化建设已成为国家信息化建设的一个重要组成部分。随着高校教育改革的不断发展，高校的建设步伐迅速加快，干部人事档案数量急剧增长，大量的考核、考查、工作实绩、科研成果等材料源源不断地进入人事档案，高校人事档案管理面临管理方法、管理技术、管理理念的全面挑战。

一、高校人事档案管理的现状

目前，虽然大部分高校已配备了专门的人事档案管理系统，但受传统管理方式的影响，许多高校仍然使用单一的纸质档案管理方式，具体主要体现在使用传统的档案登记卡片。档案登记卡片局限于一些人员基本信息，如：参加工作的时间、学历的变更、职称的晋升等简单地查询工作，因此信息无法得到完整的反映。由于手工翻阅比较频繁，纸质卡片上面的内容变得模糊不清，工作人员为了避免在信息的读取上造成误导，需要重新调阅档案实体，有些早期材料纸质较差，翻阅次数多了，不仅容易破损，并且影响人事档案纸质材料的长久保存。另一方面，随着时间的推移，卡片夹变得松动，卡片容易丢失，不仅使个人档案信息外泄，也在档案管理的过程中带来很大的潜在风险性。

二、高校人事档案信息化建设的必要性

（一）高校人事档案信息化建设是高校档案工作发展的需要

档案信息化是指运用现代化信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发、利用。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存储、检索、管理形式和载体的变化。一方面，与传统的人事档案管理相比，通过档案信息化建设，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，数据只需一次录入就可以多次反复利用，在档案管理的内部进行数据共享，检索查询都变得非常方便，从而大大提高了高校档案工作质量和利用效率。另一方面，人事档案的信息可以更好地得到利用，以便更加快捷、更加准确地为决策机构提供依据。

（二）高校人事档案信息化建设是适应高校人事代理制度下档案信息管理的需要

随着国家人事制度的改革，高校用人制度也由“终身制”逐渐转变为“聘用制”，许多高校实行了“人事代理”制，由于高校人员的流动性也大大增加，人事档案材料大量增加，对人事信息的利用也在日益频繁，传统的档案管理模式已不能满足新形势的需要，因此，加快人事档案信息化建设迫在眉睫。

（三）高校人事档案信息化建设是适应高校发展的需要

档案的价值在于更好的利用信息为学院工作、领导决策、教职工发展提供人事服务。随着高校的建设步伐迅速加快，运用现代化管理手段，对人事档案信息进行加工、提炼和深层开发，有效地开发和利用人事档案信息资源，为学校领导决策提供依据，实现人才资源优化配置，是高校把握市场先机和提高竞争力的必要前提和保证。

三、高校人事档案信息化建设应注意的问题

（一）档案信息网络安全化

随着高校档案信息化管理的发展，档案信息的安全问题是最为突出的问题。

1.防止档案信息的损毁和遗失

如：工作人员操作失误、设备故障、计算机病毒、黑客攻击等。因此，管理人员在管理过程中首先要提高自己的安全意识，努力提高自己的业务水平和计算机水平，避免因自己的安全意识不够而造成的信息丢失和泄密，从而带来巨大的损失。

2.严格做好档案信息的保密工作

档案信息中有的信息是公开的，有的则是保密的。保密信息分内部、秘密、机密和绝密等不同等级，这些信息在管理时应采取相应的保密措施。因此，一方面，档案管理部门要制订合理严格的档案信息化安全保密制度，并不断培养和强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能；另一方面，应采取成熟的档案管理系统和逻辑严密的流程化处理机制，引入科学实用的网络安全应对策略, 加强档案信息系统的防御性。

3.积极做好档案信息的备份工作

当档案信息由于计算机、黑客等原因丢失或不能使用时，备份的档案信息可以及时恢复档案信息系统的正常工作，减少工作人员的重复劳动，提高档案管理工作的有效性。

（二）档案管理人才的培养

1.加强专业业务能力的培养

档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求：一方面，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，进一步提高自己的档案知识和业务能力；另一方面，要建立完善的档案人员培训制度，有计划地对在职人员进行继续教育和培训，更新其知识结构、提高其业务水平，以适应人事档案工作环境的新要求。另外，要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的思想政治觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力，建设高素质的人事档案管理人才队伍。

2.加强档案管理人员的通才培养

培养档案和计算机复合型人才是更好地推进高校信息化建设的必要条件，因此在加强管理人员专业知识培养的同时也要注重计算机能力的培养，要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，如：参加计算机应用知识培训、网络技术培训，掌握现代信息管理技术，方便档案信息化管理。

3.做好人事档案管理信息系统的维护与更新

第一，要加强软硬件维护和管理，加强计算机的安全措施，杜绝技术和设备问题，确保信息在录入、传输和处理等过程中保持真实、完整和安全。

第二，利用计算机相应的加密功能，做好权限管理，根据使用权限对通用数据库的数据进行系统的分类与加密。

参考文献：

［1］王志丽.浅谈高校人事档案信息化管理［J］.赤峰学院学报，2011，27（2）.

［2］吴白莉.试论高校人事档案信息化［J］.档案与建设，2009（9）.

［3］郭红.高校档案管理信息化建设略论［J］.兰台世界，2008（2）.

［4］占电群，孙涛.浅析高校人事档案管理的信息化建设［J］.科技广场，2010（12）.

（作者单位 江苏省南京铁道职业技术学院）

浅谈高校档案信息化管理 篇11

一、离校档案信息化管理建设

随着现代信息管理技术的推进,计算机管理档案软件的开发、利用、升级、以及以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术已经在各层次档案管理系统广泛地应用,档案管理的现代化进程产生了前所未有的飞跃。近年来,高校档案管理工作也由原来的纯手工管理发展到现在的计算机管理。

在高校档案信息化建设中,主要存在的问题就是档案的长期保存与安全传输。并且档案信息化建设具有广泛的内容,包括:档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息化人才队伍的建设以及标准的制定等等。因此,我们不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设,而应从多方面入手促进高校档案的信息化建设。

首先,对档案采用现代化原理与现代化技术进行管理。现代化管理中有许多不同于旧管理方式的地方,随着现代计算机技术的广泛应用,办公自动化的普及,网络的不断延伸和扩展,缩微、光盘、多媒体技术的大量运用都对档案的管理方式及技术规范化、标准化要求越来越高。

其次,按照现代化思路处理高校档案与利用者的关系。主要是利用现代化设备和网络技术进行数据库建设,利用计算机检索工具和软件方便对信息的查询。这样使得高校档案信息数据存储内容更多,查询更快捷简单,档案信息化的优势会更加明显。

除此之外,高校档案应有良好的保管环境。近年来,缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用使得电子文件不断增加,磁带、光盘、软磁盘等成为电子文件馆藏的主要载体。保存电子文件的防磁柜是必不可少的,库房的温湿度应该控制在国家制定的统一标准内,要十分有效地防紫外线、大气中的有害气体和灰尘,且远离磁场,档案装具的钴源杀菌能减少微生物对档案的侵害。

二、档案信息化管理要标准化

高校在进行档案信息化管理时,档案信息化管理科学化、标准化也是非常重要的。档案信息化管理标准化的实施不仅可以确保档案信息化的各项工作按照相关标准、规范有序推进,确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享,而且还可以提高办公自动化程度,节省人力、物力、减员增效,从而有效地推动高校档案事业的发展。

在实际的档案信息化工作中,对没有或暂时没有信息化标准和规章的高校档案部门,可先制定一些相关的档案信息化管理标准和规章,然后开始档案的信息标准化建设,总之,要做到步步有章可循,件件标准规范,这样,高校档案部门的信息化建设和管理才会更规范、共享性更强、成功率更高。

三、档案信息化管理人才的培养

档案作为社会的一种重要的信息资源,在现代信息技术飞速发展的带动下,获得了巨大的发展,而与此同时也给档案管理带来挑战。人是档案管理工作的主体,档案工作人员的专业水平和素质,直接影响到档案管理工作的实际成败。因此,我们的档案管理队伍迫切需要一些档案专业技术人才,以保证和推进档案事业的发展。也就是说,信息化时代对档案管理人才提出了新的要求。

高校档案人员肩负着实现档案现代化管理、开发档案信息资源的任务。随着现代化设备和高新技术的广泛应用,档案人员应不断调整知识结构,拓宽知识面,不仅要掌握传统的档案管理知识,更要努力学习掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能。只有具备了合理的知识结构和综合实践能力,档案人员才能适应不断发展完善的高校档案事业。由此我们不难看出,对高校档案人员的整体素质培养必须高度重视。

高校档案管理是一个既复杂又繁重的工作,要做好并不是一件容易的事。信息时代的来临,给高校档案工作带来许多新的挑战,对高校档案人员的能力和素质提出新的要求。因此,我们必须要具有适应现代化发展需要的创新的思想观念和发展观念,勇于接受新技术、新方法、新思维,努力实现高校档案的现代化、信息化管理。

摘要：高校档案信息化管理是新时期高校档案部门的一项重要的工作，需要我们从各方面予以重视，从基础设施、信息资源建设、目录数据库建设以及管理人员的业务素质等各方面予以加强。本文阐述了档案管理信息化的重要性，提出标准化管理的基础。信息化管理“人才”培养问题及信息化建设的重点问题。

关键词：高校档案,信息化管理,电子档案

参考文献

[1]杨宏：《高校档案的现代化管理》．《机电兵船档案》2006年第5期

[2]邹素清：《信息时代的档案现代化管理初探》．乐山师范学院学报2002年第2期

[3]沈友菊：《档案信息化建设与高校档案的开发利用》．广州航海高等专科学校学报2005(6)