高校档案管理信息服务

高校档案管理信息服务（共11篇）

高校档案管理信息服务 篇1

在信息时代, 高校档案的服务不仅需要承载传统认知中最基本的职能, 还必须适应社会和大学办学育人对档案工作的新需要和新要求, 需要不断更新理念, 不断提升工作效率, 不断拓展服务内涵, 以实现有效服务。

一、信息时代高校档案服务中存在的问题

1. 条件缺席导致档案服务的迟滞化。

事实上, 很多高校存在“理论上重视, 实际中不重视;口头上重视, 工作中不重视;领导支持就重视, 领导不支持就不重视”等尴尬现象, 由于得不到足够重视, 特别是学校领导和师生认识不到档案事业的重要价值, 导致高校档案工作的投入基本是“等靠要”, 从场地建设、到设施设备、到光照和温湿度技术要求等, 都无法保证最基本的需要。档案建设投入保障的不足, 直接导致高校档案服务基本条件的缺席, 也就导致档案服务的迟滞化, 也影响了档案服务的品质提升和内涵拓展。

2. 价值缺席导致档案服务的弱失化。

由于高校档案部门往往隅居校园一角, 无论从地理位置还是在学校的影响力看, 很多时候都容易被忽视甚至被“真空”。许多高校由于不太重视档案工作, 导致从事档案服务的人员觉得从事这项工作后劲乏力等, 缺乏成就感, 在长此以往的环境下很容易产生价值弱失和职业倦怠, 导致直接从事档案服务的人员也无法给予这项工作足够的重视, 因此推卸、懒散、迟缓成了档案馆工作的一种消极写照, 无精打采、不理不踩、拖拖拉拉成了档案工作人员的精神常态。这种情况下, 直接影响档案工作的有效服务, 影响了档案工作本可以塑造的良好形象。

二、信息时代高校档案服务内涵的延伸

1. 从服务理念上, 应倡导开放式服务。

信息时代, 人们主动寻求信息、传递信息、利用信息的态度更加鲜明, 愿望更加积极, 随之而来的是人们对交流与合作的期待和渴望, 人们更多时候愿意把自身价值放在集体和社会价值中去进行评估。要适应信息时代的特征和要求, 档案服务就应该积极倡导开放式服务理念。这种服务, 既要做好面对师生的服务, 也要尽快做好面向社会开放的服务;应该尽快转变“园中孤岛”的自怜自弱式思维方式和价值认知, 重新点亮档案服务的价值燃点, 自觉把档案服务融入大学办学育人事业中去, 自觉融入到服务师生和社会的角色中去。通过档案服务理念的更新, 实现大学与社会间的联系和呼应, 从而推动校园文化与社会文化的融合。

2. 从服务方式上, 应普及信息化服务。

信息时代, 人类对以计算机和网络等为核心手段的工具依赖性变大, 离开这些工具我们甚至会变得束手无策、无所事事, 这是信息时代给我们生活和工作方式带来的巨大改变。在此背景下, 高校档案服务应尽快普及信息化服务。首先, 要引进先进数码工具和服务软件, 切实提高管理和服务的效能;其次, 必须充分利用好各种网络和软件资源, 尽快实现学校档案的网络化, 以更好地实现面向社会的公共存储功能、查询功能和学习研究功能等;再次, 必须引进高科技产品, 做好档案的防潮、防燥、防腐、防虫、防火、防盗等工作, 确保档案的品相和使用期限。

3. 从服务内容上, 应体现专业性服务。

信息时代, 服务业变成了影响经济社会发展的重要产业, 服务至上的理念变得更加深入人心。信息时代, 高校档案的服务范畴和内涵也应不断拓展, 应该体现出档案工作的专业性和档案服务的专业度。首先, 对于不涉密的历史类档案应该做到完整性, 对已经断档的史料应该想办法恢复和考证完善, 以体现出学校发展演变的延续性。其次, 科学研究类档案应追求精细度, 重点体现重大关键技术的数据、案例、演示过程、科学结论等, 以便于推进深度创新, 从而推进实践应用, 指导行业生产和经济社会发展。

三、信息时代高校档案有效服务的策略

1. 完善基础平台, 落实信息服务。

完善基础条件和技术平台, 是高校档案科学发展、实现信息服务的基础。首先, 在场馆方面, 除了面积指标外, 还应对档案进行分区, 以便于快捷查询和快速归档, 当然还必须增设对外服务的场地, 以及相应的设备场地, 以落实信息服务的空间;在信息化设备方面, 必须购买先进设施设备, 以落实信息服务和延伸服务的工具;同时对信息化软件应采取自主研发与积极引进先进的档案管理和查询软件相结合的手段, 以落实信息服务的载体;针对电子档案, 应构建容量和空间充裕的数据库, 并实行分类按序编号, 以落实信息服务的精确度。这些基础平台具备后, 还必须进行资源整合, 确保资源分配和管理效益的最大化, 从而保证档案信息服务效益的最大化。

2. 推行科学管理, 提升服务效率。

高校档案要实现有效服务, 首先是必须推行科学管理, 通过管理提高效率, 通过管理找寻价值、注入内涵。最重要的是制度管理, 应该针对有效服务, 对从事服务的人、服务内容、服务流程、奖惩机制等进行制度规定, 从源头上激发人员有效服务的能动性。其次是系统管理, 无论是实现档案服务的基本内涵还是延伸内涵, 都必须依托设备和系统, 通过系统优化服务和管理的流程, 细化服务的标准, 精确化服务的流程, 从而实现服务效能和专业水平的双重提升。

3. 建立对外窗口, 实行开放服务。

高校档案服务必须通过开放服务和有效服务, 以证明自身存在的必要性和更大的价值。首先, 高校档案馆应该创建对外借阅场地, 设置借阅归还窗口, 并安装复印打印设备, 为借阅研究人员提供复印、保存和带走档案的必要条件。其次, 要拓展高校档案的科普教育和参观价值, 有条件地开展对外科普参观交流, 这也是开放式服务的内容之一。

高校档案管理信息服务 篇2

——考生使用说明书

一、登录系统

登录本系统必须使用IE7及以上浏览器。打开浏览器后，考生直接输入“山西省普通高校招生考试考生信息网上管理与服务平台”的网址（http://gkpt.sxkszx.cn），或通过山西招生考试网（http://）进入普通高考网上报名系统考生登录页面，如下图所示

考生在登录系统前应认真了解本界面日程安排和政策公告等内容。

考生在全面了解日程安排和政策公告等内容后，在“登录平台”栏内输入报名单位下发的考生

号和初始密码登录报名系统。

每次考生登录30分钟后系统将自动离线，考生必须在30分钟内完成所有报名环节操作，否则本次登录所有操作无效。

二、报名流程

考生登录后，界面上方显示报名流程及步骤，红色显示为当前位置，如下图所示

考生必须认真阅读《国家教育考试违规处理办法》（摘录）并点击“已阅读”，进入“阅读诚信报名考试承诺书”页面，认真阅读并自愿承诺遵守《诚信报名考试承诺书》中的全部条款，点击“我同意”，方可进入“填写报名信息”页面。若点击“未阅读”或“不同意”按钮，系统将自动

退出。

（一）修改密码

考生首次登录报名系统必须修改初始密码，新密码应设为包含有字母和数字的6-20位字符并牢记，密码中使用字母不区分大小写。考生修改初始密码必须输入两次新密码，如下图所

示：

（二）填写报名信息

考生须真实准确地填写有关信息：

考生填写个人报名信息需注意：

1、本系统提供了生僻字查询功能，考生姓名中如有生僻字，可以点击“姓名”填写框右侧的“生僻字查询”，选中相应的汉字后，点击鼠标右键复制，粘贴到填写位置即可。若未找到相应

汉字，请用两个半角状态下的“？”代替。

2、身份证号必须符合中华人民共和国国家标准GB11643-1999《公民身份号码》编码规则，否则无法保存信息，末位为“X”的身份证号，填写时“X”必须大写。

3、填写固定电话前必须填写区号，例如：03518888888。

4、考生手机号必填。以便接收省招生考试管理中心向考生发送的有关重要信息（如军检通知、高考成绩、征集志愿、录取情况等），以及院校联系已录取考生。

5、录取通知书邮寄地址必须填写邮局可送达的准确地址，填写的地址不得包含空格和标点

符号，只能使用汉字、数字、字母及“-”。

6、应届普通高中毕业生需填写会考号，以便取得高中会考成绩及评价。

7、音乐、舞蹈类考生必须正确选择专业方向（含声乐、器乐、舞蹈、电声）；选择声乐方向的考生还需选择声乐唱法（含美声、民族、通俗），选择器乐方向的考生还需选择器乐选

项（含钢琴、小提琴、小号等）。

（三）报名信息的核对与修改

报名信息填写完毕后，点击“录入完毕，提交信息”按钮，进入“报名成功”页面，考生要在该页面认真核对所报信息，如发现错误，可直接点击“修改网上报名信息”进行修改（如下图），也可以重新登录进入本页面进行修改。

本系统只允许考生有2次修改机会，请考生谨慎使用。

（四）安全退出

请考生本次登录操作完后，点击“安全退出”按钮退出报名系统，如下图：

三、其他事项

（一）考生可以多次修改登录密码

由于考生报名时所填报的登录密码，将继续用于后续的成绩查询、志愿填报、录取结果查询

等环节，请考生妥善保存并牢记。

若想修改密码，请重新登录本系统，将鼠标移到“网上报名”上，点击下方的“考生登录密码修改”后，输入考生号、身份证号、旧密码，并输入两次新密码，点击“保存修改”按钮即可。如

下图：

（二）密码重置

如考生密码丢失或遗忘，须考生持本人身份证到当地市、县（市、区）招办申请密码重置。

（三）现场确认照像

高校档案管理信息服务 篇3

关键词：高校档案馆（室）微信平台档案信息服务

在信息技术快速发展的时代，移动互联媒体平台异军突起，它以现代化、电子化的手段，向不特定的大多数或者特定的单个人传递规范性及非规范性信息。2016年1月22日，据中国互联网络信息中心（CNNIC）发布的第37次《中国互联网发展状况统计报告》显示：截至2015年12月，我国手机网民规模达到6.20亿，有90.1%的网民通过手机上网。[1]另据腾讯公司2016年第一季度业绩报告显示：微信和We Chat的合并月微信活跃账户数达到7.62亿，比去年同期增长39%。[2]在微信用户逐年增长的趋势下，微信平台为企业、媒体、机构等团体用户和个人用户提供信息服务的功能正日趋多样化。作为保管高校档案的重要机构，高校档案馆（室）如何依托微信平台，更好地提供服务，促进档案馆（室）的发展成为我们需要认真思考的问题。

一、高校档案馆（室）应用微信平台开展档案信息服务的现状及问题

自微信平台推出以来，高校档案馆（室）相继开通了微信平台。笔者于2016年10月1日，以“档案馆”、“档案室”、“档案”为关键词进行检索，剔除名称包括档案馆（室）但和大学无关的微信公众号后，发现开通微信平台的高校档案馆（室）共计28个。结合本次调查的统计结果，笔者主要从整体情况、更新频次、发布内容等方面，对高校档案馆（室）微信平台进行分析。

（一）从整体来看，高校档案馆（室）微信平台开通率较低，但是认证率相对较高，且呈东部地区开通数量高于其他地区的趋势

1.高校档案馆（室）微信平台的开通率偏低。从开通情况看，全国2560所普通高等学校中仅有28所开通了档案微信平台，仅占1.09%。其中，1219所普通本科院校中27所开通了档案微信平台，仅占2.05%，1341所高职（专科）院校中仅有1所（菏泽医学专科学校综合档案室）开通了档案微信平台，仅占0.07%。[3]

2.半数以上（57.1%）的高校档案馆（室）通过了微信平台的官方认证。微信公众号通过实名认证后，其账号头像会有黄色的“V”字标识，以便用户检索。截至2016年10月1日，28个高校档案馆（室）中通过微信官方认证的有16个，认证率57.1%，分别为福州大学、东南大学、重庆大学、东北农业大学、西北工业大学、燕山大学、山东大学、同济大学、陕西师范大学、南京大学、上海工程技术大学、武汉理工大学、扬州大学、中央财经大学、北京外国语大学、兰州大学档案馆（室）。

3.从分布区域看，东部地区高校档案馆（室）微信平台的开通数量明显高于其他地区。在28个开通微信平台的高校档案馆（室）中，东部地区有18个，占已开通高校档案馆（室）的60.7%。微信平台上线时间为2012年8月23日，位于东部地区的上海交通大学档案馆于2014年4月7日开通档案微信平台，它也是本次调研首家开通微信平台的高校档案馆。自上海交通大学档案馆开通微信平台以来，东部地区相继有16个高校档案馆（室）开通微信平台，为中山大学、中国石油大学、北京外国语大学、华东师范大学、福州大学、东南大学、燕山大学、山东大学、同济大学、南京大学、上海工程技术大学、扬州大学、天津外国语大学、菏泽医学专科学校、中央财经大学、中国计量大学档案馆（室）。东北地区3个，为东北师范大学、辽宁师范大学、东北农业大学档案馆（室）；中部地区3个，为中南大学、华东交通大学、武汉理工大学档案馆（室）；西部地区5个，为西北工业大学、陕西师范大学、贵州大学、重庆大学、兰州大学档案馆（室）。

（二）从更新频次看，高校档案馆（室）微信平台的活跃度普遍不高

一是微信平台开通后，部分高校档案馆（室）的公众号停更或者低频更新，沦为“僵尸账号”。如华东师范大学、东北农业大学、武汉理工大学等3个高校档案馆开通微信平台后，发帖数量为零；中南大学档案馆、重庆大学档案馆分别于2015年11月、2015年12月发布最后一条消息后再也没有更新任何信息。中国计量大学档案馆自开通微信平台以来，仅2014年发帖1条，2015年发帖2条。二是高校档案馆（室）发帖数量相对较少。在28个高校档案馆（室）的微信平台中，发布消息数超过20条的仅10个，分别为辽师微档案（162）、西北工业大学档案馆校史馆（134）、东师档案（52）、上海交通大学档案馆（51）、北外档案馆校史馆（50）、中山大学档案馆（46）、同济大学档案馆（38）、燕山大学档案馆（31）、贵州大学档案馆校史馆（28）、东南大学档案馆（22）。

（三）从发布内容看，档案基础业务工作内容较多，特色服务工作内容较少

根据调研，28个高校档案微信平台，基本都涉及档案基础业务工作。其档案基础业务工作包括档案服务、工作动态、通知公告、档案展览等，除北京外国大学档案馆外，23个高校档案馆（室）都设有自定义菜单，14个高校档案馆（室）自定义菜单内都有档案展览栏目，分别通过“档案精粹”、“专题展览”、“巡展”栏目展示馆藏珍贵历史档案。但是在档案特色服务工作方面，仅有华东交通大学、重庆大学、西北工业大学等3个高校档案馆（室）开展了毕业生档案在线查询服务。

二、高校档案馆（室）应用微信平台加强档案信息服务的对策

高校档案馆（室）要想充分发挥微信平台的作用，提升服务质量和效能，需要做到以下几点：

（一）加强宣传，强化微信公众平台的建设工作

一是呼吁更多的人关注高校档案馆（室）微信平台，可通过学校主页、各个新闻发布栏目分享二维码、设置图标或者链接、在校园广告栏内设置醒目标志等，鼓励广大师生、校友关注微信平台，也可以通过qq群、微博、博客等对微信平台进行推广；二是可以在新生入学、毕业时，邀请新老生参观高校档案馆（室），了解学籍档案，体验高校档案馆（室）微信平台服务的便捷性；三是借助微信平台开展档案展览、校史展览、有关档案方面的投票活动，以及“关注有礼”、“档案知识调查有礼活动”等，扩大影响力。以燕山大学为例，在国际档案日燕山大学在展厅和微信平台同步展开主题宣传活动，主要包括《临近毕业季，请关注你的档案》《档案有哪些作用》《哪些单位有资格接管档案》《学校档案馆可以为您做什么》《档案与民生》五个主题，这样既普及了档案知识，又提高了用户的兴趣。最后，微信平台也可以征集广大校友对平台发展方面的意见、建议等，让更多的人参与到微信平台的建设中来。此外，中部、西部、东北部高校档案馆（室）要借鉴东部地区的经验，利用并维护好微信平台。

（二）定期更新，提高微信公众平台的更新频次

第一，设置专人负责微信平台的运营。及时发布档案工作动态、通知通告等与档案工作相关的信息。更重要的是，要定期发布高校师生关注的话题，如在学生毕业季，中山大学档案馆发布了“毕业了，档案怎么办？别着急，档案馆给您支招”，西北工业大学档案馆发布了“学生零星档案发档流程”，都在特定时间及内容上引起了高校师生的关注。第二，分析统计用户咨询的问题频率，对出现次数较多的问题建立对应的解答信息数据库，通过微信进行自动回复，以提供全天候的信息服务。

（三）挖掘高校档案特色，创新微信平台个性化服务

除了注意发布内容的表现形式，可综合运用文字、图片、视频、语音信息等功能以外，还要注意：一是挖掘特色档案，凸显高校档案存史资政，服务育人的作用。以南京大学档案馆微信平台为例，其推出的“抗战70周年专题”展览以馆藏材料为依托，宣扬爱国主义情怀。又如中山大学档案馆发布的《风雨同舟·血脉赓续——国立中山大学与私立岭南大学历史图片展》，都起到了服务育人的重要作用。二是创新服务模块，开展档案特色服务，如在自定义菜单时设置校史展览、专题展览、互动栏目、毕业生档案查询等，并开展毕业生档案在线查询服务。三是充分运用微信的自动智能应答功能，其功能包括自动欢迎语、非人工服务时间的消息回复及关键词自动回复。[4]可以通过建立“关键词自动回复+自定义菜单”设置微信查询。[5]以往届毕业生为例，学籍档案中的录取登记表、成绩单、毕业生名册是经常要查找的，但他们又常常分散于各地，查找多有不便，利用微信平台进行咨询服务十分必要。

参考文献：

[1]中国互联网络信息中心（CNNIC）第37次《中国互联网发展状况统计报告》[EB/OL].[2016-1-22].http：//cnnic.cn/gy？ wm/xwzx/rdxw/2015/201601/t20160122_53283.htm.

[2]腾讯公司2016年第一季度业绩报告[EB/OL].[2016-5-18].http：//tech.qq.com/a/20160518/067853.htm.

[3]2015年全国教育事业发展统计公报[EB/OL].[2016- 7- 6].http：//www.moe.edu.cn/srcsite/A03/s180/ moe_633/201607/t20160706_270976.html.

[4]贺晶晶，刘跃跃.档案微信公众平台发展策略研究[J].档案时空，2014（10）：12-14.

[5]尚珊，郎惠彬.论微信在档案信息服务中的应用[J].浙江档案，2014（9）：14-17.

高校档案管理信息服务 篇4

一、集成管理理念

集成管理是一种全新的管理理念, 它随着信息技术的发展, 围绕高科技时代的行业特点, 成为自然科学、社会科学领域中广泛使用的词汇, 强调对技术、管理、组织等进行集成, 是改造自然的社会实践行为, 从而使各行各业能够适应科技日新月异的需求, 达到整体最优的效果, 实现超速成长, 形成相互优势互补、匹配的有机体, 并推动经济增长方式的集约化。

集成的一般特征表现为:公共属性、互异性、动态性、无序性和整体优化性。其中公共属性是指集成要素所要满足的约束条件;互异性表现为此部分与彼部分不同;动态性是由特定目标驱动的创造性过程;无序性是指集成要素在满足公共属性的同时, 又具有时间, 空间、心理上的无规则分布;整体优化性指的是通过集成主体有意识、有选择地对集成诸要素进行优化、整合, 从而达到和实现整体功能增倍。

集成思想是集成管理的理论基石, 集成管理是高科技时代的一种管理创新, 集成管理的对象是要素的集成活动, 是一种以系统论为指导的具体的整合性管理思想及方法。通过整合集成元素间的各种关系, 使传统的资源存量实现最大程度的优化重组, 其基本过程包括计划、组织、指挥、协调、控制。集成管理的特点包括管理目标具有超常的企图、管理要素更加广泛、管理系统的边界日益模糊、管理手段强调兼容、适应。

集成管理的起因在于高科技的发展与影响, 当今科技在社会的作用也越来越大。集成管理产生是由于知识经济发展的需要, 使集成管理成为现代企业管理的一门新兴学科, 国际市场的开放使消费者有更多的选择, 只有对人力资源进和有效的集成, 才能实现人力资源的优化配置和合理使用, 进而提高各行业适应市场竞争的能力。集成管理的运作机制以系统论为基础, 其内在运作机制主要有整体优化、多维旋进、连锁互动、裂化重组、模糊控制和虚拟联盟。

集成服务建立在联通的基础上, 它强调用户满意、管理效率高、服务总效益最大化, 它是建立在联通的基础上, 通过一个具有交互功能的公共服务平台对信息进行组织与管理。集成管理与服务是最优化管理理念和最佳实践模式, 集成管理是集成服务的基础, 实现的一个管理与服务优化整合和双赢, 使集成管理达到目标。社会信息化程度的加深、电子技术的进步、信息科学的发展是集成服务产生的主要原因, 息冗余问题是集成服务出现的动力, 人们信息消费意识的增强是信息集成服务出现的外在因素。

二、信息化角度下的高校档案管理

信息社会也称信息化社会, 信息社会不同于农业社会和工业社会, 信息资源成为经济发展和社会进步的重要保障, 全民信息化的意识和技能全面提高。信息社会的高校档案管理面临巨大的挑战, 具体表现为:知识信息量剧增, 高校校园网的建设也在积极进行, 导致档案数量快速增涨、载体更加多样化;网络化对高校档案现有管理模式具有很大的冲击, 高等学校电子文件重要的信息资源管理势在必行, 电子文件便成为校园网建设和发展的必然产物;档案信息的需求与供给之间的矛盾进一步激化, 信息时代结档案人员的素质提出了更高的要求, 档案信息化建设会引发更多的经费问题, 在全球化趋势下, 人们对档案信息的利用越来越依靠昂贵的系统和机器设备, 要求档案工作人员在某方面是信息专家。

档案信息是指档案所包含信息, 档案信息是信息资源家庭的重要成员, 档案信息的开放需要公开的信息立法来保障;信息社会要求有适合形势发展的开放的档案利用制度;档案信息的利用与安全之间的矛盾日益激化。

而随着档案信息的不断发展, 高校发展对档案信息管理的新需求也有了更多的内容。随着高等学校规模扩大, 学生数量剧增, 高校组建、合并, 势必给档案管理提出新的课题, 高校教学改革给档案工作带来挑战, 高校扩大招生规模, 致使档案数量剧增, 高校基建、教学、科研、管理等方面产生的档案数量也迅速增加, 高校基础设施成倍增长, 这对档案工作提出了新的要求。高校内部体制改革了给高校档案工作带了新的情况, 使档案工作面临严峻考验。

高校档案信息是学校发展中不断积累形成的重要信息资源, 高校档案是在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的, 高校档案信息指的是高校档案所包含的信息。具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料的组合。高等学校的档案信息管理正在不断发展壮大, 它全面系统客观地记载着该校的过去和现在, 有着极强的现实指导意义, 并会对未来产生长久影响, 它对高校自身的建设和发展起积极的作用, 全面系统客观地记载着该校的过去和现在, 为国家经济建设和社会发展做出贡献。

高校是知识传播、生产和转化的主要力量, 高校档案信息的特性具有一切信息所具有的特征, 高校档案信息具有权威性、凭证性, 其内容宽广, 门类众多, 信息量丰富;高等学校是科学发展的前沿领域, 直接反映学校整体工作的各个环节, 科技含量高, 知识性强。知识属性是高校档案的主要属性之一, 高校人才荟萃, 文化信息资源丰富, 所以高校形成的档案又具有系统性和完整性。

高校档案信息的作用。高校档案是整个档案信息资源中的重要组成部分, 它是高校管理工作的查考凭证和重要依据, 是学校进一步提高教学和科研水平的重要基础, 是高等学校开展教学评估的根本依据, 是编写校史、校志的最可靠的实际材料。高校档案信息可以为国家培养人才服务, 高校档案信息还具有社会教育功能, 并为高校党政工作的正常进行提供真实的查考凭证, 充分利用己有的教学和科研档案信息, 将社会职能发挥得更加完全, 为国家人才工程提供有效的服务。

现在, 高校档案管理取得了一些成果。档案工作法制建设基本配套, 业务标准、规范基本具备, 实现了集中统一管理;档案工作网络严密, 全国高校档案工作团结协作、协调发展, 有中国特色的高校档案事业框架已基本形成, 为高校档案工作持续发展打下了坚实的基础。高校档案管理现有模式主要有高校档案传统管理模式, 高校电子文件的管理。高校档案信息管理存在的问题表现为高校档案馆馆藏档案结构单一、档案信息分散、缺乏沟通, 横向联系很少;工作人员素质有特提高, 队伍也不稳定, 高校档案管理自成体系, 档案信息利用率不高。信息资源利用、管理手段等和地方档案部门在档案信息服务方面存在许多不同之处。

在信息社会的背景下, 档案管理的专业化、规范化问题突出, 档案的数量激增, 载体形式各异。这使现有档案管理体制面临的挑战:即档案工作领导体制及面临的挑战, 如权力的高度集中;档案工作体制及面临的挑战, 如文件与档案分开来进行管理。

三、高校档案管理的集成模型构建

信息化已成为世界社会经济发展的大趋势。参照一般的管理信息系统的建模方式, 高校档案信息管理集成模型在传统档案管理模式基础上进行。

模型构建的信息来源参照国内外档案管理领域的集成运作情况, 分析到集成管理是信息资源管理的核心, 而信息机构的信息化建设为档案信息的集成管理提供了机遇, 集成管理是档案信息化建设逐步向纵深发展的结果, 它要求高校档案信息服务必须提供一个集成化的系统界面, 以实现档案信息的综合管理和综合查询。

高校档案管理集成模型的目标是将集成思想创造性地用于高校档案信息的管理过程, 模型的设立主要能达到管理目标多元化、管理视域极其宽广、管理要素多种多样化和管理方法灵活多变。

高校档案管理集成模型的指导原则是指按照系统论的要求, 对档案馆的各要素进行合理搭配, 取长补短, 综合协调, 即整体优化原则;高校档案信息具有动态的性质, 即动态开放原则;动态开放原则, 它是整体优势的放大;过程性原则。强调集成要贯彻实施到高校档案管理活动的全过程;多元化原则指的是高校档案管理的集成模型要因地区、因学校的类型而异;是各类优势互补、优选、组织以达到效果最大化的主动行为;集成模型的效益原则是指要注意对其全过程的投入产出比进行分析, 力求效益最大化。

然后根据高校档案管理集成模型的指导原则, 将高校档案管理集成模型分成集成模块、过程集成模块、技术集成模块和服务集成模块。

另外, 高校档案管理的集成模型的构建需要建立完善的保障体系, 其运作要有一个长远规划, 模型的运行要因时因地而异。各个学校的具体情况不同, 集成模型的运行也不能一概而论, 同时要加强模型运行中的人本管理。

参考文献

[1]毕强、史海燕:《信息集成服务模式研究》, 《图书情报工作》, 2004, 9。

信息时代高校图书馆服务探究 篇5

【摘要】随着社会科技的不断进步，现在已经是一个信息化的时代。本文就是针对信息时代的高校图书馆服务进行探究，从其存在的一些列问题以及相应的解决措施、加强图书馆的技术设备建设、对其服务工作的创新以及提高服务人员的素质等方面进行研讨。

【关键词】信息时代;高校图书馆服务;分析探究

自改革开放以来，社会科技突飞猛进，现在的社会已经全然变成了一个信息化的社会。高校读者对于信息的个性化需求也是越来越强烈。读者服务的工作是高校图书馆当中一项重要的工作，它可以直接满足读者们所需要的一切服务活动，比如说：阅览、文献检索、书目情报活动等等。由于信息化的时代的到来，现代化的技术以及网络技术都给高校图书馆的服务增添了新的活力，但与此同时，也给高校图书馆的服务工作来了新的挑战。本文对目前的高校的图书馆的服务工作所存在的问题进行了分析，并且笔者提出了对于如何解决这些问题的一些对策和方法。

一、目前高校图书馆的服务工作存在的问题

目前的高校中图书馆的信息时代读者服务工作还是存在有很多的不足的地方，需要进一步完善。

1.1高校图书馆的服务方式单一且被动

对于当前的高校图书馆读者的服务工作来说，主要的任务就是提供文献资料的保存，需要尽可能地做到服务设备的完善、环境的舒适以及藏书的齐全[1]。这种的读者服务工作的方式一般就是等待读者上门，其所有的服务的基本都是以图书馆的馆舍为中心，主要是提供书刊外借、参考咨询、馆内阅读以及文献复制等等被动型的服务的方式。这种被动的方式使得读者服务人员的思想受到了束缚，从而使得他们缺乏主动服务的意识和精神。这不仅仅远不能满足高校的师生对于知识和信息的全方位、全层次的需要，并且也很难满足融文献的综述、具体的数据以及学术前沿动态为一体的信息知识集成化、精品化的服务的需要。

1.2高校图书馆读者服务工作的手段落后

目前的存在一些高校的图书馆使用计算机来进行借书还书的服务，但是仍然还有很多高校图书馆需要手工服务。在这些图书馆的服务工作里面，像文献的订购、分类、验收、标引、索引等等工作都是采用的人工的操作，从而导致了每批书的编目工期很长，信息传递的速度慢，所以使得读者很难第一时间接收到新的信息[2]。有的图书馆采用单一的媒体来对文字进行间接的揭示，缺乏运用多媒体的处理、存储、展示声音、动画以及影像等各种媒体进行交互式综合处理的能力，从而使得服务内容的贫乏以及效率的低下。虽然有些图书馆已经实现了自动化的管理模式，但是并没有跳出传统的服务模式，缺少网络的连接，使得文献资源的共享比较少。

1.3高校图书馆读者服务人员的综合素质不够

由于现在的信息技术在不断地发展以及网络的不断拓展，这使得对高校图书馆读者服务人员的要求更高，他们需要从专一型的人才方向转向成复合型的人才。他们不仅仅需要有丰富的图书馆的专业知识，还需要去了解掌握现代化的多媒体技术、计算机的应用技术、通讯技术以及较高的英语水平[3]。但是对于目前的高校图书馆的服务人员来说，虽然的确具有各层次和各专业的读者服务的工作人员，但是在服务的水平以及业务的能力上还是存在很大的问题，还是缺乏复合型的人才。

二、信息时代高校图书馆服务工作的问题对策

2.1加强高校图书馆技术设施的建设

计算机的应用以及网络技术是信息时代高校图书馆进行自动化管理以及提高读者服务工作水平的基本物质基础。所以，需要在图书馆的技术设备上进行加强，从而实现图书馆的服务手段、信息处理技术以及工作方式的自动化。对于图书馆当中的传递、储存、显示图书资料信息的一切新技术的设备都需要运用到计算机的控制，不仅如此，就连图宿管的日常工作，比如文献检索、流通管理以及统计制表等都需要借助计算机来进行相应的处理，从而促进图书馆的服务工作的智能化和自动化，提高工作效率。

2.2加强高校图书馆的信息资源的建设

由于处于信息时代，高校的图书馆需要加强图书馆的信息资源的建设，需要加大对印刷型文献资源、电子文献以及数据库的投入。

加强印刷型文献的建设，需要对教学和科研提供针对性、完整性和连续性的文献参考以及兼顾高校读者的分散性、知识结构多层次以及专业多科性的特点，建立特色的馆藏资源。

加强电子文献建设，电子文献具有占用空间小但信息量大的特点。通过图形、动画、声音等等很大程度上地改变了信息记录、存储以及传播的方式。并且随着信息的电子化以及网络化的不断发展，电子资源的良好的共享性较印刷型来说具有很明显的优势。

加强数据库的建设，努力开展图书馆馆藏书目数据库的建设，建立起全校的书目数据中心，采用全国统一的标准建库，从而可以促成全国的网络联机的检索，实现资源的共享，这样有便于高校的读者们去网上进行查询以及馆际的互借。

2.3提高高校图书馆读者服务人员的综合素质

处于信息时代的高校图书馆读者服务人员，需要提高自身的综合素质。需要有意识地去加强对于较计算机应用水平和网络技术以及较高的处理和分析信息的能力，还有较高的英语水平。高校可以对其进行固定地培训，以及加强他们自主提升自己的综合的素质的意识。

三、总结

随着信息时代的不断地发展，我国高校圖书馆需要抓住良好的时机，迅速地跟上时代的步伐，改变传统的观念，加强图书馆的技术设备、信息资源的建设以及服务工作人员综合素质的提升，从而为高校的师生提供最好的服务。

参考文献：

[1] 李国庆，靳路明，赵雷，郝永刚.  超市化管理下的高校图书馆设计——以河北农业大学图书馆设计为例[J]. 建筑学报. 2005（12）

[2] 张立朝.  图书馆作为公共空间价值的实践与思考——以国家图书馆为例[J]. 中国科技信息. 2011（18）

高校档案信息网络传递服务的探讨 篇6

一、高校档案信息网络传递服务的概念与内容

档案信息网络传递服务是指档案馆室利用计算机网络通过电子邮件、FTP及数据库文件记录电传等方式将用户所需档案的复制品以有效的方式, 直接或间接传递给用户的一种非返还式的档案提供服务, 内容包含:一是为校内外利用者向国内外其他高等院校档案馆或科研信息提供机构提供原文档案复制及原文传递服务。二是为校外利用者复制及传递本馆的原文档案信息。档案信息传递服务是弥补档案馆馆藏资源不足, 实现资源共享的重要方式之一, 是档案馆室传统业务在网络环境下的拓展和深化, 具有方便、快捷、经济、时效性强等特点。

二、高校开展档案信息网络传递服务的可行性

(一) 资源共享的需要。在网络化、数字化环境的影响下, 高校档案信息化建设不断推进, 档案资源的共建共享已初见成效。通过高校档案信息资源的共建共享可以起到互通有无、优势互补的作用, 促进高校档案资源建设的协调发展, 达到系统、地区的档案信息资源共建共享的要求。此外, 通过信息资源的共建共享还可以增强高校档案馆室的信息服务能力, 为利用者提供更高质量的信息服务。档案网络传递服务是对档案馆室档案资源的延伸和补充, 是实现高校档案馆室资源共享的重要方式之一。为此, 档案利用工作实现网络化、提供远程档案信息服务不仅是档案资源共建共享新的研究方向, 也是今后高校档案馆室实现跨越式发展的时代要求与必然选择。

(二) 用户对档案信息的需求。网络环境下, 用户对信息的需求不再限于传统的纸质档案, 正在向电子化、数字化、网络化信息资源的方向发展, 信息需求也呈现出全方位、社会化趋势。而档案馆室的档案信息资源更新较慢, 其馆藏量和馆藏结构都越来越无法满足利用者日益多样化的信息需求。依托于现代化的技术手段, 网络传递档案信息可以将大量的信息资源汇集起来, 随时满足利用者的实际需要, 及时解决用户多样化、个性化的信息需求, 提高利用者的满意度与幸福感。

(三) 信息技术的发展为服务提供技术保障。随着现代网络技术在档案行业应用的不断深化, Internet为档案馆室开展各项业务工作提供了全新的网络环境, 使得档案馆室服务手段发生了很大变化, 从而使得档案信息传递服务在技术上已具备了可行性。尤其是在许多专门开发的档案管理系统的支持下, 出现了自动化的电子档案传递服务, 极大地提高了档案传递服务的效率, 克服了传统档案传递时效性差, 手续繁多, 出借档案不可控制性的弊端。另外, 信息处理技术的数字化、智能化使得各种目录数据库、联机数据库、全文数据库大量涌现, 扩大了档案传递资源的范围, 有效地增强了终端用户与档案馆工作人员查询档案信息的能力, 使用户获取档案资料更加方便和高效。

三、实现高校档案信息网络传递服务的有效途径

(一) 转变传统的档案信息服务理念。从硬件方面来分析, 网络信息传递服务建立在信息资源数据库、计算机网络、现代传输设备的基础上, 因此, 加强服务与信息化基础设施的建设, 就成为档案信息传递服务实现的刚性条件。档案部门要为信息传递网络体系的建设和发展提供必要的支持, 加大资金投入, 配备必要的电脑、扫描仪、传真机, 同时也应引进可以进行信息共享的相关软件。从软件方面来分析, 一是配备相应的专职档案传递人员, 接受网络技术、信息处理和综合能力的再教育和培训, 培养档案员的责任心与合作精神, 服务意识以及管理信息的能力, 提升信息传递服务的质量与应用能力。二是加强对档案传递工作的教育和宣传。档案馆室要在本馆室网站的主页详细介绍这项服务, 定期对利用者进行这方面的讲座和培训, 让公众更好地了解和认识档案信息传递在服务社会民生、教育、科研中所带来的便捷与实惠, 加深用户对这项服务的认识, 改变他们单一的获取档案信息的方式和渠道, 更好地推动档案信息网络传递服务工作。

(二) 加强档案数据库的建设。第一, 建立学校档案信息中心。首先, 档案部门要积极购买或开发具有共享功能的档案信息管理软件, 利用网络技术实现档案管理系统与办公自动化系统的无缝衔接, 及时、准确、有效地接收学校整体办公自动化系统产生的大量规范电子文档, 借助校园网和档案管理软件系统进行数据转换, 建设有特色的档案信息共享中心。其次, 开发利用校园网上的档案信息资源。利用网络的优势, 通过一系列的技术手段对校园网上发布的法律法规、各种统计信息及教学、科研形成的信息资源进行下载、开发, 实行控制和管理, 把经过鉴定具有保存价值的直接转化为档案信息, 进入档案馆室信息中心。第二, 实现馆内资源跨类型、跨载体的信息体系。首先, 各高校档案馆在不断完善自动化档案管理系统和丰富学校信息数据库的基础上, 积极开展校际之间的交流与合作, 构建网上交互式数字档案馆, 将反映同一职能活动的高校档案信息从不同全宗、不同高校档案馆室集中起来, 吸收各自的优点, 互通有无;其次, 高校档案部门要加强与图书馆、科研档案馆、情报所、信息公司等信息部门的合作, 借助通讯设备、通讯线路、网络软件组成信息网络, 弥补馆藏之间信息资源的不足, 促进本馆档案信息更加丰富化、系统化, 逐步实现馆内资源跨类型、跨载体、跨时空的信息检索与利用模式。

(三) 拓展档案信息传递服务渠道。一是档案网站服务。档案网站除了介绍本馆馆况、编研成果、服务项目、专题档案等基本信息外, 还要提供各种资源的使用方法以及网络导航等服务, 将国内外上网档案和热门站点与网页链接起来, 使利用者能够随时随地根据自身需求选择相关的档案信息。二是采用E-mail。高校档案馆室可以针对某些特定的人群发送含有特定档案信息的电子邮件, 受众目标明确, 效果较好。比如, 查阅学籍档案的利用者, 确认身份信息后就可以直接把成绩单发送给用户。三是网上论坛。档案机构、档案工作人员与用户利用网络论坛的交流平台任意发帖回帖, 随时发现问题, 改进档案服务质量, 提升档案信息利用效果。四是即时通讯工具的应用。运用QQ、MSN、Fetion等即时通讯工具的群共享、群消息、公告栏、小纸条等功能, 实现档案部门与用户的即时沟通和互动、非常简便地宣传档案部门与各类信息, 档案员之间也可以快速地转发信息或工作文件, 极大地提高了工作效率。五是搜索引擎传递档案信息。档案馆室将档案信息传递到互联网搜索引擎, 就能够大范围内将信息展现给需要的用户, 而用户可以简单地通过搜索引擎以“关键词搜索”的方式查找需要的档案信息, 针对性强, 减少了信息传递的中间环节, 从而降低了信息的误传和更改, 有效地保证了信息的准确性。

(四) 制定信息保护措施。一是在涉及到用户信息数据库和信息资源的建设方面, 通过法律规章制度严格规范信息获取和保存的手段与工具的安全性, 对各部门所管理信息进行合理和科学的分类和配署, 明确各方责任和义务, 加强信息的管理, 将保护公众隐私和重要信息列入首要遵守原则, 制定严厉的惩罚措施来打击各类不法行为, 建立一个守信、诚实和安全的服务传递环境。二是在实现信息资源、服务资源共享和互动过程中, 要注重引入先进技术来加强保护措施, 在网络技术和通信技术的应用过程中增设多重安全信息确认“关卡”, 建立起多层防御措施的“防盗门”, 一方面保障档案信息的安全不被篡改, 另一方面保障档案利用者的信息不被泄露, 保障网络信息的安全, 实现共赢的局面。三是对于档案信息网络传递服务所引起的信息数据库格式、系统衔接与兼容, 数字化处理、档案复制、版权保护、联机检索等一系列问题, 制定出统一、具体的标准, 对信息网络传递服务的各个流程加以规范。

高校档案管理信息服务 篇7

1. 高校档案管理的发展特点

随着时代的发展和科技的进步, 互联网在当今的生活和工作中得到了广泛的应用, 人类进入了信息化发展时代。高校档案管理工作在这样的背景下面临着新的挑战, 一般来讲, 高校档案管理具有如下两个特点:一是档案管理的智能化。受到信息化科技的影响, 新的检索工具不断被开发和利用, 高校档案管理工作有了很多的便利, 比如信息的收集和检索等更加简便, 档案管理越来越向着智能化的方向发展。二是档案管理的信息化。当前, 高校档案管理中最显著的特点就是管理的信息化。网络中的一些先进技术比如城市云等都可以运用到高校档案管理中, 使得档案管理工作越来越趋向于无纸化和集中化。

2. 高校档案管理中存在的一些问题

随着信息化技术的发展, 高校档案管理工作进入了发展的新时期。在管理的质量和水平上有了很大的提高, 同时对社会和高校的发展都发挥了积极的作用。但是仍然存在着一些问题, 这些问题的存在对于高校档案管理的发展起到了严重的阻碍作用, 具体如下:

2.1 需要进一步加强进行档案管理的主动服务能力。对于高校来讲, 当前的档案管理工作能够达到适应发展的需要, 但是在服务上却还是处于相对被动的局面。这种被动与社会的发展和高校的发展需求差距较大, 从而将档案管理工作的效力进行了严重的影响。如何将高校档案管理工作中的被动局面彻底打破, 是高校当前的重要课题, 也是其档案管理服务工作发展的趋势。

2.2 惯性思维仍然存在在档案管理中。传统思维对高校的档案管理工作影响深远, 且长期以来, 我国高校档案管理工作一直受其影响。在这样的背景下, 我国的高校档案管理工作发展较慢, 处于小步前进的状态。所以, 当前高校档案管理工作的重点就是要将这种传统的思维模式进行打破。

2.3 档案管理工作无创新性。高校档案管理工作大多无创新性, 这也是高校档案管理工作中存在的重要问题。通过对高校档案管理工作的调查发现, 创新力不足是大多数高校存在的问题。造成创新力不足的原因是多方面的, 比如现有体制对其的束缚;高校档案管理人员缺乏强烈的创新意识等, 这些都造成了高校档案管理工作缺乏创新。

3. 如何创新信息时代高校档案管理服务模式

当前, 我国处于社会发展的高速时期, 社会进入了发展的信息化时代, 如何在这种形势下将高校档案管理工作的效用充分发挥出来是当前各高校的重要难题。

3.1 将档案管理工作进行服务提升的关键是提高服务意识。对于高校的档案管理人员来说, 只有将自身的服务意识进行提高, 才能更好地做好本职工作。提高档案管理工作的服务意识, 首先要求档案管理人员能充分认识到在新形势下进行档案管理工作服务的必要性和重要性, 只要将其重要性和必要性进行充分的认识, 才能在实际工作中做到对工作高度负责, 并充分重视自己的本职工作。其次, 要提高档案管理人员的工作重视度, 对于高校来说, 档案管理工作与教师和学生及学校息息相关, 在信息化时代, 更要加大对档案管理工作的重视度, 做好自己的本职工作, 从而更好地适应新形势下工作的角色转变。

3.2 将档案管理的效力通过信息化手段进行提升。在信息化时代, 档案管理工作比传统的管理服务具有科技化、智能化和信息化的优势。档案管理人员要将这种优势充分发挥出来, 将信息化的技术和手段进行灵活掌握。通过相关的信息化技术培训, 根据本校的档案管理实际, 灵活应用, 使得档案管理工作具有更加的灵活多样性。同时还要对管理过程中的成本、时间和效能等进行考虑, 使得档案管理工作能切实发挥到效力, 从而更好地为现代化社会发展做出贡献。

3.3 提高高校档案管理人员的综合素质。要想将高校档案管理的服务模式进行创新, 首先要做的就是将档案管理人员的综合素质进行提高。档案管理人员的素质高低对创新力的提高具有决定性的作用。要想对档案管理人员的综合素质进行提高, 首先要让他们充分树立起积极进行服务的理念, 做到努力“走出去”, 提高自己的竞争意识。其次, 要加强他们的专业技能培养, 让相关的档案管理人员掌握良好的专业技能, 对网络技术、信息技术和多媒体技术进行深入学习, 这样才能在工作中做到得心应手, 从而塑造出高素质的档案管理人员。

3.4 将高校档案管理服务手段进行创新。对档案管理服务手段的创新是高校档案管理服务模式中的重要环节, 其作用不容忽视。积极创新传统的服务管理手段, 使其能适应信息化时代的发展需求。各高校将推进档案管理信息化建设的进程作为首要任务, 在具体的档案管理中引进一些先进的高科技, 形成以现代科技管理手段为主、传统管理手段为辅的格局。随着档案主体的增多, 还可以建立相应的数字化档案馆。数字化档案馆的优势在于能将海量的数据进行存储, 同时保证存储不受时间和空间的限制, 从而实现资源的最大化利用。

小结

信息化技术的发展使人们受益良多, 如何在信息化时代实现高校档案管理服务工作的创新性是各高校当前面临的重要课题。只有将档案管理服务工作的效力充分发挥在教学和教育工作中, 才能更好地保证高校的各项工作顺利开展。

参考文献

[1]韩雪.试析信息化背景下的档案管理工作创新[J].东方企业文化, 2013, (16) .

[2]李剑虹.谈对高校档案利用服务能力提升的对策[J].科技视界, 2014, (18) .

高校档案管理信息服务 篇8

某大学饮食服务公司主要为大学的各餐厅提供饮食服务。公司在目前的物资供应管理中还存在一些问题,主要问题包括大量的数据重复录入、汇总上报;管理者及相关部门不能及时掌握公司及各餐厅的物资库存及供应等信息;部门间的数据和信息资料不能共享,互相脱节;物资实际库存与账目信息不符;原始单据出现错误后更正时造成数据丢失等。

针对公司目前物资供应管理的现状,借助信息管理与计算机和网络技术,设计一套饮食服务公司管理信息系统来规范和改善物资供应管理的业务流程,提高其及时性、计划性和准确性,实现物资供应的统一管理,从而提高公司业务处理的效率。

1 系统需求分析

要实现一个物资管理系统,首先应该对某大学饮食服务公司进行需求分析,只有进行了需求分析和调查,才能设计出满足用户各项需求的软件,下文是为某大学饮食服务公司管理信息系统设计进行的需求分析。

1.1 公司组织机构

某大学饮食服务公司目前的组织机构,按职能划分包括:办公室、财务室、采供部、企划部、质量管理办、修配组。按物资供应划分包括:学生一餐厅、学生二餐厅、风味小吃城、美食广场、公诚快餐、加工组以及西门快餐厅。详细情况如图1所示。

在图1中,办公室人员负责饮食公司日常相关事宜;财务人员负责平时报账等相关事情,及每月对各个餐厅的盈亏状况进行统计,将情况汇报给上级领导,以便上级领导及时做出相应决策,进一步提高各餐厅的经济效益;企划部负责对餐饮公司的各个餐厅进行策划设计,包括设计菜牌,价格牌以及一些广告等,来吸引顾客眼球;采购部负责联系供货商,并使用本系统打印出每天的计划单,提供给供货商,以保证供货商及时将物资供给所有餐厅,保证餐厅运营正常;质量管理办则负责每天检查各个餐厅的安全卫生情况,如有不合规范的餐厅,就进行罚款,以保证每个师生员工吃上放心饭;修配组则是负责各个餐厅的水电气以及使用器械的修理维护,保证餐厅的正常运行。

某大学饮食服务公司管理信息系统直接相关的职能部门有采供部和财务部。目前与系统直接相关的服务部门有学生一餐厅、风味小吃城、美食广场、公诚快餐、加工组。每个部门都各有一个餐厅管理员(兼小组保管的工作),他们是该系统的使用者,每天的数据录入都由他们亲自完成,录入必须要保证数据的准确性,所以录入工作起着决定性的作用;财务部则是在每旬或每月根据餐厅保管录入的数据统计出各餐厅的盈亏状况,上报给上级领导,以便作出决策。

1.2 公司业务描述

本系统核心功能旨在满足采供部物资供应管理的日常业务,同时生成的财务统计数据供财务部访问使用。根据公司业务的性质,某大学饮食服务公司管理信息系统将涉及的业务分为采购计划管理、公司库存管理、餐厅库存管理、餐厅小组库存管理和财务管理五个方面的内容。采购计划管理工作由餐厅保管和采购人员共同配合完成,并打出采购计划单提供给供货商;公司、餐厅、小组库存管理由保管通过每天的入库及出库来完成,并生成盘存单供查询;财务管理由财务人员负责,全面掌握公司的盈亏状况[1]。

根据物资供应管理工作内容,本文从采购计划管理、公司库存管理、餐厅库存管理、小组库存管理和财务管理五方面对系统的需求给以描述。

(1)采购计划管理

采购计划管理的参与者是餐厅保管、公司采购人员以及供应商。

采购计划的流程是:每天下午,餐厅的各个小组报出次日所需菜品,然后各餐厅保管进行汇总上报,将所需物资录入系统,进行打计划操作并合并计划,再由采购人员指定供货商,输入单价,之后系统自动生成餐饮公司所有餐厅次日的需求统计数据,并分别打出各餐厅的计划单(该采购计划单即验收入库单一式三联),以便供应商送货,次日当大库保管员收到货物时进行验收入库,打出入库单,物品进入库房。

采购计划的功能需求有:建立供应商档案;建立供应商产品档案;登记各小组及餐厅的需求计划;登记各餐厅及公司的需求计划;汇总需求计划,制定并登记采购计划;建立物资分类表;建立物资明细表;填写公司物资验收入库单,修改明细表;对以上信息进行查询和统计。

(2)公司库存管理

公司库存管理的参与者是供应商、公司采购人员、大库保管、餐厅保管。

公司库存管理的业务流程是:每天早上,供应商送货时,按照计划单将各物资送往各餐厅,过称确认数量后由供货商,餐厅保管分别在验收入库单上签字,(将第一联交给供货商,月底结账用;第二联交给公司采购部,便于核对;第三联由餐厅保管保存,留底。)发货完毕后,大库保管将所送菜品汇总信息进行入库,如果发现错误单据,则进行红冲或退库处理,确认无误后,将物资按照采购计划单发往各餐厅。

公司库存管理的功能需求有:餐厅向公司领用物资处理(公司出库单、物资领料单);针对以上业务修改公司物资明细帐以及餐厅物资明细帐;对公司库房的日常盘库;对出库入库业务的红冲处理;对以上信息进行查询和统计。

(3)餐厅库存管理

餐厅库存管理的参与者只有餐厅保管一人参与,主要负责餐厅领料和小组领料,以及小组出库。

餐厅库存管理的业务流程是:当大库保管发货之后,由餐厅保管根据各个小组的需求对各小组进行发货,即小组领料,如有单据错误则进行红冲或退库处理(小组退库到餐厅,餐厅重新发货),物资进入库房,并根据每天的物资使用情况进行出库,生成盘存单(库外)。

餐厅库存管理的功能需求有:小组向餐厅领用物资处理(小组物资领料单);针对以上业务修改餐厅物料明细帐和小组物料明细帐;对出库入库业务的红冲处理;以10天为周期对小组库房进行盘存(库外盘存单),挤出各小组消耗;对以上信息进行查询和统计。

(4)小组库存管理

小组库存管理的参与者有餐厅保管与小组的厨师长。

小组库存管理的业务流程是:各小组的厨师长根据需要领用物资,数量不够的物资及时上报给餐厅保管,每日下午餐厅保管进行库存盘点,进行出库,生成盘存单(库内)。

小组库存管理的功能需求有:厨师向小组领用物资处理;针对以上业务修改小组物料明细帐;对库存物资信息进行查询和统计。

(5)财务管理

财务管理的参与者有供应商、公司财务人员、餐厅保管。财务管理的业务分为日常财务管理和月结财务管理,验收入库单的第二联由采购人员交由财务部,财务人员对每日的入库物资进行审核,便于月底跟供应商结账,并了解每天各餐厅的领料数量,及盈亏幅度。在月底,根据生成的成本核算表进行统计,上报给上级领导。

财务管理的功能需求有:完成餐厅每日的收入及成本核算(餐厅日核算表);完成公司每日的收入及成本核算(公司日核算表);对供应商的每日供货进行验收、审核,形成每日入库成本核算表;月末完成与各餐厅的成本核算(物资出库成本核算表);月末完成与各供应商的成本结算(物资入库成本核算表);完成月末结转功能。

以上内容是根据本系统管理工作五方面的内容进行了需求描述。

1.3 系统的数据流程

某大学餐饮公司管理系统的数据流图如图2所示,该数据流图表示了数据在该系统中是如何流动的,以明确用户的信息需求[2]。

2 系统设计

2.1 系统总体结构设计

系统总体结构设计是根据系统分析的要求和组织的实际情况来对本系统的总体结构形式和可利用的资源进行大致设计,它是一种宏观,总体上的设计和规划[3]。那么在分析了各部分业务需求的基础上,考虑信息系统本身的系统性结构特点,形成某大学饮食服务公司管理信息系统的总体功能图,如图3所示。

该信息系统的功能主要分为:基础信息(包括职员、部门及物资的相关信息)、采购计划管理、库存管理(本系统采用三级库存,包括:公司库存管理,餐厅库存管理,小组库存管理)、财务管理、统计分析以及系统维护。

在本系统中,子系统的划分是按照功能进行划分的。

(1)基本信息模块:

包括七个小模块,分别是物资分类、库房分类、职务信息、组织管理、职员管理、物资明细、计量单位。该模块的功能是对部门,人员,库房,物资,供应商等相关信息进行管理。

(2)采购管理:

包括三个小模块,分别是采购计划、采购单的打印、实际收货校对。该模块的功能是进行采购计划,采购单的打印及实际收货校对等操作。

(3)库存管理:

包括八个小模块,分别是入库管理、餐厅领料(餐厅入库)、红冲处理、盘库管理、退库处理、小组领料、小组出库、调拨管理。该模块的功能是进行物资入/出库,盘库,退库、调拨等相关操作。

(4)综合查询模块:

包括四个小模块,分别是入库查询、出库查询、单个打印验收单、打印全部验收单。该模块的功能是查询物资的入库、出库信息及验收单的打印。

(5)统计分析模块:

包括四个小模块,分别是库房统计、库房月报、仓库核算、调各灶物资。该模块的功能是给财务提供报表及核算表。

(6)核算统计模块:

包括两个小模块,分别是核算登记、餐厅核算。该模块的功能是对每个餐厅进行核算登记,进行成本核算。

(7)系统维护模块:

包括五个小模块,分别是初始化、数据备份、数据恢复、权限管理、密码修改。该模块的功能是对数据进行初始化、备份、恢复,权限管理,以及修改密码。

2.2 系统详细设计

经过对上文的分析了解了某大学饮食服务公司在物资管理上对本系统的功能需求,在对本系统的总体结构设计中进一步细化出了具体的功能模块,下文以采购管理模块为例来分析在PowerBuilder8.0开发环境下通过详细设计和编码来实现预定功能模块。

采购管理功能主要是给用户提供采购计划并打印计划单的功能,还有为餐厅保管每天对领料物资进行实际收货校对的功能。

该功能对应的类结构如图4所示[4]。

在图4中,每个类中分别定义了属性和方法及控件,其中为与相关类对应的数据窗口,它们用来存放数据。而在图4的右上方与主窗口main对应的是菜单。

w_cggl_xgjh,w_cggl_xgjh_sr,w_cggl_goble_sjlr,w_cggl_goble_sjlr_main,w_cgjh_cghb_dy为采购管理功能中的相关类。

采购计划的活动图如图5所示[5]。

根据图5中的活动流程,介绍采购管理功能中的采购计划单保存算法如下。

开始:

dw_1.accepttext() //使数据窗口中的悬浮项保存到缓冲区中

if sqlca.sqlcode < 0 and dw_1.update()<>1 //确保事物成功执行

rollback; //回滚

return

else

commit; //提交数据到数据库

end if //提示信息“数据保存成功!”

结束

3 结束语

本系统是在深入了解某大学饮食服务公司的各部门业务以及公司对物资管理上的需求后,并根据高校餐饮物资管理的特点,在分析了人工日常管理工作中存在问题的基础上,建立的一套简单,快捷,实用性强,并适用于公司内部不同层次的人使用的较为完善的管理信息系统。本系统的使用提高了员工们的工作效率,保证了数据信息的准确性,解决了公司在目前的物资供应管理中存在的一些问题,并进一步从整体上提高职能部门的工作质量,使得某大学饮食服务公司能更好地为广大师生员工服务。

参考文献

[1]邝孔武,王晓敏.信息系统分析与设计[M].2版.北京:清华大学出版社,2002.

[2]罗超理,李万红.管理信息系统原理与应用[M].北京:清华大学出版社,2002.

[3]李春葆,曾平.数据库原理与应用:基于SQL Server2000[M].北京:清华大学出版社,2007.

[4]齐治昌,谭庆平,宁洪.软件工程[M].2版.高等教育出版社,2004.

高校档案管理信息服务 篇9

关键词：高校,数字档案,服务

随着现代信息技术和网络技术的普及, 数字档案信息成为高校档案资源的重要部分, 高校档案部门如何开展数字档案信息服务满足用户信息需求, 是当前高校档案工作改革与创新的需要。美国常青藤联盟八所高校档案工作凭借其卓越的资源优势在美国高校中极具代表性, 本文通过对八所高校档案网站的调研, 以发现其数字档案信息服务的特色, 以期对我国高校数字档案信息服务的创新和发展有所借鉴。

一、美国高校数字档案信息服务分析

1. 专题数据库。

档案信息资源内容纷繁复杂、类型丰富多样, 要使用户能快速便捷地查找到所需档案信息, 对档案资源进行分类, 建立专题数据库是提高数字档案资源利用效果的重要方式。专题数据库是在目录数据库和全文数据库加工提炼后所形成的, 档案部门根据对馆藏特色、重要活动、热点问题以及利用率较高档案的把握, 将相关档案信息汇编成为知识性强的专题, 以便公众进行集中参阅。调研的八所常青藤高校档案网站上均设立了专题数据库。如宾夕法尼亚大学的图片数据库, 收录的图片记载了与宾夕法尼亚大学发展历程相关的重大事件、杰出人物、校园面貌等, 图片内容除了照片, 还有纪念品、绘画、地图、手稿等, 网站还按照主题、时间、责任者、载体形态等对图片进行了细分, 各类别下又可以按照A-Z进行查找, 多层次的检索设置使得信息划分十分清晰, 查找快捷便利。

2. 在线展览。

档案网站作为数字化环境下高校档案部门开展档案宣传、普及档案知识、树立自身形象的主要平台, 档案部门应积极借助它开展多主题的网上展览。常青藤的八所高校档案网站都开设了网上展厅, 为用户呈现了一个精彩生动的档案世界。如哥伦比亚大学档案网站的在线展览, 共有34个专题展示, 包括对知名校友的介绍, 如Ulysses Kay:20世纪的作曲家中对校友Ulysses Kay的生平和家庭、创作的作品、所获荣誉等进行了详细介绍;对特色学科的介绍, 如核心课程:文学人文中对哥伦比亚大学的核心课程文学人文学科的发展历程、代表人物、重要成果进行了介绍;对重要活动的介绍, 如大学演出秀:哥伦比亚大学的传统中对哥伦比亚大学一年一度的演出秀进行了详细描述, 展示它的发展历程、主题曲、海报、节目单等, 用户通过展览可以切身感受校园氛围[1]。

3. 教学支持。

档案作为社会记忆的载体, 是开展历史教育的重要素材, 美国高校档案部门积极发挥档案资源的文化教育功能, 鼓励师生利用丰富的档案资源开展研究。如普林斯顿大学档案网站开设了教学资源专栏以帮助师生了解如何开展教学, 档案部门提供的学习资源除了学校历史资料, 还涉及其他众多历史领域, 在开展教学之前, 教师需要提前与档案工作人员进行联系预约, 提交教学大纲, 熟悉该领域的工作人员会根据教学大纲准备相关资料, 并指导学生如何开展档案研究[2];康奈尔大学图书馆的特藏和手稿收集部除了为教师的历史教学提供参考咨询外, 还承担图书历史课程的教学工作, 利用馆藏档案向学生展示图书记录形式的演变历史, 丰富的实践经验结合生动的实物展示让学生的学习过程充满了乐趣。

4. 个性化服务。

个性化信息服务就是根据用户的知识结构、信息需求、心理倾向等, 有针对性地为特定用户创造符合个性需求的利用环境。美国常青藤高校档案网站提供的个性化服务包括三种方式:个性化保存、RSS、个性化分类。 (1) 个性化保存。为了满足用户的个性化需求, 档案网站在页面提供了Save、Tag、Print、E-mail、My favourites等多个选项, 当用户在浏览到有价值的信息后, 可以依据个人需求选择将结果导出保存、添加标签、打印、发送到自己邮件或保存到网站提供的个人空间中;哥伦比亚大学和布朗大学同时还支持将结果导出至手机服务, 推出的移动业务, 可以随时手机登录档案网站, 浏览档案信息;哥伦比亚大学和耶鲁大学还将其档案编研成果与“google图书”绑定, 实现商业化运作。 (2) RSS。RSS是某一站点用来和其他站点之间共享内容的一种简易方式, 也叫聚合内容。一般用于网站定期向用户传送即时更新的网站内容, 用户借助支持RSS的内容聚合工具软件, 在不打开网站页面的情况下就可以阅读传送的网站内容。美国常青藤高校的档案网站上都提供了RSS服务, 用户可以根据自己的兴趣定制馆内新闻和到馆资源最新动态。 (3) 个性化分类。美国高校档案网站上会根据不同类别用户不同的信息需求, 针对特定的用户群开辟相关专题, 满足特定需求。如康奈尔大学在服务项目中针对校友、教师、在校研究生、访客四类人群分别设置信息访问通道, 在各专题下根据各类用户需求汇总相关信息供利用, 校友专题下提供了康奈尔校友杂志、学校周边酒店和旅游信息以及学校图书馆收藏的各类档案、资料等;教师和在校研究生专题下提供的信息包括教学、科研、发表等, 旨在更好地帮助师生进行学习、研究;访客专题下提供了康奈尔大学图书馆的地址、利用指南、交通信息以及对外开放的馆藏资源等[3]。

5. 社会化媒体。

Web2.0社会媒体工具在美国使用广泛, 高校档案部门也积极引入, 为与用户交流拓宽渠道, Twitter、facebook、youtube、flickr等在常青藤高校网站上利用普遍, 高校都同时支持两项及以上的社会化媒体交流通道, 如达特茅斯学院同时提供了上述四种交流工具, 使得信息传播范围大、覆盖面广、影响力高。

6. 网站指南。

美国高校档案网站的资源十分丰富, 对于大部分未受过专业培训的用户来说, 快速地查找到自己所需信息等于大海捞针, 这就需要设置有效的网站指南服务, 帮助用户便捷高效地查找信息, 常青藤高校都提供了多种多样的网站指南, 主要有四种形式:在线咨询、帮助和问答、网站地图以及索引, 以帮助用户快捷地进行检索, 对于信息量庞大的网站是非常有效的检索帮助。

二、美国高校数字档案信息服务借鉴

1. 强化服务意识, 拓宽服务范围。

高校档案部门作为学校内部机构, 服务学校各项工作是首要职责, 同时高校档案部门作为社会性的文化机构, 满足公众需求、开展文化教育也是分内之事。美国高校档案部门的信息服务在满足本校师生需求的基础上, 极力为公众获取信息提供便利。档案网站除了为师生设立专栏, 以满足各自的学习、教学、研究、管理需求。对于公众, 美国高校档案部门也积极预测他们的信息需求, 一方面帮助他们更好地了解学校历史、校园文化, 另一方面尽最大努力满足他们的研究需求, 网站的信息都对他们开放, 他们可以任意阅览, 对于用户感兴趣的社会热点、重大事件、知名人物等, 档案网站也建立相关专题数据库, 图文并茂地为公众呈现一个丰富、生动的信息世界。

2. 加强馆藏收集, 丰富服务资源。

馆藏资源的数量和质量是开展档案服务的保障, 只有丰富优质的档案资源才能满足用户多样化的利用需求。美国高校档案部门对档案资源的建设在保证量的基础上, 以特色化、优质化为方向, 以建设优势馆藏以目标, 校内收集和社会征集双管齐下, 多渠道多范围开展资源体系构建, 具有代表性的收集方式包括社会捐赠和口述历史。八所常青藤高校档案资源建设都体现了质与量的结合, 既保证了师生、公众开展学术研究的需求, 又迎合了用户休闲娱乐的需要, 馆藏资源研究性和阅读性并存, 特色优势明显。美国档案部门数字化程度较高, 大部分网站提供全文检索, 这也为专题数据库的建立提供了支撑, 因此系统性、全面性的专题数据库在美国高校档案网站相当普遍, 利用价值极高。

3. 开展个性服务, 创新服务方式。

服务形式的设立应注重用户需求, 需求服务方式的多样化, 美国高校档案网站的服务方式兼具个性化和多样化, 在用户利用过程中处处体现以人为本的理念。网站大多根据不同类型用户, 不同的利用内容, 设置不同的检索入口, 提供不同的利用信息, 同样, RSS订阅、标签、评论等满足用户个性化需求的措施, 也在网站上得以普及, 用户可以随时对有兴趣的信息进行保存和管理, 也有利于档案部门对用户各种操作进行统计分析, 总结用户的利用重点和难点, 完善服务方式。我国高校档案部门仍比较传统单一, 缺乏创新型的服务方式, 因此为了充分实现档案信息资源的价值, 档案部门应集思广益, 加强服务创新, 根据用户不同的信息需求, 有针对性地提供个性化服务, 实现服务形式多元化。

4. 增进用户交流, 提高服务质量。

为全面了解档案用户利用需求, 档案部门需加强与利用者之间的沟通, 网站应设置多种方式的沟通渠道, 这不仅有助于用户及时向档案工作人员反映利用中遇到的问题, 同时便于收集用户的反馈意见, 以不断改进工作, 提升服务质量。纵观美国高校档案网站, 除提供电话、电子邮箱等传统交流渠道, 社会化媒体也得到了广泛应用, 高校网站都同时提供facebook、Twitter、Blog等多种互动方式, 使得用户与档案部门的交流渠道十分顺畅, 而国内高校档案网站上提供的交流方式仍局限于传统的电话、邮箱联系方式, 仅屈指可数的几家网站提供了博客、微博等互动形式, 因此我国高校档案网站应拓宽用户与档案部门之间的信息交流通道, 使得用户可以及时与档案工作人员取得联系, 提高与用户的互动程度, 使得高校档案网站的服务型职能定位更加突出。

参考文献

[1]Columbia University Library Exhibitions&Events.http://library.columbia.edu/digital/exhibitions.html[EB/OL].2014-4-27.

[2]University Archives Resources for the Classroom.http://www.archives.upenn.edu/home/classroom.html[EB/OL].2013-4-28.

高校公共信息服务平台构建的研究 篇10

摘 要：21世纪是信息化的时代随着信息技术的高速发展，高校教育模式也需要了改善，随之应运而生的就是信息化教育信息化。利用网络平台这个信息化技术解决高等教育中遇到的亟待解决的问题。如果高校建立一个完善的公共信息服务平台的话，就能同时解决传统模式下高校、大学生就业和用人单位三方面所不能解决的问题。

关键词：高校公共信息服务平台

中图分类号： TP392 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）26-98-2

0 引言

高校的公共信息服务平台就是需要把学生的就业单位这重要一方纳入制度中来，高校、学生和就业单位组成的一个有机整体。各单位的招聘人员在招聘时，应把相应的职位、岗位、人数、相关福利待遇等等，通过网络平台发布到高校的公共信息服务平台上，学生通过查看招聘信息平台将能够找到自己喜欢的工作。学生也可以把个人简历发布到服务平台，供用人单位选择，同时满足双向选择的条件。而且还省去了学生和用人单位之间来回奔波的时间，也免去了用人单位开设特别的招聘日，可以说，在招聘的一个环节实现双赢。而高校辅导员可以联合就业人员和学生，以用人单位需要为出发点，培养学生的综合兴趣，聘请具有丰富社会经验的教师对学生的操作技能进行有针对性的培训，为学生尽快投入相关单位工作，在最短的时间内成为单位所需人才。此外，还可以针对不同专业类别的学生，有选择的建立学生的就业实习基地，让同学们充分利用假期来参观实习，并提前进行社会接触，为学生的毕业就业提供良好的基础。由此来看，高校应尽快确立一个相对完善的公共信息服务平台，解决学生就业、高校和单位遇到的问题，传统的高校教育改革模式具有重要的战略意义。

1 公共信息服务平台建设情况

1.1 公共信息服务平台简陋

很多高校现有的教育信息化建设还都处于只是简单利用现代最先进的信息工具的初始阶段，但是随着社会各型人才需求的不断提高，只是停留在初级阶段的现代化教育已经远远不能满足需要，但是由于高校的教育资源相对有限，并且教育经费相对不足的情况下，想要大力发展公共信息服务平台也面临着重重阻碍。现阶段高校的教学方式，虽然很想为学生考虑地更加全面，以达到学生的现实需求，但由于高校没有一个系统的平台提供给学生，所以总是会造成不能及时全面地了解学生个人能力，不能及时地提供给学生提高专业技能的方案，因此就会造成信息相对滞后，造成不可避免的损失。

1.2 缺乏针对性的公共信息服务平台

在大学校园里，学生进入学校，每个年级的各专业时间、课程、内容等都被设定，学生只能根据学校所需的必修课程进行学习和考核。显然，学生创新能力的培养方案是制约学生创新能力培养的有效方案。虽然各高校的专业课程是在长期的实践中形成的，具有科学性和权威性，但在某些方面，它并不能发挥所有学生的优势。如果能在教学过程中征求学生的意见，培养学生的创新能力、创新精神和提高高素质的人才为目的，在教学过程中注重对大学生的热爱学习的学科和学生接受的模式和人才，以适应社会的需要，对教学，将能够发挥意想不到的效果。

1.3 学生实习渠道公共信息服务平台缺失

很多的学生在实习期间去到的实习点都和本专业有一定的跨度，学校在这方面的信息未能及时有效的帮助到学生。例如：计算机专业的学生到地产公司实习，认为地产公司的收入较高。学习高尔夫、旅游管理、会展策划、旅游英语等专业的学生实习的渠道大部分是酒店，少部分在旅行社等等，不一而同。

1.4 缺乏就业反馈的公共信息服务平台

高校学生毕业之后就会面临就业，是否能找到自己满意的工作？就业难、专业不对口、期望岗位和用人单位提供的岗位差距较大等问题困扰着所有的大学生。所以我们一定要培养大学生正确的就业观，先是要树立大学生应从基层做起，脚踏实地往上攀登的思想，不能总是计较职务和待遇，要有不怕苦、不怕累的思想，才能够得到大家认可，同时能够真心的教会他们一些宝贵的经验与知识。二是要适应角色的改变，由一名学生转变为社会人，所遇到的事情有时候会出乎自己的想象，要能够承受这个落差。同时还要教育学生客观地看待自己和社会，没有什么事情是应该的，只有自己努力争取，付出努力和辛苦才能有相应的回报，这个和在校园中学习是一样的，没有刻苦努力的学习，考试中就不会得到高分，属于异曲同工。

我们要教导学生及时调整自己的心态，放下身段，积极向同行业的同事学习，三人行必有我师，以便能够尽快适应工作环境，提高自己的能力。学院如果能够提供一个平台，一个让学生提前了解社会和用人单位岗位的平台，让学生能够提前知道自己能适应什么岗位的公共信息服务平台，那么学生就可以大大缩短在毕业后参加工作时适应期的时间，并且学生可以通过这个平台的相关培训找准自己努力的方向，更能增加学生的自信心，消除对毕业后参加工作的恐惧感。学院还可以利用平台给学生提供一个就业前的培训环境，教师和学生通过这个平台相互沟通，提高学生就业能力，提早找到相应岗位，打消学生毕业即失业的传言。建立公共信息服务平台，使得平台成为高校、学生、用人单位之间的纽带，学生能够及时地了解到用人单位的信息、岗位、条件，让学生能在校学习的过程中有所侧重，有目的地去朝着自己的方向去努力，把握好社会所需要的技能，就业时会更具竞争力。这样的模式比大学生即将毕业时到招聘会时才能相互了解要更具合理性与实践性。

2 建设高校公共信息服务平台的建议

在高校公共信息服务平台建设过程当中，要有专业人员监控公共信息服务平台建设实施过程，同时还要及时校验教育公共信息服务平台的成果。这样才能更好地形成高校人才培养机制的良性循环，对高校教育信息化的高速发展起到引导、监督、推动作用。平台的作用主要体现在以下几个方面。

2.1 人才信息化制度的建立

高校公共信息服务平台把高校、学生、有人单位的信息很好地结合在一起，让各单位和学生之间有了互动的平台。在高校、学生和单位双向选择的同时，让学校能够更好地把握学生的毕业之后的去向，为将来就业线的打下基础。但保障平台正常运行的前提是必须建立相关的信息化制度，只有建立人才信息化制度，才能更好地利用平台优势，实现双方信息的交流，并对一些改革措施和公共信息服务平台进行更好的发展。

2.2 强化信息化队伍

由于此项改革是在实践中摸索，在摸索中实践，因此就需要一批专业的信息化管理人员和教师来管理与维护。为了提高信息化教师的研究能力和实践能力。要求参与信息服务平台管理的人员要掌握最新、最前沿的信息技术，提高工作效率；要加强信息化维护队伍，保证信息化基础设施的正常运行。

2.3 信息及时更新

高校公共信息服务平台的信息如果更新不及时，会造成信息流通不畅。因此要把每天产生的数据、信息及时输进平台，随时更新。这样才能更加方便监管部门及时了解最新的信息，同时发现问题和解决问题。所以，需要维护人员及时更新各项数据，实现平台的动态管理。

总之，建立一个全新的完善的高校公共信息服务平台是个艰巨而且漫长的任务，我们需要走的路还很长，需要我们开展有组织的创新，积极推动高校公共信息服务平台的研发，为高校教育信息化快速、持续发展提供技术支撑。大力推动高校公共信息服务平台发展，使高校教育信息化和人才培养产业能够快速、健康的发展。

参 考 文 献

[1] 杜鹏.高职院校信息化软件平台建设[J].信息技术与信息化，2007.

[2] 沈素敏.高校教育信息化建设的应用于发展[J].河北农业大学学报农林教育版，2007.

[3] 李晓林.对非计算机专业计算机课程体系改革的思考[J].中国成人教育，2008.

高校档案管理信息服务 篇11

一、高校档案服务现状分析

1. 档案管理员的服务理念落后。

当前, 我国高校档案管理的管理理念比较落后, 这导致高校档案在进行信息化建设的过程中, 一方面建设进程比较慢, 另一方面档案馆的馆藏资源十分有限。由于高校档案在相当长的一段时间内都是以政治服务为中心的, 导致了高校档案的现代服务意识以及服务理念比较差。因此, 在我国高校档案建设的过程中既使高校档案建设已经实现了信息化, 但是高校档案在进行服务的过程中呈现出了明显的服务能力不足的现状。除此之外, 由于档案管理工作人员服务理念比较落后, 导致了高校档案在建设的过程中存在着十分明显的重收藏、轻服务的现状。

2. 管理方法落后, 服务水平有限。

目前, 我国部分高校在进行档案管理的工作过程中, 档案管理模式还是采用了传统的方式。虽然大部分高校在档案建设的过程中已经实现了档案的信息化, 但是由于高校档案的服务方法以及服务理念严重之后, 导致了高校档案馆档案的自动化服务水平很低。这主要表现为高校档案管理员的素质普遍比较低, 在工作的过程中接受新事物的主动性比较低, 导致了高校档案馆的整体服务能力以及服务水平都比较低。

3. 高校档案管理工作不到位。

在我国现代高校档案管理工作中, 高校档案中所涉及到的隐私档案比较多, 这也使得高校档案在提供服务的过程中所面临的情况表较复杂。目前, 我国各级政府职能部门已经充分认识到了档案提供服务的重要性, 并且近年来政府部门以及高校自身用于高校档案管理工作的资金也在逐渐增多。在这样的背景下, 我国高校档案管理的内容也逐渐增多, 管理方法以及管理模式也逐渐趋于科学化。这表明我国高校档案管理工作的任务量也越来越多, 进行档案管理工作的重要性也日益突出。

二、信息化背景下高校档案服务策略分析

1. 提高档案信息服务质量。

在高校进行档案管理的过程中, 为了不断提高高校档案的服务能力, 需要在高校档案管理的过程中引入绩效管理的方法, 其具体指的是利用平衡积分的方法对档案信息服务组织的绩效进行评价。这种绩效评价方法的重点是进行创新服务、服务效率以及后续化服务。其中后续化服务主要是对创新服务以及后续服务在制度以及组织上提供原则性以及后续性, 能够确保高校档案服务能够形成一个系统的能够自我完善以及自我循环的发展机制。高校档案服务中的后续化服务主要指的是在高校档案在提供服务之后对服务效果进行回访以及跟踪调查工作, 从而对高校档案的社会效益以及经济效益进行有效分析, 从而能够能够帮助高校档案改善服务效果。高校档案信息在提供后续化服务的过程中主要体现在:加强对高校科研工作的调研以及预测, 并且在高校内部建立起相应的档案信息服务案例数据库, 在工作的过程中对用户满意度的事后调查分析能够对高校档案服务工作的经济、社会效益进行分析。随着高校档案在社会服务中显示着越来越重要的作用, 因此, 高校档案的这种后续化服务必将引入到高校档案管理工作的过程中。

2. 加强高校档案整合, 提高服务能力。

高校档案提供服务是以高校档案资料作为基础的。针对传统高校档案服务中存在的问题, 在高校档案提供服务的过程中应该加强档案主题建设。进行高校档案信息整合主要指的是要将档案信息中关于某一主题的相关信息进行提取, 为高校档案信息用户提供信息服务, 充分挖掘档案信息的潜在价值。这就需要高校档案管理工作人员在提供档案服务的过程中必需对档案信息进行统一分类整理。现在人们在对档案信息的时效性进行评价的过程中经常比喻, 追求档案信息就像追求食物一样, 我们只能够在相对的时间内追求最好的东西, 而并不是要追求完美的东西。高校档案的信息化建设, 就是要对各类档案信息按照相关的主题进行分类整理, 能够在用户需要的时候, 通过简单的检索就能够获得自己需要的信息。高校档案馆在进行档案管理的过程中应该突出档案信息的主题性, 不断提高高校档案服务的深度以及广度。

3. 要明确服务理念。

高校档案虽然信息化建设已经取得了一定的成果, 但是高校档案的服务能力仍存在很大缺陷的一个十分重要的因素, 就是高校档案管理工作人员的服务理念严重滞后。在高校档案传统的管理方法中, 高校档案馆工作的主要内容是对高效的各类档案进行搜集、整理以及保存工作, 对档案的重要作用缺乏正确的认识。

结语

信息化背景下加强高校档案服务能力的措施研究, 对于发挥高校档案的作用具有重要意义。除了文中提到的策略之外还可以通过建立公开透明的社会服务系统以及建立人性化的服务体系等等。总之, 在高校档案提供服务的过程中, 服务方式并不是固定的, 应该根据社会的需求以及学校档案的特点, 灵活的选择服务策略。

参考文献

[1]倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯, 2011 (09) .

[2]蓝皑珠.信息化背景下的高校档案服务策略分析[J].科技创新导报, 2014 (12) .