高校档案目录管理

高校档案目录管理（精选7篇）

高校档案目录管理 篇1

通过对高校档案工作量化的测试和标准的评定, 使其在档案工作管理体制、列入学校各项管理、档案工作业务建设、档案信息开发利用等方面受到了全面地检验、规范地考核, 从近几年执行的情况看, 对我校档案工作确实起到了一定的推动作用。高校档案工作自此有了一个统一的衡量尺度, 各校档案管理水平在此标准尺度的衡量下, 优者胜出。而今, 通过研究其推行的过程, 执行的效果, 分析其对高校档案工作的现实作用, 探寻其可能产生的中期影响, 本人对高校档案“目标管理”的推行状况和实施特点浅析如下:

一、增强档案意识, 建立高校档案领导体制

近年来, 一些高校档案馆的建立, 表明高校档案工作地位正稳步提高, 标志着档案工作迈出了与学校整体建设同步发展的第一步。多数高校采取有效措施, 加强领导对档案工作进行决策、监督、执法、调控的力度。多数学校将档案工作纳入学校的中期规划和年度工作计划之中, 为学校档案工作的发展创造了良性发展的环境。

二、加强队伍建设, 档案管理形成网络

随着学校对档案工作认识程度的加强, 档案干部队伍建设逐步得到重视, 队伍结构不断优化, 人员年龄呈现年轻化趋势, 知识层次及专业素质均有较大幅度提高。多数学校已形成由学校领导分管、校办主任主管, 专职档案人员负责, 兼职档案人员配合的档案工作网络体系。为学校档案工作的正常开展提供了可靠的组织保障。与此同时, 各校建立了相应了岗位责任制, 与考核制度互为制约, 将档案工作“目录管理”融入学校的“目标管理”中, 从而形成“目标管理”的公共环境。因而有效的保证了档案工作“目标管理”全过程的实施。

三、建立健全档案管理制度, 与档案工作进程保持同步发展

由于档案工作程序日趋完善, 档案管理制度的修订、完善、更新的任务日渐艰巨、为适应档案工作快速发展变化的特点, 各校采取一系列措施, 如将档案规章制度重新修订后汇集成册, 制订特色档案管理制度等。通过制度建设, 规范了学校档案管理方法和程序, 档案材料的系统性得到制度保证, 同时档案人员通过完善的制度建设, 对档案进行实时控制成为可能。

从目前高校档案部门对考评工作的反馈意见看, 认为考评基本反映出高校档案工作的特点和档案管理的全过程, 具有较强的可操作性。但是, 经过整体考评过程后, 总感觉有些缺憾。在实际考核和验收过程中, 似乎比较偏重申报性文件资料的齐备与否, 而实际工作的量化程度及考评前后的差异状况未能充分体现出来。这样会出现一些负效应, 一些学校在初步了解了考评程序后, 在申报文件和自检报报告上大作官样文章, 而较多的忽略了档案工作扎实内功的修炼, 致使高校档案工作“目标管理”的效果大打折扣。如据此预测其中期效果, 终究会对高校档案工作“目标管理”的整体运作蒙上一层阴影。另外从考评结果看, 一些学校反映考评后的奖励由于学校受到某些因素的制约无法兑现, 若此现象发展至在数量上具有一定的代表性, 势必在一定程度上影响档案人员继续取进的积极性。既然是依法治档, 档案行政管理机关能否以此为依据, 向有关的财政部门申请专项经费用于此项活动的表彰和奖励。这样, 既可缓解高校经费紧张状况, 又可保证此项工作持续执行的效果。高校档案工作“目标管理”对高校档案工作产生的影响实行高校档案工作“目标管理”对高校档案工作总体发展水平不均衡, 档案工作尚未与高校整体工作完全实现“四同步”, 档案干部素质差异较大, 档案部门环境设施有待进一步改善, 档案信息开发薄弱于基础业务建设等高校档案工作现存的问题, 具有较好的“医治”作用。一定程度上可以改善或缓解目前存在于高校档案部门的尖锐矛盾, 相信经过一段时间的努力, 高校档案工作的整体水平会在现有基础上整体提高。此外, 随着档案工作“目标管理”等级地递进, 从“目标管理”的内容, 可见档案工作重点逐步从基础建设转至现代化管理, 其所占比重也在逐步递增。既然高校档案工作“目标管理”设置者在其设置初衷, 已预测到档案工作发展趋势, 主观规定了其发展轨迹, 相信在进一步推向深入的过程中, 客观上会在中期发展阶段看到其显著轨迹, 相信在进一步推向深入的过程中, 客观上会在中期发展阶段看到其显著成效。但是, 前文述及的某些问题也不容忽视。倘若在近期解决不好, 势必成为阻碍发展的隐患, 其日积月累的负面效应, 会逐渐吞噬高校档案工作“目标管理”的主体。

高校档案目录管理 篇2

一、学校行政工作

1、学校简介及平面图、学校领导机构及分工

2、学校规章制度

3、上级下发的文件（可分市、县教育局文件、乡镇政府文件、其他部门相关文件和通知）

4、学校工作日记（学校每天的工作内容、校务会议记录、周工作计划、教师考勤和学生出席日报表等情况）

5、上级表彰奖励材料（可分为学校集体、教师个人、学生获奖情况。建立登记表并附上相关荣誉证书的复印件。）

6、教师基本情况花名册（7、学校各种协议合同等材料

8、学校工作计划和总结，学校工作计划

9、校长每周工作安排记录

10、教职工考勤记录

二、共青团工作

1、共青团工作计划总结

2、上级团委下发的文件

3、团队重大活动材料

4、新共青团员名册、统计报表

三、教学管理

（一）常规教学管理

1、计划、总结（学校教学工作计划、学年（学科）组工作计划、教师工作计划）

2、教学工作规章制度

3、校历、课程表、作息时间表、月、周工作安排表

4、教学人员工作量一览表

6、教学常规检查记录（课堂教学、备课、作业批改、辅导、课外活动检查情况记录）

7、各种考试学科成绩表、统计表、试卷分析

8、各班学生期中、期末考试成绩册（升级、毕业考试、学科竞赛成绩表、统计表）

9、各级各类试卷收集（同时期试题可以给教师发下去，便于教师研究考题）

6、备课资料（集体备课材料：活动安排、集体备课记实、研讨活动安排表及研讨活动原始材料）

7、学校领导深入学年、学科参加备课、研讨、评课活动记录

8、课堂教学（课堂教学常规、课堂教学评价标准、校内各类教学研讨活动材料）

9、学校承担市、县、乡（镇）级教学活动的原始材料

10、学校课程改革实施方案、实施课改工作过程性材料、阶段总结、、经验材料

11、学校之间教学联谊活动材料（送教、送课活动、帮扶活动等）

12、学校领导、教导主任、教师听课记录

13、教师参加各级教学活动的通知及参加教师登记表

14、学校教学开放日活动材料

16、学校加强学生动手操作能力、做好学科实验教学的计划及实验教学原始材料（实验报告册填写、实验室、多媒体教室等使用记录）

17、考核材料：（有关考试的通知、学校考务工作安排、各级考试试卷样本、标准答案、卷面分析材料、成绩单：班级成绩单、年级成绩单汇总、学校成绩汇总、统考学科成绩与非统考学科成绩分开存档）

18、学校领导对常规教学检查记录、教学质量检查分析调控资料

19、上级领导来校检查指导工作的文字、影象资料等 20、教育部门关于对教材使用的意见通知、学生用书征订单

21、教师教学工作月量化考核材料

22、各类教科研成果原始材料（获奖教师登记表、证书复印件、发表论文复印件等）学校、班级转化学困生记录

（二）、图书室管理（901---908）

1、学校图书馆使用制度

2、图书馆工作计划、3、师生的办证记录、阅读记录、分时间段和读者群流通统计表、教师个人借阅明细表。

（三）、实验室档案资料目录（按物理、化学、生物、分类）

1、各实验室使用制度

2、实验教学档案目录

3、教学仪器设备说明书索引

4、实验室业务人员统计表

5、教学仪器借用登记表

6、教学仪器、设备报废、损失（调出）登记表

7、教学仪器设备维修保养记录

8、易燃、易爆、有毒药品使用登记表

9、实验操作考试记录

10、学生实验报告

11、教学仪器总账、分类账、明细账，自制教具专用帐

（四）、电教室管理

1、现代教育技术机构、工作计划、总结

2、功能教室（计算机室、语音室、多媒体教室、电子备课室等）使用制度及记录

（五）、体育卫生艺术工作管理

1、体育、卫生、艺术工作计划。

2、体育、卫生、艺术工作应具备以下材料（1）体育课教案、心理健康教案。

（2）课外活动计划、活动记录及学生出勤簿。（3）间操检查记录。

（4）学生体质健康标准测试材料。

（5）学校运动代表队训练计划、进度、训练案、运动员花名册，运动员测试成绩、运动队训练总结。

（6）参加县以上运动会运动队名单、运动员成绩。（7）体育器材明细表。

（8）学生健康情况及视力调查统计分析材料。表（9）卫生器械设备及常备药品明细。

（10）音体美器材、场地、各种仪器、设备出借记录，保管制度。（11）学生体育艺术方面成果统计表（参加县级以上比赛荣获名次情况（12）全校性体育活动和文艺演出材料

五、德育工作

1、德育工作计划、总结、会议记录、检查记录

2、升旗仪式计划、记录、演讲材料

4、劳动教育案及相关教育材料、社会实践活动材料（德育案中体现）

5、重大节日、纪念日有关教育、宣传材料

6、转化学困生材料。

7、家庭教育材料，包括家长会记录（每班出席人数、会议内容、家长学习材料）、家访记录（时间、对象、访谈内容等）、“三结合”教育网络及教育活动材料

8、班主任例会、班主任培训材料、班主任管理方面的材料

9、学生思想品德操行评语、思想政治课成绩单

10、学生奖惩材料：记录单、复印件、照片等

11、学校德育基地建设、开展活动活动、与有关单位共建材料

12、学校心理健康教育方面的材料

13、家长到校记录

六、教科研工作

1、学校教科研规划和计划，计划实施情况的工作总结

2、组织机构

3、学校科研制度

4、教研教改学习记录

5、公开课、优质课、观摩课活动记录及教案

6、听课、评课、说课记录

7、教研交流、论文成果、获奖记录

8、学校教研过程活动的全材料

9、教育教学经验交流材料。

七、师德工作

1、师德计划总结

2、组织机构

3、师德工作制度、评价材料。

4、成果材料：师德工作经验论文、获奖证书复印件、照片等。受表彰的师德先进人物名单及先进事迹。

八、师

培

工

作

1、学校师培工作规划、计划、总结（校本培训、骨干、青年教师培训等综合性计划、总结）。

2、组织制度建设材料

（1）建立师培工作领导组织机构

（2）学科带头人选拔、青年优秀教师评选、骨干教师选拔及管理等

3、基本情况材料

（1）骨干教师名册、登记表；参加各级各类进修或培训人员名册（2）教师各种证件、证书等。（3）教师继续教育名册及培训情况

4、教师心理健康材料

九、总务处工作

1、学校校园建设管理规划

2、校园、校舍保护条例、美化绿化制度。

3、学校文化氛围建设规划。（内外布置要整洁，体现教育性、人文性）

4、校舍档案齐备，记录及时完整，校产要参加保险。

5、各项管理制度要健全。

6、总务工作计划、总结，服务育人的若干承诺。

7、每年末统计改善办学条件（含维修）主要项目、投入资金（含财政、自筹）情况及相应文字材料。

8、财务管理制度、收费管理制度、校产管理制度、教室财产保管制度、学校集体宿舍管理制度及食堂、生活、服务管理制度。

十、安全工作 安全工作内容：

交通安全、消防安全、饮食安全、溺水安全、防盗安全、校内教学安全、一氧化碳及中毒安全、各项运动安全、节假日校产安全。

1、上级文件（意见、通知、法规等

2、各项安全制度：安全教育检查制度、事故逐级上报制度 食堂商店防投毒制度、安全管理制度、食堂卫生责任追究制度

3、各项安全事故应急预案

4、各项安全教育记录

5、各项安全的组织机构

6、各项安全检查记录、自查报告、安全责任书

7、各项安全整改方案、措施

8、各种安全工作责任书

基于网络的开放档案目录研究 篇3

基于网络的档案开放目录是指档案网站提供的以馆藏为检索内容，以档案信息为处理对象并以计算机网络作为传输载体、以原文信息或著录项信息作为检索结果的网络信息检索系统。这是档案利用工作从手工检索过渡到计算机检索的重要表现形式。利用者通过网络对档案馆数据库的档案信息实现远程检索，从而达到在线利用档案的目的。档案开放目录比较全面反映档案馆馆藏信息，“不仅可以使用户进行远距离检索，降低检索成本，提高检索效率，而且可以及时反映档案信息的变化情况，不存在时间上的延迟”。

一、我国档案开放目录的发展现状

目前，我国大部分档案网站都推出了档案开放目录，有些还停留在原始的目录浏览阶段，为纸质版本的数字化，但多数已建立起具有查询功能的检索系统。国家级档案馆的在线数据库尚未建立，从省、市、区(县)三级档案馆网站的档案开放目录来看，各地建设水平参差不齐，部分系统有一定亮点，但整体质量不高。

(一)国内开放目录典型调查

本文以北京、上海、辽宁、沈阳、绍兴和青岛等地的档案开放目录为典型案例，进行了调查统计，见表1。

(二)典型案例分析

除以上几个网站外，对比全国多个开放目录的内容及功能可知：

1、档案种类

文书档案是档案开放检索的主体，但提供全文使用的网站很少，部分网站对这些文书进行扫描，以图片格式保存后提供线上利用，如北京市档案馆的全文阅览系统。其次，照片、录像开始加入到系统中，有些照片提供免费查看并可下载，视频的可链接率较低，但可看出档案馆开始重视对多媒体信息的提供。

2、数据内容

目前几乎所有的档案馆都提供革命历史档案、民国档案及建国后档案，政务色彩较浓，对特色档案的开发不够。北京与沈阳的劳模档案、沈阳与上海的工商档案、北京的诉讼档案、大连的调配书、湖北的辛亥革命档案以及福建省档案馆包括体育、地政、海关、禁毒、闽台关系、名老中医等多达59个专题档案材料的提供给各级档案馆开了个好头，但就全国范围来讲，专题档案检索依然任重而道远。

3、著录层次

很多系统都在档案题名上建立了二次链接，但著录项大多数为责任者、形成时间、发文单位、文件编号、档号等几项，缺乏其他描述。然而也有比较出色的，如上海档案馆网上检索服务系统。对每个文件，系统都提供了详细的文件著录项目，并可链接查看所属全宗、类别、案卷的详细信息。

4、检索功能

档案检索大体可分为案卷级和文件级两种，案卷级在数量上比文件级占优。系统的设置通常将这两个类别分开，利用者需要在不同的数据库进行检索。上海的查询系统给这些数据库提供了统一的检索入口，利用者可以选择案卷级、文件级或者对所有档案进行查询，不受档案著录层次的限制。另外值得一提的是，上海开放目录采用文件夹内层层浏览的形式，使利用者在直观感受档案组织层级的同时，随时在每一层级内查询所需档案，既增强了灵活性，又可提高目标针对性。

5、检索效率

虽然几乎每个系统都提供了关键词检索，但目前所谓的“关键词检索”实质上只是对文件标题进行检索，且加上著录质量总体不高，特别是很多照片档案都没有详细描述，在这种情况下，检全率低成为各系统普遍存在的问题。

6、提供方法

由于库藏量小，特别是数字化信息在系统中所占的比例还很小，很多开放目录都无法提供高吸引力的档案资源。绍兴市档案信息网通过开放目录与网站栏目“视频点播”的对接，实现“绍兴新闻视频库”库藏的在线观看，与辽宁的“声像档案”出自同一原理，这种站点资源与目录系统的整合值得注意。

7、资费标准

很多网站提供了部分档案的免费查看或下载，但也有部分档案馆对档案实行有偿使用。如浙江省和青岛市档案馆就对大多数馆藏实行利用收费。以青岛市档案馆为例，利用者在该档案馆网站进行注册并以现金、查档卡、邮局汇款或银行汇款等方式交纳查档费后成为高级会员，可通过“留言板”或“在线提交查阅需求”要求查阅所有开放的档案资料全文信息。这种行为目前受欢迎程度不大，但是否具有市场前景关键还在于档案馆能否提供高质量、高实用性的档案材料。

二、构建我国档案开放目录的途径

(一)内容选择

1、把握利用需求，有选择地数字化馆藏

“根据了解，目前一般区(县)档案馆馆藏量在12-15万卷，按每卷档案50页计算，大约共600-750万页。如将这些档案全文数字化，按照目前市场价格(扫描和输入0.25-0.4元／页)计算，一个区(县)级档案馆全文数字化将需投入150-200万元。”然而，“‘十五期间，中央财政对县级公共图书馆、文化馆基础设施共投入136.4亿元，比‘九五期间增长约50％。而对比之下，同期中央财政对县级国家综合档案馆的投入则为零。”在此情形下，对所有馆藏档案进行全文数字化显然脱离实际。因此。档案目录数字化应成为档案数据库建设的首选环节，然后逐步扩展到档案原文的数字化。档案馆必须正确把握本馆的利用需求，根据目前档案利用的实际情况有选择地进行数字化。强调突出馆藏特色，把有限的资源用在最需要的地方。

2、整合档案资源，增加民生档案的比例

“民生档案包括社会保险档案、医疗保险、最低生活保障档案、婚姻登记档案、房地产档案、拆迁安置档案、人口计生档案、药品食品监督档案、环境检测档案、土地承包和林权改革档案等百姓关注、涉民密切的20余个门类档案。”在过去很长一段时间内，档案馆与民众的生活一直处于相对脱离的状态。造成这种局面的原因之一便是档案部门长期注重对政府机构文书的收集，缺少对社会变迁的记录，另一原因是档案部门缺乏服务意识。但随着近年来群众维权意识的提高，档案意识也随之增强，到档案馆查档解决实际问题的趋势越来越突出。据四川省档案馆查阅利用室的工作人员介绍，2007年“查阅社保养老、房屋产权、婚姻登记档案的人员增长特别明显……以成都市为例，2007年该市档案利用人(次)增长幅度达到50％，金牛区、锦江区、青羊区甚至达到了60％以上。从生老病死到衣食住行，民生档案与百姓生活渐行渐近。”0这种现象在全国其他地方档案馆也普遍存在，据张家港市档案馆利用情况的统计，“2005年和2006年的个人利用比例分别为87％和81％。……民生类档案的查阅则在此期间从579卷次／年上升到5740卷次／年，增幅达十倍之巨，并且在‘十五期间一直高高占据档案利用量榜首之位。”这种个人与机构查档比例大逆转的出现反映了群众对档案利用需求的一种新趋势，说明民生档案正成为群众关注的热点。

3、多媒体检索

档案载体类型多种多样，常见的包括纸张、缩微胶片、照相印刷品、实物、电影胶片、磁带、声音磁盘、录像带、视频卷带等。将载体类型作为其基本检索途径，利用

者可以选择其所关心的一种或几种载体类型限制检索结果，专指度强，检索效率高。目前，我国还很少将载体类型作为检索途径(上海很可能是全国惟一的一家)，少数网站建立了独立的照片档案目录，但收录照片数量很少，且缺乏详细著录。在目前的技术背景下，文字是最主要的检索手段，图像检索还未得到大范围推广，多媒体文件只有配合详细的文字描述，才能取得用户预期的查询结果。因此，档案馆应加强多媒体档案著录，早日实现真正意义上的多媒体检索。

(二)系统功能方面

1、完善系统使用指南

使用帮助工具的提供是国外网站优于国内网站的一个明显特征，这在专业检索系统的使用中尤其重要。特别是在大众较为生疏的档案领域，一定的提示与引导将大大提高检索的效率。从我国各档案馆网站提供的开放目录来看，利用者明知所需档案存于库中却难以检出的情况非常普遍。因此，当利用者输入关键词但没有得到理想结果时，系统需要有相应的自动响应，提示查询者更换主题或提供相似检索词，以改善查询结果，使利用者耐心在系统上停留。

2、编制索引辅助查询

除检索帮助及使用指南外，方便利用的最便捷方式是提供专题目录，并编制各种索引。主题浏览和索引利用都是提高利用效率的方法，尤其对于不熟悉库藏或不擅于编写检索式的利用者更是如此。开放目录索引可以以全宗号或拼音、笔画为序建立树型连接，让利用者对某一机构形成档案或某一专题所有相关材料有一个总体把握，符合档案的来源原则，既起到引导作用，又使部分利用者不至因检索式编写不当而导致漏检。由于检索系统建设还处于初期，所存条目少，这个问题目前在我国档案开放目录中表现不明显，但随着系统内容逐渐增加，索引的编制将越来越迫切。

3、实现系统无缝链接

自档案馆开始网站建设以来，“专题展览”、“特色展厅”等栏目一直是各档案馆网站的亮点。但档案开放目录与网站其他内容处于完全分开的两套系统，目录与网页信息无法实现相互链接，使得很多存在于网络的全文资料无法于库内检索时直接获得，利用者需要两边同时搜索才可确定所需信息是否存在。因此，在检索系统自身建设的基础上，如何实现网上展览材料与查询系统的无缝链接是档案开放目录建设的一大课题。

4、采用标准兼容技术

目前提供档案开放原文在线阅览的网站不多，北京市档案馆的档案全文检索阅览系统是其中较为典型的一个。虽然该系统目前只提供了北平市五个部门专题目录数据库近152万页的数字化档案，但也可以看出开放目录数据库将提供全文利用的趋势。惟一的不足是，在该系统上查看档案无论是图片还是文档都要安装原文浏览的Accex控件，而这些插件的安装只有对IE浏览器重新设置才不至于被~dOW$拒绝。这是许多利用者较为反感的事情。因此，使用与浏览器标准兼容的技术，消除利用障碍，是档案开放目录检索系统建设应注意的另一问题。

5、统一人口，跨库检索

高校档案目录管理 篇4

高校档案信息化建设的快速发展，为档案工作开辟了一个崭新的天地。依靠计算机管理档案，是当前和今后高校档案工作发展的必然选择，而档案目录数据库建设是实现计算机管理档案最基本的先决条件，数据库建设的准确性状况将直接关系到档案管理的水平和成效。经过数十年的发展，记录着高校各类信息的档案已有相当规模，特别是近年来许多高校纷纷扩大办学规模，案卷年增加量上万的学校也不在少数。馆藏档案数量增长速度如此惊人，继续靠手工管理，显然不堪重负。然而要计算机来胜任此项工作并发挥好作用，除了档案管理系统设计合理、运行安全、操作方便外，数据信息著录的准确性问题已非同小可。因为在手工管理档案时代，查找档案时一般需要利用者提供比较详细和多条线索，检索的途径虽单一，但工作人员寻找档案的态度是比较审慎的，通常是“找找看”，这卷没有，再看看别的可能案卷。查询过程虽与案卷题名有关，但案卷名著录是否完全准确对结果影响不大，因为工作人员在翻阅目录的过程中他们的眼睛有即时“辨错”的能力。但是，依靠计算机数据库系统来管理档案时就没有这种变通的余地了，计算机是非常死板的，它查询时需要条件的全匹配，否则就会告知你无检索结果。

要确保高校档案数据库信息的准确性，一要全面提高档案管理人员的业务技能，二要培养他们爱岗敬业的精神和精益求精的工作作风，三要确立完备的相关制度。

确保档案数据库信息准确，与档案人员的业务素质有密切关系，包括对档案管理学基本概念、文件材料归档各环节的要求和步骤的了解，对计算机操作技能和档案管理系统熟练掌握的程度等。众所周知，文件材料要成为档案，必须要进行“档案化”处理，其中非常重要的一个环节就是整理组卷。要组好卷，就要根据卷内文件的排列情况和内容等要素拟定规范、准确的案卷标题，这是描述案卷所包含文件的高度集中体现，是档案人员必须掌握的基本功。案卷名形成时不确定、不贴切，是数据库信息最大的不准确。如：案卷名过于简单化、没有完全涵盖卷内文件的表征甚至牛头不对马嘴，这将对数据库准确性造成“先天性”的缺陷，难以弥补。工作中经常遇到许多要查的文件根本无法从案卷名途径去查到，原因就是档案人员没有掌握好拟写卷标题的要领，没有起好符合要求的案卷名。所以，高校档案馆要不断增强档案人员的业务素质，并要从信息管理学的角度来强调档案信息形成时的准确性，把握住这一关键性的源头。其次，档案信息是靠广大的档案人员向计算机系统录入的，档案人员必须具备一定的计算机操作技能，特别对档案管理系统的操作要做到熟练掌握。我们发现有许多档案信息著录不正确，有的是对系统分类设置没有选准，录错了地方，有的是录入过程中有事走开，没有保存，下班又照常关机，使信息在不经意中丢失了，有的是在修改案卷信息时误将与之对应的文件信息挪了地方等等。所以，提高档案人员对系统的正确操作能力是非常迫切的，否则档案信息数据库的准确度就难以得到有效保证。

培育档案人员的敬业精神，对确保档案数据库信息规范建立有直接影响。在众多的档案查询实例中，我们发现众多档案信息的著录错误是不应该发生的，如字漏输、字输错、词序颠倒。对于这些情况，最有效的解决办法是要教育档案人员，让档案人员树立起正确的工作态度和爱岗敬业的精神，要明白现在工作中的这些疏忽会对将来的查询带来严重的后果。要避免这些错误，也并非难事。录入时要专心致志，不要开小差，不要一味地追求录入的速度，而要讲究准确性，输好一条，检查一条，保存一条。该输的字段，不要漏输，也不要跳着输，绝对不要一边上网浏览，一边做录入工作，更不允许同时上网聊天。对卷内目录的输入要做到一字不拉，不要嫌麻烦而自行缩减条目。对于文件的文号，要尽量使用统一的年度括号，责任者绝对不要输成缩写，如国家教育委员会输成“国家教委”、上海市科学技术委员会输成“市科委”等，归档单位也不要用学校内部的习惯俗称，而要用统一规定的全称。只有在数据信息形成过程中做到慎之又慎、精益求精，才能确保其较高的准确性。

相关制度的确立，对档案数据库建设的准确性有极大的保证作用。一要健全档案管理工作的各项业务规范，要对档案人员进行经常性的培训，使他们管理档案的能力不断地得到提高，胜任好岗位工作。要将文件材料归档细则、流程等印制成书面材料，分发到每一位人员手中，对照执行。有条件的学校，最好要对档案人员进行必要的业务技能测试，实施上岗证制度。二要对数据库信息建设落实检查审核制度。现在，好多高校馆藏档案的目录输入工作是由档案馆职工自己完成的，其质量基本能够保证，但对于采取勤工助学方式或请专业公司人员来实施输入任务时，必须要组织档案馆人员对其进行逐条审核、检查，发现错误及时纠正。对于增量档案的目录信息输入，大多数是由学校各职能部门和学院的兼职档案员来完成的，对此也要做好审核检查工作。其做法可以是让兼职档案员先行自查，然后是档案馆人员抽查，抽查中一旦发现有错，就要及时将信息返回给他们，而不是纠正了就算，要举一反三，要让兼职档案员自己去订正，以免今后再犯类似的错误。在日后查询利用过程中，对数据库信息的准确性也可以制定相关的检查制度，如规定只要使用数据库，就要同时对其信息进行例行检查，发现疑点，就要马上将对应的案卷、文件取出来加以核对，有错就改，确保数据库信息的错误率降至最低程度。

高校档案馆作为学校重要的信息资源保存地和查阅窗口，承担着为学校教学、科研和管理工作以及社会各界方方面面提供各种信息支撑的重任，若档案数据库信息准确性有任何差池的话，小则耽误时间，影响信誉，大则违背事实，造成失职，甚至威胁到学校和他人的利益。对此，高校档案馆同仁务必引起足够重视，脚踏实地，花点工夫，把我们赖以生存的档案数据库建设好，真正担当起档案馆存史、管理和服务的责任，发挥高校档案应有的作用。

摘要：本文结合高校档案管理的实际, 阐述了利用计算机系统管理档案时务必重视目录数据库建设的准确性问题, 并提出了一些有针对性的改进措施。

食品安全管理档案目录 篇5

一、资质证明

（一）、餐饮服务许可证复印件

（二）、食品加工经营场所平面图

（三）、食品安全管理组织机

（四）、食品安全管理员聘用证明，培训合格证

二、餐饮服务食品安全承诺书

三、管理制度

（一）从业人员健康证管理制度

（二）从业人员培训管理制度

（三）加工经营场所及设备清洁，消毒和维修保养制度。

（四）食品，食品添加剂，食品相关产品采购索证索票，进货查验和台账记录制度。

（五）关键环节操作规程

1.餐厅卫生管理制度 2.粗加工管理制度 3.烹调加工管理制度 4.备餐与供餐管理制度 5.专间管理制度

6.生食海产品加工管理制度

7.饮料鲜榨及水果拼盘制作管理制度 8.面点制作管理制度 9.烧烤加工管理制度 10.食品再加热管理制度 11.食品添加剂管理制度

12.餐饮具清洗消毒保洁管理制度 13.集体用餐食品分装及配送管理制度 14.中央厨房食品包装及配送管理制度 15.甜品站管理制度 16.食品留样管理制度 17.食品贮存管理制度

（六）餐厨废弃物处置管理制度

（七）食品安全突发事件应急处置方案

（八）投诉受理制度

（九）食品药监部门规定的其他制度

四、人员管理

（一）从业人员花名册

（二）健康证复印件

（三）食品安全知识培训计划，内容，记录，试卷等

五、监管信息

（一）现场检查笔录

（二）监督意见书

（三）监督抽检记录

（四）奖罚情况

（五）下发的通知，文件等

六、管理记录

（一）食品安全自查记录

（二）台账记录

（三）消毒记录

（四）食品添加剂使用记录

（五）餐厨废弃物处理记录

（六）食品留样记录

（七）其它记录

七、食品，食品添加剂，食品相关产品索证索票资料

高校档案管理工作浅析 篇6

【关键词】档案；管理学；高校

【分类号】G647.24

近年来，我国高校的发展规模呈现扩大化趋势，高校档案管理工作的重要性也越来越受到高校管理者的重视。高校档案管理处理的问题往往复杂而琐碎，其主要负责协调学校各部门工作、并为学校各部门提供相应的档案服务。同时，高校档案管理工作也具有独立性、先行性、务实性的特点[1]。特别是随着高校教育机制的完善，各个高校管理者对其档案管理工作又提出了更高的要求。因此，高校档案管理工作者应当及时更新观念，提高工作效率，有针对性行的加强和完善档案管理工作。其中，特别需要强调的便是要树立做实做细的理念，提高服务意识，使档案管理工作机制真正切实可行。

一、高校档案管理工作现状及存在问题

高校档案管理工作是高校管理工作中不可或缺的一个环节，对高校日常工作运行起着基础性作用。正如社会分工的不断细化一样，高校档案管理工作在面对日益复杂的工作时也逐渐将分工细化，逐步使之体系化、制度化。

1.1档案管理体制建设不健全

由于对档案管理工作重视程度不足，目前中国高校档案管理工作虽然档案为目标的方法的要求，配备有人员档案管理，但制度建设上的速度太慢，档案管理只停留在做档案的收集和记录甚至完成任务的程度，在特定的系统配置档案管理人员，档案管理效率低，甚至出现了一些高校档案信息归档整理比石，造成档案信息不完整，查询使用困难的情况，严重影响了高校档案管理的效率，弱化档案管理应有的功能。

1.2档案管理基础建设不到位

大学建设对档案管理在高校加强档案管理工作将需要更坚实的基础做保障。由于长期投入不足，基础设施建设历史档案管理欠考虑太多，目前中国部分高校档案管理的地方太少，缺乏必要的设施防火防水，对现代档案管理所需的技术手段的投入也在空白的现状，使得这些高校档案管理工作的努力于满足，很容易造成档案信息的丢失和损坏，影响了高校档案管理工作水平的提高。

1.3档案管理人员队伍建设不利

在中国大多数的大学中，由于档案管理工作没有得到重视，在档案管理人员队伍的配备上，没有坚持科学合理的配置，同时，档案管理人员太少，专业技术人员严重不足，缺少专业化水平的人才团队优秀，大部分大学生主要兼职人员全档案管理人员队伍，造成人员队伍不稳定，使得持续性保证档案管理工作，随意性太大的档案管理工作带来了难度，规范档案管理。由于对地方档案管理重要性的认识，对档案建设在高校配备人才短缺档案有很多问题。面对现代大学建设事业的蓬勃发展，档案管理已明显滞后，这些问题如果高校档案管理不解决，将严重影响高校的可持续发展。

二、做实做细，完善高校档案管理工作

高校档案管理工作的诸多特点决定了其在工作过程中要树立做实做细的工作的理念，同时，这也是建设和谐社会和现代化大学的必然要求。具体说来，高校档案管理工作应当从以下几方面入手：

2.1提高档案管理工作人员的整体素质。

加强高校档案管理工作要求树立做实做细的工作理念，而档案管理工作人员的素质往往决定了其自身的这种服务观。因此，提高档案管理工作人员的整体素质是完善档案管理工作的首要任务。在这过程中，要不断提高档案管理工作人员的思想文化素质，还要进一步做好职业道德规范的选作工作，使每一位档案管理工作人员能够真心投入到工作中来，使“做实做细”的理念真正生根发芽。

2.2进一步加强对提高对档案管理工作的重视程度。

只有高校对档案管理工作重视，才能充分调动档案管理工作人员的积极性，使其充分发挥自身的能动性。一方面要在学校中形成一种良性的舆论影响力，同时营造一种尊重档案人员劳动的舆论倾向，另一方面要努力改善档案职工的工作环境和工作待遇。持此之外，要妥善处理好学校档案部门内部的人际关系及档案工作人员与学校师生的人际关系[3]。只有这样才能提高档案工作人员的凝聚力和向心力，更多的提供优质服务。

2.3充分开发高校档案管理工作的人力资源。

要提高档案管理工作的积极性除了相关领导需要重视以外，，更需要成熟合理的人力资源开发运行机制。人力资源如果一旦运用得当，不仅可以提高员工积极性、提高工作效率，而且还可以实现档案管理工作科学的管理，尽可能的减小工作繁杂、琐碎的影响。人尽其才，物尽其需，不仅符合做实做细的理念，也符合可持续发展、和谐发展的要求。

2.4既要严格要求档案工作人员，也要人性化科学管理。

任何一个组织都是人的集合，离开了人，任何机制也都是纸上谈兵。对档案管理工作人员既要严格要求，更需要人性化科学管理。知其所需、想其所想，在对档案管理工作人员提出要求的同时，也要尽可能的满足其自身的需要。只有这样，才能使其真正体会到做实做细的价值所在。与人玫瑰手留余香，再體会到这一点后，档案管理工作人员也一定会用实际行动践行他们的理念。

三、结语

要想建设超一流的高校，就需要有超一流的档案部门作保障。在这过程中，需要完善的不仅仅是机制问题，理念问题同样重要。因此，只有不断加强自身素质的提高，树立做实做细的理念，才能不断完善和加强档案管理工作。笔者抛砖引玉，仅仅希望通过这篇文章能够引起社会对档案管理工作的重视，从而为高校档案管理工作提出更多更好的意见，使得高校档案工作能朝着更良性的方向发展。

参考文献

[1]郭兆德，陈雪.对当前税务档案管理中存在问题的探讨[J].税收与企业.2000（11）

[2]张玉萍.强化档案管理服务生产经营[J].浙江档案.2000（11）

[3]董华.市场经济形势下的档案管理[J].哈尔滨师专学报.2000（03）

[4]范云峰.营销中的档案管理[J].企业研究.2000（03）

高校档案管理工作创新 篇7

【关键词】高校档案；管理；创新

近几年来，高校的档案工作取得了可喜的成绩，其地位逐步提高，其作用也越来越受到重视。随着知识经济的提出和社会现代化的推进，现代信息技术、网络技术的广泛应用，我国的高校教育事业发生了很大的变化，作为传统文献领域的高校档案工作，面临着前所未有的机遇和挑战。在新时期档案工作者要抓住机遇，迎接挑战，与时俱进，开拓创新，提高高校档案管理水平，促进高校档案事业的可持续发展，确立档案工作在高校不可替代的地位。

一、高校档案管理的最终目的决定了服务创新的必然性

档案作为历史的记录、知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮，在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果，并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来，才能体现它们应有的价值。档案工作者的任务就是科学地管理档案，有的放矢地开发档案信息资源，以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而，目前传统的档案管理模式在高校仍占主导地位，各高校的档案利用率仍很低，多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段，掩埋在历史的灰尘之下。高校档案的价值在于被利用，这需要通过人的劳动，通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此，高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托，实现档案管理服务模式的创新，从社会需要、学校需要的角度出发，以学校内外的利用者为服务对象，以库藏档案信息为服务内容，以多种服务方式为手段，为档案的开发利用创造一个广阔的空间，实现高校档案信息资源的共享。

二、加强档案管理创新体系建设

（一）模式创新

目前，高校档案馆（室）虽属机关部门，但大多挂靠校办或党办之下的非独立结构，其职能主要是执行而非决策。这种管理模式已难以适应面向办学的要求。随着高校管理体制改革的深化，应当改变档案管理工作的地位和作用，将档案馆从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，将对促进高校档案管理变革具有重要意义。进而注重学校的未来方向，把握前瞻性的特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，这样才能使档案机构高效、安全、到位，才能实现高校档案工作的超越，呈现高校档案事业不断发展的前景。

（二）思路创新

1.管理理念创新。档案管理工作者必须解放思想，更新观念，改变过去盲目追求“小而全”“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导的状态，本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。把档案管理的知识化、科技化、信息化、社会化作为档案工作的管理目标。

2.管理内容创新。档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求，必须调整，充实馆藏内容，提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

3.管理方式创新。通常档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定，如单纯地看档案管理场所、设备和馆藏等。但随着时代的发展，档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理，要最大限度地实现档案资源的开发与利用

4.人才资源创新。要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境，努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。

（三）手段创新

1.长期以来，高校的档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向，其管理方式或利用手段是手工的，严重阻碍了档案的管理水平和利用程度。因此，实现档案信息化管理，要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，做好库藏条目录入工作，实现档案条目检索自动化，解决文档一体化问题，以提高工作效率和服务质量。主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使高校档案管理走上主导地位，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高校化。

（四）实践创新

1.加强知识管理的核心是以人为本管理。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推向新层次、新台阶。

2.加强信息资源建设，开展资源整合。优化馆藏，提高档案利用率。强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于数字信息的发掘、整理、组织以及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。

3.建立档案管理人才竞争机制，鼓励馆员轮岗，带动知识在馆内流动，在工作中学习、成长。对那些通过写作、出版、讲座，或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。同时，注重档案管理人员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。同时，鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习，如计算机课程培训、归档文件整理、相关档案法律文件、保密知识等。