高校档案管理发展论文（共12篇）
高校档案管理发展论文 篇1
档案作为真实的历史记录, 具有重要的参考价值, 我们可以从中借鉴历史, 为现实工作服务。高校档案具有社会性、广泛性、系统性等特点。随着我国经济和社会的不断发展, 高校在档案管理工作中存在严重不足, 管理制度不完善, 档案管理设施建设不足等问题。为保障高校各项事业的顺利发展, 必须要加强档案管理工作, 不断提高质量和效率。
一、高校档案管理概述及特点
1. 高校档案的概念。
高校档案是高校在教学、科研以及各项管理活动中形成的, 具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的原始记录。高校档案完整记录了高校各项工作开展的全过程, 展现了高校真实的历史面貌, 是高校教学、科研等工作不可或缺的一部分, 为高校管理水平和教学水平的提升提供了重要保障, 在高校事业中具有举足轻重的地位。档案工作一方面可以推动知识创新, 另一方面为高校的领导和教师的工作提供便利, 方便他们的日常工作。高校是科技创新的基地, 档案部门则是高校知识的聚宝盆, 在科技和文化飞速发展的今天, 高校档案部门的地位就尤为重要。
2. 高校档案的特点。
(1) 社会性。高校所培养的各行各业的人才来自于社会, 将来他们也要走向社会, 与社会方方面面有着密不可分的联系。 (2) 广泛性。在人才的培养过程中, 包括了课堂教学、实践教学、科研教学以及其与教学科研有关的活动, 形成了各种以文字、声音、图片、视频等形式存在的档案。 (3) 系统性。高校的内部机构比较多, 由此形成的档案的种类繁多, 但是高校一般都有比较健全的档案管理体制, 因此高校档案相对比较系统和完整。
二、高校档案工作的现状及存在的问题
与我国高校在规模和速度上的跨越式发展相比, 我国高校档案工作就落后很多, 这也导致了当前我国高校档案管理工作与高等教育事业的发展不同步以及不协调的矛盾局面。
1. 高校档案工作人员的数量、知识水平和性别比例不协调。
通过对教育部直属的72所高校的研究发现, 高校普遍存在兼职人员数量过多、专职人员不足、档案专业毕业人员比例不高等情况, 高校档案工作人员的业务水平与高校的发展不相适应。同时, 高校还存在档案人员的性别比例失衡的问题, 在教育部直属的72所高校中, 女性比例竟高达70.80%, 这严重制约着我高校档案工作的可持续发展。
2. 高校档案开放和利用程度不高。
相对于高校庞大的馆藏数量和丰富的馆藏资源, 高校档案开放和利用的程度还是远远不够的, 满足不了高校档案的利用需求。据统计, 2007年教育部直属72所高校开放档案数量仅占馆藏总量的23.96%, 利用档案数量仅占馆藏总量的8.37%。可见, 高校档案开放率低、利用率低的问题还是比较严重, 高校档案部门没有很好地开发、开放档案资源和有效地发挥档案资源的服务功能。
3. 高校档案信息化建设相对滞后。
目前, 除了个别高校完成了馆藏档案的数字化工作, 大部分高校档案信息化建设刚刚起步, 甚至个别高校仅仅是在档案室摆放了几台电脑。由于档案人员业务水平不高、软硬件设施配置不齐全等原因, 高校配置的档案信息化设备, 普遍存在利用率比较低、资源浪费的现象。加上部分高校的领导对档案信息化建设重要性缺乏认识, 对档案信息化建设重视不够。同时, 高校档案部门人员经费不足, 福利待遇不高, 工作量又大, 导致高校档案工作对档案专业人才的吸引力不够大, 使得高校档案信息化建设缺乏内在动力, 导致我国高校档案信息化建设发展缓慢。高校档案工作已经不能跟上高校事业快速发展的步伐, 如果不尽快加强高校档案工作, 高校档案工作和高校事业的发展会相差得越来越远, 对高校的可持续发展带来巨大的影响, 从而阻碍我国高校事业的发展。
三、改变高校档案管理工作现状的具体策略
1. 采用先进的技术手段, 推进档案信息化建设。
随着我国电子政务的深化和推广, 办公自动化在工作中的应用和普及, 电子档案正逐渐取代传统的纸质档案, 电子档案不需要打印出来, 直接存在电脑或者存储的设备里, 需要时可以快速地找出, 既节省了资源又节省了时间。积极推进高校纸质档案的数字化对于提高高校档案管理水平、满足高校档案资源需求具有重要意义。开展高校数字化工作, 首先应该采用先进的技术手段, 选用与高校档案信息化建设相适应的软硬件设备。其次要优先对利用频率高的档案进行数字化, 特别是利用频率较高的成绩单和学籍卡, 这样老师和同学在大量查阅时, 可以方便地找出来, 节省查找的时间和精力, 有效提高档案工作效率。
2. 提高高校档案人员专业水平, 建设高素质档案人才队伍。
人才因素是高校档案工作的决定性因素, 高校档案工作水平的高低取决于高校档案人员素质的高低。因此, 高校要推动档案工作快速发展, 就必须不断加强档案人才队伍的建设。首先要提高认识, 增强责任感。高校要不断提升档案工作人员对高校档案工作重要性的认识, 不断增强主人翁意识, 立足岗位、爱岗敬业、无私奉献。同时, 高校要注重培养档案工作人员的政治素养, 提高他们的思想政治素养。其次要加强培训, 提高能力。电子档案等新型档案载体的出现为档案工作提出了更多的要求, 这就需要定期对高校档案人员的专业知识和技术水平进行培训, 不断提升高校档案人员业务能力, 使其适应高校档案工作快速发展的需要。
3. 处理好开放与保密的关系, 做好高校档案开放和利用工作。
高校应该在保证档案机密安全的前提下, 积极审查高校档案的内容, 开展档案的解密、降密工作, 做到能开放尽量开放。同时, 高校档案部门简化手续, 为档案利用者创造便利条件, 充分满足社会各界对高校档案资源的需求。高校档案部门还应综合考量全年工作, 做到合理规划。例如, 在每年的高校查档高峰期, 可以暂不开展档案的收集、鉴别、整理、归档等业务工作, 从而使高校档案人员可以将其主要精力放在档案利用服务工作上, 为档案用户提供优质的服务。同时, 为方便档案利用, 高校档案部门还应设立专门的档案阅览大厅和咨询台, 配备专门的工作人员解答公众对于档案管理工作的疑问和要求, 使其成为高校档案利用的门户和大众了解档案馆的窗口。此外, 还可以设立一个专门的档案信箱, 收集公众对于档案服务工作提出的宝贵意见, 从而使档案工作不断改进和发展。
摘要：论文通过对我国高校档案工作的现状以及存在的问题进行深入分析, 有针对性地提出了转变观念、提高认识、加强投入、创新工作机制、加强管理队伍建设等建议和策略, 以期能对我国高校档案工作提供一些有益指导。
关键词：高校档案工作,现状,策略
参考文献
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高校档案管理发展论文 篇2
现阶段，我国处于信息经济时代，具有便利、准确、高效等网络优势，对高校档案管理工作有深刻影响，不仅给高校档案管理工作带来新的发展机遇，还给高校档案管理工作提出新的要求和挑战。面临新的工作环境，高校档案管理工作实现可持续发展的关键在于做好档案服务工作，提高高校档案管理工作全体人员意识，整合高校档案资源，以档案工作创新作为高校档案管理工作可持续发展动力，建设高素质档案管理工作队伍，实现高校档案现代化、信息化管理，促进高校档案管理工作可持续跨越发展。
1.高校档案管理工作可持续发展前提：提高档案意识
高校在信息时代背景下，开始如火如荼的教育改革，高校管理体制发生极大变化，促进高校跨越式发展。高校档案管理工作作为高校教育管理工作之一，也同样面临新的发展机遇，也需要应对新的挑战。高校档案管理工作的可持续发展需要更新工作人员的档案意识，不断更新档案观念，强化档案全员意识，以全新的工作意识实现高校档案管理工作和信息时代的对接。提高高校档案管理工作人员意识要做到全员意识的提高，即高校各级领导、教职工和学生，共同协调配合档案管理工作，积极解放思想，创新观念，促进高校档案管理工作走向校园，迈入社会。可以说，高校档案管理工作意识的强弱取决于高校档案工作人员对工作认识的重要性，因此在高校档案管理工作中，应加大对档案工作的宣传，提高档案全员意识，做好档案意识宣传工作的重点性和普遍性，即做好档案工作关键人的重点宣传，做好高校师生的普遍宣传。
2.高校档案管理工作可持续发展动力：创新档案工作
在信息时代背景下，高校档案管理工作需要面临新的发展机遇和挑战，高校档案资源不仅仅是高校教育资源，更是社会教育资源，因此高校档案管理工作需要与时俱进，做好高校档案管理工作创新，为更好地服务高校、社会提供工作动力。高校档案管理工作要不断开发利用信息资源，为高校教学科研管理工作提供服务，成为高校管理工作的`落脚点，为高校档案管理工作提供归宿。高校档案信息资源不断丰富，迅速扩大的档案信息服务范围，逐渐提高的高校档案信息要求，需要在开发利用高校档案管理工作中不断创新，坚持高校档案优化利用原则，最大限度利用开发高校档案信息资源，满足师生对档案信息资源的利用需求。高校档案管理工作要积极利用现代化的信息技术和先进管理手段，不断创新档案管理工作，增强档案管理工作活力，助推高校档案管理工作可持续发展。
3.高校档案管理工作可持续发展关键：提高人员素质
高校档案管理工作实现可持续发展的关键在于人才，需要不断提高人员素质。在信息时代的今天，高校教育事业发展迅速，高校档案管理工作也发生极大变革。新时期，高校档案管理工作互联网化、信息化赋予档案工作新内容，给高校档案管理工作带来全新要求。现阶段，深入挖掘高校档案管理工作作用，开发利用高校档案信息资源，为高校教学科研管理提供服务，是实现可持续发展的重要任务。挖掘实现高校档案信息资源价值功能，需要高素质的人才作为支撑，就目前的高校档案管理工作人才队伍看，较难满足工作可持续发展要求，需要建设一支复合型、高素质、多层次的档案管理工作队伍。高校档案管理工作可持续发展，提高人员素质可从职业道德素质、专业素质和综合素质三方面入手：
第一，提高人员职业道德素质。高校档案管理工作是对高校档案信息资源进行管理的工作部门，需要确保档案信息资源的完整性和真实性，这就需要高校档案管理工作人员具有较高的职业道德素质，实事求是地开展档案管理工作;
第二，提高人员专业素质。高校档案管理工作人员不仅要具有专业的档案知识，还要具有计算机等专业知识，便于熟练操作现代化要求的档案管理工作;
第三，提高人员综合素质。高校档案管理工作人员要具有团队合作精神，以积极的工作热情投入到高校档案管理工作。
高校学籍档案数字化管理的发展 篇3
高校学籍档案管理的重要性
学籍档案是指在学生学籍管理活动过程中形成的、作为原始记录并具有保存价值以备查考的不同形式的文字材料、图表的总和。主要包括:新生录取名册、学生登记表、学籍卡片、原始成绩报告单、在籍学生统计表、学籍变动材料、学生奖惩材料、毕业生名单、验印申请书、毕业生成绩汇总表、学历证明存根等,是学生在校期间形成的具有保存价值的珍贵档案,是高校档案馆重要的馆藏资源,也是高校档案管理的重要组成部分。随着社会的发展和高校办学规模的不断扩大,学籍档案的数量也在急剧增加,学籍档案管理面临着更大的挑战。由于学籍档案自身具有原始性、凭据性、权威性等特点,其利用率也在不断提高,例如企业用人单位甄别学历真伪,毕业生就业、出国留学、资格认证等方面都需出具学籍档案证明材料。另外,学籍档案也是校友资源信息库的主要资料,是建立校友信息库的数据来源。学籍档案也为校史研究、举办展览、编辑出版年鉴、画册等提供素材。
随着时间的推移,由于保存手段、室温环境等多方面因素的影响,原始纸质学籍档案出现了纸张松脆、结块、字迹淡化等现象,失去了使用的准确性和可能性,同时,学籍档案在翻阅或利用中还经常会发生损坏或遗失现象,过度的查询利用也加快了纸质学籍档案的破损速度。原始简单、落后的学籍档案管理方式已经不能适应日益发展的档案管理要求,高校学籍档案的管理与利用之间的矛盾日益突出。
高校学籍档案管理的现状
随着信息数字化的发展,内蒙自治区各高校在20世纪初才开始校园数字化,档案部门开始启动学籍档案数字化工作,高校学籍档案的数字化工作还处于起步阶段。目前,档案管理仅限于2000年开始招录学生的新生录取名册、在籍学生名单统计、毕业生名单及成绩单的数字化管理,学籍档案的其他相关信息等。例如学籍卡片、学生的奖惩情况、毕业生的去向等都还没有进行数字化管理,特别是2000年以前学生的学籍档案情况还是原始的纸制学籍状态,所以学籍档案的目前管理状况与利用之间存在着脱节现象,没有充分满足学籍档案的利用要求,在自动化管理与提供服务方面存在较大的局限性。
目前,内蒙古自治区高校学籍档案化管理存在的问题及误区: 1. 2000年以前的学籍档案管理还是原始的纸制管理方式,需要将这部分学生的新生录取名册、学生名单、毕业生成绩单的纸质档案进行数字化扫描,便于统一管理。 2. 电子版的学籍档案不能等同于档案数字化管理。很多学籍档案,如学生的学籍变动材料、学生的奖惩材料、毕业生的就业去向及联系方式等各高校都有电子版的材料却没有进行数字化管理,这样既不利于学籍档案的完善,还会导致原始材料出现失真,或因电脑的损坏及一些突发事故导致档案的遗失。所以,必须将现存的原始电子版档案转化为数字化管理模式,才能使档案永久保存。 3. 学籍档案管理部门不能只注重学籍档案的管理,还应重视数字化档案的利用和开发,以适应当前不断发展的学籍档案利用。
高校学籍档案数字化的发展构想
随着学籍档案利用率的日益增加,不同用户对学籍档案数据的需求也各不相同,这就要求构建学籍档案数字化平台。学籍档案数字化平台应以原始的纸质学籍档案为中心,搭建一个以网络为基础的学籍档案数字化传输平台、资源共享平台、管理平台、服务平台以及综合应用平台,实现数字化资源网络化存取、分布式管理、开放式利用、一站式服务。学籍档案数字化平台应具备三个主要模块:学籍档案数字化加工模块,学籍档案信息著录模块,学籍档案查询与展示模块。
学籍档案数字化加工模块。学籍档案目前主要是以纸质的形式保存,该模块主要实现对纸质学籍档案的数字化扫描以及对扫描完成的图像进行编辑处理,通过扫描的方式转换为数字化资源进入数字化平台。
学籍档案信息著录模块。扫描后的学籍图片资源有的并不能直接用于查询和利用,需要建立专门的学籍信息库,使这些原始资源能够进行正确的识别。
学籍档案查询与展示模块。该模块能够提供灵活多样的查询方式,满足学籍档案各个层面的不同查询要求,可以按照多种条件查询,并能将查询的结果转化为文件形式进行打印。
数字化是学籍档案管理的发展趋势,也是学籍档案保存和利用的必由之路。笔者作为高校学籍档案的管理者,期待内蒙古自治区早日完善数字化学籍管理。
高校档案管理信息化发展探讨 篇4
档案是组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录。目前, 许多高校档案管理工作存在数量多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一等问题。解决这些问题的最好办法是实现档案管理的信息化。
1 高校档案管理信息化的可行性分析
1.1 现状分析
大多数高校档案部门的管理水平还停留在纸介质的基础上, 缺乏统一的网络化协调机构, 资源共享观念淡薄, 高校档案人员队伍整体素质仍普遍较低, 从业的非专业人员多, 上述诸多因素已成为限制高校档案管理发展的瓶颈。普遍存在着信息化服务层次低, 网络资料、档案文献报道、专题提供、资源共享等深层次服务还没有形成。随着高校基础设施建设的加强, 设施设备条件进一步完善, 校园网的普遍建立, 使学校的教学科研有了突飞猛进的发展, 也为高校档案管理工作提供了很好的平台。然而, 高校档案管理部门的发展现状已无法满足学校发展需要, 在高校档案管理中, 计算机网络的共享性优势没有得到很好的发挥, 高校档案信息并没有提供网络信息服务, 也没有建立能让读者进行交流的网络平台。
1.2 信息化管理是高校档案工作改革和发展的有效途径
高校档案资源是我们国家信息资源的重要组成部分。如何在信息社会适应高校改革的需要, 大力做好档案综合开发利用工作, 发挥档案在教学、科研、教育改革工作中的作用, 是高校档案工作的根本目的和中心任务。在信息时代传统的管理方法必然被以计算机为基础的现代管理手段所替代, 利用计算机管理档案, 通过网络进行信传递, 不单单是为了取代手工操作, 更主要的是用现代化管理手段改造传统的管理体制, 其目的是通过计算机及互联网进行收集、整理、编目、检索等, 实行科学管理, 提供有效服务, 充分开发和利用档案信息, 最大限度地发挥档案资源的作用, 即做到服务现代化、管理信息化, 从而适应档案管理信息化建设和高校档案事业发展的需要。
1.3 实现高校档案管理信息化的手段
档案管理工作信息化的前提是建立起资源数据库, 尽快形成数据规模, 使计算机检索系统实用化, 把馆藏档案信息开发出来, 使服务水平和服务能力得到提高。在信息系统管理中, 要注重档案信息的输入和输出的建设, 这是信息化管理的重要手段, 也是衡量信息化程度的标准, 通过计算机管理对档案信息进行浓缩、集中、概括和综合, 同时保证档案信息的本质。经过现代化手段的整合, 高校档案就不至于在库中只局限于简单的查阅, 而会在学校不断发展中提供其快捷方便的使用价值。
2 专业人才队伍的建设, 是实现高校档案管理信息化的保障
在高校档案管理实现信息化的过程中, 档案工作者是信息资源与用户之间的桥梁与纽带, 是高知识含量信息产品的设计者、生产者和操作者, 档案工作人员自身素质的高低是决定档案工作效益、业务质量、管理水平和服务质量高低的关键。
2.1 档案工作者具有过硬的专业知识和技能, 是档案信息化管理的前提
信息时代的变革和挑战, 要求档案工作者在思想观念、工作方法等方面必须与之相适应, 这就对其信息行为能力与思维方式也提出了新的更高的要求。目前高校档案从业者多为非专业人员, 主要还停留在对档案资源的登记、保管, 只是为部分人提供阅览、简单的咨询和导读等外部层次上。近年来, 省市级高校档案管理部门也提出了高校档案目标化管理理念, 推出了一些操作流程在各高校中加以推广, 学校也根据流程对下属单位的档案管理人员进行了培训, 由于培训与被培训者都是照本宣科, 对上述工作的认识有限, 所以效果平平。在实际工作中档案管理者的信息意识、信息知识与能力是目前高校档案管理队伍急需解决的问题。
2.2 专业化档案管理队伍的建立, 是档案信息化管理的需要
高校档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识, 还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术, 比如文史知识、社会学、情报学、统计学、心理学、传播学, 计算机软件的运用等, 具备这些综合的知识才能对档案信息化管理在认识深度上、工作的目的性上和具体操作上更加得心应手。由此可见, 专业化队伍的建设, 是档案管理工作信息化发展的重要环节。这需要各级领导重视, 加强专业人才的引进, 为高校档案信息化管理做好人力上的贮备。
2.3 建立高效的信息化工作体系, 是档案信息化管理的保障
首先要建立新的管理模式, 摒除条块分割, 形成层层负责, 职责分明, 齐抓共管的档案工作机制, 保证档案工作任务的全面落实。做到档案的收集、整理、保管与开发利用并举, 克服重保管、轻利用现象。二要重视抓好档案源头和提前收集工作, 在此基础上, 抓网站建设, 为档案信息的资源共享创造条件。三要建立高校档案信息网络建设协调机构, 制定一系列有实际约束力的规范和标准, 改革当前条块分割、各自为政的局面, 建立一个统一的高校档案网络, 真正实现高校档案信息资源共享。高校档案网站是展示高校档案自身形象和为用户服务的平台, 利用校园网建立档案信息网站, 为学生、教职工进行定向、定题的交互信息咨询, 拓展其的服务功能, 提高档案服务质量, 为学校提供丰富的信息资源和优质的服务。
3 开发和利用电子档案是加快高校档案管理信息化步伐的必由之路
高校档案的信息化管理必然要产生大量的电子档案, 加强对电子档案管理的研究, 是目前高校档案工作者的一项紧迫任务。
3.1 建立高校电子档案管理的可行性
电子档案直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度, 提高了工作时效。微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺, 有利于文档的保密, 有利于提高档案管理工作的质量。
高校档案管理微机化有着特殊的优势, 可以依托学校高科技的环境, 建立适合自己学校发展的档案管理平台, 更好的体现档案管理的服务功能, 从而切实解决高校档案管理人员少, 存档资料门类复杂等实际问题。
3.2 高校电子档案的整理、开发和利用
电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录, 电子档案是信息社会发展的产物。高校档案的信息化管理必然要产生大量的电子档案, 加强对电子档案管理的研究, 是目前高校档案工作者的一项紧迫任务。
3.2.1 高校电子档案的整理。
在电子文件转化为电子档案后, 由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合, 可以任意组成各种案卷。因此, “案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化, 取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架, 或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份, 同时对光盘进行编目、排架等。
3.2.2 高校电子档案的开发利用管理。
电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便, 更具实用性。因此要做好以下几个环节的工作, 一是开发平台的选择;二是硬件要求;三是数据库模式设计;四是应用程序设计;五是数据的备份及故障恢复;六是数据库的安全性保护。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律, 探求新的方式与途径, 加强计算机软硬平台建设, 满足用户需求, 最大限度开发利用电子档案, 与此同时, 还要注意确保档案资源安全利用。
高校电子档案的建立有着它的特殊性, 首先以上几个环节的工作必须切合高校档案管理的实际需要, 借助高校内的办公网络这个平台, 制定一套切实可行的电子档案管理制度, 规范电子文件形成积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节, 做到有章可循。
参考文献
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高校档案管理发展论文 篇5
1．2高校人事管理制度的改革重要性分析。
高校人事管理工作是高等学校教育，在高校的管理工作当中发挥着比较关键的作用，对高校的人事管理科学性以及合理性能得到有效促进，从而能够实现学校人力资源利用的高效率以及高效益目标。通过对高校人事管理制度的改革也能为学校以及教师的共同发展营造校园文化，对人才能得以吸引和培养［2］。在知识经济的发展背景下，要能将以人为本的理念得到深入贯彻，如此才能够实现管理上的优化发展，所以加强对高校人事管理制度的改革就比较重要。
浅谈高校文件管理现状及其发展 篇6
【摘 要】高校记录及公布文件由电子文件和纸质文件两种类型，高校电子文件的使用与管理推动了纸质文件的变革，纸质文件储存与管理及查阅的相对繁琐促进了电子文件孕育的完善。高校电子文件与纸质文件相互促进、相互制约、共同发展的局面将长期存在，未来高校文件将以批量化管理、查阅简便、低碳环保发展为方向的高校文件管理信息化，纸质文件功能将会逐渐减弱。
【关键词】高校；文件管理；电子化；发展
当今科学信息技术的快速发展，科技化、信息化进程的不断加强，各高校在工作中已形成了积累大量文件及其电子文件，也在从传统办公室办公过程形成的纸质文件逐渐被电子办公所替代，行政辅助教学中大量的电子储存文件的产生，使管理和合理利用科技化、信息化、电子化成为高校文件管理工作中的重要内容，由于高校电子文件对原有高校纸质文件管理方式的影响，完善管理电子文件已成为当前信息化、电子化建设的一个重要课题。高校文件管理一直以纸质文件管理为主，由于纸质文件存储面积大、查阅繁琐，所以随着电子科技技术及信息技术的迅猛发展，文件管理的电子化发展迅速崛起，无纸化办公成为全世界办公室的共同追求，高校办公也追寻世界电子文件发展方向同步发展。在高校文件管理电子化的同时，高校传统的纸质文件管理方式受到很大挑战，面临创新和调整。我们认为文件科技化、信息化、电子化将是高校文件存储查阅发展的大趋势，但电子文件和纸质文件相互影响、相互促进及共存的局面也将长期存在。
高校电子文件可以以电脑里的文本文件、表格文件、图形文件、多媒体文件、影像文件等形式存在和传输及查阅。此外，数量众多的电脑数据以及某些重要的Email邮件也属于电子文件的范畴。高校学院所属机构在主要职能活动中产生的大量电子文件，凡有查阅、记录及查考价值的均定期制作文件储存备份，并要及时拷贝到相关备份硬盘或刻录到光盘上脱机保持。各院部、系部及各管理处室应派出专人负责各部门电子文件归档工作，将高校电子文件的收集、整理、归档、保管纳入院部及系部管理处室的程序内并赋予相关人员保管。
随着社会逐步进入科技时代，高校也随之进入信息时代，高校电子文件大量产生并得到广泛运用。高校电子文件查阅及管理工作除了采用必要的技术和管理措施外，还应制定相应的保护策略，以使部分涉及隐私的电子文件管理工作符合保密要求。在与电子文件管理有关的问题中，版权和隐私权的保护是高校电子文件管理机构又面临的一个新的课题。因此，如何根据国家相关法规制定相应的保护方式及策略，以及如何针对高校电子文件管理中遇到的新问题对修订提出相应建议，就成为高校电子文件管理的努力方向。涉及高校电子文件版权和隐私权的问题，第一主要是高校电子文件管理中的版权保护问题。首先高校文件管理专员应了解什么是版权以及电子文件管理过程中实用的版权保护方法。然后高校文件管理专员需学习电子文件查阅及应用过程中的版权保护方法及问题。其中主要是电子作品的合理使用问题，视频类作品、多媒体类作品的版权保护问题。高校电子数据库的版权保护问题以及在现今复杂的网络环境下电子文件管理所涉及的版权问题。最后高校电子文件管理专员长期存取、查阅过程中的版权保护问题。其中主要是高校文件管理专员存取中作品复制权的合理使用以及版权技术保护措施的限制的这两个问题。第二主要高校文件管理专员在管理电子文件中的隐私权保护措施。首先是高校文件管理专员个人学习对于隐私权以及个人资料进行保护的总体情况，及复杂的社会网络环境，并对本高校尽快制定专门的个人资料保护方式方法提出建议。然后是高校文件管理专员对电子文件管理中侵犯隐私权的行为，并就电子文件管理中如何进行隐私权保护提出了具体措施。最后高校电子文件管理专员了解复杂网络环境下的垃圾邮件对于社会及高校隐私权的侵害，并就高校反垃圾邮件立法提出了相应建议。第三主要是电子文件管理中版权保护与隐私权保护的冲突及解决问题的方式与方法，在复杂的网络环境下并不冲突的版权和隐私权之所以在数字世界发生了冲突及解决方法。
在现今社会里推进高校办公科技化、自动化、网络化、电子化和信息资源共享已是大势所趋。全国高校的信息化水平都越来越高，信息化程度的高低已成为衡量高校办公综合实力的重要标志，全面实现信息共享已成为各高校的共识。运用现在发达的网络技术构建电子网络高校，以电子化、信息化手段提高高校行政效能和高校行政管理水平，科学化信息化有效的为高校各职能部门全面服务，已成为当今高校越来越紧迫的一项工作。我国高校建设虽然起步较晚，但其发展进程令世界瞩目。在全国各高校建设的迅速发展中，高校电子文件的查阅及管理问题已无法回避，电子文件是高校各部门建设活动的主要实施工具和真实记录，是高校最重要的信息资源积累及储备。高校电子文件管理的疏漏或不当，就当前而言是高校电子建设系统的一种功能缺失，就长久而言可能造成高校和社会记忆的某些空白，因此，对电子文件的管理是高校文件建设的重要组成部分。对高校电子文件的管理既要服务于当前高校专业活动或记录的电子化，也应确保重要信息的长久真实可靠和历史说明能力。近年来，各高校逐渐重视对高校电子文件管理的研究，制订了部分规章制度和标准，通过各地相关高校和高校档案机构的共同努力，取得了显著的成效。但是由于我国高校建设起步较晚，对电子文件管理的研究还处于初级阶段，电子文件的管理多院部、系部单位，分别针对高校各部门建设发展现状采取不同的管理方式，但在全面建设上还缺乏统一的规划，全国各高校目前管理模式管理观念也比较落后，同时由于相关标准、规范的不完善及安全管理措施不到位等原因，阻碍了全国高校之间的电子信息传递和利用，同时还造成部分高校信息资源的损失和历史记录的缺失，严重影响了全国各高校建设的健康发展。首先应对高校各部门文件管理专员进行“电子高校”、“电子文件”和“电子文件管理”等概念的学习与普及，然后就是全面深入学习高校电子文件的特点，加强对高校电子文件管理的重要意义和现阶段国内外对高校电子文件管理的现状的了解，还应对现阶段全国各高校电子文件的管理现状及存在的问题，重点针对高校全面电子文件管理、具体管理模式及管理过程的安全问题及电子文件管理专员的培养中存在的问题进行分析、研究和学习，综合现阶段多方的问题及解决方法，提出适合各高校电子文件管理的对策及建议。
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高校档案管理发展论文 篇7
关键词：高校,民生档案
1 高校民生档案的内涵与功能
具有中国特色的社会主义高等教育,是坚持以人为本,以实现人的全面发展为目标,确保高校师生发展权力、发展能力和发展环境,是满足广大师生日益增长的物质文化需要的国计民生的重要组成部分。伴之形成的高校民生档案,内涵丰富、外延广泛,是反映和记述我国高等教育和民生的重要信息资源。在内容范畴上,它包括:名人名师档案,教师业务档案,学生个人档案及职务任免、职称评定、科技成果获奖证书、职工购买住房、招生录取名册、学生成绩单、学籍卡、登记表、学生交缴学费、劳动就业、医疗社会保障、社会管理等诸多领域中直接形成的与师生利益相关的档案,传播、丰富知识,全面发展相关有保存价值的信息;其外延十分广泛。它包括各种文字、图表、声像,如电子光盘、磁带、胶片等各种形式的文件材料。这些民生档案信息真实记述了高校教职工和学生的学习、工作、生活、成才及发展环境,又反作用于高校民生的各个方面,对探索高校民生工作规律,谋划高校发展,统筹兼顾高校工作各方面,推动和促进高校持续发展具有不可替代的功能作用。
民生档案涉及的领域和范围非常广泛,与广大人民群众的切身利益息息相关,与和谐社会建设密不可分,做好高校民生档案不仅是时代的需要,历史的需要,更是构建社会主义和谐社会、和谐校园,全面建设小康社会的需要。
2 高校民生档案工作亟待完善的几个方面
当前高校师生员工对高校民生档案工作已经有所认识,但与高校民生档案规范、科学管理有效优质服务仍有相当距离,笔者认为尚应在以下方面取得共识,并加以完善。
一是对高校民生档案和民生档案工作缺乏足够的认识,在思想观念上需进行转变。转变重事轻人,重物轻人,重名人轻普通人,重名师忽略名学生,改变只重视党政机关档案忽视涉及民生档案价值,确定建立起覆盖党政机关师生员工的民生档案评估体系的档案意识。
二是高校民生档案体制机制需完善。高校民生档案是伴随全社会以人为本、和谐社会新观念的提出而诞生的新名词,其体制机制还处在创建的初级阶段,有关高校民生档案的收集、整理、分类、鉴定、归档、保管等都还没有具体的标准。随着高校民生的发展而健全一切记述和反映高校教育,如:高校教学质量评估中,教师业务档案是评估的一个子项,虽然在《高等学校档案实体分类法》中尚未涉及,但它仍是重要的民生档案;教师的教学教案讲稿,育人方案,学生及社会各方面对教学反馈等直接反映教育民生和师生生活学习环境等与高校民生息息相关的文件材料等均未列入收集范围,反映民生的电子文件亦是微乎其微,影响了高校民生档案的丰富、整合和开发。全面、真实再现高校民生档案工作系统有待于重新审视。
三是高校的民生档案有待开发,集中统管。高校民生档案皆由高校各职能部门形成,但各职能部门多用于党政机关档案移交归档,涉猎民生部分仅仅为了本部门或自己工作方便自行留存。在档案调研中我们发现,个别院校档案室仅收集文书文件档案,其它类别的档案仍存放于各职能部门,不利于形成民生档案的整体资源建设。
四是民生档案开发不全面,服务对象不广泛,开发形式单调,有待于向深层次广度发展。档案开发多是党政机关档案,服务多面向党政机关,民生档案开发,服务师生员工相对较少,满足于方针政策档案开发,而向师生员工和各界人民群众最关心,最直接如招生就业,提高发展潜能,让学生尽快融入社会,服务社会方面的档案信息开发少,仅限于校内档案开发,而与兄弟高校联合开发少等均需完善。
五是高校档案从业人员业务水平需有待进一步提高。不同种类的民生档案分布在教育部即将出台的新版《高等学校档案实体分类法》的十大类中,要从中遴选出哪些是属于涉民或涉公的档案,需具有较强的专业性,这就需要档案人员有较强业务能力,才能保证民生档案工作的顺利开展,而目前除成立档案馆的学校有专职档案员以外,其他院校都是以兼职为多,人力配置不尽专一,显得档案业务力量不够强,难以保证有足够的时间、精力和专业化程度来从事民生档案工作,由此往往造成民生档案资料收集不齐全,规范不到位,给民生档案的日后利用带来了潜在的隐患。
3 丰富、整合、开发高校民生档案的设想
深化和发展高校档案工作,全面推进高校民生档案资源。目前要围绕改进高校民生档案工作为重点,创造性地开展高校民生档案信息资源,丰富、整合和开发高校民生档案,设想如下:
一是提高高校领导和广大师生员工民生档案意识,树立民生档案工作新思维。要组织高校领导和广大师生员工开展民生档案工作的讨论及立项研究,弄清高校民生档案的来源、内容与功能作用及其发展趋势,明确高校民生档案工作与高校发展和社会各方面的关系与地位,为深化改革高校民生档案工作,持续健康有序开展高校民生档案资源,完善理论基础,确定正确方向。
二是建立专门的高校民生文件归档规定或制度,加强高校民生档案的收集,丰富高校民生档案,要把高校涉及民生的档案及时建立并完整的收集起来,纳入高校档案馆进馆范围,规范管理,注重高校民生档案的流向与归属,创造条件接收各层次,各专业,各档次的学生档案适时进馆,做到收集纸电文件两同步,整理符合规范,利用及时准确。帮助学校各部门抓好民生档案的建立,建设面向民生的多元化馆藏体系。
三是加大对高校民生档案整合力度,将比较薄弱的高校民生档案工作做大做强。要在高等学校档案实体分类法的基础上充实高校档案类目,系统归纳高校档案信息,进一步对高校民生档案信息资源进行梳理整合,使高校民生档案不只成为高校档案的重要组成部分,还应将民生档案信息组成纵横交错的民生档案信息总汇,构建成若干分支系统,为高校民生档案开发利用铺垫基础,创造条件,广辟渠道。
四是要创造性的开发高校民生档案信息资源。以多途径多形式开发好新的民生档案信息成果,向高校师生传递民生档案信息,确保他们的知情权、参与权、发展权,巩固和维护广大师生的经济、政治和文化生活权益,为他们快乐学习,丰富知识,不断提高发展潜能,幸福工作和生活提供良好的环境。
五是要优化民生档案编研、利用等服务体系。以我校为例,档案馆编研工作起步较晚。目前虽有一定数量的编研产品但大部分质量不高、实用性不强、利用范围狭窄、利用效果不显著。因此编研工作没有发挥其应有的作用。两年前我校对民生档案编研工作开始研究,首先对我校干部建校五十余年来任职及临时机构任职、职称评审情况进行立题编研,目前虽然没有全部完成,但要查阅某人所有在校期间任职情况仅须30秒钟既可完成。其中可查到任职时间、文号、档案存址。高校数字档案馆建立后,民生档案可在此基础上利用先进科技提高数字化水平。先进科技的加入,必将给民生档案带来更广阔的生机和活力,提高档案的利用效率。
笔者认为:当前不仅要编制高校民生档案目录等基本检索工具,而且要不断完善检索工具的功能,形成高校民生档案检索体系,使汇总的民生档案信息资源得到本校乃至社会各方面利用者的认知,进而达到更大范围的广泛利用;要活化民生档案信息,根据广大师生员工和社会需求进行筛选整合、加工、提炼,将静态的民生档案信息转变为动态的信息,主动系统的提供给利用者,将潜在的信息价值,变为直接和现实价值,提升民生档案信息的社会效益和经济效益;要以民生档案信息资源为主体,坚持以人为本,以实现高校师生的全面发展为目标,与时俱进地举办各种形式的展览,除了现有的定期的,如学校发展史等常规的展览外,笔者还建议展览形式不拘一格,应根据高校师生员工的特点,举办一些学习、文化、才艺、健康知识趣味性等方面内容的展览,集丰富知识、休闲娱乐为一体的模式,将高校民生档案信息开发的更加绚丽多彩。
参考文献
[1]国家档案局印发.关于加强民生档案工作的意见.中国档案报,2008年2月7日,第一版.
[2]吴麟章.加强民生建设促进学校发展.荆楚理工学院校园网,2009年9月18日.
高校档案管理发展论文 篇8
随着我国电子信息技术快速发展, 档案管理也在不断与国际接轨。高校作为国家科技教育事业的领军, 其档案管理也应走在各行业档案管理的前沿。我国高校档案管理的发展历程可以分为三个阶段:一是以纸质档案为主要管理对象的阶段;二是纸质档案与电子档案共存的档案整合管理阶段;三是以无纸化办公为特征的主要对电子档案进行管理的阶段。
一、以纸质档案为主要管理对象的管理阶段
这一阶段最早可以追溯到我国有高等学校出现的20世纪初期, 在有较早历史的大学中仍可查询到当时的学生毕业证书、学籍、学校文件等。这种主要以对纸质档案为管理对象的阶段一直持续到20世纪90年代末期计算机、网络技术大量使用之前。这一时期的管理理念主要是“后控制”思想, 文件在归档之后才由档案部门对其进行控制, 在此之前由文件形成机关处理, 档案职能只能在文件归档后才发挥效用。
二、纸质档案与电子档案共存的档案整合阶段
这一阶段是以计算机技术的出现为标志的, 在我国则是出现在20世纪末期。网络技术的快速发展, 更加促进了纸质与电子文件共存的现状。可以说现阶段我国多数高校处在这一发展状况, 也就是电子档案与纸质档案的整合管理阶段。
1. 整合阶段的管理理念。
(1) 整合管理。即针对高校目前纸质档案与电子档案共存的现状, 根据其不同属性和特点, 将电子档案与纸质档案一一对应, 进行集中统一管理。整合管理理念认为, 电子档案与纸质档案都是人类在社会活动中形成的真实记录, 都具有历史价值和凭证价值, 高校档案管理工作应将电子档案与同内容的纸质档案一并保存、整合管理。二者一并保存, 可扬长避短、相互补充, 共同满足社会各方面的需要。 (2) 前端控制。高校档案管理工作要实现前端控制, 需要积极争取校级领导的支持和帮助, 通过他们的协调, 引起各部门领导对档案工作的重视, 协助档案管理完成档案工作的前端控制。同时, 也要采取措施从行为上干预, 可以通过明确部门归档范围、对下一阶段档案工作进行指导并提出要求、严格按归档流程归档、加强档案管理人员的意识更新等方式进行控制。
2. 整合阶段的管理方式。
这一阶段各高校主要运用双套卷的管理方式。一是把纸质档案通过扫描等数字化方式将其转化为电子档案;二是将直接由计算机形成的电子文件转化为纸质文件, 形成纸质与电子两套档案。具体操作方法可以是同一纸质档案与电子档案共用一个档号进行管理。这种“双套卷”管理方式:一是可以解决电子文件的技术缺陷;二是把纸质文件转化为电子文件, 便于查找利用, 实现档案信息资源在现代社会信息平台上的运转。这种方式可使电子文件与纸质文件都具有效力, 共同处于存储和可利用状态, 能够有效解决归档文件的提供利用和资源共享问题。
三、以无纸化办公为特征的主要对电子档案进行管理的阶段
由于信息技术的不断改进, 各高校普遍使用的行政管理OA系统、教务管理系统、科研管理系统、财务管理系统、资产管理系统等都可以实现与档案管理系统的对接。加之电子签名技术的完善以及电子文件安全技术的保障、存储方式的进步等, 可以预见我国高校档案管理对象将逐步从对纸质文件为主过渡到以电子文件为主的管理阶段。
1. 以电子档案为主要管理对象阶段的管理理念。
这一阶段, 在高校各个业务管理系统中生成的电子文件能够按照档案管理要求自动转换到档案管理系统的数据库中, 从而实现二者之间的有效衔接。这种能实现系统间对接的数据, 可以运用文档一体化和全程控制的管理方式进行管理。使用档案管理系统的优势是可以帮助我们运用技术手段来规范与整理电子文件, 并对系统使用人进行统一要求。档案管理人员通过对各部门归档过程实施连续的、不间断地全程监控管理, 使部门业务系统生成的电子文件按照档案管理要求和规范顺利地移入档案管理系统, 保证实现文档一体化管理。同时, 要求部门业务人员了解基本档案知识, 能够正确划分自己业务范围内的归档范围及保管期限;了解各部门文件产生的规律, 提前介入, 实时监控, 以达到全程管理的目的。
2. 以电子档案为主要管理对象阶段的管理方式。
(1) 各业务系统生成的电子文件可以通过一个接口导入档案管理系统中。设计一个可以将各系统数据转化成档案系统可识别、可读取的数据, 并能将该数据快捷、准确转入到档案管理系统中的接口是必要的。各业务系统经转换后导出的数据要能够完整地转入到档案管理系统中相应位置上, 实现文档一体化系统的“一次输入、多次使用”的功能。 (2) 通过各业务系统实时归档做到逻辑归档为物理归档。从确保归档电子文件的真实、完整、有效, 并减少业务系统安全风险角度来讲, 应规定文件在办理完毕后实时归档。为保证电子文件的基本信息完整、准确、及时地转换到档案管理系统, 除了采取定期集中将逻辑归档文件转成物理归档的方法, 还应采取实时归档的方式, 业务系统使用人员可随时在线归档。 (3) 电子档案能在网上提供即时利用。各系统电子文件做到实时归档, 也应通过档案管理系统来实现做到同时利用。各业务系统产生的电子文件被档案管理系统接收, 档案管理系统对接收了的电子文件完成了归档业务的规范、标准化整理后, 可以通过档案管理系统平台提供利用。 (4) 档案人员要对各业务系统归档实施全程跟踪。可以设置由系统自行监控和自动保存跟踪记录;同时赋予档案管理人员全程跟踪的权限, 档案管理员在自己的系统或平台上监控电子文件的形成、运转、归档状况, 对出现的问题及时处理、查漏补缺, 方便文件即时归档。 (5) 确保各系统中电子文件归档及利用的安全性。没有安全技术支持, 根本无法实现这一管理阶段, 更难以确保电子文件的有效性和凭证作用。在实现各系统对接的过程中, 通过各种技术手段保证电子文件在管理系统中的运转状况, 保证数据安全
参考文献
[1].姜华.中西方电子档案管理理念异同分析[J].山东档案, 2011.2
高校档案管理发展论文 篇9
美国的档案信息化建设处于世界前列,美国政府在2012年8月颁布了《政府文件管理指令》,内容主要有以下几条:明确十年内发展计划和时间表,提出了“2016和2019数字强制规定”,建立高级文件官员制度,建立跨部门利益共同体,建立文件管理职业系列、将档案管理需求嵌入云基础设施和其他联邦IT系统及商用产品中等。其中“2016与2019数字强制规定”中的“2016”是指,2016年12月31日前,联邦机构要以可访问的电子形式管理永久和短期电子邮件公文。“2019”是指,2019年12月31日前,联邦机构所有的永久电子文件要最大限度地以电子形式管理,并以电子形式最终移交到美国国家档案馆。美国从成立至今也只有几百年历史,但是档案领域无论是法律体系、技术发展、数字化成果、信息开放程度还是用户参与度都值得我国参考学习。
一、发展现状
1.美国高校档案工作的窗口———档案网站。(1)美国高校档案网站运营方式。美国高校档案网站由于社会背景和学科发展趋势等原因都呈现出图书档案一体化的运营模式。因此,美国高校档案网站运营方式大多分为三种,一种是有独立的档案网站,如哥伦比亚大学、耶鲁大学、宾夕法尼亚大学等。一种是档案网站不独立存在而是嵌入在学校图书馆网站内,作为图书馆网站的一个模块,如曼彻斯特大学、美国大学、普林斯顿大学等。还有一种并没有档案网站,只能通过检索平台检索其档案信息,如康奈尔大学。(2)美国高校档案网站内容丰富。作为档案馆的“门面”美国高校档案网站一般都经过精心设计,简洁大方,功能齐全。档案馆网站布局美观,排版清晰,各个模块划分严密,用语精确,使用方便。除了网站页面设计美观,导航设置合理外,网站提供的信息也是内容丰富,形式多样。美国高校档案网站提供的档案信息除了本校的人事档案、科研档案、行政文件等基本档案信息外,还有各种各样特色鲜明,不同时期不同地域的档案信息。哈佛大学档案网站就收录展示了美国革命、美国南北战争、第二次世界大战等方面的档案资料以满足不同阶层不同需求的用户。美国高校档案网站更新速度很快,使得访问次数多,信息利用率高。其次,档案网站展示的档案形式多样,除了常见的文本档案外,还有很多图片档案、视频档案、音频档案等不同形式的档案。(3) 美国高校档案网站服务对象。美国档案馆采用图书、资料、文档一体化管理的管理模式,建立统一的检索平台。因此,美国高校档案网站的服务是面向全社会的,甚至是面向全世界的,世界各地用户都可以通过访问美国高校档案网站获取所需信息。用户访问美国档案网站无需注册授权,美国档案网站提供统一的检索平台。当然,美国高校也十分注意电子档案的信息保护。美国康奈尔大学的每一条档案检索结果前会有红绿灯的图样表示权限限制。“绿灯”表示该档案向所有人开放“,黄灯”“、红灯”则表示需要授权才能下载使用或暂时不对外开放。(4)美国高校档案馆服务方式。美国档案馆采取图书、 档案一体化管理,因此很多档案网站不是独立存在而是内嵌在图书馆网站之中,档案网站服务模式也会与图书馆网站服务功能相互渗透。美国高校档案网站通常都包含以下版块:操作指南、档案检索、 特色馆藏展示、人工服务、FAQ(Frequently Asked Questions)、相关链接等。1网站指南。在档案网站的主页上一般会提供一个MANU菜单,在菜单下会列出学校及网站简介、检索途径及检索方法介绍、网站账户管理、相关问题等不同的类别。每个类别里又有详细的子类,在开始浏览网站之前可以通过网站指南了解自己所需信息的位置用最有效的方法获得所需档案。2档案检索。美国高校档案网站提供的是多途径多种类的检索方法,除了可以按关键字、按主题、按地址等检索档案,更值得一提的是,美国网站经常用A-Z标引方法对档案索引,因此可以通过字母顺序查找档案。其次,档案网站也会提供文章、书籍、多媒体等不同种类的档案检索。3特色馆藏展示。高校档案网站会通过展示特色馆藏体现不同学校的历史和文化。如美国大学提供数字化档案展示主要有:数据库和数据集合展示;收集的手稿展示,包括美国大学校友、教师和国际事务组织的记录、新闻、音乐、研究、公共服务和宗教方面的手稿;艺术表演档案展示,包括从20世纪初到现在伦敦、纽约、华盛顿的芭蕾、管弦乐、 歌剧等档案;罕见的书籍档案等特色展出等。4人工服务和FAQ。 当用户遇到困难或疑问时,可以通过人工服务获得帮助。美国大学档案网站页面导航栏上会有“Ask a Librarian”一项,点击后会进入到人工服务页面,网站会给出人工服务的在线时间、日期,用户在正确的时间和日期内可以直接通过在线与一位档案馆员交流的模式获得所需信息。人工服务离线时,也可以通过打电话、发邮件、留言等方式交流互动。由于网站信息量大,网站链接多,用户在进行检索时可能会分心,甚至忘记自己检索目标,因此大部分美国档案网站设置了“FAQ”一栏,即常见问题解答。网站将用户遇到的常见问题的解答按一定的顺序排列,方便用户查找。“FAQ”和人工服务相结合既考虑到用户的普遍性要求又考虑到其特殊性需求,大大提升了服务效率。5相关链接。在美国高校档案馆网站底部都会设有Facebook、Goolg+、Twitter、You Tube、Blogs等社交媒体的链接。档案馆通过社交媒体进行信息发布、整理、接收及宣传。用户通过社交媒体能快速掌握档案馆最新动态,同时可以分享档案信息到社交网站中,使更多用户了解档案信息。用户与网站直接可以通过社交媒体交流,社交媒体在用户与档案馆之间搭建了沟通的桥梁。
2.美国高校档案馆档案管理。(1)档案收集。美国档案馆是被视作社会记忆的保管地,无论是国家、州级档案馆还是高校档案馆馆藏资源都非常丰富,囊括了政治、经济、文化、教育、宗教、军事等多个维度。档案收集手段也是多种多样,一部分是由文件中心移交的档案,一部分是通过社会募捐、主动捐赠、有偿捐赠等多种形式收集的,还有些特殊档案会成立专门的项目小组来收集。美国德克萨斯大学于2014年收购了哥伦比亚作家加西亚·马尔克斯的私人档案, 包括马尔克斯作品的手稿、私人电脑、私人信件、打字机和相册等, 这些档案将会有档案人员进行编目以便利用。耶鲁大学收藏了二战期间经过纳粹屠杀后幸存者的口述资料。耶鲁大学通过现场录制的方式,幸存者口述档案达4400个,语言多达22种。(2)档案鉴定。美国高校档案鉴定已经形成了一定的体系。鉴定工作一般先经由文件形成机构进行一次鉴定,首先需要为文件建立《文件调查统计表》。 《文件调查统计表》详细记录了文件状态、基本信息和处理过程。然后根据《文件调查统计表》判断文件价值,确定保管期限。其次是档案馆对收到的档案进行二次鉴定,做出“批准、不批准、修改调整、暂不授权处置”等鉴定结论,并形成处置方案。美国档案鉴定一定程度上会考虑到保管档案产生的费用问题。档案馆将档案的价值与保管档案产生的费用做比较以此决定是否保存该档案。实际上美国档案馆永久保存的档案始终控制在2%———5%以内。(3)档案利用。在美国只要是年满14周岁的美国人和外国人都可利用已公开的档案,档案查找、利用手续简单。其次,在美国提倡“休闲利用”,高校档案馆不止是提供档案的地方,也是文化传播中心,类似博物馆、展览馆等供人们休闲时间参观研讨的地方。不少美国高校档案馆环境优雅并设有休息接待室和活动室等,经常举办档案展览、报告会等吸引用户。
3.美国高校档案馆的公共服务。(1)档案公开范围。在美国,美国档案开放率达90%。根据《信息自由法》,除了处于保密期的国家安全信息、司法文件、商业机密等九类信息不予公开,其他信息理论上都对公民开放。公民有权要求档案部门提供档案信息,若是不能提供,档案部门必需做出解释。除了《信息自由法》外还有《版权法》、《联邦登记法》等一系列法律法规对档案的开放利用做出了具体的要求。 其次,政府财政拨款与档案馆公共服务密切相联。档案馆提供有价值的档案越多、档案利用率越高,档案馆获得的财政拨款越多。(2)高校档案馆公开服务理念。美国高校档案馆馆藏丰富且具有特色,丰富的馆藏为展开公共服务提供了有效资源。几乎每个高校都建设有档案网站,以便提供档案数据检索、利用,网站是向社会开放的,更加方便了档案信息公开。美国也十分重视档案工作者的公开服务理念,规定了每个档案工作者的公共服务量。(3)公民普遍的利用档案意识。美国公民受到法律、教育、文化等方面的影响对开放档案的利用意识十分强烈。在档案馆查询资料的用户的不局限在研究人员而是涵盖了社会大众,用户去档案馆查询档案可能不是为了调查研究,而是单纯出于兴趣。特别要说明的是,美国国家档案馆推出公民档案管理员 (Citizen Archivist)鼓励公民管理档案,对档案添加关键词和标签, 为其他用户检索利用提供更详细系统的信息。而社交媒体的发展也使公民能更多地参与到档案管理工作中,提升了公民档案利用意识。
二、发展趋势
1.纵横捭阖,合纵发展。2012年,美国在第76届档案工作年会上提出的主题是“超越界限”(beyond Borders),即改变传统的独立运行的工作模式,打破行业壁垒,借助不同地域或不同行业的优势, 更好的实现资源共享达到共赢。(1)“连横”———图书、情报、档案工作一体化发展趋势。美国不少学者认为图书、情报与档案工作之间存在很多相同之处。美国档案学者谢伦伯格认为这三者处理的材料在利用过程中往往是互通的,三者的目标都是提高利用效率。美国密歇根大学下属的本特利历史图书馆开设了档案现代化管理培训, 系统学习美国档案工作史、美国机构组织史、档案管理基础知识、电子档案管理相关知识并进行现场操作学习。学生除了学习到档案知识外,也吸收了图书与情报有关知识。美国俄亥俄州大学早于1994年就实现了图书馆、情报中心、档案馆三者自动化联网,使全州图书、情报、档案相互联系,资源共享。图书、情报、档案工作的一体化发展使馆际交流更加频繁,馆际互借简单方便,不同馆之间通过传真、邮寄、网上传递等方式即可互通有无。(2)“合纵”———跨领域合作。美国向来十分重视档案内容和形式的多元化,同时也非常重视档案机构与不同领域的合作。档案作为一种凭证和历史记录与历史、文学、图书等行业密不可分。除此之外,由于信息技术发展迅猛, 档案与新媒体、新技术的合作也越来越密切。寻求技术与商业合作是美国档案馆档案开发利用的趋势。高校档案馆利用与技术机构的合作将更有利于实现档案的数字化战略,既节省时间又能得到优质资源。美国国家档案馆就与NHD (National History Day)、USA Freedom Corps等机构合作建成“Our Documents”项目,将一百份具有重要意义的数字档案在网站上进行滚动播出。高校档案馆同时也与网上银行等商业型机构合作,开发了网上购买档案馆出版物,如微缩胶卷、珍贵档案拓本、档案复制件、档案馆纪念册等。除此之外,与竞争对手即商业性质的文件中心的合作也是势在必行。商业性质的文件中心与美国高校档案馆运营目的不同,各有所长。商业性质的文件中心收集的文件完全按照利益标准,指向性更强。两者的合作能获得更大的市场,优化资源配置。
2. 档案工作与社交媒体的无缝连接。社交媒体能提供信息编辑、信息浏览、信息共享的平台,满足人们获取、编辑、管理信息的需求。在社交媒体的应用中,每天都产生大量的信息,这些信息是否是档案管理的对象?是否能收录管理?如何管理?怎么辨别真伪和价值?如何利用社交媒体实现资源利用最大化?这一系列问题都是美国高校档案馆需要进一步思考的。在2010年美国国家档案与文件署(NARA)就公布了社交媒体战略,并且于2011年出台了《Web2.0背景下社交媒体平台文件管理指南》(以下简称《指南》)。《指南》将社交媒体分为网站发布型、社交网络型、文件共享存储型并对在社交媒体环境下“联邦档案”的鉴定提出了指导性建议。美国国家档案馆目前根据社交媒体平台的不同类型分别注册了账号,开辟了专题档案栏目,并且提供订阅服务,可以根据用户浏览过的信息了解用户兴趣,提供用户可能感兴趣的消息,并将用户喜欢的、想知道的信息第一时间送达。美国高校档案馆也可以在不同程度上利用“博客”“、维基”、“推特”等社交媒体软件对任意内容编辑,实现档案馆与用户的直接交流,同时也可以开发网上预约、查询、培训等项目。
3.档案工作越来越“大”。(1)大档案。要了解大档案首先得先了解一下大数据。有一组名为“互联网的一天”的数据可以给我们直观的感受,一天之中,互联网产生的全部内容可以刻满1.68亿张DVD;发出的邮件有2940亿封之多;发出的社区帖子达200万个; 卖出的手机为37.8万台,高于全球每天出生的婴儿数量37.1万。大档案就是基于大数据的基础上,当档案馆收集的数据达到一定量后,档案馆必须建有能处理大数据的数据库,在数量庞大、类目繁多的数据集合中提取有用的知识和观点,提供决策支持。就目前来看, 走在世界前列的美国高校档案馆仍在为如何保管海量数据,实现信息资源整合,实现成熟的大数据管理模式而努力。(2)大技术。传统的手工管理主要依赖人工,耗时耗力,而在大数据时代主要采取云技术进行云计算。美国高校档案馆通过引进云技术可以有效处理大量数据,包括大规模并行处理(MPP)数据库、数据挖掘电网、分布式文件系统、分布式数据库、云计算平台、互联网和可扩展的存储系统。大数据的核心技术是数据挖掘技术,数据挖掘技术可以将数据库中数据的潜在价值挖掘出来。数据挖掘技术是通过人工智能、统计学、模式识别、可视化技术等,通过分析数据规律表达规律的技术。通过数据挖掘技术可以彻底改变传统档案管理中的弊端,实现智能检索、信息定制、信息推送、提供决策支持。这种“大技术”的应用,可以使美国高校档案馆对大量数据进行快速处理,智能化管理, 从而充分挖掘档案价值实现档案服务最优化的目标。
美国高校档案馆强调信息公开和用户获取信息权利,并且重视档案的开发利用。这些与美国自由、开放的风气密切联系,同时我们也应该注意到,美国在档案工作中取得的成就与政府扶持、法律约束、公民支持密不可分。档案工作的发展并不是仅靠档案馆的一己之力就可以实现,档案馆是沟通档案与用户的桥梁,档案工作的发展靠的是社会整体的力量。美国高校档案馆这种创新、合作、开放的意识值得我国高校档案馆学习借鉴。
摘要：美国档案工作信息公开范围广,体系建设完备,信息化程度高,值得我国借鉴。本文从美国高校档案的网站建设、档案管理、公共服务这几个方面介绍了美国高校档案工作现状,提出了档案工作跨领域合作、大档案大数据管理的发展趋势。
高校档案管理发展论文 篇10
1. 高校仪器设备档案工作管理体制的调整。
改革开放以前, 天津高校一般设立文书档案室 (多隶属于党委办公室) 和技术或科技档案室 (多隶属于校长办公室或科研处) 作为专门的档案管理机构, 仪器设备的管理、申购等文件属于文书档案范畴, 仪器设备开箱验收、使用维修等文件属于科技档案范畴, 还有为数不少的高校将仪器设备开箱验收、使用维修文件存放在仪器设备管理部门, 甚至分散在设备使用者手里, 散失严重, 这种管理体制一直延续到八十年代中期。在一个学校内分设文书档案室和科技档案室, 不仅造成领导力量分散, 难以进行全面规划, 不利于档案的利用和规范化管理, 也影响了档案保管的系统性和完整性, 制约着高校档案工作的进一步开展。国家教委、国家档案局于1987年联合发出了《关于加强高等学校档案工作的几点意见》, 提出要调整档案工作管理体制, 在上级主管部门的指导下, 从八十年代中后期开始, 天津高校开始建立了档案馆或综合档案室, 集中统一管理全校档案。这是一次天津高校档案工作体制在较大范围内的调整, 也是从分散管理体制到集中管理体制的调整, 从而加强了各校对档案工作的统一领导, 也方便了对档案的管理和利用。以学校档案机构为核心, 以职能部门档案工作为基础的档案管理体系的建立和有效运转, 保证了高校档案工作在健康、合理、有序的环境下开始了良性发展。
2. 高校仪器设备档案资源建设取得新成果。
加强档案资源建设, 是档案事业保持强大发展后劲的重要基础条件。改革开放以前, 天津市各高校仪器设备档案收集范围绝大多数是管理性的文件, 仪器设备开箱验收、设备管理维修记录等馆藏极少, 载体以纸质为主。改革开放以来, 各高校档案的门类、内容、载体都得到了极大丰富。相对以前高校档案门类和载体单一、馆藏匮乏的局面有了根本改变, 根据“六号令”的规定, 仪器设备档案成为与教学档案、科研档案平行的一个档案门类, 同时明确了设备申购阶段、设备开箱验收阶段、设备管理和使用维修阶段和设备报废阶段等环节需要归档文件材料的内容、归档时间等相关要求, 可操作性强, 对加强高校档案收集和设备档案管理工作起到了规范作用。在归档文件的载体方面, 明确指出文件材料应包括纸质、照片、录像带等各种载体形式。现在, 光盘、实物、电子文件等其他载体形式的档案极大丰富了仪器设备档案的载体形式, 内容丰富、形式多样、具有高校优势和馆藏特色的仪器设备档案资源体系逐渐形成, 为进一步发展档案事业, 更好地服务于高等教育事业奠定了基础。
3. 高校仪器设备档案管理信息化建设快速发展。
改革开放以前, 查阅仪器设备档案要靠案卷目录、检索卡片等手工检索, 仪器设备使用部门愿意自己保管随机资料, 因为到档案部门查询不方便。改革开放以来, 高校校园网的建设和学校办公管理系统的开通为学校仪器设备资源建设搭建起一个现代化的工作平台。现今, 天津高校已全部使用计算机管理档案, 从一般的档案管理到文档一体化管理, 从封闭的单机管理系统到档案网络管理系统, 档案资源信息化建设已成为天津市各高校档案部门现阶段工作的重点。仪器设备档案作为高校档案的重要内容, 其中大型稀缺重要仪器设备档案的数字化工作成绩喜人, 为建设数字档案馆奠定了基础。档案的检索途径与检索方式由手工检索发展为计算机案卷级、文件级、全文检索, 网上立卷, 异地检索, 网上借阅成为现实。
4. 高校仪器设备档案的利用服务取得新突破。
1987年, 《档案法》以法律的形式规定了国家档案馆保存档案的开放要求。从此, 高校档案开始从保密机密逐渐走向公开开放。档案利用服务工作的这一重大突破, 促进了档案工作由封闭、半封闭型向开放型转变。 (1) 立足高校, 服务高校。自教育部实施高等学校“985”工程、“十五”、“十一五”综合投资规划以来, 在仪器设备购置“与教学科研需要同步、与学科发展水平同步、与创新团队建设同步、适用够用、适度超前”的原则指导下, 天津市高校投入仪器设备在数量上大幅增长, 办学实力明显改善, 在产生高水平科研成果和论文发表, 推动学科建设和学科群的发展方面发挥了重要作用。面对大量仪器设备的引进, 如何管好用好仪器设备, 使其发挥最大效益, 成为高校仪器设备管理和档案管理的重要课题, 陈旧的、落后的服务理念和服务模式, 会影响和制约其效益的发展。为此, 高校把强化仪器设备管理与资源整合作为增强办学实力的重要内容提上日程, 我校档案馆将学校价值10万元以上大型仪器设备的厂名、型号、规格、价格、存放地点等原始资料录入《天津工业大学档案管理系统》, 建立了大型仪器设备档案信息数据库, 将电子文件和随机光盘等电子信息同步导入该数据库, 为设备资源利用开发服务, 方便师生利用校园网查询各种仪器设备的相关档案资料的实际需要, 通过各实验室、研究室资源共享, 推动了学科交叉与合作研究, 提高了仪器设备的有效利用和投资效益, 促进学科和专业实力得到了更快的提升。 (2) 拆除围墙, 共享服务。向社会开放是高校档案部门立足服务学校、开拓档案业务范围的重要尝试与实践。天津市高校档案工作委员会以天津市教委建设高校大型仪器设备协作共建网为切入点, 正在将各校价值10万元以上, 或单价不足10万元, 但成套或配套价值在10万元以上的仪器设备档案进行整合, 通过天津市高校档案工作信息网站平台实现高校仪器设备档案资源的共享, 同时, 积极参与天津市教委大型仪器设备协作共用网的建设, 将大型仪器设备档案管理数据库及其系统功能要求镶嵌其中, 这样, 全市各高校的大型仪器设备的分布情况、测试范围都能在网上显示, 并能网上预约, 实现地方内资源共享, 通过仪器设备档案数据管理模块, 可以查阅仪器设备的随机材料、使用情况等相关信息, 由此突破瓶颈束缚, 以仪器设备档案共享有效解决档案资源存在的分散性、孤立性与社会对档案资源获取要求之间的现实矛盾, 使仪器设备的使用实现最大化、共享化、快捷化, 在此过程中高校档案部门既能取得一定的经济和社会效益, 又扩大了影响力。
5. 档案工作人员的素质得到空前提高, 各校培养和吸收了一批素质较高的档案工作专职人员。
当前, 天津市高校档案工作人员队伍开始呈现以下特征: (1) 知识结构呈现多元化趋势。一些学校档案部门拥有档案学、历史学、管理学、情报学、计算机软件等各类专业人才, 通过岗位培训、继续教育和法律学习等形式, 法律、经济等知识得到进一步充实, 初步形成了一支与学校档案服务工作相适应、具有较高素质和综合实力的创新团队。我校利用日本产色谱仪仪器设备档案, 向厂家索赔成功, 用其赔付款建成系级计算机房。 (2) 具有专业性的特点。从传统的编目、编研、编纂到现在的全方位、多层次、现代化的档案服务, 档案服务工作的专业性、学术性、广泛性得到了大幅度的提升。高校档案部门正在成为档案系统及各校开展科学研究的一支重要力量。 (3) 初显高学历的特征。一批具有研究生及以上学历者充实到档案工作队伍当中, 为高校档案工作带来新的活力。实践表明, 以学校档案部门为主力建设或完成的校史馆、博物馆、展览馆, 人文社科领域的研究课题等都是以高学历的档案服务工作者为中坚力量。
参考文献
[1]李天明.试论高校档案馆的主要功能及其实现[J].兰台世界, 2006 (4) .
[2]李岩.论高校档案馆的发展[J].兰台档案, 2007 (5) .
高校档案管理发展论文 篇11
一、深化新时期档案工作科学发展重要性的认识
档案事业作为我国社会主义建设事业中的一个重要的基础的组成部分，它能为社会主义生产力的发展提供良好的服务环境，是取之不尽的精神力量之源，是取之不尽的信息财富之源。
做好高校档案工作，是为学校发展服务、为师生员工谋利的需要。档案不仅仅有历史研究的作用，而且具有很广泛的现实作用。它是我们工作的查察依据，是学校建设的参考资料，是维护学校合法权益的凭证，是加强学校管理的必要手段，是学者科学研究的可靠资源，是宣传教育的生动素材。
二、坚持以人为本的发展观，高校档案事业才能健康发展
人是推动档案事业发展的根本动力，档案工作得以健康发展关键在于人。不坚持以人为本，档案工作就没有发展的动力，不坚持以人为本，档案工作就没有明确的方向。因此，坚持以人为本的科学发展观，是高校档案事业健康发展的前提和基础。档案工作中坚持以人为本要体现在两个方面：一是档案工作要以学校和广大师生的利益为重，即档案工作要以是否有利于学校发展和广大师生利益为出发点和归宿；二是培养档案工作者应具的素质和激发档案工作者的工作热情，促进人的全面发展。
档案工作者如果没有过硬的素质，就干不好档案工作，档案事业就不可能得到又快又好的发展。笔者认为，基层档案工作者应主要具备以下基本素质：一要有过硬的政治素质，二要有良好的思想素质，三要有较好的文化素质，四要有较强的能力素质，五要有把握大局的战略思维素质，六要有较好的交往素质，七要有较好的心理素质。而这些素质的提高和发挥，除了档案工作者要自身努力外，还需要通过参加各种培训、单位政治业务学习、思想交流、工作上压担子等多种方式和多种途径对档案工作者进行培养、引导和激励，促进人的全面发展，从而促进高校档案事业又快又好地发展。
三、强化科学发展的现代服务功能
树立全面、协调、可持续的发展观，促进经济社会和人的全面发展，是党中央从新世纪、新阶段党和国家事业发展全局出发，着眼于丰富发展内涵、创新发展观念、开拓发展思路、破解发展难题而提出的重大战略思想。档案部门承担着保存历史、传承文明、资政育人、服务社会的重要责任，深刻理解和认真落实科学发展观具有极为重要的意义。树立和落实科学发展观，自觉运用科学发展观指导档案工作，首先必须正确把握档案工作与科学发展观之间的关系，即档案工作在促进经济社会的全面、协调、可持续发展中所具有的性质、地位和作用，从而在档案工作的各个方面坚持并体现科学发展观，在为经济社会和人的全面发展服务的同时，推动档案事业自身的全面、协调、可持续发展。社会要进步，档案事业要发展，都离不开科学的发展观。这就要求我们要紧密结合新时期下工作的新特点、新要求，加强部门自身建设。档案工作要有所作为，不应固守于原来的工作模式和工作方法，必须跳出档案看档案，跳出原有的档案模式探索、研究、实践、完善。按照科学发展观的要求，以科学发展观来统领档案工作，就是要积极地、超前地、有效地服务于现实，服务于中心，力争从形式到内容都实现科学发展观的模式。档案工作坚持以科学发展为统领，必须要转变观念，调整工作思路，改变工作方法，实现工作重心的转移。
要运用科学发展观认识档案工作在新的时代背景下的深刻变化，档案工作的领域在日益延伸，档案部门的潜在功能不断得到发挥，社会职能大大拓展。加快信息化建设步伐，将传统经验与现代科技有机整合，更新档案的载体，加强多形式、多层次共享平台建设，充分利用现代化工具，推进服务机制创新，促进档案信息资源的公开、共享、利用，使档案查阅变得方便、快捷、准确。
大力开发档案档案信息资源，科学地进行档案管理，变被动为主动，多层次、多方位、多形式地提供有效服务。着力夯实档案工作基础，着力推进档案工作信息化建设，按照科学发展观的要求，使档案工作要围绕学校中心工作，服务大局，与时俱进，开拓创新，在为领导服务，为各工作部门服务，为教职员工、学生服务方面有所建树，发挥档案的作用，实现档案的价值。
四、大力创新档案工作内容
如成立文档资料服务中心、档案寄存中心、档案事务所等，拓展档案工作领域。高校档案工作者要充分利用现有的先进技术开展工作，加强对电子档案的科学管理，利用网络技术进行档案的利用工作，以科学技术开创学校档案工作新局面。
同时，可以加强档案管理体制的深层次改革，通过档案资源科学整合、档案部门改革管理体制，密切档案部门与其他职能部门的关系，缩短档案部门为社会和师生服务的距离，拓展高校档案部门的发展空间。
高校档案管理发展论文 篇12
一、高校档案机构的发展:从“室”到“馆”的建构
(一)“室”思维,传统高校档案机构存在的路径依赖问题。首先,馆藏档案资源不完善,馆藏结构不合理。由于高校各类档案材料分别由不同的业务部门形成,又由于高校档案的范围广、门类杂与管理部门分散化之间的矛盾,使得高校档案的收集工作任务重、困难大。仅凭一个档案科室的力量难以保证馆藏档案的质量;其次,高校档案机构人员构建机制模式陈旧。“1人1室”是目前许多高校档案管理工作的人员构建模式,档案人员疲于日常事务,以及应对各种检查验收,管理和服务的质量得不到根本的保证;再次,档案管理程序不规范,管理制度不完善。如,许多高校档案的收集范围不明确,归档程序不规范,对档案的整理缺乏完整性、系统性的要求等。高校档案工作倘若没有责任明确、可操作性强的指导,就容易陷入混乱的管理状态当中。
(二)“馆”思维,解决传统路径依赖的对策。首先,要围绕需求调整馆藏档案的结构比例,在确保高校的党群类、行政类、学生类等9个门类档案齐全的基础上,针对高等教育综合改革提出的“创新高校人才培养机制”的教学改革要求和在科研领域提出的“特区”理念,重点接收能够反映高校发展历史、校园文化特色方面的材料,以促进高校的内涵式发展;其次,要改“室”为“馆”,扩充馆藏空间,充实管理队伍。改“室”为“馆”,并不单纯指档案管理机构的升级,也指高校对档案管理机构的发展定位的规划。新常态下,质量提升与内涵发展是高校发展的主题,高校档案机构也要以长远发展的眼光,结合高校的发展规模和馆藏条件,将建设的立足点放在“档案馆”上,以推动高校档案机构从档案室向科学文化事业机构的转变,使其更好地服务于高校的文化内涵发展;再次,加强制度建设,营造管理机制改革新常态。以“馆”建构的高度,逐渐完善各项档案规章制度,健全档案归档细则,开创高校档案工作的新局面。通过强化高校档案工作的标准化、规范化,有效整合高校档案资源,解决分散管理的弊端。
二、高校档案管理工作的功能发展:发挥校园文化建设功能和社会服务功能
(一)充分发挥高校档案在校园文化建设中的作用。高校档案真实地记录了高校从建校起至今的艰苦创业曲折发展的过程。高校档案工作者要善于提炼档案中蕴涵的精神财富,让其直接参与校园的文化建设。如,高校档案部门可以通过编研出版校史、制度汇编、成果集等,将档案中能反映高校的优良传统和文化的素材汇集起来,呈现给广大师生,以提升校园文化的品位;也可以将焦点集中在高校的历史名人、杰出校友的宣传上,通过举办各种专题图片展、实物展,开发多媒体宣传软件等,利用榜样和楷模的力量,直接影响师生的意识形态和价值取向,从而达到塑造价值观的目的;还可以通过将时势政策教育、高校发展建设、教育目标引领与档案宣传工作结合起来。如,配合高校开展综合改革的节奏,主动向校领导提供高校在以往重大改革中形成的决策材料、文件汇编等有价值的档案信息,做好领导的决策参谋的同时,也向校领导昭示档案工作的价值所在。
(二)强化高校档案服务社会的功能。高校要履行发挥服务经济社会发展的职能,主要是通过发挥其自身的知识和科研优势实现的。高校档案是一个潜在资源的集合体,高校的档案机构汇集了高校教学、科研的最新成果,是高校的知识库和信息中心。一些高校的馆藏甚至代表了某一学科或某一研究领域的地区乃至全国的最先进水平,高校档案的社会服务工作应依赖于知识的沉淀,主动地挖掘科研高校档案所蕴含的各类信息,根据社会需求,对高校科研档案按专项进行编排、加工,提高高校科研档案的服务能力,以更好地实现高校档案信息资源的共享,为提高高校所在地区乃至整个社会文化发展层次、经济发展层次贡献力量。
三、高校档案管理队伍的发展:信息服务员队伍的定位
(一)配齐配强档案管理队伍。按照《高等学校档案管理办法》(以下称《办法》)的要求,高校档案馆设馆长1名,根据需要可以设副馆长1~2名,综合档案室设主任1名,根据需要可以设副主任1~2名。《办法》还对高校档案机构负责人还提出了专业技术职务和业务能力要求。有条件的高校要严格按照要求,配齐配强档案管理队伍。
(二)组建一支信息服务员队伍。高校档案管理人员在提高原有业务素质的基础上,还要提高信息服务能力。一是对分散在不同载体上的信息进行收集、鉴定、整理和组织、存贮,使之成为有序的信息资源;二是对用户的需求进行研究,以便向他们提供有价值的信息。
参考文献
[1].马费成.信息管理学基础.武汉大学出版社,2002.12