高校信息资源档案管理

高校信息资源档案管理（共12篇）

高校信息资源档案管理 篇1

随着经济的快速发展,社会已经从工业时代逐步转变到信息时代,人们也逐渐意识道信息资源的重要性,但是如何有效的开发和利用信息资源,仍然值得我们去探究。高校档案表现出了高校自身的文化,记载了高校的历史,这些信息记录着高校在开展教学、科研、管理等工作的方法内容。对这些档案信息资源的开发和利用,有利于高校总结过去、展望未来,使高校快速的发展。但是现在人们疏于对高校档案信息资源的管理,对于档案的收集、存储方式还很落后,这些都造成了档案信息资源的浪费。本文就分析了档案资源开发和利用存在的常见问题,并探讨了档案资源开发利用的有效方法。为高校档案资源的有效开发和利用提供一定的理论基础。

一、高校档案信息资源开发存在的问题

1、档案管理方式存在问题

现在,大多数高校档案管理部门对档案管理的重心只是放在对档案的建立和看守,对于档案的应用开发仍然不够重视,高校档案管理人员对档案的作用还不够了解,导致过于轻视档案信息资源的价值。对于档案只有在被需要时才会被查找,对于平时没有过多审视这些档案,导致档案资源过于被动的被利用,使这些信息资源没有充分的被利用。高校在收集信息资源时,主要侧重于对纸质版材料的收集,这些档案保存不当的话容易受潮破损,并且在查找时也不太方便,这种传统的管理方法不利用档案信息资源的有效利用,随着计算机硬件设施的引入,大部分高校也开始运用计算机技术来收集和管理档案信息资源,但是档案管理人员对于计算机技术的应用还停留在简单的收集和查找,不能利用先进的软件来管理档案信息,这就导致了硬件设施没有被充分发挥其价值,造成了一定的资源浪费,同时也降低了档案管理的效率。

2、档案信息开发设备落后

大多数高校虽然对档案管理室都配备了先进的计算机,但是档案管理室的其他硬件设施仍然不够,比如复印机、照相机、扫描仪、传真机等硬件设施配备不足。由于高校工作人员对档案信息资源的不够重视,即使在档案室内添加这些设备,对这些设备的应用仅限于初级的对档案进行编号以及查询,对于档案信息的完整录入却刚在起步阶段,这些资源仍然不能得到快速的查阅,导致档案信息资源不能高效的利用。

3、缺乏管理档案的专业人才

高校档案信息资源的管理在引入计算机技术后,将会大大提高档案管理的智能化、便捷化。但是目前高校档案信息资源管理的工作人员的管理水平还有待提高,随着科技的发展,档案信息管理也正在引入高科技,因此,需要高科技、高水平的管理人员。虽然,高校档案管理人员的基本素质在不断提高,但是出身于正规档案管理专业的人员还是较少,目前我国对档案管理人员的培养力度较小,这导致了档案管理人员没有合理的利用档案信息资源。

二、有效的开发利用高校的档案信息资源的措施

1、及时更新档案管理者的观念

随着科技的快速发展,我们已经进入到一个网络化信息时代,科技为我们带来许多便利,因此,我们要有效的利用先进的高科技技术,提高档案信息资源管理的智能化、网络化。为了顺应时代的发展,跟上时代的脚步,高校档案信息管理工作者一定要及时更新自己的管理观念。多年来,高校档案管理工作者对档案信息的管理常常是“看守管理,等人查找”的落后观念,这样导致了工作人员过于因循守旧,缺乏创新精神,导致了档案工作建设落后于其他的建设。因此,高校工作者应该突破传统的思想,积极主动的更新知识,学习先进的技术,抓住发展机遇,结合先进的科学技术,借鉴先进的管理模式,积极探索出可充分利用档案信息资源的新型管理模式。

2、完善档案信息资源

高校档案信息资源的开发和利用首先要保证档案信息资源的完整,齐全的档案信息是信息资源开发和利用的基础,因此,为了提高档案资源的有效利用,必须要完善档案信息资源。高校档案资源包括教育、科研和管理,这些资源有利于社会主义现代化的建设,高校档案工作人员应该督促各课题组以及文书处理部门对材料的及时整理归档,对于每一课题、每一工作方案都要将所涉及的材料进行全面、详细的归纳整理。一个课题材料的收集有利于推进科研工作的发展,一个工作方案材料有利于高校制定出更有效的工作方案,因此对于档案的收集要尽可能的准确、全面。高校还要提高材料收集的渠道,确保材料的真实性,加强库存建设从而扩大材料档案的信息储存。当然,校方应该加大对档案信息管理的重视程度,积极宣传档案管理工作的作用价值,制定出详细的档案管理规章制度,以利于档案收集工作的顺利开展。

3、提供优质全面的服务

高校档案信息资源的开发和利用是为了高校的进一步建设和发展提供服务,为了给人们提供更好的服务,档案管理工作者应该积极主动的分析档案利用情况,根据读者的需求,把握档案利用的重点,为读者及时推送档案信息。为了更好的服务于读者,档案工作人员应该利用网络计算机技术建立科学的检索体系,使高校的信息资源能够被快速的检索,从而实现资源的共享。加强对档案的编研工作,利用计算机技术根据读者的需求对档案信息进行整理、汇集成多种形式,使读者能够根据自己的需求更加准确、系统的找到自己想看的信息。通过软件的开发,拓宽档案信息资源的服务方式,由被动的被需求者查找转变为主动的根据读者的爱好或其他特点推送读者需要的信息。通过这些方式,可以使高校的档案信息资源被有效的开发和利用。

三、结语

综上所述,高校档案信息资源为我国现代化建设提供了宝贵的参考价值,然而,由于高校档案信息资源管理方式落后,对于档案资源利用和开发的设备相对落后,档案管理人员的从业素质还有待提高,导致了高校档案信息资源不能被充分的开发利用。因此,档案管理工作人员应该及时的更新自己的观念,提升管理技能,加强对档案信息的收集与整理,确保档案信息的准确性、完整性,开发相应软件,从而提高对读者的服务质量。

参考文献

[1]张瑜.高校档案信息资源的开发与利用[J].漯河职业技术学院学报,2012,06:186-188.

[2]王光娟.浅谈高校档案信息资源的开发利用[J].山西科技,2011,01:114-115.

高校信息资源档案管理 篇2

高校人力资源管理信息化的思考

随着网络化、信息化的社会发展,必然给高校人力资源的`管理带来变革.如何使高校人力资源信息化的转变适应时代的变迁趋势,关键在于坚持以人为本的科学发展观,根据高校的实际情况量体裁衣,加强管理,分步实施,逐步推进,才能最大限度地发挥人力资源的优势.

作 者：王胜 赵维玲 王艳敏  作者单位：沈阳大学机械工程学院,沈阳,110044 刊 名：网络与信息 英文刊名：NETWORK & INFORMATION 年，卷(期)： “”(3) 分类号：G47 关键词：人力资源   信息化   高校  

高校信息资源档案管理 篇3

1 高校图书馆档案信息资源开发利用的意义

1.1 为图书馆的发展和日常工作提供参考意义。图书馆作为一个服务部门，其日常工作有重复，也有革新。新形势下高校的发展经历了诸多发展阶段，伴随着如“合校”、“评估”、“升格”等一系列转变，大量针对图书馆管理和发展的新的档案信息资料将不断生成。而图书馆各界领导的战略决策、馆内规章制度的制定修订及未来规划，均以这些档案信息资料为依据，它们准确、及时、全面、系统地反映着图书馆的发展概貌与活动规律。各次的会议记录、党建信息、职工活动、图书采购、设备招标等文档和记录都是图书馆活动的原始记录，能为图书馆的未来发展和日常决策提供实践依据、参考价值。

1.2 充实图书馆事业发展与图书情报专业发展的研究资料。高校图书馆从事的多是实践工作，一切理论来源于实践，高校图书馆档案包括物质的、精神的、宏观的、微观的资料，这些都是反映图书馆事业的第一手资料，也是图书情报专业学术研究的基石，既翔实又可靠。高校图书馆的档案信息资源里，不但包含有丰富的数据，也包括大量翔实的知识，能为图书情报事业发展提供可靠的信息源，这对图书馆事业在新形势下基础理论和应用性研究都有很大的研究价值。

1.3 对图书馆以及院校的研究有借鉴意义。图书馆的主要工作是给学校教师和学生提供学习和科研的资料，馆内图书可供借阅的档案资料、期刊杂志的阅读情况档案、数据库的使用及资料下载档案情况、学生的毕业论文写作情况、教师科研项目申报档案资料、读者参考咨询记录、图书馆知识库等，这些档案资料都可以为学校及图书馆相关科研或教学改革提供数据材料支持，是不可或缺的资料。尤其是图书馆对教师或学生进行研究所提供的智力支持档案，都可以进行归类总结，提炼出研究规律，对新课题的申报和研究热点的认识有很大的借鉴意义。

1.4 对学校教学及学生培养有借鉴意义。图书馆管理系统存放了在校生的注册、院系、借阅记录等方面的数字档案，可以从一定的侧面描述出学生的业余爱好，思想动态。不同专业及不同年级的借阅习惯、借阅特征等，这些珍贵的数据都能很好地反映出学生的思想形成过程，阅读喜好特征。这对不同专业，不同年龄的学生学习习惯、阅读习惯等都能进行映射，对学校教学、学生培养、图书馆业务革新等有重要的借鉴意义。

1.5 对读者进行宣传教育的重要材料。图书馆档案信息资源涉及管理、科研、服务、教学等过程，如图书馆读者档案、借阅档案、管理档案以及馆藏档案等，为读者全面展现出图书馆的现代化服务目标、管理手法、使用方式等图书馆馆情馆貌，能有效地激发出读者的阅读愿望，同时也方便读者全面地了解图书馆，方便读者使用图书馆，是宣传图书馆的第一手资料。

2 高校图书馆档案的现状

高校图书馆的档案信息将图书馆的全部活动涵盖在内，一般包括以下几类：（1）党政管理类：包括图书馆形成的规章制度、行为准则、岗位职责、校内文件（图书馆相关）、会议记录、发展规划、年度计划和各级图情机构的工作文件等。（2）业务类：包括工作日志、业务文档和统计报表等，如图书借阅、馆藏资源、咨询服务、信息化等文档，图书馆科研活动的组织、计划材料、调研数据、成果统计和评价。（3）人事类：主要包括两部分，一是读者的档案，指包括学生读者及教工读者人数统计、借阅记录统计等；二是图书馆馆员档案，包括人员基本情况，组织结构及变更情况，馆员的引进、晋升、考核、聘任、培训、进修等情况。（4）其他类，主要有图书馆后勤管理、图书馆建筑、内部仪器设备以及其他与图书馆活动有关的资料信息的收集等。

就目前图书馆档案工作情况看，情况并不乐观，图书馆的重点多放在资源建设和加强服务方面，反而对档案文档的保存不够重视。由于学校的要求，图书馆对会议记录、规章制度、设备信息等都会存档，学校不关注的读者信息档案、馆员档案、借阅档案都不会保存，部门图书馆为了节约空间，还会定期销毁，这就造成了档案资源的极大缺失。

2.1 档案意识薄弱，对档案的认识不全面。多数图书馆未把档案工作当做基本工作来做，尤其高校图书馆，作为学校的内部机构，他们认为档案保存是学校档案馆的事，只保存和移交档案馆要求的文档和数据。因此，学校不需上交的业务档案、读者档案都没有进行长期保存，而被简单粗暴地处理掉。这不利于图书馆长期发展。

2.2 档案缺乏统一管理，尚未形成相关制度。与其他档案一样，图书馆业务档案同是国家珍贵的文献资源，但在实际工作中，因缺乏相关行政部门的监管和指导，图书馆内一些需要长远保存的重要档案并未按照规定报送专业档案馆保存，图书馆自己也没有形成统一管理制度，这就造成了档案的遗失。目前很多图书馆是各部门保管自己的档案，有的甚至是个人保管自己的业务档案，一旦工作调动和业务调整，个人保管的这部分档案会遗失。

2.3 档案价值鉴定不够。由于缺乏专业人员的鉴定，无法确定哪些具有保存价值，不能正确地评估出档案资料的保存年限，这样就会造成图书馆档案不断膨胀，将所有的档案长期存放在一起，未顾及档案的翔实、真伪程度和价值大小。

2.4 缺乏系统性和完整性，现代化程度较低。图书馆档案资料的来源主要是上级文件和图书馆业务工作，没有形成系统的整体，有的还存在断档和缺档现象，对应该立档的没有立档，大部分图书馆都没有立卷，也缺少分类、标引、编目、排列，更缺少进一步的加工，在保存方面、检索方面、数字化方面缺少现代化技术，尤其是在网络环境下，很难与社会的发展相一致，尤其是图书馆在经费不足的情况下，档案保存这项工作显得尤为薄弱。

3 高校图书馆档案开发利用的方法

3.1 提高档案保存意识，建立完整的档案系统。提高图书馆档案资源的利用，首先要提升档案保存意识，明确档案工作重要性。这就要求馆领导重视档案资源保存和利用，相关工作人员必须懂业务，能甄别出档案的价值和保存年限，对相关的档案合理分类、编目、主题标引，进行规范化、准确化的管理，建立完整的档案系统。为了便于高校图书馆档案资源的合理开发利用，必须对档案资源进行科学管理，准确分类，并形成检索目录，这样有利于查找。对档案工作要进行分类，严格按照档案的科学性、逻辑性和一致性，亦保持档案的连续性。同时对档案资源的管理采取集散相结合的办法，日常事务性档案由办公室负责，业务档案由各部门负责，但要定期定时将所有档案提交给相关档案专员。这样一方面提高了档案的保存意识，另一方面激发了各部门档案工作的积极性。

3.2 进一步拓宽档案信息资源的搜集工作。按照图书馆的业务内容和管理流程来看，图书馆档案信息资料主要分为图书馆日常管理档案和图书馆业务流程档案两种，日常管理档案主要包括：规章制度、行为规则、岗位职责、学校文件（图书馆相关）、会议记录、发展规划、年度计划等；业务档案主要包括：工作日志、业务文档和统计报表等。如，典藏档案、采购档案由采编部管理，课题服务档案、咨询档案、情报档案等由参考咨询部管理，图书借阅档案、读者登记档案由流通部管理等。这样让各个业务部门结合自己工作来收集和管理档案，采取集中加分散相结合原则。除了常见的文书档案外，收集时应注意高校图书馆其他载体的档案，如，胶片、磁带、光盘等载体的档案信息，还应及时搜集图书馆科研、教学、服务过程中所产生的档案，如信息检索课程教学档案、科研成果档案、定题服务档案、科技查新档案、参会档案等，进一步丰富图书馆档案资源，多方位地挖掘和整理档案信息资源，保证图书馆档案的完整性和系统性。

3.3 充分利用现代化技术。目前图书馆业务基本上已经实现现代化，图书期刊的采访、编目、借阅、典藏等都实现了计算机检索和管理，这给图书馆档案管理带来了机遇和挑战。电子文档增多。目前是电子文档和纸质文档并存的发展模式，一方面要求图书馆始终重视纸质文档的收集和整合，也要对电子文档的整理和保存投入更多关注；另一方面则要注意电子数据的长期保存和归档问题，要善于用计算机来管理档案和数据，逐步实现档案管理的计算机化。最后要逐步将电子档案建设成数据库形式，方便管理和使用，充分发挥档案的社会价值。

3.4 实现档案资源的渐进性共享。档案资源的保密性决定了档案资源实现共享的难度，图书馆档案一方面涉及图书馆业务数据，另一方面则涉及读者的个人信息和工作信息，合理地开发和利用档案资源并有效地避免泄密所带来的危害显得尤为重要。网络化的发展对信息资源的利用提供了许多便利条件，图书馆应该根据档案资源的性质有选择地进行加工和制作，传送到高校数据库或者校园网，供广大读者或者校园网用户进行使用，并定期更新改进信息内容，以便所有科研人员和所需者浏览和使用。

3.5 开展档案信息资源的编研工作。图书馆档案信息资源往往是分散的，且缺乏连贯性和系统性，或者是使用价值不高的原始信息资源，若要有效利用这些档案资源，这就要求我们必须针对这些材料进行有目的、有计划的分析和编研，将分散的信息编研成有价值的综合档案，譬如根据某学科或者某课题编研文献资料汇编、专题调研等，也可根据图书馆工作编研图书馆工作大事记等。这些工作做起来有一定难度，但是长期坚持下来会有巨大的实际价值。

图书馆作为一个服务部门，档案管理的科学化还有很长的路要走，目前急需的是以合适的途径和馆员积极的心态去从事档案工作，打破传统的工作壁垒，对档案信息资源的整理和搜集要制度化，进行逐步的积累，最终将优质服务提供给广大读者，将图书馆的档案资源科学合理利用起来，充分实现其社会价值。

高校档案信息资源整合浅议 篇4

档案信息资源的数字化与网络化建设的最终目标就是档案信息资源的共建与共享。为达此目标, 首先就要对我国各级档案馆信息资源进行重新整合, 以使非数字化的档案信息资源能够适应网络化档案建设的需要。高等学校档案馆作为国家档案系统的一个子系统, 同样面临着档案信息整合的问题、档案信息网络化的问题。这就要求高校档案工作者思考如何配合实施纲要中提出的各项任务、如何落实档案信息服务、如何规范档案服务功能、如何整合利用现有资源、如何更加充分体现档案的价值, 然而从目前来看, 高校档案信息收集与管理还与实施纲要的要求相差甚远。主要表现在。

1.档案信息管理比较散乱, 档案信息管理比较落后, 纸质、实物档案居多, 大都没有形成电子化数字化形式, 更没有实现网络化、科学化管理。

2.档案利用方式单一, 服务手段相对滞后。因未实现档案信息网络化管理, 处于坐等利用者上门, 采取被动服务的方式, 服务手段仍处于传统、烦琐的手工操作阶段。

3.档案信息闭塞, 大部分教师和学生对档案馆的了解甚少。很多人不知道馆里有什么资料, 不知道怎样才能有效利用馆内资源, 甚至不知道怎么办理查询, 在查询文件时不知该提供什么有效的查找数据等, 大大降低了档案馆资源的利用效率。到档案馆查阅档案资料大都仅是查阅档案文件或档案资料本身, 对档案深加工出来的具有较高利用价值的资料利用不够。

可以说, 高校档案信息利用与整合任重道远。如何解决上述问题, 如何尽快实现高校档案信息网络化管理与服务, 笔者认为可以从以下几方面进行探讨。

一、加强高校校园网络建设, 整合档案信息资源

当前, 我国的电子政务工程、电子商务工程、家庭上网工程均已经全面正式启动, 标志着推动我国国民经济和社会信息化进程的政府上网、企业上网、家庭上网三大工程进入有机互动的良性循环过程。以此为契机, 高校应当进一步加强校园网络建设, 在现有网络办公系统、网络教学系统等服务平台的基础上, 实现校园档案信息管理与服务的档案平台建设, 在增加硬件投资的同时, 档案工作者也应与IT行业技术人员合作研究符合并兼容校内档案特点的软件开发, 制定有关档案内容标准、档案数据标准及档案数据结构标准的规范化文档管理系统。在高校档案资源整合方面, 应当加强管理, 从源头规范和解决档案资料数字化的进程, 改善档案资料基础条件, 可采取如下步骤。

1.档案馆应加强档案接收工作, 积极主动与学校各部门沟通、交流, 把属于接收范围的资料立档, 形成完整的档案资料。

2.加强专项档案的研究, 既要研究和把握其共性的方面, 也要注重特定的数据和信息储备功能、原始依据功能, 制定和完善各种专门档案的管理办法。

3.根据不同需求确定档案研究主题, 将文字、声音、图像、影像等各种相关的档案信息有机地结合起来, 编辑成各种形式的电子数字档案。

4.将管理与教学中产生的纸质文件、数码照片、PPT、光盘、录像带、录音带等, 可以通过数字化来实现档案多媒体的编研。

5.建立编研队伍, 根据档案信息网络标准做好档案的网络信息编研工作, 提高检索效率, 为利用者提供方便高效的网络服务。

根据以上几方面措施的实施, 高校档案馆接收的档案可逐步实现数字化的电子档案, 档案馆便可借用图书情报界成熟的联机检索技术建立自己的联机档案文献信息检索系统, 在政府上网、企业上网、校园上网、家庭上网及规范的文档管理系统等大环境的支持下, 电子化服务将会在今后得到越来越多的运用, 利用者可以很便捷地查阅到自己所需要的各种门类的档案资料。

二、实现高校档案信息标准化

统一的信息系统及技术标准, 统一的数据结构及其标准, 是完成系统间信息的通讯与信息共享的基础。所以, 现代化、网络化的前提是标准化, 信息资源整合的前提更是标准化。中国档案信息化建设纲要列出了我国在“十五”期间拟定的档案信息化相关标准和规章, 我国也已有《档案著录规则》等标准, 这些都为档案信息资源的整合提供了技术保障。档案数据标准是在进行内容标引时选用的词汇, 除了要能准确表达档案信息内容特征外, 还必须有统一的规范措施以保证系统数据元素的标准化和系统的检索质量。档案数据结构标准是建立在档案内容标准之上的, 数据库的结构是否一致, 在很大程度上决定了其数字化的信息资源能否共建、共享。目前, 国内档案系统管理软件类别繁多, 就是因为没有统一的档案数据库结构平台所致。建议国家有关部门能够加以协调和指导。

三、推进高校馆藏档案的网络化发展

馆藏档案的网络化就是将已经完成的电子化、数字化档案资料通过某种方式放在网络上, 使得利用者可以通过计算机网络化服务, 得以实现档案信息资源的利用。传输网络化主要体现在档案收集和档案利用实现在线服务方面。传输网络化改变了传统档案馆收集的方式, 实现了收集在线化。校内任何一个部门通过网络即可将需要移交的档案移交给档案馆, 交接双方可以通过在线方式进行网上交接, 并通过相应的操作软件系统履行必要的手续。每一个部门或个人的上网计算机都可以成为数字档案馆的“用户终端”, 利用这个终端, 可以方便快捷地查阅相关的目录、索引和档案全文。档案的网络化借助网络的方便性, 快捷性和连续性, 突破了传统档案馆在时间上的局限性以及管理服务等方面的限制, 在任何时间任何地点都可以利用整个数字档案馆网络的信息资源, 可以说超越了时空的限制。

高校档案网络化是一个复杂的过程。首先要对各种纸质的、实物的档案信息进行必要的数字化处理, 再进行分类和检索编辑, 建立档案数据库。在数据库建设中, 应考虑到用户需求, 集中人力、物力、财力, 构建资源丰富、功能齐全的档案信息数据库, 如文件目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等。此外, 还可发挥部门优势, 建立有自己特色, 如教师数据库、学生数据库、图片数据库、专利数据库、科技成果数据库各类考试题数据库等。其次, 对档案进行分化及有序化, 开展电子档案编研工作, 加强网络系统维护、系统评价、用户培训等工作。

四、高校档案信息资源整合的发展方向与特色

网络档案馆是档案信息整合的发展方向, 目前我国的数字档案馆是依靠数字化技术, 把文字、图像和声音转化为数字形式进行存储、传输和处理, 以实现馆藏档案信息资源和管理职能数字化的。完全意义上的网络档案馆应该是与国际互联网互联共享的、采用国际标准和国际规范的, 能实现自动化、网络化、现代化管理的数字档案馆。高校档案馆也应与此相适应, 构建与国家、省、市档案馆相匹配的档案信息数据库, 在资源整合方面向着这个发展方向合理布局, 逐步发展成为真正意义上的具有高校特色的网络档案馆。

网络环境下档案信息资源建设的突出特点, 是在促成资源共享得以实现的同时, 也促使不同档案馆进一步分工与分化。在档案信息资源共建与共享的整体系统中, 高校档案馆要有自己的位置和特色, 在资源共享中充当不同的角色, 并承担一定的责任与义务。为了适应新的环境, 高校档案馆必须不失时机地加大内部机构设置和人员的调整力度, 重新进行定位, 突出业务工作重点, 在坚持针对性、实用性、经济性及共享性等原则指导下, 找准自己的特色定位及其特定分工的融合点。高校档案馆的工作重点应该转向信息网络建设, 在此基础上, 把网络环境下的信息服务列为重中之重的工作, 根据高校需求, 提供多层次、全方位的网络信息服务。为此, 高校档案馆应加快馆内资源集成与整合, 有计划地进行特色资源的有序化、开发与整合, 确立馆藏资源的特色定位, 提高馆藏资源利用率, 充分利用自身优势来发展自己。

参考文献

[1]熊志云.档案信息资源的整合趋势及整合措施浅议[J].档案学研究, 2005 (1)

[2]卢慧军.数字化时代档案信息资源的开发利用[J].宁波电大学报, 2007 (5) .

[3]陈楠.档案信息数字化与档案信息资源开发利用[J].科技进步与对策, 2006 (23) .

高校信息资源档案管理 篇5

一直以来，高校都是人才的集聚地，是人才的重要孵化基地，其日常的人力资源管理对象主要是具有高素质的教师，而高校之间的竞争主要体现在高水平的教师的竞争。现阶段，如何通过完善的人力资源管理来提升对教师团队的管理，引进高素质的教师，实现对现有人力资源管理的信息化和科学化等，是当前我国诸多高校在人力资源管理过程中需要考虑的重要问题。从广义上来说，高校人力资源管理信息化主要是指对电子化工作的应用，具体指管理电子化、流程电子化和数据电子化等。其信息化的基础是要具有先进的硬件设备，可以通过对现代信息技术的应用来实现人力资源管理的信息化和现代化。在高校人力资源管理过程中充分实现信息化能够为广大教师提供优质化的服务、更新管理理念、降低人力资源管理成本，并为其人力资源管理工作提供科学的解决方案。

信息化在我国高校人力资源管理中的重要性毋庸置疑，但是当前从我国高校人力资源管理的现实情况来看，其信息化应用还存在诸多的问题，领导层的重视度不足、信息化硬件设备投入不足、人力资源管理部门内部阻力较大、缺乏相应的保障机制等都在很大程度上限制了信息化在高校人力资源管理中的正常应用。因此，必须要对这些问题进行有效的分析，并提出相应的对策建议，以强化高校人力资源管理的信息化建设，推动其人力资源管理工作的科学化发展。

二、信息化在我国高校人力资源管理应用中存在的问题

1.领导层的重视度不足

作为人才的培养基地，高校的每一步发展都备受重视，其人力资源管理工作的质量将直接决定了高校在人才引进和人才管理方面所取得的成就，进而对整个教育事业的发展都产生巨大的影响。信息化建设当前随着现代科技的不断发展，逐渐被各行业所应用，其在人力资源管理中的应用不断增多，其产生的作用几乎颠覆了传统人力资源管理的模式。当前我国高校在人力资源管理中的信息化应用水平较低，领导层对信息化应用的重视程度不足。一方面，很多高校的领导层单方面认为信息化在人力资源管理中的应用情况只是高校人力资源管理部门的工作，与其自身的关系不强，其在日常的工作过程中难以对其进行强调和推广;另一方面，我国长期存在着“重人才应用，轻人才管理”的思想，这对高校领导层的影响较大，使其难以时刻关注高校的人力资源管理问题，各部门领导之间存在相互推诿的现象，难以将信息化在人力资源管理中的应用落到实处。

2.对信息化硬件设备的投入不足

信息化建设的基础和前提是要有先进的办公设备作为保障，因此在高校人力资源管理中，要想充分应用信息化，必须要具有现代化先进的办公设备。但是，从目前我国高校办公设备来看，其大多数较为陈旧，很多高校的办公设备尤其是计算机设备十分陈旧，高校对信息化硬件设备的投入不足。一方面，我国很多高校在实际的发展过程中由于不断扩大规模，使其财务不断处于危机的边缘，很多高校都是负债经营，其所能够动用的资金相对十分有限，因此其难以在人力资源管理信息化建设中投入过多的资金来更新相关的设备，所以使其设备处于较陈旧状态。另一方面，高校日常的开支较大，其对教师的分工也较为明确，因此很多领导认为没有必要对其硬件设备进行更新换代，出现能拖就拖的现象，其将主要的经费用于扩大规模和招生方面，因此对信息化硬件设备的投入力度一直较低。

3.人力资源管理部门内部阻力较大

人力资源管理工作涉及到的方面较多，在这一过程中要想充分应用信息化，必须要有高素质的人才对其进行推动，这样才能够使得信息化逐步在高校人力资源管理过程中得到应用。在当前我国高校人力资源管理过程中，其行政办公人员的年龄一般较大，长期的工作经验使其熟悉了传统的办公模式，其在计算机信息化技术等方面的素质较低，因此难以在短时间内接受信息化在高校人力资源管理中的应用，其自主学习能力较差，对高新技术的了解程度有限，同时对信息化在人力资源管理中的重要作用认识不足。这些都使得高校的人力资源管理工作仅仅停留在人事管理上。由于人力资源管理能力的不足，使其对信息化的建设和发展持有消极的态度，在日常的工作过程中会阻碍人力资源管理中信息化的应用和发展。

4.缺乏相应的保障机制

高校各项工作的有序进行都离不开完善的保障机制，尤其是人力资源管理工作不仅关系到广大教师的个人利益、高校的整体教师水平，甚至还关系到我国整个教育事业的发展。因此在高校的人力资源管理过程中必须要有相应的保障机制。当前，信息化在高校人力资源管理应用中存在的一个重要问题是缺乏相应的保障机制。一方面，在高校人力资源管理机制中，其更新速度较慢，没有对信息化的应用进行专门的规定，对其具体的应用情况和注意事项以及责任划分等都基本处于空白状态，使得高校人力资源管理过程中的信息化建设没有准确的依据。另一方面，现代科技信息化的发展日新月异，其在人力资源管理中的应用因时而变，因此由于时间差和执行方面的难度，很多高校难以制定和实施相应的保障机制。

三、强化信息化在我国高校人力资源管理中应用的对策建议

1.加强领导层对信息化应用的重视度

在高校人力资源管理过程中，领导层的重视程度对信息化的应用具有十分重要的影响。因此，必须要全面加强领导层对高校人力资源管理信息化应用的重视度。一方面，要进行有效的宣传，对信息化建设在人力资源管理中的重要性和其对整个教育事业发展以及人才培养的重要性进行宣传，使领导层在日常的`工作中能够给予其高度的关注，并不断强化信息化的应用程度。另一方面，要重点对人力资源管理部门的领导进行相应的培训，将信息化的应用程度作为对其进行考核的重点内容之一，使其能够在日常的工作中不断推进信息化在人力资源管理中的应用。同时，高校在信息化建设的过程中，应该以各部门领导为主成立专门的监督管理小组，对其人力资源管理过程中的信息化应用程度进行监管，及时发现存在的问题，切实推进人力资源管理中的信息化建设。

2.更新信息化办公的硬件设备

硬件设备是信息化在高校人力资源管理中得以顺利应用的重要基础。因此，必须要全面更新信息化办公的硬件设备。一方面，要从高校的日常经费开支中专门划出一部分作为信息化办公的设备费用，重点对其数据库和电脑等设备进行更新，提升信息化办公的速度，为其创造便利的条件，促进信息化在高校人力资源管理中的应用。另一方面，要在整个高校的办公中扩大招商投标规模，鼓励更多的办公设备企业前来投标，与其签订合作协议，使其能够为高校的人力资源管理工作配备更为先进的办公设备，不断对其进行更新换代，以全面迎合现代化科技信息的发展需求和高校人力资源管理的要求。

3.提升管理人员素质，降低内部阻力

如前所述，高校人力资源管理过程中信息化的应用受到的内部阻力较大。因此，必须要加强对人力资源管理部门管理人员素质的培养，着力降低内部阻力。一方面，可以对现有的人力资源部门中国年龄较大的工作者进行调岗，使其从事一些简单性的工作，让更多的年轻人来从事人力资源管理工作，这样一来就为信息化建设和应用创造了条件。另一方面，要定期对人力资源管理部门的人员进行关于信息化和现代人力资源管理方面相关知识和技能的培训，提升其对信息化办公的接受程度和应用程度，并将其作为对从业人员进行绩效考核的重要方面，进而营造出信息化建设和应用的良好氛围，以此提升高校人力资源管理中信息化的应用程度。

4.完善相应的保障机制

一方面，高校应该从其目前人力资源管理的现状出发，对其各项规章制度进行重新的审视，以现代化的信息科技发展为导向，以提升人力资源管理的有效性为目标，不断对其人力资源管理制度进行更新，使其能够充分服务和保障信息化在人力资源管理中的应用，为其推广和应用提供全方位的支持。另一方面，要根据信息化的发展变化，不断对其相应的保障机制进行修正和完善，使其能够时刻保持先进性，并建立相应的监督管理制度，对信息化的应用情况进行严格的监管。

四、总结

高校是现代科学技术的重要推动作用，是人才培养的关键，其各项工作应该紧跟时代的步伐，因此在人力资源管理过程中应该充分利用现代科技信息技术，信息化建设在高校人力资源管理中具有十分重要的作用。鉴于当前我国高校人力资源管理过程中对信息化应用存在的诸多问题，本文认为应该从加强领导层对信息化应用的重视程度、更新信息化硬件设备、提升管理人员素质降低内部阻力以及完善相应的保障机制等方面出发，全面强化信息化在高校人力资源管理中的应用，以进一步促进高校人力资源管理的健康发展，提升其管理的效率，为整个教育事业的改革贡献更大的力量。

参考文献

[1]申志强.我国高校人力资源管理的信息化研究[J].商场现代化，(7)

[2]张卫娟.论高校人力资源管理信息化建设的战略发展[J].才智，2014(5)

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[4]林立芹，张丽云，臧彦省.我国高校人力资源管理中激励机制的运用问题分析[J].经营管理者，2012(9)

高校信息资源档案管理 篇6

以“自由、开放、共享”思想为理念基础的“开放存取”(open access,OA),自在西方国家一出现,就受到广泛的认同和支持,并迅速蔓延和发展。随着网络技术的飞速发展,网络信息的“开放存取”正逐渐兴起,并呈加速发展趋势。开放存取在实践上给高校档案信息资源共享拓展了思路,为实现高校信息资源共享奠定了基础。

一、高校档案信息资源共享的必要性

高校档案管理工作是整个国家档案事业的重要组成部分,高校档案管理工作的目的就是开发档案信息资源,提供档案材料,为高校的教学、科研和党政管理等项工作服务,为社会公众提供利用服务。

1、社会公众信息知情权和公平权的必然要求。信息资源共享,是国家代表社会公共文化利益,保证社会信息主体实现知情权和利用权的重要举措。高校档案信息资源属于公共信息资源,公共信息资源应该向所有的信息权利人平等地开放、利用。高校档案信息资源共享是对高校的各种档案信息资源进行合理配置,使社会不同的信息主体都能够在平等的信息环境下获取所需要的知识信息,最大限度地体现“信息面前人人平等”,最大限度地促进档案信息资源的社会共享,保证社会成员平等地享有信息资源权利。

2、 信息需求广泛化和社会化的需要。网络为用户打开了认识世界、共享信息的窗口,使网络环境中信息交流日益频繁,极大地满足了人们交流、获取、共享信息的需求。而且随着全球信息化和网络化的发展,传统的信息获取方式已远远不能满足人们信息需求飞速增长的要求,网络的普及极大地推动了社会信息化的发展进程,使得信息更新周期大大缩短,社会信息总量急剧增加,越来越多的用户已经或正在成为网络信息服务的利用者。社会中每一位成员都将是信息和知识的需求者。用户信息需求的广泛化和社会化,客观上提出了信息资源社会化共享的问题。

3、高校档案在信息社会中的战略地位。随着高校各项事业的蓬勃发展,迫切要求信息资源能实现充分共享,为领导决策提供全方位的信息决策支持,为学校教学、科研、管理等中心工作服務,形成一个良好的公共服务体系。高校档案作为一种重要的信息资源,有着举足轻重的地位和无可替代的作用,它具有一般信息可传递、可共享的属性,档案信息实现共享,将改变现时封闭、局限的服务方式,把单一、分散、封闭的档案信息转化为综合、集中、开放、跨越时空界限的多元化、社会化的档案信息,从而达到加强高等学校档案的科学管理,促进整体业务建设的深化,充分发挥高校档案的作用,及时准确反映高校职能活动的新情况、新特点,更好地为高校工作和社会主义建设服务的目标。

二、“开放存取”与档案信息资源共享的相通之处

高校档案信息资源共享是高校档案事业适应社会发展要求的必然趋势。通过对“开放存取”与档案信息资源共享的比较,可以发现两者在产生的社会背景、秉持的理念及特性等方面有着诸多类似之处,这也成为“开放存取”在高校档案信息资源共享构建中能被引以为鉴的可行性因素。

1、社会时代背景的相似性。计算机及网络技术的飞速发展改变了世界,也为信息的传输开辟了一条崭新通道。人们对信息的索取向不受时空限制、面对信息源直接检索而获取信息的方向发展,极大地加快了速度,降低了成本,信息的传递变得极为便捷。“开放存取”就是在上述条件下出现的利用计算机和网络进行运作的传播学术信息资源的运动。计算机及网络改变着世界,当然也改变着档案领域,使网络环境下的档案信息资源共享成为可能,改变了档案在实体形态中多为孤本、传递信息功能低、靠直接读取原件获得信息的方式导致档案信息的效用存在很大局限的状况。网络信息以其开放的、互动的新型信息结构取代传统信息的封闭的、自上而下的传递模式,大大拓展了档案信息传播范围,提高了档案信息的传播效率。

2、理念的一致性。开放存取倡导免费、开放的理念,以求借助网络将各个学科和领域的信息资源及时迅速、无障碍、高效率地传送给每一个需求者。而在当今社会发展速度加快,经济步入知识时代的形势下,自由无障碍地、完整地利用信息也正是档案信息资源共享所追求的核心目标。档案领域正需要借助“开放存取”这样的理念来指导自身的实践,真正树立为全社会提供全面信息服务的开放的档案管理思想,大力开发档案信息资源,使隐性知识转化为显性效益,实现其存在价值,促进人类的进步与发展。

3、特征上的共同性。“开放存取”信息资源主要有以下几个方面的基本特征:(1)在信息交流内容方面,开放存取提供学术交流平台,对具体交流的信息只有质量上的控制,而没有内容和形式上的严格限制。(2)在获取途径方面,强调开放传播,为此要使同一文献可以以多种途径检索与阅览,交流范围覆盖整个互联网,各系统间具有良好的互操作性,以免费或收取少量费用的方式减少获取障碍。(3)在文献的使用权限方面,极大地扩充了读者对文献的使用权限,可以为教学、研究、学习等目的而公开复制、打印、利用、扩散、传递和演示。(4)在交流方式与交流效率方面,重视提高信源、信宿交流的直接性和互交性,可以实现作者、读者、编辑之间一对一、一对多、多对多的交互模式,重视提高学术交流的时效性,增进文献处理自动化程度,缩短出版周期。而“开放存取”的这些特性正契合了人们期望档案信息资源共享中系统所拥有的特性。

三、基于“开放存取”理念实现高校档案信息资源共享的探索

1、树立高校档案信息资源共享的服务新理念

(1)树立“信息共享”的服务理念。随着高校教学、科研工作的发展,高校师生挖掘信息需求也在日益增长。这就客观上要求高校档案馆信息资源服务的出发点与落脚点,都必须坚持以人为本,形成“信息共享”的理念,在开展档案信息服务过程中,注重解决问题、满足信息需求,发挥网络环境优势,达到“信息共享”的基本要求。

(2)树立“公平、主动、开放”的服务理念。随着信息公开的推进,高校档案部门面临的将是频繁利用档案的公众,这决定了档案的服务性、公共性和开放性功能需要日益增强。要做好档案信息资源共享工作,使之充满生机和活力,档案部门应树立主动服务意识和超前服务意识,本着“一切为了群众,一切方便群众”的原则,建立更为便民利民的档案信息开放与共享机制。

(3)树立“以利用者为中心”的服务理念。“以利用者为中心”就是要满足利用者的利用需求。利用者的利用需求是多种多样的,档案部门就需要以利用者的需求为导向,树立“以利用者为中心”的理念。改变以往在档案的保护、开发与利用服务中一贯采取的以档案为中心的思路,转而采取以档案利用者为中心的思维方式和行为准则。

2、整合高校档案信息资源,加强特色资源数据库建设

高校档案信息资源建设是档案资源实现共享的基础。离开这一基础,档案信息资源共享就成了“无源之水”。对于各个高校档案馆来说,加快档案资源建设,要把好档案收集关,扩大征集档案的范围。既要内容全面,又要注意特色,既要注意当前需要,又要兼顾长远利用,保证库藏档案资源充足、有效、高质,为档案信息资源共享做好贮备工作。更重要的一点是在优化传统档案管理与服务工作的基础上,加强特色资源数据库建设。

(1)建立数字化馆藏档案基本目录数据库。根据学校各类档案基本情况,通过著录标引,建立起以原始保存状态为编目单位的各种档案基本目录数据库,即传统手工案卷目录和卷内目录的数字化,且能通过计算机检索与编目。

(2)建立学生成绩学籍数据库。从新生网上录取的那刻开始,就将学生的基本情况录入学籍库。有了对应的高水平档案主页,就能通过高校的网络系统,在学生成绩产生的同时直接转为学生成绩数据,一旦学生毕业,学生成绩和学籍库就同时建立起来,成为学生真实情况的反映。满足毕业生走入社会找工作、考研、出国深造出具档案证明材料的需要,以及为甄别学生毕业证、学位证的真伪提供确切的证据。

(3)建立教师业务档案数据库。每位教师自参加教学工作起,他的学识水平、教学实绩 、技术职务、科研成果,都在不断地变化,也在不断地增加和丰富。通过建立教师业务档案数据库,可以历史地、全面地記载下教师在教学、科研中的工作成绩,客观地、综合地反映教师业务能力、学术水平和工作实绩。而且通过对教师业务档案数据库的动态访问利用,也是构建人才信息库,为领导全面了解教师队伍状况、培养与使用教师、提高师资队伍的整体水平和教育质量提供依据。

(4)建立科研技术成果动态数据库,这样既可以了解学校的科研动态,也可以为科研物化和推广提供软件支持。建立完善的科研成果动态数据库,将科研成果在网上公布,就可以为科研成果的转化创造更多的机会。

(5)建立名人档案数据库。高校是科技精英和文化精英荟萃的地方,这些知名人士在教学、科研、管理和社会活动中产生的材料,具有十分重要的保存价值,对于了解高校的历史变迁、学科沿革、学术思想的发展有着重要的参考和查证作用。名人档案中记载了名人多年辛勤耕耘的成果,严谨治学的业绩,为祖国科教事业的崛起而顽强拼搏、无私奉献的精神风范,是师生学习的榜样,是启迪和激励年轻一代不可多得的生动教材。高校档案馆建立名人档案就可以把这些材料收集整理,建立系统、完整的名人档案数据库,从而丰富了馆藏,传承了文化。

3、积极拓展档案信息资源共享的新途径

高校档案部门应积极研究“开放存取”中信息资源建设思路,拓展档案信息资源共享的新途径,更好地为学校和社会以及公众服务。

(1)各高校间建立档案信息集成系统。为了进一步推动本校信息化的快速发展,各个高等院校都加快了信息化建设的步伐,建立了适合本校信息共享的硬件平台、软件平台以及应用系统,初步实现了教务、科研和各项工作的计算机网上管理。但是,由于各个高校信息化建设采用的硬件平台、软件平台和应用系统等不相同,而且不同的档案部门或同一档案部门的不同的信息化业务环节会采用不同的多种多样的信息技术,使用不同的管理软件,这样就形成了信息资源共享的技术壁垒。因此,各高校间的档案部门无法形成信息互访机制,给档案馆接收数字档案并有效整合信息资源带来了极大的困难,难以实现档案信息资源的充分共享。联合各高校构建档案信息集成系统,联合各个异构的应用系统,实现档案信息资源的整合、加工和综合利用,就能够形成一个互相融合的整体和功能最强、效果最优的系统,实现高校档案信息资源共享。

(2)利用信息推送技术提供信息资源共享的个性化服务。所谓推送技术是与有关媒体合作,利用其信息推送软件,向因特网的广大用户主动地发布、推送各种所需信息。用户可先向系统输入自己的信息需求,然后系统就能主动对数据库等资源进行有针对性的搜索,并利用智能化手段挖掘显性信息中的隐性知识,从而得到读者所需要的学科知识、专业细化的知识、面向课题的知识等等。并定期将有关信息推送至读者的主机上,使读者一次输入请求,就能定期的、不断的接收到定制的最新知识。

(3)通过信息挖掘技术开发高校档案信息资源。传统的简单调阅、浅层次的档案利用显然不能满足学校和社会对高校档案资源的利用需求。网络信息挖掘是指在大量训练样本的基础上,得到数据对象间的内在特征,并以此为依据进行有目的的信息提取。网络信息挖掘技术具有采集动态网页的功能,可以自动辨别网页的内容,通过网站提供的查询接口对数据库中的信息进行阅历和分析整理,提取相关信息导入信息库,可以达到扩大利用面、优化利用效果、全面实现高校档案信息资源共享的目的。

对于“开放存取”环境下“高校档案信息资源共享”研究既具有学术理论研究的价值, 又具有实践运用的价值。在理论研究上, 它不仅符合档案学学科体系建设与拓展的新趋势, 有利于学科知识体系的完善, 而且对于已有的档案学关于档案信息属性、档案开发利用、馆际协作、资源整合等专题的进一步研究也有促进作用。从实践运用上, 它不仅为档案信息资源的共建共享提供理论指导, 寻求更合理有效的实现模式, 而且有利于在更大信息资源范围内与其他资源类型实现共通。

参考文献:

1. 季拥政:《开放存取:一种获取信息资源的全新途径》,《攀登》,2007年第1期。

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5. 许萍:《加强高校档案管理信息资源共享的必要性》,《淮南职业技术学院学报》,2009年第1期。

6. 柯琳:《档案信息资源共享述评》,《档案管理》,2006年第1期。

论高校档案信息资源的开发利用 篇7

1 从档案信息资源的特点出发, 充分挖掘其利用价值, 高质量、高效率地为高校教学、科研服务

档案信息是信息的一个组成部分。它除了具有信息的一般特征外, 如扩充性、可压缩性、可替代性、可传输性、可分享性等, 还具有原始性、凭证性、技术性、广泛性等特殊性。

档案信息的原始性是指档案信息的产生特征。高校档案是高校师生在教学、科研等活动中直接产生和形成的产物, 它是集体智慧的结晶。它记录了高校教职员工教学、科研等活动最初的、最根本的过程和结果。档案信息的凭证性是指这种信息具有凭证和查考作用。技术性是指档案所记载的信息内容具有知识性和技术性。广泛性是指档案信息来源的特征。

高校档案作为一种重要的信息载体, 它不会必然地、自动地、无条件地成为资源, 高校档案信息成为资源的必要条件就是要对它进行管理、开发。这就要求高校档案管理部门根据学校和社会需要, 采用专业方法和现代技术, 将蕴藏于高校档案中的各种信息挖掘出来, 进行选择编目或制成档案加工品, 以便给档案利用者使用, 从而充分发挥高校档案的价值作用。开发高校档案信息资源, 唤醒它所具有的独特生命力, 使其由“死”变“活”, 由“静”变“动”, 将蕴藏在高校档案信息体系中的“势能”转化为“动能”。高校档案信息资源的开发是对高校档案信息资源所储藏的一种信息进行再生产活动, 是高校档案利用高标准服务、深层次的发展, 也是传统的档案利用服务的延伸。

由于历史的原因, 过去相当长一段时间, 由于对档案信息的特点认识不足, 服务思想比较淡漠, 因而服务不到位。高校中对有些档案过多强调档案的保密、安全等特殊性, 许多档案处于封闭状态, 静放、闲置大量的档案信息没有“激活”, 其应有的价值得不到合理的利用, 造成了极大的浪费。但是, 我们高兴地看到随着教育体制改革的不断深入, 高校管理水平的不断提高, 高校档案信息资源的开发工作在改革开放中呈现出崭新的局面。国家教委颁布了《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》之后, 大多数学校认真学习, 积极贯彻实施, 使高校档案工作的标准化、规范化程度有了很大提高。许多学校锐意改革, 不断创新, 加大了高校档案信息资源的开发力度, 在诸多方面大胆探索, 做出了创造性的贡献。有的学校建起了校史展览馆, 有的成立了史料档案研究室, 有的利用档案信息编研出各类档案成果等。例如上海交通大学利用实物档案搞了百年校史博物展览, 向人们展示了交大百年的办学历程, 使广大师生受到了热爱教育事业、热爱党的领导、热爱祖国的教育。天津大学依据档案记载在校园内重新建立了北洋园, 师生员工漫步其间, 济览着碑文, 吟诵着校歌, 就是在翻阅着一本立体档案, 使师生在现实中品味着历史, 受到潜移默化的教育。特别值得一提的是对档案信息资源的现代化管理方面取得了长足的发展, 计算机管理档案在许多院校得到应用, 不少学校还购买新的设备, 采用先进的档案信息管理系统, 开发档案信息资源的广度、深度, 在服务学校和社会等方面取得了优异的成绩。

2 提高对高校档案信息在新技术革命和信息社会中的地位、作用的认识

目前的高等院校不仅是教学和科研的中心, 而是逐渐发展和形成了教学、科研和生产的联合实体, 因此反映其活动的档案材料不仅种类多, 而且门类齐全。包括:文书档案、教学档案、学位档案、科研档案、基建档案、出版物档案、会计档案、人事档案、保卫档案、名人档案等。这些档案材料在完成党和人民赋予的培养造就人才和各种科研任务等实践活动中, 越来越显示出它的重要作用, 逐渐被人们所承认。无可讳言, 人们对高校档案信息地位和作用的认识及重视的程度还远远不够。但我们相信随着高校档案信息的不断开发和高校管理水平的不断提高, 档案信息将会发挥更大的作用。

高校档案是高等学校历史发展的见证和结晶。它反映了老师、职工、学生各个不同层面的活动, 是学校各方面工作的长期积累。它记述了高校的优良传统, 有着丰富的爱国荣校的教育内容, 是对师生进行爱国主义教育的好教材;它表现了各个学校良好的校风, 是进行德育教育的模范读本;它汇集了高校教学、科研的最新成果, 是师生学习知识的鲜活教材。高校档案是各种科学文化信息和知识的重要储存形式, 记载了科学文化活动中的第一手情报资料, 它们是一种宝贵的精神财富, 对于更好地从事教学、科研等实践活动, 具有重要的参考价值。如科研档案, 无论是课题的申请报告, 还是研究方案、试验数据, 乃至成果鉴定和推广应用、论文论著等, 这些信息不仅仅为了学校自己的科研方面利用, 也是为了全社会的广为利用。

高等学校的档案信息是高等学校职能活动的体现。高等学校是知识的传播地, 是人才成长的摇篮, 它提供给社会最新的科学研究成果。随着时代的发展, 高等学校的职能活动逐渐扩大, 并且日益复杂化, 所以高等学校的档案信息在反映高等学校职能活动方面, 越来越广泛, 越来越丰富。在高等教育的管理中, 通过对这些档案信息的合理利用, 可以使领导者的决策更加科学, 公务处理更加合理, 使其制定的政策能够具有连续性和一贯性。

高等学校的档案信息反映和表达了学校、个人和国家的愿望, 体现了各自的利益。例如专利档案, 是尊重和保护知识分子劳动成果的具体体现, 确保教师和科研人员的创造发明权益不受任何侵害, 得到合法的保护。不仅体现了个人利益, 体现了学校利益和国家利益。如学位档案材料, 不仅能证明学生的能力, 维护毕业生的个人利益, 而且也体现了党和国家对知识分子的政策。

3 进一步解放思想, 开拓进取, 变封闭为开放, 树立良好的服务意识和利益观念

人类社会已步入知识经济时代, 这一时代有两个特点:即全球化和知识化。这种知识经济直接依据于知识和信息的生产、分配和使用。高校档案这种信息载体中, 凝结着高校师生员工认识自然与社会和改造自然与社会的各种知识。对高校档案信息资源的开发就是一种知识资源的开发, 是在世界新科学技术发展条件下信息时代的高校档案工作的新概念, 是我国社会主义现代化建设和改革开放时期高校档案管理工作的新发展。21世纪对于高校档案工作而言, 机遇与挑战并存, 困难与希望同在。高校档案工作者肩负着开发高校档案信息资源的光荣历史使命, 必须坚持不懈地努力学习, 不断提高开发档案信息资源的能力, 充分发挥档案的作用, 在21世纪为高校的教学科研等做出更大的贡献。

摘要：阐述了开发高校档案信息资源的含义和意义, 探讨了如何开发利用高校档案信息资源, 更好地为高等院校的教学科研服务, 为社会主义现代化建设服务, 从而充分发挥高校档案的价值作用。

关键词：档案管理,信息资源,高等院校

参考文献

[1]刘生宽.档案学基础[M].西安:陕西人民出版社.1986, 203-265.

[2]吴宝康.当代中国档案学论[M].北京:档案出版社.1988, 200-207.

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[5]高建华.知识经济时代档案管理新观念初探[N].中国档案报.2000, 03-27.

高校信息资源档案管理 篇8

一、前端控制和全程管理需借鉴先进管理模式

前端控制是指档案管理工作提前介入电子文件的形成、运行和归档的全程管理。先进的管理理念、模式、手段和方法, 要切入档案工作, 首先要建立统一标准、密切相关、互为保证、信息畅通又相对独立的运行模式, 即文档一体的大软件系统。因此, 高校要把办公自动化系统与高校档案馆信息网络化系统建设系统考虑进去, 统筹协调电子文件管理系统与各部门办公自动化系统的设计, 真正实现电子政务条件下的文档一体化管理。高校领导必须系统指挥, 协调部门, 专家共讨, 统一建设, 既避免人才、资金的浪费, 又提高整体工作效率。要做到从学生录取工作开始时就考虑到入学时、入学后直至到毕业各个时间段所产生的各种信息, 一边做到前端控制, 同时要考虑全程管理, 解决好系统的协调统一问题, 各个教学院系与档案管理系统的协调统一对学校档案资源管理工作有着深远的意义, 做到在学生入学到学生毕业之间的所有时间产生的一切档案信息全程管理, 全面实现网络化管理。

目前, 高校信息化管理软件都不是根据全程管理原则和前端控制理论设计的, 仍沿用纸质文件管理办法。办公自动化系统形成、处理电子文件的程序完毕后, 才可“归档”, 实质是“中后端管理”。因此在网络时代下, 要真正做到高校学生档案信息资源的前端控制和全程管理, 首先要具有网络信息资源的前端控制与全程管理理念。设计系统必须跨时空、跨行业领域合作, 综合考虑各院系、各专业、各个阶段的情况, 使学生档案信息流能互相畅通, 档案文件连续运动相互关联并可相互转换。

二、全面实施需要进一步完善的工作

1. 建立以学校档案部门为主体, 各职能部门配合的

学生档案管理体制, 明确学校档案馆 (室) 的主体地位, 以统领和监管高校的学生档案工作。在网络时代下, 要求高校档案管理部门要积极主动介入学生档案的前端控制, 设计高校办公自动化系统时就考虑到今后的学生档案管理要求。高校各职能部门要确定一名兼职档案员, 负责管理本部门形成的学生档案, 并按规定向学生管理部门移交、归档, 做到统一归口, 最后由学生管效地解决高校目前学生档案管理中各自为政的问题。由于高校学生档案的特殊性, 各教学院与档案管理室不在一处办公, 而且管理机构不同, 侧重点不一样, 这就会使得二者对档案的处理方式不完全统一, 这就会导致系统难以达到真正的协调统一;同时在归档的过程中往往会由于系统和管理者的原因, 会出现同一个文字资料有几种不同形式的电子档案。所有这些都将给后面的档案管理带来很多的麻烦以及给档案使用者带来诸多不便。因此, 在系统建设中要做到:存档标准统一, 扫描技术参数统一, 图像文件格式的选择统一, 图像文件密级定义技术统一, 多媒体音像档案数字化技术参数统一, 条码技术统一。

2. 明确高校档案馆 (室) 与各职能部门在学生档案

形成、流转和管理工作中的关系与职责, 实行“谁主管, 谁负责;谁经办, 谁负责”的原则, 形成层层负责、职责分明、齐抓共管的档案工作新机制。档案管理部门要及时跟进, 依法全程监督、指导, 制定本校相关的学生档案的归档范围、保管期限表, 建立健全学生档案的收集、整理、移交、保管、保密、利用等一系列的业务规章制度, 确保学生档案的齐全完整、科学管理和有效利用, 使高校学生档案工作更有效、扎实地开展。

3. 加强档案信息化建设, 加大对档案馆 (室) 建设资

金的投入。高校信息化档案馆建设主要是指将馆 (室) 藏档案进行普遍、全面的信息化处理, 也就是要把现有档案馆 (室) 中所有的档案数据通过归纳、整理、分类以及扫描等形式, 将各种档案资料以信息记录方式存储到光盘以及磁盘等计算机的各类存储器中, 完成现有高校馆 (室) 藏档案资料向信息化转化的过程。高校信息化档案馆 (室) 建设是网络时代的必然要求, 也是必然趋势, 直接关系到高校获取信息能力的高低, 同时也直接关系到高校发展的竞争能力。因此, 加快高校信息化档案馆建设势在必行, 首先, 要建立一个电子文件管理中心, 负责对高校包括学生档案在内的电子文件进行归档、安全保管和有效利用。其次, 要尽快开设高校档案信息网站, 打造公布档案信息、网上查询档案的服务平台。随着高校和社会的发展, 学生就业、深造、参军等录用单位对学生信息的需求和查询量, 也在呈不断增长之势, 而这项工作的现代化服务目前尚处在起步阶段, 要达到高效便捷服务, 必须改进和提高档案馆 (室) 现代化的科学设施、设备, 加快高校档案信息化步伐, 实现档案信息资源共享, 这样才能全面提升高校档案现代化管理水平和整体服务能力。

参考文献

[1].葛桂珍.试论高校档案信息化管理[J].科技情报开发与经济, 2005.5

高校信息资源档案管理 篇9

1.1 信息时代的必然要求

信息时代的迅速发展, 人们对获取知识和学习知识有了新的要求;同时, 学习的速度也在逐渐加快, 这就要求提供上要更多的信息, 而信息资源的公开与共享在信息时代尤为重要, 是社会民众获得更多知情权的重要方法。在这种情况下, 高校档案资源的开放和共享是必不可少的, 对高校档案信息资源进行合理的调整分配, 让广大社会民众都能获取到自己想要的信息。

1.2 社会发展和高校进步的共同要求

在经济全球化的时代, 虽然文化差异越来越小, 但是来自全球信息化的挑战和竞争却越来越大。高校想要在这样的环境下寻找适合自己的发展道路, 就必须顺应时代。而开放和共享高校档案资源就是一项重要的措施。高校档案资源从原有的单一封闭的模式改变成综合开放的模式, 可以充分发挥其应有的作用, 促进高校的发展。

2 实现高校档案资源开放和共享的局限因素

2.1 高校档案资源信息化建设基础薄弱

高校档案资源开放和共享具有一定的操作局限性。首先, 高校档案资源是以纸质信息为主。但在信息时代, 纸质信息已不能满足人们的需求, 究其原因是不仅读者在借还流程中要耗费一定的时间, 而且工作人员在人工维护上也占据大量精力。这样带来的结果就是高校档案资源信息开放与共享实施起来有一定的困难, 怎样利用信息时代的科学手段与高科技设施让高校档案信息化建设完善起来是值得深入研究的。

2.2 高校档案资源信息化建设隐患多

随着教育的发展, 许多高校都进行了生源的扩招, 学校扩招带来的就是学区的增加, 这样无形中给高校的档案资源信息建设增加了压力。要实现高校档案资源的开放和共享, 最重要的是实现高校档案资源的信息化建设。目前, 许多高校的档案资源信息不能统一规划, 馆与部门之间没有联系, 资源较分散, 不能有效调控, 甚至重复建设, 大量耗费资源, 这样不仅为统一、科学、有效的进行高校档案资源信息化建设留下隐患, 也不利于信息时代的高校档案资源开放和共享。

2.3 高校档案资源信息服务手段落后

虽然大部分高校已经配备计算机等先进设备, 个别高校已经形成了高效的借还服务体系。但这样的情况仅存在于个别学校, 大部分学校在服务上还是利用人工来操作, 自动化办公的程度并不高。大部分高校公开自己的档案管理系统信息查阅权限有限, 无形中为高校档案资源的开放和共享增加了一定难度。

3 实现高校档案资源开放和共享的有效途径

3.1 更新服务观念

档案资源一直是国家和人民的文化财富, 而高校档案资源就是其中的一部分, 只有真正实现高校的档案资源的开放和共享, 才是社会民众最大知情权的体现。部分高校认为, 高校档案资源是属于自己学校的私有物品, 只有特定的人群, 如本校师生才能借阅, 这种思想就要发生转变。再次, 实现高校档案资源的开放和共享必然是受社会实践活动的影响, 要求高校在服务方式上要进行优化, 健全相关制度, 真正实现高校档案资源的开放和共享。

3.2 用数字与网络化的技术保障

信息时代, 数字化和网络化未来在各领域中都被逐渐运用, 而高校档案资源开放和共享工作, 运用高科技的数字化和网络化的技术手段是必不可少的。不难发现, 传统的档案管理工作有着一定的局限性, 如大部分高校都是重藏轻用, 大大限制了现代档案管理的发展。如果采用数字化和网络化的技术手段来实时高校档案资源的管理工作, 一方面, 可利用数字化和网络化手段让更多人看到珍贵的档案原件, 避免重要文书损坏的情况;另一方面, 减轻了档案工作者的负担。运用这样的科学手段, 不仅读者和工作人员对档案资源的查找更加方便, 还打破了借还的时间与空间限制。

3.3 确保档案资源信息安全性

高校档案资源开放和共享的实施也存在一定的风险, 即资源信息的安全性。开放和共享就代表着社会民众都有权利去查阅高校档案资源, 档案资源的安全性尤为重要。首先, 要对数字档案的网络安全进行有效维护, 网络中时刻有安全隐患, 这就要求涉及到保密性的档案资源不得共享 (或设置一定的权限与安全保障手段) 。其次, 要增加档案管理人员的从业水平, 档案管理人员直接接触这些档案资源信息, 一方面要让他们快速熟悉信息化的档案管理工作;另一方面, 加强他们对知识产权的认识, 在最大程度上确保高校档案资源的安全性。

摘要：目前, 我国教育事业发展迅速发展, 社会民众对高校的学校动态、学生就业等事项非常关注。虽然高校资源是一种非独占的资源, 但社会民众缺少有效的信息获取渠道, 因此, 有必要将高校档案资源共享。互联网的普及让高校档案资源的开放和共享成为了可能, 但怎样科学合理地进行高校档案资源开放和共享是需要深入研究的。

关键词：高校,档案资源,开放,共享

参考文献

论高校档案信息资源的开发和利用 篇10

高等院校档案信息资源的开发和利用的重要意义,一般来说有三点:第一,当高等院校领导层面进行某一些重大问题的决策时,或者是制订年度计划、发展规划等重大事宜时都需要有本校的一些档案信息资源作为参考,以这些信息资料为依据,能制订更合理的计划和作出更准确的决策;第二,高校档案信息资料记载了高等院校最真实、最原始的,包含教师教学活动、学生情况等各种信息,高校将这些资料通过各种渠道展现给学生及教师,有利于高等院校各项工作的开展;第三,高校档案之中不仅包含了教师教学活动的资料,还有学生各种信息的记载,教师通过翻阅这些信息,可以及时地了解到自己在教学活动中的不足之处,认真反思,及时改进,促进教学活动顺利高质量的开展,另外,教师还能够通过信息资料了解到学生的不足在哪里,然后对教学内容进行调整,来解决这种问题。

2 高等院校档案信息资源开发和利用中存在的问题

2.1 思想观念存在误区

在传统的档案管理工作中只是进行简单信息的整理和归档,在服务方面也相对比较被动。从目前的情况来看,高等院校的档案管理工作虽然具有严格的规范和标准,但是档案管理人员对于信息资源的价值和作用缺乏认同感,同时也缺乏对档案现代化建设资源共享的创新理念,管理人员的工作也是为保管而保管,对于保管的重视度要大于利用。档案信息资源的优化整合与开发利用工作不能满足社会的需求,进而成为阻碍高等院校发展的重要因素。

2.2 缺乏资金投入

由于缺乏专项的资金投入,造成了高等院校档案保管数据库规模较小、结构不合理等一系列问题,很难能满足档案信息资源建设合理完善的需求。另外,缺乏资金的投入,造成了高等院校档案管理部门信息化现代化建设所必需的软件及硬件设备落后或者是缺乏,阻碍了高等院校档案管理的现代化信息化建设。

3 加强高等院校档案管理信息资源开发与利用的几点建议

3.1 高等院校档案管理工作人员需要更新观念

现在的档案管理工作人员受到传统的档案管理意识影响,认为档案信息资源是为保管而保管。另外,档案管理工作人员缺乏强烈的市场竞争意识及优胜劣汰的风险危机意识,缺乏开拓创新的意识,安于现状、不思进取、贪图安逸、使高等院校档案馆中保存的一些信息资源的潜在的价值不能够被充分的发掘和利用。所以,高等院校档案管理工作人员应该克服这些传统的陈旧的档案管理思想,及时更新知识、转变传统的观念,审时度势,从传统的老旧的思维中摆脱出来,积极探索,勇于竞争,抓住机遇,化被动为主动,积极地发挥主观能动性和创造性,努力地探索档案信息资料开发和利用的新模式,为高等院校档案信息管理工作的发展提供动力。

3.2 建立健全高等院校档案开发利用管理机制

高等院校档案资源开发和利用的首要前提就是保证高等院校信息资源的真实性及完整性,而只有建立健全高等院校档案开发利用管理机制才能够保障信息资源的真实性和完整性。那么建立健全高校档案开发利用管理机制,首先就是高等院校档案管理部门坚持集中统一的管理原则,对于具有一定保存价值的信息资料应该有专人去进行集中收集和统一的管理。其次,就是应该完善高校答案管理规章制度,这也是做好管理工作的重要基础。因此在新时期新形势下想要做好高等院校档案管理工作就应当构建一套适用于高等院校的科学合理的且操作性比较强的档案规章管理制度,坚持按照规章制度办事,克服工作中的随意性,将服务工作落实到实处。最后,就应该将高等院校档案信息资源的开发和利用纳入到学校的发展之中,避免工作人员因为调整而受到影响。

3.3 做好高等院校档案信息资源的宣传和服务

在新的时期加强高校档案信息资源开发和利用的目的就是能够更好地为高等院校的师生以及有需要的社会人员提供更好的服务,但是如果高校档案信息资源的开发率已经非常高,但是师生以及社会人员的知情人员却不多,那么利用率也达不到,所以做好高等院校档案信息资源的宣传和服务是高等院校档案信息资源开发和利用中的非常重要的一项工作。这样档案信息资源的开发率和利用率会同时上升,高校档案信息资源也能够被充分的利用。

加强宣传和服务首先应该加大物力和财力的投入,提高档案馆的公共服务水平,扩大高等院校档案管理部门的影响力和吸引力。然后应该开展多方面、多种类、多渠道的宣传活动,也可以通过举办展览、讲座等向高校师生及社会人员宣传档案工作,让更多的人能够认识了解到档案工作。

高校信息资源档案管理 篇11

【关键词】大数据;高校图书馆;信息资源;优化路径

前言

随着科学技术的发展，计算机网络技术不断进步，致使诸多新技术得到研发，例如，大数据技术、云计算技术等。大数据技术与云计算技术是数据处理的有效手段，具有可靠性高的优势。高校图书馆所面对的信息资源具有复杂多样的特点，且蕴含庞大的阅读数据，大大增加了高校图书馆信息资源管理难度。因此，高校应以大数据环境为基础，优化图书馆信息资源管理模式，提高高校图书馆信息资源管理效率。

一、大数据基本概述

大数据，亦被称之为巨量数据或海量数据，即在庞大数量、复杂结构以及类型多样的数据基础上，所构建的数据集合，是在云计算数据处理和应用模式前提下，以数据的集成共享为目标，在交叉复用过程中形成的智力资源与知识服务能力。针对大数据，研究学者将其进行如下定义：大数据，指在新处理模式基础上，具有较强的决策能力、洞察发现能力以及流程优化能力的海量、高增长率以及多样化的信息资产。从某种意义上说，大数据表示的是数据分析的前沿技术。换言之，大数据技术即在各种各样类型数据处理过程中，具有快速获取具有价值的信息的能力。针对大数据而言，其具有4个基本特征。具体而言：第一，数据量大，大数据的起始计量单位至少为P（1000个T）、E（100万个T）或Z（10亿个T）。第二，数据类型繁多。诸多大数据源并非结构化，而是半结构化或者为多结构化。此类数据均可具有可被理解的逻辑流程，可将有效数据进行提取用于信息分析。第三，价值密度低。例如，目前物联网得到广泛应用，信息感知无处不在，庞大的信息量，导致价值密度偏低。第四，速度快时效高。该特征是大数据区别于传统数据挖掘的显著特征。

二、高校图書馆数据管理与文献知识模块中应用大数据分析

庞大的阅读数据是大数据分析的首要对象，若以数据分析的表象为视觉角度，海量数据的分析，即归纳整理读者感兴趣的文献信息资料。对于大数据技术，时间性与空间性是其基本属性，适用于高校图书馆信息资源管理。对锁定的目标进行分析整理是海量数据分析和管理的一大功能，进而保证数字图书资源存在的价值。与此同时，海量数据中的阅览数据是判定文献重要程度的有效依据，是文献利用率的彰显。文献知识既是概念的诠释，也是概念的表达，阅读数据则是知识存在模式与关系的揭示。数据的单一记录，难以正确体现知识的价值、认知程度以及可靠性等，只有将不同记录的数据进行有序组织，在大数据技术指导下，正确掌握读者阅读信息，对比分析文献知识的共性与个性，解读数据信息的有效性，达到整理、归纳数据中隐藏的知识结构与线索的目的，充分显示知识的价值与可靠性。

基于大数据技术作用下，图书馆文献知识管理分析过程具有一定复杂性。显性知识获取与隐性知识获取是知识获取的两种方式，显性知识阅读量数据获取对应的则是显现数据，针对显性知识阅读量数据分析，即在一定规律与理论的指导下，在测量归类方式基础上，获得的有效数据，从而实现对文献阅览总量的描述，达到获取知识概念的目的。例如，理论文献查阅、文科学科分类阅览以及新闻动态阅读等。

评估高校图书馆信息资源整理利用率是数据分析的主要作用，但由于诸多知识点具有不可量化的特点，针对此部分知识点，则可利用模型辅助对其进行推理判断。隐性数据，即基于建模作用下的概念推理数据，揭示显性知识信息与资源的可靠依据是隐性数据的主要作用。例如，利用PBL教学模式，进行数据分析。PBL，基于解决问题基础上，将教学目标设置为大学生自主学习能力，进而构建的知识体系。PBL教学模式有利于激发学生学习积极性，调动学生学习兴趣，达到提高学生解决问题能力的目的，培养学生养成自主学习的习惯。高校图书馆，以大学生知识查阅的点击量为显性数据，判定大学生若没有教师的指导其学习能力的高低。与此同时，高维隐性数据是促使数据分析得到理想数据的有效保障。换言之，即对于参与实验的大学生而言，其在图书馆查阅实验相关的知识点的过程中，对相关知识点的点击量，则为隐性数据的综合。总之，基于大数据技术作用下，高校图书馆信息资源管理逐步实现数字化管理方式，为高校图书馆信息资源管理模式的创新与发展提供依据。

三、基于大数据视野下，云计算与图书馆数据信息挖掘

目前，谷歌、清华大学以及华盛顿大学联合开展云计算学术合作研究计划，其中，大数据时代下高校图书馆信息数据管理的新模式是其探究的重点之一。云计算，指在虚拟计算环境基础上，基于数据中心下的超级计算方式，其中，动态性与可扩展性是其基本特点。以计算机云计算为基础，高校图书馆信息资源管理将社会大规模电子文献出版系统、个体终端读者以及学术团体等多个主体紧密联系起来，为读者提供更为优质、全面的服务，拓宽高校图书馆信息资源获取渠道，达到资源共享的目的。

基于云计算的动态性与可伸缩性，为实现高校图书馆信息资源高效管理奠定基础。在云计算作用下，出版社以及图书公司等以读者书籍的点击量为依据，为其提供动态数据参考，为图书馆馆藏与信息资源结构的优化提供保障

云计算和图书馆数据信息挖掘技术是高校图书馆利用率的保障，文献阅读数据是高校学术研究的依据。在信息网络技术不断发展的时代下，高校图书馆信息资源管理逐渐走向现代化发展道路，为高校图书馆信息资源管理效率带去保障。

四、基于大数据环境下，优化图书馆信息资源个性化推动服务

传统高校图书馆信息资源的推送服务包括两种基本模式，一是针对定制个性化服务的用户推送;二是面向全体用户进行推送。若高校图书馆采用面对全体用户推送信息资源方式，致使信息资源推送缺乏针对性与目的性，存在诸多大学生不感兴趣的内容，进而放弃推动服务信息的阅读，导致图书馆信息资源推送服务失败。基于大数据作用下，读者信息得到有效整合，大学生可采用多种形式达到与图书馆互动的目的，例如，移动、微博、QQ以及微信等形式，为图书馆信息资源推送提供依据。与此同时，利用大数据的关系分析法，辅助图书馆管理者准确预测大学生读者的阅读需求，开展具有针对性、目的性的信息资源推送活动，充分发挥大数据的作用，提升图书馆信息推送效率。

五、小结

总而言之，科技是第一生产力，是推动各行各业向前发展的动力，高校图书馆信息资源管理亦是如此。因此，为保证高校图书馆信息资源的有效性，提高图书馆信息资源利用率，高校图书馆应以科学技术为指导，优化图书馆信息资源管理模式，提高图书馆信息资源管理效率，实现图书馆信息资源管理的智能化发展。

参考文献：

[1]李南.基于大数据环境下高校图书馆的信息推送服务[J].激光杂志，2015，02：39-40.

[2]张颖.大数据时代高校图书馆信息资源管理的创新与发展[J].武汉理工大学学报（社会科学版），2015，03：449-452.

高校信息资源档案管理 篇12

一、数字环境给高校档案信息资源组织带来的机遇

数字环境不仅为档案信息资源的组织工作提供了技术上的坚强后盾, 使得这些信息能够为更多人阅读利用;同时, 数字化的不断发展也扩大了档案信息的市场需求。相关从业人员可以利用这一特性迎合市场需求开发出更适宜的产品。数字时代为档案信息资源的组织与建设创造了条件, 并可大幅度地提高档案工作效率及实现档案信息资源的共享。档案工作应积极迎接网络技术的挑战, 更新观念, 塑造新的工作模式, 以获得新的发展契机。

1. 数字环境为档案信息资源组织提供了有力的工具和手段。

计算机技术等多种技术的发展与结合利用大大提高了档案信息及其产品的生产处理效率;也为这些信息在不同终端进行传播提供了良好的契机, 极大促进了信息资源组织的发展。网络技术作为传递手段, 使利用者不受时间、地点限制利用档案信息成为可能。从传统“阵地”服务拓展到空间服务;由定时服务限时服务, 变为利用者随时的自助服务。传统档案信息管理系统中, 市场对档案信息的管理要求较低, 但其对信息传播的速度要求在数字化环境的冲击下不断提高。因此, 传统的档案信息管理系统将无法满足现代社会的需求, 势必产生出一种符合现代社会要求的档案信息管理模式。在这种管理模式下, 档案的实践形式更具有独立性的特点, 具体而言, 就是这种管理模式不再是以往的的纯粹的物理形态, 而更能体现出数字化的特征, 这也体现出了数字化的时代特色。

2. 数字环境使深层次档案信息内容查询成为可能。

在数字环境下, 档案信息资源的利用方式发生了改变, 使其被更多人所认可。由于网络的强大作用, 档案信息资源不再局限于一个地方, 而是可以被大家共享, 越来越多的用户乐意开始尝试档案信息资源处理系统, 这也促进了档案信息产品的不断衍生发展。同时, 网络的发展也提高了社会对档案信息及其管理工作的要求, 档案实体已经无法满足大众的需求, 客户对档案信息的需求也不再仅限于其自身, 还有对信息查询等工作的要求。从20世纪80年代后, 档案工作相比以前增加了检索和编研两个内容。根据上个世纪末提出的“简化整理、深化检索、优化利用”的要求, 在2000年12月6日, 国家档案局颁布了《归档文件整理规划》, 这就意味着在实际的档案管理工作中, 档案实体管理的比重将日益降低, 而更深层次的档案信息资源的开发工作越来越受到重视, 这一比例将不断扩大。其中, 编研工作由横向朝纵向发展, 档案将会由被动趋向于主动为市场服务。

3. 数字环境淡化了文件与档案的界限。

数字环境下, 档案信息管理不再局限于传统的模式, 文件、档案、资源一体化发展加快, 也就是说, 在电子文件归档前, 文件与档案都可以被随时取出使用, 两者间的界限不再分明, 这利于各种信息资源的充分利用。当这些文件或档案被传上网络, 其利用程度就可见一斑了, 随之而来的就是巨大的经济和社会效益。文件生命过程的各阶段不具有明确的分界线, 可以无缝衔接, 并由此提出了各运动阶段文件管理整合设计而非单纯线性设计的需要和理念, 提供了“综合”的思维方法, 使文件管理者和档案工作者能够在数字化背景下置身于同一个世界, 更好地认识文件、档案和信息, 以及围绕它们所采取的行动, 及时地、更好组织档案信息资源[1]17。

二、数字环境给高校档案信息资源组织带来的挑战

1. 数字环境下档案信息数量剧增, 种类繁杂。

数字环境下, 信息之间的传达十分便利, 互联网技术等的普及, 更使得我们每天置身于成千上万的信息之中;而通讯技术的不断发展, 更加大了信息传输的便捷与高效。信息传播虽然多而快, 但是重复信息等的产生几率也在不断加大, 使信息质量不易判断。如何从浩如烟海的信息中获得有价值的信息资源?这给信息资源的组织带来挑战。

2. 数字环境下档案信息的安全问题有待解决。

网络环境下档案信息资源整合是基于一个相对开放、互联互通的环境而开展的, 开放的网络环境使大量以数字代码形式存在的信息资源时刻受到多方面的安全威胁。但是基于档案内向性的特点, 有些档案出于各种原因在一定时期内需要保密, 不能在网上公开传播。这就对档案信息资源管理提出了新的要求, 即在传统档案馆和网络技术相结合的条件下, 要保证档案信息的内容是原本完整的。这个问题是目前我们面临的主要问题之一并且急需解决的。数字环境下档案信息安全管理和高效运转的关系非常重要, 必须考虑共享与保密、逻辑性处理与物理性存储管理等问题。由于现代档案信息管理工作发展时间较短, 存在很多的技术问题, 比较明显的就是信息载体在保管和传递中容易被篡改, 使得这些信息不再真实可靠[2]。

3. 数字环境下档案信息稳定性差。

数字时代下, 信息更新速度快, 档案信息资源具有高度的动态性。一方面, 新资源在不断产生, 原有资源也在不断消失, 各类数字化信息瞬息万变。另一方面, 各种技术方式日益更新, 随着信息技术的不断更新, 电子档案的生成环境也在不断改变。这些都给档案信息资源的有效组织带来挑战。

三、数字环境下多层次高校档案信息资源组织模式的应用

模式是一种事物的静态形式或动态运行形式, 组织模式是指在一个组织中为了更好地促进组织目标的实现而采用的专业化的有据可依的管理方法、程序等的总和, 并在组织的运行过程中不断发现问题, 解决问题, 完善目标实现过程的一种管理机制。档案信息资源的组织模式包含了组织理念、组织构架和操作方法三方面内容。

1. 高校档案馆档案信息资源组织的含义。

高校档案馆档案信息资源组织, 是从高校档案馆中的各类案卷、文件中, 寻求同类信息的组合;并按利用者需求, 随时自由组合同类信息, 实现信息重组。如, 我们可以根据档案的保管期限属性、密级属性、保管单位等属性将档案信息资源进行聚类, 从而形成一维或多维的档案组织体系。数字时代下, 档案信息逐步由纸质载体迁移到光、电、磁质载体上, 基于光、电、磁质载体的档案信息可以更好地实现信息重组。数字档案信息克服了高校档案馆传统排架空间中的插卷困难, 保证了档案信息逻辑存储的有序性。

2. 高校档案馆档案信息资源组织方式———多维组织。

档案属性维度包含了多种因素, 主要是决定档案实体的排架结构和数字档案在虚拟空间中的存放架构。其中, 实体档案和数字档案的存放位置主要由这些档案的形成时间、档案归属地、档案性质等要素决定的。为了方面理解, 我们可以将各种要素作为存放空间中的各个维度, 各个维度共同组成了档案分类维度场。每个档案都可以在这个档案分类维度场中找到自己独有的位置, 而这些档案的维度也会不同程度影响其档案分类属性。

数字时代下档案信息资源组织的出路在于关联, 根据社会需求, 在档案信息资源各属性维度之间建立逻辑关联关系, 以便更好地服务于社会。关联关系揭示了维度之间存在着网状结构, 指出档案信息资源是由一组相互联结、相互作用的结点组成。关联关系有利于实现档案信息资源的全面分析与系统性分析, 形成知识系统。档案信息资源属性维度之间的关联关系可分成两类:一对一关联和一对多关联。一对一关联, 表示一个维度只与另一个维度对应;一对多关联表示一个维度可以与多个维度建立关联关系。创建档案维度关联, 将相关档案信息有机地编织在一起, 它以维度链路将档案内容组织成某种网状结构, 使用户可以根据自己的需求, 从任意维度, 从不同角度浏览和查询档案信息。

由于多维组织是一种虚拟组织, 所以一个档案可以重复利用, 当一个档案具有多种属性时, 可以重复归入不同类别。在这样的多维虚拟组织中, 当一个档案既有这种属性, 又有那种属性时, 档案既归入这种属性的文件夹, 同时又归入那种属性的文件夹, 因此, 档案之间的各种关联之处都可以通过该系统得以体现。举个例子, 在多维系统中存在密级和保管限期两个维度。如果某一档案既属于保管限期中的永久类, 又属于密级中的秘密级。其只按属性进行分类放置时, 就只能放入一类进行管理。但是, 在虚拟空间中, 它可以同时放在保管限期和密级两个维度上, 在不同的维度上拥有不同的坐标, 即在两个地方都能拥有一定的位置, 而不冲突。通过虚拟空间中的多维组织, 则可在保证档案信息与档案实体的两个属性进行排架。

参考文献

[1]赵红颖.图书档案数字化融合服务研究论纲[J].图书情报工作, 2013 (57) .

[2]封华.加强档案实体与档案信息安全的思考[A].档案工作者年会论文集[C], 2011.

[3]徐向玲.数字环境下的档案信息组织[J].兰台世界, 2006 (21) .