高校档案信息管理系统

高校档案信息管理系统（共12篇）

高校档案信息管理系统 篇1

随着互联网络的快速发展，依托现代信息技术实施数字化校园建设为高校各项事务管理工作和教学服务创造了条件，高校电子化办公也变得日益普及和完善。在这一新型的数字化校园工作环境之下，如何借用网络、信息和通讯技术，把形式多样、结构各异的电子档案文件全面、准确、真实、可靠地呈现给客户端，从而结束传统的被动接收、分散存储、管理封闭的档案管理方式，实现由粗放式管理向集约式管理方向的转变？因此，借助数字校园平台，运用计算机网络信息系统设计来加强高校数字档案管理工作，以实现校内各院系及其他教辅部门档案信息数据库资源共享，保障高校档案信息化建设与校园数字化建设同步进行。

一、数字校园下的高校档案信息管理系统建设的必要性

高校档案信息管理系统作为一种新型的学校管理模式，主要是借助计算机和校园局域网络将高校的教学、科研、人事管理、后勤管理等方面的档案信息存储于网络服务器。这一信息化的管理系统的实现解决了档案信息查询时空的限制，实现了快速传输、快速统计检索和各类档案信息资源共享。高校档案信息管理系统的建设可以让在校的师生根据个人账号登录校园网络系统查询教学档案信息，比如：学生可以通过数字网络平台查询教师的档案信息，完成选课，查询个人获得的学分情况，并随时查看自己喜欢的精品课电子课件；教师可以方便地查询自己的上课时间、地点，查询和登统学生考试成绩；用人单位可以通过网络申请，借助数字校园平台，通过身份验证查询应聘大学生在校的学籍档案信息。数字校园下的高校档案信息管理系统建设为各类档案信息需求者提供了高效、灵活、便捷的查询服务，提高了高校档案的信息价值和社会效益。

二、数字校园下的高校档案信息管理系统的功能与服务措施

1. 高校档案信息管理系统的功能。

数字校园下的高校档案信息管理系统的功能框架与配置根据操作者的意图，方便地提供其所需要的扩展配置和功能。该系统通过网络的设置权限和密码来完成档案查询，并根据档案号、题名或关键词来完成自动检索功能，从而快速检索档案的存放位置、档案的详细内容和去向，并能自动开启/闭合密集架。客户端在借阅或归还多份档案时，可以借助密集架控制系统按照次序依次打开架体；其次，高校档案信息管理系统通过数据库与密集架服务器交互通讯，档案管理员在存取档案时，把指令或信号发送到各个库房、操作组和各列密集架，对新增、更新的入库档案进行详细的分类记录，可以进行单列、单组和全局操作，并对整个密集架的操作过程进行全程记录。在数字化校园下可以利用局域网、互联网和校园局域网来完成操作管理；第三，数字化校园下高校网络管理中心对每台电脑都设有管理权限，因此，对客户端也设置操作权限，从而对高校内网和外网进行严格隔离，借助防火墙和防病毒软件来防止高校档案数据的外泄和恶意入侵，必要时可实施定时备份或双机备份，为高校档案信息的安全提供了重要保障。

2. 高校档案信息管理系统的服务措施。

数字化校园下高校档案信息管理系统服务的基本框架主要包括以下几个层次：（1）基础设施层。基础设施是高校档案信息管理系统建设的支撑系统，包括网络、计算机、存储和支撑软件等；（2）应用平台层。包括身份认证平台、信息门户平台、数据库平台和通讯平台等；（3）应用系统层。指高校各处室的档案信息管理系统和师生档案信息服务系统；（4）信息服务层。主要是为高校领导、高校管理人员、师生提供档案信息查询、服务、统计和决策等；（5）信息保障层。主要是为保障高校档案信息的安全管理，系统的安全运行、安全评估、安全技术和系统维护等，从而依托数字校园平台来建设高校档案信息存储的数字化，传输的网络化和管理的高效化。借助以上各个层次来建立高校档案信息数据库的对接互联，实现了档案信息共享，比如：查询者可以通过校园网络教务系统链接，并在自己的授权范围内查询档案信息和档案打印权限。

三、基于数字校园平台的高校档案信息管理系统的设计

1. 高校档案信息管理系统开发的主要工具。

高校档案信息管理系统数据库服务开发奉行“契约优先”的方法，根据系统的兼容性、易用性和易维护性特征，本文建议采用动态服务器页面ASP.net (Active Server Pages）和SQL Server 2008进行联合开发。ASP.net作为一种开发工具，是language-independent（语言独立化），基于通用语言的编译运行的程序，可以运行在Web应用软件的几乎全部平台，有着很强的适应性，支持C#（C++和Java的结合体）、VB、Jscript、C++、F++。SQL (Structured Query Language，结构化查询语言）Server 2008可以用来执行各种各样的操作，其中包括Oracle、Sybase、Microsoft SQL Server、Access等关系型数据库管理系统均采用了该语言，可以被用来完成几乎所有的数据库操作，具有数据库引擎、Analysis Services、OLAP、数据挖掘、Integration Services、复制、Reporting Services、Service Broker、数据加密、审查等功能。因此，通过前台动态页面呈现与后台数据库管理的联合来创建和运行动态网页或Web应用程序。

2. 高校档案信息管理系统的网络架构。

高校档案信息管理系统网络是一个相对独立、安全性要求较高的网络，在实施管理的过程中，要针对不同档案信息实际情况来设计实施，如：综合档案数据库、学生成绩档案数据库、校史馆档案资源数据库、人事档案目录数据库等，为了保障各个数据库的安全性必须借助防火墙技术隔离本网与外部网。因此，本文建议高校档案信息管理系统的网络架构可以采用以下四层架构模型：（1）客户端。用户与网络信息系统交互界面，主要是检查与发送用户信息请求，可以借助较为成熟的WEB技术使客户端不需要安装任何插件或软件就可以显示系统返回的执行结果，内部用户可采用B/S结构，对于访问量过大的数据库可采用C/S结构来实现；（2）应用组件层。应用组件主要是通过基础业务实体组成应用组件，并借助支持系统功能的重构与扩展，通常由一系列的应用程序接口组成，例如Winsock API允许程序使用TCP/IP服务；（3）应用服务层。它位于UI层和领域模型，基础设施层之间，主要是组织领域逻辑层和基础设施层，中间件接受客户端请求后，把请求调用到相应的处理程序，并把其部署到Web服务器、组件服务器、数据库服务器等不同的服务设备，最后，把处理结果返回到客户端，从而为用户提供Web服务；（4）数据服务层。数据服务主要是根据应用服务器的请求，把数据库中的档案信息转换成相对于的数据，从纯文本变到XML数据格式转换，可以将结构化的数据组合起来，为高校档案查询和管理提供更简单的编程接口去完成数据的访问、管理和维护，这也是高校档案信息管理系统网络的核心。

3. 高校档案信息管理系统的结构设计。

数字校园下高校档案信息管理系统的设计其目的是通过数据库资源共享为广大师生提供便捷的查询服务，搭建一个基于网络的、学校各部门共享的信息共享平台。为此，本文采用B/S (Browser/Server）系统结构来呈现数据，并根据查询者的要求进行存取操作。该系统结构设计通常由数据库服务器和Web服务器两台服务器组成，用来完成高校档案数据库管理，把客户端数据请求由Web服务器处理后，递交给数据库服务器。这样，用户的工作界面通过WWW浏览器呈现，所要查询的档案信息在服务器端（Server）中来实现，从而大大降低了系统维护与升级成本。

4. 高校档案信息管理系统设计的基本步骤。

数字校园下高校档案网络信息管理系统设计的基本步骤如下：第一步，管理需求和用户需求分析。作为高校档案管理者来说，需要对高校各类档案进行分类整理与电子化处理，保证档案信息的真实有效，通过管理人员管理模块设置管理员的工作权限，最后，对高校电子化的档案信息通过网络进行发布；高校档案信息化管理的最终目的是服务于广大用户需求，用以查询、下载、打印等方面的档案数据信息，这样整个档案信息数据库结构就必须满足多种信息的输入和输出，确保数据库信息的真实、有效。高校档案并不能将所有的信息完全公开，对有些不能公开的档案信息就需要查询者设置用户密码和口令，来保障个人档案信息的安全性；第二步，概念结构设计。高校档案信息数据库管理的概念结构设计是将需求分析得到的用户需求抽象为信息结构，即：概念模型的过程，比数据模型更稳定，它也是整个数据库设计的关键。高校档案信息数据库管理是借助计算机系统把现实语境中的档案信息映射到计算机中，我们通常用实体———关系模型（E-R, Entity-Relationship Model）来加以表述；第三步，逻辑结构设计。逻辑结构设计是将概念结构设计阶段所得到的概念模型转换为具体SQL Server 2008数据库所能支持的数据模型（即逻辑结构）；第四步，物理结构设计。数据库的物理结构设计是在物理设备上的存储结构和存储方法。在高校档案信息管理系统中，主要是为高校档案数据库信息提供最佳存取环境，主要表现在档案存储时间、空间、存取路径和系统维护，并把E-R模式中的实体属性可以转换成关系型的属性，同一档案信息可以提供多条存储路径；第五步，应用程序编制及调试。在高校档案信息管理逻辑数据库结构确定后，就可以实施应用程序的编制、调试和物理结构设计同时展开，然后再进行联合调试；第六步，档案数据库的运行与维护。高校档案信息管理数据库建成以后，还需要进行长期的维护，才能确保档案信息的完整性和档案数据的安全性。

数字校园背景之下高校档案信息管理系统的设计工作既是高校档案管理在技术上的一次变革，同时，也面临着诸多信息化风险的挑战。高校档案信息化、科学化、自动化管理工作依然是一项长期的任务。这就需要借助现代互联网络技术，结合档案管理自身的特点，从技术上来加以突破和创新，才能真正使高校档案管理走上信息化、科技化和现代化的道路。

摘要：本文主要阐述了数字校园下的高校档案信息管理系统建设的必要性, 在采取高校档案信息管理系统的功能与服务措施的基础上, 对高校档案信息管理系统进行了设计, 旨在实现高校档案信息资源的高效管理与高度共享。

关键词：高校,数字校园平台,档案,管理系统,设计

参考文献

[1]惠宏伟.面向数字化校园的档案信息管理系统的研究与实现[D].电子科技大学, 2006.

[2]陈林.数字校园环境下档案馆的远程服务问题及对策[J].兰台世界, 2011.

[3]黄新荣.档案数据库建设的问题与对策[J].中国档案, 2005 (12) .

高校档案信息管理系统 篇2

【论文关键词】信息化 教学档案 安全性

【论文摘要】高校教学档案是高校档案管理的重要组成部分，教学档案管理信息化可以有效促进教学管理水平的提高。本文对教学档案管理信息化提出了有效的方法，并针对存在的问题提出了相应对策。

高校教学档案是高等院校对教学实施过程、教学管理、学生管理、教师管理、实验室管理的真实记录，是在日常的教学活动中所形成的具有保存价值的原始记录，可全面反映高等院校教学水平和教学管理水平，也是评估教学质量的重要依据。教学档案管理是高校档案管理工作的一个重要部分。随着各个高等院校的教学水平评估的展开，教学档案管理日趋重要。随着信息技术的迅速发展，档案数字化、电子化、网络化管理方法的推进，实现教学档案的信息化管理是提高教学档案的管理水平，是提高高校教学管理水平的重要途径。

一、教学档案管理的特点

教学档案是教学过程中形成的原始材料，其特点如下：

1．教学原始性材料分类多，数量大。

教学档案有来自上级各主管部门对教学工作、教学改革、人才培养、实验实习等方面的工作安排、管理制度、规定条例等，也有各教学单位对教学过程记录的原始材料、教学工作安排的工作文件，还有教研室活动、教研室建设、学生活动、学生管理原始记录和相关材料，分类较多；由于涉及到的内容多、范围大、人数多，因此档案数量相对较大。

2．教学档案整理的周期性比较强

教学过程以学期为单位开展，原始材料的产生具有较强的周期性，因此，教学档案整理归档应按学期进行，形成周期性的档案。

3．教学档案学科专业性强

除了学生工作有一定的共性外，高等院校的各系的专业性都比较强，在人才培养过程中，需要按不同的专业特色实施教学，各种教学活动存在很大的差异性，因此，不同学科专业院系的教学档案的整理具有很强的学科专业特性。

4．教学档案资料的形式多样化

各个院系教学活动的形式多种多样，有课堂教学、课外教学、课内实验、校内实训、校外实习、野外考查、社会调研等。不同的教学活动所产生的原始材料的形式也是多样的，有纸质材料、照片、光盘、标本、样本等，这种多样性档案原始资料，可以真实确切地反映多样性教学活动的面貌，更能体现档案的作用和价值。

二、教学档案管理现状

教学档案管理由各个教学院系独立完成，由于缺乏统一的应用系统协调管理，管理的信息化还处于初级阶段，没有充分利用信息技术、网络技术来提高管理效率。

第一，以纸质档案为中心，管理对象是纸质载体档案，档案的收集、整理、保管、利用等业务环节大多是手工进行。

第二，电子档案保存不统一，通常采用按目录整理保存的方式，缺乏系统的电子档案管理系统，给电子档案查询利用带来很大的不便。

第三，电子档案保存比较分散，缺乏统一的标准和规范，没有依靠强大的计算机网络系统进行系统集成，资源不能共享，导致很多档案重复建档，利用率低，利用手段单一。

第四，电子档案查询利用过程中，没有有效的安全保障措施，在受到计算机病毒攻击时，会使计算机系统瘫痪，电子档案存储目录结构遭到破坏，造成数据丢失，严重时会造成灾难性的错误，导致数据完全破坏。

第五，教学档案管理独立于校园网进行，没有采用有效手段来协调各部门统一完成，不但造成校园网资源浪费，而且浪费大量的人力资源进行重复建设。

三、教学档案信息化管理方法

考虑到教学档案信息化建设的现状，结合实际工作需要，进行了初步的探索，逐步实现信息化建设。

1．构建有效多级网络化教学档案管理平台，充分利用校园网络，提高管理效率和档案的利用率。

通过采用基于Web的网络化档案管理系统，实现教学主管部门、教学院系、教研室的多级管理体系。Web系统的优势在于实施、维护简单，特别是在校园网内运行，通过设置访问控制列表，可较好的实施安全管理策略，保证系统运行的安全性，提高整个系统运行效率。

2．系统采用多级存储体系，提高档案数据存储的安全性。

数据存储采用磁盘、磁盘阵列、磁带库的多级存储体系，实现数据的多级存储，保证数据的安全。有效的实施RAID技术，一般情况下通过RAID1（磁盘镜象结构）来确保数据安全，在条件允许的情况下通过RAID5（分布式奇偶校验的独立磁盘结构）方式，即可保证数据有较高的安全性，同时可以提高数据读取的性能。

3．检索工具多样化，采用案卷检索和全文检索相结合的方式，提高档案查询的效率和准确度。

档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段，是管理和利用档案的工具。为了更加有效的进行档案检索，除了设置常用的分类目录、专题目录、全宗文件目录、案卷目录以外，还需要设置全文检索，将档案中的各种事物名称、档号、关键字等进行编排，通过输入特定的词来实现全库数据检索，可有效提高检索效率，增强系统的实用性。

4．档案数据的数字化分级实施，分学期完成。

由于教学档案的分类多，档案的产生涉及的部门较多，档案数据的采集必须按不同的部门分别同步进行。对教学管理部门、教学单位、教研室等不同级别的处室分别规定数字化档案的范围，同步实施档案数据采集，有效避免重复劳动或相互推诿。由于教学档案的量较大，必须以学期为单位进行归档立卷，并有效的实施数据的电子化；对于类似学生活动等较为频繁开展的活动需要缩短归档的周期。 5．档案收集时，采用“双套制”，在进行纸质、实物档案的归档的同时，还要有效的完成档案的`电子化。

由于印章和签署是文件生效的主要标示，所以对于有凭证作用的文件必须以纸质形式保存；由于电子档案的载体不稳定性，加上电子档案的易修改性，所以纸质档案的保存很有必要。归档时采用不同的编目方法，资质档案和电子档案都必须在备注部分加以说明，注明对应的电子档案和纸质档案的档案编号，以便利用时相互参照。

6．档案的查阅采用分权分级流程审核方式，保证档案的保密性。

由于教学档案的查阅利用会涉及到教学管理的各个部门，而档案的保密性针对不同的档案内容会有不同的要求，所以必须进行分级别、按权限进行查阅；对于低级别权限的用户需要查阅高保密档案时，必须严格执行流程审批制度，层层落实责任，确保档案信息的安全。

7．档案管理采用专兼职结合，提高管理效率。

由于教学档案的数量较大，给立卷归档和数字化带来了很大的难度，如果仅有专职档案管理员统一完成会有较大难度，必须采用专兼职结合，专职档案员负责档案归档的统一规划、立卷、审核、指导等工作，兼职档案员负责具体材料的装订归档，并完成档案的数字化工作。

四、教学档案管理信息化建设存在问题的对策

教学档案管理信息化建设过程中，由于电子档案建设会增加管理人员的工作量，在实施过程中存在较大阻力，我们必须克服困难，落实责任，保证建设的进程。

1．加强教学管理人员的档案建设意识和信息化管理的意识

加强档案意识，进一步增强做好档案工作的责任感和使命感，教学管理者发扬兢兢业业、埋头苦干、默默无闻的优良传统的同时，要把档案信息资源的利用价值与教职工的切身利益结合在一起，把档案的服务意识贯穿在整个档案的建设过程中，真正使教学档案为教学服务、为教师服务、为学生服务。档案管理信息化建设是利用最新的信息技术来服务档案管理，信息化强调的不仅是计算机软硬件，更强调人、管理、技术之间的有机集成，其中“人”是第一位的因素，所以管理者对信息化有正确理解和足够重视是信息化成功实施的关键。

2．不断提高教学档案管理者的计算机应用能力

教学管理人员和教学档案管理员计算机应用能力会直接影响教学档案信息化的进程。特别是教学管理人员存在年龄差异性、学历差异性，导致计算机应用能力参差不齐，对新知识接受能力也不同。因此必须针对不同人群制定不同培训计划，以保证管理人员团队的综合能力的提高。

3．加强制度建设，把电子档案建设落实到管理人员的业务考核中。

由于电子化教学档案建设种类多、数量大、任务重，必须要求广大教学管理者全员参与、专兼结合。为保证实施的有效性，在信息化的过程中需要加强制度建设，把建设任务制度化，并形成可以量化或者物化的指标，作为教学管理人员的业务考核内容。把建设任务与岗位责任有机结合，这样才能夯实任务、落实责任，确保建设任务有效完成。

4．加大计算机硬件设备投入的力度

信息化建设中，除了需要大量的计算机以外，更需要配置较好的数字化设备，包括高速扫描仪、数码相机、数码摄像机等，这些设备的需求也是电子化档案建设的特色。

五、总结

高校教学档案管理工作是学校教学管理工作的重要组成部分，加强教学档案管理的信息化建设是强化教学管理的需要，是深化教学改革的需要，也是提高教学质量的需要。但是教学档案管理信息化建设是一项长期持续的工作，需要不断提高信息化管理意识，不断应用最新的信息技术，不断完善基础数据建设，提高管理效率，更好的为教学服务。

参考文献

1纪玮.高校教学档案管理工作面临的问题和对策［J］.山东档案，（4）

高校档案信息管理系统 篇3

关键词 档案管理 自身素养 信息化

我院的前身为四所专科学校，1977年恢复高考后，这四所专科学校开始招收本专科学生，奠定了我院高等教育发展的基础。1997年，原国家教委批准四校合并组建专科层次的学院。2003年，经教育部批准，学院晋升为本科院校，跻身于当时内蒙古自治区十所本科院校的行列。自1993年四校合并组建专科学院以来，学院的发展历经三个阶段，1993年至1998年为“一次创业”阶段，实现了院校整合，资源共享；1999年至2003年为“二次创业”阶段，实现了专升本；2003年至今为“深化教育教学改革建设合格本科院校”阶段。思考学院发展历程，分析高等教育发展态势，结合实际情况对我院人事档案的收集与利用及加强信息化管理，以及事业单位即将实行的绩效工资改革等的几点建议。

一、高校人事档案收集工作中存在的问题

（一）档案意识淡漠

由于历史的原因，教职工中普遍存在档案意识淡漠，对档案工作的重要意义和作用认识不足，不知道人事档案的归档范围和归档要求，不懂得人事档案是组织了解和选拔任用自己的重要来源。随着高校不断发展对教职工学历学位要求不断提高，教师外出进修、培训、攻读学位、出国留学的机会不断增多，在此过程中，有的教师不知道要把形成的诸如入学、结业、毕业生登记表等人事档案的材料应及时地交到人事档案管理部门存档，长时间存放在个人身边，久而久之，造成人事档案材料遗失或破损现象，影响了档案的准确性和完整性。

（二）材料缺漏严重

随着近几年人事制度的改革和高校的快速发展，对人才的关注成为高校求生存求发展的重心。于是纷纷吸纳了许多高学历、高职称的人才，但在日常管理中发现，引进的这些人当中大部分档案材料缺漏，不是缺入党（团）材料，就是差年度考核表、学历学位材料、专业职务申报表、工资变动表等。究其原因，就是由于近几年机构编制和用人制度的改革，各单位管理档案的人员变动频繁，走的人没来得及跟新来的人交接工作，新来的人还没来得及学习档案业务，造成对档案业务知之不多甚至全然不知，不知道向管档部门或向哪个管档部门报送哪些材料，致使人事档案中材料短缺严重。还有的单位甚至对收集的材料不及时整理，材料多年未归档，致使档案材料形成不及时，内容空泛等是形成档案资料缺漏的重要原因。

二、加强高校人事档案收集工作的对策

（一）加大宣传力度，增强教职工的档案意识

人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体教职工切身利益息息相关的工作。把人事档案管好，用好是一项非常重要的工作。加大档案宣传力度，增强教职工的档案意识，是做好高校档案工作的前提和保障。

（二）收集人事档案材料是人事档案工作的基础

随着经济体制改革的不断深入以及高校人事制度的改革，对教职工的考察、考核、学历、学位、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来新的更高的要求。比如人才流动，档案未随着人员流动转移等，也给收集材料增大了难度。因此，建议档案管理人员在收集档案材料时：一方面要认真清理、核实，发现有缺漏材料，要做到口勤、脚勤，及时追补和不断补充新的资料。另一方面，档案收集工作应变被动为主动。档案管理人员只有主动出击，把收集工作做得更细、更好，做到主动与校内各部门联系，收集各种相关材料，形成人事档案材料收集网，保证归档材料齐全完整。

（三）加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员自身素质

为保证人事档案工作能够适应高校的快速发展，就需要建立一支具有高素质的档案管理队伍。首先，要让档案管理人员具有专业知识。在短时间内要提高高校档案管理人员的素质，从各种渠道引进具有档案管理经验的人才从事高校档案管理，有着一定保证作用和积极意义。其次，要加强对现有档案管理人员继续学习的工作。除了要做好日常管理工作，还要加强计算机知识及人事档案管理系统软件知识的学习与掌握。

三、人事档案管理信息化完善急需解决的问题

（一）档案管理信息库的重要性

人事档案是国家机构、社会组织在人事、人力资源管理活动中形成的记录和反映教师学习经历、工作经历、社会活动、个人信用等内容，以教师个人为单位保存备查的原始记录。人事档案又是使用干部的重要依据，也是人事部门为各类人才提供服务的主要依据。随着新的形势下工资制度的出台，健全每一个人的人事档案中的工资数据至关重要，每一年的岗位变动、岗变薪变，生动地体现出了每一个教职工的成长轨迹图，也从中体现出人生的全部价值。

（二）健全档案管理信息库数据量

人事档案最大的特点是信息量大，信息结构复杂。人事档案信息管理就是建立全面管理和记录教职工的信息数据库，现有的信息库只单纯具有教职工基本信息，不能与岗位绩效工资的实施、一年一聘、岗变薪变而匹配，这就要求我们所建立的信息库将大量的信息数据分层按类输入，使有效数据随着历次变动，作出有效分析。

（三）发挥档案管理信息库功效

按照国务院事业单位绩效工资改革布署，事业单位即将实行绩效工资，根据每人的岗位制定出了绩效方案，就每个岗位分出相应等级，所定等级不是一成不变的，将由岗位实施绩效领导小组一年一次对每一位老师进行竞聘后上岗，这时强大的信息库就可以通过存贮资料进行分析，将每一项得分相加，得分高者享有最高级别，充分发挥了档案信息库功效。

高校档案信息管理系统 篇4

高校档案信息系统建设是适应信息化社会的需要。为满足高校未来发展与IT支撑技术变化需要, 高校数字校园网应运而生, 高校档案信息系统是高校数字校园网不可缺少的组成部分。

高校档案信息系统建设属于信息化建设, 适用项目管理的理论和方法。项目管理是运用各种相关的知识、技能、方法与工具, 为满足或超越项目有关各方对项目的要求与期望, 所开展的各种计划、组织、领导和控制等方面的活动[2]。

自20世纪90年代开始, 随着信息时代的到来和高新技术的快速发展, 项目管理的理论和方法也广泛应用于信息化建设中, 从而有效地控制系统建设的全过程, 以较小的投入、取得较好的效果。

高校档案信息系统建设必须进行项目进度管理, 项目进度管理又称项目时间管理或项目工期管理。项目进度管理是在保证项目质量和项目预算的前提下, 为能够按时完成项目而开展的一系列项目管理活动和过程[2]。在高校档案信息系统建设过程中, 进行项目进度管理才能确保实现项目目标和生成项目产出物与项目可交付物。

第二节概述了高校档案信息系统项目的管理过程及其内容, 第三节介绍了高校档案信息系统的项目范围, 第四节叙述了图1高校档案信息系统项目的工作分解结构 (W B S) 高校档案信息系统项目进度管理的主要内容和工作, 最后是相关总结。

1 高校档案信息系统项目的管理过程

高校档案信息系统建设与所有信息系统项目一致的是:其核心成果是应用软件的开发与维护, 高校档案信息系统建设的主要内容是高校档案信息系统的开发与维护。实施高校档案信息系统建设, 须按项目管理的理论和方法, 从全局出发, 综合应用各种资源, 对项目的启动、计划、实施和收尾四个阶段进行管理以保证项目顺利完成[2]。

1.1 高校档案信息系统项目的启动

在项目启动时, 要做好用户需求调查分析和项目的可行性研究工作。根据高校档案信息系统建设高技术、高风险的特点, 明确项目目标和范围, 分析找出项目的各种可行备选方案, 然后分析评价这些备选方案损益与风险情况, 最终做出项目方案的抉择和项目决策。

1.2 高校档案信息系统项目的计划与设计阶段

运用项目管理方法, 按照高校档案信息系统项目的目标, 首先设计项目产出物的方案和项目的实施组织方案, 然后编制项目整体计划和专项计划。其中, 专项计划包括项目时间、成本、质量和资源计划等。

1.3 高校档案信息系统项目的实施与控制阶段

高校档案信息系统项目实施与控制阶段的工作包括项目业务工作和项目管理工作。项目业务工作包括具体专业技术和业务工作, 项目管理工作包括项目进度、成本、质量、集成和风险等管理工作。其最终成果是高校档案信息系统。

1.4 高校档案信息系统项目的收尾阶段

项目收尾阶段是高校档案信息系统项目的验收和交付, 同时也是总结阶段。这个阶段的主要任务是进行验收和移交、项目系统索引存档以及把经验教训记录入知识宝库。

2 高校档案信息系统的项目范围

为了加快高校数字化校园建设步伐, 完善高校信息化系统, 在建设高校数字校园的开始应着手进行高校档案信息系统建设。

高校档案信息系统项目目标是在高校规定的专项经费和期限内, 采用先进的信息技术, 依托高校数字化校园网, 实现高校档案信息共享。高校档案信息系统要求高校档案业务全面实现自动化管理, 为用户提供档案检索与查询等联机服务;系统能使学校各教学、科研、管理等相关部门进行远程登陆, 由此获得方便快捷的档案服务;同时, 系统能通过互联网, 实现全球高校档案资源共享。

高校档案信息系统项目的产出物包括硬件、软件、辅助设施和人员培训。硬件有服务器、用户终端等设备;其软件是高校档案信息资源, 主要包括各种已经数字化的档案信息资源;其辅助设施是现代信息技术的支持所需的设备, 主要包括数据处理、数据库管理、数字化、网络及数字通信、数字信息存储、信息安全等设施;其人员培训是对收集、管理、开发利用档案信息资源的高校档案人员的培训。

高校档案信息系统项目的工作范围是充分利用信息平台Client/Server (C/S) 模式与Browser/Server (B/S) 模式的各自优点, 结合数据库技术, 通过INTERNET、INTRANET及内部局域网实现高校档案信息资源的存储、管理、查询、检索和信息发布。系统建设为三层模型:第一层是面向档案部门内部的局表2高校档案信息系统项目活动资源估算表域网, 实现的功能是档案数据的录入、修改、删除、存储、管理、检索及各业务档案的表格输出;第二层是面向校内的校园网, 实现的功能是提供各相关部门的信息查询, 电子档案的收集和上传;第三层是面向社会和个人的INTERNET范围, 提供公共信息发布、信息检索和服务[3]。

3 高校档案信息系统项目进度管理的主要内容和工作

项目进度管理是在项目范围确定以后, 为能够按时完成项目而开展的一系列项目管理活动和过程。根据国际上最新的现代项目管理研究结果, 项目进度管理的主要内容包括:项目活动的定义、项目活动的排序、项目活动资源估算、项目活动工期估算、项目进度计划编制和项目进度控制等六项具体管理工作[2]。

3.1 项目活动定义

项目活动定义是指, 为实现项目目标所开展的对已确认项目工作的进一步定义, 从而识别和定义项目所必需的各种活动的一种项目进度管理工作[2]。项目活动定义的主要依据是项目的工作分解结构 (W B S) 及其字典, 项目的工作分解结构 (WBS) 是项目活动定义的出发点。

结合产品和活动编制高校档案信息系统项目的工作分解结构 (WBS) 如下图1。

图1中的工作单元编码由五位数组成第1位数表示处于0级的整个项目;第2位数表示处于第1级的子项目或活动的编码;第3位数表示处于第2级的子项目或活动的编码;第4位数表示处于第3级的工作包或物料的编码;第5位数表示处于第4级的工作包或物料的编码。编码的每一位数字由左至右表示不同的级别。

根据项目工作分解结构 (WBS) 进行项目活动定义, 得到如下项目活动清单表如表1[4]。

3.2 项目活动排序

3.2.1 项目活动排序的含义

项目活动排序是指通过分析和确认项目活动清单中各项活动的相互关联与相互依赖关系, 对项目各项活动的先后顺序进行合理安排与确定的一种项目进度管理工作[2]。为了制定科学合理的项目进度计划必须科学合理地安排项目各项活动的顺序关系。

3.2.2 项目活动排序的依据

项目活动排序的依据主要是:

(1) 项目活动清单。

(2) 项目范围说明书。

(3) 项目活动的约束条件。

(4) 项目活动的假设条件[2]。

高校档案信息系统项目依托高校数字化校园网, 具有较好的实施条件, 其约束条件相对较少, 在此不予考虑。

3.2.3 项目活动排序的网络图

项目活动排序产生项目网络图, 项目网络图是项目活动和它们之间的逻辑关系的描述图。高校档案信息系统项目网络图如图2。

(1) 前置任务:根据上面网络图中箭尾对应的任务确定前置任务。该项目安装调试需要购买硬件、购买或开发软件方可进行。

(2) 限制条件:高校档案信息系统项目的安装调试受系统所需硬件和软件的限制, 二者缺一不可。

(3) 关键路径:高校档案信息系统项目实施过程中难度最大、有重大影响的子项目是购买或开发软件, 因此关键路径是: (1) → (2) → (4) → (5) → (6) → (7) → (9) 。

3.3 项目活动资源估算

项目活动资源估算是指根据项目活动定义和排序所获得的信息, 对每项活动所需资源做出的大致估计和测算。项目活动资源估算的方法有专家法、统一标准定额法、资料统计法、项目估算软件法、工程测量法、基于活动的自下而上估算法等[2]。根据高校档案信息系统的特点, 我们采用基于活动的自下而上估算法, 得到高校档案信息系统项目活动资源估算表如表2。

3.4 项目活动工期估算

项目活动工期估算是对已确定出的项目活动所需可能长度的估算工作。项目活动工期估算的主要方法有:专家法、类比法、定量分析法、三点估算法、仿真模拟法、时间储备和最大活动工期[2]。

考虑到高校相关部门人员比较固定, 在聘请校外人员或子项目外包时, 项目所需资源的数量和质量才会受到较大制约。采用类比法得到项目活动工期估算表, 如表3所示。

3.5 项目进度计划制定

项目进度计划制定就是计划和安排项目活动的起始和结束日期的工作[2]。

制定项目进度计划步骤如下:

(1) 应用进度管理所有前述过程的结果, 来决定项目每个活动的开始时间和完成时间, 为监控项目的时间进展情况提供一个基础。

(2) 在上述网络计划的基础上对网络计划进行各种优化, 形成工程进度计划。

根据项目活动工期估算表得到项目进度计划甘特图如图3所示。

3.6 项目进度计划的控制

项目进度计划控制就是指对项目进度计划的实施与项目进度计划的变更所进行的管理控制工作[2]。

控制项目进度计划包括如下方面:

(1) 根据项目进度计划实施中的各种变更和纠偏措施, 对项目进度计划进行全面更新以形成新的项目进度计划。

(2) 在项目进度计划控制中, 需要采取各种纠偏措施保证项目的工期计划进度和项目的按时完工。

(3) 在项目进度计划控制中, 吸取经验和教训以便更好地控制项目进度计划。

(4) 努力改善和提高项目进度计划的实施结果, 以便在不断改进和提高的基础上使项目实施工作能够按计划完成。

(5) 其他相关的更新工作。

4 结语

高校档案信息系统是高校数字校园建设的重要部分, 项目管理理念在高校档案信息系统建设中的运用, 有效地改善和提高了实施结果。人们对于项目进度管理所应该包含的内容各有不同的理解, 但是根据国际上最新的现代项目管理研究结果对高校档案信息系统项目进度管理进行研究, 对高校档案信息系统建设具有深远的意义和积极的推动作用。

参考文献

[1]潘连根.数字档案馆的定义及特征[J].浙江档案, 2004, 4:7～9.

[2]戚安邦, 等.项目管理学[M].北京:科学出版社, 2007.

[3]曹彩凤.基于B/S的高校档案信息系统设计[J].科技档案, 2003, 2:22～24.

高校档案信息管理系统 篇5

知识管理是随知识经济时代的到来而产生的一种全新的管理理念与管理方法， 它最先是在企业管理中得到推崇和实行，但作为一种融会多种学科成果、富有前瞻性的科学理论，其影响已快速渗透到社会的各个层面，也成为图书情报档案在内的各学科领域关注的热门话题。高校教学档案记录了高校教学工作的进程，一方面记载了教师的教学科研成果，另一方面记录了学生的学习成果，是学校各级学院文化知识沉淀的一个重要侧面。本文笔者试图从知识管理的角度，提出利用知识管理理论实现高校教学档案价值扩展的策略。

一、高校教学档案信息增值的涵义

信息增值是信息从量变到质变的过程，信息的有序化和系统化本质上是实现信息从量变到质变的手段，这主要体现在三个方面：一是信息在量上的增值；二是信息在质上的增值；三是信息在价值上的增值。

高校教学档案是指高校的教学管理机构及教师个人，在从事教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的，有一定保存价值的文字、图表、声像、电子载体的，具有有机历史联系的文件体系。根据信息增值的涵义，笔者认为：高校教学档案的信息增值主要是指教学档案信息内容的增值和教学管理、教学实践和教学研究等工作活动效率的提高。它主要是通过对教学的文档信息及其它和教学活动相关信息的捕获、接手、存储、加工、传递和利用来实现的。高校教学档案的信息增值体现为信息内容能够帮助高校的教师及管理人员，提高他们的决策合理性和实际管理工作、教学工作活动的效率。主要表现在以下几个方面：

一是教学档案信息在消除不确定性方面的作用。通过对这些大量的、低价值的教学文档数据和相关信息的加工、传递和利用，减少高校的有关教学的活动的不确定性，从而制定最有利于提高高校教学各项活动的水平，促进高校发展相关政策的制定。

二是高校档案信息满足利用者需求度的变化。通过对原始教学档案信息分析、加工、整合，形成高质量档案信息产品，其价值发挥不再局限于参考、凭证或历史文化作用，而是致力于解决利用者实际问题。

三、有关教学的活动效率的提高。这需要在教学档案信息资源和利用者之间建立联系，形成教学档案利用者和教学档案信息之间的有效匹配。为教学档案的利用者提供高效的信息服务，以提高教学档案利用者的决策水平和工作效率。

二、高校教学档案信息增值中的知识管理内涵

知识分为显性知识和隐性知识。知识管理的基本观点是：显性知识重新组合成为更复杂的显性知识、隐性知识通过一定的方法显性化、隐性知识不断完善形成新的隐性知识、显性知识经过思考重新组织成为隐性知识。根据知识管理内涵，可以看出高校教学档案管理尤其是其信息增值有着自身特殊的知识管理价值和内涵。

（一）高校教学档案的信息增值体现对知识本身的管理

高校教学档案信息管理的目标和基本任务之一，就是实现已有教学档案的信息价值和增值。实现教学档案信息价值的关键是建设信息资源体系和信息系统网络，开展教学档案信息服务活动，实现教学档案信息流的有序流动和有效使用。而教学档案的信息增值则要依赖对信息资源的筛选、组织与开发来实现。高校教学档案具体内容包括学校有关教学工作的文件材料，有关教学质量检查、评估材料，有关专业设置的文件材料、教学计划、教学大纲、学生学籍卡、在校生花名册，实验室管理材料，典型教案、重要备课记录，学生对教师评价等。这些教学档案材料是高校知识的重要载体，其本身所承载的知识一部分是显性的，一部分是隐性的。

高校教学档案信息增值过程中对知识本身的管理是通过对上述显性知识、隐性知识，以及对显性知识和显性知识之间相互作用的管理实现的。高校教学档案信息增值的显性知识管理主要是对教学档案衍生的知识资源进行分析、加工、整合，使显性知识成为更复杂的显性知识。隐性知识管理主要是对教学档案中经验类知识的所有者（包括教师、各学科专家、档案工作者等）头脑中知识分享的管理，而显性知识和隐性知识之间相互作用的管理是指挖掘教学档案信息的潜在价值，隐性知识显性化，使知识得到创新。

（二）高校档案的信息增值体现知识基本过程的管理

知识只有通过人脑加工和经验的处理，集体的智慧转化为新的知识，才能不断地繁衍和发展。知识管理的任务主要在于知识的获取、积累、显性知识和隐性知识的转化以及知识的交流与共享等。高校教学档案的信息增值有着自身的增长方式，不仅要把教学档案信息收集起来，进行分类整理，还要通过创建教学档案信息共享平台，集约不同结构的教学档案信息资源，使教学档案信息资源得到有效开发和充分利用。通过教学档案信息资源的共享，为高校教师和管理人员的学习注入动力，督促他们跟踪教学档案信息的发展方向，做到教学档案资源建设的与时俱进，为教学档案利用者提供快速、高效、可靠的.优质教学档案信息服务。通过对教学档案信息资源的共享，进一步提高高校工作人员的工作效率，全面提升高校的教学和管理水平。由此可见，高校教学档案的信息增值过程中体现的知识基本过程的管理就是利用档案馆人员的专业知识及各类先进技术对教学档案隐含的知识收集、分类、整理、挖掘、转化、交流与共享的管理等。

（三）高校教学档案新信息增值中体现对知识相关要素的管理

高校教学档案信息增值要解决两方面的问题：一是教学档案信息资源的建设问题；二是教学档案信息资源的存取和开发利用问题。“教学档案信息资源”的概念不同于“教学档案的概念”，它是指经过人们合理开发和组织的教学档案中的信息、信息技术、文档人员等要素组成的有机集合。在这些要素中，通过对教学档案的加工处理而获得的有关信息，无疑是构成教学档案信息资源的核心要素，但是相关的信息技术和文档人员等要素，也是这种经过开发和组织的教学档案信息得以有效控制和利用的必要条件。再有，信息技术的掌握和人员素质的提高需要通过建构某种学习共同体而得以实现，需要高校教学档案形成每一环节中涉及的人员之间展开不断的学习。面对这种境况，需要建成学习型组织，营造个人、组织共同发展的良好组织环境。可见，高校教学档案的信息增值蕴含着对与知识有关的各种要素（包括知识组织、知识设施、知识技术、知识人员、知识制度和知识环境等）的管理。

三、基于知识管理的高校教学档案的信息增值策略

在知识管理广泛运用于组织之中以提升组织能力的背景下，高校教学档案的信息增值作为学校档案工作的一个新任务，需要采取有效的知识管理策略来保证高校教学档案的信息增值的实现。

（一）注重对教学档案信息资源中的隐性知识的挖掘

知识管理中的一个重要的观点就是：隐性知识比显性知识更完善、更能够创造价值；因此，隐性知识的挖掘和利用能力将成为个人和组织的成功关键之所在。因此，高校教学档案工作不仅要注重对学校内产生的有关教学工作的显性知识（文档）的收集、管理，而且更要重视对隐藏在教学档案中的隐性知识的发掘，这部分知识对高校教学档案的信息增值具有决定性的作用。因此，要从教学档案承载的信息和数据中，发现特定数据和信息的相关性和内在联系，通过提炼、分析、综合和激活，发现事物的本质，并把这些数据和信息重新组合成为具有高价值的教学档案信息。

（二）建立教学档案信息共享平台

教学档案信息只有在交流的过程中才会增值，通过建立顺畅的教学档案信息交流渠道，不仅可以扩展学校整体的教学档案信息资源储备，而且可以实现教学档案信息的增值。因此，高校教学档案信息增值的实现还要有赖于教学档案信息共享平台的建设。

建置教学档案信息共享平台的目的，在于让学校的教学档案信息能做有效的管理，经由整理分类后，提供给学校的全体人员，做经验的分享与知识的传承。从短期目标看，可以藉由教学档案信息的分享平台，提升学校全体人员教学档案信息的分享和对谈的机会，通过谈话和分享促进教学经验的获取、教学技能的提高；从长远上来看，通过交流平台，教师能够在第一时间整理和提炼好自己独具特色的教学知识和教学档案，这在学校的教学评估、优秀课程评比等活动中都是优秀的素材。

（三）增强教学档案形成者与管理者的知识管理能力

高校档案管理的信息共享化发展 篇6

关键词：高校档案管理；信息共享化；档案工作；系统化

高校档案是对高等学校内所有教职工以及学生在内的人员进行统计和备案的珍贵资料，是高校内部人员发展和流动的核心工作之一。传统的档案管理模式依靠人力进行检索和管理，所耗费的人力资源多且时间较长。由于档案管理工作本身具有的数据性特点，在信息时代下如果能与计算机系统结合成为信息共享化的档案管理模式，将会为高校档案管理工作提供极大的便利。

一、高校档案管理信息共享化发展意义

（一）信息共享化是社会趋势的体现

随着科技发展和智能设备普及，信息化传输在工作与生活中的比重日益增加。信息就是价值的一种体现方式，有效地利用信息化能够增强工作效率，同时也能更好地和其它社会机构完成对接。对于高校档案管理工作而言，日常的检索和更新耗费了大量的时间和精力，在信息化档案管理的过程中，检索和更新都可以通过简单的操作来完成，档案管理人员可以把更多的时间投入到创新工作方法和提高工作效率上，从而带动档案管理工作实现良性发展循环。

（二）信息共享化档案管理有利于档案的存取

以往的档案存取工作十分繁杂，而且档案管理机构由于其特殊特点对于需要进行档案查询、档案转移的公众没有足够的耐心，出现这种情况除了档案管理人员的素质问题之外，还有一个重要的因素就是档案管理工作本身不方便存取和更新的特性。在信息化时代下，人们交流和沟通的半径在进一步扩大，越来越多的工作可以在网络通道中进行，档案存取的网络化能够提高工作效率，有利于档案存取。

（三）信息共享化档案管理有利于高校发展

高校的发展在很大程度上取决于和其它高校之间的互通有无，信息资源是高校之间沟通的桥梁。在高校的教育教学工作开展和科研项目申报中，档案的及时更新几乎是决定性的因素，同时校领导对于学校情况的调查在很多时候也是通过查阅档案来完成的。信息共享化的档案发展能够使得整个学校紧密地联合在一起，增强高校内部的凝聚力，有利于高校的进步和发展。

二、高校档案管理信息共享化发展举措

（一）树立档案管理信息共享化方向

档案管理工作的核心是协调和处理相关的档案信息，这就需要进行一个较为统一的档案管理规划。档案管理信息共享化要从上而下进行改革，由于技术的便利，思想上的改革对于工作顺利开展而言尤为重要，从全局出发能够使得档案管理实现最优化建设和成本节约化建设。如果只是底层的工作人员使用了信息技术，而更高级别的连通渠道仍然保持着旧的思想模式，那么信息共享化就会受到很大阻碍。所以高校档案管理部门在信息共享化发展方面要提前树立相关的发展意识，实现技术的有效更新。

（二）采取合适的信息共享技术

信息共享化的档案管理能够实现的重要原因就是技术方面的支持。有人可能会说目前的档案现状不可能使得所有档案资源都实现信息化，大量的纸质档案必须得到保存，而查找纸质档案又会成为档案管理人员劳心劳力的“无底洞”。目前在纸质档案和信息化档案结合方面，有两种技术可以进行选择，分别是RFID技术和NFC技术。对于高效管理而言，新技术采用的重点是如何在现有工序不更加繁琐的情况下进行。NFC技术采用NFC芯片对档案进行管理，可以在档案盒上贴上NFC芯片写入相关信息，通过带有NFC功能的读取设备或智能手机进行读取，可以方便地知道档案盒内的相关情况并进行调用。目前NFC技术仍处于发展阶段，应用成本较高。

RFID技术是在目前各大图书馆应用较多的技术，可以通过数据库和定位设备实现档案的精准定位，在计算机上通过查询系统对实体档案进行提取或者更新。RFID技术已经是一个完整的技术体系，操作较为便捷，如果在档案管理系统中应用该技术，可以极大地促进信息共享化管理工作的发展。

（三）提高档案管理人员的素质

档案管理人员的工作需要细心和耐心的品质，在传统档案管理当中这些专业素质都已经被很好地培养出来。在信息共享化的档案管理工作建设中，对电子设备的使用是信息化档案管理工作得以正常开展的基本要求，所以要注重对档案管理人员专业素质和职业道德的提升。一方面要针对档案管理建设中所需要的各种办公技巧进行培训，另一方面也要求在技术便利的条件下，档案管理人员要自觉提升自己的职业道德，为高校管理工作发展尽心尽力。

三、结语

高校档案管理工作的信息资源共享建设是未来高校合作发展的趋势，要实现这一发展目标。要从制度层面、技术层面和人员层面三个等级出发，强调信息化与制度化的融合，实现高校档案管理高效率发展。

【参考文献】

[1]王晓燕，王新华，王永瑛.基于信息资源共享的高校档案管理模式重构[J].河北企业，2015，12：42.

浅谈高校档案信息化管理 篇7

1. 加大资金投入, 优化档案管理信息化所需的设施。

高校应设立专门的档案信息建设科研经费, 为高校网络信息化建设提供资金保障。学校的档案管理人员应做好对档案馆舍、设备所需的预算, 争取将网络信息化档案建设加入学校的专项科研项目, 资金的使用方面, 首先对一些陈旧的不能适应信息化发展的设备要及时更新, 保证信息资源的快速传输。其次, 有条件的选择一些性能强、效率高的信息化设备配备。尽快实现档案管理信息系统与OA办公系统的对接、档案管理信息专属服务器、档案信息传输的明文加密等。

2. 提高网络信息安全意识, 建立专门的档案信息安全系统。

资源的共享是信息化发展的重要标志, 档案的信息化建设也应加强资源的实时共享。但由于档案资源不同于网络的其他共享资源, 它对信息的安全性提出了更高的要求。高校的档案信息涉及的内容比较广泛, 各个院级的单位机密、个人隐私等需要专门的加密, 同时加密密码应严格保管, 院级档案管理分机构档案的信息查询必须经过校级部门的批准, 这就需要高校建立专门的档案信息安全系统, 档案信息安全系统应分级、分权限操作, 同时具备独有的安全密码协议。在信息安全方面, 还应加强服务器杀毒软件、防火墙、网络安全检测、用户身份认证等方面的建设, 提高档案建设的安全意识。

3. 加大高校档案人员的业务能力培训, 提高对网络信息化知识的掌握程度。

首先, 高校档案人员的业务能力培训是建立在传统的知识掌握基础上的, 合格的档案人员必须熟练掌握档案的分类整理理论、鉴定理论、利用理论和编目检索理论, 在此基础上, 加强对信息化知识的掌握。忽略了前者, 只是盲目地追求网络知识的学习, 是很难提高档案信息化建设的能力的。

4. 建立高校档案信息化建设制度。

档案管理的信息化建设对信息的传递便捷、实时共享、安全传输、永久保存提出了更高的要求, 这就需要一套专门的高校档案信息化建设规章制度。规章制度的建设应加强校级、院级人员的配备, 各部门在校级规章制度的前提下建立自己的分规章制度。规章制度的建设应着重从档案人员的管理、档案信息系统的使用、档案信息的发布查询等几个方面展开, 提高档案信息化建设的步伐。

5. 加强校际之间的交流学习。

信息的发展要求更多的交流学习, 档案信息化建设更是如此。各个高校在建立自己的数字档案馆以后, 更应注重加强校际之间的交流合作, 扬长避短, 借鉴别的高校成熟的档案信息化建设思路, 更好的为本校档案信息化建设服务, 缩短校际间的差距。

参考文献

[1] .过奂颖.李剑华.高校档案管理信息化建设的现状及对策[J].黑龙江科技信息, 2009.31

[2] .周丽.高校档案管理的信息化建设[J].东方企业文化, 2012.21

高校人事档案信息化管理研究 篇8

收录日期:2013年2月27日

高校人事档案管理工作信息化是高校档案工作信息化建设的重要组成部分。重视和推进高校人事档案信息化建设, 是为高校的改革与发展提供及时、准确、高效的信息依据, 为积极推动高校各项事业的顺利开展提供有效保证, 充分发挥高校管理、科研、人力资源等各方面的优势, 应用计算机等现代办公手段对人事档案实施信息化网络化管理, 提高人事档案管理工作的效率, 充分发挥人才信息资源的使用价值, 是人事档案工作发展的必然要求, 科学有效地做好人事档案信息化管理, 对学校改革和人事管理都将起到积极的促进作用。

一、高校人事档案信息化过程中的问题

1、缺乏人事档案管理信息化建设意识。

实现高校人事档案信息化管理, 是一项繁重的工作任务, 这些工作的顺利进行, 必须得到高校领导班子和相关部门高度重视及大力支持, 切实把人事档案管理工作列入重要议事日程。从目前高校人事档案信息化建设的发展状况来看, 由于高校对人事档案信息化建设工作不够重视, 财力及人力投入不足等各方面问题, 会限制人事档案信息化发展的速度, 使之与高等教育的现代化发展无法适应, 使人事档案在高校管理与改革中无法发挥其积极作用。

2、缺乏完善的法规体系和业务规范指导体系。

人事档案记载的信息非常丰富, 时间跨度也大, 由于主观和客观方面的原因, 有些人事档案中的信息常常会或多或少有点差错, 数据前后不一, 甚至有时一种信息有几种不同的记录, 如何能让这些问题在信息化建设中得到顺利的解决, 使原始纸质档案与数字档案做到很好的衔接, 并且在数据库建设的同时解决标准化与规范化的问题, 这就要求我们要有一个完整的业务规范指导体系, 使从事档案信息化建设的工作人员得到政策上的支持与方式方法的指导, 从而形成一个统一、规范、科学、缜密的人事档案信息资料数据库。

3、缺乏高素质的人事档案信息化人才队伍。

人才是高校档案信息化建设的重中之重。目前高校的人事档案管理人员大多年龄偏大, 信息技术能力和水平较差, 不适应人事档案信息化建设的需要。

二、高校人事档案信息化管理对策建议

1、充分认识人事档案信息化建设的重要性。

随着高等学校人事制度改革的不断深入, 要充分认识人事档案信息化建设的重要性, 要在国家政策的引导下积极稳妥地推动人事档案信息化建设的进程, 不断加大财力及人力投入, 加强基础设施建设, 提供必要的物质基础。要积极采取措施, 加大基础设施建设力度, 把人事档案信息化建设作为高校人事工作中的一个重要组成部分来进行建设。

2、建立完善的规章制度和业务规范指导体系。

人事档案信息化建设是新时期对高校人事档案管理工作提出的新要求、新任务, 所以无法照搬传统手工管理阶段的制度, 必须结合各校信息化建设的进度和人事档案信息化管理的实际情况制定相应的工作流程和规章制度, 使档案管理工作有章可循, 促进人事档案管理工作向制度化、规范化发展。特别是人事档案, 其内容直接涉及个人的基本情况和隐私, 所以更要制定出相对完善的管理制度来保证人事档案信息化建设的开展。

3、提高档案信息利用率, 实现信息资源共享。

高校人事档案信息化管理, 使人事档案管理与计算机和现代信息技术有机结合, 将人事档案管理的重心从纸质档案实体管理逐步转移到档案信息资源建设、利用和管理上来, 从被动管理转变为主动管理。其基本目标就是利用电子计算机和信息网络技术, 对教职工档案信息进行存贮、加工、检索、传输, 为干部人事工作提供及时高效的服务。这个目标要求我们充分利用信息化的机遇, 迅速搭建信息化的平台, 使高校的人才资源得到更科学的利用和开发, 进一步提高档案信息利用率, 实现信息资源共享。

4、提升档案管理人员业务素质。

在人事档案信息化建设过程中, 需要档案工作者具有丰富的档案管理专业知识能力, 更要具有创新意识、创新能力及熟练应用现代化管理设备的能力。从事档案信息化管理的工作人员, 必须具有较好的档案管理理论素养及档案管理实践经验, 同时具有传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档管理能力。要在意识上与时俱进, 不断更新服务观念, 善于运用现代化管理设备创新服务方式, 提高服务效率, 适应新的服务需求。还要不断学习新知识、新技术、新理念, 以便在信息化档案管理工作岗位上规范、标准、高效、高质地工作。

人事档案管理信息化是未来的发展趋势。加强信息化人事档案管理, 提高其质量和效率, 是一项复杂的系统工程, 学校只有不断创新、加强管理才能更好地发挥其作用。人事档案信息化是一个长期渐进的过程, 有待在实践中不断发展和完善。要因校制宜, 用信息建设思想总揽全局, 实现人事档案管理历史性跨越, 从而保证人事档案信息化建设与高校信息化同步发展, 为高校的教学科研服务。

参考文献

[1]戎晔.高校人事档案信息化建设初探[J].科教文汇, 2010.30.

高校财务档案信息化管理研究 篇9

关键词：高校,财务档案,信息化

高校财务档案是高校在会计核算过程中形成的具有一定保存价值的财务文件, 是高校制定财务预算的重要数据源, 是反映高校经济业务发展情况的信息源, 是高校维护正常财务工作秩序的法律依据。随着教育事业的不断发展, 高校财务工作也已逐渐由满足单一的报销、记账、结算, 转向为以预算、计划、控制、分析、决策为主的统筹管理型财务体系。如何利用现代化管理方式, 加快档案信息化建设进程, 发挥财务档案作用, 是本文探讨的主要目的。

一、提高管理水平、加快财务档案信息化建设进程势在必行

(一) 高校财务档案内容。高校档案按十大分类, 可分为党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十个一级类目。其中, 财务会计档案是高校档案门类的重要部分, 有其特殊的重要地位。高校财务档案主要包括凭证、账簿、工资、报表、校园一卡通、预算决算分析、纳税申报、财会类相关文件资料等。其记载反映的内容是学校财务计划、经营、收支、管理等系列经济事务, 是学校经济活动的主要历史载体, 更是反映学校整体建设、教学科研过程中经济事务的重要载体。

(二) 高校财务档案信息化建设主要内容。高校财务档案信息化建设是指在原有纸质财务档案管理的基础上, 结合财务专业知识及数字化新型技术, 以纸质档案为载体, 对档案内容进行数字化处理, 以达到存储、输入输出、管理、统筹、利用、研究等全方位档案数字化。财务档案通过数字化处理, 不仅能更好地适应高校财务档案管理工作的开展需求, 更能提升高校财务档案管理工作水平。

二、加快信息化建设进程、发挥财务档案作用策略

(一) 软、硬件设备完备。做好财务档案信息化建设, 软硬件基础设施必须完备。由于财务档案具有其特殊性, 所以进行财务档案信息化管理的软硬件设备必须具备保密性, 它不仅决定了档案信息化建设的水平和价值, 更是保证学校正常发展的必要条件。硬件设施包括计算机、存储器、服务器、路由器、交换机、数据库管理系统、安全系统等。档案信息化设施包括网络平台与硬件平台。软件建设包括系统软件和应用软件, 系统软件是用计算机本身的逻辑功能, 方便操作者管理和使用计算机系统中各项资源的程序, 包括计算机监控管理程序、调试程序、语言、数据库管理程序、存储与安全管理、操作系统等。系统软件是信息化建设成功的关键。在档案信息化基础设施中, 更好地使硬件设施与软件设施形成平衡, 是财务档案信息化建设工作稳步、高效地向前推进的重要环节。

存储财务档案的库房, 应安装电子监控, 保证馆内设施防火、防潮、防盗、防虫、防尘、防光、防霉等“七防”, 保证财务档案存储条件。

(二) 完善制度制约, 严格执行工作流程。建立完善的管理制度是开展一切工作的前提, 工作中以制度为守则, 严格执行管理程序, 才能保证工作顺利有序开展。档案数字化管理, 也应有完善的制度制约, 财务管理部门和档案管理部门应在相关职能部门的支持下, 以实际情况为基本点, 本着分组建设、分层建设、分类建设的基本政策, 对政策的执行、人员的制约, 制定出行之有效的档案制度, 如《高校财务档案工作人员职责》《高校财务档案保管制度》《财务档案移交制度》《财务档案销毁制度》《财务档案保密制度》《财务档案数字化管理规定》等, 进一步规范财务档案收集、整理、归档、保管、利用等各项制度制约, 为档案数字化建设打好基础。

在工作流程上, 力求清晰明了、符合实际。严格按照制定好的财务档案管理各环节的时间、程序要求来推进工作的顺利开展, 按统一分类标准, 统一管理要求的原则, 及时整理、移交档案, 做好数字化管理。

(三) 提高认识, 加强领导。做好高校财务档案信息化建设, 离不开学校领导的高度重视。学校领导应重视财务档案信息化管理工作的重要性与必要性, 将财务档案管理工作纳入到学校总体工作中, 积极构建、完善财务档案管理体系, 根据学校实际情况进行资金投入及专业人员配备, 大力宣传财务档案信息化建设成果, 使学校上下了解对财务档案管理工作的重要意义。

(四) 做好安全防范。在高校财务档案信息化进程中, 做好安全防范, 是保证财务档案信息化建设的关键。在网络运行中, 要运用有效手段, 防范各类计算机病毒、网上黑客的入侵和干扰。

在全球信息化进程日趋完善的今天, 财务档案信息化建设已成为高校管理工作的必然方向。为了适应新形势下的发展, 高校财务管理部门应不断提高管理水平, 使财务档案能够更好地为高校发展服务, 增强高校发展的原动力。

参考文献

[1]侯贤祥.新形势下我国高校财务档案信息化建设的思考[J].会计之友, 2011 (7下) .

[2]皋霜枫.高校财务会计档案管理探析[J].当代经济, 2011 (4上) .

高校财务档案信息化管理刍议 篇10

一、高校财务档案的定义及特点

高校财务档案是指高校在行使教学、科研、社会服务和文化传承这四大功能过程中, 直接形成的具有保存价值的各种财务支出和收入材料。与高校财务档案管理相关的法规是《会计档案管理办法》。

《会计档案管理办法》明确了高校财务档案的范畴:是指记录和反映单位经济业务的会计凭证, 会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。财务档案是重要史料和证据, 每年形成的档案应当由高校财务部门按照归档要求整理装订成册并编制财务档案保管清册, 在财务年度终了后可暂由财务机构保管一年再移交档案机构统一保管。

随着国家财政经济工作的不断发展, 财务标准的变化越来越频繁, 各种标准划分越来越细。随着高校计算机网络技术的发展, 产生了一种新型档案信息形态———信息化管理, 它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮, 以网络化的方式互相连接, 从而提供及时利用, 实现资源共享。

二、高校财务档案信息化管理的重要性

档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案部门通过提供档案信息为社会实践服务, 档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。当前, 各个高校都在加强内涵建设, 提高综合管理水平。财务档案管理水平。随着经济社会的不断发展, 信息化建设已经成为我国现代化建设的重要组成部分, 高校财务档案管理也必须顺应时代要求和社会发展, 走信息化建设之路。

三、高校财务档案信息化管理的可行性

高校财务档案信息化建设包括网络系统、数据库系统、标准化系统、安全系统等, 主要内容是指相关部门在科学收集、开发、管理、利用、储存高校财务档案时, 大量运用现代信息技术, 可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案, 它以光盘、磁盘作为信息存储的载体, 向数字格式转变。使档案形成科技含量高、储存便捷安全、查询迅速、全面电子化、环保无纸化的特点。计算机在高校档案管理中, 被用于自动编目、自动检索、自动转档和对有保存价值的文件辅助立卷。这些广泛应用, 使得高校档案部门使用计算机管理财务档案, 有着得天独厚的条件。

电子财务档案本身具有巨大的优越性:易于修正、拷贝和重置, 便于纠错、携带和传递;存贮形式多样, 既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中, 也方便打印输出;便于计算、分析, 快捷获得所需结果。电子财务档案不仅可以满足日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要, 节约了办公成本, 还有利于专业管理, 便于档案资源的统一整合, 极大地提高了工作效率和工作质量。借助现代化的设备和手段, 高校财务档案管理基本上应用电子计算机处理和储存, 形成电子财务档案, 利用的效率越来越高。

四、高校财务档案信息化管理存在的问题

缺乏统一标准:在进行财务档案管理信息化建设的时候, 任何高校都是从零开始, 从无到有的, 这就导致高校财务档案管理信息化建设没有统一的标准作为参考;建设目标不明确:目前, 还有很大一部分高校在档案管理模式上没有形成一种统一领导、分级管理的体制, 还没有清醒地认识到档案管理信息化的重要性;部门之间缺乏协作:不少人都有这样的认识———高校财务部门是最忙的, 档案管理部门是最闲的, 两个部门往往也互相推诿, 缺乏协调配合;财务档案管理队伍整体素质有待提高:从事人员中, 能够运用现代化技术手段搜集和整理财务档案, 尤其是可以将纸质档案有效地转变成数字化档案的人员较少。

五、高校财务档案信息化管理的注意事项

首先, 要及时采集动态数据。传统的档案大都以纸质为载体, 实现档案管理的信息化, 必须向数字化档案管理转变。高效能的高校财务档案信息库一建立, 必须立即着手数据的录入。在转换过程中, 为了保障其质量和完整性, 必须注意数据准确、内容完整、录入规范、数据库安全。

其次, 大力提升档案工作者的素质。随着信息高速公路进一步拓宽, 数字化的存储技术储存已经变成现实。由于档案信息数字化的发展, 档案信息呈爆炸式地增长, 档案利用的骤增———一方面要对文件进行准确分类, 另一方面根据利用者要求提供所需信息, 使档案信息分析成为一项非常重要的工作。这就需要加强培训, 使从业人员掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能, 最终实现对专业性较强的高校财务档案的精准把握。

摘要：高校作为人才成长和培养的重要场地, 高校的财务档案是记录和反映高校财务状况的重要史料, 是高校档案的重要组成部分。本文针对高校财务档案信息化管理的特点, 结合当前面临的情况, 提出建好、管好、用好财务档案, 提高财务档案信息化管理工作水平。

关键词：高校,财务档案,信息化,管理

参考文献

[1]侯贤祥.高等学校财务档案信息化建设存在的问题及应对策略[J].财会研究, 2011 (10) .

[2]郭生华.高校档案的信息化建设与服务管理功能的关系初探[J].青海师范大学学报:哲学社会科学版, 2010 (05) .

浅谈高校档案管理信息化建设 篇11

关键词：高校；档案管理；信息化；建设

中图分类号： G647 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）26-24-2

0 引言

近年来，随着我国信息化建设不断推进，信息技术广泛应用，信息网络快速普及，高校的信息化建设快速发展，高校档案工作也面临着巨大的机遇和挑战。如何应对信息化带来的变化，进一步拓展档案工作发展空间，利用信息化提升高校档案管理工作和服务工作，是我们亟待解决的问题。

1 高校档案管理信息化建设的必要性

1.1 提高工作效率

传统的档案管理都是通过工作人员对档案整理、分类、归档，工作量大，且需要耗费大量的人力，消耗大量时间。而信息化档案管理模式所有的文件都是通过计算机操作进行整理，档案以文件的形式保存，管理起来方便、快捷，为工作人员减轻了工作量，提高了工作效率。

1.2 解决库房紧张问题

随着各大高校招生人数的日益增多，每个高校需要管理的档案数量也越来越多，很多学校内部之前的档案存储库房都存放了大量的档案，以目前的发展趋势，使用传统的档案管理方式仍旧需要准备空间更大的库房才能满足日益增加的档案数量。但是采用了信息化的档案管理方式后，不仅不需要增设新的库房，而且之前的库房也可以用来做其他的办公，因为信息化档案管理不再需要储存大量的纸质档案，也就不用占用空间，一切档案都储存于计算机中，切实解决了高校库房紧张的问题。

1.3 满足更多的服务需求

随着社会的进步，每个人的档案对于自身来说越来越重要。对于学生而言，无论是学习期间还是工作之后，在很多情况下都需要用到档案。应用传统的档案管理模式时，如果我们需要查找自己的档案，档案管理人员首先需要查找档案所在的类别，之后再缩小范围，最终找到档案所在的区域，还要从同一区域的档案中找到所要的档案，一般来说需要花费较长的时间，并且还容易出现错误。利用信息化手段管理档案就切实解决这一问题，对于档案的查找只要在计算机中的档案库检索要找的档案名称即可，花费的时间也就几秒钟，大大提高了查找速度，并且查找的档案信息更加准确和可靠，为档案工作者的工作带来了极大的便利。

2 当前我国高校档案管理工作存在的问题

2.1 思想观念落后，管理工作不到位

目前我国大部分高校都将教学质量和科研成果作为学校管理的首要任务，对于档案管理工作的重视程度不够。首先，大部分学校领导都认为传统的档案管理模式流程简单，易操作，对于信息化技术的使用有抵触心理，思想观念落后，难以适应时代的发展，很多管理者认为对于档案的管理就是记录和保存，多年的工作经验使他们已经习惯了这种工作流程，不愿意去花费时间学习新的工作方式，这种思想态度阻碍了高校档案管理信息化的发展。其次，高校对于档案管理工作不到位，很多高校不愿意花费资金新建档案管理的办公区域和库房，档案管理基础设施不齐全，没有良好的办公环境和规划的库房，使档案管理工作无法向更好的方向发展，并且容易出现档案分类混乱，档案丢失，缺少文件等问题。

2.2 缺乏统一的网络化协调机构

目前，有些高校实施了档案的信息化管理，但是由于受到教育体制问题的影响，各大高校都是在各自学校内部进行独立的档案管理工作，没有统一的网络化协调机构，每个学校有自己的管理方式和网络系统，其他学校没有办法进行借鉴和查看，这就给信息资源的共享造成了阻碍，影响了高校档案信息化发展的步伐。

2.3 档案管理人员素质较低

自从高校开始逐步实施档案信息化管理之后，就对档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。传统的档案管理工作没有太多的专业要求，只是对档案做好登记，分类，归档，保存即可，因此从业多年的档案管理人员对于使用计算机进行档案管理还是很生疏，不能熟练掌握计算机的应用，尤其是年龄较大的工作人员，对于新鲜事物的接受能力较差，要想熟练运用计算机工作需要花费很长的时间。这对于高校采用信息化手段管理档案是非常不利的，没有专业的人员操作档案管理系统，会影响档案管理工作的效率，并且一旦操作错误可能还会造成信息的丢失，或者信息录入错误等问题。

3 建设高校档案信息化管理的措施

3.1 建立完善的档案信息系统

要想真正实现档案管理的信息化，首要任务就是建立完善的档案信息系统。我们使用计算机对档案进行管理就必须一个专门的系统进行操作，在这个系统平台上我们可以进行信息的录入，分类，归档，整理，保存，搜索等等，通过使用计算机软件实现档案管理的信息化。另外，我们还要建立一个完善的信息资源库，在这里我们可以查找所有想要查找的信息，并且必须保证信息的准确、可靠。我们知道无论是计算机系统，还是计算机软件都需要定期的升级优化，只有这样我们才能保证使用功能越来越方便、快捷、高效。因此，对于档案管理信息化系统需要有专业的工作人员进行定期的维护和更新，保证系统的稳定运行，为档案管理工作提高可靠的技术支持。

3.2 提高档案管理人员的专业素质

档案实施信息化管理后就不再是简单的整理档案，对档案进行分类、保存的工作了，它需要专业的档案管理知识和管理水平。首先，作为一个合格的档案管理人员必须具备信息素养。我们都知道档案管理工作属于保密性工作，从业人员不能随意对任何人泄露有关的档案信息，这是一个档案工作者的基本职业道德。同时，档案管理人员要具备敏锐的信息收集能力，信息分析能力和信息检索能力，能够在复杂的信息中快速找到有价值的信息，并判断信息的准确性，进而能够在工作中合理地利用这些有效信息帮助自己完成工作。其次，要想做好档案管理工作还要具有一定的信息知识储备量。档案管理档案涉及的信息各不相同，工作人员必须拥有对多方面知识的了解才能合理的对档案进行分类整理，而且工作人员还要学习很多档案管理方面的相关知识，以便为日后的工作奠定良好的基础。我们处于信息化的时代，科学技术进步的速度飞快，我们只有储备更多的知识才能在工作中更加得心应手。

3.3 网络安全化建设

高校档案采取信息化管理方式后，就涉及网络信息安全的问题。互联网的出现给我们的生活带来了极大的方便，同时也对我们的个人信息埋下了安全隐患，在日常生活中，我们经常遇到电脑病毒，恶意软件入侵等危害个人信息的黑客，他们会通过对软件植入病毒而窃取个人信息。采用信息化方式管理高校档案必然也会遇到这种问题，因此，对于高校档案管理系统必须有专业人员进行定期维护、管理和更新，加强网络安全，防止信息被恶意窃取。另一方面，档案管理人员在工作中要具有严谨、认真的工作态度，避免因工作失误而造成档案信息错误或者丢失的情况；对于一些有保密性要求的档案，一定要严格遵守规定，对其进采取保密措施，并且按照保密程度进行分类：秘密、机密、绝密，对不同保密程度的档案采取的保密措施也不同。总而言之，档案涉及个人的隐私和一些不能公开的信息，档案管理人员一定要保证档案管理系统的安全，一旦系统出现漏洞会造成大量信息丢失，其中一些保密性要求高的档案丢失会带来严重的后果，切实保证档案系统的安全对高校档案管理工作具有至关重要的意义。

4 结束语

综上所述，信息化建设是高校档案管理的一大趋势，为此，高校应当认识到档案管理工作变革的必要性和重要性，并明确档案管理信息化过程中存在的问题，同时还要采取积极的措施去解决这些问题，建立完善的信息管理系统，提高相关工作人员的素养，建立档案信息网站，以此来实现资源信息共享。

参 考 文 献

[1] 张学.浅谈高校档案管理信息化建设[J].办公室业务，2013，21：145-146.

[2] 杨博文.浅谈高校档案管理信息化建设[J].人力资源管理，2015，04：164-165.

高校档案信息化管理浅谈 篇12

高校档案工作涉及的部门多、范围广,是一项非常重要的文化事业,它真实记载着学校每个发展阶段的历程, 特别是像我们这种两校合并的高校,它的价值不言而喻, 它不但保存了原来两校在各个时期、各个方面的发展史料,而且为现在的学院提供了坚实的基础保证。高校档案作为学校发展的见证,长期被保存和频繁被利用的重要工作,在学校整个事业发展过程中起着极为重要的作用, 那么如何做好高校档案的信息化工作,使之能为学校各项工作提供更高效、更便捷的服务,笔者结合自己所在学院谈谈几点经验。

一、积极争取学院领导对档案工作的重视

首先,档案工作是一项服务性很强的工作,我们从一开始就树立了工作就是服务的观念,爱岗敬业,在平时做好档案工作的时候,把为全校师生提供全面、及时有效的服务始终放在首位,这种持之以恒的优质服务得到了大家的好评。

其次,校史和校史馆也是我们档案馆的一部分。为全面、客观、真实、准确记载学院的创业、奋斗和发展史,学院成立了校史编纂办公室、专门抽调四名教工集体办公, 校史的正式出版为学院的档案建设丰富了内容。校史馆的馆内展览以史实和史料为依据,用照片文字与实物相结合的形式,按时间顺序真实详细地介绍了学院几十年的发展轨迹,展现了学院的精神与内涵,校史馆的开放和利用,大大丰富了档案的信息资源,得到了学院领导和广大师生的一致肯定。

另外,省、市档案局对学院档案工作的多次检查、评估和验收等,引起了学院领导对档案工作的高度重视,成立了以院长为组长,各分管副院长和各党政部门主要负责人共同参与管理和落实工作任务的档案工作领导小组。学院档案工作领导小组下面设立了综合档案管理办公室,设专职人员两名,由院长办公室统一管理。学院各党政管理机构、教学机构、教辅机构分别指定一名工作人员为兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理工作,把需要存档的资料文件通过档案网络管理系统传输到档案管理系统数据库中,随时归档,数据录入后,管理人员可通过分类查询等方式,在档案库中检索出需要的档案信息。档案的查询借阅工作效率得以提高。这样既保证了有足够的人力精力对档案进行归档、建档,又能保证学院综合档案管理体系的形成和完善,为进一步争取学院对档案馆的投入,积极改善档案馆的条件,搞好档案工作打下了坚实的组织基础,从而推动了档案工作的发展。

二、加强提高档案管理人员的素质

高校档案工作是一项专业性极强的工作,它要求从事档案的工作人员必须具备扎实的档案学基本理论知识和业务技能。除此之外,要想适应不断更新着的新时期档案工作的需要,档案工作人员还必须注重专业知识的更新,认真学习和掌握有关新政策,不断加强专业技能的掌握和训练,努力提高自身的工作能力,不断提高档案工作的水平,运用新理论、新技术来指导和改进档案工作,以确保入库档案的质量。

我们学院坚持从三个渠道对档案人员进行培训。一是每年组织专兼职档案人员参加省市档案局组织的所有培训,让档案人员不断获取新的档案工作相关信息,不断更新自己的观念。二是结合学院的实际,制定一系列学习计划,定期组织档案人员学习,先后学习了《学院文件归档工作流程》、《学院档案分类表》、《归档文件整理规则》 以及《学院电子文件归档及管理办法》等等,通过这些培训,提高了所有档案人员的专业知识水平,保证了入库档案的质量。三是积极鼓励和组织档案人员参加地区片的档案协作组活动,及时交流心得体会,不断提高档案管理员的素质与水平。

在日常的工作中,我们所有的专兼职档案人员都能够以大局出发,本着对学院负责、对他人负责和对自己负责的态度,时刻注意加强自身职业道德修养,不断增强对档案工作的责任感和法制观念,在繁忙的本职工作的同时,积极配合学校的整体档案工作,严格按照学院的档案工作计划,及时送交归档材料,积极认真,一丝不苟,为学院各部门、为全校师生员工提供全面、及时、有效的服务。

三、加大对档案工作信息化的投入

在学院数字化校园建设的同时,学院也大力加强档案信息化的建设, 要求各立卷部门在移交纸质档案的同时移交电子文件或电子档案,通过校园网和电子档案管理系统,逐步实现电子文件的自动归档。另外,给所有专兼职档案人员配备多功能一体机,力求每份纸质文件都有匹配的电子稿,利用OA协同办公平台实现无纸化办公,既保证了纸质文件归档的及时完整性和因借阅文件造成的磨损,又实现了档案存贮的数字化、档案管理的信息化和档案提供利用的网络化,全面推进了档案管理的现代化进程。

为了满足档案管理系统网络化、电子文件归档和电子档案管理等业务的需要,学院多次组织档案人员进行计算机应用能力提高的培训,让我们档案工作人员紧跟信息时代的发展步伐,在做好日常档案工作的基础上,发挥主观能动性,主动挖掘、整合档案文件中的信息成份, 更系统完整地做好文件的收集、整理、归档和利用,不断补充新信息,保持较高的档案信息更新率和利用率。让我们的档案工作实现了数字化管理,实现了电子档案网上查阅、登记等等,提高了档案工作的规范化、制度化、科学化水平,推进了档案信息化的建设。

四、完善制度,注意保密

随着校园网的公开、OA系统的开发利用,高校信息网络化不断深入发展, 我们档案工作者必须牢固树立档案工作的安全意识,加强对档案工作中各个环节的安全防范,以确保档案信息的安全。那么我们在做好日常工作和提高业务水平的同时,该如何做好档案信息化的安全问题,而且档案是具有一定的保密性和存在使用权限的问题,在互联网上容易受到黑客、病毒等多种因素的影响, 因此,档案信息的安全问题不容忽视。我们档案管理人员已经认识到档案信息化带来的这一系列问题,因此,为了保证档案信息的安全,我们学院根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规,再结合自己的办学实践以及参照兄弟院校的先进经验,形成了一套档案管理工作方面的规章、 制度和方法,汇编成学院《档案管理工作制度汇编》。同时,根据制度汇编制定考核细则,把档案工作考核纳入到学院年度考核体系当中,责成各部门档案管理人员做好本部门的档案收集、整理、归档工作,定期移交给学院档案室,实行集中统一管理。

另外,我们学院还建立了完善的信息系统防御软件, 如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等等,平时严格审查网上公布的信息,避免不当信息和涉密内容上网,切实保护上网信息的安全,防止失密、泄密等事件的发生。尽管如此我们还是不能掉以轻心,还要不断研究和探索新的安全防护技术,不断增强安全意识。

在网络高速发展的今天, 高校档案作为学校发展和学生成长的见证,它的信息化管理建设成为历史的必然。 因此, 我们既要认识到高校档案工作信息化的必然性和紧迫性,又要认真面对它的复杂性和系统性。我们高校应该积极主动地创造条件, 采取有力措施逐步推进档案信息化的管理工作,紧跟时代发展的潮流。

摘要：在网络高速发展的今天,高校档案作为学校发展和学生成长的见证,它的信息化管理建设已成为历史的必然。各高校档案管理部门既要认识到高校档案工作信息化的必然性和紧迫性,又要认真面对它的复杂性和系统性。各高校应该积极主动地创造条件,提高对档案工作的重视程度,提高档案管理人员的素质,加大对档案工作信息化的投入力度,不断研究和探索新的安全防护技术,不增强安全意识,完善档案保密制度,逐步推进档案信息化的管理工作。