高校基建档案归档管理

高校基建档案归档管理（精选9篇）

高校基建档案归档管理 篇1

随着信息化的迅猛发展, 近年来建设领域电子文件与电子档案大量产生并广泛应用, 如何保证信息时代电力基本建设活动的真实历史记录长期保存和随时利用, 已成为电力企业基建管理部门以及工程建设、施工、勘察设计、监理等单位, 特别是档案部门所面临的一项紧迫而艰巨的任务。为保证基础建设电子文件与电子档案的真实性、完整性和有效性, 保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用, 做好电子文件归档工作在电力企业中日显重要, 只有利用各种先进的技术手段, 建立企业档案信息化, 档案部门才能真正实现参与生产、服务企业这一目标。

一、电子文件归档现状

1、电子文件归档不到位。

由于计算机电子文件涉及的技术环境较复杂, 采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集管理, 常常执行不到位。

2、电子文件归档管理人员职责不明确。

很多单位电子文件归档管理主要由计算机人员操作, 多数计算机操作人员对档案工作较为陌生, 缺乏收集、鉴别、整理等档案专业技术, 容易造成电力基建现场档案管理脱节现象。

3、归档的电子文件质量较差, 内容真实性无法保障, 且缺乏可读性。

目前电力企业档案管理仅处于坐等电子文件归档阶段, 且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别, 对其内容的真实性、可读性未把关, 草率整理刻盘归档, 致使归档的电子文件不齐全, 内容不真实, 形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档, 无法提供可利用的资料。

4、虽然电力企业将计算机应用普及到基建管理的各个层面, 但在

电子文件归档管理方面还有很多工作要做, 例如, 现仍是沿用传统的方法, 只对纸质文件内容进行报审验, 而电子文件无人把关。随着时间的推移, 电子文件由于不当保存造成损失, 再重复利用查找相当困难。另外, 电子文件内容复杂、专业性强, 档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统。

二、应对策略

1、2009年国家电网公司推广了《国家电网档案信息管理平台》

该软件不但集电子档案采集、鉴定、整理、归档、检索等功能于一体, 还实现了公司各级档案信息联网, 为了防止电子文件泄密情况的发生, 这套软件还设计了离线客户端软件, 确保了电子文件采集过程的安全, 提升了公司档案管理的水平。

2、电子文件归档过程中, 应注意的几个方面:

1) 明确指责、完善制度, 措施到位。应根据企业基建工程实际情况, 依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则, 制定适合企业电子文件归档管理制度。必要时辅以一定的行政、经济手段, 保证电子档案的质量。

2) 统一电子文件归档格式。2010年, 国家电网公司针对基建工程现状制定了《输变电工程标准化手册》, 使电子文件统一标准, 统一格式。确保了采集归档电子文件齐全、完整、真实、有效, 便于长久利用。

3) 合理配置资源, 包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的, 因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外, 电子文件的收集、鉴定、整理、归档、保管和提供利用都要由档案管理人员负责实施完成。变革档案人员知识结构, 促进档案现代化管理都需要通过培训等手段促进知识更新, 引进、消化、适应信息技术的成果, 使档案管理人员以适应现代化信息技术发展的需要。可以肯定, 加快档案人员知识结构的变革.多途径、多层次培养人才, 是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

4) 贯彻超前控制思想。对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理, 以保证电子档案的质量。电子文件归档与传统纸质文件归档不同, 传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节, 只要根据文件的保存价值, 在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存, 但电子文件沿用这种方法是行不通的。电子档案的归档从工程项目立项、设计等文件形成之时起, 就要求档案管理人员必须深入到形成电子文件施工现场, 对产生的大量电子文件的收集、鉴定、整理乃至存储工作进行现场监督和指导, 保护电子文件的原始信息, 也就是说, 通过现场指导划定该归档的文件范围, 并指导将已形成的归档电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写的不可更改的文件.从而保证电子文件的安全可靠性, 敦促其进行适时归档, 使之与纸质文件一样发挥社会效用。

5) 重视技术鉴定。基建工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。

可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出, 没有丢失和差错。

对于电子文件的可靠性鉴定, 主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本, 归档的电子文件必须是最终版本, 必要时可保存某些草稿和定稿。

对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方, 受病毒侵害的机会多, 因此对于以介质状态归档的电子文件, 应先杀毒, 再接收, 避免危及整个档案管理系统。

6) 纸质文件与电子文件同步归档。由于基建工程中形成的电子文件始终处于动态过程, 其内容在不断变化, 操作设计人员, 常会删除一些过时信息, 为确保归档电子文件的完整、准确, 必须纸质文件与电子文件同时归档。

电子文件的管理, 对档案工作者来说是一个新的挑战, 也是一个新的机遇, 目前取得的成果远远不能解决工作中遇到的困难和问题, 因此档案工作者任重而道远.我们要坚持不懈, 刻苦专研.为推动电子档案的管理工作尽一份心.出一份力。

摘要：随着社会的发展及办公条件的改善, 计算机在各行各业和各类活动中得到了普及和应用, 相应形成了大量的电子文件和电子档案。它们以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案工作造成很大的冲击, 电子文件和电子档案的管理逐渐成为各行各业信息化建设的重要组成部分。本文阐述了电力系统基建工程电子文件的收集、鉴定、归档方面遇到的问题和应对策略, 不足之处还望批评指正。

关键词：档案信息化,电子文件,电子档案

参考文献

[1]章燕华.电子文件管理规范体系框架研究[J], 档案学通讯2010年第5期[1]章燕华.电子文件管理规范体系框架研究[J], 档案学通讯2010年第5期

[2]刘越男.试析电子文件管理系统的建设模式[J], 中国档案2011年第7期[2]刘越男.试析电子文件管理系统的建设模式[J], 中国档案2011年第7期

[3]石琪、吴东婷、张瑞祥、陈华宇.勘察设计企业电子档案管理方案探讨[J], 中国档案2011年第12期玥[3]石琪、吴东婷、张瑞祥、陈华宇.勘察设计企业电子档案管理方案探讨[J], 中国档案2011年第12期玥

高校基建档案归档管理 篇2

(一)档案资料收集不齐全

基建档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门、施工程序复杂、时间跨度大，直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。参与工程建设的各个主体单位，只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果，对表示工程形象进度的阶段性资料不收集、不整理。在项目竣工接近验收时采取补救措施，按照以往工作惯例编制资料，交到建设单位的资料不能真实反映施工现场实际数据。例如建设单位在施工时不慎将地下管道挖断的事经常发生，不是因为技术人员不懂业务而是没有反应施工现场的真实记载资料可以参考。好多学校地下管网经过多年的建设后，逐步丰富和错乱起来，自来水管线、天然气管线、电缆管线、暖气管线、雨污水管线等相互交错形成一个蜘蛛网，到最后没有一套完整的综合所有专业的管网图。建设历史悠久的学校，管网图成了某些技术人员脑子里的记忆，随用随想，时间久了，当年的现场技术人员退休后，这样的记忆信息就丢失了，给后期的维修和日常使用带来很大的麻烦。

(二)档案资料编制质量不高

大多数高校对基建档案的管理没有严格的标准、规范或制度可以执行，普遍存在管理意识较差的现象。如果参建的施工单位技术水平、管理水平不高，工程资料归档意识薄弱，对于要归档的资料纯属应付竣工资料的要求。竣工图是工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样，它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等的技术文件。许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时也不严格按照相关规范执行，导致归档资料质量不高。多数竣工图没有按实际施工程序进行修改，造成竣工图与实际竣工项目不相符，存在数据误差是一定的;竣工图纸上相关责任人审核没有签字，竣工图纸漏缺竣工图章，或者有竣工图章没有签名，竣工图编制不规范、标识不统一。有的施工单位在工程竣工交付使用后，资料还不能及时归档，严重影响了后期档案的完整性。

(三)档案资料的数据内容缺乏准确性

施工过程中临时发生的变更，没有将这些变更的数据及时反映到竣工资料中，变更执行的程序也不规范，导致竣工资料存在误差或失实。档案管理人员只懂档案知识，没有工程项目建设相关的技术知识，难以确定归档资料能否反映工程竣工时的实际情况，判断不清是否图物相符，不能准确识别数据可靠性。

(四)档案资料使用手段有待更新

传统的基建档案主要以纸质、实物为载体，易损坏也不便于管理和使用。建立基建档案的最终目的是为了利用，目前高校基建档案的利用，一般是使用者到档案室查阅或借阅，使用者登记借出档案原件。这种使用方法的弊端是，原件借出不能保证安全，一旦丢失不可补救;另一方面频繁使用，原件会破损。因此，传统的档案使用手段无法适应现代化发展的要求。

四、加强基建档案管理的措施

(一)领导重视是做好基建档案管理工作的关键

学校主管基建的领导、基建部门以及工程管理人员应充分认识到做好基建档案管理工作的重要性，尤其是校领导要重视和支持。只有领导加强档案建设意识，思想上要认识到基建档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理组织体系和制度体系，实现规范化的管理，才能切实有效保证基建档案管理和归档工作的积极性。

(二)增强学校基建部门收集档案的责任感

只有提高档案管理意识才能做好基建档案管理工作，学校要建立以基建处为责任主体的组织机构，明确基建档案管理人员。基建部门作为基建工程管理者和基建档案的形成者，应有专门负责人分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。工作中要坚持基建档案“三个同步”原则，即基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。

(三)加强档案管理人员业务培训，提升专业化管理水平

档案管理部门应有针对性地加强基建档案管理人员的业务培训，让管理人员学习相关理论知识，领会现代化管理的业务要求标准，鼓励档案管理人员从思想上接收新方法、新理论，摈弃传统的陈旧管理模式。档案管理人员不但要了解基建专业基础知识，更要熟悉工程项目建设流程，知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。

(四)明确职责、及时收集，确保档案工作有效落实

工程项目施工过程中，高校基建部门甲方工地代表要密切注意工程变更，及时查验、监督监理和施工单位做好技术变更记录和竣工图绘制。监理单位和施工单位要把完整的、系统的、准确的施工变更数据和有关信息及时反馈给甲方工地代表，确保基建工程竣工档案是准确的第一手资料。

(五)逐步完善基建档案现代化管理

高校基建档案归档管理 篇3

医院基建档案的利用价值。如病房大楼档案中电源线路、输氧管道、上下水管道、冷暖气管道的分布走向, 建筑材料的规格, 水泥和沙子的比例, 上级的批文等等对日后的管理、维修、改建扩建等都可以少走弯路, 节省时间和资金。所以, 医院基建档案归档的齐全、系统、规范, 具有重要意义。

1、医院基建档案归档中存在的问题

医院基建档案应该按基建档案归档范围来执行, 规范地收集、不漏收、不多收的原则, 把档案资料收集齐全、系统、规范。

1.1 医院基建档案归档不齐全。只重视图纸的收集归档, 轻视文字材料的收集归档。大量的、实用的基本建设中形成的文字材料, 对办理后续的手续:比如办理房地产证、处理各种纠纷、应对各种检查和工程的维修维护也同样起着至关重要的作用。

1.2 医院基建档案归档材料不规范。一些文件、图纸有的被污损, 有的随意涂改;有的书写材料不规范, 使基建档案质量大打折扣。

1.3 一些零星散在的小工程项目漏收漏归或根本无图纸材料可归, 造成的损失是无法弥补的。 (例如:十几年前, 一群小学生在老师的带领下参观我市某大企业工业园。院内建有一人造湖, 当时一小学生不小心掉入湖中, 危急之中多人下湖救人, 其实水并不深, 但遗憾的是多人伤亡。当大家意识到水中有漏电时, 紧急关头却找不着电源开关, 事后在查找原因, 电路维修中却又没有图纸可查。教训啊!血的教训!) 。

2、应采取的对策

要保证医院基建档案的质量, 使基建档案归档达到齐全、系统、规范、不缺不漏, 我们做了以下几个方面工作。

2.1 建立档案管理工作委员会、健全档案管理网络, 为档案管理工作提供有效的组织保证。进一步落实“一把手”工程, 建立档案管理工作委员会, 制定委员会工作目标, 工作职责, 工作标准。委员会负责审查医院档案目标管理、发展规则、规范标准及各项规章制度;定期听取管理工作汇报, 及时解决档案管理工作中遇到的困难和问题, 加大经费投入, 逐步改善档案工作条件, 使档案工作现代化与医院的各项工作同步发展。落实“一把手”工程, 单位一把手任主任委员, 各职能部门的一把手任委员, 把档案工作纳入医院工作总体计划和规划、纳入医院管理机制、纳入有关人员职责范围, 并在布置、检查、总结、验收各项工作的同时, 布置、检查、总结、验收档案工作。建立档案管理网络, 各职能部门负责人在本部门选择热爱档案工作, 有责任心, 有奉献精神的优秀的兼职档案员。把档案的收集工作列入部门综合目标管理责任制中, 与岗位责任相结合, 切实做到“三纳入”、“四同步”, 并严格实行档案移交前的一把手监督检查签名制度, 实行层层把关, 责任到人。

2.2 加强档案宣传力度, 深入持久的宣传档案法, 加强档案法制建设。依据国家《档案法》、国家档案局和国家计委制定的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》等相关文件, 制定了操作性强、适合我院基建工程档案工作的管理办法, 并积极深入地在我院的报纸《医苑风》中宣传档案法、宣传归档质量要求, 在医院办公网上公布《档案归档范围》进一步强化档案形成者的档案意识和法制观念。如有档案失真、散失、遗漏、损毁等严重影响基建档案质量的, 就要追究相关人员的责任。

2.3 基建工程竣工时通知档案部门参与工程验收, 以便督促及时移交基建档案。如建设单位资料管理人员变动时, 要办理移交手续, 任何部门和个人不得将基建档案资料据为己有或留存自用, 保证项目工程资料自始至终处在监控之下, 防止丢失和毁坏。对不履行职责、失职的人员, 要依法严肃处理并加以必要的经济处罚, 使档案的归档工作走上正常运行轨道。

2.4 加强业务培训, 进一步提高档案管理人员的自身素质。打铁还需自身硬, 档案管理人员要加强学习, 不断提高自身的专业理论水平和档案管理技能。树立主人翁精神, 以“对历史负责, 为现实服务, 替未来着想”的态度, 增强服务意识, 加强依法治档的力度, 力求

摘要：医院基建档案归档中存在的问题:归档资料不齐全、不规范, 漏收漏归或无材料可归等。采取的对策:为档案管理工作提供有效的组织保证。建立档案管理工作委员会, 单位一把手任主任委员, 各职能部门的一把手任委员, 把档案工作纳入医院工作总体计划和规划、纳入医院管理机制、纳入有关人员职责范围;健全档案管理网络, 并严格实行档案移交前的一把手监督检查签名制度, 实行层层把关, 责任到人。加强对兼职档案员和档案管理人员以及施工单位档案管理人员的培训, 提高业务素质。加强档案宣传力度和档案法制建设, 对严重影响基建档案质量的, 就要追究相关人员的责任。对一些无材料归档的工程组织相关人员进行补救。

档案管理之《归档要求》2016 篇4

第一条 公司各部门在管理、生产、开发、基建、科研、技术业务、经营等每项任务完成后，均要组织协调各方收集整理和归档企业管理、工程管理、施工、安装、验收、调试、启动、试生产各阶段的文件材料。公司各单位必须将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入各项工作计划和管理工作程序之中，纳入部门和人员职责范围，纳入经济责任制进行考核。

第二条 文件归档前应进行系统整理，经公司领导和部门经理审定并签字。各部门按归档范围填写《文件移交资料清单》；对暂不归档的文件材料，应填写《暂不归档资料清单》，交公司档案室专职人员保管。

第三条 档案整理要求：

（一）各部门应将文件材料的收集、积累、整理和归档工作纳入各项工作计划和管理程序，纳入部门和人员职责范围，纳入责任制并进行考核。

（二）公司文书对收文、发文的处理单、签发单、发文底稿、正件、附件按档案案卷质量，对用纸、字迹、书写规范及签发手续等的要求严格把关，对不符合案卷质量要求的应及时处理纠正。

（三）文书、兼职档案员应认真收集和积累公司、本部门归档范围内的文件材料，按规定要求移交档案科，做到应归档的必归档。

（四）归档的文件材料要齐全、完整、准确，符合文件材料形成规律，保持其有机联系。

（五）归档的文件材料应为原件，非纸质文件材料应有文字说明一并归档，外文材料应与中文翻译件一起归档。

（六）具有长期保存价值的电子文件，必须制成纸质文件与电子文件原件一同归档。归档的电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

（七）归档文件材料要符合档案保管要求，不允许有热敏传真纸及铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等字迹。

（八）文件材料归档前，均应进行系统整理，组成保管单位。文书、兼职档案员和档案人员应负责检查归档文件材料的齐全、完整、准确情况，并编写移交清册，随归档的文件材料移交档案科。重要项目的文件材料归档时应编写归档说明，并经项目负责人审核签字。

（九）交接双方应严格执行交接手续，认真核对移交清册，双方责任人、负责人在移交清册上签字，移交清册各留一份永久备查。

第四条 归档文件材料份数

（一）文件材料一般归档一式一份，重要的、使用频繁的和有专门需要的应适当增加份数或副本。

高校基建档案管理研究 篇5

关键词：高等院校,基建档案,档案管理

高校基建档案是高校管理工作的重要组成部分, 尤其是随着近几年来高校不断扩招, 其基础设施的建设也比较频繁, 所以存在着大量的高校基建档案需要管理。然而, 目前我国高校基建档案的管理工作还存在很多不足之处, 从而影响了高校管理工作的正常开展。因此, 本文在论述高校基建档案特点的基础上, 提出了目前高校基建档案管理中存在的问题, 进而针对这些问题出现的原因, 提出了促进高校基建档案管理工作发展的重要措施。

一、高校基建档案主要特点

高校基建档案与高校其他管理档案存在一定的不同, 其主要特点体现在以下几个方面:第一, 独立性。高校不同的基建档案之间需要保持一定的独立性, 每个高校基建档案都需要进行分开装卷, 同时需要根据工程的不同阶段, 将相关的资料准备完善;第二, 广泛性。由于我国高校基建项目的种类比较多, 同时规模大小也不尽相同, 所以说高校基建档案的来源比较广泛, 参与高校基建项目的人员比较多, 资料相对来讲比较复杂;第三, 实用性。高校基建档案的管理是高校管理工作的重要组成部分, 对于促进高校的发展有着重要意义, 所以在高校基建档案中主要记录着工程的重要信息, 同时也记录着重要人员的信息等等;第四, 长期性。高校基建档案的管理工作持续的时间比较长, 从高校基建工程的开始到基建工程的结束, 这一时期的资料都需要进行整理, 所以是一个较为长期的过程。

二、目前高校基建档案管理中存在的问题

高校基建档案的内容比较复杂, 而且管理的信息也比较多, 这就对高校基建档案管理工作提出了较高的要求。然而, 通过本文的调查和研究得知, 目前我国高校基建档案管理过程中还存在很多问题。

(一) 没有认识到高校基建档案管理工作的重要性。

对于很多高校来讲, 并没有充分认识到基建档案管理工作的重要性, 主要体现在以下几点:第一, 缺乏对高校基建档案管理工作重要性的宣传, 使得相关工作人员没有充分意识到其管理工作的重要性, 所以容易造成高校基建档案中信息的缺失, 从而影响高校基建档案管理工作的顺利开展;第二, 高校基建档案管理工作需要的设施不全, 由于高校没有对高校基建档案管理工作引起重视, 从而使得高校基建档案管理过程中, 缺乏一定的资金和资源的投入, 因此在一定程度上制约了高校基建档案管理工作的顺利开展。

(二) 缺乏完善的高校基建档案管理制度。

虽然很多高校都在对高校基建档案进行管理, 但是其管理工作缺乏完善的管理制度, 主要体现在以下方面:第一, 部分高校缺乏相应的管理制度, 从而无法对高校基建档案管理工作进行约束, 因此造成了高校基建档案管理工作的混乱, 无法保障高校基建档案管理工作有序正常地开展;第二, 一些高校虽然制定了高校基建档案管理工作相关的规章制度, 但是制度缺乏一定的完善性, 无法在实际工作中对高校基建档案管理进行指导;同时, 很多高校在开展高校基建档案管理工作的过程中, 没有完全按照规章制度进行, 从而影响了高校基建档案管理工作的开展。

(三) 管理人员素质有待提高。

高校基建档案管理工作的开展, 离不开管理人员的用心工作。但是, 通过本文的调查和研究得知, 目前高校基建档案管理人员的素质有待提高, 主要体现在以下几点:第一, 高校基建档案管理工作对于管理人员的专业技能要求比较高, 但是很多高校聘用不具备专业技能的人才对高校基建档案进行管理, 从而无法顺利地完成档案的管理工作;第二, 目前很多高校对高校基建档案的管理采用系统化的管理程序, 但是很多管理人员不具备计算机等相关知识, 无法更好地完成高校基建档案的管理工作, 影响了高校基建档案管理工作的效率。

三、完善高校基建档案管理工作的相关措施

通过以上的分析和论述可知, 高校基建档案与其他资料相比有着自身的特点, 同时也使得针对高校基建档案的管理工作更加复杂。所以, 在高校基建档案管理工作中仍然存在很多问题, 从而影响了高校基建档案管理工作的开展, 因此为了更好地完善对高校基建档案的管理, 可以参考以下几点:

(一) 重视高校基建档案管理工作。

对于很多高校来讲, 忽视了高校基建档案管理工作, 这是造成高校基建档案管理工作存在问题的重要因素, 所以为了更好地促进高校基建档案管理工作的开展, 必须要重视高校基建档案管理工作, 为此可以做到以下几点:第一, 积极宣传高校基建档案管理工作的重要性, 使得档案管理人员能够充分认识到档案管理工作的重要性, 能够在实际工作中更好地约束自身的行为, 促进高校基建档案管理工作的顺利开展;第二, 增加对高校基建档案管理工作的投入, 使得档案管理人员能够利用先进的管理设备, 从而提高高校基建档案管理工作的效率, 更好地为高校管理工作进行服务。

(二) 完善高校基建档案管理规章制度。

建立完善的高校基建档案管理制度, 能够更好地指导高校基建档案管理工作的开展, 同时对管理人员的行为进行约束。因此, 完善高校基建档案管理工作的规章制度, 也是促进管理工作顺利开展的重要措施, 为此可以做到以下几点:第一, 补充高校基建档案管理工作的重要细节, 在进行高校基建档案管理工作的过程中, 很多细节如果不注意就可能影响管理工作的正常开展, 所以将这些细节写入高校基建档案管理工作的规章制度, 能够更好地引起管理人员的重视, 从而促进高校基建档案管理工作的顺利开展;第二, 可以借鉴其他高校基建档案管理工作的优势, 不同高校在进行完善高校基建档案管理工作的过程中, 由于学校自身的特点其侧重点有所不同, 所以可以借鉴其他高校基建档案管理工作的优势, 不断弥补高校基建档案管理工作的不足, 可以更好地促进高校基建档案管理工作的开展。

(三) 促进高校基建档案管理工作信息化。

目前, 我国信息化的时代已经到来, 信息化进程不仅为人们的生活提供了更多的便利, 同时也改变了人们的工作方式, 因此为了更好地提高高校基建档案管理工作的效率, 需要进一步促进高校基建档案管理工作信息化, 为此可以做到以下几点:第一, 需要为高校基建档案管理工作投入更多的信息资源, 例如:计算机设备、办公设备、网络设备等, 这样才能为高校基建档案管理工作信息化奠定基础;第二, 在对高校基建档案进行管理的过程中, 除了需要保留纸质版的档案之外, 还可以建立电子版的档案, 这样能够方便地对档案进行复制和存储, 有利于更好地进行高校基建档案的保护。

(四) 进一步提高高校基建档案管理人员素质。

高校基建档案管理人员的素质是影响管理工作的重要因素, 所以为了更好地进行高校基建档案管理工作, 需要进一步提高管理人员的素质, 为此应做到以下几点:第一, 对档案管理人员进行培训和教育, 使其能够充分认识到高校基建档案管理工作的重要性, 同时能够使其熟悉相关的规章制度, 在实际工作中按照规章制度约束自身的行为;第二, 提高管理人员的操作技能, 随着高校基建档案管理工作信息化的不断完善, 对于管理人员的操作技能也提出了更高的要求, 因此需要促进管理人员信息技术的提升, 才能更好地满足高校基建档案管理工作的要求, 进一步促进高校基建档案管理工作的顺利开展。

四、小结

通过以上的分析和论述可知, 高校基建档案对于高校来讲是非常重要的, 是保证高校有序发展的重要前提。因此, 本文在分析高校基建档案特点的基础上, 论述了目前高校基建档案管理中存在的问题, 进而提出了促进高校基建档案管理的重要措施, 相信随着我国高校基建档案管理工作的不断完善, 能够更好地对高校基建档案进行管理, 从而促进高校管理工作的进一步开展。

参考文献

[1]林婉如.对优化高校基建档案管理工作的探讨[J].惠州学院学报 (社会科学版) , 2010.4.

[2]熊珊珊.高校基建档案管理现状分析与对策[J].内蒙古科技与经济, 2008.5.

高校基建档案管理工作刍议 篇6

1. 增强档案部门的服务意识。

基建档案人员要改变过去那种墨守成规、安于现状、等利用者上门的服务方式, 转变思想观念, 变被动服务为主动服务, 面向市场经济, 把开发利用工作的重心转移到为经济建设服务上来。可通过展览、宣传板报、校园网络、学校会议、知识竞赛等向广大教职工宣传档案法律法规及有关基建档案管理工作的知识, 从而澄清基建档案工作中存在的模糊认识, 提高对基建档案工作重要性的认识, 消除人们对基建档案工作的神秘感, 引导更多的人利用基建档案, 树立起利用基建档案的观念。

2. 强化基建档案的收集归档工作。

高校基建档案管理部门应根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等有关建设项目档案工作的法律法规, 结合本校实际, 制定符合基建档案工作实践要求的基建档案收集归档制度, 明确基建档案的归档范围、归档要求及档案形成部门的职责任务;根据学校各建设项目重要程度、建设规模的不同, 灵活地对其档案收集归档工作进行监管, 着重以大型、重点建设项目为重点, 保证基建档案的归档及利用效果;完善基建档案接收移交工作制度, 规范基建部门向档案部门移交档案工作的行为, 改变高校档案部门对基建档案管理的被动局面, 从而主动有效地指导、监督基建档案及时规范地归档。在制度中应规定, 基建项目档案要在基建项目竣工后的三个月内移交, 并细化责任, 落实到人。

3. 确保基建档案工作与基建工程建设同步进行。

首先, 坚持建立施工现场监督机构与工程开工同步。工程建设单位档案管理部门必须督促和协助施工单位在施工现场建立起与建设项目规模相适应的档案管理机构, 配备素质好、责任心强的档案员, 担负起该阶段档案材料的管理工作。其次, 坚持项目归档材料的收集、积累与结算施工进度款同步。在施工单位结算施工进度款时, 基建档案管理部门必须督促施工单位随附档案材料的收集、积累进度情况, 并实行签证认可制。第三, 坚持施工现场预立卷与施工进程同步。坚持施工现场预立卷, 使其与项目的实际工程进程同步, 是从根本上改变和解决工程竣工图编制有“水分”的有效方法和途径。其具体方法是:按施工程序建立相应的档案材料专用袋, 并规定专人负责, 使不同时间、不同专业的施工人员在施工中形成的不同档案材料对号入座, 逐一存入专用袋内, 并做好每袋登记入册记录, 以防散失。这样, 待一个工序或单元工程施工结束后, 各相应专用保管袋中的档案材料同步收集、积累完毕, 确保了档案材料收集的完整、齐全、准确、系统。第四, 坚持档案验收与工程竣工相同步。竣工验收工作是对工程质量的一次全面检验和考核, 是工程建设的最后一道关口。基建档案工作人员应重点检查工程前期文件、各种隐蔽工程记录、设计基础文件、施工技术文件、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件和各项专业验收文件是否齐全、手续是否完备、质量是否符合归档要求等。

4. 根据基建档案利用率相应强化利用工作。

从高校基建档案提供利用的情况看, 其查考率较高的信息点内容主要有建设工程许可证号、工程名称、施工单位、开工日期、竣工日期、竣工面积、竣工决算、验收日期、层数、高度、结构等。高校基建档案部门可以上述信息点为重点, 以建筑物为单位, 逐一从基建档案资源中进行摘录、汇总、输入计算机, 使利用者可以方便、快捷、系统地利用。基建档案中的施工文件材料数量较多, 反映着建筑物的建设情况和质量, 对于整个建筑物的存在期, 具有重要的凭证、查考价值, 但在主管职能部门的业务工作中查用率较低。对这部分基建档案, 目前可仍维持传统的档案管理方法, 保存原件, 必要时提供原件利用。基建档案中的竣工图纸材料, 是基建档案中利用率最高、查考价值最大、利用者范围最广的核心部分, 应作为基建档案的“重中之重”, 优先对其进行数字化, 即将竣工图纸通过计算机扫描制成图形文本, 录入数据库, 为自动化检索、提高利用率和实现档案资源共享服务。

5. 提高基建档案管理人员的素质。

谈高校基建档案的建设与管理 篇7

随着社会的不断进步, 教育事业的快速发展, 很多高校为适应社会发展的需要, 努力扩大办学规模, 改善办学设施, 增加基建项目, 在基建过程中形成的档案资料也随之增多。高校基建档案是重要的信息资源, 它既是学校基本建设工作的信息库, 又反映了学校基建管理部门对学校建设环节的协调、控制, 也为学校领导对学校发展的规划、决策等提供可靠的信息依据。学校基础设施的建设、改造、扩建、更新、日常的经营管理、维修、养护等, 如果没有基建档案的配合, 将会寸步难行。因此, 做好高校基建档案的收集和整理工作, 确保基建档案的齐全完整, 对于充分发挥基建档案的参考和凭证价值, 促进学校的建设具有十分重要的意义。

一、基建档案的主要内容和特点

1. 基建档案的主要内容。

一个完整的基本建设工程项目大体要经过立项、设计、施工、竣工验收四个阶段。这四个阶段按建设内容和任务又可分为六步: (1) 提出项目建设建议书; (2) 进行可行性研究和编制可行性研究报告; (3) 申请年度计划, 办理建设项目前期手续; (4) 委托设计或招标选择设计单位, 开展地质勘查, 通过设计、消防等审查, 取得建设规划许可证; (5) 招标选择施工企业、监理公司、大型设备供应商, 并实施具体的建设工作; (6) 竣工验收[1]。这六个步骤中产生的相关材料就形成了基建档案的主要内容。

2. 基建档案的特点。

一套完整的基本建设项目档案的形成, 需要每一个环节的文字、图纸或声像记录, 它除具有档案的一般共性特征:价值性、滞后性、重复使用性和共享性外, 主要还有以下几个特点: (1) 专业性。基建档案在形成领域和内容性质上都具有与其他行业所不同的专业特点。 (2) 成套性。基建工程是以一个独立的工程项目为对象进行的, 在建设过程中规律性地形成了一系列相关的科技文件。 (3) 现实性。基建档案具有较强的实际使用性。其他文件材料归档后, 基本上完成了现行功能, 多半是用来进行历史查考, 而基建档案则不同, 它不仅没有退出现行使用过程, 而且是在较长时期内发挥实效作用。 (4) 周期长。一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段, 在此过程中形成的科技材料来自主管机关、建设单位、施工单位、设计单位等相关部门, 一般要经过几年时间。因此, 收集、保存好基本建设每一个环节的原始文件资料是至关重要的。

二、目前基建档案管理中存在的主要问题

1. 档案意识不强, 归档材料质量不高。由于建设单位管理人员和各参建单位对档案的认识水平不同、重视程度不一, 导致档案收集、编制建档的质量不高。主要表现在以下几个方面: (1) 存档图纸不全或磨损、污染严重, 不能准确反映工程实体的实际情况。 (2) 竣工资料不全。有的工程项目缺少工程变更联系单, 有的缺少监理审核单和质量竣工评定表。 (3) 归档材料不符合归档要求。归档材料中有的经多次涂改, 有的用铅笔、圆珠笔、红笔书写等等。

2. 在档案管理工作中缺乏严格的约束机制和调控手段, 导致归档工作滞后、归档不全、无章可循、弹性操作。

3. 分类立卷不够清楚, 查阅不方便。有些档案人员对建设工程的全过程不清楚, 对收集到的资料不能及时进行整理、分类, 往往简单装订、随意放置, 不能保持档案资料的整体性、准确性、系统性, 影响了档案的内在质量。

三、提高基建档案管理水平的措施

强化档案意识是做好基建档案管理工作的基础, 重视基建档案管理是做好基建工作的前提[2]。近年来, 基建档案的利用日益频繁, 作用也越来越突出, 这对高校基建档案自身的质量、项目的完整程度、数据的准确性、查找的便捷性等都提出了更高的要求, 所以基建档案管理要向现代化方向迈进。基建部门或工程指挥部应设立专门的机构或指定专人负责整个工程基建档案的管理, 要提前介入建设工程, 及早掌握工程建设情况和第一手资料, 应该从以下几个方面来提高基建档案管理水平:

1. 增强法律意识, 依法治档。

加大档案管理的执法力度是解决基建档案管理问题的关键, 《档案法》、《建设工程质量管理条例》等国家有关法律法规是加强基建档案管理的根本依据。事实证明, 领导重视和依法治档, 对搞好基建档案工作非常重要。

2. 建立健全各项规章制度。

高校要结合自己的工作实际, 制定出一套切实可行的规章制度、工作细则、分类规则、岗位职责等, 以使基建档案管理不断向正规化、标准化方向发展。比如, 应建立健全基建档案的登记制度、借阅制度, 将基建档案管理纳入日常管理轨道, 这是实现建档工作规范化、标准化、制度化的前提。

3. 加强业务培训, 提高档案人员的管理水平和责任意识。

要经常组织档案人员反复学习国家档案局、国家计委制定的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》等法律法规, 通过业务培训班等形式开展业务交流, 逐步规范档案资料的编制流程、归档范围、整理和分类方法等, 从而提高基建档案的质量。档案工作者要有强烈的事业心、高度的责任感和较强的参与意识。

4. 确保基建档案材料的完整性。

基建档案的内容多、种类多, 收集时间长, 牵扯的部门又多, 这就要求基建部门应把基建档案工作纳入基建规划、计划、管理制度和工作技术人员职责范围之中, 把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作联系起来同步进行。承包单位在工程建设项目完成后都应按照《城建档案归档条例》及《高校档案归档条例》负责整理所承包工程的基建文件材料, 统一向基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。高校基建部门应积极主动地担负起主要责任, 使档案资料准确、完整。

5. 逐步实现基建档案的网络化管理。

高校基建档案的管理, 已经进入从经验管理向科学管理、采用先进技术管理转变的阶段。如果管理手段停滞不前, 将不能有效保护及利用基建档案。基建档案应参与高校整体网络建设, 尽快适应网络化管理, 以更好地适应现代化管理的需要。

浅谈高校基建档案管理工作 篇8

近几年, 全国各地的高校进入了一个快速发展时期, 学校的建设、维修工程也逐年增多, 同时产生了大量的基建档案。面对逐年增多的档案, 如何加强管理, 提高基建档案的利用效果就变成了亟待解决的问题。

一、基建档案管理存在的问题和不足

(一) 基建项目资料较难以收集齐全完整

一个工程从计划、招标到开工、验收等整个过程完成牵扯方方面面。周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点使得基建档案较为多样和复杂。如果施工单位资质齐全还能够较为负责和完整的收集整理材料, 如果是资质较差的施工单位就会出现问题。尤其涉及到经济利益等原因, 施工方因故拖、缓, 就容易造成技术文件资料处在分散、损坏、丢失等状态。

(二) 快速发展的基建工程项目, 对传统的基建档案管理模式提出了挑战

一方面, 许多学校基于人员配置等原因, 档案馆专业基建档案管理人员不能对基建工程从开始到结束实行档案归档工作全程的监督、检查和指导。另一方面, 虽然很多高校在基建负责部门配备了兼职档案员, 但在其本职工作比较忙的时候, 对基建档案就会无暇顾及, 直接影响了基建档案的收集和整理。

(三) 基建档案管理意识不强, 对档案保护工作缺乏应有的重视[2]

基建部门出于方便工作的考虑, 有些基建文件材料会保留在本部门, 不移交档案馆。有些具有凭证作用、法律效力的关键文件是复印件, 或者签字、盖章不全而失去作用。基建部门的工作人员往往是重建设而缺乏对档案资料的保护意识和经验, 而档案馆专业人员却缺乏工程建设知识, 不熟悉基建项目流程, 不能参与到档案材料的收集整理过程中。由于工作机制及管理制度落后的制约, 双方各有所长却不能互通有无, 进而影响了材料的收集和归档工作。

(四) 利用水平不高

由于基建档案是维修、改造和扩建的重要依据, 因此在一定的时间段内, 基建图纸等材料必然会大量的查档使用。由于图纸材料材质的原因, 在长期的查档过程中必然会造成图纸的磨损和损坏, 从而造成了永久的损失。随着档案管理现代化进程的加速, 无论是管理理念还是控制手段都有所改善。但是由于高校在硬件设施的投入和档案人员素质及基建图纸不易数字化等原因的限制, 使得基建图纸档案的管理还比较落后, 直接限制了图纸资源的保管和利用水平。

二、基建档案管理的对策

(一) 完善基建档案管理制度, 完善基建档案收集工作流程是做好基建工程档案归档的关键

结合本校工作实际, 制定出一套切实可行的规章制度, 将基建档案工作纳入到基建日常管理工作中, 使档案工作做到“有法可依”, 这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化的前提。由于基建项目参与单位多, 周期长, 因此只有在制度中明确各方责任才能使基建档案的前期收集整理工作更加顺利有序。

(二) 把档案服务方式从传统的被动服务变为主动地跟踪服务, 将封闭式服务转化为开放式服务

一套完整、准确、系统的档案, 必须发挥全体参与人员的档案意识, 因此在工程建设初期, 档案部门首先要对相关部门和人员开展宣传教育和培训工作, 提高档案意识。更要及早地争取各相关部门和领导的重视和支持, 建立档案工作领导责任制, 将基建档案工作纳入议事日程, 对工程档案集中统一管理[3]。这样才能做为日后档案收集的有力保证。

(三) 要引领基建档案管理向系统化、科学化、现代化方向迈进, 最重要的是提高基建档案管理人员的专业素质和科学知识

现代的档案管理方式要求专业档案人员不断增加自己各种学习的机会, 拓展知识面, 优化知识结构, 将合理的、有效的科学管理方式引进过来。另外, 因为工作关系, 同时还要做好兼职档案员的业务培训工作, 只有不断加强他们的档案业务能力, 才能确保归档资料的合理、准确和完整并符合归档要求。

(四) 文档电子化是信息时代发展的必由之路, 也是高校档案向信息化管理的必然趋势

传统的档案管理方式不仅费时而且查找、利用效率低下。因此在现代档案管理工作建设中, 应进一步加快档案设施、设备更新的步伐, 利用数据库技术和多媒体技术将基建档案电子化, 并建立数据管理系统和资源体系, 提高档案管理效率和利用效果。只有这样, 才能将档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来, 才能使档案管理更加地科学有效, 才能使基建档案的管理水平更进一层。

基建工程档案是学校的宝贵财富, 也是档案管理和基建工程项目管理的重要组成部分。保管好、利用好基建档案要本着对历史负责, 为未来负责的态度, 爱岗敬业, 踏踏实实地做好基建档案管理工作, 把好质量关并不断地提高业务水平和服务质量, 使之能更好地为学校发展服务。

摘要：随着高校办学规模的不断扩大, 基建工程项目不断增多, 产生了大量的基建档案。然而当前的基建档案管理过程中还存在许多问题, 如何解决问题, 提高基建档案的管理水平是目前档案部门面对的重要任务。

关键词：高校,基建档案,管理

参考文献

[1]黄少田.浅谈学校基建档案管理[J].兰台世界, 2012 (z1) .

[2]刘艳.基建档案管理的现状与对策分析[J].华人时刊, 2013 (11) .

对高校基建档案管理工作的思考 篇9

一、高校基建档案的特性和作用

(一) 高校基建档案的特性。高校基建档案是一个相对独立的档案门类, 它除了和一般档案一样具有原始性、信息性和价值性以外, 还具有三个自身特有的属性。首先, 基建档案具有专业性。基建档案是基本建设过程中的规划、建设、管理等各项活动所产生的材料, 这些材料既相互独立, 又有一定的联系。如果缺少建筑方面的专业知识, 就难以对工程项目进行正确分类, 更不用说对其中的材料作出正确的鉴定与划分。其次, 基建档案具有成套性。基建工程从前期的准备、决策、施工到竣工验收以及后期的维护和改造, 必然会形成一系列相关的成套文件。再则, 每一个单项工程和整体工程的档案材料是一个相对独立而又不可分割的整体。最后, 基建档案时间跨度长, 涉及单位多。高校一般档案按年度归档, 年度结束后即按要求立卷并移交档案管理部门。然而, 基建工程从立项到竣工验收少则在一年之内, 多则几年, 牵涉的部门有建设单位、施工单位、监理单位、设计单位和城建档案馆等, 因此, 做好高校基建档案工作, 需要多个单位长时间通力合作。

(二) 高校基建档案的作用。高校基建档案的及时、准确归档并得到安全保管, 不仅能为高校节约大量资金, 还能让高校的基本建设健康有序发展。高校基建档案客观反映高校基建项目的总体规划、实施计划、构建设计、组织施工、后期维护和改建等方面的情况, 也如实记载了校园基建工程从立项到竣工、交付、使用及运行管理全过程的情况, 具有历史凭证作用, 是考究高校基建工作历史和研究高校基建工作前景的科学依据;同时, 高校基建档案对高校基建工作有指导意义。基建工程的各种统计、报表、维修、扩建等离开基建档案都将寸步难行。缺乏基建档案, 后续的维护和改建缺乏依据, 不仅费时、费力还费财。此外, 高校基建档案还能解决由基建引起的纠纷, 具有维权作用。

二、高校基建档案管理工作存在的主要问题

(一) 高校对基建档案归档无硬性要求, 导致基建档案不完整。按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的要求, 学校基建部门应从基建总投资中扣留5%, 作为基建档案保证金, 待基建档案材料归档验收合格后返还。在签订基建项目合同时, 应在合同条款中增加档案材料验收合格才能验收竣工基建项目的条款, 以便督促施工单位等部门重视档案材料的搜集和立卷。现实工作中, 很多高校没有对此项工作作明文规定, 只是口头提示, 约束力不够, 导致基建项目验收合格后, 建设方找借口搪塞, 基建档案搜集不齐全, 甚至出现空白的现象。

(二) 基建档案产生部门和档案管理部门衔接不到位, 致使归档档案质量不高。基建档案是一项专业性、技术性较强的管理工作。虽然目前很多高校的基建部门都设了专人负责整理基建档案, 但是他们对档案的规范要求了解得不多, 很多时候是按照自己的想法在进行档案的立卷归档。同时, 高校档案管理部门人员对基建工作了解不够, 对基建档案的归档一直以来参照的是国家教委办公厅1994年出版的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》, 这本书已有20年历史, 不能全面概括目前的高校基建档案工作。基建管理部门和档案管理部门缺乏沟通, 造成基建档案的归档工作是移交什么就接收什么, 难以保证基建档案的完整性、系统性和准确性。

(三) 纸质档案和电子档案未同步归档, 基建图纸损毁严重。随着计算机技术的不断发展, 电子档案归档成了必然。但是, 很多高校没有实现基建档案的纸质档案和电子档案同步归档。没有电子档案, 基建档案的利用服务工作只能依靠手工翻阅, 不但加速了珍贵纸质档案的磨损, 而且查阅速度很慢, 完全跟不上时代发展的步伐。值得一提的是, 基建档案中使用率最高的是基建图纸, 基建图纸面积大, 叠痕多, 多次翻阅, 更容易损坏。因此, 基建档案, 特别是基建图纸, 应该实现纸质档案和电子档案同步归档, 以保护档案的安全, 延长档案寿命。

三、加强高校基建档案管理工作的对策

(一) 提高重视程度, 约束基建档案归档的系统、齐全和完整。首先, 学校主管领导及基建管理部门应充分认识到基建档案的重要性, 要引起高度重视并给予大力支持, 认真研究和解决档案工作中的实际问题, 从而建立起完善的基建档案管理制度体系, 才能切实有效地保证高校基建档案管理的规范发展。其次, 实际工作中要严格遵守“三同步”的原则, 在基建项目立项时, 就要将档案工作纳入到工程的各个阶段, 纳入基建人员职责范围之中。在基建工程建设过程中, 档案管理人员应随时对档案资料进行跟踪。在工程竣工验收时, 档案工作人员要对施工单位所产生的档案进行检查验收, 督促其提供一套合格的基建档案。最后, 也是最有效的办法, 就是利用合同约束手段, 在合同签订之时即写明条款, 如未按相应的管理办法归档, 或归档档案不规范, 即可采取经济手段制裁, 从其工程款中扣除相应保障金, 或者不对其工程进行验收, 以此确保基建档案归档的系统、齐全和完整。

(二) 加强沟通和学习、提高归档质量。高校基建档案管理是一项专业性很强的工作, 作为档案管理部门的人员和基建部门的档案管理人员, 不仅要熟悉一般档案业务知识, 还要熟悉工程项目的建设过程, 要有建筑工程方面的知识。因此, 参与基建档案工作的管理人员都必须努力学习业务知识, 优化自己的知识结构, 提高综合素质, 以适应档案管理现代化的需要。除了具有档案业务知识和基建工作知识, 加强部门之间的沟通与合作也是做好高校基建档案工作的重要方面。在整个基建活动过程中, 档案管理部门的人员与学校基建部门的兼职档案员要加强互动与交流。在工程项目立项时, 基建部门的工作人员要书面告知档案管理部门该项目可能涉及到多少档案材料。在工程项目建设中, 档案管理部门要主动了解项目进展情况, 对后期要交的基建材料做到心中有数。在项目完工收集档案材料时, 要起到指导、督促档案完整系统归档的作用。

(三) 多渠道, 实现基建档案, 特别是基建图纸的电子化存储和利用。随着电子信息化、多媒体技术和网络技术的广泛应用, 档案管理也从传统手工管理向现代的电子化管理转变, 必须将计算机技术应用到基建档案的管理中, 从传统手工作业方式向信息化管理过渡。高校档案管理部门可以充分利用计算机网络平台, 通过信息化处理系统, 完成电子版基建档案材料的归档, 将基建档案的保管、检索、查询与先进的信息技术相结合, 实现远程访问, 这样用户就可以足不出户地查询到自己所需要的图纸或者其它基建材料。这样一来, 不仅方便了档案利用者, 借阅查阅时间, 更能减少因为多次翻阅造成纸质档案的损毁, 更好地保护档案的安全, 延长档案寿命。对于馆藏已年久的重要基建档案, 如图纸等, 可以利用现代技术, 如通过扫描、拍照等方式, 实现老旧基建档案的电子化存储和利用, 保护档案安全。

参考文献

[1]韦赢.高校基建档案信息化管理工作探析[J].北京档案, 2010, (6) .

[2]柳群英.高校基建档案建设与管理[J].南京工程学院学报 (社会科学版) , 2012, (2) .