基建档案管理制度

基建档案管理制度（共11篇）

基建档案管理制度 篇1

附件1：

人民医院基建档案管理办法

为加强基本建设项目文件材料的管理工作，确保医院基本建设档案（以下简称基建档案）的完整、系统和安全，充分发挥其在项目建设、使用、改建、扩建及维护工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）等相关规定，结合医院实际工作情况，制定本办法。

一、基建档案的管理范围

医院基建档案是指建筑物、地上地下管线等基本建设工程在可行性研究、规划审批、勘察设计、施工监理、设备安装、竣工验收、预算决算和使用维护活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体的文件材料。

医院基本建设项目中的新建工程、原有建筑的改建扩建工程及水暖、电气、消防等管网改造工程形成的文件材料属基建档案管理范围；不改变房屋原有建筑结构及管线设计的屋面防水、墙面粉刷、门窗更换等零星维修工程产生的文件材料不属于基建档案管理范围，应纳入文书档案管理。

二、基建档案的所有权

基建档案属医院所有，任何个人不得据为已有，不得无故 拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。

三、基建档案管理原则

（一）实行集中统一管理的原则，建立以院办档案室为核心，基建办、房产维修等科室为基础的管理网络，以确保医院基建档案的完整、系统、安全和有效利用。

（二）基建档案管理工作要纳入医院基建计划、管理制度和岗位职责中，做到档案管理与项目进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的收集、整理、预立卷工作；项目竣工验收时，同步完成文件材料的归档工作。

（三）勘察设计、工程承包、现场指挥、项目监理等单位应明确一位负责人分管档案工作，遵守档案管理制度，在各自的职责范围内做好文件材料的收集、整理、保管、预立卷及归档工作。

四、基建档案归档原则

（一）归档材料必须对医院当前与长远工作具有参考价值和凭证作用。

（二）必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证材料完整、准确、系统。

（三）必须遵循档案的自然形成规律，保持材料间的有机联系。

五、基建档案归档范围

主要包括项目审批、可行性研究、设计文件、工程管理、施工组织、竣工验收、预算决算等方面的文件材料，具体归档范围详见《吉林省人民医院基建项目文件材料归档范围和保管期限表》。

不归档的文件材料

（一）正式施工前的草图、未定型图纸；

（二）重份文件和重份图纸；

（三）无查考价值的临时性、事务性文件。

六、基建档案归档要求

（一）归档的文件材料必须是原件，做到移交手续齐全、格式统一、字迹清楚、图面清晰，不得使用纯蓝墨水、圆珠笔、红色、铅笔等易褪色的书写材料。

（二）具有法律依据和凭证效力的文件材料，领导签字和单位印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。建设过程中使用文件材料不允许随意更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

（三）应根据基建文件材料的形成规律和便于查考的原则进行组卷，各类材料按文件性质分别组成案卷。

（四）声像资料应保证载体的有效性，长期存储的电子文件必须使用不可擦除型光盘。

（五）归档份数：竣工图归档两套，文字材料、底图和声像材料各归档一套。

（六）基建项目档案的保管期限分为：永久、定期两种，其实际保管期限不得短于建筑物的实际存在（使用）年限。

七、基建档案验收

（一）档案验收是基建项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收。基建档案验收应在工程竣工验收前3个月完成。

（二）成立以基建办公室、院办档案室等科室共同组成的基建档案验收组，并召开验收会议。项目设计、施工、监理等单位的相关人员列席会议。

（三）档案验收时，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式，重点验收项目前期管理、隐蔽工程、竣工验收、质量检验、重要的合同及协议等文件材料。

（四）档案验收组半数以上成员同意的为合格，由验收组出具验收意见；验收不合格的，由档案验收组提出整改意见，并进行复查；复查后仍不合格的，不得进行竣工验收。

八、基建档案归档程序

（一）基建办公室、房产维修等科室的兼职档案员及设计、施工、监理单位负责人应按照归档范围，分别做好基建文件材料的收集、整理、预立卷工作。

（二）各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将应归档的文件材料向基建办公室、房产维修科移交归档；有尾工 的应在尾工完成后及时移交。

（三）填写基建档案移交目录，一式两份，连同案卷经院办公室专职档案员核查合格后，交接双方在移交目录上签字，各执一份存查。

九、基建档案归档时间

凡具有法律依据和凭证作用的重要文件材料(审批文件、产权证明等)在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件、声像材料在项目竣工验收后3个月内归档；管理性文件材料在每年6月底前归档。

十、基建项目档案的查阅利用

（一）档案原则上不外借，查阅者一般应在档案室内查阅。如确需借出者，须经主管领导同意并办理有关借阅手续后方可借出。

（二）在查阅档案时，只准查阅自己需要的部分，不准随意翻阅其他部分内容，阅后要当面交点清楚。

（三）查阅者查阅案卷百不准拆卷、涂改，不准在档案上乱划或做标记；如需复制，需经主管领导批准。

十一、本办法自公布之日起执行。

二○一四年一月十三日

基建档案管理制度 篇2

对基建设计档案进行科学地管理, 就是运用运筹学、系统分析等优化理论、方法, 对科研、生产、建设活动的各个环节进行组织和计划管理。这就要求各个生产过程所形成积累的各种数据、资料等内容准确、及时地反馈到相应的管理部门;管理部门对这些信息进行综合分析, 并制定出相应的对策, 用以指导科研、生产建设顺利进行。由此可见, 科学地管理, 实际上就是收集、管理、利用和信息传递的过程, 也是充分发挥档案作用的过程。

一、基建设计档案的积累和归档的监督管理

工程竣工后, 及时组织施工单位整理工程内业, 工程内业包括建设用地批准证书、土地证、拨地图、建设用地规划许可证及附图、建设工程规划许可证及附图、报建通知单、开工报告、施工组织设计、各专业会签表、质量安全监督登记表、建筑工程施工许可证、定位测量图、消防、卫生、人防审批表、安全评价、环境评价、职业卫生评价、竣工测量图、消防验收合格意见书、建设工程规划实施合格证、质量安全验收合格证、安全、环保、职业卫生验收合格评价、竣工图纸、产权证等。所有这些内业是要由建设组织方与施工方共同完成的, 任何一方无法单独完成。内业档案要求将所有文件折叠成A4纸大小装入统一档案盒, 将内业整理好后, 需上报质量监督站, 质量监督站根据内业目录逐一核对后收档。要提高基建设计档案管理质量, 必须把设计文件的形成、积累和归档工作放入档案部门和科技人员的职责范围和岗位责任制中。具体应做好以下几方面的工作:首先是设计人员的个人积累。为了协助一线设计人员做好技术文件材料的形成积累工作, 档案部门发给设计人员文件袋, 专门为设计人员平时积累设计文件使用。其次是检查、监督设计人员做好图纸文件材料的形成、积累和归档工作。根据基建设计档案的特点, 档案部门要以技术规划标准为依据, 检查、协助设计人员形成积累归档工作。

二、基建设计档案的系统整理

整理工作是基建设计档案工作的中心环节, 是科学管理档案的基础。入库整理的方法主要是:①按工程年份流水号整理。基建设计院的设计档案应以工程项目为单位进行整理, 而一个工程项目的档案由底图、蓝图、原始资料、计算书、预算书、地质勘察报告组成。各类档案规格不同, 可根据自己的特点, 按同类材料或组成案卷或集中保存在一起, 这样便于保管。②按主体工程设计整理。设计院每年接到的任务, 往往是有一个主体项目, 而主体项目包含若干子项, 这些子项往往要跨季度, 甚至跨年度才能最终完成。如果按年流水号归档就容易把一个主体工程拆散, 不利于查找, 也不利于保管。遇到这种情况, 可在整个主体完成设计后, 把一个主体项目所包含的所属子项的底图归在一起, 形成一套完整的底图档案。

三、加强底图管理

设计院档案管理的最大特点, 就是底图档案利用频繁, 这样很容易造成底图的串位、丢失和损坏, 给工作带来损失。底图是蓝图的母图。蓝图丢失或损坏, 只要有底图, 就可以复制, 如果底图丢失, 要重新设计, 既浪费人力, 又会造成经济上的损失, 影响档案的正常利用。为了更好地发挥档案的作用, 使其更好地为各项工作服务, 必须建立档案归档、借阅、保管制度以及档案员岗位责任制度。借阅底图, 要进行借阅登记, 底图归档后, 要进行注销登记, 超出借阅时间, 档案人员要及时催回。同时要求晒图时, 要细心、精心, 要把底图平放好后, 再进行晒图, 以免造成底图破损;晒图完毕, 图纸要马上返回档案室, 防止底图丢失、串位, 影响使用。只有这样, 才能有效地保证底图的齐全、完整、准确。

四、作好工程档案的交接工作

如何加强基建工程档案管理 篇3

摘要:随着我国社会主义市场经济建设不断发展,基建工程项目建设也愈来愈得到了深入的发展,如何加强基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。基建档案是单位档案的组成部分之一,反映了建设项目管理工作的真实过程,基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。面对发展机遇,国家工程项目建设管理体制改革进一步深化,传统的基建档案管理工作中同时产生了问题和困难。加强基建档案采取有效措施,提高对基建档案重要性的认识,做好基建档案管理工作,实现基建档案工作自身价值,为发展和谐社会和经济建设提供档案服务,提升单位管理水平和基建工程建设水平。

关键词:加强 基建档案 管理

0 引言

随着我国社会主义市场经济建设不断发展,作为国家和单位发展的基础设施建设,基建工程项目建设也愈来愈得到了深入的发展,国家加强基建工程管理,制定了相应法规、政策、标准,逐步与国际惯例接轨。基建工程档案资料是基建工程建设过程中形成的历史记录,是基建工程管理的重要组成部分,因此,如何加强基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。单位近几年基建工程项目建设也得到了发展,在基建工程档案管理中,也出现了新形势下的问题和困难,现就本人在基层档案室基建工程档案管理的体会,谈一谈对基建档案管理的看法:

1 基建档案的作用

1.1 基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料,包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容,基建档案是单位档案的组成部分之一,反映了建设项目管理工作的真实过程,基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。基建工程建设是单位不断发展的一项基础工作,按照基建工程建设规律收集、整理、保存起来的齐全、完整、准确、成套系统的基建档案资料,是基建工程管理人员、技术人员在工程项目建设活动中创造的知识成果,对提高单位发展水平,加强单位基础设施建设力度,增强单位整体档案管理工作合理化、规范化,发挥着重要的作用。

1.2 基建工程项目是指在同一个计划任务书和总体设计内进行施工,由一个或几个单项工程组成,经济上实行统一核算,行政上有独立的组织形式的基础设施或建筑物,工程项目的特点,决定了基建档案具有技术含量强、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性,基建档案为基建工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用、等工作提供依据和凭证,是单位维权的依据,是工程项目的宝贵财富。基建档案工作是基建工程建设的组成部分,按照基建工程文件材料形成规律进行收集、分类、整理、鉴定、保存的基建档案资料,实行集中统一管理原则,为工程项目的实施提供档案利用服务,如在筹建一项工程项目的前期工作中,需要进行项目可行性研究、上报建议书、选址、土地规划等工作,必须查阅大量的过去和现在的档案资料,作为申报和编报材料的科学依据,在工程竣工验收阶段,更是需要工程全部档案资料作为验收工程质量的必备条件。所以,需加强基建工程档案管理工作,为提高基建工程管理水平发挥档案作用。

1.3 基建档案记录了工程建设的全过程,真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌,基建档案具有比工程实体本身更长久的寿命,规范、准确的基建档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据,如有时单位部门需要工程管线的具体位置,就到档案室查找相关工程竣工图,这时档案资料就发挥了方便、准确的服务功能。基建档案是工程质量的反映,工程档案管理纳入了工程质量管理体系中,工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面,在工程建设中形成、积累的基建档案质量好坏控制了工程项目质量,工程人员根据基建档案规范工程技术管理手段、程序,对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据,通过基建档案质量管理,提高工程项目质量,随着国家经济建设快速发展,重点工程项目不断增多,提高对基建档案重要

性的认识,齐抓共管,是新形势下基建档案管理的重要任务。

2 基建档案管理存在的问题

2.1 面对发展机遇,国家工程项目建设管理体制改革进一步深化,也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准,在传统的基建档案管理工作中同时产生了问题和困难。基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点,使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点,由于经济利益或赶工期等原因,人们只重视工程本身,轻视工程档案,基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展,造成了基建档案工作滞后,反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作,工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下,制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。

2.2 档案管理意识不强,领导和档案人员对基建档案重要性的思想认识不够,基建档案工作的学习宣传力度不强,基建工程队伍流动性大,人员不稳定,使档案资料管理工作严重脱节,档案资料流向不清,工程各参建部门缺乏相互沟通交流,档案管理职责没有落实到具体人员。由于基建工程和档案的专业性,工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序,缺乏工程档案管理的实践能力,使基建档案的收集、整理和归档不及时、规范。对基建档案管理的观念和认识是做好基建档案工作的前提和保证,目前,随着经济和科技的发展,在适应基建档案管理新要求方面存在一定的问题。

2.3 传统的基建档案管理模式面临着重大的挑战,相关规章制度不健全,不能采取规范标准的管理方法和操作流程,基建档案管理各环节不符合质量要求,由于工程参建单位多,档案工作标准得不到统一,如归档的基建档案质量不一,格式和内容不相同,给档案部门带来一定的负担。基建档案管理工作程序不规范,没有履行监督、检查、指导等职能,基建档案管理措施不完善,对当前的改革形式和现代管理方法缺乏研究和思考。

2.4 基建档案管理体制不完善,由于工程建设单位人员和经费的原因,许多单位没有建立基建档案管理部门,基建档案管理网络不健全,档案人员由其他管理人员兼职,没有设立专职档案人员,没有专门的档案工作场所,档案质量、安全得不到保障。基建档案管理设施设备不能满足档案管理需要,如没有专门的库房,档案保管达不到“八防”要求,基建档案管理现代化程度不能适应单位和工程建设快速发展的需要,计算机应用仅是打字的水平,影响了档案管理的工作效率和经济效益。

3 基建档案管理的对策

3.1 增强档案意识,转变传统观念,树立科学理念。基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化,积极宣传《档案法》,正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证,以人为本,贯彻科学发展观,基建档案人员应做好档案管理工作,变被动为主动,有为才有位,使档案人员和各级领导达成共识,齐抓共管,提供基建档案管理水平。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门,单凭档案部门是无法完成工作的,努力争取各部门和领导的重视和配合,通过档案利用事例,加强档案人员的工作积极性和责任感,提高档案工作的地位,使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。

3.2 完善基建档案管理体制,建立健全基建档案管理规章制度。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求,各参建部门都应设立相应的档案机构,配备专职档案人员,明确各自管理职责,建立基建档案管理网络体系,深化职能,加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。随着我国加入WTO,与国际惯例接轨,重点工程逐渐增多,应根据国情和单位基建工程情况以及国际先进管理模式,实行基建档案现代化专业管理模式,制定基建档案各项规章制度,依法治档,按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理,基建档案工作涵盖了工程项目的立项、勘察、测绘、初步设计、施工、竣工验收、评优选优等阶段,基建档案业务工作包括收集、鉴定、整理立卷、利用、保管等内容,细化各项制度并真正落实到部门和人员工作中,保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

3.3 做好基建档案管理工作,建立基建档案管理机制。基建档案业务工作是基建档案管理的基础工作之一,严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。

3.3.1 加强基建档案的收集工作,基建工程各阶段相互衔接,一个环节连着一个环节,档案资料收集不完整,可能影响其他阶段工作的开展,所以,制定基建档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定的具体分解图表,抓住工程关键阶段进行收集,档案部门要实行全过程跟踪服务,改进工作方法和态度,贯彻落实基建档案工作的规定和措施,采取业主负责制、奖惩制、岗位责任制等工作机制,分工明确,责任到人,确保各参建单位履行基建档案归档移交的责任。

3.3.2 基建档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中,基建档案工作与工程建设进程同步,建设项目申请立项时,即开始基建文件的收集、整理、审查工作,建设项目竣工验收时,完成项目文件的归档、验收工作,从工程建设源头控制基建档案管理质量。建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制,在签订合同时,明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项,并规定工程款的百分之五作为基建档案归档的准备金,不提交齐全完整的基建档案不予付款,有效的控制、监督、检查基建档案的质量。采取基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施,即基建档案工作纳入基建工程计划中,纳入基建工程规章制度中,纳入岗位责任制中;基建档案工作与基建工程立项同步,与基建工程建设进度同步,与基建工程工作检查同步,与基建工程竣工验收同步。保证基建档案归档工作顺利进行,从而保证了基建工程质量。

3.3.3 基建档案整理立卷质量是基建档案管理和利用工作的保证,各参建单位应严格做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作,遵循基建档案的形成规律,保持档案资料有机联系,单项工程又相互独立,便于利用的原则,构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式,解决基建档案工作问题,形成工作会议纪要、档案工作总结、简报等文件,得到有效的沟通和效果,采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式,对基建档案业务工作进行指导,规范基建档案整理立卷工作,统一基建档案管理标准、操作方法。

3.3.4 基建档案基础设施建设是基建档案工作发展的物质条件,档案人员应主动汇报基建档案工作情况,及时就当前档案工作出现的问题向领导说明配置设备设施的必要性,争取各级领导的支持,设置符合要求的档案库房,配备档案保管必须的“八防”设备,提高基建档案工作环境条件。

3.3.5 做好基建档案开发利用工作,探索档案服务机制。基建档案利用工作是基建档案管理的目的和归宿,“今世赖之以知古,后世赖之以知今”,紧紧围绕单位和社会中心任务,挖掘基建档案服务潜能,编制档案检索工具和编研材料,提高档案利用率,充分发挥基建档案的作用,为单位和基建工程各部门提供档案服务。

3.3.6 做好基建档案验收、报送工作。国家档案局颁布了《建设项目(工程)档案验收办法》,加强基建档案资料的管理,贯彻基建档案备案制度、验收制度,执行基建档案工作检查、预验收步骤,基建档案必须经城建档案管理部门验收合格后,才可进行基建工程的竣工验收,工程竣工验收后3个月内做好基建档案的移交工作,通过基建档案验收工作,提高了基建工程管理和档案管理水平。

3.4 加强档案人员的业务培训工作,增强档案工作思想、政治、文化等素质。组织各参建单位档案人员参加档案业务培训,掌握档案整理立卷规范操作方法,使工程人员了解基建档案管理知识,档案人员了解基建工程建设程序和基建专业知识,优化知识结构,拓宽知识面。与时俱进,学习基建档案业务、管理理论和方法、网络和计算机知识,培养现代复合型人才。档案人员应树立服务第一的意识,找准途径,扎实工作,己所不欲,勿施于人,提高档案工作的自豪感、责任感,为单位发展做出更大的贡献。

3.5 信息化时代,给基建档案工作带来了新的课题,基建档案管理应推行计算机管理技术,适应基建工程项目现代管理模式,探索基建档案信息资源体系,根据基建工程和单位信息化管理实际情况,使用档案管理软件,实行基建档案网络远程传输、查阅、保管,逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序,建立电子档案数据库,提高基建档案管理效率。

基建档案管理制度 篇4

(一)档案资料收集不齐全

基建档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门、施工程序复杂、时间跨度大，直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。参与工程建设的各个主体单位，只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果，对表示工程形象进度的阶段性资料不收集、不整理。在项目竣工接近验收时采取补救措施，按照以往工作惯例编制资料，交到建设单位的资料不能真实反映施工现场实际数据。例如建设单位在施工时不慎将地下管道挖断的事经常发生，不是因为技术人员不懂业务而是没有反应施工现场的真实记载资料可以参考。好多学校地下管网经过多年的建设后，逐步丰富和错乱起来，自来水管线、天然气管线、电缆管线、暖气管线、雨污水管线等相互交错形成一个蜘蛛网，到最后没有一套完整的综合所有专业的管网图。建设历史悠久的学校，管网图成了某些技术人员脑子里的记忆，随用随想，时间久了，当年的现场技术人员退休后，这样的记忆信息就丢失了，给后期的维修和日常使用带来很大的麻烦。

(二)档案资料编制质量不高

大多数高校对基建档案的管理没有严格的标准、规范或制度可以执行，普遍存在管理意识较差的现象。如果参建的施工单位技术水平、管理水平不高，工程资料归档意识薄弱，对于要归档的资料纯属应付竣工资料的要求。竣工图是工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样，它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等的技术文件。许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时也不严格按照相关规范执行，导致归档资料质量不高。多数竣工图没有按实际施工程序进行修改，造成竣工图与实际竣工项目不相符，存在数据误差是一定的;竣工图纸上相关责任人审核没有签字，竣工图纸漏缺竣工图章，或者有竣工图章没有签名，竣工图编制不规范、标识不统一。有的施工单位在工程竣工交付使用后，资料还不能及时归档，严重影响了后期档案的完整性。

(三)档案资料的数据内容缺乏准确性

施工过程中临时发生的变更，没有将这些变更的数据及时反映到竣工资料中，变更执行的程序也不规范，导致竣工资料存在误差或失实。档案管理人员只懂档案知识，没有工程项目建设相关的技术知识，难以确定归档资料能否反映工程竣工时的实际情况，判断不清是否图物相符，不能准确识别数据可靠性。

(四)档案资料使用手段有待更新

传统的基建档案主要以纸质、实物为载体，易损坏也不便于管理和使用。建立基建档案的最终目的是为了利用，目前高校基建档案的利用，一般是使用者到档案室查阅或借阅，使用者登记借出档案原件。这种使用方法的弊端是，原件借出不能保证安全，一旦丢失不可补救;另一方面频繁使用，原件会破损。因此，传统的档案使用手段无法适应现代化发展的要求。

四、加强基建档案管理的措施

(一)领导重视是做好基建档案管理工作的关键

学校主管基建的领导、基建部门以及工程管理人员应充分认识到做好基建档案管理工作的重要性，尤其是校领导要重视和支持。只有领导加强档案建设意识，思想上要认识到基建档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理组织体系和制度体系，实现规范化的管理，才能切实有效保证基建档案管理和归档工作的积极性。

(二)增强学校基建部门收集档案的责任感

只有提高档案管理意识才能做好基建档案管理工作，学校要建立以基建处为责任主体的组织机构，明确基建档案管理人员。基建部门作为基建工程管理者和基建档案的形成者，应有专门负责人分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。工作中要坚持基建档案“三个同步”原则，即基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。

(三)加强档案管理人员业务培训，提升专业化管理水平

档案管理部门应有针对性地加强基建档案管理人员的业务培训，让管理人员学习相关理论知识，领会现代化管理的业务要求标准，鼓励档案管理人员从思想上接收新方法、新理论，摈弃传统的陈旧管理模式。档案管理人员不但要了解基建专业基础知识，更要熟悉工程项目建设流程，知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。

(四)明确职责、及时收集，确保档案工作有效落实

工程项目施工过程中，高校基建部门甲方工地代表要密切注意工程变更，及时查验、监督监理和施工单位做好技术变更记录和竣工图绘制。监理单位和施工单位要把完整的、系统的、准确的施工变更数据和有关信息及时反馈给甲方工地代表，确保基建工程竣工档案是准确的第一手资料。

(五)逐步完善基建档案现代化管理

基建项目档案合同范本 篇5

淮南矿业集团项目档案合同

（样本）

为确保淮南矿业集团×××建设项目文件材料立卷归档工作按质、按量完成，本项目业主淮南矿业集团×××（以下简称甲方）与承包人×××（以下简称乙方）特签订本档案合同：

一、合同内容

×××建设项目×××合同工程项目文件的收集、积累、整理和归档工作。

二、双方权利义务 甲方权利义务：

1、严格遵守国家有关建设项目文件材料立卷归档的法律法规，认真执行有关煤矿建设项目档案管理工作的要求。

2、负责项目前期工作文件的收集、整理和归档工作。

3、负责对乙方承建的合同工程建设文件材料归档工作进行指导、检查、监督。

4、在乙方完成建设项目文件立卷归档工作后，负责组织乙方、质检机构和监理单位会审，并负责接收乙方办理移交相关手续。

乙方权利义务：

1、严格遵守国家有关建设项目文件材料立卷归档的法律、法规和煤矿建设项目档案管理规范及相关文件精神和具体要

求，保证项目文件的收集、整理、编制及归档工作与工程建设同步进行。

2、建立健全项目档案责任制。项目经理为工程档案第一责任人，并明确工程档案的具体分管负责任。

3、建立“一人一机一室”制，即明确一人以上专职档案工作人员，配备一台以上的计算机用于文件收集、整理和归档，建立符合规定条件的临时档案室或资料整理室。

4、保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整，做到项目文件资料记录字迹清晰、内容详细、计算准确；图表做到图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；整理、组卷后的档案资料统一、规范，符合档案管理及甲方要求。

5、负责在合同工程交工验收前向甲方移交所建工程竣工文件材料，一式2份，并协助甲方办理档案专项验收。

6、接收档案行政主管部门、矿业集团档案馆及甲方的监督检查，并按要求整改落实到位。

三、附则

1、项目文件材料收集、整理、立卷、归档所需的经费包含在工程总承包费用内。甲方承诺按照工程进度和有关规定拨付工程费用，如乙方未按照本合同完成合同工程档案移交工作，或档案质量不符合规定要求的，甲方可暂扣工程费用或质保金，直至乙方履行本合同的规定。

2、本合同作为淮南矿业集团×××项目工程施工（监理）

合同的附件，与工程施工（监理）合同具有同等的法律效力。

3、本合同经双方法定代表人或委托代理人签字并加盖公章后即生效，有效期为甲乙双方签署之日起至通过项目竣工验收时止。

4、其它未尽事宜，双方友好协商解决。本合同文本一式六份，甲乙双方各执三份。

甲方：（单位全称）（盖章）

乙方：（单位全称）（盖章）

法定代表人：

法定代表人：

或其授权

或其授权 的代理人：

（签字）

的代理人：

（签字）

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基建管理制度 篇6

二、加强工程质量检查监督，分管领导亲自抓工程质量，专管人员具体抓，责任到人，按职负责，专管人员主要抓质量，抓工期，抓安全，检查中发现问题及时纠正。

三、工程验收由基本建设综合科负责组织实施，按照国家评定标准进行评定，参考平时检查记录，对主要建筑材料(水泥、钢材、防水材料、砖、水泥预制件、焊条及其他材料等)，在使用前要对其质量证明书或试验报告进行复核，质量不合格不能使用。工程质量要达到合格以上。在竣工验收中，如发现有不符合质量合格标准的，分清责任，严格按施工招标合同办，在没有纠正之前，坚决不能交付使用。

四、投资十万元以上的基建项目，确定施工单位时要积极推行投标、招标承包责任制。投票、招标中要对参加单位首先进行资格审查，严格把关，秉公办事，坚持民主、公开、平等的原则，克服投标、招标过程中的不正之风。

五、工程建设单位所有人员一律不准介绍自己的亲属、朋友来本单位承包基建工程，也不准由亲属介绍施工队承包工程，以杜绝搞变相的亲属承包，造成不良的后果。

高校基建档案管理工作刍议 篇7

1. 增强档案部门的服务意识。

基建档案人员要改变过去那种墨守成规、安于现状、等利用者上门的服务方式, 转变思想观念, 变被动服务为主动服务, 面向市场经济, 把开发利用工作的重心转移到为经济建设服务上来。可通过展览、宣传板报、校园网络、学校会议、知识竞赛等向广大教职工宣传档案法律法规及有关基建档案管理工作的知识, 从而澄清基建档案工作中存在的模糊认识, 提高对基建档案工作重要性的认识, 消除人们对基建档案工作的神秘感, 引导更多的人利用基建档案, 树立起利用基建档案的观念。

2. 强化基建档案的收集归档工作。

高校基建档案管理部门应根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等有关建设项目档案工作的法律法规, 结合本校实际, 制定符合基建档案工作实践要求的基建档案收集归档制度, 明确基建档案的归档范围、归档要求及档案形成部门的职责任务;根据学校各建设项目重要程度、建设规模的不同, 灵活地对其档案收集归档工作进行监管, 着重以大型、重点建设项目为重点, 保证基建档案的归档及利用效果;完善基建档案接收移交工作制度, 规范基建部门向档案部门移交档案工作的行为, 改变高校档案部门对基建档案管理的被动局面, 从而主动有效地指导、监督基建档案及时规范地归档。在制度中应规定, 基建项目档案要在基建项目竣工后的三个月内移交, 并细化责任, 落实到人。

3. 确保基建档案工作与基建工程建设同步进行。

首先, 坚持建立施工现场监督机构与工程开工同步。工程建设单位档案管理部门必须督促和协助施工单位在施工现场建立起与建设项目规模相适应的档案管理机构, 配备素质好、责任心强的档案员, 担负起该阶段档案材料的管理工作。其次, 坚持项目归档材料的收集、积累与结算施工进度款同步。在施工单位结算施工进度款时, 基建档案管理部门必须督促施工单位随附档案材料的收集、积累进度情况, 并实行签证认可制。第三, 坚持施工现场预立卷与施工进程同步。坚持施工现场预立卷, 使其与项目的实际工程进程同步, 是从根本上改变和解决工程竣工图编制有“水分”的有效方法和途径。其具体方法是:按施工程序建立相应的档案材料专用袋, 并规定专人负责, 使不同时间、不同专业的施工人员在施工中形成的不同档案材料对号入座, 逐一存入专用袋内, 并做好每袋登记入册记录, 以防散失。这样, 待一个工序或单元工程施工结束后, 各相应专用保管袋中的档案材料同步收集、积累完毕, 确保了档案材料收集的完整、齐全、准确、系统。第四, 坚持档案验收与工程竣工相同步。竣工验收工作是对工程质量的一次全面检验和考核, 是工程建设的最后一道关口。基建档案工作人员应重点检查工程前期文件、各种隐蔽工程记录、设计基础文件、施工技术文件、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件和各项专业验收文件是否齐全、手续是否完备、质量是否符合归档要求等。

4. 根据基建档案利用率相应强化利用工作。

从高校基建档案提供利用的情况看, 其查考率较高的信息点内容主要有建设工程许可证号、工程名称、施工单位、开工日期、竣工日期、竣工面积、竣工决算、验收日期、层数、高度、结构等。高校基建档案部门可以上述信息点为重点, 以建筑物为单位, 逐一从基建档案资源中进行摘录、汇总、输入计算机, 使利用者可以方便、快捷、系统地利用。基建档案中的施工文件材料数量较多, 反映着建筑物的建设情况和质量, 对于整个建筑物的存在期, 具有重要的凭证、查考价值, 但在主管职能部门的业务工作中查用率较低。对这部分基建档案, 目前可仍维持传统的档案管理方法, 保存原件, 必要时提供原件利用。基建档案中的竣工图纸材料, 是基建档案中利用率最高、查考价值最大、利用者范围最广的核心部分, 应作为基建档案的“重中之重”, 优先对其进行数字化, 即将竣工图纸通过计算机扫描制成图形文本, 录入数据库, 为自动化检索、提高利用率和实现档案资源共享服务。

5. 提高基建档案管理人员的素质。

基建档案管理制度 篇8

【关键词】:医院；基建；档案管理；问题；对策

中图分类号：R197 文献标识码：A 文章编号：1003-8809（2010）12-0256-02

当前我国已经进入医院快速发展期，许多医院不断扩张，民营医院不断新生。但是我国在医院基建设备建设与管理中漏洞百出，比如一些医院在相关档案管理中却保存不善，缺少相关资料，造成了一些排水管网损害却无法危害或者维修很困难的情况发生。

1 当前我国医院基建设备档案管理存在的问题

1.1 档案观念问题有待更新

当前我国基建设备档案在医院档案管理中是较不受重视的类别，花的时间和精力相对较少。而且医院基建部门往往重视不够，不想配合，认为材料放在手边用用就行了。基建部门一般随意找个临时工作为基建设备基建资料管理员，临时工有的甚至连基建设备基建项目材料的构成也不清楚，更不用说是符合归档的要求了。基建部门的基建施工管理员在用图纸等材料时往往随意涂写，用了资料后不会及时交回到资料保管员手中，资料保管员也不会主动地催收。这些客观存在的困难需要提高归档案意识来解决，因此，要普遍提高相关部门和人员的基建设备档案归档意识。

1.2 档案管理缺少保障制度

虽然我国《档案管理办法》颁布实施了多年，但是许多医院没有制定相关基建设备档案的收集、管理制度；有些医院所制定的基建设备档案规范因政策水平的差异而大相径庭。我们曾与调查问卷表明，被调查对象中100%的人员认为制度是医院基建设备档案收集的另一个难点，90.0%以上的人员认为现今的本医院基建设备档案归档范围应加以改进。同时各医院制定的归档范围内都会有基建设备档案的归档范围，但通常根据建设部《基建档案管理规定》实施细则来规定本医院的基建设备档案归档范围，缺少符合医院自身特点的医院基建设备档案归档范围。

1.3基建归档质量有待提高

我们在己归档的材料中发现，基建设备档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。同时医院主体建设工程从立项到竣工验收要经过一年甚至几年的时间，有的建设工程虽已完工，但因工程款结算或其他问题仍未验收完毕，每年都有新的文件材料形成，这些文件材料与该工程相联系，是反映该建筑实际建设过程的真实记录。这些材料都应按该工程项目立卷归档，而不应不受时间长短的限制。这样才能保证案卷的成套性不受影响，有利于今后的档案管理利用工作的顺利进行。

1.4 档案管理载体有待丰富

按规定，基础建设施工过程每个阶段均要留下照片或是其它电子文件。但调查表明，特殊载体的材料匾乏，要么没有相应的材料，即使有一些有特殊载体材料，其数量也不超过5%，给医院留下了不可弥补的损失。目前由于声像档案载体材料成本较高，而且属于“账外”档案，不易控制。许多建设声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，其中一些珍贵资料内容丢失。

2 完善医院基建设备档案管理若干对策

2.1 增强认识

医院档案部门可通过举办展览、宣传板报、召开会议、知识竞赛措施宣传国家有关档案的法律、法规及有关档案管理工作的知识，从而澄清档案利用中存在的模糊认识，提高对档案利用工作重要性的认识，唤起医院对档案利用工作的重视，激发医院利用档案愿望与热情，消除医院对档案工作的神秘感，引导更多的人利用档案，树立起利用档案的观念。档案人员要改变过去那种墨守成规、安于现状、等使用者上门的服务方式，面向市场经济，把开发利用工作的重心转移到经济建设服务中来。转变思想观念，变被动服务为主动服务。宣传建档意义，确立基建设备档案的重要地位。

2.2 完善制度

基建设备档案和别的档案不同，比较大型或重点的建设项目，在基建档案馆是一定有一份备案的。因此，医院档案馆可以对大型、重点基建设备基建项目和本医院的一般基建设备基建项目档案管理分别对待，只保存医院经常利用的基建设备档案。这样可以在减少物力、财力的同时达到基建设备档案归档和可利用的效果。

2.3 合理移交

进行部门立卷之后，医院的基建设备档案最终还是要由基建部门移交档案馆，这就要求档案部门制定一个可行的接收移交工作制度。在日常的工作交流中，笔者发现，各医院对基建设备档案的归档无固定时间，常常是被动地接收基建部门移交的档案。有了一个切实可行的基建设备档案接收移交制度，可以改变档案馆对基建设备档案管理的这种被动局面，从而主动有效地指导、监督基建设备档案的及时规范地归档。比如说在制度中规定，基建设备基建项目档案要在竣工后的三个月内移交，要规定具体的事由具体哪一个岗位上的人负责，责任到人。

2.4 创新管理

从基建设备档案形成情况看，多数医院建院历史悠久，但又非专门建筑单位，所以基建设备档案跨越历史时间较长，绝对数量较大，每年新增档案数量相对有限。因此，如购置专用扫描设备，在将现有竣工图纸材料集中扫描完成后，未来每年的工作量是不充分的。但是考虑投入—产出相比关系，医院档案部门专为基建设备基建图纸扫描而购置大型、高效扫描仪，经费投入过高，且相对于专业建筑设计单位工作量，投入与产出不成比例。为此，可采用社会化服务方式，由建筑设计专业图文公司负责将基建设备基建图纸进行扫描、制成图形文本及光盘刻录工作。

总之，在新时期下，做好医院基建设备档案管理，己成为医院基建部门和医院档案管理部门工作的重要组成部分，还需要我们共同加强管理与研究。

参考文献：

[1] 傅毅.医院基建档案应与工程建设同步[J].浙江档案，2005(7) ：34-35

[2] 尹莉.三看档案信息资源建设和开发利用[J].山东档案，2006(4)：59.

[3] 张照余.档案信息化法规体系解析[J].档案学研究，2007(3)：54-55.

[4] 徐贵珠．浅议做好文件材料收集与平时立卷工作[J]．天津档案，2002(4)：49-50．

基建财务管理制度 篇9

为进一步规范本矿基建财务管理制度，保证基建工作的顺利进行，根据《中华人民共和国会计法》、财政部《基本建设财务管

理规定》和实际情况，特制定如下管理制度。

一、认真贯彻执行国家在财经方面的统计、政策、法律、法规制度和财务制度。

二、基本建设资金要专户管理，专账核算，专款专用。

1、按要求依据投资计划申请开设基本建设资金账户（账套）；

2、按照基本建设项目设置建设资金专账，核算每一个项目的建设成本和交付使用资产情况；

3、按规定设置独立的财务管理机构或指定专人负责财务工作并保持人员的相对稳定，财务人员应具有会计从业资格；

4、严格按批复的建设内容、建设规模使用基建资金。严格执行各项费用的开支标准和范围。

三、合理使用基本建设经费

1、严格监督基建资金的使用情况，对资金来源、投资使用和资金完成的三个阶段，认真做好日常的会计核算、记账、报账工

作。必须做到手续完备、内容充实、数字真实准确、账目清楚、按期报账；

2、严格履行会计手续，基建资金必须按程序签批后方能使用；

3、基建财务人员必须严格执行财经纪律，保护基建资金的完整与安全；

4、按照国家财务制度的规定，认真编制凭证及月报、季报、年终计算，做到报表及时、数字真实、内容完整、实事求是；

基建安全目标管理制度 篇10

源课件 w ww.5 Y

K J.cOm 3

基建安全目标管理制度

为了落实“安全第一，预防为主、综合治理”安全生产方针，树立安全发展的理念，进一步加强安全施工管理，明确目标，实

现安全生产的既定目标，制定安全生产目标管理制度。

1.以科学发展观为统领，按照省委、省政府“转型发展、安全发展、和谐发展”的总体要求，紧紧围绕集团公司“12345”的发展思路和 狠抓六项重点工作，完善六大系统，落实“六大阶段性”目标任务，坚定信心，求真务实，真抓实干，努力推进

资源节约型、环境良好型、本质安全型、和谐温暖型现代化煤炭生产企业建设步伐。

2.矿安全基建目标为零死亡事故，确保实现安全基建，质量标准化，力争动态达标。

3.考核条件：出勤达到规定天数，个人无严重“三违”，无轻伤事故，施工单位无重伤以上事故、二级非人身伤亡事故，质量

标准化动态达标。

4.实现安全生产目标达到考核条件的单位和个人发放安全奖，否则每发生一名重伤或重大险情事故的单位、专业，在执行

考核办法给予罚款的同时扣奖金的50%直到扣完为止。

5、月度安全生产目标

结合每个月的现场实际情况，各单位部门制定出月度安全基建考核目标，确保班组无轻伤，施工单位无重伤以上事故，月度安

全质量标准化达到行业级。

（1）.出勤达到规定天数，完成月度进尺目标，个人无严违，无轻伤事故，队组杜绝轻伤事故、安全质量标准化达到行业级。

（2）.月度实现安全施工达到考核条件的单位，以单位工程进行奖励，否则按考核办法进行处罚。

6.考核奖惩

每年、每季、月度末由安监站统计各科队、班组、个人的事故、工伤、严违情况，由安监站严格按照规定进行考核，兑现奖惩。

1.事故的经济处罚

（1）对轻伤的处罚

发生轻伤事故的，由事故发生专业组织分析；对发生事故的科队罚款1000元，对班组长、安全员、责任者人均罚款200元；跟

班矿长罚款1000元，专业分管领导罚款1000元。

（2）对重伤事故及重大非人身事故的处罚

发生重伤事故及重大非人身事故由安全矿长、分管领导组织分析，写出分析报告，通报全矿；对发生事故的科队人均罚款100

元；事故所在班组人均罚款200元；班组长、安全员、责任者、人均罚款400元；单位的分管矿长及班子成员人均罚款2000元；

跟班矿长罚款2000元；、队长，副队长各罚款1000元。

（3）对重伤以上事故的处罚

发生重伤以上事故，由集团公司组织分析，并报集团公司研究处理；矿组织召开全矿的事故分析会议；全矿人均罚款100元；

事故发生科队人均罚款500元；事故所在的班组人均罚款1000元；班组长、安全员、事故责任者人均罚款3000 元；班子成员人

均罚款5000元；分管领导、有关责任科室的科级、副科级管理人员各罚款800元，同时按责任的大小，对有关人员给予行政处

分。

（4）对火灾、被盗或其他影响企业形象重大事故的处罚对发生损失价值1000元以上的火灾事故、出现价值1000元以上的被盗

案件，责任单位包赔损失，并加罚款2000元，分管领导、单位领导、责任人各罚款500元，视其情节对责任者给予行政处分，并在电视上曝光亮相。

（5）对严重违章作业、违反劳动纪律人员的处理按照集团公司及本矿的有关规定，发生一人次“严违”，对个人罚款50-100

元。

2.事故的行政追究

（1）凡是发生重伤或重大非人身事故的单位，除执行罚款外，对跟班的领导、班组长、安全员、责任者一律降级；情节严重的开除矿籍。

（2）发生重伤以上事故，除执行规定的罚款外，专业副总及业务科室的专业分管科长、副科长免职。事故科队的领导撤职；

事故责任人、安全员、班组长、跟班队长一律开除矿籍，其他班子成员一律免职，同时承担罚款。

3.安全风险抵押金的交纳标准参照矿有关规定

4.安全风险抵押金按阶段考核：阶段内全矿杜绝重伤以上的事故，返还风险抵押金；全矿实现安全生产，专业内重伤指标超过

规定，专业内的所有人员及联责人员风险抵押金归矿，并按原标准重新交纳；全矿未实现安全生产，所有交纳的风险抵押金全

部归矿，按原标准重新交纳。

通过以上手段，落实工作措施，强化安全基础工作，确保安全基建奋斗目标的实现。

文章来

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加强高校基建档案管理的几点思考 篇11

关键词高校;基建档案;档案管理;对策

中图分类号G27文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)032-0183-01

高校基建档案是高校档案的重要组成部分,是高等学校在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的和积累起来的各类建设项目的有保存价值的文字、图表及声像载体等材料,是各种建筑物、构筑物及地上地下管线等基本建设工程规划、设计、施工和使用、维修活动中的直接记录,包括基建文件档案材料、施工文件档案材料、竣工图纸档案材料。如何科学管理好基建档案资料,充分发挥它的作用,成为摆在每个基建档案管理人员面前刻不容缓的问题。

1加强高校基建档案管理的意义

1.1为高校基本建设发展提供凭证

基建档案不仅记录了学校建设的实际经过,而且记录了人们在建设活动中所取得的经验教训及创造出的成果,因此,基建档案是人们查考过去的情况,掌握历史材料,研究有关事物的发展规律的重要依据和凭证。一套完整的基建档案,从征用土地、实地勘探图纸设计、施工合同、监理合同、施工进程、竣工验收及各类报告、来往文书、图表、数据等都有系统的记录,这些记录将会是考察历史和处理问题的科学依据。

1.2为高校基建科学发展提供了参考

档案利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节。实践证明,学校基础设施的维护与管理是离不开基建档案的。高校基建档案不仅是历史的真实写照,同时原建筑工程地质资料和施工设计图纸是工程改建、扩建,或对破坏后重新恢复的重要依据。特别对那些深埋地下的各种管线及隐蔽工程进行检查和维修时,地面上看不到、摸不着,不能准确判断它们确切的位置和具体走向的情况下,技术人员便可根据相关档案材料去施工。这样既可以减少工作失误,节约时间,而且可以节约经费,提高工作效率。若档案材料不齐全、图物不符,改建、扩建、维修也就无从下手,必然会造成人力、物力和财力的巨大浪费。

1.3为学校维权提供了佐证

由于历史的原因,过去在相关制度方面不完善,在学校权属、土地纠纷等方面,许多高校一直存在着与周边单位或农民地界争议问题。科学管理,充分利用好基本建设档案,能够有效维护产权所有者,解决好这些争议纠纷,可以让档案发挥其独特的功能优势。因为基建档案真实地记载了学校房产、地产以及设备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依据。

2高校基建档案管理工作存在的问题

2.1档案意识不强

一方面学校领导对基建档案认识不足,没有把档案工作放到应有位置,重视基建工程建设进度、质量和资金投入,而忽视基建工程档案管理工作。另一方面,建设、施工、设计、监理各方的职能部门、相关工作人员,档案意识不强,素质不高。他们甚至都不知道资料的收集范围,总以为收集档案材料是分外的事,工作积极性不高,加上管理措施不力,结果是大量重要的资料丢失,严重影响了档案资料的完整性和准确性。

2.2基建档案自身的特殊性易造成归档难

基建档案具有专业性、成套性和效益的潜在性等特点,在一定程度上造成了收集归档难。首先,基建档案专业性要求兼职档案员既要了解档案专业知识,又要熟悉基本建设的相关知识,专业性特点使立卷工作难度大,要求高。目前高校基建部门普遍缺乏既熟悉基建业务又熟悉档案知识的人员,而兼职档案员工作任务繁杂,对基建档案无暇顾及,工作上力不从心。再加上基建项目参建单位的专(兼)职档案人员变动频繁,导致档案收集工作不到位。其次,基建档案形成于基建工程的建设过程中,周期短则数月,长则数年,档案又形成于设计、施工、监理、建设等多个部门,牵扯到很多方面,并且这些方面又环环相扣、联系紧密。其整体性要求易造成收集难。再次,由于基建档案的主要作用是为日后的管理、维修、改建等提供依据,没有立竿见影的效益,其效益的潜在性、滞后性使某些人认为建立基建档案是费时、费力而无效益的劳动,从而造成基建档案无专人管理,丢失严重,导致无法弥补的损失,影响工程后续维护和利用。

2.3高校基建档案提供利用方式单一

建立基建档案的最终目的是为了利用。目前,高校基建档案的提供利用,除个别电话查询外,多为利用者亲自到档案部门说明要利用档案的内容,档案工作人员手工检索,提供档案原件供利用者查询或借阅。这种利用方式有许多弊端,因频繁使用,原件(特别是图纸)易破损,且不能保证其安全。因此传统的档案检索利用方式已满足不了信息社会发展的要求。

3加强高校基建档案管理工作的对策

3.1宣传档案法规,增强基建档案意识

首先,应大力宣传档案法规,加强法制观念。高校要利用各种形式,广泛宣传档案法规,做到依法治档,使各基建档案相关部门认识到基建档案工作的重要性。其次,应进一步强化学校基建部门领导的档案意识。学校基建部门是学校基本建设项目的直接管理单位,肩负着全校房屋建设和旧房修缮维护的重任。从而学校基建部门领导者的档案意识是搞好学校基建档案收集工作的保证。同时学校档案部门也要与基建部门等其他相关职能部门及时联系、及时沟通,建立完善的机制和健全的基建档案归档制度。在基建项目立项时,应将档案工作纳入到工程的各个阶段,纳入基建人员职责范围之中。基建管理部门作为基建档案归档单位和使用单位,应当自觉提高各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。并加强制度建设,有合理科学的工作流程,形成人人尊重制度,个个按章办事的风气,经常性督促检查,确保基建档案工作做好。

3.2明确各方职责,建立基建档案收集的网络体系

面对基建档案收集、归档难这一现实问题,应明确工程建设各方职责,责任到人,建立一个层次分明、责任明确的档案工作网络体系。其具体做法:一是明确学校内部档案工作的职责。由于工程建设大多以基建部门或为新校区建设成立的基建工程指挥部负责,因此,基建档案应明确由基建部门或新校区基建工程建设指挥部为主,学校档案部门负责业务指导和验收入库的内部管理模式。二是明确建设、施工、设计、监理等各方职责。建立基建档案收集责任制度,档案收集检查监督制度等。如文件、计划、报告、总结等由文书负责收集;合同、协议、审批手续等由负责印章管理人员来收集;预决算由预算人员收集;施工记录、验收记录、隐蔽工程记录等由施工人员收集;项目决算,固定资产投资等由审计人员收集;最后由档案员负责汇总,所形成的档案就会不漏、不缺,有资料、有分析,否则让哪一个人来完成这项工作都是难以胜任的。三是基建档案收集与工程拨款挂钩。在施工合同、设计合同和监理合同中,应依据国家有关规定对基建档案工作提出的具体要求,在明确结算工程款时,设计、施工、监理各方负责的档案资料必须经验收合格后方可支付,从经济上对各方予以约束。

3.3加强硬件建设,实现档案信息化管理

传统的基建档案资料主要以纸质、实物为载体,不便于管理和使用,且易损坏。随着计算机在各行各业的普及,档案管理也从传统型管理转向现代化管理,从经验管理向科学管理过渡,逐步采用先进技术管理。在设备配备上要加大投入力度,添置和更新计算机、工程复印机、扫描仪等硬件设施,采用科学、先进的应用软件来进行档案信息的存储和利用,并结合计算机网络技术与多媒体技术,实现基建档案收集、归档和利用的现代化。

参考文献

[1]张家妹.新形势下加强高校基建档案管理的思考[J].西安邮电学院学报,2009,6.