基建类档案管理办法

基建类档案管理办法（共8篇）

基建类档案管理办法 篇1

基建类档案管理办法

第一章 总则

第一条： 为提高我校基本建设档案（以下简称基建档案）工作的质量和管理水平，充分发挥基建档案在我校发展中的作用，并为考核基建档案工作提供依据，特制定本办法。

第二条：本办法依据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》、国家档案局、国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章制订。

第三条：本办法规定了基建档案工作的基本原则，归档范围的确定、文件材料的部门立卷和归档流程、基建档案的管理、开发利用的主要内容和方法等。

第二章 基建档案工作的基本原则

第四条：凡属我校基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。

第五条：基建档案实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

第六条：基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

第三章 基建档案归档范围的确定

第七条： 确定的原则

一、归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对我校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

二、必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

三、必须遵循其自然形成规律，保持有机联系。

第八条： 归档的主要内容和重点

一、归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面。

二、归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文字，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

第九条： 不归档的文件材料

一、正式施工前的草图、未定型图纸；

二、重份文件和重份图纸；

三、无查考价值的临时性、事务性文件.第四章 部门立卷与归档流程

第十条： 学校基建部门要有一名负责人分管基建档案工作，并配备相应兼职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

第十一条： 学校档案室随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导兼职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。

第十三条： 学校的基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。

第十四条： 使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

第十五条： 工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

第十六条： 根据基建文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考的的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

第十七条： 归档验收

基建项目在验收后两个月内归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的档案资料，填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。

第五章基建档案的管理

第十八条：按《高等学校档案实体分类与高等学校档案工作规范》进行分类编号。

第十九条：根据基建档案的内容构成和形成特点。编制用于组成档号的二级类目代号简表。

第二十条：基建档案号=号+基建档案分类号+案卷号

第二十一条：综合管理类用自然，项目类用竣工。

第二十二条：鉴定和销毁按新财大鉴定销毁制度执行。

第六章基建档案的开发和利用

第二十三条：借阅按《新疆财经大学档案利用制度》执行。

第二十四条：咨询、交流

一、利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。

二、建立档案内容摘要以及各种检索卡片、目录等，在校内提供利用条件，并有选择地进行外部交流。

三、充分发挥基建档案资料的法律凭证作用，为保护房地等权益提供凭证。

第七章附则

第二十五条：本办法是我校基建档案管理的基本依据，基建类档案管理应依据本办法执行。

基建类档案管理办法 篇2

对基建设计档案进行科学地管理, 就是运用运筹学、系统分析等优化理论、方法, 对科研、生产、建设活动的各个环节进行组织和计划管理。这就要求各个生产过程所形成积累的各种数据、资料等内容准确、及时地反馈到相应的管理部门;管理部门对这些信息进行综合分析, 并制定出相应的对策, 用以指导科研、生产建设顺利进行。由此可见, 科学地管理, 实际上就是收集、管理、利用和信息传递的过程, 也是充分发挥档案作用的过程。

一、基建设计档案的积累和归档的监督管理

工程竣工后, 及时组织施工单位整理工程内业, 工程内业包括建设用地批准证书、土地证、拨地图、建设用地规划许可证及附图、建设工程规划许可证及附图、报建通知单、开工报告、施工组织设计、各专业会签表、质量安全监督登记表、建筑工程施工许可证、定位测量图、消防、卫生、人防审批表、安全评价、环境评价、职业卫生评价、竣工测量图、消防验收合格意见书、建设工程规划实施合格证、质量安全验收合格证、安全、环保、职业卫生验收合格评价、竣工图纸、产权证等。所有这些内业是要由建设组织方与施工方共同完成的, 任何一方无法单独完成。内业档案要求将所有文件折叠成A4纸大小装入统一档案盒, 将内业整理好后, 需上报质量监督站, 质量监督站根据内业目录逐一核对后收档。要提高基建设计档案管理质量, 必须把设计文件的形成、积累和归档工作放入档案部门和科技人员的职责范围和岗位责任制中。具体应做好以下几方面的工作:首先是设计人员的个人积累。为了协助一线设计人员做好技术文件材料的形成积累工作, 档案部门发给设计人员文件袋, 专门为设计人员平时积累设计文件使用。其次是检查、监督设计人员做好图纸文件材料的形成、积累和归档工作。根据基建设计档案的特点, 档案部门要以技术规划标准为依据, 检查、协助设计人员形成积累归档工作。

二、基建设计档案的系统整理

整理工作是基建设计档案工作的中心环节, 是科学管理档案的基础。入库整理的方法主要是:①按工程年份流水号整理。基建设计院的设计档案应以工程项目为单位进行整理, 而一个工程项目的档案由底图、蓝图、原始资料、计算书、预算书、地质勘察报告组成。各类档案规格不同, 可根据自己的特点, 按同类材料或组成案卷或集中保存在一起, 这样便于保管。②按主体工程设计整理。设计院每年接到的任务, 往往是有一个主体项目, 而主体项目包含若干子项, 这些子项往往要跨季度, 甚至跨年度才能最终完成。如果按年流水号归档就容易把一个主体工程拆散, 不利于查找, 也不利于保管。遇到这种情况, 可在整个主体完成设计后, 把一个主体项目所包含的所属子项的底图归在一起, 形成一套完整的底图档案。

三、加强底图管理

设计院档案管理的最大特点, 就是底图档案利用频繁, 这样很容易造成底图的串位、丢失和损坏, 给工作带来损失。底图是蓝图的母图。蓝图丢失或损坏, 只要有底图, 就可以复制, 如果底图丢失, 要重新设计, 既浪费人力, 又会造成经济上的损失, 影响档案的正常利用。为了更好地发挥档案的作用, 使其更好地为各项工作服务, 必须建立档案归档、借阅、保管制度以及档案员岗位责任制度。借阅底图, 要进行借阅登记, 底图归档后, 要进行注销登记, 超出借阅时间, 档案人员要及时催回。同时要求晒图时, 要细心、精心, 要把底图平放好后, 再进行晒图, 以免造成底图破损;晒图完毕, 图纸要马上返回档案室, 防止底图丢失、串位, 影响使用。只有这样, 才能有效地保证底图的齐全、完整、准确。

四、作好工程档案的交接工作

如何加强基建工程档案管理 篇3

摘要:随着我国社会主义市场经济建设不断发展,基建工程项目建设也愈来愈得到了深入的发展,如何加强基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。基建档案是单位档案的组成部分之一,反映了建设项目管理工作的真实过程,基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。面对发展机遇,国家工程项目建设管理体制改革进一步深化,传统的基建档案管理工作中同时产生了问题和困难。加强基建档案采取有效措施,提高对基建档案重要性的认识,做好基建档案管理工作,实现基建档案工作自身价值,为发展和谐社会和经济建设提供档案服务,提升单位管理水平和基建工程建设水平。

关键词:加强 基建档案 管理

0 引言

随着我国社会主义市场经济建设不断发展,作为国家和单位发展的基础设施建设,基建工程项目建设也愈来愈得到了深入的发展,国家加强基建工程管理,制定了相应法规、政策、标准,逐步与国际惯例接轨。基建工程档案资料是基建工程建设过程中形成的历史记录,是基建工程管理的重要组成部分,因此,如何加强基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。单位近几年基建工程项目建设也得到了发展,在基建工程档案管理中,也出现了新形势下的问题和困难,现就本人在基层档案室基建工程档案管理的体会,谈一谈对基建档案管理的看法:

1 基建档案的作用

1.1 基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料,包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容,基建档案是单位档案的组成部分之一,反映了建设项目管理工作的真实过程,基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。基建工程建设是单位不断发展的一项基础工作,按照基建工程建设规律收集、整理、保存起来的齐全、完整、准确、成套系统的基建档案资料,是基建工程管理人员、技术人员在工程项目建设活动中创造的知识成果,对提高单位发展水平,加强单位基础设施建设力度,增强单位整体档案管理工作合理化、规范化,发挥着重要的作用。

1.2 基建工程项目是指在同一个计划任务书和总体设计内进行施工,由一个或几个单项工程组成,经济上实行统一核算,行政上有独立的组织形式的基础设施或建筑物,工程项目的特点,决定了基建档案具有技术含量强、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性,基建档案为基建工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用、等工作提供依据和凭证,是单位维权的依据,是工程项目的宝贵财富。基建档案工作是基建工程建设的组成部分,按照基建工程文件材料形成规律进行收集、分类、整理、鉴定、保存的基建档案资料,实行集中统一管理原则,为工程项目的实施提供档案利用服务,如在筹建一项工程项目的前期工作中,需要进行项目可行性研究、上报建议书、选址、土地规划等工作,必须查阅大量的过去和现在的档案资料,作为申报和编报材料的科学依据,在工程竣工验收阶段,更是需要工程全部档案资料作为验收工程质量的必备条件。所以,需加强基建工程档案管理工作,为提高基建工程管理水平发挥档案作用。

1.3 基建档案记录了工程建设的全过程,真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌,基建档案具有比工程实体本身更长久的寿命,规范、准确的基建档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据,如有时单位部门需要工程管线的具体位置,就到档案室查找相关工程竣工图,这时档案资料就发挥了方便、准确的服务功能。基建档案是工程质量的反映,工程档案管理纳入了工程质量管理体系中,工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面,在工程建设中形成、积累的基建档案质量好坏控制了工程项目质量,工程人员根据基建档案规范工程技术管理手段、程序,对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据,通过基建档案质量管理,提高工程项目质量,随着国家经济建设快速发展,重点工程项目不断增多,提高对基建档案重要

性的认识,齐抓共管,是新形势下基建档案管理的重要任务。

2 基建档案管理存在的问题

2.1 面对发展机遇,国家工程项目建设管理体制改革进一步深化,也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准,在传统的基建档案管理工作中同时产生了问题和困难。基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点,使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点,由于经济利益或赶工期等原因,人们只重视工程本身,轻视工程档案,基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展,造成了基建档案工作滞后,反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作,工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下,制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。

2.2 档案管理意识不强,领导和档案人员对基建档案重要性的思想认识不够,基建档案工作的学习宣传力度不强,基建工程队伍流动性大,人员不稳定,使档案资料管理工作严重脱节,档案资料流向不清,工程各参建部门缺乏相互沟通交流,档案管理职责没有落实到具体人员。由于基建工程和档案的专业性,工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序,缺乏工程档案管理的实践能力,使基建档案的收集、整理和归档不及时、规范。对基建档案管理的观念和认识是做好基建档案工作的前提和保证,目前,随着经济和科技的发展,在适应基建档案管理新要求方面存在一定的问题。

2.3 传统的基建档案管理模式面临着重大的挑战,相关规章制度不健全,不能采取规范标准的管理方法和操作流程,基建档案管理各环节不符合质量要求,由于工程参建单位多,档案工作标准得不到统一,如归档的基建档案质量不一,格式和内容不相同,给档案部门带来一定的负担。基建档案管理工作程序不规范,没有履行监督、检查、指导等职能,基建档案管理措施不完善,对当前的改革形式和现代管理方法缺乏研究和思考。

2.4 基建档案管理体制不完善,由于工程建设单位人员和经费的原因,许多单位没有建立基建档案管理部门,基建档案管理网络不健全,档案人员由其他管理人员兼职,没有设立专职档案人员,没有专门的档案工作场所,档案质量、安全得不到保障。基建档案管理设施设备不能满足档案管理需要,如没有专门的库房,档案保管达不到“八防”要求,基建档案管理现代化程度不能适应单位和工程建设快速发展的需要,计算机应用仅是打字的水平,影响了档案管理的工作效率和经济效益。

3 基建档案管理的对策

3.1 增强档案意识,转变传统观念,树立科学理念。基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化,积极宣传《档案法》,正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证,以人为本,贯彻科学发展观,基建档案人员应做好档案管理工作,变被动为主动,有为才有位,使档案人员和各级领导达成共识,齐抓共管,提供基建档案管理水平。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门,单凭档案部门是无法完成工作的,努力争取各部门和领导的重视和配合,通过档案利用事例,加强档案人员的工作积极性和责任感,提高档案工作的地位,使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。

3.2 完善基建档案管理体制,建立健全基建档案管理规章制度。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求,各参建部门都应设立相应的档案机构,配备专职档案人员,明确各自管理职责,建立基建档案管理网络体系,深化职能,加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。随着我国加入WTO,与国际惯例接轨,重点工程逐渐增多,应根据国情和单位基建工程情况以及国际先进管理模式,实行基建档案现代化专业管理模式,制定基建档案各项规章制度,依法治档,按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理,基建档案工作涵盖了工程项目的立项、勘察、测绘、初步设计、施工、竣工验收、评优选优等阶段,基建档案业务工作包括收集、鉴定、整理立卷、利用、保管等内容,细化各项制度并真正落实到部门和人员工作中,保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

3.3 做好基建档案管理工作,建立基建档案管理机制。基建档案业务工作是基建档案管理的基础工作之一,严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。

3.3.1 加强基建档案的收集工作,基建工程各阶段相互衔接,一个环节连着一个环节,档案资料收集不完整,可能影响其他阶段工作的开展,所以,制定基建档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定的具体分解图表,抓住工程关键阶段进行收集,档案部门要实行全过程跟踪服务,改进工作方法和态度,贯彻落实基建档案工作的规定和措施,采取业主负责制、奖惩制、岗位责任制等工作机制,分工明确,责任到人,确保各参建单位履行基建档案归档移交的责任。

3.3.2 基建档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中,基建档案工作与工程建设进程同步,建设项目申请立项时,即开始基建文件的收集、整理、审查工作,建设项目竣工验收时,完成项目文件的归档、验收工作,从工程建设源头控制基建档案管理质量。建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制,在签订合同时,明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项,并规定工程款的百分之五作为基建档案归档的准备金,不提交齐全完整的基建档案不予付款,有效的控制、监督、检查基建档案的质量。采取基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施,即基建档案工作纳入基建工程计划中,纳入基建工程规章制度中,纳入岗位责任制中;基建档案工作与基建工程立项同步,与基建工程建设进度同步,与基建工程工作检查同步,与基建工程竣工验收同步。保证基建档案归档工作顺利进行,从而保证了基建工程质量。

3.3.3 基建档案整理立卷质量是基建档案管理和利用工作的保证,各参建单位应严格做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作,遵循基建档案的形成规律,保持档案资料有机联系,单项工程又相互独立,便于利用的原则,构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式,解决基建档案工作问题,形成工作会议纪要、档案工作总结、简报等文件,得到有效的沟通和效果,采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式,对基建档案业务工作进行指导,规范基建档案整理立卷工作,统一基建档案管理标准、操作方法。

3.3.4 基建档案基础设施建设是基建档案工作发展的物质条件,档案人员应主动汇报基建档案工作情况,及时就当前档案工作出现的问题向领导说明配置设备设施的必要性,争取各级领导的支持,设置符合要求的档案库房,配备档案保管必须的“八防”设备,提高基建档案工作环境条件。

3.3.5 做好基建档案开发利用工作,探索档案服务机制。基建档案利用工作是基建档案管理的目的和归宿,“今世赖之以知古,后世赖之以知今”,紧紧围绕单位和社会中心任务,挖掘基建档案服务潜能,编制档案检索工具和编研材料,提高档案利用率,充分发挥基建档案的作用,为单位和基建工程各部门提供档案服务。

3.3.6 做好基建档案验收、报送工作。国家档案局颁布了《建设项目(工程)档案验收办法》,加强基建档案资料的管理,贯彻基建档案备案制度、验收制度,执行基建档案工作检查、预验收步骤,基建档案必须经城建档案管理部门验收合格后,才可进行基建工程的竣工验收,工程竣工验收后3个月内做好基建档案的移交工作,通过基建档案验收工作,提高了基建工程管理和档案管理水平。

3.4 加强档案人员的业务培训工作,增强档案工作思想、政治、文化等素质。组织各参建单位档案人员参加档案业务培训,掌握档案整理立卷规范操作方法,使工程人员了解基建档案管理知识,档案人员了解基建工程建设程序和基建专业知识,优化知识结构,拓宽知识面。与时俱进,学习基建档案业务、管理理论和方法、网络和计算机知识,培养现代复合型人才。档案人员应树立服务第一的意识,找准途径,扎实工作,己所不欲,勿施于人,提高档案工作的自豪感、责任感,为单位发展做出更大的贡献。

3.5 信息化时代,给基建档案工作带来了新的课题,基建档案管理应推行计算机管理技术,适应基建工程项目现代管理模式,探索基建档案信息资源体系,根据基建工程和单位信息化管理实际情况,使用档案管理软件,实行基建档案网络远程传输、查阅、保管,逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序,建立电子档案数据库,提高基建档案管理效率。

基建类档案管理办法 篇4

基本建设项目实体质量、外观效果因其更为直观，往往被人重视。与之相比，基建档案工作作为“幕后”部分则常被忽视。其实基建档案是工程建设过程真实、全面的反应，是基建工作不可或缺的一部分，对工程建设本身起着至关重要的作用。“十五”以来，三峡局的基建项目逐年增加，基建投资成倍增长。本人从2005年起到基建办公室从事基建档案管理管理，从一个“门外汉”，通过努力摸索实践，变成了一个“熟练工”，并且取得了不错的成绩，在局档案部门的协助和支持下，共完成了10个建设项目的档案管理工作。其中三峡坝区船舶服务区待泊锚地工程通过交通部档案馆组织的档案专项验收，另外9个项目档案通过交通部委托长航局组织的专项验收，所有专项验收一次性通过，三峡局基建档案管理工作受到。

文件由项目组收集整理，施工、监理分别负责各自的资料。最后由基建办统一归口后上报资料验收，完成竣工验收后由基建办最后进行整理及时上报竣工资料。虽然涉及部门比较多，资料内容量较大，但各部门高度重视、密切配合、最后到我这里的时候基本能够做到完整规范。

三、做好基建档案管理工作要熟悉基建管理程序

为此，我认真学习基建管理的规章制度和业务流程、学习相关的标准和规范。这些与领导的大力支持是分不开的，只要有相关的培训机会，领导都会派我去参加。在基建业务流程方面同事们也给我很多帮助和指导。我主动学习监理及施工管理制度，了解监理和施工单位的工作职责。对施工重点过程进行详细了解，对已完工资料进行查阅和学习，从以往的档案中寻找规律。这些方法都对档案资料管理起到了很好的作用。

四、做好基建档案管理要深入实际了解项目特点

从项目立项到工程实施、再到竣工验收，每个环节我都尽量深入实际、积极参与。参照目前执行的基建管理制度及水运工程质量检验标准中对资料的要求，充分了解管理文件、质量保证、质量检验、竣工图等资料的形成过程，为什么要形成这种资料而不是那种。对不同的项目，做为档案的管理者，要思考在如何在制度规定的范围内尊重每个项目不同的特点。其中也有很多的学问，需要进一步加强学习。在项目建设过程中，尽量选择不同项目的施工现场进行观摩，和施工监理单位的负责人进行沟通，既能提出资料要求，也能了解项目特点，还能得到施工监理单位的充分理解和配合，提高资料形成的质量。

五、做好基建档案管理要把握好几个关键环节

做为建设单位，并不直接参与监理施工资料的编制，主要是指导检查。针对部分施工单位对水运工程资料管理制度不太熟悉的情况，首先进行预先控制。与项目负责人通力合作，开工后利用施工例会，对工程的资料收集内容、范围、材质等

提出了具体要求，使与会各方对工程资料的收集与整理有了一个明晰的指导方向。工程建设过程中与监理及施工单位建立良好的沟通协调，讨论资料管理中的具体问题。保持与长航规划基建处、档案中心及质监站等进行沟通，对过程检查中出现的资料问题，配合进行整改完善。项目组和档案部门不定期到监理项目部及施工项目部检查资料收集情况，尽量做到施工档案工作与工程建设同步，克服在建社项目竣工验收前突击整理档案的现象，发现问题尽快提出了整改意见并检查落实到位。正是有了这些过程控制，减轻了项目负责人资料管理的压力，也使施工资料更加规范。

六、进一步做好基建档案资料管理的几点思考

教学类档案管理规范 篇5

为了规范我院教学类档案管理,根据国家教委发布的关于《高等院校档案实体分类法》与《高等院校档案工作规范》制定我院教学类档案管理意见如下：

一、基本原则

1．凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体均属教学档案。

2．教学档案是衡量学院教学管理水平和教育质量的重要标志之一,也是学院档案的主体、核心和重点。

3．教学档案管理是教学管理的重要组成部分。应实行“三纳入”,“四同步”,即纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步,检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步,评审鉴定教学质量、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步,上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具档案、证明同步。

4．各系和教学业务部门应明确分管档案工作的负责人和配备专（兼）职档案干部,统一管理本部门、本系统的教学文件材料,并按期向学院指定的档案管理部门办理移交。5．努力提高教学管理档案部门和人员的现代化管理水平,逐步参与教学管理,成为教学管理和教改参谋部门,成为教学业务工作的信息咨询部门之一。

6．要把教学档案工作列入本院教育发展计划,在经费、设备和人员配备等方面给予保证,每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。

二、归档范围

1．在教学实践中形成的文件材料,具有长期的参考价值和凭证作用。

2．必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3．必须遵循自然形成规律,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

三、归档主要内容和重点

1．归档主要内容包括综合管理、专业与实验室建设、招生、学生学藉情况、课堂教学与实践、自学考试的报名册与成绩、毕业生、结业生情况、证书发放、班主任工作情况、教材选用情况等方面。2．归档的重点是本学院（本部门）在教学工作各个环节中形成的不同载体的文件材料。

四、教学文件材料的整理和归档 1．形成和积累

（1）每年新学年开始后,各系领导及教务人员接受由学院布置下达的积累教学文件材料的任务。

（2）教务部门会同档案部门向各系发放各种教学文件材料表格、学籍登记表（卡）、卷宗袋等。

（3）各系兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料,并定期进行整理。

（4）档案室随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好文件的积累工作。

2．整理组卷

（1）由各系或教学管理部门的兼职档案员负责将积累的文件材料向档案室移交归档。

（2）根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一,文件较少按不同内容分别组成薄卷。

（3）教学文件材料按永久、长期、短期顺序要求分门别类排列。按正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；批复在前,请示在后的要求排列。

（4）归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,签字手续完备。破损的文件材料应进行修补完整后归档。

（5）卷内材料一律拆掉金属物,分别用线装订。

（6）凡是文件材料未注明标题的应注明题名、责任者、时间。（7）按顺序编排页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号的位置在非装订线一侧的下角。

（8）填写卷内目录及备考表。

五、归档验收

1．移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全、排列,书写是否符合要求。如不符合规定要求,接受人应拒绝接受并予以指正。

2．移交时应填写移交凭证,一式两份,双方各执一份,以防丢失。3．教学综合管理文件次年6月底归档,其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）于当年12前一次性归档,部门负责人应督促本部门档案管理要员按时移交。

六、教学档案工作责任制 1．各系教学管理部门领导职责

（1）制订和健全有关管理制度,切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中。并监督执行。

（2）加强与学院档案室联系,共同做好业务指导和监督检查工作,保证教学档案质量。

（3）对本部门管理干部和兼职档案员提出具体要求,并帮助他们解决一些实际困难。

2．教务处职责

（1）保管教学运行中的各类计划、文件和各类教学汇总情况、报表。

（2）负责指导各分院的教学档案管理。3．各部门兼职教学档案干部职责

（1）将收集、积累的文件材料整理组卷装订,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,装订整齐,并及时向院档案室移交。（2）做好存放本部门的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

4．学院档案室职责

（1）认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,制定本院教学档案工作各项管理制度并付诸实施。

（2）督促、指导和检查全院教学档案工作,验收各部门移交的教学档案。

（3）按照《教学类档案工作规范》要求做好教学档案的各项业务工作。

（4）努力开发教学档案信息资源,充分发挥其作用。

档案管理实施细则--党群行政类 篇6

第一条

为加强我校党群、行政类档案工作的业务建设，逐步实现我校党、政档案工作的规范化、科学化管理，有效地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、教育部《高等学校档案工作规范》、国家档案局《归档文件整理规则》，结合我校实际情况，特制订本实施细则。

第二条 我校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像、电子材料，均属党、政档案。

第三条 我校实行文书处理部门归档制度。各文书处理部门在档案科指导下，定期向档案科归档。目前的归档部门是：党委办公室、纪监审处、团委、工会；校长办公室、人事处、保卫科、后勤管理集团、离退休管理科、信息中心。归档部门将根据各个时期的建制情况作适当调整。

第四条 学校党、政文件材料的归档工作应当纳入各单位的工作计划和规划，纳入各单位的管理制度，纳入各单位有关人员的职责范围；做好每年的布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条 归档方法

一、每一个归档单位的文书处理人员或兼职档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据类目分别归档。

二、归档的主要内容和重点

１、归档的主要内容包括各党群、行政单位在日常工作中或由本部门组织的或由本部门代表学校组织的各项活动中形成的不同形式、不同载体的文件材料。具体范围见附件

一、附件二。

２、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，要特别注意全局性、综合性的文件材料；上级针对我校的指令性、指导性来文和批复应视为学校文件材料归档；其次是上级和其他单位发来的文、电等材料。

三、归档原则

归档应按问题、时间和文件材料的自然形成规律保持其有机联系，并按文件的重要程度，区分保存价值，分类归档，使归档的文件材料能完整、准确、全面地反映学校的真实面貌和部门的主要活动，且便于保管、查找和利用。

四、归档方法

1、分类（1）分

归档文件应按其形成或针对的分开。一般来说文件应归入文件形成的；跨的请示与批复，应归入批复；跨的规划、计划，应归入文件内容针对的第一个；跨的总结、报告，应归入文件内容针对的最后一个；跨的会议文件，应归入会议开幕的；历经数年办完的文件，应在结束年归档。

（2）分问题

归档文件应按其形成（或承办机构）和问题归档，即按某一机构形成（承办）的某一件事（问题）分别归档。

（3）分保管期限

归档文件按规定的保管期限，即永久或长期或短期分别归档。（详见保管期限表）

2、组合

一般以问题特征为主，结合作者、名称内容等特征按归档。内容和排列顺序如下：

工作计划、总结等综合性文件，一般可按责任者或名称标题组合。 管理和业务活动形成的业务文件、调研材料，按问题组合。 统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合。 简报按名称或期号组合。

会议文件，按会议的届次进行组合。 非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合。 其他文件材料可根据规定的形式按归档原则组合。

3、排列

归档时，应按文件的重要程度和形成时间顺序进行排列： 批复、批示在前，请示、报告在后； 正件在前，附件在后； 印件在前，定稿手稿、修改稿、签发稿在后； 转发通知、决定、批示在前，被转发件在后； 非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后； 其他文件材料按其形成规律和特点，按归档原则排列。

4、对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与文件材料不可分割的照片、字条等，要加边、修补和裱糊以便保持原样，长期保存；对较大的表格、纸张要适当进行折叠，拆除文件材料上的易锈蚀金属物。

5、归档的文件材料应逐件加盖归档章；并填写归档章的各个项目，编制件号；归档章的位置在每件文件首页上端的空白处。文件的件数，一般以每份为一件；请示与批复，报告与批示，文件正本与不同稿本，正文与附件，正文与文件处理单，原件与复制件，转发文与被转发文，报表、名册、图册，来文与复文等可视为一件。

6、编目

归档时，归档文件应根据我校档案分类编号方案逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者（制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者）、文号（文件的发文字号）、题名（文件标题，没有标题或标题不规范的可自拟标题，外加“［］”）、日期（文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20020202）、页数（每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页）、备注（注释文件需说明的情况）等项目应一一认真填写。

7、装盒

将归档文件按件号顺序装入档案盒。

8、填写备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明（填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人（负责整理归档文件的人员姓名）、检查人（负责检查归档文件整理质量的人员姓名）和日期（归档文件整理完毕的日期。）

第六条 归档验收及归档时间

一、文书部门整理好档案，经档案科检查合格后，填写移交目录一式两份，移交时交接双方按目录清点，并履行签字盖章手续，办理移交。移交目录各执一份备查。

二、党群、行政类档案于次年５月底前向档案科归档移交。 第七条 本实施细则由档案科负责解释。

第八条 本实施细则经云南医学高等专科学校档案工作管理委员会讨论通过后执行。

附件一：党群类档案归档范围和保管期限表 附件二：行政类档案归档范围和保管期限表 附件一：

党群类档案归档范围和保管期限表

一、党委办公室

１、上级党组织有关党的建设和党务工作的文件材料 长期 ２、党委召开的各种重要会议的文件材料

(1)会议计划、请示、批复、会议通知、工作报告、议程、参加会 议人员名单、领导讲话稿、会议发言稿、会议选举办法、候选人情况介绍和登记表、选举情况记录、选举结果、决议、上级批复(2)会议简报、提案及办理情况、小组会议记录、会议情况、重要 的贺电、贺信(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证及选票式样 ３、各种会议记录

党委会、党委扩大会、党政联系会、书记办公会、书记校长碰

头会、党委民主生活会等会议记录 ４、党委工作规划、计划、总结（包括经验总结）、报告（包

括调查报告）５、党委发布的决定、批示、指示、批转、通报和通知 ６、党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 ７、党委负责同志在校内的重要讲话和参加上级召开会议的发言稿 ８、党委工作简报 ９、党委大事记

10、党群系统机构设置、撤销、改名和启用、废止废除印章（包

括印章实物）的通知 永久 长期 短期 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久

11、党群系统重要统计材料 永久

12、党委关于保密工作、秘书信息工作的文件材料 长期

13、校友总会会议记录及有关校友工作的文件材料 长期

14、重要的群众来信来访及处理情况材料 长期

15、党群工作的规章制度 长期

16、上级关于宣传工作的文件

17、我校宣传工作的计划、决定、报告、通知、总结和统计

18、教职工思想政治工作动态及调查材料

19、理论学习的决定、通知、计划、总结 20、《云南医学高等专科学校》简报合订本

二、组织人事处

1、各直属支部及党校的工作计划、总结、请示、报告及党委的批复

2、上级关于组织、干部工作的文件

3、我校组织工作的计划、总结、决定、报告及上级批复等文件材料

4、我校组织机构设置、变动的请示、报告及决定、批复、通知

5、落实政策的有关材料

6、副处级以上干部任免、调动和离休的报告、决定、批复、通知（若需要上级批准的，应附任免呈报表）

7、副处级以上干部名册

8、党员、党组织及干部统计报表

9、各分党委、总支、直属支部改选报告及审批材料

10、各直属支部委员名册

11、党员名册

12、吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党、开除

长期 永久 长期 长期 永久 长期 长期 永久 永久 长期 永久 永久 永久 长期 长期 长期 党籍的文件材料 永久

13、发展新党员、预备党员转正名册 永久

14、出国人员政审报告及上级批复等文件材料 长期

15、组织、干部管理工作的规章制度 长期

16、上级关于统战工作的文件 长期

17、我校统战工作计划、决定、报告和总结

18、统战工作情况调查、典型材料、统计报表

19、我校各级人大代表、政协委员名单及审批材料 20、台、港、澳和侨务工作材料

21、各民主党派成员和负责人名册及有关材料

22、统战工作重要会议记录

23、各民主党派重要活动的有关材料

三、纪监审处 

1、上级关于纪律检查工作的文件

2、纪委工作规章制度

3、我校关于纪律检查工作的计划、报告、总结、调查材料及重要统

4、校纪委会议记录

5、党员处分、复查材料

6、群众来信、来访及处理意见

7、上级有关监察、审计工作的文件

8、监察、审计工作方面的规章制度

9、监察、审计工作计划、总结、报告请示及批复

10、监察、审计工作统计年报表及重要报表 永久 永久 永久 长期 长期 永久 长期 长期 长期 永久 永久 长期 短期 长期 长期 长期 长期

11、审计报告及有关材料 长期

四、校工会

１、上级关于工会工作的文件 长期 ２、我校工会工作的计划、报告、决定、总结等文件材料 永久 ３、职代会、教代会有关文件(通知、代表名单、议程、工作报告、领导发言稿、总结、决议、选举情况及结果、批复等)４、表彰工会先进集体、个人的材料、名单 ５、基层工会干部名册 ６、我校有关工会工作情况的材料 ７、由校工会主办的全校性重大活动的文件材料

五、校团委

１、上级关于共青团、青年工作的文件 ２、团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）３、学代会通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲

话、大会发言等文件 ４、团委工作计划、总结、报告 ５、团委工作典型调查、调研材料 ６、表彰和奖励先进集体、优秀个人的有关材料 ７、处分团员、团干部的决定及复查材料 ８、批准入团、离团的材料及名单 ９、团干部名单

10、团员名册

11、团委会议记录 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

12、学生会工作计划、总结及开展重要活动的文件材料 长期

13、各种社团活动、勤工俭学、社会实践的有关材料 长期

14、各分团委、团总支的有关材料 长期

15、团委牵头组织重大活动的有关材料 长期

附件二：

行政类档案归档范围和保管期限表 

一、校长办公室

１、上级有关高校行政管理的综合性文件 长期 ２、全校性的规章制度 永久 ３、我校中长期规划，、学期工作计划、总结、报告 永久 ４、校长办公会、校行政办公会等会议记录、纪要 永久 ５、全校性的工作会议、座谈会文件 长期 ６、我校行政领导在校内外各种重要会议上的讲话、发言稿 永久 ７、我校教育事业规划、计划及上级批复 永久 ８、我校向上级的请示及其批复 永久或长期 ９、我校各部门的请示及学校的批复 长期

10、全校性工作的调查材料及经验总结 永久

11、高等学校基层报表 永久

12、我校行政系统启用、停用、更换印章的通知包括印章实物 永久

13、学校概况、简介 永久

14、学校大事记 永久

15、《校情简讯》、《行政会议纪要》 长期

16、校长办公室的工作计划、安排、总结等文件材料 长期

17、重要统计报表、统计分析报告及有关材料 永久

18、由校行政或校办负责主办的其他全校性重大活动

形成的文件材料 永久或长期

19、重要群众来信来访及处理情况材料 长期 20、上级有关档案工作的文件

21、档案工作的规章制度

22、我校档案工作的规划、计划、总结、请示、报告及上级批复

23、档案工作统计报表

24、有关学校情况的剪报

25、档案科指南、全宗介绍

二、组织人事处

１、上级关于人事工作的文件 ２、我校人事工作的规章制度 ３、我校关于人事工作的计划、报告、总结、调查材料、会议记录４、上级下达我校的编制及学校机构的编制规划、计划、报告

等文件材料 ５、关于校内机构设置、变化的文件材料 ６、行政干部任免等文件材料 ７、表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 ８教职工的材料  ９、我校师资培养和教师队伍建设的文件材料

10、人事统计报表

11、教职工名册 短期 长期 永久 永久 永久 永久 长期 长期 永久 永久 永久 永久 长期 长期 永久 永久 永久

12、教职工评定、聘任专业技术职称的材料及上级批复（按类

归档，并附审批表）长期

13、我校教职工工资调整材料、名册 长期

14、教职工转正定级的材料 长期

15、教职工校内调动的材料 长期

16、招收、录用教职工的材料 长期

17、教职工调出、调入的有关材料（含工资、行政介绍信及调动通知）长期

18、教职工办理退职、离职的有关材料 长期

19、教职工办理离休、退休的有关材料 长期 20、教职工办理病假、事假、探亲假、优育假、计算工龄

等的有关材料 长期

21、教职工办理自费留学，因私出国的申请及批复的材料 长期

22、有关教职工生活福利、劳保、伤亡抚恤的文件材料 长期

23、有关教职工离、退休后返聘、使用临时工的文件材料 长期

24、我校有关社会保障方面的文件材料 永久

三、保卫科

1、上级关于安全保卫工作的文件 短期

2、我校安全保卫工作的规章制度 长期

3、我校安全保卫工作的计划、总结、报告、请示及

批复等文件材料 永久或长期

4、要害部门的安全保卫、消防工作 长期

5、出国（境）人员登记材料 长期

四、后勤管理集团

1、上级有关后勤工作的文件 短期

2、我校后勤工作的规章制度 长期

3、后勤管理集团的工作计划、安排、总结、报告及上级批复 永久

4、后勤管理集团干部聘任的有关文件材料 长期

5、后勤管理集团与各下属部门签订的任务、经费包干合同、协议书 长期

6、后勤管理集团各下属部门给后勤管理集团的各种请示、报告及批复 长期

7、资产管理工作计划、总结、请示、报告、上级批复及其它有关文件 长期

8、我校有关车辆的编制及我校现有各种型号车辆的统计、登记表 长期

9、我校房屋、家具财产的管理、统计等材料 长期

10、我校校园绿化、膳食工作的有关文件材料 短期

11、资产管理工作计划、总结、请 示、报 告、上级批复及其他有关文件 长期

五、离退休管理科

1、上级有关离退休工作的文件 短期

2、我校有关离退休工作的计划、总结、请示、报告、上级

批复及有关活动安排 长期

六、信息中心

1、上级文件 短期

2、部门工作计划、总结、请示、报告及上级批系、批示 长期

3、部门规章制度 长期

4、部门其他有关文件材料

高校基建档案管理工作刍议 篇7

1. 增强档案部门的服务意识。

基建档案人员要改变过去那种墨守成规、安于现状、等利用者上门的服务方式, 转变思想观念, 变被动服务为主动服务, 面向市场经济, 把开发利用工作的重心转移到为经济建设服务上来。可通过展览、宣传板报、校园网络、学校会议、知识竞赛等向广大教职工宣传档案法律法规及有关基建档案管理工作的知识, 从而澄清基建档案工作中存在的模糊认识, 提高对基建档案工作重要性的认识, 消除人们对基建档案工作的神秘感, 引导更多的人利用基建档案, 树立起利用基建档案的观念。

2. 强化基建档案的收集归档工作。

高校基建档案管理部门应根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等有关建设项目档案工作的法律法规, 结合本校实际, 制定符合基建档案工作实践要求的基建档案收集归档制度, 明确基建档案的归档范围、归档要求及档案形成部门的职责任务;根据学校各建设项目重要程度、建设规模的不同, 灵活地对其档案收集归档工作进行监管, 着重以大型、重点建设项目为重点, 保证基建档案的归档及利用效果;完善基建档案接收移交工作制度, 规范基建部门向档案部门移交档案工作的行为, 改变高校档案部门对基建档案管理的被动局面, 从而主动有效地指导、监督基建档案及时规范地归档。在制度中应规定, 基建项目档案要在基建项目竣工后的三个月内移交, 并细化责任, 落实到人。

3. 确保基建档案工作与基建工程建设同步进行。

首先, 坚持建立施工现场监督机构与工程开工同步。工程建设单位档案管理部门必须督促和协助施工单位在施工现场建立起与建设项目规模相适应的档案管理机构, 配备素质好、责任心强的档案员, 担负起该阶段档案材料的管理工作。其次, 坚持项目归档材料的收集、积累与结算施工进度款同步。在施工单位结算施工进度款时, 基建档案管理部门必须督促施工单位随附档案材料的收集、积累进度情况, 并实行签证认可制。第三, 坚持施工现场预立卷与施工进程同步。坚持施工现场预立卷, 使其与项目的实际工程进程同步, 是从根本上改变和解决工程竣工图编制有“水分”的有效方法和途径。其具体方法是:按施工程序建立相应的档案材料专用袋, 并规定专人负责, 使不同时间、不同专业的施工人员在施工中形成的不同档案材料对号入座, 逐一存入专用袋内, 并做好每袋登记入册记录, 以防散失。这样, 待一个工序或单元工程施工结束后, 各相应专用保管袋中的档案材料同步收集、积累完毕, 确保了档案材料收集的完整、齐全、准确、系统。第四, 坚持档案验收与工程竣工相同步。竣工验收工作是对工程质量的一次全面检验和考核, 是工程建设的最后一道关口。基建档案工作人员应重点检查工程前期文件、各种隐蔽工程记录、设计基础文件、施工技术文件、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件和各项专业验收文件是否齐全、手续是否完备、质量是否符合归档要求等。

4. 根据基建档案利用率相应强化利用工作。

从高校基建档案提供利用的情况看, 其查考率较高的信息点内容主要有建设工程许可证号、工程名称、施工单位、开工日期、竣工日期、竣工面积、竣工决算、验收日期、层数、高度、结构等。高校基建档案部门可以上述信息点为重点, 以建筑物为单位, 逐一从基建档案资源中进行摘录、汇总、输入计算机, 使利用者可以方便、快捷、系统地利用。基建档案中的施工文件材料数量较多, 反映着建筑物的建设情况和质量, 对于整个建筑物的存在期, 具有重要的凭证、查考价值, 但在主管职能部门的业务工作中查用率较低。对这部分基建档案, 目前可仍维持传统的档案管理方法, 保存原件, 必要时提供原件利用。基建档案中的竣工图纸材料, 是基建档案中利用率最高、查考价值最大、利用者范围最广的核心部分, 应作为基建档案的“重中之重”, 优先对其进行数字化, 即将竣工图纸通过计算机扫描制成图形文本, 录入数据库, 为自动化检索、提高利用率和实现档案资源共享服务。

5. 提高基建档案管理人员的素质。

基建类档案管理办法 篇8

【关键词】:医院；基建；档案管理；问题；对策

中图分类号：R197 文献标识码：A 文章编号：1003-8809（2010）12-0256-02

当前我国已经进入医院快速发展期，许多医院不断扩张，民营医院不断新生。但是我国在医院基建设备建设与管理中漏洞百出，比如一些医院在相关档案管理中却保存不善，缺少相关资料，造成了一些排水管网损害却无法危害或者维修很困难的情况发生。

1 当前我国医院基建设备档案管理存在的问题

1.1 档案观念问题有待更新

当前我国基建设备档案在医院档案管理中是较不受重视的类别，花的时间和精力相对较少。而且医院基建部门往往重视不够，不想配合，认为材料放在手边用用就行了。基建部门一般随意找个临时工作为基建设备基建资料管理员，临时工有的甚至连基建设备基建项目材料的构成也不清楚，更不用说是符合归档的要求了。基建部门的基建施工管理员在用图纸等材料时往往随意涂写，用了资料后不会及时交回到资料保管员手中，资料保管员也不会主动地催收。这些客观存在的困难需要提高归档案意识来解决，因此，要普遍提高相关部门和人员的基建设备档案归档意识。

1.2 档案管理缺少保障制度

虽然我国《档案管理办法》颁布实施了多年，但是许多医院没有制定相关基建设备档案的收集、管理制度；有些医院所制定的基建设备档案规范因政策水平的差异而大相径庭。我们曾与调查问卷表明，被调查对象中100%的人员认为制度是医院基建设备档案收集的另一个难点，90.0%以上的人员认为现今的本医院基建设备档案归档范围应加以改进。同时各医院制定的归档范围内都会有基建设备档案的归档范围，但通常根据建设部《基建档案管理规定》实施细则来规定本医院的基建设备档案归档范围，缺少符合医院自身特点的医院基建设备档案归档范围。

1.3基建归档质量有待提高

我们在己归档的材料中发现，基建设备档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。同时医院主体建设工程从立项到竣工验收要经过一年甚至几年的时间，有的建设工程虽已完工，但因工程款结算或其他问题仍未验收完毕，每年都有新的文件材料形成，这些文件材料与该工程相联系，是反映该建筑实际建设过程的真实记录。这些材料都应按该工程项目立卷归档，而不应不受时间长短的限制。这样才能保证案卷的成套性不受影响，有利于今后的档案管理利用工作的顺利进行。

1.4 档案管理载体有待丰富

按规定，基础建设施工过程每个阶段均要留下照片或是其它电子文件。但调查表明，特殊载体的材料匾乏，要么没有相应的材料，即使有一些有特殊载体材料，其数量也不超过5%，给医院留下了不可弥补的损失。目前由于声像档案载体材料成本较高，而且属于“账外”档案，不易控制。许多建设声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，其中一些珍贵资料内容丢失。

2 完善医院基建设备档案管理若干对策

2.1 增强认识

医院档案部门可通过举办展览、宣传板报、召开会议、知识竞赛措施宣传国家有关档案的法律、法规及有关档案管理工作的知识，从而澄清档案利用中存在的模糊认识，提高对档案利用工作重要性的认识，唤起医院对档案利用工作的重视，激发医院利用档案愿望与热情，消除医院对档案工作的神秘感，引导更多的人利用档案，树立起利用档案的观念。档案人员要改变过去那种墨守成规、安于现状、等使用者上门的服务方式，面向市场经济，把开发利用工作的重心转移到经济建设服务中来。转变思想观念，变被动服务为主动服务。宣传建档意义，确立基建设备档案的重要地位。

2.2 完善制度

基建设备档案和别的档案不同，比较大型或重点的建设项目，在基建档案馆是一定有一份备案的。因此，医院档案馆可以对大型、重点基建设备基建项目和本医院的一般基建设备基建项目档案管理分别对待，只保存医院经常利用的基建设备档案。这样可以在减少物力、财力的同时达到基建设备档案归档和可利用的效果。

2.3 合理移交

进行部门立卷之后，医院的基建设备档案最终还是要由基建部门移交档案馆，这就要求档案部门制定一个可行的接收移交工作制度。在日常的工作交流中，笔者发现，各医院对基建设备档案的归档无固定时间，常常是被动地接收基建部门移交的档案。有了一个切实可行的基建设备档案接收移交制度，可以改变档案馆对基建设备档案管理的这种被动局面，从而主动有效地指导、监督基建设备档案的及时规范地归档。比如说在制度中规定，基建设备基建项目档案要在竣工后的三个月内移交，要规定具体的事由具体哪一个岗位上的人负责，责任到人。

2.4 创新管理

从基建设备档案形成情况看，多数医院建院历史悠久，但又非专门建筑单位，所以基建设备档案跨越历史时间较长，绝对数量较大，每年新增档案数量相对有限。因此，如购置专用扫描设备，在将现有竣工图纸材料集中扫描完成后，未来每年的工作量是不充分的。但是考虑投入—产出相比关系，医院档案部门专为基建设备基建图纸扫描而购置大型、高效扫描仪，经费投入过高，且相对于专业建筑设计单位工作量，投入与产出不成比例。为此，可采用社会化服务方式，由建筑设计专业图文公司负责将基建设备基建图纸进行扫描、制成图形文本及光盘刻录工作。

总之，在新时期下，做好医院基建设备档案管理，己成为医院基建部门和医院档案管理部门工作的重要组成部分，还需要我们共同加强管理与研究。

参考文献：

[1] 傅毅.医院基建档案应与工程建设同步[J].浙江档案，2005(7) ：34-35

[2] 尹莉.三看档案信息资源建设和开发利用[J].山东档案，2006(4)：59.

[3] 张照余.档案信息化法规体系解析[J].档案学研究，2007(3)：54-55.

[4] 徐贵珠．浅议做好文件材料收集与平时立卷工作[J]．天津档案，2002(4)：49-50．